AUDITORÍA DE GESTIÓN AL ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS, DE LA EMPRESA LYCRAS MANÍA, EN LA CIUDAD DE SD by Pontificia Universidad Católica del Ecuador sede Santo Domingo PUCE SD

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO Coordinación de Ciencias Administrativas, Contables y Turísticas

AUDITORÍA DE GESTIÓN AL ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS, DE LA EMPRESA LYCRAS MANÍA, EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO, PERÍODO 2020

TRABAJO DE TITULACIÓN Previo a la obtención del título Licenciada en Contabilidad y Auditoría CPA

Línea de investigación: Administración eficiente y eficaz de las organizaciones para la competitividad sostenible local y global

Autoría: Castro Loor Angie Elizabeth Lozano Andrade Gladys Vanessa

Dirección: García Zambrano Ximena Leticia, Mg.

Santo Domingo – Ecuador Marzo, 2022

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO Coordinación de Ciencias Administrativas, Contables y Turísticas HOJA DE APROBACIÓN AUDITORÍA DE GESTIÓN AL ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS, DE LA EMPRESA LYCRAS MANÍA, EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO, PERÍODO 2020

Línea de investigación: Administración eficiente y eficaz de las organizaciones para la competitividad sostenible local y global

Autoría: Castro Loor Angie Elizabeth Lozano Andrade Gladys Vanessa

Revisado por:

García Zambrano Ximena Leticia, Mg. DIRECTORA DEL TRABAJO DE TITULACIÓN

________________________

Ugando Peñate Mikel, Dr. CALIFICADOR

________________________

Maldonado Pazmiño Hernán Oswaldo, Mg. CALIFICADOR

________________________

Maldonado Pazmiño Hernán Oswaldo, Mg. COORDINADOR

________________________

Santo Domingo – Ecuador Marzo, 2022

DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD Nosotras, Castro Loor Angie Elizabeth, portadora de la cédula de ciudadanía 2300692296, y Lozano Andrade Gladys Vanessa, portadora de la cédula de ciudadanía 2300441819, declaramos que los resultados obtenidos en la investigación que presentamos como informe final, previo a la obtención del Grado de Licenciada en Contabilidad y Auditoría CPA son absolutamente originales, auténticos y personales. En tal virtud, declaramos que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos que se desprenden del trabajo propuesto de investigación y luego de la redacción de este documento son y serán de nuestra sola y exclusiva responsabilidad legal y académica. Igualmente, declaramos que todo resultado académico que se desprenda de esta investigación y que se difunda tendrá como filiación la Pontificia Universidad Católica del Ecuador Sede Santo Domingo, reconociendo en las autorías a la directora del Trabajo de Titulación y demás profesores que amerita.

________________________ Castro Loor Angie Elizabeth C.C. 2300692296

________________________ Lozano Andrade Gladys Vanessa C.C. 2300441819

INFORME DE TRABAJO DE TITULACIÓN ESCRITO DE GRADO

Cano De la Cruz Yullio Dirección de Investigación y Postgrados Pontificia Universidad Católica del Ecuador Sede Santo Domingo De mi consideración,

Por medio del presente informe en calidad de directora del Trabajo de Titulación del Grado de Licenciatura en Contabilidad y Auditoría CPA titulado: AUDITORÍA DE GESTIÓN AL ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS, DE LA EMPRESA LYCRAS MANIA, EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINDO, PERÍODO 2020, realizado por las estudiantes: Castro Loor Angie Elizabeth con cédula de ciudadanía 2300692296 y Lozano Andrade Gladys Vanessa con cédula de ciudadanía 2300441819, previo a la obtención del título de Licenciada en Contabilidad y Auditoría CPA, informo que el presente Trabajo de Titulación escrito se encuentra finalizado conforme a la guía y al formato de la Sede vigente.

Santo Domingo, 09/03/2022. Atentamente,

García Zambrano Ximena Leticia, Mg Profesora Titular Auxiliar I

RESUMEN En el siguiente trabajo de titulación se realizó una Auditoria de gestión al área de créditos y cobranzas de la empresa Lycras Manía. La información tomada de estudios previos orientó la justificación y formulación del problema. El objetivo principal del trabajo es realizar una auditoría de gestión para optimizar los procesos efectuados en el área de créditos y cobros de la empresa Lycras Mania, de la ciudad de Santo Domingo. Se elaboró el marco metodológico, en el que se determinó que la investigación es experimental con un enfoque mixto, ya que se analizaron datos cuantitativos y cualitativos. Así mismo para la recopilación de datos se emplearon instrumentos como la entrevista, la encuesta y la observación, mismos que se interpretaron empleando técnicas de análisis de datos. Posterior a la recopilación de información, se procedió a aplicar las pruebas de auditoria pertinentes que permitieron detectar las incorrecciones en el área auditada, con el fin de obtener evidencia competente y suficiente que permita realizar el informe final. En el aparatado de discusión se presenta una visión general en cuanto a los resultados que se obtuvieron en concordancia con los objetivos planteados y las actividades propuestas en la planificación de auditoria. Finalmente se generaron las conclusiones en base a los hallazgos detectados a lo largo del examen de auditoria y se dio a conocer a la entidad las recomendaciones que permitan mejorar la gestión del área de créditos y recuperación de cartera.

Palabras clave: auditoría de gestión, crédito, gestión de recursos, política, liquidez.

ABSTRACT In the following degree work, a management audit was carried out in the area of credits and collections of the company Lycras Manía. The information taken from previous studies guided the justification and formulation of the problem. The main objective of the work is to carry out a management audit to optimize the processes carried out in the area of credits and collections of the company Lycras Mania, in the city of Santo Domingo. The methodological framework was developed, in which it was determined that the research is experimental with a mixed approach, since quantitative and qualitative data were analyzed. Likewise, for data collection, instruments such as interview, survey and observation were used, which were interpreted using data analysis techniques. After the collection of information, the pertinent audit tests were applied that allowed the detection of inaccuracies in the audited area, in order to obtain competent and sufficient evidence to make the final report. In the discussion section, presents an overview of the results obtained accordance with the stated objectives and the activities proposed in the audit planning. Finally, the conclusions were generated based on the findings detected throughout the audit examination and the recommendations to improve the management of the credit area and portfolio recovery were made known to the entity.

Keywords: management audit, credit, resource management, policy, liquidity.

ÍNDICE DE CONTENIDOS 1.

INTRODUCCIÓN .......................................................................................................... 9

1.1.

Antecedentes ...................................................................................................... 10

1.2.

Planteamiento y delimitación del problema ......................................................... 11

1.3.

Preguntas de investigación ................................................................................. 13

1.4.

Justificación ........................................................................................................ 13

1.5.

Objetivos de investigación................................................................................... 15

1.5.1.

Objetivo general .................................................................................................. 15

1.5.2.

Objetivos específicos .......................................................................................... 15

REVISIÓN DE LA LITERATURA ................................................................................ 16

2.1.

Auditoría de gestión ............................................................................................ 16

2.1.1.

Alcance de la Auditoría de Gestión ..................................................................... 17

2.1.2.

Fases de la auditoria de gestión.......................................................................... 18

2.1.3.

Riesgos de auditoria ........................................................................................... 19

2.1.4.

Indicadores de gestión ........................................................................................ 20

2.1.5.

COSO II ERM ..................................................................................................... 20

2.1.6.

Componentes del COSO II.................................................................................. 21

2.2.

Créditos y cobranzas .......................................................................................... 21

2.2.1.

Crédito ................................................................................................................ 21

2.2.2.

Cobranzas .......................................................................................................... 23

METODOLOGÍA ......................................................................................................... 26

3.1.

Enfoque y tipo de investigación ........................................................................... 26

3.2.

Unidades de análisis ........................................................................................... 26

3.3.

Técnicas e instrumentos de investigación ........................................................... 27

3.3.1.

Entrevista ............................................................................................................ 27

3.3.2.

Observación ........................................................................................................ 27

3.3.3.

Encuesta ............................................................................................................. 28

8 3.4. 4.

Técnicas de análisis de datos ............................................................................. 28 RESULTADOS ........................................................................................................... 29

4.1.

Análisis de las encuestas y entrevistas aplicados a los actores internos y externos 29

4.2.

Recopilar la información para desarrollar un plan de auditoria conveniente ........ 31

4.2.1.

Narrativa del proceso de concesión créditos ....................................................... 31

4.2.2.

Narrativa del Proceso de cobranzas ................................................................... 31

4.3.

Elaborar los programas de auditoria, que orienten la ejecución de la misma, para determinar los procedimientos a realizarse en el proceso de la auditoría ............ 32

4.4.

Ejecutar los programas de auditoría mediante la aplicación de diferentes tipos de pruebas y análisis en el área sujeta a examen, para detectar los posibles errores en los procesos ................................................................................................... 33

4.5.

Comunicar los resultados de la auditoria, con la finalidad de dar a conocer los hallazgos............................................................................................................. 35

DISCUSIÓN ................................................................................................................ 36

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES .............................................................. 38

REFERENCIAS .......................................................................................................... 40

ANEXOS ..................................................................................................................... 46

1. INTRODUCCIÓN Las compañías se desenvuelven en un contexto de competencia constante, especialmente el sector de la confección se enfrenta a competidores internacionales y al micro tráfico de ropa importada a costos extremadamente bajos. Debido a que uno de los instrumentos de mayor relevancia en las actividades financieras de las entidades, es establecer políticas y procesos, es necesario que las entidades manejen un área o departamento de crédito, donde se establezcan tales procesos y políticas de concesión de créditos y recuperación de cartera vencida. En tal sentido, el control en cuanto a la gestión de las actividades de las empresas, permite lograr la excelencia organizacional. Tal control debe ser efectivo en los departamentos o áreas, por ello, para lograr el óptimo desarrollo organizacional es de gran importancia determinar el grado de eficiencia, eficacia y productividad en las actividades practicadas por las empresas, considerando a la Auditoria de Gestión como una figura para evaluar el desempeño de las mismas. La auditoría de gestión permite estimar si el manejo de los recursos es adecuado ya que por medio de la misma es posible medir el grado de eficacia, eficiencia, economía, ética y ecología en los procedimientos. Por tal razón el presente trabajo de titulación tiene como objetivo realizar una auditoría de gestión al área de créditos y cobranzas, para lo cual, se obtuvo información relevante, que permitió conseguir una visión más clara acerca de la problemática tratada. Por tanto se extrajeron los aspectos más importantes de dichos estudios.

10 1.1. Antecedentes Díaz (2019) realizó un trabajo de titulación denominado “Auditoria para mejorar la gestión de cobranzas de la empresa, Servicios de Cobranzas Integrales B&D”, con el objetivo de mejorar el cobro de cuentas de la entidad. Dicha investigación presentó como resultado relevante, que la empresa no está preparada para hacer frente a un nivel de morosidad elevado y a más de eso la entidad no cuenta con procesos definidos y estandarizados para los cobros. Cueva (2015), llevó a cabo una investigación para valorar el nivel de economía, eficacia y eficiencia en la utilización de los estados financieros y del control del área de cobros, con el objetivo de brindar una herramienta de análisis de la gestión administrativa y proporcionar información imparcial que sirva de apoyo a los entes de información. Se obtuvieron como resultados que existe una deficiencia de control en el área de créditos y que no opera un adecuado sistema en cobranzas, ya que no tiene un departamento de letrados para el control de cartera. En su trabajo de investigación Fajardo (2017) hace mención a la importancia que tiene el departamento de crédito y cobranzas en la liquidez de las entidades comerciales, por lo cual es importante que las entidades sean evaluadas para obtener una visión más amplia sobre los aspectos críticos. Tal es así, que el objetivo principal de su trabajo fue el analizar si la empresa cuenta con niveles óptimos de cumplimiento de las normas planteadas por la organización. A partir de esta investigación se concluyó que el área de créditos y cobranzas es uno de los departamentos con menos controles y mayor riesgo.

11 Flores y Yépez (2015) realizaron una investigación en la que se trató el tema de una auditoría al departamento de cobranzas de una cooperativa de ahorro y crédito, con el objetivo de realizar un diagnóstico situacional en tal departamento. Los resultados obtenidos fueron que a pesar de que se cuenta con políticas que promueven el control interno respecto a los procesos de créditos y cobros, se presentan dificultades para evaluar las actividades, razón por la cual existe la necesidad de actualizar conocimientos respecto a estos procesos relacionados con la aprobación de créditos y recuperación de cartera. “Auditoria de gestión al departamento de créditos y cobranzas de la empresa COBERSERVICIOS S.C.” Chango y Tuarez (2020) desarrollaron su investigación para contribuir a la mejora de las actividades de créditos y cobranzas. Por tanto se realizó esta auditoría de gestión, con el objetivo de proporcionar una herramienta que incida en la optimización de los recursos manejados en dicho departamento. De los resultados obtenidos se pudo evidenciar que existe una materialidad subvalorada, debido a que las bases de datos de los clientes son desactualizadas, presentando un riesgo del 56,52%, relacionado con el incumplimiento de los objetivos en el área de crédito. 1.2. Planteamiento y delimitación del problema En Perú, empresas comercializadoras presentaron problemas respecto a la gestión de cartera, debido a que no cuentan con adecuadas políticas de crédito, lo que representa altos costos comerciales reflejados en sus Estados Financieros. Casos relevantes surgen en las empresas de servicios turísticos, donde se presenta el problema de manejo de una inadecuada política de cobros, ya que no se miden los días de plazo que otorgan a los clientes, lo que ocasiona un deficiente análisis de indicadores financieros de cuentas por cobrar.

12 En Ecuador no es diferente, un claro ejemplo son las entidades de distribución de productos, que no poseen conocimientos adecuados respecto a liquidez, debido al análisis incorrecto de los indicadores financieros y a que el periodo de cobro para el regreso de efectivo es muy extenso. Castelo, Molina, y Zambrano (2019) menciona “La Situación económica en Ecuador en los últimos años ha tenido un gran impacto, debido a la aprobación de créditos por parte de las empresas” (p. 30). Las entidades han optado por otorgar crédito, con el riesgo derivado de que las cuentas no sean canceladas. Lycras Manía, inició sus actividades en 1996; ubicada en la ciudad de Santo Domingo de los Colorados. La empresa actualmente tiene 7 trabajadores, distribuidos en ventas, producción y administración. La organización no tiene un departamento de créditos y cobranzas, por lo cual no posee directrices que permitan controlar de manera adecuada la recuperación de la cartera vencida. No mantiene un proceso definido para otorgar créditos, que establezca el compromiso de pago en un periodo determinado, lo que puede ocasionar un incremento en las cuentas incobrables. La empresa no maneja un oportuno control de procesos respecto al manejo de facturas vencidas, cobradas y por cobrar, lo que conlleva a que se autoricen créditos a los clientes sin previo análisis de la situación de los mismos, generando un incremento en la morosidad. Y mantiene una deficiente comunicación interna con los vendedores, lo que puede ocasionar sesgos en el control de cartera vencida o cobros duplicados en facturas. Los aspectos mencionados previamente, contribuyen a que la situación de la cartera de clientes de la entidad sea alarmante, considerando que la tendencia de ciertos saldos se ha incrementado en lugar de tender hacia la baja. Por tal razón fue necesario auditar el área mencionada con el fin de generar un informe que permitió evidenciar los problemas y alineó los procesos de control que debieron ejecutarse.

13 1.3. Preguntas de investigación Los puntos previos, orientaron la formulación del problema de investigación que se menciona a continuación: ¿De qué manera inciden los resultados de la auditoría de gestión a la optimización de los procesos aplicados en el área de créditos y cobros en la empresa Lycras Mania, de la ciudad de Santo Domingo? La respectiva sistematización del problema se detalla a continuación con las preguntas específicas: 

¿De qué forma se pueden determinar los aspectos más relevantes para el desarrollo de un plan inicial de auditoria, que facilite un conocimiento previo de la empresa?



¿Cómo establecer los procedimientos y actividades a ejecutar al momento de realizar la auditoria de gestión?



¿Cómo determinar si el área de créditos y cobranzas está aplicando procesos adecuados?



¿De qué manera la gerencia puede conocer la situación del área de créditos y cobranzas? 1.4. Justificación El área de créditos y cobros juega un papel preponderante en las empresas, debido

a que el manejo apropiado de los recursos financieros, es un elemento fundamental para el éxito de las mismas. El hecho de que las entidades manejen una cartera significativa, requiere de un análisis y control escrupuloso, ya que la morosidad afecta en gran medida la liquidez de las organizaciones. Tal es el caso de Lycras Manía que a pesar de tener cuentas por cobrar pendientes, no aplica procesos adecuados para llevar un apropiado control.

14 La investigación aporto al cumplimiento del segundo objetivo del eje económico del Plan de Creación de Oportunidades 2021-2025, que establece “Impulsar un sistema económico con reglas claras que fomente el comercio exterior, turismo, atracción de inversiones y modernización del sistema financiero nacional” (Secretaria Nacional de Planificación 2020, p. 51). Entre sus políticas dispone promover un adecuado entorno de negocios que permita la atracción de inversores, por lo que se considera necesaria la existencia de incentivos y políticas que promuevan el incremento de la productividad, competitividad, financiamiento, etc. En tal razón es posible afirmar que la concesión de créditos y su adecuado manejo, son un factor de importancia para ello, debido a que en el 2020 en el país se realizaron 9.67 millones de operaciones activas en el sistema financiero. Por ello resultó pertinente llevar a cabo este proyecto de investigación, a través del cual se analizaron las falencias del área de créditos y se recomendaron procesos que permitieron optimizar las actividades de cobranza. Con el claro propósito de que a partir de la exposición de los hallazgos de esta auditoría, fuese posible manejar de manera más eficiente los procesos de concesión de créditos y cobranzas. La población económicamente activa del cantón Santo Domingo es de 198.247 habitantes, según datos presentados por el INEC en el año 2018, el 28.3% de esta población se encuentra dentro de la rama de Actividad Comercio al por mayor y menor. Es así que de acuerdo con lo propuesto por el Gobierno Autónomo Descentralizados de Santo Domingo, en el Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial, el estudio se enfocó en una de las líneas de acción de la Matriz Productiva que se dirige a “Formalizar y dignificar el comercio minorista autónomo y a estructurar, reconstruir y mejor la red de mercados para la ciudad” (Municipalidad de Santo Domingo, 2015, p. 49)

15 Finalmente, es importante mencionar que este proyecto se realizó con el fin de llevar a la práctica los conocimientos que se adquirieron en el largo camino de la preparación profesional, para contribuir de manera positiva con la evaluación y diagnóstico a la entidad, contando con la ventaja de disponer de la información y recursos necesarios para llevar a cabo el proceso de auditoría. 1.5. Objetivos de investigación 1.5.1.

Objetivo general

Realizar una auditoría de gestión para optimizar los procesos efectuados en el área de créditos y cobranzas de la empresa Lycras Mania, de la ciudad de Santo Domingo. 1.5.2. 

Objetivos específicos

Recolectar la información necesaria acerca de las actividades a auditar, para desarrollar un plan de auditoria conveniente.



Elaborar los programas de auditoria, que orienten la ejecución de la misma, para determinar los procedimientos a realizarse en el proceso de auditoría.



Ejecutar los programas de auditoría a través de la aplicación de diferentes tipos de pruebas y análisis en el área sujeta a examen, para detectar los posibles errores.



Comunicar los resultados de la auditoria, con la finalidad de dar a conocerlos hallazgos.

2. REVISIÓN DE LA LITERATURA 2.1. Auditoría de gestión Es el examen que se aplica con la intención de valorar la eficiencia de la gestión respecto a los objetivos generales, su actuación, posicionamiento y eficiencia desde el punto de vista competitivo (Torres Maldonado, Subia Guerra, Mantilla Garces, & Becerra Paguay, 2017). Tal es así¸ que es considerada como un complemento a la Auditora Financiera y de Cumplimiento, ya que busca informar acerca de la situación global de las entidades. De acuerdo con Montaño (2018) es aquella que se realiza con el fin de proporcionar un informe en cuanto a la eficacia, eficiencia y la economía respecto a la administración de recursos, para una toma de decisiones que colabore al progreso de la productividad. Por ello la Auditoría de gestión representa un análisis que se aplica en las entidades, con la finalidad de valorar el adecuado manejo de los recursos y el cumplimiento de los objetivos previstos. En cuanto a los objetivos principales que persigue la Auditoria de Gestión (Peña Cordero) menciona los siguientes: 

Verificar que la entidad administrativa responda a los objetivos y a las necesidades institucionales.



Vigilar que las políticas sean adecuadas y que las mismas sean cumplidas.



Verificar que los recursos de la entidad sean utilizados con eficacia, eficiencia y economía.



Evidenciar que el sistema de informaciones y comunicación genera información oportuna y adecuada. (2016)

17 2.1.1.

Alcance de la Auditoría de Gestión

En cuanto al alcance de la auditoría de gestión, esta alcanza la cobertura de las operaciones ejecutadas, que pueden aplicarse a una función, un área, un grupo o departamento determinados o a su vez, a la empresa en su totalidad (Moriano Landazuri, 2020). Por ende es evidente que la misma no siempre abarca a toda la entidad, ya que es posible que esta sea aplicada únicamente a ciertas áreas del negocio. Para determinar el alcance es necesario considerar aspectos como: 

Logro de objetivos institucionales.



Verificar que la normativa y los procedimientos estén siendo cumplidos



Evaluar que los recursos estén siendo utilizados eficientemente



Control en cuanto a la identificación de riesgos. En cuanto a las características (Vásquez Giler & Pinargote Vásquez) mencionan

como las más relevantes, las siguientes: 

Facilita la identificación, sintetización, comunicación y supervisión de las no conformidades detectadas, ya que es continua y cronológica.



Es sistemática, ya que permite coordinar las actividades de auditoría de manera planificada y cuidadosa bajo procedimientos estándares.



