UNIVERSIDADE DE SÃO PAULO INSTITUTO DE PSICOLOGIA
MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS SERVIÇO DE EXPEDIENTE, PROTOCOLO E ARQUIVO (SEPA) DO IPUSP
Serviço de Expediente e Protocolo Av. Prof. Mello Moraes, 1721 – Bloco G – Sala 11 – 1º. Andar Cidade Universitária – 05508-030 – São Paulo – SP – Brasil Fone: 3091-4451
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ÍNDICE
1. O Serviço de Expediente, Protocolo e Arquivo – SEPA .......................
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2. Procedimentos do SEPA ......................................................................
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3. Orientações Gerais para uso dos serviços do SEPA ..........................
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Correios ...........................................................................................
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Malote .............................................................................................
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Controle da movimentação de Processos e Protocolados ............
6
4. Orientações para uso do Sistema PROTEOS ....................................
7
Login ...............................................................................................
7
Entrada ...........................................................................................
7
Saída ..............................................................................................
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Despacho .......................................................................................
10
Andamento ....................................................................................
11
Busca .............................................................................................
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5. Mapa Geral do Sistema PROTEOS ....................................................
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6. Organograma do IPUSP no PROTEOS – Anexo 1 .............................
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Serviço de Expediente, Protocolo e Arquivo do IPUSP – SEPA O SEPA é normatizado pelo Manual de GESTÃO DOCUMENTAL – Procedimentos de protocolo da Reitoria USP, portanto suas ações seguem as orientações do referido manual. Para dar início à vida pública dos documentos na Instituição, utilizamos relógio protocolador para registrá-los em ordem numérico-cronológica, contendo informação do local, horário e data do recebimento no SEPA. Após análise do documento é verificada a necessidade de abertura de processo e ou protocolado, despachando o documento para tramitar entre diferentes Órgãos/Unidades da Universidade. O processo é o conjunto de documentos organicamente acumulados no decurso de uma ação administrativa ou judiciária, reunidos em capa amarela especifica da USP. O protocolado (capa rosa) constitui uma autuação provisória de documentos, feita somente quando o processo sobre o assunto não estiver disponível, que deve ser anexado ao processo base após todas as decisões e providências pertinentes. Ex. capa https://uspdigital.usp.br/proteos/manual/versao2/registroprotocolado.pdf Procedimentos do SEPA Receber, registrar e autuar os processos, as correspondências oficiais e os demais documentos e objetos encaminhados ao Instituto de Psicologia da USP; Classificar e organizar os registros de movimentação de documentos, processos e correspondências, mantendo-os atualizados em sistema de dados próprio Controlar processos/protocolados do Sistema PROTEOS, verificando os seguintes procedimentos: Numeração de páginas para comprovação da quantidade de folhas anexadas; Rubrica no canto superior direito do documento junto à numeração da página, para comprovar o autor desse procedimento, garantir a autenticidade e a responsabilidade da anexação. Na observância de ausência destes procedimentos, notificar o setor de onde proveio o processo para averiguação de irregularidades. Despacho é o registro de uma decisão ou providência relacionada ao assunto do processo. Juntada de documento é a anexação formal de um documento, inserido fisicamente em ordem cronológica de sua apresentação, contendo informações de despacho. Andamento é o histórico dos setores por onde o processo caminhou nas dependências da USP. Conservação dos documentos que consiste na limpeza das folhas, retirada de sujidades, clips, fitas adesivas, grampos etc., a troca de capas danificadas por rasgos, líquidos e outros. Serviço de Expediente e Protocolo Av. Prof. Mello Moraes, 1721 – Bloco G – Sala 11 – 1º. Andar Cidade Universitária – 05508-030 – São Paulo – SP – Brasil Fone: 3091-4451
