Evaluación del sistema del control interno para la gestión de inventario en importadora by Pontificia Universidad Católica del Ecuador sede Santo Domingo PUCE SD

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO Dirección Académica-Escuela de Ciencias Administrativas y Contables

EVALUACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL INTERNO PARA LA GESTIÓN DE INVENTARIO EN IMPORTADORA Y DISTRIBUIDORA MENDOZA, EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO, PERIODO 2016 Trabajo de Titulación previo a la obtención del título de Ingenieras en Contabilidad y Auditoría CPA. Línea de investigación: Implementación del Control Interno

Autoras: MAYRA ALEJANDRA ARMAS CAMPAÑA TANIA VANESSA SECAIRA ZAMBRANO Director: MG. HERNÁN OSWALDO MALDONADO PAZMIÑO

Santo Domingo- Ecuador Enero, 2018

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO Dirección Académica-Escuela de Ciencias Administrativas y Contables HOJA DE APROBACIÓN EVALUACIÓN DEL SISTEMA DEL CONTROL INTERNO PARA LA GESTIÓN DE INVENTARIO EN IMPORTADORA Y DISTRIBUIDORA MENDOZA, EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO, PERIODO 2016 Línea de investigación: Implementación del Control Interno Autoras: MAYRA ALEJANDRA ARMAS CAMPAÑA TANIA VANESSA SECAIRA ZAMBRANO Hernán Oswaldo Maldonado Pazmiño, Mg.

DIRECTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN Patricio Rodrigo Portero López, Mg.

CALIFICADOR Ximena Leticia García Zambrano, Mg.

CALIFICADOR Doris María Celi Pinza, Mg.

DIRECTORA DE LA ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

Santo Domingo- Ecuador Enero, 2018

iii DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y DE RESPONSABILIDAD Nosotras, Mayra Alejandra Armas Campaña, portadora de la cédula de ciudadanía N° 230006875-2 y Tania Vanessa Secaira Zambrano, portadora de la cédula de ciudadanía N° 230067737-0, declaramos que los resultados obtenidos en la investigación que presento como informe final, previo la obtención del Grado de Ingenieras en Contabilidad y Auditoría CPA son absolutamente originales, auténticos y personales. En tal virtud, declaramos que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos que se desprenden del trabajo prepuesto de investigación y luego de la redacción de este documento son y serán nuestra sola y exclusiva responsabilidad legal y académica.

Mayra Alejandra Armas Campaña CI. 230006875-2

Tania Vanessa Secaira Zambrano CI. 230067737-0

iv AGRADECIMIENTO Queremos agradecer a Dios por darnos las fuerzas necesarias a lo largo del transcurso de la carrera, permitiendo lograr uno de los momentos más gratificantes en nuestra vida profesional. Al Mg. Hernán Maldonado quien se ha convertido en un amigo y en nuestra guía durante el desarrollo del presente trabajo de titulación, compartiendo sus conocimientos y contribución constante. A más de ello agradecemos infinitamente a la empresa Importadora y Distribuidora Mendoza, por habernos brindado absoluta información para el desarrollo satisfactorio del trabajo. Mayra Armas; Vanessa Secaira

v DEDICATORIA El presente trabajo de titulación se lo dedico, principalmente a Dios, quien ha guiado mi camino dándome las fuerzas necesarias para seguir adelante y no desmayar ante los problemas y permitirme llegar a este momento tan importante de mi formación profesional. A mi madre por ser el pilar más importante en mi vida y en mi trayectoria de aprendizaje demostrándome siempre su cariño y apoyo incondicional. A mis abuelitos por siempre brindarme sus consejos y constante motivación para cumplir mí meta universitaria.

Mayra Alejandra Armas Campaña

Dedico el presente trabajo de titulación a Dios padre, pilar fundamental quien mediante su divinidad me ha concedido lograr mis metas. A mis padres quienes son mi fortaleza, en cada paso de mi vida, son ellos quienes me han dado motivación para afrontar cada adversidad que se presenta durante mi formación profesional.

Tania Vanessa Secaira Zambrano

vi RESUMEN Un control interno radica en las actividades empresariales y prácticas ejecutivas de gestión de los recursos, actualmente todas las empresas entre ellas Importadora y Distribuidora Mendoza, trata de aplicar políticas y procedimientos destinados a la gestión de inventarios, como un elemento fundamental para garantizar una eficiencia operacional en sus procesos. Este es un caso en el cual se valorará los resultados con el fin de medir la efectividad operativa enfocada en el manejo del inventario, partiendo de la existencia del control interno que influye en las diferentes áreas de la empresa. La investigación tiene por objetivo evaluar el control interno que posee sobre sus inventarios debido al manejo de un gran volumen y variedad de productos. El método que se utiliza es una investigación cuantitativa, mediante la utilización de técnicas de recolección de datos que permitan obtener e identificar los asuntos emergentes que impiden el desarrollo eficaz de los procesos y controles de gestión. En la ejecución del trabajo se aplicó la normativa del control interno, la cual permitió evidenciar que Importadora y Distribuidora Mendoza realiza sus procesos de manera empírica, a más de ello se identificó las falencias del manejo del inventario. Para mitigar los riesgos que presenta la empresa se proponen acciones correctivas como la utilización de documentos que sirvan como respaldo de las operaciones internas y externas relacionadas a la gestión de los inventarios y la reestructuración de los procesos facilitando y organizando de la mejor manera sus actividades para obtener una eficiencia operacional. PALABRAS CLAVES: Control Interno- Gestión- Inventario- Eficiencia OperacionalÁreas Críticas.

vii ABSTRACT An internal control lies in the business activities and executive practices of resource management, currently all companies including Importadora y Distribuidora Mendoza, try to apply policies and procedures aimed at inventory management, as a fundamental element to ensure operational efficiency in their processes. This is a case in which the results will be evaluated in order to measure the operative effectiveness focused on inventory management, based on the existence of internal control that influences the different areas of the company. The objective of the research is to evaluate the internal control it has over its inventories due to the handling of a large volume and variety of products. The method used is quantitative research, using data collection techniques to obtain and identify emerging issues that impede the effective development of management processes and controls. In the implementation of the work, the internal control regulations were applied, which made it possible to show that Importadora y Distribuidora Mendoza performs its processes in an empirical manner, besides the shortcomings of the inventory management were identified. To mitigate the risks presented by the company, corrective actions are proposed, such as the use of documents that serve as backup for internal and external operations related to inventory management and the restructuring of processes, facilitating and organizing their activities in the best way possible to obtain operational efficiency. KEYWORDS: Internal Control - Management - Inventory - Operational Efficiency Critical Areas.

viii

ÍNDICE DE CONTENIDOS 1

INTRODUCCIÓN ................................................................................................... 1

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ................................................................ 2

2.1

Antecedentes ............................................................................................................ 2

2.2

Problema de investigación ....................................................................................... 4

2.2.1

Formulación del problema. ...................................................................................... 4

2.2.2

Sistematización del problema. ................................................................................. 5

2.2.3

Contextualización macro, meso y micro. ................................................................. 5

2.3

Justificación de la investigación .............................................................................. 6

2.4

Objetivos de la investigación ................................................................................... 7

2.4.1

Objetivo general. ...................................................................................................... 7

2.4.2

Objetivos específicos. .............................................................................................. 7

MARCO REFERENCIAL ....................................................................................... 8

3.1

Revisión de la literatura o fundamentos teóricos ..................................................... 8

3.1.1

Auditoría. ................................................................................................................. 8

3.1.1.1

Auditoría Financiera. ............................................................................................... 8

3.1.2

Control interno. ....................................................................................................... 9

3.1.2.1

Importancia del control interno. ............................................................................... 9

3.1.2.2

Objetivos de control interno................................................................................... 10

3.1.2.3

Tipos de control interno o auditorio....................................................................... 10

3.1.2.3.1 Control interno administrativo. .............................................................................. 10

ix 3.1.2.3.2 Control interno contable. ....................................................................................... 11 3.1.2.4

Evaluación del sistema de control interno. ............................................................ 11

3.1.2.4.1 Métodos de evaluación del sistema de control interno. ......................................... 12 3.1.2.5

Modelos de control interno. ................................................................................... 13

3.1.2.6

COSO II o ERM..................................................................................................... 13

3.1.2.6.1 Componentes de control interno COSO II-ERM. .................................................. 14 3.1.2.6.2 Beneficios del COSO II-ERM. .............................................................................. 14 3.1.2.7

Limitaciones del control interno. ........................................................................... 15

3.1.2.8

Riesgo. ................................................................................................................... 16

3.1.2.8.1 Tipos de riesgo. ...................................................................................................... 16 3.1.3

Gestión de inventario. ............................................................................................ 17

3.1.3.1

Inventario. .............................................................................................................. 18

3.1.3.2

NIC N° 2 Existencias. ............................................................................................ 18

3.1.3.3

NIIF para PYMES, Modulo 13 inventario. ............................................................ 20

3.1.3.4

Sistemas de inventarios. ......................................................................................... 21

3.1.3.4.1 Sistema múltiple o periódico. ................................................................................ 21 3.1.3.4.2 Sistema permanente o perpetuo. ............................................................................ 21 3.1.3.5

Métodos de valuación de inventario. ..................................................................... 22

3.1.3.5.1 Método FIFO. ........................................................................................................ 22 3.1.3.5.2 Método Promedio ponderado. ................................................................................ 22 3.1.3.5.3 Último Precio de Compra. ..................................................................................... 23

x 3.1.3.6

Control de inventario. ............................................................................................ 23

3.1.3.6.1 Niveles de existencias. ........................................................................................... 23 3.1.3.7

Ciclo de inventario. ................................................................................................ 24

3.1.3.8

Costos del inventario.............................................................................................. 25

3.1.3.9

Stock. ..................................................................................................................... 25

3.1.3.9.1 Importancia de Stock. ............................................................................................ 25 3.1.3.9.2 Tipos de Stock........................................................................................................ 26 3.1.4

Indicadores Financieros. ........................................................................................ 27

3.1.4.1

Ventas. ................................................................................................................... 27

3.1.4.2

Producción. ............................................................................................................ 27

3.1.4.3

Fuerza Laboral. ...................................................................................................... 28

METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ..................................................... 29

4.1

Enfoque / tipo de investigación.............................................................................. 29

4.1.1

Enfoque. ................................................................................................................. 29

4.1.2

Tipos de investigación. .......................................................................................... 29

4.1.2.1

Investigación descriptiva. ...................................................................................... 29

4.1.2.2

Investigación de campo.......................................................................................... 29

4.2

Población / muestra ................................................................................................ 30

4.2.1

Población................................................................................................................ 30

4.2.2

Muestra. ................................................................................................................. 30

4.3

Técnicas e instrumentos de recogida de datos ....................................................... 31

xi 4.3.1

Técnicas e instrumentos de recogida de datos cuantitativa. .................................. 31

4.3.1.1

Encuesta. ................................................................................................................ 31

4.3.2

Técnicas e instrumentos de recogida de datos cualitativo. .................................... 31

4.3.2.1

Entrevista. .............................................................................................................. 31

4.3.2.2

Observación directa. .............................................................................................. 31

4.4

Técnicas de análisis de datos ................................................................................. 32

4.4.1

Técnicas de análisis cualitativas. ........................................................................... 32

4.4.2

Técnicas de análisis cuantitativas. ......................................................................... 32

RESULTADOS...................................................................................................... 33

5.1

Discusión y análisis de los resultados .................................................................... 33

5.1.1

Entrevista aplicada al Propietario. ......................................................................... 33

5.1.2

Encuesta aplicada a los colaboradores. .................................................................. 35

5.1.3

Encuesta aplicada al contador. ............................................................................... 36

5.1.4

Encuesta aplicada a proveedores. .......................................................................... 37

5.1.5

Encuesta aplicada a clientes mayoristas. ............................................................... 39

5.1.6

Análisis de los resultados. ...................................................................................... 40

5.2

Propuesta de intervención ...................................................................................... 41

5.2.1

Levantar información, en cuanto a los procesos de gestión del inventario. .......... 41

5.2.1.1

Programa de planificación. .................................................................................... 41

5.2.1.2

Desarrollo del programa de Auditoría. .................................................................. 43

5.2.1.2.1 Estructura organizacional....................................................................................... 43

xii 5.2.1.2.2 Listado de los nombres de colaboradores. ............................................................. 44 5.2.1.2.3 Narrativa de procedimientos de compras nacionales. ............................................ 45 5.2.1.2.4 Gráfica de flujo de los procedimientos de compras nacionales. ............................ 46 5.2.1.2.5 Políticas de los procedimientos de compras nacionales. ....................................... 48 5.2.1.2.6 Narrativa de procedimientos de compras internacionales de China. ..................... 49 5.2.1.2.7 Gráfica de flujo de los procedimientos de compras internacionales de China. ..... 51 5.2.1.2.8 Políticas de los procedimientos de compras internacionales de china. .................. 53 5.2.1.2.9 Narrativa de procedimientos de compras internacionales de Colombia y Perú..... 54 5.2.1.2.10 Gráfica de flujo de los procedimientos de compras internacionales de Colombia y …………..Perú. ................................................................................................................

5.2.1.2.11 Políticas de los procedimientos de compras internacionales de Colombia y Perú.58 5.2.1.2.12 Narrativa de procedimientos de almacenamiento. ................................................. 59 5.2.1.2.13 Gráfica de flujo de los procedimientos de almacenamiento. ................................. 60 5.2.1.2.14 Políticas de los procedimientos de almacenamiento. ............................................. 62 5.2.1.2.15 Narrativa de procedimientos de venta.................................................................... 63 5.2.1.2.16 Gráfica de flujo de los procedimientos de venta. ................................................... 64 5.2.1.2.17 Políticas de los procedimientos de venta. .............................................................. 66 5.2.2

Identificar las áreas críticas que impide un correcto desempeño del control interno. ……………………………………………………………………………………67

5.2.2.1

Programa de ejecución ........................................................................................... 67

5.2.2.2

Desarrollo del programa de Auditoría. .................................................................. 68

5.2.2.2.1 Cuestionario Coso ERM. ....................................................................................... 68

xiii 5.2.2.2.2 Determinación del nivel de confianza y nivel de riesgo. ....................................... 73 5.2.2.2.3 Determinación de la muestra. ................................................................................ 74 5.2.2.2.4 Matriz de recomendaciones. .................................................................................. 75 5.2.2.2.5 Verificar los mecanismos de control de compras. ................................................. 77 5.2.2.2.6 Verificar los mecanismos de control de almacenamiento de compras nacionales. 78 5.2.2.2.7 Verificar los mecanismos de control de almacenamiento de compras …………...internacionales. ..................................................................................................... 79 5.2.2.2.8 Verificar los mecanismos de control de ventas...................................................... 80 5.2.3

Informar los resultados posteriores a la evaluación del control interno. ............... 81

5.2.3.1

Carta a la Gerencia. ................................................................................................ 81

5.2.3.2

Informe de la evaluación del control interno. ........................................................ 82

5.2.4

Proponer los correctivos necesarios establecidos en las recomendaciones para

…………..mejora el área de gestión de inventarios. ............................................................... 84 5.2.4.1

Propuesta de procesos. ........................................................................................... 84

5.2.4.1.1 Propuesta de compras nacionales........................................................................... 84 5.2.4.1.2 Propuesta de compras internacionales China. ........................................................ 86 5.2.4.1.3 Propuesta de compras internacionales de Colombia y Perú. ................................. 87 5.2.4.1.4 Propuesta de almacenamiento. ............................................................................... 89 5.2.4.1.5 Propuesta de venta de mercadería. ......................................................................... 90 5.2.4.2

Propuesta para perfil del personal. ......................................................................... 92

5.2.4.2.1 Jefe de compras. ..................................................................................................... 92 5.2.4.2.2 Jefe de bodega. ....................................................................................................... 93

xiv 5.2.4.3

Documentos operativos. ......................................................................................... 94

5.2.4.3.1 Recepción de mercadería. ...................................................................................... 94 5.2.4.3.2 Registro de movimientos internos. ........................................................................ 95 5.2.4.4

Cronograma para la realización de un inventario físico. ....................................... 95

5.3

CONCLUSIONES ................................................................................................. 95

5.4

RECOMENDACIONES ........................................................................................ 97

LISTA DE REFERENCIA ...................................................................................................... 98 ANEXOS…. .......................................................................................................................... 102

ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1. Modelos de control interno. ..................................................................................... 13 Figura 2. Componentes del COSO II-ERM. ........................................................................... 14 Figura 3. Niveles de existencias.............................................................................................. 24 Figura 4. Costos de inventario. ............................................................................................... 25 Figura 5. Tipos de Stock. ........................................................................................................ 27 Figura 6. Indicadores de ventas.. ............................................................................................ 27 Figura 7. Indicadores de producción.. ..................................................................................... 28 Figura 8. Indicadores de fuerza laboral. ................................................................................ 28 Figura 9. Programa de planificación. ...................................................................................... 42 Figura 10. Programa de ejecución.. ........................................................................................ 68 Figura 11. Propuesta de compras nacionales. ......................................................................... 85 Figura 12. Propuesta de compras internacionales China. . ..................................................... 87 Figura 13. Propuesta de compras internacionales Colombia y Perú. ..................................... 88 Figura 14. Propuesta de almacenamiento. ............................................................................. 90 Figura 15. Propuesta de venta de mercadería. ........................................................................ 91 Figura 16. Perfil para jefe de compras. ................................................................................... 92 Figura 17. Perfil para jefe de bodega. ..................................................................................... 93 Figura 18. Documento para recepción de mercadería. ........................................................... 94 Figura 19. Documento para registros internos. ....................................................................... 95 Figura 20. Cronograma para realizar un inventario físico. ..................................................... 95

xvi

ร NDICE DE TABLAS Tabla 1 Determinaciรณn de la poblaciรณn ................................................................................... 30 Tabla 2 Encuesta aplicada a los colaboradores ........................................................................ 35 Tabla 3 Encuesta aplicada al contador ..................................................................................... 36 Tabla 4 Encuesta aplicada al proveedor................................................................................... 37 Tabla 5 Encuesta aplicada a Clientes ...................................................................................... 39

xvii

ร NDICE DE ANEXOS Anexo 1 Formato de entrevista con el Propietario de la empresa.......................................... 102 Anexo 2 Formato encuesta clientes mayoristas ..................................................................... 104 Anexo 3 Formato encuesta trabajadores ................................................................................ 106 Anexo 4 Formato encuesta contador...................................................................................... 108 Anexo 5 Formato encuesta proveedores ................................................................................ 110 Anexo 6 Solicitud de documentaciรณn de almacenamiento .................................................... 112 Anexo 7 Respuesta a la solicitud de documentaciรณn de almacenamiento ............................. 113 Anexo 8 Verificaciรณn de mecanismos de control de compras ............................................... 114 Anexo 9 Verificaciรณn de mecanismos de control de ventas .................................................. 121

INTRODUCCIÓN

El presente trabajo de titulación está dirigido a la Evaluación del Sistema de Control Interno para la Gestión del Inventario en Importadora y Distribuidora Mendoza, dedicada a la importación y distribución de líneas de productos y sistemas de: limpieza, higiene, plásticos, juguetes, entre otros. Por ende debido a la magnitud de productos que maneja es necesario evaluar un control interno en la gestión de inventarios con el fin de proponer mejoras frente a la situación de la organización. La estructura del trabajo de titulación cuenta con los siguientes puntos a tratar:  El planteamiento del problema consta con los siguientes apartados; uno de ellos son los

antecedentes el cual otorga describir la empresa de estudio, a más de ello se desarrollará la justificación para dar a conocer las razones y el enfoque para la realización de la investigación, y como último apartado; el planteamiento de los objetivos que permite conocer las directrices a seguir a lo largo del trabajo.  El segundo capítulo consta del Marco Referencial, el mismo que está compuesto por

un conjunto de bases teóricas, desde la perspectiva de diferentes autores, para conocer el contexto del presente trabajo de titulación que se desarrolla, el cual está estructurado por la variable dependiente e independiente acorde al tema.  En el tercer capítulo se desarrollará la metodología aplicada en el trabajo de titulación, está compuesta por técnicas e instrumentos que se utilizarán a lo largo de la investigación para facilitar el correcto análisis de la misma.  Como último capítulo, con base a los hallazgos obtenidos a lo largo de la resolución de la investigación, se dará a conocer los resultados y proponer las respectivas conclusiones y recomendaciones.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

2.1 Antecedentes La empresa “IMPORTADORA Y DISTRIBUIDORA MENDOZA” fue fundada en el año 1999, por el emprendedor ecuatoriano Marlon Eugenio Mendoza Álava, la misma que ha estado ubicada desde sus inicios en la Cooperativa 17 de Diciembre Av. Chone 519 y Vicente Rocafuerte-Santo Domingo-Ecuador; parte con una inversión inicial de 125 millones de sucres, con la cual la empresa se especializa en la importación y comercialización de líneas de productos y sistemas de: limpieza, higiene, plásticos, juguetes, entre otros. A medida que transcurre el tiempo, el crecimiento de sus ventas se puede palpar con gran facilidad, puesto que la empresa sigue incrementando su gama de productos, con el fin de cubrir la demanda cada vez más exigente, a más de ello, estos escenarios han forzado a la empresa a requerir bodegas de grandes dimensiones. Durante el año 2002 la empresa, adquirió una bodega, ubicada en la vía Chone km 1 ½, la misma que está destinada únicamente a productos plásticos, siendo esta línea la más representativa para sus ventas. En este proceso de crecimiento la empresa se ha visto en la necesidad de indagar el mercado con el fin de localizar nuevos proveedores extranjeros, permitiendo tener ventajas competitivas con relación al precio de los productos, siendo así una de las empresas que ha logrado acaparar una gran variedad de clientes, y de este modo contribuir a la matriz productiva que fomenta el estado Ecuatoriano en estos tiempos. Mediante este previo diagnóstico, la empresa despliega los siguientes problemas en cuanto a control interno que se ha creado a partir de su desarrollo empresarial, en el área de la gestión del inventario: 

La empresa cuenta con proveedores internacionales lo cual, mantiene en algunos casos, incertidumbre en cuanto al tiempo de entrega de la mercadería, puesto que se ha presentado en algunas ocasiones la necesidad de realizar compras adicionales no planificadas afectando directamente al costo de adquisición de dicha mercadería.



La empresa mantiene una notable deficiencia en cuanto al despacho de la mercadería, ocasionando insatisfacción para los clientes, dando como resultado una disminución de los mismos.



Otra de las deficiencias que se presentan es la falta de un custodio encargado exclusivamente de bodega, lo cual impide obtener registros de los movimientos internos de

3 la mercadería que se producen de forma recurrente, por ende, la empresa desconoce el saldo real de la mercadería actual y de cierta manera provocar un sobreabastecimiento del inventario. 

Otro de los factores que congestionan una correcta gestión del inventario recae sobre el talento humano, puesto que se podrá evidenciar posteriormente la duplicidad de funciones, y la falta de autonomía por parte de los colaboradores; a más de ello se presenta un área reducida de ventas afectan a una correcta distribución y ubicación de la mercadería. De acuerdo con los problemas anteriormente mencionados, es importante conseguir una

eficiente gestión del inventario, para lograr un manejo confiable equiparando el control de forma general, que coadyuve a mejorar los procesos de la empresa. Se realizó una investigación precedente en los centros de investigación de las diferentes universidades de Santo Domingo de los Tsáchilas, con el fin de verificar si existe temas relacionados con la empresa, por ende cabe recalcar que el trabajo de titulación propuesto es inédito, sin embargo se han encontrado los siguientes temas relacionados con nuestro trabajo de titulación lo cual servirán de referencia: 

Cordero, S. (2012). Sistema de Control Interno y Gestión de Inventarios de Almacenes “Zona Franka”. UNIANDES. Santo Domingo de los Tsáchilas. La presente tesis tiene como objetivo principal realizar un diseño de un Sistema de Control Interno con el fin de mejorar la gestión de inventarios de almacenes Zona Franka debido que no cuenta con información verídica y oportuna de los inventarios que posee en bodega, la propuesta es basada en los cinco elementos del sistema COSO I que incluye normas políticas, procesos, responsabilidades y métodos de evaluación acorde a las necesidades de la empresa.



Lalangui, R., & Valverde, E. (2016). Propuesta para Evaluación y Mejora del Sistema de Control Interno en el área de Inventarios en la Empresa “Surtihogar”. PUCE-SD. Santo Domingo de los Tsáchilas. El presente trabajo es una propuesta para la evaluación y mejora del sistema de control interno en el área de inventarios, almacenes Surtihogar mantiene problemas en la gestión de inventarios debido que se realizan los procedimientos de manera empírica, la empresa posee pocas políticas establecidas, además existe una discrepancia de las existencias físicas con los inventarios que refleja el sistema, cuenta con un enfoque tanto cualitativo como cuantitativo.

4 

Morales, J. (2016). Sistema de Control Interno y Gestión de Inventario en el almacén de “Pinturas Pintuimport”. UNIANDES. Santo Domingo de los Tsáchilas. La presente tesis se basó en el paradigma Cuali-cuantitativo, con tendencia cualitativo, PINTUIMPORT no posee un Sistema de Control Interno debido a que el almacén no ha tenido un debido control de inventarios mucho menos la optimización en sus procesos, los métodos utilizados en este trabajo fueron Inductivo – Deductivo el mismo que va a permitir llegar y evidenciar el problema principal, además empleo técnicas como la encuesta para conocer el pensamiento de los colaboradores y la entrevista para conocer la perspectiva del propietario de la empresa.



Secaira, M. (2014). Modelo de Gestión de Control y Manejo de los Inventarios en la Empresa Comercial “Distribuidora J.L”. UTE. Santo Domingo de los Tsáchilas. Distribuidora Comercial J.L. carece de un proceso que regule un control y manejo adecuado de inventarios, por lo cual ha permitido desarrollar el trabajo investigativo el mismo que tiene como propósito diseñar un modelo de gestión de control y manejo de los inventarios, para el diseño de un modelo de gestión de control y manejo de los inventarios se hizo énfasis en el método científico ya que el objeto de estudio es la adquisición de nuevos conocimientos en el área administrativa y contable para lo cual se elaboró políticas y procedimientos para que normen un mejor control de inventarios.



