PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO
Dirección Académica – Escuela de Ciencias Administrativas y Contables
EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA GESTIÓN DE INVENTARIOS EN LA EMPRESA TIMAVA DE LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO PERÍODO 2019 Trabajo de Titulación previo a la obtención del título de Ingeniero y Licenciado en Contabilidad y Auditoría CPA.
Línea de Investigación: Administración eficiente y eficaz de las organizaciones para la competitividad sostenible local y global.
Autores: HENRY MAURICIO CONFORME CRIOLLO JIMMY FABRICIO LAPO MUÑOZ Directora: Mg. XIMENA LETICIA GARCÍA ZAMBRANO
Santo Domingo – Ecuador Agosto, 2020
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO
Dirección Académica – Escuela de Ciencias Administrativas y Contables
HOJA DE APROBACIÓN EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO EN LA GESTIÓN DE INVENTARIOS EN LA EMPRESA TIMAVA DE LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO PERÍODO 2019 Línea de Investigación: Administración eficiente y eficaz de las organizaciones para la competitividad sostenible local y global. Autores: HENRY MAURICIO CONFORME CRIOLLO JIMMY FABRICIO LAPO MUÑOZ
Ximena Leticia García Zambrano, Mg. DIRECTOR DE TRABAJO DE TITULACIÓN Mikel Ugando Peñate, PhD. CALIFICADOR Francisco Sánchez Parrales, Mg. CALIFICADOR Carlos Vicente Galarza Macancela, Mg. DIRECTOR DE GRADO PUCE SD
Santo Domingo – Ecuador Agosto, 2020
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DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD Nosotros, Henry Mauricio Conforme Criollo portador de la cédula de ciudadanía No. 230040885-9 y Jimmy Fabricio Lapo Muñoz portador de la cédula de ciudadanía No. 172391535-9 declaramos que los resultados obtenidos en la investigación que presentamos como informe final, previo la obtención del Grado de INGENIERO Y LICENCIADO EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA CPA son absolutamente originales, auténticos y personales. En tal virtud, declaramos que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos que se desprenden del trabajo propuesto de investigación y luego de la redacción de este documento son y serán de nuestra sola y exclusiva responsabilidad legal y académica. Igualmente declaramos que todo resultado académico que se desprenda de esta investigación y que se difunda tendrá como filiación la Pontificia Universidad Católica del Ecuador, Sede Santo Domingo, reconociendo en las autorías al director del Trabajo de Titulación y demás profesores que amerita.
Jimmy Fabricio Lapo Muñoz
Henry Mauricio Conforme Criollo
CI. 172391535-9
CI. 230040885-9
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INFORME DE TRABAJO DE TITULACIÓN ESCRITO DE GRADO Fernando Lara Lara PhD. Dirección de Investigación y Postgrados Pontificia Universidad Católica del Ecuador Sede Santo Domingo. De mi consideración,
Por medio del presente informe en calidad del director/a del trabajo de titulación de Grado de la Escuela Ciencias Administrativas y Contables, titulado: Evaluación del sistema de control interno en la gestión de inventarios en la empresa TIMAVA de la ciudad de Santo Domingo periodo 2019, realizado por los estudiantes: Henry Mauricio Conforme Criollo con cédula: Nº 230040885-9 y Jimmy Fabricio Lapo Muñoz con cédula: Nº 172391535-9, previo a la obtención del título de Ingeniero y Licenciado en Contabilidad y Auditoría CPA, informo que el presente trabajo de titulación escrito se encuentra finalizado conforme a la guía y el formato de la Sede vigente.
Santo Domingo, agosto, 2020. Atentamente,
Mg. Ximena Leticia García Zambrano Profesor Principal I
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RESUMEN La investigación realizó la evaluación al Sistema de Control Interno en la gestión de los inventarios de TIMAVA, empresa que presentaba graves problemas de inventario que comprometían su desempeño por lo que mediante herramientas de Auditoria se dio solución al problema contribuyendo a la empresa y sociedad en general. La metodología a usar fue de enfoque mixto, de campo y descriptiva; de diseño no experimental, con una muestra que contempló a los involucrados tanto internos como externos dentro del ciclo de inventarios, mismos que brindaron información clave mediante la aplicación de encuestas y entrevistas. A través de técnicas y herramientas de auditoria y el modelo COSO ERM, se determinó el nivel de riesgo de la empresa y se obtuvo evidencia suficiente para sustentar los hallazgos obtenidos. A raíz del punto anterior se estableció las causas y efectos de las deficiencias en el control interno organizacional que afectaban el desempeño operacional y estructural de Timava, comunicando a gerencia los resultados y expresando así la urgencia de un cambio en la gestión, por lo que se presentó una serie de recomendaciones basadas en acciones correctivas y preventivas orientadas a rectificar y fortalecer de manera continua el sistema de control interno, logrando así una contribución afectiva a la empresa y demás involucrados. Palabras clave: inventarios; control interno; coso; auditoria; gestión.
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ABSTRACT The investigation carried out the evaluation of the Internal Control System in the management of the inventories of TIMAVA, a company that had serious inventory problems that compromised its performance, therefore, through Audit tools, the problem was solved, contributing to the company and society in general. The methodology to be used was a mixed, field and descriptive approach; Non-experimental design, with a sample that included internal and external stakeholders within the inventory cycle, who provided key information through the application of surveys and interviews. Through audit techniques and tools and the COSO ERM model, the risk level of the company was determined and sufficient evidence was obtained to support the findings obtained. As a result of the previous point, the causes and effects of the deficiencies in the internal organizational control that affected the operational and structural performance of Timava were established, communicating the results to management and thus expressing the urgency of a change in the management, therefore presented a series of recommendations based on corrective and preventive actions aimed at continuously rectifying and strengthening the internal control system, thus achieving an affective contribution to the company and others involved. Keywords: inventories; internal control; coso; audit; management.
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ÍNDICE DE CONTENIDOS 1.
INTRODUCCIÓN.......................................................................................... 1
2.
REVISIÓN LITERARIA ............................................................................... 5
2.1.
Auditoría .......................................................................................................... 5
2.1.1.
Objetivos de la auditoría................................................................................... 5
2.1.2.
Tipos de auditoría............................................................................................. 5
2.1.3.
Pruebas de auditoría ......................................................................................... 6
2.1.4.
Evidencia de auditoría ...................................................................................... 7
2.1.5.
Programas de trabajo ........................................................................................ 7
2.2.
Control interno ................................................................................................. 8
2.2.1.
Estructura del control interno ........................................................................... 8
2.2.2.
Modelo de control interno COSO II-ERM ...................................................... 10
2.3.
Inventarios ..................................................................................................... 11
2.3.1.
La contabilidad de los Inventarios .................................................................. 11
2.3.2.
Control interno de los inventarios ................................................................... 12
2.3.3.
Métodos de valuación..................................................................................... 13
3.
METODOLOGÍA ........................................................................................ 15
3.1.
Enfoque, diseño y tipo de investigación .......................................................... 15
3.1.1.
Enfoque.......................................................................................................... 15
3.1.2.
Diseño ............................................................................................................ 15
3.1.3.
Tipo ............................................................................................................... 15
3.2.
Población y muestra ....................................................................................... 16
3.2.1.
Población ....................................................................................................... 16
3.2.2.
Muestra .......................................................................................................... 16
3.3.
Técnicas de recogida de datos ........................................................................ 16
3.3.1.
Encuesta ......................................................................................................... 16
viii 3.3.2.
Entrevista ....................................................................................................... 17
3.3.3.
Observación ................................................................................................... 17
3.4.
Operacionalización de las variables o categorías............................................. 17
3.5.
Técnicas de análisis de datos .......................................................................... 17
3.5.1.
Técnicas cuantitativas .................................................................................... 17
3.5.2.
Técnicas cualitativas ...................................................................................... 18
4.
RESULTADOS ............................................................................................ 19
4.1.
Análisis de la aplicación de las encuestas a la empresa TIMAVA ................... 19
4.2.
Levantar información de cada uno de los procesos que están inmersos en el ciclo
de inventarios. ..................................................................................................................... 20 4.3.
Determinar el nivel de riesgo y confianza de la gestión de inventarios mediante
la aplicación del modelo COSO ERM. ................................................................................ 20 4.4.
Aplicar los procedimientos y técnicas de auditoría para la detección de hallazgos
en los procesos de compra, recepción, almacenamiento y ventas. ........................................ 21 4.5.
Informar a la gerencia los hallazgos detectados en el proceso de evaluación. .. 22
5.
DISCUSIÓN ................................................................................................. 24
6.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ........................................... 26
7.
REFERENCIAS ........................................................................................... 28
8.
ANEXOS....................................................................................................... 30
ix
ÍNDICE DE TABLAS Tabla 1 Tipos de Auditoría .................................................................................................... 5 Tabla 2 Operacionalización de variables.............................................................................. 17 Tabla 3 : Programa de planificación .................................................................................... 20 Tabla 4 : Programa de evaluación de auditoría auditoria ...................................................... 20 Tabla 5 : Matriz de valoración de riesgo .............................................................................. 20 Tabla 6 Programa de ejecución ............................................................................................ 21 Tabla 7 Cumplimiento de políticas y atributos del hallazgo ................................................. 21 Tabla 8 Informe de hallazgos .............................................................................................. 23
ÍNDICE DE ANEXOS Anexo 1. Estructura organizacional de TIMAVA ................................................................ 30 Anexo 2. Políticas de la empresa ......................................................................................... 30 Anexo 3. Narrativa del ciclo de inventarios ......................................................................... 31 Anexo 4. Marcas de auditoria .............................................................................................. 31 Anexo 5. Flujograma proceso de compras ........................................................................... 32 Anexo 6. Flujograma proceso de recepción y almacenamiento ............................................ 33 Anexo 7. Flujograma proceso de venta ................................................................................ 34 Anexo 8. Cuestionario Coso ERM....................................................................................... 35 Anexo 9. Matriz de nivel de confianza ................................................................................ 36 Anexo 10. Matriz de recomendaciones ................................................................................ 37 Anexo 11. Productos de mayor rotación .............................................................................. 39 Anexo 12. Cumplimiento de las políticas de compra ........................................................... 40 Anexo 13. Saldos de las facturas de compra ........................................................................ 41 Anexo 14. Políticas de recepción y almacenamiento según compras .................................... 42
x Anexo 15. Cumplimiento de las políticas de recepción y almacenamiento según artículos de mayor rotación .................................................................................................................... 43 Anexo 16. Cumplimiento de las políticas de ventas ............................................................. 44 Anexo 17. Número de facturas registradas........................................................................... 45 Anexo 18. Toma física según artículos de mayor rotación ................................................... 46 Anexo 19. Cronograma de actividades ................................................................................ 47 Anexo 20. Presupuesto ........................................................................................................ 47 Anexo 21. Carta a gerencia.................................................................................................. 48 Anexo 22. Carta de asignación ............................................................................................ 49 Anexo 23. Carta de impacto ................................................................................................ 50
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1.
INTRODUCCIÓN
La gestión de los inventarios es esencial para el manejo estratégico de las organizaciones, dicha administración es aplicada con el propósito de garantizar una información financiera confiable y apropiada en cuanto al área de existencias, pues por medio de este las empresas pueden llevar un control óptimo de sus inventarios, obteniendo eficiencia de los recursos y una simplificación en la toma de decisiones. El control interno es elemental para cualquier empresa, de hecho, todas las empresas llevan algún tipo de control, aunque este sea reconocido de manera empírica. Es por ello que existe una basta cantidad de estudios aplicados, relacionados a la gestión de los inventarios, ya que al igual que el control interno, una gestión bien estructurada y definida es clave para el éxito de las organizaciones. Algunos de los estudios son: De la Cruz, Orlando, Gonzales, y De la Luz (2016) mediante su investigación detallaron que gran parte de las entidades de salud ubicadas en el territorio cubano presentaban insuficiencias de herramientas para evaluar los componentes del sistema de control interno, a razón de lo anterior, brindaron herramientas para su diagnóstico y mejora del SCI el cual contribuyó al mejoramiento de su actividad fundamental de proporcionar una
seguridad
razonable al logro de los objetivos institucionales. Serrano, Señalin, Vega, & Herrera (2018) establecieron que es esencial para las organizaciones, la creación de políticas internas que proporcionen legalidad a la actuación de todos y cada uno de los integrantes de la empresa, también recalcaron la importancia de establecer procedimientos de control interno que permitan prevenir errores y encaminar la organización al cumplimiento de sus objetivos. Bejarano y Diaz (2018) la investigación realizada por los autores antes mencionados se centra sobre una empresa que presentaba problemas en la organización de sus inventarios ocasionadas por un control interno débil y poco establecido además de que varios integrantes del personal no conocían las políticas y los objetivos de la empresa, por lo que los autores recomendaron la creación e implementación de un manual de políticas y procedimientos que establezca límites y alcances para cada una de las operaciones de la entidad. Los trabajos anteriores son muestra de una realidad palpable, es evidente que las empresas pueden llegar a presentar problemas en la estructura del control interno que logren
2 afectar y comprometer el desempeño de toda una organización. Es por ello que el Plan de Trabajo de Titulación estará orientado de forma directa con el Plan Nacional de Desarrollo 2017-2021 en el eje 2: Economía al Servicio de la Sociedad objetivo 4. Consolidar la sostenibilidad del sistema económico social y solidario, y afianzar la dolarización política 1. Garantizar el funcionamiento adecuado del sistema monetario y financiero a través de la gestión eficiente de la liquidez, contribuyendo a la necesidad macroeconómica y al desarrollo del país. De igual forma el proyecto está vinculado con el Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial 2017-2030 Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial 2017-2030 en el eje 2 del el cual especifica mediante el objetivo estratégico número 4. El compromiso de la municipalidad con fomentar el desarrollo económico de la provincia Tsáchila. La presente investigación evaluó el sistema de control interno de la gestión de inventarios en la empresa “TIMAVA”, dedicada a la comercialización de repuestos automotrices en la ciudad de Santo Domingo de los Colorados. La empresa anteriormente mencionada contaba con un sistema de control de inventarios empírico el cual ocasionaba varias falencias en los distintos procesos y registro de inventarios, por lo que generaba información poco fiable y deficiencias en sus operaciones. A más, el documento sirve como referencia para futuras empresas que pudieran encontrar problemas en sus inventarios, ya que al ser una provincia en crecimiento y dedicada en gran mayoría a la comercialización, la gestión de los inventarios pasa a ser primordial en sus comerciantes. Por último, beneficia a los estudiantes de la PUCE-SD y ciudadanía en general como fuente de consulta para el desarrollo de investigaciones relacionadas a la temática y a los autores a desertar sus estudios superiores con la obtención del título de tercer nivel en Contabilidad y Auditoría. En la actualidad, muchos países han diseñado medidas macroeconómicas que han permitido a las empresas desarrollar ventajas competitivas frente a las empresas extranjeras, como consecuencia las ventas, egresos y demás factores que intervienen en la negociación han visto sus valores crecer exponencialmente por lo que el control interno ha ido ganando protagonismo. Ecuador es un país ubicado en Latinoamérica, con alrededor de 16 millones de habitantes, considerado un país en vías de desarrollo que basa sus ingresos en la explotación
3 de petróleo y derivados, en la exportación de materias primas y la producción y exportación de productos agrícolas. Según el INEC (2017) en el Ecuador se registraron 884.236 empresas de las cuales el 45,1 % se declararon como RISE, estas 884 mil empresas de dividen en 19 actividades económicas, de las cuales destacan el comercio, agricultura y ganadería, transporte y almacenamiento, manufacturas y alojamiento y comidas. La provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas durante los últimos años ha tenido un crecimiento abismal tanto poblacional como económico, siendo el eje principal de distribución comercial de la región desde 1980 gracias a su estratégica ubicación. Según el INEC (2017) en la provincia Tsáchila existen 68.051 vehículos matriculados, lo que ha motivado a muchos negocios a emprender en actividades relacionadas al sector automotriz pues se estima que la cantidad de vehículos aumente como consecuencia del levantamiento de cupos de importación. TIMAVA, es una empresa dedicada a la importación y comercialización de repuestos automotrices, ubicada en la ciudad de Santo Domingo de los Colorados. Dio inicio a sus actividades comerciales en el año 2013 bajo el nombre de PERNOS Y REPUESTOS quien años más tarde paso a llamarse TIMAVA. Pese a llevar ya algunos años de actividad, TIMAVA presentaba problemas en sus inventarios que no han podido ser resueltos, tales como el desacierto a la hora de realizar los pedidos, el proceso de control de inventarios empíricos, el desconocimiento de los procesos de valuación de inventarios y la ausencia de un sistema de control interno. Por ello fue importante para TIMAVA solucionar sus problemas, pues su inventario es considerable y su gestión ineficiente podía comprometer el futuro de la empresa. De acuerdo a la problemática identificada, se formuló el problema en forma de pregunta general: •
¿Cómo evitar que la empresa TIMAVA siga presentando problemas de gestión en los inventarios?
