Pyloon 73 (juli 2014)

Nummer 73 • Juli 2014

Blad voor medewerkers van de provincie Utrecht

Proud To Be Fout!

Goed Fout! was niet voor niets het thema van het personeelsfeest in Fort Voordorp. Het is namelijk iets dat de provincie als lerende organisatie wil uitstralen. Fout is soms ook weleens goed. Oftewel: een foutje maken mag best, als je er maar van leert. Alleen zo verander je door te doen.

P3 Fout!

Fort op z’n kop

P4

Nieuwe Stijl Inkoop 2.0

P5

Digitaal Wat wil jij in Pyloon?

P2

ventiel naar beneden in de lanceerinstallatie 6. plak met tape 4 touwtjes van ca 30 cm aan de bodem van de fles en aan een plastic zak, deze zal als parachute dienst doen

Pyloon • Juli 2014

7. plaats de parachute losjes in de hals van een tweede fles en zet deze hals losjes op de flessebodem

Zo Gezegd: Evelyn

8. zet de pomp aan het ventiel en na enige tijd pompen, gaat derest vanzelf.

De vijf geboden van Inkoop

P4

3… 2… 1…

Lift off!

P5

P6

Kort & Nieuw Personeelsvoorzieningen bij Centraal Beheer Achmea

Onderhandeling Super­provincie mislukt

Er is nu voor personeel, evenals gepensioneerde en vervroegd uitgetreden medewerkers van de provincie Utrecht een uitgebreid pakket verzekeringen, financiële diensten en leuke aanbiedingen beschikbaar bij Centraal Beheer Achmea.

De onderhandelingen over een provinciefusie tussen Noord-Holland, Flevoland en Utrecht zijn mislukt. Het kabinet sprak met D66 en GroenLinks om draagvlak in de Eerste Kamer te krijgen.

Dat politieke draagvlak blijkt onvoldoende aanwezig. Het kabinet heeft daarom, zoals al werd verwacht, het wet­ voorstel ingetrokken.

Met Personeelsvoorzieningen van Centraal Beheer Achmea kun je je voordelig verzekeren. Je geniet daarbij van flinke collectieve kortingen op bijvoorbeeld de Auto-, Reis- en Woonverzekering. Ook kun je profiteren van extra lage hypotheekrente en hoge spaarrente.

Ten slotte zijn er leuke aanbiedingen op het gebied van vrije tijd en veiligheid. De voordelen gelden ook voor je gezinsleden.

Beheer Achmea, dan kunnen de voordelen van deze collectiviteit hier uiteraard ook op worden toegepast.

Voor meer informatie: kijk op www.centraalbeheer.nl/provincieutrecht of bel ‘Even Apeldoorn’ 055 - 5798000.

te komen en er objectief naar te kijken.

Meer weten over de afge­ketste fusie? Kijk dan op www.rtvutrecht.nl voor het laatste nieuws en een filmpje met reacties vanuit Provinciale en Gedeputeerde Staten.

Alexander Pechtold van oppositiepartij D66 was de eerste die aankondigde dat de onderhandelingen waren vastgelopen.

Hij laat weten dat het kabinet vrij is om alsnog met een wetsvoorstel voor de superprovincie

Heb je al verzekeringen of financiële diensten van Centraal

PYLOON

Pyloon gaat digitaal,

Pyloon is het blad voor de mede­ werkers van de provincie Utrecht

wat wil jij terugzien?

Realisatie: Communicatie provincie Utrecht Hoofdredactie: Danielle Coenen

Je hebt het misschien al wel op Yammer gelezen, maar de papieren Pyloon gaat op termijn verdwijnen. Bij een organisatie die zoveel mogelijk papierloos wil werken - en waar niemand meer een eigen postvakje heeft - hoort ook een moderne manier van interne communicatie.

Daarom wordt op dit moment door Team Media gekeken hoe het verbindende karakter van een personeelsblad een digitaal vervolg kan krijgen.

Met een nieuwe, digitale Pyloon kan het blad bovendien veel beter voor elkaar krijgen waar het ooit voor was bedoeld: het gesprek op gang brengen tussen de medewerkers onder-

ling en tussen directie en de medewerkers. Door middel van blogs, video’s en een reactiemogelijkheid wordt Pyloon actueler, interactiever en meer van ‘ons allemaal’.

Blogs Binnenkort is het eerste wapenfeit al te zien: op Atrium gaat een vijftal medewerkers - afkomstig uit alle hoeken van de organisatie - bloggen over hoe zij ‘buiten beter presteren’.

Persoonlijke ervaringen, tips en trucs, je leest het vanaf deze zomer allemaal op de pagina Provincie Nieuwe Stijl onder het kopje Blogs.

Hulp!

Om de nieuwe Pyloon echt van ons allemaal te maken, hebben we ook jouw hulp nodig. Wat zou jij terug willen zien van de huidige Pyloon in de nieuwe, digitale variant? Of zijn er bij de laatste restyling in 2011 misschien dingen gesneuveld die je

Eindredactie: Niels Lange

graag terug wilt zien? Ook voor nieuwe ideeën staat de redactie open. Mail de redactie met je ideeën of - beter nog - reageer op de poll die op Yammer is aangemaakt!

