Sociaal jaarverslag 2011 provincie Utrecht

Sociaal Jaarverslag 2011

sociaal jaarverslag 2011 I 1

2 I sociaal jaarver slag 2011

Inhoud 1.

Voorwoord provinciesecretaris

5

2.

Organisatie • Veranderopgave • Reorganisatie • Bezuinigingen • Kwaliteit • Strategische personeelsplanning (SPP) • Van regels naar afspraken • P-portaal • Werkkostenregeling

6 6 6 6 7 7 7 8 8

3.

Arbeidsmarkt • Werving en selectie • Re-integratie en herplaatsing

9 9 9

4.

Loopbaan • Pythagoras Academie • Persoonlijk ontwikkelbudget • Jong Talent Programma

10

5.

Gezondheid • Arbozorg • Groen vervoer • Bedrijfshulpverlening

11 11 11 12

6.

Personeelszorg • Het bedrijfsmaatschappelijk werk • Het werk van de vertrouwenspersonen

13

Cijfers sociaal jaarverslag 2011

14

7.

13

sociaal jaarverslag 2011 I 3

4 I sociaal jaarver slag 2011

1.

Voorwoord provinciesecretaris

De Toekomst begint NU Voor onze organisatie is in 2011 een nieuwe tijd aangebroken. Onder de noemer “De Toekomst begint NU” werken wij aan de nieuwe organisatie. De opdracht van Gedeputeerde Staten is duidelijk: kerntaken, minder middelen en een organisatie van maximaal 675 fte. Dit vraagt scherpe keuzes om de organisatie op de rit te krijgen. En bij keuzes maken hoort ambitie.

We willen excelleren in waar we goed in zijn: verbinden van de inhoud, het verenigen van partijen en het vernieuwen van ons instrumentarium. Om samen met onze partners onze regio te versterken.

We willen tot de top 3 van beste werkgevers horen binnen de overheid. Dat is de ambitie. Dat staat centraal. We bezuinigingen niet om te bezuinigen. We grijpen de opdracht aan de organisatie met een nieuw bewustzijn en trots naar een effectieve en efficiënte organisatie om te vormen waar het prettig werken is.

Dit vraagt al met al een andere organisatie. We hebben al flinke stappen gezet. Een nieuw organisatiemodel, een kleinere directie, minder afdelingen en minder afdelingsmanagers. Het nieuwe dagelijks bestuur gaf al het voorbeeld door het dagelijks bestuur in deze collegeperiode met twee gedeputeerden minder te doen.

Het belangrijkste in onze organisatie zijn onze medewerkers. Het is van groot belang dat ons personeelsbeleid past bij onze ambitie en kerntaken. We gaan voor duurzame inzetbaarheid.

Duurzame inzetbaarheid betekent eigen verantwoordelijkheid voor je eigen ontwikkeling, helderheid vanuit leidinggevende wat van je verwacht wordt en denken in uitdagende klussen die passen bij de opgaven van onze organisatie en je persoonlijke ontwikkeling. Mooie woorden die we moeten waarmaken. Eerste stappen zijn gezet door regionaal de krachten op het terrein van interne arbeidsmarkt te bundelen. Met de gemeenten Utrecht en Amersfoort zijn bijvoorbeeld afspraken gemaakt over werving en voorrangsregels. Er is bijzondere aandacht voor de ontwikkeling van onze eigen medewerkers. Daarom boden we ook in 2011 extra kansen aan jonge, talentvolle medewerkers via het zogenaamde Jong Talent programma.

Hoe raar het ook klinkt, investeren in een dergelijk programma is hard nodig. We moeten een aantrekkelijke werkgever blijven. Over enkele jaren wordt vanwege de vergrijzing de strijd om jong talent hevig. Daarop moeten we voorbereid zijn. Met ons Jong Talent programma hebben we een goede stap voorwaarts gemaakt.

Tot slot. Een nieuwe organisatie gaat gelijk op met een eigentijdse manier van werken. Anders Werken ondersteunt ons optimaal in het realiseren van onze ambitie. Met het nieuwe gebouw, flexwerken en bijpassende ICT zijn we in staat te verbinden, te vernieuwen en te versterken voor het samen behalen van onze ambitie. Dit sociaal jaarverslag 2011 is de verantwoording van ons sociaal beleid op het gebied van personeel en organisatie. Hierin leest u de stappen die we hebben gezet voor de nieuwe organisatie. Ik wens u veel leesplezier.

