Evaluación del sistema de control interno y mejora de la gestión de inventarios de la fábrica Maylan by Pontificia Universidad Católica del Ecuador sede Santo Domingo PUCE SD

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO Dirección Académica – Escuela Ciencias Administrativas y Contables

EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y MEJORA DE LA GESTIÓN DE INVENTARIOS DE LA FÁBRICA MAYLAN EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO, AÑO 2016

Trabajo de Titulación previo a la obtención del título de Ingenieras en Contabilidad y Auditoría CPA.

Línea de Investigación: Implementación del Control Interno Autoras: LADY JENNIFFER GUAMÁN REYES JOSELYN LILIBETH SANIPATIN LEÓN Director: MG. HERNÁN OSWALDO MALDONADO PAZMIÑO

Santo Domingo – Ecuador Enero, 2018

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO Dirección Académica - Escuela Ciencias Administrativas y Contables

HOJA DE APROBACIÓN EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y MEJORA DE LA GESTIÓN DE INVENTARIOS DE LA FÁBRICA MAYLAN EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO, AÑO 2016 Línea de Investigación: Implementación del Control Interno Autoras: LADY JENNIFFER GUAMÁN REYES JOSELYN LILIBETH SANIPATIN LEÓN Hernán Oswaldo Maldonado Pazmiño, Mg.

DIRECTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN Patricio Rodrigo Portero López, Mg.

CALIFICADOR Luis Evangelio Morejón Armijo, Mg.

CALIFICADOR Doris María Celi Pinza, Mg.

DIRECTORA DE LA ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

Santo Domingo – Ecuador Enero, 2018

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DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD Nosotras, Lady Jenniffer Guamán Reyes y Joselyn Lilibeth Sanipatin León, portadoras de la cédula de ciudadanía Nº 2350109506 y Nº 2300487218 respectivamente, declaramos que los resultados obtenidos en la investigación que presentamos como informe final, previo a la obtención del Grado de Ingenieras en Contabilidad y Auditoría CPA., son absolutamente originales, auténticos y personales. En tal virtud, declaramos que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos que se desprenden del trabajo propuesto de investigación y luego de la redacción de este documento son y serán de nuestra sola y exclusiva responsabilidad legal y académica.

Srta. Lady Jenniffer Guamán Reyes

Srta. Joselyn Lilibeth Sanipatin León

CI. 2350109506

CI. 2300487218

AGRADECIMIENTO Agradezco en primer lugar a Dios por haberme acompañado y guiado en toda mi carrera universitaria, por ser mi fortaleza en momentos de debilidad y brindarme una de las mayores alegrías permitiéndome hacer realidad una de mis metas más anheladas. A mis padres y hermanos, una familia maravillosa que ha estado conmigo en todo momento siendo mi pilar fundamental y fuente de motivación para seguir adelante. Por los valores que me han inculcado y por darme la oportunidad de tener una excelente educación en el transcurso de mi vida. Por no dejarme caer y tener siempre las palabras precisas para levantarme el ánimo. Un profundo agradecimiento a nuestro tutor, el Mg. Hernán Maldonado por su apoyo y disposición de ayudarnos cuando lo hemos necesitado. Por brindarnos su amistad, conocimientos y experiencias personales, para que nos sigamos esforzando y ser profesionales de calidad. A mi compañera, Joselyn por darme la motivación necesaria y por el apoyo recibido para juntas culminar el presente trabajo de titulación. Gracias por los momentos de alegrías y tristezas que hemos compartido, demostrándome siempre la excelente persona que es. Lady Guamán A Dios, porque ha sabido guiarme por el sendero correcto bendiciéndome con salud y fortaleza, que han permitido mantenerme firme con inteligencia y sabiduría para culminar con éxito una etapa más de mi vida. A mis padres, en especial a mi madre por ser el pilar fundamental en cada día transcurrido de mi vida y que ha sabido brindar apoyo y amor incondicional necesarios en el transcurso de toda la carrera, de tal forma que culmine con éxito mis metas. Un profundo agradecimiento a nuestro tutor, el Mg. Hernán Maldonado por su apoyo y disposición de ayudarnos cuando lo hemos necesitado. Por brindarnos su amistad, conocimientos y experiencias personales, para que nos sigamos esforzando y ser profesionales de calidad. A mi compañera, Lady gracias por momentos gratos de amistad que hemos compartido y por la paciencia y dedicación en este trabajo, demostrando ser una mujer sincera y responsable. Joselyn Sanipatin

DEDICATORIA El presente trabajo de titulación se lo dedicamos a Dios, por ser nuestra fortaleza y saber guiarnos por el buen camino, por hacernos ver que en la vida no hay sueños imposibles que todo simplemente requiere de dedicación y entrega para cumplirlo. A nuestros padres y hermanos, por ser el modelo perfecto de amor y unión. Se los dedicamos a ellos que siempre han estado ahí para nosotras, quienes ven en nosotras los logros que ellos por ciertas circunstancias no pudieron cumplir. Y para nosotras no hay mayor satisfacción que verlos orgullosos y demostrarles que todo el esfuerzo que han hecho por nosotras lo hemos aprovechado. A nuestro tutor, el Mg. Hernán Maldonado y a los diferentes docentes por sus consejos y sugerencias que nos han permitido el desarrollo del presente trabajo de titulación. A nuestro grupo de amigas, aunque cada una tiene un carácter y personalidad tan diferente hemos sabido acoplarnos de una manera súper especial. Con ellas hemos compartido muchos momentos a lo largo de estos cuatro años, hemos estado para motivarnos y ayudarnos siempre. Lady Guamán & Joselyn Sanipatin

RESUMEN El presente trabajo de titulación se realizó con la finalidad de evaluar el sistema de control interno y mejora en la gestión de inventarios de materia prima en fábrica MAYLAN, de la ciudad de Santo Domingo, debido que llevan un manejo de políticas y procedimientos con base a la experiencia del propietario. En esta investigación se utilizaron varias fuentes bibliográficas basadas en las variables que intervienen, también se levantó información mediante observación directa y aplicación de entrevista al propietario y encuestas a trabajadores, proveedores y contadora externa, que permitieron describir los procesos de compras-almacenamiento de materia prima, su posterior envió a producción y distribución de productos terminados, lo cual se contempla en el programa de planificación planteado. Posteriormente se aplicó el programa de evaluación del sistema de control interno para poder identificar sus debilidades, permitiendo determinar el nivel del riesgo y confianza con la aplicación del cuestionario directamente al personal relacionado con el manejo de materia prima. Por lo cual se propone el rediseño de la estructura organizacional, definición de perfiles laborales, políticas de daño, robo o pérdida de materia prima, procesos de compras, almacenamiento, producción y distribución, además se propuso establecer registros y reportes que contribuyan a la efectividad de la gestión de inventarios. En conclusión, la gestión del inventario de materia prima se realiza de forma empírica, ya que no se tienen establecidos los procedimientos y políticas afectando al cumplimiento de los objetivos operacionales porque no se mantiene un control adecuado respecto a este activo de la fábrica. Palabras claves: sistema de control interno, inventarios, materia prima, políticas, procedimientos.

vii

ABSTRACT The current titration work was carried out with the purpose of evaluating the internal control system and improvement in the administration of inventories of raw material in factory MAYLAN, of the city of Santo Domingo, because they have a management of policies and methods based on the experience of the owner. In this investigation several bibliographic sources were used based on the variables involved, as well as information was raised through direct observation and interview application to the owner and surveys to workers, suppliers and external accountant, which allowed describing the procedures of purchases-storage of raw material, its subsequent shipment to production and distribution of finished products, which is contemplated in the proposed planning program. Afterwards, the program of evaluation of the internal control system was applied to identify its weaknesses, allowing to define the level of risk and confidence with the application of the questionnaire directly to the personnel related to the treatment of raw material. Consequently, the redesign of the organizational structure, description of work profiles, policies of damage, theft or loss of raw material, purchasing processes, storage, production and distribution is proposed, and it was proposed to establish records and reports that contribute to the effectiveness of inventory management. In conclusion, the raw material inventory management is carried out empirically, since the procedures and policies have not been established, affecting compliance with the operative objectives because there is no satisfactory control over this asset of the factory. Keywords: internal control system, inventories, raw material, policies, procedures.

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ÍNDICE DE CONTENIDOS 1

INTRODUCCIÓN........................................................................................................1

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .....................................................................2

2.1

Antecedentes ................................................................................................................2

2.2

Problema de Investigación ...........................................................................................5

2.2.1

Formulación del Problema. ..........................................................................................5

2.2.2

Sistematización del Problema. .....................................................................................5

2.2.3

Contextualización del Problema. ..................................................................................5

2.3

Justificación de la Investigación ...................................................................................6

2.4

Objetivos de la Investigación .......................................................................................8

2.4.1

Objetivo General. .........................................................................................................8

2.4.2

Objetivos Específicos. ..................................................................................................8

MARCO REFERENCIAL ...........................................................................................9

3.1

Revisión de la Literatura y Fundamentos Teóricos ......................................................9

3.1.1

Auditoría. ......................................................................................................................9

3.1.1.1

Objetivos de la auditoría...............................................................................................9

3.1.1.2

Tipos de auditoría. ........................................................................................................9

3.1.2

Control interno. ..........................................................................................................10

3.1.2.1

Importancia.................................................................................................................11

3.1.2.2

Objetivos del control interno. .....................................................................................11

3.1.2.3

Tipos de control interno. ............................................................................................11

3.1.2.3.1 Control interno administrativo. ..................................................................................11 3.1.2.3.2 Control interno contable. ............................................................................................12 3.1.2.4

Evaluación del sistema de control interno. .................................................................12

3.1.2.5

Limitaciones del control interno.................................................................................13

3.1.2.6

Modelos de control interno.........................................................................................13

ix 3.1.2.7

Modelo COSO II-ERM. .............................................................................................14

3.1.2.7.1 Componentes del COSO II-ERM ...............................................................................14 3.1.2.8

Riesgos de auditoría. ..................................................................................................15

3.1.2.8.1 Riesgo inherente. ........................................................................................................16 3.1.2.8.2 Riesgo de control. .......................................................................................................16 3.1.2.8.3 Riesgo de detección. ...................................................................................................16 3.1.2.9

Matriz de riesgo. .........................................................................................................17

3.1.3

Inventario....................................................................................................................17

3.1.3.1

Importancia.................................................................................................................18

3.1.3.2

Ciclo de inventario. ....................................................................................................18

3.1.3.3

Costos del inventario. .................................................................................................19

3.1.3.4

Sistema de registro y control de inventario. ...............................................................19

3.1.3.4.1 Sistema de cuenta múltiple. ........................................................................................20 3.1.3.4.2 Sistema de cuenta permanente. ..................................................................................20 3.1.3.5

Método de valuación de inventarios. ..........................................................................20

3.1.3.5.1 Método PEPS-FIFO. ..................................................................................................21 3.1.3.5.2 Método Promedio. ......................................................................................................21 3.1.3.5.3 Último precio de compra. ...........................................................................................21 3.1.3.6

Control de inventarios. ...............................................................................................22

3.1.3.6.1 Objetivos. ...................................................................................................................22 3.1.3.7

Gestión de inventarios. ...............................................................................................23

3.1.3.8

Criterios de una buena gestión de inventarios. ...........................................................23

3.1.3.9

Stock. ..........................................................................................................................24

3.1.3.9.1 Importancia del Stock.................................................................................................24 3.1.3.9.2 Tipos de stock.............................................................................................................24 3.1.3.10 NIC 2 Existencias. ......................................................................................................26

x 3.1.3.11 NIIF para PYMES-inventarios. ..................................................................................27 4

METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ..........................................................28

4.1

Enfoque/Diseño/Tipo de investigación ......................................................................28

4.1.1

Enfoque. .....................................................................................................................28

4.1.2

Tipo de Investigación. ................................................................................................28

4.1.2.1

Descriptiva..................................................................................................................28

4.1.2.2

De campo....................................................................................................................29

4.2

Población/Muestra ......................................................................................................29

4.2.1

Población. ...................................................................................................................29

4.2.2

Muestra. ......................................................................................................................30

4.3

Técnicas e instrumentos de recolección de datos .......................................................30

4.3.1

Entrevista. ...................................................................................................................30

4.3.2

Encuestas. ...................................................................................................................30

4.3.3

Observación. ...............................................................................................................30

4.4

Técnicas de Análisis de Datos ....................................................................................31

4.4.1

Análisis cualitativo. ....................................................................................................31

4.4.2

Análisis cuantitativo. ..................................................................................................31

RESULTADOS ..........................................................................................................32

5.1

Discusión y análisis de resultados ..............................................................................32

5.1.1

Entrevista al gerente propietario.................................................................................32

5.1.2

Encuesta a trabajadores. .............................................................................................34

5.1.3

Encuesta a proveedores. .............................................................................................36

5.1.4

Encuesta a contadora externa. ....................................................................................38

5.1.5

Análisis de resultados. ................................................................................................40

5.2

Propuesta de intervención ..........................................................................................41

5.2.1

Levantar información necesaria sobre los procedimientos que se llevan a cabo en el

xi manejo de la materia...................................................................................................41 5.2.1.1

Programa de planificación. .........................................................................................41

5.2.2

Identificar las debilidades del sistema de control interno que pueden afectar el logro de los objetivos operacionales. ...................................................................................62

5.2.2.1

Programa de evaluación de control interno. ...............................................................62

5.2.2.2

Cuestionario de control interno. .................................................................................63

5.2.2.3

Valoración de los componentes. .................................................................................66

5.2.2.4

Matriz de recomendaciones. .......................................................................................67

5.2.2.5

Carta a la gerencia. .....................................................................................................71

5.2.2.6

Informe de evaluación de control interno...................................................................72

5.2.3

Determinar políticas y procedimientos que contribuyan a la efectividad en el control de materia prima de la empresa. .................................................................................76

5.2.3.1

Estructura organizacional propuesta. .........................................................................76

5.2.3.2

Perfil laboral para el personal. ....................................................................................78

5.2.3.2.1 Perfil laboral jefe comercial. ......................................................................................78 5.2.3.2.2 Perfil laboral jefe de producción. ...............................................................................79 5.2.3.2.3 Perfil laboral bodeguero. ............................................................................................80 5.2.3.3

Propuesta de políticas. ................................................................................................81

5.2.3.3.1 Políticas para la compra de materia prima. ................................................................81 5.2.3.3.2 Políticas para el almacenamiento de materia prima. ..................................................82 5.2.3.3.3 Políticas para la utilización de materia prima. ...........................................................82 5.2.3.3.4 Políticas de daño, robo o pérdida de materia prima. ..................................................83 5.2.3.4

Propuesta de procedimientos. .....................................................................................84

5.2.3.4.1 Procedimientos para la compra de materia prima. .....................................................84 5.2.3.4.2 Procedimientos para el almacenamiento de materia prima. .......................................87 5.2.3.4.3 Procedimientos para la utilización de materia prima. ................................................89 5.2.3.4.4 Procedimientos para la utilización de materia prima. ................................................91

xii 5.2.4

Establecer registros y reportes que contribuyan a la aplicaciรณn de las recomendaciones para la efectividad de la gestiรณn de inventarios. .........................................................92

5.2.4.1

Requisiciรณn de compra. ..............................................................................................92

5.2.4.2

Orden de compra. .......................................................................................................93

5.2.4.3

Registro de los pagos a proveedores. .........................................................................94

5.2.4.4

Nota de entrega. ..........................................................................................................94

5.2.4.5

Orden de requisiciรณn. .................................................................................................95

5.2.4.6

Nota de prendas. .........................................................................................................95

5.2.4.7

Registro de entradas y salidas de materia prima. .......................................................96

5.2.4.8

Presupuesto de compras. ............................................................................................97

5.2.4.9

Indicadores de gestiรณn. ...............................................................................................97

5.2.4.10 Informe de hallazgos. .................................................................................................99 5.3

CONCLUSIONES....................................................................................................102

5.4

RECOMENDACIONES ..........................................................................................103

REFERENCIAS ........................................................................................................................104 ANEXOS. .................................................................................................................................107

xiii

ร NDICE DE TABLAS Tabla 1 Poblaciรณn MAYLAN .....................................................................................................29 Tabla 2 Encuesta a trabajadores..................................................................................................35 Tabla 3 Encuesta a proveedores..................................................................................................37 Tabla 4 Encuesta a contadora externa .........................................................................................38

xiv

ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1. Tipos de auditoría ........................................................................................................10 Figura 2. Modelos de control interno ..........................................................................................14 Figura 3. Componentes del COSO II-ERM ................................................................................15 Figura 4. Ciclo de inventario ......................................................................................................19 Figura 5. Costos del inventario ...................................................................................................19 Figura 6. Percepción de cada área o función sobre una buena gestión de los inventarios..........23 Figura 7. Tipos de stock ..............................................................................................................25 Figura 8. Coste de las existencias ...............................................................................................26 Figura 9. Programa de planificación ...........................................................................................42 Figura 10. Programa de evaluación de control interno ...............................................................62 Figura 11. Matriz de recomendaciones. ......................................................................................68 Figura 12. Estructura organizacional propuesta ..........................................................................77 Figura 13. Perfil laboral jefe comercial ......................................................................................78 Figura 14. Perfil laboral jefe de producción ...............................................................................79 Figura 15. Perfil laboral bodeguero ............................................................................................80 Figura 16. Políticas para la compra de materia prima ................................................................81 Figura 17. Políticas para el almacenamiento de materia prima ..................................................82 Figura 18. Políticas para la utilización de materia prima y distribución de producto terminado .....................................................................................................................................................83 Figura 19. Políticas de daño, robo o pérdida de materia prima ..................................................83 Figura 20. Flujograma para la compra de materia prima ............................................................86

xv Figura 21. Flujograma para el almacenamiento de materia prima..............................................88 Figura 22. Flujograma para la utilizaciรณn de materia prima .......................................................90 Figura 23. Flujograma para la distribuciรณn .................................................................................92 Figura 24. Requisiciรณn de compra ..............................................................................................93 Figura 25. Orden de compra .......................................................................................................93 Figura 26. Registro de los pagos a proveedores .........................................................................94 Figura 27. Nota de entrega ..........................................................................................................94 Figura 28. Orden de requisiciรณn..................................................................................................95 Figura 29. Nota de prendas .........................................................................................................96 Figura 30. Registro de entradas y salidas de materia prima .......................................................96 Figura 31. Formato de presupuesto .............................................................................................97 Figura 32. Indicadores de gestiรณn ...............................................................................................98

xvi

ร NDICE DE ANEXOS Anexo 1 Modelo de entrevista al gerente propietario ...............................................................107 Anexo 2 Revisiรณn de las facturas de compra ............................................................................109 Anexo 3 Revisiรณn de las notas de entrega ................................................................................115

1 INTRODUCCIÓN El presente trabajo de titulación tiene como finalidad desarrollar una evaluación del sistema de control interno y mejora de la gestión de inventarios de la fábrica MAYLAN, dedicada a la fabricación y comercialización de ropa ubicada en la ciudad de Santo Domingo. Es importante resaltar que el control interno en las empresas juega un papel fundamental porque son los lineamientos que permitirán la consecución de los objetivos propuestos, y mediante su evaluación se puede establecer acciones correctivas o preventivas que contribuyan al logro de las metas establecidas de manera que se genere mayor eficiencia en las operaciones de la empresa con respecto a la gestión de inventarios. El cuerpo del trabajo está distribuido en las siguientes secciones: 

El planteamiento del problema está compuesto por los antecedentes, en el cual se realizó una descripción de cómo surgió la empresa (objeto de estudio) e identificación de las principales causas y efectos de la misma. Además, se desarrolla la justificación que corresponde a las razones por las que se lleva a cabo la investigación y finalmente se establecen los objetivos que persigue el trabajo de titulación.



El marco referencial corresponde a la revisión literaria de los diferentes conceptos que guardan relación con el tema del trabajo de titulación, por lo que se realiza una lista de términos con respecto a sus variables dependiente e independiente. Dicha información debe ser actualizada y tomada de fuentes confiables.



La metodología de la investigación consiste en la descripción de los métodos, técnicas y procedimientos que se han llevado a cabo para la recolección de información permitiendo el desarrollo del proceso de investigación.



La última sección, presenta los resultados que se han obtenido durante todo el proceso y es la parte más significativa del trabajo porque son las soluciones planteadas con relación al problema inicial. Dando mejoras al sistema de control interno y la gestión de inventarios de la fábrica MAYLAN.

2 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 2.1 Antecedentes La fábrica MAYLAN es una empresa fundada por el Sr. Andrés Tello en el año 2007, constituida como persona natural obligada a llevar contabilidad que se dedicada a la fabricación y comercialización de ropa ubicada en la urbanización Los Álamos en la ciudad de Santo Domingo. Para iniciar sus actividades comerciales invirtió un capital de $20.000 dólares con los que adquirió tres máquinas de costura, las necesarias para la fabricación de ropa. La ropa que fabrica la empresa está dirigida a la clase social media y baja, de manera que puede suplir las necesidades de la ciudadanía ofreciendo calidad a precios cómodos. Esto le ha permitido crecer en el ámbito empresarial por lo que actualmente cuenta con tres locales comerciales a nivel local que brindan sus productos tanto a clientes mayoristas como a consumidores finales. Como consecuencia de la rentabilidad económica que le ha generado la empresa, a través de los años el propietario ha ido adquiriendo máquinas industriales por lo que actualmente tiene un total de 30 máquinas entre bordadoras, ensambladoras, recubridoras, estampadoras, overlock, costura recta, entre otras y cuenta con 24 personas como parte del talento humano de la empresa, los mismos que están distribuidos en sus diferentes áreas. Toda esta inversión ha contribuido a que el propietario incremente la capacidad de producción de su empresa. Aunque económicamente el crecimiento ha sido muy favorable, esto ha ocasionado problemas con el manejo del inventario de materia prima, es decir con los bienes físicos para la fabricación de sus productos considerando que ahora cuenta con 30 líneas de ropa. Es por ello, que el propietario no mantiene un control adecuado debido a la gran cantidad de materia prima que debe adquirir y manejar para ser distribuida al área de producción. Hoy en día la fábrica MAYLAN mantiene un crecimiento económico estable a pesar de las deficiencias que se han identificado en el sistema de control interno de la gestión de inventarios, las mismas que se detallan a continuación con sus respectivas causas y efectos: 

Ausencia de políticas y procedimientos de control de la materia prima, generando la presencia de activos improductivos y pagos de tributos que repercute en la reducción de la utilidad esperada por la empresa.

3 

Existen diferencias entre las órdenes de pedido emitidas por la empresa y la mercadería recibida en bodega, por lo cual se incurre en altos costos de mantenimiento y bodegaje de la materia prima no solicitada e incremento de la cuenta por pagar a proveedores.



Organización deficiente de la empresa en cuanto al aprovisionamiento y recepción de la materia prima, lo que ocasiona compras innecesarias y dificultades para encontrar la materia prima en bodega.



Falta de registro del movimiento de materia prima en bodega debido a la inexistencia de un encargado del área, provocando un desconocimiento del stock real con el que dispone la empresa. De manera general, las deficiencias en el manejo de la gestión de inventarios de materia

prima son ocasionadas por su mala ubicación y falta de registro de materiales utilizables, provocando que la empresa tenga un exceso de materia prima que no es encontrada oportunamente, lo cual dificulta el cumplimiento de la producción planificada al requerir un mayor tiempo para transformarla en producto terminado. Por consiguiente, una sobreproducción por lo que, la empresa tiene más mercadería por vender y un aumento de la cuenta proveedores, ocasionando dificultades en su liquidez, en el cumplimiento de obligaciones y pérdida de imagen crediticia. Por la relevancia del tema se ha procedido a revisar trabajos similares en las diferentes universidades de la ciudad de Santo Domingo, por lo que se han identificado los siguientes: 

Bazurto, L. (2015). Sistema de control interno y gestión de inventarios en la fábrica del toldo en la ciudad de Santo Domingo (tesis de pregrado). Universidad Uniandes, Santo Domingo, Ecuador. El presente trabajo mantiene la modalidad investigación cuali-cuantitativo, determinando que la fábrica mantiene problemas en la gestión de inventarios debido que carece políticas y manual de procedimientos de control de inventarios, por lo cual desarrollo una propuesta sustentado en un marco teórico investigado y analizado, que contribuyó para el planteamiento de un sistema de control interno basado en el modelo COSO I.



Cevallos, W. (2015). Modelo de sistema de COSO I y gestión de inventarios en la DISTRIBUIDORA MAYLAN. (tesis de pregrado). Universidad Uniandes, Santo Domingo, Ecuador.

4 La presente tesis es la propuesta de un Modelo de Sistema de Control Interno para una eficiente gestión en el manejo de inventarios basado en el modelo COSO I, debido a la detección de falencias encontradas como: falta de un manual de políticas y procedimientos, inadecuado control de la adquisición de mercadería, realizándose procedimientos con base en la metodología cuali–cuantitativa con tendencia cualitativa. 

Quiroz Gallardo, Karina Fernanda. (2013). Diseño de un sistema de control de inventarios para mejorar la rentabilidad en Importadora Idirsa Santo Domingo 2012. Universidad Tecnológica Equinoccial, Santo Domingo, Ecuador. La presente tesis tiene el objetivo de diseñar un sistema de control interno a los inventarios para reducir los costos, minimizar faltantes y sobrantes como también obtener una mejor rentabilidad en la empresa IDIRSA, debido a la carencia de un sistema de inventarios, un control ineficaz, el propietario desconoce sus stocks reales, por tanto se utilizó los métodos de investigación deductivo, inductivo, sintético y la observación.



Reyes, L., & Vargas, M. (2017). Propuesta en la evaluación y mejora de la gestión de inventarios para “CASVIMOR CÍA LTDA”, ubicada en la vía Quevedo km 3 ½, en la ciudad de Santo Domingo, año 2016. Pontificia Universidad Católica del Ecuador, Santo Domingo, Ecuador. Tiene por objetivo fundamental elaborar una propuesta de mejora implementando un sistema efectivo de Control Interno que presente nuevos enfoques en el planeamiento y ejecución de las acciones de control que permitirá superar las fallas existentes, estructurando correctamente los procesos críticos, facilitando y organizando así sus actividades para conseguir los objetivos y metas propuestas.



Secaira Chávez, María de Lourdes. (2014). Modelo de gestión de control y manejo de los inventarios en la Empresa Comercial Distribuidora J.L. Santo Domingo. Universidad Tecnológica Equinoccial, Santo Domingo, Ecuador. La falta de un proceso que regule un control y manejo de inventarios de la Distribuidora Comercial J.L. ha permitido desarrollar el trabajo investigativo con el propósito de diseñar un modelo de gestión de control y manejo de los mismos, se hizo énfasis en el método científico ya que el objeto de estudio es la adquisición de conocimientos en el área administrativa y contable elaborando políticas y procedimientos.

5 Por tanto, el tema EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y MEJORA DE LA GESTIÓN DE INVENTARIOS DE LA FÁBRICA MAYLAN EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO, AÑO 2017 es inédito y original de los autores.

2.2 Problema de Investigación 2.2.1 Formulación del Problema. ¿Cómo contribuirá la evaluación del sistema de control interno a alcanzar niveles de eficiencia en la gestión de inventarios de la fábrica MAYLAN en la ciudad de Santo Domingo, año 2016? 2.2.2 Sistematización del Problema. ¿De qué manera se puede conocer los procedimientos sobre el manejo de la materia prima? ¿Cómo se pueden identificar las áreas críticas que se generan en la gestión de los inventarios? ¿De qué forma se contribuirá en la disminución de las deficiencias del sistema de control interno de la materia prima? ¿Cómo se puede garantizar la aplicación de las recomendaciones para la toma de decisiones en la gestión de inventarios? 2.2.3 Contextualización del Problema. En el mundo actual, las empresas ponen mayor énfasis en la adecuada gestión de sus inventarios por el valor económico que representa para su continuo desarrollo porque el no tener bajo control este activo puede ocasionar pérdidas económicas significativas. Por tanto, evaluar el control interno de la gestión de inventarios es de vital importancia porque contribuye a la identificación de las áreas críticas que afectan su utilización y buen funcionamiento. En el año 2004, la Comisión de Organismos Patrocinadores emitió el COSO ERM (Enterprise Risk Management) como un modelo de control interno enfocado en la gestión de riesgos que permite el cumplimiento de objetivos organizacionales, mediante la minimización de errores proporcionando seguridad razonable de la información. Con estos referentes se marcaron las estrategias que una empresa debe utilizar para mejorar sus puntos de control desde la toma de decisiones de la alta dirección hasta el autocontrol de sus acciones operativas.

