Evaluación y propuestas de mejorar en el control de inventarios de la empresa Súper Sav de la ciudad

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO

Dirección Académica – Escuela Ciencias Administrativas y Contables

EVALUACIÓN Y PROPUESTA DE MEJORA EN EL CONTROL DE INVENTARIOS DE LA EMPRESA SUPER SAV DE LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO, AÑO 2018.

Trabajo de Titulación previo a la obtención del título de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría CPA.

Línea de Investigación: Administración eficiente y eficaz de las organizaciones para la competitividad sostenible local y global.

Autora: DANIELA ELIZABETH VIVANCO JIMÉNEZ

Director: MG. HERNÁN OSWALDO MALDONADO PAZMIÑO.

Santo Domingo – Ecuador Septiembre, 2019

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO

Dirección Académica – Escuela Ciencias Administrativas y Contables

HOJA DE APROBACIÓN

EVALUACIÓN Y PROPUESTA DE MEJORA EN EL CONTROL DE INVENTARIOS DE LA EMPRESA SUPER SAV DE LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO, AÑO 2018.

Línea de Investigación: Administración eficiente y eficaz de las organizaciones para la competitividad sostenible local y global.

Autora: DANIELA ELIZABETH VIVANCO JIMÉNEZ

Hernán Oswaldo Maldonado Pazmiño, Mg. DIRECTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN

f. ________________________

Ximena Leticia García Zambrano, Mg. CALIFICADORA

f. ________________________

Félix Sixto Pilay Toala, Mg. CALIFICADOR

f. ________________________

Alex Alonso Venegas Ortega, Mg. DIRECTOR DE LA ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

f. ________________________

Santo Domingo – Ecuador Septiembre, 2019

iii

DECLARACION DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD Yo, Vivanco Jiménez Daniela Elizabeth portador de la cédula de ciudadanía N°.

235011486-0 declaro que los resultados obtenidos en la investigación que presento como informe final, previo la obtención del Grado de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría son absolutamente originales, auténticos y personales.

En tal virtud, declaro que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos que se desprenden del trabajo propuesto de investigación y luego de la redacción de este documento son y serán de mi sola y exclusiva responsabilidad legal y académica.

Igualmente declaro que todo resultado académico que se desprenda de esta investigación y que se difunda tendrá como filiación la Pontificia Universidad Católica del Ecuador, Sede Santo Domingo, reconociendo en las autorías al director del Trabajo de Titulación y demás profesores que amerita.

Daniela Elizabeth Vivanco Jiménez CI. 235011486-0

iv

AGRADECIMIENTO Agradezco a Dios por ser mi guía a lo largo de la vida y ser luz en aquellos momentos de dificultad y debilidad y darme fortaleza para culminar esta etapa universitaria, a mis padres por ser los principales promotores de este sueño, por confiar y creer en mí y por brindarme su apoyo incondicional, sus consejos y valores.

A la Pontificia Universidad Católica del Ecuador sede Santo Domingo, a los señores catedráticos con quienes he compartido día a día sus sabios conocimiento en el vasto campo de la formación profesional, en especial agradezco a mi director de tesis, Mg. Hernán Maldonado quien me ha brindado su apoyo con su intelecto y experiencia profesional, conduciéndome de la manera más desinteresada a la culminación de este aporte investigativo.

De igual manera expreso mi agradecimiento a la Gerente de la empresa SUPER SAV que participo y me colaboró con la información necesaria para el desarrollo del trabajo investigativo; asimismo, agradezco a la Mg. Ximena García y al Mg. Félix Pilay por la revisión minuciosa que han realizado de este texto y sus valiosas sugerencias en momentos de duda.

Daniela Elizabeth Vivanco Jiménez

v

DEDICATORIA A Dios, por ser el guía de mi vida y permitirme cumplir uno de los objetivos más anhelados; a mis padres por darme la vida, su amor, su apoyo y paciencia. A mi hermano por su apoyo constante; a toda mi familia por ser mi motor y que de una u otra manera me acompañan en todos mis sueños y metas; asimismo, a mis amigos que han sido pilar fundamental en todo este proceso.

Daniela Elizabeth Vivanco Jiménez

vi

RESUMEN El trabajo de titulación denominado “Evaluación y propuesta de mejora en el control de inventarios de la empresa Super Sav de la ciudad de Santo Domingo, año 2018”, tiene como finalidad la mejora del control en el área de los inventarios; dicha empresa está dedicada a la venta por mayor y menor de productos de consumo masivo, misma que está ubicada en la calle Ambato 418 y Portoviejo (esquina). Para la investigación se utilizó diversas herramientas y técnicas para el levantamiento de información, las mismas que son la observación, encuestas, entrevista y cuestionario de control interno; resultados que son presentados mediante la narrativa y sus respectivos flujogramas para la evaluación del control interno de la empresa.

Una vez realizado el levantamiento de información e identificado la problemática que presenta la empresa, se realizó la aplicación del cuestionario de control interno COSO ERM para determinar el nivel de riesgo y confianza y posteriormente analizar cada una de las áreas críticas que afectan el proceso de compra, almacenamiento y venta de la mercadería. Finalmente se elaboró el informe de auditoría detallando los hallazgos, conclusiones y recomendaciones, con base a las recomendaciones se efectúa una evaluación y propuestas de mejora que ayuden en la eficiente gestión del inventario.

Palabras clave: Evaluación, control interno, inventarios, gestión, comercial.

vii

ABSTRACT The titling work known as “Evaluation and proposal of improvement in the control of inventories of the Super Sav company of the city of Santo Domingo, year 2018�, its purpose is to improve control in the area of inventories; this company is dedicated to the wholesale and retail sale of consumer products, which is located at 418 Ambato and Portoviejo (corner). For the investigation, several tools and techniques were used to collect information, including observation, surveys, interviews, and internal control questionnaires; results that are specific through the narrative and its own flowcharts for the evaluation of internal control of the company. Once the information was collected and the problems presented by the company were identified, the internal control questionnaire COSO ERM was applied to determine the level of risk and confidence to subsequently analyze each of the critical areas that affect the process of buying, storing and selling merchandise. Finally, the audit report was prepared detailing the findings, conclusions and suggestions, based on the recommendations, an evaluation and improvement proposals are made to assist in the efficient management of the inventory.

Keywords: evaluation, internal control, inventory, management, trading.

viii

ÍNDICE DE CONTENIDO 1.

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................ 1

2.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN ....................................... 2

2.1.

Delimitación del problema .................................................................................................... 2

2.2.

Preguntas de Investigación ................................................................................................... 4

2.2.1.

Pregunta general.................................................................................................................... 4

2.2.2.

Preguntas específicas ............................................................................................................ 4

2.3.

Justificación de la investigación ........................................................................................... 4

2.4.

Objetivos de la investigación ................................................................................................ 6

2.4.1.

Objetivo general .................................................................................................................... 6

2.4.2.

Objetivos específicos ............................................................................................................ 6

3.

MARCO REFERENCIAL .................................................................................................... 7

3.1.

Antecedentes ......................................................................................................................... 7

3.2.

Marco teórico ........................................................................................................................ 8

3.2.1.

Auditoría. .............................................................................................................................. 8

3.2.1.1.

Definición. ............................................................................................................................ 8

3.2.1.2.

Fases de la Auditoría. ............................................................................................................ 9

3.2.2.

Control interno. ..................................................................................................................... 9

3.2.2.1.

Concepto. .............................................................................................................................. 9

3.2.2.2.

Importancia del control interno ........................................................................................... 10

3.2.2.3.

Objetivos del control interno. ............................................................................................. 10

3.2.2.4.

Elementos del control interno. ............................................................................................ 10

3.2.2.4.1. Elemento de organización. .................................................................................................. 11 3.2.2.4.2. Elementos, sistemas y procedimientos................................................................................ 11 3.2.2.4.3. Elementos de personal. ....................................................................................................... 11 3.2.2.4.4. Elementos de supervisión. .................................................................................................. 11 3.2.2.5.

Clasificación del control interno. ....................................................................................... 11

3.2.2.5.1. Control interno administrativo. ........................................................................................... 11

ix 3.2.2.5.2. Control interno contable. .................................................................................................... 12 3.2.2.6.

Herramientas para la evaluación del control interno........................................................... 12

3.2.3.

COSO ERM o COSO II. ..................................................................................................... 13

3.2.3.1.

Componentes del COSO ERM ........................................................................................... 13

3.2.3.1.1. Ambiente de control. ........................................................................................................... 14 3.2.3.1.2. Establecimiento de objetivos. ............................................................................................. 14 3.2.3.1.3. Identificación de eventos. ................................................................................................... 14 3.2.3.1.4. Valoración de riesgos. ......................................................................................................... 15 3.2.3.1.5. Respuesta al riesgo. ............................................................................................................. 15 3.2.3.1.6. Actividades de control ........................................................................................................ 15 3.2.3.1.7. Información y comunicación .............................................................................................. 16 3.2.3.1.8. Monitoreo (Ongoing) .......................................................................................................... 16 3.2.4.

Normas relacionadas con el control interno ........................................................................ 17

3.2.4.1.

Norma 3: El uso de los cuestionarios de Control Interno ................................................... 17

3.2.4.2.

NIA 6: Evaluación de riesgo y control interno. .................................................................. 17

3.2.4.2.1. Riesgo de auditoria. ............................................................................................................ 17 3.2.4.2.2. Riesgo inherente.................................................................................................................. 18 3.2.4.2.3. Riesgo de control. ............................................................................................................... 18 3.2.4.2.4. Riesgo de detección. ........................................................................................................... 18 3.2.4.3.

NIA 315: Identificación y valoración de los riesgos de incorrección material. .................. 18

3.2.4.4.

NIC 2: Inventarios............................................................................................................... 18

3.2.5.

Inventarios........................................................................................................................... 19

3.2.5.1.

Definición ........................................................................................................................... 19

3.2.5.2.

Importancia de los inventarios ............................................................................................ 19

3.2.5.3.

Objetivos de los inventarios ................................................................................................ 19

3.2.5.4.

Ciclo de inventario .............................................................................................................. 20

3.2.5.4.1. Proceso de órdenes de compra. ........................................................................................... 20 3.2.5.4.2. Recepción............................................................................................................................ 20

x 3.2.5.4.3. Almacenamiento. ................................................................................................................ 21 3.2.5.4.4. Embarque. ........................................................................................................................... 21 3.2.5.5.

Stock ................................................................................................................................... 21

3.2.5.5.1. Importancia de la gestión de stock ...................................................................................... 21 3.2.5.6.

Control interno de inventarios ............................................................................................ 22

3.2.5.7.

Procedimientos en el control de inventarios ....................................................................... 22

3.2.5.8.

Control de inventarios ......................................................................................................... 23

3.2.5.9.

Sistemas de inventarios ....................................................................................................... 23

3.2.5.9.1. Sistema de cuenta múltiple o inventario periódico. ............................................................ 23 3.2.5.9.2. Sistema de cuenta permanente o inventario perpetuo. ........................................................ 24 3.2.5.10. Métodos de asignación de valor. ......................................................................................... 24 4.

METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN .................................................................. 25

4.1.

Enfoque / Diseño / Tipo de investigación ........................................................................... 25

4.1.1.

Enfoque ............................................................................................................................... 25

4.1.2.

Diseño ................................................................................................................................. 25

4.1.3.

Tipo de investigación .......................................................................................................... 26

4.2.

Población / Muestra ............................................................................................................ 26

4.2.1.

Población ............................................................................................................................ 26

4.2.2.

Muestra ............................................................................................................................... 26

4.3.

Operacionalización de las variables o categorías ................................................................ 28

4.4.

Técnicas e instrumentos de recogida de datos .................................................................... 28

4.4.1.

Entrevista ............................................................................................................................ 29

4.4.2.

Encuesta .............................................................................................................................. 29

4.4.3.

Observación ........................................................................................................................ 29

4.5.

Técnica de análisis de datos ................................................................................................ 29

5.

RESULTADOS................................................................................................................... 30

5.1.

Discusión y análisis de resultados ....................................................................................... 30

5.1.1.

Entrevista realizada a la Gerente ......................................................................................... 30

xi 5.1.1.1.

Análisis de la entrevista a la Gerente .................................................................................. 30

5.1.2.

Encuesta al Contador .......................................................................................................... 31

5.1.2.1.

Análisis de la entrevista al Contador................................................................................... 31

5.1.3.

Encuesta a los Trabajadores ................................................................................................ 31

5.1.3.1.

Análisis de la encuesta a los Trabajadores .......................................................................... 32

5.1.4.

Encuesta a Clientes ............................................................................................................. 32

5.1.4.1.

Análisis de la encuesta a Clientes ....................................................................................... 32

5.1.5.

Encuesta a Proveedores....................................................................................................... 32

5.1.5.1.

Análisis de la encuesta a Proveedores................................................................................. 33

5.2.

Propuesta de intervención ................................................................................................... 34

5.2.1.

Levantar información sobre los procesos que se llevan a cabo en el ciclo de inventarios .. 34

5.2.1.1.

Programa de planificación. ................................................................................................. 34

5.2.1.1.1. Conocimiento de la empresa. .............................................................................................. 36 5.2.1.1.2. Información sobre funciones, leyes, estatutos, políticas o instructivos relacionados con el funcionamiento de las actividades realizadas por la empresa. .............................................................. 38 5.2.1.1.3. Estructura organizacional.................................................................................................... 40 5.2.1.1.4. Funciones del personal que intervienen en el ciclo de inventario. ...................................... 41 5.2.1.1.5. Restricciones existentes para cada área. ............................................................................. 43 5.2.1.1.6. Estructura de la empresa. .................................................................................................... 44 5.2.1.1.7. Flujograma del proceso de compra. .................................................................................... 45 5.2.1.1.8. Flujograma del proceso de almacenamiento. ...................................................................... 46 5.2.1.1.9. Flujograma del proceso de venta. ....................................................................................... 48 5.2.1.1.10. Políticas contables de la empresa. ....................................................................................... 49 5.2.1.1.11. Confiabilidad de la información. ........................................................................................ 50 5.2.2.

Identificar los riesgos existentes en los procesos de la gestión de inventarios. .................. 51

5.2.2.1.

Programa para la fase de Evaluación de Control Interno. ................................................... 51

5.2.2.1.1. Cuestionario de Control Interno COSO ERM. ................................................................... 52 5.2.2.1.2. Matriz de nivel de confianza y riesgo. ................................................................................ 55

xii 5.2.2.1.3 Matriz de calificación de nivel de confianza y riesgo ......................................................... 56 5.2.2.1.4. Matriz de riesgo e impacto. ................................................................................................. 57 5.2.3.

Evaluar mediante pruebas de recorrido los niveles de optimización en la gestión de

inventarios ……………………………………………………………………………………………………………………………………….59 5.2.3.1.

Programa de Ejecución. ...................................................................................................... 59

5.2.3.1.1. Marcas de auditoría. ............................................................................................................ 60 5.2.3.1.2. Mecanismos de control de compras. ................................................................................... 61 5.2.3.1.3. Mecanismos de control de almacenamiento. ...................................................................... 62 5.2.3.1.4. Mecanismos de control de ventas. ...................................................................................... 63 5.2.3.1.5. Solicitud de información. .................................................................................................... 64 5.2.3.1.6. Carta de respuesta de gerencia a la solicitud de información. ............................................ 65 5.2.3.1.7. Toma física de la mercadería. ............................................................................................. 66 5.2.4.

Informar los resultados posteriores a la evaluación del control interno .............................. 74

5.2.4.1.

Carta a la gerencia. .............................................................................................................. 74

5.2.4.2.

Informe de hallazgos ........................................................................................................... 75

5.2.4.3.

Proponer acciones correctivas para la mejora de la gestión de inventarios. ....................... 78

5.2.4.3.1. Propuesta de una estructura organizacional ........................................................................ 78 5.2.4.3.2. Propuesta de documento para la gestión de inventarios...................................................... 78 5.2.4.3.3. Manual de funciones propuesto .......................................................................................... 79 5.2.4.3.4. Flujograma propuesto para el proceso de compra............................................................... 82 5.2.4.3.5. Flujograma propuesto para el proceso de almacenamiento ................................................ 83 5.2.4.3.6. Flujograma propuesto para el proceso de ventas ................................................................ 85 5.2.4.3.7. Políticas propuestas para la empresa ................................................................................... 86 6.

DISCUSIÓN ....................................................................................................................... 87

7.

CONCLUSIONES .............................................................................................................. 88

8.

RECOMENDACIONES ..................................................................................................... 89

9.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ................................................................................ 90

10.