Beeld: Rick Huisinga, Jeannette Schols, Dick Termijn, Aad Voermans, Yon Gloudemans, medewerkers Provincie Utrecht Grafische vormgeving: Aangenaam Ontwerp, Utrecht Grafische begeleiding: MultiMediaCentrum provincie Utrecht Druk: Roto Smeets, GrafiServices, Utrecht Reacties magazine@provincie-utrecht.nl

Pyloon • juli 2014

Verhalen van buiten

P7

Vaarwel voorzittershamer!

P8

De Rode Loper

P8

Proud to be Fout

Fouten maken mag… als je er maar iets van leert

Door: Mireille van Kempen en Niels Lange

Tijdens het personeelsfeest op Fort Voordorp hebben de meesten van ons het al aan den lijve ondervonden: met een beetje fout is niets mis. Sterker nog, foutjes horen er soms bij.

De provincie wil een lerende organisatie zijn en dan kan er weleens iets verkeerd uitpakken.

Is dat erg? En wat kun je daarvan leren? Pyloon vroeg het aan Lauren Algra, projectleider van het nieuwe Serviceplein, en Rita Kuijsters, afdelingsmanager van UFL.

Lauren Algra, projectleider Serviceplein:

Rita Kuijsters, afdelingsmanager UFL:

‘Als ik het opnieuw moest doen, zou ik een paar dingen anders aanpakken.’

‘Veranderen door te bewegen, maar ook door af en toe even stil te staan’

In juni 2013 werd Lauren gevraagd voor het project ‘Het Nieuwe Serviceplein’.

Het toenmalige serviceplein moest worden omgevormd naar een serviceplein, waarop alle services vanuit de diverse domeinen van de bedrijfsvoering op een gemakkelijke manier worden aangeboden. In april jl. is het nieuwe Serviceplein online gegaan. Voor Lauren reden om tevreden te zijn over het eindresultaat, maar ook een moment om terug te blikken op de totstandkoming ervan. “Toen ik de opdracht aannam was het nog de bedoeling dat het Serviceplein binnen vier maanden klaar was. Het moest een soort apothekerskast worden, waar ieder naar behoefte zijn product in kon vinden. Maar wat bleek, er was nog helemaal niet nagedacht over wat we in de kast wilden hebben. Wat blijven we doen en wat niet meer? We hebben toen voor alle domeinen een producten- en dienstencatalogus laten maken, en op basis daarvan bepaald welke services er in het nieuwe Serviceplein opgenomen moesten worden. Een klantenpanel heeft gedurende het hele proces meegedacht vanuit het gebruikersperspectief.

“…als je er maar iets van leert. Dat vind ik een essentiële toevoeging,” zegt Rita.

Als afdelingsmanager van UFL stuurt ze een afdeling aan die veel in contact staat met ‘buiten’. “Onze nieuwe manier van werken vergt slagvaardigheid, lef en creativiteit. Dat heb ik de afgelopen tijd al duidelijk gezien, bijvoorbeeld in de manier waarop we ons rondom de vorming van de Ecologische Hoofdstructuur richting de betrokken boeren hebben gepresenteerd. Om de EHS te realiseren, moest op sommige plekken grond geruild worden. De traditie was om 1-op-1 gesprekken te voeren en vervolgens per stukje te kijken wat er mogelijk was. Als provincie zaten we er altijd heel dicht bovenop, wat veel energie kostte. Nu hebben we boeren, LTO en natuurbeheerders aan één tafel gezet en het zelf losgelaten. Een veel natuurlijker proces, maar een tijdje geleden hadden we dat nog niet gedurfd.”

We gaan daarmee wat vaker van de gebaande paden af, zonder de precieze uitkomst te kennen. Dan kun je ook weleens een foutje maken, weet Rita. “Dat is niet erg, maar dan moet je er wel écht van leren. Of als iemand anders een foutje maakt, moet je hem of haar daar ook op durven aanspreken.”

Het is allemaal goed gekomen - we hebben een mooi product afgeleverd - maar als ik het over moest doen, zou ik een paar dingen toch iets anders aanpakken.

Ik zou bijvoorbeeld eerder extern gaan kijken, er zijn natuurlijk meer organisaties die een Serviceplein hebben. We zijn na de zomer wel naar het ministerie van BiZa geweest en naar de gemeente Den Haag. Daar hebben ze vooral aan de voorkant van het proces veel tijd geïnvesteerd in het ophalen van de behoefte van de gebruiker. Door interviews met klanten af te nemen en profielen te maken van verschillende soorten klanten (beleidsmakers, uitvoerend medewerkers, jong, oud, digibeet, nerd, enz.) krijg je meteen een goed beeld van de verwachtingen die er zijn. Bij ons is dat meer gedurende het proces gebeurd. Voor nu ben ik overigens blij met het eindresultaat, dat eigenlijk ook weer geen eindresultaat is. Het Serviceplein blijft namelijk continu in ontwikkeling. Hiermee bedoel ik dat het op punten altijd nog beter kan of dat er nieuwe services bij kunnen komen.