Hans Goedhart Provinciesecretaris/algemeen directeur

sociaal jaarverslag 2011 I 5

2.

Organisatie

Veranderopgave In 2011 is op basis van het coalitieakkoord 2011-2015 besloten de provincie Utrecht te reorganiseren en de nodige bezuinigingen door te voeren. We kunnen dus spreken van een tweeledige veranderopgave. We gaan onze huidige teams onderbrengen bij nieuw in te richten afdelingen en ons totale personeelsbestand terugbrengen naar een formatie (en bijbehorende bezetting) van 675 fte.

Naast de bovenstaande veranderopgave is er maximum gesteld aan het inhuren van externe medewerkers. De totale contractwaarde van inhuurmedewerkers moet in de huidige coalitieperiode worden teruggebracht van 17 naar 13 miljoen euro.

Met de komst van provinciesecretaris Hans Goedhart is de organisatieverandering, die met deze veranderopgave gepaard gaat, officieel van start gegaan. Zo is er om te beginnen een heldere visie op de organisatie neergezet, waarbinnen de krimpopgave haar beslag moet krijgen.

Reorganisatie De nieuwe organisatie zal uit twaalf afdelingen bestaan:

• • • • • • • • • • • •

Directie Concerncontrol Bestuurs- en directieondersteuning Fysieke leefomgeving Mobiliteit, Economie en Cultuur Uitvoering fysieke leefomgeving Vergunningverlening en handhaving Wegen Managementondersteuning Managementservices Jeugdzorg Statengriffie

Kwartiermakers zullen per 1 januari 2012 aan de slag gaan om deze afdelingen efficiënt in te richten en de verschillende werkprocessen, die op teamniveau bij elkaar komen, te stroomlijnen. De managers van deze afdelingen komen hiërarchisch te vallen onder een directie bestaande uit twee leden.

Bezuinigingen In samenhang met het reorganiseren worden er bezuinigingen doorgevoerd.

We moeten bekijken welke activiteiten belangrijk zijn en een wettelijk karakter hebben. Ook stellen we, met als uitgangspunt het coalitieakkoord 2011-2015, vast welke activiteiten niet tot onze kerntaken en wettelijke taken behoren. Dit zal impact hebben op de medewerkers die deze werkzaamheden uitvoeren en mogelijk leiden tot herplaatsing binnen of buiten de provincie.

6 I sociaal jaarver slag 2011

Naast de focus op kernactiviteiten is een bezuiniging op de loonsom van het ambtelijke apparaat afgesproken. Als eerste stap heeft de directie in 2011 besloten een aantal medewerkers met een tijdelijke aanstelling geen contractverlenging aan te bieden.

Tevens wordt mobiliteitsbeleid ontwikkeld om medewerkers, van wie de functie vervalt, zoveel mogelijk van werk naar werk te begeleiden.

Kwaliteit Om in 2015 over een kwalitatief goede organisatie te kunnen beschikken, moeten we er tijdens het realiseren van de bezuinigingen en het uitvoeren van het plaatsingsproces voor zorgen dat de juiste persoon op de juiste functie terecht komt. De afdeling P&O ziet erop toe dat de afwegingen die in dit kader worden gemaakt, in overeenstemming zijn met het Sociaal Statuut en het flankerend beleid.

Toekomst Om een aantrekkelijk werkgever te kunnen zijn, is het van belang een toekomstgerichte –en bestendige organisatie neer te zetten. Het definiëren van een lonkend perspectief waarbinnen de nieuwe organisatie gestalte moet krijgen is dus van groot belang. Met deze exercitie is in 2011 een begin gemaakt.

Verder staat de verhuizing naar een ander gebouw op stapel, wat ook een andere manier van werken met zich mee brengt. We zijn de weg in geslagen van een werkplek gebonden en intern gerichte organisatie naar een werkplekonafhankelijke organisatie die meer vraag en aanbod gestuurd gaat opereren. Flexibiliteit en duurzame inzetbaarheid zijn hierbij de uitgangspunten.

