PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO
Dirección Académica - Escuela Ciencias Administrativas y Contables
EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA GESTIÓN DE INVENTARIOS EN “LA CASA DEL RADIADOR”, EN SANTO DOMINGO 2016.
Trabajo de Titulación previo a la obtención del título de Ingenieras en Contabilidad y Auditoría (CPA)
Línea de Investigación: Implementación de Control Interno
Autoras: MARCIA BEATRIZ HARO MEDINA KATTERIN LISSETH MOLINA MERINO
Director: MG. HERNÁN OSWALDO MALDONADO PAZMIÑO
Santo Domingo – Ecuador Enero, 2018
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO
Dirección Académica - Escuela Ciencias Administrativas y Contables
HOJA DE APROBACIÓN
EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA GESTIÓN DE INVENTARIOS EN “LA CASA DEL RADIADOR”, EN SANTO DOMINGO 2016.
Línea de Investigación: Implementación de Control Interno
Autores: MARCIA BEATRIZ HARO MEDINA KATTERIN LISSETH MOLINA MERINO
Hernán Oswaldo Maldonado Pazmiño, Mg. DIRECTOR DE LA DISERTACIÓN DE GRADO
f.___________________________
Patricio Rodrigo Portero López, Mg. CALIFICADOR
f.___________________________
Ximena Leticia García Zambrano, Mg. CALIFICADOR
f.___________________________
Doris María Celi Pinza, Mg. DIRECTORA DE LA ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
f.___________________________
Santo Domingo – Ecuador Enero, 2018
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DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD Nosotras, Marcia Beatriz Haro Medina y Katterin Lisseth Molina Merino portadores de las cédulas de ciudadanía N° 230025275-2 y N° 171917848-3 respectivamente, declaramos conjuntamente que los resultados obtenidos en la investigación que se presenta en el siguiente trabajo de titulación, previo a la obtención del título de Ingenieras en Contabilidad y Auditoría, son auténticos y personales. En tal virtud, declaramos que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos que se desprenden del trabajo de investigación propuesto y luego de la redacción de este documento son y serán de nuestra y exclusiva responsabilidad legal y académica.
___________________________ Marcia Beatriz Haro Medina C.I. 230025275-2
___________________________ Katterin Lisseth Molina Merino C.I. 171917848-3
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AGRADECIMIENTO Agradezco a Dios por darme las fuerzas y la fortaleza en los momentos de debilidad y permitirme haber terminado esta etapa de estudio que se ve reflejado en el trabajo de titulación, a mis padres por ser mi base fundamental y no permitir que los problemas presentados sean un obstáculo para alcanzar mis objetivos y por todo el apoyo brindado a lo largo de mi vida y darme la oportunidad de seguir esta carrera. A mi querida compañera de trabajo de titulación Katterin Molina, con la cual compartido muchos momentos, y que con la ayuda de los conocimientos adquiridos y compartidos hemos terminado el presente trabajo. A todos aquellos docentes por los conocimientos adquiridos y por todo el apoyo, tiempo y amistad brindada, a nuestro tutor de tesis el Mg. Hernán Maldonado por ser una guía fundamental para la culminación del trabajo y al Tlgo. Pablo Sotalín, Gerente general de “La Casa del Radiador” por permitirnos realizar el trabajo de titulación en su empresa. Marcia Beatriz Haro Medina
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AGRADECIMIENTO Agradezco a Dios, por cada una de las bendiciones recibidas durante mi vida universitaria, por darme las fuerzas suficientes para superar todas las adversidades que se me presentaron, y darme el valor de levantarme día a día para poder culminar esta etapa de mi vida. A mis padres, por ser quienes me han brindado su amor incondicional, ya que de una u otra manera han estado presentes tanto moral como económicamente, sin dejar atrás toda la fe que han puesto en mí desde el primer día que emprendí este reto, y esa motivación constante que me ayudó a no decaer en el transcurso de mi carrera, del mismo modo, agradezco a mi tío que a pesar de la distancia fue un apoyo fundamental en la consecución de este título. Agradezco a los docentes de la Pontificia Universidad Católica del Ecuador sede Santo Domingo, por haber contribuido con sus conocimientos que me ayudaron con mi crecimiento académico, a todas las personas que fueron parte de esta gran experiencia, tanto amigos como compañeros, con quienes compartí
gratos momentos en todo este
trayecto, y un
agradecimiento especial a “La Casa del Radiador” por permitirme ser parte de su grupo de trabajo, que me brindó la información necesaria para realizar este trabajo de investigación. Katterin Lisseth Molina Merino
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DEDICATORIA Dedico este trabajo de titulación a mi padre Dios por haberme dado la vida y permitirme haber llegado hasta este momento de mi formación como una profesional. A mi madre, por ser el pilar más importante y brindarme el apoyo incondicional en los momentos de debilidad, a mi señor padre por ser una guía y darme todo lo que soy como persona mis valores, mis principios y el coraje para conseguir mis objetivos. A mis hermanos por estar siempre presentes y brindarme sus consejos para formarme como una persona íntegra con valores y respeto hacia los demás. A mis dos sobrinas Ashly y Karen quienes han sido y son mis motivaciones, inspiración y felicidad. Marcia Beatriz Haro Medina
El presente trabajo de titulación va dedicado a Dios, quien es el forjador de mi camino, el que me ha bridando la sabiduría y fortaleza necesaria para poder cumplir uno de mis mayores propósitos en la vida. Le dedico a mi madre, quien es el pilar fundamental para seguir adelante, quien me ha motivado y me ha inculcado los diferentes valores y los deseos de superación, que son base primordial para hacer posible el cumplimiento de los objetivos de vida, por tener depositado toda su confianza en mí, y poder decirte lo logré. A mis hermanos y a mi pequeña sobrina, este esfuerzo es por y para ustedes, ya que son parte esencial en mi diario vivir, y recuerden que la constancia es la clave para seguir adelante y que este sacrificio sirva como ejemplo para alcanzar sus propósitos, y no decaigan frente a las adversidades, tienen mi apoyo incondicional. Katterin Lisseth Molina Merino
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RESUMEN El presente trabajo de titulación permitió evaluar el sistema de control interno de la gestión de inventarios de “La Casa del Radiador”, siendo una empresa que está dedicada a la venta por mayor y menor de accesorios, partes y repuestos automotrices, complementando esta actividad con el servicio de taller y reparación, la entidad está localizada en la ciudad de Santo Domingo en el sector redondel de la Virgen. Para la presente investigación se utilizó las diferentes técnicas de recogida de datos e información, mediante guías de observación en el proceso de la gestión de inventarios, como también la aplicación de encuestas y cuestionarios al personal y al gerente, quienes conforman “La Casa del Radiador”, resultados que son presentados a través de tablas y flujogramas que se adjuntan al trabajo realizado. Una vez identificado cada una de las problemáticas que la empresa posee a través de la recolección de datos, se realizó la determinación del nivel de riesgo y confianza que la entidad posee referente a la gestión de sus inventarios, y así analizar los problemas mediante la aplicación del cuestionario del COSO ERM y determinar las área críticas que afectan en este proceso desde la entrada hasta la salida de los inventarios. Después de identificar los problemas y áreas críticas se efectúa una evaluación y propuestas de mejora que ayuden al sistema de control interno en la gestión de inventarios, a través de implementación de diferentes mecanismos y mejora en los procesos obteniendo eficiencia operacional e información confiable. Palabras claves: Sistema de Control Interno, gestión de inventarios, COSO ERM, eficiencia operacional.
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ABSTRACT The present thesis allowed to evaluate the internal control system of inventory management of "La Casa del Radiador", being a company that is dedicated to the extensive and retail sale of accessories, parts and motorized parts, complementing this activity with the workshop and repair service, the site is located in the city of Santo Domingo in the area intersection of the Virgin. For the present study, the different data and information collection techniques were used, through observation guides in the process of inventory management, as well as the application of surveys and questionnaires to the staff and the manager, who make up "The House of the Radiator ", Results that are presented through tables and flowcharts that are attached to the work done. Once each of the problems that the company has identified through data collection was recognized, a determination was made of the level of risk and confidence that the place has regarding the management of its inventories, and thus analyze the problems through the application of the COSO ERM questionnaire and determine the critical areas that affect this process from entry to exit of the inventories. After identifying the problems and critical areas, an evaluation and improvement proposals are made that help the internal control system in the inventory management, through the implementation of different mechanisms and improvement in the processes obtaining operational efficiency and reliable information. Keywords: Internal Control System, inventory management, COSO ERM, operational efficiency.
ix
ÍNDICE DE CONTENIDOS 1.
INTRODUCCIÓN .......................................................................................................1
2.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ....................................................................3
2.1.
Antecedentes ................................................................................................................3
2.2.
Problema de investigación ...........................................................................................5
2.2.1.
Definición del problema de investigación. ..................................................................5
2.2.2.
Formulación. ................................................................................................................5
2.2.3.
Sistematización. ...........................................................................................................6
2.3.
Justificación de la investigación ..................................................................................7
2.4.
Objetivos de la investigación .......................................................................................9
2.4.1.
Objetivo General. .........................................................................................................9
2.4.2.
Objetivos Específicos. .................................................................................................9
3.
MARCO REFERENCIAL.........................................................................................10
3.1.
Marco conceptual.......................................................................................................10
3.1.1.
Inventarios. ................................................................................................................10
3.1.1.1. Objetivo. ....................................................................................................................10 3.1.1.2. Alcance. .....................................................................................................................10 3.1.1.3. Tipos de inventarios. ..................................................................................................11 3.1.1.4. Sistema de control de inventarios. .............................................................................11 3.1.1.4.1.
Sistema de inventario permanente. ....................................................................11
3.1.1.4.2.
Sistema de inventario periódico. ........................................................................12
x 3.1.1.5. Métodos de valuación de inventarios. .......................................................................12 3.1.1.5.1.
Método de promedio ponderado. .......................................................................12
3.1.1.5.2.
Método primeras en entrar, primeras en salir, PEPS. ........................................13
3.1.1.5.3.
Método de última compra. .................................................................................13
3.1.1.6. Costos de inventarios. ................................................................................................13 3.1.1.6.1.
Costos de adquisición. .......................................................................................13
3.1.1.6.2.
Costos de transformación. ..................................................................................14
3.1.1.6.3.
Otros costos. .......................................................................................................14
3.1.1.7.
Control de Existencias. ......................................................................................14
3.1.1.7.1.
Existencia máxima. ............................................................................................14
3.1.1.7.2.
Existencia mínima..............................................................................................15
3.1.1.7.3.
Existencia crítica ................................................................................................15
3.1.2.
Auditoría ...................................................................................................................16
3.1.2.1. Definición. .................................................................................................................16 3.1.2.2. Importancia de Auditoría. ..........................................................................................16 3.1.2.3. Tipos de Auditoría .....................................................................................................16 3.1.2.4. Fases de Auditoría. ....................................................................................................17 3.1.2.5. Normativas de Auditoría............................................................................................18 3.1.2.6. Normas Internacionales de Auditoría – NIA. ............................................................19 3.1.3.
Control Interno...........................................................................................................19
3.1.3.1. Objetivos del Control Interno. ...................................................................................19
xi 3.1.3.2. Importancia del Control Interno. ...............................................................................20 3.1.3.3. Elementos del Control Interno. ..................................................................................20 3.1.3.4. Clases de Control de Interno......................................................................................21 3.1.3.4.1.
Control Administrativo. .....................................................................................21
3.1.3.4.2.
Control Interno Contable. ..................................................................................21
3.1.3.5. Restricciones del Control Interno. .............................................................................21 3.1.3.5.1.
Juicio. .................................................................................................................21
3.1.3.5.2.
Resquebrajamiento. ............................................................................................22
3.1.3.5.3.
Desbordamiento de la Administración...............................................................22
3.1.3.5.4.
Colusión. ............................................................................................................23
3.1.3.5.5.
Costos versus beneficios. ...................................................................................23
3.1.3.6. Modelos de Control Interno. ......................................................................................23 3.1.3.7. Modelo COSO II ERM. .............................................................................................24 3.1.3.7.1.
Beneficios del E.R.M. ........................................................................................24
3.1.3.7.2.
Componentes del COSO E.R.M. .......................................................................25
3.1.3.7.3.
Modelos de análisis de Control Interno. ............................................................26
3.1.3.8. NEA 10 – Evaluación de Riesgo y Control Interno. .................................................27 3.1.3.8.1.
Riesgo de Auditoría. ..........................................................................................27
3.1.3.8.2.
Riesgo inherente.................................................................................................27
3.1.3.8.3.
Riesgo de control. ..............................................................................................28
3.1.3.8.4.
Riesgo de Detección. .........................................................................................29
xii 4.
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN .........................................................30
4.1.
Enfoque ......................................................................................................................30
4.1.1.
Enfoque Cuantitativo .................................................................................................30
4.2.
Diseño /Tipo de investigación ...................................................................................30
4.2.1.
Diseño ........................................................................................................................30
4.2.1.1. Diseño no experimental .............................................................................................30 4.2.2.
Tipos de investigación ...............................................................................................31
4.2.2.1. Exploratoria ...............................................................................................................31 4.2.2.2. Descriptiva .................................................................................................................31 4.2.2.3. De Campo ..................................................................................................................31 4.3.
Población/Muestra .....................................................................................................31
4.3.1.
Población ...................................................................................................................31
4.3.2.
Muestra. .....................................................................................................................32
4.4.
Técnicas e instrumentos de recolección de datos. .....................................................32
4.4.1.
Entrevista ...................................................................................................................32
4.4.2.
Encuesta .....................................................................................................................32
4.4.3.
Observación ...............................................................................................................33
4.5.
Técnicas de análisis de datos. ....................................................................................33
4.5.1.
Cuantitativa. ...............................................................................................................33
4.5.2.
Cualitativa. .................................................................................................................33
5.
RESULTADOS .........................................................................................................34
xiii 5.1.
Discusión y análisis de resultados .............................................................................34
5.1.1.
Entrevista al Gerente..................................................................................................34
5.1.2.
Encuesta a proveedores..............................................................................................35
5.1.3.
Encuesta a los empleados ..........................................................................................36
5.1.4.
Encuesta a clientes .....................................................................................................38
5.1.5.
Encuesta al contador. .................................................................................................39
5.1.6.
Análisis de las respuestas...........................................................................................40
5.2.
Propuesta de Intervención..........................................................................................42
5.2.1.
Objetivos. ...................................................................................................................42
5.2.1.1. Objetivo General. .......................................................................................................42 5.2.1.2. Objetivo Específico. ..................................................................................................42 5.3.
Programa de Auditoría ...............................................................................................42
5.3.1.
Levantamiento de Información ..................................................................................42
5.3.1.1. Programa de Planificación. ........................................................................................43 5.3.1.2. Desarrollo del programa de planificación..................................................................44 5.3.2.
Evaluación del Control Interno. .................................................................................57
5.3.2.1. Programa para evaluación de control interno. ...........................................................57 5.3.2.2. Desarrollo de la etapa de ejecución. ..........................................................................58 5.3.2.3. Valoración de los componentes. ................................................................................62 5.3.2.4. Matriz de recomendaciones. ......................................................................................63 5.3.3.
Ejecución de encuentro de hallazgos de la gestión de inventarios. ...........................65
xiv 5.3.3.1. Programa de ejecución del encuentro de hallazgos de la gestión de inventarios. .....65 5.3.4.
Carta al Gerente. ........................................................................................................74
5.3.5.
Informe de Hallazgos. ................................................................................................76
5.3.6.
Propuestas de políticas y procedimientos. .................................................................80
5.3.6.1. Propuesta de organigrama funcional. ........................................................................80 5.3.6.2. Políticas propuestas. ..................................................................................................82 5.3.6.3. Propuesta de flujograma de compras. ........................................................................84 5.3.6.4. Propuesta de flujograma de ventas. ...........................................................................85 5.3.6.5. Propuesta de un formato de reporte de salida de mercadería de la bodega. ..............86 5.3.6.6. Propuesta de un formato de reporte de ingreso de mercadería a la bodega. ..............87 5.3.6.7. Propuesta de un formato de reporte de existencias de mercadería en el almacén. ....88 5.3.6.8. Propuesta de un catálogo de codificación de productos. ...........................................89 5.3.6.9. Indicadores de control para la gestión de inventarios. ...............................................90 5.4.
Conclusiones ..............................................................................................................91
5.5.
Recomendaciones ......................................................................................................92
LISTA DE REFERENCIAS ....................................................................................................93 ANEXOS .................................................................................................................................96
xv
ÍNDICE DE TABLAS Tabla 1 Tipos de Inventarios.................................................................................................... 11 Tabla 2 Tipos de Auditoría ...................................................................................................... 17 Tabla 3 Fases de Auditoría ...................................................................................................... 18 Tabla 4 Elementos del Control Interno .................................................................................... 20 Tabla 5 Modelos de Control Interno ........................................................................................ 23 Tabla 6 Componentes del COSO E.R.M ................................................................................. 25 Tabla 7 Métodos del Control Interno ....................................................................................... 26 Tabla 8 Población .................................................................................................................... 32 Tabla 9 Entrevista al Gerente ................................................................................................... 34 Tabla 10 Encuesta a Proveedores ............................................................................................ 35 Tabla 11 Encuesta a los Empleados ......................................................................................... 36 Tabla 12 Encuesta a Clientes ................................................................................................... 38 Tabla 13 Encuesta al Contador ................................................................................................ 39 Tabla 14 Programa de Planificación para el Proceso de Inventarios ....................................... 43 Tabla 15 Programa de Evaluación de Control Interno............................................................. 57 Tabla 16 Programa de Ejecución ............................................................................................. 65 Tabla 17 Propuesta de Políticas ............................................................................................... 82
xvi
ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1. Propuesta de organigrama funcional. ...................................................................... 80 Figura 2. Propuesta de Flujograma de Compras ..................................................................... 84 Figura 3. Propuesta de Flujograma de Venta .......................................................................... 85 Figura 4. Reporte de Salida de Mercadería de Bodega ........................................................... 86 Figura 5. Reporte de Ingreso de Mercadería a la Bodega. ...................................................... 87 Figura 6. Reporte de Existencias de Mercadería en el Almacén. ........................................... 88 Figura 7. Catálogo de Codificación de Productos. ................................................................. 89
xvii
ÍNDICE DE PAPELES DE TRABAJO P.01 Marcas de auditoría........................................................................................................444 P.02 Organigrama funcional “La Casa del Radiador” ...........................................................455 P.03 Funciones administrativas y operativas de la Empresa ...................................................46 P.04 Guía de observaciones de la gestión de inventarios ..... ¡Error! Marcador no definido.7 P.05 Narrativa de la gestión de compras ............................... ¡Error! Marcador no definido.8 P.06 Flujograma vigentes de compras de “La Casa del Radiador” .........................................49 P.07 Políticas vigentes de compras y almacenamiento ......... ¡Error! Marcador no definido.0 P.08 Guía de observaciones de entrada y salida de inventarios .............. ¡Error! Marcador no definido.1 P. 09 Proveedores de “La Casa de Radiador” ....................... ¡Error! Marcador no definido.2 P.10 Narrativa del proceso de salidas de mercadería ............ ¡Error! Marcador no definido.3 P.11 Flujograma vigente de ventas de “La Casa del Radiador” ............. ¡Error! Marcador no definido.4 P.11.1 Flujograma vigente de devolución de ventas............. ¡Error! Marcador no definido.5 P.12 Políticas vigentes de salidas de mercadería .................. ¡Error! Marcador no definido.6 C.01 Cuestionario de Control Interno de Gestión de inventarios ............................................ 58 C.02 Matriz del nivel de riesgo ................................................................................................62 C.03 Matriz de recomendaciones .......................................... ¡Error! Marcador no definido.3 E.01 Registro de facturas de compras de mercadería ............................................................666 E.02 Registro de facturas de ventas de mercadería..................................................................69 E.03 Productos obsoletos ...................................................... ¡Error! Marcador no definido.2
xviii
ÍNDICE DE ANEXOS Anexo 1. Registro Único de Contribuyentes ........................................................................... 96 Anexo 2. Doble codificación de los productos ........................................................................ 98 Anexo 3. Factura de compra en el sistema .............................................................................. 99 Anexo 4. Factura de compra en el sistema Anfibius ............................................................. 100 Anexo 5. Reporte de salidas del producto de aceites ............................................................. 100 Anexo 6. Reporte de entradas del producto de aceites .......................................................... 100 Anexo 7. Reporte de salidas del producto ORING ................................................................ 101 Anexo 8. Reporte de entradas del producto manómetro ........................................................ 101 Anexo 9. Reporte de productos comprados del sistema ANFIBIUS ..................................... 101 Anexo 10. Factura de compra N° 12968 ................................................................................ 102 Anexo 11. Factura de compra N°118183 ............................................................................... 102 Anexo 12. Factura de compra N° 11571 ................................................................................ 103 Anexo 13. Factura de venta anulada N° 31502...................................................................... 103 Anexo 14. Factura N° 31189 ................................................................................................. 104 Anexo 15. Factura N° 1601 ................................................................................................... 104 Anexo 16. Informe de existencias – Abrazaderas .................................................................. 105
1
1. INTRODUCCIÓN El presente trabajo de titulación es una investigación que tiene por objetivo evaluar el sistema de control interno en el área de inventarios de la empresa “La Casa del Radiador”, cuyo giro de negocio es la venta de radiadores, mangueras y repuestos automotrices y a la vez diferentes tipos de ventiladores para enfriamiento de motores, la empresa cuenta con un sistema de control interno con el que ha trabajado hasta la actualidad, el cual presenta varias falencias en los diferentes procesos y en el registro de inventarios, contando con información no confiable y deficiencia en las operaciones, razón por la que se realizó el presente trabajo que contiene cinco partes que se describen a continuación: La primera parte se describe la presentación formal de la institución educativa, el tema presentado y la respectiva empresa de la cual se realizó el proyecto, nombres de los autores, nombre del director encargado del tema, hoja de aprobación del tema, autenticidad de la investigación y datos presentados, dedicatorias y agradecimientos por parte de los autores, un breve resumen de lo realizado y el índice detallado de todo el contenido como una referencia inicial para el lector. Como segundo punto tenemos el planteamiento del problema, donde se han establecido los antecedentes por el cual se presenta una deficiencia en el sistema de control interno utilizado en la empresa, y para el cual, se propone brindar mecanismos de solución al problema de investigación; también se describió la justificación de la investigación realizada, la problemática identificada se la ha formulado en forma de pregunta y de la misma manera lo plantemos en más interrogantes que puedan responder a los objetivos establecidos dentro del proyecto, cubriendo tanto al objetivo general como los objetivos específicos. El tercer punto del presente trabajo es la conceptualización o aportes teóricos de los términos referentes al problema de investigación que sirve tanto para el lector y autores como una base o sustentación científica de lo expuestos a través de bibliografías, con el fin de fundamentar teóricamente lo elaborado basado en estudios o antecedentes de investigaciones realizadas, proporcionando una mayor comprensión y claridad de los temas o términos utilizados en el proyecto. En el cuarto punto se menciona que metodología se desarrolla en el presente proyecto de investigación, para ejecutarlo, fue fundamental definir el modelo y el tipo de investigación
2 en que nos basamos, nuestra población de estudio, los diferentes mecanismos que utilizamos para la recolección de datos, y posteriormente analizarlos para extraer la información necesaria y sustentar la problemática presentada. Como último punto, se trata la presentación de los resultados obtenidos al dar solución al problema de investigación planteado, el mismo que fue desarrollado cumpliendo cada uno de objetivos específicos, teniendo como resultado la presentación de los diferentes mecanismo que permitan el mejoramiento del control interno, con el fin de obtener una eficaz y eficiente gestión empresarial, finalizando con conclusiones y recomendaciones que aporten a una toma de decisiones oportuna dentro de la empresa.
3
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 2.1. Antecedentes La Casa del Radiador al ser una empresa con tantos años de vida comercial y manejar un gran volumen de sus productos, no se excluye de mantener deficiencias referentes al control interno de la gestión de sus inventarios, por lo tanto, se ha identificado los principales problemas que se han venido generando en la administración:
La empresa no dispone con una descripción de cargos y funciones de quienes la integran, siendo un factor que influye en la seguridad, custodia y el control de los inventarios en todo su ciclo de compra, almacenaje y venta de los productos, ocasionado desorganización interna, duplicidad de las funciones y desconocimiento del stock de mercadería.
La fijación de políticas de la empresa se lo realiza en forma empírica, ya que carecen de normas y procedimientos elaborados técnicamente, es decir, la empresa trabaja de acuerdo con la experiencia que el propietario ha alcanzado a través del tiempo, ocasionando una deficiencia en el control de los inventarios y existiendo pérdidas de la mercadería.
Desconocimiento real de los inventarios, esto es resultado de la poca regulación y falta de registro de las entradas y salidas de los productos tanto en el sistema contable como en bodega hasta el momento que se realiza una venta; sumado a que existe duplicidad de códigos de una misma mercadería al momento de registrar, causando una sobre valoración en los productos.