6 Ecuador, es un país productivo y con alta incidencia comercial por esta razón existen un gran número de empresas, que por idiosincrasia de la sociedad, han optado por operar con un control interno empírico, con base en las experiencias de sus propietarios. Hoy en día se habla más del control interno sobre los inventarios porque representa un valor importante en la empresa, su aplicación permite precautelar pérdidas económicas por materia prima o bienes destinados para la venta. Por lo cual el sector textil y de la confección ecuatoriana manejan los dos tipos de inventarios, manteniéndose a la vanguardia de las tendencias internacionales, tanto en moda como en la responsabilidad social, existe formación en los trabajadores tanto en aspectos técnicos como de diseño, mejorando así su productividad, por lo cual se genera la necesidad de una mejora en gestión de inventarios de materia prima de tal forma siga en crecimiento a nivel país, de la mano con el impulso de la matriz productiva. Santo Domingo es una ciudad de gran influencia comercial, y dentro de la misma se encuentra Fábrica “MAYLAN”, una empresa familiar dedicada a la producción y comercialización de prendas de vestir para niños y adultos. En la actualidad manejan un sistema de control interno empírico, como también no existe una adecuada gestión de inventarios ya sean de materia prima como de productos terminados.

2.3 Justificación de la Investigación El presente trabajo de disertación está relacionado con el objetivo N° 10.5 del PNBV que busca fortalecer la economía popular y solidaria (EPS), y de las micro, pequeñas y medianas empresas en la estructura productiva (MiPymes), lo cual contribuye al mejoramiento en la productividad de la empresa de modo que todos los activos sean generadores de riqueza (Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo, 2013, Link) Además se encuentra relacionado con el Plan De Desarrollo Cantonal-Provincial de Santo Domingo de los Tsáchilas, con el eje del cambio de la matriz productiva, que involucra al fortalecimiento de sectores con alta productividad y de inclusión económica, para lo cual es necesario impulsar las condiciones de competitividad y producción sistémica, necesarias para hacer posible el cambio de la matriz productiva permitiendo generar ventajas competitivas, a través de incentivos tributarios y de inversión (Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Santo Domingo de los Tsáchilas, 2015, link).

7 En las pequeñas y medianas empresas (PYMES), el inventario es esencial en el desarrollo de operaciones, “la existencia de un control influye en las diferentes áreas de la empresa maximizando oportunidad, eficiencia de las operaciones, rentabilidad, y confiabilidad de la información administrativa, contable y financiera” (Chumpitaz & Gonzales, 2015, p. 64). Es necesario realizar la evaluación del sistema de control interno de inventarios por “la necesidad de un control adecuado de existencias para evitar rupturas, antes del periodo de abastecimiento e incurrir así en costos por faltantes o pérdidas de ventas” (Toro, & Bastidas, 2011, p. 86). La evaluación del sistema de control interno y mejora de la gestión de inventarios, será desarrollada con la aplicación de los conocimientos adquiridos en la Pontificia Universidad Católica del Ecuador Sede Santo Domingo, siendo un aporte académico importante para la Escuela de Ciencias Administrativas y Contables y pueda ser útil como fuente de consulta para futuras promociones. El propósito de la evaluación del sistema de control interno y mejora de la gestión de inventarios es proteger y salvaguardar los recursos de materia prima con los que cuenta la fábrica MAYLAN, esto permitirá a los propietarios y empleados comprender la importancia de controlar los inventarios con exactitud y confiabilidad, promoviendo la eficiencia en las operaciones mediante un control en las actividades de sus trabajadores que permita optimizar recursos en las operaciones y estimule la aplicación de políticas para el logro de metas y objetivos programados, contribuyendo a la productividad y mejora de la rentabilidad económica. Para el desarrollo de la presente investigación de procedió a utilizar instrumentos de recolección de datos como: observación directa, entrevistas y cuestionarios, que permitirán obtener conocimientos de la situación actual de la empresa, lo cual ayude a detectar problemas y/o debilidades presentes en el sistema de control interno de inventarios en el área de bodega que maneja la fábrica MAYLAN, desarrollando una propuesta de mejora necesaria en las políticas del manejo de inventarios, que contribuya a la productividad en las operaciones de la empresa. El presente trabajo cuenta como el compromiso de su propietario y trabajadores de brindar la información para su ejecución, lo cual beneficiará a la fábrica MAYLAN, a mejorar los procesos internos, manteniendo un control de entradas y salidas de inventarios como también de un stock óptimo, reduciendo costos de almacenamiento, permitiendo elevar el nivel de producción en donde no existirá tiempos de retrasos que generen pérdidas en ventas ni costos adicionales de mano de obra, aumentando la liquidez y rentabilidad de la empresa.

2.4 Objetivos de la Investigación 2.4.1 Objetivo General. Evaluar el sistema de control interno de la gestión de inventarios de la fábrica MAYLAN en la ciudad de Santo Domingo, año 2016. 2.4.2 Objetivos Específicos. 

Levantar información necesaria sobre los procedimientos que se llevan a cabo en el manejo de la materia prima.



Identificar las debilidades del sistema de control interno que pueden afectar el logro de los objetivos operacionales.



Determinar políticas y procedimientos que contribuyan a la efectividad en el control de materia prima de la empresa.



Establecer registros y reportes que contribuyan a la aplicación de las recomendaciones para la efectividad de la gestión de inventarios.

3 MARCO REFERENCIAL 3.1 Revisión de la Literatura y Fundamentos Teóricos 3.1.1 Auditoría. Sevilla (2012) define a la auditoría como un “proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de auditoría” (p. 15). Proceso sistemático, independiente y documentado, que requiere planeación y estudio preliminar, con miras a obtener por medio de procedimientos de auditoría, evidencia suficiente y competente, evaluarla de manera objetiva y determinar el cumplimiento de los criterios definidos, para luego emitir un informe. (Montaño, 2013, pp. 87-88).

De acuerdo con Sevilla y Montaño, la auditoría es un proceso sistemático, independiente y documentado que evalúa el nivel de cumplimiento de los criterios de auditoría aplicados por una entidad, de esta manera permite al auditor obtener hallazgos para emitir una opinión. 3.1.1.1 Objetivos de la auditoría. La auditoría como un proceso que evalúa el desempeño de una organización, se lleva a cabo mediante la implementación de tres etapas (planificación, ejecución e informe) que mantienen relación directa con cada uno de sus objetivos, los más relevantes son: 

Emitir una opinión razonable sobre los estados contables de la empresa auditada.



Desarrollar procedimientos para obtener pruebas sobre las operaciones que generan los saldos finales y pruebas sobre saldos de cuentas.



Fijar objetivos de auditoría para cada área de trabajo.



Determinar si los saldos de las cuentas representativas de los elementos que la integran son legítimos y razonables.



Verificar el cumplimiento de las normas legales establecidas o la correcta aplicación de los PGCA. (Sánchez & Alvarado, 2014, p. 270).

3.1.1.2 Tipos de auditoría. Existen diversos tipos de auditoría, de manera que sean aplicables en campos específicos de acuerdo con el tipo de organización en que se realice y la finalidad que persiga

10 la misma. Por lo tanto, esto exige al auditor especializarse y adquirir mayor conocimiento para poder desempeñarse de forma eficiente e íntegra. Los diferentes tipos de auditoría son: TIPOS

Según la naturaleza del profesional

Según la clase de objetivos perseguidos

Según la amplitud del trabajo y el alcance de los procedimientos aplicados

CLASIFICACIÓN

CONCEPTO

Auditoría externa

Servicio prestado a la propia entidad auditada por profesionales independientes, según los términos contenidos en un contrato de prestación de servicios.

Auditoría interna

Actividad que llevan a cabo profesionales que ejercen su actividad en el seno de una empresa, bajo la dependencia de la máxima autoridad de la misma.

Auditoría gubernativa

Actividad de fiscalización realizada por diversos órganos del Estado, sobre aquellos organismos de derecho público y/o sobre distintos procesos que afectan al patrimonio nacional o al bien común.

Auditoría financiera o contable

Actividad consistente en la comprobación y examen de las cuentas anuales y otros estados financieros y contables con objeto de poder emitir un juicio.

Auditoría operativa

Actividad dirigida al examen y evaluación de los procedimientos y de los sistemas de gestión internos instalados en una organización.

Auditoría completa o convencional

Manifiesta una opinión sobre la razonabilidad de las cuentas anuales tomadas en su conjunto.

Auditoría parcial o limitada

Revisión parcial de otros documentos contables con objeto de emitir informes sobre los mismos.

Auditoría obligatoria

Auditoría de las cuentas anuales o de las cuentas consolidadas, siempre que sean exigidas por el Derecho comunitario o la legislación nacional.

Auditoría voluntaria

Es el procedimiento de revisión realizado por la empresa de manera discrecional.

Auditoría por comprobantes

Técnica de auditoría basada en la revisión de los documentos que sustentan los hechos objeto de la auditoría.

Auditoría por controles

Técnica de auditoría basada en la evaluación del sistema de control interno y en la confianza que el mismo merece al auditor.

Según la obligatoriedad

Según la técnica utilizada

Figura 1. Tipos de auditoría. Adaptado de “Auditoría. Un enfoque práctico” por A. De la Peña, 2011, pp.5-7.

3.1.2 Control interno. Toda empresa con la finalidad de cumplir con sus objetivos establece procedimientos a seguir, o lo que se conoce como control interno. Rivas (2011) se refiere a este como “un tipo de control organizacional dirigido precisamente a regular el funcionamiento de las actividades operacionales que se desarrollan en el día a día de una empresa” (p. 4).

11 Comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos que aseguren que los activos estén debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente según las directrices marcadas por la administración. (Estupiñán, 2012, p. 19).

Se puede concluir que el control interno es un conjunto de procedimientos que deben ser cumplidos por quienes integran una organización de modo que se regule el funcionamiento de las actividades para que sean desarrolladas según las directrices establecidas. 3.1.2.1 Importancia. La importancia del control interno radica en que “permite a la gerencia hacer frente a la rápida evolución del entorno económico y competitivo, así como a las exigencias y prioridades cambiantes de los clientes, adaptando su estructura para asegurar el crecimiento futuro” (Rivas, 2011, p. 117). El sistema de control interno se materializa como la base estructural que contribuye de manera integral al cumplimiento de los objetivos corporativos, a través de la implementación de métodos sistemáticos orientados a la prevención, el autocontrol y la medición del grado de cumplimiento de las finalidades establecidas. (Navarro-Stefanell & Ramos, 2016, p. 249).

El control interno, en últimos años, ha adquirido gran importancia porque permite establecer procedimientos y puntos de control a todos los niveles de la organización con la finalidad de alcanzar los objetivos que se ha propuesto y asegurar su crecimiento económico. 3.1.2.2 Objetivos del control interno. El control interno es una herramienta empresarial que permite identificar los riesgos que puede enfrentar una organización, por lo que determina lineamientos a seguir facilitando el cumplimiento de sus metas. Los objetivos básicos del control interno son: 

Proteger los activos y salvaguardar los bienes de la institución.



Verificar la razonabilidad y confiabilidad de los informes contables y administrativos.



Promover la adhesión a las políticas administrativas establecidas.



Lograr el cumplimiento de metas y objetivos programados. (Estupiñán, 2012, p. 19).

3.1.2.3 Tipos de control interno. 3.1.2.3.1 Control interno administrativo. Según Sánchez & Alvarado (2014) el control interno administrativo es “un plan de organización de las actividades de la compañía, organigramas, líneas de responsabilidad,

12 sistemas de autorización de las operaciones, planes de trabajo, métodos encaminados a promover la eficiencia en las operaciones” (p. 280). Tiene que ver con la eficiencia operacional y la adherencia a políticas prescritas en todos los departamentos de la organización e incluye: el plan organizativo, los procedimientos y registros que se relacionan con los procesos de decisión conducentes a la autorización gerencial de transacciones. (Granada, 2011, p. 217).

Basados en los conceptos anteriores, se puede afirmar que este tipo de control está enfocado en el seguimiento de las actividades realizadas por el personal de la empresa, y tiene como finalidad que las operaciones establecidas sean cada vez más eficientes mediante la optimización de recursos. 3.1.2.3.2 Control interno contable. El control interno contable es una revisión con respecto al sistema financiero, es por ello que “abarca la preparación de los estados contables y financieros, la existencia de principios de contabilidad generalmente aceptados, el sistema de registro, informatizado o no, y el cumplimiento dispuesto por normas que se refieren a los mismos en la legislación vigente” (Sánchez & Alvarado, 2014, p. 279). Comprende el plan de organización, procedimientos y registros relacionados con la salvaguarda de los activos y la confiabilidad de los registros financieros y en consecuencia, está diseñado para proveer un razonable grado de seguridad de manera que: las transacciones sean ejecutadas por medios de autorización específicos o generales, sean registradas como es requerido, se tenga acceso a los activos mediante autorización gerencial, se haga comparación de activos dentro de intervalos razonables. (Granada, 2011, p. 218).

El control interno contable se refiere a la información financiera que genera una empresa, es decir que todas sus transacciones y registros contables guarden uniformidad, cumplan con las normas contables vigentes y con los principios de contabilidad generalmente aceptados brindando una seguridad razonable. 3.1.2.4 Evaluación del sistema de control interno. Granada (2011) afirma que la evaluación del sistema de control interno “tiene el propósito de obtener el conocimiento de la dependencia a examinar, determinar riesgos, identificar controles clave, identificar deficiencias del sistema. En síntesis, medir la eficiencia con la que la organización pretende lograr sus objetivos organizacionales” (p. 253). El alcance de la evaluación del sistema de control interno va a variar dependiendo de que se realice una auditoría interna o externa. Así al auditor interno le interesará evaluar todos los

13 aspectos del sistema de control interno […], en cambio el auditor externo debe analizar los controles que hace una referencia más directa a los registros contables, (Sánchez & Alvarado, 2014, p. 287).

Evaluar el sistema de control interno permite determinar la existencia y eficiencia del mismo a nivel organizacional, de modo que se conozca cómo fueron definidos y cómo se están aplicando los procedimientos. Esto ayuda a identificar las debilidades de control de la empresa e implementar mejoras en las áreas que presente deficiencias. 3.1.2.5 Limitaciones del control interno. El logro de objetivos es afectado por las limitaciones adherentes al control, tales limitaciones tienen que ver con “fallas humanas, debido a juicios e interpretaciones erróneas, ignorancia y desconocimiento, actos intencionados contra la empresa, colusión de dos o más miembros y omisión intencionada de la gerencia entre otros” (Montaño, 2013, p. 68). Las principales limitaciones incluyen: los juicios humanos requeridos en cualquier sistema y las fallas humanas simples tales como errores o equivocaciones; elusión del control interno por la colusión de dos o más personas; y eludir inapropiado del control interno por parte de la administración, tal como revisar los términos de un contrato de venta o exceder el límite de crédito de un cliente. (Mantilla, 2014, p. 186).

Ningún modelo de control interno por más eficiente que parezca, puede asegurar el cumplimiento de sus objetivos al cien por ciento, esto se debe a ciertos factores que no pueden ser controlados denominados limitaciones del control interno que impiden dar una seguridad absoluta sobre el logro de la información financiera. 3.1.2.6 Modelos de control interno. A través de los años, se han desarrollado varios modelos de control interno que se han adaptado a las necesidades o situaciones que enfrentan las empresas, los más relevantes son: MODELO

CONCEPTO

COSO

Este modelo surge como iniciativa del Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commision (coso) en Estados Unidos, en 1992, para definir una metodología con el propósito de revisar el control interno de una organización.

CADBURY

Desarrollado en 1992 por el Comité Cadbury en Inglaterra como respuesta a los escándalos y fraudes cometidos en el mundo corporativo a finales de la década de 1980 y princ ipios de la siguiente. Adopta una interpretación más amplia del control al contar con mayores especificaciones en la definición de su enfoque sobre el sistema de control de tipo financiero y otros.

COCO

COBIT

TURNBULL

El Modelo de Control Interno COCO (Criteria of Control Committe) surge en Canadá, en noviembre del año de 1995, como parte del trabajo del Instituto Canadiense de Contadores Certificados. Este modelo busca desarrollar un análisis más específico de los elementos del control interno que propone el informe coso. Se define como Objetivos de control para tecnologías de información y tecnologías relacionadas. Surge en 1996, es un marco de control interno para las tecnologías de información. Su propósito se enfoca en que éstas promuevan los procesos de la organización para producir información útil en el logro de sus objetivos. Publicado en 1999, tiene como objetivo ayudar a las compañías públicas en la atención de requerimientos sobre control interno. Fundamenta su desempeño en: el mantenimiento del sistema de control interno, la revisión de la efectividad de control interno y la declaración del consejo de administración sobre el control interno.

KING

Desarrollados en Sudáfrica, fueron tres los reportes editados en el año de 1994 (Reporte King I), en el año 2002 (Reporte King II), y el último modelo, en el año 2009 (Reporte King III), surgieron ante la necesidad de contar con un modelo de gobierno corporativo.

KONTRAG

Surge el 30 de abril de 1998 como consecuencia de la Ley de Control y Transparencia en los Negocios, en Alemania, su objetivo es mejorar la organización con el fin de evitar crisis corporativas.

Figura 2. Modelos de control interno. Adaptado de “Auditoría administrativa. Evaluación y diagnóstico empresarial” por F. Finkowsky y E.Benjamín, 2013, pp.13-15.

3.1.2.7 Modelo COSO II-ERM. Según Sánchez (2015) el modelo COSO II “es un marco de control enfocado a la gestión de los riesgos mediante técnicas como la administración de un portafolio de riesgos” (p. 45). “El modelo de gestión integral de riesgos conocido como COSO – ERM (Enterprise Risk Management) se define como un proceso que involucra a toda la organización y se presenta como una matriz de objetivos y componentes” (Albanese, 2012, p. 207). Es un modelo de control interno enfocado en la gestión de riesgos asociados a actividades lo que permite que las empresas identifiquen, evalúen y manejen dichos riesgos en cuanto a su impacto y probabilidad. Además, involucra a todos los niveles de la organización permitiendo el cumplimiento de sus objetivos. 3.1.2.7.1 Componentes del COSO II-ERM El COSO II-ERM (Enterprise Risk Management) no consiste en un proceso lineal, sino que es un proceso interactivo y multidireccional compuesto por ocho componentes

15 interrelacionados entre sí, es decir que la información que se genere en uno afecta e involucra a los demás. A continuación se detalla cada uno de ellos: COMPONENTES Ambiente interno

Establecimiento de objetivos

Identificación de eventos

CONCEPTO Abarca el entorno de una empresa, influye en cómo se establecen las estrategias, los objetivos y cómo se estructuran las actividades del negocio. Marca el comportamiento en una organización y tiene influencia directa en el nivel de concientización del personal. Las empresas deberán establecer los objetivos a fin de que se pueda identificar potenciales eventos que afecten a su consecución. Está relacionado con la identificación de los eventos potenciales que de ocurrir podrían afectar a la organización, determina si representan oportunidades o si, podrían afectar negativamente la capacidad de la entidad para implementar la estrategia y lograr los objetivos con éxito.

Evaluación de riesgos

Los riesgos deben ser analizados considerando su probabilidad e impacto como base para determinar cómo deben ser gestionados y se evalúan desde una doble perspectiva. Se deben realizar autoevaluaciones, elaborar mapas de riesgo y distribuciones de severidad y probabilidad.

Respuesta al riesgo

Una vez identificados los riesgos y establecido el nivel de significancia, la dirección selecciona las posibles respuestas - evitar, aceptar, reducir o compartir los riesgos – desarrollando una serie de acciones para alinearlos con el riesgo aceptado y las tolerancias al riesgo de la entidad.

Actividades de control

Este componente se refiere a las políticas y procedimientos que se establecen e implantan para ayudar a asegurar que las respuestas a los riesgos se llevan a cabo eficazmente.

Información y comunicación

La información relevante se identifica, capta y comunica en forma y plazo adecuado para permitir al personal afrontar sus responsabilidades. Una comunicación eficaz debe producirse en un sentido amplio, fluyendo en todas las direcciones dentro de la entidad.

Supervisión

La totalidad de la gestión de riesgos se supervisa, realizando modificaciones oportunas cuando se necesiten. Esta supervisión se lleva a cabo mediante actividades permanentes de la dirección, evaluaciones independientes o ambas actuaciones a la vez.

Figura 3. Componentes del COSO II-ERM. Adaptado de “COSO ERM y la gestión de riesgos” por L.L. Sánchez, 2015, Quipukamayoc, XXIII(44), p.45.

3.1.2.8 Riesgos de auditoría. De acuerdo con Whittington & Pany (2005) se puede concebir que el riesgo de auditoría “es el riesgo permisible de que un error material pase inadvertido en el saldo de la cuenta y en afirmaciones conexas” (p. 330). “Se define como riesgo de auditoría todos aquellos aspectos tanto cuantitativos como cualitativos, que pueden no ser conocidos por el auditor de cuentas en el transcurso de su trabajo” (Pallerola & Monfort, 2013, p. 56).

16 El riesgo de auditoría es la probabilidad de que algún suceso impida la aplicación eficiente de la pruebas de auditoría, por no haber detectado alguna falta o error significativo que influya en la opinión emitida en el informe por parte del auditor. 3.1.2.8.1 Riesgo inherente. Según Montaño (2013) el riesgo inherente “es la susceptibilidad que tiene una afirmación de estar afectada por un error, suponiendo que la estructura de control interno carece de políticas o procedimientos que controlen el problema” (p. 61). “Comporta la susceptibilidad que presentan el saldo de una cuenta o de una transacción a errores u omisiones que podrían ser importantes, ya sea por sí mismas individualmente o al agregarse a otros posibles errores en otras cuentas o transacciones” (Martínez, 2011, p. 119). Por tanto, se define al riesgo inherente como aquel que se genera por el tipo o tamaño de la organización, por su actividad económica y por tanto no puede ser controlado, afectando a las cuentas o transacciones importantes por la falta de una estructura de control interno. 3.1.2.8.2 Riesgo de control. El riesgo de control se relaciona con el sistema de control que una empresa tiene establecido, éste se define como “el riesgo de que una afirmación, basada en un error, no sea prevenida ni detectada oportunamente por las políticas y procedimientos de la estructura de control interno” (Montaño, 2013, p. 61). “Es el riesgo de que los sistemas de control estén incapacitados para detectar o evitar irregularidades en forma oportuna, que afecta la calidad del procedimiento de auditoría a aplicar y en cierta medida su alcance” (Montes, Montilla, & Mejía, 2014, p. 146). Este tipo de riesgo ocurre por la carencia de control de las actividades de la empresa e involucra al sistema de control, ya que éste puede resultar insuficiente o incapaz de detectar irregularidades que afectan directamente al desempeño de la misma. 3.1.2.8.3 Riesgo de detección. El riesgo de detección se refiere al “riesgo de que el auditor no detecte un error importante que existe en una afirmación” (Montaño, 2013, p. 61).

17 Es el riesgo de que los procedimientos sustantivos de un auditor no detecten una representación errónea que existe en un saldo de una cuenta o clase de transacciones que podría ser de importancia relativa, individualmente o cuando se agrega con manifestaciones erróneas en otros saldos o clases. (Blanco, 2012, p. 68)

Es aquel que el auditor enfrenta al momento de realizar la evaluación del control interno, puede ser generado por la poca experticia o la mala aplicación de procedimientos sustantivos. De esta manera, puede ser que el auditor no identifique errores materiales y significativos por lo que su informe puede ser erróneo con respecto a la realidad de la empresa. 3.1.2.9 Matriz de riesgo. Según Mejía (2011) la matriz de riesgo “es una herramienta en forma más simplificada y considera solo los factores de severidad o intensidad de las consecuencias y la probabilidad o frecuencia para medición del riesgo, calificando cada factor según su peligrosidad” (p. 94). “Es una herramienta que puede ser utilizada o acoplada a diferentes ámbitos con la finalidad de ponderar y gestionar los riesgos que se presentan, lo que posibilita disminuir la subjetividad en el análisis de la información” (Albanese, 2012, p. 209). La matriz de riesgo es una herramienta que presenta de forma objetiva los riesgos relevantes que enfrenta una empresa, en la cual es importante determinar el impacto y la probabilidad de ocurrencia de los riesgos con la finalidad de definir las pruebas a aplicar. 3.1.3 Inventario. Toda organización mantiene recursos para llevar a cabo sus actividades, por lo cual Quintero, Loreto, Carrillo, & Valenzuela (2014) define que el inventario es “en una entidad o empresa, es la relación ordenada de bienes y existencias, a una fecha determinada. Contablemente, es una cuenta de activo circulante que representa el valor de las mercancías existentes en un almacén” (p. 1042). Representados por aquellos bienes físicos destinados a la venta en el curso normal de los negocios, así como aquellos que se encuentran en proceso de producción o se utilizarán en la producción de otros a vender, sean o no fabricados por la empresa. (Díaz, 2011, p. 136).

Con base en los criterios detallados, se puede colegir que los inventarios son bienes fisicos a ser utilizados en el proceso de producción o para la venta, indispensables para la operación económica de una empresa, ya que estos representan valor para la misma y por ende forman parte primordial del activo de tal forma que se garantice la satisfacción de los clientes.

18 3.1.3.1 Importancia. Para llevar a cabo las operaciones dentro de una empresa es necesario la existencia de inventarios disponibles, Sinisterra, Polanco, & Henao (2011) afirman que “los inventarios representan bienes corporales destinados para la venta en el curso normal de los negocios, así como aquellos que se encuentran en procesos de producción […], los cuales constituyen uno de los activos que demanda mayor inversión” (p. 152). “Los inventarios son importantes porque permiten a las empresas cumplir con los requerimientos de los clientes, suavizar el flujo de bienes en el proceso de producción, la protección contra la incertidumbre de los proveedores y la utilización realista y máxima de quipos y personal” (Córdoba, 2013, p. 212).

Los inventarios son indispensables en una empresa ya sea que vayan a ser utilizados en el proceso de producción o destinados para la venta, por lo que constituyen la base de los activos para generar ingresos dentro de un periodo determinado. 3.1.3.2 Ciclo de inventario. El ciclo de inventario es el proceso que se lleva a cabo para una buena administración de los mismos dentro de una empresa, de modo que se mantenga un orden. FUNCIÓN

CONCEPTO

De compras

La transacción de compras empieza cuando los almacenes u otro departamento que necesita los bienes o servicios emite una requisición de compra debidamente aprobada, una copia de la requisición se envía al departamento respectivo para que prepare la orden de compra; la requisición contendrá una descripción exacta del tipo y de la cantidad de bienes o servicios deseados.

De recepción

Los productos recibidos por la compañía deberían pasar por un departamento de recepción que sea independiente del de compras, almacenamiento y embarques. El departamento de recepción se encarga de determinar las cantidades de productos recibidos, detectar la mercancía dañada o defectuosa, preparar el informe de recepción y transmitir inmediatamente al almacén los productos recibidos.

De almacenamiento

De emisión

Al entregarse los productos a los almacenes, se cuentan, se inspeccionan y se emite el recibo correspondiente. El almacén notifica entonces al de contabilidad la cantidad recibida y almacenada. Al realizar esas funciones hace una contribución al control global del inventario. Cuando firma de conformidad, asume su responsabilidad y verifica el trabajo del departamento de recepción cuando notifica al departamento de contabilidad los productos que realmente se almacenaron. El departamento de almacén es responsable de los bienes bajo su control de ahí que insista en que se emita una requisición pre numerada de los artículos que pasan de sus manos que sirva de recibo firmado por el departamento que los acepta. El departamento que las solicita conserva una copia; otra será el recibo del departamento de almacén; la tercera es una notificación al departamento de contabilidad para que distribuya los costos.

La producción deberá controlarse con un programa maestro de producción que presente las necesidades generales de producción en un periodo particular. De producción

De embarque

Como se elabora a partir de los pronósticos de la demanda de los productos de la compañía, le ayuda a asegurarse de que atenderá las necesidades de los clientes, evitando al mismo tiempo saturarse con ciertos productos. Garantiza que las materias primas y la mano de obra estén disponibles oportunamente para cumplir las exigencias de producción. Una vez que cuenta con los recursos requeridos, se preparan las órdenes de producción para fabricar ciertos bienes. Prepara un conocimiento de embarque pre numerado donde se incluyen los artículos en cuestión y conserva una copia como evidencia del embarque; una segunda copia se envía al de facturación donde se usa -junto con la orden de compra y venta del cliente- como base para facturarle al cliente; una tercera copia se guarda como talón de empaque con los artículos cuando se envíen. El control se fortalece por el hecho de que un extremo revisa el talón y notifica cualquier discrepancia, los productos pedidos y los que recibió.

