PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO
Dirección Académica – Escuela Ciencias Administrativas y Contables
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA IDENTIFICACIÓN Y REGISTRO DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN CONCLISAN CIA. LTDA., EN SANTO DOMINGO, 2016 Trabajo de Titulación previo a la obtención del título de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría (CPA) Línea de Investigación: IMPLEMENTACIÓN DE CONTROL INTERNO Autoras: MARGARITA ALEXANDRA CABRERA ROBLES JOSELYN PATRICIA SOLORZANO PRADO Director: PhD. MIKEL UGANDO PEÑATE
Santo Domingo – Ecuador Agosto, 2017
ii
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO
Dirección Académica – Escuela Ciencias Administrativas y Contables
HOJA DE APROBACIÓN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA IDENTIFICACIÓN Y REGISTRO DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EN CONCLISAN CIA. LTDA., EN SANTO DOMINGO, 2016 Línea de Investigación: IMPLEMENTACIÓN DE CONTROL INTERNO Autoras: MARGARITA ALEXANDRA CABRERA ROBLES JOSELYN PATRICIA SOLORZANO PRADO Mikel Ugando Peñate, PhD. DIRECTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
f. _________________________
Luis Evangelio Morejón Armijo, Mg. CALIFICADOR
f. _________________________
Patricio Rodrigo Portero López, Mg. CALIFICADOR
f. _________________________
Doris María Celi Pinza, Mg. DIRECTORA DE LA ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
f. _________________________
Santo Domingo – Ecuador Agosto, 2017
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DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD Nosotras, Margarita Alexandra Cabrera Robles portadora de la cédula de ciudadanía No. 172032468-8 y Joselyn Patricia Solorzano Prado portadora de la cédula de ciudadanía No. 095069549-4 declaramos que los resultados obtenidos en la investigación que presentamos como informe final, previo a la obtención del Grado de Ingeniería en Contabilidad y Auditoría (CPA) son absolutamente originales, auténticos y personales. En tal virtud, declaramos que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos que se desprenden del trabajo propuesto de investigación son y serán de nuestra y exclusiva responsabilidad legal y académica.
Margarita Alexandra Cabrera Robles CI: 172032468-8
Joselyn Patricia Solorzano Prado CI: 095069549-4
iv
AGRADECIMIENTO Como primera instancia agradezco a Dios por ser el pilar fundamental para mi surgimiento en la vida de mis padres, además por otorgarme fuerza espiritual para no decaer ante las adversidades que surgieron en el camino de mi vida personal y profesional. A mis padres Cecilia Robles y Orlando Cabrera, y a mis hermanas Mayra, Diana, Daniela y a mi familia, gracias por traerme a este mundo maravilloso, a este personaje su hija mayor que conforma la familia Cabrera Robles, de la cual me siento muy orgullosa, les debo todo a ustedes por el apoyo incondicional que me fue otorgado a lo largo de mi vida pre-profesional. Agradezco a Patricia Solorzano compañera de tesis, amiga y comadre, del cual he recibido apoyo infinito en lo personal y profesional, además a seguir con nuestro trabajo de titulación.
Margarita Alexandra Cabrera Robles
Agradezco a Dios por darme la vida y a las personas maravillosas que me han acompañado a lo largo de mi vida, en especial a mi mamá Lucia Prado; gracias por todo su amor, su apoyo y los consejos que sabiamente me ha brindado, no soy una persona perfecta pero si muy feliz y eso se lo debo a usted, este logro es suyo también. Gracias a mi padre José Luis Solorzano, porque pese a la distancia, siempre se ha preocupado por mi bienestar y por mi educación, estoy consciente de su esfuerzo para que pueda recibir estudios de calidad, por lo cual le ofrezco como suya, mi felicidad por graduarme. No me alcanzará una hoja para agradecer a cada una de las personas que han sido participes de este logro, pero en mi corazón y en mi mente estaré eternamente agradecida: familia, amigos, esposo, hijo, a mi compañera de tesis, amiga y comadre Margarita Cabrera, gracias por motivarme a hacer mi mejor esfuerzo en este trabajo de titulación.
Joselyn Patricia Solorzano Prado
v
DEDICATORIA Principalmente a Dios porque sin el nada fuera posible en mi vida, e incluso mi propia existencia que de alguna manera me escogió la gran familia a la que pertenezco y me siento muy orgullosa. A mis padres por otorgarme muchos valores humanos y capacidad para hacer realidad mi gran sueño del cual ustedes son participes y por eso este logro es en conjunto. Dedico este trabajo de titulación a mis amigos y amigas que a lo largo de mi vida, Dios me dio la oportunidad de conocerlos los mismos que me apoyaron en el transcurso de mi carrera pese a la distancia.
Margarita Alexandra Cabrera Robles
Dedico este trabajo principalmente a Dios, quien me ha permitido estar con vida en este día tan especial, en el que uno de mis más anhelados sueños se convierte en realidad. A mis amados padres, quienes han sido el pilar fundamental en mi formación como persona y profesional, por inculcarme desde mi niñez, el deseo de superación y la confianza en mis capacidades. A mi familia, quienes permanentemente me apoyaron y alentaron al logro de mis metas, a cada uno de ellos, por estar presente en todos los momentos de mi vida. A mi esposo, por su amor, comprensión y su apoyo incondicional, y a mi maravilloso hijo, quien desde su llegada a este mundo, ha sido mi fuente de motivación e inspiración para luchar por mis sueños y salir adelante junto a mi pequeña familia Cornejo Solorzano.
Joselyn Patricia Solorzano Prado
vi
RESUMEN El presente trabajo de titulación está enfocado a la propuesta de un Manual de Procedimientos para Identificación y Registro de Propiedad, Planta y Equipo en CONCLISAN CIA. LTDA., en Santo Domingo, año 2016; y su relevancia radica en que todo sistema de control interno, busca detallar las funciones, responsabilidades, actividades y tareas a realizar, de forma clara y comprensible para el personal, con el fin de alcanzar los objetivos planificados. Este trabajo de investigación se divide en cinco capítulos, en el primer capítulo se plantea una breve introducción al tema de investigación, el segundo capítulo abarca la problemática y los objetivos que se pretende alcanzar con este proyecto, el tercer capítulo detalla el marco referencial, cuya terminología es la base fundamental para la elaboración de este trabajo de titulación, y en el cuarto capítulo se incluye la metodología que será utilizada en el proceso de obtención de información. En el quinto capítulo se encuentra el análisis de los resultados obtenidos en el proceso de la investigación, se presentan los objetivos propuestos al inicio de la investigación, incluyendo la propuesta del manual para los diferentes procesos relacionados con Propiedad, Planta y Equipo de la empresa objeto de estudio, y su incidencia en el saldo contable de la cuenta, para culminar se presentan las conclusiones a las que se llegaron al finalizar el estudio, al mismo tiempo que se puntualizan las recomendaciones para mejorar los procesos actuales de la organización.
vii
ABSTRACT The current titling work is focused on the proposal of a Manual of Procedures for Identification and Registration of Property, Plant and Equipment in CONCLISAN CIA. LTDA., In Santo Domingo, year 2016; And its relevance is that any internal control system, seeks to detail the functions, responsibilities, activities and tasks to be performed, in a clear and understandable way for the staff, in order to achieve the planned objectives. This research work is divided into five chapters, the first chapter presents a brief introduction to the research topic, the second chapter covers the problem and the objectives to be achieved with this project, the third chapter details the frame of reference, whose terminology is the fundamental basis for the preparation of this titling work, and the fourth chapter includes the methodology that will be used in the process of obtaining information. In the fifth chapter is the analysis of the results obtained in the research process, the proposed objectives are presented at the beginning of the research, including the proposal of the manual for the different processes related to Property, Plant and Equipment of the company object of study, and its impact on the account balance of the account, culminating the conclusions that were reached at the end of the study, at the same time as the recommendations are made to improve the current processes of the organization.
viii
ÍNDICE
2.1
Antecedentes ...................................................................................................... 2
2.2
Problemas de investigación................................................................................ 3
2.2.1
Formulación del problema de investigación ...................................................... 3
2.2.2
Sistematización del problema ............................................................................ 3
2.3
Justificación de la investigación ........................................................................ 3
2.4
Objetivos de la investigación ............................................................................. 4
2.4.1
Objetivo general ................................................................................................. 4
2.4.2
Objetivos específicos ......................................................................................... 4
3.1
Revisión de la literatura y fundamentos teóricos. .............................................. 5
3.1.1
Hospital .............................................................................................................. 5
3.1.1.1
Definición ........................................................................................................... 5
3.1.1.2
Clasificación ....................................................................................................... 5
3.1.1.3
Estructura Jerárquica .......................................................................................... 6
3.1.1.4
Secciones y Servicios ......................................................................................... 7
3.1.1.4.1
Unidad del Paciente............................................................................................ 7
3.1.2
Activos ............................................................................................................... 9
3.1.2.1
Propiedad, Planta y Equipo ................................................................................ 9
3.1.2.1.1
Objetivo ............................................................................................................ 10
3.1.2.1.2
Clasificación ..................................................................................................... 10
3.1.2.1.3
Métodos de depreciación .................................................................................. 11
3.1.2.1.4
Ciclo de Vida.................................................................................................... 12
3.1.2.1.5
Mejoras y Remodelaciones .............................................................................. 12
3.1.2.1.6
Mantenimiento y Reparaciones ........................................................................ 12
3.1.2.2
Normativa Contable ......................................................................................... 13
3.1.2.2.1
Norma Internacional de Contabilidad (NIC 16)............................................... 13
3.1.2.3
Control de Propiedad, Planta y Equipo ............................................................ 18
ix 3.1.2.3.1
Custodios o Encargados .................................................................................. 18
3.1.2.3.2
Documentos de Control de Propiedad, Planta y Equipo ................................. 19
3.1.2.3.3
Codificación .................................................................................................... 19
3.1.2.3.4
Toma Física ..................................................................................................... 20
3.2
Manual de Procedimientos .............................................................................. 20
3.2.1
Manuales ......................................................................................................... 20
3.2.1.1
Definición ........................................................................................................ 20
3.2.1.2
Tipos de manuales ........................................................................................... 21
3.2.1.2.1
Manuales de Procedimientos........................................................................... 21
3.2.2
Procedimientos ................................................................................................ 22
3.2.3
Procesos .......................................................................................................... 22
3.2.3.1
Tipos de Procesos ............................................................................................ 23
3.2.3.2
Flujogramas ..................................................................................................... 23
3.2.3.2.1
Tipos… ............................................................................................................ 23
4.1
Enfoque/tipo de investigación......................................................................... 24
4.1.1
Enfoque de investigación ................................................................................ 24
4.1.2
Tipo de investigación ...................................................................................... 24
4.1.2.1
Descriptiva ..................................................................................................... 24
4.1.2.2
Exploratoria .................................................................................................... 25
4.1.2.3
Explicativa...................................................................................................... 25
4.2
Población/muestra .......................................................................................... 25
4.3
Técnicas e instrumentos de recogida de datos ............................................... 25
4.3.1
Fuentes de Información Primaria ................................................................... 26
4.3.1.1
Entrevista........................................................................................................ 26
4.3.1.2
Encuesta ......................................................................................................... 26
4.3.2
Fuentes de Información Secundaria ............................................................... 26
4.3.2.1
Información de la entidad ............................................................................... 26
4.4
Técnicas de análisis de datos ......................................................................... 26
4.4.1
Análisis Estadístico ........................................................................................ 26
x 5.1
Discusión y análisis de los resultados ............................................................ 27
5.1.1
Entrevista ....................................................................................................... 27
5.1.1.1
Análisis de la entrevista ................................................................................. 31
5.1.2
Encuesta ......................................................................................................... 31
5.1.2.1
Encuesta a empleados .................................................................................... 32
5.1.2.1.1
Análisis encuesta a empleados ....................................................................... 33
5.1.2.2
Encuesta a proveedores .................................................................................. 35
5.1.2.2.1
Análisis de encuesta a proveedores ................................................................ 36
5.2
Propuesta de intervención .............................................................................. 37
5.2.1
Antecedentes ................................................................................................... 37
5.2.2
Objetivos ......................................................................................................... 38
5.2.2.1
Objetivo General ............................................................................................. 38
5.2.2.2
Objetivos Específicos ...................................................................................... 38
5.3
Desarrollo de la Propuesta .............................................................................. 39
5.3.1
Objetivo 1. Levantar información de la empresa y del proceso de adquisición, control y disminución de Propiedad, Planta y Equipo para establecer un diagnóstico de la situación actual. .................................................................... 39
5.3.1.1
CONCLISAN CIA. LTDA. ............................................................................ 39
5.3.1.2
Estructura Organizacional ............................................................................... 39
5.3.1.3
Clasificación de Propiedad, Planta y Equipo .................................................. 40
5.3.1.4
Proceso de adquisición de Propiedad, Planta y Equipo .................................. 41
5.3.1.4.1
Flujograma Proceso de Adquisición ............................................................... 41
5.3.1.5
Proceso de control de Propiedad, Planta y Equipo ......................................... 44
5.3.1.5.1
Entrega a custodios ......................................................................................... 44
5.3.1.5.2
Registro y Codificación................................................................................... 45
5.3.1.5.3
Depreciación ................................................................................................... 46
5.3.1.5.4
Toma Física ..................................................................................................... 47
5.3.1.5.5
Traslados de Activos ....................................................................................... 47
5.3.1.5.6
Mantenimientos ............................................................................................... 48
5.3.1.6
Proceso de disminución de Propiedad, Planta y Equipo ................................. 51
5.3.1.6.1
Flujograma del Proceso de Disminución de Propiedad, Planta y Equipo ....... 51
xi 5.3.2
Objetivo 2. Identificar los riesgos que existen dentro del proceso de adquisición, control y disminución de Propiedad, Planta y Equipo para establecer las áreas críticas. .............................................................................. 53
5.3.2.1
Proceso de adquisición de Propiedad Planta y Equipo ................................... 53
5.3.2.2
Proceso de control de Propiedad, Planta y Equipo ......................................... 54
5.3.2.2.1
Proceso de Entrega a Custodios ...................................................................... 54
5.3.2.2.2
Proceso de Registro y Codificación ................................................................ 54
5.3.2.2.3
Proceso de Traslado de activos ....................................................................... 55
5.3.2.2.4
Proceso de Mantenimientos ............................................................................ 55
5.3.2.3
Proceso de Disminución de Propiedad, Planta y Equipo ................................ 56
5.3.3
Objetivo 3. Proponer un manual de procedimientos para permitir identificar la funcionalidad de Propiedad, Planta y Equipo. ................................................. 57
5.3.3.1
Introducción ..................................................................................................... 57
5.3.3.2
Objetivo ............................................................................................................ 57
5.3.3.3
Políticas Generales de Propiedad, Planta y Equipo ......................................... 57
5.3.3.4
Proceso de Adquisición de Propiedad, Planta y Equipo .................................. 57
5.3.3.4.1
Proceso de Adquisición por Daño, Pérdida de Propiedad, Planta y Equipo
5.3.3.4.2
Proceso de Adquisición Planificada de Propiedad, Planta y Equipo ............... 60
5.3.3.5
Proceso de Entrega a Custodios de Propiedad, Planta y Equipo ...................... 62
5.3.3.6
Proceso de Registro de Propiedad, Planta y Equipo ........................................ 64
5.3.3.7
Proceso de Codificación de Propiedad, Planta y Equipo ................................. 66
5.3.3.8
Proceso de Toma Física ................................................................................... 68
5.3.3.8.1
Formato para Toma Física ............................................................................... 69
5.3.3.9
Proceso de Traslado de Propiedad, Planta y Equipo ........................................ 70
5.3.3.10
Proceso de mantenimiento de Propiedad Planta y Equipo ............................... 72
57
5.3.3.10.1 Proceso de mantenimiento Preventivo de Propiedad, Planta y Equipo ........... 72 5.3.3.10.2 Proceso de Mantenimiento Correctivo ............................................................. 74 5.3.3.11
Proceso de disminución de Propiedad, Planta y Equipo .................................. 76
5.3.4
Objetivo 4. Establecer indicadores que permitan evaluar la incidencia del manual en el establecimiento del saldo real de la cuenta Propiedad, Planta y Equipo. ............................................................................................................. 78
5.4
Conclusiones ..................................................................................................... 82
5.5
Recomendaciones ............................................................................................. 83
xii
Fuentes Bibliográficas ......................................................................................................... 84 Lincografías ......................................................................................................................... 85
xiii
ÍNDICE DE TABLAS Tabla 1: Clasificación de Hospitales ..................................................................................... 6 Tabla 2: Secciones y Servicios .............................................................................................. 7 Tabla 3: Clasificación Propiedad, Planta y Equipo ............................................................. 10 Tabla 4: Clasificación de Depreciación .............................................................................. 11 Tabla 5: Métodos de depreciación ...................................................................................... 11 Tabla 6: Tipos de manuales................................................................................................. 21 Tabla 7: Detalle de Población de CONCLISAN CIA. LTDA ............................................ 25 Tabla 8: Resultados Encuesta.............................................................................................. 32 Tabla 9: Resultados Encuesta a Proveedores ...................................................................... 35 Tabla 10: Clasificación de Propiedad, Planta y Equipo CONCLISAN CIA. LTDA. ....... 40 Tabla 11: Asiento Compra de Activos ................................................................................ 45 Tabla 12: Clasificación de Códigos .................................................................................... 45 Tabla 13: Manual Proceso de Adquisición 1 ...................................................................... 58 Tabla 14: Manual Proceso de Adquisición 2 ...................................................................... 60 Tabla 15: Manual del Proceso de Entrega a Custodios ....................................................... 62 Tabla 16: Manual del Proceso de Registro ......................................................................... 64 Tabla 17: Codificación por Tipo de Bien ............................................................................ 66 Tabla 18: Codificación por Áreas de la empresa ................................................................ 66 Tabla 19: Codificación por Piso .......................................................................................... 66 Tabla 20: Modelo de Codificación ...................................................................................... 67 Tabla 21: Manual del Proceso de Codificación .................................................................. 67 Tabla 22: Manual del Proceso de Traslado ......................................................................... 70 Tabla 23: Manual del proceso de Mantenimiento Preventivo ............................................ 72 Tabla 24: Manual del Proceso de Mantenimiento Correctivo ............................................ 74
xiv Tabla 25: Manual del Proceso de Disminución de Propiedad, Planta y Equipo ................ 76 Tabla 26: Valor en libros 31-12-16 ..................................................................................... 78 Tabla 27: Equipos de Laboratorio Dados de baja ............................................................... 78 Tabla 28: Equipos Médicos Dados de Baja ........................................................................ 79 Tabla 29: Equipos de Cómputo Dados de Baja .................................................................. 79 Tabla 30: Indicadores .......................................................................................................... 80 Tabla 31: Codificación Propuesta Propiedad, Planta y Equipo .......................................... 81
xv
ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1. Organigrama CONCLISAN CIA. LTDA. ........................................................... 40 Figura 2. Proceso de Adquisición 1 .................................................................................... 42 Figura 3. Proceso de Adquisición 2 .................................................................................... 43 Figura 4.Proceso Actual de Entrega a Custodios de Propiedad, Planta y Equipo .............. 44 Figura 5. Proceso de Registro y Codificación de Propiedad, Planta y Equipo ................... 46 Figura 6. Proceso de Traslado de Propiedad, Planta y Equipo ........................................... 48 Figura 7. Proceso de Mantenimiento para Propiedad, Planta y Equipo .............................. 49 Figura 8. Proceso de Mantenimiento Correctivo para Propiedad, Planta y Equipo ............ 50 Figura 9. Proceso de Disminución de Propiedad, Planta y Equipo ..................................... 51 Figura 10. Proceso de Disminución por daños de Propiedad, Planta y Equipo .................. 52 Figura 11. Flujograma Proceso de Adquisición 1 ............................................................... 59 Figura 12. Flujograma del Proceso de Adquisición 2 ......................................................... 61 Figura 13. Flujograma de Proceso de Entrega a Custodios ................................................ 63 Figura 14. Flujograma del Proceso de Registro .................................................................. 65 Figura 15. Flujograma Proceso de Codificación ................................................................. 68 Figura 16. Formato Toma Física ......................................................................................... 69 Figura 17. Flujograma del Proceso de Traslado.................................................................. 71 Figura 18. Flujograma Proceso de Mantenimiento Preventivo ........................................... 73 Figura 19. Flujograma del Proceso de Mantenimiento Correctivo ..................................... 75 Figura 20. Flujograma del Proceso de Disminución de Propiedad, Planta y Equipo ......... 77
xvi ร NDICE DE ANEXOS
Anexo 1. Cronograma de Actividades ................................................................................ 86 Anexo 2. Formato Solicitud de Compra ............................................................................. 87 Anexo 3. Formato Acta de Entrega Recepciรณn ................................................................... 88 Anexo 4. Formato Solicitud de Traslado ............................................................................ 89 Anexo 5. Formato Acta de Devoluciรณn ............................................................................... 90 Anexo 6. Formato Acta de Baja de Activos ........................................................................ 91
1
INTRODUCCIÓN El presente Trabajo de Titulación ha sido desarrollado con el fin de proponer la elaboración de un Manual de procedimientos para la identificación y registro de Propiedad, Planta y Equipo en la empresa CONCLISAN CIA. LTDA., o más conocida como Clínica Santiago dentro de la Ciudad de Santo Domingo, la cual presta servicios de salud integral y preventiva a la población y es sinónimo de calidad, ante sus clientes y competencia. Inicialmente se estableció los antecedentes de la empresa objeto de estudio, los mismos que son relevantes al tema propuesto, y basados en ellos se realizó la formulación del problema a resolver, la justificación del por qué se debe llevar a cabo esta investigación y los objetivos que se desean alcanzar a lo largo del presente trabajo. Se realizó la revisión de la literatura, la cual es la parte de la investigación, donde, se determinan las bases que guiarán este trabajo y los fundamentos teóricos para su defensa. Los métodos de investigación aplicados en el proceso del presente trabajo son el descriptivo, exploratorio y explicativo, con el fin de conocer la realidad de la empresa y los procesos relacionados con Propiedad, Planta y Equipo, por medio de instrumentos de recolección de datos, que contribuyen al análisis de la información obtenida y a la determinación de nuevos procedimientos. Culminando con el proceso de investigación, se obtuvo la información necesaria; tras el alcance de los objetivos inicialmente planteados, se pudo determinar las falencias existentes en cuanto a la identificación, registro y control de los activos de la empresa, sustento para la puesta en marcha de la propuesta de un manual de procedimientos, basados en la normativa contable respecto a la cuenta Propiedad, Planta y Equipo, aplicada en las empresas públicas y privadas del país. Para finalizar con este trabajo de titulación, se aplicó dentro de la empresa, uno de los procesos propuestos dentro del manual de procedimientos, la toma física, cuyos resultados permitieron evaluar la incidencia del manual en el saldo contable de la cuenta Propiedad, Planta y Equipo al culminar el periodo evaluado, a través de indicadores y conjuntamente se levantó información para el proceso de codificación sugerido en este documento, con el fin, de facilitarles el cambio de código en los activos de la empresa.
