Evaluación del sistema de control interno de los procesos de crédito de BEMAUEXPRESS S.A en Santo Do by Pontificia Universidad Católica del Ecuador sede Santo Domingo PUCE SD

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO

Dirección Académica – Escuela de Ciencias Administrativas y Contables

EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LOS PROCESOS DE CRÉDITO DE BEMAUEXPRESS S.A EN SANTO DOMINGO, AÑO 2016 Trabajo de Titulación previo a la obtención del título de Ingeniero/a en Contabilidad y Auditoría - CPA

Línea de Investigación:

Implementación de Control Interno

Autores: JHONNY ALEXANDER REYES VIVAS MISHELLE ELIZABETH VEGA VIVANCO Director: Mg. HERNÁN OSWALDO MALDONADO PAZMIÑO Santo Domingo – Ecuador Enero, 2018

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO

Dirección Académica – Escuela de Ciencias Administrativas y Contables HOJA DE APROBACIÓN

EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LOS PROCESOS DE CRÉDITO DE BEMAUEXPRESS S.A EN SANTO DOMINGO, AÑO 2016 Línea de Investigación:

Implementación de Control Interno

Autores: JHONNY ALEXANDER REYES VIVAS MISHELLE ELIZABETH VEGA VIVANCO

Hernán Oswaldo Maldonado Pazmiño, Mg. f.___________________________ DIRECTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN

Luis Evangelio Morejón Armijo, Mg. CALIFICADOR

f.___________________________

Ximena Leticia García Zambrano, Mg. CALIFICADOR

f.___________________________

Doris María Celi Pinza, Mg. f.___________________________ DIRECTORA DE LA ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES Santo Domingo – Ecuador Enero, 2018

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DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD

Nosotros, Reyes Vivas Jhonny Alexander portador de la cédula de ciudadanía No. 1721451191 y Vega Vivanco Mishelle Elizabeth portadora de la cédula de ciudadanía No. 171835609-8 declaramos que los resultados obtenidos en la investigación que presentamos como informe final, previo la obtención del Grado de Ingeniero(a) en Contabilidad y Auditoría – CPA son absolutamente originales, auténticos y personales.

En tal virtud, declaramos que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos que se desprenden del trabajo propuesto de investigación y luego de la redacción de este documento son y serán de nuestra sola y exclusiva responsabilidad legal y académica.

Jhonny Alexander Reyes Vivas

Mishelle Elizabeth Vega Vivanco

CI: 172145119-1

CI: 171835609-8

AGRADECIMIENTO A Dios por iluminarme a lo largo de mi vida, venciendo aquellos obstáculos que me impedían salir adelante.

A mis queridos padres por su amor y apoyo incondicional, ya que ellos me enseñaron a valorar los estudios y superarme cada día, por estar siempre en los momentos importantes de mi vida, por ser mi ejemplo a seguir.

Al propietario, Sr. Mauricio Benavidez y a todos los colaboradores de BEMAUEXPRESS S.A por permitirnos ejecutar este proyecto de titulación.

Al Mg. Hernán Maldonado, por brindarnos sus conocimientos y estar siempre presente con su apoyo e indicaciones indispensables para la elaboración de esta disertación.

A mis compañeros de clases por todos los buenos momentos que hemos compartidos a lo largo de nuestra vida académica, por sus consejos y apoyo absoluto.

Jhonny Alexander Reyes Vivas

AGRADECIMIENTO

A mis queridos padres por su amor infinito, quienes con su ejemplo inculcaron en mí, valores como la responsabilidad, respeto, humildad, disciplina y perseverancia.

A mi amado novio, por ser aquella persona incondicional en mi vida, el cual siempre me motivó a culminar mis metas personales y académicas, quien me enseñó que con esfuerzo y dedicación se puede vencer todo obstáculo y cumplir cualquier sueño.

Al Gerente General de BEMAUEXPRESS S.A al Sr. Mauricio Benavidez, que gracias a su colaboración fue posible la elaboración de esta disertación, y sobre todo al personal administrativo de la empresa, que, a pesar de sus obligaciones, siempre nos supieron comprender y facilitar la información necesaria.

A nuestro docente, Mg. Hernán Maldonado, por su orientación y colaboración durante el desarrollo de esta investigación.

No podía olvidar a mi querido compañero de disertación, que, tras largas noches de vela y momentos de angustia, jamás me permitió decaer ante las adversidades, asimismo, mi infinito agradecimiento a mis amigos y compañeros de aula, por esos consejos y grandes experiencias vividas a lo largo de esta travesía.

Mishelle Elizabeth Vega Vivanco

DEDICATORIA Dedico este trabajo a Dios, por cuidar cada día de mis pasos y proporcionarme salud y energía que me impulsa a trabajar incansablemente para lograr las metas que me he planteado, por haberme dado la vida y fortaleza para terminar este trabajo de titulación.

A mis Padres por estar ahí cuando más los necesité; en especial a mi Madre por ser el pilar más importante, ya que siempre me demostró su cariño, su ayuda y su constante cooperación incondicional, a mi Padre, ya que él ha sabido formarme con buenos hábitos, valores y sentimientos, los cuales me han ayudado a salir adelante en los momentos más difíciles.

A mi compañera de Tesis, por todo el apoyo recibido a lo largo de la carrera; pudimos lograr nuestro gran objetivo y gracias por demostrarme que podemos ser grandes amigos y compañeros de trabajo a la vez.

Jhonny Alexander Reyes Vivas

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DEDICATORIA A mi madre; por su amor, comprensión y enseñanzas, en bien de mi formación personal y profesional.

A mi novio, quien fue un pilar importante en estos años de lucha y dedicación, incentivándome siempre, al desarrollo de mis habilidades y conocimientos.

A mis maestros, por orientarme a lo largo de esta travesía académica y alentarme a cumplir mis metas y objetivos.

A mis amigos que han estado en cada una de las etapas de mi vida, por su cariño y amistad incondicional.

Y, a todas las personas que de una u otra manera contribuyeron a la realización de está disertación.

Mishelle Elizabeth Vega Vivanco

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RESUMEN

El presente trabajo de titulación tiene por objetivo evaluar el sistema de control interno de la gestión de crédito y cobranza de la CIA. BEMAUEXPRESS S.A, dedicada al servicio de distribución de encomiendas y mudanzas a nivel nacional, con su matriz en la cuidad de Santo Domingo. Dicha investigación surgió a partir del levantamiento de información mediante la observación directa, la aplicación de una entrevista al gerente y al jefe de crédito, asimismo se llevó acabo encuestas dirigidas a los clientes internos y externos. La metodología empleada tiene un enfoque cuantitativo, con un tipo de investigación descriptiva y exploratoria, lo que permitió conocer a fondo las ineficiencias que presenta la empresa en el área cobranzas. Posteriormente, se procedió a desarrollar el programa de auditoría, con sus respectivas tres fases, a su vez a determinar el nivel de riesgo que posee la compañía, mediante el uso de cuestionario COSO ERM, para establecer las falencias existentes en el área de cobranzas, para continuamente proponer una matriz de recomendaciones. Tomando en cuenta la matriz de recomendación realizada, se consideró oportuno la creación de una guía de políticas y procedimientos para el área de crédito y cobranzas, que permita mejorar la eficiencia del control in terno del proceso de cobranzas y a su vez alcanzar con los objetivos planteados por la organización.

Palabras claves: Auditoría, Control Interno, COSO ERM, Ambiente de control.

ABSTRACT The objective of this titling work is to evaluate the internal control system of the credit and collection management of the CIA. BEMAUEXPRESS S.A, dedicated to the distribution service of parcels and removals nationwide, with its headquarters in the city of Santo Domingo. This investigation ascended from the gathering of information through direct observation, the application of an interview to the manager and the head of credit, as well as surveys aimed at internal and external clients. The methodology used has a quantitative approach, with a type of descriptive and exploratory research, which allowed to know in depth the ineffectiveness that the company presents in the collection area. Afterwards, we proceeded to develop the audit program, with its respective three phases, in turn to determine the level of risk that the company has, through the use of the COSO ERM questionnaire, to establish the remaining shortcomings in the collection area, to continually propose a matrix of recommendations. Taking into account the matrix of recommendation made, it was considered appropriate to create a policy and procedure guide for the credit and collections area, which would improve the efficiency of the internal control of the collection process and, in turn, achieve the objectives set for the organization.

Keywords: Audit, Internal Control, COSO ERM, Control environment.

ÍNDICE DE CONTENIDOS 1

INTRODUCCIÓN ...................................................................................................... 1

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ................................................................... 2

2.1

Antecedentes ............................................................................................................... 2

2.2

Problema de Investigación .......................................................................................... 4

2.2.1

Delimitación del problema. ......................................................................................... 4

2.2.2

Formulación del problema de investigación. .............................................................. 4

2.2.3

Sistematización del problema de investigación. ......................................................... 4

2.2.4

Macro – Meso – Micro. ............................................................................................... 4

2.3

Justificación de la Investigación ................................................................................. 6

2.4

Objetivos de la Investigación ...................................................................................... 7

2.4.1

Objetivo General. ........................................................................................................ 7

2.4.2

Objetivos Específicos. ................................................................................................. 7

MARCO REFERENCIAL .......................................................................................... 8

3.1

Revisión de la literatura o fundamentos teóricos ........................................................ 8

3.1.1

Empresa. ...................................................................................................................... 8

3.1.1.1 3.1.2

Clasificación empresa. ............................................................................................. 8 Giro del negocio. ......................................................................................................... 9

3.1.2.1

Transporte. ............................................................................................................... 9

3.1.2.2

Logística. ................................................................................................................. 9

3.1.2.3

Distribución. .......................................................................................................... 10

3.1.3 3.1.3.1 3.1.4

Contabilidad. ............................................................................................................. 10 Objetivo de la contabilidad. ................................................................................... 10 Auditoría.................................................................................................................... 11

3.1.4.1

Principios de la auditoría. ...................................................................................... 11

3.1.4.2

Clasificación de la auditoría. ................................................................................. 12

3.1.4.2.1

Auditoría interna. ................................................................................................... 12

3.1.4.2.2

Auditoría externa. .................................................................................................. 13

3.1.4.3

Fases de la auditoría. ............................................................................................. 13

3.1.4.3.1

Planeación. ............................................................................................................. 13

3.1.4.3.2

Ejecución. .............................................................................................................. 14

3.1.4.3.3 3.1.5

Informe. ................................................................................................................. 14 Riesgo de la auditoría. ............................................................................................... 14

3.1.5.1

Tipos de riesgo de la auditoría. .............................................................................. 15

3.1.5.1.1

Riesgo inherente. ................................................................................................... 15

3.1.5.1.2

Riesgo de control. .................................................................................................. 15

3.1.5.1.3

Riesgo de detección. .............................................................................................. 16

3.1.6

Control interno. ......................................................................................................... 16

3.1.6.1

Objetivo de control interno. ................................................................................... 16

3.1.6.2

Componentes del COSO II (ERM). ....................................................................... 17

3.1.6.2.1

Ambiente de control. ............................................................................................. 17

3.1.6.2.2

Establecimiento de objetivo................................................................................... 17

3.1.6.2.3

Identificación de riesgo. ........................................................................................ 18

3.1.6.2.4

Evaluación de riesgo. ............................................................................................. 18

3.1.6.2.5

Respuesta al riesgo. ............................................................................................... 19

3.1.6.2.6

Actividad de control. ............................................................................................. 19

3.1.6.2.7

Comunicación e información................................................................................. 19

3.1.6.2.8

Monitoreo. ............................................................................................................. 20

3.1.6.3

Limitaciones del control interno. ........................................................................... 20

3.1.6.4

Evaluación del sistema de control interno. ............................................................ 21

3.1.6.5

Control interno cuentas por cobrar. ....................................................................... 21

3.1.7

Cuentas por cobrar. ................................................................................................... 22

3.1.7.1

Gestión de crédito y cobranzas. ............................................................................. 22

3.1.7.1.1

Gestión. .................................................................................................................. 22

3.1.7.1.2

Cobranzas. ............................................................................................................. 23

3.1.8

Políticas y procedimientos. ....................................................................................... 23

3.1.8.1

Políticas de concesión de créditos. ........................................................................ 23

3.1.8.1.1

Técnicas de análisis para la aceptación del crédito. .............................................. 23

3.1.8.2

Procedimientos de recuperación de créditos. ........................................................ 24

3.1.9

Cuentas incobrables................................................................................................... 25

3.1.10

Indicadores de gestión de cartera. ............................................................................. 26

3.2

Flujograma ................................................................................................................ 27

METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN......................................................... 28

4.1

Enfoque ..................................................................................................................... 28

xii

4.1.1

Enfoque Cuantitativo................................................................................................. 28

4.1.2

Tipo de Investigación. ............................................................................................... 28

4.1.2.1

Investigación exploratoria. .................................................................................... 28

4.1.2.2

Investigación descriptiva. ...................................................................................... 29

4.1.2.3

Investigación explicativa. ...................................................................................... 29

4.2

Población / Muestra ................................................................................................... 29

4.2.1

Población. .................................................................................................................. 29

4.2.2

Muestra. ..................................................................................................................... 30

4.3

Técnicas e instrumentos de recogida de datos .......................................................... 30

4.4

Técnicas de análisis de datos ..................................................................................... 31

RESULTADOS ......................................................................................................... 32

5.1

Discusión y análisis de los resultados ....................................................................... 32

5.1.1

Entrevista al gerente. ................................................................................................. 32

5.1.2

Encuesta a empleados................................................................................................ 33

5.1.3

Encuesta a clientes externos. ..................................................................................... 36

5.1.4

Análisis de resultados. ............................................................................................... 38

5.2

Propuesta de Intervención ......................................................................................... 39

5.2.1

Conocer los procedimientos actuales. ....................................................................... 39

5.2.1.1 5.2.2

Programa de planificación. .................................................................................... 40 Identificación del riesgo de cartera. .......................................................................... 49

5.2.2.1

Programa de ejecución........................................................................................... 49

5.2.2.1.1

Evaluar el sistema de control interno mediante el cuestionario COSO ERM. ...... 50

5.2.2.2

Valoración total del control interno según COSO ERM. ...................................... 53

5.2.2.3

Valoración de los componentes del control internos COSO ERM. ...................... 54

5.2.2.4

Matriz de riesgo. .................................................................................................... 55

5.2.3

Desarrollo de funciones, políticas y procedimientos. ............................................... 57

5.2.3.1

Manual de principios y valores corporativos. ........................................................ 58

5.2.3.2

Guía de funciones del personal del área de crédito. .............................................. 59

5.2.3.3

Procedimientos de concesión de crédito. ............................................................... 61

5.2.3.4

Procedimiento de recuperación de cartera ........................................................... 62

5.2.3.5

Registro novedades agenciados. ............................................................................ 63

5.2.3.6

Objetivos estratégicos área de crédito y cartera. ................................................... 63

xiii

5.2.3.7

Indicadores propuestos. ......................................................................................... 64

5.2.3.8

Registro de llamadas clientes morosos. ................................................................. 64

5.2.3.9

Base de datos de pagos clientes. ............................................................................ 65

5.2.3.10

Políticas para la concesión de crédito. ................................................................... 65

5.2.3.11

Políticas para la recuperación de cartera. .............................................................. 66

5.2.3.12

Formato hoja volante – concesión de un crédito. .................................................. 67

5.2.3.13

Plan de saneamiento. ............................................................................................. 68

5.2.3.13.1

Solicitar un listado de las cuentas por cobrar..................................................... 69

5.2.3.13.2

Verificación del cumplimiento de políticas y procedimientos. ......................... 71

5.2.3.13.3

Verificación los derechos sobre las cuentas por cobrar. .................................... 73

5.2.3.13.4

Comprobación de la existencia de cuentas por cobrar con partes relacionadas. 76

5.2.3.13.5

Verificación de cruce de deudas. ....................................................................... 78

5.2.3.13.6

Verificar los saldos de las cuentas por cobrar estén correctamente valorados. . 79

5.2.4

Informe. ..................................................................................................................... 82

5.2.5

Carta a la gerencia. .................................................................................................... 86

5.3

Conclusiones ............................................................................................................. 87

5.4

Recomendaciones ...................................................................................................... 88

FUENTES DE REFERENCIA ................................................................................................ 89 ANEXOS ................................................................................................................................. 92

xiv

ร NDICE DE TABLAS Tabla 1 Poblaciรณn Bemauexpress S.A .................................................................................... 29 Tabla 2 Encuesta a empleados ................................................................................................ 33 Tabla 3 Encuestas a clientes externos ..................................................................................... 36 Tabla 4 Programa de Planificaciรณn ......................................................................................... 40 Tabla 5 Programa de Ejecuciรณn .............................................................................................. 49 Tabla 6 Resumen de resultados COSO ERM ......................................................................... 53 Tabla 7 Nivel de confianza y nivel de riesgo inherente .......................................................... 54 Tabla 8 Nivel de confianza y riesgo inherente por componente ............................................. 54

ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1. Clasificación de la Empresa ...................................................................................... 8 Figura 2. Clasificación de la empresa ....................................................................................... 9 Figura 3. Principios de la Auditoria. ....................................................................................... 11 Figura 4. Clasificación de la Auditoría ................................................................................... 12 Figura 5. Explicación de la simbología utilizada en los flujogramas ..................................... 27 Figura 6. Matriz de Riesgo. .................................................................................................... 57

xvi

ÍNDICE DE PAPELES DE TRABAJO P 1 Identificación de la Estructura Organizacional ................................................................. 41 P 2 Describir la narrativa del proceso de concesión de crédito ............................................... 42 P 3 Elaborar el flujograma del proceso de la concesión de crédito ......................................... 44 P 4 Determinar las políticas que posee la empresa para la concesión de créditos................... 45 P 5 Describir la narrativa del proceso para la recuperación de cartera de crédito ................... 46 P 6 Elaborar el flujograma del proceso para la recuperación de cartea ................................... 47 P 7 Determinar las políticas que posee la empresa para la recuperación de cartera ................ 48 E 1 Evaluar el sistema de control interno a través del modelo COSO ERM……...…………50 E 2 Solicitar un listado de las cuentas por cobrar .................................................................... 69 E 3 Verificar el cumplimiento de las políticas y procedimientos de la empresa ..................... 71 E 4 Verificar los derechos sobre las cuentas por cobrar .......................................................... 73 E 5 Comprobar la existencia de cuentas por cobrar con partes relacionados .......................... 76 E 6 Verificar si hubo cruces de deudas personales del gerente ............................................... 78 E 7 Verificar que los saldos de las cuentas por cobrar se encuentren bien valoradas ............. 79

xvii

ÍNDICE DE ANEXOS Anexo 1 Balance General ....................................................................................................... 92 Anexo 2 Asiento de registro de cuentas por cobrar individuales ........................................... 93 Anexo 3 Índice de marcas....................................................................................................... 94 Anexo 4 Entrevista Gerente General ..................................................................................... 95 Anexo 5 Encuesta para empleados ......................................................................................... 96 Anexo 6 Encuesta para clientes externos................................................................................ 98

INTRODUCCIÓN

El presente trabajo de titulación está dirigido a la Empresa BEMAUEXPRESS S.A. dedicada a la distribución de encomiendas y mudanzas, en la ciudad de Santo Domingo año 2016, con el fin de evaluar el sistema del control interno de la gestión de crédito y a su vez realizar una propuesta para el mejoramiento del área de crédito. En la actualidad el control interno, es un proceso esencial en toda organización, diseñado para proporcionar efectividad y eficiencia dentro de los procesos, a medida que diagnostica la razonabilidad de las desviaciones encontradas y permite suministrar las correcciones necesarias, validando la confiabilidad y suficiencia de la información financiera. Dicha investigación, posee como objetivo principal ser el pilar de la evaluación y mejoramiento del proceso de concesión y recuperación de crédito. Para la elaboración del actual trabajo de investigación, se ha subdividido en los siguientes apartados: -

Como primer punto se expuso los antecedentes de la empresa, junto con el planteamiento del problema y su correspondiente delimitación, formulación y sistematización del problema de investigación, continuamente se llevó a cabo la justificación de la investigación, la cual contempla las razones teóricas, metodológicas o prácticas de la propuesta y su conexión con el plan nacional del buen vivir, para posteriormente establecer los objetivos de la investigación.

Consecutivamente en el marco referencial se presenta la revisión de la literatura necesaria para conocer las ideas o teorías referentes al trabajo de titulación, facilitando la identificación de las variables dependiente e independiente.

La Metodología de la Investigación responderá a las incógnitas de ¿cómo? y ¿con qué? se realizará la investigación, se enfocó en el tipo de investigación que se efectuará, su población y muestra, los instrumentos de recolección de datos y las técnicas de análisis de datos que se utilizarán.

Para finalizar se analizarán los resultados obtenidos, para posteriormente proponer la solución del problema de investigación, junto con las conclusiones y recomendaciones del estudio.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

2.1 Antecedentes La compañía BEMAU EXPRESS S.A. nace en el 2013 bajo la idea del Señor Jeinner Mauricio Benavides Carrión quien establece una empresa cien por ciento santodomingueña ante la necesidad de brindar a la ciudadanía un servicio de calidad, cubriendo sus necesidades del transporte de carga pesada y distribución de encomiendas de forma ágil y segura, la empresa se encuentra ubicada en la Urbanización Echanique Cueva, Av. de Los Colonos y Julio Cesar Bermeo. Desde el centro del país hacia el resto del territorio ecuatoriano, BEMAU EXPRESS ofrece un servicio personalizado de calidad, enmarcado con las tarifas más cómodas del mercado. Su interés es satisfacer de forma absoluta las necesidades en temas de transporte de sus clientes. Junto con su equipo de profesionales, posee una flota moderna de vehículos para el seguimiento completo de los envíos, empleando alta tecnología y una logística integral enfocada a personas naturales, comerciantes y empresas. Su objetivo es brindar seguridad y bienestar a los paquetes que les han sido encomendados, y que estos lleguen a su domicilio o hacia sus oficinas en el menor tiempo posible. BEMAU EXPRESS quien inició con seis unidades de transporte y una idea por mejorar la industria del transporte en la provincia, hoy en día cuenta con más de cien socios que laboran con la garantía de permisos de operación debidamente legalizados por la compañía, y trabaja día a día para servir de la mejor manera a todos sus clientes. Sin embargo, debido al crecimiento de la compañía BEMAUEXPRESS, la empresa presenta los siguientes problemas en el proceso de concesión y recuperación de créditos: 

Existe un indebido control y vigilancia de la cartera de crédito por parte del personal a cargo, lo que provoca un aumento en el índice de la morosidad en la cartera de crédito.



Carecen de políticas y garantías para la concesión de créditos a los clientes, incrementando el porcentaje de la cartera de crédito por cobrar, a la vez eleva el riesgo crediticio.



Se percibe un excesivo otorgamiento de microcréditos a un largo plazo, disminuyendo la liquidez para la colocación de crédito de la empresa.



Inexistencia de procedimientos para la recuperación de cartera, ocasionando la reducción de la rotación de cartera de crédito, limitando el efectivo con el cual laboran.

En consecuencia, estas debilidades existentes en el área de concesión y recuperación de crédito inciden altamente en la pérdida de liquidez y solvencia de la empresa, por lo que se ha apreciado necesario el desarrollo de una propuesta para la evaluación del control interno de la gestión de cartera en la Empresa BEMAUEXPRESS S.A ubicada en la ciudad de Santo Domingo, año 2016. El tema “EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LOS PROCESOS DE CRÉDITO DE BEMAUEXPRESS S.A EN SANTO DOMINGO “no registra antecedentes dentro de la Pontificia Universidad Católica. Sin embargo, a continuación, se presentan investigaciones realizadas con anterioridad sobre la evaluación del sistema de control interno de los procesos de cobranzas en las distintas sedes universitarias de Santo Domingo de los Tsáchilas: 

Torres, J. (2012). Manual de Procedimientos para la recuperación de cartera vencida, del Comercial “LA FERIA” de Santo Domingo de los Tsáchilas (Tesis de pregrado). Universidad Tecnológica Equinoccial. Ecuador.



Chalá, R. (2011). Manual para recuperar la cartera vencida de la empresa “ELECTRO ÉXITO”, Santo Domingo de los Tsáchilas. (Tesis de pregrado). Universidad Tecnológica Equinoccial. Ecuador.



Zambrano, E. (2015). Sistema de control interno y gestión de cobranzas en la empresa “CAJARDENSA” de la ciudad de Santo Domingo. (Tesis de pregrado). Universidad de los Andes. Ecuador.



Estrella, G. (2015). Control interno y gestión de cobranzas en la Cooperativa de ahorro y crédito “CÁMARA DE COMERCIO DE SANTO DOMINGO”. (Tesis de pregrado). Universidad de los Andes. Ecuador.