Strategische personeelsplanning (SPP) In 2011 heeft het accent van de strategische personeelsplanning vooral gelegen op de regionale samenwerking met een aantal omliggende gemeenten en duurzame inzetbaarheid van personeel.

Onderdelen van SPP waaraan in 2011 actief is gewerkt: 1. Regionale Samenwerking Er is een opzet gemaakt voor regionale samenwerking tussen overheidspartners met als doel vacatures uit te wisselen en op termijn een interne arbeidsmarkt te vormen. Op 1 juni 2011 hebben de provincie Utrecht en de gemeenten Utrecht en Amersfoort hiertoe een convenant getekend. Sinds die tijd wisselen zij onderling actief vacatures uit, nadat deze eerst intern in de eigen organisaties zijn uitgezet. Per 1 januari 2012 gaan ook de gemeenten Nieuwegein en IJsselstein meedoen.

Nog twee andere gemeenten hebben al belangstelling getoond. Momenteel werken wij aan een systeem om de regionale vacatures digitaal te kunnen uitwisselen in aansluiting op de eigen E-HRM-systemen. Verder is in voorbereiding een project om te komen tot onderlinge functieruil om actief mensen te kunnen uitwisselen, ook als geen sprake is van vacatures.

2. Duurzame inzetbaarheid.

De directie heeft ingestemd met de een aanpak van duurzame inzetbaarheid. Ook de OR kon zich hierin vinden. Volgens planning zouden we in het najaar starten met een pilot, maar dat heeft vertraging opgelopen in verband met de uitvoering van het Coalitieakkoord en wijziging van de hoofdstructuur van de organisatie. In 2012 zullen de voorgenomen activiteiten van duurzame inzetbaarheid een vervolg krijgen.

sociaal jaarverslag 2011 I 7

Van regels naar afspraken Anders Werken bij de provincie Utrecht vraagt dat wij nieuwe afspraken maken en minder regels.

Om het een en ander in goede banen te leiden heeft een werkgroep alle regelingen die met bedrijfsvoering en personeelsaangelegenheden te maken hebben geïnventariseerd. Doel is het aantal regelingen terug te brengen en af te stemmen op de nieuwe werksituatie. De medewerker kiest de werkplek en de werktijd die op dat moment het beste past bij het werk dat gedaan moet worden.

Dit uitgangspunt vraagt dat men kan beschikken over een mobiel kantoor, dat het Provinciehuis ruime openingstijden heeft en dat bestaande personeelsregelingen dit ondersteunen. In 2011 hebben we gewerkt aan een nieuwe werktijdenregeling en thuiswerkbeleid.

P-portaal Begin 2011 is het nieuwe digitaal personeelsinformatiesysteem P-Portaal in gebruik genomen.

Medewerkers kunnen vanaf elke werkplek digitaal aanvragen doen en gegevens aanleveren. Managers kunnen met een druk op de knop hun goedkeuring geven en de personeelsadministratie kan alles relatief eenvoudig afhandelen. In de loop van het jaar zijn de digitale mogelijkheden van het systeem verder benut en eind 2011 was het mogelijk om de loonstrook te digitaal bekijken, het eigen digitaal dossier in te zien, persoonlijke gegevens te wijzigen, verlof aan te vragen, verzuim te registreren en reiskosten te declareren. Uiteindelijk zullen bijna alle P&O-processen digitaal worden afgewikkeld.

Papieren formulieren behoren dan tot het verleden.

Ook managementinformatie maakt nu integraal onderdeel uit van het P-Portaal. Managers kunnen deze gegevens zonder omwegen benaderen.

Werkkostenregeling Per 1 januari 2011 heeft de Belastingdienst de Werkkostenregeling ingevoerd. Hiermee verdwijnt de gedetailleerde regelgeving Vrije Vergoedingen en Verstrekkingen voor bijvoorbeeld de fiets van de zaak, bedrijfsfitness en telefoons. Alles wat de werkgever aan een werknemer vergoedt of verstrekt wordt in eerste instantie tot het loon gerekend, ook als het gaat om het vergoeden van kosten.

