Evaluación al sistema de control interno de la gestión de créditos y cobranzas en la empresa Rinogas by Pontificia Universidad Católica del Ecuador sede Santo Domingo PUCE SD

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO Dirección Académica – Escuela Ciencias Administrativas y Contables

EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA GESTIÓN DE CRÉDITO Y COBRANZAS EN LA EMPRESA RINOGAS CIA. LTDA. LOCALIZADA EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO. PERIODO 2016 - 2017 Trabajo de Titulación previo a la obtención del título de Ingeniero en Contabilidad y Auditoría (CPA) Línea de Investigación: Implementación de Control Interno. Autor: FRANKLIN NEPTALI SOTAMBA ALVARADO Director: MG. HERNÁN OSWALDO MALDONADO PAZMIÑO

Santo Domingo– Ecuador

Agosto, 2018

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO Dirección Académica – Escuela de Ciencias Administrativas y Contables HOJA DE APROBACIÓN EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA GESTIÓN DE CRÉDITO Y COBRANZAS EN LA EMPRESA RINOGAS CIA. LTDA. LOCALIZADA EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO. PERIODO 2016 - 2017 Línea de Investigación: Implementación del Control Interno

Autor: FRANKLIN NEPTALI SOTAMBA ALVARADO

Hernán Oswaldo Maldonado Pazmiño, Mg.

f. _____________________

DIRECTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN Ximena Leticia García Zambrano, Mg CALIFICADOR

f._____________________

Luis Evangelio Morejón Armijo, Mg CALIFICADOR

f. _____________________

Doris María Celi Pinza, Mg. DIRECTOR DE LA ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

f. _____________________

Santo Domingo– Ecuador Agosto, 2018

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DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD Yo, Franklin Nepalí Sotamba Alvarado portador de la cédula de ciudadanía No. 172260909-4 declaro que los resultados obtenidos en la investigación que presento como informe final, previo la obtención del Grado de Ingeniero en Contabilidad y Auditoría (CPA) son absolutamente originales, auténticos y personales. En tal virtud, declaro que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos que se desprenden del trabajo propuesto de investigación y luego de la redacción de este documento son y serán de mi sola y exclusiva responsabilidad legal y académica.

Franklin Nepalí Sotamba Alvarado CI. 180304151-6

AGRADECIMIENTO Este proyecto es el resultado del esfuerzo, donde se ha puesto en prueba la capacidad y conocimiento, en el desarrollo de investigación, el cual ha finalizado superando las expectativas. Principalmente a Dios, muestra de amor infinito que nos guía y bendice con su luz divina por el camino correcto para no desmayar y seguir perseverando por alcanzar los objetivos. A la Pontificia Universidad Católica sede Santo Domingo que es el centro que permite ser un profesional, mediante los docentes que han aportado con sus conocimientos en este proceso académico. A mis padres, quienes a lo largo de mi vida han velado por el bienestar y educación, brindado apoyo incondicional en todo momento. Al Mg. Hernán Maldonado, por sus conocimientos, orientaciones, paciencia y motivación, que han sido fundamentales en el desarrollo de este proyecto.

Franklin Neptali Sotamba Alvarado

DEDICATORIA Por permitirme cumplir con uno de los objetivos de vida, a Dios por mostrar continuamente, que con humildad, paciencia y perseverancia toda es posible. A mis padres que ofrezco todo el esfuerzo y trabajo, para la realizaciรณn de este proyecto, porque son la fortaleza, motivaciรณn y ejemplo de persistencia y constancia, por haber confiado en todo momento, y de forma indirecta guiar con sus sabios consejos, sus valores inculcados y el apoyo incondicional que me brindan.

Franklin Neptali Sotamba Alvarado

RESUMEN El presente trabajo de titulación tuvo como objetivo evaluar el sistema de control interno de la gestión de crédito y cobranza de la empresa RHINOGAS CIA LTDA., dedicada a la comercialización de combustibles para vehículos a gasolina y diésel, realizando sus actividades en la cuidad de Santo Domingo, con la finalidad de mejorar el sistema de control interno que posee la empresa, la investigación surge mediante el levantamiento de información utilizando la observación directa, aplicación de una entrevista al gerente ,jefe de crédito y clientes .La metodología utilizada es de enfoque cuantitativo ,con un tipo de investigación descriptiva y exploratoria ,mediante el cual se logró evidenciar las deficiencias que posee la empresa en la gestión del crédito y cobranza. Posteriormente se procedió a evaluar el sistema de control interno y mediante la utilización del cuestionario del COSO ERM se estableció el nivel de riesgo que tiene la empresa en el área de crédito y cobranza. Adicional se realizó las recomendaciones, que basado en la misma se consideró oportuno la creación de una guía de políticas y procedimientos para el área de crédito y cobranza, que permita obtener eficiencia en cada una de las actividades realizadas en el área y a su vez alcanzar los objetivos planteados por la organización. Palabras claves: Auditoría, control interno, gestión documental, crédito, cobranza.

vii

ABSTRACT The aim of the present titration work was to evaluate the internal control system of credit and collection management of the company RHINOGAS CIA LTDA., committed to the commercialization of fuels for gasoline and diesel vehicles, performing its activities in the city of Santo Domingo, in order to improve the internal control system that the company has, the research ascends through the collection of information using direct observation, application of an interview to the manager, head of credit and customers. The methodology used is a quantitative method, with a sort of descriptive and exploratory study, through which it was possible to prove the deficits that the company has in the management of credit and collection. Consequently, the internal control system was evaluated and, through the use of the COSO ERM questionnaire, the level of risk that the company has in the area of credit and collection was established. Added recommendations were made, based on which it was considered appropriate to create a policy and procedures guide for the credit and collection area, which permits for efficiency in each of the activities performed in the area and in turn to accomplish the aims raised up by the organization. Keywords: Audit, internal control, document management, credit, collection.

viii

ÍNDICE DE CONTENIDO 1.

INTRODUCCIÓN ................................................................................................... 1

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ................................................................ 2

2.1.

Delimitación del Problema de Investigación ........................................................... 2

2.1.1.

Contexto macro. ....................................................................................................... 2

2.1.2.

Contexto meso. ........................................................................................................ 2

2.1.3.

Contexto micro......................................................................................................... 3

2.2.

Formulación del problema de investigación ............................................................ 3

2.3.

Sistematización del problema de investigación ....................................................... 3

2.4.

Justificación de la investigación .............................................................................. 4

2.5.

Objetivo de la investigación..................................................................................... 5

2.5.1.

Objetivo general ....................................................................................................... 5

2.5.2.

Objetivos específicos ............................................................................................... 5

MARCO REFERENCIAL ....................................................................................... 6

3.1.

Antecedentes ............................................................................................................ 6

3.2.

Revisión de la literatura o fundamentos teóricos ..................................................... 8

3.2.1.

Origen y evolución del objeto de la investigación. .................................................. 8

3.2.2.

Procesos contables. .................................................................................................. 8 Contabilidad. ............................................................................................................ 8 Objetivos de la contabilidad..................................................................................... 9 Importancia de la contabilidad ................................................................................. 9

3.2.3.

Auditoría. ................................................................................................................. 9 Importancia de la Auditoría. .................................................................................. 10 Auditoría de Gestión. ............................................................................................. 10 Objetivos de la auditoría de gestión. ...................................................................... 11 Metodología de auditoría de gestión. ..................................................................... 11 Componentes principales en la medición en una auditoría de gestión. ................. 11 Norma internacional de auditoría (NIA 315). ....................................................... 12 Fases de la auditoria. .............................................................................................. 13 Evidencia de Auditoría. ......................................................................................... 13 Clases de auditoría. ............................................................................................... 14

3.2.4.

Control Interno. ...................................................................................................... 14 Importancia del Control Interno............................................................................. 15 Objetivos del Control Interno. ............................................................................... 15 Tipos de Control. ................................................................................................... 15

3.2.4.3.1 Control Preliminar. ................................................................................................ 16

ix 3.2.4.3.2 Control Concurrente............................................................................................... 16 3.2.4.3.3 Control por Retroalimentación. ............................................................................. 16 Clases de control interno. ....................................................................................... 16 3.2.4.4.1 Control interno contable. ....................................................................................... 16 3.2.4.4.2 Control interno administrativo. .............................................................................. 17 El sistema de control interno basado en el modelo COSO II. ............................... 17 3.2.4.5.1 Entorno interno. ..................................................................................................... 17 3.2.4.5.2 Definición de objetivos. ......................................................................................... 17 3.2.4.5.3 Identificación de eventos. ...................................................................................... 18 3.2.4.5.4 Valoración de riesgos. ............................................................................................ 18 3.2.4.5.5 Respuesta al riesgo. ................................................................................................ 18 3.2.4.5.6 Actividades de control. .......................................................................................... 19 3.2.4.5.7 Información y comunicación. ................................................................................ 19 3.2.4.5.8 Monitoreo. .............................................................................................................. 19 Evaluación del Sistema de Control Interno. .......................................................... 19 Métodos de evaluación del control interno. ........................................................... 20 3.2.4.7.1 Método de cuestionario. ......................................................................................... 20 3.2.4.7.2 Método narrativo o descriptivo. ............................................................................. 20 3.2.4.7.3 Método gráfico o diagramas de flujo. .................................................................... 20 3.2.4.7.4 Combinación de métodos. ...................................................................................... 20 3.2.5.

Crédito.................................................................................................................... 21 Definición de crédito.............................................................................................. 21 Políticas de crédito. ................................................................................................ 21 Bases de créditos. ................................................................................................... 21

3.2.6.

La cobranza. ........................................................................................................... 22 Objetivos de la cobranza. ....................................................................................... 22 Políticas de la cobranza. ......................................................................................... 22 Registro y procedimiento de cobro. ....................................................................... 22 Etapas y técnicas de la cobranza. ........................................................................... 23 Gestión de Cobranza. ............................................................................................. 23 Tratamiento para clientes morosos. ....................................................................... 23

METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ..................................................... 24

4.1.

Enfoque / Tipo de investigación ............................................................................ 24

4.1.1.

Enfoque de investigación. ...................................................................................... 24 Enfoque cualitativo. ............................................................................................... 24 Enfoque cuantitativo. ............................................................................................. 24

4.1.2.

Tipos de investigación. .......................................................................................... 24

x Investigación exploratoria. ..................................................................................... 24 Investigación descriptiva. ...................................................................................... 25 4.1.3.

Métodos de investigación. ..................................................................................... 25 Método inductivo. .................................................................................................. 25 Método deductivo. ................................................................................................. 25

4.2.

Población / Muestra ............................................................................................... 25

4.2.1.

Población................................................................................................................ 25

4.2.2.

Muestra. ................................................................................................................. 26

4.3.

Operacionalización de las variables ....................................................................... 26

4.4.

Técnicas e instrumentos de recogida de datos ....................................................... 27

4.4.1.

Técnicas. ................................................................................................................ 27 Encuesta. ................................................................................................................ 27 Entrevista. .............................................................................................................. 27 Observación. .......................................................................................................... 27

4.4.2.

Instrumentos. .......................................................................................................... 28 Cuestionario. .......................................................................................................... 28 Guía de Entrevista. ................................................................................................. 28 Ficha de observación.............................................................................................. 28

4.5.

Técnicas de Análisis de Datos ............................................................................... 28

4.5.1.

Análisis cualitativo................................................................................................. 29

4.5.2.

Análisis cuantitativo............................................................................................... 29

RESULTADOS...................................................................................................... 30

5.1.

Propuesta de Intervención ...................................................................................... 34

5.1.1.

Objetivos. ............................................................................................................... 35 Objetivo general. .................................................................................................... 35 Objetivos específicos. ............................................................................................ 35

5.1.2.

Desarrollo de la propuesta de intervención. ........................................................... 35 Diagnóstico de la situación actual.......................................................................... 35 Programa de planificación. ................................................................................... 36

5.1.2.2.1 Conocimiento de la empresa. ................................................................................. 39 Papel de trabajo 5. Estructura organizacional. ......................................................................... 43 Determinación de áreas críticas. ............................................................................ 50 5.1.2.3.1 Valoración de los componentes. ............................................................................ 52 5.1.2.3.2 Descripción de los procesos ................................................................................... 53 5.1.2.3.3 Narrativa del Procedimiento de venta a crédito. .................................................... 53 5.1.2.3.4 Narrativa del Procedimiento de cobranzas. ........................................................... 55 Pruebas de recorrido. ............................................................................................. 57

xi 5.1.2.4.1 Evaluación del riesgo. ............................................................................................ 60 5.1.2.4.2 Informe de planificación. ....................................................................................... 61 Políticas y procedimientos propuestos. .................................................................. 62 Políticas propuestas de crédito y cobranza. ........................................................... 62 5.1.2.6.1 Ventas. ................................................................................................................... 62 5.1.2.6.2 Plazo....................................................................................................................... 63 5.1.2.6.3 Línea de crédito...................................................................................................... 63 5.1.2.6.4 Fecha de corte. ....................................................................................................... 63 5.1.2.6.5 Fecha de vencimiento. ........................................................................................... 63 5.1.2.6.6 Requisitos para otorgar el crédito. ......................................................................... 64 Cobranza. ............................................................................................................... 64 Guía de funciones. ................................................................................................. 65 Propuesta de un Organigrama para la Empresa. .................................................... 69 6.

DISCUSIÓN .......................................................................................................... 71

CONCLUSIONES ................................................................................................. 72

RECOMENDACIONES. ....................................................................................... 73

LISTA DE REFERENCIAS. ................................................................................. 74

10.

GLOSARIO. .......................................................................................................... 76

11.

ANEXOS. .............................................................................................................. 78

xii ÍNDICE DE TABLAS

TABLA 1. FASES DE AUDITORIA................................................................................................. 13 TABLA 2. CLASES DE AUDITORÍA.............................................................................................. 14 TABLA 3. DATOS ....................................................................................................................... 25 TABLA 4.DE LA VARIABLE INDEPENDIENTE Y DEPENDIENTE ..................................................... 26 TABLA 5. ENTREVISTA AL GERENTE ......................................................................................... 30 TABLA 6. ENTREVISTA AL CONTADOR ...................................................................................... 31 TABLA 7. ENCUESTA A CLIENTES ............................................................................................. 32 TABLA 8. ENCUESTA APLICADA A LOS TRABAJADORES ............................................................. 33 TABLA 9. PROGRAMA DE PLANIFICACIÓN. ................................................................................ 36 TABLA 10. PAPEL DE TRABAJO 1. ENTREVISTA AL GERENTE .................................................... 39 TABLA 11. PAPEL DE TRABAJO 2. SOLICITUD ESPACIO FÍSICO ................................................... 40 TABLA 12. PAPEL DE TRABAJO 3. SOLICITUD DE INFORMACIÓN. ............................................... 41 TABLA 13. PAPEL DE TRABAJO 4. ESTRUCTURA OPERATIVA. .................................................... 42 TABLA .PAPEL DE TRABAJO 5. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL. .............................................. 43 TABLA 15.PAPEL DE TRABAJO 6. SOLICITUD INFORMACIÓN RELEVANTE. ................................. 44 TABLA 16.PAPEL DE TRABAJO 7. ÁREA ADMINISTRATIVA. ....................................................... 45 TABLA 17.PAPEL DE TRABAJO 8. POLÍTICAS DE CRÉDITO Y COBRANZA. ................................... 46 TABLA 18.PAPEL DE TRABAJO 9. INFORMACIÓN REAL DE LA EMPRESA. .................................... 47 TABLA 19.PAPEL DE TRABAJO 10. SISTEMA CONTABLE. ........................................................... 48 TABLA 20.PAPEL DE TRABAJO 11. NORMATIVA APLICABLE. ..................................................... 49 TABLA 21.PAPEL DE TRABAJO 12. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO................................. 50 TABLA 22. VALORACIÓN DE LOS COMPONENTES ...................................................................... 52 TABLA 23.PAPEL DE TRABAJO 13.CONCECION DE CRÉDITO. ..................................................... 54 TABLA 24.PAPEL DE TRABAJO 13.1.GESTION DE COBRANZA. .................................................... 56 TABLA 25.PAPEL DE TRABAJO 14.GESTION DE COBRANZA. ....................................................... 57 TABLA 26.PAPEL DE TRABAJO 15.DEFICIENCIAS DE CONTROL INTERNO ................................... 59 TABLA 27.PAPEL DE TRABAJO 16 NIVEL DE RIESGO.................................................................. 60 TABLA 28.PAPEL DE TRABAJO 17.INFORME DE PLANIFICACIÓN. ............................................... 61 TABLA 29.PAPEL DE TRABAJO 18.FUNCION DEL GERENTE. ....................................................... 65 TABLA 30.PAPEL DE TRABAJO 19.FUNCION DEL CONTADOR. .................................................... 66 TABLA 31.PAPEL DE TRABAJO 20.FUNCION DEL JEFE DE VENTAS. ............................................ 67

xiii TABLA 32.PAPEL DE TRABAJO 21.FUNCION DEL ANALISTA DE CRÃ&#x2030;DITO. .................................. 68 TABLA 33.PAPEL DE TRABAJO 22.ORGANIGRAMA. ................................................................... 69

xiv ÍNDICE DE ANEXOS ANEXO 1: ÁRBOL DE PROBLEMAS ............................................................................................. 78 ANEXO 2: FORMATO DE ENTREVISTA A GERENTE. .................................................................... 78 ANEXO 3. FORMATO DE ENTREVISTA A CLIENTES. .................................................................... 81

INTRODUCCIÓN

El desarrollo del trabajo de titulación está enfocado, en evaluar el sistema de control interno de la gestión de crédito y cobranzas, en la empresa RHINOGAS CÍA. LTDA, dedicada a la comercialización de derivados del petróleo, en la ciudad de Santo Domingo, para mejorar sus procesos, mitigar el riesgo, generar confianza a terceros, empleados y sus propietarios, y lograr una gestión efectiva, por tal razón se plantea los siguientes puntos a tratar: El primer capítulo se encuentra la introducción de la presente investigación que es un breve resumen de todo lo relevante que se encuentra realizado a lo largo del trabajo. En el segundo capítulo se realiza el planteamiento del problema que consta la delimitación, formulación y sistematización, además la justificación de la investigación y se plantea el objetivo general con sus respectivos objetivos específicos que deberán ser desarrollados. El tercer capítulo consta el marco referencial, con los antecedentes en donde se describe datos principales de la empresa, investigaciones realizadas con anterioridad, mediante la revisión de literatura donde se define los conceptos teóricos utilizados con frecuencia en el desarrollo de la investigación facilitando la comprensión del tema, detallando cada concepto con el estado del arte. El cuarto capítulo está compuesto de la metodología que comprende el tipo de investigación en el que se enfoca el trabajo de investigación, la operacionalización de variables, las técnicas e instrumentos de recolección y de levantamiento de información. Finalmente, en el quinto capítulo se propondrá posibles soluciones que se define con el transcurso de la investigación, para esto se elaborará recomendaciones que contribuyan a una mejora continua una vez que sea implementada en la empresa.