Es objetiva, ya que asevera que los hallazgos están sustentados por evidencias suficientes, relevantes y competentes.



Es confiable, porque presenta la realidad de los procesos de manera precisa y veraz. (2018)

18 2.1.2.

Fases de la auditoria de gestión

Planificación preliminar o diagnóstico organizacional: Fase en la cual se recopila información que permita un conocimiento y comprensión previa de los factores internos de la entidad, para que la empresa pueda conocer su realidad (Cubero Abril, 2019). Para cumplir con esta fase es necesario realizar una visita previa a la organización, para conocer los procesos esenciales e identificar puntos de interés potenciales. Planificación específica: La fase de planeación específica tiene su base en la información recopilada en la fase previa, representa la estrategia a seguir con la finalidad de valorar el control interno y calificar los riesgos de auditoría (Uguña Naula & Villa Chocho, 2016). La planificación específica se refiere a la evaluación de los resultados de la gestión de la entidad respecto a los objetivos, metas y programas conocidos, considerando información adicional recopilada, matrices para ponderar los elementos concretos de riesgo y procedimientos de auditoría. Ejecución: En esta fase del proceso de auditoría se aplican las pruebas de cumplimiento y sustantivas con la finalidad de determinar cuáles son las áreas, procesos, controles o procedimiento débiles en la entidad auditada (Torres Maldonado et al. 2017). Es decir consiste en la aplicación del programa de auditoria generado en la planificación, que permitirá administrar el riesgo de auditoria en niveles aceptables. Comunicación de resultados: Es una de las fases más importantes de la auditoría, ya que es en esta etapa en la cual el auditor informa a los interesados los hallazgos encontrados, así como también las conclusiones y recomendaciones de gestión (Cubero Abril, 2019). Por ello la comunicación puede establecerse: al inicio de la auditoria, para comunicar el alcance, y requerir información esencial; en el transcurso de la auditoría, para obtener puntos de vista y documentación que refuercen hallazgos e identificar causas a problemas específicos; al finalizar la auditoría, con la presentación del informe de auditoría.

19 2.1.3.

Riesgos de auditoria

El término riesgo de auditoría surge en aquellas circunstancias en las que una vez realizado el examen de auditoría en concordancia con las NAGAS, se den situaciones relevantes no informadas o errores significativos respecto al objeto sujeto a examen (Vizcarra, 2010). Es decir son los errores que los auditores asumen sin que ello influya en las opiniones de auditoría. El riesgo de auditoria está compuesto por tres riesgos, que son: Tabla 1. Tipos de riesgo de auditoría Riesgo inherente

Relacionado con la susceptibilidad de que las operaciones, procedimientos o programas, contengan errores o irregularidades (Uguña Naula & Villa Chocho, 2016). Este riesgo no trae consigo problemas significativos, pero si genera alertas en cuanto a la selección del enfoque de auditoría a aplicar.

Riesgo de control

Aquellas situaciones en las que los riesgos inherentes no hayan sido detectados, controlados o evitados y por ello surge una gran posibilidad que los mismo se materialicen (Vizcarra, 2010). Se trata de la posibilidad de que errores significativos no sean divisados por medio de la aplicación del sistema de control interno.

Riesgo detección

de Es la posibilidad de que un error o una omisión relevante relacionada con la ineficiencia de los procedimientos de auditoría y la inadecuada aplicación de los mismos, no hayan sido detectados (De la Peña, 2011). En este componente del riesgo, el auditor no detecta errores una vez que se hayan aplicado los procedimientos pertinentes

Fuente: (Uguña Naula & Villa Chocho, 2016), (Vizcarra, 2010), (De la Peña, 2011). Elaborador: Castro Angie, Lozano Vanessa.

20 2.1.4.

Indicadores de gestión

En mención a lo que establecen Vásquez Giler & Pinargote Vásquez (2018) los indicadores de gestión son herramientas que permiten obtener información válida de los resultados planteados, por lo cual se reconocen como facilitadores del control en una entidad. Son factores claves que denotan la situación y tendencias de cambios generadas en los objetivos y metas previstos, ya que tienen relación directa con las áreas y procesos que agregan valor incluidos en los planes estratégicos. 2.1.5.

COSO II ERM

El COSO o Committee of Sponsoring Organization of the Treadway Commission, es una iniciativa para la mejora del control interno dentro de las organizaciones. Ramirez Fernandez (2016) define al control interno como un proceso por medio del cual se busca suministrar un nivel de seguridad razonable, respecto al logro de objetivos en cuanto a la eficacia y eficiencia de las operaciones, el cumplimiento de leyes y normas y a la confiabilidad de la información financiera. La metodología ERM, es un proceso que se aplica con el objetivo de identificar sucesos que puedan afectar a la empresa, así como también administrar tales riesgos para proporcionar seguridad en cuanto al cumplimiento de objetivos (Becerra Paguay, Sulca Córdova , & Espinoza Beltrán , 2016) . El modelo COSO II proporciona procesos más robustos y extensos en cuanto a identificación, evaluación y gestión de riesgos, por ello se reconoce como un modelo complementario del COSO I.

21 2.1.6.

Componentes del COSO II

Calle Álvarez, Narváez Zurita, & Erazo Álvarez (2020) Como se mencionó previamente el COSO II, es un complemento al COSO I, por ello contiene elementos adicionales, que tienen relevancia al momento de definir las metas organizacionales. Respecto a los elementos adicionales aplicados en el COSO II, se encuentran, el establecimiento de objetivos, la evaluación de riesgo y la respuesta al riesgo. Los componentes del COSO II, son esenciales para definir las metas empresariales, ya que se encuentran alineados a los objetivos (Coveña Hidalgo, 2017). Entre los cuales se encuentran:

Figura 1. Componentes de control del COSO II. Recuperado de “Control interno basado en el COSO IIII, a los procesos de gestión del área financiera del Concesionario Imbauto de la ciudad de Ibarra, provincia de Imbabura”, por Yépez K., 2018. 2.2. Créditos y cobranzas 2.2.1.

Crédito

La cartera de crédito son los documentos en los que se sobrellevan todas las operaciones de ventas que se han realizado entre la empresa y los clientes. Por ello, representa un instrumento que sirve para que las cobranzas se puedan ejecutar de manera correcta y que el cliente tenga pleno conocimiento de todas los compromisos que ha adquirido con la entidad (Armijos Ordoñez, 2016).

22 En lo que se refiere crédito como tal, el mismo es reconocido como un tipo de contrato, ya que representa una operación financiera, en la cual una persona tiene la oportunidad de realizar un préstamo por cierta cantidad determinada, o por ciertos bienes y a su vez comprometerse a generar el pago en el tiempo determinado por la entidad que haya generado dicho crédito (Suárez Hurtado , 2018). 2.2.1.1.

Crédito comercial

El crédito comercial es un instrumento de financiación a corto plazo del que disponen todas las empresas (Ruiz Flores , 2018). Una entidad otorga crédito comercial cuando concede un plazo determinado a sus clientes para el cumplimiento de sus obligaciones contraídas de la compra de bienes o servicios, cuyo monto no se encuentra limitado lo que le otorga al crédito comercial la característica adicional de flexibilidad.

La importancia de otorgar crédito, reside en el hecho de que el mismo es fundamental para el desarrollo y la existencia de las empresas, ya que permite a las entidades aumentar el volumen de ventas y a su vez disminuir los costos unitarios (Becerra Villa , 2015). Aspectos que facilitan que sectores determinados de la población logren integrarse al mercado consumidor, debido a que se proporciona liquidez a los clientes para poder realizar compras, pagos o algún tipo de inversión. 2.2.1.2.

Políticas de crédito

Se define a las políticas de crédito como una serie de lineamientos y procesos que dirigen la concesión de créditos a cada uno de los clientes, enfocados en la recuperación de cartera y el alcance del rendimiento de la inversión. Por ello, es preponderante establecer pero más que todo aplicar políticas de crédito, para que las empresas sean capaces de obtener resultados óptimos (Velarde Correa, 2017).

23 (Van Horne & Wachowicz, 2010) El diseño de políticas de créditos y de cobro se encuentran estructuradas por decisiones como: 1. Calidad de cuentas aceptadas, 2. Tiempo de plazos, 3. Descuentos por pronto pago o por pago en efectivo. 4. Términos en especial tales como fechas de temporada y 5. La medida en que se den gastos de cobranza (2010). 2.2.1.3.

Riesgo crediticio

La entidad siempre tendrá la confianza de que el cliente pagará la totalidad de lo adeudado en el plazo dado, pero aun así va a existir la incertidumbre de si se dará el cumplimiento a los términos acordados, esta incertidumbre es el riesgo que la entidad siempre debe asumir en el momento que concede el crédito (Fuentes Piguave, 2016). Por tal razón es importante implementar políticas de créditos y cobranzas para y valorar el riesgo crediticio. 2.2.2.

Cobranzas

El término cobranzas se refiere a todos aquellos procedimientos que se implantan para poder efectuar los cobros de los montos adeudado por ventas ya realizadas por la empresa. Del mismo modo se dice que es realizar y gestionar los cobros de los créditos que se tienen a favor de la empresa, es decir, dirigir e inspeccionar la cartera de clientes (Gonzales Fernández & Loayza Ortiz , 2017). La Cobranza es complementaria y reguladora en el área financiera, ya que su objetivo principal es que se realice el pago de manera rápida, para así no tener inconvenientes de mora.

24 Las Cobranzas nacen por la falta de interés del cliente por cumplir con las obligaciones que se le ha concedido. El cobro de cuentas pendientes de pago es de suma necesidad, ya que las empresas no pueden correr con el riesgo de que los clientes tengan la oportunidad de decidirse a cancelar el valor de los créditos que les fueron otorgados. Si los cobros son planificados, anticipados y ejecutados de la manera adecuada, estos pueden ser seguros (Mera Rivera, 2017). 2.2.2.1.

Políticas de cobranzas

No son otra cosa que procesos variados, que el departamento de crédito y cobranza utilizará con el objetivo, de tener la facilidad de aligerar el periodo de cobro y no tener problema alguno respecto a la disminución en las cuentas por cobrar (Arroyo Vergara & Rodriguez Polo, 2018). Generalmente las empresas aplican estas políticas para realizar el cobro de las deudas que mantienen sus clientes cuando ya las facturas han sido vencidas. El proceso de cobranzas inicia desde el momento en el que se concede el crédito al cliente, sin importar la actividad a realizarse y termina en el momento que se da la contabilización (Herrera Rivas & Gavilanez Cevallos , 2018). Para que una gestión de cobranzas sea adecuada, se debe considerar la comunicación, la explicación y el ámbito de negocio, aspectos que ayudarán a que se produzca información que debe ser correctamente analizada y administrada para así poder tener efectividad en los cobros. 2.2.2.2.

Procedimiento de créditos y cobranzas

La consumación de los procesos de créditos y cobranzas, conllevan a circunstancias como, el enfoque cotizable empresarial y el riesgo comercial, que se conecta a la inseguridad de los resultados esperados. Estos procedimientos permiten lograr beneficios por medio de la remuneración de los intereses del capital concedido, en relación a los créditos y al uso de rendimiento en cuanto a inversiones realizadas (Solano Vargas & Gómez Quevedo, 2016).

25 2.2.2.3.

Cuentas por cobrar

Representan créditos que se han concedido a clientes, respaldados en un compromiso de pago en un tiempo previamente pactado entre el comprador y el vendedor (Herrera Rivas & Gavilanez Cevallos , 2018). En la actualidad las cuentas por cobrar son una herramienta que promueve las ventas y las utilidades de las entidades, ya que los clientes son atraídos por la facilidad de pago que ofrecen las empresas. Por tal razón son de gran importancia, ya que son activos financieros con gran capacidad de convertiste en efectivo en cierto plazo determinado. 2.2.2.4.

Cartera vencida

La cartera vencida representa el monto total de los créditos que ha otorgado una empresa o institución, cuya fecha de pago ha vencido. Suárez Hurtado (2018) establece que se encuentra integrada por todos aquellos clientes, que por razones diversas no han cumplido con el pago de las deudas en el tiempo estimado, generando que se apliquen medidas administrativas o judiciales. Es decir la cartera de crédito vencida es la parte de deudores que presentan retraso en el cumplimiento de las obligaciones de pago. 2.2.2.5.

Recuperación de mora

La recuperación de crédito en mora se refiere a todas aquellas actividades que el acreedor realiza, apoyándose en demandas contra el deudor, con la finalidad de obtener cumplimiento de las obligaciones por la cantidad adeudada (Solano Vargas & Gómez Quevedo, 2016). La situación de mora se da cuando el acreedor solicita el pago de la deuda de manera amistosa, con los respectivos respaldos documentales y el deudor no cumple con estas obligaciones voluntariamente, siendo necesario por ello acudir a medios legales.

3. METODOLOGÍA 3.1. Enfoque y tipo de investigación En lo que respecta al enfoque de investigación Sampieri, Fernandez Collado, & Batista Lucio (2014) definen al enfoque cuantitativo, como aquel que se basa en el análisis estadístico y la medición numérica, para la recolección de datos y al enfoque cualitativo, como el que se apoya en la recolección de datos para adecuar las preguntas de investigación. Por tal razón fue posible determinar que la investigación tuvo un enfoque mixto, ya que se analizaron datos numéricos por medio de indicadores y técnicas estadísticas y a más de eso fue necesaria una indagación para conocer a profundidad la problemática a tratar, mediante la interacción directa con los participantes y los datos. El tipo de investigación aplicada es Descriptivo-Explicativo, ya que se midieron mediante datos recopilados los aspectos y dimensiones del fenómeno investigado, para entender la situación del área de créditos y cobranzas de la empresa Lycras Manía y en base a esto se explicó cómo y por qué se dieron las situaciones identificadas en dicha área. 3.2. Unidades de análisis Para determinar la población de estudio, se consideró la cartera de clientes de la empresa Lycras Manía, que consta de 50 clientes a los que se les otorga crédito y mantienen cuentas pendientes. Así mismo se consideró a 3 actores internos de la organización, siendo 1 de ellos el Gerente General y 2 que corresponden al área de créditos y cobranzas. Mertens (2010) y Borg y Gall (1989) como se citó en Sampieri et al (2014) “De acuerdo con el propósito del estudio hay un mínimo sugerido. Para encuestas a gran escala se aplican 100 casos para el grupo o segmento más importante del universo” (p. 188). Por tal razón el ideal sería una muestra de 100 individuos, pero considerando que la población es de 53 personas, no fue preciso el cálculo de la muestra, ya que la población no supera las 100 personas.

27 Tabla 2. Clasificación de la muestra POBLACIÓN

NÚMERO 1

Gerente

Vendedor/Cobrador Asistente del área de créditos y cobranzas

1 50

Clientes en mora Fuente: Elaboración propia.

3.3. Técnicas e instrumentos de investigación 3.3.1.

Entrevista

Sampieri, Fernandez Collado, & Batista Lucio (2014) “Una reunión para conversar e intercambiar información entre una persona y otra u otras” (p. 403). Para la recopilación de datos, se aplicaron entrevistas al gerente general y a los colaboradores que integran el área de créditos y cobranzas de la empresa Lycras Manía, mismas que fueron elaboradas en base a una guía de entrevistas. 3.3.2.

Observación

“La observación es un proceso cuya función primera e inmediata es recoger información sobre el objeto que se toma en consideración” (Fabbri, 2020, p. 2). Se aplicó esta técnica para recopilar datos referentes a los procesos que se realizan en el área de créditos. Se observaron los mecanismos y criterios que se emplean para otorgar créditos a los clientes, y para el cobro de las cuentas pendientes, con la finalidad de comprobar, si la empresa realmente está aplicando un proceso adecuado.

28 3.3.3.

Encuesta

La encuesta es una “Técnica de producción de datos que, mediante la utilización de cuestionarios permite indagar sobre múltiples temas” (Katz, Seid, & Abiudo, 2019, p. 2). Para recopilar datos de interés respecto al criterio que tienen los clientes en cuanto a los procesos de cobranzas y créditos de la empresa Lycras Manía, se realizaron encuestas estructuradas en base a un cuestionario de preguntas cerradas. El cuestionario comprendió 14 preguntas y fue aplicado en modalidad de encuestas asistidas, por vía telefónica. 3.4. Técnicas de análisis de datos Para analizar los datos obtenidos, se empleó el análisis de datos cuantitativos por medio del software informático Excel y las técnicas de auditoria pertinentes al caso, como: comparación, observación, rastreo, indagación, confirmación, cálculos, tabulación, etc. Con el objetivo de identificar las falencias que se generan en el área de créditos y cobranzas de la empresa Lycras Manía, y cómo afectan estas insolvencias a la organización.

4. RESULTADOS 4.1. Análisis de las encuestas y entrevistas aplicados a los actores internos y externos Luego de entrevistar al gerente de la entidad, fue posible evidenciar que la situación de las cuentas por cobrar de la entidad es preocupante ya que los clientes no están cumpliendo con los plazos establecidos. A pesar de que en la institución se considera importante llevar un control de la cartera de crédito, sus procesos son empíricos ya que no cuentan con políticas y procedimientos formalizados. El hecho de que en la empresa no exista un departamento de crédito, puede ser un factor que incida en la inadecuada gestión de la cartera en la organización. (Ver Anexo 3) De igual forma se realizó una entrevista a la Asistente del área de créditos y cobranzas, la cual manifestó que existe un procedimiento para el cobro de valores pendientes, pero como se mencionó previamente estos procedimientos son empíricos, hizo mención que para otorgar crédito se requiere autorización de gerencia y se dan opciones a los clientes para facilitar el pago. El vencimiento de las facturas se maneja en base a los montos de compra, pero la mayor parte de los clientes no respetan el plazo establecido por lo que el porcentaje de cartera vencida alcanza niveles preocupantes. Cabe recalcar que la empresa maneja una base de datos, pero la misma es actualizada a destiempo. (Ver Anexo 4) En base a la entrevista realizada al vendedor-cobrador, se establece que el hecho de realizar visitas personales a los clientes es un factor significativo para el cobro de las cuentas, ya que muchos clientes no realizan los pagos a menos que sean visitados. El entrevistado cree que es importante planificar mejor las visitas para mejorar el proceso de cobranzas. El flujo de comunicación sobre los cobros, lo realiza de 5 a 6 días ya que considera que si se excede al tiempo establecido puede generar problemas en la conciliación de los saldos. (Ver Anexo 5)

30 De las encuestas aplicadas a los clientes, la mayoría de ellos tienen una antigüedad de más de 4 años, probablemente este sea un factor preponderante para que se el retraso en el pago de las cuentas. Gran porcentaje de los clientes no conocen a ciencia cierta si la empresa maneja políticas para el cobro de los créditos lo que puede ser otra causa significativa que genera este atraso en los pagos. Así mismo la empresa no establece ninguna clase de sanción por retraso lo que se puede considerar como otro factor que incida en el incumplimiento de las cuentas. (Ver Anexo 6)

31 4.2. Recopilar la información para desarrollar un plan de auditoria conveniente 4.2.1.

Narrativa del proceso de concesión créditos

Este proceso empieza con el vendedor y la asistente de crédito. El vendedor toma pedidos a los clientes en las visitas que realiza y la asistente de crédito toma pedidos a clientes que se comunican directamente con la empresa. En el caso de que el pedido sea tomado por el vendedor, se remite a la empresa la nota de pedido correspondiente, donde constan datos informativos del cliente. Cuando se trata de un cliente con menos de 3 pedidos, el gerente no aprueba el crédito, caso contrario la asistente de crédito procede a revisar la base de datos para verificar su situación crediticia con la empresa. Si el cliente tuviera cuentas pendientes la asistente analiza los antecedentes del mismo, para determinar si con la solicitud del pago del saldo adeudado es suficiente para aprobar el crédito, de ser así se deberán cancelar las cuentas pendientes en un tiempo determinado, para proceder a aprobar el crédito. 4.2.2.

Narrativa del Proceso de cobranzas

El proceso inicia cuando el gerente y el vendedor se reúnen para planificar las visitas que se van a realizar. En la planificación el gerente y el vendedor revisan la situación crediticia del cliente y solicitan a la asistente de créditos que emita reportes de cuentas para quienes mantengan saldos pendientes. Luego de la planificación el vendedor procede a visitar a los clientes dentro y fuera de Santo Domingo, el vendedor toma pedidos y recibe abonos o pagos totales de facturas pendientes. Cuando se recibe abonos se emite un comprobante de ingreso donde se establece el monto recibido, posteriormente se determina el saldo pendiente y se entrega el reporte de cuentas. Cuando el pago es total se emite el comprobante de ingreso y se cancela la factura. Las copias de los comprobantes de cobro se remiten a la empresa. Si la asistente se encarga del cobro, se revisa la base de datos, con la finalidad de solicitar el pago. Cuando el cliente realiza el pago, se procede a verificar en la cuenta bancaria, si el movimiento consta en la misma se registra en la base de datos. Si el pago es total se cancela la factura.

