Trabajo por procedimientos convenidos a las cuentas por cobrar de la empresa G&J cía. Ltda. by Pontificia Universidad Católica del Ecuador sede Santo Domingo PUCE SD

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO

Dirección Académica – Escuela de Ciencias Administrativas y Contables

TRABAJO POR PROCEDIMIENTOS CONVENIDOS A LAS CUENTAS POR COBRAR DE LA EMPRESA G&J CÍA. LTDA. EN LA CIUDAD DE LAGO AGRIO 2016

Trabajo de Titulación previo a la obtención del título de Ingeniero/a en Contabilidad y Auditoría C.P.A.

Línea de Investigación:

Implementación de Control Interno

Autores: ANDREA ESTEFANÍA FALCONÍ MANTILLA JOHN RENE GALINDO TIPAN Director: Mg. HERNÁN OSWALDO MALDONADO PAZMIÑO

Santo Domingo – Ecuador Enero, 2018

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO

Dirección Académica – Escuela de Ciencias Administrativas y Contables HOJA DE APROBACIÓN TRABAJO POR PROCEDIMIENTOS CONVENIDOS A LAS CUENTAS POR COBRAR DE LA EMPRESA G&J CÍA. LTDA. EN LA CIUDAD DE LAGO AGRIO 2016

Línea de Investigación:

Implementación de Control Interno

Autores: ANDREA ESTEFANÍA FALCONÍ MANTILLA JOHN RENE GALINDO TIPAN Maldonado Pazmiño Hernán Oswaldo, Mg. DIRECTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN

f.___________________________

García Zambrano Ximena Leticia, Mg. CALIFICADOR

f.___________________________

Portero López Patricio Rodrigo, Mg. CALIFICADOR

f.___________________________

Celi Pinza Doris María, Mg. f.___________________________ DIRECTORA DE LA ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

Santo Domingo – Ecuador Enero, 2018

iii

DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD Nosotros, Andrea Estefanía Falconí Mantilla portadora de la cédula de ciudadanía No. 172471022-1 y John Rene Galindo Tipan portador de la cédula de ciudadanía No. 171746317-6 declaramos ser los autores de los resultados obtenidos en la investigación “TRABAJO POR PROCEDIMIENTOS CONVENIDOS A LAS CUENTAS POR COBRAR DE LA EMPRESA G&J CÍA. LTDA. EN LA CIUDAD DE LAGO AGRIO 2016.” presentado como informe final, previo la obtención del Grado de Ingeniero(a) en Contabilidad y Auditoría – C.P.A. son absolutamente originales, auténticos y personales. En tal virtud, declaramos que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos que se desprenden del trabajo propuesto de investigación y luego de la redacción de este documento son y serán de nuestra sola y exclusiva responsabilidad legal y académica.

Falconí Mantilla Andrea Estefanía CI: 172471022-1

Galindo Tipan John Rene CI: 171746317-6

AGRADECIMIENTO Agradecemos a Dios por bendecirnos y permitirnos alcanzar este sueño anhelado; a nuestros padres por su amor, comprensión e incondicional apoyo a lo largo de nuestra preparación académica. A nuestro director de titulación, Mg Hernán Oswaldo Maldonado Pazmiño que nos ha impartido sus conocimientos profesionales en el desarrollo de nuestro trabajo; ha sido un privilegio poder contar con su guía y ayuda. A G&J Cía. Ltda., por habernos brindado la oportunidad de desarrollar nuestro trabajo de titulación y colaborar con la información necesaria para el desarrollo del mismo. Por último, un eterno agradecimiento a esta prestigiosa Universidad la cual nos abrió las puertas y brindó las herramientas necesarias para prepararnos para un futuro competitivo y además formándonos como personas de bien.

DEDICATORIA El presente trabajo de titulación está dedicado a mis padres y hermano, quienes han sido mi soporte día tras día con su amor y comprensión; y a mi amado esposo Francisco quien siempre está presente en todo momento apoyándome para lograr cada meta que me propongo y respaldándome con su amor incondicional.

Falconí Mantilla Andrea Estefanía

DEDICATORIA El presente trabajo de titulación está dedicado en primer lugar a Dios, fuente de amor y de sabiduría, a mis padres, pilares fundamentales en toda mi vida, los cuales creyeron en mis habilidades y me apoyaron desde el primer día, sin ellos, jamás hubiese podido conseguir esta meta, y a mis docentes que en el transcurso de mi preparación me formaron y aconsejaron académicamente y personalmente para realizarme en un hombre de bien.

Galindo Tipan John Rene

vii

RESUMEN El presente trabajo de titulación se desarrolló con la finalidad de determinar la razonabilidad de los valores y procesos relacionados con las cuentas por cobrar de la empresa G&J Cía. Ltda.; la misma que se dedica a la comercialización de productos de consumo masivo en la ciudad de Lago Agrio- Sucumbíos. El punto de partida de este trabajo de investigación se da con el levantamiento de información, refiriéndose a la entrevista, observación directa y diferentes encuestas realizadas, con el fin de conocer de manera global los procedimientos de la empresa, especialmente los vinculados al área de cuentas por cobrar y contabilidad, seguido se procedió a la ejecución del programa de auditoría correspondiente a la fase de planificación, donde se describe mediante gráficas de flujo los procesos actuales de las cuentas por cobrar, a su vez se realizó la evaluación del nivel de riesgo y confianza, identificando la deficiencia existente del área a estudiar, por lo cual se desarrolló una matriz de recomendaciones. Posterior a esto se realizó las distintas pruebas de recorrido, donde se pudo obtener evidencia suficiente respecto a la razonabilidad de las cuentas por cobrar, finalmente se evaluó la incidencia de los resultados obtenidos en el proceso de concesión y recuperación de las cuentas por cobrar para luego establecer las conclusiones y recomendaciones correspondientes.

Palabras claves: Trabajo por Procedimientos Convenidos, Auditoría, Control Interno.

viii

ABSTRACT The present titling work was developed with the purpose of determining the reasonability of the values and processes related to the accounts receivable of the company G&J CĂa. Ltda; similar one that is dedicated to the commercialization of products of massive consumption in the city of Lago Agrio- SucumbĂos. The initial point of this investigation work is given by the gathering of information, mentioning to the interview, direct observation and different surveys carried out, in order to know in a global way the company's procedures, especially those related to the area of financial records. receivable and accounting, followed by the application of the audit program corresponding to the planning phase, where the current processes of the books receivable are described by flowcharts, in turn, the risk level evaluation was performed and confidence, identifying the existing deficiency of the area to study, for which a matrix of recommendations was developed. After this, the different route tests were carried out, where enough evidence could be obtained regarding the reasonableness of the financial records receivable. Finally, the incidence of the results obtained in the process of granting and recovering accounts receivable was evaluated establish the corresponding conclusions and recommendations.

Keywords: Work by Agreed Procedures, Audit, Internal Control.

ix ÍNDICE DE CONTENIDOS 1

INTRODUCCIÓN ............................................................................................... 1

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ............................................................ 2

2.1

Antecedentes ........................................................................................................ 2

2.2

Problema de Investigación ................................................................................... 3

2.2.1

Delimitación del problema de investigación........................................................ 3

2.2.2

Formulación del problema de investigación. ....................................................... 4

2.2.3

Sistematización del problema de investigación. .................................................. 4

2.2.4

Conceptualización del problema de investigación. .............................................. 4

2.3

Justificación de la Investigación .......................................................................... 5

2.4

Objetivos de la Investigación ............................................................................... 7

2.4.1

Objetivo General. ................................................................................................. 7

2.4.2

Objetivos Específicos........................................................................................... 7

MARCO REFERENCIAL ................................................................................... 8

3.1

Revisión de la Literatura ...................................................................................... 8

3.1.1

Auditoría. ............................................................................................................. 8

3.1.1.1

Objetivo................................................................................................................ 8

3.1.1.2

Fases de la auditoría ............................................................................................. 8

3.1.1.3

Tipos de auditoría. ............................................................................................... 9

3.1.1.4

Procedimientos de la auditoría. ............................................................................ 9

3.1.1.4.1

Aplicables en las etapas intermedia y final. ....................................................... 10

3.1.1.5

Trabajo por Procedimientos convenidos. ........................................................... 11

3.1.1.5.1

Normativa NIA 920. .......................................................................................... 11

3.1.1.5.1.1

Introducción. ...................................................................................................... 11

3.1.1.5.1.2

Objetivos. ........................................................................................................... 12

3.1.1.5.1.3

Principios Generales. ......................................................................................... 12

3.1.1.5.1.4

Documentación. ................................................................................................. 12

x 3.1.1.5.1.5

Procedimientos y evidencia. .............................................................................. 12

3.1.1.6

Normas relacionadas con la auditoría. ............................................................... 13

3.1.1.6.1

Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGAS). .............................. 13

3.1.1.6.2

Normas Internacionales de Auditoría (NIA)...................................................... 13

3.1.2

Control Interno. .................................................................................................. 14

3.1.2.1

Objetivos. ........................................................................................................... 14

3.1.2.2

Componentes del Coso ERM. ............................................................................ 14

3.1.2.3

Limitaciones. ...................................................................................................... 15

3.1.2.4

Evaluación al Sistema de Control Interno. ........................................................ 15

3.1.2.4.1

Pruebas de cumplimiento. .................................................................................. 16

3.1.2.4.2

Métodos de Evaluación del Control Interno. ..................................................... 16

3.1.2.4.2.1

Método de cuestionarios. ................................................................................... 16

3.1.2.4.2.2

Método narrativo o descriptivo. ......................................................................... 17

3.1.2.4.2.3

Método gráfico o diagramas de flujo. ................................................................ 17

3.1.2.4.2.4

Combinación de métodos. .................................................................................. 17

3.1.2.5

Normativa. ......................................................................................................... 18

3.1.2.5.1

NIA 6: Evaluación de Riesgo y Control Interno. ............................................... 18

3.1.2.5.1.1

Objetivo.............................................................................................................. 18

3.1.2.5.1.2

Riesgo de auditoría. ........................................................................................... 18

3.1.3

Créditos y Cuentas por Cobrar ........................................................................... 20

3.1.3.1

Crédito................................................................................................................ 20

3.1.3.1.1

Definición. ......................................................................................................... 20

3.1.3.1.2

Políticas de Crédito. ........................................................................................... 20

3.1.3.1.3

Las cinco “C” del crédito. .................................................................................. 21

3.1.3.2

Cuentas por Cobrar. ........................................................................................... 21

3.1.3.2.1

Objetivos de Auditoría del área. ........................................................................ 22

3.1.3.2.2

Procedimientos de la Auditoría en las Cuentas por cobrar. ............................... 22

xi 3.1.3.2.2.1

Confirmación de adeudo. ................................................................................... 22

3.1.3.2.2.2

Cobros posteriores. ............................................................................................ 23

3.1.3.2.2.3

Arqueo de documentación. ................................................................................ 23

3.1.3.2.2.4

Análisis de saldos. .............................................................................................. 23

3.1.3.2.2.5

Conexión contra otras cuentas. .......................................................................... 23

3.1.3.2.2.6

Estudio de la recuperabilidad. ............................................................................ 23

3.1.3.2.3

Cuentas Incobrables. .......................................................................................... 24

3.1.3.2.4

Provisiones. ........................................................................................................ 24

3.1.3.2.5

Control Interno en las Cuentas por cobrar. ........................................................ 25

METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ................................................. 26

4.1

Enfoque / Tipo de Investigación ........................................................................ 26

4.1.1

Enfoque. ............................................................................................................. 26

4.1.1.1

Enfoque cuantitativo. ......................................................................................... 26

4.1.1.2

Enfoque cualitativo. ........................................................................................... 26

4.1.2

Tipo de Investigación. ........................................................................................ 26

4.1.2.1

Descriptivo. ........................................................................................................ 26

4.2

Población y Muestra .......................................................................................... 27

4.2.1

Población............................................................................................................ 27

4.2.2

Muestra. ............................................................................................................. 27

4.3

Técnicas e instrumentos de recogidas de datos .................................................. 28

4.3.1

Técnicas de Recogidas de Datos. ....................................................................... 28

4.3.1.1

Entrevista. .......................................................................................................... 28

4.3.1.2

Observación. ...................................................................................................... 28

4.3.2

Instrumentos de Recogida de Datos. .................................................................. 28

4.3.2.1

Encuesta. ............................................................................................................ 28

4.3.3

Técnicas de Análisis de Datos. .......................................................................... 29

4.3.3.1

Análisis cualitativo............................................................................................. 29

xii 4.3.3.2

Análisis cuantitativo........................................................................................... 29

RESULTADOS.................................................................................................. 30

5.1

Discusión y Análisis de Resultados ................................................................... 30

5.1.1

Entrevista al Gerente. ......................................................................................... 30

5.1.2

Encuesta al Personal Interno. ............................................................................. 34

5.1.3

Encuesta al Departamento de Contabilidad. ...................................................... 37

5.1.4

Encuesta los Clientes Externos. ......................................................................... 39

5.1.5

Análisis de Resultados. ...................................................................................... 41

5.2

Propuesta de Intervención .................................................................................. 42

5.2.1

Objetivo General. ............................................................................................... 42

5.2.2

Objetivos Específicos......................................................................................... 42

5.3

Desarrollo de la propuesta de intervención ........................................................ 42

5.3.1

Realizar el levantamiento de información del área a auditar. ............................ 43

5.3.2

Identificar los riegos relevantes en el proceso de concesión y recuperación de la cartera por cobrar. .............................................................................................. 58

5.3.3

Obtener evidencia suficiente respecto a la razonabilidad de las cuentas por cobrar……………………………………………………………………….....69

5.3.4

Evaluar la incidencia de los resultados obtenidos en el trabajo de procedimientos convenidos en el proceso de concesión y recuperación de las cuentas por cobrar…………………………………………………………..…78

5.3.4.1

Carta a la Gerencia por el equipo de Auditoría.................................................. 78

5.3.4.2

Elaboración del comunicado de terminación de la auditoría. ............................ 80

5.3.4.3

Informe de auditoría sobre los resultados del trabajo por procedimientos convenidos a las cuentas por cobrar................................................................... 81

5.3.4.4

Informe de Sistema de Control Interno. ............................................................. 84

5.4

Conclusiones ...................................................................................................... 86

5.5

Recomendaciones .............................................................................................. 88

Lista de Referencias………………………………………………………………………….89

xiii Anexos………………………………………………………………………………………..91

xiv

ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1. Fases de la Auditoría………………………………………………………………..9 Figura 2. Las "C" del Crédito...………………………………………………………………21 Figura 3. Encuesta al Personal Interno……………………………………………………….34 Figura 4. Encuesta al departamento de Contabilidad………………………………………...37 Figura 5. Encuesta a los Clientes Externos…………………………………………………..39

ÍNDICE DE TABLAS Tabla 1 Población de G&J Cía. Ltda. ………………………………………………………..27

xvi

ÍNDICE DE ANEXOS Anexo 1 Solicitud de documentación………………………………………………………...91 Anexo 2 Listado de clientes de cuentas por cobrar…………………………………………..93 Anexo 3 Ejemplo de carta de circularización………………………………………………...95 Anexo 4 Conciliación del saldo circularizado del Sr. Jaramillo Jaramillo Melke…………...96 Anexo 5 Conciliación del saldo circularizado del Sr. Vera Cárdenas Raúl Gerardo………...97

xvii

ÍNDICE DE PAPELES DE TRABAJO P/T P: Programa de auditoría para la fase de planificación…………………………………43 P/T P.01: Organigrama de la Empresa………………………………………………………45 P/T P.02: Narrativa del proceso de concesión de crédito. …………………….…………….46 P/T P.03: Flujograma del proceso de concesión de crédito……………….......….…………48 P/T P.04: Políticas del proceso de concesión de crédito…………………………………….49 P/T P.05: Narrativa del proceso de recuperación de cartera por cobrar…………..…………50 P/T P.06: Flujograma del proceso de recuperación de crédito…………………...………….52 P/T P.07: Políticas del proceso de recuperación de crédito…………………………………54 P/T P.08: Verificación del sistema para el otorgamiento de créditos a clientes…….………55 P/T P.09: Verificación del sistema de recuperación de cartera………………………...……56 P/T P.10: Verificación de la confiabilidad del sistema informático en marco de créditos y cobranzas………………………………………………………………………...57 P/T C: Programa de auditoría para la fase de evaluación del control interno…….…………58 P/T C.01: Cuestionario de control interno modelo COSO ERM……………………………59 P/T C.02: Matriz de calificación del nivel de confianza y riesgo……………………...……64 P/T C.03: Porcentaje de muestra de clientes a ser revisado…………………………………65 P/T C.04: Matriz de recomendaciones del control interno………………………….………66 P/T E: Programa de auditoría para la fase de ejecución………………………………….…69 P/TllE.01: Obtener la relación de saldos de clientes y autenticarla contra cifras de los registros contables…………....………………………………...……………..…70 P/T E.02: Con base en la relación de saldos de clientes antes mencionada, preparar confirmación de saldos, considerando: Importancia de los movimientos y saldos……..…………………………………………………………………...…71 P/T E.03: Preparar cédula del resultado de la confirmación de saldos……………...………73

xviii P/T E.04: Examinar pagos posteriores de saldos circularizados, cuyas respuestas no se recibieron o resultaron inconformes…………………………………………..…75 P/T E.05: Establecer la cartera vencida mayor a un año……………………….……………76 P/T E.06: Suficiencia de la estimación de cuentas de cobro dudoso…………..……………77

INTRODUCCIÓN

El presente trabajo de titulación tiene como principal objetivo realizar una Auditoría Financiera a las cuentas por cobrar del año 2016 en la empresa G&J Cía. Ltda., dedicada a la comercialización de productos de consumo masivo, en la ciudad de Lago Agrio-Sucumbíos. El trabajo por procedimientos convenidos a las cuentas por cobrar, es de gran importancia para el control, el mismo que permitirá la verificación del saldo auditado y su razonabilidad expuesta en los estados financieros. El trabajo de titulación se estructura partiendo del planteamiento del problema, mismo en el que se detallan los antecedentes de la empresa G&J Cía. Ltda., la delimitación del problema, justificación de la investigación, y los objetivos, que comprenden al objetivo principal de la investigación como sus específicos, seguidos del marco referencial, el cual contiene los conceptos de varios autores, donde se expone la parte teórica, permitiendo sustentar el desarrollo de la investigación. La metodología del trabajo de titulación está compuesta por el enfoque y tipo de investigación, población y muestra, técnicas e instrumentos de recogida de datos y las técnicas de análisis de datos. Posteriormente se presentan los resultados del examen a la cuenta del activo, donde consta la discusión y hallazgos encontrados del periodo. Finalmente, las recomendaciones dirigidas hacia la administración de la empresa, mismas que permitirán una mejor aplicación de la propuesta inicial, a su vez la bibliografía utilizada en todo el proceso investigativo como fuente de consulta.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

2.1 Antecedentes En el año de 1993, en la provincia de Sucumbíos, se crea la empresa Galindo Johnson Representaciones Cía. Ltda., la que será mencionada en adelante con su nombre comercial G&J Cía. Ltda., cuya actividad económica es la comercialización de productos de consumo masivo. Desde su creación, la entidad ha mantenido una permanente innovación hacia sus clientes e infraestructura, siendo necesario reinvertir sus beneficios, con la finalidad de dotarle a la empresa de una tecnología avanzada y personal capacitado. Los logros hasta aquí alcanzados demuestran que el desafío inicial ha sido ampliamente superado, lo que es un referente de trabajo e innovación constante, ocupando un sitial indiscutible como pioneros en la provincia. G&J Cía. Ltda., es una cadena de supermercados ubicados en sectores estratégicos dentro de la ciudad de Lago Agrio, dirigido a la población de escala económica media-alta. Su infraestructura, junto a la diversidad de productos para el alcance de sus clientes, hace que se destaque, resaltando su estilo propio y ofreciendo los mejores precios del mercado con una atención de calidad para sus consumidores. G&J Cía. Ltda. dentro del giro de negocio emplea como estrategia de ventas, la concesión de créditos, los mismos que son otorgados empleando políticas y procedimientos establecidos para dicha concesión sin un debido control, lo que ocasiona en algunos casos demora en la recuperación de esta cartera, generando costos adicionales en el proceso de cobranzas. Debido a la falta de coordinación y comunicación interdepartamental referente a la recuperación de cartera, se elevan los índices de morosidad, causando retrasos en el cumplimiento de las obligaciones y provocando deterioro en las relaciones comerciales. El registro de las transacciones de cuentas por cobrar de G&J Cía. Ltda.; especialmente las que se refieren al pago por parte de los clientes, no es el correcto por lo que, no se encuentran expresadas en su valor real. El inadecuado manejo de esta cuenta del activo corriente puede ser utilizado para alcanzar deducciones no sustentadas en pagos tributarios a organismos de control lo que podría ocasionar problemas legales y económicos para la empresa.