Flores, C & Paredes, A. (2016). Propuesta para la evaluación del sistema de control interno y mejora de la gestión de cartea en la empresa “ELECTROHOGAR”, en la ciudad de Santo Domingo. (Tesis de pregrado). Pontificia Universidad Católica del Ecuador Sede Santo Domingo. Ecuador

2.2 Problema de Investigación 2.2.1 Delimitación del problema. Todo negocio está expuesto a un sin número de riesgos, ya sea dentro de sus operaciones o provenientes del medio externo, pudiendo afectar significativamente a los resultados de la empresa. Es por este motivo que resulta vital tomar medidas para prevenir los riesgos puntuales. El control interno de la cartera de crédito permitirá instituir, de forma metódica y sistematizada la información sobre las cuentas por cobrar de los clientes, sus procedimientos para asignar créditos y el análisis económico de dicha cuenta, proporcionando información veraz y confiable, de manera que brinde un panorama para mejorar en la toma de decisiones de la gerencia. 2.2.2 Formulación del problema de investigación. ¿De qué manera, la evaluación del sistema de control interno de los procesos de crédito permitirá la mejora de la gestión de cartera de la compañía BEMAUEXPRESS SA, en la cuidad de Santo Domingo, año 2016? 2.2.3 Sistematización del problema de investigación. 

¿De qué forma se puede obtener información sobre los procesos de concesión y recuperación de crédito?



¿Cómo detectar los riesgos que existen en el proceso de crédito?



¿De qué manera se puede informar los hallazgos encontrados en la evaluación del control interno?



¿Qué incidencia tendrá la implementación de las recomendaciones establecidas en la gestión eficiente en el área de crédito?

2.2.4 Macro – Meso – Micro. A lo largo de la historia el servicio de Courier o Encomiendas ha permitido expandir los horizontes del comercio y ser un punto vital dentro de la globalización, durante los siglos XVII y XVIII cada país poseía diferentes tipos de regulaciones en materia de envíos, ocasionando que en el siglo XIX la red de envíos a nivel internacional sea ineficiente, viéndose en la necesidad de estipular un sistema para uniformizar el servicio de encomiendas; en 1874

se crea la Unión Postal General, posteriormente conocida como Unión Postal Universal y en 1978 paso a ser un organismo especializado de las Naciones Unidas. Una de las mayores empresas de envíos y logísticas es FedEx, con su origen en estados unidos y fundada en 1971, hoy cuenta con una cobertura a nivel internacional y con flota de más de 3696 vehículos, 50 aviones y 198 sucursales tan solo en Europa, Oriente Medio, Subcontinente Indio y África (FedEx, 2015) El eje principal de toda actividad económica es el dinero, considerando que es la expresión monetaria del valor de los bienes y servicios que se comercializan; A lo largo del tiempo se han buscado iniciativas que permitan alcanzar nuevas perspectivas económicas; es allí donde emerge el denominado “crédito”, que no es más que la “Cantidad de dinero u otro medio de pago que una persona o entidad, especialmente bancaria, presta a otra bajo determinadas condiciones de devolución” (RAE, 2017) El crédito surge primordialmente en las entidades bancarias, entre los siglos XII y XIV, mediante una reforma realizada a las operaciones de cambio en Italia del norte, es allí cuando se da uso a las letras de cambio; acreditando a una persona a cancelar un monto determinado en una fecha futuramente establecida, a cambio de un interés o comisión (BancaFacial, 2015) Servientrega es una de las compañías multinacionales con mayor presencia en Latinoamérica, posicionada especialmente en Colombia y Ecuador, la empresa especializada en logística ha logrado desarrollar un sistema eficiente de envíos de encomiendas y mensajería, con más de 2123 transacciones diarias y 1´224 432 clientes satisfechos, tan solo en Ecuador. Según boletín de la (ASOBANCOS, 2015) el volumen de los créditos de consumo, vivienda, productivos y micro créditos se han incrementado considerablemente en el 2014 con una suma de $20.106 millones, con respecto al 2013 en el cual se entregaron créditos de $18650 millones. Las empresas de hoy en día otorgan microcréditos a su cartera de clientes con el fin de incentivar la compra o adquisición de servicios. En Santo Domingo una de las principales actividades promotoras de la economía es el transporte, considerando que nuestra provincia es el punto de unión de las grandes carreteras, vinculando así el comercio de las distintas regiones del país. Por lo que varios emprendedores santodomingueños han visualizado esta necesitad para la constitución de negocios especializados en materia de envíos y logística, que brinde competencia a nivel nacional.

2.3 Justificación de la Investigación La presente investigación tiene relación con el objetivo N° 10 del Plan Nacional del Buen Vivir 2013-2017, en el que menciona que busca “impulsar la transformación de la matriz productiva” enfocándose con la política 10.5 que especifica “fortalecer la economía popular y solidaria -EPS-, y las micro, pequeñas y medianas empresas -Mipymes- en la estructura productiva” impulsa el acceso a servicios financieros, transaccionales y garantía crediticia, en el marco de un modelo de gestión que integre a todo el sistema financiero nacional como lo describe en su lineamiento “e”. A su vez, se encuentra vinculado directamente con el eje estratégico 3 del Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial I PDOT 2030, el cual se enfoca promover el cambio y transformación de la matriz productiva, consolidando el sistema económico social y solidario de forma sostenible. El presente trabajo de titulación se lo realizará en conjunto con la entidad BEMAUEXPRESS S.A y la Pontificia Universidad Católica del Ecuador sede Santo Domingo; este estudio se lo desarrollará porque la entidad carece de una eficaz gestión en la concesión de créditos y recuperación de cartera vencida, por tales motivos se realizará una evaluación al control interno de los procesos de créditos, concluyendo con la propuesta de normas, políticas, y controles que mejoren los procedimientos en la recuperación de la cartera vencida y concesión de créditos de la compañía. El presente proyecto tiene la finalidad de evaluar el control interno en el área de créditos, su estado y riesgos a los que está sujeto, para identificar las ineficiencias operacionales mediante el mejoramiento de la gestión de cartera, influyendo en la disminución del índice de morosidad, y en el aumento del nivel de rentabilidad y liquidez de la Empresa BEMAUEXPRESS S.A. El análisis de cartera representa todos los créditos concedidos por la entidad, existiendo la probabilidad de obtener un alto nivel de riesgo de control al no ser cancelados estos rubros; el control interno se enfoca en distintas áreas que pretendemos examinar, éstas permiten desarrollar una propuesta de mejora que ayude a la organización a asegurar su correcto funcionamiento y logro de sus objetivos. Este proyecto de titulación va a ser desarrollado previo a la obtención del título de tercer nivel de Ingeniería en Contabilidad y Auditoría CPA; el trabajo será relevante para la

organización como para los estudiantes, puesto que involucra las políticas de crédito y la cartera vencida de la empresa, la misma que será beneficiada por los resultados que se obtengan, y en el ámbito académico será un aporte significativo para los estudiantes de la Escuela de Ciencias Administrativas y Contables, ya que contribuirá a ampliar el conocimiento y tener una fuente de consulta para las futuras generaciones.

2.4 Objetivos de la Investigación 2.4.1 Objetivo General. Evaluar el sistema de control interno de la gestión de cartera en la Empresa BEMAUEXPRESS S.A ubicada en la ciudad de Santo Domingo, año 2016. 2.4.2 Objetivos Específicos. 

Conocer los procesos actuales de concesión y recuperación de créditos.



Evaluar el sistema de control interno, su estado y los riesgos que presenta la cartera de crédito.



Informar respecto a los hallazgos encontrados.



Determinar el impacto de la implementación de las recomendaciones en la gestión del área de crédito.

MARCO REFERENCIAL

3.1 Revisión de la literatura o fundamentos teóricos 3.1.1 Empresa. Según Bravo (2011) una empresa “es una entidad por capital y trabajo que se dedica a actividades de producción, comercialización y prestación de bienes y servicios a la colectividad” (p.3). “Empresa es todo ente económico cuyo esfuerzo se orienta a ofrecer a los clientes bienes y/o servicios que, al ser vendidos, producirán una renta que beneficia al empresario, al Estado y a la sociedad en general” (Zapata, 2011, p.5). La empresa es una organización o entidad dedicada a la realización de actividades con o sin fines de lucro, esta puede emprender en la producción de bienes, comercialización o prestación de servicios, con la finalidad de obtener una utilidad o ganancia al finalizar un periodo. 3.1.1.1 Clasificación empresa. Según Bravo, 2011, p.3 existen algunos criterios para clasificar las empresas, para efectos contables se consideran más útiles los siguientes: Son aquellas que se dedican a la transformación de materias primas en nuevos productos. Son aquellas que se dedican a la 1. Por su naturaleza compraventa de productos, convirtiéndose - Empresas Comerciales en intermediarios entre productores y consumidores. Son aquellas que se dedican a la venta de - Empresas de Servicios servicios a la colectividad. Son aquellas cuyo capital pertenece al sector - Empresas Públicas público (Estado). Son aquellas cuyo capital pertenece al sector 2. Por el sector al que - Empresas Privadas privado (personas naturales o jurídicas). pertenece Son aquellas cuyo capital pertenece tanto al - Empresas Mixtas sector público como al sector privado (personas jurídicas). Son aquellas cuyo capital pertenece a una - Empresas Unipersonales persona natural. 3. Por la integración de capital Son aquellas cuyo capital pertenece a dos o - Empresas Pluripersonales más personas naturales. Figura 1. Clasificación de la Empresa. Adaptado de “Auditoría – Un enfoque Práctico” por A. De la Peña, 2011, p. 5. -

Empresas Industriales

Según Zapata, 2011, p.5 la clasificación de las empresas se realiza bajo los siguientes criterios: Según su naturaleza -

Según al sector o la procedencia del capital - Públicas: el capital pertenece al sector público. - Privadas: el capital pertenece al sector. - Mixto: el capital es público y privado

Según la Integración del capital o número de socios - Unipersonales: el capital es el aporte de una sola persona. - Sociedad: aporte de capital por personas jurídicas o naturales.

Industriales: transforman materias primas en nuevos productos. - Comerciales: compra y venta de productos, intermediarias entre productores y compradores. - Servicios: generación y venta de productos intangibles. - Agropecuarias: explotan productos agrícolas y pecuarios. - Mineras: explotan los recursos del subsuelo Figura 2. Clasificación de la empresa. Adaptado de “Contabilidad General con base en las Normas internacionales de Información Financiera” por P. Zapata, 2011, p.5.

3.1.2 Giro del negocio. Se puede entender como giro de la empresa o del negocio a la actividad que se dedica la empresa. 3.1.2.1 Transporte. El transporte es una actividad utilizada para el desplazamiento o traslado de personas o bienes de un sitio a otro, como lo indica Castellano (2009) el cual afirma que: “El transporte especializa la logística de la distribución y origina economías internas en sectores específicos, lo cual promueve economías externas en los sectores en general. El transporte ayuda a distribuir regionalmente la población, industrias e ingresos”. (p.57) “Sistema de medios para conducir personas y cosas de un lugar a otro.” (RAE, 2017) 3.1.2.2 Logística. De acuerdo con el autor (Castellanos, 2009): La logística es la parte de la cadena de suministros que planifica, implementa y controla el flujo efectivo y eficiente; el almacenamiento de artículos y servicios y la información relacionada desde un punto de origen hasta un punto de destino con el objetivo de satisfacer a los clientes. Por esta razón, la logística se convierte en uno de los factores más importantes de la competitividad, ya que puede decidir el éxito o el fracaso de la comercialización de un producto. (p.3)

“Conjunto de medio y métodos necesarios para llevar a cabo la organización de una empresa o de un servicio, especialmente distribución” (RAE, 2017) La logística es una técnica utilizada por las empresas para tener una organización previa de los procesos de adquisición, almacenamiento y distribución de sus productos, con el fin de aumentar su competitividad reduciendo el tiempo en la movilización de su mercadería, y así evitar el gasto innecesario de recursos físicos o económicos. 3.1.2.3 Distribución. La Real

Academia

Española (2017) define a la distribución como

“Reparto de un producto a los locales en que debe comercializarse” “El conjunto de operaciones necesarias para el desplazamiento de los productos preparados como carga, desde el lugar de producción o manufactura en el país de exportación hasta el local del importador en el país destino, bajo el concepto de óptima calidad costo razonable y entrega justo a tiempo” (Castellanos, 2009, p.12)

La distribución o también conocida como reparto, es una actividad que radica en el traslado y entrega de bienes determinados a un consumidor en específico, ejerciendo como intermediario entre la empresa productora y el comprador. 3.1.3 Contabilidad. La contabilidad es una técnica que tiene la finalidad de analizar la situación económica que posee un individuo u empresa. Montoya (2014) establece que: La Contabilidad es una ciencia de naturaleza económica, cuyo objeto es el conocimiento pasado, presente y futuro de la realidad económica, en términos cuantitativos a todos sus niveles organizativos, mediante métodos específicos, apoyados en bases suficientemente contrastadas, a fin de elaborar una información que cubra las necesidades financieras y las de planificación y control interno. (p.287)

3.1.3.1 Objetivo de la contabilidad. Según Ortega, 2012, p.16 los objetivos de la contabilidad se pueden resumir en:  

Conocer en cualquier momento la composición del patrimonio de una empresa, es decir, conocer exactamente qué bienes, derechos y obligaciones posee. Registrar las variaciones que se producen en dicho patrimonio como consecuencia de las operaciones que realiza la empresa.

Zapata, 2011, p.3 establece que los objetivos generales de la contabilidad son los siguientes: 

Identificar el ámbito en el que preferentemente se desenvuelve la contabilidad, así como el marco teórico fundamental de la ciencia contable.

11  

Comprender el efecto de las transacciones en la situación económica-financiera y reconocer con facilidad las cuentas contables y su potencial uso en el registro de las operaciones. Desarrollar el ciclo que siguen las operaciones desde el reconocimiento hasta la generación de estados financieros (Balances), por medio de explicaciones y aplicaciones secuenciales; comprender las causas y efectos de las operaciones en la situación económica y financiera de la empresa.

3.1.4 Auditoría. La auditoría tiene la finalidad de evaluar el cumplimiento de los procedimientos de una empresa. Montaño (2013) afirma que la auditoría es: Un proceso sistemático que obtiene y evalúa objetivamente la evidencia con respecto a declaraciones acerca de acciones económicas y eventos; dicho proceso determinará el grado de correspondencia entre estas declaraciones y criterios establecidos, para luego comunicar los resultados a los usuarios interesados (p. 87)

3.1.4.1 Principios de la auditoría. El Institute of Internal Auditors, p. 1-2 establece que se espera que los auditores internos apliquen y cumplan los siguientes principios: 1. Integridad

2. Objetividad

3. Confidencialidad

4. Competencia

La integridad de los auditores internos establece confianza y, consiguientemente, provee la base para confiar en su juicio. Los auditores internos exhiben el más alto nivel de objetividad profesional al reunir, evaluar y comunicar información sobre la actividad o proceso a ser examinado. Los auditores internos hacen una evaluación equilibrada de todas las circunstancias relevantes y forman sus juicios sin dejarse influir indebidamente por sus propios intereses o por otras personas. Los auditores internos respetan el valor y la propiedad de la información que reciben y no divulgan información sin la debida autorización a menos que exista una obligación legal o profesional para hacerlo. Los auditores internos aplican el conocimiento, aptitudes y experiencia necesarios al desempeñar los servicios de auditoría interna.

Figura 3. Principios de la Auditoria. Adaptado de “Código de Ética” por Institute of International Auditors, sf, p. 1-2.

Los principios de la auditoria son cuatro, los cuales están conformados por la Integridad, que se refiere al buen juicio y moral que el auditor debe tener; Objetividad, la cual se basa en la imparcialidad que el auditor debe asumir; la Confidencialidad, comprende el no divulgar la información que se le haya sido encomendada al auditor y por último la Competencia, menciona que el auditor debe poseer todas las cualidades y conocimientos al momento de realizar la auditoría.

3.1.4.2 Clasificación de la auditoría. Según De la Peña, 2011, p.5 dentro de la auditoría económica podríamos establecer diversas clasificaciones atendiendo a los distintos puntos de vista, obtenido, de manera, la siguiente clasificación:

Auditoría Interna

Auditoría Externa

Auditoría Gubernamental

Auditoría Financiera o Contable

Auditoría Operativa

Según la amplitud del trabajo y el alcance de los

Auditoría Completa o Convencional

procedimientos aplicados

Auditoría Parcial o Limitada

Auditoría Obligatoria

Auditoría Voluntaria

Auditoría por Comprobantes

Auditoría por Controles

Según la naturaleza del profesional

b) Según la clase de objetivos perseguidos c)

d) Según su obligatoriedad

Según la técnica utilizada

Figura 4. Clasificación de la Auditoría. Adaptado de “Auditoría – Un enfoque Práctico” por A. De la Peña, 2011, p. 5.

3.1.4.2.1 Auditoría interna. Ochoa, Zamarra & Guevara (2011) afirman que la auditoria es una “actividad independiente que tiene lugar dentro de la empresa y que está encaminada a la revisión de operaciones contables y de otra naturaleza con la finalidad de prestar un servicio a la dirección” (p.120) Es aquella actividad que llevan a cabo profesionales que ejercen su actividad en el seno de una empresa, normalmente en un departamento, bajo la dependencia de la máxima autoridad de la misma, pudiéndose definir ésta como una función de valoración independiente establecida en el seno de una organización dirigida a examinar y evaluar sus actividades, así como el sistema de control interno, con la finalidad de garantizar integridad de su patrimonio, la veracidad de la información suministrada por los distintos sistemas existentes en la misma y la eficiencia de sus sistemas de gestión (De la Peña, 2011, p. 5).

La auditoría interna, es aquella actividad que se realiza dentro de una organización por parte de un auditor contratado por la empresa para la verificación y evaluación del sistema de control interno de la compañía, como de sus operaciones, con el fin de salvaguardar la integridad de su patrimonio y de su dirección.

3.1.4.2.2 Auditoría externa. “Es un servicio prestado a la propia entidad auditada por profesionales independientes a la misma según los términos contenidos en un contrato de prestación de servicios” (De la Peña, 2011, p. 6). Encargada de revisar y evaluar cualquier sistema de información de una organización, de acuerdo con el propósito para el cual la organización contrata esta figura, de tal forma que su resultado sea una opinión independiente sobre el sistema de información auditado (Ochoa, Zamarra & Guevara, 2011, p.120).

La auditoría externa es una actividad realizada por un profesional que no pertenece a la organización auditada, dependiendo del propósito de la auditoría el auditor deberá revisar todo tipo de documentación de la empresa que le permita obtener información del proceso que este revisando con el fin de obtener una opinión independiente de cómo opera el sistema. 3.1.4.3 Fases de la auditoría. Pallerola & Monfort (2012) afirman que: Las fases de la auditoría deben aportar un preciso calendario de ejecución de todos los trabajos de revisión en cada una de las áreas de la empresa, además debe aportar mayor o menor confianza en los sistemas de control interna, los autores antes mencionados clasifican las fases de la auditoría básicamente en tres partes: •

1. Planificación

•

2. Ejecución

•

3. Informe

•

3.1 Comunicación de los resultados obtenidos

•

3.2 Redacción del informe. (p.35)

3.1.4.3.1 Planeación. Ramírez & Reina (2013) afirman que “el auditor debe planear la auditoria con una actitud de escepticismo profesional reconociendo que pueden existir circunstancias que causen que los estados financieros estén sustancialmente representados en forma errónea.” (p.187). Una vez formalizado el acuerdo entre el auditor y su cliente, éste deberá llevar a cabo la labor de planificar la auditoría, ya que la realización de la misma es una labor compleja que exige una coordinación entre todas las tareas que el auditor va a realizar con objeto de obtener la evidencia necesaria que le permita emitir su informe. Por esta razón, la primera norma técnica de auditoría sobre ejecución del trabajo indica que: El trabajo se planificará apropiadamente. Lo que implica considerar la comprensión y conocimiento:  

De la entidad auditada y el entorno en el que opera. De los procedimientos y principios contables que sigue.

14 

Y del grado de fiabilidad y eficacia del sistema de control interno. (De la Peña, 2011, p. 95).

En la fase de planeación el auditor tiene la responsabilidad de establecer una relación directa con la entidad para conocer el entorno en el que opera la empresa, en esta etapa el profesional debe establecer los objetivos, el alcance y los programas a utilizar, con el fin de determinar el propósito y la extensión que va a tener la auditoría. 3.1.4.3.2 Ejecución. Según Pallerola & Monfort (2012) a fase de ejecución del trabajo manifiesta que: Dicho trabajo se efectúa siempre que sea posible en las dependencias de los clientes a excepción que sea una empresa de servicios y la contabilidad pudiera estar centralizada en una sociedad matriz, en cuyo caso una gran parte de la documentación pudiera ser remitida a las oficinas del auditor (p.35).

“La ejecución de la auditoría normalmente se suele dividir en cuatro etapas: 1. Reunión inicial 2. Recogida de evidencias 3. Documentación de resultados 4. Reunión Final” (Vértice, 2010, p. 90 – 95). En la fase de ejecución el auditor presenta el programa que se llevará a cabo, a su vez realiza la búsqueda de evidencias, mediante una serie de pruebas e inspecciones que permitirán descubrir si existen o no errores, continuamente se procede a analizar, evaluar y documentar las evidencias de los hallazgos encontrados, para luego elaborar el informe final. 3.1.4.3.3 Informe. En la fase de informe el auditor presentará los resultados obtenidos, especificará los hallazgos encontrados y establecerá conclusiones y recomendaciones Pallerola & Monfort. (2012), se refieren a la fase de informe como: La opinión que plasme el auditor se fundamenta en el alcance de su trabajo, habitualmente la revisión de Cuentas Anuales, la mención de aspectos significativos que han superado los niveles de materialidad, previamente fijados por el auditor y la expresión en positivo (opinión favorable) o su expresión en negativo (opinión desfavorable) respecto a las cuentas auditadas. p. 54

3.1.5 Riesgo de la auditoría. Es el riesgo de que el auditor exprese una opinión de auditoría inapropiada (por ejemplo, sin salvedades), cuando los estados financieros contienen errores materiales. El riesgo de

15 auditoría está en función de los riesgos de errores materiales (riesgo inherente y riesgo de control), y del riesgo de detección. Es lo contrario a la Certeza de la Auditoría (Ochoa, Zamarra &Guevara, 2011, p.137). Es el riesgo que resulta que los estados contables contengan errores u omisiones significativos en su conjunto, no detectados o evitados por los sistemas de control de la entidad ni por el propio proceso de auditoría. En definitiva, es el riesgo de emitir un informe de auditoría inadecuado (De la Peña, 2011, p. 48).

El riesgo en la auditoría radica en la probabilidad de que el auditor brinde una opinión inadecuada, al no haber detectado errores sustanciales dentro de la auditoría realizada; el riesgo de la auditoría puede darse por inconsistencias materiales o no detectados por el sistema de control interno, pudiendo afectar de forma significativa el resultado de la auditoría. 3.1.5.1 Tipos de riesgo de la auditoría. El Riesgo que presenta la auditoría está descompuesto en tres tipos, los cuales son: Riesgo Inherente, Riesgo de Control y Riesgo de Detección. 3.1.5.1.1 Riesgo inherente. “Medición de la evaluación del auditor de la probabilidad de que haya afirmaciones erróneas importantes antes de considerar la eficacia del control interno” (Ochoa, Zamarra &Guevara, 2011, p.137) “Es la susceptibilidad que tiene una afirmación de estar afectada por un error, suponiendo que la estructura de control interno carece de políticas o procedimientos que controlen el problema” (Montaño, 2013, p. 61). Riesgo inherente es la susceptibilidad de que exista algún tipo de equivocación o irregularidad en algún proceso o sistema de la empresa, independientemente de que haya sistemas de control, tiene una relación directa con la actividad económica de la institución, este tipo de riesgo está fuera del control de la empresa. 3.1.5.1.2 Riesgo de control. Según Montaño (2013) “Es el riesgo de que una afirmación, basada en un error, no sea prevenida ni detectada oportunamente por las políticas y procedimientos de la estructura de control interno” (p. 61).

“Medición de la evaluación del auditor de la probabilidad de que no se eviten o detecten errores materiales mediante los controles internos del cliente” (Ochoa, Zamarra &Guevara, 2011, p.137). El riesgo de control reside, en la posibilidad de que se presenten errores materiales o irregularidades que no hayan sido detectados por la verificación, revisión o ajustes de la estructura de control interno de la organización. 3.1.5.1.3 Riesgo de detección. Según Montaño (2013) el riesgo de detección es “el riesgo de que el auditor no detecte un error importante que existe en una afirmación” (p. 61). Riesgo de que los procedimientos aplicados por el auditor para reducir el riesgo de auditoría a un nivel aceptablemente bajo, no detecten un error que existe y que podría ser material, ya sea en lo individual o junto con otros errores. (Ochoa, Zamarra &Guevara, 2011, p.138)

El riesgo de detección recae bajo la responsabilidad del auditor ya que es su responsabilidad, este puede presentarse por ineficiencia al definir el alcance que va a tener un procedimiento de auditoría en el trabajo que se va a realizar. 3.1.6 Control interno. “Es el concepto fundamenta subyacente de un proceso, realizado por la gente, que proporciona una seguridad razonable – junto con la categorización de objetivos, los componentes y criterios para la efectividad, y las discusiones asociadas, constituyen esta estructura conceptual del control interno” (Mantilla, 2012, p.6). El control interno incluye el plan de organización de todos los métodos y medidas de coordinación acordados dentro de una empresa para salvaguardar sus activos, verificar la corrección y confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia operacional y la adhesión a las políticas gerenciales establecidas, un “sistema” de control interno se extiende más allá de aquellos asuntos que se relacionan directamente con las funciones de los departamentos de contabilidad y finanzas. (Plasencia, 2010, p2)

Es un conjunto de técnicas, métodos, normas, procedimientos y políticas de control promovidas por la alta dirección, para alcanzar niveles razonables de eficiencia en las operaciones, el aseguramiento de los activos y el alcance de los objetivos. 3.1.6.1 Objetivo de control interno. De acuerdo con los autores Mantilla (2012) & Estupiñán (2012) los objetivos del control interno: “Se diseñan específicamente para proporcionarles seguridad razonable de conseguir en la empresa las tres siguientes categorías de objetivos:



Efectividad y eficiencia de las operaciones



Suficiencia y confiabilidad de la información financiera



Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.”