Het is nu zaak om het beheer van het Serviceplein goed over te dragen aan een stel enthousiaste medewerkers binnen de verschillende teams van de afdelingen MAO en Services. Zodat het een aantrekkelijk en actueel Serviceplein blijft.”

Ze merkt dat het binnen de organisatie nog weleens te snel ‘zand erover’ is. “Dat zit hier in de cultuur. Er is geen brand uitgebroken, volgende keer beter. Elkaar aanspreken is één van de belangrijkste ontwikkelpunten die ik de teamleiders van UFL meegeef. Wat niet wil zeggen dat ik het zelf altijd doe, hoor. Laatst zat ik zelf ook in een situatie waarin ik iemand niet aansprak op een niet nagekomen afspraak. Achteraf had ik dat wel moeten doen. Voor mijzelf was dat ook een belangrijk leermoment, waardoor ik het in het vervolg anders doe.”

Reflecteren is voor Rita erg belangrijk. “We zijn een lerende organisatie,” vervolgt ze. “Dat maakt werken hier ook zo interessant, maar het vergt ook reflectie. Het motto ‘Veranderen door te bewegen’ spreekt me erg aan, maar af en toe is het ook weleens goed om even stil te staan en te kijken of we nog op de goede weg zitten. En bijsturen waar nodig. Daar leer je alleen maar van.”

Pyloon • Juli 2014

De plek van het personeelsfeest, Fort Voordorp maakt deel uit van de historische Nieuwe Hollandse Waterlinie.

Het fort is in 1869-1870 aangelegd en verdedigde de nabijgelegen inundatiesluizen en de spoorlijn Utrecht-Amersfoort.

Eind jaren ’90 is Fort Voordorp gerenoveerd tot een sfeervolle evenementenlocatie.

Proud to be Fout

Fort Voordorp op z’n kop!

Voor wie even moest uitpuffen was er ook genoeg te doen. Om de honger te stillen werden er heerlijke frieten,

smartlappentrio dat begon in de grote zaal en een paar uur later en passant ook het speciaal daarvoor ingerichte

Foute pruiken, net iets te grote brillen en flashy glit­ terpakjes... Fort Voordorp stond afgelopen donderdag 8 mei volledig op z’n kop tijdens het Personeelsfeest Goed Fout van de provincie.

Een kort verslag in tekst en beeld.

Door: Niels Lange

pagina - geschoten door onze huisfotografen - bewijzen dat eens te meer!

big band (Niels Lange en Dorien Schottelndreier) en het

‘smartlappencafé’ nog even op stelten zette. De Anitaas werden in de grote zaal opgevolgd door twee verrassende topacts van eigen bodem.

Tijdens het Open Podium waren er optredens van de Grote en Niets Ontziende Communicatie dans- en show

Wie van de entree nog niet vrolijk werd, kwam zeker wel in de stemming met de fantastische Anitaas, een

Toiletgebouworkest (Dorien, Luc, Carolien, Hugo, Ruurd, Jeroen, Maarten en Nancy).

Beide acts waren uitstekend in staat om de zaal op te warmen voor de hoofdacts... want met de Hermes House Band en de keurig in foute stijl geklede DJ Ronny Hammond knalde helemaal het dak eraf!

bitterballen en hotdogs geserveerd. In de cocktailbar zat de sfeer er goed in door de gezellige karaoke optredens: er zijn weer heel wat verborgen talenten gespot en spiegels gesneuveld! Kortom een echt feest voor en door het personeel! De foto’s op deze

Zo Gezegd In Zo Gezegd vraagt Pyloon een willekeurige collega te reageren op een citaat. Dit keer vroegen we: Evelyn Brinkman, voorheen webmaster, nu werkzaam als projectleider. Evelyn is werkzaam bij de provincie vanaf 1 december 2009.

Mobiliteit. Onlangs ben ik gestart bij het project Staat van Utrecht. Door op verschillende plekken werkzaam te zijn, merk ik ook dat er (mini) cultuur­ verschillen binnen de provinciale organisatie. Bij Mobiliteit bijvoorbeeld vind ik de werkwijze constructief en effectief.

De neuzen staan doorgaans dezelfde kant op en de doelen zijn duidelijk. Dat werkt erg fijn.

‘Beter recht voor zijn raap, dan krom door de bocht’.

Eerste reactie?

Mee eens, ik voer liever het gesprek zoals het is, dan dat er om de kern heen wordt gedraaid. In het laatste geval moet je zoeken wat er wel of niet van belang is.

Ik vind wel dat het gesprek vanuit respect voor elkaars standpunten moet worden gevoerd, en ik vind een vriendelijke toon ook belangrijk. Ik haak af als mensen elkaar gaan afzeiken.

Hoe doen we het in zijn alge­ meen bij de provincie?

Haha, toen ik nog maar net bij de provincie werkte, gebeurde het regelmatig dat ik na een vergadering niet precies kon aangeven waar we op uit waren gekomen. Sterker nog, het kwam voor dat ik een vergadering inging en dat vooraf niet duidelijk was waar we het precies over gingen hebben.

Voor een control freak als ik, is dat vrij ondraaglijk.

Is het nu beter?