2. 2.1.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Delimitación del Problema de Investigación Según (Ramón, 2001) el control interno se ha convertido en uno de los pilares en las

organizaciones empresariales, debido a que permite observar con claridad la eficiencia y la eficacia de las operaciones que realizan las empresas; así como la confiabilidad de los registros y el cumplimiento de las leyes ,normas y regulaciones , aplicados en los procesos productivos. En consecuencia, las organizaciones en el mundo actual han puesto en práctica el uso de las herramientas que propone el Modelo de Control Interno COSO II, con el objetivo de mejorar el control de las unidades, departamentos y áreas, entre ellas el departamento encargado de la gestión de crédito y cobranza. 2.1.1. Contexto macro. Las empresas nacionales al encontrarse envueltas en un entorno de economía tendiente a entrar en recesión se han visto en la obligación de generar ventas a crédito que tienen como característica poseer alto riesgo, pero también es un mecanismo idóneo que les permite obtener rentabilidad, es por esta razón que las empresas necesitan un modelo o sistema que le ayude a ejercer un control sobre los departamentos encargados de analizar, conceder y recuperar los valores de ventas a crédito, encontrando como sistema más confiable el modelo COSO II. La industria ecuatoriana ha experimentado un leve decrecimiento ,en los últimos años ,debido a recesión económica, donde las empresas comerciales se convierten en fuentes principales de generación ingresos para el país ,siendo el medio de intercambio de bienes y servicios a través de las diferentes unidades de negocio ,originando ventas a crédito los mismos que requieren de una gestión eficiente para lograr cumplir con el ciclo de caja. 2.1.2. Contexto meso. Santo domingo de los Tsáchilas es una provincia que dentro de sus principales características está el comercio ,con un estrato de cuarta ciudad más poblada del país, por su ubicación un lugar estratégico entre las regiones costa y sierra , da lugar a la transportación de mercancías, en los últimos años ha tenido un crecimiento, donde surgen negocios entre ellos los que se dedican a la comercialización de productos primarios y secundarios, dentro de estas actividades los dedicados a vender productos derivados del petróleo, en la ciudad existe alrededor de 41 mil vehículos aproximadamente que ha sido registrado según cifras del INEC.

3 2.1.3. Contexto micro. En Santo Domingo, en la Cooperativa Los Naranjos, se encuentra la empresa RHINOGAS CIA LTDA Cía. Ltda. , que inició sus actividades

hace 17 años , cuyo

representante legal es el Ing. Francisco Núñez, se dedica a la comercialización de combustibles como son: Diésel, Extra y Súper, la problemática que posee la empresa es la inadecuada gestión de cobranzas y también por no contar un estándar de requisitos para la concesión de créditos, además existe debilidades en procedimientos, los cuales son únicamente verbales y los controles son dados de manera empírica ,por lo cual la veracidad de la información financiera es poco confiable y dificulta para la toma de decisiones, al no ser oportuna y veraz las cuentas por cobrar ocasiona pérdidas económicas y no permite cumplir a tiempo con los pagos , no tiene políticas planteadas, ocasionando perdida de liquidez y clientes. Por tal razón se propone evaluar el sistema de control interno, para mejorar la gestión de crédito y cobranza en la empresa RHINOGAS CIA LTDA CÍA. LTDA, de tal manera que la misma, pueda ser eficiente y productiva en cada uno de los procesos que lleve a cabo.

2.2.

Formulación del problema de investigación ¿De qué manera evaluar el sistema de control interno a la gestión de créditos y

cobranzas en la EMPRESA RHINOGAS CIA LTDA localizada en la ciudad de Santo Domingo puede contribuir a la toma acertada de decisiones?

2.3.

Sistematización del problema de investigación 

¿Qué técnicas de auditoria permitirán conocer los procedimientos actuales en la gestión de créditos y cobranzas de RHINOGAS CIA LTDA CÍA LTDA?



¿Cómo identificar las áreas críticas en los procedimientos de concesión y cobranza que realiza RHINOGAS CIA LTDA?



¿Qué procedimientos deben seguirse para el establecimiento de hallazgos en la evaluación del control interno del área de créditos y cobranzas?



¿De qué manera los resultados de la evaluación al sistema de control interno pueden incidir en la mejora de la gestión del área de crédito y cobranzas en la empresa RHINOGAS CIA LTDA CIA LTADA?

2.4. Justificación de la investigación Mediante la determinación de áreas critica en la empresa se hace necesario la evaluación del sistema de control interno permite resolver los problemas, identificar la situación actual , este diagnóstico verifica cómo está el proceso y área de crédito y cobranza. Además, permite definir las fortalezas y debilidades de la organización mediante una cuantificación de todos sus recursos. El presente trabajo de investigación, está relacionado con el objetivo ocho, consolidar el sistema económico social y solidario, de forma sostenible, el objetivo 8.10. establece articular la relación entre el Estado y el sector privado, y aportará a la consecución de lo que establece el inciso b) que es establecer mecanismos integrales para fortalecer el clima de negocios, la inversión en el país, y promover la imagen del Ecuador a nivel internacional, a su vez logrando dar cumplimiento a lo establecido en el literal j) del mismo inciso que es contratar trabajadores locales en los diferentes niveles de encadenamiento productivo territoriales bajo condiciones dignas logrando así contribuir a la transformación del modo de producción , haciendo así un impulso al fortalecimiento sostenible de las finanzas públicas y la relación entre el Estado y el sector privado, estableciendo así la unión al sistema económico social. También está alineado al objetivo 10.5. Fortalecer la economía popular y solidaria, y las micro, pequeñas y medianas empresas Mipymes en la estructura productiva en especial al que se contempla en su primer inciso Establecer mecanismos para la incorporación de las micro, pequeñas y medianas unidades productivas y de servicios, en cadenas productivas vinculadas directa o indirectamente a los sectores prioritarios, de conformidad con las características productivas por sector, la intensidad de mano de obra y la generación de ingresos. Y guarda relación con el plan zonal de acuerdo al objetivo 4.3 que busca la Transformación de la matriz

Productiva, que menciona la necesidad de diversificar la

producción mediante industria priorizadas con carácter social y ambiental de los bienes y servicios como punto de partida para cualquier proyecto de desarrollo nacional por eso se han establecidos las bases para el cambio de la matriz productiva a través de importantes inversiones infraestructura de transporte y comunicaciones importantes para incentivar la productividad sistémica.

5 La investigación tiene la finalidad, de evaluar el sistema de control interno en la gestión de créditos y cobranzas, y contribuye a la EMPRESA RHINOGAS CIA LTDA, a la identificación de los aspectos relevantes de su actividad, para la toma de decisiones acertadas y que verifique las deficiencias en los procesos de comercialización, logrando una mejora continua. Al culminar el presente trabajo de titulación se beneficiará a la administración de la empresa, donde se pondrá práctica todos los conocimientos adquiridos en la PUCE-SD y cumplir así con el requisito necesario para la graduación, además se dejara como premisa para los estudiantes que realicen investigaciones similares en el futuro.

2.5. Objetivo de la investigación 2.5.1. Objetivo general Evaluar el Sistema Control Interno a la Gestión de créditos y cobranzas de la EMPRESA RHINOGAS CIA LTDA, localizada en la Ciudad de Santo Domingo. 2.5.2. Objetivos específicos Diagnosticar la situación actual en cuanto a políticas y procedimientos que maneja la EMPRESA RHINOGAS CIA LTDA, referente a sus actividades diarias en la gestión de créditos y cobranzas. Identificar los riesgos que afectan a la eficiencia en el proceso de gestión de créditos y cobranzas. Realizar pruebas de recorrido para la verificación del acatamiento de políticas y procedimientos en la concesión y recuperación de los créditos. Proponer políticas y procedimientos de control interno que permitan mejorar la gestión de créditos y cobranzas.

3. 3.1.

MARCO REFERENCIAL

Antecedentes Las empresas se interesan por contar con adecuado control sobre sus créditos y

cobranzas, como trabajos de investigación que tratan el tema, evaluación del sistema de control interno de la gestión de créditos y cobranzas, se analizó los siguientes: ¨Propuesta para la evaluación del sistema de control interno y mejora de la gestión de cartera en la empresa Electrohogar. En la ciudad de Santo Domingo. Año 2015¨(Flores & Paredes 2016).En la investigación proponen una evaluación al sistema de control interno para la mejora de la gestión de cartera, entre los problemas que destacan la falta de personal calificado en la recuperación de los créditos otorgados y una deficiente calificación de clientes con su capacidad de pago, los investigadores concluyen que el mismo permitirá mejorar la forma de conceder los créditos y sobre todo la gestión de cobranza para que de esta manera la empresa logre cumplir sus objetivos y mantenerse en el mercado con liquidez y de la misma forma pueda cumplir con sus proveedores a tiempo. ¨Control interno y gestión de cartera en la sociedad pequeños comerciantes Unión y Progreso de la provincia de Santo Domingo de Los Tsáchilas. Año 2017¨(Toapanta 2017). De acuerdo con esta investigación el propósito fue, ayudar a resolver el problema planteado por medio de la propuesta de un Sistema de control interno que permita garantizar el proceso de gestión de cartera confiable y seguir con sus operaciones, con controles adecuados que permitan mitigar los riesgos de morosidad y pérdida de liquidez ; para lograr se proponen tener políticas competentes, implementarlas en la organización, para salvaguardar los recursos de la sociedad. ¨Evaluación del sistema de control interno de los procesos de crédito de BEMAUEXPRESS S.A en Santo Domingo, año 2016¨.(Reyes & Vega ,2017).En la investigación el objetivo es evaluar el sistema de control interno de la gestión de crédito y cobranza de la compañía BEMAUEXPRESS S.A , dedicada al servicio de distribución de encomiendas y mudanzas a nivel nacional, con su matriz en Santo Domingo ,los investigadores consideraron oportuno la creación de una guía de políticas y procedimientos para el área de crédito y cobranzas que permita mejorar la eficiencia del control interno del proceso de cobranzas y a su vez alcanzar los objetivos planteados por la organización.

7 ¨Evaluación del sistema de control interno de la gestión de crédito y cobranzas de la empresa Disproauto Cía. Ltda.¨(Guamán & Román ,2018) En la investigación el objetivo es evaluar el sistema de control interno de la gestión de crédito y cobranza de la empresa disproauto, dedicada a comercializar y distribuir a nivel nacional de repuestos automotrices, en Santo Domingo ,los investigadores mediante la aplicación del cuestionario basado en el COSO ll identificaron que el nivel de riesgo era alto y el nivel de confianza bajo ocasionando procesos ineficientes, consideraron oportuno la creación de nuevas ,estructura organizacional y procesos mejorados para el área de crédito y cobranzas que permita mejorar la eficiencia de la organización. ¨Evaluación

del sistema de control interno al proceso de créditos y cobranzas en

Medinatural CÍA. Ltda., en Santo Domingo 2016.¨(Loor & Zambrano,2017) En la investigación el objetivo es evaluar el sistema de control interno de la gestión de crédito y cobranza de la empresa Medinatural, dedicada a comercializar productos medicinales, en Santo Domingo ,los investigadores mediante la aplicación del cuestionario basado en el COSO ll identificaron que el nivel de riesgo era alto y el nivel de confianza bajo ocasionando falta de liquidez, consideraron oportuno la creación de nuevas ,estructura organizacional y procesos mejorados para el área de crédito y cobranzas que permita mejorar la eficiencia en el cobro de créditos. Después de analizar diferentes trabajos de investigación se podido determinar que el tema “EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA GESTIÓN DE CRÉDITO Y COBRANZAS EN LA EMPRESA RINOGAS CIA. LTDA. LOCALIZADA EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO. PERIODO 2016 - 2017” No ha sido tratado en consecuencia es único y original. El presente proyecto de investigación soporta el estudio de todos los temas y subtemas con las que se trata de fundamentar científicamente el origen del problema para realizar la propuesta esperada, mediante la consulta de distintos autores y fuentes relacionadas con las que se realizará un análisis de las variables dependiente que es la Gestión de Crédito y Cobranza y la independiente Control Interno.

3.2. Revisión de la literatura o fundamentos teóricos 3.2.1. Origen y evolución del objeto de la investigación. RHINOGAS CIA LTDA CIA. LTDA, es una empresa que con el transcurso del tiempo ha logrado un moderado crecimiento, lo cual se ve reflejado en el aumento de las ventas y en una proporción similar incremento de clientes a crédito. Al tener un control interno deficiente y en la actualidad es de vital importancia tener clara las políticas se hace necesaria la evaluación para tomar medidas preventivas o correctivas. 3.2.2. Procesos contables. Contabilidad. La contabilidad como técnica donde se registran en forma sistemática y cronológica de las actividades que realiza la organización. Esto significa que, es la ciencia y el arte y la técnica que permite el análisis, clasificación, registro, control e interpretación de las transacciones que se realizan en una empresa con el objeto de conocer su situación económica y financiera al término de un ejercicio económico o periodo contable. (Bravo, 2007, p 1)

Este mètodo al ser utilizado permite cumplir con el objetivo de producir informacion finaciera para la toma de decicones. Se considera parte del procedimiento donde se refleja la informacion referente al patrimonio que tiene una organización y como fue constituyendo, facilita a la administracion analizar los estados financieros. Es un elemento del sistema de información de un ente, que proporciona datos sobre su patrimonio y la evolución del mismo, destinados a facilitar las decisiones de sus administradores y de los terceros que interactúan con él en cuanto se refiere a su relación actual o potencial con el mismo. (Zapata, 2011, p 12)

Esta información es de utilidad para los integrantes tanto de la empresa como para los entes involucrados logrando así una descripción contable del desempeño de cada una de las actividades desarrolladas en el cumplimiento de sus objetivos.

9 Objetivos de la contabilidad. Es de vital importancia la contabilidad, permite conocer la información confiable en un momento determinado. “instrumento de información y aunque son múltiples las informaciones o datos que pueda suministrar la contabilidad” (Omeñaca, 2010, p 22) . La misma permite evaluar la situacion en que se encuentra los resultados de las operaciones realizadas. Importancia de la contabilidad La contabilidad es importante porque se conoce con exactitud la situación económica real del aspecto financiero, mediante el control de operaciones y de las personas que lo realizan. Permite conocer la real situación económica financiera de una empresa; en cambio cuando no llevamos contabilidad, no se tiene en cuenta cuanto nos deben o debemos, cual es el volumen de compras, ventas gastos; en definitiva, solo se tiene una idea aproximada de la situación económica de la empresa es decir en forma empírica. (Sarmiento, 2009, p 5)

Toda empresa tiene la necesidad de llevar un control de sus actividades comerciales y operacionales mediante el cual obtendrá mayor rendimiento y productividad en relación a su patrimonio. 3.2.3. Auditoría. Es un examen metódico que se basa en principios y normas que permiten evaluar y obtener información acerca de las evidencias referentes a los informes de las actividades económicas y otros acontecimientos y es realizado por un profesional especializado. La auditoría de los estados financieros es el proceso que efectúa un contador público independiente al examinar los estados financieros preparados por la entidad económica, con el fin de reunir elementos de juicios suficientes, con el propósito de emitir una opinión profesional sobre la credibilidad de dichos estados financieros, la cual se expresa en un documento formal denominado dictamen. (Mendivil, 2010, p 1)

Mediante este anàlisis documental de los estados financieros se revisa y comprueba el cumplimiento de los procedimientos establecidos previamente por la organización. La auditoría está en la capacidad de examinar a todos los componentes de la organización sin importar la actividad que se dedique. “La auditoría está relacionada con diversos procesos de revisión o verificación que, aunque todos ellos tienen en común el estar

10 de una u otra forma vinculados a la empresa, pueden diferenciarse en función a su finalidad económica inmediata” (De la Peña, 2011). Mediante esta evaluación se determinara el uso adecuado de los recursos manejados por la entidad. Importancia de la Auditoría. Es de vital importancia ya que garantiza un correcto manejo de sus procesos, así como la veracidad y razonabilidad de la información financiera revelada. “La importancia de la auditoría surge por la vulnerabilidad a la manipulación de la información contable para favorecer determinados intereses de una o un grupo de personas, surge la importancia de una evaluación de dicha información” (De la Peña, 2011). Además de que proporciona las herramientas necesarias para la toma de decisiones acertadas dentro de la organización, respecto a la información que fue evaluada por un auditor independiente. Auditoría de Gestión. La auditoría de gestión es el examen que se realiza a una organización para determinar el cumplimiento de los objetivos propuestos. Montes, Montilla & Mejía (2014), mencionan que el propósito de la misma “es evaluar el grado de eficiencia y eficacia con que se manejan los recursos disponibles y se logran los objetivos previstos por el ente” (p. 24). Este tipo de auditoría, se la realiza mediante la utilización de indicadores de desempeño y evaluación de procesos administrativos. Consiente en identificar la forma que se está utilizando los recursos económicos, financieros, humanos y técnicos de la entidad. Es el examen que se efectúa a una entidad por un profesional externo e independiente, con el propósito de evaluar la eficacia de la gestión en relación con los objetivos generales, su eficiencia como organización y su actuación y posicionamiento desde el punto de vista competitivo, con el propósito de emitir un informe sobre la situación global de la misma y la actuación de la dirección. (Blanco, 2014, pág. 403)

Se evalúa de forma general a la organización, efectuando un análisis a las áreas con el fin de emitir recomendaciones a la empresa.

11 Objetivos de la auditoría de gestión. Según Blanco (2014), los objetivos principales en la auditoría de gestión son: 

Determinar lo adecuado de la organización de la entidad.



Verificar la existencia de objetivos y planes coherentes y realistas.



Vigilar la existencia de políticas adecuadas y el cumplimiento de las mismas.



Comprobar la confiabilidad de la información y de los controles establecidos.



Verificar la existencia de métodos o procedimientos de operación y la eficiencia de los mismos.



Comprobar la utilización adecuada de los recursos. (p.77) Metodología de auditoría de gestión.

La metodología de una auditoría de gestión adopta el punto de vista del director general, este debe tomar decisiones críticas sobre la atribución de los recursos, la estructura de la organización y el enfoque de estrategia de mercado. Comprende seis pasos fundamentales: 

Definición del problema y determinación de la estrategia.



Documentación sobre la organización.



Entrevistas con los ejecutivos.



Valoración sistemática individual de equipos y sistemas internos.



Presentación de resultados y medidas sugeridas.



Información retroactiva y seguimiento. (Montes, et. al, 2014, p.29) Componentes principales en la medición en una auditoría de gestión.

Montes, et. al. (2014), menciona que al realizar una auditoría de gestión en cualquier tipo de organización se considera lo siguiente:

12  Eficacia: Se mide por el grado de cumplimiento de los objetivos previstos en el mediano y largo plazo. Los objetivos se cumplen a través de la consecución de las metas, en términos de cantidad, calidad y oportunidad de los bienes o servicios producidos.  Eficiencia: Es la relación existente entre el trabajo desarrollado, el tiempo invertido, la inversión realizada en una actividad y el resultado logrado; lograr lo que se quiere con el mayor ahorro de recursos  Economía: La economía se relaciona con los términos y las condiciones con las que las organizaciones adquieren sus recursos financieros, humanos, físicos o tecnológicos. Se obtiene la cantidad requerida, al nivel razonable de calidad, en la oportunidad y lugar apropiado, y al menor costo posible.  Ética: Estudia el desarrollo de la administración, identifica los receptores de su actuación económica para determinar cómo se distribuyen los costos y los beneficios entre los agentes económicos que intervienen en su acción.  Ecología: Implica la defensa y la protección de la naturaleza y del medio ambiente. Articula indicadores de sostenibilidad ambiental en el contexto del desarrollo, establece sistemas de información que facilitan el control y la fiscalización de las acciones que afectan la condición de la naturaleza y el desarrollo nacional. (p.28) Norma internacional de auditoría (NIA 315). La Norma internacional de auditoría contiene principios y procedimientos esenciales que debe aplicar el auditor a la auditoría de estados financieros. “Debido a que trata sobre la responsabilidad que tiene el auditor de identificar y valorar os riesgos de incorrección material en los estados financieros”; a través el conocimiento de la entidad y de su entorno incluido su control interno. Los procedimientos precisos requeridos para aplicar estas normas se deben ajustar al juicio profesional de cada auditor y por ende dependerán de las circunstancias que se diera en cada caso.

13 Fases de la auditoria. Tabla 1. Fases de auditoria Fases de auditoria.

Fases Fases l

Detalle Planificación

Fases ll

Ejecución del trabajo

Fases lll

Comunicación resultados obtenidos

Fases lV

Redacción del informe

Definición Se debe planificar todos los trabajos: los mismos que deben realizar en la oficina del auditor. Se efectúa siempre que sea posible en la dependencia del cliente a excepción que sea una empresa de servicios y la contabilidad pudiera estar centralizada en una sociedad matriz, cuyo caso una gran parte de la documentación pudiera remitir a las oficinas del auditor. La reunión del trabajo se suele realizar en las dependencias del cliente y en el supuesto de requerir una mayor confidencialidad en las oficinas del auditor. El trabajo se realiza siempre en el despacho del auditor o firma de auditoría.