3 Algunas investigaciones locales, confirman la existencia de la problemática planteada, es el caso de: Rodríguez, A., & Orrala, C. (2016). Trabajo de procedimientos convenidos a las cuentas por cobrar y gestión financiera en la compañía TSAEJEC S.A. en Santo Domingo. (Tesis de pregrado). Universidad regional autónoma de los Andes, Santo Domingo. Carrión, L., & Alcívar, I. (2015). Trabajo por procedimientos convenidos a las cuentas por cobrar año 2012 y gestión financiera a comercial JARAMILLO HOME CENTER en el cantón Pedro Vicente Maldonado de la provincia de Pichincha. (Tesis de pregrado). Universidad regional autónoma de los Andes, Santo Domingo. Arévalo, M., & Vera, F. (2015). Examen especial a la concesión y recuperación del crédito denominado “CREDI-DESARROLLO” año 2015, del BANCODESARROLLO DE LOS PUEBLOS S.A., agencia Santo Domingo. (Tesis de pregrado). Pontificia Universidad Católica del Ecuador, Santo Domingo. Moreano, J. (2013). Examen especial a la cuenta 14 cuentas por cobrar cartera de la Cooperativa de Ahorro y Crédito CACPE Palora Ltda. en la oficina matriz. (Tesis de pregrado). Universidad Tecnológica Equinoccial, Santo Domingo. García, M. (2013). Examen especial a disponibilidades y cuentas por cobrar del gobierno autónomo descentralizado parroquial rural Luz de América al 31 de diciembre de 2011. (Tesis de pregrado). Universidad Tecnológica Equinoccial, Santo Domingo. Por estas razones en el presente trabajo de titulación se realizará un trabajo por procedimientos convenidos a las cuentas por cobrar de la empresa G&J Cía. Ltda., del año 2016, para determinar la razonabilidad de su saldo.

2.2 Problema de Investigación 2.2.1 Delimitación del problema de investigación. El éxito de una empresa está en poder administrar correctamente sus recursos, por tal motivo es indispensable realizar gestiones en beneficio de la misma; para lo que es necesario contar con una buena Gestión Administrativa, la misma que ayude a dirigir de una manera adecuada los recursos que posee la entidad.

4 La realización de una auditoría o trabajo por procedimientos convenidos reviste de gran importancia para el control de los rubros de una empresa, además permite verificar la verdadera y razonable exposición de los saldos de las cuentas contables que se muestran en los estados financieros. Las Normas Internacionales de Auditoría (NIA’s) se deberán aplicar en la auditoría de los estados financieros, como a su vez a la auditoría de otra información y a servicios relacionados. Se decidió analizar las cuentas por cobrar, que al tener un monto representativo en los estados financieros de la empresa durante el periodo que se va analizar; es una cuenta importante, ya que tomando en consideración el giro del negocio podría estar expuesta a fraudes o malversaciones. 2.2.2 Formulación del problema de investigación. ¿Cómo un trabajo por procedimientos convenidos a las cuentas por cobrar de la empresa G&J Cía. Ltda., ubicado en la ciudad de Lago Agrio, año 2016 puede influir en la toma de decisiones? 2.2.3 Sistematización del problema de investigación. 

¿Cómo se puede obtener información necesaria sobre la concesión y recuperación de créditos en la empresa G&J Cía. Ltda.?



¿Qué se debe realizar para conocer las áreas críticas en la concesión y recuperación de la cartera en la empresa G&J Cía. Ltda.?



¿Cómo determinaría que la razonabilidad de las cuentas por cobrar de la empresa G&J Cía. Ltda., es correcta?



¿De qué manera se puede comunicar los resultados obtenidos en el trabajo por procedimientos convenidos de la empresa G&J Cía. Ltda.?

2.2.4 Conceptualización del problema de investigación. La competencia que existe a nivel mundial en las empresas junto con la crisis económica que se vive en muchos sectores, ha provocado que las entidades aumenten sus ventas a créditos, por consiguiente las cuentas por cobrar. En el caso del Ecuador no está exento de esta realidad, pequeñas y medianas empresas están pasando por un momento de inestabilidad económica, según los expertos económicos se debe a una falta de liquidez y una

5 baja inversión, producto del poco acceso al financiamiento. Este problema impacta de forma directa al proceso de venta, por lo cual las empresas, como estrategias de ventas han considerado una necesaria herramienta de venta, la concesión de créditos. Cabe destacar que las cuentas por cobrar o créditos constituyen hoy en día la clave en el desarrollo exitoso de una empresa; al ser un activo de mayor disponibilidad después del efectivo y sus equivalentes y del inventario, en el caso de empresas con productos perecibles. Por esta razón, surge una necesidad para las entidades comerciales de realizar continuas revisiones al proceso de crédito y saldo por cobrar con la finalidad de prevenir fraudes y malversaciones a la cuenta, a su vez aprovechar las fortalezas que dan impulso a los objetivos gerenciales propuestos.

2.3 Justificación de la Investigación El presente trabajo por procedimientos convenidos a las cuentas por cobrar de G&J Cía. Ltda. se justifica a nivel nacional, al relacionarse de formar directa con el Plan Nacional Buen Vivir 2013-2017, el cual se alinea con el objetivo 8 “Consolidar el sistema económico, social y solidario de forma sostenible” con las políticas 8.4 Fortalecer la progresividad y la eficiencia del sistema tributario y 8.10 Articular la relación entre el estado y el sector privado, además con el objetivo 10 “Impulsar la transformación de la matriz productiva” con la política 10.5 Fortalecer la economía popular y solidaria-EPS-, y las micro, pequeñas y medianas empresas – MIPYMES – en la estructura productiva. Estos objetivos nacionales implantados por la actual administración, permiten el crecimiento económico e impulsar con ello el cambio de la matriz productiva, es ahí donde el proyecto de investigación permitiría mejorar la toma de decisiones para el empresario, fomentando el crecimiento en la zona, y de forma directa contribuir con los impuestos respectivos, los mismos que sean calculados y cancelados de la forma correcta. A nivel local el proyecto contribuirá al cumplimiento del Plan de desarrollo y ordenamiento territorial del cantón Lago Agrio enfocándose en el Programa del mejoramiento y actualización del sistema de determinación de tasas, tarifas y contribuciones especiales, el cual regula, fomenta, autoriza y controla el ejercicio de actividades económicas, empresariales o profesionales, que se desarrollen en el cantón; al realizar el informe del proyecto de titulación, se puede determinar si los impuestos municipales fueron cancelados de forma correcta o incorrecta.

6 Este proyecto tiene como finalidad verificar la razonabilidad de las cuentas por cobrar de G&J Cía. Ltda., debido a la falta de correctos procedimientos de control y registro de los movimientos que afectan a la cuenta del activo corriente, como resultado los saldos de las cuentas por cobrar no generan confianza en sus propietarios respecto a la realidad y oportuna presentación en los informes de final del periodo. Por esta razón es relevante la realización del trabajo por procedimientos convenidos a las cuentas por cobrar, al determinar las variaciones que se efectúen en mencionada cuenta, lo que permitirá a la alta dirección mejorar la toma de decisiones respecto a la concesión de créditos, liquidez de la empresa, relaciones con proveedores y determinados pagos al fisco. Los recursos usados en la elaboración del proyecto son proporcionados por G&J Cía. Ltda., de igual forma los recursos académicos utilizados son proporcionados por la Pontificia Universidad Católica del Ecuador Sede Santo Domingo, los cuales son fuente directa para la realización del trabajo por procedimientos convenidos a las cuentas por cobrar. En la elaboración de este proyecto están inmersos personal de la empresa G&J Cía. Ltda., clientes y los autores intelectuales del proyecto, estudiantes de la Universidad Católica del Ecuador Sede Santo Domingo. El trabajo por procedimientos convenidos a las cuentas por cobrar será un aporte directo a la preparación académica de futuras promociones del área de Contabilidad y Auditoría, sirviendo como fuente de consulta en la Escuela de Ciencias Administrativas y Contables, conllevando igualmente a los autores a la obtención del título de Ingeniería en Contabilidad y Auditoría C.P.A.

2.4 Objetivos de la Investigación 2.4.1 Objetivo General. Realizar el trabajo por procedimientos convenidos para verificar la razonabilidad del saldo de las cuentas por cobrar de la empresa G&J Cía. Ltda., ubicada en la ciudad de Lago Agrio, año 2016. 2.4.2 Objetivos Específicos. 

Realizar el levantamiento de información del área a auditar.



Identificar los riesgos relevantes en el proceso de concesión y recuperación de la cartera.



Obtener evidencia suficiente respecto a la razonabilidad de las cuentas por cobrar.



Evaluar la incidencia de los resultados obtenidos en el trabajo por procedimientos convenidos en el proceso de concesión y recuperación de las cuentas por cobrar.

MARCO REFERENCIAL

3.1 Revisión de la Literatura 3.1.1 Auditoría. La auditoría es un proceso mediante el cual se verifica y analiza determinadas actividades realizadas en una empresa, para determinar si dichas actividades están enmarcadas a la normativa vigente, con la finalidad de emitir una opinión, y/o conclusiones y recomendaciones acerca del área auditada. El vocablo auditoría es sinónimo de examinar, verificar, investigar, consultar, revisar, comprobar y obtener evidencias sobre informaciones, registros, procesos, circuitos, etc. Hoy en día, la palabra auditoría se encuentra relacionada con diversos procesos de revisión o verificación que, aunque todos ellos tienen en común el estar de una u otra forma vinculados a la empresa, pueden diferenciarse en función de su finalidad económica inmediata […]. (De la Peña, 2011, p.5) Según Montaño (2014), la auditoría es el proceso sistemático encargado de controlar, verificar e inspeccionar una actividad concreta, con el fin de estimar, mediante el contraste de determinada información y documentos, el nivel con los que los resultados de tal actividad se adecúan a criterios o normas preestablecidas. (p.7)

Este examen es realizado por un equipo de profesionales o a cargo de un profesional certificado, cuyo objetivo principal es producir una revisión y a su vez la evaluación rigurosa al proceso financiero de un determinado periodo. 3.1.1.1 Objetivo. La auditoría, basado en las Normas Técnicas de Auditoría establece un objetivo general de la auditoría de cuentas anuales, que es el obtener una opinión técnica sobre si las cuentas anuales expresan, en todos sus aspectos significativos, la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y del resultado de sus operaciones en el período examinado, de acuerdo con el marco normativo de información financiera aplicable a la entidad y, en particular, con los principios y criterios contables contenidos en el mismo. En definitiva, el auditor debe orientar su trabajo con la finalidad de ofrecer una seguridad razonable de detectar deficiencias materiales en los estados financieros. (Segovia, Herrador, & San Segundo, 2011, p.54)

3.1.1.2 Fases de la auditoría Según Segovia, Herrador, & San Segundo, (2011), la auditoría está compuesta por tres fases:

9 FASE Planificación

Ejecución trabajo

Conclusión

del

OBJETIVO Definir los riesgos de la auditoría. Establecer los procedimientos de la auditoría.

DOCUMENTACIÓN Informe de planificación de la auditoría y programas de trabajo.

Desarrollar los programas de trabajo elaborados en la fase de planificación, con la finalidad de obtener la evidencia suficiente para poder emitir una opinión sobre las cuentas anuales de la entidad auditada.

Producción de la documentación soporte: papeles de trabajo.

Evaluar la evidencia obtenida con el objetivo de emitir una opinión profesional.

Informe de auditoría de cuentas anuales y carta de recomendaciones para la mejora del sistema de control interno.

Figura 1. Fases de la Auditoría. Adaptado de “Teoría de la Auditoría Financiera” por A. I. Segovia, T. Herrador, y A. San Segundo, 2011, p.54.

3.1.1.3 Tipos de auditoría. Según Sánchez & Alvarado (2014), la Auditoría se clasifica en función del alcance: Auditorías totales o completas. Revisan la totalidad de las operaciones, estando referido su informe a la razonabilidad del valor del patrimonio, resultados y posición financiera de la empresa en su conjunto. Estas auditorías corresponden al examen de las cuentas anuales realizado conforme a las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGAS). Auditorías parciales o de alcance limitado. Se centran en un área de la empresa o en una operación o conjunto de operaciones específicas, pudiendo también referirse a un análisis con una limitación temporal o espacial, originando informes especiales. (p.38-39) 3.1.1.4 Procedimientos de la auditoría. Según Sánchez (2013), los procedimientos aplicables en la etapa preliminar son: A.00 Formular o actualizar gráfica de flujo que muestre los procedimientos para otorgar créditos a clientes, incluyendo la aplicación contable respectiva. A.01 En complemento al punto anterior, extractar u obtener información sobre políticas vigentes respecto a descuentos, bonificaciones y rebajas sobre ventas. A.02 Elaborar o actualizar una gráfica de flujo que muestre el sistema de cobranza de saldos a cargo de clientes. […].

10 A.03 Con base en pruebas selectivas, verificar la autenticidad del sistema para el otorgamiento de créditos a clientes. A.04 Verificar el cumplimiento del sistema de cobranzas mencionado en A.02, haciendo énfasis en los siguientes aspectos:    

Secuencia de los reportes de cobranza. Autorizaciones y cálculos correctos. Correcto y oportuno depósito bancario. Correcta y oportuna aplicación contable.

A.05 Verificar el cumplimiento de las políticas sobre descuentos, rebajas y bonificaciones a clientes. A.06 Estudiar y evaluar la confiabilidad de la plataforma de cómputo electrónico en el marco de los sistemas de crédito y cobranzas, poniendo especial atención en:    

Mecanismos de seguridad para el acceso a la información. Facultades de consulta y operativas asignadas al personal. Integridad de las bases de datos. Armonía con el control interno no informático.

A.07 Actualizar la cédula de observaciones y sugerencias al control interno. (p.111) 3.1.1.4.1

Aplicables en las etapas intermedia y final.

Según Sánchez (2013), los procedimientos aplicables en las etapas intermedia y final son: B.00 Obtener la relación de saldos de clientes y autenticarla contra cifras de los registros contables. B.01 Con base en la relación de saldos de clientes antes mencionada, preparar confirmación de saldos, considerando:    

Importancia de los movimientos y saldos. Antigüedad de los saldos. Información de abogados. Perfil de los clientes más importantes.

B.02 Preparar cédula del resultado de la confirmación de saldos, considerando importes y porcentajes respecto a las siguientes situaciones:

11    

Conformes. Inconformes aclaradas. Devueltas por el correo. No contestadas.

B.03 Examinar pagos posteriores de saldos circularizados, cuyas respuestas no se recibieron o resultaron inconformes. Incluir, asimismo, las solicitudes devueltas por el correo. B.04 Efectuar arqueo de cartera. La conexión con libros y la aclaración de las diferencias que resulten, deberá efectuarlas la empresa y quedarán sujetas al examen de auditores externos. B.05 Estudiar la antigüedad de saldos a cargo de clientes, tomando en consideración:   

Relaciones preparadas por la empresa. Plazos de crédito en vigor. Reportes del Área de Cobranzas.

B.06 Con base en la información obtenida como resultado de los procedimientos B.02 a B.05, preparar cédula que muestre la suficiencia o insuficiencia de la estimación de cuentas de cobro dudoso, considerando información de Asuntos Jurídicos, y proponer ajuste de auditoría. (p.112) 3.1.1.5 Trabajo por Procedimientos convenidos. 3.1.1.5.1

Normativa NIA 920.

3.1.1.5.1.1

Introducción.

El propósito de esta Norma Internacional de Auditoría (NIA) es establecer normas y proporcionar lineamientos sobre las responsabilidades profesionales del auditor cuando se efectúa un trabajo para

realizar procedimientos convenidos respecto de información

financiera, y sobre la forma y contenido del informe que el auditor emite en conexión con dicho trabajo. Un trabajo para realizar procedimientos convenidos puede implicar que el auditor efectúe ciertos procedimientos con respecto a partidas individuales de datos financieros (por ejemplo, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, compras a partes relacionadas y ventas y

12 utilidades de un segmento de una entidad), un estado financiero (por ejemplo, un balance general) o hasta todo un conjunto de estados financieros. 3.1.1.5.1.2

Objetivos.

El objetivo de un trabajo con procedimientos convenidos es que el auditor lleve a cabo procedimientos de una naturaleza de auditoría en lo cual han convenido el auditor y la entidad y cualesquier terceras partes apropiadas, y que informe sobre los resultados. Como el auditor simplemente proporciona un informe de los resultados de hechos de los procedimientos convenidos, no se expresa ninguna opinión. En su lugar, los usuarios del informe evalúan por si mismos los procedimientos y resultados informados por el auditor y extraen sus propias conclusiones del trabajo del auditor. 3.1.1.5.1.3

Principios Generales.

Los principios éticos que regulan las responsabilidades profesionales del auditor para este tipo de trabajo son:       3.1.1.5.1.4

Integridad; Objetividad; Competencia profesional y debido cuidado; Confidencialidad; Conducta profesional; y Estándares técnicos. Documentación.

El auditor deberá documentar los asuntos que son importantes para proporcionar evidencia para sustentar el informe de resultados de hechos, y la evidencia de que el trabajo fue efectuado de acuerdo con esta Norma Ecuatoriana de Auditoría y los términos del trabajo. 3.1.1.5.1.5

Procedimientos y evidencia.

El auditor deberá efectuar los procedimientos convenidos y usar la evidencia obtenida como la base para el informe de resultados de hechos. Los procedimientos aplicados en un trabajo para realizar procedimientos convenidos pueden incluir:  

Investigación y análisis. Recálculo, comparación y otras tareas de verificación de exactitud.

13   

Observación. Inspección. Obtener confirmaciones. (NIA 920, 2013, p.)

3.1.1.6 Normas relacionadas con la auditoría. 3.1.1.6.1

Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGAS).

Las normas de Auditoría Generalmente Aceptadas o Normas Técnicas de Auditoría son los principios y los requisitos que debe observar de forma necesaria el auditor de cuentas en el desempeño de sus funciones para expresar una opinión técnica responsable. Estas normas están publicadas en la Resolución de 19 de enero de 1991 del presidente del Instituto de Contabilidad y Auditoría de cuentas (con modificación en la sección 3 por Resolución de 21 de diciembre de 2010). Además de estas Normas Técnicas de Auditoría, el trabajo realizado deberá ajustarse a la normativa vigente sobre la materia. Las Normas Técnicas de Auditoría se clasifican en tres grupos:   

Normas de carácter general Normas sobre la ejecución de los trabajos. Normas para la preparación de los informes.

También debe prestarse atención a la normativa internacional aplicable (Normas Internacionales de Información Financiera [NIIF]), así como a los usos o prácticas habituales de los auditores, que serán de aplicación para lo no contemplado en las normas técnicas. (Abolacio, 2013, p.22) 3.1.1.6.2

Normas Internacionales de Auditoría (NIA).

Estas normas se emiten por un organismo de carácter internacional y privado (IFAC) a través de su comité especializado International Auditing and Assurance Standards Board (IAASB). Al igual que en materia de contabilidad existen las NIIF emitidas por el IASB, en materia de auditoría existen las NIA, por lo que podemos afirmar que las NIA son a la auditoría lo que las NIIF son a la contabilidad. Las NIA no tienen carácter vinculante, aunque es previsible que tras la finalización del proceso de armonización contable internacional de las normas de auditoría en el cual las normas de la IFAC se adopten como estándar internacional. (Arenas & Moreno, 2012, p.49)

14 3.1.2 Control Interno. El control interno es un elemento primordial para el funcionamiento y operatividad de la empresa, el mismo que es elaborado por la dirección de la entidad con el fin de establecer políticas, normas, métodos y procedimientos “El control interno se define ampliamente como un proceso realizado por el consejo de directores, administradores y otro personal de una entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable mirando el cumplimiento de los objetivos” […] (Mantilla, 2012, p. 4) El control interno se refiere al plan, mediante el cual la empresa busca protegerse y prevenir errores o fraudes los cuales no permitan alcanzar sus objetivos principales “El control interno se puede definir como conjunto de normas, métodos, procedimientos, manuales y políticas coordinadas, que efectúa la más alta dirección –gobierno corporativo-, encaminado a proporcionar seguridad razonable” (Montaño, 2013, p. 55), cuyo objetivo es asegurar la integridad de la información, la misma que servirá para la toma de decisiones. 3.1.2.1 Objetivos. El control interno se comprende como un plan de organización, el cual identifica conjuntos de métodos, permitiendo la confiabilidad en los registros contables y la eficacia dentro de las actividades de la empresa. De acuerdo con lo mencionado, los objetivos básicos son:    

Proteger los activos y salvaguardar los bienes de la institución Verificar la razonabilidad y confiabilidad de los informes contables y administrativos. Promover la adhesión a las políticas administrativas establecidas Lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados. (Estupiñán, 2012, p. 19)

3.1.2.2 Componentes del Coso ERM. El control interno con la finalidad de prevención, detección y mitigación a los riesgos, integra dentro del proceso 8 componentes, los cuales son:    

El entorno interno Definición de objetivos Identificación de eventos Valoración del riesgo

15    

Respuesta al riesgo Actividades de control Información y comunicación Monitoreo. (Estupiñán, 2012, p. 68)

3.1.2.3 Limitaciones. Dentro del control interno los factores que impiden el funcionamiento adecuado para la ejecución de lo planteado se denominan limitaciones, las cuales deben tener una revisión al inicio de cada proceso, algunos autores identifican a las limitaciones de la siguiente forma: El control interno tiene limitaciones, no puede por sí mismo proporcionar una garantía absoluta, en relación con cualquiera de los tipos de objetivos, ya que ningún sistema de control interno funciona siempre como se supone debe hacerlo. Es por esto que la administración busca seguridad razonable, más que absoluta, de los objetivos de control sean alcanzados. (Montaño, 2013, p. 55)

Las principales limitaciones incluyen:   

Los juicios humanos requeridos en cualquier sistema y las fallas humanas simples tales como errores o equivocaciones. Elusión del control interno por la colusión de dos o más personas. Eludir inapropiado del control interno por parte de la administración, tal como revisar los términos de un contrato de venta o exceder el límite de crédito de un cliente. (Mantilla,2014, p. 168)

A pesar de existir limitaciones dentro del proceso, la administración debe tener conocimiento de ello; y realizar controles para minimizar en la mayor medida el desarrollo y despliegue de las mismas. 3.1.2.4 Evaluación al Sistema de Control Interno. La elaboración y funcionamiento del control interno es responsabilidad de la administración, el monitoreo tiene como fin la evaluación de la eficacia sobre la ejecución del mismo. Por lo cual la evaluación de control interno nos permite prevenir o a su vez detectar posibles irregularidades por medio de las herramientas que tome a consideración el auditor. La evaluación de los controles internos contables hecha por el auditor externo o auditor interno, para cada tipo importante de transacciones, debe dar lugar a una conclusión respecto a si los procedimientos establecidos y su cumplimiento deben considerarse satisfactorios si la revisión del contador público y sus pruebas no revelan ninguna situación que se considere como una deficiencia importante para su objetivo. (Estupiñán, 2012, p. 158)

El sistema de control interno tiene como requerimientos por las Normas Internacionales de Auditoría su evaluación, la misma que permite al auditor realizar un

16 proceso más eficiente en la elaboración de su trabajo, donde puede detectar las áreas con alto nivel de riesgo y reducir procedimientos en áreas con bajo nivel de riesgo. De igual manera esto brindará conocimiento a la administración de la empresa sobre las debilidades o fallas del sistema implantado. 3.1.2.4.1

Pruebas de cumplimiento.

