manual de conduta
Missão, visão e valores
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Introdução ao código de conduta
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Princípios de negócios da Propale
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Integridade empresarial - 3.1 Privacidade - 3.2 Comunicações abertas - 3.3 Valor do stakeholder - 3.4 Valores fundamentais - 3.5 Ambiente - 3.6 Sociedade - 3.7
Rotinas e metodologias
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Medidas de desempenho - 4.1 Repositórios e documentação - 4.2 Metodologia para jobs - 4.3 Metodologia projeto web - 4.4
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Conduta empresarial
5.1 - Conformidade com leis e regulamentos 5.2 - Conflitos de interesse 5.3 - Informações confidenciais 5.4 - Integridade do relacionamento com clientes 5.5 - Clientes e fornecedores 5.6 - Pagamentos proibidos 5.7 - Discriminação e assédio 5.8 - Propriedades e ambiente
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Conformidades 6.1 - Conformidade com as leis e regulamentos 6.2 - Apresentação e aparência
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Melhores práticas
7.1 - Prazos e entregas 7.2 - Lições aprendidas 7.3 - Ferramentas de trabalho 7.4 - Documentação 7.5 - Repositório
Missão, visão e valores Missão - Contribuir para o sucesso de nossos clientes, através de um melhor entendimento de seus mercados e necessidades de comunicação. Visão - Sermos reconhecidos como uma das melhores agências de propaganda do mercado. Valores - Integridade e Honestidade; - Respeito e Desenvolvimento de Pessoas; - Excelência e Inovação.
Introdução ao código de conduta A Propale se empenha para fazer negócios de uma forma ética, honesta e responsável. Esses atributos são essenciais para estabelecer e manter relacionamentos mutuamente benéficos e de longo prazo com nossos clientes, fornecedores e outros interessados. Para tanto, é importante que cada empregado tenha condições de tomar as decisões corretas e agir de acordo. Este código de conduta empresarial foi elaborado com esta finalidade. O Código serve de orientação para nossa conduta nos negócios. Ele reflete nos-
sas responsabilidades principais, nossos valores fundamentais e nossas normas de conduta. Porém, ele não tem por objetivo tratar de todas as questões éticas que eventualmente enfrentaremos. O Código não é um resumo de todas as leis e políticas que se aplicam aos negócios da Propale, tampouco um substituto para a responsabilidade individual dos empregados de aplicarem seu próprio discernimento. Todos os nossos empregados, independente de sua condição profissional, cargo ou posição na empresa, devem seguir
este código. A não observância do código pode resultar em ação disciplinar. O código consiste em três partes: a primeira descreve nossos princípios de negócios; a segunda analisa diversas normas e regras contempladas nas diretrizes para conduta de negócios e a última parte oferece instruções sobre como cumprir e colocar o Código em prática.
Princípios de negócios da Propale 3.1 - Integridade Empresarial A Propale exige honestidade e integridade em todos os aspectos de nosso trabalho. Temos o compromisso de cumprir integralmente todas as leis e regulamentos existentes. Operar com integridade significa que são inaceitáveis todas as formas, direta
ou indireta, de solicitação, oferta, pagamento ou aceitação de suborno. Os empregados devem evitar quaisquer conflitos de interesse que possam interferir ou que aparentam interferir com sua habilidade de exercer livremente o seu discernimento.
Todas as transações de negócios feitas em nome da Propale devem ser registradas com precisão. Queremos concorrer de forma justa e ética.
3.2 - Privacidade A Propale está ciente de que a privacidade das informações é de importância essencial para suas atividades comerciais e de seus parceiros de negócios.
Portanto, teremos o máximo cuidado ao tratar todas as informações, especialmente àquelas originárias de nossos clientes e fornecedores.
Envidaremos todos os esforços para garantir que as informações obtidas sejam administradas de forma responsável e coerente.
3.3 - Comunicações Abertas A Propale tem o compromisso de sempre manter comunicações abertas com todas as partes interessadas em nosso negócio.