Nota: Adaptado de ¨Auditoria¨ por Pallerola, J., & Monfort, E. (2012). Auditoría., Madrid: StarBook

Dentro de las fases de auditoria están descritos todos los pasos que se deben cumplir al momento de realizar la misma entre las que se encuentra que, todo trabajo se debe planificar, y además que se debe cumplir con todos documentos sustantivos, cuyos resultados deben ser comunicados a las personas indicadas y restringir para quienes se lo estipule en la misma, este resultado debe ser redactado por el auditor. Evidencia de Auditoría. Según Estupiñan (2014), las evidencias en la auditoría están fijadas por tres factores, objetivo para el que se obtiene la evidencia, método utilizado para obtenerla y la fuente de la que es obtenida. (p.17) NIA 500 (2013), menciona que la evidencia de la auditoría se basa en la información utilizada por el auditor para alcanzar las conclusiones en las que emite su opinión, esta incluye los registros contables y otra información. Además, se considera que una evidencia de auditoría es competente y suficiente; cuando es relevante, auténtica, verificable y neutral.

14 Clases de auditoría. Tabla 2. Clases de Auditoría. Clases de Auditoría. Función

Subdivisión

Descripción La desarrollan personas que dependen del negocio y actúan revisando aspectos que interesan, en particular, a la administración, aunque pueden efectuar revisiones programadas sobre todos los aspectos operativos y de riesgo de la empresa. Conocida también como la auditoría independiente, la efectúan profesionales que no dependen de la empresa, ni económicamente ni bajo cualquier otro concepto, y a los que se reconoce un juicio imparcial que merece la confianza de terceros.

Auditoría Interna

Sujeto

Auditoría Externa

Auditoría Operativa

Objeto Auditoría de Cumplimiento

Auditoría Estados Financieros.

Alcance

Tiene por objeto la revisión de los sistemas administrativos de la empresa, así como de los controles existentes sobre lo mismo conforme a unas normas y procedimientos apropiados. Evalúa la calidad, medida en términos de eficiencia y de eficacia, de los procedimientos y métodos utilizados en la gestión de una organización. Parte de la auditoría operativa y trata de evaluar la eficacia de la misma. Tiene como objetivo comprobar si la entidad auditada aplica correctamente los procedimientos y normas establecidas por los manuales de control interno y por las decisiones del consejo de administración. Corresponde con los objetos que anterior hemos definidos al anunciar a las notas que integran la definición de auditoría, es decir, si los estados financieros reflejan la imagen fiel de la empresa

Auditorías totales o completas.

Revisan la totalidad de las operaciones, estando referido su informe a la razonabilidad del valor del patrimonio, resultados y posición financiera de la empresa en su conjunto.

Auditorías parciales o de alcance limitado

Se centran en un área de la empresa o en una operación o conjunto de operaciones específicas, pudiendo también referirse a un análisis con una limitación temporal o espacial, originando informes especiales.

Referencia

(Mendívil, 2010, p.3)

(Sánchez, 2014, p.3739)

Nota: Clases de Auditoria. Por Mendívil, V. (2010).

3.2.4. Control Interno. El control interno es diseñado por la alta dirección y ejecutado por los empleados de la organización, enfocado en el cumplimiento de los objetivos. “Es un proceso establecidos por la junta de directores y por la administración más alta para proveerse a sí mismos con un sistema dinámico, proactivo, sobre la manera cómo funciona la institución” (Mantilla, 2013, p15).el cual apoya a medir la eficiencia de operación de las areas funcionales al estar adecuadamente diseñados e implementados a la estructura organizacional de una empresa, favorecerá a que obtenga una mayor fiabilidad en sus operaciones y actividades así como cierto grado de seguridad en sus activos .

15 Es un conjunto de normas, políticas procedimientos y técnicas de verificación y evaluación que una entidad adopta “es un proceso ejecutado por la junta directiva o consejo de administración de una entidad, por su grupo directivo y por el resto de personal, diseñando específicamente para proporcional seguridad razonable de conseguir en la empresa tres categorías de objetivos” (Franklin, 2013, p. 25). También ayudará a que no existan irregularidades en las actividades de la entidad ya que el control interno establece la obligación de asumir conducta ética en todos los niveles de organización, como base para su funcionamiento. Importancia del Control Interno. “Todas las empresas, ya sean comerciales, industriales o financieras, cuentan con una serie de herramientas e instrumentos, que se dan mediante manual de funciones, además es de vital importancia de que estas cuenten con un sistema de control interno. Contribuye a la seguridad del sistema contable, así como a la evaluación de los procedimientos administrativos y contables que ayudan a la empresa a cumplir sus objetivos, y a la vez reduciendo los riesgos de pérdidas de activos, confiabilidad de los estados financieros y el cumplimiento de leyes. (Mantilla, 2013, p. 69).

Permite evaluar que todos los procesos de la organización se lleven a cabo con efectividad y que contribuyan a los objetivos organizacionales propuestos por la alta administración. Objetivos del Control Interno. Apoyar y medir el cumplimiento de las políticas de la organización, mediante la eficiencia de operaciones en todas las áreas funcionales de la organización. “El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos que aseguren que los activos están debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente” (Mantilla S. , 2013, p14). Protegiendo los recursos contra perdida, fraude o ineficiencia, promueve la exactitud y confianza de los informes contables y administrativos. Tipos de Control. El control se puede dividir en tres tipos principales de acuerdo con la actividad y estos son:

16 3.2.4.3.1

Control Preliminar.

Este control se lo realiza de una forma global y antes realizar el análisis de los procedimientos de la organización. “Los recursos humanos deben satisfacer los requisitos de los puntos según lo define la estructura organizacional. Los materiales han de satisfacer los niveles aceptables de calidad y es necesario disponer de ellos en el momento y lugar adecuados” (Valencia, 2009, p123, 124). Esta información permitirá tener una visión general de las actividades a realizar. 3.2.4.3.2

Control Concurrente.

Este control se lo realiza en el momento que la organización está siendo analizada y verifica que las normas impuestas se cumplan. “Es aquel que regula las operaciones reales y continuas para garantizar que los objetivos se cumplan” (Valencia, 2009, p 124).Se dedica a verificar los procedimientos en el momento que se va ejecutando. 3.2.4.3.3

Control por Retroalimentación.

Este control se lo realiza luego que las actividades propuestas se han realizado “Este se enfoca a resultados finales. Cuando se toma una acción correctiva, esta se dirige hacia el mejoramiento del proceso de adquirir recursos o de las operaciones reales” (Valencia, 2009, p 124). Mediante el mismo se detectara en que proporcion no se cumplio las normas prouestas. Clases de control interno. El control interno es el sustento de credibilidad en la consecución de los procesos dentro de una organización por lo que (Bosch, 2013, p. 58-59), señala que son: 3.2.4.4.1

Control interno contable. Está relacionado con la contabilización y la verificación de partidas, así como

también de la realidad económica y financiera de la empresa, utilizando una serie de métodos que permiten verificarlo. Son todos aquellos procedimientos que se realizan teniendo como objetivo, que los registros contables muestren de forma real y razonable la situación económica y financiera de la empresa para lo cual se emplean una serie de métodos que permiten verificar la razonabilidad y confiabilidad de los informes contables y administrativos. (Bosch, 2013, p.58).

17 Con este control se podrá verificar que todos los movimientos contables se realizaron en concordancia a la normativa vigente. 3.2.4.4.2

Control interno administrativo.

Este control radica en todas aquellas medidas relacionadas con las normativas, reglamentos y procedimientos existentes en una empresa “Se refiere a todas aquellas medidas y controles relacionados con la normativa y los procedimientos existentes en una empresa, los cuales ayudan establecer el orden y el cumplimiento de los objetivos organizacionales” (Bosch, 2013, p.59). Además está vinculada a la eficiencia operativa y el cumplimento de las políticas dictadas por la dirección. El sistema de control interno basado en el modelo COSO II. Se trata de un proceso aplicado por todos los miembros de una empresa enfocado en identificar todos aquellos factores y eventos que puedan afectar a la entidad, y a la vez poder proveer de una seguridad razonable de la información y el logro de los objetivos propuestos por la administración. (Estupiñán R. , 2012). Este modelo de control interno, consiste en prever todos aquellos factores que pueden influir en el cumplimiento de objetivos, y afectar directamente a la organización. 3.2.4.5.1 Entorno interno. Se refiere a las creencias compartidas y las actitudes que le caracterizan a la entidad, así como el modo en que las estrategias y objetivos son establecidos. “El entorno interno involucra varios elementos importantes que influyen dentro del mismo, los cuales deben seguirse, aplicarse y divulgarse tales como los valores éticos, la competencia y desarrollo del personal y el estilo de operación de la administración del riesgo” (Estupiñán R. , 2012, p 57). Las actividades de negocio son estructuradas y los riesgos son identificados, evaluados y tratados. 3.2.4.5.2

Definición de objetivos.

Consiste en todos aquellos propuestos por la administración, los cuales están relacionados con la razón de ser de la empresa, dentro del contexto de la misión o visión, se establecen objetivos estratégicos, se selecciona estrategias y establece objetivos relacionados, alineados y vinculados con la estrategia de la organización, así como los relacionados con las

18 operaciones que aportan efectividad y eficiencia de las actividades operativas (Estupiñán R. , 2012).Son aquellas acciones que conlleven a la consecución de los mismos. 3.2.4.5.3

Identificación de eventos.

Se refiere a todas aquellas herramientas utilizadas en la identificación de factores que pueden contraer eventos que afecten a la organización y que no permita el cumplimiento de sus objetivos. Comprende la identificación de eventos y la combinación de técnicas vinculadas con herramientas de apoyo, que permiten la identificación de eventos pasados y futuros, y a la vez dichas técnicas consideran asuntos relacionados con cambios demográficos, mercados nuevos y acciones de los competidores. (Estupiñan, 2012, p.69)

En lo mencionado anteriormente, se establece las actividades y para ello se analiza una serie de cuestiones. 3.2.4.5.4

Valoración de riesgos.

Trata de todas aquellas técnicas, herramientas y procedimientos utilizados para la estimación de los riesgos, dentro de las cuales se usan una serie de indicadores. Consiste en la combinación de técnicas cuantitativas y cualitativas para evaluar procesos, cualitativas como el riesgo de crédito de operación y liquidez a procesos como las captaciones, colocaciones, aportes de capital, donaciones, entre otros, mientras que se les aplica técnicas y cualitativos, cuando los datos no ofrecen precisión el riesgo país y de auditoría. (Estupiñán R. , 2012, p 59)

Estas son variables de gran importancia y también se debe valorar otros medios que ayuden a la cuantificación de los riesgos. 3.2.4.5.5

Respuesta al riesgo.

Son todas las alternativas, enfocadas a evitar aquellos factores potenciales que pueden afectar el normal funcionamiento de la organización y al fallido cumplimiento de los objetivos propuestos. “Evalúa las opciones en relación con el riesgo en la entidad, propone las acciones en respuesta a los riesgos potenciales, grado que más reporta las posibilidades de riesgo, por ende, se enfocan en evitar, reducir, compartir y aceptar el riesgo” (Estupiñán R. , 2012, p. 62). puede prevenir cualquier omicion la normativa o procedimientos,el riesgo no eliminar.

19 3.2.4.5.6

Actividades de control.

Son todas aquellas acciones enfocadas a prever y mantener el control “son todas aquellas políticas y procedimientos que tienen por objeto asegurar que la respuesta al riesgo se esté ejecutando correctamente, además de que se alinean y contribuyen a la consecución de los objetivos de la empresa” (Estupiñán R. , 2012, p 63). Para que estos no puedan afectar al desarrollo de los distintos procesos y objetivos establecidos por la organización. 3.2.4.5.7

Información y comunicación.

La información y comunicación está orientada a que la misma se debe realizar en sentido amplio. “Consiste en identificar, detectar, capturar y comunicar información de fuentes internas y externas, procesos en una forma y tiempo de tal forma que permite al personal de la institución llevar a cabo sus responsabilidades que desarrollan en la organización” (Estupiñán R. , 2012, p 65). Así lograr fluir por la organización en todos los sentidos ascendente, descendente y paralelo para el correcto funcionamiento de los procesos en la empresa. 3.2.4.5.8

Monitoreo.

Implica monitorear que el proceso de Administración de Riesgos mantiene su efectividad a lo largo del tiempo. “Proceso que valora la presencia como el funcionamiento de sus componentes y la calidad de su desempeño en el tiempo. A través de Evaluaciones puntuales, realizadas por personal que no es el responsable directo de la ejecución de las actividades” (Estupiñán R. , 2012, p 67). Todos los componentes del marco ERM funcionen adecuadamente a través de actividades de monitoreo continuo. Evaluación del Sistema de Control Interno. Es una herramienta que permite que el auditor pueda evaluar el sistema de control interno de una organización, son las llamadas pruebas de cumplimiento, las cuales estudian el nivel de confiablidad existente en control interno de la empresa y su objetivo primordial es confirmar que todos, los procesos funcionan de acuerdo al diseño y se consiguen los objetivos establecidos por la organización (Bosch, 2013). La evaluación verifica todas aquellas fortalezas y debilidades de la organización a través de una cuantificación de sus recursos y que ayudan a medir la consecución de objetivos trazados por la empresa.

20 Métodos de evaluación del control interno. 3.2.4.7.1

Método de cuestionario.

Consiste en la evaluación en de un cuestionario, las cuales deben al ser resueltas por parte de los responsables de las distintas áreas. “Con base en preguntas de las cuales una respuesta afirmativa indique un punto óptimo y una negativa una debilidad, las cuales que deben ser contestadas por los funcionarios y personal responsable de las distintas áreas de la empresa bajo examen” (Estupiñán R. , 2012, p 160). Por medio de las respuestas dadas, el auditor obtendrá evidencia que deberá constatar con procedimientos alternativos. 3.2.4.7.2

Método narrativo o descriptivo.

Se refiere a la narración especificada de las operaciones relevantes dentro de la organización, así como las particularidades del sistema de control interno que se maneja. “Este método consiste en la descripción detallada de los procedimientos más importantes, así como las características más relevantes del sistema de control interno para todos los procesos de la organización, mencionando los registros y formularios que intervienen en el sistema” (Estupiñán, 2012, p. 161). En donde se clasifica por áreas, actividades, departamentos, funcionarios y empleados. 3.2.4.7.3

Método gráfico o diagramas de flujo.

También llamado de flujograma, consiste en revelar la estructura orgánica las áreas en examen, mediante la descripción objetiva. “La estructura orgánica de las áreas, así como sus distintos procedimientos a través de sus departamentos y actividades, además de que es un complemento muy útil porque permite al auditor apreciar en forma panorámica los distintos procedimientos que se combinan” (Estupiñán R. , 2012, p 163).Y en los procedimientos utilizando símbolos convencionales y explicaciones que dan una idea completa de los procedimientos de la entidad. 3.2.4.7.4

Combinación de métodos.

Combinar los métodos para la evaluación del control interno, los auditores preparan los cuestionarios con el objeto de que sean aplicables, pero no siempre es aplicable a la compañía. “Es importante la combinación de métodos para la evaluación del control interno, el diagrama de flujo facilita la respuesta a algunas preguntas mientras que por el cuestionario se las formula y obtiene la información” (Estupiñán R. , 2012, p 169). Depende la astucia del auditor al evaluar

21 los procesos de la empresa, puesto que en algunas es aplicable un método y mientras que en otras se aplica uno distinto, y es deber del auditor buscar los medios para realzar su evaluación. 3.2.5.

Crédito. Desde el punto de vista comercial es la capacidad de adquirir un préstamo en efectivo

u objeto para realizar el pago en una fecha futura “La entrega de un valor actual, sea dinero, mercancía o servicio, sobre la base de confianza, a cambio de un valor equivalente esperado en un futuro, pudiendo existir adicionalmente un interés pactado” (Villaseñor, 2009, p 11).La cual esta basada en la seguridad que se tiene en terceros para dar o recibir un bien o un valor. Definición de crédito. Valle (2012), define al crédito como la entrega de un valor actual a un valor equivalente esperado futuro ya sea en dinero, mercancía o servicio. Estableciendo adicionalmente un interés pactado mediante un contrato, en donde el deudor tiene la obligación de pagar y el acreedor tiene derecho a reclamar el pago. Políticas de crédito. Se establecen de acuerdo con el objetivo de la empresa proporcionándoles las directrices a cada departamento. “Es una regla que norma la actuación y que acatándola permite lograr los fines propuestos” (Villaseñor, 2009, 24). Las politicas deben contener los lineamientos en cuanto a tiempo establecido para la recuperacion del bien o valor,el plazo de acuerdo al nivel economico del cliente esto basado en el historial crediticio y las cancelaciones o negaciones de credito a clientes que no cumplan con sus obligaciones. Bases de créditos. Para conceder un crédito se debe conocer y tener información del cliente , así se obtendrá seguridad que el bien o valor será devuelto “El análisis del crédito es el juicio de la posición de un cliente apoyado en una información amplia y segura así como la aplicación de técnicas de evaluación para calcular el riesgo relacionado con la utilidad” (Montaño, 2010, p 22).Un elemento que permite tomar la decisión es conocer el nivel crediticio que tiene el cliente ,esto involucra la capacidad de pago y las garantias que puede ofrecer en caso de incumplimiento.

22 3.2.6. La cobranza. Es la técnica que la organización ejerce para recuperar su inversión, sobre el sujeto de crédito. “La cobranza es el sistema administrativo que tiene por objeto recuperar el importe de las ventas en la fecha de vencimiento” (Montaño, 2010, p 58).Estas formas de cobro estan asociadas a las politicas de plazo que se ha definido con anterioridad ,logrando de esta forma llevar a cabo el siclo de caja con eficiencia. Objetivos de la cobranza. El fin de la cobranza es que el dinero prestado llegue de forma oportuna y en el plazo establecido. “La cobranza tiene como objetivo principal cobrar oportunamente y depende de las características de la empresa y la política establecida en forma rígida o tolerante” (Montaño, 2010, p 60). Con una buena norma de cobranza se logrará conservar al cliente. Políticas de la cobranza. Es el conjunto de actividades, que debe estar reglamentado y por escrito, para que los encargados de los departamentos sepan que se puede realizar y cuáles son los límites de actuación, logrando así conocer lo que no se puede hacer. “sirven para consolidar criterios, evitar arbitrariedades, al momento de reclamos, simplificar los trámites de cobro, establecer las prioridades y determinar las normas de comportamiento que deben asumir los encargados de gestionar los impagados” (Montaño, 2010, p 61).Estos lineamiento a seguir dentro de la organización sirve para controlar los creditos que se otorga , en la venta de bienes o servicios. Registro y procedimiento de cobro. Cada empresa debe contar con registros y procedimientos de cobro especialmente diseñados y sistema establecido debe ajustarse a satisfacer las necesidades. “A los objetivos y políticas de la empresa, al volumen de operaciones, al tipo de clientela, al medio donde opera, el criterio de los propietarios y un gran número de variables que inciden en el buen o mal manejo del sistema” (Montaño, 2010, p 62). Para tener buenos procedimientos de cobranza deben ser planificados y anticipados para la maximización del cobro y minimizar las pérdidas de cuentas por cobrar.

23 Etapas y técnicas de la cobranza. Para evitar cuentas incobrables dentro de una empresa se debe aplicar técnicas que ayuden a la recuperación de cartera, dentro de las etapas están la de recordatorio, persecución y drástica (Montaño, 2010). En las cuales se le recuerda al cliente la fecha de vencimiento, en la siguiente se insiste al cliente que realice el pago y en la tercera etapa se debe poner en consideración de un abogado para su cobro. Gestión de Cobranza. Proceso formal mediante el cual se tramita el cobro de una cuenta por concepto de la compra de un producto o el pago de un servicio. (Montaño, 2010).Esto incluye el cobro de facturas, letras de cambio y otros títulos de valores, mediante estrategias de rembolsos por conceptos de las deudas. Tratamiento para clientes morosos. Se debe tomar en cuenta de manera especial a los clientes que incumplen los plazos. “Se debe hacer una ligera presión permanente para que los clientes paguen oportunamente, no solo por los problemas que ocasionan las demoras, sino también porque los clientes que pagan de forma oportuna adquieren mayor capacidad de compra” (Montaño, 2010, p 103).

METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN

4.1. Enfoque / Tipo de investigación 4.1.1. Enfoque de investigación. El enfoque de la presente investigación es cualitativo-cuantitativo, con tendencia cuantitativa, además, lo que se pretende con esta investigación es mencionar aquellos métodos que resultaron esenciales para direccionar a la investigación hacia la resolución de la problemática en cuestión; tomando en cuenta que la selección apropiada de la metodología de investigación a aplicarse, permite llegar a conclusiones objetivas y dar respuestas a las interrogantes. Enfoque cualitativo. Este enfoque de la investigación, fue empleado con la finalidad de sustentar las preguntas de investigación, tomando en cuenta a la información recopilada de las observaciones y entrevistas realizadas, respecto al tratamiento de los créditos y cobranzas en la empresa RHINOGAS CIA LTDA, que no constituyen métodos de recopilación de datos de medición numérica. Enfoque cuantitativo. Se hizo necesaria la aplicación de este enfoque para evaluar datos numéricos relacionados con la medición de las ventas y a su vez identificar el nivel de riesgo en la gestión de créditos y cobranzas, en la empresa en la que se realizó la investigación 4.1.2. Tipos de investigación. Investigación exploratoria. Se utilizará debido a que este tipo de investigación permite dar posibles soluciones a un inconveniente determinado, mediante el impulso a determinar el mejor diseño de investigación y en concordancia con el método de recolección de datos, logrando sacar conclusiones definitivas con precaución y minimizando posibles errores. Además, permite habituarse con el objeto de estudio y logra adquirir un conocimiento detallado de las actividades y procesos relacionados al tratamiento de los créditos y su respectiva cobranza dentro de la empresa, que facilitaron la detección de problemas específicos y el planteamiento de soluciones.

25 Investigación descriptiva. Esta investigación comprende en llegar a conocer las situaciones importantes utilizando la descripción minuciosa de los procesos, objetos o actividades. Debido a que tiene como objetivo predecir acontecimientos y establecer relaciones entre las variables de la investigación; y fue empleada con la finalidad de describir los diferentes hallazgos relacionados entre el control interno aplicado en la empresa y el tratamiento que se da a los créditos y su cobranza por parte del personal. 4.1.3. Métodos de investigación. Método inductivo. Se utiliza este método debido a que la información obtenida de sucesos particulares respecto a la gestión de los créditos y cobranzas en la empresa RHINOGAS CIA LTDA a través de la observación y el análisis de los hechos, permitiendo obtener proposiciones generales relacionadas con el manejo de ventas en la empresa. Método deductivo. Se utiliza este método de la investigación tomando en cuenta los datos generales aceptados como convenientes respecto al manejo de los créditos y cobranzas dentro de la entidad donde se lleva a cabo el estudio, con el objetivo de deducir por medio del razonamiento lógico, varias interrogantes.

4.2. Población / Muestra 4.2.1. Población. Es el grupo de individuos que se encuentran en un área determinada y de los cuales se puede obtener información. En el caso de RHINOGAS CIA LTDA, se tomó como base el número de empleados y clientes de Santo Domingo; a continuación, se muestra los resultados: Tabla 3. Datos

Población. Gerente

Contador

Clientes

Empleados Total

7 19

Nota: Datos obtenidos en investigación de campo.

26 4.2.2. Muestra. La parte representativa de la población que permitió recopilar información relevante en cuanto al tratamiento de créditos y cobranza en la empresa RHINOGAS CIA LTDA, fue el número de servidores, clientes, que operan y manejan información relacionada con el objeto de estudio, además, se consideró a toda la población como muestra, debido a que esta es menor a cien.

4.3. Operacionalización de las variables Tabla 4.de la variable independiente y dependiente Operacionalización de la variable independiente y dependiente

Variables Independien te

Dependiente

Definición conceptual Identificar necesidades propias del área de crédito y cobranza, es por ello que, se desarrolla indicadores de gestión en base a los componentes del COSO ERM, los cuales contribuyen a evaluar el manejo y cumplimiento de los procesos dentro de la misma, de tal forma que permitan identificar las deficiencias del control interno y debilidades dentro de la entidad.

Dimensión operacional

Indicador

COSO II ERM

Entorno Interno

Indicadores de gestión

Definición objetivos Identificación eventos Valoración riesgos Respuesta riesgo Actividades Control Información Comunicación Monitoreo Eficiencia

Desarrollo del indicador CONFIANZA de

Respuestas afirmativas Total de componentes

de de al

RIESGO Nivel de Riesgo Grado de error aceptado

de y

No. de cobros evaluados Total de cobros realizados No. creditos evaluados

Eficacia

Total creditos 2017

Economía

Monto de créditos concedidos Monto de créditos planificados.

Ética

No. creditos sin cumplir requisitos No. total de creditos concedidos

Ecología

No. notas de credito utilizadas Total hojas recicladas Políticas cumplidas

Concesión de Créditos

El proceso y administración de crédito busca en toda y cada una de sus etapas cuantificar el riesgo que involucra una operación financiera y, a la vez, determinar la viabilidad que representa esta colocación para la institución.

Políticas y procedimientos

Asignación de funciones Procesos establecidos

Manual de Políticas establecidas políticas y requisitos de concesión de créditos. Manual de Funciones cumplidas funciones Funciones establecidas Procesos cumplidos Manual de procesos Procesos establecidos

4.4. Técnicas e instrumentos de recogida de datos Los instrumentos de recopilación de datos constituyen herramientas claves para la obtención de información relevante del objeto de estudio, adicionalmente son un respaldo de que las actividades que se llevaron a cabo en el desarrollo de la investigación son reales, concretas y fiables. 4.4.1. Técnicas. Encuesta. Es la técnica que permite la recolección de datos proporcionados por los individuos de una población, o más comúnmente de una muestra de ella, para identificar sus opiniones, apreciaciones, puntos de vista, etc.; por medio de cuestionarios, técnicamente diseñados para tal fin. La encuesta es una herramienta que se utiliza para recopilar información relacionada al objeto de estudio a través de la estructuración de una serie de preguntas; que permite obtener una respuesta precisa respecto a la gestión de créditos y cobranza, por parte de los empleados de la empresa RHINOGAS CIA LTDA que fueron encuestados. Entrevista. Como una técnica de recolección de datos, la entrevista proporciona al investigador una serie de ventajas; pues es aplicable a todo tipo de personas. En la empresa RHINOGAS CIA LTDA, se empleó esta técnica con la finalidad de obtener respuestas verbales por parte del personal administrativo de la entidad; planteadas sobre el problema de investigación; permitiéndonos obtener una información completa respecto al tratamiento del crédito y cobranza. Observación. Es un procedimiento empírico, establece una relación concreta e intensiva entre el investigador y el hecho investigado, que se obtienen datos que se sintetizan para desarrollar la investigación, la observación que se realizó a la empresa RHINOGAS CIA LTDA permitió obtener información del tratamiento de los créditos dentro de la entidad; al utilizar los sentidos para observar hechos y realidades y al personal en el desempeño normal sus actividades.

28 4.4.2. Instrumentos. Cuestionario. El cuestionario consiste en una serie de preguntas, las cuales están relacionadas directamente con la gestión de créditos y cobranzas de la empresa, mismas que fueron contestadas por los empleados de la institución, incluyendo los proveedores. Adicional, se realizó una encuesta en la que se identificaron las actividades inadecuadas y los puntos de control que maneja la entidad; a razón de estas técnicas, permitieron desarrollar la investigación descriptiva. Guía de Entrevista. Es un intercambio de ideas, opiniones mediante un reunión o conversación entre dos o más personas dentro de este instrumento se suele utilizar una técnica de recolección mediante la interrogación estructura o conversación libre en ambas situaciones es importante un esquema para saber de qué manera enfocar la conversación con el fin de que se cumplan los objetivos planteados, será dirigido este instrumento al gerente de RHINOGAS CIA LTDA para recibir información sobre tema a investigar y determinar la problemática existente. Técnica orientada a establecer contacto directo con las personas que se consideren fuente de información, a diferencia de la encuesta, que se ciñe a un cuestionario, la entrevista, si bien puede soportarse en un cuestionario muy flexible, tiene como propósito obtener información más espontánea y abierta, durante la misma, puede profundizarse la información de interés para el estudio (Bernal, 2014, p.194).

Ficha de observación. Este instrumento es muy importante ya que evita olvidar datos, además se establecen parámetros a observar, utilizando preguntas en base al problema que se requiere investigar, de modo que no se comience a divagar o desviarse de la problemática presentada en la empresa, referente a la gestión de créditos y cobranza.

4.5.

Técnicas de Análisis de Datos

La presente investigación tiene un enfoque cualitativo-cuantitativo, con tendencia cuantitativo, además, lo que se pretende con esta investigación es mencionar aquellos métodos que resultaron esenciales para direccionar a la investigación hacia la resolución de la

29 problemática en cuestión; para lo cual se ha tomado en cuenta la selección apropiada de los instrumentos para la obtención de información como son: el cuestionario, la guía de entrevista y la ficha de observación. 4.5.1. Análisis cualitativo. Consiste en análisis de datos no estructurados, mediante observaciones a los investigados y narraciones de los participantes ya sea visuales, auditivas, textos escritos, expresiones verbales y no verbales, conceptos que nos ayudarán a tener más claro de la problemática de la empresa RHINOGAS CIA LTDA. “Los propósitos centrales del análisis de contenido es explorar datos, describir experiencias de los participantes, descubrir conceptos, categorías, temas con el fin de interpretarlos y explicarlos en función del planteamiento del problema además de esto se debe comprender la profundidad el contexto que rodea a los datos y generar una teoría fundamentada en los datos” (Díaz, Hernández, & López, 2012, p. 418).

4.5.2. Análisis cuantitativo. El análisis cuantitativo o estadístico de datos se realiza con herramientas tecnológicas de procesamiento de datos el más utilizado es el computador según Díaz, Hernández, & López, (2012) “el análisis de datos se efectúa sobre la matriz de datos utilizando un programa computacional” ,para realizar un análisis estadístico se recomienda ,seleccionar un software apropiado, ejecutar el programa, ingresar los datos por variable, visualizar los datos por variable y preparar los resultados para presentarlos: tablas, cuadros, figuras y evaluar la confiabilidad y validez por los instrumentos. (p.272).

RESULTADOS

Tabla 5. Entrevista al Gerente Entrevista al Gerente N 1

14 15

PREGUNTA ¿Existe una estructura orgánica y funcional (organigrama) en la empresa? ¿La empresa RHINOGAS CIA LTDA cuenta con una descripción de cargos y funciones? ¿Existe una persona responsable en el área de crédito y cobranza? ¿Cuál es el producto que considera usted que es el que más se vende a crédito? ¿Existe en la empresa algún sistema que le permita conocer la existencia de los créditos? ¿Se utiliza algún modelo para el control de créditos y cobranzas? ¿Qué problema o inconveniente considera usted que son más comunes a la hora de controlar los créditos y su futura cobranza? ¿Cómo calificaría usted el sistema de control interno existente? ¿La empresa cuenta con políticas para la gestión de crédito y cobranzas? ¿Qué requisitos debe cumplir un cliente para acceder a un crédito? 11 ¿Quién es el responsable de la aprobación de créditos? ¿Cuál es la cantidad máxima que la empresa puede realizar en ventas a crédito? ¿Considera usted que la información presentada de las ventas a crédito en los balances es confiable? 14 ¿Conoce usted el nivel de ventas a crédito? ¿Cuál es el índice de morosidad y cuál cree que son las razones?

ENTREVISTA AL GERENTE RESPUESTA Expresamente escrito, no. Solamente las funciones Junta General, de Presidente Vicepresidente y Gerente que se establecen en el Estatuto de la compañía. Únicamente a nivel de presidente, vicepresidente y gerente, el resto de personal tiene asignadas sus funciones de forma verbal.

Es responsable directamente el Gerente, quien a su vez delega parte de las funciones a quien hace de asistente de Gerencia. El combustible DIESEL PREMUIM

Sí, el paquete contable.

Solamente, el paquete contable.

El hecho que el sistema contable no funciona en línea con el sistema de facturación en islas de despacho, lo que puede ocasionar que un cliente exceda su cupo, o que un despachador desconozca si un cliente está o no autorizado a cargar a crédito.

Considero que es bueno, ya que a más del sistema contable se lleva un control paralelo extracontable, para reforzar el control y cotejar los resultados de ventas cada día. De forma tácita, dada por la experiencia de la Gerencia. No existe una política escrita. Por la situación económica, actualmente los créditos están negados a nuevos clientes, y los que existen actualmente, han demostrado seriedad en sus pagos y estos en su momento fueron clientes de contado, que eventualmente dejaban cheques a dos o tres días. Directamente el Gerente.

No está establecido de forma explícita, depende del capital de trabajo con que cuente cada administración para sostener la cartera de clientes.

Si, por el sistema de doble control.

Si, el que refleja el paquete contable en promedio se encuentra en un 5 %. El índice de morosidad está en márgenes aceptables y generalmente se debe a que nuestros clientes del transporte pesado dependen a su vez de que las empresas les paguen por los fletes oportunamente.

31 ¿Considera usted que la Sí, ya que es parte del Capital de Trabajo y cuando no se cobra gestión de cobro se lo oportunamente, afecta directamente en la liquidez de la empresa. realiza de forma oportuna? 17 ¿Existen políticas para Por escrito no, todo es de forma tácita y en base a la experiencia de la disminuir la morosidad en administración. la empresa? 18 ¿Se da seguimiento a los Si, en base a la información que arroja el paquete contable. clientes a crédito? Nota: Datos obtenidos en la Investigación de campo 16

Tabla 6. Entrevista al contador Entrevista al contador ENTEVISTA AL CONTADOR PREGUNTA RESPUESTA ¿La empresa cuenta con un manual La empresa no cuenta con un manual de procedimientos que de procedimientos que describa lo describa lo relacionado con autorización, concesión y registro de relacionado con autorización, créditos solo se otorga créditos con las directrices propuestas por concesión y registro de créditos? el gerente general de la empresa. ¿Existen políticas definidas en Si existen políticas definidas en cuantos, a la forma de realizar la 2 cuanto a los mecanismos que se cobranza, pero no es suficiente para un control eficiente. debe seguir para realizar la cobranza? ¿La empresa realiza conteo físico La empresa si realiza un conteo físico de las notas de crédito que 3 de las notas de crédito que se ha se realiza la cobranza, se efectúa esta actividad con periodicidad realizado el cobro? trimestral y por medio de esto se quiere tener un control de los ingresos de la empresa. ¿Existen informes actualizados de Sí existen informes de los créditos y cobranza, el cual se realiza un 4 los créditos y cobranza para facilitar control trimestralmente. el análisis de pérdidas y manejo de los mismos? ¿Existe en la empresa algún sistema Sí, el paquete contable que cuenta la empresa. 5 que le permita conocer la existencia de los créditos? ¿Se utiliza algún modelo para el Solamente, el paquete contable, que se utiliza para todas las ventas 6 control de créditos y cobranzas? incluido los créditos. ¿Qué problema o inconveniente El problema común es, el sistema contable no está enlazado con el 7 considera usted que son más sistema de facturación en las islas de despacho, lo que puede comunes a la hora de controlar los ocasionar que un cliente exceda su cupo, y se concede el crédito créditos y su futura cobranza? aun cuando no ha cancelado el crédito anterior. ¿Cómo calificaría usted el sistema Considero que es bueno, ya que a más del sistema contable se lleva 8 de control interno existente? un control extra para reforzar y cotejar los resultados de ventas cada día. ¿La empresa evalúa el desempeñó La empresa no evalúa el desempeño de las personas que gestionan 9 de las personas que gestionan los los créditos y cobranzas. créditos y cobranzas? 10 ¿Qué requisitos debe cumplir un Actualmente los créditos están negados a nuevos clientes, y los cliente para acceder a un crédito? que existen, han demostrado seriedad en sus pagos y estos en su momento fueron clientes de contado, que eventualmente dejan garantías. 11 11 ¿Quién es el responsable de la El encargado de conceder o negar el crédito es el Gerente. aprobación de créditos? necesario una Si se considera necesaria la evaluación al sistema de control 12 ¿Considera evaluación al sistema de control interno de la gestión de créditos y cobranzas, mediante el cual se interno de la gestión de crédito y puede mejorar la gestión, y por ende los resultados tanto en cobranza de la empresa eficiencia como productividad. RHINOGAS CIA LTDA? Nota: Datos obtenidos en la Investigación de campo N 1

32 Tabla 7. Encuesta a Clientes

Encuesta a Clientes

PREGUNTA

Siempre

A veces

Nunca

Cheque

Tarjeta

Efectivo

ENCUESTA A CLIENTES

¿Conoces usted si RHINOGAS CIA LTDA cuenta con políticas para la concesión de créditos?

Cantidad Porcentaje

3 30%

7 70%

¿Usted retira el estado de cuenta de las oficinas de la gasolinera? ¿De qué forma realiza el pago de su crédito?

Cantidad Porcentaje

4 40%

6 60%

Cantidad Porcentaje Cantidad Porcentaje

8 80%

2 20%

6 60% -

3 30% -

1 10% -

Cantidad Porcentaje

1 10%

9 90%

Cantidad Porcentaje

2 20%

8 80%

3 4

¿Ud. Paga a tiempo a la empresa luego de recibir la factura? ¿La empresa notifica oportunamente sobre el vencimiento del pago de sus valores? ¿Ha tenido alguna diferencia en conciliar los saldos adeudados con la empresa?

¿Ha tenido atrasos en los pagos de los créditos posteriores a la fecha concedida?

Cantidad Porcentaje

7 70%

3 30%

¿Deja garantías en la empresa para el otorgamiento de crédito?

Cantidad Porcentaje

10 100%

0 0%

¿Otorga incentivos la empresa por el pago a tiempo?

Cantidad

Porcentaje

50%

¿Verifica Ud. que el pago sea descontado?

