Evaluación del sistema de control y mejora en la gestión de inventarios en la empresa “Mega Maderas by Pontificia Universidad Católica del Ecuador sede Santo Domingo PUCE SD

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO Dirección Académica – Escuela de Ciencias Administrativas y Contables

EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y MEJORA EN LA GESTIÓN DE INVENTARIOS EN LA EMPRESA “MEGA MADERAS BRITO LÓPEZ S.A.,” EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO DE LOS COLORADOS, EN EL AÑO 2018

Trabajo de Titulación previo a la obtención del título de Ingenieras en Contabilidad y Auditoría CPA.

Línea de Investigación: Administración eficiente y eficaz de las organizaciones para la competitividad sostenible local y global.

Autoras: MACIAS CAICEDO TATIANA ESTEFANIA PACHECO OROSCO FERNANDA ESTEFANIA

Director: MG. MALDONADO PAZMIÑO HERNÁN OSWALDO

Santo Domingo – Ecuador Septiembre, 2019

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO Dirección Académica – Escuela de Ciencias Administrativas y Contables

HOJA DE APROBACIÓN EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y MEJORA EN LA GESTIÓN DE INVENTARIOS EN LA EMPRESA “MEGA MADERAS BRITO LÓPEZ S.A.,” EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO DE LOS COLORADOS, EN EL AÑO 2018 Línea de Investigación: Administración eficiente y eficaz de las organizaciones para la competitividad sostenible local y global.

Autoras: MACIAS CAICEDO TATIANA ESTEFANIA PACHECO OROSCO FERNANDA ESTEFANIA Maldonado Pazmiño Hernán Oswaldo, Mg. DIRECTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN

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García Zambrano Ximena Leticia, Mg. CALIFICADOR

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Sabando García Ángel Ramón, Mg. CALIFICADOR

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Venegas Ortega Alex Alonso, Mg. DIRECTOR DE LA ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

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Santo Domingo – Ecuador Septiembre, 2019

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DECLARATORIA DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD Nosotras, Tatiana Estefania Macias Caicedo y Fernanda Estefania Pacheco Orosco portadoras de las cédulas de ciudadanía N° 172005429-3 y N° 070544675-5 declaramos que los resultados obtenidos en la investigación que presentamos como informe final, previo a la obtención del Grado de Ingenieras en Contabilidad y Auditoría (CPA) son absolutamente originales, auténticos y personales. En tal honestidad, declaramos que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos que se desprenden del trabajo propuesto de investigación y luego de la redacción de este documento son y serán de nuestra sola y exclusiva responsabilidad legal y académica. Igualmente declaramos que todo resultado académico que se desprenda de esta investigación y que se difunda tendrá como filiación de Pontificia Universidad Católica del Ecuador, Sede Santo Domingo, reconociendo en las autorías al director del Trabajo de Titulación y demás profesores que amerita.

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Macias Caicedo Tatiana Estefania

Pacheco Orosco Fernanda Estefania

N° 172005429-3

N° 070544675-5

AGRADECIMIENTO Un agradecimiento muy especial a Dios, por ser el motor de nuestras vidas, que a diario nos da la capacidad y fuerzas para salir adelante ante todo obstáculo. A la Sra. López Euvenia por permitirnos realizar la tesis en la empresa MEGA MADERAS Brito López S.A., y al personal que nos colaboró con la información necesaria para el desarrollo de nuestro estudio. Por otra parte, agradecerle al Mg. Maldonado Pazmiño Hernán Oswaldo por contribuir y guiarnos en la elaboración del proyecto de tesis y por último a los lectores: la Mg. García Zambrano Ximena Leticia y Mg. Sabando García Ángel Ramón por su colaboración para reforzar nuestro trabajo. Macías Caicedo Tatiana Estefania

Doy gracias a Dios por permitirme ser parte de este mundo, por guiar mi camino desde mis primeros pasos y darme la fuerza necesaria para culminar mi carrera universitaria, a mis padres por brindarme su apoyo incondicional a lo largo de mi vida y darme la oportunidad de finalizar esta carrera. A mi querida compañera de trabajo de titulación Tatiana Macias, con la que he compartido muchos momentos y con la ayuda de los conocimientos adquiridos hemos terminado el presente trabajo. Un especial agradecimiento a mi director de tesis Mg. Maldonado Pazmiño Hernán Oswaldo, quien ha sido un apoyo fundamente durando el proceso del trabajo de investigación, a mis lectores Mg. García Zambrano Ximena Leticia y Mg. Sabando García Ángel Ramón, que también aportaron con su tiempo y conocimientos en la elaboración de este estudio. Pacheco Orosco Fernanda Estefania

DEDICATORIA Dedico este trabajo de titulación a mis Padres, a pesar de la distancia siempre han estado presentes en cada fase de mi vida y estudios, gracias a su esfuerzo y apoyo incondicional he podido lograr una meta más. A mi Abuelita y hermanos, por sus consejos y sobre todo por inculcarme valores como tener presente que el esfuerzo y sacrificio siempre traen buenos resultados, en la vida hay que ser humildes para poder alcanzar cualquier objetivo. Macias Caicedo Tatiana Estefania

La elaboración de este trabajo de investigación va dedicada de manera muy especial a Dios y a la virgen, por darme la vida, salud y las fuerzas para llegar a culminar con éxito esta anhelada meta. A mis padres por ser el apoyo permanente en mi vida y estudios, por ser el pilar fuerte que ha permitido desarrollarme personal y profesionalmente y ser mi ejemplo de vida. Finalmente les dedico a mis hermanos Evelyn, Hyan y Sebastian que siempre han estado en el momento preciso para darme su apoyo. Pacheco Orosco Fernanda Estefania

RESUMEN El presente trabajo de titulación tuvo como propósito la evaluación del sistema de control interno y mejora en la gestión de inventarios en la empresa “Mega Maderas Brito López S.A”, en la ciudad de Santo Domingo de los Colorados, esta empresa se dedica a la venta al por menor y mayor de productos de la elaboración primaria de madera, por lo que se logró llevar a cabo esta investigación debido a las existencias de materia prima de tableros aglomerados y metales. Para cumplir con el objetivo metodológico se enfocó de forma mixta con la utilización de datos cuantitativos y cualitativos basándose en el tipo de investigación descriptiva, para diagnosticar la situación empresarial actual se realizó el levantamiento de información por medio de técnicas como encuestas y entrevistas que facilitan el conocimiento de cómo controlan las existencias en la empresa, al aplicar el cuestionario COSO II se determinó el nivel de riesgo y de confiabilidad, con este instrumento se realizó pruebas de recorrido para detectar los riesgos existentes en los procesos de compras, almacenamiento y ventas, además en la elaboración del informe de Auditoría se explicó los atributos de hallazgos basados en la normativas vigentes centrándose en el deficiente control interno, finalmente se determinó que no existe un manual de procedimientos, esto genera duplicidad en el registro de ingresos y codificación de la mercadería, en el área de almacenamiento, en base a los resultados comparados entre el conteo físico y los datos del sistema, se encontraron inconsistencias en el saldo real de los inventarios.

Palabras claves: Control interno; gestión de inventarios; papeles de trabajo; procesos operacionales.

vii

ABSTRACT The purpose of this titling work was to evaluate the internal control system and improve inventory management in the company â&#x20AC;&#x153;Mega Maderas Brito LĂłpez SAâ&#x20AC;?, in the city of Santo Domingo de los Colorados, this company is dedicated to the sale retail and wholesale of products of primary wood processing, so this research was carried out due to stocks of raw material of agglomerated boards and metals. To meet the methodological objective, it was mixed with the use of quantitative and qualitative data based on the type of descriptive research, to diagnose the current business situation, information was collected through techniques such as surveys and interviews that facilitate the knowledge of how they control the stocks in the company, when applying the COSO II questionnaire the level of risk and reliability was determined, with this instrument, path tests were carried out to detect the existing risks in the purchasing, storage and sales processes, furthermore in the preparation of the Audit report, the attributes of findings based on current regulations were explained, focusing on poor internal control, it was finally determined that there is no procedures manual, this generates duplication in the registration of income and coding of the merchandise. In the storage area, based on the results compared between the physical count and the system data, irregularities were found in the actual balance of the inventories.

Keywords: Internal control; inventory management; work papers; operational processes.

viii ÍNDICE DE CONTENIDO 1.

INTRODUCCIÓN .......................................................................................................... 1

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ....................................................................... 2

2.1. Delimitación del problema ........................................................................................... 2 2.2. Preguntas de investigación ........................................................................................... 3 2.2.1. Pregunta general........................................................................................................... 3 2.2.2. Preguntas específicas. ................................................................................................ 3 2.3. Justificación de la investigación ................................................................................... 3 2.4. Objetivos de la investigación........................................................................................ 5 2.4.1. Objetivo General. ....................................................................................................... 5 2.4.2. Objetivos Específicos. ................................................................................................ 5 3.

MARCO REFERENCIAL.............................................................................................. 6

3.1. Antecedentes................................................................................................................. 6 3.2. Marco teórico................................................................................................................ 8 3.2.1. Auditoría. ................................................................................................................... 8 3.2.1.1. Definiciones de auditoría…………………………………………………………...8 3.2.1.2. Fases de la auditoría………………………………………………………………...8 3.2.1.3. Objetivos de Auditoría. ............................................................................................ 9 3.2.1.4. Evidencia de auditoría. .......................................................................................... 10 3.2.2. Definiciones de control interno. ............................................................................... 10 3.2.2.1. Responsabilidad en la implantación del control interno. ....................................... 12 3.2.2.2. Componentes del control interno. .......................................................................... 14 3.2.2.3. Objetivos del control interno. ................................................................................ 15 3.2.2.4. Clases de control interno. ...................................................................................... 15 3.2.2.5. Modelo COSO II-ERM.......................................................................................... 15 3.2.2.6. Fundamentos del E.R.M. ....................................................................................... 15 3.2.2.7. Beneficios de la E.R.M. ......................................................................................... 16

ix 3.2.3. Componentes del COSO ERM. ............................................................................... 16 3.2.3.1. Métodos que permiten evaluar el sistema de control interno. ............................... 17 3.2.3.1.1. Método de cuestionario. ...................................................................................... 17 3.2.3.1.2. Método narrativo o descriptivo. .......................................................................... 18 3.2.3.1.3. Método gráfico o diagrama de flujo. ................................................................... 18 3.2.4. Inventarios. ............................................................................................................... 19 3.2.4.1. Definición. ............................................................................................................. 19 3.2.4.2. Gestión de inventarios. .......................................................................................... 19 3.2.4.3. Técnicas de gestión de inventarios. ....................................................................... 19 3.2.4.4. Sistemas de inventarios.......................................................................................... 20 3.2.4.5. Métodos de Valuación de Inventarios. .................................................................. 20 3.2.4.6. Costes asociados a las existencias. ........................................................................ 20 4.

METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ............................................................ 23

4.1. Enfoque, diseño y tipo de investigación ..................................................................... 23 4.1.1. Enfoque de Investigación. ........................................................................................ 23 4.1.1.1. Enfoque cualitativo. ............................................................................................... 23 4.1.1.2. Enfoque cuantitativo. ............................................................................................. 23 4.1.2. Diseño. ..................................................................................................................... 24 4.1.2.1. No experimental..................................................................................................... 24 4.1.3. Tipo de investigación. .............................................................................................. 24 4.1.3.1. Descriptiva. ............................................................................................................ 24 4.2. Población .................................................................................................................... 24 4.3. Muestra ....................................................................................................................... 25 4.4. Operacionalización de las variables ........................................................................... 26 4.5. Técnicas e instrumentos de la recogida de datos ........................................................ 27 4.5.1. Entrevista.................................................................................................................. 27 4.5.2. Encuesta. .................................................................................................................. 27

x 4.5.3. Análisis de datos cualitativos. .................................................................................. 27 4.5.4. Análisis de datos cuantitativos. ................................................................................ 28 5.

RESULTADOS ............................................................................................................ 28

5.1. Discusión y análisis de resultados .............................................................................. 28 5.1.1. Análisis general de resultados. ................................................................................. 28 5.2. Propuesta de intervención......................................................................................... ..29 5.2.1. Conocer los procesos operacionales en la gestión de inventarios de la empresa. ………………………………………………………………………………...........29 5.2.1.1. Programa de planificación de auditoría. ................................................................ 30 5.2.1.1.1. Conocimiento de la empresa. .............................................................................. 31 5.2.1.1.2. Principales actividades ........................................................................................ 38 5.2.1.1.3. Principales políticas y prácticas contables. ......................................................... 49 5.2.2. Evaluación del control interno ................................................................................. 50 5.2.2.1. Programa para evaluación de control interno. ....................................................... 50 5.2.2.1.1. Cuestionario COSO II. ........................................................................................ 51 5.2.3. Ejecución de pruebas de recorrido para establecer los hallazgos. ........................... 58 5.2.3.1. Programa de ejecución. .......................................................................................... 58 5.2.3.1.1. Comprobar el mecanismo de control del proceso de compras de la mercadería.……………………………………………………………………………....…59 5.2.4. Comunicar los resultados obtenidos en la evaluación del control interno en el área del inventario. ............................................................................................................................ 68 5.2.4.1. Carta a la Gerencia................................................................................................. 68 5.2.4.2. Informe de la evaluación del control interno……………………………………...69 5.2.4.3. Propuesta del proceso de compras. ........................................................................ 71 5.2.4.4. Propuestas de procesos……………………………………………………………75 5.2.4.4.1. Propuesta del proceso de almacenamiento. ......................................................... 75 5.2.4.4.2. Propuesta del proceso de ventas. ......................................................................... 78 6.

DISCUSIÓN ................................................................................................................. 80

xi 7.

CONCLUSIONES ........................................................................................................ 82

RECOMENDACIONES ............................................................................................... 83

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ......................................................................... 84

10. ANEXO ........................................................................................................................ 87

xii ÍNDICE DE TABLAS Tabla 1. Tipo de Auditoría ................................................................................................... 10 Tabla 2. Modelos de control interno .................................................................................... 13 Tabla 3. Componentes del COSO ERM .............................................................................. 16 Tabla 4. Normativas de inventarios. .................................................................................... 21 Tabla 5. Población ............................................................................................................... 25 Tabla 6. Operacionalización de variable dependiente e independiente ............................... 26 Tabla 7. Programa de planificación. .................................................................................... 30 Tabla 23. Programa de evaluación y control interno. .......................................................... 50 Tabla 28. Programa de ejecución. ........................................................................................ 58 Tabla 34. Propuesta de proceso de compras. ....................................................................... 71 Tabla 35. Propuesta de almacenamiento. ............................................................................. 75 Tabla 36. Propuesta de proceso de ventas. .......................................................................... 78

xiii ÍNDICE DE TABLAS DE PAPELES DE TRABAJO Tabla 8. Papel de trabajo N° 1. Historia, misión y visión de la empresa. ............................ 31 Tabla 9. Papel de trabajo N° 2. Carta a la gerente. .............................................................. 32 Tabla 10. Papel de trabajo N° 3. Estructura organizacional. ............................................... 33 Tabla 11. Papel de trabajo N° 4. Funciones de gerencia, contador y auxiliar. .................... 34 Tabla 12. Papel de trabajo N° 5. Funciones de los departamentos. ..................................... 35 Tabla 13. Papel de trabajo N° 6. Restricciones de los departamentos. ................................ 36 Tabla 14. Papel de trabajo N° 7. Información sobre la empresa. ........................................ 37 Tabla 15. Papel de trabajo N° 8. Resumen de las actividades. ............................................ 38 Tabla 16. Papel de trabajo N° 9. Narrativa de compras. ...................................................... 39 Tabla 17. Papel de trabajo N° 10. Flujograma de compras. ................................................ 40 Tabla 18. Papel de trabajo N° 11. Narrativa de almacenamiento. ....................................... 43 Tabla 19. Papel de trabajo N° 12. Flujograma de almacenamiento. .................................... 44 Tabla 20. Papel de trabajo N° 13. Narrativa de ventas. ....................................................... 46 Tabla 21. Papel de trabajo N° 14. Flujograma de ventas. .................................................... 47 Tabla 22. Papel de trabajo N° 15. Principales políticas y prácticas contables. ................... 49 Tabla 24. Papel de trabajo N° 16. Cuestionario de Control Interno. ................................... 51 Tabla 25. Papel de trabajo N° 17. Matriz del nivel de confianza y riesgo........................... 54 Tabla 26. Papel de trabajo N° 18. Matriz de recomendaciones. .......................................... 55 Tabla 27. Papel de trabajo N° 19. Marcas de auditoría. ...................................................... 57 Tabla 29. Papel de trabajo N° 20. Mecanismo de control del proceso de compras. ............ 59 Tabla 30. Papel de trabajo N° 21. Mecanismo de control del proceso de almacenamiento.61 Tabla 31. Papel de trabajo N° 22. Mecanismo de control del proceso de ventas. ............... 65 Tabla 32. Papel de trabajo N° 23. Revisión facturas de ventas. .......................................... 66 Tabla 33. Papel de trabajo N° 24. Revisión de facturas de ventas que cumplen con el proceso. .............................................................................................................................................. 67

xiv

ÍNDICE DE ANEXOS Anexo 1. Declaración de adecuación al formato y guía del trabajo de titulación ............... 87 Anexo 2. Carta de aprobación .............................................................................................. 88 Anexo 3. Carta de Impacto .................................................................................................. 89 Anexo 4. Árbol del problema............................................................................................... 90 Anexo 5. Área de madera..................................................................................................... 90 Anexo 6. Área de metales. ................................................................................................... 91 Anexo 7. Entrevista a la gerente. ......................................................................................... 92 Anexo 8. Entrevista a la contadora. ..................................................................................... 94 Anexo 9. Encuesta al departamento de facturación. ............................................................ 96 Anexo 10. Encuesta a la auxiliar contable. .......................................................................... 97 Anexo 11. Encuesta al bodeguero. ....................................................................................... 98 Anexo 12. Encuesta al proveedor de madera. ...................................................................... 99 Anexo 13. Encuesta al proveedor de metales. ................................................................... 100 Anexo 14. Encuesta a clientes. .......................................................................................... 101

1. INTRODUCCIÓN La presente investigación tuvo como finalidad realizar una evaluación del sistema de control interno y mejora en la gestión de inventarios de la empresa MEGA MADERAS Brito López S.A., cuyo giro de negocio es la venta de maderas y metales al por mayor - menor y productos de la elaboración primaria de madera tableros aglomerados. A continuación, se detalla cómo está distribuido el trabajo de investigación: El planteamiento del problema, se divide en la delimitación del problema, las preguntas directrices, siguiendo con la justificación que establece las razones por lo que se realiza este estudio, acompañada por el objetivo general y objetivos específicos que se trazaron para lograr cumplir con la meta planteada. En referente al marco referencial, está compuesto por los antecedentes que se basa en investigaciones antes realizadas, a más del marco teórico que es la revisión de la literatura o fundamentos teóricos que sirve de guía para el procedimiento y obtención de resultados ante la problemática planteada correspondiente al tema de investigación. En cuanto a la metodología de la investigación, está estructurado por los métodos y técnicas que se emplearon para la recolección de datos. Considerando el enfoque, diseño y tipo de investigación, adicionalmente se determinó la población y muestra, así como también operacionalización de las variables dependientes e independientes que describe las técnicas e instrumentos de recogida de datos, por último, las técnicas de análisis de datos. Finalmente, en los resultados se empleó la encuesta y entrevista; con aquella información se procedió a realizar el cuestionario COSO II con la finalidad de verificar el nivel de riesgo y la confiabilidad de la empresa, con este instrumento se realizó pruebas de recorrido para detectar los riesgos existentes en los procesos de compras, almacenamiento y ventas, a más de la elaboración del informe de Auditoría se reveló los atributos de hallazgos.

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 2.1.

Delimitación del problema En un mundo globalizado para obtener posicionamiento en el mercado y crecimiento

económico, es relevante tener un sistema de control interno en las empresas y adaptarse a los diferentes cambios que surgen al pasar de los años. Así mismo regular los recursos para evitar pérdidas o fraudes, a su vez detectar las desviaciones que se presentan y que puedan afectar al cumplimiento de los objetivos de la misma. Pérez (2013) menciona que realizó varios estudios a nivel nacional sobre el control de inventarios, ya que en la actualidad las organizaciones se han visto en la necesidad de darle importancia al buen manejo del sistema de control interno, pues este disminuye completamente el nivel de peligros a los que las organizaciones son expuestas. La razón del sistema de control interno es reducir el nivel de extorsión y robo de activos en organizaciones que, debido a la ausencia de control en sus operaciones, esto puede superarse aplicando una serie de propuestas que se suman a mejorar y perfeccionar sus ejercicios operativos. En las empresas es común encontrar problemas con el control de los inventarios, debido a la falta de profundidad en los métodos empleados y por la inestabilidad del personal que labora en estas áreas. Es importante considerar que la falta de existencia de un manual procedimental para el control de los inventarios que permita evitar las desviaciones de los recursos materiales de forma oportuna. (Novo, 2016) La empresa Mega Maderas Brito López S.A, es una empresa comercial ubicada en la provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas en la Av. Abraham Calazacón, se dedica a la venta al por mayor de productos de la elaboración primaria de madera y tableros aglomerados. Legalmente registrado en el Servicio de Rentas Internas como persona natural obligada a llevar contabilidad. En la actualidad la empresa presenta una situación económica firme, sin embargo, muestra ciertas deficiencias en el sistema de gestión de los inventarios, lo que afecta de manera significativa al desarrollo productivo de la empresa, por ello se realizó una evaluación del sistema de control interno para mejorar la gestión de inventarios, a continuación, se describen los problemas que tiene la empresa: •

No existe un manual de procedimientos por la que el personal actúa de acuerdo con criterio y órdenes empíricos.

