JOSÉ DARÍO ACEVEDO GÁMEZ Director Área Derecho Laboral, Seguridad Social y Migratorio jdacevedo@mypabogados.com.co Bogotá D.C., 28 de agosto de 2014.
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UGPP: ESTÁ PREPARADO PARA ENFRENTARLA?
1. ¿Qué es la UGPP? 2. Funciones y competencias de la UGPP. 3. ¿Qué es y como está compuesto el IBL? • Concepto clásico. • Concepto de la UGPP. 4. Proceso de determinación y discusión. 5. Proceso sancionatorio. 6. Proceso de cobro. 7. Como prepararse o abordar una inspección de la UGPP.
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MARCO TEMÁTICO
• UGPP= UNIDAD DE GESTIÓN PENSIONAL Y PARAFISCALES (DIAN Seguridad Social). Creada en el Plan Nacional de Desarrollo 2006-2010 (ley 1151 de 2007). Adscrita al Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Gestión de obligaciones pensionales y contribuciones parafiscales de la protección social. • Sistema de Protección Social (SPS): busca disminuir el riesgo de la población ante choques económicos, y ayudar a la población pobre que enfrenta dichos choques, por tanto, debe lograr una reducción de la pobreza temporal, impedir que los pobres se hundan más en la pobreza, y entregar un medio para superarla. Concepto más amplio que el de SS. • Actores del SPS=se encuentran las entidades que hacen parte de los Sistemas de Seguridad Social Integral (EPS, AFP Y ARL) y las entidades a cuyo cargo está el recaudo de aportes parafiscales (SENA, ICBF, CCF).
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1. ¿QUÉ ES LA UGPP?
2. FUNCIONES Y COMPETENCIAS DE LA
• Se pueden dividir en dos funciones genéricas: Entidad encargada del pago de ciertas prestaciones económicas del sistema de seguridad social, en casos definidos. Hacer seguimiento a la oportuna liquidación y pago de las contribuciones al sistema de seguridad social. Para lo cual queda investida con poder de hacer cobro coactivo. (Nos concentraremos en ésta segunda facultad)
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UGPP
2. FUNCIONES Y COMPETENCIAS DE LA
Investigaci贸n
Sancionar
Fiscalizaci贸n Decretos 169 de 2008 y 575 de 2013
Capacitar
Informar
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UGPP
2. FUNCIONES Y COMPETENCIAS DE LA
INVESTIGACIÓN •Consolidar, en conjunto con las demás entidades del Sistema, la información disponible y necesaria para la adecuada, completa y oportuna determinación y cobro de las contribuciones de la Protección Social. •Solicitar la información relevante que tengan las diferentes entidades, administradoras y órganos de vigilancia y control del Sistema. •Verificar la exactitud de las declaraciones de autoliquidación cuando lo considere necesario. •Adelantar las investigaciones que estime convenientes para establecer la existencia de hechos que generen obligaciones en materia de contribuciones parafiscales de la protección social.
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UGPP
2. FUNCIONES Y COMPETENCIAS DE LA
INVESTIGACIÓN •Solicitar de los aportantes, afiliados o beneficiarios del Sistema de la Protección Social, explicaciones sobre las inconsistencias en la información relativa a sus obligaciones en materia de contribuciones parafiscales de la protección social. •Solicitar a aportantes, afiliados o beneficiarios del Sistema de la Protección Social la presentación de los documentos relacionados con el cumplimiento de sus obligaciones en materia de contribuciones parafiscales de la protección social que la UGPP considere necesarios. •Citar o requerir a los aportantes, afiliados y beneficiarios del Sistema de la Protección Social o a terceros para que rindan informes o testimonios referentes al cumplimiento de las obligaciones de los primeros en materia de contribuciones parafiscales de la protección social.
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UGPP
2. FUNCIONES Y COMPETENCIAS DE LA
INVESTIGACIÓN •Ordenar a los aportantes, cuando estén obligados a llevar contabilidad, la exhibición y examen parcial de los libros, comprobantes y documentos, particularmente de la nómina. •Adelantar visitas de inspección y recopilar todas las pruebas que sustenten la omisión o inexacta liquidación de las contribuciones parafiscales de la protección social. •Realizar estimaciones de evasión de las contribuciones parafiscales al Sistema de la Protección Social, para lo cual podrá solicitar información a los particulares.
