Pyloon 72

Nummer 72 • April 2014

Blad voor medewerkers van de provincie Utrecht

Hoe goed ken jij je omgeving?

We werken met z’n allen aan een mooie provincie Utrecht. Dat doen we steeds vaker samen met onze omgeving. Een gemeente, inwoners, een belangenorganisatie, het bedrijfsleven… noem maar op! Maar hoe zorg je er nu voor dat je je omgeving goed in beeld hebt? Projecten opgelet… Omgevingsgericht Werken kan je daarbij helpen!

Provincie Nieuwe Stijl Aan tafel!

P4

Feest Proud to be fout!

P6

P3 Patrick Hageman Nieuwe vertrouwens­ persoon

P7

Pyloon • April 2014

Rond de tafel

Feest mee met Goed Fout

P4

P5

Thomas gaat kamperen

P6

Column Hans Goedhart Beste collega’s, Een week geleden kreeg ik een pagina op Atrium voor mijn neus. Met felroze en felgroen, een verschrikkelijk lettertype en de vrolijke blik van twee uitbundig verklede mensen, leek het totaal niet op de provinciale huisstijl die we hier aanhouden. Best even schrikken, dus. Tot ik zag waar de pagina voor is: het personeelsfeest! Op donderdagavond 8 mei organiseren we in Fort Voordorp een spetterend feest om jullie te bedanken voor jullie inzet de afgelopen tijd. Het was een roerige periode met veel veranderingen, waar we sterker uit zijn gekomen. Dat hebben jullie

vooral zelf gedaan. Vandaar dit nu al geweldige feest, dat als thema ‘Goed Fout’ heeft. Waarmee ook meteen die foute kleurtjes op Atrium zijn verklaard.

Verderop in deze Pyloon vertelt de organisatie meer over het ‘hoe, wat en waarom’ van dit feest.

Wat ik er nog wel even over kwijt wil: het thema is niet toevallig gekozen. Natuurlijk is het lekker dansen op foute discohits en Hollandse meezingers, maar er zit meer achter. We zijn op weg naar een moderne organisatie.

Een heleboel dingen doen we nu al anders dan een aantal jaar

geleden. Zo hoort het ook, als overheid moet je meegroeien met wat de samenleving van ons wil. Dat betekent dus ook nieuwe wegen verkennen. Een nieuwe manier van werken ontwikkelen.

En daarbij mag je best eens een foutje maken. De eerste ontdekkingsreizigers zijn tenslotte ook niet in één rechte lijn naar Amerika gevaren. Het hoort bij ‘veranderen door te doen.’

Denk overigens niet dat we er al zijn! Nog steeds zijn we af en toe zoekende naar de juiste weg en de juiste mensen. In het midden van deze Pyloon wordt dat mooi duidelijk in een ronde-tafel­

gesprek met vier mensen uit alle lagen van deze organisatie. Zij vertellen heel eerlijk wat ze goed vinden gaan en waar ze trots op zijn, maar snijden ook zeker wat pijnpunten aan. Dat lijkt me alleen maar goed, daar kunnen we van leren.

Maar eerst is er dus het personeelsfeest op 8 mei. Ik hoop jullie allemaal te zien op Fort Voordorp. Het wordt echt heel leuk, kijk maar eens op Atrium voor meer informatie. En dan vooral niet schrikken van de foute kleurtjes.

Hans Goedhart

OR-verkiezingen op 19 mei Allebei hebben ze één bestuursperiode achter de rug bij de OR, en allebei weten ze nog niet helemaal zeker of ze zich weer kandidaat stellen voor een nieuwe periode.

Alfred Dennebos en Alexander Obermeijer hebben zich de afgelopen jaren met hart en ziel ingezet voor de OR. Ze hopen dat er veel mensen komen stemmen op 19 mei.

Ook fervente thuiswerkers hebben dit keer geen excuus: stemmen gebeurt deze keer volledig digitaal.

Alfred Dennebos, teamleider (Uitvoering), vond het vooral belangrijk om zich eens op een andere manier in te zetten voor de organisatie. “Drie jaar geleden was de veranderopgave al volop in beeld. Ik wilde graag meedenken en -praten over een zorgvuldige uitvoering van de reorganisatie. De OR moet altijd een goede balans zoeken tussen het werkgevers- en het personeelsbelang.

Omdat ik mij als teamleider ook een vertegenwoordiger van het bedrijfsbelang voel, kom ik soms in een lastig parket.

Er zijn momenten geweest, bijvoorbeeld bij de discussie over het O&F-plan teamleiders, dat ik mij om die reden afzijdig hield.”

Zeldzame jonge ambtenaar Alexander Obermeijer is met zijn 33 jaar het jongste OR-lid.

“Ik probeer mij vooral in te zetten voor de jonge ambtenaar, die bijna een zeldzaamheid is geworden bij de provincie Utrecht. Dat komt door de vacaturestop als gevolg van de reorganisatie, maar ook omdat de organisatie blijkbaar niet heel aantrekkelijk is voor ambitieuze jonge ambtenaren.

De komende tijd wordt dit een belangrijk thema bij de provincie, hoe we een ‘great place to work’ worden? De OR wil hierover graag meepraten.

Op wie stemmen?

De kandidaten waarop we 19 mei kunnen stemmen staan op

PYLOON Pyloon is het blad voor de mede­werkers van de provincie Utrecht

de vrije lijst of op de lijst van de vakbonden. Wat kunnen we daar als kiesgerechtigden mee?