32 4.3. Elaborar los programas de auditoria, que orienten la ejecución de la misma, para determinar los procedimientos a realizarse en el proceso de la auditoría En la ejecución del segundo objetivo se elaboraron los programas de auditoría que orientaron la aplicación de la misma. En dichos programas se establecieron los procedimientos a realizar para el cumplimiento de cada una de las fases de auditoría, los responsables de cada actividad y los respectivos papeles de trabajo que respalden los procedimientos aplicados. A continuación se presenta el programa de la Fase de Planificación Preliminar. Los programas correspondientes a las siguientes fases podrán ser visualizados en los Anexos de la siguiente manera: Programa de control interno (Ver Anexo 10); Programa de ejecución (Ver Anexo 11); Programa de comunicación (Ver Anexo 12). Tabla 3. Programa de Planificación preliminar PROGRAMA DE AUDITORÍA DE GESTIÓN FASE I: PROGRAMA DE PLANIFICACIÓN PRELIMINAR

Cliente: Lycras Mania Periodo: 2020 Objetivo: Identificar las actividades principales que se llevan a realizan en la empresa Lycras Mania. N° Procedimiento Fecha Elaborado por: P/T 1 Elabore una solicitud dirigida al gerente de la entidad, para que se autorice el desarrollo 25/05/2021 G.V.L.A A1 de las actividades. 2 Realice una visita previa a la empresa para obtener una visión previa del área y 26/05/2021 A2 A.E.C.L procesos a auditar 3 Realice una entrevista al Gerente General y a los demás involucrados en el proceso de 27/05/2021 A.E.C.L A3 créditos y cobranzas, para identificar las falencias que existen dicha área. 4 Aplique encuestas a los clientes de la empresa, para conocer la percepción del 04/06/2021 A.E.C.L A4 proceso de créditos y cobranzas. 5 Solicite las funciones, normas, estatutos y más documentos necesarios para preparar 07/06/2021 G.V.L.A A5 el archivo permanente. 6 Solicite la estructura organizacional de la 07/06/2021 G.V.L.A A6 empresa Lycras Mania. 7 Determine los procedimientos y políticas 11/06/2021 G.V.L.A A7 para el proceso de créditos y cobros.

Elaborado por: Angie Castro

Fuente: Elaboración propia.

Supervisado por: Mg. Ximena García

33 4.4. Ejecutar los programas de auditoría mediante la aplicación de diferentes tipos de pruebas y análisis en el área sujeta a examen, para detectar los posibles errores en los procesos 

Programa de planificación La ejecución del programa de planificación, a través de la emisión de la solicitud de

documentación relacionada con normativas y políticas, permitió identificar las actividades principales que se realizan en la empresa Lycras Mania. Así mismo en la etapa de conocimiento preliminar, mediante las encuestas y entrevistas aplicadas fue posible establecer la situación de los procesos que se desarrollan en el área de créditos y cobranzas. (Ver Anexo 12 al 18) 

Programa para la evaluación del Control interno La ejecución del programa permitió evaluar el sistema de control interno del proceso

de créditos y cobro, por medio de los flujogramas y las narrativas que facilitaron el conocimiento de cada proceso que se lleva a cabo dentro del área. Por otra parte la aplicación del cuestionario COSO II ERM proporcionó la información necesaria para determinar el nivel de riesgo que mantiene la empresa con relación a cada uno de los componentes del COSO II, como se demuestra en la Tabla 5. (Ver Anexo 19 al 25) Tabla 4. Matriz de calificación de nivel de confianza y riesgo Matriz de calificación del nivel de confianza y riesgo N° Componentes Componente Ponderación Nivel de Ponderado confianza 1 Ambiente de Control 5% 12% 41,67% 2 Establecimiento de objetivos 5% 10% 30,00% 3 Identificación de eventos 6% 14% 42,86% 4 Evaluación de riesgos 11% 16% 68,75% 5 Respuesta al riesgo 6% 14% 42,86% 6 Actividades de control 2% 12% 16,67% 7 Información y comunicación 8% 12% 66,67% 8 Monitoreo 1% 10% 10,00% TOTAL 44% 100% 44,00% Fuente: Elaboración propia.

Riesgo Alto Alto Alto Moderado Alto Alto Moderado Alto

34 

Programa de Ejecución Para el desarrollo del programa de ejecución, se trabajó con la base de datos de

clientes obtenida del área de créditos y cobranzas de Lycras Manía, de la cual se pudo recabar información respecto a los clientes que mantienen cuentas pendientes con la empresa, los valores y los plazos de vencimientos. En base a esto fue posible establecer la antigüedad y determinar que clientes se considerarían para las cartas de circularización, que permitan la confirmación de los saldos de los mismos. Finalmente luego de llevar a cabo cada una de las actividades planificadas en la etapa de ejecución fue posible identificar los hallazgos, así como sus atributos. Los papeles de trabajo que respaldan la fase de ejecución podrán visualizar en el apartado de anexos. (Ver Anexo 27 al 36)

35 4.5. Comunicar los resultados de la auditoria, con la finalidad de dar a conocer los hallazgos Los hallazgos derivados de la aplicación del examen de auditoría al área de créditos y cobranzas de Lycras Mania, serán comunicados a los funcionarios de la entidad que tengan relación directa con el área auditada y los hallazgos detectados. Al término de la auditoria los resultados serán presentados en el informe final de auditoría, que contenga los resultados generados, sustentados con los papeles de trabajo, así mismo, constaran las conclusiones y recomendaciones para cada uno de los hallazgos. (Ver Anexo 37) La empresa mantiene un deficiente control interno que representa un alto nivel de riesgo ya que se imposibilita la disminución de incorreciones en cuanto al cumplimiento de políticas y procedimientos del área. Lycras Mania no cuenta con manuales de procedimiento y políticas formalizados por lo cual existe una inadecuada gestión de la cartera de créditos. Existe una morosidad representativa ya que la mayor parte de las cuentas pendientes de cobro mantienen una antigüedad con más de 90 días. Por otro lado los saldos reflejados en la base de datos no expresan los valores reales en la cuentas por cobrar ya que existen fallas en el registro de los movimientos debido a una deficiente comunicación interna y externa. Existe un alto índice de morosidad y una alta rotación de cartera, los recursos las operaciones y procedimientos de recaudación, concesión de créditos y cumplimiento de políticas no están siendo gestionados de manera adecuada. Así mismo la cartera de clientes mantiene un alto nivel de riesgo y una nula provisión para cuentas de cobro dudoso. Finalmente se evidenció que existe una sobrecarga de trabajo ya que la empresa cuenta únicamente con 2 personas encargadas de las actividades que se desarrollan en el área de créditos y cobranzas.

5. DISCUSIÓN El presente trabajo de titulación se efectuó el levantamiento y recopilación de información que permitió valorar la situación actual del área de créditos y cobranzas de la empresa Lycras Mania, para lo cual se tomó como guía cada una de las fases de auditoria que permitieron el desarrollo de actividades que abarcaron desde la identificación de la problemática hasta los resultados, además, de una valoración bajo el cumplimiento del código de ética y las nomas de auditoria vigentes. Las entrevistas aplicadas a los funcionarios del área de créditos y cobranzas y las encuestas aplicadas a los clientes facilitó la identificación de los elementos más relevantes tanto en la concesión de créditos como en la recuperación de cartera, esto permitió evaluar la situación del área mencionada, así como también conocer el desempeño de cada uno de los funcionarios relacionados. Así mismo se recopiló información respecto a cada uno de los procesos que se desarrollan en el área auditada lo que permitió tener una visión más amplia acerca de las actividades a auditar que a su vez facilitó el desarrollo de los planes de auditoria. Se evidenció que la entidad no tiene un departamento de créditos y cobranzas, políticas documentadas y manual de funciones formalizados, por lo cual actualmente las responsabilidades son asignadas de manera empírica mas no documentadas, lo que puede ocasionar problemas a largo plazo ya que la falta de organización interna puede afectar la productividad del personal a cargo de las labores que se desarrollan en el área. Para la evaluación de los procesos de créditos y cobranzas se utilizó el cuestionario COSO II ERM que permitió identificar el nivel de riesgo que mantiene la empresa en relación con cada uno de sus componentes. Se obtuvo que existe un nivel de confianza del 44% lo que a su vez significa un riesgo alto, lo que concluye que el sistema de control interno de Lycras Mania es ineficiente.

37 Se determinó que las políticas para el proceso de concesión de créditos y recuperación de cartera no se están cumpliendo adecuadamente ya que la empresa no cuenta con políticas formalizadas que asegure una adecuada gestión para cada uno de los procesos mencionados. Esto genera que haya una ineficiente evaluación de clientes lo que a su vez incrementa el riesgo de la cartera de créditos. Se detectó que existen fallas en los registros de los movimientos de las cuentas por cobrar ya que no se maneja una adecuada comunicación entre los funcionarios del área de créditos y cobranzas con los clientes lo que genera que muchas veces la base de datos no sea actualizada correctamente y los saldos que se reflejan no sean reales. En base a los indicadores empleados se pudo establecer la eficacia, calidad, eficiencia y productividad de los procesos que se desarrollan en el área de créditos y cobranzas. En cuanto a la eficacia se pudo evidenciar que la empresa mantiene un alto índice de morosidad y una lenta rotación de cartera, los recursos, operaciones y procedimientos del área no están siendo gestionados adecuadamente. Así mismo, la empresa mantiene una calidad de cartera inadecuada con un nivel de riesgo crítico y existe una sobrecarga de trabajo ya que el personal a cargo del área es insuficiente. La aplicación de las fases de auditoría posibilitó la recolección de evidencia competente y suficiente, factor fundamental para la comunicación de los resultados de la auditoría aplicada. Posterior a la realización de los programas de planificación y ejecución de la auditoria, se realizó la comunicación de los hallazgos con sus respectivos sustentos, mediante un informe, donde se estableció cada uno de los resultados encontrados en el área examinada, con sus respectivas conclusiones y recomendaciones.

6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 

Lycras Mania a pesar de que maneja una cartera de crédito representativa con clientes a nivel nacional no tiene un departamento de créditos y cobranzas formalizado, evidentemente que haya una organización por departamentos no es una necesidad fundamental para la empresa, debido a su tamaño y cantidad de funcionarios que laboran en la actualidad, por ello, es necesario que la entidad se plantee la opción de diversificarse por departamentos u optimizar sus áreas de trabajo.



La concesión de créditos y recuperación de cartera son procedimientos que se aplican de manera empírica, ya que la empresa no ha determinado formalmente sus políticas, ocasionando que tales procesos no se desarrollen adecuadamente, así mismo, no ha documentado las funciones del personal, por lo que no existe una apropiada segregación de funciones en el área, en consideración a los aspectos mencionados, es necesaria la elaboración de un plan administrativo que consienta establecer políticas, objetivos y gestionar los recursos del área de manera óptima.



Se presenta una preocupante situación en cuanto a la recuperación de cartera, lo que puede afectar a la liquidez de la organización. A su vez, el control interno de la empresa es deficiente, evidenciándose que los componentes que requieren más atención son el monitoreo y las actividades de control. Por ello, es importante que la empresa realice una calificación a sus clientes mediante referencias comerciales y personales o firma de garantías documentarias y, que se establezcan actividades de control al cumplimiento de políticas para la aprobación de créditos y recuperación de cartera, mediante revisión de estadísticas y aplicación de indicadores financieros dos veces al año.

39 

Existe un alto porcentaje de créditos concedidos, mora y dificultad en las recaudaciones. Por tal razón se plantea la contratación de 2 cobradores más, lo que permitiría abarcar las 4 zonas de venta, optimizando y facilitando la recuperación de la cartera, sin incurrir en mayores gastos de ventas ya que la empresa trabaja únicamente con vendedores comisionistas.



Una de las fases más importantes de la auditoria es la comunicación de resultados, por lo que se realizó el respectivo informe de auditoría, en el que se estableció los resultados más relevantes que se obtuvieron producto del examen de Auditoria, se recomienda que el informe final sea compartido a todos los involucrados en el área auditada con la finalidad de dar a conocer los puntos de atención del área de créditos.

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45 Velarde Correa, K. S. (2017). Diseño de manual de crédito y cobranza para la empresa Ángel Aguilar . [Tesis de pregrado, Universidad de Guayaquil]. Repositorio Universidad de Guayaquil. http://repositorio.ug.edu.ec/bitstream/redug/23493/1/DISE%c3%91O%20DE%20MA NUAL%20DE%20CR%c3%89DITO%20Y%20COBRANZA%20PARA%20LA%20EM PRESA%20%c3%81NGEL%20AGUILAR.pdf Vizcarra, J. (2010). Auditoría Financiera. Instituto Pacífico.

8. ANEXOS Anexo 1. Cronograma CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 2020

N.-ACT. ACTIVIDADES

1 2 3 4 5 6 7 8

Desarrollo del Plan Ejecución del Proyecto Elaboración del marco teórico Aplicación de instrumentos Elaboración de la propuesta de intervención Constatación de los resultados Elaboración del informe final de tesis Disertación del grado

OCT NOV DIC ENE FEB MAR ABR MAY

2021

2022

JUN JUL AGO SEP OCT NOV DIC ENE FEB MAR

Anexo 2. Tabla de recursos

Fuente: Elaboración propia.

48 Anexo 3. Entrevista dirigida al Gerente General PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA ENTREVISTA DIRIGIDA AL GERENTE DE LA EMPRESA LYCRAS MANÍA Autoras: Angie Castro, Vanessa Lozano Objetivo: Recopilar información respecto al control de créditos que otorga la empresa y al proceso de recuperación de cartera. 1. ¿La empresa cuenta con organigrama de funciones? Anteriormente contábamos con organigrama, pero en la actualidad debido a la pandemia, estamos un poco desorganizados, ya que se ha reducido personal, por lo que nos estamos ajustando a lo que el mercado nos exige. 2. ¿Cuál es la situación de las cuentas por cobrar de la entidad? Las cuentas por cobrar de la empresa se encuentran congeladas, la situación por la que estamos atravesando, ha dificultado las cobras ya que los clientes ya no pagana al tiempo de antes. Los clientes se están tomando más tiempo, por lo que estamos recibiendo muchos pagos en abonos. 3. ¿Cree usted que es importante aplicar procedimiento de control al proceso de concesión y recuperación de cartera en la empresa? Claro, es primordial llevar el control de cobro de cartera en las empresas, ya que si la empresa no mantiene a alguien que maneje el cobro de las facturas pendientes es un problema, debido a que con esos cobros se hacen posteriormente las compras de materiales, pago de personal, etc. 4. ¿Cuál cree que es el factor principal que genera inconvenientes con las cuentas pendientes de cobro de la empresa? La mayor dificultad se ha presentado a raíz de la crisis que se presentó en el país, y mucho más después de la pandemia. Muchos clientes ya no manejan chequera y se basan en que se harán transferencias o depósitos que no se cumplen hasta que el cobrador los visita o hasta que se realicen llamadas de recordatorio, caso contrario no hay pagos.

49 5. ¿Existen políticas para el proceso de recuperación de cartera y concesión de créditos? Si la empresa mantiene políticas en las que establece estrategias para darles ciertos beneficios a los clientes que faciliten sus ventas y posterior pago a nosotros. Se ha aumentado los días de crédito para que el cliente tenga facilidades para pagar. Cabe recalcar que estas políticas no están establecidas en un documento formal. 6. ¿La empresa cuenta con un departamento formal de crédito y cobranzas? La empresa mantiene un área de crédito y cobranzas, pero no un departamento como tal. 7. ¿Existe alguna persona encargada de aprobar los créditos concedidos a clientes? Si, existe una persona encarga que realiza análisis e investigaciones a los clientes, en el que se analizan ciertos factores y el monto de crédito que se puede dar. 8. ¿Se realiza seguimiento a las cuentas vencidas? Si, se realiza el seguimiento a las cuentas y comunicación con los clientes conocer su situación y por qué la demora en los pagos. 9. ¿Cree que el personal encargado del área de crédito y cobranzas es suficiente para el desempeño adecuado de sus funciones? Considero que con los que estamos es suficiente, como mencione anteriormente la empresa se vio reducida debido a la situación que estamos atravesando en la actualidad. 10. ¿Se toman medidas judiciales por mora? No tomamos medidas judiciales por mora, son juicios complicados y largos y no buscamos hacerle daño a los clientes si no ayudarlos, ya que la empresa subsiste por los clientes. Tratamos de entender la situación. 11. ¿Se mantiene informado a los clientes de las cuentas pendientes de pago? Si, manejamos una base de datos en el que constan los saldos de los clientes y manejamos cortes de cuentas, donde se detallan vencimiento y fechas de pago de facturas que se les entrega a los clientes. 12. ¿Existe alguna reserva para cuentas incobrables? Contamos con un stock representativa de productos elaborados, que nos admite obtener los recursos necesarios para la compra de recursos en caso de que tengamos los pagos de cartera a tiempo. Pero una provisión para cuentas incobrables como tal no existe.

50 13. ¿Considera la cartera vencida afecta a la empresa? ¿Por qué? Obviamente, ya que la empresa obtiene sus recursos de su ventas, esto nos afecta ya que los clientes no cancelan las facturas completas y esto provoca un desbalance en la planificación. 14. ¿Cómo calificaría usted la gestión de la cartera dentro de la organización? La gestión de cartera es buena pero podría mejorar, realizamos un proceso de selección de clientes especiales a los cuales otorgarles crédito. Nota: Datos obtenidos de entrevista a Gerente empresa Lycras Manía. Fuente: Elaboración propia.

51 Anexo 4. Entrevista dirigida a la Asistente de crédito PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA ENTREVISTA DIRIGIDA AL ASISTENTE DE CREDITO Y COBRANZAS Autoras: Angie Castro, Vanessa Lozano Objetivo: Recopilar información respecto al control de créditos que otorga la empresa y al proceso de recuperación de cartera. 1. ¿Cuál es el proceso a seguir para la cobranza de valores pendientes? Comunicación directa con los clientes que tienen cuentas vencidas, tomando en consideración el tiempo de vencimiento se empieza con las personas que tienen cuentas más antiguas, me comunico mediante vía telefónica. En caso de que el cliente exprese que no se pudiera cumplir con el pago total, se solicitan pagos parciales. 2. ¿La aprobación de créditos, se realiza previa autorización de gerencia? Si, si no está autorizado por el gerente no se puede dar crédito a las compras, solo se puede otorgar crédito a los clientes que estén autorizados. Caso contrario es pago de contado. 3. ¿Los clientes cumplen con los plazos determinados para el pago de cuotas? No muy pocos son los clientes que pagan las facturas antes del vencimiento, son pocos los que cumplen con los días de crédito establecidos. La mayor parte de clientes pagan cuando las facturas están vencidas 4. ¿Cree que sería factible la aplicación de procedimiento de control para el análisis de la cartera vencida? Claro que sí, ya en se manejan procedimientos de control para cartera vencida, pero la empresa no tiene políticas formalizadas para el cobro de cartera y los procedimientos son empíricos, no están formalizados en un documento en donde se establezca o el procedimiento a seguir para un óptimo análisis de la cartera. 5. ¿Qué porcentaje de cartera vencida posee la empresa? Actualmente la empresa tiene aproximadamente un 90% de cartera vencida, pero esto se debe a la situación que estamos pasando, por la pandemia se tiene facturas desde el año 2019 ya que los clientes en el año 2020 no tuvieron el movimiento en ventas esperado, por ello se ha dificultado el pago y existe un porcentaje alto la cartera vencida.

52 6. ¿Qué opciones tiene la empresa para la recuperación de la cartera vencida? ¿Cuál cree que es la más factible? 

Ofrece pagos en abonos a los clientes.



No se establecen montos mínimos ni máximos de abono.

Creo que ambas opciones son factibles, ya que les estamos dando facilidad a los clientes para que cumplan con sus pagos y no se nos devuelva la mercadería despachada. 7. ¿Cuenta la empresa con una base datos con información actualizada de los clientes? Si cuenta con una base de datos que periódicamente se está actualizando para mantener los saldos reales de cuentas por cobrar. 8. ¿Cada que tiempo realiza la actualización de la base de datos? Usualmente la información se actualiza cada que hay nuevas facturas o cada que los vendedores vienen realizando sus cobros y nuevos pedidos, en esos periodos son cuando más se actualiza la base de datos. 9. ¿Cómo se determinan los plazos de vencimiento de las facturas? Se determinan de acuerdo con el monto de las facturas mientras mayor sea el monto despachado, mayor será el plazo y viceversa. Usualmente se maneja 30, 45, 60 y máximo 90 días plazo. 10. ¿Se presentan dificultades al momento de conciliar pagos realizados por clientes? Usualmente no hay dificultades pero si hay ciertas ocasiones que por “a” o “b” hay inconveniente al momento de conciliar los pagos. Generalmente cuando son pagos por trasferencia o deposito, los clientes no envían los comprobantes que respalden el pago y en cuenta la bancaria muchas veces no consta el nombre del depositante, eso dificulta mucho saber de quién viene dicho pago 11. ¿Se solicita al cobrador que presente un respaldo para asegurar el pago de facturas? Si, el cobrador tiene que presentarnos los respaldos de los cobros que se realizaron, nosotros manejamos un comprobante de pago numerado, el cobrador tiene que presentar la copia del respectivo comprobante sean pagos en efectivo o cheque y cuando es cheque debe traerlo físico.

53 12. ¿A más de usted, alguna otra persona tiene acceso a la base de datos de cuentas por cobrar? La base de datos únicamente la manejamos yo y el gerente, para revisar las cuentas pendientes. 13. ¿Se archivan en un lugar seguro, los documentos que dan seguimiento a la recuperación de cartera? Si, por que los documentos que respaldan los cobros son almacenados en conjunto con las facturas dentro del archivador en la oficina, misma a lo que solo tenemos acceso personas autorizadas 14. ¿Cómo calificaría usted la gestión de la cartera dentro de la organización? Creo que en si la gestión de la cartera no está totalmente bien manejada por que como se mencionó antes la empresa cuenta con procedimientos que son empíricos que muchas veces se hacen de maneras diferentes no se hacen tal cual lo dicte un procedimiento por eso se tiene falencias en el manejo de la cartera.

Nota: Datos obtenidos de entrevista a Asistente de área de crédito y cobranzas de la empresa Lycras Manía. Fuente: Elaboración propia.

