Gemeenschappelijk versterkend Ondersteunende Diensten
De vanzelfsprekende partner voor het onderwijs
2
INHOUD Blz 4-5.
Inleiding
Blz 6-7.
Onze missie
Blz 8-10.
Onze kernwaarden
Blz 11-15. Partnerschap
Blz 16-19.
Goed werkgeverschap
Deze brochure is gedrukt met milieuvriendelijke inkt op FSC-papier.
4
INLEIDING Een gezamenlijk veranderproces Onderwijsgroep Noord heeft een aantal jaren geleden een veranderproces ingezet met het formuleren van een identiteit en een nieuwe besturingsfilosofie. Om het onderwijs optimaal te ondersteunen startte binnen dit veranderproces een ontwikkeltraject voor de Ondersteunende Diensten. Het ontwikkelplan ‘Kwaliteit in dienstverlening’ leidde het geheel in goede banen. Een belangrijke stap die hierin werd omschreven, was het invoeren van een nieuwe managementstructuur. Er is sinds september 2016 een geheel nieuw managementteam actief. Samen met de medewerkers hebben zij het ontwikkelproces van de Ondersteunende Diensten verder gebracht. Waarom is dit document opgesteld? Door de verandering van koers kregen medewerkers en management van de Ondersteunende Diensten, het College van Bestuur en onze collega’s van de scholen behoefte aan een meerjarenperspectief. Om die reden is een missie, visie en strategie ontwikkeld en beschreven in dit document.
“Verandering van koers vraagt om een duidelijke missie, visie en strategie voor de toekomst.” Voor wie is dit document? Dit document is bedoeld als koersdocument voor de gezamenlijke toekomst van medewerkers en management van de Ondersteunende Diensten. Ook willen wij onze partners, de collega’s in de scholen en andere werkrelaties laten zien wie we zijn en wat we voor hen kunnen betekenen.
5
Wat staat er in dit document? Aan de hand van onze missie, visie en strategie beschrijven we onze ambities voor de jaren 2018 t/m 2021. Daarbij kun je lezen wat we willen realiseren voor en met onze partners. We beseffen dat we nog niet op alle fronten ons doel bereikt hebben. Op sommige terreinen werken we hard om eerst de basis op orde te brengen. Op andere vlakken is die basis op orde en werken we aan de volgende fase van ontwikkeling. Hoe zijn de missie, visie en strategie tot stand gekomen? Wij vinden de manier waarop het veranderproces beleefd wordt belangrijk. Minstens zo belangrijk als wat er uitkomt. Door met alle betrokkenen te praten en hun mening te laten tellen, krijgt het ontwikkelproces van de Ondersteunende Diensten betekenis. Dus waren er niet alleen gesprekken binnen de Ondersteunende Diensten. We zijn ook in gesprek gegaan met onze collega’s van de scholen (onze partners), het College van Bestuur en de Ondernemingsraad. Dankzij deze gesprekken is een missie, visie en strategie tot stand gekomen waarmee we met z’n allen aan de toekomst van de Ondersteunende Diensten bouwen. Met als doel: een optimale ondersteuning van het onderwijsproces. Voor onze leerlingen! We doen dit samen Hoe we samen met onze partners invulling geven aan onze missie, visie en strategie verschilt per onderwerp. Maatwerk dus. Geen vaste reisbestemming en reisroute. We gaan op pad en stippelen samen de route uit. Dat doen we op zo’n manier dat elke stap past bij onze missie, onze kernwaarden en onze visie. Het is dus essentieel dat we binnen de Ondersteunende Diensten én met onze partners en klanten in gesprek blijven.
6
ONZE MISSIE In onze missie staat wie we zijn, waar we voor staan, wat we doen en voor wie. Zo geven we richting aan ons werk en weten collega’s in het onderwijs wat ze aan ons hebben. Wij zijn de vanzelfsprekende partner voor al onze collega’s in het onderwijs. Wij adviseren en faciliteren hen, zodat zij succesvol kunnen bijdragen aan het leer- en ontwikkelproces van de leerlingen. Met onze kennis en kunde zijn wij van toegevoegde waarde voor het onderwijsproces en de bedrijfsvoering in de scholen. Zo dragen we bij aan de kwaliteit van het onderwijs voor de leerlingen. Bij ons staat de klantvraag centraal. Onze partners kunnen op ons bouwen en we bieden een brede dienstverlening. Daarbij bewaken we de kwaliteit en de kosten.