4 En función a la pregunta general se determinaron preguntas específicas que se detallan a continuación: •
¿Cómo se puede conocer los procesos que ejecuta la empresa referente al ciclo de los inventarios?
•
¿De qué manera se podrán reconocer las fases vulnerables e ineficientes que entorpecen el ciclo de inventarios?
•
¿Cómo se pueden determinar los hallazgos que imposibilitan que la gestión de inventarios sea eficiente?
•
¿De qué manera el gerente puede conocer los resultados de la evaluación?
Por ello el objetivo general y específicos de la investigación son: Evaluar el sistema de control interno en la gestión de inventarios de la empresa TIMAVA de la ciudad de Santo Domingo período 2018. Objetivos específicos: •
Levantar información de cada uno de los procesos que están inmersos en el ciclo de inventarios.
•
Determinar el nivel de riesgo y confianza de la gestión de inventarios mediante la aplicación del modelo COSO ERM.
•
Aplicar los procedimientos y técnicas de auditoría para la detección de hallazgos en los procesos de compra, recepción, almacenamiento y ventas.
•
Informar a la gerencia de la empresa sobre los hallazgos detectados en el proceso de evaluación.
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2.
2.1.
REVISIÓN LITERARIA
Auditoría La auditoría es un examen ordenado, que una persona, ya sea de manera personal o en
conjunto con otras de una organización, realiza sobre un registro o proceso que contenga información o datos erróneos, de tal manera que se emita una opinión objetiva y justa, con el fin de evitar o tratar de disminuir riesgos y a futuro mejorar la toma de decisiones de la entidad. Para Sánchez y Alvarado también es denominada revisión o verificación, es la última fase del proceso contable, cuyo fin es la supervisión del mismo por un profesional independiente, función que efectúa mediante el análisis selectivo de la actividad de la empresa (2014). Es revisar que los hechos, fenómenos y operaciones se den en la forma en que fueron planteados, y que las políticas y procedimientos establecidos se han observado y respetado. Es evaluar la forma en que se administra y opera para aprovechar al máximo los recursos. Es un proceso sistemático para obtener y evaluar de manera objetiva las evidencias relacionadas con informes sobre actividades económicas y otros acontecimientos relacionados, cuyo fin consiste en determinar el grado de correspondencia del contenido informativo con las evidencias que le dieron origen, así como establecer si dichos informes se han elaborado de acuerdo a los principios establecidos para el caso. (Tapia, Guevara, Castillo, Rojas & Salomón, 2016, p. 15)
2.1.1. Objetivos de la auditoría Los objetivos de la auditoria son esenciales para el desarrollo de la misma debido a que permiten seguir los lineamientos apropiados y de esa manera se vaya inspeccionando si a medida que se realiza, está cumpliendo con el propósito principal. Para Sánchez y Alvarado (2014) los principales objetivos de la auditoria son descubrir fraudes o irregularidades, comprobando la existencia, o no, de diferencia en las anotaciones contables realizadas y los comprobantes originales, también ayuda a comprobar que la empresa cumple con las disposiciones vigentes, de igual forma determina si existen sistemas adecuados de control, dirección del negocio y determinar las mejoras que puedan introducirse, por último incrementa la fiabilidad de la información financiera. 2.1.2. Tipos de auditoría Tabla 1 Tipos de Auditoría Auditoría de El auditor revisará y emitirá una opinión informando si los estados financieros han sido los estados preparados en todos los aspectos materiales, de conformidad con el marco de información financieros financiera aplicable. Con el fin de formarse una opinión, el auditor debe concluir si se ha
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Auditoría fiscal Auditoría interna
Auditoría externa
Auditoría operacional
Auditoría administrativa Auditoría gubernamental Auditoría informática
Auditoría de marketing
Auditoría ambiental
Auditoría forense
obtenido una seguridad razonable sobre si los Estados Financieros en su conjunto están libres de error material, debido al fraude o error. Consiste en verificar el correcto y oportuno pago de los diferentes impuestos y obligaciones fiscales de los contribuyentes, desde el punto de vista fiscal, de las direcciones o tesorerías de hacienda estatales o haciendas municipales. Es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización. Ayuda a cumplir sus objetivos, aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riegos, control y gobierno. Es el examen o verificación de las transacciones, cuentas, informaciones o Estados Financieros, correspondientes a un periodo, evaluando la conformidad o el cumplimiento de las disposiciones legales o internas, vigentes en el sistema de control interno contable. Se practica por profesionales facultados que no son empleados de la organización, cuyas afirmaciones o declaraciones se auditan. Es la valoración independiente de todas las operaciones de una entidad, en forma analítica, objetiva y sistemática, para determinar si se llevan a cabo políticas y procedimientos aceptables, si se siguen las normas establecidas y si se utilizan los recursos de manera eficaz y eficiente. Es un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de la entidad, institución o departamento gubernamental, o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo, que dé a sus recursos humanos y materiales. Es un proceso mediante el cual la autoridad vigila el uso de los recursos públicos (económicos, humanos y materiales), con objeto de revisar la eficiencia, eficacia y economía de la planeación, organización y ejecución de la administración pública. Es la revisión y evaluación de los controles, sistemas y procedimientos de informática de los equipos de cómputo, su utilización, eficiencia y seguridad en la organización, los cuales participan en el procesamiento de la información, a fin de que por medio del señalamiento de cursos alternativos se logre una utilización más eficiente y segura de la información, la misma que servirá para una adecuada toma de decisiones. Es un examen completo, sistemático, independiente y periódico del entorno del marketing, objetivo, estrategias y actividades comerciales de una entidad o de una unidad de negocio, con la intención de determinar amenazas y oportunidades para recomendar un plan de acción y mejorar sus actuaciones en materia de marketing. Es el proceso de investigación realizado por un auditor independiente, dirigido a determinar el grado de eficiencia empresarial, en relación con el grado de satisfacción experimentado por la comunidad y su hábitat, señalando en su informe de auditoría a los agentes degradantes del medio ambiente y la magnitud de la degradación producida. Es una revisión especializada que se enfoca en la prevención y detección del fraude financiero, por medio de algunos enfoques: Auditoría forense preventiva y detectiva.
Nota: Adaptado de “Fundamentos de auditoría. Aplicación práctica de las Normas Internacionales de Auditoría” por Tapia, C., Guevara, E., Castillo, S., Rojas, M., & Salomón, L. 2016, pp. 17-23.
2.1.3. Pruebas de auditoría 2.1.3.1.
Pruebas de cumplimiento
Las pruebas de cumplimientos permiten recopilar suficiente evidencia de auditoria, esto debe indicar si el control funciona positivamente y cumple con los objetivos planteados. De tal manera que estas pruebas son diseñadas para evaluar la eficiencia operativa de los controles en la prevención o en la detección y corrección de incorrecciones materiales, y tiene por objeto obtener evidencia de que se aplican los procedimientos de control interno (Díaz, 2015). Dichas pruebas son realizadas con el propósito de obtener seguridad razonable y detectar los desvíos respecto a procedimientos de control interno y decidir si estos son significativos o no.
7 2.1.3.2.
Pruebas sustantivas
Las pruebas sustantivas radican en demostraciones trazadas para conseguir evidencia de la validez y propiedad de las transacciones y saldos que van creando los estados financieros de una empresa. Son diseñadas para detectar incorrecciones materiales en las afirmaciones y tienen como objeto obtener evidencia de auditoría relacionada con la integridad, exactitud y validez de la información financiera auditada (Díaz, 2015). Son los procedimientos de auditoría usados para descubrir irregularidades en el manejo contable de la información financiera, estas son primordiales para establecer un dictamen final adecuado a los estados financieros, la certeza en dichas pruebas puede alterar en forma inversa a la que se tenga con el control interno. 2.1.4. Evidencia de auditoría Para la elaboración y evaluación de la evidencia de auditoría el auditor debe obtener suficiente y apropiada para poder extraer conclusiones razonables sobre las cuales se va a basar su informe. La evidencia en la auditoría integral comprenderá documentos fuente y registros contables subyacentes a los estados financieros, información susceptible de ser corroborada de otras fuentes, procedimientos sobre el manejo de las áreas o divisiones e indicadores de gestión (Blanco, 2014). Es importante que al realizar la auditoría exista documentación y otros tipos de fuentes, registros contables y financieros los cuales deben ser valiosa y competente para que de esa manera pueda ser corroborada la información que obtenga al realizar la misma. 2.1.5. Programas de trabajo Estos programas de auditoría son esquemas minuciosos de todo el trabajo a realizar en la misma, si se preparan teniendo en cuenta que estén alineados con los objetivos se garantizará que la evidencia sea oportuna. Son documentos mediante el cual se establecen todas las indicaciones que deben asumir los involucrados en realizar la auditoría, a través de este documento se llevará un control sobre la ejecución del trabajo (Blanco, 2014). Se plasma todo en los que se basan absolutamente los temas que se deben llevar a cabo en el proceso de auditoría para de esa manera corregir los errores y falencias de tal forma que se pueda disminuir el riesgo. Todo esto ayudará a tener un mejor orden y control sobre los procesos de auditoría.
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2.2.
Control interno “Es el conjunto de normas, métodos, procedimientos, manuales y políticas coordinadas,
que efectúan la más alta dirección de gobierno corporativo, encaminado a proporcionar seguridad razonable, para el logro de objetivos” (Montaño, 2014, p.55). El control interno se considera parte fundamental de cualquier administración en cualquier organización, sin importar su actividad económica, tamaño o estructura, el control interno es clave para asegurar el cumplimiento de los objetivos establecidos, es lo único que garantiza a una organización frente a terceros y grupos de interés, que existen directrices que guían el comportamiento y el actuar de sus integrantes garantizando la estabilidad y formalidad de la empresa. El control interno es el sistema establecido por la compañía para garantizar el cumplimiento de los objetivos de la organización y control que la misma tiene planeados en orden a conseguir una optimización de los fines, lograr la máxima eficacia en la gestión, proteger los activos y dejar constancia razonable y veraz, en términos de imagen fiel, de las actividades realizadas. (Sánchez & Alvarado, 2014, p.277).
Se puede realizar una definición del control interno como el conjunto sistematizado de métodos, normas, y políticas que ayudan a la más alta dirección a orientar para que de esa manera puedan cumplir sus objetivos planteados, además busca lograr una eficacia en la gestión, dar seguridad a los activos y dejar una seguridad razonable y veraz. El control interno comprende todo aquello que forma parte del plan de la organización junto a sus métodos, políticas y normas que proporcionen seguridad razonable en cuanto al logro de los objetivos de la organización, el control interno debe asegurar la efectividad y eficiencia de las operaciones, la razonabilidad de los saldos en cuanto al tema contable y el cumplimiento de la normativa y la ley en lo que se refiere a las políticas. 2.2.1. Estructura del control interno De acuerdo a Tapia, Gulvara, Castillo, Rojas, & Salomón (2016) “La estructura del control interno en una entidad consiste en las políticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable y lograr los objetivos específicos de la entidad” (p. 25). Esta estructura consiste de varios elementos que deben ser analizados de acuerdo a su naturaleza por las distintas herramientas que ponen a disposición los modelos de control interno. La estructura se encuentra conformada por los siguientes elementos: el ambiente de
9 control, la evaluación de riesgos, el sistema de información y comunicación, las actividades de control y el monitoreo y la supervisión. 2.2.1.1.
Ambiente de control
El ambiente de control se puede definir como aquel elemento de actitud general que controla las actividades de los integrantes y da forma y estructura a la diciplina organizacional, tratando de disminuir el riesgo de la misma. De acuerdo a Estupiñán (2015) el ambiente de control está conformado por la ética moral, la filosofía administrativa, la atención y guía proporcionados por el consejo de administración, el estilo operativo, así como la forma en la que la gerencia designa responsabilidades, funciones, jerarquías y demás atribuciones a su personal, de ahí que el ambiente de control base su resultado en función a la integridad y la competencia del personal, pues son ellos los que conforman dicho ambiente. 2.2.1.2.
Evaluación de riesgo
Tapia et. Al (2016) afirma; “La evaluación de riesgos es la identificación y análisis de riesgos relevantes para el logro de los objetivos y la base para determinar la forma en que tales riesgos deben ser mejorados” (p. 29). En otras palabras, se entiende que es la observación, identificación y análisis de los riesgos que se relacionen al cumplimiento de los objetivos organizacionales; la magnitud de dicho riesgo como también su probabilidad y sus posibles consecuencias, todo este conjunto de información permitirá a la empresa crear una base sólida en la cual los factores de riesgo que comprometan el cumplimiento de los objetivos de la organización serán claramente definidos y prevenidos oportunamente (Estupiñán, 2015). 2.2.1.3.