54 Anexo 5. Entrevista dirigida al Vendedor-Cobrador PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA ENTREVISTA DIRIGIDA AL VENDEDOR-COBRADOR Autoras: Angie Castro, Vanessa Lozano Objetivo: Recopilar información respecto al control de créditos que otorga la empresa y al proceso de recuperación de cartera. 1. ¿Cuál es el proceso a seguir para la cobranza de cuentas pendientes? Visito a los clientes personalmente, solicito los pagos, escucho su situación para conocer las razones de la tardanza de pagos, realizó seguimientos periódicamente. 2. ¿Tiene alguna estrategia de ventas específica? Si tengo una estrategia, otorgo a muchos clientes descuentos especiales de hasta el 10%. 3. ¿Con que frecuencia realiza visitas a los clientes? Por lo regular cada mes y medio se visita a los clientes. 4. ¿Realiza algún tipo de informe para comunicar al área de crédito los saldos vencidos? Manejo una cartilla que se comparte a la persona encargada de los cobros, donde constan los abonos, saldos y pedidos para comprobar hasta que monto se puede otorgar a los clientes. 5. ¿Tiene usted la autorización para comunicar al cliente los saldos pendientes? Si tengo autorización, entrego reportes de facturas pendientes, con sus correspondientes abonos. 6. ¿Ha tenido inconveniente al momento de realizar los cobros a clientes? Hasta ahora no he tenido inconvenientes al momento de realizar los cobros, solo abonos bajos. 7. ¿Cuándo realiza el cobro de saldos pendientes, en qué tiempo notifica a la empresa? Se notifica máximo en 5 o 6 días, tiempo que me toma el recorrido que realizo para visitar a todos los clientes, fuera de Santo Domingo.

55 8. ¿Cuenta con un método de organización para evitar confusiones o extravío de facturas? No como tal, ya que la empresa cuenta con un sistema contable, únicamente manejo libretines de abonos. 9. Cuando recibe pago de los clientes ¿Entrega algún documento que respalde el mismo? Se le entrega un recibo de ingreso al cliente y la copia se remite a la empresa 10. ¿Al momento de receptar pedidos toma en cuenta la situación del cliente en cuanto a saldos pendientes de pago? Por supuesto, se toma en cuenta la situación del cliente, si el cliente mantiene cuentas muy antiguas no se manda el pedido o no se despacha el pedido completo. 11. ¿Solicita al área de créditos reportes de los saldos de clientes para comprobar que los abonos hayan sido ingresados correctamente? Obviamente, es necesario para tener la seguridad de que los abonos están correctamente ingresados. 12. ¿De qué manera cree usted que su gestión aporta a que el proceso de recuperación de cartera sea eficiente? Visitar a los clientes puerta a puerta es muy importante ya que no los abandonamos y estamos muy al tanto de si situación, misma que se trata de entender y a la vez establecer estrategias en base a esto.

Nota: Datos obtenidos de entrevista a vendedor/cobrado de la empresa Lycras Manía. Fuente: Elaboración propia.

56 Anexo 6. Encuesta dirigida a los clientes PONTIFICA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORIA ENCUESTA DIRIGIDA A CLIENTE Reciba un cordial salido, por favor concédanos un momento para contestar la siguientes encuesta con el objetivo de recopilar información respecto al control de créditos que otorga la empresa y al proceso de recuperación de cartera. Le pedimos que conteste este cuestionario con la mayor sinceridad posible. 1. ¿Hace cuánto tiempo es cliente de la empresa?

2. ¿Usualmente cómo cancela los valores pendientes?

3. ¿Sabe si la empresa maneja políticas para otorgar crédito y para el cobro de cuentas pendientes?

57 4. ¿Si la empresa impone políticas de cobranzas, seguiría comprando?

5. ¿Cuál es el plazo que la empresa le otorga al momento de concederle un crédito?

6. ¿Le cobran algún tipo de interés por retraso en cumplimiento del pago de sus facturas?

7. ¿Qué tipo de garantía le solicita la empresa para otorgarle crédito?

8. ¿Qué tipo de documento se le extiende cuando realiza un pago?

9. Sus valores pendientes de pago los cancela

10. ¿Recibe algún descuento por pronto pago?

11. ¿En caso de que no pudiese cumplir con sus facturas pendientes, la empresa le ofrece alguna alternativa como solución?

59 12. ¿Cada qué tiempo le visita el vendedor?

13. ¿Usualmente a quien cancela las facturas?

14. ¿La empresa le mantiene informado de sus saldos pendientes?

Nota: Datos obtenidos de encuesta aplicada a clientes de la empresa Lycras Manía. Fuente: Elaboración propia.

60 Anexo 7. Flujograma de proceso de concesión de créditos

Figura 2. Flujograma del proceso de concesión de créditos. Datos obtenidos de entrevistas a personal relacionado con el área de créditos y cobranzas.

61 Anexo 8. Flujograma de cobranzas de cuentas pendientes

Figura 3. Flujograma del proceso de concesión de créditos. Datos obtenidos de entrevistas a personal relacionado con el área de créditos y cobranzas.

62 Anexo 9. Programa de evaluación de control interno PROGRAMA DE AUDITORÍA DE GESTIÓN FASE II: PROGRAMA DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO

Cliente: Lycras Mania Periodo: 2020 Objetivo: Evaluar el sistema de control interno del proceso de créditos y cobranzas mediante el sistema COSO II. Elaborado por: P/T N° Procedimiento Fecha 1 Elabore el Flujograma del proceso de 16/06/2021 G.V.L.A concesión de créditos y recuperación B.1 de cartera. 2 Realice la narrativa del proceso de 16/06/2021 G.V.L.A concesión de créditos y recuperación B.2 de cartera. 3 Elabore el cuestionario de control 30/06/2021 G.V.L.A B.3 interno COSO II ERM 4 Aplique el Cuestionario de Control 5/07/2021 A.E.C.L B.4 Interno. 5 Establezca el nivel de confianza y de 07/07/2021 A.E.C.L B.5 riesgo de manera global. 6 Determine el nivel de confianza y 07/07/2021 G.V.L.A B.6 riesgo por cada componente. 7 Realice la matriz de recomendaciones 07/07/2021 G.V.L.A B.7 de control interno 8 Determine la muestra a ser revisada. 12/07/2021 G.V.L.A B.8

Elaborado por: Vanessa Lozano Fuente: Elaboración propia.

Supervisado por: Mg. Ximena García

63 Anexo 10. Programa de ejecución. PROGRAMA DE AUDITORÍA DE GESTIÓN FASE III: PROGRAMA DE EJECUCIÓN

Cliente: Lycras Mania Periodo: 2020 Objetivo: Obtener evidencias que respalden los hallazgos de la presente auditoria. N° Procedimiento Fecha Elaborado P/T por: Identifique clientes que mantienen 16/07/2021 A.E.C.L 1 C.1 cuentas pendientes con la empresa. Determine clientes que mantienen 16/07/2021 A.E.C.L 2 C.2 saldos vencidos con la empresa. Determine la antigüedad de los saldos 20/07/2021 A.E.C.L 3 C.3 de los clientes con morosidad. Seleccionar de entre la cartera de 20/07/2021 A.E.C.L 4 C.4 clientes la muestra a ser revisada. Realice y envíe las cartas de 23/07/2021 G.V.L.A 5 circularización a los clientes para C.5 confirmar los saldos. Verificar conformidad e inconformidad 26/07/2021 A.E.C.L 6 C.6 de los saldos Constatar valores pendientes de 27/07/2021 G.V.L.A 7 clientes que presenten inconformidad C.7 con los saldos Aplicar indicadores financieros 29/07/2021 G.V.L.A 8 relacionados con el área de créditos y C.8 cobranzas. Verificar el cumplimiento de políticas de 29/07/2021 G.V.L.A 9 C.9 concesión de créditos. Verificar el cumplimiento de políticas de 30/07/2021 G.V.L.A 10 C.10 recuperación de cartera. Aplique indicadores de gestión, para 30/07/2021 G.V.L.A 11 C.11 examinar el control interno. Realizar el deterioro de cuentas por 02/08/2021 G.V.L.A 12 C.12 cobrar

Elaborado por: Vanessa Lozano Fuente: Elaboración propia.

Supervisado por: Mg. Ximena García

Anexo 11. Programa de comunicación de resultados. PROGRAMA DE AUDITORÍA DE GESTIÓN FASE III: COMUNICACIÓN DE RESULTADOS

Cliente: Lycras Mania Periodo: 2020 Objetivo: Comunicar al Gerente general los hallazgos encontrados en el proceso de ejecución. N° Procedimiento Fecha Elaborado por: P/T 1 Elabore la carta a gerencia 17/08/2021 G.V.L.A D.1 2 Elabore el informe final de auditoria que contenga:  Hallazgos 20/08/2021 A.E.C.L D.2  Conclusiones Recomendaciones 3 Elabore la matriz de seguimiento de 17/11/2021 G.V.L.A D.3 recomendaciones

Elaborado por: Vanessa Lozano Fuente: Elaboración propia.

Supervisado por: Mg. Ximena García

65 Anexo 12. Papel de trabajo 1 Papel de trabajo 1. Solicitud dirigida a Gerente General LYCRAS MANÍA ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS DEL 01 DE ENERO DE 2020 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2020

Elaborado por: Fecha:

G.V.L.A 25/5/2021

A.1

Objetivo: Elabore una solicitud dirigida al gerente de la entidad, para que se autorice el desarrollo de las actividades. Señor Geovanny Lozano Vélez GERENTE Presente.Reciba un cordial saludo de parte de quiñes formamos parte de la Pontificia Universidad Católica del Ecuador, Sede Santo Domingo. Por medio de la presente informo que las Srtas. Angie Elizabeth Castro Loor, con C.C: 230069229-6 y Gladys Vanessa Lozano Andrade, con C.C: 230044181-9, son estudiantes del octavo nivel, asignatura IAIII, Escuela de Ciencias Administrativas y Contables. Actualmente se encuentran elaborando su trabajo de Titulación denominado: “Auditoría de Gestión al Área de Créditos y Cobranzas de la Empresa Lycras Manía”; por tal motivo, solicito muy comedidamente, se les permita desarrollar en su Institución las siguientes actividades: ACTIVIDADES: 1. Entrevistas al personal que interviene en las operaciones de créditos y cobranzas. 2. Encuestas a los clientes de la empresa. 3. Observar los procesos que se llevan a cabo en el área de créditos y cobranzas. 4. Revisar información relacionada con las cuentas pendientes de pago. 5. Emitir informe con los resultados de la investigación Las estudiantes deberán mantener la disciplina durante su estancia en la Institución así como acogerse a las normativas necesarias para su desempeño. Es necesario aclarar que los resultados de la investigación serán difundidos, mismos que previamente deberán ser comunicados a su persona a partir de lo cual le emitirá una carta que avale el impacto generado. De antemano agradezco su atención y ayuda en formar profesionales idóneos. Cordialmente,

Mg. Yulliio Cano de la Cruz DIRECTOR INVESTIGACIÓN Y POSTGRADOS PUCE SD C.I.: 0959775016 dipostgrados@pucesd.edu.ec (02)3702868 Ext. 204

Elaborador por: Vanessa Lozano

Supervisado por: Mg. Ximena García

66 Anexo 13. Papel de trabajo 2 Papel de trabajo 2. Descripción de visita previa realizada a la empresa LYCRAS MANÍA Elaborado ÁREA DE CRÉDITOS Y por: COBRANZAS Fecha: DEL 01 DE ENERO DE 2020 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2020

A.E.C.L 26/5/2021

A.2

Objetivo: Realizar una visita previa a la empresa para obtener una visión previa del área y procesos a auditar. Se realizó una visita a la empresa con la finalidad de recopilar información respecto al área a auditar. En dicha visita fue posible conversar con el Gerente General para conocer su punto de vista en cuanto a la situación de las cuentas pendientes de cobro que mantiene Lycras Mania y su percepción en cuanto al área de crédito y cobranzas. Así mismo fue posible dialogar con la persona encargada de apoyar las actividades del área sujeta a examen, lo que nos permitió identificar aspectos relevantes en cuanto a los procesos que se ejecutan en el manejo de cartera y concesión de créditos. Esta visita previa fue importante ya que se pudo identificar a las personas que intervienen en el área de créditos y cobranzas a quienes se aplicarían los instrumentos posteriormente, con la finalidad de recabar información y a la vez fue posible realizar una evaluación de la situación del área sujeta a examen lo que direccionó las actividades a ejecutar para la recopilación de la información inicial de la empresa.

Elaborador por: Angie Castro

Supervisado por: Mg. Ximena García

67 Anexo 14. Papel de trabajo 3 Papel de trabajo 3. Descripción de entrevista realizada a Gerente General LYCRAS MANÍA Elaborado ÁREA DE CRÉDITOS Y por: COBRANZAS Fecha: DEL 01 DE ENERO DE 2020 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2020 A.3

A.E.C.L 27/5/2021

Objetivo: Realice una entrevista al Gerente General y a las demás personas que intervengan en el proceso de créditos y cobranzas, para identificar las falencias que existen en dicha área.

Luego de realizar la visita a la empresa que permitió identificar a las personas que intervienen en los procesos de concesión de créditos y cobranzas, se elaboraron los cuestionarios para aplicar las entrevistas a cada actor interno relacionado con el área sujeta a examen. Fueron entrevistados: El Gerente general, la Asistente de créditos y cobranzas y el Vendedor/cobrador, a quienes se les aplicó un cuestionario con preguntas abiertas. Los cuestionarios fueron planificados considerando las actividades que realizar cada persona, con la finalidad de que la información recabada permita conocer la precepción de cada participante del área de créditos y cobranzas, la situación de la cartera de clientes que maneja la empresa y a su vez identificar las posibles falencias en los procesos desarrollados. Las entrevistas aplicadas pueden encontrarse los Anexos de la siguiente manera: Entrevista al Gerente General (Ver Anexo 3); Entrevista a Asistente de créditos y cobranzas (Ver Anexo 4); Entrevista a Vendedor/cobrador (Ver Anexo 5).

Elaborador por: Angie Castro

Supervisado por: Mg. Ximena García

68 Anexo 15. Papel de trabajo 4 Papel de trabajo 4. Descripción de encuestas aplicadas a clientes de la empresa LYCRAS MANÍA Elaborado A.E.C.L ÁREA DE CRÉDITOS Y por: 06/6/2021 COBRANZAS Fecha: DEL 01 DE ENERO DE 2020 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2020 A.4 Objetivo: Aplique encuestas a los clientes de la empresa, para conocer la percepción del proceso de créditos y cobranzas. Posterior al establecimiento de la muestra se procedió a elaborar el cuestionario para las encuestas a ser aplicadas a los clientes de la empresa, tal cuestionario fue estructurado con preguntas cerradas con la finalidad de facilitar la aplicación del instrumento y evitar inconvenientes al momento de cuantificar las respuestas para obtener los resultados. Debido a las limitaciones encontradas para la recopilación de información, fueron seleccionados de la cartera de clientes aquellos que mantenían una situación de mayor riesgo, por días de vencimiento o por montos de créditos concedidos. Puesto a que la mayor parte de los clientes de la empresa se encuentran fuera de Santo Domingo, fue necesario realizar las encuestas vía telefónica para asegurar mejores resultados. Los resultados de las encuestas permitieron conocer el punto de vista de los clientes respecto a los procesos de recuperación de cartera y concesión de créditos y así mismo identificar factores que dificultan el cobro de las cuentas pendientes. (Ver Anexo 6)

Elaborador por: Angie Castro

Supervisado por: Mg. Ximena García

69 Anexo 16. Papel de trabajo 5 Papel de trabajo 5. Funciones, nomas, estatutos de la entidad LYCRAS MANÍA Elaborado ÁREA DE CRÉDITOS Y por: COBRANZAS Fecha: DEL 01 DE ENERO DE 2020 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2020

G.V.L.A 07/6/2021

A.5

Objetivo: Solicite las funciones, normas, estatutos y más documentos necesarios para preparar el archivo permanente. Santo Domingo, 07 de junio de 2021 Sr. Geovanny Lozano Gerente Estimado Sr. Lozano, La presente tiene por objeto, solicitarle de la manera más comedida, autorice a quien corresponda se nos facilité la siguiente documentación: Documentos solicitados

Políticas y normas

Estado En la actualidad Lycras Mania no cuenta con un documento formalizado, donde se encuentren documentadas sus políticas y normas. A la fecha, la empresa no trabaja con manuales de procedimientos, donde se especifiquen las funciones correspondientes a cada cargo.

Funciones

Base de datos

Los clientes que mantiene cuentas pendientes con la empresa se encuentran en la respectiva base de datos de cuentas por cobrar, donde se establecen: montos adeudados, años de antigüedad y días de vencimientos de facturas.

Con el objetivo de obtener información de la compañía y su entorno, de antemano agradecemos la atención brindada a la presente.

Elaborador por: Vanessa Lozano

Supervisado por: Mg. Ximena García

70 Anexo 17. Papel de trabajo 6 Papel de trabajo 6. Estructura organizacional de la empresa LYCRAS MANÍA Elaborado ÁREA DE CRÉDITOS Y por: COBRANZAS Fecha: DEL 01 DE ENERO DE 2020 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2020

G.V.L.A 07/6/2021

A.6

Objetivo: Solicite la estructura organizacional de la empresa Lycras Mania. Debido a los cambios que ha sufrido la empresa en el último año, producto de la crisis generada por la pandemia, Lycras Mania a la fecha no cuenta con una estructura organizacional actualizada y debidamente documentada. Pero ha designado niveles jerárquicos de manera empírica, en base a ello fue posible establecer el siguiente organigrama estructural:

Gerente General

Vendedor/cobrador

Asistente de créditos y cobranzas

Contadora

Vendedor

Cortador

Elaborador por: Vanessa Lozano

Operarias

Supervisado por: Mg. Ximena García

71 Anexo 18. Papel de trabajo 7 Papel de trabajo 7. Políticas y procedimientos para el proceso de concesión de créditos y cobranzas LYCRAS MANÍA Elaborado G.V.L.A ÁREA DE CRÉDITOS Y por: 11/6/2021 COBRANZAS Fecha: DEL 01 DE ENERO DE 2020 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2020 A.7 (1/3) Objetivo: Determine las políticas y procedimientos para el proceso de concesión de créditos, y cobranzas La empresa no cuenta con políticas formalizadas y documentadas. En base a las entrevistas aplicadas al Gerente general, Asistente de crédito y cobranzas y Vendedor/cobrador, fue posible identificar ciertos criterios aplicados en la concesión de créditos y en la recuperación de las cuentas pendientes. Los factores evidenciados en las entrevistas fueron reformulados para establecerlos como políticas para cada uno de los procesos. POLÍTICAS PARA OTORGAR CRÉDITO A CLIENTES 1. No se otorgará crédito a clientes nuevos, es decir que hayan realizado menos de 3 pedidos desde la fecha que fueron ingresados al sistema de la empresa. 2. Es necesario requerir al cliente información respecto a: 

Números telefónicos,



Cédula o RUC,



Nombre del establecimiento,



Dirección.

3. Los clientes que tengan antecedentes de demora en el pago de sus facturas, no podrán acceder a las compras a crédito. 4. Las ventas a crédito deberán autorizarse por el gerente general de la entidad. 5. Se deberá actualizar los datos del cliente cada 6 meses. 6. Si el cliente mantiene saldos pendientes, no se le despachará nuevos pedidos. 7. En ventas inferiores a $100 el cliente no tendrá derecho a compras a crédito. POLÍTICAS PARA LA COBRANZA DE CUENTAS PENDIENTES 1. El cobro de las cuentas pendientes podrá realizarse por vía telefónica, correos, mensajes o visitas personales del vendedor. 2. El cobrador deberá notificar a la empresa las razones del incumplimiento de los pagos que le expresen los clientes, en sus visitas periódicas.

LYCRAS MANÍA ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS DEL 01 DE ENERO DE 2020 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2020

Elaborado por: Fecha:

G.V.L.A 11/6/2021

A.7 (2/3) Objetivo: Determine las políticas y procedimientos para el proceso de concesión de créditos, y cobranzas

3. Se debe realizar un seguimiento de los clientes que mantengan crédito con la empresa. 4. Se debe realizar un seguimiento de los saldos de los clientes. 5. Se puede extender el plazo para el pago de las facturas, siempre que sea con razones justificadas (enfermedades, entorno económico, calamidades) 6. Se entregará reportes periódicos a los clientes, respecto a las facturas pendientes y a los abonos realizados para que conozcan su situación con la empresa. 7. Cuando los clientes realicen pagos por medio de trasferencias o depósitos, deberán remitir a la empresa los respectivos comprobantes que respalden el pago. 8. El vendedor deberá visitar a los clientes en un periodo estimado de un mes a un mes y medio para la región sierra, y dos meses para la región costa. 9. Cuando el cobrador reciba pagos de los clientes sea en efectivo o en cheque, deberá emitir al mismo un recibo de ingreso, en el que consten: fecha, cuidad, nombre, número de factura, modalidad de pago y valor recibido. 10. Es obligación del cobrador entregar al área de créditos las copias de los recibos de ingreso emitidos a los clientes. 11. Los depósitos o transferencias deberán realizarse únicamente a la cuenta aprobada por la empresa. 12. Cuando se reciba un pago mediante cheque, se deberá registrar en una base de datos el número de cheque, el banco, el cliente, la cantidad, la fecha de recepción y la persona que recibió el cheque. 13. Se establece el plazo de vencimiento de las facturas de acuerdo con el monto de compra. 14. Si el cliente mantiene un monto representativo de cuentas pendientes de pago, no se le despachará nueva mercadería.

73 LYCRAS MANÍA ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS DEL 01 DE ENERO DE 2020 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2020

Elaborado por: Fecha:

G.V.L.A 11/6/2021

A.7 (3/3) Objetivo: Determine las políticas y procedimientos para el proceso de concesión de créditos, y cobranzas

15. Cuando el cliente no pueda cumplir con el pago de las facturas, se ofrece la oportunidad de devolver la mercancía, siempre y cuando esté en buenas condiciones. 16. Los clientes pueden pagar sus valores pendientes en un solo pago, o en varios siempre y cuando no sobrepase el tiempo de vencimiento establecido.