A todas as pessoas que tenham interesse em nossas atividades prestaremos informações relevantes, apropriadas e de fácil compreensão, de forma
oportuna e consistente, observando os limites do sigilo comercial.
3.4 - Valor dos Stakeholders A Propale está comprometida em agregar valor para nossos stakeholders. Para tanto, buscamos otimizar oportunidades para nossos empregados, criar
relacionamentos mutuamente vantajosos com nossos parceiros de negócios e aprimorar nossa relação interpessoal. Trabalhamos com afinco buscando um
ponto de equilíbrio para atender esses interesses.
A Propale adota princípios de negócios que devem servir de guia para todos nós, em todos os aspectos do nosso trabalho.
3.5 - Dignidade e Valores Fundamentais A Propale acredita na dignidade e nos valores fundamentais de cada indivíduo. É com base nas qualificações e habilidades profissionais que iremos recrutar,
treinar e remunerar as pessoas. Temos o compromisso firme de manter um ambiente de trabalho livre de discriminação, preconceito e assédio.
Nosso objetivo é propiciar a todos os colaboradores e empregados condições de trabalho seguras e saudáveis.
Procuramos sempre melhorar continuamente nossa atuação e interferência no meio ambiente.
por parte dos nossos colaboradores, colocando a Propale sempre como uma empresa parceira e apoiadora de iniciativas destes termos.
3.6 - Ambiente A Propale está ciente da sua obrigação de proteger o meio ambiente. Temos o compromisso de cumprir as regras, regulamentos e normas ambientais aplicáveis e recomendadas pelos órgãos oficiais.
Estimulamos o engajamento e o desenvolvimento de ações socioambientais
3.7 - Sociedade A Propale procura participar de oportunidades de contribuir para as comunidades nas quais realiza seus negócios. O investimento social e comunitário é
parte importante da responsabilidade social da Propale. Damos apoio às iniciativas sociais onde a empresa está presente. Incentivamos
nossos empregados e colaboradores a participarem de forma positiva nas atividades das comunidades.
Rotinas e metodologias 4.1 - Medidas de desempenho A intenção desta medida é diagnosticar, ajustar e melhorar o desempenho da Propale nos projetos. Para isto se faz necessário um acompanhamento paulatino sobre todas as atividades relacionadas aos projetos, bem como uma estreita cobertura e documentação das dificuldades encontradas. Para podermos elaborar um relatório minucioso sobre o desempenho da empresa nos projetos desenvolvidos, bem
como prestar aos clientes levantamentos, esclarecimentos e justificativas a contento, devemos promover um acompanhamento simultâneo dos processos.
médio de cada atividade.
Outro fator importante para este acompanhamento é podermos diagnosticar a relação de “custo x benefício” que cada projeto, respectivamente, gera para a Propale.
Ainda há para a empresa, um ganho enorme, em se documentar todos os processos, no que se trata de aprimorar nosso “know how” e desta forma, a partir deste aprendizado, aperfeiçoar as práticas de trabalho da empresa.
Em médio prazo poderemos ajustar, não apenas os cronogramas, dimensionando de melhor modo os prazos e o tempo
Mas aproximar os orçamentos do seu real custo.
4.2 - Repositórios e documentação As causas das variâncias, as razões por trás das ações corretivas tomadas, e outros tipos de aprendizado prático, de-
vem ser documentados integrando um banco de dados histórico não só para o projeto em andamento, mas para os de-
mais projetos da organização executora. O banco de dados é também a base para a gerência do conhecimento.
4.3 - Metodologia para jobs
1 Apresentação da Proposta Esta etapa se constitui em apresentar ao cliente a precificação e a metodologia de trabalho empregada pela Propale. Valores, horas técnicas, equipe e prazos são apresentados nesta etapa.
2 Aceite da Proposta
Esta é a formalização do trabalho, e é a partir desta data que passam a valer os prazos, pagamentos e demais acertos.