3 •

La falta de asignación de funciones provoca la duplicidad en el registro de ingresos, codificación de productos y por ende de ventas, con valores diferentes de la mercadería.

•

Existe un registro inadecuado del movimiento interno y externo de la mercadería, provocando desconocimiento de las existencias reales.

•

No revisan la integridad de la mercadería en recepción, lo que genera pérdida por productos defectuosos que no pueden ser vendidos, ni cambiados, ni devueltos.

2.2.

Preguntas de investigación

2.2.1. Pregunta general. •

¿De qué forma la evaluación del control interno contribuirá a mejorar la gestión de inventarios en la empresa MEGA MADERAS Brito López S.A.?

2.2.2. Preguntas específicas. •

¿De qué forma se podrá comprender el manejo de los inventarios en la empresa?

•

¿Cómo se podrá evaluar los riesgos en la gestión de inventarios?

•

¿De qué manera se pueden determinar los hallazgos en cada proceso del ciclo de inventarios?

•

¿Cómo se podrá dar a conocer a la gerencia las debilidades encontradas en la evaluación del control interno?

2.3.

Justificación de la investigación Actualmente se considera a las PYMES como el sector más productivo en la economía

de un país, por el impacto que tiene tanto en países desarrollados como en los países en vías de desarrollo. Esto se ve reflejado en el Producto Interno Bruto (PIB) con una tasa del más del 25%; y, a su vez, es generadora de empleo ya que abarca un 70% de la Población Económicamente Activa (PEA) del país. En Ecuador, el 39% de los empleos son generados por microempresas, mientras que el 17% a pequeñas y 14% a medianas (Revista Espacios, 2017). Según Novo (2016) menciona el correcto control interno debe ser aplicada en todas las áreas de la organización, todos los empleados deben comprender su papel dentro de la estructura organizacional, para garantizar la efectividad, eficiencia y transparencia en las operaciones, con el objetivo que prevenir posibles riesgos que afecten a la empresa y lograr metas establecidas.

4 Por lo tanto el presente trabajo de titulación se relaciona con el objetivo 5 del Plan Nacional de Desarrollo Toda una vida 2017-2021 que consiste en “Impulsar la productividad y competitividad para el crecimiento económico sostenible de manera redistributiva y solidaria”, lineándose con la política 5.2 Promover la productividad, competitividad y calidad de los productos nacionales, como también la disponibilidad de servicios conexos y otros insumos, para generar valor agregado y procesos de industrialización en los sectores productivos con enfoque a satisfacer la demanda nacional y de exportación. Igualmente va enfocado a la política 5.8 que menciona como fomentar la producción nacional con responsabilidad social y ambiental, potenciando el manejo eficiente de los recursos naturales y el uso de tecnologías duraderas y ambientalmente limpias, para garantizar el abastecimiento de bienes y servicios de calidad (Secretaria Nacional de Planificación y Desarrollo SENPLADES, 2017). Sin dejar de mencionar que el plan de desarrollo, Cantonal Provincial de Santo Domingo de los Tsáchilas tiene relación con el trabajo de investigación, ya que desea fortalecer la economía de la ciudad siendo parte de la agenda zonal 4, busca el cambio de la matriz productiva, que involucra al fortalecimiento de sectores con alta productividad y de inclusión económica, por lo tanto, es necesario impulsar las condiciones de competitividad. Con ello ayudara a la empresa llevar un mejor control en el área de los inventarios para un beneficio propio. (Agenda de Igualdad, 2015) Para llevar a cabo esta investigación de acuerdo a las normas internacionales de contabilidad el objetivo es prescribir el tratamiento contable de los inventarios, ya que fundamental en la contabilidad de los inventarios es la cantidad de costo que debe reconocerse como un activo, para que sea diferido hasta que destinados ingresos frecuentes sean reconocidos. Esta norma suministra una guía práctica para la determinación de ese costo, así como para el subsiguiente reconocimiento como un gasto del periodo, incluyendo también cualquier deterioro que rebaje el importe en libros al valor neto realizable. (NIC 2)

5 El propósito fundamental que tiene el presente trabajo de titulación es garantizar la eficiencia y eficacia, a través del análisis del control de stock, flujos de entradas, almacenamiento y salidas de inventarios de la empresa “Mega Maderas Brito López S.A”, con el fin de determinar las áreas críticas y proponer los lineamientos que ayuden a que la empresa mejore en la revisión de sus existencias y registrar correctamente las salidas de mercadería, para brindar a sus clientes seguridad al momento de realizar la compra y generar los reportes necesarios al culminar una venta. En base a los antecedentes antes mencionados se presentan los siguientes objetivos:

2.4.

Objetivos de la investigación

2.4.1. Objetivo General. •

Evaluar el sistema de control interno de la gestión de inventarios de la empresa MEGA MADERAS Brito López S.A., de la Ciudad de Santo Domingo, año 2018.

2.4.2. Objetivos Específicos. • Conocer los procesos operacionales en la gestión de inventarios de la empresa. • Aplicar el modelo COSO II para identificar las áreas críticas en la gestión de inventarios. • Realizar pruebas de recorrido para el establecimiento de los hallazgos en los procesos de la gestión de inventarios. • Comunicar los resultados obtenidos en la evaluación del sistema de control interno en el área de inventario.

3. MARCO REFERENCIAL 3.1.

Antecedentes La administración del inventario es un tema importante cuando se trata de evitar

problemas financieros en las organizaciones, es un componente fundamental en la productividad de una empresa, ya que es el activo de menor liquidez, contribuye a generar rentabilidad. Es el motor que mueve a la organización, pues es la base para la comercialización de la empresa y permite obtener ganancias. (Durán, 2012) En la actualidad hay empresas que se dedican a la compra y venta de productos, pero no realiza un control de la gestión de inventarios conforme al giro del negocio, por lo que al momento de comercializar lo hacen de manera empírica. La gestión de inventarios implica hacer un seguimiento de toda la mercadería que posee la empresa, es importarte invertir en este proceso y hacer del sistema de gestión algo útil y eficaz para poder reducir tiempo a la hora de buscar un producto, conocer la ubicación y evitar la rotura de stock. (Vásquez, 2016) Por lo relevante del argumento y porque en años anteriores se han realizado investigaciones con el tema antes mencionado se señala trabajos similares de distintas universidades del Ecuador que son las siguientes: Apunte y Rodríguez (2016) realizaron un estudio sobre la implementación de un sistema de control de inventarios para la mejora de la gestión administrativa en el Sindicato de Choferes Profesionales del Ecuador, debido a que por muchos años han venido registrando de una manera veras en los ingresos y egresos de los activos fijos. Los resultados obtenidos de la investigación, conduce a evidenciar que la implementación de un sistema de control de inventarios en la entidad es muy efectiva, por lo tanto, se realizó un adecuado control de los bienes, generando eficiencia en la gestión administrativa, teniendo información oportuna y veraz para de esta manera tomar decisiones óptimas de los bienes de acuerdo al Reglamento General de bienes. Barzallo y Solórzano (2016) realizaron un estudio cuyo objetivo es analizar el control de inventarios, contextualizado en el sector de distribución farmacéutica de la provincia del Guayas-Ecuador, a fin de determinar su incidencia en los costos y en la rentabilidad de las empresas. Los resultados obtenidos, presentan los principales inconvenientes del control de

7 inventarios en la distribución farmacéutica, que se centran en la carencia de mecanismos de control, asociado con el tiempo de rotación. Cedeño y Ojeda (2016) en el trabajo de investigación el principal problema de la entidad es el control ineficaz de la mercadería del almacén, lo que crea incertidumbre en la disponibilidad de los artículos, mal organización en el almacenamiento de los pedidos que llegan, lo que ocasiona pérdida de tiempo al buscar los productos. Por ello se recomienda a la empresa LUJOCAR elaborar un manual de funciones y descripciones de puestos e implementar la utilización de un software contable con la finalidad de mejorar el registro de las entradas y salidas de mercadería. De acuerdo a Bejarano y Díaz (2017) en el estudio de investigación de la empresa ANDELAS CIA. LTDA., ubicada en la ciudad de Ambato, es una fábrica textil dedicada a la producción y comercialización de telas, su principal problema es la gestión de inventarios ya que la misma produce causas notorias en cuanto a la confusión de saldos, inventarios físico, duplicidad de funciones e incorrecta clasificación y almacenamiento del mismo, lo cual se propuso mejorar el control de entrada y salidas de la mercadería mediante registros, realizar una inspección periódica de los inventarios físicos para que la empresa pueda alcanzar sus objetivos planteados y realizar una buena toma de decisiones. Flores y Paredes (2017) el trabajo de titulación fue desarrollado en la empresa ELECTROHOGAR dedicada a la comercialización y distribución de electrodomésticos, los principales problemas que posee son: la inexistencia de una estructura organizacional, inadecuada descripción de funciones y la falta de lineamiento y políticas que gestiones los procesos de la mercadería, lo cual se propuso mejorar el sistema de control interno de la empresa, a través de una estructura organizacional, guía de funciones, establecimiento de políticas y diseño de documentos, así proponer procedimientos que permitan alcanzar niveles de eficiencia en el control de área de inventarios.

3.2.

Marco teórico

3.2.1. Auditoría. 3.2.1.1.

Definiciones de auditoría. El vocablo auditorio es un sinónimo de examinar, verificar, investigar, consultar, revisar, comprobar y obtener evidencias sobre informaciones, registros, procesos, circuitos, etc. Hoy en día, la palabra auditoría se encuentra relacionada con diversos procesos de revisión o verificación que, aunque todos ellos tienen en común el estar de una u otra forma vinculados a la empresa, pueden diferenciarse en función de su finalidad económica inmediata. (De la

Peña, 2011, p. 5) La auditoría es la actividad por la cual se verifica la corrección contable de las cifras de los estados financieros, es la revisión de la misma de los registros y fuentes de contabilidad para determinar qué tan razonable son las cifras que presentan los estados financieros emandados de ellos. (Mendívil, 2010, p. 1)

Gracias a las definiciones de estos dos autores, podemos definir que la auditoría es considerada una actividad que se enfoca en verificar, examinar, investigar la corrección contable de las cifras de los estados financieros, registros y fuentes de la contabilidad, para determinar la razonabilidad y la confiabilidad de los resultados elaborados por ellos mismo. 3.2.1.2.

Fases de la auditoría.

Según Pallerola & Monfort (2013) la planificación de una auditoría de cuentas suele comprender las siguientes fases: •

Fase de planificación de todos los trabajos a realizar: dicho trabajo se suele realizar habitualmente en las oficinas del autor.

•

Fase de ejecución del trabajo de revisión: dicho trabajo se efectúa siempre que sea posible en las dependencias del cliente a excepción que sea una empresa de servicios y la contabilidad pudiera estar centralizada en una sociedad matriz, en cuyo caso una gran parte de la documentación pudiera ser remitida a las oficinas del auditor.

•

Fase de comunicación de los resultados obtenidos: habitualmente dicha reunión de trabajo se suele realizar en las dependencias del cliente y en el supuesto de requerir una mayor confidencialidad, en las oficinas del auditor.

•

Fase de redacción del informe: dicho trabajo se realiza siempre en el despacho del auditor o firma de auditoría.

•

Fase de control de calidad: una vez finalizados todos los trabajos es necesaria y obligatoria una revisión por parte de otro auditor al objeto de tener la seguridad que

9 se ha cumplido con las normas de auditoría actualmente vigentes, siendo esta fase una de las más importantes por su función de supervisión de toda la auditoría (p.35). Arens, Elder y Beasley (2010) el proceso de auditoría comprende cuatro fases específicas: •

Fase I: Planeación y diseño de un método de auditoría.

•

Fase II: Realización de pruebas de los controles y pruebas sustanciales de las operaciones.

•

Fase III: Realizar procedimientos analíticos y verificaciones de detalles de saldos.

•

Fase IV: Terminación de la auditoría y emisión del dictamen de auditoría. (p. 151)

3.2.1.3.

Objetivos de Auditoría.

Según Pallerola y Monfort (2013) los objetivos que se habrá de tener en cuenta a la hora de realizar la auditoría de las existencias serán: •

Existencia: que los bienes existan; todas las existencias incluidas en el Balance están en poder de la Sociedad o de terceros específicos audtorizados, tránsito,consignación, etc., y se espera venderlos o utilizarlos dentro del proceso productivo.

•

Propiedad: la entidad es propietaria, o tiene derecho legal a todas las existencias registradas en el Balance. Las existencias estan libres de gravámenes, prendas, pignoraciones, etc. O, si existen restricciones, se desglosan en las notas de la Memoria.

•

Integridad: que no se haya omitido la contabilización de bien alguno al cierre del ejercicio; todas las existencias de propiedad de la entidad están incluidas en el Balance.

•

Valoración: que se hayan aplicado los criterios de valoración establecidos en el PGC;

•

Presentación y desglose: las existencias están correctamente clasificadas, descritas y desglosadas en las Cuentas anuales y notas de la Memoria de conformidad con principios contables aceptados, uniformemente aplicados.

•

Correlación y comprobación: que se haya practicado un adecuado corte de existencias de forma satisfactoria. (p.80) Franklin (2013) establece que los tipos de auditoría se distinguen según su función de

la naturaleza de la organización, entorno competitivo y forma de gestión, es factible ampliar el espectro de la auditoría administrativa para fortalecer su área de influencia con otro tipo de auditorías. (Ver tabla 1):

10 Tabla 1. Tipo de Auditoría Tipo

Concepto

Auditoría de desempeño

Revisión y evaluación de los aspectos críticos para el cumplimiento de la misión y visión, basadas en un análisis de los resultados de la organización respecto a los estándares establecidos.

Auditoría de gestión de calidad

Proceso sistemático, documentado y de verificación objetiva para obtener y evaluar la evidencia de la auditoría y determinar cuáles actividades específicas, eventos, condiciones, sistemas y programas gerenciales, de calidad o información referente a estos aspectos, cumplen con los criterios de auditoría y la comunicación de los resultados de este proceso al cliente.

Auditoría de riesgo

Es la que se lleva a cabo para prever una situación que pudiera ser desfavorable a un determinado ente o a la administración pública en su conjunto.

Auditoría operacional

Examen y evaluación sistémica de la totalidad o parte de las operaciones o actividades de una organización, proyecto, programa, inversión o contrato, en particular de las unidades integrantes u operacionales específicas, con el propósito de determinar los grados de efectividad y economía alcanzados.

Auditoría integral

Evaluación multidisciplinaria, independiente y bajo un enfoque sistémico del funcionamiento de una organización pública, privada o social y de su relación con el entorno, con el objeto de proponer alternativas para el logro puntual de sus fines y el mejor aprovechamiento de sus recursos.

Nota. Fuente: Auditoría administrativa evaluación y disgnóstico empresarial por (Franklin, 2013, p. 18).

3.2.1.4.

Evidencia de auditoría.

“La evidencia en la auditoría integral comprenderá documentos fuente y registros contables subyacentes a los estados financieros, información susceptible de ser corroborada de otras fuentes, procedimientos sobre el manejo de las áreas o divisiones e indicadores de gestión” (Blanco, 2014, p. 18). Esta Norma Internacional de Auditoría (NIA) explica lo que constituye evidencia de auditoría en una auditoría de estados financieros, y trata de la responsabilidad que tiene el auditor de diseñar y aplicar procedimientos de auditoría para obtener evidencia de auditoría suficiente y adecuada que le permita alcanzar conclusiones razonables en las que basar su opinión. (Auditoría, 2013, p. 2)

3.2.2. Definiciones de control interno. El control interno se define ampliamente como un proceso realizado por el consejo de directores, administradores y otro personal de una entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable mirando el cumplimiento de los objetivos en las siguientes categorías: •

Efectividad y eficiencia de las operaciones.

11 •

Confiabilidad de la informacion financiera.

•

Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. (Mendívil, 2010, p. 4) Esta definicion refleja ciertos conceptos fundamentales:

•

El control interno es un proceso. Constituye un medio para un fin, no un fin en sí mismo.

•

El control interno es ejecutado por personas. No son solamente manuales de políticas y formas, sino personas en cada nivel de una organización.

•

Del control interno puede esperarse que porporciones solamente seguridad razonable, no seguridad absoluta, a la administración y al consejo de una entidad.

•

En control interno está engranado para la consecución de objetivos en una o más categorías separadas pero interrelacionadas. (p.14) El control interno es un proceso que no debe considerarse como un sistema aislado, temporal y ajeno a los demas sistemas de la administración (planificación, organización, dirección, coordinación y control y evaluación). El control interno no es un elemento añadido sino incorporado a los procesos, que puede incidir en la consecucion de los objetivos y apoyar las iniciativas de calidad a la vez que repercute en la obtencion de costos y tiempos de respuestas. (Maldonado, 2001, p. 43) La contraloría del Estado establece que: El artículo 8 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado establece que "El control interno constituye un proceso aplicado por la máxima autoridad, la dirección y el personal de cada institución, que proporciona seguridad razonable de que se protegen los recursos y se alcancen los objetivos institucionales. Constituyen elementos del control interno: el entorno de control; la organización; la idoneidad del personal; el cumplimiento de los objetivos institucionales; los riesgos institucionales en el logro de tales objetivos institucionales y las medidas adoptadas para afrontarlos; el sistema de información; el cumplimiento de las normas jurídicas y técnicas; y, la corrección oportuna de las deficiencias de control”. (MGAG, PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA).

“El control interno, por sí mismo, si bien es importante y podría ser útil, no tiene mucho valor. Se justifica como medio para alcanzar un fin (los objetivos del negocio) y cuando aporta valor.” (Mantilla, 2013, p. 60). Este aporte se entiende en dos direcciones, la primera, la generación de valor para el cliente. En el caso concreto del control interno, ayudar al logro de los objetivos del negocio. El COSO le lleva mucha ventaja a los demás criterios de control, dado que está enfocado en los objetivos del negocio. La segunda dirección se refiere a la agregación de valor para accionista. El logro de los objetivos de negocio requiere garantizar, en términos de

12 seguridad razonable, que se protege el patrimonio de los propietarios y que se agrega valor al mismo. El estudio del control interno se realiza necesariamente con carácter previo a los procedimientos de auditoría, cuyo fin es el de verificar las cuentas anuales, permitiendo estos ratificar las constataciones en él establecidas. Para ello, generalmente se utilizan unos cuestionarios de control interno. (Montaño, 2014, p. 18)

Rodríguez (2009) afirma que el instituto Mexicano de Contadores Públicos define al control interno: Comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adopten en un negocio para salvaguardar sus activos, verificar la confiabilidad de su información financiera, promover eficiencia y provocar adherencia a las políticas prescritas por la administración. (p. 48)

3.2.2.1.

Responsabilidad en la implantación del control interno.

El artículo 4 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado establece que “cada institución del Estado asuma la responsabilidad por la existencia y mantenimiento de su propio de control interno”. De igual manera el artículo 6 expresa que “en el marco de las normas, reglamentos, disposiciones y más instrumentos indicados, cada institución del Estado, cuando considere necesario, dictará las normas, las políticas y los manuales específicos para el control de las operaciones a su cargo. La Contraloría General verificará la pertinencia y la correcta aplicación de las mismas”. El artículo 8 de la antes mencionada ley, indica que “el control interno, será responsabilidad de cada institución del Estado, y tendrá como finalidad primordial crear las condiciones para el ejercicio del control externo a cargo de la Contraloría General del Estado”. (MGAG, PLANIFICACIÓN DE LA AUDITORÍA) Para la auditoría administrativa a través del tiempo, se deben sumar de manera especial los modelos de control interno, asumiendo que éste promueve y fomenta el funcionamiento efectivo en las organizaciones al regular sus actividades y fomentar un claro rendimiento de cuentas (Franklin, 2013, p. 12). (Ver tabla 2):

13 Tabla 2. Modelos de control interno Modelos del control interno

Definición

Referencia

COSO 1992

Surge como una iniciativa del Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commision (COSO) en Estados Unidos. Para definir la metodología con el propósito de revisar el control interno de una organización.

(Franklin, 2013, p. 13)

CADBURY 1992

Desarrollado en 1992 por el llamado Comité Cadbury en Inglaterra como respuesta a los escándalos y fraudes cometidos en el mundo corporativo a finales de la década de 1980 y principios de la siguiente, adopta una interpretación más amplia del control al contar con mayores especificaciones en la definición de su enfoque sobre el sistema de control de tipo financiero y otros.

(Franklin, 2013, p. 13)

COCO 1995

Este modelo surge en Canadá, en noviembre de 1995, como parte del trabajo del Instituto Canadiense de Contadores Certificados. Busca desarrollar un análisis más específico de los elementos del control interno que propone el informe coso, enfocándose en: propósito, compromiso, aptitud, acción, evaluación y aprendizaje.