Actividades de control
De acuerdo a Estupiñán (2015) las actividades de control son “Políticas y procedimientos que ayudan a garantizar que se lleve a cabo la administración” (p. 40). Las actividades de control se encuentran en todas las funciones y en todos los niveles de la organización, sin importar quien las ejecute ni de qué actividad se trate. De hecho, las actividades de control se emergen en tantas actividades como son los procesos de aprobación, autorización, conciliaciones entre otros y se clasifican en controles; preventivos, detectivos, correctivos, manuales, de tecnología de información y de carácter administrativo. (Estupiñán, 2015)
10 2.2.1.4.
Información y comunicación
El elemento de información y comunicación hace referencia a que la información pertinente debe ser identificada, captura y comunicada de tal manera que permita a los trabajadores desarrollar sus funciones y cumplir con sus responsabilidades de la manera más optima (Estupiñán, 2015). La información en un ambiente considerado eficiente, debe fluir de forma tanto horizontal como vertical, de tal manera que el personal se encuentre siempre informado sobre el departamento, la gerencia y administración en general. Es importante también el acceso a información externa siempre y cuando la información sea comunicada de manera oportuna y relevante de tal manera que aporte favorablemente a la toma de decisiones. 2.2.1.5.
Monitoreo
Durante el monitoreo, la gerencia debe llevar a cabo la revisión y evaluación sistemática de los componente y elementos que forman parte de los sistemas de control (Tapia et. Al, 2016, p. 29). Durante dichos monitoreos se espera identificar aquellos controles que sean vulnerables, ineficientes o que sean considerados innecesarios como parte del control interno. Los controles deben ser monitoreados constantemente para asegurar que dichos controles estén operando de manera adecuada, es decir sin interferir en las actividades sujetas de control, de hecho, un control interno se considera efectivo cuando en los procedimientos no se les recuerda de manera constante su supervisión. (Estupiñán, 2015) 2.2.2. Modelo de control interno COSO II-ERM “Es un marco de control enfocado a la gestión de riesgos, mediante técnicas como la administración de un portafolio de riesgos” (Sánchez, 2015, p.45). Es un modelo ajustado y diseñado para desarrollar una estructura conceptual para la administración del riesgo empresarial, que plantea la formulación y seguimiento del proceso básico para identificar, evaluar, medir y reportar amenazas, debilidades, fortalezas y oportunidades de la empresa. (Estupiñán, 2015, p. 381) Este modelo de control interno está dirigido a encontrarse con los riesgos de la empresa, el mismo da una visión más amplia de las amenazas, oportunidades, debilidades y fortalezas mediante la utilización de diversas técnicas, con la única finalidad de brindar seguridad razonable en referencia al logro de los objetivos de la organización, de esa manera facilitará la
11 toma de decisiones por parte de los directivos de la empresa aumentando así de gran manera la probabilidad de éxito de la misma.
2.3.
Inventarios Los inventarios se definen como aquellos activos corrientes tangibles que tienen como
propósito ser vendidos dentro del curso normal de la empresa (Mendoza & Ortiz, 2016). Generalmente para las empresas comerciales, los inventarios requieren de especial atención debido a que dedican grandes cantidades de recursos financieros en ellos, puesto que son los activos generadores de riqueza para este tipo de empresa. Muchos consideran la definición estándar del inventario como el conjunto o agrupación de bienes que tienen como finalidad la utilización, consumo, producción, transformación o venta. Según Horrach, Jover, Herranz y Lull el inventario se puede comprender como “un documento, referido a una fecha concreta, que consiste en una relación detallada y valorada de todos los elementos que componen el patrimonio empresarial (2014). Esta información proporcionada sobre la composición del patrimonio es esencial en la dirección de una empresa, pues pone en evidencia la situación actual bajo la cual se encuentra, presentando datos que van más allá del cuantitativo, es decir su valoración, sino que también presenta información detallada sobre cada uno de los grupos que conforman el inventario. Generalmente el problema que presentan los inventarios no es en cuanto a su información, si no, en cuanto al control físico de las unidades cuando entran y salen del almacén, pues a raíz de esta actividad se pueden cometer actos detestables como el fraude o la cohesión entre bodegueros y vendedores. 2.3.1. La contabilidad de los Inventarios La contabilidad para los inventarios es esencial para los sistemas contables enfocados en las mercancías pues se considera la venta del inventario, como el eje principal de la actividad económica de las empresas comerciales. El inventario suele ser el activo de mayor valor dentro de los estados de situación inicial y de los costos dentro de los estados de resultados por lo que para su mejor análisis, organización y resumen obliga a la apertura de varias cuentas
12 relacionadas como es el de inventario inicial, compras, gasto de compras, ventas, devoluciones en ventas e inventario final entre otras. (Mendoza & Ortiz, 2016) Herz (2015) manifiesta que “La NIC 2 es la que reglamenta el tratamiento contable de los inventarios. Es la guía para determinar el costo del inventario (…) incluyendo cualquier deterioro producto de la comparación del valor en libros con el Valor Neto de Realización” Sin embargo hay que aclarar que la norma excluye a los inventarios producto de actividades relacionadas a la agropecuaria y a la construcción como también a los activos considerados como instrumentos financiero, pues estos tienen su tratamiento especial en las siguientes NIC`S como es la NIC 41 enfocada en los activos biológicos, la NIC 11 que aborda el tratamiento contable de los contratos de construcción y la NIC 32 Instrumentos financieros. La cuenta de los inventarios por norma contable se debita por; el costo de mercancías compradas, es decir por el valor al cual fueron adquiridas; por el costo de las devoluciones hechas por los clientes; por el valor de los sobrantes, es decir cuando se hace un inventario físico y hay unidades extras que no se encuentran contabilizadas y por el valor del inventario final a la fecha del cierre del ejercicio en caso de emplearse el sistema de inventario periódico. (Mendoza & Ortiz, 2016) Así mismo los inventarios se acreditan por; el costo de aquellas mercaderías que resultaron vendidas en el ejercicio de la empresa; por el costo de las mercaderías que han sido objeto de devolución por parte de los proveedores y clientes; por valores faltantes, es decir, cuando se realiza la toma física y existen ítems que se encuentren contabilizados pero que no existan; por el valor del inventario inicial a la fecha de cierre del ejercicio en caso de emplearse el sistema de inventario periódico y por el valor de las mercancías que hayan sido consumidas por la empresa. (Mendoza & Ortiz, 2016) 2.3.2. Control interno de los inventarios El control interno de los inventarios se ejerce en dos aspectos fundamentalmente, el primero sobre el estado físico de las existencias y segundo, con la documentación que debe respaldar la adquisición, despacho y venta de los activos asegurando también que los valores registrados sean exactos y libres de errores. En el plano administrativo el control interno deberá asegurarse de que las actividades pertenecientes al ciclo de inventarios hayan sido ejecutadas de acuerdo a las políticas establecidas por la empresa y con el personal correspondiente. (Herz, 2015)
13 La base esencial de toda empresa comercial es la compra y venta bienes o servicios, de ahí surge la importancia de realizar un correcto control de los mismos. Dentro del control interno de los inventarios debe haber medidas de seguridad que eviten daños y robos de la mercadería, esto se puede lograr mediante un acceso restringido a las bodegas, retiros de almacén respaldados por órdenes de requisición, controles continuos de estado y tomas físicas anuales de las existencias (Herz, 2015). Si se aplican todos los controles necesarios la empresa podrá maximizar sus utilidades debido a que está siendo eficiente en el manejo y uso de dichos activos. De acuerdo a Fierro y Fierro (2015) “Los inventarios se controlan desde el momento en que llegan a las bodegas, por medio de un acta de recibo de la mercancía como medio de control, por su cantidad, referencia y presentación” (p. 247) Esta medida es de gran utilidad para verificar que todas las unidades que hayan sido adquiridas sean las que se solicitaron al proveedor, puesto que este último puede equivocarse de manera intencionada o no, enviando una cantidad menor de unidades, erróneas o en mal estado por lo que el control a tiempo evitara problemas a la hora de comercializar los productos o de calcular los costos tanto para empresas comerciales como industriales. 2.3.3. Métodos de valuación Los métodos de valuación de los inventarios son un conjunto de procedimientos sistemáticos, controlados y ordenados que permiten determinar el valor y costo del inventario como también controlar los ingresos y salidas de la mercadería. Bravo (2015) expresa que el costo asignado de las existencias o el valor atribuido al inventario, se asignará utilizando métodos como el costo promedio ponderado o método PEPS comúnmente llamado método FIFO. Cabe aclarar que existe un tercer método popular llamado método LIFO o UEPS, sin embargo, este método quedo obsoleto en el Ecuador ya que en los balances presentaba una menor carga impositiva por lo cual la administración tributaria decidido eliminarlo. El método PEPS es aquel sistema que permite valuar los inventarios tomando en cuenta que las mercaderías que primero entran son las que tendrán prioridad en salir, es decir, que saldrán aquellas mercancías que posean la fecha más antigua con el propósito de que estas no logren deteriorarse. De acuerdo a Bravo el método PEPS “Significa que las mercaderías que ingresan primero son las primeras que tienen que salir” (p. 170). El método PEPS es un sistema que calcula el costo de las mercancías vendidas por el precio unitario más bajo de los
14 inventarios disponibles en existencias, lo cual permite contabilizar el costo de los primeros inventarios sin que estos se vean influenciados por variaciones de precio. (Fierro & Fierro, 2015) En cuanto al método Costo Promedio Ponderado, Fierro y Fierro (2015) nos dice que “Este método se obtiene al dividir el saldo en valores por la cantidad de artículos en existencia, por cada nueva entrada de artículos modifica el costo promedio ponderado si las unidades tienen precios nuevos” Es decir este método considera las necesidades de una empresa en economías generalmente inflacionarias, pues toma en cuenta que los precios de las mercaderías se encuentra en constante cambio por lo que la necesidad de mantener la valoración del inventario al día es esencial para la oportuna toma de decisiones. 2.3.3.1.
Ajuste por Valor Neto Realizable
Fierro & Fierro (2015) definen al valor neto realizable como el “valor estimado de venta de un activo en su curso normal de la operación, menos los costos considerados para terminar su producción y los necesarios para realizar su venta” (pág. 213). De acuerdo a la NIC 2, los inventarios deben ser medidos a valor neto realizable o al valor del costo dependiendo de cuál sea el menor, cuando el valor en libros, es decir al valor al cual está registrado contablemente la mercadería, o costo del inventario sea mayor al valor neto realizable se deberá realizar un ajuste por desvalorización o pérdida de valor del activo. Esta pérdida de valor puede registrarse en dos cuentas diferentes de acuerdo a la materialidad del cambio, si el ajuste no es muy significativo puede contabilizarse usando la cuenta Gastos por desvalorización de existencias, esta cuenta abarca perdidas por medición a valor neto realizable, deterioro y diferencias en los inventarios. Fierro & Fierro (2015) detallan si el ajuste a realizar es de un monto considerable dicho ajuste deberá ser registrado por separado en la cuenta Perdida por medición de activos no financieros al valor razonable la cual incluye la disminución del valor de mercaderías, cabe aclarar que esta cuenta de ajuste deberá ser contrastada con el costo de venta.
15
3.
3.1.
METODOLOGÍA
Enfoque, diseño y tipo de investigación 3.1.1. Enfoque Debido a la naturaleza de la investigación, el enfoque que se adapta a los requerimientos
del estudio es el mixto, debido a que este contempla datos tanto cualitativos como cuantitativos dentro de la gestión de inventarios y el control interno por medio de encuestas, entrevistas y análisis de documentación como facturas, políticas, Kardex, manuales, guías entre otros que permiten el desarrollo de un juicio mucho más profundo y complejo. Según Hernández & Mendoza (2008) “Representan un conjunto de procesos sistemáticos, empíricos y críticos de investigación e implican la recolección y análisis de datos tanto cuantitativo como cualitativos, su integración y discusión conjunta” (Citado en Hernández & Mendoza, 2018, p.10). 3.1.2. Diseño 3.1.2.1.
Diseño no experimental transaccional correlacional-causal
Según Hernández, Fernández & Baptista (2014) es el conjunto de estudios que se realizan sin manipulación de variables, en un punto determinado, en su ambiente natural teniendo como objetivo describir las relaciones causales entre dos o más variables. Por lo tanto, se llevó a cabo este diseño ya que no se manipuló las variables de estudio y se cumplió con cada una de las características mencionadas por los autores. 3.1.3. Tipo 3.1.3.1.
Descriptiva
El tipo de investigación que se utilizó fue descriptiva. Según Tamayo y Tamayo, 2014 “Comprende la descripción, registro, análisis e interpretación de la naturaleza actual, y la composición o procesos de los fenómenos” (p.52). 3.1.3.2.
De campo
“Se efectúa en el lugar y tiempo en que ocurren los fenómenos objeto de estudio” (Lara,
16 2014, p. 105). La investigaciĂłn es de campo pues se acudiĂł a la empresa para de esta manera obtener informaciĂłn oportuna en el desarrollo del trabajo.
3.2.
PoblaciĂłn y muestra 3.2.1. PoblaciĂłn De acuerdo a CortĂŠs (2014) la poblaciĂłn “se refiere a la totalidad de elementos que
poseen las principales caracterĂsticas objeto de anĂĄlisisâ€? (p.61). La poblaciĂłn estĂĄ conformada por: 1 propietario, 11 empleados, 12 proveedores y 148 clientes, estos datos fueron tomados del Ăşltimo trimestre del 2018. 3.2.2. Muestra SegĂşn HernĂĄndez & Mendoza (2018) “Es un subgrupo de la poblaciĂłn que interesa, sobre la cual se recolectarĂĄn datos pertinentes y debe ser representativaâ€? (p. 296). Para su cĂĄlculo se utilizĂł la siguiente fĂłrmula:
đ?‘›=
3.3.
1,962 ∗ 175 ∗ 0,50 ∗ 0,50 = 120 0,052 ∗ (175 − 1) + 1,962 ∗ 0,50 ∗ 0,50
TĂŠcnicas de recogida de datos 3.3.1. Encuesta Esta tĂŠcnica “consiste en recopilar informaciĂłn sobre datos generales, respuestas a
preguntas formuladas sobre los diversos indicadores que se pretende explorar a travÊs de este medio� (CortÊs, 2014, p.78). El instrumento utilizado es el cuestionario, el cual se basó en preguntas clave sobre aspectos fundamentales de la gestión y administración organizacional, el cual fue dirigido a las partes internas de la empresa, asà como a las externas relacionadas lo que permitió generar un diagnostico general sobre la empresa contribuyendo al cumplimiento del primer y tercer objetivo.