Ik heb nu ander werk, ik ben projectleider en ben dus met steeds wisselende projecten bezig. Hiervoor heb ik gewerkt aan de (bèta) oplevering van de digitale helpdesk (project Click Call Face), en ik doe het project Mobiliteitsplan bij team

Wat zijn voor jou echte con­ versatiekillers?

Als het een breiclubje wordt.

Daar bedoel ik mee dat een gesprek dan nergens toe leidt en iedereen vooral zichzelf graag hoort praten. Daar reageer ik allergisch op. Ik probeer dan het gesprek een bepaalde richting op te sturen, maar als dat niet lukt, frustreert me dat wel. Ik

heb bij de provincie ook wel eens bij vage clubjes gezeten.

Nu weer ik dergelijke situaties.

Ik kijk wel drie keer uit voordat ik me voor een dergelijk clubje laat strikken.

Kun je goed aangeven wat je wilt in een gesprek?

Ja, Ik kan redelijk goed dingen bespreekbaar maken, waarbij ik altijd de andere partij in zijn/ haar waarde laat.

Overigens merk ik dat ik minder fel ben dan vroeger. Ik hanteer nu het principe van ‘choose your battles’: ik probeer me niet meer druk te maken over van alles. Laats zei een vriendin nog vol verbazing tegen me: ‘Wat ben jij diplomatiek geworden zeg!’ Ik vat het maar op als compliment.

Pyloon • Juli 2014

Heb je hulp nodig of wil je enkel wat controleren bij een inkoper?

Kijk op het Serviceplein onder ‘Inkoop/subsidie en Inkoop’

Je kunt ook contact zoeken met Team Inkoop via inkoop@provincie-utrecht.nl

Handig: Er is ook een speciale Yammergroep aangemaakt met tips en trucs!

Provincie Nieuwe Stijl

Nieuw inkoop- en aanbestedingsbeleid Door: Mireille van Kempen

Vanaf 1 januari 2014 heeft de provincie Utrecht een nieuw inkoop- en aanbestedingsbeleid. Dit houdt in dat bepaalde aanbestedingen (enkelvoudig en meervoudig onderhandse aanbestedingen) voortaan door de afdelingen zelf moeten worden uitgevoerd. Nationale en Europese aanbestedingen, waarbij grotere bedra­ gen zijn gemoeid en het proces complexer is, blijven afgehandeld worden door het cluster Inkoop. Ook voor de aanbestedingen die de afdelingen zelf worden uitgevoerd, geldt overigens dat er altijd nog een laatste ‘check’ plaatsvindt door Inkoop.

Sandra Koolsbergen: ‘Ook voor aanbestedingen wordt zelfredzaamheid gevraagd.’

Sandra Koolsbergen, tactisch inkoper: “Voor de gemiddelde medewerker blijven aanbestedingsprocedures ingewikkeld. Daarbij komt dat er door de nieuwe aanbestedingswet meer en complexere regels gelden en er ook een ruimere klachtmogelijkheid is. Dat betekent dat er grote financiële gevolgen voor de provincie kunnen

van Inkoop. Schroom vooral niet om dit te doen, wij hebben liever dat we in een vroeg stadium collega’s goed op weg kunnen helpen, dan dat er eerst dagenlang wordt aangemodderd.”

Regionale kracht Inkoop is ook een effectief instrument om de ambities van het provinciebestuur te ondersteunen. Sandra: “GS hebben een aantal ambities voor deze regio. Zoals het versterken en vergroenen van de regionale economie, en het stimuleren van arbeidsreïntegratie en -participatie, en innovatie. In het nieuwe inkoopbeleid zie je deze ambities onder meer terug in de extra mogelijkheden die zijn gecreëerd voor de regionale MKB en startende ondernemers. En door duurzaamheid een wezenlijk onderdeel van de offertebeoordeling te maken werken we allemaal mee aan een groenere provincie.”

Ans van der Rijst en Peter van Dodeweerd: kritische volgers van het nieuwe inkoopbeleid.

zijn als een aanbestedingsprocedure niet zorgvuldig wordt uitgevoerd. Dat willen we voorkomen door duidelijke spelregels op te stellen en een aantal tussentijdse checks in te bouwen.”

Werkinstructies op het Serviceplein Niet alleen de nieuwe aanbestedingswet maakt het nieuwe inkoopbeleid noodzakelijk, ook het feit dat door de reorganisatie meer gedaan moet worden met minder mensen speelt een rol. Sandra: “Voor alle bedrijfsvoeringstaken geldt dat van medewerkers zelfredzaamheid wordt gevraagd, dus ook bij aanbestedingen.

Maar wij laten de collega’s niet aan hun lot over. In februari hebben we al zes voorlichtingsbijeenkomsten gegeven over de nieuwe regels.

Daar was veel belangstelling voor. Verder is aan alle teamleiders gevraagd om Inkoop uit te nodigen in hun teamoverleg om de nieuwe werkwijze nog eens toe te lichten. Dat hebben we inmiddels in twaalf teamoverleggen gedaan.