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CONTROLE EM BANCO DE DADOS DO OFFICE ACCESS Este banco de dados foi criado pelo SEPA para informatizar as necessidades de controle das correspondências enviadas. Tais como: Cartas para os Correios de São Paulo Lançamento de dados dos setores que encaminham as cartas, documentos e objetos aos Correios de São Paulo. Protocolados internos: os documentos internos do campus são informatizados para garantir o controle de andamentos entre os setores do IPUSP, também lançados no livro de protocolo para confirmação de recebimento. Recibos: comprovante em papel com dados do interessado, assunto e documentos para assinatura e recebimento do destinatário, este recibo é mantido em arquivo para comprovação do recebimento do documento nos campi USP, unidades e estabelecimento fora da USP. Livro de Protocolo: tramite de documentos internos, inclusive processos. Anotar resumidamente o assunto dos documentos e o interessado, a importância desta informação auxilia na identificação, garantindo o recebimento ao destinatário. O SEPA recomenda a abertura de um ou mais livros de protocolo para cada setor. Na ausência de documento no livro de protocolo, notificar imediatamente ao remetente para averiguação de extravio e na ausência de funcionário para recebimento não deixar sobre a mesa o livro com o documento, aguardar o retorno do funcionário para a entrega em mãos. Executar, organizar e controlar a expedição externa e interna de documentos, processos/protocolados, correspondências e objetos da Diretoria, Assistências, diversos Serviços, Departamentos do IP, Reitoria e outras unidades da USP; Controlar a movimentação de correspondências, bem como a utilização dos Correios de São Paulo na postagem de cartas; Prestar informações sobre a movimentação de documentos e processos que não sejam de natureza sigilosa; Fornecer mediante autorização superior, certidões e cópias de peças de processo e documentos; Efetuar a juntada (por anexação ou apensamento) de documentos ou processos, solicitada formalmente por autoridade competente, bem como o seu desapensamento; Encaminhamento do extrato mensal de gastos com os Correios à Assistência Financeira do IPUSP para pagamento.
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ARQUIVO Receber documentos e processos tramitados para os arquivos corrente, intermediário e permanente, bem como as atividades operacionais referentes ao arquivamento, e desarquivamento; Acondicionar, armazenar e endereçar no sistema PROTEOS os processos recebidos; Zelar pela documentação arquivada, adotando as providências quanto a segurança e conservação; Atender às solicitações de desarquivamento de processos e documentos; Aplicar e rever periodicamente a tabela de temporalidade, por meio da Comissão Setorial do SAUSP, visando à destinação final do acervo documental; Arquivo dos documentos, processos do Sistema PROTEOS e protocolados internos, mantidos em caixas plásticas, em ordem numérico-cronológica.
ORIENTAÇÕES GERAIS PARA USO DOS SERVIÇOS DO SEPA CORREIOS Ao encaminhar correspondências para expedição do SEPA, os Setores do IP devem fornecer dados atualizados quanto aos destinatários e endereços (inclusive CEP), para minimizar custos de reenvio de cartas, teses, livros, revistas e outros objetos nos Correios de São Paulo. Sedex (nacional), PAC (modalidade de carta comercial ou objetos) e o EMS (corresponde ao sedex internacional), são correspondências que permitem rastreio com código de barras. Para cartas comuns e mala direta não existe a possibilidade de rastreio. Todas as correspondências poderão ser devolvidas ao remetente caso ocorra inconsistência de dados, e o próprio correio com um carimbo especifico na carta notifica a inconsistência. Para pesquisa do endereço e CEP utilize – www.correios.com.br
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MALOTE
Malote Unificado Campus – os documentos deverão ser entregues ao Serviço de Expediente e Protocolo até as 13h30, serão posteriormente retirados pelo funcionário da Reitoria e enviados ao DACAE para distribuição. Malote Interno – a partir das 14h00 nos blocos do IPUSP. Urgências - fora desse horário, para entrega de documentos dentro ou fora do Campus os interessados devem consultar a Seção de Veículos sobre a disponibilidade do veículo oficial. CONTROLE DA MOVIMENTAÇÃO DOS PROCESSOS E PROTOCOLADOS É obrigatório o registro do andamento dos processos e protocolados no Sistema PROTEOS (entrada, saída e despacho), pelos Setores que estejam com posse dos referidos documentos, no momento da respectiva ocorrência. Reforçamos a importância de numerar todas as páginas para comprovação da quantidade de folhas anexadas e da rubrica no canto superior direito do documento junto à numeração, garantindo a autenticidade e a responsabilidade do autor desse procedimento. Esse procedimento é de suma importância para que os processos/protocolados sejam localizados, a qualquer momento, pelos Setores interessados e para evitar problemas de extravio dos referidos documentos. O uso inadequado do Sistema, com o consequente extravio de documentos em trânsito poderá acarretar apuração de responsabilidade administrativa tanto para o Setor remetente como para o Setor de destino. Os Órgãos detentores de processos e protocolados para providências deverão empenhar esforços no sentido de minimizar o seu tempo de retenção.