3.1.6.2 Componentes del COSO II (ERM). Según Estupiñán, 2012 el COSO II (ERM), se encuentra reflejado en la siguiente definición: Es un proceso efectuado por la junta de directores, la administración y otro personal de la entidad, aplicando en la definición de la estrategia y a través del emprendimiento, diseñado para identificar los eventos potenciales que pueden afectar la entidad, y para administrar los riesgos que se encuentran dentro de su apetito por el riesgo, para proveer seguridad razonable en relación con el logro del objeto de la entidad. (p.66)

3.1.6.2.1 Ambiente de control. El ambiente de control define la naturaleza de la empresa, busca alentar a los trabajadores impulsando la concientización y el compromiso hacia el control, con el fin de lograr los objetivos institucionales manteniendo y promoviendo valores éticos en cada una de sus obligaciones. “Está referido al ambiente que existe en la organización, en cuanto a la conciencia de los empleados respecto del control, y la postura de la administración respecto del alcance de los logros de eficiencia y rentabilidad” (Montaño, 2013, p.58). “El ambiente de control establece el tono de una organización, para influenciar la conciencia de control de su gente. Es el fundamento de todos los demás componentes del control interno, proporcionando disciplina y estructura” (Mantilla, 2012, p. 25). 3.1.6.2.2 Establecimiento de objetivo. Con relación a los objetivos el autor Estupiñán (2012) considera que: Dentro del contexto de la misión o visión, se establecen objetivos estratégicos, selecciona estrategias y establece objetivos relacionados, alineados y vinculados con la estrategia, así como los relacionados con las operaciones que aportan efectividad y eficiencia de las actividades operativas, ayudando a la efectividad en la presentación de reportes o informes internos y externos (financiera y no financiera), como la de cumplir con las leyes y regulaciones aplicables y de sus procedimientos internos determinados ( p. 68). Los objetivos deben existir antes de que la dirección pueda identificar potenciales eventos que afecten a su consecución. La gestión de riesgos corporativos asegura que la dirección ha establecido un proceso para fijar objetivos y que los objetivos seleccionados apoyan la misión de la entidad y están en línea con ella, además de ser consecuentes con el riesgo aceptado (Ambrosone, 2007, p.8).

El establecimiento de objetivos permite definir los objetivos estratégicos afines a la misión y visión de la empresa, contribuyendo eficientemente a las mejoras de las actividades, y permitiendo la rápida identificación de acontecimientos internos y externos, que pudieren afectar a la empresa. 3.1.6.2.3 Identificación de riesgo. La correcta funcionalidad de una institución puede verse afectada por factores internos o externos de la misma, la identificación de riesgos es una herramienta que permite realizar un correcto reconocimiento de los sucesos que pueden afectar significativamente a la consecución de los objetivos de la empresa. “El desempeño de una entidad puede estar en riesgo a causa de factores internos o externos. Estos factores, a su turno, pueden afectar tanto a los objetivos establecidos como los implícitos. Los riesgos se incrementan a medida en que los objetivos difieren crecientemente del desempeño pasado” (Mantilla, 2012, p. 48).

Estupiñán, (2012) afirma que: La metodología de identificación de eventos puede comprender una combinación de técnicas vinculadas con herramientas de apoyo, como la identificación de eventos pasados (cesación de pagos, cambios en los precios, pérdidas por accidentes) y futuros (cambios demográficos, mercados nuevos y acciones de los competidores). (p. 69)

3.1.6.2.4 Evaluación de riesgo. “El auditor debe evaluar tanto las contingencias como los riesgos, las primeras hacen referencia a la posibilidad de que hechos internos o externos pueden afectar favorable o desfavorablemente la situación financiera del ende” (Montaño, 2013, p.58). “Es la identificación y análisis relevantes para el logro de los objetivos y la base para determinar la forma en que tales riesgos deben ser mejorados. Así mismo, se refiere a los mecanismos necesarios para identificar y manejar riesgos específicos asociados con los cambios, tanto los que influyen en el entorno de la organización como en el interior de la misma” (Estupiñán, 2012, p.28).

La evaluación del riesgo es la identificación y análisis de los riesgos antes encontrados, para consigo determinar su reducción o eliminación y así mejorar el cumplimiento de los objetivos establecidos por la organización.

3.1.6.2.5 Respuesta al riesgo. “La dirección selecciona las posibles respuestas -evitar, aceptar, reducir o compartir los riesgos - desarrollando una serie de acciones para alinearlos con el riesgo aceptado y las tolerancias al riesgo de la entidad” (Ambrosone, 2007, p.8). Identifica y evalúa las posibilidades respuestas de los riesgos y considera su efecto en la probabilidad y el impacto. Evalúa las opciones en relación con el riesgo en la entidad, el costo y su beneficio de la respuesta a los riesgos potenciales, y el grado que más reporta las posibilidades de riesgo. Las respuestas al riesgo caen dentro de las categorías de evitar, reducir, compartir y aceptar el riesgo (Estupiñán, 2012, p.70).

La respuesta al riesgo evalúa las posibles soluciones que se pueden dar ante las eventualidades que pueden afectar significativamente a la empresa, con el propósito de disminuir el impacto o la probabilidad de ocurrencia de los mismos, se pude dar respuesta al riesgo evitándolo, reduciéndolo, compartiéndolo o aceptándolo. 3.1.6.2.6 Actividad de control. “Las actividades de control son aquellas que realizan la gerencia y demás personal de la organización para cumplir diariamente con actividades asignadas” (Montaño, 2013, p.58). Las actividades de control son las políticas y procedimientos que ayudan a asegurar que se están llevando a cabo las directivas administrativas. Tales actividades ayudan a asegurar que se están tomando las acciones necesarias para manejar los riesgos hacia la consecución de los objetivos de la entidad (Mantilla, 2012, p.59).

Las actividades de control están vinculadas a la creación de políticas, procedimientos y normas por parte de la organización, para el cumplimiento diario de las operaciones de la entidad, ayudando a asegurar que las acciones tomadas mitiguen o reduzcan el riesgo. 3.1.6.2.7 Comunicación e información. Debe comunicarse oportunamente los riesgos identificados, la información debe contribuir al cumplimento de las obligaciones. Mantilla (2012) afirma que: Debe identificarse, capturarse y comunicarse información pertinente en una forma y oportunidad que facilite a la gente cumplir sus responsabilidades. El sistema de información produce documentos que contienen información operacional, financiera y relacionada con el cumplimiento, la cual hace posible operar y controlar el negocio (p.71).

Montaño (2013) establece que: La comunicación e información contribuye al cumplimiento de las responsabilidades de la gerencia al establecer un proceso oportuno y eficaz para la transmisión de las comunicaciones. Debe satisfacer:

20    

Identificación y registro de las transacciones válidas. Descripción oportuna de las transacciones para que puedan clasificarse. Valuar apropiadamente las transacciones válidas. Registrar las transacciones en el periodo contable correcto. (p. 62)

3.1.6.2.8 Monitoreo. Según Estupiñán, (2012) La Supervisión y Monitoreo se define como: Proceso diseñado para verificar la vigilancia, calidad y efectividad del sistema de control interno de la entidad, que incluye alguna de las siguientes actividades:   

Con buen criterio administrativo interno → Auditoría Externa Supervisiones independientes → Revisiones de la Gerencia Auto evaluaciones → Revisiones de la Gerencia

El resultado de la Supervisión, en términos de hallazgos (deficiencias de control u oportunidades de mejoramiento de control), debe informarse a los niveles superiores – La gerencia, comités o junta directiva. (p. 38) Los sistemas del control interno deben monitorearse, procesos que valora la calidad de desempeño del sistema en el tiempo. Es realizado por medio de actividades de monitoreo ongoing, evaluaciones separadas o combinación de las dos. El monitoreo ongoing ocurre en el curso de las operaciones. Incluye actividades regulares de administración y supervisión y otras acciones personales realizadas en el cumplimiento de sus obligaciones (Mantilla, 2012, p.6).

El Monitoreo es un proceso que permite la verificación y seguimientos de las medidas impuestas, por el sistema de control, evaluando la calidad y efectividad del control interno en el tiempo, y a su vez implica la valoración de los controles efectuados. 3.1.6.3 Limitaciones del control interno. Montaño (2013) establece que: El control solo puede proporcionar una seguridad razonable de que los objetivos de la organización serán logrados. En estas condiciones el logro de objetivos es afectado por las limitaciones inherentes al control. Tales limitaciones tienen que ver con fallas humanas, debido a juicios e interpretaciones erróneas, ignorancia y desconocimiento, actos intencionados contra la empresa, colusión de dos o más miembros y omisión intencionada de la gerencia, entre otros. Con respecto a las limitaciones del control, se presentan los siguientes comentarios: a) Costo vs. Beneficio: El establecimiento de controles y su costo debe guardar una relación adecuada con la probabilidad de ocurrencia o materialización de un riesgo y el efecto que pueda provocar. Desde luego, la forma de determinar lo anterior varía en cada organización. b) Debilitamiento: El desempeño del control puede ser afectado por distintas causas, en diferentes momentos. La supervisión inadecuada y el entrenamiento insuficiente del personal son factores que debilitan y/o producen rompimiento parcial o total de los controles y del cumplimiento de sus objetivos. Los factores son, entre otros, los siguientes: falta de entendimiento de los controles, juicios erróneos, descuido o distracción, personal

21 temporal; implementación inadecuada de cambios y poco interés de la gerencia sobre lo apropiado del sistema de control. c) Omisión de los controles por parte de la gerencia: Debido a las amplias facultades y autoridad que tiene la gerencia, en ocasiones puede pasar por alto los controles, limitado con esto el cumplimiento de los objetivos del control. Sin embargo, la Junta Directiva o el Consejo de Administración y el Comité de Auditoría pueden y deben estar atentos a este tipo de sucesos para tomar las acciones necesarias. d) Colisión: Cualquier control puede ser afectado cuando dos o más miembros de la organización realizan un acto deliberado para su rompimiento. (p.68)

3.1.6.4 Evaluación del sistema de control interno. Según Estupiñán, 2012, p.149 La Evaluación del Sistema de Control Interno empieza: Al evaluar y estudiar el control interno, el auditor obtiene y conoce información que debe concluir en el fundamento, proceso y finalidad determinando posibles riegos, excepciones de control interno, deficiencias e inconsistencias y, algunas veces, indicios de irregularidades y hasta de cometimiento de fraudes. Ellos deben ser analizados bajo los parámetros de importancia relativa y materialidad y hacerlos conocer a su cliente, acompáñanoslos de recomendaciones y algunas veces de diagnósticos para que la administración determine medidas preventivas y se erradiquen inmediatamente o se proyecten sus arreglos necesarios. La contratación o Evaluación del Sistema de Control Interno (SCI) se lleva a cabo mediante las denominadas pruebas de cumplimiento, a través de las cuales el auditor se satisface:   

De la existencia del propio sistema de control interno. De su eficiencia, es decir, de que los mecanismos de control instalados cumplen con la finalidad para la que fueron diseñados. De su continuidad, esto es, que se encuentran funcionando y que lo hacen correctamente (De la Peña, 2011, p. 103).

La evaluación del sistema de control interno se realiza mediante las pruebas de cumplimiento, para determinar si los instrumentos de control implementados efectúan el propósito por el que fueron creados y establecer si se encuentran trabajando correctamente. 3.1.6.5 Control interno cuentas por cobrar. Whittington & Pany (2007) afirman que: Para entender ese tipo de control los auditores necesitan tener en cuenta varios componentes: ambiente de control, evaluación del riesgo, monitoreo, sistema (contable) de información y de comunicación, actividades de control.



Ambiente de control: Respecto a las políticas y prácticas de recursos humanos del cliente, los directivos deberían verificar los antecedentes de los candidatos y obtener pólizas de seguros de fidelidad de los que ocuparán puesto de confianza. El control interno mejora también cuando a quienes llevan los registros contables o manejan efectivo se les pide que tomen sus vacaciones y cuando se rotan periódicamente sus obligaciones. Evaluación de Riesgos: …En el ciclo de ingresos, los ejecutivos deberían diseñar un proceso formal para monitorear los factores externos: cambios de las condiciones económicas, competencia, demanda, de los clientes y regulaciones que puedan afectar al cumplimiento de los objetivos de ventas de la empresa. Además, deberían evaluar los efectos de factores internos como las modificaciones de los principios contables, la



introducción de nuevos productos y servicios, el uso de otros tipos de transacciones de ventas. Son factores que pueden crear nuevos riesgos pues indican la necesidad de implementar nuevas clases de control para evitar errores en los ingresos. Monitoreo: Los Auditores internos participan en el proceso de monitoreo. En sus actividades pueden encargarse de enviar periódicamente a los clientes los estados mensuales o confirmaciones e investigar las discrepancias. También revisan exhaustivamente los informes de embarque, las facturas, los ingresos en efectivo, los memorandos de crédito y los análisis de antigüedad de saldos de las cuentas por cobrar para determinar si las actividades de control establecidas se realizan en forma constante. Estas evaluaciones periódicas contribuyen a aumentar la eficacia operativa de las actividades de control. (p.379)

3.1.7 Cuentas por cobrar. Las cuentas por cobrar incluyen no sólo las reclamaciones contra los clientes provenientes de la venta de bienes o servicios, sino también muchas otras: préstamos a funcionarios o empleados, préstamos a subsidiarias, reclamaciones contra otras compañías, reclamación de reembolsos de impuestos y anticipos a proveedores. (Whittington & Pany, 2007, p.377).

Las cuentas por cobrar o también conocida como cartera de crédito contienen los registros de los préstamos otorgados por parte de una institución, por concepto de ventas de bienes o servicios, dichos créditos forman parte del activo corriente de la empresa, y su cobranza está ligada directamente con la liquidez de la empresa. 3.1.7.1 Gestión de crédito y cobranzas. Según los autores Morales & Morales (2014) la gestión de crédito y cobranza es: Una de las técnicas comúnmente aceptadas para la cobranza de una cuenta la constituye una serie de apremios de cobro encaminados a inducir al cliente a pagar el monto de su adeudo, y al mismo tiempo conservar la buena voluntad del cliente y mantener la relación comercial (p.169).

Es un procedimiento dinámico y continúo realizado por la entidad con el objetivo de reactivar la relación comercial con el cliente, la gestión de cobranzas incita al usuario a pagar la deuda que mantiene con la empresa, manteniendo una excelente relación comercial y el interés del cliente en la institución. 3.1.7.1.1 Gestión. La gestión financiera operativa es una función encargada de la administración de las actividades económicas que generan efectivo, como resultado de la inversión y el financiamiento, a partir de la toma de decisiones en el corto plazo. Considerando como objetivo principal el equilibrio entre riesgo y rentabilidad de las operaciones efectuadas en la organización. (Hernández, Espinoza & Salazar, 2014)

3.1.7.1.2 Cobranzas. La cobranza es el conjunto de estrategias que utiliza la empresa para recaudar deudas que tienen pendientes los clientes con la institución. Morales & Morales (2014) establecen que: El objetivo primordial de la cobranza es mantener la buena voluntad de todos los deudores, es decir, lograr que paguen los créditos que se les han otorgado, pero que ellos deseen hacerlo de manera espontánea, para ello es necesario tener un conocimiento completo de las técnicas de cobranza y saber cómo y cuándo aplicarlas (p.147).

3.1.8 Políticas y procedimientos. Toda entidad debe establecer políticas y procedimientos en la organización, siendo directrices para el correcto funcionamiento de las mismas. 3.1.8.1 Políticas de concesión de créditos. “Es una directriz, compuesta de normas generales básicas, sin entrar en detalles que puedan cambiar con el tiempo, tales como las tasas de interés, activos del solicitante de crédito o valor de las ventas de las empresas” (Anaya, 2011, p.525). Las políticas de concesión de crédito establecen normas y lineamientos a seguir por parte de la institución, para precautelar la liquidez de la empresa; cuando se realiza un crédito, es necesario solicitar una serie de documentación, que sustente la solvencia del cliente y garantice el crédito concedido. 3.1.8.1.1 Técnicas de análisis para la aceptación del crédito. Los autores Castro & Castro (2014) mencionan en su obra crédito y cobranza que: El análisis de crédito es el juicio de la posición de un cliente, apoyado en una información amplia y segura, así como la aplicación de técnicas de evaluación para calcular el riesgo relacionado con la utilidad. Los elementos de decisión para evaluar el crédito de un cliente son los siguientes: 1. Reputación. La reputación o imagen del solicitante orienta al ejecutivo de crédito para conocer si el deudor desea pagar. Le indica, entre otras cosas, si tiene fama de ser buen pagador, si se retrasa con frecuencia o si le niegan el crédito otras empresas. 2. Arraigo. Para medir el riesgo que se corre, el ejecutivo debe conocer, tratándose de una persona física especialmente, el tiempo de permanencia en su trabajo y en su domicilio. 3. Capacidad mercantil. Representa la capacidad del deudor para generar utilidades suficientes para pagar el préstamo. Se estudian los estados financieros con el fin de determinar la proporcionalidad y la tendencia de los resultados. 4. Solvencia. Es la posición financiera que refleja el estado de liquidez aceptable, es decir, si en un momento dado el deudor cuenta con dinero suficiente para cubrir sus compromisos. Es posible que tenga utilidades cuantiosas, pero todas ellas invertidas en valores fijos, y que no tenga activo circulante.

24 5. Disponible. Preferentemente dinero para hacer pagos. 6. Garantía. Ésta puede ser personal, prendaria o hipotecaria, con la cual se determina el riesgo que se corre al abrir el crédito al solicitante. 7. Posición económica. Finalmente, el ejecutivo de crédito debe estar al tanto de las variaciones económicas que existen en el medio susceptible al afectar los límites de crédito que se pueden ofrecer. (p.122)

3.1.8.2 Procedimientos de recuperación de créditos. Las cuentas vencidas y no pagadas ocurren por diversas razones, y éstas requieren diferentes procedimientos y técnicas. Según Morales & Morales (2014) afirma que: Es posible dividir un sistema general de cobranzas en cuatro etapas, describiendo en cada etapa la clase de esfuerzo que se hace con el cliente para que cumpla con los pagos del crédito y que caracterizan a cada una, es así que pueden establecerse: 1. Etapa de rutina impersonal. En esta etapa es en donde se hace la clasificación de los deudores, específicamente para aquellos clientes que no pagaron en las fechas que tenían la obligación de saldar el crédito de manera parcial o total. Esta etapa comienza en el momento que se presenta la expiración del periodo de crédito establecido. Alguno de los medios de cobranza disponibles más comunes para usarse en esta etapa son los diversos estados de cuenta (o facturas) impersonales que se envían a los clientes, añadidos en los estados y avisos impresos o escritos en los estados de cuenta, diversas formas de cartas de tipo recordatorio. Los deudores que generalmente responden a los medios de cobranza de esta etapa son aquellos que generalmente están esperando algún aviso de que la cuenta está vencida, o los que han olvidado de manera honesta hacer el pago cuando se vence, los deudores descuidados o morosos y quienes están temporalmente en dificultades financieras. 2. Etapa de exhortación impersonal. Se caracteriza porque las acciones de cobro todavía son de naturaleza impersonal, pero han cambiado de un procedimiento rutinario a uno orientado principalmente con base en exhortaciones para motivar que el cliente pague los saldos vencidos. En esta etapa, los modelos de carta que se usan ya no son del tipo impersonal rutinario, en estos casos ya asumen más bien el carácter de exhortación. Si los avisos suaves en la primera etapa no lograron que el deudor pagara el crédito, entonces lo recomendable es usar medios más enérgicos para lograr el pago del crédito. 3. Etapa de exhortación personalizada. En esta fase, todas las gestiones se hacen ante el deudor mismo; se usan esfuerzos de cobranza que son los últimos antes de usar una acción de tipo legal. Los deudores se caracterizan porque se han sobregirado, eventualmente se vuelven insolventes (y que pueden acudir a la quiebra), han sufrido algún accidente o infortunio (como un siniestro, robo, etc.); algunos son defraudadores habituales con el propósito de nunca pagar y que creen que el importe del adeudo es incorrecto y discuten cómo se encuentra la factura. Los medios de cobranza comúnmente que se usan para este tipo de acreedores son: cartas personales (generalmente una serie, espaciada a intervalos de tiempos diferentes) en las que se indica al deudor el largo procedimiento que el acreedor se ha visto forzado a seguir. También se hace la notificación a la oficina del Buró de Crédito para que se registre en el historial crediticio la actitud del deudor para cumplir con sus obligaciones del crédito. 4. Etapa de acción drástica o legal. En esta etapa se identifica si el deudor posee bienes propios antes de emprender cualquier acción legal, derivado de lo cual pueden emplearse las siguientes técnicas de cobranza.  Convenio de ampliación. De acuerdo con este convenio, responderán adecuadamente las personas honestas y sinceras que temporalmente no pueden cumplir con sus obligaciones de pago y lo que se hace, esencialmente, es otorgarles un plazo más largo



para cubrir sus adeudos, a través de establecer un convenio para lograr pagar sus adeudos vencidos. El acreedor simultáneamente debe ejecutar diversos actos tales como: aumento de un cargo por servicio, especialmente en cuentas corrientes sobre las que normalmente no se hace ningún cargo financiero, conversión de una cuenta corriente a un crédito revolvente, con todas las características que van unidas a estas cuentas, conversión de una cuenta corriente a una cuenta de documentos por cobrar a una fecha definida y un cargo por servicio. Convenio de arreglo. De acuerdo con este esquema los acreedores convienen en aceptar una suma reducida como liquidación total del adeudo. Solamente se hace en aquellos casos en los cuales el deudor es honesto y sincero y completamente libre de cualquier acusación o fraude. Los acreedores pueden sentirse afortunados al recibir un porcentaje de sus créditos sin seguir ninguna otra acción drástica. Se usa la política en donde más vale recuperar algo a nada y básicamente porque los juicios de crédito desgastan a los acreedores. Cesión de cuentas por cobrar. Algunas empresas han encontrado conveniente vender sus cuentas por cobrar a instituciones financieras, como es el caso de las empresas de factoraje. Si esto se lleva a cabo y se firma un convenio sin recurso, la empresa se libera de cualquier responsabilidad futura por el cobro. La empresa paga a la institución financiera una cuota (o un descuento), un acto que reduce la productividad de cualquier cuenta por cobrar. Por ejemplo, la empresa de factoraje paga 90 centavos de cada peso de las cuentas por cobrar, entonces la empresa que otorga el crédito puede traducírsele en pérdida. Agencia de cobranzas. Otras de las acciones drásticas que puede usar un acreedor es trasladar la cuenta a una agencia de cobranzas. Donde generalmente cada agencia de cobranza ha establecido sus propios sistemas de cobranza predeterminados, y lo que busca fundamentalmente es recuperar el importe no pagado por el deudor (p.150-152).