Figura 4. Ciclo de inventario. Adaptado de “Principios de auditoría” por R. Whittington y K. Pany, 2005, pp.453454.

3.1.3.3 Costos del inventario. Dentro de una organización se poseen inventarios, los cuales son necesarios para llevar a cabo una actividad comercial, por ende se debe incurrir en costos adicionales que están relacionados con su adquisición, almacenamiento y mantenimiento, a continuación se presentan detalladamente los costos del inventario: COSTOS

CONCEPTO

Costos por adquisición

Generado por las actividades efectuadas en una solicitud de reaprovisionamiento de existencias que pueden comprender, por ejemplo el costo del papel.

Costos de posesión

Se le llama costo de posesión a todos los procesos y actividades efectuadas para mantener el orden, buen estado y existencia del inventario dentro de la planta, incluyendo el costo de inmovilizado del producto.

Costos por agotamiento

Correspondientes a las consecuencias que se originan a la empresa por carecer del inventario.

Costo total

El costo total de inventario es la suma de los tres costos anteriores: costo anual de almacenaje, costo anual de pedido y costo anual de procedimientos especiales.

Figura 5. Costos del inventario. Adaptado de “Gestión financiera” por M. Córdoba, 2013, p.94.

3.1.3.4 Sistema de registro y control de inventario. El inventario refleja la cantidad física de bienes que se encuentran en una empresa, por ello es primordial mantener un control adecuado que permita registrar cada una de las operaciones ya sea mediante la aplicación del sistema de cuenta múltiple o el de cuenta permanente con la finalidad de conocer la fluctuación en las transacciones de compra y venta de los inventarios.

20 3.1.3.4.1 Sistema de cuenta múltiple. Para tener un control exacto y detallado con respecto a los inventarios, las empresas pueden hacerlo mediante dos tipos de sistemas. El primero es el sistema de cuenta múltiple que “consiste en controlar el movimiento de la cuenta mercadería en varias o múltiples cuentas que por su nombre nos indican a que se refieren cada una de ellas […] y al final del periodo contable se realiza el ajuste correspondiente” (Bravo, 2011, p. 117). Solo se registran los ingresos cada vez que se realiza una venta. No se hace un asiento en el momento de la venta para registrar el costo de las mercaderías vendidas. Al final del periodo contable, se efectúa un inventario físico para determinar el costo del inventario y el costo de las mercancías vendidas. (Warren, Reeve, & Duchac, 2012, p. 320).

Por tanto, el sistema de cuenta múltiple es aquel que lleva un control de los inventarios por medio de varias cuentas y de esta manera no mantiene un saldo actualizado de las mercancías en existencias, por lo que la utilidad generada por las ventas se conoce al final del periodo con la realización de los respectivos ajustes. 3.1.3.4.2 Sistema de cuenta permanente. La empresa que quiera llevar un control constante de sus inventarios, lo puede hacer mediante el uso del sistema de cuenta permanente, el cual Bravo (2011) afirma que es “denominado también sistema de inventario permanente consiste en controlar el movimiento de la cuenta mercaderías mediante la utilización de tarjetas kárdex las mismas que permiten conocer el valor y la existencia física de mercaderías en forma permanente” (p. 105). En este sistema no es necesario esperar al final del ejercicio para conocer el valor de las existencias de mercancías, pues se dispone de un control constante a todas las cuentas del inventario, las cuales permiten tener el control contable y financiero individual de los mismos. (Rincón & Villareal, 2013, p. 69).

El sistema de cuenta permanente controla el movimiento de los inventarios, por ende lleva un control adecuado en el registro de las entradas y salidas de inventarios del almacén por medio de tarjetas kárdex, por lo cual después de haber realizado una venta mantiene un saldo actualizado de las mercancías en existencias y su costo. 3.1.3.5 Método de valuación de inventarios. Los inventarios representan una partida importante dentro del activo, del cual se requiere conocer sus movimientos y sus costos, en donde se utilizan diferentes métodos de

21 valuación como lo son: método PEPS-FIFO, método promedio y método del último precio de compra. Por tanto, la empresa debe seleccionar el método que brinde la mejor forma de medir la utilidad neta del periodo y el que sea más representativo de su actividad. 3.1.3.5.1 Método PEPS-FIFO. Una empresa que en su inventario final refleja los precios actuales del mercado, es por la consideración del método PEPS-FIFO, el cual Suárez (2012) refiere que son “las existencias finales quedan valoradas al precio de las últimas entradas, con lo cual se produce un incremento de costes indirectos que se imputan al material. Las unidades consumidas, por tanto, se valoran al precio de las entradas más antiguas” (p. 22). Este método se basa en la suposición de que las primeras unidades en entrar al almacén serán las primeras en salir; razón por la cual, al finalizar el período contable las existencias quedan valuadas a los últimos costos de adquisición, y el inventario final queda a costos actuales. (Díaz, 2011, pp. 150-151).

Es el método que prioriza que los primeros inventarios adquiridos son los que primero deben venderse, en donde las últimas existencias quedan valoradas a un precio actual, reflejando que el saldo final quede sobrevaluado y su costo subvalorado. 3.1.3.5.2 Método Promedio. Una forma fiable de conocer el costo promedio de los bienes es mediante la aplicación del método promedio el cual Díaz (2011) afirma que “consiste en dividir el importe del saldo entre el número de unidades en existencia. Esta operación se realiza cada vez que se produzca una compra, o cada vez que haya una modificación del saldo o de las existencias” (p. 157). Se basa en determinar un precio unitario ponderado de las materias, dividiendo el coste total de varias entradas por su cantidad total y en aplicar este precio a las salidas. Son métodos utilizados por empresas que almacenan sus productos durante largo tiempo. (Rincón & Villareal, 2013, p. 76).

Este método reconoce que los precios varían de acuerdo a los inventarios que se adquieren durante el periodo, es decir consiste en dividir el costo total de las entradas para el número de unidades de existencias, manteniendo un precio promedio unitario para las ventas. 3.1.3.5.3 Último precio de compra. El costo de los bienes de una empresa puede realizarse mediante el método del último precio de compra que Bravo (2011) afirma que “última compra (costo actual) consiste en valuar

22 las mercaderías al costo actual de mercado, mediante ajustes contables” (p. 137). “Este método consiste en aplicar a la valoración del inventario el último precio de compra de los artículos que se van a almacenar” (Barrera & Casanova, 2015, p. 112). Mediante este método se conserva el último precio de compra o costo actual para los inventarios, por el cual se realizan ajustes. 3.1.3.6 Control de inventarios. Todos los procesos dentro de una empresa se relacionan con el manejo de inventarios, por ende es necesario llevar un control de los mismos, en consideración Díaz (2011) define que “el control interno debe empezar en cuanto se reciben los artículos. Debe confrontar la orden de compra con la factura, verificando precios, cantidades, artículos solicitados […], no solo debe importar su registro, sino también controles relacionados con medidas de seguridad” (Díaz, 2011, p. 137). Es el plan de organización entre el sistema de contabilidad, funciones de empleados y procedimientos coordinados, que tiene por objeto obtener información segura, salvaguardar las mercancía, materia prima, productos en proceso y productos terminados propios, en existencia y de disponibilidad inmediata, que en el curso normal de operaciones están destinados a la venta ya sea en su estado original de compra o después de transformados. (Quintero, Loreto, Carrillo, & Valenzuela, 2014, p. 1043).

El control de inventarios busca conocer con exactitud el estado de los artículos que están presentes en el almacén, llevando un registro para asegurar su disponibilidad en niveles óptimos, permitiendo así salvaguardar los productos y ayudando a evitar riesgos por pérdidas, deterioro que provoquen costos adicionales de inventario. 3.1.3.6.1 Objetivos. El control sobre el inventario es primordial por ende se plantean objetivos para su posterior consecución y lograr lo planteado por la empresa, en relación de un buen manejo de los bienes que posee para su operación. Los dos objetivos principales del control sobre el inventario son: 

Salvaguardar el inventario de daños o robo.



Reportar el inventario en los estados financieros. (Warren, Reeve, & Duchac, 2012, p. 312).

23 3.1.3.7 Gestión de inventarios. El seguimiento de los bienes que se encuentran almacenados en una empresa deben mantenerse con buena gestión de inventario la cual Castro, Uribe, & Castro (2014) afirma que “está encaminada a determinar políticas que permitan gestionar adecuadamente el inventario en términos de qué mantener, cuánto mantener y cuánto ordenar de los diferentes ítems y/o materiales que una organización utiliza, fabrica o comercializa” (p. 32). Proceso de asegurar la disponibilidad de productos a través de la administración de inventarios de las diversas empresas que componen una cadena de suministro y provee información a los responsables en la organización por las decisiones estratégicas, tácticas y operacionales para sustentar las decisiones de inventario. (Lópes-Martínez & Gómez-Acosta, 2013, p. 110).

La gestión de inventarios es administrar eficazmente los productos destinados a actividades productivas o para la venta, llevando a cabo un registro adecuado de sus entradas y salidas, lo cual permita mantener disponibilidad de stock para poder satisfacer demandas futuras. 3.1.3.8 Criterios de una buena gestión de inventarios. El inventario es el resultado de la acción de varios procesos, personas y entidades, por ello se presentan a continuación los criterios de una gestión de inventarios según su área: ÁREA Ventas Distribución

CRITERIO DE UNA BUENA GESTIÓN DE INVENTARIOS (GI) Altos niveles para garantizar disponibilidad. Altos niveles para mayor utilización de los recursos de distribución.

Compras

Tamaños de bulto en compra grandes para lograr rebajas de precios y garantizar la eficiencia del departamento.

Finanzas

Bajos niveles para beneficio del capital de trabajo. Buscan modificar el valor de los inventarios ociosos para modificar los reportes financieros.

Calidad

Reduce la velocidad de movimiento del inventario para los chequeos, se introducen relaciones de confianza para reducir los chequeos.

Dirección

Ven la GI como proveedora de información en cualquier momento, lo que resulta en trabajos de estadística y recolección de datos a veces no estructurados dada la premura.

Producción

Lotes grandes para reducir costos de producción como práctica. Tienden a tener altos stocks para prever pedidos urgentes, interrupciones y cambios en la demanda.

Figura 6. Percepción de cada área o función sobre una buena gestión de los inventarios. Adaptado de “Auditoría logística para evaluar el nivel de gestión de inventarios en empresas” por I. Lópes-Martínez y M.I. Gómez-Acosta, 2013, Ingeniería Industrial, XXXIV (1), p.111.

24 3.1.3.9 Stock. Las empresas deben asegurar la disponibilidad de bienes necesarios para su operación por ende se necesita mantener un stock, el cual Suárez (2012) define como “el conjunto de materiales y artículos que se almacenan, tanto aquellos que son necesarios para el proceso productivo como los destinados a la venta” (p. 42). Una cantidad de bienes idónea que se mantiene en el almacén para su posterior uso se considera como stock por tanto Valdemoro (2012) refiere que “es la cantidad de mercancías que permanecen almacenadas en la empresa y que están en movimiento, aguardando a ser consumidas en el proceso de producción, servicio, mantenimiento y venta en un tiempo cercano, tanto para fabricación como para la venta” (p. 46). De acuerdo con Suárez y Valdemoro, el stock es el conjunto de materiales y artículos disponibles en la empresa para ser utilizados tanto en el proceso de producción como destinados para la venta en un determinado tiempo. 3.1.3.9.1 Importancia del Stock. Para satisfacer las necesidades de los clientes es importante mantener un stock, según García (2014) “los stocks se constituyen en la empresa con la finalidad de ser servidos a los clientes, y también con el objeto de mantener la continuidad del proceso productivo, sin que este tenga que interrumpirse por falta de estos productos” (p. 109). Es necesario tener cantidades óptimas de inventarios, Valdemoro (2012) afirma que “los stocks son un instrumento para satisfacer las necesidades de los clientes, asegurando que los productos les lleguen en el momento que los necesita y en forma y cantidad adecuada” (p. 46). Es importante mantener un stock óptimo, en donde exista seguridad de abastecimiento de productos en el momento adecuado con las cantidades idóneas, con el fin de mantener almacenados para la continuidad de la producción y sastifacer las necesidades de los clientes. 3.1.3.9.2 Tipos de stock. Los stocks son las cantidades de productos que deben mantenerse almacenados para su posterior venta, de modo que satisfaga la demanda del mercado.

CRITERIO

TIPOS

CONCEPTO

Stock de ciclo

No tiene sentido producir o comprar materiales al mismo ritmo en que son solicitados, resulta económico lanzar una orden de compra o producción de volumen superior a las necesidades del momento, dando lugar a este stock.

Stock de seguridad

Es el previsto para las demandas inesperadas de clientes o retrasos en las entregas de los proveedores, […] ayuda a evitar las roturas de stocks, suponen una garantía frente a posibles aumentos repentinos de la demanda.

Stock de presentación

Es el que está en el lineal para atender las ventas más inmediatas, es decir, las que están a la vista del consumidor. La cantidad dependerá de la venta media, tipo de producto y política comercial que se mantenga.

Criterio funcional Stock estacional

Hay productos que presentan demanda muy variable a lo largo del año, aumentando mucho determinados meses y disminuyendo en otros. Así es lógico que la producción sea mayor que la demanda en determinados periodos.

Stock en tránsito

Es el que está de circulación por las distintas etapas del proceso productivo y de comercialización.

Stock de recuperación

Son artículos o productos usados, pero que pueden ser utilizados en parte o en su totalidad para otros nuevos.

Stock muerto

Son los artículos obsoletos o viejos que ya no sirven para ser reutilizados y deben ser desechados.

Stock especulativo

Si se prevé que la demanda de un determinado, bien va a incrementarse en una gran cuantía, se acumula stock cuando aún no hay la demanda y es menos costoso.

Stock óptimo

Es el que compatibiliza una adecuada atención a la demanda y una rentabilidad maximizada, teniendo en cuenta los costes de almacenaje.

Stock cero

Este tipo de stock se identifica con el sistema de producción justo a tiempo, que consiste en trabajar baja demanda, es decir solo se producirá cuando sea necesario para atender una demanda concreta.

Criterio operativo Stock físico

Es la cantidad de artículos disponibles en un momento determinado en el almacén. Nunca puede ser negativo.

Stock neto

Stock disponible

Es el stock físico menos la demanda no satisfecha. Esta cantidad si puede ser negativa. Es el stock físico, más los pedidos en curso del articulo a los proveedores, menos la demanda insatisfecha.

Figura 7. Tipos de stock. Adaptado de “Gestión de inventarios “ por M. Suárez, 2012, pp.57-59.

26 3.1.3.10 NIC 2 Existencias. Esta norma establece los criterios para el reconocimiento y medición de inventarios permitiendo reflejar la imagen fiel de la situación de la empresa. Por tanto, tiene como objetivo: Prescribir el tratamiento contable de los inventarios. Un tema fundamental en la contabilidad de los inventarios es la cantidad de costo que debe reconocerse como un activo, para que sea diferido hasta que los ingresos correspondientes sean reconocidos. Esta Norma suministra una guía práctica para la determinación de ese costo, así como para el subsiguiente reconocimiento como un gasto del periodo. (Fundación IFRS, 2012, p. A585).

La presente Norma utiliza ciertos términos, los de mayor relevancia se presentan a continuación con su significado específico: Existencias son activos: 

poseídos para ser vendidos en el curso normal de la explotación;



en proceso de producción de cara a esa venta; o



en forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de producción o en el suministro de servicios. Valor neto realizable es el precio estimado de venta de un activo en el curso normal de

la explotación, menos los costes estimados para terminar su producción y llevar a cabo la venta. La NIC 2 establece que las existencias se valorarán al menor de: el coste o el valor neto realizable. Su coste comprenderá los costes derivados de su adquisición y transformación, así como otros costes en los que se haya incurrido para su condición y ubicación actuales. TIPOS Costes de adquisición

CONCEPTO Comprenderá el precio de compra, los aranceles de importación y otros impuestos (que no sean recuperables), los transportes, el almacenamiento y otros costes directamente atribuibles a la adquisición de las mercaderías, los materiales o los servicios.

Costes de transformación

Comprenderán aquellos costes directamente relacionados con las unidades producidas, tales como la mano de obra directa. También comprenderán una parte, calculada de forma sistemática, de los costes indirectos, variables o fijos, en los que se haya incurrido para transformar las materias primas en productos terminados.

Otros costes

En el cálculo del coste de las existencias, se incluirán otros costes, en el, siempre que se hubiera incurrido en ellos para dar a las mismas su condición y ubicación actuales.

Figura 8. Coste de las existencias. Adaptado de Normas Internacionales de Información Financiera por Fundación IFRS, 2012, p.587.

27 El coste de las existencias, se asignará utilizando los métodos de primera entrada primera salida (FIFO) o coste medio ponderado. La entidad utilizará la misma fórmula de coste para todas las existencias que tengan una naturaleza y uso similares dentro de la misma. 3.1.3.11 NIIF para PYMES-inventarios. La NIIF para PYMES en su sección 13 con respecto a los inventarios, enfatiza que: Un tema fundamental en la contabilidad de los inventarios, es la cantidad de costo que debe reconocerse como un activo, y ser mantenido allí hasta que los correspondientes ingresos ordinarios sean reconocidos. La Sección 13 suministra una guía práctica para la determinación de ese costo, así como el posterior reconocimiento como un gasto del ejercicio, incluyendo también cualquier deterioro que rebaje el Valor en Libros al Valor Razonable menos los Costos de Terminación y Venta. (Hansen & Chávez, 2012, p. 356).

La Sección 13 establece los principios para el reconocimiento y medición de los Inventarios. Los Inventarios se definen como activos: 

Mantenidos para la venta en el curso normal de las operaciones;



En proceso de producción con vistas a esa venta; o



En forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de producción, o en la prestación de servicios. Esta Norma será de aplicación a todas las existencias, excepto a:



las obras en progreso, que surgen de contratos de construcción, incluyendo los contratos de servicio directamente relacionados;



los instrumentos financieros; y



los activos biológicos relacionados con la actividad agrícola y productos agrícolas en el punto de cosecha o recolección. La NIIF para PYMES, en la sección 13 establece los principios para el reconocimiento

y valoración de los inventarios. Los inventarios se definen como activos controlados por la empresa y de los cuales se espera obtener ingresos durante el periodo contable, es por ello que esta norma establece que los inventarios deben medirse al valor menor entre el costo y el precio de venta estimado menos los costos de terminación y venta.

4 METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN El desarrollo de la presente investigación de una evaluación del control interno y mejora de la gestión de inventarios de la fábrica MAYLAN, tiene un enfoque meramente cuantitativo. Además, se han utilizado un conjunto de métodos y técnicas que contribuyen a la obtención de información de las partes involucradas en el manejo de los inventarios con la finalidad de evaluar estos procedimientos permitiendo el desarrollo del proyecto.

4.1 Enfoque/Diseño/Tipo de investigación 4.1.1 Enfoque. La presente investigación tiene tendencia cuantitativa porque está enfocada en la recolección y análisis estadístico de los datos sobre la realidad de manera imparcial, siendo presentados objetivamente tal cual hayan sido encontrados con el objetivo de corroborar la problemática planteada con respecto a la gestión de inventarios. Este enfoque también se puede evidenciar en el desarrollo de la matriz de riesgo como resultado de la aplicación del cuestionario de control interno al personal de la empresa. El enfoque cuantitativo hace referencia al análisis a partir de uso de cantidades numéricas por lo cual “utiliza la recolección de datos para probar hipótesis con base en la medición numérica y el análisis estadístico, con el fin establecer pautas de comportamiento y probar teorías. (Hernández-Sampieri, Fernández, & Baptista, 2014, p. 4). 4.1.2 Tipo de Investigación. Considerando el alcance que se le quiere dar a la investigación se han llevado a cabo dos tipos de investigación que son: descriptiva y de campo. 4.1.2.1 Descriptiva. El tipo de investigación a desarrollar es descriptiva porque se realizó una indagación para conocer cómo funciona el sistema de control interno que mantiene la empresa de modo que permita identificar los problemas que afectan a la gestión de inventarios. Para posteriormente realizar una descripción detallada de los procedimientos y las características más importantes del sistema de control interno con el que cuenta la empresa. Con la investigación descriptiva se busca especificar las propiedades, las características y los perfiles de personas, grupos, comunidades, procesos, objetos o cualquier otro fenómeno que se

29 someta a un análisis. Es decir, únicamente pretenden medir o recoger información de manera independiente o conjunta sobre los conceptos o las variables a las que se refieren. (HernándezSampieri, Fernández, & Baptista, 2014, p. 92).

4.1.2.2 De campo. La investigación de campo se enfoca en estar presentes en el lugar donde se generan los hechos, es decir conocer la realidad de los procedimientos que aplica la empresa (objeto de estudio) en el manejo de la materia prima. Es fundamental porque permite relacionarnos directamente con el problema existente y verificar que la información obtenida sea verídica. La investigación de campo emplea las formas de observación y exploración del ámbito a estudiar para la obtención de resultados, “es el contacto directo con el objeto de investigación y hechos que se investigan y estudian, es decir con la fuente de los datos, sin ninguna mediación” (Bermúdez & Rodríguez, 2013, p. 242).

4.2 Población/Muestra 4.2.1 Población. Según Hernández-Sampieri, Fernández & Baptista (2014) la población “es el conjunto de todos los casos que concuerdan con determinadas especificaciones” (p. 174). La población corresponde al total de individuos que contribuirán a la obtención de la información que se requiere con respeto a la gestión de inventarios. Por ello, se considera como población a todos los individuos involucrados, desde la obtención de la mercadería hasta que es distribuida al área de producción de la fábrica MAYLAN. Tabla 1 Población de MAYLAN Personal de la empresa

Cantidad

Gerente Propietario

Contadora Externa

Empleados

Proveedores

Total 36 Nota: Datos obtenidos de la investigación de campo

Se ha determinado que la fábrica MAYLAN tiene una población total de 36 personas a las cuales se les aplicará los instrumentos de recolección de datos establecidos.

30 4.2.2 Muestra. Hernández-Sampieri, Fernández & Baptista (2014) definen a la muestra como el “subgrupo de la población de interés sobre el cual se recolectarán datos, tiene que definirse y delimitarse de antemano con precisión, además que debe ser representativo de la población” (p. 173). Por lo tanto, la muestra que formará parte del presente estudio está conformada por la totalidad de la población, debido a que su población es finita y medible sumando un total de 36 individuos, a quienes se les aplicará los instrumentos de recolección de datos pertinentes, como son entrevista y encuestas.

4.3 Técnicas e instrumentos de recolección de datos 4.3.1 Entrevista. La entrevista como un instrumento para la recolección de datos basada en un conjunto de preguntas abiertas permite obtener información más amplia, ya que el entrevistado no se limita y tiene mayor libertad para responder las interrogantes planteadas. Estará dirigida al gerente general de la empresa con la finalidad de conocer de forma detallada los procedimientos que se realiza en el manejo de la materia prima de bodega. 4.3.2 Encuestas. Las encuestas serán aplicadas tanto a los empleados que se encargan de la manipulación y uso de la materia prima dentro de la empresa, como a los proveedores que abastecen de la misma para ser distribuida al área de producción, como también a la contadora externa. Estas encuestas constan de un conjunto de preguntas cerradas que permitan obtener información precisa en cuanto a la problemática identificada en la gestión de inventarios. 4.3.3 Observación. La observación es un instrumento que nos ayuda a tener conocimiento de las actividades que realiza la empresa por medio del contacto directo de los hechos. Considerada como uno de los instrumentos claves para afirmar que las debilidades presentadas sí se generan en la gestión de inventarios.

4.4 Técnicas de Análisis de Datos 4.4.1 Análisis cualitativo. Por medio del análisis cualitativo se conocerá el procedimiento actual que mantiene la empresa de los inventarios, lo cual se hará por medio de la observación y una entrevista dirigida al gerente propietario, en donde se emitirá un análisis de cada una de las preguntas. Para saber la perspectiva que tiene en cuanto al control interno que aplica la empresa. 4.4.2

Análisis cuantitativo. Será utilizado en la tabulación de los instrumentos de recolección de datos comprendido

por encuestas y cuestionarios de control interno aplicados tanto al personal interno de la empresa como a externos siendo estos proveedores y a la contadora externa, lo que permitirá el cálculo del nivel de confianza y la elaboración de la matriz de riesgo.

5 RESULTADOS 5.1 Discusión y análisis de resultados 5.1.1 Entrevista al gerente propietario. A continuación, se presentan cada una de las preguntas realizadas en la entrevista al Sr. Andrés Tello gerente propietario de fábrica MAYLAN: 1. ¿Tiene su empresa definida su estructura organizacional? No se tiene una estructura organizacional en la empresa. 2. ¿Conocen todos los trabajadores cuáles son sus cargos y funciones a cumplir dentro de la empresa? Si, cada trabajador tiene definidas sus funciones. Por lo general no contrato a una persona especificando su función porque en caso de tener un puesto vacante se cambia, y así evitar reclamos de los trabajadores por la especificación del cargo en el contrato. 3. ¿Existe un encargado de bodega o cualquier trabajador tiene acceso a ella? El personal si tiene acceso, pero en bodega de mercadería terminada existe un encargado y en bodega de materia prima hay dos personas encargadas, pero ellos solo entran y salen de bodega porque no se puede tener exclusivamente por la materia prima. 4. ¿Cuenta la empresa con políticas y procedimientos definidos para el manejo de la materia prima que se encuentra en bodega? Por escrito no se encuentran definidas, ya que no estamos organizados ni sistematizados, yo hago los pedidos y conforme sigan agotándose las referencias se pide mercadería también se debe a que apenas estamos manejando el sistema con productos confeccionados. 5. ¿Realiza usted una planificación para abastecerse de materia prima? No se realiza una planificación para comprar materia prima, pero si solemos programar las toneladas que se han venido ocupando en 2 o 3 meses. Pero uno no tiene programada las compras en este mes voy a comprar tal cosa pues eso no, por eso cuando llegan los vendedores

33 uno lo que hace es revisar el portafolio que ofrecen y es de agrado se procede a comprar. 6. ¿En qué criterio se basa para decidir abastecerse de nueva materia prima? Nos basamos en sí, dependiendo de la necesidad de las tendencias que se tengan día a día, yo normalmente mantengo stock de materia prima en la bodega. Cuando se acaban ciertas referencias lógicamente producción me informa de la falta de ciertas cosas, pero con respecto a moda no espero me avisen, si no que se adquiere la materia prima. 7. ¿En ocasiones ha optado por quedarse con materia prima no solicitada? ¿A qué tipo de acuerdo llega con su proveedor? Si se ha optado por quedarnos con materia prima, porque a veces se equivocan y mandan algo que no es y al tratar de hacer la devolución no suelen retirar enseguida, en caso de necesitarla se utiliza llegando a un acuerdo para extender el tiempo de pago de la factura. 8. ¿Está la materia prima ubicada de forma organizada permitiendo que sea fácil encontrarla en la bodega? Yo diría que sí, pero si me piden que califique del 1-10 yo creo que sería un 7, ya que está distribuida por nombres de telas pero como hay tanta tela y la bodega es pequeña entonces se suelen poner una encima de otras y así. 9. ¿Cuenta la empresa con un sistema dónde se registren los movimientos de la materia prima? En materia prima no se llevan registros. 10. ¿Ha tenido algún tipo de inconveniente con el pago a sus proveedores? Siempre se trata de cumplir pero en ocasiones existen cosas que se salen de las manos. 11. ¿Cumple usted con las fechas de pago establecidas con los proveedores? Sí, pero en ciertos casos uno opta por hablar con los proveedores para se extiendan el plazo de pago unos 8 días más. 12. ¿Lleva algún tipo de registro de las entradas y salidas de la materia prima? En materia prima no se lleva ningún registro.