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ORIENTAÇÕES PARA USO DO SISTEMA PROTEOS
Todos os Departamentos / Setores por onde tramitam processos e protocolados devem registrar ENTRADA e SAÍDA dos respectivos documentos no Sistema PROTEOS, obrigatoriamente, conforme as seguintes instruções: 1) Login na página inicial do PROTEOS: https://uspdigital.usp.br/proteos/webLogin.jsp Usuário = seu número USP Senha = senha única dos Sistemas USP
Todas as ações no Sistema PROTEOS são registradas no número USP do servidor responsável pelo procedimento, com data e horário. 2) ENTRADA Ao receber um processo/protocolado, o servidor deve verificar se o documento pertence a seu Setor e tem despacho de encaminhamento aposto à última folha. O registro da entrada de processos e protocolados no setor deve ser obrigatoriamente realizado no momento da recepção dos documentos, através da transação “ENTRADA”.
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No menu à esquerda da tela inicial, acessar Tramitação Entrada
Digitar o número do (s) processo (s) / protocolado (s) com todos os pontos e o ano com 2 algarismos, conforme exemplo:
Clicar em “Dar entrada”
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3) SAÍDA Ao efetuar o encaminhamento de processos e protocolados o Órgão remetente deverá: a) documentar a remessa mediante despacho na última folha do processo ou protocolado indicando o Órgão de destino e providência esperada; b) numerar e rubricar as páginas anexadas; c) inutilizar os espaços em branco com um traço transversal (/); d) registrar o envio no Sistema PROTEOS através da transação “SAÍDA”.
No menu à esquerda da tela inicial, acessar Tramitação Saída
Informar o número do processo (com pontos)
Informar o Setor de Destino: Para trâmite entre Setores do IPUSP: dar SAÍDA diretamente para o Setor de destino, utilizando, quando necessário, o SEPA para transitá-lo fisicamente. Informar a sigla do Setor destinatário, de acordo com a relação dos Setores do IP (Anexo 1). Para envio à Reitoria ou outras Unidades da USP: dar SAÍDA diretamente para o Setor de Destino. Caso seja necessário o Serviço de Expediente do IP (SVEXP-47) pode orientar quanto a localização. Serviço de Expediente e Protocolo Av. Prof. Mello Moraes, 1721 – Bloco G – Sala 11 – 1º. Andar Cidade Universitária – 05508-030 – São Paulo – SP – Brasil Fone: 3091-4451
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Clicar em “Dar saída”
Observações: O setor remetente deve registrar a saída dos processos e protocolados apenas no momento do envio, de modo que o registro no Sistema PROTEOS seja fiel ao procedimento manual. Enquanto o destinatário não registrar a entrada do processo em seu Setor, a responsabilidade pelo documento é do remetente. Por isso, é recomendável que o remetente utilize o “Livro de Protocolo” quando da entrega do (s) processo (s) / protocolado (s) ao destinatário.
4) DESPACHO Os despachos emitidos nos processos / protocolados devem ser reproduzidos no PROTEOS, com riqueza de informações, citando: unidade, setor, local físico e responsável pela tramitação do processo. No menu à esquerda da tela inicial, acessar Tramitação Despacho
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Inserir o texto do Despacho, redigido no estilo usual na Administração Pública, em linguagem concisa e restrita ao assunto, não sendo permitida rasuras nas informações e pareceres. Informar o número do Processo / Protocolado Informar o Setor de Destino (quando for o caso) Clicar em “Dar Despacho”
5) ANDAMENTO Transação utilizada para verificar a situação atual de documentos - quando o interessado tem o número do processo / protocolado
No menu à esquerda da tela inicial, acessar Consulta Andamento
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Informar o número do processo / protocolado
Clicar em “Localizar”
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6) BUSCA
Transação utilizada quando o interessado não tem o número do processo / protocolado
No menu à esquerda da tela inicial, acessar Consulta Busca
Informar palavras de relevância para busca de processos/protocolados.