ANEXOS ............................................................................................................................ 92

xiii

ÍNDICE DE TABLA Tabla 1. Herramientas para la evaluación del control interno .............................................................. 13 Tabla 2. Control interno ........................................................................................................................ 22 Tabla 3. Niveles de existencias ............................................................................................................. 23 Tabla 4. Población ................................................................................................................................ 26 Tabla 5. Relación .................................................................................................................................. 27 Tabla 6. Variables ................................................................................................................................. 28 Tabla 7. Programa de planificación ...................................................................................................... 34 Tabla 9. Programa de evaluación de control interno ............................................................................ 51 Tabla 10. Programa de ejecución .......................................................................................................... 59

xiv

ÍNDICE DE PAPELES DE TRABAJO Fase de planificación Tabla 1. P.T. P.1. Conocimiento de la empresa .................................................................................... 36 Tabla 2. P.T. P.2. Recopilación de estatutos y check list ...................................................................... 38 Tabla 3. P.T. P.3. Estructura organizacional ......................................................................................... 40 Tabla 4. P.T. P.4. Funciones del personal ............................................................................................. 41 Tabla 5. P.T. P.5. Restricciones ............................................................................................................ 43 Tabla 6. P.T. P.6. Estructura de la empresa .......................................................................................... 44 Tabla 7. P.T. P.7. Flujograma del proceso de compra .......................................................................... 45 Tabla 8. P.T. P.8. Flujograma del proceso de almacenamiento ............................................................ 46 Tabla 9. P.T. P.9. Flujograma del proceso de venta.............................................................................. 48 Tabla 10. P.T. P.10. Políticas ................................................................................................................ 49 Tabla 11. P.T. P.11. Confiabilidad de la información........................................................................... 50

Fase de evaluación del control interno Tabla 12. P.T. C.1. Cuestionario de Control Interno ............................................................................ 52 Tabla 13. P.T. C.2. Matriz de nivel de confianza y riesgo .................................................................... 55 Tabla 14. P.T. C.3. Matriz de calificación de nivel de confianza y riesgo ........................................... 56 Tabla 15. P.T. C.4. Matriz de riesgo ..................................................................................................... 57

Fase de ejecución Tabla 16. P.T. E.1. Marcas.................................................................................................................... 60 Tabla 17. P.T. E.2. Mecanismos de control de compras ....................................................................... 61 Tabla 18. P.T. E. 3. Mecanismos de control de almacenamiento ......................................................... 62 Tabla 19. P.T. E.4. Mecanismo de control de ventas ............................................................................ 63 Tabla 20. P.T. E.5. Solicitud de información ........................................................................................ 64 Tabla 21. P.T. E.6. Carta de respuesta de gerencia ............................................................................... 65 Tabla 22. P.T. E. 7. Toma física de la mercadería ................................................................................ 66

xv

ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1. Marcas de auditoría ............................................................................................................... 60 Figura 2. Propuesta de estructura organizacional ................................................................................. 78 Figura 3. Propuesta de documento de control de cambios - devoluciones ........................................... 78 Figura 4. Propuesta de perfil de cargo del comprador .......................................................................... 79 Figura 5. Propuesta de perfil de cargo del bodeguero........................................................................... 80 Figura 6. Propuesta de perfil de cargo del vendedor ............................................................................. 81 Figura 7. Propuesta de flujograma del proceso de compra ................................................................... 82 Figura 8. Propuesta de flujograma del proceso de almacenamiento ..................................................... 84 Figura 9. Propuesta de flujograma del proceso de ventas ..................................................................... 85 Figura 10. Políticas propuestas ............................................................................................................. 86

xvi

ÍNDICE DE ANEXOS Anexo 1. Informe de trabajo de titulación escrito de grado .................................................................. 92 Anexo 2. Carta de convenio a la empresa SUPER SAV....................................................................... 93 Anexo 3. Certificación de impacto ....................................................................................................... 94 Anexo 4. Árbol de problemas ............................................................................................................... 95 Anexo 5. Entrevista a la propietaria ...................................................................................................... 96 Anexo 6. Encuesta al contador.............................................................................................................. 97 Anexo 7. Encuesta a trabajadores ......................................................................................................... 98 Anexo 8. Encuesta a clientes ................................................................................................................ 99 Anexo 9. Encuesta a proveedores ......................................................................................................... 99 Anexo 10. Narrativa del proceso de compra ....................................................................................... 100 Anexo 11. Narrativa del proceso de almacenamiento ......................................................................... 101 Anexo 12. Narrativa del proceso de venta .......................................................................................... 102 Anexo 13. Verificación de los mecanismos de control de compras.................................................... 103 Anexo 14. Verificación de los mecanismos de control de almacenamiento ....................................... 104 Anexo 15. Verificación de los mecanismos de control de ventas ....................................................... 107 Anexo 16. Narrativa propuesta para el proceso de compra ................................................................ 109 Anexo 17. Narrativa propuesta para el proceso de almacenamiento .................................................. 110 Anexo 18. Narrativa propuesta para el proceso de ventas .................................................................. 111

1

1. INTRODUCCIÓN El trabajo de titulación ha sido desarrollado con el fin de evaluar el control de los inventarios dentro de la empresa Super Sav, cuyo giro de negocio es la venta de productos de consumo masivo al por mayor y menor dentro de la cuidad de Santo Domingo, el mismo que va a permitir plantear una propuesta que mejorará las actividades que se realizan dentro de los inventarios.

Para la elaboración del trabajo de titulación se analizó los siguientes aspectos principales, los cuales se encuentran distribuidos de la siguiente manera: En la primera parte se incluye el título, el planteamiento del problema, dentro del mismo se establece una delimitación por niveles desde lo general hasta lo particular, es decir detalles específicos del tema; a continuación mediante la justificación de la investigación se explica la importancia de llevar a cabo este trabajo y se definen los objetivos que se desean alcanzar.

A continuación se analizan trabajos similares que pueden aportar al trabajo de investigación y en la realización del marco referencial se describen los antecedentes investigativos, aportes teóricos, bibliografías, fundamentación legal, normativa y reglamentos referentes al problema que se va a investigar.

Luego se presenta el marco metodológico, que está integrada por el enfoque, el tipo de investigación que se utilizó para ser ejecutado, población y muestra, además se determinan los medios o instrumentos necesarios para desarrollar el levantamiento y la interpretación de la información obtenida de los proveedores, empleados y clientes que intervienen en el proceso de inventarios del supermercado.

Finalmente se presenta la elaboración de la discusión de los resultados que se han obtenido al proporcionar una solución al problema de investigación, el mismo que fue desarrollado cumpliendo los objetivos planteados, obteniendo como resultado la propuesta para el mejoramiento del control interno, con el fin de obtener un eficaz y eficiente proceso en los inventarios de la empresa Super Sav.

2

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN 2.1.

Delimitación del problema El entorno económico, político y social genera cambios en los sistemas de control

interno en las organizaciones empresariales, ya que los riesgos varían, las necesidades son otras, las culturas se transforman y los avances tecnológicos son vertiginosos, su implementación y evaluación no pueden ser responsabilidad aislada de la administración, el contador o la auditoría. (Estupiñan, 2012, p. 17) A nivel mundial se ha determinado que el sector comercial es de vital importancia para el desarrollo de muchos países, en la actualidad las empresas que pertenecen al sector comercial han ido desapareciendo debido a las pérdidas que han presentado sus resultados, esto provocado por el mal manejo de los inventarios. En las empresas la inexistencia de control interno muchas de las veces ha causado una disminución considerable en sus ventas, puesto que en ocasiones no se cuentan con los productos suficientes, por lo tanto, el no contar con un control de la mercadería adecuado es la causa principal que conlleva irreparables daños al negocio.

Como lo mencionan Sánchez , Vargas , Reyes, & Vidal (2011) dentro de toda organización es vital la compra y venta de bienes como de servicios, de aquí nace la importancia del manejo del stock. Cada vez son más las empresas que dedican esfuerzos para conseguir un buen sistema de informacion que coadyuve en el control de existencias para la cadenas de suministros; por lo tanto para obtener un eficiente control de los mismos se necesita una buena coordinacion y cooperacion de los elementos del sistema.

En el Ecuador numerosas empresas del sector comercial también muestran problemas debido al deficiente manejo de las existencias, esto implica una inestabilidad en la economía de estas empresas. Dichas empresas, al tratar de satisfacer las necesidades de sus clientes no se fijan en la cantidad de productos con el que cuentan, al no contar con productos el cliente se ve en la obligación de acudir a la competencia por lo que las ventas se ven afectadas generándoles una disminución en su rentabilidad.; por ende, las empresas comerciales necesitan de un eficiente control o manejo de inventarios, debido a que estos representan el mayor porcentaje de la empresa y de esta manera mejorar la rentabilidad de la misma.

3

La empresa Super Sav es un nuevo y moderno supermercado que con el tiempo ha ido creciendo poco a poco, cuyo objetivo principal es la venta al por mayor y menor de productos de consumo masivo dentro de la cuidad y sus alrededores; por lo que es necesario que cuente con un eficiente control de inventarios para mantener niveles adecuados de rentabilidad.

Como consecuencia del crecimiento de la empresa Super Sav, se presentan deficiencias en la gestión de los inventarios, por lo que le impide progresar en los niveles esperados y poner en riesgo su permanencia en el mercado de la ciudad de Santo Domingo, entre los principales problemas que se han detectado son los siguientes: 

Inexistencia de planificación para el abastecimiento de la mercadería, lo que genera escasez o exceso de productos dependiendo de la temporada.



No cuenta con una adecuada descripción de cargos lo que produce el incumplimiento de las actividades, procedimientos y duplicidad de funciones en el personal de la empresa, incluyendo la falta de una persona encargada del manejo de los inventarios; siendo esto un factor importante que influye en la seguridad, custodia y registro de la mercadería.



Al momento de sacar la mercadería de una bodega y ser llevada al almacén no se realiza la entrega de ticket de bodega, lo que puede originar perdida de la mercadería e incluso diferencias en el inventario.



Falta de entrega y recepción suscrita de guía de remisión, lo que puede provocar sanciones tributarias.



Al realizar toma física de inventarios se realiza un ajuste directo sin efectuar un proceso de rastreo, lo que impide identificar las razones de las diferencias presentadas, así como el deterioro de las mismas.

Al detectar cada uno de los problemas que posee la empresa, se puede decir que existe

fuga de recursos y potenciales pérdidas de clientes que afectan el desarrollo empresarial, al no contar con información que le permita tomar decisiones apropiadas y eficaces. En tal sentido, se ha visto en la necesidad de evaluar el sistema de control interno de la empresa Super Sav, con el fin de identificar cada una de las áreas críticas y poder mejorar en la gestión de inventarios.

4

2.2.

Preguntas de Investigación

2.2.1. Pregunta general ¿De qué manera la evaluación del control interno de inventarios de la empresa Super Sav, permitirá alcanzar niveles de eficiencia en sus actividades?

2.2.2. Preguntas específicas  ¿Cómo establecer un diagnóstico del estado actual de los inventarios de la empresa Super Sav?  ¿Cómo identificar las debilidades que existen en el control de los inventarios de la empresa Super Sav?  ¿De qué manera se puede determinar la validez de los procesos ejecutados en el control de inventarios?  ¿Cómo se puede dar a conocer los resultados de la evaluación del control interno de inventarios?

2.3. Justificación de la investigación El trabajo de titulación, tiene como objetivo evaluar y realizar una propuesta de mejoras en el control de inventarios de la empresa Super Sav, de esta manera poder comprobar las falencias y plantear lineamientos que ayuden a la empresa a tener definidos sus procedimientos y así alcanzar niveles de eficiencia en sus existencias.

Esta investigación tiene relación con el objetivo 5 del Plan Nacional de Desarrollo 2017-2021 “Toda una vida”, siendo este, Impulsar la productividad y competitividad para el crecimiento económico sostenible de manera redistributiva y solidaria. Alineándose con la política 5.2. Promover la productividad, competitividad y calidad de los productos nacionales, como también la disponibilidad de servicios conexos y otros insumos, para generar valor agregado y procesos de industrialización en los sectores productivos (Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo , 2017).

Además guarda relación con el Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial 2030 de la ciudad de Santo Domingo, con el eje número dos del “Desarrollo económico”, específicamente con el OE 4 “Fomentar el desarrollo económico” el mismo que se fundamenta en generar situaciones favorables para el desarrollo productivo.

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Cabe recalcar que la implementación de controles en los inventarios es un elemento de gran importancia para el desarrollo económico de la empresa y de la comunidad. De acuerdo con lo manifestado por las Normas Internacionales de Auditoría 315 (s.f), el objetivo del auditor es identificar y valorar los riesgos de incorrección material, debido a fraudes o errores, tanto en los estados financieros como en las afirmaciones, con la finalidad de proporcionar una base para diseñar e implementar una respuesta al riesgo valorados de incorrección material.

Un buen control de inventarios desempeña una función vital que es proveer a la empresa de suficiente mercadería para poder satisfacer las necesidades de sus clientes y continuar con el funcionamiento dentro del mercado.

“Es importante que las empresas mantengan un nivel adecuado, vigilado, ordenado y controlado de inventarios, ya que si se mantiene inventarios elevados, el costo de mantenimiento será elevado implicando problemas financieros en la empresa” (Durán , 2012).

Dado que de esto depende el proveer y distribuir su mercadería; poniéndolo a disposición de sus clientes en el momento indicado. Sin duda cualquier tipo de empresa necesita de un control en los inventarios, ya que la base de todas las organizaciones radica en la compra y venta de bienes y servicios.

Las empresas comerciales tienen como objetivo ganar utilidades, por ende al conservar inventarios altamente exagerados se corre el riesgo de descuidar la existencia de la mercadería, lo cual puede provocar que los productos caduquen, se deterioren e incluso puede provocar pérdidas de ingresos. Como lo menciona (Durán , 2012)“se requiere del uso de diferentes tecnicas de inventario, a fin de determinar su nivel optimo y así disminuir los costos totales implicados en el inventario y optimizar las utilidades”.

El trabajo de investigación se ejecutará con la ayuda de la información otorgada por parte de los propietarios de la empresa y el personal encargado de las compras, almacenamiento y ventas, el mismo que identifica los problemas existentes en el área de inventarios; a través de mecanismos y herramientas se llegará a establecer una propuesta pasa solucionar dichas falencias, lo cual permitirá alcanzar los propósitos y objetivos planteados por la organización.

Adicionalmente, este trabajo de titulación permitirá poner en práctica cada uno de los conocimientos adquiridos durante el tiempo de estudio, siendo un requisito para la obtención del título de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría C.P.A.; además, servirá como fuente de información para empresas y futuras investigaciones relacionadas con el tema.

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2.4. Objetivos de la investigación 2.4.1. Objetivo general Evaluar el sistema de control interno y proponer mejoras en el área de inventarios de la empresa Super Sav en la ciudad de Santo Domingo, año 2018.

2.4.2. Objetivos específicos  Realizar el levantamiento de información referente a los procesos de control de los inventarios.  Aplicar técnicas de evaluación del control interno identificando el nivel de riesgo dentro de la gestión de inventarios.  Sustentar los hallazgos mediante los procedimientos sustantivos de auditoría.  Elaborar un informe sobre los hallazgos identificados en la evaluación del control interno de los inventarios que permitan mejorar la gestión de los mismos.

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3. MARCO REFERENCIAL 3.1. Antecedentes Para el desarrollo del trabajo de titulación “Evaluación y propuesta de mejora en el control de inventarios de la empresa SUPER SAV de la ciudad de Santo Domingo, año 2018” fue indispensable analizar investigaciones relacionadas al tema propuesto; por lo tanto, existen temas referentes en la base de datos de las instituciones de educación superior, como se presentan a continuación: El trabajo realizado por Haro & Molina. (2018), en la empresa “La casa del Radiador” no dispone con una descripción de cargos y funciones; además, del desconocimiento real de los inventarios, esto es resultado de la poca regulación y falta de registro de las entradas y salidas de los productos tanto en el sistema contable como en bodega, es por ello que se determinó que la problemática de la empresa es no contar con un adecuado registro y manejo de los inventarios. Por ende en la investigación se planteó realizar una evaluación del sistema de control interno que permitió identificar las áreas críticas y proponer mejoras dirigidas a la gestión de inventarios.

Sánchez, K. (2015), en su trabajo de investigación realizado en la ferretería “FERRHER” menciona que la empresa no cuenta con un sistema o método de control de inventarios, siendo este una de las falencias más notorias, los mismos que generaban malestar tanto para los propietarios como para los clientes, por lo que se presentó como propuesta diseñar un sistema de un control interno para mejorar la gestión de los inventarios. Es por ello que al no contar con un sistema de control de las entradas y salidas de la mercancía, un listado actualizado de la mercadería, pedidos y registros oportunos, han dificultado la obtención de información provocando pérdidas de recursos.

Lalangui & Valverde. (2016), mencionan que la empresa “SURTIHOGAR” no posee un control idóneo para el almacenamiento de la mercadería ya que no cuenta con un espacio físico adecuado y no tienen ordenados sus productos de forma eficiente por lo que no se permite identificar los inventarios antiguos de los nuevos, al detectar dichas áreas críticas les permitió plantear una propuesta para la evaluación y mejora del sistema de control interno en el área de inventarios, la misma que les permitió socializar la descripción de cargos y funciones a más de difundir las políticas y procedimientos a todo el personal relacionado al área auditada con la finalidad de mejorar la eficiencia y efectividad de cada una de las operaciones.

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La investigacion desarrollada por Castillo, J. (2018), en la mecánica industrial “Marco Castillo” de la ciudad de Quito menciona que, la empresa no cuenta con controles adecuados del inventario, por lo que no se puede llevar un adecuado manejo de la materia prima ya que la empresa no tiene definida una persona encargada de dicha área. Es por esta razón que el autor presentó como propuesta un manual de control interno que le permita a la empresa establecer estrategias para un buen manejo de los inventarios realizando la verificación del stock.