Organisaties mogen nog uiterlijk tot 1 januari 2014 hun loonaangifte onder het oude belastingregime voeren.

Deze loonbelastingmaatregel kan gevolgen hebben voor ons arbeidsvoorwaardenbeleid. Daarom hebben de afdelingen P&O en Financiën alle personeelsuitgaven, van kerstpakket tot afdelingsuitje, geïnventariseerd en bekeken wat de invoering van de werkkostenregeling zou betekenen. Op basis van deze inventarisatie zullen we moeten bepalen hoe we in de toekomst met deze vergoedingen en verstrekkingen omgaan. Hierbij willen we zoveel mogelijk aansluiten bij het arbeidsvoorwaardenoverleg van de gezamenlijke provincies.

8 I sociaal jaarver slag 2011

3.

Arbeidsmarkt

Werving en selectie Alle vacatures en opdrachten liepen in 2011 via Matchpoint. Matchpoint vormt als integraal onderdeel van de afdeling PEO de spil in alle werving- en selectieprocedures, zowel intern als extern. Om goed voorbereid te zijn op de reorganisatie waar we ons op dit moment in bevinden, hebben we in 2011 een start gemaakt met het vormgeven van het mobiliteitsbeleid. Mobiliteitsbeleid geeft een visie op werving en selectie voor de korte, lange en middellange termijn, en zorgt zodoende voor een solide basis waarop Matchpoint zijn activiteiten kan stoelen. In de aanloop naar de vaststelling van dit mobiliteitsbeleid heeft Matchpoint het afgelopen jaar een eerste professionaliseringsslag gemaakt.

Professioneel werken betekent: zorgen voor een goed ‘verwachtingenmanagement’ door de juiste intake- en procedureplanning. En zorgen voor heldere en eenduidige procedures die aansluiten bij de vraag van de klant en passen in de context van de organisatie en de (regionale) arbeidsmarkt.

Meer informatie over het aantal vervulde vacatures treft u in hoofdstuk 7: Cijfers Sociaal jaarverslag.

Re-integratie en herplaatsing Herplaatsers In 2011 hebben we 26 medewerkers die vanwege reorganisatie op zoek waren naar een nieuwe functie, naar een andere baan kunnen begeleiden, meestal intern, en enkele keren extern.

Voor zes medewerkers liep aan het eind van het jaar nog een herplaatsingstraject.

Re-integratie Acht re-integratietrajecten sloten we met succes af. Deze langdurig arbeidsongeschikte medewerkers slaagden erin hun belastbaarheid dusdanig op te bouwen dat ze op hun oude werkplek weer volledig aan de slag konden gaan, al dan niet met een aangepast takenpakket. Aan het eind van het jaar liepen er nog zeven trajecten.

(Potentiële) WW’ers Omdat in 2011 veel tijdelijke contracten niet zijn verlengd, nam het aantal (potentiële) WW’ers toe.

De re-integratie- en herplaatsingsadviseur bood iedereen in de vier maanden voorafgaand aan het einde van hun dienstverband sollicitatieondersteuning en herplaatsingsbegeleiding. Daarmee verkleinden we de kans dat mensen een beroep moesten doen op een WW-uitkering. Ook na uitdiensttreding bleef de begeleiding doorlopen, als dat nodig was. Dit is ook in het belang van de provincie, die WW-uitkeringen zelf betaalt. Vijf van de achttien betrokkenen vonden inmiddels buiten de provincie een nieuwe baan waardoor eind van het jaar nog 13 medewerkers werden begeleid.

sociaal jaarverslag 2011 I 9

4.

Loopbaan

Pythagoras Academie De Pythagoras Academie organiseert in-company trainingen en workshops die zijn toegespitst op de behoeften van de organisatie en haar de medewerkers. Het zal dan ook niet verbazen dat het aanbod in 2011 geheel in het teken stond van ‘Anders Werken’.

De trainingen en workshops, waarvan een aantal verplicht, lieten de medewerkers kennis maken met de mindset en werkstijlen die bij “Anders Werken” horen. Dat viel in de smaak, zoals mag blijken uit een gemiddelde score van 4,3 op een schaal van 5. Vooral de trainingen ‘Basiskennis Social Media’ en ‘Het geven en ontvangen van Feedforward & Feedback’ werden druk bezocht.