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Clicar em “Busca”
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MAPA GERAL DO SISTEMA PROTEOS
AUTUAÇÃO:
Processo - Abertura de processo
Protocolado - Abertura de protocolado – documento parcial integrante do processo, aberto na sua ausência.
INSTRUÇÃO:
Juntada - Juntada de processos ◄ necessidade de tramitar apensados dois ou mais processos/protocolados distintos.
Juntada Doc - Juntada de documentos ◄ ofícios, etc..., informar resumo do assunto.
Juntada Cancelar - Cancelamento de juntada
Anexação - Anexação de documentos ◄ juntada de protocolado no processo de origem.
TRAMITAÇÃO:
Entrada - Registro de entrada em um setor ◄ obrigatório no recebimento do processo/protocolado.
Saída - Registro de saída de um setor ◄ obrigatório no envio para setor de destino.
Despacho - Registro de informações ◄ informação pontual para funcionários, setor e situação.
Despacho Alterar - ◄ Alteração de informações
Movimentação - ◄ Acompanhamento por e-mail de processos extraviados e retidos
Acompanhamento - ◄ Acompanhamento de andamento de processos por email
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ARQUIVAMENTO:
Arquivar - Arquivamento de processos ◄ quando a necessidade do setor manter a guarda do documento. Desarquivar - Desarquivamento de processos ◄ quando arquivado, é necessário lançar o número do processo para tramitação. CONSULTA:
Busca- Busca Processos/Protocolados ◄ informar palavras de relevância para busca de processos/protocolados.
Andamento - Consulta o andamento do documento ◄situação atual do processo.
Assunto - Consultas de assuntos ◄ todos os assuntos disponíveis para abertura de processo/protocolado.
Setor - Consulta dos setores ◄ organograma das unidades da USP
Volume - ◄ Consulta volumes de um documento
Quem São - ◄ Consulta informações sobre os servidores
RELATÓRIO:
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Abertos - Relatório de documentos abertos no setor
Entradas - Relatório de documentos com entrada no setor
Enviados - Relatório de documentos enviados para o setor
Saídas - Relatório de saída de documentos do setor
Arquivados - Relatório de documentos arquivados no setor
Retidos - Relatório de documentos retidos no setor
Extraviados - Relatório de documentos extraviados no setor
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ORGANOGRAMA DO IPUSP NO SISTEMA PROTEOS - ANEXO 1
IP - Diretoria Instituto de Psicologia
ATAC-47 - Assistência Técnica Acadêmica
SVAPAC-47 - Serviço de Apoio Acadêmico
SVGRAD-47 - Serviço de Graduação
SVPOSGR-47 - Serviço Pós-graduação
ATAD-47 - Assistência Técnica Administrativa
SCSVGER-47 - Seção de Serviços Gerais
SCVEIC-47 - Seção de Veículos
SVEXP-47 - Serviço Expediente
SVPES-47 - Serviço Pessoal
ATFN-47 - Assistência Técnica Financeira
SCCONV-47 - Seção de Convênios
SCLICON-47 - Seção de Licitações e Contratos
SVCONT-47 - Serviço Contabilidade
SVMAT-47 - Serviço de Materiais
SVTESOU-47 - Serviço Tesouraria
PSA - Psicologia da Aprendizagem, Desenvolvimento e Personalidade
PSC - Psicologia Clínica
PSE - Psicologia Experimental
PST - Psicologia Social e do Trabalho
SAP-47 - Serviço de Atendimento Psicológico
SCINFOR-47 - Seção Técnica de Informática
SVAPIN-47 - Serviço de Apoio Institucional
SVBIBDC-47 - Serviço Biblioteca e Documentação
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Para acessar esta lista no PROTEOS: No menu à esquerda da tela inicial, acessar Consulta Setor IP
O SEPA está à disposição de todos os servidores do IPUSP para orientá-los ao uso adequado do Sistema PROTEOS.
Serviço de Expediente, Protocolo e Arquivo - SEPA Responsável: Fernanda Leite Guzman
Funcionários: Jaime Araújo Gonçalves Joana D'arc de Andrade Jorge Luis de Azevedo Rubens Fonseca Leitão e-mail: svexp-ip@usp.br Contato: 3091-4451
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