“Bij ons staat de klantvraag centraal.”
7
8
ONZE KERNWAARDEN Als onderdeel van Onderwijsgroep Noord blijven wij de kernwaarden ‘Gemeenschappelijk versterkend’ en ‘Bewust persoonlijk’ onveranderd uitdragen. Daar voegen we als Ondersteunende Diensten nog een vijftal specifieke kernwaarden aan toe. Gemeenschappelijk versterkend In alles wat wij doen, zoeken we elkaar en anderen op. Samen zijn we sterker, daarvan zijn we overtuigd. Gemeenschappelijk optrekken is meer dan alleen plezierig samenwerken. Het betekent voor ons samen gericht werken aan het oplossen van gemeenschappelijke vraagstukken. Dit doen we vanuit de wens om anderen beter en krachtiger te maken en daarmee ook onszelf. Gemeenschappelijk versterkend staat bij ons ook voor de ambitie onze samenleving te versterken. Bewust persoonlijk Persoonlijk contact is essentieel. Weten wat de ander en jezelf beweegt, elkaar kennen en erkennen, gericht zijn op het belang van de ander, weten wat je voor elkaar kunt en wilt betekenen; dat is voor ons bewust persoonlijk. Partnerschap Wij zijn er voor de ander. Onze houding en ons gedrag zijn gericht op bereikbaarheid en beschikbaarheid. Wij zijn overtuigd van onze toegevoegde waarde en daarmee zijn wij de vanzelfsprekende partner voor onze opdrachtgevers. Voor ons zijn ‘persoonlijk contact’ en ‘samenwerking vanuit vertrouwen’ voorwaarden voor het bereiken van gemeenschappelijke doelen.
9
“We zijn transparant en nemen verantwoordelijkheid voor wat we doen. We staan voor kwaliteit en omarmen innovaties.”
Transparantie Wij zijn een open, zichtbare en toegankelijke organisatie. Wij laten onze mogelijkheden, beperkingen en dilemma’s zien. Ook tonen we hoe we hiermee omgaan, zodat anderen weten wat ze aan ons hebben. Wij leggen verantwoording af over onze prestaties. Kwaliteit Onze dienstverlening is in alle opzichten kwalitatief goed en voldoet aan wat we met elkaar afspreken. We staan open voor constructieve feedback en vragen hier actief om.
10
Innovatie Wij signaleren, stimuleren en faciliteren innovatieve ontwikkelingen. Dat doen wij direct ondersteunend aan het onderwijsproces én in onze eigen bedrijfsvoering. Persoonlijk leiderschap Persoonlijk leiderschap geldt bij ons voor iedereen. Wij nemen zelf regie en verantwoordelijkheid. Wij handelen vanuit eigenheid en persoonlijke kracht. Zo leveren we een wezenlijke bijdrage aan de organisatie. We waarderen en stimuleren elkaar.
“Persoonlijk leiderschap geldt bij ons voor iedereen. Wij nemen zelf regie en verantwoordelijkheid. Zo bewerkstelligen we dat partners ons graag inschakelen.”
11
Partnerschap Als onderdeel van een groter geheel, maar met een duidelijke eigen visie en koers Wij maken onlosmakelijk en met trots onderdeel uit van Onderwijsgroep Noord. Dit dragen we actief uit. Voor onze herkenbaarheid, positie, identiteit en zelfvertrouwen is het nodig om binnen die gemeenschappelijkheid een eigen koers te varen met een duidelijke visie. Als Ondersteunende Diensten hebben wij immers een andere kerntaak dan de scholen. In het grote geheel van Onderwijsgroep Noord willen wij als vanzelfsprekende en zelfbewuste partner op een professionele manier bijdragen aan de gemeenschappelijke doelen van onze scholen. Kennis benutten en delen De kernactiviteiten van de Ondersteunende Diensten maken onze medewerkers tot experts op hun vakgebied. Wij hebben de kennis en kunde in huis om onze collega’s in de scholen, onze partners, professioneel te adviseren en te faciliteren. Dat doen we in goed overleg met onze partners. Hierin ligt onze toegevoegde waarde. Dat mogen zij ook van ons verwachten. Gemeenschappelijk versterkend! Alles ‘in huis’ Wij willen een full-service-bureau zijn dat gespecialiseerd is in onderwijsondersteuning. Door alle diensten te leveren die nodig zijn voor een ongestoord onderwijsproces, willen wij onze partners breed ondersteunen en adviseren. Onze dienstverlening doet qua kwaliteit en kosten niet onder voor andere (externe) dienstverleners.