3.1.9 Cuentas incobrables. Se denominan cuentas incobrables aquellos cobros que por alguna razón se estiman difíciles de recuperar. Díaz (2011) determina que: “El departamento de cartera debe realizar un estudio adecuado para determinar la capacidad de pago de endeudamiento, costumbres de pago, solvencia moral del deudor, etcétera, para eliminar posibles pérdidas de cartera” (p.124) La ley orgánica de régimen tributario interno (LORTI) en el artículo 10 inciso 11 establece que: Las provisiones para créditos incobrables originados en operaciones del giro ordinario del negocio, efectuadas en cada ejercicio impositivo a razón del 1% anual sobre los créditos comerciales concedidos en dicho ejercicio y que se encuentren pendientes de recaudación al cierre del mismo, sin que la provisión acumulada pueda exceder del 10% de la cartera total. Las provisiones voluntarias, así como las realizadas en acatamiento a leyes orgánicas, Dirección Nacional Jurídica Departamento de Normativa Jurídica especiales o disposiciones de los órganos de control no serán deducibles para efectos tributarios en la parte que excedan de los límites antes establecidos. La eliminación definitiva de los créditos incobrables se realizará con cargo a esta provisión y a los resultados del ejercicio en la parte no cubierta por la provisión, cuando se hayan

26 cumplido las condiciones previstas en el Reglamento. No se reconoce el carácter de créditos incobrables a los créditos concedidos por la sociedad al socio, a su cónyuge o a sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad y segundo de afinidad ni los otorgados a sociedades relacionadas. En el caso de recuperación de los créditos, a que se refiere este artículo, el ingreso obtenido por este concepto deberá ser contabilizado. El monto de las provisiones requeridas para cubrir riesgos de incobrabilidad o pérdida del valor de los activos de riesgo de las instituciones del sistema financiero, que se hagan con cargo al estado de pérdidas y ganancias de dichas instituciones, serán deducibles de la base imponible correspondiente al ejercicio corriente en que se constituyan las mencionadas provisiones. Las provisiones serán deducibles hasta por el monto que la Junta de Política y Regulación Monetaria y Financiera establezca. Para fines de la liquidación y determinación del impuesto a la renta, no serán deducibles las provisiones realizadas por los créditos que excedan los porcentajes determinados en el artículo 72 de la Ley General de Instituciones del Sistema Financiero así como por los créditos vinculados concedidos por instituciones del sistema financiero a favor de terceros relacionados, directa o indirectamente, con la propiedad o administración de las mismas; y en general, tampoco serán deducibles las provisiones que se formen por créditos concedidos al margen de las disposiciones de la Ley General de Instituciones del Sistema Financiero.

3.1.10 Indicadores de gestión de cartera. Según Franklin (2007): El fin primordial de emplear indicadores de gestión en el proceso administrativo es evaluar en términos cualitativos y cuantitativos el puntual cumplimiento de sus etapas y propósito estratégicos, a partir de la revisión de sus componentes. Para estar en posibilidad de obtener la mayor y mejor información, a cada etapa del proceso se le asignan indicadores cualitativos, que son los que dan razón de ser a la organización, e indicadores cuantitativos, que son los que traducen en hechos el objeto de la organización. (p.154)

Y a su vez dentro de los Indicadores que presenta el autor podemos destacar los siguientes indicadores de cartera: Rotación de cuentas por cobrar =

Políticas de crédito =

Valor de las ventas Promedio de cartera anual

Cuentas incobrables Volumen de créditos concedidos

Índice de recaudo cartera vencida =

Recaudos anuales vencidos Cartera recaudada vencida

3.2 Flujograma Según Estupiñán (2012) “Representación gráfica de un proceso administrativo caracterizado por su naturaleza secuencial” (p.176). NOMBRE Registro

Documento

Decisión

Línea de flujo o comunicación Finalización del flujograma por subsistemas

IDENTIFICACIÓN

CONCEPTO Representa un documento en el cual hay anotaciones de entrada y salida de operaciones, normalmente son libros auxiliares o principales llevados a mano mediante medio mecánico. Se utiliza para identificar cualquier tipo de documentos originado o recibido en cada sistema (cheque, factura, parte diario, etc). Se utiliza este símbolo cuando la operación graficada en el flujograma está sujeta a ciertas alternativas que pueden presentarse antes de continuar el procedimiento. Representa la conexión o el movimiento del flujo a través de operaciones o de documentos. La flecha indica el sentido del proceso y concatenación de una acción con otra. Este símbolo se utiliza para indicar la conclusión del flujograma de cada subsistema. Este es el último símbolo que se gráfica.

Figura 5. Explicación de la simbología utilizada en los flujogramas. Adaptado de “Control Interno y Fraudes con base en los coclos transaccionales – Análisis de Informe COSO I y II” por R. Estupiñan, 2014, p.179-184.

METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN

En el presente trabajo de titulación se aplicó una serie de metodologías que respaldan la utilización de los procedimientos para la recolección de datos de la investigación. Empleando un enfoque cuantitativo, con un tipo de investigación de carácter descriptivo y exploratorio, permitiendo corroborar con la problemática planteada en el proyecto.

4.1 Enfoque En la actualidad toda investigación debe poseer un enfoque, para lo cual dichos enfoques se pueden subdividir en cuantitativos o cualitativos, sin embargo, ambos emplean procesos minuciosos, empíricos y pretenden contribuir con la creación de conocimiento. Esta disertación en particular llevara a cabo un enfoque cuantitativo, considerando la naturaleza de la investigación. 4.1.1 Enfoque Cuantitativo. Según Hernández, Fernández & Baptista (2010) “El enfoque cuantitativo usa la recolección de datos para probar hipótesis, con base en la medición numérica y análisis estadístico, para establecer patrones de comportamiento y probar teorías” (p.4). La evaluación del sistema de control interno de los procesos de crédito posee la característica de usar un análisis descriptivo mediante un enfoque cuantitativo, pues se recolectará e interpretará los datos y componentes más relevantes de la cartera de crédito existente de la empresa. 4.1.2 Tipo de Investigación. Un enfoque cuantitativo puede constar de varios alcances o tipos de investigación, sin embargo, en la presente disertación se empleará un estudio exploratorio, descriptivo y explicativo. 4.1.2.1 Investigación exploratoria. De acuerdo con los autores Hernández, Fernández & Baptista (2010): “Los estudios exploratorios se realizan cuando el objetivo es examinar un tema o problema de investigación poco estudiado, del cual se tiene muchas dudas o no se ha abordado antes. Es decir, cuando la revisión de la literatura reveló que tan sólo hay guías no investigadas e ideas vagamente relacionadas con el problema de estudio, o bien, si deseamos indagar sobre temas y áreas desde nuevas perspectivas” (p.79).

Una investigación exploratoria permitirá al actual trabajo familiarizarse con la empresa y conocer las deficiencias que esta presenta en el área de cartera de crédito y consigo determinar las causas de estos acontecimientos. 4.1.2.2 Investigación descriptiva. “La investigación descriptiva busca especificar propiedades, características y rasgos importantes de cualquier fenómeno que se analice. Describe tendencias de un grupo o población” (Hernández, Fernández & Baptista, 2010, p.80). Mediante la investigación descriptiva se pretenderá narrar la situación actual de la empresa y la gestión de crédito y cobranzas que esta lleva a cabo; proporcionándonos una guía para lograr solucionar la problemática propuesta. 4.1.2.3 Investigación explicativa. “Está dirigido a responder por las causas de los eventos y fenómenos físicos o sociales. Se enfoca en explicar por qué un fenómeno y en qué condiciones se manifiesta, o por qué se relacionan dos o más variables” (Hernández, Fernández & Baptista, 2010, p.85). Este tipo de investigación consiente en identificar las causas de las deficiencias en la gestión de cartera y por consiguiente la reducción de la liquidez en la empresa.

4.2 Población / Muestra 4.2.1 Población. “Una población es el conjunto completo de todos los elementos, individuos o entes que constituyen el objeto de un determinado estudio y sobre los que se quiere obtener conclusiones” (Martínez, Ruiz & Vallada, 2013, p.17). Nuestro sujeto de análisis se enfoca en el número total de clientes externos de la matriz, e internos conformados por los empleados y directivos de la organización. Tabla 1 Población Bemauexpress S.A

UNIVERSO Gerente General Empleados Clientes Externos TOTAL Nota: Universo=48. Fuente: Investigación de Campo.

1 5 42 48

4.2.2 Muestra. En ocasiones llevar a cabo una investigación de toda la población, suele ser uno de los motivos que dificultan su estudio, es por ello que en estos casos se emplea una muestra representativa. “Una muestra se puede definir como el subconjunto de elementos de la población que se seleccionan para el estudio” (Martínez, Ruiz & Vallada, 2013, p.20).

Existen distintos tipos de muestras, para la recolección de la muestra de los clientes externos de la presente disertación se empleó la muestra de caso-tipo y por conveniencia, de acuerdo con los autores Hernández, Fernández & Baptista, 2010:

Considerando que la población de dicha investigación es inferior a cien personas, se aplicó las técnicas e instrumentos de recolección de datos al total de la población, las mismas que estuvieron dirigidas al propietario, por medio de la entrevista, a los clientes internos mediante una encuesta y la observación directa; por último, los clientes externos por medio de una encuesta telefónica.

4.3 Técnicas e instrumentos de recogida de datos Dentro de la presente investigación se emplearon como instrumentos de recolección de datos la observación directa, entrevista, encuesta y un cuestionario en forma de examen, los mismos, que formaron parte de la fase de planificación de la presente auditoria permitiendo la recolección de información sobre las normativas de la institución y sus procesos. Mediante la observación directa se pudo evidenciar el manejo empírico existente en la organización y a su vez las deficiencias de procesos de crédito; la entrevista con el gerente y el jefe de crédito permitió conocer el funcionamiento de la empresa y las expectativas que aspiraban obtener de los procedimientos de la cartera; con la encuesta realizada se obtuvo un mayor panorama de como los empleados y clientes externos apreciaban el manejo de los procesos de crédito de la organización y a su vez se constató algunas inconsistencias del área crediticia; por último el cuestionario de control interno reflejo el nivel de riesgo existente en los componentes del COSO ERM.

4.4 Técnicas de análisis de datos En dicha disertación se utilizó un análisis de datos descriptivo en el cual “se interpretan los datos obtenidos. Propiamente, es la agrupación de datos en rangos significativos que se concentran conforme a una adecuada selección para dar una interpretación útil al investigador” (Muñoz, 2011, p 121).

Para comprender los resultados obtenidos de las encuestas y cuestionarios aplicados, se realizará un análisis descriptivo, el mismo nos permitirá controlar la presencia de posibles errores en el proceso de cartera de crédito y de esta manera determinaremos los atributos del hallazgo, describiendo las condiciones criterio, causa, efecto del problema.

RESULTADOS

5.1 Discusión y análisis de los resultados 5.1.1 Entrevista al gerente. 1. ¿La empresa cuenta con una estructura organizacional definida? Sí, En el tema logístico, contable y administrativo. 2. ¿Se les comunica a los empleados las funciones que desempeñaran en su cargo? Sí. 3. ¿Cuenta la empresa con un área de créditos y cartera? Sí, contamos con un área de cobranza, pero nos falta desarrollarla. 4. ¿Maneja la empresa un manual de políticas y procedimientos para la concesión de créditos? No, no se maneja ningún manual. 5. ¿Posee la empresa el personal idóneo para la concesión de créditos? No. 6. ¿Qué procedimientos se deben seguir para una venta a crédito? Primero se debe realizar el estudio de volumen de envíos que realice, para según eso realizar el análisis del tipo de crédito que se le puede dar. 7. ¿Qué requisitos se solicitan a los clientes para el otorgamiento de crédito? Escritura de las compañías, nombramiento de los gerentes o representantes legales y una o dos referencias comerciales. 8. ¿Posee la empresa un monto mínimo para el otorgamiento de créditos? Sí, a partir de los $500,00 y un máximo de $10000,00 9. ¿Existen normativas para la recuperación de cartera? No. 10. ¿La empresa maneja una base de datos de la cartera de crédito otorgada? Sí.

11. ¿Maneja la empresa un archivo con las fechas de vencimiento de los créditos otorgados? No. 12. ¿Tiene la empresa inconvenientes en la recuperación de cartera? Sí. 13. ¿Cree usted, que la actual gestión de cartera es eficiente? No es eficiente. 14. ¿Considera usted, que existe el debido control y vigilancia en la cartera de crédito? No. 15. ¿Considera usted, que es necesario un manual de políticas y procedimientos para la concesión y recuperación de cartera? Sí. 16. ¿Considera necesario incrementar la documentación que garanticen la concesión y recuperación del crédito? Sí, es necesario incrementar documentos. 17. ¿Conoce usted el monto actual de la cartera de crédito? Sí, actualmente tenemos en cartera de crédito $149000,00 18. ¿La empresa tiene cuentas incobrables, cuál es el monto? Sí, se estima que sean unos $30000,00 5.1.2 Encuesta a empleados. Tabla 2 Encuesta a empleados

N° 1

PREGUNTAS OPCIONES TOTAL 5 % ¿Conoce usted si la empresa cuenta con Sí 5 100% 5 una estructura organizacional definida? No 0 0% El total de los encuestados señalaron que la empresa si cuenta con una estructura organizacional definida y un departamento de crédito establecido.

¿Se les comunica a los empleados las Sí 5 100% funciones que desempeñaran en su 5 No 0 0% cargo? El total de los empleados afirmaron que si se les comunica y tienen definidas las funciones que deben de realizar en la empresa. ¿Cuenta la empresa con un área de Sí 5 100% 5 créditos y cartera? No 0 0% El total de trabajadores indicaron que la empresa si cuenta con un área de créditos y cartera pero que ésta no tiene un adecuado procedimiento para la concesión de créditos. ¿La empresa maneja un manual de Sí 0 0% políticas y procedimientos para la 5 No 5 100% concesión de créditos? El total de los encuestados señalaron que la institución no tiene establecido físicamente un manual de políticas y procedimientos para concesión de créditos, ellos establecen que se basan en la experiencia. ¿Considera usted que la empresa posee Sí 5 100% al personal idóneo para la concesión de 5 No 0 0% créditos? El total de los colaboradores indicaron que el personal que se encarga de la concesión de créditos si es el idóneo para ejercer esas funciones puesto que tiene varios años de experiencia. ¿Conoce usted, los procedimientos que Sí 5 100% se deben seguir para una venta a 5 No 0 0% crédito? El total de los trabajadores señalaron que conocen cuales son los pasos a seguir para realizar una venta a crédito. ¿La empresa le ha informado a cerca de Sí 1 20% 5 políticas para concesión de un crédito? No 4 80% La mayoría de los empleados indicaron que desconocen cuáles son las políticas para la concesión de un crédito. Solicitud de crédito 5 25% Se pide garantía 5 25% 5 25% ¿Qué requisitos se solicitan a los Cédula de identidad clientes para el otorgamiento de 5 Se revisa el buró 4 20% crédito? (Selección múltiple) crédito Otros (Contrato para 1 5% cliente crédito) La mayor parte de los colaboradores tienen pleno conocimiento de cuáles son los requisitos que deben solicitar a los clientes para que puedan acceder a un crédito. ¿La empresa tiene un monto mínimo para la concesión de un crédito? (Si su respuesta fue “NO” continúe directamente a la pregunta 11.)

Sí

60% 5

40%

Más de la mitad de los trabajadores tienen conocimiento del monto mínimo para conceder crédito.

Especifique el monto mínimo para el Desconocen 2 40% 5 otorgamiento de créditos $ 300,00 3 60% 10 La mayor parte de los colaboradores tienen conocimiento de que el monto mínimo para el otorgamiento de crédito es de $300. ¿Existen normativas para la Sí 0 0% recuperación de cartera? 5 No 5 100% 11 El total de trabajadores indicaron que la empresa no cuenta con normativas para la recuperación de cartera y se basan sus actividades en conocimientos empíricos. ¿La empresa maneja una base de datos Sí 5 100% de la cartera de crédito otorgada? 5 No 0 0% 12 El total de encuestados señalaron que la empresa si tiene un registro de los clientes a los que se les otorgo crédito. ¿Maneja la empresa un archivo con las Sí 0 0% fechas de vencimiento de los créditos 5 No 5 100% otorgados? 13 El total de trabajadores indicaron que la empresa no lleva un control de las fechas de vencimiento de las cuotas a pagar por los clientes. ¿Conoce usted, si la empresa tiene Sí 1 20% inconvenientes en la recuperación de 5 No 4 80% cartera? 14 La mayoría de los empleados señalaron que no tienen inconvenientes en la recuperación de cartera, mencionaron que con la mayor parte de clientes ya llevan varios años trabajando. Excelente 0 0% Muy Bueno 0 0% ¿Cómo calificaría usted al proceso de 5 la gestión de cartera? Bueno 5 100% 15 Malo 0 0% El total de los encuestados señalaron que el proceso de la gestión de cartera es bueno, mencionaron que el proceso tiene deficiencias. ¿Considera necesario incrementar la Sí 1 20% documentación que garanticen la 5 No 4 80% concesión y recuperación del crédito? 16 La mayor parte de trabajadores indicaron que no es necesario aumentar la cantidad de documentación para la concesión y recuperación de crédito porque ellos consideran que el proceso tomaría más tiempo si piden más documentos. ¿Considera usted, que es necesario un Sí 5 100% manual de políticas y procedimientos 5 No 0 0% para la concesión y recuperación de 17 cartera? El total de los empleados afirmaron que si es necesario crear un manual de políticas y procedimientos para la concesión de créditos y recuperación de cartera para disminuir las deficiencias que tienen en estos procesos.

¿Conoce usted el monto actual de la Sí 5 100% 5 cartera de crédito? No 0 0% 18 El total de trabajadores tienen pleno conocimiento del monto actual que tiene la empresa en cartera de crédito. ¿Conoce usted, si la empresa tiene Sí 5 100% 5 cuentas incobrables? No 0 0% 19 La totalidad de los trabajadores indicaron que la empresa tiene cuentas incobrables debido al ineficiente control que tenía la encarga anterior de la cartera de crédito. Nota: Datos obtenidos de la encuesta realizada a los empleados. Fuente: Investigación de Campo.

5.1.3 Encuesta a clientes externos. Tabla 3 Encuesta a clientes externos

N°

PREGUNTAS OPCIONES TOTAL 42 % ¿Le han explicado el Sí 19 44% 42 procedimiento de venta? No 23 56% La mayor parte de los clientes señalaron que la persona encargada en ventas no les explicó el procedimiento a seguir para adquirir el servicio que presta BEMAUEXPRESS. ¿Sabe usted el procedimiento de Sí 17 40% 42 concesión del crédito? No 25 60% Más de la mitad de los encuestados indicaron que no tienen conocimientos del procedimiento a seguir para acceder a un crédito. ¿Conoce cuáles son los requisitos Sí 18 43% que se necesitan para la aprobación 42 No 24 57% del crédito? La mayor parte de los clientes encuestados indicaron que desconocen cuáles son los requisitos que necesitan para poder acceder a crédito. ¿Sabe usted que documentos Sí 42 100% 42 respaldan la venta? No 0 0% La totalidad de los encuestados indicaron que tienen pleno conocimiento de los documentos que respaldan la venta. 1 día 0 0% Más de 1 día 0 0% ¿Una vez solicitado el crédito, que 42 tiempo tardan en aprobarlo? 1 semana 13 32% Más de una semana 29 68% Más de la mitad de clientes mencionaron que el proceso de aprobación de crédito tarda más de una semana, esto no es favorable para la empresa puesto que es un lapso de tiempo demasiado largo para aprobar una venta a crédito.

¿Posterior a la aprobación del Sí 32 76% crédito, la empresa le indica los 42 No 10 24% valores y las fechas en las que debe realizar el pago? La mayoría de los clientes encuestados mencionaron que, si se les indica los valores y las fechas en las que deberían realizar el pago, pero los clientes creyeron conveniente que se les debería entregar un documento físico que contenga esa información. ¿Usted cumple con el desembolso Sí 42 100% del dinero en las fechas 42 No 0 0% establecidas? La totalidad de los clientes indicaron que si desembolsan el dinero de las cuotas en las fechas establecidas. ¿Ha tenido diferencias en la Sí 28 67% conciliación de su saldo con 42 No 14 33% BEMAUEXPRESS S.A? Más de la mitad de los clientes encuestados tuvieron problemas en la conciliación de saldos debido a la demora en la entrega de facturas por parte de BEMAUEXPRESS S.A ¿Comunica a la empresa cuando Sí 13 31% usted se va a retrasar con un pago? No 19 45% (Si no se retrasó pase a la pregunta 42 11) Nunca se retrasó con 10 24% un pago La mayor parte de los de clientes encuestados indicaron que no comunicaron que se iban a retrasar en algún pago porque el artículo enviado por el servicio de encomienda se tardó más de lo establecido en llegar a su origen. ¿Usted ha recibido llamadas para recordarle que tiene un saldo vencido?

Sí 20 48% No 12 29% 42 No Aplica 10 24% Más de la mitad de personas encuestas indicaron que, si recibieron llamadas telefónicas, pero no para comunicarles que tienen saldos vencidos, las llamadas se realizaron para informarles que las facturas ya fueron enviadas. ¿Cuándo realiza el pago, recibe un Sí 29 69% 42 comprobante del mismo? No 13 31% La mayoría de encuestados indicaron que independientemente de la factura tenían los comprobantes de depósitos o los vouchers como respaldo de pago. ¿La empresa le comunica el saldo Sí 10 24% pendiente de su cuenta después de 42 No 32 76% realizar el abono? La mayor parte de los clientes encuestados indicaron que no se les comunica el saldo pendiente de su cuenta después de realizar el abono, también agregaron que la empresa debería enviarles un estado de las deudas actualizado mensualmente.

¿La institución le comunica que su Sí 7 16% deuda ha sido cancelada en su 42 No 35 84% totalidad? La mayoría de los clientes encuestados mencionaron que no reciben ninguna notificación por parte del encargado para indicarles que la deuda esta saldada. ¿Cómo calificaría usted al proceso de la gestión de cartera?

Excelente 0 0% Muy Bueno 0 0% 42 Bueno 42 100% Malo 0 0% El total de los encuestados calificaron al proceso de gestión de cartera como bueno, los clientes mencionaron que el proceso tiene deficiencias.

Nota: Datos obtenidos de la encuesta realizada a los clientes externos. Fuente: Investigación de Campo

5.1.4 Análisis de resultados. De acuerdo con el análisis de datos obtenidos, tanto en la entrevista con el propietario, como en las encuestas realizadas a los clientes internos y externos, se pudo evidenciar que la empresa Bemauexpress S.A posee un área de crédito y cobranzas, según lo justifica la pregunta N. 3 de la entrevista al propietario y la encuesta al personal; a su vez en la pregunta N. 4 de la entrevista y encuesta determinó que área carece de políticas y procedimientos para la concesión de crédito y recuperación de cartera. En la pregunta N.17 y 18 el gerente mencionó, que actualmente la empresa mantiene niveles altos en cuentas por cobrar y en cuentas incobrables, además se estableció según la pregunta N. 19 realizada a los empleados, que el monto mínimo para conceder un crédito de $300.00, No existe el debido control y vigilancia de la cartera de crédito concedido, de acuerdo con la respuesta a la interrogante N. 14 de la entrevista al gerente; asimismo en las preguntas 11 y 13 realizadas al propietario y al personal respectivamente, además, según las respuestas obtenidas de las preguntas 9 y 10, la empresa no cuenta con una base de datos actualizada de las fechas de vencimiento de los créditos. A su vez en las preguntas 1 y 2 de la encuesta realizada a los clientes externos, estos manifestaron que desconocían los procedimientos para la concesión de un crédito y también sobre la documentación necesaria que deben presentar para acceder a esté, de acuerdo con la contestación dada a la pregunta N. 3. Además, indicaron que en varias ocasiones han tenido desacuerdos con los saldos conciliados de la empresa.

Conforme lo estipulado en la pregunta N.8, recalcando que esto se da, debido al constante cambio de personal y que la empresa no comunica el nuevo saldo adeudado después de realizar un pago. Asimismo, en la recolección de datos realizada se le pidió a toda la población que califiquen el proceso de la gestión de cartera y estos la consideraron como buena, en una escala de calificación de excelente, muy buena, buena y mala.

5.2 Propuesta de Intervención El presente trabajo de titulación tiene como fin evaluar el sistema de control interno de la gestión de cartera en la Empresa BEMAUEXPRESS S.A ubicada en la ciudad de Santo Domingo, año 2016. Para lo cual se guiará con los siguientes cuatro objetivos específicos: 

Conocer los procesos actuales de concesión y recuperación de créditos.



Evaluar el sistema de control interno, su estado y los riesgos que presenta la cartera de crédito.



Informar respecto a los hallazgos encontrados.



Determinar el impacto de la implementación de las recomendaciones en la gestión del área de crédito.

5.2.1 Conocer los procedimientos actuales. Para cumplir con el objetivo de conocer los procesos actuales de concesión y recuperación de créditos, se requirió realizar el levantamiento de información dentro de la empresa, para consigo conocer e identificar los procedimientos que se llevan a cabo en la sección de crédito y cobranzas, con el fin de determinar las deficiencias y áreas críticas que posee el departamento.