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UGPP
2. FUNCIONES Y COMPETENCIAS DE LA
FISCALIZACIÓN •Efectuar las tareas de seguimiento, colaboración y determinación de la adecuada, completa y oportuna liquidación y pago de las contribuciones parafiscales de la Protección Social •Diseñar e implementar estrategias de fiscalización de los aportantes del sistema, con particular énfasis en los evasores omisos que no estén afiliados a ningún subsistema de. la protección social debiendo estarlo. •Proferir las liquidaciones oficiales que podrán ser utilizadas por la propia UGPP o por las demás administradoras o entidades del Sistema de la Protección Social. •Efectuar subsidiariamente las labores de determinación y cobro disuasivo, persuasivo y coactivo, con base en los hallazgos que le remitan las administradoras, órganos de control y vigilancia y demás entidades del Sistema de la Protección Social.
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UGPP
2. FUNCIONES Y COMPETENCIAS DE LA
INFORMAR •Colaborar e informar, cuando lo estime procedente, a las entidades y órganos de vigilancia y control del Sistema, las irregularidades y hallazgos que conozca o del incumplimiento de estándares definidos por la Unidad. •Efectuar cruces con la información de las autoridades tributarias, las instituciones financieras y otras entidades que administren información pertinente para la verificación de la adecuada, completa y oportuna liquidación y pago de las contribuciones parafiscales de la protección social.
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UGPP
2. FUNCIONES Y COMPETENCIAS DE LA
CAPACITAR
•Promover la adecuada comprensión por parte de los aportantes y demás entidades del Sistema de la Protección Social, de las políticas, reglas, derechos y deberes que rigen el Sistema, en lo que se refiere a las contribuciones parafiscales de la protección social
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UGPP
2. FUNCIONES Y COMPETENCIAS DE LA
SANCIONAR •Sancionar a los empleadores por los incumplimientos establecidos en los artículos 161, 204 y 210 de la Ley 100 de 1993 y en las demás que las modifiquen y adicionen. •Hacer seguimiento a los procesos sancionatorios que adelanten los órganos de vigilancia y control del Sistema de la Protección Social, en relación con la determinación y cobro de las contribuciones parafiscales de la protección social. •Afiliar transitoriamente a la administradora pública respectiva, a los evasores omisos que no hayan atendido la instrucción de afiliarse voluntariamente, hasta que el afiliado elija.
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UGPP
3. ¿QUÉ ES Y CÓMO ESTÁ COMPUESTO EL
CONCEPTO CLÁSICO IBC: Ingresos sobre los cuales se calcula el aporte o cotización al Sistema de Protección Social. SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL
IBC APORTES PARAFISCALES
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IBL?
3. ¿QUÉ ES Y CÓMO ESTÁ COMPUESTO EL
IBL?
Los aportes al sistema de seguridad social de trabajadores dependientes deben efectuarse tomando como base:
Pagos constitutivos de salario: Sistema de salud (Art. 204 de la ley 100 de 1993, modificado por el articulo 10 de la ley 1122 de 2007). Sistema de Pensión: (Art. 18 de la ley 100 de 1993) Sistema de Riesgos Laborales: (Art. 17 decreto ley 1295 de 1994)
Pagos no constitutivos de salario: cuando estos superen el 40% de los ingresos totales del empleado (art. 30 ley 1393 de 2010)
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IBC DEL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL:
3. ¿QUÉ ES Y CÓMO ESTÁ COMPUESTO EL
IBL?
Pagos constitutivos de salario (Sistema de Salud, Sistema de Pensiones, Sistema de Riesgos Laborales). •En materia de aportes al sistema de salud se debe tener en cuenta la adición realizada por el artículo 31 de la ley 1607 de 2012 al artículo 204 de la ley 100 de 1993, conforme al cual se exonera de la cotización al Régimen Contributivo de Salud, las sociedades y personas jurídicas y asimiladas contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y complementarios, por sus trabajadores que devenguen hasta diez (10) salarios mínimos legales mensuales vigentes.