Op het Serviceplein staan de nieuwe sjablonen, de checklists en de werkinstructies, waarmee collega’s aan de slag kunnen. Wie er dan nog niet uitkomt, kan contact opnemen met iemand

Peter: “Toen wij in het berichtje op Atrium lazen dat het inkoopbeleid ging veranderen, besloten wij de nieuwe processen kritisch onder de loep te nemen. Als adviseurs Bedrijfsvoering ondersteunen wij de medewerkers van UFL bij de bedrijfsvoeringstaken. Wij dachten dus: als wij het snappen, dan kunnen we anderen ermee helpen. Snappen wij het niet, dan snapt niemand het. Dat laatste was het geval, de sjablonen waren veel te ingewikkeld, en te bewerkelijk.” Ans: “Bij het invullen van de formulieren

De 5 Aanbestedingsgeboden 1. Houd je bij aanbestedingen aan de voorgeschreven inkoopsjablonen.

2. Behandel ondernemers zoals je zelf behandeld wil worden.

3. Streef bij het aanbesteden naar maximale maatschappe­ lijke waarde, niet enkel naar lage prijzen.

4. Communiceer helder, houd je vervolgens aan wat je com­ municeert en werk controleerbaar.

5. Vraag de inkoopmedewerkers tijdig om advies als zaken je niet duidelijk zijn.

blijkt ook dat Inkoop op een heel ander moment in het proces zit dan wij als gebruikers.

Op de werkvloer komt Inkoop meestal pas in beeld als er al een offerteaanvraag is gedaan, en soms zelfs al een akkoord is. Inkoop wil dat we voortaan eerder in het proces worden meegenomen.” Reden dus om aan de bel te trekken. Samen met collega’s van Inkoop zaten zij om tafel om de informatie geschikter te maken voor de gebruiker. Eén van de resultaten hiervan is een e-formulier, dat onder meer een boel werk bespaart met parafen verzamelen.

Peter: “Inkoop stond zeer welwillend tegenover onze kritiekpunten. De nieuwe sjablonen hebben we nog niet gezien, maar ik neem aan dat ze duidelijker zijn geworden. Over de Yammergroep zijn ze minder enthousiast. Ans: “Veel mensen zijn nog niet actief op Yammer, dus je bereikt niet de hele doelgroep. Verder lijkt het ons handiger om alle informatie op één plek te zetten, in dit geval op het Serviceplein.”

Inkoop- en aanbestedingsprocedures Bij de provincie zijn er verschillende inkoop- en aanbestedingsprocedures. Welke van toepassing is hangt vooral af van de hoogte van het te besteden bedrag. Er bestaan 5 inkoopprocedures:

Werken

Leveringen en Inkoopprocedure Diensten

Aantal uit te nodigen Uitvoering Ondernemers/publicatie

< € 5000 < € 5000 n.v.t. één € 5000 € 5000 Enkelvoudig onderhands één € 150.000 € 50.000

€ 150.000 € 50.000 Meervoudig onderhands Drie tot vijf € 1.500.000 € 207.000 € 1.500.000 n.v.t.

Nationaal Nationale publicatie € 5.186.000 op TenderNed Vanaf € 5.186.000 Vanaf € 207.000 Europees Europese publicatie op TenderNed

Afdeling/team Afdeling/team i.s.m. Inkoop Afdeling/team i.s.m. Inkoop Inkoop Inkoop

Pyloon • Juli 2014

De Workshop Waterraket gemist? Bekijk dan het instructiemodel op deze pagina!

Heb je al op het gloednieuwe Serviceplein gekeken? Hier kun je met al je vragen terecht.

Kom je er niet uit, kun je altijd het Service Centrum bellen of langs­ komen aan de balie.

Provincie Nieuwe Stijl Click… Call... Face…

Lift off!

Het is zover. Click, Call, Face, een andere manier van werken voor iedereen, is gelanceerd. Op donderdag 26 juni om 11.30 gingen de waterflesraketten symbolisch de lucht in op parkeerterrein P3. We blikken nog even terug met twee roergangers, Henk Heijnemans (afdelingsmanager SER) en Peter Dussenbroek (projectleider ontwikkeling front office). Beiden kijken vanuit hun eigen perspectief terug op twee jaar hard werken.

Door: Daniël Albers

1. vul een fles tot 2/3 vol 2. neem een kurk en kort deze in zodat het ventiel er helemaal door past 3. boor een gat in de kurk en plaats het ventiel door de kurk, zet het geheel klem met de ventielring 4. plaats de kurk met ventiel in de fles 5. plaats de fles met het ventiel naar beneden in de lanceerinstallatie 6. plak met tape 4 touwtjes van ca 30 cm aan de bodem van de fles en aan een plastic zak, deze zal als parachute dienst doen 7. plaats de parachute losjes in de hals van een tweede fles en zet deze hals losjes op de flessebodem 8. zet de pomp aan het ventiel en na enige tijd pompen, gaat derest vanzelf.

Slokt het tijd op van het werk waarvoor je bent aangenomen of is het juist efficiënter om via een paar klikken de zaken zelf te regelen? De provincie maakte hierin in 2012 een duidelijk keuze. De keuze om door middel van zelfservice met minder mensen dezelfde kwaliteit in de dienstverlening te leveren aan onze omgeving. Geen dure bedrijfsvoering meer, maar het geld besteden om buiten beter presteren.