La falta de planificación de compras implica que la empresa no pueda en algunas ocasiones, atender las necesidades de los clientes, por la falta de mercadería disponible y entrega oportuna, generando pérdidas en ventas inmediatas que suelen ser de mayor volumen, y la vez retrasos en la entrega de los productos, ocasionado activos improductivos. Al ser identificados cada una de las problemáticas de la empresa, se puede colegir que
existe una fuga de recursos, de activos improductivos y potenciales pérdidas de clientes que afectan el crecimiento empresarial por cuanto no tiene información que le permita tomar decisiones acertadas y oportunas, por lo que se propone realizar una evaluación del sistema de
4 control interno que permita identificar las áreas crítica y proponer mejoras dirigidas a la gestión de inventarios de La Casa del Radiador. A la vez se pudo identificar que no existe registros o datos relacionados dentro del centro de documentación e investigación científica de la Pontificia Universidad Católica del Ecuador sede Santo Domingo, del tema presentado “Evaluación del Sistema de Control Interno de la Gestión de Inventarios en la Casa del Radiador, en Santo Domingo 2016”, sin embargo existen temas concernientes en la base de datos de las instituciones de educación superior de la antes mencionada y de la localidad como son:
Lalangui, R., & Valverde, E. (2016). Propuesta para evaluación y mejora del sistema de control interno en el área de inventarios de la empresa “SURTIHOGAR”, en la ciudad de Santo Domingo, año 2015 (Tesis de Pregrado). Pontificia Universidad Católica del Ecuador, Santo Domingo. El presente trabajo investigado estaba relacionado a determinar las áreas críticas y los procesos en el área de inventarios que presentan deficiencia por no contar con políticas, manuales y funciones establecidas para el personal, generando desconocimiento de las existencias de los inventarios y la antigüedad de los mismos por la falta de organización , lo cual, les permitió plantear una propuesta para el mejoramiento del sistema de control interno en el área de inventarios de la empresa “SURTIHOGAR”.
Vega, G. (2016). Propuesta para la evaluación y mejora del sistema de control interno del inventario de mercadería en la empresa Fiestón Almacenes ubicado en la ciudad de Santo Domingo para el periodo del 2015 (Tesis de Pregrado). Pontificia Universidad Católica del Ecuador, Santo Domingo. En consecuencia, el presente trabajo realizado tuvo como finalidad proponer diferentes acciones o medios que permitan mejorar el sistema del control interno en el área de inventarios debido a que existen diversidad de productos y no existe una adecuada revisión y registro al momento de ingreso y salida de la mercadería
Sánchez, K. (2015). Control interno y gestión de inventarios en la ferretería FERRHER en la parroquia Luz de América. Universidad Regional Autónoma de los Andes (Tesis de Pregrado). Santo Domingo de los Tsáchilas. En el presente trabajo de investigación revisado se pudo observar que el ente económico estudiado presentaba muchas falencias debido a que no cuentan con un sistema o método de control interno en sus
5 inventarios, lo cual, provoca que no se cuente con información oportuna y real sobre las existencias mínimas o máximas de cada artículo, lo cual, generaba malestar para la propietaria y clientes, como solución a lo manifestado la autora presento como propuesta un esquema de un control interno para el área de inventarios.
Morales, J. (2016). Sistema de control interno y gestión de inventarios en el almacén de pinturas PintuImport en la ciudad de Santo Domingo (Tesis de Pregrado). Universidad Regional Autónoma de los Andes, Santo Domingo. El trabajo de investigación realizado tuvo como fin diseñar un sistema de control interno que permita mejorar los procesos y actividades realizadas en la gestión de inventarios, debido que la empresa estudiada no implementaba un sistema de control en el área de inventarios, por lo cual, presentaba muchas ineficiencias y dificultades que no permitían cumplir con los objetivos planteados por este ente económico.
Secaira, M. (2014). Modelo de gestión de control interno y manejo de los inventarios en la empresa comercial distribuidora J.L–Santo Domingo (Tesis de Pregrado). Universidad Tecnológica Equinoccial, Santo Domingo. El presente trabajo de grado presentado sobre la empresa comercial distribuidora J.L, dedicada a la venta de artículos ferreteros tuvo como finalidad elaborar un modelo de gestión de control y manejo de inventarios y su incidencia en la implementación del mismo, debido a que no se cuenta con un modelo de control interno establecido en el área de inventarios.
2.2. Problema de investigación 2.2.1. Definición del problema de investigación. La Casa del Radiador de acuerdo con las actividades que ha estado ejecutando en los últimos años, ha desarrollado dinamismos que no le permiten gestionar eficientemente sus procesos de control de la gestión de sus inventarios, obteniendo como resultado información poco veraz de acuerdo con su nivel de existencias reales y la falta de control de los mismos. 2.2.2. Formulación.
¿Cómo una evaluación del sistema de control interno ayudará a mejorar la gestión de inventarios de la empresa “La Casa del Radiador” en Santo Domingo de los Tsáchilas?
6 2.2.3. Sistematización.
¿De qué manera se puede conocer la información acerca de la situación actual en el manejo de inventarios en la empresa de “La Casa del Radiador”?
¿Cómo se podrá identificar las áreas críticas que impiden obtener eficiencia en la gestión de inventarios en “La Casa del Radiador”?
¿Mediante que técnicas se pueden obtener hallazgos de los procedimientos relacionados con el sistema de control interno de la gestión de inventarios en “La Casa del Radiador”
¿De qué manera presentar los resultados obtenidos en la evaluación del sistema de control interno de la gestión de inventarios en La Casa del Radiador? Con el pasar del tiempo los seres humanos han venido desarrollando intercambio de
bienes o servicios por otros objetos o beneficios económicos, por lo cual, no existía un control en sus productos provocando un desconociendo sobre las existencias o ingresos generados de los mismos, con los diferentes cambios sobre la economía de los países como: la globalización, la tecnología y muchos factores han generado que se creen entes económicos dedicados a la producción y venta siendo estimulantes al desarrollo económico a nivel general. Esta es la razón por la cual las empresas se han visto en la necesidad de implementar controles internos en la mayoría de ellas empíricamente dando a conocer al personal medidas o políticas a seguir, al igual que existen empresas que han establecido sus controles en las diferentes áreas o departamentos en los que se encuentran sus inventarios con el fin de obtener confiabilidad en la información financiera, efectividad y eficiencia en las operaciones con un adecuado cumplimiento de las leyes, regulaciones y normativas del respectivo país, debido a que los inventarios son la razón de ser de las empresas sean materias primas o insumos del cual se espera obtener utilidad a través de las ventas. Ecuador es un país de América del Sur que ha crecido económicamente con las inversiones propias e ingresos extranjeros actualmente se encuentra en vía de desarrollo, las empresas comerciales son consideradas como una de las principales fuentes económicas para el país debido que a través de estas se compran y venden productos o servicios, las cuales están conformados por distintos departamentos pero una de las preocupaciones con el pasar del tiempo para la administración es donde se encuentran los inventarios.
7 Los inventarios son la base fundamental de las organizaciones, ya que de la venta de estos rubros se espera los ingresos, es por ello, que se han implementado controles en el ciclo de inventario sean empíricos que en la mayoría de pequeñas y medianas empresas (pymes) lo aplican, y las grandes empresas llevan controles técnicos descritos en sus políticas o manuales de procedimientos que dan a conocer a sus colaboradores para un mayor control a sus productos desde que ingresan a la empresa hasta que salen con el único fin de no provocar pérdidas económicas a largo plazo y obtener niveles de eficiencia y confianza que conlleven a la toma de decisiones a la administración. Santo Domingo de los Tsáchilas se caracteriza por ser una provincia diversa y emprendedora, siendo la cuarta ciudad con más habitantes del Ecuador y al ser un punto estratégico de negociación por su ubicación geográfica que une a las regiones Costa y Sierra, lo cual ha permitido desarrollarse en varias actividades comerciales obteniendo en los últimos años un gran crecimiento económico, financiero y comercial. Actualmente en la ciudad está copado por una gran variedad de negocios, muchos de ellos están destinados a la comercialización de productos primarios y secundarios, dentro de las actividades productivas existe un alto porcentaje dedicado al sector automotriz, una fuente fundamental, ya que, en la ciudad hay alrededor de 41 mil vehículos aproximadamente que se encuentran registrados en el parque automotor según el INEC. Por lo tanto, siendo su objetivo principal alcanzar la satisfacción de sus clientes en el mantenimiento de los motores de sus vehículos, La Casa del Radiador se destaca por ser una empresa consolidada hace 27 años en el mercado, su Gerente – propietario es el Tlgo. José Pablo Sotalín Pillajo, la actividad comercial de esta empresa inició desde el 01 de enero 1991, dedicada a la venta por mayor y menor de accesorios, partes y repuestos automotrices, complementando esta actividad con el servicio de taller, la entidad se encuentra localizada en la ciudad de Santo Domingo en el Av. Quevedo 153 y Galápagos, sector redondel de la Virgen.
2.3. Justificación de la investigación El presente trabajo de investigación, tiene como objetivo realizar una evaluación de control interno de la gestión de inventarios en “La Casa del Radiador”, para determinar las áreas críticas y proponer lineamientos que coadyuven a que la empresa tenga bien definidos los procesos, procedimientos y políticas tendientes a alcanzar niveles de eficiencia operacional
8 en el área de inventarios que contribuirá a incrementar su participación en el mercado. Esta investigación tiene relación con el Plan Nacional del Buen Vivir 2013-2017, específicamente con 2 objetivos puntuales, el No. 8 estrategia 4 que se refiere a fortalecer la progresividad y la eficiencia del sistema tributario y con el objetivo No. 10 que impulsa la transformación de la Matriz Productiva, que a su vez se relaciona con el objetivo 10.5 que hace referencia a Fortalecer la Economía Popular y Solidaria –EPS–, y las micro, pequeñas y medianas empresas –Mipymes– en la estructura productiva. En el presente trabajo, también se debe mencionar que el desarrollo de este tema de investigación busca fortalecer la economía de Santo Domingo de los Tsáchilas, siendo parte de la agenda zonal 4, que se encuentra involucrada dentro del desarrollo productivo, social en los últimos años, gracias a la red de asentamiento y vial que complementan dentro de las actividades que permiten la integración regional y nacional. Cualquier tipo de empresa debe tener un control muy riguroso sobre los inventarios de mercaderías, ya que de la rotación de los mismos depende la actividad económica, el objetivo primordial de la entidad comercial es obtener utilidades, estableciendo mecanismos que ayuden a minimizar los riesgos presentes donde se debe implementar normas, políticas, estrategias y procedimientos que ayuden a mejorar el control interno dentro de las áreas de la organización. El tema de investigación planteado se desarrollará con la ayuda de la información obtenida por parte del propietario de la empresa y el personal donde se identifica las problemáticas existentes en el área de inventarios, que a través de herramientas y mecanismos de investigación se llegará a establecer posibles soluciones ayudando así a la empresa a alcanzar los propósitos, metas y objetivos planteados a corto, mediano y largo plazo. Uno de los objetivos establecidos por la Pontificia Universidad Católica sede Santo Domingo es formar profesionales con éxito, la cual, nos ha brindado los recursos y las herramientas necesarias para lograrlo y poder así desarrollar nuestro trabajo de titulación con los conocimientos adquiridos, que constituye una fuente alternativa de consulta a las siguientes promociones de graduados así como también cumplir con un requisito fundamental para la obtención del título de Ingenieras en Contabilidad y Auditoría CPA.
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2.4. Objetivos de la investigación 2.4.1. Objetivo General. Evaluar el sistema de control Interno en el área de inventarios de la empresa “La Casa del Radiador”, mediante la aplicación de las técnicas de auditoría en Santo Domingo de los Tsáchilas, periodo 2016. 2.4.2. Objetivos Específicos. 1.
Levantar información necesaria que permita conocer los procesos del sistema de control interno en el área de inventarios de la empresa “La Casa del Radiador”.
2.
Identificar las áreas críticas que presenta el control interno relacionados con la gestión de inventarios de “La Casa del Radiador”.
3.
Efectuar pruebas para el encuentro de hallazgos en los procedimientos relacionados en la gestión de los inventarios de la empresa “La Casa del Radiador”.
4.
Evaluar la incidencia de los resultados obtenidos en el informe de trabajo de la gestión de inventarios en “La Casa del Radiador” en Santo Domingo 2016.
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3. MARCO REFERENCIAL 3.1. Marco conceptual 3.1.1. Inventarios. Los inventarios constituyen como uno de los fundamentales recursos disponibles en las operaciones que ejerce la empresa, según la siguiente norma de contabilidad los define como: Activos poseídos para ser vendidos en el curso normal de la operación; en proceso de producción con vistas a esa venta; o en forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de producción, o en la prestación de servicios. (IFRS, 2012, p.AE32)
Para ello es importante identificar sí la mercadería que dispone la organización es para el procesamiento de nuevos productos o están destinados para la venta, según las NIIF para PYMES los conceptualiza como un activo que está controlado por una entidad, siendo el resultado de sucesos pasados, con la finalidad de obtener beneficios económicos a largo plazo. 3.1.1.1. Objetivo. El inventario de mercadería por ser un activo significativo en la organización y a la vez por su alta demanda de inversión que esta requiere, es necesario identificar el proceso correcto en la contabilización y la determinación de los costos que se debe reconocer en esta cuenta. Es prescribir el tratamiento contable de los inventarios es la cantidad de costo que debe reconocerse como un activo, para que sea diferido hasta que los ingresos correspondientes sean reconocidos […] así como para el subsiguiente reconocimiento como un gasto del periodo, incluyendo también cualquier deterioro que rebaje el importe en libros al valor neto realizable. (IFRS, 2012, p.AE32)
Para ello es importante mantener un registro contable adecuado de las operaciones dentro del área de inventarios y la utilización sobre las fórmulas de costo, para la valuación de las existencias que tiene la empresa. 3.1.1.2. Alcance. Las normas internacionales de contabilidad comprenden los procedimientos adecuados de la gestión de inventarios que las empresas deben aplicar, a excepción que por su tipo de medición no representa como inventarios. Las obras en curso, resultantes de contratos de construcción, incluyendo los contratos de servicio directamente relacionados; los instrumentos financieros y los activos biológicos relacionados con la actividad agrícola en el punto de
11 cosecha o recolección (IFRS, 2012, p.A585). Esta excepción se determina porque este tipo de inventarios no están medidos al valor razonable menos los costos de ventas, siendo un requerimiento de medición en la NIC 2. 3.1.1.3. Tipos de inventarios. Debido a las funciones y necesidades de cada empresa existen gran variedad de inventarios que se utilizan según el giro del negocio, se los puede clasificar de la siguiente manera: Tabla 1 Tipos de Inventarios TIPOS DEFINICIÓN Inventarios de Los bienes destinados a ser incorporados al proceso de fabricación de materias primas la empresa y que formarán parte del producto terminados de las empresas industriales Inventario de Aquellos bienes adquiridos por las empresas que van a ser vendidos a mercancías procesos de transformación. Aquí se integran todas las mercancías disponibles para la venta y deben reflejarse en una contabilidad diferenciada. Inventario de Artículos destinados a su venta dentro del curso normal de las productos operaciones de la entidad, y el importe reconocido debe ser el costo de terminados producción, tratándose de industrias, y el costo de compra si se trata de comercios. Inventario de Están formados por los bienes en proceso de manufactura, es decir productos en aquellos artículos que están siendo utilizados durante el proceso de proceso producción en marca. Inventarios de Por aquellos elementos necesarios para la elaboración de los materiales y productos, incluyen materias primas secundarias, productos de suministros consumo necesarios para el proceso de producción y material para mantenimiento.
REFERENCIA (Rey, 2012, p.22)
(Romero, 2012, p.56)
(Domínguez, 2016, p.113)
(Bastos, 2010, p.47) (Bastos, 2010, p.47)
Nota: Adaptado de Organización en el Punto de Venta por A. Bastos, 2010 p.47. Contabilidad General por J. Rey, 2012 p.22. Contabilidad Intermedia por J. Romero, 2012 p.56. Didáctiva y Aplicación de la Administración de Operaciones por G. Dominguez, 2016 p.113.
3.1.1.4. Sistema de control de inventarios. Los sistemas de control de inventarios, son mecanismos que proporcionan un registro de las cantidades existentes y la determinación de los costos de la mercadería vendida, este tipo de sistemas de control comprenden el inventario permanente y el sistema de inventario periódico. 3.1.1.4.1. Sistema de inventario permanente. Es un sistema que se destaca por tener un registro continuo en cada una de las operaciones del inventario deduciendo el costo de los bienes que se han vendido. “El sistema de inventario permanente permite llevar un control contable individual de los artículos que se
12 compran y venden […] conociendo tanto el número de artículos en existencia como su costo” (Díaz, 2012, p.146). El sistema de inventario permanente tiene la ventaja de conocer el importe del inventario final y los costos de ventas que registra la organización, su aplicación es favorable para empresas que mantiene ventas con precios relativamente altos y a la vez detectar cualquier problema interno que pueda adquirir, como en el caso de pérdidas de mercaderías. 3.1.1.4.2. Sistema de inventario periódico. Este sistema se diferencia del permanente por no mantener actualizado los registros de las existencias, ya que se establecen por un tiempo determinado a través de los inventarios físicos. “Sistema mediante el cual el costo de los bienes vendidos se calcula periódicamente recurriendo sólo a conteos físicos, sin llevar registros diarios de las unidades vendidas o disponibles” (Horngren, 2012, p.224). Es caracterizado por ser obsoleto, su control crea información no oportuna y poco confiable en la gestión de inventarios. 3.1.1.5. Métodos de valuación de inventarios. Son técnicas utilizadas para la aplicación de la evaluación y el control de los costos de los productos, debido que generalmente puede ocurrir que sean adquiridas a diferentes precios de compra, por lo cual, las existencias se pueden valorar a través de diferentes métodos que se detallaran a continuación y la diferencia que pueden adquirir en la utilidad de la empresa. 3.1.1.5.1. Método de promedio ponderado. Este método de valuación determina un valor promedio que suman los valores existentes en los inventarios, con los valores que se adquieren en las últimas compras, para la división del total de unidades que existen en la empresa, en la siguiente normativa se estable como: El método del costo medio ponderado, el costo de cada unidad de producto se determinará a partir del promedio ponderado del coste de los artículos similares poseídos al principio del ejercicio y del costo de los mismos artículos comprados o producidos durante el ejercicio. (IFRS, 2012, p. AE33)
El método promedio ponderado presenta un margen alto de efectividad, la información que adquiere es obtenida del valor promedio del mercado con respecto a los inventarios que dispone.
13 3.1.1.5.2. Método primeras en entrar, primeras en salir, PEPS. Comprende la salida de productos que se adquirieron primero, y como resultado sus costos se encuentran incluidos en el costo de ventas y una utilidad más alta. Este método se basa en la suposición de que las primeras unidades en entrar al almacén serán las primeras en salir, razón por la cual al finalizar el periodo contable de las existencias quedan evaluadas a los últimos costos de adquisición, y el inventario final queda a costos actuales. (Díaz, 2012, p.150)
Por lo tanto, tiende a limitar problemas de vencimiento de los productos, siendo un factor que influye de manera negativa a la mercancía. 3.1.1.5.3. Método de última compra. Este método es muy similar a la valuación del método PEPS, por el motivo que es utilizado en casos de una rotación alta de inventarios, por lo tanto “consiste en valuar las mercaderías al costo actual de mercado mediante ajustes contables” (Bravo, 2011, p.137). La aplicación de este método causa una diferenciación entre las variaciones del saldo de la cuenta de inventarios, las cuales se realizan registros a través de ajustes. 3.1.1.6. Costos de inventarios. Los costos de inventarios son aquellos costos de adquisición, transformación y otros han incurrido en la producción del producto, como también otros tipos de costos que se efectúan al momento de almacenar y dar mantenimiento del inventario durante un tiempo determinado, estos costos por lo general suelen presentarse en un porcentaje del valor de inventario. 3.1.1.6.1. Costos de adquisición. El costo de adquisición se lo denomina como el importe que se paga por la adquisición de un activo o servicio, en este tipo de costos incluyen las siguientes erogaciones: Los costos de adquisición comprenden el precio de compra, los aranceles de importación y otros impuestos, el transporte, la manipulación y otros costos directamente atribuibles a la adquisición de las mercaderías, materiales o servicios. Los descuentos comerciales, las rebajas y otras partidas similares se deducirán para determinar el costo de adquisición. (Cardozo, 2014, p.81)
Por lo tanto, la diferencia que se efectúa en el valor de la compra es un componente financiero implícito reduciendo el cargo financiero en caso que existan pagos con descuentos.
14 3.1.1.6.2. Costos de transformación. Se lo denomina también como costos de conversión, aquellos costos que la empresa adquiere mediante la elaboración del producto, hasta que el inventario se encuentre en condiciones para vender comprendiendo de manera proporcional los diferentes costos indirectos, variables y fijos. El costo de producción incluye los costos relacionados directamente con las unidades producidas, tales como materia prima, y/o materiales directos y mano de obra directa. También comprende los gastos indirectos de producción, fijos y variables, que se incurren para producir los artículos terminados. (Romero, 2012, p.235)
Este tipo de costos se debe determinar la capacidad normal para la producción de los productos con el esperado y poder identificar los valores que se han incurrido en el proceso de fabricación. 3.1.1.6.3. Otros costos. En los costos de inventarios existen, valores que son excluidos y se los reconoce como gastos del ejercicio, mediante la normativa de las NIC 2 y las NIIF para PYMES se registran: Las cantidades anormales de desperdicio de materiales, mano de obra u otros casos de producción; los costos de almacenamiento, a menos que esos costos sean necesarios en el proceso productivo, previos a un proceso de elaboración futuro; los costos indirectos de administración que no hayan contribuido a dar a los inventarios su condición y ubicación actuales y los costos de ventas; y, los costos de préstamos. (Hasen-Holm, 2012, p.360)
Este tipo de costos son determinados en la estimación del consumo o del posible desgaste que se producen en el proceso de producción de los inventarios 3.1.1.7. Control de Existencias. El control de existencias es un mecanismo que se realiza mediante un inventario permanente, en la cual se hace un registro de las entradas y salidas del producto que ha tenido en la empresa, normalmente se lo realiza para determinar el nivel de inventarios existentes en cada artículo, modelo o referencia de la ubicación de los mismos, a la vez el conocimiento de los costos que implican en los inventarios que la empresa tiene. 3.1.1.7.1. Existencia máxima. Este tipo de control hace referencia al límite superior que se puede alcanzar en el nivel de existencias que se produzcan pérdidas de interés sobre el capital invertido. “Es la cantidad
15 máxima que la empresa debe mantener en stock con el fin de cubrir eventuales deficiencias en los suministros. Se determina considerando la demanda, consumo o venta máxima y el tiempo de reposición o de reemplazo” (Bravo, 2011, p. 149). El control de existencias máximas es un modelo de demanda que permite analizar la rotación que tiene los inventarios en la empresa, inventarios suficientes altos con garantía que exista el abastecimiento de los productos en todo momento, pero también suficiente bajo evitando el deterioro o se dañe la mercadería. 3.1.1.7.2. Existencia mínima. Este tipo de existencia es la cantidad mínima de material necesario que satisface de funcionamiento u operación de la empresa. Es el nivel mínimo de stock que debe permanecer en existencia para satisfacer a los clientes en la empresa comercial o para que los procesos productivos no se interrumpan en el caso de las empresas manufactureras. Se determina considerando la demanda, consumo o venta mínima periódica y el tiempo mínimo de reposición o de reemplazo. (Bravo, 2011, p. 149)
Establecen el nivel más bajo posible de los productos que se encuentran en el stock del almacén, se puede considerar como un margen de estabilidad y seguridad para el abastecimiento del mismo, evitando que exista un agotamiento en los inventarios con el único objetivo de satisfacer las necesidades de los clientes a través de la compra de uno de los productos. 3.1.1.7.3. Existencia crítica Se lo define como el nivel más bajo que puede tener la cantidad que se encuentra almacenada en bodega, en la que puede existir la interrupción de un flujo de abastecimiento. El nivel más bajo al que puede llegar el stock o inventario en el caso que fallen los suministros normales de los proveedores. Si se llega a este nivel la empresa debe establecer mecanismos extraordinarios o especiales de compras para atender adecuadamente a los clientes o para no suspender las actividades de producción. Se determina considerando la demanda, consumo o venta mínima y el tiempo crítico de reemplazo o reposición. (Bravo, 2011, p.150)
Este punto este tipo de existencia es igual a la existencia mínima menos el consumo promedio multiplicado por el tiempo de reposición promedio que puede mantener la mercadería.