La utilización de las pruebas de cumplimiento, respalda la confianza en los procedimientos de control, determinando su efectividad según lo diseñado por la administración de la empresa, sirviendo como detección de desviaciones respecto a los procedimientos y determinando el grado de importancia. Al realizar mencionadas pruebas, el auditor puede utilizar distintas técnicas dependiendo de la necesidad del proceso de auditoría. El objetivo de las pruebas cumplimento es proporcionar al auditor una seguridad razonable de que los procedimientos relativos a los controles internos contables están siendo aplicados tal como fueron establecidos. Estas pruebas son necesarias si se va a confiar en los procedimientos descritos (Estupiñán, 2012, p. 151)

Las pruebas de cumplimiento tienen como propósito principal en el proceso de auditoría, permitir al auditor evidenciar la utilización de las técnicas de control que la administración estableció al momento de incorporar el sistema de control interno. 3.1.2.4.2

Métodos de Evaluación del Control Interno.

La evaluación del control interno comprende distintos métodos, los cuales son herramientas primordiales para el auditor al verificar la razonabilidad y confiabilidad de la información que suministre la empresa; Estupiñán (2012) menciona en su obra Control Interno y Fraudes los siguientes métodos de evaluación al sistema de control interno: 3.1.2.4.2.1

Método de cuestionarios.

Este método consiste en diseñar cuestionarios con base en preguntas que deben ser contestadas por los funcionarios y personal responsable de las distintas áreas de la empresa bajo examen. Las preguntas son formuladas de tal forma que la respuesta afirmativa indique un punto óptimo en el sistema de control interno y una respuesta negativa indique una debilidad o un aspecto no muy confiable. La aplicación del cuestionario permite servir de guía para el relevamiento y la determinación de las áreas críticas de una manera uniforme facilitando la preparación de las cartas de control interno.

17 3.1.2.4.2.2

Método narrativo o descriptivo.

El método narrativo o descriptivo es la descripción detallada de los procedimientos más importantes y las características del sistema de control interno para las distintas áreas clasificadas por actividades, departamentos, funcionarios y empleados, mencionando los registros y formularios que intervienen en el sistema. Este método que puede ser aplicado en auditoría de pequeñas empresas, requiere que el auditor que realiza el relevamiento tenga la suficiente experiencia para obtener la información que le es necesaria y determinar el alcance del examen. El relevamiento se realiza mediante entrevistas y observaciones de cada uno de los principales documentos y registros que intervienen en el proceso. 3.1.2.4.2.3

Método gráfico o diagramas de flujo.

Consiste en describir objetivamente la estructura orgánica de las áreas con la auditoría, así como los procedimientos a través de sus distintos departamentos y actividades. En la descripción de los procedimientos, el auditor utiliza símbolos convencionales y explicaciones que den una idea completa de los procedimientos de la empresa. Este método es un complemento muy útil porque la representación básica de los circuitos y ciclos administrativos de la empresa pueden ser utilizados por varios años, en el caso de exámenes recurrentes, y localizar rutinas susceptibles de mejoramiento logrando una mayor eficiencia administrativa. 3.1.2.4.2.4

Combinación de métodos.

Cabe señalar que resulta muy beneficioso la aplicación de distintos métodos, como: cuestionarios y flujogramas. A continuación, se describen algunas ventajas: El diagrama facilita la respuesta de algunas de las preguntas del cuestionario. Tómese por ejemplo la pregunta: ¿Existe un sistema adecuado para el registro y control de los cheques devueltos por falta de fondos? La respuesta surge con mejor esfuerzo, observando el gráfico del circuito administrativo, que contiene todos los detalles significativos del procedimiento.

18 Los auditores externos preparan los cuestionarios con el objeto de que sean aplicables a la generalidad de la compañía que, en algunas oportunidades, no es aplicable a todas sus partes. De existir un flujograma del circuito administrativo pertinente, el auditor podría identificar algunas debilidades del sistema susceptibles de mejoramiento. 3.1.2.5 Normativa. 3.1.2.5.1

NIA 6: Evaluación de Riesgo y Control Interno.

3.1.2.5.1.1 Objetivo. El propósito de esta Norma Internacional de Auditoría (NIA) es establecer normas y proporcionar lineamientos para obtener una comprensión de los sistemas de contabilidad y de control interno y sobre el riesgo de auditoría y sus componentes: riesgo inherente, riesgos de control y riesgo de detección. 3.1.2.5.1.2 Riesgo de auditoría. “Riesgo de auditoría” significa el riesgo de que el auditor dé una opinión inapropiada cuando los estados financieros están elaborados en forma errónea de una manera importante. El riesgo de auditoría tiene tres componentes: riesgo inherente, riesgos de control y riesgo de detección (NIA 6, 2013, p.) Riesgo inherente Para evaluar el riesgo inherente, el auditor usa juicio profesional para evaluar cuyos ejemplos: A nivel del estado financiero 

La integridad de la administración, la experiencia y conocimiento de la administración y cambios en la administración durante el periodo.



Presiones inusuales sobre la administración, la naturaleza del negocio de la entidad y factores que afectan la industria en la que opera la entidad.

19 A nivel de saldo de cuenta y clase de transacciones  Cuentas de los estados financieros probables de ser susceptibles a exposición errónea, la complejidad de transacciones subyacentes y otros eventos que podrían requerir del uso del trabajo de un experto.  El grado de juicio implicado para determinar saldos de cuenta, la susceptibilidad de los activos a pérdida o malversación.  La terminación de transacciones inusuales y complejas, particularmente en o cerca del fin del periodo y transacciones no sujetas a procedimiento ordinario. Riesgo de control El auditor ordinariamente evalúa el riesgo de control a un alto nivel para algunas o todas las aseveraciones cuando:  

Los sistemas de contabilidad y de control interno de la entidad no son efectivos o; Evaluar la efectividad de los sistemas de contabilidad y de control interno de la entidad no sería eficiente.

La evaluación preliminar del riesgo de control para una aseveración del estado financiero debería ser alta a menos que el auditor:  

Pueda identificar controles internos relevantes a la aseveración que sea probable que eviten o detecten y corrijan una exposición errónea de carácter significativo; y Planee realizar pruebas de control para soportar la evaluación.

Riesgo de detección El auditor debería considerar los niveles evaluados del riesgo inherente y de control al determinar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos sustantivos requeridos para reducir el riesgo de auditoría a un nivel aceptable. A este respecto, el auditor consideraría: a) La naturaleza de los procedimientos sustantivos b) La oportunidad de procedimientos sustantivos c) El alcance de los procedimientos sustantivo

20 Hay una relación inversa entre riesgo de detección y el nivel combinado de riesgo inherente y de control. Por ejemplo, cuando los riesgos inherentes y de control son altos, el riesgo aceptable de detección necesita estar bajo para reducir el riesgo de auditoría a un nivel aceptable bajo. Cuando el auditor determina que el riesgo de detección respecto de una aseveración de los estados financieros para el saldo de una cuenta o clase de transacciones de carácter significativo, no puede ser reducido a un nivel aceptable bajo, el auditor debería expresar una opinión calificada o una abstención de opinión. 3.1.3 Créditos y Cuentas por Cobrar 3.1.3.1 Crédito. 3.1.3.1.1

Definición.

La concesión de un bien o valor determinado, por un tiempo establecido a futuro, en la cual interviene un vendedor y un comprador, este proceso se lo puede denominar crédito; las empresas en general por motivo de aumentar su nivel de ventas utilizan el crédito como herramienta de venta, la misma que se usa para incorporar clientes nuevos y de forma indirecta atacar a la competencia.

“Dada la naturaleza del producto, su precio y con el

propósito de incrementar las ventas, casi todas las empresas suelen conceder créditos a las personas y sociedades que expresan el deseo de ser clientes frecuentes”. (Zapata, 2011, p. 157) 3.1.3.1.2

Políticas de Crédito.

Las políticas de crédito, son procedimientos, lineamientos o normas que la administración de la empresa ha otorgado a sus clientes “Es una directriz, compuesta de normas generales básicas, sin entrar en detalles que puedan cambiar con el tiempo, tales como tasas de interés, activos del solicitante de crédito o valor de las ventas de las empresas” (Ortiz, 2011, p. 525). La política de crédito es un proceso que comprende las actividades encaminadas a las decisiones de conceder créditos a clientes y aquellas encaminadas a recuperarlas, que permita elevar al máximo el rendimiento sobre la inversión, es importante destacar que, una aplicación errónea de una buena política de crédito, o la adecuada instrumentación de una deficiente política no produce nunca resultados óptimos. (Faxas del Toro, 2011, p. 125)

La mayor parte de las actividades empresariales manejan la concesión de crédito, para lo cual es necesario establecer políticas para efectuar dicha concesión, las mismas que

21 permiten orientar los procedimientos administrativos, económicos y financieros que intervienen en el ciclo de venta y permiten alcanzar de los objetivos. 3.1.3.1.3

Las cinco “C” del crédito.

La empresa que posea políticas de crédito, debe evaluar la estabilidad de sus futuros deudores, para la obtención de garantías y evaluar la confiabilidad del sujeto a crédito. “El estudio de crédito debe considerar elementos cualitativos y cuantitativos, a los cuales se les dará un peso mayor o menor, en la decisión, dependiendo si se trata de personas o empresas” (Ortiz, 2011, p. 527). Para que una entidad financiera, brinde un producto financiero a una persona natural o jurídica, ésta debe considerar realizar un análisis general al solicitante, con el objetivo de establecer si es apto para la otorgación garantizada de un crédito, para esto se debe realizar mínimo un análisis de las cinco C del crédito, que según Ortiz (2011), son las siguientes: Capacidad Carácter Capital Colateral

Es decir, la capacidad de pago, proveniente del flujo de caja del cliente. Es decir, los hábitos de pago o moralidad comercial. Es decir, la situación financiera que reflejan sus cifras o estados financieros. Es decir, las garantías que cubrirían el crédito.

Figura 2. Las "C" del Crédito. Adaptado de “Análisis financiero aplicado y principios de administración financiera” por H. Ortiz, 2011, p.527.

3.1.3.2 Cuentas por Cobrar. Todas las entidades empresariales por lo general poseen cuentas por cobrar por diferente naturaleza, a su vez estas deudas son registradas en la cuenta contable denominada cuentas por cobrar la misma que “Comprende el valor de las deudas a cargo de terceros y a favor de la entidad, incluidas las comerciales y no comerciales. En este grupo también incluyen el valor de la provisión, de naturaleza del crédito, constituida para cubrir contingencias”. (Díaz , 2011, p. 123) Las cuentas por cobrar fundamentalmente son un instrumento de mercadotecnia para promover las ventas, de esta forma el director de finanzas debe cuidar que su empleo ayude a maximizar las utilidades y el rendimiento de la inversión y que el otorgamiento de créditos no deje de ser rentable y atractivo en términos de rendimiento sobre la inversión. (Faxas del Toro, 2011, p. 113)

Estos valores son derechos exigibles provenientes la mayor parte por ventas o servicios prestados, los mismos que deben integrar controles adecuados, para el

22 aseguramiento del cobro total e íntegro hacia los clientes, esta cuenta forma parte del estado financiero, identificado como activos corrientes, ya que con el tiempo se convertirán en efectivo para la empresa. 3.1.3.2.1

Objetivos de Auditoría del área.

Las cuentas por cobrar comprenden todos los documentos, letras, pagares u otros certificados que validen la deuda con sus clientes, por lo tanto, la entidad tiene la necesidad de registrar y documentar correctamente estos activos adquiridos, es por ello el control y auditoría a las cuentas por cobrar por parte del auditor financiero, el mismo que debe establecer objetivos para la realización de su trabajo. Los objetivos principales dentro del proceso de auditoría a las cuentas por cobrar son los siguientes:      3.1.3.2.2

Cerciorarse de la autenticidad de los derechos de cobro que se presentan en el estado de posición financiera. Cerciorarse de que los derechos de cobro estén adecuadamente presentados en el estado de posición financiera, de acuerdo con su grado de realización y su naturaleza. Determinar que los derechos de cobro estén valuados de acuerdo con las normas de información financiera. Cerciorarse de que los derechos de cobro son efectivamente recuperables. Cerciorarse de que los derechos de cobro son propiedad de la empresa y que ésta puede disponer de ellos libremente. (Sánchez, 2014, p. 107) Procedimientos de la Auditoría en las Cuentas por cobrar.

El proceso de auditoría hacia las cuentas por cobrar posee un debido procedimiento en su ejecución, el cual ayuda al auditor en la verificación y validez de los saldos presentados por la empresa, los procedimientos utilizados según Mendívil (2010) en su obra Elementos de Auditoría, son: 3.1.3.2.2.1 Confirmación de adeudo. Este procedimiento, mejor conocido como circularización, consiste en enviar una carta al deudor donde se le pide que conste si está de acuerdo o no con el importe que aparece a su cargo. Esta carta envía la empresa y la respuesta debe recibirla directamente el auditor.

23 3.1.3.2.2.2 Cobros posteriores. En este procedimiento se aprovecha la circunstancia de que el auditor permanece en las oficinas del cliente por algún tiempo posterior a la fecha de cierre de libros. Consiste en verificar los pagos o las entregas parciales (abonos) a las cuentas por cobrar efectuados por los clientes en esos días inmediatos siguientes, cuidando que el ingreso sea real y entregado efectivamente por el deudor para liquidar el saldo que se revisa. 3.1.3.2.2.3 Arqueo de documentación. El arqueo de documentación es un procedimiento semejante al descrito para las inversiones, que sirve para verificar la autenticidad del derecho de cobro a favor de la empresa. Los documentos motivo por el arqueo son las letras de cambio o pagarés que hayan suscrito los deudores, pero más comúnmente las facturas o contra recibos pendientes de cobro. 3.1.3.2.2.4 Análisis de saldos. El análisis de saldo consiste en el estudio de los movimientos de las cuentas para determinar la corrección de las operaciones asentadas en ellas y, en consecuencia, del saldo que muestran. Se aplica al estudio de los saldos más importantes para fortalecer los procedimientos anteriores y el de cuentas no provenientes de ventas (deudores diversos) con el fin de precisar el concepto del saldo y determinar su presentación en el balance general. 3.1.3.2.2.5 Conexión contra otras cuentas. En este procedimiento se aprovecharán los efectos de la partida doble (o dualidad económica) que rige la contabilidad de las operaciones y así se verifica, por ejemplo, que todos los cargos a clientes en un periodo determinado correspondan con las ventas registradas en dicho periodo, o que todos los créditos correspondan a los ingresos registrados en la cuenta bancos, procediendo a investigar las diferencias que surgieran de estas comparaciones. 3.1.3.2.2.6 Estudio de la recuperabilidad. Como ya se comentó, las cuentas por cobrar que presentan dudas con respectos a su recuperabilidad deben ser castigadas por el importe que se considere incobrable. Este estudio se lleva acabo de la siguiente manera:

24    3.1.3.2.3

Comentando con los directivos responsables del departamento de crédito y cobranza y, eventualmente, con el departamento de ventas, las posibilidades de cobro de los adeudos más importantes y/o más antiguos. Solicitando a los abogados de la empresa su opinión en el caso de las cuentas cuyo cobro se encuentre tramitando. Estudiando la correspondencia en los expedientes de clientes. Cuentas Incobrables.

Las cuentas incobrables o cuentas malas son referentes a las deudas adquiridas por los clientes de la empresa, los cuales poseen dificultad en su recuperación, estas cuentas pueden clasificarse dependiendo el tiempo, la naturaleza o dificultad de cobro. “Son incobrables por factores como muerte del deudor, insolvencia o quiebre del mismo, declaración expresa de no pago, etc. La pérdida de cartera es asumida por la empresa, y parte de ella se trata como una deducción tributaria”. (Sinisterra, Polanco, & Henao, 2011, p. 137) Cuando algunas cuentas de clientes adquieren carácter de dudosas o incobrables, deben disminuirse para que muestren la suma estimada de futuros cobros; de otra forma, el importe que aparece en el balance general no se ajustaría a la realidad y la situación financiera del negocio que se presentaría a los administradores, acreedores y otros grupos interesados sería engañosa. (Guajardo & Andrade, 2014, p. 272)

Estas cuentas identificadas como malas tienen un saldo provisionado, el mismo que es establecido por medio de las políticas contables de la empresa, las cuales deben ser verificadas con el departamento legal, para determinar toda posibilidad de recuperación futura del valor adeudado, y a su vez brindarles su debido tratamiento contable y como resultado un estado financiero confiable. 3.1.3.2.4

Provisiones.

Las provisiones en las cuentas por cobrar, se inician en el momento que la administración por medio de las políticas de cobro reconoce los saldos con dificultad en su recuperación, por tanto “Toda entidad empresarial corre riesgo de perder parte de los deudores o clientes, los que analizando en su conjunto de acuerdo a las fechas de vencimiento se procede a determinar la provisión de carácter general o individual”. (Fierro, 2013, p. 158) Se puede realizar las provisiones que se considere necesarias según sea el tipo de negocio o políticas que tenga la administración para rescatar la relevancia de los hechos económicos, al finalizar el año contable, el departamento de contabilidad realiza las

25 respectivas conciliaciones entre lo provisionado contablemente y lo permitido por el ente tributario. 3.1.3.2.5

Control Interno en las Cuentas por cobrar.

El auditor en el proceso de revisión del sistema de control interno en el área de cuentas por cobrar, los aspectos principales que debe verificar dentro del proceso de documentación y personal involucrado son:       

Comprobar que existe una correcta segregación de funciones: autorización de la venta, registro, contabilización. Cerciorarse de que exista una política de crédito y de que la aplicación de la política es adecuada. Verificar que existe un adecuado control sobre la documentación de las salidas de mercancías y su consecuente registro contable. Comprobar que existe una adecuada normativa sobre los procedimientos contables a seguir en cada caso. Documentar la correcta actualización de los listados de clientes y revisión periódica de los límites de crédito asignados a cada uno de ellos. Confirmación de que se realizan conciliaciones periódicas entre los saldos de las cuentas a cobrar, las operaciones que asignaron dichos saldos y los correspondientes cobros. Evidenciar que el sistema contable de la empresa permite reflejar con exactitud los saldos de las cuentas. (Polo, 2012, p. 144)

METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN

4.1 Enfoque / Tipo de Investigación 4.1.1 Enfoque. El trabajo por procedimientos convenidos a las cuentas por cobrar, se caracteriza por poseer dos tipos de enfoques, el cuantitativo, pues se recolectará datos y componentes sobre aspectos relevantes de las cuentas por cobrar de la empresa, y el cualitativo puesto que al realizar un estudio de campo es necesario realizar un análisis preliminar. 4.1.1.1 Enfoque cuantitativo. El enfoque cuantitativo, es utilizado en un trabajo de auditoría financiera a las cuentas por cobrar debido a que es relevante, analizar aspectos numéricos y estadísticos, los cuales se realizan posterior a la recolección de información, los que permiten llevar a cabo una evaluación y ponderación cuantitativa. 4.1.1.2 Enfoque cualitativo. El enfoque cualitativo es de igual importancia, puesto que permite realizar la recolección de información no numérica a través del estudio de campo, el cual identifica las políticas, normativa y procedimientos internos de la empresa G&J Cía. Ltda., vinculados a las cuentas por cobrar. 4.1.2 Tipo de Investigación. El tipo de investigación que se usó dentro del estudio de trabajos por procedimientos convenidos es el tipo descriptivo, el cual presenta las siguientes características: 4.1.2.1 Descriptivo. El modelo de investigación descriptiva, según Tamayo (2014), comprende la realidad de hecho, y su característica fundamental, por ende la investigación se identifica con el tipo descriptivo al iniciar su proceso desde la recolección de información y componentes sobre aspectos del proceso de concesión y recuperación de créditos, así también recabar información del personal administrativo, cobranza y de contabilidad, a su vez de los clientes

27 externos con cartera de cobro mismos que se inclina a responder la problemática del tema de investigación establecidos.