(Franklin, 2013, p. 13)

COBIT 1996

Surge en 1996 y es un marco de control interno para las tecnologías de información. Su propósito fundamental se enfoca en que estas promueven los procesos de la organización para producir información útil en el logro de los objetivos.

(Franklin, 2013, p. 14)

TURNBULL

Tiene como objetivo ayudar a las compañías públicas en la atención de requerimientos sobre control interno.

(Franklin, 2013, p. 14)

Autoevaluación de controles AEC

Se orienta a brindar una seguridad razonable para que se alcancen los objetivos de control interno a través de la aplicación de diagnósticos del control interno.

(Franklin, 2013, p. 14)

SAC

Ofrece asistencia a los auditores internos sobre el control y auditoría de los sistemas y tecnología informática.

(Franklin, 2013, p. 14)

KING

Desarrollado en Sud África, surgieron ante la necesidad de contar con un modelo de gobierno corporativo.

(Franklin, 2013, p. 14)

KONTRAG

Surge como consecuencia de la Ley de control y transparencia en los negocios, en Alemania, su objetivo es mejorar a la organización con el fin de evitar crisis corporativas.

(Franklin, 2013, p. 15)

Nota. Fuente: Auditoría administrativa evaluación y disgnóstico empresarial por (Franklin, 2013, p. 13-15)

14 3.2.2.2.

Componentes del control interno.

Según Mantilla (2012) componentes del control interno son: • •

• • •

Ambiente de control: da el tono de una organización, influenciando la conciencia de control de sus empleados. Es el fundamento de todos los demas componentes del control interno, proporcionando disciplina y estructura. Valoracion de riesgos: cada entidad enfrenta una variedad de riesgos de fuentes externas e internas, los cuales deben valorarse. Una condicion previa a la valoracion de riesgos es el establecimiento de objetivos, enlazados en distintos niveles y consistentes internamente. La valoracion de este, es la identificacion y el analisis de los riesgos relevantes para la consecusión de los objetivos, constituyendo una base para determinar cómo se deben administrar los riesgos. Actividades de control: son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que las directivas administrativas se lleven a cabo. Ayudan a asegurar que se tomen las acciones necesarias para orientar los riesgos hacia la consecución de los objetivos de la entidad. Información y comunicación: debe identificarse, capturarse y comunicarse informacion pertinente en una forma y en un tiempo que le permita a los empleados cumplir con sus responsabilidades. Monitoreo: los sistemas de control interno deben monitorearse, proceso que valora la calidad del desempeño del sistema en el tiempo. Es realizado por medio de actividades de monitoreo ongoing, evaluaciones separadas o combinacion de las dos.

Según la contraloria general del estado, constituyen elementos del control interno, los siguientes: •

El entorno de control,

•

La organización,

•

Idoneidad del personal,

•

El cumplimiento de los objetivos institucionales,

•

Los riesgos institucionales en el logro de tales objetivos y las medidas adoptadas para afrontarlos,

•

El sistema de información,

•

El cumplimiento de las normas jurídicas y técnicas, y, - La corrección oportuna de las deficiencias de control. El SAS 78 determina que el control interno consta de cinco componentes relacionados

entre sí, estos se derivan del estilo de la alta dirección y están integrados en el proceso de gestión y son afectados por el tamaño de la entidad: •

Ambiente de control,

•

Evaluación de los riesgos,

•

Actividades de control,

15 •

Información y comunicación, y,

•

Monitoreo o Supervisión.

3.2.2.3.

Objetivos del control interno.

Estupiñán (2012) afirma que los objetivos del control interno son: •

Proteger los activos y salvaguardar los bienes de la institución.

•

Verificar la razonabilidad y confiabilidad de los informes contables y administrativos.

•

Promover la adhesión a las políticas administrativas establecidas.

•

Lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados. (p.19)

3.2.2.4.

Clases de control interno.

Díaz (2011) afirma que no obstante la amplitud y las dimensiones que puede tener el control interno de una entidad, existen dos clases de control interno : •

Control administrativo: orientan a buscar la eficiencia de funcionamiento, asegurando la adhesión de todos los estamentos en la entidad a las disposiciones de la dirección. Comprende la normativa y prockedimientos existentes en una entidad y normalmente, solo influye de forma indirecta sobre los registros contables.

•

Control contable: estan orientados a garantizar la protección de los activos y la fiabilidad de la información. Comprende el plan de organización y todos aquellos métodos y procedimientos cuya misión sea la salvaguarda de los bienes y la fiabilidad de los registos contables. (p.309)

3.2.2.5.

Modelo COSO II-ERM. Es un proceso efectuado por la junta de directores, la administración y otro personal de la entidad aplicando la definición de la estrategia y a través del emprendimiento, diseñado para identificar los eventos potenciales que pueden afectar la entidad y para administrar los riesgos que se encuentran dentro del apetito por el riesgo, para proveer seguridad razonable en relación con el logro del objetivo de la entidad. (Estupiñán, 2012, p. 66)

3.2.2.6.

Fundamentos del E.R.M.

Estupiñán (2012) afirma: “Las empresas con ánimo o sin ánimo de lucro deben propender a crear valor a sus protectores, dueños o accionistas, así como la de enfrentar y superar las incertidumbres,

16 desafiándolas con preparación suficiente, para poder proveer una estructura conceptual” (p. 67). 3.2.2.7.

Beneficios de la E.R.M.

Según Estupiñán (2012) establece que el E.R.M representa beneficios importantes para operar más efectivamente en entornos llenos de riesgos, representando capacidad enriquecida para: a) Alinear el apetito por el riesgo y la estrategia. b) Vincular crecimiento, riesgo, retorno. c) Enriquecer las decisiones de respuesta frente al riesgo. d) Minimizar sorpresas y pérdidas operacionales. e) Identificar y administrar los riesgos de los impactos. f) Proveer respuestas integradas para los riesgos múltiples. g) Sopesar oportunidades. h) Racionalizar el capital. (p. 67) 3.2.3. Componentes del COSO ERM. Tabla 3. Componentes del COSO ERM Componentes

Concepto

Entorno interno

Es el fundamento de los otros componentes, creando disciplina y organizando adecuadamente la estructura empresarial, determinando las estrategías y los objetivos, como también actuando sobre los riesgos; los elementos que influyen son los valores éticos de la entidad, la competencia y desarrollo del personal, el estilo de operación de la administración, la manera de asignar autoridad y responsabilidad y filosofía de administración del riesgo.

Definición de objetivos

Dentro del contexto de la misión y visión se establecen objetivos estratégicos, seleccionan estrategias y establecen objetivos relacionados, alineados y vinculados con la estrategia, asi como los relacionados con las operaciones que aportan efectividad y eficiencia de las actividades, mejorando la presentación de resportes interno y externos.

Identificación de eventos

La alta gerencia reconoce que existen incertidumbres que afectan el logro de objetivos, bajo esta metodología se considera eventos pasados y futuros, los mismos que tienen un impacto que debe ser evaluado.

Valoración de riesgos

Para conocer los eventos potenciales que pueden afectar el cumplimiento de objetivos, se evalúan los riesgos bajo prespectivas de probabilidad e impacto, con base en información pasada cuantitativa o cualitativa.

Respuesta al riesgo

Se determinan las posibles opciones o respuestas en relación con los riesgos de la entidad, la administración determinará las respuestas al riesgo, evitar, reducir, aceptar o compartir el riesgo; también se considera el efecto de probabilidad e impacto.

Actividades de control

Son políticas y procedimientos que ayudan a asegurar que se están ejecutando de manera adecuada las respuestas a los riesgos, forman parte del proceso para alcanzar los objetivos de la empresa.

Información y comunicación

Si identifica y comunica las fuentes de información, en la forma y tiempo que le permita al personal llevar a cabo sus responsabilidades, de modo que se logre una comunicación en todos los niveles para responder a los riesgos.

Monitoreo

Proceso que valora tanto la presencia como el funcionamiento de los componentes y de su calidad de desempeño en el tiempo, a través de evaluación continua, periódica o separada en todos los niveles para determinar la eficacia del diseño y operación de la estructura de control interno, encaminada a una adecuada identificación y tratamiento de los riesgos, que requerirán de una modificación del procedimiento.

Nota. Adaptado de Control interno y fraudes con base en los ciclos tradicionales Análisis de informe COSO I y COSO II por R. (Estupiñán, 2012, p. 68-71).

De cierta forma, en relación a la estructura, tamaño o naturaleza, enfrentan los riesgos, para ellos el COSO ERM, tiene el objetivo de identificar, analizar y alcanzar una efectiva administración de riesgos. 3.2.3.1.

Métodos que permiten evaluar el sistema de control interno.

Estupiñán (2012) establece que existen tres métodos de evaluación del sistema de control interno por medio de: •

Cuestionario

•

Narrativa o descriptivo

•

Grafico o diagrama de flujo

3.2.3.1.1. Método de cuestionario. “Este método consiste en diseñar cuestionarios con baseen preguntas que deben ser contestadas por los funcionarios y personal responsable de las distintas áreas de la empresa bajo examen” (Estupiñán, 2012, p. 160). Las preguntas estan formuladas para que las respuestas afirmativas indique un punto óptimo en el sistema de control interno y una respuesta negativa indique una debilidad o un aspecto no muy confiable, las preguntas que no son aplicables se señalan con NA.

18 Sánchez y Alvarado (2014) afirma : El auditor preparará un cuestionario, que podrá ser complementado con la descripción de los procesos y ciclos de actividad y por la confección de flujogramas, con el conjunto de preguntas que le permiten comprobar la existencia, razonabilidad y cumplimiento de las normas de control interno. (p. 256)

Por otra parte “El cuestionario fue diseñado para obtener input adicional sobre un número limitado de asuntos que, como resultado de la información obtenida en las fases previas, el equipo del proyecto identificó que necesitaban clarificación y explicaciones adicionales”. (Mantilla, 2012, p. 125). El autor menciona que el cuestionario es enviado por correo a los ejecutivos corporativos, incluyendo directores ejecutivos jefe, directores financieros jefe, contralores y directores de auditoría interna, miembros del consejo de directores, legisladores y reguladores, auditores externos y académicos. 3.2.3.1.2. Método narrativo o descriptivo. “Es la descripción detallada de los procedimientos más importantes y las caracteristicas del sistema de control interno para las distintas áreas clasificadas por actividades, departamentos, funcionarios y empleados, mecionando los registros y formularios que intervienen en el sistema” (Estupiñán, 2012, p. 161). Este método de auditoría es aplicado a pequelas empresas, requiere que el auditor que realiza el relevamiento tenga la suficiente experiencia para obtener la información que necesita y determinar el alcance del examen. Este se realiza mediante entrevistas y observaciones de cada uno de los principales documentos y registros que intervienen en le proceso. 3.2.3.1.3. Método gráfico o diagrama de flujo. Este método consiste en describir objetivamente la estructura orgánica de las áreas con la auditoría, así como los procedimientos a través de sus distintos departamentos y actividades. En la descripción de los procedimientos, el auditor utiliza símbolos onvencionales y explicaciones que den una idea completa de los procedimientos de la empresa. (Estupiñán,

2006, p. 161) Sus principales ventajas son: a) Identificar la existencia o ausencia de controles financieros y operativos; b) Permitir al auditor apreciar en forma panorámica los distintos procedimientos que se combinan en el relevamiento; c) Identificar las desviaciones de procedimientos o rutinas de trabajo;

19 d) Facilitar la presentación de recomendaciones y sugerencias a la gerencia de la empresa sobre asuntos financieros y operativos. (p.162) 3.2.4. Inventarios. 3.2.4.1.

Definición. Los inventarios están representados por aquellos bienes físicos destinados a la venta en el curso normal de los negocios, así como aquellos que se encuentran en proceso de producción o que se utilizarán en la producción de otros que se van a vender, sean o no fabricados por la empresa. (Díaz, 2011, p. 136) Las existencias son activos que controla la empresa destinados a la venta en el curso normal de la explotación, transformación o utilización, directa o indirecta, en el proceso productivo o en la prestación de servicios, con un ciclo, por regla general, inferior a un año, y que cumplen las condiciones para la calificación de activo que define el Marco Conceptual de la Contabilidad. (Sánchez y Alvarado, 2014, p. 241)

3.2.4.2.

Gestión de inventarios. La gestión de stocks constituye una de las actividades fundamentales dentro de la gestión de la cadena de suministro ya que el nivel de stocks puede llegar a suponer la mayor inversión de la empresa, abarcando incluso más del 50% del total de activo en el sector de la distribución. (Suárez, 2012, p. 42)

Esto nace desde la necesidad de disponer de inventarios, por la dificultad de coordinar y gestionar en el tiempo, las necesidades y requerimientos de los clientes con el sistema productivo. 3.2.4.3.

Técnicas de gestión de inventarios.

En una empresa las técnicas de gestión de inventarios, ayudan a mejorar el manejo de sus activos tangibles, suyo objetivo es garantizar que los productos lleguen al proceso final, y tener en la empresa una excelente productividad y rentabilidad. “Para la gestión de inventarios es importante diferenciar los artículos que lo conforman, en función del grado de importancia de la inversión, cuyas valorizaciones constituyen los porcentajes más elevados dentro del valor de inventarios total” (Cruellas, 2013, p. 76). Esto para establecer las estrategias diferenciadas que ayuden a mantener una gestión eficiente, teniendo en cuenta la descripción del artículo, número de artículos y ubicación para adoptar estrategias para que se alcance un equilibrio del volumen de mercadería almacenada.

20 3.2.4.4.

Sistemas de inventarios.

Díaz (2011) afirma que existen dos sistemas que proporcionan una estructura para la contabilización de inventarios: •

Sistema periódico: conocido también como juego de inventarios, utilizado en empresas cuyos productos son de alta circulación en el momento de la venta, se registra solo la venta y se espera hasta el final del ejercicio para la determinación del costo de ventas, mediante una toma física del inventario.

•

Sistema permanente: método empleado por empresas que venden mercancías con precios relativamente altos, en este sistema no es necesario esperar la terminación del periodo para determinar el saldo de inventarios. Permite llevar el control contable individual de los artículos mediante el uso de tarjetas auxiliares. (p.138- 46)

3.2.4.5.

Métodos de Valuación de Inventarios.

Suárez (2012) indica que los métodos de evaluación son: Método FIFO (First in first out): para valorar los elementos en almacén, se supone que las primeras unidades en entrar son las primeras en salir, se encuentran distintas partidas con precios de adquisición diferentes en momentos de compra distintos. Método del costo promedio ponderado: se basa en determinar un precio unitario ponderado de los elementos, dividendos el costo total de varias entradas para sí cantidad total, y en aplicar ente precio a las salidas. (p. 22) 3.2.4.6.

Costes asociados a las existencias.

Sánchez y Alvarado (2014) afirman que los costes asociados a las existencias son: 1. Costes de almacén; con origen en la posesión física de los stocks. 2. Costes de producción: abarcan desde los costes de preparación o de cambio en la producción hasta los costes de pedido correspondientes a los costes de dirección y administración necesarias para organizar un pedido u orden de producción, incluyendo los costos fijos asociados al lanzamiento de un pedido. 3. Costes de ruptura de stocks: son consecuencias de los efectos de los ingresos no percibidos con origen en demanda insatisfecha o directamente de las penalizaciones

21 contractuales que tenga que soportar la empresa por el incumplimiento de los suministros concertados. (p. 249-250) Para poder realizar una correcta evaluación del control interno en el área de inventarios es importante tener conocimiento las normas a las que está sujeta, en cuanto a las existencias a nivel contable. (Ver tabla 4): Tabla 4. Normativas de inventarios. Norma NIC 2

NIIF para las Pymes que incluye el texto completo de la sección 13 inventarios

Objeto

Alcance

Fuente

Prescribir el tratamiento contable de las existencias. Un tema fundamental en la contabilidad de las existencias es la cantidad de coste que debe reconocerse como un activo, y ser diferido hasta que los correspondientes ingresos ordinarios sean reconocidos. Esta Norma suministra una guía práctica para la determinación de ese coste, así como para el posterior reconocimiento como un gasto del ejercicio, incluyendo también cualquier deterioro que rebaje el importe en libros al valor neto realizable. También suministra directrices sobre las fórmulas de coste que se utilizan para atribuir costos a las existencias.

Esta Norma será de aplicación a todo el inventario, excepto a:

(IFRS, 2012)

Prescribir el tratamiento contable de los inventarios además de las exigencias informativas. Un tema fundamental en la contabilización de inventarios es el importe de los costos que debe reconocerse como un activo y diferirse hasta que dichos costos se carguen a los resultados. Esta sección proporciona una guía para la determinación del costo y su posterior reconocimiento como un gasto, lo que incluye cualquier rebaja en el precio de venta estimado menos los costos de terminación y venta.

Productores de productos agrícolas y forestales, de productos agrícolas tras la cosecha o recolección, de minerales y de productos minerales, siempre que sean medidos por su valor neto realizable, de acuerdo con prácticas bien consolidadas en esos sectores industriales. En el caso de que esos inventarios se midan al valor neto realizable, los cambios en este valor se reconocerán en el resultado del periodo en que se produzcan dichos cambios. b) Intermediarios que comercian con materias primas cotizadas, siempre que midan sus inventarios al valor razonable menos costos de venta. En el caso de que esos inventarios se lleven al valor razonable menos costos de venta, los cambios en el importe del valor razonable menos costos de venta se reconocerán en el resultado del periodo en que se produzcan dichos cambios. Esta sección establece los principios para el reconocimiento y medición de los inventarios. Los inventarios son activos: (a) poseídos para ser vendidos en el curso normal de las operaciones; (b) en proceso de producción con vistas a esa venta; o (c) en forma de materiales o suministros que se consumirán en el proceso de producción o en la prestación de servicios.

(IFRS, 2012)

22 NIA 501

El objetivo del auditor es obtener evidencia de auditoría suficiente y adecuada sobre las siguientes: a) la realidad y el estado de las existencias, b) la totalidad de los litigios y reclamaciones en los que interviene la entidad; y c) la presentación y revelación de la información por segmentos de conformidad con el marco de información financiera aplicable.

Esta Norma Internacional de Auditoría (NIA) trata de las consideraciones específicas que el auditor ha de tener en cuenta en relación con la obtención de evidencia de auditoría suficiente y adecuada, de conformidad con la NIA 330, la NIA 500 y otras NIA aplicables, con respecto a determinados aspectos de existencias, los litigios y reclamaciones en los que intervienen la entidad, así como la información por segmentos en una auditoría de estados financieros.

(IAASB, 2014)

Nota. Fuente: Adaptado de Norma Internacionales de información financiera por International Financial Reporting Standars, 2013

4. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN 4.1.

Enfoque, diseño y tipo de investigación

4.1.1. Enfoque de Investigación. En el presente estudio se empleó un enfoque cuantitativo y cualitativo de acuerdo a Hernández, Fernández y Baptista (2014), mencionando que el enfoque de investigación es un conjunto de procesos sistemáticos, críticos y empíricos que se aplican al estudio de un fenómeno. Sin embargo, y debido a las diferentes premisas que las sustentan, desde el siglo pasado tales corrientes se polarizaron en dos aproximaciones principales de la investigación: el enfoque cuantitativo y el enfoque cualitativo. (p. 4) 4.1.1.1.

Enfoque cualitativo.

En el desarrollo de este estudio se utilizó un enfoque cualitativo porque previamente se revisó sobre los antecedentes de la empresa y acercamiento al objeto de estudio. A partir de ello se aplicó una entrevista lo cual es un instrumento de recolección de datos específicamente cualitativo que fue dirigido a la gerente y contadora externa de MEGA MADERAS Brito López S.A., para poseer información necesaria de cómo es realmente la empresa. Compartiendo este criterio con Hernández, Fernández y Baptista (2014) afirmando que el enfoque cualitativo “se guía por áreas o temas significativos de investigación y no se efectúa una medición numérica, por lo cual el análisis no es estadístico. La recolección de los datos consiste en obtener las perspectivas y puntos de vista de los participantes. (p.7)

4.1.1.2.

Enfoque cuantitativo.

Paralelamente en esta investigación se acompañó con un enfoque cuantitativo debido a que se realizó una recolección de datos mediante encuestas aplicadas a los involucrados en el proceso de inventarios (auxiliar contable, facturación, bodegueros y clientes). Estos datos fueron tabulados estadísticamente, además se aplicó el cuestionario COSO ERM con el fin de obtener información numérica, analizada de acuerdo al sistema de control interno. Así se pudo medir el nivel de riesgo y de confiabilidad, a más de notar cual es el impacto que otorga a la empresa. Lo plasmado se comparte en gran parte con Hernández, et al. (2014) indicando que el enfoque cuantitativo usa la recolección de datos para probar hipótesis, con base en la medición numérica y el análisis estadístico, para establecer patrones de comportamiento y probar teorías (p. 4).

24 4.1.2. Diseño. Se refiere al plan o la estrategia concebida para responder a las preguntas de investigación. El diseño señala al investigador lo que debe hacer para alcanzar sus objetivos de estudio, constatar las interrogantes planteadas y analizar la certeza de las hipótesis formuladas. (Córtes, 2012, p. 53) 4.1.2.1.

No experimental.

Para este efecto, en el presente trabajo se aplicó un diseño no experimental dado el hecho que todas las variables en estudio se analizaron en una sola temporada, además este criterio se comparte con lo establecido por Hernández, et al. (2014) indicando “que el diseño no experimental es una investigación que se realiza sin manipular deliberadamente las variables independientes sobre las variables dependientes o resultados” (p.152). 4.1.3. Tipo de investigación. 4.1.3.1.