16 3.1.2. Auditoría 3.1.2.1. Definición. La auditoría abarca en la revisión y evaluación de las funciones, procesos y documentos que deben estar alineados de acuerdo a los objetivos empresariales garantizando que se desarrolle de una manera objetiva y razonable, a la auditoría se la define como: El proceso sistemático encargado de controlar, verificar e inspeccionar una actividad concreta, con el fin de estimar, mediante el contraste de determinada información y documentos, el nivel de resultados con que los resultados de tal actividad se adecuan a criterios o normas preestablecidas. (Montaño, 2014, p.7)
Por consiguiente el desarrollo de una auditoría es un factor influyente en la toma de decisiones correctivas, es decir, “es obtener una opinión profesional que aporte una información útil para la toma de decisiones y para la mejora de la gestión eficaz de la organización” (Calvo & Rodríguez, 2014, p.74). A la vez, la auditoría sensibiliza la necesidad de cambio, logrando eficiencia del sistema de información y las operaciones que se desarrollen, a través de correciones y cambios que se efectúan. 3.1.2.2. Importancia de Auditoría. La Auditoría garantiza a la organización la razonabilidad de sus actividades sean operacionales, administrativas y financieras mediante la evidencia suficiente y adecuada de las mismas. “Es una herramienta de gestión disponible que trata de un medio objetivo que aumenta la fiabilidad de la información y es un instrumento de asesoramiento de control” (Torres & Moreno, 2012). Permite medir el grado de efectividad de las organizaciones, siendo un apoyo en las prácticas de trabajo, contrarrestando cada uno de las deficiencias para la obtención de los resultados de la evaluación y desarrollar una retroalimentación en las áreas afectadas a través de la toma de decisiones mediante del conocimiento del estado actual de la empresa. 3.1.2.3. Tipos de Auditoría La auditoría es un examen que se desarrolla de forma crítica de verificación sistemática y documentada, mediante la obtención de evidencias adquiridas en el área auditada que determinen si la auditoría cumple con los requisitos especificados, por lo tanto, depende del criterio y la finalidad de la información obtenida de la empresa, en el mercado existen diferentes entes económicos, las cuales, presentan diferentes eventos sean positivos o negativos para ellos utilizan un tipo de auditoria diferentes como se puede distinguir a continuación:
17 Tabla 2 Tipos de Auditoría TIPOS Auditoría de Gestión Auditoría Operacional
Auditoría Financiera
Auditoría Integral
Auditoría Administrativa
Auditoría Tributaria Auditoría Informática Auditoría Gubernamental
Auditoría Cumplimiento
Auditoría Social Auditoría Forense
DEFINICIÓN Tiene como propósito la evaluación de la eficiencia y la eficacia con que se manejan los recursos disponibles y se logran los objetivos previstos por la compañía. Es el examen a la totalidad o a una parte de las operaciones o actividades de una entidad, con el fin de determinar los grados de efectividad, economía y eficiencia alcanzada en relación con los objetivos. Comprende el conjunto de principios, normas y procedimientos encaminados a obtener evidencia adecuada y suficiente sobre las afirmaciones de contenido económico realizados por los gestores de una entidad. Evaluación multidisciplinaria, independiente y bajo un enfoque sistemático del funcionamiento de una organización pública, privada o social y de su relación con el entorno, con el objeto de proponer alternativas para el logro puntual de sus fines y el mejor aprovechamiento de sus recursos. Revisión analítica total o parcial de una organización con el propósito de precisar su nivel de desempeño y perfilar oportunidades de mejora para innovar el valor y lograr una ventaja competitiva sustentable. Es el proceso ordenado para poder evaluar la evidencia y actividades relacionadas con el aspecto tributario, de acuerdo con un marco normativo en materia fiscal o tributaria. Evaluar la utilidad, eficacia, fiabilidad y salvaguarda de la información procesada y mecanizada por medios informáticos. Es un medio que sirve para verificar que la gestión pública se haya realizado con economía, eficiencia, eficacia, y transparencia, de conformidad con las disposiciones legales aplicables. Está encaminada a examinar que el funcionamiento y el desarrollo de los negocios se realicen de acuerdo a las normas legales, estatutarias y a las políticas y procedimientos que le son aplicables. Es el proceso por el cual una organización registra y analiza su acción social, da cuentas de la misma y en función de los resultados obtenidos mejora su acción. La auditoría forense como una rama de la auditoria cuya especialidad consiste en tratar de obtener información sobre fraudes y delitos, fundamentalmente económicos - financieros.
REFERENCIA (Blanco, 2014, p.158) (Montaño, 2013, p.90)
(Arenas & Moreno, 2012, p.32)
(Franklin, 2013, p.20)
(Franklin, 2013, p.15)
(Montaño, 2013, p.90) (Arenas & Moreno, 2012, p.8) (Montaño, 2013, p.91)
(Blanco, 2014, p.158)
(Montaño, 2013, p.89) (Sánchez & Alvarado, 2014, p.39)
Nota: Adaptado de Introducción de la Auditoria Financiera por P. Arenas, & A. Moreno pp.8 y 32, Auditoría integral normas y procedimientos por Y .Blanco, 2014 p.158, Auditoría Administrativa Evaluación y diagnóstico empresarial por E. Franklin, 2013 pp.15-20, Auditoría de las áreas de las empresas por F. Montaño, 2014 pp.89-91, Teoría y práctica de la auditoría I por J. Sánchez, & M. Alvarado 2014 p. 39.
3.1.2.4. Fases de Auditoría. Las fases de auditoría deben aportar al auditor la forma previa y precisa de cómo se llevará el trabajo dentro de la organización, y poder así culminar con éxito la presentación de resultados a la alta gerencia, que se analizan a continuación:
18 Tabla 3 Fases de Auditoría FASES
Fase de planificación
Fase de Ejecución del trabajo de revisión
Fase de comunicación de los resultados
Fase de redacción del informe
Fase de control de calidad
CONCEPTO De todos los trabajaos a realizar: dicho trabajo se suele realizar habitualmente en las oficinas del auditor. Normas generales o personales Estas normas por su carácter general se aplican a todo el proceso del examen y se relacionan básicamente con la conducta funcional del auditor como persona humana y regula los requisitos y aptitudes que debe reunir para actuar como Auditor Entrenamiento y Capacidad Profesional Independencia Cuidado o Esmero Profesional. Dicho trabajo se efectúa siempre que sea posible en las dependencias del cliente a excepción que sea una empresa de servicios y la contabilidad pudiera estar centralizada en una sociedad matriz, en cuyo caso una gran parte de la documentación pudiera ser remitida a las oficinas del auditor. Norma de ejecución del trabajo Estas normas son más específicas y regulan la forma del trabajo del auditor durante el desarrollo de la auditoría en sus diferentes fases (planeamiento trabajo de campo y elaboración del informe). Tal vez el propósito principal de este grupo de normas se orienta a que el auditor obtenga la evidencia suficiente en sus papeles de trabajo para apoyar su opinión sobre la confiabilidad de los estados financiero[… ]. Habitualmente dicha reunión de trabajo se suele realizar en las dependencias del cliente y en el supuesto de requerir una mayor confidencialidad, en las oficinas del auditor. Dicho trabajo se realiza siempre en el despacho del auditor o firma de auditoría. Norma de preparación del informe Normas regulan la última fase del proceso de auditoría, es decir la elaboración del informe, para lo cual, el auditor habrá acumulado en grado suficiente las evidencias, debidamente respaldada en sus papeles de trabajo. Por tal motivo, este grupo de normas exige que el informe exponga de qué forma se presentan los estados financieros y el grado de responsabilidad que asume el auditor. Una vez finalizados todos los trabajos es necesario y obligatoria una revisión por parte de otro auditor al objeto de tener la seguridad que se ha cumplido con las normas de auditoría actualmente vigentes, siendo esta fase una de las más importantes por su función de supervisión de tola la auditoría.
REFERENCIA (Pallerola & Monfort, 2013, p.35)
(Consultoría Contable, 2014; Link)
(Pallerola & Monfort, 2013, p.35)
(Consultoría Contable, 2014; Link)
(Pallerola & Monfort, 2013, p.35)
(Pallerola & Monfort, 2013, p.35)
(Consultoría Contable, 2014; Link)
(Pallerola & Monfort, 2013, p.35)
Nota: Adaptado de Consultoría Contable, 2014, Auditoría: Enfoque Teórico-Práctico por J. Pallerola y E. Monfort, 2013 p.35.
3.1.2.5. Normativas de Auditoría. Las normativas de Auditoria son requisitos mínimos de calidad que hacen referencia a los principios que debe cumplir un auditor, es decir, “son los principios fundamentales de auditoría a los que deben enmarcarse su desempeño los auditores durante el proceso de la auditoria. El cumplimiento de estas normas garantiza la calidad del trabajo profesional del auditor” (NAGA). Estas normas constituyen un marco de actuación que se debe sujetar al momento de planificar, evaluar y rendir el informe de auditoría.
19 3.1.2.6. Normas Internacionales de Auditoría – NIA. Son normas que son aplicadas en los procesos de auditoría, según las NIA se la define como “principios y procedimientos básicos y esenciales para el auditor. Estos deberán ser interpretados en el contexto de la aplicación en el momento de la auditoría” Esta normativa permite que el auditor pueda realizar su proceso y dar un juicio crítico en el informe de auditoría realizada. 3.1.3. Control Interno. El Control interno es un sistema de gestión que evalúa la eficiencia y eficacia cada una de las operaciones con respecto al cumplimiento de los objetivos empresariales. “El control interno se puede definir como el conjunto de normas, métodos, procedimientos, manuales y políticas coordinadas, que efectúa la más alta dirección - gobierno corporativo, encaminado a proporcionar seguridad razonable”(Montaño, 2013, p.55). El fin de implementar este conjunto de herramientas dentro de una organización es la de proteger y salvaguardar los recursos de la entidad de posibles riesgos que puedan presentarse, “El control interno puede esperarse que provea solamente una seguridad razonable, no seguridad absoluta, a la gerencia y junta directiva de una entidad” (Blanco, 2014, p.194). 3.1.3.1. Objetivos del Control Interno. El control interno dentro de una organización permite la mediación de los resultados de los procesos dentro de la organización e identifica los posibles errores o desviaciones, el control interno tiene como objetivos principales los siguientes:
Alcanzar la eficacia y eficiencia en sus operaciones.
Velar por el cumplimiento de las leyes y regulaciones correspondientes.
Permitir que la información contable sea fidedigna y corresponda a las operaciones del ente, con lo cual se obtiene la inclusión de todas las transacciones en las cuales la organización ha participado.
Velar por la salvaguarda y custodia de activos propios y de terceros (Montaño, 2013, p.56).
20 Estos objetivos promueven a identificar el valor del riesgo que se puede presentar en la empresa por lo cual la aplicación un diseño de control interno permite la suficiencia y confiabilidad tanto de la información, operaciones y el cumplimiento de la normativas o regulaciones que se aplican. 3.1.3.2. Importancia del Control Interno. El control interno es una herramienta dentro de un ente económico, que ayuda a la reducción o suprimir las distintas situaciones que puedan presentar algún riesgo, apoyando así a la mejora de la situación financiera, administrativa y legal. “Los controles internos promueven la eficiencia, reducen los riesgos de pérdidas de activos, y ayudan a asegurar la confiabilidad de los estados financieros y el cumplimiento de leyes y regulaciones” (Mantilla, 2012, p.96). Un mecanismo que es utilizado para la salvaguardar la información de la empresa, y determinar el grado de eficiencia de las operaciones mediante la evaluación constante frente a los riesgos. 3.1.3.3. Elementos del Control Interno. El control interno es un componente básico que está integrado en la administración de cualquier ente económico, buscando una adecuada administración de posibles riesgos que puedan presentarse, para que la administración pueda lograr alcanzar los objetivos de control interno establecidos, es necesario aplicar los siguientes elementos: Tabla 4 Elementos del Control Interno ORGANIZACIÓN
• Dirección • Asignación de responsabilidades • Segregación de deberes • Coordinación
SISTEMAS Y PROCEDIMIENTOS
• Manuales de procedimientos • Sistemas • Formas • Informes
PERSONAL
• Selección • Capacitación • Eficiencia • Moralidad • Retribución
SUPERVISIÓN
• Interna • Externa • Autocontrol
Nota: Adaptado de Control Interno y Fraudes con Base en los Ciclos Transaccionales Análisis de Informe COSO I y II, por R, Estupiñán, 2012 p.10.
Para poder alcanzar los objetivos establecidos del control interno se debe considerar a la organización en general, los sistemas y procedimientos que se llevan a cabo, al personal y las supervisiones que en conjunto forman los elementos del control interno.
21 3.1.3.4. Clases de Control de Interno. 3.1.3.4.1. Control Administrativo. El control interno administrativo está relacionado directamente con la eficiencia y eficacia de las funciones de la empresa, su principal objetivo es la debida protección de los recursos y la identificación de posibles errores o desviaciones con relación a su manejo. Existe un solo sistema de control interno, el administrativo, que es el plan de organización que adopta cada empresa, con sus correspondientes procedimientos y métodos operacionales y contables, para ayudar; mediante el establecimiento de un medio adecuado, al logro del objetivo administrativo. (Estupiñán, 2012, p.07)
Para que una organización pueda funcionar adecuadamente, la alta gerencia deberá poseer un control administrativo en el cual pueda confiar en sus operaciones, procesos y actividades realizadas por el personal. 3.1.3.4.2. Control Interno Contable. El Control interno contable se fundamenta en los procesos que están establecidas en las actividades de contabilidad y la razonabilidad que tienen en sus estados financieros. Abarca la apariencia de los estados contables y financieros, la existencia de principios de contabilidad generalmente aceptados, el sistema de registros, informatizado o no, y el cumplimiento de lo dispuesto por las normas que se refieren a los mismos en la legislación vigente. (Sánchez & Alvarado, 2014, p.279)
Este sistema de control interno contable tiene como finalidad dentro de la empresa que los registros sean oportunamente y las cuentas contabilizadas sean las existentes para que permitan la elaboración de los estados financieros con datos reales, y poder así mantener el control contable de activos, pasivos y patrimonios. 3.1.3.5. Restricciones del Control Interno. Las limitaciones o restricciones en el sistema de control interno hacen referencia a los diversos sucesos que no pueden ser identificados a tiempo o controlados por medio de la auditoría interna de una organización impidiendo el logro de los objetivos establecidos. 3.1.3.5.1. Juicio. La determinación de un sistema de control interno dentro de la empresa si es efectivo o no, dependerá directamente del criterio o juicio humano emitido bajo información disponible, en ocasiones serán restringidos por las malas decisiones o fallas humadas.
22 La efectividad de los controles estará limitada por la realidad de las fallas humanas en la toma de decisiones. Tales decisiones deben tomarse mediante juicios humanos en el tiempo requerido, basados en información disponible, y bajo las presiones del giro de los negocios. Algunas decisiones basadas en juicios humanos pueden después, con la clarividencia de análisis posteriores, ser el fundamento para producir menos que los resultados deseables, y pueden requerir cambios. (Mantilla, 2012, p.96)
Una de las principales limitaciones del control interno es el juicio al momento de emitir un criterio erróneo por falta de información, o sencillamente confusiones normales por alguna situación propia de la interacción, que pueden ser manejadas desde la asertividad. 3.1.3.5.2. Resquebrajamiento. El resquebrajamiento de un sistema de Control Interno se genera por el mal entendimiento de las actividades o procedimientos que emite la organización. Aunque los controles internos estén bien diseñados, pueden resquebrajarse. El personal puede interpretar mal las instrucciones. Se pueden hacer juicios equivocados, o cometer errores debido a negligencia, distracción o fatiga. Un supervisor del departamento de contabilidad responsable de la investigación de inconsistencias puede simplemente olvidarse de o fallar en la orientación de la investigación hasta no ser capaz de realizar las correcciones apropiadas. (Mantilla, 2012, p.96)
Puede existir resquebrajamiento por interpretaciones u orientaciones erróneas en las políticas o procesos del control interno, uno de los factores que genera limitaciones es la realización de cambios en el sistema, lo cual, genera incertidumbre y turbulencia por una inadecuada adaptación o manejo inapropiado del funcionamiento por parte del personal de la organización. 3.1.3.5.3. Desbordamiento de la Administración. Es una de las afectaciones que se genera cuando se incumplen las políticas y procedimientos, según el siguiente autor afirma que: El término desbordamiento de la administración se emplea aquí para significar el violar las políticas o los procedimientos pre-establecidos con propósitos ilegítimos con la intención de que el personal obtenga o acreciente la presentación de la condición financiera o del estado de cumplimiento de una entidad. (Mantilla, 2012, p.97)
El desbordamiento de la administración puede presentarse por violaciones o incumplimientos con los distintos requerimientos legales ante la necesidad de generar una condición financiera inexistente a través de documentaciones falsas, con el único objetivo de aumentando los beneficios, y poder apalancar desembolsos, realizar presupuestos irreales o incrementar el valor de la entidad en el mercado ante una oferta o venta pública.
23 3.1.3.5.4. Colusión. La colusión es una limitación del control interno, ya que se presenta por fallas o daños ocasionados por uno o varios colaboradores que desempeña una función importante, donde puede interferir un cliente o proveedor para evadir controles de manera que los informes o reportes presentados revelen información irreal, y poder cumplir presupuestos u objetivos establecidos anteriormente. Las actividades colusorias de dos o más individuos pueden derivar en fallas de control. Los individuos que actúan colectivamente para perpetrar y encubrir una acción de detección a menudo pueden alterar los datos financieros u otra información administrativa de manera que no pueda ser identificada por el sistema de control. (Mantilla, 2012, p.97)
Es limitante porque el sistema de control interno existe un plan definido para el logro óptimo de los objetivos y resultados, pero imposible identificar la ausencia de principios éticos por parte del personal que no cuenta con el sentido de pertenencia de la empresa. 3.1.3.5.5. Costos versus beneficios. Uno de los limitantes del control interno dentro de una organización es el costo, ya que puede no ser rentable instalar un sistema de control en un departamento donde los beneficios o la producción no sean bajos. “Los recursos siempre tienen limitaciones, y por lo tanto las entidades deben considerar lo relativo a los costos y beneficios derivados de establecer controles” (Mantilla, 2012, p.97). 3.1.3.6. Modelos de Control Interno. Para un mejor desarrollo de las actividades dentro de una organización, sean creados distintos modelos de control interno que permiten conocer las distintas debilidades o posibles riesgos que interfieran en el cumplimiento de objetivos y metas. Tabla 5 Modelos de Control Interno MODELO Modelo de control interno COSO
Modelo de control Cadbury
DEFINICIÓN Este modelo surge como una iniciativa del Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commisión (coso) en Estados Unidos, en 1992, para definir una metodología con el propósito de revisar el control interno de una organización. Desarrollado en 1992 por el llamado Comité Cadbury en Inglaterra como repuesta a los escándalos y fraudes cometidos en el mundo corporativo a finales de la década de 1980 y principios de la siguiente, adopta una interpretación más amplia del control al contar con mayores especificaciones en la definición de su enfoque sobre el sistema de control de tipo financiero.
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Modelo de control interno COCO Modelo de control COBIT
Modelo de control TURNBULL Modelo de Autoevaluación de Controles AEC Modelo de control de acceso basado en la semántica SAC
Modelo de control KING Modelo de control KONTRAG
Surge en Canadá, en noviembre de 1995, como parte del instituto Canadiense de Contadores Certificados. Este modelo busca desarrollar un análisis más específico de los elementos del control interno que propone el modelo COSO. Se lo define como Objetivos de Control para Tecnologías de información y Tecnologías Relacionadas, surge en 1996, es un marco de control interno para las tecnologías de información. Su principal propósito es promover los procesos de la organización para poder obtener información útil y poder alcanzar los objetivos. Fue publicado en 1999, su objetivo es ayudar a las compañías públicas en la atención de requerimientos sobre el control interno proporcionándoles mantenimiento, revisión de la efectividad y declaración del consejo de administración. Definido como Autoevaluación del Control Interno, su principal prioridad es brindar una seguridad razonable para así poder alcanzar los objetivos de control establecidos a través de la aplicación de diagnósticos. Sistema de Auditoría y Control, creado en 1991 y revisado en 1994, se fundamenta en dar asistencia a los auditores internos sobre el control, auditoria de los sistemas y tecnología informática. El informe que este control emite define el sistema de control interno, describe sus componentes, clasifica a los controles, establece objetivos de control y riesgo, y especifica el papel del auditor interno. País de origen Sudáfrica, editado por tres ocasiones 1994 (Reporte King I), 2002 (Reporte King II), y el último modelo, en 2009 (Reporte King III), este modelo surgió ante la necesidad de contar con un modelo de gobierno corporativo. Creado en Alemania 1998, su principal objetivo es mejorar a la organización con el fin de poder evitar crisis corporativas.
Nota: Adaptado de Auditoría Administrativa, Evaluación y diagnostico empresarial por E. Franklin, 2013.
3.1.3.7. Modelo COSO II ERM. El COSOII, es una guía actualizada de herramientas para las organizaciones que lo implementan aportando con la administración de sus riesgos. Es un proceso efectuado por la junta de directores, la administración y otro personal de la entidad, aplicando en la definición de la estrategia y a través del emprendimiento, diseñado para identificar los eventos potenciales que pueden afectar la entidad, y para administrar los riesgos que se encuentran dentro de su apetito por el riesgo, para proveer seguridad razonable en relación con el logro del objetivo de la entidad. (Estupiñán, 2012, p.66)
El Marco Integrado para la Administración de Riesgos Empresariales (E.R.M), es creado con el fin de brindar a las empresas un sistema efectivo para poder identificar, evaluar los posibles riesgos que puedan presentarse, y que se cumplan los objetivos y metas de la organización. 3.1.3.7.1. Beneficios del E.R.M. Este tipo de control interno genera beneficios importantes para poder realizar las actividades más efectivamente, según Estupiñán (2012) hace referencia los siguientes beneficios:
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Alinear el apetito por el riesgo y la estrategia.
Vincular crecimiento, riesgo y retorno.
Enriquecer las decisiones de repuesta frente al riesgo.
Minimizar sorpresas y pérdidas operacionales.
Identificar y administrar los riesgos de los impactos.
Proveer repuestas integradas para los riesgos múltiples.
Sopesar oportunidades (p.67). Todo ente económico con fines o no de lucro existe una incertidumbre o posibles
riesgos que puedan presentarse en los diferentes procesos y actividades que se realizan por los colaboradores, razón por la cual, se debe diseñar el cuestionario de Control Interno COSO E.R.M para una área determina con el fin de identificar eventos positivos y negativos que interfieren en el logro de los objetivos. La aplicación de este tipo de cuestionario para las organizaciones es de vital importancia debido a que se puede identificar eventos y gestionarlos logrando minimizar un impacto desfavorable en la realización de las actividades y procesos, generando beneficios y una seguridad razonable para la administración, y así cumplir con los objetivos del Sistema de Control Interno. 3.1.3.7.2. Componentes del COSO E.R.M. Tabla 6 Componentes del COSO E.R.M COMPONENTE DEFINICIÓN Es el fundamento de todos los otros componentes del E.R.M., creando disciplina y Entorno interno organizando adecuadamente la estructura empresarial, determinando las estrategias y los objetivos, como también estructurando las actividades del negocio e identificando, valorando y actuando sobre los riesgos. Dentro del contexto de la misión o visión, se establecen objetivos estratégicos, selecciona estrategias y establece objetivos relacionados, alineados y vinculados con Definición de la estrategia, así como los relacionados con las operaciones que aportan efectividad y objetivos eficiencia de las actividades operativas, ayudando a la efectividad en la presentación de reportes o informes internos y externos (financiera y no financiera), como la de cumplir con las leyes y regulaciones aplicables y de su procedimiento internos determinados. La metodología de identificación de eventos pueden comprender una combinación de Identificación de técnicas vinculadas con herramientas de apoyo, como la identificación de eventos eventos pasados (cesación de pagos, cambios en los precios, perdidas por accidentes) y futuros (cambios demográficos mercados nuevos y acciones de los competidores). La metodología normalmente comprende una combinación de técnicas cuantitativas Valoración de riesgos y cualitativas. Los hechos que se relacionan directamente con la contabilidad como las captaciones, colocaciones, aportes de capital donaciones, etc., se les aplica técnicas cuantitativas (riesgo de crédito, competitivo, regulatorio, de operación,
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Respuestas al riesgo
Actividades de control
Información y comunicación
Monitoreo
liquidez, fiduciario); y cualitativo, cuando los datos no ofrecen precisión (riesgo país, económico, de auditoria, de imagen, de desastres naturales). Evalúa las opciones en relación con el apetito del riesgo en la entidad, el costo y su beneficio de la respuesta a los riesgos potenciales, y el grado que más reporta las posibilidades del riesgo. Las respuestas al riesgo caen dentro de las categorías de evitar, reducir, compartir y aceptar el riesgo. Son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se están ejecutando de manera apropiada las respuestas al riesgo, hacen parte del proceso mediante el cual una empresa intenta lograr sus objetivos de negocio. Identifica, captura y comunica información de fuentes internas y externas, en una forma y en una franja de tiempo que le permita al personal llevar a cabo sus responsabilidades. La comunicación efectiva también ocurre en un sentido amplio, hacia abajo o a través y hacia arriba en la entidad. Es un proceso que valora tanto la presencia como el funcionamiento de sus componentes y la calidad de su desempeño en el tiempo. Se puede realizar mediante actividades de ongoing o a través de evaluaciones separadas, los dos aseguran que la administración de riesgos continúa aplicándose en todos los niveles y a través de una evaluación continua y periódica que hace la gerencia de la eficacia del diseño y operación de la estructura del control interno, para lograr una adecuada identificación del riesgo, de acuerdo a lo planificado, modificando los procedimientos cuando se requiera.
Nota: Adaptado de Control Interno y Fraudes Análisis de Informe COSO I y II, por R. Estupiñán, 2012 pp.22-23.
La utilización del modelo COSO ERM muestra al auditor una perspectiva más compleja, ya que unos de sus componentes principales son el establecimiento de objetivos y la valoración que se pueda determinar al riesgo, el cual toma como base al modelo COSO I. 3.1.3.7.3. Modelos de análisis de Control Interno. La obtención de información al momento de realizar una auditoria es de veraz importancia, de acuerdo a varios autores estos métodos de análisis son los siguientes: Tabla 7 Métodos del Control Interno MÉTODO DEFINICIÓN La entrevista es fundamental en la obtención de información por parte del auditor. El entrevistar significa conocerse uno Entrevista mismo y ser capaz de tratar con la gente efectiva, ser capaz de hacer preguntas significativas y obtener respuestas igualmente significativas. Es una técnica que se aplica frecuentemente como complemento de otra. Se utiliza también para verificar Observación información recogida por otros medios. La observación personal y directa personal del auditor puede abarcar la disposición de los sectores de trabajo, ubicación de equipos y archivos, medios de comunicación, etc. Es una técnica apropiada para descubrir cuellos de botella. Este método supone una revisión completa de un flujo de transacciones de la empresa, analizando y dejando Descripción del constancia, con el suficiente detalle explicativo, de las sistema operaciones que se realizan, secciones o departamentos en que se producen, responsables de las autorizaciones y supervisiones, soporte documental, sistemas de representación contable y cualquier otra cuestión relacionada con el flujo de transacciones.