34 13. ¿Qué opta por hacer cuándo tiene exceso de materia prima en bodega? Se deja de comprar por un determinado tiempo o cierta materia prima hasta que se baje ese inventario, ya que no se puede aumentar el corte porque todo está organizado y no conviene hacer todos procesos porque no es negocio tener embodegado productos confeccionados. 14. ¿Conoce usted cuál es la existencia real de la materia prima en bodega? A la fecha no, pero normalmente nosotros hacemos un inventario al año en cualquier fecha. 15. ¿Ha tenido problemas por falta de materia prima para el proceso de producción? Sí, pero ha existido muy rara vez porque yo siempre mantengo stock, pero esto ha ocurrido porque como se trabaja con 12 colores y en ocasiones faltó entonces el problema hasta que llegue, pero ese se lo pide y al día siguiente se soluciona el inconveniente. 16. ¿Inspecciona usted la materia prima disponible en bodega para verificar que no haya pérdida o robo de la misma? No, no lo he hecho pero aquí solo existe una sola puerta de salida entonces se trata de controlar de esa manera. 17. ¿Considera que la evaluación del sistema de control interno ayudará a mejorar la gestión de inventarios? Claro, todo lo que es organización ayuda a controlar inventario y esa es la meta, ya que hasta ahora se ha realizado de una manera empírica y nos ha funcionado pero lo ideal es hacerlo con sus respectivos procedimientos para mantener un control y conocer novedades porque por medio de ello se pueden evitar muchas cosas. 5.1.2 Encuesta a trabajadores. A continuación se presenta la tabulación y análisis respectivo de las encuestas realizadas a los trabajadores.

35 Tabla 2 Encuesta a trabajadores Nº

PREGUNTA ¿Tiene la empresa definida una estructura organizacional?

VARIABLE Sí No

F.A. F.R. 15 63% 1 9 38% TOTAL 24 100% De forma general, los trabajadores consideran que la empresa si cuenta con una estructura organizacional en donde se considera el cargo que ejerce cada uno dentro de la misma. Sí 18 75% 2 ¿Existe en la empresa un encargado de bodega? No 6 25% TOTAL 24 100%

Si existe un encargado de la bodega en donde se almacena toda la materia prima que ingresa a la empresa. 3

¿Considera usted necesario que exista experiencia en el manejo de materia prima textil? TOTAL

Sí No

18 6 24

75% 25% 100%

Los trabajadores consideran que es importante la experiencia en cuanto al manejo de la materia prima en sus diferentes unidades de medida, cuándo ésta es solicitada por el área de producción ya sea por rollos o kilos. ¿Existen políticas y procedimientos para el manejo Sí 17 71% de materiales necesarios para la producción de la No 7 29% empresa? TOTAL 24 100% La fábrica MAYLAN si cuenta con políticas y procedimientos para el manejo y utilización de la materia prima pero de forma empírica, mas no de forma formal. 4

Orden de pedido 9 38% ¿Conoce usted por qué medio o procedimiento, el propietario realiza las compras de mercadería? Compras empíricas 15 63% TOTAL 24 100% En su mayoría los trabajadores concuerdan con que el propietario de la empresa realiza los pedidos correspondientes a la materia prima por medio de compras empíricas. Sí 5 21% ¿Se lleva un registro de entradas y salidas de materia 6 prima por medio de tarjetas kárdex? No 19 79% TOTAL 24 100% Cuando existen movimientos de la materia prima, en el caso de entradas por la realización de compras o salidas por el envío al área de producción no existe un registro adecuado del mismo. 5

¿Cuándo se recibe la mercadería, se han presentado diferencias entre las órdenes de pedido emitidas por la empresa y la mercadería recibida en bodega?

Sí

38%

63%

TOTAL 24 100% Generalmente, cuando se ha recibido la mercadería comprada por el propietario si han existido diferencias porque el pedido no corresponde a lo solicitado. En ocasiones se recibe mayor cantidad de materia prima. Siempre en bodega 13 54% ¿Cuándo se recibe la materia prima, dónde se ubica Área de producción 5 21% 8 ésta? Consideración del área 6 25% que la requiera TOTAL 24 100% Cuando llega materia prima a la empresa, ésta se ubica en la mayoría de ocasiones directamente en la bodega. Nombre de la tela 8 33% ¿Qué característica se considera para ordenar/ubicar Colores de telas 0 0% 9 la materia prima? Nombres y colores 6 25% Sin orden 10 42% TOTAL 24 100% Cuando se ubica la materia prima en la bodega, ésta no mantiene un orden considerando como referencia el nombre de la tela u otras características.

¿Cuándo usted necesita de materia prima es necesario pedir autorización?

Sí

63%

38%

100%

TOTAL

En la mayoría de ocasiones los trabajadores manifiestan que si es necesario pedir autorización para tener acceso a la materia prima ubicada en bodega.

¿Quién autoriza la salida de materia prima cuándo existen requerimientos de producción?

Propietario Secretaria Bodeguero Sin aviso alguno

TOTAL

16 0 6 2 24

67% 0% 25% 8% 100%

Cuándo el área de producción solicita materia prima para su fabricación, la persona que autoriza la salida de dicha mercadería es el propietario. 12

¿Se emite una orden de requisición (documento) de la materia prima enviada a producción? TOTAL

Sí No

8 16 24

33% 67% 100%

No se emite órdenes de requisición cuando se solicita materia prima en el área de producción, es decir la empresa no cuenta con un documento de respaldo del movimiento de la misma.

¿Cuándo se necesita materia prima de bodega para producción qué tiempo le toma buscarla?

Menor a 5 minutos Entre 6 a 10 minutos Entre 11 a 15 minutos Mayor a 15 minutos

TOTAL

5 9 6 4 24

21% 38% 25% 17% 100%

Debido a que la materia prima solo lleva como referencia el nombre de la tela, el tiempo que toma encontrarla en bodega oscila de entre 6 a 10 minutos. 14

¿Existe un procedimiento para descargar del saldo de materia prima lo utilizado en producción?

Sí

21%

79%

100%

TOTAL

En la empresa no se lleva a cabo ningún procedimiento contable o manual, en el cual se registre oportunamente que cierta cantidad de materia prima ha sido utilizada en producción. 15

¿Cómo calificaría al sistema de control interno que se mantiene para la gestión de inventarios de materia prima?

Muy bueno Bueno Regular

TOTAL

5 7 12 24

21% 29% 50% 100%

Los trabajadores califican al sistema de control interno como regular, con respecto al manejo de la materia prima porque consideran que existen ciertas debilidades que mejorar. 16

¿Considera usted que la evaluación del sistema de control interno ayudará a mejorar la gestión de inventarios? TOTAL

Sí

100%

El total de encuestados concuerdan en que una evaluación del sistema de control interno si ayudará a mejorar la gestión de inventarios. Nota: Datos obtenidos de la investigación de campo

5.1.3 Encuesta a proveedores. A continuación se presenta la tabulación y análisis respectivo de las encuestas realizadas a los proveedores.

37 Tabla 3 Encuesta a proveedores Nº

PREGUNTA

VARIABLE Muy frecuente Frecuente Poco frecuente

F.A. F.R. 3 30% ¿Qué tipo de cliente considera que es la fábrica 1 5 50% MAYLAN? 2 20% TOTAL 10 1 A fábrica MAYLAN sus proveedores consideran como cliente frecuente, debido que su propietario mantiene siempre stock en su bodega. Ofertas en oficina 5 50% Por vía telefónica 2 20% ¿Cuál es su medio de contacto con la empresa para 2 Por redes sociales 0 0% proporcionar las ventas? Requerimientos del 3 30% propietario TOTAL 10 1 Los proveedores realizan ofertas en oficina, siendo considerado como el medio de contacto para poder proporcionar las ventas, de modo que su propietario observe personalmente la materia prima que va adquirir. El gerente 10 100% ¿Quién efectúa los pedidos de materia prima por 3 Personal administrativo 0 0% parte de la fábrica MAYLAN? Operarios 0 0% TOTAL 10 1 En fábrica MAYLAN sus proveedores afirman que, el gerente es la persona encargada de efectuar los pedidos de materia prima. Sí 7 70% ¿Existe puntualidad en la entrega de la materia prima 4 solicitada? No 3 30% TOTAL 10 1 Los proveedores de la empresa sí tienen puntualidad con la entrega de materia prima. Sí 6 60% ¿Al momento que usted despacha la mercadería para 5 la fábrica MAYLAN confirma que los productos No 4 40% sean los pedidos por su propietario? TOTAL

Los proveedores consideran que cuando se despacha mercadería para la empresa, sí existe una confirmación de los productos que han sido pedidos por el propietario, a pesar que en pocas ocasiones no lo realizan.

¿Quién recibe la materia prima solicitada por la empresa?

Siempre la misma persona Diferentes personas El gerente

30%

7 70% 0 0% TOTAL 10 1 En fábrica MAYLAN cada que los proveedores envían mercadería la reciben diferentes personas. Sí 4 40% ¿Se han realizado devoluciones de materia prima por no ser la requerida? No 6 60%

TOTAL 10 1 En fábrica MAYLAN se tiende a no realizar devoluciones por materia de prima no requerida a los proveedores. Extender el pago de 7 70% factura Cuando su empresa entrega mercadería que no ha Devolución especifica 8 sido solicitada por la fábrica MAYLAN, ¿Qué 2 20% de mercadería procedimiento se aplica? Devolución total de la 1 10% mercadería TOTAL 10 1 Cuando los proveedores entregan mercadería que no ha sido solicitada por la fábrica MAYLAN, ésta considera almacenarla por lo que le extienden el pago de la factura.

¿Cuándo existe una devolución de la mercadería, qué procedimiento realiza su empresa?

Se registra únicamente la devolución Se genera una nueva factura Se genera una nota de crédito

TOTAL

100%

Cuando existe inconformidad por el pedido recibido en la empresa, se realiza la respectiva devolución por lo que el proveedor realiza el procedimiento de emitir una nota de crédito. ¿Han incumplido algún pago por concepto de la materia prima adquirida?

Sí

20%

80%

TOTAL

Los proveedores de fábrica MAYLAN normalmente es puntual es sus pagos debido que no incumple los pagos por conceptos de adquisición de materia prima. ¿Considera que una evaluación del sistema de control interno ayudará a fábrica MAYLAN a mejorar los procesos? TOTAL

Sí

100%

El total de proveedores encuestados concuerdan en que una evaluación del sistema de control interno si ayudará a mejorar la gestión de inventarios. Nota: Datos obtenidos de la investigación de campo

5.1.4 Encuesta a contadora externa. A continuación se presenta la tabulación y análisis respectivo de la encuesta realizada a la contadora externa. Tabla 4 Encuesta a contadora externa Nº 1

PREGUNTA ¿Conoce usted si existen políticas y procedimientos para el manejo de la materia prima de la fábrica MAYLAN? TOTAL

VARIABLE

F.A.

F.R.

Sí

100%

En la empresa no se mantienen por escrito la existencia de políticas y procedimientos para el manejo de la materia prima. 2

¿Se lleva un registro de entradas y salidas de la materia prima por medio de tarjetas kárdex?

Sí

100%

TOTAL

La contadora informa que no se realizan tarjetas kárdex para el registro de entradas y salidas de materia prima de bodega, debido que el propietario considera que tiene el conocimiento necesario para llevar su manejo.

¿Qué tipo de método de valuación de inventarios utiliza para su control?

TOTAL

FIFO

LIFO Promedio Último precio de compra Ninguno

0 0 0 1 1

0% 0% 0% 100% 1

39 Debido a que fábrica MAYLAN no realiza registro en tarjeta kárdex no proceden a la aplicación de ningún método de evaluación de inventarios 4

¿La fábrica MAYLAN le informa sobre las compras de materia prima que realiza? TOTAL

Sí No

1 0 1

100% 0% 100%

Fábrica MAYLAN si informa a su contadora sobre las compras que realiza, debido a que es la encargada de realizar su declaración, como también le ayuda a poder determinar el costo de los productos terminados. 5

¿Se le comunica oportunamente las devoluciones efectuadas de la materia prima?

Sí

100%

TOTAL 1 100% La empresa si comunica a su contadora oportunamente sobre las devoluciones efectuadas de materia prima, debido a la emisión de notas crédito. Sí 1 100% ¿Tiene usted conocimiento sobre el daño o deterioro 6 que se ocasiona en la materia prima de la empresa? No 0 0% TOTAL 1 100% La contadora si tiene conocimientos en caso de existencias de daño y deterioros, ya que deberá realizar los procedimientos contables que están a su cargo. ¿Ha sido usted partícipe de algún conteo físico que Sí 1 100% haya realizado la empresa con respecto a la materia No 0 0% prima? TOTAL 1 100% Generalmente se realiza un conteo físico anual en donde ella si es partícipe para poder realizar el balance general. Sí 0 0% ¿La fábrica MAYLAN maneja una contabilidad de 8 costos respecto a la producción? No 1 100% TOTAL 1 100% La contadora no maneja una contabilidad de costos con respecto a la producción, debido a que no lleva un control de valores por prendas en producción, más bien lleva un control anual mediante saldos iniciales y finales. Sí 0 0% ¿Considera usted que el saldo contable de la cuenta 9 de inventarios es razonable? No 1 100% 7

TOTAL 1 100% No se considera razonable, debido a que se registran las compras de materia prima y al finalizar el periodo contable se realiza un conteo de saldos en producción y en productos terminados, lo cual no permite conocer el saldo real de inventarios. 10

¿Cómo calificaría al sistema de control interno que se mantiene para la gestión de inventarios de materia prima?

Muy bueno Bueno

0 1

0% 100%

Regular

100%

TOTAL

La contadora califica al sistema de control interno como bueno, con respecto a la gestión de la materia prima porque considera que su crecimiento como empresa se ha generado por un manejo oportuno a pesar que existen debilidades que deben mejorar. 11

¿Considera usted que la evaluación del sistema de control interno ayudará a mejorar la gestión de inventarios?

Sí

100%

TOTAL 1 1 La persona encuestada considera que una evaluación del sistema de control interno si ayudará a mejorar la gestión de inventarios. Nota: Datos obtenidos de la investigación de campo

40 5.1.5 Análisis de resultados. Mediante la aplicación de instrumentos de recolección de datos como encuestas a trabajadores, proveedores y contadora externa, además de la entrevista a su propietario Sr. Andrés Tello, permitieron corroborar la problemática existente en la fábrica MAYLAN, por el cual los resultados servirán como guía a posibles soluciones. El primer problema que se ha presentado en la empresa es la ausencia de políticas y procedimientos de control de la materia prima, generando la presencia de activos improductivos y pagos de tributos que repercute en la reducción de la utilidad esperada, lo cual se corrobora en la respuesta a la pregunta 4 de la entrevista al gerente propietario y de la pregunta 1 de la encuesta a la contadora externa, a pesar que existe discrepancia con la pregunta 4 de la encuesta realizada a los trabajadores, debido a que ellos si consideran que existen políticas. La segunda problemática es que existen diferencias entre las órdenes de pedido emitidas por la empresa y la mercadería recibida en bodega, por lo cual se incurre en altos costos de mantenimiento y bodegaje de la materia prima no solicitada e incremento de la cuenta por pagar a proveedores, lo cual se confirma con las respuestas dadas por el propietario, empleados, contadora externa y algunos de los proveedores en las preguntas 7,7,5 y 5 respectivamente, ya que se presentan emisiones de notas de crédito, justamente por las discrepancias entre los pedidos efectuados y la materia prima facturada. Con respecto a la planificación y organización deficiente de la empresa en cuanto al aprovisionamiento y recepción de la materia prima, lo que ocasiona compras innecesarias y dificultades para encontrar la materia prima en bodega, se puede corroborar con las preguntas 5 y 6 de la entrevista al gerente propietario, pregunta 5, 9 y 12 de la encuesta realizada a los trabajadores como también la pregunta 2 de la encuesta a proveedores, por lo cual se constata la existencia de dicha problemática debido a que las compras y almacenamiento lo realizan empíricamente. Como último problema que se presenta es la falta de registro del movimiento de materia prima en bodega debido a la inexistencia de un encargado, provocando un desconocimiento del stock real de la materia, permitiendo corroborarse con las respuestas del propietario, contadora externa y trabajadores en las preguntas 12, 14, 2, 3 y 6 respectivamente, ya que no se manejan registros por los movimientos de la materia prima.

41 Con respecto al encargado de bodega existe discrepancia en las respuestas 2 y 6 de los trabajadores y proveedores respectivamente, por lo que se confirma que no existe un custodio, por tal motivo la recepción de materia prima es realizada por diferentes personas, ya que se asigna al personal que esté disponible. En concordancia con los problemas planteados para el desarrollo del trabajo de titulación se pudo corroborar con la información obtenida en los instrumentos de recolección de datos, permitiendo verificar la existencia de debilidades en la gestión de inventarios de la fábrica MAYLAN, por el cual es necesaria la intervención de los investigadores.

5.2 Propuesta de intervención Para el desarrollo de la propuesta de intervención se dará cumplimiento a cada uno de los objetivos específicos que se detallan a continuación: 

Levantar información necesaria sobre los procedimientos que se llevan a cabo en el manejo de la materia prima.



Identificar las debilidades del sistema de control interno que pueden afectar el logro de los objetivos operacionales.



Determinar políticas y procedimientos que contribuyan a la efectividad en el control de materia prima de la empresa.



Establecer registros y reportes que contribuyan a la aplicación de las recomendaciones para la efectividad de la gestión de inventarios.

5.2.1 Levantar información necesaria sobre los procedimientos que se llevan a cabo en el manejo de la materia. Para el cumplimiento del primer objetivo, se obtuvo información con respecto al manejo de la materia prima desde que se adquiere hasta que se obtiene como producto terminado. Para ello, se ha fijado un plan de auditoría detallando los objetivos a cumplir para la etapa preliminar. 5.2.1.1 Programa de planificación. Para la elaboración del programa de auditoría, se consideró como base lo que plantea Sánchez (2006) en la sección 15 en su libro “Auditoría de estados financieros”, en el cual hace referencia a los objetivos que deben cumplirse en la etapa de preliminar.

FÁBRICA "MAYLAN" INVENTARIO DE MATERIA PRIMA PROGRAMA DE AUDITORÍA Nº

PROCEDIMIENTOS

Aplicables en la etapa preliminar Elaborar la estructura organizacional de la fábrica MAYLAN. Describir los procedimientos que se llevan a cabo para las compras de materia prima en la fábrica MAYLAN. Realizar el flujograma de los procedimientos para las compras de materia prima de la fábrica MAYLAN. Describir las políticas para las compras de materia prima de la fábrica MAYLAN. Describir los procedimientos que se llevan a cabo para el almacenamiento de materia prima en la fábrica MAYLAN. Realizar el flujograma de los procedimientos para el almacenamiento de materia prima de fábrica MAYLAN. Describir las políticas para el almacenamiento de materia prima de la fábrica MAYLAN. Describir los procedimientos que se llevan a cabo para la utilización de materia prima de fábrica MAYLAN. Realizar el flujograma de los procedimientos para la utilización de materia prima de fábrica MAYLAN. Describir las políticas para la utilización de materia prima de fábrica MAYLAN. Describir los procedimientos que se llevan a cabo para la distribución del producto terminado de fábrica MAYLAN. Realizar el flujograma de los procedimientos para la distribución del producto terminado de fábrica MAYLAN.

A.00 A.01

A.02 A.03 A.04

A.05 A.06 A.07

A.08 A.09 A.10

A.11

CÉDULA

FECHA

AUDITOR

A.00

20/06/2017

A.01

16/06/2017

A.02

16/06/2017

A.03

16/06/2017

A.04

16/06/2017

A.05

16/06/2017

A.06

16/06/2017

A.07

16/06/2017

A.08

16/06/2017

A.09

16/06/2017

A.10

16/06/2017

A.11

16/06/2017

A.12

Describir las políticas para la distribución del producto terminado de fábrica MAYLAN.

A.12

16/06/2017

A.13

Preparar cédula estadística de los principales proveedores de la fábrica MAYLAN.

A.13

21/06/2017

A.14

Partiendo del consecutivo de informes de materia prima recibida y enviada a producción, hacer pruebas sobre el correcto y oportuno registro de las entradas de unidades en el sistema de cómputo.

A.14

26/06/2017

A.15

Preparar cédula estadística sobre las políticas en materia de definición de inventarios obsoletos o susceptibles de reflejo en resultados por esa u otras causas equivalentes.

A.15

26/06/2017

Figura 9. Programa de planificación. Fuente: Estructura del cuadro tomado de “Auditoría de estados financieros” por G. Sánchez.

FÁBRICA "MAYLAN" INVENTARIO DE MATERIA PRIMA

ELABORADO POR JS

A.00

FECHA 20/06/2017

1/1

AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016 OBJETIVO: Elaborar la estructura organizacional de la fábrica MAYLAN. RELEVAMIENTO ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Gerente General Contadora Externa

Secretaria

Área de producción

Jefe de diseño

Área de acabado

Jefe de corte

Jefe de estampado

Jefe de sublimado

Jefe de bordado

Jefe de doblado

Área de almacenamiento

Área de ventas

Jefe de bodega

Jefe de ventas

Bodeguero

Operarios

Vendedores

Operarios

Chofer

Joselyn Sanipatin ELABORADO POR: Fuente: Indagación a la secretaría de fábrica MAYLAN.

Mg. Hernán Maldonado SUPERVISADO POR:

FÁBRICA "MAYLAN" INVENTARIO DE MATERIA PRIMA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016

ELABORADO POR FECHA

LG 16/06/2017

A.01 1/2

OBJETIVO: Describir los procedimientos que se llevan a cabo para las compras de materia prima en la fábrica MAYLAN. RELEVAMIENTO

Nº

NARRATIVA COMPRA POR REQUERIMIENTO DE LA EMPRESA (ORDEN DE PEDIDO)

Inicio del proceso de compras.

El gerente general autoriza enviar al área de producción cierta cantidad de telas y colores, basándose en aquellos productos terminados que mayor rotación haya tenido.

El gerente general se comunica con el personal de bodega para que busquen y tengan a disposición las referencias solicitadas.

El personal de bodega tiene la labor de buscar lo solicitado por el gerente general.

En el caso, de que la empresa cuente con las referencias requeridas el gerente general autoriza el envío directamente al área de producción.

Por lo contrario, cuando no se cuenta con la materia prima solicitada por el gerente general el personal de bodega de forma verbal da a conocer la inexistencia en bodega.

El gerente general se comunica telefónicamente con sus proveedores principales para cotizar el pedido que desea realizar.

El gerente general hace una comparación de los precios.

El gerente general decide realizar el pedido de la materia prima faltante con el proveedor que mejor le convenga.

El proveedor de materia prima emite la factura, la cual es enviada por correo a la empresa.

La secretaria procede a llenar al respectivo comprobante de retención.

La secretaria envía al proveedor el comprobante de retención.

La secretaria archiva la factura junto con una copia del comprobante de retención, hasta la recepción de la materia prima.

Una vez cumplido el plazo de pago, la secretaria procede a llenar el cheque.

El gerente general es quien firma el cheque emitido.

Fin del proceso de compras.

FÁBRICA "MAYLAN" INVENTARIO DE MATERIA PRIMA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016

ELABORADO POR FECHA

LG 16/06/2017

A.01 2/2

RELEVAMIENTO Nº

NARRATIVA COMPRAS POR OFERTAS EN OFICINA

Inicio del proceso de compras.

El proveedor se comunica con la secretaria para agendar una cita con el gerente general, en la fecha y hora que tenga disponible para visitarlo.

La secretaria le informa al gerente general de la visita por parte del proveedor.

El gerente general revisa sus actividades y define el día en que atenderá al proveedor.

El día acordado, el proveedor visita al gerente general en su oficina.

El proveedor le muestra las nuevas tendencias en telas y le ofrece diferentes precios, que van acorde al monto que el gerente general quiera adquirir de la materia prima ofertada.

El gerente general analiza los precios y la calidad de la tela.

El gerente toma la decisión de adquirir o no la nueva materia prima.

El proveedor solicita información para llenar la orden de pedido. En la cual se establece la cantidad y tipo de tela, la forma de pago y el tiempo que tomará para recibirla.

El gerente general revisa y firma la orden de pedido.

El proveedor de materia prima emite la factura, la cual es enviada por correo a la empresa.

La secretaria procede a llenar al respectivo comprobante de retención.

La secretaria envía al proveedor el comprobante de retención.

La secretaria archiva la factura junto con una copia del comprobante de retención, hasta la recepción de la materia prima.

Una vez cumplido el plazo de pago, la secretaria procede a llenar el cheque.

El gerente general es quien firma el cheque emitido.

Fin del proceso de compras.

Lady Guamán ELABORADO POR: Fuente: Indagación al propietario de fábrica MAYLAN.

Mg. Hernán Maldonado SUPERVISADO POR:

FÁBRICA "MAYLAN" INVENTARIO DE MATERIA PRIMA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016

ELABORADO POR FECHA

LG A.02 16/06/17 1/2

OBJETIVO: Realizar el flujograma para las compras de materia prima de fábrica MAYLAN. RELEVAMIENTO Nº

DESCRIPCIÓN

ACT. DOC.

RESPONSABLE

GRÁFICO

COMPRA POR REQUERIMIENTO DE LA EMPRESA (ORDEN DE PEDIDO) 1

Inicio

Autorizar el envío de materia prima al área de producción

Gerente general

Comunicar al personal buscar la materia prima

Gerente general

Buscar la materia prima solicitada

Personal de bodega

¿Cuenta la empresa con la materia prima solicitada?

Comunicar la inexistencia de materia prima en bodega

Personal de bodega

Llamar a los proveedores para cotizar el pedido correspondiente

Gerente general

Comparar los precios

Gerente general

Emitir la orden de pedido

Gerente general

Emitir la factura y enviar al correo de la empresa

Proveedor

Llenar el comprobante de retención

Secretaria

Enviar el comprobante de retención

Secretaria

Archivar la factura y una copia del comprobante de retención

Secretaria

Llenar el cheque respectivo

Secretaria

Firmar el cheque emitido

Gerente general

Fin

SÍ

FÁBRICA "MAYLAN" INVENTARIO DE MATERIA PRIMA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016 RELEVAMIENTO Nº DESCRIPCIÓN

ACT. DOC.

ELABORADO POR FECHA

LG A.02 16/06/17 2/2

RESPONSABLE

GRÁFICO

COMPRAS POR OFERTAS EN OFICINA 1

Inicio

Agendar una cita

Proveedor

Informar de la visita al gerente general

Secretaria

Definir un día para la visita del proveedor

Gerente general

Visitar en la oficina al gerente general

Proveedor

Mostrar las nuevas tendencias en telas

Proveedor

Analizar los precios y calidad de la tela

Gerente general

¿Se decide adquirir la materia prima ofertada?

Solicitar información para llenar la orden de pedido

Gerente general

Revisar y firmar la orden de pedido

Gerente general

Emitir la factura y enviar al correo de la empresa

Proveedor

Llenar y enviar el comprobante de retención

Secretaria

Archivar la factura y una copia del comprobante de retención

Secretaria

Llenar el cheque respectivo

Secretaria

Firmar el cheque emitido

Gerente general

Fin

Lady Guamán ELABORADO POR: Fuente: Indagación al propietario de fábrica MAYLAN.

Mg. Hernán Maldonado SUPERVISADO POR:

SÍ

FÁBRICA "MAYLAN" INVENTARIO DE MATERIA PRIMA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016

ELABORADO POR FECHA

LG 16/06/17

OBJETIVO: Describir las políticas para las compras de materia prima de la fábrica MAYLAN. RELEVAMIENTO Nº

DESCRIPCIÓN COMPRA POR REQUERIMIENTO DE LA EMPRESA (ORDEN DE PEDIDO)

El gerente general es quien autoriza la compra de materia prima.

Se debe cotizar con varios proveedores para decidir realizar la orden de pedido.

Los proveedores se seleccionarán basados en criterios de calidad, precios y plazos.

Cumplido el plazo, la secretaria debe llenar el cheque.

El gerente general es quien autoriza el pago. COMPRAS POR OFERTAS EN OFICINA

Se atenderá a los proveedores con previa cita.

Comprobar si la materia prima entregada coincide con la orden de pedido.

La orden de pedido debe estar revisada y firmada por el gerente general.

Los proveedores se seleccionarán basados en criterios de calidad, precios y plazos.

Cumplido el plazo, la secretaria debe llenar el cheque.

El gerente general es quien autoriza el pago.

Lady Guamán

Mg. Hernán Maldonado

ELABORADO POR:

SUPERVISADO POR:

Fuente: Indagación al propietario de fábrica MAYLAN.

A.03 1/1

FÁBRICA "MAYLAN" INVENTARIO DE MATERIA PRIMA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016

ELABORADO POR FECHA

JS 16/06/17

A.04 1/1

OBJETIVO: Describir los procedimientos que se llevan a cabo para el almacenamiento de materia prima en la fábrica MAYLAN. RELEVAMIENTO Nº

NARRATIVA

Inicio del proceso de almacenamiento.