Descriptiva.

La presente investigación es de tipo descriptiva porque expone los datos recogidos de las encuestas y entrevistas, además de cada uno de los procesos del control interno (COSO II), ya que permiten alcanzar los resultados de forma eficiente, además ayuda que los procesos cumplan un orden al uso del inventario de la empresa. Este concepto se comparte en gran parte con lo establecido por Hernández,et al. (2014) afirmando que “la investigación descriptiva busca especificar las propiedades, las características y los perfiles de personas, grupos, comunidades, procesos, objetos o cualquier otro fenómeno que se someta a un análisis” (p.98).

4.2.

Población En este estudio se aplicaron los instrumentos de recolección de datos, a una población

de 20 personas involucradas al proceso del área de inventarios como: propietarios (2), contadora externa (1), auxiliar contable (1), facturación (2), proveedores (2), clientes (10) y bodegueros (2). Los cuales conforman la parte contable de la empresa Mega Maderas Brito López S.A. (tabla 5). Según Hernández, et al. (2014) afirma que “la población es el conjunto de todos los casos que concuerdan con una serie de especificaciones” (p. 174). A continuación, se detallará la población.

25 Tabla 5. Población Grupo

N.º

Propietarios

Contadora Externa

Auxiliar contable

Facturación

Proveedores

Bodeguero

Clientes

Total

Nota. Fuente: Mega Maderas Brito López S.A

4.3.

Muestra En el presente trabajo, la muestra es no probabilística por conveniencia ya que se

selecciona una población muy específica que presenta una característica que corresponde al proceso de inventarios de la empresa MEGA MADERAS Brito López S.A., de acuerdo con los autores Cardona (citado por Bisquerra, 2009) corrobora que, para una población inferior a 100 se considera seleccionar toda la población.

4.4.

Operacionalización de las variables

Tabla 6. Operacionalización de variable dependiente e independiente Definición Dimensión Variables conceptual operacional

Indicadores

Compras Variable dependiente: Gestión de inventarios

Variable independiente: Evaluación de Control interno

Inventario La gestión de stock constituye una de las actividades fundamentales dentro de la gestión de la cadena de suministro ya que el nivel de stocks puede llegar a suponer la mayor inversión de la empresa, abarcando incluso más del 50% del total de activo en el sector de la distribución (Suárez, 2012, p. 42)

Se define ampliamente como un proceso realizado por el consejo de directores, administradores y otro personal de una entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable mirando el cumplimiento de los objetivos: efectividad y eficiencia en las operaciones, confiabilidad de la información y el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables (Mantilla, 2012, p. 4)

Calidad de pedidos Certificación de proveedores

Desarrollo del indicador 𝑃𝑒𝑑𝑖𝑑𝑜𝑠 𝑔𝑒𝑛𝑒𝑟𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑞𝑢𝑒 𝑛𝑜 𝑝𝑟𝑒𝑠𝑒𝑛𝑡𝑎𝑛 𝑝𝑟𝑜𝑏𝑙𝑒𝑚𝑎𝑠 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑝𝑒𝑑𝑖𝑑𝑜𝑠 𝑔𝑒𝑛𝑒𝑟𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑃𝑟𝑜𝑣𝑒𝑒𝑑𝑜𝑟𝑒𝑠 𝑐𝑒𝑟𝑡𝑖𝑓𝑖𝑐𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑝𝑟𝑜𝑣𝑒𝑒𝑑𝑜𝑟𝑒𝑠

Almacenamiento Control de Materia Prima Materia Prima en bodega Ventas

COSO II ERM

Rotación de inventario

𝐼𝑛𝑣. 𝑡𝑜𝑚𝑎 𝑓í𝑠𝑖𝑐𝑎 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝐼𝑛𝑣. 𝑑𝑒𝑙 𝑠𝑖𝑠𝑡𝑒𝑚𝑎 𝑀𝑃 𝑎𝑙𝑚𝑎𝑐𝑒𝑛𝑎𝑑𝑎 𝑀𝑃 𝑐𝑜𝑚𝑝𝑟𝑎𝑑𝑎 𝑉𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑛𝑒𝑡𝑎𝑠 𝐶𝑜𝑠𝑡𝑜 𝑑𝑒 𝑙𝑜𝑠 𝑖𝑛𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑟𝑖𝑜𝑠

Velocidad de rotación del activo

𝑉𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑛𝑒𝑡𝑎𝑠 𝑥100 𝐴𝑐𝑡𝑖𝑣𝑜 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙

Movilidad de los inventarios

𝐼𝑛𝑣𝑒𝑛𝑡𝑎𝑟𝑖𝑜𝑠 𝐶𝑎𝑝𝑖𝑡𝑎𝑙 𝑐𝑜𝑛𝑡𝑎𝑏𝑙𝑒

Certificación de proveedores

𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑝𝑟𝑒𝑔𝑢𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑝𝑜𝑠𝑖𝑡𝑖𝑣𝑎𝑠 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑝𝑟𝑒𝑔𝑢𝑛𝑡𝑎𝑠

Nota: Operacionalización de la variable dependiente e independiente

𝑁𝑖𝑣𝑒𝑙 𝑑𝑒 𝑟𝑖𝑒𝑠𝑔𝑜 𝑀𝑎𝑟𝑔𝑒𝑛 𝑑𝑒 𝑒𝑟𝑟𝑜𝑟 𝐶𝑜𝑚𝑝𝑜𝑛𝑒𝑛𝑡𝑒𝑠 𝑒𝑣𝑎𝑙𝑢𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑐𝑜𝑚𝑝𝑜𝑛𝑒𝑛𝑡𝑒𝑠

4.5.

Técnicas e instrumentos de la recogida de datos

4.5.1. Entrevista. En esta investigación, el instrumento que se empleó fue la entrevista, compuesta por una lista de preguntas dirigidas a la gerente y contadora externa de la empresa Mega Maderas Brito López S.A., con el fin de adquirir información relacionada al tema de estudio y determinar la problemática existente; a más de conocer los procesos de compra, almacenamiento, venta y manejo de inventarios. Compartiendo este concepto en gran parte con Hernández, Fernández & Baptista (2014) mencionando que “las entrevistas implican que una persona calificada (entrevistador) aplica el cuestionario a los participantes; el primero hace las preguntas a cada entrevistado y anota las respuestas. Su papel es crucial, resulta una especie de filtro” (p.233). 4.5.2. Encuesta. En esta técnica se realizó un cuestionario previamente diseñado, el mismo se dirigió al bodeguero, facturación, proveedores y clientes de la empresa Mega Maderas Brito López S.A., con el fin de obtener datos relevantes en la que se contestará interrogantes de acuerdo a las perspectivas de cada individuo, además fue tabulada y presentada de una manera técnica y eficiente que será de apoyo para la investigación. Según Hernández, Fernández & Baptista (2014) afirman que “un cuestionario consiste en un conjunto de preguntas respecto de una o más variables a medir” (p. 217). 4.5.3. Análisis de datos cualitativos. En este estudio se hizo uso de un análisis cualitativo de las características que posee la empresa en el área de inventarios, a través de una técnica como la entrevista aplicada a la gerente y contadora externa de la empresa MEGA MADERAS Brito López S.A., con el fin de determinar de una forma preliminar los antecedentes relevantes en función del objeto de estudio como estructura organizacional, manual de políticas y procedimientos, funciones de los empleados, conteo de inventarios y finalmente la parte contable de la empresa. Con esta información se procede muy sigilosamente a estudiar a dar alcance a los otros objetivos de esta investigación. Además, un análisis descriptivo cualitativo muy exhaustivo de los resultados del cuestionario COSO ERM.

28 4.5.4. Análisis de datos cuantitativos. En esta investigación, se manejó la encuesta que fueron dirigidas a los involucrados de la empresa como proveedores, clientes y trabajadores internos; con el objetivo de obtener información acerca de las falencias que tenga la misma y a su vez las correcciones pertinentes en función al objeto de estudio. Para el caso del instrumento COSO ERM se realizaron cálculos matemáticos y estadísticos para encontrar el nivel de riesgo dentro de una matriz, el mismo que aplicó a una muestra de 40 personas.

5. RESULTADOS 5.1.

Discusión y análisis de resultados

5.1.1. Análisis general de resultados. Con los resultados obtenidos de la entrevista (anexo 7) dirigida a la propietaria, se determinó que la empresa actualmente no posee con el manual de políticas y procedimientos para el manejo de los stocks. Esto genera confusión en los trabajadores, ya que, sólo cuentan con el conocimiento de sus funciones de forma verbal, por otra parte, también se han presentado inconvenientes con el abastecimiento de materia prima para el proceso de producción, por ello la propietaria confirma que la evaluación del sistema de control interno ayudará a mejorar la gestión de inventario, ya que aún existen inconvenientes en la gestión del mismo. Actualmente la empresa realiza el conteo físico del inventario mensualmente, detectando problemas en el área de existencias, entre lo establecido en el sistema y lo que realmente existe en la empresa. Entre las problemáticas más relevantes para la contadora, es que aún existe mercadería sobrevalorada en el área de inventarios, esto se genera al no realizar una constante revisión de la mercadería en recepción, problemas con el registro de las notas de crédito y débito, devoluciones. En el área de facturación existe la problemática, que no está definida una persona específica para la entrega de mercadería por despachar luego del proceso de venta, aquí se presenta un inconveniente que es la responsabilidad y que todo el personal tiene acceso, no existen políticas por escrito solo verbales, y por ello se crean problemas en la facturación y en el manejo de los inventarios. En la empresa las transacciones se las registran cada semana, esto porque el departamento de facturación se encarga de entregar todas las facturas a la auxiliar

29 contable para que registre en el sistema microplus y sucesivamente supervisar cada venta, muchas veces se mezcla la mercadería por entregar con la presente en la bodega. Los bodegueros no cuentan con un documento donde se indique sus funciones y sus colaboradores, por otra parte, tampoco tiene un manual de procedimiento para poder realizar sus actividades, la empresa no cuenta con estos documentos que de cierta forma crean confusión en la gestión de la empresa Mega Maderas Brito López S.A., no se realiza el respectivo documento para dar de baja a la mercadería dañada, no hay medidas de prevención para evitar la obsolescencia de los productos. Para realizar la orden de pedido de los materiales se utiliza la codificación de gestión de stock y se tiene en consideración la rotación de inventarios. La empresa Mega Maderas Brito López S.A., no cuenta con un sistema adecuado de comunicación interna y externa para el control de inventarios, esto se debe a que todo el personal tiene acceso, no existe por escrito sus funciones y responsabilidades. Los proveedores de metales y madera no tienen conocimiento de las políticas para la adquisición de mercadería, por otra parte, los pedidos no se entregan en la fecha establecida, no poseen procedimiento para la devolución de las compras. En la encuesta aplicada a 10 clientes, se determinó que el 80% de los clientes (8) no tienen conocimiento de las políticas de ventas que la empresa Mega Maderas Brito López S.A., aplica, un 50% no están informados sobre los procedimientos para la entrega de mercadería a domicilio y el 60% desconocen que se efectúan notas de crédito al realizar una devolución.

5.2.

Propuesta de intervención

5.2.1. Conocer los procesos operacionales en la gestión de inventarios de la empresa. De acuerdo con el primer objetivo, se debe obtener información para puntualizar los procesos operacionales actuales en la gestión de inventarios de la empresa tanto en compras, almacenamiento y ventas; se realizó un programa de planificación de auditoría y se describió los objetivos a cumplir.

30 5.2.1.1.

Programa de planificación de auditoría.

Tabla 7. Programa de planificación. Cliente: EMPRESA MEGA MADERAS Brito López S.A. N° 1. 1.1. 1.2.

1.3.

1.4.

2. 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 3. 3.1.

PROCEDIMIENTO CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA Solicitar información a la gerente de la empresa; historia de la empresa, misión, visión. Pedir por escrito la documentación que sea de importancia para la ejecución del trabajo; Decretos, estatutos reglamentos. Obtenga información sobre la estructura organizacional de la empresa, las unidades relacionadas con la prestación de los servicios y la administración existente, detalle las funciones que realizan y las restricciones existentes para cada área; compra, almacenamiento y venta Compilar información de la empresa como: tipo de empresa, dirección, ruc, correo, actividad, número de empleados, fecha de constitución y teléfono. PRINCIPALES ACTIVIDADES Preparar una narrativa de las actividades que verifican las áreas administrativas y operativas de la empresa. Realizar una narrativa sobre los procedimientos aplicados para el proceso de compra de la mercadería. Con base al 2.2 elaborar flujograma de compra. Realizar una narrativa sobre los procedimientos aplicados para el proceso de almacenamiento de la mercadería. Con base al 2.4 elaborar flujograma de almacenamiento. Plasmar en una narrativa los procedimientos aplicados en el proceso de ventas de la mercadería. En referencia al 2.6 elaborar flujograma de ventas. PRINCIPALES PÓLITICAS Y PRÁCTICAS CONTABLES Identificar las principales políticas y prácticas contables que aplica la empresa Mega Maderas Brito López S.A.

Nota: Programa de planificación.

Periodo: 2018 REF.

RESPONSABLE

FECHA

P.1.

FEPO

28-11-2018

P.2.

FEPO

28-11-2018

P.3.

FEPO

30-11-2018

P.4.

TEMC

30-11-2018

P.5.

TEMC

04-12-2018

P.6.

FEPO

04-12-2018

P.7. P.8.

FEPO FEPO

04-12-2018 08-12-2018

P.9. P.10.

FEPO TEMC

08-12-2018 10-12-2018

P.11

TEMC

10-12-2018

P.12

TEMC

12-12-2018

31 5.2.1.1.1. Conocimiento de la empresa. Tabla 8. Papel de trabajo N° 1. Historia, misión y visión de la empresa. CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA

Elaborado por: FEPO P. 1

Dirección: Av. Chone Telf.: 0988205635/ 0990248802

AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

Fecha: 28-11- 2018

Objetivo: Solicitar información a la gerente de la empresa; historia de la empresa, misión, visión.

EMPRESA MEGA MADERAS BRITO LÓPEZ S.A. RELEVAMIENTO Historia de la empresa Mega Maderas Brito López S.A., inicia sus actividades económicas en el año 2010, a cargo del Sr. Fausto Brito Z. y la Sra. Euvenia López B., su mentalidad emprendedora y su visión empresarial fue motivo para participar en el mercado con los nuevos procedimientos para la fabricación de muebles, la modernización en acabados y diseños de interiores consolidando el cambio de madera sólida a materiales innovadores, adquiriendo materiales tecnológicos que disminuyen costos, manteniendo la calidad en la personalización de los productos finales, adaptándose a las necesidades del consumidor, para así satisfacer al cliente, siendo ésta la opción de llegar a distribuir y comercializar en la ciudad de Santo Domingo de los Tsáchilas al por mayor y menor. Misión Somos una empresa maderera que ofrece una variedad de materiales para elaboración de muebles, complementos y acabados de interiores de mejor calidad y bajo precio en un excelente ambiente, brindando atención personalizada al cliente con la finalidad de satisfacer sus necesidades siendo altamente competitivos, cumpliendo los estándares de calidad y eficiencia. Visión Ser una empresa de prestigio y con estabilidad en el mercado en la comercialización y abastecimiento de productos de madera y materiales para acabados de interiores de mejor calidad y a bajo costo, brindando una excelente atención al cliente, para lograr de esta forma el liderazgo y reconocimiento a nivel nacional.

____________________________

Elaborado por: Pacheco Orosco Fernanda.

Supervisado por: Mg. Maldonado Pazmiño Hernán.

Nota. Fuente: Entrevista a la gerente general de la empresa.

32 Tabla 9. Papel de trabajo N° 2. Carta a la gerente. CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA

Elaborado por: FEPO P. 2

Dirección: Av. Chone Telf.: 0988205635/ 0990248802

AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

Fecha: 28-11- 2018

Objetivo: Pedir por escrito la documentación que sea de importancia para la ejecución del trabajo; Decretos, estatutos reglamentos.

RELEVAMIENTO Santo Domingo, 31 de Octubre del 2018

Señora. Euvenia López. Gerente General de la empresa MEGA MADERAS Brito López S.A. Presente. Reciba un cordial saludo de quienes fórmanos parte de la Pontificia Universidad Católica del Ecuador, Sede Santo Domingo. Actualmente nos encontramos realizando nuestro Proyecto de Disertación de Grado titulado “Evaluación del Sistema de Control Interno y mejora en la Gestión De Inventarios en la Empresa Mega Maderas Brito López S.A.,”; por tal motivo, solicito de la manera más comedida, se nos facilite la información pertinente y poder visitar sus instalaciones.

De antemano agradecemos su atención.

____________________________

Elaborado por: Pacheco Orosco Fernanda

Supervisado por: Mg. Maldonado Pazmiño Hernán.

Nota. Fuente: Entrevista al gerente general de la empresa.

33 Tabla 10. Papel de trabajo N° 3. Estructura organizacional. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Elaborado por: FEPO P. 3

Dirección: Av. Chone Telf.: 0988205635/ 0990248802

AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

Fecha: 30-11-2018

EMPRESA MEGA MADERAS BRITO LÓPEZ S.A.

RELEVAMIENTO

____________________________

Elaborado por: Pacheco Orosco Fernanda.

Supervisado por: Mg. Maldonado Pazmiño Hernán.

Nota. Fuente: Entrevista a la gerente general de la empresa.

34 Tabla 11. Papel de trabajo N° 4. Funciones de gerencia, contador y auxiliar. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Elaborado por: FEPO P. 3 1/3

Dirección: Av. Chone Telf.: 0988205635/ 0990248802

AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

Fecha: 30-11-2018

EMPRESA MEGA MADERAS BRITO LÓPEZ S.A. RELEVAMIENTO Gerencia Euvenia López – Gerente General Funciones • Dirigir, supervisar la organización y funcionamiento general de la empresa en el contenido de las policías, planes y programas obtenidos de la junta directiva. • Administrar la gestión para lograr el desarrollo de la entidad de acuerdo a los planes y programas establecidos, teniendo en cuenta las condiciones internas y externas de la empresa. • Avisar en la definición, elaboración y ejecución de plan institucional • Determinar las políticas, planes y programas relacionados con la misión de la entidad, recursos físicos y financiero. Contadora Externa Ing. Daniela García Funciones • • • • •

Declaraciones, Formulario 104 IVA – 103 Impuesto a la Renta. Cierre de inventarios Realiza estado de situación inicial y estado de resultados. Anexos de relación de dependencia. Anexo transaccional simplificado.

Auxiliar Contable Funciones • • • • • • • •

Administrar las operaciones de mantenimiento Realiza pedidos de materias. Preparar la documentación para que el gerente los revise. Liquidaciones, roles de pagos, pagos a empleados. Ingresar las facturas de compra y venta al sistema contable. Pago a proveedores. Pago de servicios básicos. Conciliaciones bancarias.

____________________________

Elaborado por: Pacheco Orosco Fernanda.

Supervisado por: Mg. Maldonado Pazmiño Hernán.

Nota. Fuente: Entrevista a la gerente de la empresa.

35 Tabla 12. Papel de trabajo N° 5. Funciones de los departamentos. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Elaborado por: FEPO P. 3 2/3

AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

Dirección: Av. Chone Telf.: 0988205635/ 0990248802

Fecha: 30-11-2018

Atiende al cliente.

•

Cobra a los clientes.

•

Emite facturas.

•

Elaboración de informe semanal y entrega de facturas a la auxiliar contable.

Departamento de ventas •

Atiende al cliente.

•

Incentivar al cliente y darle a conocer las promociones.

•

Recepta el pedido del cliente.

Departamento de bodega •

Despacha el pedido del cliente.

•

Carga mercadería.

•

Almacena la mercadería.

•

Realiza conteo físico de la mercadería

•

Mantiene la bodega en condiciones adecuadas.

____________________________

Elaborado por: Pacheco Orosco Fernanda.

Supervisado por: Mg. Maldonado Pazmiño Hernán.

Nota. Fuente: Entrevista a la gerente general de la empresa.

36 Tabla 13. Papel de trabajo N° 6. Restricciones de los departamentos. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Elaborado por: FEPO P. 3 3/3

AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

Dirección: Av. Chone Telf.: 0988205635/ 0990248802

Fecha: 30-11-2018

Objetivo: Obtenga información sobre la estructura organizacional de la distribuidora, las unidades relacionadas con la prestación de los servicios y la administración existente. • Detalle las funciones que realizan y las restricciones existentes para cada área; compra, almacenamiento y venta EMPRESA MEGA MADERAS BRITO LÓPEZ S.A. RELEVAMIENTO La empresa MEGA MADERAS Brito López S.A., cuenta con varias restricciones en el área de compra, almacenamiento y venta que le obstaculizan el mejoramiento del control de inventarios, por ello se debe corregir las restricciones que posee la empresa, se describirán a continuación.

Compras •

Tener un proveedor por cada línea de producto (metales y madera)

•

Retraso en la entrega de pedido.

•

Falta de políticas.

Almacenamiento •

Duplicidad de códigos en el mismo producto.

•

Registro de kardex semanal.

•

Mercadería desorganizada.

•

Acceso de todo el personal.

Ventas •

Duplicidad de funciones

•

Inexistencias de políticas escritas.