5.2.1.1 Programa de planificación. Este trabajo de titulación empleara el siguiente programa de planificación: CUENTAS POR COBRAR CLIENTES – BEMAUEXPRESS S.A PROGRAMA DE PLANIFICACIÓN Tabla 4 Programa de Planificación

N. PROCEDIMIENTO CÉDULA FECHA AUDITOR A Aplicables en la etapa de Planificación A. 00 Identificación de la Estructura Organizacional. P1 16/06/2017 J.A.R.V Describir la Narrativa del proceso de concesión de crédito, incluyendo la A.01 información relevante sobre montos mínimos P2 18/06/2017 M.E.V.V y máximo, descuentos, intereses, plazos de crédito. Elaborar el Flujograma del proceso de la A. 02 P3 18/06/2017 J.A.R.V concesión de crédito. Determinar las políticas que posee la empresa A.03 P4 18/06/2017 M.E.V.V para la concesión de créditos. Describir la Narrativa del proceso para la A. 04 P5 18/06/2017 M.E.V.V recuperación de cartera de crédito. Elaborar el Flujograma del proceso para la A. 05 P6 18/06/2017 J.A.R.V recuperación de cartera. Determinar las políticas que posee la empresa A. 06 P7 18/06/2017 M.E.V.V para la recuperación de cartera. Fuente: Investigación de Campo

Elaborado: J.A.R.V P1 BEMAUEXPRESS S.A CRÉDITO Y COBRANZA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016

Fecha: 16/06/2017

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Junta General de Accionistas Gerente General Ing. Mauricio Benavides Administración Ing. Leonel Rodríguez

Contabilidad Ing. Carla Ayala

Agencia Quito

Ventas Ing. Mauricio Benavides

Agencia Ambato Agencia Guayaquil

Crédito y Cartera Ing. Marilin Sinchiguano

Agencia Riobamba Agencia Latacunga

Logística Ing. Francisco Filardo

Agencia Chone

Agencia Manta Agencia Portoviejo

Talento Humano Ing. Gabriela Yaguana

Agencia Esmeraldas

FUENTE: Entrevista con la contadora. Elaborado: Sr. Jhonny Alexander Reyes Vivas

Supervisado: Mg. Hernán Oswaldo Maldonado P. 41

Elaborado: M.E.V.V P2 BEMAUEXPRESS S.A CRÉDITO Y COBRANZA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016

Fecha: 18/06/2017

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Objetivo: Describir la narrativa del proceso de concesión de crédito, incluyendo la información relevante sobre montos mínimos y máximos, descuentos, intereses, plazos de crédito. RELEVAMIENTO El proceso de concesión de crédito de la empresa Bemauexpress S.A se origina cuando los clientes de las distintas agencias existentes a nivel nacional se acercan a hablar con el agenciado de la sucursal para conocer cómo ser beneficiario a un crédito dentro de la empresa; cabe destacar que cada agencia posee un agenciado. Estos agenciados son los encargados de otorgar los créditos a los clientes; ellos dan a conocer los documentos necesarios para la concesión de crédito, como son: el RUC de la empresa, tres referencias comerciales y por último el nombramiento del representante legal de la empresa; cabe recalcar que los agenciados no verifican el perfomance de los clientes en el buró de crédito para conocer el estado crediticio de los mismos.

Otro de los requisitos para acceder a un crédito es que el cliente posea un monto mínimo de $300.00 en sus envíos, con excepción de los envíos de llantas, en cuyo caso el monto mínimo es $1.000,00. Una vez que los agenciados hayan comunicado a los clientes los requisitos y estos a su vez, les entregasen toda la documentación solicitada; comunican y envían la documentación al Jefe de créditos y cobranza de la matriz, para que ella cree dentro de la basa de datos al “cliente crédito”, donde estipulan datos personales de la empresa solicitante del crédito, como razón social, nombre del representante, teléfonos, dirección, correos entre otros datos.

El Jefe de créditos y cobranzas maneja esta base de datos en Excel por cliente, debido a que posee dentro de la misma un estado de cuenta con el detalle de las facturas que se emiten y los depósitos realizados por cada empresa.

Elaborado: M.E.V.V P2 BEMAUEXPRESS S.A CRÉDITO Y COBRANZA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016

Fecha: 18/06/2017

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Posteriormente el Jefe de crédito informa y entrega la documentación de los clientes al Gerente general, quien analiza y revisa la documentación de los clientes solicitantes y continuamente determina el plazo de crédito que este poseerá, dicho plazo puede ser de quince días, hasta seis meses dependiendo el tipo de cliente o empresa que sea.

Una vez determinado el plazo del crédito, el Gerente autoriza la concesión de crédito, y en ciertos casos realiza una autorización escrita, conjuntamente con la documentación del solicitante, entrega e informa al Jefe de créditos y cobranzas que clientes son o no sujetos a crédito, por consiguiente al Jefe de créditos y cobranzas archiva la documentación tanto física como digitalmente y procede a informa a los agenciados que clientes han sido favorecidos, para que continuamente, los agenciados comuniquen a los clientes si fueron o no sujetos de crédito, en caso de no ser favorecidos, podrá aplicar nuevamente cuando sustente todos los parámetros especificados por la empresa; y los “clientes crédito” podrán realizar sus envíos con normalidad, aplicando la cancelación según las cuotas acordadas.

FUENTE: Entrevista con el Jefe de crédito y cartera.

Elaborado: Srta. Mishelle Elizabeth Vega Vivanco

Supervisado: Mg. Hernán Oswaldo Maldonado P.

Elaborado: J.A.R.V P3 BEMAUEXPRESS S.A CRÉDITO Y COBRANZA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016

Fecha: 18/06/2017 Página 1/1

OBJETIVO: Realizar el flujograma de los procedimientos para otorgar crédito a los clientes. RELEVAMIENTO N° 1 2 3 4 5 6 7

Descripción Act Doc Responsable Solicita los requisitos para acceder a un X Cliente crédito. Entrega al cliente el listado de requisitos X Agenciado para acceder al crédito. Recepción de la documentación para X Agenciado acceder al crédito. Envío al Jefe de créditos y cartera de la X Agenciado matriz la documentación del cliente. Recibo y registro de datos del cliente Jefe de créditos X X crédito. y cartera Envió a gerencia la documentación del Jefe de créditos X cliente que desea acceder al crédito. y cartera Aprobación del crédito

Realiza una autorización escrita para aprobar el crédito al cliente. Establece el plazo de crédito aprobado 9 para el cliente. Comunica sobre las aprobaciones de 10 crédito de los clientes al Jefe de créditos y cartera.

11 Recibo y archivo de documentación Informar a los agenciados que clientes fueron favorecidos con el crédito. Informar a los clientes los resultados de la 13 solicitud de crédito 12

Gerente X

Gerente

X X X

Gráfico

Jefe de créditos y cartera Jefe de créditos y cartera Agenciado

14 Fin

FUENTE: Entrevista con el Jefe de crédito. Elaborado: Sr. Jhonny Alexander Reyes Vivas

Supervisado: Mg. Hernán Oswaldo Maldonado P.

NO SI

Elaborado: M.E.V.V P4 BEMAUEXPRESS S.A CRÉDITO Y COBRANZA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016

Fecha: 18/06/2017 Página 1/1

OBJETIVO: Determinar las políticas empíricas que posee la empresa para la concesión de crédito. REVELAMIENTO POLÍTICAS DE CONCESIÓN DE CRÉDITO 1) Para los clientes nuevos, se solicitarán los siguientes documentos: -

RUC de la empresa o clientes.

Tres recomendaciones comerciales.

Nombramiento del representante legal.

2) El monto mínimo para otorgar un crédito es $300.00 en las distintas encomiendas; con excepción del envió de llantas, cuyo monto mínimo es de $1000.00 3) Registro de datos personales del cliente (incluirán nombres del representaste legal, teléfonos, dirección, correo electrónico, entre otros). 4) Solamente el Gerente General puede aprobar la concesión de créditos y los plazos otorgados. 5) El tiempo del crédito varía de entre quince a sesenta días, según disposición del Gerente General. 6) Mantener archivos con documentación de cada cliente

FUENTE: Entrevista con el Gerente y Jefe de crédito.

Elaborado: Srta. Mishelle Elizabeth Vega Vivanco

Supervisado: Mg. Hernán Oswaldo Maldonado P.

Elaborado: M.E.V.V P5 BEMAUEXPRESS S.A Fecha: CRÉDITO Y COBRANZA 18/06/2017 Página AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016 1/1 OBJETIVO: Describir la narrativa del proceso para la recuperación de cartera del crédito. RELEVAMIENTO El proceso de recuperación de cartera inicia, cuando un cliente crédito realiza un envió y a su vez, este podrá cancelar según el plazo y fechas estipuladas anteriormente según el servicio; los clientes créditos cancelan por los servicios prestados, una vez que hayan llegado las encomiendas a su sitio de destino conjuntamente con la guía de remisión y un adjunto enviado por parte del cliente. Una vez que al cliente le haya llegado el producto y entregado respectivamente la factura y adjunto, el Jefe de crédito otorga hasta ocho días para que los clientes puedan verificar la información o presenten alguna novedad del envió; una vez culminado los ocho días el cliente deber realizar el pago según lo pactado, sin embargo, si el cliente crédito no ha procedido a realizar la cancelación concerniente, se procederá a llama al cliente para que realice el respectivo pago. Adicionalmente, una vez transcurrido quince días desde la fecha de la entrega de la encomienda y documentación, el Jefe de créditos y cobranzas envía un correo a los agenciados, para que estos le ayuden con el proceso de cobranza, por medio de visitas en la empresa beneficiaria del crédito; en ocasiones el Jefe de cobranza realiza un reporte con el número de facturas que cada cliente está debiendo y se los envía directamente al cliente crédito. En caso de que los clientes no cancelen por más de seis meses, se mantendrán las llamadas y visitas por parte de los agenciados a los clientes crédito. Cabe recalcar que los pagos son realizados mediante cheques y trasferencia bancaria y que la empresa no maneja un proceso legal para los clientes que no hayan cancelado su crédito respectivamente. FUENTE: Entrevista con el Jefe de crédito y cartera. Elaborado: Srta. Mishelle Elizabeth Vega Vivanco

Supervisado: Mg. Hernán Oswaldo Maldonado P.

Elaborado: J.A.R.V P6 BEMAUEXPRESS S.A CRÉDITO Y COBRANZA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016

Fecha: 18/06/2017 Página 1/1

OBJETIVO: Realizar el flujograma del proceso de la recuperación de cartera de crédito. RELEVAMIENTO Descripción Act Doc Responsable

N° 1 2 3

Utilizar el servicio de encomienda de Bemauexpress S.A Envío de las facturas y los adjuntos a los clientes Recepción de facturas y adjuntos enviados por los agenciados

Cliente

Agenciados

Cliente

Otorgamiento de 8 días laborables para verificación de información o novedades.

Jefe de créditos y cartera

Pago del servicio contratado (Posterior a los 8 días otorgados los clientes deberán cancelar según lo acordado.)

Cliente

Llamar a los clientes para recordarles la cuota vencida.

Envío de un correo electrónico a los clientes con un reporte del número de facturas adeudadas. Envío de un correo electrónico para solicitar a los agenciados que visiten a los clientes beneficiarios de crédito (Las visitas se realizan si los clientes se han retrasado en el pago 15 días desde la fecha de la recepción de la factura) Realizar seguimiento a los clientes que no hayan cancelado su valor adeudado por más de 6 meses.

Jefe de créditos y cartera Jefe de créditos y cartera

Jefe de créditos y cartera

Gráfico

10 Fin

FUENTE: Entrevista con el Jefe de crédito. Elaborado: Sr. Jhonny Alexander Reyes Vivas

Supervisado: Mg. Hernán Oswaldo Maldonado P.

Elaborado: M.E.V.V P7 BEMAUEXPRESS S.A CRÉDITO Y COBRANZA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016

Fecha: 18/06/2017 Página 1/1

OBJETIVO: Determinar las políticas empíricas que posee la empresa para la recuperación de cartera. RELEVAMIENTO POLÍTICAS DE RECUPERACIÓN DE CARTERA 1) Se envía las encomiendas, conjuntamente con la guía de remisión y un documento adjunto, enviado por el cliente que se deberá hacer firmar al destinatario. 2) Una vez entregada la encomienda se debe traer una copia del documento adjunto enviado por el cliente y entregar al Jefe de crédito y cartera. 3) Envió de factura y documento adjunto al cliente. 4) Se esperará ocho días previo a la entrega de la encomienda y documentación, para que el cliente comunique alguna novedad con respecto al envió o la facturación. 5) Posterior a los ocho días otorgados para revisión y quejas del cliente, se procede a llamar a los clientes, para recordarles el pago pendiente. 6) Sí el pago no se realiza al haber transcurrido en la fecha respectiva, el Jefe de créditos y cartera enviará un reporte a los agenciados, donde constará el número de factura y el monto que adeuda el cliente. 7) Una vez recibido el reporte, los agenciados deberán visitar a los clientes, en las empresas, para dar a conocer los saldos pendientes. 8) Si el cliente no ha cancelado su deuda en el periodo de seis meses, se mantienen las políticas de llamadas y visitas a los clientes

FUENTE: Entrevista con el Jefe de crédito. Elaborado: Srta. Mishelle Elizabeth Vega Vivanco

Supervisado: Mg. Hernán Oswaldo Maldonado P.

5.2.2 Identificación del riesgo de cartera. La Evaluación del Sistema de control interno se realizará mediante la elaboración del cuestionario COSO ERM, el cual nos permitirá conocer el nivel de riesgo que presenta la cartera de crédito de la empresa Bemauexpress S.A 5.2.2.1 Programa de ejecución. CUENTAS POR COBRAR CLIENTES – BEMAUEXPRESS S.A PROGRAMA DE EJECUCIÓN Tabla 5 Programa de Ejecución

N. B B. 00

B. 01 B.02

B. 03 B.04 B. 05

PROCEDIMIENTO CÉDULA FECHA AUDITOR Aplicables en la etapa de Ejecución e Informe Evaluar el sistema de control interno a E1 03/07/2017 M.E.V.V través de la aplicación del cuestionario de control del modelo COSO ERM. Solicitar un listado de las cuentas por E2 03/07/2017 J.A.R.V cobrar. Verificar el cumplimiento de las políticas E3 05/07/2017 J.A.R.V y procedimientos establecidos por la empresa, de acuerdo con el nivel de confianza antes determinado. Verificar los derechos sobre las cuentas E4 08/07/2017 J.A.RV por cobrar. Comprobar la existencia de cuentas por E5 10/07/2017 J.A.R.V cobrar con partes relacionados. Verificar si hubo cruces de deudas E6 10/07/2017 J.A.R.V personales del gerente con facturas emitidas a los clientes.

B.06

Verificar que los saldos de las cuentas por cobrar

encuentren

valoradas. Fuente: Investigación de Campo

correctamente

12/07/2017 M.E.V.V

5.2.2.1.1 Evaluar el sistema de control interno mediante el cuestionario COSO ERM.

Elaborado: M.E.V.V

E1 BEMAUEXPRESS S.A CRÉDITO Y COBRANZA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016 N. PREGUNTAS SI NO AMBIENTE DE CONTROL 1 ¿Posee la empresa un manual de ética? x 2 ¿Se preocupa la alta gerencia de difundir, valores x y principios éticos dentro de la organización? 3 ¿Los miembros de la empresa presentan una x conducta en base a valores y principios éticos? 4 ¿Existe en la empresa un organigrama x organizacional? 5 ¿En el organigrama de la empresa se encuentra especificado claramente la estructura del área de x crédito y cobranzas? 6 ¿Se encuentra estipulado en algún documento, x las funciones del personal detalladamente? 7 ¿El personal responsable del área de crédito y cobranzas, conoce respectivamente las funciones x a su cargo? 8 ¿Los procedimientos para la concesión y recuperación de cartera están estipulados en x algún manual o documento? 9 ¿El Jefe de crédito y cobranzas supervisa correctamente a las personas a su cargo x (agenciados)? 10 ¿Se controla con regularidad los documentos receptados por los agenciados, en la concesión de x crédito? ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS 11 ¿La empresa se guía en base a un plan x estratégico? 12 ¿Se han fijado objetivos estratégicos en cada área x de la empresa? 13 ¿Existen un presupuesto proforma para la x organización? 14 ¿Se han establecido indicadores que midan la eficiencia en el cumplimiento de los objetivos x planteados sobre recuperación de cartera? IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS 15 ¿Existe un análisis minucioso del estado x crediticio de los clientes con la empresa? 16 ¿Se maneja la provisión de cuentas incobrables x según lo establece la ley? 17 ¿Se realiza un reporte mensual del estado de las x cuentas por cobrar en la empresa?

Fecha: 03/07/2017 POS

NEG 1

1 1 1 1 1 1

1 1 1 1

1 1 1

OBSERV.

51 18

¿Posee la empresa mecanismos de control, que permita comprobar los cobros de cartera realizados? 19 ¿Existe un adecuado control y archivo de la documentación de los clientes crédito? 20 ¿Se realizan periódicamente llamadas a los clientes crédito que adeuden en la empresa? 21 ¿Se lleva un registro de las llamadas realizadas en el proceso de la recuperación de cartera? 22 ¿Existen procesos que reduzcan el tiempo de entrega de la factura y el documento adjunto al cliente crédito? EVALUACIÓN DEL RIESGO 23 ¿Se controla con regularidad a los clientes que adeudan en la empresa? 24 ¿Se establecen metas periódicas para incrementar el índice de cobranzas? 25 ¿Los cobros se clasifican, según los nombres y apellidos del cliente? 26 ¿Se clasifican los cobros según la fecha de pago? 27 ¿Existen políticas para el otorgamiento de los plazos de crédito a los clientes? 28

29 30

32 33

34 35

1 x

1 1

¿Se les adjunta a todos los clientes crédito un documento que sustente la aprobación del crédito por parte del gerente?

¿Se realizan contrato con todos los clientes crédito?

¿Existe alguna normativa que no permita la concesión de créditos a proveedores directos de algún otro negocio del Gerente? ¿Se evita realizar cruces de cuentas, con saldos adeudados por los clientes créditos y deudas personales del gerente? ¿Existe un monto mínimo para otorgar un crédito? ¿Se respeta en todo momento el monto mínimo establecido para conceder un crédito?

¿Se archiva correctamente toda la documentación solicitada por cliente? ¿Se les comunicó a los clientes créditos que poseen ocho días para notificar novedades, una vez les haya llegado la encomienda y documentación? ¿Existen procedimientos para tratar los inconvenientes de la tardanza o pérdida del envio y de la documentación adjunta?

El gerente establece el plazo Solo ciertos clientes tienen la autorización escrita Solo con clientes específicos

$300

A veces los agenciados otorgan créditos con un menor monto

52 37

¿Se toman medidas jurídicas con los clientes que se encuentran registrados en cuentas incobrables? RESPUESTA AL RIESGO 38 ¿Se revisa en el buró de crédito al cliente que solicita el crédito? 39 ¿Se lleva periódicamente una base de datos con las fechas y saldos de los clientes crédito que adeuden en la empresa? 40 ¿Se les cobra interés, mora o multa a los clientes que no hayan cancelado en la fecha establecida? 41 ¿Existe alguna política que especifique que los agenciados no pueden recibir dinero en efectivo por parte de los clientes crédito? 42 ¿En el caso de recibir un cheque por concepto de pago por parte de un cliente crédito, se deposita oportunamente el cheque? 43 ¿Los agenciados notifican o comunican al Jefe de créditos que poseen un cheque por concepto de pago de un crédito? ACTIVIDADES DE CONTROL 44 ¿Dispone la empresa de procedimientos para la concesión y recuperación de cartera? 45 ¿Existen políticas para la concesión y recuperación de cartera? 46 ¿Existe documentación que permita proceder legalmente, para la recuperación de cartera? 47 ¿Los agenciados comunican a los clientes los requisitos para acceder a un crédito? 48 ¿Los agenciados comunican a los clientes el procedimiento a seguir para el otorgamiento de un crédito? 49 ¿En caso de que el cliente se retrasará en los pagos, se realizan las llamadas de cobro respectivas? 50 ¿Si el cliente persiste con la deuda, se realizan visitas a su domicilio? 51 ¿Se envía al cliente un reporte especificando el número de facturas que el cliente adeuda? 52 ¿Se verifica y confirma en el banco los depósitos, cheques o transferencias realizados por concepto de cuentas por cobrar? 53 ¿Cuenta la empresa con un sistema contable que permita observar el valor adeudado por cada cliente y si este tiene su crédito vencido? INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 54 ¿Se informa a los agenciados de cada agencia, el listado de clientes que se encuentren con el crédito vencido? 55 ¿Se reporta mensualmente al gerente, el listado de cliente que posean el crédito vencido? 56 ¿Se registra correctamente los saldos de la cartera, una vez que el cliente haya cancelado su deuda?

1 x

Al 2016 no se contaba con sistema

53 57

ÂżSe informa al cliente cuando estĂŠ culmina de cancelar su deuda? MONITOREO 58 ÂżSe lleva un registro de todo el proceso de recuperaciĂłn de cartera, que se haya realizado por cada cliente moroso? 59 ÂżSe analiza a los clientes, cuando estos quieren acceder nuevamente a un crĂŠdito? 60 ÂżMonitorean constantemente a los clientes de cuentas incobrables? TOTAL RESPUESTAS

1 27

5.2.2.2 ValoraciĂłn total del control interno segĂşn COSO ERM. Para medir el nivel de confianza de la empresa Bemauexpress S.A, se empleĂł el cuestionario de control interno COSO ERM, con el propĂłsito de identificar los riesgos potenciales que pudieran afectar el cumplimiento de los objetivos establecidos y su nivel de efectividad y eficiencia operacional del ĂĄrea de crĂŠditos y cobranzas. Tabla 6 Resumen de resultados COSO ERM DENOMINACIĂ&#x201C;N

RESULTADOS

Respuestas Positivas

Respuestas Negativas

Total Respuestas Coso ERM

Nivel de Confianza (%)

45%

Nivel de Riesgo Inherente (%)

55%

Nota: Nivel de Riesgo inherente=55%. Fuente: Cuestionario de control interno

đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;Łđ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x2122; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ??śđ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;&#x201C;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;§đ?&#x2018;&#x17D; =

đ?&#x2018;&#x2026;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018; đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x192;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;Łđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; 27 = = 0.45 â&#x2C6;&#x2014; 100 = đ?&#x;&#x2019;đ?&#x;&#x201C;% đ?&#x2018;&#x2021;đ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2122; đ?&#x2018;&#x2026;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018; đ?&#x2018;?đ?&#x2018;˘đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018; đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x17D;đ?&#x2018; đ??śđ?&#x2018;&#x153;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x153; đ??¸đ?&#x2018;&#x2026;đ?&#x2018;&#x20AC; 60

đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;Łđ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x2122; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x2026;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x201D;đ?&#x2018;&#x153; đ??źđ?&#x2018;&#x203A;â&#x201E;&#x17D;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x2019; =

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SegĂşn la aplicaciĂłn del cuestionario de control interno, se determinĂł que la empresa Bemauexpress S.A, cuenta con un 45% de nivel de confianza en los debidos procesos del ĂĄrea de crĂŠdito y cobranzas, y a su vez presenta una ponderaciĂłn del 55% en el nivel de riesgo inherente.

54 Tabla 7 Nivel de confianza y nivel de riesgo inherente NIVEL DE CONFIANZA BAJO

MODERADO

calificaciĂłn

ALTO

15% - 50%

51% - 75%

45%

76% - 95%

85% - 50%

49% - 25%

24% - 5%

ALTO

MODERADO

BAJO

NIVEL DE RIESGO INHERENTE Nota: Nivel de Riesgo =60%. Fuente: Tabla resumen de resultados COSO ERM

3 = 60% 0.05

(đ?&#x2018; Âş đ??śđ?&#x2018;&#x2122;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x203A;đ?&#x2018;Ąđ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018; â&#x2C6;&#x2014; đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;Łđ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018;&#x2122; đ?&#x2018;&#x2018;đ?&#x2018;&#x2019; đ?&#x2018;&#x2026;đ?&#x2018;&#x2013;đ?&#x2018;&#x2019;đ?&#x2018; đ?&#x2018;&#x201D;đ?&#x2018;&#x153;) = (42 â&#x2C6;&#x2014; 60%) = đ?&#x;?đ?&#x;&#x201C; đ?&#x2019;&#x201E;đ?&#x2019;?đ?&#x2019;&#x160;đ?&#x2019;&#x2020;đ?&#x2019;?đ?&#x2019;&#x2022;đ?&#x2019;&#x2020;đ?&#x2019;&#x201D;

Se ha evidenciado que la empresa cuenta con un nivel de confianza 45% determinĂĄndose en el rango de â&#x20AC;&#x153;bajoâ&#x20AC;?, concluyendo que existen deficiencias en el ĂĄrea de crĂŠdito y cobranzas; asimismo se ratifica que la empresa posee un nivel de riesgo â&#x20AC;&#x153;altoâ&#x20AC;?, debido a que presenta una ponderaciĂłn del 55%, haciendo ĂŠnfasis en la problemĂĄtica antes planteada en el trabajo de titulaciĂłn. A su vez se considera la revisiĂłn de 25 clientes para realizar la constataciĂłn de los documentos y verificaciĂłn de los procesos internos. 5.2.2.3 ValoraciĂłn de los componentes del control internos COSO ERM. A continuaciĂłn, se presenta la tabla de valoraciĂłn de los componentes del COSO ERM, permitiĂŠndonos identificar con mayor facilidad el componente con mayor Ăndice de riesgo. Tabla 8 Nivel de confianza y riesgo inherente por componente N.