Zelfservice “Click, Call, Face is mij niet onbekend. Zo’n tien jaar geleden kwam ik er voor het eerst mee in aanraking,” vertelt Henk Heijnemans. “Als interim manager bij de ING werd ik op mijn eerste werkdag achter een computer gezet.

‘Kijk Henk, dit is zelfservice. Je wordt vandaag niet ingewerkt, maar mag zelf je weg vinden via ons serviceplein’ was de mededeling. Dat was even wennen, maar al snel raakte ik er helemaal bekend mee,” aldus Henk.

Ook met ons eigen serviceplein deed Henk de afgelopen twee maanden ervaring op. “Je merkt dat je sinds de komst van het serviceplein heel veel zelf kan regelen. Mijn persoonlijke ervaringen zijn positief. Door zelf meer te kunnen regelen is het voor mij mogelijk om meer mijn

eigen werk te sturen en werkzaamheden te doen wanneer ze mij het beste uitkomen. Dit geeft een bepaalde vrijheid in mijn werk die ik prettig vind. Ook bespaart het mij tijd. Waar ik vroeger iets in drievoud moest inleveren, via de mail en handmatig kan ik dit nu met een paar klikken regelen. Wat ik een ander voordeel vind is dat ik niet meer hoef te wachten op andere om zaken te regelen. Ik ben dan ook enthousiast en trots. Ons serviceplein kunnen we zo verkopen aan een commercieel bedrijf, zo hoog is de kwaliteit ervan. Daar mogen we als provincie best trots op zijn.” Henk besluit met een tip voor iedereen: “Blijf kritisch en geef feedback om ‘Click, Call, Face’ te verbeteren.”

Veranderen door te doen Met het Serviceplein is de ‘Click’ gerealiseerd, nu zijn ook de ‘Call’ en de ‘Face’ op orde. “In 2012 zijn we gestart met het samenvoegen van het Klant Contact Centrum (KCC), Centraal Service Centrum en de Helpdesk,” vertelt Peter Dussenbroek. Het idee hiervan was om allround servicecentrummedewerker te creëren waarbij je met uiteenlopende vragen terecht kan, van ICT vraagstuk tot de uitleen van een fiets. Aangezien iedereen op dat moment zijn eigen winkeltje runde en het werk redelijk uiteen lag leidde de voorgenomen samenvoeging tot één Service Centrum niet direct tot gejuich. Daarom zijn we begonnen met kennis te maken met elkaars werk. De techneuten van de helpdesk werkte de baliemedewerker van het Service Centrum in tot helpdeskmedewerker en vice versa. Op deze manier raakten iedereen bekend met de verschillende disciplines van het Service Centrum.”

Door dit te doen ontdekte iedereen dat die ene functie van Service Centrum medewerker toch best wel leuk en dynamisch was. Peter: “Toen

we eenmaal één team waren zijn we begonnen met flexwerken, zoals de rest van de provincie dat doet. Hierdoor werd het voor servicecentrummedewerker ook mogelijk om bepaalde werkzaamheden vanuit huis te doen. Deze vrijheid in het werken leverde een enorme boost op bij de mensen.”

“Op dit moment zijn we bezig met de laatste loodjes en die zijn eigenlijk het leukst. We zijn het team verder aan het professionaliseren. De helpdesk loste bijvoorbeeld 60% van alle calls op, bij het KCC hadden we een enorme benaderbaarheid naar burgers en bij het SCC wist men precies hoe om te gaan met klanten aan de balie. Dit wil je natuurlijk wel waarborgen.

Daarom werken we nu aan een eenduidige werkwijze. Denk hierbij aan eenduidigheid in taalgebruik, een belscript en de omgang met klanten aan de balie. Door van elkaar te leren en een eenduidige werkwijze te hanteren zijn we straks in staat om te functioneren als aanspreekpunt wanneer het antwoord niet gevonden kan worden op het Serviceplein. Wij staan komende zomer voor iedereen klaar die er op het serviceplein niet uitkomt”.

Pyloon • Juli 2014

Meer over het project N225: www.provincie-utrecht.nl/n225

Meer over de Slag om de Grebbeberg: http://www.grebbeberg.nl

Op de hoogte blijven van wegwerkzaamheden? Volg @werkaandewegutr op Twitter!

Buiten Beter Presteren Grebbeberg integraal aangepakt

Met oog voor veiligheid, landschap en historie Een bijzonder stukje Utrecht. De Grebbeberg in het zuidoostelijke puntje van de provincie was decor van een hevige slag in de Tweede Wereldoorlog. Het gebied herbergt belangrijke ecologische waarden én wordt doorkruist door de N225, een belangrijke regionale verkeers­ ader. Toen die weg op de schop ging om de veiligheid te verbeteren, werd dan ook het hele gebied integraal aangepakt. Zo werd de Grebbeberg extra bijzonder.

De verkeersveiligheid vergroten, voor alle weggebruikers. Met dit doel werd de N225 bij Rhenen - het gebied op en om de Grebbeberg - in maart en april van dit jaar flink aangepakt. Dat betekent meer dan alleen een nieuwe laag asfalt. Onderaan de berg kreeg de weg een nieuwe indeling voor afslaand verkeer. Fietsers, die tot die tijd de rijbaan deelden met de automobilisten, kregen een aparte, verhoogde fietsstrook. Even verderop, richting Ouwehands Dierenpark, werd het fietspad helemaal losgetrokken van de rijbaan. De parkeerplaats bij de Militaire Begraafplaats ging op de schop.