•

Tiempos óseos.

____________________________

Elaborado por: Pacheco Orosco Fernanda.

Supervisado por: Mg. Maldonado Pazmiño Hernán.

Nota. Fuente: Entrevista a la auxiliar contable de la empresa.

37 Tabla 14. Papel de trabajo N° 7. Información sobre la empresa. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Elaborado por: TEMC P. 4.

AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

Dirección: Av. Chone Telf.: 0988205635/ 0990248802

Fecha: 30-11-2018

Objetivo: Compilar información de la empresa como: tipo de empresa, dirección, ruc, correo, actividad, número de empleados, fecha de constitución y teléfono. EMPRESA MEGA MADERAS BRITO LÓPEZ S.A. RELEVAMIENTO Razón social: MEGA MADERAS Brito López S.A. Tipo de Compañía: Microempresa Dirección: Av. Abraham Calazacón y Luis Cordero RUC: 239004144001 Representante legal: Fausto Brito Zúñiga. Gerente: Euvenia López. Correo electrónico: euvenialopez_@gmail.com Actividades la empresa: Compra - venta de maderas y metales, al por menor y mayor. Nº de empleados: 11 empleados •

Administrador (contadora)

•

Auxiliar contable

•

2 facturación

•

5 vendedores

•

2 bodeguero

Fecha de constitución: 2010 Telf.: 023709669

____________________________

Elaborado por: Macias Caicedo Tatiana.

Supervisado por: Mg. Maldonado Pazmiño Hernán.

Nota. Fuente: Entrevista a la gerente de la empresa.

38 5.2.1.1.2. Principales actividades Tabla 15. Papel de trabajo N° 8. Resumen de las actividades. PRINCIPALES ACTIVIDADES

Elaborado por: TEMC P. 5.

AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

Dirección: Av. Chone Telf.: 0988205635/ 0990248802

Fecha: 04-12- 2018

Objetivo: Preparar una narrativa de las actividades que verifican las áreas administrativas y operativas de la empresa.

EMPRESA MEGA MADERAS BRITO LÓPEZ S.A. RELEVAMIENTO

CARGO Gerente

ACTIVIDADES

Bodeguero

Administra la empresa, contacta a proveedores, autoriza pagos. Ingresa las facturas de compra y venda en el sistema contable, realiza cobros de créditos. Realiza las declaraciones tributarias de periodo mensual, anual y elabora estados financieros. Recibe y almacena mercadería y despacha a los clientes.

Vendedor

Atiende al cliente.

Auxiliar contable Contadora externa

Las actividades ejecutadas por cada colaborador de la empresa no se encuentran especificadas en un manual de funciones, las realizan según la necesidad que presenta. En el departamento administrativo está el gerente y la auxiliar contable, mientras que en la parte operativa está el bodeguero, facturación y el vendedor.

____________________________

Elaborado por: Macias Caicedo Tatiana.

Supervisado por: Mg. Maldonado Pazmiño Hernán.

Nota. Fuente: Entrevista a la gerente de la empresa.

39 Tabla 16. Papel de trabajo N° 9. Narrativa de compras. NARRATIVA DE COMPRAS

Elaborado por: FEPO P. 6.

Dirección: Av. Chone Telf.: 0988205635/ 0990248802

AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

Fecha: 04-12- 2018

Objetivo: Realizar una narrativa sobre los procedimientos aplicados para el proceso de compra de la mercadería.

EMPRESA MEGA MADERAS BRITO LÓPEZ S.A. RELEVAMIENTO La empresa MEGA MADERAS Brito López S.A., para el proceso de compra de mercadería, realiza el siguiente proceso: Para la adquisición de nueva mercadería el bodeguero verifica los productos existentes en bodega, luego de ello realiza el reporte de productos en stock y envía al departamento contable, la auxiliar contable realiza un sondeo de lo requerido y su respectiva verificación de stock emitidas del reporte recibido. Se estima si es necesario adquirir nueva mercadería, el administrador procede a enviar una solicitud de requerimiento al gerente para que determine la cantidad de mercadería que se va a requerir, una vez receptada la solicitud y determina la cantidad de mercadería reporta al departamento de contabilidad la autorización para efectuar la compra correspondiente. El gerente general es el encargado de contactar a diferentes proveedores y solicitar cotizaciones de la mercadería deseada, a las pocas horas los proveedores envían por correo electrónico las cotizaciones al gerente, en donde el selecciona la más conveniente y aprueba, el proveedor verifica la disponibilidad de los productos, el gerente envía la orden de compra al proveedor se acuerda el plazo y horario de entrega de la mercadería. Una vez que lleve la mercadería en los tráilers o camiones se efectúa la recepción, revisión y verificación de la mercadería adquirida, precio y cantidad. En caso de no estar conforme con algún artículo se procede a realizar la devolución de mercadería defectuosa, el bodeguero es el encargado de realizar el listado detallando las cantidades y productos que se devolverán, además envía al departamento contable junto con la factura el administrador realiza los respectivos descuentos y determina el total a pagar. El bodeguero recibe el pedido y los ingresa en el sistema, envía reporte de la mercadería ingresada junto con la factura al departamento contable, la administradora verifica que los valores de la factura sean correctos, emite comprobante de retención, el gerente realiza el pago mediante transferencia, la auxiliar contable es la encargada de registrar la compra en el libro diario de la empresa, finalmente archiva los comprobantes de la dicha compra en la carpeta de proveedores.

____________________________

Elaborado por: Pacheco Orosco Fernanda.

Supervisado por: Mg. Maldonado Pazmiño Hernán.

Nota. Fuente: Entrevista a la auxiliar contable de la empresa.

40 Tabla 17. Papel de trabajo N° 10. Flujograma de compras. FLUJO DE COMPRAS

Elaborado por: FEPO P. 7. 1/3

Dirección: Av. Chone Telf.: 0988205635/ 0990248802

AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

Fecha: 04-12-2018

Objetivo: Con base al 2.2 elaborar flujograma de compra. EMPRESA MEGA MADERAS BRITO LÓPEZ S.A.

____________________________

Elaborado por: Pacheco Orosco Fernanda.

Supervisado por: Mg. Maldonado Pazmiño Hernán.

Nota. Fuente: Entrevista a la auxiliar contable de la empresa.

FLUJO DE COMPRAS

Elaborado por: FEPO P. 7. 2/3

Dirección: Av. Chone Telf.: 0988205635/ 0990248802

AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

Fecha: 04-12-2018

Objetivo: Con base al 2.2 elaborar flujograma de compra. EMPRESA MEGA MADERAS BRITO LÓPEZ S.A.

____________________________

Elaborado por: Pacheco Orosco Fernanda.

Supervisado por: Mg. Maldonado Pazmiño Hernán.

Nota. Fuente: Entrevista a la auxiliar contable de la empresa.

FLUJO DE COMPRAS

Elaborado por: FEPO P. 7. 3/3

Dirección: Av. Chone Telf.: 0988205635/ 0990248802

AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

Fecha: 04-12-2018

Objetivo: Con base al 2.2 elaborar flujograma de compra. EMPRESA MEGA MADERAS BRITO LÓPEZ S.A

____________________________

Elaborado por: Pacheco Orosco Fernanda.

Supervisado por: Mg. Maldonado Pazmiño Hernán.

Nota. Fuente: Entrevista a la auxiliar contable de la empresa.

43 Tabla 18. Papel de trabajo N° 11. Narrativa de almacenamiento. NARRATIVA DE ALMACENAMIENTO

Elaborado por: FEPO P. 8.

Dirección: Av. Chone Telf.: 0988205635/ 0990248802

AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

Fecha: 08-12- 2018

Objetivo: Realizar una narrativa sobre los procedimientos aplicados para el proceso de almacenamiento de la mercadería. EMPRESA MEGA MADERAS BRITO LÓPEZ S.A. RELEVAMIENTO El proceso de almacenamiento de mercadería, inicia cuando llegan los camiones o trailers que transportan los productos de la bodega general de acuerdo con la fecha y hora establecía, el bodeguero recibe y revisa que la factura y la mercadería sean la correcta y este en buen estado, se delega al personal para descargar el camión o tráiler, sin olvidar de verificar la mercadería en cuanto a cantidad, calidad y precio. En caso de devolución de mercadería el bodeguero es el encargado de notifica al departamento contable para que se contacte con el proveedor y así poder realizar respectiva la devolución de la mercadería dañada. Una vez recibido toda la mercadería en bodega el administrador registra en el sistema cada uno de los productos adquiridos y se los almacena la mercadería en la bodega principal, procese a registrar el respectivo traspaso de mercadería mediante el sistema contable para poder distribuir la mercadería a las dos sucursales existentes una vez recibida la mercadería el gerente realiza el conteo físico de la distribución efectuada, se notifica al administrador que esta correcta la mercadería recibida, envía reporta al departamento contable esto lo realiza el gerente, el administrador recibe reporte con la verificación de la mercadería recibida, finalmente el auxiliar contable se encarga de registrar los asientos de ajuste.

____________________________

Elaborado por: Pacheco Orosco Fernanda.

Supervisado por: Mg. Maldonado Pazmiño Hernán.

Nota. Fuente: Entrevista a la auxiliar contable de la empresa.

44 Tabla 19. Papel de trabajo N° 12. Flujograma de almacenamiento.

Dirección: Av. Chone Telf.: 0988205635/ 0990248802

FLUJOGRAMA DE ALMACENAMIENTO

Elaborado por: FEPO

AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

Fecha: 28-11-2018

P. 9. 1/2

Objetivo: En base al 2.4 elaborar flujograma de almacenamiento. EMPRESA MEGA MADERAS BRITO LÓPEZ S.A.

____________________________

Elaborado por: Pacheco Orosco Fernanda.

Supervisado por: Mg. Maldonado Pazmiño Hernán.

Nota. Fuente: Entrevista a la auxiliar contable de la empresa.

FLUJOGRAMA DE ALMACENAMIENTO

Elaborado por: FEPO P. 9. 2/2

Dirección: Av. Chone Telf.: 0988205635/ 0990248802

AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

Fecha: 28-11-2018

Objetivo: En base al 2.4 elaborar flujograma de almacenamiento. EMPRESA MEGA MADERAS BRITO LÓPEZ S.A.

____________________________

Elaborado por: Pacheco Orosco Fernanda.

Supervisado por: Mg. Maldonado Pazmiño Hernán.

Nota. Fuente: Entrevista a la auxiliar contable de la empresa.

46 Tabla 20. Papel de trabajo N° 13. Narrativa de ventas. NARRATIVA DE VENTAS

Elaborado por: TEMC P. 10.

Dirección: Av. Chone Telf.: 0988205635/ 0990248802

AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

Fecha: 10-12- 2018

Objetivo: Plasmar en una narrativa los procedimientos aplicados en el proceso de ventas de la mercadería.

EMPRESA MEGA MADERAS BRITO LÓPEZ S.A. RELEVAMIENTO La empresa Mega Maderas Brito López S.A., inicia el proceso de ventas cuando el cliente revisa entre los productos que se encuentran en el local, si están los que necesita, sucesivamente el vendedor deberá encargarse de asesor al cliente en el caso que este no tenga conocimiento de los productos que va a necesitar. Por otra parte, el vendedor deberá ingresar en el sistema corte microplus, para explicar al cliente los precios y detalles del producto solicitado, también se explican los cortes a realizar con las medidas proporcionadas por el cliente. Como siguiente paso, el vendedor tiene que comunicar las medidas y mostrar cómo se realizará el corte, el cliente debe confirmar las medidas para que sucesivamente el vendedor pueda solicitar los datos para la factura, el cliente debe realizar el pago en caja. La persona encargada del cobro entrega la factura al cliente, este se debe dirigir al área de corte para establecer con el jefe de corte la fecha y hora de entrega del producto adquirido. Cuando el cliente se acerca para el retiro de sus productos, este debe presentar la factura, revisa el estado de la mercadería adquirida, el bodeguero sella la factura como respaldo de la entrega, el cliente retira su producto.

____________________________

Elaborado por: Macias Caicedo Tatiana.

Supervisado por: Mg. Maldonado Pazmiño Hernán.

Nota. Fuente: Entrevista a la auxiliar contable de la empresa.

47 Tabla 21. Papel de trabajo N° 14. Flujograma de ventas. FLUJOGRAMA DE VENTAS

AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

Elaborado por: TEMC

Fecha: 10-12-2018

P. 11. 1/2

Dirección: Av. Chone Telf.: 0988205635/ 0990248802

Objetivo: En referencia al 2.6 elaborar flujograma de ventas. EMPRESA MEGA MADERAS BRITO LÓPEZ S.A.

____________________________

Elaborado por: Macias Caicedo Tatiana.

Supervisado por: Mg. Maldonado Pazmiño Hernán.

Nota. Fuente: Entrevista a la auxiliar contable de la empresa.

FLUJOGRAMA DE VENTAS

Elaborado por: TEMC P. 11. 2/2

Dirección: Av. Chone Telf.: 0988205635/ 0990248802

AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

Fecha: 10-12-2018

Objetivo: En referencia al 2.6 elaborar flujograma de ventas. EMPRESA MEGA MADERAS BRITO LÓPEZ S.A.

____________________________ Elaborado por: Macias Caicedo Tatiana. Nota. Fuente: Entrevista a la auxiliar contable de la empresa.

____________________________ Supervisado por: Mg. Maldonado Pazmiño Hernán.

49 5.2.1.1.3. Principales políticas y prácticas contables. Tabla 22. Papel de trabajo N° 15. Principales políticas y prácticas contables. PRINCIPALES POLÍTICAS Y PRÁCTICAS CONTABLES

Elaborado por: TEMC P. 12.

AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

Dirección: Av. Chone Telf.: 0988205635/ 0990248802

Fecha: 12-12- 2018

Objetivo: Identificar las principales políticas y prácticas contables que aplica la empresa Mega Maderas Brito López S.A. EMPRESA MEGA MADERAS BRITO LÓPEZ S.A. RELEVAMIENTO Jornada •

Los trabajadores ingresan a las 07:30 am.

•

La hora de almuerzo es una hora comprendida de 13:00 pm a 14:00 pm.

•

Hora de salida 17:30 pm.

•

El sábado laboran hasta 13:00pm.

Registro de compras •

Valorizan precios y tiempo de entrega.

•

Se registra en el sistema contable las cantidades de la mercadería solicitada.

•

Pacto de pago contado o transferencia bancaria.

Registro de almacenamiento •

Limpieza de la bodega.

•

Ubica la mercadería en su respectivo lugar.

•

Se registra en el sistema contable la mercadería.

•

Se realiza conteo físico de toda la mercadería.

Registro de ventas •

Se considera precio del mercado.

•

Se registra en el sistema contable las salidas de mercaderías.

•

Entrega al auxiliar contable las facturas de la semana.

•

Adicional por la compra de $500 en adelante, gratis el transporte.

____________________________

Elaborado por: Macias Caicedo Tatiana.

Supervisado por: Mg. Maldonado Pazmiño Hernán.

Nota. Fuente: Entrevista a la auxiliar contable de la empresa.

50 5.2.2. Evaluación del control interno En el segundo objetivo se aplicó el modelo COSO II para identificar las áreas críticas en la gestión de inventarios, de acuerdo con los ocho componentes; se establecerá el nivel de confianza, nivel de riesgo y la muestra para dicha revisión de la documentación, a continuación, se realizará un programa en el cual se describirá los objetivos a cumplir. 5.2.2.1.

Programa para evaluación de control interno.

Tabla 23. Programa de evaluación y control interno. Cliente: EMPRESA MEGA MADERAS Brito López S.A. N° 4. 4.1. 4.2.

4.3. 4.4.

PROCEDIMIENTO

Periodo: 2018 REF.

RESPONSABLE

FECHA

C.1.

FEPO – TEMC

12-12-2018

C.2.

FEPO

14-12-2018

EVALUAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Evaluar el sistema de control interno a través de la aplicación del cuestionario Coso II De acuerdo con los resultados obtenidos de la aplicación del cuestionario del Coso II. Determinar los siguientes aspectos: a) Determinar la matriz del nivel de confianza y riesgo que presenta la gestión de inventarios. b) Determinar la muestra con base a los resultados de la matriz de riesgo. c) Establecer el nivel de confianza que presenta cada componente del Coso II. Elaborar la matriz de recomendaciones de acuerdo a los resultados de la aplicación del Coso II Establecer las marcas de auditoria.

Nota: Programa de evaluación del sistema de control interno.

C.3.

FEPO

21-12-2018

C.4.

FEPO

12-12-2018

51 5.2.2.1.1. Cuestionario COSO II. Tabla 24. Papel de trabajo N° 16. Cuestionario de Control Interno. EVALUACIÓN Y CONTROL INTERNO

Elaborado por: FEPO - TEMC C. 1

Dirección: Av. Chone Telf.: 0988205635/ 0990248802

AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

Fecha: 12-12- 2018

Objetivo: Evaluar el sistema de control interno a través de la aplicación del cuestionario Coso II. EMPRESA MEGA MADERAS BRITO LÓPEZ S.A. N°

PREGUNTAS

SI = 2 CP = 1 NO = 0

C.P %

OBSERVACIONES

AMBIENTE DE CONTROL 1

¿La relación que existe entre la empresa, empleados, proveedores y clientes se basan en valores éticos?

¿Cree usted, que la empresa contrata personal con un perfil acorde al puesto vacante?

3 4 5

¿Existe un manual de procedimiento que describa lo relacionado con autorización, custodia, registro, control y responsabilidades en los inventarios? ¿El gerente de la empresa promueve la eficiencia y eficacia en las actividades ejecutadas bajo principios éticos? ¿El personal de la empresa MEGA MADERAS Brito López S.A conoce la estructura organizacional?

Desactualizado.

No se realizan capacitaciones al nuevo personal contratado, cuentan con el aprendizaje autónomo.

¿El personal realiza cursos de capacitación externa, con el fin de mejorar sus funciones?

¿Existe comprensión y buena comunicación entre las diferentes 1 2% áreas de la empresa? ¿Las funciones y responsabilidades se encuentran 0 2% correctamente asignados? ¿La empresa cuenta con el personal adecuado, encargado de la 1 2% bodega? 8 18% SUMAN ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS

¿La empresa cuenta con misión, visión y objetivos organizacionales? ¿Se ha fijado indicadores de eficiencia operacional los cuales ayudan a medir el cumplimento de objetivos?

¿La empresa ha establecido objetivos enfocados a los inventarios?

¿La empresa desarrolla presupuesto para la compra de sus inventarios? SUMAN

8 9

10 11

También contratan a personal sin experiencia.

0% 1% 8%

No están escritos, se lo comunica de forma verbal.

52 IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS 14

¿El sistema contable que utiliza la empresa está acorde con la información real sobre la existencia de inventarios?

¿Se utiliza documentación necesaria para el movimiento interno de los inventarios?

¿El personal encargado de bodega tiene acceso a la misma?

¿Son consolidados los resultados de los inventarios físicos con 2 los registros de contabilidad? 4 SUMAN VALORACIÓN DEL RIESGO

18 19 20

¿Se realizan planes de riesgos laborales al personal de la empresa? ¿Cuándo se identifica algún riesgo que afecte en el área de inventarios, la empresa cuenta con mecanismos cuantitativos y cualitativos para su evaluación? ¿Existe toda la documentación que respalda tanto las compras como las ventas que se efectúan?

¿Existe un encargado para la recepción de mercadería?

¿Al momento de la llegada de mercadería a la bodega se 2 registra en el sistema contable? ¿Al momento del registro en el sistema contable, los productos 1 son codificados adecuadamente según sus características? 9 SUMAN RESPUESTA AL RIESGO

12%

Existe variación mínima. Mediante vía telefónica y guía de remisión. Todo el personal, tiene acceso a la bodega.

Tienen acceso el bodeguero y el vendedor.

Existe duplicidad de código

En el caso de la madera, se vende por piezas.

¿La mercadería está protegida contra el deterioro físico?

¿Se realiza controles de entrada y salida de inventarios? ¿Se revisa el estado de la mercadería antes de ser entregada al cliente?

¿Se verifica que las adquisiciones realizadas sean correctas?

¿Se realiza una inspección del stock de la mercadería antes de 2 realizar un pedido? ¿La empresa utiliza algún método de valuación para los 2 inventarios? ¿Existe restricción en el área de almacenamiento de la 1 mercadería? 10 SUMAN ACTIVIDADES DE CONTROL

14%

10%

Se realiza de manera verbal

Semanal.

29 30

31 32 33

¿Existen controles que verifiquen el cumplimiento de toda la documentación de respaldo en los procesos de compra y venta de mercadería? ¿Existen políticas en cuanto a recepción, almacenamiento y conservación de la mercadería? ¿Existen controles que verifiquen que las facturas de compras y ventas hayan sido contabilizadas?

Es un requisito que impone la empresa.

Método promedio.

34 35 36 37

¿Existe una persona responsable en la seguridad, custodia y 1 cuidado de la mercadería? ¿Se ha definido procedimientos de control para cada uno de los 0 riesgos? ¿La autorización, aprobación y salida de mercadería están 2 asignadas a diferentes personas? ¿Se sustenta la documentación o registro de ingreso o salida de 2 la mercadería? 10 SUMAN INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

14%

10%

¿La gerente de la empresa tiene conocimientos de las actividades que se realizan diariamente? ¿Se le informa a la contadora sobre los requerimientos del inventario?