COMPONENTE

TOTAL

NIVEL DE CONFIANZA

NIVEL DE RIESGO

Ambiente de Control

40%

60%

Alto

Establecimiento de Objetivos

25%

75%

Alto

IdentificaciĂłn de eventos

75%

25%

Moderado

EvaluaciĂłn del Riesgo

20%

80%

Alto

Respuesta al Riesgo

50%

Alto

Actividades de Control

70%

30%

Moderado

InformaciĂłn y ComunicaciĂłn

75%

25%

Moderado

Monitoreo

100%

Alto

CALIFICACIĂ&#x201C;N TOTAL

Fuente: Cuestionario de control interno

5.2.2.4 Matriz de riesgo.

MATRIZ DE RIESGO COMPONENTES

RECOMENDACIONES

RIESGOS

Elaborar una guía de los principios y directrices que rigen a la organización.

Carencia de un manual de ética. No existe un documento especifique las funciones personal, sus tareas responsabilidades.

Ambiente de Control

que del y

Aplicación de procedimientos empíricos para la concesión de crédito y recuperación de cartera

Establecer guía de procedimientos para la concesión y recuperación de cartera, que asegure el correcto cumplimiento de los procesos antes mencionados.

No existe la correcta supervisión del personal de las agencias, debido factor distancia y a la falta de comunicación.

Solicitar a los agenciados que envíen un reporte diario (correo) de las novedades con respecto a los clientes créditos.

Falta de control en los documentos receptados por los agenciados.

Carencia de objetivos estratégicos en la empresa. Establecimiento de Objetivos

No cuentan con un presupuesto proforma anual. Falta de aplicación de indicadores que midan la eficiencia de la recuperación de cartera. Ausencia de un registro de llamadas realizadas a los clientes crédito.

Identificación de Eventos

Desarrollar una guía que contenga el perfil de cada cargo y las funciones y tareas que se desempeñarán.

Tardanza en la entrega de la documentación al cliente, una vez recibida la encomienda. No existe una base de datos con las fechas de pagos de cada cliente. Carecen de políticas para el establecimiento de los plazos que se concederán a los clientes créditos. No existe un documento que sustente la aprobación crédito.

Archivar en una carpeta toda la documentación del cliente que se haya solicitado para el crédito; posteriormente enumerar cada documento, membretar la carpeta con el detalle del cliente crédito y enviar al Jefe de Crédito. Plantear objetivos anualmente, permitiendo medir el grado de eficiencia especialmente en el área de crédito y cobranzas. Proponer un plan de saneamiento de las cuentas por cobrar. Proponer indicadores que permitan conocer el nivel de eficiencia del área de crédito, con respecto a los objetivos planteados. Registrar las llamadas realizadas en el respectivo registro de cobros, como constancia del seguimiento. Notificar a los agenciados mediante un correo electrónico el rápido envió del documento adjunto firmado, hacia el Jefe de crédito, para que continuamente ella adjunte la factura y estos documentos puedan ser enviados al cliente. Crear un archivo informático con el monto de cada cuota a pagar y la fecha a cancelar. Establecer una política en donde existan plazos de tiempo determinados con respecto al monto de crédito a conceder y que este plazo sea definitivo, sin distinciones por cliente. El gerente debe realizar la respectiva autorización a todos los clientes crédito, sin excepción, y a su vez deberá estar firmada y

Ausencia de un contrato de servicios con todos los clientes crédito. La empresa no cuenta con una normativa que no permita el otorgamiento de créditos y cruce de cuentas con proveedores directos de algún otro negocio del Gerente. Incumplimiento del monto mínimo para la concesión de un crédito. No existe un custodio de los archivos de los clientes créditos dentro del área de crédito y cobranzas. Falta de comunicación hacia el cliente, con respecto a los ocho días que posee para presentar novedades. No existe un procedimiento a seguir en caso de tardanza o pérdida de la encomienda, ocasionando que los clientes créditos no cancelen en las fechas correspondientes. No existe un proceso judicial, en el caso de los clientes con cuentas incobrables. Inexistencia de la debida revisión del cliente en el buró de crédito.

Respuesta al Riesgo

Carencia de una normativa que especifiquen que los agenciados no pueden recaudar dinero en efectivo por parte de los clientes créditos

Carencia de políticas para la concesión de créditos y recuperación de cartera Actividades de Control

Falta de documentación que permita proceder legalmente al cobro de la cartera de crédito

sellada, para su correspondiente archivo en la carpeta del cliente crédito. Realizar un modelo de contrato por servicios, el cual deberá ser modificado según el cliente crédito y posteriormente firmado por las partes interesadas y archivado. Sirviendo como constancia por el servicio brindado. Establecer una política que prohíba la unión de empresas, ya sea por créditos a proveedores o cruce de cuentas. No se realizarán los envíos a los clientes créditos que no cuenten con el respectivo documento de autorización firmado y sellado. Considerar en colocar un archivador dentro del área de crédito, para que en este se encuentren resguardados los archivos físicos de todos los clientes crédito. Enviar una nota junto con la factura y el documento adjunto que comunique, que a partir de la fecha de entrega de los documentos se concederán ocho días para presentar alguna anomalía con el servicio. Contratar el servicio de rastreo satelital para los bienes movilizados en el servicio de encomiendas y mudanzas. Solicitar la asesoría a un abogado según fuere el caso, para conocer mejor el proceso a seguir. Establecer dentro de los requisitos del crédito, recibir autorización para la revisión del buró de crédito del cliente, Establecer políticas respecto a que los agenciados no están autorizados a recibir dinero en efectivo por parte de los clientes crédito, Establecer que los pagos se realizarán únicamente mediante trasferencia bancaria, cheques, o depósitos a la cuenta de la empresa, y no habrá pagos en efectivo. Establecer políticas que garanticen un adecuado análisis del cliente, reduciendo la posibilidad de impago. Incrementar dentro de los requisitos de documentación la copia de cédula y papeleta de votación del cliente, el contrato por servicios debidamente firmado y un documento que especifiqué la solicitud de crédito.

57 Realizar hojas volantes que especifiquen el procedimiento de la concesión de crédito y que estas sean entregadas por los agenciados a los clientes que deseen acceder a un crédito. Información y No se comunica oportunamente al Notificar mediante correo electrónico a los Comunicación cliente, cuando este culmina el pago clientes créditos que hayan cancelado toda su total de su crédito. deuda. Ingresar en el registro de cobros, las llamadas, No se lleva un registro de todo el visitas, correos enviados, con su respectiva proceso realizado de seguimiento a Monitoreo fecha y hora; para tener constancia del los clientes morosos. seguimiento realizado. Contratar un cobrador, que se encargue de Disminución del seguimiento a los presionar a los clientes para que cancelen la clientes de cuentas incobrables. deuda. Figura 6. Matriz de Riesgo. Adaptado de “Cuestionario de control interno”. Indebida comunicación del proceso para la concesión de un crédito por parte de los agenciados al cliente.

5.2.3 Desarrollo de funciones, políticas y procedimientos. En la presente disertación se hará la propuesta de una guía que cuente con las funciones y responsabilidades del personal, junto con el correspondiente procedimiento y políticas para la concesión y recuperación de cartera, con el fin de mejorar la eficiencia operacional del área de crédito y cartera de la empresa Bemauexpress S.A.

5.2.3.1 Manual de principios y valores corporativos.

BEMAUEXPRESS S.A GUÍA DE PRINCIPIOS Y VALORES CORPORATIVOS FECHA DE ELABORACIÓN: Julio 2017 LUGAR: Santo Domingo de los Tsáchilas PRINCIPIOS CORPORATIVOS Efectividad

Estamos comprometidos con nuestros clientes por lo que realizamos nuestras actividades demostrando orden, agilidad destreza para así tener un buen rendimiento y obtener la satisfacción esperada

Ética

Destacarnos en los buenos actos morales como personas y la honorabilidad como profesionales al momento de ejercer el cargo, cumpliendo correctamente el reglamento institucional

Calidad Humana

La empresa está basada en valores humanistas, siempre pendientes del trato al prójimo y de las buenas costumbres promovidas por la institución, para que así los cliente, proveedores y empleados se sienta cómodo con nuestra VALORES CORPORATIVOS

Integridad

Tomar decisiones responsables sobre nuestro propio comportamiento y tener conciencia de los actos que realicemos; siempre considerando el brindar una atención de calidad y trato humano a todos nuestros clientes.

Honestidad

Respetar la verdad, siempre actuando de manera justa e imparcial con relación a los hechos y la comunidad.

Solidaridad

Trabajar para cumplir mejor las metas e interese comunes de la compañía, empleados proveedores y clientes.

Responsabilidad

Realizar las actividades diarias de manera cuidadosa, teniendo en mente los mejores intereses de nuestros clientes y de la empresa. Asumiendo con seriedad las consecuencias de nuestros actos y el cómo afrontarlos de manera positiva e integral.

Sentido de Pertenencia

Seguir las normas que establecen la compañía para un adecuado involucramiento con la misma. Cada logro alcanzado hace que nos sintamos orgullosos y satisfechos de la labor realizada. INTERACCIÓN DE LOS PRINCIPIOS Y VALORES CORPORATIVOS

VALORES CORPORATIVOS

PRINCIPIOS CORPORATIVOS

Integridad

Ética

Honestidad

Ética

Solidaridad

Calidad Humana

Responsabilidad

Efectividad

Sentido de Pertenencia

Calidad Humana

Elaborado por: Mishelle Elizabeth Vega Vivanco

Supervisado por: Mg. Hernán Oswaldo Maldonado P.

5.2.3.2 Guía de funciones del personal del área de crédito. BEMAUEXPRESS S.A GUÍA DE FUNCIONES FECHA DE ELABORACIÓN: Julio 2017 LUGAR: Santo Domingo de los Tsáchilas DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Jefe de Crédito y Cartera Nombre del Cargo: Crédito y Cartera Departamento: Gerente Superior Jerárquico: Agenciados Subordinados: DESCRIPCIÓN DEL CARGO Responsable del departamento de crédito y cartera a nivel nacional, su principal función es asegurar el cobro de los créditos concedidos. FUNCIONES  Solicitar a los agenciados los documentos necesarios para acceder a un crédito.  Entregar al Gerente la carpeta del cliente solicitante, para el respectivo análisis antes de la aprobación.  Informar a los agenciados los clientes que hayan sido favorecidos con el crédito y quienes han sido rechazados.  Ingresar los datos del cliente crédito en un documento Excel.  Registrar en una planilla digital el estado crediticio de cada cliente crédito, con su respectiva fecha y detalle de factura, monto, abono, retenciones y saldos.  Solicitar a los agenciados el envió del documento adjunto con la firma correspondiente del destinatario de la encomienda  Enviar al cliente crédito la factura, retenciones a realizar y el correspondiente documento adjunto firmado.  Realizar un seguimiento al cliente crédito mediante llamadas en caso de que este no cancele en las fechas establecidas en el crédito.  Enviar reportes a los agenciados de los clientes morosos, para que ellos prosigan con la visita correspondiente.  Emitir un reporte mensual al gerente de las cuentas por cobrar y la recuperación de cartera. COMPETENCIAS Capacidad de liderazgo y convencimiento Habilidades de comunicación oral y escrita efectiva Negociación y manejo de conflictos Trabajo de equipo Empatía con los clientes Pensamiento crítico Aprendizaje activo Elaborado por: Mishelle Elizabeth Vega Vivanco Supervisado por: Mg. Hernán Oswaldo Maldonado P

60 BEMAUEXPRESS S.A GUÍA DE FUNCIONES FECHA DE ELABORACIÓN: Julio 2017 LUGAR: Santo Domingo de los Tsáchilas DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Agenciado Nombre del Cargo: Crédito y Cartera Departamento: Gerente – Jefe de Crédito y Cartera Superior Jerárquico: Estibadores Subordinados: DESCRIPCIÓN DEL CARGO Encargado de comunicar a los clientes el procedimiento y la documentación para acceder a los servicios de la empresa, ya sea mediante ventas de contado o a crédito. FUNCIONES  Comunicar a los clientes los servicios brindados por la empresa y su proceso.  Informar a los clientes de la documentación necesaria para acceder a un crédito.  Receptar los documentos para acceder a un crédito.  Enviar la carpeta del cliente solicitante, para el respectivo análisis antes de la aprobación al Jefe de crédito y cartera.  Informar a los clientes que hayan sido favorecidos o no con el crédito.  Enviar el documento adjunto con la firma correspondiente del destinatario de la encomienda al Jefe de crédito y cobranzas.  Realizar un seguimiento al cliente crédito mediante visitas y llamadas, según el reporte del Jefe de crédito.  Elaborar un reporte de las visitas realizadas y sus respectivas novedades. COMPETENCIAS Capacidad de liderazgo y convencimiento Habilidades de comunicación oral y escrita efectiva Negociación y manejo de conflictos Trabajo de equipo Empatía con los clientes Elaborado por: Mishelle Elizabeth Vega Vivanco Supervisado por: Mg. Hernán Oswaldo Maldonado P.

5.2.3.3 Procedimientos de concesión de crédito. A continuación, se presenta el flujograma del proceso de concesión de créditos de la empresa Bemauexpress S.A: BEMAUEXPRESS S.A PROCEDIMIENTO DE CONCESIÓN DE CRÉDITO FECHA DE ELABORACIÓN: Julio 2017 LUGAR: Santo Domingo de los Tsáchilas N°

Descripción

Act

Doc

Responsable

Inicio

Se comunica y entrega un tríptico al cliente del procedimiento y requisitos para la concesión de un crédito

Agenciado

Solicita los requisitos para acceder a un crédito

Cliente

Recepción de la documentación para acceder al crédito

Agenciado

5 6

Archivo y foliado por cliente de los requisitos solicitados Envío máximo en 48 horas al Jefe de cobranzas de la matriz la documentación del cliente

Agenciado Agenciado

Recepción y registro de datos del cliente crédito

Envió a gerencia la documentación del cliente que desea acceder al crédito

Revisión del cliente en el buró de crédito

Gerente

Análisis de los documentos del solicitante

Gerente

Aprobación del crédito

Gerente

Autorización escrita firmado y sellado

Determinar el plazo crédito según el rango establecido en el monto del servicio

Gerente

Comunica sobre las aprobaciones de crédito concedidas

Gerente

16 17 18 19 20

Jefe de créditos y cartera Jefe de créditos y cartera

Entrega del archivo físico de los nuevos clientes crédito y de los clientes solicitantes no aprobados Recepción del archivo de los nuevos clientes crédito y de los clientes solicitantes no aprobados Archivo de la carpeta de los nuevos clientes crédito Informar a los agenciados que clientes fueron favorecidos con el crédito y quiénes no Informar a los clientes los resultados de la solicitud de crédito

X X

Gráfico

NO SI

Gerente

Gerente Jefe de créditos y cartera Jefe de créditos y cartera Jefe de créditos y cartera Agenciado

Fin

Elaborado por: Mishelle Elizabeth Vega Vivanco

Supervisado por: Mg. Hernán Oswaldo Maldonado P.

5.2.3.4 Procedimiento de recuperación de cartera BEMAUEXPRESS S.A PROCEDIMIENTO DE RECUPERACIÓN DE CARTERA FECHA DE ELABORACIÓN: Julio 2017 LUGAR: Santo Domingo de los Tsáchilas Act Doc Responsable Gráfico

N°

Descripción

Inicio Venta del servicio de encomienda de Bemauexpress S.A Entrega de la encomienda al destinatario y firma de recepción en el documento adjunto (máximo 5 días) Entrega de documento adjunto a los agenciados

5 6

2 3

7 8 9 10 11 12 13 14 15

X X

Envió del documento adjunto al Jefe de Crédito

Agenciados

Recepción del documento adjunto

Envío de factura, retención y documento adjunto al cliente (máximo 6 días) Recepción de documentos enviados por el Jefe de crédito Comunicar al cliente sobre los 8 días para presentar novedades Otorgamiento de 8 días laborables para verificación de información o novedades. Pago del servicio brindado (Posterior a los 8 días otorgados los clientes deberán cancelar según lo acordado.) Llamar a los clientes para recordarles la cuota vencida. Envío de un correo electrónico a los clientes con un reporte del número de facturas adeudadas. Envío de un reporte con lista de los clientes crédito que adeuden por los servicios Recepción del reporte de clientes

Jefe de créditos y cartera Jefe de créditos y cartera

X X

Cliente

Jefe de créditos y cartera Jefe de créditos y cartera Jefe de créditos y cartera Agenciado Agenciado

X X

Envió del reporte de visitas al Jefe de crédito

Recepción del reporte de visitas

Jefe de créditos y cartera Jefe de créditos y cartera Cliente

Seguimiento a los clientes que no hayan cancelado su valor adeudado por más de 6 meses. Contratación de un cobrador especializado para recaudación de las cuentas por cobrar a clientes morosos Si el cliente no cancela posterior al año de acceder al crédito se procederá al cobro judicialmente.

Estibadores Estibadores

Visita al cliente crédito moroso y entrega de notificación de cobro

Cliente

Agenciado Jefe de créditos y cartera Jefe de créditos y cartera

Gerente

Fin

Elaborado por: Mishelle Elizabeth Vega Vivanco

Supervisado por: Mg. Hernán Oswaldo Maldonado P.

5.2.3.5 Registro novedades agenciados. Con el fin de mejorar la comunicación entre los Agenciados y el Jefe de crédito, se vio necesario proponer la utilización de un registro diario de acontecimientos con respecto a los clientes crédito. A continuación, se presenta el formato para el registro de novedades: BEMAUEXPRESS S.A REGISTRO NOVEDADES AGENCIADOS FECHA DE ELABORACIÓN: Julio 2017 LUGAR: Santo Domingo de los Tsáchilas Agencia: Agenciado: Fecha: CLIENTE

TIPO DE SERVICIO

Elaborado por: Mishelle Elizabeth Vega Vivanco

NOVEDAD PRESENTADA

Supervisado por: Mg. Hernán Oswaldo Maldonado P.

5.2.3.6 Objetivos estratégicos área de crédito y cartera. Considerando la carencia de objetivos estratégicos en el área de cobranza, se consideró necesario establecer metas que faciliten la valuación de la eficiencia del departamento: 1) Mejorar en un 40% el proceso de cobros de las cuentas por cobrar en el lapso de 1 años. 1.1)

Disminuir el tiempo del proceso de entrega de la factura, retención y documento adjunto al cliente, de 8 días a 6 días, reduciendo en un 20% el tiempo de entrega en el lapso de 6 meses con evaluaciones trimestrales

1.2)

Agilitar en un 20% el proceso de envió y despacho de las encomiendas, disminuyendo de 8 días a 5 días máximo en un en los siguientes 6 meses.

2) Incrementar el índice de la recuperación de cuentas incobrables en 8% anualmente. 2.1) Aumentar de 2 a 3 visitas domiciliarias a los clientes de cartera vencida, en un periodo de 1 año. 2.2) Renegociar con el 2% de los clientes morosos, la deuda, realizando una refinanciación de las cuotas de pago 3) Mejorar en un 50% el custodio de los archivos físicos de los clientes, en el lapso de 1 año. 4) Incrementar en un 25% el seguimiento realizado a los clientes con cuentas por cobrar, en un periodo de 6 meses

5.2.3.7 Indicadores propuestos. Pensando en la medición del nivel de eficiencia se vio necesario implementar ciertos indicadores que permitan conocer el índice de mejorar realizadas periódicamente por el área de crédito: 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑐𝑜𝑏𝑟𝑜𝑠 𝑟𝑒𝑎𝑙𝑖𝑧𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑡𝑟𝑖𝑚𝑒𝑠𝑡𝑟𝑎𝑙𝑚𝑒𝑛𝑡𝑒 Í𝑛𝑑𝑖𝑐𝑒 𝑑𝑒 = 𝑥 100 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝐶𝑢𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝐶𝑜𝑏𝑟𝑎𝑟 𝑐𝑜𝑛𝑐𝑒𝑑𝑖𝑑𝑜𝑠 𝑡𝑟𝑖𝑚𝑒𝑠𝑡𝑟𝑎𝑙𝑚𝑒𝑛𝑡𝑒 𝑐𝑜𝑏𝑟𝑜𝑠 𝑡𝑟𝑖𝑚𝑒𝑠𝑡𝑟𝑎𝑙 𝑀𝑜𝑛𝑡𝑜 𝑟𝑒𝑐𝑎𝑢𝑑𝑎𝑑𝑜 𝑑𝑒 𝑐𝑢𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑖𝑛𝑐𝑜𝑏𝑟𝑎𝑏𝑙𝑒𝑠 Í𝑛𝑑𝑖𝑐𝑒 𝑑𝑒 𝑟𝑒𝑐𝑢𝑝𝑒𝑟𝑎𝑐𝑖ó𝑛 = 𝑥 100 𝑀𝑜𝑛𝑡𝑜 𝑡𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝐶𝑢𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑖𝑛𝑐𝑜𝑏𝑟𝑎𝑏𝑙𝑒𝑠 𝑑𝑒 𝑐𝑢𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑖𝑛𝑐𝑜𝑏𝑟𝑎𝑏𝑙𝑒𝑠 𝑡𝑟𝑖𝑚𝑒𝑠𝑡𝑟𝑎𝑙 Í𝑛𝑑𝑖𝑐𝑒 𝑑𝑒 𝑣𝑖𝑠𝑖𝑡𝑎𝑠 𝑎 𝑐𝑙𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒𝑠 𝑚𝑜𝑟𝑜𝑠𝑜𝑠𝑡𝑟𝑖𝑚𝑒𝑠𝑡𝑟𝑎𝑙 =

Í𝑛𝑑𝑖𝑐𝑒 𝑑𝑒 𝑟𝑒𝑛𝑒𝑔𝑜𝑐𝑖𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑡𝑟𝑖𝑚𝑒𝑠𝑡𝑟𝑎𝑙 = Í𝑛𝑑𝑖𝑐𝑒 𝑎𝑟𝑐ℎ𝑖𝑣𝑜𝑠 = 𝑐𝑢𝑠𝑡𝑜𝑑𝑖𝑎𝑑𝑜𝑠 𝑡𝑟𝑖𝑚𝑒𝑠𝑡𝑟𝑎𝑙

𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑣𝑖𝑠𝑖𝑡𝑎𝑠 𝑟𝑒𝑎𝑙𝑖𝑧𝑎𝑑𝑎𝑠 𝑥 100 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑣𝑖𝑠𝑖𝑡𝑎𝑠 𝑝𝑙𝑎𝑛𝑖𝑓𝑖𝑐𝑎𝑑𝑎𝑠

𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑑𝑒 𝑟𝑒𝑛𝑒𝑔𝑜𝑐𝑖𝑎𝑐𝑖𝑜𝑛𝑒𝑠 𝑥 100 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝐶𝑙𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒𝑠 𝑚𝑜𝑟𝑜𝑠𝑜𝑠

𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 # 𝑑𝑒 𝑐𝑎𝑟𝑝𝑒𝑡𝑎𝑠 𝑑𝑒 𝑐𝑙𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒𝑠 𝑐𝑟é𝑑𝑖𝑡𝑜 𝑎𝑟𝑐ℎ𝑖𝑣𝑎𝑑𝑎𝑠 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 𝑐𝑙𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒𝑠 𝑐𝑟é𝑑𝑖𝑡𝑜

𝑥 100

Í𝑛𝑑𝑖𝑐𝑒 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 # 𝑠𝑒𝑔𝑢𝑖𝑚𝑖𝑒𝑛𝑡𝑜𝑠 𝑟𝑒𝑎𝑙𝑖𝑧𝑎𝑑𝑜𝑠 = 𝑥 100 𝑠𝑒𝑔𝑢𝑖𝑚𝑖𝑒𝑛𝑡𝑜𝑠 𝑇𝑜𝑡𝑎𝑙 # 𝑠𝑒𝑔𝑢𝑖𝑚𝑖𝑒𝑛𝑡𝑜𝑠 𝑝𝑟𝑜𝑝𝑢𝑒𝑠𝑡𝑜𝑠 𝑐𝑙𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒𝑠 𝑐𝑟é𝑑𝑖𝑡𝑜𝑡𝑟𝑖𝑚𝑒𝑠𝑡𝑟𝑎𝑙 𝑉𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 Í𝑛𝑑𝑖𝑐𝑒 𝑑𝑒 𝑟𝑜𝑡𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑑𝑒 = 𝑐𝑢𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝑐𝑜𝑏𝑟𝑎𝑟 𝑎𝑛𝑢𝑎𝑙𝑚𝑒𝑛𝑡𝑒 𝐶𝑢𝑒𝑛𝑡𝑎𝑠 𝑝𝑜𝑟 𝑐𝑜𝑏𝑟𝑎𝑟

5.2.3.8 Registro de llamadas clientes morosos. Considerando en evidenciar la gestión existente por parte de los agenciados, se ha visto conveniente contar con un registro de las llamadas realizadas a los clientes morosos, que permita conocer mejor el seguimiento y las observaciones encontradas según en cliente: BEMAUEXPRESS S.A REGISTRO COBROS FECHA DE ELABORACIÓN: Julio 2017 LUGAR: Santo Domingo de los Tsáchilas Agencia:

Cliente:

Agenciado:

Teléfono Cliente:

Dirección cliente: FECHA

VISITA

LLAMADA

CORREO

OBSERVACIONES

NOTA: Marcar con “x” la actividad realizada y continuamente registrar las observaciones pertinentes Elaborado por: Mishelle Elizabeth Vega Vivanco

Supervisado por: Mg. Hernán Oswaldo Maldonado P.