2
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 2.1 Antecedentes La familia Curipoma Cobos es dueña de una de las empresas familiares que presta servicios médicos de Salud Integral y preventiva, líder en la ciudad de Santo Domingo de los Tsáchilas; los mismos que iniciaron sus labores desde 1981 como un Centro Médico denominado “Santiago”, el mismo que prestó sus servicios basados en las necesidades requeridas en ese tiempo y acorde a su capacidad en infraestructura y personal. Debido al crecimiento de la ciudad de Santo Domingo de los Tsáchilas, la Clínica Santiago, en el 2009 inauguró el primer hospital privado de tercer nivel, con el objetivo de brindar a los pacientes todos los servicios de salud, con calidad en un solo lugar; en el año 2011 fue adquirido por el Estado (MSP) por una emergencia hospitalaria que surgió en el Hospital Dr. Gustavo Domínguez, por lo que la empresa volvió a sus antiguas instalaciones. A lo largo del crecimiento de la organización también se han generado conflictos con respecto al control de sus activos, que se mencionan a continuación:
Desactualización de los documentos de control de los activos, las actas de entrega recepción son inicialmente entregadas cuando se adquiere el bien a un custodio; sin embargo, si existen cambios de personal esta acta no es remplazada por una nueva; y en caso de pérdida o daño en el activo no existen responsables, generando confusión entre los empleados y sus superiores, de tal manera que la empresa asume el gasto de adquirir un nuevo equipo.
Falta de seguimiento al estado físico y funcional de los activos, el desconocimiento de la situación real de los equipos por parte del personal, ha generado retrasos o paralización en el cumplimiento de su trabajo afectando directamente a los pacientes y a la imagen de la empresa.
Recientemente se llevó a cabo la fusión entre la empresa IMCLISAN CIA. LTDA. y CONCLISAN CIA. LTDA., dicho proceso incluyó el traslado de nuevos equipos a la empresa, sin embargo, no se realizó la toma física y la revisión del funcionamiento de cada uno de ellos; por tanto, la empresa desconoce la realidad de sus activos, impidiendo la toma de decisiones con respecto a nuevas adquisiciones.
3 En cuanto a la problemática que se ha identificado en la investigación, se ha propuesto un manual de procedimientos para identificación y registro de Propiedad Planta y Equipo en la empresa CONCLISAN CIA. LTDA., el mismo que contribuya al mejoramiento del control interno de sus activos y a la reducción de pérdidas económicas.
2.2 Problemas de investigación 2.2.1 Formulación del problema de investigación ¿De qué manera contribuirá un Manual de procedimientos para identificación y registro de Propiedad, Planta y Equipo en CONCLISAN CIA. LTDA., en Santo Domingo, 2016?. 2.2.2 Sistematización del problema ¿Cómo se podrá establecer un diagnóstico de la situación actual de la empresa y los procesos de adquisición, control y disminución de Propiedad, Planta y Equipo?. ¿De qué manera se puede conocer las áreas críticas dentro del proceso de adquisición, control y disminución de Propiedad, Planta y Equipo?. ¿De qué manera se puede identificar la funcionalidad de Propiedad, Planta y Equipo?. ¿Cómo contribuirá el manual de procedimientos en el establecimiento del saldo de la cuenta Propiedad, Planta y Equipo?.
2.3 Justificación de la investigación Toda empresa, sin importar de que tipo sea, busca proteger sus activos y usarlos de forma eficiente para su beneficio, principalmente porque requieren de grandes inversiones y son de vital importancia para alcanzar sus objetivos, por tanto, el control sobre los mismos es una de las funciones básicas de mayor preocupación dentro de una organización. La empresa objeto de estudio es CONCLISAN CIA. LTDA., y está dedicada a la prestación del servicio de salud integral en la ciudad de Santo Domingo, esta entidad es reconocida a nivel provincial por sus años de trayectoria y su servicio de calidad, sin embargo, existen algunas debilidades en cuanto al control de sus activos de propiedad, planta y equipo; en especial a la Maquinaria y Equipo, dentro de las que se encuentran: Equipos Médicos y otros, Equipos de Oficina y Equipos de Laboratorio.
4 La empresa no cuenta con un flujograma o políticas establecidas formalmente para el proceso de adquisición, control y disminución de Propiedad, Planta y Equipo, este se lo lleva a cabo de manera empírica, sin embargo existen algunos documentos de respaldo de estos procesos, por otro lado, la reciente fusión entre CONCLISAN CIA. LTDA. e IMCLISAN CIA. LTDA. da paso a cuestionar la existencia física de los activos dentro de la empresa y su funcionamiento. Este trabajo de investigación está orientado a la elaboración de un Manual de procedimientos para identificación y registro de Propiedad, Planta y Equipo en CONCLISAN CIA. LTDA., con el fin de que la empresa, pueda llevar un mejor control de su Propiedad, Planta y Equipo, ya que al ser una entidad que presta el servicio de salud integral, los equipos son parte esencial para el cumplimiento de la misión y su paralización obstaculiza la atención oportuna al público, perdiendo su credibilidad y generando pérdidas económicas. Este trabajo tiene como fin llevar a la práctica los conocimientos adquiridos en el proceso de formación como profesionales en la Pontificia Universidad Católica del Ecuador Sede Santo Domingo, y con ello obtener el título universitario en Contabilidad y Auditoría, al mismo tiempo que se colabora con el mejoramiento de los procesos de CONCLISAN CIA. LTDA.
2.4 Objetivos de la investigación 2.4.1 Objetivo general Proponer un manual de procedimientos para identificación y registro de Propiedad, Planta y Equipo en CONCLISAN CIA. LTDA., en Santo Domingo, 2016. 2.4.2 Objetivos específicos
Levantar información de la empresa y del proceso de adquisición, control y disminución de Propiedad, Planta y Equipo para establecer un diagnóstico de la situación actual.
Identificar los riesgos que existen dentro del proceso de adquisición, control y disminución de Propiedad, Planta y Equipo para establecer las áreas críticas.
Proponer un manual de procedimientos para permitir identificar la funcionalidad de Propiedad, Planta y Equipo.
Establecer indicadores que permitan evaluar la incidencia del manual en el establecimiento del saldo real de la cuenta Propiedad, Planta y Equipo.
5
MARCO REFERENCIAL 3.1 Revisión de la literatura y fundamentos teóricos. 3.1.1 Hospital 3.1.1.1 Definición De acuerdo con la Organización Mundial de la Salud (citado por Leddesma, 2014, p.66), hospital es: Parte integrante de una organización médica y social cuya función es proporcionar a la población atención de salud tanto curativa como preventiva, cuyos servicios externos se irradian hasta el ambiente familiar, es además, centro de información del personal profesional en salud y de investigación biosocial.
Los hospitales juegan un papel importante en la sociedad, pues garantizan el acceso a la atención de salud, el cumplimento del derecho a la salud y es parte fundamental para el desarrollo de nuevos profesionales en el área. Todo hospital cumple con ciertos objetivos que de acuerdo con Alba (2015), son los siguientes:
Proporcionar a la comunidad una asistencia médico-sanitaria integral
Contribuir a la formación de personal médico, paramédico y otros
Promover y dirigir la investigación científica
Las clínicas también se encuentran dentro de esta definición pues buscan prestar el servicio de salud de alta calidad y enfocados al bienestar de los pacientes, sin embargo, es una empresa y como toda empresa, compite en el mercado utilizando sus recursos con el fin de obtener utilidades, las mismas que servirán para solventar sus gastos, pagar a los accionistas y reinvertir en nuevos equipos o remodelaciones. 3.1.1.2 Clasificación Algunos hospitales o clínicas difieren unos de otros, por lo que es necesario agruparlos basado en sus características, la forma más común de clasificar a los hospitales según Leddesma (2014) es:
6 Tabla 1: Clasificación de Hospitales Clasificación
Sub clasificación
Por el número de camas
Pequeños (hasta de 50 camas) Medianos (de 51 a 250 camas) Grandes (más de 250 camas) Urbanos Semiurbanos Rurales Agudos Crónicos Gubernamentales Privados Especializados Generales Verticales Horizontales Mixtos Concentrados Adstrictos Mixtos
Por su localización geográfica
Por el promedio día- estancia Por su dependencia Por el servicio que presta Por su construcción
Por su zona de influencia
Nota. Fuente: Leddesma, M. d. (2014). Fundamentos de Enfermería. México: LIMUSA.
3.1.1.3 Estructura Jerárquica Toda entidad requiere organizar su personal, la estructura jerárquica “Es un diseño organizativo que tiende a facilitar la administración mediante la coordinación de las actividades o funciones de asistencia médica. Estas son: conservación de la salud, atención médica integral, general o especializada, rehabilitación médico- social y administrativa” (Leddesma, 2014, p. 67), y los hospitales por su complejidad requieren contar con administradores para dirigir la institución y sus departamentos. La dependencia jerárquica correspondiente a Leddesma (2014), señala el personal que puede establecer y vigilar el cumplimiento de determinadas disposiciones o criterios en las instituciones hospitalarias, que son:
El director de la institución
Subdirector médico y administrativo
Los jefes de división
Los jefes de unidad
Los jefes de servicio, de departamento, de oficina y/o área
El consejo consultivo y las comisiones.
7 3.1.1.4 Secciones y Servicios Un hospital tiene como finalidad la atención integral al paciente a través de diversos servicios médicos y administrativos, los cuales se agrupan de la siguiente: Tabla 2: Secciones y Servicios Sección Médica
Paramédica
Auxiliares de diagnóstico y tratamiento
Administrativa
Generales
Servicios Áreas básicas de atención Medicina interna Cirugía general Ginecoobstetricia Pediatría Otros servicios Consulta externa Medicina preventiva Urgencias Toco cirugía Enfermería Dietología Trabajo social Farmacia Archivo clínico (…) Laboratorio clínico Rayos x Electrocardiografía Endoscopia Hemodinámica Anestesiología Radioterapia (…) Admisión Contabilidad y contraloría Adquisiciones, almacenes e inventario Personal Estadística y archivo general (…) Intendencia Mantenimiento y conservación Lavandería y ropería Limpieza (…)
Nota. Fuente: Alba, M. (2015). Fundamentos de Enfermería (Segunda Edición ed.). México.
3.1.1.4.1 Unidad del Paciente Dentro de los servicios que ofrecen los hospitales se encuentra la hospitalización de los pacientes enfermos, la unidad del paciente “Se define como el área física que está equipada con el mobiliario, material y equipo necesario para la atención del enfermo, y en la cual se brinda seguridad, bienestar y protección durante su estancia en el centro hospitalario” (Alba, 2015, p. 70), existen unidades individuales y compartidas, estas últimas para dos, tres o más pacientes, lo cual depende del tipo de hospital y de otros factores.
8 Características El diagnóstico, estado de salud, edad y sexo del paciente son factores determinantes que se deben tener en cuenta en la organización y disposición de la unidad del paciente en el área de hospitalización. La unidad del paciente debe reunir una serie de condiciones generales que, de manera directa, influyen en el estado de salud y evolución de la enfermedad de los pacientes hospitalizados; según Alba (2015) dichas condiciones son las siguientes:
Espaciosa
Tranquila
Aireada
Soleada
Limpia
Ordenada
Estas características garantizan la prestación de un servicio de calidad, cuyo objetivo es la recuperación próxima de los pacientes que se encuentran dentro del área de hospitalización, las mismas que están directamente relacionadas con las normas de bioseguridad y sanidad, establecidas por el Ministerio de Salud, para todo entidad dedicada al área de salud. Mobiliario, Material y Equipo Todo el mobiliario del área de hospitalización debe estar fabricado con materiales resistentes, de colores claros, para que no se enmascare la suciedad y sea fácil de lavar o limpiar, pues puede ser una importante fuente de infección para los pacientes hospitalizados. El mobiliario de uso común que forma parte de una unidad del paciente estándar según Alba (2015) es la siguiente:
Cama hospitalaria de posiciones, con sistema mecánico o eléctrico, barandales y colchón con protector.
Buró o mesa de noche. Situado a un lado de la cama para que el paciente pueda tener a su alcance los objetivos que necesite.
El mobiliario, material y equipo dentro de un hospital, cual sea el área, es de vital importancia para la prestación de un servicio de salud integral, oportuno y de calidad, por lo que requiere de mucho control en cuanto a su estado físico y funcional.
9 3.1.2 Activos Son todos los valores, bienes y derechos que pertenecen como propiedad de la empresa. “Un activo es un recurso controlado por la entidad como resultado de sucesos pasados, del que la entidad espera obtener en el futuro, beneficios económicos” (Bravo, 2011, p.4). Por lo tanto se encuentran insertos en los procesos de producción y productividad de las organizaciones. Pertenecen a un grupo de cuentas que está directamente relacionada con el factor económico Son los bienes y derechos tangibles e intangibles de propiedad del ente económico, que en la medida de su utilización, son fuente potencial de beneficios presentes o futuros. Comprende los siguientes grupos: el disponible, las inversiones, los deudores, los inventarios, las propiedades, planta y equipo, los intangibles, los diferidos, los otros activos y las valorizaciones. (Fierro, 2011, p.148).
Es decir que los activos son la parte principal de una empresa, por lo tanto van a tener un tratamiento diferente al resto del grupo de cuentas contables, debido que tiene un nivel alto de relevancia del factor económico de las empresas. 3.1.2.1 Propiedad, Planta y Equipo Son los recursos que la empresa posee para que formen parte de la productividad y desarrollo, perteneciendo a varios grupos según sea la necesidad que posea. Comprende el conjunto de cuentas que registran los bienes de cualquier naturaleza que posea el ente económico, con la intención de emplearlos en forma permanente para el desarrollo del giro normal de sus negocios o que se poseen por el apoyo que presentan en la producción de bienes y servicios, por definición no destinados para la venta en el curso normal de los negocios y cuya vida útil exceda de un año. (Fierro, 2011, p.161).
Cuando esta definición está muy clara se obtendrá una clasificación eficiente para el apoyo en los procesos de la empresa, los mismos que se manejarán individualmente. Se los identifica como activos tangibles a los recursos físicos que se pueden visualizar, tocar dentro de una empresa; los mismos que se utiliza la empresa para el cumplimientos de sus actividades, según el giro del negocio. Son bienes físicos) que: i) posee una entidad (sobre los cuales ya tiene los riesgos y beneficios) para su uso en la producción o suministros de bienes y servicios, para arrendarlos a terceros o para propósitos administrativos, si un propósito inmediato de venderlos; ii) se espera usar generalmente durante más de un año o de un ciclo normal de operaciones; iii) su costo se recuperara precisamente a través de la obtención de beneficios económicos futuros, normalmente por la realización de los artículos o los productos manufacturados u obtenidos, o de los servicios prestados, y iv) salvo algunas excepciones, están sujetos a depreciación. (Romero, 2012, p.335).
10 La identificación y registro de Propiedad, Planta y Equipo, dependerá del Sistema de Control Interno implantado por la entidad, basado en la complejidad de la organización y sus procesos, es decir, mientras más grande sea la empresa, mayor será la importancia de un adecuado control que salvaguarde los activos y garantice la confiabilidad de los datos contables. 3.1.2.1.1 Objetivo El objetivo de la cuenta propiedad, planta y equipo debe estar enfocado al giro del negocio y con la aplicación de las normas de contabilidad. Es el uso o usufructo de los mismos en beneficio de la entidad; la producción de artículos para su venta o para el uso de la propia entidad, y la prestación de servicios para la entidad, a su clientela o público en general. La adquisición de estos bienes denota el propósito de utilizarlos y no de venderlos en el curso normal de las operaciones de la entidad. (Romero, 2012, p. 334).
Cuando se aplica la norma se entrelazan con las necesidades de las empresas para el mejoramiento de sus procesos contables y así disminuir los riesgos en diferentes áreas. El objetivo básico de esta área es determinar si los saldos de las cuentas representativas de los elementos que la integran son legítimos y razonables, están debidamente valorados y clasificados, corresponden a la realidad física, económica y jurídica de los bienes, y si su coste es recuperable como consecuencia de la actividad esperando de la compañía. (Sánchez & Alvarado, 2014, p.23).
Además del registro de dichas cuentas se originan por acontecimiento en la actividad o proceos de producción de las empresas. 3.1.2.1.2 Clasificación Según Romero (2012), la clasificación de Propiedad, Planta y Equipo es la siguiente: Tabla 3: Clasificación Propiedad, Planta y Equipo Clasificación
No sujetos a depreciación
Sujetos a depreciación
Sub clasificación Terrenos Activos en construcción Activos en tránsito
Edificios Maquinaria y equipo Muebles y enseres Herramienta pesada Vehículos, etc.
Nota. Fuente: Romero López, Á. J. (2012). Contabilidad intermedia. México: McGraw-Hill Educación.
11 Según Zapata (2011), se clasifican por la evidencia física y la facilidad de su traslado son: Tabla 4: Clasificación de Depreciación Grupo
Desde la Óptica de la Evidencia Física son Tangibles e Intangibles Detalle Definición Ejemplo Depreciables No depreciables
Tangibles
Intangibles
Agotables
Amortizables
No amortizables
Pierden su valor por uso. No pierden el valor original sino más bien pueden ganar en precio. Debido a la extracción del material van perdiendo su valor. La imposición de nuevas tecnologías van perdiendo su valor comercial. Con el tiempo van tomando un valor mayor
Vehículos, edificios y equipos. Terrenos destinados a la vivienda y al comercio. Minas, pozos petroleros, etc. Derechos del autor derechos de llaves.
Prestigio, comercial.
y
crédito
Nota. Fuente: Zapata Sanchez, P. (2011). Contabilidad General. Colombia: Mc Graw-Hill.
3.1.2.1.3 Métodos de depreciación Según Zapata (2011), existen tres tipos de depreciación que se detallan a continuación: Tabla 5: Métodos de depreciación Definición Datos
Fórmula
Definición Datos
Fórmula
Definición Datos
Fórmula
Método lineal o línea recta Es aquel que distribuye en partes iguales (fijo) el valor a depreciar del bien entre los períodos de vida útil estimada. P183 Costo histórico o valor actual. Valor residual o de último rescate. Vida útil esperada. Costo Histórico o V. actual - V. residual Depreciación= Vida útil estimada (años, meses, etc.) Método de unidades producidas Los activos tienen una vida útil estrechamente ligada con su capacidad de producción. P. 184 Costo histórico o valor actual. Valor residual o de último rescate. Vida útil estimada en unidades programadas de producción. Unidades producidas en el período. Costo o V. actual - V. residual Depreciación= X N° de unidades producidas en el período Total unidades (ej.: Kilómetro) Método acelerado (suma de dígitos) Mediante este método se estima una depreciación más rápida en un momento, para luego ir descendiendo o ascendiendo en intensidad. P. 185 Costo o valor actual. Valor residual o de último rescate. Vida útil esperada. 1. Se asigna a cada período de vida un dígito, a partir de uno y se suman. 2. Se establece para cada período un quebrado, cuyo denominador será la suma de los dígitos, y el numerador será el dígito del año correspondiente. 3. Este quebrado se multiplica por la diferencia entre el valor actual y el valor residual.
Nota. Fuente: Zapata Sanchez, P. (2011). Contabilidad General. Colombia: Mc Graw-Hill.
12 3.1.2.1.4 Ciclo de Vida Según Zapata (2011), el ciclo de vida de Propiedad, Planta y Equipo contiene tres fases naturales de la vida que se detallan a continuación:
Alta o ingreso físico: Momento clave que marca la culminación de todas las actividades relacionadas con la gestión de compra o de construcción, o de la recepción por arriendo financiero o donación, según sea el caso.
Utilización: Desde el mismo momento en que los activos fijos entran en uso van a requerir de ciertos desembolsos para operarlos, mantenerlos y repararlos.
Baja o exclusión: Esta es la tercera etapa del ciclo de los activos fijos, la cual consiste en excluir de los registros contables los activos fijos por cualquiera de las siguientes operaciones: Venta de activos fijos NIIF, Canje de activos, Donación, destrucción.
3.1.2.1.5 Mejoras y Remodelaciones Las mejoras se pueden ejecutar cuando exista un nuevo proceso que incrementará en el proceso productivo el mismo que genera un desembolso a corto o largo plazo. “Las adaptaciones o mejoras son desembolsos que tiene el efecto de aumentar el valor del componente existente, ya sea porque aumentan su capacidad de servicio, su eficiencia, prolongada su vida útil o reducir sus costos de operación a futuro” (Romero, 2012, p. 358). Las mejoras les permite a las empresas, invertir en un equipo para aumentar su capacidad productiva o para mantenerlo en buen estado debido a que genera efectivo. De acuerdo con Sánchez & Alvarado (2014), los costes de renovaciones, ampliaciones o mejoras de los bienes de inmovilizado material serán incorporados al activo como mayor valor del bien, en la medida en que suponga:
Aumento de su capacidad de producción.
Mejora sustancial en su productividad.
Alargamiento de la vida útil estimada del activo.
3.1.2.1.6 Mantenimiento y Reparaciones El mantenimiento y reparaciones son rubros que funcionan con presupuestos o convenios con los proveedores, debido a que en las políticas deben constar dichos procesos. “(…) la finalidad de mantener al activo en condiciones normales de uso, porque este tipo de erogaciones no son capitalizables, es decir, no se cargan al activo, sino que se envían directamente a los resultados de operación vía gastos” (Romero, 2012, p.337).
13 Cuando los mantenimientos y las reparaciones están debidamente programadas no se generará ninguna paralización en las actividades de la empresa, las mismas que generan efectivo. Este tipo de rubros o cuentas son de una o de otra manera para conservar el equipo debido a que nos ayuda a generar un servicio. Las actividades de “mantenimiento y reparación” no se producen incremento de la productividad, capacidad o eficiencia por incremento de la duración o vida útil de los bienes, sino simplemente actuaciones encaminadas a la conservación del bien en las condiciones suficientes para que se pueda cumplir la estimación original de la capacidad y la vida útil. (Sánchez & Alvarado, 2014, p.37).
De tal manera que todos tienen diferente capacidad de producción por el uso, mantenimiento, reparaciones e incluso sustituir piezas originales, etc.; para seguir en el proceso de producción de la empresa. 3.1.2.2 Normativa Contable 3.1.2.2.1 Norma Internacional de Contabilidad (NIC 16) Las Normas Internacionales de Contabilidad establecen los estándares a seguir para la presentación de la información financiera en las empresas a nivel mundial, y cumplirlos garantiza la integridad y credibilidad de dicha información. En la Norma Internacional de Contabilidad N°16 (Ministerio de Economía y Finanzas, 2016) (NIC 16), se encuentra el objetivo de esta norma, su alcance, las definiciones de la terminología utilizada en esta cuenta, entre otros temas relacionados. Objetivo Según la NIC 16 (2016), el objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de propiedades, planta y equipo, de forma que los usuarios de los estados financieros puedan conocer la información acerca de la inversión que la entidad tiene en sus propiedades, planta y equipo, así como los cambios que se hayan producido en dicha inversión. Los principales problemas que presenta el reconocimiento contable de propiedades, planta y equipo son la contabilización de los activos, la determinación de su importe en libros y los cargos por depreciación y pérdidas por deterioro que deben reconocerse con relación a los mismos. Alcance Esta Norma debe ser aplicada en la contabilización de los elementos de propiedades, planta y equipo, salvo cuando otra Norma exija o permita un tratamiento contable diferente.