4.2 Población y Muestra 4.2.1 Población. La investigación estudiada procede a delimitar según Hernández, Fernández, & Baptista, (2010), al conjunto de todos los casos que concuerden con una serie de especificaciones. Por lo cual la población está determinada por el personal interno, los mismos que se encuentran distribuidos en el departamento administrativo, cobranzas, contabilidad y los clientes externos de la empresa, los cuales poseen cuentas por cobrar hasta el año 2016, dando un total de 52 involucrados en la población a estudiar. Tabla 1 Población de G&J Cía. Ltda.

Población

Subtotal

Departamento administrativo Gerente general

Administradores

2 3

Departamento de cobranzas Personal de cobros

Secretaria

1 2

Departamento de Contabilidad Contador

Auxiliar Contable

1 44

Clientes externos Clientes

Total

TOTAL DE LA POBLACIÓN

Fuente: Datos proporcionados por G&J Cía. Ltda.

4.2.2 Muestra. La muestra en la investigación al no superar la población un total de 100 según Hernández, Fernández, & Baptista (2010), no se utilizaría una muestra por reflejar una

28 certeza total, es por ello que se utilizó al total de la población antes descrita, los cuales son el personal del departamento administrativo, contable y de cobranza, de igual forma todos los 44 clientes con saldos adeudados hasta el periodo 2016 en Mi Pymes

4.3 Técnicas e instrumentos de recogidas de datos 4.3.1 Técnicas de Recogidas de Datos. 4.3.1.1 Entrevista. La realización de la entrevista al Gerente de la empresa G&J Cía. Ltda., tuvo como principal objetivo levantar información sobre el proceso de concesión de créditos, cobranza y contabilización de los valores por cobrar. Esta entrevista se realizó mediante un cuestionario de preguntas, el cual contuvo preguntas generales como específicas de los procesos antes descritos, a su vez permitió establecer la viabilidad de realizar un trabajo por proceso convenido a las cuentas por cobrar en el periodo 2016. 4.3.1.2 Observación. La observación directa a los procesos de concesión y cobranza de créditos en la empresa G&J Cía. Ltda., permitió identificar de forma clara y confiable las actividades que realizan, las personas que intervienen en cada proceso y el cumplimiento de cada función del personal involucrado en esta investigación. Esta técnica a su vez orientó en la problemática planteada, al observar que los diferentes actores que intervienen en el proceso de investigación no cumplen con las funciones encomendadas o para las cuales fueron contratados, de igual forma la poca supervisión y conciliación de los saldos a cobrar. 4.3.2 Instrumentos de Recogida de Datos. 4.3.2.1 Encuesta. Para la obtención de información al personal involucrado en el proceso de concesión de créditos, de cobranza, y de contabilización de las cuentas por cobrar de la empresa G&J Cía. Ltda., se realizó dos modelos de encuestas las cuales se enfocaban principalmente en determinar si se realizan los procedimientos adecuados, si se consideran las políticas establecidas por la gerencia y corroborar la razonabilidad de los saldos por cobrar.

29 De igual forma fue necesario realizar un modelo de encuestas para los clientes externos de la empresa G&J Cía. Ltda., con el objetivo de verificar la correcta realización de los procedimientos establecidos en la concesión y cobranza de los créditos otorgados. 4.3.3 Técnicas de Análisis de Datos. Determinadas correctamente las técnicas e instrumentos de recolección de datos, se procede a realizar el debido análisis de manera cuantitativa y cualitativa del trabajo de investigación. 4.3.3.1 Análisis cualitativo. El análisis cualitativo es sustancial puesto que, se nos proporcionó información mediante entrevistas, además de realizar trabajo de observación teniendo como respaldo la guía donde se redacta detalladamente los puntos identificados de mayor importancia, mismos que nos dan la facultad de analizar las debilidades y los distintos aspectos en procesos y procedimientos relacionados a las cuentas por cobrar de la entidad. 4.3.3.2 Análisis cuantitativo. El análisis cualitativo es sustancial puesto que, se nos proporcionó información mediante entrevistas, además de realizar trabajo de observación teniendo como respaldo la guía donde se redacta detalladamente los puntos identificados de mayor importancia, mismos que nos dan la facultad de analizar las debilidades y los distintos aspectos en procesos y procedimientos relacionados a las cuentas por cobrar de la entidad.

RESULTADOS

5.1 Discusión y Análisis de Resultados 5.1.1 Entrevista al Gerente. Entrevista al Gerente de G&J Cía. Ltda.  ¿Cuenta la empresa con una estructura organizacional y ésta sufre modificaciones frecuentemente? La empresa sí cuenta con una estructura organizacional, más enfocada a la planta administrativa; y sí, constantemente sufre modificaciones, especialmente el personal de servicio debido a la naturaleza del negocio y a factores externos.  ¿Considera Ud. que la estructura organizacional de la empresa está enfocada a cumplir los objetivos? Creo que en un 70% la estructura organizacional permite el cumplimento de los objetivos planteados; al existir diversos factores económicos o del giro del negocio, no se puede cumplir con lo ideal.  ¿La empresa posee un Reglamento de Control Interno? No posee un Reglamento de Control Interno, pero sí cumplimos como empleadores con las obligaciones legales correspondientes, a su vez como empresa poseemos un manual de funciones, el mismo que permite a los empleados identificar sus deberes para los cuales fueron contratados.  ¿La entidad cuenta con un departamento de cobranzas? Sí, tenemos un equipo de trabajo que nos colabora con estas actividades, dentro del departamento de cobranzas contamos con responsables de la cartera y con personas que se encargan de realizar los cobros respectivos.  ¿Posee la empresa políticas y procedimientos de concesión de créditos? Sí, tenemos políticas establecidas para la concesión de créditos tanto a personas naturales, como a sociedades o asociaciones legales.

31  ¿Cuál es el proceso que se realiza al momento de otorgar un crédito? ¿Se firma algún documento (letra de cambio o pagaré) al momento de conceder un crédito? Para las personas naturales se siguen los siguientes pasos:  Comprobar que haya realizado compras periódicas con la empresa  Recepción de los documentos personales y de domicilio  Referencias personales del cliente  Aprobación por parte de uno de los Administradores o Gerente  Si el monto lo amerita, firmar un pagaré o letra de cambio Además de estos requisitos las sociedades o asociaciones legales firman un contrato debidamente aprobado el cual tiene sus condiciones y sanciones de acuerdo a la ley.  ¿Se cumple con el proceso de cobranzas establecido por la gerencia? Este proceso por lo general sí se cumple.  ¿La entidad cuenta con responsables directos para la concesión de créditos? Los responsables que autorizan la mayor parte de créditos son los 2 Administradores, para negociaciones con sociedades tanto públicas como privadas si es necesaria la autorización de mi parte como Gerente.  ¿El departamento de cobranzas con qué frecuencia le proporciona reportes a gerencia? Bueno, los reportes de créditos institucionales los solicito cada semana para identificar los valores más considerables y de esta manera tomar acciones de cobro, y los reportes de créditos personales los manejan más los administradores, debido a que ellos responden por los valores totales a gerencia.  ¿Ha tenido inconvenientes en temas de recaudación con el personal de cobranzas? Al momento, con el actual personal no han existido problemas o quejas por parte de los administradores respecto al tema de recaudación.

32  ¿De qué manera considera usted que podría mejorar el proceso de cobranzas de la empresa? ¿Qué puntos críticos identifica a simple vista en el proceso de cobranzas? Tal vez se podría mejorar examinando con mayor rigurosidad a los clientes nuevos que deseen acceder a un crédito, lo cual nos reduciría molestias al momento del cobro. Por otro lado, un mayor ordenamiento y compromiso de trabajo del personal involucrado.  ¿Ha tenido inconvenientes con el departamento de cobranzas? ¿De qué tipo? Hemos tenido inconvenientes leves; algunas veces los comprobantes de cancelación no están bien organizados ni registrados, y además se demoran en enviarlos al personal de contabilidad para su oportuno tratamiento contable.  ¿De qué manera estos reportes (cuentas por cobrar) ayudan a la toma de decisiones de la empresa? Es lógico que como Gerencia, estos reportes nos permitan de forma directa tomar decisiones al momento de hacer pedidos de mercadería o adquirir diversas obligaciones, puesto que se espera contar con un porcentaje directo del valor total por cobrar.  ¿Qué actividades realiza para que su equipo de trabajo comparta el sentido de pertenencia empresarial? ¿Se realizan incentivos no monetarios al departamento de cobranzas? Todo el personal, tanto administrativo como de servicio es tratado de igual manera, sin preferencia alguna; de 3 a 4 meses se realiza charlas motivadoras tanto en lo personal y laboral a cargo de profesionales, de igual forma la empresa constantemente participa en actividades deportivas inter empresariales, las mismas que apoyamos con auspicio y tiempo del personal involucrado. Siempre el mensaje del día a día a cargo de los administradores y la gerencia es que todos somos una familia y la empresa nuestra casa.  ¿Considera que el personal de cobranzas tiene la suficiente información acerca de los clientes en mora? Claro, ellos están al día en los valores que adeudan los clientes.

33  ¿Considera que se realiza un debido seguimiento a la cartera por cobrar? No hay un correcto seguimiento a la cartera por cobrar, se está mejorando día a día, aprendiendo de las fallas acontecidas para dar mejores directrices al personal involucrado.  ¿Realiza actividades de control permanente al personal del departamento de cobranza? Los administradores son los encargados del control permanente del personal, los mismos que presentan los debidos reportes a gerencia cuando existen dudas o anomalías.  ¿Considera Ud. que la comunicación del departamento de cobranzas y contabilidad es adecuada y oportuna? ¿Ha encontrado irregularidades en los valores reflejados en los Estados Financieros correspondientes a las cuentas por cobrar? Creo que no es oportuna la comunicación entre ellos, al presentar valores incorrectos en los saldos financieros por parte de contabilidad, pero ese es un problema que estamos tratando de mejorar para depurar los saldos ficticios.  ¿Considera adecuado el tratamiento contable hacia la cartera por cobrar? Hay mucho que mejorar, las cuentas por cobrar es uno de los problemas que actualmente tenemos, esto se da por anteriores políticas de concesión de los créditos y no poseer un asesor legal. Esto ha afectado al tratamiento contable, ya que se han arrastrado valores que por acciones jurídicas han sido solucionados, pero que no han sido dados de baja del sistema.  ¿Considera que una auditoría financiera a las cuentas por cobrar podría mejorar la toma de decisiones en la empresa? Sí, creo que un análisis a nuestro problema de las cuentas por cobrar va a servir de ayuda para que se presenten los saldos reales, y de acuerdo a esto tomar decisiones como empresa.

34 5.1.2 Encuesta al Personal Interno. Encuesta al Personal Interno de G&J Cía. Ltda. Nro.

Pregunta Variable F.A. F.R. SI 4 80% ¿Conoce Ud. la estructura organizacional de la 1 empresa? NO 1 20% 5 100% Total La mayor parte del personal en la encuesta realizada manifestó que sí conocen la estructura organizacional de la empresa. Nro. Pregunta Variable F.A. F.R. Si 5 100% ¿Conoce Ud. si existen políticas en la concesión 2 de créditos? No 0 0% 5 100% Total La totalidad del personal encuestado conoce que existen políticas para la concesión de créditos; esto coincide con la respuesta del Gerente. Nro. Pregunta Variable F.A. F.R. Si 4 80% ¿Las políticas de concesión de créditos se 3 mantienen permanentes? No 1 20% 5 100% Total El 80% del personal encuestado considera que las políticas de concesión de créditos se mantienen permanentes. Nro. Pregunta Variable F.A. F.R. Si 3 60% ¿Conoce Ud. si las políticas establecidas para la 4 concesión de créditos son aplicadas? No 2 40% 5 100% Total El 60% del personal encuestado afirma que las políticas establecidas para la concesión de créditos si son aplicadas. Nro. Pregunta Variable F.A. F.R. Si 5 100% ¿Existe un responsable directo para la concesión 5 de créditos? No 0 0% 5 100% Total Todos los trabajadores encuestados están de acuerdo con que existe un responsable directo para la concesión de créditos. Nro. Pregunta Variable F.A. F.R. 6

¿Se firma algún documento de crédito, letra de cambio o pagaré al momento de conceder algún crédito?

100%

5 100% Total La totalidad del personal encuestado conoce que se firma un documento para conceder los créditos. Nro. Pregunta Variable F.A. F.R. ¿Considera Ud. que la empresa tiene Si 4 80% 7 procedimientos en la recuperación de la cartera No 1 20% por cobrar? 5 100% Total La mayor parte del personal encuestado manifiesta que la empresa tiene procedimientos en la recuperación de la cartera. Nro. Pregunta Variable F.A. F.R. Si 5 100% ¿Alguien supervisa las actividades que Ud. 8 realiza? No 0 0% 5 100% Total Todos los trabajadores que participaron en la encuesta, manifestaron que tienen a una persona a cargo que supervisa sus labores. Nro. Pregunta Variable F.A. F.R. 9 ¿Mantiene una buena comunicación con su jefe Si 4 80%

35 directo? No 1 20% 5 100% Total La mayor parte del personal en la encuesta realizada manifestó que mantiene una buena comunicación con su jefe directo. Nro. Pregunta Variable F.A. F.R. Si 2 40% ¿Considera que tiene la suficiente información 10 para realizar sus funciones correctamente? No 3 60% 5 100% Total A pesar de que el gerente manifiesta que el personal tiene la suficiente información para realizar sus funciones correctamente; la mayoría del personal encuestado manifiesta que no es así. Nro. Pregunta Variable F.A. F.R. Si 5 100% ¿Ud. reporta las novedades correspondientes a la 11 cartera por cobrar a su supervisor? No 0 0% 5 100% Total La totalidad del personal encuestado manifiesta que reporta las novedades correspondientes a la cartera por cobrar a su supervisor. Nro. Pregunta Variable F.A. F.R. Si 5 100% ¿Existe un registro sobre los deudores, el cual 12 contenga dirección, teléfono, etc.? No 1 0% 5 100% Total La mayoría de los trabajadores encuestados conoce que existe un registro sobre los deudores, el cual contenga dirección, teléfono, etc. Nro. Pregunta Variable F.A. F.R. Si 2 40% 13 ¿Ud. realiza el proceso de cobro a sus clientes? No 3 60% 5 100% Total Del personal encuestado solo el 40% realiza el proceso de cobro a sus clientes. Nro. Pregunta Variable F.A. F.R. Si 5 100% Al momento de efectuar el cobro ¿genera Ud. un 14 comprobante de respaldo? No 0 0% 5 100% Total Todos los encuestados afirman que si realizan un cobro, siempre generan un comprobante de respaldo. Nro.

Pregunta Variable F.A. F.R. Si 1 20% ¿Ese comprobante es notificado al departamento 15 de contabilidad? No 4 80% 5 100% Total Del personal encuestado solo uno notifica el comprobante de cobro a contabilidad; esto hace eco de las palabras del Gerente en la entrevista, al mencionar que existe una deficiente comunicación entre los trabajadores de cobranzas y los encargados de contabilidad. Nro. Pregunta Variable F.A. F.R. Si 3 60% 16 ¿Ha tenido algún inconveniente en sus cobros? No 2 40% 5 100% Total La mayor parte del personal en la encuesta realizada manifestó que ha tenido inconvenientes en sus cobros. Nro. Pregunta Variable F.A. F.R. ¿Ha tenido diferencias en la conciliación de Si 3 60% 17 saldos en sus reportes de cuentas por cobrar, con No 2 40% lo manifestado por el cliente? 5 100% Total El 60% de los encuestados han tenido diferencias en los saldos de las cuentas de cada cliente; esto reitera que los saldos presentados no están acordes con la realidad. Nro. Pregunta Variable F.A. F.R. Si 4 80% ¿Ha tenido algún inconveniente en la conciliación 18 de saldos con el departamento de contabilidad? No 1 20% 5 100% Total La mayor parte del personal en la encuesta realizada manifestó que ha tenido inconvenientes en la conciliación de saldos con el departamento de contabilidad.

36 Nro.

Pregunta Variable F.A. F.R. Si 5 100% ¿Se reporta a gerencia sobre las novedades 19 surgidas correspondientes a valores por cobrar? No 0 0% 5 100% Total La totalidad del personal encuestado reporta a gerencia sobre las novedades surgidas correspondientes a valores por cobrar. Nro. Pregunta Variable F.A. F.R. ¿Alguna vez ha tenido algún inconveniente con Si 2 40% 20 los empleados del departamento de contabilidad No 3 60% de G&J Cía. Ltda.? 5 100% Total El 60% del personal encuestado ha tenido algún inconveniente con el departamento de contabilidad. Nro. Pregunta Variable F.A. F.R. Si 2 40% ¿Alguna vez ha tenido algún inconveniente con 21 sus clientes referente al proceso de cobro? No 3 60% 5 100% Total De los trabajadores encuestados solo el 40% ha tenido algún inconveniente con sus clientes referente al proceso de cobro. Nro. Pregunta Variable F.A. F.R. Mala conducta por parte del 0 0% cliente Cliente 2 100% 22 ¿Qué tipo de problema ha tenido? moroso Problema por incongruencia 0 0% s en valores a cobrar 2 100% Total La totalidad de los encuestados que han tenido problemas con los clientes al realizar el cobro, ha sido porque los clientes se rehúsan a pagar. Nro.

Pregunta Variable F.A. F.R. ¿Considera que una auditoría financiera a las Si 5 100% 23 cuentas por cobrar ayudaría a la mejora en la No 0 0% empresa? 5 100% Total Todo el personal encuestado coincide en que una auditoría financiera a las cuentas por cobrar contribuirá a la mejora en la empresa, esto se enmarca al pensamiento del Gerente con respecto a este tema. Figura 3. Encuesta al Personal Interno. Fuente: Datos proporcionados por G&J Cía. Ltda.

37 5.1.3 Encuesta al Departamento de Contabilidad. Encuesta al Departamento de Contabilidad de G&J Cía. Ltda. Nro.

Pregunta Variable F.A. F.R. Si 2 100% ¿Conoce Ud. la estructura organizacional de la 1 empresa? No 0 0% 2 100% Total Los integrantes del departamento de contabilidad, conocen la estructura organizacional de la empresa. Nro. Pregunta Variable F.A. F.R. Si 2 100% ¿Conoce la existencia de políticas para la 2 concesión de créditos? No 0 0% 2 100% Total Todos los encuestados conocen que existen políticas para la concesión de créditos. Nro. Pregunta Variable F.A. F.R. Si 2 100% ¿Lleva un control del saldo de las cuentas por 3 cobrar? No 0 0% 2 100% Total La totalidad de los encuestados indican que llevan un control del saldo de las cuentas por cobrar. Nro. Pregunta Variable F.A. F.R. Si 2 100% ¿Existe algún responsable que lleve control de las 4 cuentas por cobrar? No 0 0% 2 100% Total Todos los encuestados indican que existe un responsable que lleva el control de las cuentas por cobrar. Nro. Pregunta Variable F.A. F.R. Si 2 100% ¿Se lleva un registro de las cuentas incobrables ya 5 canceladas? No 0 0% 2 100% Total Todos en el departamento de contabilidad indican que sí llevan un control de las cuentas que están definidas como incobrables, al momento de su cobro. Nro. Pregunta Variable F.A. F.R. Diario 0 0% Semanal 0 0% ¿Cada qué tiempo realizan la conciliación de 6 Mensual 2 100% saldos por cobrar? Trimestral 0 0% 2 100% Total Todos los encuestados coinciden en que mensualmente se realiza la conciliación de los saldos pendientes de cobro. Nro. Pregunta Variable F.A. F.R. ¿Se envía periódicamente estados de cuenta a los Si 0 0% clientes con el objetivo de cerciorarse que las 7 cuentas que aparezcan pendientes de cobro sean No 2 100% reconocidas por éstos? 2 100% Total La totalidad de los encuestados indican que no envían periódicamente estados de cuenta a los clientes deudores con el fin de cerciorarse que los saldos sean los correctos. Nro. Pregunta Variable F.A. F.R. Información 2 100% inoportuna ¿Por qué razón ha tenido inconvenientes con el Desfase en la 8 departamento de cobranzas? conciliación 0 0% de saldos Negligencia 0 0% del supervisor 2 100% Total Los inconvenientes que se presentan con el departamento de cobranzas se dan porque no entregan la

38 información oportunamente. Nro. Pregunta Variable F.A. F.R. Si 2 100% ¿Se manejan registros auxiliares para las Cuentas 9 por Cobrar? No 0 0% 2 100% Total Todos los trabajadores encuestados indican que sí se elaboran registros auxiliares para las Cuentas por Cobrar. Nro. Pregunta Variable F.A. F.R. Si 2 100% ¿Se encuentran físicamente las facturas por cobrar 10 en custodia y seguridad del departamento? No 0 0% 2 100% Total Todo el personal en la encuesta realizada manifiesta que todas las facturas que generaron las cuentas por cobrar se encuentran en su custodia. Nro. Pregunta Variable F.A. F.R. ¿Se lleva un registro donde indique la fecha de Si 0 0% 11 vencimientos de los créditos, para evitar mora de No 2 100% los mismos? 2 100% Total La totalidad de los encuestados señalan que no se lleva un registro donde se indica la fecha de vencimientos de los créditos, para evitar mora de los mismos. Nro. Pregunta Variable F.A. F.R. 12

¿Considera Ud. que la comunicación con el departamento de cobranza es adecuada y oportuna?