De animo voor het volgen van trainingen nam toe, van 353 deelnemers in 2010 naar circa 685 deelnemers in 2011. Het aanbieden trainingen in-company in plaats van extern heeft een kostenbesparing van circa € 330.000 opgeleverd.

Persoonlijk ontwikkelbudget Per 1 januari 2011 is de Cao-afspraak ingevoerd m.b.t. het Persoonlijk Ontwikkel Budget (POB). Voor de invoering het POB is € 1.500,= per medewerker met een vast dienstverband beschikbaar. Om deze reden is in 2011 22% i.p.v. 30% van het opleidingsbudget per afdeling beschikbaar gesteld voor de Pythagoras Academie. Dit gaf afdelingen iets meer ruimte voor het inzetten van het POB én de reguliere vaktechnische trainingen. Met name de uitvoerende afdelingen zijn relatief veel opleidingsgeld kwijt aan vaktechnische trainingen. Het POB loopt (als pilot) tot januari 2014 waarna deze CAO afspraak eerst geëvalueerd wordt alvorens deze maatregel duurzaam in te voeren. In het verslagjaar hebben 52 medewerkers gebruik gemaakt van het POB.

Jong talent Programma In 2011 ging het Jong Talent Programma van start, bedoeld voor interne, jonge, talentvolle medewerkers die nog niet langer dan twee jaar bij ons werkzaam waren en zich wilden ontwikkelen tot breed inzetbare professionals. De deelnemers, vijf mannen en vijf vrouwen tussen 25 en 33 jaar, waren afkomstig uit de hele organisatie.

Het programma loopt tot maart 2012 en is gericht op persoonlijke en professionele ontwikkeling door middel van intervisie, vaardigheidsclinics en het uitvoeren van opdrachten bij andere afdelingen.

Van de tien deelnemers wordt een grote mate van verantwoordelijkheid voor de eigen ontwikkeling gevraagd: een deel van het programma wordt in eigen tijd uitgevoerd en de invulling van het traject hebben zij deels in eigen hand. De teamleiders van de deelnemers hebben een duidelijke rol als begeleiders.

De deelnemers waren erg enthousiast over de opzet en de inhoud van het programma. Zij groeiden, zowel op professioneel vlak als op het gebied van persoonlijke ontwikkeling. Hun leidinggevende beaamden dat. Onderdelen als het verrichten van een opdracht op een andere afdeling en de verdieping van inzicht in persoonlijke kwaliteiten los van de vak-inhoud droegen bij aan een bredere inzetbaarheid van de deelnemers.

Het laatste doel van het programma, jong talent interesseren en behouden voor de provincie, heeft door de omstandigheden aan haalbaarheid ingeboet: van de tien deelnemers zijn er inmiddels twee uit dienst omdat hun tijdelijke contracten door de reorganisatie niet zijn verlengd.

10 I sociaal jaarver slag 2011

5.

Gezondheid

Arbozorg Preventief medisch onderzoek (PMO) In september en oktober hebben we alle medewerkers met een vast dienstverband een preventief medisch onderzoek (PMO) aangeboden. Deelname was op vrijwillige basis. Ruim 500 mensen vulden de digitale vragenlijst in en 471 van hen lieten zich testen op fysieke en mentale vitaliteit.

Van de deelnemers gaf 90% aan meer inzicht gekregen te hebben in de eigen gezondheid.

Uit de voorlopige resultaten blijkt dat de bevlogenheid en inhoudelijke betrokkenheid van onze medewerkers groot is. Dit is een gunstige voorspeller voor optimale arbeidsprestaties, toewijding en vitaliteit, maar overbelasting ligt wel op de loer.

Griepprik In november konden medewerkers zich laten vaccineren tegen de seizoensgriep. Hiervan hebben zo’n honderd medewerkers gebruik gemaakt. Veel oudere medewerkers kunnen de griepprik ook bij hun huisarts halen.