REFERENCIA Estupiñán, R. 2012, p.166)
(Estupiñán, R. 2012, p.170)
(Sánchez & Alvarado, 2014, p.291)
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Cuestionario
Flujograma
Hoja de seguimiento del control interno
Los cuestionarios consisten en una relación de preguntas relativas al área de trabajo de la auditoría. Abarcan todos los aspectos sustanciales y formales del conjunto de operaciones que se realizan en dicha área. El flujograma, también denominado diagrama de flujos (flow – charting), representa la combinación del método descriptivo con un sistema de representación gráfica, tomando como base el movimiento de los documentos y registros contables en que se reflejan todas las operaciones. Ante los puntos débiles, el auditor decidirá las medidas a tomar y podrá escoger las siguientes alternativas: 1. No realizar ninguna acción si el volumen total de los errores resulta no ser relevante. 2. Revisar la naturaleza, época y extensión de algunos procedimientos de auditoría de estados contables. 3. Realizar investigaciones detallada sobre puntos débiles descubiertos durante la realización de la auditoria analítica. 4. Efectuar una revisión en el programa de auditoría de estado contables al mismo tiempo que una investigación especial sobre zonas débiles.
(Sánchez & Alvarado, 2014, p. 293)
(Sánchez & Alvarado, 2014, p. 294)
(Sánchez & Alvarado, 2014, p. 298)
Nota: Adaptado de Control Interno y Fraudes Análisis de Informe COSO I y II por R. Estupiñán, 2012 pp.166-170, Teoria y Práctica de la Auditoría I Concepto y Metodología por J. Sanchez y M. Alavarado 2014 pp.291-298.
El auditor para llevar a cabo su trabajo deberá seleccionar un método o varios de los antes descritos, los cuales deberán ser adecuados al fin para para el que se requieren los resultados o al tipo de auditoria que se esté realizando. 3.1.3.8. NEA 10 – Evaluación de Riesgo y Control Interno. De acuerdo con la Norma Ecuatoriana de Auditoría N° 10, el propósito de esta Norma Ecuatoriana de Auditoría (NEA) es establecer normas y proporcionar lineamientos para obtener una comprensión de los sistemas de contabilidad y de control interno y sobre el riesgo de auditoría y sus componentes: riesgo inherente, riesgos de control y riesgo de detección. 3.1.3.8.1. Riesgo de Auditoría. Es el riesgo de que el auditor de una opinión no apropiado cuando los estados financieros están elaborados en forma errónea de una manera importante. El riesgo de auditoría tiene tres componentes: riesgo inherente, riesgos de control y riesgo de detección. 3.1.3.8.2. Riesgo inherente. Es la susceptibilidad del saldo de una cuenta o clase de transacciones a una exposición errónea que pudiera ser de carácter significativo, individualmente o cuando se agrega con exposiciones erróneas en otras cuentas o clases, asumiendo que no hubo controles internos relacionados. Para evaluar el riesgo inherente, el auditor usa juicio profesional para evaluar cuyos ejemplos son:
28 A nivel del estado financiero
La integridad de la administración.
La experiencia y conocimiento de la administración y cambios en la administración durante el período.
Presiones inusuales sobre la administración.
La naturaleza del negocio de la entidad.
Factores que afectan la industria en la que opera la entidad.
A nivel de saldo de cuenta y clase de transacciones
Cuentas de los estados financieros probables de ser susceptibles a exposición errónea.
La complejidad de transacciones subyacentes y otros eventos que podrían requerir del uso del trabajo de un experto.
El grado de juicio implicado para determinar saldos de cuenta.
Susceptibilidad de los activos a pérdida o malversación.
La terminación de transacciones inusuales y complejas, particularmente en o cerca del fin del período.
Transacciones no sujetas a procesamiento ordinario.
3.1.3.8.3. Riesgo de control. Es el riesgo de que una exposición errónea que pudiera ocurrir en el saldo de cuenta o clase de transacciones y que individualmente pudiera ser de carácter significativo o cuando se agrega con exposiciones erróneas en otros saldos o clases, no sea evitado o detectado y corregido con oportunidad por los sistemas de contabilidad y de control interno. El auditor ordinariamente evalúa el riesgo de control a un alto nivel para algunas o todas las aseveraciones cuando: a)
Los sistemas de contabilidad y de control interno de la entidad no son efectivos.
b)
Evaluar la efectividad de los sistemas de contabilidad y de control interno de la entidad no sería eficiente.
29 3.1.3.8.4. Riesgo de Detección. Es el riesgo de que los procedimientos sustantivos de un auditor no detecten una exposición errónea que existe en un saldo de una cuenta o clase de transacciones que podría ser de carácter significativo, individualmente o cuando se agrega con exposiciones erróneas en otros saldos. El auditor debería considerar los niveles evaluados de riesgos inherentes y de control al determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos sustantivos requeridos para reducir el riesgo de auditoría a un nivel aceptable. A este respecto, el auditor consideraría: a)
La naturaleza de los procedimientos sustantivos.
b)
La oportunidad de procedimientos sustantivos.
c)
El alcance de los procedimientos sustantivos.
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4. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN El presente trabajo de titulación que tiene como objetivo principal evaluar el sistema de control interno de la gestión de inventarios en “La Casa del Radiador”, en Santo Domingo de los Tsáchilas del periodo 2016, se utiliza bases metodológicas que permiten sustentar los diferentes métodos que se aplican para poder evaluar cada una de las actividades y procesos que realiza la empresa, permitiendo obtener información confiable.
4.1. Enfoque 4.1.1. Enfoque Cuantitativo Para la elaboración de este trabajo se ha desarrollado a través del enfoque cuantitativo, debido a que los datos que se obtienen de las encuestas y cuestionarios son resultados de mediciones, que están representados mediante los valores numéricos o porcentajes que ayuda a medir los estándares de validez y confiabilidad de la información, manteniendo una relación de los datos con respecto los problemas de la investigación que se está aplicando. De acuerdo al enfoque cuantitativo es “utilizado en la recolección de datos para probar hipótesis con base en la medición numérica y el análisis estadístico, con el fin de establecer pautas de comportamiento y probar teorías” (Hernández, Fernández, & Baptista, 2014). Para poder evaluar cada uno de los problemas de la empresa se aplica el cuestionario del COSO ERM que permite identificar el nivel de confianza y de riesgo que tiene la empresa en la gestión de inventarios.
4.2. Diseño /Tipo de investigación 4.2.1. Diseño 4.2.1.1. Diseño no experimental El diseño de investigación a utilizarse será no experimental, ya que no se manipula derivadamente ningún tipo de variable o sucesos encontrados, fundamentalmente está basado en la observación directa de los fenómenos, tal y como se dan en su ambiente natural para luego proceder al análisis correspondiente de lo encontrado y poder interpretar y obtener resultados de lo investigado.
31 4.2.2. Tipos de investigación 4.2.2.1. Exploratoria Se utilizó un tipo de investigación exploratorio debido a que se realizó una visión general de la empresa “La Casa del Radiador” con el propósito de adquirir un conocimiento o generalidades de una determinada realidad que se manifiestan en este lugar, aumentando el grado de familiaridad con la población vinculada conociendo así las áreas más críticas donde el sistema de control interno tiene más falencia para la obtención de resultados aproximados del tema investigado. 4.2.2.2. Descriptiva La utilización de este tipo de investigación nos permitió describir las diferentes situaciones, actitudes y comportamientos de las personas en las distintas actividades y procesos dentro de la entidad económica, a través de lo cual se pudo identificar los distintos problemas y falencias que existen en el sistema de control interno que manejan en “La Casa del Radiador”, información objetiva y precisa que permite continuar con el trabajo de investigación. 4.2.2.3. De Campo Se utilizó este tipo de investigación debido a que los datos fueron extraídos directamente en el sitio donde se busca resolver la problemática en este caso en la empresa “La Casa del Radiador”, para aquello, se trabajó con entrevista al gerente general - propietario, encuestas al personal involucrado y la aplicación del cuestionario de control interno al gerente general – propietario, técnicas que nos permitieron entrar en el contexto y entender con mayor claridad los diferentes sucesos que intervienen en la realización de dicho problema.
4.3. Población/Muestra 4.3.1. Población La población está determinada por el gerente de la empresa de “La Casa del Radiador”, contador externo, auxiliares contables, vendedor, ayudantes de taller, proveedores y clientes, datos que son presentados en la siguiente tabla:
32 Tabla 8 Población POBLACIÓN Gerente Contador externo Auxiliares contables Vendedor Ayudantes de taller Proveedores Clientes Suman
TOTAL 1 1 2 1 4 30 53 92
Nota: Investigación de campo Empresa “La Casa del Radiador”.
4.3.2. Muestra. De acuerdo a los datos obtenidos la población es considerada finita y medible, por lo que la muestra que se obtiene se considera la totalidad, debido que su población es inferior a 100 personas, y no se aplica ninguna fórmula para el cálculo de la misma, ya que se deberá tomar en cuenta cada uno de los actores que conforman la población.
4.4. Técnicas e instrumentos de recolección de datos. La recolección de datos se la realizo mediante la aplicación de diferentes técnicas e instrumentos que permiten la obtención de información, que se requiere para ser desarrollado el presente trabajo de investigación, para ellos se aplicará las siguientes: 4.4.1. Entrevista Es una técnica que se realiza para recolectar información a través de una serie de preguntas estructuradas en un guion, las cuales fueron realizadas directamente al gerente – propietario de la empresa a través de un dialogo, con la finalidad de conocer la actividad, situación y problemas relevantes que tiene la empresa los instrumentos que se desarrollan es mediante guía de entrevista, libreta de apuntes y grabadora para constatación de los datos obtenidos. 4.4.2. Encuesta Es un método que permite recopilar toda la información mediante la determinación de la muestra, a través de formulación de preguntas para identificar cada uno de los aspectos relevantes que posee la empresa aplicado cada uno de los clientes, proveedores y empleados de “La Casa del Radiador” que son partes del movimiento económico que ejerce esta empresa.
33 Los instrumentos que se aplica en esta técnica son mediante la realización de cuestionarios que se aplican a las personas ya antes mencionadas. 4.4.3. Observación Es una técnica que se aplica personalmente en el área donde se está realizando el trabajo que nos permite analizar directamente cada uno de los problemas que afectan en la gestión de inventarios de “La Casa del Radiador”, el cual permite un papel importante en la investigación al proporcionar la recogida de datos, a través de la verificación y reconocimiento de algún hecho o evento que se presente o desarrolle en la empresa, permitiendo la consecución de los objetivos y la precisión al aplicar esta técnica.
4.5. Técnicas de análisis de datos. Para el siguiente trabajo de investigación propuesto se utilizó dos diferentes técnicas las siguientes técnicas de análisis de datos: 4.5.1. Cuantitativa. Con la obtención de los resultados adquiridos a través de encuesta a los colaboradores, clientes, proveedores y contador externo de la empresa “La Casa del Radiador”, se los tabulo en el ordenador y se los presento en porcentajes numéricos de las debidas alternativas de respuestas presentadas, posteriormente se diseñó un formato de presentación donde el lector pueda obtener una análisis con claridad de los resultados de cada una de las pregunta establecidas. 4.5.2. Cualitativa. Se utilizó un análisis de datos cualitativa debido a que se realizó observaciones directas en los diferentes procesos y actividades que se realizan en el ente económico, también se efectuó una entrevista al Sr. Pablo Sotalín gerente general – propietario de la empresa “La Casa del Radiador”, obteniendo información y llegando a conclusiones a través de las diferentes preguntas presentadas enfocadas directamente en adquirir datos que nos permitieron corroborar los diferentes problemas y riesgos que se presentan en la gestión de inventarios.
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5. RESULTADOS 5.1. Discusión y análisis de resultados 5.1.1. Entrevista al Gerente Tabla 9 Entrevista al Gerente PREGUNTAS AL GERENTE GENERAL DE LA EMPRESA “LA CASA DEL RADIADOR” 1. ¿La empresa cuenta con un organigrama organizacional donde se establece con claridad los cargos y funciones de los colaboradores? No, la empresa cuenta con un organigrama organizacional establecido de manera empíricamente. 2. ¿La empresa mantiene establecidos manuales de políticas y procedimientos para ser acatados por el personal? No se cuenta con manuales de políticas para el personal, pero ellos conocen sus horas de llegada, salida, y su respectivo comportamiento dentro de la empresa y que funciones debe cumplir cada uno. 3. Al momento de contratar el personal ¿Cuáles son los parámetros que deben cumplir la persona para el cargo solicitado? Por lo general siempre se pide a uno de los chicos recomiende a un conocido para tener esa familiaridad y tener un grado de afinidad esto siempre se realiza para el área del taller, pero siempre y cuando cumplan con el requerimiento de la función que se va a realizar, para el personal de ventas se ha hecho anuncios en la prensa y de acuerdo el perfil para el área de administración y contabilidad. 4. Habitualmente ¿Cómo supervisa o inspecciona el trabajo de cada empleado de la empresa? Se lo realiza de manera rápida porque no me queda tiempo, ahora tengo que estar en el almacén con respecto al área de ventas ya que el chico aún no se desenvuelve solo. 5. Una de las áreas más importantes en la empresa es donde se encuentra la mercadería. ¿Conoce usted como está organizado cada producto en esta área? Claro, yo mismo a veces organizo la mercadería que se encuentran de acuerdo al orden de llegada una sección para cada producto están bien ubicados para mangueras, bandas, radiadores, rollos de mangueras, condensadores, etc., existe un área determinada para cada producto. 6. ¿Para la custodia, almacenamiento y despacho de la mercadería se cuenta con un responsable que lleve registro sobre estos movimientos? No existe una persona responsable, pero hay tres personas que tienen mi autorización para subir a dejar o traer mercadería, el registro se lo maneja de acuerdo al sistema contable. 7. ¿El personal de bodega realiza informes de los movimientos de mercadería? Como no existe un personal responsable no se realiza registros, los chicos manifiestan si se cuenta o no con mercadería para realizar los respectivos pedidos. 8. ¿El personal que se encuentra al cargo del área de ventas cuenta con el perfil adecuado? Por la selección que se realiza si está acorde con el perfil solicitado. 9. ¿La empresa cuenta con un Sistema contable donde se lleven registros de entrada, salida y existencia de mercadería? Si se cuenta con un sistema contable denominado Anfibius. 10. ¿En alguna ocasión ha tenido problemas con retrasos de entrega de mercadería por parte de los proveedores? Sí, pero por falla de los proveedores porque mandan a otro sitio con dirección incorrecta y esto hace que en ocasiones no se tengan productos en stock y se pierdan ventas.
35 11. ¿Cuenta con algún modelo de control para identificar los requerimientos de productos para realizar los pedidos de compra a tiempo? No se cuenta con ningún modelo 12. Al momento de ingresar el producto al sistema ¿Qué características toman en cuenta para su codificación? Se lo realiza según el código de los proveedores, marca, año, por grupos de productos y modelo de vehículo, pero en ocasiones existe duplicidad de códigos, por los diferentes proveedores que ofrecen el mismo producto, pero para distinto modelo de vehículo. 13. ¿Cada que tiempo se realiza constataciones físicas de toda la mercadería con la que cuenta la empresa? La última vez hace un año, por lo general se realiza una vez al año. 14. ¿Considera usted que los saldos de inventarios que arroja el sistema contable son confiables? No, por la diferencia que existe en el sistema y la toma física, ya que en ocasiones no se registran ventas o salidas de productos a tiempo, al igual que las compras existe un retraso al ingresar al sistema. 15. ¿Cómo calificaría usted el Sistema de control interno que se viene manejando en el área de inventarios en la empresa “La Casa del Radiador”? Regular, es deficiente ya que no se registran en ocasiones las ventas, o hay muchos cambios de productos por diferentes talleres, además no se registra las operaciones en ese momento o en ocasiones simplemente no se hace registro de nada. Nota: Investigación de campo Empresa “La Casa del Radiador”.
5.1.2. Encuesta a proveedores Tabla 10 Encuesta a Proveedores N° PREGUNTAS 1 ¿Considera Ud. que la empresa "La Casa del Radiador" es un cliente frecuente?
VARIABLES F.A F.R SI 28 93% NO 2 7% 30 100% TOTAL Se determina que "La Casa del Radiador" realiza compras frecuentas a cada uno de los proveedores por lo que tienen conocimiento sobre el desenvolvimiento comercial de la empresa. 25 83% 2 ¿Usted conoce si "La Casa del Radiador" mantiene políticas para SI NO 5 17% adquirir mercadería? 30 100% TOTAL La empresa sí cuenta con políticas para la adquisición de su mercadería, por lo general se determina que lo realiza cuando existe un límite de agotamiento en su stock. 24 80% 3 ¿Usted cuenta con órdenes de compra para poder entregar sus SI NO 6 20% productos? 30 100% TOTAL La empresa suele realizar órdenes de compra, pero a la vez sus pedidos son realizados a través de las visitas de los agentes vendedores de las diferentes empresas proveedoras por lo que realizan un toma física inmediata para analizar su stock de mercadería y realizar los diferentes pedidos. 25 83% 4 ¿La lista de productos que son solicitados se entrega en las fechas SI NO 5 17% establecidas? 30 100% TOTAL Por lo general la entrega de los distintos pedidos de adquisición de mercadería se entrega en las fechas establecidas, pero a la vez también ha existido problemas de retraso de las mismas por el motivo que el proceso de importación de algunos productos existe un tiempo de demora. 11 37% 5 ¿Existe una variación entre un pedido y otro de los productos que SI NO 19 63% adquiere "La Casa del Radiador”? 30 100% TOTAL "La Casa del Radiador" no realiza muchas variaciones en los diferentes pedidos con otro de cada uno de los productos que adquiere la empresa. 30 100% 6 ¿Su empresa maneja un código para la identificación de cada SI NO 0 0% producto?
36 30 100% TOTAL Todos los proveedores de "La Casa del Radiador" aplican códigos en la identificación de cada una de las mercaderías según su marca y tipo del producto.
SI 22 73% NO 8 27% 30 100% TOTAL La empresa por lo general realiza sus cancelaciones de factura en el tiempo establecido con los proveedores, aunque han existido algunos inconvenientes por su bajo nivel de cartera en ciertos momentos. 30 100% 8 ¿Al momento de efectuar la compra por parte "La Casa del SI NO 0 0% Radiador" es realizada por la misma persona"? 30 100% TOTAL Todos los pedidos que realiza "La Casa del Radiador" son siempre realizados por el gerente de la empresa. 14 47% 9 ¿Usted piensa que el medio por el cual es enviada la mercadería es SI NO 16 53% segura? 30 100% TOTAL La mercadería que recibe "La Casa del Radiador" es través de empresas de servicio de entrega inmediata, pero no comprenden con seguros de la mercadería. 18 60% 10 ¿En caso de devoluciones se realizan las respectivas notas de SI NO 12 40% créditos? 30 100% TOTAL Los diferentes proveedores manejan notas de créditos en situaciones de devoluciones de mercadería, por lo cual son documentos que ayudan al respaldo del producto a los diferentes clientes incluyendo "La Casa del Radiador". 7
¿Ha existido problemas en la cancelación de facturas por parte de "La Casa del Radiador"?
Nota: Investigación de campo Empresa “La Casa del Radiador”.
5.1.3. Encuesta a los empleados Tabla 11 Encuesta a los Empleados N° PREGUNTAS 1 ¿Tiene conocimiento sobre las funciones y objetivos de la empresa?
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VARIABLES F.A F.R SI 7 100% NO 0 0% 7 100% TOTAL Todos los empleados tienen el conocimiento sobre cada una de funciones y objetivos que tiene la empresa. 6 86% ¿Conoce si la empresa cuenta con un manual de SI NO 1 14% procedimientos y funciones internas para empleados? 7 100% TOTAL La empresa no cuenta con un manual de procedimientos escritos, por lo que en la encuesta determina que su metodología que mantiene la organización es empírica. 4 57% ¿Usted realiza sus funciones de acuerdo con las actividades SI NO 3 43% asignadas a su competencia? 7 100% TOTAL Existen algunos trabajadores que desarrollan diferentes funciones, muy a parte a las actividades que les compete realizar en la organización, existiendo duplicidad en las mismas. 3 43% ¿Usted ha recibido capacitaciones para el mejoramiento de sus SI NO 4 57% funciones operacionales por parte de la empresa? 7 100% TOTAL Los empleados de la empresa no han tenido una capacitación que ayude a la eficiencia y eficacia de sus actividades, a la vez las personas que afirman haber tenido, se hace referencia a la orientación y ambientación de las actividades que deben realizar al principio de haber ingresado a laborar. 6 86% ¿Conoce sí la empresa cuenta con políticas en la empresa para SI NO 1 14% las compras, ventas y almacenamientos de la mercadería? 7 100% TOTAL Los empleados si tiene conocimiento de cada una de las políticas que ejecuta en la empresa con respecto a las compras y ventas, almacenamiento de la mercadería. 4 57% ¿La empresa realiza reportes o informes de las entradas y SI NO 3 43% salidas de la mercadería?
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7 100% TOTAL Según los datos obtenidos la empresa desarrollan diferentes reportes del todo proceso de entradas y salidas de la mercadería. 7 100% Los reportes con respecto a la gestión de inventarios cuenta con SI NO 0 0% aprobaciones correspondientes 7 100% TOTAL Todo proceso que se ejecuta en la empresa "La Casa del Radiador" cuenta con la respectiva autorización y aprobación para poder ser desarrollada. 5 71% La realización de los pedidos del producto se efectúa por escrito SI NO 2 29% y autorizados por una persona responsable 7 100% TOTAL Las compras que realiza la empresa, se hacen a través de un listado que son autorizados por el gerente de la empresa. 7 100% ¿Se hace un control y revisión del estado de la nueva SI NO 0 0% mercadería que es adquirida? 7 100% TOTAL Siempre realiza una revisión sobre el estado que se encuentra la mercadería al momento que es adquirida. 7 100% ¿Conoce usted si existe la respectiva documentación que SI NO 0 0% respalde las compras y ventas de la mercadería? 7 100% TOTAL La empresa cuenta con los documentos que respaldan cada una de las compras que se realizan al igual que de cada una de las ventas, a través de las facturas, notas de créditos. 7 100% Existe verificación entre la cantidad y precio que constan en las SI NO 0 0% facturas tanto en compras como en ventas. 7 100% TOTAL La empresa cada que vez adquiere o vende la mercadería desarrolla la debida verificación de los productos que son recibidos o entregados con los que están facturados. 6 86% El registro de la nueva adquisición de la mercadería en el SI NO 1 14% sistema es oportuna. 7 100% TOTAL No se ejecuta un registro oportuno de cada una de las transacciones que respectan a la adquisición de la nueva mercadería 6 86% Existe supervisión por parte de una persona competente el SI NO 1 14% ingreso de mercadería al sistema. 7 100% TOTAL El ingreso de la mercadería en el sistema está contralado por una persona responsable, en este caso por parte de las auxiliares contables y del contador externo 7 100% La mercadería que existe en la empresa se encuentra SI 0 0% debidamente codificada y organizada en los stands según su NO 7 100% tipo. TOTAL Los productos de la empresa están caracterizados por su respectivo código como también están almacenadas según su tipo, marca, forma y medida. 5 71% Existe duplicidad en la codificación de la mercadería que SI NO 2 29% impide el reconocimiento de la mercadería. 7 100% TOTAL La empresa cuenta con productos que existen doble codificación, esto es causado por que un producto es reconocido por los códigos que mantienen los diferentes proveedores, y es ingresado al sistema por el código que se adquirió en la factura. 5 71% ¿La contabilidad que se desarrolla en el sistema de inventarios, SI NO 2 29% es defectuoso o registra fallas? 7 100% TOTAL "La Casa del Radiador" desarrolla sus actividades contables a través de un sistema contable (Anfibius) por lo cual es un programa que no registra fallas al momento de ser utilizado. 4 57% Se realiza tomas físicas para constatación existente y control de SI NO 3 43% mercadería de la empresa. 7 100% TOTAL La empresa se destaca por realizar tomas físicas rápidas para la determinación de su stock, pero no es analizado a profundidad el número de existencias de cada uno de los productos. 6 86% ¿Se han presentado diferencias entre la toma física y los SI NO 1 14% reportes del sistema contable que maneja la empresa?
38 7 100% TOTAL Según los datos obtenidos, existe diferencia entre inventarios físicos y reportes del sistema contable. 19
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SI 5 71% NO 2 29% 7 100% TOTAL No existe en la empresa un control 100% adecuado haciendo referencia con la custodia, seguridad de cada uno de los productos que tiene la empresa. 4 57% Usted cree que la empresa tiene una buena distribución del SI NO 3 43% espacio físico 7 100% TOTAL La empresa con respecto al bodegaje, cuenta con una buena distribución del espacio para que los productos sean almacenados sin ningún problema. 6 86% La empresa tiene restricción de acceso físico en el área de SI NO 1 14% bodega a personas no autorizadas. 7 100% TOTAL La empresa cuenta con restricción de acceso en el área de bodegaje, permitiendo que los productos tengan menos riesgos de pérdida de sus productos. 5 71% Usted conoce si la empresa cuenta con un sistema de seguridad SI NO 2 29% para las operaciones en la gestión de inventarios. 7 100% TOTAL La empresa no cuenta con un sistema de seguridad eficaz que ayuden al control adecuado para cada una de las actividades que se desarrollen con la gestión de inventarios. 6 86% ¿Conoce usted si la empresa ha tenido problemas de SI NO 1 14% desabastecimiento con los productos? 7 100% TOTAL Se determina que la empresa si ha tenido varios inconvenientes con problemas al momento de vender por causa de no agotamiento de stock de algún producto. 4 57% Se entrega los pedidos de la mercadería dentro de las fechas SI NO 3 43% establecidas con los clientes. 7 100% TOTAL Por lo general la empresa mientras tenga los productos requeridos por los clientes existe la entrega a tiempos de los productos, aunque ha existido momentos en que hay problemas de abastecimiento o demora en la entrega de la mercadería por los proveedores que hace que la mercadería sufra un retraso en la entrega al cliente. Considera usted que existe un control adecuado para el almacenamiento de la mercadería de la empresa
Nota: Investigación de campo Empresa “La Casa del Radiador”.