50%

2 100% Total La mitad de las personas dentro del departamento de contabilidad considera que no existe una comunicación adecuada y oportuna con el departamento de cobranzas; corroborando la respuesta de los integrantes del departamento. Nro. Pregunta Variable F.A. F.R. 13

¿Considera que una auditoría financiera a las cuentas por cobrar ayudaría a la mejora en la empresa?

100%

2 100% Total La respuesta de los integrantes del departamento de contabilidad coincide con las otras respuestas, con respecto a que una auditoría financiera a las cuentas por cobrar ayudaría a la mejora en la empresa. Figura 4. Encuesta al departamento de Contabilidad. Fuente: Datos proporcionados por G&J Cía. Ltda.

39 5.1.4 Encuesta los Clientes Externos. Encuesta a los Clientes Externos de G&J Cía. Ltda. Nro.

Pregunta Variable F.A. F.R. Si 44 100% ¿Posee Ud. saldo a pagar a la empresa Galindo 1 Johnson Representaciones Cía. Ltda.? No 0 0% 44 100% Total La totalidad de los clientes a los que se les aplicó la encuesta, tienen deudas contraídas con la empresa. Nro. Pregunta Variable F.A. F.R. ¿Tiene Ud. conocimientos sobre las políticas y Si 30 68,18% procedimientos para la obtención de créditos en la 2 empresa Galindo Johnson Representaciones Cía. No 14 31,82% Ltda.? 44 100% Total La mayor parte de los clientes con valores adeudados en la encuesta realizada manifestaron que si tiene conocimiento de las políticas y procedimiento para la concesión de crédito en la empresa. Nro. Pregunta Variable F.A. F.R. ¿Posee Ud. compromisos legales de pagos con la Si 42 94,45% 3 empresa Galindo Johnson Representaciones Cía. No 2 5,55% Ltda.? 44 100% Total La mayor parte de los clientes con valores adeudados en la encuesta realizada manifestaron que si fue realizados la firma de compromiso o pagares legales al momento de la obtención del crédito. Nro. Pregunta Variable F.A. F.R. Si 6 13,63% ¿Ha tenido inconvenientes en temas de 4 facturación con el departamento de cobranzas? No 38 86,37% 44 100% Total La mayor parte de los clientes con valores adeudados en la encuesta realizada manifestaron que no presentan inconvenientes o han presentado en meses pasados con el personal de cobranza de la empresa. Nro. Pregunta Variable F.A. F.R. Información incorrecta de 4 66,66% valores adeudados Envío tardío ¿Qué inconvenientes ha tenido con el de las departamento de cobranzas? 0 0% 5 relaciones de cobro Negligencia por parte del 2 33,34% personal 6 100% Total La mayor parte de los clientes con inconvenientes con el personal de cobranza de la empresa manifestaron que fue debido a información incorrecta de valores adeudados. Nro. Pregunta Variable F.A. F.R. ¿Alguna vez ha tenido algún inconveniente legal Si 3 6,81% 6 por parte de la empresa Galindo Johnson No 41 93,19% Representaciones Cía. Ltda.? 44 100% Total La mayor parte de los clientes con valores adeudados en la encuesta realizada manifestaron que no ha presentado inconvenientes legales con la empresa por valores a pagar. Nro. Pregunta Variable F.A. F.R. 0-7 días 18 40,91% ¿Cuál es el tiempo máximo que Ud. se demora en 7 8-15 días 9 20,45% la cancelación del crédito concedido? 16-30 días 14 31,82%

40 31-60 días 61 días o mas

3 6,82% 0 0% 44 100% Total La mayor parte de los clientes con valores adeudados en la encuesta realizada manifestaron que su tiempo máximo para la cancelación es de 0-7 días, como segunda respuesta el 20,45% menciona que cancela sus deudas de 8-15 días. Nro. Pregunta Variable F.A. F.R. Si 44 100% ¿Recibe algún comprobante de cancelación o 8 abono al valor adeudado? No 0 0% 44 100% Total Todos los clientes con valores adeudados en la encuesta realizada manifestaron que reciben el comprobante de cancelación al momento de efectuar sus pagos o abonos. Nro. Pregunta Variable F.A. F.R. ¿Mantiene una buena relación de crédito Si 38 86,37% 9 comercial con la empresa Galindo Johnson No 6 13,63% Representaciones Cía. Ltda.? 44 100% Total La mayor parte de los clientes con valores adeudados en la encuesta realizada manifestaron que mantienen buena relación comercial con la empresa en relación a créditos. Nro. Pregunta Variable F.A. F.R. ¿Se realiza una confirmación periódica y por Si 44 100% 10 escrito de los saldos adeudados a la empresa No 0 0% Galindo Johnson Representaciones Cía. Ltda.? 44 100% Total Todos los clientes con valores adeudados en la encuesta realizada manifestaron que si reciben una confirmación periódica de los saldos adeudados con la entidad. Nro. Pregunta Variable F.A. F.R. Semanal 0 0% ¿Cada qué tiempo recibe la confirmación de los Quincenal 0 0% 11 saldos adeudas a la empresa Galindo Johnson Mensual 44 100% Representaciones Cía. Ltda.? Trimestral 0 0% 44 100% Total Todos los clientes con valores adeudados en la encuesta realizada manifestaron que mensualmente reciben las confirmaciones de saldos a pagar. Nro. Pregunta Variable F.A. F.R. ¿Considera que una auditoría financiera a las Si 44 100% 12 cuentas por cobrar ayudaría a la mejora en las No 0 0% relaciones comerciales con sus clientes? 44 100% Total Todos los clientes con valores adeudados en la encuesta realizada manifestaron que si consideran que una auditoría financiera a las cuentas por cobrar ayudaría en la mejora de las relaciones comerciales a confirmar valores a cancelar. Figura 5. Encuesta a los Clientes Externos. Fuente: Datos proporcionados por Clientes de G&J Cía. Ltda.

41 5.1.5 Análisis de Resultados. Una vez aplicados los diferentes instrumentos de recolección de datos a los distintos grupos de interés que intervienen en el proceso de concesión y cobranza de créditos de la empresa G&J Cía. Ltda., siendo estos el personal administrativo, de cobranzas y de contabilidad; los resultados finales presentan concordancia con los problemas expuestos al inicio de la investigación, entre los más relevantes se pueden manifestar los siguientes: La entrevista realizada al gerente; las encuestas contestadas por el personal que tiene relación directa al proceso de crédito, el personal del departamento de contabilidad y los clientes con valores adeudados; afirman que la empresa sí posee políticas de concesión de créditos y recuperación de la cartera por cobrar. Según la entrevista a gerencia, la pregunta número 5 de la encuesta a los colaboradores del proceso de créditos y la pregunta número 4 de la encuesta al departamento de contabilidad, aseguran que la empresa sí posee responsables directos en el proceso de concesión y recuperación de créditos. Las políticas de concesión de créditos y recuperación de la cartera son aplicadas en su totalidad por el personal involucrado, esto es evidenciado con las encuestas realizadas al personal de crédito y respaldadas con la confirmación en la pregunta número 2 de la encuesta realizadas a los clientes con saldos adeudados. La entrevista a gerencia junto a las respuestas de las encuestas realizadas al departamento de contabilidad y personal de cobranza; aseguran que el departamento de contabilidad no posee una comunicación eficaz entre estos departamentos, reflejando problemas al momento de presentar los valores de la cartera. De igual forma la aceptación y confirmación respecto a que la auditoría financiera a las cuentas por cobrar identificará las fallas del proceso y recomendará soluciones para cada problema encontrado; la entrevista a gerencia y las encuestas realizadas al departamento de cobranza, de contabilidad y clientes relacionados con cuentas por cobrar lo corroboran.

5.2 Propuesta de Intervención 5.2.1 Objetivo General. Realizar el trabajo por procedimientos convenidos para verificar razonabilidad del saldo de las cuentas por cobrar en la empresa G&J Cía. Ltda., ubicado en la ciudad de Lago Agrio, año 2016. 5.2.2 Objetivos Específicos. 

Realizar el levantamiento de información del área a auditar.



Identificar los riesgos relevantes en el proceso de concesión y recuperación de la cartera.



Obtener evidencia suficiente respecto a la razonabilidad de las cuentas por cobrar.



Evaluar la incidencia de los resultados obtenidos en el trabajo por procedimientos convenidos en el proceso de concesión y recuperación de las cuentas por cobrar.

5.3 Desarrollo de la propuesta de intervención Para desarrollar la propuesta de intervención, es necesario empezar por realizar un levantamiento de información, luego identificar los riesgos relevantes en el proceso de concesión y recuperación de la cartera, seguido por obtener la evidencia suficiente respecto a la razonabilidad de las cuentas por cobrar y finalmente evaluar la incidencia de los resultados obtenidos en este trabajo por procedimientos convenidos; los mismos que se tratarán en los siguientes apartados

43 5.3.1 Realizar el levantamiento de información del área a auditar. 5.3.1.1 Programa de auditoría para la fase de planificación. G&J CÍA. LTDA.

Elaborado por:

Programa de auditoría para la fase de planificación

Andrea Falconí

Al 31 diciembre 2016

Fecha: 03-06-2017

OBJETIVO: Realizar el programa de auditoría para la fase de planificación.

PROGRAMA DE AUDITORÍA (FASE DE PLANIFICACIÓN)

N°

PROCEDIMIENTOS

REF. P/T S

REALIZADO POR

FECHA

P.01

John Galindo

05-06-2017

Aplicables a la etapa preliminar

A.01 Elaborar el Organigrama de la empresa.

A.02

Realizar la narrativa del proceso de concesión de créditos de la empresa.

P.02

Andrea Falconí

18-06-2017

A.03

Formular la gráﬁca de ﬂujo que muestre los procedimientos para otorgar créditos a clientes.

P.03

Andrea Falconí

18-06-2017

En complemento al punto anterior, extractar u A.04 obtener información sobre políticas vigentes respecto a descuentos, boniﬁcaciones y rebajas sobre ventas.

P.04

Andrea Falconí

18-06-2017

Realizar la narrativa del proceso de recuperación de cartera por cobrar de la empresa.

P.05

John Galindo

18-06-2017

Formular la gráﬁca de ﬂujo que muestre los A.06 procedimientos para la recuperación de cartera por cobrar de la empresa.

P.06

John Galindo

18-06-2017

P.07

John Galindo

18-06-2017

P.08

Andrea Falconí

24-06-2017

P.09

John Galindo

24-06-2017

A.05

En complemento al punto anterior, extractar u obtener información sobre políticas vigentes respecto A.07 a la recuperación de la cartera por cobrar de la empresa. Con base en pruebas selectivas, veriﬁcar la A.08 autenticidad del sistema para el otorgamiento de créditos a clientes. Veriﬁcar el cumplimiento del sistema de cobranzas mencionado, haciendo énfasis en los siguientes aspectos: A.09 a. Secuencia de los reportes de cobranza. b. Autorizaciones y cálculos correctos. c. Correcta y oportuna aplicación contable.

44 Estudiar y evaluar la conﬁabilidad de la plataforma de cómputo electrónico en el marco de los sistemas de crédito y cobranzas, poniendo especial atención en: a. Mecanismos de seguridad para el acceso a la A.10 información. b. Facultades de consulta y operativas asignadas al personal. c. Integridad de las bases de datos. d. Armonía con el control interno no informático. Fuente: Sánchez, G. (2013).

Elaborado por: Andrea Estefanía Falconí Mantilla

P.10

John Galindo

01-07-2017

Supervisado por: Maldonado Pazmiño Hernán Oswaldo, Mg.

45 5.3.1.2 Organigrama de la Empresa. G&J CÍA. LTDA.

Elaborado por:

Organigrama de la empresa

John Galindo

Del 01 de enero al 31 diciembre 2016

Fecha: 05-06-2017

P.01

OBJETIVO: Realizar el organigrama de la empresa.

La estructura organizacional de G&J Cía. Ltda., está adaptada a las necesidades de la empresa, el desarrollo de las actividades básicamente están supervisadas por dos administradores, los mismos que realizan reportes semanales a gerencia sobre el comportamiento y novedades que han surgido en la empresa. La estructura de la empresa se detalla a continuación:

Fuente: Información proporcionada por G&J Cía. Ltda.

Elaborado por: John Rene Galindo Tipan

Supervisado por: Maldonado Pazmiño Hernán Oswaldo, Mg.

46 5.3.1.3 Narrativa del proceso de concesión de crédito. G&J CÍA. LTDA.

Elaborado por:

Narrativa del proceso de concesión de crédito.

Andrea Falconí

Del 01 de enero al 31 diciembre 2016

Fecha: 18-06-2017

P.02

OBJETIVO: Realizar la narrativa del proceso de concesión de crédito de la empresa.

RELEVAMIENTO El gerente determina todas las directrices para la concesión de créditos en la empresa, las mismas que son acatadas por un administrador. Para la concesión de crédito se solicita que el cliente realice compras periódicamente en los establecimientos. Los clientes deben presentar un croquis de su domicilio, una planilla de un servicio básico; además las personas naturales deben presentar una copia de la cédula de ciudadanía, y dos referencias personales, las mismas que son confirmadas por el administrador; y las personas jurídicas deben presentar una copia del R.U.C. además las personas jurídicas deben firmar un contrato. El monto para el crédito a personas naturales: mínimo $100,00 y máximo $1.000,00 y para personas jurídicas: mínimo $500 y máximo $10.000,00. Los clientes deben firmar una letra de cambio para un crédito a partir de $150,00 y un pagaré a partir de $3.000,00. Si el crédito no supera los $150,00 no es necesaria la firma de letra de cambio ni de pagaré. El cliente solicita el crédito verbalmente al administrador. El administrador solicita información al supervisor de caja acerca de las compras del cliente. Si es un cliente frecuente se le entrega un documento con los requisitos para el crédito, caso contrario se niega el crédito inmediatamente. Si el crédito es pre-aprobado se abre una carpeta para el cliente; cuando el cliente entrega los requisitos para el crédito, el administrador tarda un día en la aprobación o no del crédito. Se le informa la decisión al cliente mediante llamada telefónica; si el cliente es una persona jurídica se procede a firma el respectivo contrato; o si es persona natural se firma la letra de cambio o el pagaré, por el monto aprobado y si éste lo amerita.

47 Cuando todos los documentos están listos se procede a archivar

todos estos

documentos firmados en la carpeta del cliente que anteriormente se abrió; acto seguido el administrador ingresa la autorización en el sistema. Fuente: Información proporcionada por G&J Cía. Ltda.

Elaborado por: Andrea Estefanía Falconí Mantilla

Supervisado por: Maldonado Pazmiño Hernán Oswaldo, Mg.

48 5.3.1.4 Flujograma del proceso de concesión de crédito. G&J CÍA. LTDA.

Elaborado por:

Flujograma del proceso de concesión de crédito.

Andrea Falconí

Del 01 de enero al 31 diciembre 2016

Fecha: 18-06-2017

P.03

OBJETIVO: Realizar el flujograma del proceso de crédito de la empresa.

RELEVAMIENTO

Nro.

Descripción

Act.

Dto.

Responsable

Solicita del producto

Cliente

Acepta el producto

Cliente

Solicitud verbal del crédito

Cliente

Administrador

04 05

Solicitud de información al supervisor de caja Entrega de requisitos para el crédito

Administrador

Apertura de carpeta del cliente

Administrador

Entrega de requisitos solicitados

Cliente

Aprueba el crédito

Administrador

Contacta al cliente

Firma de contrato

Cliente

Firma de Letra de cambio o pagaré

Cliente

Se archiva documentos

Administrador

Ingreso de autorización en el sistema

Factura

Se entrega mercadería

Se archiva factura

NO SI

FIN

NO SI

Administrador

Gráfico

Administrador X

Vendedor

Fuente: Información proporcionada por G&J Cía. Ltda.

Elaborado por: Andrea Estefanía Falconí Mantilla

Supervisado por: Maldonado Pazmiño Hernán Oswaldo, Mg.

49 5.3.1.5 Políticas del proceso de concesión de crédito. G&J CÍA. LTDA.

Elaborado por:

Políticas del proceso de concesión de crédito.

Andrea Falconí

Del 01 de enero al 31 diciembre 2016

Fecha: 18-06-2017

P.04

OBJETIVO: Realizar las políticas del proceso de concesión de crédito de la empresa.

RELEVAMIENTO Para la concesión de crédito se solicita que el cliente realice compras periódicamente en los establecimientos. Los clientes deben presentar un croquis de su domicilio, una planilla de un servicio básico; además las personas naturales deben presentar una copia de la cédula de ciudadanía, y dos referencias personales, las mismas que son confirmadas por el administrador; y las personas jurídicas deben presentar una copia del R.U.C. Las personas jurídicas deben firmar un contrato. El monto para el crédito;  Personas naturales: mínimo $100,00 y máximo $1.000,00 y  Personas jurídicas: mínimo $500 y máximo $10.000,00. Los clientes deben firmar una letra de cambio para un crédito a partir de $150,00 y un pagaré a partir de $3.000,00 Si el crédito no supera los $150,00 no es necesaria la firma de letra de cambio ni de pagaré. Fuente: Información proporcionada por G&J Cía. Ltda.

Elaborado por: Andrea Estefanía Falconí Mantilla

Supervisado por: Maldonado Pazmiño Hernán Oswaldo, Mg.

50 5.3.1.6 Narrativa del proceso de recuperación de cartera por cobrar. G&J CÍA. LTDA.

Elaborado por:

Narrativa del proceso de recuperación de cartera por cobrar.

John Galindo

Del 01 de enero al 31 diciembre 2016

Fecha: 18-06-2017

P.05

OBJETIVO: Realizar la narrativa del proceso de recuperación de cartera por cobrar de la empresa.

RELEVAMIENTO La realización de los cobros y recuperación de la cartera por cobrar, nace desde el reporte mensual a cargo de la secretaria del departamento de cobranzas, la misma que envía el reporte a gerencia para su debida verificación, aprobación y posterior creación de las relaciones de cobro, documento que detalla los valores a pagar de cada cliente y a su vez se adjunta las copias de las facturas mismas que confirman el valor adeudado. Estas relaciones de crédito son entregadas a los cobradores para su debida entrega en el domicilio de cada cliente durante los últimos días del mes en curso, los mismos que entregan un recibido de dicho documento. Este recibido es entregado a la secretaria para su archivo. Las personas naturales poseen los primeros 10 días del mes siguiente de la entrega de la relación de crédito, para la cancelación de dichos saldos, a diferencia de las personas jurídicas que poseen 20 días para la cancelación de los saldos adeudados. Pasado el tiempo establecido para el pago, la secretaria del departamento de cobranzas realiza un reporte de los clientes atrasados y envía dicho reporte a los cobradores, los cuales visitan a los respectivos clientes que aún no han realizado la cancelación de las facturas para realizar los cobros de forma directa. Los clientes pueden cancelar los valores de las distintas formas: por medio de depósito, transferencia bancaria, acercándose al establecimiento a cancelar en efectivo o por medio de tarjetas de crédito. El cliente hace llegar por medio de correo o forma física al departamento de cobranzas, los certificados de depósitos o transferencia, para proceder a la confirmación de saldos. Los pagos realizados en efectivos son recibidos por los administradores, los cuales verifican en el sistema junto con la relación de cobro el valor a cobrar y procede a recibir el dinero y luego le entrega un comprobante de pago al cliente.

51 Los pagos realizados por medio de tarjeta de crédito son realizados por los administradores, los cual verifican en el sistema junto con la relación de cobro el valor a cobrar y se procede a realizar el “voucher” respectivo, a su vez se entrega al cliente un comprobante de pago. Las copias de los comprobantes de pago y “voucher” al final del día son adjuntadas con cada una de las relaciones de cobro individualmente y enviados al departamento de cobranzas para su debido registro. Los clientes que no han cancelado sus valores dentro del periodo establecido son bloqueados en el sistema por parte del administrador, para que no puedan realizar compras a crédito en los establecimientos y los cobradores reportan a los administradores todas las novedades surgidas de cada visita realizada a estos clientes. El departamento de cobranzas envía los reportes de los saldos más antiguos a gerencia para su respectivo análisis y gerencia decide el debido tratamiento legal para estos clientes. El departamento de cobranzas realiza un reporte los días viernes de cada semana, sobre los valores cancelados durante la semana y envía al departamento de contabilidad para su registro en los asientos contables a cargo de la auxiliar del departamento de contabilidad. Fuente: Información proporcionada por G&J Cía. Ltda.

Elaborado por: John Rene Galindo Tipan

Supervisado por: Maldonado Pazmiño Hernán Oswaldo, Mg.

52 5.3.1.7 Flujograma del proceso de recuperación de crédito. G&J CÍA. LTDA.

Elaborado por:

Flujograma del proceso de recuperación de crédito.

John Galindo

Del 01 de enero al 31 diciembre 2016

Fecha: 18-06-2017

P.06

OBJETIVO: Realizar el flujograma del proceso de recuperación de crédito de la empresa.

RELEVAMIENTO Nro.

Descripción

Act.

Dto.

Responsable

Secretaria del Dep. Cobranza

Reporte mensual de los valores por cobrar

Verificar y aprobar el reporte mensual de valores por cobrar

Realizar las relaciones individuales de cobro para los clientes

Entrega de las relaciones de cobro a los cobradores

Secretaria del Dep. Cobranza

Entrega de las relaciones de cobro a los clientes

Cobrador

Entrega del recibido de las relaciones de cobro.

Cobrador

Archivo del recibido de las relaciones de cobro.