Werkplekadviezen In 2011 hebben we 293 keer een werkplekonderzoek uitgevoerd. Daar waar nodig gaven we de leidinggevenden advies en in 71 gevallen adviseerden we contact op te nemen met de bedrijfsarts. Opvallend was de stijging van het aantal arbeid gerelateerde CANS/RSI klachten ten opzichte van vorige jaren.

Uit de voorlopige cijfers van het PMO bleek dat 43% van de geteste provinciale medewerkers kampte met problemen aan houding en bewegingsapparaat.

Arbeidsconflicten en mediation We willen de toename van het aantal arbeidsconflicten een halt toe te roepen. Besloten is hiervoor mediation als middel te gebruiken als interne bemiddeling niets oplevert. Wij kregen in 2011 te maken met 20 arbeidsconflicten. Twee daarvan konden met inzet van externe mediation worden opgelost, de overige 18 zijn via interne bemiddeling tot een goed einde gebracht.

Registratie (bijna)ongevallen Op grond van de Arbowet dient de werkgever (bijna)ongevallen te registreren. Onze adviseur arbozorg ontving 19 meldingen. In vier gevallen betrof het een bijna-ongeval. Vijf medewerkers moesten voor nader onderzoek naar een ziekenhuis; in de andere gevallen kon met hulp ter plekke worden volstaan.

Groen vervoer De provincie Utrecht heeft door haar ligging een belangrijke functie in het verkeers- en vervoersnetwerk van Nederland. Op de wegen rondom de stad Utrecht wordt het elk jaar drukker. Om de doorstroming te verbeteren werken we, samen met de gemeenten en Rijkswaterstaat, aan een verbetering van het verkeers- en vervoersnetwerk. Naast wijzigen van de infrastructuur willen we weggebruikers beïnvloeden om andere keuzes te maken. Wij hebben dat o.a. gedaan door onze medewerkers via de actie “Rij 2 op 5” kennis te laten maken met het gebruik van de E-bike voor het woonwerkverkeer en deel te nemen aan de actie Spitsvrij.

sociaal jaarverslag 2011 I 11

Rij2op5 Rij2op5 wil medewerkers stimuleren om vaker met de fiets naar het werk te komen. Wij hebben dat gestimuleerd door het verspreiden van posters, het inzetten van een fietsambassadeur en deelname van twee teams in de bedrijvenfietswedstrijd. Medewerkers die wat verder weg wonen konden een maand een elektrische fiets uitproberen. In totaal gaven 24 medewerkers zich hiervoor op, 14 hebben ook al in de praktijk een elektrische fiets uitgeprobeerd. De reacties zijn overwegend positief, al gaat niet iedereen meteen over tot de aanschaf van een elektrische fiets.

Spitsvrij De actie Spitsvrij, gericht op automobilisten in de driehoek Utrecht, Amersfoort en Hilversum, is in augustus van start gegaan en wil automobilisten met een financiële prikkel stimuleren om buiten de spits te reizen, met de auto of anders. Hoe meer spitsmomenten je mijdt, hoe groter de beloning.

Eind december namen 24 collega’s deel aan Spitsvrij. Zij ontvingen gemiddeld 27 euro per maand voor het mijden van de spits. De actie loopt nog tot eind 2012.

Bedrijfshulpverlening Tot medio 2011 was de BHV-ploeg verdeeld over twee locaties, het Provinciehuis, Bloeyendael en de twee districtskantoren van de afdeling Wegen 10 BHV-ers aanwezig.

In oktober 2011 hebben we tijdens een oefening de toren van het Provinciehuis ontruimd en assistentie verleend bij een grote ontruimingsoefening van ASR, waarbij 2.200 personen op het terrein van het Provinciehuis werden opgevangen.

Op 3 februari 2011 vond een incident met het aardgasvulstation plaats. De vrijkomende gaswolk veroorzaakte enige paniek bij medewerkers. Door snel ingrijpen van de BHV is escalatie voorkomen en kon het probleem snel worden verholpen.

In 2011 zijn bedrijfshulpverleners getraind en bijgeschoold voor brandbestrijding, EHBO en AED. Het receptiepersoneel kreeg extra training om bij calamiteiten als coördinatiecentrum te kunnen functioneren.