5.1.4. Encuesta a clientes Tabla 12 Encuesta a clientes N° PREGUNTA 1 ¿Las condiciones del producto al momento que se le entrego fueran las correctas?
2
3
VARIABLE F.A F.R SI 51 96% NO 2 4% TOTAL 53 100% Los productos entregados a los clientes por “La Casa del Radiador” son en estados adecuados con sus respectivas envolturas, etiquetados, marcas, sellos, folletos de indicaciones y bolsas para su traslado. SI 49 92% ¿Cuándo se acercado a ser su compra en “La Casa del NO 4 8% Radiador”, ha encontrado el producto que satisfaga su necesidad? TOTAL 53 100% La mayoría de los clientes que se acercan hacer las compras en “La Casa del Radiador” encuentran el producto que buscan para su vehículo por ser una empresa con un gran stock y así satisfacer las necesidades de los demandantes. SI 45 85% ¿El personal que lo atendido, supo responder sus inquietudes NO 8 15% sobre el producto? TOTAL
53
100%
39 El personal que por lo general atiende conoce las características y la utilización de los productos, no teniendo así mayor problema alguno al momento de responder las inquietudes a los clientes.
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SI 2 4% NO 51 96% TOTAL 53 100% El personal no ofrece a los clientes productos que no encuentran en las vitrinas o bodega, por pertenecer algunos años en la empresa conocen los productos que se hallan en stock o no. SI 44 83% ¿Al momento de realizar el pago de la factura, la atención fue la NO 9 17% adecuada por parte del personal encargado de esta área? TOTAL 53 100% El personal que se encuentra a cargo del cobro y la emisión de la factura es el adecuado no generando así molestias o retrasos a los clientes debido a la inadecuada atención o falta de información. SI 5 9% ¿Conoce si la empresa tiene establecidos políticas para la venta NO 48 91% de los productos? TOTAL 53 100% Los clientes desconocen la existencia de políticas establecidas al momento de adquirir un producto de la empresa, debido a que la venta por parte de los empleados se desarrolla con normalidad no dando a conocer ningún manifiesto alguno. SI 0 0% ¿En alguna ocasión usted ha realizado devolución del producto NO 53 100% por mala calidad? TOTAL 53 100% Los clientes que adquieren los productos en “La Casa del Radiador” muestran una adecuada aceptación del producto por ser de calidad y buen estado, no teniendo así ningún inconveniente de devoluciones de mercadería. SI 49 92% ¿Al momento de realizar el pago, siempre recibe un documento NO 4 8% que respalde la transacción? TOTAL 53 100% El personal encargado del cobro de las ventas o de servicios del taller siempre emite y entrega un documento que constante el pago por parte del cliente, respaldando así la cancelación. SI 49 92% NO 4 8% ¿Los precios de los productos que adquirido son adecuados? TOTAL 53 100% Los precios de los productos que ofrece “La Casa del Radiador” son acordes a los del mercado, razón por la cual los clientes no tienen problema alguno con el valor establecido. SI 25 47% ¿Considera que el control que maneja la empresa en relación con NO 28 53% las ventas de los productos es el correcto? TOTAL 53 100% Los clientes consideran que el control que se maneja en la empresa con respecto a las ventas de productos no es el adecuado debido a que en ocasiones no se registra o se respalda la debida salida de mercadería del almacén o al taller. ¿En alguna ocasión el personal de la empresa le ofreció algún producto que no se encontraba en bodega?
Nota: Investigación de campo Empresa “La Casa del Radiador”.
5.1.5. Encuesta al contador. Tabla 13 Encuesta al Contador N° PREGUNTAS VARIABLES F.A 1 X ¿El acceso al registro contable de los productos de inventarios SI está restringido para personal no autorizado por parte de la NO empresa? El registro contable tanto de ventas y compras comprende entre las funciones de las auxiliares contables y por parte del contador. 2 ¿La información para registrar los movimientos de SI X mercaderías de la empresa “La Casa del Radiador” es NO obtenida por parte del sistema contable? Sí, la cuenta de mercaderías está basada conforme en el reporte del sistema contable. 3 SI X
40 ¿Se llevan registros de inventarios adecuadamente NO valorizados? Lo registros contables siempre se realizan una supervisión de cada una de las compras y ventas de la mercadería. 4
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10
X ¿Verifica de forma periódica los registros auxiliares con las SI NO respectivas cuentas del mayor? Los registros siempre se deben verificar antes de realizar de realizar cualquier estado financiero. X ¿Las compras de inventario están debidamente autorizadas y SI NO firmadas por el Gerente General? Las compras que realiza la empresa están solo autorizadas por el Gerente General. ¿Existe los debidos respaldos o documentación de los SI NO X movimientos de la mercadería? Sí cada compra y venta debe estar respaldada con su debida factura o documentación que debe ser ingresado cronológicamente en el sistema. ¿Ha estado presente en los inventarios físicos que ha SI NO X realizado la empresa? El contador no ha tenido ningún involucramiento cuando se realiza inventarios físicos. X ¿En alguna ocasión se ha notificado por parte de la empresa SI NO pérdida de mercadería? Perdidas de productos si han existo, pero pérdidas en cuenta de mercadería no. ¿El sistema contable que maneja la empresa arroja SI X información de confianza para realizar los registros NO contables? Por lo general existen detalles que no están acorde a lo que existe físicamente en inventarios. ¿Cree usted que el sistema de control interno en el área de SI NO X inventarios en “La Casa del Radiador” es el adecuado? La empresa le faltan políticas de control de inventarios.
Nota: Investigación de campo Empresa “La Casa del Radiador”.
5.1.6. Análisis de las respuestas Para poder constatar los problemas que presenta la empresa “La Casa del Radiador”, se realizó entrevista al Gerente General, encuestas enfocada a los clientes, empleados, proveedores y contador, adquiriendo así información del personal involucrado directamente con las actividades que se relacionan con la gestión de inventarios, las preguntas están relacionadas entre la entrevistas con las encuestas, con la finalidad de tener una idea clara de los sucesos que afectan en cada área y al personal, el resultado de la aplicación de estas técnicas de recolección de datos se puedo llegar a las siguientes conclusiones:
La empresa no cuenta con un organigrama funcional establecido donde se detallen las funciones y cargo del personal, los empleados conocen cada una de sus funciones y cargos que el gerente les da a conocer al momento de ser contratados.
No se cuenta con un manual de políticas establecidas, pero el personal conoce y respeta las normas y políticas que el gerente da a conocer al momento de su ingreso, no generando así algún malestar a los clientes o proveedores.
41
El personal que labora en la empresa es contratado por afinidad y conocimiento de los productos y servicio que se brinda debido a la confianza que se genera, no presentando así algún inconveniente con los compañeros de trabajo o clientes por la mala atención.
No existe personal específico o encargado para la bodega, lo cual, ocasiona que no exista registro o información actualizada del stock de mercadería con la que cuenta la empresa, para poder realizar pedidos a tiempo y no generar molestia a los clientes por no contar con ese producto.
La empresa cuenta con un sistema contable, pero su información es desactualizada debido a que no se registran oportunamente los movimientos de mercadería, lo cual hace que el contador no tenga una base de información y proceda a revisar físicamente cada uno de los documentos para poder realizar su trabajo.
No existe información o registro de los productos con los que cuenta la empresa, sin embargo no se ha presentado problemas con los clientes por no contar con los productos debido a que el gerente general está pendiente con lo mínimo que se cuenta con cada producto, la inconsistencia en ocasiones es por parte de los proveedores por la tardía de la entrega de la mercadería por no contar con los datos de dirección correctas para los servicios de entrega.
El gerente general es el único que autoriza la adquisición de mercaderías, en base a la toma física que realizan los empleados en el momento que se les ordena, se realiza la documentación correspondiente para los debidos respaldos de los registros para el contador.
Al momento de llegada de la mercadería se verifica y se registra los productos adecuadamente, el gerente con uno de los empleados de la empresa realiza las codificaciones de los códigos de cada uno de los productos según las características o lo ingresan con el código de la factura, para la facilidad de ubicación al momento de la venta.
42
5.2. Propuesta de Intervención 5.2.1. Objetivos. 5.2.1.1. Objetivo General. Evaluar el sistema de control Interno en el área de inventarios de la empresa “La Casa del Radiador”, mediante la aplicación de las técnicas de auditoría en Santo Domingo de los Tsáchilas, periodo 2016. 5.2.1.2. Objetivo Específico.
Levantar información necesaria que permita conocer los procesos del sistema de control interno en el área de inventarios de la empresa “La Casa del Radiador”.
Identificar las áreas críticas que presenta el control interno relacionados con la gestión de inventarios de “La Casa del Radiador”.
Efectuar pruebas para el encuentro de hallazgos en los procedimientos relacionados en la gestión de los inventarios de la empresa “La Casa del Radiador”.
Evaluar la incidencia de los resultados obtenidos en el informe de trabajo de la gestión de inventarios en “La Casa del Radiador” en Santo Domingo 2016.
5.3. Programa de Auditoría 5.3.1. Levantamiento de Información Objetivo 1. Levantar información necesaria que permita conocer los procesos del sistema de control interno en el área de inventarios de la empresa “La Casa del Radiador”.
43 5.3.1.1. Programa de Planificación. Tabla 14 Programa de Planificación para el Proceso de Inventarios PROGRAMA DE PLANIFICACIÓN PARA EL PROCESO DE INVENTARIOS Cliente: "La Casa del Radiador" Periodo 2016 N° Procedimiento Ref. / Elaborado Fecha PT por: A.0 Aplicables en la etapa preliminar A.01 Realizar las marcas de auditoría que se utilizarán en la P 01 KM 08/05/2017 evaluación de control interno de Inventarios. A.02
Establecer el organigrama funcional de la empresa “La Casa del Radiador”
P 02
KM
09/05/2017
A.03
Detallar cada una de las actividades administrativas y operativas de la empresa referente a la gestión de la mercadería. Realizar una guía de observación que describa los mecanismos de registros, análisis y control con respecto a la gestión de inventarios
P 03
MH
11/05/2017
P 04
KM
11/05/2017
A.05
Describir la narrativa del procedimiento vigente para la compra de mercaderías para el almacén y la oportuna aplicación contable respectiva.
P 05
MH
18/05/2017
A.06
Elaborar la gráfica del flujo sobre los procedimientos vigentes para la compra de mercancías.
P 06
MH
19/05/2017
A.07
Describir las políticas establecidas para la compra de mercaderías al almacén.
P 07
MH
20/05/2017
A.08
Aplicar procedimientos de auditoría para autentificar los mecanismos de control para las compras en vigor, considerando: a. Método de valuación b. Oportuna aplicación contable Mediante entrevista y observación, preparar cédula estadística sobre los principales proveedores de la empresa, incluyendo normas fundamentales pactadas con ellos para efectuar las compras de mercancías. Describir la narrativa del procedimiento vigente para el control de las salidas de mercancías del almacén.
P 08
MH
23/05/2017
P 09
KM
25/05/2017
P 10
KM
01/06/2017
A.11
Formular gráfica de flujo sobre los procedimientos para el control de las salidas de mercaderías del almacén
P 11
KM
06/06/2017
A.12
Describir las políticas vigentes establecidas para la salida de mercaderías del almacén.
P 12
KM
07/06/2017
A.04
A.09
A.10
Nota: Adaptado de Auditoría de estados financieros: Práctica moderna integral por G. Sánchez, 2012 p. 25.
44 5.3.1.2. Desarrollo del programa de planificación. ELABORADO POR: KM FECHA:
LA CASA DEL RADIADOR ÁREA DE GESTIÓN DE INVENTARIOS AL 31 DICIEMBRE DEL 2016
P.01
08 DE MAYO 2017
Objetivo: Realizar las marcas de Auditoría que se utilizarán en la evaluación de control interno de la gestión de inventarios en la empresa “La Casa del Radiador”
MARCAS DE AUDITORÍA Cotejado, comprobado ✔ Verificado, revisado ✔✔ Verificado con documentación física Verificado con sistema contable Sumatoria vertical
ELABORADO POR: MOLINA KATTERIN
∑
SUPERVISADO POR: MALDONADO HERNÁN
45 ELABORADO POR: LA CASA DEL RADIADOR ÁREA DE GESTIÓN DE INVENTARIOS AL 31 DICIEMBRE DEL 2016
KM FECHA:
P.02
09 DE MAYO 2017
Objetivo: Establecer el organigrama funcional de la empresa “La Casa del Radiador” “La Casa del Radiador”, es una empresa que se dedica a la compra y venta de accesorios de vehículos, la estructura organizacional que mantiene la empresa es determinada de manera vertical, El Tlgo. José Pablo Sotalín Pillajo es el representante legal de la empresa, a través del siguiente organigrama se explica cómo se encuentra organizada la entidad.
ELABORADO POR: MOLINA KATTERIN
SUPERVISADO POR: MALDONADO HERNÁN
46 ELABORADO POR: LA CASA DEL RADIADOR
MH ÁREA DE GESTIÓN DE FECHA: P.03 INVENTARIOS 11 DE MAYO 2017 AL 31 DICIEMBRE DEL 2016 Objetivo: Detallar cada una de las actividades y funciones administrativas y operativas de la empresa referente a la gestión de la mercadería A través de un Guía de observación se permitió detectar cada una de las funciones que se ejecutan por parte de los empleados que conforman “La Casa del Radiador” identificando el desenvolvimiento del ciclo de la compra, almacenamiento y venta de la mercadería, a continuación, se detalla cada una: Gerente - Designa las diferentes actividades a cumplir al personal de la empresa - Solicita y autoriza la compra de la mercadería a los diferentes proveedores - Verificación de la llegada de la mercadería - Autoriza la codificación y revisa si están correctamente, y ciertos momentos también ayuda a la codificación de la mercadería - Mantiene la disciplina empresarial Vendedor - Se encarga de recibir la mercadería recién adquirida - Ayuda a la verificación del estado de la mercadería - Codifica cada uno de los productos que se adquieren en la compra - Almacena y ordena la mercadería - Encargado de la venta de los productos - Verifica que el comprobante de venta está los datos correctos con lo que se venden - Realiza constataciones periódicas y rápidas de los productos faltantes en la empresa. Auxiliares Contables - Recepta cada una de las facturas de compra y venta para ser archivadas al mes correspondiente - Ingresa las facturas de compra de cada uno de los productos al sistema - Archiva cada comprobante sean guías de remisión, órdenes de entrega, crédito. Etc. - Se comunica con los proveedores en caso de que existan inconvenientes - Realiza los pagos correspondientes a la compra de la mercadería Soldadores de taller - Realiza las diferentes reparaciones y mantenimientos de radiadores, y panales - Fabricación de mangueras hidráulicas - Cuidado el material y equipo de trabajo Ayudante de soldadores de taller - Ayuda a los soldadores de taller en las diferentes reparaciones de radiadores y panales - Se determina que algunas de las veces son encargados de la compra de productos faltantes para la reparación de los radiadores (varillas, pintura, lijas, discos de corte). - Ayuda en el cobro de facturas de venta a créditos - Ayudan a la verificación de la mercadería solicitada en ventas en la parte de bodega. - Ayuda en el almacenamiento de mercadería -
ELABORADO POR: HARO MARCIA
SUPERVISADO POR: MALDONADO HERNÁN
47 ELABORADO POR: LA CASA DEL RADIADOR
KM ÁREA DE GESTIÓN DE FECHA: P.04 INVENTARIOS 11 DE MAYO 2017 AL 31 DICIEMBRE DEL 2016 Objetivo: Realizar una guía de observación que describa los mecanismos de registros, análisis y control con respecto a la gestión de inventarios observados en la empresa
N° 1
2
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4
5
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9 10
GUÍA DE OBSERVACIÓN DESCRIPCIÓN SI NO OBSERVACIÓN El personal de "La Casa del Radiador X Existen momentos en los que, el vendedor, realiza sus funciones de acuerdo a su auxiliares de taller y en otros casos el gerente tienen competencia que ir a la bodega a ver las existencia del producto La empresa cuenta con una persona X Se identifica que el gerente es la única persona responsable de solicitar mercadería a responsable de la adquisición de la mercadería proveedores La empresa cuenta con una persona X No existe una persona encargada para la custodia de responsable para la recepción y la mercadería en bodega resguardo de la mercadería Realiza la empresa una inspección X sobre la mercadería recién adquirida por una persona responsable Los productos están debidamente X Se encuentran codificados pero existe duplicidad en codificados según su tipo, marca, los mismos forma y medida La organización de la mercadería está X debidamente adecuada según el tipo, marca, forma y medida Cuando se realiza una venta existe X relación en el sistema contable y la mercadería existente Verifican la cantidad, producto, y X precio de la factura emitida tanto en compra y venta Se registra oportunamente la compra y X venta de mercadería Todas las compras y ventas que se X realiza en "La Casa del Radiador" están autorizadas
ELABORADO POR: MOLINA KATTERIN
SUPERVISADO POR: MALDONADO HERNÁN
48 ELABORADO POR: LA CASA DEL RADIADOR
MH ÁREA DE GESTIÓN DE FECHA: P.05 INVENTARIOS 18 DE MAYO 2017 AL 31 DICIEMBRE DEL 2016 Objetivo: Realizar la narrativa del procedimiento vigente para la compra de mercaderías para el almacén y la oportuna aplicación contable respectiva.
El gerente general solicita a uno de los empleados del almacén que se realice una inspección de los productos en la bodega y las diferentes vitrinas, para proceder a realizar un listado de la mercadería que no hay en stock o la existencia de poca mercadería en cierto producto, una vez realizado la toma física rápida el Gerente General analiza el listado y describe la cantidad de productos para poder realizar el pedido, para la localización en la base de datos los contactos de los proveedores, o por medio de los agentes vendedores que se acercan al almacén y presentan sus listados de productos o catálogos, y así proceder con la compra, estableciendo las fechas de pago para ser cancelada la factura, el proveedor envía la mercadería a través de servicios de transporte en la cual viene adjuntada con la guía de remisión y la factura, una vez que es entregada la mercadería, se procede a revisar los productos con las guías o la factura, el gerente general con uno de los colaboradores proceden a codificar los productos de acuerdo a las características. Para proceder almacenar el producto tanto en bodega como en los stands de muestras para los clientes, se realiza el respectivo ingreso de mercadería al sistema contable y al registro físico para ser archivado, el proveedor por medio del agente se acerca cada dos veces por mes a retirar los comprobantes de las transferencias de pago de la mercadería, el cual se encuentra guardado en una carpeta del programa Drobpox, y se procede a imprimir para constatar el pago de la factura recibiendo del agente un recibo de cobro el cual es entregado al auxiliar contable para proceder a dar de baja en el sistema, una vez revisado y registrado se adjunta a las respectivas carpetas de archivos del mes vigente, la cual es enviada al contador hasta el 20 del mes siguiente para su verificación y posterior registro contable, una vez revisado y registrado por el contador se envía al almacén y se archiva la carpeta.
ELABORADO POR: HARO MARCIA
SUPERVISADO POR: MALDONADO HERNÁN
49 ELABORADO POR: LA CASA DEL RADIADOR
Objetivo:
MH ÁREA DE GESTIÓN DE FECHA: P.06 INVENTARIOS 19 DE MAYO 2017 AL 31 DICIEMBRE DEL 2016 Elaborar la gráfica del flujo sobre los procedimientos vigentes para la compra de mercancías. FLUJOGRAMA DE COMPRAS
Nº
DESCRIPCIÓN
ACTIV. DCTO.
RESPONSABLE
GRÁFICO INIC IO
1
Solicitar una ins pección de productos en bodega y vitrinas .
2
Realizar un lis tado de mercadería que no hay en s tock.
3
Analiza el lis tado
X
Des cribe la cantidad de productos para poder realizar el pedido
X
4
Localiza en la bas e de datos los contactos de los proveedores o acercamiento del proveedor a través de s us catálogos
X
Gerente General
5
Se recibe la mercadería a través de s ervicios de trans porte de entrega inmediata en la cual viene adjuntada la guía de remis ión y la factura
X
Empres as de encomiendas y Gerente General
6
Verifica el es tado del producto y la cantidad entregada s ea la corres pondiente con la factura y el pedido realizado
X
7
Se codifica manualmente el producto por s us caracterís ticas
X
Gerente General y Vendedor
8
Se accede a bodega, para almacenar la mercadería recién adquirida
X
Vendedor o Ayudante de Taller
9
Regis tro en el s is tema contable la factura de compra con s u res pectiva retención
X
X
Auxiliar contable
10
Se es tablece fecha de pago para s er cancelada la factura de compra
X
X
Agentes vendedores y Gerente General
11
Se realiza la trans ferencia bancaria del monto y fecha acordada de la factura de compra
X
X
Auxiliar contable
12
Se guarda el comprobante de la trans ferencia en el programa Drobpox
X
Auxiliar contable
13
Se acerca cada dos veces por mes a retirar los comprobantes de las trans ferencias de pago de la mercadería
X
Agentes vendedores
14
Se des carga y s e imprime el comprobante de pago del programa Drobpox
X
X
Auxiliar contable
15
Se emite un recibo de cobro
X
X
Agentes vendedores
16
Procede a dar de baja en el s is tema contable el valor cancelado de la factura adquirida
X
Auxiliar contable
17
Se archiva las facturas de compra y retenciones de acuerdo al mes corres pondiente
X
Auxiliar contable
18
Entrega de la carpeta para s u verificación y pos terior regis tro contable
X
Contador externo
X
Gerente General X
Vendedores Gerente General
X
X
Gerente General
Gerente General
FIN
ELABORADO POR: HARO MARCIA
SUPERVISADO POR: MALDONADO HERNÁN
50 ELABORADO POR: LA CASA DEL RADIADOR
Objetivo: almacén.
MH ÁREA DE GESTIÓN DE FECHA: P.07 INVENTARIOS 20 DE MAYO 2017 AL 31 DICIEMBRE DEL 2016 Describir las políticas establecidas para la compra y almacenamiento de las mercaderías al
“La Casa del Radiador” cuenta con fijación de políticas de forma empírica, pero según las funcionalidades de cada empleados se determina las siguientes: -
La adquisición del compra debe estar autorizada por el gerente. La mercadería debe ser revisada antes de su almacenamiento y si están de acuerdo a la cantidad que está en la factura emitida. La mercadería debe ser codificada según sus características. Debe ser ingresada la factura adquirida al Sistema Anfibius Se elaboran listas de productos faltantes mediante toma física rápida para solicitar nueva adquisición de los mismos. Diversificación de proveedores, es decir, rotación de diferentes proveedores para la adquisición de la mercadería Las personas autorizadas al ingreso a la bodega son el vendedor, gerente y ayudantes de taller.
Estas políticas se implementan en todo el tiempo que ha venido ejerciendo la empresa su actividad comercial conforme a la compra y almacenamiento de mercadería.
ELABORADO POR: HARO MARCIA
SUPERVISADO POR: MALDONADO HERNÁN
51 ELABORADO POR: LA CASA DEL RADIADOR
MH ÁREA DE GESTIÓN DE FECHA: P.08 INVENTARIOS 23 DE MAYO 2017 AL 31 DICIEMBRE DEL 2016 Objetivo: Aplicar procedimientos de auditoría para autentificar los mecanismos de control para las compras, considerando, método de valuación, políticas de adquisición y almacenamiento de mercadería y oportuna aplicación contable. SI NO OBSERVACIÓN Utilización de métodos de X Aplicación del método promedio del sistema valoración Anfibius POLÍTICAS PARA ADQUISICIÓN DE MERCADERÍA Y ALMACENAMIENTO Rotación de proveedores X Sí, existe diversificación de proveedores Autorización respectiva de la X Solo el gerente adquisición de la mercadería Listado de stock faltantes X Son tomas físicas inmediatas a la adquisición o pedido de compra, no existe un documento físico que indique este proceso Plan de compras X No, las compras se realizan cuando existen faltantes del producto o un stock bajo Respaldo de la documentación X Las facturas de compra y guías de remisión adquirida Notas de crédito X Codificación de productos X Todo producto debe ser codificado Documento de entrada y salida X No existe control de la entrada y salida de de bodega bodega, solo el stock del sistema OPORTUNA APLICACIÓN CONTABLE Registro oportuno de la factura X No, muchas de las veces existen días de retraso de las compras al sistema del ingreso de la mercadería al sistema contable Registro oportuno de las X Sí, existen fechas establecidas para la entrega compras de mercadería al del archivo de compras al contador archivo contable del mes correspondiente
ELABORADO POR: HARO MARCIA
SUPERVISADO POR: MALDONADO HERNÁN
52 ELABORADO POR: LA CASA DEL RADIADOR
KM ÁREA DE GESTIÓN DE FECHA: P.09 INVENTARIOS 25 DE MAYO 2017 AL 31 DICIEMBRE DEL 2016 Objetivo: Preparar un informe detallado sobre los principales proveedores de la empresa, incluyendo normas fundamentales pactadas con ellos para efectuar las compras de mercancías.