Así mismo Bajaña, E. (2017) presentó como tema de investigación un modelo de control de inventarios de mercadería para la ferretería “El Constructor” del cantón Baba, esto debido a que la empresa se vio afectada por el inadecuado manejo y control de las existencias, por lo que es un factor que afecta directamente los niveles de stock y por consiguiente la rentabilidad de la empresa. Por lo tanto la empresa encontró mejoras en sus ingresos al momento de implementar los controles internos para los inventarios.

En la elaboración de la temática del trabajo de investigación se pudo identificar que no existen datos o registros relacionados al tema presentado “Evaluación y propuesta de mejoras en el control de inventarios de la empresa SUPER SAV de la cuidad de Santo Domingo, en el año 2018”. Es por ello que los trabajos de investigación anteriormente mencionados permitieron tener una idea sobre la problemática presentada en cada una de las investigaciones.

Actualmente las empresas mantienen un crecimiento económico estable, sin embargo el control interno dentro de las organizaciones presenta algunas deficiencias en la gestión de inventarios en cuanto al registro de entradas y salidas de la mercadería, espacio físico inadecuado, descripción de cargos empíricos que con el paso del tiempo impide que las empresas progresen, por lo tanto las recomendaciones que planteo cada uno de los investigadores fue de implementar un documento que permita el registro de las entradas y salidas de la mercadería, además de políticas y procedimientos para un buen manejo del stock.

3.2. Marco teórico 3.2.1. Auditoría.

3.2.1.1.

Definición.

La auditoría desde otra perspectiva es un examen sistemático de los estados financieros, registros y operaciones con la finalidad de determinar si están de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, con las políticas establecidas por la dirección y con cualquier otro tipo de exigencias legales o voluntariamente adoptadas. (Madariaga, 2004, p. 13)

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La auditoría se define como un examen sistemático que ejecuta un profesional utilizando los estados financieros y registros administrativos de la empresa, con el objetivo de opinar sobre las actividades y operaciones de la entidad; con la finalidad de confirmar si se ajustan disminuir riesgos que afecten la eficiencia de sus procedimientos. Como también lo mencionan Sánchez & Alvarado, (2014) a la auditoría se la denomina como revisión o verificación, es decir, es la última fase del proceso contable, cuyo fin es la supervisión del mismo por un profesional independiente, función que efectúa mediante el análisis selectivo de la actividad de la empresa: orgánico, funcional y económico-financiero.

3.2.1.2.

Fases de la Auditoría.

Antes de realizar el proceso de auditoría, se hace un análisis general de toda la empresa que será auditada y de esa manera el equipo de auditoría puede tener una mejor idea y comprensión de cómo funcionan los procedimientos y objetivos de la organización. Según Sánchez & Alvarado, (2014) las fases de auditoría son:



Fase previa: se tiene contacto con el cliente y especificación del trabajo a realizar, además de hacer un análisis general de la empresa y de su entorno.



Fase de planificación de la auditoría: consiste en la organización global del trabajo, de las actividades del auditor y de sus actividades.



Fase de ejecución: se desarrollan las diferentes pruebas y análisis de las cuentas con el fin de determinar su razonabilidad, al igual que se detallan todos los hallazgos encontrados durante la auditoría.



Fase de cierre y conclusiones: se deben formular las conclusiones sobre si se han puesto de manifiesto durante la realización del trabajo y que se sostiene en los papeles de trabajo.

3.2.2. Control interno.

3.2.2.1. Concepto.

El control interno es definido como un proceso, ejecutado por el consejo de directores, la administración y otro personal de una entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable con miras a la consecución de objetivos (Mantilla, 2012). Como tambien lo menciona Rodríguez, (2009) es una función esencialmente de la dirección superior, es un factor básico que opera de una u otra forma dentro de la administración de todo tipo de organización ya sea esta pública o privada.

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Por ende el control interno es considerado como un plan de acción que utilizan las empresas, ejecutado por los directores, la administración y conjuntamente con sus empleados, este a su vez permite la eficiencia en los procesos dentro de la organización, además tiene la finalidad de proporcionar seguridad razonable, confiabilidad en los estados financieros y prevención de posibles riesgos de pérdida de activos.

3.2.2.2. Importancia del control interno “Los controles internos promueven la eficiencia, reducen los riesgos de pérdidas de activos, y ayudan a asegurar la confiabilidad de los estados financieros y el cumplimiento de las leyes y reglamentos” (Mantilla, 2012, p. 3).

Es necesario que una empresa u organización cuente con un sistema de control interno, ya que permite establecer procedimientos contables y administrativos que contribuye al logro de los objetivos propuestos por la entidad; además evalúa la administración y los sistemas contables aplicados por la organización, el mismo que permite proponer recomendaciones para el mejoramiento de los procesos y de la administración.

3.2.2.3. Objetivos del control interno.

Como lo menciona Estupiñan (2012) el control interno comprende el plan de organizaciones y el conjunto de métodos y procedimientos que aseguren que los activos están debidamente protegidos. Por lo tanto se puede decir que los controles internos son una respuesta de la administración de una empresa, por lo tanto se emplean objetivos para mitigar los riesgos asociados a estos temas.

Por otro parte, Mantilla, (2012) afirma que el control interno está diseñado para brindar seguridad razonable mirando el cumplimiento de los objetivos en las siguientes categorías:  Efectividad y eficiencia de las operaciones.  Confiabilidad de la información financiera.  Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. (p. 4) 3.2.2.4.

Elementos del control interno.

Estupiñan (2012) clasifica su enfoque bajo los elementos de control de control interno de organización, sistemas y procedimientos, personal y supervisión.

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3.2.2.4.1. Elemento de organización.

Un plan lógico y claro de las funciones organizacionales que establezca líneas claras de autorización y responsabilidad para las unidades de la organización y para los empleados, y que segregue las funciones de registro y custodia. En otras palabras la organización es un sistema definido para cumplir con ciertos objetivos.

3.2.2.4.2. Elementos, sistemas y procedimientos.

Un sistema adecuado para la autorización de transacciones y procedimientos seguros para registrar sus resultados en terminados financieros. Es decir se debe incluir controles tanto de carácter financiero como administrativo, es importante delimitar estas áreas y establecer estrategias que permitan mantener un mejor sistema.

3.2.2.4.3. Elementos de personal.  Prácticas sanas y seguras para la ejecución de las funciones y obligaciones de cada unidad de persona  Personal en todos los niveles, con la aptitud, capacitación y experiencia requerida para cumplir con sus obligaciones  Normas de calidad.

3.2.2.4.4. Elementos de supervisión.

Una efectiva unidad de auditoría independiente, hasta donde sea posible y factible, de las operaciones examinadas o procedimientos de autocontrol en las dependencias administrativas y de apoyo lógico. La supervisión también implica comunicar los progresos a los beneficiarios con la finalidad de hacer uso de la información recabada que les permita tomar decisiones para mejorar el rendimiento en cada uno de los procedimientos.

3.2.2.5. Clasificación del control interno.

Según el autor Estupiñan (2012) menciona dos tipos de control interno que pueden ser catalogados como: 3.2.2.5.1. Control interno administrativo.

El control interno administrativo es el plan de organización que adopta cada empresa, con sus correspondientes procedimientos operacionales y contables para ayudar mediante el establecimiento de un medio adecuado, a lograr los objetivos administrativos.

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 Mantenerse informado de la situación de la empresa.  Coordinar sus funciones.  Asegurarse de que se están logrando los objetivos establecidos.  Mantener una ejecutoria eficiente.  Determinar si la empresa está operando conforme a las políticas establecidas. (p. 7) El control interno administrativo comprende el plan de organización y todos los procedimientos y métodos relacionados con la eficiencia de la empresa, por ende representa un control general que debe implementarse para que una empresa alcance sus planes y objetivos, ya que puede conducir a una administración participativa y ser un medio aceptable.

3.2.2.5.2. Control interno contable.

Estupiñan (2012) menciona que como consecuencia del control administrativo sobre el sistema de información surge como un instrumento, el control interno contable, que tiene como objetivos los siguientes:  Que todas las operaciones se registren oportunamente, por el importe correcto, en las cuentas apropiadas y en el período contable en que se llevan a cabo, con el objeto de permitir la preparación de los estados financieros.  Que todo lo contabilizado exista y que lo que exista esté contabilizado, investigando cualquier diferencia aplicar una apropiada acción correctiva.  Que las operaciones se realicen de acuerdo con las autorizaciones generales y específicas de la administración. (pp. 7-8) Por tanto, este tipo de control contribuye a un mejor entendimiento de los sucesos económicos en cuanto estos afectan a las organizaciones. Este tipo de control garantiza información financiera y contable, ayuda a cumplir con los objetivos de rentabilidad y operativos y a su vez transmitir las políticas de gestión dentro de la organización.

3.2.2.6.

Herramientas para la evaluación del control interno.

Para la evaluación del control interno se utilizan diversas técnicas, las mismas que permiten obtener beneficios de una manera particular, por lo tanto es necesario tener en cuenta que no debe limitarse la utilización de una o dos de ellas, por lo que es permitido la combinación de dichas herramientas para obtener un mayor grado de confiabilidad del trabajo y será necesario la utilización de varias herramientas para la evaluación del control interno.

13 Tabla 1.

Herramientas para la evaluación del control interno HERRAMIENTAS CONCEPTO Son descripciones narrativas de los procedimientos empleados en las diversas áreas Memorandos

de la empresa, que se reflejan en un documento escrito por el auditor. Por ser de difícil aplicación en grandes empresas con complejos sistemas administrativos, suelen utilizarse como complemento de otras técnicas.

Son diseños gráficos utilizados para mostrar de forma esquemática la organización y

Flujogramas

el sistema administrativo. Constituyen un método para describir gráficamente los principales procedimientos de control interno.

Indagaciones ante la dirección y otras personas

Se pueden obtener evidencias de auditoria relevante mediante una combinación de investigaciones y otros procedimientos de valoración del riesgo, tales como la corroboración de la información resultante de indagaciones mediante la observación o la inspección de documentos.

Las indagaciones pueden realizarse mediante cuestionarios o test de evaluación del

Cuestionarios de control interno

control interno, que normalmente son bastante extensos. En dichos cuestionarios, divididos por áreas que abarcan toda la actividad de la entidad, se inquiere de forma precisa el funcionamiento de la misma y tienen una gran importancia, cuando el primer lugar dentro de las técnicas de evaluación de control interno.

La observación y la inspección pueden dar soporte a las indagaciones ante la

Observación e inspección

dirección y ante otros departamentos, y pueden proporcionar información acerca de la entidad y su entorno. Dichos procedimientos incluyen la revisión de las operaciones de la entidad, documentos, registros y manuales de control interno, informes preparados para la dirección. (Larriba, 2015, pp. 356-357)

Nota: Adaptado de “Auditoría de cuentas anuales (1)” por A. Larriba, 2015, pp.351-357.

3.2.3. COSO ERM o COSO II. Es un proceso efectuado por la junta de directores, la administración y otro personal de la entidad, aplicando en la definición de la estrategia y a través del emprendimiento, diseñado para identificar los eventos potenciales que pueden afectar la entidad, y para administrar los riesgos que se encuentran dentro de su apetito por el riesgo, para proveer seguridad razonable en relación con el logro del objetivo de la entidad. (Estupiñan, 2012, p. 66)

El COSO ERM es un proceso efectuado por la gerencia o director de una empresa y por los demás miembros de la empresa a lo largo de la organización, este modelo está diseñado para identificar eventos potenciales que puedan afectar a la empresa, a su vez proveer una garantía razonable en el logro de los objetivos.

3.2.3.1. Componentes del COSO ERM Según Estupiñan, (2012) manifiesta que los componentes del COSO ERM son los siguientes:

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3.2.3.1.1. Ambiente de control.

Es el fundamento de todos los otros componentes del COSO ERM, creando disciplina y organización adecuadamente la estructura empresarial, determinando las estrategias y los objetivos, como también estructurando las actividades del negocio e identificando, valorando y actuando sobre los riesgos. (p. 68) Este componente abarca las acciones de directores y administración respecto al sistema de control interno y su importancia, por ende la empresa debe establecer como el personal de la empresa percibe y actúa frente a los posibles riesgos, además de abarcar la filosofía, e implantar valores éticos y de conducta que se espera de cada uno de los integrantes de la organización, durante el desempeño de sus actividades.

3.2.3.1.2. Establecimiento de objetivos.

Dentro del contexto de la misión y visión, se establecen objetivos estratégicos, selecciona estrategias y establece objetivos relacionados, alineados y vinculados con la estrategia, así como los relacionados con las operaciones que aportan efectividad y eficiencia de las actividades operativas, ayudando a la efectividad en la presentación de reportes o informes internos y externos (financiera y no financiera), como la de cumplir con las leyes y regulaciones aplicables y de sus procedimientos internos determinados. (p. 68)

Dentro de este componente la empresa debe contar con una meta clara la misma que debe estar alineada a la misión y visión, teniendo en cuenta que da decisión que tomen representa un riego el mismo que debe ser previsto por la entidad; es importante definir los objetivos para que la empresa prevenga los riesgos y pueda tener una respuesta inmediata a los riesgos que puedan existir.

3.2.3.1.3. Identificación de eventos.

Comprende una combinación de técnicas vinculadas con herramientas de apoyo, como la identificación de eventos pasados y futuros. Las técnicas que se centran en las planeaciones consideran asuntos como cambios demográficos, mercado nuevo y acciones de los competidores. Potencialmente los eventos tienen un impacto negativo, positivo o de ambos, representando los primeros riesgos inmediatos, mediato o de largo plazo, los cuales deben ser evaluados dentro del COSO ERM. (p. 69)

Deben identificarse los eventos potenciales que de ocurrir pueden afectar los objetivos establecidos a la organización, se debe determinar si estos llegan a ser oportunos o si pueden afectar de manera negativa a la capacidad de la empresa para posteriormente implementar estrategias, existen eventos que representan riesgos y eventos que representan oportunidades.

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3.2.3.1.4. Valoración de riesgos.

Le permite a una entidad considerar como los eventos potenciales pueden afectar el logro de los objetivos. La gerencia valora los eventos bajo las perspectivas de probabilidad (la posibilidad de que ocurra un evento) e impacto (su efecto debido a su ocurrencia), con base en datos pasados internos (pueden considerarse de carácter subjetivo) y externos (son más objetivos). (69)

“La valoración del riesgo es la identificación y el análisis de los riesgos relevantes para el logro de los objetivos, constituyendo una base para determinar cómo se deben administrar los riesgos” (Mantilla, 2012). Por tal motivo la evaluación de riesgos es una tarea que debe ser llevada a cabo por personas que sean designadas por la dirección de la empresa y que tengan la formación necesaria, dicha actividad debe ser realizada con la participación del personal que está expuesto a los riesgos.

3.2.3.1.5. Respuesta al riesgo.

Identifica y evalúa las posibles respuestas de los riesgos y considera su efecto en la probabilidad y el impacto. Evalúa las opciones en relación con apetito de riesgo en la entidad, el costo y su beneficio de la respuesta a los riesgos potenciales, y el grado que más reporte las posibilidades de riesgo. Las respuestas al riesgo caen dentro de las categorías de evitar, reducir, compartir y aceptar el riesgo. (p. 70)

La respuesta al riesgo presenta cuatro categorías que son: evitar, reducir, compartir y aceptar; es el proceso en el que se desarrollan acciones para mejorar las oportunidades y reducir las amenazas a los objetivos planteados por la empresa. La respuesta al riesgo debe ser evaluada por la gerencia y se debe establecer la respuesta al riesgo más adecuada para cada situación de la empresa y el beneficio de este proceso es abordar los riesgos en función de su prioridad.

3.2.3.1.6. Actividades de control Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que las directivas administrativas se lleven a cabo. Ayudan a asegurar que tomen las acciones necesarias para orientar los riesgos hacia la consecución de los objetivos de la entidad.

(Mantilla, 2012, p. 5)

Son políticas y procedimientos que ayudan a asegurar que se están ejecutando de manera apropiada las respuestas al riesgo, hacen parte del proceso mediante el cual una empresa intenta lograr sus objetivos de negocio (Estupiñan, 2012). Se clasifican en controles generales que representan la infraestructura de la tecnología y los controles aplicables aseguran complejidad, exactitud, autorización y validez de la base de datos.

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Son acciones o actividades establecidas a través de políticas y procedimientos que ayudan a garantizar que se lleven a cabo todas las instrucciones ordenadas por la gerencia, para mitigar riesgos que dificultan el logro de los objetivos establecidos por la empresa.

3.2.3.1.7. Información y comunicación Según Mantilla, (2012) Debe identificarse, captarse y comunicarse información pertinente en una forma y en un tiempo que les permita a los empleados cumplir con sus responsabilidades.