Cantidad

10%

Porcentaje 90% Nota: Datos obtenidos en la Investigación de campo

33 Tabla 8. Encuesta aplicada a los trabajadores Encuesta aplicada a los trabajadores N°

Preguntas

Respuestas

Porcentaje

Total, encuestados

¿La empresa cuenta con un manual de procedimientos SI 0% 7 que describa lo relacionado con autorización y registro NO 100 % de control de créditos y cobranzas? Análisis: Los trabajadores no cuentan con un manual de procedimientos establecidos en cuanto a la gestión de crédito y cobranzas. 2 ¿Conoce usted cuáles son las funciones específicas a SI 100% 7 su cargo? NO 0% Análisis: La totalidad de los trabajadores encuestados si conocen sus funciones, pero no está establecido un manual de funciones. ¿Existe un responsable del manejo de crédito y SI 24 % 7 3 cobranza? NO 76 % Análisis: Los trabajadores en mayor cantidad afirman que no hay un responsable de crédito y cobranza, debido a que la mayor parte de los empleados tiene acceso a la misma. 4 ¿Usted es responsable de conceder los créditos y su SI 48 % 7 cobranza a un nuevo cliente? NO 52 % Análisis: La mayoría de los encuestados indicaron que no son responsables de la concesión de créditos y su respectivo cobro. 5 ¿Se realiza el debido respaldo al momento de realizar SI 38% 7 la concesión de créditos? NO 62% Análisis: La mayoría de los trabajadores encuestados afirman que no tienen documentación de respaldo en algunas transacciones y los demás encuestados afirman que si existe documentación de respaldo. 6 ¿Cómo considera la comunicación entre los Excelente 24% 7 departamentos de la empresa? Bueno 14% Regular 62% Malo 0% Análisis. La comunicación entre departamentos según los encuestados es regular debido a que existen confusiones en algunas ocasiones respecto de funciones a ejecutar. 7 ¿Se desarrollan capacitaciones para la gestión de SI 0% 7 crédito y cobranza? NO 100% Análisis. La empresa según los encuestados no desarrolla capacitaciones en cuanto a la gestión de crédito y cobranza. 8 ¿Considera necesario una evaluación al sistema de SI 100% 7 control interno de la gestión de créditos y cobranza de NO 0% la empresa RHINOGAS CIA LTDA? Nota: Datos obtenidos en la Investigación de campo

34 Para el logro de los objetivos se aplicaron técnicas de recolección de datos a los involucrados en la empresa RHINOGAS CIA LTDA como lo es: entrevista al gerente, encuestas a los empleados y clientes de la empresa, para obtener información de los procesos y establecer los riesgos que pudieran ocurrir en dichos procesos. La empresa no cuenta con políticas de crédito y cobranzas de manera escrita, la cual el gerente fundamenta que la política se lo realiza de manera tácita por la experiencia que cuenta en el tipo de negocio, para lo cual ha dispuesto, que debido a la situación del mercado nacional negar los créditos a nuevos clientes y conceder créditos a los clientes actuales que han demostrado seriedad en los pagos. El gerente es el único autorizado para aprobar las ventas a crédito, el mismo que no debe exceder del 5% del capital de trabajo, el cual no permite que la morosidad se mantenga en márgenes aceptables y no se vea afectado, la liquidez de la empresa, para lo cual se revisa con frecuencia el paquete contable con el fin de detectar los clientes que vence el plazo para su cobranza. La empresa RHINOGAS CIA LTDA no cuenta con políticas de concesión de créditos y cobranzas, el cliente retira su estado de cuenta en la gasolinera cada vez que realiza el pago, el mayor porcentaje de clientes realizan el pago con cheque, y existen clientes que pagan sus cuentas fuera de la fecha pactada para el pago, la empresa no tiene un adecuado sistema de notificar el vencimiento de plazo de pago a los clientes, la mayoría de las veces se deja garantías en la empresa para el otorgamiento de crédito.

5.1. Propuesta de Intervención El presente trabajo de titulación tiene como objetivo general, diseñar una propuesta para evaluar el sistema de control interno de la gestión de crédito y cobranzas de la empresa RHINOGAS CIA LTDA en la ciudad de Santo Domingo, año 2017. RHINOGAS CIA LTDA es una empresa que se dedica a la comercialización de combustibles como: extra, súper, diésel, además, para realizar las actividades de la empresa cuenta una infraestructura adecuada que se encuentra distribuida , en el ámbito operativo cuenta con siete trabajadores los cuales hacen de vendedores y agentes de cobranzas, pesar de que lleva años en el mercado, continua operando de manera empírica, es decir, carece de una planeación estratégica, no cuenta con visión, misión, estructura organizacional definida

35 plasmada en algún documento, lineamientos generales para la concesión de créditos y su respectiva cobranza de combustible, así como también, carece de una guía de funciones el cual establezca las actividades y responsabilidades de los empleados. 5.1.1.

Objetivos. Objetivo general. Evaluar el Sistema de Control Interno a la Gestión de créditos y cobranzas de la

Empresa RHINOGAS CIA LTDA, localizada en la Ciudad de Santo Domingo en el año 2017. Objetivos específicos. 

Diagnosticar la situación actual en cuanto a políticas y procedimientos que maneja la EMPRESA RHINOGAS CIA LTDA, referente a sus actividades diarias en la gestión de créditos y cobranzas.



Identificar los riesgos que afectan a la eficiencia en el proceso de gestión de créditos y cobranzas.



Realizar pruebas de recorrido para la verificación del acatamiento de políticas y procedimientos en la concesión y recuperación de los créditos.



Proponer políticas y procedimientos de control interno que permitan mejorar la gestión de créditos y cobranzas.

5.1.2. Desarrollo de la propuesta de intervención. Diagnóstico de la situación actual. Diagnosticar la situación actual en cuanto a políticas y procedimientos que maneja la EMPRESA RHINOGAS CIA LTDA, referente a sus actividades diarias en la gestión de créditos y cobranzas.

36 Programa de planificación. Tabla 9. Programa de planificación. Programa de planificación. PROGRAMA DE TRABAJO PARA LA PLANIFICACION DE AUDITORÍA CLIENTE: RHINOGAS CIA LTDA No.

PROCEDIMIENTOS

1. 1.1.

CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA Programar una entrevista con Gerente de RHINOGAS CIA LTDA, detallar los motivos de la evaluación al sistema de control interno y el procedimiento que se va a seguir durante su ejecución.

1.2.

Solicitar espacio físico y el equipo de oficina que va a utilizarse en la ejecución de la evaluación del sistema de control interno. Recopilar de manera ordenada los Estatutos, Acta de constitución, Nómina de socios de la empresa, RUC,Reglamentos o instructivos relacionados con el funcionamiento de las actividades de la Empresa RHINOGAS CIA LTDA.

1.3.

1.4.

1.5.

1.6.

2. 2.1.

3. 3.1.

Obtener información sobre la estructura operativa de la Empresa, y de las áreas relacionadas con el crédito y cobranzas. Resumir la estructura organizacional de la Empresa y de las unidades relacionadas con el área motivo de la Evaluación ,que identifique a los funcionarios, ubicación física de instalaciones y cualquier otra información que sea necesaria para la ejecución del trabajo. Solicitar por escrito los reportes o informes que existan en la Empresa y que se consideren útiles para el trabajo. PRINCIPALES ACTIVIDADES: Prepare un resumen de las actividades que efectúan las áreas administrativas y operativas de la Empresa RHINOGAS CIA LTDA, detalle los procedimientos y los problemas de operación sobre la definición y aplicación de crédito y cobranza. Prepare un breve resumen de los mecanismos de registros, análisis y control de las actividades. PRINCIPALES POLITICAS Y PRACTICAS CONTABLES: Identifique las principales políticas y prácticas de concesión de créditos y cobranzas que mantiene la empresa y detalle cada una de ellas. GRADO DE CONFIABILIDAD DE LA INFORMACIÓN

PERIODO:

2016-2017

REF.

HECHO

P/TS

POR:

FECHA

P.1.

04/11/2016

P.2.

04/11/2016

P.3.

FS 14/12/2016

P.4.

P.5.

22/12/2016

04/01/2017

P.6.

FS 06/01/2017

P.7.

FS 08/01/2017

P.8.

FS 12/01/2017

37 Tabla 9. Programa de Planificación (Continuación) PROGRAMA DE TRABAJO PARA LA PLANIFICACION DE AUDITORÍA CLIENTE: RHINOGAS CIA LTDA PROCEDIMIENTOS 4.1.

5. 5.1.

6. 6.1.

7. 7.1.

7.2.

7.3.

7.4.

PERIODO:

2016-2017

REF.

HECHO

P/TS

POR:

Califique a su criterio la integridad y confiabilidad de la información producida en la Empresa y para esto, verifique: - Si las áreas que intervienen en las diferentes actividades de crédito y cobranza tienen sus propios jefes y que ellos tengan definidas sus responsabilidades y competencias. Determine si existen funcionarios responsables de investigar, preparar y aprobar las políticas de crédito y cobranzas de la empresa. COMPRENSIÓN DEL PROCESO DE INFORMACIÓN CONTABLE Obtenga una comprensión global del sistema de información contable que se mantiene en la Empresa RHINOGAS CIA LTDA para controlar las actividades administrativas operativas y financieras. REVISION DE LA DOCUMENTACION Revise la base legal y las disposiciones administrativas y reglamentarias que norman las actividades de crédito y cobranza de la Empresa RHINOGAS CIA LTDA prepare un papel de trabajo que contenga un extracto de aquellas disposiciones de carácter obligatorio que deben observarse y verificarse en el desarrollo de la evaluación al sistema de control interno. EVALUACION CONTROL INTERNO Aplicación de cuestionario Coso ERM, a las áreas de crédito y cobranza de la Empresa RHINOGAS CIA LTDA. Evalúe el sistema de control interno existente en la Empresa RHINOGAS CIA LTDA para comprobar el grado de aplicación de las normas vigentes, para esto, utilice el método de evaluación mediante flujo gramas que describan el proceso seguido y los responsables de su ejecución. Seleccione dos o tres transacciones tipo de los créditos y compruebe que se cumplan las disposiciones prescritas, si éstas no se cumplen, determine las posibles áreas críticas. Prepare un papel de trabajo que contenga los comentarios sobre las desviaciones o deficiencias del sistema de control interno existente, así como las posibles

P.9.

FECHA FS 13/01/2017

P.10.

FS 14/01/2017

P.11.

FS 15/01/2017

P.12. 16/01/2017

P.13. P.13.1

FS FS

P.14

17/01/201717/01/2017

19/01/2017

P.15.

FS 20/01/2017

38 recomendaciones que en forma inmediata deben Tabla 9. impartirse a los directivos de la empresa para Programa de Planificación (Continuación) que tomen acciones correctivas en forma inmediata PROGRAMA DE TRABAJO PARA LA PLANIFICACION DE AUDITORÍA CLIENTE: RHINOGAS CIA LTDA PROCEDIMIENTOS

PERIODO:

2016-2017

REF.

HECHO

P/TS

POR:

FECHA

recomendaciones que en forma inmediata deben impartirse a los directivos de la empresa para que tomen acciones correctivas en forma inmediata. 8. 8.1.

EVALUACION DEL RIESGO Prepare una matriz en la que conste el nivel de los riesgos por Unidades de Cuenta significativos y debe contener lo siguiente: Componentes analizados.

P.16.

FS 22/01/2017

Áreas críticas. Nivel de impacto.

9. 9.1.

Recomendaciones para la ejecución del control interno. INFORME DE CONTROL INTERNO Prepare el informe de planificación de la evaluación al sistema de control interno, la misma que debe contener el tiempo para la ejecución del trabajo, la distribución de tareas y los procedimientos que deben aplicarse.

ELABORADO POR: Franklin Sotamba Nota: Datos obtenidos en la Investigación de campo

P.17.

SUPERVISADO POR: Mg. Hernán Maldonado

24/01/2017

39 5.1.2.2.1

Conocimiento de la empresa.

Tabla 10. Papel de trabajo 1. Entrevista al Gerente Papel de trabajo 1. Entrevista al Gerente

RHINOGAS CIA LTDA DA. Área de gestión de Crédito y Cobranzas Al 31 Diciembre de 2016 Objetivo: Fuente:

Elaborado por: FS Fecha: 04/11/2016

Programar una entrevista con el Gerente General de la Empresa RHINOGAS CIA LTDA ., donde se indique los motivos de la evaluación y el procedimiento que se va a seguir durante su ejecución. - Entrevista

Sto. Dgo de los Tsáchilas, 04 de enero del 2017 Ingeniero. Francisco Núñez Sotomayor. Gerente de la Empresa RHINOGAS CIA LTDA. De mis consideraciones: Con la finalidad de realizar el trabajo de titulación, y con el propósito de presentar a ustedes, gasolinera RHINOGAS CIA LTDA., la propuesta de realizar una evaluación al sistema de control interno de los procedimientos convenidos a la gestión de crédito y cobranzas, en el periodo 2016. La evaluación al sistema de control interno de la gestión de crédito y cobranzas será realizada por el Sr. Franklin Sotamba estudiante del octavo nivel de Ciencias Administrativas y Contables de la Pontificia Universidad Católica del Ecuador, Sede Santo Domingo, para lo cual de forma comedida solicito se proporcione la información necesaria y pertinente para la ejecución del trabajo de investigación. Agradezco la oportunidad brindada, esperando su pronta y favorable respuesta, anticipo mi más sincero agradecimiento.

ELABORADO POR: Franklin Sotamba Nota: Datos obtenidos en la entrevista.

SUPERVISADO POR: Mg. Hernán Maldonado

40 Tabla 11. Papel de trabajo 2. Solicitud espacio físico

Papel de trabajo 2. Solicitud espacio físico RHINOGAS CIA LTDA. Área de gestión de Crédito y Cobranzas Al 31 Diciembre de 2016

Elaborado por: FS Fecha: 04/11/2016

P2.

Solicitar espacio físico y el equipo de oficina que va a utilizar en la ejecución de la evaluación al sistema de control interno. Investigación de campo

Objetivo: Fuente:

Sto. Dgo de los Tsáchilas, 18 de diciembre del 2016

Ing. Francisco Núñez Sotomayor. Gerente de la Empresa RHINOGAS CIA LTDA. De mi consideración: Reciba un cordial saludo, la presente tiene como fin solicitar ante usted la posibilidad de usar un espacio físico en la empresa y equipo de oficina, con el fin de poder ejecutar la evaluación al sistema de control interno de la gestión de crédito y cobranzas, comprometiendo el total cuidado de la misma. De ante mano agradecemos la oportunidad brindada, esperando su pronta y favorable respuesta extendemos nuestros más sinceros agradecimientos. Atentamente, Sr. Franklin Sotamba. Estudiante PUCE -SD

ELABORADO POR: Franklin Sotamba Nota: Datos obtenidos en la Investigación de campo

SUPERVISADO POR: Mg. Hernán Maldonado

41 Tabla 12. Papel de trabajo 3. Solicitud de información.

Papel de trabajo 3. Solicitud de información. RHINOGAS CIA LTDA. Área de gestión de Crédito y Cobranzas Al 31 Diciembre de 2016 Objetivo: Fuente:

Elaborado por: FS Fecha: 14/12/2016

P3.

Recopilar de manera ordenada los Estatutos, Leyes, Decretos, Reglamentos y otros pronunciamientos o instructivos relacionados con la creación y el funcionamiento de las de la Empresa. - RUC de la empresa; Acta de constitución; Nómina de socios de la empresa

Sto. Dgo de los Tsáchilas, 14 diciembre de 2016 Ingeniero. Francisco Núñez Sotomayor. Gerente de la Empresa RHINOGAS CIA LTDA. De mi consideración:

El motivo de la presente es para solicitarle de la manera más cordial, se facilite los documentos relacionados con las actividades de la Empresa RHINOGAS CIA LTDA., los mismos que ayudarán con la realización del trabajo de titulación, como son: 

Manual de Políticas y procedimientos o instructivos.



Estatutos, Decretos y;



RUC de la empresa De ante mano agradezco la oportunidad brindada, esperando su pronta y favorable respuesta anticipo

mi más sincero agradecimiento. Atentamente, Sr. Franklin Sotamba. Estudiante PUCE -SD

ELABORADO POR: Franklin Sotamba Nota: Datos obtenidos en la Investigación de campo

SUPERVISADO POR: Mg. Hernán Maldonado

42 Tabla 13. Papel de trabajo 4. Estructura operativa. Papel de trabajo 4. Estructura operativa.

RHINOGAS CIA LTDA. Área de gestión de Crédito y Cobranzas Al 31 Diciembre de 2016 Objetivo: Fuente:

Elaborado por: FS Fecha: 22/12/2016

P4.

Obtener información sobre la estructura operativa de la Empresa RHINOGAS CIA LTDA., y de las áreas relacionadas con el crédito y cobranzas Entrevista

RHINOGAS CIA LTDA., está dedicada a la comercialización de combustibles, no cuenta con una estructura organizacional plasmada en algún documento, sin embargo a través de la entrevista con el gerente de la empresa, se determinó que la empresa se maneja de manera empírica y de forma centralizada, en la siguiente grafico se puede visualizar algunos puestos señalados por el gerente, por lo tanto, consta que el Ing. Francisco Núñez Sotomayor es el gerente de la empresa y la Ing. Luz Ochoa es la contadora ,además cuenta con una área de compras ,ventas y cobranzas los cuales están cubiertos por el personal operativo los mismos que toman decisiones encomendadas por el gerente.

ELABORADO POR: Franklin Sotamba Nota: Datos obtenidos en la Entrevista.

SUPERVISADO POR: Mg. Hernán Maldonado

43 Tabla 14.Papel de trabajo 5. Estructura organizacional. Papel de trabajo 5. Estructura organizacional. RHINOGAS CÍA. LTDA. Área de gestión de Crédito y Cobranzas Al 31 Diciembre de 2016

Objetivo: Fuente:

Elaborado por: FS Fecha: 04 /01/2017

Resumir la estructura organizacional de la Empresa RHINOGAS CIA LTDA., y de las unidades relacionadas con el área de crédito y cobranza motivo de la Evaluación. Entrevista

La empresa RHINOGAS CIA LTDA., se encuentra ubicada en la ciudad de Santo Domingo, en el sector Los Naranjos bypass Quito-Quevedo, el sitio donde ejercen sus labores y cuenta con una trayectoria de años en la comercializacion de combustibles. Mediante la distribución de planta se determina que la estacion de servicio es de 500 metros cuadrados, distribuido en tres áreas: la de administración donde ejerce sus funciones el gerente , contador y secretaria, a la vez el área de creditos y cobranzas y el área de almacenamiento donde se encuentra ubicados tres surtidores de conbustibles, y un espacios destinado para el bar. En el area de credito y cobranza estan involucrados directamente los operarios quienes son los principales autores de las ventas a crédito y realizar su cobro, sus principales actividades son:Controlar y revisar las ventas a crédito y cobranza de los créditos.

ELABORADO POR: Franklin Sotamba Nota: Datos obtenidos en la entrevista.

SUPERVISADO POR: Mg. Hernán Maldonado

44 Tabla 15.Papel de trabajo 6. Solicitud información relevante. Papel de trabajo 6. Solicitud información relevante.

RHINOGAS CÍA. LTDA. Área de gestión de Crédito y Cobranzas Al 31 Diciembre de 2016

Elaborado por: FS Fecha: 06 /01/2017

P6.

Solicitar por escrito la documentación que exista en la empresa y sea de vital importancia para la realización del trabajo. Reportes de compra y venta de combustibles registrados en el Sistema Contable

Objetivo: Fuente:

Sto. Dgo de los Tsáchilas, 20 de enero del 2017 Ingeniero. Francisco Núñez Sotomayor. Gerente de la Empresa RHINOGAS CIA LTDA. De mi consideración: El motivo de la presente es para solicitarle de la manera más amable, se facilite los documentos relacionados con los créditos y cobranzas, los mismos que ayudarán con la realización del trabajo de titulación, como     

Facturas de ventas a crédito Solicitud de créditos. Bitácoras de responsables de concesión de crédito y cobranza de combustible. Notas de crédito y débito Manual de Políticas y procedimientos de concesión de créditos y cobranza.

De ante mano agradezco la oportunidad brindada, esperando su pronta y favorable respuesta anticipo mi más sincero agradecimiento.

Atentamente,

Sr. Franklin Sotamba. Estudiante PUCE -SD

ELABORADO POR: Franklin Sotamba Nota: Datos obtenidos en la Investigación de campo

SUPERVISADO POR: Mg. Hernán Maldonado

45 Tabla 16.Papel de trabajo 7. Área administrativa. Papel de trabajo 7. Área administrativa. RHINOGAS CÍA. LTDA. Área de gestión de Crédito y Cobranzas Al 31 Diciembre de 2016 Objetivo: Fuente: N° 1

2 3

Elaborado por: FS Fecha: 08 /01/2017

Realizar un resumen de las actividades que efectúan las áreas administrativas y operativas de la Empresa RHINOGAS CIA LTDA. - Guía de observación - Organigrama GUÍA DE OBSERVACIÓN DESCRIPCIÓN SI NO OBSERVACIÓN El personal de RHINOGAS CIA LTDA., tiene bien definido las diferentes funciones de los X empleados. La empresa cuenta con una persona Realiza la persona que esté en ese responsable exclusiva sobre la recepción del X momento libre combustible. Existe una persona encargada en solicitar el El gerente y el vendedor son los X pedido al proveedor encargados de solicitar el pedido.

Existe una persona encargada de realizar la facturación de la mercadería

Existe una persona delegada almacenamiento del combustible.