Alfred, zelf lid van de Abvakabo FNV: “Ik denk dat vakbondsleden meer bezig zijn met maatschappelijke thema’s als pensioenen en het ontslagrecht voor ambtenaren. Ik merk dat vooral jongeren hier niet meer zo warm voor lopen.” Dat vind ik jammer, ik zie het als één van de nadelen van de individualisering. Alexander: “Dat verschil tussen vrije lijst en vakbondsleden is na de verkiezingen trouwens niet meer te merken hoor, ik denk dat je gewoon op degene moet stemmen die jou het meest aanspreekt.” Voor beiden is het opkomstpercentage belangrijk. Alfred: “Het

werkt stimulerend als je merkt dat collega’s het werk van de OR waarderen.

We zijn er veel tijd mee kwijt en doen het toch om de werksfeer bij de provincie goed te houden. Stemmen dus!”

Realisatie: Communicatie provincie Utrecht Hoofdredactie: Danielle Coenen Eindredactie: Niels Lange Beeld: Rick Huisinga, Jeannette Schols, Martijn Steiner Lovisa, Dick Termijn, Aad Voermans, privéarchief Paul Rupert Grafische vormgeving: Aangenaam Ontwerp, Utrecht Grafische begeleiding: MultiMediaCentrum provincie Utrecht Druk: Roto Smeets, GrafiServices, Utrecht Reacties magazine@provincie-utrecht.nl

Pyloon • April 2014

‘Het liefst overbodig’

P7

Marleen kiest haar woorden

Zài jiàn en sayonara

P7

P8

Ken jij je omgeving?

Mariken Fellinger:

‘Ik zie Omgevingsgericht Werken als een extra reflectie op mijn project’ Projecten opgelet! De tijd dat communicatie slechts een in te vullen paragraaf in het projectplan was, is definitief voorbij. Tenminste, dat is de bedoeling van Omgevingsgericht communiceren.

Een methode die, als onderdeel van Omgevingsgericht werken (OW) de inhoud en de communicatie van een project logischer in elkaar laat overlopen.

Door: Mireille van Kempen

Mireille Sennef en Mariken Fellinger, die samen een OW-sessie deden, zien het als volgt: “Projectmedewerkers zijn een groot deel van hun tijd bezig met communicatie.

Omgevingsgericht werken maakt je daarvan bewust. Door vooraf samen te formuleren wie je op welk moment in je project waarvoor wilt benaderen, krijg je meer structuur in je project.”

Het project kantorenaanpak was inzet bij de sessie van Omgevingsgericht Werken van Mireille en Mariken. Zij deden de sessie overigens niet met zijn tweeën, maar met de hele projectgroep. Mariken: “Vroeger schreef je als projectleider een projectplan en vulde je een communicatieparagraaf in. Daarin stonden de communicatiemiddelen beschreven: wanneer een persbericht, informatiebijeenkomst, nieuwsbrief? Nu beseffen we veel meer dat een project in een omgeving plaatsvindt. Met doelgroepen die je op verschillende momenten nodig hebt voor het welslagen van je project. Zo heb je meebeslissers, deelgenoten, meewerkend voormannen, marktpartijen. Deze kun je tijdens zo’n sessie in een schema neerzetten, de zogenaamde Ringen van Invloed.

Doelgroepen kunnen talrijk en divers zijn. Het is belangrijk dat je bedenkt wie je op welk moment in je project waarvoor moet benaderen. En dat je het daar met elkaar over eens bent. Eigenlijk spreek en schrijf je uit wat je eerder meer vanuit je onder­ bewustzijn deed.”­ willen komen, al een meerwaarde op zich. En dat is dus ook communicatie. Ik denk dat het nieuw is dat we communicatie nu veel meer zien als een vanzelfsprekend onderdeel van een projectmatige aanpak. En niet alleen als het foldertje of het pers­ bericht dat na afloop geschreven moet worden.”

Nu is een aantal communicatieadviseurs facilitator voor Omgevingsgericht Werken, binnenkort worden er nog eens 12 projectleiders opgeleid. Mariken, jij staat op de reservelijst. Waarom wil je het?

Mariken: “Toen ik met Mireille met de voorbereiding van de kantorenaanpak bezig was heb ik ook een sessie bijgewoond voor een project waarmee ik inhoudelijk niets heb. Door mee te doen en aan te horen hoe de discussie loopt, ga je ook bedenken “hoe zit het nu met mijn project?”. Door de sessies te leiden voor andere projecten krijg ik dus ook meer inzicht in mijn eigen projecten.”

Wat is nieuw aan deze werkwijze?

Mireille: “Een omgevingsanalyse is een startpunt voor je project. Het is allemaal niet nieuw, maar het feit dat je de omgeving gezamenlijk in beeld brengt en er op dezelfde manier over praat is al winst. Er zijn altijd aannames bij een project. We denken dat we allemaal dezelfde aannames hebben, maar dat is vaak niet het geval. Ik hoor achteraf altijd: “dit gesprek hebben we nog nooit gevoerd”. Blijkbaar is het samen discussiëren over wie de beslissers zijn, of wat de (tussen)doelen zijn en hoe we daar

Mireille Sennef leidde de sessie vanuit haar communicatie-achtergrond. Hoe is de inbreng vanuit het vak communicatie gewaarborgd als projectleiders de sessies gaan doen?

Mireille: “De communicatieadviseur wordt niet overbodig door deze methodiek. Er blijven altijd klassieke communicatietaken bestaan. Door er samen over te hebben, kun je elkaar mooi aanvullen. De projectmedewerkers weten wie de doelgroepen zijn en waar we ze kunnen vinden, de communicatieadviseur weet hoe we ze het beste kunnen benaderen. Maak gebruik van elkaars expertise en netwerken, bedenk het niet allemaal alleen.” Mariken, lachend: “Mee eens, ik heb goede ervaring met de communicatieadviseur. Zij vulde mijn beperkte kennis van communicatie-instrumenten prima aan met creatieve ideeën.”