5.2.3.9 Base de datos de pagos clientes. Debido a que la empresa no cuenta con una base de datos con las fechas de cada cuota de pago, se encontró la necesidad de implementar un archivo Excel que conste el detalle del monto, el número de factura y las cuotas de pagos con sus respectivas fechas a cancelar, permitiendo un control más eficiente del vencimiento de los créditos: BEMAUEXPRESS S.A BASE DE DATOS - PAGOS CLIENTES

Cliente:

FECHA DE ELABORACIÓN: Julio 2017 LUGAR: Santo Domingo de los Tsáchilas Direc:

RUC:

Teléfono:

Plazo crédito otorgado: FECHA

#FACT

MONTO

CUOTA 1 Fecha de vencimiento: TOTAL

ABONO

Elaborado por: Mishelle Elizabeth Vega Vivanco

CUOTA 2 Fecha de vencimiento: NUEVO SALDO

TOTAL

ABONO

NOTA NUEVO SALDO

Supervisado por: Mg. Hernán Oswaldo Maldonado P.

5.2.3.10 Políticas para la concesión de crédito. BEMAUEXPRESS S.A BASE DE DATOS - PAGOS CLIENTES FECHA DE ELABORACIÓN: Julio 2017 LUGAR: Santo Domingo de los Tsáchilas POLÍTICAS DE CONCESIÓN DE CRÉDITO 1.

Para los clientes nuevos, se solicitarán los siguientes documentos: -

Copia de cédula y papeleta de votación del cliente o representante de la compañía

RUC de la empresa o clientes.

Tres recomendaciones comerciales.

Nombramiento del representante legal.

El monto mínimo para otorgar un crédito es $300.00 en las distintas encomiendas; con excepción del envió de llantas, cuyo monto mínimo es de $1000.00

El monto máximo para un crédito es de $10000.00

Todos los documentos del solicitante del crédito deberán ser archivados y foliados en una carpeta con el nombre del cliente.

Envió de documentación del cliente máximo en 48 horas al Jefe de cobranzas de la matriz.

Registro en la base de datos personales de los clientes (incluirán nombres del representaste legal, teléfonos, dirección, correo electrónico, entre otros).

El Gerente revisa el estado crediticio del cliente solicitante en el buró de crédito.

Solamente el Gerente General puede aprobar la concesión de créditos.

El Gerente tiempo determinará el tiempo del crédito según el monto del servicio del cliente solicitante, guiándose en el siguiente rango:

MONTO

PLAZO CRÉDITO

300 - 1000

15 días

1001-3000

1 mes hasta 2 meses

3001-6000

3 meses hasta 4 meses

6001-10000

5 meses hasta 6 meses

NOTA: El plazo crédito podrá variar, en aquellos casos donde el cliente desee cancelar en un menor tiempo la deuda, o con clientes específicos tras un análisis minucioso entre el Gerente y el Jefe de Crédito.

10. El Gerente realizará una autorización escrita a todos los clientes créditos aprobados. 11. Se realizará un contrato por prestación de servicios con todos los clientes créditos aprobados. 12. Se adjuntarán la autorización y el contrato de servicios a la carpeta del cliente, debidamente foliadas. 13. Se archivarán las carpetas de los clientes crédito en un solo archivador, ubicado en el área de crédito y cobranzas. 14. Las carpetas de los clientes crédito estarán bajo custodia y responsabilidad de al Jefe de crédito. Elaborado por: Mishelle Elizabeth Vega Vivanco

Supervisado por: Mg. Hernán Oswaldo Maldonado P.

5.2.3.11 Políticas para la recuperación de cartera. BEMAUEXPRESS S.A POLÍTICAS RECUPERACIÓN DE CARTERA FECHA DE ELABORACIÓN: Julio 2017 LUGAR: Santo Domingo de los Tsáchilas 1) Envió de encomiendas máximo 5 días. 2) Envió de encomiendas, conjuntamente con la guía de remisión y un documento adjunto, enviado por el cliente que se deberá hacer firmar al destinatario. 3) Entregar el Jefe de crédito y cartera el documento adjunto enviado por el cliente “firmado por el destinatario” 4) Envió de factura, retención y documento adjunto al cliente (máximo en 6 días). 5) El cliente tiene ocho días previo a la entrega de la encomienda y documentación, para comunicar alguna novedad con respecto al envió o la facturación. 6) Posterior a los ocho días se procede a llamar a los clientes, para recordarles el pago pendiente.

67 7) Registrar las llamadas realizadas en el “Registro de Gestión de cobros”. 8) Enviar un correo electrónico a los clientes con el reporte del número de facturas adeudadas. 9) Enviar un reporte con lista de los clientes crédito que adeuden a los agenciados. 10) Los agenciados realizarán la primera visita domiciliaria y entregarán la primera “notificación de cobro” 11) Transcurrido 15 días de la entrega de la primera notificación de cobro, se procederá a visitar nuevamente al cliente para darle al cliente la “segunda notificación de cobro”. 12) Una vez transcurrido 1 mes desde la segunda notificación, se procederá a hacer la visita y entrega de le “tercera notificación de cobro”. 13) Si, una vez realizado la entrega de la tercera notificación el cliente no cancela en el lapso de 1 mes, se contratará a un cobrador que realice el cobro. 14) Si, una vez transcurrido el año de deuda, se procederá a realizar el cobro mediante un proceso judicial. 15) Toda visita domiciliaria realizada a los clientes morosos, será acentuada en el “Registro de Gestión de cobros”. 16) No se realizarán cruce de cuentas con proveedores de otros negocios del gerente. Elaborado por: Mishelle Elizabeth Vega Vivanco

Supervisado por: Mg. Hernán Oswaldo Maldonado P.

5.2.3.12 Formato hoja volante – concesión de un crédito.

5.2.3.13 Plan de saneamiento. BEMAUEXPRESS S.A PLAN DE SANEAMIENTO DE CARTERA FECHA DE ELABORACIÓN: Julio 2017 LUGAR: Santo Domingo de los Tsáchilas CALIFICACIÓN DE CLIENTES CRÉDITO Cliente A Se caracterizan por ser clientes que cancelan sus deudas en las fechas establecidas y no se retrasan en sus pagos. Cliente B Son clientes que demuestran que pueden cancelar sus obligaciones, pero en ocasiones no realizan los pagos en su debido tiempo. Por lo general con la realización de las llamadas de seguimiento, el cliente cancela la cuota. Cliente C Clientes que frecuentemente se retrasas en los pagos, en ocasiones no han cancelado la cuota a cancelar en 2 meses, se acostumbra a realizar las llamadas de seguimiento y la primera visita domiciliaria. Cliente D Clientes que lleven adeudando con la empresa 6 meses, se realizan llamadas de cobros, visitas domiciliarias con su respectiva notificación. Cliente E Clientes que están atrasados con la empresa por más de 6 meses, a estos clientes se les realiza el seguimiento mediante cobradores y si es necesario judicialmente. POLÍTICAS ELABORACIÓN PRESUPUESTO 1. El establecimiento del presupuesto, lo realizará el Gerente General con intervención de los encargados de cada área. 2. La elaboración del presupuesto se realizará en el mes de noviembre. 3. Para la determinación de los montos de las cuentas, se tomará como referencia los estados financieros de los años anteriores. POLÍTICAS DE MANEJO DE CUENTAS BANCARIAS 1. Todo ingreso recaudado por concepto de cuentas por cobrar clientes se realizará únicamente en las dos únicas cuentas de Bemauexpress S.A. - Banco ProCredit cuenta corriente Nº 1901011649155 - Banco Pichincha cuentas corriente Nº 2202426332 2. Los pagos de los clientes se realizarán mediante depósito, cheque o transferencia bancaria. 3. No se realizarán depósitos por concepto de cuentas por cobrar a la cuenta personal del gerente general. POLÍTICAS DE CONCILIACIONES BANCARIAS 1. Se elaborarán Conciliaciones Bancarias Mensuales 2. Se realizarán Conciliaciones Bancarias de las dos cuentas bancarias de la empresa. 3. La Conciliación Bancaria estará a cargo de la contadora. PROVISIÓN CUENTAS INCOBRABLES Según el Art. 10 de la LORTI inciso 11.- Las provisiones para créditos incobrables originados en operaciones del giro ordinario del negocio, efectuadas en cada ejercicio impositivo a razón del 1% anual sobre los créditos comerciales concedidos en dicho ejercicio y que se encuentren pendientes de recaudación al cierre del mismo, sin que la provisión acumulada pueda exceder del 10% de la cartera total. ELIMINACIÓN CRÉDITOS INCOBRABLES Según el Art. 10 de la LORTI inciso 11.- La eliminación definitiva de los créditos incobrables se realizará con cargo a esta provisión y a los resultados del ejercicio en la parte no cubierta por la provisión, cuando se hayan cumplido las condiciones previstas en el Reglamento. No se reconoce el carácter de créditos incobrables a los créditos concedidos por la sociedad al socio, a su cónyuge o a sus parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad y segundo de afinidad ni los otorgados a sociedades relacionadas. En el caso de recuperación de los créditos, a que se refiere este artículo, el ingreso obtenido por este concepto deberá ser contabilizado. El monto de las provisiones requeridas para cubrir riesgos de incobrabilidad o pérdida del valor de los activos de riesgo de las instituciones del sistema financiero, que se hagan con cargo al estado de pérdidas y ganancias de dichas instituciones, serán deducibles de la base imponible correspondiente al ejercicio corriente en que se constituyan las mencionadas provisiones. Elaborado por: Mishelle Elizabeth Vega Vivanco Supervisado por: Mg. Hernán Oswaldo Maldonado P.

5.2.3.13.1 Solicitar un listado de las cuentas por cobrar.

Elaborado: J.A.R.V E2 BEMAUEXPRESS S.A CRÉDITO Y COBRANZA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016

Página Fecha: 1/2 03/07/2017

OBJETIVO: Solicitar un listado de las cuentas por cobrar. CLIENTE

N°

RUC

SALDO

FILTROCORP

IMPORT AUTOBAND

SILVIA SALAZAR PEÑAFIEL

0991466177001 ✓ 1713762704001 ✓ 1713492054001 ✓

ECUASPIRADORAS

1792380766001

JT LOGISTICS S.A

1792380766001

SAIT

AUTOREPUESTOS UNIVERSAL

JOSE ALCIVAR

✓ 0591705466001 ✓ 0501392740001 ✓ 1304716747001 ✓

ANDESCABLES

0992774061001 ✓

131,07

LUBRITECNIC

2390001862001

✓

618,37

MIGUEL TORRES VILLACIS

1803404407001

✓

257,40

IMPORT C&B

2390024439001

✓

809,82

DUEÑAS CORP CIA LTDA

1791900731001

✓

326,70

EMPROSERVIS CIA. LTDA

1791410742001

✓

5433,97

TRACTOMACQ S.A.

0992620854001

PINTURAS Y QUIMICOS ECUADOR

GALARZAUTO

SERTECDI S.A

✓ 0992619570001 ✓ 0991463275001 ✓ 0992409134001 ✓

ECOLUBRI

0992654600001

✓

4044,75

IMPRENTA CONDAMINE

1701323758001

✓

448,79

ALVARO MAYORGA

1802627636001

✓

26,74

MACOI

1791739167001

✓

115,05

DISLOA

1303509960001

✓

-0,59

NIPPOANAUTO S.A.

1791714946001

✓

261,12

ECUADPREEX

1791968891001

✓

99,50

BASICFARM

0991255087001

✓

-1,22

ECUAFARVET

1792092531001

EDARSI CIA. LTDA

MONICA CRUZ

✓ 1791768329001 ✓ 1709672776001 ✓

TIPAN CUZCO ALEJANDRO

0501468268001

✓

2057,62 13,74 130,50 144,74 -252,15 -0,06 338,58 0,60

1276,51 0,01 192,20 65,86

149,85 -0,82 136,96 853,38

Elaborado: J.A.R.V E2 BEMAUEXPRESS S.A CRÉDITO Y COBRANZA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016

INTEX

0992629289001

IMPACTEX

1891755755001

PEPASER

Fecha: 03/07/2017 Página 2/2

✓

106,42 1811,70

IMPORTADORA REGALADO

✓ 0992712643001 ✓ 0992231467001 ✓

JAVIER ALMEIDA

1718928482001

✓

187,51

LARTIZCO

0992739878001

✓

766,95

FASETRANS

1792550793001

JOSE LUIS ZAMBRANO

TEXTON

GINA GOMEZ

✓ 1309416996001 ✓ 1391784848001 ✓ 1308836723001 ✓

ALKAENSE

0992773847001

✓

423,02

CONSUAGRO

1792627052001

✓

594,00

∑

24079,70

TOTAL

633,60 1351,35

161,58 79,00 252,26 33,32

El listado presentado es un resumen de las cuentas por cobrar de la empresa BEMAUEXPRESS S.A, consta de 42 clientes crédito, se especifica el RUC de cada usuario y el saldo adeudado al 31 de diciembre de 2016. FUENTE: Base de datos Excel realizada por el Jefe de crédito y cobranzas. MARCAS: ✓

Verificado

∑

Sumatoria

Elaborado: Sr. Jhonny Alexander Reyes Vivas

Supervisado: Mg. Hernán Oswaldo Maldonado P.

5.2.3.13.2 Verificación del cumplimiento de políticas y procedimientos.

Elaborado: J.A.R.V E3 BEMAUEXPRESS S.A CRÉDITO Y COBRANZA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016

Fecha: 05/07/2017

Página 1/2

Objetivo: Verificar el cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos por la empresa, de acuerdo con el nivel de confianza antes determinado. RELEVAMIENTO El proceso de concesión de crédito de la empresa Bemauexpress S.A inicia cuando los clientes de las distintas agencias existentes a nivel nacional se acercan a hablar con el agenciado de la sucursal para conocer cómo ser beneficiario a un crédito dentro de la empresa; ellos dan a conocer los documentos necesarios para la concesión de crédito, como son: 

RUC de la empresa o clientes



Tres recomendaciones comerciales



Nombramiento del representante legal



El monto mínimo para otorgar un crédito es $300.00 en las distintas encomiendas; con excepción del envió de llantas, cuto monto mínimo es de $1000.00



Datos personales del cliente (incluirán nombres del representaste legal, teléfonos, dirección, correo electrónico, entre otros).

El administrador es el encargado de constatar que la documentación de los clientes crédito este completa y actualizada, el mismo mencionó que se le designo esta función hace un mes atrás y que aún se está poniendo al día; en la matriz solo contaban con la carpeta de “PINO YCAZA CIA LTDA” la cual contenía el RUC de la institución y el registro mercantil, y la carpeta de “FILTROCORP” que adjuntaba el contrato firmado con BEMAUEXPRESS, el RUC, el registro mercantil y una planilla de luz.

FUENTE: Entrevista con el Administrador.

Elaborado: J.A.R.V E3 BEMAUEXPRESS S.A CRÉDITO Y COBRANZA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016

Fecha: 05/07/2017

Página 2/2

Condición: Del listado de cuarenta y dos clientes crédito la empresa solo tiene la documentación de dos y, la información de éstos está incompleta, las carpetas no contienen toda la documentación que se debió solicitar para conceder el crédito. Criterio: Según las políticas empíricas de la empresa todas las carpetas de clientes deben contener el RUC de la empresa, tres recomendaciones comerciales, el nombramiento del representante legal, datos personales del cliente y el monto mínimo para otorgar un crédito es $300.00 en las distintas encomiendas; con excepción del envió de llantas, cuyo monto mínimo es de $1000.00 Causa: Los agenciados no han enviado la documentación de los clientes crédito a la matriz, hubo un cambio de administración, el administrador actual tiene un mes ejerciendo esta función y aún no ha solicitado a cada una de las agencias que le envíen la documentación de los clientes. Efecto: El incumplimiento de los procedimientos y políticas establecidas para el otorgamiento de créditos no permite que exista una buena relación de la empresa con el cliente, los quebrantamientos de estos procedimientos pueden provocar que las cuentas por cobrar aumenten debido a que la institución esta brindado un servicio a crédito a un cliente del cual no tiene información o documentación que le muestren el estado financiero del mismo.

Elaborado: Sr. Jhonny Alexander Reyes Vivas

Supervisado: Mg. Hernán Oswaldo Maldonado P.

5.2.3.13.3 Verificación los derechos sobre las cuentas por cobrar.

Elaborado: J.A.R.V E4 BEMAUEXPRESS S.A CRÉDITO Y COBRANZA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016

Página Fecha: 1/3 08/07/2017

OBJETIVO: Verificar los derechos sobre las cuentas por cobrar. N° 1 2 3

CLIENTE FILTROCORP IMPORT AUTOBAND SILVIA SALAZAR PEÑAFIEL

FACTURA 001-003-1571 001-003-1577

SALDO VALOR RF TOTAL ABONO SALDO ANT 0,00 2.078,40 20,78 2.057,62 0,00 ✓2.057,62 13,75 2.606,25 26,06 2.593,94 2.580,19 291,00

130,50

0,00

421,50

291,00 ✓ 130,50

144,74

0,00 ✓ 144,74

ECUASPIRADORAS

001-003-1605

-9,70

156,00

1,56

JT LOGISTICS S.A

001-003-1607

4.116,42

732,20

7,32 4.841,30 5.093,45

SAIT

001-003-1574

AUTOREPUESTOS UNIVERSAL

001-003-1572

0,00

342,00

3,42

338,58

JOSE ALCIVAR

001-003-1585

0,60

95,00

0,95

94,65

ANDESCABLES

001-003-1587

131,07

456,50

4,57

583,01

MIGUEL TORRES VILLACIS

12 IMPORT C&B DUEÑAS CORP CIA LTDA EMPROSERVIS 14 CIA. LTDA TRACTOMACQ 15 S.A. PINTURAS Y 16 QUIMICOS ECU 13

13,74

001-003-1604

10 LUBRITECNIC

✓

001-003-1588

-0,55 1.727,75 17,28 1.709,92 1.709,98

-0,07 1.512,00 15,12 1.496,81

✓ -252,15 ✓

-0,06

0,00 ✓ 338,58 94,05 ✓

0,60

451,93 ✓ 131,07 878,44 ✓ 618,37

001-003-1592

0,00

260,00

2,60

257,40

0,00 ✓ 257,40

001-003-1589

590,04

222,00

2,22

809,82

0,00 ✓ 809,82

001-003-1052

228,94

98,75

0,99

326,70

0,00 ✓ 326,70

001-003-1502

5.078,07

359,50

001-003-1583

5.919,09 2.733,00 27,33 8.624,76 7.348,25

3,60 5.433,98

001-003-1596

636,58

891,50

17 GALARZAUTO

001-003-1595

188,73

43,00

0,43

231,30

18 SERTECDI S.A

001-003-1593

-1,46

68,00

0,68

65,86

19 ECOLUBRI

001-003-1407

3.618,31

430,75

001-003-1613

412,66

001-003-1600

22 MACOI

0,00 ✓5.433,97

8,92 1.519,17 1.519,15

✓1.276,51 ✓

0,01

39,10 ✓ 192,20 0,00 ✓

65,86

4,31 4.044,75

0,00 ✓4.044,75

36,50

0,37

448,80

0,00 ✓ 448,79

1,00

26,00

0,26

26,74

0,00 ✓ 26,74

001-003-1603

45,26

70,50

0,71

115,06

0,00 ✓ 115,06

23 DISLOA

001-003-1606

-0,59

60,56

0,61

59,36

NIPPOANAUTO 24 S.A.

001-003-1601

0,01

263,75

2,64

261,12

IMPRENTA CONDAMINE ALVARO 21 MAYORGA 20

59,95 ✓

-0,59

0,00 ✓ 261,12

Elaborado: J.A.R.V E4 BEMAUEXPRESS S.A CRÉDITO Y COBRANZA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016

Fecha: 08/07/2017 Página 2/3

001-003-1201

26,73

73,50

0,74

99,50

26 BASICFARMA

001-003-1522

-1,22

59,50

0,60

57,69

27 ECUAFARVET EDARSI CIA. 28 LTDA 29 MONICA CRUZ TIPAN CUZCO 30 ALEJANDRO

001-003-1164

373,49

97,75

0,98

470,26

001-003-1428

-0,82

9,00

0,00

8,18

001-003-1602

68,15

69,50

0,70

136,96

0,00 ✓ 136,96

001-003-1265

835,56

18,00

0,18

853,38

0,00 ✓853,38

31 INTEX

001-003-1405

93,06

13,50

0,14

106,43

0,00 ✓106,42

32 IMPACTEX

001-003-1228

577,17

57,00

0,57

633,60

0,00 ✓633,60

33 PEPASER

001-003-1360

1.118,70

700,00

7,00

1.811,70

0,00 ✓1.811,70

001-003-0961

782,10

575,00

5,75

1.351,35

0,00 ✓1.351,35

001-003-1353

202,07

56,00

0,56

257,51

70,00 ✓187,51

36 LARTIZCO

001-003-1345

481,83

288,00

2,88

766,95

0,00 ✓766,95

37 FASETRANS

001-003-1212

88,32

74,00

0,74

161,58

0,00 ✓161,58

JOSE LUIS ZAMBRANO

001-003-1214

121,00

21,00

0,00

142,00

39 TEXTON

001-003-1598

141,52

113,00

2,26

252,26

40 GINA GOMEZ

001-003-1599

33,32

29,00

0,58

61,74

41 ALKAENSE

001-003-1519

352,23

71,50

0,72

423,02

0,00 ✓423,02

42 CONSUAGRO

001-003-1099

297,00

300,00

3,00

594,00

0,00 ✓594,00

IMPORTADORA REGALADO JAVIER 35 ALMEIDA 34

TOTAL

0,00

✓ 99,50

25 ECUADPREEX

58,90 ✓ -1,22 320,41 ✓ 149,85 9,00 ✓ -0,82

63,00 ✓79,00 0,00 ✓252,26 28,42 ✓33,32

26.849,37 18.025,66 180,07 44.694,96 20.615,22

∑24.079,70

Se verificó los derechos de las cuentas por cobrar según lo que establece el reglamento de comprobantes ventas, retención y documentos complementarios en el Art 11 Facturas. - Se emitirán y entregarán facturas con ocasión de la transferencia de bienes, de la prestación de servicios o la realización de otras transacciones gravadas con impuestos, considerando lo siguiente: a) Desglosando el importe de los impuestos que graven la transacción, cuando el adquirente tenga derecho al uso de crédito tributario o sea consumidor final que utilice la factura como sustento de gastos personales;

BEMAUEXPRESS S.A CRÉDITO Y COBRANZA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016

Elaborado: J.A.R.V

b) Sin desglosar impuestos, en transacciones con consumidores finales; y, c) Cuando se realicen operaciones de exportación. FUENTE: Base de datos Excel realizada por el Jefe de crédito y cobranzas. MARCAS: ✓

Verificado

∑

Sumatoria

Elaborado: Sr. Jhonny Alexander Reyes Vivas

Supervisado: Mg. Hernán Oswaldo Maldonado P.

E4 Página 3/3

5.2.3.13.4 Comprobación de la existencia de cuentas por cobrar con partes relacionadas. Elaborado: J.A.R.V E5 BEMAUEXPRESS S.A CRÉDITO Y COBRANZA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016

Fecha: 10/07/2017

Página 1/2

OBJETIVO: Comprobar la existencia de cuentas por cobrar con partes relacionados. N° 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35

CLIENTES CRÉDITO FILTROCORP IMPORT AUTOBAND SILVIA SALAZAR PEÑAFIEL ECUASPIRADORAS JT LOGISTICS S.A SAIT AUTOREPUESTOS UNIVERSAL JOSE ALCIVAR ANDESCABLES LUBRITECNIC MIGUEL TORRES VILLACIS IMPORT C&B DUEÑAS CORP CIA LTDA EMPROSERVIS CIA. LTDA TRACTOMACQ S.A. PINTURAS Y QUIMICOS ECUADOR GALARZAUTO SERTECDI S.A ECOLUBRI IMPRENTA CONDAMINE ALVARO MAYORGA MACOI DISLOA NIPPOANAUTO S.A. ECUADPREEX BASICFARM ECUAFARVET EDARSI CIA. LTDA MONICA CRUZ TIPAN CUZCO ALEJANDRO INTEX IMPACTEX PEPASER IMPORTADORA REGALADO JAVIER ALMEIDA

36 LARTIZCO

N° 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

NÓMINA DEL PERSONAL AYALA TOALOMBO CARLA JUDITH BENAVIDES CARRION JEINNER MAURICIO GONZALEZ GARCIA BRYAN FERNANDO INTRIAGO RIVERA BENJAMIN ANTONIO LOPEZ CORNEJO YINSON JAVIER MONTERO PINOS JORGE HERNAN MOREIRA VILLALTA LUIS FERNANDO RIVAS SOLORZANO MARTHA ELENA SALTOS ALVEAR RICARDO DANIEL SINCHIGUANO CHAMBA MARILIN JESSENIA TOALA CEVALLOS CARLOS IVAN VALDIVIEZO ARTEAGA MARIA LEONELA YAGUANA CHAMBA GABRIELA ELIZABETH ZAMBRANO LOOR AGUSTIN HORACIO ZAMBRANO VILLARES RICHARD PATRICIO

Elaborado: J.A.R.V E5 BEMAUEXPRESS S.A CRÉDITO Y COBRANZA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016

Fecha: Página 10/07/2017 2/2

37 FASETRANS 38 JOSE LUIS ZAMBRANO 39 TEXTON 40 GINA GOMEZ 41 ALKAENSE 42 CONSUAGRO

En la primera columna del listado están los nombres de los clientes crédito, y en la segunda columna están los nombres de los colaboradores de la empresa BEMAUEXPRESS S.A, se puede evidenciar que ningún trabajador de la empresa es cliente crédito. FUENTE: Listado de clientes crédito presentada por la empresa y planilla descargada de la página del IESS Elaborado: Sr. Jhonny Alexander Reyes Vivas

Supervisado: Mg. Hernán Oswaldo Maldonado P.