14 Esta Norma no será de aplicación a: (a) las propiedades, planta y equipo clasificadas como mantenidas para la venta de acuerdo con la NIIF 5 Activos No Corrientes Mantenidos para la Venta y Operaciones Discontinuadas; (b) los activos biológicos relacionados con la actividad agrícola (véase la NIC 41 Agricultura (c) el reconocimiento y medición de activos para exploración y evaluación (véase la NIIF 6 ); Exploración y Evaluación de Recursos Minerales (d) las inversiones en derechos mineros, exploración y extracción de minerales, petróleo, gas natural y otros recursos no renovables similares. ); o No obstante, esta Norma será de aplicación a los elementos de propiedades, planta y equipo utilizados para desarrollar o mantener los activos. Definiciones En la Norma Internacional de Contabilidad NIC 16, se encuentra la termología relacionada con Propiedad, Planta y Equipo y su tratamiento contable, entre las que se encuentran las siguientes:
Importe en libros es el importe por el que se reconoce un activo, una vez deducidas la depreciación acumulada y las pérdidas por deterioro del valor acumuladas.
Costo es el importe de efectivo o equivalentes al efectivo pagados, o bien el valor razonable de la otra contraprestación entregada, para adquirir un activo en el momento de su adquisición o construcción o, cuando fuere aplicable, el importe que se atribuye a ese activo cuando se lo reconoce inicialmente de acuerdo con los requerimientos específicos de otros NIIF, por ejemplo la NIIF 2 Pagos Basados en Acciones.
Importe depreciable es el costo de un activo, u otro importe que lo haya sustituido, menos su valor residual.
Depreciación es la distribución sistemática del importe depreciable de un activo a lo largo de su vida útil.
Valor específico para una entidad es el valor presente de los flujos de efectivo que la entidad espera obtener del uso continuado de un activo y de su disposición al término de su vida útil, o bien de los desembolsos que espera realizar para cancelar un pasivo.
15
Valor razonable es el importe por el cual un activo podría ser intercambiado entre partes interesadas y debidamente informadas, en una transacción realizada en condiciones de independencia mutua.
Pérdida por deterioro es el exceso del importe en libros de un activo sobre su importe recuperable.
Importe recuperable, es el mayor entre el valor razonable menos los costos de venta de un activo y su valor en uso.
El valor residual de un activo es el importe estimado que la entidad podría obtener actualmente por la disposición del elemento, después de deducir los costos estimados por tal disposición, si el activo ya hubiera alcanzado la antigüedad y las demás condiciones esperadas al término de su vida útil.
Reconocimiento Un elemento de propiedades, planta y equipo se reconocerá como activo si, y sólo si: (a) sea probable que la entidad obtenga los beneficios económicos futuros derivados del mismo; y (b) el costo del elemento puede medirse con fiabilidad. La entidad evaluará, de acuerdo con este principio de reconocimiento, todos los costos de propiedades, planta y equipo en el momento en que se incurre en ellos. Estos costos comprenden los que se han incurrido inicialmente para adquirir o construir, y los costos incurridos posteriormente para añadir, sustituir parte de o mantener el elemento correspondiente. Depreciación De acuerdo con el párrafo 46 de esta norma, en la medida que la entidad deprecie de forma separada algunas partes de un elemento de propiedades, planta y equipo, también depreciará de forma separada el resto del elemento. El resto estará integrado por las partes del elemento que individualmente no sean significativas. Si la entidad tiene diversas expectativas para cada una de esas partes, podría ser necesario emplear técnicas de aproximación para depreciar el resto, de forma que represente fielmente el patrón de consumo o la vida útil de sus componentes, o ambos.
16 En el párrafo 48 de esta norma, se depreciará de forma separada cada parte de un elemento de propiedades, planta y equipo que tenga un costo significativo con relación al costo total del elemento. La entidad podrá elegir por depreciar de forma separada las partes que compongan un elemento y no tengan un costo significativo con relación al costo total del mismo. El cargo por depreciación de cada periodo se reconocerá en el resultado del periodo, salvo que se haya incluido en el importe en libros de otro activo. Tipos de Depreciación En el párrafo 60 de esta norma se detalla que, el método de depreciación utilizado reflejará el patrón con arreglo al cual se espera que sean consumidos, por parte de la entidad, los beneficios económicos futuros del activo. Según el párrafo 61 de esta norma, el método de depreciación aplicado a un activo se revisará, como mínimo, al término de cada periodo anual y, si hubiera habido un cambio significativo en el patrón esperado de consumo de los beneficios económicos futuros incorporados al activo, se cambiará para reflejar el nuevo patrón. Dicho cambio se contabilizará como un cambio en una estimación contable, de acuerdo con la NIC 8. Deterioro De acuerdo con el párrafo 63 de esta norma, para determinar si un elemento de propiedades, planta y equipo ha visto deteriorado su valor, la entidad aplicará la NIC 36 Deterioro del Valor de los Activos 64. En dicha Norma se explica cómo debe proceder la entidad para la revisión del importe en libros de sus activos, cómo ha de determinar el importe recuperable de un activo y cuándo debe proceder a reconocer, o en su caso, revertir, las pérdidas por deterioro del valor. Revaluación de Activos En el párrafo 31 de esta norma, con posterioridad a su reconocimiento como activo, un elemento de propiedades, planta y equipo cuyo valor razonable pueda medirse con fiabilidad, se contabilizará por su valor revaluado, que es su valor razonable, en el momento de la revaluación, menos la depreciación acumulada y el importe acumulado de las pérdidas por deterioro de valor que haya sufrido.
17 Las revaluaciones se harán con suficiente regularidad, para asegurar que el importe en libros, en todo momento, no difiera significativamente del que podría determinarse utilizando el valor razonable al final del periodo sobre el que se informa. Si se revalúa un elemento de propiedades, planta y equipo, se revaluarán también todos los elementos que pertenezcan a la misma clase de activos. Según el párrafo 39 de esta norma, indica si se incrementa el importe en libros de un activo como consecuencia de una revaluación, este aumento se reconocerá directamente en otro resultado integral y se acumulará en el patrimonio, bajo el encabezamiento de superávit de revaluación. El incremento se reconocerá en el resultado del periodo en la medida en que sea una reversión de un decremento por una revaluación del mismo activo reconocido anteriormente en el resultado del periodo. De acuerdo con el párrafo 40 de esta norma, cuando se reduzca el importe en libros de un activo como consecuencia de una revaluación, tal disminución se reconocerá en el resultado del periodo. Sin embargo, la disminución se reconocerá en otro resultado integral en la medida en que existiera saldo acreedor en el superávit de revaluación en relación con ese activo. La disminución reconocida en otro resultado integral reduce el importe acumulado en el patrimonio contra la cuenta de superávit de revaluación. Baja en cuentas El importe en libros de un elemento de propiedades, planta y equipo se dará de baja en cuentas: (a) por su disposición; o (b) cuando no se espere obtener beneficios económicos futuros por su uso o disposición. La pérdida o ganancia surgida al dar de baja un elemento de propiedades, planta y equipo se incluirá en el resultado del periodo cuando la partida sea dada de baja en cuentas (a menos que la NIC 17 establezca otra cosa, en caso de una venta con arrendamiento financiero posterior). Las ganancias no se clasificarán como ingresos de actividades ordinarias.
18 3.1.2.3 Control de Propiedad, Planta y Equipo El control de bienes de las empresas deberá ser de manera continua y periódica, para ayudar a tener una registro o idea clara de su existencia física. “La existencia de registros auxiliares, individualizados por cada elemento del área, donde se especifique: valor de adquisición, coste por unidad, vida útil estimada, actualizaciones y revalorizaciones, localizaciones, y cobertura de los riesgos asociados” (Sánchez & Alvarado, 2014, p. 49). De tal manera que estos registros deben coincidir con sus registros contables y físicos de los activos. Según Sánchez & Alvarado (2014), otorga las siguientes definiciones para el control de los activos que son: Son los sistemas de control de operaciones relacionados con el área en todas sus facetas: inversiones, plazos y condiciones de las mismas, costes reales incurridos en la fabricación, rendimientos de las inversiones, criterios de valoración, y diferencias temporarias y permanentes con origen fiscal. Preparación de presupuestos sobre los proyectos relacionados con las inversiones y desinversiones en bienes de esta área donde se incluyan estudios económicos y técnicos que justifiquen la necesidad y la razonabilidad de las mismas y la viabilidad financiera de las operaciones. Todo tipo de control dentro de una entidad debe estar aprobado, para que no exista ningún tipo de comentario inadecuado; porque no solo son para cansar a los empleados sino más bien para estar atentos a cualquier acontecimiento o imprevisto. “La existencia de un programa de realización de inversiones periódicos destinados a identificar (…) y verificar la existencia física y el estado de los mismos que den lugar a los retiros y bajas de los elementos de inmovilizado material” (Sánchez & Alvarado, 2014, p. 50). Son procesos que debe adaptarse la organización para la mejora continua de sus registros contables. 3.1.2.3.1 Custodios o Encargados Los custodios de las organizaciones tienen una responsabilidad muy alta, debido a que son valores elevados de los equipos, por lo tanto deberá tener una capacidad para su verificación y registro de los mismos y así poder dar cuentas claras ante su registro con el departamento contable y financiero.
19 Según Sánchez & Alvarado (2014), los encargados deben basarse a políticas como estas:
Verificará los medios informáticos empleados para representar y contrastar la información contable.
Aspectos relevantes habituales en la determinación del coste y de gastos asociados: reparaciones y conservación, amortización, deterioro, arrendamiento, seguros, cánones, etc.
Realizará inspecciones físicas y cotejo de documentos, en especial las actas del consejo administrativo, escrituras de propiedad, contratos, normas sobre la propiedad industrial e intelectual, presupuestos, facturas de proveedores, licitaciones, documentos justificativos de pagos a contratistas, arquitectos, ayuntamientos, etc.
Comprobará la legitimidad de los bienes mediante la verificación de: escrituras, títulos y certificaciones, cédulas de habilidad, permisos administrativos y, en su caso, su inscripción en los registros públicos, etc.
3.1.2.3.2 Documentos de Control de Propiedad, Planta y Equipo La evidencia en el control de activos es muy importante y relevante, debido a que es el respaldo de las compras, mantenimientos, etc.; que se consideran para alguna toma de decisiones en relación a los recursos de las empresas. “Existencia de unos modelos definidos de documentos donde se reflejen las operaciones relativas a estos bienes, así como de reglas por escrito de las obligaciones relativas a los mismos” (Sánchez & Alvarado, 2014, p. 50). Cuando los respaldos no sustentan un cambio de algún equipo como por ejemplo el cambio de una pieza de x equipo, en caso de no existir no se procederá autorizar dicho requerimiento. 3.1.2.3.3 Codificación La codificación se ejecutará y dependerá mucho de lo que la empresa disponga, en si la información que la empresa entregue de ahí iniciará los procesos de codificación. El límite del sistema está codificado para permitir la entrada de algunos elementos y bloquear la de otros. La clave es que se seleccionen los elementos verdaderamente importantes para el funcionamiento del sistema. Esto implica especificar no solamente los insumos que van a entrar al sistema, sino también los requisitos y el tipo de realimentación que se desea. (Bernal, 2004, p. 16).
Cuando existe una codificación debidamente analizada por los encargados, los procesos administrativos y los contables se manejarán bajo un control interno, en este caso el sistema que se aplique para dicha empresa.
20 La codificación es un soporte de las actividades contables por el tipo de información que se maneja, las mismas que deberán estar respaldadas por un sistema informático. “El cuadro de cuentas contienen los grupos y subgrupos, y cuentas propuestas, debidamente codificadas en forma decimal y con el título expresivo de su contenido” (Fernández, 2011, p. 223). Cuando no existe un debido control de condificación en las cuentas contables o bienes como los activos los resultados jamás serán los mejores que un gerente desea observar. 3.1.2.3.4 Toma Física La toma física será la verificación real de los activos en este caso, el mismo que permitirá comprobar la existencia verdadera o falsa de dicho equipo. “Se deberán realizar recuentos físicos sistemáticos: Los responsables de los recuentos físicos son ajenos a las funciones de contabilización, custodia y/o manejo de los activos” (Sánchez & Alvarado, 2014, p. 62). Debido a este proceso se podrá corregir o implementar nuevos procesos dentro de este proceso del control de activos o inventarios según sea la necesidad de la empresa. En la organización muchos desconocen el objetivo de la toma física de activos; sin embargo si se aplicará, se reduciría pérdidas como: daños por no uso, manejo inadecuado, falta de mantenimiento, repuestos genéricos, entre otros, dentro del control interno de una empresa este debe ser uno de sus procesos principales con el fin de evitar los gastos innecesarios dentro de la empresa.
3.2 Manual de Procedimientos 3.2.1 Manuales 3.2.1.1 Definición Las organizaciones competitivas son organizadas y buscan utilizar medios que le permitan realizar sus operaciones de la mejor manera, por lo que se puede concebir que un manual. Es un documento que contiene la descripción de las actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos o más de ellas. Incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen, precisamente su responsabilidad y participación. (Kellog, G., 2012).
Se constituyen por lo tanto en un documento técnico que incluye información sobre la sucesión cronológica y secuencial de operaciones relacionadas entre sí.
21 Los manuales se desarrollan para tener un control de las actividades u operaciones de los procedimientos administrativos y operativos y cumplir de esta manera con las exigencias establecidas por la ley. Representa una ventaja para la empresa en proporción al uso que se haga, ya que fijan claramente la responsabilidad y autoridad de los miembros de la organización e indican el lugar que ocupa el individuo y la línea probable para ascensos a él” (Alvarez, M., 2013).
Este documento denominado “manual” se transforma en el medio para la realización de una función o actividad dentro una organización y permiten al personal cumplir con su trabajo. 3.2.1.2 Tipos de manuales Los manuales se aplican en la mayor parte de empresas, sin embargo, estos no son iguales en todas pues se deben acoger a sus necesidades y al tipo de empresa. Los tipos de manuales se detallan a continuación: Tabla 6: Tipos de manuales Tipo Por su contenido
Por su función especifica
Por su alcance
Por su naturaleza
Sub tipo De organización: Describe los objetivos, relaciones, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos. De políticas: Describe los lineamientos a seguir en la toma de decisiones para el logro de objetivos. De procedimientos: Expresa en forma analítica los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. De producción: Dicta las instrucciones necesarias para coordinar el proceso de fabricación; es decir la inspección, la ingeniería industrial y el control de producción. De compras: Define las actividades que se relacionan con las compras, de modo que este manual representa una útil fuente de referencia para los compradores. De ventas: Señala los aspectos esenciales del trabajo de ventas con el fin de darle al personal de ventas un marco de referencia para tomar decisiones cotidianas. De contabilidad: Señala las principales técnicas de la contabilidad que debe seguir todo el personal relacionado con la actividad. General: Contienen información general de una organización. Específicos: Muestran información en un área o unidad administrativa de una organización; por convención, incluyen la descripción de puestos. Micro administrativo: Corresponde a una sola organización, referido de modo general. Macro administrativo: Contiene información de más de una organización. Meso administrativo: Incluye a una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico.
Nota. Fuente: Franklin, B. (2014). Organización de empresas. México: McGraw-Hill.
3.2.1.2.1 Manuales de Procedimientos En el mundo empresarial, es necesario utilizar medios que cooperen con el desarrollo de las organizaciones, entre los que se incluye el manual de procedimientos. El manual de procedimientos es un instrumento esencial para el funcionamiento de control interno, siendo uno de sus principales objetivos la definición clara de las normas operativas de la organización empresarial y de las líneas de responsabilidad y autoridad, en base a unos principios y objetivos preestablecidos. (Aguirre, J., 2011).
22 En él deben de quedar reflejados únicamente los aspectos estrictamente necesarios para la consecución de los objetivos y para la ejecución de los controles. Así pues, se especificará entre otras:
Organigrama funcional y jerárquico de la entidad, desglosado en su máximo nivel (rango puesto, departamento, entre otros).
Definición de los procedimientos por ciclos de negocios y áreas administrativas contables (compras, tesorería, ventas, bancos, proveedores, clientes, almacén, entre otros).
Especificación de la normas a tener en cuenta para ciclos o áreas en cuanto a: o
Competencias.
o
Autorizaciones.
o
Proceso administrativo del circuito de información (documentación generada, registros formalizados, controles, supervisiones).
o
Contabilización.
o
Procedimientos y políticas.
Los manuales de procedimientos son documentos que sirven de guía en la administración y dirección de una organización de cualquier naturaleza, en el que las funciones específicas deben ser detalladas, a fin de facilitar el desempeño y manejo de las áreas o actividades particulares de la misma. 3.2.2 Procedimientos Dentro de un manual se deben establecer adecuadamente todos los procedimientos que permitan la ejecución de una actividad. Un procedimiento es la secuencia lógica de la realización de varias actividades que mantienen relación consistente entre sí en toda actividad operativa (Kellog, G., 2012). Los procedimientos sirven como reglas de conducta o pasos a ejecutar, cuya utilización es imprescindible para el alcance de los objetivos planteados por la empresa. 3.2.3 Procesos Las empresas modernas buscan la eficiencia y un bajo margen de errores, pérdidas de tiempo y dinero, es por esto que establecen los procesos y funciones a realizar por sus empleados. “Un proceso se define como una secuencia de pasos o etapas que se utilizan para transformar un insumo en un resultado con un valor determinado para un cliente, interno o externo” (Baca, G., 2013). Los procesos constituyen las series ordenadas de actividades que permiten llegar a un fin determinado.
23 3.2.3.1 Tipos de Procesos De acuerdo con Bravo (2011) existen 3 tipos de procesos:
Procesos de dirección estratégica: Un solo proceso que dirige a todos los demás, destinado a definir y controlar las metas de la organización, sus políticas y estrategias.
Procesos del negocio: Son procesos que permiten generar el producto/servicio que se entrega al cliente, por lo que inciden directamente en la satisfacción del cliente final. Son procesos que valoran los clientes y los accionistas.
Procesos de apoyo: Ofrecen diversos servicios a los procesos del negocio. También se les llama procesos de soporte. Sus clientes son internos y se insertan proceso relacionados con la gestión y administración de personas, proyectos, procesos, mantención, tecnología y otros.
3.2.3.2 Flujogramas Para mayor comprensión de la información, las personas recurren a la utilización de gráficos o figuras. “El llamado flujograma o diagrama de flujos consiste en la representación gráfica de hechos, situaciones, movimientos y relaciones de diversos tipos a través de símbolos” (Quindemil & Rumbaut, 2014). Puede contener información adicional sobre el método de ejecución de las operaciones, distancias, tiempo. 3.2.3.2.1 Tipos Según Quindemil y Rumbaut (2014), los tipos de flujogramas son:
Vertical: Es un gráfico donde existen columnas verticales y líneas horizontales. En las columnas verticales están los símbolos, los funcionarios involucrados, el espacio recorrido y el tiempo invertido. Se destaca la secuencia y es muy útil para armar un procedimiento con vistas a ayudar en la capacitación del personal.
Horizontal: La secuencia es de manera horizontal. Utiliza los mismos símbolos y convenciones que el vertical. Destaca a las personas u organismos que participan en una determinada rutina o procedimiento. Es muy usado cuando una rutina involucra varios organismos o personas, permitiendo visualizar la parte que corresponde a cada uno y comparar la distribución de las tareas para una posible racionalización o redistribución del trabajo.
De bloques: Representa la rutina a través de una secuencia de bloques, cada cual con su significado y encadenados entre sí. Utiliza una simbología mucho más rica y variada que los anteriores, y no se restringe a líneas y columnas preestablecidas en el gráfico.
24
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN Dentro del apartado de Metodología de la Investigación del presente trabajo, se establece los métodos científicos que serán aplicados en el proceso de la investigación, y estos van conectados con el cumplimiento de los objetivos propuestos. En general se puede afirmar que el diseño metodológico es la descripción de cómo se va a realizar la investigación, e incluye el tipo de investigación, la determinación de la población y muestra, las técnicas e instrumentos de recogida de datos y las técnicas de análisis de datos.
4.1 Enfoque/tipo de investigación 4.1.1 Enfoque de investigación El presente trabajo de titulación tiene un enfoque MIXTO (CUANTITATIVO – CUALITATIVO) orientado en su mayoría a lo CUALITATIVO, el enfoque cualitativo busca interpretar y entender en su totalidad un problema, sin efectuar mediciones numéricas como lo hace el enfoque cuantitativo. En cuanto a esta investigación, está encaminada a conocer los procedimientos aplicados por la empresa objeto de estudio, en cuanto al manejo de Propiedad, Planta y Equipo, con el fin de entender su realidad y proponer mejoras. 4.1.2 Tipo de investigación Para este trabajo de titulación se aplicarán tres tipos de investigación (Descriptiva, Exploratoria y Explicativa), que representan el esquema que le da sentido a las actividades que se emprenden para buscar una respuesta al problema y llevar a cabo los objetivos inicialmente planteados. 4.1.2.1 Descriptiva La investigación descriptiva está encaminada a detallar la situación actual de la variable que será estudiada, y todo lo relacionado a la misma; vinculando esto con el tema de investigación, al aplicar este tipo de investigación se busca conocer como es el manejo de Propiedad, Planta y Equipo de la empresa CONCLISAN CIA. LTDA., cuándo y dónde se llevan a cabo los procesos y quiénes están involucrados.
25 4.1.2.2 Exploratoria La investigación exploratoria busca involucrar al investigador en los procesos vinculados con la variable identificada, y en este trabajo se aplica con el fin de dar seguimiento a los procesos relacionados con Propiedad, Planta y Equipo de la empresa CONCLISAN CIA. LTDA., y ampliar la visión actual respecto a los problemas existentes. 4.1.2.3 Explicativa La investigación explicativa busca establecer las causas de un problema, dentro de este trabajo de titulación, es importante conocer las causas de las falencias existentes en los procesos relacionados con Propiedad, Planta y Equipo de la empresa objeto de estudio.
4.2 Población/muestra Dentro del diseño metodológico se debe determinar la población en la que se aplicará: Tabla 7: Detalle de Población de CONCLISAN CIA. LTDA. Detalle Personal Emergencia Personal Hospitalización Personal Diagnóstico Personal Servicios de Alimentación Personal Administración Proveedores P.P.E. Total
N° 4 24 14 6 49 23 120
Nota. Fuente: Investigación de Campo en CONCLISAN CIA. LTDA. Elaborado por: Cabrera Margarita y Solorzano Patricia
La población de esta investigación está formada por 97 empleados más 23 proveedores de Propiedad, Planta y Equipo, dando como total 120 individuos, debido a su tamaño no se establecerá muestra, por lo tanto se aplicarán los instrumentos de recolección de datos a toda la población, con el fin de obtener la información necesaria para el alcance de los objetivos propuestos.
4.3 Técnicas e instrumentos de recogida de datos Entre las técnicas a utilizar para recolectar información están las entrevistas y encuestas; las mismas que serán aplicadas al personal de la empresa y a los proveedores de Propiedad, Planta y Equipo; así como también la información otorgada por la entidad.