El gerente general solicita que un empleado retire la materia prima enviada por los proveedores en las empresas de encomiendas.

El personal realiza un conteo físico de la materia prima recibida en la empresa, con respaldo de la orden de pedido y de la factura correspondiente.

En el caso de existir diferencias de la materia prima solicitada y la recibida, el gerente general toma una decisión al respecto.

Cuando considera que no es necesaria tanta materia prima opta por devolverla.

Cuando decide quedarse con la materia prima, el gerente general llega a un acuerdo con el proveedor para prolongar el plazo de tiempo para el pago.

El gerente general autoriza que ésta, sea ubicada en el área de corte o en la bodega de acuerdo con los requerimientos.

El personal de bodega se encarga de ubicar la materia prima en la bodega, es importante considerar que pese a que existen dos personas en bodega todo el personal tiene acceso.

En la bodega, la materia prima se almacena por color o también por el nombre de la tela, dependiendo del espacio físico disponible.

Fin del proceso de almacenamiento.

Joselyn Sanipatin

Mg. Hernán Maldonado

ELABORADO POR:

SUPERVISADO POR:

Fuente: Indagación al bodeguero de fábrica MAYLAN.

FÁBRICA "MAYLAN" INVENTARIO DE MATERIA PRIMA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016

JS ELABORADO POR A.05 16/06/2017 1/1 FECHA

OBJETIVO: Realizar el flujograma de los procedimientos para el almacenamiento de materia prima de fábrica MAYLAN. RELEVAMIENTO Nº

DESCRIPCIÓN

Inicio

Solicitar el retiro de la materia prima

Gerente general

Realizar un conteo físico de la materia prima recibida

Personal asignado

En caso de existir diferencias entre lo solicitado y lo recibido, ¿Se considera la decisión de devolverla?

5 6

Devolver la materia prima al proveedor Prolongar el plazo de tiempo para el pago

ACT. DOC.

RESPONSABLE

GRÁFICO

SÍ

Gerente general

Autorizar la ubicación de la materia prima en la bodega

Gerente general

Ubicar la materia prima en bodega

Personal asignado

Ordenar la materia prima (nombre o color)

Personal asignado

Fin

Joselyn Sanipatin

Mg. Hernán Maldonado

ELABORADO POR:

SUPERVISADO POR:

Fuente: Indagación al bodeguero de fábrica MAYLAN.

FÁBRICA "MAYLAN" INVENTARIO DE MATERIA PRIMA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016

ELABORADO POR FECHA

JS 16/06/2017

A.06 1/1

OBJETIVO: Describir las políticas para el almacenamiento de materia prima de la fábrica MAYLAN. RELEVAMIENTO Nº

DESCRIPCIÓN

El gerente general es quien dispone al personal el retiro de la materia prima.

Se debe realizar un conteo físico de la materia prima recibida, con respaldo de la orden de pedido y de la factura emitida.

En caso de existir diferencias, el gerente general es quien decide adquirir o no la materia prima recibida.

Joselyn Sanipatin

Mg. Hernán Maldonado

ELABORADO POR:

SUPERVISADO POR:

Fuente: Indagación al bodeguero de fábrica MAYLAN.

FÁBRICA "MAYLAN" INVENTARIO DE MATERIA PRIMA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016

LG ELABORADO POR 16/06/2017 FECHA

A.07 1/1

OBJETIVO: Describir los procedimientos que se llevan a cabo para la utilización de materia prima de fábrica MAYLAN. RELEVAMIENTO Nº NARRATIVA 1 Inicio del proceso de utilización. 2

El personal de diseño muestra los prototipos de vestimenta a producirse al gerente general.

5 6

El gerente general aprueba los diseños que para su punto de vista y experiencia van a tener más salidas o acogida por los clientes. El personal de diseño da a conocer al personal de corte cuáles son las diferentes vestimentas que se van a producir (tallas, colores). El gerente general autoriza el envío de determinadas telas y colores al área de producción. El personal se encarga de buscar lo solicitado en la bodega.

El personal debe enviar inmediatamente la materia prima al área solicitada.

Posteriormente, el personal de corte ubica las telas de forma correcta en las máquinas.

El personal de corte procede a utilizar las máquinas para iniciar el corte en las diferentes tallas.

El personal de corte reúne todas las prendas listas, como resultado del área de corte. Según corresponda, las prendas se colocan en las máquinas de bordado, estampado o sublimado por el personal respectivo para complementar el diseño de la vestimenta. El personal de doblado ordena todas las prendas según las diferentes líneas. El personal de doblado ubica y registra simultáneamente en un documento, la cantidad y el detalle de las prendas que se coloca en las maletas. La secretaria dispone a un empleado para hacer llegar la mercadería a las diferentes costureras. Las costureras se encargan de terminar de coser (juntar todas las piezas) la mercadería enviada. Una vez culminado su trabajo, las costureras se comunican con el gerente general para que se acerquen a retirarla. El gerente general dispone al personal disponible, ir a retirar la mercadería donde corresponda. El personal asignado se dirige donde las costureras. El personal asignado regresa a la empresa con toda la mercadería terminada. El personal de doblado tiene la obligación de contar cada una de las maletas, para verificar que la mercadería recibida coincide con la cantidad que se envió. El bodeguero debe registrar la entrada de todos los productos terminados en el sistema Anfibius. El personal debe ubicar en las respectivas perchas de la bodega de productos terminados la mercadería disponible para su distribución o venta. Fin del proceso de utilización.

3 4

11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23

Lady Guamán ELABORADO POR:

Mg. Hernán Maldonado SUPERVISADO POR:

Fuente: Indagación al propietario y bodeguero de fábrica MAYLAN.

FÁBRICA "MAYLAN" INVENTARIO DE MATERIA PRIMA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016

ELABORADO POR FECHA

LG 16/06/17

A.08 1/2

OBJETIVO: Realizar el flujograma de los procedimientos para la utilización de materia prima de fábrica MAYLAN. RELEVAMIENTO Nº DESCRIPCIÓN ACT. DOC. RESPONSABLE GRÁFICO 1

Inicio

Mostrar los prototipos de vestimenta a producirse

Personal de diseño

Aprobar los diseños

Gerente general

Comunicar al área de corte la vestimenta a producirse

Personal de diseño

Autorizar el envío de materia prima a producción

Gerente general

Buscar la materia prima solicitada

Personal de bodega

Enviar la materia prima solicitada

Personal de bodega

Ubicar las telas en las máquinas

Personal de corte

Utilizar las máquinas de corte

Personal de corte

Reunir todas las prendas cortadas

Personal de corte

Complementar el diseño de la vestimenta (bordado, estampado o sublimado)

Personal correspondiente

12 Ordenar las prendas en las maletas

Personal de doblado

Registrar el detalle de la cantidad y prendas guardadas

Solicitar el envío de la mercadería a las costureras

Secretaria

Terminar de coser la mercadería

Costureras

Comunicar el retiro de la mercadería

Costureras

Gerente general

17 Disponer el retiro de la mercadería 18

Pasa

Personal de doblado

FÁBRICA "MAYLAN" INVENTARIO DE MATERIA PRIMA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016

ELABORADO POR FECHA

LG 16/06/17

A.08 2/2

OBJETIVO: Realizar el flujograma de los procedimientos para la utilización de materia prima de fábrica MAYLAN. RELEVAMIENTO Nº DESCRIPCIÓN ACT. DOC. RESPONSABLE GRÁFICO 19

Viene

Salir a retirar la mercadería

Personal asignado

Regresar a la empresa

Personal asignado

Personal de doblado

Bodeguero

Personal de bodega

Contar la mercadería que llega a la empresa Registrar la entrada de los 23 productos terminados en el sistema Anfibius Ubicar la mercadería en las 24 perchas 22

Fin

Lady Guamán

Mg. Hernán Maldonado

ELABORADO

SUPERVISADO

Fuente: Indagación al propietario y bodeguero de fábrica MAYLAN.

FÁBRICA "MAYLAN" INVENTARIO DE MATERIA PRIMA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016

ELABORADO POR FECHA

LG 16/06/17

A.09 1/1

OBJETIVO: Describir las políticas para la utilización de materia prima de fábrica MAYLAN. RELEVAMIENTO Nº

DESCRIPCIÓN

El gerente general es quien autoriza los diseños que van a producirse.

El gerente general es quien autoriza la salida de la materia prima disponible en la bodega.

El jefe de diseño debe comunicar al de corte las prendas que se van a producir.

El personal de doblado debe guardar y ubicar las prendas de conformidad con la línea y tallas producidas en las respectivas maletas.

El personal debe registrar en un documento la cantidad y líneas de las prendas de vestir. Por tanto, debe emitir un documento detallado de la mercadería.

El bodeguero debe registrar la entrada de los productos terminados en el sistema Anfibius.

Lady Guamán

Mg. Hernán Maldonado

ELABORADO POR:

SUPERVISADO POR:

Fuente: Indagación al propietario y bodeguero de fábrica MAYLAN.

FÁBRICA "MAYLAN" INVENTARIO DE MATERIA PRIMA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016

JS ELABORADO POR 16/06/2017 FECHA

A.10 1/1

OBJETIVO: Describir los procedimientos que se llevan a cabo para la distribución del producto terminado de fábrica MAYLAN. RELEVAMIENTO Nº

NARRATIVA

Inicio del proceso de distribución. El encargado de cada local hace una revisión periódica de la mercadería disponible tanto en bodega como en los locales para identificar qué prendas se están agotando.

2 3

El encargado de cada local solicita el envío del producto terminado a los locales de acuerdo a las necesidades que se presenten.

La secretaria es la encargada de autorizar el envío de mercadería a cada uno de los locales o vendedores.

El bodeguero es quien organiza las prendas solicitadas de acuerdo a sus tallas y modelos.

6 7 8 9 10

El bodeguero entrega la nota de entrega (original y copia) al chofer como respaldo de la mercadería que se está enviando a los locales o vendedores. El bodeguero realiza el respectivo registro de la salida de productos terminados en el sistema Anfibius de la empresa considerando la existencia de la mercadería a cada local o vendedor. Una vez realizada la nota de entrega por el bodeguero, el chofer ubica la mercadería en el camión y se dirige a los locales para entregar lo solicitado. Al llegar al local, el chofer entrega la nota de entrega al encargado del local y descarga toda la mercadería. El encargado del local firma y entrega la nota de entrega original al chofer con su firma de responsabilidad.

El encargado del local mantiene un registro físico (cuaderno) de la mercadería que recibe.

El chofer se dirige a la fábrica.

El chofer entrega la nota de entrega con sus firmas correspondientes a la secretaria.

El bodeguero debe archivar la nota de entrega.

Fin del proceso de distribución.

Joselyn Sanipatin

Mg. Hernán Maldonado

ELABORADO POR:

SUPERVISADO POR:

Fuente: Indagación al propietario y bodeguero de fábrica MAYLAN.

FÁBRICA "MAYLAN" INVENTARIO DE MATERIA PRIMA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016

ELABORADO POR FECHA

JS 16/06/17

A.11 1/1

OBJETIVO: Realizar el flujograma de los procedimientos para la distribución del producto terminado de fábrica MAYLAN. RELEVAMIENTO Nº DESCRIPCIÓN ACT. DOC. RESPONSABLE GRÁFICO 1

Inicio

Revisar mercadería disponible en bodega y locales

Solicitar el envío de mercadería a los locales respectivos.

Autorizar el envío de mercadería a cada uno de los locales.

Secretaria

Organizar las prendas solicitadas

Bodeguero

Realizar una nota de entrega, (original y copia)

8 9 10

Registrar la salida de productos terminados en el sistema Anfibius de la empresa (con existencia en cada local) Cargar la mercadería requerida al camión Ir a los locales para entregar lo solicitado Firmar y entregar la nota de entrega original

Local x

Local

Bodeguero

Chofer

Local/vendedores

Local

Registrar en el cuaderno la mercadería recibida

Dirigirse a la fábrica

Chofer

Entregar la nota de entrega original

Chofer

Archivar la nota de entrega

Fin

Bodeguero

Joselyn Sanipatin

Mg. Hernán Maldonado

ELABORADO

SUPERVISADO

Fuente: Indagación al propietario y bodeguero de fábrica MAYLAN.

FÁBRICA "MAYLAN" INVENTARIO DE MATERIA PRIMA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016

ELABORADO POR FECHA

JS 16/06/17

A.12 1/1

OBJETIVO: Describir las políticas para la distribución del producto terminado de fábrica MAYLAN. RELEVAMIENTO Nº 1 2 3 4 5 6

DESCRIPCIÓN Los encargados de los locales tienen la obligación de revisar periódicamente en el sistema Anfibius la mercadería disponible tanto en locales como en bodega. Para enviar la mercadería a los locales o vendedores, debe existir un aviso previo para que se genere la nota de entrega por parte del bodeguero. La persona encargada de realizar registros en el sistema Anfibius es el bodeguero, ingresando datos de ingresos-salidas de los productos terminados respectivamente. La nota de entrega debe estar firmada por el bodeguero y el encargado del local correspondiente. El encargado de cada local debe registrar de forma manual en un cuaderno la mercadería que está siendo recibida con respaldo de la copia de nota de entrega. El bodeguero debe archivar las notas de entrega.

Joselyn Sanipatin

Mg. Hernán Maldonado

ELABORADO POR:

SUPERVISADO POR:

Fuente: Indagación al propietario y bodeguero de fábrica MAYLAN.

FÁBRICA "MAYLAN"

ELABORADO POR

A.13

INVENTARIO DE MATERIA PRIMA

FECHA

21/06/2017

1/1

AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016 OBJETIVO: Preparar cédula estadística de los principales proveedores de la fábrica MAYLAN. RELEVAMIENTO Nº

NOMBRE

CIUDAD

CRÉDITO

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

PAT PRIMO Ecuador Comercializadora S.A. Distritex Textiles Ecuador SAJADOR S.A. Ensambles y Adornos LH COMERCIAL S.A. GD-PLAST Etimpres S.A. Impordel Sistems MASTERPRINT S.A. Comercial Kurpesa C.A.

Quito Quito Quito Quito Quito Santo Domingo Quito Quito Ibarra Guayaquil

112 días 120 días 150 días 90 días 30 días 30 días 30 días 30 días 30 días 120 días

Lady Guamán ELABORADO POR: Fuente: Indagación a la secretaria de fábrica MAYLAN.

Mg. Hernán Maldonado SUPERVISADO POR:

FÁBRICA "MAYLAN"

ELABORADO POR

A.14

INVENTARIO DE MATERIA PRIMA

FECHA

26/06/2017

1/1

AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016

OBJETIVO: Partiendo del consecutivo de informes de la materia prima recibida y enviada a producción, hacer pruebas sobre el correcto y oportuno registro de las entradas de unidades en el sistema de cómputo.

RELEVAMIENTO

En fábrica MAYLAN, no cuentan con un sistema informativo que le permita mantener un control correcto y oportuno sobre la materia prima recibida y enviada a producción, por lo cual no se pudo constatar con documentos físicos en donde se encuentre registrada la entrada de materia prima debido que en la empresa no manejan tarjetas kárdex en forma manual ni computarizada, al igual que la salida a producción, debido que el propietario es el único encargado de autorizar de forma verbal dicha salida de materia de prima desde bodega a producción. Como se puede corroborar en los papeles de trabajo A. 05 y A. 08, después de haber efectuado la orden de compra por parte del propietario, no se evidencian gráficos que representen la emisión de documentos para el debido registro de entradas y salidas de materia prima, debido a que se maneja empíricamente el funcionamiento de la empresa.

Joselyn Sanipatin

Mg. Hernán Maldonado

ELABORADO POR:

SUPERVISADO POR:

Fuente: Indagación a la secretaria de fábrica MAYLAN.

FÁBRICA "MAYLAN"

ELABORADO POR

A.15

INVENTARIO DE MATERIA PRIMA

FECHA

26/06/2017

1/1

AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016

OBJETIVO: Preparar cédula estadística sobre las políticas en materia de definición de inventarios obsoletos o susceptibles de reflejo en resultados por esa u otras causas equivalentes.

RELEVAMIENTO

La fábrica MAYLAN hasta la fecha no ha presentado inconvenientes con respectos a los inventarios de materia prima obsoletos o susceptibles a daños, debido a que su propietario al ser el encargado de realizar las compras mantiene conocimientos del stock que se encuentra en bodega y si no existe rotación en ciertas telas dispone enviarlos a producción para que sean confecciones en productos finales. Además, es importante mencionar que con relación al aspecto contable, en caso de que existan inventarios obsoletos se deberían informar oportunamente para poder realizar la baja correspondiente según lo indiquen las normas contables vigentes.

Lady Guamán

Mg. Hernán Maldonado

ELABORADO POR:

SUPERVISADO POR:

Fuente: Indagación al propietario de fábrica MAYLAN.

62 5.2.2 Identificar las debilidades del sistema de control interno que pueden afectar el logro de los objetivos operacionales. Para identificar las debilidades que se presentan en el manejo de la materia prima, activo primordial de fábrica MAYLAN, se aplicará el cuestionario de control interno COSO II-ERM que tiene un enfoque directo en la gestión de riesgos empresariales. Las personas designadas para responder el cuestionario son el gerente general, la secretaria y el jefe de bodega debido a que ellos tienen conocimiento directo respecto a la materia prima que se utiliza en la fábrica lo que permitirá determinar el nivel de confianza y riesgo. 5.2.2.1 Programa de evaluación de control interno. Para la elaboración del programa de auditoría, se consideró como base lo que plantea Sánchez (2006) en la sección 15 en su libro “Auditoría de estados financieros”, en el cual hace referencia a los objetivos que deben cumplirse para la etapa intermedia y final correspondiente a los inventarios.

FÁBRICA "MAYLAN" INVENTARIO DE MATERIA PRIMA PROGRAMA DE AUDITORÍA

Nº

PROCEDIMIENTOS

CÉDULA

FECHA

AUDITOR

Aplicables en las etapas intermedia y final

B.00

Aplicación del cuestionario de control interno COSO II-ERM enfocado en la gestión de riesgos.

B.00

07/07/2017

B.01

Con los resultados obtenidos de la aplicación del cuestionario COSO II-ERM establecer el nivel de confianza de cada uno de los componentes, la matriz de riesgo y determinar la muestra de facturas a revisar.

B.01

09/07/2017

B.02

Verificar el cumplimiento del sistema de entradas de materia prima mencionado en A.02, poniendo énfasis en prefoliación, uso en secuencia de ellos, autorizaciones y documentos complementarios para el control de la misma.

B.02

14/07/2017

B.03

Verificar el cumplimiento del sistema de salidas de mercancías mencionado en A.08, poniendo énfasis en prefoliación, uso en secuencia de ellos, destino de entrega, autorizaciones y oportuna aplicación en el sistema de control de mercadería.

B.03

14/07/2017

Figura 10. Programa de evaluación de control interno. Fuente: Estructura del cuadro tomado de “Auditoría de estados financieros” por G. Sánchez.

63 5.2.2.2 Cuestionario de control interno.

FÁBRICA "MAYLAN" CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO – COSO ERM

ELABORADO POR FECHA

LG 07/07/17 B.00

OBJETIVO: Aplicación del cuestionario de control interno COSO II-ERM. RELEVAMIENTO Componente: Ambiente de control Preguntas Sí No N/A ¿Considera usted que las personas que trabajan en 1 fábrica MAYLAN mantienen principios de 1 integridad y valores éticos? ¿Cuenta la empresa con una estructura 1 2 organizacional definida? ¿Las funciones y responsabilidades a cumplir por 1 3 el personal están definidas por escrito? ¿Cuándo el personal incumple con lo establecido, 1 4 se aplican sanciones disciplinarias? ¿El personal tiene experiencia en cuanto al 1 5 manejo de materia prima textil? ¿Tiene la empresa establecido el perfil laboral a 1 6 cumplir por el personal para su puesto de trabajo? ¿Cuándo se contrata personal, se realiza un 1 7 proceso de inducción respecto a sus funciones? ¿Se capacita e incentiva al personal para el 1 8 cumplimiento eficiente de sus funciones? Componente: Establecimiento de objetivos N° Preguntas Sí No N/A ¿Cuenta fábrica MAYLAN con un plan 1 9 estratégico? ¿Tienen conocimiento los empleados de los 1 10 objetivos estratégicos definidos por la empresa? ¿Existen estrategias para que la materia prima no 1 11 se mantenga improductiva en bodega? ¿Se tienen establecidos objetivos operacionales y 1 12 estrategias para el área de producción? ¿Considera usted que fábrica MAYLAN cumple 1 13 con sus objetivos organizacionales? ¿Se emiten reportes del nivel de cumplimiento de 1 14 los objetivos propuestos? ¿Evalúa la fábrica los puntos deficientes que se 1 15 presentan en el manejo de los inventarios de materia prima? ¿Se elabora un presupuesto para determinar la 1 16 cantidad y tipo de materia prima a comprar? Componente: Identificación de riesgos N° Preguntas Sí No N/A ¿Se realizan compras excedentes para aumentar el 1 17 plazo de crédito establecido con los proveedores? N°

Observaciones

64 ¿En caso de existir inconvenientes con la materia 1 prima, se informa a los proveedores? ¿Ha cancelado la fábrica sus obligaciones con los 1 19 proveedores en las fechas establecidas? ¿Se realizan conteos físicos de materia prima 1 20 recibida, con el respaldo de la factura? ¿Se emite una orden de requisición para enviar la 1 21 materia prima al área de producción? ¿Nunca se han presentado inconvenientes en la 1 22 distribución de los productos terminados? ¿Se compra materia prima de acuerdo con una 1 23 planificación de ventas? ¿Nunca se adquiere materia prima que no ha sido 1 24 solicitada? ¿Se tiene asignada a una sola persona para que 1 25 tenga acceso a la bodega de materia prima? Componente: Evaluación de riesgos N° Preguntas Sí No N/A ¿Se mantiene información real y actualizada para 1 26 decidir la compra de materia prima? ¿Las compras de materia prima cumplen con las 1 27 condiciones requeridas por la empresa? ¿Las cantidades facturadas de materia prima 1 28 siempre están acorde con las órdenes de pedido? ¿Se comparan las devoluciones contra las notas de 1 29 crédito emitidas por el proveedor? ¿Existen políticas en cuanto al daño, robo o 1 30 pérdida de materia prima? ¿Se han presentado daños de materia prima por 1 31 falta de control en el almacenamiento? ¿Ha existido retrasos en la producción por falta de 1 32 materia prima disponible en bodega? ¿Se evalúa el tiempo transcurrido por la búsqueda 1 33 de materia prima en bodega? Componente: Respuesta al riesgo N° Preguntas Sí No N/A ¿Cuenta la empresa con un seguro para 1 34 salvaguardar la materia prima de bodega? ¿Existe restricción de acceso físico en el área de 1 35 bodega a personas no autorizadas? ¿Existen medidas para mejorar la organización en 1 36 el espacio físico de la bodega? ¿Una de las causas para la adquisición de materia 37 prima es la innovación de los diseños en las 1 prendas de vestir? ¿Se verifica el estado de la materia prima antes de 1 38 enviarla a producción? ¿Existen registros manuales o computarizados 1 39 con respecto al movimiento que se da a la materia prima? Componente: Actividades de control N° Preguntas Sí No N/A ¿Se han definido formalmente las políticas y 1 40 procedimientos para la gestión de inventarios? ¿La empresa tiene políticas definidas para la 1 41 materia prima obsoleta? ¿Distribuida MAYLAN efectúa periódicamente 1 42 conteo físico de la materia prima? 18

Observaciones

A veces

Observaciones

A veces, una vez al año

65 ¿Se realizan registros respecto al movimiento de la materia prima, tanto de su entrada a bodega 1 como de su salida a producción? ¿Las compras de materia prima están debidamente 1 44 autorizadas? ¿La materia prima está organizada de forma 1 45 adecuada para su rápida ubicación? ¿Cuenta la empresa con un espacio adecuado para 1 46 el almacenamiento de la mercadería? ¿La materia prima que se envía a producción debe 1 47 estar debidamente autorizada? ¿Son todos los pagos de materia prima efectuados 48 a través de cheques emitidos a nombre del 1 beneficiario correspondiente? ¿La persona encargada de firmar los cheques es la 1 49 misma que los elabora? ¿La empresa cuenta con un manual de 1 50 procedimientos que guíen la gestión del personal para la consecución de sus objetivos? Componente: Información y comunicación N° Preguntas Sí No N/A ¿Se comunica al personal por escrito las 1 51 actividades a cumplir en su jornada de trabajo? ¿La comunicación que se genera en todos los 1 52 niveles de la empresa es eficiente? ¿Informa el personal cualquier eventualidad 1 53 presentada en cuanto a la materia prima? ¿Cuentan con un registro detallado del personal 1 54 que utiliza la materia prima que existe en bodega? ¿El personal da a conocer oportunamente la 1 55 materia prima que no está disponible en bodega? ¿El propietario ha dispuesto al personal la 56 responsabilidad de compartir información con 1 fines de gestión y control? Componente: Supervisión y monitoreo N° Preguntas Sí No N/A ¿Se ha evaluado la eficiencia del sistema de 1 57 control interno de fábrica MAYLAN? ¿Respecto a las deficiencias que se han presentado 1 58 en la gestión de inventarios, se han tomado medidas correctivas? ¿Se analiza el cumplimiento de la planificación 59 del volumen a producir para determinar las 1 compras de materia prima? ¿Se evalúa el presupuesto establecido para las 1 60 compras de materia prima? ¿Se evalúa la antigüedad de la materia prima para 1 61 su respectiva utilización? ¿Se realiza la verificación de la mercadería que 1 62 ingresa y sale con emisión de documentos? ¿Se verifica que el personal esté dando fiel 1 63 cumplimiento a las actividades asignadas? 43

Observaciones

Lady Guamán

Mg. Hernán Maldonado

ELABORADO POR:

SUPERVISADO POR:

Fuente: Indagación al propietario, secretaria y bodeguero de fábrica MAYLAN.

66 5.2.2.3 Valoración de los componentes.

ELABORADO POR FECHA

FÁBRICA "MAYLAN" INVENTARIO DE MATERIA PRIMA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016

B.01

09/07/17

1/1

OBJETIVO: Con los resultados obtenidos de la aplicación del cuestionario COSO II-ERM establecer el nivel de confianza de cada uno de los componentes, la matriz de riesgo y determinar la muestra de facturas a revisar. RELEVAMIENTO Nº

COMPONENTES

1 Ambiente de control

% NIVEL DE VALORES CONFIANZA POSITIVOS 38% 3

VALORES NEGATIVOS 5

TOTAL 8

2 Establecimiento de objetivos

13%

3 Identificación de riesgos

44%

4 Evaluación de riesgos

50%

5 Respuesta al riesgo

17%

6 Actividades de control

45%

7 Información y comunicación

33%

8 Supervisión y monitoreo 29% CALIFICACIÓN TOTAL

2 22

5 41

7 63

Calificación total

CT (Respuestas positivas)

Ponderación total

Nivel de confianza

NC = CT / PT * 100

35%

Nivel de riesgo

NR = 100% - %NC

65%

NIVEL DE CONFIANZA Bajo

25% - 50%

Medio

51% - 75%

Alto

76% - 100%

NIVEL DE RIESGO 35%

𝑻𝒂𝒎𝒂ñ𝒐 𝒅𝒆 𝒍𝒂 𝒎𝒖𝒆𝒔𝒕𝒓𝒂 =

Alto

Medio

Bajo

65%

Nivel de riesgo 3 = = 60 Margen de error 0.05

Joselyn Sanipatin ELABORADO POR: Fuente: Cuestionario de control interno aplicado a fábrica MAYLAN.

Mg. Hernán Maldonado SUPERVISADO POR:

67 5.2.2.4 Matriz de recomendaciones. COMPONENTE

ÁREA CRÍTICA

IMPACTO

 Diseñar una estructura organizacional, que permita conocer la jerarquía de la empresa.

Carece de una estructura organizacional definida.

Ambiente de control

No están definidas por escrito las funciones y responsabilidades para el personal.

Bajo

No se tiene definido el perfil laboral para el puesto de trabajo y no se efectúa un proceso de inducción sobre las funciones a cumplir por el personal contratado.

Establecimiento de objetivos

 Proponer el desarrollo de un plan estratégico, que permita cumplir los objetivos operacionales de la empresa y genere mayor competitividad en el mercado. Medio

Carencia de hojas de requisición que respalden el envío de materia prima a producción. Identificación de riesgos

No se planifica la materia prima a comprar.