Vega, G. (2016). Propuesta para la Evaluación y Mejora del Sistema de Control Interno del Inventario de Mercadería en la empresa “FIESTÓN ALMACENES”. PUCE-SD. Santo Domingo de los Tsáchilas. La evaluación del sistema de control interno y el manejo de inventarios se fundamentó en el marco referencial, cuenta con un enfoque cuantitativo y cualitativo, además Fiestón Almacenes presenta un deficiente control interno provocado por un manejo empírico, se puede concluir que los riesgos de control interno son altos en todos los procesos evaluados.

2.2 Problema de investigación 2.2.1 Formulación del problema. ¿De qué manera la evaluación del sistema de control interno en la gestión de inventarios en Importadora y Distribuidora Mendoza, de la ciudad de Santo Domingo contribuirá al mejor manejo de los procesos de inventarios?

5 2.2.2 Sistematización del problema. ¿De qué manera se conocerá los procesos en cuanto al manejo del inventario? ¿De qué manera se puede identificar las debilidades del sistema de control interno? ¿De qué forma se dará a conocer los hallazgos encontrados a lo largo de la evaluación de la gestión de inventarios? ¿Qué impacto tendrá la implementación de las recomendaciones establecidas en la gestión de inventarios? 2.2.3 Contextualización macro, meso y micro. Los inventarios en cada una de sus etapas constituyen la parte más representativa de las grandes organizaciones a nivel mundial, puesto que es un punto de partida para la aplicación de estrategias que permitan lograr la creciente necesidad de incrementar beneficios. Esta necesidad nace de la alta competitividad que está desarrollando el mercado mundial; lo cual en algunos casos ha ocasionado que las empresas incrementen su cartera de productos ofertantes. En un mundo que desarrolla competitividad a gran escala, implementar procesos o herramientas sobre el control del inventario es mundialmente reconocido, puesto que todas las empresas desean alcanzar el desempeño deseado, en el cual lograr una eficiente gestión de inventario forma parte de un papel fundamental al crecimiento y madurez de la empresa, dentro de un mercado cada vez más exigente. Niveles eficientes de inventarios En el Ecuador los inventarios simbolizan una base fundamental en la toma de decisiones dentro de cualquier empresa, ya que estos permiten el buen desenvolvimiento de la misma. Por ende es necesario que las empresas implementen métodos de manejo y control del inventario y de esta manera optimizar las actividades y ser protagonista de la competencia entre entidades, logrando el acceso en el mercado interno del país. Dicho requerimiento ha inclinado a las empresas Ecuatorianas a la cada vez más imperiosa labor de administrar eficientemente sus procesos de abastecimiento y de control de inventarios, cumplimento eficientemente con el ciclo del inventario; a partir de nuevos modelos sofisticados de control de inventarios como son los software´s contables con el cual las empresas lograrían un mejor desenvolvimiento en su actividad económica.

6 En la diferentes provincias entre ellas Santo Domingo de los Tsáchilas el mercado es muy dinámico, por el gran número de emprendedores que inician una actividad comercial las cuales se caracterizan por su inventario tan diverso, como lo es la Importadora y Distribuidora Mendoza, empresa la cual cuenta con una alta variedad de productos. Siendo notable el crecimiento de la empresa, cuenta con variedad de productos tanto de limpieza, aluminio, plástico, entre otros; en la actualidad la Importadora y Distribuidora Mendoza maneja un control interno de manera empírica, por ende no cuenta con una gestión de inventarios adecuada.

2.3 Justificación de la investigación El presente trabajo de disertación se enmarca directamente con el objetivo diez, política cinco del Plan Nacional de Buen Vivir (2013 – 2017), que establece, fortalecer la economía popular y solidaria, y las micro, pequeñas y medianas empresas –M0ipymes, el cual permitirá a la empresa mejorar los mecanismos para reducir los márgenes de intermediación de la producción y comercialización en el mercado local. Además se encuentra relacionado con el plan de desarrollo cantonal de Santo Domingo, en el eje del cambio de la matriz productiva, que involucra el fortalecimiento de sectores con alta productividad y de inclusión económica, por ende el presente trabajo, ayudará a la Importadora y Distribuidora Mendoza a mejorar sus condiciones en cuanto a los procesos que involucran al inventario, que son necesarias para hacer posible el cambio de la matriz productiva. En la actualidad evaluar la efectividad del control interno en las empresas es importante debido puesto que les permite verificar la información necesaria para seleccionar alternativas que más le concierne a la organización, al momento de realizar un control interno permite evaluar los procedimientos administrativos, contables - financieros y detectar

ciertas

debilidades o errores de la empresa; por ende el propósito fundamental que persigue el presente trabajo de titulación es detectar ciertas deficiencias en cuanto al manejo de la gestión de inventarios, lo cual impiden tener organizada la información concerniente al manejo de las actividades básicas de la Importadora y Distribuidora Mendoza. La evaluación del control interno se realizará en la gestión de inventarios permite conocer las falencias de los procesos, tanto administrativos como contables, y poder disminuir

7 los riesgos de la empresa, además lograr la mayor eficiencia del manejo de los inventarios para poder contar con información confiable y oportuna de las cantidades reales de mercadería para la respectiva toma de decisiones. Cabe mencionar que para el trabajo de disertación se realizará con el total apoyo por parte del dueño de la empresa Importadora y Distribuidora Mendoza, y el acceso a toda la información necesaria; Además la presente investigación es factible puesto que se enmarca dentro de los parámetros necesarios para llevarla a cabo como son: interés, tiempo y recursos. El presente trabajo de titulación es previo a la obtención del título de Ingeniería en Contabilidad y Auditoría CPA, además su realización es de gran importancia puesto que le permite al estudiante tener un campo de investigación, para poder desarrollarse de manera profesional y aplicar todos los conocimientos adquiridos a lo largo de la carrera, permitiendo a la Escuela de Ciencias Administrativas y Contables contar con una fuente de consulta para las futuras promociones.

2.4 Objetivos de la investigación 2.4.1 Objetivo general. Realizar una evaluación del sistema de control interno para la gestión de inventario en Importadora y Distribuidora Mendoza, en la ciudad de Santo Domingo, periodo 2016. 2.4.2 Objetivos específicos. 

Levantar información, en cuanto a los procesos de gestión del inventario.



Identificar las áreas críticas que impide un correcto desempeño del control interno.



Informar los resultados posteriores a la evaluación del control interno.



Proponer los correctivos necesarios establecidos en las recomendaciones para mejora el área de gestión de inventarios.

MARCO REFERENCIAL

3.1 Revisión de la literatura o fundamentos teóricos 3.1.1 Auditoría. Se puede conceptualizar a la auditoría como la actividad que permite realizar las respectivas revisiones y análisis en cuanto a las actividades y procesos de la empresa para determinar la situación actual de la misma, por ende “El término auditoría lo asociamos de forma genérica a diferentes expresiones o conceptos: proceso, misión, función, profesión, informe, balance, diagnóstico. Auditoría es sinónimo de revisar, inspeccionar, controlar o verificar” (Aumatell, 2013, p. 22). …la auditoría es la evaluación sistemática, documentada, periódica y objetiva que hace un profesional cualificado del cumplimiento de las normas, los modelos y los procedimientos establecidos en alguna área o actividad de una organización, con objetivo de proporcionar información y orientaciones a sus grupos de interés para que puedan tomar decisiones (Palomares & Del Pino, 2014, p. 73).

Dadas las definiciones de los autores, se puede deducir que auditoría es la evaluación sistemática y documentada realizada por parte de un profesional, el cual debe tener una formación específica, que le permita realizar un análisis, y de esta manera verificar el cumplimiento de normas y procesos de la institución, la cual pone en práctica las recomendaciones dadas frente al proceso de auditoría. 3.1.1.1 Auditoría Financiera. Auditoría financiera trata la verificación de los estados financieros de una entidad económica, y validar si la información presentada cumple con un proceso lógico, por tanto “Es aquella actividad consistente en la comprobación y examen de las cuentas anuales y otros estados financieros y contables con el objeto de poder emitir un juicio sobre fiabilidad y razonabilidad” (De la Peña, 2011, p. 5). La auditoría financiera tiene como objetivo el examen de los estados financieros por parte de un contador público distinto del que preparó la información financiera y de los usuarios, con la finalidad de establecer su racionalidad, dando a conocer los resultados de su examen, a fin de aumentar la utilidad que la información posee. El informe u opinión que presenta el auditor otorga aseguramiento a la confiabilidad de los estados financieros, y por consiguiente, de la credibilidad de la gerencia que los preparó (Blanco, 2014, p. 322).

9 La auditoría es importante en el ámbito empresarial puesto que le permite observar los procedimientos y comprobar la veracidad de información, la auditoría financiera se encarga de realizar un examen a los estados financieros con el fin de presentar un informe asegurando la razonabilidad de los estados financieros y poder obtener cierto grado de credibilidad en cuanto al manejo por parte de la gerencia. 3.1.2 Control interno. El control interno es un conjunto de procedimientos, normas a seguir con el fin de obtener información segura y conocer el cumplimiento de las funciones, por ende “Control interno es un proceso, ejecutado por la junta directiva o consejo de administración de una entidad, por su grupo directivo (gerencial) y por el resto del personal, diseñado específicamente para proporcionar seguridad razonable de conseguir en la empresa…” (Estupiñán, 2012, p. 27). El sistema de control interno debe ser un conjunto armónico conformado por el sistema de planeación, las normas, los métodos, los procedimientos, utilizados para el desarrollo de las funciones de la organización y los mecanismos e instrumentos de seguimiento y evaluación que utilicen para realimentar su ciclo de operaciones (Navarro-Stefanell & Ramos, 2016, p. 250).

Dadas las definiciones de los autores, se alude que el control interno es un proceso ejecutado por la administración de la empresa, con el fin de verificar el cumplimiento de normas, métodos y procedimientos, de esta manera permite corroborar la seguridad razonable en cuanto al ciclo de las operaciones recurrentes. 3.1.2.1 Importancia del control interno. La importancia del control interno radica en que permiten a la gerencia hacer frente a la rápida evolución del entorno económico y competitivo, así como a las exigencias y prioridades cambiantes de los clientes, adaptando su estructura para asegurar el crecimiento futuro. (Rivas, 2011, p. 117). El sistema de control interno se materializa como la base estructural que contribuye de manera integral al cumplimiento de los objetivos corporativos, a través de la implementación de métodos sistemáticos orientados a la prevención, el autocontrol y la medición del grado de cumplimiento de las finalidades establecidas. (Navarro-Stefanell & Ramos, 2016, p. 249).

Es importante que una empresa ponga en práctica la realización de un control interno puesto que le permite a la empresa detectar anomalías en cuanto a la aplicabilidad de políticas y procedimientos, con el fin de mejorar la situación financiera y administrativa de la empresa asegurando un crecimiento constante a través del tiempo.

10 3.1.2.2 Objetivos de control interno. El control interno permite determinar que la entidad lleve a cabo sus procesos según lo establecido, por ende para desarrollar un eficaz control interno deberá cumplir los siguientes objetivos: 

Proteger los activos y salvaguardar los bienes de la institución.



Verificar la razonabilidad y confiabilidad de los informes contables y administrativos.



Promover la adhesión a las políticas administrativas establecidas.



Lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados (Estupiñán, 2012, p. 19).

3.1.2.3 Tipos de control interno o auditorio. Para prevenir o detectar estos siete riesgos potenciales, la empresa establece controles administrativos y contables. 3.1.2.3.1 Control interno administrativo. Dentro de la empresa se puede abarcar ámbito de control, en este caso existen dos clasificaciones y uno de ellos es el control interno administrativo, el cual está dirigido al control de seguridad de los procesos realizados por la institución, por ende se alude que “Este control administrativo, estaría formado por el conjunto de controles incluidos en el plan de la organización y los métodos y procedimientos relacionados y dirigidos a la eficacia operativa y al cumplimiento de la política de la dirección…” (Eslava, 2013, p. 35). En lo concerniente al control administrativo, se manifiesta que este se enfoca a garantizar la eficiencia y calidad de las operaciones efectuadas por los agentes inmersos en la organización y velar porque se encuentran revestidos de la legalidad necesaria, de acuerdo con las disposiciones… (Navarro-Stefanell & Ramos, 2016, p. 252).

El control interno administrativo se enfoca en certificar la eficiencia y calidad de sus procedimientos y métodos operacionales, a más de ello permite determinar si se está operando de acuerdo con lo establecido para ayudar al logro de los objetivos propuestos por parte de la empresa.

11 3.1.2.3.2 Control interno contable. El control contable comprende la verificación de los procedimientos y registros que se relacionan con el manejo de cuentas, por tanto se indica que “El control interno contable compre el plan de organización y los procedimientos y registros que se dirigen a un doble objetivo: Complementar la protección física de los activos y conseguir la fiabilidad de los datos y los informes financiero-contables” (Eslava, 2013, p. 35). En lo referente al control contable este se encuentra comprendido por todos aquellos métodos y procedimientos definidos por la organización, con el fin de proteger los activos sociales que integran la estructura patrimonial de la institución comercial y garantizar la confiabilidad de las transacciones que registran, valoran y cimentan las relaciones de las operaciones económicas efectuadas por la empresa diariamente. (Navarro-Stefanell & Ramos, 2016, p. 252).

Dadas las definiciones de los autores, aluden que el control interno contable se enmarca en verificar la confiabilidad de las transacciones que se procesan de manera diaria, además que se encuentre en sus cuentas apropiadas de las operaciones económicas que realiza la empresa, logrando una fiabilidad en cuanto a los datos y los informes financiero-contables. 3.1.2.4 Evaluación del sistema de control interno. La evaluación se realiza en un momento y área determinada para definir sus debilidades o fortalezas“…en la evaluación de sistema de control interno, […] es necesario realizar una selección previa en los controles que van hacer examinados, ya que todos ellos no podrán revisarse en profundidad debido a las limitaciones…” (Sánchez & Alvarado, 2014, p. 287). Al evaluar y estudiar el control interno, el auditor obtiene y conoce información que debe concluir en el fundamento, proceso y finalidad determinando posibles riesgos, excepciones de control interno, deficiencias e inconsistencias y, algunas veces, indicios de irregularidades y hasta de cometimiento de fraudes. Ellos deben ser analizados bajo los parámetros de importancia relativa y materialidad y hacerlos conocer a su cliente, acompañándolos de recomendaciones y algunas veces de diagnósticos para que la administración determine medidas preventivas y se erradiquen inmediatamente o se proyecten sus arreglos necesarios (Estupiñán, 2015, p. 165).

En concordancia con los autores, se conceptualiza que la evaluación del sistema de control interno es un proceso para revelar las inconsistencias detectadas por parte del auditor, los cuales están examinados bajo métodos que proporcionan importancia relativa en cuanto al manejo que está aplicando la empresa en estudio.

12 3.1.2.4.1 Métodos de evaluación del sistema de control interno. De acuerdo con lo manifestado según, Estupiñán (2015), indica que para realizar una correcta evaluación del sistema de control interno es necesario la aplicación de dichos procedimientos, con las recomendaciones necesarias en su afán, de los cuales se detalla los siguientes métodos: 

Pruebas de cumplimiento: Son las que tienen como propósito comprobar la efectividad de un sistema de control, por lo tanto, se deben efectuar pruebas para indicar si el procedimiento de control se está ejecutando y pruebas de que la información sujeta al sistema de control es correcta, […]. El objetivo de las pruebas de cumplimiento es proporcionar al auditor una seguridad razonable de que los procedimientos relativos a los controles internos contables están siendo aplicados tal como fueron establecidos.



Método de cuestionarios: Este método consiste en diseñar cuestionarios con base en preguntas que deben ser contestadas por los funcionarios y personal responsable de las distintas áreas de la empresa bajo examen. Las preguntas son formuladas de tal forma que la respuesta afirmativa indique un punto óptimo en el sistema de control interno y una respuesta negativa indique una debilidad o un aspecto no muy confiable.



Método gráfico o diagramas de flujo: Este método consiste en describir objetivamente la estructura orgánica de las áreas con la auditoría, así como los procedimientos a través de sus distintos departamentos y actividades. En la descripción de los procedimientos, el auditor utiliza símbolos convencionales y explicaciones que den una idea completa de los procedimientos de la empresa.



Combinación de métodos: …la aplicación de distintos métodos, puede resultar muy beneficioso, puesto que el diagrama facilita la respuesta de algunas de las preguntas del cuestionario; […]. Los auditores externos preparan los cuestionarios con el objeto de que sean aplicables a la generalidad de la compañía que, en algunas oportunidades, no es aplicable a todas sus partes (Estupiñán, 2015, pp. 164-166).

13 3.1.2.5 Modelos de control interno. Existe modelos de control interno, asumiendo que este promueva y fomente el funcionamiento efectivo en las organizaciones al regular sus actividades y fomentar un claro rendimiento de cuentas. Entre los modelos de control interno se encuentran los siguientes: MODELOS DE CONTROL INTERNO Modelo de control interno COSO

Modelo de control CADBURY

Modelo de control interno COCO

Modelo de control COBIT

Este modelo surge como una iniciativa del Committee of Sponsoring Organizations of the treadway Commision (COSO) en estados Unidos, para definir una metodología con el propósito de revisar el control interno de una organización. …adapta una interpretación más amplia del control al contar con mayores especificaciones en la definición de su enfoque sobre el sistema de control de tipo financiero y otros. El modelo de control interno COCO, surge en Canadá, en noviembre de 1995, como parte del trabajo del instituto Canadiense de Contadores Certificados. Este modelo busca desarrollar un análisis más específico de los elementos: propósito, compromiso, aptitud, acción y evaluación y aprendizaje. Se define Objetivos de control para tecnologías de información y tecnologías relacionadas. […], es un marco de control interno para las tecnologías de información. Su propósito fundamental se enfoca en que éstas promueven los procesos de la organización para producir información con el logro de sus objetivos.

…tiene como objetivo ayudar a las compañías públicas en la atención de los requerimientos sobre el control interno. Fundamenta su desempeño en el mantenimiento del sistema de control interno, revisión de la efectividad del control interno, y declaración del consejo de administración sobre el control interno. Desarrollado en Sudáfrica, […] ante la necesidad de contar con un Modelo de control KING modelo de gobierno corporativo. Surge como consecuencia de la Ley de control y Transparencia en los Negocios, su objetivo es mejorar a la organización con el fin Modelo de control PETERS de evitar crisis corporativas. Figura 1. Modelos de control interno. Adaptado de “Auditoría Administrativa: Evaluación y diagnóstico empresarial” por E. Franklin, 2013, pp. 13-14. Modelo de control TURNBULL

3.1.2.6 COSO II o ERM. El modelo COSO II ERM, un modelo ajustado y diseñado para desarrollar una estructura conceptual para la administración del riesgo empresarial y se planteó la formulación y seguimiento del proceso básico para identificar, evaluar, medir y reportar amenazas, debilidades, fortalezas y oportunidades que afectar el logro de las metas y objetivos de una empresa… (Estupiñán, 2015, p. 381). El COSO ERM se orienta a los riesgos y oportunidades que afectan la creación de valor, […], diseñado para identificar los eventos potenciales que puedan afectar la entidad, y para administrar los riesgos que se encuentran dentro de su apetito por el riesgo, a fin de proveer seguridad razonable en relación con el logro de los objetivos… (Dextre & Del Pozo, 2012, p. 78).

14 El COSO II o ERM, es un modelo que permite desarrollar una estructura conceptual encaminado a la identificación del riesgo y eventualidades empresariales lo cual impiden promover el logro de los objetivos, por ende interrumpen el crecimiento empresarial. 3.1.2.6.1 Componentes de control interno COSO II-ERM. Para implementar los sistemas de control interno COSO II y poder realizar el respetivo análisis de riesgos se debe aplicar los siguientes componentes: COMPONENTES DE CONTROL INTERNO Componente Ambiente Interno

Establecimiento de objetivos

Concepto El ambiente interno abarca el tono de una organización y establece la base de cómo el personal de la entidad percibe y trata los riesgos, incluyendo la filosofía de administración de riesgo y el riesgo aceptado, la integridad, valores éticos y el ambiente en el cual ellos operan. …La administración de riesgos corporativos asegura que la dirección ha establecido un proceso para fijar objetivos y que los objetivos seleccionados apoyan la misión de la entidad, además de estar en línea con ella y de ser consecuentes con el riesgo aceptado.

Los eventos internos y externos que afectan a los objetivos de la entidad deben ser identificados, diferenciando entre riesgos y oportunidades… Los riesgos se analizan considerando su probabilidad e impacto como base para determinar cómo deben ser administrados; son evaluados sobre Evaluación de riesgos una base inherente y residual bajo las perspectivas de probabilidad e Componente impacto con base en datos pasados internos y externos… La dirección selecciona las posibles respuestas —evitar, aceptar, reducir o compartir los riesgos— a través del desarrollo de una serie de acciones Respuesta al riesgo para alinearlos con el riesgo aceptado y con las tolerancias al riesgo de la Componente entidad. Las políticas y procedimientos se establecen e implantan para ayudar a Actividades de control asegurar que las respuestas a los riesgos se llevan a cabo efectivamente. Componente La información relevante se identifica, captura y comunica en forma y plazo adecuado para permitir al personal afrontar sus responsabilidades. Información y comunicación Una comunicación efectiva debe producirse en un sentido amplio, Componente fluyendo hacia abajo, a través, y hacia arriba de la entidad. La totalidad de la administración de riesgos corporativos es monitoreada y se efectúan las modificaciones necesarias. Este monitoreo se lleva a Monitoreo cabo mediante actividades permanentes de la dirección, evaluaciones independientes o ambas actuaciones a la vez. Figura 2. Componentes del COSO II-ERM. Adaptado de “Control interno y fraudes con base en los ciclos transaccionales Análisis de informe COSO I, II y III” por R. Estupiñán, 2015, pp. 21-22. Identificación de eventos

3.1.2.6.2 Beneficios del COSO II-ERM. La implementación del COSO II es beneficioso puesto que permite el mejoramiento de la empresa; al implementar el sistema de COSO II cuenta con los siguientes beneficios: 

Permite a la dirección de la empresa poseer una visión global del riesgo y accionar los planes para su correcta gestión.

15 

Posibilita la priorización de los objetivos, de los riesgos claves del negocio y de los controles implantados, lo que permite su adecuada gestión. Permite una toma de decisiones más segura y facilita la asignación del capital.



Alinea los objetivos del grupo con los objetivos de las diferentes unidades de negocio, así como los riesgos asumidos y los controles puestos en acción.



Permite dar soporte a las actividades de planificación estratégica y control interno



Permite cumplir con los nuevos marcos regulatorios y demanda de nuevas prácticas de gobierno corporativo.



Fomenta que la gestión de riesgos pase a formar parte de la cultura del grupo (Estupiñán, 2015, p. 386).

3.1.2.7 Limitaciones del control interno. De acuerdo con Montaño (2013), las limitaciones del control interno son: 

Costo vs. Beneficio: Es establecimiento de controles y su costo debe guardar una relación adecuada con la probabilidad de ocurrencia o materialización de un riesgo y el efecto que puede provocar. Desde luego, la forma de determinar lo anterior varía en cada organización.



Debilitamiento: El desempeño del control puede verse afectado por distintas causas, en diferentes momentos. La supervisión inadecuada y entrenamiento insuficiente del personal son factores que debilitan y/o producen rompimiento parcial o total de los controles y del cumplimiento de sus objetivos. Los factores son, entre ellos, los siguientes: falta de entendimiento de los controles, juicios erróneos, descuido o distracción, personal temporal, implementación inadecuada de cambios y poco interés de la gerencia sobre lo apropiado del sistema de control.



Omisión de los controles por parte de la gerencia: Debido a las amplias facultades y autoridad que tiene la gerencia, en ocasiones puede pasar por alto los controles, limitando con esto el cumplimiento de los objetivos del control. Sin embargo, la junta Directiva o el Consejo de Administración y el Comité de auditoría pueden y deben estar atentos a este tipo de sucesos para tomar las acciones necesarias.



Colusión: Cualquier control puede ser afectado cuando dos o más miembros de la organización realiza un acto deliberado para su rompimiento (Montaño, 2013, p. 69).

16 3.1.2.8 Riesgo. Al momento de realizar una auditoría es importante identificar un puesto que le permite al auditor ejecutar un mejor trabajo, por tanto, “Se define como riesgo de auditoría todos aquellos aspectos tanto cuantitativos, que pueden no ser conocidos por el auditor de cuentas en el transcurso de su trabajo. Todo riesgo, si no es previsible, puede no llegar a conocerse…” (Pallerola & Monfort, 2013, p. 56). El riesgo es la posibilidad de ocurrencia de una situación que puede entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad e impedirle el logro de sus objetivos. Las razones o causas del riesgo pueden ser: personal, administrativas, operativas, normativas, estructurales (Montes, Montilla, & Mejía, 2014, p. 145).

El riesgo de auditoría es un suceso que se ocasiona en el transcurso de la realización del trabajo de auditoría el mismo que dificulta el desarrollo de las actividades, e impide el cumplimiento de las mismas; cabe recalcar que existen varias causas del riesgo las cuales se pueden suscitar por parte del auditor, como de la empresa o a la vez por situaciones externas que no pueden ser controladas. 3.1.2.8.1 Tipos de riesgo. 

Riesgo inherente El riesgo inherente surge de manera innata de las actividades realizadas por la empresa,

cabe recalcar que este tipo de riesgo está fuera de control por parte del auditor difícilmente podrá tomar decisiones, “Es la susceptibilidad que tiene una afirmación de estar afectada por un error, suponiendo que la estructura de control interno carece de políticas o procedimientos que controlen el problema” (Montaño, 2013, p. 61). Este tipo de riesgo, estan fuera del alcance y manejo del auditor, puesto que este tipo de riesgo es propio de la empresa, que en algunos casos requiere de estudios de procesos para ser identificado, y efectivamente “El riesgo Inherente se refiere a aquellas operaciones o saldos que puedan incluir afirmaciones equivocadas, este es propio de la dependencia auditada…” (Trocello, 2015, p. 325). Dadas las definiciones de los autores, se determina que el riesgo inherente es la susceptibilidad de la existencia de errores en los saldos de una cuenta específica, que se ve

17 reflejado en la estructura del control interno que maneja la organización, cabe recalcar que dicho riesgo no es controlable por parte del auditor, más bien es propio del ente. 