Elaborador por: Vanessa Lozano

Supervisado por: Mg. Ximena García

74 Anexo 19. Papel de trabajo 8 Papel de trabajo 8. Descripción de la elaboración de Flujograma del proceso de concesión de créditos y recuperación de cartera LYCRAS MANÍA Elaborado G.V.L.A ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS por: 16/6/2021 DEL 01 DE ENERO DE 2020 AL 31 Fecha: DE DICIEMBRE DE 2020 B.1 Objetivo: Elabore el Flujograma del proceso de concesión de créditos y recuperación de cartera. Para la elaboración de los flujogramas del proceso de concesión de creditos y recuperacion de cartera, se tomo como punto de partida las entrevistas realizadas a las personas a cargo del area de creditos y cobranzas. Para complementar la información obtenida en base a la aplicación del instrumento ya mencionado, fue necesario realizar una visita a la empresa para poder observar cada uno de los procesos y determinar aspectos que no fueron mencionados en las entrevstas, asi como también establecer a las personas responsables de cada una de las actividades. Toda la información recabada permitió elaborar los flujogramas para los respectivos procesos. Mismos que se pueden encontrar en los Anexos de la siguiente manera: Flujograma de concesión de créditos (Ver Anexo 8); Flujograma de recuperación de cartera (Ver Anexo 9).

Elaborador por: Vanessa Lozano

Supervisado por: Mg. Ximena García

75 Anexo 20. Papel de trabajo 9 Papel de trabajo 9. Descripción de la narrativa del proceso de concesión de créditos y recuperación de cartera LYCRAS MANÍA Elaborado A.E.C.L ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS por: 18/6/2021 DEL 01 DE ENERO DE 2020 AL 31 Fecha: DE DICIEMBRE DE 2020 B.2 Objetivo: Realice la narrativa del proceso de concesión de créditos y recuperación de cartera. Para la elaboración de la narrativa del proceso de concesión de créditos y de recuperación de cartera, se tomó como punto de partida la información recopilada tanto de los actores internos como de los actores externos del área de créditos y cobranzas. Así mismo se utilizó como instrumento de apoyo a los flujogramas de los respectivos procesos, con el fin de obtener una visión más clara de cómo se lleva a cabo la concesión de créditos, recuperación de cartera y la vez para identificar que personas son responsables de cada actividad realizada a lo largo de los procedimientos (Ver Anexo 10).

Elaborador por: Vanessa Lozano

Supervisado por: Mg. Ximena García

76 Anexo 21. Papel de trabajo 10 Papel de trabajo 10. Cuestionario COSO II LYCRAS MANÍA ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS DEL 01 DE ENERO DE 2020 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2020

Elaborado por: Fecha:

G.V.L.A 30/6/2021

B.3 (1/5)

Objetivo: Elabore y aplique el cuestionario de control interno COSO II ERM 1.

AMBIENTE DE CONTROL SI = 2 No. Cuestionario CP 1 P% NO=0 ¿El proceso de concesión de crédito y 1 cobro de cuentas pendientes es manejado 2 2,00% con ética y responsabilidad? ¿Las políticas y procedimientos de créditos 2 y cobranzas se encuentran descritos de manera adecuada? 3

¿Existe un departamento de crédito y cobranzas?

C.P.%

2,0%

2,00%

1,0%

2,00%

0,0%

¿El personal a cargo de la concesión de 4 créditos y de las cobranzas cuenta con el perfil adecuado?

2,00%

1,0%

¿Están claramente definidas las funciones 5 de los responsables del área de créditos y cobradas?

2,00%

1,0%

¿Se encuentran los gestores de recuperación de cartera caucionados?

2,00%

0,0%

Suman

12%

2.-

ESTABLECIMIENTO DE OBEJTIVOS SI = 2 Cuestionario CP 1 P% C.P.% NO=0

No.

¿Cuenta la empresa con objetivos 7 establecidos en cuanto a la recuperación de cartera?

2,00%

0,0%

¿La filosofía de la empresa es de nivel agresivo en las ventas?

2,00%

2,0%

9 ¿Existe un presupuesto definido en el departamento de crédito y cobranzas?

2,00%

2,0%

¿Aplica la empresa estrategias para la pronta recuperación de cartera?

2,00%

OBSERVACIONES

1,0%

Las políticas y procedimientos no se encuentran documentados. En la empresa solo se maneja un área de crédito. No se establece ningún perfil para la contratación de personal del área de créditos La empresa no cuenta con una estructura organizacional bien definida. No se solicita ni un tipo de garantía a los vendedores

OBSERVACIONES La empresa no maneja objetivos en cuanto a recuperación de cartera

La empresa ofrece no a todos sus clientes ciertas alternativas para facilitar el pago.

LYCRAS MANÍA ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS DEL 01 DE ENERO DE 2020 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2020

Elaborado por: Fecha:

G.V.L.A 30/6/2021

B.3 (2/5)

Objetivo: Elabore y aplique el cuestionario de control interno COSO II ERM

3.-

No.

¿Todos los involucrados en el área de créditos y cobranzas participan en el establecimiento de los objetivos relacionados con la recuperación de cartera? Suman

2,00%

0,0%

10%

IDENTIFICACION DE EVENTOS SI = 2 CP Cuestionario 1 P% C.P.% NO= 0 ¿La empresa aplica algún método de calificación a los clientes antes de otorgar un crédito?

2,00%

0,0%

¿Las ventas a crédito son debidamente autorizados antes de la facturación?

2,00%

2,0%

¿La empresa realiza análisis de indicadores financieros?

2,00%

0,0%

¿Se preparan reportes sobre los saldos de los clientes y su estado de recuperación?

2,00%

2,0%

¿Cuenta la empresa con las provisiones de Cuentas para Dudoso Cobro?

2,00%

0,0%

¿Se mantiene debidamente organizada la documentación que respalde las ventas a crédito y los cobros, para que sea accesible su revisión? ¿El gerente, el vendedor y la asistente de crédito analizan en conjunto los adeudos con el fin de determinar las acciones a seguir y replantear las estrategias de cobro? Suman

4.-

No.

Cuestionario

2,00%

1,0%

2,00%

1,0%

14%

EVALUACIÓN DEL RIESGO SI = 2 CP 1 P% C.P.% NO= 0

¿La base de datos de cuentas por cobrar se actualiza semanalmente?

2,00 %

0,0%

La empresa ha establecido objetivos para el área de créditos

OBSERVACIONES

El único requisito para otorgar crédito es tener más de 3 pedidos consecutivos

La empresa no aplica indicadores

La empresa no realiza provisiones Usualmente se deja acumular la documentación y después resulta complicado organizarla. Si se analizan los saldos pendientes, pero no se establecen acciones a seguir como tal.

OBSERVACIONES

La base de datos se actualiza cada 15 o 20 días

LYCRAS MANÍA ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS DEL 01 DE ENERO DE 2020 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2020

Elaborado por: Fecha:

G.V.L.A 30/6/2021

B.3 (3/5)

Objetivo: Elabore y aplique el cuestionario de control interno COSO II ERM 20

¿La empresa maneja montos determinados para establecer los días de crédito?

21 ¿Se confirman los saldos de clientes?

2,00%

2,0%

2,00%

2,0%

¿Se verifica la antigüedad de saldos y se 22 comenta con los responsables del área de créditos y cobranzas?

2,00%

1,0%

¿El procedimiento de cobranzas permite evitar 23 que los cobradores tengan acceso al efectivo proveniente de pagos de clientes?

2,00%

0,0%

2,00%

2,0%

2,00%

2,0%

2,00%

2,0%

16%

11%

¿El cobrador visita a los clientes de acuerdo con un itinerario de tiempos? ¿No tiene acceso a la base de datos de cuentas 25 por cobrar personal distinto al que maneja y administra la cartera? ¿El gerente de la empresa es el único 26 autorizado para aprobar la concesión de créditos? Suman 24

Si se verifica la antigüedad de los saldos, pero no se realiza un análisis en conjunto Los cobradores pueden recaudar efectivos de los clientes

5.-

RESPUESTA AL RIESGO SI = 2 No. Cuestionario CP 1 P% NO=0 ¿Cuándo las cuentas son cobradas por el 27 vendedor se solicita el depósito inmediato de los 0 2,00% valores recibidos? ¿Se verifica la concordancia entre los comprobantes de pago emitidos a los clientes y 28 2 2,00% los valores entregados por los cobradores al área de créditos?

¿Cuenta la empresa con procedimientos que se apliquen por incumplimiento de pagos?

¿Existen planes preventivos para evitar el 30 desvío de los montos recaudados por los cobradores? 31

¿Cuándo existen diferencias en los saldos se realiza un análisis de todas las cuentas?

C.P.%

0,0%

El vendedor entrega las recaudaciones al finalizar su gira

2,0%

2,00%

1,0%

2,00%

0,0%

2,00%

2,0%

¿Se registra oportunamente las notas de crédito y retenciones?

2,00%

1,0%

¿Los comprobantes de cobro llevan la firma de la persona que recibió los pagos?

2,00%

0,0%

14%

Subtotal evaluación del riesgo

OBSERVACIONES

Usualmente cuando los clientes tienen demasiados días de vencimiento, no se despachan pedidos. No hay controles para evitar el desvío de valores recaudados

Muchas veces cuando son retenciones físicas, los clientes no las hacen llegar a tiempo Los comprobantes no contienen información de los recaudadores

79 LYCRAS MANÍA ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS DEL 01 DE ENERO DE 2020 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2020

Elaborado por: Fecha:

A.E.C.L 05/7/2021

B.3 (4/5)

Objetivo: Elabore y aplique el cuestionario de control interno COSO II ERM 6.No.

Cuestionario

ACTIVIDADES DE CONTROL SI = 2 CP = 1 P% NO= 0

¿La gerencia analiza periódicamente los 34 procedimientos de cobro y concesión de créditos con miras a disminuir los riesgos? 35 36

37 38 39

7.No.

¿El área de créditos y cobradas mantiene una adecuada segregación de funciones? ¿Existen bonificaciones para los vendedores basados en el cumplimiento de objetivos? ¿La empresa cuenta con un manual de procedimientos referente al cobro y concesión de créditos? ¿Se toman medidas judiciales para la recuperación de cuentas por cobrar? ¿Las directrices de crédito se establecen de común acuerdo entre la Gerencia, el vendedor y la asistente de créditos? Subtotal actividades de control

Cuestionario

¿Existe una adecuada comunicación entre el cobrador y el área de créditos?

¿Se presentan al Gerente reportes de la 42 situación crediticia de los clientes y del estado de la recuperación de cartera? ¿Los clientes tienen conocimiento de las 43 políticas que aplica la empresa para la concesión y cobro de créditos? ¿Existe un procedimiento establecido para 44 comunicar al cliente sobre el vencimiento de sus pagos?

2,00%

0,0%

2,00%

2,0%

2,00%

0,0%

2,00%

0,0%

2,00%

0,0%

2,00%

0,0%

12%

OBSERVACIONES

No se realizan controles del cumplimiento de procesos

No se dan incentivos. Los procedimientos no se encuentran documentados. No se toman medidas drásticas La directrices de crédito las establece el gerente

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

¿La empresa toma contacto con los 40 clientes cuando no cumplen con los pagos en las fechas establecidas?

C.P.%

SI = 2 CP 1 NO=0

C.P.%

2,00%

2,0%

2,00%

1,0%

2,00%

2,0%

2,00%

OBSERVACIONES

Usualmente el cobrador no comunica a tiempo sobre los cobros realizados.

0,0%

La empresa no tiene políticas documentadas para poder socializarlas, Si se comunica sobre el vencimiento a los clientes pero no con un proceso estable.

2,00%

1,0%

¿Se emiten comprobantes que respalden los pagos realizados por los clientes?

2,00%

2,0%

Subtotal información y comunicación

12%

8,0%

LYCRAS MANÍA ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS DEL 01 DE ENERO DE 2020 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2020

Elaborado por: Fecha:

A.E.C.L 05/7/2021

B.3 (5/5) Objetivo: Elabore y aplique el cuestionario de control interno COSO II ERM 8 No.

MONITOREO Y SUPERVISIÓN SI = 2 Cuestionario CP 1 P% C.P.% NO=0

OBSERVACIONES Pocas veces el gerente solicita revisar la base de datos de cuentas por cobrar. Las facturas son revisadas después de despachar todos los pedidos. No hay control de actividades realizadas

¿Se ejecuta un monitoreo de las actividades y resultados en el área de créditos y cobranzas por parte del Gerente?

2,00%

1,0%

¿Se revisan las facturas elaboradas diariamente para mantener actualizada la cartera de clientes?

2,00%

0,0%

2,00%

0,0%

2,00%

0,0%

No se toman medidas drásticas

2,00%

0,0%

No existen controles a los procedimientos

10%

1,0%

100%

44%

¿La empresa lleva un registro ordenado de todas las transacciones realizadas por el área de créditos y cobranzas? ¿En la empresa se toman acciones correctivas cuando los involucrados en los procesos de créditos y cobranzas no cumplen con los procedimientos establecidos? ¿Se verifica que los procedimientos para otorgar créditos y para el cobro de cuentas sean aplicados adecuadamente? Subtotal monitoreo y supervisión TOTAL

Elaborado por Revisado por Fuente: Observación del proceso de concesión de créditos y cobranzas. Entrevistas a personal relacionado con los procesos. Encuestas a clientes de la empresa.

Elaborador por: Vanessa Lozano

Supervisado por: Mg. Ximena García

81 Anexo 22. Papel de trabajo 11 Papel de trabajo 11. Nivel de confianza y riesgo global LYCRAS MANÍA ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS DEL 01 DE ENERO DE 2020 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2020

Elaborado por: Fecha:

A.E.C.L 07/7/2021

B.4 Objetivo: Establezca el nivel de confianza y de riesgo de manera global.

NIVEL DE CONFIANZA 76 - 95% 51 -75% 15 - 50%

PUNTAJE CALIF RIESGO 1 BAJO 2 MODERADO 44% 3 ALTO

Luego de aplicar el cuestionario de control interno, en el que se evalúa a la empresa en relación a cada componente del COSO II ERM, es posible determinar: 

Nivel de confianza= Porcentaje total de Componente Ponderado



Nivel de confianza= 44%



Nivel de riesgo: 3



Nivel de riesgo: Alto

Elaborador por: Angie Castro

Supervisado por: Mg. Ximena García

82 Anexo 23. Papel de trabajo 12 Papel de trabajo 12. Nivel de confianza y riesgo por componente LYCRAS MANÍA Elaborado ÁREA DE CRÉDITOS Y por: COBRANZAS Fecha: DEL 01 DE ENERO DE 2020 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2020 B.5

G.V.L.A 07/7/2021

Objetivo: Determine el nivel de confianza y riesgo por cada componente.

N° 1 2 3 4 5 6 7 8

Matriz de calificación del nivel de confianza y riesgo Componente Nivel de Componentes Ponderación Ponderado confianza Ambiente de Control 5% 12% 41,67% Establecimiento de objetivos 5% 10% 30,00% Identificación de eventos 6% 14% 42,86% Evaluación de riesgos 11% 16% 68,75% Respuesta al riesgo 6% 14% 42,86% Actividades de control 2% 12% 16,67% Información y comunicación 8% 12% 66,67% Monitoreo 1% 10% 10,00% TOTAL 44% 100% 44,00%

Elaborador por: Vanessa Lozano

Supervisado por: Mg. Ximena García

Riesgo Alto Alto Alto Moderado Alto Alto Moderado Alto

83 Anexo 24. Papel de trabajo 13 Papel de trabajo 13. Matriz de recomendaciones de Control Interno LYCRAS MANÍA ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS DEL 01 DE ENERO DE 2020 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2020

Elaborado por: Fecha:

G.V.L.A 07/7/2021

B.6 (1/4)

Objetivo: Realice la matriz de recomendaciones de control interno.

MATRIZ DE RECOMENDACIONES COMPONENTE

AMBIENTE DE CONTROL

ÁREA CRÍTICA

IMPACTO

Las políticas y procedimientos no se encuentran documentados.

Moderado

En la empresa solo se maneja un área de crédito.

Bajo

No se establece ningún perfil para la contratación de personal del área de créditos La empresa no cuenta con una estructura organizacional bien definida.

Moderado

No se solicita ningún tipo de garantía a los vendedores

Alto

La empresa no maneja objetivos en cuanto a recuperación de cartera

Moderado

La empresa no ofrece a ESTABLECIMIENTO todos sus clientes ciertas alternativas para facilitar el DE OBJETIVOS pago.

La empresa no ha establecido objetivos para el área de créditos.

Moderado

RECOMENDACIONES Establecer políticas de créditos y cobros que se encuentren debidamente documentadas, así como también elaborar un manual de procedimientos para el área. Implementar un departamento de crédito y cobranzas para optimizar los procesos de concesión de créditos y recuperación de cartera. Establecer perfiles de cargos y competencias para la contratación del personal. Elaborar el organigrama estructural y el manual de funciones para cada cargo. Solicitar a los vendedores cauciones al momento de la contratación para tener mayor seguridad en el manejo de las recaudaciones. Elaborar un plan estratégico para el cobro de cuentas pendientes donde se establezcan metas a cumplir de recuperación de cartera en tiempos determinados. Elaborar un plan estratégico para el cobro de cuentas pendientes donde se establezcan alternativas para que los clientes puedan agilizar el pago de sus valores. Elaborar un plan estratégico para el cobro de cuentas pendientes donde se establezcan metas a cumplir de recuperación de cartera en tiempos determinados.

84 LYCRAS MANÍA ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS DEL 01 DE ENERO DE 2020 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2020

Elaborado por: Fecha:

G.V.L.A 07/7/2021

B.6 (2/4)

Objetivo: Realice la matriz de recomendaciones de control interno.

IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS

La empresa no tiene políticas formalizadas que garanticen una adecuada calificación crediticia del cliente.

Alto

La empresa no aplica indicadores.

Alto

La empresa no realiza provisiones.

Alto

Las facturas generadas no son archivadas a tiempo.

EVALUACIÓN DEL RIESGO

Moderado

No se toman acciones rigurosas contra clientes que mantienen saldos pendientes.

Bajo

La base de datos no se actualiza recurrentemente

Alto

No se realiza un análisis de la antigüedad de los saldos. Los cobradores pueden recaudar efectivo de los clientes Los valores recaudados por el vendedor no se entregan en el día que se efectuó el cobro No se establecen sanciones a los clientes con incumplimientos de pago.

Moderado

Alto

Establecer una política documentada de que el cobrador deberá depositar diariamente los valores recaudados.

Moderado

Plantear acciones correctivas más rígidas para asegurar el cumplimiento de pago por parte de los clientes, analizando la opción de tomar medidas legales.

Alto

Elaborar un plan de contingencia donde se establezcan acciones a tomar para evitar el desvío de fondos, como solicitar un informe de actividades diarias, o la conciliación diaria de los valores en la cuenta bancaria con los valores registrados en la base de datos.

RESPUESTA AL RIESGO No hay controles para evitar el desvío de valores recaudados

Elaborar una política documentada donde se establezca que para conceder créditos será necesario presentar documentación de respaldo. Aplicar indicadores financieros de rotación de cuentas por cobrar y días de cuentas por cobrar para determinar la situación de cartera. Establecer una política documentada para que se provisione el 1% de las cuentas pendientes de pago y que esa provisión no exceda el 10% del total de cartera. Comprobar siempre que se generen facturas, que estas consten con su copia física y que sean debidamente archivadas por cuidad y por nombre de cliente. Plantear la creación de un comité de crédito para determinar los procedimientos a seguir en el cobro de cuentas pendientes. Establecer una política documentada donde se determine que la base de datos deberá ser revisada y de ser el caso actualizada al menos 3 veces a la semana. Plantear la creación de un comité de crédito para comentar el estado de la cartera de clientes y plantear estrategias de recuperación. Establecer una política documentada donde se establezca que el cobrador no podrá recibir más de $100 en efectivo.

85 LYCRAS MANÍA ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS DEL 01 DE ENERO DE 2020 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2020

Elaborado por: Fecha:

G.V.L.A 07/7/2021

B.6 (3/4)

Objetivo: Realice la matriz de recomendaciones de control interno.

RESPUESTA AL RIESGO

Envío de retenciones fuera del tiempo establecido por la ley. Los comprobantes no contienen información de los recaudadores

Alto

No se realizan controles del cumplimiento de procesos

Moderado

No se dan incentivos

Los procedimientos no se encuentran ACTIVIDADES DE documentados. CONTROL

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Moderado

Bajo

Moderado

No se toman medidas drásticas para clientes con saldos vencidos

Bajo

No existe un consenso para determinar las políticas de crédito

Bajo

El cobrador no comunica a tiempo sobre los cobros realizados.

Moderado

La empresa no tiene políticas documentadas para poder socializarlas con los clientes.

Moderado

No existe un proceso definido para comunicar información relevante a los clientes

Bajo

Elaborar una política donde se establezca que después de 5 días de emitida la factura no se receptaran retenciones. Reimprimir comprobantes de cobro con ítems de información del recaudador y las firmas de responsabilidad. Establecer una política documentada que determine la obligatoriedad del gerente de realizar análisis de la efectividad de los procedimientos de cobro y concesión de créditos Elaborar un plan de bonificaciones a otorgar a vendedores cuando se haya cumplido con las metas de recuperación de cartera Plantear a la empresa la elaboración de un manual de procedimientos donde se encuentren formalizadas las actividades a realizar para cada proceso. Crear una política donde se establezcan monto y antigüedad de saldos a partir de los cuales la empresa podrá tomar acciones legales en contra de los beneficiarios de los créditos. Plantear la creación de un comité de crédito para determinar los procedimientos a seguir en el cobro de cuentas pendientes y concesión de créditos Elaborar una política documentada donde se establezca la obligatoriedad del cobrador de comunicarse diariamente con el área de créditos para reportar el desarrollo de sus actividades diarias. Enviar circulares periódicamente para recordar e informar según sea el caso, las políticas aplicadas para la concesión de créditos y la recuperación de cartera. Elaborar un manual de procedimientos donde se establezca un proceso determinado para comunicar a los clientes el vencimiento de sus cuentas.