Los sistemas de información producen reportes, contienen información operacional, financiera y relacionada con el cumplimiento, que hace posible operar y controlar el negocio. ( p. 5) Identifica, captura y comunica información de fuentes internas y externas, en una forma y en una franja de tiempo que le permita al personal llevar a cabo sus responsabilidades. La comunicación efectiva también ocurre en un sentido amplio, hacia abajo o a través y hacia arriba en la entidad. En todos los niveles, se requiere información para identificar, valorar y responder a los riesgos, así como para operar y lograr los objetivos. (Estupiñan, 2012, p. 70)

Este componente es de vital importancia y hace referencia la forma en el que las diversas áreas de una organización identifican e intercambian información. Es necesario que este componente fluya ya que ayuda a que la entidad lleve a cabo las responsabilidades del control interno y cumplir con los objetivos planteados por la organización.

3.2.3.1.8. Monitoreo (Ongoing) Según Mantilla (2012) afirma que el monitoreo “debe monitorearse el proceso total, y considerarse como necesario hacer modificaciones, de esta manera el sistema puede reaccionar dinámicamente, cambiando a medida que las condiciones lo justifiquen” (pág. 6).

Es un proceso que valora tanto la presencia como el funcionamiento de sus componentes y la calidad de su desempeño en el tiempo. Se puede realizar mediante actividades de ongoing o a través de evaluaciones separadas, las dos aseguran que la administración de riesgo continua aplicándose en todos los niveles y a través de una evaluación continua y periódica que hace la gerencia de la eficacia y operación de la estructura del control interno. (Estupiñan, 2012, p. 70)

Este componente se refiere a la revisión o evaluación de la calidad del control interno, es importante mantener un monitoreo del control interno ya que nos ayuda a determinar si se está operando de la mejor manera y de la forma esperada, además permite realizar modificaciones. Las actividades de monitoreo incluyen actividades de supervisión, las mismas que son de forma permanente y realizadas por un encargado.

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3.2.4. Normas relacionadas con el control interno 3.2.4.1. Norma 3: El uso de los cuestionarios de Control Interno El personal profesional de la firma debe considerar que la resolución de los cuestionarios de evaluación es una actividad exclusiva del auditor. Bajo ninguna circunstancia se admite entregar los cuestionarios al cliente, para que este los responda, ni como recurso para levantar información sobre estructuras, ni como complemento de dicha evaluación.

Los cuestionarios de evaluación deben ser respondidos por el auditor después de finalizar la etapa de verificación de la estructura o los sistemas de control interno, en consecuencia, tiene la plena certeza de que:  Se han cubierto todos los aspectos esenciales relativos a la estructura o al flujo de las transacciones en el área de examen.  Se han ratificado la autenticidad de la información contenida en las gráficas de flujo o en las descripciones narrativas preparadas durante el estudio del control interno.  Se tiene evidencia suficiente de dicha ratificación en nuestros papeles de trabajo.

(Sánchez G. , 2006, p. 15) 3.2.4.2. NIA 6: Evaluación de riesgo y control interno.

Según la NIA 6 sección 400, establece normas y proporcionar lineamientos para obtener una comprensión de los sistemas de contabilidad y de control interno y sobre el riesgo de auditoría y sus componentes. El auditor deberá obtener una comprensión de los sistemas de contabilidad y de control interno suficiente para planear la auditoría y desarrollar un enfoque de auditoría efectivo. El auditor debería usar juicio profesional para evaluar el riesgo de auditoría y diseñar los procedimientos de auditoría para asegurar que el riesgo se reduce a un nivel aceptablemente bajo.

3.2.4.2.1. Riesgo de auditoria.

Es el riesgo de que el auditor de una opinión de auditoria inapropiado cuando los estados financieros están elaborados en forma errónea de una manera importante. El riesgo de auditoria tienen tres componentes: riesgo inherente, riesgo de control y riesgo de detección.

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3.2.4.2.2. Riesgo inherente.

Es la susceptibilidad del saldo de una cuenta o clase de transacciones a una exposición errónea que pudiera ser de importancia relativa, individualmente o cuando se agrega con exposiciones erróneas en otras cuentas o clases, asumiendo que no hubo controles internos relacionados.

3.2.4.2.3. Riesgo de control.

Es el riesgo de una representación errónea que pudiera ocurrir en el saldo de cuentas o clase de transacciones y que pudiera ser de importancia relativa individualmente o cuando se agrega con representaciones erróneas en otros saldos o clases, no sea prevenido o detectado y corregido con oportunidad por los sistemas de contabilidad y de control interno.

3.2.4.2.4. Riesgo de detección.

Es el riesgo de que los procedimientos sustantivos de un auditor no detecten una representación errónea que existe en un saldo de una cuenta o clase de transacciones que podría ser de importancia relativa, individualmente o cuando se agrega con representaciones erróneas en otros saldos o clases.

3.2.4.3. NIA 315: Identificación y valoración de los riesgos de incorrección material.

Esta norma trata de la responsabilidad que tiene el auditor de identificar y valorar los riesgos de incorrección material, debida a fraudes o error, tanto en los estados financieros como en las afirmaciones, mediante el conocimiento de la entidad y su entorno, incluido su control interno, con la finalidad de proporcionar una base para diseñar e implementar respuestas a los riesgos valorados de incorrección material.

3.2.4.4. NIC 2: Inventarios.

Según la (NIC 2) los inventarios son activos: (NIC 2. Inventarios) 

Mantenidos para ser vendidos en el curso normal de la operación; son activos:



En proceso de producción con vistas a esa venta; o



En forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de producción o en la prestación de servicios.

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3.2.5. Inventarios 3.2.5.1. Definición Para Díaz (2011) los inventarios están representados por aquellos bienes físicos destinados a la venta en el curso normal de los negocios, así como aquellos que se encuentran en proceso de producción o que se utilizarán en la producción de otros que se van a vender, sean o no fabricados por la empresa. (p. 136) Es el conjunto de mercancías y materias primas o materiales cuya transformación y venta constituyen el objeto principal de la de la empresa. Dentro de las empresas comerciales, los inventarios están constituidos por mercancías que adquieren para ser vendidas en simple labor de intermediarios.

Se cargan por las compras y se acreditan por las ventas (Mendívil, 2010). Es decir el inventario

representa uno de los aspectos más importantes para una buena administración y gestión de una organización, debido a que gracias a ello podemos conocer la situación real de la empresa.

Cabe recalcar que el inventario abarca todos los productos y materias primas que posee la empresa y que son potenciales para realizar futuras ventas y que proporcione beneficios económicos a la organización.

3.2.5.2. Importancia de los inventarios Los inventarios representan uno de los principales recursos de que dispone una entidad comercial o industrial. Es importante tener un adecuado abastecimiento de inventarios, pues de ellos dependen las actividades primarias para las que se constituyó la organización, es decir, las operaciones de compraventa que concluirán en utilidades y proporcionaran flujos de efectivo, con lo que se reiniciara el ciclo financiero a corto plazo.

Los inventarios son la base primordial para de la actividad comercial a la que se dedica, los mismos que corresponden al activo principales de la empresa por lo que deben ser manejados de maneja efectiva.

3.2.5.3. Objetivos de los inventarios Los objetivos según el autor Mendívil (2010) son:  Verificar su existencia física. Es decir, que en realidad existen materiales y mercancías con importe igual al saldo de las cuentas relativas.  Valuación. Verificar que dichas existencias se hayan valuado por métodos aceptables contablemente, aplicados de forma consistente y que se hayan establecido los castigos necesarios para descubrir el costo de los inventarios defectuosos.

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 Corrección aritmética. Las unidades en existencia multiplicadas por los valores unitarios asignados arrojen efectivamente el importe total que muestren.  Limitación de la propiedad. Cerciorarse de que no existan gravámenes u otros compromisos que limiten el uso o venta irrestricta de los inventarios. (p. 85) 3.2.5.4. Ciclo de inventario Sánchez & Alvarado (2014) afirman que el ciclo de inventarios corresponde a las existencias recibidas e incorporadas en las bodegas de la empresa, hasta que se realice su venta.

Este ciclo es el más importante debido a la relación directa con el ciclo de ingreso y de pagos.

3.2.5.4.1. Proceso de órdenes de compra.

El ciclo de inventario comienza con la adquisición de materias primas para la producción. Si las compras de inventarios se relacionan con la materia prima para un fabricante o con productos terminados para un vendedor al detalle, es esencial que se conserven controles adecuados sobre las compras. Las requisiciones de compra se utilizan para solicitar que el departamento de compras coloque órdenes para artículos de inventarios. (Arens, Elder, & Beasley, 2007, p. 638)

Las órdenes de compras son un documento emitido por el departamento de compras para pedir mercadería a los proveedores; el mismo que detalla la cantidad de producto que se desea. Se inician las debidas órdenes de compra a partir de un conteo periódico de inventarios realizado por el encargado de esta área, con el fin de abastecer a la empresa de mercadería.

3.2.5.4.2. Recepción.

Los materiales recibidos se deben inspeccionar en cantidad y calidad. El departamento de recepción prepara un informe de recepción que se convierte en parte de la documentación necesaria antes de efectuarse el pago. Después de la inspección, el material se envía al almacén, y los documentos de recepción o notificaciones electrónicas de recepción de productos generalmente se envían al departamento de compras, al almacén y al departamento de cuentas por pagar. El control y rendiciones de cuentas son necesarios para todas las transferencias.

(Arens, Elder, & Beasley, 2007, p. 638)

La recepción hace referencia en que las organizaciones cuentan con una persona encargada de recibir la mercadería y verificar la cantidad y estado del envió, la misma que está encaminada a conseguir que la mercadería recibida coincida con los documentos de pedido. En ocasiones cuando el proveedor es nuevo y se recibe mercadería es importante que el encargado de la recepción tome nuestras del pedido, este consiste en abrir el empaque e inspeccionar el contenido del mismo.

21

3.2.5.4.3. Almacenamiento.

A medida que el departamento de producción termina los productos, estos se depositan en el almacén en espera de su embarque. En compañías con buenos controles internos, los productos terminados se guardan bajo controles físicos en un área de acceso limitado. (Arens, Elder, & Beasley, 2007, p. 640)

La empresa destina un lugar en bodega para ubicar de manera ordenada la mercadería, por lo tanto, se trata de establecer espacios adecuados que de tal forma solo se puedan colocar mercancías de una misma referencia. El mismo tiene la misión de mantener en condiciones óptimas la mercadería que llega al establecimiento.

3.2.5.4.4. Embarque.

“El embarque de artículos terminados es parte integral del ciclo de venta y cobranza.

Cualquier embarque o transferencia de productos terminados debe ser autorizado por medio de un documento de embarque debidamente aprobado” (Arens, Elder, & Beasley, 2007). Una vez realizada la venta, el producto es transportado al punto de venta donde debe ser controlada de forma adecuada para no ocasionar ningún tipo de improviso al momento de trasladar la mercadería.

3.2.5.5. Stock Por lo tanto el stock se refiere a la cantidad o nivel de mercadería almacenada con el que cuenta la empresa, esperando ser utilizado o vendido, dentro de la empresa el stock son los productos de consumo masivo o primera necesidad. Como lo menciona Suárez, (2012) es el conjunto de materiales y artículos que se almacenan, tanto aquellos que son necesarios para el proceso productivo como los destinados para la venta.

La finalidad del stock es responder a la demanda que es un factor difícil de predecir, no obstante, el mismo trae desventajas ya que la existencia de stock exagerados es un riesgo por lo que puede generar pérdidas de capital, es por ende que la gestión de stocks comprende la gestión de todos los elementos relacionados con el almacenamiento de productos.

3.2.5.5.1. Importancia de la gestión de stock La gestión de stock está relacionada con los costes que supone su tenencia y con el impacto directo que genera en los resultados de la empresa (Suárez, 2012). Por lo tanto el nivel de stock no debe ser demasiado alto, ni bajo; por lo que puede ocasionar perdidas en los ingresos y en las ventas, siendo necesario un sistema de control de inventarios adecuado.

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3.2.5.6. Control interno de inventarios Tabla 2.

Control interno

CONTROLES El control interno según Díaz (2011) se debe empezar en cuanto se reciben los artículos, por lo que no solo debe importar su registro, sino también se debe tomar en cuenta otros controles relacionados con medidas de seguridad:

Según Mendívil (2010) afirma que para mantener un eficiente control interno se debe tener en cuenta lo siguiente:

 Ubicar adecuadamente la mercadería para evitar daños, robos y facilitar el acceso a las personas responsables de su manejo  Permitir el acceso al área de bodega sólo a personas autorizadas.  Controlar la rotación de los artículos para evitar su deterioro u obsolescencia.  Realizar inventarios selectivos de los productos de mayor valor, mayor rotación y en otros casos de los de muy baja rotación para verificar su estado.  Utilizar salidas de almacén debidamente autorizadas para el retiro de mercadería.  Debe existir una adecuada separación de labores.  Debe existir un almacenista responsable de los movimientos y la existencia de productos.  Debe existir un sistema de inventarios perpetuo.  Deben efectuarse inventarios físicos, por lo menos una vez al año.  Debe hacerse una comparación periódica de auxiliares contra mayores y existencias físicas y registrar contablemente las diferencias.  Deben investigarse periódicamente los registros con saldos rojos y proceder a su cancelación.  Debe haber un procedimiento de verificación de facturas antes de su pago o registro.  Deben existir seguros adecuados para cubrir riesgos en los inventarios.

Nota: Adaptado de “Contabilidad General” por H. Díaz, 2011, y “Elementos de auditoría” por V. Mendívil, 2010.

3.2.5.7. Procedimientos en el control de inventarios Mendívil (2010) menciona los siguientes procedimientos que se deben aplicar en el control de los inventarios. a) Inspección de la toma física de inventarios b) Confirmación de material en poder de terceros c) Estudio de la valuación  Verificación de los precios de compra  Examen del sistema de costos  Comparación contra precios de venta  Estudio de material de lento movimiento u obsoleto d) Verificación de operaciones aritméticas e) Revisión de las cifras actualizadas.

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3.2.5.8. Control de inventarios Según Bravo (2011) este control comprende el establecimiento de tres niveles de existencias: Tabla 3.

Niveles de existencias EXISTENCIA

Existencia máxima

Existencia mínima

Existencias críticas

DEFINICIÓN

Es la cantidad que la empresa debe mantener en stock, con el fin de cubrir eventuales deficiencias en los suministros. Se determina considerando la demanda, consumo o venta máxima y el tiempo de reposición.

Es el nivel mínimo de stock que debe permanecer en existencias para satisfacer a los clientes en la empresa comercial o para que los procesos productivos no se interrumpan en el caso de las empresas manufactureras.

Es el nivel más bajo al que puede llegar el stock o inventario en el caso que fallen los suministros normales de los proveedores. Si se llega a este nivel la empresa debe establecer mecanismos extraordinarios o especiales de compra para atender adecuadamente a los clientes.

CAUSA     

Dinero sin movimiento Capital de trabajo sin retorno Costos y gastos de bodegaje Mercadería obsoleta Riesgo de vencimiento, caducidad.

 Pérdida de clientes  Disminución de las ventas  Disminución de las utilidades  Atenta a su liquidez  Problemas  Riesgos declarados  Peligro

Nota: Adaptado de “Contabilidad general” por M. Bravo, 2011.

3.2.5.9. Sistemas de inventarios Según Díaz (2011) existen dos sistemas que proporcionan toda una estructura para la contabilización de los inventarios: 3.2.5.9.1. Sistema de cuenta múltiple o inventario periódico.

Este sistema es recomendado para empresas como supermercados, ferreterías, farmacias, tiendas de abarrotes y otros negocios en los cuales el volumen de ventas de productos cuyos precios unitarios relativamente bajos es muy grande cada día, lo que dificulta la consulta del valor de costo de dichos bienes. (Díaz, 2011)

Según Zapata (2011) menciona que el eso de este sistema es cada vez más limitado, por lo que se obtendrá de la bodega, tomando físicamente el inventario y valorando al último precio de costo o el de mercado, el menor. Para poder determinar el valor del costo de la mercadería vendida se necesita tener información sobre el valor del inventario inicial y el costo de las compras. Para la toma física de los inventarios es necesario contar toda la mercadería disponible en las bodegas, una vez contabilizada toda la mercadería se procederá a valorizar tomando en cuenta el precio de compra.

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3.2.5.9.2. Sistema de cuenta permanente o inventario perpetuo.

“Este es el sistema apropiado a las necesidades de control e información, que por sus ventajas se ha posicionado en empresas comerciales, industriales y de servicio” (Zapata, 2011).

Este método es utilizado por empresas que venden mercaderías con precios relativamente altos, como almacenes de electrodomésticos, almacenes de prendas de vestir o empresas que venden materiales de construcción. En este sistema no es necesario esperar la terminación del periodo para determinar el saldo de la cuenta mercaderías, pues permite llevar el control contable individual de los artículos que se compran y venden. (Díaz, 2011)

Este sistema permite a la empresa mantener un registro continuo para cada uno de los artículos existentes dentro de inventario, por lo tanto los registros permiten determinar el inventario disponible; lo que le garantiza un alto grado de control a la empresa, para conocer el costo de su inventario final y el costo de la mercadería vendida.