Riesgo de control Es importante que en una empresa exista constante revisión de sus procedimientos

puesto que se puede presentar el riesgo de control y que la empresa pueda prevenir, “Es el riesgo de que una afirmación, basada en un error, no sea prevenida ni detectada oportunamente por las políticas y procedimientos de la estructura de control interno” (Montaño, 2013, p. 61). El riesgo de control representa la posibilidad de que distorsiones ocurridas generen errores de registro o exposición de la información resultante, debido a la falta de detección y corrección del desvío por parte del sistema de control interno de la organización (Trocello, 2015, p. 325).

El riesgo de control es aquel que se presenta mediante una práctica errada en cuanto a las políticas, procedimientos y desvíos de la estructura de control interno, lo cual impide un desempeño eficiente de la empresa. Cabe recalcar que este tipo de riesgo no es controlable por parte del auditor, por tanto no podrá emitir una opinión favorable. 

Riesgo de detección Este tipo de riesgo está relacionado con la aplicabilidad inadecuada de los procesos y

no detectar ciertos errores, “Es el riesgo de que el auditor no detecte un error importante que existe una afirmación” (Montaño, 2013, p. 61). …el riesgo de detección, el cual sí se relaciona con las tareas del auditor y también con los procedimientos de la auditoría aplicados. Será entonces el auditor quien deberá evaluar el funcionamiento de este riesgo para establecer el grado de confianza, […], determinando así los procedimientos del auditor a emplear (Trocello, 2015, p. 326).

El riesgo de detección está directamente relacionado con los procedimientos sustantivos de la auditoría, es decir es responsabilidad del auditor por no aplicar debidamente las normas o procedimientos establecidos de tal manera no podrá presentar información fiable de la evaluación de auditoría que la empresa pueda tomar en consideración. 3.1.3 Gestión de inventario. La gestión de inventarios le permite a la empresa definir la cantidad suficiente y tipo de los materiales, productos en proceso y terminados o acabados necesarios en el proceso de producción o venta, para satisfacer la demanda habitual o eventual del cliente minimizando los costos. (Córdoba, 2013, p. 212).

18 Se agrega que la gestión de inventario es el proceso de asegurar la disponibilidad de productos a través de la administración de los inventarios de las diversas empresas que componen una cadena de suministros y provee información a los responsables de la organización por las decisiones estratégicas, tácticas y operacionales para sustentas las decisiones del inventario… (Lopes-Martínez & Gómez-Acosta, 2013, p. 110).

Dadas las conceptualizaciones de los autores, señalan que la gestión de inventario es un proceso que permite a la empresa definir la cantidad necesaria del inventario a través de una eficiente administración por parte los responsables de la organización, permitiendo agilitar el proceso de venta con el fin de satisfacer la demanda habitual. 3.1.3.1 Inventario. El inventario, es una de las partes que requiere mayor importancia puesto que son los bienes que se necesita salvaguardar de la mejor manera, por tanto se alude que “Las existencias son los bienes y servicios cuyo fin es venderlos o utilizarlos tal como la empresa los compro, es decir, sin transformación, o después de un proceso de transformación a partir de otro bien que es la materia prima” (Besteiro & Mazarracín, 2011, p. 660). Los inventarios están representados por aquellos bienes físicos destinados a la venta en el curso normal de los negocios, así como aquellos que se encuentran en proceso de producción o que se utilizarán en la producción de otros que se van a vender, sean o no fabricados por la empresa. Esta cuenta registra el valor de los bienes adquiridos para la venta por el ente económico que no sufren ningún proceso de transformación o adición y se encuentran disponibles para su venta. (Díaz, 2011, p. 136).

Con base a lo expuesto por ambos autores, se puede relacionar que el inventario son todos aquellos bienes tangibles que posee la empresa, los cuales están destinados directamente a la venta con el fin de obtener una retribución económica. 3.1.3.2 NIC N° 2 Existencias. Objetivo: El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de las existencias. Un tema fundamental en la contabilidad de las existencias es la cantidad de coste que debe reconocerse como un activo, y ser diferido hasta que los correspondientes ingresos ordinarios sean reconocidos. Esta Norma suministra una guía práctica para la determinación de ese coste, así como para el posterior reconocimiento como un gasto del ejercicio, incluyendo también cualquier deterioro que rebaje el importe en libros al valor neto realizable. También suministra directrices sobre las fórmulas de coste que se utilizan para atribuir costes a las existencias. (Fundación IFRS , 2012, p. A585).

19 Alcance: Esta Norma será de aplicación a todas las existencias, excepto a: (a) la obra en curso, proveniente de contratos de construcción, incluyendo los contratos de servicio directamente relacionados (véase la NIC 11, Contratos de construcción); (b) los instrumentos financieros; y (c) los activos biológicos relacionados con la actividad agrícola y productos agrícolas en el punto de cosecha o recolección (véase la NIC 41, Agricultura). Esta Norma no será de aplicación para la valoración de las existencias mantenidas por: (a) Productores de productos agrícolas y forestales, de productos agrícolas tras la cosecha o recolección, así como de minerales y productos minerales, siempre que sean medidos por su valor neto realizable, de acuerdo con prácticas bien consolidadas en esos sectores. (b) Intermediarios que comercien con materias primas cotizadas, siempre que valoren sus existencias al valor razonable menos los costes de venta. En el caso de que esas existencias se contabilicen por un importe que sea el valor razonable menos los costes de venta, los cambios en dicho importe se reconocerán en el resultado del ejercicio en que se produzcan los mismos. (Fundación IFRS , 2012, p. A585). Definiciones: Existencias son activos: (a) poseídos para ser vendidos en el curso normal de la explotación; (b) en proceso de producción de cara a esa venta; o (c) en forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de producción o en el suministro de servicios. Valor neto realizable: es el precio estimado de venta de un activo en el curso normal de la explotación, menos los costes estimados para terminar su producción y los necesarios para llevar a cabo la venta.

20 Valor razonable: es el importe por el cual puede ser intercambiado un activo o cancelado un pasivo, entre partes interesadas y debidamente informadas, que realizan una transacción en condiciones de independencia mutua. La aplicación de normas que estipulen lineamientos es de suma importancia en el campo de la auditoría, puesto que permiten manejar correctamente la parte más representativa de la empresa, por ende de acuerdo con la NIC 2, el inventario necesita un tratamiento diferente en cuanto a su manejo, esta norma mantiene como objetivo primordial determinar directrices para el procedimiento del inventario. Cabe recalcar que en esta norma se pueden encontrar exenciones para la determinación de existencias. 3.1.3.3 NIIF para PYMES, Modulo 13 inventario. Objetivo: El objetivo de este capítulo es prescribir un tratamiento contable de la Sección 13 de la NIIF para las PYMES. Un tema fundamental en la contabilidad de los inventarios (muchas veces llamadas Existencias) es la cantidad de costo que debe reconocerse como un activo, y ser mantenido allí hasta que los correspondientes ingresos ordinarios sean reconocidos… (Hansen & Chávez, 2012, p. 356). Alcance: La sección 13 establece los principios para el reconocimiento y medición de los inventarios. Los inventarios se definen como activos: a) Mantenidos para la venta en el curso normal de las operaciones; b) En proceso de producción con vistas a esa venta; o c) En forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de producción, o en la prestación de servicios. La sección 13 se aplica a todos los inventarios, excepto a: a) Las obras en progreso, que surgen de contratos de construcción, incluyendo los contratos de servicios directamente relacionados b) Los instrumentos financieros c) Los activos biológicos relacionados con la actividad agrícola y productos agrícolas en el punto de cosecha o recolección (Hansen & Chávez, 2012, p. 356)

21 De acuerdo con la norma NIIF para Pymes módulo 13, el tratamiento de las existencias debe ser considerado de mayor relevancia, puesto que el objetivo de esta norma es prescribir un tratamiento contable con respecto al manejo de las existencias, los mismo que están considerados para ser vendidos durante el periodo de sus actividades comerciales. Al igual que otras normas, este no es la excepción, puesto que mantiene aplicaciones diferentes como por ejemplo obras en procesos, instrumentos financieros y activos biológicos. 3.1.3.4 Sistemas de inventarios. Existen dos sistemas o procedimientos que proporcionan toda una estructura para la contabilización de los inventarios: sistema periódico o analítico y sistema permanente o perpetuo. 3.1.3.4.1 Sistema múltiple o periódico. Se puede conceptualizar el sistema de cuenta múltiple “Denominado también Sistema de Inventario periódico, consiste en controlar el movimiento de la cuenta mercaderías en varias o múltiples cuentas que por su nombre nos indican a que se refiere cada una de ellas…” (Bravo, 2011, p. 107). Cuando se emplea un sistema de inventario periódico, solo se registran los ingresos cada vez que se realiza una venta. No se hace un asiento en el momento de la venta para registrar el costo de las mercancías vendidas. Al final del periodo contable, se efectúa un inventario físico para determinar el costo del inventario y el costo de las mercancías vendidas. (Warren, Reeve, & Duchac, 2012, p. 320).

Dadas las conceptualizaciones de los autores, señalan que el sistema de cuenta múltiple o más conocido como sistema periódico consiste en registrar cada que se efectué un movimiento de la cuenta mercaderías. 3.1.3.4.2 Sistema permanente o perpetuo. El sistema de inventario perpetuo mantiene un saldo siempre actualizado de la cantidad de mercaderías en existencias y del costo de la mercancía vendida. Cuando se compra mercancía, la cuenta de inventario aumenta; cuando se vende, disminuye y se registra el costo de la mercancía vendida (Guajardo & Andrade, 2014, pp. 302-303). Este método es utilizado por las empresas que venden mercancías con precios relativamente altos, como almacenes de electrodomésticos, almacenes de prensas de vestir, etcétera. En este sistema, no es necesario esperar la terminación del período para determinar el saldo de la cuenta mercancías, pues permite llevar el control contable individual de los artículos que se compran y venden mediante el uso de tarjetas auxiliares, […] Las entradas y salidas de mercancías al

22 almacén valuadas al costo se registran en un cuenta denominada Inventario de mercancías (Díaz, 2011, pp. 146-147).

De acuerdo con la perspectiva de los autores en consideración, otro de los sistemas de inventario es el permanete o también conocido como sistema perpetuo, es un método requerido por las empresas, puesto que permite conocer datos reales y actualizados en cuando al saldo de la mercaderias, permitiendo así a la empresa, llevar un control contable efectivo. 3.1.3.5 Métodos de valuación de inventario. 3.1.3.5.1 Método FIFO. Siglas que significan lo primero en entrar, lo primero en salir. De acuerdo con la filosofía del método, el precio de valoración de los despachos se determina en este orden: inventario inicial, inventario de compras que, en su orden, han sido registradas, sería ideal que el movimiento físico coincidiera con el de los valores, sin embargo, resulta difícil mantener esta relación, por tanto lo importante es que se respete el movimiento de los precios en el sentido indicado (Zapata, 2011, p. 99). Este método se basa en la suposición de que las primeras unidades en entrar al almacén serán las primeras en salir; razón por la cual, al finalizar el periodo contable las existencias quedan valuadas a los últimos costos de adquisición, y el inventario final queda a costos actuales (Díaz, 2011, pp. 150-151).

Dentro de los métodos de valuación del inventario se encuentra el FIFO (primeras entradas, primeras salidas), en este método prevalece la venta de las primeras compras, permitiendo a la empresa evaluar al último costo de adquisición y el inventario final queda a costos actuales. 3.1.3.5.2 Método Promedio ponderado. Otro de los métodos más utilizados y de mayor facilidad por las empresas es el promedio ponderado, por ende fundamenta que “Este método consiste en dividir el importe del saldo entre el número de unidades en existencia, esta operación se realiza cada vez que se produzca una compra, o cada vez que haya una modificación del saldo o de las existencias” (Díaz, 2011, p. 157). Forma de valoración utilizado por la relativa facilidad de cálculo y por considerar que se ajusta adecuadamente a la tendencia voluble del mercado, es decir, unas veces suben los precios y otras bajan, es conveniente que las mercaderías que este vaivén sean valoradas al promedio ponderado. (Zapata, 2011, p. 99).

El promedio ponderado, es uno de los métodos más utilizado, puesto que consiste en obtener un promedio en cuanto a las compras y ventas, por ende se considera el precio con el

23 fin de obtener un promedio, para mantenerlo actualizado frente al mercado y los costos de producción. 3.1.3.5.3 Último Precio de Compra. Para la valoración de inventario, se suma el último precio de compra, el cual radica en su actualización de la compra final, se alude que “Consiste en valuar las mercaderías al costo actual de mercado, mediamente ajustes contables”. (Bravo, 2011, p. 137). De acuerdo con otro autor “Este método consiste en aplicar a la valoración del inventario el último precio de compra de los artículos que se van a almacenar” (Barrera & Casanova, 2015, p. 112). En relación con los autores, manifiestan el método de último precio de compra, consiste en valorar el inventario de acuerdo con el precio de adquisición de su última compra, su aplicación requiere de ajustes contables para que su información sea veraz. 3.1.3.6 Control de inventario. Con el fin de registrar y controlar los inventarios, las empresas adoptan los sistemas pertinentes para evaluar sus existencias de mercancías para fijar su posible volumen de producción y ventas. Los sistemas de control de inventarios están diseñados para supervisar los niveles de inventario y diseñar sistemas y procedimientos para su gestión efectiva. (Córdoba, 2013, pp. 221-222). Los inventarios representan uno de los activos más importantes y significativos de la empresa. Por ello, se debe realizar un mayor control. El control interno se debe empezar en cuanto se reciben los artículos. Se debe confrontar la orden de compra con la factura, verificando precios, cantidades, artículos solicitados, […] no solo debe importar su registro, sino también otros controles relacionados con medidas de seguridad. (Díaz, 2011, p. 137).

Durante todo el manejo de una empresa, se requiere establecer un control en cuanto al inventario, puesto que evaluar la parte más significativa requiere establecer parámetros eficaces y supervisar su función, verificando las medidas de seguridad que requiere dicha parte proporcional del ente, para mantener una gestión efectiva. 3.1.3.6.1 Niveles de existencias. El control de inventarios comprende el establecimiento de tres niveles de existencias: EXISTENCIAS Máxima

CONCEPTO Es la cantidad máxima que la empresa debe mantener en stock (de cada artículo) con el fin de cubrir eventuales deficiencias en los suministros. Se determina considerando la demanda, consumo o venta máxima y el tiempo de reposición o de reemplazo.

24 Es el nivel mínimo de stock que debe permanecer en existencias para satisfacer a los clientes en la empresa comercial o para que los procesos productivos no se interrumpan Mínima en el caso de las empresas manufactureras. Se determina considerando la demanda, consumo o venta mínima periódica y el tiempo mínimo de reposición o de reemplazo. Es el nivel más bajo al que puede llegar el stock o inventario en el caso que fallen los suministros normales de los proveedores. Si se llega a este nivel la empresa debe establecer mecanismos extraordinarios o especiales de compras para atender a los Crítica clientes (comercial) o para suspender las actividades de producción (manufacturera). Se determina considerando la demanda, consumo o venta mínima y el tiempo critico de reemplazo o reposición. Figura 3. Niveles de existencias. Adaptado de “Contabilidad General” por M. Bravo, 2011, p. 149.

3.1.3.7 Ciclo de inventario. 

La función de compras: Un buen control interno de compras requiere ante todo, una estructura organizacional que delegue un departamento independiente de la compañía la autoridad exclusiva de comprar todos los materiales y los servicios. La compra la recepción y el registro son funciones que debería estar claramente separadas y asignadas a departamentos especiales, […]. La transacción de compras empieza cuando los almacenes u otro departamento que necesita los bienes o servicios emite una requisición de compras debidamente aprobada…



La función de recepción: Todos los productos recibidos por la compañía, sin excepción alguna deberían pasar por un departamento de recepción que sea independiente de las compras, de almacenamiento y embarques. El departamento de recepción se encargará determinar las cantidades de productos recibidos, detectar la mercancía deñada o defectuosa, preparar el informe de recepción y transmitir inmediatamente al almacén los productos recibidos.



La función de almacenamiento: Al entregarse los productos a los almacenes, se cuentan, se inspeccionan y se emite el recibo correspondiente. El almacén notifica entonces al de contabilidad la cantidad recibida y almacenada. Al realizar esas funciones hace una importante contribución al control global del inventario. Cuando firma de conformidad, asume su responsabilidad y verifica el trabajo del departamento de recepción cuando notifica al departamento de contabilidad los productos que realmente se almacenaron.



La función de emisión: El departamento de almacén es responsable de todos los bienes bajo su control; de ahí que insista en que se emita una requisición prenumerada de todos los artículos que pasan de sus manos que sirva de recibo firmado por el departamento que los acepta.

25 

La función de embarque: El embarque de artículos deberá hacerse solo después de recibir la autorización respectiva. Normalmente es una orden de ventas aprobada por el departamento de crédito, aunque la función de embarque incluye la devolución de productos defectuosos a los proveedores. En este último caso, la autorización consistirá en el permiso de un ejecutivo del departamento de compras (Whittington & Kurt, 2005, pp. 444-447).

3.1.3.8 Costos del inventario. COSTOS

CONCEPTO Generado por las actividades efectuadas en una solicitud de reaprovisionamiento de existencias que pueden comprender, por Costos por adquisición ejemplo el costo del papel. Se le llama costo de posesión a todos los procesos y actividades efectuadas para mantener el orden, buen estado y existencia del Costos de posesión inventario dentro de la planta, incluyendo el costo de inmovilizado del producto. Correspondientes a las consecuencias que se originan a la empresa por Costos por agotamiento carecer del inventario. El costo total de inventario es la suma de los tres costos anteriores: costo anual de almacenaje, costo anual de pedido y costo anual de Costo total procedimientos especiales. Figura 4. Costos de inventario. Adaptado de “Gestión financiera” por M. Córdoba, 2013, p. 94.

3.1.3.9 Stock. En la actualidad muchas empresas hacen uso del stock, por ende se detalla como un “Conjunto de materiales y artículos que se almacenan, tanto aquellos que son necesarios para el proceso productivo como los destinados a la venta” (García, 2014, p. 42). El stock es la cantidad de mercancías que permanecen almacenadas en la empresa y que están en movimiento, aguardando a ser consumidas en el proceso de producción, servicio, mantenimiento y venta en un tiempo cercano, tanto para fabricación como para la venta (Valdemoro, 2012, p. 46).

De acuerdo con las conceptualizaciones utilizadas, stock es un conjunto de mercaderías, propias de la empresa para resguardar y mantener un proceso productivo efectivo, tanto para la fabricación, como para la venta. 3.1.3.9.1 Importancia de Stock. Los stock, son de vital importancia para la empresa puesto que sirven como existencias, y se los conceptualiza como reservas, “Los stocks se constituyen en la empresa con la finalidad de ser servidos a los clientes, y también con el objeto de mantener la continuidad del proceso

26 productivo, sin que este tenga que interrumpirse por falta de estos productos” (García, 2014, p. 109). Otro detalle que toma el Stock es de servir como facilitador, por tanto se detalla que“…son un instrumento para satisfacer las necesidades de los clientes, asegurando que los productos les lleguen en el momento que los necesita y en la forma y cantidad adecuada” (Valdemoro, 2012, p. 46). De acuerdo con García & Valdemoro, la existencia de un stock porque permite la continuidad del ciclo de operaciones y asegurar cumplir con la cantidad requerida de mercadería, con el fin de mantener un proceso productivo favorable, sin acontecimientos que puedan afectar al proceso de ventas habituales de la empresa. 3.1.3.9.2 Tipos de Stock. Los stocks se pueden clasificar mediante diversos criterios, como la funcionalidad o la operatividad. STOCK

Stock de ciclo Stock de seguridad Stock de presentación Stock estacional Stock en tránsito Stock de recuperación Stock muerto Stock especulativo Stock óptimo Stock cero

CONCEPTO Criterio funcional Muchas veces no tiene sentido producir o comprar materiales al mismo ritmo en que son solicitados, ya que resulta más económico lanzar una orden de compra o de producción de volumen superior a las necesidades del momento, lo que dará lugar a este tipo de stocks. Es el previsto para las demandas inesperadas de clientes o retrasos en las entregas de los proveedores, […] ayuda a evitar las roturas de stocks, suponen una garantía frente a posibles aumentos repentinos de la demanda. Es el que está en el lineal para atender las ventas más inmediatas, es decir, las que están a la vista del consumidor. La cantidad dependerá de la venta media, del tipo de producto y de la política comercial que se mantenga. Algunos productos presentan una demanda muy variable a lo largo del año, aumentando mucho determinados meses y disminuyendo en otros (juguetes) Así es lógico que la producción sea mayor que la demanda en determinados periodos, por lo se generada un stock de carácter estacional. Es el que está de circulación por las distintas etapas del proceso productivo y de comercialización. Son artículos o productos usados, pero que pueden ser utilizados en parte o en su totalidad para otros nuevos. Son los artículos obsoletos o viejos que ya no sirven para ser reutilizados y deben ser desechados. Si se prevé que la demanda de un determinado, bien va a incrementarse en una gran cuantía, se acumula stock cuando aún no hay la demanda y, por tanto, es menos costoso. Criterio operativo Es el que compatibiliza una adecuada atención a la demanda y una rentabilidad maximizada, teniendo en cuenta los costes de almacenaje. Este tipo de stock se identifica con el sistema de producción justo a tiempo, que consiste en trabajar baja demanda, es decir solo se producirá cuando sea necesario para atender una demanda concreta.

27 Stock fĂsico Stock neto

Es la cantidad de artĂculos disponibles en un momento determinado en el almacĂŠn. Nunca puede ser negativo. Es el stock fĂsico menos la demanda no satisfecha. Esta cantidad si puede ser negativa.

Es el stock fĂsico, mĂĄs los pedidos en curso del articulo a los proveedores, menos la demanda Stock insatisfecha. disponible Figura 5. Tipos de Stock. Adaptado de â&#x20AC;&#x153;GestiĂłn de Inventariosâ&#x20AC;? por M. SuĂĄrez, 2012, pp. 57-59.

3.1.4 Indicadores Financieros. Los indicadores que aquĂ se incorporan son los que tradicionalmente emplean las organizaciones para apoyar la evaluaciĂłn cuantitativa de los hallazgos obtenidos durante una auditorĂa, los cuales sirven para determinar las relaciones y tendencias de los hechos. 3.1.4.1 Ventas. INDICADOR Velocidad de rotaciĂłn de activos

FĂ&#x201C;RMULA đ?&#x2018;&#x2030;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; đ?&#x2018;Ľ100 đ??´đ?&#x2018;?đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;Łđ?&#x2018;&#x153; đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2122;

AceptaciĂłn de los productos

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Ventas netas por hombre empleado

đ?&#x2018;&#x2030;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; đ?&#x2018; Ăşđ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x153; đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2122; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;

Clientes estratĂŠgicos

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RotaciĂłn de inventarios

đ?&#x2018;&#x2030;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; đ??śđ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018; đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x2122; đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Łđ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x153;

Movilidad de los inventarios

đ??źđ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Łđ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018; đ??śđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2122; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;&#x2019;

Cumplimiento del programa de ventas

đ?&#x2018;&#x2030;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A; đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2122; đ?&#x2018;&#x2030;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x201D;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x153;

Figura 6. Indicadores de ventas. Adaptado de â&#x20AC;&#x153;AuditorĂa Administrativa: EvaluaciĂłn y diagnĂłstico empresarialâ&#x20AC;? por E. Franklin, 2013, p. 155.

3.1.4.2 ProducciĂłn. INDICADOR Grado de expansiĂłn de la capacidad de producciĂłn

TamaĂąo de plantas

đ??źđ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Łđ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x153; đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2122; đ?&#x2018; Ăşđ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x153; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;

đ?&#x2018;&#x192;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;?đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x153; đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2122; đ?&#x2018; Ăşđ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x153; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; đ??´đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x153; đ?&#x2018; Ăşđ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x153; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; Figura 7. Indicadores de producciĂłn. Adaptado de â&#x20AC;&#x153;AuditorĂa Administrativa: EvaluaciĂłn y diagnĂłstico empresarialâ&#x20AC;? por E. Franklin, 2013, p. 157.

3.1.4.3 Fuerza Laboral. INDICADOR RotaciĂłn de personal

FĂ&#x201C;RMULA đ?&#x2018;&#x2026;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x2021;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2122; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;

Figura 8. Indicadores de fuerza laboral. Adaptado de â&#x20AC;&#x153;AuditorĂa Administrativa: EvaluaciĂłn y diagnĂłstico empresarialâ&#x20AC;? por E. Franklin, 2013, p. 157.

Los indicadores que se incorporan con anterioridad, son los que tradicionalmente emplean las organizaciones para apoyar a la apreciaciĂłn cuantitativa de los hallazgos durante la evaluaciĂłn del control interno, por ende se tomĂł en consideraciĂłn para el presente trabajo de titulaciĂłn en Importadora y Distribuidora Mendoza ya que permitirĂĄ conocer el nivel de ventas, rotaciĂłn de inventario y movilidad de los mismos, facilitando la determinaciĂłn de las relaciones y tendencias de los hechos.

METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN

4.1 Enfoque / tipo de investigación 4.1.1 Enfoque. El presente trabajo de titulación, cuenta con un enfoque de investigación cuantitativo que permitan dar respuesta al desarrollo temático concerniente al problema en estudio en la empresa Importadora y Distribuidora Mendoza. De acuerdo con la perspectiva de Hernández, Fernández, & Baptista (2010), p. 4 el enfoque cuantitativo usa la recolección de datos…con base en la medición numérica y el análisis estadístico, para establecer patrones de comportamiento y probar teorías. 4.1.2 Tipos de investigación. Para la presente investigación, se consideran dos tipos investigaciones, las cuales se fundan en complemento lo cual permite llevar a cabo satisfactoriamente el presente trabajo de titulación. 4.1.2.1 Investigación descriptiva. En el desarrollo del presente trabajo, se va emplear la investigación descriptiva, la misma que se enmarca en especificar situaciones, con el propósito de ayudar a describir determinados procesos y comportamientos que influyen en la gestión del inventario en Importadora y Distribuidora Mendoza. …con el método descriptivo se pretende identificar a través de la aplicación de cuestionarios la importancia que le dan las empresas de este tipo a este renglón, dado el impacto que tiene en sus finanzas (Corral, Bravo, & Bustamante, 2014, pág. 1039); Al igual que (Paiva, 2013, pág. 37), quien alude que este tipo de estudio se vale de técnicas convenientes para investigaciones in situ por lo que se utilizaron técnicas encuestas y entrevistas individuales para cada uno de los integrantes de la muestra. 4.1.2.2 Investigación de campo. La investigación de campo consiste en tener una correlación los investigadores con el objeto de estudio, con la finalidad de recopilar la información necesaria sobre el manejo de los

30 inventarios, cabe recalcar que dicha investigación es beneficiaria puesto que permite que los investigadores se encuentren relacionados con el problema de la investigación y poder realizar un análisis de la situación real de la empresa. “la investigación de campo es el contacto directo con el objeto de investigación y hechos que se investigan y estudian, es decir con la fuente de los datos, sin ninguna mediación” (Bermúdez & Rodríguez, 2013, p. 242).