3 Briefing Todo o levantamento das informações e direcionamentos do trabalho devem ser diagnosticados nesta etapa. O cliente deve indicar os benchmarketing, seus desejos e expectativas em relação ao trabalho. É um processo positivo e pró-ativo por meio do qual o cliente deve municiar a agência com todas as informações relevantes ao seu negócio.
4 Proposta Criativa
A agência deve elaborar e defender o estudo criativo (uma marca, folder, campanha, desenho), que será apresentado ao cliente. A agência deve por excelência desenvolver apenas uma propsta por vez, afim de valorizar o próprio entregável.
5 Aprovação/Refação Quanto mais complexo o pacote de trabalhos contratados pelo cliente, maior deve ser a divisão em etapas e entregáveis. Deve ser estabelecido um número máximo de refações por encomenda.
6 Encerramento É importante que haja, ao final do trabalho, um termo de encerramento e entrega dos trabalhos contratados. A Propale entregará sempre os arquivos fechados em PDF. Salvo negociações extraordinárias para se entregar as matrizes ao cliente.
A pro d plexa ução cria t diver e multili iva é um a red n sos e leme ear que e ntos: comp comdas reend pergu e ntas às es co n dias. lhas de s orteador a upor tes, t s do faz écnic as e m er í-
4.4 - Metodologia para projetos web As causas das variâncias, as razões por trás das ações corretivas tomadas, e outros tipos de aprendizado prático, de-
vem ser documentados integrando um banco de dados histórico não só para o projeto em andamento, mas para os de-
mais projetos da organização executora. O banco de dados é também a base para a gerência do conhecimento.
Conduta Empresarial 5.1 - Conformidade com as leis e regulamentos As atividades e operações de nossos negócios em âmbito nacional expõem a Propale a regulamentos legais e questões éticas em diversas jurisdições. Desta maneira, uma atividade pode ser ilegal ou proibida em um município ou estado, mas ser permitida em outra região do país. Todas as atividades da Propale devem ser governadas sobretudo pelo comportamento ético e legal. É contra a política da Propale que seus empregados e colaboradores participem de qualquer transação ou atividade que seja ilegal, antiética e imoral ou que possa refletir de forma negativa na empresa.
Esta proibição não se limita à ação direta dos empregados, mas também inclui qualquer ação, omissão ou incentivo que facilite quaisquer das atividades proibidas por lei. Os empregados devem agir de acordo com os padrões mais elevados de integridade e ética dos negócios, e não devem se deixar influenciar por um sentimento de lealdade à empresa ou desejo de aumentar os lucros ou receitas que resulte na desobediência das leis. Além de correta, a conduta ética é uma boa prática para os negócios. Os clientes, fornecedores e outros po-
dem não voltar a negociar conosco se sentirem que não foram bem tratados. A Propale está comprometida em cumprir as leis e regulamentos de cada região do país. É responsabilidade dos empregados conhecerem e acatarem as leis aplicáveis às suas atribuições.
5.2 - Conflitos de interesse Os colaboradores devem evitar qualquer ação, investimento, interesse ou associação que possa interferir – ou dar essa impressão – na aplicação do seu discernimento imparcial em questões de interesse da Propale. Pode haver conflito de interesse em relação a uma atividade conduzida por um membro de família do empregado, como cônjuge, irmãos, pais, filhos ou qualquer pessoa que conviva com ele. Não devem beneficiar terceiros de forma que seja prejudicial à Propale, nem tirar proveito para ganhos pessoais de quaisquer oportunidades de negócios às quais a empresa tem direito. Devem evitar situações onde os ganhos financeiros ou interesses pessoais ou externos possam influenciar nas de-
cisões que tomam em nome da Propale. As pessoas físicas ou jurídicas com as quais a Propale tenha negócios devem ser selecionadas exclusivamente considerando-se o melhor interesse para a empresa. Não devem tomar decisões de negócios que poderiam repercutir em qualquer empresa ou negócios nos quais eles tenham participação financeira ou outro tipo de interesse. Os empregados não devem formar nenhuma sociedade com fornecedor, cliente ou outra companhia onde possam ter influência pela sua autoridade na tomada de decisões da Propale, sem antes obter a aprovação de seus supervisores ou do jurídico da empresa.