26 4.3.1 Fuentes de Información Primaria 4.3.1.1 Entrevista La entrevista es una técnica utilizada para la recopilación de información de un entrevistador a un entrevistado, a fin de obtener respuestas sobre el tema propuesto, en este caso acerca del problema de investigación. Se realizó una entrevista conjunta al Gerente y al Jefe Financiero de la empresa CONCLISAN CIA. LTDA., con el objetivo de conocer la realidad sobre el manejo de Propiedad, Planta y Equipo e identificar los problemas que existen dentro de este proceso, información que se obtendrá a través de una serie de preguntas abiertas. 4.3.1.2 Encuesta La encuesta es una técnica que consiste en obtener información de la población encuestada, la misma que incluye un grupo de preguntas bien planteadas y elaboradas previamente en un orden lógico e indicaciones claras, con el fin de alcanzar los objetivos de la investigación. La encuesta se realizó con el fin de obtener información adecuada de los procesos relacionados con el manejo de Propiedad, Planta y Equipo, la misma que fue aplicada al personal de la empresa objeto de estudio, cuyos resultados sirven para identificar las falencias de los procesos y la necesidad de crear un manual de procedimientos. Adicionalmente se aplicó encuestas a los proveedores de los activos fijos, con el fin de conocer su participación dentro de los procesos de Propiedad, Planta y Equipo e identificar su importancia dentro de un manual de procedimientos. 4.3.2 Fuentes de Información Secundaria 4.3.2.1 Información de la entidad La información que proporcione la empresa, tal como la estructura organizacional, políticas internas, entre otros documentos que certifiquen el cumplimiento de los procesos que se llevan a cabo para el manejo de Propiedad, Planta y Equipo.
4.4 Técnicas de análisis de datos 4.4.1 Análisis Estadístico Los resultados obtenidos en las encuestas aplicadas, deberán ser analizados estadísticamente, es decir, mediante la tabulación de datos que brindarán mayor comprensión de la realidad de la organización con respecto al manejo de Propiedad, Planta y Equipo.
27
RESULTADOS 5.1 Discusión y análisis de los resultados 5.1.1 Entrevista ENTREVISTA CONJUNTA AL GERENTE Y AL JEFE FINANCIERO DE CONCLISAN CIA. LTDA.
¿Existe un organigrama en la empresa? Desde sus inicios la empresa no contaba con este documento, pero en la actualidad se mantiene un organigrama lineal estructurado por áreas, establecido ya hace unos años. ¿Existen un manual de procedimientos para el manejo de Propiedad, Planta y Equipo? No existe en la actualidad un manual de procedimientos que detallen las actividades a seguir en cuanto a todo lo relacionado con Propiedad, Planta y Equipo, más bien existen normas que son de conocimiento del personal y en el área de enfermería ellas cuentan con indicaciones más detalladas como instrucciones de manejo y entre otros. ¿Existe un presupuesto planificado para la adquisición de activos de la empresa? A finales del año en curso, se realiza la Planificación Operativa Anual del año siguiente, en donde se detalla los bienes que se desea adquirir basados en las necesidades de los departamentos, documento que es presentado a la Junta de Accionistas. ¿Existe documentación que justifique la propiedad de los Activos? La empresa cuenta con un departamento financiero, encargado del archivo en el que se guardan todas las facturas, contratos, títulos de propiedad y otros documentos que avalen la propiedad del bien. ¿Se maneja un archivo individual para los documentos de Propiedad, Planta y Equipo? Todos los documentos que certifican la propiedad de los bienes, se manejan en un archivo individual pero desactualizado o poco ordenado por rotación de personal.
28 ¿Los traslados del activo están justificados con documentación? El acta de entrega recepción utilizada para los custodios, es el mismo que documento que justifica los traslados con una nota al final donde se indique el motivo del traslado; sin embargo, este documento no lo usan, es decir, existe desconocimiento de la ubicación real de los bienes. ¿Los activos cuentan con código de identificación? Cuentan con un código de identificación, que es establecido por el Área Financiera luego de registrar la compra del bien en el sistema informático, en el que detalla las iniciales de la empresa, el tipo de bien y un conjunto de números, sin embargo, este código no nos permite determinar la ubicación del activo dentro de la empresa. ¿Se lleva a cabo un proceso de selección de proveedor previo a la adquisición? Este proceso se lleva a cabo para las compras por primera vez o para compras de bienes que no oferten los proveedores actuales, en tal caso se realizan proformas telefónicas y se escoge la mejor opción basada en precios, años de experiencia y servicios adicionales, por otro lado si es la renovación de un bien se adquiere al mismo proveedor. ¿Se realizan recuentos físicos y sistemáticos de los activos? Se lleva a cabo un conteo físico de los activos en el año, que por lo general es a finales del año en curso y es realizado por el Área Financiera junto con los custodios de los bienes, sin embargo, se requieren mejoras ya que solo se revisa basados en el listado de bienes junto con el código. ¿Los responsables de los recuentos físicos son ajenos a las funciones de contabilización, custodia y/o manejo de los activos? No, en realidad están relacionados con estas funciones, ya que el área financiera es la encargada de su contabilización y los custodios a cargo de los bienes también forman parte del recuento físico de los activos y es algo que la empresa desea cambiar con el fin de prevenir información simulada. ¿Existen flujogramas del proceso de adquisición, control y disminución de propiedad, planta y equipo? No se han elaborado flujogramas para estos procesos.
29 ¿Existen políticas contables para el control de los activos? La empresa lleva su contabilidad bajo normativa NIIF, la misma que le indica que valores se consideran para determinar el costo de un activo, en cuanto a la depreciación aplica el método de línea recta para todos sus activos. ¿Existen políticas para el control de propiedad, planta y equipo? Existen a manera general de conocimiento para todos, mas no detalladas en algún documento, una de las más importantes es el acta de entrega recepción, documento utilizado cuando se le encarga a un custodio un determinado bien, y certifica que de existir algún daño en el activo esta persona es la responsable para que gerencia tome las medidas pertinentes. ¿Se realiza una revisión de la existencia y el estado de los bienes dados de baja? En situaciones de que un empleado indique que un bien ya no sirve y debe darse de baja, el departamento de mantenimiento realiza la revisión y dependiendo del bien se procede a almacenar para repuestos en caso de fallas en el nuevo bien o se procede a chatarrizar, y se realiza un informe de baja de activos que se entrega al área financiera. ¿Qué procedimiento contable se da con los bienes dados de baja? El departamento de mantenimiento notifica al área financiera el daño de un bien, mediante el informe de baja de activos, y el área financiera da de baja en el sistema, en el caso de los bienes que son chatarrizados, se realiza el asiento contable por la venta como otros ingresos. ¿Reciben mantenimiento los activos? Existe mantenimiento preventivo y correctivo, el departamento de mantenimiento es el encargado de planificar el mantenimiento preventivo de los activos, este servicio lo da el personal de ese departamento, sin embargo, si la empresa proveedora del bien ofrece servicio de mantenimiento como parte del contrato, este departamento es el encargado de gestionar y establecer las fechas de mantenimiento, y en caso de mantenimiento correctivo, si el personal está capacitado para reparar el daño, procede a hacerlo, pero si no lo está se recurre a la búsqueda de técnicos externos.
30 ¿Existen informes que justifiquen el mantenimiento de los activos sea este preventivo o correctivo? Si el servicio de mantenimiento es prestado por el departamento de mantenimiento de la empresa, no emite ningún informe a sus superiores, pero en caso de no estar capacitado y haya recurrido a técnicos externos, los mismos deben entregar la factura junto con un informe técnico y el área financiera cancela el valor a pagar por el servicio de mantenimiento. ¿Los activos cuentan con garantías? La mayoría de los proveedores ofrecen garantías, y el tiempo de duración varía de acuerdo al tipo de bien y el costo del mismo, en algunos de nuestros activos actuales se mantiene vigente la garantía, y en otros ya ha expirado el tiempo de garantía acordado en el momento de la compra entre el proveedor y la empresa. ¿Existe un encargado de gestionar estas garantías? El departamento de mantenimiento es el encargado de tramitar el cumplimiento de las garantías en caso de existir algún daño o desperfecto en un bien, así como el área financiera están pendiente de los plazos de garantías y los proveedores notifican cuando esta garantía esta por vencer. ¿Se evalúa periódicamente la capacidad de generar ingresos de los activos? No, lo que se realiza es una evaluación de que área genera más ingresos dentro de la empresa, pero la empresa asume que todos los equipos en los que invierte son rentables y se pagarán por si solos, ya que en cuestión de equipos médicos debido a su alto costo son adquiridos a crédito de varios años. ¿Cómo usted considera al Control interno aplicado por la empresa? De manera general ha mejorado un poco con los años sobre todo en las áreas administrativas, ya que se cuenta con el sistema informático Unimed, el cual permite tener un acceso más rápido y oportuno a la información, sin embargo no siempre esta información refleja la realidad, recientemente se realizó una fusión con otra empresa y se procedió a incluir los activos contable y físicamente, pero no existía un procedimiento ni personal que inspeccione que estos bienes funcionen.
31 ¿Considera usted necesario la elaboración de un manual de procedimientos para el manejo de Propiedad, Planta y Equipo? Se considera necesario para mejorar los procedimientos actuales y obtener mayor eficiencia en todas las áreas, ya que todas están de una u otra forma vinculadas con los bienes de la empresa, así como también para conocer la realidad en existencia, funcionalidad y valor de los bienes. 5.1.1.1 Análisis de la entrevista De acuerdo con la información obtenida en la entrevista conjunta realizada al Gerente y al Jefe Financiero, la empresa no cuenta con políticas establecidas que permitan conocer los procedimientos a seguir en cuanto a propiedad, planta y equipo, y si se conocen no son los adecuados, por tal razón es factible el desarrollo del presente trabajo de titulación. Las actas de recepción no se encuentran actualizadas, los bienes son trasladados de un área a otra sin autorización, los conteos físicos que se realizan anualmente solo verifican la existencia y el código del bien, lo que dificulta conocer la ubicación real del activo dentro de la empresa y mucho menos su funcionalidad. Con referencia a los mantenimientos, no existe control por parte de gerencia al área de mantenimiento, esta tiene total libertad para ejercer sus funciones; sin embargo, queda la duda si los activos que presentan daños son por falta de mantenimiento, o si los activos dados de baja pasaron por un exhaustivo proceso de revisión que garantice que ya no funcionaba. No existen normas a seguir para la llegada de activos de segunda mano, en la reciente fusión no se realizó una revisión de su estado físico y funcional, y ya forman parte del listado de activos y de sus estados financieros. 5.1.2 Encuesta El instrumento utilizado para la recolección de datos llamado encuesta, fue utilizado para dos grupos que están relacionados directa e indirectamente con los activos de la empresa, el primero es el personal administrativo y médico de CONCLISAN CIA. LTDA, y el segundo es el directorio actual de proveedores de Propiedad, Planta y Equipo de la empresa.
32 5.1.2.1 Encuesta a empleados Tabla 8: Resultados Encuesta
Preguntas ¿Conoce usted si existe un código de ética dentro de la organización?
N 97
Respuestas Si 11 No 86
% 11.34 % 88.66 %
¿Conoce usted si este código de ética se aplica en su departamento o área de trabajo? ¿Conoce usted si existe un manual de procedimientos para el manejo de Propiedad, Planta y Equipo? ¿Tiene usted a su custodio algún bien de la empresa, para ejecutar sus funciones cotidianas? ¿Firmó usted un acta de recepción por el activo recibido? ¿En el acta de recepción que usted firmó, constan las características de los activos que están a su cargo? ¿Conoce usted el costo del bien a su custodia?
97
Si No Si No Si No Si No Si No Si No
11 86 0 97 97 0 36 61 36 61 32 65
11.34 % 88.66 % 0% 100 % 100 % 0% 37.11 % 62.89 % 37.11 % 62.89 % 32.99 % 67.01 %
8.
¿Cuándo usted recibe los bienes, estos cuentan con código de identificación?
97
Si No
81 16
83.51 % 16.49 %
9.
¿El bien que usted recibió requiere capacitación previa a su manejo?
97
Si No
63 34
64.95 % 35.05 %
10.
¿Conoce usted si existe alguna política de sanción por el mal uso del activo?
97
Si No
18 79
18.56 % 81.44 %
11.
¿Conoce usted si el bien a su custodia cuenta con garantía por daños o desperfectos?
97
Si No
43 54
44.33 % 55.67 %
12.
¿Presenta usted informes acerca del estado de los activos a su cargo?
97
Si No
40 57
41.24 % 58.76 %
13.
¿Los informes que usted presenta bajo qué concepto son?
97
14.
¿Conoce usted si los bienes que están a su cargo reciben mantenimiento? ¿Qué tipo de mantenimiento recibe el bien a su cargo?
97
¿Le han realizado a usted alguna inspección, para conocer el estado de los activos bajo su cargo? ¿En esta inspección se identifican algunos de los siguientes aspectos?
97
18.
En caso de que el bien a su custodia sea trasladado a otra área, le es notificado a usted mediante algún documento.
97
Por Control Por Daño No Aplica Si No Preventivo Correctivo Ninguno Si No Existencia Código Funcionalidad Ninguna Si No
5 35 57 75 22 10 65 22 55 42 30 22 3 42 36 61
5.15 % 36.09 % 58.76 % 77.32 % 22.68 % 10.31 % 67.01 % 22.68 % 56.70 % 43.30 % 30.93 % 22.68 % 3.10 % 43.29 % 37.11 % 62.89 %
19.
¿En el caso de cambio de un activo por uno nuevo se realizó un acta de recepción por la entrega del nuevo bien?
97
Si No
34 63
35.05 % 64.95 %
N° 1.
2. 3. 4. 5. 6. 7.
15.
16. 17.
97 97 97 97 97
97
97
33 20.
¿Usted entrego de manera formal el activo viejo mediante algún documento?
97
Si No
33 64
34.02 % 65.98 %
21.
¿Conoce usted si ha existido pérdida de activos en la empresa?
97
Si No
77 20
79.38 % 20.62%
22.
¿Cómo calificaría usted el control interno de la empresa con respecto a Propiedad, Planta y Equipo?
97
23.
¿Considera usted que es necesario realizar un manual de procedimientos para el manejo de Propiedad, Planta y Equipo?
97
Regular Bueno Muy Bueno Excelente Si No
24 55 10 8 91 6
24.74 % 56.70 % 10.32 % 8.24 % 93.81 % 6.19 %
Nota. Fuente: Investigación de Campo en CONCLISAN CIA. LTDA. Elaborado por: Cabrera Margarita y Solorzano Patricia
5.1.2.1.1 Análisis encuesta a empleados Según las encuestas que se realizaron en la empresa Conclisan Cía. Ltda., las respuestas son propicias para continuar con el desarrollo del trabajo de titulación por lo tanto se realizó el análisis de cada una y el resultado obtenido, los mismos que se detallan a continuación: La empresa no cuenta con código de ética, pregunta que se relacionaba directamente con este tema, se obtuvo un resultado positivo con el once por ciento, debido a que los empleados lo relacionaron con el Reglamento Interno de la empresa, por tanto consideran que si se aplica en su departamento; el no contar con un código de ética da paso a que no exista una línea de comportamiento adecuada que garantice la correcta utilización de los bienes de la empresa. El cien por ciento de la población no conoce o no está familiarizado con el término de manual de procedimientos dentro de la empresa, lo que garantiza la importancia de este trabajo de titulación, es importante resaltar que en el proceso de la encuesta se pudo observar que el personal confunde el manual de procedimientos con reglamento interno. El cien por ciento de la población tienen bajo su custodio un activo; a pesar de ello, solo el treinta y siete por ciento asegura haber firmado un acta de recepción, donde constan las características del mismo, la otra parte certifica no haberlo hecho, esto nos da un indicio de que no existe mayor control y que en caso de pérdidas o daños no hay un documento que avale la responsabilidad del personal por un determinado activo. El sesenta y siete por ciento de los encuestados no conocen el costo del bien a su custodia, lo que representa una variable negativa en cuanto a la responsabilidad y cuidado en el manejo de los bienes de mayor valor como son los equipos médicos.
34 El ochenta y cuatro por ciento del personal afirma que ha recibido su activo codificado en las áreas correspondientes, aunque hay que recalcar que la diferencia porcentual no lo ha recibido con esta identificación y esto puede haber ocurrido por varias razones, situación que puede generar desconocimiento de la ubicación y funcionamiento. La capacitación previa para el manejo de algún activo, garantiza que el custodio posee los conocimientos para su uso, de acuerdo con el sesenta y cinco por ciento de los encuestados el bien a su cargo requiere capacitación, por lo que al no recibirla se puede ocasionar daños; situación que ha ocurrido en años anteriores en la organización. De acuerdo con el ochenta y uno por ciento de la población, no existe política de sanción por el mal uso del activo, por lo que es más probable que existan daños en los bienes de la empresa, por otro lado el cuarenta y cuatro por ciento de los encuestados certifican que los bienes a su cargo cuentan con garantías, estas dos situaciones dan paso a descuidos por parte de los custodios. Con el fin de conocer la gestión administrativa en cuanto al control de los activos, se desarrolló una pregunta que busca conocer si los custodios presentan informes sobre el estado de los bienes a su cargo, según el cuarenta y uno por ciento de los encuestados indican que si los hacen, pero recabando más allá de la pregunta establecida el documento que presentan no es un informe, sino más bien un check list utilizado en cada cambio de turno del personal. El setenta y siete por ciento de la población testifica que el bien a su custodia recibe mantenimiento, y el veintitrés por ciento que no; además el sesenta y siete por ciento de las veces es un mantenimiento correctivo y solo el diez por ciento de las veces es un mantenimiento preventivo, por lo tanto se puede observar que los mantenimientos se realizan cuando se detiene el bien y no por prevención, lo cual afecta a la prestación del servicio. La pregunta acerca de si les es notificado mediante algún documento el traslado del bien a su custodia resultó que el sesenta y tres por ciento de los empleados no recibe un comunicado escrito si no verbal, de la misma manera el sesenta y cinco por ciento de los encuestado que han pasado por el cambio de un activo viejo por uno nuevo no se les ha hecho firmar una nueva acta de entrega recepción y tampoco un documento de la entrega formal del activo viejo, estos procesos
inapropiados
generan
actas
desactualizadas,
elevando
incertidumbre respecto a la ubicación y funcionalidad de los activos.
el
nivel
de
35 En la organización, el cincuenta y siete por ciento afirma que si se han realizado inspecciones del estado de los activos, los mismos que aseguran que solo se evaluó la existencia del bien y el código de identificación, mas no la funcionalidad del activo, por otro lado existe un cuarenta y tres por ciento que no han sido participes de este proceso. El setenta y nueve por ciento de los empleados encuestados certifican que ha existido pérdida de activos dentro de la organización, porcentaje que debería preocupar a los administradores, dado que los activos son de gran importancia para el cumplimiento de su misión. Se identificó según las encuestas que el cincuenta y siete por ciento de los empleados, califican como bueno el control interno aplicado dentro de la empresa con respecto a propiedad, planta y equipo; con estos resultados se puede observar que existen procesos por mejorar. Para concluir con la encuesta el noventa y tres por ciento considera necesario la elaboración de un manual de procedimientos para el manejo de Propiedad, Planta y Equipo dentro de la empresa CONCLISAN CIA. LTDA. 5.1.2.2 Encuesta a proveedores Tabla 9: Resultados Encuesta a Proveedores N° 1.
2.
3. 4.
Preguntas ¿Ha tenido usted una relación comercial con la empresa Conclisan Cía. Ltda.? ¿Conoce usted si existe un proceso de selección de proveedor? ¿La frecuencia de compras de Conclisan Cia. Ltda. a su empresa?
N 23
23 23
La forma de pago de las compras realizadas por Conclisan Cía. Ltda. es:
23
5.
El tiempo de crédito que aplica es:
23
6.
Su proceso de entrega del bien vendido es:
23
7.
¿Cuenta usted con un documento que respalde la recepción del bien?
23
8.
¿Le recibe a usted la misma persona en todas las entregas?
23
Respuestas Si No
23 0
% 100 % 0%
Si No Alta Mediana Baja Crédito Contado Mensual Trimestral Semestral Anual Ninguno A Domicilio Por Envíos En Fábrica Otros Si No
9 14 5 7 11 20 3 15 5 0 0 3 19 3 1 0 23 0
39.13 % 60.87 % 21.74 % 30.43 % 47.83 % 86.96 % 13.04 % 65.22 % 21.74 % 0% 0% 13.04 % 82.61 % 13.04 % 4.35 % 0% 100 % 0%
Si No
5 18
21.74 % 78.26 %
36 9.
¿Realiza una verificación del estado físico y funcional del bien entregado? En caso de pérdida por envío del bien, su empresa cuenta con un seguro de respaldo. ¿Se ha presentado alguna pérdida en los envíos a Conclisan Cía. Ltda.? ¿Ofrece su empresa garantía por daños o desperfectos del bien? ¿Acepta su empresa devoluciones por daños o desperfectos del bien?
23
23
15.
¿Le ha notificado la empresa Conclisan Cía. Ltda. de algún daño de los bienes vendidos por su empresa? ¿Ofrece su empresa servicio de mantenimiento?
16.
Este servicio es:
23
17.
¿La empresa Conclisan Cía. Ltda. hace uso del servicio de mantenimiento que usted oferta?
23
10. 11. 12. 13. 14.
23 23 23 23
23
Si No Si No Si No Si No Si No
15 8 6 17 0 23 23 0 23 0
65.22 % 34.78 % 26.09 % 73.91 % 0% 100 % 100 % 0% 100 % 0%
Si No Si No Preventivo Correctivo Ninguno Si No
7 16 13 10 5 8 10 13 10
30.43 % 69.57 % 56.52 % 43.48 % 21.74 % 34.78 % 43.48 % 56.52 % 43.48 %
Nota. Fuente: Investigación de Campo. Elaborado por: Cabrera Margarita, Solorzano Joselyn
5.1.2.2.1 Análisis de encuesta a proveedores En el siguiente apartado se analiza los resultados obtenidos de las encuestas realizadas a los proveedores, debido a su importancia en los procesos y su apoyo en la toma de decisiones. El cien por ciento de los proveedores encuestados confirmó su relación comercial con la empresa objeto de estudio, y el sesenta y uno por ciento desconoce de la existencia de un proceso de selección de proveedor, además respecto a la frecuencia con que son realizadas las compras por parte de la empresa, el cuarenta y ocho por ciento asegura que es baja. De acuerdo a las encuestas el ochenta y siete por ciento afirma que las ventas son a crédito, además que el sesenta y cinco por ciento de las veces el tiempo de crédito es mensual y que el veintidós por ciento es trimestral, esto se genera por el costo elevado del activo y debido a que las compras tampoco son frecuentes por el largo tiempo de vida útil. El ochenta y tres por ciento de los proveedores entregan los bienes a domicilio porque son las más efectivas debido al tamaño y costo del activo; además el cien por ciento cuenta con documentos que certifiquen la recepción del bien por parte de la empresa objeto de estudio. El setenta y ocho por ciento de los proveedores, afirma que en las entregas realizadas no les recibe la misma persona y que el sesenta y cinco por ciento de las veces se realiza una verificación del estado físico y funcional del bien entregado con el fin de evitar futuros inconvenientes entre las partes.
37 En caso de pérdida por envío de un bien, solo el veintiséis por ciento de los proveedores cuenta con un seguro de respaldo y el setenta y cuatro por ciento no cuenta con uno, aunque el cien por ciento de los encuestados asegura que no se ha presentado pérdidas en los envíos. El cien por ciento de los proveedores que fueron encuestados certifica que su empresa ofrece garantías en sus activos, por daños o desperfectos del bien y que si aceptan devoluciones por parte del comprador en casos así; en cuanto a si CONCLISAN CIA. LTDA. les ha notificado en alguna compra que el bien adquirido posee algún daño, el setenta por ciento asegura que no se ha presentado estos inconvenientes en sus ventas. De acuerdo con el cincuenta y siete por ciento de los proveedores encuestados, su empresa ofrece el servicio de mantenimiento y la otra parte no lo ofrece; aunque solo el veintidós por ciento oferta un servicio de mantenimiento preventivo, el treinta y cinco por ciento un mantenimiento correctivo, situación que depende del tipo del bien y las negociaciones realizadas antes de la compra. Para concluir el cincuenta y siete por ciento de los proveedores afirma que la empresa objeto de estudio si hace uso del servicio de mantenimiento que le ofrecen, y que de acuerdo a la entrevista realizada con anterioridad es el departamento de mantenimiento que se encarga de gestionar el cumplimiento del servicio; luego del análisis de todas las preguntas de la encuesta se puede tener una mejor visión de la participación e importancia de los proveedores dentro de los procesos relacionados con Propiedad, Planta y Equipo.