Alto

No existe una sola persona encargada de la bodega.

Carencia de políticas en cuanto al daño, robo o pérdida de materia prima.

 Diseñar un presupuesto de compras de materia prima, lo que permitirá evaluar sus variaciones y de esta manera no existan excedentes improductivos en bodega.  Elaborar órdenes de requisición, para documentar la materia prima enviada a producción y poder realizar la planificación sobre las compras a realizarse.  Establecer a una sola persona del manejo de materia prima en bodega, para mantener un control de la materia almacenada y utilizada.  Elaborar registros de materia prima para mantener información real y actualizada sobre la existencia de dichos productos en la empresa.

Falta de información real y actualizada en cuanto a la existencia de materia prima. Existen diferencias entre la Evaluación de riesgos materia prima facturada con las órdenes de pedido.

 Definir un perfil laboral de acorde a las funciones y responsabilidades que se desarrollan en cada área de la empresa.  Realizar las respectivas capacitaciones de inducción al personal contratado para la efectividad de las operaciones de la fábrica.

Falta de un plan estratégico. Inexistencia de un presupuesto para compras de materia prima.

RECOMENDACIONES

Alto

 Realizar llamadas de verificación de las órdenes de pedido a los proveedores de manera que no existan diferencias con la materia prima facturada.  Definir políticas para el manejo de daño, robo o pérdida de materia prima y poder responder oportunamente a dichas situaciones.

Respuesta al riesgo

Carencia de un seguro y controles eficientes que salvaguarden la seguridad física de la materia prima.

Medio

No existe restricción de acceso al área de bodega a personas no autorizadas.

Actividades de control

Inexistencia de registros de las entradas y salidas de materia prima.

Alto

El almacenamiento de la materia prima no tiene un orden o ubicación adecuada.

Información y comunicación

Supervisión y monitoreo

 Establecer parámetros de acceso a bodega, de modo que no se distorsione el control manejado por el encargado del área.

 Elaborar políticas y procedimientos formales para el manejo adecuado de la materia prima y poder mantener un stock adecuado, por el cual se debe realizar periódicamente constatación física de la materia prima y mantener un control adecuado que asegure la confiabilidad de los datos.

Falta de políticas y procedimientos formales para el manejo adecuado de la materia prima. No se efectúan conteos físicos de forma periódica.

 Contratar un seguro para salvaguardar la seguridad física de la materia prima y evitar pérdidas financieras.

 Aprovechar las bondades del sistema contable Anfibius para llevar el debido registro de las entradas y salidas de materia prima, manteniendo la confiabilidad en los datos.  Diseñar un orden específico de ubicación de materia prima en la bodega, que permita mejorar la eficiencia de los empleados.

Se desconoce la materia prima que está disponible en bodega.

 Llevar un registro computarizado de la materia prima que se encuentra disponible en el área de bodega, permitiendo tener disponibilidad para la producción.

No se evalúa la antigüedad de la materia prima para su utilización.

 Realizar evaluaciones sobre la materia prima con antigüedad, de modo que tenga salida a producción y no se mantenga improductiva en bodega.

Existe una comunicación deficiente entre los empleados de la fábrica.

Se desconoce el nivel de eficiencia del sistema de control interno para el manejo de materia prima.

Figura 11. Matriz de recomendaciones.

Medio

 Implementar un sistema de control interno para llevar un mejor manejo en el control de materia prima en la empresa.

FÁBRICA "MAYLAN"

ELABORADO POR

B.02

INVENTARIO DE MATERIA PRIMA

FECHA

14/07/2017

1/1

AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016 OBJETIVO: Verificar el cumplimiento del sistema de entradas de materia prima mencionado en A.02, poniendo énfasis en prefoliación, uso en secuencia de ellos, autorizaciones y documentos complementarios para el control de la misma. RELEVAMIENTO

Para el cumplimiento del objetivo en mención, se procedió a tomar una muestra representativa de un total de 60 facturas correspondientes a las compras que se han efectuado de materia prima de diferentes proveedores con una característica común en la cual se consideraron aquellas facturas que tienen un intervalo de $1.000,00 a $10.000,00. Mediante la revisión de dichas facturas se han podido identificar varios hallazgos, uno de ellos es que los comprobantes de retención no guardan una secuencia al momento de ser emitidos y además no cuentan con las firmas respectivas. Mientras que otros no pudieron ser verificados. En cuanto a los cheques, cabe mencionar que hubo una limitación del control interno porque no todos pudieron ser encontrados en el archivo de la empresa de manera que no se pudo verificar el cumplimiento de pago con los proveedores. Además, existen cheques que no fueron emitidos de acuerdo a la numeración correspondiente.

Lady Guamán

Mg. Hernán Maldonado

ELABORADO POR:

SUPERVISADO POR:

Fuente: Observación y revisión de los archivos de fábrica MAYLAN.

FÁBRICA "MAYLAN"

ELABORADO POR

B.03

INVENTARIO DE MATERIA PRIMA

FECHA

14/07/2017

1/1

AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016 OBJETIVO: Verificar el cumplimiento del sistema de salidas de mercancías mencionado en A.08, poniendo énfasis en prefoliación, uso en secuencia de ellos, destino de entrega, autorizaciones y oportuna aplicación en el sistema de control de mercadería. RELEVAMIENTO

Para autentificar los mecanismos de control de salida de mercadería, se ha seleccionado un número representativo de notas de entrega por el envío de producto terminado a los respectivos locales que mantiene la fábrica, tomando en consideración al establecimiento de mayores ventas y poder verificar los procedimientos establecidos. Mediante la verificación de dichas notas de entrega, no se han encontrado hallazgos debido que los productos terminados al terminar su proceso de fabricación se los distribuye a los locales de la empresa, llevando un control con la respectiva nota de entrega que se encuentra pre enumerada secuencialmente, además lleva pre impreso el nombre del local o del vendedor a quien se distribuye la mercadería, con sus respectivas firmas de autorización. Adicional a ello se registra de forma escrita en un cuaderno como respaldo de verificación de entrega de la mercadería.

Joselyn Sanipatin

Mg. Hernán Maldonado

ELABORADO POR:

SUPERVISADO POR:

Fuente: Observación y revisión de los archivos de fábrica MAYLAN.

71 5.2.2.5 Carta a la gerencia. Santo Domingo, 17 de julio de 2017 Sr. Andrés Tello Angulo Gerente Propietario de MAYLAN Presente.Como parte de nuestra evaluación del control interno a la gestión de inventarios de la fábrica MAYLAN, por el periodo 01 de enero al 31 de diciembre del 2016, realizamos un estudio de la estructura del control interno con la extensión que consideramos evaluar el sistema, como lo requieren las normas de auditoría generalmente aceptadas. El propósito de nuestra evaluación fue la aplicación de políticas y procedimientos establecidos en la empresa para expresar conclusiones sobre la gestión de inventarios de materia prima. Como es de su conocimiento es responsabilidad de la gerencia de la fábrica mantener y establecer la estructura del control interno, el mismo que le proporcionará una certeza razonable pero no absoluta, de la seguridad del cumplimiento de procedimientos y políticas para que los activos estén debidamente protegidos, que los registros contables sean fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolle eficazmente por el acatamiento de los objetivos propuestos, que permita manejar una buena gestión de inventarios. Nuestra evaluación realizada para el propósito limitado descrito en el primer párrafo no garantiza que se revelen todas las debilidades que pueden existir en los procedimientos, en virtud que fue basado en pruebas selectivas sobre los procedimientos que involucren el manejo de materia prima en procesos de compras, almacenamiento, producción y ventas. Sin embargo encontramos algunos hechos que pueden dar lugar a que se cometan errores o retrasos en las operaciones de la empresa y que de no corregirse causen pérdidas financieras. Los comentarios que se adjuntan a la presente carta fueron oportunamente discutidos con la gerencia de la fábrica, por lo que será práctico en circunstancias tomar acciones correctivas.

Joselyn Sanipatin

Lady Guamán

72 5.2.2.6 Informe de evaluación de control interno.

Santo Domingo, 17 de julio de 2017

Sr. Andrés Tello Angulo Gerente Propietario de MAYLAN El presente informe de evaluación del control interno tiene el objetivo de detallar las deficiencias que se identificaron en la gestión del inventario de materia prima, que se pudo establecer mediante la aplicación del cuestionario de control interno basado en el modelo del COSO ERM, estableciendo los niveles de confianza y de riesgos y su respectiva matriz de recomendaciones que determinó los niveles de impacto de cada componente. Los resultados establecidos quedan a disposición de fábrica MAYLAN, como estudiantes nos limitamos a dar opiniones por lo que se han propuesto recomendaciones en los procedimientos deficientes. Inadecuada estructura organizacional En la revisión preliminar se procedió a conocer las diferentes áreas que integran la empresa, buscando identificar niveles de jerarquía y comunicación. Conclusión La fábrica MAYLAN no ha definido una estructura organizacional, por tanto el personal desconoce las funciones y responsabilidades específicas a cumplir de acuerdo con el área en que laboran porque no están definidas por escrito sino solo de forma verbal. Además, no se tiene definido el perfil laboral para el puesto de trabajo y no se efectúa un proceso de inducción sobre las funciones a cumplir por el personal contratado. Recomendaciones Rediseñar la estructura organizacional acorde al tipo de empresa y considerando los departamentos principales que deben mantenerse para un control adecuado del inventario. Por tanto, se defina el perfil laboral y las funciones del personal contribuyendo a la mejora del desempeño de la empresa. Se sugiere se programen capacitaciones como parte del proceso de inducción al personal contratado que permitirá mejorar la efectividad de las operaciones.

73 Inexistencia de planificación Conclusión Inexistencia de un plan estratégico que direccione a la fábrica al establecimiento y cumplimiento de objetivos tanto estratégicos como operacionales permitiendo el crecimiento de la misma. Otro punto deficiente es que no se tiene definido un presupuesto para compras de materia prima ya que estas se realizan de forma empírica sin ser planificadas. Recomendaciones Proponer el desarrollo de un plan estratégico, que permita cumplir los objetivos operacionales de la empresa y genere mayor competitividad en el mercado. Es primordial que para la adquisición de materia prima se establezca un presupuesto de compras y de esta manera no existan excedentes improductivos en bodega. Carencia de registros de respaldos Conclusión El movimiento que se da en cuanto a la materia prima, tanto cuando se almacena en bodega como cuando sale para el área de producción se lo hace de forma informal sin registrar el volumen de materia prima utilizada. Además, no existe una persona específica que custodie la materia prima que se encuentra en bodega por lo cual no se mantiene un control de la misma. Recomendaciones El punto primordial es definir un solo encargado para la bodega de la fábrica, ya que esto permitirá tener un mejor control de los movimientos de materia prima mediante la elaboración de órdenes de compra y de requisición, las cuales tengan un apartado para las respectivas firmas de responsabilidad de quien utiliza la materia prima. Diferencias de lo solicitado a proveedores Conclusión Fábrica MAYLAN carece de registros de materia prima por lo que se basa en información irreal, es decir en estimaciones en cuanto a su existencia y tampoco cuenta con políticas en cuanto al daño, robo o pérdida de materia prima. Por lo general, con los

74 proveedores se presentan ciertos inconvenientes porque los pedidos que se realizan no siempre cumplen al 100% con lo requerido, ya que existen ocasiones en que el propietario acepta recibir materia prima no solicitada para evitarse el trámite de devolución y esto genera que el plazo de pago se incremente en unos 30 días más. Recomendaciones Elaborar registros de entradas y salidas de materia prima en Excel para mantener información real y actualizada sobre la existencia de dichos productos en la empresa. A pesar que no se han presentado grandes daños o pérdidas significativas de materia prima es importante definir políticas que se apliquen a la misma. Con respecto a los problemas que se presentan con los proveedores se debería realizar llamadas de verificación de las órdenes de compra de manera que no existan diferencias con la materia prima facturada. Protección física de la materia prima Conclusión Carece de un seguro y controles eficientes que salvaguarden la seguridad física de la materia prima en bodega frente a situaciones que no puedan ser previstas por el propietario. Además, no existe restricción de acceso al área de bodega a personas no autorizadas. Recomendaciones Proponer al propietario se contrate un seguro para salvaguardar la seguridad física de la materia prima y evitar pérdidas financieras que se vean reflejadas en los resultados esperados. Como otro punto de control se debe establecer parámetros de acceso a bodega, de modo que no se distorsione el control manejado por el encargado del área. Informalidad en el manejo de materia prima Se procedió a conocer el sistema de control interno de la gestión de inventarios para identificar la existencia de registros, el almacenamiento y las revisiones necesarias. Conclusión Fábrica MAYLAN carece de políticas y procedimientos formales para el manejo adecuado de la materia prima, por lo cual no se efectúan conteos físicos de forma periódica, ni

75 se mantiene un almacenamiento con una ubicación y un orden adecuado, lo que conlleva a un desconocimiento de la existencia de materia prima que asegure la confiabilidad de sus datos. Recomendaciones Elaborar políticas y procedimientos formales para el manejo de materia prima y poder mantener un stock adecuado, realizar periódicamente la constatación física de la materia prima, hacer uso de las bondades que ofrece el sistema contable Anfibius llevando el debido registro de materia prima, manteniendo la confiabilidad en los datos. También se debe diseñar un orden específico de ubicación de materia prima en la bodega, que permita mejorar la eficiencia de los empleados. Falta de comunicación entre departamentos En la revisión se procedió a conocer la comunicación entre cada una de las áreas de la empresa, para conocer si los empleados están previamente informados de las labores y procedimientos que deben cumplir. Conclusión Existe una comunicación deficiente entre los empleados de la fábrica, motivo por el cual hubieron discrepancias en la recolección de datos debido a la falta de comunicación entre su propietario y empleados, debido al desconocimiento de información oportuna de los hechos que suceden en la misma. Por tanto, no existe conocimiento de la materia prima disponible en bodega. Recomendaciones El propietario debe incentivar a la comunicación entre sus empleados, él debe dar a conocer como se está manejando la empresa con el fin de mantener un buen ambiente laboral, manteniendo un mejor manejo en los procedimientos, logrando coordinar un mejor control sobre los inventarios de materia prima con un registro computarizado que se encuentra disponible en bodega, permitiendo conocer su disponibilidad para la producción. Inadecuado control en el manejo de materia prima En la revisión preliminar se procedió a verificar el manejo de materia prima en bodega, logrando identificar que no se está evaluando de forma eficiente su rotación.

76 Conclusión Fábrica MAYLAN no evalúa la antigüedad de la materia prima para su utilización en producción por ende desconoce la rotación que mantiene la materia prima en bodega, esto es debido a que manejan un sistema de control interno empírico que no les permite conocer el nivel de eficiencia que deben mantener para un buen manejo de materia prima. Recomendaciones Realizar evaluaciones con los indicadores de gestión sobre la rotación materia prima y antigüedad, de modo que tenga salida a producción y no se mantenga improductiva en bodega como también implementar un sistema de control interno que les permita llevar un mejor manejo en el control de materia prima en la empresa.

Joselyn Sanipatin

Lady Guamán

5.2.3 Determinar políticas y procedimientos que contribuyan a la efectividad en el control de materia prima de la empresa. 5.2.3.1 Estructura organizacional propuesta. La estructura organizacional de fábrica MAYLAN se rediseño con la finalidad de identificar de forma clara las funciones de los trabajadores en los diferentes departamentos. Esto permitirá controlar las actividades asignadas a cada trabajador y mejorar el desempeño del mismo, es por ello que se han establecido a dos jefes para supervisar las labores ejecutadas por los operarios. La estructura organizacional corresponde a un diseño horizontal, en el cual las unidades de información se colocan de izquierda a derecha, distinguiendo los niveles jerárquicos altos, intermedios y bajos en forma de columnas ramificadas. Además, se colocan líneas entrecortadas para identificar al personal que brinda servicios de forma externa como son la contadora y los operarios de confección debido a que representarían un gasto elevado si formaran parte de la nómina. De acuerdo, con la estructura organizacional propuesta se ha definido el perfil laboral del jefe comercial, de producción y bodeguero debido a que constituyen parte fundamental en el manejo de la materia prima.

ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

Operarios de diseño Operarios de corte Depart. Producción

Operarios de confección

Jefe de producción Secretaria

Operarios de acabado

Operarios de doblado Depart. Almacenamiento

Gerente Propietario

Bodeguero Local 1

Contadora externa

Local 2 Jefe dministrativo

Depart. Ventas

Local 3 Vendedores Chofer

Figura 12. Estructura organizacional propuesta

78 5.2.3.2 Perfil laboral para el personal. 5.2.3.2.1 Perfil laboral jefe comercial. FÁBRICA MAYLAN MANUAL DE FUNCIONES

FECHA DE ELABORACIÓN MES AÑO Julio 2017

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO 1. Identificación y relaciones Nombre del cargo:

Jefe Comercial

Departamento:

Ventas

Jefe inmediato:

Jefe propietario

Supervisa a:

Encargado de locales, vendedores y chofer 2. Propósito del cargo

Administrar los materiales (logística) relacionados con el proceso del negocio, diseñando las políticas y procedimientos a seguir con materia presupuestal, movilidad del personal y control de los productos terminados; garantizando el suministro oportuno de recursos necesarios para el proceso productivo de la empresa como también la coordinación de distribución de mercadería. 3. Funciones generales Es responsable de elaborar el presupuesto de compras mensualmente con la finalidad de no incurrir en abastecimientos innecesarios de materia prima. En coordinación con el jefe propietario realizar las cotizaciones necesarias de productos que permita generar una orden de compras de tal forma que se abastezca de materia prima oportunamente. Realizar las gestiones necesarias con proveedores, relacionadas con la verificación de orden de compras y periodos de financiamiento a fin de no afectar la relación comercial. Coordinar el abastecimiento de materia prima según el presupuesto establecido mensualmente, para mantener un proceso productivo efectivo con el manejo de recursos financieros eficientes. Analizar los reportes del bodeguero de la materia prima disponible, para abastecer de acorde a las requisiciones de compras que emita producción. Solicitar el retiro de materia prima en caso de envíos por empresas de encomiendas, como también la distribución de productos terminados a diferentes locales de venta de la empresa. Realizar revisiones periódicas de la mercadería disponible tanto en bodega como en locales para identificar el agotando de prendas y proceder a su abastecimiento. Llevar un control preciso de las salidas de productos terminados mediante su registro en el sistema Anfibius. Archivar cronológicamente las notas de prendas que se han generado por confección. 4. Especificaciones Género:

Masculino/Femenino

Edad:

Mayor de 24 años

Formación académica:

Haber cursado el 6to año de estudios superiores en Ingeniería Comercial Tener conocimientos de las herramientas de Microsoft Office y de contabilidad financiera.

Experiencia profesional: Habilidades y destrezas:

Elaboración de presupuestos, diseño y seguimiento de indicadores de gestión, administración del proceso de compra – venta. 5. Condiciones

Horario:

Jornada laboral: De 08:00 am. a 17:00 pm. Hora del almuerzo: De 12:00 am. a 13:00 pm.

Figura 13. Perfil laboral jefe comercial

79 5.2.3.2.2 Perfil laboral jefe de producción. FÁBRICA MAYLAN MANUAL DE FUNCIONES

FECHA DE ELABORACIÓN MES AÑO Julio

2017

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO 1. Identificación y relaciones Nombre del cargo:

Jefe de producción

Departamento:

Producción y Almacenamiento

Jefe inmediato:

Jefe propietario

Supervisa a:

Operarios, bodeguero y chofer 2. Propósito del cargo

Es el máximo responsable del correcto funcionamiento, coordinación y organización del área de producción de la empresa, tanto a nivel del producto, como a nivel de gestión del personal obrero, con el objetivo de cumplir con la producción prevista en tiempo y calidad del trabajo, mediante la eficiente administración del departamento a cargo. 3. Funciones generales *Gestionar y supervisar al personal a su cargo. *Organizar y planificar la producción de la empresa. *Organizar y planificar el aprovisionamiento de materia prima y la distribución y transporte del producto terminado de la empresa. *Coordinar con las diferentes áreas de comercialización, finanzas, recursos humanos una eficaz y eficiente comunicación y/o relación con el objetivo de cumplir las metas de la empresa. *Optimizar los procesos de trabajo dentro la planta de producción. *Realizar la correcta organización del personal de planta a través de órdenes al personal a su cargo y también mediante delegación de autoridad y poder de decisión a su supervisor. *Explicar el procedimiento necesario a sus subordinados para llevar a cabo los objetivos del área de producción. *Mantener constantemente informado al jefe general acerca de la producción en planta para establecer el control de la empresa. *Verificar el cumplimiento de los procesos. *Garantizar las materias primas para el proceso. 4. Especificaciones Género:

Masculino/Femenino

Edad:

Mayor de 24 años

Formación académica:

Haber cursado el 8vo semestre en estudios superiores

Experiencia profesional:

Haber trabajado en manejo de producción y gestión de planta Mantener buenas relaciones interpersonales Ser responsable

Habilidades y destrezas:

Manejo de Excel alto o intermedio Orientación a resultados

5. Condiciones Jornada laboral: De 08:00 am. a 17:00 pm. Horario: Hora del almuerzo: De 12:00 am. a 13:00 pm. Figura 14. Perfil laboral jefe de producción

80 5.2.3.2.3 Perfil laboral bodeguero. FÁBRICA MAYLAN MANUAL DE FUNCIONES

FECHA DE ELABORACIÓN MES AÑO Julio

2017

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO 1. Identificación y relaciones Nombre del cargo:

Bodeguero

Departamento:

Almacenamiento

Jefe inmediato:

Jefe de producción

Supervisa a:

Nadie 2. Propósito del cargo

Salvaguardar el inventario de materia prima y producto terminado, mediante la correcta aplicación de registros computarizados para la recepción, almacenamiento y distribución de la misma. 3. Funciones generales * Rotular referencias respectivas de la materia prima, de acuerdo a las diferentes características que se especifican en las políticas para el almacenamiento de materia prima. * Mantener registros computarizados (Excel) de las entradas y salidas de la materia prima. * Supervisar que la bodega se encuentre en óptimas condiciones para que no genere daño alguno a la materia prima. * Mantener actualizados los registros de materia prima. * Priorizar que la materia prima de más antigüedad tenga más rotación. * Con la supervisión del jefe de producción, realizar conteos físicos de inventario de forma periódica (cada 4 meses). * Archivar cronológicamente todos los documentos a su cargo como respaldo del movimiento de la materia prima y del producto terminado que se envía a los locales. * Emitir informes sobre situaciones inusuales en cuanto al estado de la materia prima. * En casos de presentarse daños en la materia prima almacenada, informar oportunamente a su jefe inmediato para dar de baja según corresponda. 4. Especificaciones Género:

Masculino

Edad:

Mayor de 20 años

Formación académica:

Bachiller

Experiencia profesional:

Tener conocimientos de contabilidad básica Mantener buena comunicación Ser responsable

Habilidades y destrezas:

Trabajo en equipo Organización y control 5. Condiciones

Horario:

Jornada laboral: De 08:00 am. a 17:00 pm. Hora del almuerzo: De 12:00 am. a 13:00 pm.

Figura 15. Perfil laboral bodeguero

81 5.2.3.3 Propuesta de políticas. 5.2.3.3.1 Políticas para la compra de materia prima.

FÁBRICA "MAYLAN" POLÍTICAS PARA LA COMPRA DE MATERIA PRIMA Nº

DESCRIPCIÓN COMPRA POR REQUERIMIENTO DE LA EMPRESA (ORDEN DE PEDIDO)

El jefe de producción es quien emite la orden de requisición (original y copia).

El bodeguero debe mantener los registros de materia prima actualizados.

Se debe verificar que las compras de materia prima a realizarse se ajusten al presupuesto establecido.

Las compras de materia prima se deben cotizar con diferentes proveedores.

El jefe comercial es quien elabora un informe en donde se detalle la materia prima a comprar con sus respectivas características.

El jefe propietario es quien autoriza la compra de materia prima.

El jefe comercial debe emitir la orden de compra con una copia a la secretaria.

Se debe verificar la factura contra la orden de compra emitida.

Cumplido el plazo, el Secretaria es el encargado de llenar el cheque.

El gerente propietario es quien autoriza el pago.

La secretaria debe llevar un registro en Excel por los pagos que se vayan efectuando a los proveedores cada fin de mes.

Se debe mantener archivado cronológicamente y por mes las facturas, las copias de las órdenes de compras, los comprobantes de retención emitidos y una copia del cheque. COMPRAS POR OFERTAS EN OFICINA

Se atenderá a los proveedores con previa cita.

El bodeguero debe mantener los registros de materia prima actualizados.

Se debe verificar que las compras de materia prima a realizarse se ajusten al presupuesto establecido.

El jefe comercial debe emitir la orden de compra con una copia la secretaria

El gerente propietario es quien autoriza la compra de materia prima.

Cumplido el plazo, la secretaria es el encargado de llenar el cheque.

El gerente propietario es quien autoriza el pago.

La secretaria debe llevar un registro en Excel por los pagos que se vayan efectuando a los proveedores cada fin de mes.

Se debe mantener archivado cronológicamente y por mes las facturas, las copias de las órdenes de compras, los comprobantes de retención emitidos y una copia del cheque.

Figura 16. Políticas para la compra de materia prima

82 5.2.3.3.2 Políticas para el almacenamiento de materia prima.

FÁBRICA "MAYLAN" POLÍTICAS PARA EL ALMACENAMIENTO DE MATERIA PRIMA Nº 1

DESCRIPCIÓN El jefe comercial es quien dispone al chofer el retiro de la materia prima.

Se debe realizar un conteo físico de la materia prima recibida, con respaldo de la orden de compra y de la nota de entrega emitida por la empresa proveedora.

En caso de existir diferencias, el jefe comercial debe comunicar al proveedor el envío de la materia prima por no cumplir con las condiciones establecidas en la orden de compra.

La nota de crédito emitida por el proveedor, debe ser archivada junto con la factura correspondiente.

Se debe registrar la materia prima que ingresa a bodega, tanto el jefe de producción en el sistema Anfibius como el bodeguero en un registro computarizado (Excel).

El bodeguero tiene la responsabilidad de rotular la materia prima con sus respectivas características.

Figura 17. Políticas para el almacenamiento de materia prima

5.2.3.3.3 Políticas para la utilización de materia prima.

FÁBRICA "MAYLAN" POLÍTICAS PARA LA UTILIZACIÓN DE MATERIA PRIMA Y DISTRIBUCIÓN DE PRODUCTO TERMINADO Nº

DESCRIPCIÓN

El gerente propietario es quien autoriza los diseños que van a producirse.

Los operarios de diseño debe comunicar al de personal de corte las prendas que se van a producir.

Para respaldar la materia prima que sale de bodega se debe emitir una orden de requisición por el parte del jefe de producción.

La secretaria con tutela del gerente propietario es la encargada de autorizar la orden de requisición y el envío de mercadería a locales o vendedores.

El bodeguero debe llevar un control de materia prima y productos terminados de ingresos-salidas de bodega en un registro computarizado (Excel).

Los operarios de doblado deben guardar y ubicar las prendas de conformidad con la línea y tallas producidas en las respectivas maletas.

Los operarios de doblado debe registrar en una nota de prendas (original con 3 copias), en detalle la cantidad y cortes de prendas que se van a ser enviadas a las costureras.

FÁBRICA "MAYLAN" POLÍTICAS PARA LA UTILIZACIÓN DE MATERIA PRIMA Y DISTRIBUCIÓN DE PRODUCTO TERMINADO Nº

DESCRIPCIÓN

Se deben entregar según corresponda la nota de prendas original y 3 copias. (Original: jefe comercial, 1copia: operarios de doblado, 2copia: costureras, 3copia: jefe producción).

El jefe comercial está en la obligación de revisar periódicamente en el sistema Anfibius la mercadería disponible tanto en locales como en bodega.

Para enviar la mercadería a los locales o vendedores, debe existir un aviso previo para que se genere la nota de entrega por parte del bodeguero.

La persona encargada de realizar registros en el sistema Anfibius es el jefe comercial, ingresando datos de ingresos-salidas de los productos terminados respectivamente.

La nota de entrega debe estar firmada por el bodeguero y el encargado del local correspondiente.

El encargado de cada local debe registrar de forma manual en un cuaderno la mercadería que está siendo recibida con respaldo de la copia de nota de entrega.

El bodeguero debe archivar las notas de entrega.