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IBC DEL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL:
3. ¿QUÉ ES Y CÓMO ESTÁ COMPUESTO EL IBC DEL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL: Aportes a seguridad social sobre pagos no salariales •Artículo 30. Sin perjuicio de lo previsto para otros fines, para los efectos relacionados con los artículos 18 y 204 de la ley 100 de 1993, los pagos laborales no constitutivos de salario de los trabajadores particulares no podrán ser superiores al 40% del total de la remuneración. (LEY 1393 DEL 2010) •Como lo expone el artículo 30 de la norma antes citada, el límite aplica para pagos de salud y pensiones. Ahora bien, indirectamente también aplicará para efectos de Riesgos Profesionales, pues el artículo 33 exige que para los tres subsistemas se tome la misma base, veamos: •ARTÍCULO 33. Las cotizaciones al Sistema General de Seguridad Social en Salud deben hacerse sobre la misma base de las cotizaciones efectuadas al Sistema de Riesgos Profesionales y de las realizadas al Sistema General de Pensiones.
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IBL?
3. ¿QUÉ ES Y CÓMO ESTÁ COMPUESTO EL
IBL?
Aportes a seguridad social sobre pagos no salariales •Resulta claro que el límite cuantitativo aplica exclusivamente para efectos de seguridad social, no será extensivo para otros efectos pues así lo señala la norma. Esto quiere decir, que podrán existir pagos no salariales que superen el 40% del total de la remuneración, los cuales no tendrán incidencia respecto de los aportes parafiscales, prestaciones sociales, etc. •Sin perjuicio de lo anterior, será sano que las empresas migren a esquemas, donde los pagos no constitutivos de salario no superen del 40% del total de la remuneración (para todos los efectos).
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IBC DEL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL:
3. ¿QUÉ ES Y CÓMO ESTÁ COMPUESTO EL IBC DEL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL: Aportes a seguridad social sobre pagos no salariales Resolución 2641 de 2011 del Ministerio de la Protección Social (hoy ministerio del trabajo) Por la cual se establecen condiciones para el registro del Ingreso Base de Cotización - IBC diferenciado. Texto de la norma: Artículo 2º, aclaración al campo 44: “En aplicación del artículo 30 de la Ley 1393 de 2010, el Ingreso Base de Cotización – IBC, de Salud, Pensión y Riesgos Profesionales, de aquellos empleados en donde los pagos no constitutivos de salario superen el 40% de su IBC, podrá ser diferente al IBC de Caja de Compensación, SENA e ICBF, sin requerirse algún tipo de novedad”.
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IBL?
3. ¿QUÉ ES Y CÓMO ESTÁ COMPUESTO EL IBC DEL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL: Aportes a seguridad social sobre pagos no salariales Resolución 2641 de 2011 del Ministerio de la Protección Social (hoy ministerio del trabajo) Implicaciones: •Se solucionan las dudas que surgieron respecto de si la restricción del 40% del total de la remuneración también aplicaba para aportes parafiscales. •Con la Resolución, queda claro que el IBC para salud, pensiones y riesgos laborales puede ser diferente al IBC de aportes parafiscales (ICBF, SENA, CAJAS DE COMPENSACIÓN) •En caso de que tengan esquemas de pagos en los que los pagos no salariales excedan del tope del 40%, no estarán en la obligación de hacer aportes por el excedente en lo que respecta a aportes parafiscales.
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IBL?
3. ¿QUÉ ES Y CÓMO ESTÁ COMPUESTO EL IBC DEL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL: IBC de salario integral •En el artículo 18 de la Ley 100 de 1993, establece la obligatoriedad de las cotizaciones en el sistema general de pensiones, y en su inciso cuarto señala; •(…) Las cotizaciones de los trabajadores cuya remuneración se pacte bajo la modalidad de salario integral, se calculará sobre el 70% de dicho salario. (…) •El artículo 204 de la Ley 100 de 1993, en su parágrafo primero establece en relación con el ingreso base de cotización al sistema general en salud; •(…) PARÁGRAFO 1o. La base de cotización de las personas vinculadas mediante contrato de trabajo o como servidores públicos, afiliados obligatorios al Sistema General de Seguridad Social en Salud, será la misma contemplada en el sistema general de pensiones de esta Ley. (…)
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IBL?