De bushaltes werden opgeknapt en er werd nieuwe openbare verlichting geplaatst.

Het mooie van dit omvangrijke project zit ‘m echter niet alleen in de opgeknapte en veiligere weg. Omdat de weg zo’n bijzonder gebied kruist, is meteen gekeken naar manieren om de cultuurhistorische, ecologische en landschappelijke waarden te behouden en waar mogelijk zelfs te versterken. Bovendien hebben slimme samen­werkingen met de gemeente Rhenen, de aannemer en partijen uit de omgeving als het dierenpark, Het Utrechts Landschap, de Militaire Begraafplaats, aanwonenden en Zideris ervoor gezorgd dat de overlast tot een minimum is beperkt en het gebied nog waarde­voller wordt.

Door: Niels Lange

Ecologische waarden

Bij de wegwerkzaamheden was het onvermijdelijk dat een aantal bomen moest worden gerooid. Omdat het dichte bladerdak nu net één van de kwaliteiten van de Grebbeberg is, is daarbij wel geprobeerd de schade zoveel mogelijk te beperken.

Op de helling zijn ongeveer 40 bomen gerooid, een aantal dat de natuur binnen enkele jaren weer heeft opgevangen. Even verderop, rond het parkeerterrein en de bushalte zijn zo’n 60 bomen verwijderd. Hiervoor worden – in samenwerking met Het Utrechts Landschap – binnen de gemeente Rhenen nieuwe bomen geplant.

Ook zijn de bomen in februari al gerooid, buiten het broedseizoen van de vele vogels.

Er is bovendien meteen van de gelegenheid gebruik gemaakt om het leefgebied van kleinere diersoorten, zoals de das, boommarter en eekhoorn, te vergroten door hen een gemakkelijke en veilige overgang te bieden. Gelijktijdig met de reconstructie van de weg, heeft aannemer BAM Wegen een ecobrug aangelegd waarvan de draagconstructie volledig is opgebouwd uit composiet. Een primeur voor Nederland en bijzonder duurzaam.

De Slag in beeld

De Grebbeberg speelt een prominente rol in de Nederlandse oorlogsgeschiedenis.

Op 11, 12 en 13 mei 1940 werd hier de Slag om de Grebbeberg uitgevochten tussen het Nederlandse en het Duitse leger. Dat het een hevige en bloedige slag was, is al langer bekend. Tijdens het archeologisch onderzoek en de graafwerkzaamheden voor het fietspad kwamen echter grote hoeveelheden munitie en andere voorwerpen tevoorschijn. Omdat de aanvals- en verdedigingslinies haaks op de huidige N225 stonden, gaven deze objecten, samen met de bestaande kennis, een goed beeld van hoe de strijd precies is verlopen.

De provincie wil deze bijzondere geschiedenis graag blijvend in beeld brengen.

Samen met Parklaan Landschapsarchitecten, kunstenaar Paul de Kort, archeologisch bureau RAAP en Stichting de Greb is een ontwerp gemaakt, waarbij het fietspad en het nieuwe wandelpad als een tijdlijn fungeert. De ankerpunten op de tijdlijn worden verbeeld door een betonplaat met een patroon, tijdsaanduidingen en tekst. De teksten komen uit de ooggetuigenverslagen van de Nederlandse militairen. Al wandelend en fietsend wordt op deze manier de strijd verwoord. In het najaar wordt begonnen met de aanleg.

Slimme samenwerkingen

Bij een omvangrijke reconstructie van een weg als deze zijn doorgaans veel partijen betrokken. Neem bijvoorbeeld het aan de N225 grenzende complex van zorgorganisatie Zideris, dat ook nog eens vijftien hectare bos op de berg beheert.

“Zes jaar geleden lag er al een ontwerp, maar dat kon in de omgeving niet op veel steun rekenen. De impact op het landschap was te groot,” vertelt Louis Dibbets, manager dienstverlening bij Zideris. “Toen de provincie vorig jaar met een nieuw plan kwam, dachten wij: dan kunnen we maar beter samen optrekken.”

Het resultaat mag er zijn: de ecobrug komt uit op het terrein van Zideris en - in samenwerking met de gemeente - is een voetpad naar de bushalte aangelegd waardoor medewerkers, bewoners en bezoekers van de zorginstelling zich veiliger van en naar het terrein kunnen bewegen. “Er moest daar echt iets gebeuren. Met deze oplossing zijn we heel erg blij,” zegt Dibbets, die tevreden terugblikt op de reconstructie. “De schade aan het landschap valt mee en er is goed samengewerkt, ook tijdens de wegafsluiting. Essentieel voor een 24-uursorganisatie als Zideris. Wat mij betreft is dit project een voorbeeld van hoe het moet.”

Pyloon • Juli 2014

Prikbord Digitaal

Ontdek Provincie Utrecht Magazine!