3.2.5.10. Métodos de asignación de valor.

Los métodos de valoración del inventario son técnicas contables que se usan para valorar en términos económicos a los inventarios, dichas técnicas llegan a ser un procedimiento importante cuando el precio unitario de compra es diferente. Como lo menciona Rey, (2014) para valorar los articulos que salen del almacen para ser utilizados en el proceso productivo o para ser vendidos existen diferentes sistemas o criterios, los mismos que son: 



FIFO (First In First Out): lo primero en entrar es lo primero en salir, esto significa que las cantidades de un artículo que salen del almacén se van valorando al precio de compra de las primeras entradas. Lo que queda en el almacén al final del ejercicio estará valorado al precio de lo ultimo que se adquirió.

Precio medio ponderado: se trata de valorar todas las existencias de un articulo en el almacen al mismo precio medio. Cuando se hace nueva compra, se calcula el precio medio entre las existencias que habia y la compra realizada, todas las existencias quedan valoradas al precio medio resultante, que está ponderado por las cantidades mezcladas. (p. 123)

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4. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN En el proceso de elaboración del trabajo de titulación se llevó a cabo varios métodos de investigación, los mismos que permitieron adquirir información sobre las funciones, actividades y procesos que se presentan dentro de la empresa Super Sav de la ciudad de Santo Domingo; permitiendo identificar las herramientas idóneas para dar solución a los problemas existentes.

4.1. Enfoque / Diseño / Tipo de investigación 4.1.1. Enfoque Enfoque cuantitativo usa la recolección de datos para probar hipótesis, con base en la medición numérica y el análisis estadístico, para establecer patrones de comportamiento y probar teorías. Por otro lado, el enfoque cualitativo utiliza la recolección de datos sin medición numérica para descubrir o afinar preguntas de investigación en el proceso. (Hernández, Fernández, & Baptista, 2014, pp. 4-7) El proyecto de titulación se realizó bajo el enfoque mixto, el mismo que combina el enfoque cualitativo y el cuantitativo; pues se aplicaron técnicas cualitativas en el levantamiento de información, tales como son la entrevista, la observación directa de los procesos y técnicas cuantitativas en la tabulación de las encuestas realizada tanto al personal, proveedores y clientes de la empresa Super Sav. 4.1.2. Diseño La investigación no experimental se define como el “Estudios que se realizan sin la manipulación deliberada de variables y en los que solo se observan los fenómenos en su ambiente natural para después analizarlos, sin manipular de forma intencional las variables (Hernández et al., 2014).

Para esta investigación se utilizó un diseño no experimental ya que se observa situaciones ya existentes, no provocadas intencionalmente en la investigación por quien la realiza. En este tipo de investigación las variables independientes ocurren y no es posible manipularlas ni influir en ellas.

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4.1.3. Tipo de investigaciĂłn Los estudios descriptivos buscan especificar las propiedades, las caracterĂ­sticas de individuos y los perfiles de personas, grupos, comunidades, procesos, objeto o cualquier otro fenĂłmeno que se someta a un anĂĄlisis; es decir, su Ăşnico objetivo es recopilar informaciĂłn sobre las variables estudiadas (HernĂĄndez et al., 2014).

La investigaciĂłn fue descriptiva debido a que se detallĂł la situaciĂłn actual de la empresa y los procedimientos que se llevaron a cabo para identificar y registrar el ingreso, almacenamiento y salida de la mercaderĂ­a y asĂ­ aplicar un anĂĄlisis de la informaciĂłn recolectada para llevar a cabo una propuesta de mejoras en el control de inventarios.

4.2. PoblaciĂłn / Muestra 4.2.1. PoblaciĂłn Para HernĂĄndez, FernĂĄndez, & Baptista (2014) “la poblaciĂłn es un conjunto de todos los casos que concuerdan con determinadas especificacionesâ€?.

La poblaciĂłn objetivo de esta investigaciĂłn estarĂĄ constituida por la propietaria, trabajadores, contador, clientes fijos y proveedores de la empresa Super Sav. Tabla 4.

PoblaciĂłn POBLACIĂ“N

NĂšMERO

Propietario Trabajadores Contador Clientes fijos Proveedores TOTAL

1 5 1 32 70 109

Fuente: Gerencia de la empresa Super Sav.

4.2.2. Muestra Se define a la muestra con un “subgrupo de la poblaciĂłn en el que todos los elementos tienen la misma posibilidad de ser elegidosâ€? (HernĂĄndez et al., 2014). La fĂłrmula para el cĂĄlculo del tamaĂąo de la muestra cuando se conoce el tamaĂąo de la poblaciĂłn es la siguiente: FĂłrmula: đ?‘›=

đ?‘?2 đ?‘ƒ ∗ đ?‘„ ∗ đ?‘ đ?‘?2 đ?‘ƒ ∗ đ?‘„ + đ?‘ ∗ đ?‘’ 2

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Datos: PoblaciĂłn (N) = 109 Nivel de confianza (Z2) = 1.96 (0,95%) Margen de error (e) = 0.05 Probabilidad de ĂŠxito (P) = 0.50 Probabilidad de fracaso (Q) = 0.50 (1,96)2 (0,50)(0,50) ∗ 109 đ?‘›= (1,96)2 (0,50)(0,50) + 109(0,05)2 đ?‘›=

104.6836 = 85 đ?‘’đ?‘›đ?‘?đ?‘˘đ?‘’đ?‘ đ?‘Ąđ?‘Žđ?‘ 0.9604 + 0.2725

Para el trabajo de investigaciĂłn en la empresa Super Sav, el cĂĄlculo de la muestra fue seleccionado mediante la aplicaciĂłn de la fĂłrmula, dando como resultado 85; de las cuales 83 fueron encuestas aplicadas a trabajadores, proveedores y clientes fijos y 2 fueron entrevistas aplicadas a la gerente y al contador.

Tabla 5.

RelaciĂłn

POBLACIĂ“N

NĂšMERO

APLICAR

Propietario Empleados Contador Clientes fijos Proveedores TOTAL Muestra Porcentaje

1 5 1 32 70 109 85 78%

1 5 1 24 54 85

Fuente: Gerencia de la empresa Super Sav. Elaborado por: Vivanco, D.

đ?‘›=

85 ∗ 100 = 78% 109

Para determinar la aplicaciĂłn de la muestra se hizo una relaciĂłn entre la muestra y el total de la poblaciĂłn dando un porcentaje de 78%. Dicho porcentaje se aplicĂł para cada uno de los integrantes de la poblaciĂłn, dando como resultado el mismo de la muestra.

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4.3. OperacionalizaciĂłn de las variables o categorĂ­as Tabla 6.

Variables TIPO DE VARIABLE

DEFINICIĂ“N El inventario representa una de las inversiones mĂĄs importantes de las empresas con relaciĂłn al resto de sus activos, ya que son fundamentales para las ventas e indispensables para la optimizaciĂłn de las utilidades.

Dependiente Control de inventarios

Mediante el proceso de adquisiciĂłn o compra las empresas logran abastecerse de productos y poder desarrollar su actividad.

A medida que el departamento de producciĂłn termina los productos, estos se depositan en el almacĂŠn en espera de su embarque.

(Arens, Elder, & Beasley, 2007, pĂĄg. 640) Personal en todos los niveles, con la aptitud, capacitaciĂłn y experiencia requerida para cumplir con sus obligaciones.

Un sistema adecuado para la autorizaciĂłn de transacciones y procedimientos seguros para registrar sus resultados.

Actividades establecidas a travĂŠs de polĂ­ticas y procedimientos que garanticen las operaciones ordenadas por la gerencia.

Fuente: InvestigaciĂłn propia.

Elaborado por: Vivanco, Daniela.

Independiente EvaluaciĂłn del Sistema de Control interno

DIMENSIĂ“N OPERACIONAL

Inventarios

INDICADOR

DESARROLLO DEL INDICADOR

RotaciĂłn de inventarios

đ?‘‰đ?‘’đ?‘›đ?‘Ąđ?‘Žđ?‘ đ?‘›đ?‘’đ?‘Ąđ?‘Žđ?‘ đ??śđ?‘œđ?‘ đ?‘Ąđ?‘œ đ?‘‘đ?‘’ đ?‘™đ?‘œđ?‘ đ?‘–đ?‘›đ?‘Łđ?‘’đ?‘›đ?‘Ąđ?‘Žđ?‘&#x;đ?‘–đ?‘œđ?‘

DuraciĂłn de los inventarios

đ??ź. đ??šđ?‘–đ?‘›đ?‘Žđ?‘™ ∗ 30 đ?‘‘Ă­đ?‘Žđ?‘ đ?‘‰đ?‘’đ?‘›đ?‘Ąđ?‘Žđ?‘ đ?‘?đ?‘&#x;đ?‘œđ?‘šđ?‘’đ?‘‘đ?‘–đ?‘œ

Vejez del inventario

AdquisiciĂłn

AdquisiciĂłn de recursos

đ?‘ˆ. đ?‘Žđ?‘?đ?‘ đ?‘œđ?‘™đ?‘˘đ?‘Ąđ?‘Žđ?‘ + đ?‘‘đ?‘ŽĂąđ?‘Žđ?‘‘đ?‘Žđ?‘ + đ?‘Łđ?‘’đ?‘›đ?‘?đ?‘–đ?‘‘đ?‘Žđ?‘ đ?‘ˆđ?‘›đ?‘–đ?‘‘đ?‘Žđ?‘‘đ?‘’đ?‘ đ?‘‘đ?‘–đ?‘ đ?‘?đ?‘œđ?‘›đ?‘–đ?‘?đ?‘™đ?‘’đ?‘ đ?‘’đ?‘› đ?‘–đ?‘›đ?‘Łđ?‘’đ?‘›đ?‘Ąđ?‘Žđ?‘&#x;đ?‘–đ?‘œ

đ??´đ?‘‘đ?‘žđ?‘˘đ?‘–đ?‘ đ?‘–đ?‘?đ?‘–đ?‘œđ?‘›đ?‘’đ?‘ đ?‘&#x;đ?‘’đ?‘Žđ?‘™đ?‘–đ?‘§đ?‘Žđ?‘‘đ?‘Žđ?‘ đ??´đ?‘‘đ?‘žđ?‘˘đ?‘–đ?‘ đ?‘–đ?‘?đ?‘–đ?‘œđ?‘›đ?‘’đ?‘ đ?‘?đ?‘&#x;đ?‘œđ?‘”đ?‘&#x;đ?‘Žđ?‘šđ?‘Žđ?‘‘đ?‘Žđ?‘

đ??´đ?‘™đ?‘šđ?‘Žđ?‘?đ?‘’đ?‘›đ?‘’đ?‘ đ?‘?đ?‘&#x;đ?‘œđ?‘?đ?‘–đ?‘œđ?‘ đ?‘‡đ?‘œđ?‘Ąđ?‘Žđ?‘™ đ?‘Žđ?‘™đ?‘šđ?‘Žđ?‘?đ?‘’đ?‘›đ?‘’đ?‘

AlmacĂŠn

Almacenamiento đ??´đ?‘™đ?‘šđ?‘Žđ?‘?đ?‘’đ?‘›đ?‘’đ?‘ đ?‘&#x;đ?‘’đ?‘›đ?‘Ąđ?‘Žđ?‘‘đ?‘œđ?‘ đ?‘‡đ?‘œđ?‘Ąđ?‘Žđ?‘™ đ?‘Žđ?‘™đ?‘šđ?‘Žđ?‘?đ?‘’đ?‘›đ?‘’đ?‘

đ??¸đ?‘šđ?‘?đ?‘™đ?‘’đ?‘Žđ?‘‘đ?‘œđ?‘ đ?‘‡đ?‘œđ?‘Ąđ?‘Žđ?‘™ đ?‘‘đ?‘’ đ?‘’đ?‘šđ?‘?đ?‘™đ?‘’đ?‘Žđ?‘‘đ?‘œđ?‘

Elementos de personal

Personal

Procedimientos

Procedimientos

đ?‘ƒđ?‘&#x;đ?‘œđ?‘?đ?‘’đ?‘‘đ?‘–đ?‘šđ?‘–đ?‘’đ?‘›đ?‘Ąđ?‘œđ?‘ đ?‘Žđ?‘?đ?‘™đ?‘–đ?‘?đ?‘Žđ?‘‘đ?‘œđ?‘ đ?‘ƒđ?‘&#x;đ?‘œđ?‘?đ?‘’đ?‘‘đ?‘–đ?‘šđ?‘–đ?‘’đ?‘›đ?‘Ąđ?‘œđ?‘ đ?‘‘đ?‘’đ?‘“đ?‘–đ?‘›đ?‘–đ?‘‘đ?‘œđ?‘

Control

Control preventivo

đ??śđ?‘œđ?‘›đ?‘Ąđ?‘&#x;đ?‘œđ?‘™đ?‘’đ?‘ đ?‘?đ?‘&#x;đ?‘’đ?‘Łđ?‘’đ?‘›đ?‘Ąđ?‘–đ?‘Łđ?‘œđ?‘ đ?‘‡đ?‘œđ?‘Ąđ?‘Žđ?‘™ đ?‘‘đ?‘’ đ?‘?đ?‘œđ?‘›đ?‘Ąđ?‘&#x;đ?‘œđ?‘™đ?‘’đ?‘

đ?‘…đ?‘’đ?‘ đ?‘?đ?‘˘đ?‘’đ?‘ đ?‘Ąđ?‘Žđ?‘ đ?‘?đ?‘œđ?‘ đ?‘–đ?‘Ąđ?‘–đ?‘Łđ?‘Žđ?‘ đ?‘‡đ?‘œđ?‘Ąđ?‘Žđ?‘™ đ?‘‘đ?‘’ đ?‘&#x;đ?‘’đ?‘ đ?‘œđ?‘˘đ?‘’đ?‘ đ?‘Ąđ?‘Žđ?‘

4.4. TĂŠcnicas e instrumentos de recogida de datos La recolecciĂłn de los datos de la investigaciĂłn se llevĂł a cabo mediante una entrevista semiestructurada que serĂĄ aplicada al propietario y contador de la empresa Super Sav, ademĂĄs de aplicar encuestas tanto a trabajadores, clientes fijos y proveedores.

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4.4.1. Entrevista Se define como una reunión para conversar e intercambiar información entre una persona y otra. En el último caso podría ser tal vez una pareja o un grupo pequeño como una familia o equipo de manufactura (Hernández et al., 2014). Se realizó una entrevista al propietario y contador de Super Sav de manera que se pueda identificar los procesos o actividades diarias que se presentan en la empresa, además se procederá a entrevistar al personal que está a cargo del inventario, con la finalidad de conocer las funciones y los procesos en los que intervienen.

4.4.2. Encuesta Es una técnica que permite la recolección de datos que proporcionan los individuos de una población, o más comúnmente de una muestra de ella, para identificar sus opiniones, apreciaciones, puntos de vista, mediante la aplicación de cuestionarios, técnicamente diseñados para tal fin. (Niño, 2011) Se utilizó simultáneamente con el cuestionario, mediante la formulación de preguntas

aplicado a los empleados, proveedores y clientes de la empresa, permitió obtener información e identificar la situación actual de la empresa y poder tomar medidas correctivas.

4.4.3. Observación Es una técnica que se aplica frecuentemente como complemento de otras. Se utiliza también para verificar información recogida por otros medios. La observación personal puede abarcar la disposición de los sectores de trabajo, ubicación de equipo y archivos y medios de comunicación (Estupiñan, 2012), Esta técnica se aplicó de forma personal en el área de inventarios, esto

permitirá analizar detalladamente cada uno de los inconvenientes que afectan el control de los inventarios de la empresa Super Sav.

4.5. Técnica de análisis de datos Se utilizó la técnica cualitativa mediante la observación directa de los procesos y actividades que suceden dentro de la organización, además de la entrevista que se le realizará al propietario y contador con el fin de obtener información verídica que permita corroborar los diferentes problemas o irregularidades que se presentan dentro de los inventarios. Mientras que para la técnica cuantitativa se aplicó al momento de analizar los datos obtenidos mediante la tabulación de las encuestas realizadas a los trabajadores, clientes fijos y proveedores, con esta técnica se pretende identificar el desenvolvimiento de la empresa y establecer una propuesta para mejorar el desempeño en el control de los inventarios.

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5. RESULTADOS 5.1. Discusión y análisis de resultados Se aplicó como técnicas e instrumentos de recogida de datos, una entrevista al gerente y contador de la empresa Super Sav; además también se empleó encuestas tanto a trabajadores, clientes y proveedores con el objetivo de identificar como se encuentra el control interno de los inventarios dentro de la organización.

5.1.1. Entrevista realizada a la Gerente Se aplicó una entrevista a la propietaria de la empresa Super Sav, la misma que está compuesta de 18 preguntas abiertas relacionadas con la filosofía, administración y estructura de la organización, a fin de tener un conocimiento más acerca de las políticas, actividades y procedimientos aplicados en la gestión de los inventarios. Ver anexo 3.

5.1.1.1. Análisis de la entrevista a la Gerente La entrevista realizada a la propietaria de la empresa Super Sav recalca la importancia de evaluar el sistema de control de inventarios, de esta manera se pudo confirmar que si existen problemas dentro del manejo de los inventarios como:  La empresa no ha establecido objetivos respecto al monto de dinero para realizar las compras; además, no tienen las políticas y manual ético plasmado en un documento.  La propietaria no ha delegado a una persona para realizar evaluaciones a los procedimientos de control de los inventarios.  La propietaria manifestó que se ajusta el inventario como medida correctiva ante la presentación de anomalías, pero no se rastrean las razones por las cuales se presentaron las diferencias.

