FIGURA 4 Procesos de compra

estandarización de los bienes o productos de una compañía; su principal objetivo es reducir los costos y llevar en forma eficiente el movimiento y manejo de los materiales y productos en todas sus etapas; es básicamente la función encargada de responder a las siguientes interrogantes: ¿Qué Comprar, Producir o Distribuir?, ¿Cuándo Comprar, Producir o Distribuir?, ¿Cuánto Comprar, Producir o Distribuir?, ¿A qué nivel elevar el inventario?; todo ello está basado en el libro Las Compras de Michel Calimeri”. (Espino, 2016)

2.3.5 Proceso de compras

La ISO dice: “La organización debe asegurarse de que el producto adquirido cumple los requisitos de compra especificados. El tipo y el grado del control aplicado al proveedor y al producto adquirido debe depender del impacto del producto adquirido” (ISO 9001:2015); por tal motivo hay que definir el proceso de compra a seguir para la correcta adquisición de bienes.

FIGURA 4 Procesos de compra

Pago Requision

Cotizacion

Rechazos y/o devoluciones

Control de calidad Orden de compra

Recepcion de materiales

Nota. En la presente figura se visualiza el proceso de Compras. Fuente; por espino 2016

Describe el proceso de compras que inicia con la fase de la requisición, que no es más que el pedido efectuado al proveedor para satisfacer la demanda de compra, posteriormente el proveedor envía cotización donde especifica la cantidad a pagar, forma y plazo de pago. Con la información anterior se procesa la orden de compra, para proceder a la recepción de materiales, realizando un control de calidad a los productos o mercancías recibidas; en el caso que estos no cumplan con las condiciones establecidas en la orden de compra se realizará la devolución o rechazo. Una vez aceptado el pedido se procede al pago del mismo.

3. METODOLOGÍA

3.1 Enfoque, diseño y tipo de investigación

3.1.1 Enfoque

En el trabajo de titulación se obtuvo dos tipos de enfoques en primer lugar, se

analizará en el enfoque cuantitativo para luego complementar el estudio en el enfoque

cualitativo los cuales se detallarán a continuación: cambiar a pasado toda la metodología

3.1.2 Enfoque cuantitativo

Se aplico este tipo de enfoque debido a que es fundamental en un trabajo de auditoría

de gestión ya que investiga aspectos numéricos y estadísticos, mismo que se realiza

posteriormente en la recolección de datos.

3.1.3 Enfoque cualitativo

El enfoque cualitativo es la misma manera se debe examinar aspectos, características

e interpretaciones de las diferentes áreas de la empresa, mediante la cual se logrará obtener

información fidedigna de procedimientos que se están llevando de manera incorrecta y que

por tanto necesitan de mejora.

3.2 Diseño

3.2.1 No Experimental

Se basa en categorías, conceptos, variables, sucesos, comunidades o contexto que se

dan sin la intervención directa del investigador es decir sin que el investigador altere el objeto

de averiguación. En la investigación no experimental, se observan los fenómenos o

acontecimientos tal y como se dan en su cont4exto natural, para después analizarlos.

3.3 Tipo de investigación

3.3.1 Exploratorio

Corresponde al primer acercamiento a un tema específico antes de abordarlo en un

trabajo investigativo más profundo. Se trata de un proceso para tener información básica

relacionada con el problema de investigación. ( Ortiz, 2019), para conocimiento propio y

poder emitir comentarios sobre los problemas y puntos críticos que tienen en el ciclo de

compras y ventas.

3.3.2 Investigación Descriptiva

La investigación descriptiva ayuda a conocer las características externas del objeto de

estudio, puede referirse a personas, hechos, proceso, relaciones naturales y sociales, debe

realizarse en un tiempo y lugar determinado con el propósito de reunir argumentos

fundamentales para identificar un problema específico.

3.3.3 Explicativo

Posterior a realizar una observación preliminar reconociendo los principales

inconvenientes en el proceso del ciclo de compras y ventas, se explica el origen o causas de

los eventos anormales, con el objeto de realizar interpretaciones que aporten a la solución de

la problemática de la Importadora El Palacio Del Accesorio.

3.4 Unidades de análisis

En la empresa el Palacio del Accesorio cuenta con una población de seiscientas

personas de las distintas áreas de la empresa. A continuación, se presenta las unidades de

análisis con un departamento de administración la empresa cuenta, con un gerente general, el

contador y el auxiliar de contabilidad, en el departamento de ventas y compras cuenta con

supervisor de ventas. Supervisor de compras, personal de ventas, bodegueros, jefe de

bodega. Personal de despacho, proveedores, clientes externo.

3.5 Muestra

Para el trabajo de titulación fue necesario aplicar el cálculo de la muestra para los

actores externos de la empresa, es decir los clientes, puesto que la Empresa el Palacio del

Accesorio cuenta con una población de 600 cliente en la región de Santo Domingo de los

Tsáchilas, para los actores interno no es necesario aplicar la fórmula, debido que la muestra

es menor de cien personas, por lo que se procedió a tomar en cuenta a todo el personal del

departamento administrativo, compras, ventas, bodeguero, proveedores y vendedores.