Cobro en efectivo o tarjeta de crédito de las relaciones de cobro

Verificación de los pagos de efectivo o tarjeta de crédito.

Archivo de los comprobantes de pago.

Reporte de pagos realizados con transferencias bancarias o depósitos.

Verificación de las transferencias bancarias o depósitos.

Listado de clientes en mora

Visita domiciliaria a los clientes morosos

Reporte de las novedades de los clientes morosos

Bloqueo de créditos en el sistema a los clientes morosos

17 18

Reporte de los saldos más antiguos de cobrar Análisis de los clientes morosos para futuras acciones legales de cobro

Gerente X

Secretaria del Dep. Cobranza

Administrador

Secretaria del Dep. Cobranza Secretaria del Dep. Cobranza Secretaria del Dep. Cobranza Gerencia

X X

Secretaria del Dep. Cobranza Cobrador

X X

Cobrador Administrador

X X

Secretaria del Dep. Cobranza

Secretaria del Dep. Cobranza Gerencia

Gráfico

Reporte sobre valores cobrados al Dep. de contabilidad

Registro contable de los valores cobrados.

X X

Secretaria del Dep. Cobranza Aux. Contable

Fuente: Información proporcionada por G&J Cía. Ltda.

Elaborado por: John Rene Galindo Tipan

Supervisado por: Maldonado Pazmiño Hernán Oswaldo, Mg.

54 5.3.1.8 Políticas del proceso de recuperación de crédito. G&J CÍA. LTDA.

Elaborado por:

Políticas del proceso de recuperación de crédito.

John Galindo

Del 01 de enero al 31 diciembre 2016

Fecha: 18-06-2017

P.07

OBJETIVO: Realizar las políticas del proceso de recuperación de crédito de la empresa.

RELEVAMIENTO

Todos los clientes con saldos pendientes, reciben las relaciones de crédito cada fin de mes adjuntado la copia de las facturas que certifican el valor adeudado. El plazo de cancelación de los créditos es de 10 días para las personas naturales y 20 días para las personas jurídicas, este plazo inicia desde el momento de la entrega de la relación de crédito. Las formas de cancelación de los créditos son en efectivo, por transferencias bancarias o depósitos y tarjetas de crédito. Los clientes que tienen deudas en mora, son automáticamente suspendidos del sistema de créditos de la empresa, hasta la cancelación del mismo. Los créditos en mora serán analizados únicamente por gerencia para trámites legales de cobro. Fuente: Información proporcionada por G&J Cía. Ltda.

Elaborado por: John Rene Galindo Tipan

Supervisado por: Maldonado Pazmiño Hernán Oswaldo, Mg.

55 5.3.1.9 Verificación del sistema para el otorgamiento de créditos a clientes. G&J CÍA. LTDA.

Elaborado por:

Sistema de otorgamiento de crédito a clientes.

Andrea Falconí

Del 01 de enero al 31 diciembre 2016

Fecha: 24-06-2017

P.08

OBJETIVO: Verificar el sistema de otorgamiento de créditos a clientes.

RELEVAMIENTO Para la elaboración de este papel de trabajo fue necesario seleccionar cuatro carpetas de clientes naturales y cuatro carpetas de clientes institucionales, las mismas que permitieron validar el cumplimiento del proceso de otorgamiento de créditos. A continuación, se detallan

Carpeta individual

Requisitos personales de crédito

Contrato legal firmado

Letra de cambio o pagaré firmado

Aprobación en el sistema

Facturas de compras a crédito

los procesos de cada grupo seleccionado.

López Zambrano Segundo Clovis

Bone Olvera Víctor Inocencio

Vinueza Lucio Ana Lucia

Gaona Cueva Darwin Alfonso

N°

Cliente

PERSONAS NATURALES

PERSONAS JURÍDICAS 01

Alival S.A.

Asociación 6 de marzo

Hospital González

Cooperativa de transporte Putumayo

Fuente: Información proporcionada por G&J Cía. Ltda.

Elaborado por: Andrea Estefanía Falconí Mantilla

Supervisado por: Maldonado Pazmiño Hernán Oswaldo, Mg.

56 5.3.1.10

Verificación del sistema de recuperación de cartera. G&J CÍA. LTDA.

Elaborado por:

Sistema de recuperación de cartera.

John Galindo

Del 01 de enero al 31 diciembre 2016

Fecha: 24-06-2017

P.09

OBJETIVO: Verificar el sistema de recuperación de cartera.

RELEVAMIENTO La elaboración de este papel de trabajo fue necesario seleccionar cuatro carpetas de clientes naturales y cuatro carpetas de clientes institucionales, las mismas que permitieron validar el cumplimiento del proceso de recuperación de cartera. A continuación, se detallan

Recibido de relación mensual individual de cobro

Copias de facturas del crédito

Comprobantes de pago

Reporte por encontrarse en mora

Documentos de acción legal de cobro

Comprobante del asiento contable registrado

los procesos de cada grupo seleccionado.

01 López Zambrano Segundo Clovis

02 Bone Olvera Víctor Inocencio

03 Vinueza Lucio Ana Lucia

04 Gaona Cueva Darwin Alfonso

01 Alival S.A.

02 Asociación 6 de marzo

03 Hospital González

04 Cooperativa de transporte Putumayo

N°

Cliente

PERSONAS NATURALES

PERSONAS JURIDICAS

Fuente: Información proporcionada por G&J Cía. Ltda.

Elaborado por: John Rene Galindo Tipan

Supervisado por: Maldonado Pazmiño Hernán Oswaldo, Mg.

57 5.3.1.11

Verificación de la confiabilidad del sistema informático en marco de créditos

y cobranzas. G&J CÍA. LTDA.

Elaborado por:

Sistema informático en marco de créditos y cobranzas.

John Galindo

Del 01 de enero al 31 diciembre 2016

Fecha: 01-07-2017

P.10

OBJETIVO: Verificar la confiabilidad del sistema informático en marco de créditos y cobranzas.

RELEVAMIENTO El sistema informático utilizado por la empresa G&J Cía. Ltda., es Aries Plus, licencia concedida desde 2008 con derechos de utilización. El programa contiene 9 módulos, los mismos que son usados para el giro del negocio, dentro de éstos se encuentra el módulo de Cartera y el módulo de Contabilidad, de los cuales se va a verificar la confiabilidad del

Restricciones para los usuarios

Autorización para modificar valores y fechas

Vinculación de valores entre los módulos

Conciliación con los valores de cada módulo.

Reportes con fecha establecida

Cartera

Contabilidad

Registro de valores al instante de la concesión de créditos. Registro de valores al instante del pago.

Módulo

Usuarios y claves para acceder al sistema

sistema y sus datos.

La verificación del sistema informático utilizado por la empresa, no es confiable ya que presenta una falta de vinculación de saldos entre los módulos, de igual forma la información suministrada por el sistema para la elaboración de informes financieros y contables, además posee una mala suministración de valores por parte de los usuarios como resultado de esto no se consolida los valores por parte de los módulos de Cartera y Contabilidad y crean valores inapropiados dentro del sistema para ser usados como fuentes para los cobros, a su vez una débil restricción para la modificación de los valores en el módulo de Cartera. Fuente: Información proporcionada por G&J Cía. Ltda.

Elaborado por: John Rene Galindo Tipan.

Supervisado por: Maldonado Pazmiño Hernán Oswaldo, Mg.

58 5.3.2 Identificar los riegos relevantes en el proceso de concesión y recuperación de la cartera por cobrar. 5.3.2.1 Programa de auditoría para la fase de evaluación del control interno. G&J CÍA. LTDA.

Elaborado por:

Programa de auditoría para la fase de evaluación del control interno.

John Galindo

Al 31 diciembre 2016

Fecha: 24-06-2017

OBJETIVO: Elaborar el programa de auditoría para la fase de evaluación del control interno.

REF. P/T S

REALIZADO POR

FECHA

Evaluar el sistema de control interno existente en la empresa para comprobar el grado de aplicación de las E.01 normas vigentes, para esto, utilice el COSO ERM, Cuestionario de control interno.

C.01

John Galindo

26-06-2017

E.02

Realizar la matriz de calificación del nivel de confianza y riesgo.

C.02

E.03

Identificar el porcentaje de muestra de clientes a revisar.

C.03

E.04

Determinar la matriz de recomendaciones del control interno.

C.04

N° E

PROCEDIMIENTOS Evaluación de Control Interno

Andrea Falconí Andrea Falconí

John Galindo

28-06-2017 28-06-2017

28-06-2017

Fuente: Sánchez, G. (2013).

Elaborado por: John Rene Galindo Tipan

Supervisado por: Maldonado Pazmiño Hernán Oswaldo, Mg.

59 5.3.2.2 Cuestionario de control interno modelo COSO ERM. G&J CÍA. LTDA.

Elaborado por:

Cuestionario de Control Interno.

John Galindo

Del 01 de enero al 31 diciembre 2016

Fecha: 26-06-2017

C.01

OBJETIVO: Evaluar el sistema de control interno por medio del cuestionario COSO ERM.

RELEVAMIENTO G&J CÍA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

N°

Componente/Preguntas

Entorno Interno 1

¿La empresa cuenta con un organigrama funcional?

¿Existe un manual de funciones para el personal, establecido por la empresa?

¿El personal cumple con las disposiciones establecidas dentro del manual de funciones?

¿El personal administrativo propicia un ambiente organizacional íntegro y ético?

¿Se realizan procesos de inducción sobre aspectos éticos para los trabajadores de la empresa?

¿El personal de cobranza mantiene relaciones cordiales con sus clientes?

¿Se ha conocido en la empresa sobre procesos incongruentes o actos ilícitos por parte del personal de cobranza?

¿Se han presentado reclamos por parte de los clientes acerca de actitudes incorrectas del personal de cobranza?

¿La empresa sanciona el comportamiento incorrecto de cualquier colaborador de la compañía?

¿El trabajador conoce el tipo de sanción que la empresa pueda imputar por comportamientos no éticos o incorrectos?

¿La empresa posee suministros necesarios para la realización eficaz de las funciones de los empleados?

Observaciones

¿El personal vinculado a la cartera de cobro posee la experiencia necesaria para la realización de sus funciones?

Definición de objetivos

¿Los objetivos de la empresa mantienen relación con la misión, visión y valores institucionales de la misma?

¿Las estrategias planteadas para alcanzar las metas respectivas son llevadas de manera correcta por el personal de cobranza?

¿Los departamentos que intervienen en el proceso de cobranzas y contabilidad trabajan en sinergia?

¿El área de cobranza cuenta con objetivos para el logro de metas generales?

¿Dentro de la empresa existe una persona responsable de establecer y evaluar las metas mensuales?

¿Existe información periódica y oportuna del cumplimiento de metas?

Identificación de eventos

¿La empresa cuenta con un responsable para la realización de los cobros en efectivo o equivalentes?

¿El responsable de realizar los cobros, de igual forma realiza los registros en el sistema?

¿Existe verificación de los valores adeudados de manera frecuente, por gerencia?

¿Se realiza conciliaciones periódicas de los módulos de cartera y contabilidad?

¿La alimentación de información al sistema es de manera adecuada?

¿El personal de contabilidad maneja una adecuada provisión de las cuentas incobrables?

¿El personal administrativo realiza un adecuado control en el proceso de cobranzas de la empresa?

¿El responsable de realizar los cobros, realiza un reporte de novedades de los clientes morosos?

¿Los cobros realizados son registrados inmediatamente por el departamento de contabilidad?

¿Se verifica por la administración los valores por cobrar con alto nivel de riesgo de pago?

Valoración del riesgo

¿Existe cruces de cuentas, con saldos adeudados por los clientes y deudas personales del gerente?

¿Si no se alcanza a recuperar la cartera mensual, existen procesos aprobados adicionales que permitan lograr los objetivos?

¿Los valores recuperados por el personal de cobranza son notificados inmediatamente al departamento de contabilidad?

¿Todo el personal de cobranzas entrega siempre los documentos de respaldo del pago correspondiente a cada cliente?

¿El personal administrativo verifica la entrega de documentación que respalde cada una de los cobros realizados?

¿El personal del departamento de contabilidad realiza el asiento contable referente al cobro realizado, dicho asiento es documentado en la carpeta del cliente?

¿Se realiza una revisión de los requisitos de créditos antes de la autorización del mismo?

¿Las ventas a créditos son debidamente autorizadas antes de su facturación?

¿La empresa cuenta con un debido proceso de registro de los documentos legales de los clientes con valores a cancelar?

¿Se respetan las fechas establecidas con el cliente para el proceso de cobranza?

¿Se toman medidas jurídicas con los clientes que se encuentran registrados en cuentas incobrables?

Respuesta al riesgo

¿Se han tomado medidas para efectivizar y mejorar el proceso de cobranzas de la empresa?

¿Los comprobantes de pago son controlados por un orden numérico secuencial?

¿Se emite periódicamente los reportes por cobrar a los clientes?

¿Se realiza las conciliaciones de los saldos por cobrar periódicamente, y se realiza un reporte de las novedades?

¿Existe un responsable sobre la custodia de los valores cancelados por los clientes?

¿La empresa realiza periódicamente un análisis sobre los indicares financieros?

¿Se lleva periódicamente una base de datos con las fechas y saldos de los clientes con crédito que adeuden en la empresa?

¿El personal de contabilidad verifica que los valores cancelados se encuentren registrados de manera oportuna?

¿Los administradores manejan información fluida y oportuna con el gerente para establecer medidas inmediatas de cobro?

¿El proceso de cobranzas mantiene políticas fijas establecidas pro gerencia?

¿El área de cobranzas cuenta con reglamentos específicos y manuales de procedimientos para aplicarlos como herramientas de gestión?

¿Existen un responsable en el otorgamiento de cupo de créditos para los clientes?

¿Existe un debido control sobre la manipulación del sistema referente a la cartera por cobrar?

¿Existe una debida autorización en el sistema para eliminar valores por cobrar?

¿Existe una supervisión a la suministración de información al sistema correspondiente a cuentas por cobrar?

¿Gerencia notifica al departamento de contabilidad sobre las acciones o resoluciones judiciales respecto a clientes morosos?

¿El Gerente General exige reportes de manera frecuente al departamento de cobranzas de la empresa?

¿Se realiza un respaldo informático de los valores de cuentas por cobrar?

¿Se realiza una eficiente custodia sobre los documentos y facturas que involucren las cuentas por cobrar?

Información y comunicación 59

¿Se comunica a los clientes mensualmente sus saldos adeudados con sus facturas respectivas?

¿La comunicación entre departamento de cobranza y contabilidad se da de manera oportuna?

¿La información suministrada por el departamento de cobranzas es oportuna, y ayuda en la toma de decisiones?

¿El personal de cobranzas conoce sobre las metas que debe alcanzar?

¿Los estados financieros presentan información real, fiable y oportuna?

Monitoreo 64

¿Se realizan verificaciones mensuales sobre las carpetas de cada cliente con valores a cancelar?

¿Se supervisa el proceso de cobranza y contabilización con frecuencia?

¿El encargado de la supervisión emite un informe sobre las novedades con el proceso a gerencia?

¿Se analiza a los clientes, cuando éstos quieren acceder nuevamente a un crédito?

¿Se lleva un registro de todo el proceso de recuperación de cartera, que se haya realizado y su debido archivo?

¿Se analiza frecuentemente la razonabilidad del estado financiero respecto a las cuentas por cobrar?

SUMA Fuente: Información proporcionada por G&J Cía. Ltda.

Elaborado por: John Rene Galindo Tipan

Supervisado por: Maldonado Pazmiño Hernán Oswaldo, Mg.

64 5.3.2.3 Matriz de calificación del nivel de confianza y riesgo. G&J CÍA. LTDA.

Elaborado por:

Matriz de calificación del nivel de confianza y riesgo.

Andrea Falconí

Del 01 de enero al 31 diciembre 2016

Fecha: 28-06-2017

C.02

OBJETIVO: Realizar la matriz de calificación del nivel de confianza y riesgo del Control Interno.

RELEVAMIENTO G&J CÍA. LTDA.

Porcentajes de nivel de confianza

Valores Positivos

Porcentaje de nivel de riesgo

Valores Negativos

Matriz de Calificación de Riesgos y Nivel de Confianza

Total

Entorno Interno

75%

25%

Definición de objetivos

17%

83%

Identificación de eventos

40%

60%

Valoración de riesgos

73%

27%

Respuesta al riesgo

56%

44%

Actividades de control

50%

Información y Comunicación

40%

60%

Monitoreo

33%

67%

N°

Componente

Calificación Total

Ponderación Total

Nivel de Confianza

52,17%

Nivel de Riesgo

47,83% Nivel de confianza

Bajo Medio

Nivel de riesgo

15% - 50% 51% - 75%

Alto 76% - 95% Fuente: Información proporcionada por G&J Cía. Ltda.

Elaborado por: Andrea Estefanía Falconí Mantilla

52,17%

Alto

Medio

Bajo

Supervisado por: Maldonado Pazmiño Hernán Oswaldo, Mg.

65 5.3.2.4 Porcentaje de muestra de clientes a ser revisado. G&J CÍA. LTDA.

Elaborado por:

Porcentaje de muestra de clientes a ser revisado.

Andrea Falconí

Del 01 de enero al 31 diciembre 2016

Fecha: 28-06-2017

C.03

OBJETIVO: Identificar el porcentaje de muestra de clientes a revisar.

RELEVAMIENTO Una vez determinado la matriz de calificación del nivel de confianza y riesgo del control interno, se puede identificar el porcentaje de muestra que se va a revisar, de los clientes que mantienen cuentas por cobrar del periodo 2016; como se detalla a continuación:

Grado de Confianza del Control Interno Alto ( )

Moderado (X )

Bajo ( )

Nivel de Riesgo y Confiabilidad Bajo

Moderado

Bajo

Nivel de Riesgo =

2 = 40% 0,05

El porcentaje a revisar del total de clientes con valores a cancelar en el periodo 2016 es del 40%, al presentar un nivel de riesgo y confiabilidad moderado sobre la evaluación al control interno. Fuente: Información proporcionada por G&J Cía. Ltda.

Elaborado por: Andrea Estefanía Falconí Mantilla

Supervisado por: Maldonado Pazmiño Hernán Oswaldo, Mg.

66 5.3.2.5 Matriz de recomendaciones del control interno. G&J CÍA. LTDA.

Elaborado por:

Matriz de recomendaciones del COSO ERM.

John Galindo

Del 01 de enero al 31 diciembre 2016

Fecha: 28-06-2017

C.04

OBJETIVO: Realizar la matriz de recomendaciones del Control Interno.

G&J CÍA. LTDA. MATRIZ DE RECOMENDACIONES COMPONENTE

ÁREA CRÍTICA

Entorno Interno

Desconocimiento por parte del trabajador acerca de las sanciones debido al mal comportamiento o falta de ética. No existen estrategias aprobadas que mejoren el proceso de cobranza por tanto los objetivos principales no son alcanzados en su totalidad.

Definición de objetivos

El área de cobranza se preocupa de las funciones individuales mas no de un trabajo en sinergia con el área de contabilidad.

Falta de metas u objetivos a alcanzar por parte del personal de cobranza, para el proceso de recuperación de cartera. Tardío proceso por parte del departamento de contabilidad en el registro de los valores cancelados al departamento de cobranzas.

Identificación de eventos

Incorrecta contabilización por parte del personal de contabilidad al aprovisionamiento de las cuentas incobrables. Incorrecta suministración de valores hacia el sistema informático por parte de los usuarios de cartera y contabilidad.

IMPACTO

RECOMENDACIONES

Bajo

Realizar reuniones con el personal, las mismas que permitan presentar el contenido del Manual de Procedimientos con el que la empresa cuenta.

Medio

Identificar cuáles son las razones por las que un pago puede atrasarse o complicarse permitirá una mejor aproximación al problema y, por lo tanto, su solución.

Medio

Realizar una cadena de valor de manera conjunta con el departamento de contabilidad con el propósito de entender el comportamiento de las actividades y su competencia.

Medio

Determinar valores mínimos de cobro mensual para cada cobrador, a su vez establecer nuevos canales de comunicación para el proceso de cobranza lo cual permitirá una mejora en la recuperación de cartera.

Alto

La empresa debe supervisar el registro inmediato y su debido comprobante de registro contable de cada valor cancelado por parte del departamento de contabilidad.

Alto

Realizar el depuramiento de cuentas canceladas por medios legales y establecer una cartera con valores reales por cobrar para identificar las provisiones correspondientes.

Alto

Realizar el cuadre de cuentas entre los departamentos de cobranza y contabilidad previo al cierre del ejercicio fiscal, a su vez realizar los ajustes correspondientes.

Valoraciรณn de riesgos

Falta de procedimientos adicionales para alcanzar la recuperaciรณn eficaz de la cartera.

Medio

Capacitar constantemente al personal de cobranzas, generando conocimiento y actualizรกndolos de procesos evolutivos para su correcto y eficaz procedimiento de recuperaciรณn de cartera.

El personal administrativo no tiene total certeza de la aplicaciรณn correcta de procesos aprobados.

Alto

Verificar el cumplimiento de procesos mediante informes de los administradores.

Alto

Asignar un responsable directo del departamento de contabilidad y del departamento de cobranza para el correcto e inmediato registro de los valores o decisiones pactadas con los clientes referentes a cuentas por cobrar.

Medio

Realizar un anรกlisis profundo al proceso de cobranzas e identificar las polรญticas que necesitan un cambio para las mejoras del mismo.