Durante o horário de expediente, os funcionários devem dedicar atenção e tempo integral à empresa e às funções do seu trabalho. Não é permitido atividades externas não relacionadas ao trabalho, tampouco acumular outro emprego durante o horário de expediente da empresa, exceto se aprovado pelo seu superior.
5.3 - Informações confidenciais A Propale respeita o sigilo das informações. Os empregados podem ter acesso não somente às informações confidenciais da Propale, como também aos seus clientes e parceiros. Nenhum empregado pode revelar a terceiros, informações confidenciais ad-
quiridas durante o transcorrer do seu vínculo de trabalho com a Propale. Todos os colaboradores devem reconhecer a natureza confidencial das atividades comerciais da Propale e de seus clientes, e não revelá-las a ninguém, nem fazer uso de nenhuma informação
sobre procedimentos, clientes, resultados ou projetos da Propale ou qualquer assunto relacionado a clientes. Os empregados de posse de informações confidenciais devem tomar todas as precauções para manter o sigilo das mesmas.
5.4 - Integridade do relacionamento com clientes Os empregados podem receber autorização para acessar informações confidenciais dos nossos clientes. Eles não deverão discutir estes assuntos fora do ambiente de trabalho com terceiros sem ter autorização prévia para assim agir. Também é importante proteger as informações confidenciais: evitar que fiquem ao descaso ou fazer cópias desnecessárias que possam se extraviar. Nenhum colaborador deve revelar informações confidenciais sobre um
cliente para outro cliente, ou para terceiros, nem usar nenhuma informação confidencial para beneficiar seus próprios interesses. A Propale tem o compromisso de manter na confidencialidade as informações dos clientes e de tomar medidas cabíveis para garantir que tais informações não sejam reveladas a terceiros. Devemos tomar as precauções necessárias para não depreciar este compromisso. A Propale oferece produtos e serviços a
diversas empresas e companhias, muitas das quais são concorrentes em alguma esfera de mercado. Por esse motivo devemos dar atenção especial para não revelar as informações recebidas de nossos clientes. Os colaboradores estão proibidos de participar de qualquer tipo de conduta que possa interferir, ou que aparente interferir, no resultado dos projetos e trabalhos que a empresa desenvolve para seus clientes.
5.5 - Clientes e fornecedores É ilegal, seja qual for a circunstância, entrar em acordo ou trato com fornecedores sobre preços que devem ser cobrados. É proibido a qualquer colaborador da Propale fazer declarações públicas sobre os clientes, fornecedores ou concorrentes que sejam falsas ou enganosas. É proibido incentivar um cliente ou cliente em potencial a quebrar os termos de um contrato com um concorrente por ser contra os princípios éticos da Propale. A Propale proíbe terminantemente qualquer tipo de fraude ou prática enganosa de um cliente, fornecedor, órgão do governo ou de qualquer outra parte.
Fraude é falsificação, omissão, adição ou exclusão deliberada de informações. Os empregados não farão declarações sabidamente falsas, tampouco permitirão que outros façam. Os colaboradores não devem forjar, falsificar ou omitir fatos relevantes para criar situações enganosas em documentos ou comunicações. A Propale considera o processo contínuo de identificar, avaliar e administrar riscos significativos que os negócios enfrentam como uma responsabilidade principal de cada um dos nossos colaboradores. Não é permitido aos empregados e colaboradores fazer contribuições ou as-
sociações políticas em nome da Propale nem procurar receber vantagens pessoais por contribuições que venham a fazer. Muito embora a Propale incentive todos os empregados a participar de processos políticos e a exercer papéis ativos nas comunidades onde vivem, isto deve ser feito nas horas livres e dentro estritamente de suas capacidades particulares e individuais.