17 3.3.2. Entrevista Según Buendía, Colás y Hernández “Consiste en recoger información mediante proceso directo de comunicación entre entrevistador y entrevistado” (citado de Bernal, 2014, p. 256). Esta se aplicó al propietario de la empresa y la contadora en base a una guía de preguntas previamente elaboradas, lo que permitió establecer un primer diagnóstico general sobre la empresa y a levantar información sobre cada uno de los procesos del ciclo de inventarios contribuyendo de esta forma al cumplimiento del objetivo uno, dos y cinco. 3.3.3. Observación “Es un proceso que permite conocer directamente, el objeto de estudio para luego describir y analizar situaciones sobre la realidad estudiada” (Bernal, C. 2014, p. 257). Dicha técnica se presentó mediante anotaciones de campo de manera directa en la empresa, lo que permitió identificar los problemas que afectaban a los inventarios tanto en la gestión como en el sistema de control interno, siendo esta técnica, pilar fundamental en la investigación contribuyendo al cumplimiento de cada uno de los objetivos.
3.4.
Operacionalización de las variables o categorías
Tabla 2 Operacionalización de variables Variables Dimensión operacional
Independiente Control Interno
Dependiente Gestión de inventarios Nota: Elaborado por autores
3.5.
Riesgo Efectividad de objetivos Efectividad de operaciones Políticas Compra Recepción Almacenamiento Ventas
Indicador Nivel de confianza Objetivos alcanzados Satisfacción de clientes Conocimiento de políticas Cumplimiento de metas Puntualidad en la recepción Eficiencia del almacenamiento Rotación del inventario
Técnicas de análisis de datos 3.5.1. Técnicas cuantitativas Según Hernández et al., (2014) “Se realiza tomando en cuenta los niveles de medición
18 de las variables y mediante la estadística, que puede ser descriptiva o inferencial” (p.271). Para ello se tabuló los datos obtenidos mediante la recolección propia de datos, la elaboración de información en base a datos administrativos y la elaboración de resultados en base a datos secundarios y/o recopilados siendo el origen de la información personas y documentos relacionados a la empresa, lo que permitió analizar e identificar los problemas existentes en los inventarios. 3.5.2. Técnicas cualitativas Según Hernández et al., (2014) “Implica organizar los datos recogidos, transcribirlos a texto cuando sea necesario y codificarlos” (p. 406). Se ejecutó un análisis cualitativo, debido a que se realizó la interpretación de los datos obtenidos a través de la aplicación de la entrevista y observación, mismos que consistiera en la contemplación de respuestas directamente relacionadas a la gestión administrativa empresarial, al sistema de control interno y a los procesos de la gestión de inventarios.
19
4.
4.1.
RESULTADOS
Análisis de la aplicación de las encuestas a la empresa TIMAVA Mediante las encuestas y entrevistas realizadas al personal que integra la empresa
TIMAVA como a sus partes relacionadas (clientes, proveedores) se pudo establecer el siguiente diagnóstico sobre el ambiente laboral, atención al cliente, estructura organizacional, relación con proveedores y la gestión de los inventarios. En cuanto se refiere al ambiente laboral, se determinó que los empleados aseguran estar satisfechos con la relación existente, porque hay un ambiente laboral positivo y participativo, logrando transmitir dicho sentimiento a los clientes. Sin embargo, no todos los clientes califican el actuar del personal como excelente, debido a problemas relacionados a la interacción humana. Respecto a la estructura organizacional, se pudo evidenciar que cada uno de los empleados conoce las funciones adjudicadas a su cargo, pero en cuanto se refiere a la línea de mando existe desconocimiento pues muchos aseguran desconocer la jerarquía organizacional y en caso de eventualidad acuden directamente al gerente. Por otro lado, la relación con los proveedores se presenta como una relación contractual debido a los altos montos que se manejan en las compras, las cuales son pagadas en su totalidad en las fechas establecidas, sin ningún tipo de recargo y con los respaldos y documentos pertinentes a la transacción. Entre sus relaciones comerciales destaca que el mayor problema es con proveedores de la China, ya que no receptan devoluciones y presentan un error continuo en cuanto al etiquetado de la mercadería. La gestión de los inventarios en la empresa se considera buena, tomando en cuenta que para actividades de peso mayor se requiere de autorización, existe comparación de información, una buena codificación y una excelente organización. Sin embargo, existen dos puntos ineficientes, uno es en el despacho que es calificado por los clientes como regular pues en varias ocasiones los ítems despachados no coinciden con la orden de compra, una situación heredada por la misma empresa respecto a su relación comercial con China y otra es en cuanto al pedido de mercaderías que se caracteriza por ser arduo y extenso pues consta del desarrollo de la proforma, la producción de la mercadería, el pago, envió y la gestión de las aduanas.
20
4.2.
Levantar información de cada uno de los procesos que están inmersos
en el ciclo de inventarios. El programa de planificación de auditoría permitirá conocer las principales políticas relacionadas al ciclo de inventarios de la empresa, el mismo que se detalla a continuación: Tabla 3 Programa de planificación N.º 01 02 03 04 05 06 07
Actividades Establezca la estructura organizacional de la empresa en función a cada una de las áreas que la componen. Solicite las principales políticas de la empresa. Elabore las narrativas del ciclo de inventarios de TIMAVA Elabore el flujograma del proceso de compras Elabore el flujograma del proceso de recepción y almacenamiento Elabore el flujograma del proceso de venta Determine las marcas de auditoría a ser utilizadas.
PT J1
Anexo 01
Autor JFLM
Fecha 10-12-19
J2 J3 J4 J5 J6 J7
02 03 04 05 06 07
HMCC HMCC JFLM JFLM JFLM HMCC
15-12-19 19-12-19 21-12-19 21-12-19 21-12-19 28-12-19
Fuente: Programa de auditoría
4.3.
Determinar el nivel de riesgo y confianza de la gestión de inventarios
mediante la aplicación del modelo COSO ERM. Tabla 4 Programa de evaluación de auditoría N.º 01 02 03 04
ACTIVIDADES Evalúe el sistema de control interno a través de la aplicación del cuestionario de control interno COSO II ERM. Establezca la matriz de valoración de riesgo y confianza de cada componente del COSO ERM. Determine el nivel de confianza y riesgo de la empresa TIMAVA. Elabore la matriz de recomendaciones por cada componente en base a los resultados obtenidos en la aplicación del cuestionario COSO ERM.
PT J8
ANEXO 08
J9
AUTOR HMCC
FECHA 10-01-20
JFLM
15-01-20
J10
09
JFLM
16-01-20
J11
10
JFLM
17-01-20
Fuente: Programa de auditoría Tabla 5 Matriz de valoración de riesgo Empresa TIMAVA S. A. Elaborado por: Evaluación al control interno Fecha: Matriz de valoración del riesgo J9 Periodo 2019 Objetivo: Establecer la matriz de valoración de riesgo y confianza de cada componente del COSO ERM. Relevamiento N.º 1 2 3 4
Componentes Ambiente interno Establecimiento de objetivos Identificación de eventos Evaluación del riesgo
5 6 7 8
Respuesta al riesgo Actividades de control Información y comunicación Supervisión y monitoreo Total
Elaborado por: Henry Conforme
Fuente: Programa de auditoría
Matriz de nivel de riesgo y confianza Preguntas Preguntas positivas negativas 2 3 0 3 5 2 5 2 3 4 5 3 27
3 2 1 2 18
JFLM 15/01/20 1/1
Total, preguntas 5 3 7 7
Nivel de confianza 40% 0% 71,43% 71,43%
Nivel de riesgo 60% 100% 28,57% 28,57%
6 6 6 5 45
50% 66,67% 83,33% 60%
50% 33,33% 16,67% 40%
Supervisado por: Mg. Ximena García
21
4.4.
Aplicar los procedimientos y técnicas de auditoría para la detección de
hallazgos en los procesos de compra, recepción, almacenamiento y ventas. Tabla 6 Programa de ejecución N.º 01 02 03 04 05 06 07
Actividades Solicite el listado de los artículos de mayor rotación en la empresa TIMAVA. Verifique el cumplimiento de las políticas de compras. Verifique los saldos de las facturas de compra Verifique el cumplimiento de las políticas de recepción y almacenamiento Verifique el cumplimiento de las políticas de venta Verifique el número de facturas registradas Realice la toma física de los artículos de mayor rotación
PT J12
Anexo 11
Autor HMCC
Fecha 19-01-20
J13 J13 J13
HMCC HMCC HMCC
25-01-20 25-01-20 25-01-20
J13 J13 J14
JFLM JFLM HMCC
25-01-20 25-01-20 10-02-20
18
Fuente: Programa de auditoría Elaborado por: Autores Tabla 7 Cumplimiento de políticas y atributos del hallazgo Empresa TIMAVA S. A. Elaborado por: Fase de ejecución Fecha: Cumplimiento de políticas J13 Periodo 2019 Objetivo: Verificar el cumplimiento de las políticas y saldos de compra, recepción y almacenamiento y ventas. Relevamiento Alternativas Cumplimiento de políticas de compras
Alternativas Documento físico Saldo en sistema
Cumplimiento 55,63 %
Cumplimiento 100 % 100 %
Políticas de venta Incumplimiento 44,37 %
Saldos de facturas de venta Incumplimiento Total 100,00 % Σ 0 % 100,00 % Σ 0 %
Toma física Total
Marcas:
Diferen. 0,23
Políticas de recepción y almacenamiento Cumplimiento Incumplimiento Total % 100% 93,75% 6,25%
Alternativas Cumplimiento total de políticas
Alternativas Documento físico Registro en sistema
Total 100,00 % Σ
Saldos de facturas de compra Incumplimiento Total Total fact. 100,00 % Σ 12697,28 0 % 100,00 % Σ 12697,05 0 %
Cumplimiento 100 % 100 %
Alternativas Cumplimiento de políticas
Políticas de compra Cumplimiento Incumplimiento 79,38 % 20,62 %
Sistema
Toma física
Cantidad
5689
5208
481
Ref. P. T B2 B2
Ref. P. T B3, B4
Total 100,00 % Σ
T. Fact. 2600,32 Σ 2600,34 Σ
Ref. P. T B1
Difer. 0,02
Diferencia Costo total
$503,28
HMCC 25/01/20 1/1
Ref. Anexo 12
Ref. Anexo 13 13
Ref. Anexo 14-15
Ref. P. T B5
Ref. P. T B6 B6
Ref. Anexo 16
Ref. Anexo 17 17
Ref. P. T
Ref. Anexo
J14
18
Revisado y cruzado Revisado en sistema Σ Sumatoria
Atributos del hallazgo Políticas Condición
Compras Se verifico un incumplimiento de políticas del 20,62%,
Recepc. Y Almac. En el proceso para la verificación de las
Venta Se verifico un incumplimiento de políticas del 44,37%, esto se debe a
Toma Física De acuerdo a muestra de
la 40
22 debido a que ciertas facturas no cumplen con el respaldo correspondiente como es la orden de compra, proforma y la respectiva autorización y en cuanto al pago a proveedores a fin de mes un mínimo de pagos no se está realizando. Las políticas determinadas por la empresa, señala que para iniciar el proceso de compra se debe elaborar la orden de compra, pedir proformas a los proveedores y solicitar la autorización al gerente, y con respecto al pago del proveedor se lo debe realizar a fin de mes
políticas de recepción y almacenamiento en lo que refiere a almacenamiento adecuado se evidenció un incumplimiento del 25%
que los descuentos solo se conceden si el comprador lo solicita, en cuanto al crédito la empresa otorga el mismo a una cierta lista de clientes y en cuanto a revisión de la mercadería solo se la realiza si el monto es considerable.
productos de mayor rotación que comercializa la empresa se presentó una diferencia en 28 de los mismos.
Una de las políticas de la empresa detalla que todos los productos deben ser almacenados de forma adecuada.
Las políticas de la empresa señalan que se realiza descuentos del 5% a las ventas en efectivo, el crédito para ventas debe ser autorizado por el gerente y que toda la mercadería debe ser revisada antes de entregarle al cliente
Causa
No se realizan los documentos requeridos antes de iniciar una compra, así como no se pide la autorización respectiva al gerente sobre todo si esta es de un monto mínimo.
Los trabajadores de la empresa al momento de realizar las ventas no se preocupan por dejar ordenado los productos que van a distribuirse, en este caso se evidenció que los artículos que presentan este tipo de problemas son en su mayoría pernos.
Efecto
Este incumplimiento puede ocasionar compras innecesarias para la empresa por parte de los trabajadores.
Al no tener un almacenamiento adecuado de estos productos podrían extraviarse o deteriorarse más rápido, lo cual puede causar perdidas a la empresa.
Los clientes en su mayoría no solicitan esto por qué desconocen del mismo, en materia de crédito las empres ha suspendido el mismo debido a su alta cantidad de cuentas por cobrar y los trabajadores no cuentan con suficiente tiempo para revisar la mercadería entregada en ciertos momentos debido a la gran cantidad de clientes que se acumulan, Aumenta el riesgo de fraude por incumplimiento de la política en descuentos, las ventas han disminuido por el motivo de suspender los créditos y existe innumerables quejas por parte de los clientes por la calidad del producto o errores de envío.
Las cantidades registradas en el sistema contable deben coincidir con las unidades del contero físico. El principio de valuación indica que todas las cuentas deben estar correctamente registradas. Al momento de realizar una venta, sobre todo en montos pequeños los vendedores de la empresa no realizan el debido registro de dicha transacción, por lo cual esta sería la causa principal.
Criterio
Elaborado por: Henry Conforme Fuente: Programa de auditoría
4.5.
El inventario se encuentra sobrevalorado en $503,28, además, la empresa puede tener problemas tributarios por no registrar las debidas transacciones.
Supervisado por: Mg. Ximena García
Informar a la gerencia los hallazgos detectados en el proceso de
evaluación. Antes de detallar las conclusiones y recomendaciones de cada hallazgo se realizó la carta a gerencia, esta consta en el anexo 21, donde se puede apreciar el alcance y la fecha de presentación del informe final de auditoría. El presente informe, resume los hallazgos encontrados en la evaluación del control interno de la empresa TIMAVA durante el último trimestre del 2019 haciendo énfasis en el proceso de compra, recepción, almacenamiento y venta. A continuación, se presenta los hallazgos con su respectiva conclusión y recomendación.
23 Tabla 8 Informe de hallazgos
Compras
Conclusión
Recomendación
Timava no cuenta con todos los documentos que respalde el pedido, la compra y receptación de mercaderías lo cual la pone en desventaja frente a eventualidades relacionadas a la adquisición de mercadería, además existen pagos que no han sido realizados en la fecha permitida, siendo retrasados y pagados mucho tiempo después ocasionando desconfianza en los proveedores.
Desarrollar e implementar mecanismos que permitan obtener y salvaguardar la documentación suficiente y ordenada que garantice la ocurrencia del proceso de compras, acompañado de firmas de autorización y responsabilidad de los encargados. Diseñar un cronograma de pagos, el cual deberá ser revisado periódicamente.