4.2 Población / muestra 4.2.1 Población. La población a efectuar en la presente investigación de la empresa Importadora y Distribuidora Mendoza, está conformada por todos aquellos involucrados que mantienen acceso a información en cuanto al inventario, por ende se considerará al Propietario, Contador, Proveedores, Empleados y Clientes mayoristas, quienes forman parte del ciclo del inventario. Tabla 1 Determinación de la población UNIVERSO Propietario

Contador

Proveedores

Clientes mayoristas

Empleados TOTAL

22 99

Nota: Datos obtenidos de la investigación de campo

4.2.2 Muestra. Dado que la investigación presenta una población finita, en el diseño de la muestra se considerará la toma del conjunto total de la población de 99 personas involucradas para el respectivo análisis del problema a investigar, dicha consideración se la puede asociar con lo señalado por Flores-Ortiz, Vega-López, & Chávez-Moreno, (2015), p. 21 quienes aluden que la consideración del porcentaje de presencia sobre la población total, dando como resultado la selección de la muestra, y que los factores que se tomaron en cuenta en el cálculo de la muestra, es que la población se considera con características homogéneas, además, de contarse con una población finita.

4.3 Técnicas e instrumentos de recogida de datos Es importante resaltar que un sistema de información inicia con una investigación preliminar de la información concerniente al proyecto de titulación que se pretende desarrollar. “…para conocer, indagar los requerimientos de los usuarios se utilizan las técnicas de recopilación de información como son la observación, entrevistas y encuestas para saber a ciencia cierta todos los requerimientos de los usuarios potenciales y conocer específicamente las necesidades que se tienen para el manejo de la información…” (Sánchez, López, Reyes, & Vidal, 2011).

4.3.1 Técnicas e instrumentos de recogida de datos cuantitativa. 4.3.1.1 Encuesta. La encuesta está conformada por varias preguntas cerradas lo cual permite obtener información concreta sobre la problemática de estudio, este tipo de técnica está dirigida al personal encargado del manejo de los inventarios, proveedores, contador y clientes mayoristas con la finalidad de conseguir información y criterios notables sobre el tema, la información obtenida será tabulada y presentada de una manera técnica y eficiente que servirá de apoyo para el trabajo de investigación. “La encuesta resultó ser una de las herramientas “más potentes” de los métodos cuantitativos, puesto que permitía obtener datos válidos en un plazo relativamente corto de tiempo y realizar inferencias y estimaciones…” (Blanco, 2015, p. 72). 4.3.2 Técnicas e instrumentos de recogida de datos cualitativo. 4.3.2.1 Entrevista. La entrevista consiste en realizar preguntas abiertas que permite obtener información necesaria, en general logrando una máxima flexibilidad de explorar el tema de estudio, dicha entrevista estará Dirigida al Propietario de la empresa Importadora y Distribuidora Mendoza lo cual permitirá conocer los procedimientos y manejo de los inventarios en la empresa. “Instancia en la cual el investigador social formula preguntas a un sujeto, cuyas respuestas son valiosas por su condición, característica o status” (Reguera, 2015, p. 107). 4.3.2.2 Observación directa. La observación directa es un instrumento de recolección de datos importante puesto que permite conocer las actividades y procesos que realiza la empresa, en cuanto al manejo directo de los inventarios, “este método de recolección de datos consiste en el registro

32 sistemático, válido y confiable de comportamiento y situaciones observables a través de un conjunto de categorías y subcategorías…”. (Hernández, Fernández, & Baptista, 2010, p. 260).

4.4 Técnicas de análisis de datos 4.4.1 Técnicas de análisis cualitativas. Para el análisis de datos cualitativos se hará uso de la observación directa y una entrevista, la misma que será aplicada al propietario de la empresa en estudio, con el fin de conocer las interpretaciones en cuanto al manejo del inventario, y poder corroborar la existencia del problema reconocido. 4.4.2 Técnicas de análisis cuantitativas. Dentro de las técnicas que permiten un análisis en la investigación cuantitativo se utilizará encuestas, las mismas que están dirigidas a los colaboradores, contador, proveedores y clientes mayoristas de la empresa Importadora y Distribuidora Mendoza, con el fin que sirvan como detección de falencias que surjan en el transcurso de la actividad económica, de los cuales posteriormente se proponga los respectivos correctivos necesarios.

RESULTADOS

5.1 Discusión y análisis de los resultados 5.1.1 Entrevista aplicada al Propietario. Nombre: Sr. Marlon Mendoza 1. ¿Cuenta la empresa con una estructura definida? La empresa si cuenta con una estructura establecida con un programa del ministerio relaciones laborales. 2. ¿La empresa tiene un manual de funciones con relación a los colaboradores que conforma Importadora y Distribuidora Mendoza? Si dispone la empresa con un manual de funciones, lo que pide el ministerio de relaciones laborales pero no hay manual para el inventario. 3. ¿Cómo calificaría usted al control que se tiene en el manejo de la mercadería? Poco satisfactorio. 4. ¿Se contrata al personal con conocimientos con el manejo del inventario? No porque se contrata gente que cumple con varias funciones y que son recomendadas por los mismos colaboradores. 5. ¿Cuántas bodegas dispone la empresa? La empresa dispone tres bodegas grandes 6. ¿Qué criterios considera para la distribución de los productos en las respectivas bodegas? Los productos de mayor rotación se los tiene cerca del local comercial, cuando llega mercadería en gran cantidad se deja un 5% de mercadería cerca del local y el resto las colocan en las diferentes bodegas. 7. ¿Existe un custodio del manejo de bodega? No 8. ¿Se respalda la entrada y salida de mercadería de las bodegas? No registran. 9. ¿Considera usted que el alto nivel de rotación del personal, afecta al despacho de mercadería? En cierto tiempo si porque los empleados se cansan, y ya no trabajan con el mismo entusiasmo.

34 10. ¿Usted supervisa las labores desarrolladas por el personal a su cargo? Si rápidamente, además existe personal que se encarga de supervisar 11. ¿Cree usted que es necesario realizar un conteo periódico de la mercadería con mayor rotación? Si sería importante tener el inventario en un sistema para conocer la mercadería que sale. 12. ¿Cómo determina el monto de mercadería que requiere al momento de realizar una compra? Cuando se ve que el stock se baja o cuando un cliente pide el producto y ya no hay, se realiza el pedido, si el producto que se pidió se vende en unos 15 días hay que pedir más cantidad, de acuerdo con la fecha de la última compra hasta cuánto dura venderse se saca un promedio para poder pedir. 13. ¿Conoce usted si se ha perdido ventas por falta de mercadería? Si, por falta de dinero para mantener más stock, por uno nunca tiene todo lo que el cliente desea. 14. ¿Cree usted que el espacio físico es adecuado para el almacenamiento y despacho de la mercadería? Para almacenar está bien, para atender a los clientes es un poco estrecho. 15. ¿Conoce usted si ha tenido problemas por retraso, en cuanto a las compras internacionales? Existen proveedores serios y mandan la mercadería en el tiempo establecido, en cambio hay otros que demoran en mandar la mercadería y otros proveedores que ocupan el dinero y nunca mandan nada y ya se pierde el dinero, esto más se da en las compras internacionales y ya ha tocado comprar en otro lado porque se necesita. 16. Ha tenido inconvenientes en la conciliación de saldos con algún proveedor Cuando se tiene clara las políticas de compra, precio y descuento no existe dificultad, pero existe una dificultad cuando las cosas no son claras, hay un producto que se realiza el descuento solo verbalmente y no lo registran en la factura.

35 5.1.2 Encuesta aplicada a los colaboradores. Tabla 2 Encuesta aplicada a los colaboradores

N°

PREGUNTAS

RESPUESTAS

PORCENTAJE

TOTAL ENCUESTADOS

¿Al ingresar a la empresa le explicaron a SI 91% usted las actividades que iba a 22 NO 9% desarrollar? Análisis: De acuerdo con lo detallado por parte de los colaboradores, la mayoría señalaron que si le dijeron sus funciones, pero a lo largo de su trayectoria se realiza muchas funciones a la vez cuando es requerido por la empresa. ¿Conoce usted si la empresa cuenta con SI 0% 2 un manual de políticas y procedimientos 22 NO 100% establecidos? Análisis: Actualmente la empresa no cuenta con un Manuel de políticas y procedimientos establecido en cuanto a la gestión del inventario. ¿Considera usted que el área del SI 73% almacenamiento y despacho es reducida para la cantidad de productos que 3 22 NO maneja la Importadora y Distribuidora 27% Mendoza? Análisis: Siendo la respuesta Si, con mayor porcentaje, se confirma que para los colaboradores el espacio de almacenamiento y despacho es reducido. Satisfactorio 32% ¿Cómo consideraría usted el despacho de Regular 4 64% 22 mercadería? Malo 5% 1

Análisis: Según los colaboradores el despacho de la mercadería es regular, por diferentes factores.

¿Cuáles de las siguientes alternativas considera usted que sean causas de los inconvenientes que se presenta en el despacho de mercadería?

Poco personal

23%

Espacio inadecuado

36%

Falta de supervisión

Mejora en el plan de trabajo

36%

Análisis: Entre las causas con mayor representatividad seleccionada por los encuestados con un 36% es el espacio inadecuado, al ser muy estrecho y realizarlo en la vereda del local, y mejora en el plan de trabajo. ¿Conoce usted si por la falta de SI 73% organización de mercadería ha existido 22 NO 27% una pérdida y/o deterioro? Análisis: La mayoría de los colaboradores encuestados afirman que si ha existido una perdida y deterioro de mercadería por la falta de la organización de la empresa. SI 0% ¿Existe una persona encargada del 7 22 manejo de bodega? NO 100% 6

Análisis: La empresa actualmente no cuenta con un encargado del manejo de bodegas 8

¿Se lleva un registro de la mercadería que sale frecuentemente de las diferentes bodegas?

100%

Análisis: Dado los resultados de la respectiva encuesta aplicada podemos mencionar que la Importadora y Distribuidora Mendoza no lleva un registro de la mercadería que sale frecuentemente de las bodegas.

¿Existe un nivel mínimo de inventarios establecido de manera empírica por la empresa para solicitar la mercadería?

73%

27%

Análisis: Actualmente la empresa si cuenta con un nivel mínimo de inventarios establecidos de manera empírica para solicitar mercadería. SI 95% ¿Para realizar las compras de mercadería 10 22 necesitan alguna autorización? NO 5% Análisis: Para el proceso de compras la única persona autorizada a efectuarlas es la Srta. Alexandra Ibarra y Sra. Jenny las mismas que deben necesitar autorización del Propietario. ¿Conoce usted si la mercadería es SI 100% 11 registrada al momento que ingresa a la 22 NO 0% empresa? Análisis: De acuerdo con lo señalado las entradas de mercadería si son registradas. ¿Según su criterio cómo calificaría el 12 control de los inventarios de la empresa?

Satisfactorio

32%

Regular

64%

Malo 5% Análisis: La mayoría de los colaboradores encuestados consideran regular el control de inventarios de la empresa. ¿Considera usted si la evaluación al SI 100% sistema de control interno para la gestión 13 22 de inventario en Importadora y NO 0% Distribuidora Mendoza es necesario? Análisis: De acuerdo con lo señalado por parte de los colaboradores, consideran que es necesario aplicar una mejora en la empresa, por ende la propuesta efectuada es aceptada en un 100%. Nota: Datos obtenidos de la investigación de campo

5.1.3 Encuesta aplicada al contador. Tabla 3 Encuesta aplicada al contador N°

PREGUNTAS

RESPUESTAS PORCENTAJE

TOTAL ENCUESTADOS

¿Realiza un control del inventario en la SI 0% Empresa Importadora y Distribuidora 1 NO 100% Mendoza? Análisis: De acuerdo con lo señalado por el encuestado, actualmente no realiza un control del inventario, puesto que alude que es muy amplio el proceso. Importaciones: Se toma en cuenta todos los gastos incurridos hasta que la mercadería se encuentre en bodega, (Valor FOB, Aranceles, FODINFA, ¿Cómo determina el costo de venta?, explique Salvaguardias, Fletes. 1 2 brevemente. Compras locales: Se toma en cuenta el valor de la mercadería más gasto de transporte hasta que la mercadería esté en nuestras bodegas. Análisis: para el cálculo del costo de venta de Importadora y Distribuidora Mendoza, hace uso de los datos de importaciones y compras locales, los cuales ayudan a sacar un dato más acorde a la realidad. SI 100% ¿Aplica algún tipo de método de valoración de 1 3 inventarios? NO 0% 1

Análisis: Actualmente el contador de la empresa si aplica una valoración para el inventario.

¿Qué método aplica para la valoración del inventario?

FIFO

PROMEDIO

ULTIMO PRECIO DE COMPRA

100%

LIFO 0% Análisis: El encuestado señaló que se utiliza el último precio de compra, el cual consiste en valorar los materiales al precio actual. SI 0% ¿Considera apropiado el manejo del 1 5 inventario? NO 100% Análisis: No es apropiado el manejo del inventario. ¿Es informado al momento de realizar SI 0% compras de mercadería efectuadas en la 1 6 NO 100% empresa? Análisis: No recibe información de las compras al momento de ser efectuadas, por ser realizadas a gran cantidad periódicamente, sin embargo señaló que cada determinado periodo en la cual ya obtiene un valor total de compras. 7

¿Considera apropiado el manejo y registro en la empresa Importadora y Distribuidora Mendoza en cuanto al inventario?

100%

Análisis: De acuerdo con lo señalado, la respuesta ha sido No puesto que señalo que la empresa cuanta con un sistema pero, que no está siendo correctamente utilizada por ende no se puede obtener registros confiables. SI 0% ¿Es informado de las devoluciones de 1 8 mercadería en ventas? NO 100% Análisis: No es informado de las devoluciones, emitió que simplemente la empresa considera necesaria la devolución y las efectúa SI 100% ¿Es informado del deterioro que sufre alguna 1 9 mercadería? NO 0% Análisis: La empresa se emite una lista de los productos que usualmente encuentran deteriorados, recalcando que por el gran número de productos es muy difícil. SI 0% ¿Usted ha participado en un conteo físico del 1 10 inventario? NO 100% Análisis: El encuestado señaló mediante esta pregunta que se tiene en consideración, pero aún no se ha podido hacer un conteo físico, porque se necesita de mucho tiempo y personal, por ende sería necesario cerrar el local para poder hacer y eso representaría perdidas de ventas. SI 0% ¿Usted considera que el saldo contable de la 1 11 cuenta mercaderías es razonable? NO 100% Análisis: El saldo de mercadería no es 100% razonable puesto que se realiza mediante estimaciones. Nota: Datos obtenidos de la investigación de campo

5.1.4 Encuesta aplicada a proveedores. Tabla 4 Encuesta aplicada a proveedores N PREGUNTAS °

RESPUESTAS PORCENTAJE

TOTAL ENCUESTADOS

1 a 3 meses 91% 11 4 a 7 meses 9% 8 a 12 meses 0% Análisis: Actualmente la empresa con mayor frecuencia realiza sus pedidos de mercadería de 1 a 3 meses. 1

¿Cada que tiempo realiza pedidos la Importadora y Distribuidora Mendoza?

38 Propietario 0% 11 2 Empleados 100% Contador 0% Análisis: La mayoría de los proveedores encuestados afirman que colaboradores de la empresa son los que solicitan la mercadería. ¿Conoce usted si la Importadora y SI 18% 11 3 Distribuidora Mendoza cuenta con políticas NO 82% de compras? Análisis: Los proveedores de la Importadora y Distribuidora Mendoza afirman que la empresa No, cuenta con políticas de compras. ¿Conoce usted si Importadora Distribuidora SI 27% Mendoza tiene establecido procedimientos de 11 4 inspección para la recepción de la NO 73% mercadería? Análisis: Siendo la respuesta No, con mayor porcentaje, se confirma que la empresa no realiza la respectiva inspección de la mercadería a su llegada. ¿Quién solicita los pedidos de mercadería por parte de la empresa?

SI 9% 11 NO 91% Análisis: La mayoría de los proveedores nacionales encuestados afirman que no existe una demora en la entrega de la mercadería. 3 a 6 días 100% 7 a 10 días 0% ¿Para realizar el despacho de la mercadería 11 6 que tiempo se demora en su entrega? 11 a 15 días 0% Más de 15 días 0% Análisis: El tiempo que se toman en el despacho de la mercadería es de 3 a 6 días. ¿Al momento que entrega la mercadería en la SI 0% 11 7 Importadora y Comercializadora Mendoza le NO 100% recibe siempre un mismo empleado? 5

¿Alguna vez ha existido una demora en la entrega de mercadería?

Análisis: Al momento de la entrega de la mercadería, los proveedores afirman que la recepción de mercadería les recibe distintos empleados. ¿Conoce usted si por la falta de organización SI 0% ha existido una perdida mercadería en la 11 8 NO 100% empresa? Análisis: Los proveedores desconocen que en la empresa existe alguna perdida de mercadería por la falta de organización. Satisfactorio 9% ¿Cómo calificaría el área de recepción de la mercadería de Importadora y 11 9 Regular 82% Comercializadora Mendoza? Malo 9% Análisis: La mayoría de los proveedores encuestados califican como regular el área de recepción de mercadería. ¿La Importadora y Distribuidora Mendoza ha SI 27% realizado devoluciones de mercadería por 11 10 NO 73% deterioro, o no ser la solicitada? Análisis: Siendo la respuesta No, con mayor porcentaje se confirma que la Importadora y Distribuidora Mendoza no realiza devoluciones de mercadería. ¿Realiza usted una conciliación de saldos de SI 73% mercadería con la empresa importadora y 11 11 NO 27% Comercializadora Mendoza? Análisis: De manera general, la mayoría de los proveedores realizan una conciliación de saldo de la mercadería entregada a la empresa. Nota: Datos obtenidos de la investigación de campo

39 5.1.5 Encuesta aplicada a clientes mayoristas. Tabla 5 Encuesta aplicada a Clientes

N°

PREGUNTAS

TOTAL

RESPUESTAS PORCENTAJE ENCUESTADOS SI 100% 64 NO 0%

¿Usted mantiene relación comercial frecuentemente con la Importadora y Distribuidora Mendoza? Análisis: La totalidad de encuestados expresan que Si, mantienen una relación frecuente con la empresa. 1 a 4 veces 13% ¿Cuántas veces al año realiza compras? 5 a 8 veces 2 56% 64 De 9 a más 31% Análisis: De acuerdo con lo señalado por parte de los clientes, la mayoría realiza compras de 5 a 8 veces al año. ¿Conoce usted si la Importadora y SI 28% Distribuidora Mendoza cuenta con 3 64 procedimientos establecidos para la entrega NO 72% de mercadería? Análisis: La mayoría de los clientes considera que la empresa, No cuenta con procedimientos establecidos para la entrega de mercadería. ¿Al momento de realizar una compra se le SI 77% permite ingresar a las bodegas de la 4 64 NO 23% Importadora y Distribuidora Mendoza? Análisis: Siendo la respuesta SI, con mayor porcentaje se confirma que la mayoría de los clientes han ingresado a las bodegas de la empresa. ¿Considera usted que el área del SI 0% almacenamiento y despacho es adecuada 5 64 para la cantidad de productos que maneja la NO 100% Importadora y Distribuidora Mendoza? Análisis: La totalidad de encuestados manifiestan, que el área de almacenamiento y despacho no es la adecuada para la cantidad de productos que maneja la empresa. Bueno 8% ¿Cómo calificaría usted el despacho de la Regular 6 88% 64 mercadería? Malo 5% Análisis: La mayoría de los clientes encuestados califican como regular el despacho de la mercadería. ¿Al momento de la entrega de la mercadería SI 33% ha tenido inconvenientes o retraso en su 7 64 NO 67% entrega? Análisis: Siendo la respuesta No, con mayor porcentaje se confirma que la mayoría de los clientes han tenido inconvenientes en la entrega de mercadería. SI 42% ¿Usted ha realizado alguna devolución de 8 64 mercadería por desperfecto? NO 58% Análisis: De acuerdo con lo señalado por parte de los clientes, la mayoría no ha realizado devoluciones de mercadería. ¿Existe una persona fija encargada de SI 0% entregar la mercadería y verificar el estado 9 64 NO 100% de la misma? Análisis: La totalidad de encuestados afirman, que no existe una persona fija encargada de entregar y verificar el estado de la mercadería. ¿Considera usted que la Importadora y SI 31% 10 Distribuidora Mendoza opera de una manera 64 NO 84% adecuada? Análisis: La mayoría de los clientes encuestados considera que la empresa No, opera de una manera adecuada. 1

Nota: Datos obtenidos de la investigación de campo

40 5.1.6 Análisis de los resultados. Mediante la aplicación de la entrevista dirigida al Propietario en la pregunta N° 15, manifestó que mantiene relaciones comerciales con empresas extranjeras con las cuales ha tenido que afrontar en cuanto al tiempo de entrega de compra, por ende ha ocasionado que realice compras adicionales no planificadas, con el fin de cubrir la demanda. En la encuesta aplicada a los colaboradores, en las preguntas 2, 3 y 4 cercioran que es notable las deficiencias en cuanto al despacho de la mercadería el mismo que el 64% catalogan como regular el servicio de entrega, por otra parte se ha procedido a realizar a los clientes mayoristas una encuesta lo cual señalan en las preguntas 5 y 6 que la empresa mantiene un despacho regular en un 88%, por ende señalan que la empresa no trabaja de manera adecuada, desde la perspectiva de los clientes. Por otro lado en la encuesta dirigida a los colaboradores en la preguntas 7 y 8 cercioran que no existe un custodio de bodegas, por ende no existe un registro de los movimientos internos entre bodegas de la empresa, misma pregunta que fue ratificada por el Propietario en la pregunta 7. Asimismo se practicó una entrevista al contador externo de la empresa, el cual señalo que hasta la fecha no se ha podido realizar un levantamiento de información razonable en cuanto al inventario que posee Importadora y Distribuidora Mendoza. En concordancia con la pregunta N° 5 ratifica que el manejo del inventario no es el correcto, puesto que alude que el proceso es muy complejo. Cabe recalcar que el contador no mantiene una información actualizada en cuanto a los hechos realizados en la empresa como es el caso de las devoluciones en venta, compras de mercadería, y de los deterioros que se producen durante las actividades. Con relación a los factores que congestionan una correcta gestión del inventario, uno de ellos es por parte de los colaboradores quienes de acuerdo con la pregunta 2 establecen que la empresa no cuenta con un manual de políticas y procedimientos, por ende no existe una segregación de funciones, lo cual se ve afectado en el despacho de mercadería, la misma que se realiza en un espacio físico poco adecuado lo cual impide desempeñar satisfactoriamente las actividades de ventas, por ende existe un grado de insatisfacción por parte de los clientes como lo señalan en la pregunta 6.

41 Para concluir, con base a lo analizado en las técnicas de recolección de datos, se evidenció que efectivamente la problemática plasmada por la presente investigación se mantiene presente en la empresa, la misma que requiere de la intervención del trabajo de titulación en el cual propondrá correctivos para mejorar el manejo en cuanto a la gestión y de esta manera crear un eficaz y eficiente desarrollo de las actividades implicadas en el ciclo del inventario.

5.2 Propuesta de intervención Para el desarrollo de la propuesta de intervención se dará cumplimiento a cada uno de los objetivos específicos propuestos, que se detallan a continuación: 

Levantar información, en cuanto a los procesos de gestión del inventario.



Identificar las áreas críticas que impide un correcto desempeño del control interno.



Informar los resultados posteriores a la evaluación del control interno.



Proponer los correctivos necesarios establecidos en las recomendaciones para mejora el área de gestión de inventarios.

5.2.1 Levantar información, en cuanto a los procesos de gestión del inventario. Para dar cumplimiento del primer objetivo, se debe adquirir información sobre los procedimientos de las áreas implicadas del manejo de los inventarios tanto de compras, almacenamiento y ventas, para la realización se ha ejecutado un programa de auditoría en el cual se detalla los objetivos que se debe cumplir. 5.2.1.1 Programa de planificación. INVENTARIOS DE MERCADERÍA PROGRAMA DE TRABAJO CLIENTE: Importadora y Distribuidora Mendoza No.

PROCEDIMIENTOS

APLICABLES EN LA ETAPA PRELIMINAR

A.01

PERIODO:

2017

Cédula

Fecha

Auditor

Realizar la estructura organizacional de la empresa en estudio.

20/06/2017

A.02

Elaborar una lista de los nombres de colaboradores de la empresa.

06/07/2017

A.03

Realizar una narrativa sobre los procedimientos aplicados para el proceso de compras nacionales de mercadería.

20/06/2017

A.04

Con base en A.03 elaborar una gráfica de flujo de los procedimientos vigentes.

20/06/2017

A.05

Describir las políticas del procedimiento de compras nacionales.

20/06/2017

A.06

Realizar una narrativa sobre los procedimientos aplicados para el proceso de compra internacional en china de mercadería.

28/06/2017

A.07

Con base en A.06 elaborar una gráfica de flujo de los procedimientos vigentes.

28/06/2017

A.08

Describir las políticas del procedimiento de compras internacionales de China.

28/06/2017

A.09

Realizar una narrativa sobre los procedimientos aplicados para el proceso de compras internacionales en Colombia y Perú de mercadería.

28/06/2017

A.10

Con base en A.09 elaborar una gráfica de flujo de los procedimientos vigentes.

P10

28/06/2017

A.11

Describir las políticas del procedimiento de compras internacionales de Colombia y Perú.

P11

28/06/2017

A.12

Realizar una narrativa sobre los procedimientos aplicados para el proceso de almacenamiento de mercadería.

P12

20/06/2017

A.13

Elaborar una gráfica de flujo de acuerdo con la narrativa del proceso de almacenamiento de mercadería.

P13

20/06/2017

A.14

Describir las políticas del almacenamiento de mercadería

P14

20/06/2017

A.15

Realizar una narrativa de los procedimientos para el control de las salidas de mercadería del almacén.