5.2 Propuesta de intervención 5.2.1 Antecedentes La familia Curipoma Cobos es dueña de una de las empresas familiares que presta servicios médicos de Salud Integral y preventiva, líder en la ciudad de Santo Domingo de los Tsáchilas y más conocida como Clínica Santiago, sin embargo, a lo largo del crecimiento de la organización también se han generado conflictos con respecto al control de sus activos, que se mencionan a continuación:
Desactualización de los documentos de control de los activos, las actas de entrega recepción son inicialmente entregadas a un custodio; sin embargo, si existen cambios de personal esta acta no es remplazada por una nueva; y en caso de pérdida o daño en el activo no existen responsables, generando confusión entre los empleados y sus superiores, de tal manera que la empresa adquiere un nuevo equipo.
38
Falta de seguimiento al estado físico y funcional de los activos, el desconocimiento de la situación real de los equipos por parte del personal, ha generado retrasos o paralización en el cumplimiento de su trabajo afectando directamente a los pacientes.
Recientemente se llevó a cabo la fusión entre la empresa IMCLISAN CIA. LTDA. y CONCLISAN CIA. LTDA., dicho proceso incluyó el traslado de nuevos equipos a la empresa, sin embargo, no se realizó la toma física y la revisión del funcionamiento de cada uno de ellos; por tanto, la empresa desconoce la realidad de sus activos, impidiendo la toma de decisiones con respecto a nuevas adquisiciones.
En cuanto a la problemática que se ha identificado en la investigación, se ha propuesto un manual de procedimientos para identificación y registro de Propiedad Planta y Equipo en la empresa CONCLISAN CIA. LTDA., el mismo que contribuya al mejoramiento del control interno de sus activos y a la reducción de pérdidas económicas. 5.2.2 Objetivos 5.2.2.1 Objetivo General Proponer un manual de procedimientos para identificación y registro de Propiedad, Planta y Equipo en CONCLISAN CIA. LTDA., en Santo Domingo, 2016. 5.2.2.2 Objetivos Específicos Objetivo 1: Levantar información de la empresa y del proceso de adquisición, control y disminución de Propiedad, Planta y Equipo para establecer un diagnóstico de la situación actual. Objetivo 2: Identificar los riesgos que existen dentro del proceso de adquisición, control y disminución de Propiedad, Planta y Equipo para establecer las áreas críticas. Objetivo 3: Proponer un manual de procedimientos para permitir identificar la funcionalidad de Propiedad, Planta y Equipo. Objetivo 4: Establecer indicadores que permitan evaluar la incidencia del manual en el establecimiento del saldo real de la cuenta Propiedad, Planta y Equipo.
39
5.3 Desarrollo de la Propuesta 5.3.1 Objetivo 1. Levantar información de la empresa y del proceso de adquisición, control y disminución de Propiedad, Planta y Equipo para establecer un diagnóstico de la situación actual. 5.3.1.1 CONCLISAN CIA. LTDA. CONCLISAN CIA. LTDA. o más conocida como Clínica Santiago, es una empresa que presta servicios de salud integral en la ciudad de Santo Domingo y es reconocida a nivel provincial por sus años de trayectoria y su servicio de calidad, los activos son parte fundamental para el cumplimiento de su misión y se mantienen con el fin de obtener beneficios económicos. Entre los servicios que ofrecen están:
Laboratorio
Imageneología
Densitometría
Hospitalización y Cirugía
Consulta externa
Emergencia
5.3.1.2 Estructura Organizacional La empresa cuenta con un organigrama, desde hace pocos años, en el que establece la jerarquía de los puestos o cargos de su personal. (VÉASE FIGURA 1 EN LA PÁGINA 40)
40
JUNTA GENERAL DE ACCIONISTAS
PRESIDENTE GERENTE
JEFE FINANCIERO
JEFE RRHH
ASIST. CONT.
AUX. CONTABLE
JEFE TESORERIA
ASIST. TESORERIA
AUX. TESORERIA
CAJA EMERGENCI A CAJA PERSONALIZ A
JEFE MANTENIMIENTO
JEFE LOGISTICA
JEFE SISTEMAS
JEFE SERVICIOS GENERALES
ASIST.
ASIST.
ANALISTA
MANTENIMIENTO
LOGISTICA
PROGRAMADOR
AUX. LIMPIEZA
AUX.
SOPORTE TECNICO
AUX. LAVANDERIA
AUX. MANTENIMIENT O
LOGISTICA
GUADIA Y PARQUEO
JEFE NUTRICIÓN
JEFE DE BIOSEGURIDAD
JEFE LABORATORIO
ASIST.
LCDO.
ADMINISTRATIV O
LABORATORIO
AUX. DIETA
TECNOLOGO MEDICO
JEFE ENFERMERIA
LCDO. ENFERMERIA
AUX. ENFERMERIA
DIRECTOR MEDICO
DIRECTOR TÉCNICO
MEDICO TRATANTE
CAJERA
AUX. LENCERÍA
AUX. LABORATORIO
MEDICO RESIDENTE
COCINERA
CONSERJE
CAJA LAB. IMAGENES
AUX. COCINA
DEP. CONVENIO Y SOAT INFORMACION
ESTADISTICA MENSAJERIA
Figura 1. Organigrama CONCLISAN CIA. LTDA. Fuente: Investigación de Campo en CONCLISAN CIA. LTDA. (2016).
5.3.1.3 Clasificación de Propiedad, Planta y Equipo En el plan de cuentas de la empresa objeto de estudio, el Grupo de Propiedad, Planta y Equipo tiene la siguiente clasificación: Tabla 10: Clasificación de Propiedad, Planta y Equipo CONCLISAN CIA. LTDA. Cuenta
Descripción
Instalaciones
Cableados
Muebles y Enseres
Televisor, ventilador, veladores, espejo, sofá cama, mesas, sillas, cocina, microondas, refrigeradora, congelador, mesas de concina, lavadora, secadora, plancha eléctrica, entre otros.
41 Equipos de Oficina: Escritorios, sillas ejecutivas, archivadores, portapapeles, entre otros. Maquinaria y Equipo Equipos de Laboratorio: Porta muestras, accesorios de laboratorio, espectroscopia, instrumentos ópticos, equipo de esterilización, agitadores, entre otros. Equipo médicos y otros: Camillas, sheilon, tomógrafo, ecógrafo, equipo de rayos X, densitómetro, equipos de laparoscopía, equipos de anestesia, bombas de infusión, monitores. Equipo de Computo
Computadores de escritorio, computadora portátil, impresoras Epson, impresoras lasser, servidores, entre otros.
Nota. Fuente: Investigación de Campo en CONCLISAN CIA. LTDA. (2016). Elaborado por: Cabrera Margarita, Solorzano Joselyn.
5.3.1.4 Proceso de adquisición de Propiedad, Planta y Equipo La empresa objeto de estudio reconoce como Propiedad, Planta y Equipo aquellos bienes que cuenten con las siguientes características:
Tener un costo de adquisición superior a $ 100.00
Tener una vida útil de por lo menos un año
Ser destinado para la prestación de servicios
No estar dispuesto a la venta
Ser de propiedad de CONCLISAN CIA. LTDA.
La adquisición de un bien para la empresa se lleva a cabo basada en dos variables, la primera es la ejecución del presupuesto elaborado para el año en curso y la segunda por daños, robos o pérdidas de activos; en el primer caso debe regirse a un proceso de aprobación por parte de la gerencia y la junta de accionistas sobre todo cuando se refiere a equipos de mayor valor que requiere gran inversión. 5.3.1.4.1 Flujograma Proceso de Adquisición En la siguiente figura se detalla, el flujo de las actividades a realizar para el proceso de Adquisición de activos dentro de la empresa.
42
Proceso de Adquisición por Daño, Pérdida y Robo de Propiedad, Planta y Equipo Área de Conclisan Cia. Ltda.
Área Mantenimiento
Gerencia
Inicio SI Reconocer la necesidad de un nuevo activo.
Aprobar la adquisición
Requiere autorización
NO Pedir verbalmente en nuevo activo (daño, robo o pérdida).
SI
Proformar
Definir proveedor NO
Realizar la compra
Recibir el bien “Activo” Factura ura FIN
Figura 2. Proceso de Adquisición 1 Fuente: Investigación de Campo en CONCLISAN CIA. LTDA. (2016). Elaborado por: Cabrera Margarita y Solorzano Joselyn.
Para compras de activos solicitados por un departamento, el área de mantenimiento está en libertad de adquirirlo si su costo no representa una gran salida de dinero por parte de la empresa, si este es el caso debe ser autorizado por gerencia.
43
Proceso de adquisición planificada de Propiedad, Planta y Equipo Área de Conclisan Cia. Ltda.
Gerencia
Área Financiera
Área de Mantenimiento
Inicio
Reconocer la necesidad del activo.
Solicitar verbalmente Se incluye en el presupuesto
SI Incluir en el presupuesto Proformar Determinar fecha de compra Definir el proveedor
NO
Informar la fecha de compra
Realizar compra
la
O Recibir el bien Factura
FIN
Figura 3. Proceso de Adquisición 2 Fuente: Investigación de Campo en CONCLISAN CIA. LTDA. (2016). Elaborado por: Cabrera Margarita y Solorzano Joselyn.
44 5.3.1.5 Proceso de control de Propiedad, Planta y Equipo 5.3.1.5.1 Entrega a custodios Culminado el proceso de adquisición, se procede a asignar un custodio o responsable del bien a través de un acta de entrega recepción, en la que se detalla el tipo de bien, características generales y las firmas del jefe de mantenimiento y el custodio. Flujograma Proceso de Entrega a custodios Proceso actual de la entrega a custodios de propiedad, planta y equipo Área de Mantenimiento
Custodio
Inicio
Determinar el custodio
Notificar al custodio
Firmar acta de entrega recepción
Elaborar acta de entrega recepción Acta
facturaF Entregar activo actura
Fin
Figura 4. Proceso Actual de Entrega a Custodios de Propiedad, Planta y Equipo Fuente: Investigación de Campo en CONCLISAN CIA. LTDA. (2016). Elaborado por: Cabrera Margarita y Solorzano Joselyn.
45 5.3.1.5.2 Registro y Codificación En cuanto el bien se encuentre en la empresa y la factura y el acta de entrega-recepción llegue al área financiera, se procede al registro de la compra en el sistema Unimed, a través de un asiento contable en el que se detalla el tipo de bien que se adquiere y como se realiza el pago, por ejemplo: Tabla 11: Asiento Compra de Activos Fecha XXXX
Código XXXX
Detalle Equipos Médicos y Otros
Debe XXXX
Haber XXXX
Cuentas por pagar Nota. Fuente: Investigación de Campo en CONCLISAN CIA. LTDA. (2016). Elaborado por: Cabrera Margarita y Solorzano Joselyn
El sistema Unimed tiene un módulo llamado Activos fijos, el mismo que permite ingresar ítems en el que se detalla toda la información relacionada a la adquisición del activo, sus características y su utilización, y también el código de identificación, este código no lo genera el sistema, es ingresado manualmente por el responsable y se compone de las siguientes partes:
Iniciales de la empresa: CON
Iniciales del grupo o subgrupo de Propiedad, Planta y Equipo
Número secuencial de acuerdo al ingreso
En la siguiente figura se detallan las iniciales de Propiedad, Planta y Equipo: Tabla 12: Clasificación de Códigos
Grupo o Subgrupo
Iniciales
Instalaciones
INS
Muebles y Enseres
MYE
Maquinaria y Equipo
Equipos de Oficina
EQOF
Equipos de Laboratorio
EQLAB
Equipos Médicos y Otros
EQMED
Equipo de Computación
EQCOM
Nota. Fuente: Investigación de Campo en CONCLISAN CIA. LTDA. (2016). Elaborado por: Cabrera Margarita y Solorzano Joselyn
Entonces, si la empresa adquiere un nuevo sofá cama se le asignará la siguiente codificación CONMYE045, suponiendo que el último número de ingreso haya sido el 044.
46 Flujograma Proceso de Registro y Codificación Proceso del registro y codificación de Propiedad, Planta y Equipo Área de Mantenimiento
Área Financiera
Inicio
Entregar la factura y acta de entrega recepción Factura Acta
Recibir la factura y acta de entrega recepción Factura Acta Revisar factura y acta de entrega recepción
Registrar asiento contable en sistema UNIMED
Crear ítems (nuevo activo)
Crear código
Imprimir código
Etiquetar el código del activo
FIN
Figura 5. Proceso de Registro y Codificación de Propiedad, Planta y Equipo Fuente: Investigación de Campo en CONCLISAN CIA. LTDA. (2016). Elaborado por: Cabrera Margarita y Solorzano Joselyn.
5.3.1.5.3 Depreciación El costo de la propiedad, planta y equipo comprende el precio de compra incluyendo obligaciones de importación e impuestos que graven la adquisición, y que no sean recuperables y deduciendo los descuentos y bonificaciones de carácter económico. Y todos aquellos costos directamente imputables en los que sea necesario incurrir hasta su puesta en servicio.
47 A continuación se detallan las políticas aplicadas actualmente para la empresa por concepto de depreciación:
El método de depreciación a utilizarse es el de línea recta o lineal.
La depreciación se la realizara en forma automática en el mes siguiente del registro de la compra.
El valor residual de los bienes es de 0.01, es decir solo se registra con fines de cálculo en el sistema.
5.3.1.5.4 Toma Física La empresa objeto de estudio, realiza la toma física una vez al año, a finales del mes de Diciembre y es llevado a cabo por el personal del área financiera junto con los custodios de los activos. Este proceso tiene una duración de 1 día, en el que se verifica la existencia física de los activos con el listado de bienes, en el que consta únicamente el código de identificación. 5.3.1.5.5 Traslados de Activos Existen bienes que por algún motivo requieren ser trasladados de un área a otra, este requerimiento llega al departamento de mantenimiento y es quien verifica la disponibilidad del bien, si es así es trasladado al área solicitada previa firma de un acta de entrega recepción, caso contrario se le notifica al solicitante que no hay la posibilidad de que el bien sea trasladado. El solicitante tiene dos opciones:
Esperar la disponibilidad del bien
Solicitar la compra del activo
En ambos casos, forma parte de las funciones del departamento de mantenimiento, y es este quien estará atento a la disponibilidad del bien o en su defecto de seguir el proceso de adquisición antes mencionado, con el fin de cumplir el requerimiento del solicitante. Flujograma del Proceso de Traslados de Activos En la siguiente figura se detalla el flujo de las actividades a realizar para cumplir con el proceso de traslado de Propiedad, Planta y Equipo de un área a otra.
48 Proceso de traslado de Propiedad, Planta y Equipo Área de Conclisan Cia. Ltda.
Área de Mantenimiento
Área Financiera
Inicio Notificar no disponibilidad
NO
Reconocer la necesidad del activo
Pedir verbalmente
Existe disponibili dad del
activo
SI Recibir acta Acta
Elaborar acta de entrega recepción Acta Recibir activo
Firmar acta Acta
Trasladar activo
Archivar acta
Entregar acta
FIN
Acta
Figura 6. Proceso de Traslado de Propiedad, Planta y Equipo Fuente: Investigación de Campo en CONCLISAN CIA. LTDA. (2016). Elaborado por: Cabrera Margarita y Solorzano Joselyn.
5.3.1.5.6 Mantenimientos La empresa cuenta con un departamento de mantenimiento, encargado de prestar este servicio a los activos de la empresa, por otro lado, si no está capacitado para dar este servicio a un determinado bien o en el contrato de la compra del bien, se estipula que el proveedor incluye ese servicio dentro de la garantía, el departamento de mantenimiento es quien gestiona la revisión de otro técnico y las fechas convenientes para ambas partes. Existen dos tipos de mantenimientos aplicados por la empresa, el mantenimiento preventivo y el mantenimiento correctivo.
49 Flujograma del Proceso de Mantenimiento Preventivo El mantenimiento preventivo se lleva a cabo con el fin de evitar futuros daños en el bien, que paralicen la prestación del servicio. Proceso actual para el mantenimiento preventivo de propiedad, planta y equipo Área de Mantenimiento
Inicio
Determinar la necesidad del mantenimiento
Ofrece el proveedor este servicio
NO Proceder al mantenimiento
SI Gestionar con proveedores Determinar fechas de mantenimiento
Recibir mantenimiento
FIN
Figura 7. Proceso de Mantenimiento para Propiedad, Planta y Equipo Fuente: Investigación de Campo en CONCLISAN CIA. LTDA. (2016). Elaborado por: Cabrera Margarita y Solorzano Joselyn.
El mantenimiento correctivo se lleva a cabo una vez, que el bien presente daños o fallas en su funcionamiento, paralizando la prestación del servicio, para la cual requiere la intervención del área de mantenimiento.
50 Proceso actual para el mantenimiento correctivo de propiedad, planta y equipo Custodio de Activo
Área de Mantenimiento
Área Financiera
Inicio
Notificar necesidad de mantenimiento
Revisar el activo
SI Dar manteni miento
Está capacitado para dar mantenimiento
NO
Recibir acta
Buscar técnicos externos
Factura Informe técnico
Recibir mantenimiento Factura Informe técnico
Realizar el pago
Entregar Factura Informe técnico
FIN
Figura 8. Proceso de Mantenimiento Correctivo para Propiedad, Planta y Equipo Fuente: Investigación de Campo en CONCLISAN CIA. LTDA. (2016). Elaborado por: Cabrera Margarita y Solorzano Joselyn.
51 5.3.1.6 Proceso de disminución de Propiedad, Planta y Equipo Existen activos que por su tiempo de vida útil o por daños deben darse de baja, lo mismo que debe ser informado al departamento de mantenimiento por parte de los custodios a cargo del bien, para dar paso a la baja contablemente y tomar decisiones del futuro del equipo entre las que están almacenar para repuestos o chatarrizar. 5.3.1.6.1 Flujograma del Proceso de Disminución de Propiedad, Planta y Equipo Proceso de disminución por vigencia por años de vida útil de Propiedad, Planta y Equipo Área Financiera
Área de Mantenimiento
Custodio
Inicio
Recibir notificación del sistema UNIMED Notificar dada de baja
Firma acta Acta
Acta
Notificar dada de baja Recibir el bien
Entregar el bien
Gestionar compradores
Entregar factura
Vender Factura
Dar de baja contablemente
Registrar la venta
FIN FIN
Figura 9. Proceso de Disminución de Propiedad, Planta y Equipo Fuente: Investigación de Campo en CONCLISAN CIA. LTDA. (2016). Elaborado por: Cabrera Margarita y Solorzano Joselyn.
52 Proceso de disminución por daño de Propiedad, Planta y Equipo Custodio del activo
Área de Mantenimiento
Área Financiera
Inicio
Revisar activo
Notificar el daño del activo
Elaborar acta de baja de activos
Firmar Acta
Acta
Elaborar informe de baja activo Informe
Entregar documentos
Recibir documentos Acta
Acta
Informe Informe
Sirve para repuesto
NO SI
Dar de baja contablemente
Entregar factura Factura
Chatarrizar
Almacenar
Registrar contablemente
FIN FIN Figura 10. Proceso de Disminución por daños de Propiedad, Planta y Equipo Fuente: Investigación de campo en CONCLISAN CIA. LTDA. (2016). Elaborado por: Cabrera Margarita y Solorzano Joselyn.
53 5.3.2 Objetivo 2. Identificar los riesgos que existen dentro del proceso de adquisición, control y disminución de Propiedad, Planta y Equipo para establecer las áreas críticas. Con el fin de identificar los riesgos existentes en los procesos aplicados por la empresa objeto de estudio se llevan a cabo pruebas de recorrido de las adquisiciones, el control y la disminución de Propiedad, Planta y Equipo, los mismos que hayan ocurrido en el periodo 2016. 5.3.2.1 Proceso de adquisición de Propiedad Planta y Equipo El área de laboratorio requería una estantería con puertas para almacenar los insumos de este departamento, por lo que el jefe de laboratorio solicitó verbalmente al jefe de mantenimiento su necesidad de adquirir este bien, el mismo que consideró no necesitaba autorización por parte de gerencia y procedió a proformar telefónicamente con un proveedor frecuente el Sr. Alfonso Curipoma, quien comunicó el precio del bien $240,00 más IVA e inmediatamente se procedió a comprar, el bien llegó a las instalaciones al día siguiente 27-122016 junto con la factura 004-001-00320, cuyo valor será cancelado en 1 mes. Lo que se pudo evidenciar en este proceso de compra es que no existe una política que determine cuando o bajo qué concepto la compra de un bien no planificado requiere autorización por parte de gerencia, además las proformas no son sustentadas mediante documentos, sino más bien vía telefónica, por existir una relación comercial frecuente entre comprador y vendedor. También se pudo evidenciar que el área de mantenimiento no consulta al área financiera si existen fondos disponibles para comprar un nuevo activo y que gerencia desconocía totalmente de la adquisición de este bien, ya que aún no se ha efectuado el pago por la compra del activo, cuyo proceso pasa por el área administrativa (Gerencia), para la firma de autorización de los egresos y de los cheques; adicionalmente el jefe de mantenimiento encargado de recibir el bien no revisó debidamente la factura. Estos hallazgos ocasionan un descontrol en cuanto a las salidas de dinero por compra de activos, y errores en la toma de decisiones por parte de gerencia, debido al desconocimiento de las adquisiciones realizadas por el área de mantenimiento, por lo cual se considera que la empresa tiene un alto riesgo dentro del proceso de adquisición, puesto que se omiten filtros de autorización que le permitan a la empresa, administrar estratégicamente sus recursos, para atender las necesidades referentes a la obtención de activos de propiedad, planta y equipo.
54 5.3.2.2 Proceso de control de Propiedad, Planta y Equipo 5.3.2.2.1 Proceso de Entrega a Custodios Luego de que el bien fue recibido e instalado en el área de laboratorio, el jefe de mantenimiento elaboró el acta de entrega recepción a cargo del jefe de laboratorio, quien la recibió y firmó el 29-12-2016. De acuerdo con la investigación realizada, el acta de entrega recepción no fue elaborada antes de la entrega del activo, y fue firmada dos días posteriores a la recepción del mismo; además estas actas no cuentan con numeración. Se considera que la empresa tiene un riesgo moderado en cuanto a este proceso se refiere, debido a que resulta conveniente entregar el acta en el momento que se entrega el bien, pues podrían generarse daños en el tiempo trascurrido antes de que el custodio firme el acta de entrega, generando inconvenientes entre el custodio y la empresa. 5.3.2.2.2 Proceso de Registro y Codificación Una vez que el acta de entrega recepción volvió al área de mantenimiento, el jefe de este departamento procedió a entregar la factura por la compra del bien junto con el acta firmada por él y el custodio del activo. La asistente contable encargada del registro de las compras, recibió los documentos y los adjuntó en archivos pendientes de ingreso. Al momento de registrar la compra en el sistema contable Unimed, el mismo que al ingresar el costo del bien calcula directamente el IVA y el total a pagar, la asistente auxiliar detecta un error en el cálculo del impuesto al valor agregado en la factura y de inmediato procede a comunicarse con el Proveedor, quien le entrega la nueva factura el mismo día. Luego de recibir la nueva factura, la asistente auxiliar realizó el asiento contable en el sistema Unimed y creó el ítem en el módulo Activos Fijos, en el que digitó la información del bien incluyendo el código CONMYE124, lo imprimió y se dirigió al área de laboratorio a etiquetar la estantería con puertas, dando fin al proceso de registro y codificación. Lo que se pudo evidenciar dentro de este proceso, es que al momento de recibir los documentos en el área financiera estos no son revisados detenidamente, y que el tiempo para etiquetar los activos con el código de identificación es extenso, esto representa un riesgo bajo dentro del proceso, sin embargo, se debe mejorar con el fin de disminuir el tiempo de etiquetado de los activos de propiedad, planta y equipo.