Realizar una revisión periódica semanal en las Varios de los productos no se encontraban en su lugar perchas y bodegas verificando que los ítems hayan Recepción y asignado tanto en las bodegas como en las perchas de los sido colocados en sus respectivos puestos de locales comerciales, lo cual ocasionaba demoras y almacenamiento acuerdo a su codificación. Supervisar por parte de tiempos muertos en la entrega del producto al cliente. la gerencia el proceso de almacenamiento. Realizar una revisión periódica de cartera, Se determino que actualmente las políticas de venta de la actualizando datos y poniendo en mora aquellos empresa, no están siendo cumplidas debido al cambio que ya cuenten con una obligación pendiente. Ventas del panorama actual del negocio y a su elevado ritmo de Configurar el sistema de facturación a fin de que crecimiento, lo que las ha dejado poco funcional. el descuento sea aplicado directamente a la factura. Durante el examen de existencias físicas se encontró una Realizar los asientos de ajuste respectivos por diferencia negativa entre los valores dados por los concepto de deterioro de mercadería, devolución y registros del sistema y los contabilizados en la toma por las diferencias encontradas en las tomas Inventarios física, existiendo una sobrevaloración de 503,28 $ en físicas, además se sugiere realizar con mayor inventarios representando una pérdida total del 8,45 % periodicidad la toma física de los inventarios. con respecto al total de muestras. Fuente: Programa de auditoría Elaborado por: Jimmy Lapo
24
5.
DISCUSIÓN
El primer paso dentro del trabajo investigativo fue el de aplicar encuestas y entrevistas tanto al personal que integra a la empresa TIMAVA como a sus partes relacionadas, es decir clientes y proveedores, todo con el propósito de obtener información suficiente que permitió realizar un diagnóstico real sobre el ambiente laboral, la atención al cliente, la estructura organizacional, la relación con proveedores y la gestión de los inventarios, información crucial para formular una valoración inicial acerca de la situación actual de TIMAVA. Para el levantamiento de información se consideró todos y cada uno de los procesos que conforman el ciclo de inventarios en la empresa TIMAVA conformados por el proceso de compra, recepción, almacenamiento y venta. Inicialmente se obtuvo información acerca de la estructura organizacional estableciendo órdenes jerárquicos, líneas de mando y funciones de cada uno de los integrantes de la organización para a continuación describir las políticas de cada uno de los procesos, así como su operación siendo estos interpretados y representados mediante sus respectivos papeles de trabajo como son los flujogramas y las narrativas. En la identificación del nivel de riesgo y confianza de la gestión de los inventarios se hizo uso y aplicación del cuestionario del COSO ERM el cual consta de 8 componentes relacionados al control interno organizacional el cual permitió calcular un nivel de confianza y riesgo de la empresa TIMAVA dando un valor del 60% y 40% respectivamente, estableciendo así una muestra de 40 documentos por cada proceso de compra, recepción-almacenamiento y venta entre los que se encuentran facturas de compra y venta, guías de remisión, documentos de retención, facturas de envió, proformas y autorizaciones. Posteriormente se aplicó las pruebas sustantivas y de cumplimiento a los procesos del ciclo de inventarios y a los inventarios como tal, no obteniendo diferencias en las facturas de compra, venta y documentos relacionados tales como retenciones, comprobantes, facturas de envío. Sin embargo, existe una diferencia considerable en la existencia de los inventarios, diferencia que asciende a 503,28 $ representando una sobrevaloración en el inventario del 9,15%. En cuanto al cumplimiento de las políticas se determinó que, en el caso de las compras existen un incumplimiento del 20,62% debido a que ciertas facturas no cumplen con el respaldo correspondiente como es la orden de compra, proforma y la respectiva autorización por parte
25 de la gerencia, además no se cumple con los tiempos estipulados para el pago de mercadería a los proveedores. En recepción-almacenamiento de las mercaderías, se pudo determinar un incumplimiento de las políticas del 6,25% debido a que no existe un adecuado almacenamiento. Respecto a ventas, se evidenció un incumplimiento de las políticas del 44,37% a causa de que no se cumple con la autorización de descuento, no se respeta el proceso de crédito y no se revisa la mercadería antes de ser entregada al cliente, siendo este el proceso con mayor riesgo dentro del ciclo de inventarios debido a que no cumple con la mayoría de las políticas establecidas. Para finalizar, una vez culminada la evaluación al sistema de control interno en la gestión de inventarios se procedió con la elaboración del informe de auditoría en el cual se presentó de manera organizada los hallazgos más relevantes de la investigación, información que es respaldada mediante los papeles de trabajo desarrollados a lo largo de la auditoria. Además, en el informe de auditoría también se presentan soluciones a los problemas detectados a lo largo del ciclo de inventarios, mediante recomendaciones que buscan prevenir errores mediante el fortalecimiento del control interno y rectificar los ya existentes mediante acciones correctivas que contribuyan el mejoramiento y al crecimiento sano de la misma.
26
6.
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
En base a los objetivos planteados en el trabajo se realizaron las siguientes conclusiones: •
Mediante el levantamiento de información realizado a la empresa TIMAVA, se determinó que el personal sufre de graves problemas relacionados al despacho inadecuado de mercadería lo que provoca una serie de malestares que recaen en el cliente, además, no existe una estructura organizacional clara y definida por lo que los empleados a pesar de tener conocer sus funciones existe duplicidad de las mismas, no distinguen sus limitaciones así como líneas de mando por lo que como resultado se obtiene una gestión de inventarios ineficiente.
•
Al aplicar el modelo de control interno COSO II ERM, se identificó fuertes debilidades en la gestión de los inventarios, al aplicar el cuestionario planteado se obtuvo como resultado un nivel de riesgo medio del 60%, lo cual indica que los controles preventivos orientados a la gestión de los inventarios que realiza la empresa no son suficientes para conseguir una seguridad razonable.
•
En cuanto a los hallazgos detectados se identificó que las políticas de compra, recepción-almacenamiento y venta no son cumplidos en su totalidad, pese a que la empresa tiene establecidas sus políticas, el personal omite ciertos parámetros lo cual hace que no exista una gestión adecuada de inventarios, en cuanto a la toma física se reveló que existe diferencias lo cual provoca que la empresa no tenga una información contable confiable.
•
La comunicación de resultados se considera la etapa final de la auditoría, esta permite a la gerencia informar sobre las deficiencias encontradas y las recomendaciones brindadas de manera que se puedan establecer en los procesos de compra, almacenamiento y ventas, de esa forma permita corregir las falencias presentadas en dichos procesos. De acuerdo a las conclusiones dadas se derivan las siguientes recomendaciones:
•
Formalizar de manera clara y explícita las normas y políticas generales de TIMAVA, así como aquellas específicas de los procesos de compra, recepción, almacenamiento y
27 venta. Además, se recomienda la elaboración de un manual de funciones que establezca funciones, responsabilidades, límites y alcances para cada uno de los puestos existentes en la organización. •
Tomar las respectivas medidas correctivas recomendadas en la matriz del COSO ERM y evaluar de manera trimestral el ciclo de inventarios mediante la aplicación del cuestionario para así disminuir potencialmente los riesgos de los componentes y fortalecer mediante el continuo feedback el desarrollo del control interno organizacional.
•
Desarrollar e implementar mecanismos que permitan obtener y salvaguardar la documentación suficiente y ordenada que garantice la ocurrencia del proceso de compras, acompañado de firmas de autorización y responsabilidad de los encargados además de diseñar un cronograma de pagos, el cual deberá ser revisado periódicamente
•
Realizar una revisión periódica semanal en las perchas y bodegas verificando que los ítems hayan sido colocados en sus respectivos puestos de acuerdo a su codificación y supervisar por parte de la gerencia el proceso de almacenamiento.
•
Realizar una revisión periódica de cartera, actualizando datos y poniendo en mora aquellos que ya cuenten con una obligación pendiente. Configurar el sistema de facturación a fin de que el descuento sea aplicado directamente a la factura.
•
Realizar los asientos de ajuste respectivos por concepto de deterioro de mercadería, devolución y por las diferencias encontradas en las tomas físicas, además se sugiere realizar con mayor periodicidad la toma física de los inventarios.
•
Comunicar los resultados de la auditoria a todos los niveles de la organización tanto a funcionarios como a terceros y a todos aquellos involucrados que tengan relación con los hallazgos detectados.
28
7.
REFERENCIAS
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30
8.
ANEXOS
Anexo 1. Estructura organizacional de TIMAVA JFL Elaborado por: Empresa TIMAVA S. A. Fase de Planificación 10/12/19 Fecha: Estructura organizacional J1 1 Del 1 enero al 31 diciembre del 2019 Objetivo: Establecer la estructura organizacional de la empresa en función a cada una de las áreas que la componen. Relevamiento La estructura organizacional de la empresa TIMAVA es la siguiente:
Fuente: Entrevista al gerente. Elaborado por: Jimmy Lapo
Supervisado por: Mg. Ximena García
Anexo 2. Políticas de la empresa Empresa TIMAVA S. A. Fase de Planificación Políticas de la empresa Periodo 2019
Elaborado por: Fecha: J2
HMC 15/12/19 1/1
Objetivo: Solicitar las principales políticas de la empresa Relevamiento Las principales políticas de la empresa TIMAVA son las siguientes: - La secretaria es la encargada de revisar los stocks de mercadería y realizar la lista de mercadería para pedir. - Se debe realizar las respectivas órdenes de compra. - Las compras deben ser autorizadas por el gerente. - La secretaria debe receptar la guía de remisión, guía de embarque y la factura al momento de recibir la mercadería. - Antes de realizar un pedido se deben de solicitar proformas a los proveedores. - En caso de que la mercadería pedida llegue en mal estado será devuelta al proveedor. - Las devoluciones se realizan bajo autorización del administrador y realizando nota de crédito. - Se debe codificar toda la mercadería una vez revisada. - La mercadería debe estar en un lugar seguro y apto para guardarla. - El pago a los proveedores se lo realiza al fin de mes. - Se otorga crédito a los clientes revisando su historial crediticio y llenando la respectiva solicitud de crédito a un plazo máximo de 90 días dependiendo del monto de la compra. - Los Requisitos para aprobar el crédito por primera vez a clientes son copia de cedula, papeleta, impuesto predial, croquis de la vivienda actual. - Los vendedores están en la obligación de pedir al gerente la autorización para otorgar crédito. - Se aplicará un descuento del 5% a toda venta en efectivo. - El bodeguero debe revisar la mercadería antes de ser entregada al cliente, y respaldar la acción marcando una R en la factura. - Se revisan los productos de manera que si se encuentran en mal estado se ubiquen en una sección especial o se manden a bodega. - Se realiza inventario general una vez en el año en el mes de julio. Fuente: Reglamento interno y entrevista al gerente. Elaborado por: Henry Conforme Supervisado por: Mg. Ximena García
31 Anexo 3. Narrativa del ciclo de inventarios Empresa TIMAVA S. A. Elaborado por: HMC Fase de Planificación Fecha: 19/12/19 Narrativa del ciclo de inventario J3 1/1 Periodo 2019 Objetivo: Elaborar las narrativas del ciclo de inventarios de TIMAVA Relevamiento Como primer paso la secretaria revisa el sistema y compara con el inventario físico de manera que se compruebe si los datos son correctos, una vez determinada la veracidad de los saldos, se verifica cuáles son las cantidades y modelos de mercadería a pedir. Consecuentemente se realiza una lista de toda la mercadería a ser pedida, acto seguido se revisa datos de los proveedores actuales de la empresa, de manera que se logre escoger al proveedor ideal para realizar el pedido. Una vez escogido el proveedor la gerente procede a contactar con el mismo, vía telefónica (WhatsApp), se le envía la lista y se consulta la disponibilidad de la mercadería, en caso de que no posea la totalidad es decisión de la gerente si desea esperar o buscar algún otro proveedor que cubra dicha necesidad, luego de verificar si existe disponibilidad se recibe el mensaje de confirmación y se procede a determinar los términos de la negociación con lo cual se determina la forma de pago y la mercadería queda lista para ser enviada por parte del proveedor. El proceso de almacenamiento inicia cuando el transportista llega a la empresa con la mercadería, la secretaria recibe la guía de remisión y embarque, la factura de la mercadería y transporte. Se recibe la mercadería y se constata que todo esté en orden en este caso solo se verifica que los paquetes o cartones se encuentren completos y sin haber sido abiertos, en caso de que exista alguna inconsistencia no se recibe la mercadería y se comunica al proveedor de manera que tenga en cuenta realizar un nuevo envío, en cambio, si todo está correcto se procede a cancelar el valor del transporte, el bodeguero ingresa lo llegado a bodega donde la secretaria nuevamente ejecuta una revisión y en este caso la realiza por unidades, verifica lo pedido con lo facturado y lo , enviado. Si existe algún problema como faltante o error de envío se contacta nuevamente con el proveedor comunicándole lo sucedido y se procede a realizar una nota de crédito de ser necesario o se exige un nuevo envío, pero esta vez sin costo para la empresa. Una vez revisada que la mercadería este correcta se procede a codificar cada pieza, seguido se recurre nuevamente a revisar el inventario físico con el sistema y se comprueban que no existan diferencias, en caso de haberlas se hace un reajuste al sistema para luego ingresar la nueva mercad ería, por último, el vendedor procede a perchar la mercadería. Por último, el proceso de venta se da cuando el cliente se contacta con la empresa y realiza el pedido, la secretaria procede a revisar el stock para verificar su disponibilidad, una vez comprobada la disponibilidad se realiza la cotización y proforma, esta se entrega al cliente y el mismo decide si realizar la compra, en caso de estar de acuerdo la gerente determina la forma de pago contado o crédito, en caso de ser crédito se revisa el historial del cliente para decidir otorgarle o no y en cambio, al contado se le realiza un descuento del 5%. Una vez determinada la forma de pago se realiza la factura la cual es enviada al bodeguero para que prepare la mercadería, el vendedor revisa dicha mercadería y se envía o entrega según corresponda. Fuente: Entrevista al gerente y secretaria. Elaborado por: Henry Conforme Supervisado por: Mg. Ximena García
Anexo 4. Marcas de auditoria Empresa TIMAVA S. A. Fase de Planificación Marcas de Auditoria Periodo 2019
Elaborado por: Fecha: J7
Objetivo: Determinar las principales marcas de auditoría a ser utilizadas Relevamiento Marcas Significado Verificado en el sistema Revisado y cruzado Σ Sumatoria Elaborado por: Henry Conforme Supervisado por: Mg. Ximena García
HMC 28/12/19 1/1
32 Anexo 5. Flujograma proceso de compras Empresa TIMAVA S. A. Fase de PlanificaciĂłn Flujograma del proceso de compras Periodo 2019
Elaborado por: Fecha: J4
Objetivo: Elaborar el flujograma del proceso de compras.