N°
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30
NOMBRE
Importadora Dávila Maxiauto S.A J.A Autopartes CODEPARTES S.A Hydraulic Automation Importadora Jaral RadyPart HIVIMAR S.A Importadora Alvarado CORPAL S.A Distribuciones AGM PROMESA S:A DEPORPAS S.A Maquinarias Henriquez S.A Tecni- Empaques ResisCaucho IMPORVAL Fabricamang Importadora Satoba Ecuamangueras Hunter Conexiones Importadora KIMSACORP J.K Importaciones Regepsa PROHINSA Recalfreno Radiadores Otero AKAISAN S.A Freezecocar ARS Auto repuestos
CATÁLOGOS DE PRODUCTOS SI NO x X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X
ELABORADO POR: MOLINA KATTERIN
LISTA DE PRECIOS SI X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X
NO
SEGURO DE ENVÍOS DE MERCADERÍA SI NO X X X X X X X X X X X X X X X X
PROMOCIONES EN CANTIDAD EN VOLUMEN SI NO X X X X X X X X X X X X X X
X X
X X X X
X X X
X X X X X
X
X X
X X
X X
X
X
X X
X X
X X X
X X
SUPERVISADO POR: MALDONADO HERNÁN
53 ELABORADO POR: LA CASA DEL RADIADOR
KM ÁREA DE GESTIÓN DE FECHA: INVENTARIOS 01 DE JUNIO 2017 AL 31 DICIEMBRE DEL 2016 Objetivo: Describir el proceso vigente del control de las salidas de mercadería del almacén.
P.10
El proceso de venta del producto en “La Casa del Radiador” comienza a través del acercamiento del cliente al almacén para realizar el pedido del producto que necesita, el cual el vendedor o gerente son los responsables de atender a la clientela, una vez que se realice el pedido se realiza una constatación en el sistema para verificar si está disponible, al igual el vendedor o unos de los ayudantes del taller se acercan a bodega a determinar que exista constancia el producto, tomando en cuenta que la entidad se destaca por siempre decir la verdad del cliente tanto en la manera de procedencia del producto y la garantía de que sí le pueda ayudar en su solución. Una vez que se realizó la disponibilidad del producto, el cliente toma la decisión de compra, para proceder a la facturación del mismo, dando de baja en el sistema contable Anfibius, y ser emitida la factura para el pago de la mercadería, la empresa ha desarrollado sus ventas a través de dos copias de facturación más la original, ya que existe otra forma de pago que es a crédito, que se emite la factura y una de las copias se archiva en la carpeta ventas a crédito y la otra copia se le envía a la documentación respectiva del mes que se haya realizado la venta, mientras que la factura original es entregada al cliente al igual que la mercadería que se facturó en la venta. La empresa se destaca por no comprar ni vender productos de segunda mano y a la vez aplica el 10% de descuento a los clientes recurrentes en la empresa.
ELABORADO POR: MOLINA KATTERIN
SUPERVISADO POR: MALDONADO HERNÁN
54 ELABORADO POR: LA CASA DEL RADIADOR
KM ÁREA DE GESTIÓN DE FECHA: P.11 INVENTARIOS 06 DE JUNIO 2017 AL 31 DICIEMBRE DEL 2016 Objetivo: Formular gráfica de flujo sobre los procedimientos para el control de las salidas de mercaderías del almacén
FLUJOGRAMA DE VENTA A CONTADO - CRÉDITO Nº
DESCRIPCIÓ N
ACTIVIDAD DO CUMENTO
RESPO NSABLE
GRÁFICO INICIO
1
Llegada del cliente a la empresa "La Casa del Radiador"
X
Cliente
2
Realizar el pedido del producto que se necesita
X
Cliente
3
Atención sobre el pedido del producto
X
Vendedor o Gerente
4
Constatación en el sistema sobre producto solicitado
X
5
Se trae el producto de la bodega para su respectiva muestra
X
6
Decisión de compra del producto
X
Cliente
7
Se comunica a la auxiliar contable los productos que se facturan
X
Vendedor
8
Se da de baja del sistema Anfibius los productos que se van a vender
X
Gerente o Auxiliar Contable
9
Solicita información necesaria del cliente para la respectiva facturación
X
Auxiliar contable
X
Auxiliar contable
10 Pago de la venta a contado
Vendedor o Gerente Vendedor / Ayudante de Taller
11
Se archiva una de las tres copias en el caso de facturas emitidas a crédito
X
X
12
Se archiva la otra copias de facturas emitidas a crédito a la carpeta de ventas del mes correspondiente
X
X
13
Constatación de la mercadería que se vende con lo que se facturó
X
Vendedor o Gerente
14 Entrega del pedido al cliente y la factura original
X
Vendedor o Gerente
13 Recibe el pedido
X
Cliente
14
Se archiva la copia de la factura de venta del mes correspondiente
X
X
Auxiliar contable FIN
ELABORADO POR: MOLINA KATTERIN
SUPERVISADO POR: MALDONADO HERNÁN
55
ELABORADO POR: LA CASA DEL RADIADOR
KM ÁREA DE GESTIÓN DE FECHA: P.11.1 INVENTARIOS 06 DE JUNIO 2017 AL 31 DICIEMBRE DEL 2016 Objetivo: Formular gráfica de flujo sobre los procedimientos para el control de las salidas de mercaderías del almacén
FLUJOGRAMA DE UNA DEVOLUCIÓN DE VENTA Nº
DESCRIPCIÓN
ACTIV.
DCTO.
RESPONSABLE
GRÁFICO INIC IO
1
Llegada del cliente a la empresa "La Casa del Radiador" Comunica sobre el problema que tiene el producto y el motivo de la devolución
X
Cliente
X
Cliente
Atención y constatación de los aspectos mencionados por el cliente
X
Vendedor o Gerente
Se verifica la factura original, y que esté dentro del tiempo establecido para su devolución
X
4
Se procede a hacer cambio de artículo o devolución de dinero
X
6
Anulación de la factura emitida anteriormente al cliente
X
2 3
7 8
Devolución del dinero equivalente al artículo pagado por el cliente En caso que exista un cambio por otro producto, se realiza una búsqueda de la mercadería solicitada
X
Vendedor o Gerente Vendedor o Gerente
X
NO
Auxiliar contable
X
Auxiliar contable
X
Vendedor o Gerente Vendedor o Gerente
9
Informa al auxiliar contable los artículos a facturar
X
10
Emite una nueva factura
X
11
Verifica la mercadería vendida con la factura realizada
X
Auxiliar contable
12
Entrega del pedido al cliente
X
Vendedor o Gerente
13
Recibe el pedido
X
Cliente
X
SI
Auxiliar contable
FIN
ELABORADO POR: MOLINA KATTERIN
SUPERVISADO POR: MALDONADO HERNÁN
56 ELABORADO POR: LA CASA DEL RADIADOR
KM ÁREA DE GESTIÓN DE FECHA: INVENTARIOS 07 DE JUNIO 2017 AL 31 DICIEMBRE DEL 2016 Objetivo: Describir las políticas vigentes establecidas para la salida de mercaderías del almacén.
P.12
“La Casa del Radiador” cuenta con políticas que son aplicadas en la salida de mercaderías del almacén, pero son no están formuladas de manera técnica, pero a continuación se detallan: -
Emisión de comprobante de venta (factura, nota de entrega) Constancia que la factura emitida concuerde con los productos entregados al cliente. Las ventas a créditos deben ser mediante órdenes de compra Los porcentajes de descuento es del 10% a clientes frecuentes Elaboración del archivo de ventas del mes correspondientes.
ELABORADO POR: MOLINA KATTERIN
SUPERVISADO POR: MALDONADO HERNÁN
57 5.3.2. Evaluación del Control Interno. Objetivo 2. Identificar las áreas críticas que presenta el control interno relacionados con la gestión de inventarios de “La Casa del Radiador”. 5.3.2.1. Programa para evaluación de control interno. Tabla 15 Programa de Evaluación de Control Interno PROGRAMA DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO Cliente: "La Casa del Radiador" Periodo 2016 B. 0 Aplicables en la etapa de ejecución Ref. / Elaborado PT por:
Fecha
B. 01
Evaluar el sistema de control interno a través de la aplicación del cuestionario COSO ERM,
C. 01
MH
13/06/2017
B. 02
Establecer una matriz de riesgo mediante la valoración de los componentes del COSO ERM
C. 02
MH
20/06/2017
B.03
Elaborar la matriz de riesgo y recomendaciones de acuerdo a los resultados de la aplicación del COSO ERM
C.03
MH
23/06/2017
Nota: Adaptado de Auditoría de Estados Financieros: Práctica moderna integral por G. Sánchez, 2012 p. 25.
58 5.3.2.2. Desarrollo de la etapa de ejecución. ELABORADO POR: LA CASA DEL RADIADOR
MH ÁREA DE GESTIÓN DE FECHA: C.01 INVENTARIOS 13 DE JUNIO 2017 AL 31 DICIEMBRE DEL 2016 Objetivo: Evaluar el sistema de control interno a través de la aplicación del cuestionario COSO ERM, para identificación del nivel de riesgo CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO DE GESTIÓN DE INVENTARIOS PREGUNTAS SI NO POS NEG OBSERVACIÓN AMBIENTE DE CONTROL ¿La empresa "La Casa del Radiador" tiene X 1 1 establecido un manual de ética? ¿Los empleados de la empresa mantienen X 1 2 valores y principios éticos? ¿Se comunica a los empleados las X 1 3 acciones disciplinarias que deben acatar dentro de la organización? ¿"La Casa del Radiador" posee estructura X 1 Empírica 4 organizacional? ¿El personal de la "La Casa del Radiador" X 1 5 realiza sus actividades de acuerdo a su perfil y habilidades competentes? ¿La empresa "La Casa del Radiador ha X 1 6 realizado capacitación a sus empleados para el mejoramiento de sus actividades? ¿Se encuentra definido claramente las X 1 7 responsabilidades para la gestión de inventarios como el registro de ingreso, almacenamiento, custodia y salida? ¿La empresa cuenta con el personal X 1 8 adecuado, encargado de la bodega? ¿Se han establecido políticas para la X 1 Políticas empíricas 9 realización de compras y ventas de mercadería? X 1 10 ¿"La Casa del Radiador realiza procesos de rendición de cuentas en la gestión de inventarios? X 1 11 ¿La empresa tiene definido por escrito las sanciones e incentivos para los empleados? ESTABLECIMIENTOS DE OBJETIVOS X 1 12 ¿La empresa tiene establecido sus objetivos, visión, misión y valores institucionales? X 1 13 ¿Quiénes conforman "La Casa del Radiador" tienen identificados cada uno de los objetivos establecidos? X 1 14 ¿La empresa cuenta con objetivos estratégicos para el aumento en la rotación de sus inventarios? X 1 15 ¿La empresa desarrolla presupuestos para la compra de sus inventarios? N°
59 ¿La empresa tiene planes de contingencias en el caso de pérdida o robo de mercadería? IDENTIFICACIÓN DE RIESGO 17 ¿Existen establecidos mecanismos que identifiquen los riesgos que puedan presentarse en el área de inventarios? 18 ¿La empresa analiza e identifica posibles eventos que afecten el proceso de inventarios y el no cumplimiento de los objetivos? 19 ¿El sistema contable utilizado por la empresa está de acorde con la información real sobre la existencia de inventarios? 20 ¿La empresa mantiene algún mecanismo para analizar la adquisición de productos (precio, marca, modelo, etc.) de los distintos proveedores? 21 ¿La empresa cuenta con suficiente liquidez, para la adquisición de nuevos productos? 22 ¿Existe un control constante en el registro, ventas y cobranzas de la mercadería? 23 Existe un sistema de cuidado para la custodia de mercadería 24 ¿La persona encargada de registrar en el sistema la mercadería demuestra ser responsable y competente? 25 La adquisición de nueva mercadería es realizada por una persona competente, responsable y respectivamente autorizada por Gerencia EVALUACIÓN DE RIESGO 26 ¿Se ha elaborado actividades estratégicas como una medida preventiva ante la presencia de algún evento negativo? 27 ¿Se han definido los riesgos en función de los objetivos de la empresa? 28 ¿Cuándo se identifica algún riesgo que afecte en el área de inventarios, la empresa cuenta con mecanismos cuantitativos y cualitativos para su evaluación? 29 ¿La empresa tiene asignado responsabilidades a los empleados al momento de ingreso y salida de mercadería del almacén? 30 ¿Los riesgos que se presentan en los procesos de inventario son analizados individualmente? 31 ¿Al realizar cambios en el proceso de inventarios la empresa analiza el impacto y la posible presencia de riesgos? 32 ¿La empresa mantiene establecido órdenes de compra para la adquisición de nuevos productos? 16
X
1
X
1
X
1
X
X
1
1
X
1
X
1
X
1
X
1
X
1
Solo el gerente
X
1
X
1
X
1
X
1
X
1
X
1
X
1
60 33
¿En el área donde se encuentra la mercadería existe una persona encargada de la supervisión de las entradas y salidas? 34 ¿Se cuenta con políticas establecidas para el adecuado almacenamiento de los productos? 35 ¿Al momento de la llegada de los productos al almacén se los registra en el sistema contable? 36 ¿Al momento del registro en el sistema contable, los productos son codificados adecuadamente según características? RESPUESTA AL RIESGO 37 ¿La empresa cuenta con un plan de contingencia, para afrontar los posibles riesgos que se presenten? 38 ¿Al identificar algún riesgo que perjudique el área de inventarios, la gerencia evalúa posibles respuestas como evitarlo, reducirlo, compartirlo o aceptarlo el riesgo? 39 ¿Se emite reportes con frecuencia sobre el proceso de inventarios que mantiene la empresa? 40 ¿Se verifica las adquisiciones realizadas y se compara la factura con el pedido realizado sea el correcto? 41 Se realiza una inspección del stock de los productos antes de adquirir nueva mercadería 42 ¿La empresa aplica algún método de valuación para los inventarios? 43 ¿Existe restricción en el área de almacenamiento de los productos? 44 ¿Se almacena cronológicamente los productos en las vitrinas y la bodega del almacén? ACTIVIDADES DE CONTROL 45 ¿La empresa realiza constantemente evaluaciones de la calidad de los productos adquiridos? 46 ¿Se verifica las guías de remisión con el pedido y la factura al momento de recibir la mercadería? 47 Existe una buena distribución del espacio para el almacenamiento y venta de la mercadería 48 ¿La empresa trabaja con órdenes de créditos en casos de devoluciones de compras y ventas de mercadería 49 ¿Existe una persona responsable en la seguridad, custodia y cuidado de la mercadería? 50 ¿Se registra oportunamente la salida e ingreso de mercadería en el sistema contable?
X
1
X
1
X
1
X
1
X
1
X
1
X
1
X
1
X
1
X
1
X
1
X
1
X
1
X
1
X
1
X
Método promedioSistema Anfibius
1
X
1
X
1
Ventas a crédito se realizan notas de entrega
61 51
¿Se mantiene documentos o registros que sustenten la salida e ingreso de mercadería en el almacén? 52 ¿Existe una verificación sobre compras inusuales o que generen un alto costo en la empresa? INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 53 ¿Los proveedores le proporcionan información acerca de los diferentes productos que ofrecen? 54 ¿En La Casa del Radiador en la administración de inventarios su comunicación es fluida y oportuna? 55 ¿Ha existido problemas de desabastecimiento de algún producto? 56 ¿Se realizan reportes sobre las existencias de inventarios? 57 ¿La información proporcionada por el sistema contable es confiable para la toma de decisiones? 58 ¿Se da a conocer a los empleados los objetivos establecidos por la empresa? 59 ¿La empresa comunica el grado de eficiencia y efectividad de los objetivos? 60 ¿Existen medios o canales de información entre el área de inventarios y compraventa? SUPERVISIÓN Y MONITOREO 61 ¿Existe una persona asignada para que supervise el proceso en inventarios? 62 Se realiza inventarios físicos, mínimo 2 veces al año 63
64 65
66
67
¿Se efectúa comparaciones de inventarios físicos con los registros de existencias del sistema contable frecuentemente? ¿Se analiza constantemente la rotación de inventarios? Existe incentivos o sanciones según el desenvolvimiento y resultados en la gestión de inventarios ¿Se realiza monitoreo sobre la atención brindada de los empleados hacia los clientes? ¿La empresa ha realizado auditorías externas en el almacén? TOTAL DE PREGUNTAS
ELABORADO POR: HARO MARCIA
X
1
X
1
X
1
X
1
X
1 X
1
X
1
X
1 X
1
X
1
X
1
X
1
X
1
X
1
X
1
X
C
X 67
Por lo general una vez, y mensualmente tomas físicas rápidas
temporadas altas y bajas
1 28
39
SUPERVISADO POR: MALDONADO HERNÁN
62 5.3.2.3. Valoración de los componentes. ELABORADO POR: LA CASA DEL RADIADOR
MH ÁREA DE GESTIÓN DE FECHA: INVENTARIOS 20 DE JUNIO 2017 AL 31 DICIEMBRE DEL 2016 Objetivo: Establecer la matriz de riego mediante la valoración de los componentes del COSO ERM
COMPONENTES
MATRIZ DE NIVEL DE RIESGO PORCENTAJ VALORES E POSITIVO S 27% 3 0% 0 33% 3 45% 5 63% 5 63% 5 39% 3 57% 4
Ambiente de control Establecimiento de objetivos Identificación de riesgo Evaluación de riesgo Respuestas al riesgo Actividades de control Información y comunicación Supervisión y monitoreo TOTAL DE RESPUESTAS TOTAL DE RESPUESTAS POSITIVAS TOTAL DE RESPUESTAS NEGATIVAS NIVEL DE CONFIANZA NC= RESP POSITIVAS/ TOTAL DE PREGUNTASX 100 NIVEL DE RIESGO NIVEL DE CONFIANZA % De 76% a 95% De 51% a 75% De 15% a 50%
TOTAL DE PREGUNT AS 11 5 9 11 8 8 8 7 67 28 39 42%
42% TAMAÑO DE LA MUESTRA Tamaño de la muestra = 3/0,05 = 60 Facturas
ELABORADO POR: HARO MARCIA
VALORES NEGATIVO S 8 5 6 6 3 3 5 3
C.02
CALIFICACIÓN DEL RIESGO Bajo Moderado Alto
SUPERVISADO POR: MALDONADO HERNÁN
63 5.3.2.4. Matriz de recomendaciones. ELABORADO POR: LA CASA DEL RADIADOR
MH ÁREA DE GESTIÓN DE FECHA: C.03 INVENTARIOS 23 DE JUNIO 2017 AL 31 DICIEMBRE DEL 2016 Objetivo: Elaborar la matriz de riesgo y recomendaciones de acuerdo a los resultados de la aplicación del cuestionario del COSO ERM. COMPONENTE
Ambiente de control
Establecimiento de objetivos
Identificación de riesgo
Evaluación de riesgo
ÁREA CRÍTICA La empresa "La Casa del Radiador" no cuenta con un organigrama funcional, donde se establece las funciones y cargo de cada uno de los empleados de la empresa en las áreas que corresponde, además no existe un manual de políticas a las que se deban acatar cada uno de ellos. No se cuenta con indicadores que permitan evaluar el nivel de riesgo de las actividades o eventos que puedan suscitar en cada uno de los proceso en el área de inventarios, no permitiendo los logros de objetivos. Deficiencia en la identificación de los posibles riesgos que puedan afectar interna o externamente a la empresa por no contar con un plan o control que permitan establecer los objetivos de la organización. No existe una persona encargada en la bodega, por lo cual no se tiene reportes de la entrada y salida de la mercadería, creando un desconocimiento real de los inventarios.
IMPACTO
Alto
Alto
Alto
Alto
Además los productos que son registrados en el sistema contable no están codificados adecuadamente según sus características.
Respuestas al riesgo
La empresa no cuenta con planes o actividades establecidas de contingencia ante la presencia de algún riesgo o evento que afecte o interrumpa los procesos o las actividades y no permitan el logro de los objetivos planteados.
Medio
RECOMENDACIONES Implementar un organigrama funcional donde se establezca el cargo y las funciones de cada uno de los colaboradores de la empresa, así como también la elaboración de políticas que permitan eficazmente el cumplimiento de las funciones y las responsabilidades. Realizar indicadores que nos permitan identificar los posibles riesgos que puedan presentarse en los procesos de área de inventarios. Implementar un control adecuado y permanente al personal, permitiendo identificar la problemática que se puede presentar en la área de inventarios. Designar una persona con el perfil adecuado para la bodega, el cual deberá realizar guías de salida e ingreso de mercadería, ayudando a tener el conocimiento real del stock de cada uno de los productos. Rediseñar el catálogo de los productos que especifique las características de cada uno según su tipo, modelo, marca, tamaño o dimensiones, etc. Contratar un seguro para la mercadería que se encuentra en el almacén, llevar reportes de ingreso y salidas de mercadería del almacén, los cuales deberán ser entregados periódicamente al contador, contando así con una información adicional del stock ante posibles eventos o sucesos.
64
Actividades de control
No se cuenta con una persona adecuado al perfil presentado que custodie la seguridad de los productos de bodega y el personal administrativo.
Medio
Información y comunicación
No se cuenta con bases de datos reales en el sistema contable utilizado por la "La Casa del Radiador"
Alto
Supervisión y monitoreo
Mantiene un deficiente control de las cantidades que se identifican físicamente con el sistema contable.
Medio
ELABORADO POR: HARO MARCIA
Elaborar una descripción de los perfiles de los trabajadores, para poder identificar su perfil y que actividad pueda realizar en base a las informaciones adquiridas, además realizar inventarios permanentes. Realizar una vez al mes tomas físicas de los productos con mayor rotación y constatar la información con el sistema, llevando un adecuado registro en el sistema de cada uno de los movimientos con respecto a la mercadería de la empresa Llevar una adecuado registro de la mercadería en el sistema contable utilizado por la empresa, para lo cual se deberá realizar reportes de ingreso y salida de las mismas.
SUPERVISADO POR: MALDONADO HERNÁN
65 5.3.3. Ejecución de encuentro de hallazgos de la gestión de inventarios. Objetivo 3. Efectuar pruebas para el encuentro de hallazgos en los procedimientos relacionados en la gestión de los inventarios de la empresa “La Casa del Radiador”. 5.3.3.1. Programa de ejecución del encuentro de hallazgos de la gestión de inventarios. Tabla 16 Programa de Ejecución PROGRAMA DE EJECUCIÓN Cliente: “La Casa del Radiador” Periodo 2016 C.01 Verificar el correcto registro de datos en las facturas y el oportuno registro E. 01 KM 23/06/2017 en el sistema contable tomando en cuenta producto, cantidad, código y precio. C.02 Verificar el cumplimiento del sistema de salidas de los productos E. 02 KM 28/06/2017 mencionado en el apartado A , poniendo énfasis en: a. Numeración de la factura b. Producto c. Correcta y oportuna aplicación en el sistema de control de existencias y en contabilidad. C.03 Preparar cédulas estadísticas sobre las políticas en materia de definición E. 03 MH 30/06/2017 de inventarios obsoletos o susceptibles de reflejo en resultados por esa u otras causas equivalentes. Nota: Adaptado de Auditoría de estados financieros: Práctica moderna integral por G. Sánchez, 2012 p. 25.
ELABORADO POR: KM FECHA: 23 DE JUNIO 2017
LA CASA DEL RADIADOR ÁREA DE GESTIÓN DE INVENTARIOS AL 31 DICIEMBRE DEL 2016
E.01
Objetivo: Verificar el registro correctos de datos en las facturas con el registro en el sistema contable tomando en cuenta producto, cantidad, código y precio unitario.