55 5.3.2.2.3 Proceso de Traslado de activos El área de hospitalización requería una bomba de infusión para administrar medicina especial a un paciente por lo que consultó al área de emergencia la disponibilidad de este activo, una de las enfermeras le comunicó que si había una disponible por lo que se procedió a trasladarla a la habitación del paciente. De acuerdo con lo investigado, no se cumplió con el proceso indicado por la empresa, de solicitar al área de mantenimiento, para que este verifique la disponibilidad del bien y elabore el acta de entrega recepción que certifique la responsabilidad del nuevo custodio. El traslado de activos de un área a otra, sin su debida autorización genera desconocimiento de la ubicación real de los bienes y perjudica otros procesos, además que da paso a que los bienes puedan extraviarse y el personal no pueda justificar la ausencia de los activos, por lo que se considera un riesgo moderado dentro del proceso. 5.3.2.2.4 Proceso de Mantenimientos Mantenimiento Preventivo El área de mantenimiento gestiona con los proveedores las fechas de los mantenimientos, el tomógrafo SIEMENS Tac Doble Fuente, recibe mantenimiento trimestral y el último fue en el mes de Noviembre. Este proceso comenzó con la necesidad de mantenimiento del tomógrafo, ya que estaba cerca de cumplirse los tres meses desde el último mantenimiento recibido, por lo cual el jefe de mantenimiento se comunicó vía telefónica con el proveedor para concretar la fecha del servicio, una vez acordado la visita del técnico llegó 7 días después, el 25 de Noviembre del 2016, día en el que se procedió a dar mantenimiento al equipo. No se presentó un informe por parte del proveedor, acerca del mantenimiento realizado, y el jefe de mantenimiento lleva su control de que el equipo recibió mantenimiento; esto se considera un riesgo bajo dentro del proceso, sin embargo es necesario establecer políticas que exijan la presentación de informes, ya que son un sustento para los mantenimientos recibidos. Mantenimiento Correctivo La jefa de enfermería comunicó al área de mantenimiento el daño de un tensiómetro digital, que al ser utilizado en el paciente no mostraba el valor real de presión arterial, por tanto el jefe del área de mantenimiento procedió a revisarlo y buscar el daño; el mismo que si estaba en capacidad de reparar, por lo que se llevó a cabo el mantenimiento.
56 Lo que se pudo evidenciar es que no existe un documento mediante el cual se notifique al área de mantenimiento el daño de un bien, ni tampoco uno que certifique que el bien en custodia haya recibido el mantenimiento. Se considera un riesgo bajo dentro del proceso, pero es necesario la elaboración de informes que le permitan certificar el mantenimiento recibido por los activos, para control por parte de gerencia del cumplimiento de las funciones del área de mantenimiento. 5.3.2.3 Proceso de Disminución de Propiedad, Planta y Equipo El área de Imageneología comunicó al jefe de mantenimiento, la disfuncionalidad del Ecógrafo Siemens X300, por lo que tuvo que pasar por una revisión exhaustiva del daño en el que se determinó que la avería era en una parte indispensable para su funcionamiento, se procedió a llamar al proveedor con el fin de consultar el costo de ese repuesto y el proveedor le explicó que era más conveniente comprar un nuevo equipo, pues ese repuesto representaba el 70% del total de su valor y que estaba dispuesto a recibir el activo viejo como parte de pago de un nuevo activo. El jefe de mantenimiento elaboró el acta de baja de activos, el mismo que también fue firmado por el custodio del bien y luego entregó al área financiera para dar de baja, se dio de baja contablemente mientras el jefe de mantenimiento gestionó la venta del activo viejo con el proveedor, quien 3 días después llegó a la empresa a retirar el ecógrafo anterior y a negociar la compra del nuevo activo. El área financiera elaboró la factura por la venta del ecógrafo viejo, y registró contablemente como otros ingresos percibidos por la empresa; sin embargo, la institución no percibió ningún valor en sus cuentas, este valor sería descontado del total a pagar del nuevo bien. En este proceso se pudo evidenciar que el área de mantenimiento elaboró únicamente el acta de baja de activos y no el informe de baja de activos en el que se detalla el daño del bien y el porqué es necesario dar de baja, y de acuerdo a la investigación realizada, el área financiera no le solicitó este documento y procedió a dar de baja el bien. La baja de activos debe ser justificada, ya que representa una disminución de los activos de la empresa, por lo que se considera que la empresa tiene un riesgo alto dentro de este proceso, ya que si no se justifican, la empresa podría dar de baja bienes que aún funcionan o activos que presentaron daños por mal uso u otras razones relacionadas con el custodio del bien.
57 5.3.3 Objetivo 3. Proponer un manual de procedimientos para permitir identificar la funcionalidad de Propiedad, Planta y Equipo. 5.3.3.1 Introducción Un manual de procedimientos sirve como base a gerencia, para dar seguimiento al cumplimiento de las actividades programadas en este documento, apoyando la eficiencia en el desarrollo de las mismas. 5.3.3.2 Objetivo Establecer los procedimientos a seguir para llevar a cabo los procesos relacionados con el manejo de Propiedad, Planta y Equipo. 5.3.3.3 Políticas Generales de Propiedad, Planta y Equipo Se reconoce como Propiedad, Planta y Equipo, aquellos bienes que:
Tengan un costo superior a $100,00 dólares
Una vida útil de por lo menos un año
Que su utilización sea para la prestación de los servicios de la empresa
No esté disponible para la venta
Sea propiedad de CONCLISAN CIA. LTDA.
El manual de procedimientos de la empresa objeto de estudio, establece que los bienes de Propiedad, Planta y Equipo son de uso exclusivo para las actividades de la empresa, por lo que cualquier otro uso fuera de lo establecido, será sancionado con el 5% del salario básico unificado vigente. 5.3.3.4 Proceso de Adquisición de Propiedad, Planta y Equipo 5.3.3.4.1 Proceso de Adquisición por Daño, Pérdida o Robo de Propiedad, Planta y Equipo En la siguiente tabla se detallan los procedimientos a seguir para la adquisición de bienes no planificados, solicitados por una necesidad de un área o departamento de la empresa; además se establecen las políticas y documentos requeridos en el proceso.
58 Tabla 13: Manual Proceso de Adquisición 1 Manual De Procedimientos para Identificación y Registro de Propiedad, Planta y Equipo
Proceso de Adquisición por Daño, Pérdida y Robo de Propiedad, Planta y Equipo
Objetivo: Establecer procedimientos para el proceso de adquisición de propiedad, planta y equipo. Políticas:
La necesidad de un nuevo activo en un área o departamento debe ser notificada mediante una solicitud de compra. Se debe proformar a proveedores antiguos y por lo menos uno nuevo. La solicitud de compra deberá ser revisada por el jefe de mantenimiento y verificada la disponibilidad de fondos por jefe financiero. Todo tipo de adquisición debe ser autorizada y comunicada al Gerente. El jefe de mantenimiento es el encargado de recibir el nuevo activo, y de realizar la revisión física y funcional del mismo. No se recibirán bienes que al ser revisados tengan algún daño o desperfecto. La compra deberá presentar los siguientes respaldos: proformas, factura y guía de remisión
Procedimientos:
Identificar la necesidad de nuevo activo. Solicitar la adquisición del nuevo activo al jefe del área de mantenimiento, mediante una solicitud de compra. Revisar la existencia de la necesidad de un nuevo activo en el área del solicitante y firmar solicitud de compra. Proformar con proveedores antiguos y por lo menos uno nuevo, y solicitar evidencia física de dicha proforma. Entregar solicitud de compra adjuntando las proformas al jefe financiero para verificar la disponibilidad de fondos. Verificar disponibilidad financiera para la adquisición del nuevo activo. Enviar una certificación de la disponibilidad de fondos para la adquisición de activo al Gerente adjuntando la solicitud de compra y las proformas. Aprobar o desaprobar la compra y notificar al jefe de mantenimiento. El jefe de mantenimiento es el encargado de realizar la compra del nuevo activo. Recibir el nuevo activo en las instalaciones de la empresa Revisar la factura y la guía de remisión, que conste toda la información del activo. Verificar el estado físico y funcional del activo, y en caso de evidenciar algún daño, no aceptar el bien y comunicarse de inmediato con el proveedor.
Elaborado por: Cabrera Robles Margarita Alexandra
Solorzano Prado Joselyn Patricia
Revisado por: Phd. Mikel Ugando Peñate
Nota. Fuente: Investigación de Campo en CONCLISAN CIA. LTDA. (2016). Elaborado por: Cabrera Margarita y Solorzano Joselyn.
Los procedimientos propuestos facilitarán el proceso de adquisición de bienes no planificados, ya que están basados en políticas que garanticen el cumplimiento de cada una.
59 PROCESO DE ADQUISICIÓN POR DAÑO, PÉRDIDA Y ROBO DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO N° Descripción de Actividades Política Actividad Documento Responsable Gráficos 1
INICIO
2
Identificar la necesidad de nuevo activo. Solicitar la adquisición del nuevo activo al jefe del área de mantenimiento, mediante una solicitud de compra. Revisar la existencia de la necesidad de un nuevo activo en el área del solicitante y firmar solicitud de compra. Proformar con proveedores antiguos y por lo menos uno nuevo, y solicitar evidencia física de dicha proforma. Entregar solicitud de compra adjuntando las proformas al jefe financiero para verificar la disponibilidad de fondos. Verificar disponibilidad financiera para la adquisición del nuevo activo. Enviar una certificación de la disponibilidad de fondos para la adquisición de activo al Gerente adjuntando la solicitud de compra y las proformas. Aprobar o desaprobar la compra y notificar al jefe de mantenimiento. El jefe de mantenimiento es el encargado de realizar la compra del nuevo activo. Recibir el nuevo activo en las instalaciones de la empresa
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13
14
Revisar la factura y la guía de remisión, que conste toda la información del activo. Verificar el estado físico y funcional del activo, y en caso de evidenciar algún daño, no aceptar el bien y comunicarse de inmediato con el proveedor. FIN DEL PROCESO
X
Custodio
P1
X
X
Custodio
P3
X
X
Jefe de Mantenimiento
P2
X
X
Jefe de Mantenimiento
X
X
Jefe de Mantenimiento
X
X
Jefe Financiero
X
X
Jefe Financiero
X
X
Gerente
P3
P4
Jefe de mantenimiento
X
P5
X
X
Jefe de mantenimiento
P7
X
X
Jefe de mantenimiento
P5, P6
X
X
Jefe de mantenimiento
Figura 11. Flujograma Proceso de Adquisición 1 Fuente: Investigación de Campo en CONCLISAN CIA. LTDA. (2016). Elaborado por: Cabrera Margarita y Solorzano Joselyn.
60 5.3.3.4.2 Proceso de Adquisición Planificada de Propiedad, Planta y Equipo En la siguiente tabla se detallan los procedimientos a seguir para la adquisición de bienes planificados, los mismos que fueron incluidos en el presupuesto anual por la necesidad de un área o departamento, además se establecen las políticas que deben cumplir los empleados y documentos requeridos para llevar a cabo el proceso. Tabla 14: Manual Proceso de Adquisición 2 Manual de Procedimientos para Identificación y Registro de Propiedad, Planta y Equipo Proceso de Adquisición Planificada de Propiedad, Planta y Equipo Objetivo: Establecer Procedimientos Para El Proceso De Adquisición De Propiedad, Planta Y Equipo. Políticas:
La necesidad de un nuevo activo para el próximo año, debe ser notificada por el jefe del área o departamento mediante una solicitud de compra al jefe financiero, para incluirla en el presupuesto hasta el 30 de noviembre del año en curso. El presupuesto es elaborado por el jefe financiero en el mes de diciembre del año en curso y este debe ser aprobado por gerencia y la junta de accionistas como fecha máxima al 5 de enero del próximo año. Se debe proformar a proveedores antiguos y por lo menos uno nuevo. El jefe de mantenimiento es el encargado de recibir el nuevo activo, y de realizar la revisión física y funcional del mismo. No se recibirán bienes que al ser revisados tengan algún daño o desperfecto. La compra deberá presentar los siguientes respaldos: proformas, factura y guía de remisión
Procedimientos:
Identificar la necesidad de nuevo activo. Solicitar la adquisición del nuevo activo para el próximo año al jefe financiero, mediante una solicitud de compra. Revisar la solicitud de compra y comunicar a jefe de mantenimiento. Revisar la existencia de la necesidad de un nuevo activo en el área del solicitante y comunicar al jefe financiero. Proformar con proveedores antiguos y por lo menos uno nuevo, y solicitar evidencia física de dicha proforma, y entregar documentación al jefe financiero. Incluir en el presupuesto la necesidad de nuevo activo del área o departamento solicitado. Presentar presupuesto a gerencia y junta de accionistas en reunión ordinaria. Aceptar presupuesto Comunicar a jefe de mantenimiento los bienes próximos a adquirir y las fechas planificadas. El jefe de mantenimiento es el encargado de realizar la compra del nuevo activo. Recibir el nuevo activo en las instalaciones de la empresa Revisar la factura y la guía de remisión, que conste toda la información del activo. Verificar el estado físico y funcional del activo, y en caso de evidenciar algún daño, no aceptar el bien y comunicarse de inmediato con el proveedor.
Elaborado Por: Revisado Por: Cabrera Robles Margarita Solorzano Prado Joselyn Patricia Phd. Mikel Ugando Peñate Alexandra Nota. Fuente: Investigación de Campo en CONCLISAN CIA. LTDA. (2016). Elaborado por: Cabrera Margarita y Solorzano Joselyn.
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N° 1 2 3
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9
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13
14
15
PROCESO DE ADQUISICIÓN PLANIFICADA DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Descripción de Actividades Política Actividad Documento Responsable Gráficos INICIO Identificar la necesidad de nuevo activo. Solicitar la adquisición del nuevo activo para el próximo año al jefe financiero, mediante una solicitud de compra. Revisar la solicitud de compra y comunicar a jefe de mantenimiento. Revisar la existencia de la necesidad de un nuevo activo en el área del solicitante y comunicar al jefe financiero. Proformar con proveedores antiguos y por lo menos uno nuevo, y solicitar evidencia física de dicha proforma, y entregar documentación al jefe financiero. Incluir en el presupuesto la necesidad de nuevo activo del área o departamento solicitado. Presentar presupuesto a Gerencia y Junta de Accionistas en reunión ordinaria. Aceptar presupuesto
Comunicar a Jefe de Mantenimiento los bienes próximos a adquirir y las fechas planificadas. El jefe de mantenimiento es el encargado de realizar la compra del nuevo activo. Recibir el nuevo activo en las instalaciones de la empresa Revisar la factura y la guía de remisión, que conste toda la información del activo. Verificar el estado físico y funcional del activo, y en caso de evidenciar algún daño, no aceptar el bien y comunicarse de inmediato con el proveedor. FIN DEL PROCESO
Jefe de área o departamento
X
P1
X
X
Jefe de área o departamento
X
X
Jefe de mantenimiento Jefe de área o departamento
X
X
X
Jefe de área o departamento
X
X
Jefe Financiero
P2
X
X
Jefe Financiero
P2
X
X
Gerencia y Junta de Accionistas
X
X
Jefe Financiero
P3
P4
X
Jefe de mantenimiento
P4
X
Jefe de mantenimiento
P6
X
X
Jefe de mantenimiento
P5,P6
X
X
Jefe de mantenimiento
Figura 12. Flujograma del Proceso de Adquisición 2 Fuente: Investigación de Campo en CONCLISAN CIA. LTDA. (2016). Elaborado por: Cabrera Margarita y Solorzano Joselyn
62 La solicitud de compra será utilizada para los dos tipos de adquisiciones, las planificadas y las no planificadas; con el fin de tener un respaldo de las solicitudes de las diferentes áreas de la empresa y que por tanto las compras de activos fijos son basadas en una necesidad. 5.3.3.5 Proceso de Entrega a Custodios de Propiedad, Planta y Equipo En este manual se detallan las obligaciones del custodio, las políticas que se deben cumplir y los procedimientos a seguir para el proceso de entrega a custodios de propiedad, planta y equipo, los mismos que son para beneficio de la empresa y de la persona encargada del cuidado. Se realiza el proceso de entrega a custodios antes de su registro, con el fin de garantizar la puesta en marcha y funcionamiento del activo, previo a la contabilización de la compra. Tabla 15: Manual del Proceso de Entrega a Custodios Manual de Procedimientos para Identificación y Registro de Propiedad, Planta y Equipo Proceso de Entrega a Custodios de Propiedad, Planta y Equipo Objetivo: Establecer procedimientos para el proceso de entrega a custodios de propiedad, planta y equipo. Políticas: El custodio tiene las siguientes obligaciones: -Es el responsable absoluto por el cuidado del activo a su cargo. -Comunicar al área de mantenimiento de cualquier daño que le ocurra al bien bajo su custodia. -Comunicar al área de mantenimiento los traslados o préstamos de los bienes a su cargo. -Debe estar disponible para la toma física, revisión o verificación del estado físico y funcional del activo a su cargo, que ejecute el área de mantenimiento. -Mantener el activo a su cargo en un lugar que no afecte su utilización. El jefe de mantenimiento está en la obligación de elaborar una acta de entrega recepción que certifique la entrega el bien a su custodio, la misma que se respalda con las firmas de los involucrados. El custodio está en su derecho de revisar el estado físico y funcional del bien, antes de firmar el acta de entrega recepción. Procedimientos: El jefe de mantenimiento identifica al custodio del bien, el mismo que está relacionado con el área que requiere el activo. El custodio es notificado por el jefe de mantenimiento para comunicarle que se le va a entregar el activo. El jefe de mantenimiento está encargado de elaborar una acta de entrega recepción para que firme el custodio como evidencia y respaldo de entrega. El jefe de mantenimiento da a conocer sus obligaciones como custodio del bien. El custodio verifica el estado físico y funcional del activo, y en caso de evidenciar algún daño, no aceptar el bien. El custodio acepta su responsabilidad y procede a firmar el acta de entrega recepción. Elaborado Por: Revisado Por: Cabrera Robles Margarita Solorzano Prado Joselyn Patricia Phd. Mikel Ugando Peñate Alexandra Nota. Fuente: Investigación de Campo en CONCLISAN CIA. LTDA. (2016). Elaborado por: Cabrera Margarita y Solorzano Joselyn.
63 En la siguiente figura se establecen los procedimientos a seguir, los responsables de ejecutarlos, los flujogramas son de gran importancia en las empresas ya que detallan visualmente las acciones a realizar en un proceso, y en el caso de la empresa objeto de estudio de servirá de soporte para capacitaciones del personal nuevo o antiguo. PROCESO DE ENTREGA A CUSTODIOS DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO N° 1
2
3
4
5
6
7
Descripción de Actividades
Política
Actividad
Documento
Responsable
Gráficos
INICIO
El jefe de mantenimiento identifica al custodio del bien, el mismo que está relacionado con el área que requiere el activo El custodio es notificado por el jefe de mantenimiento para comunicarle que se le va a entregar el activo. El jefe de mantenimiento está encargado de elaborar una acta de entrega recepción para que firme el custodio como evidencia y respaldo de entrega.
P2
El jefe de mantenimiento da a conocer sus obligaciones como custodio del bien. El custodio verifica el estado físico y funcional del activo, y en caso de evidenciar algún daño, no aceptar el bien. El custodio acepta su responsabilidad y procede a firmar el acta de entrega recepción.
X
Jefe de mantenimiento
X
Jefe De Mantenimiento
X
X
Jefe de Mantenimiento
X
X
Jefe de Mantenimiento
P3
X
P1
X
Custodio
X
Custodio
8
FIN DEL PROCESO Figura 13. Flujograma de Proceso de Entrega a Custodios Fuente: Investigación de Campo en CONCLISAN CIA. LTDA. (2016). Elaborado por: Cabrera Margarita y Solorzano Joselyn
El acta de entrega recepción ya era aplicado por la empresa, pese a las desactualizaciones y el mal uso, sin embargo, dentro de este formato propuesto se incluye las obligaciones y derechos del custodio de los activos, así como las características del bien a su cargo; con el fin de garantizar un mayor control y cuidado de los bienes de la empresa.
64 5.3.3.6 Proceso de Registro de Propiedad, Planta y Equipo En el siguiente manual se detallan los procedimientos y las políticas a cumplir, en el proceso de registro de Propiedad, planta y Equipo, en el que interviene el sistema contable UNIMED. Tabla 16: Manual del Proceso de Registro Manual de Procedimientos para Identificación y Registro de Propiedad, Planta y Equipo Proceso de Registro de Propiedad, Planta y Equipo Objetivo: Establecer procedimientos para el proceso de Registro de propiedad, planta y equipo. Políticas: Para realizar el registro contable se requiere la factura, guía de remisión y el acta de entrega recepción, documentación que debe ser entregada por el jefe de mantenimiento, caso contrario no se registrará la compra. El auxiliar contable está en su obligación de exigir al jefe de mantenimiento, la entrega de la documentación necesaria. Los activos fijos deben registrarse bajo su costo de adquisición, y otros costos incurridos hasta la puesta en marcha del activo. La documentación relacionada con la adquisición de Propiedad, Planta y Equipo se debe conservar en un archivo individual. Se debe archivar toda la documentación en el área financiera, la misma que será responsable en caso de pérdida de algún documento. Procedimientos:
El jefe de mantenimiento entrega la factura, la guía de remisión y el acta de entrega recepción firmada a la auxiliar contable. La auxiliar contable verifica exhaustivamente los documentos, que consten con las firmas de los involucrados y los valores sean los correctos. Realizar el asiento contable en el sistema UNIMED. Crear ítem en el módulo de Activos Fijos Llenar la hoja de información del activo, en el que constan las características físicas y funcionales del mismo. Ingresar código de identificación de acuerdo al formato de la empresa para la codificación. Imprimir la hoja de información y archivar. Archivar la factura, la guía de remisión y el acta de entrega recepción en su respectivo archivo individual, que reposan en el área financiera. Imprimir código de identificación. Etiquetar el bien en presencia del custodio. Elaborado por: Revisado por: Cabrera Robles Margarita Solorzano Prado Joselyn Patricia Phd. Mikel Ugando Peñate Alexandra Nota. Fuente: Investigación de Campo en CONCLISAN CIA. LTDA. (2016). Elaborado por: Cabrera Margarita y Solorzano Joselyn
Las políticas detalladas en este manual, serán de vital importancia para evitar errores en el registro contable de la compra de bienes, además que al incluir la impresión de la hoja de información que brinda el sistema UNIMED dentro de este proceso, servirá como apoyo en la revisión física anual, en caso de existir anomalías en este proceso, ya que este documento contiene toda la información del activo, características físicas, lugar de ubicación, etc.