¿La información proporcionada por el sistema contable es confiable para la toma de decisiones?

¿Se informa eficazmente cuando el cliente solicita o cancela pedidos? ¿Se comunica a los empleados con tiempo para que cumplan sus tareas de manera eficiente y eficaz? ¿Se mantiene canales de comunicación adecuados con los proveedores? SUMAN MONITOREO

12%

38 39

42 43

¿Existe una persona asignada para que supervise el proceso de inventarios?

¿Se realiza tomas físicas de inventarios?

¿Se efectúa comparaciones de inventarios físicos con los registros de existencias del sistema contable?

¿El almacenamiento de mercadería es supervisado y aprobado por el responsable del área?

48 49

¿La empresa aplica indicadores de gestión de inventarios? ¿Se analiza constantemente la rotación de inventarios? ¿Existe el permanente seguimiento y evaluación del desempeño de control interno para determinar las mejoras y ajustes requeridos? SUMAN

2 2

2% 2%

14%

13%

TOTAL PREGUNTAS

100%

66%

Se le notifica a la auxiliar contable No existe relación entre lo establecido por el sistema contable y lo físico.

Se comunica de forma verbal.

La auxiliar contable es la encargada de supervisar. Se lo realiza de manera mensual.

A veces no supervisa la auxiliar contable.

____________________________

Elaborado por: Pacheco Orosco Fernanda.

Supervisado por: Mg. Maldonado Pazmiño Hernán.

Nota. Fuente: Investigación de campo.

54 Tabla 25. Papel de trabajo N° 17. Matriz del nivel de confianza y riesgo. EVALUACIÓN Y CONTROL INTERNO

Elaborado por: FEPO C. 2

Dirección: Av. Chone Telf.: 0988205635/ 0990248802

AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

Fecha: 14-12- 2018

Objetivo: De acuerdo a los resultados obtenidos de la aplicación del cuestionario del Coso II. Determinar los siguientes aspectos: a) Determinar la matriz del nivel de confianza y riesgo que presenta la gestión de inventarios. b) Determinar la muestra con base a los resultados de la matriz de riesgo. c) Establecer el nivel de confianza que presenta cada componente del Coso II. RELEVAMIENTO a)

Matriz del nivel de confianza y riesgo. Puntaje

Nivel de confianza Bajo Medio Alto

15% - 50% 51% - 75% 76% - 95%

Nivel de riesgo 3 2 1

66%

Alto Moderado Bajo

b) Determinar la muestra con base a los resultados de la matriz de riesgo.

𝑀𝑢𝑒𝑠𝑡𝑟𝑎 = c)

𝑁𝑖𝑣𝑒𝑙 𝑑𝑒 𝑐𝑜𝑛𝑓𝑖𝑎𝑛𝑧𝑎 𝐺𝑟𝑎𝑑𝑜 𝑑𝑒 𝑒𝑟𝑟𝑜𝑟

= 0,05 = 40 Facturas

Establecer el nivel de confianza que presenta cada componente del Coso II. MATRIZ DE NIVEL DE RIESGO Componentes

Ambiente de control Establecimiento de objetivos Identificación de eventos Valoración de riesgo Respuesta al riesgo Actividades de control Información y comunicación Monitoreo TOTAL

Calificación

Confianza

Impacto

Número

44%

Alto

Bajo

63%

Medio

Moderado

4% 9% 10% 10%

50% 75% 71% 71%

Alto Medio Medio Medio

Bajo Moderado Moderado Moderado

1 2 2 2

58%

Medio

Moderado

13% 66%

93%

Alto

Bajo

____________________________

Elaborado por: Pacheco Orosco Fernanda.

Supervisado por: Mg. Maldonado Pazmiño Hernán.

Nota. Fuente: Coso II.

55 Tabla 26. Papel de trabajo N° 18. Matriz de recomendaciones. MATRIZ DE RECOMENDACIONES

Elaborado por: FEPO C. 3

Dirección: Av. Chone Telf.: 0988205635/ 0990248802

AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

Fecha: 21-12- 2018

Objetivo: Elaborar la matriz recomendaciones de acuerdo con los resultados de la aplicación del Coso II EMPRESA MEGA MADERAS BRITO LÓPEZ S.A. COMPONENTE

Ambiente de control

ÁREA CRÍTICA No existe un manual de ética, políticas y procedimientos que permita al personal establecer las funciones acordes a sus actividades, lo que ocasiona duplicidad de funciones.

IMPACTO

RECOMENDACIÓN

Alto

Plasmar una guía de funciones para que cada trabajador conozca sus cargos y actividades diarias, así evitar duplicidad de las mismas.

No se realizan capacitaciones al personal de la empresa. Establecimiento de objetivos

Identificación de riesgo

La empresa carece de herramientas para evaluar el logro de objetivos operacionales. Falta de identificación de los posibles riesgos que puedan afectar a la empresa por no ser minuciosos en el registro del sistema contra lo físico.

Establecer presupuestos anuales que permiten observar el cumpliendo de los objetivos.

Ampliar controles preventivos en todas las sucursales que manejan inventarios. Alto Designar un custodio exclusivo para el área de bodega de la empresa.

No existe un delegado fijo para la recepción de la mercadería.

Encargar las respectivas funciones a un colaborador fijo para que se encargue de la recepción de las mercaderías.

No existe una codificación adecuada en cuanto a los inventarios, al momento de registrar en el sistema contable.

Actividades de control

Medio

Existen varias personas que tienen acceso al área de bodega.

Valoración de riesgo

Respuesta al riesgo

Realizar capacitaciones para realzar el nivel de conocimiento del personal.

La empresa no protege la mercadería contra el deterioro.

Medio

No existen políticas definidas y expresas en cuanto a recepción, almacenamiento y conservación.

Rediseñar el catálogo de los productos que especifique las características de cada uno, según tamaño, marca, modelo, etc. Contratar un seguro para la mercadería que se encuentra en la bodega, además llevar un reporte de ingresos y salidas de la misma para el respectivo ajuste. Determinar políticas en cuanto al almacenamiento de la mercadería, así poder evitar daños materiales.

Medio No se supervisa el estado de la mercadería.

Determinar funciones para la supervisión y aprobación del estado de la mercadería.

Información y comunicación

Falta de comunicación con el personal involucrado sobre los requerimientos del inventario.

Reportar mediante e.mail y llamadas telefónicas, al momento de requerir o pedir transferencia de mercadería. Medio

La información proporcionada por el sistema contable no es confiable para la toma de decisiones.

Realizar periódicamente el conteo físico de las existencias de mercadería, con los reportes respectivos de cada línea de producto.

El almacenamiento de mercadería es supervisado y aprobado por el responsable del área.

Tener un registro adecuado de la mercadería en el sistema contable, para la cual se deberá realizar reportes de entradas y salidas de las mismas.

Monitoreo

Alto La empresa aplica indicadores de gestión de inventarios.

Establece indicadores de gestión para evaluar el control de los inventarios eficientemente.

____________________________

Elaborado por: Pacheco Orosco Fernanda.

Supervisado por: Mg. Maldonado Pazmiño Hernán.

Nota. Fuente: Coso II.

57 Tabla 27. Papel de trabajo N° 19. Marcas de auditoría. MARCAS DE AUDITORÍA

Elaborado por: FEPO C. 4.

AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

Dirección: Av. Chone Telf.: 0988205635/ 0990248802

Fecha: 12-12- 2018

Objetivo: Establecer las marcas de auditoría.

EMPRESA MEGA MADERAS BRITO LÓPEZ S.A. RELEVAMIENTO

Marcas

Significado

√

Revisado

∑

Sumatoria

‫ﮑ‬

Sin documento

Comparado

Constatado

____________________________

Elaborado por: Pacheco Orosco Fernanda.

Supervisado por: Mg. Maldonado Pazmiño Hernán.

Nota. Fuente: Investigación de campo.

58 5.2.3. Ejecución de pruebas de recorrido para establecer los hallazgos. El tercer objetivo, se realizará pruebas de recorrido para el establecimiento de los hallazgos en los procesos de la gestión de inventarios, permite verificar los mecanismos de control aplicados en el proceso de compras, almacenamiento y ventas, para ello se elaborará un programa de ejecución en el cual describirán los objetivos a cumplir. 5.2.3.1.

Programa de ejecución.

Tabla 28. Programa de ejecución. PROGRAMA DE TRABAJO PARA LA EJECUCIÓN Cliente: EMPRESA MEGA MADERAS Brito López S.A. N°

PROCEDIMIENTO

4. 4.1.

EJECUCIÓN DE AUDITORÍA Comprobar los mecanismos de control en el proceso de compras de la mercadería, tomando en consideración el correcto manejo de la aplicación contable y aplicando la integridad en la base de datos. Comprobar los mecanismos de control en el proceso de almacenamiento de la mercadería, tomando en consideración el correcto manejo del sistema contable y aplicando la integridad en la base de datos. Comprobar los mecanismos de control en el proceso de ventas de mercadería, considerar el documento de respaldo: solicitud de pedido, además tomar en consideración el correcto manejo del sistema contable y aplicando la integridad en la base de datos. Elaborar y presentar el respectivo informe con las conclusiones del área auditada.

4.2.

4.3.

4.4.

Nota: Programa de ejecución.

Periodo: 2018 REF.

RESPONSABLE

FECHA

E.1.

FEPO

26-12-2018

E.2.

TEMC

26-12-2018

E.3.

TEMC

27-12-2018

E.4.

TEMC - FEPO

28-12-2018

59 5.2.3.1.1. Comprobar el mecanismo de control del proceso de compras de la mercaderĂa. Tabla 29. Papel de trabajo NÂ° 20. Mecanismo de control del proceso de compras. INFORME DE EJECUCIĂ&#x201C;N DE AUDITORĂ?A

Elaborado por: FEPO E. 1

AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

DirecciĂłn: Av. Chone Telf.: 0988205635/ 0990248802

Fecha: 26-12- 2018

Objetivo: Comprobar los mecanismos de control en el proceso de compras de la mercaderĂa, tomando en consideraciĂłn el correcto manejo de la aplicaciĂłn contable y aplicando la integridad en la base de datos.

EMPRESA MEGA MADERAS BRITO LĂ&#x201C;PEZ S.A. RELEVAMIENTO Documentos FĂsicos

NÂ°

Proveedores

Muestra

Facturas Si

Sistema Contable Solicitud de pedido

Retenciones

Cant.

CĂłdigo

Madera

13â&#x2C6;&#x161;â&#x2C6;&#x161;

Metales

12â&#x2C6;&#x161;â&#x2C6;&#x161;

â&#x2C6;&#x2018;37 â&#x2C6;&#x2018;93%

â&#x2C6;&#x2018;40 â&#x2C6;&#x2018;100%

â&#x2C6;&#x2018;25 â&#x2C6;&#x2018;63%

â&#x2C6;&#x2018;15 â&#x2C6;&#x2018;37%

â&#x2C6;&#x2018;18 â&#x2C6;&#x2018;45%

â&#x2C6;&#x2018;22 â&#x2C6;&#x2018;55%

Suma

â&#x2C6;&#x2018;40

â&#x2C6;&#x2018;25

â&#x2C6;&#x2018;15

Porcentaje

â&#x2C6;&#x2018;100%

â&#x2C6;&#x2018;63%

â&#x2C6;&#x2018;37%

â&#x2C6;&#x2018;3 â&#x2C6;&#x2018;7%

Precio

Fuente: Muestra de facturas de compras, retenciones y solicitud de pedido del aĂąo 52018.

Marcas: â&#x2C6;&#x161;â&#x2C6;&#x161; Revisado, â&#x2C6;&#x2018; Sumatoria Ă?đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x153; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x2122; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x153; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; =

đ??śđ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;Łđ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x17E;đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x203A; đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x2122; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x153; â&#x2C6;&#x2014; 100 đ?&#x2018;&#x2021;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2122; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;Łđ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;

Ă?đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x153; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x2122; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x153; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; =

25 â&#x2C6;&#x2014; 100 = 63% 40

Atributos del hallazgo CondiciĂłn: El 63% de las facturas cumplen el proceso de compra estĂŠ sustentado con los respectivos documentos. Criterio: La empresa tiene como documento de respaldo: solicitud del pedido de la mercaderĂa, factura, comprobante de retenciĂłn y en ciertos casos si el pago es de contado constan los cheques. SRI mediante el Art. 2.- Tipos de comprobantes electrĂłnicos. â&#x20AC;&#x201C; Los sujetos pasivos de tributos podrĂĄn emitir como comprobantes electrĂłnicos, entre otros, los siguientes comprobantes de venta, retenciĂłn y documentos complementarios: Facturas; Comprobantes de RetenciĂłn; GuĂas de RemisiĂłn; Notas de CrĂŠdito; Notas de DĂŠbito; y, Liquidaciones de Compra de Bienes y PrestaciĂłn de Servicios. Causa: Al no emitir documentos de constancia de las solicitudes de pedido para la mercaderĂa provoca que no conste un adecuado proceso de compra y ocurre un desfase en la emisiĂłn de documentos que estĂĄn como polĂticas de compras. Efecto: El 37% no cumplen con el proceso, en ciertos casos se observa que la compra de mercaderĂa no ha sido aprobada en el tiempo oportuno, esto presenta un desfase en la base de datos y en el archivo de los documentos de respaldo. ____________________________ Elaborado por: Pacheco Orosco Fernanda.

__________________________ Supervisado por: Mg. Maldonado PazmiĂąo HernĂĄn.

Nota. Fuente: ObservaciĂłn de facturas de compras archivadas y reporte del sistema contable.

60 Tabla 30. Papel de trabajo N° 21. Mecanismo de control del proceso de almacenamiento. INFORME DE EJECUCIÓN DE AUDITORÍA

Elaborado por: TEMC E. 2

AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

Dirección: Av. Chone Telf.: 0988205635/ 0990248802

Fecha: 26-12- 2018

Objetivo: Comprobar los mecanismos de control en el proceso de almacenamiento de la mercadería, tomando en consideración el correcto manejo de la aplicación contable y aplicando la integridad en la base de datos. EMPRESA MEGA MADERAS BRITO LÓPEZ S.A. RELEVAMIENTO Total de unidades Código

Descripción

Unid.

Diferencias Sistema

Físicas

Valor unit. $

Total en $

Diferencias

Sistema

Físicas

TR12MC

TRIPLEX 12MM 122x244 C

tarimas

600

590

√√

28,26

16956,00

16673,40

282,60

TR15MC

TRIPLEX 15MM 122x244 C

tarimas

480

472

√√

35,21

16900,80

16619,12

281,68

TR15MI

TRIPLEX 15MM 122x244 IND

tarimas

525

√√

32,78

17209,50

0,00

TR4MC

TRIPLEX 4MM 122x244 C

Tarimas

467

459

√√

10,44

4875,48

4791,96

83,52

TR52MC ½

MEDIA TRIPLEX 5.2MM 122x122/60x244

Tarimas

434

430

√√

7,73

3354,82

3323,90

30,92

TR6MC

TRIPLEX 6MM 122x244 C

Tarimas

339

330

√√

16,68

5654,52

5504,40

150,12

TR9MC

TRIPLEX 9MM 122x244 C

Tarimas

410

413

√√

-3

√√

22,56

9249,60

9317,28

-67,68

TR18MC

TRIPLEX 18MM 122x244 C

Tarimas

321

√√

39,83

12785,43

0,00

TR4MI

TRIPLEX 4MM 122x244 IND

Tarimas

450

440

√√

8,82

3969,00

3880,80

88,20

TR4MC ¼

CUARTO TRIPLEX 4MM/ 60x122

Tarimas

502

500

√√

2,94

1475,88

1470,00

5,88

NP6M

MDP 6MM 215X244

Tarima

√√

17,23

1085,49

1033,80

51,69

MGTR15

MEGA MDP BP TRIBECA 15MM 210X244

Tarimas

√√

50,46

1867,02

0,00

MGCH15

MEGA MDP RH BP CHANTILLI 15MM 210X244

Tarina de 42 unidades

√√

59,33

296,65

177,99

118,66

MGWE15

MEGA MDP RH BP WENGUE 15MM 210X244

Tarima de 42 unidades

√√

-1

√√

59,33

2017,22

2076,55

-59,33

AGLDHMC0728

MEGA MDP RH COT. SESAMO 15MM 215X244

Tarimas

√√

69,48

2084,40

0,00

AGLDHMC0786

MEGA MDP RH COT.NOGAL MONDO 15MM 215X244

Tarimas

√√

71,49

2931,09

0,00

TKC15DD

TROPIKOR 15MM CARAMELO D/D

Tarimas

√√

-1

√√

77,88

545,16

623,04

-77,88

TK15MOLDD

TROPIKOR 15MM OLIVO D/D

Tarimas

√√

86,72

1300,80

1214,08

86,72

TK36A

TROPIKOR 36MM AMARETTO D/D

Tarimas

√√

119,32

0,00

TK36SA

TROPIKOR 36MM SANGRIA D/D

Tarimas

√√

125,73

502,92

CPRO 6015CP

CORREA 60x1.5 PROMO C6015P

Unidades

455

449

√√

8,76

3985,80

3933,24

CPRO 80C

CORREA 80x1.5 PROMO.C110190

Unidades

380

√√

12,06

4582,80

0,00

CPRO 602CP

CORREA 60x2 PROMO CP603015

Unidades

477

475

√√

11,23

5356,71

5334,25

22,46

CUMGL 4073

CUMBRERO GL 407x0.30x3MT C407x3

Unidades

400

415

√√

-15

√√

5,36

2144,00

2224,40

-80,40

CUMALU 4060303

CUMBRERO ALUTECHO 406x0.30x3MT

Unidades

338

330

√√

6,90

2332,20

2277,00

55,20

CPRO 150CG100

CORREA 150x2 PROMO.CG100

Unidades

444

454

√√

-10

√√

23,64

10496,16

10732,56

-236,40

CGAL CG10016

CORREA 100 GALVANIZADA CG100x16

Unidades

356

350

√√

23,60

8401,60

8260,00

141,60

CGAL CG8015

CORREA 80 GALVANIZADA CG80x15

Unidades

499

497

√√

20,76

10359,24

10317,72

41,52

TUCUANEG TCN42

TUBO CUADRADO NEGRO 4x2 TCN42

Unidades

318

310

√√

42,76

13597,68

13255,60

342,08

TCNTUCUADG AL 1002

TCN-TUBO CUAD.GAL.100MMx2 MM (4x2)”

Unidades

320

322

√√

-2

√√

74,29

23772,80

23921,38

-148,58

A303

ALI - ANGULO LAM. 30X3MM (1 1/4 X 1/8)"

Unidades

√√

10,32

454,08

443,76

10,32

0,00 52,56

DT3630

DURATECHO 1000 3.60 X 0.30

Unidades

√√

14,86

460,66

445,80

14,86

DRP36

DURATECHO PLUS 3.60 X 0.30MM

Unidades

√√

14,20

1107,60

1065,00

42,60

CU2100

PEU - PERFIL CANAL U 100X50X2MM

Unidades

√√

22,43

246,73

224,30

22,43

TO45M

PGAL - TOOL GALV. 0.45MM 122X244 (1/40)

Unidades

√√

12,47

835,49

823,02

12,47

P12X3

PLT - PLATINA H/N (1/2X1/8) - 12X3MM

Unidades

√√

2,29

119,08

114,50

4,58

ZC1020

ZINC COLOMBIANO 3 MTS (10 PIES) CAL 0.20

Unidades

√√

5,60

280,00

224,00

56,00

ZC1220

ZINC COLOMBIANO 3.60 MTS (12 PIES) CAL 20

Unidades

√√

-6

√√

6,70

536,00

576,20

-40,20

ZG1020

ZINC GALVATEC 3 MTS (10 PIES) CAL 20

Unidades

421

415

√√

5,60

2357,60

2324,00

33,60

ZG1220

ZINC GALVATEC 3.60 MTS (12 PIES) CAL.20

Unidades

275

269

√√

6,70

1824,50

1802,30

40,20

∑9861

∑9779

√√

∑198449,83

∑197087,83

∑1362,00

TOTALES Fuente: Stock de inventario.

Marcas: √√ Revisado, ∑ Sumatoria

∑

∑82

√√

Atributos del hallazgo Condición: Se identificó la existencia de falencias en el stock de inventarios al verificar los datos ingresados al sistema con el conteo físico. En el sistema contable se registran 9861 unidades a diferencia de lo verificado en el conteo físico 9779 unidades. Criterio: De acuerdo con las políticas que tiene la empresa, en el proceso de inventario debe coincidir el número de unidades ingresadas al sistema y en la información física. Bajo la Nic 2, se interpreta que el conteo físico se considera como una opción en la cual la empresa a una fecha determinada puede ajustar su inventario en unidades y en valores. Para esto la empresa debe realizar un inventario físico de la totalidad de las existencias, para luego ingresarlas en el sistema. Causa: El inventario es controlado por el bodeguero, quien es el custodio del almacenamiento de la mercadería, es la persona que entrega la mercadería a los clientes. Efecto: La diferencia de las unidades físicas y en el sistema es el resultado que no coincide las mismas unidades, esto afecta que al visualizar no permite tener las unidades reales del inventario. Se determinó que la mercadería en la empresa está sobrevalorada, ya que en el sistema contable se refleja de $198449,83 a diferencia del físico de $197087,83, con una diferencia de $1362,00.