5.6 - Pagamentos proibidos Fazer pagamentos ilícitos, impróprios ou questionáveis a clientes, funcionários ou terceiros incorre em atitude antiética o que é totalmente proibido pelas diretrizes da Propale.
É vedado pagar, oferecer ou autorizar o pagamento de qualquer item de valor a qualquer que seja o funcionário, órgão, cliente, fornecedor ou empresas terceiras, clientes ou concorrentes, que
possa influenciar o pleno e independente desenvolvimento das atividades da empresa.
5.7 - Discriminação e assédio A Propale valoriza as capacidades individuais e coletivas do seu pessoal. A Propale contrata, treina, promove e remunera as pessoas com base nas suas qualificações e capacidades relevantes ao cargo, independente de raça, cor, religião, procedência, sexo, orientação sexual, idade, estado civil ou deficiência mental ou física. A Propale tem um compromisso inabalável com a manutenção de um ambiente livre de preconceitos e que exclua o assédio. O assédio pode incluir qualquer ação que interfira com a execução do
trabalho do empregado, ou que gere um ambiente de trabalho ofensivo, intimidador ou hostil. A Propale não tolera nenhum tipo de assédio da parte dos nosso colaboradores, inclusive assédio sexual.
As nossas interações pessoais deverão ser polidas, mutuamente respeitosas, agradáveis e voluntárias. É dever de cada colaborador manter o ambiente livre do assédio sexual ou intimidação.
Ocorre assédio sexual sempre que as decisões que afetam a pessoa, tais como a contratação, desligamento, promoções, bônus e transferências sejam influenciadas pela submissão ou rejeição aos avanços sexuais inconvenientes. O assédio sexual também pode incluir atos que gerem um ambiente hostil ou ofensivo.
Ninguém é obrigado a tolerar tratamento sexual aviltante ou que insulte ou explore a pessoa. O empregado que considerar que está sendo assediado deverá falar com seu superior, com um representante de Recursos Humanos ou jurídico.
5.8 - Propriedades e ambiente A Propale contrata e adquire produtos e serviços, inclusive computadores e equipamentos de telecomunicações, para fins corporativos.
comerciais, sendo aceitável eventual utilização limitada dos meios de comunicação da empresa para fins particulares.
Os empregados não poderão utilizar materiais, outros pertences ou recursos da empresa para finalidades pessoais. Ademais, é de responsabilidade de o empregado assegurar que todos os bens da Propale sejam corretamente utilizados e mantidos em bom estado.
Aos empregados é vedado usar indevidamente os meios de comunicação. É proibido distribuir, armazenar ou gravar material pornográfico ou ofensivo.
Quando do término do contrato de trabalho, é obrigatória a devolução de tudo que é propriedade da Propale (tais como computadores e periféricos, veículo ou celular da empresa), bem como chaves, informações digitais e toda documentação relacionada à empresa. Os telefones, e-mails, internet e outros meios de comunicação de propriedade da Propale serão utilizados para fins
Existindo suspeitas de que o colaborador abusou das referidas facilidades de comunicação, a Propale se reserva o direito, de acompanhar, inspecionar as mensagens comunicadas pelo colaborador e investigar sua conduta. No caso de eventual ação ilícita, a Propale poderá repassar provas às autoridades, sem aviso prévio ao empregado. A Propale não permite que seus colaboradores façam cópias de trabalhos de terceiros protegidos legalmente, nem
tampouco que usem ou distribuam tais trabalhos sem a devida permissão. É nosso compromisso executar as atividades da Propale de acordo com as leis e regulamentos de saúde, segurança e meio ambiente. O cumprimento depende das escolhas e decisões éticas e pode ser demonstrado em tarefas básicas como relatar condições de risco à saúde ou segurança.
Conformidades 6.1 - Conformidade com as leis e regulamentos A Propale valoriza a honestidade e franqueza de seus colaboradores.
denúncias serão tratadas na confidencialidade.
minar o nível e tipo de ação disciplinar cabível em qualquer circunstância.