12
Ook nieuwe klanten zijn welkom Actief nieuwe klanten werven doen we niet. Wel verlenen we graag onze diensten aan nieuwe klanten als die bij ons aankloppen. Denk hierbij aan andere scholen in de regio of samenwerkingspartners van (de scholen van) Onderwijsgroep Noord. Die mogen ook gebruik maken van onze diensten. Dit past bij de maatschappelijke opdracht voor Onderwijsgroep Noord. We kijken of wij aan de vraag kunnen voldoen, maken heldere afspraken en leggen deze vast in een dienstverleningsovereenkomst. Ook voor deze nieuwe partners werken wij kostendekkend, zonder winstoogmerk. De voordelen van schaalvergroting Om full-service dienstverlening te kunnen leveren is een bepaalde schaalgrootte belangrijk. Hierdoor is er meer ruimte voor kwaliteitsverbetering, innovatie en efficiëntie in onze dienstverlening. De voordelen zitten bijvoorbeeld in de kosten; de scholen kunnen per dienst of product goedkoper uit zijn. Daarbij helpt schaalvergroting om specialistische kennis en ervaring in eigen huis te halen en te houden. Dat is efficiënter en goedkoper dan deze extern in te moeten kopen. Meerdere professionals per vakgebied maakt dat je van elkaar leert en op die manier de gezamenlijke kwaliteit van de dienstverlening verhoogt. Tot slot draagt schaalvergroting bij aan de continuïteit van onze dienstverlening. Flexibel inspelen op actualiteiten en ontwikkelingen De samenleving heeft bepaalde verwachtingen van het onderwijs en die verwachtingen veranderen ook nog eens door de tijd. Regelmatig leidt dit tot nieuwe maatschappelijke vragen of politieke opdrachten aan de scholen. Ook ontwikkelt het onderwijs zich van binnenuit door nieuwe ervaringen en inzichten. Al die ontwikkelingen leiden tot nieuwe klantvragen. Hier spelen wij flexibel op in. Ook als het ontwikkelingen of innovaties betreft binnen onze vakgebieden. Deze vertalen we adequaat naar toepassingen voor onze partners.
“Bij krimp of groei van de klantvragen willen we snel anticiperen.”
13
Tijdig anticiperen op krimp of groei van de klantvraag Bij krimp of groei van de klantvragen willen we snel anticiperen. De leerlingenkrimp heeft onze specifieke aandacht. Enerzijds omdat de krimp om tijdige en integrale advisering en ondersteuning vraagt, anderzijds omdat de krimp leidt tot inkomstendaling bij de scholen en de Ondersteunende Diensten. Leerlingenkrimp is voor de scholen én voor ons een grote uitdaging, één die we alleen ‘gemeenschappelijk versterkend’ kunnen aangaan. Als de vraag helder is, kunnen we passende dienstverlening leveren In onze visie komen heldere samenwerkingsafspraken tussen de scholen en de Ondersteunende Diensten de dienstverlening ten goede. Op het moment dat onze partners een klantvraag hebben, verhelderen we deze vraag vanuit onze expertise. Op die manier kunnen wij adequate ondersteuning bieden. Deze vraagverheldering doen wij in goed overleg met onze partners. Het vraagt van beide partijen een professionele inzet en een goede relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer is daarbij essentieel. Eerlijk zijn over wat we kunnen Het is onze verantwoordelijkheid om aan te geven welke ondersteuning wij kunnen bieden. Het kan zijn dat wij bepaalde diensten niet kunnen leveren of niet onder de gestelde voorwaarden. Dat geven wij dan aan. Vervolgens denken we met onze partners mee en onderzoeken we samen waar de gewenste ondersteuning wel te krijgen is. Bijvoorbeeld bij externe dienstverleners.
14
“Onze dienstverlening wordt zo georganiseerd dat de hoogst mogelijke kwaliteit wordt geleverd tegen de laagst mogelijke kosten.”