86 LYCRAS MANÍA ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS DEL 01 DE ENERO DE 2020 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2020

Elaborado por: Fecha:

G.V.L.A 07/7/2021

B.6 (4/4)

Objetivo: Realice la matriz de recomendaciones de control interno.

MONITOREO Y SUPERVISIÓN

Pocas veces el gerente solicita revisar la base de datos de cuentas por cobrar.

Moderado

La facturas son revisadas después de despachar todos los pedidos

Moderado

No hay control de actividades realizadas en el área de créditos y cobranzas. No se toman medidas drásticas cuando hay incumplimiento por parte de las personas responsables del área de créditos y cobranzas. No existen controles a los procedimientos para la concesión de créditos y cobro de cuentas pendientes.

Elaborador por: Vanessa Lozano

Moderado

Aplicar indicadores de gestión para comprobar la eficacia y eficiencia de la utilización de los recursos en el área de créditos. Elaborar una política donde se establezca que las facturas deberán ser ingresadas a la base de datos inmediatamente después de que sean generadas. Elaborar una bitácora donde se deje constancia de cada una de las actividades realizadas a lo largo de la jornada. Establecer una política documentada para que cuando los procedimientos no hayan sido cumplidos se apliquen multas y de ser el caso acciones legales. Aplicar controles periódicos para asegurar el cumplimiento de los procedimientos para la concesión de créditos y cobro de cuentas.

Supervisado por: Mg. Ximena García

87 Anexo 25. Papel de trabajo 14 Papel de trabajo 14. Determinación de la muestra a ser revisada LYCRAS MANÍA Elaborado ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS por: DEL 01 DE ENERO DE 2020 AL 31 Fecha: DE DICIEMBRE DE 2020

G.V.L.A 12/7/2021

B.7 Objetivo: Determine la muestra a ser revisada.

Luego de establecer el nivel de confianza y riesgo fue posible determinar que el tamaño de la muestra a ser revisada ser revisada será de 40 clientes. 𝑁𝑖𝑣𝑒𝑙 𝑑𝑒 𝑟𝑖𝑒𝑠𝑔𝑜

Muestra = 𝐺𝑟𝑎𝑑𝑜 𝑑𝑒 𝑒𝑟𝑟𝑜𝑟 NIVEL DE CONFIANZA

RESULTADOS

76% - 95% 50% - 75% 15%- 49%

44,00%

Población Muestra Revisar

NIVEL DE RIESGO MUESTRA ESCALA VALORACIÓN Bajo 1 Moderado 2 60 Alto 3

50 60% 30

Elaborador por: Vanessa Lozano

Supervisado por: Mg. Ximena García

88 Anexo 26. Papel de trabajo 15 Papel de trabajo 15. Clientes que mantienen cuentas pendientes con la empresa LYCRAS MANÍA Elaborado A.E.C.L ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS por: 16/7/2021 DEL 01 DE ENERO DE 2020 AL 31 Fecha: DE DICIEMBRE DE 2020 C.1 (1/2) Objetivo: Identifique clientes que mantienen cuentas pendientes con la empresa.

N° 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29

CLIENTE Nelly Vilcacundo Juan Alcívar Luis Ortiz Marisol Santillán Ana Tierra Lisbeth Bagua Rosa Rodríguez Valentina Borja Geovanny Cuadrado Aura Robalino Guaraca Rosa Yugcha Aníbal Rivas Braulio Hidalgo Vanessa Cevallos Karina Cisneros Sonia Hidalgo Nancy Betancourt Johnny Morales Nancy Carrillo Luis Alcocer Patricia Medina Juan Guaminga Guilda Espín Patricio Andrade Carmen Heredia Gladys Guambunguete Gladys Ulloa Carlos Kam Wilson Rodríguez

SALDO 347,55 104,61 1.019,40 993,53 3.116,54 253,63 3.378,36 2.276,91 515,50 461,06 243,43 1.430,78 1.034,92 34,20 349,60 231,80 226,20 1.492,60 484,65 112,00 70,90 581,40 430,87 49,00 1.245,44 306,30 321,31 3.669,70 1.439,69

MARCAS ©√ ©√ ©√ ©√ ©√ ©√ ©√ ©√ ©√ ©√ ©√ ©√ ©√ ©√ ©√ ©√ ©√ ©√ ©√ ©√ ©√ ©√ ©√ ©√ ©√ ©√ ©√ ©√ ©√

89 LYCRAS MANÍA ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS DEL 01 DE ENERO DE 2020 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2020

Elaborado por: Fecha:

A.E.C.L 16/7/2021

C.1 (2/2) Objetivo: Identifique clientes que mantienen cuentas pendientes con la empresa.

30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50

Margarita Jordan Lorena Villacis Mariela Vinces Joffre Jaramillo Rosa Vinces Emma Mena Claudio Oviedo Plastilopez Thomas Saltos Lorena Cruz Bertero Pachano Clever Ordoñez Grubaluzon Marla Ortiz Balneario De Carlos Juan Rodríguez Javier Ati Cecilia Mota Wilson Moreno Esilda Sánchez Elsa Briones TOTAL

39,00 906,80 580,40 3.634,34 477,60 699,99 949,56 38,41 988,61 462,66 1.482,76 150,00 572,93 263,10 352,72 1.008,30 364,99 762,30 81,00 980,00 329,20 41.346,55

Fuente: Base de datos cuentas por cobrar Lycras Mania Marcas:   

©: Cruzado √: Verificado ∑: Sumatoria

Elaborador por: Angie Castro

Supervisado por: Mg. Ximena García

©√ ©√ ©√ ©√ ©√ ©√ ©√ ©√ ©√ ©√ ©√ ©√ ©√ ©√ ©√ ©√ ©√ ©√ ©√ ©√ ©√ ∑

90 Anexo 27. Papel de trabajo 16 Papel de trabajo 16. Clientes con mora LYCRAS MANÍA ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS DEL 01 DE ENERO DE 2020 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2020

Elaborado por: Fecha:

A.E.C.L 16/7/2021

C.2 (1/2) Objetivo: Determine que clientes que mantienen saldos vencidos con la empresa.

N° 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29

CLIENTE Ana Tierra Lisbeth Bagua Rosa Rodríguez Valentina Borja Geovanny Cuadrado Braulio Hidalgo Vanessa Cevallos Karina Cisneros Sonia Hidalgo Nancy Betancourth Johnny Morales Nancy Carrillo Luis Alcocer Patricia Medina Juan Guaminga Guilda Espín Patricio Andrade Gladys Guambunguete Carlos Kam Wilson Rodríguez Margarita Jordan Lorena Villacis Joffre Jaramillo Emma Mena Thomas Saltos Lorena Cruz Clever Ordoñez Grubaluzon Marla Ortiz

SALDO MARCAS √ 2.341,14 √ 253,63 √ 1.950,16 √ 2.276,91 √ 515,50 √ 1.034,92 √ 34,20 √ 349,60 √ 231,80 √ 226,20 √ 1.492,60 √ 484,65 √ 112,00 √ 70,90 √ 581,40 √ 430,87 √ 49,00 √ 306,30 √ 3.669,70 √ 1.439,69 √ 39,00 √ 906,80 √ 3.634,34 √ 699,99 √ 988,61 √ 462,66 √ 150,00 √ 572,93 √ 263,10

MESES 16 19 18 9 2 16 2 5 1 5 30 6 22 2 2 3 5 21 7 29 18 38 17 29 26 5 8 1 1

91 LYCRAS MANÍA ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS DEL 01 DE ENERO DE 2020 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2020

Elaborado por: Fecha:

A.E.C.L 16/7/2021

C.2 (2/2) Objetivo: Determine que clientes que mantienen saldos vencidos con la empresa.

30 31 32 33 34 35 36

Balneario De Carlos Juan Rodríguez Javier Ati Cecilia Mota Wilson Moreno Esilda Sánchez Elsa Briones TOTAL

352,72 1.008,30 364,99 762,30 81,00 980,00 329,20 29.447,11

√ √ √ √ √ √ √ ∑

Fuente: Base de datos cuentas por cobrar Lycras Mania Marcas:  

√: Verificado ∑: Sumatoria

Elaborador por: Angie Castro

Supervisado por: Mg. Ximena García

35 33 24 33 12 36 26

92 Anexo 28. Papel de trabajo 17 Papel de trabajo 17. Antigüedad de los saldos de clientes con morosidad LYCRAS MANÍA ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS DEL 01 DE ENERO DE 2020 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2020

Elaborado por: Fecha:

A.E.C.L 20/7/2021 C. 3 (1/3)

Objetivo: Determine la antigüedad de los saldos de los clientes con morosidad.

ANTIGÜEDAD N°

CLIENTE

Ana Tierra

Lisbeth Bagua

SALDO

MESES

1a3

3a6

6a9

9 a 12

Más de 12

Más de 18

Más de 24

2.341,14

√

253,63

√

253,63

Rosa Rodríguez

1.950,16

√

1.950,16

Valentina Borja

2.276,91

√

Geovanny Cuadrado

515,50

√

Braulio Hidalgo

1.034,92

√

Vanessa Cevallos

34,20

√

Karina Cisneros

349,60

√

Sonia Hidalgo

231,80

√

10 Nancy Betancourth

226,20

√

11 Johnny Morales

1.492,60

√

12 Nancy Carrillo

484,65

√

13 Luis Alcocer

2.341,14

2.276,91 515,50

34,20

231,80

226,20

112,00

√

14 Patricia Medina

70,90

√

70,90

15 Juan Guaminga

581,40

√

581,40

1.492,60

93 LYCRAS MANÍA ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS DEL 01 DE ENERO DE 2020 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2020

Elaborado por: Fecha:

A.E.C.L 20/7/2021 C. 3 (2/3)

Objetivo: Determine la antigüedad de los saldos de los clientes con morosidad.

15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

Juan Guaminga Guilda Espín Patricio Andrade Gladys Guambunguete Carlos Kam Wilson Rodríguez Margarita Jordan Lorena Villacis Joffre Jaramillo Emma Mena Thomas Saltos Lorena Cruz Clever Ordoñez Grubaluzon Marla Ortiz Balneario De Carlos

581,40 430,87 49,00 306,30 3.669,70 1.439,69 39,00 906,80 3.634,34 699,99 988,61 462,66 150,00 572,93 263,10 352,72

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

2 3 5 21 7 29 18 38 17 29 26 5 8 1 1 35

581,40 © 430,87 © 49,00 © 306,30 © 3.669,70 © © 39,00 ©

1.439,69 906,80

3.634,34 © © ©

699,99 988,61

352,72

462,66 © 150,00 © 572,93 © 263,10 ©

LYCRAS MANÍA ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS DEL 01 DE ENERO DE 2020 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2020

Elaborado por: Fecha:

A.E.C.L 20/7/2021 C. 3 (3/3)

Objetivo: Determine la antigüedad de los saldos de los clientes con morosidad.

31 Juan Rodríguez 32 Javier Ati

1.008,30

√

1.008,30

364,99

√

364,99

33 Cecilia Mota 34 Wilson Moreno

762,30

√

762,30

81,00

√

35 Esilda Sánchez 36 Elsa Briones

980,00

√

980,00

329,20

√

329,20

TOTAL

29.447,11

∑ TOTAL

2.700,70 9%

1.087,46 4%

81,00

4.304,35

2.357,91

7.010,40

2.661,09

9.325,20

15%

24%

32%

ATRIBUTOS DEL HALLAZGO CONDICIÓN: El 87% de las cuentas pendientes de cobro mantiene una antigüedad que supera los 90 días. CRITERIO: Los créditos concedidos a los clientes no pueden superar los 90 días, en consideración al monto facturado. CAUSA: La empresa trabaja con clientes con más de 15 años de antigüedad; Las políticas establecidas en el área de créditos y cobranzas no rigen los procedimientos que se desarrollan en dicha área; No se aplica un análisis crediticio a los clientes antes de autorizar las ventas a crédito. EFECTO: Los clientes no respetan los plazos de vencimientos de sus facturas; El plazo de vencimiento de las facturas no es establecido en concordancia con los montos despachados; Créditos autorizados sin las garantías pertinentes.

Marcas: ©: Cruzado; √: Verificado; ∑: Sumatoria

Elaborador por: Angie Castro

Supervisado por: Mg. Ximena García

∑

95 Anexo 29. Papel de trabajo 18 Papel de trabajo 18. Muestra a ser revisada LYCRAS MANÍA ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS DEL 01 DE ENERO DE 2020 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2020

Elaborado por: Fecha:

A.E.C.L 20/7/2021

C. 4 Objetivo: Seleccionar de entre la cartera de clientes la muestra a ser revisada.

N° 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29

CLIENTE Carlos Kam Joffre Jaramillo Rosa Rodríguez Ana Tierra Valentina Borja Johnny Morales Bertero Pachano Wilson Rodríguez Aníbal Rivas Braulio Hidalgo Juan Rodríguez Marisol Santillán Thomas Saltos Esilda Sánchez Lorena Villacis Cecilia Mota Emma Mena Juan Guaminga Geovanny Cuadrado Nancy Carrillo Lorena Cruz Javier Ati Balneario De Carlos Nelly Vilcacundo Elsa Briones Gladys Guambunguete Lisbeth Bagua Luis Alcocer Juan Alcívar

SALDO 3.669,70 3.634,34 3.378,36 3.116,54 2.276,91 1.492,60 1.482,76 1.439,69 1.430,78 1.034,92 1.008,30 993,53 988,61 980,00 906,80 762,30 699,99 581,40 515,50 484,65 462,66 364,99 352,72 347,55 329,20 306,30 253,63 112,00 104,61

MESES 7 17 18 16 9 30 1 29 1 16 33 20 26 36 38 33 29 2 2 6 5 24 35 16 26 21 19 22 17

CONVENIENCIA 3.669,70 3.634,34 3.378,36 3.116,54 2.276,91 1.492,60 1.482,76 1.439,69 1.430,78 1.034,92 1.008,30 993,53 988,61 980,00 906,80 762,30 699,99 581,40 515,50 484,65 462,66 364,99 352,72 347,55 329,20 306,30 253,63 112,00 104,61

LYCRAS MANÍA ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS DEL 01 DE ENERO DE 2020 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2020

Elaborado por: Fecha:

A.E.C.L 20/7/2021

C. 4 Objetivo: Seleccionar de entre la cartera de clientes la muestra a ser revisada.

30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50

Margarita Jordan Wilson Moreno Clever Ordoñez Karina Cisneros Nancy Betancourth Patricio Andrade Guilda Espín Patricia Medina Vanessa Cevallos Carmen Heredia Luis Ortiz Claudio Oviedo Mariela Vinces Grubaluzon Rosa Vinces Aura Robalino Guaraca Gladys Ulloa Marla Ortiz Rosa Yugcha Sonia Hidalgo Plastilopez TOTAL

39,00 81,00 150,00 349,60 226,20 49,00 430,87 70,90 34,20 1.245,44 1.019,40 949,56 580,40 572,93 477,60 461,06 321,31 263,10 243,43 231,80 38,41

18 12 8 5 5 5 3 2 2 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

41.346,55

∑

39,00

33.550,34 81%

Elaborador por: Angie Castro

Supervisado por: Mg. Ximena García

∑

97 Anexo 30. Papel de trabajo 19 Papel de trabajo 19. Cartas de circularización LYCRAS MANÍA ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS DEL 01 DE ENERO DE 2020 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2020

Elaborado por: Fecha:

G.V.L.A 23/7/2021

C. 5

Objetivo: Realice y envíe las cartas de circularización a los clientes para confirmar los saldos.

Calle Rio Yasuni y Av. Tsachila 2768141-0980523771 Santo Domingo - Ecuador Santo Domingo, 23 de julio de 2021 Señor. Bertero Pachano Quito Estimado/a cliente: Con la finalidad de la revisión de las Cuentas por Cobrar que están efectuando nuestras auditoras “A&V PRO-AASC”, correspondiente al periodo fiscal 2020, nos permitimos solicitarles, se sirvan enviar con la mayor brevedad su aprobación u observaciones del saldo que aparece en la parte inferior, utilizando el talón de la presente. Cabe recalcar que los saldos enviados han sido tomados con corte a diciembre 31 de 2020. Agradecemos su colaboración y la celeridad que se sirvan prestar a la presente solicitud, que de ninguna manera corresponde a una cuenta de cobro. En caso de no obtener respuesta, entenderemos que está de acuerdo con los saldos notificados. Atentamente,

Geovanny Lozano Gerente Informamos a Uds. que el saldo por $1.482,76 al 28 de julio del 2021 es:

Correcto Incorrecto

En caso de ser incorrecto indicar las causas a continuación:

Nota: Formato de carta de circularización enviada a todos los clientes.

Elaborador por: Angie Castro

Supervisado por: Mg. Ximena García

98 Anexo 31. Papel de trabajo 20 Papel de trabajo 20. Conformidad e inconformidad de los saldos LYCRAS MANÍA ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS DEL 01 DE ENERO DE 2020 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2020

Elaborado por: Fecha:

A.E.C.L 26/7/2021 C. 6 (1/2)

Objetivo: Verificar conformidad e inconformidad de los saldos N° CLIENTE 1 Lorena Villacis

CONVENIENCIA 906,80

Esilda Sánchez

Balneario De Carlos

Juan Rodríguez

Cecilia Mota

Johnny Morales

1.492,60

Wilson Rodríguez

Emma Mena

Thomas Saltos

CONTESTADOS ©

NO CON CONTESTADOS DIFERENCIA 906,80

SIN DIFERENCIA 906,80

AJUSTE

SALDO AJUSTADO 906,80

√

980,00

√

352,72

√

1.008,30

√

762,30

√

1.492,60

√

1.439,69

√

699,99

√

988,61

938,61

√

980,00 352,72

(50,00)

©√

10 Elsa Briones

329,20

√

11 Javier Ati

364,99

√

12 Luis Alcocer

112,00

√

13 Gladys Guambunguete

306,30

√

14 Marisol Santillán

993,53

√

15 Lisbeth Bagua

253,63

(227,63)

©√

26,00 √

99 LYCRAS MANÍA ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS DEL 01 DE ENERO DE 2020 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2020

Elaborado por: Fecha:

A.E.C.L 26/7/2021 C. 6 (2/2)

Objetivo: Verificar conformidad e inconformidad de los saldos √

16 Rosa Rodríguez

3.378,36

17 Margarita Jordan

39,00

18 Joffre Jaramillo

3.634,34

√

19 Juan Alcívar

104,61

√

20 Ana Tierra

3.116,54

√

21 Braulio Hidalgo

1.034,92

√

22 Nelly Vilcacundo

347,55

277,55

√

23 Valentina Borja

2.276,91

√

24 Carlos Kam

3.669,70

√

25 Nancy Carrillo

484,65

√

26 Lorena Cruz

462,66

√

27 Juan Guaminga

581,40

√

28 Geovanny Cuadrado

515,50

365,50

√

29 Bertero Pachano

1.482,76

√

30 Aníbal Rivas

1.430,78

√

33.550,34

3.378,36

10.916,43 33%

3.378,36

347,55

22.633,91 67%

3.378,36

39,00 √

(70,00)

2.276,91

2.878,09 9%

30.672,25 91%

(150,00)

(497,63) 1%

Marcas: ©: Cruzado; √: Verificado;

Elaborador por: Angie Castro

©√

Supervisado por: Mg. Ximena García

©√

33.052,71 98,52%

100 Anexo 32. Papel de trabajo 21 Papel de trabajo 21. Confirmación de valores penitentes de clientes con inconformidad de saldos LYCRAS MANÍA Elaborado G.V.L.A ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS por: 27/7/2021 DEL 01 DE ENERO DE 2020 AL 31 Fecha: DE DICIEMBRE DE 2020 C. 7 (1/2) Objetivo: Constatar valores pendientes de clientes que presenten inconformidad con los saldos N°

CLIENTE

1 Lorena Villacres 2 Esilda Sánchez 3 Balneario De Carlos 4 Juan Rodríguez 5 Cecilia Mota

MESES

CONVENIENCIA

Registro erróneo

Abono no registrado

N/C sin registrar

Saldo ajustado

√

906,80

√

980,00

√

352,72

√

1.008,30

√

762,30

1.008,30 √ 762,30

√

6 Johnny Morales 7 Wilson Rodríguez 8 Emma Mena

√

1.492,60

1.492,60 √

√

1.439,69

1.439,69 √

√

699,99

9 Thomas Saltos 10 Elsa Briones

√

988,61

√

329,20

11 Javier Ati

√

12 Luis Alcocer

13 Gladys

699,99

√

938,61

√

329,20

√

364,99

√

112,00

√

306,30

√

14 Marisol Santillán 15 Lisbeth Bagua

√

993,53

√

253,63

26,00

√

16 Rosa Rodríguez 17 Margarita Jordan 18 Joffre Jaramillo 19 Juan Alcívar

√

3.378,36

√

39,00

√

3.634,34

√

104,61

(50,00)

Guambunguete

(227,63)

3.378,36 √ 39,00

√

3.634,34 √ 104,61

√

101 LYCRAS MANÍA ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS DEL 01 DE ENERO DE 2020 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2020

Elaborado por: Fecha:

G.V.L.A 27/7/2021

C. 7 (2/2) Objetivo: Constatar valores pendientes de clientes que presenten inconformidad con los saldos 20 Ana Tierra Braulio 21 Hidalgo Nelly 22 Vilcacundo Valentina 23 Borja 24 Carlos Kam

16 16

√ √

3.116,54 1.034,92

3.116,54 √ 1.034,92 √

√

347,55

√

2.276,91

2.276,91 √

√

3.669,70

3.669,70 √

25 Nancy Carrillo 26 Lorena Cruz Juan 27 Guaminga Geovanny 28 Cuadrado Bertero 29 Pachano 30 Aníbal Rivas

6 5

√ √

484,65 462,66

√ √

√

581,40

√

515,50

365,50

√

1.482,76

1.482,76 √

√

1.430,78

1.430,78 √

TOTAL

33.550,34

∑

(70,00)

(150,00)

TOTAL

277,55

33.052,71

√

∑

ATRIBUTOS DEL HALLAZGO CONDICIÓN: Existen fallas en los registros de movimientos de los saldos de los clientes de la empresa. CRITERIO: Las políticas de la empresa establecen que los pagos y abonos a los saldos pendientes deben ser registrados inmediatamente. *La NIF C-3 establece que las bonificaciones deben afectar el monto por cobrar cuando surge el derecho de tomar la bonificación al inicio de la transacción o en momento posterior. *La NIF A-6 menciona que los efectos derivados de las transacciones que lleva a cabo una entidad, que la han afectado económicamente, deben reconocerse en el momento en el que ocurren. CAUSA: *El cobrador no notifica a tiempo, respecto a los valores recibidos por los clientes. *Los clientes no notifican a la empresa, cuando se realizan pagos directos a la cuenta bancaria. *Los documentos que afectan los saldos de las facturas no son registrados a tiempo. *No se realizan arqueos de cuentas por cobrar. EFECTO: *Posibilidad de desvíos de fondos. *Los saldos no se encuentran debidamente actualizados. *No se consideran las notas de crédito y retenciones, por lo que no se reflejan los valores reales por cobrar en las facturas, ocasionando una sobrevaloración del saldo en $497.63. *No existe la seguridad suficiente de que la cartera de clientes se esté gestionando de manera adecuada.