FECHA
1 2 3 4 5 6
22-01-16 22-01-16 25-01-16 21-01-16 15-01-16 05-02-16
7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17
25-02-16 15-02-16 12-02-16 25-02-16 15-03-16 03-03-16 30-03-16 24-03-16 24-03-16 28-04-16 22-04-16
18
22-04-16
19 20 21 22 23 24
20-04-17 20-04-16 18-05-16 24-05-16 23-05-16 28-05-16
PROVEEDOR
DOCUMENTACIÓN FÍSICA FACT
AKAISAN S.A. PROVEEDOR AUTOMOTRIZ IMPORTADORA SATOBA FABRICAMANG IMPORTADORA DÁVILA IMPORTACIONES CASTEL BLANCO S.A DALBRAS S.C.C IMPORTADORA DÁVILA JBC IMPORTACIONES AVISAN CÍA LTDA IMPORT SATOBA IMPORTADORA DÁVILA ALMACEN EL AMIGO IMPORT CAR IMPORTADORA SATOBA IMPORTADORA SATOBA IMPORTADORA DÁVILA MANGUERAS HIDRAÚLICAS ANDRES HIVIMAR CORPAL MAXIAUTO S.A INFAMOTOR CORPAL J.A AUTOPARTES
29286 27670 12968 474 58160 507 122890 59121 1683 36186 13284 59675 29698 11611 13348 13549 61249 1516 1226 38312 14224 36310 40939 3477
PRODUCTO
RADIADOR CHEVROLET AVEO RADIADOR GRAN VITARA 5 PTS RADIADOR GRAN VITARA 3 PTS MANGUERA VULCO 2 1/2 RMA BANDA MANGUERA CALEFACCIÓN CALEFACTOR DAEWO RADIADOR CORSA WIND BANDA 31' MANGUERA DE AGUA/TFR ISUZU MANGUERA RADIADOR TIPO CODO 1/2 RADIADOR RENAULT LOGAN7CLIO BANDA MERCEDES BENZ (2) MANGUERA GA/EMISSION DUCT ELECTROVENTILADOR KIA RIO RADIADOR CHEV. D-MAX RADIADOR NISSAN NAVARRA BANDA 210
INFORMACIÓN DEL SISTEMA Q CODIGO EMPRESA 10 RA-2007 10 RA-2008 1 RA-2033 2 24240 5 A94 5 5541CA 10 5 2 10 1 6 3 2 1 1 10
RACOO2 A31 9481 2115 RA-1901 17530 25292 MEV-04 RA-2038 RA-1510 B210
MANGUERA HIDRAÚLICAS HARVESTER
68
MHR17
PARKER 31200 MANGUERAS BANDA D19 DAEWOO TAPA RADIADOR SELLADO 13 LBS RADIADOR-HY-TUCSON MANGUERA INF FAD HYUNDAI VENTILADORES H65
75 3 120 1 8 5
MANGA516 94078 TR-27 RA-2196 03-016 H-65
66
N°
25 26 27 28 29
17-05-16 13-06-16 14-06-16 09-06-16 09-06-16
DEPORPAS S.A. AUTO PARTES KOREA ISABEL GOMEZ CANCHONG IMPORTADORA DÁVILA TECNI-EMPAQUE
30 31
13-06-16 26-07-16
32 33
25-07-16 26-07-16
AUTO PARTES KOREA CORPORACIÓN AUTOMOTRIZ ALVARADO IMPORTADORA ALVARADO CORPAL
34 35
11-07-16 11-07-16
36 37 38
25-08-16 22-08-16 10-08-16
39
08-08-16
40 41
06-08-16 19-09-16
42 43 44
146915 16398 141 62761 28165 16398 46576 118183 46576
CPK-0102 ELECTROVENTILADOR RADIADOR CHEVROLET AVEO PANAL 15-24 XG FILAS TUBULAR AC VW GOL 1.6L MANGUERA CHEVROLET AVEO
4 10 1 2 5
2610-BR-006 RA-2007 15X24XG 3PK0796 3982-01
RADIADOR KIA RIO RADIADOR CHEVROLET AVEO
6 5
X-C RA-2007
RADIADOR GRAND VITARA 3 PTS RADIADOR HYUNDAI HD72 10
5 1
RADIADOR-HY-GETZ 1.4 VENTILADOR 8 ALETAS
3 2
RA-2020 04-048-03082 RA-8005 JHN-HN-002
EMBRAGUE DE VENTILADOR D-MAX MANGUERA RADIADOR INF CHEVY TAXI PANAL 3 FILAS STANDARD
3 10 1
2040-CV-004 CY071 14X22KX
39572 11571
11862
VENTILADOR 6 ALET
4
3865-D1-016
13226 12300
CODO SILICONA DE 3'' VENTILADOR 8 ALETAS
2 3
19-09-16 13-09-16 13-09-16
IMPORTADORA JARAL AUTOPARTS CIA. LTDA. HUNTER CONEXIONES IMPORTADORA JARAL AUTOPARTS CIA. LTDA. IMPORTADOR EL AMIGO MAXIAUTO S.A MAXCO CIA. LTDA.
44320 17836 893
MANGUERA VULCO 2 1/2 TAPA RADIADOR SELLADO 13 LBS MANGUERA RAD SUP CHERY QQ3
2 60 3
T-90-75 JMT-MB4281 V24040 TR-57 M27-033
45 46
07-09-16 10-10-16
IMPORTADORA DÁVILA FABRICAMANG
66089 2180
5 5
B79 M4913
47 48 49 50 51 52 53
24-10-16 10-10-16 12-10-16 19-10-16 29-11-16 28-11-17 14-11-16
DISTRIBUIDORA SIMBA IMPORTADORA DEAUTO SE. HI. SA. FABRICAMANG RADYPART J.A AUTOPARTES HUNTER CONEXIONES
2024 3105 35844 2850 1565 36666 3644
RMA BANDA 79' MANGUERA CALEFACCIÓN CALEFACTOR DAEWO RADIADOR CHEVROLET OPTRA TAPA RADIADOR 0,9 PEQUEÑA VITARA ABRAZADERA INOXIDABLE 1/2 MANGUERA RADIADOR TIPO CODO 1/2 PANAL 4 FILAS ESTÁNDAR VENTILADOR NISSAN 54 VENTILADORES D-MAX H65
521 3607 1144
4 30 300 10 1 2 10
RA-2002 TR-27 C8 1851 18X24XX VEN162 H65
67
INFAMOTOR S.A. IMPORTADORA JARAL AUTOPARTS CIA. LTDA. MUNDO CHEVROLET VELTRUCKS RADYPART
54
30-11-16
ECUAMANGUERAS S.A
39789
10
MANSER 58
115 36390
MANGUERA DE CALEFACCIÓN DE ALUMINIO ELECTRO VENTILADOR CHEVROLET RADIADOR KIA RIO
55 56
25-11-16 05-12-06
G Y C IMPORTACIONES AKAISAN S.A.
4 3
ELECVEN 25310-FD010
57 58 59 60
27-12-16 27-12-16 05-12-16 14-12-16
KIMSACORP S.A. IMPORTADORA DÁVILA PROVEREPUESTOS PROVEEDOR AUTOMOTRIZ
31243 70164 12111 33334
CV-CORSA WIND 1.4L RMA BANDA 75' ABRAZADERA INDUSTRUAL 74-79 TAPA RADIADOR UNIVERSAL 108PA
1 5 20 50
5110 B75 T-512 TR-33
Condición: Se encontró duplicación de códigos en algunos productos que contienen las mismas características, esto es en el caso radiadores y mangueras. Criterio: Las políticas de la empresa todo producto se debe codificar según su tipo, forma, modelo y marca. Causa: Mala identificación de los productos al momento de la adquisición y se procede a codificar en base de la codificación presentada en la factura por parte del proveedor, y no se verifica la codificación de los productos ingresados en el sistema con las mismas características que mantiene la empresa. Efecto: Produce sobrevaloración de inventarios, y desigualdad entre el sistema contable con las existencias físicas en el almacén.
ELABORADO POR: MOLINA KATTERIN
SUPERVISADO POR: MALDONADO HERNÁN
68
ELABORADO POR: KM FECHA: 28 DE JUNIO 2017
LA CASA DEL RADIADOR ÁREA DE GESTIÓN DE INVENTARIOS AL 31 DICIEMBRE DEL 2016
E.02
Objetivo: Verificar el cumplimiento del sistema de salidas de los productos mencionados en el apartado A, poniendo énfasis: numeración de factura, producto, correcta y oportuna aplicación del sistema contable de existencias y en contabilidad. DOCUMENTACIÓN FÍSICA N°
FECHA
N° FACTURA
PRODUCTO
CÓDIGO
Q
1 2 3 4 5 6
14/1/2016 4/1/2016 29/1/2016 11/1/2016 2/2/2016 26/2/2016
003 003 001 002 001 001
1016 1010 29320 26801 29360 29639
Reparación radiador Tanque de radiador Radiador Chevrolet Banda Caterpi. Banda Industrial Banda automática
✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔
RA-2007 C-185 -
7 8 9 10 11
16/2/2016 26/3/2016 31/3/2016 24/3/2016 31/3/2016
001 001 001 001 001
29458 1080 1087 29869 29894
✔ ✔ ✔ ✔ ✔
MANGA 22X21GG 5C1T
✔
12 13
4/3/2016 21/4/2016
002 001
27798 30057
✔ ✔
MANG12
14 15
13/4/2016 22/4/2016
002 001
28003 1117
✔ ✔
6547
16
30/5/2016
001
30496
✔
PL17710
17
26/5/2016
001
28368
Manguera servo Reparación radiador Reparación radiador Panal tubular Manguera hidráulica Manguera gasolina Manguera hidráulica con acoples Manguera Hyundai Manguera Turbo Kia Banda automática DAYCO ABRADERA #40
✔
H40
1 1 1 1 4 -
✔ ✔ ✔ ✔ ✔
✔
✔ ✔
4000 cm 1 20
✔
65 cm
✔ ✔
✔
✔ ✔
0,08 35,71 469,55 289,29 6,25
MANGA REP REP 22X21GG 5C1T
4000cm 1 7 1 20
0,08 35,71 469,55 289,29 6,25
✔
2,10
MANG12 MANHI
12 1
25,2 22,32
6547
1 -
17,86 -
PL17710
9
13,40
H40
2
1,32
1 1
✔ ✔
✔
9
✔
✔
2
✔
-
VALOR UNIT. 813,34 200 90 17,41 45,00 -
CONSTANCIA SISTEMA CONTABLE CÓDIGO Q VALOR UNIT REP 1 813,34 TQRA 1 200 8PK346 1 17,41 PL17620 4 12,05
17,86 31,25
1,32
-
OBSERVA CIÓN
FACT. ANULADA
FACT. ANULADA
69
✔
2
✔
110
-
-
-
6/5/2016
003
1125
19
17/6/2016
002
28727
20 21
18/6/2016 20/6/2016
001 001
30595 306001
Mangueras hidráulicas con acoples Tanque de plástico de radiador Radiador Toyota Abradera #52
001
30693
✔
A76
✔
2
✔
7,89
✔
03-024
✔
1
✔
✔ ✔ ✔
2456 TB-475 PL22880
✔ ✔ ✔
1 1 3
✔
PL22740
✔
✔
2117
✔ ✔ ✔
VENC0 MANGN -
22
-
MANHI
✔
18
✔
-
1
✔
37,72
-
1
37,72
✔ ✔
-
1 4
✔ ✔
171,05 3,20
-
1 4
171,05 1,54
-
-
-
-
-
-
23
25/7/2016
001
29363
24
18/7/2016
002
29243
25 26 27
10/8/2016 11/8/2016 4/8/2016
003 003 001
1392 1398 30963
28
5/8/2016
001
30973
29
18/8/2016
001
31020
30 31 32
6/9/2016 14/9/2016 30/9/2016
002 001 001
1441 31115 31189
Banda automática alt Manguera hidraulica Manguera yaco Tapa radiador Banda automática Alt Banda Automática Alt Manguera hidráulica con acoples Ventilador cerco Manguera Nacional Radiador
A76
2
7,89
10,53
03-024
1
10,53
✔ ✔ ✔
19,29 6,58 13,07
PL22880
3
13,07
2
✔
9,65
PL22740
2
9,65
✔
1
✔
122,81
2117
1
122,81
✔ ✔
1 1 1
✔ ✔ ✔
55 10,53 114,04
VENC0 MANGN -
1 -
10,53 -
33
15/9/2016
002
30434
Radiador
✔
-
1
✔
70,18
-
-
-
34
26/10/2016
001
31502
Hyundai Atoz
✔
-
-
43800
1
10,53
35
31/10/2016
001
31613
✔
TP-D
✔
1
✔
36
31/10/2016
001
31636
✔
24240
✔
50
✔
37
30/10/2016
001
29820
Tanque plástico Chevrolet Dmax Manguera Vulco Recta Banda automática Alt
TP-D
1
43,86
24240
50
0,52
✔
A25
✔
1
✔
A25
1
5,26
43,86
5,26
FACT. ANULADA NO HAY FACT.
SIN ESP MARCA SIN ESP MARCA FACT. ANULADA
70
38
8/11/2016
001
31741
39
14/11/2016
001
31851
40
14/11/2016
001
31860
41
21/11/2016
001
32043
42
23/11/2016
001
32097
43 44
10/12/2016 2/12/2016
003 001
1601 32371
45
28/12/2016
003
1623
Banda automática Alt Banda automática Alt Manguera Chevrolet Aveo Manguera depuradora Nacional Radiador Completo Vitara 3 ptas Tapa radiador Banda automática Alt Banda Dayco
-
-
-
A39
1
6,14
✔
PL17430
✔
1
✔
10,53
PL17430
1
10,53
✔
3982-01
✔
1
✔
7,89
3982-01
1
7,89
✔
MANGN
✔
1
✔
13,16
MANGN
1
13,16
✔
RA-2020
✔
1
✔
109,65
RA-2020
1
109,65
✔ ✔
TR-28 PL22590
✔ ✔
1 2
✔ ✔
4,50 13,16
PL22590
2
13,16
✔
DAYCO07
✔
1
✔
7,02
-
-
-
FACT. ANULADA
Atributos de los hallazgos Condición: Existencia de diferencia de cantidades de saldos presentados en las facturas físicas y el total de las cantidades presentadas por el sistema contable de la empresa. Criterio: El método de valuación de inventario permanente establece que se debe dar de baja inmediatamente todo producto que ha sido vendido. Causa: Facturas anuladas y llenadas a manualmente por el personal de la empresa no se han realizado las respectiva baja en el sistema de contabilidad. Efecto: Creación de sobrevaloración de inventarios, y que la cuenta afecte al Estado Financiero.
ELABORADO POR: MOLINA KATTERIN
SUPERVISADO POR: MALDONADO HERNÁN
71
72 ELABORADO POR: LA CASA DEL RADIADOR
MH ÁREA DE GESTIÓN DE FECHA: E.03 INVENTARIOS 30 DE JUNIO 2017 AL 31 DICIEMBRE DEL 2016 Objetivo: Identificar cada uno de los productos obsoletos, o aquellos que no tengan rotación en la empresa. XL
ARTÍCULOS
OBSOLETOS
Q
1 2
Abrazaderas Aceites
X
4
PRECIO ADQUIRIDO $22,00
3 4 5 6
Adaptador Aditivos Bandas Batería
X
3
$75,00
7
Cañería
X
150 m
$33
8 9 10 11 12 13
Condensador Conexión plástica Copas Correas Electroventilador Embrague
X X
6 -
$11 $56
14 15
Férrulas Filtros
X
8
$18
16 17 18 19
Guardapolvos Intercooler Mangueras Manometro
X
5
$26
20
-
-
-
21 22 23 24 25
Motor de electroventilador Neplos Oring Panales Pernos Poleas Tensoras
X X X
10 cajas 4 cajas 16
$30 $100 $25
26 27 28 29 30
Radiadores Reservorio Rulimanes Tapas de radiadores Tapas de reservorios
X -
10 -
$10 -
OBSERVACIÓN
Es un producto no tiene rotación con el giro del negocio de la empresa
El stock con el que se cuenta es mínimo y no existía para ofertar con la competencia, por lo tanto solo pasa almacenada en bodega Es un producto que ha quedado descontinuado
Producto descontinuado El stock con el que se cuenta es mínimo y no existía para ofertar con la competencia, por lo cual solo pasa almacenada en bodega Productos que no van con el giro del negocio, se compró en un remate.
Son productos de poca rotación, además el inventario que se cuenta es muy poco para mantenerse en competencia
Producto descontinuado No van con la línea del negocio La cantidad con que se cuenta no va acorde a la competencia
No va con el giro del negocio
73 31 32 33
Tampones de caucho Templador de banda Tensor
X
11
$45
34
Termostato
X
16
..$14
35
Ventiladores
-
-
-
La cantidad con que se cuenta no va acorde a la competencia La cantidad con que se cuenta no va acorde a la competencia; el producto solo existe para un tipo de carro
Atributos de los hallazgos Condición: Existencia de productos obsoletos y descontinuados en bodega que no van con el giro del negocio. Criterio: La NIC 2: Inventarios en el párrafo 28 hace referencia a que el costo de los inventarios puede no ser recuperable en caso de que los mismos estén dañados, si han devenido parcial o totalmente obsoletos, o bien si sus precios de mercado han caído. Asimismo, el costo de los inventarios puede no ser recuperable si los costos estimados para su terminación o su venta han aumentado. Causa: Cantidad de productos existentes que no genera competencia en el mercado. Efecto: Creación de sobrevaloración de inventarios, y que la cuenta afecte a los Estado Financiero.
ELABORADO POR: HARO MARCIA
SUPERVISADO POR: MALDONADO HERNÁN
74 5.3.4. Carta al Gerente. Santo Domingo, 15 de julio de 2017 Tnlgo. José Pablo Sotalín P. Gerente – Propietario de “La Casa del Radiador” Con relación al trabajo de auditoría presentado para la empresa “LA CASA DEL RADIADOR”, al 31 de diciembre del 2016, se efectúo un estudio y evaluación del sistema de control interno de gestión de inventarios, por lo cual se consideró necesario para evaluar este proceso según las Normas Internacionales de Auditoria y Aseguramiento. Dichos estudios y evaluaciones tuvieron como propósito establecer la naturaleza, extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoría necesarios para el mejoramiento del manejo de inventarios. La Administración de “LA CASA DEL RADIADOR”, es la única responsable por el diseño y operación del sistema de control interno. En cumplimiento de esta responsabilidad, la Administración realiza estimaciones y formula juicios para determinar los beneficios esperados de los procedimientos de control interno y los costos correspondientes. El objetivo del sistema de control interno es proporcionar a la Administración una razonable (no absoluta) seguridad de que los activos están salvaguardados contra pérdidas por uso o disposición no autorizadas, y que las transacciones han sido efectuadas de acuerdo con las autorizaciones de la Administración y registradas adecuadamente para permitir la preparación de los estados financieros de acuerdo con Normas Internacionales de Información Financiera. En vista de las limitaciones inherentes a cualquier sistema de control interno, es posible que existan errores e irregularidades no detectados. Igualmente, la proyección de cualquier evaluación del sistema hacia periodos futuros está sujeta al riesgo de que los procedimientos se tornen inadecuados por cambios en las condiciones o que el grado de cumplimiento de los mismos se deteriore. El presente estudio y evaluación, realizados con el exclusivo propósito descrito en el primer párrafo, no necesariamente tienen que haber revelado todas las debilidades significativas en el sistema de control relacionado con los aspectos administrativos, contables, tributarios y de procedimientos. Basados en nuestra revisión del ciclo de inventarios, hemos redactado ciertas recomendaciones tendientes a mejorar el sistema de control interno. Dichas
75 recomendaciones no incluyen todas las posibles mejoras que un examen pormenorizado podría haber revelado, sino las de aquellas áreas que requieren mejoramiento potencial y que llamaron nuestra atención durante nuestras visitas. Atentamente,
____________________________ H&M AUDITORES Y ASOCIADOS
76 5.3.5. Informe de Hallazgos. En el siguiente informe se detalla los problemas que han sido hallados por H&M Auditoras Asociadas en el transcurso del proceso de la evaluación del sistema de control interno de la empresa “La Casa del Radiador”, correspondiente al periodo del 01 de enero al 31 de diciembre del 2016, por lo tanto nuestra responsabilidad como auditores es expresar conclusiones y recomendaciones sobres las deficiencias que presenta el sistema de control interno de la empresa. El objetivo de esta auditoría fue ejecutada de tal forma que permitiera identificar las falencias e inconsistencias que presenta el sistema de control interno de la gestión de inventarios desde el momento de adquisición de la compra, almacenamiento y hasta el momento de la salida del producto, la auditoría efectuada fue basada en las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGAS) y Principios Contables Generalmente Aceptados (PCGA), los cuales requieren su debida planificación que se realice la auditoría para obtener la seguridad razonable de que la cuenta auditada no contenga errores materiales. A continuación, se detalla los problemas encontrados en el proceso de sistema de control interno en la gestión de inventarios con sus respectivas conclusiones y recomendaciones: 1.
No cuenta con una estructura organizacional bien definido. “La Casa del Radiador” no cuenta con una estructura organizacional bien establecida,
donde se muestre con una claridad todos los niveles de los empleados y debidas funciones de acuerdo a sus perfiles, por lo que en ocasiones se genera la duplicidad de funciones, además no se mantiene un manual de procedimientos y políticas donde se muestren lineamientos a ser acatados generando una filosofía y cultura, con respecto a la gestión de inventarios, no existe una persona destinada a la seguridad y custodia del ingreso y salida de la mercadería Recomendación: Para el mejoramiento y el logro de los objetivos, es necesario que la empresa cuente con un organigrama estructural donde se establezca con claridad los niveles y funciones de cada empleado, al igual que implementar un manual de políticas y procedimientos donde se vea reflejado los valores morales y éticos que caracteriza a las instituciones responsables e
77 innovadoras como es “La Casa del Radiador”, con el fin de incrementar los niveles de productividad, eficiencia y eficacia de la organización y las actividades que se ejecutan en ella. 2. Inconsistencia en el reporte del sistema contable con el existente en bodega La empresa “La Casa del Radiador” cuenta con un Sistema Contable llamado Anfibius con el cual se debería obtener información al momento, facilitando así el trabajo del gerente general y contador, al momento de constatar o adquirir un dato de la existencias de los productos no se lo obtiene debido a que en la empresa se maneja tres distintos formatos de facturas que en reiteradas ocasiones se las llena manualmente, y esto hace que no se dé la baja de los productos que salen del almacén por la falta de responsabilidad del auxiliar contable, a la vez no existe un registro de las entradas y salidas de bodega Recomendación: Para el mejoramiento de información en el sistema contable se debería contar con formatos de reportes de ingresos de las facturas llenadas a mano en el sistema ajustando así la información de existencias de los productos, el responsable de esta actividad deberá tener en cuenta las emisiones de las facturas y la fecha de la misma la cual no debe exceder de dos días en el ingreso al sistema. 3. Existencia de doble codificación en el mismo producto. Existe una deficiencia en la codificación de los productos debido a que el gerente con el vendedor la revisan y la codifican cuando llega al almacén, el pedido una vez realizada esta actividad proceden a codificar según las características y en ocasiones se basan en la codificación de la factura de los proveedores y no del catálogo de códigos que maneja la empresa, ocasionando una doble codificación de los productos con distintas características o marcas, lo cual hace que exista problemas en el sistema o al momento de buscar ese producto Recomendación: La mercadería que tiene la empresa debe estar clasificada según su tipo, marca, diseño y dimensiones para que al momento de adquirir mercadería proceder a codificar según el código ingresado en el sistema, es muy importante identificar las distintas características por muy parecidas que sean con cada producto, ya que no son iguales debido a que se trabaja con marcas de vehículos y los productos pueden ser similares, a la vez un registro de códigos de cada uno
78 de los productos para el fácil identificación y codificación de los mismos. 4. Definición empírica con respecto a las políticas de la gestión de inventarios “La Casa del Radiador” mantiene una aplicación de políticas empíricas, tanto en las compras, codificación, almacenamiento y ventas de los inventarios, por lo cual no existe supervisión constante de los mismo, como también no existe garantía o medidas de protección de los productos al momento de la adquisición. Recomendación La empresa requiere aplicación de un manual de políticas para así tener un mejor manejo de la gestión de inventarios a la vez, no existe un resguardo de los productos que se encuentran en bodega por lo cual se debería establecer una persona responsable destinada a la custodia, control del ingreso y salida de la mercadería. 5. Falta de control en la rotación de los productos en la empresa La empresa “La Casa del Radiador” suele realizar verificaciones de la facturación de compras y ventas de la mercadería, pero por el motivo de no tener un plan de compras, existen retrasos en la adquisición de los productos e incluso algunos casos con respecto a la venta, generando problemas de abastecimiento o también por que el proveedor no entrega a tiempo la mercadería sea esto por problemas en la importación de ciertos productos, a la vez existe productos descontinuados y obsoletos que son efecto por la compras que no van acorde al giro del negocio. Recomendación Se requiere aplicar políticas de supervisión permanente, que ayuden a identificar ciertos problemas de stock para la venta de los problemas, en la cual se encargue de la elaboración y emita un reporte de los productos existentes a través de tomas físicas inmediatas y se pueda evaluar periodos de mayor y menor venta a través del control del ciclo de inventarios, considerando que se debe realizar una planificación de compras.
79 6. No existe seguimiento de las operaciones con respecto a la gestión de inventarios. La empresa no cuenta con una planificación clara y establecimiento de sus objetivos, por lo cual no puede identificar con facilidad problemas y deficiencias en la gestión de inventarios y aplicar las diferentes acciones correctivas, su manejo que ha tenido la empresa es a través de la experiencia, y sus políticas son empíricas, un problema que afecta a los inventarios. Recomendación: La empresa debe realizar evaluaciones permanentes a cada proceso en el manejo de los inventarios, a través de la aplicación de indicadores que permitan detectar o medir el nivel de eficiencia, efectividad, que está teniendo la empresa, como también la aplicación de estrategias que permitan ayudar a cumplir los objetivos empresariales que tiene la empresa.
Atentamente,
H&M Auditoras Asociadas
Marcia Beatriz Haro Medina CI: 230025275-2
Katterin Lisseth Molina Merino CI: 171917848-3
80 5.3.6. Propuestas de políticas y procedimientos. 5.3.6.1. Propuesta de organigrama funcional. Gerente General Sotalín Pablo Contador Externo Bosquez Jorge Departamento Contable Auxiliar Contable I Berta Armijos
Departamento de Ventas
Vendedor Bryan Soto
Departamento de Almacenamiento Bodega Calixto Zambrano
Auxiliar Contable II Katterin Molina
Departamento de Mantenimiento Soldador I Paul Arreaga Soldador II Geovany Zambrano Ayudante de Taller Jefferson Posligua
Figura 1. Propuesta de organigrama funcional.
La elaboración del presente organigrama funcional donde se establece al departamento y cargo para cada uno de los colaboradores de la empresa “La Casa del Radiador” se lo estableció en base a las observaciones y la inadecuada organización de los empleados con sus funciones, por lo cual se recomienda crear departamentos y en cada uno de ellos a un responsable para un mayor control de las diferentes actividades que se realiza en cada uno de estas áreas. Gerente General
Organiza y distribuye cada una de las actividades del personal del almacén
Verificar y realizar eventualmente control en el registro de mercancías en el sistema contable
Realizar inventarios en el almacén.