Omgevingsgericht Werken

Interesse?

Omgevingsgericht Werken is een bewezen methode die beleidsmedewerkers en projectleiders helpt bij het verkrijgen van draagvlak, het verminderen van bezwaren achteraf en het verkrijgen van positieve aandacht in de pers.

Ben jij bezig met een nieuw project en wil je graag geholpen worden bij het maken van een omgevingsanalyse, stuur dan een mail naar omgevingsgerichtwerken@provincie-utrecht.nl. Eén van de facilitators neemt dan contact met je op voor het voorbereiden van een werksessie.

Pyloon • April 2014

Meer lezen over de organisatie­verandering? Kijk dan op Atrium!

Op de pagina Provincie Nieuwe Stijl komen rege­lmatig nieuwe artikelen en filmpjes.

Via Yammer kun je zelf discussies starten over de Provincie Nieuwe Stijl.

Provincie Nieuwe Stijl

Dwarsdoorsnede Eind vorig jaar is met een drukbezochte medewerkersbijeenkomst en een serie artikelen op Atrium en in Pyloon veel aandacht besteed aan de ‘provincie Nieuwe Stijl’. Met voorbeelden uit de praktijk, vertelden diverse medewerkers hoe zij naar de organisatieverandering kijken, welke kansen ze zien en waar ze moeite mee hebben. Pyloon wil het gesprek graag voortzetten. Hoe kan dat beter dan met een rondetafel­ gesprek waar alle lagen van de organisatie vertegenwoordigd zijn?

Het gesprek is opgedeeld in twee ronden. Tijdens de afsluiting van de zomeropdrachten, is er een flink aantal cartoons gemaakt.

Tekeningen die op grappige of confronterende wijze laten zien wat er de afgelopen tijd is veranderd binnen de provincie Utrecht. In Ronde 1 mag iedere aanwezige uit de grote stapel één cartoon kiezen die hem of haar aanspreekt.

In beweging Richard Andringa: “Hans Goedhart en ik zeggen altijd dat de gedeputeerden voor de ‘trek in de schoorsteen’ moeten zorgen. Wij kunnen het niet alleen. We kunnen heel veel klaarzetten, strategische agenda’s maken, in medewerkers investeren, maar het blijft een samenspel met GS. Zij zullen ons constant moeten uitdagen.

Hun ambitie vertalen naar onze ambitie. Voorop lopen en richting geven. En ik merk al dat het werkt, dat we steeds vaker dezelfde taal spreken.

Viva Wessels: “Bestuurders willen - om de oude term maar te gebruiken - bediend worden. Ze willen de informatie die ze op dat moment zoeken. Het is duidelijk dat de manier waarop het bestuur die informatie wil, goed aansluit bij hoe de organisatie beweegt.”

Richard: “Dan heb je het vooral over integraal werken: zaken niet vanuit een afdelingenstructuur, maar vanuit een opgave bekijken. Met die ontwikkeling zijn we enorm druk. Wat dat betreft is het ook weleens leuk om van gedeputeerde Krol terug te horen: ‘vergeet niet dat deze organisatie al veel integraler werkt dan zeven jaar geleden’.

Saskia van Gool: “Dat integrale is ook iets wat niet meer gaat veranderen, ongeacht wat de kleur van het college na de verkiezingen van 2015 zal zijn.

Dat zit al diep in de organisatie verankerd en is iets wat de buitenwereld vraagt.”

Open lijnen Viva: “Ik heb deze gekozen omdat ik merk dat er de laatste anderhalf jaar veel meer informatie wordt uitgewisseld.

Dat het al veel gebruikelijker is om dingen buiten het teamverband om te regelen. Er is een open buizensysteem ontstaan, mede door het uitnodigende gebouw. Als dat in dit tempo doorgaat…”

Richard: “Voor mij bevestigt het dat je af en toe een breekijzer nodig hebt in de verandering.

Het gebouw, het husselen van het management. Dat heb je gewoon nodig als basis voor verandering.”

Carola Berkelaar: “Klopt helemaal. Met zulke instrumenten als ons nieuwe Provinciehuis krijg je een deel van het personeel dat anders was blijven zitten, nu wel mee in beweging.”

Saskia: “Het doet ook iets met de uitstraling. Ik zie mensen zich echt anders gedragen dankzij dit gebouw. Dat uit zich tot de kledingkeuze aan toe.”

Carola: “En toch merken we bij de OR dat een aantal mensen zich niet gelukkig voelt in dit gebouw. En dat heeft niet alleen met de nieuwe werkwijze te maken. Ook met dat het op sommige verdiepingen te druk is. En een kleine groep heeft gewoon rust nodig, kan moeilijk omgaan met prikkels. Daar moet wel aandacht voor blijven, want die mensen haken anders gewoon af.”

Beweging creëren Saskia: “Veranderen kan niet zonder te bewegen. Voor ons als teamleiders is het de kunst om niet zoveel mogelijk beweging te creëren, maar om zoveel mogelijk de góede beweging te creëren. Ook ankers bieden en rustpunten creëren.

In de gaten houden dat we dezelfde kant op bewegen. Dat is waar we dagelijks mee bezig zijn. Grappig aan deze cartoon is dat hij suggereert dat beweging vanuit het management gestuurd wordt, maar mensen hebben intrinsiek ook behoefte aan beweging. In de praktijk hoef je maar weinig te draaien.”

Carola: “Dit is ook precies wat mensen kan helpen die zich hier niet meer prettig voelen.

Juist door die beweging, komen er mogelijkheden om je geluk elders te beproeven.”