Nota. Fuente: Observación del almacenamiento y reporte del sistema contable.

60 Tabla 31. Papel de trabajo NÂ° 22. Mecanismo de control del proceso de ventas.

DirecciĂłn: Av. Chone Telf.: 0988205635/ 0990248802

INFORME DE EJECUCIĂ&#x201C;N DE AUDITORĂ?A

Elaborado por: TEMC

AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

Fecha: 27-12- 2018

E. 3 1/3

Objetivo: Comprobar los mecanismos de control en el proceso de ventas de la mercaderĂa, tomando en consideraciĂłn documento de respaldo. EMPRESA MEGA MADERAS BRITO LĂ&#x201C;PEZ S.A. RELEVAMIENTO Documentos FĂsicos NÂ°

Proveedores

Muestra

Facturas

Si Madera 20 20 Metales 20 20 Suma â&#x2C6;&#x2018;40 â&#x2C6;&#x2018;40 Porcentaje â&#x2C6;&#x2018;100% â&#x2C6;&#x2018;100% Fuente: Factura de ventas de mercaderĂa.

Proforma No

1 2

Si 10â&#x2C6;&#x161;â&#x2C6;&#x161; 13â&#x2C6;&#x161;â&#x2C6;&#x161; â&#x2C6;&#x2018;23 â&#x2C6;&#x2018;58%

No â&#x20AC;ŤďŽ&#x2018;â&#x20AC;Ź5 â&#x20AC;ŤďŽ&#x2018;â&#x20AC;Ź12 â&#x2C6;&#x2018;17 â&#x2C6;&#x2018;42%

Marcas: â&#x2C6;&#x161;â&#x2C6;&#x161; Revisado, â&#x20AC;Ť ďŽ&#x2018;â&#x20AC;ŹSin documento, â&#x2C6;&#x2018; Sumatoria đ?&#x2018;&#x192;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2014;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x201C;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x17E;đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x203A; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x153; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x153; đ??šđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;Łđ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x17E;đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x203A; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x153; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x153; = â&#x2C6;&#x2014; 100 đ?&#x2018;&#x2021;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2122; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;Łđ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; 40 đ?&#x2018;&#x192;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2014;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x201C;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x17E;đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x203A; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x153; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x153; = â&#x2C6;&#x2014; 100 = 100% 40

Atributos del hallazgo CondiciĂłn: El 58% representa el cumplimiento de los vendedores en el proceso de ventas, esto hace que no se cumpla en la totalidad con las polĂticas estipuladas por la empresa, ya que algunas facturas no cuentan con documento de respaldo: proforma. Criterio: En el proceso de ventas, la empresa tiene como polĂticas: la documentaciĂłn de respaldo como factura y proforma, las mismas que sirven para la entrega de la mercaderĂa. El SRI mediante el Art. 2.- Tipos de comprobantes electrĂłnicos. â&#x20AC;&#x201C; Los sujetos pasivos de tributos podrĂĄn emitir como comprobantes electrĂłnicos, entre otros, los siguientes comprobantes de venta, retenciĂłn y documentos complementarios: Facturas; Comprobantes de RetenciĂłn; GuĂas de RemisiĂłn; Notas de CrĂŠdito; Notas de DĂŠbito; y Liquidaciones de Compra de Bienes y PrestaciĂłn de Servicios. Causa: Los vendedores que estĂĄn a cargo de este proceso, no tienen los mismos conocimientos de las secuencias de las facturas que tengan la documentaciĂłn de respaldo. Efecto: El 42% de la informaciĂłn de las ventas tienen poca veracidad a la hora de consultar a los vendedores con la verificaciĂłn de las facturas de ventas archivadas respectivamente, se encuentran en ciertos casos que no estĂĄn anexados los documentos de respaldo. ____________________________

____________________________

Elaborado por: MacĂas Caicedo Tatiana.

Supervisado por: Mg. Maldonado PazmiĂąo HernĂĄn.

Nota. Fuente: ObservaciĂłn del archivo de facturas de ventas y reporte del sistema contable.

66 Tabla 32. Papel de trabajo NÂ° 23. RevisiĂłn facturas de ventas.

DirecciĂłn: Av. Chone Telf.: 0988205635/ 0990248802

INFORME DE EJECUCIĂ&#x201C;N DE AUDITORĂ?A

Elaborado por: TEMC

AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

Fecha: 27-12- 2018

E. 3 2/3

Objetivo: Comprobar los mecanismos de control en el proceso de ventas de la mercaderĂa, tomando en consideraciĂłn documento de respaldo. EMPRESA MEGA MADERAS BRITO LĂ&#x201C;PEZ S.A.

RELEVAMIENTO Documentos FĂsicos NÂ° Proveedores Muestra

Facturas Si

Sistema Contable

Proforma

Cant.

CĂłdigo No

Precio

Madera

20â&#x2C6;&#x161;â&#x2C6;&#x161;

0â&#x20AC;ŤďŽ&#x2018;â&#x20AC;Ź

20â&#x2C6;&#x161;â&#x2C6;&#x161;

0â&#x20AC;ŤďŽ&#x2018;â&#x20AC;Ź

Metales

20â&#x2C6;&#x161;â&#x2C6;&#x161;

0â&#x20AC;ŤďŽ&#x2018;â&#x20AC;Ź

20â&#x2C6;&#x161;â&#x2C6;&#x161;

0â&#x20AC;ŤďŽ&#x2018;â&#x20AC;Ź

â&#x2C6;&#x2018;40

â&#x2C6;&#x2018;0

â&#x2C6;&#x2018;40

â&#x2C6;&#x2018;0

â&#x2C6;&#x2018;40

â&#x2C6;&#x2018;0

â&#x2C6;&#x2018;100%

â&#x2C6;&#x2018;0%

â&#x2C6;&#x2018;100%

â&#x2C6;&#x2018;0%

Suma Porcentaje

â&#x2C6;&#x2018;100% â&#x2C6;&#x2018;100%

â&#x2C6;&#x2018;100% â&#x2C6;&#x2018;0%

Fuente: Factura de ventas de mercaderĂa.

Marcas: â&#x2C6;&#x161;â&#x2C6;&#x161; Revisado, â&#x20AC;Ť ďŽ&#x2018;â&#x20AC;ŹSin documento, â&#x2C6;&#x2018; Sumatoria Ă?đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x153; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x2122; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x153; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;Łđ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; =

đ??šđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;Łđ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x17E;đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A; đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x2122; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x153; â&#x2C6;&#x2014; 100 đ?&#x2018;&#x2021;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2122; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;Łđ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;

40 â&#x2C6;&#x2014; 100 = 100% 40

Comentario: Una vez efectuada la revisiĂłn de los valores de las facturas comparado con los que estĂĄn ingresados en el sistema contable se evidenciĂł que el 100% de las facturas se ingresaron correctamente, esto significa que se ha aplicado la integridad en la base de datos y que cada factura cumple con el correcto manejo de la aplicaciĂłn contable que dispone la empresa.

____________________________

Elaborado por: MacĂas Caicedo Tatiana.

Supervisado por: Mg. Maldonado PazmiĂąo HernĂĄn.

Nota. Fuente: ObservaciĂłn de facturas de ventas archivadas y reporte del sistema contable.

67 Tabla 33. Papel de trabajo NÂ° 24. RevisiĂłn de facturas de ventas que cumplen con el proceso.

DirecciĂłn: Av. Chone Telf.: 0988205635/ 0990248802

INFORME DE EJECUCIĂ&#x201C;N DE AUDITORĂ?A

Elaborado por: TEMC

AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

Fecha: 27-12- 2018

E. 3 3/3

Objetivo: Comprobar los mecanismos de control en el proceso de ventas de la mercaderĂa, tomar en consideraciĂłn el correcto manejo del sistema contable y aplicando la integridad en la base de datos. EMPRESA MEGA MADERAS BRITO LĂ&#x201C;PEZ S.A. RELEVAMIENTO DETALLE Ventas revisadas que cumplen con el proceso de archivo de los documentos de respaldo: proformas y facturas en la carpeta de clientes porque permite demostrar que los involucrados en las ventas han llevado el manejo apropiado de los comprobantes de ventas y a la vez hacen constar dichos comprobantes en el sistema contable. Ventas revisadas que no cumplen con el proceso de archivo de los documentos de respaldo. Total de ventas revisadas

NĂ&#x161;MERO

PORCENTAJE

21â&#x2C6;&#x161;â&#x2C6;&#x161;

53%

19â&#x2C6;&#x161;â&#x2C6;&#x161;

47%

â&#x2C6;&#x2018;40

â&#x2C6;&#x2018;100%

Fuente: Factura de ventas de mercaderĂa.

đ??šđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;Łđ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x17E;đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x203A; đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x2122; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x153; â&#x2C6;&#x2014; 100 đ?&#x2018;&#x2021;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2122; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;Łđ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;

21 â&#x2C6;&#x2014; 100 = 53% 40

Atributos del hallazgo CondiciĂłn: El 53% cumplen con el proceso de archivo de los documentos de respaldo, cuenta con carencia de control en el proceso de ventas y por parte de los vendedores. Criterio: El control de este proceso empieza desde el momento de efectuarse la venta hasta el pago que realice el cliente, para luego registrar en el sistema contable las transacciones realizadas. Causa: El proceso de ventas carece de cumplimiento en el control de dicho proceso, es por ello que a veces sucede que no se cumpla con la correcta entrega de mercaderĂa, por tanto, en ciertas ocasiones no se registran en el sistema al momento de efectuarse las transacciones. Efecto: El 47% carece de cumplimiento en el control del proceso de ventas, es por ello que a veces sucede que no se cumplan con la correcta entrega de mercaderĂa.

____________________________

Elaborado por: MacĂas Caicedo Tatiana.

Supervisado por: Mg. Maldonado PazmiĂąo HernĂĄn.

Nota. Fuente: ObservaciĂłn de facturas de ventas archivadas y reporte del sistema contable.

68 5.2.4. Comunicar los resultados obtenidos en la evaluación del control interno en el área de inventario. De acuerdo al objetivo cuarto, este proyecto de investigación se presenta el informe de políticas y los controles correctivos recomendados que permiten mejorar la gestión de inventarios, cabe recalcar que se deben realizar nuevos procesos en las compras, almacenamiento y venta de mercaderías para obtener la gestión de inventarios de manera correcta. 5.2.4.1.

Carta a la Gerencia. Santo Domingo, 27 de diciembre de 2018

Sra. Euvenia López Propietaria de Mega Maderas Brito López S.A. Presente. -

Como trabajo de investigación, se ha realizado una evaluación del sistema de control interno de la gestión de inventarios de la empresa MEGA MADERAS Brito López S.A., durante el periodo 2018, se examinaron los procesos que intervienen en el almacenamiento, compra y venta de la mercadería. El objetivo de este trabajo fue evaluar la eficiencia y eficacia en los procesos operativos y administrativos que realiza la empresa con el propósito de mejorar en el desempeño empresarial. El proceso administrativo de MEGA MADERAS Brito López S.A., se compone del compromiso de mantener controles internos en las existencias, para cumplir esta responsabilidad se debe considerar las políticas y procedimientos de control interno que están estipuladas. En todo sistema de control interno existen limitaciones inherentes, pueden hallarse los errores no detectados, para ello se realiza pruebas de auditoría a una muestra de las operaciones y transacciones revelando las irregularidades no detectadas, por ende, realizado dichas pruebas se identificó falencias en la gestión de inventarios que de no ser encontradas a tiempo pueden afectar a futuro a la empresa. Agradecemos una vez más, por la colaboración recibida de quienes conforman la empresa y estamos en la mejor disposición de aclarar en el informe de hallazgos que se adjunta a continuación.

69 Atentamente,

f. _____________________ Macías Caicedo Tatiana. 5.2.4.2.

f. ____________________________ Pacheco Orosco Fernanda.

Informe de la evaluación del control interno.

Sra. Euvenia López PROPIETARIA DE LA EMPRESA MEGA MADERAS BRITO LÓPEZ S.A.

De mis consideraciones. -

Se ha realizado la evaluación de control interno de inventarios de la Empresa Mega Maderas Brito López S.A., empezando desde el 28 de noviembre al 29 de diciembre del año 2018, en la ciudad de Santo Domingo. El principal objetivo es evaluar el sistema de control interno en el proceso de compras, almacenamiento y ventas de mercaderías, que permita mejorar el desempeño de la gestión de inventarios. La evaluación de control interno realizada en dicha empresa fue analizada con el cumplimiento de las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, además se realizaron pruebas de auditoría las cuales tienen criterios de razonabilidad y objetividad de los procesos de compras, almacenamiento y ventas, que permiten realizar el informe de los resultados obtenidos. Área de compras: En el área de compras se empezó la evaluación de control interno de inventarios, considerando operaciones al azar, que fueron revisadas para la respectiva verificación del cumplimiento con el proceso instaurado por la empresa, en el proceso de las compras no presentan documentos

70 de respaldo como: orden de envío y factura en unos casos sucede este inconveniente, esto es una muestra de falta de control por parte de los empleados encargados en este proceso. Debido a la falta de control de este proceso se implementa las siguientes recomendaciones en las compras: Recomendaciones: •

Solicitar el reporte de mercadería existente en bodega.

•

Contactar a varios proveedores.

•

Solicitar listas de precios.

•

Revisar en las compras, para realizar la comparación de la mercadería conforme a la factura.

71 5.2.4.3.

Propuesta del proceso de compras.

Tabla 34. Propuesta de proceso de compras. EMPRESA MEGA MADERAS BRITO LÓPEZ S.A.

____________________________

Elaborado por: Pacheco Orosco Fernanda.

Supervisado por: Mg. Maldonado Pazmiño Hernán.

Nota. Fuente: Propuesta de proceso de compras.

72 EMPRESA MEGA MADERAS BRITO LÓPEZ S.A

____________________________

Elaborado por: Pacheco Orosco Fernanda.

Supervisado por: Mg. Maldonado Pazmiño Hernán.

Nota. Fuente: Propuesta de proceso de compras.

73 EMPRESA MEGA MADERAS BRITO LÓPEZ S.A

____________________________

Elaborado por: Pacheco Orosco Fernanda.

Supervisado por: Mg. Maldonado Pazmiño Hernán.

Nota. Fuente: Propuesta de proceso de compras.

Comentario: Se propone que en el proceso de compras, se debe solicitar el reporte de mercadería existente en bodega para no comprar innecesariamente, además contactar a varios proveedores solicitando las listas de precios para elegir el mejor postor y en la recepción de la mercadería realizar comparaciones con la factura, para verificar si el pedido es el correcto.

74 Área de almacenamiento: En este proceso, fueron comparados los saldos del sistema con el conteo físico, encontrando inconsistencias en saldo real del inventario, existiendo diferencia en el total de ellos, lo que significa que la mercadería está sobrevalorada en relación con los datos del sistema, implementando lo siguiente: Recomendaciones: •

Reclasificar la mercadería para la entrega inmediata.

•

Verificar minuciosamente que no exista duplicidad de código para el mismo producto, al momento de ingresar al sistema.

Otra implementación adicional sería la contratación de 2 personas que ayuden al bodeguero, para que exista un control adecuado en el proceso de almacenamiento y no ocurra las inconformidades que se ha evidenciado mediante la evaluación. De parte del bodeguero menciona en sus actividades es importante llevar un mejor control en la recepción y revisión de la mercadería para no almacenar tableros defectuosos y que esto puede ser considerado como pérdida económica para la empresa.

75 5.2.4.4.

Propuestas de procesos

5.2.4.4.1. Propuesta del proceso de almacenamiento. Tabla 35. Propuesta de almacenamiento. EMPRESA MEGA MADERAS BRITO LÓPEZ S.A.

____________________________

Elaborado por: Pacheco Orosco Fernanda.

Supervisado por: Mg. Maldonado Pazmiño Hernán.

Nota. Fuente: Propuesta de proceso de almacenamiento.

76 EMPRESA MEGA MADERAS BRITO LÓPEZ S.A.

____________________________

Elaborado por: Pacheco Orosco Fernanda.

Supervisado por: Mg. Maldonado Pazmiño Hernán.

Nota. Fuente: Propuesta de proceso de almacenamiento.

77 Comentario: Al momento de la llegada de la transportación de las mercaderías, se sugiere que se determine que la documentación sea correcta, detectando a tiempo las inconsistencias en los documentos para evitar problemas a futuro con los proveedores, otra sugerencia del proceso es que una vez que se ordena los rubros en el lugar adecuado, se debe firmar las recepciones y a la vez emitir un registro de almacenamiento como constancia de lo realizado. Área de ventas: En esta área de ventas, se llevó la evaluación con la muestra de operaciones tomados al azar, una vez evaluado se determinó que las facturas de ventas no cumplen con los respaldos, la causa de que no exista esta documentación correspondiente, es porque existe solo la factura para retirar la mercadería, por otro lado, otra observación es que al entregar la mercadería se tardan. La implementación en el proceso de ventas es lo siguiente: Recomendaciones: •

Otro documento de respaldo como orden de entrega, para que el despacho de la mercadería sea evidenciada como respaldo.

•

Establecer una mejor planificación para la entrega de las mercaderías vendidas, a través de un horario establecido valorando un promedio de tiempo por cada entrega.

78 5.2.4.4.2. Propuesta del proceso de ventas. Tabla 36. Propuesta de proceso de ventas. EMPRESA MEGA MADERAS BRITO LÓPEZ S.A.

____________________________

Elaborado por: Macías Caicedo Tatiana.

Supervisado por: Mg. Maldonado Pazmiño Hernán.

Nota. Fuente: Propuesta de proceso de ventas.

79 EMPRESA MEGA MADERAS BRITO LÓPEZ S.A.

____________________________

Elaborado por: Macías Caicedo Tatiana.

Supervisado por: Mg. Maldonado Pazmiño Hernán.

Nota. Fuente: Propuesta de proceso de ventas.

Comentario: En el proceso de ventas, luego de dirigirse al área de corte se recomienda realizar una planificación de entrega oportuna para brindar un excelente servicio al cliente y además presentar la orden de entrega.

6. DISCUSIÓN En esta investigación de control interno de inventarios, se fundamenta en una de las fases de la Auditoría que permite identificar las áreas más importantes y los problemas potenciales, evaluar el nivel de riesgo y programar la obtención de la evidencia necesaria para examinar los distintos componentes, mediante este control se recopiló las políticas y los procesos que se lleva a cabo en las compras, almacenamiento y ventas de la línea de madera y metales. Esta información fue facilitada por la propietaria, bodegueros, auxiliar contable entre otros, esto permitió tener conocimiento sobre cada actividad del flujograma al comprar, almacenar y vender las mercaderías, determinando si las mismas cumplen con lo establecido; además se levantó información con el personal de la empresa por medio de herramientas, como la entrevista, encuesta y entre lo más importante, presenciar a la toma de inventarios que la empresa realiza de forma mensual. La utilización del cuestionario COSO ERM II permitió evaluar las áreas críticas de los procesos que involucran en la gestión de inventarios, además se lo estructuró según los componentes del sistema de control interno obteniendo del nivel de riesgo moderado (2) y un nivel de confianza medio con un puntaje de 66% dando como resultado los impactos encontrados con la aplicación del mismo. Se evidenció que no todos los pasos de compras (37%), almacenamiento ($1362,00) y ventas (42%) se cumplen en su totalidad porque a veces la documentación de respaldo es faltante, esta empresa tiene las políticas y los procesos de manera verbal más no en manuales para evidenciar de manera puntual dichos procesos y políticas estipuladas. Otra deficiencia presentada mediante este proceso auditado es que, en el área de inventarios, falta personal en bodega que controle las entradas y salidas de mercaderías con este hallazgo faltante permite llevar las actividades ejecutadas de manera eficiente, por el motivo que se encontraron inconvenientes al comparar el inventario con los datos físicos y los del sistema contable. Es de mucha importancia considerar que, en el proceso de ventas, a la hora de retirar la mercadería debe facilitarles a los clientes una orden de entrega para que exista un mayor control

81 en la salida de mercaderías, porque hay casos en los que los clientes pueden duplicar el retiro y esto representa pérdida económica para la empresa. Una vez realizada la evaluación se realizó el informe de auditoría en el que se detalla cada uno de los hallazgos encontrados con sus respectivas conclusiones y recomendaciones, el mismo que se considera conveniente dar a conocer a la propietaria como usuaria principal de la información y de esta manera se tomen las medidas correctivas para contrarrestar dichas deficiencias.

7. CONCLUSIONES •

Mediante el levantamiento de información de la Empresa Mega Maderas Brito López S.A., se determinó que no existe un manual de procedimientos, por lo que el personal actúa de acuerdo con criterio y órdenes empíricas, generando duplicidad en el registro de ingresos, codificación de la mercadería, ventas, obteniendo como resultado diferencias entre las cantidades establecidas entre el sistema y el conteo físico, además de la presencia registro inadecuado del movimiento interno y externo de la mercadería, no revisan la integridad en recepción.

•

Con la aplicación el modelo COSO II ERM, permitió identificar los errores no detectados en la gestión de inventarios, aplicando el cuestionario se determinó como resultado un nivel de riesgo moderado (66%). Los controles en inventarios que realizan no son suficientes en la administración de las existencias.