65 PROCESO DE REGISTRO DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO N° 1
Descripción de Actividades INICIO
2
El jefe de mantenimiento entrega la factura, la guía de remisión y el acta de entrega recepción firmada a la auxiliar contable. La auxiliar contable verifica exhaustivamente los documentos, que consten con las firmas de los involucrados y los valores sean los correctos. Realizar el asiento contable en el sistema UNIMED.
3
4
5
Crear ítem en el módulo de Activos Fijos Llenar la hoja de información del activo, en el que constan las características físicas y funcionales del mismo. Ingresar código de identificación de acuerdo al formato de la empresa para la codificación. Imprimir la hoja de información y archivar.
6
7
8
9
Archivar la factura, la guía de remisión y el acta de entrega recepción en su respectivo archivo individual, que reposan en el área financiera.
10
11
12
Imprimir código de identificación. Etiquetar el bien en presencia del custodio.
Política
Actividad
Documento
Responsable
P1,P2
X
X
Jefe de Mantenimiento
P1,P2
X
X
Auxiliar Contable
P3
X
Auxiliar Contable
X
Auxiliar Contable
X
X
Gráficos
Auxiliar Contable
Auxiliar Contable
X
P4
X
X
Auxiliar Contable
P4
X
X
Auxiliar Contable
X
X
Auxiliar Contable
X
X
Auxiliar Contable
FIN DEL PROCESO
Figura 14. Flujograma del Proceso de Registro Fuente: Investigación de Campo en CONCLISAN CIA. LTDA. (2016). Elaborado por: Cabrera Margarita y Solorzano Joselyn
De acuerdo con la figura anterior, en este proceso tiene mayor participación el auxiliar contable, ya que es únicamente el área financiera la encargada del registro de asiento contables en el sistema UNIMED, el acceso está restringido para las otras áreas.
66 5.3.3.7 Proceso de Codificación de Propiedad, Planta y Equipo La codificación propuesta se realizará inicialmente en base a las iniciales de entidad, por tanto la codificación inicia con las letras CON, con el que se identifica que son bienes de la entidad, seguida por un conjunto de letras respecto al tipo de bien como se encuentra detallado en la tabla 17, se continua con la abreviación del área de la empresa en el que está ubicado, y además se añade el número del piso en que está ubicado, y finaliza con la numeración unitaria. Tabla 17: Codificación por Tipo de Bien Codificación MYE EQOF EQLAB EQMED EQCOM
Tipo de Bien Muebles y Enseres Equipos de Oficina Equipos de Laboratorio Equipos Médicos y Otros Equipo de Computación
Nota. Fuente: Investigación de campo en CONCLISAN CIA. LTDA. (2016). Elaborado por: Cabrera Margarita y Solorzano Joselyn
En la tabla 18 se detalla la abreviatura de acuerdo al área de la empresa. Tabla 18: Codificación por Áreas de la empresa Codificación GER ADM FIN EMG LAB IMG CIR USI HOS NEO MAN LOG LIM RST AUD
Áreas de la empresa Gerencia Área Administrativa Área Financiera Área de Emergencia Área de Laboratorio Área de Imágenes Área de Cirugía Área de Cuidados intensivos Área de Hospitalización Neonatología Área de Mantenimiento Área de Logística Área de Limpieza Restaurante Auditorio
Nota. Fuente: Investigación de campo en CONCLISAN CIA. LTDA. (2016). Elaborado por: Cabrera Margarita y Solorzano Joselyn
En la tabla 19 se detalla las abreviaturas o numeración de acuerdo al piso en el que está ubicado el bien dentro de la empresa. Tabla 19: Codificación por Piso Codificación SUB PB 01 02 03
Piso Subterráneo Planta Baja Piso 1 Piso 2 Piso 3
Nota. Fuente: Investigación de campo en CONCLISAN CIA. LTDA. (2016). Elaborado por: Cabrera Margarita y Solorzano Joselyn
67 Se procederá a ejemplificar la codificación propuesta con la compra de un escritorio para gerencia, cuyo código de identificación se establecerá de la siguiente manera: CON porque es propiedad de la empresa, EQOF (Equipo de Oficina) el tipo de bien, GER (Gerencia) el área en el que se encuentra el activo, PB (Planta Baja) el piso en el que se encuentra el área, y 0001 la numeración unitaria del bien. Entonces la codificación para este activo será como se encuentra detallada en la siguiente tabla: Tabla 20: Modelo de Codificación Iniciales de empresa CON
Tipo de Propiedad, Planta y Equipo EQOF
Área o Departamento GER CONEQOFGERPB0001
Piso
Número asignado
PB
0001
Nota. Fuente: Investigación de campo en CONCLISAN CIA. LTDA. (2016). Elaborado por: Cabrera Margarita y Solorzano Joselyn
La codificación propuesta dará una visión más amplia y comprensible del tipo de bien y su ubicación, a diferencia del modelo de codificación usado en la organización y será de utilidad para los conteos físicos realizados anualmente por la empresa Tabla 21: Manual del Proceso de Codificación Manual de Procedimientos para Identificación y Registro de Propiedad, Planta y Equipo Proceso de Codificación de Propiedad, Planta y Equipo Objetivo: Establecer procedimientos para el proceso de Codificación de propiedad, planta y equipo que determine la ubicación de los bienes. Políticas: Todo bien debe ser codificado. La auxiliar contable establecerá el código de identificación, que le permita determinar su ubicación oportuna basada en las tablas 17,18 ,19. Procedimientos: Crear ítem en el sistema contable UNIMED, en el módulo activos fijos Llenar la hoja de información del activo, en el que constan las características físicas y funcionales del mismo. Ingresar código de identificación. Como primer rango de códigos los activos utilizaran las iniciales de entidad (CON). El segundo rango presenta las iniciales del subgrupo (Tabla 17). El tercer rango representa el área en el que está ubicado el bien (Tabla 18). El cuarto rango se lo va a establecer de acuerdo al piso en el que se encuentre ubicado (Tabla 19). El quinto rango se establecerá por la numeración unitaria del activo. Imprimir código de identificación. Etiquetar el bien en presencia del custodio. Elaborado por: Cabrera Robles Margarita Alexandra
Solorzano Prado Joselyn Patricia
Revisado por: Phd. Mikel Ugando Peñate
Nota. Fuente: Investigación de campo en CONCLISAN CIA. LTDA. (2016). Elaborado por: Cabrera Margarita y Solorzano Joselyn
68 En la siguiente figura se presenta el flujo de las actividades a seguir en el proceso de codificación de los activos de propiedad, planta y equipo de la empresa, así como también los responsables de llevar a cabo dicha actividad. N° 1 2
PROCESO DE CODIFICACIÓN DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Descripción de Actividades Política Actividad Documento Responsable INICIO Crear ítem en el sistema contable UNIMED, en el módulo activos fijos
3
Llenar la hoja de información del activo, en el que constan las características físicas y funcionales del mismo. Ingresar código de identificación.
4
5
6 7
8
9
10
11
12
Auxiliar Contable
X
X
X
Auxiliar Contable
P1,P2
X
Auxiliar Contable
P2
X
Auxiliar Contable
P2
X
Auxiliar Contable
P2
X
Auxiliar Contable
P2
X
Auxiliar Contable
P2
X
Auxiliar Contable
Como primer rango de códigos los activos utilizaran las iniciales de entidad. El segundo rango presenta las iniciales del subgrupo. El tercer rango representa el área en el que está ubicado el bien. El cuarto rango se lo va a establecer de acuerdo al piso en el que se encuentre ubicado. El quinto rango se establecerá por la numeración unitaria del activo. Imprimir código de identificación. Etiquetar el bien en presencia del custodio.
Gráficos
X
X
Auxiliar Contable
X
X
Auxiliar Contable
FIN DEL PROCESO
Figura 15. Flujograma Proceso de Codificación Fuente: Investigación de campo en CONCLISAN CIA. LTDA. (2016) Elaborado por: Cabrera Margarita y Solorzano Joselyn
5.3.3.8 Proceso de Toma Física La codificación propuesta en el punto anterior, será de gran utilidad para el proceso de toma física propuesto en este manual de procedimientos, que busca tener una visión clara respecto a la existencia, la ubicación y la funcionalidad de los activos de propiedad, planta y equipo.
69 Este proceso deberá ser llevado a cabo, por el área de mantenimiento, cuyo documento será entregado al área financiera junto con informe de las anomalías encontradas dentro de este proceso, en el caso de existir activos defectuosos que deben darse de baja, y entre otros. Se realizará a finales del período, y dentro de las obligaciones de los custodios se encuentra el estar presente en la toma física, para garantizar la integridad y veracidad de la información presentada al culminar este proceso. 5.3.3.8.1 Formato para Toma Física Este documento detalla el listado de los activos de la empresa con su respectivo código, junto con las características como marca, color, modelo y serie; con el fin de verificar que el activo sea de propiedad de la empresa, también incluye el área y el piso en el que se encuentra ubicado, el mismo que coincide con el del código para confirmar la ubicación real del bien. Para finalizar, como se mencionó antes que el área encargada de este proceso debe ser el de mantenimiento, este revisará el estado funcional de los activos frente a sus custodios, con el objetivo de dar de baja a aquellos que no funcionen y garantizar que el valor contable de propiedad, planta y equipo sea el real.
Figura 16. Formato Toma Física Fuente: Investigación de campo en CONCLISAN CIA. LTDA. (2016) Elaborado por: Cabrera Margarita y Solorzano Joselyn
70 5.3.3.9 Proceso de Traslado de Propiedad, Planta y Equipo Las políticas y procedimientos establecidos en este manual, darán solución al problema de desconocimiento de la ubicación de los activos de la empresa, ya que el uso de documentos que certifiquen el requerimiento de traslado de bienes y la entrega de los mismos a sus nuevos custodios, sean estos temporal o permanentemente. Tabla 22: Manual del Proceso de Traslado Manual de Procedimientos para Identificación y Registro de Propiedad, Planta y Equipo Proceso de Traslado de Propiedad, Planta y Equipo Objetivo: Establecer procedimientos para el proceso de traslado de propiedad, planta y equipo. Políticas:
Presentar una autorización firmada por parte del jefe de mantenimiento para el traslado del bien ya sea temporal o permanente. El jefe de mantenimiento deberá supervisar los traslados de los activos. Los traslados deben estar respaldados por un acta de entrega recepción. Los activos empotrados está prohibido trasladar o prestar cualquier parte del mismo. El custodio anterior debe firmar un documento donde conste que ya no está a cargo del activo saliente. El jefe de mantenimiento debe realizar una nueva acta de entrega recepción para el nuevo custodio. En caso de traslados permanentes, el jefe de mantenimiento solicitará el cambio de código de identificación del activo al área financiera.
Procedimientos: Identificar la necesidad del traslado del activo. Solicitar al jefe de mantenimiento el traslado de un bien, mediante una solicitud de traslado. El jefe de mantenimiento verifica si existe disponibilidad del activo para asegurar el traslado. Se notificará en el tiempo máximo de 48 horas la disponibilidad del activo para el traslado. Elaborar acta de entrega recepción del bien para el custodio actual y el acta de devolución para el custodio anterior. El custodio anterior entrega el bien y firma el acta de devolución del activo. El jefe de mantenimiento es el encargado del traslado del activo al área solicitante. El custodio actual firma el acta de entrega recepción. El departamento financiero es el responsable del archivo físico de las actas de entrega recepción de los activos. (En caso de traslado permanente)
El Jefe de mantenimiento solicita al área financiera, el cambio de código de identificación del activo. La auxiliar contable modifica el código en el sistema UNIMED. La auxiliar contable imprime el nuevo código. La auxiliar contable etiqueta el activo, en presencia del custodio actual.
Elaborado por: Revisado por: Cabrera Robles Margarita Solorzano Prado Joselyn Patricia Phd. Mikel Ugando Peñate Alexandra Nota. Fuente: Investigación de Campo en CONCLISAN CIA. LTDA. (2016). Elaborado por: Cabrera Margarita y Solorzano Joselyn.
71 Además el designar como encargada de archivar toda esta documentación de traslados u otros al área financiera, para evitar la pérdida de información y documentos que sustenten la responsabilidad de los custodios sobre cualquier daño en el bien a su cargo. N° 1 2 3
4
5
6
7
8
9 10
11
PROCESO DE TRASLADO DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Descripción de Actividades Política Actividad Documento Responsable INICIO Identificar la necesidad del traslado del activo. Solicitar al jefe de mantenimiento el traslado de un bien, mediante una solicitud de traslado. El jefe de mantenimiento verifica si existe disponibilidad del activo para asegurar el traslado. Se notificará en el tiempo máximo de 48 horas la disponibilidad del activo para el traslado. Elaborar acta de entrega del bien para el custodio anterior y el actual. El custodio anterior entrega y firma el acta de recepción del activo. El jefe de mantenimiento es el encargado del traslado del activo al área solicitante. El custodio actual firma el acta de entrega recepción. El departamento financiero es el responsable del archivo físico de las actas de entrega recepción de los activos. FIN DEL PROCESO
Gráficos
Área de Conclisan
P1
X
P2
X
P2
X
Jefe de mantenimiento
P7
X
Jefe de mantenimiento
P3
X
X
Jefe de mantenimiento
P5
X
X
Custodio
P1
X
P3
X
X
Custodio
X
X
Dpto. Financiero
X
Jefe de mantenimiento
Jefe de mantenimiento
P9
Figura 17. Flujograma del Proceso de Traslado Fuente: Investigación de Campo en CONCLISAN CIA. LTDA. (2016). Elaborado por: Cabrera Margarita y Solorzano Joselyn.
La anterior figura detalla los procedimientos a seguir para el cumplimiento del proceso de traslado, quienes son los responsables y las políticas relacionadas con cada actividad, es importante señalar que los mismos serán de ayuda para conocer la ubicación y el custodio actual del bien, dando solución al problema existente en la empresa objeto de estudio, en el que los bienes eran trasladados sin su debida autorización. Se propone la utilización de la solicitud de traslado, para solicitar el traslado de un bien de un área a otra, y tiene como fin conocer la ubicación actualizada de los activos, además la devolución formal de los bienes a cargo de un custodio, mediante un documento que respalde la finalización de sus obligaciones como responsable.
72 5.3.3.10 Proceso de mantenimiento de Propiedad Planta y Equipo La empresa objeto de estudio realiza dos tipos de mantenimientos a sus equipos, por tanto se realizan dos manuales, el primero para el mantenimiento preventivo de los activos y el segundo manual es respecto al mantenimiento correctivo de propiedad, planta y equipo. 5.3.3.10.1 Proceso de mantenimiento Preventivo de Propiedad, Planta y Equipo El siguiente manual detalla las políticas y procedimientos que se deben llevar cabo para cumplir con este proceso. Tabla 23: Manual del proceso de Mantenimiento Preventivo Manual de Procedimientos para Identificación y Registro de Propiedad, Planta y Equipo
Proceso para el Mantenimiento Preventivo de Propiedad, Planta y Equipo
Objetivo: Establecer procedimientos para el mantenimiento preventivo de propiedad, planta y equipo. Políticas:
Crear una planificación de mantenimientos de activos según el tipo de activo y el proveedor. Las adquisiciones deberán constar de mantenimientos de activos ya sea estos preventivos o correctivos. Todo convenio de mantenimiento de activos deberá ser sustentado con un técnico de la empresa proveedora y el técnico de la clínica. En las adquisiciones de equipos médicos negociar el servicio de mantenimiento. Los técnicos interno o externos de la empresa deberán sustentar con un informe el servicio de mantenimiento brindado al equipo.
Procedimientos:
Realizar la planificación de los mantenimientos de los activos. Determinar la necesidad del mantenimiento. Comunicarse con el proveedor del bien. Determinar la fecha del mantenimiento del bien. Notificar a Gerencia y custodio mediante un documento que dicho activo no estará disponible en xxx fecha debido a que ingresa al procedo de mantenimiento. Notificar al área de mantenimiento y Gerencia para que se comunique a los pacientes la suspensión del servicio. El jefe de mantenimiento recibe el mantenimiento del bien. El jefe de mantenimiento emite el informe del mantenimiento recibido. Entregar informe al área financiera para el archivo correspondiente. Auxiliar contable responsable del archivo de los mantenimientos de activos.
Elaborado por: Cabrera Robles Margarita Alexandra
Solorzano Prado Joselyn Patricia
Revisado por: Phd. Mikel Ugando Peñate
Nota. Fuente: Investigación de Campo en CONCLISAN CIA. LTDA. (2016). Elaborado por: Cabrera Margarita y Solorzano Joselyn
73 PROCESO PARA EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO N° Descripción de Actividades Política Actividad Documento Responsable Gráficos 1 INICIO 2
Realizar la planificación de los mantenimientos de los activos.
3
4
5
P1
X
Jefe de mantenimiento
Determinar la necesidad del mantenimiento.
P2
X
Jefe de mantenimiento
Comunicarse con proveedor del bien.
P3
X
Jefe de mantenimiento
X
Jefe de mantenimiento
el
Determinar la fecha del mantenimiento del bien.
6
Notificar a Gerencia y custodio mediante un documento que dicho activo no estará disponible en xxx fecha debido a que ingresa al procedo de mantenimiento.
7
Notificar al custodio mediante un documento para que se comunique a los pacientes la suspensión del servicio.
8
El jefe de mantenimiento recibe el mantenimiento del bien.
9
El jefe de mantenimiento emite el informe del mantenimiento recibido.
10
11
12
Entregar informe al área financiera para el archivo correspondiente. Auxiliar contable responsable del archivo de los mantenimientos de activos.
P1
X
X
Jefe de mantenimiento
P1
X
X
Jefe de mantenimiento
P4
X
P5, P5
X
X
Custodio
X
X
Dpto. Financiero
X
X
Dpto. Financiero
P5
P5
Jefe de mantenimiento
FIN DEL PROCESO
Figura 18. Flujograma Proceso de Mantenimiento Preventivo Fuente: Investigación de Campo en CONCLISAN CIA. LTDA. (2016). Elaborado por: Cabrera Margarita y Solorzano Joselyn.
La figura anterior muestras los procedimientos a seguir para el proceso de mantenimiento preventivo de los activos, el llevar una planificación de los mantenimientos ayudará a evitar daños futuros en los bienes.
74 5.3.3.10.2 Proceso de Mantenimiento Correctivo El siguiente manual detalla las políticas y procedimientos, que se deben llevar cabo para cumplir con el proceso del servicio de mantenimiento correctivo a los activos de la empresa, el mismo, que lo brinda el área de mantenimiento, o en caso de no poder, es el encargado de gestionar la búsqueda de técnicos externos. Tabla 24: Manual del Proceso de Mantenimiento Correctivo Manual de Procedimientos para Identificación y Registro de Propiedad, Planta y Equipo Proceso para el Mantenimiento Correctivo de Propiedad, Planta y Equipo
Objetivo: Establecer procedimientos para el mantenimiento correctivo de propiedad, planta y equipo.
Políticas:
El custodio está en la obligación de comunicar al jefe de mantenimiento algún daño que se generó el activo a su cargo. Si el mantenimiento del activo requiere la compra de un repuesto cuyo costo es superior a $100usd requiere autorización de Gerencia. El técnico interno o externo debe emitir un informe respecto al mantenimiento recibido por el bien. Los técnicos interno o externos de la empresa deberán sustentar con un informe el servicio de mantenimiento brindado al equipo.
Procedimientos:
Determinar la necesidad del mantenimiento. Comunicarse al jefe de mantenimiento el daño del bien o la necesidad del mismo, por medio de un informe. Revisión del bien por parte del jefe de mantenimiento o auxiliar. El jefe de mantenimiento emite un informe de la resolución del daño. Reparar técnico interno caso contrario buscar técnico externo. Determinar la fecha del mantenimiento del bien en reparación. Recibe el mantenimiento el jefe de mantenimiento. El técnico responsable del arreglo del bien emiten un informe al jefe de mantenimiento. El jefe de mantenimiento coordina la entrega del bien. El jefe de mantenimiento recibe la factura del servicio de mantenimiento. Jefe de mantenimiento envía la factura de pago al área financiera junto con el informe. El auxiliar contable registra el asiento contable del gasto de mantenimiento. Realizar el pago correspondiente.
Elaborado por: Cabrera Robles Margarita Alexandra
Solorzano Prado Joselyn Patricia
Revisado por: Phd. Mikel Ugando Peñate
Nota. Fuente: Investigación de Campo en CONCLISAN CIA. LTDA. (2016). Elaborado por: Cabrera Margarita y Solorzano Joselyn
75 PROCESO PARA EL MANTENIMIENTO CORRECTIVO DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO N° Descripción de Actividades Política Actividad Documento Responsable Gráficos 1 INICIO 2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14 15
Determinar la necesidad del mantenimiento. Comunicarse al jefe mantenimiento el daño bien o la necesidad mismo, por medio de informe.
de del del un
Revisión del bien por parte del jefe de mantenimiento o auxiliar. El jefe de mantenimiento emite un informe de la resolución del daño. Reparar técnico interno caso contrario buscar técnico externo. Determinar la fecha del mantenimiento del bien en reparación. Recibe el mantenimiento el jefe de mantenimiento. El técnico responsable del arreglo del bien emite un informe al jefe de mantenimiento.
Jefe de mantenimiento
X
X
X
Jefe de mantenimiento
X
X
Jefe de mantenimiento
X
Jefe de mantenimiento
X
Jefe de mantenimiento
X
Jefe de mantenimiento
X
Jefe de mantenimiento
X
X
Jefe de mantenimiento
El jefe de mantenimiento coordina la entrega del bien.
X
El jefe de mantenimiento recibe la factura del servicio de mantenimiento.
X
X
Jefe de mantenimiento
X
X
Dpto. Financiero
Jefe de mantenimiento envía la factura de pago al área financiera junto con el informe. El auxiliar contable registra el asiento contable del gasto de mantenimiento. Realizar el pago correspondiente. FIN DEL PROCESO
X X
Jefe de mantenimiento
Dpto. Financiero Dpto. Financiero
Figura 19. Flujograma del Proceso de Mantenimiento Correctivo Fuente: Investigación de Campo en CONCLISAN CIA. LTDA. (2016). Elaborado por: Cabrera Margarita y Solorzano Joselyn.