Viva: “Dat idee heb ik ook. Juist door die beweging is er altijd wel een vacature of een klus. Je moet er alleen oog voor hebben.”

Saskia: “Ook is het natuurlijk zo, dat je door te bewegen ook weleens een stapje teveel naar links of rechts zet. Het is geen treinspoor waarop we bewegen, maar echt een verkenning. Daar horen ook misstappen bij.”

Richard: “Dat is ook een bewuste keuze. Met de strategische agenda hebben we een globaal beeld van waar we heen willen. Maar hoe we daar komen, weten we nog niet.

Veranderen door te doen.”

Oog voor mensen Carola Berkelaar: “Dit is waar de OR zich momenteel mee bezig houdt: zorgen dat alle mensen in de organisatie dezelfde kansen krijgen. Zo gelijkwaardig en zo ruim mogelijk. Als ergens een buzz onstaat, is het aan de OR om dat terug te geven aan directie, CMT of teamleiders.

Niet vanuit het individu, daar zijn de vakbonden voor, maar vanuit het groepsproces. Denk dan aan het moment waarop de OR niet kon instemmen met het O&F-plan omdat er voor de medewerkers teveel onzekerheden in zaten. Uiteindelijk hebben we een akkoord op hoofdlijnen gesloten, met de afspraak om de verschillende onderdelen los te bespreken.

Dan krijg je ook een behapbare discussie, vanuit menselijk oogpunt. Uiteindelijk moet er voor iedereen ruimte zijn om hier te kunnen slagen, om te bewegen.

Dat moet gewoon blijven.”

Richard: “Ik vind ook: de OR is er niet alleen voor de medewerkers. De organisatie heeft er ook belang bij. Je haalt alleen je organisatiedoelen als je medewerkers erin mee kunnen. We hebben hetzelfde belang en bij de provincie merk ik dat dat besef er aan beide kanten is. Dat zag je heel goed in het voorbeeld dat Carola net noemde.”

Pyloon • April 2014

Wil je zelf ook weleens een vraag stellen aan een collega van een andere afdeling? Dat kan!

In de volgende Pyloon starten we met iets nieuws: je beantwoordt iemands vraag en mag daarna iemand anders een vraag stellen.

Wil je meedoen? Neem dan contact op met Mireille van Kempen van de redactie.

Tekst: Mireille van Kempen en Niels Lange

aan tafel Gebiedsgerichte vraagstukken Richard (aan Viva): “We hebben al veel beweging gecreëerd, er is al veel gebeurd. We gaan nu een volgende fase in, het komt dichter bij de medewerkers. Jij zit veel bij het bestuur, als jij vanuit de bestuurderskant kijkt naar ‘buiten beter presteren’, wat heeft dan prioriteit?

In Ronde 2 van het tafel­gesprek gaan we het anders doen.

De deelnemers mogen elkaar nu een vraag stellen.

Richard Andringa trapt af.

Viva: “Een deel van de oplossing is dat vraagstukken meer gebiedsgericht op tafel komen te liggen. Dan kun je het per definitie niet vanuit één discipline bekijken. Als je dat op de goede manier doet, dus ook niet alles en iedereen overal bijhalen, dan voeren we het goede gesprek. Dat gesprek is ingewikkeld, maar daar gaan we naartoe. De uitdaging is om het goed te organiseren. ” Richard: “Een voorbeeld is Food Valley, een gebied in het oosten van de provincie. We willen de ontwikkelingen in dit gebied een fase verder brengen, maar het lukt iedere keer net niet. Eén van de redenen is dat we het nog te sectoraal aanpakken, we denken dat Food Valley alleen maar economie is. Maar het is natuurlijk ook gewoon een gebied, met een ambitie.

We moeten daarom veel meer integraal gaan denken, van ‘hoe kunnen we samen dit gebied verder helpen?’.”

Moderne werkomgeving Viva (aan Carola): “Als OR doen jullie regelmatig enquêtes, ik ben zo benieuwd wat de medewerkers waarderen aan de beweging die wij met de organisatie maken?”

Carola: “Grappig hoe je die vraag stelt, want de OR krijgt vaak juist de negatieve geluiden te horen. De positieve geluiden hoor ik meer in de wandelgangen. Dat we nu een mooie moderne werkomgeving hebben, dat het goed geregeld is dat we mogen thuiswerken, de flexibiliteit van de werkstijl, dat krijg je als positieve ervaring terug. Het verschilt overigens per afdeling hoe men er in zit. Er wordt nog heel verschillend omgegaan met bepaalde onderwerpen, neem als voorbeeld de opleidingsplannen per afdeling. En je merkt ook dat de beleidsafdelingen positiever zijn dan de mensen bij Services. Dat zal deels komen doordat het een verschillend type mens is, maar in mijn ogen ook doordat de druk er veel groter is.”

Reorganisatie via functie­ groepen Carola (aan Saskia): “We hebben heel bewust gekozen om de reorganisatie via functiegroepen te doen, om ook breder meer kwaliteit te kunnen zoeken. Hoe krijg je het als teamleider voor elkaar om je team kwalitatief sterk te houden?”

Saskia: “Ik moet in het plaatje een kwart terug in FTE’s. Dat kan prima, als ik maar de goede mensen heb. Maar daar heb ik dus geen sturing op. Dat is bloedvervelend. Ik merk dat ik de doelstelling voor mijn eigen team niet kan realiseren omdat het organisatiebreed wordt ingestoken. Gelukkig hebben we nu als teamleider wel iets meer zeggenschap gekregen over de plaatsing van mensen in de teams. Eerder was dat ook niet omdat het allemaal zwaar onafhankelijk moest gebeuren.