La comunicación entre los empleados de la empresa es fluido y oportuno en el manejo de los créditos y cobranzas

para

X X

Realiza la persona que esté en ese momento libre Existe un retraso al momento que el encargado de la cobranza entrega los reportes a la contadora.

Todas las ventas a crédito que realice la X empresa están debidamente autorizadas Mediante la observación realizada en RHINOGAS CIA LTDA., se ha logrado identificar los procesos que existen en la comercialización de combustible, de acuerdo a las diferentes funciones de los empleados que laboran en la entidad. A continuación, se detalla cada una de las funciones: Área administrativa. En esta área sin importar la estructura organizacional que posee, los funcionarios como gerente tienen el mismo poder de decisión y entre las actividades que realizan dentro de la empresa por ser familiar como son:  Programar, organizar y controlar el Talento Humano, los recursos financieros y materiales, así como los servicios generales que se necesitan para el desarrollo de sus funciones.  Programar, organizar los trabajos de mantenimiento preventivos y de conservación de los bienes muebles, inmuebles, equipos de cómputo y maquinaria de la empresa.  Adquirir y almacenar oportunamente el combustible, necesarios para la comercialización.  Administrar los fondos de caja chica  Ejecutar todo lo relacionado con el área de ventas como el control de correspondencia, archivo y realización de pedidos.  Atender las demás funciones que se requieran dentro de su ámbito de competencia. Área operativa Los involucrados directamente son operarios quienes son los principales autores de las ventas a crédito y realizar su cobro, sus principales actividades son:  Controlar y revisar las ventas a crédito.  Ventas y cobro de los créditos

ELABORADO POR: Franklin Sotamba Nota: Datos obtenidos en la Investigación de campo

SUPERVISADO POR: Mg. Hernán Maldonado

46 Tabla 17.Papel de trabajo 8. Políticas de crédito y cobranza. Papel de trabajo 8. Políticas de crédito y cobranza.

RHINOGAS CÍA. LTDA. Área de gestión de Crédito y Cobranzas Al 31 Diciembre de 2016

Elaborado por: FS Fecha: 12/01/2017

Identificar las principales políticas y prácticas de concesión de créditos y cobranzas que mantiene la empresa y detalle cada una de ellas. - Archivo. Fuente: La empresa no cuenta con un manual de control interno donde estén plasmados las políticas y procedimientos, los mismos que se direccionan de manera verbal por parte del gerente de la empresa quien ha optado como política interna lo siguiente: Objetivo:



Receptar y enviar todas las copias de facturas de ventas de combustibles a la contadora externa al término de su turno de despacho.



Enviar todas las facturas, notas de crédito emitidas por ventas de combustible a crédito a la contadora externa una vez terminado el turno del día.



Solicitar al cliente todos los requisitos para otorgar un crédito los mismos que deben ser entregados al gerente para su aprobación.



Verificar que el cliente a crédito no esté excediendo las fechas de pago que son los 15 y los 30 días dependiendo del plazo otorgado.



El único que autoriza la concesión del crédito es el gerente.



Para calificarse para un crédito de combustibles debe presentarse una garantía y documentos de identificación de la persona natural o jurídica.

ELABORADO POR: Franklin Sotamba Nota: Datos obtenidos en la Investigación de campo

SUPERVISADO POR: Mg. Hernán Maldonado

47 Tabla 18.Papel de trabajo 9. Información real de la empresa. Papel de trabajo 9. Información real de la empresa. RHINOGAS CÍA. LTDA. Área de gestión de Crédito y Cobranzas Al 31 Diciembre de 2016 Objetivo: Fuente:

Elaborado por: FS Fecha: 13/01/2017

Calificar la integridad y confiabilidad de la información producida en la Empresa sobre las áreas que intervienen en las diferentes actividades operativas, administrativas y financieras tenga claramente definidas sus responsabilidades y competencias. - Archivo.

Criterio Personal Para calificar el grado de integridad y confiabilidad de la información adquirida mediante las técnicas de recolección de datos de la empresa RHINOGAS CIA LTDA, se realizó un análisis profundo que permite valorar el grado de confianza que esta posee. ¿Las áreas operativas de la empresa RHINOGAS CIA LTDA tienen grado de dependencia? Las áreas operativas de la empresa tienen parcialmente un grado de dependencia, debido a que sus áreas relacionadas con la comercialización logran tomar decisiones respecto a la concesión de créditos ya sea exclusivos para dicha área en la que se desempeña, así como también la manera de llevar el proceso de cobranza, siempre y cuando se cumplan con las normas establecidas para cada tipo de venta. Los operarios no podrán tomar decisiones respecto a la concesión de crédito (aprobación) de combustibles que necesiten para la continuación con el proceso de la venta, sino que deben informar al gerente para que proceda a realizar la calificación de crédito, que permitan continuar con sus funciones de manera inmediata sin generar tiempos muertos o cuellos de botella dentro del proceso de despacho de combustibles.

ELABORADO POR: Franklin Sotamba Nota: Datos obtenidos en la Investigación de campo

SUPERVISADO POR: Mg. Hernán Maldonado

48 Tabla 19.Papel de trabajo 10. Sistema contable. Papel de trabajo 10. Sistema contable.

RHINOGAS CÍA. LTDA. Área de gestión de Crédito y Cobranzas Al 31 Diciembre de 2016 Objetivo: Fuente:

Elaborado por: FS Fecha: 14/01/2017

P10

Obtener una comprensión global del sistema de información contable que se mantiene en la Empresa RHINOGAS CIA LTDA para controlar las actividades administrativas operativas y financieras. - Archivo.

La empresa RHINOGAS CIA LTDA no cuenta con un sistema de información contable interno que le ayude en el control de las actividades operativas, por tal motivo no posee información confiable y segura en base a créditos y cobranza, pero si cuenta con un sistema de control en lo relacionado con la concesión de crédito por ventas de combustible siendo el mismo muy eficiente al momento de realizar el control. Este sistema de control contable se lo define como eficiente debido a que mediante él se puede realizar un control de las islas de despacho de combustible, el cual sirve para realizar un control diario de las ventas incluidas las ventas a crédito. En la empresa se realiza todos los estados financieros con normalidad, sin embargo, para el pago de impuesto al SRI en ocasiones suceden retrasos debido a que la información no está disponible en el momento adecuado los mismos que hacen que surjan penalizaciones por parte del ente de control.

ELABORADO POR: Franklin Sotamba Nota: Datos obtenidos en la Investigación de campo

SUPERVISADO POR: Mg. Hernán Maldonado

49 Tabla 20.Papel de trabajo 11. Normativa aplicable. Papel de trabajo 11. Normativa aplicable.

RHINOGAS CÍA. LTDA. Área de Crédito y Cobranzas Al 31 Diciembre de 2016

Elaborado por: FS Fecha: 15/01/2017

P11

Preparar un papel de trabajo que contenga un extracto de aquellas disposiciones de carácter obligatorio en el desarrollo de la evaluación al sistema de control interno. - Normativas

Objetivo: Fuente:

NIC 39 Instrumentos financieros: Reconocimiento y valoración

Esta Norma se aplicará a los contratos de compra o venta de elementos no financieros que se liquiden por el neto en efectivo, o mediante el intercambio de instrumentos financieros, como si esos contratos fueran instrumentos financieros, con la excepción de los contratos que se celebraron y se mantienen con el objetivo de recibir o entregar elementos no financieros, de acuerdo con las compras, ventas o requerimientos de utilización esperados por la entidad. NIA 11. - FRAUDE Y ERROR

El fraude es un acto intencional por parte de los individuos de la administración, empleados, o terceras partes, que resulta una representación errónea de los estados financieros esto implica la manipulación, falsificación o alteración de documentos, y el error es equivocaciones no intencionales en los estados financieros, como: cálculos matemáticos de los registros subyacentes y datos contables, omisión o mala interpretación de hechos. NIA 6: Evaluación de riesgo y control interno

El objetivo de esta Norma Internacional de Auditoría (NIA 6) es establecer normas y proporcionar lineamientos para obtener una comprensión de los sistemas de contabilidad y de control interno y sobre el riesgo de auditoria y sus componentes: riesgo inherente, riesgo de control y riesgo de detección.

ELABORADO POR: Franklin Sotamba Nota: Datos obtenidos de (A.A, 2015)

SUPERVISADO POR: Mg. Hernán Maldonado

50 Determinación de áreas críticas. 

Identificar los riesgos que afectan a la eficiencia en el proceso de gestión de créditos y cobranzas.

Tabla 21.Papel de trabajo 12. Cuestionario de control interno. Papel de trabajo 12. Cuestionario de control interno Elaborado por: FS P12 Fecha: 16/01/2017 Aplicar el cuestionario Coso ERM, a las áreas de crédito y cobranza de la Empresa RHINOGAS CIA LTDA. RHINOGAS CÍA. LTDA. Área de gestión de Crédito y Cobranzas Al 31 Diciembre de 2016

Objetivo: Fuente:

Encuesta CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

Gerente, Empleados y Contador Encuestados: Franklin Sotamba Encuestador: 13/01/2017 Fecha de aplicación: N. PREGUNTAS 1) ENTORNO INTERNO 1 ¿Cuenta la empresa con un código de ética? 2 ¿Existe un organigrama en la empresa? 3 ¿Existe una descripción de funciones definida para cada empleado? 4 ¿La empresa cuenta con una persona específicamente responsable del manejo de los créditos y cobranzas 5 ¿Los empleados tienen conocimiento de la estructura organizativa de la empresa? 2) DEFINICIÓN DE OBJETIVOS 6 ¿Cuenta la empresa con misión, visión y objetivos organizacionales bien definidos? 7 ¿Se establecen objetivos para cada actividad en el área de créditos y cobranzas? 8 ¿Se evalúa el cumplimiento de los objetivos en cuanto a la gestión de crédito y cobranzas? 9 ¿Los empleados conocen las actividades y/o metas que deben cumplir en un tiempo determinado? 3) IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS 10 ¿Se identifican eventos como son alza de precios en los combustibles que pueden afectar ventas a crédito? 11 ¿Se comunican y ejecutan las políticas de identificación de las actividades a desarrollar por el personal? 12 ¿Se lleva un registro de los créditos y las cobranzas mediante un sistema contable? 13 ¿Se realiza toma física de los saldos de combustible al menos una vez al mes? 4) VALORACIÓN DE RIESGOS ¿Las ventas de combustible a crédito siempre son respaldadas por su 14 respectivo comprobante? ¿Existe un archivo de las notas de crédito por la venta de combustibles? 15 16

SI NO OBSERVACIÓN 0 0 0 0

1 1 1 1

¿Se revisa periódicamente las notas de créditos para verificar su efectivo 1 cobro?

51 ¿Se realiza arqueos de caja diario para identificar faltantes o sobrantes de 0 efectivo? 18 ¿Existen políticas en cuanto al pago oportuno y disminución de la morosidad? 0 ¿Existe una separación de funciones al momento de realizar la venta a crédito 1 19 de combustibles y la cobranza respectiva al cliente? N° PREGUNTAS SI 17

1 1 0 NO OBSERVACIÓN

5. RESPUESTA AL RIESGO 20 21 22 23

24 25 26 27 28 29 30 31 32

33 34 35 36 37

¿Se realizan controles sobre concesión y cobro a tiempo de las notas de crédito? ¿Se evalúa el cumplimiento de objetivos al responsable del manejo de cobranzas de créditos a los clientes? ¿Se comprueba mensualmente la cartera de crédito no tenga un índice alto de morosidad? ¿La gerencia de la empresa muestra interés por el impacto de la posible morosidad de la cartera vencida? 6. ACTIVIDADES DE CONTROL ¿Se encuentran establecidos máximos y mínimos de combustibles que la empresa puede conceder como ventas a crédito? ¿Se elaboran informes en cuanto a las anomalías en el cobro de las ventas a crédito? ¿Existe un manual de procesos que indique como deben manejarse las actividades de recuperación de la cartera de créditos? ¿Existe una persona designada específicamente para el control y manejo de los créditos? ¿Cuenta la empresa con un supervisor que revise la periódicamente los estados de las cuentas de los clientes a crédito? ¿Tiene la empresa un respaldo documentado y firmado mediante el cual le permita judicializar en caso de que el cliente no tenga la voluntad de pagar sus cuentas a crédito? ¿Cuenta la empresa con un espacio adecuado para el archivo de las notas de crédito y débito? ¿Existen políticas en cuanto al manejo de cuentas incobrables?

¿Existe una correcta o eficiente distribución del espacio físico disponible en el área de crédito y cobranza? 7. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN ¿La empresa suministra información como: manuales, reglamentos y nuevas políticas del manejo de las ventas a crédito? ¿Se comunica periódicamente el estado de los clientes que compran combustible a crédito? ¿Se realizan informes en cuanto a los niveles máximos y mínimos de los que la empresa puede realizar ventas a crédito? ¿La empresa comunica a los empleados los objetivos que tiene respecto a la gestión de crédito y cobranzas? ¿Se da a conocer el grado de cumplimientos de los objetivos?

8. MONITOREO ¿Se realiza la verificación periódica de los combustibles que ingresa y sale 38 mediante documentos de respaldo? ¿Se verifica que la cantidad de clientes que tienen cuentas impagas y no 39 aparecen en el sistema contable de la empresa?? ¿La empresa lleva un control de los tiempos de vencimiento de los créditos y 40 su método de cobro?? SUMAN

ELABORADO POR: Franklin Sotamba

12 28

SUPERVISADO POR: Mg. Hernán Maldonado

52 La recolección de información dentro de la evaluación de control interno es importante por lo cual se utiliza como medio de recolección de datos los cuestionarios de control interno, los cuales fueron diseñados en base a los componentes del modelo COSO ERM, mismos que permitieron evaluar la eficiencia y eficacia de las operaciones en la gestión de crédito y cobranzas y a su vez identificar los riesgos que tienen mayor impacto sobre las operaciones. Además, este cuestionario fue aplicado al gerente de la empresa, por ende, cuenta con información relevante y veraz respecto al control interno que mantiene la empresa, es importante mencionar que se ha considerado el modelo del COSO ERM debido al énfasis que realiza en la administración de riesgos empresariales el mismo que a la vez permite identificarlos y posteriormente plantear propuestas para el tratamiento de los mismos. El desarrollo de este cuestionario, se realiza la identificación de todos aquellos problemas y debilidades que posee la gestión de créditos y cobranzas, para lo que se establece una calificación que permitirá establecer un nivel de riesgo en estos procesos, así como también un nivel de confianza dando lugar a un respectivo análisis de estos resultados. 5.1.2.3.1

Valoración de los componentes.

Tabla 22. Valoración de los componentes Valoración de los componentes NÚMERO 1 2 3 4 5 6 7 8

COMPONENTES Entorno interno Definición de objetivos Identificación de eventos Valoración de riesgos Respuesta al riesgo Actividades de control Información y comunicación Monitoreo

Calificación Total: Ponderación Total: Nivel de Confianza: Nivel de Riesgo: Bajo

PORCENTAJES DE NIVEL DE CONFIANZA 0% 0% 50% 83% 75% 22% 0% 33%

CALIFICACIÓN TOTAL 13 40 32% 68% Nivel de confianza 15% - 50% 32%

VALORES VALORES TOTAL POSITIVOS NEGATIVOS 0 0 2 5 3 2 0 1 13

Alto

5 4 4 6 4 9 5 3

5 4 2 1 1 7 5 2 27

Nivel de riesgo 3

Medio

51% - 75%

Medio

Alto

76% - 95%

Bajo

Nota: Datos obtenidos en la Investigación de campo

68%

53 

Análisis e interpretación.

De acuerdo con la valoración de componentes, el nivel de confianza es del 32%, la empresa tiene un nivel de confianza bajo, y el nivel de riesgo es alto (3). Evidentemente la empresa mantiene serios problemas en referentes a la gestión de créditos y cobranza, aplicando la fórmula se procederá a revisar 60 operaciones que realizo la empresa.

Luego de haber realizado la aplicación del cuestionario de control interno al gerente de la empresa “RHINOGAS CIA LTDA”, mediante la valoración de las respuestas se establece los niveles de riesgo y confianza que presenta el control interno en el área de crédito y cobranza, se determinó que la empresa posee un nivel de confianza bajo con un 32% que a su vez genera un nivel de riesgo alto del 68%, evidenciando que la empresa , presenta un control interno deficiente. 5.1.2.3.2

Descripción de los procesos

Para una mejor comprensión se obtuvo la información y así conocer los procesos que se realizan en la empresa RHINOGAS CIA LTDA respecto a la gestión de crédito y cobranzas, para ello se procede a efectuar narrativas en los procesos de crédito y cobranza; de tal manera, se pretende visualizar las acciones y procedimientos que el personal mantiene en la actualidad. 5.1.2.3.3

Narrativa del Procedimiento de venta a crédito.

El proceso inicia cuando el cliente ingresa a la estación de servicio, observa y define qué tipo de combustible requiere los mismos que RHINOGAS CIA LTDA mantiene en exhibición en cada surtidor y solicita crédito en su compra, el encargado de despacho le indica que debe llenar la solicitud de crédito se solicita que entregue la documentación necesaria para la calificación de apto para conceder el créditos envía al gerente la documentación y se comunica al cliente que se procede a validar la información, el gerente procede a analizar la documentación presentada por el cliente. Si el cliente cumple con los requisitos establecidos se le concede el crédito caso contrario el crédito será negado hasta que cumpla con los requerimientos mencionados, si la

54 respuesta es positiva se comunica al cliente la aprobación del crédito,

y mediante un

memorándum se comunica a contabilidad la existencia del nuevo cliente, Se asigna un código contable para el cliente, Se comunica mediante un documento al personal operativo sobre el nuevo cliente para su despacho de combustible, Se archiva la documentación del nuevo cliente ,se procede a realizar el despacho de combustible y la entrega respectiva de la nota de crédito. Tabla 23.Papel de trabajo 13.Concecion de crédito. Papel de trabajo 13.Concecion de crédito. Papel de trabajo 13. Cuestionario de control interno RHINOGAS CÍA. LTDA. Área de gestión de Crédito y Cobranzas Al 31 Diciembre de 2016

Elaborado por: FS Fecha: 17/01/2017

Evaluar el sistema de control interno existente en la Empresa RHINOGAS CIA LTDA utilice el método de evaluación mediante flujo gramas que describan el proceso seguido y los responsables de su ejecución. Encuesta

Objetivo: Fuente: Nº DESCRIPCION

ACTIVIDAD DOCUMENTO RESPONSABLE

FLUJOGRAMA

0 Inicio

1 El cliente llega a la Empresa y solicita crédito de combustible

Cliente

2 Solicita que llene la solicitud de crédito x 3 solicita la documentación necesaria para otorgar el crédito

Se comunica al cliente que se procede a validar la documentación

5 Análisis de la documentación

Si el cliente cumple con los requisitos establecidos se le otorga el crédito caso contrario no

7 Se comunica al cliente la aprobación del crédito

Se comunica mediante un documento al personal operativo sobre el nuevo cliente para su despacho de combustible

11 Se archiva la documentación del nuevo cliente

Jefe de crédito y cobranzas Jefe de crédito y cobranzas Jefe de crédito y cobranzas

x x

Gerente

Jefe de crédito y cobranzas

Mediante un memorándum se comunica a contabilidad del nuevo cliente

9 Se asigna un código contable para el cliente

P13

Jefe de crédito y cobranzas Contadora

Jefe de crédito y cobranzas/operativo s

Jefe de crédito y cobranzas

12 fin

ELABORADO POR: Franklin Sotamba

SUPERVISADO POR: Mg. Hernán Maldonado

55 5.1.2.3.4

Narrativa del Procedimiento de cobranzas.