Duidelijke afspraken op papier Als wij ondersteuning bieden, maken wij afspraken over de aard en omvang van de dienstverlening. Daarmee bieden wij onze partners en onze medewerkers helderheid. In een schriftelijke overeenkomst geven wij gezamenlijk invulling aan onze opdrachtgever-opdrachtnemer-relatie. We zoeken altijd naar de optimale balans tussen onderlinge verbinding en professionele zakelijkheid. Bewust persoonlijk én gemeenschappelijk versterkend! Balans tussen kwaliteit en kosten Kostenbesparing op de Ondersteunende Diensten past bij de focus op het onderwijsproces. Wij streven naar een optimale balans tussen kwaliteit en kosten en zijn daarover transparant. Onze dienstverlening wordt zo georganiseerd dat de hoogst mogelijke kwaliteit wordt geleverd tegen de laagst mogelijke kosten. Daarbij zetten we in op betrouwbaarheid en efficiëntie en zoeken naar kostenbesparing door uniformiteit en digitalisering. Binnen de ruimte van ons budget stemmen we de dienstverlening zo goed mogelijk af op de wensen van onze partners. Kosten inzichtelijk De financieringsstructuur van de Ondersteunende Diensten is ondersteunend aan de gezamenlijke doelstelling. Herkenbaar en transparant voor onze partners en onze medewerkers. Als het nodig is, formuleren we spelregels. Bijvoorbeeld om de continuïteit van de dienstverlening aan onze partners én onze bedrijfsvoering te borgen. Wij bieden een helder overzicht van onze producten en diensten en wat deze kosten.
15
Projectmatig en procesgericht werken Wij werken procesgericht en projectmatig, ondersteunend aan de klantvraag. Onze (keten)processen zijn klantgericht, gebruikersvriendelijk en efficiënt. Hierin ‘ontmoeten’ we onze partners en wordt de samenwerking vormgegeven. Deze werkwijze versterkt ook de interactie en samenwerking binnen de Ondersteunende Diensten. Om dit te realiseren zetten wij continu in op procesgericht en projectmatig werken. Feedback vinden we belangrijk Onze dienstverlening evalueren we regelmatig met onze partners. Met de feedback die we krijgen, kunnen we onze dienstverlening verbeteren. Daarbij leren we hoe we samen met onze partners het dienstverleningsaanbod optimaal af kunnen stemmen op hun (klant)vragen. Op deze manier dragen we gezamenlijk bij aan de ondersteuning van het onderwijsproces aan onze leerlingen.
“Wij werken procesgericht en projectmatig,, altijd ondersteunend aan de klantvraag.””
16
GOED WERKGEVERSCHAP Goede medewerkers en goed werkgeverschap De kwaliteit van onze dienstverlening staat en valt met hoe goed onze medewerkers zijn. Wij willen goede mensen aan ons binden door goed werkgeverschap te bieden. Professionals krijgen een inspirerende werkomgeving, een plezierig werkklimaat, persoonlijke aandacht en aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden. Omdat het altijd beter kan, houden we samen met medewerkers en management elke twee jaar een medewerkers-tevredenheidsonderzoek. De juiste mensen op de juiste plaats Wij willen onze strategische doelen realiseren en de daarbij behorende activiteiten uitvoeren. Daarom zorgen wij ervoor dat de juiste medewerkers op de juiste momenten en op de juiste plaatsen in onze organisatie aanwezig zijn. Voor de korte ĂŠn de lange termijn. Zo streven wij naar een continue, optimale personeelsbezetting. Niet alleen in kwaliteit (kennis en vaardigheden), ook in kwantiteit (formatie). Continue aandacht hiervoor biedt kansen voor zowel onze organisatie als voor onze medewerkers. Flexibele en kwalitatief hoogwaardige medewerkers Klantvragen kunnen wisselen qua inhoud en omvang. Dat vraagt om een flexibele instelling van onze organisatie en medewerkers. Wij streven naar een kwalitatief hoogwaardig personeelsbestand in relatie tot de ondersteuningsvragen van onze partners. Onze medewerkers anticiperen tijdig op veranderingen en zijn daardoor duurzaam inzetbaar. Wij benutten ieders individuele capaciteiten optimaal.