Maar dan nog blijft de invloed van de teamleiders beperkt door de systematiek.

Richard vult aan: “Het positieve is dat de organisatie als geheel er beter van wordt, in die zin dat er minder herplaatsers en boventallige mensen komen en dat we een flexibeler organisatie zijn. Maar het wil niet zeggen dat jouw individuele team er beter van wordt. En daar heb je niet altijd grip op. Soms heeft een ander sturing op wat voor jou van belang is.”

Trots uitstralen Saskia (aan Richard): “Wat is over drie jaar de belangrijkste verandering bij de provincie Utrecht ten opzichte van nu?

En wat merken de medewerkers daarvan?”

Richard: “Ervan uitgaande dat de fusie niet doorgaat, dus dat we een zelfstandige provincie Utrecht blijven, dan denk ik, en dat is ook een beetje mijn droom, dat we veel meer experimenteren in de manier waarop wij werken. Dat we vanuit het idee ‘veranderen door te doen’ leuke casuïstiek en projecten hebben die vernieuwend worden opgepakt, en dat we dat ook gaan uitstralen.

Naar elkaar en ook naar buiten.

Er gebeuren nu ook al veel goede dingen, maar we zijn er nog niet trots genoeg op en vertellen het elkaar nog te weinig. Als je echt wil leren, moet je elkaar ook vertellen waar je mee bezig bent, en dan moet een ander weer vragen van ‘hoe doe je dat dan’? En ook niet bang zijn om je fouten te delen, en daarvan weer te leren. Ik heb dat ook een paar keer gedaan, bijvoorbeeld met het huisvestingsonderzoek en het asbestverhaal. Ook door de pijn op te zoeken kun je van elkaar leren, en zorgen dat het de volgende keer wel goed gaat.”

Wie is wie?

Bij dit rondetafelgesprek sloten vier provinciecollega’s uit vier verschillende lagen van de organisatie zich aan. De redacteuren van Pyloon werden vergezeld door: Richard Andringa, directeur / Viva Wessels, bestuursadviseur van gedeputeerde De Vries Saskia van Gool, teamleider bij FLO / Carola Berkelaar, plaatsvervangend secretaris OR

Pyloon • April 2014

Kom je ook naar het feest?

Geef je dan wel even op via Atrium.

Zorg dat je om 20.00 uur bij Fort Voordorp bent voor de spetterende opening!

Weten hoe je er moet komen?

Kijk dan op www.fortvoordorp.nl/ contact.

Goed fout

Voor ieder wat wils op spetterend provinciefeest Door: Niels Lange

‘Een feest waarover nog lang wordt nagepraat’, dat willen medeorganisatoren Eric Diepstraten en Ilse van Dijk bereiken met het personeelsfeest op donderdag 8 mei. Het thema? Goed Fout! Dus pak je glitterboa, soulbroek en foute overhemd maar van zolder…

Of kom gewoon als jezelf een goed feest vieren. Alles mag en niks is verkeerd, verzekeren Eric en Ilse.

Het is bij de provincie al weer een aantal jaartjes stil op het gebied van personeelsfeesten. Ilse van Dijk (VEH) en Eric Diepstraten (WEG) proberen zich de laatste editie te herinneren. “Dat moet 2008 of 2009 zijn geweest,” besluit Ilse. “De hoogste tijd voor een nieuwe editie,” vult Eric aan. “Het feest is een manier om alle medewer­ kers te bedanken voor hun inzet de laatste tijd.

Dat doen we met een feest waar voor ieder wat wils is. Dat vinden we erg belangrijk, dat we alle doelgroepen bedienen.”

Wat volgt is een opsomming die zijn weerga nauwelijks kent. “We hebben een grote zaal, waar een topband zorgt dat de hele avond de voetjes van de vloer gaan. We hebben een loun­ gebar met cocktails. Er komt een bruin café. En in verschillende kleine ruimtes gebeurt ook nog het één en ander,” lacht Ilse. “Onder anderen het open podium. Collega’s die iets leuks kunnen of willen doen. Zingen, spelen, comedy… alles mag.

Dat maakt dit feest ook leuk: de organisatie is in

handen van mensen die bij de provincie werken en een deel van de acts wordt ook verzorgd door onze ‘eigen’ mensen. En maak je geen zorgen, je staat niet meteen voor honderden mensen.

Het open podium is in een intieme ruimte. Er heeft zich al een aantal mensen opgegeven. Het belooft erg leuk en afwisselend te worden.”

Eric belooft de aanwezigen ook nog ‘een knuf­ felact van een ludiek drietal’. “Ik mag er niet teveel over zeggen, maar het wordt top. We willen natuurlijk dat iedereen van de partij is.

En dat er dan zo lang over wordt nagepraat, dat de mensen die niet zijn gekomen eigenlijk een beetje spijt hebben.”

Stil Het feest vindt plaats in Fort Voordorp in Groenekan, net buiten Utrecht. Waarom deze locatie? “Omdat het zo’n stil stukje Utrecht is.

Daar gaan we voor één avond even goed ver­ andering in brengen,” lacht het tweetal. En dan

serieus: “Die locatie heeft zoveel sfeer, je waant je meteen in een andere wereld. Toen we met het organisatiecomité gingen kijken, ontstond er eigenlijk spontaan al een feestje. We zijn er zo enthousiast over! Voeg daarbij de vele ruimtes die beschikbaar zijn en het is de perfecte locatie voor een goed fout feest.”

En dan natuurlijk de hamvraag: verkleed of niet?

Eric en Ilse hebben - zoals op de foto te zien is - de smaak al goed te pakken. “Maar ook hier: niets moet en alles mag. Al is dit natuurlijk wel een uitgelezen kans om jezelf eens onbestraft van je foutste kant te laten zien. Iets uitproberen en dan af en toe een foutje maken mag best.