3. ¿QUÉ ES Y CÓMO ESTÁ COMPUESTO EL IBC DEL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL: IBC de salario integral •El Artículo 17 del Decreto 1295 de 1994, consagra la base de cotización para el sistema general de riesgos profesionales (hoy riesgos laborales); •“La base para calcular las cotizaciones del Sistema General de Riesgos Profesionales, es la misma determinada para el Sistema General de Pensiones, establecida en los artículos 18 y 19 de la Ley 100 de 1993 y sus decretos reglamentarios.” •Tanto el sistema en salud como el de riesgos profesionales (hoy riesgos laborales) establecen que el IBC, será el determinado para el sistema general de pensiones, que consagra que para la modalidad de salario integral el IBC, es el setenta por ciento (70%). •Así las cosas, resulta claro que la base de aportes al sistema de seguridad social cuando el trabajador devenga un salario integral es el 70% de dicha suma.
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IBL?
SENTENCIA C.S.J. 27 DE SEPTIEMBRE DE 2004, radicado No. 22069 La Corte reiteró, que la facultad que contempla el articulo 128 del C.S.T. para que las partes de una relación de trabajo puedan celebrar acuerdos para excluir salarialmente ciertos pagos, como auxilios, beneficios, primas extralegales, etc., no implica que dichos acuerdos puedan convertir en un pago no salarial, a aquellos que por su naturaleza misma son salario. “Luego, si como lo halló demostrado el propio juzgador, el pago realizado al accionante tenía todas las características del salario y correspondía realmente al concepto de comisiones, independientemente de la denominación que se le diera, no podía excluirse como parte del salario retributivo del servicio, porque, tal cual lo señala el recurrente, esa naturaleza salarial proviene del artículo 127 del Código Sustantivo del Trabajo, y no se le puede desconocer por lo dispuesto en el 128 …”
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PARÉNTESIS: ¿QUÉ PAGOS SON Y NO SON CONSTITUTIVOS DE SALARIO?
3. ¿QUÉ ES Y CÓMO ESTÁ COMPUESTO EL
CONCEPTO DE IBL DE LA UGPP: Parte de la misma definición de IBC, es decir, ingresos sobre los cuales se calcula el aporte o cotización al Sistema de Protección Social. Sin embargo tiene criterios propios para determinar que pagos deben hacer parte del mismo: Pagos no constitutivos de salario que a juicio de la UGPP si constituyen salario.
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IBL?
3. ¿QUÉ ES Y CÓMO ESTÁ COMPUESTO EL
IBL?
• Beneficio no salarial de aportes a pensiones voluntarias: Constituyen salario, a pesar que entre las partes se haya pactado expresamente que no lo son en la medida que: Son de libre disposición por parte del trabajador y hacen parte de su patrimonio. El hecho que el pago sea realizado a un tercero (Fondo de Pensiones), no implica que deje de ser un recurso a favor del trabajador. El hecho que el trabajador pueda disponer de los aportes en pensiones voluntarias, implica que el pago es realizado como retribución del servicio del trabajador. • Primas no salariales extralegales atadas a consecución de resultados grupales o de empresa: Teniendo en cuenta que los resultados son obtenidos por el desempeño de los trabajadores, se entienden como salario pues retribuyen de manera directa los servicios prestados. • Bonificaciones que no tengan las características de ser canceladas por mera liberalidad y de manera ocasional. Resulta indiferente si entre las partes se acordó de manera expresa la naturaleza no salarial.
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Pagos no constitutivos de salario que a juicio de la UGPP si constituyen salario.
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4.PROCESO DE DETERMINACIÓN Y DISCUSIÓN
DETERMINACIÓN Envío de información Procesamiento de información y análisis Requerimiento para declarar o corregir
Aportantes
1 mes
Respuesta
6 meses
Liquidación oficial
10 días h.
Recurso de reconsideración
6 meses
Fallo
UGPP UGPP
COBRANZAS
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Requerimiento de información
¿Qué es? Es un acto administrativo donde se requiere al aportante para que presente o corrija la declaración de autoliquidación de las Contribuciones Parafiscales de la protección social, al detectar la Unidad OMISION, INEXACTITUD Y/O MORA. •Omisión en la afiliación: Es incumplir la obligación de afiliar o afiliarse y por ende, no declarar ni pagar las respectivas contribuciones parafiscales. •Omisión en la vinculación: Es NO reportar la novedad de ingreso a una administradora del Sistema y en consecuencia NO realizar el pago de los aportes a su cargo. •Inexactitud: Es registrar un menor valor declarado y pagado en la autoliquidación de aportes frente a los aportes que efectivamente el aportante estaba obligado a declarar y pagar. •Mora: Es incumplir, cuando existiendo afiliación, no se autoliquida y paga en los plazos establecidos en las disposiciones legales vigentes.