P15

20/06/2017

A.16

Con base a la narrativa en A.15, aplicar una gráfica de flujo de los procedimientos que autentifican el control de las salidas.

P16

20/06/2017

procedimiento

Describir las políticas del procedimiento de salida de P17 20/06/2017 MA mercadería Figura 9. Programa de planificación. Fuente: Estructura del cuadro tomado de “Auditoría de estados financieros” por G. Sánchez. A.17

43 5.2.1.2 Desarrollo del programa de Auditoría. 5.2.1.2.1 Estructura organizacional.

Dirección: Av. Chone km 1 1/2 Teléfonos: 09599418222/0981250075 VS Elaborado por: 20/06/2017

Fecha:

Relevamiento:

GERENCIA

ADMINISTRACIÓN

ASESORÍA CONTABLE

DEPARTAMENTO CONTABLE

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO

MENSAJERÍA

_______________ Elaborado por Vanessa Secaira

SEGURIDAD

DEPARTAMENTO DE VENTAS

BODEGA

COMPRAS

________________ Supervisado por Mg. Hernán Maldonado

Fuente: Especificaciones de la secretaria de Importadora y Distribuidora MENDOZA

44 5.2.1.2.2 Listado de los nombres de colaboradores.

Dirección: Av. Chone km 1 1/2 Teléfonos: 09599418222/0981250075 VS Elaborado por: 06/07/2017

Fecha:

Relevamiento: CARGO

APELLIDOS Y NOMBRES 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23.

Aguilar Antonio Fernando Aguilar Gómez Verónica Alexandra Albán Arcinega Iliana Margorth Alcívar Granda Yaritza Lisbeth Arteaga Tumailla Diana Milena Basurto Pazmiño Patricio Fabián Buste Zambrano Gilda Monserrate Chavarría Zambrano Milton Daniel Chica Tuarez Karina Cecibel España Narváez Maryuri Jessenia Ibarra Polit Gloria Alexandra Lima Quizphe Gabriela Elizabeth Loor Moreira Jenny Piedad Martínez Araujo Fernando Edwin Pinargote Intriago Víctor Manuel Salazar Romero Luis Arturo Sánchez Burbano Alexis Gerardo Solórzano Zambrano Marcia Lorena Velázquez Rodríguez Cinthia Elizabeth Vera Delgado Vicente Augusto Andrade Zambrano Jessenia Maribel Intriago Zambrano Ligia Elena Sabando Zambrano Lidia María

_______________ Elaborado por Vanessa Secaira Fuente: Registro de nómina

                      

Guardia de seguridad Vendedora Vendedora Vendedora Vendedora Bodeguero Vendedora Bodeguero Secretaria Vendedora Vendedora Vendedora Vendedora Bodeguero Chofer Chofer Bodeguero Vendedora Vendedora Mensajero Secretaria Supervisora Cajera ________________ Supervisado por Mg. Hernán Maldonado

45 5.2.1.2.3 Narrativa de procedimientos de compras nacionales.

Dirección: Av. Chone km 1 1/2 Teléfonos: 09599418222/0981250075 VS Elaborado por: Fecha:

20/06/2017

Relevamiento: Para el proceso de compras nacionales, la empresa Importadora y Distribuidora Mendoza, presenta el siguiente proceso: El requerimiento de mercadería surge de la necesidad de abastecer de inventario a la empresa por ende, la vendedora solicita una lista de pedido a un despachador el mismo que será designado por la supervisora, el cual deberá revisar todas las bodegas y detallar los productos con la cual la empresa ya no cuenta; el mismo que debe ser emitido a la vendedora encargada de realizar las compras; una vez presentado el listado de pedido, la vendedora procede a realizar un análisis en cuanto a los productos detallados, de acuerdo con su lugar de compra es decir si son productos nacionales o internacionales. Una vez determinado que los productos se los pueden adquirir con un proveedor nacional, se procede a contactar al mismo mediante llamada telefónica para solicitar el pedido requerido, en dicha instancia el proveedor envía un correo confirmando el pedido y posteriormente remite la factura de lo solicitado y mediante previa confirmación telefónica, comunica el envío. Una vez receptada la mercadería se confirma la recepción a la supervisora y a la vez ella autoriza el pago a proveedores. En caso de que se presente devoluciones de mercadería, la delegada de recepción debe realizar un listado con los productos que van a ser devueltos con sus respectivos precios, de tal manera que debe ser enviada a la secretaria en conjunto con la factura y guía de remisión original emitida anteriormente por el chofer del camión, para que realice los respectivos descuentos y proceda a realizar los respectivos cálculos de pago. Además la secretaria debe contactarse con el proveedor para realizar una cita con la cual pueda acercarse a la empresa para que realice el respectivo pago de la mercadería que se adquirió Cabe recalcar que durante la llamada se debe concordar el crédito de pago (30, 60 o 90 días). En dicha instancia el proveedor se acerca en la fecha establecida para realizar el pago. Para finalizar el proceso de compras nacionales la secretaria debe archivar los documentos en carpeta amarilla, la misma que esta rotulada con el nombre del proveedor. Entre los documentos que deben constar por cada compra son: lista de pedido, factura original firmadas por los dos delegados de recepción en conjunto por la supervisora, guía de remisión, como última instancia la secretaria procede a registrar los productos adquiridos al sistema. ________________ Elaborado por Vanessa Secaira Fuente: Entrevista con la vendedora de la empresa.

________________ Supervisado por Mg. Hernán Maldonado

46 5.2.1.2.4 Gráfica de flujo de los procedimientos de compras nacionales.

Cliente: Importadora y Distribuidora Mendoza Dirección: Coop.17 de Diciembre, Vía Chone 517, Santo Domingo de los Colorados, Pichincha Teléfonos: (593 2) 3700911/ (593 9) 1891525

Objetivo: Con base en A.03 elaborar una gráfica de flujo de los procedimientos vigentes. ACTIVID AD

Dirección: Av. Chone km 1 1/2 Teléfonos: 09599418222/0981250075 Elaborado VS por: P4.1/2 20/6/2017 Fecha: DOCUME NTO

RESPONSABLE

Vendedora

Nº

DESCRIPCIÓN

Inicio

Solicitud de lista de pedidos

Verificar productos faltantes en bodega

Emisión del listado de pedido

Despachador

Revisión del listado de pedido

Vendedora

Comprobar si son Compras Nacionales

Vendedora

Contactar al proveedor

Vendedora

Emitir listado de pedido

Vendedora

Confirmación del pedido

Proveedor

Recepción online de la factura

Secretaria

Confirmación del embarque y envió

Proveedor

Recepción de la mercadería

Vendedora

Confirmación de la mercadería

Vendedora

GRÁFICO

Despachador

No 14

Devoluciones

Vendedora

Realiza una lista de devoluciones

Vendedora

Emite listado de productos

Vendedora

Dirección: Av. Chone km 1 1/2 Teléfonos: 09599418222/0981250075 Elaborado VS por: P4.2/2 20/6/2017 Fecha: DOCUME NTO

RESPONSABLE

Secretaria

Nº

DESCRIPCIÓN

Recepción de listado

Realiza ajustes de valor a pagar

Secretaria

Se llama al proveedor para solicitar una cita para pagar

Secretaria

Proveedor se acerca a las instalaciones

Proveedor

Se realiza el pago de acuerdo con el crédito otorgado

Secretaria

Imprime y envía el comprobante de pago

Secretaria

Entrega de factura firmada

Se archiva documentos

Registro en el sistema

Fin

Vanessa Secaira Elaborado por: Fuente: Entrevista con la vendedora de la empresa.

Secretaria x

Secretaria Secretaria

Mg. Hernán Maldonado Aprobado por:

GRÁFICO

48 5.2.1.2.5 Políticas de los procedimientos de compras nacionales.

Dirección: Av. Chone km 1 1/2 Teléfonos: 09599418222/0981250075 Elaborado por:

Fecha:

20/06/2017

Relevamiento: 1.

Se acuerda una cita en la cual se procede al pago de proveedores

Las facturas de compra deben ser firmadas por la supervisora y delego de la recepción de la mercadería y delegado de bodega.

El pago de proveedores será realizado por la secretaria encargada.

Archiva documentos en carpeta amarilla de proveedores nacionales(lista de pedido, Factura, guía de remisión, copia de los pagos)

________________ Elaborado por Vanessa Secaira Fuente: Entrevista con la vendedora de la empresa.

________________ Supervisado por Mg. Hernán Maldonado

49 5.2.1.2.6 Narrativa de procedimientos de compras internacionales de China.

Cliente: Importadora y Distribuidora Mendoza Dirección: Coop.17 de Diciembre, Vía Chone 517, Santo Domingo de los Colorados, Pichincha Dirección: Av. Chone km 1 1/2 Teléfonos: (593 2) 3700911/ (593 9) 1891525 Teléfonos: 09599418222/0981250075 Objetivo: Realizar una narrativa sobre los VS Elaborado por: procedimientos aplicados para el proceso de compra internacional en china de mercadería. 28/06/2017 Fecha:

P6.1/2

Relevamiento: Para el proceso de compras internacionales de China, la empresa Importadora y Distribuidora Mendoza, presenta el siguiente proceso: El requerimiento de mercadería surge de la necesitad de abastecer de inventario a la empresa por ende, con una lista anterior a las importaciones realizadas, la secretaria solicita a un despachador para la verificación de cantidades de los productos, el mismo que será designado por la supervisora, la secretaria entrega la lista anterior de las importaciones para que realice un inventario de manera empírica con el cual se podrá identificar las cantidades y productos que requiere la empresa, el despachador entrega el inventario realizado a la secretaria para que se reúna con la vendedora para conocer la frecuencia de ventas de los productos que se detalla en dicha lista y según lo comunicado se determina la cantidad del pedido, la misma que deberá ser presentada al Propietario para confirmar la cantidad y valor de la mercadería y que autorice dicha compra. Una vez autorizado el monto de compra se procede a contactar al proveedor de acuerdo con la mercadería que se requiera. Cabe recalcar que para contactar al proveedor de China se comunican por medido de correos electrónicos y; posteriormente se le solicita una lista con la actualización de precios de los productos que recurrentemente se les compra. Una vez revisada la lista de precios enviada por parte del proveedor, se procede a comunicarse nuevamente con el mismo con el fin de enviar una lista detallando los productos requeridos y las cantidades necesitadas por la empresa, y en dicha instancia el proveedor deberá enviar la factura mediante correo electrónico, una vez receptado el documento se les realiza un anticipo del pago del 30% el mismo que es realizado por la secretaria encargada de compras internacionales, a más de ellos se les proporciona los datos de la empresa Asia Shipping la misma que se encarga de transportar la mercadería de forma marítima.

P6.2/2

Relevamiento: Una vez confirmado el embarque de la mercadería en la empresa Asia Shipping la secretaria procede a realizar el pago de la diferencia de la factura, y dicha mercadería tarda en llegar de 30 a 35 días al puerto marítimo de Guayaquil, ingresan los contenedores al puerto, la secretaria procede a contactarse con el agente embarcador para que realice los trámites para nacionalizar la mercadería, y realiza una liquidación aduanera de impuestos (ADVALOREN, IVA y FODINFA), procede a enviar la liquidación a la secretaria de la empresa para que realice los el pago de los gastos efectuados (bodegaje, transporte y honorarios del agente embarcador) mediante depósitos bancarios los cuales se debe confirmar al agente embarcador para que continúe con el trámite. Una vez realizado todo el proceso de compras y realizado los pagos correspondientes la secretaria debe ingresar al sistema las compras, y archivar los documentos en una carpeta amarilla la cual deberá estar rotulada por cada importación realizada, detallando el país del cual se adquiere, además se debe archivar todos los documentos de la importación como inventario realizado, aprobación del Propietario, pago de anticipo, algún correo importante, pago de gastos y honorarios, facturas, liquidación aduanera. A más de ello la secretaria envía una copia de la liquidación aduanera al contador externo, y en dicha instancia es donde finaliza el procedo de compras internacionales.

________________ Elaborado por Vanessa Secaira Fuente: Entrevista con la secretaria de la empresa.

________________ Supervisado por Mg. Hernán Maldonado

51 5.2.1.2.7 Gráfica de flujo de los procedimientos de compras internacionales de China.

DESCRIPCIÓN

Inicio

Verificar la lista anterior a las importaciones realizadas

Secretaria

Solicitar a un despachador

Secretaria

Despachador

4 5

Entrega la lista al despachador de la anterior importación Procede a realizar un inventario

ACTIVIDAD DOCUMENTO RESPONSABLE

Entrega el inventario realizado

Despachador

Se realiza una lista de pedido

Secretaria

Presentar la lista al Propietario

Secretaria

Confirma el pedido

Propietario

Autoriza el pedido

Contactar al proveedor

Secretaria

Solicita una lista con la actualización de precios

Secretaria

Revisa la lista de precios

Secretaria

Se procede a comunicar con el proveedor

Secretaria

Se envía una lista detallando los productos y cantidades

Secretaria

Procede a enviar la factura

Proveedor

Realiza el anticipo

GRÁFICO

No Si x

Propietario

Secretaria

Envía los datos de la empresa Asia Shipping

Secretaria

Confirmación del embarque y envió

Proveedor

Pago de la diferencia de la factura

Secretaria

Llega la mercadería al país

Asia Shipping

Ingresan los contenedores al puerto

Asia Shipping

Se contacta con el agente embarcador

Secretaria

Realiza los trámites para nacionalizar la mercadería

Agente embarcador

Realiza una liquidación aduanera

Agente embarcador

Envía la liquidación a la secretaria

Agente embarcador

Realiza los respectivos pagos de impuesto

Secretaria

Se procede a enviar la mercadería a la empresa

Agente embarcador

Recepción de la mercadería

Despachador

Registro en el sistema

Secretaria

Se archiva documentos

Fin

Elaborado por: Mayra Armas Fuente: Entrevista con la secretaria de la empresa.

Secretaria

Aprobado por: Mg. Hernán Maldonado

53 5.2.1.2.8 Políticas de los procedimientos de compras internacionales de china.

Dirección: Av. Chone km 1 1/2 Teléfonos: 09599418222/0981250075 MA Elaborado por: Fecha:

28/06/2017

Relevamiento: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

La supervisora designa al despachador La secretaria se deberá reunir con la vendedora para determinar la cantidad de los productos necesarios La secretaria debe ingresar al sistema las compras internacionales Con el proveedor de china una vez receptada la factura se les realiza un anticipo del pago del 30% El agente embarcador se encarga de realizar los trámites correspondientes en Aduanas. La mercadería debe llegar de 30 a 35 días al puerto marítimo de Guayaquil Archivar los documentos en una carpeta amarilla la cual deberá estar rotulada por cada importación realizada, detallando el país del cual se adquiere Se debe archivar todos los documentos de la importación como inventario realizado, aprobación del Propietario, pago de anticipo, algún correo importante, pago de gastos y honorarios, facturas, liquidación aduanera y fotos de la mercadería embarcada cuando llegue a la empresa La secretaria debe enviar una copia de la liquidación aduanera al contador externo

________________ Elaborado por Mayra Armas Fuente: Entrevista con la secretaria de la empresa.

________________ Supervisado por Mg. Hernán Maldonado

54 5.2.1.2.9 Narrativa de procedimientos de compras internacionales de Colombia y Perú.

Cliente: Importadora y Distribuidora Mendoza Dirección: Coop.17 de Diciembre, Vía Chone 517, Santo Domingo de los Colorados, Pichincha Dirección: Av. Chone km 1 1/2 Teléfonos: (593 2) 3700911/ (593 9) 1891525 Teléfonos: 09599418222/0981250075 Objetivo: Realizar una narrativa sobre los VS Elaborado por: procedimientos aplicados para el proceso de compras internacionales en Colombia y Perú de mercadería. 28/06/2017 Fecha:

P9.1/2

Relevamiento: Para el proceso de compras internacionales de Colombia y Perú, la empresa Importadora y Distribuidora Mendoza, presenta el siguiente proceso: El requerimiento de mercadería surge de la necesitad de abastecer de inventario a la empresa por ende, con una lista anterior a las importaciones realizadas, la secretaria solicita a un despachador para la verificación de cantidades de los productos, el mismo que será designado por la supervisora, la secretaria entrega la lista anterior de las importaciones para que realice un inventario de manera empírica con el cual se podrá identificar las cantidades y productos que requiere la empresa, el despachador entrega el inventario realizado a la secretaria para que se reúna con la vendedora para conocer la frecuencia de ventas de los productos que se detalla en dicha lista y según lo comunicado se determina la cantidad del pedido, la misma que deberá ser presentada al Propietario para confirmar la cantidad y valor de la mercadería y que autorice dicha compra. Una vez autorizado el monto de compra se procede a contactar al proveedor de acuerdo con la mercadería que se requiera. Cabe recalcar que para contactarse con los proveedores de Colombia y Perú se lo realiza por medio de llamadas telefónicas y correos electrónicos; posteriormente se les solicita una lista con la actualización de precios de los productos que recurrentemente se les compra. Una vez revisada la lista de precios enviada por parte de los proveedores, se procede a comunicarse nuevamente con el mismo con el fin de enviar una lista detallando los productos requeridos y las cantidades necesitadas por la empresa, y en dicha instancia el proveedor deberá enviar la factura mediante correo electrónico, posteriormente la secretaria de la empresa procede a enviar los datos del agente embarcador quien se encarga de realizar los trámites correspondientes en la frontera. Una vez que la mercadería llega a la frontera, la secretaria se contacta con el agente embarcador para que realice los trámites necesarios para nacionalizar la mercadería, el agente embarcador es el delegado de la recepción de la mercadería en la cual debe realizar una pre liquidación aduanera, con los respectivos impuestos (ADVALOREN, IVA y FODINFA.

Cliente: Importadora y Distribuidora Mendoza Dirección: Coop.17 de Diciembre, Vía Chone 517, Santo Domingo de los Colorados, Pichincha Dirección: Av. Chone km 1 1/2 Teléfonos: (593 2) 3700911/ (593 9) 1891525 Teléfonos: 09599418222/0981250075 Objetivo: Realizar una narrativa sobre los VS Elaborado por: procedimientos aplicados para el proceso de compras internacionales en Colombia y Perú de mercadería. 28/06/2017 Fecha:

P9.2/2

Relevamiento: Cabe recalcar que para el caso de compras con proveedor de Colombia el impuesto ADVALOREN no se cancela) la cual deberá ser enviada mediante correo a la secretaria de la empresa con la cual se confirma si proceden o no proceden para generar la respectiva liquidación y proceder al pago de todos los gastos incurridos en la importación como: pago de bodegaje, pago de honorarios y pago de flete para realizar el respectivo envió de mercaría a la empresa. Para el pago a los proveedores se lo realiza cuando la mercadería llegue a la empresa y se confirme el total de los productos para proceder a realizar depósito del total de la factura, una vez realizado todo el proceso de compras y realizado los pagos correspondientes la secretaria debe ingresar al sistema las compras, y archivar los documentos en una carpeta amarilla la cual deberá estar rotulada por cada importación realizada, detallando el país del cual se adquiere, además se debe archivar todos los documentos de la importación como inventario realizado, aprobación del Propietario, pago de anticipo, algún correo importante, pago de gastos y honorarios, facturas, liquidación aduanera. A más de ello la secretaria envía una copia de la liquidación aduanera al contador externo, y en dicha instancia es donde finaliza el procedo de compras internacionales.

________________ Elaborado por Vanessa Secaira Fuente: Entrevista con la secretaria de la empresa.

________________ Supervisado por Mg. Hernán Maldonado

56 5.2.1.2.10 Gráfica de flujo de los procedimientos de compras internacionales de Colombia y Perú.

DESCRIPCIÓN

Inicio

Verificar la lista anterior a las importaciones realizadas

Secretaria

Solicitar a un despachador

Secretaria

Despachador

4 5

Entrega la lista al despachador de la anterior importación Procede a realizar un inventario

ACTIVIDAD

DOCUMENTO RESPONSABLE

Entrega el inventario realizado

Despachador

Se realiza una lista de pedido

Secretaria

Presentar la lista al Propietario

Secretaria

Confirma el pedido

Propietario

Autoriza el pedido

Contactar al proveedor

Secretaria

Solicitar una lista con la actualización de precios

Secretaria

Revisar la lista de precios

Secretaria

GRÁFICO

No Si

Se procede a comunicar con los proveedores Se envía una lista 15 detallando los productos y cantidades 14

Propietario

Secretaria

Dirección: Av. Chone km 1 1/2 Teléfonos: 09599418222/0981250075 MA Elaborado por: P10.2/2 28/6/2017 Fecha:

Proceden a enviar la factura

Proveedor

Envía los datos del agente embarcador

Secretaria

Llega la mercadería a la frontera

Agente embarcador

Se contacta con el agente embarcador

Secretaria

Realiza los trámites para nacionalizar la mercadería

Agente embarcador

Realiza una pre liquidación aduanera

Envía la pre liquidación a la secretaria

Agente embarcador

Confirma la pre liquidación

Secretaria

Procede a realizar la liquidación aduanera

Envía la liquidación a la secretaria

Agente embarcador

Realiza los respectivos pagos de impuesto

Secretaria

Se procede a enviar la mercadería a la empresa

Agente embarcador

Recepción de la mercadería

Despachador

Confirmación de la mercadería

Despachador

Se procede a cancelar el valor total de la factura

Secretaria

Registro en el sistema

Secretaria

Se archiva documentos

Fin

Elaborado por: Mayra Armas Fuente: Entrevista con la secretaria de la empresa.

Agente embarcador

Secretaria

Aprobado por: Mg. Hernán Maldonado

58 5.2.1.2.11 Políticas de los procedimientos de compras internacionales de Colombia y Perú.

Dirección: Av. Chone km 1 1/2 Teléfonos: 09599418222/0981250075 MA Elaborado por: Fecha:

28/06/2017

P11

Relevamiento: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

La supervisora designa al despachador La secretaria se deberá reunir con la vendedora para determinar la cantidad de los productos necesarios La secretaria debe ingresar al sistema las compras internacionales El agente embarcador se encarga de realizar los trámites en la frontera Se realizara el depósito total de la factura cuando la mercadería llegue a la empresa y se confirme el total de los productos solicitados. Archivar los documentos en una carpeta amarilla la cual deberá estar rotulada por cada importación realizada, detallando el país del cual se adquiere Se debe archivar todos los documentos de la importación como inventario realizado, aprobación del Propietario, pago de anticipo, algún correo importante, pago de gastos y honorarios, facturas, liquidación aduanera, y fotos de la mercadería embarcada cuando llegue a la empresa La secretaria debe enviar una copia de la liquidación aduanera al contador externo

________________ Elaborado por Mayra Armas Fuente: Entrevista con la secretaria de la empresa.

________________ Supervisado por Mg. Hernán Maldonado

59 5.2.1.2.12 Narrativa de procedimientos de almacenamiento.

Dirección: Av. Chone km 1 1/2 Teléfonos: 09599418222/0981250075 MA Elaborado por: Fecha:

20/06/2017

P12

Relevamiento: El proceso de almacenamiento inicia al momento que llega el camión a las instalaciones de Importadora y Distribuidora Mendoza, la supervisora de la empresa delega a 2 empleados para la recepción de la mercadería, a los cuales se les proporciona una copia de la factura de compra a cada uno, adicional para el almacenamiento de compras internacionales a la vendedora se le delegada una cámara fotográfica y las llaves de las bodegas, el despachador es encargado de verificar el espacio físico que dispone la bodega más cercana al local para desembarcar un promedio estimado del 5% la mercadería. Una vez que confirma el espacio físico, se procede a comunicar al chofer del proveedor a donde dirigirse, por otra parte la vendedora se encarga de verificar que el camión llegue con el seguro en las puertas de la parte posterior además cuando la mercadería es internacional se procede a tomar las fotos que considere necesarias al seguro del camión, a la mercadería dentro del camión; y procede a cuantificar los productos que van siendo desembarcados por el otro delegado. Cabe recalcar que por disposición del Propietario en la bodega se asignan los productos de acuerdo con el peso, considerando que los productos livianos se los colocan en el segundo piso, puesto que lo de mayor peso en la planta baja. Una vez desembarcada la mercadería que es destinada a la bodega más cerca del local, la vendedora comunica al chofer para dirigirse a las diferentes bodegas de la empresa para continuar descargando la mercadería sobrante. La vendedora asignada debe abrir y cerrar las puertas de las bodegas a donde se dirija para el desembarque restante. Al finalizar el desembarque de mercadería la persona que recibe debe firmar la factura de recibido y para finalizar el proceso los dos colaboradores deben dirigirse al local principal, para entregar lo que se les otorgo, cabe recalcar que la delegada de la cámara fotográfica debe imprimir las fotos, y adjuntarlo con la factura. Cabe recalcar que las vendedoras y despachadoras del almacén se les delega una sección de perchas dentro de las cuales deben ser reabastecidas diariamente a partir de las 8pm, a diferencia de los despachadores de bodega los cuales deben dejar arreglando los cartones de mercadería en la bodega más cercana al local, además los despachadores son encargados de verificar cuando la mercadería de la bodega se termine tienen que reabastecer de las distintas bodegas que maneja la empresa. A más de ello es necesario señalar que cuando las vendedoras efectúen una venta y en almacén no se dispone de dicho producto requerido por el cliente, deben dirigirse a bodega para buscar el producto que necesite y sea entregado inmediatamente al cliente.

________________ Elaborado por Mayra Armas Fuente: Entrevista con el despachador de la empresa.

________________ Supervisado por Mg. Hernán Maldonado

60 5.2.1.2.13 Gráfica de flujo de los procedimientos de almacenamiento.