Finalmente, la gerente de Super Sav considera que es importante desarrollar y mantener un control eficaz y eficiente dentro de los inventarios, ya que su actividad económica se depende de dicha área, por tanto es consiente que la gestión de los inventarios dentro de la empresa no es la más adecuada.

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5.1.2. Encuesta al Contador Asimismo se realizó una entrevista al contador de la empresa Super Sav, en la misma se emitieron 17 preguntas generales en relación a la valoración, conteo, clasificación y registro de los inventarios; cuyo objetivo fue ampliar un mejor conocimiento del área, una comprensión de los movimientos contables y conocer si la empresa cumple con los principios de contabilidad generalmente aceptadas y las normativas vigentes. Ver anexo 4.

5.1.2.1. Análisis de la entrevista al Contador Dentro de las pequeñas y medianas empresas, independientemente de su naturaleza, tamaño o estructura es particular que exista la falta de organización, formalidad, inexistencia de procedimientos y políticas que sean difundidas y conocidas por los miembros de la organización. Por lo tanto las empresas deben emplear un control interno, que permitirá proporcionar una seguridad razonable en lo que respecta a la efectividad de sus operaciones y confiabilidad de la información financiera, así como el cumplimiento efectivo de la normativa vigente.  La contadora manifestó que se deja constancia de la toma física llevada a cabo, la misma que es presentada a la propietaria.  Para la contadora la empresa no ha podido lograr en su totalidad con un eficaz cumplimiento de los procedimientos, manejo y rotación de sus inventarios, en muchos de los casos esto se debe al control interno que ha venido efectuando la empresa.  Según la contadora, los trabajadores muchas de las veces no realizan sus actividades de manera adecuada respecto al manejo de los inventarios, los mismos tienen conocimiento de las actividades a desarrollar pero no las cumplen a cabalidad.  La contadora afirma que la empresa no presenta un presupuesto para adquirir la mercadería y evitar compras innecesarias.

5.1.3. Encuesta a los Trabajadores A continuación se presentó cada una de las respuestas dadas en la encuesta aplicada a los trabajadores de Super Sav, la encuesta estaba compuesta de preguntas afines con las políticas, actividades, procedimientos y funciones que cumple cada trabajador dentro de la

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gestión de los inventarios con el fin de identificar sus debilidades y en base a ello poder aportar al mejoramiento de la gestión. Ver anexo 5.

5.1.3.1. Análisis de la encuesta a los Trabajadores De acuerdo con las respuestas dadas:  Los trabajadores desconocen en cuanto a políticas, manual de procedimientos y funciones dentro de la empresa  El 80% de los trabajadores manifestaron que no existe un manejo apropiado de los inventarios, esto debido a que no existe una sola persona encargada de los mismos.  No se le informa al encargado o jefe de bodega sobre las compras realizadas; además se manifestó que no se realizan evaluaciones a los procedimientos desarrollados dentro del área de los inventarios.

5.1.4. Encuesta a Clientes También se presentó la tabulación, las cuales fueron desarrolladas por los clientes de Super Sav en las que se planteó preguntas con respecto a la atención, venta y despacho de la mercadería adquirida, esto con el objetivo de saber sobre la eficiencia y eficacia de los trabajadores al momento de desempeñar su labor. Ver anexo 6.

5.1.4.1. Análisis de la encuesta a Clientes De acuerdo con las respuestas presentadas:  El 79.17% de los clientes encuestados afirmaron que durante su permanencia como clientes de la empresa Super Sav los trabajadores han demostrado valores y un buen trato hacia los clientes.  Por otro lado los clientes manifestaron que no tienen conocimiento si la empresa posee políticas con respecto a la devolución de la mercadería.

5.1.5. Encuesta a Proveedores Finalmente, se realizó la tabulación de las encuestas desarrolladas a los proveedores de la empresa, la cual estaba relacionada con los procesos de compra, recepción y el manejo de los inventarios, con el fin de obtener una idea sobre la situación actual de la empresa para adquirir sus productos. Ver anexo 7.

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5.1.5.1. Análisis de la encuesta a Proveedores La encuesta realizada a los proveedores arroja los siguientes resultados:  El 68,52% de los proveedores no tienen conocimiento si la empresa cuenta con políticas para adquirir la mercadería.  Los trabajadores revisan la calidad y el estado de la mercadería al momento de recibirla en un 72.22%, con el fin de evitar problemas posteriores, como es el deterioro de la mercadería.  Los proveedores no cuentan con un presupuesto de compra de la empresa Super Sav; además, manifestaron que no existe un reglamento respecto a los reclamos con relación a la cantidad y calidad de la mercadería, no obstante, los proveedores realizan los debidos cambios o devoluciones.

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5.2. Propuesta de intervención 5.2.1. Levantar información sobre los procesos que se llevan a cabo en el ciclo de inventarios Se debe obtener información suficiente sobre los procedimientos de los diferentes departamentos o áreas que intervienen en el manejo de los inventarios; tanto de compras, almacenamiento y ventas, para lo cual se ha desarrollado un programa de auditoria en el que se detalla cada uno de los objetivos a cumplir.

5.2.1.1. Programa de planificación.

Tabla 7.

Programa de planificación EMPRESA SUPER SAV PROGRAMA DE TRABAJO PARA LA PLANIFICACIÓN DE AUDITORÍA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018 N° 1.

1.1.

1.2

1.3 1.4 1.5 1.6

2.

2.1

FASE 1. PLANIFICACIÓN PROCEDIMIENTO REF. CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA Programe una entrevista con los organizadores de la empresa, se les dará a conocer los motivos de la P.1 auditoría y el procedimiento que se va a realizar.

Recopilar información sobre funciones, leyes, estatutos, políticas o instructivos relacionados con el P.2 funcionamiento de las actividades realizadas por la empresa Super Sav. Recopilar información sobre la estructura P.3 organizacional de la empresa Super Sav. Obtener información sobre el grado de autonomía de P.4 las diferentes áreas de la empresa Identificar restricciones existentes para cada área P.5 Resuma la estructura organizativa de la empresa y de las unidades relacionadas con los inventarios, identificando los principales funcionarios, la ubicación P.6 física de las instalaciones, números telefónicos y cualquier otra información que sea necesaria.

PRINCIPALES ACTIVIDADES Prepare un resumen de las principales actividades que interviene en el ciclo de inventario de la empresa Super Sav: a) Describir los procedimientos que se llevan a cabo en las compras de mercadería en la empresa P.7 Super Sav. b) Realizar el flujograma para las compras de P.8 mercadería en la empresa Super Sav.

FECHA

ELABORADO

26/NOV/2018

DEVJ

26/NOV/2018

DEVJ

26/NOV/2018

DEVJ

27/NOV/2018

DEVJ

27/NOV/2018

DEVJ

27/NOV/2018

DEVJ

28/NOV/2018

DEVJ

28/NOV/2018

35 c)

3.

3.1

4.

Describir los procedimientos que se llevan a cabo en el almacenamiento de la mercadería en la empresa Super Sav. d) Realizar el flujograma para el almacenamiento de la mercadería en la empresa Super Sav. e) Describir los procedimientos que se llevan a cabo en la venta de la mercadería en la empresa Super Sav. f) Realizar el flujograma para las ventas de mercadería en la empresa Super Sav. PRINCIPALES POLÍTICAS Y PRÁCTICAS CONTABLES Identifique las principales políticas y prácticas contables que mantiene Super Sav y detalle cada una de ellas.

GRADO DE CONFIABILIDAD DE LA INFORMACIÓN Califique a su criterio la integridad y confiabilidad de la información producida en la empresa y para esto, verifique: a) Si las áreas que intervienen en las diferentes actividades operativas, administrativas y financieras tienen sus propios jefes y que tengan definidas claramente sus responsabilidades y competencias b) Determine si existen funcionarios responsables de investigar, preparar y aprobar políticas de operación y control de la empresa.

Nota: Programa de planificación.

P.9

28/NOV/2018

DEVJ

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DEVJ

36

5.2.1.1.1. Conocimiento de la empresa.

Tabla 1. P.T. P.1. Conocimiento de la empresa EMPRESA SUPER SAV CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

ELABORADO: DEVJ

P.1

FECHA: 26/NOV/2018

1/2

OBJETIVO: Programar una entrevista con los organizadores de la empresa, se les dará a conocer los motivos de la auditoría y el procedimiento que se va a realizar.

RELEVAMIENTO Siendo las 16:32 se llevó a cabo una entrevista en el despacho de la gerente-propietaria de la empresa Super Sav se expresaron las razones para la evaluación y propuesta de mejora en el control de inventarios, se destacó que uno de los principales motivos es la ausencia de una persona encargada del manejo y custodia de la mercadería almacenada en las bodegas, lo que provoca un ineficaz control de inventarios e inadecuada toma de decisiones.

Para dar a conocer los procedimientos a seguir se elaboró un programa, que detalla cada una de las actividades a desarrollar, las mismas que están respaldadas por un papel de trabajo, además se indicar la fecha y nombre de la persona encargada de realizar la actividad.

Además la gerente nos manifestó que Super Sav es un supermercado con presencia en la provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas, creado por iniciativa de la familia Samaniego Vivanco e implementado en busca del crecimiento y desarrollo económico propio y de la localidad, razón por la cual con mucho esfuerzo se ha logrado ofrecer productos de primera necesidad a los clientes y consumidores de la provincia.

La antes mencionada empresa en la actualidad está ubicada en la calle Ambato y Portoviejo (esquina), ofrece sus productos dentro de la provincia de Santo Domingo y sus alrededores, efectuando ventas al por mayor a sus clientes y consumidores, su visión y misión ha logrado que día a día entreguen los mejores productos dando así una atención al cliente en base al trato amable, la confianza y el respeto hacia los clientes.

Misión Brindar a nuestros clientes una atención con esmero, altos estándares de calidad, a través de mecanismos óptimos y eficientes que permitan ofertar productos con la mejor calidad y precios del mercado.

Visión Ser una empresa reconocida a nivel local y regional, gracias a una gestión empresarial altamente planificada, organizada y efectivo, que nos permitirá ser un referente de economía y calidad en los servicios que ofrecemos.

37

EMPRESA SUPER SAV CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

ELABORADO: DEVJ

P.1

FECHA: 26/NOV/2018

2/2

OBJETIVO: Programar una entrevista con los organizadores de la empresa, se les dará a conocer los motivos de la auditoría y el procedimiento que se va a realizar.

Principios Integridad personal: Todas las personas que laboran en SUPER SAV mantienen una expresión de disciplina, orden, respeto, honestidad y entusiasmo.

Productividad: Nuestro trabajo está enfocado en ser productivos y responsables con todo lo que hacemos para entregar el mejor producto al mercado. Somos gente consciente de que debemos establecer un compromiso social y leal hacia nuestros clientes y consumidores.

Valores Puntualidad: En SUPER SAV nos caracterizamos por tener gente altamente responsable y diligente para hacer las cosas de acuerdo al tiempo entregando, así nuestros clientes estarán cubiertos de sus necesidades y quedarán satisfechos con sus compras.

Respeto: En SUPER SAV trabajamos en base al respeto y reconocimiento a nuestros colaboradores para así lograr un excelente clima laboral con el cliente interno, y que ello sea transmitido obviamente a nuestros clientes externos.

Responsabilidad: Somos gente que hacemos referencia al compromiso con los clientes y consumidores creando así un marco de respeto a la comunidad.

Fuente: Gerente general de la empresa Super Sav.

Elaborado por: Daniela Vivanco

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado P.

38

5.2.1.1.2. Información sobre funciones, leyes, estatutos, políticas o instructivos relacionados con el funcionamiento de las actividades realizadas por la empresa.

Tabla 2. P.T. P.2. Recopilación de estatutos y check list EMPRESA SUPER SAV RECOPILACIÓN DE ESTATUTOS AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

ELABORADO: DEVJ

P.2

FECHA: 26/NOV/2018

1/2

OBJETIVO: Recopilar información sobre funciones, leyes, estatutos, políticas o instructivos relacionados con el funcionamiento de las actividades realizadas por la empresa Super Sav. RELEVAMIENTO Santo Domingo, 25 de Noviembre del 2018

Señora Ruth Vivanco Propietaria de SUPER SAV Presente.-

Reciba un atento saludo de quienes formamos parte de la Pontificia Universidad Católica del Ecuador, Sede Santo Domingo.

Actualmente me encuentro elaborando el Proyecto de Disertación de Grado titulado “Evaluación y propuesta de mejora en el control de inventarios de la empresa SUPER SAV”; por tal motivo, solicito muy comedidamente, se me proporcione la siguiente información que servirá para el desarrollo del proyecto, únicamente con fines académicos: 

Registro único del contribuyente



Reglamento interno



Manual de políticas y procedimientos



Convenios



Disposiciones

De antemano le agradezco su amable atención y ayuda en formar profesionales idóneos para servir a la sociedad.

Cordialmente,

Srta. Daniela Elizabeth Vivanco Jiménez CI. 235011486-0

39

EMPRESA SUPER SAV CHECK LIST AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

ELABORADO: DEVJ

P.2

FECHA: 26/NOV/2018

2/2

OBJETIVO: Recopilar información sobre funciones, leyes, estatutos, políticas o instructivos relacionados con el funcionamiento de las actividades realizadas por la empresa Super Sav. RELEVAMIENTO CHECK LIST DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS

# 1 2

DOCUMENTO Registro único del contribuyente Reglamento interno

3

Manual de políticas y procedimientos

5

Manual de organizacional Convenios

6

Disposiciones

4

funciones

y

SI x x

estructura

NO

OBSERVACIÓN

x

No se encuentran respaldadas en un documento.

x

No se encuentran actualizados x x

Se realizan de forma verbal No se encuentran respaldadas en un documento.

Fuente: Gerente general de la empresa Super Sav.

Elaborado por: Daniela Vivanco

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado P.

40

5.2.1.1.3. Estructura organizacional.

Tabla 3. P.T. P.3. Estructura organizacional EMPRESA SUPER SAV ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

ELABORADO: DEVJ FECHA: 26/NOV/2018

P.3

OBJETIVO: Recopilar informaciรณn sobre la estructura organizacional de la empresa.

RELEVAMIENTO

Fuente: Gerente general de la empresa Super Sav.

Elaborado por: Daniela Vivanco

Supervisado por: Mg. Hernรกn Maldonado P.

41

5.2.1.1.4. Funciones del personal que intervienen en el ciclo de inventario.

Tabla 4. P.T. P.4. Funciones del personal EMPRESA SUPER SAV FUNCIONES DEL PERSONAL AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

ELABORADO: DEVJ

P.4

FECHA: 27/NOV/2018

1/2

OBJETIVO: Obtener información sobre el grado de autonomía de las diferentes áreas de la empresa RELEVAMIENTO Gerente/Propietario 

Firmar los contratos y obligaciones de la sociedad, dentro de los criterios autorizados por los acuerdos de la empresa.



Diseñar y ejecutar los planes de desarrollo, los planes de acción anual y los programas de inversión, mantenimiento y gastos.



Dirigir las relaciones laborales, con la facultad de delegar funciones.



Mantener la disciplina dentro de la organización.



Autorizar la compra de la mercadería a los diversos proveedores.



Dirigir la contabilidad velando porque se cumplan las normas legales que la regulan.



Ordenar pagos.

Contador 

Verificar que se registren en los diferentes comprobantes por concepto de activos, pasivos, ingresos y egresos, mediante el registro numérico de la contabilización de cada una de las operaciones.



Verificar que las facturas recibidas en el departamento contengan correctamente datos fiscales de la empresa.



Registrar las facturas de los proveedores, a través del sistema computarizado administrativo para mantener actualizadas las cuentas por pagar.



Revisar el cálculo de las planillas de retención de impuesto sobre la renta personal emitidas por los empleados y realizar los ajustes en caso de no cumplir con las disposiciones.



Llevar mensualmente los libros generales de compras y ventas, mediante el registro de facturas emitidas y recibidas a fin de realizar la declaración del IVA.



Realizar los pagos correspondientes a la compra de la mercadería



Llevar todos los movimientos o registros contables al programa que es el software utilizado por la organización para dicha actividad.



Preparar y presentar las declaraciones tributarias al SRI y anexos.

Jefe de compras

 Solicitar informe de faltantes en perchas por parte de los percheros. 

Consultar nuevos proveedores consultando los mejores precios del mercado.

42

EMPRESA SUPER SAV FUNCIONES AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

ELABORADO: DEVJ

P.4

FECHA: 27/NOV/2018

2/2

OBJETIVO: Obtener información sobre el grado de autonomía de las diferentes áreas de la empresa 

Realizar un listado de productos ya verificados que estén por caducar para hacer el cambio respectivo con 90 días de anticipación.



Realizar la respectiva orden de pedido verificando correctamente los productos necesarios para stock, el mismo que deberá ser aprobado y firmado por el gerente.