Niet alleen in ons werk, ook op 8 mei.”

Zo Gezegd In Zo Gezegd vraagt Pyloon een willekeurige collega te reageren op een citaat. Dit keer vroegen we: Thomas Nova, oud-senior projectleider bij het Project Management Bureau (PMB) en inmiddels bedrijfsleider op een camping. Thomas werkte bij de provincie vanaf 1 september 2008. wildheid en enthousiasme konden en kunnen waarderen.

‘Ervaring is vooral van belang

Bij de plaatsingsprocedures speelt wel of geen ervaring ook een rol. Waar moeten we bij de provincie voor gaan?

als de toekomst er hetzelfde uitziet als het verleden’.

Eerste reactie, nu je weer buitenstaander bent?

Als dat zo is zouden we het ambtelijk apparaat kunnen vervangen door ambitieuze brugklassers. Ervaring doet er wel degelijk toe, heel veel dingen herhalen zich in verschillende vormen. Ikzelf heb inmiddels 10 jaar werkervaring. Ik weet nog dat ik in het begin veel had aan collega-senioren die mij wegwijs

maakten in de materie. Nu ga ik met veel zaken rustiger en kalmer om, waar ik eerder veel harder op ingevlogen zou zijn.

Heb je aan het begin van je carrière, als je afgewezen werd, nooit gedacht ‘geef me de kans, ook al heb ik er nu nog geen ervaring mee?’

Ik ben een echt zondagskind, ik heb tot nu toe altijd geluk gehad

als ik solliciteerde naar een functie. Met de nodige dosis bluf, lef en vernieuwing krijg je een hoop voor elkaar. Ik heb daardoor ook zeer pittige klussen mogen trekken. Door hard te werken, en de kans te riskeren om op mijn bek te gaan, is het me steeds gelukt om de nodige ervaring op te doen. Ik ben wel blij dat ik altijd mensen om mij heen heb gehad die mijn jonge

Ik vind niet dat je per definitie voor ervaring moet kiezen. Buiten dat je naar de persoon kijkt voor de functie, moet je ook letten op de context waarbinnen iemand gaat landen.

De organisatie moet een gezonde mix blijven van medewerkers met ervaring en een jonge instroom die voor vernieuwing kan zorgen. Het feit dat de verkiezing van jonge ambtenaar van het jaar dit jaar niet doorging, omdat er te weinig (nieuwe) jonge ambtenaren waren vind ik een belangrijk signaal voor het management.

Je hebt per 1 maart de provincie Utrecht verlaten om bedrijfsleider te worden van camping de Lievelinge (www. lievelinge.nl). Wat trekt je in deze baan, en heb je er al ervaring mee?

Ik heb van mijn 16de tot mijn 23e op een camping in ZuidFrankrijk gewerkt. Daar is de kiem voor deze stap al gelegd.

Deze kans deed zich voor en soms moet je niet te lang twijfelen en iets met volle overtuiging aangrijpen. Ik vind het een ontzettende mooie uitdaging waar ik al mijn energie en ideeën in kwijt kan.

Zeker­heden in het leven bestaan er maar weinig, kansen zijn er genoeg. Ik zou tegen iedereen willen zeggen: Grijp ze als ze voorbij komen!

Pyloon • April 2014

Zelf eens verschijnen in een rubriek in Pyloon? Neem dan contact op met de redactie!

Ook met andere tips of verhalen kun je bij de redactie terecht! Magazine@ provincie-utrecht.nl

Dat kunnen natuurlijk ook bijzondere resultaten zijn die we ‘buiten’ hebben behaald!

Vertrouwenspersoon Patrick Hageman sprong een ‘gaatje in de lucht’:

‘Ik ben geïnteresseerd in de motivatie van mensen’ ‘Interesse in de motivatie van mensen waarom ze doen zoals ze doen’, dat was de reden voor Patrick om te solliciteren. Vanaf 1 januari heeft Patrick Hageman het stokje over­ genomen van vertrouwenspersoon Jaap de Pater. “We krijgen heel veel gespreksvaardig­ heden,” vertelt hij over de afgeronde basiscursussen. “Voordat je mensen kunt helpen is het belangrijk om eerst het hele probleem goed op tafel te krijgen.”

“Toen ik hoorde dat ik de functie kreeg heb ik een gaatje in de lucht gesprongen. Ik vind de provincie Utrecht een prettige organisatie om te werken en ik hoop dat ik als vertrouwenspersoon een bijdrage kan leveren aan de verbetering ervan. Dat vind ik belangrijk”, aldus Patrick.

Samen met Anja van Soelen, die al vanaf 1998 ervaring heeft als vertrouwensper­ soon, vormt hij straks het duo waarbij medewerkers terecht kunnen met hun problemen.

Anja: “Bij één van ons dan hè, de één praat nu eenmaal liever met een vrouw, de ander liever met een man. Mensen kunnen met allerlei proble­ men bij ons terecht, meestal betreft het ongewenst gedrag van anderen (bij­ voorbeeld pesten, seksuele intimiteit, integriteit, agressie,

aanranding). Dat kan een col­ lega zijn, een leidinggevende, maar ook iemand van buiten.

Onze rol is een luisterend oor bieden en meedenken aan een oplossing. We kunnen de mensen adviseren een vervolgstap te nemen, maar zullen niet zelf tot actie over­ gaan. We vervullen niet de rol van intermediair of mediator.

Daarvoor hebben we andere gespecialiseerde collega’s.