Assim, não deixe de relatar uma transgressão por parte dos empregados ou pela administração.
Este código tem por objetivo ajudar os empregados a agirem de forma ética, honesta e responsável.
Se achar que houve transgressão deste código fale diretamente com seu supervisor, gerente ou diretor.
As ações disciplinares poderão ser aplicadas ao empregado e colaboradores que: - Transgredirem este código; - Incentivarem ou ajudarem outros empregados a infringir este código; - Omitirem a transgressão do código por outros empregados; - Participarem de retaliação contra qualquer empregado que, de boa fé, denuncie uma infração ao código; A gerência possui critérios para deter-
A Propale está comprometida com os princípios de funcionamento legal e ético. A propale estabeleceu seu próprio Código de conduta que norteia a nossa maneira de funcionar e fazer negócios.
Caso não se sinta à vontade para falar com alguém do seu departamento, entre em contato de forma anônima com a diretoria da empresa. Nenhum indivíduo sofrerá represálias por relatar de boa fé incidentes que possam representar transgressões deste código. Na medida do possível, todas as
A Propale inclusive tem um compromisso sério com o cumprimento de todas as leis e regulamentos atinentes à empresa e seus empregados. A Propale está empenhada em prevenir, evitar e investigar os casos de desconformidade e descumprimento, inclusive fraude e corrupção.
Consistente com este compromisso, a Propale presta apoio aos seus empregados que tem dúvidas sobre eventuais atividades antiéticas, no sentido de estimulá-los a compartilhar essas preocupações sem receio de retaliação ou tratamento injusto. A Propale reconhece que alguns empregados talvez queiram levantar uma questão em condições de sigilo. O sigilo
será mantido na medida do possível, em algumas circunstâncias, entretanto, poderá ficar evidente quem apontou a questão ou deu entrada com a denúncia. A própria investigação talvez chegue a um ponto em que seja necessário um depoimento ou a pessoa tenha que apresentar provas.
possa interferir com a descoberta da verdade, ou quando a quebra do mesmo seja obrigatória por lei, a Propale não poderá assegurar o sigilo do empregado denunciante.
Em circunstâncias onde o sigilo absoluto
6.2 - Apresentação e aparência Lembre-se você é a Propale, as portas se abrem com mais facilidades para quem está bem apresentado.
acontecer, procure aclarar a situação imediatamente e oferecer soluções para uma boa quitação da questão.
Evite mal-entendidos com os integrantes e colegas de trabalho, em caso de
Respeite as crenças religiosas, morais e orientações sexuais dos seus colegas,
assim como suas preferências e opiniões políticas, esportivas etc.
Melhores práticas 7.1 - Prazos e entregas Os trabalhos variam em forma e complexidade, porém recomendamos bom senso na definição do prazo. Sugerimos ter claros os processos, profissionais e recursos necessários ao desenvolvimento de cada projeto. Visibilidade de cronograma completo com as principais datas e tarefas pre-
decessoras e antecessoras, ajuda e muito no entendimento, como também a relação clara entre escopo e equipe alocada no projeto. Recomendamos fortemente reuniões presenciais entre os colaboradores da agência e o cliente buscando transparência e sinergia de ações.
7.2 - Lições aprendidas Aprendizados do que funcionou (ou não) no passado encurta o caminho para o sucesso. Uma boa prática: ao mostrar
tal histórico, apontar os motivos de ter dado certo ou de ter dado errado.
Estabelecer reuniões periódicas para o trabalho do dia a dia com troca de experiências, conhecimento e trabalhos futuros.
7.3 - Ferramentas de trabalho Aprendizados do que funcionou (ou não) no passado encurta o caminho para o sucesso. Uma boa prática: ao mostrar
7.4 - Transparência transpárência
7.5 - Comprometimento Compromisso
tal histórico, apontar os motivos de ter dado certo ou de ter dado errado.