��2 pqN (N − 1)��2 + ��2 pq

Donde:

n= tamaño de la muestra

z= nivel de confianza (95) p= Proporción de la población con la característica deseada (éxito) (80%) q= proporción de la población sin la característica deseada (fracaso) (20%) e= Nivel de error (5%) N = tamaño de la población (500)

(1,96)2 (0,80)(0,20)x10295 (10295 − 1)(0,05)2 + (1,96)2 (0,80)(0,20)

3.8416x0.16x10295 10295x0.0025+0,614656

6.327,88352 26.352156

�� =240

3.5.1.1 Técnicas de recogida de datos 3.1.1 Entrevista

La entrevista es una conversación dirigida con el propósito especifico y se usan

formatos de preguntas y respuestas. Se establecen un conversación pero este dialogo peculiar

asimétrico donde el objetivo principal es buscar información de un tema especifico y esta se

presenta como una fuente de información tanto para el entrevistador como a los gerentes,

jefes de áreas y para toda la empresa

3.1.2 Encuesta

Para obtener información neutral de las diferentes situaciones que se dan en la

empresa principalmente en el proceso o ciclo de compras y ventas, es necesario realizar un

modelo de encuesta que se aplicara a los clientes externos y proveedores de la Importadora el

Palacio del Accesorio, misma que se enfocan a distintas situaciones dadas en los

procedimientos para verificar su correcta realización en las operaciones esta técnica se la

aplicara a los clientes externos, departamento de compras y ventas, departamento de bodega y

los proveedores.

3.6 Técnicas e instrumentos de investigación

La técnica de análisis de datos es cuantitativa, ya que se procederá a analizar las

respuestas que se obtuvieron de las encuestas ejecutadas a los empleados del área de

compras- ventas y directivos de la Importadora el Palacio del Accesorio los resultados serán

presentados mediante tablas, figuras con su correspondiente variable.

3.7 Técnicas de análisis de datos

El análisis cualitativo es sustancial puesto que, se nos proporciona información

mediante entrevistas, además de realizar trabajo de observación teniendo como respaldo la

guía donde se redacta detalladamente los puntos identificados de mayor importancia, mismos

que nos dan la facultad de analizar las debilidades y los distintos aspectos en proceso y

procedimiento del departamento de compras y ventas de la importadora el palacio del

accesorio.

4. RESULTADOS

4.1 Análisis de las encuestas y entrevistas al actores interno y externo.

Mediante la recopilación de datos de la encuesta que se realizó a los clientes arrojaron

la siguiente información: con un 95% los clientes conocieron a la empresa por

recomendaciones. La frecuencia de compra es un 66.70% mensual, un 23.10% anual y un

10.2% semanal, al momento de decidir comprar, los clientes en un 48.7% toman en cuenta la

calidad del producto, mientras que un 38.5% lo hacen por los precios económicos, con

respecto a la información de promociones el 71.1% comentaron que la empresa no les

informa sobre esto. El método más común de forma de pago son las transferencias bancarias

con un 64.1% , el 33.3% efectivo, los clientes manifestaron sus deseos de conocer sobre las

promociones por medio de Facebook con un 57.5% y 42.5% le gustaría que los llamen para

promocionar los productos.( ver anexo 7 )

Mediante la aplicación de la encuesta a los proveedores se obtuvo los siguientes

resultados: un 76.9% determinó que la mercadería llega a la empresa entre 2 a 10 días, los

proveedores con un 92.3% comentaron que la importadora cumple con las fechas de pago el

día que corresponda, un 76.9% llegaron a ofrecer sus productos por iniciativa propia, el

57.7% de los proveedores encuestados califica que la relación comercial es buena.(ver anexo

6)

En la entrevista al jefe de ventas lo más relevante es sobre un sistema CRM que

desean incorporar para mejorar la gestión de la relación con los clientes, el impacto del

COVID 19 en las ventas perjudicó un 10% en la disminución de los ingresos de la empresa,

los flujos de ventas también disminuyeron un 10% en relación con el año 2019. Los

controles, actividades si cuentan con un registro adecuado, las necesidades de mercadería se

dan para satisfacer la escasez de los clientes. En la entrevista a la contadora lo más relevante

es que la documentación de las actividades que respaldan a la empresa son las facturas y las

guías de remisión, la retroalimentación de los procesos se dan todos los días porque toda la

información es ingresada diariamente, realizan un análisis frecuente de sus clientes

potenciales. Al jefe de compra se le realizó una entrevista, resaltando que las compras las

realizan cuando el stock está por terminarse la mercadería y por la necesidad de los clientes,

en cuanto al tratamiento de los productos, la empresa no cuenta con uno porque ellos

compran productos de buena calidad.(ver anexos 3,4 y 5)

4.2 Levantar información de los procesos de compras y ventas para determinar las actividades que se desarrollan en cada una de ellos.

En el área de compra lo primero que realizan es verificar que productos no hay en

stock, realizan las ordenes de compras se la envían al jefe de compras, el verifica que las

ordenes este correctamente llenadas procede a firmar y enviar al departamento de

contabilidad para verificar si cuentas con dinero para realizar la compra de los productos

faltantes, el departamento contable verifica si tienen liquidez, si cuentan con liquidez

proceden a realizar la compra con los proveedores emiten la orden, los proveedores verifican

la orden y realizan la factura correspondiente, emiten la factura a la importadora para el

respectivo pago, el departamento contable analiza la factura si esta todo correcto realiza el

pago, posteriormente los proveedores verifican el pago y emiten el pedido para la

importadora, después de un día máximo dos días el pedido está en la importadora, le entregan

al bodeguero el revisa que toda la mercadería este completa y en buen estado si lo está

procede a registrar en los Kardex y emite el informe al departamento contable para finalizar

el departamento registra la mercadería y le asigna los respectivos códigos y están listo para la

venta.(ver anexo 9)