Ook kun je daarvoor terecht bij bedrijfsmaatschappelijk adviseur Ans de Vor.” Onnodig worden Patrick: “Het is belangrijk dat de mensen weten dat de gesprekken met ons echt vertrouwelijk zijn. Anja en ik zullen wel af en toe bij elkaar te rade gaan, maar dat gebeurt anoniem. Of ik het eerste gesprek eng vind?

Door: Mireille van Kempen

Nee, niet eng, maar ik ben wel benieuwd waarmee mensen zullen komen.” Een slotvraag aan Anja: hoeveel mensen dienen zich jaarlijks aan bij de vertrouwenspersonen? “Dat is heel verschillend, vorig jaar heb ik slechts drie gesprekken gehad, terwijl dat er in een topjaar 23 waren. Het woord ‘topjaar’ klinkt in deze context trouwens raar, ons doel is na­ tuurlijk om onszelf onnodig te maken.” Patrick kan dit alleen maar beamen: “We hopen natuurlijk dat mensen geen problemen hebben, maar als het toch zo is, moeten ze er vooral niet mee blijven rond­ lopen. Onze drempel is laag.”

Meer informatie op Atrium Meer informatie over de vertrouwenspersonen en de regeling ongewenst gedrag kun je vinden op Atrium.

In deze rubriek kiest een provinciemedewerker drie woorden uit een lange lijst. Met welke van deze woorden heeft hij of zij iets speciaals? In deze aflevering de woordkeuze van Marleen Mesman, projectleider Omgevingsgericht Werken.

Bedrijfsrestaurant, VPN, mobiliteit, Omgevingsgericht communiceren, mutual gains, peildatum, leiderschap, roken, thuiswerken, innerweb, Ambtenaar 2.0, zomer, innovatie, kunst, zelfred­ zaamheid (doe-het-lekker-zelf), gaming, Archimedes, hoogtevrees, agenda, Lync, video-conference, transitie, bereik­baarheid, excelleren, P-3 (samenvoeging provincies Flevoland, Utrecht, Noord-Holland), kantoortuin, privacy, zó 2013.

Kantoortuin Prettig vind ik het, werken in een kantoortuin. Met de geluiden van collega’s om mij heen, die af en toe een grapje maken of koffie halen. Als het te rumoerig wordt, doe ik mijn oordopjes in en luister ik muziek.

Voor elke klus zit ik weer op een andere verdieping.

Nu ben ik overwegend te vinden op de 15e, tussen leuke collega’s en met een heleboel kranten in de huiskamer. Ik zit hier voornamelijk om te werken aan het project Omgevingsgericht Werken.

Omgevingsgericht communiceren en Mutual Gains Bij de nieuwe rol van de overheid past het om beleid en projecten in samenwerking met de omgeving (partners, burgers) tot stand te laten komen.

Ambtenaren doen dat vaak al intuïtief, maar we hebben een aantal methodieken in huis, die daarbij

kunnen helpen: Omgevingsgericht communiceren (communicatie in het hart van beleid) Mutual Gains (verbindend onder­handelen) en PM3 (de methodieken die bij projectprogramma en procesmanagement horen).

Pyloon • April 2014

Prikbord Digitaal

Ontdek Provincie Utrecht Magazine!

Provincie Utrecht Magazine, bedoeld voor onze externe relaties, is in een nieuw en digitaal jasje gestoken. In februari is het eerste nummer gelanceerd door gedeputeerde Mariëtte Pennarts en Statenlid Petra Doornenbal. Gemist?

Geen probleem, je kunt alle artikelen nog rustig terug­ lezen. Bovendien ligt sinds 16 april de tweede editie al weer voor je klaar.

Foto’s, filmpjes en interviews laten zien wat de provincie, samen met partners en inwo­ ners, doet om de kwaliteiten van onze regio te versterken.

Via polls, enquêtes en social media worden lezers boven­ dien aangemoedigd om met

de provincie in gesprek te gaan. Het digitale magazine is gratis en verschijnt zes keer per jaar. Daarnaast komen er dit jaar nog twee ‘specials’ op papier.

Ook jij speelt een belangrijke rol in het verder brengen van dit nieuws. Niet alleen door jezelf te abonneren, maar ook door je netwerk te enthousi­ asmeren. Op Atrium Actueel staat een mediakit zodat je via Twitter, LinkedIn, Facebook en een e-mailhandtekening jouw connecties kunt attenderen op onze ‘trots’.

Bekijk het magazine op www. provincieutrechtmagazine.nl

TOP 5 Om in het ‘goed foute’ thema van de Pyloon te blijven hieronder de vijf meest voorkomende fouten in een sollicitatiegesprek. Dus voor diegenen die binnenkort nog op gesprek moeten/ mogen, hieronder vijf belangrijke don’ts.

1) Gebruik geen clichés, zoals ‘ik ben een teamspeler’ Probleemoplossers, spinnen-in-het-web, creatieve duizendpoten, teamspelers: dit soort gemeenplaatsen worden door recruiters gene­ geerd, vergeten of ze horen het niet eens meer.

Je gesprekspartner wil voorbeelden uit het echte werkende leven horen.

Hoe wel? Bereid je goed voor. Ken het bedrijf en jezelf.

veel praten, worden vaak arrogant, saai of vaag gevonden.

Hoe wel? Een goed antwoord is ongeveer 1 a 2 minuten lang.

2) Zeg nooit: ik heb geen zwakke punten Iedereen heeft zwakke punten. Het doel van de vraag is te peilen naar je eerlijkheid en zelfken­ nis. Werkgevers willen ook zien dat je wil blijven groeien, nieuwe dingen wil leren en gecoacht kan worden.

Hoe wel? Bewijs je sterke punten, neutraliseer je zwakke punten.