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REQUERIMIENTO PARA DECLARAR O CORREGIR
¿Qué es? •Es un acto definitivo mediante el cual se modifica la autoliquidación del aportante y/o determina la obligación a pagar por concepto de aportes al Sistema de la Protección Social. ¿Qué recursos proceden contra la Liquidación Oficial? •Una vez notificada, el aportante cuenta con 10 días hábiles para interponer Recurso de Reconsideración para manifestar los motivos de inconformidad sobre el valor de la obligación determinada, aportando las pruebas correspondientes.
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LIQUIDACIÓN OFICIAL
Admisión o Inadmisión del Recurso de Reconsideración:
la Unidad dictará dentro del mes siguiente a su interposición un Auto de admisión del Recurso, que se notificará por correo certificado a la dirección procesal informada, a la dirección del RUT y a la dirección de ubicación confirmada obtenida por La Unidad en las etapas previas. •Si no se cumplen los requisitos del Art. 722 del Estatuto Tributario: La Unidad expedirá dentro del mes siguiente Auto inadmisorio del Recurso, que se notificará personalmente o por edicto, contra el que procede el Recurso de Reposición dentro de los 10 días siguientes a su notificación para subsanar las causales que originaron su inadmisión, salvo que se presente fuera de término. La Unidad resolverá el Recurso de Reposición interpuesto contra el auto inadmisorio dentro de los 5 días siguientes a la interposición, admitiendo el recurso o confirmando su inadmisión.
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• Si se cumplen los requisitos del Art. 722 del Estatuto Tributario, anteriormente mencionados:
Una vez admitido o subsanado, La Unidad contará con un término de hasta 6 meses, para proferir el fallo respectivo. Notificado el fallo del Recurso se entiende agotada la vía gubernativa y se dará inicio al proceso administrativo de cobro.
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Fallo del Recurso de Reconsideración:
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5.PROCESO SANCIONATORIO
Tiempo otorgado por La Unidad
Aportantes
Requerimiento de información Envío de información
Liquidación Parcial
Hasta 5 años
Pliego de Cargos
1 mes
Respuesta
6 meses
Resolución sanción
10 días h.
Recurso de reconsideración
6 meses
Fallo
UGPP
COBRANZAS
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Términos
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6.PROCESO DE COBRO
Cobro Cobropersuasivo persuasivo
Oficios de requerimiento de pago de la obligación Medidas cautelares
Cobro Cobrocoactivo coactivo
Mandamiento de Pago Orden de ejecución Liquidación del crédito y costas
Acuerdo Acuerdode depago pago
Aplicación título de depósito judicial
Pago Pago Proceso Procesoconcursal concursal
Embargo Secuestro Avalúo Remate
• Tener claridad acerca de los pagos no salariales de la empresa. Cuál es la causa del pago Pactos de exclusión salarial Qué nombre tienen en nómina y contablemente • Migrar o hacer ajustes respecto de pagos no salariales que impliquen riesgos. • Conciliar nombres de nómina y contables. • Revisar que la empresa esté realizando aportes al Sistema de Protección Social tomando como base todos los pagos salariales (recargos por trabajo suplementario, nocturno y en días dominicales y festivos). • Registro y control para cada trabajador de horas extras, nocturnas y en días dominicales y festivos.
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7. COMO PREPARARSE O ABORDAR UNA INSPECCIÓN DE LA UGPP
• Verificar correcta aplicación de la ley 1393 de 2010, incluyendo en el 40% de ingresos no salariales todos los pagos a que haya lugar. • Registro y control para cada trabajador de fecha de inicio y final de vacaciones. • Evitar pagos de aportes en mora. • Registrar de manera oportuna novedades en las planillas de pago de aportes (trabajador pensionado, trabajador con requisitos de pensión cumplido, aprendiz en fase lectiva o práctica, novedad de ingreso o retiro). • Revisar criterios de aportes en vacaciones, incapacidades, licencias o suspensiones de contrato.
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7. COMO PREPARARSE O ABORDAR UNA INSPECCIÓN DE LA UGPP
JOSÉ DARÍO ACEVEDO GÁMEZ Director Área Derecho Laboral, Seguridad Social y Migratorio jdacevedo@mypabogados.com.co
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