Elaborador por: Vanessa Lozano

Supervisado por: Mg. Ximena García

102

Anexo 33. Papel de trabajo 22 Papel de trabajo 22. Indicadores financieros para el área de créditos y cobranzas LYCRAS MANÍA Elaborado G.V.L.A ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS por: 29/7/2021 DEL 01 DE ENERO DE 2020 AL 31 Fecha: DE DICIEMBRE DE 2020 C. 8 Objetivo: Aplicar indicadores financieros relacionados con el área de créditos y cobranzas.

NOMBRE Índice de morosidad

FÓRMULA

𝑆𝑎𝑙𝑑𝑜 𝑑𝑒 𝑙𝑎 𝑐𝑎𝑟𝑡𝑒𝑟𝑎 𝑣𝑒𝑛𝑐𝑖𝑑𝑎 2020 𝑆𝑎𝑙𝑑𝑜 𝑑𝑒 𝑙𝑎 𝑐𝑎𝑟𝑡𝑒𝑟𝑎 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 2020

𝑉𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 2020

Rotación de cartera

29447,11

71%

UNIDAD DE MEDIDA

FRECUENCIA

Anual

Veces

Anual

Días

Anual

41346,55 93.599,79

𝐶𝑢𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝑐𝑜𝑏𝑟𝑎𝑟 2020

2,05 45.760,50

Días de cuentas por cobrar

360 𝑅𝑜𝑡𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑑𝑒 𝑐𝑢𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝑐𝑜𝑏𝑟𝑎𝑟 2020

360

176

2,05

ATRIBUTOS DEL HALLAZGO CONDICIÓN: Lycras Mania mantiene un índice de morosidad del 71% y una rotación de cartera de 2,05, es decir que recupera su cartera dos veces al año. CRITERIO: De acuerdo con las políticas de recuperación de cartera, se espera el pago de facturas en base a plazos de vencimientos establecidos, mismos que no superan los 90 días. *Se considera una morosidad de la cartera de hasta un 36%. CAUSA: *Lycras Mania no ha formalizado sus políticas de recuperación de cartera. *La empresa no realiza un análisis crediticio adecuado antes de otorgar crédito. *La mayoría de clientes no conocen los criterios que aplica la empresa para el cobro de sus cuentas. *No se solicita ningún tipo de garantía a los clientes, que garanticen el pago de las deudas. *Muchos clientes presentaron bajas en sus ventas y no pudieron vender toda la mercadería de la que disponían. EFECTO: *Retraso de 86 días en la recuperación de cartera. *La morosidad es elevada lo que afecta la liquidez de la entidad. *Cartera deteriorada.

Elaborador por: Vanessa Lozano

Supervisado por: Mg. Ximena García

103 Anexo 34. Papel de trabajo 23 Papel de trabajo 23. Matriz de cumplimiento de políticas de concesión de créditos LYCRAS MANÍA ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS DEL 01 DE ENERO DE 2020 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2020

Elaborado por: Fecha:

G.V.L.A 29/7/2021 C. 9 (1/2)

P2 P3 P4 P5

ROSA RODRIGUEZ

ANA TIERRA

VALENTINA BORJA

JHONNY MORALES

BERTERO PACHANO

WILSON RODRIGUEZ

ANIBAL RIVAS

BRAULIO HIDALGO

JUAN RODRIGUEZ

MARISOL SANTILLAN

THOMAS SALTOS

ESILDA SANCHEZ

LORENA VILLACIS

CECILIA MOTA

ENMA MENA

JUAN GUAMINGA

GEOVANNY CUADRADO

NANCY CARRILLO

LORENA CRUZ

JAVIER ATI

BALNEAREO DE CARLOS

NELLY VILCACUNDO

ELSA BRIONES

GLADYS GUAMBUNGUETE

LISSETH BAGUA

LUIS ALCOCER

JUAN ALCIVAR

MARGARITA JORDAN

TOTAL

0 3 0 1 6 3 0

1 4

TOT AL

29 %

43 %

57 %

43 %

57 %

29 %

57 %

43 %

57 %

29 %

57 %

29 %

57 %

29 %

71 %

57 %

29 %

57 %

29 %

57 %

P6 P7

% CUMPLIMIENTO

JOFRE JARAMILLO

CARLOS KAM

Objetivo: Verificar el cumplimiento de políticas de concesión de créditos.

0% 100 % 53 % 100 % 0% 47 % 10 %

104 LYCRAS MANÍA ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS DEL 01 DE ENERO DE 2020 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2020

Elaborado por:

G.V.L.A

Fecha:

29/7/2021 C. 9 (2/2)

Objetivo: Verificar el cumplimiento de políticas de concesión de créditos. P1

No se otorgará crédito a clientes nuevos, es decir que hayan realizado menos de 3 pedidos desde la fecha que fueron ingresados al sistema de la empresa.

Es necesario requerir al cliente información respecto a: Cédula o RUC, Nombre del establecimiento, Dirección.

Los clientes que tengan antecedentes de demora en el pago de sus facturas, no podrán acceder a las compras a crédito.

Las ventas a crédito deberán ser autorizadas por el gerente general de la entidad.

Se deberá actualizar los datos del cliente cada 6 meses.

Si el cliente mantiene saldos pendientes, no se le despachará nuevos pedidos.

En ventas inferiores a $100 el cliente no tendrá derecho a compras a crédito.

CUMPLIMIENTO En relación a los clientes

En relación a las políticas

44%

ATRIBUTOS DEL HALLAZGO CONDICIÓN: Las políticas para el proceso de concesión de créditos se están cumpliendo en un porcentaje inadecuado. CRITERIO: Conceder créditos a los clientes en concordancia en concordancia a criterios que permitan una evaluación adecuado de los mismos. CAUSA: Las políticas para la concesión de créditos no se encuentran debidamente formalizadas y socializadas con los clientes y el personal a cargo del área de crédito y cobranzas. EFECTO: No se realiza una evaluación adecuada de los clientes incrementando el nivel de riesgo al que queda expuesta la cartera.

Elaborador por: Vanessa Lozano

Supervisado por: Mg. Ximena García

105 Anexo 35. Papel de trabajo 24 Papel de trabajo 24. Matriz de cumplimiento de políticas de recuperación de cartera LYCRAS MANÍA ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS DEL 01 DE ENERO DE 2020 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2020

Elaborado por: Fecha:

G.V.L.A 30/7/2021

C. 10 (1/3) Objetivo: Verificar el cumplimiento de políticas de recuperación de cartera.

Carlos Kam Joffre Jaramillo Rosa Rodríguez Ana Tierra Valentina Borja Johnny Morales Bertero Pachano Wilson Rodríguez Aníbal Rivas Braulio Hidalgo Juan Rodríguez Marisol Santillán Thomas Saltos Esilda Sánchez Lorena Villacis Cecilia Mota

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

1 1 1 1 1 1 1 0 1 0 0 1 0 0 1 0

1 0 1 1 0 1 1 0 1 0 0 1 0 0 1 0

1 1 1 1 1 1 1 0 1 0 0 1 1 0 1 0

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

P10 P11 P12 P13 P14 P15 P16 TOTAL 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

1 1 0 0 1 1 0 1 0 1 1 0 1 1 1 1

0 0 0 0 1 1 0 1 0 1 1 0 1 1 1 1

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

13 12 12 12 13 14 12 11 12 11 11 12 12 11 14 11

PORCENTAJE CUMPLIMIENTO 81% 75% 75% 75% 81% 88% 75% 69% 75% 69% 69% 75% 75% 69% 88% 69%

106 LYCRAS MANÍA ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS DEL 01 DE ENERO DE 2020 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2020

Elaborado por: Fecha:

G.V.L.A 30/7/2021

C. 10 (2/3) Objetivo: Verificar el cumplimiento de políticas de recuperación de cartera. Emma Mena 1 1 0 0 1 1 1 1 1 1 1 Juan Guaminga 1 1 0 0 1 1 1 1 1 1 1 Geovanny Cuadrado 1 1 0 0 1 1 1 1 1 1 1 Nancy Carrillo 1 1 0 0 1 1 1 1 1 1 1 Lorena Cruz 1 1 0 0 1 1 0 1 1 1 1 Javier Ati 1 1 0 0 1 0 0 0 1 1 1 Balneario De Carlos 1 1 0 0 1 0 0 0 1 1 1 Nelly Vilcacundo 1 1 0 0 1 0 1 1 1 1 1 Elsa Briones 1 1 0 0 1 0 0 0 1 1 1 Gladys Guambunguete 1 1 0 0 1 1 1 1 1 1 1 Lisbeth Bagua 1 1 0 0 1 1 1 1 1 1 1 Luis Alcocer 1 1 0 0 1 0 0 0 1 1 1 Juan Alcívar 1 1 0 0 1 0 0 0 1 1 1 Margarita Jordan 1 1 0 0 1 1 1 1 1 1 1 TOTAL

PORCENTAJE DE 100% 100% 0% CUMPLIMIENTO

81%

75%

1 1 1 1

1 0 1 1

1 1 1 1

14 12 13 11

88% 75% 81% 69%

69%

1 1

13 11

81% 69%

1 1 1 1

14 14 11 11

88% 88% 69% 69%

81%

0% 100% 60% 53% 67% 100% 100% 100% 100% 77% 63% 100% 100%

107 LYCRAS MANÍA ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS DEL 01 DE ENERO DE 2020 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2020

Elaborado por: Fecha:

G.V.L.A 30/7/2021

C. 10 (3/3) Objetivo: Verificar el cumplimiento de políticas de recuperación de cartera. P1 El cobro de las cuentas pendientes podrá realizarse por vía telefónica El cobrador deberá notificar a la empresa las razones del incumplimiento P2 de los pagos que le expresen los clientes P3 Se debe realizar un seguimiento de los clientes que mantengan crédito Se puede extender el plazo para el pago de las facturas, siempre que sea P4 con razones justificadas P5 Se debe realizar un seguimiento de los saldos de los clientes. Se entregará reportes periódicos a los clientes, respecto a las facturas P6 pendientes y a los abonos realizados Cuando los clientes realicen pagos por medio de trasferencias o depósitos, P7 deberán remitir los respectivos comprobantes que respalden el pago El vendedor deberá visitar a los clientes en un periodo estimado de un mes P8 a un mes y medio

CUMPLIMIENTO En relación a los clientes En relación a las políticas

23 12

P9 P10 P11 P12 P13 P14 P15 P16

Cuando el cobrador reciba pagos, deberá emitir al mismo un recibo de ingreso. Es obligación del cobrador entregar al área de créditos las copias de los recibos de ingreso emitidos a los clientes. Los depósitos o transferencias deberán realizarse a la cuenta aprobada Cuando se reciba un pago mediante cheque, se deberá registrar en una base de datos el número de cheque, el banco, el cliente. Se establece el plazo de vencimiento de acuerdo con el monto de compra. Si el cliente mantiene un monto representativo de cuentas pendientes de pago, no se le despachará nueva mercadería. Cuando el cliente no pueda cumplir con el pago de las facturas, se ofrece la oportunidad de devolver la mercancía. Los clientes pueden pagar sus valores pendientes en un solo pago, o en varios siempre y cuando no sobrepase el tiempo de vencimiento establecido.

76%

ATRIBUTOS DEL HALLAZGO CONDICIÓN: A pesar de que el cumplimiento de las políticas para el proceso de recuperación de cartera mantiene un porcentaje alto, no es suficiente para que haya una gestión adecuada del cobro de cuentas. CRITERIO: Realizar la recuperación de cartera en concordancia a criterios que permitan agilizar y asegurar los pagos de los clientes CAUSA: Las políticas para la recuperación de cartera no se encuentran debidamente formalizadas y socializadas con los clientes y el personal a cargo del área de crédito y cobranzas. EFECTO: Las políticas para la recuperación de cartera son cumplidas casi en su totalidad. Aun así se presenta una lenta recuperación de cartera y una alta morosidad de clientes.

Elaborador por:

Supervisado por:

108 Vanessa Lozano Anexo 36. Papel de trabajo 25 Papel de trabajo 25. Indicadores de gestión

Mg. Ximena García

LYCRAS MANÍA ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS DEL 01 DE ENERO DE 2020 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2020

Elaborado por: Fecha:

G.V.L.A 30/7/2021

C. 11 (1/2) Objetivo: Aplique indicadores de gestión, para examinar el control interno.

NOMBRE

𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑟𝑒𝑐𝑎𝑢𝑑𝑎𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠

Recaudación

UNIDAD FACTOR DE FRECUENCIA RANGO DE MEDICIÓN DE META MEDIDA ÉXITO

FÓRMULA

𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑣𝑖𝑠𝑖𝑡𝑎𝑠

*100

50%

Trimestral

Óptimo: 100% - 95% Normal: 94% - 80% Crítico: Menos de 80%

100%

95%

EFICACIA

77%

Anual

Óptimo: Menos de 40% Normal: 40% - 50% Crítico: Mas 50%

10%

25%

CALIDAD

Anual

Óptimo: 100% - 95% Normal: 94% - 80% Crítico: Menos de 80%

100%

95%

CALIDAD

86%

Trimestral

Óptimo: Menos de 60% Normal: 61% - 80% Crítico: Mas 80%

50%

60%

EFICACIA

90%

Trimestral

Óptimo: 100% - 90% Normal: 89% - 75% Crítico: Menos de 75%

100%

90%

EFICIENCIA

75%

Anual

Óptimo: 100% - 95% Normal: 94% - 80% Crítico: Menos de 80%

100%

95%

EFICACIA

50 Cartera en Riesgo

Cobertura de Riesgo

32.028,57

𝐶𝑟é𝑑𝑖𝑡𝑜𝑠 𝑐𝑜𝑛 𝑚𝑎𝑠 𝑑𝑒 30 𝑑í𝑎𝑠 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑏𝑟𝑢𝑡𝑜 𝑐𝑎𝑟𝑡𝑒𝑟𝑎

41.346,55 $

𝑃𝑟𝑜𝑣𝑖𝑠𝑖ó𝑛 𝑝𝑎𝑟𝑎 𝑐𝑟é𝑑𝑖𝑡𝑜𝑠 𝑚𝑜𝑟𝑜𝑠𝑜𝑠 𝑆𝑎𝑙𝑑𝑜 𝑑𝑒 𝑐𝑟é𝑑𝑖𝑡𝑜𝑠 𝑣𝑒𝑛𝑐𝑖𝑑𝑜𝑠

Créditos concedidos

𝑁° 𝑑𝑒 𝑐𝑟é𝑑𝑖𝑡𝑜 𝑎𝑢𝑡𝑜𝑟𝑖𝑧𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑠𝑜𝑙𝑖𝑐𝑖𝑡𝑢𝑑𝑒𝑠 𝑑𝑒 𝑐𝑟é𝑑𝑖𝑡𝑜

100

Visitas al clientes Cumplimiento de políticas de recuperación de cartera

29.447,11 *

43 50 45

𝑁° 𝑣𝑖𝑠𝑖𝑡𝑎𝑠 𝑟𝑒𝑎𝑙𝑖𝑧𝑎𝑑𝑎𝑠 *100 𝑁° 𝑑𝑒 𝑐𝑙𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒𝑠

50 12 𝑃𝑜𝑙í𝑡𝑖𝑐𝑎𝑠 𝑐𝑜𝑏𝑟𝑎𝑛𝑧𝑎𝑠 𝑎𝑝𝑙𝑖𝑐𝑎𝑑𝑎𝑠 𝑃𝑜𝑙í𝑡𝑖𝑐𝑎𝑠 𝐶𝑜𝑏𝑟𝑎𝑛𝑧𝑎𝑠 𝑒𝑠𝑡𝑎𝑏𝑙𝑒𝑐𝑖𝑑𝑎𝑠

TIPO

109

LYCRAS MANÍA ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS DEL 01 DE ENERO DE 2020 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2020

Elaborado por:

G.V.L.A

Fecha:

30/7/2021 C. 11(2/2)

Objetivo: Aplique indicadores de gestión, para examinar el control interno. Cumplimiento de políticas de concesión de créditos Productividad del gestor de créditos

𝑃𝑜𝑙í𝑡𝑖𝑐𝑎𝑠 𝑐𝑜𝑛𝑠𝑒𝑐𝑖𝑜𝑛 𝑎𝑝𝑙𝑖𝑐𝑎𝑑𝑎𝑠 𝑃𝑜𝑙í𝑡𝑖𝑐𝑎𝑠 𝑐𝑜𝑛𝑠𝑒𝑐𝑖𝑜𝑛 𝑒𝑠𝑡𝑎𝑏𝑙𝑒𝑐𝑖𝑑𝑎𝑠

𝑃𝑟𝑒𝑠𝑡𝑎𝑡𝑎𝑟𝑖𝑜𝑠 𝑎𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜𝑠 𝑃𝑒𝑟𝑠𝑜𝑛𝑎𝑙 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙

3 7 45 2

43%

Anual

Unidad

Trimestral

Óptimo: 100% - 95% Normal: 94% - 80% Crítico: Menos de 80%

100%

95%

EFICACIA

PRODUCTIVIDAD

ATRIBUTOS DEL HALLAZGO CONDICIÓN: De manera global se puede evidenciar que los recursos, operaciones y procedimientos aplicados en la entidad no están siendo adecuadamente gestionados. CRITERIO: Los recursos, procedimientos y operaciones de la entidad deben ser gestionados con eficacia, eficiencia, calidad, economía y cumplimiento de políticas con la finalidad de lograr los objetivos previstos. CAUSA: No se cuenta con manuales de procedimientos que establezcan las funciones específicas de cada persona involucrada con el área de cartera. No existen planes estratégicos que faciliten el cumplimiento de metas. No todos los procesos que se desarrollan en el área de créditos y cobranzas se realizan bajo las condiciones que establecen las políticas de cada proceso. No se toman acciones correctivas que generen la disminución de la cartera en riesgo. El personal a cargo de la recuperación de cartera es insuficiente. EFECTO: Las actividades no se realizan en concordancia a un procedimiento establecido que asegure un desarrollo adecuado de las mismas. Los recursos del área de créditos y cobranzas no están siendo utilizados a su capacidad máxima. Poca seguridad en créditos concedidos y dificultades en la recuperación de cartera. Incremento del índice de morosidad. Sobrecarga de trabajo a los gestores, que ocasiona una recuperación de cartera poco efectiva.

Elaborador por: Vanessa Lozano

Supervisado por: Mg. Ximena García

110 Anexo 37. Papel de trabajo 26 Papel de trabajo 26. Deterioro de cuentas por cobrar LYCRAS MANÍA ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS DEL 01 DE ENERO DE 2020 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2020

Elaborado por: Fecha:

G.V.L.A 02/08/2021 C. 12(1/4)

Objetivo: Calcular el deterioro de las cuentas por cobrar. DE 1 A 6 MESES (1%)

DE 7 A 24 MESES (VP 3 MESES MAS)

DE 24 MESES EN ADELANTE (50%)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Bertero Pachano Aníbal Rivas Carmen Heredia Luis Ortiz Claudio Oviedo Mariela Vinces Grubaluzon Rosa Vinces Aura Robalino Guaraca Gladys Ulloa

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

1.482,76 1.430,78 1.245,44 1.019,40 949,56 580,40 572,93 477,60 461,06 321,31

14,83 14,31 12,45 10,19 9,50 5,80 5,73 4,78 4,61 3,21

1.467,93 1.416,47 1.232,99 1.009,21 940,06 574,60 567,20 472,82 456,45 318,10

11 12 13 14

Marla Ortiz Rosa Yugcha Sonia Hidalgo Plastilopez

1 1 1 1

263,10 243,43 231,80 38,41

2,63 2,43 2,32 0,38

260,47 241,00 229,48 38,03

111 LYCRAS MANÍA ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS DEL 01 DE ENERO DE 2020 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2020

Elaborado por: Fecha:

G.V.L.A 02/08/2021 C. 12(2/4)

Objetivo: Realizar el deterioro de las cuentas por cobrar.

