REPUBLICA DOMINICANA
JUNTA CENTRAL ELECTORAL CÁMARA ADMINISTRATIVA INFORMACIÓN PÚBLICA
En el interés de mantener informada a la ciudadanía, como de costumbre, respecto de todos los acontecimientos que se producen alrededor de las actividades administrativas que se desarrollan en la Junta Central Electoral, la Cámara Administrativa informa que desde el mes de junio del año 2008, mediante los oficios OCA-3806/08 y OCA-3807/08, ambos de fecha 25-06-08, así como el OCA-6560/08 de fecha 28-10-08, se inició un proceso de auditoría de los fondos utilizados en el año que recién transcurrió, y muy en especial, en el proceso electoral.
Como parte de este proceso, y para concluir con las actividades indicadas, hemos solicitado a las autoridades de la Cámara de Cuentas iniciar los procesos de auditoría externa, a fin de verificar los gastos operativos y electorales ejecutados por las diferentes instancias de esta institución. Se trata de los siguientes gastos: • Los Fondos para Gastos Electorales administrados por las ciento cincuenta y cuatro (154) Juntas Electorales del País, que ascienden a RD$139,302,181.00. • Los Fondos para Gastos Electorales administrados por las diecisiete (17) Oficinas para el Registro de Electores en el Exterior (OPREE), que ascienden a RD$23,938,556.00.
• Ingresos y gastos de caja chica administrados por las ciento sesenta y dos (162) Oficialías del Estado Civil, noventa (90) Centros de Cedulación y cinco (5) Centros de Servicios existentes en todo el país. • Los Gastos producidos de la Cuenta Pleno de la Junta Central Electoral. • Los Gastos producidos de la Cuenta Cámara Contenciosa de la Junta Central Electoral • Los desembolsos electorales realizados durante el año 2008, que incluye compras diversas, gastos de publicidad, contrataciones de personal temporero, pagos por servicios prestados, entre otros, ascendientes a RD$1,563,266,992.94 • Transacciones, pagos y desembolsos realizados a través de las cuentas bancarias para cubrir gastos ordinarios, de personal, pagos a suplidores o de cualquier otro tipo. • Arqueos de Caja y Caja Chica realizados en todas las dependencias de la Junta Central Electoral. • Verificación de los bienes patrimoniales (mobiliario y equipos) adquiridos por la Junta Central Electoral. • Control y Arqueo periódico de los papeles de seguridad de las actas del Estado Civil y materiales para la elaboración de las Cédulas de Identidad y Electoral.
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Para eficientizar estos procesos de auditoría financiera de la Junta Central Electoral, la Cámara Administrativa, a sugerencia de la Dirección de Auditoría, inició las auditorías o control previo de auditoría que preceden toda erogación o desembolso de fondos, y fortaleció los procesos de post-auditoría para confirmar si los mismos se han realizado cumpliendo con las normas internas establecidas.
Como continuidad de estos procesos de auditoría, informamos que la Cámara de Cuentas de la República ha respondido favorablemente la solicitud formulada por la Junta Central Electoral para la realización de una auditoría externa. A tal efecto, mediante comunicación No. 000050 del 09-01-08, se nos ha solicitado un conjunto de informaciones y documentos para el inicio de los trabajos de auditoría por esa institución e igualmente se ha designado un equipo de auditoría integrado por 8 técnicos en la materia el cual estamos recibiendo y presentando a ustedes, asimismo estamos facilitando un área física que nos fue solicitada en el espacio utilizado anteriormente como salón de sesiones del Pleno, además de entregar el legajo de documentos que describimos a continuación: • Métodos y políticas de planeación o proyección de los ingresos y los gastos • Nombres y cargos de los funcionarios que participan en la elaboración del presupuesto • Informe comparativo del presupuesto 2008 • Reportes de la ejecución presupuestaria • Relación de registros contables • Principales funciones de la gerencia financiera y unidades a su cargo • Organización: Manual de funciones y descripción de puesto y manual de procedimientos • Funciones de cada una de las unidades a su cargo • Supervisión y monitoreo de la gerencia financiera a estas unidades
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• Políticas y procedimientos para el control interno del área financiera • Principales informes que prepara la institución • Manual de funciones de la tesorería • Descripción de los principales controles internos para salvaguardar el efectivo y otros valores • Descripción de los procedimientos de ingresos y gastos • Personal a su cargo y funciones • Participación de la auditoría interna en la unidad • Período de evaluación de la ejecución presupuestaria e informes que elabora • Supervisión y monitoreos de auditoría e informes que elabora • Relación de los custodios de las cajas chicas • Relación de las cuentas bancarias • Frecuencia con que realizan los depósitos • Relación de obras ejecutadas durante el 2008 • Relación de obras en proceso al inicio y al final del 2008 • Relación de compra de bienes muebles e inmuebles por encima de RD$100,000.00.
Los avances realizados en la actual gestión administrativa de la Junta Central Electoral, nos permiten también poner a disposición de la Cámara de Cuentas, no solamente la información relativa a la auditoría financiera, sino también, todos los documentos requeridos para la realización de una auditoría de gestión. En ese sentido, les estamos entregando los siguientes documentos: • Manuales de clasificación de puestos • Políticas de reclutamiento y selección de personal • Unidad de capacitación y programas de trabajo
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• Relación de personal fijo y temporero • Evaluaciones de desempeño • Escala salarial por puestos • Políticas y procedimientos para el control de asistencia • Publicaciones realizadas durante la presente gestión.
Finalmente, la Cámara Administrativa de la Junta Central Electoral, reitera ante la opinión pública su compromiso con la transparencia, la administración pulcra de los fondos públicos y el trabajo sin descanso a favor del rescate del Registro del Estado Civil y la organización de procesos electorales justos y confiables.
En la ciudad de Santo Domingo, Distrito Nacional, Capital de la República Dominicana, a los doce (12) días del mes de enero del año 2009.-
Dr. Roberto Rosario Márquez Presidente
Dr. César Francisco Féliz Féliz Miembro Titular
Dr. José Angel Aquino Rodríguez Miembro Titular
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