17
Een optimale balans tussen flexibiliteit, zekerheid en perspectief Steeds vaker worden er maatwerkafspraken gemaakt tussen werkgever en werknemer. Wij doen dit ook. Voor ons is het een manier om goed en modern werkgeverschap te combineren met de organisatievraag naar een flexibelere personele inzet. Flexibiliteit kan zich vertalen in maatwerk qua contracten, beloning en (secundaire) arbeidsvoorwaarden. Uiteraard geven wet- en regelgeving en cao’s hierbij de kaders aan. Dit is wie we zijn en waar we voor staan Het ondersteunen van onze partners staat bij ons centraal. Onze basishouding is klantgericht, resultaatgericht en samenwerkingsgericht. Wij stimuleren en faciliteren onze medewerkers om proactief en creatief te zijn. Naar ons idee kunnen we met deze professionele houding van optimale meerwaarde zijn voor onze partners, onze collega’s. Medewerkers zichtbaar aanwezig bij onze partners In het verlengde van onze basishouding faciliteren en stimuleren wij plaats- en tijdonafhankelijk werken. Onze medewerkers kunnen daardoor dicht bij onze partners werken, bijvoorbeeld op de scholen. Het resultaat van deze flexibele manier van werken is meer persoonlijk contact en een betere samenwerking. Daarbij weten onze medewerkers sneller wat er speelt en kan adequaat ingespeeld worden op klantvragen. Bewust persoonlijk en gemeenschappelijk versterkend!
“Wij stimuleren en faciliteren onze medewerkers om proactief en creatief te zijn.”
18
Ontwikkelen, leren en talenten benutten Als we onze professionele dienstverlening willen blijven verbeteren, moeten we permanent aandacht hebben voor leren en ontwikkelen. Zowel op organisatieniveau (wij zijn een lerende organisatie) als op het niveau van onze medewerkers. Wij zien medewerkers als een bron van talenten. Wij helpen om die talenten betekenisvol in te zetten binnen onze organisatie. Onze medewerkers nemen continu en proactief verantwoordelijkheid voor hun eigen ontwikkeling. Het management stimuleert en faciliteert die ontwikkeling. Leren en ontwikkelen vindt op veel verschillende manieren plaats. Niet alleen maar uit de boeken, we leren ook van elkaar. Daarbij geldt: fouten maken mag, want daar leren we van. En successen vieren we! Eigen verantwoordelijkheid Als voorwaarde voor een professionele werkwijze gaan wij ervan uit dat iedere medewerker bereid - en in staat - is om verantwoordelijkheid te nemen. Niet alleen voor het werk, ook voor de resultaten. Wij maken op alle niveaus in de organisatie heldere afspraken over te behalen resultaten. Dat doen we door de verantwoordelijkheden zo laag als mogelijk in de organisatie te leggen: op het niveau waar goed zicht is op de consequenties van een beslissing. Wij spreken daarmee vertrouwen uit in onze medewerkers. Als wij medewerkers aanspreken op hun kracht, talenten en passie, zullen ze zich sterker bij hun werk betrokken voelen ĂŠn trots zijn op hun organisatie.
19
“Wij spreken vertrouwen uit in onze medewerkers.”
Wij geloven in de kracht van een team De kwaliteit van de dienstverlening wordt beter als de verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij een geformeerde groep professionals ligt. De samenstelling van een resultaatverantwoordelijk team past uiteraard bij de ondersteuningsvraag van onze partners. Denk hierbij aan een integrale klantvraag of, in het geval van de eigen bedrijfsvoering, aan een (keten)proces of een vakgebied. De teamgerichte werkwijze draagt bij aan de onderlinge afstemming en samenwerking. Dit is gunstig voor de (integrale) dienstverlening aan onze partners. Leren van en met elkaar De professionele ontwikkeling van onze medewerkers komt het beste tot bloei in een team waarin collega’s met elkaar reflecteren op het werk. Samenwerken in teams versterkt de betrokkenheid en vergroot de motivatie en het werkplezier. De teamleden zijn individueel en gezamenlijk verantwoordelijk en de kaders hiervoor zijn voor iedereen helder. Ons managementteam is een voorbeeld van een resultaatverantwoordelijk team. Leiderschap Onze leidinggevenden coachen en faciliteren de teams in hun ontwikkeling. Zij doen dit vanuit leiderschap dat wordt gevoed door onze missie en onze kernwaarden ‘bewust persoonlijk’ en ‘gemeenschappelijk versterkend’. Met dat leiderschap en het persoonlijk leiderschap van al onze medewerkers realiseren wij de ambities van onze Ondersteunende Diensten. Niet voor onszelf, maar voor die ander: onze partners, onze collega’s van de scholen, onze leerlingen!
Ondersteunende Diensten Hereweg 101 9721 AA Groningen (050) 529 29 29 info@onderwijsgroepnoord.nl www.onderwijsgroepnoord.nl