4) Stel geen vragen over ‘what’s in it for me?’

Ga er altijd vanuit dat je jezelf moet verkopen, zelfs als je merkt dat je erg goed ligt. Vragen als ‘wat is eigenlijk het salaris?’, over secundaire arbeidsvoorwaarden en andere voordelen zijn een afknapper voor de werkgever. In een later gesprek kun je dit soort vragen uiteraard wel stellen.

3) Geef niet te lang of te kort antwoord Het gaat in een sollicitatiegesprek niet alleen om de inhoud van je antwoorden, maar ook om de manier waarop je ze geeft. Zijn je ant­ woorden erg kort: dan kan je gesprekspartner denken dat je te weinig inzicht of interesse in het onderwerp hebt. Sollicitanten die juist te

5) Kijk niet naar je CV Dit is een teken dat je zenuwachtig bent of dat je iets hebt opgeschreven dat niet klopt. Je gesprekspartner gaat er vanuit dat je je eigen arbeidsverleden kent.

Hoe wel? Prent belangrijke details nog eens in je hoofd, vlak voor het gesprek.

‘Enthousiasme, passie, exploreren en veel lachen’ De Rode Loper is de societyrubriek van Pyloon. Evenementen, bijzondere collega’s of gebeurtenissen: niemand is veilig voor de pen van De Rode Loper. In deze editie neemt Paul Rupert na 34 jaar afscheid van de provincie Utrecht.

Een gesprek met Paul Rupert leidt je over de hele wereld. Binnen vijf minuten zit je in Japan, om het een fractie later weer over de gewoonten van Chinese zakenmensen te hebben.

Wie wist bijvoorbeeld dat je Chinezen af en toe best een stevig weerwoord mag geven? En dat je bij Japanners aan tafel nooit je neus moet snuiten en daarna je zakdoek in je broekzak stoppen? Het zijn allemaal dingen die Paul heeft geleerd door zich in die landen te verdiepen.

Bedrijfsculturen, literatuur, economie… Paul wilde alles weten. Zo wist hij dat Japanners op iedere vraag ‘ja’ zeggen, waarmee ze alleen maar willen zeggen dat de vraag is begrepen.

“Dat kan westerlingen echt op het verkeerde been zetten! Door je in al

die dingen te verdiepen, kun je daar op inspelen. Als je gesprekspartner doorheeft dat Utrecht ook écht in hem is geïnteresseerd, levert dat alleen maar winst op.

Uiteindelijk krijgt de provincie ook een goede naam in het buitenland.”

Paul kijkt met veel plezier en trots terug op zijn tijd bij de provincie, waar hij vanaf 1980 met ‘een beetje geld en een beetje mankracht’ het economisch en internationaal beleid mede heeft vormgegeven. “Er was een tijd dat er elke drie maanden een nieuw Japans bedrijf naar Utrecht kwam. Er zitten hier nu ruim duizend buitenlandse bedrijven. Dat terwijl er in 1980 totaal geen regionaal economisch beleid was en er nauwelijks werd overlegd tussen overheden en de bedrijven. Bovendien was het crisis, ging het

economisch niet voor de wind. Dat deze regio zo’n sterke economische speler is geworden, komt doordat we jarenlang consequent beleid hebben gevoerd. Men wist wat ze aan de provincie hadden.

Dat hebben we als klein stipje op de kaart toch maar even voor elkaar gekregen. Aan de andere kant moeten we onze rol niet overschatten.

De bedrijven zelf moeten het uiteindelijk doen.”

Over zijn eigen meerwaarde kan hij kort zijn: “Ik heb mijn werk altijd met ontzettend veel plezier gedaan. Ik ben al die jaren een netwerker geweest, ben lid geweest - en nog steeds - van veel clubjes en relevante netwerken. Daar heb ik nuttige contacten opgedaan die me hebben geïnspireerd en aan nieuwe ideeën hebben geholpen. In mijn netwerken zit ongelooflijk veel gevarieerde kennis en

ervaring. Je hoeft het niet allemaal zelf te weten, je hoeft het alleen maar te ontsluiten door goede relaties en vriendschappen op te bouwen!

Dat is vaak avondwerk, maar het is het absoluut waard.

Het is misschien wel dé reden dat ik dit werk zo lang heb kunnen doen. De laatste jaren heeft het vele contact met onze jonge collega’s daar ook bij geholpen, trouwens. Zij brengen nieuw elan, nieuwe ideeën. Daar kan de provincie niet zonder. Als ik één tip aan de organisatie mag geven, is het dan ook: “Zorg dat je voortdurend jonge en nieuwe talenten binnenhaalt en hen perspectief biedt. Zorg dat ze op tijd een nieuwe stap kunnen maken, anders heb je kans dat ze weglopen. Dat is in mijn oogpunt de dood in de pot.”

Wie denkt dat Paul op zijn 65e stil gaat zitten, heeft het

mis. “Pensioen klinkt als een enorme overgang, de afsluiting van een levensfase. Zo ervaar ik het totaal niet. Ik zal jonge mensen blijven coachen, dat vind ik gewoon enorm leuk. Wel moet ik bekennen dat ik het komend half jaar niets heb gepland.

Gitaarspelen, reizen, de natuur in en vogels spotten, leuke dingen doen met mijn gezin en mijn vrienden.

En blijven aansluiten in mijn netwerkclubjes. In het najaar maak ik de voorlopige balans op. Ook op je 65e ben ik nog lang niet uitgeleerd.”

Paul Rupert heeft een aantal gouden tips voor hoe de ‘medewerker van de toekomst’ zijn werk in kan richten en leuker kan maken. Benieuwd? Lees dan het artikel op Atrium!