El proceso de cobranza por concepto de venta a crédito de combustible inicia al transcurrir el tiempo acordado entre las partes para lo cual se procede a ordenar de forma cronológica los vales de los clientes a crédito, se revisa los estados de cuenta de cada uno de los clientes de forma periódica, se entrega a los clientes los estados de cuenta máximo al día siguiente de vencido el plazo acordado, se espera cinco días para que el cliente se acerque y proceda al pago de la deuda, si el cliente cancela en la fecha establecida se le seguirá concediendo crédito caso contrario se le negara créditos a futuro, al transcurrir cinco días y el cliente no cancela se hace efectiva la garantía. Si la garantía no puede efectivizarse, proceder a llamar al cliente para recordarle que tiene atraso de pago, transcurrido once días y el cliente no ha realizado el pago se le visita al cliente, a los treinta días no ha pagado se presiona el pago con orden prejudicial, al transcurrir sesenta días y no ha cancelado se realiza la cobranza de forma judicial, si transcurrido noventa días y no se ha realizado la cobranza se procede a calificar como cuentas incobrables.

56 Tabla 24.Papel de trabajo 13.1.gestion de cobranza. Papel de trabajo 13.1.gestion de cobranza. Elaborado por: FS Fecha: 17/01/2017

RHINOGAS CÍA. LTDA. Área de gestión de Crédito y Cobranzas Al 31 Diciembre de 2016

P13.1

Objetivo:

Evaluar el sistema de control interno, utilice el método de evaluación mediante flujo gramas que describan el proceso seguido y los responsables de su ejecución.

Fuente:

Entrevista

Nº

DESCRIPCION

ACTIVIDAD DOCUMENTO

RESPONSABLE

Inicio

Se ordena de forma cronológica los vales de los clientes a crédito.

Jefe de crédito y cobranzas

Revisa los estados de cuenta de cada uno de los clientes de forma periódica.

Jefe de crédito y cobranzas

Se entrega a los clientes los estados de cuenta máximo al día siguiente.

Jefe de crédito y cobranzas

Se espera 5 días para que el cliente proceda al pago de la deuda.

Si cancela en la fecha establecida se le seguirá concediendo crédito caso contrario se le negara créditos a futuro Al transcurrir 5 días y el cliente no cancela se hace efectiva la garantía.

Cliente

Jefe de crédito y cobranzas

Si la garantía no puede efectivizarse, se llama al cliente se llama al cliente a recordarle que tiene atraso de pago.

Jefe de crédito y cobranzas

Transcurrido once días y no ha pagado se le visita al cliente.

Jefe de crédito y cobranzas

A los 30 días no ha pagado se presiona el pago con orden prejudicial.

Jefe de crédito y cobranzas con abogado

Al transcurrir 60 días no ha cancelado se realiza cobranza judicial.

Abogado

Si transcurrido 90 días y no se ha realizado la cobranza se procede a calificar como cuentas incobrables.

Contadora

fin

ELABORADO POR: Franklin Sotamba Nota: Datos obtenidos en la Investigación de campo

FLUJOGRAMA

SUPERVISADO POR: Mg. Hernán Maldonado

57 Pruebas de recorrido. Realizar pruebas de recorrido para la verificación del acatamiento de políticas y procedimientos en la concesión y recuperación de los créditos. Tabla 25.Papel de trabajo 14.gestion de cobranza. Papel de trabajo 14.Pruebas de recorrido.

RHINOGAS CÍA. LTDA. Área de gestión de Crédito y Cobranzas Al 31 Diciembre de 2016

Objetivo: Fuente:

Elaborado por: FS Fecha: 19/01/2017

P14.

Seleccionar dos o tres transacciones tipo de los créditos y comprobar que se cumplan las disposiciones prescritas. Entrevista

Nombre de la persona(s) entrevistada(s): Fecha de la entrevista: Proceso/transacción discutida: Pasos del procesamiento abordados en esta prueba de recorrido:

Ing. Francisco Núñez; Ing. Luz Ochoa 19/01/2017 Crédito y Cobranza  Inicio de la transacción.  Autorización de la transacción.  Registro de la transacción.  Pasos del procesamiento de la transacción.

Las políticas y procedimientos documentados para esta transacción incluidos los controles son:

Para la concesión de crédito el cliente ingresa a la estación de servicio, el encargado de despacho le indica que debe llenar la solicitud de crédito y se solicita que entregue la documentación necesaria para la calificación del créditos ,se envía al gerente la documentación ,el gerente procede a analizar la documentación, si el cliente cumple con los requisitos establecidos se le concede el crédito caso contrario el crédito será negado hasta que cumpla con los requerimientos mencionados, se comunica al cliente la aprobación del crédito, y mediante un memorándum se comunica a contabilidad la existencia del nuevo cliente, Se asigna un código contable para el cliente, Se comunica mediante un documento al personal operativo sobre el nuevo cliente para su despacho de combustible, se entrega respectiva de la nota de crédito.

Tras entrevistar a las personas arriba mencionadas para obtener su comprensión de los procedimientos del proceso y de los controles, concluimos lo siguiente:

En ocasiones se otorga créditos sin que los clientes cumplan con todos los requisitos además la garantía no se solicita de forma estandarizada a unos incluso no se le ha solicitado garantía. el despachador no entrega a tiempo los reportes de créditos y cobros a clientes incrementando el riesgo de incurrir en información no confiable a la presentación de estados financieros actualizados.

La comprensión por parte de la persona es o no coherente con los procedimientos y controles establecidos por la entidad: Sí/No Si No Si No Si

Se cumplen los procedimientos a realizar Actividades de control Existencia de errores al otorgar créditos Procedimientos para informar sobre errores o para corregirlos Desviaciones de los procedimientos establecidos

Se ha identificado las siguientes circunstancias y situaciones en las que el encargado varía su actuación con respecto a los procedimientos y controles establecidos por la entidad:

No se actúa de acuerdo con lo previsto en los procedimientos de concesión de crédito y cobranza al momento de realizar el despacho de combustible no se tiene en cuenta la cantidad de deuda posee el cliente además no se mantiene un control estricto a las fechas que los créditos deben ser cobrados a los 15 y 30 días plazo como lo establece la gerencia.

La persona a quien entrevistamos ha descrito los siguientes tipos de errores de procesamiento que fueron detectados y la manera en que fueron solucionados y corregidos:

Se otorgaban créditos con garantías de cheques posfechados ,el despacho de combustible se lo realizaba sin un sistema automático ,el cobro se lo realizaba en fechas posteriores a las convenidas entre las partes, para lo cual la garantía se pasó a solicitar el pago de un porcentaje y además de requisitos de información real de la persona natural o jurídica, para el despacho de combustible se incorporó un sistema que automatice el control de ventas diarias y se estandarizo el cobro de créditos a 15 y 30 días plazo siendo el mismo un requisito para la aprobación de futuros créditos.

ELABORADO POR: Franklin Sotamba Nota: Datos obtenidos en la Investigación de campo

SUPERVISADO POR: Mg. Hernán Maldonado

59 Tabla 26.Papel de trabajo 15.Deficiencias de control interno Papel de trabajo 15.Deficiencias de control interno.

RHINOGAS CÍA. LTDA. Área de gestión de Crédito y Cobranzas Al 31 Diciembre de 2016 Objetivo: Fuente:

Elaborado por: FS Fecha: 20/01/2017

P15.

Comentar sobre las desviaciones o deficiencias del sistema de control interno existente. Prueba de recorrido

El sistema de control interno de la empresa RHINOGAS CIA LTDA tiene múltiples debilidades al no estar plasmado en un documento para lo cual se toma en consideración las siguientes desviaciones o deficiencias del mismo: 

Diseño inadecuado de la estructura del control interno en general.



Ausencia de segregación de funciones, acorde con los objetivos de control establecidos.



Falta de revisión y aprobación adecuada de las transacciones, de créditos y cobranzas emitidos.



Medidas deficientes para la protección de los activos de la empresa.



Ausencia de técnicas de control adecuadas para el tipo de transacciones efectuadas.



Deficiencia en la operación de la estructura del control interno



Deficiencias en los controles establecidos para la prevención y detección de omisiones en la información contable.



Alteración de los controles establecidos, por parte de personal de alto nivel jerárquico.



Fallas en la protección de los activos, contra pérdidas, daños o uso indebido de los mismos.



Fallas en la ejecución de funciones que son parte de la estructura del control interno, tales como preparación o revisión oportuna de conciliaciones.

ELABORADO POR: Franklin Sotamba Nota: Datos obtenidos en la prueba de recorrido.

SUPERVISADO POR: Mg. Hernán Maldonado

60 5.1.2.4.1

Evaluación del riesgo.

Tabla 27.Papel de trabajo 16 Nivel de riesgo. Papel de trabajo 16.Nivel de riesgo. RHINOGAS CÍA. LTDA. Área de gestión de Crédito y Cobranzas Al 31 Diciembre de 2016 Objetivo: Fuente:

Elaborado por: FS Fecha: 22/01/2017

P16.

Realizar una matriz en la que conste el nivel de los riesgos por Unidades de Cuenta significativos. Cuestionario de control interno

CONTROL Entorno interno

ÁREA CRÍTICA IMPACTO RECOMENDACIONES No está definida la estructura Implantar el manual de funciones y realizar la de la organización. estructura organizacional donde se evidencie las Carece de un responsable de obligaciones y responsabilidades de cada uno de crédito y cobranzas además del Alto los departamentos de la organización, además la manual de funciones no empresa necesita de un jefe de crédito y estipulado. cobranza. Realizar objetivos en cuanto al manejo de Definición de Carece de misión, visión y objetivos organizacionales créditos y cobranzas, así como realizar la objetivos Falta de establecer objetivos y Alto respectiva evaluación de los objetivos su evaluación. propuestos a fin de determinar el grado de cumplimiento. en la Realizar actividades en donde se analicen todos Identificación Deficiencia identificación de eventos de aquellos factores y eventos que pueden afectar de eventos mayor impacto a la empresa. Medio las operaciones de la empresa a fin de disminuir el impacto de los mismos. Proponer un plan de contingencias a fin de Valoración de No existe un plan de contingencias, en cuanto al responder de manera rápida y oportuna riesgos robo, daño o pérdida del Bajo situaciones que involucren el daño y robo de los combustible. combustibles. Controlar las actividades de la persona o Respuesta al Control inadecuado a los encarados de las cobranzas Bajo personas a cargo de la gestión de los créditos y riesgo cobranzas. Establecer de políticas referente a máximos y Actividades de Carece de políticas de máximos y mínimos de ventas mínimos de ventas a crédito. De igual forma control a crédito y para el área de Alto proponer políticas en cuanto a la elaboración de ventas. informes periódicos de los créditos y las cobranzas. Deficiente comunicación al Generar un canal de comunicación entre las Información y áreas y la gerencia con el fin de acatar las nuevas comunicación realizar cambios de normas y procedimientos establecidos. normas y procedimientos adoptados. Alto Control de combustibles Implementar un sistema que permita identificar Monitoreo deficientes en los tanques de la cantidad exacta de los tanques de almacenamiento y en el cobro almacenamiento. Así también de instalar un a clientes. Alto programa contable que lleve el control de los plazos para su cobranza.

ELABORADO POR: Franklin Sotamba Nota: Datos obtenidos en el cuestionario de control interno.

SUPERVISADO POR: Mg. Hernán Maldonado

61 Luego de determinar los niveles de riesgo y confianza, se detallan los ocho componentes del COSO ERM, con los que se evidencia las deficiencias del Control Interno, y a su vez permite dar una serie de recomendaciones que puedan mejorar las procesos. 5.1.2.4.2

Informe de planificación.

Tabla 28.Papel de trabajo 17.Informe de planificación. Papel de trabajo 17.Informe de planificación.

RHINOGAS CÍA. LTDA. Área de gestión de Crédito y Cobranzas Al 31 Diciembre de 2016

Elaborado por: FS Fecha: 24/01/2017

P17.

Objetivo:

Realizar el informe de planificación de la evaluación al sistema de control interno.

Fuente:

Cuestionario de controlinterno. Informe de planificación de la evaluación al sistema de control interno. 24 de enero del 2016 Ing. Francisco Núñez Sotomayor. Gerente de la empresa RHINOGAS CIA LTDA. Se realizó una evaluación de las operaciones desarrolladas en el área de crédito y cobranza, proceso

que comprende la concesión de créditos y su cobranza, la evaluación corresponde al período que va desde junio del 2016 a marzo del 2017, los resultados de las evaluaciones, son responsabilidad de la administración de RHINOGAS CIA LTDA, el aporte de mi parte es expresar la opinión y propuestas para incrementar la eficiencia y eficacia en cada actividad del área de crédito y cobranzas. Esta evaluación se realizó con apego a las normas de auditoría generalmente aceptadas, que incluyen el examen mediante pruebas selectivas, pruebas de cumplimiento y evaluación a través de cuestionario de control interno a la gestión de crédito y cobranzas. Mediante la investigación a RHINOGAS CIA LTDA., no cuenta con una guía de funciones y de una estructura organizacional definida además de políticas en cuanto al manejo de créditos y cobranzas que guíen las actuaciones de los empleados. La opinión, a esta evaluación al manejo sistema de control interno se considera razonable, a excepción de lo mencionado en el párrafo anterior. Por consiguiente, se recomienda a la empresa establecer una estructura organizacional, así como de un manual de funciones, además de establecer políticas en cuanto a la gestión de crédito y cobranza lo cual permita mejorar las operaciones en el área ventas.

ELABORADO POR: Franklin Sotamba

SUPERVISADO POR: Mg. Hernán Maldonado

62 Políticas y procedimientos propuestos. Proponer políticas y procedimientos de control interno que permitan mejorar la gestión de créditos y cobranzas. Se plantea la propuesta para la mejora del organigrama estructural, en el que las personas que laboran dentro de la empresa RHINOGAS CIA LTDA se manejen de una mejor manera, además, de que los empleados ante cualquier inquietud conozcan hacia donde deben acudir para solucionar los mismos. Por otro lado, se estableció una guía de cargos y funciones, con la finalidad de que los empleados conozcan sus competencias a desarrollar tanto en el área de crédito y cobranza como cualquier otra área de la empresa; adicional, se desarrolló políticas y procedimientos para solucionar los problemas encontrados dentro de la empresa RHINOGAS CIA LTDA. Políticas propuestas de crédito y cobranza. Con el fin de poseer una cartera que satisfaga los requisitos de liquidez, riesgo, y rentabilidad de la estación de servicio de combustibles se conservará los principios generales de crédito, a la vez también se hará referencia a la manera de seleccionar a los clientes con criterio de evaluación. 5.1.2.6.1

Ventas.

Para conceder un crédito el posible cliente primero debe llenar la solicitud de crédito, con información real y esta información será confidencial de uso exclusivo de la estación de servicio RHINOGAS CIA LTDA Cía. Ltda., el que pasará a un análisis minucioso. El jefe de crédito y cobranza podrá autorizar o negar el crédito a personas naturales o jurídicas en montos de tres cifras bajas, pero también debe consultar con el gerente para la aprobación conjunta en caso de créditos superiores a tres cifras medias. Para toda venta a crédito sin importar el monto se debe elaborar un contrato en el cual contendrá como clausulas los beneficios y penalizaciones tanto para la estación de servicio de combustibles y del cliente. Los cambios modificaciones en un contrato por razones como: aumento de vehículos, tipo de combustible, cambio de dueño de vehículo, etc. Únicamente puede ser realizado por el

63 jefe de crédito y cobranza, para lo cual los expedientes de cada cliente deben contener información veraz y actualizada. Se despachará el combustible solamente con la respectiva factura de venta y no se receptará devoluciones por ningún concepto una vez realizada la venta. Se mantendrá actualizada la lista de precios que comercializa la empresa y mantener informado a los empleados de los cambios que se presenten. Los clientes que van a solicitar crédito deben cancelar el 20% del total de compra como entrada. Los combustibles se venderán cuando el cliente se encuentre en las instalaciones de la empresa y no se venderá fuera de sus instalaciones. 5.1.2.6.2

Plazo.

El contrato tendrá vigencia a partir de la fecha de la primera compra crédito y hasta el 31 de diciembre del año en que la misma ha sido realizada 5.1.2.6.3

Línea de crédito.

Establecerá periódicamente el monto máximo de las compras y/o transacciones que el cliente podrá efectuar compras a crédito, y el encargado de fijar será el jefe de crédito y cobranza. 5.1.2.6.4

Fecha de corte.

En los casos de empresas se podrá realizar pagos en cuotas, se realizará un corte de saldo todos los días 28 (veinte y ocho) de cada mes a efectos de calcular el importe de la cuota mensual y a fin de entregarle al cliente un estado de cuenta con los movimientos 5.1.2.6.5

Fecha de vencimiento.

El vencimiento del pago total del importe de la compra a crédito, o el vencimiento del pago del importe de la primera cuota del plan de financiación, se produce a los 30 (treinta) días corridos de la fecha de cada compra.

64 5.1.2.6.6

Requisitos para otorgar el crédito. 

Identificación del solicitante con copia de cedula de identidad.



RUC, copia de matrícula de vehículo.



Planilla de servicio básico.



Evidencia de la actividad económica (contratos de arrendamiento, permisos, usos, licencias, etc.)



Consulta en el Buró de Crédito que se encuentre en una categoría aceptable. Cobranza.

Se realizará informes cada quince días de la cantidad de combustible que cada cliente tiene a crédito, con el fin de controlar las cuotas vencidas mediante la verificación de estos informes. Se deberá entregar como máximo al segundo día de facturación los estados de cuenta a los clientes. Se realizará recordatorios a los clientes mediante llamadas telefónicas, e-mails y visitas personales, en los siguientes casos: En la primera etapa de 9 a 20 días de retraso se comunicará de forma telefónica o mediante email con el cliente; en la segunda etapa de 20 a 30 días se hará una visita al domicilio del cliente; en la tercera etapa de 30 a 60 días se hará una notificación prejudicial mediante un abogado; en la cuarta etapa 60 a 90 días se hará una cobranza prejudicial; en la quinta etapa se realizara una cobranza de forma judicial con acción coactiva. Las consecuencias de las políticas de crédito utilizadas se reflejan en la actividad de cobranza. Si las actividades y normas crediticias son flojas o liberales, la presión se refleja en el departamento de cobranzas para acelerar el flujo de fondos provenientes de las cuentas por cobrar. Mientras que, si son muy restrictivas, inclusive para la concesión de crédito tal vez no se necesite un departamento de cobranzas.

65 Guía de funciones. Tabla 29.Papel de trabajo 18.Funcion del gerente. Papel de trabajo 18.Funcion del gerente.

RHINOGAS CÍA. LTDA. Área de gestión de Crédito y Cobranzas Al 31 Diciembre de 2016 Objetivo:

Elaborado por: FS Fecha: 24/01/2017

P18.

Realizar el informe de planificación de la evaluación al sistema de control interno.

Fuente:

ELABORADO POR: Franklin Sotamba Nota: Datos obtenidos en la Investigación de campo

SUPERVISADO POR: Mg. Hernán Maldonado

66 Tabla 30.Papel de trabajo 19.Funcion del contador. Papel de trabajo 19.Funcion del contador.

RHINOGAS CÍA. LTDA. Área de gestión de Crédito y Cobranzas Al 31 Diciembre de 2016 Objetivo:

Elaborado por: FS Fecha: 24/01/2017

P19.

Realizar el informe de planificación de la evaluación al sistema de control interno.

Fuente:

ELABORADO POR: Franklin Sotamba Nota: Datos obtenidos en la Investigación de campo

SUPERVISADO POR: Mg. Hernán Maldonado

67 Tabla 31.Papel de trabajo 20.Funcion del jefe de ventas. Papel de trabajo 20.Funcion del jefe de ventas.

RHINOGAS CÍA. LTDA. Área de gestión de Crédito y Cobranzas Al 31 Diciembre de 2016 Objetivo:

Elaborado por: FS Fecha: 24/01/2017

P20.

Realizar el informe de planificación de la evaluación al sistema de control interno.

Fuente:

ELABORADO POR: Franklin Sotamba Nota: Datos obtenidos en la Investigación de campo

SUPERVISADO POR: Mg. Hernán Maldonado

68 Tabla 32.Papel de trabajo 21.Funcion del analista de crédito. Papel de trabajo 21.Funcion del analista de crédito.

RHINOGAS CÍA. LTDA. Área de gestión de Crédito y Cobranzas Al 31 Diciembre de 2016

Elaborado por: FS Fecha: 24/01/2017

P21.