Benieuwd naar meer verhalen over wat we als provincie doen om, samen met onze partners, het beste uit de regio te halen?

Neem dan een gratis abonnement op het digitale Provincie Utrecht Magazine. Onlangs is de derde editie verschenen, met onder meer het artikel over de Grebbeberg op de vorige pagina, maar ook nog veel meer!

Wat gebeurt er allemaal onder de grond? Wat merkt Utrecht van de Europese Unie? Hoe ziet het natuurbeheer van de toekomst eruit? Deze en vele andere vragen worden beantwoord in deze editie.

Daarnaast kunt je meespelen met een leuk spel.

Het magazine kun je bekijken op www.provincieutrechtmagazine.nl. Heb je iets leuks gezien of gelezen? Deel het

magazine dan met je vrienden, volgers of zakelijke contacten op Facebook, Twitter en LinkedIn. Op die manier werken we er samen aan dat steeds meer Utrechters de vraag ‘wat doet de provincie nu eigenlijk?’ kunnen beantwoorden aan de hand van mooie praktijkverhalen.

OPPU Vaarwel voorzitter!

Jan de Jager is van 1981 tot 2014 penningmeester en voorzitter van de OPPU geweest.

Hij droeg op 15 april tijdens de ALV het OPPU-voorzitterschap over aan Yvonne van Dijke, die helaas door ziekte verhinderd was.

Jan als voorzitter is door collega-bestuurders omschreven als: beschaafd, enthousiast, oprecht en integer, met veel gevoel voor de menselijke maat. Computers en andere digitale apparaten zijn nooit vriend van hem geworden, maar door zijn gedrevenheid heeft hij de OPPU in al die jaren uitstekend leiding gegeven.

Als herinnering kreeg Jan van secretaris Rien Bakker de (oude) voorzittershamer, voorzien van een inscriptie en een stevige bos bloemen.

Op www.provincie-utrecht.nl/ magazine kun je ook oudere edities nog eens teruglezen.

Afstandelijk dichtbij De Rode Loper is de societyrubriek van Pyloon. Evenementen, bijzondere collega’s of gebeurtenissen: niemand is veilig voor de pen van De Rode Loper. In deze editie staat de Rode Loper stil bij het afscheid van Niels Lange, die drieënhalf jaar aan het roer stond van Pyloon.

“Een druilerige dag in november 2010, dat is mijn eerst herinnering aan de provincie Utrecht,” begint Niels zijn relaas.

“Niet aan de provincie Utrecht als gebied - dat moet een bezoekje aan stripboekenwinkel Piet Snot geweest zijn - maar wel aan de provincie als organisatie. Ik mocht op sollicitatie komen en werd direct naar een gigantische vergaderzaal op de eerste verdieping geleid. Met aan de ene kant een laptop, een beamer en een nerveuze twintiger die zich door zijn Powerpointslides heen worstelde en aan de andere kant - zo’n tien meter verderop - het vierkoppige sollicitatiecomité. Ik was blijkbaar onder de indruk van dit afstandelijke

machtsvertoon, want toen ik een paar uur later in de pan spaghetti aan het roeren was en werd teruggebeld met de boodschap dat ik door was naar de volgende ronde, liet ik van schrik mijn telefoon bijna in de rode saus vallen. ‘Echt waar?’ riep ik. Het tweede gesprek mocht ik gelukkig een stuk dichterbij zitten en waren ook de afmetingen van de zaal een stuk aangenamer.”

Toch bleek de eerste indruk niet allesbepalend voor de drieënhalf jaar die volgden.

“Als eindredacteur van Pyloon, Provincie Utrecht Magazine en tal van andere communicatiemiddelen ben ik in alle hoeken van de organisatie geweest.

En wat bleek? Bijna overal werd ik warm ontvangen en heb ik leuke en verrassende contacten opgedaan die me

altijd bij zullen blijven. De verhuizing naar ons nieuwe gebouw heeft daar ook zeker een aandeel in gehad.”

Niels ziet een duidelijke parallel tussen zijn eerste kennismaking met de provincie en die van onze ‘buitenwereld’ waar wij ‘het uiteindelijk toch allemaal voor doen’. “De provinciale organisatie wordt bijeengehouden door een warme groep mensen met goede ideeën, maar je moet er als buitenstaander wel even doorheen prikken.

Zoals de Sterren lagen verborgen in het groen en zijn doordrenkt met het imago van een bejaardenhuis in de jaren ’70, zo wordt ook de provincie door de onwetende buitenwereld gezien als een stoffige en afstandelijke club.

Maar dit is zeker niet zo!

Er zijn hier zoveel mensen met goede, creatieve en innovatieve ideeën voor de provincie. Als ik de provincie iets mag meegeven, dan is het: benut het talent van deze mensen en vertel het verhaal van de provincie door.

Niet zo bescheiden, jullie hebben het goed voor elkaar!

Niet voor niets ben ik als

verstokte Rotterdammer van plan om binnen enkele jaren een mooi huisje op de Heuvelrug te zoeken.

Maar alleen als jullie doorgaan met het mooi maken en houden van de provincie. Anders blijf ik zitten waar ik zit, jullie zijn gewaarschuwd!”