Figura 18. Políticas para la utilización de materia prima y distribución de producto terminado

5.2.3.3.4 Políticas de daño, robo o pérdida de materia prima.

FÁBRICA "MAYLAN" POLÍTICAS DE DAÑO, ROBO O PÉRDIDA DE MATERIA PRIMA Nº

DESCRIPCIÓN

Almacenar la mercadería en un lugar fresco y sin humedad.

El bodeguero es la única persona autorizada para el acceso a bodega, no obstante el chofer ingresa bajo supervisión del bodeguero.

Mantener contrato con un seguro que salvaguarde la mercadería que es enviada por los proveedores.

El personal debe ser revisado al salir de la empresa.

La materia prima y productos terminados deben mantenerse empacados en fundas plásticas gruesas.

Rotular la mercadería para mayor visibilidad en bodega.

Cada 2 meses se debe revisar la mercadería con poca rotación.

Al enviar mercadería utilizar embalajes de difícil apertura.

Figura 19. Políticas de daño, robo o pérdida de materia prima

84 5.2.3.4 Propuesta de procedimientos. 5.2.3.4.1 Procedimientos para la compra de materia prima.

FÁBRICA "MAYLAN" FLUJOGRAMA PARA LA COMPRA DE MATERIA PRIMA Nº

DESCRIPCIÓN

ACT. DOC.

RESPONSABLE

GRÁFICO

COMPRA POR REQUERIMIENTO DE LA EMPRESA (ORDEN DE PEDIDO) 1

Inicio

Emitir una requisición de compra de materia prima

Jefe de producción

Archivar la requisición de compra

Jefe de producción

Recibir la requisición de compra

Jefe comercial

Solicitar un reporte actualizado de materia prima

Jefe comercial

Enviar el informe solicitado

Bodeguero

Jefe comercial

7 8

Recibir el informe y revisar el presupuesto para compras ¿Consta en el presupuesto la materia prima solicitada en la requisición de compra?

SÍ

Comunicarse con los proveedores

Preparar un informe sobre las cotizaciones realizadas

Revisar el informe emitido

Gerente propietario

Autorizar la compra de materia prima

Gerente propietario

Emitir la orden de compra

Enviar la orden de compra al proveedor y una copia la secretaria

Archivar la orden de compra

Emitir la factura electrónica Verificar la factura electrónica contra la orden de compra y llenar el comprobante de retención

17 18

Pasa

Jefe comercial x

Jefe comercial

Jefe comercial Jefe comercial

Secretaria Proveedor

Secretaria

FÁBRICA "MAYLAN" FLUJOGRAMA PARA LA COMPRA DE MATERIA PRIMA Nº

DESCRIPCIÓN

ACT. DOC.

RESPONSABLE

Viene

Enviar el comprobante de retención

Archivar la factura electrónica con la copia de la orden de compra y una copia del comprobante de retención

Llenar el cheque respectivo

Firmar el cheque emitido

Gerente propietario

Llevar un registro en Excel de los pagos efectuados

Secretaria

Sacar una copia del cheque y archivarlo junto con la factura

Secretaria

Fin

GRÁFICO

Secretaria x

Secretaria Secretaria

COMPRAS POR OFERTAS EN OFICINA 1

Inicio

Agendar una cita

Proveedor

Definir un día para la visita del proveedor

Jefe comercial

Visitar en la oficina al jefe comercial

Proveedor

Mostrar las nuevas tendencias en telas

Proveedor

Solicitar los registros actualizados de materia prima

Jefe comercial

Enviar el informe solicitado

Recibir el informe y revisar el presupuesto para compras

¿Consta en el presupuesto la materia prima ofertada por el proveedor?

Emitir la orden de compra

Pasa

Bodeguero Jefe comercial

Jefe comercial

SÍ

FÁBRICA "MAYLAN" FLUJOGRAMA PARA LA COMPRA DE MATERIA PRIMA COMPRAS POR OFERTAS EN OFICINA 12

Viene

Autorizar y firmar la orden de compra

Proporcionar los datos al proveedor

Enviar una copia de la orden de compra al Secretaria

Jefe comercial

Archivar la orden de compra

Secretaria

Emitir la factura electrónica

Verificar la factura electrónica contra la orden de compra y llenar el comprobante de retención

Enviar el comprobante de retención

Archivar la factura electrónica junto con la copia de la orden de compra y una copia del comprobante de retención

Llenar el cheque respectivo

Firmar el cheque emitido

Gerente propietario

Secretaria

23 24 25

Llevar un registro en Excel de los pagos efectuados Sacar una copia del cheque y archivarlo junto con la factura

Gerente propietario Jefe comercial

Proveedor x

Secretaria Secretaria

Secretaria

Fin

Figura 20. Flujograma para la compra de materia prima

Posterior al análisis realizado con respecto a las actividades que se llevan a cabo para las compras de materia prima se han implementado procedimientos que permitan controlar y sustentar mediante documentos todo en cuanto a la materia prima. Por tal razón se ha realizado un cambio significativo, como se puede observar en el flujograma se han definido a dos jefes tanto el comercial como el de producción y se ha especificado a una sola persona como encargado de bodega. Además, la materia prima que se

87 desee adquirir debe constar en el presupuesto de compras que es elaborado por el jefe comercial lo cual permitirá regular o controlar la cantidad de materia prima adquirida. Siempre y cuando, ésta sea autorizada por el gerente propietario. También es importante señalar que la materia prima debe ser adquirida, una vez que se ha cotizado con diferentes proveedores para escoger el que mejor precio y plazo de pago brinde a la empresa. La secretaria debe mantener un orden adecuado en cuanto a las facturas por compras efectuadas y sus demás documentos complementarios que permitan identificarlos oportunamente en caso de existir inconformidades con la materia prima comprada. Estos documentos deben estar archivados en un lugar adecuado para que no sufran daños ni perdidas del mismo, cada uno cumpliendo con sus firmas de responsabilidad correspondientes. 5.2.3.4.2 Procedimientos para el almacenamiento de materia prima.

FÁBRICA "MAYLAN" FLUJOGRAMA PARA EL ALMACENAMIENTO DE MATERIA PRIMA Nº

DESCRIPCIÓN

ACT. DOC.

Inicio

Solicitar al chofer el retiro de la materia prima

Jefe comercial

Retirar la materia prima

Chofer

Descargar del camión la materia prima

Chofer

Dar la orden de compra al bodeguero

Realizar un conteo físico de la materia prima recibida

Bodeguero

Notificar si la orden de compra corresponde a la materia prima enviada

Bodeguero

RESPONSABLE

Jefe comercial

GRÁFICO

FÁBRICA "MAYLAN" FLUJOGRAMA PARA EL ALMACENAMIENTO DE MATERIA PRIMA SÍ

¿Existen diferencias entre la orden de compra contra la nota de entrega?

Comunicar al proveedor tales diferencias

Jefe comercial

Solicitar al chofer el envío de materia prima

Jefe comercial

Enviar la nota de crédito

Proveedor

Imprimir la nota de crédito y archivar junto con la factura

Secretaria

Comunicar al jefe de producción que se almacene la materia prima

Jefe comercial

Solicitar al bodeguero y al chofer se ubique la materia prima en bodega

Jefe de producción

Ingresar la materia prima en el sistema Anfibius

Jefe de producción

Mantener un registro computarizado (Excel)

Rotular la materia prima (tipo, color, peso, nombre del proveedor y fecha de recepción).

Fin

Bodeguero

Figura 21. Flujograma para el almacenamiento de materia prima

En cuanto al almacenamiento de la materia prima, se ha definido procedimientos para el jefe comercial como encargado de comunicar cualquier novedad a los proveedores una vez que se retira lo que se ha pedido en las empresas de encomiendas, mientras que el jefe de producción en conjunto con el bodeguero tiene la responsabilidad de registrar las entradas de materia prima en el sistema Anfibius y en un formato de Excel respectivamente. Lo cual permitirá tener información real y actualizada de la materia prima que existe en la bodega de la fábrica, y tomar decisiones con respecto a la misma para que esta no se mantenga improductiva y sea utilizada en la producción. Además, el bodeguero debe rotular la materia prima con el fin de que sea encontrada de forma más rápida.

89 5.2.3.4.3 Procedimientos para la utilización de materia prima.

FÁBRICA "MAYLAN" FLUJOGRAMA PARA LA UTILIZACIÓN DE MATERIA PRIMA Nº

DESCRIPCIÓN

ACT. DOC.

Inicio

Mostrar los prototipos de vestimenta a producirse

Operarios de diseño

Aprobar los diseños

Gerente propietario

Comunicar al área de corte la vestimenta a producirse

Operarios de diseño

Emitir una orden de requisición de materia prima a bodega, entregar la copia y guardar la original

Autorizar la orden de requisición de materia prima a producción

Registrar la salida de materia prima de bodega en el sistema Anfibius de la empresa

Buscar la materia prima solicitada

Registrar de forma computarizada (Excel) la salida de materia prima de bodega.

Enviar la materia prima solicitada

Bodeguero

Ubicar las telas en las máquinas

Operarios de corte

Utilizar las máquinas de corte

Operarios de corte

Reunir todas las prendas cortadas

Operarios de corte

Complementar el diseño de la vestimenta (bordado, estampado o sublimado)

Operarios de acabado

Ordenar los cortes de prendas en las maletas

Operarios de doblado

Registrar el detalle de la cantidad y prendas guardadas en una nota de prendas (original con 3 copias)

Entregar una copia de la nota de prendas al jefe de producción

Pasa

RESPONSABLE

Jefe de producción Secretaria

Jefe de producción Bodeguero

Bodeguero

Operarios de doblado Operarios de doblado

GRÁFICO

FÁBRICA "MAYLAN" FLUJOGRAMA PARA LA UTILIZACIÓN DE MATERIA PRIMA Nº

DESCRIPCIÓN

Viene

Solicitar el envío de la mercadería a las costureras

Secretaria

Entregar la mercadería con copia de la nota de prendas a las costureras

Chofer

Terminar de coser la mercadería

Operarias de confección

Comunicar el retiro de la mercadería

Operarias de confección

Disponer el retiro de la mercadería

Gerente propietario

Salir a retirar la mercadería

Chofer

Regresar a la empresa

Chofer

Contar la mercadería que llega a la empresa con respaldo de la nota de prendas, deben mantener la copia

Operarios de doblado

Entregar la nota de prendas original al jefe comercial

Operarios de doblado

Jefe comercial

29 30

Registrar la entrada de los productos terminados en el sistema Anfibius Registrar de forma computarizada (Excel) la entrada de productos terminados a bodega.

Ubicar la mercadería en las perchas

Fin

ACT. DOC.

RESPONSABLE

GRÁFICO

Bodeguero Bodeguero

Figura 22. Flujograma para la utilización de materia prima

En este proceso se implementaron 8 actividades y 2 se complementaron, estableciendo un responsable para cada una de las actividades, las cuales ayudarán a mantener un mayor control de las salidas de materia prima de bodega con base en una orden de requisición emitida por el jefe de producción, además de llevar el debido registro en el sistema que mantiene la empresa, no obstante, el bodeguero llevará su registro computarizado en Excel de entradas y salidas de materia prima como de productos terminados.

91 Después de terminar el proceso de corte se debe generar una nota de prendas por parte de los operarios de doblado para conocer las prendas que van a confeccionar las costureras, por lo cual se entrega una copia al jefe de producción y la original al jefe comercial de manera que no se presenten pérdidas, considerando al chofer como encargado de entregar la mercadería y hacer firmar el documento a cada costurera. Cuando el proceso de confección haya concluido las prendas regresan a la empresa y los operarios de doblado realizarán la respectiva verificación con la copia de nota de entrega que ellos deben mantener archivada. 5.2.3.4.4 Procedimientos para la utilización de materia prima.

FÁBRICA "MAYLAN" FLUJOGRAMA PARA LA DISTRIBUCIÓN DEL PRODUCTO TERMINADO Nº

DESCRIPCIÓN

ACT. DOC.

Inicio

Revisar mercadería disponible en bodega y locales

Jefe comercial

Solicitar el envío de mercadería a los locales respectivos.

Jefe comercial

Autorizar el envío de mercadería a cada uno de los locales.

Secretaria

Organizar las prendas solicitadas

Bodeguero

Realizar una nota de entrega, (original y copia)

Bodeguero

Registrar la salida de productos terminados en el sistema Anfibius de la empresa (con existencia en cada local)

Cargar la mercadería requerida al camión

Chofer

Ir a los locales para entregar lo solicitado

Chofer

RESPONSABLE

Jefe comercial

GRÁFICO

FÁBRICA "MAYLAN" FLUJOGRAMA PARA LA DISTRIBUCIÓN DEL PRODUCTO TERMINADO Nº

DESCRIPCIÓN

ACT. DOC.

RESPONSABLE

Firmar y entregar la nota de entrega original

Local/vendedores

Registrar en el cuaderno la mercadería recibida

Local

Dirigirse a la fábrica

Chofer

Entregar la nota de entrega original

Chofer

Registra de forma computarizada (Excel) los productos de la nota de entrega

Bodeguero

Archivar la nota de entrega

Bodeguero

Fin

GRÁFICO

Figura 23. Flujograma para la distribución

En el proceso de distribución de productos terminados se implementó una actividad, debido que la empresa mantiene un control considerable, por lo cual se delegó a cada actividad un responsable, por tanto el jefe comercial al estar encargado de ventas debe revisar la mercadería disponible tanto en bodega como en locales de tal forma que si existe agotamiento debe solicitar su abastecimiento con la debida autorización de la secretaria y al finalizar debe registrar en el sistema de la empresa las salidas de productos terminados. Cabe recordar que todos los documentos emitidos deben mantenerse archivados. 5.2.4 Establecer registros y reportes que contribuyan a la aplicación de las recomendaciones para la efectividad de la gestión de inventarios. 5.2.4.1 Requisición de compra. La requisición de compra es un documento interno que utiliza la empresa, el cual es emitido por el jefe de producción con la finalidad de abastecerse de bienes necesarios para sus operaciones, en consideración de la materia prima presupuestada, y debe estar aprobada por el jefe comercial.

FÁBRICA MAYLAN

RUC. 1717334708 001

REQUIS ICIÓN DE COMPRA

000000010

MATERIA PRIMA

FECHA DE EMISIÓ N Día Me s Año

DEPTO. QUE SOLICITA:_____________________________________________ RECIBIDO POR:_____________________________________________________ CANT.

DETALLE

UNIDAD

J. Producción: _____________ atenas

G a la p á g o s y T u lc á n

J. Administrativo: ___________

T e lf : 2 7 6 0 9 3 7

C o p ia a ma rilla

C o p ia v e rd e

Figura 24. Requisición de compra

5.2.4.2 Orden de compra. Es el documento oficial que facilita las compras de materia prima a los respectivos proveedores de acuerdo a las prioridades de la empresa, en donde se indica la cantidad, detalle, precio, condiciones de pago y otros datos para la operación comercial. FÁBRICA MAYLAN

RUC. 1717334708 001

ORDEN DE COMPRA

000000010

MATERIA PRIMA

PROVEEDOR: _______________________________________ FECHA DEL PEDIDO: ________________________________ PLAZO DE CRÉDITO: ________________________________ Sírvanse por este medio suministrarnos los siguientes artículos Nº

DETALLE

CANTIDAD

UNIDAD DE MEDIDA

PRECIO UNITARIO

TOTAL J. Propietario: _____________ atenas

G a la p á g o s y T u lc á n

Figura 25. Orden de compra

PRECIO TOTAL

$$ J. Administrativo: ___________

T e lf : 2 7 6 0 9 3 7

C o p ia a m a rilla

94 5.2.4.3 Registro de los pagos a proveedores. Este registro permitirá tener de forma detallada cada uno de los pagos con cheque que se realizan a los proveedores, de manera que se controlen dichas erogaciones de dinero por concepto de compra de materia prima. FÁBRICA MAYLAN PAGOS A PROVEEDORES - CRÉDITO

AÑO:

Gerente Propietario:

Proveedor

N° Factura

Valor

2017

Elaborado por:

Nº Nota de crédito Valor Ret. Fuente

Valor neto a pagar

30 ds

Días de crédito 60 ds 90 ds

120 ds

Saldo a pagar

TOTALES

Figura 26. Registro de los pagos a proveedores

5.2.4.4 Nota de entrega. Es un documento de uso interno que debe ser emitido por el bodeguero cuando se genera la necesidad de enviar productos confeccionados por la fábrica a sus diferentes locales como también cuando sus vendedores requieran, a continuación, se muestra el formato. FÁBRICA MAYLAN

000000010

NOTA DE ENTREGA

CLIENTE: _____________________

FECHA: _______________

Referencia Mod 1 Mod 2 Mod 3 Mod 4 Mod 5 Mod 6

Cant.

P. Unit.

TOTAL $

En cargado de l ocal /Ve n de dor ate n as

G a la p á g o s y T u lc á n

Figura 27. Nota de entrega

Bode gu e ro T e lf : 2 7 6 0 9 3 7

C o p ia a m a rilla

Total

95 5.2.4.5 Orden de requisición. La orden de requisición es un documento interno emitido por el jefe de producción, el cual es útil para solicitar la materia prima que va ser necesaria para la elaboración de las diferentes líneas de ropa a producirse. Con la finalidad de mantener un control de la materia prima que sale de bodega al departamento de producción. FÁBRICA MAYLAN ORDEN DE REQUIS ICIÓN

000000010

MATERIA PRIMA

DEPART. SOLICITA: ____________________________ FECHA DE PEDIDO: ________ CÓD.

CANT. UNIDAD

Elaborado por: _______

FECHA DE ENTREGA: __________ COLOR

DETALLE

Autorizado por: _______

atenas G a la p á g o s y T u lc á n

T e lf : 2 7 6 0 9 3 7

Recibido por: _______

C o p ia a m a rilla

Figura 28. Orden de requisición

5.2.4.6 Nota de prendas. La nota de prendas ha sido diseñada como un documento de uso interno, con el fin de tener respaldo del número de prendas que se obtienen del proceso de corte para ser enviadas a las costureras independientes para culminar con su proceso de confección. Esto permitirá mantener un control de las piezas que están saliendo de la empresa para que al regresar no existan pérdidas del producto terminado.

FÁBRICA MAYLAN

000000010

NOTA DE PRENDAS

FECHA DE EMISIÓ N Día Me s Año

COSTURERA: ________________________________ CANT.

PIEZAS

DETALLE

Doblado: _____________

J. Producción: _____________

Costurera: _____________

J. Administrativo: ___________

ate nas G a la p á g o s y T u lc á n

T e lf : 2 7 6 0 9 3 7

C o p ia a ma rilla

C o p ia v e rd e

C o p ia ro s a d a

Figura 29. Nota de prendas

5.2.4.7 Registro de entradas y salidas de materia prima. Este formato ha sido creado con la finalidad que el bodeguero lleve su propio control de las entradas y salidas de materia prima o productos terminados de su área y se pueda constatar con el registro que lleva el jefe de producción y comercial en el sistema Anfibius de la empresa.

FÁBRICA MAYLAN ENTRADAS DE INVENTARIOS

AÑO: 2017

Día Mes Código Descripción Proveedor N° Factura Cant. Precio Total

SALIDAS DE INVENTARIOS

Día Mes Código Descripción Proveedor N° Factura Cant. Precio Total

Figura 30. Registro de entradas y salidas de materia prima

97 5.2.4.8 Presupuesto de compras. El presupuesto de compras es una herramienta que ayuda a las organizaciones a determinar la materia prima que se necesita para el giro del negocio, por ende se ha establecido un formato el cual está a cargo del jefe comercial, siento de gran ayuda para evitar el inventario improductivo. La función principal es identificar las variaciones que se den entorno a las adquisiciones que se realicen mes a mes y conocer las circunstancias por las que se generaron. FÁBRICA MAYLAN PRESUPUESTO DE COMPRAS Supervisado por:

Año: Ene

Feb Mar Abr May

Jun

Jul

Ago Sep Oct Nov

Dic

Ventas + Contado 75% + Crédito 25% = Caja Ingreso

+ Costo Ventas + Inv. Final (30% CV) - Inv. Inicial = Requerimiento Compra + Contado (0%) + Crédito 90 días (100%) = Caja Compras Figura 31. Formato de presupuesto

5.2.4.9 Indicadores de gestión. Los indicadores de gestión permiten comparar el comportamiento y desempeño de los procedimientos que se llevan a cabo en una organización frente a un nivel de referencia, por lo que permiten tomar medidas correctivas para el logro de sus objetivos. Con la finalidad de que la fábrica MAYLAN evalúe el grado de eficiencia con el que manejan sus recursos, además del manejo y cumplimiento de los procedimientos y políticas, se describen a continuación una serie de indicadores aplicados en dicha entidad para la gestión de inventarios de materia prima.

INDICADOR

FUNCIĂ&#x201C;N

FĂ&#x201C;RMULA

AceptaciĂłn de los productos

Permite conocer el grado de calidad de los proveedores; es decir, la satisfacciĂłn en las compras generadas de materia prima.

đ??ˇđ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;Łđ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018; đ??śđ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;

Exactitud del inventario

RotaciĂłn de inventario de materia prima

Mide el costo de las referencias que en promedio presentan irregularidades con respecto al inventario lĂłgico valorizado cuando se realiza el inventario fĂsico.

Este indicador permite medir el nĂşmero de veces que la fĂĄbrica ha dado movimiento a las existencias de materia prima en un periodo de tiempo determinado.

ACTIVIDAD

Mantener actividad RevisiĂłn actividad

đ?&#x2018;&#x2030;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x201C;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x17D; ($) â&#x2C6;&#x2014; 100 đ?&#x2018;&#x2030;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x; đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2122; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Łđ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;

Mantener actividad RevisiĂłn actividad

đ??śđ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018; đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x153; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x20AC;đ?&#x2018;&#x192; đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;§đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x17D; đ??źđ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Łđ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x153; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x153; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x20AC;đ?&#x2018;&#x192;

Mantener actividad RevisiĂłn actividad

Representa la capacidad que Mantener tiene la organizaciĂłn para actividad Compras por orden obtener los recursos đ??´đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x17E;đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x; đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x153; de pedido materiales que atienden los đ?&#x2018;&#x2021;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2122; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x17E;đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018; RevisiĂłn requerimientos para su actividad correcto funcionamiento.

Inventario realizado

Posibilita el puntual control del inventario, con relaciĂłn al cumplimiento de las polĂticas establecidas.

đ??źđ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Łđ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018; đ??źđ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Łđ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x201D;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x161;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;

Mantener actividad RevisiĂłn actividad

Figura 32. Indicadores de gestiĂłn

Es necesario tener a disposiciĂłn toda la informaciĂłn oportuna, relevante y fiable con respecto a la gestiĂłn de inventarios porque de esta manera se podrĂĄ cumplir el propĂłsito de mejorar los movimientos de estos recursos materiales que son el activo mĂĄs importante que debe controlar la empresa. Por tanto, contribuyen a una mejor toma de decisiones que generen beneficios econĂłmicos a la organizaciĂłn.

99 5.2.4.10 Informe de hallazgos. Santo Domingo, 17 de julio del 2017

Sr. Andrés Tello Angulo Gerente Propietario de MAYLAN

Presente.Se ha llevado a cabo una evaluación del sistema de control interno de los procesos de la gestión de inventarios, tomando en consideración las políticas y procedimientos para el manejo de la materia prima en las áreas de la empresa, la evaluación de auditoría realizada corresponde a fábrica MAYLAN del periodo 2016, los cuales son netamente responsabilidad de la administración de la empresa. Nuestra responsabilidad es expresar conclusiones sobre la evaluación de control interno de la gestión de inventarios realizada en la presente auditoría. Nuestra auditoría se llevó de acuerdo con las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, en las cuales indican que deben estudiarse y evaluarse apropiadamente la estructura del control interno para planificar la auditoría y determinar la naturaleza, duración y alcance de las pruebas que se deben realizar, permitiendo obtener una seguridad razonable sobre la gestión de inventarios que se lleva a cabo en la empresa. En la evaluación del sistema de control interno, se procedió a evaluar los procesos y políticas con respecto a la gestión de inventarios que se maneja en la empresa, lo cual se realizó mediante la aplicación de pruebas selectivas que evidencien y sustenten las revelaciones encontradas. Consideramos que nuestra auditoría suministra una base razonable para fundamentar nuestras conclusiones. Nuestra obligación es informar sobre los hallazgos encontrados con sus debidas conclusiones sobre cada uno de los procedimientos empleados para evidenciar y sustentar la razonabilidad de nuestros argumentos, concluyendo: Deficiencia en el control de retenciones En la revisión preliminar se hizo la verificación de un total de 60 facturas por compras de materia prima de diferentes proveedores que realizó fabrica MAYLAN durante el año 2016, con la finalidad de identificar su cumplimiento con lo establecido en la Ley de Régimen

100 Tributario Interno y sus reformas; Reglamento para la aplicación de la Ley, y Reglamento de facturación. Conclusión Con respecto a las facturas, se identificó que los documentos complementarios como es el caso de los comprobantes de retención no cuentan con las firmas respectivas, y cerca del 50% no tienen una secuencia cronológica de acuerdo a su fecha de emisión. Esto debido a la desorganización de la secretaria que los emite, y además hay ocasiones en que estos comprobantes son manipulados por la esposa del propietario. El desconocimiento de la secretaria encargada de elaborar las retenciones que actuó en el periodo sujeto a evaluación, no ha considerado llevar en orden cronológico y sistemático el uso secuencial de las retenciones emitidas. Recomendaciones El propietario debe permitir la participación en capacitación tributaria en lo referente a Leyes y Reglamentos para el personal involucrado en estos procesos, con el fin de mantener un manejo adecuado del talonario de retenciones y se mantenga el orden secuencial de los comprobantes. Como también supervisar de forma periódica el cumplimiento de lo establecido en Reglamento para la aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno, para no incurrir en multas pecuniarias por faltas reglamentarias las mismas que podrían ir desde los USD $30,00 hasta los USD $1500,00. Pago a proveedores En la revisión preliminar, nos comunicamos con la secretaria de fábrica MAYLAN para que se nos autorice el acceso al archivo que mantiene la empresa, para verificar el cumplimiento de pago con los proveedores de materia prima. Conclusión Del total de facturas revisadas, un promedio del 60% cuenta con los cheques correspondientes a los pagos efectuados a los proveedores. Cabe recalcar que algunos de ellos, se pudieron verificar mediante el recibo de caja o aprovisionamiento de caja que son documentos emitidos por los vendedores de las empresas proveedores con los cuales se pudo constatar el pago.

101 Recomendaciones La secretaria debe utilizar el diseño realizado en la propuesta para el registro en Excel, donde se deben detallar todos los pagos que se efectúen a los proveedores con el propósito de mantener un mejor control de las deudas contraídas con ellos. La auditoría pretende evaluar los limitantes descritos en el primer párrafo, sin embargo, no se garantiza que se evidencia en todas las debilidades del proceso, considerando las limitaciones inherentes en los controles, además de que pueden ocurrir errores e irregularidades y no ser detectados.

Atentamente,

___________________________ Joselyn Sanipatin

__________________________ Lady Guamán

102

5.3 CONCLUSIONES 

Mediante la evaluación de control interno se puede determinar que la fábrica MAYLAN no cuenta con una estructura organizacional acorde a sus necesidades y actividades, por tanto los trabajadores desconocen cuáles son sus responsabilidades y funciones a cumplir en las diferentes áreas de la fábrica.



La gestión del inventario de materia prima se realiza de forma empírica, es decir basada en la experiencia del propietario de manera que no se tienen establecidos los procedimientos y políticas afectando al cumplimiento de los objetivos operacionales porque no se mantiene un control adecuado respecto a este activo de la fábrica.



Mediante la aplicación del cuestionario de control interno COSO II-ERM se identificaron deficiencias en cuanto al control del movimiento de materia prima, tanto de su ingreso a bodega como de su salida al área de producción porque no se cuenta con registros o documentación que lo respalden. Es por ello, que la fábrica no dispone de una información real y actualizada del stock con que cuenta para tomar decisiones al momento de comprar o enviar a fabricarla.



Fábrica MAYLAN respecto a las compras de materia prima que realiza presenta diferencias con lo solicitado inicialmente a sus proveedores, porque en la mayoría de las ocasiones el propietario opta por quedarse con materia prima excedente. Esto le permite incrementar los días de plazo definidos para el pago.



Con la aplicación de los instrumentos de recolección de datos se confirmó que el propietario no planifica las compras a realizar, lo que en muchas ocasiones ha generado compras innecesarias de materia prima. Además, el hecho de contar con tanta materia prima en bodega de forme desorganizada dificulta su búsqueda.