Relevamiento
Fuente: Entrevista a secretaria y departamento de compras Elaborado por: Jimmy Lapo
Supervisado por: Mg. Ximena GarcĂa
JFLM 21/12/19 1
33 Anexo 6. Flujograma proceso de recepción y almacenamiento Empresa TIMAVA S. A. Fase de Planificación Flujograma del proceso de recep. Y alamcenam. Periodo 2019 Objetivo: Elaborar el flujograma del proceso de recepción y almacenamiento. Relevamiento
Fuente: Entrevista a secretaria y bodegueros Elaborado por: Jimmy Lapo
Elaborado por: Fecha: J5
Supervisado por: Mg. Ximena García
JFL 21/12/19 1
34 Anexo 7. Flujograma proceso de venta Empresa TIMAVA S. A. Fase de PlanificaciĂłn Flujograma del proceso de ventas Periodo 2019 Objetivo: Elaborar el flujograma del proceso de venta Relevamiento Proceso de venta de la empresa Timava
Elaborado por: Fecha: J6
Fuente: Entrevista a secretaria y vendedores Elaborado por: Jimmy Lapo
Supervisado por: Mg. Ximena GarcĂa
JFL 21/12/19 1
35 Anexo 8. Cuestionario Coso ERM Empresa TIMAVA S.A A. Fase de ejecución Cuestionario COSO ERM Periodo 2019
Elaborado por:
HMC
Fecha:
10/01/20 1/1
J8 Objetivo. – Evaluar el sistema de control interno a través de la aplicación del cuestionario de control interno COSO II ERM. SI NO P(+) N(-) N° Preguntas Observaciones 1 2 3
¿La empresa TIMAVA mantiene relaciones éticas con sus clientes? ¿El personal relacionado con el ciclo de inventarios se encuentra capacitado para realizar sus actividades? ¿La empresa cuenta con un reglamento interno?
AMBIENTE INTERNO X 1 X
1
8
No cuenta con un reglamento definido como tal, sin embargo, existen normas generales de trabajo y convivencia. ¿Cuenta la empresa con una estructura organizacional X 1 La empresa no cuenta con un organigrama estructurado, definida para el área de inventarios? pero sí de forma empírica los empleados conocen su orden jerárquico. ¿El personal de la empresa tiene claramente definido X 1 Las funciones y las atribuciones varían, puesto que existe las funciones y atribuciones a su cargo? duplicidad de funciones y autorizaciones. ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS ¿Se define un stock mínimo y máximo para los X 1 inventarios? ¿La empresa cumple con los objetivos planteados? X 1 No existen objetivos de ninguna clase, planteados por la administración ¿Posee un presupuesto elaborado para ventas? X 1
9
¿Se realiza la toma física de inventarios?
10
¿Los inventarios cuentan con su respectiva codificación? ¿La compra de mercadería es debidamente autorizada?
4
5
6 7
11 12 13 14 15
16 17 18 19 20 21 22
23
24 25 26 27
X
1
IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS X 1 De forma anual X
1
X
1
¿Existen políticas para proceder a dar de baja la X 1 mercadería que se encuentra en mal estado? ¿Llevan un registro para dejar constancia de la toma X 1 Se trata de un registro en borrador física de los inventarios? ¿La empresa cuenta con un espacio adecuado para X 1 almacenar sus inventarios? ¿Se realiza las devoluciones de mercadería cuando X 1 estas se encuentren dañadas o incorrectas? VALORACIÓN DEL RIESGO ¿La toma física de inventarios es supervisada por el gerente o alguna persona delegada del mismo? ¿Existe una codificación que diferencie a la mercadería antigua de la nueva? ¿La empresa posee políticas para realizar la compra de mercadería? ¿Han tenido inconvenientes con los proveedores al momento de realizar la devolución de mercadería?
X
¿Al momento de entregar pedidos la mercadería es debidamente revisada? ¿Existe una correcta distribución del espacio físico para almacenar la mercadería en bodega? ¿Se realiza notas de crédito cuando se devuelve la mercadería al proveedor?
X
1
X
1
X
1
¿Se realiza la indagación respectiva cuando existen diferencias una vez realizado el conteo físico de inventario? ¿Cuenta la empresa con un seguro que resguarde la mercadería ante un posible daño? ¿Existe un nivel mínimo de mercadería para realizar nueva adquisición? ¿Se efectúa una correcta documentación cuando se devuelve mercadería? ¿Considera que el medio de entrega y recepción de mercadería es seguro?
1
El gerente participa en la actividad
X
1
X
1
X
No existen políticas como tal
1
RESPUESTA AL RIESGO X 1 Se hace un rastreo leve de las actividades de inventario (entradas y salidas) X
1
X
1
X
1
X
1
Cuanto y cuando solicitar mercadería, queda a consideración del gerente.
36 28
¿Se realizan con frecuencia devoluciones de mercadería?
X
1
ACTIVIDADES DE CONTROL ¿La toma física de inventarios es realizada por lo X 1 menos una vez al año? 30 ¿Existen políticas establecidas para la recepción y X 1 almacenamiento de mercadería? 31 ¿Se cumplen con los plazos establecidos para los X 1 pagos a proveedores? 32 ¿Se realizan presupuestos de compra para adquirir X 1 nueva mercadería? 33 ¿Se realiza una verificación de la mercadería al X 1 momento de recibirla? 34 ¿Se firman documentos de manera que respalden la X 1 entrega de mercadería al cliente? INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 35 ¿Se lleva una comunicación oportuna con el gerente X 1 respecto a la falta de mercadería? 36 ¿La comunicación entre empresa, clientes y X 1 proveedores es buena? 37 ¿Se comunica sobre los productos que tiene poca X 1 rotación? 38 ¿Se le informa a la gerencia sobre los productos en X 1 mal estado para ser dados de baja? 39 ¿El sistema actual de la empresa proporciona X 1 información confiable sobre los inventarios? 40 ¿Existe una comunicación efectiva entre empleados y X 1 gerente? SUPERVISIÓN Y MONITOREO 41 ¿Se verifican las diferencias que existen en el manejo X 1 Se las considera como diferencias del sistema de inventarios? 42 ¿Existe control de organización de la mercadería en el X 1 área de bodega? 43 ¿Se realiza una corrección de las inconsistencias X 1 encontradas en el área de inventarios? 44 ¿Se realiza un seguimiento a las entregas de X 1 mercadería por parte de los proveedores? 45 ¿Se supervisa las actividades de la persona encargada X 1 de ingresar la mercadería en el sistema? Elaborado por: Henry Conforme Supervisado por: Mg. Ximena García 29
Anexo 9. Matriz de nivel de confianza Empresa TIMAVA S. A. Matriz de nivel de confianza Evaluación al control interno Periodo 2019 Objetivo: Determinar el nivel de confianza y riesgo de la empresa TIMAVA. Relevamiento Nivel de riesgo inherente= Respuesta negativas del cuestionario Total de respuestas del cuestionario Riesgo Determinado N.º Respuestas positivas N.º Respuestas negativas N.º Total de respuestas Nivel de confianza calculado Nivel de riesgo inherente Nivel de confianza Bajo Medio Alto
Elaborado por: Jimmy Lapo
% Confianza 15%-50% 51%-75% 75%-95%
Calificación 60,00%
Elaborado por: Fecha: J10
27 18 45 60,00% 40,00% Calificación 3 2 1
Nivel de riesgo Alto Medio Bajo
Determinación de la muestra = __2__ = 40 0,05 Supervisado por: Mg. Ximena García
JFLM 16/01/20 1/1
37 Anexo 10. Matriz de recomendaciones Empresa TIMAVA S. A. Elaborado por: Evaluación al control interno Fecha: Matriz de recomendaciones J11 Periodo 2019 Objetivo: Elaborar la matriz de recomendaciones por cada componente en base a los resultados obtenidos en la aplicación del cuestionario COSO ERM. Relevamiento:
N.º 01
Componente Ambiente de control
02 Establecimiento de objetivos
03 Identificación de riesgos
04
Valoración de riesgo
JFLM 17/01/20 1/2
MATRIZ DE RECOMENDACIONES Riesgos Impacto Recomendaciones La empresa no cuenta con un reglamento interno claro Alto Establecer formalmente el reglamento interno de la empresa, tomando en y definido consideración las necesidades actuales y futuras de la organización. La empresa no cuenta con un organigrama funcional Medio Establecer formalmente el organigrama general y funcional. Desarrollar un claro y definido manual de funciones por cargos especificando las atribuciones del personal. No existen mecanismos y/o herramientas para Aplicar un sistema de gestión de stocks que permita optimizar la gestión de determinar los niveles de stock adecuados a adquirir la cadena de suministro Alto La empresa no ha trazado objetivos entorno al ciclo Establecer un incremento porcentual mensual en las ventas, direccionando de inventarios los esfuerzos a resultados visibles y medibles Nunca se han elaborado presupuestos de venta Elaborar un presupuesto general proyectando los futuros ingresos, gastos y contribuciones. La empresa no cuenta con políticas que establezcan Desarrollar políticas de baja de inventarios, influenciadas y en concordancia como dar de baja la mercadería en mal estado al art. 28 de la LORTI Bajo La empresa no emite documentación alguna que certifique la ejecución de la toma física de los Documentar los resultados del conteo físico mediante un acta inventarios Se usa la misma codificación en la mercadería antigua En cada ítem, al final de cada código añadir -A en caso de ser mercadería y nueva antigua y B para la más reciente ejm: AX82X182-A Bajo La empresa no cuenta con políticas para la compra Establecer políticas y procedimientos que se alineen al sistema de gestión de de mercadería stocks
38 Empresa TIMAVA S. A. Evaluación al control interno Matriz de recomendaciones Periodo 2019
Elaborado por: Fecha: J11
JFLM 17/01/20 2/2
Objetivo: Elaborar la matriz de recomendaciones por cada componente en base a los resultados obtenidos en la aplicación del cuestionario COSO ERM. Relevamiento: N.º
Componente
05
Respuesta al riesgo
06
MATRIZ DE RECOMENDACIONES Riesgos Impacto Recomendaciones Cuando existen diferencias, no se indaga a Medio Conciliar la información contable, con los libros de registro de factura y las profundidad el origen de la misma. actas de registro físico La empresa no cuenta con un seguro que resguarde la mercadería de alguna eventualidad
Contratar el seguro de remitente de la empresa de envió (Servientrega; prima del 1% del valor de mercadería)
No existe un mínimo aceptable que determine la necesidad de adquirir nueva mercadería
Fijar una cantidad mínima de stock aceptable en cada línea de productos, de acuerdo a la información del sistema de gestión de stock
La empresa no cuenta con políticas para la recepción de almacenamiento y mercadería
Crear políticas de almacenamiento referenciadas por el “Reglamento administración, utilización y control de los bienes” acuerdo no 041-CG-2017 y “Las normas de control interno de la contraloría general del estado” Oficio
Actividades de control
Bajo
No. 22784 SGEN La empresa no cuenta con presupuesto de compra
07
Información y Comunicación
08
El sistema contable no proporciona información confiable sobre los inventarios
Elaborar un presupuesto de compra en relación al presupuesta de venta Bajo
No se verifican las diferencias del sistema Supervisión y monitoreo
Elaborado por: Jimmy Lapo
La empresa no supervisa al personal, al momento que este ingresa mercadería al sistema contable
Ajustar mensualmente el saldo contable con el saldo real Ejecutar seguimientos que permitan encontrar las eventualidades que originan las diferencias del sistema
Bajo
Notificar a gerencia el momento en el cual se procederá a ingresar la mercadería al sistema contable, solo se procederá con la actividad cuando esta sea supervisada.