76 5.3.3.11 Proceso de disminución de Propiedad, Planta y Equipo El siguiente manual detalla las políticas y procedimientos, que se deben llevar cabo para cumplir con el proceso de disminución de propiedad, planta y equipo, el mismo que cuenta con documentos que certifiquen la veracidad de los hechos. Tabla 25: Manual del Proceso de Disminución de Propiedad, Planta y Equipo Manual de Procedimientos para Identificación y Registro de Propiedad, Planta y Equipo Proceso de Disminución por Daño de Propiedad, Planta y Equipo Objetivo: Establecer procedimientos para el proceso de disminución por daño de propiedad, planta y equipo. Políticas: El custodio está en la obligación de informar al área de mantenimiento, cualquier daño ocurrido en el bien. El jefe de mantenimiento deberá realizar una revisión exhaustiva del bien y comprobar su daño irreparable. El jefe de mantenimiento deberá realizar un acta de devolución para el custodio y un informe de baja de activos para el área financiera. Los activos cuyas partes sirvan de repuestos pueden ser almacenados, caso contrario, serán chatarrizados. El jefe de mantenimiento está en la obligación de entregar todo ingreso obtenido por la chatarrización de los bienes, con su respectiva factura. Procedimientos: Notificar al jefe de mantenimiento el daño del bien. El jefe de mantenimiento verifica si el bien presenta daños irreparables. Elaborar acta de devolución del bien para el custodio. Firmar acta de devolución del bien. Retirar el bien del área en que se encuentra. Elaborar informe de baja de activos. Entregar informe de baja de activos al área financiera. Recibir documentos y verificar el bien. Dar de baja contablemente. (En caso de que sirva para repuesto) Almacenar en bodega. (En caso de chatarrizar) Gestionar la chatarrización del bien. Elaborar factura Recibir el dinero Registrar contablemente el ingreso por chatarrización. Elaborado por: Cabrera Robles Margarita Alexandra
Solorzano Prado Joselyn Patricia
Revisado por: Phd. Mikel Ugando Peñate
Nota. Fuente: Investigación de Campo en CONCLISAN CIA. LTDA. (2016). Elaborado por: Cabrera Margarita y Solorzano Joselyn
77 En la siguiente figura se detallan las actividades que se deben cumplir para culminar con el proceso de disminución de Propiedad, Planta y Equipo; el mismo que le permitirá al personal de la empresa relacionado a este proceso, tener mayor comprensión de lo que se debe hacer en el caso de que el bien a su cargo, tenga daños irreparables. N° 1 2
PROCESO DE DISMINUCIÓN POR DAÑO DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Descripción de Actividades Política Actividad Documento Responsable Gráficos INICIO Notificar al jefe de mantenimiento el daño del bien. El jefe de mantenimiento verifica si el bien presenta daños irreparables. Elaborar acta de devolución del bien para el custodio.
3
4
P1
X
Custodio
P2
X
Jefe de mantenimiento
P3
X
X
Jefe de mantenimiento
Firmar acta de devolución del bien.
X
X
Custodio
Retirar el bien del área en que se encuentra.
X
5
6
Jefe de mantenimiento
7 Elaborar informe de baja de activos.
P3
X
X
Jefe de mantenimiento
X
X
Jefe de mantenimiento
X
X
Auxiliar Contable
8 Entregar informe de baja de activos al área financiera. 9 Recibir documentos verificar el bien. 10
y
Dar de baja contablemente. X
11
Auxiliar Contable
FIN DEL PROCESO
Figura 20. Flujograma del Proceso de Disminución de Propiedad, Planta y Equipo Fuente: Investigación de Campo en CONCLISAN CIA. LTDA. (2016). Elaborado por: Cabrera Margarita y Solorzano Joselyn.
Cuando la disminución de propiedad, planta y equipo se deba a la finalización de los años de vida útil del activo, situación que es comunicada por el sistema UNIMED; en tal caso el área financiera, debe entregar el acta de baja de activos al jefe de mantenimiento, con la información del bien, para que se pueda continuar con el proceso antes mencionado. El informe de baja de activos, será utilizado para informar al área financiera el daño irreparable de un bien, que por tal motivo debe darse de baja del sistema contable, el mismo que indica las características del bien y el daño que le acarrea; con el fin de tener una constancia de que los activos se dan de baja pertinentemente.
78 5.3.4 Objetivo 4. Establecer indicadores que permitan evaluar la incidencia del manual en el establecimiento del saldo real de la cuenta Propiedad, Planta y Equipo. La empresa objeto de estudio, realizó la toma física correspondiente al año fiscal 2016, el día 03 de Enero, en la que aplicó el formato propuesto por este proyecto de investigación y del que sus autoras fueron parte, con el fin de evaluar la incidencia del manual en el establecimiento del saldo real de la cuenta Propiedad, Planta y Equipo, así como también observar las mejoras en el proceso e investigar la ubicación de los activos para la codificación propuesta. A continuación se detalla el valor en libros de las cuentas de Propiedad, Planta y Equipo al 31 de Diciembre del 2016: Tabla 26: Valor en libros 31-12-16 Activos
V. Libros
Muebles y Enseres
104754,74
Equipos de Oficina
113152,02
Equipos de Laboratorio
87001,18
Equipos Médicos y Otros
102530,34
Equipo de Computo
19974,09
Total
427412,37
Nota. Fuente: Investigación de Campo en CONCLISAN CIA. LTDA. (2016). Elaborado por: Cabrera Margarita y Solorzano Joselyn
Al culminar con el proceso de toma física, se procedió a elaborar un cuadro resumen de los bienes que se darán de baja, clasificados por el tipo de bien, en el que se incluye las observaciones encontradas y su valor en libros. Tabla 27: Equipos de Laboratorio Dados de baja Equipos De Laboratorio N°
Código
1 2 3
CONEQLAB012 CONEQLAB020 CONEQLAB024
Descripción Esterilizador 12 Star Rotor De Placas Vitalab Selectra Total
Observación No Funciona No Funciona Mantenimiento-Quito
Valor Libros 3336,85 621,01 944,00 4901,86
Nota. Fuente: Investigación de Campo en CONCLISAN CIA. LTDA. (2016). Elaborado por: Cabrera Margarita y Solorzano Joselyn
79 Tabla 28: Equipos Médicos Dados de Baja Equipos Médicos N°
Código
1 2 3 4 5
CONEQMED040 CONEQMED043 CONEQMED060 CONEQMED064 CONEQMED070
Descripción Monitor Multiparametro Espectrum Electrocardiografo Interpretativo Casco Cefalico Kdomerefg 900363 Microodnaas Lg Ms-07-45 V Destilador de Agua de 5 Lts. Total
Observación No existen en inventario No funciona No funciona No existen en inventario No existen en inventario
V. Libros 3336,85 1621,01 844,00 270,93 735,17 6807,96
Nota. Fuente: Investigación de Campo en CONCLISAN CIA. LTDA. (2016). Elaborado por: Cabrera Margarita y Solorzano Joselyn
Tabla 29: Equipos de Cómputo Dados de Baja Equipo De Cómputo N
Código
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
CONEQCOM061 CONEQCOM063 CONEQCOM068 CONEQCOM070 CONEQCOM106 CONEQCOM019 CONEQCOM137 CONEQCOM138 CONEQCOM139 CONEQCOM089 CONEQCOM090 CONEQCOM101 CONEQCOM165 CONEQCOM108 CONEQCOM109 CONEQCOM078
Descripción Impresora Hp Laser Jet 1005 Computadora Portatil Hacer Upc Forza 750 Va Cl-750b (5) Impresora Epson Nx400 Impresora Canon Mp-280 Lhwb4197 Video Camara Sony Digital Dcr-Sr82 Micropc Sistema Multiusuario L230 3 Micropc Sistema Multiusuario L230 4 Micropc Sistema Multiusuario L230 5 Disco 2tb Non-Hot Plue Lff Sata (1) Disco 2tb Non-Hot Plue Lff Sata (2) Impresora Canon Mp-280 Lhwa88812 Impresora Matricial Epson Lx-350 Ups On-Line 3k Powercom Impresora Canon 280 Multifuncion Computador Intel Dh61bf Pentium (2) Total
Observación No funciona No existe en inventario No funciona No funciona No funciona No existe en inventario No existe en inventario No existe en inventario No existe en inventario No existe en inventario No existe en inventario No existe en inventario No funciona No funciona No existe en inventario No funciona
V. Libros 4,78 55,72 21,33 55,25 2,14 15,2 2,78 2,78 2,78 84,02 84,02 1,53 178,86 16,74 1,28 109,56 638,77
Nota. Fuente: Investigación de Campo en CONCLISAN CIA. LTDA. (2016). Elaborado por: Cabrera Margarita y Solorzano Joselyn
Los bienes que tienen como observación “NO EXISTE EN INVENTARIO”, son bienes que no se encontraron en el área correspondiente, ni en otro lugar, dentro de las instalaciones de la empresa, y cuyos encargados no pudieron dar información sobre su ubicación. Los bienes que tienen como observación “NO FUNCIONA”, son bienes que cumpliendo con el formato propuesto por este proyecto de investigación, se procedió a evaluar su funcionalidad y se encontraron dañados; y que de acuerdo a lo presenciado la empresa contaba con más de uno, por tanto el personal utilizaba los que funcionaban normalmente y no notificaron del que presentaba daños.
80 El bien que tiene como observaciĂłn “MANTENIMIENTO-QUITOâ€?, es un equipo que lleva alrededor de dos aĂąos en mantenimiento, y no se ha dado seguimiento para la devoluciĂłn del activo por parte del tĂŠcnico externo; y que por tanto procederĂĄn a dar de baja, por no encontrarse en funcionamiento dentro de la empresa. De acuerdo con la toma fĂsica realizada, la empresa deberĂĄ disminuir de sus activos un total de 24 bienes de propiedad, planta y equipo; nĂşmero que representa un valor monetario de 12.348,59, que disminuirĂĄ del valor contable de las cuentas de Propiedad, Planta y Equipo. En la siguiente tabla se detallan los indicadores para evaluar la incidencia del manual propuesto sobre el saldo real de la cuenta de Propiedad, Planta y Equipo: Tabla 30: Indicadores FĂłrmula del indicador
CĂĄlculo
Resultado
#đ??€đ??œđ??đ??˘đ??Żđ??¨đ??Ź đ??ƒđ??šđ???đ??¨đ??Ź đ???đ??ž đ?? đ??šđ??Łđ??š #đ??“đ??¨đ??đ??šđ??Ľ đ???đ??ž đ??€đ??œđ??đ??˘đ??Żđ??¨đ??Ź
24 897
0,026755853
đ??€đ??œđ??đ??˘đ??Żđ??¨đ??Ź đ??ƒđ??šđ???đ??¨đ??Ź đ???đ??ž đ?? đ??šđ??Łđ??š đ??“đ??¨đ??đ??šđ??Ľ đ???đ??ž đ??€đ??œđ??đ??˘đ??Żđ??¨đ??Ź
12.348,59 427.412,37
0,02889151
AnĂĄlisis
El 2,68% del total de nĂşmero de activos de la empresa, fueron dados de baja antes de culminar su tiempo de vida Ăştil. El 2,89% del valor total de los activos de la empresa, fueron dados de baja, quedando como saldo contable 415.063,78.
Nota. Fuente: InvestigaciĂłn de Campo en CONCLISAN CIA. LTDA. (2016). Elaborado por: Cabrera Margarita y Solorzano Joselyn
En el proceso de toma fĂsica se investigĂł el ĂĄrea y piso en el que se encuentra ubicado cada activo, informaciĂłn relevante para el proceso de codificaciĂłn que junto con el listado de activos con su fecha de adquisiciĂłn, se estableciĂł el nuevo cĂłdigo bajo el formato propuesto. A continuaciĂłn se detalla un resumen de los cambios en la codificaciĂłn anterior:
81 Tabla 31: Codificación Propuesta Propiedad, Planta y Equipo N°
Fecha Ingreso
Código de Item Empresa
Descripción
Área
Piso
Propuesto
1
28/03/2012
CONEQLAB001
CONEQLABLABPB0001
B-C 5300 Contador Hematologico
Laboratorio
PB
2
20/03/2012
CONEQLAB002
CONEQLABLABPB0002
Centrifuga Mod.Plc-05
Laboratorio
PB
3
12/11/2012
CONEQLAB004
CONEQLABLABPB0003
Bomba De Agua 24v Selectra
Laboratorio
PB
4
31/12/2012
CONEQLAB006
CONEQLABLABPB0004
Microscopio Binocular
Laboratorio
PB
5
31/12/2012
CONEQLAB008
CONEQLABLABPB0005
Agitador De Tubos Specif-Mx
Laboratorio
PB
6
23/03/2012
CONEQOF001
CONEQOFHOSP10001
Extractor Td500
7
24/12/2011
CONEQOF002
CONEQOFGERPB0002
Aire Acondicionado Esx18ci60s
8
04/01/2012
CONEQOF003
CONEQOFADMPB0003
9
05/01/2012
CONEQOF004
10
12/11/2012
11
03/12/2012
12
Hospitalizacón
P1
Gerencia
PB
Aire Acondicionado 13000btu Innovai
Administración
PB
CONEQOFHOSP10004
Aire Acondicionado Split 9000btu/We
Hospitalizacón
P1
CONMYE002
CONMYEEMGPB0001
Silla De Ruedas Sencilla
Emergencia
PB
CONMYE003
CONMYEADMPB0002
Secadora Whirpool Gas
Administración
PB
08/02/2013
CONMYE004
CONMYEADMPB0003
Estanteria Metalica + Tablero (1)
Administración
PB
13
08/02/2013
CONMYE005
CONMYEADMPB0004
Estanteria Metalica + Tablero (2)
Administración
PB
14
08/02/2013
CONMYE006
CONMYEADMPB0005
Estanteria Metalica + Tablero (3)
Administración
PB
15
30/06/2016
CONEQCOM001
CONEQCOMHOSP10001
Telf. Analogico Panasonic
Hospitalización
P1
Nota. Fuente: Investigación de Campo en CONCLISAN CIA. LTDA. (2016). Elaborado por: Cabrera Margarita y Solorzano Joselyn
81
82
5.4 Conclusiones
La organización no cuenta con políticas y procedimientos internos establecidos para los procesos relacionados a Propiedad, Planta y Equipo, lo cual ha generado deficiencia en el control interno y desconocimiento de la ubicación y estado funcional de sus activos.
La utilización de un manual representa una ventaja para la organización en proporción al uso que se le haga al mismo, pues es una guía clara de las responsabilidades, funciones y el lugar que ocupan los involucrados en los procesos, de acuerdo a los criterios de los autores citados.
En las pruebas de recorrido se evidenció que existen procesos que no se cumplen, tales como la elaboración de las actas de entrega-recepción y de traslados, la actualización de las mismas, generando irresponsabilidad en el cuidado de los bienes.
El manual propuesto establece los procedimientos, políticas y formatos que permiten tener una visión clara de las actividades a seguir para cumplir con los procesos, y en especial la inclusión de la evaluación de la funcionalidad de los activos, dentro del proceso de Toma Física, que garantiza un resultado veraz e íntegro sobre la situación real de los bienes de la organización.
La aplicación del formato propuesto de Toma Física, que evalúa la funcionalidad de los bienes y no solo su existencia, dio como resultado una disminución del saldo contable de la cuenta Propiedad, Planta y Equipo.
83
5.5 Recomendaciones
Se recomienda a la empresa que evalué la propuesta del presente trabajo de titulación, que fue elaborado basado en las necesidades que se pudo evidenciar en el proceso de investigación, para solucionar los problemas existentes respecto al desconocimiento de la ubicación y estado funcional de los bienes de la empresa.
Capacitar al personal involucrado con la custodia y manejo de activos de Propiedad, Planta y Equipo, sobre los procedimientos propuestos en este manual y sus funciones dentro de los flujogramas.
Se recomienda, que el área financiera sea el encargado del archivo de las actas de entrega – recepción, actas de devolución, actas de bajas de activos, solicitudes de traslados y los informes de baja de activos, para garantizar su resguardo.
Volver a etiquetar los bienes de la empresa con la codificación propuesta, en el listado de los activos que se obtuvo finalizando la toma física del periodo fiscal 2016, en el que las autoras de este trabajo de titulación fueron participantes.
84
FUENTES DE REFERENCIAS Fuentes Bibliográficas Aguirre, J. (2011). Auditoría III, Control interno de areas específicas de implantación y procedimientos. España - Madrid: Pearson Educación. Alba, M. (2015). Fundamentos de Enfermería (Segunda Edición ed.). México. Alvarez, M. (2013). Manual para elaborar manuales de políticas y procedimeintos. México: Panorama. Baca, G. (2013). Evaluación de proyectos. México: McGraw-Hill. Bernal Niño, M. (2004). Contabilidad, Sistema y Gerencia. Venezuela: Libros de el Nacional. Bravo Valdivieso, M. (2011). Contabilidad General. Quito, Ecuador: ESCOBAR impresores. Bravo, J. (2011). Gestión de procesos. Santiago de Chile: EDITORIAL EVOLUCIÓN S.A. Fernández Iparraguirre, J. (2011). Contabilidad Financiera para Directivos. Madrid: Esic. Fierro Marínez, Á. M. (2011). Contabilidad General. Colombia: Ecoe Ediciones. Franklin, B. (2014). Organización de empresas. México: McGraw-Hill. Kellog, G. (2012). Preparacion de manuales de oficina. México: UOC. Leddesma, M. d. (2014). Fundamentos de Enfermería. México: LIMUSA. Quindemil, E. & Rumbaut, F. (Mayo de 2014). La información y la comunicación en la gestión organizacional: retos en el contexto universitario. La Habana, Cuba. Romero López, Á. J. (2012). Contabilidad intermedia. México: McGraw-Hill Educación. Sánchez Fernández de Valderrama, J. L., & Alvarado Riquelme, M. (2014). Teoría y práctica de la auditoría I Concepto y Metodología. Madrid: Pirámide. Zapata Sanchez, P. (2011). Contabilidad General. Colombia: Mc Graw-Hill.
85
Lincografías Ministerio de Economía y Finanzas. (11 de 2016). Ministerio de Economía y Finanzas. Recuperado el 5 de 11 de 2016, de https://www.mef.gub.uy/10169/1/mef/normainternacional-de-contabilidad-n%C2%B0-16-nic-16.html
86
ANEXOS Anexo 1. Cronograma de Actividades C R O N O G R A M A D E A C T I V I D A D ES IA 3 PRIMER PARCIAL
N°
2 Elaboración de la Ficha de Titulación 3 Presentación de Ficha de Titulación 4 Elaboración del Marco Referencial 5 Presentación de Marco Referencial 6 Aprobación del Perfil de tesis 7 Elaboracion de Marco Metodológico 8 Aplicación Instrumentos de Recolección de Datos 9 Análisis de los Resutados 10 Prsentación del Marco Metodológico 11 Corrección del Marco Metodológico 12 Presentación del 80% de la Tesis 13 Correcciones y presentación del 80% de la Tesis 14 Recopilar informacón 15 Elaboración de la propuesta 16 Elaboracion de Conclusiones y Recomendaciones 17 Elaboracion de Referencias y Anexos 18 Presentacion del 100% de Tesis 19 Correcciones y presentación final del 100% de Tesis 20 Asignación de Lectores 21 Impresiones y anillados 22 Revisión de Tesis 23 Reunión de Titulación (Lectores y Tutor) 24 Correcciones de Tesis 25 Impresiones y anillados 26 Trámites de la defensa 27 Preparación de la defensa 28 Acto defensa Elaborado por: Cabrera Robles Margarita Alexandra Solorzano Pardo Joselyn Patricia
VACACIONES
IA 4
SEGUNDO PARCIAL ACTIVIDADES DESDE OCTUBRE 2016 A SEPTIEMBRE 2017 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17
1 Planteamiento del Problema
SEGUNDO PARCIAL
PRIMER PARCIAL
87 Anexo 2. Formato Solicitud de Compra
SOLICITUD DE COMPRA CONSC0001
Fecha: …………………… ……………………………….. Jefe del Área Mantenimiento
En pleno conocimiento de las necesidades del departamento, para el cumplimiento de su trabajo, el Área de ……………………………………, solicita la compra de un nuevo activo, con el fin de no retrasar los procesos internos y no causar molestias a los clientes, el mismo que deberá ser reemplazado en un tiempo oportuno. Cantidad
Descripción del Artículo
Marca
Otras Características
Observaciones
Nota: 1.
2.
Las solicitudes de compra se recibirán del 1 al 10 de cada mes en horario de 15H00 a 17H00, en caso de activos que hayan sufrido un perjuicio por los siguientes criterios: robo, pérdida, daño. Las solicitudes de compra realizadas por los jefes de áreas, para incluirlas en el presupuesto del siguiente año, deben ser enviadas hasta el 30 de noviembre del año en curso.
ELABORADO POR:
REVISADO POR:
VERIFICACIÓN FINANCIERA
APROBADO POR:
Solicitante
Jefe Área Mantenimiento
Jefe Área Financiera
Gerencia
88 Anexo 3. Formato Acta de Entrega Recepción
ACTA DE ENTREGA-RECEPCIÓN CONAE0001
Fecha:…………………….
Yo…………………………………………………………..……… Jefe de Mantenimiento con C.I.……………………..realizo
la
…………………………………,
entrega cuyo
formal custodio
de será
activos, el
al
área Sr(a)
…………………………………….. con C.I………………y cargo ……………….., el mismo que tendrá las siguientes obligaciones:
Es el responsable absoluto por el cuidado del activo (s) a su cargo. Comunicar al área de mantenimiento, cualquier daño que le ocurra al bien bajo su custodia. Comunicar al área de mantenimiento los traslados o préstamos de los bienes a su cargo. Debe estar disponible para la toma física, revisión o verificación del estado físico y funcional del activo a su cargo, que ejecute el área de mantenimiento. Mantener el activo a su cargo en un lugar que no afecte su utilización.
Nota: El custodio está en su derecho de revisar el estado físico y funcional del bien, antes de firmar el acta de entrega recepción.
A continuación se detallará las características del activo: CÓDIGO: ACTIVO: MODELO: MARCA: SERIE: COLOR:
Para mayor credibilidad a lo señalado, se adjuntan ambas firmas al pie. ENTREGA
RECIBE
Jefe de Mantenimiento
Custodio
89 Anexo 4. Formato Solicitud de Traslado
SOLICITUD DE TRASLADO CONAT0001
Fecha:…………………….
En pleno conocimiento de las necesidades del departamento, para el cumplimiento de su trabajo,
el
Área
de
……………………………………,
solicita
el
traslado
del
activo……………………………….., que se encuentran en el área……………………………. con el fin de no retrasar los procesos internos y no causar molestias a los clientes, el mismo que deberá ser reemplazado en un tiempo oportuno.
A continuación se detallará las características del activo que se realiza el traslado: CÓDIGO: ACTIVO: MODELO: MARCA: SERIE: COLOR:
Para mayor credibilidad a lo señalado, se adjuntan ambas firmas al pie.
ELABORADO POR:
REVISADO Y APROBADO POR:
Solicitante
Jefe de Mantenimiento
90 Anexo 5. Formato Acta de Devolución
ACTA DE DEVOLUCIÓN CONAD0001
Fecha:…………………….
Yo…………………………………………………………..………
con
C.I.
……………………..realizo la devolución formal del activo bajo mi custodia, al Jefe de Mantenimiento …………………………………… con C.I…………………, dando fin a las obligaciones establecidas por la organización.
A continuación se detallará las características del activo: CÓDIGO: ACTIVO: MODELO: MARCA: SERIE: COLOR:
Para mayor credibilidad a lo señalado, se adjuntan ambas firmas al pie.
ENTREGA
RECIBE
Custodio
Jefe de Mantenimiento
91 Anexo 6. Formato Acta de Baja de Activos
ACTA DE BAJA DE ACTIVOS CONABA0001
Fecha:…………………….
Mediante este documento el área financiera notifica al área de mantenimiento, que el activo detallado al final de este documento, se encontrará fuera de uso por finalización de vida útil, información corroborada con el sistema contable; por tal razón se solicita al jefe de mantenimiento notificar al custodio y seguir con el proceso establecido para la disminución de activos.
A continuación se detallará las características del activo que se dará de baja: CÓDIGO: ACTIVO: MODELO: MARCA: SERIE: COLOR:
Para mayor credibilidad a lo señalado, se adjuntan ambas firmas al pie. ELABORADO POR:
RECIBIDO POR:
Área Financiera
Jefe de Mantenimiento