15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

Juan Guaminga Geovanny Cuadrado Patricia Medina Vanessa Cevallos Guilda Espín Lorena Cruz Karina Cisneros Nancy Betancourth Patricio Andrade Nancy Carrillo Carlos Kam Clever Ordoñez Valentina Borja Wilson Moreno Ana Tierra Braulio Hidalgo Nelly Vilcacundo

2 2 2 2 3 5 5 5 5 6 7 8 9 12 16 16 16

581,40 365,50 70,90 34,20 430,87 462,66 349,60 226,20 49,00 484,65 3.669,70 150,00 2.276,91 81,00 3.116,54 1.034,92 277,55

5,81 3,66 0,71 0,34 4,31 4,63 3,50 2,26 0,49 4,85 1.957,76 92,17 1.478,87 59,67 2.556,00 848,78 227,63

575,59 361,85 70,19 33,86 426,56 458,03 346,10 223,94 48,51 479,80 1.711,94 57,83 798,04 21,33 560,54 186,14 49,92

112 LYCRAS MANÍA ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS DEL 01 DE ENERO DE 2020 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2020

Elaborado por: Fecha:

G.V.L.A 02/08/2021 C. 12(3/4)

Objetivo: Realizar el deterioro de las cuentas por cobrar.

32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46

Joffre Jaramillo Juan Alcívar Rosa Rodríguez Margarita Jordan Lisbeth Bagua Marisol Santillán Gladys Guambunguete Luis Alcocer Javier Ati Thomas Saltos Elsa Briones Wilson Rodríguez Emma Mena Johnny Morales Juan Rodríguez

17 17 18 18 19 20 21 22 24 26 26 29 29 30 33

3.634,34 104,61 3.378,36 39,00 26,00 993,53 306,30 112,00 364,99 938,61 329,20 1.439,69 699,99 1.492,60 1.008,30

3.040,10 87,51 2.876,19 33,20 22,49 871,48 272,09 100,63 334,37 469,31 164,60 719,85 350,00 746,30 504,15

594,24 17,10 502,17 5,80 3,51 122,05 34,21 11,37 30,62 469,31 164,60 719,85 350,00 746,30 504,15

113 LYCRAS MANÍA ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS DEL 01 DE ENERO DE 2020 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2020

Elaborado por: Fecha:

G.V.L.A 02/08/2021 C. 12(4/4)

Objetivo: Realizar el deterioro de las cuentas por cobrar. 47 48 49 50

Cecilia Mota Balneario De Carlos Esilda Sánchez Lorena Villacis

33 35 36 38

762,30 352,72 980,00 906,80 40.848,92

123,73

14.858,92

381,15 176,36 490,00 453,40

4.455,11

21.411,16

PERDIDA

Elaborador por: Vanessa Lozano

19.437,76

Supervisado por: Mg. Ximena García

114 D. 1

Anexo 38. Papel de trabajo 27 Papel de trabajo 27. Carta a gerencia

Santo Domingo, 10 de agosto de 2021

Sr. Geovanny Lozano Gerente General de Lycras Mania Ciudad. Hemos desarrollado la Auditoría de gestión al área de créditos y cobranzas de la empresa Lycras Mania, correspondiente al periodo 2020. El examen mencionado se realizó en base a técnicas y procedimientos de auditoria que consideramos los más adecuados y necesarios, así mismo, bajo el cumplimiento de las normas internacionales de auditoría, que estipulan que el examen debe ser planificado y ejecutado para obtener seguridad razonable de que la información examinada no contiene errores de carácter significativo. El informe que presentamos a continuación está basado en conclusiones, a las que hemos llegado previo al proceso de auditoría y las respectivas recomendaciones que ponemos a disposición de la empresa con la finalidad de mejorar la gestión de los procesos que se desarrollan en el área de créditos y cobranzas de Lycras Mania.

Atentamente,

Vanessa Lozano C. I 2300441819

Angie Castro C.I 2300692296

115

D. 2 Anexo 39. Papel de trabajo 28. Papel de trabajo 28. Informe de auditoria

INFORME FINAL

AUDITORIA DE GESTIÓN

DEL 1 DE ENERO DE 2020 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2020

116

ENFOQUE DE AUDITORIA Motivo del examen La auditoría de gestión aplicada a la empresa Lycras Mania se realizó con fines académicos, como requisito para obtener el título de Licenciada en Contabilidad y Auditoría. El presente informe contiene los hallazgos evidenciados a lo largo del examen de auditoria aplicado al área de créditos y cobranzas, con la finalidad de examinar la eficiencia, eficacia, productividad, etc. de los procesos de concesión de créditos y recuperación de cartera. Alcance La auditoría de gestión al área de créditos y cobranzas, se realizó en el periodo que comprende del 1 de enero del 2020 al 31 de diciembre del 2020. La auditoría abarca la revisión de las cuentas pendientes de cobro, con el propósito de establecer las debilidades y riesgos existentes en el área sujeta a examen. Componente auditado El examen de auditoria fue aplicado al área de créditos y cobranzas de la empresa Lycras Mania, en la cual se pudieron identificar los dos procesos principales que se desarrollan: 

Concesión de créditos: El área de concesión de créditos se encarga de aprobar los créditos que se conceden a los clientes en base a ciertos criterios prestablecidos.



Recuperación de cartera: El área de recuperación de cartera que se encarga del cobro de las cuentas pendientes que mantienen los clientes, el análisis de la antigüedad de las cuentas, clientes en mora y registros en la base de datos.

117 Indicadores aplicados TIPO DE INDICADOR

INDICADOR APLICADO

INDICADORES DE EFICACIA



Índice de morosidad



Rotación de cartera



Días de cuentas por cobrar



Porcentaje de recaudación



Porcentaje por créditos concedidos

INDICADORES DE EFICIENCIA INDICADORES DE CALIDAD

INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD



Cumplimiento de políticas



Porcentaje de visitas a clientes



Cartera en riesgo



Cobertura de riesgo



Productividad de gestor de créditos

RESULTADOS A continuación se detallan los resultados obtenidos: Control interno Lycras Mania cuenta con políticas y procedimientos que no están debidamente establecidos, es decir la empresa no mantiene un sistema de selección de personal, políticas documentadas o manuales de funciones. Así mismo no se han planteado metas o propósitos hacia donde llegar. Finalmente es importante mencionar que no se ha establecido algún sistema de seguimiento a los procesos que se desarrollan en el área de créditos y cobranzas. Conclusión Se presenta un deficiente control interno, lo que representa un nivel de riesgo preocupante para la empresa debido a que no se han generado medidas correctivas y preventivas que permitan disminuir las incorrecciones en lo que concierne al cumplimiento de políticas y procedimientos.

118 Recomendación 

Establecer un reglamento para la concesión de créditos y recuperación de cartera que se encuentre debidamente formalizado y documentado.



Elaborar manuales de funciones donde se establezcan las actividades a desarrollar por cada actor del área de créditos y cobros, con la finalidad de asegurar una adecuada separación de funciones.



Elaborar planes estratégicos que definan objetivos y metas para el área de créditos y cobranzas.



Establecer planes de seguimiento que aseguren un monitoreo constante, que permita identificar posibles errores en el área.



Establecer un sistema de control interno que asegure el desarrollo de actividades de manera eficiente, eficaz, efectiva, etc. que puedan ser medidos a través de indicadores.

Proceso de concesión de crédito Las políticas para el proceso de concesión de créditos se están cumpliendo en un porcentaje inadecuado, se están aplicando en 13 de cada 30 clientes, o se está cumpliendo únicamente con el 44% de las políticas de concesión de crédito. Conclusión La empresa no cuenta con políticas y manuales de procedimientos formalizados, por lo cual no están socializadas adecuadamente con los clientes y el personal a cargo del área de créditos y cobranzas, lo que genera que no se aplique una evaluación adecuada de clientes, incrementando así el nivel de riesgo de la cartera de créditos. Recomendación. 

Elaborar manuales de procedimientos para el área, que engloben cada una de las actividades que le corresponden a cada funcionario de la misma.



Socializar con cada uno de los clientes las políticas y criterios que se aplican tanto para la concesión de créditos como para la recuperación de cartera.

119 

Establecer cupos de facturación para cada cliente en consideración a sus antecedentes con la empresa.

Políticas de recuperación de cartera A pesar de que el cumplimiento de las políticas para la recuperación de cartera se cumple en 23 de cada 30 clientes, es decir, se mantiene un cumplimiento del 76%. Esto no es suficiente para que haya una adecuada gestión de la recuperación de cartera. Conclusión Las políticas para la recuperación de cartera no se encuentran debidamente formalizadas y socializadas con los clientes, lo que genera una lenta recuperación de cartera y una alta morosidad. Recomendación 

Documentar las políticas para la recuperación de cartera, con la finalidad de que puedan ser socializadas a cada cliente y actor del área de créditos y cobranzas.



Establecer procedimientos de monitoreo para comprobar que el proceso de recuperación de cartera se esté aplicando de manera adecuada, indistintamente del cliente.



Aplicar el deterioro a las cuentas por cobrar, considerando los siguientes criterios:  Para cuentas de 1 a 6 meses de antigüedad, aplicar un deterioro del 1%.  Para cuentas de 7 a 24 meses de antigüedad, aplicar el deterioro en base al valor presente considerando 3 meses más.  Para cuentas con más de 24 meses, aplicar un deterioro del 50%.

Antigüedad de cuentas por cobrar La mayor parte de las cuentas pendientes de cobro mantienen una antigüedad que supera los 90 días, en consideración a las políticas de crédito que establecen que los mismos no pueden superar los 90 días, es posible determinar que existe una morosidad representativa.

120 Conclusión Las políticas establecidas para el área de concesión de créditos no rigen tal procedimiento, no se aplican análisis crediticios a los clientes antes de autorizar la ventas a crédito, así mismo, el hecho de que la empresa trabaje con clientes con más de 15 años de antigüedad, son factores fundamentales que originan el incumplimiento en los plazos de vencimiento. Recomendación 

Establecer acciones correctivas como aplicación de intereses a facturas o acciones judiciales si fuera el caso.



Aplicar métodos que permitan un adecuado análisis de clientes previa autorización de créditos.



Solicitar referencias o garantías a clientes que requieran compras a créditos.



Reclasificar como incobrables a aquellas cuentas que mantengan una morosidad superior a los 41 meses.

Saldos de los clientes Se evidencian fallas en los registros de los movimientos de las cuentas pendientes de pago que mantiene los clientes de la empresa. Conclusión Existe una deficiente comunicación interna y externa, ya que el cobrador no notifica a tiempo los valores recibidos por los clientes y los clientes a su vez no notifican a la empresa de pagos realizados tanto al cobrador como a la cuenta bancaria, por lo cual los documentos que afectan los saldos de las facturas no son registrados a tiempo. Los aspectos previamente mencionados ocasionan que no se reflejen valores reales en las cuentas por cobrar y que no haya seguridad suficiente de que la cartera de clientes se esté gestionando de manera adecuada.

121 Recomendación 

Establecer acciones correctivas para que los gestores cumplan con la notificación a tiempo de los valores recibidos por clientes.



Establecer compromisos documentados con los clientes, en los que se estipule la obligatoriedad de notificar a la empresa cuando se hayan realizado pagos por cualquier medio, caso contrario la empresa no se responsabilizara por pagos que no puedan ser verificados.



Implementar un sistema de control de cartera que se acople a las necesidades de la empresa cumpliendo con medidas de seguridad adecuadas que dificulten la alteración de la información.

Eficacia del manejo de cartera La empresa mantiene un alto índice de morosidad y una lenta rotación de cartera, así mismo los recursos, operaciones y procedimientos de recaudación, créditos concedidos y cumplimientos de políticas no están siendo adecuadamente gestionados. Conclusión La empresa no cuenta no políticas y manuales de procedimientos documentados, no mantiene planes estratégicos que faciliten el cumplimiento de metas, no se cumplen las condiciones que establecen las políticas para los procesos que se desarrollan en el área y no toma acciones correctivas para la disminución de la cartera en riesgo, factores fundamentales para que se generen las deficiencias en el área ya que los créditos no están adecuadamente concedidos y existe un incremento en la morosidad. Recomendación 

Implementar sistemas de seguimiento para asegurar el cumplimiento de las políticas en el proceso de concesión de créditos y recuperación de cartera.

122 Calidad de la cartera de clientes La cartera de la empresa mantiene un nivel de riesgo crítico ya que no maneja provisiones para créditos de dudoso cobro. Conclusión La calidad de la cartera de crédito de Lycras Mania no es adecuada ya que mantiene un 77% de su cartera en riesgo y su cobertura de riesgo es nula con un 0% de provisión para cuentas de dudoso cobro. Recomendación 

Implementar un porcentaje de provisión para cuentas incobrables del 1% que no supere el 10% del total de la cartera de clientes.



No conceder créditos a clientes que mantengan días de morosidad.

Productividad del personal del área de crédito La empresa cuenta con 2 personas a cargo de las actividades que se desarrollan en el área de créditos, es decir en promedio cada una de ellas atiende a 23 clientes. Conclusión El personal a cargo del área de créditos y de recuperación de cartera es insuficiente por lo que se genera un sobrecargo de trabajo, que a su vez ocasiona una recuperación de cartera ineficiente. Recomendación 

Incrementar el número de gestores de crédito en consideración a la cantidad de clientes y a la zona que deban visitarse.



Implementar un perfil de cargos para que la contratación del personal para el área de créditos sea óptima.

123 Anexo 40. Papel de trabajo 29. Papel de trabajo 29. Matriz de seguimiento de recomendaciones. LYCRAS MANÍA ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS DEL 01 DE ENERO DE 2020 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2020

Elaborado por: Fecha:

G.V.L.A 17/11/2021 D. 3 (1/5)

Objetivo: Realizar la matriz de seguimiento de recomendaciones. MATRIZ DE SEGUIMIENTO DE RECOMENDACIONES ACCIONES Establecer un reglamento para concesión Realizar un diagnóstico del área auditada. Reunión con gerencia y personal del área. de créditos y recuperación de cartera debidamente formalizado. Presentación de borrador para aprobación Elaborar manuales de funciones donde se establezcan las actividades a desarrollar por cada actor del área de créditos y cobranzas.

RESPONSABLES

TIEMPO

Asistente del área de Crédito

1 semana

Asistente del área de Crédito

1 semana

Asistente del área de Crédito Gerente Vendedores

3 semanas

Asistente del área de Crédito Gerente

1 semana

Establecer la estructura del manual Establecer las funciones Presentación de borrador para aprobación Validar el manual Conocer el entorno Definir la misión, visión y valores

Elaborar planes estratégicos que definan Establecer metas y objetivos objetivos y metas para el área de créditos Realizar un análisis del entorno del área y cobranzas. Definir las estrategias Realizar seguimiento Establecer planes de seguimiento que permita identificar posibles errores en el área.

Analizar los procesos y sus condiciones Definir los objetivos de monitoreo Realizar las preguntas relacionadas con el desempeño

124 LYCRAS MANÍA ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS DEL 01 DE ENERO DE 2020 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2020

Elaborado por: Fecha:

G.V.L.A 17/11/2021 D. 3 (2/5)

Objetivo: Realizar la matriz de seguimiento de recomendaciones. Diseñar un sistema de control interno que asegure el desarrollo de actividades de manera eficiente, eficaz, efectiva, etc.

Planificación Ejecución

Asistente del área de Crédito Gerente

1 semana

Evaluación

Establecer la estructura del manual Elaborar manuales de procedimientos para el Establecer los procedimientos para cada proceso área, que engloben cada una de las actividades que le corresponden a cada Presentación de borrador para aprobación funcionario de la misma. Validar el manual

Asistente del área de Crédito 1 semana

Enviar correos informativos a los clientes

Asistente del área de Créditos

Contactar a los clientes por vía telefónica

Asistente del área de Créditos

Compartir políticas por redes sociales

Asistente del área de Créditos

Enviar con los vendedores copias de las políticas

Vendedores

Establecer cupos de facturación para cada cliente en consideración a sus antecedentes con la empresa.

Analizar los antecedentes crediticios de los clientes Analizar la antigüedad de los clientes

Asistente del área de Crédito Gerente Vendedores

3 días

Documentar las políticas para la recuperación de cartera, para que puedan ser socializadas a cada uno de los clientes y actores del área de créditos y cobranzas.

Aprobación del borrador

Gerente Asistente del área de Crédito Vendedores

1 semana

Socializar con cada cliente las políticas y criterios que se aplican tanto para la concesión de créditos como para la recuperación de cartera.

Establecer cupos de facturación

Establecer en documento formalizado Difundir las políticas

3 días

125 LYCRAS MANÍA ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS DEL 01 DE ENERO DE 2020 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2020

Elaborado por: Fecha:

G.V.L.A 17/11/2021 D. 3 (3/5)

Objetivo: Realizar la matriz de seguimiento de recomendaciones.

Establecer procedimientos de monitoreo para Analizar el proceso de cobros y sus condiciones Asistente del área de comprobar que el proceso de recuperación de Definir los objetivos de monitoreo Crédito cartera se esté aplicando de manera Gerente adecuada, indistintamente del cliente. Realizar las preguntas relacionadas con el desempeño Identificar clientes con cuentas pendientes Aplicar el deterioro a las cuentas por cobrar.

Clasificar deudas por antigüedad Establecer el porcentaje de deterioro

1 semana

Asistente del área de Crédito Vendedores

2 días

Asistente del área de Crédito Gerente Vendedores

3 días

Asistente del área de Crédito Vendedores

3 días

Identificar clientes con mora Establecer acciones correctivas como aplicación de intereses a facturas o acciones judiciales

Analizar montos adeudados y tiempo de retraso Aplicar intereses a facturas de hasta 12 meses de vencimiento Aplicar acciones judiciales a facturas de más de 12 meses de vencimiento. Revisar historial de transacciones de clientes

Aplicar métodos que permitan un adecuado análisis de clientes previa autorización de créditos.

Investigar herramientas que permitan una percepción del cliente. Seleccionar las herramientas que más se ajusten a las necesidades.

126 LYCRAS MANÍA ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS DEL 01 DE ENERO DE 2020 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2020

Elaborado por: Fecha:

G.V.L.A 17/11/2021 D. 3 (4/5)

Objetivo: Realizar la matriz de seguimiento de recomendaciones. Comunicación directa con clientes Solicitar referencias o garantías a clientes que soliciten compras a créditos.

Solicitar referencias comerciales Solicitar referencias personales

Asistente del área de Crédito

3 días

Solicitar firma compromiso de pago Identificar clientes con cuentas pendientes

Asistente del área de Crédito Gerente Vendedores

2 días

Asistente del área de Crédito Gerente

1 día

Fijar cláusulas del compromiso Establecer compromisos documentados con Socializar las clausulas con los vendedores los clientes, en los que se estipule la obligatoriedad de notificar a la empresa cuando Compartir documento con los clientes se hayan realizado pagos. Solicitar documento firmado por clientes

Asistente del área de Crédito Gerente Vendedores

3 días

Aplicar el cuestionario COSO Implementar un sistema de control de cartera que se acople a las necesidades de la empresa Seleccionar y analizar la muestra cumpliendo con medidas de seguridad Establecer el nivel de riesgo adecuadas que dificulten la alteración de la Fijar recomendaciones en consideración a los información. puntos críticos

Asistente del área de Crédito Gerente Vendedores

1 semana

Reclasificar como incobrables a aquellas cuentas que mantengan una morosidad superior a los 41 meses.

Clasificar deudas por antigüedad

Establecer acciones correctivas para que los gestores cumplan con la notificación a tiempo de los valores recibidos por clientes.

Revisar las disposiciones legales.

Seleccionar clientes con saldos con más de 41 meses de vencimiento Establecer el porcentaje de multa. Fijar un tiempo límite para comunicación de cobros.

127 LYCRAS MANÍA ÁREA DE CRÉDITOS Y COBRANZAS DEL 01 DE ENERO DE 2020 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2020

Elaborado por: Fecha:

G.V.L.A 17/11/2021 D. 3 (5/5)

Objetivo: Realizar la matriz de seguimiento de recomendaciones. Implementar sistemas de seguimiento para asegurar el cumplimiento de las políticas en el proceso de concesión de créditos y recuperación de cartera.

Analizar las condiciones de las políticas Definir los objetivos de monitoreo Realizar las preguntas relacionadas con el desempeño

Asistente del área de Crédito Gerente

Identificar el saldo de cuentas por cobrar clientes Implementar un porcentaje de provisión para Aplicamos el 1% de provisión cuentas incobrables del 1% que no supere el Contadora Aseguramos de que el valor provisionados no supere el 10% del total de la cartera de clientes. 10% del total del saldo de cartera Asistente del área de Crédito Gerente Vendedores

Revisar pedidos No conceder créditos a clientes que mantengan días de morosidad.

Revisar estado crediticio del cliente Aprobar o negar compra a crédito

Incrementar el número de gestores de crédito en consideración a la cantidad de clientes y a la zona que deban visitarse.

1 semana

1/2 día

2 días

Analizar el costo beneficio de contratar más vendedores Establecer número de vendedores a contratarse Fijar las condiciones de pago

Asistente del área de Crédito Gerente

1 semana

Asistente del área de Crédito Gerente

2 días

Identificar los cargos Implementar un perfil de cargos para que la contratación del personal para el área de créditos sea óptimo.

Establecer el perfil del candidato Identificar las funciones de los cargos Identificar de las competencias de los cargos

Elaborador por: Vanessa Lozano

Supervisado por: Mg. Ximena García

128 Anexo 41. Oficio para desarrollo de la investigación en instituciones externas.

129