Supervisado por: Mg. Ximena García
39 Anexo 11. Productos de mayor rotación Empresa TIMAVA S. A. Elaborado por: Productos de mayor rotación Fecha: Fase de ejecución J12 Periodo 2019 Objetivo: Solicitar el listado de los artículos de mayor rotación en la empresa TIMAVA. Relevamiento N° Código Descripción 1 614 P. Rueda hino gh - l post-t22x32 2 792 Trunion del hino fm/fs /700 est.6pernos 3 738 Perno guia 1/2x8 c/ranura p50 4 HG1/2X11/2 Perno 1/2x11/2 h. Grueso grado 8 - hg1/2x11/2 5 HF3/8X31/2 Perno 3/8x31/2 h. Fino grado 8.8 - hf3/8x31/2 6 55542-Z2005 Bocin temp. C/orejas 105m hino/ nissan japon tzk 7 HG1/4X1 Perno 1/4x1 h. Grueso grado 8.8 - hg1/4x1 8 908 Bocin carreta china 65x28x58 poliuretano blanco 9 TRB6300 Bocin temp. Conico peq. 10 573 Esparrago 3/4x3 1/2 araña centro desplazado p66 11 673 Tuerca rueda 22x33-r oxil p58 12 A034 Grasa 4 lbs.azul kendall ame - a034 13 609 P. Rueda 22x102x110 e25.5m t22x33 p64 14 927 Pasador zapata hino 21x70 posterior 15 926 Pasador zapata hino 21x55 delantero 16 RM12 RODELA MARTILLO 12mm 17 P8X20 Perno 8x20 milimetrico 8.8 - p8x20 18 P6X20 Perno 6x20 milimetrico 8.8 - p6x20 19 RM6 RODELA MARTILLO 6mm 20 BL338 Cruceta 24x60 toma fuerza 108x170 21 574 Uñeta ford 600 trs corta ame – 0574 22 5741 Uñeta ford 600-9000 trs larga 23 675 Tuerca rueda 22x32-r oxi.gh p58 24 676 Tuerca rueda 22x32-l oxi. Gh p58 25 TR2027 Tuerca rueda 20x27 1.50 merc.lisa 26 684 Tuerca rueda 14 1.50 l izquierda 27 TPG1/2 Tuerca presion hg ½ 28 TL12150-19 Tuerca lujo 12 1.50 - llave 19 29 TL12125-19 Tuerca lujo 12 1.25 llave 19 30 687 Tuerca de copa-r hino-is-nis-r30x41x26 p56 31 TC10 Tuerca castillo 10 1.25 - tc10 32 670 Tuerca araña 3/4 reforzada g 8.8 33 10500 Tubo flexible 5x10 centímetros 25ft ame 34 TS141 Tope susp. toyota stout 35 48301-1180 Tope de paquete hino gh/700/fm/fs Japón 36 SS5411AHI Tope aux. Paq hino gd corto 37 SS0012AF Tope aux. F600 adap 3pl 38 TR004 Templador regulable tr004 39 TR005 Templador fijo tr005 40 227051H Super brigadier post-1 - p3/1 Fuente: Artículos de la empresa TIMAVA. Supervisado por: Mg. Ximena García Marcas: Revisado en el sistema Elaborado por: Henry Conforme
HMCC 19/01/20 1/1
40 Anexo 12. Cumplimiento de las políticas de compra Elaborado por:
Empresa TIMAVA S. A. Fase de ejecución Políticas de compra periodo 2019
Fecha:
HMCC 20/01/20
B1
1/1
Objetivo: Verificar el cumplimiento de las políticas de compras. Relevamiento N°
Fecha
N° de Proveedor factura 1 01/10/19 993 Mega Auto 2 02/10/19 36489 Importadora Rolortiz 3 02/10/19 799 Importadora Santa Barbara 4 04/10/19 438 Imprelec 5 07/11/19 331 AFL Hidraulicas y frenos 6 14/10/19 1998 Patricia Rojas Monroy 7 15/10/19 452 Ferretería vicpernos 8 15/10/19 453 Ferretería vicpernos 9 17/10/19 8839 Fábrica de resortes Vanderbilt 10 18/10/19 481 Supacela Rafael 11 18/10/19 2092 Mahinexa 12 18/10/19 2093 Mahinexa 13 21/10/19 4617 Autopartes J. A. 14 25/11/19 1735 J.K Importaciones 15 01/11/19 17106 Multirepuestos Velásquez 16 03/11/19 8 Rodríguez Guillermo 17 05/11/19 381 Organización Hércules 18 12/11/19 5375 La casa del amortiguador 19 14/11/19 366470 Importadora Jaroma 20 14/11/19 3213 Importadora Camión del Austro 21 18/11/19 3232 Importadora Camión del Austro 22 19/11/19 47182 Importadora Lino Gamboa 23 20/11/19 6063 Sumipernos S. A. 24 20/11/19 2307 Mahinexa 25 20/11/19 1916 El rey del embrague 26 26/11/19 4659 Autopartes J. A. 27 28/11/19 1200 Importadora Santa Barbara 28 28/11/19 36514 Importadora Rolortiz 29 03/12/19 533 Fundimentales del Norte 30 03/12/19 37520 Importadora Rolortiz 31 05/12/19 6130 Importadora Sarmiento 32 06/12/19 47734 Importadora Lino Gamboa 33 17/12/19 37730 Importadora Rolortiz 34 18/12/19 5804 Recalfreno 35 19/12/19 6515 Sumipermos CIA. LTDA. 36 20/12/19 34324 Multipartes J&M 37 23/12/19 23140 Autopartes IMFRISA 38 23/12/19 26141 Autopartes IMFRISA 39 27/12/19 3320 Importadora Camión del Austro 40 28/12/19 4730 Autopartes J. A. CUMPLIMIENTO DE POLITICAS
Valor factura 177,86 226,23 417,54 106,62 62,87 68,64 296,57 548,24 721,06 150,68 223,29 15,25 127,68 180,00 190,76 664,07 724,82 787,55 147,78 339,20 508,93 380,80 115,58 130,94 65,65 362,56 240,58 82,32 466,45 79,44 400,00 87,20 612,57 204,18 70,34 411,19 175,30 1086,42 799,45 411,67
INCUMPLIMIENTO DE POLITICAS TOTAL Marca: Revisado y cruzado Σ Sumatoria Fuente: Muestras de factura de compra del último trimestre de 2019. Elaborado por: Henry Conforme
Orden de compra NO NO SI NO NO NO NO SI SI NO NO NO NO NO NO SI SI SI NO SI SI SI NO NO NO SI NO NO SI NO SI NO SI NO NO SI NO SI SI SI 42,50%
Profor ma SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI NO SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI NO SI NO SI SI SI SI NO SI SI SI SI SI 90%
57,50%
10%
100%
Σ
100%
Σ
Autoriz ación SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI NO SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI NO SI NO SI SI SI SI NO SI NO SI SI SI 87,50% 12,50% 100% Σ
Supervisado por: Mg. Ximena García
Pago de fact. fin de mes SI SI SI SI SI NO SI SI SI SI SI NO SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI 97,50% 2,50% 100%
Σ
41 Anexo 13. Saldos de las facturas de compra Empresa TIMAVA S. A. Fase de ejecución Saldos de factura periodo 2019 Objetivo: Verificar los saldos de las facturas de compra
Elaborado por: Fecha: B2
HMC 21/01/20 1/1
Relevamiento N°
Fecha
N° de Proveedor factura 1 01/10/19 993 Mega Auto 2 02/10/19 36489 Importadora Rolortiz 3 02/10/19 799 Importadora Santa Barbara 4 04/10/19 438 Imprelec 5 07/11/19 331 AFL Hidraulicas y frenos 6 14/10/19 1998 Patricia Rojas Monroy 7 15/10/19 452 Ferretería vicpernos 8 15/10/19 453 Ferretería vicpernos 9 17/10/19 8839 Fábrica Vanderbilt 10 18/10/19 481 Supacela Rafael 11 18/10/19 2092 Mahinexa 12 18/10/19 2093 Mahinexa 13 21/10/19 4617 Autopartes J. A. 14 25/11/19 1735 J.K Importaciones 15 01/11/19 17106 Multirepuestos Velásquez 16 03/11/19 8 Rodríguez Guillermo 17 05/11/19 381 Organización Hércules 18 12/11/19 5375 La casa del amortiguador 19 14/11/19 366470 Importadora Jaroma 20 14/11/19 3213 Imp. Camión del Austro 21 18/11/19 3232 Imp. Camión del Austro 22 19/11/19 47182 Importadora Lino Gamboa 23 20/11/19 6063 Sumipernos S. A. 24 20/11/19 2307 Mahinexa 25 20/11/19 1916 El rey del embrague 26 26/11/19 4659 Autopartes J. A. 27 28/11/19 1200 Importadora Santa Barbara 28 28/11/19 36514 Importadora Rolortiz 29 03/12/19 533 Fundimentales del Norte 30 03/12/19 37520 Importadora Rolortiz 31 05/12/19 6130 Importadora Sarmiento 32 06/12/19 47734 Importadora Lino Gamboa 33 17/12/19 37730 Importadora Rolortiz 34 18/12/19 5804 Recalfreno 35 19/12/19 6515 Sumipermos CIA. LTDA. 36 20/12/19 34324 Multipartes J&M 37 23/12/19 23140 Autopartes IMFRISA 38 23/12/19 26141 Autopartes IMFRISA 39 27/12/19 3320 Imp. Camión del Austro 40 28/12/19 4730 Autopartes J. A. CUMPLIMIENTO DE POLITICA INCUMPLIMIENTO DE POLITICA TOTAL Marcas: Verificado en el sistema Verificado y cruzado Fuente: Muestra de facturas de compra del último trimestre del 2019.
Valor factura 177,86 226,23 417,54 106,62 62,87 68,64 296,57 548,24 721,06 150,68 223,29 15,25 127,68 180,00 19,76 664,07 724,82 787,55 147,78 339,20 508,93 380,80 115,58 130,94 65,65 362,56 240,58 82,32 466,45 79,44 400,00 87,20 612,57 204,18 70,34 411,19 175,30 1086,42 799,45 411,67
Σ
Documento físico SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI 100% 0% 100% Σ Sumatoria
Saldo en el sistema 177,86 226,23 417,53 106,62 62,87 68,64 296,57 548,24 721,06 150,68 223,29 15,25 127,67 180,00 19,76 664,07 724,82 787,55 147,77 339,20 508,92 380,80 115,58 130,94 65,65 362,55 240,59 82,32 466,45 79,44 400,00 87,02 612,57 204,18 70,34 411,19 175,30 1086,42 799,44 411,67 100% 0% 100% Σ
Diferencia
0,01
0,01
0,01 0,01
0,01
0,18
0,23 Σ
Mediante la verificación de las facturas físicas de compra, se pudo evidenciar que el 100% de las facturas son registradas en el sistema contable de la empresa, aunque existe una diferencia de 0,23 centavos esta no es material. Elaborado por: Henry Conforme
Supervisado por: Mg. Ximena García
42 Anexo 14. Políticas de recepción y almacenamiento según compras HMC Elaborado por: Empresa TIMAVA S. A. Fase de ejecución Fecha: 25/01/20 Políticas de recepción y almacenamiento B3 1/1 Periodo 2019 Objetivo: Verificar el cumplimiento de las políticas de recepción y almacenamiento según las compras de la empresa. Relevamiento N°
Fecha
N° de Proveedor Valor factura factura 1 01/10/19 993 Mega Auto 177,86 2 02/10/19 36489 Importadora Rolortiz 226,23 3 02/10/19 799 Importadora Santa Barbara 417,54 4 04/10/19 438 Imprelec 106,62 5 07/11/19 331 AFL Hidraulicas y frenos 62,87 6 14/10/19 1998 Patricia Rojas Monroy 68,64 7 15/10/19 452 Ferretería vicpernos 296,57 8 15/10/19 453 Ferretería vicpernos 548,24 9 17/10/19 8839 Fábrica Vanderbilt 721,06 10 18/10/19 481 Supacela Rafael 150,68 11 18/10/19 2092 Mahinexa 223,29 12 18/10/19 2093 Mahinexa 15,25 13 21/10/19 4617 Autopartes J. A. 127,68 14 25/11/19 1735 J.K Importaciones 180,00 15 01/11/19 17106 Multirepuestos Velásquez 19,76 16 03/11/19 8 Rodríguez Guillermo 664,07 17 05/11/19 381 Organización Hércules 724,82 18 12/11/19 5375 La casa del amortiguador 787,55 19 14/11/19 366470 Importadora Jaroma 147,78 20 14/11/19 3213 Imp. Camión del Austro 339,20 21 18/11/19 3232 Imp. Camión del Austro 508,93 22 19/11/19 47182 Importadora Lino Gamboa 380,80 23 20/11/19 6063 Sumipernos S. A. 115,58 24 20/11/19 2307 Mahinexa 130,94 25 20/11/19 1916 El rey del embrague 65,65 26 26/11/19 4659 Autopartes J. A. 362,56 1200 Importadora Santa Barbara 240,58 27 28/11/19 36514 Importadora Rolortiz 82,32 28 28/11/19 533 Fundimentales del Norte 466,45 29 03/12/19 37520 Importadora Rolortiz 79,44 30 03/12/19 6130 Importadora Sarmiento 400,00 31 05/12/19 47734 Importadora Lino Gamboa 87,20 32 06/12/19 37730 Importadora Rolortiz 612,57 33 17/12/19 5804 Recalfreno 204,18 34 18/12/19 6515 Sumipermos CIA. LTDA. 70,34 35 19/12/19 34324 Multipartes J&M 411,19 36 20/12/19 23140 Autopartes IMFRISA 175,30 37 23/12/19 26141 Autopartes IMFRISA 1086,42 38 23/12/19 3320 Imp. Camión del Austro 799,45 39 27/12/19 4730 Autopartes J. A. 411,67 40 28/12/19 CUMPLIMIENTO DE LAS POLITICAS INCUMPLIMIENTO DE POLITICAS TOTAL Marcas: Verificado en el sistema Verificado y cruzado Σ Sumatoria
Ingreso al sistema SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI 100% 0% 100% Σ
Mercadería revisada SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI 100% 0% 100% Σ
Fuente: Muestras de factura de compra del último trimestre y stock de mercadería. Elaborado por: Henry Conforme Supervisado por: Mg. Ximena García
43 Anexo 15. Cumplimiento de las políticas de recepción y almacenamiento según artículos de mayor rotación HMCC Elaborado por: Empresa TIMAVA S. A. Políticas de recepción y almacenamiento 19/01/20 Fecha: Fase de ejecución B4 1/1 Periodo 2019 Objetivo: Verificar el cumplimiento de las políticas de recepción y almacenamiento según artículos de mayor rotación Relevamiento N°
Código
Descripción
Codificación
1 614 P. Rueda hino gh - l post-t22x32 2 792 Trunion del hino fm/fs /700 est.6pernos 3 738 Perno guia 1/2x8 c/ranura p50 4 HG1/2X11/2 Perno 1/2x11/2 h. Grueso grado 8 - hg1/2x11/2 5 HF3/8X31/2 Perno 3/8x31/2 h. Fino grado 8.8 - hf3/8x31/2 6 55542-Z2005 Bocin temp. C/orejas 105m hino/ nissan japon tzk 7 HG1/4X1 Perno 1/4x1 h. Grueso grado 8.8 - hg1/4x1 8 908 Bocin carreta china 65x28x58 poliuretano blanco 9 TRB6300 Bocin temp. Conico peq. 10 573 Esparrago 3/4x3 1/2 araña centro desplazado p66 11 673 Tuerca rueda 22x33-r oxil p58 12 A034 Grasa 4 lbs.azul kendall ame - a034 13 609 P. Rueda 22x102x110 e25.5m t22x33 p64 14 927 Pasador zapata hino 21x70 posterior 15 926 Pasador zapata hino 21x55 delantero 16 RM12 RODELA MARTILLO 12mm 17 P8X20 Perno 8x20 milimetrico 8.8 - p8x20 18 P6X20 Perno 6x20 milimetrico 8.8 - p6x20 19 RM6 RODELA MARTILLO 6mm 20 BL338 Cruceta 24x60 toma fuerza 108x170 21 574 Uñeta ford 600 trs corta ame – 0574 22 5741 Uñeta ford 600-9000 trs larga 23 675 Tuerca rueda 22x32-r oxi.gh p58 24 676 Tuerca rueda 22x32-l oxi. Gh p58 25 TR2027 Tuerca rueda 20x27 1.50 merc.lisa 26 684 Tuerca rueda 14 1.50 l izquierda 27 TPG1/2 Tuerca presion hg ½ 28 TL12150-19 Tuerca lujo 12 1.50 - llave 19 29 TL12125-19 Tuerca lujo 12 1.25 llave 19 30 687 Tuerca de copa-r hino-is-nis-r30x41x26 p56 31 TC10 Tuerca castillo 10 1.25 - tc10 32 670 Tuerca araña 3/4 reforzada g 8.8 33 10500 Tubo flexible 5x10 centímetros 25ft ame 34 TS141 Tope susp. toyota stout 35 48301-1180 Tope de paquete hino gh/700/fm/fs Japón 36 SS5411AHI Tope aux. Paq hino gd corto 37 SS0012AF Tope aux. F600 adap 3pl 38 TR004 Templador regulable tr004 39 TR005 Templador fijo tr005 40 227051H Super brigadier post-1 - p3/1 CUMPLIMIENTO DE POLITICAS INCUMPLIMIENTO DE POLITICAS TOTAL Marcas: Verificado en el sistema