Bajo

Desarrollar indicadores financieros y analizarlos para que sean fuentes directas al momento de realizar la toma de decisiones por parte de la Gerencia.

Alto

Implementar controles y restricciones en el sistema informรกtico para la manipulaciรณn de los valores referentes al proceso de cobranza.

Medio

La gerencia debe controlar las funciones que realiza el departamento de contabilidad y realizar un programa de trabajo, para evidenciar el desarrollo eficaz de las funciones contables, con sus reportes financieros mensuales.

Incorrecta comunicaciรณn por parte de gerencia con el departamento de contabilidad, en los procesos judiciales con los clientes morosos, para su debido tratamiento contable.

Alto

Desarrollar una efectiva comunicaciรณn interdepartamental con el uso de comunicaciรณn digital para la constancia de las notificaciones informadas.

La comunicaciรณn entre departamentos no es efectiva.

Bajo

Incentivar la comunicaciรณn de los diferentes departamentos mediante talleres de integraciรณn.

Bajo

Realizar metas periรณdicas para establecer estrategias al proceso de recuperaciรณn de cartera. Otorgar incentivos al personal, estimulando llegar a la meta mensual en la recuperaciรณn de cartera.

No existe la completa seguridad de que todos los comprobantes de pago generados por el departamento de cobranza, sean registrados en el proceso contable. Falta de medidas para efectivizar y mejorar el proceso de recuperaciรณn de cartera. Respuesta al riesgo Falta de aplicaciรณn de los indicadores financieros a la empresa. El sistema informรกtico no tiene restricciones por parte de los usuarios del departamento de cobranzas, ya que tienen acceso para la manipulaciรณn de los valores por cobrar sin ningรบn tipo de autorizaciรณn o clave.

Actividades de control

No existe supervisiรณn hacia las funciones realizadas por el departamento de contabilidad, lo que ha permitido una independencia en el trabajo del mismo.

Informaciรณn y Comunicaciรณn El personal de cobranzas no conoce sus metas a alcanzar.

68 La supervisión y verificación del proceso de cobranza y contabilización es débil, de Monitoreo igual forma la verificación de los clientes con valores a cancelar dentro del sistema informático es inapropiada Fuente: Información proporcionada por G&J Cía. Ltda.

Elaborado por: John Rene Galindo Tipan

Medio

Los supervisores deben presentar reportes semanales sobre los valores registrados y depurados del sistema con autorización de gerencia.

Supervisado por: Maldonado Pazmiño Hernán Oswaldo, Mg.

69 5.3.3 Obtener evidencia suficiente respecto a la razonabilidad de las cuentas por cobrar. 5.3.3.1 Programa de auditoría para la fase de ejecución. G&J CÍA. LTDA.

Elaborado por:

Programa de auditoría para la fase de ejecución.

Andrea Falconí

Al 31 diciembre 2016

Fecha: 08-07-2017

OBJETIVO: Elaborar el programa de auditoría para la fase de ejecución..

PROGRAMA DE AUDITORÍA (FASE DE EJECUCIÓN)

Nro.

B B.00

B.01

B.02

B.03

PROCEDIMIENTOS

Aplicables a la etapa preliminar Obtener la relación de saldos de clientes y autenticarla contra cifras de los registros contables. Con base en la relación de saldos de clientes antes mencionada, preparar confirmación de saldos, considerando: • Importancia de los movimientos y saldos. Preparar cédula del resultado de la confirmación de saldos, considerando importes y porcentajes respecto a las siguientes situaciones: • Conformes. • Inconformes aclaradas. • No contestadas. Examinar pagos posteriores de saldos circularizados, cuyas respuestas no se recibieron o resultaron inconformes.

B.04 Establecer la cartera vencida mayor a un año. Con base en la información obtenida como resultado de los procedimientos, preparar B.05 cédula que muestre la suficiencia o insuficiencia de la estimación de cuentas de cobro dudoso y proponer el ajuste de auditoría. Fuente: Sánchez, G. (2013).

Elaborado por: Andrea Estefanía Falconí Mantilla

REF. P/T S

FECHA

REALIZADO POR

E.01

10-07-2017

John Galindo

E.02

10-07-2017

Andrea Falconí

E.03

10-07-2017

Andrea Falconí

E.04

14-07-2017

John Galindo

E.05

14-07-2017

Andrea Falconí

E.06

15-07-2017

Andrea Falconí

Supervisado por: Maldonado Pazmiño Hernán Oswaldo, Mg.

70 5.3.3.2 Obtener la relación de saldos de clientes y autenticarla contra cifras de los registros contables. G&J CÍA. LTDA.

Elaborado por:

Relación de saldos de clientes y registros contables.

John Galindo

Del 01 de enero al 31 diciembre 2016

Fecha: 10-07-2017

E.01

OBJETIVO: Obtener la relación de saldos de clientes y autenticarla contra cifras de los registros contables.

SALDO DEL ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA

DETALLE

SALDO DEL AUXILIAR

DIFERENCIA

Cuentas por cobrar clientes

136.556,96 ©

Suman

136.556,96 Ʃ

En la comparación de los saldos, no se ha tomado el valor del libro mayor de las cuentas por cobrar, debido a que el contador no ha brindado dicha información, por lo que se ha realizado la comparación entre el balance entregado por el contador y el auxiliar de las cuentas por cobrar facilitado por el departamento de cobranzas de la empresa. Fuente:

Estado de Situación Financiera Auxiliar de Cuentas por cobrar

Marcas:

Condición: Criterio: Causa: Efecto:

El saldo de las cuentas por cobrar en el balance, coincide con el saldo del auxiliar de cuentas por cobrar. El saldo presentado en el Balance debe coincidir con el saldo del Libro Mayor y del Libro Auxiliar según los Principios Contables Generalmente Aceptados. El saldo presentado en el Auxiliar emitido por el departamento de cobranzas, fue tomado para el balance, aunque no se pudo comprobar con el Libro Mayor, porque no fue facilitado. El balance presenta un valor razonable de acuerdo con el departamento de cobranzas.

Elaborado por: John Rene Galindo Tipan

Supervisado por: Maldonado Pazmiño Hernán Oswaldo, Mg.

71 5.3.3.3 Con base en la relación de saldos de clientes antes mencionada, preparar confirmación de saldos, considerando: Importancia de los movimientos y saldos. G&J CÍA. LTDA.

Elaborado por:

Confirmación de saldos.

Andrea Falconí

Del 01 de enero al 31 diciembre 2016

Fecha: 10-07-2017

E.02

OBJETIVO: Preparar confirmación de saldos, considerando la importancia de los movimientos y saldos.

N°

Cliente

Saldo

Asociación de Empleados del GADPS

2.234,56©

Asociación de Empleados del Municipio de Lago Agrio

9.512,98©

Banco Pichincha

1.182,24©

Clínica González Granda Cía. Ltda.

2.006,09©

Coninsu Cía. Ltda.

2.883,74©

España Paredes Royden Dibane

1.254,43©

Ferronorte Corp. Cía. Ltda.

6.967,36©

Fiscalía de Sucumbíos

6.197,32©

GAD Parroquial Palma Roja

3.660,92©

Jaramillo Jaramillo Melke

4.000,00©

Moya Guachambosa Edison Gustavo

13.493,46©

Ocampo Loor Oscar Paul

14.431,88©

Quingatuña Vásquez Vilma Natalia

3.350,56©

Rosero Bernal Mirian Nelly

1.300,00©

Sánchez Carranza Israel Julio

4.320,56©

Sindicato De Choferes

5.914,15©

Vélez Giler Limber Alfredo

6.185,37©

Vera Cárdenas Raúl Gerardo

3.341,15©

SUMAN

Fuente:

Auxiliar de cuentas por cobrar Listado de clientes de cuentas por cobrar.

Marcas:

$ 92.236,77 Ʃ

72 La empresa tiene 44 clientes que mantienen deudas con la misma, de los cuales se escogió al 40%; obteniendo un total de 18 clientes a analizar; los mismos que fueron seleccionados basándose en dos parámetros: que los saldos estén entre los 18 mayores, y el movimiento de la cuenta en el año 2016, es decir, que hayan realizado compras y/o abonos en este año.

Elaborado por: Andrea Estefanía Falconí Mantilla

Supervisado por: Maldonado Pazmiño Hernán Oswaldo, Mg.

73 5.3.3.4 Preparar cédula del resultado de la confirmación de saldos. G&J CÍA. LTDA.

Elaborado por:

Resultado de la confirmación de saldos.

Andrea Falconí

Del 01 de enero al 31 diciembre 2016

Fecha: 10-07-2017

E.03

OBJETIVO: Preparar cédula del resultado de la confirmación de saldos, considerando importes y porcentajes.

N°

Cliente

Asociación de 01 Empleados del GADPS Asociación de Emp. del 02 Municipio de Lago Agrio 03 Banco Pichincha Clínica González 04 Granda Cía. Ltda. 05 Coninsu Cía. Ltda. España Paredes 06 Royden Dibane Ferronorte Corp. 07 Cía. Ltda. Fiscalía de 08 Sucumbíos GAD Parroquial 09 Palma Roja Jaramillo Jaramillo 10 Melke Moya 11 Guachambosa Edison Gustavo Ocampo Loor 12 Oscar Paul Quingatuña 13 Vásquez Vilma Natalia Rosero Bernal 14 Mirian Nelly Sánchez Carranza 15 Israel Julio Sindicato De 16 Choferes Vélez Giler 17 Limber Alfredo Vera Cárdenas 18 Raúl Gerardo

Enviadas

Contestadas

Conformes

Saldo empresa

Saldo Cliente

Dif.

2.234,56©

2.234,56

0.00

9.512,98©

9.512,98

0.00

1.182,24©

1.182,24

0.00

2.006,09©

2.006,09

0.00

2.883,74©

2.883,74

0.00

1.254,43©

1.254,43

0.00

6.967,36©

6.967,36

0.00

6.197,32©

6.197,32

0.00

3.660,92©

3.660,92

0.00

4.000,00©

3.650,00

350,00

13.493,46©

13.493,46

0.00

14.431,88©

14.431,88

0.00

3.350,56©

3.350,56

0.00

1.300,00©

1.300,00

0.00

4.320,56©

4.320,56

0.00

5.914,15©

5.914,15

0.00

6.185,37©

6.185,37

0.00

3.341,15©

2.841,15

500,00

$ 91.386,77 Ʃ

$ 850,00 Ʃ

SUMAN

$ 92.236,77 Ʃ

Fuente:

Listado de clientes de cuentas por cobrar y los valores contestados qué fuente tuvieron Saldos proporcionados por clientes

Marcas:

Se enviaron 18 cartas de circularización, es decir, a todos los clientes de la muestra seleccionada para corroborar los saldos pendientes de cobro; aunque todos ellos contestaron, dos de ellos manifestaron no estar de acuerdo con los saldos presentados.

Elaborado por: Andrea Estefanía Falconí Mantilla

Supervisado por: Maldonado Pazmiño Hernán Oswaldo, Mg.

75 5.3.3.5 Examinar pagos posteriores de saldos circularizados, cuyas respuestas no se recibieron o resultaron inconformes. G&J CÍA. LTDA.

Elaborado por:

Examinación de saldos circularizados.

John Galindo

Del 01 de enero al 31 diciembre 2016

Fecha: 14-07-2017

E.04

OBJETIVO: Preparar cédula del resultado de la confirmación de saldos, considerando importes y porcentajes. Cliente

Saldo Empresa

Saldo Inicial

Jaramillo Jaramillo Melke

4.000,00©

Vera Cárdenas Raúl Gerardo

Suman

Fuentes: Marcas:

Condición: Criterio:

Causa:

Efecto:

Débito

Crédito

1.768,98©

628,23©

728,23©

7.341,15 Ʃ 2.941,15 Ʃ 6.047,21 Ʃ

2.497,21 Ʃ

Saldo Auditado

Diferencia

Ref.

Abono en efectivo de $350,00 realizado el 3.650,00√ 21/10/2016 según E.4.1 comprobante de pago Nro. 10365. √ Abono en efectivo de $500,00 realizado el 2.841,15√ 19/01/2016 según E.4.2 comprobante de pago Nro. 10299. √ 6.491,15 Ʃ

850,00 Ʃ

Listado de clientes de cuentas por cobrar, Archivo de facturas, Carpeta del cliente y Recibos de cobro © Cruzado Ʃ Sumatoria √ Verificado El saldo proporcionado por la empresa, no coincide con el saldo auditado, existe una diferencia de $850.00 en contra de la empresa. Los cobros recibidos deben ser registrados en el momento en que se tenga sustento de que este ocurrió y cuando exista certeza de su valor, de acuerdo a los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, específicamente el de Objetividad. Revisando los comprobantes de cobro y la carpeta de cada cliente se confirmó que el Sr. Melke Jaramillo hizo un abono en efectivo de $350.00 el 21/10/2016 según comprobante de pago nro. 10365 el mismo que no fue registrado, y el Sr. Raúl Vera realizó un pago de $500.00 en efectivo el 19/01/2016 de acuerdo al comprobante de pago nro. 10299, el mismo que tampoco fue dado de baja de la cuenta pendiente de cobro El personal del departamento de cobranzas no registra todos los abonos de los clientes, y el contador no corrobora que los saldos presentados sean correctos. El saldo de las cuentas por cobrar presentan un saldo sobrevaluado en $850,00

Elaborado por: John Rene Galindo Tipan

Supervisado por: Maldonado Pazmiño Hernán Oswaldo, Mg.

76 5.3.3.6 Establecer la cartera vencida mayor a un año. G&J CÍA. LTDA.

Elaborado por:

Estimación de cuentas de cobro dudoso.

Andrea Falconí

Al 31 diciembre 2016

Fecha: 14-07-2017

E.05

OBJETIVO: Establecer la cartera vencida mayor a un año

Nro.

Cliente

% Cuentas por cobrar $135.706,96

Saldo

Colegio 9 de Octubre

1.602,72©

1,18%

Cooperativa Cuyabeno

2.408,73©

1,77%

Misión Scalabriniana

18.338,58©

13,51%

Viteri Casanova Mario Andrés

10.982,13©

8,09%

$ 33.332,16 Ʃ

24,56%

Suman

Fuentes:

Listado de clientes de cuentas por cobrar. Auxiliar de cuentas por cobrar

Marcas:

Las cuentas que se encuentran vencidas más de un año suman $33.3332,16 es decir, representan el 24,56% del total de las cuentas pendientes de cobro; estas cuentas no han tenido ninguna variación dentro del año 2016; motivo por el cual no fueron consideradas para la muestra, aunque representan valores considerables.

Elaborado por: Andrea Estefanía Falconí Mantilla

Supervisado por: Maldonado Pazmiño Hernán Oswaldo, Mg.

77 5.3.3.7 Suficiencia de la estimación de cuentas de cobro dudoso. G&J CÍA. LTDA.

Elaborado por:

Estimación de cuentas de cobro dudoso

Andrea Falconí

Del 01 de enero al 31 diciembre 2016

Fecha: 15-07-2017

E.06

OBJETIVO: Preparar cédula que muestre la suficiencia o insuficiencia de la estimación de cuentas de cobro dudoso y proponer el ajuste de auditoría. Cuentas por cobrar Saldo Inicial 80.911,55 Incremento 54.795,41 Saldo Final 135.706,96

Cuenta

Provisión de cuentas por cobrar. Suman

Fuentes:

Marcas:

Condición:

Criterio:

Causa: Efecto:

Saldo Inicial

Provisión anual de Saldo Final Cuentas Incobrables

Provisión anual de Cuentas Incobrables Auditado

Saldo Final Auditado

Diferencia

783,53©

346,15©

1129,68©

547,95√

1331,48√

-210,80√

783,53 Ʃ

346,15 Ʃ

1129,68 Ʃ

547,95 Ʃ

1331,48 Ʃ

-210,80 Ʃ

Estado de Situación Financiera al 31 de diciembre de 2015. Estado de Situación Financiera al 31 de diciembre de 2016. Estado de resultados del 01 de enero al 31 de diciembre de 2016. © Cruzado Ʃ Sumatoria √ Verificado El saldo presentado por la empresa es menor que el saldo auditado. Según el Artículo 10, Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno, la provisión de cuentas incobrables se calcula en base a los créditos incobrables originados en operaciones del giro ordinario del negocio, efectuados en cada ejercicio impositivo a razón del 1% anual sobre los créditos comerciales concedidos en dicho ejercicio y que se encuentren pendientes de recaudación al cierre del mismo, sin que la provisión acumulada pueda exceder del 10% de la cartera total. El contador no consignó el valor máximo permitido por la ley, es decir, el 1% de las cuentas por cobrar no relacionadas originadas en el año 2016. La provisión de cuentas incobrables se encuentra dentro del margen permitido por la Ley.

Elaborado por: Andrea Estefanía Falconí Mantilla

Supervisado por: Maldonado Pazmiño Hernán Oswaldo, Mg.

78 5.3.4 Evaluar la incidencia de los resultados obtenidos en el trabajo de procedimientos convenidos en el proceso de concesión y recuperación de las cuentas por cobrar. 5.3.4.1 Carta a la Gerencia por el equipo de Auditoría. Señor: Ing. Johnson Galindo Gerente General Galindo Johnson Representaciones Cía. Ltda. Presente. -

Como parte de nuestro trabajo por procedimientos convenidos a las cuentas por cobrar de la compañía Galindo Johnson Representaciones por el periodo del 1 de enero al 31 de diciembre del 2016, realizamos un estudio y evaluación de la estructura de la cartera de créditos y cobranza, como lo requieren las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas. El propósito de nuestro estudio y evaluación, fue determinar la naturaleza, oportunidad y extensión de los procedimientos de auditoría necesarios para expresar conclusiones y recomendaciones de las cuentas por cobrar de la compañía. Como es de su conocimiento, es de responsabilidad de la gerencia de la compañía Galindo Johnson Representaciones, mantener y establecer la estructura de control interno, la misma que le proporcionará una certeza razonable pero no absoluta, que las cuentas por cobrar están protegidas contra pérdidas por el uso o disposición no autorizada, y que las transacciones se ejecutan de acuerdo con la autorización de la gerencia y se registran adecuadamente para permitir la preparación de los estados financieros de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. Nuestro estudio y evaluación realizada para el propósito limitado descrito en el primer párrafo no garantiza que se revelen todas las debilidades importantes de la estructura, en virtud que fue basado en pruebas selectivas sobre los registros de la contabilidad y la información relativa. Consecuentemente, no expresamos una opinión sobre la estructura de las cuentas por cobrar de la compañía tomada en su conjunto. Sin embargo, encontramos algunos hechos que pueden dar lugar a que se cometan errores e irregularidades y que, de no corregirse posiblemente no podrían detectarse

79 oportunamente. Los comentarios y recomendaciones que se adjuntan a la presente carta, fueron oportunamente discutidos con funcionarios de área del departamento de cobranzas y contable por lo que será práctico, una acción correctiva de la gerencia.

Atentamente:

Andrea Estefanía Falconí Mantilla Auditor

John Rene Galindo Tipan Auditor

80 5.3.4.2 Elaboración del comunicado de terminación de la auditoría. Señor: Ing. Johnson Galindo Gerente General Galindo Johnson Representaciones Cía. Ltda. Presente. -

Procedemos a realizar el informe de auditoría el cual constará de tres partes, la primera donde se realizará un análisis general de la empresa, iniciando con una carta dirigida al gerente general de la compañía Galindo Johnson Representaciones y como segunda parte, se procede con el alcance el cual lo determinan las Normas de Auditoría Generalmente Aceptas y como tercera y última parte, emitir las conclusiones y recomendaciones del trabajo por procedimientos convenidos a las cuentas por cobrar del periodo 2016.

Atentamente:

Andrea Estefanía Falconí Mantilla Auditor

John Rene Galindo Tipan Auditor

81 5.3.4.3 Informe de auditoría sobre los resultados del trabajo por procedimientos convenidos a las cuentas por cobrar. Señor: Ing. Johnson Galindo Gerente General Galindo Johnson Representaciones Cía. Ltda. Presente. Se ha realizado el trabajo por procedimientos convenidos a las cuentas por cobrar del periodo 2016 de la empresa Galindo Johnson Representaciones Cía. Ltda.; y como resultado enumeramos lo obtenido en las cédulas adjuntas en el proceso de ejecución de la auditoría. Nuestro compromiso y responsabilidad fue efectuado de acuerdo con la Norma Ecuatoriana de Auditoría aplicable a trabajos con procedimientos convenidos. Los procedimientos fueron realizados únicamente para ayudarles a evaluar la validez de las cuentas por cobrar y se resumen de la siguiente manera: 1)

Se obtuvo el saldo del Estado de Situación Financiera al 31 de diciembre del

2016 preparado por el departamento contable de la empresa G&J Cía. Ltda., el mismo que fue comparado con el saldo presentado en el auxiliar de cuentas cobrar emitido por el departamento de cobranzas de la empresa. 2)

Se seleccionó la muestra basada en los clientes con mayor saldo y

movimientos en el periodo 2016, a éstos se les envió cartas de circularización para la confirmación de dichos valores. 3)

Se elaboró una cédula con los resultados que se obtuvieron por las respuestas

de las cartas de circularización mencionadas en el párrafo 2. 4)

Se ha localizado y examinado los movimientos que presentaron los clientes

con inconformidad en los saldos. 5)

Además, se verificó el cálculo a las provisiones de cuentas incobrables

presentado en el Estado de Situación Financiera al 31 de diciembre del 2016.