Cliente: Importadora y Distribuidora Mendoza Dirección: Coop.17 de Diciembre, Vía Chone 517, Santo Domingo de los Colorados, Pichincha Dirección: Av. Chone km 1 1/2 Teléfonos: (593 2) 3700911/ (593 9) 1891525 Teléfonos: 09599418222/0981250075 Objetivo: Elaborar una gráfica de flujo de acuerdo MA con la narrativa del proceso de almacenamiento de Elaborado por: P13.1/2 mercadería. 20/06/2017 Fecha: Nº DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD DOCUMENTO RESPONSABLE GRÁFICO 1

Inicio

Llega el camión a las instalaciones

Chofer del proveedor

Se delega a 2 empleados para la recepción de la mercadería

Supervisora

Se les entrega copias de la factura

A la vendedora se le entrega una cámara fotográfica y llaves de las bodegas

Supervisora

Verificar el espacio físico que dispone la bodega más cercana al local

Despachador

Confirma el espacio físico

Despachador

Comunicar al chofer del proveedor a donde dirigirse

Despachador

Verificar que el camión llegue con el seguro en las puerta de la parte posterior

Vendedora

Desembarcan los productos

Despachador

Procede a cuantificar la mercadería

Vendedora

Terminan de desembarcar la mercadería que es destinada a la bodega más cercana al local

Despachador

Supervisora

Dirección: Av. Chone km 1 1/2 Teléfonos: 09599418222/0981250075 MA Elaborado por: P13.2/2 20/06/2017 Fecha

Comunicar al chofer para dirigirse a las diferentes bodegas

Vendedora

Continúan descargando la mercadería sobrante

Despachador

Finaliza el desembarque de mercadería

Despachador

Firmar la factura de recibido

Adjuntar y archivar los documentos

Fin

Elaborado por: Mayra Armas Fuente: Entrevista con el despachador de la empresa

Vendedora

Aprobado por: Mg. Hernán Maldonado

62 5.2.1.2.14 Políticas de los procedimientos de almacenamiento.

Dirección: Av. Chone km 1 1/2 Teléfonos: 09599418222/0981250075 MA Elaborado por: Fecha:

20/06/2017

P14

Relevamiento: 1. 2. 3. 4. 5.

6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

Proporcionar una copia de la factura de compra a cada uno de los delegados Al momento de recibir mercadería de importación, la vendedora delegada la una cámara fotográfica La vendedora debe tener las llaves de las bodegas En la bodega más cercana al local se debe desembarcar un promedio estimado del 5% la mercadería Por disposición del Propietario en la bodega se asignan los productos de acuerdo con el peso, considerando que los productos livianos se los colocan en el segundo piso, puesto que lo de mayor peso en la planta baja La vendedora asignada debe abrir y cerrar las puertas de las bodegas a donde se dirija para el desembarque. La persona que recibe la mercadería debe firmar la factura de recibido Los colaboradores deben dirigirse al local principal, para entregar lo que se les otorgo (cámara fotográfica, llaves de bodegas, copias de la factura) Se debe archivar documentos (factura de compra con las respectivas firmas de los delegados, fotos de la mercadería de importación) Las vendedoras y despachadoras del almacén se les delega una sección de perchas dentro de las cuales deben ser reabastecidas diariamente a partir de las 8pm Los despachadores de bodega deben dejar arreglando los cartones de mercadería en la bodega más cercana al local Los despachadores son encargados de verificar cuando la mercadería de la bodega se termine tienen que reabastecer de las distintas bodegas que maneja la empresa. Cuando en el almacén no dispone del producto requerido por el cliente, deben dirigirse a bodega para buscar el producto solicitado.

________________ Elaborado por Mayra Armas Fuente: Entrevista con el despachador de la empresa

________________ Supervisado por Mg. Hernán Maldonado

63 5.2.1.2.15 Narrativa de procedimientos de venta.

Dirección: Av. Chone km 1 1/2 Teléfonos: 09599418222/0981250075 MA Elaborado por: Fecha:

20/06/2017

P15

Relevamiento: En Importadora y Distribuidora Mendoza el proceso de venta de mercadería inicia cuando el cliente llega a realizar el respectivo pedido con una lista de los productos que necesite, dicha lista deberá ser entrega a la vendedora, la misma que se encarga de realizar una nota de pedido y posteriormente debe ser emitida a un despachador delegado por la vendedora, el despachador debe verificar los productos solicitados y confirmar la existencia de los productos en bodega y los separa, cabe recalcar que los productos que no dispone la empresa se los procede a borrar en la nota de pedido. Una vez confirmada la mercadería la vendedora procede a realizar la respectiva factura e imprimir con una copia, adicional en un papel en blanco se procede anotar el total de la factura y el nombre de la vendedora, la factura original será entregada al cliente en conjunto con un el papel que consta el valor total y la copia de la factura permanece con la vendedora; en dicha instancia el cliente procede a cancelar el valor de la factura. Cabe recalcar que en la empresa existe dos formas de pago una de ellas es cuando el cliente cancela en efectivo el total de la mercadería, y la cajera automáticamente sella la factura de cancelado y le entrega a la despachadora la cual debe escribir su nombre en la factura e inmediatamente entrega la mercadería vendida al cliente con su correspondiente factura. La otra forma de pago es mediante cheque el cual requiere de un tratamiento diferente puesto que la cajera es encargada de sacar 2 copias del cheque, una para el cliente y otra para la secretaria de la empresa, la cual tiene como función archivar la respectiva factura con la copia del cheque, a más de ello todos los cheques son entregados directamente al Propietario, una vez realizado ese proceso la cajera procede a sellar la factura como cancelado, y como última instancia le entrega a una despachadora la cual debe escribir su nombre en la factura y proceder a entregar la mercadería vendida al cliente con su correspondiente factura. Cabe recalcar que la despachadora debe constatar que todos los productos se encuentren en buen estado y proceder a empacarlos, adicional en caso de que si existiera alguna equivocación en el despacho, la persona responsable será multada con un valor económico. ________________ Elaborado por Mayra Armas Fuente: Entrevista con la vendedora de la empresa

________________ Supervisado por Mg. Hernán Maldonado

64 5.2.1.2.16 Gráfica de flujo de los procedimientos de venta.

Cliente: Importadora y Distribuidora Mendoza Dirección: Coop.17 de Diciembre, Vía Chone 517, Santo Domingo de los Colorados, Pichincha Teléfonos: (593 2) 3700911/ (593 9) 1891525 Objetivo: Con base a la narrativa en A.15, aplicar una gráfica de flujo de los procedimientos que autentifican el control de las salidas. ACTIVIDAD

Dirección: Av. Chone km 1 1/2 Teléfonos: 09599418222/0981250075 Elaborado Fecha: DOCUMEN TO

P16.1/2

20/06/2017

Nº

DESCRIPCIÓN

RESPONSABLE

Inicio

El cliente llega a la empresa con su lista de pedido

Cliente

Entrega la lista de pedido

Cliente

Recepta la lista de pedido

Vendedora

Realiza una nota de pedido

Vendedora

Delega a un despachador

Vendedora

Entrega la nota de pedido al despachador

Vendedora

Verifica la mercadería solicitada

Despachador

Confirma los productos en bodega

Despachador

Separa los productos solicitados

Despachador

Se realiza la factura

Vendedora

Imprimir la factura con una copia

Vendedora

Procede a entregar la factura original al cliente en conjunto con un papel con el valor total a cancelar

Vendedora

GRÁFICO

Dirección: Av. Chone km 1 1/2 Teléfonos: 09599418222/0981250075 MA Elaborado por: P16.1/2 20/06/2017 Fecha

El cliente procede a cancelar el valor de la factura

Cliente

Cancela en efectivo

Cliente

Cancela con cheque

Cliente

Sacar 2 copias del cheque

Cajera

Entrega una copia al cliente y otra para la secretaria

Cajera

Archivar la respectiva factura con la copia del cheque

Sellar la factura de cancelado

Cajera

Entrega la factura a la despachadora

Cliente

Constatar que todos los productos se encuentren en buen estado

Despachador

Procede a empacarlos

Despachador

Entregar la mercadería vendida con su correspondiente factura.

Despachador

Fin

_________________ Elaborado por: Mayra Armas Fuente: Entrevista con la vendedora de la empresa

Secretaria

____________________ Aprobado por: Mg. Hernán Maldonado

66 5.2.1.2.17 Políticas de los procedimientos de venta.

Dirección: Av. Chone km 1 1/2 Teléfonos: 09599418222/0981250075 MA Elaborado por: Fecha:

20/06/2017

P17

Relevamiento: 1. 2.

3. 4. 5.

Los productos que no dispone la empresa se los procede a borrar en la nota de pedido. La copia de la factura amarillo permanece con la vendedora La vendedora debe añadir un papel blanco con el valor total a cancelar y dicho papel debe quedarse con la cajera. Cuando el cliente cancela con cheque se registra el número de teléfono, ciudad, nombre y la persona que efectúe la venta. La despachadora debe escribir su nombre en la factura Los cheques deberán ser entregados directamente al Propietario de la empresa.

________________ Elaborado por Mayra Armas Fuente: Entrevista con la vendedora de la empresa

________________ Supervisado por Mg. Hernán Maldonado

67 5.2.2 Identificar las áreas críticas que impide un correcto desempeño del control interno. Para determinar un correcto control interno es necesario examinar puntos críticos para la empresa y establecer todas las falencias incurridas, por ende se procedió a la aplicación del Cuestionario de Control Interno de acuerdo con el Modelo COSO ERM, el cual está compuesto por ocho componentes que permite cubrir así todos los criterios que se quiere conocer puesto que este modelo está encaminado a una gestión de riesgos más completa. Dicho cuestionario fue aplicado a la Supervisora de la empresa Importadora y Distribuidora Mendoza, quien está involucrada de todo el ciclo y manejo del inventario. 5.2.2.1 Programa de ejecución. INVENTARIOS DE MERCADERÍA PROGRAMA DE TRABAJO CLIENTE: Importadora y Distribuidora Mendoza No. B. B.01

B.02 B.03 B.04

PROCEDIMIENTOS APLICABLES EN LAS ETAPAS INTERMEDIA Y FINAL Realiza la evaluación del sistema del control interno en la gestión de inventario mediante la aplicación del COSO ERM. Con base al cuestionario aplicado, en el B.01 determinar el nivel de confianza y riesgo que se presenta en la empresa. Establecer una muestra representativa de los documentos que se deberán revisar. Elaborar matriz de recomendación con base a los componentes del COSO ERM.

PERIODO:

2017

Cédula

Fecha

Auditor

E01

04/07/2017

E02

04/07/2017

E03

04/07/2017

E04

04/07/2017

E05

18/7/2017

E06

20/07/2017

Aplicar procedimiento de auditoría para verificar los mecanismos de control de compras, considerando: B.05

a) Enumeración y autorización de los documentos. b) Secuencia en la emisión de ellos. c) Integridad en la base de datos. Aplicar procedimiento de auditoría para verificar los mecanismos de control almacenamiento de compras nacionales, considerando:

B.06

a) Enumeración y autorización de los documentos. b) Secuencia en la emisión de ellos. c) Integridad en la base de datos.

B.07

Aplicar procedimiento de auditoría para verificar los mecanismos de control almacenamiento, de compras internacionales considerando:

E07

E08

a) Enumeración y autorización de los documentos.

18/07/2017

b) Secuencia en la emisión de ellos. c) Integridad en la base de datos. Figura 10. Programa de ejecución. Fuente: Estructura del cuadro tomado de “Auditoría de estados financieros” por G. Sánchez.

5.2.2.2 Desarrollo del programa de Auditoría. 5.2.2.2.1 Cuestionario Coso ERM.

Dirección: Av. Chone km 1 1/2 Teléfonos: 09599418222/0981250075 VS Elaborado por: E01.1/5 04/07/2017 Fecha:

Área de trabajo: Inventario

Aplicado a: Supervisora Ligia Andrade

N°

Cuestiones

¿Los colaboradores de Importadora y Distribuidora Mendoza, realizan sus actividades con valores éticos? ¿Considera la empresa que el personal que contrata cuenta con el perfil idóneo?

Si No AMBIENTE DE CONTROL 1

¿La empresa realiza capacitaciones personal, sobre el manejo del inventario?

¿Cuenta la empresa con un manual de responsabilidades relacionado con el manejo de los inventarios? ¿Conocen los colaboradores, las actividades que deben efectuar diariamente, en tiempos determinados?

N/P

Observaciones

Cliente: Importadora y Distribuidora Mendoza Dirección: Coop.17 de Diciembre, Vía Chone 517, Santo Domingo de los Colorados, Pichincha Teléfonos: (593 2) 3700911/ (593 9) 1891525 Objetivo: Realiza la evaluación del sistema del control interno en la gestión de inventario mediante la aplicación del COSO ERM. 6 ¿La empresa cuenta con un organigrama definido? 7 ¿La empresa cuenta con una adecuada segregación de funciones para la gestión de inventario? 8 ¿La empresa cumple con todos los compromisos laborales? 9 ¿Existe incentivos y sanciones aplicados en función al desempeño de los colaboradores?

Dirección: Av. Chone km 1 1/2 Teléfonos: 09599418222/0981250075 VS Elaborado por: E01.2/5 04/07/2017 Fecha: 1 1

1 1

ESTABLECIMIENTO DE LOS OBJETIVOS 10

¿Cuenta la empresa con misión, visión y objetivos organizacionales?

¿La empresa ha establecido objetivos enfocados en el manejo del inventario?

¿La empresa ha establecido un riesgo 1 aceptado del inventario? ¿La empresa tiene objetivos enfocado al 1 incremento de ventas? IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS

¿Los colaboradores de la empresa están involucrados para la detección de eventos que afecten al ciclo de inventario?

¿Existe un custodio encargado de verificar los precios de la mercadería, antes de adquirirla?

¿Para realizar las compras se efectúa un análisis en cuanto al incremento o descenso de la demanda?

¿Cuentan los locales con las seguridades del caso para evitar pérdidas de mercadería?

¿La empresa cuenta con un sistema informático para suministrar la información?

Cliente: Importadora y Distribuidora Mendoza Dirección: Coop.17 de Diciembre, Vía Chone 517, Santo Domingo de los Colorados, Pichincha Dirección: Av. Chone km 1 1/2 Teléfonos: (593 2) 3700911/ (593 9) 1891525 Teléfonos: 09599418222/0981250075 Objetivo: Realiza la evaluación del sistema del VS Elaborado por: control interno en la gestión de inventario mediante E01.3/5 04/07/2017 Fecha: la aplicación del COSO ERM. VALORACIÓN DEL RIESGO 19 ¿Cuenta la empresa con todos los documentos 1 que respalden las compras internacionales y nacionales? 20

¿Se realiza las respectivas codificaciones de los productos comprados?

¿Existe un delegado fijo de la recepción de la 1 mercadería? ¿Se revisa la mercadería antes de ser 1 entregada al cliente? ¿Las instalaciones son adecuadas para el 1 despacho de la mercadería? ¿Existe una restricción para el acceso a 1 bodegas? ¿La información emitida por el sistema 1 informático es confiable? RESPUESTA AL RIESGO

22 23 24 25

26 27 28 29

¿Se establece controles que verifiquen la gestión de inventario? ¿Se comprueba el estado físico de los productos adquiridos? ¿La empresa asegura la mercadería que permanece en los locales? ¿Mantiene alternativas para reemplazar las mercaderías importadas en caso de que no lleguen a tiempo?

1 1 1 1

¿La empresa determina una correcta distribución de la mercadería, con el fin de evitar daños y facilidad de acceso?

¿Se toman medidas preventivas si el sistema informático arroja valores irreales del inventario?

¿Cuenta la empresa con políticas establecidas para la recepción de mercadería?

ACTIVIDADES DE CONTROL 1

No se considera el sistema informático, para tomar de decisiones

Cliente: Importadora y Distribuidora Mendoza Dirección: Coop.17 de Diciembre, Vía Chone 517, Santo Domingo de los Colorados, Pichincha Teléfonos: (593 2) 3700911/ (593 9) 1891525 Objetivo: Realiza la evaluación del sistema del control interno en la gestión de inventario mediante la aplicación del COSO ERM. 33 ¿Tiene la empresa políticas de compras? 34

Dirección: Av. Chone km 1 1/2 Teléfonos: 09599418222/0981250075 VS Elaborado por: E01.4/5 04/07/2017 Fecha: 1

¿Existe un formulario para el ingreso y salida del inventario? ¿Existe un custodio de bodega?

¿Existe una persona asignada y autorizada para realizar las compras internacionales?

¿Los documentos que respaldan las compras constan con las firmas de autorización necesarias? ¿La empresa emite reportes de las transacciones comerciales al contador?

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 39

¿El Propietario tiene conocimiento permanente de las actividades que se realizan diariamente en la empresa?

¿La supervisora mantiene una continua comunicación con el Propietario de las actividades que se generan en la empresa?

¿Existe comunicación adecuada entre los colaboradores de la empresa que tiene bajo su custodia mercadería?

¿Se realiza informes de los productos deteriorados? ¿Se le comunica al contador sobre todas las transacciones efectuadas en la empresa?

¿Se le comunica al contador sobre la mercadería deteriorada? ¿Considera la empresa la información contable para la toma de decisiones?

44 45

Solo se le envía las facturas

Cliente: Importadora y Distribuidora Mendoza Dirección: Coop.17 de Diciembre, Vía Chone 517, Santo Domingo de los Colorados, Pichincha Dirección: Av. Chone km 1 1/2 Teléfonos: (593 2) 3700911/ (593 9) 1891525 Teléfonos: 09599418222/0981250075 Objetivo: Realiza la evaluación del sistema del VS Elaborado por: control interno en la gestión de inventario mediante E01.5/5 04/07/2017 Fecha: la aplicación del COSO ERM. MONITOREO 46

¿La empresa verifica la existencia de los respectivos documentos que avalen las compras y ventas de mercadería?

¿La empresa aplica indicadores de gestión de inventario? ¿Se evalúa los productos de mayor rotación?

De forma empírica, mas no con métodos de evaluación.

¿La empresa ha realizado un conteo físico, con el fin de verificar la razonabilidad del valor del inventario?

¿La empresa mantiene a la mercadería codificada, con el fin de comprobar la ubicación y cantidad de mercadería?

¿Se verifica que la mercadería que consta en el sistema contable, exista en las determinadas bodegas?

SUMATORIA Fuente: Información brindada por la supervisora

Nadie verificar nuevamente

73 5.2.2.2.2 Determinación del nivel de confianza y nivel de riesgo. En la tabla que se presenta a continuación se puede determinar claramente cuáles de los componentes no se están desarrollando correctamente en la empresa, por ende se crea falencias en el manejo de área en estudio.

Cliente: Importadora y Distribuidora Mendoza Dirección: Coop.17 de Diciembre, Vía Chone 517, Santo Domingo de los Colorados, Pichincha Dirección: Av. Chone km 1 1/2 Teléfonos: (593 2) 3700911/ (593 9) 1891525 Teléfonos: 09599418222/0981250075 Objetivo: Con base al cuestionario aplicado, en el B.01 VS Elaborado por: determinar el nivel de confianza y riesgo que se presenta en la empresa. 04/07/2017 Fecha:

E02

Relevamiento:

N° 1 2 3 4 5 6 7 8

VALORACIÓN DE LOS COMPONENTES Porcentajes del Valores Valores COMPONENTE nivel de confianza positivos negativos Ambiente de control 33% 3 6 Establecimiento de los 25% 1 3 objetivos Identificación de eventos 50% 3 2 Valoración del riesgo 14% 1 6 Respuesta al riesgo 17% 1 5 Actividades de control 17% 1 6 Información y comunicación 14% 1 6 Monitoreo 17% 1 5 CALIFICACION 12 39 Calificación Total Ponderación total Ponderación del nivel de confianza NIVEL DE CONFIANZA Ponderación del nivel de Riesgo NIVEL DE RIESGO Nivel de confianza 76% - 100% 51% - 75% 15% - 50%

________________ Elaborado por Vanessa Secaira Fuente: Información brindada por la supervisora

24%

Nivel 1 2 3

Total 9 4 5 7 6 7 7 6 51 12 51 24% BAJO 76% ALTO

Clasificación del riesgo BAJO MODERADO ALTO

________________ Supervisado por Mg. Hernán Maldonado

74 5.2.2.2.3 Determinación de la muestra.

Dirección: Av. Chone km 1 1/2 Teléfonos: 09599418222/0981250075 VS Elaborado por: Fecha:

04/07/2017

E03

Relevamiento: De acuerdo con lo establecido en el papel de trabajo E02, se determina la entidad mantiene un nivel de confianza del 24%, catalogado como bajo, por ende se presenta un nivel de riesgo alto (3). Ratificando que la empresa en estudio mantiene problemas evidentes en cuanto a la gestión del inventario, por ende de acuerdo con la fórmula aplicada se procederá a revisar 60 operaciones realizadas por la empresa en estudio.

𝑇𝑎𝑚𝑎ñ𝑜 𝑑𝑒 𝑚𝑢𝑒𝑠𝑡𝑟𝑎 3 = = 𝟔𝟎 𝒐𝒑𝒆𝒓𝒂𝒄𝒊𝒐𝒏𝒆𝒔 𝑁𝑖𝑣𝑒𝑙 𝑑𝑒 𝑟𝑖𝑒𝑠𝑔𝑜 0,05

________________ Elaborado por Vanessa Secaira Fuente: Información brindada por la supervisora

________________ Supervisado por Mg. Hernán Maldonado

75 5.2.2.2.4 Matriz de recomendaciones.

Dirección: Av. Chone km 1 1/2 Teléfonos: 09599418222/0981250075 Elaborado por:

VS 04/07/2017

Fecha:

E04.1/2

COMPONENTE

ÁREA CRÍTICA

IMPACTO

RECOMENDACIÓN

Ambiente de control

La empresa carece de un manual de funciones relacionado con el manejo de los inventarios, a más de ello no se ha establecido una segregación de funciones correcta, que evite duplicidad de actividades.

Alto

Implementar manual de funciones

Establecimiento de los objetivos

La empresa no establece objetivos en cuanto al inventario.

Alto

Establecer objetivos de control sobre los movimientos internos del inventario.

Identificación de eventos

No existe un custodio fijo que verifique los precios de los productos para las compras, además la empresa no cuenta con un seguro de mercadería que mantiene en bodegas.

Alto

Establecer un custodio fijo con un perfil idóneo para la determinación de compras. Contratar un seguro para el inventario.

Valoración del riesgo

La información emitida por el sistema contable no es confiable en cuanto al inventario, y empresa no cuenta con un encargado fijo en cuanto a la recepción de mercadería.

Conteo físico existencia real. Alto

Delegar un colaborador fijo que se encargue únicamente de la recepción de la mercadería adquirida.

ÁREA CRÍTICA

Respuesta al riesgo

La empresa cuenta con un sistema contable, pero no lo utiliza para la toma de decisiones, únicamente para emitir facturas, no se realiza una revisión de la mercadería que se adquiere y a más de ello no se realiza una correcta distribución de la mercadería tanto en bodegas como en el local principal

Actividades de control

No existe un documento de las políticas para compras, recepción ni ventas; la empresa no realiza un control de los movimientos internos de la mercadería, además no cuenta con un custodio que resguarde y lleve un control de las bodegas.

Información y comunicación

La empresa no considera la información que emite el sistema contable para la toma de decisiones, además no existe comunicación ni constancia de los productos deteriorados.

Monitoreo

Hasta la fecha no se ha realizado un conteo físico del inventario

Dirección: Av. Chone km 1 1/2 Teléfonos: 09599418222/0981250075

Elaborado por:

VS 4/7/2017

Fecha:

E04.2/2

IMPACTO

RECOMENDACIÓN

Alto

Capacitar a los colaboradores que tienen acceso al sistema con el fin que utilicen en sistema de forma correcto, mediante la utilización de todas las funciones que integra el mismo.

Realizar un manual de procedimientos para cada actividad Alto

Implementar formularios que respalden los movimientos internos de la mercadería y definir un responsable de bodega.

Alto

Realizar un formato para el detalle de productos deteriorados el mismo que deberá ser emitido al contador externo para el registro correspondiente.

Alto

Establecer un cronograma para efectuar un conteo físico con el fin de determinar el número real del inventario y de esta manera ingresar al sistema información veraz y confiable.

Fuente: Información obtenida por medio del cuestionario COSO ERM

77 5.2.2.2.5 Verificar los mecanismos de control de compras.

Dirección: Av. Chone km 1 1/2 Teléfonos: 09599418222/0981250075 VS

Elaborado por:

E05 18/07/2017

Fecha:

Relevamiento: Para autentificar los mecanismos de control de compras de la empresa, se ha seleccionado sesenta facturas, mediante la verificación de dichos documentos se han podido identificar ciertas irregularidades, una de ellas que las compras realizadas no se encuentran en el archivo con todos los documentos establecidos.

Forma de pago

Fecha de recepción de la mercadería

Nombres de los delegados de recepción

Documentos archivados

75%

Registro de los delegados

92%

Documentos archivados

Crédito/Efectivo

30% Registro de fecha 18%

Contado/Efectivo

45%

25%

Sin registro

Sin archivar

92%

Crédito/Cheque

Sin registro

Condición: Se encontró que el 100% de las transacciones de compras que no cumplen con todos los respaldos (lista de pedido, comprobante de pago, guía de remisión); a más de ello se evidencio que existen diferentes delegados para la recepción. Criterio: todas las transacciones de compra deben contar con los documentos que respaldan dichos movimientos tanto nacionales e internacionales, además estos documentos deben estar ordenados en carpetas amarillas y ser archivadas acorde a cada proveedor. Causa: Los colaboradores desconocen de las políticas que maneja la empresa con respecto a las compras; además la empresa no cuenta con un delegado fijo para la recepción de mercadería Efecto: La falta de documentos no sustenta los pagos efectuados por parte de la empresa, asimismo no existe un criterio unificado para el almacenamiento de la mercadería nacional e internacional por ende se desconoce su ubicación y dificultades para su control generando retraso en las entregas

________________ ________________ Elaborado por Supervisado por Vanessa Secaira Mg. Hernán Maldonado Fuente: Observación del archivo de facturas de ventas y reporte emitido por el sistema contable

78 5.2.2.2.6 Verificar los mecanismos de control de almacenamiento de compras nacionales.

Dirección: Av. Chone km 1 1/2 Teléfonos: 09599418222/0981250075 Elaborado por:

VS E06

Fecha:

20/07/2017

Con respecto a las compras nacionales de acuerdo con el anexo número 4 se constata que la empresa no maneja documentación que respalde el almacenamiento de la mercadería en las diferentes bodegas, por ende no se pudo proceder a realizar las respectivas pruebas de recorrido.

_______________ Elaborador por Vanessa Secaira Fuente: Carta emitida por el Propietario

________________ Supervisado por Hernán Maldonado

79 5.2.2.2.7 Verificar los

mecanismos

de control

de almacenamiento

compras

internacionales.