5.2.3.13.5 Verificación de cruce de deudas.

Elaborado: J.A.R.V E6 BEMAUEXPRESS S.A CRÉDITO Y COBRANZA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016

Fecha: 10/07/2017 Página 1/1

OBJETIVO: Verificar si hubo cruces de deudas personales del gerente con facturas emitidas a los clientes. Según lo verificado en la base de datos de cuentas por cobrar Excel, la empresa BEMAUEXPRESS S.A no posee cruce de cuentas en el periodo 2016, por concepto de deudas personales del gerente hacia los clientes crédito, puesto que las facturas de los gastos son emitidas a nombre de la empresa.

FUENTE: Base de datos de cuentas por cobrar Excel elaborada por el Jefe de crédito y cobranzas.

Elaborado: Sr. Jhonny Alexander Reyes Vivas

Supervisado: Mg. Hernán Oswaldo Maldonado P.

5.2.3.13.6 Verificar los saldos de las cuentas por cobrar estén correctamente valorados.

Elaborado: M.E.V.V E7 BEMAUEXPRESS S.A CRÉDITO Y COBRANZA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016

Fecha: 12/07/2017 Página 1/3

OBJETIVO: Verificar que los saldos de las cuentas por cobrar se encuentren correctamente valoradas. N°

CLIENTE

SALDO ANTERIOR 31/12/2015 001-003-1571 0.00 FACTURA

Filtrocorp

2 3

Import Autoband 001-003-1577 Silvia Salazar Peñafiel 001-003-1604

Ecuaspiradoras

001-003-1605

Jt Logistics S.A

001-003-1607

001-003-1574

Sait Autorepuestos Universal

Jose Alcivar

001-003-1585

Andescables

001-003-1587

10 Lubritecnic Miguel Torres 11 Villacis

001-003-1572

001-003-1588 001-003-1592

12 Import C&B 001-003-1589 Dueñas Corp Cia 13 Ltda 001-003-1052 Emproservis Cia. 001-003-1502 14 Ltda

13.75

©✓13.74

0.00

©✓330.00

©✓326.70

✓3.30

0.00

228.94 5,078.07

17 Galarzauto

001-003-1595

18 Sertecdi S.A 19 Ecolubri Imprenta 20 Condamine

001-003-1593

21 Alvaro Mayorga

001-003-1600

22 Macoi

001-003-1603

23 Disloa Nippoanauto 24 S.A.

001-003-1606

-0.59 0.00

001-003-1601

25 Ecuadpreex

001-003-1201

001-003-1613

0.00

001-003-1583

001-003-1407

0.00

15 Tractomacq S.A. Pinturas y 16 Químicos Ecu

001-003-1596

DIFERENCIA

636.58

412.66

0.01

✓291.00 0.00 ✓868.60

✓0.06 0.00 ✓-0.60 0.00 0.00

0.00

✓-0.01 0.00 ✓9.89 0.00 0.00 0.00 0.00 ✓0.59 0.00 0.00

Elaborado: M.E.V.V E7 BEMAUEXPRESS S.A CRÉDITO Y COBRANZA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016 26 Basicfarma

001-003-1522

27 Ecuafarvet

001-003-1164

28 Edarsi Cia. Ltda

001-003-1428

29 Monica Cruz Tipan Cuzco 30 Alejandro 31 Intex

001-003-1602

32 Impactex 33 Pepaser Importadora 34 Regalado

001-003-1228 001-003-1360

35 Javier Almeida 36 Lartizco

001-003-1353

37 Fasetrans Jose Luis 38 Zambrano 39 Texton 40 Gina Gomez

001-003-1599

001-003-1265 001-003-1405

001-003-0961

68.15

782.10

Fecha: 12/07/2017 Página

001-003-1212

001-003-1214

121.00

001-003-1598

141.52

001-003-1345

41 Alkaense 001-003-1519 Consuagro 42 001-003-1099 Detalle En El Libro Diario Como Control Interno TOTAL

297.00 0.00

2/3 ✓1.22 0.00 ✓0.82 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 ✓-55.44 0.00 0.00 0.00 0.00 ✓-28.42 0.00 ✓-594.00

0.00

✓478.76

∑24,079.70

∑975.77

FUENTE: Base de datos Excel realizada por el Jefe de crédito y cobranzas, asiento de cierre de clientes al 31 de diciembre del 2016, Balance de comprobación y Balance General al 31 de diciembre del 2016. MARCAS: ©

Cruzado

✓

Verificado

∑

Sumatoria

Elaborado: M.E.V.V E7 BEMAUEXPRESS S.A CRÉDITO Y COBRANZA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016

Fecha: 12/07/2017 Página 3/3

Condición: El total de las cuentas por cobrar que se estableció con la base datos Excel realizada por el Jefe de créditos no cuadra con el total del asiento de cierre de cuentas por cobrar, balance de comprobación y el balance general al 31 de diciembre del 2016. Criterio: Los estados financieros debe contener toda la información contable del año fiscal en forma clara y comprensible para analizar los resultados del periodo y la situación financiera de la entidad, según el principio de revelación suficiente. Causa: Error en los saldos que se utilizaron para la realización del balance de los siguientes clientes, para COMERC GASPCOSMET se utilizó el saldo de cuentas por cobrar al 05 de diciembre del 2016, pero en la base de datos Excel este cliente tiene transacciones hasta el 19 de diciembre del 2016; para el cliente DUEÑAS CORP en el balance tomaron el saldo de cuentas por cobrar al 31 de diciembre del 2016 pero no restaron el valor de la retención. Para el cliente JAVIER ALMEIDA en el balance tomaron el valor de la factura #001-003-1167 emitida el 12 de julio del 2016, pero no tomaron en cuenta el saldo pendiente que tenía, además el cliente tiene transacciones con la empresa hasta 05 de septiembre del 2016; para el cliente SERTEDI en el balance general tomaron el saldo al 04 de noviembre del 2016 pero este cliente tiene transacciones con la empresa hasta el 05 de diciembre del 2016; existen dos saldos que no están registrados en la base datos Excel, para la señorita Gina Gómez registran un saldo $4,90 y registran un saldo $478.76 como cuentas por cobrar individuales de controles internos. Efecto: Datos irreales en los balances de la empresa, los saldos de las cuentas por cobrar de la están desactualizados, ocasionando una sobrevaloración de las cuentas por cobrar de $975,77 Elaborado: Srta. Mishelle Elizabeth Vega Vivanco

Supervisado: Mg. Hernán Oswaldo Maldonado P.

5.2.4 Informe. Informe de auditoría independiente Santo Domingo, 17 de julio del 2017 Sr. Benavidez Carrión Mauricio Gerente General Bemauexpress S.A Hemos llevado a cabo una evaluación del sistema de control interno de los procesos de crédito, haciendo énfasis en las políticas y procedimientos de la concesión y recuperación de cartera, la auditoría realizada corresponde a la empresa Bemauexpress S.A en el periodo 2016, los cuales son netamente responsabilidad de la administración de la Compañía. Nuestra responsabilidad es expresar una opinión sobre la evaluación de control interno de la gestión realizada en los procesos de crédito fundamentada en la presente auditoría. Nuestra auditoría se llevó de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas, dichas normas pretenden que planifiquemos y ejecutemos la auditoría para obtener una seguridad razonable sobre el control interno de la cartera de crédito, misma que contiene el análisis mediante la aplicación de pruebas selectivas que evidencian y sustentan las revelaciones encontradas en los procesos de crédito, y la evaluación de los principios contables. Nuestra auditoría de control interno sobre los procesos de concesión y recuperación de crédito incluye el resultado encontrado en los procedimientos crediticios, la evaluación de la dirección, prueba y eficiencia del control interno, asimismo empleamos otros procedimientos que consideremos indispensables para constatar los hallazgos encontrados. Consideramos que nuestra auditoría suministra una base razonable para fundamentar nuestras conclusiones. Nuestra obligación es emitir un análisis sobre cada uno de los procedimientos empleados para evidenciar y sustentar la razonabilidad de nuestros argumentos, considerando la evaluación del sistema de control interno determinamos las siguientes conclusiones y a su vez presentamos las recomendaciones pertinentes. 1. En base a los procedimientos ejecutados y según lo evidenciado mediante la utilización del cuestionario COSO ERM, la empresa Bemauexpress S.A carece de políticas y procedimientos para la concesión y recuperación de crédito, además, no posee una guía de principios y valores corporativos, ni de funciones del personal del área de crédito, así como

también se presenta la inexistencia de una base de datos actualizada con las fechas de vencimiento de los clientes crédito, y de objetivos estratégicos para el área de crédito. Implementación de la guía de funciones propuesta para el personal del área de crédito, permitiendo conocer a cabalidad las funciones y tareas que se desempeñara según el respectivo cargo. 2. Falta de una normativa que establezca los procedimientos a seguir en la concesión y recuperación de cartera, en la que se especifique el custodio de la documentación, y de los pasos a seguir en caso de tardanza o pérdida de la encomienda; asegurando el correcto cumplimiento de las fases crediticias y la reducción del tiempo de la operación a realizar. Aplicar los procedimientos para la concesión y recuperación de cartera, planteados para el correcto cumplimiento de los procesos y la reducción eficiente de los tiempos del ciclo de cartera. 3. Carencia de políticas eficientes en los procesos de crédito, debido a falta de plazos pre establecidos según el monto y la documentación que sustente el estado crediticio del cliente que permita proceder legalmente al cobro de la cartera de crédito vencida, permitiendo incrementar el índice de recuperación de cartera. Llevar a cabo el uso de las políticas presentadas, eleva el nivel de seguridad crediticio de los clientes y a su vez disminuye la posibilidad de impago, debido al análisis minucioso de los clientes solicitantes; y a su vez mediante el incremento de documentación, se podrá sustentar el derecho de cobro y permitirá a la empresa proceder legalmente a la cobranza de la cartera morosa. 4. Se verificó el cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos empíricamente por la empresa, mediante el análisis de 25 clientes crédito, según la muestra establecida; sin embargo al momento de la constatación , la matriz solo contaba con la carpeta de “PINO YCASA CIA LTDA” la cual contenía el Ruc de la institución y el registro mercantil; y la carpeta de “FILTROCORP” que adjuntaba el contrato firmado con BEMAUEXPRES, el Ruc, el registro mercantil y una planilla de luz; evidenciando el incumplimiento de la políticas establecida por la empresa. Determinar un custodio para la correspondiente documentación de las carpetas de los clientes crédito, considerando que mediante el resguardo y ordenamiento de esta

documentación se podrá realizar un correcto seguimiento a los clientes crédito y más que todo se podrá llevar a cabo medidas legales, según fuere el caso. 5. Consecuentemente se constató la existencia de los derechos sobres las cuentas por cobrar, evidenciando la adquisición del servicio con su respectivo número de factura, a su vez la existencia del derecho al cobro, sin embargo, el valor total de las cuentas por cobrar que se estableció no cuadra en $975,97 dólares con el valor total de cuentas por cobrar del balance general al 31 de diciembre de 2016. Emplear los formatos de seguimientos propuestos en la disertación para certificar el adecuado control del proceso de recuperación de cartera y respaldar los respectivos desembolsos de los clientes crédito, impidiendo la inconsistencia de saldos. 6. Adicionalmente se comprobó la inexistencia de cuentas por cobrar con partes relacionadas, demostrando que los colaboradores de la empresa BEMAUEXPRESS, no constan como clientes crédito, por esta razón no tienen valores pendientes con la institución. 7. También se buscó evidenciar la existencia de cruces de deudas realizados en el periodo, comprobando que en el año 2016 no existieron cruces de cuenta por concepto de deudas personales del gerente. Se recomienda que todos los documentos referentes a los gastos de la empresa se emitan respectivamente con la razón social y RUC de la compañía. 8. Por último punto, se verificó que los saldos de las cuentas por cobrar se no encuentran correctamente valoradas, encontrando diferencias en los saldos que se utilizaron para la realización del balance de los siguientes clientes, para COMERC GASPCOSMET se utilizó el saldo de cuentas por cobrar al 05 de diciembre del 2016, pero en la base de datos Excel este cliente tiene transacciones hasta el 19 de diciembre del 2016. Para el cliente DUEÑAS CORP en el balance tomaron el saldo de cuentas por cobrar al 31 de diciembre del 2016 pero no restaron el valor de la retención; para el cliente JAVIER ALMEIDA en el balance tomaron el valor de la factura #001-003-1167 emitida el 12 de julio del 2016, pero no tomaron en cuenta el saldo pendiente que tenía el cliente, además el cliente tiene transacciones con la empresa hasta 05 de septiembre del 2016. Para el cliente SERTEDI en el balance general tomaron el saldo al 04 de noviembre del 2016 pero este cliente tiene transacciones con la empresa hasta el 05 de diciembre del 2016;

existen dos saldos que no están registrados en la base datos Excel, para la señorita Gina Gómez registran un saldo $4,90 y registran un saldo $478.76 como cuentas por cobrar individuales de controles internos. Se sugiere la implementación de un sistema contable que facilite el control de las cuentas por cobrar individuales de cada cliente, con su respectivo monto y fecha actualizada según su último desembolso, además que permita realizar el cierre de los balances y estados financieros al término del año fiscal respectivamente. A nuestro criterio, existen ineficiencias en los procesos de crédito y cobranza, debido a la falta de normativa y políticas establecidas.

______________________________ Reyes Vivas Jhonny Alexander

Reyes & Vega Auditores

_____________________________ Vega Vivanco Mishelle Elizabeth

5.2.5 Carta a la gerencia. Señor. Benavidez Carrión Mauricio Gerente General BEMAUEXPRESS S.A Presente. – Como parte de la evaluación del sistema de control interno del proceso de crédito de la compañía Bemauexpress S.A en el periodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 2016, realizamos el análisis de los procesos que intervienen en la concesión y recuperación de cartera, considerándolo necesario para evaluar el sistema de control interno, como lo especifican las normas de auditoría generalmente aceptadas. El propósito de nuestro estudio fue determinar el estado y riesgos a los que está sujeto la cartera de crédito, para identificar las ineficiencias operacionales, permitiendo expresar una opinión ante el proceso interno del área de crédito. La Gerencia de Bemauexpress S.A es responsable de mantener y establecer controles internos, y a su vez la administración debe hacer verificaciones y juicios para evaluar el cumplimiento de los objetivos esperados en relación con las políticas y procedimientos de control interno; permitiendo obtener una certeza razonable más no absoluta, que los activos están protegidos contra pérdidas por el uso o disposición no autorizada, y que las operaciones se realizan con previa autorización, de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados. El presente examen pretende evaluar los limitantes descritos en el primer párrafo, sin embargo, no se garantiza que se evidencien todas las debilidades del proceso, considerando las limitaciones inherentes en los controles internos, además de que pueden ocurrir errores e irregularidades y no ser detectados. No obstante, existen algunas novedades encontradas durante nuestra evaluación al control interno, que podrían dar lugar a que se comentan errores y que podrían convertirse en un problema a futuro; viendo necesario incluirlos en el informe de la auditoría el cual presenta nuestros comentarios y recomendaciones. Atentamente, ______________________________ Reyes Vivas Jhonny Alexander

_____________________________ Vega Vivanco Mishelle Elizabeth

5.3 Conclusiones BEMAUEXPRESS S.A, es una compañía de transporte de carga pesada dedicada al servicio de entrega de encomiendas y mudanzas a nivel nacional, a su vez cuenta con ventas a crédito por lo que se maneja el rubro de cuentas por cobrar, el cual presenta ineficiencias en el sistema de control interno en el área de cobranzas. Los instrumentos de recolección de datos implementados en la disertación se llevaron a cabo a través de la entrevista con el gerente, jefe de crédito y clientes externos, asimismo se aplicó el método de observación directa como medio para conocer el problema de la investigación e implementar la propuesta de intervención. Empleado una evaluación al sistema de control interno del área de crédito y cobranza de la empresa, se evidenciaron los riesgos relacionados a este departamento, considerando que los procesos empleados se realizan de forma empírica, proporcionando una mayor visualización de deficiencias, ayudando a la propuesta de posibles soluciones para la mejora. Posterior a la evaluación del sistema de control interno y sus componentes identificamos que el sistema de control interno de la gestión de cobranzas carece de procedimientos y políticas establecidas que permitan una eficiente realización de los procesos, siendo el eje principal de la propuesta principal. Una vez hallados los resultados derivados de la evaluación del sistema de control interno, procedimos a realizar la carta a gerencia y el informe de hallazgos, en el que se especificó todas las conclusiones y recomendaciones que permitan solucionar las deficiencias encontradas en el proceso de concesión de crédito y cobranzas. Para un correcto entendimiento de los conceptos teóricos aplicados en esta investigación se empleó un marco referencial con las terminologías correspondientes a la evaluación del sistema de control interno de las cuentas por cobrar de la CIA. BEMAUEXPRESS S.A. En relación a la metodología de investigación se adoptó un enfoque cuantitativo, con un tipo de investigación exploratoria, descriptiva y explicativa, considerando la población total para la utilización de técnicas e instrumentos de recogida de datos como la observación directa, entrevistas y encuestas; además de emplear una técnica descriptiva de análisis de datos.

5.4 Recomendaciones Se deja a disposición aplicar los resultados evidenciados en la esta propuesta de investigación, Evaluación del Sistema de Control Interno de los procesos de crédito de BEMAUEXPRESS S.A en Santo Domingo año 2016, siguiendo las pautas empleadas en el presente trabajo de titulación. Se sugiere la socialización de los resultados obtenidos con los directivos de empresa, para que tengan conocimiento de los factores de riesgo de la compañía y empleen las políticas y procedimientos propuestos, a fin de mejorar la eficiencia y efectividad de la gestión de cobranzas. A través del presente trabajo de investigación se recomienda que las empresas del sector con similar actividad económica utilicen la auditoria de control interno para mejorar sus procesos e identificar las áreas críticas de su empresa en los procesos de crédito y cobranzas. Asimismo, se recomienda el uso del mencionado trabajo de titulación como un instrumento de consulta y guía para las nuevas generaciones de la universidad, siendo una base de las distintas problemáticas encontradas dentro de una compañía de transporte pesado.

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Código

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Enrique, F. (2007). Auditoría Administrativa - Gestión estratégica del cambio . México: Pearson Educación . Estupiñan, R. (2012). Control Interno y Fraudes con base en los ciclos transaccionales Análisis de Informe COSO I y II. Colombia: ECOE Ediciones. FedEx. (2015). FedEx. Obtenido de http://www.fedex.com/es/about/company-info/overviewand-facts.html Hernández, N., Espinoza, D., & Salazar, Y. (2014). La teoría de la gestión financiera operativa desde la perspectiva marxista. La Habana: Economía y Desarrollo. Ley Orgánica de Régimen Tributaria Interna - Capitulo- Normas Generales. (2015). Ecuador. Mantilla, S. (2012). Control Interno Informe COSO. Colombia: ECOE Ediciones. Montaño, E. (2013). Control Interno, auditoría y aseguramiento revisoría fiscal y gobierno corporativo. Cali, Colombia: Universidad del Valle Programa Editorial. Montoya, B. (2014). ¿Es la contabilidad una disciplina objetiva? Contaduría Universidad de Antioquia, 285-294. Morares, J., & Morales, A. (2014). Crédito y cobranza. México: Patria. Ochoa, L., Guevara, J., & Zamarra, J. (2011). ¿Cuál ha sido la responsabilidad de la Auditoría en los escándalos financieros? Contaduría Universidad de Antioquia, 117-145. Colombia. Ortega, M. (2012). Contabilidad Básica. España: Vérticebooks. Pallerola, J., & Monfort, E. (2012). Auditoría. Madrid: StarBook. Plasencia, C. (2010). El Sistema de Control Interno: garantía del logro de los objetivos. MEDISAN, (14), 2. RAE. (2017). Real Academia Española. Obtenido de http://dle.rae.es/?id=BDeQ78f Ramírez, M., & Reina, J. (2013). Metodología y desarrollo de la auditoría forense en la detección del fraude contable en Clombia. Cuadernos de Administración Universidad del Valle. , 29 (50): 186 -195. Colombia. Real Académia Española. (2017). Obtenido de http://www.rae.es/

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ANEXOS Anexo 1 Balance General Diciembre 31,

BALANCE GENERAL

31/12/2016

31/12/15

Activos Activos corrientes: Efectivo

138,342.86

4,555.00

Cuentas por cobrar

©✓25,055.47

70,307.82

Inventarios

Gastos y pagos anticipado

Total activos corrientes Propiedad, planta y equipo

5,557.50

4,092.50

168,955.83

78,955.32

25,410.00

113,469.82

194,365.83

192,425.14

Pasivos y patrimonio de los accionistas Pasivos corrientes: Cuentas por pagar

89,985.44

35,795.30

Obligaciones con los trabajadores

4,470.71

2,949.84

Obligaciones con los fiscales

5,993.18

3,677.47

100,449.33

92,852.61

Total pasivos corrientes Pasivos Diferidos

Pasivo diferido Total pasivos

100,449.33

92,852.61

800.00

82,784.82

2,949.40

Patrimonio de los accionistas: Capital social

Aporte para futuras Capitalizaciones Reservas Reserva legal

Otros resultados integrales Resultado por adopción de las Niif

13,038.31

Resultados Acumulados Ganancias acumuladas Pérdidas acumuladas Utilidades (Pérdidas) del ejercicio Total patrimonio de los accionistas

(5,656.03)

13,038.31

93,916.50 194,365.83

99,572.53 192,425.14

Anexo 2 Asiento de registro de cuentas por cobrar individuales ASIENTO 229303

FECHA CÓDIGO 31/12/16 11030101001 11030101001 11030101001 11030101001 11030101001 11030101001 11030101001 11030101001 11030101001 11030101001 11030101001 11030101001 11030101001 11030101001 11030101001 11030101001 11030101001 11030101001 11030101001 11030101001 11030101001 11030101001 11030101001 11030101001 11030101001 11030101001 11030101001 11030101001 11030101001 11030101001 11030101001 11030101001 11030101001 11030101001 11030101001 11030101001 11030101001

CUENTA Clientes Clientes Clientes Clientes Clientes Clientes Clientes Clientes Clientes Clientes Clientes Clientes Clientes Clientes Clientes Clientes Clientes Clientes Clientes Clientes Clientes Clientes Clientes Clientes Clientes Clientes Clientes Clientes Clientes Clientes Clientes Clientes Clientes Clientes Clientes Clientes Clientes

REFERENCIA ALKAENSE ALVAR MAYORGA ANDES CABLES AUTOBAND BASSANTES LUIS SILVIA SALAZAR CONDAMINE DUEÑAS CORP ECOLUBRI ECUADPREMEX ECUAFARVET ECUASPIRADORAS EMPROSERVIS FASETRANS FILTROCORP GALARZAUTO GINA GÓMEZ IMPACTEX IMPORT C&B IMPORT.REGALADO INTEX JAVIER ALMEIDA JOSE ZAMBRANO JT LOGISTIC LARTIZCO LUBRITEC MACOI MIGUEL TORRES MONICA CRUZ NIPPOAUTO PEPASER SERTEDI CONTROL INTERNO TEXTON TIPAN CUZCO TRACTOMAQ TOTAL

DEBE 423.02 26.74 131.07 13.74 338.58 421.50 448.79 330.00 4,044.75 99.50 149.85 144.74 5,433.97 161.58 2,057.62 192.20 4.90 633.60 809.82 1,351.35 106.43 132.07 79.00 616.45 766.95 618.38 115.06 257.40 136.96 261.12 1,811.70 75.75 478.76 252.26 853.38 1,276.51 25,055.47

P/R: REGISTRO DE LAS CUENTA POR COBRAR INDIVIDUALES DE CONTROLES INTERNOS

HABER

25,055.47 25,055.47

Anexo 3 Índice de marcas SIMBOLO

SIGNIFICADO

✓

Verificado

Cruzado

∑

Sumatoria

Anexo 4 Entrevista Gerente General

Anexo 5 Encuesta para empleados

Anexo 6 Encuesta para clientes externos