Objetivo:

Realizar el informe de planificación de la evaluación al sistema de control interno.

Fuente:

Entrevista

ELABORADO POR: Franklin Sotamba Nota: Datos obtenidos en la Investigación de campo

SUPERVISADO POR: Mg. Hernán Maldonado

69 Propuesta de un Organigrama para la Empresa. Tabla 33.Papel de trabajo 22.Organigrama. Papel de trabajo 22.Organigrama.

RHINOGAS CÍA. LTDA. Área de gestión de Crédito y Cobranzas Al 31 Diciembre de 2016 Objetivo:

Elaborado por: FS Fecha: 24/01/2017

P22.

Realizar el informe de planificación de la evaluación al sistema de control interno.

Fuente:

ELABORADO POR: Franklin Sotamba Nota: Datos obtenidos en la Investigación de campo

SUPERVISADO POR: Mg. Hernán Maldonado

70 Mediante la propuesta de un organigrama funcional para la empresa RHINOGAS CIA LTDA, se puede evidenciar que el cuadro de colores verde muestra las áreas que existen en la actualidad, las misma que se manejaban de manera empírica, los cuadros de colores azules, muestra las áreas y funciones que se propone con el objetivo de mejorar la gestión de crédito y cobranza de la empresa, además, estas áreas serán desempeñada por las empleados que trabajan dentro de la entidad y personas que serán contratadas.

DISCUSIÓN

La investigación realizada a RHINOGAS CIA LTDA, proporciona los resultados que, a pesar de estar en el mercado, por un lapso de tiempo amplio, aun se tiene una administración empírica, con falta de conocimientos técnicos administrativos, al no contar con una estructura organizacional y establecer funciones para agregar actividades que favorezcan el desarrollo de sus procesos operativos, la inexistencia de un sistema de cobranzas ha llevado a ejecutar decisiones administrativas inadecuadas, no posee información veraz sobre sus montos de créditos otorgados a clientes, esto dificulta tener un panorama exacto de la situación financiera de cada uno de sus productos comercializados y la verdadera rentabilidad que posee la empresa. La evaluación se realizó de acuerdo a las normas de auditoría generalmente aceptadas, que incluyen el examen mediante pruebas selectivas, pruebas de cumplimiento y evaluación a través de cuestionario de control interno a la gestión de crédito y su posterior cobranza, detectando que RHINOGAS CIA LTDA, no cuenta con una guía de funciones y de una estructura organizacional definida además de políticas específicas, por consiguiente, se recomienda a la empresa establecer una estructura organizacional, así como de un manual de funciones, además de establecer políticas en cuanto al manejo de los créditos y cobranzas lo cual permita mejorar las operaciones. Mediante la aplicación de cuestionario de control interno a los créditos y cobranza de la empresa RHINOGAS CIA LTDA, se determinó que la entidad cuenta con un nivel de confianza bajo siendo el principal causa para que la información no sea completamente confiable, y por ende un nivel de riesgo alto en las actividades y procesos dentro del área de crédito y cobranza , además la inexistencia de políticas y procedimientos establecidas genera inconvenientes al momento de realizar cada uno de los procedimientos, revelando saldos irreales, los mismos que repercuten en el manejo de concesión y entrega de los créditos por concepto de comercialización de combustibles. La empresa no cuenta con documentos suficientes que espaldeen eficientemente las transacciones y se lleve una adecuada concesión y cobro de los créditos, además, la falta de estándares o formatos que califiquen a los prospectos de una forma que todos los créditos se rijan a la normativa previamente diseñada, no permite evaluar los procesos relacionados al manejo y tratamiento de los créditos y cobranzas.

CONCLUSIONES

Teóricamente se pudo sustentar las dos variables mediante la consulta bibliográfica de los diferentes autores versados en el tema que permitió establecer que el desarrollo y la implementación de un sistema de control interno basado en el modelo coso II, conlleva a alcanzar los objetivos empresariales de operación de cumplimiento y de información financiera por lo que se puede mejorar la gestión de créditos y cobranzas de la organización A través del levantamiento de información como es la encuesta y la entrevista se pudo obtener ,tabular e interpretar el criterio de los clientes con lo que se pudo corroborar la existencia de la problemática planteada así como su posible solución en todas las actividades que se llevan a cabo dentro del área ventas de la empresa “RHINOGAS CIA LTDA”, se pudo determinar que dichos procesos y actividades se realizan de forma empírica por la administración, además de la falta de una estructura organizativa enfocada a los créditos y cobranzas y de una descripción de funciones adecuada. Mediante la aplicación de cuestionario de control interno a la empresa “RHINOGAS CIA LTDA”, se determinó que la entidad cuenta con un nivel de confianza bajo y por ende un nivel de riesgo alto en las actividades y procesos dentro del área de ventas, además la inexistencia de políticas y procedimientos en el manejo de créditos y cobranzas genera inconvenientes revelando saldos desactualizados e irreales, los mismos que repercuten en el manejo, venta y entrega de los combustibles. Actualmente la empresa carece de documentos que respalden eficientemente las transacciones y se lleve una adecuada gestión, además, la falta de indicadores no permite evaluar los procesos relacionados al manejo y tratamiento de los créditos y cobranzas. Siendo las ventas de combustible altas y ser obligados a llevar contabilidad la empresa cuenta con una contadora externa, lo cual permite que la información financiera no llegue a tiempo para la toma de decisiones por parte del gerente, el cual solo puede verificar parcialmente el cumplimiento de las actividades del departamento de ventas, debido a que los otros departamentos sus funciones son cambiadas constantemente.

RECOMENDACIONES.

Aplicar la propuesta entregada en cuanto a estructura organizacional y descripción de cargos y funciones, en donde se detallan sus principales funciones y líneas jerárquicas de los trabajadores, de acuerdo a la fundamentación teórica y metodológica se podrá mejorar la gestión de crédito y cobranzas de la organización. Desarrollar las recomendaciones propuestas en la matriz de impacto en donde se detallan las acciones a realizarse para cada componente, lo que permitirá aumentar la eficiencia en las actividades de la empresa logrando aumentar la confianza y a su vez disminuir el riesgo en cada una de estas; adicional a ello, es ideal para las empresas comerciales evaluar el sistema de control interno a fin de mejorar y ser competitivos en el mercado. Tomar en cuenta las políticas y procedimientos planteados en el presente trabajo de titulación, así como de la comunicación de las mismas en el área y el personal, de tal forma que dichas acciones contribuyan a mejorar la gestión de crédito y cobranzas. Considerar la elaboración y uso de los formatos propuestos en el presente trabajo de titulación, de tal forma que permitan mejorar el manejo de los créditos y cobranzas y por ende llevar un control interno eficiente de la recuperación de cartera de crédito.

9. LISTA DE REFERENCIAS. A.A.

(12

Noviembre

2015).

Documents.mx

NIA

920.

Obtenido

http://documents.mx/documents/nia-920-procedimientos-convenidos.html Alvin A. Arens, R. J. (2007). Auditoría: Un enfoque integral. México D.F.: Pearson. Ayana, J. (10 de Noviembre de 2012). Técnicas de auditoría. Obtenido de http://es.slideshare.net/jorgealbertoanayacabeza/tcnicas-de-auditoria-15303862 Benjamín, E., & Fincowsky, F. (2014). Organización de Empresas. Mexico: McGraw-Hill. Blanco, Y. (2014). Auditoría integral normas y procedimientos. Bogotá: Eco Ediciones. Bosch, M. (2013). Planificación de la auditoría. España: IC Editorial. Bravo Valdivieso, M. (2007). Contabilidad general. Nuevodia. Bravo, M. (2011). Contabilidad General (Décima ed.). Quito: ESCOBAR. Brealey, R. (2010). Principios de Finanzas Corporativas. México: Mc Graw Hill. Córdoba, M. (2013). Gestión Financiera. Bogotá: Ecoe Ediciones . De la Peña, G. A. (2011). Auditoría un efoque práctico. España: Paraninfo. Díaz, H. (2011). Contabilidad General Enfoque práctico con aplicaciones informáticas (Tercera ed.). Bogotá, Colombia: PEARSON. Estupiñán, G. R. (2014). Papeles de trabajo en la auditoría financiera. Bogota: Ecoe. Estupiñán, R. (2012). Control Interno y Fraudes: con base en los ciclos transaccionales. Análisis de Informe COSO I y II (Segunda ed.). Bogotá, Colombia: ECOE. Fierro, Á. (2011). Contabilidad general (Cuarta ed.). Bogotá, Colombia : ECOE. Franklin, E. (2013). Auditoría administrativa: Evaluación y diagnóstico empresarial (Tercera ed.). México: Pearson. Garrido, F. (2012). Fundamentos de Auditoría de cuentas anuales. Madrid: Ediciones Pirámide. Guayas, C. d. (12 de Noviembre de 1998). Contadores Guayas NEA 30. Obtenido de http://www.contadoresguayas.org/descargas/nea/NEA%2030.pdf Instituto Mexicano de Contadores Públicos. (2013). Auditoría de Estados Financieros y su Documentación. México: Came. Isaza, A. (2012). Control Interno y Sistema de Gestión de Calidad. Bogotá: Ediciones de la U. Mantilla, J. A. (2013). Auditoria del control interno. Bogotà: Ecoe Ediciones. Mantilla, S. (2011). Auditoria de Información Financiera. Bogotá: Ecoe Ediciones. Mantilla, S. (2012). Control Interno. Informe Coso. Colombia: Ecoe Ediciones. Mendivil, E. V. (2010). Elementos de auditoria (Sexta ed.). Mexico: Cengage.

75 Monfort, E. (2012). Auditroría. Madrid: Stabook Editorial, SA. Montaño, A. (2010). Administracion de la Cobranza. Mexico: Trillas. Montero, S., Castillo, E., & López, R. (2011). Auditoría de la LOPD. España : IC . NIIF. (2010). Normas Internacionales de Información Financiera. Londres: IASCF. Omeñaca, G. J. (2010). Contabilidad General. Deusto. Orta, M., Castrillo, L., Sanchez, I., & Sierra, G. (2012). Fundamentos Teóricos de Auditoria Financiera. Madrid: Ediciones Piramide. Pallerola, J., & Monfort, E. (2012). Auditoría. Madrid: StarBook. Pérez, M., Castrillo, L., Sánchez, I., Herrero, M., & Sierra, G. (2012). Fundamentos teóricos de auditoría financiera. España: Pirámide. Pilligua, K. (12 de Noviembre de 2015). Documents.mx NIA 920. Obtenido de http://documents.mx/documents/nia-920-procedimientos-convenidos.html Rincón, C., Lasso, G., & Parrado, A. (2012). Contabilidad Siglo XXI (Segunda ed.). Bogota: Ecoe Ediciones. Rodríguez, J. (2009). Control Interno. México: Trillas. Romero, Á. (2012). Contabilidad Intermedia. México D.F.: McGrawHill. Sampieri, R., Fernández, C., & Baptista, P. (2010). Metodología de la investigación (Quinta ed.). México: McGrawHill. Sánchez, J., & Alvarado, M. (2014). Teoría y práctica de la auditoría II: Análisis de áreas y casos prácticos (Quinta ed.). Madrid, España: Pirámide. Sarmiento, R. (2009). Contabilidad General. Impresos Andinos. Simisterra, G., Polanco, L., & Henao, H. (2011). Contabilidad: Sistema de Informacion para las Organizaciones (Sexta ed.). Bogota: McGrawHill. Suarez, M. (2012). Gestion de inventarios (Primera ed.). Bogota: Ediciones de la U. Tamayo, E., & Escobar, L. (2013). Contabilidad Administración y Gestión. Getafe, España: EDITEX S.A. Valencia, J. R. (2009). Control interno un efectivo sistema para la empresa. Mexico: Trillas. Van Horne, J., & Wachowicz, J. (2010). Fundamentos de Administración Financiera (Décimotercera ed.). México: Pearson. Villaseñor, E. (2009). Elementos de administracion de credito y cobranza. Mexico: Trillas. Whittington, P. (2005). Principios de Auditoría. México: Mc Graw Hill. Zapata, P. (2011). Contabilidad general con base en las Normas Internacionales de Información FInanciera (NIIF) (Séptima ed.). Bogotá, Colombia: McGrawHill.

10.

GLOSARIO.

Auditoría: La auditoría es un proceso basado en la evidencia dirigida a que una persona externa ajena a la empresa y titulada emita una opinión sobre la razonabilidad de las cuentas anuales, de acuerdo con los principios y normas generalmente aceptados. Auditoría de Gestión: Estudio y evaluación de los resultados obtenidos en la asignación y utilización de recursos para cumplir con una gestión. Actividad económica: Toda acción humana dirigida a la creación de valor, en la forma de bienes y servicios, que se aplicarán a la satisfacción de necesidades. Administración: Conjunto ordenado y sistematizado de técnicas y procedimientos destinados a apoyar la consecución de los objetivos de la empresa en forma eficiente y eficaz. Los autores suelen identificar cuatro etapas en el proceso administrativo: planeamiento, organización, dirección y control. Asiento contable: Registro de una transacción en los libros contables de una empresa institución. Cada una de dichas registraciones. Control interno: Conjunto de métodos y procedimientos que aseguren que los activos están debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente según las directrices marcadas por la administración. Garantía: Es cualquier obligación que se contrae para la seguridad de otra obligación propia o ajena. Se constituyen para asegurar el cumplimiento de las obligaciones contraídas por el deudor. Incumplimiento: No cumplir la obligación dentro del plazo estipulado; o hacerlo después de dicho plazo o en condiciones diferentes a las pactadas. Eficiente: Es la capacidad de hacer las cosas bien, la eficiencia comprende y un sistema de pasos e instrucciones con los que se puede garantizar calidad en el producto final de cualquier tarea. Política: Norma general que constituye declaraciones e interpretaciones que guían o encauzan la conducta y el pensamiento para la toma de decisiones. Proceso de crédito: Comprende las etapas de concesión; seguimiento y recuperación.

77 Recesión: Etapa del ciclo económico caracterizada por la desaceleración e inclusive el decrecimiento en la variación del PBI. Implica la pérdida de puestos de trabajo y en general la subocupación de los factores productivos. Puede o no estar asociada al descenso en los precios monetarios. Riesgos: Es una medida de la magnitud de los daños frente a una situación peligrosa; el riesgo se mide asumiendo una determinada vulnerabilidad frente a cada tipo de peligro. Tasa activa: Es la que cobran los bancos comerciales e instituciones financieras por los préstamos que realizan. Tasa pasiva: Complementariamente con la anterior, es la que se paga por los préstamos recibidos; la diferencia entre ambas se denomina “spread”, y constituye en principio el componente de ganancia de los bancos. Variable: Hecho o fenómeno identificado, cualitativamente definido y cuantificable, pudiendo variar su magnitud, no así sus cualidades.

11.

ANEXOS.

Anexo 1: Árbol de problemas

Anexo 2: Formato de entrevista a Gerente. Pregunta N.º 1 ¿Existe una estructura orgánica y funcional (organigrama) en la empresa? Expresamente escrito, no. Solamente las funciones Junta General, de Presidente Vicepresidente y Gerente que se establecen en el Estatuto de la compañía. Pregunta Nº 2 ¿La empresa RHINOGAS CIA LTDA cuenta con una descripción de cargos y funciones? Únicamente a nivel de presidente, vicepresidente y gerente, el resto de personal tiene asignadas sus funciones de forma verbal. Pregunta Nº 3 ¿Existe una persona responsable en el área de ventas? Es responsable directamente el Gerente, quien a su vez delega parte de las funciones a quien hace de asistente de Gerencia. Pregunta Nº 4 ¿Cuál es el producto que considera usted que es el que más se vende a crédito? El combustible DIESEL PREMUIM Pregunta Nº 5 ¿Existe en la empresa algún sistema que le permita conocer la existencia de los créditos? Sí, el paquete contable. Pregunta Nº 6 ¿Se utiliza algún modelo para el control de créditos y cobranzas?

79 Si, el paquete contable. Pregunta Nº 7 ¿Qué problema o inconveniente considera usted que son más comunes a la hora de controlar los créditos y su futura cobranza? El hecho que el sistema contable no funciona en línea con el sistema de facturación en islas de despacho, lo que puede ocasionar que un cliente exceda su cupo, o que un despachador desconozca si un cliente está o no autorizado a cargar a crédito. Pregunta Nº 8 ¿Cómo calificaría usted el sistema de control interno existente? Considero que es bueno, ya que a más del sistema contable se lleva un control paralelo extra contable, para reforzar el control y cotejar los resultados de ventas cada día. Pregunta Nº 9 ¿La empresa cuenta con políticas para la gestión de crédito y cobranzas? De forma tácita, dada por la experiencia de la Gerencia. No existe una política escrita. Pregunta Nº 10 ¿Qué requisitos debe cumplir un cliente para acceder a un crédito? Por la situación económica, actualmente los créditos están negados a nuevos clientes, y los que existen actualmente, han demostrado seriedad en sus pagos y estos en su momento fueron clientes de contado, que eventualmente dejaban cheques a dos o tres días. Pregunta Nº 11 ¿Quién es el responsable de la aprobación de créditos? Directamente el Gerente. Pregunta Nº 12 ¿Cuál es el máximo que la empresa puede realizar en ventas a crédito? No está establecido de forma explícita, depende del capital de trabajo con que cuente cada administración para sostener la cartera de clientes. Pregunta Nº 13 ¿Considera usted que la información presentada de las ventas a crédito en los balances es confiable? Si, por el sistema de doble control. Pregunta Nº 14 ¿Conoce usted el nivel de ventas a crédito? Si, el que refleja el paquete contable en promedio se encuentra en un 5 %. Pregunta Nº 15 ¿Cuál es el índice de morosidad y cuál cree que son las razones?

80 El índice de morosidad está en márgenes aceptables y generalmente se debe a que nuestros clientes del transporte pesado dependen a su vez de que las empresas les paguen por los fletes oportunamente. Pregunta Nº 16 ¿Considera usted que la gestión de cobro se lo realiza de forma oportuna? Sí, ya que es parte del Capital de Trabajo y cuando no se cobra oportunamente, afecta directamente en la liquidez de la empresa. Pregunta Nº 17 ¿Existen políticas para disminuir la morosidad en la empresa? Por escrito no, todo es de forma tácita y en base a la experiencia de la administración. Pregunta Nº 18 ¿Se da seguimiento a los clientes a crédito? Si, en base a la información que arroja el paquete contable.

81 Anexo 3. Formato de entrevista a clientes.

¿Conoces usted si Cantidad RHINOGAS CIA 1 LTDA cuenta con políticas para la Porcentaje concesión de créditos?

3 4

¿Usted retira el estado de cuenta de las oficinas de la gasolinera? ¿De qué forma realiza el pago de su crédito? ¿Ud. Paga a tiempo a la empresa luego de recibir la factura? ¿La empresa notifica oportunamente sobre el vencimiento del pago de sus valores? ¿Ha tenido alguna diferencia en conciliar los saldos adeudados con la empresa?

3 7 30% 70%

Efectivo

Tarjeta

Cheque

Nunca

PREGUNTA

A veces

Siempre

FICHA DE ENCUESTA A CLIENTES

Cantidad -

Porcentaje -

Cantidad Porcentaje Cantidad 8

Porcentaje 80% 20% Cantidad

Porcentaje

10%

4 40%

6 60%

6 3 1 60% 30% 10% -

90% -

Cantidad -

2 8 20% 80%

Porcentaje -

¿Ha tenido atrasos en Cantidad los pagos de los 7 créditos posteriores a Porcentaje la fecha concedida?

7 3 70% 30%

¿Deja garantías en la Cantidad empresa para el 8 otorgamiento de Porcentaje crédito?

10 0 100% 0%

¿Otorga incentivos la Cantidad 0 5 empresa por el pago a 9 tiempo? Porcentaje 0% 50% ¿Verifica Ud. que el 10 pago sea descontado? Cantidad

50% -