In 2011 werd de bedrijfshulpverlening 61 maal ingeschakeld bij incidenten en ongevallen. In 4 gevallen leidde dit tot het oproepen van een ambulance voor vervoer naar een ziekenhuis en in 17 gevallen is er iemand door de BHV met eigen vervoer naar een eerstehulppost van een ziekenhuis gebracht.

Vijf medewerkers zijn door de BHV met eigen vervoer naar huis gebracht. In 35 gevallen kon een slachtoffer ter plaatse behandeld worden.

Tijdens de winterperiode begin 2011 hebben we een aantal door plotselinge gladheid gevallen fietsers geholpen. In één geval was de verwonding dermate ernstig dat het slachtoffer met een ambulance naar het ziekenhuis moest worden gebracht.

12 I sociaal jaarver slag 2011

6.

Gezondheid

Het bedrijfsmaatschappelijk werk Vanaf 2009 is het aantal hulpverzoeken bij het bedrijfsmaatschappelijk werk in 2011 gedaald naar 132.

Daarmee is het nog niet terug op het niveau van 2008. De intensiteit en complexiteit van de hulpvragen bleef onveranderd.

Meestal was er bij aanvang van de gesprekken geen sprake van ziekteverzuim.

De meesten (70%) kwamen op eigen initiatief naar de bedrijfsmaatschappelijk adviseur. De overige 30% kwam op verwijzing van de bedrijfsarts of leidinggevende. Het management begint steeds meer gebruik maakt van het bedrijfsmaatschappelijk advies.

De draagkracht- en draaglastbeleving blijven aandacht vragen. Vaak brengt de opeenstapeling van veranderingen (privé en maatschappelijk) en problemen op het werk spanningen met zich mee.

Ook in 2011 werden medewerkers weer meer aangesproken op functioneren en werkresultaten. Het onvoldoende smart vastleggen van de gewenste werkresultaten leidt nogal eens tot conflicten over het functioneren. Opvallend blijft het ontbreken van zelfreflectie bij een aantal medewerkers, terwijl sommige leidinggevenden moeite hebben met respectvol en oplossingsgericht communiceren.

Zo ontstaan spanningen en frustraties in de werkverhouding tussen medewerker en leidinggevende.

Gebrek aan efficiënt en slagvaardig handelen door het management leidt bovendien tot onnodig lange disfunctioneringstrajecten.

Het laatste half jaar van 2011 zijn de spanningen toegenomen vanwege de voorbereiding van de reorganisatie, verhuizing en het Anders Werken. Sommige medewerkers dreigden uit te vallen omdat de veranderingen zich te snel opvolgden en er steeds meer eisen aan de medewerker werden gesteld.

De begeleiding of bemiddeling door de bedrijfsmaatschappelijk adviseur was in 85% van de hulpvragen succesvol. Het tijdig inschakelen van bemiddeling (pre-mediation) heeft een aantal conflicten kunnen voorkomen.

Het werk van de vertrouwenspersonen In 2011 hebben 9 medewerkers uit verschillende afdelingen zich bij één van de twee interne vertrouwenspersonen gemeld voor een gesprek. In zo’n gesprek gaat de vertrouwenspersoon met de medewerkers na wat hij/zij kan doen om de ongewenste situatie ten goede te veranderen. Enkele keren is met een medewerker meer dan één gesprek gevoerd. Er zijn het afgelopen jaar geen medewerkers begeleid bij een formele klacht bij de klachtencommissie.

In 2011 ging het net zoals in 2010 vaak over als onprettig en soms zelfs zeer intimiderend ervaren jaargesprekken tussen medewerker en leidinggevende. Door aanpassingen van de regeling in 2011 is het voortaan mogelijk om in deze situaties de hulp van een mediator in te roepen.

Verder kwamen in de gesprekken aan de orde: omgangsproblemen tussen collega’s binnen een afdeling, onzekerheid over het eigen functioneren door een onduidelijke organisatiecultuur, omgaan met ziekte door de werkomgeving en de wijze waarop tijdelijke medewerkers al dan niet een vaste aanstelling verwierven.

Het aantal hulpvragen aan de vertrouwenspersonen vertoont, evenals het bedrijfsmaatschappelijk, de laatste jaren een dalende trend.

sociaal jaarverslag 2011 I 13

7.