Investigar a los proveedores respecto a precios y si este es directo o aplica promociones.



Debe llevar un registro de pedidos clasificados y ordenados por marcas, proveedor o tipo de producto.

Bodeguero 

Para recibir la mercadería debe cerciorarse que los productos que serán almacenados tengan la respectiva documentación.



Verificar que se ingresen los productos de acuerdo con la fecha de caducidad.



Tiene la responsabilidad de verificar que los productos ingresados estén en perfectas condiciones para ser almacenados.



Debe cerciorarse que los productos frágiles sean almacenados con cuidado y en el lugar correcto.



Debe supervisar que sus asistentes ubiquen correctamente la mercadería en los sitios correctos.



Debe dar a conocer las funciones y tareas específicas a realizar por sus auxiliares.

Tesorería 

Custodiar y mantener los registros generales de los recibos y desembolsos de la empresa.



Preparar y presentar los informes mensuales de proveedores.



Desembolsar los pagos por todo concepto que efectúe la empresa.



Diligenciar diariamente el libro auxiliar de caja.



Llevar un registro actualizado de codeudores e informar a gerencia sobre la pertinencia de los avales, al momento de la solicitud.



Acatar las decisiones de la gerencia.

Fuente: Gerente general de la empresa Super Sav.

Elaborado por: Daniela Vivanco

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado P.

43

5.2.1.1.5. Restricciones existentes para cada área.

Tabla 5. P.T. P.5. Restricciones EMPRESA SUPER SAV RESTRICCIONES AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

ELABORADO: DEVJ FECHA: 27/NOV/2018

P.5

OBJETIVO: Identificar restricciones existentes para cada área RELEVAMIENTO Área de Compras 

No podrá realizar la compra sin tener la autorización del propietario.



Procura no invertir grandes cantidades de capital en exceso de stock ya que puede provocar problemas de almacenamiento y escasez de capital para otros gastos como publicidad e investigación y desarrollo.

Área de Bodega 

No se puede ingresar la mercadería a bodega sin antes verificar que se ingresen de acuerdo con la fecha de caducidad.



No puede recibir la mercadería sin que tengan la respectiva documentación (factura, listado de producto, etc.)



No se pueden mezclar los productos de aseo con los productos alimenticios.

Área de Tesorería 

No puede desembolsar los pagos por todo concepto que efectué la empresa sin la previa autorización del propietario.



No puede otorgar préstamos a los empleados sin ser autorizado.

Área de Venta 

Los cajeros no pueden otorgar créditos ni descuentos a los clientes sin antes tener la autorización del propietario.



No podrá realizar cambios o devoluciones sin antes ser autorizado por su superior.



Si se presenta algún error al diferir el pago debe solicitar la ayuda de un supervisor.

Fuente: Gerente general de la empresa Super Sav.

Elaborado por: Daniela Vivanco

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado P.

44

5.2.1.1.6. Estructura de la empresa.

Tabla 6. P.T. P.6. Estructura de la empresa EMPRESA SUPER SAV ESTRUCTURA DE LA EMPRESA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

ELABORADO: DEVJ FECHA: 27/NOV/2018

P.6

OBJETIVO: Resumir la estructura organizativa de la empresa y de las unidades relacionadas con los inventarios, identificando los principales funcionarios, la ubicación física de las instalaciones, números telefónicos y cualquier otra información que sea necesaria.

RELEVAMIENTO Razón social: SUPER SAV Tipo de compañía: Persona Natural Dirección: Calle Ambato 418 y Portoviejo (Esquina) RUC: 1103069595001 Representante legal: Samaniego T. Bladimir Presidente/Gerente: Vivanco R. Ruth Correo electrónico: info@supersav.com.ec Actividad de la empresa: Venta de productos de primera necesidad Número de trabajadores: 52 trabajadores   

Área de compras: Marcia Haro Área de almacenamiento/ bodegas: Geovanny Moreno Área de ventas: William Bajaña

Fecha de constitución: 23 Marzo 1995 Teléfono: (02) 2768-284 / 2745-450 Fuente: Gerente general de la empresa Super Sav.

Elaborado por: Daniela Vivanco

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado P.

45

5.2.1.1.7. Flujograma del proceso de compra.

Tabla 7. P.T. P.7. Flujograma del proceso de compra EMPRESA SUPER SAV FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE COMPRA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

ELABORADO: DEVJ

FECHA: 28/NOV/2018 OBJETIVO: Realizar el flujograma para las compras de mercadería en la empresa Super Sav.

P.7 1/2

NOTA: Revisar narrativa del Proceso de Compra. (Anexo 10) Fuente: Entrevista a la encargada de las compras en la empresa Super Sav.

Elaborado por: Daniela Vivanco

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado P.

46

5.2.1.1.8. Flujograma del proceso de almacenamiento.

Tabla 8. P.T. P.8. Flujograma del proceso de almacenamiento ELABORADO: EMPRESA SUPER SAV P.8 DEVJ FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE ALMACENAMIENTO FECHA: 1/3 AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018 28/NOV/2018 OBJETIVO: Realizar el flujograma para el almacenamiento de la mercadería en la empresa Super Sav.

47 ELABORADO: P.8 DEVJ FECHA: 2/3 28/NOV/2018 OBJETIVO: Realizar el flujograma para el almacenamiento de la mercadería en la empresa Super Sav. EMPRESA SUPER SAV PROCESO DE ALMACENAMIENTO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

NOTA: Revisar narrativa del Proceso de Almacenamiento. (Anexo 11) Fuente: Entrevista al encargado de bodega en la empresa Super Sav.

Elaborado por: Daniela Vivanco

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado P.

48

5.2.1.1.9. Flujograma del proceso de venta.

Tabla 9. P.T. P.9. Flujograma del proceso de venta ELABORADO: DEVJ FECHA: 28/NOV/2018 OBJETIVO: Realizar el flujograma para las ventas de mercadería en la empresa Super Sav. EMPRESA SUPER SAV PROCESO DE VENTA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

P.9 1/2

NOTA: Revisar narrativa del Proceso de Venta. (Anexo 12) Fuente: Entrevista a la encargada de ventas en la empresa Super Sav.

Elaborado por: Daniela Vivanco

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado P.

49

5.2.1.1.10. Políticas contables de la empresa.

Tabla 10. P.T. P.100. Políticas EMPRESA SUPER SAV POLÍTICAS AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

ELABORADO: DEVJ FECHA: 29/NOV/2018

P.10

OBJETIVO: Identificar las principales políticas y prácticas contables que mantiene Super Sav y detalle cada una de ellas.

RELEVAMIENTO Políticas 

El personal está en la obligación de llegar de manera puntual al establecimiento, registrando su asistencia y en horario correspondiente.



Cumplir con las actividades designadas por el gerente/propietario.



Las compras a crédito se deberán realizar en un plazo de 30 días.



Los cajeros solo deberán aceptar tarjetas VISA y MASTERCARD y no se aceptarán tarjetas PACÍFICO Y PACIFICARD para 3 meses.



El encargado deberá verificar que no hayan retrasos al momento de bajar los tiquetes que son de los productos de bazar de la planta alta y verificar que sea el código de los productos que el cliente desea facturar.



Los cajeros deben apertura con $100 en monedas de diversos valores.



Si el cliente desea realizar el pago con tarjeta de crédito el cajero debe solicitar la cédula para comprobación de datos.



Si hubiese un caso de devolución de un producto cuando este ya ha sido digitalizado, debe pedir la respectiva autorización para anular el producto y resaltará con marcador para que el cliente verifique su anulación.



Cuando una devolución ha sido autorizada, debe realizar una solicitud de nota de crédito la que debe ser autorizada y firmada por gerencia y luego proceder a realizar la nota de crédito en el sistema.



Todas las facturas deben ser entregadas a gerencia con el reporte del cierre de turno.



Si el cliente califica para obtener crédito, debe entregar copia de cédula, copia de RUC, llenar solicitud de crédito y llenar letra de cambio por el valor del crédito.



Los trabajadores realizarán una lista de productos que estén por caducar para hacer el cambio respectivo con 90 días de anticipación.



Debe cerciorarse y enviar las retenciones a los proveedores en los días establecidos por la ley, que son hasta los cinco días después de emitida la factura.



Llevar un control de las facturas a crédito de dos cajas.



Las facturas a crédito tienen 3 copias que debe entregar; una al gerente, otra al vendedor y la tercera se la archiva para un mejor control en su área de cartera.

Fuente: Gerente general de la empresa Super Sav.

Elaborado por: Daniela Vivanco

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado P.

50

5.2.1.1.11. Confiabilidad de la información.

Tabla 11. P.T. P.111. Confiabilidad de la información EMPRESA SUPER SAV CONFIABILIDAD DE LA INFORMACIÓN AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

ELABORADO: DEVJ FECHA: 30/NOV/2018

P.11

OBJETIVO: Calificar a su criterio la integridad y confiabilidad de la información producida en la empresa.

RELEVAMIENTO En la empresa Super Sav cada departamento tiene sus jefes, los mismos que tienen claro cuáles son las funciones que deben desempeñar cada una de las personas que tienen a su cargo.

El Departamento de comercialización se divide de la siguiente manera: El Supervisor General tiene a su cargo a:     

Tanto el Supervisor de planta alta y baja tienen a su servicio a:

Supervisor de planta alta Supervisor de planta baja Limpieza Abastecimiento Vendedores



Supervisor de caja    

Cajeros Percheros Despachadores Impulsadoras

El jefe de Abastecimiento tiene a su cargo:   

Área de Compras Área de Recepción Área de Bodega



Auxiliares de bodega

El Departamento de contabilidad y finanzas se divide de la siguiente manera: El jefe de contabilidad tiene a su cargo a: 

Área de Contabilidad



Área de Sistemas

  

Área de Cartera Asistente contable Tesorería

Fuente: Gerente general de la empresa Super Sav.

Elaborado por: Daniela Vivanco

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado P.

51

5.2.2. Identificar los riesgos existentes en los procesos de la gestión de inventarios.

Se aplicó el cuestionario de control interno COSO II-ERM para identificar puntos críticos que presenta en la actualidad la empresa Super Sav. Dicho cuestionario está compuesto por ocho componentes, los mismos que permitió conocer el nivel de riesgo de los procesos, además de obtener la muestra para llevar a cabo la revisión de la documentación.

5.2.2.1. Programa para la fase de Evaluación de Control Interno.

Tabla 8.

Programa de evaluación de control interno EMPRESA SUPER SAV PROGRAMA DE TRABAJO PARA LA PLANIFICACIÓN DE AUDITORÍA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

N° 5.

5.1 5.2 5.3

FASE 2. EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO REF. FECHA PROCEDIMIENTO EVALUAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Aplicar el cuestionario de control interno COSO C.1 03/DIC/2018 ERM Determine la matriz de nivel de confianza y riesgo que representa el área de inventarios C.2 04/DIC/2018 Determine la muestra a revisar Determinar el nivel de confianza de cada uno de los C.3 05/DIC/2018 componentes del COSO ERM EVALUACIÓN DEL RIESGO

6.

6.1 Elabore una matriz de recomendaciones en base al cuestionario de control interno Nota: Programa de evaluación de control interno.

C.4

07/DIC/2018

ELABORADO

DEVJ DEVJ DEVJ

DEVJ

52

5.2.2.1.1. Cuestionario de Control Interno COSO ERM. Tabla 12. P.T. C.12. Cuestionario de Control Interno EMPRESA SUPER SAV CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

ELABORADO: DEVJ

C.1

FECHA: 03/DIC/2018

1/3

OBJETIVO: Aplicar el cuestionario de control interno Coso ERM. CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO SI = 3 # PREGUNTAS CP = 2 P% CP% OBSERVACIÓN NO = 1 AMBIENTE DE CONTROL 1 ¿Posee la empresa un reglamento interno?

3 2% 2% 2 ¿Cuenta la empresa con un manual ético?

2 2% 1% No en físico 3 ¿Existe una estructura organizacional definida?

3 2% 2% ¿Existe un documento que describa los cargos y 4 3 2% 2% funciones de cada empleado? ¿Existe una sola persona encargada de los 5 1 2% 0% inventarios? ¿Existe personal adecuado para el manejo de los 6 1 2% 0% inventarios? ¿Le comunicaron de forma escrita cuáles serán las 7 1 2% 0% actividades a desempeñar? ¿El trato con los empleados está basado en los 8 3 2% 2% valores éticos? ¿Cuenta la empresa con un manual de 9 1 2% 0% procedimientos contables?

SUBTOTAL 18 18% 9% ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS ¿La empresa establece objetivos respecto al monto 10 1 2% 0% de compra de la mercadería? ¿Se establecen objetivos respecto a las compras 11 1 2% 0% mensuales de los inventarios? ¿Cumplen con los objetivos esperados por el 12 3 2% 2% cliente? ¿Existen objetivos para cada procedimiento en el 13 1 2% 0% área de inventarios?

SUBTOTAL 6 8% 2% IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS ¿Se realiza un control del cumplimiento de las 14 1 2% 0% actividades del área de inventarios? ¿Se realiza toma física de los inventarios por lo 15 3 2% 2% menos una vez al año? ¿Existen políticas establecidas para dar de baja a 16 2 2% 1% No en físico la mercadería obsoleta? ¿Existe un documento que respalde el ingreso y 17 3 2% 2% salida de los inventarios? ¿Existen políticas para devoluciones o cambios 18 2 2% 1% No en físico por falla en la mercadería? ¿La entrega de la mercadería se realiza únicamente 19 3 2% 2% con base en órdenes debidamente autorizadas? ¿El área de contabilidad realiza registros de 20 3 2% 2% inventarios permanentes? ¿Se deja constancia de la toma física llevada a 21 3 2% 2% cabo?

SUBTOTAL 20 16% 12%

53 EMPRESA SUPER SAV PROCESO DE VENTA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

ELABORADO: DEVJ

C.1

FECHA: 03/DIC/2018

2/3

OBJETIVO: Aplicar el cuestionario de control interno Coso ERM. CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO # SI = 3 PREGUNTAS CP = 2 P% CP% OBSERVACIÓN NO = 1 VALORACIÓN DE RIESGOS ¿Se autorizan previamente las compras de 22 mercadería por el propietario o funcionario 3 2% 2% designado para ello? ¿Se evalúa a tiempo el riesgo de los inventarios 23 3 2% 2% por parte de los propietarios? ¿El conteo físico es supervisado por el propietario 24 2 2% 1% Por el personal o por el personal encargado? ¿Se realiza un control de los inventarios con el fin 25 3 2% 2% de no tener un mayor volumen de mercadería? ¿Los pedidos de mercadería son revisados antes de 26 3 2% 2% ser entregados? ¿Conoce si la empresa posee políticas para 27 1 2% 0% adquirir la mercadería? ¿Existe un análisis y clasificación de los 28 3 2% 2% proveedores en términos de calidad y garantías? ¿Existen objetivos en cuanto al manejo y rotación 29 1 2% 0% de inventarios?

SUBTOTAL 19 16% 11% RESPUESTA AL RIESGO ¿Son almacenados en lugares seguros los 30 3 2% 2% productos en mal estado? ¿Se investigan inmediatamente las diferencias 31 entre los registros y el resultado del inventario 1 2% 0% físico? ¿Se realiza la correcta documentación al momento 32 3 2% 2% de presentarse una devolución de la mercadería? ¿Utiliza la empresa como efecto de control, 33 informes que comparen las diferencias entre los 3 2% 2% registros y el resultado del inventario físico? ¿Se realizan evaluaciones a los procedimientos de 34 1 2% 0% control de los inventarios? ¿La mercadería se resguarda en un lugar adecuado 35 3 2% 2% y con una apropiada custodia? ¿Existe un nivel mínimo de mercadería para 36 1 2% 0% solicitar abastecimiento?

SUBTOTAL 15 14% 8% ACTIVIDAD DE CONTROL ¿Se verifica la calidad y el estado de la mercadería 37 3 2% 2% al momento de recibirla ¿Se respeta el plazo de pagos entre la empresa y el 38 3 2% 2% proveedor? ¿Manejan un presupuesto de compra de la empresa 39 1 2% 0% Super Sav? ¿Las facturas de ventas son controladas por el área 40 1 2% 0% de contabilidad? ¿Se realiza un presupuesto para compras de 41 1 2% 0% inventario?

SUBTOTAL 9 10% 4%

54

EMPRESA SUPER SAV PROCESO DE VENTA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

ELABORADO: DEVJ

C.1

FECHA: 03/DIC/2018

3/3

OBJETIVO: Aplicar el cuestionario de control interno Coso ERM. CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO # SI = 3 PREGUNTAS CP = 2 P% CP% OBSERVACIÓN NO = 1 INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN ¿Se comunica acerca de los productos en mal 42 3 2% 2% estado para dar de baja? ¿Se le informa al personal de bodega sobre las 43 1 2% 0% compras realizadas por el propietario? ¿Se le comunica acerca de las ofertas y 44 1 2% 0% promociones? ¿La información contable se encuentra 45 3 2% 2% debidamente respaldada?