Dirección: Av. Chone km 1 1/2 Teléfonos: 09599418222/0981250075 Elaborado por:

MA E07

Fecha:

20/07/2017

Relevamiento:

Condición: La empresa no cumple con la distribución de mercadería, acorde a las políticas establecidas con respecto al almacenamiento Criterio: La mercadería adquirida debe ser distribuida el 5% a la bodega más cercana al local y la diferencia se procede a guardar en las diferentes bodegas. Causa: No existe un custodio de bodega, el cual determine las cantidades exactas de la mercadería que deben ser desembarcadas en cada una de las bodegas. Efecto: Desconocimiento de la ubicación de la mercadería que se encuentran en las diferentes bodegas, a más de ello dificulta el despacho de la misma. _______________ Elaborador por Mayra Armas Fuente: Reporte del desembarque de mercadería

________________ Supervisado por Hernán Maldonado

80 5.2.2.2.8 Verificar los mecanismos de control de ventas.

Dirección: Av. Chone km 1 1/2 Teléfonos: 09599418222/0981250075 Elaborado por:

VS E08

Fecha:

18/07/2017

Relevamiento: Condición: Se encontró que el 100% de las transacciones de ventas que no cumplen con todos los respaldos (nota de pedido de mercadería y copia del comprobante de pago.) Criterio: todas las transacciones de ventas deben contar con los documentos que respaldan dichos movimientos (Archivar La copia de la factura color amarillo y en caso de que el cliente cancele en cheque se registra el número de teléfono, ciudad, nombre y la persona que efectué la venta) dichos datos deben estar en la copia del cheque. Causa: Los colaboradores desconocen de las políticas que maneja la empresa con respecto a las compras; además la empresa no cuenta con un delegado fijo para la recepción de mercadería Efecto: La falta de documentos no sustenta los pagos efectuados por parte de la empresa, asimismo no existe un criterio unificado para el almacenamiento de la mercadería nacional e internacional por ende se desconoce su ubicación y dificultades para su control generando retraso en las entregas

________________ Elaborado por Vanessa Secaira Fuente: Verificación de facturas de ventas

________________ Supervisado por Mg. Hernán Maldonado

81 5.2.3 Informar los resultados posteriores a la evaluación del control interno. 5.2.3.1 Carta a la Gerencia. Señor, Marlon Mendoza Álava PROPIETARIO DE IMPORTADORA Y DISTRIBUIDORA MENDOZA Presente.De mi consideración Hemos practicado una auditoría de control interno a la empresa Importadora y Distribuidora MENDOZA, período 2016, la cual comprende una evaluación al sistema de control interno para la gestión de inventario; la gerencia es responsable de procesar información verídica y confiable de los movimientos internos y externos de la empresa, que permita mantener una estructura efectiva sobre el control interno con el fin de lograr objetivos, y direccionar una conducta ordenada y eficiente. Nuestra obligación es informar las eventualidades detectados sobre cada uno de los temas de auditoría de control interno; con base a los procedimientos que se ha considerado necesarios para la obtención de evidencia suficiente que brinden seguridad con el fin de respaldar las conclusiones emitidas. Dadas las limitaciones de cualquier estructura de control interno, pueden ocurrir errores o irregularidades y no ser detectados; también proyecciones de cualquier evaluación de control interno para periodos futuros; por lo que están sujetas al riesgo de que el control interno se pueda tomar por los cambios en sus elementos. Hemos realizado la auditoría de control interno de acuerdo con las normas NIA 10, en la cual se establece normas y proporcionar lineamientos a los auditores externos al considerar el trabajo de auditoría interna, en el cual se pueda revisar el cumplimiento de las leyes y otros requerimientos externos, con políticas de administración. En base a los procedimientos de trabajo y con la evidencia obtenida, concluyo que la empresa mantuvo en todos sus aspectos importantes errores materiales dando paso a una inadecuada estructura de control interno en relación con la conducción de sus operaciones. Atentamente; ArSec. Auditores

82 5.2.3.2 Informe de la evaluación del control interno.

ArSec Auditores Santo Domingo, ECUADOR 18 julio, 2017 Marlon Mendoza Álava PROPIETARIO DE IMPORTADORA Y DISTRIBUIDORA MENDOZA Hemos realizado la evaluación al sistema de control interno a la gestión de inventario de la empresa Importadora y Distribuidora Mendoza, comprendido en el periodo 01 de enero, 2016 hasta el 31 de diciembre, 2016; con el fin de identificar manejos incorrectos que estén impidiendo un correcto desempeño de la empresa, haciendo énfasis en el análisis de políticas y procedimientos de manera que se pueda constatar la efectividad sobre el control interno que es manejado por la empresa evaluada. Nuestra responsabilidad es dar a conocer dichos eventos e informar al Propietario quien está de acuerdo con implementar dichos lineamientos enfocados en la mejora del control interno. Hemos concluido nuestra evaluación al control interno de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados en conjunto con las normas internacionales de auditoría, en las cuales señala que todo trabajo de auditoría requiere que se procesa a realizar una planificación y seguido de la evaluación de la gestión de inventario para obtener una razonabilidad y objetividad de los procesos utilizados con el fin de obtener certeza en cuando a gestión del inventario. Conclusiones: Dentro de los eventos encontrados a lo largo de la evaluación se puede constatar que la empresa actualmente no cuenta con un manual de políticas y procedimientos, lo cual está ocasionando duplicidad de funciones y no están familiarizados con políticas que la empresa maneja; por ende está impidiendo tener una guía y autonomía en cuanto a las funciones que se delega a cada uno de los colaboradores. Otro de los acontecimientos encontrados es que se pudo confirmar que la empresa no cuenta con un custodio o jefe de bodegas que se encargue de mantener un control de las mismas,

83 por ende se suscita la inexistencia de un documentos o plantillas que respalde a los movimientos internos de la mercadería que surgen diariamente en la empresa, lo cual impide tener un detalle exacto de los productos que se encuentran en cada una de las bodegas y su respectiva ubicación. La empresa actualmente cuanta con un sistema contable el cual no se encuentra alimentada con información verídica. Recomendaciones: Tras la obtención y análisis los procedimientos para obtener evidencias, se puede recomendar la implementación de un manual de funciones con el fin de mitigar la duplicidad de funciones, establecimiento lineamientos que se logren cumplir en tiempos determinados. A más de ello es necesario mencionar la necesidad que recae en la empresa, puesta que se recomienda de forma inmediata la contratación de un custodio para bodegas, quien sea el encargado de todo el manejo y ordenanza de las mismas. A más de ello delegar reportes de existencias por cada una de las bodegas con las que cuenta la empresa. Realizar una depuración de los datos registrados en el sistema contable debido a su inconsistencia de los mismos, por ende alimentar el sistema con datos reales.

Atentamente; ArSec. Auditores

84 5.2.4 Proponer los correctivos necesarios establecidos en las recomendaciones para mejora el área de gestión de inventarios. El cuarto objetivo se enfoca en proponer los correctivos necesarios para la mejora en la gestión de inventarios, además se elaborará nuevos procesos de las áreas implicadas, adicionando perfiles para los cargos y documentos de evidencia que ayudara a la empresa a obtener un control interno del ingreso y salida de mercadería. 5.2.4.1 Propuesta de procesos. 5.2.4.1.1 Propuesta de compras nacionales. Nº

DESCRIPCIÓN

Inicio

Solicitar reportes de mercadería de bodega

3 4

Entrega de reporte de mercadería Revisar en el sistemas las cantidades que dispone la empresa

ACTIVIDAD DOCUMENTO

RESPONSABLE

GRÁFICO

Vendedora x

Bodeguero

Vendedora

Contactar al proveedor

Vendedora

Solicitar lista de precios

Vendedora

Realizar una orden de compra con la mercadería necesaria

Vendedora

Enviar la orden de compra al Propietario

Vendedora

Autorizar la orden de compra

Propietario

Enviar la orden de compra al proveedor

Vendedora

Confirmación del pedido

Proveedor

Recepción online de la factura

Confirmación del embarque y envió

Proveedor

Recepción de la mercadería

Vendedora

Confirmación de la mercadería

Vendedora

Secretaria

85 Vendedora

Devoluciones

Realiza una lista de devoluciones

Vendedora

Emite listado de productos

Vendedora

Recepción de listado

Secretaria

Realiza ajustes de valor a pagar

Secretaria

Se llama al proveedor para solicitar una cita para pagar

Secretaria

22 23 24

Proveedor se acerca a las instalaciones Se realiza el pago de acuerdo con el crédito otorgado Imprime y envía el comprobante de pago

Proveedor

Secretaria

Se archiva documentos

Registro en el sistema

Fin

Elaborado por: Mayra Armas

Secretaria

Aprobado por: Mg. Hernán Maldonado

Figura 11. Propuesta de compras nacionales.

En la Importadora y Distribuidora Mendoza en el proceso de compras nacionales anteriormente constaban de 26 pasos, la propuesta que se recomienda consta de 27 en los cuales se ha cambiado los primeros pasos del proceso como lo son; solicitud de los reportes de salida mercadería para que la persona encarga de realizar las compras verifique la frecuencia de salida de los productos, además el paso de realizar conteos físicos de mercadería se ha remplazado por revisar en el sistema la mercadería con la cuenta con el fin de optimizar tiempo. Como siguientes pasos recomendamos contactar con el proveedor para solicitar una respectiva lista de precios de mercadería con el fin de determinar las cantidades a pedir para proceder a realizar una orden de compra que debe ser autorizada por el Propietario dicha orden sirve de respaldo para la empresa para confirmar lo pedido al momento que llegue la mercadería.

86 5.2.4.1.2 Propuesta de compras internacionales China. ACTIVID AD

DOCUMENT O

Nº

DESCRIPCIÓN

Inicio

Verificar la lista anterior a las importaciones realizadas

Secretaria

Revisar en el sistemas las cantidades que dispone la empresa

Secretaria

Contactar al proveedor

Secretaria

Solicita una lista con la actualización de precios

Secretaria

Se realiza una lista de pedido

Presentar la lista al Propietario

Secretaria

Confirma el pedido

Propietario

Autoriza el pedido

Se procede a comunicar con el proveedor

Secretaria

Se envía una lista detallando los productos y cantidades

Secretaria

Procede a enviar la factura

Proveedor

Realiza el anticipo

Secretaria

Envía los datos de la empresa Asia Shipping

Secretaria

Confirmación del embarque y envió

Proveedor

Pago de la diferencia de la factura

Secretaria

Llega la mercadería al país

Asia Shipping

Ingresan los contenedores al puerto

Asia Shipping

Se contacta con el agente afianzado de aduana

Secretaria

Realiza los trámites para nacionalizar la mercadería

Agente afianzado de aduana

Realiza una liquidación aduanera

SENAE

Envía la liquidación a la secretaria

Agente afianzado de aduana

Realiza los respectivos pagos de impuesto

Secretaria

RESPONSABLE

GRÁFICO

Secretaria

No Si x

Propietario

Se procede a enviar la mercadería a la empresa

Agente afianzado de aduana

Recepción de la mercadería

Despachador

Registro en el sistema

Secretaria

Se archiva documentos

Fin

Secretaria

Aprobado por: Mg. Hernán Maldonado

Elaborado por: Mayra Armas Figura 12. Propuesta de compras internacionales China. .

Al momento de realizar compras internacionales de China la Importadora y Distribuidora Mendoza constaba con 32 pasos para realizar dicha compra, la propuesta que se recomienda consta de 28 pasos lo cual se ha reducido 4 pasos con el fin de agilizar el proceso de compras internacionales de China, los pasos que se recomienda es revisar en el sistema las cantidades que dispone de mercadería para optimizar tiempo, como consiguiente proponemos contactar con el proveedor para solicitar la lista de precios antes de determinar el total de cantidades a pedir. 5.2.4.1.3 Propuesta de compras internacionales de Colombia y Perú. ACTIVIDA D

DOCUMENT O

Nº

DESCRIPCIÓN

Inicio

Verificar la lista anterior a las importaciones realizadas

Secretaria

Revisar en el sistemas las cantidades que dispone la empresa

Secretaria

Contactar al proveedor

Secretaria

Solicita una lista con la actualización de precios

Secretaria

Se realiza una lista de pedido

Presentar la lista al Propietario

Secretaria

Confirma el pedido

Propietario

RESPONSABLE

GRÁFICO

Secretaria

No Si

Autoriza el pedido

Propietario

Se procede a comunicar con los proveedores

Se envía una lista detallando los productos y cantidades

Proceden a enviar la factura

Proveedor

Envía los datos del agente embarcador

Secretaria

Llega la mercadería a la frontera

Agente embarcador

Se contacta con el agente embarcador

Secretaria

Realiza los trámites para nacionalizar la mercadería

Agente embarcador

Realiza una pre liquidación aduanera

Envía la pre liquidación a la secretaria

Agente embarcador

Confirma la pre liquidación

Secretaria

Procede a realizar la liquidación aduanera

Enviar la liquidación a la secretaria

Agente embarcador

Realiza los respectivos pagos de impuesto

Secretaria

Se procede a enviar la mercadería a la empresa

Agente embarcador

Recepción de la mercadería

Despachador

Confirmación de la mercadería

Despachador

Se procede a cancelar el valor total de la factura

Secretaria

Registro en el sistema

Secretaria

Se archiva documentos

Fin

Secretaria x

Elaborado por: Mayra Armas

Secretaria

Agente embarcador

Secretaria

Aprobado por: Mg. Hernán Maldonado

Figura 13. Propuesta de compras internacionales Colombia y Perú.

En la Importadora y Distribuidora Mendoza para realizar las compras internacionales de Colombia y Perú anteriormente constaban de 33 pasos para realizar las compras internacionales de Colombia y Perú, la propuesta que se recomienda intervienen 29 lo cual se

89 ha reducido 4 pasos con el fin de poder agilizar el proceso de compras, los pasos que se recomienda es revisar en el sistema las cantidades que dispone de mercadería para optimizar tiempo, como consiguiente proponemos contactar con el proveedor para solicitar la lista de precios antes de determinar el total de cantidades a pedir. 5.2.4.1.4 Propuesta de almacenamiento. ACTIVIDAD

DOCUMENT O

Nº

DESCRIPCIÓN

Inicio

Llega el camión a las instalaciones

Chofer del proveedor

Recibe la mercadería el personal responsable

Bodeguero/ Vendedora

Se le entrega un documento de recepción de mercadería

Verificar el espacio físico que dispone la bodega más cercana al local

Bodeguero

Confirma el espacio físico

Bodeguero

Comunicar al chofer del proveedor a donde dirigirse

Despachador

Desembarcan los productos

Despachador

Procede a cuantificar la mercadería

Vendedora

Registra la cantidad total de la mercadería que ingresa a bodega

Terminan de desembarcar la mercadería que es destinada a la bodega más cercana al local

Despachador

Comunicar al chofer para dirigirse a las diferentes bodegas

Vendedora

Continúan descargando la mercadería sobrante

Despachador

Finaliza el desembarque de mercadería

Despachador

Firmar el documento de recepción los 2 colaboradores encargados

RESPONSABLE

Secretaria

Vendedora

GRÁFICO

Entrega la hoja de recepción

Archiva documento

Fin

Secretaria

______________

______________ Aprobado por: Mg. Hernán Maldonado

Elaborado por: Mayra Armas Figura 14. Propuesta de almacenamiento.

Para el almacenamiento se recomienda que la recepción de la mercadería sea realizado por un delegado fijo que establezca la empresa, el mismo que pueda proceder a emitir formularios o planillas de la entrega de mercadería como respaldo de la empresa, con el fin de determinar datos exactos en cuanto al número de productos por bodega. Otra de las modificaciones que se sugiere es que la verificación del espacio físico sea revisada por el bodeguero al igual que la confirmación de disponibilidad del espacio que se requiere. Como decimo paso a efectuarse es delegado a la vendedora la misma que debe realizar un registro de la mercadería que se está ingresando a bodegas. Además para finalizar el proceso se implementó tres pasos los cuales son efectuados por la vendedora la cual debe firmar los documentos de recepción como constancia del proceso; y los dos pasos finales por la secretaria, en los cuales debe recibir la documentación y posteriormente a su debido registro y archivo de la misma. 5.2.4.1.5 Propuesta de venta de mercadería. ACTIVIDA D

DOCUMENT O

Nº

DESCRIPCIÓN

Inicio

El cliente llega a la empresa con su lista de pedido

Entrega la lista de pedido

Cliente

Recepta la lista de pedido

Vendedora

Verifica en el sistema la disponibilidad de la mercadería

Realiza una nota de pedido

RESPONSABLE

Cliente

Vendedora

GRÁFICO

Delega a un despachador

Supervisora

Entrega la nota de pedido al despachador

Vendedora

Separa los productos solicitados

Despachador

Realiza la factura

Imprimir la factura con una copia

Vendedora

Procede a entregar la factura original al cliente en conjunto con un papel con el valor total a cancelar

Vendedora

El cliente procede a cancelar el valor de la factura

Cliente

Cancela en efectivo

Cliente

Cancela con cheque

Cliente

Sacar 2 copias del cheque

Cajera

Entrega una copia al cliente y otra para la secretaria

Cajera

Archivar la respectiva factura con la copia del cheque

Sellar la factura de cancelado

Cajera

Entrega la factura a la despachadora

Cliente

Constatar que todos los productos se encuentren en buen estado

Despachador

Procede a empacarlos

Despachador

Entregar la mercaderĂa vendida con su correspondiente factura.

Despachador

Fin

Elaborado por: Mayra Armas Figura 15. Propuesta de venta de mercaderĂa.

Vendedora

Secretaria

Aprobado por: Mg. HernĂĄn Maldonado

92 Con respecto a la propuesta del proceso de ventas de mercadería efectuado por la empresa en estudio se implementó pasos, uno de ellos es verificación de la disponibilidad de mercadería requerida, puesto que el sistema no otorga dicho dato, cabe recalcar que este proceso agilitara el despacho y no se perderá tiempo buscando la disponibilidad de mercadería en las bodegas. 5.2.4.2 Propuesta para perfil del personal. 5.2.4.2.1 Jefe de compras. Jefe de compras Identificación: Nombre del cargo: Jefe de compras internacionales y nacionales Misión del cargo: Realizar compras nacionales e internacionales, mediante un criterio que mejore el proceso de compras con el fin de mejorar los procesos de compras de la empresa Importadora y Distribuidora MENDOZA. Funciones y atributos del cargo o Mantener constante contacto con proveedores internacionales, en cuanto a las características de productos y sus respectivos precios. o Evaluar permanentemente los costos de los insumos a comprar, mediante análisis comparativos tanto de precios como de características de calidad, a fin de controlar los costos de producción del negocio. o Participar en las pruebas y control de muestras para asegurar que reúnen las condiciones especificadas.-Estar atento a todas las ofertas de productos nuevos que puedan llegar beneficiar a la parte de producción. o

Estudiar la situación en el mercado, precios, flujo y calidad de los productos a adquirir.

Controlar los plazos de entrega, estado de los artículos, recepción y condiciones de las facturas y entrega de las mismas a contabilidad para su registro, pago y contabilización. o Coordinar y ejecutar la nacionalización de importaciones o Realizar la tramitación y liquidación de importaciones y exportaciones Estudios: Título de tercer nivel en Comercio Exterior o Administración especialidad Comercio Internacional Inglés hablado y escrito en nivel medio Conocimiento de legislación: importaciones y exportaciones. Figura 16. Perfil para jefe de compras.

93 5.2.4.2.2 Jefe de bodega. Jefe de bodega Identificación: Nombre del cargo: Jefe de Bodega Misión del cargo: Controlar y resguardar activamente todos los movimientos internos de inventario que se produzcan a lo largo de las actividades de la empresa Importadora y Distribuidora MENDOZA. Funciones y atributos del cargo o Controlar y verificar la mantención y adecuación de los productos de acuerdo con el tipo de mercadería y recurrencia de requerimiento. o

Delegar funciones para la recepción y entrega de mercadería.

Generar documentación de envío y recepción de mercadería, de acuerdo con los formularios.

Archivar los formularios acorde a la fecha.

Emitir un reporte de los movimientos de mercadería, dirigido a la supervisora.

Comunicar el nivel de inventarios de forma semanal.

Determinar la cubicación para las compras tanto nacionales como internacionales

o Manejo y evaluación del stock Estudios: Titulo Técnico de Instituto en Logística y Distribución Poseer Curso de técnicas para control y almacenaje de bodegas Titulo Técnico de Instituto en Logística y Distribución Conocimientos: Básicos: o

Conocimientos en matemática básica.

Técnicos: o

Conocimiento básico sobre adecuación.

Conocimiento en el manejo del inventario y personal del departamento.

Figura 17. Perfil para jefe de bodega.

94 5.2.4.3 Documentos operativos. 5.2.4.3.1 Recepción de mercadería.

ORDEN DE COMPRA AL PROVEEDOR Coop.17 de Diciembre, Vía Chone 517, Santo Domingo de los Colorados, Pichincha INFORMACIÓN DEL PROVEEDOR Nombre: C.C. Dirección Teléfono: Ciudad País:

Código

Descripción

N° Fecha: REFERENCIA

VALOR

PLAZOS DE NTREGA DEL PEDIDO Fecha de inicio: : Plazo (Días hábiles) : Fecha máxima de : entrega:

Cantida d

Observación:

Valor Unit.

SUBTOTAL DESCUENTO IVA TOTAL

Forma de envío:

Anticipo

Dcto

Valor Total

: : : : Valor

Forma de pago: Preparado

Revisado

Aprobado

Figura 18. Documento para recepción de mercadería.

Recibido

Firma y sello

95 5.2.4.3.2

Registro de movimientos internos.

PLANILLA DE MOVILIDAD DE MERCADERIA Coop.17 de Diciembre, Vía Chone 517, Santo Domingo de los Colorados, Pichincha

N° Fecha: HORA DE ENTREGA

INFORMACIÓN DEL PROVEEDOR Nombre: Bodega: Código

Descripción

Cantidad

Entregado por:

HORA DE RECEPCIÓN

Entrada

Salida

Despachado a:

Firma y sello

Firma

Figura 19. Documento para registros internos.

5.2.4.4 Cronograma para la realización de un inventario físico. N°

Actividades

Mes Enero del Año 2018 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Realizar un inventario físico de la bodega cerca de la Universidad Católica Realizar un inventario físico de la bodega cercana al local Realizar un inventario físico de la bodega Lapza

Realizar un inventario físico de la mercadería que se encuentra en local. Realizar un inventario físico de la bodega de la 5 vía Chone Orangine Ingresar al sistema los 6 datos del inventario Figura 20. Cronograma para realizar un inventario físico. 4

Responsable 13

15 Grupo de auditores Grupo de auditores Grupo de auditores Grupo de auditores Grupo de auditores Grupo de auditores

5.3 CONCLUSIONES Una vez finalizado el examen por procedimientos convenidos en la Importadora y Distribuidora Mendoza se ha podido establecer las siguientes conclusiones: 

Se logró identificar que la empresa no cuenta con un manual de políticas y procedimientos lo cual ha ocasionado que exista duplicidad de funciones entre los colaboradores y evasión de responsabilidades, además los empleados desconocen las políticas por ende no saben cómo proceder de manera eficiente con sus obligaciones.



La empresa no cuenta con un custodio encargado sobre el manejo de las bodegas por ende no existe un control de las mismas, además la empresa carece de documentos operativos que respalden los movimientos internos de mercadería que surgen diariamente.



Se logró identificar que la empresa actualmente cuenta con un sistema contable pero el cual no se encuentra alimentado con información verídica, puesto que al momento de realizar las compras deben efectuar inventarios físicos de cierta mercadería que se va adquirir.



Para finalizar se concluye, que de acuerdo a las inconformidades detectadas en el presente trabajo de titulación se propuso acciones correctivas, con el cual Importadora y Distribuidora Mendoza podrá dar un seguimiento más minucioso a la gestión operativa en cuanto en cuanto al manejo del inventario, en el cual se centra la problemática.

5.4 RECOMENDACIONES 

Con base a las conclusiones que se presentan, se recomienda a la empresa Implementar manual de políticas y procedimientos, con el fin de evitar duplicidad de funciones y a la vez logrando autonomía en los colaboradores.



A más de ello se recomienda delegar o contratar una persona para el puesto de bodeguero, mediante el perfil laboral propuesto con anterioridad, en el que se detalla sus funciones, requerimientos para el cargo el mismo que deberá ser encargado de la utilización de documentos que puedan respaldar el almacenamiento en cada una de las bodegas.



Para finalizar se establece que la empresa realice un depuración y alimentación del sistema contable que actualmente maneja, con el objetivo de mantener información verídica y razonable siendo este un requerimiento necesario para detectar cuanta mercadería posee la empresa.

LISTA DE REFERENCIA Aumatell, C. (2013). Auditoría de la información : identificar y explotar la información en las organizaciones. Barcelona: Universitat Oberta de Catalunya. Barrera, O., & Casanova, R. (2015). Logística y comunicación en un taller de vehículos . España : Paraninfo . Bermúdez, L., & Rodríguez, L. (2013). Investigación en la gestión empresarial. Bogotá: Ecoe Ediciones. Besteiro, M., & Mazarracín, M. (2011). Contabilidad financiera superior. Madrid: Pirámide . Blanco, C. (2015). Encuesta y estadistica. Métodos de investigación cuantitativa en Ciencias Sociales y comunicación. Buenos Aires: Editorial Brujas . Blanco, Y. (2014). Auditoría integral normas y procedimientos . Bogotá: Ecoe Ediciones . Bravo, M. (2011). Contabilidad General. Quito : Escobar. Córdoba, M. (2013). Gestión financiera . Bogotá: ECOE Ediciones . Corral, E., Bravo, L., & Bustamante, A. (2014). El control interno en los inventarios de micro empresas. Global Conference on Business and Finance Proceedings, 09, 1039-1045. De la Peña, A. (2011). Auditoría un enfoque práctico. Madrid: Paraninfo. Dextre, F., & Del Pozo, R. (2012). ¿Control de gestión o gestión de control? Contabilidad y negocios , 7(14), 69-80. Díaz, H. (2011). Contabilidad general. Colombia: PEARSON . Eslava, J. d. (2013). La gestión del control de la empresa. Madrid: ESIC Editorial. Estupiñán, R. (2012). Control interno y fraudes con base en los ciclos de transaccionales. Análisis del informe COSO I y II. Bogotá: ECOE Ediciones. Estupiñán, R. (2015). Administración de riesgos E.R.M. y la auditoría interna . Bogotá: Ecoe Ediciones.

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Desarrollo

Ordenamiento

Territorial

2030.