•

En el área de almacenamiento, en base a los resultados comparados entre el conteo físico y los datos del sistema, se encontraron inconsistencias en el saldo real de los inventarios con una materialidad de $1362.00, la evaluación del stock se rigió en la normativa contable NIC 2 que se basa en la aplicación de un sistema de inventarios permanente, que implique ejercer un control físico y monetario a través de documentos de entradas y salidas que validen de manera correcta los inventarios.

•

Dentro de la fase final, se considera la comunicación de los resultados obtenidos como parte de las etapas que permite al nivel gerencial conocer previamente la información encontrada con deficiencias e indicar las respectivas recomendaciones que corroboran las falencias que ocurren en el proceso de compra, almacenamiento y venta de las existencias.

8. RECOMENDACIONES •

Se sugiere implementar un manual de procedimientos que permita establecer las funciones, responsabilidades de todo el personal de la empresa, eliminar la duplicidad de códigos en el sistema microplus y reclasificar toda la mercadería en bodega, designar un auxiliar adicional para el control de la mercadería.

•

Analizar de forma periódica los procedimientos de la gestión de inventarios, empleando los respectivos controles, para prevenir los problemas que se generen en el mismo, identificando los eventos en el momento que ocurren y por último aplicar los controles correctivos que sirven para revertir los problemas detectados. Para establecer la disminución del riesgo en cada uno de sus componentes, obteniendo como resultado una gestión eficiente y eficaz en la empresa.

•

En vista de la materialidad encontrada se manifiesta que al momento de llegar la mercadería se debe verificar que la documentación sea correcta para prevenir los problemas al ingresar los datos en el sistema, realizando un registro físico de las mercaderías para que facilite la constancia de lo comprado, almacenado y vendido. Además, se sugiere realizar controles al reclasificar la mercadería para que el proceso de entrega sea inmediato y verificar minuciosamente que no exista duplicidad de código para el mismo producto.

•

Mediante los resultados obtenidos en la evaluación de inventarios, se debe considerar las recomendaciones propuestas de cada proceso desde las compras hasta las ventas, para reducir las inconsistencias monetarias que se evidencia en el informe de ejecución en el área de almacenamiento, implementar la orden de entrega como otro documento de respaldo.

9. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Agenda de Igualdad. (2015). Gad Municipal de Santo Domingo. Obtenido de www.santodomingo.gob.ec Apunte, R. y Rodríguez, R. (2016). Diseño y aplicación de sistema de gestión en Inventarios en empresa ecuatoriana. Holguin Ciencias, Volumen 22, No.3. Arens, A.,Elder,R.y Beasley,M. (2010). Auditoría Un enfoque integral. México: Pearson Educación. Auditoría,

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Todo

una

Vida

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10. ANEXO Anexo 1. Declaración de adecuación al formato y guía del trabajo de titulación

88 Anexo 2. Carta de aprobaciรณn

89 Anexo 3. Carta de Impacto

90 Anexo 4. Árbol del problema

Evaluación del sistema de control interno y mejora en la gestión de inventarios en la empresa “MEGA MADERAS BRITO LÓPEZ S.A”, en la ciudad de santo domingo de los colorados, en el año 2018

Causa No hay un manual de procedimientos

No hay asignación de funciones al personal involucrado en el inventario.

Falta de registro oportuno de inventarios dañados.

No revisan la integridad de la mercadería al momento de almacenar.

Deficiente control interno en el manejo de inventarios Efecto

El personal no conoce sus funciones específicas.

Anexo 5. Área de madera.

No hay quien responsabilidades.

asuma

Mercadería sobrevalorada.

No se puede realizar la devolución

91 Anexo 6. Ă rea de metales.

92 Anexo 7. Entrevista a la gerente.

Entrevista aplicada a la gerente. La siguiente entrevista está destinada a la gerente propietaria de la empresa MEGA MADERAS Brito López S.A., con la finalidad de tener conocimiento de la situación real de la empresa en cuanto a sus funciones en el área de inventarios y realizar papeles de trabajo para mayor entendimiento. Nombre: Sra. Euvenia López. 1. ¿La empresa MEGA MADERAS Brito López S.A., cuenta con una estructura organizacional? La empresa si dispone de una estructura organizacional. 2. ¿La empresa cuenta con el manual de políticas y procedimientos implantados en cuanto al control del manejo de inventarios? La empresa no tiene el manual de políticas y procedimientos referenciados para el manejo de inventarios. 3. ¿Los trabajadores conocen cuáles son sus cargos y funciones a cumplir? Los empleados si conocen sus funciones, pero de forma verbal. 4. ¿Existe un encargado de bodega o cualquier trabajador tiene acceso? La empresa si cuenta con un empleado encargado en el área de bodega. 5. ¿La empresa cuenta con una planificación presupuestaria para el abastecimiento de materia prima? La gerencia si realiza una planificación para el abastecimiento de materia prima. 6. ¿Con qué frecuencia se realiza el conteo físico del inventario? El conteo físico del inventario se lo realiza cada mes. 7. ¿En la toma física se han encontrado diferencias entre los saldos contables versus las existencias? Si se han encontrado diferencias con las existencias.

93 8. ¿La empresa maneja kárdex de materia prima y productos terminados? Si, ya que cuenta con el sistema contable microplus. 9. ¿La empresa evalúa el desempeño del personal encargado del área de inventarios? Si, se evalúa el desempeño de los empleados de forma continua. 10. ¿Los materiales están disponibles dentro de la matriz? Si, también se encuentran en la bodega principal número 4 que se encarga de distribuir a las sucursales. 11. ¿Tiene la disponibilidad de espacio físico para almacenar y despachar la mercadería? La empresa si cuentan un espacio físico adecuado para el almacenamiento y despacho de la mercadería. 12. ¿Presentan información financiera con respecto al departamento financiero? Si se presenta información financiera, por ello se realiza la respectiva toma de decisiones en cuanto a la producción de mercadería. 13. ¿El sistema contable facilita el reporte sobre los inventarios? Gracias al sistema contable microplus, cuentan con un reporte de inventarios. 14. ¿De qué forma estimaría el control que posee la empresa en la gestión de los inventarios? El control de inventarios está en 75%, falta mejorar para poder alcanzar el 100% deseado. 15. ¿Usted realiza inspecciones en el área de bodega, para el control de estado de la materia prima? En la empresa se realiza inspecciones cada 15 días en el área de bodega. 16. ¿Existen instalaciones adecuadas, que permiten la conservación de los inventarios? La empresa cuenta con instalaciones adecuadas para la conservación de los inventarios.

94 17. ¿Considera que al evaluar el sistema de control interno de inventarios ayudará a mejorar la gestión del stock? Si porque aún existen inconvenientes en los inventarios. 18. ¿Cuál es la importancia de un sistema de control interno de inventarios? Tener un informe de las existencias de los productos en bodega, con ello no existirían productos sobrevalorados. Anexo 8. Entrevista a la contadora.

Entrevista aplicada a la Contadora Externa. La siguiente entrevista está destinada a la contadora externa de la empresa con el objetivo de tener conocimiento si la empresa cuenta con procesos establecidos para el manejo de inventarios, desde su ingreso hasta su salida de bodega. Nombre: Ing. Daniela García 1. ¿La empresa cuenta con el manual de procedimientos que puntualice lo relacionado con la respectiva autorización, custodio, registro de control y responsabilidades? La empresa no cuenta con un manual de procedimientos. 2. ¿La empresa maneja políticas definidas en cuento a la recepción, almacenamiento y salida de inventarios? Se dan disposiciones respecto a lo que tiene que hacer en términos generales. 3. ¿La empresa realiza conteo físico de los inventarios? Si, se realiza mensualmente el conteo físico de sus inventarios, ya que por medio de esto se quiere tener un control de lo que ingresa y sale de la empresa. 4. ¿Se realiza un registro de existencias adecuadamente valorados? Si es llevado un registro de los inventarios. 5. ¿En el área de existencias, existen personas definidas para la custodia del inventario? Si, el bodeguero es el responsable

95 6. ¿La empresa utiliza kárdex de materia prima y productos terminados? Si, se maneja kárdex para el registro de los inventarios ya que está incluido en el sistema contable. 7. ¿Se ha encontrado diferencias entre lo físico y lo que consta registrado en el sistema? Si se han encontrado diferencias con las existencias. 8. ¿Realiza la empresa informe de inventarios para el análisis de pérdidas y manejo de los mismos? Si. 9. ¿La empresa evalúa el desempeño de las personas que trabajan en el área de inventarios? Si, se evalúa el desempeño de los empleados de forma continua. 10. ¿Las existencias son recibidas y registradas con la descripción de cantidad, calidad, estado y otra información necesaria? Toda mercadería que ingresa a la bodega de la empresa es revisada por los empleados del área. 11. ¿Qué método aplica para la valoración de inventarios? Se utiliza de método promedio ponderado. 12. ¿Con qué frecuencia revisa el sistema para generar reportes de inventarios? Se lo realiza de manera semanal. 13. ¿De qué forma evalúan el control interno de inventarios existente? El control interno de inventarios es regular. 14. ¿Considera obligatorio evaluar el sistema de control interno de la gestión de inventarios de la empresa MEGA MADERAS Brito López S.A., para la mejora de sus stocks? Sí, porque nos ayudará a tener un mejor control.

96 15. ¿Se lleva un registro oportuno de inventarios dañados? La empresa no cuenta con un registro para los inventarios dañados. 16. ¿Existe mercadería sobrevalorada en el área de inventarios? Si. 17. ¿Se tiene en constante revisión la mercadería en recepción? No. 18. ¿En caso de deterioro de la mercadería se realiza los asientos contables respectivos? No realizan el respectivo asiento contable.

Anexo 9. Encuesta al departamento de facturación.

Encuesta aplicada al departamento de facturación. La siguiente encuesta va dirigida a las personas encargadas del departamento de facturación, tiene la finalidad de conocer el manejo de los inventarios al momento de facturar la mercadería deseada por el cliente. Encuesta dirigida al departamento de facturación de la empresa MEGA MADERAS Brito López S.A. N° 1 2 3 4 5 6 7

Preguntas ¿Existe una persona con función específica de entregar la mercadería vendida a conformidad del cliente, luego de ser facturada? ¿Existe procedimiento de control que asegure que la facturación contenga toda la mercadería vendida? ¿El sistema contable computarizado asegura la contabilización correcta en cuentas de control de inventarios y reportes de todas las facturas expedidas? ¿La facturación la elabora una sola persona y la revisa otra distinta, verificando precios, codificaciones? En el caso de devoluciones de mercaderías por parte de los clientes. ¿Se detallan los artículos devueltos y las condiciones en que se encuentran? ¿Existen políticas por escrito para la concesión de bonificaciones a los clientes? ¿Se contabilizan oportunamente los ingresos de la madera entregada por los proveedores?

Respuestas

Porcentaje

Total encuestados

Si No

50% 50%

Si No

100% 0%

Si No

100% 0%

Si No

0% 100%

Si No

50% 50%

Si No

0% 100%

Si No

100% 0%

¿Se han presentado problemas en la facturación?

Si No

50% 50%

¿Se entrega adecuadamente el comprobante de venta y respectiva copia al despachador?

Si No

100 % 0%

¿Cuándo existen problemas en el sistema, como registran las ventas?

Notas de pedidos

100%

¿Ha participado a algún control de inventarios?

Si No

100% 0%

Fuente: Entrevista al departamento de facturación.

Anexo 10. Encuesta a la auxiliar contable.

Encuesta aplicada a la auxiliar contable. La siguiente encuesta va destinada a la auxiliar contable de la empresa, tiene como finalidad adquirir conocimiento de la información sobre el manejo de los inventarios en el proceso de almacenamiento y distribución de la misma. Encuesta dirigida a la auxiliar contable de la empresa MEGA MADERAS Brito López S.A. N°

Preguntas

Respuestas

Porcentaje

Total encuestados

¿Se comunica al bodeguero la fecha tentativa de llegada de las mercaderías para que realice la recepción y revisión de las mercaderías?

Si No

100% 0%

¿Se revisa la mercadería con los datos detallados en la orden de compra emitida?

Si No

100% 0%

¿Se procede a reclamar inmediatamente al proveedor cuando existen diferencias o inconformidades para su reposición o cambio correspondiente?

Si No

100% 0%

Si No

100% 0%

¿Se revisa la factura de compra en recepción que detallen los mismos ítems que la orden de compra? ¿Ubican inmediatamente las mercaderías recibidas en sus perchas respectivas?

Si No

100% 0%

¿Se ubica las mercaderías de acuerdo el método de inventarios que utiliza la empresa?

Si No

100% 0%

¿El bodeguero comunica a los departamentos involucrados de las novedades acerca de las mercaderías recibidas?

Si No

100% 0%

¿El departamento contable procede a registrar inmediatamente luego de comunicar las novedades (de haberlas) al registro en kárdex de la mercadería?

Si No

100% 0%

¿Lleva al día el kárdex de la mercadería?

¿El departamento de facturación remite al departamento contable inmediatamente la factura de compra?

Si No Si No

0% 100% 100% 0%

¿Se registra en los libros contables inmediatamente luego de recibir la factura de compra respectiva?

¿Se realiza diariamente la revisión de las facturas de ventas?

Si No Si No

100 0% 0% 100%

1 1 1 1

¿Se recibe de manera oportuna las facturas de ventas para proceder con la separación, embalaje y despacho de las mercaderías vendidas?

Si No

100% 0%

¿Se realiza la separación de las mercaderías vendidas inmediatamente luego de recibir las facturas de venta?

Si No

0% 100%

¿Controla el correcto embalaje de las mercaderías para evitar posibles daños?

Si No

100% 0%

¿Firma la factura de venta como señal de despacho completo de la mercadería a los clientes?

Si No

100% 0%

1 1

Fuente: Entrevista a la auxiliar contable.

Anexo 11. Encuesta al bodeguero.

Encuesta aplicada al bodeguero. Esta encuesta tiene como propósito conocer de la información sobre el manejo de los inventarios en el proceso de almacenamiento y distribución de la misma, por ello va dirigida a los bodegueros de la empresa. Encuesta dirigida a los bodegueros de la empresa MEGA MADERAS Brito López S.A. N°

Preguntas

Respuestas

Porcentaje

Total encuestados

¿Cuenta la parte operativa con personal competente para el desempeño de las actividades?

Si No

100% 0%

¿Tienen documento firmado que muestren sus funciones y sus colaboradores?

Si No

0% 100%

¿Recibieron un manual de procedimientos para realizar sus actividades?

Si No

0% 100%

¿Se realizan los pedidos de mercadería con documentos de respaldo?

Si No

100% 0%

¿Existe procedimiento de control que asegure que la mercadería es entregada de conformidad con la factura emitida?

Si No

100% 0%

¿Existen limitaciones para que los empleados manejen el sistema de facturación?

Si No

100% 0%

¿Existe una persona destinada para el control de los ingresos y egresos de mercadería?

Si No

100% 0%

¿Se recibe mercadería a consignación y se controlan las mismas?

Si No

100% 0%

¿Se realizan inventarios físicos anuales?

¿Se realiza el documento de baja a la mercadería dañada?

Si No Si No

100% 0% 0% 100%

¿La empresa cuenta con medida de prevención para evitar la obsolescencia de mercadería?

Si No

100% 0%

2 2 2 2

¿Alguien realiza toma física de inventario de forma sorpresiva?

Si No

100% 0%

¿Se han presentado diferencias específicas en la toma física de inventarios?

Si No

100% 0%

Codificación Gestión De Stock

50%

¿Cómo identifica los materiales para la orden de pedido?

2 2

2 Rotación De Inventarios

50%

¿Se analiza la rotación de inventarios para identificar el producto con mayor movimiento?

Si No

100% 0%

¿Se compara la factura con el documento orden de pedido?

Si No

100% 0%

¿Se registra en el sistema de inventarios la salida de mercadería?

Si No

100% 0%

¿Considera que la empresa posee un sistema de comunicación interna y externa para el respectivo control de inventarios?

Si No

50% 50%

¿Se controla el proceso de sus actividades al personal del área?

Si No

100% 0%

¿Se evalúa y corrige los errores encontrados en el área de inventarios?

Si No

100% 0%

Fuente: Entrevista a los bodegueros.

Anexo 12. Encuesta al proveedor de madera.

Encuesta aplicada a los proveedores. La siguiente encuesta va destinada a los proveedores de la línea de madera y metales, con el fin de tener conocimiento de los inconvenientes encontrados en la entrega de mercadería. N°

Preguntas

Respuestas

Porcentaje

Total encuestados

¿Con que frecuencia la empresa Mega Maderas Brito López S.A realiza los pedidos de mercadería?

Quincenal Mensual Bimestral Semestral Trimestral

0% 100% 0% 0% 0%

Vendedor Empleado Bodeguero Cajera Diferentes Otros

0% 0% 100%

0% 0% 0% 100

0% 100

¿Quién recibe la mercadería factura y guía de remisión en la empresa Mega Maderas Brito López S.A?

¿Cuándo entrega la mercadería en la empresa, verifican cantidad, calidad y estado de los productos?

Cantidad Estado Calidad Todas

¿Conoce si la empresa Mega Maderas Brito López S.A cuenta con políticas para la adquirir mercadería?

Si No

0% 0%

100

¿Posee algún procedimiento para la devolución de las compras?

Si No

100% 0%

¿Por las devoluciones de mercadería, realiza las respectivas notas de crédito?

Si No

100% 0%

¿Los productos solicitados se entregan a la fecha establecida?

Si No

0% 100%

¿Ha existido diferencias en la conciliación de saldos de mercadería adquirida de su empresa con Mega Maderas Brito López S.A?

Si No

100% 0%

¿Considera necesario mejorar el proceso de recepción de la mercadería en la empresa Mega Maderas Brito López S.A?

Si No

100% 0%

¿Envía su empresa toda la mercadería solicitada por Mega Maderas Brito López S.A?

Si No

100% 0%

Respuestas

Porcentaje

Total encuestados

Quincenal Mensual Bimestral Semestral Trimestral

0% 0% 0% 100% 0%

Vendedor Empleado Bodeguero Cajera Diferentes Otros

0% 0% 100% 0% 0% 0%

Fuente: Entrevista al proveedor de madera.

Anexo 13. Encuesta al proveedor de metales. N°

Preguntas

¿Con que frecuencia la empresa Mega Maderas Brito López S.A realiza los pedidos de mercadería?

¿Quién recibe la mercadería factura y guía de remisión en la

empresa Mega Maderas Brito López S.A?

¿Cuándo entrega la mercadería en la empresa, verifican cantidad, calidad y estado de los productos?

Cantidad Estado Calidad Todas

0% 0% 0% 100%

¿Conoce si la empresa Mega Maderas Brito López S.A cuenta con políticas para la adquirir mercadería?

Si No

0% 100%

¿Posee algún procedimiento para la devolución de las compras?

Si No

0% 100%

¿Por las devoluciones de mercadería, realiza las respectivas notas de crédito?

Si No

100% 0%

¿Los productos solicitados se entregan a la fecha establecida?

Si No

0% 100%

¿Ha existido diferencias en la conciliación de saldos de mercadería adquirida de su empresa con Mega Maderas Brito López S.A?

Si No

100% 0%

¿Considera necesario mejorar el proceso de recepción de la mercadería en la empresa Mega Maderas Brito López S.A?

Si No

100% 0%

101

¿Envía su empresa toda la mercadería solicitada por Mega Maderas Brito López S.A?

Si No

100% 0%

Fuente: Entrevista al proveedor de metales.

Anexo 14. Encuesta a clientes.

Encuesta aplicada a los clientes. La siguiente encuesta va destinada a los clientes con el propósito de tener conocimiento de los inconvenientes encontrados en la entrega de mercadería: N°

Preguntas

¿Con que frecuencia realiza compras en la empresa Mega Maderas Brito López S.A?

Total encuestados

Respuestas

Porcentaje

La persona encargada de la atención al cliente, ¿tiene conocimiento de todos los productos?

Mensual Trimestral Semestral Otras Si No

30% 10% 0% 60% 90% 10%

¿Conoce las políticas de ventas que aplica la empresa Mega Maderas S.A?

Si No

20% 80%

¿Conoce si la empresa Mega Maderas Brito López S.A., cuenta con procedimientos para la entrega de mercadería?

Si No

50% 50%

¿Ha realizado compras con entrega a domicilio?

Si No

50% 50%

¿Considera que el almacenamiento y despacho es el adecuado para la cantidad de mercadería que opera la empresa Mega Maderas Brito López S.A?

Si No

70% 30%

¿Cómo califica el despacho de la mercadería?

¿Cómo califica los tiempos de entrega de los productos solicitados? ¿Ha encontrado inconvenientes con el estado de los productos comprados? ¿En el momento de la entrega de la mercadería ha tenido inconvenientes o retrasos?

Bueno Regular Malo Bueno Regular Malo Si No Si No

70% 30% 0% 50% 40% 10% 10% 90% 40% 60%

¿En alguna ocasión usted ha realizado devolución del producto por inconformidad?

Si No

10% 90%

Si No Si No

40% 60% 100% 0%

9 10 11 12

¿Recibe una nota de crédito al realizar una devolución?

¿Considera que el control de las ventas que lleva la empresa es la correcta?

Fuente: Entrevista a clientes.

10 10 10 10 10 10