La documentación correspondiente a las compras de materia prima no está archivada adecuadamente por lo que se pudo determinar que los comprobantes de retención no se emiten de forma cronológica y en cuanto a los cheques de pago para los proveedores no se pudieron constatar en su totalidad.



Finalmente, se identificó la carencia de indicadores de gestión que permitan evaluar el cumplimiento y eficiencia de las principales operaciones de la fábrica.

103

5.4 RECOMENDACIONES 

Aplicar la estructura organizacional que fue rediseñada con la finalidad de establecer la jerarquía que debe mantenerse dentro de la empresa, y que los trabajadores tengan conocimiento del puesto específico que ocupan. Además, se estableció perfiles laborales para el jefe comercial, de producción y bodeguero a los cuales se les asigno funciones específicas determinando las responsabilidades que deben asumir.



Implementar los procedimientos y políticas definidos para la compra, almacenamiento, producción de la materia prima y distribución del producto terminado para mejorar la eficiencia y un mejor manejo de estos inventarios. De manera, que no se generen riesgos y se tenga un control apropiado de los mismos.



Utilizar los registros y documentos que fueron diseñados con características específicas para mejorar el control interno del inventario de materia prima, en los cuales se detalla las entradas y salidas de materia prima permitiendo contar con información real y no en estimaciones o supuestos para una mejor toma de decisiones.



Dar cumplimiento a las políticas y procedimientos de compra de materia prima, sin omitir o pasar por alto lo establecido para que en el caso de las diferencias que se presentan en la recepción el propietario no opte por quedarse con materia prima no solicitada sino que la misma sea devuelta de inmediato. Porque a la larga esto va a perjudicar a la fábrica manteniendo materia prima improductiva.



Socializar las funciones a cumplir por parte de los jefes, especialmente el jefe de administración quien deberá elaborar un presupuesto para que el propietario no exceda el volumen de compras establecido y a su vez verificar las variaciones que se presentan de forma mensual para tomar medidas correctivas.



Aplicar el registro de pago a proveedores diseñado con la finalidad de que los saldos adeudados estén actualizados y tener un mejor control de los abonos que se dan a los vendedores de la empresa proveedora. Además, mantener un archivo de todos los documentos concernientes a las compras en un lugar adecuado.



Evaluar la eficiencia de los procedimientos con respecto al manejo de los inventarios de materia prima y medir el nivel de mejora con la implementación de la propuesta, esto mediante la aplicación de los indicadores de gestión definidos.

104

REFERENCIAS Albanese, D. (2012). Análisis y evaluación de riesgos: Aplicación de una matriz de riesgo en el marco de un plan de prevención contra el lavado de activos. Revista Base (Administração e Contabilidade) da UNISINOS, 9(3), 206-215. Barrera, Ó., & Casanova, R. (2015). Logística y comunicación en un taller de vehículos. Madrid: Paraninfo. Bermúdez, L., & Rodríguez, L. (2013). Investigación en la gestión empresarial. Bogotá: ECOE Ediciones. Blanco, Y. (2012). Auditoría integral: Normas y Procedimientos. Bogotá: ECOE Ediciones. Bravo, M. (2011). Contabilidad general. Quito: ESCOBAR. Castro, C., Uribe, D., & Castro, J. (2014). Marco de Referencia para el Desarrollo de un Sistema de Apoyo para la Toma de Decisiones para la Gestión de Inventarios. INGE CUC, X(1), 32-44. Chumpitaz, D., & Gonzales, Y. (2015). Caracterización del control interno en la gestión de las empresas comerciales del Perú 2013. In Crescendo, 6(1), 64-73. Córdoba, M. (2013). Gestión financiera . Bogotá: ECOE Ediciones. De la Peña, A. (2011). Auditoría. Un enfoque práctico. Madrid: Paraninfo. Díaz, H. (2011). Contabilidad general. Bogotá: Pearson Educación. Estupiñán, R. (2012). Control Interno y fraudes. Análisis de informe COSO I y COSO II. Bogotá: ECOE Ediciones. Finkowsky, F., & Benjamín, E. (2013). Auditoría administrativa. Evaluación y diagnóstico empresarial. México: Pearson Educación. Fundación IFRS. (2012). Normas Internacionales de Información Financiera. Londres: Corporación de Estudios y Publicaciones. García, F. (2014). Dirección y Gestión de la Producción . México: Alfaomega .

105 Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Santo Domingo de los Tsáchilas. (2015). Plan

Desarrollo

Ordenamiento

Territorial

2030.

Obtenido

www.santodomingo.gob.ec/docs/transparencia/2015/ Granada, R. (2011). Manual de control interno : sectores público, privado y solidario. Bogotá: Nueva Legislación. Hansen, M., & Chávez, L. (2012). NIIF para PYMES: Teoría y práctica. Guayaquil: HansenHolm & Co. Hernández-Sampieri, R., Fernández, C., & Baptista, M. d. (2014). Metodología de la Investigación. México: McGraw-Hill. Lópes-Martínez, I., & Gómez-Acosta, M. (2013). Auditoría logística para evaluar el nivel de gestión de inventarios en empresas. Ingeniería Industrial, XXXIV(1), 108-118. Mantilla, S. (2014). Auditoría financiera de PYMES. Bogotá: ECOE Ediciones. Martínez, F. (2011). La materialidad y el riesgo en las fases del proceso de auditoría: planificación. En Materialidad y Riesgo en Auditoría (págs. 117-142). España: Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas. Mejía, H. (2011). Gestión integral de riesgos y seguros para empresas de servicios, comercio. Bogotá: Ecoe Ediciones. Montaño, E. (2013). Control interno, auditoría y aseguramiento, revisoría fiscal y gobierno corporativo. Cali: Programa Editorial Universidad del Valle. Montes, C., Montilla, O., & Mejía, E. (2014). Control y evaluación de la gestión organizacional. Bogotá: Alfaomega. Navarro-Stefanell, F., & Ramos, L. (2016). El control interno en los procesos de producción de la industria litográfica en Barranquilla. Equidad & Desarrollo(25), 245-267. Pallerola, J., & Monfort, E. (2013). Auditoría: Enfoque teórico-práctico. Bogotá: Ediciones de la U. Quintero, E., Loreto, M., Carrillo, S., & Valenzuela, A. (2014). El control interno en los inventarios de las micro empresas. Global Conference on Busiess and Finance

106 Proceeding, 9(2), 1039-1045. Rincón, C., & Villareal, F. (2013). Costos: Decisiones empresariales. Bogotá: ECOE Ediciones. Rivas, G. (2011). Modelos contemporáneos de control interno. Fundamentos teóricos. Observatorio Laboral Revista Venezolana, 4(8), 115-136. Sánchez, J., & Alvarado, M. (2014). Teoría y práctica de la Auditoría I. Madrid: Ediciones Pirámide. Sánchez, L. (2015). COSO ERM y la gestión de riesgos. Quipukamayoc, XXIII(44), 43-50. Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. (2013). Plan Nacional del Buen Vivir. Obtenido de www.buenvivir.gob.ec Sevilla, J. (2012). Auditoría de los sistemas integrados de gestión. Madrid : Fundación CONFEMETAL. Sinisterra, G., Polanco, L., & Henao, H. (2011). Contabilidad: Sistema de información para las organizaciones. Bogotá: McGraw-Hill. Suárez, M. (2012). Gestión de inventarios. Bogotá: Ediciones de la U. Toro, L., & Bastidas, V. (2011). Metodología para el control y la gestión de inventarios en una empresa minorista de electrodomésticos. Scientia Et Technica, XVI(49), 85-91. Valdemoro, S. (2012). Gestión de pedidos y stock. Madrid: Ministerio de Educación, Cultura y Deporte. Warren, C., Reeve, J., & Duchac, J. (2012). Contabilidad financiera. México D.F.: Cengage Learning. Whittington, R., & Pany, K. (2005). Principios de auditoría. México: McGraw-Hill.

107

ANEXOS Anexo 1 Modelo de entrevista al gerente propietario

ENTREVISTA: GERENTE GENERAL DISTRIBUIDORA MAYLAN Objetivo: Desarrollar la evaluación del control interno y mejora de la gestión de inventarios de la distribuidora MAYLAN en la ciudad de Santo Domingo, año 2017. Esta entrevista va a tomar unos minutos de su tiempo, le pedimos de la manera más cordial y atenta que usted nos proporcione la información solicitada. Los datos recopilados tendrán fines académicos, por lo tanto su información será totalmente confidencial y anónima.

¿Tiene su empresa definida su estructura organizacional?

¿Conocen todos los trabajadores cuáles son sus cargos y funciones a cumplir dentro de la empresa?

¿Existe un encargado de bodega o cualquier trabajador tiene acceso a ella?

¿Cuenta la empresa con políticas y procedimientos definidos para el manejo de la materia prima que se encuentra en bodega?

¿Realiza usted una planificación para abastecerse de materia prima?

¿En qué criterio se basa para decidir abastecerse de nueva materia prima?

¿En ocasiones ha optado por quedarse con materia prima no solicitada? ¿A qué tipo de acuerdo llega con su proveedor?

¿Está la materia prima ubicada de forma organizada permitiendo que sea fácil encontrarla en la bodega?

¿Cuenta la empresa con un sistema dónde se registren los movimientos de la materia prima?

10. ¿Ha tenido algún tipo de inconveniente con el pago a sus proveedores?

11. ¿Cumple usted con las fechas de pago establecidas con los proveedores?

12. ¿Lleva algún tipo de registro de las entradas y salidas de la materia prima?

108 13. ¿Qué opta por hacer cuándo tiene exceso de materia prima en bodega?

14. ¿Conoce usted cuál es la existencia real de la materia prima en bodega?

15. ¿Ha tenido problemas por falta de materia prima para el proceso de producción?

16. ¿Inspecciona usted la materia prima disponible en bodega para verificar que no haya pérdida o robo de la misma?

17. ¿Considera que la evaluación del sistema de control interno ayudará a mejorar la gestión de inventarios?

Gracias por su cooperación.

109 Anexo 2 Revisión de las facturas de compra

FÁBRICA "MAYLAN"

ELABORADO POR

B.02

INVENTARIO DE MATERIA PRIMA

FECHA

14/07/ 2017

AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016

OBJETIVO: Verificar el cumplimiento del sistema de entradas de materia prima mencionado en A.02, poniendo énfasis en prefoliación, uso en secuencia de ellos, autorizaciones y documentos complementarios para el control de la misma. RELEVAMIENTO Se ha seleccionado un número representativo de facturas por compras de materia prima, las cuales han sido tomadas por bloque de valores altos entre un rango de $1.000,00 a $10.000,00 que permita verificar que los cargos a inventarios están respaldados por facturas de los proveedores,

Comprobante de Retención

Firmas de autorización

Aplicación Contable

Valor factura

Comproba nte de pago Forma (Cheque - de pago Banco) Crédito

Crédito

Nº

Nº Factura

Fecha

Proveedor

Fecha de retención

001-001000047122

04/01/ 2016

LH COMERCIAL

04/01/2016

002-001000001648

Agente de retención Empresa

Fin de mes

2.408,00

001-016000006251

27/01/ 2016

PATPRIMO

27/01/2016

002-001000001678

Agente de retención

Fin de mes

1.419,96

11/05/2016 4895 Pichincha

Documentos Complementa rios

110

001-0010004736

29/01/ 2016

MEDELLIN ES MODA

29/01/2016

002-001000001692

Agente de retención

Fin de mes

1.913,68

Crédito

001-0010004788

01/02/ 2016

MEDELLIN ES MODA

01/02/2016

002-001000001696

Agente de retención

Fin de mes

1.802,97

Crédito

001-001000063753

15/02/ 2016

DISTRITEX

15/02/2016

002-001000001718

Agente de retención

Fin de mes

2.515,80

Crédito

001-001000018606

19/02/ 2016

SAJADOR

19/02/2016

002-001000001732

Agente de retención

Fin de mes

3.988,88

Crédito

001-016000006682

26/02/ 2016

PATPRIMO

26/02/2016

002-001000001739

Agente de retención

Fin de mes

3.818,63

15/06/2016 4871 Machala

Crédito

001-016000006925

08/03/ 2016

PATPRIMO

08/03/2016

002-001000001800

Agente de retención

Fin de mes

2.871,57

29/06/2016 4960 Pichincha

Crédito

001-016000007014

11/03/ 2016

PATPRIMO

11/03/2016

002-001000001757

Agente de retención

Fin de mes

1.199,39

06/07/2016 501 Machala

Crédito

001-001000064135

15/03/ 2016

DISTRITEX

15/03/2016

002-001000001764

Agente de retención

Fin de mes

1.790,21

18/06/2016 508 Machala

Crédito

001-004000020981

17/03/ 2016

PATPRIMO

Fin de mes

5.955,73

Crédito

21/03/2016 Nota de crédito: 001008-000004718

001-0160000007566

05/04/ 2016

PATPRIMO

05/04/2016

002-001000001799

Agente de retención

Fin de mes

4.431,08

27/07/2016 5017 Pichincha

Crédito

001-0160000007688

11/04/ 2016

PATPRIMO

11/04/2016

002-001000001807

Agente de retención

Fin de mes

2.896,76

03/08/2016 513 Machala

Crédito

001-001000064497

14/04/ 2016

Distritex

14/04/2016

002-001000001907

Agente de retención

Fin de mes

2.379,44

07/09/2016 5173 Pichincha

Crédito

19/06/2016 4972 Pichincha

111

001-001000064802

12/05/ 2016

Distritex

12/05/2016

002-001000001830

Agente de retención

Fin de mes

1.807,68

001-001000064845

16/05/ 2016

Distritex

16/05/2016

002-001000001909

Agente de retención

Fin de mes

001-001000064844

16/05/ 2016

Distritex

16/05/2016

002-001000001835

Agente de retención

001-0010009254

25/05/ 2016

Seveltex Distribuciones

25/05/2016

002-001000001853

001-016000008916

10/06/ 2016

Patprimo

10/06/2016

001-001000065188

13/06/ 2016

Distritex

001-016000008988

15/06/ 2016

001-001000065278

14/09/2016 5172 Pichincha

Crédito

2.971,55

Crédito

Fin de mes

1.879,35

Crédito

Agente de retención

Fin de mes

6.120,88

Crédito

002-001000001878

Agente de retención

Fin de mes

1.126,32

Crédito

13/06/2016

002-001000001903

Agente de retención

Fin de mes

4.297,34

12/10/2016 5167 Pichincha

Crédito

Patprimo

15/06/2016

002-001000001880

Agente de retención

Fin de mes

2.640,36

05/10/2016 5136 Pichincha

Crédito

20/06/ 2016

Distritex

20/06/2016

002-001000001904

Agente de retención

Fin de mes

5.974,87

19/10/2016 5168 Pichincha

Crédito

001-004000025732

22/06/ 2016

Patprimo

22/06/2016

002-001000001892

Agente de retención

Fin de mes

1.232,33

05/10/2016 530 Machala

Crédito

001-001000065402

29/06/ 2016

Distritex

29/06/2016

002-001000001920

Agente de retención

Fin de mes

10.042,97

Crédito

001-001000065401

29/06/ 2016

Distritex

29/06/2016

002-001000001919

Agente de retención

Fin de mes

9.697,99

Crédito

001-016000009593

13/07/ 2016

Patprimo

13/07/2016

002-001000001930

Agente de retención

Fin de mes

2.050,56

Crédito

19/10/2016 828 Machala

02/11/2016 543 Bolivarian o 02/11/2016 605 Machala 02/11/2016 5198 Pichincha

112

001-001000065633

19/07/ 2016

002-001000001937

Agente de retención

001-016000010063 001-002000001814

08/08/ 2016 11/08/ 2016

002-001000001959 002-001000001992

Agente de retención Agente de retención

001-004000028949

26/08/2016

002-001000001985

PATPRIMO

26/08/2016

08/09/ 2016

PATPRIMO

001-016000010781

09/09/ 2016

001-016000010883

Distritex

19/07/2016

PATPRIMO

08/08/2016

2.061,72

Crédito

KURPESA

11/08/2016

Fin de mes

5.715,74

Crédito

26/08/ 2016

PATPRIMO

Agente de retención

Fin de mes

1.202,24

14/12/2016 5361 Pichincha

Crédito

001-004000028953

26/08/ 2016

002-001000001984

Agente de retención

Fin de mes

6.088,98

14/12/2016 5361 Pichincha

Crédito

001-016000010757

08/09/2016

002-001000002002

Agente de retención

Fin de mes

1.175,66

21/12/2016 5362 Pichincha

Crédito

PATPRIMO

09/09/2016

002-001000002003

Agente de retención

Fin de mes

3.203,40

21/12/2016 5362 Pichincha

Crédito

14/09/ 2016

PATPRIMO

14/09/2016

002-001000002023

Agente de retención

Fin de mes

3.756,26

04/01/2017 5439 Pichincha

Crédito

001-001000066342

19/09/ 2016

DISTRITEX

19/09/2016

002-001000002021

Agente de retención

Fin de mes

6.191,97

18/01/2017 5479 Pichincha

Crédito

001-001000066343

19/09/ 2016

DISTRITEX

19/09/2016

002-001000002020

Agente de retención

Fin de mes

2.912,78

18/01/2017 5479 Pichincha

Crédito

001-016000011014

20/09/ 2016

PATPRIMO

20/09/2016

002-00100002022

Agente de retención

Fin de mes

3.373,20

04/01/2017 646 Machala

Crédito

3.608,96

Fin de mes

16/11/2016 5320 Pichincha

Crédito

Fin de mes

113

001-016000011099

23/09/ 2016

PATPRIMO

23/09/2016

002-001000002034

Agente de retención

Fin de mes

3.508,20

04/01/2017 5439 Pichincha

Crédito

001-001000066495

30/09/ 2016

DISTRITEX

30/09/2016

002-001000002041

Agente de retención

Fin de mes

3.831,60

25/01/2017 5481 Pichincha

Crédito

001-001000009705

05/10/ 2016

Seveltex Distribuciones

05/10/2016

002-001000002063

Agente de retención

Fin de mes

1.254,63

Crédito

001-016000011345

05/10/ 2016

Patprimo

05/10/2016

002-001000002047

Agente de retención

Fin de mes

3.895,07

18/01/2017 5485 Pichincha

Crédito

001-016000011390

06/10/ 2016

Patprimo

06/10/2016

002-001000002049

Agente de retención

Fin de mes

3.762,62

18/01/2017 5485 Pichincha

Crédito

001-001000134614

11/10/ Cortinas y 2016 Visillos Cortyvis

11/10/2016

002-001000002062

Agente de retención

Fin de mes

1.727,52

Crédito

001-001000020070

12/10/ 2016

SAJADOR

12/10/2016

002-001000002061

Agente de retención

Fin de mes

6.362,03

Crédito

001-016000011579

14/10/ 2016

Patprimo

14/10/2016

002-001000002083

Agente de retención

Fin de mes

4.450,34

01/02/2017 5487 Pichincha

Crédito

001-001000066734

19/10/ 2016

Distritex

19/10/2016

002-001000002090

Agente de retención

Fin de mes

5.919,56

15/02/2017 666 Machala

Crédito

001-016000011731

20/10/ 2016

Patprimo

20/10/2016

002-001000002089

Agente de retención

Fin de mes

3.820,58

08/02/2017 5542 Pichincha

Crédito

001-016000011901

26/10/ 2016

Patprimo

26/10/2016

002-001000002091

Agente de retención

Fin de mes

4.498,96

08/02/2017 667 Machala

Crédito

001-0010005848

28/10/ 2016

Ensambles y Adornos Eya

28/10/2016

002-001000002100

Agente de retención

Fin de mes

4.335,58

Crédito

114

001-001000066902

31/10/ 2016

Distritex

31/10/2016

002-001000002111

Agente de retención

Fin de mes

3.063,12

01/03/2017 5616 Pichincha

Crédito

001-016000012022

31/10/ 2016

Patprimo

31/10/2016

002-001000002102

Agente de retención

Fin de mes

3.495,79

15/02/2017 5543 Pichincha

Crédito

001-004000032870

04/11/ 2016

Patprimo

08/11/2016

002-001000002132

Agente de retención

Fin de mes

3.905,98

Crédito

001-0010005886

10/11/ 2016

ENSAMBLES Y ADORNOS EYA

10/11/2016

002-001000002124

Agente de retención

Fin de mes

2.352,48

Crédito

001-004000033202

11/11/ 2016

Patprimo

11/11/2016

002-001000002214

Agente de retención

Fin de mes

4.076,37

Crédito

001-001000020336

16/11/ 2016

SAJADOR

16/11/2016

002-001000002142

Fin de mes

7.641,31

Crédito

001-001000049951

21/11/ 2016

LH COMERCIAL

21/11/2016

002-001000002174

Fin de mes

3.556,80

Crédito

001-004000033919 001-004000033978

21/11/ 2016 22/11/ 2016

PATPRIMO

21/11/2016

Fin de mes

4.231,75

Crédito

PATPRIMO

22/11/2016

002-001000002159 002-001000002167

Agente de retención Agente de retención Empresa Agente de retención SIN FIRMAS

Fin de mes

3.331,61

Crédito

001-001000067162

29/11/ 2016

Distritex

29/11/2016

002-001000002190

Agente de retención

Fin de mes

1.572,52

Crédito

001-004000034401

30/11/ 2016

PATPRIMO

30/11/2016

002-001000002192

Agente de retención

Fin de mes

3.682,02

Crédito

57 58

Lady Guamán ELABORADO POR:

Mg. Hernán Maldonado SUPERVISADO POR:

29/03/2017 5618 Pichincha

115 Anexo 3 Revisión de las notas de entrega

FÁBRICA "MAYLAN" INVENTARIO DE MATERIA PRIMA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016

ELABORADO POR FECHA

JS 14/07/17

B.03 1

OBJETIVO: Verificar el cumplimiento del sistema de salidas de mercancías mencionado en A.08, poniendo énfasis en prefoliación, uso en secuencia de ellos, destino de entrega, autorizaciones y oportuna aplicación en el sistema de control de mercadería. RELEVAMIENTO Para autentificar los mecanismos de control de salida de mercadería, se ha seleccionado un número representativo de notas de entrega por el envío de producto terminado a los respectivos locales, tomando en consideración al establecimiento de mayores ventas y poder verificar los procedimientos establecidos.

Nº

Fecha

Nº Nota de entrega

Destino

20/01/2016

Local Chone

Encargado de bodega Encargado de local

√

Sistema anfibius

24/01/2016

Local Chone

Encargado de bodega Encargado de local

√

Sistema anfibius

24/01/2016

Local Chone

Encargado de bodega Encargado de local

√

Sistema anfibius

25/01/2016

Local Chone

Encargado de bodega Encargado de local

√

Sistema anfibius

25/01/2016

Local Chone

Encargado de bodega Encargado de local

√

Sistema anfibius

25/01/2016

Local Chone

Encargado de bodega Encargado de local

√

Sistema anfibius

25/01/2016

Local Chone

Encargado de bodega Encargado de local

√

Sistema anfibius

25/01/2016

Local Chone

Encargado de bodega Encargado de local

√

Sistema anfibius

02/02/2016

Local Chone

Encargado de bodega Encargado de local

√

Sistema anfibius

02/02/2016

Local Chone

Encargado de bodega Encargado de local

√

Sistema anfibius

23/02/2016

101

Local Chone

Encargado de bodega Encargado de local

√

Sistema anfibius

23/02/2016

102

Local Chone

Encargado de bodega Encargado de local

√

Sistema anfibius

01/03/2016

103

Local Chone

Encargado de bodega Encargado de local

√

Sistema anfibius

Firmas de autorización

Aplicación Contable

116

01/03/2016

104

Local Chone

Encargado de bodega Encargado de local

√

Sistema anfibius

01/03/2016

105

Local Chone

Encargado de bodega Encargado de local

√

Sistema anfibius

09/03/2016

107

Local Chone

Encargado de bodega Encargado de local

√

Sistema anfibius

15/03/2016

108

Local Chone

Encargado de bodega Encargado de local

√

Sistema anfibius

15/03/2016

109

Local Chone

Encargado de bodega Encargado de local

√

Sistema anfibius

15/03/2016

110

Local Chone

Encargado de bodega Encargado de local

√

Sistema anfibius

15/03/2016

111

Local Chone

Encargado de bodega Encargado de local

√

Sistema anfibius

15/03/2016

112

Local Chone

Encargado de bodega Encargado de local

√

Sistema anfibius

15/03/2016

113

Local Chone

Encargado de bodega Encargado de local

√

Sistema anfibius

15/03/2016

114

Local Chone

Encargado de bodega Encargado de local

√

Sistema anfibius

17/03/2016

115

Local Chone

Encargado de bodega Encargado de local

√

Sistema anfibius

22/03/2016

116

Local Chone

Encargado de bodega Encargado de local

√

Sistema anfibius

23/03/2016

117

Local Chone

Encargado de bodega Encargado de local

√

Sistema anfibius

23/03/2016

118

Local Chone

Encargado de bodega Encargado de local

√

Sistema anfibius

23/03/2016

119

Local Chone

Encargado de bodega Encargado de local

√

Sistema anfibius

29/03/2016

120

Local Chone

Encargado de bodega Encargado de local

√

Sistema anfibius

30/03/2016

121

Local Chone

Encargado de bodega Encargado de local

√

Sistema anfibius

01/04/2016

122

Local Chone

Encargado de bodega Encargado de local

√

Sistema anfibius

01/04/2016

123

Local Chone

Encargado de bodega Encargado de local

√

Sistema anfibius

01/04/2016

124

Local Chone

Encargado de bodega Encargado de local

√

Sistema anfibius

01/04/2016

125

Local Chone

Encargado de bodega Encargado de local

√

Sistema anfibius

09/04/2016

127

Local Chone

Encargado de bodega Encargado de local

√

Sistema anfibius

06/05/2016

138

Local Chone

Encargado de bodega Encargado de local

√

Sistema anfibius

16/05/2016

141

Local Chone

Encargado de bodega Encargado de local

√

Sistema anfibius

25/05/2016

143

Local Chone

Encargado de bodega Encargado de local

√

Sistema anfibius

117

02/06/2016

147

Local Chone

Encargado de bodega Encargado de local

√

Sistema anfibius

14/06/2016

148

Local Chone

Encargado de bodega Encargado de local

√

Sistema anfibius

14/06/2016

149

Local Chone

Encargado de bodega Encargado de local

√

Sistema anfibius

22/06/2016

150

Local Chone

Encargado de bodega Encargado de local

√

Sistema anfibius

01/07/2016

152

Local Chone

Encargado de bodega Encargado de local

√

Sistema anfibius

14/07/2016

154

Local Chone

Encargado de bodega Encargado de local

√

Sistema anfibius

18/07/2016

156

Local Chone

Encargado de bodega Encargado de local

√

Sistema anfibius

19/07/2016

157

Local Chone

Encargado de bodega Encargado de local

√

Sistema anfibius

21/07/2016

158

Local Chone

Encargado de bodega Encargado de local

√

Sistema anfibius

26/07/2016

161

Local Chone

Encargado de bodega Encargado de local

√

Sistema anfibius

05/08/2016

164

Local Chone

Encargado de bodega Encargado de local

√

Sistema anfibius

20/08/2016

201

Local Chone

Encargado de bodega Encargado de local

√

Sistema anfibius

21/08/2016

202

Local Chone

Encargado de bodega Encargado de local

√

Sistema anfibius

25/08/2016

206

Local Chone

Encargado de bodega Encargado de local

√

Sistema anfibius

29/09/2016

301

Local Chone

Encargado de bodega Encargado de local

√

Sistema anfibius

05/10/2016

302

Local Chone

Encargado de bodega Encargado de local

√

Sistema anfibius

07/10/2016

303

Local Chone

Encargado de bodega Encargado de local

√

Sistema anfibius

17/10/2016

307

Local Chone

Encargado de bodega Encargado de local

√

Sistema anfibius

01/11/2016

314

Local Chone

Encargado de bodega Encargado de local

√

Sistema anfibius

09/11/2016

317

Local Chone

Encargado de bodega Encargado de local

√

Sistema anfibius

19/11/2016

322

Local Chone

Encargado de bodega Encargado de local

√

Sistema anfibius

29/11/2016

329

Local Chone

Encargado de bodega Encargado de local

√

Sistema anfibius

Joselyn Sanipatin ELABORADO POR:

Mg. Hernán Maldonado SUPERVISADO POR:

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