Establece métodos de trabajo, registro y control en el almacén.
Mantener la organización, comunica y corrige cualquier anomalía en la empresa
Autoriza y solicita la mercadería a los proveedores.
81
Realiza la negociación tanto de precios como las condiciones de pago con los proveedores.
Elabora reporte de los registros de los pedidos efectuados a los proveedores.
Departamento de Ventas – Funciones del Vendedor
Efectúa el registro de los niveles de stock de la mercadería tanto en el sistema como en los Kárdex que sirven como reportes de compras.
Realiza e informa al gerente para requerimiento de mercadería
Atención al cliente
Realiza la venta de los productos
Ayuda en la constatación física de los productos
Departamento de Almacenamiento - Bodeguero
Recepción de mercadería proveniente de los proveedores.
Verificación del estado, condición y volumen de la mercadería recibida.
Comprobación de que exista concordancia en los productos con la factura emitida por el proveedor.
Elaboración de Kárdex físicas como sistema de control.
Etiquetado de la mercadería.
Almacenamiento de la mercadería.
Departamento de Contabilidad - Auxiliar Contable
Archiva requisiciones de mercancías, requisiciones de compra, guías de despacho y órdenes de entrega.
Recepción de las facturas.
Ingresar las compras de los productos al sistema contable
Emisión de las etiquetas codificadoras de los productos.
Ingreso de las notas de crédito al sistema contable
Facturación.
Cobro de la venta.
En caso de ventas a crédito ingreso en el sistema
82 5.3.6.2. Políticas propuestas. Tabla 17 Propuesta de Políticas H&M AUDITORAS ASOCIADAS
PROPUESTA DE POLÍTICAS PARA LA GESTIÓN DE INVENTARIOS 1) AMBIENTE DE CONTROL El manual de funciones exclusivamente será para cada puesto de trabajo previamente revisado y autorizado, acoplado a las actividades y necesidades que desempeña la empresa, además estableciendo sus alcances y limitaciones. El establecimiento del estatuto interno así como las sanciones y multas se aplican al mal desempeño o acciones ilegales que puedan cometer los trabajadores, previamente aprobado por el Gerente de la empresa, reduciendo riesgos de mal entendidos o juicios laborales. 2) ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS La empresa debe tener establecido bien sus objetivos y metas, que ayuden a reducir los riesgos que pueden suceder en las actividades diarias sean estas por resultado de factores internos como externos La declaración de la: misión, visión, y valores institucionales de la empresa existen para que los trabajadores conozcan los objetivos a lograr en un futuro, como lo quieren lograr, y a su vez incentivar el espíritu de pertinencia de parte de los colaboradores. Realizar reportes que expongan las acciones a tomar en caso de suceder un evento negativo y lo que se debe tener en cuenta respecto a las decisiones y lo que conlleva a un riesgo. 3) IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS El establecimiento del plan de reacción en caso de un suceso inesperado negativo fruto de factores externos, detallará las acciones que se realizaran para enfrentar lo sucedido y reducir el impacto. La realización de simulacros con los trabajadores de la entidad, ayudará a simular un desastre natural que afecte a los inventarios físicos de la empresa, para así saber cómo actuar, que decisiones tomar y como cuidar la mercadería que se encuentre en riesgo de ser afectada sobre todo en la adquisición de la compra. La verificación del cumplimiento de la señalética en las instalaciones de la entidad servirá para prevenir multas con las entidades reguladoras de riesgos naturales y a su vez asignar un trabajador específico que se encargue de esta evaluación mensualmente y reportándolo al gerente mediante informe detallado. Tener seguros de los productos al momento de la adquisición o compra de los mismos, para evitar ciertos problemas de pérdida o robo de la mercadería, en el transcurso de la llegada de la mercadería, ya que su adquisición es de otras ciudades del Ecuador. 4) EVALUACIÓN DEL RIESGOS El establecimiento de un formato de evaluación de riesgos elaborado por el encargado de mercaderías y aprobado por el Gerente servirá como reporte físico de los resultados obtenidos referentes al mismo. Evaluar los riesgos que pueden suceder en la empresa, como por ejemplo los cambios en la normativa tributaria o desastres naturales que pueden afectar a la infraestructura del local mediante dos perspectivas: Probabilidad e impacto. El encargado autorizado de la empresa tendrá que realizar la evaluación de los riesgos mediante una metodología cualitativa y cuantitativa. 5) RESPUESTA AL RIESGO La adecuación de sistemas de cámaras de seguridad y equipos anti fuego en caso de robos o corto circuitos fruto de descuidos del personal de bodega u otros externos ayudarán a reducir la amenaza de pérdidas de mercadería. La implementación del sistema de Kárdex físicas de los inventarios de mercadería para mejorar el almacenamiento, y así evitar, reducir, compartir y aceptar el impacto en los saldos reflejados en el sistema, como un mejor control de las entradas y salidas de los productos en bodega La capacitación a los miembros de la empresa sobre asuntos de riesgos, toma de decisiones y evaluación, se realizará con el fin de reducir pérdidas en las utilidades. Capacitación del personal sobre las actividades que se realizan tanto en la toma de inventarios físicos, ingreso correcto del producto al sistema a través de la acogida del libro de codificación de los productos, venta y atención al cliente.
83 6) ACTIVIDADES DE CONTROL El manejo de tarjetas Kárdex por parte del encargado de bodega será un registro físico de las entradas y salidas de mercadería en caso de que el sistema contable computarizado falle o exista perdida de información. El documento de control de salida de mercadería temporal tendrá un tiempo máximo de 3 días en caso que se necesite trasladar productos a otro local asociado a la empresa. La ejecución de procedimientos preventivos y que ayuden a detectar riesgos, por parte de la gerencia a las actividades de la empresa serán esenciales. 7) INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Se utilizarán canales de comunicación para transmitir eventualidades por parte de los trabajadores y encargado de bodega hacia la junta de accionistas de la empresa, para así agilitar el procedimiento. Se tienen que llenar documentos de sustento referente a los informes de actividades, eventualidades y controles de los inventarios con el fin dar a conocer el estado físico de los productos. Se debe utilizar el correo interno empresarial con dirección personal de cada empleado, para agilitar los requerimientos y decisiones en las actividades cotidianas, a la vez tener sustento de los procesos por fecha. 8) SUPERVISIÓN Y MONITOREO El supervisor encargado de los inventarios tiene que cumplir con eficiencia su trabajo referente al control interno dentro de los trabajadores y asignar un veedor de la junta de accionistas que lo confirme. El Control de la cantidad de stock de cada producto en el área de bodega servirá para decidir cuándo y cuánto comprar al momento de la adquisición de mercadería a los proveedores La Evaluación del programa contable de la empresa, comprobará si existen errores informáticos y revisará que la información reflejada esta correcta con los documentos físicos entregados por el encargado de bodega esté correctos. Nota: Investigación de campo Empresa “La Casa del Radiador”
84 5.3.6.3. Propuesta de flujograma de compras.
Nº
DESCRIPCIÓN
FLUJOGRAMA DE COMPRAS ACTIVIDAD
DOCUMENTO
RESPONSABLE
GRÁFICO INICIO
1 Solicitar un reporte de la bodega sobre la existencias de productos
X
2 Verificar el kardex del sistema contable
Gerente General X
3 Analizar la cantidad de productos del stock
X
4 Describe la cantidad de productos para poder realizar el pedido
X
Auxiliar Gerente General
X
Gerente General
5
Localiza en la base de datos los contactos de los proveedores o acercamiento del proveedor a través de sus catálogos
X
Gerente General
6
Se confirma el pedido con el proveedor y la fecha de llega del producto al almacén
X
Gerente General Proveedor
7
Se recibe la mercadería a través de servicios de transporte de entrega inmediata en la cual viene adjuntada la guía de remisión y la factura
X
X
Empresas de encomiendas y Gerente General
8
Verifica el estado del producto y la cantidad entregada sea la correspondiente con la factura y el pedido realizado
X
X
Gerente General
9 Se codifica manualmente el producto por sus caracteristicas al sistema contable
X
Gerente General y Auxiliar contable
10 Se accede a bodega, para almacenar la mercadería recién adquirida
X
Responsable de bodega
11 Se registra en los reportes la cantidad de mercadería ingresa.
X
12 Se organiza por código o caracteristicas los productos adquiridos tanto en bodega como en la area de muestra.
X
Resposable de bodega
X
Responsable de bodega
X
13 Se registra en los reportes la mercaderia ingresada a la bodega
Bodeguero
14 Registro en el sistema contable la factura de compra con su respectiva retención
X
X
15 Se establece fecha de pago para ser cancelada la factura de compra
X
X
Agentes vendedores y Gerente General
X
X
Auxiliar contable
16
Se realiza la transferencia bancaria del monto y fecha acordada de la factura de compra
17 Se guarda el comprobante de la transferencia en el programa Drobpox
18
Se acerca cada dos veces por mes a retirar los comprobantes de las transferencias de pago de la mercadería
X
Auxiliar contable
Auxiliar contable
Agentes vendedores
X
19 Se descarga y se imprime el comprobante de pago del programa Drobpox
X
X
Auxiliar contable
20 Se emite un recibo de cobro
X
X
Agentes vendedores
21
Procede a dar de baja en el sistema contable el valor cancelado de la factura adquirida
X
Auxiliar contable
22
Se archiva las facturas de compra y retenciones de acuerdo al mes correspondiente
X
Auxiliar contable
23 Entrega de la carpeta para su verificación y posterior registro contable
X
Contador externo
FIN
Figura 2. Propuesta de Flujograma de Compras
85 5.3.6.4. Propuesta de flujograma de ventas. FLUJOGRAMA DE VENTA CRÉDITO Nº
DESCRIPCIÓN
ACTIVIDAD
DOCUMENTO
RESPONSABLE
GRÁFICO INICIO
1
Llegada del cliente a la empresa "La Casa del Radiador"
X
Cliente
2
Realizar el pedido del producto que se necesita
X
Cliente
3
Atención sobre el pedido del producto
X
Vendedor o Gerente
4
Constatación en el sistema y fisicamente sobre el producto solicitado
X
Cliente
5
Se trae el producto de la bodega para su respectiva muestra
X
6
Explicación de las caracteristicas modelo, marca y precio del producto
X
Vendedor
7
Decisión de compra del producto
X
Cliente
8
Se comunica al auxiliar contable los productos que se facturan
X
Vendedor
9
Se registra en los reportes la salida de los productos de la bodega
X
10
Se da de baja del sistema Anfibius los productos que se van a vender
X
Gerente o Auxiliar Contable
11
Solicita información necesaria del cliente para la respectiva facturación
X
Auxiliar contable
Si la factura se realizo manualmente se procede hacer el 12 respectivo ingreso al sistema contable, para dar de baja a los productos Cobra un porcentaje de la venta, depende el cliente para establecer los dias de pago. Archiva la copia de la factura de venta, en carpeta de 14 créditos Verifica la mercadería vendida con la factura realizada por el 15 auxiliar contable 16 Entrega del pedido al cliente 13
17 Recibe el pedido
X
X
X
X
X X
Bodeguero
Bodeguero
Auxiliar contable
Auxiliar contable X
Auxiliar contable
X
Vendedor o Gerente
X
Vendedor o Gerente
X
Cliente FIN
Figura 3. Propuesta de Flujograma de Venta
En el siguiente flujograma se considera la implementación de un personal en bodega para su mayor control en los ingresos y salidas de mercadería, el cual deberá realizar registros en los respectivos reportes, además se establece que el vendedor que este atendiendo al cliente sea el encargado de dar a conocer las características del producto, una de las deficiencias de las existencias de mercadería es que no se registra los productos que se dan de salida, por lo que es de vital importancia que el auxiliar de contabilidad realice los registros en el sistema.
86 5.3.6.5. Propuesta de un formato de reporte de salida de mercadería de la bodega.
REPORTE DE SALIDA DE MERCADERÍA DE LA BODEGA # RUC:1706743109001 MES: FECHA
CANTIDAD
CÓDIGO
ARTÍCULO
RESPONSABLE
DESTINO
OBSERVACIONES:
ENTREGADO POR:
RECIBIDO POR:
Figura 4. Reporte de Salida de Mercadería de Bodega
El presente documento propuesto para la mejora del control de salida de mercadería se elaboró bajo las necesidades que el gerente general de “La Casa del Radiador” ha manifestado para la obtención adecuada y precisa al momento de la necesidad de obtener información de las salidas de los productos o identificar la cantidad exacta de las existencias, el reporte se lo deberá llevar mensualmente detallando: mes, fecha, cantidad, código, articulo, responsable y destino para el cual se registró esta actividad debido a que la empresa cuenta con un taller, se deberá entregar al fin de mes firmado por el bodeguero y por el auxiliar contable el cual deberá verificar la información del sistema contable con el reporte.
87 5.3.6.6. Propuesta de un formato de reporte de ingreso de mercadería a la bodega.
REPORTE DE INGRESO DE MERCADERÍA A LA BODEGA # RUC:1706743109001 MES: FECHA
CANTIDAD
CÓDIGO
ARTÍCULO
RESPONSABLE
DESTINO
OBSERVACIONES:
ENTREGADO POR:
RECIBIDO POR:
Figura 5. Reporte de Ingreso de Mercadería a la Bodega.
Al igual que se propone un reporte de salida de mercadería, se establece un reporte de ingreso de mercadería que cumple con la misma función, características y responsable, ayuda a conocer el stock actual de los productos, a la vez, sí el producto tuvo un movimiento determinar para que fue solicitado, sea esto para una devolución, venta o como muestra al cliente, detallando la fecha que se realizó, el nombre, la codificación, la persona que solicitó y para que fue requerido.
88 5.3.6.7. Propuesta de un formato de reporte de existencias de mercadería en el almacén.
REPORTE DE EXISTENCIAS DE MERCADERIA # RUC:1706743109001 MES: CANTIDAD FECHA
# FACTURA
CÓDIGO COMPRA
ARTÍCULO RESPONSABLE
VENTA
TOTAL OBSERVACIONES:
Figura 6. Reporte de Existencias de Mercadería en el Almacén.
El siguiente formato se elaboró con la finalidad de facilitar la información al Gerente o al Contador, debido a que la empresa cuenta con tres formatos de facturas de venta y esto en ocasiones ha generado inconvenientes, debido a que se realizan facturas manualmente y no ingresan al sistema contable, el presente formato es un resumen de los reportes de ingreso y salida de mercadería del almacén, la responsabilidad del llenado estará a cargo de una de las auxiliares contables con las que cuenta la empresa.
89 5.3.6.8. Propuesta de un catálogo de codificación de productos.
CÁTALAGO DE CODIFICACIÓN DE PRODUCTOS RUC:1706743109001 MANGUERAS CÓDIGO MODELO DE CARRO MANGA13028 CHEVROLET D MAX 2.4 CHEVROLET D MAX 2.5
MODELO
MANGA13062
FÉRRULAS CÓDIGO
R1 H2-03 H2-04 H2-05 H2-06
CÓDIGO
AÑO
RADIADORES MODELO
RA-0234 2009- 2012 GRAN VITARA 2.5 LTS; 2.7 RA-3507 2003 - 2006 CORSA/ TORNADO Figura 7. Catálogo de Codificación de Productos.
CHEVROLET AVEO 1.4 CHEVROLET AVEO 1.6
DESCRIPCIÓN FERRULA R1 FERRULA R2 FERRULA R3 FERRULA R4
MEDIDA 3/16 1/4 1/3 3/8
MEDIDAS DE PANAL ALTO ANCHO GRUESO 2.4 19 123 1.6/ 1.8 14 61
El catálogo de codificación de productos ayuda a la identificación de cada uno de los artículos a través de su medida, diámetro, modelo, los cuales están debidamente codificados permitiendo el reconocimiento de los mismos al momento de ingresar al sistema el producto evitando la duplicidad o la mala codificación de los mismos.
90 5.3.6.9. Indicadores de control para la gestión de inventarios. 
RotaciĂłn de inventarios: Este indicador permite saber el nĂşmero de veces que el inventario es realizado en un determinado tiempo, permitiendo saber cuĂĄntas veces la mercaderĂa rota en un aĂąo y a la vez la rapidez con que cambia el inventario en cuentas por cobrar por medio de las ventas; cuando mĂĄs alta sea la rotaciĂłn del inventario, es mĂĄs eficiente la gestiĂłn de los inventarios en una empresa. đ??‘đ??¨đ??đ??šđ??œđ??˘Ăłđ??§ đ???đ??ž đ??˘đ??§đ??Żđ??žđ??§đ??đ??šđ??Ťđ??˘đ??¨đ??Ź =

Costo de MercaderĂa Vendida Inventario promedio
DĂas del inventario o duraciĂłn de inventarios: Este indicador determina el costo de mantener inventarios para un periodo de un determinado tiempo, a travĂŠs de la mediciĂłn del costos promedio del inventario correspondiente al saldo de inventarios al finalizar cada mes, este indicador tiene un alto nivel, ya que es basado en los recursos empleados en inventarios que pueden no tener una materializaciĂłn inmediata o sufrir obsolescencia. đ??ƒĂđ??šđ??Ź đ???đ??žđ??Ľ đ??˘đ??§đ??Żđ??žđ??§đ??đ??šđ??Ťđ??˘đ??¨ =

Inventarios final x 30 dĂas Ventas promedio
Exactitud del inventario: Este indicador permite determinar el porcentaje de diferencia que existe en el inventario fĂsico de la mercaderĂa referente al sistema que se rige la empresa, y asĂ analizar el nivel de confiabilidad y la exactitud en el nĂşmero de referencias y unidades almacenadas en la empresa. đ??„đ??ąđ??šđ??œđ??đ??˘đ??đ??Žđ??? đ???đ??žđ??Ľ đ??˘đ??§đ??Żđ??žđ??§đ??đ??šđ??Ťđ??˘đ??¨ =

đ??•đ??šđ??Ľđ??¨đ??Ť đ???đ??ž đ???đ??˘đ??&#x;đ??žđ??Ťđ??žđ??§đ??œđ??˘đ??š ($) đ??•đ??šđ??Ľđ??¨đ??Ť đ??đ??¨đ??đ??šđ??Ľ đ???đ??ž đ??˘đ??§đ??Żđ??žđ??§đ??đ??šđ??Ťđ??˘đ??¨đ??Ź
AntigĂźedad del inventario: Este indicador controla el nivel de la mercaderĂa que no estĂĄ disponible para la venta por problemas de mal estado, obsolescencias, deterioro, etc., este indicador se lo calcula cada mes, con el fin de tomar acciones correctivas y evacuar la mercaderĂa para que no afecte el costo de inventario de la bodega. đ??€đ??§đ??đ??˘đ?? Ăźđ??žđ???đ??šđ??? đ???đ??žđ??Ľ đ??˘đ??§đ??Żđ??žđ??§đ??đ??šđ??Ťđ??˘đ??¨ =
đ??”đ??§đ??˘đ???đ??šđ???đ??žđ??Ź đ???đ??šĂąđ??šđ???đ??šđ??Ź + đ??¨đ??›đ??Źđ??¨đ??Ľđ??žđ??đ??šđ??Ź + đ??Żđ??žđ??§đ??œđ??˘đ???đ??šđ??Ź đ??”đ??§đ??˘đ???đ??šđ???đ??žđ??Ź đ???đ??˘đ??Źđ??Šđ??¨đ??§đ??˘đ??›đ??Ľđ??žđ??Ź đ??žđ??§ đ??žđ??Ľ đ??˘đ??§đ??Żđ??žđ??§đ??đ??šđ??Ťđ??˘đ??¨
91
5.4. Conclusiones “La Casa del Radiador” es una empresa que se dedica a la compra y venta al por mayor y menor de radiadores, mangueras y repuestos para enfriamiento vehicular, y a la vez cuenta con el servicio de taller y dicha actividad económica se fundamenta principalmente en los procesos ejecutados dentro de la gestión de inventarios, por lo cual a través de la aplicación de una evaluación del sistema de control interno se detectó que existen diversas inconsistencias en los procesos y actividades que realiza el personal de la empresa generando una deficiencias en esta área. Mediante el levantamiento de información que se desarrolló con la aplicación de entrevista al gerente propietario de la empresa, como también la aplicación de encuestas a empleados, clientes, proveedores y el contador externo de la empresa ya mencionado, uno de los métodos de adquisición de información y estudio fue a través de la técnica de observación directa, es así que se obtuvieron los resultados necesarios para corroborar el problema de investigación presentado. Mediante la evaluación al sistema de control interno de la gestión de inventarios se pudo identificar ciertos problemas y riesgos que la empresa presenta en esta área, el estudio de la información que fue brindada por la empresa permitió analizar los procesos que se ejecutan en ella determinar el grado de eficiencia y eficacia que tienen con respecto a la compra, almacenamiento y venta de la mercadería y cómo podría mejorarse su cumplimiento en la gestión de los mismos Se determinar los problemas que tiene “La Casa del Radiador”, y posteriormente se logró establecer puntos de mejora para la gestión de inventarios, que a través de los resultados que se obtuvieron en todo este proceso se propone diferentes mecanismos de mejora, presentando el informe de hallazgos donde se detallan las áreas críticas y las recomendaciones respectivas para la mejora de cada una de ellas.
92
5.5. Recomendaciones A través de la propuesta realizada anteriormente se pone a consideración a la empresa “La Casa del Radiador” la aplicación de la evaluación del sistema de Control interno de la gestión de inventarios en la empresa, en Santo Domingo de los Tsáchilas 2016, siguiendo todos los lineamientos desarrollados en el presente trabajo de titulación. Se recomienda que cada vez que la entidad identifique ciertos problemas en el área referente a los inventarios se aplique herramientas preventivas y correctivas para reducir el riesgo de las mismas, las cuales son obtenidas y analizadas mediante técnicas de estudio que son entrevistas, encuesta y guías de observación que permiten detectar más profundo las posibles situaciones que existen en ellas. Se considera importante realizar una revisión de este documento, con respecto al marco referencial que permita a los involucrados directamente en el proyecto de investigación adquirir un entendimiento claro y conciso de lo estudiado, tomando como referencia las diferentes conceptualizaciones de términos relacionados con la problemática identificada en la ente económico, y a su vez, permitirá conocer de una mejor manera el manejo de la gestión de inventarios. La identificación de las áreas críticas y los diferentes problemas que se presenta en la empresa, se realizó una propuesta y posibles soluciones que contribuyan con la mejora de la gestión de los inventarios, con respecto a cada uno de los procesos que se desarrollan en ella, como aplicación de políticas, capacitación de cada uno de los trabajadores que conforman “La Casa del Radiador”, y procedimientos de mejora que ayuden a la eficiencia de los mismo, como también la mejora del control interno y una evaluación constante que están descritos en el informe de hallazgos a fin de generar soluciones y tener claros los objetivos que tiene la empresa, y así tenga un mejor funcionamiento con respecto a la área de inventarios.
93
LISTA DE REFERENCIAS Arenas, P., & Moreno, A. (2012). Introducción a la Auditoria Financiera. Mexico: McGraw Hill. Armas, G., & Malagon, C. (2013). Auditoria de Gestion , conceptos metodos. La Habana: Editorial Felix Valera. Bastos, A. (2010). Organización en el punto de Venta. España: Ideaspropias. Benjamin, E., & Finkowsky, F. (2013). Auditoria Administrativa, Evaluación y diagnóstico empresarial (Tercera Edición ed.). México: Pearson Educación. Blanco, Y. (2014). Auditoría integral normas y procedimientos. Bogotá: Ecoe. Bosh, M. (2013). Planificación de la Auditoría. España: IC Editorial. Bravo, M. (2011). Contabilidad General. Quito, Ecuador: Escobar. Calvo, R., & Rodríguez, J. (2014). La Auditoría SocioLaboral: Una herramienta por descubrir y utilizar. Lan Harremanak, 71-93. Contable, C. (2014). Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGA). Obtenido de http://www.eafit.edu.co/escuelas/administracion/consultoriocontable/Documents/Nota%20de%20Clase%2021%20NAGA%C2%B4s.pdf Comamala, P., & Aguilar, M. (2014). Auditoria. Madrid: RA-MA Editorial. Cuellar, L., Vargas, H., & Castro, C. (2012). Contabilidad un enfoque práctico. Colombia: Colombia: Alfaomega. De la Peña, A. (2011). Auditoría un enfoque práctico. Madrid: Ediciones Parainfo S.A. Díaz, H. (2012). Contabilidad General. Bogotá. Pearson Domínguez, G. (2016). Didáctiva y aplicación e la Administración de Operaciones. México. Eric, C. (2012). Administracón de Materiales. EUNED.
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96
ANEXOS Anexo 1. Registro Único de Contribuyentes
97
98 Anexo 2. Doble codificaciรณn de los productos
99
Anexo 3. Factura de compra en el sistema
100 Anexo 4. Factura de compra en el sistema Anfibius
Anexo 5. Reporte de salidas del producto de aceites
Anexo 6. Reporte de entradas del producto de aceites
101 Anexo 7. Reporte de salidas del producto ORING
Anexo 8. Reporte de entradas del producto manรณmetro
Anexo 9. Reporte de productos comprados del sistema ANFIBIUS
102 Anexo 10. Factura de compra N° 12968
Anexo 11. Factura de compra N°118183
103 Anexo 12. Factura de compra N° 11571
Anexo 13. Factura de venta anulada N° 31502
104 Anexo 14. Factura N° 31189
Anexo 15. Factura N° 1601
105 Anexo 16. Informe de existencias – Abrazaderas