Verificado y cruzado
SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI 100% 0% 100% Σ
Almacenamiento adecuado SI SI SI SI SI NO NO SI SI SI SI SI NO SI SI NO SI NO SI SI SI NO SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI NO NO SI NO SI NO SI 75% 25% 100% Σ
Σ Sumatoria
Fuente: Muestras de factura de compra del último trimestre y stock de mercadería Elaborado por: Henry Conforme Supervisado por: Mg. Ximena García
44 Anexo 16. Cumplimiento de las políticas de ventas Empresa TIMAVA S. A. Elaborado por: Fase de ejecución Fecha: Cumplimiento de políticas de venta B5 Periodo 2019 Objetivo: Verificar el cumplimiento de las políticas de ventas de la empresa TIMAVA Relevamiento: N Fecha N° Factura Cliente Valor Doc. Autorización Solic. ° Físico de descuento crédito 1 02-10-19 004-020-1723 Meneses Arias Bayardo Javier 12,30 SI NO NO 2 02-10-19 004-020-1724 Fernando Obaco 53,20 SI SI NO 3 02-10-19 004-020-1725 Fernando Obaco 20,00 SI NO NO 4 02-10-19 004-020-1726 Garate Andrade Walter Efraín 661,84 SI SI NO 5 02-10-10 004-020-1727 Rivas Varela Hipólito Perfecto 11,80 SI NO NO 6 02-10-19 004-020-1729 Marcos Román Coniza Segovia 105,25 SI SI NO 7 02-10-19 004-20-1730 Lasluiza Chicaiza Segundo A. 14,90 SI SI NO 8 02-10-19 004-020-1731 Rosell Mendoza Álava 95,41 SI SI NO 9 01-10-19 004-020-1708 George Angulo Nexar Boys 45,41 SI NO NO 10 01-10-19 004-020-1709 María Margarita Fernández 14,00 SI NO NO 11 01-10-19 004-020-1710 Suntrac Tractores del sol 133,02 SI SI NO 12 01-10-19 004-020-1711 Arcalle Arreaga William 36,59 SI NO NO Anderson 13 01-10-19 004-020-1712 Quincha Hugo Enrique 03,03 SI NO NO 14 01-10-19 004-020-1713 Gallegos Tapia David A. 26,41 SI SI NO 15 01-10-19 004-020-1714 Naranjo Burgos Jesús W. 42,56 SI SI NO 16 01-10-19 004-020-1715 Duque Ulloa Jorge Javier 145,09 SI SI NO 17 04-11-19 004-020-2101 Pablo Gaibor 60,02 SI SI NO 18 04-11-19 004-020-2102 Aguiar Monar Fernando P. 07,24 SI NO NO 19 04-11-19 004-020-2103 Aguinsaca Caraguay Ángel 45,36 SI SI NO Forilan 20 01-11-19 004-020-2083 Cuenca Celi Richard Marcela 25,94 SI SI NO 21 01-11-19 004-020-2085 Transportes Gruastrong S. A 03,81 SI SI NO 22 01-11-19 004-020-2086 Hormigón Mixtolisto C. A 24,14 SI NO NO 23 01-11-19 004-020-2087 Olga Zambrano Giler 103,26 SI SI NO 24 01-11-19 004-020-2088 Consorcio Construcciones 06,36 SI NO NO 25 01-11-19 004-020-2089 Esuitesa Equipos y Terrenos 11,20 SI SI NO 26 01-11-19 004-020-2090 ZIMRAM S. A 181,65 SI NO NO 27 01-11-19 004-020-2092 Pincay Lucas Edison Enrique 359,58 SI SI NO 28 01-11-19 004-020-2093 Marco Traves 04,20 SI NO NO 29 01-11-19 004-020-2093 Bejarano Tin Rosa 02,48 SI NO NO 30 01-11-19 004-020-2096 Espinera Cazar Ruth Esther 32,34 SI SI NO 31 01-11-19 004-020-2097 Miñango Galarza Juan Carlos 08,00 SI NO No 32 02-12-19 004-020-2514 Solorzano Anchundia Javier D. 19,20 SI SI NO 33 02-12-19 004-020-2516 Transporte de carga pesada R. 13,50 SI NO NO 34 02-12-19 004-020-2517 Rúales Chango Martha Delfina 71,90 SI NO NO 35 02-12-19 004-020-2518 Baque Chilan Graciela 24,00 SI NO NO 36 02-12-19 004-020-2519 Moreira Moreira Karen Ramona 22,64 SI SI NO 37 02-12-19 004-020-2520 Toapanta Quilombo Gustavo F. 8,40 SI NO NO 38 02-12-19 004-020-2523 Yánez Torres Vicente Rene 123,59 SI SI NO 39 02-12-19 004-020-2499 Gonzales Garrido Jorge R. 16,50 SI NO NO 40 02-12-19 004-020-2500 Vega García Víctor Ramiro 4,20 SI SI NO CUMPLIMIENTO DE LAS POLITICAS 100% 52,5% 0% INCUMPLIMIENTO DE POLITICAS 0% 47,50% 100% TOTAL 100% Σ 100% Σ 100% Σ Marcas: Verificado en el sistema Verificado y cruzado Σ Sumatoria Fuente: Muestras de factura de venta del último trimestre y stock de mercadería Elaborado por: Jimmy Lapo Supervisado por: Mg. Ximena García
JFLM 27/01/20 1/1
Revisión de mercadería SI SI SI NO SI SI NO NO SI SI NO SI SI NO NO SI SI SI SI NO SI SI SI NO SI SI SI SI SI NO SI SI SI SI NO SI SI NO NO SI 70% 30% 100% Σ
45 Anexo 17. Número de facturas registradas Empresa TIMAVA S. A. Fase de ejecución Número de facturas registradas Periodo 2019
Elaborado por:
JFLM 27/01/20
Fecha: B6
1/1
Objetivo: Verificar el número de facturas registradas
Relevamiento: No.
Fecha
N° Factura
1
02-10-19
004-020-1723
Meneses Arias Bayardo Javier
2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
02-10-19 02-10-19 02-10-19 02-10-10 02-10-19 02-10-19 02-10-19 01-10-19 01-10-19 01-10-19 01-10-19 01-10-19 01-10-19 01-10-19
004-020-1724 004-020-1725 004-020-1726 004-020-1727 004-020-1729 004-20-1730 004-020-1731 004-020-1708 004-020-1709 004-020-1710 004-020-1711 004-020-1712 004-020-1713 004-020-1714
16 01-10-19 004-020-1715 17 04-11-19 004-020-2101 18 04-11-19 004-020-2102 19 04-11-19 004-020-2103 20 01-11-19 004-020-2083 21 01-11-19 004-020-2085 22 01-11-19 004-020-2086 23 01-11-19 004-020-2087 24 01-11-19 004-020-2088 25 01-11-19 004-020-2089 26 01-11-19 004-020-2090 27 01-11-19 004-020-2092 28 01-11-19 004-020-2093 29 01-11-19 004-020-2093 30 01-11-19 004-020-2096 31 01-11-19 004-020-2097 32 02-12-19 004-020-2514 33 02-12-19 004-020-2516 34 02-12-19 004-020-2517 35 02-12-19 004-020-2518 36 02-12-19 004-020-2519 37 02-12-19 004-020-2520 38 02-12-19 004-020-2523 39 02-12-19 004-020-2499 40 02-12-19 004-020-2500 CUMPLIMIENTO DE POLITICAS INCUMPLIMIENTO DE POLITICAS TOTAL
Marcas: Verificado en el sistema
Cliente
Registro en el sistema 12,30
Documento físico SI
Valor factura 12,30
Dif.
Fernando Obaco Fernando Obaco Garate Andrade Walter Efraín Rivas Varela Hipólito Perfecto Marcos Román Coniza Segovia Lasluiza Chicaiza Segundo Armando Rosell Mendoza Álava George Angulo Nexar Boys María Margarita Fernández Suntrac Tractores del sol Arcalle Arreaga William Anderson Quincha Hugo Enrique Gallegos Tapia David Alejandro Naranjo Burgos Jesús Washington
53,20 20,00 661,84 11,80 105,25 14,90 95,41 45,41 14,00 133,02 36,59 03,03 26,41 42,56
SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI
53,20 20,00 661,84 11,80 105,25 14,90 95,41 45,41 14,00 133,02 36,59 03,04 26,41 42,56
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Duque Ulloa Jorge Javier Pablo Gaibor Aguiar Monar Fernando Patricio Aguinsaca Caraguay Ángel Forilan Cuenca Celi Richard Marcela Transportes Gruastrong S. A Hormigón Mixtolisto CIA LTDA Olga Zambrano Giler Consorcio Construcciones Esuitesa Equipos y Terrenos ZIMRAM S. A Pincay Lucas Edison Enrique Marco Traves Bejarano Tin Rosa Espinera Cazar Ruth Esther Miñango Galarza Juan Carlos Solorzano Anchundia Javier Darío Transporte de carga pesada Ramos Rúales Chango Martha Delfina Baque Chilan Graciela Moreira Moreira Karen Ramona Toapanta Quilombo Gustavo Favian Yánez Torres Vicente Rene Gonzales Garrido Jorge Rocendo Vega García Víctor Ramiro
145,09 60,02 07,24 45,36 25,94 03,81 24,14 103,26 06,36 11,20 181,65 359,58 04,20 02,48 32,34 08,00 19,20 13,50 71,90 24,00 22,64 8,40 123,59 16,50 4,20 100% 0% 100% Σ
SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI 100% 0% 100% Σ
145,09 60,02 07,25 45,36 25,94 03,81 24,14 103,27 06,36 11,20 181,65 359,58 04,20 02,48 32,34 08,00 19,20 13,50 71,90 24,00 22,64 8,40 123,59 16,50 4,20
0 0 0,01 0 0 0 0 0,01 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Verificado y cruzado
0
0,02 Σ
Fuente: Facturas de venta del último trimestre del 2019.
Σ Sumatoria
Mediante la verificación de las facturas físicas, se pudo evidenciar que el 100% de las facturas emitidas por concepto de venta, son registradas en el sistema contable de la empresa, aunque existe una diferencia de 0,02 centavos esta no es material. Elaborado por: Jimmy Lapo
Supervisado por: Mg. Ximena García
46 Anexo 18. Toma física según artículos de mayor rotación Empresa TIMAVA S. A. Fase de ejecución Toma física Periodo 2019 Objetivo: Realizar la toma física de los artículos de mayor rotación Relevamiento
N°
Código
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40
614 792 738 HG1/2X11/2 HF3/8X31/2 55542-Z2005 HG1/4X1 908 TRB6300 573 673 A034 609 927 926 RM12 P8X20 P6X20 RM6 BL338 574 5741 675 676 TR2027 684 TPG1/2 TL12150-19 TL12125-19 687 TC10 670 10500 TS141 48301-1180 SS5411AHI SS0012AF TR004 TR005 227051H
Descripción
Elaborado por: Fecha: J14
Costo unitario
Total Sistema Toma física 61 58 12 12 80 69 294 255 72 72 100 98 466 425 106 92 75 59 149 149 105 101 32 32 32 32 60 60 72 63 122 97 427 398 510 470 1281 1186 27 24 44 41 35 29 116 113 158 147 104 95 81 76 335 308 56 34 87 56 121 115 50 48 173 171 146 125 1 1 45 45 8 8 25 23 7 7 11 11 3 3
P. Rueda hino gh - l post-t22x32 3,75 Trunion del hino fm/fs /700 est.6pernos 149,95 Perno guia 1/2x8 c/ranura p50 1,07 Perno 1/2x11/2 h. Grueso grado 8 - hg1/2x11/2 0,29 Perno 3/8x31/2 h. Fino grado 8.8 - hf3/8x31/2 0,46 Bocín temp. C/orejas 105m hino/ nissan japon 22,56 Perno 1/4x1 h. Grueso grado 8.8 - hg1/4x1 0,25 Bocín carreta china 65x28x58 poliuretano blanco 2,76 Bocín temp. Conico peq. 2,40 Esparrago 3/4x3 1/2 araña centro desplazado p66 1,00 Tuerca rueda 22x33-r oxil p58 1,00 Grasa 4 lbs.azul kendall ame - a034 14,74 P. Rueda 22x102x110 e25.5m t22x33 p64 3,25 Pasador zapata hino 21x70 posterior 1,86 Pasador zapata hino 21x55 delantero 1,77 Rodela martillo 12mm 0,04 Perno 8x20 milimetrico 8.8 - p8x20 0,90 Perno 6x20 milimetrico 8.8 - p6x20 0,65 Rodela martillo 6mm 0,79 Cruceta 24x60 toma fuerza 108x170 3,71 Uñeta ford 600 trs corta ame – 0574 2,11 Uñeta ford 600-9000 trs larga 2,26 Tuerca rueda 22x32-r oxi.gh p58 1,00 Tuerca rueda 22x32-l oxi. Gh p58 1,00 Tuerca rueda 20x27 1.50 merc.lisa 0,48 Tuerca rueda 14 1.50 l izquierda 0,25 Tuerca presion hg ½ 1,14 Tuerca lujo 12 1.50 - llave 19 0,81 Tuerca lujo 12 1.25 llave 19 0,58 Tuerca de copa-r hino-is-nis-r30x41x26 p56 1,00 Tuerca castillo 10 1.25 - tc10 0,45 Tuerca araña 3/4 reforzada g 8.8 0,60 Tubo flexible 5x10 centímetros 25ft ame 2,27 Tope susp. toyota stout 8,47 Tope de paquete hino gh/700/fm/fs Japón 13,90 Tope aux. Paq hino gd corto 12,12 Tope aux. F600 adap 3pl 7,76 Templador regulable tr004 32,87 Templador fijo tr005 20,57 Super brigadier post-1 - p3/1 37,32 TOTAL 5689 Σ 5208 Σ Marcas: Verificado en el sistema Verificado y cruzado Σ Sumatoria Fuente: Stock de mercadería de los artículos mas rotados de la empresa TIMAVA. Elaborado por: Jimmy Lapo Supervisado por: Mg. Ximena García
JFLM 10/02/20 1/1
Diferencia Cantid Costo ad total 3 11,25 0 11 11,77 39 11,31 0 2 45,12 41 10,25 14 38,64 16 38,40 0 4 4,00 0 0 0 9 15,93 25 1,00 29 26,10 40 26,00 95 75,05 3 11,13 3 6,33 6 13,56 3 3,00 11 11,00 9 4,32 5 1,25 27 30,78 22 17,82 31 17,98 6 6,00 2 0,90 2 1,20 21 47,67 0 0 0 2 15,52 0 0 0 481 Σ 503,28 Σ
47 Anexo 19. Cronograma de actividades N°
CRONOGRAMA
ABR
1
Desarrollo del Plan
2
Ejecución del Proyecto
3
Elaboración del marco teórico
4
Aplicación de instrumentos
5
Elaboración de la propuesta de intervención
6
Constatación de los resultados
7
Elaboración del informe final de tesis Disertación del grado
8
MAY
JUN
JUL
AGS
Anexo 20. Presupuesto Recursos
Estudiantes*
Cantidad
Valor unitario
GASTOS Humano 2
Valor total USD
0
Costos Operacionales (materiales) Resma de papel. Copias Carpetas sencillas Carpetas Plásticas Transporte Comida Anillados de borradores
Computadora Impresora Tinta Pen drive
Internet Saldo celular Teléfono
3 500 5 2 20 20 4
3,5 0,05 0,35 1,5 2 2,5 2
10,5 25 1,75 3 40 50 8
Inversiones (tecnológicos) 2 600 1 200 3 7,5 1 8
1200 200 22,5 8
Gestión (mes) 6 6 6
30 10 10
180 60 60
10 0,5
30 3
Reproducción de escritos Informe Final (Anillado) CD`s Subtotal Imprevistos 5% TOTAL:
3 6
1901,75 95,09 1.996,84
SEP
48 Anexo 21. Carta a gerencia
49 Anexo 22. Carta de asignaciรณn
50 Anexo 23. Carta de impacto