Obtenido

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102

ANEXOS Anexo 1 Formato de entrevista con el Propietario de la empresa

ENTREVISTA PROPIETARIO Objetivo: Realizar una evaluación del sistema de control interno para la gestión de inventario en Importadora y Distribuidora Mendoza. Los datos recopilados tendrán única y exclusivamente fines académicos en la realización del trabajo de titulación, por lo tanto su información será totalmente confidencial ya que no será utilizada para ningún otro propósito. Responda acorde a lo que usted considere conveniente: Nombre: Sr. Marlon Mendoza 1. ¿Cuenta la empresa con una estructura definida? 2. ¿La empresa tiene un manual de funciones con relación a los colaboradores que conforma Importadora y Distribuidora Mendoza? 3. ¿Cómo calificaría usted al control que se tiene en el manejo de la mercadería? 4. ¿Se contrata al personal con conocimientos con el manejo del inventario? 5. ¿Cuántas bodegas dispone la empresa? 6. ¿Qué criterios considera para la distribución de los productos en las respectivas bodegas? 7. ¿Existe un custodio del manejo de bodega? 8. ¿Se respalda la entrada y salida de mercadería de las bodegas? 9. ¿Considera usted que el alto nivel de rotación del personal, afecta al despacho de mercadería? 10. ¿Usted supervisa las labores desarrolladas por el personal a su cargo? 11. ¿Cree usted que es necesario realizar un conteo periódico de la mercadería con mayor rotación? 12. ¿Cómo determina el monto de mercadería que requiere al momento de realizar una compra? 13. ¿Conoce usted si se ha perdido ventas por falta de mercadería?

103 14. ¿Cree usted que el espacio físico es adecuado para el almacenamiento y despacho de la mercadería? 15. ¿Conoce usted si ha tenido problemas por retraso, en cuanto a las compras internacionales? 16. ¿Ha tenido inconvenientes en la conciliación de saldos con algún proveedor?

Gracias por su colaboración.

104 Anexo 2 Formato encuesta clientes mayoristas

ENCUESTA – CLIENTES Objetivo: Realizar una evaluación del sistema de control interno para la gestión de inventario en Importadora y Distribuidora Mendoza. Esta encuesta va a tomar unos minutos de su tiempo, los datos recopilados tendrán fines académicos, por lo tanto su información será totalmente confidencial. Marque con una X la opción que usted considere conveniente: 1. ¿Usted mantiene relación comercial frecuentemente con la Importadora y Distribuidora Mendoza? SI ____

NO ____

2. ¿Cuántas veces al año realiza compras? 1 a 4 veces

_______

5 a 8 veces

_______

De 9 a más

_______

3. ¿Conoce usted si la Importadora y Distribuidora Mendoza cuenta con procedimientos establecidos para la entrega de mercadería? SI ____

NO ____

4. ¿Al momento de realizar una compra se le permite ingresar a las bodegas de la Importadora y Distribuidora Mendoza? SI ____

NO ____

5. ¿Considera usted que el área del almacenamiento y despacho es adecuada para la cantidad de productos que maneja la Importadora y Distribuidora Mendoza? SI ____

NO ____

105 6. ¿Cómo calificaría usted el despacho de la mercadería? Bueno

_______

Malo

_______

Regular

_______

7. ¿Al momento de la entrega de la mercadería ha tenido inconvenientes o retraso en su entrega? SI ____

NO ____

8. ¿Usted ha realizado alguna devolución de mercadería por desperfecto? SI ____

NO ____

9. ¿Existe una persona fija encargada de entregar la mercadería y verificar el estado de la misma? SI ____

NO ____

10. ¿Considera usted que la Importadora y Distribuidora Mendoza opera de una manera adecuada? SI ____

NO ____ Gracias por su colaboración.

106 Anexo 3 Formato encuesta trabajadores

ENCUESTA – TRABAJADORES Objetivo: Realizar una evaluación del sistema de control interno para la gestión de inventario en Importadora y Distribuidora Mendoza. Esta encuesta va a tomar unos minutos de su tiempo, los datos recopilados tendrán fines académicos, por lo tanto su información será totalmente confidencial. Marque con una X la opción que usted considere conveniente: Cargo: ____________________________ 11. ¿Al ingresar a la empresa le explicaron a usted las actividades que iba a desarrollar? SI ____

NO ____

12. ¿Conoce usted si la empresa cuenta con un manual de políticas y procedimientos establecidos? SI ____

NO ____

13. ¿Considera usted que el área del almacenamiento y despacho es reducida para la cantidad de productos que maneja la Importadora y Distribuidora Mendoza? SI ____

NO ____

14. ¿Cómo consideraría usted el despacho de mercadería? Satisfactorio

_______

Regular

_______

Malo

_______

15. ¿Cuáles de las alternativas considera usted que sean causas de los inconvenientes que se presenta en el despacho de mercadería? Poco personal

_______

Espacio inadecuado

_______

Falta de supervisión

_______

Mejora en el plan de trabajo

_______

107 16. ¿Conoce usted si por la falta de organización de mercadería ha existido una pérdida y deterioro? SI ____

NO ____

17. ¿Existe una persona encargada del manejo de bodega? SI ____

NO ____

18. ¿Se lleva un registro de la mercadería que sale frecuentemente de las respectivas bodegas? SI ____

NO ____

19. ¿Existe un nivel mínimo de inventarios establecido por la empresa para solicitar la mercadería? SI ____

NO ____

20. ¿Para realizar las compras de mercadería necesitan alguna autorización? SI ____

NO ____

21. ¿Conoce usted si la mercadería es registrada al momento que ingresa a la empresa? SI ____

NO ____

22. ¿Según su criterio cómo calificaría el control de los inventarios de la empresa? Satisfactorio

_______

Regular

_______

Malo

_______

23. ¿Considera usted si la evaluación al sistema de control interno para la gestión de inventario en Importadora y Distribuidora Mendoza es necesario? SI ____

NO ____

Gracias por su colaboración.

108 Anexo 4 Formato encuesta contador

ENCUESTA - CONTADOR Objetivo: Realizar una evaluación del sistema de control interno para la gestión de inventario en Importadora y Distribuidora Mendoza. Los datos recopilados tendrán fines académicos, por lo tanto su información será totalmente confidencial ya que no será utilizada para ningún otro propósito. Responda acorde a lo que usted considere conveniente: 1. ¿Realiza un control del inventario en la Empresa Importadora y Distribuidora Mendoza? SI ____

NO ____

2. ¿Cómo determina el costo de venta?, explique brevemente.

3. ¿Aplica algún tipo de método de valoración de inventarios? SI ____

NO ____

4. ¿Qué método aplica para la valoración del inventario? FIFO PROMEDIO ULTIMO PRECIO DE COMPRA LIFO

____ ____ ____ ____

5. ¿Considera apropiado el manejo del inventario? SI ____

NO ____

6. ¿Es informado al momento de realizar compras de mercadería efectuadas en la empresa? SI ____

NO ____

109 7. ¿Considera apropiado el manejo y registro en la empresa Importadora y Distribuidora Mendoza en cuanto al inventario? SI ____

NO ____

8. ¿Es informado de las devoluciones de la mercadería en ventas? SI ____

NO ____

9. ¿Es informado de los deterioros que sufre la mercadería? SI ____

NO ____

10. ¿Usted ha participado en un conteo físico del inventario? SI ____

NO ____

11. ¿Usted considera que el saldo contable de la cuenta mercaderías es razonable’ SI ____

NO ____

Gracias por su colaboración

110 Anexo 5 Formato encuesta proveedores

ENCUESTA – PROVEEDORES Objetivo: Realizar una evaluación del sistema de control interno para la gestión de inventario en Importadora y Distribuidora Mendoza. Esta encuesta va a tomar unos minutos de su tiempo, los datos recopilados tendrán fines académicos, por lo tanto su información será totalmente confidencial. Marque con una X la opción que usted considere conveniente: 1. ¿Cada que tiempo realiza pedidos la Importadora y Distribuidora Mendoza? 1 a 3 meses

_______

4 a 7 meses

_______

8 a 12 meses

_______

2. ¿Quién solicita los pedidos de mercadería por parte de la empresa? Propietario

_______

Empleados

_______

Contador

_______

3. ¿Conoce usted si la Importadora y Distribuidora Mendoza cuenta con políticas de compras? SI ____ NO ____ 4. ¿Conoce usted si Importadora Distribuidora Mendoza tiene establecido procedimientos de inspección para la recepción de la mercadería? SI ____ NO ____ 5. ¿Alguna vez ha existido una demora en la entrega de mercadería? SI ____

NO ____

111 6. ¿Para realizar el despacho de la mercadería que tiempo se demora en su entrega? 3 a 6 días

_______

7 a 10 días

_______

11 a 15 días

_______

Más de 15 días

_______

7. ¿Al momento que entrega la mercadería en la Importadora y Distribuidora Mendoza le recibe siempre un mismo empleado? SI ____

NO ____

8. ¿Conoce usted si por la falta de organización ha existido una perdida mercadería en la empresa? SI ____

NO ____

9. ¿Cómo calificaría el área de recepción de la mercadería de Importadora y Distribuidora Mendoza? Satisfactorio _______ Regular _______ Malo _______ 10. ¿La Importadora y Distribuidora Mendoza ha realizado devoluciones de mercadería por deterioro, o no ser la solicitada? SI ____

NO ____

11. ¿Realiza usted una conciliación de saldos de mercadería con la empresa Importadora y Distribuidora Mendoza? SI ____

NO ____

Gracias por su colaboración.

112 Anexo 6 Solicitud de documentaciรณn de almacenamiento

113 Anexo 7 Respuesta a la solicitud de documentaciรณn de almacenamiento

Anexo 8 Verificación de mecanismos de control de compras

Fecha de pedido

# Factura

Proveedor

Origen de Compra

19/12/2016

001-001000016569

Tex comercial

14/12/2016

001-001000016471

13/12/2016

Dirección: Av. Chone km 1 1/2 Teléfonos: 09599418222/0981250075 Elaborado por:

Fecha:

18/7/2017

E5.1/7

Monto de la factura

Forma de pago

Fecha de recepción de la mercadería

Nombres de los delegados de recepción

Documentos archivados

Nacional

829,20

Crédito/Cheque

Marcia; Milton

√

Tex comercial

Nacional

4.031,42

Crédito/Cheque

Marcia; Milton

√

001-001000016431

Tex comercial

Nacional

1.831,47

Crédito/Cheque

21/12/2016

Marcia; Milton

√

12/12/2016

001-001000016351

Tex comercial

Nacional

1.316,40

Crédito/Cheque

15/12/2016

Marcia; Milton

√

9/12/2016

001-001000016282

Tex comercial

Nacional

4.163,50

Crédito/Cheque

Marcia; Milton

√

7/12/2016

001-001000016213

Tex comercial

Nacional

679,45

Crédito/Cheque

Marcia; Julio

√

114

Dirección: Av. Chone km 1 1/2 Teléfonos: 09599418222/0981250075

Elaborado por:

Fecha:

18/7/2017

E5.2/7

7/12/2016

001-001000016205

Tex comercial

Nacional

4.152,76

Crédito/Cheque

Marcia; Julio

√

5/12/2016

001-001000016168

Tex comercial

Nacional

4.360,84

Crédito/Cheque

Marcia; Milton

√

1/12/2016

001-001000016090

Tex comercial

Nacional

1.366,40

Crédito/Cheque

Marcia; Julio

√

30/11/2016

001-001000016038

Tex comercial

Internacional

68.233,84

Crédito/Cheque

1/12/2016

Marcia; Ángel

√

29/11/2016

001-001000016009

Tex comercial

Nacional

1.532,05

Crédito/Cheque

1/12/2016

Marcia; Ángel

√

22/11/2016

001-001000015846

Tex comercial

Nacional

4.213,99

Crédito/Cheque

Marcia; Vicente

√

20/12/2016

1180

Fundidora Duramax

Nacional

2.035,08

Crédito

22/12/2016

Marcia; Milton

√

12/12/2016

1179

Fundidora Duramax

Nacional

4.994,10

Crédito

13/12/2016

Marcia; Milton

√

2/12/2016

1171

Fundidora Duramax

Nacional

3.508,07

Crédito/Efectivo

2/12/2016

Marcia; Julio

√

22/11/2016

1167

Fundidora Duramax

Nacional

1.140,13

Crédito/Efectivo

Marcia; Julio

√

115

Dirección: Av. Chone km 1 1/2 Teléfonos: 09599418222/0981250075

Elaborado por:

Fecha:

18/7/2017

E5.3/7

21/11/2016

1166

Fundidora Duramax

Nacional

2.253,70

Crédito/Efectivo

23/11/2016

Marcia; Julio

√

16/11/2016

1163

Fundidora Duramax

Nacional

2.289,50

Crédito/Efectivo

Marcia; Julio

√

10/12/2016

441

Toldos Zoe

Nacional

1.550,00

Crédito/Efectivo

13/12/2016

Jessenia; Alexis

√

21/11/2016

428

Toldos Zoe

Nacional

1.650,00

Crédito/Efectivo

21/11/2016

Marcia; Milton

√

16/11/2016

424

Toldos Zoe

Nacional

1.248,00

Crédito/Efectivo

16/11/2016

Marcia; Julio

√

10/11/2016

416

Toldos Zoe

Nacional

1.233,00

Contado/Efectivo

10/11/2016

√

1/11/2016

412

Toldos Zoe

Nacional

1.553,00

Crédito/Cheque

Marcia; Milton

√

18/6/2016

342

Toldos Zoe

Nacional

2.338,00

Crédito/Cheque

20/6/2016

Marcia; Luis

√

12/12/2016

189

Distribuidora Carval

Nacional

8.160,12

Crédito/Efectivo

18/12/2016

√

21/11/2016

152

Distribuidora Carval

Nacional

7.072,10

Crédito/Cheque

5/12/2016

Marcia; Julio

√

116

Dirección: Av. Chone km 1 1/2 Teléfonos: 09599418222/0981250075

Elaborado por:

Fecha:

18/7/2017

E5.4/7

25/11/2016

168

Distribuidora Carval

Nacional

2.159,99

Crédito/Cheque

5/12/2016

Marcia; Julio

√

15/11/2016

139

Distribuidora Carval

Nacional

3.600,00

Crédito/Efectivo

15/11/2016

Marcia; Milton

√

8/11/2016

129

Distribuidora Carval

Nacional

2.231,72

√

6/10/2016

Distribuidora Carval

Nacional

6.528,10

Contado/Efectivo

Marcia; Patricio

√

9/12/2016

3290

Eidantex

Nacional

4.430,00

Contado/ Efectivo

16/12/2016

Marcia; Milton

√

18/12/2016

3289

Eidantex

Nacional

2.721,50

Contado/ Efectivo

20/12/2016

Jessenia; Alexis

√

28/11/2016

3276

Eidantex

Nacional

936,00

Contado/ Efectivo

3/12/2016

Marcia; Alexis

√

22/11/2016

3261

Eidantex

Nacional

1.100,00

Contado/ Efectivo

26/11/2016

Marcia; Arturo

√

15/11/2016

3229

Eidantex

Nacional

1.248,00

Contado/ Efectivo

19/11/2016

Marcia ;Alexis

√

14/11/2016

3246

Eidantex

Nacional

755,00

Contado/ Efectivo

19/11/2016

Marcia; Alexis

√

28/10/2016

3220

Eidantex

Nacional

2.020,50

Contado/ Efectivo

5/11/2016

Marcia; Alexis

√

117

Dirección: Av. Chone km 1 1/2 Teléfonos: 09599418222/0981250075

Elaborado por:

E5.5/7 18/7/2017

Fecha:

14/10/2016

3193

Eidantex

Nacional

2.470,50

Contado/ Efectivo

22/10/2016

Marcia; Alexis

√

11/10/2016

72592

HANG WING

Internacional

56.732,08

Contado/Transferencia Bancaria

14/3/2017

Marcia; Milton

√

26/9/2016

3165

Eidantex

Nacional

1.326,50

22/10/2016

Marcia; Alexis

√

2/8/2016

2158

Platicos Fénix

Internacional

14.600,00

Contado/Transferencia Bancaria

29/8/2016

Yaritza; Víctor

√

9/9/2016

3135

Eidantex

Nacional

2.036,00

Contado/ Efectivo

19/11/2016

Marcia; Vicente

√

1/8/2016

3124

Eidantex

Nacional

1.704,00

Contado/ Efectivo

10/8/2016

Marcia; Alexis

√

19/8/2016

3089

Eidantex

Nacional

1.880,00

Contado/ Efectivo

19/11/2016

No hay detalle

√

29/7/2016

3069

Eidantex

Nacional

2.124,00

Contado/ Efectivo

6/8/2016

Marcia; Vicente

√

19/7/2016

3045

Eidantex

Nacional

2.852,00

23/7/2016

Marcia; Alexis

√

14/7/2016

2990

Eidantex

Nacional

2.103,00

22/7/2016

Marcia; Alexis

√

Contado/ Deposito

118

Dirección: Av. Chone km 1 1/2 Teléfonos: 09599418222/0981250075

Elaborado por:

E5.6/7 18/7/2017

Fecha:

7/6/2016

2982

Eidantex

Nacional

2.154,00

Contado/ Deposito

11/6/2016

Marcia; Alexis

√

22/6/2016

2965

Eidantex

Nacional

2.910,00

Crédito/ Efectivo

30/6/2016

Marcia; Alexis

√

10/6/2016

2957

Eidantex

Nacional

2.750,00

Crédito/ Efectivo

14/6/2016

Marcia; Ricardo

√

1/4/2016

2952

Eidantex

Nacional

5.504,00

Contado/ Efectivo

9/4/2016

Marcia; Alexis

√

12/4/2016

2939

Eidantex

Nacional

2.725,00

Contado/ Efectivo

18/4/2016

Marcia; Luis

√

22/3/2016

2917

Eidantex

Nacional

1.650,00

Contado/ Efectivo

20/3/2016

Marcia; Luis

√

17/3/2016

2868

Eidantex

Nacional

3.128,50

Contado/ Efectivo

No hay detalle

Marcia; Luis

√

25/1/2016

2845

Eidantex

Nacional

600,00

Contado/ Efectivo

30/1/2016

Marcia; Luis

√

13/1/2016

2829

Eidantex

Nacional

2.341,25

Contado/ Efectivo

23/1/2016

√

14/12/2016

004-801000051231

CONSUPLAST

Nacional

3.959,35

Contado/ Cheque

21/1/2017

Marcia; Milton

√

21/9/2016

004-801000044508

CONSUPLAST

Nacional

1.178,54

Contado/ Efectivo

10/10/2017

Marcia; Karen

√

119

21/9/2016

004-801000044509

CONSUPLAST

Nacional

Dirección: Av. Chone km 1 1/2 Teléfonos: 09599418222/0981250075 Elaborado por:

Fecha:

18/7/2017

E7.7/7

818,85

28/10/2016

Elaborado por:

Aprobado por

Vanessa Secaira

Hernán Maldonado

Karina; Carlota

√

Fuente: Archivo de facturas de ventas y reporte emitido por el sistema contable

√

Marcas Revisado

120

Anexo 9 Verificación de mecanismos de control de ventas

Dirección: Av. Chone km 1 1/2 Teléfonos: 09599418222/0981250075 Elaborado por:

Fecha:

18/7/2017

E7.1/5

Valor Total

1 2 3 4 5 6 7 8

08/01/2016 13/01/2016 15/01/2016 23/01/2016 05/02/2016 13/02/2016 18/02/2016 19/02/2016

MOREIRA CHARLES RIVERA RAUL VERA T JEAN GUERRERO FANNY MOREIRA CHARLES LOPEZ DAVID MOROCHO LENIN ZAMBRANO ANGEL

000090952 000092016 000092850 000094701 000098389 000100534 000101790 000101986

6.200,37 10.237,39 5.208,67 6.618,00 7.890,27 12.764,26 10.630,41 5.310,35

01/03/2016

MOREIRA CHARLES

000104296

8.900,48

Documentos de respaldo Nota de pedido Comprobante de pago No No √ No No √ No No √ No No √ No No √ No No √ No No √ No No √ No

√

Registro en el sistema Si Si Si Si Si Si Si Si

√ √ √ √ √ √ √ √

√

121

Cliente: Importadora y Distribuidora Mendoza Dirección: Coop.17 de Diciembre, Vía Chone 517, Santo Domingo de los Colorados, Pichincha Teléfonos: (593 2) 3700911/ (593 9) 1891525 Objetivo: Aplicar procedimiento de auditoría para verificar los mecanismos de control de ventas, considerando: a) Numeración y autorización de los documentos. b) Secuencia en la emisión de ellos. c) Integridad en la base de datos. 15/03/2016 COBO TERESA 000107634 10 01/04/2016 MOREIRA CHARLES 000111559 11 20/04/2016 GUERRERO FANNY 000116032 12 26/04/2016 ORIGINARIOS 000117280 13 09/05/2016 CONRADO JOSELIN 000120900 14 23/05/2016 VELOZ IGNACIO 000124389 15 01/06/2016 VERA JEAN 000126760 16 04/06/2016 PINA EULALIA 000127572 17 07/06/2016 RIVADENEIRA EGLANT 000128161 18 14/06/2016 MERO LIDIA 000129966 19 17/06/2016 MOREIRA CHARLES 000130952 20 18/06/2016 COBO TERESA 000131275 21 24/06/2016 TRUJILLO YOLANDA 132602 22 27/06/2016 CREDITOS RICARDO 000133213 23 05/07/2016 CAMPUZANOS LEONARDO 000135231 24 07/07/2016 CRUZ S JAVIER 000135823 25 20/07/2016 CONRADO JOSELIN 000139157 26 25/07/2016 LOPEZ DAVID 000140177 27

Dirección: Av. Chone km 1 1/2 Teléfonos: 09599418222/0981250075 MA Elaborado por:

5.006,97 7.874,07 6.365,16 10.483,20 5.860,89 8.100,06 6.258,73 4.725,50 5.481,81 5.646,42 8.088,28 6.252,63 889,61 4.431,37 7.065,52 5.175,02 5.991,70 8.544,37

E7.2/5

18/7/2017

Fecha: No No No No No No No No No No No No No No No No No No

No No No No No No No No No No No No No No No No No No

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si No Si Si Si Si Si

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

122 122

Cliente: Importadora y Distribuidora Mendoza Dirección: Coop.17 de Diciembre, Vía Chone 517, Santo Domingo de los Colorados, Pichincha Teléfonos: (593 2) 3700911/ (593 9) 1891525 Objetivo: Aplicar procedimiento de auditoría para verificar los mecanismos de control de ventas, considerando: a) Numeración y autorización de los documentos. b) Secuencia en la emisión de ellos. c) Integridad en la base de datos. 03/08/2016 ANCHUNDIA KATERINE 000142737 28 06/08/2016 MOROCHO LENIN 000143816 29 24/08/2016 MOREIRA CHARLES 000148297 30 26/08/2016 CHAVEZ ROLANDO 000148898 31 05/09/2016 CREDITOS RICARDO 000151229 32 06/09/2016 CAMPUZANO LEONARDO 000151515 33 09/09/2016 VEGA FRANCISCO 152602 34 16/09/2016 CONRADO JOSELIN 000154254 35 27/09/2016 RIVADENEIRA EGLANT 000157066 36 30/09/2016 MOREIRA CHARLES 000157835 37 03/10/2016 CREDITOS RICARDO 000158549 38 10/10/2016 ANCHUNDIA KATERINE 000160616 39 25/10/2016 SANDOVAL ALEJANDRO 000164505 40 07/11/2016 CAMPUZANO LEONARDO 000167357 41 08/11/2016 CELY MARICARMEN 000167832 42 11/11/2016 MOROCHO LENIN 000168513 43 12/11/2016 CRUZ JAVIER 000168904 44

x Dirección: Av. Chone km 1 1/2 Teléfonos: 09599418222/0981250075 Elaborado por:

Fecha:

18/7/2017

E7.3/5

10.804,76 5.022,59 9.820,03 5.479,74 4.846,12 7.357,06 2.305,55 6.307,28 5.109,35 5.820,09 4.571,93 12.884,07 5.043,92 5.726,85 14.825,13 8.394,09 4.982,62

No No No No No No No No No No No No No No No No No

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

Si Si Si Si Si Si No Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si

√ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √

123 123

Cliente: Importadora y Distribuidora Mendoza Dirección: Coop.17 de Diciembre, Vía Chone 517, Santo Domingo de los Colorados, Pichincha Teléfonos: (593 2) 3700911/ (593 9) 1891525 Objetivo: Aplicar procedimiento de auditoría para verificar los mecanismos de control de ventas, considerando: a) Numeración y autorización de los documentos. b) Secuencia en la emisión de ellos. c) Integridad en la base de datos. 14/11/2016 VEGA ANGELITA 000169307 45 16/11/2016 VILCACUNDO MARIA 000169808 46 17/11/2016 VERA JEAN 000170124 47 18/11/2016 SALGADO NAVARRETE S.C 000170346 48 19/11/2016 RIVERA RAUL 000170520 49 21/11/2016 ZAMBRANO ANGEL 000171090 50 22/11/2016 RIVADENEIRA EGLANT 000171441 51 24/11/2016 COBO TERESA 000172166 52 25/11/2016 CELY HUGO 000172471 53 05/12/2016 CALVA REIMIRO 000175691 54 10/12/2016 MOROCHO LENIN 000177589 55 13/12/2016 ALVAREZ HERNAN 000178699 56 14/12/2016 PUCO VICENTA 000179313 57 20/12/2016 VERA JEAN 000181875 58 23/12/2016 ONATE LORENA 000183482 59 27/12/2016 YAMUCA PATRICIO 000185441 60

Dirección: Av. Chone km 1 1/2 Teléfonos: 09599418222/0981250075 MA Elaborado por:

6.524,76 8.132,05 1.958,82 4.378,19 4.729,94 9.777,41 5.203,08 5.046,87 6.878,38 10.559,87 4.760,51 5.005,94 5.015,32 4.494,87 4.660,78 10.235,51

E7.4/5

18/7/2017

Fecha: No No No No No No No No No No No No No No No No

No No No No No No No No No No No No No No No No

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Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si

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124

Elaborado por: Mayra Armas

Dirección: Av. Chone km 1 1/2 Teléfonos: 09599418222/0981250075 Elaborado por:

Fecha:

18/7/2017

E7.5/5

Aprobado por Hernán Maldonado

Fuente: Archivo de facturas de ventas y reporte emitido por el sistema contable

Marcas √

Revisado

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