Cijfers sociaal jaarverslag 2011 Formatie/bezetting in FTE Jaar 791,9 831,6

2011

947 891,2 861,7

2010

981 912,1

2009

854,7 976 854,5 820,2

2008

938 813,5

2007

764,4 874 811,5

2006

754,4 862 825,8

2005

734,0 838

0

200 Formatie

400 Bezetting

600 Personen

De formatie van 791,9 FTE bestaat 725,6 (vast) en 66,3 (tijdelijk)

14 I sociaal jaarver slag 2011

800

1000 Aantallen in FTE

Medewerkers naar functiegroep Schaal 35 63

13 t/m 18

98 246

10 t/m 12

277 523 143

7 t/m 9

101 244 43 31

1 t/m 6

74 4 4 8

geen

0

100

200 58.469.939

Man

Vrouw

300

400

500

600

Aantal personen

Totaal

Loonsom en loonkosten Jaar 58.469.939 60.376.791

2011 1.509.099 2,6% van de loonsom

58.422.516 60.225.931

2010 1.488.534

2,5% van de loonsom 55.969.602 58.451.994

2009 2.129.761 3,8% van de loonsom

0

1000 Loonsom

2000 Loonkosten

3000

4000 Opleidingskosten

5000

6000 in â‚Ź x1000

sociaal jaarverslag 2011 I 15

Aantal jaren in dienst 160 132

0-4 jaar

292 99

5-9 jaar

62 161 97 94

10-14 jaar

191 29

15-19 jaar

35 64 38 37

20-24 jaar

75 27

25-30 jaar

53 80 12

31-34 jaar

28 40 7

35-40 jaar

27 34 2

>40 jaar 8

10

0

100

200

Man

Vrouw

300 Aantal personen

Totaal

Deeltijdfactor 29

tot 0,6

0,6-0,8

8

37 106

20 126 205

0,8-1,0

128 333 131

>=1,0

320 451

0

100 Vrouw

16 I sociaal jaarver slag 2011

200 Man

300 Totaal

400

500 Aantal personen

In-, door- en uitstroom 493 488

stand einde 2010

981 -41 -27 -68

uitstroom

19 15 34

instroom

471 476

stand einde 2011

947

200

0

200

400

600

800

1000

Aantal personen Man

Vrouw

Totaal

Interne doorstroom

Uitstroomredenen 3

87

eigen verzoek einde tijdelijk dienstverband

18 38 152 9

FPU/ Pensioen ongeschikt voor functie

Vacaturevervulling 100

80

50 90

40

60

30

40

20 36

36

10

0

0 afgerond intern vervuld

32 18

20

uitgezette vacatures

47

afgerond extern vervuld

uitgezette opdrachten

afgerond intern

afgerond extern

sociaal jaarverslag 2011 I 17

Leeftijdsopbouw M/V Jaar 45

<30 jaar

12 57 55

30-34 jaar

44 99 81

35-39 jaar

36 117 74

40-44 jaar

67 141 79 78

45-49 jaar

157 59

50-54 jaar

85 144 56

55-59 jaar

99 155 22

60+

55 77

0

50

100 Man

Vrouw

150

200 Aantal personen

Totaal

Ziekteverzuim Jaar 4,1 4,3

2011

11,6 1,4 3,7 4,4

2010

7,2 1,5 3,8 5,2

2009

8,5 1,5

2,00

0 ZV 1e jaar

18 I sociaal jaarver slag 2011

4,00 ZV totaal

6,00

8,00

Verzuimduur in dagen

10,0

12,0

Verzuimfrequentie

Verzuimpercentage onderverdeeld naar duur en geslacht 1,14

1-7 dagen

0,92 1,02 0,60 0,47 0,53

8-42 dagen

2,43

43-364 dagen

1,36 1,86 1,44

> 364 dagen

0,29 0,83

0

0,5 Vrouw

1 Man

1,5

2

2,5

Totaal

sociaal jaarverslag 2011 I 19

Provincie Utrecht, maart 2012 Postbus 80300 3508 TH Utrecht T 030 258 9111 www.provincie-utrecht.nl [MMC 15076]

20 I sociaal jaarver slag 2011