82 Resultados del trabajo por procedimientos convenidos Información del resultado obtenido por el trabajo por procedimientos convenidos a las cuentas por cobrar: Con respecto al punto 1 encontramos que el saldo presentado en el Estado Financiero 2016 concuerda con el auxiliar de cuentas por cobrar presentado por el departamento de cobranzas, sin embargo, no se comparó con el Libro Mayor de la cuenta, porque el mismo no fue facilitado. Con relación al punto 2; la carta de circularización fue enviada con éxito a todos los clientes de la muestra seleccionada, recibiendo sus respuestas por medio de direcciones electrónicas. Con respecto al punto 3 recibimos la contestación de la totalidad de la muestra, aunque dos

clientes manifestaron inconformidad con los valores presentados; siendo éstos

los señores Melke Jaramillo y Raúl Vera. Con respecto al punto 4 encontramos que los montos manifestados por los clientes son correctos, dado que los abonos fueron realizados, pero no descargados de la cuenta pendiente de cobro. Cliente

Saldo Empresa

Saldo Inicial

Débito

Crédito

Jaramillo Jaramillo Melke

4.000,00

0,00

5.418,98

1.768,98

Vera Cárdenas Raúl Gerardo

3.341,15

2.941,15

628,23

728,23

Suman

7.341,15

2.941,15

6.047,21

2.497,21

Saldo Auditado

Diferencia

Abono en efectivo de $350,00 realizado el 3.650,00 21/10/2016 según comprobante de pago Nro. 10365. √ Abono en efectivo de $500,00 realizado el 2.841,15 19/01/2016 según comprobante de pago Nro. 10299. √ 6.491,15

850,00

El Sr. Melke Jaramillo hizo un abono en efectivo de $350.00 el 21/10/2016 según comprobante de pago nro. 10365 el mismo que no fue registrado, y el Sr. Raúl Vera realizó un pago de $500.00 en efectivo el 19/01/2016 de acuerdo con el comprobante de pago nro. 10299, el mismo que tampoco fue dado de baja de la cuenta pendiente de cobro, según las carpetas de cobranza individuales de cada cliente que reposan en el departamento de créditos.

83 Con relación al punto 5 la empresa no consideró el porcentaje máximo para la provisión de cuentas incobrables permitido por la Ley de Régimen Tributario Interno del Ecuador, la cual manifiesta que se puede provisionar hasta el 1% de las cuentas por cobrar no relacionadas originadas en el año 2016. El saldo presentado por la empresa correspondiente a la provisión de cuentas incobrables es de $346,15, mientras que el máximo valor permitido por la L.O.R.T.I. es de $556,45. Debido a que los procedimientos antes citados, no constituyen ni una auditoría, ni una revisión completa hecha de acuerdo con Normas Ecuatorianas de Auditoría, no expresamos ninguna opinión sobre las cuentas por cobrar del periodo 2016 Si se hubieran realizado procedimientos adicionales, una auditoría o revisión de los estados financieros de acuerdo con las Normas Ecuatorianas de Auditoría, otros asuntos pudieron haber llamado nuestra atención que habrían sido reportados a ustedes. Nuestro informe es exclusivamente para el propósito expuesto en el primer párrafo de este informe y su información no debe utilizarse para ningún otro propósito, ni ser distribuido a ningunas otras partes.

Este informe se refiere solamente a las cuentas y partidas

especificadas anteriormente y no se extiende a ninguno de los estados financieros de la Compañía Galindo Johnson Representaciones, tomados en conjunto.

Andrea Estefanía Falconí Mantilla Auditor

John Rene Galindo Tipan Auditor

84 5.3.4.4 Informe de Sistema de Control Interno. El sistema de control interno tiene como objetivo servir de control para que la entidad empresarial logre cumplir sus metas y proyecciones, el método para evaluar el sistema de control interno en el periodo 2016 de la empresa G&J Cía. Ltda., fue el modelo COSO ERM, identificados por sus ochos componentes, los mismos que fueron sometidos a pruebas de recorrido y elaboración del cuestionario de control interno, para obtener como resultado, dictaminar el nivel de confianza que proporciona la empresa. Para la elaboración del informe se determinó a cada inconsistencia del cuestionario de control interno un rango de impacto, los mismos que se detallan como bajo, medio y alto. Este informe incluirá las conclusiones de los componentes del COSO ERM cuyo nivel de impacto resulte alto adjuntando sus respectivas recomendaciones para minimizar o eliminar la inconsistencia. Componente: Identificación de eventos FALTA DE COMUNICACIÓN ENTRE DEPARTAMENTOS Conclusión: Los trabajadores del área de cobranzas y los de contabilidad suministran información al sistema informático de forma incorrecta, inconsistente e independiente, de igual forma el proceso del registro contable de los valores cancelados es deficiente, dado que no tienen suficiente y oportuna información entre departamentos. Existe incorrecta comunicación por parte de gerencia hacia el departamento de contabilidad con respecto a procesos judiciales con los clientes morosos, para su tratamiento contable. Recomendación: Realizar un cierre de saldos al periodo contable con los ajustes necesarios que reflejen una correcta razonabilidad de los saldos, y realizar una nueva base de datos en el programa informático tanto en el módulo de cobranzas y en el de contabilidad. Además la empresa debe establecer controles y políticas para que la información entre departamentos fluya de manera adecuada y oportuna; y así, mantener los saldos reales e iguales en los dos departamentos. Componente: Valoración de riesgos INCORRECTA APLICACIÓN DE PROCESOS Conclusión: El personal administrativo no tiene total certeza de la aplicación correcta de los procesos aprobados referentes a la concesión y recuperación de cartera, a su vez no existe la

85 seguridad de que todos los comprobantes de pago generados por el departamento de cobranzas sean registrados en el proceso contable. Recomendación: Verificar el cumplimiento de los procesos mediante informes de los administradores, garantizando el procedimiento a gerencia, de igual forma asignar un responsable directo del departamento de contabilidad y del departamento de cobranzas para el correcto e inmediato registro de los valores o decisiones pactadas con los clientes referentes a cuentas por cobrar. Componente: FALTA DE RESTRICCIONES EN EL SISTEMA INFORMÁTICO Conclusión: El sistema informático no tiene restricciones para los usuarios del departamento de cobranzas, ya que todos tienen acceso a la manipulación de los valores por cobrar sin ningún tipo de autorización o clave que lo permita. Recomendación: Crear restricciones a las funciones de manipulación de valores al sistema informático referentes al proceso de cobranzas; con claves de autorización para los trabajadores involucrados en este proceso.

Andrea Estefanía Falconí Mantilla Auditor

John Rene Galindo Tipan Auditor

5.4 Conclusiones Se realizó un trabajo por procedimientos convenidos a las cuentas por cobrar del periodo 2016 en la empresa G&J Cía. Ltda., las mismas que no se llevan de acuerdo con los procedimientos establecidos para su tratamiento en cada departamento, ocasionando que el saldo de la cuenta no sea confiable. Para desarrollar este trabajo de titulación se fundamentó teóricamente todos los apartados y procedimientos a realizar en cada parte de esta investigación.; para constatar los límites y alcances de este trabajo mediante una base sólida de conceptos que sirven de guía, tanto para los autores como para los lectores. El trabajo de titulación llevó a cabo el levantamiento de información al gerente, al departamento de cobranza y contabilidad, de igual forma a los clientes con cuentas pendientes de pago, los mismos que fueron evidenciados mediante técnicas de indagación, observación y revisión , donde se pudo constatar los procesos de concesión y recuperación de cartera, a su vez el proceso de contabilización de dichos saldos, dando como resultado que el personal involucrado tiene conocimiento del proceso a seguir mas no una debida comunicación interdepartamental, lo cual produce una falta de coordinación sobre la información de los saldos por cobrar. Por medio de la matriz de calificación del nivel de confianza y riesgo posterior al cuestionario de control interno modelo COSO ERM, se estableció que la empresa posee un nivel de confianza medio al obtener el 52,17%, de igual forma su nivel de riesgo es medio, puesto que su definición de objetivos, monitoreo, información y comunicación obtienen niveles muy bajos de confianza. Se obtuvo toda la evidencia necesaria para evaluar el saldo de las cuentas por cobrar a clientes, aunque la empresa no facilitó el libro mayor de dicha cuenta; se pudo comparar el saldo presentado en el balance con el saldo presentado en el libro auxiliar; además se corroboró los 18 saldos de mayor importancia en el año a través de cartas de circularización, las mismas que fueron contestadas por todos los clientes y a la cuenta de los deudores que no se encontraban de acuerdo se les realizó pruebas de recorrido para determinar el saldo correcto. Los departamentos involucrados en el registro de los movimientos referentes a los créditos concedidos no tienen una adecuada y oportuna información entre ellos; para que se

87 presenten los valores razonables en cuentas por cobrar. Cada departamento de la empresa y sus mรณdulos informรกticos, trabajan de forma independiente y no alimentan el sistema informรกtico con la debida informaciรณn. La empresa no refleja los saldos confiables de las cuentas por cobrar, debido a que, luego de examinar la evidencia obtenida se encontrรณ dos abonos en efectivo de distintos clientes que no han sido descontados del saldo por cobrar; los mismos que suman $850,00. Estas omisiones no permiten que la empresa cuente con los valores reales que le adeudan.

5.5 Recomendaciones Aplicar en G&J Cía. Ltda., la propuesta presentada en la carta a gerencia, la cual presenta características constructivas en aspectos operativos, recordando que es para el mejoramiento de la estructura existente del proceso de cobranzas y contabilización de la empresa Se recomienda recolectar información complementaria para desarrollar un programa a medida de la necesidad empresarial, los cuales deben ser vasados en las normativas vigentes, permitiendo mejorar la comunicación entre departamentos y confirmación de valores. } Realizar una revisión al sistema de control interno, de manera que se pueda mitigar los riesgos y aumentar el nivel de confianza, por medio de la matriz de recomendaciones del COSO ERM presentada en la investigación, la misma que identifica el nivel impacto que posee cada respectiva recomendación. Es necesario que la empresa exija a los involucrados en el proceso de crédito y cobranzas tanto externos como internos, que manejen la información de manera más organizada, responsable y oportuna, para que cuenten con todos los reportes necesarios en este proceso en el momento preciso que se los requiere. Establecer políticas para una adecuada y oportuna información interdepartamental; y vincular los módulos informáticos involucrados para que trabajen de forma simultánea y de esta manera presenten los mismos y razonables saldos al final del periodo; para esto, es necesario que los departamentos actualicen sus saldos, a los correctos y que partan de aquí para una correcta alimentación del programa. Registrar todos los abonos a las cuentas pendientes de cobro en el momento que ocurren; tanto en Cobranzas como en Contabilidad para que no existan saldos erróneos; además enviar cartas de circularización cada mes para confirmar que los saldos reportados concuerdan con los esperados por los clientes.

89 Lista de Referencias Abolacio, M. (2013). Planificación de la Auditoría. Madrid: IC Editorial. Arenas, P., & Moreno, A. (2012). Introducción a la Auditoría Financiera: Teoría y casos prácticos. Madrid: McGraw-Hill. De la Peña, A. (2011). Auditoría: Un enfoque práctico. Madrid: Paraninfo. Díaz , H. (2011). Contabilidad General. Enfoque Práctico con aplicaciones informáticas. Bogotá: Pearson Educación. Estupiñán, R. (2012). Control Interno y Fraudes. Bogotá: Ecoe ediciones. Faxas del Toro, P. (2011). La Administración Financiera: Herramienta de dirección empresarial. Saarbrücken, Germany: Académica española. Fierro, A. (2013). Contabilidad General. Bogotá: Ecoe Ediciones. Franklin, B. (2013). Auditoría administrativa: Evolución y diagnóstico empresarial. México: Pearson Educación. Guajardo, G., & Andrade, N. (2014). Contabilidad Financiera. México, D.F.: McGraw-Hill. Hernández, R., Fernández, C., & Baptista, P. (2010). Metodología de la investigación. México D.F.: McGraw-Hill. Mantilla, S. (2012). Control Interno: Informe Coso. Bogotá: Ecoe Ediciones. Mantilla, S. (2014). Auditoría Financiera de Pymes. Bogotá: Ecoe Ediciones. Mendívil, V. (2010). Elementos de auditoría. México, D.F: Cengage Learning. Montaño, E. (2013). Control interno, auditoría y aseguramiento revisoría fiscal y gobierno corporativo. Cali: Universidad del Valle. Montaño, F. (2014). Auditoría de las áreas de la empresa. Bogotá: Ediciones de la U. IRFS. (2013). Normas Internacionales de Información Financiera. Londres: IRFS. Ortiz, H. (2011). Análisis financiero aplicado y principios de administración financiera. Bogotá, Colombia: Universidad Externado de Colombia. Polo, F. (2012). Fundamentos de auditoría de cuentas anuales. Madrid: Pirámide.

90 Sánchez, C. (2014). Auditoría de estados financieros. México: Pearson Educación. Sánchez, G. (2013). Auditoría de estados financieros. México D.F.: Pearson Educación. Sánchez, J., & Alvarado, M. (2014). Teoría y práctica de la auditoría I: Concepto y metodología. Madrid: Ediciones Pirámide. Segovia, A., Herrador, T., & San Segundo, A. (2011). Teoría de la Auditoría Financiera. Madrid: Ediciones Académicas S.A. Sinisterra, G., Polanco, L., & Henao, H. (2011). Contabilidad: Sistema de infomación para las organizaciones. Bogotá: McGraw-Hill. Tamayo, M. (2014). El proceso de investigación científica. México D.F.: Editorial Limusa. Zapata, P. (2011). Contabilidad General. Bogotá: McGraw-Hill.

91 Anexos Anexo 1 Solicitud de documentación G&J CÍA. LTDA.

Elaborado por:

Solicitud de documentos

Andrea Falconí

Del 01 de enero al 31 diciembre 2016

Fecha: 14-07-2017

N.01

OBJETIVO: Solicitar la documentación necesaria a la entidad a ser auditada.

SOLICITUD DE DOCUMENTOS

Santo Domingo, 15 de mayo del 2017 Ing. Johnson Galindo A. Gerente General G&J Cía. Ltda. Presente: Por medio de la presente, nos dirigimos a Ud. en calidad de estudiantes de la Pontificia Universidad Católica del Ecuador Sede Santo Domingo, Andrea Falconí Mantilla y John Galindo Tipan, quienes solicitamos comedidamente se nos facilite la documentación necesaria para realizar auditoría de gestión al proceso de ventas y cobranzas de G&J Cía. Ltda., mismo que nos permitirán realizar nuestro proyecto de titulación de carrera Los documentos necesarios son los enlistados a continuación:

LISTA DE DOCUMENTOS Organigrama de la empresa Reglamento de Control Interno Reglamento de políticas de crédito Reglamento de políticas de cobranza Estados financieros 2015-2016 Mayores contables correspondientes al proceso de cobro. Auxiliares contables correspondientes al proceso de cobro. Listado de contactos de clientes con deudas al 31-12-2016 Listado de valores adeudados por clientes al 31-12-2016

92 Todos estos documentos serán de uso exclusivo para análisis académico con la finalidad de elaborar una propuesta de mejora en el proceso crédito y contabilización de la compañía. Se agradece infinitamente facilitar los documentos requeridos. Sin más que acotar nos despedimos y agradecemos su gentil atención.

Elaborado por: Andrea Estefanía Falconí Mantilla.

Supervisado por: Maldonado Pazmiño Hernán Oswaldo, Mg.

93 Anexo 2 Listado de clientes de cuentas por cobrar G&J CÍA. LTDA.

Elaborado por:

Listado de clientes de cuentas por cobrar

Andrea Falconí

Del 01 de enero al 31 diciembre 2016

Fecha: 14-07-2017

E.2.1

OBJETIVO: Preparar una lista de los clientes que tienen cuentas pendientes de cobro y determinar si realizaron movimientos en el año 2016.

N°

Cliente

Saldo

Alverca Salazar Ángel F.

Asociación de Empleados del GADPS

2.234,56©

Asociación de Empleados del Municipio de Lago Agrio

9.512,98©

Banco Pichincha

1.182,24©

Bazán Micolta Francisco Javier

164,40©

Bone Carvajal Vladimir H.

181,58©

Brito Ávila Miguel Vicente

346,02©

Bucheli Bazantes Carlos Andrés

663,87©

Castillo Manchay Jenny Marisela

950,84©

Cevallos Ampudia Luis N.

268,72©

Clínica González Granda Cía. Ltda.

2.006,09©

Colegio 9 De Octubre

1.602,72©

Coninsu Cía. Ltda.

2.883,74©

Cooperativa Cuyabeno

2.408,73©

Deep Forest Expedition

746,25©

España Paredes Royden Dibane

1.254,43©

Ferronorte Corp. Cía. Ltda.

6.967,36©

Fiscalía De Sucumbíos

6.197,32©

GAD Parroquial Palma Roja

3.660,92©

Guzmán Sancho Cesar

1.028,11©

Jaramillo Jaramillo Melke

4.000,00©

Ministerio de Ambiente de Sucumbíos

975,18©

Misión Scalabriniana

18.338,58©

Moya Guachambosa Edison Gustavo

13.493,46©

Ocampo Loor Oscar Paul

14.431,88©

Orellana Fajardo Francisco David

93,65©

Pardaliservices S.A

327,60©

Peláez Piedra Diego

320,51©

Personal Del Sr. Bravo Víctor

145,62©

Personal Del Sr. Haro Camacho

167,86©

94 31

Personal Del Sr. Valderrama Jhon Fernando

996,65©

Piedra Azanza Marco Antonio

981,00©

Quingatuña Vásquez Vilma Natalia

3.350,56©

Rivera Rivera Fabio

353,65©

Rosero Bernal Mirian Nelly

1.300,00©

Sánchez Carranza Israel Julio

4.320,56©

Sindicato De Choferes

5.914,15©

Sol Del Ecuador

1.145,92©

Vargas Moreno Karina

203,05©

Vélez Bravo Edith Isabel

230,72©

Vélez Giler Limber Alfredo

6.185,37©

Vera Cárdenas Raúl Gerardo

3.341,15©

Viteri Casanova Mario Andrés

10.982,13©

Yanchatipan Tipantiza Aida Lucy

420,06©

Suman Ʃ

Fuente:

Auxiliar de las Cuentas por cobrar.

Marcas:

Elaborado por: Andrea Estefanía Falconí Mantilla.

$ 136.556,96

Supervisado por: Maldonado Pazmiño Hernán Oswaldo, Mg.

95 Anexo 3 Ejemplo de carta de circularización CARTA DE CIRCULARIZACIÓN

Santo Domingo, 14 de julio de 2017

Señores (Nombre del Cliente) Presentes._

La Empresa Galindo Johnson Representaciones Cía. Ltda., está siendo auditada por Falconí & Galindo, dentro de su examen por procedimientos convenidos a las cuentas por cobrar del año 2016, en consecuencia y al solo efecto de verificar la exactitud de nuestros registros, nos permitimos solicitar que tengan a bien confirmar el saldo de sus obligaciones para mi representada, al 31 de diciembre del 2016. Saldo al 31-12-2016

Valor de inconsistencia

Observaciones

(Valor)

Les agradeceríamos mucho enviar con la mayor brevedad posible la confirmación al correo aefalconím@pucesd.edu.ec o jrgalindot@pucesd.edu.ec. Cabe mencionar que la presente carta no es una cuenta de cobro.

Atentamente

Ing. Johnson Galindo Alencastro Gerente General Galindo Johnson Representaciones Cía. Ltda.

96 Anexo 4 Conciliación del saldo circularizado del Sr. Jaramillo Jaramillo Melke G&J CÍA. LTDA.

Elaborado por:

Conciliación de los saldos circularizados

Andrea Falconí

Del 01 de enero al 31 diciembre 2016

Fecha: 14-07-2017

E.4.1

OBJETIVO: Conciliar el saldo circularizado del Sr. Jaramillo Jaramillo Melke

Fecha 01/01/2016 06/02/2016 22/02/2016 04/06/2016 27/06/2016 13/09/2016 20/09/2016 21/10/2016

Fuente: Marcas:

Detalle Saldo Inicial Compra según Fc. 1872272 Recibo de pago Compra según Fc. 1935668 Recibo de pago Compra según Fc. 1976194 Recibo de pago Recibo de pago Nro. 10365 Suman Ʃ

Débito

1.768,98

$ 3.650,00

Crédito

5.418,98

Elaborado por: Andrea Estefanía Falconí Mantilla.

Supervisado por: Maldonado Pazmiño Hernán Oswaldo, Mg.

97 Anexo 5 Conciliación del saldo circularizado del Sr. Vera Cárdenas Raúl Gerardo G&J CÍA. LTDA.

Elaborado por:

Conciliación de los saldos circularizados

Andrea Falconí

Del 01 de enero al 31 diciembre 2016

Fecha: 14-07-2017

E.4.2

OBJETIVO: Conciliar el saldo circularizado del Sr. Vera Cárdenas Raúl Gerardo

Fecha 01/01/2016 19/01/2016 06/02/2016 22/02/2016

Fuente: Marcas:

Detalle Saldo Inicial Recibo de pago Nro. 10299 Compra según Fc. 1936288 Cancelación con Tarjeta Suman Ʃ

Débito

228,23©√

728,23

$ 2.841,15

Elaborado por: Andrea Estefanía Falconí Mantilla.

Supervisado por: Maldonado Pazmiño Hernán Oswaldo, Mg.