SUBTOTAL 8 8% 4% MONITOREO ¿Se evalúa el logro de los objetivos con respecto a 46 3 2% 2% los inventarios? ¿Se evalúa los procedimientos seguido en el área 47 1 2% 0% de inventarios? ¿Existe un reglamento respecto a los reclamos de 48 los clientes con relación a la calidad y cantidad de 1 2% 0% la mercadería? ¿Se encuentra codificada la mercadería para el 49 3 2% 2% control y verificación de las mismas? ¿Se realiza un rastreo de la toma física de 50 3 2% 2% inventarios?

SUBTOTAL 11 10% 6% TOTAL 106 100% 56% Fuente: Información recopilada en la investigación de campo.

Elaborado por: Daniela Vivanco

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado P.

55

5.2.2.1.2. Matriz de nivel de confianza y riesgo.

Tabla 13. P.T. C.13. Matriz de nivel de confianza y riesgo EMPRESA SUPER SAV MATRIZ DE NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

ELABORADO: DEVJ FECHA: 04/DIC/2018

C.2

OBJETIVO: Determinar la matriz de nivel de confianza y riesgo que representa el ĂĄrea de inventarios y determine la muestra a revisar.

NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGO

RELEVAMIENTO Matriz de nivel de confianza y riesgo

NIVEL DE CONFIANZA Bajo 15% - 50% Moderado 51% - 75% Alto 76% - 95%

PUNTAJE 56%

NIVEL DE RIESGO 3 Alto 2 Moderado 1 Bajo

AnĂĄlisis e interpretaciĂłn Al realizar el cuestionario de control interno dentro de la empresa Super Sav, se pudo confirmar las respuestas obtenidas, dando como resultado un nivel de confianza moderado del 56%, mediante la aplicaciĂłn del cuestionario se puede implantar recomendaciones de mejora para el ĂĄrea de inventarios.

FĂłrmula para la muestra

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đ?‘ đ?‘–đ?‘Łđ?‘’đ?‘™ đ?‘‘đ?‘’ đ?‘&#x;đ?‘–đ?‘’đ?‘ đ?‘”đ?‘œ 2 = = 0.40 ∗ 100 = đ?&#x;’đ?&#x;Ž đ??śđ?‘œđ?‘›đ?‘“đ?‘–đ?‘Žđ?‘›đ?‘§đ?‘Ž 0,05

AnĂĄlisis e interpretaciĂłn Luego de haber aplicado el cuestionario de control interno dentro de la empresa Super Sav, mediante la valoraciĂłn de las respuestas se estableciĂł el nivel de riesgo y confianza, ademĂĄs se aplicĂł la fĂłrmula para determinar la muestra y se procederĂĄ a revisar 40 de las operaciones que realiza la empresa.

Fuente: Cuestionario de control interno.

Elaborado por: Daniela Vivanco

Supervisado por: Mg. HernĂĄn Maldonado P.

56

5.2.2.1.3 Matriz de calificación de nivel de confianza y riesgo Tabla 14. P.T. C.14. Matriz de calificación de nivel de confianza y riesgo ELABORADO: DEVJ FECHA: 04/DIC/2018 OBJETIVO: Determinar el nivel de confianza de cada uno de los componentes del COSO ERM. EMPRESA SUPER SAV MATRIZ DE CALIFICACIÓN AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

C.3

RELEVAMIENTO MATRIZ DE CALIFICACIÓN DE NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGO

# 1 2 3 4 5 6 7 8

COMPONENTE

CALIFICACIÓN PORCENTUAL %

P%

9%

18%

50%

Alto

3

2%

8%

25%

Alto

3

12%

16%

75%

Moderado

2

11%

16%

69%

Moderado

2

8%

14%

57%

Moderado

2

4%

10%

40%

Alto

3

4%

8%

50%

Alto

3

6% 56%

10%

60%

Moderado

2

Ambiente de control Establecimiento de objetivos Identificación de eventos Valoración de riesgos Respuesta al riesgo Actividad de control Información y comunicación Monitoreo TOTAL

RIESGO

NÚMERO

Fórmula para determinar el Riesgo 𝑹𝒊𝒆𝒔𝒈𝒐 =

𝐶𝑃% 𝑃%

Parámetros para determinar el riesgo

NIVEL DE CONFIANZA 15% - 50% 51% - 75% 76% - 95%

NIVEL DE RIESGO 3 2 1

Alto Moderado Bajo

Fuente: Cuestionario de control interno.

Elaborado por: Daniela Vivanco

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado P.

57

5.2.2.1.4. Matriz de riesgo e impacto.

Tabla 15. P.T. C.15. Matriz de riesgo EMPRESA SUPER SAV MATRIZ DE RIESGO E IMPACTO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

ELABORADO: DEVJ

C.4

FECHA: 07/DIC/2018

1/2

OBJETIVO: Elaborar una matriz de recomendaciones en base al cuestionario de control interno.

COMPONENTE

Ambiente de control

Establecimiento de objetivos

Identificación de eventos

Valoración del riesgo

Respuesta al riesgo

MATRIZ DE RIESGO E IMPACTO RIESGO IMPACTO RECOMENDACIÒN La empresa no ha establecido por  La empresa debería comunicar escrito los principios de integridad por escrito los principios, y valores éticos como parte de la valores éticos y actividades a cultura empresarial. desempeñar por cada uno de los No existe una persona capacitada y trabajadores para un correcto encargada del control de los funcionamiento en las inventarios almacenados en las operaciones. bodegas.  Se debería designar y capacitar a Alto No se comunica a los trabajadores una persona para mantener un de las actividades y buen manejo de los inventarios. responsabilidades que deben  Deberían implementar un desempeñar mediante un manual de procedimientos documento. contables que describa aquellos procesos para el registro de las Carencia de un manual de transacciones u operaciones que procedimientos contables. realiza la empresa.  Implementar objetivos claros y Inexistencia de objetivos respecto a enfocados a la compra y los procedimientos y a la compra de devolución de la mercadería, inventarios, además carece de para aumentar la confiabilidad objetivos enfocados a la devolución en los procesos al momento del de productos por parte de los ingreso y salida de la clientes.

Alto mercadería.  Se debería establecer un La empresa no maneja un presupuesto para las compras, presupuesto para la adquisición de de manera que se evita exceso inventarios. de mercadería y pérdidas de ingresos.  Se debería elaborar y controlar los documentos que sustenten No se realiza un eficiente control todas y cada una de las del cumplimiento de las actividades Moderado actividades del área de que intervienen en el ciclo de inventarios para garantizar y inventarios. evitar un ineficiente manejo de los procesos.  Designar personal para vigilar las instalaciones dentro de la Carece de políticas en cuanto al empresa, además de robo, daño o pérdida de la Moderado implementar antenas acusto mercadería. magnéticas y código de barras para evitar el robo de la mercadería.  Implementar el método de La empresa no realiza mínimos y máximos para la procedimientos de control de los adquisición de mercadería y inventarios, además no cuenta con Moderado realizar evaluaciones de control un nivel mínimo para adquirir la a los procedimientos de los mercadería. inventarios.

58

EMPRESA SUPER SAV MATRIZ DE RIESGO E IMPACTO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

ELABORADO: DEVJ

C.4

FECHA: 07/DIC/2018

2/2

OBJETIVO: Elaborar una matriz de recomendaciones en base al cuestionario de control interno.

MATRIZ DE RIESGO E IMPACTO COMPONENTE

RIESGO

Actividad de control

No cuenta con registros en donde conste la mercadería en deterioro.

Información y comunicación

Carencia de políticas que faciliten una adecuada fluidez de la comunicación.

Monitoreo

La empresa no cuenta con un reglamento respecto a los reclamos o devoluciones de la mercadería por parte de los clientes.

IMPACTO

RECOMENDACIÒN

Alto

 Implementarse un documento que detalle la mercadería deteriorada, el mismo que será presentado para su correcto registro y devolución en caso de ser necesario.

Alto

 Implementar un correo corporativo que les permita a los trabajadores tener comunicación directa dentro de la empresa.

Moderado

 Establecer un reglamento interno para atender de manera eficaz y eficiente los inconvenientes o reclamos realizados por el cliente.

Fuente: Información recopilada por medio del cuestionario COSO ERM.

Elaborado por: Daniela Vivanco

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado P.

59

5.2.3. Evaluar mediante pruebas de recorrido los niveles de optimización en la gestión de inventarios 5.2.3.1. Programa de Ejecución.

Tabla 9.

Programa de ejecución EMPRESA SUPER SAV PROGRAMA DE TRABAJO PARA LA PLANIFICACIÓN DE AUDITORÍA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018 N° 7.

7.1

7.2

7.3

7.4

7.5 7.6 7.7

FASE 3. PROGRAMA DE EJECUCIÓN PROCEDIMIENTO REF. FECHA APLICACIÓN EN LA ETAPA INTERMEDIA Elabore una hoja de marcas de auditoría utilizadas en los E.1 10/DIC/2018 papeles de trabajo.

Verifique los mecanismos de control de las compras, considerando los documentos de apoyo en cada proceso.

Tomando en cuenta:  Novedades de productos con stock mínimo en perchas.

E.2 11/DIC/2018  Inventario del sistema impreso.  Listado de productos y precio de 3 proveedores.  Solicitud de producto (Copia).  Firmas de autorización.

Verifique los mecanismos de control de almacenamiento, considerando los documentos de apoyo en cada proceso.

Tomando en cuenta:  Factura.  Guía de remisión.  Orden de compra.

E.3 12/DIC/2018  Solicitud de producto.  Recepción de bodega.  Comprobante de retención.  Nota de crédito.  Recibo de cobro.  Egreso bancario.

Verifique los mecanismos de control de las ventas, considerando los documentos de apoyo en cada proceso.

Tomando en cuenta: E.4 12/DIC/2018  Registro de factura en el sistema.  Emitir factura de venta.

Realice solicitud de información a gerencia E.5 12/DIC/2018 Presente carta de respuesta positiva a la solicitud de E.6 13/DIC/2018 información.

Realice la toma física de los productos almacenados en la bodega matriz o almacén y comparar con el registro E.7 14/DIC/2018 del sistema.

Nota: Programa de ejecución.

ELABORADO DEVJ

DEVJ

DEVJ

DEVJ

DEVJ DEVJ DEVJ

60

5.2.3.1.1. Marcas de auditoría.

Tabla 16. P.T. E.1. Marcas EMPRESA SUPER SAV MARCAS AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

ELABORADO: DEVJ FECHA: 10/DIC/2018

E.1

OBJETIVO: Elaborar una hoja de marcas de auditoría utilizadas en los papeles de trabajo.

MARCAS

RELEVAMIENTO

MARCAS

SIGNIFICADO

√

Verificado en el sistema Verificado con documento Conteo físico

√√ © ∑ Figura 1. Marcas de auditoría

Sumatoria

Fuente: Información recopilada en la investigación de campo.

Elaborado por: Daniela Vivanco

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado P.

61

5.2.3.1.2. Mecanismos de control de compras.

Tabla 17. P.T. E.2. Mecanismos de control de compras EMPRESA SUPER SAV MECANISMO DE CONTROL DE COMPRAS AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

ELABORADO: DEVJ FECHA: 11/DIC/2018

E.2

OBJETIVO: Verificar los mecanismos de control de las compras, considerando los documentos de apoyo en cada proceso.

Tomando en cuenta: novedades de productos con stock mínimo en perchas, inventario del sistema impreso, listado de productos y precio de 3 proveedores, solicitud de producto (copia), firmas de autorización.

RELEVAMIENTO # 1 2 3 4 5

Documentos Novedades de productos con stock mínimo en perchas Inventario del sistema impreso Listado de productos y precio de 3 proveedores Solicitud de producto (copia) Firmas de autorización.

Total

Si

Cumplimiento % No

%

Ref. Anexo

27

68% √√

13

32% √√

Anexo 7

40

100% √√

-

-

Anexo 7

40

100% √√

-

-

Anexo 7

40

100% √√

-

-

Anexo 7

24

60% √√

16

40% √√

Anexo 7

∑ 171

86%

∑ 29

14%

Fuente: Documentos de compras del 2018.

Marcas: √√ Verificado con documento, ∑ Sumatoria.

ATRIBUTOS DEL HALLAZGO Condición: El 86% de los procesos de compras revisados cuentan con documentación de respaldo.

Criterio: Dentro de las políticas de la empresa, en el proceso de compras está establecido que en cada uno de los documentos que respalden, el mismo debe constar la firma de autorización de la propietaria.

Causa: No se solicita a la propietaria la firma de autorización, así como la firma del proveedor para respaldar la compra de la mercadería.

Efecto: No se cuentan con firmas de autorización, lo que puede ocasionar compras innecesarias por parte de los trabajadores; esto evidencia poco control sobre el proceso de compras.

Elaborado por: Daniela Vivanco

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado P.

62

5.2.3.1.3. Mecanismos de control de almacenamiento.

Tabla 18. P.T. E. 3. Mecanismos de control de almacenamiento EMPRESA SUPER SAV MECANISMOS DE CONTROL DE ALMACENAMIENTO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

ELABORADO: DEVJ FECHA: 12/DIC/2018

E.3

OBJETIVO: Verificar los mecanismos de control de almacenamiento, considerando los documentos de apoyo en cada proceso.

Tomando en cuenta: factura, guía de remisión, orden de compra, solicitud de producto, recepción de bodega, comprobante de retención, nota de crédito, recibo de cobro, egreso bancario.

RELEVAMIENTO #

Documentos

1 2 3

Factura Guía de remisión Orden de compra Solicitud de producto Recepción de bodega Comprobante de retención Nota de crédito Recibo de cobro Egreso bancario Total

4 5 6 7 8 9

Si 40 10 40

Cumplimiento % No 100% √√ 25% √√ 30 100% √√ -

40

100% √√

40

% 75% √√ -

Ref. Anexo Anexo 8 Anexo 8 Anexo 8

-

-

Anexo 8

100% √√

-

-

Anexo 8

40

100% √√

-

-

Anexo 8

14 11 40 ∑ 275

35% √√ 27% √√ 100% √√ 76%

26 29 ∑ 85

65% √√ 73% √√ 24%

Anexo 8 Anexo 8 Anexo 8

Fuente: Facturas de compras del 2018.

Marcas: √√ Verificado con documento, ∑ Sumatoria.

ATRIBUTOS DEL HALLAZGO Condición: De acuerdo con la verificación de los procesos de almacenamiento el 76% cumplen con la documentación de respaldo, de esta manera se puede evidenciar que la empresa no cuenta con un efectivo control de los procesos.

Criterio: Todas las transacciones de almacenamiento realizadas deben contar con la documentación necesaria que respalde dichos movimientos, por lo tanto los documentos deben estar ordenados y archivados de acuerdo con el mes que corresponde, asimismo se debe solicitar la guía de remisión que según el SRI, es un documento con el fin de sustentar el traslado de mercaderías dentro de la nación y de esta forma habrá constancia de que es un traslado legar; además es importante que el vendedor o proveedor emita la nota de crédito para corregir errores en sus facturas emitidas.

Causa: No se solicita a los proveedores la guía de remisión, recibo de cobro, esto debido a los inexistentes controles sobre el proceso de almacenamiento.

Efecto: Al no solicitar la documentación necesaria puede generar sanciones tributarias y desconocimiento de los proveedores a los que se les ha cancelado las deudas, esto por la falta de respaldo de documentos.

Elaborado por: Daniela Vivanco

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado P.

63

5.2.3.1.4. Mecanismos de control de ventas.

Tabla 19. P.T. E.4. Mecanismo de control de ventas EMPRESA SUPER SAV MECANISMOS DE CONTROL DE VENTAS AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

ELABORADO: DEVJ FECHA: 12/DIC/2018

E.4

OBJETIVO: Verificar los mecanismos de control de las ventas, considerando los documentos de apoyo en cada proceso.

Tomando en cuenta: registro de factura en el sistema, emitir factura de venta.

RELEVAMIENTO # 1 2

Documentos Registro de factura en el sistema Emitir factura de venta Total

Si

Cumplimiento % No

%

Ref. Anexo

40

100% √√

-

-

Anexo 9

40

100% √√

-

-

Anexo 9

∑ 80

100%

-

-

Fuente: Facturas de ventas del 2018.

Marcas: √ Verificado en el sistema, √√ Verificado con documento, ∑ Sumatoria.

Comentario: Mediante una revisión de las facturas de ventas se pudo confirmar que el 100% cumple con el correcto y oportuno registro, debido a que estas son registradas en el momento que se realizan y se archiva la copia de la factura que arroja el sistema, de esta manera se facilita una adecuada aplicación contable.

Elaborado por: Daniela Vivanco

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado P.

64

5.2.3.1.5. Solicitud de información.

Tabla 20. P.T. E.5. Solicitud de información EMPRESA SUPER SAV CARTA A LA GERENCIA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

ELABORADO: DEVJ

E.5

FECHA: 12/DIC/2018

OBJETIVO: Realizar solicitud de información a gerencia.

RELEVAMIENTO Santo Domingo, 13 de diciembre del 2018

Señora Ruth Vivanco R. SUPER SAV

Presente.-

Como parte del proceso de evaluación de la empresa, requiero a usted de manera especial tener todas las compras y ventas registradas en el sistema previo a la toma física de los inventarios, además de facilitarme el listado de la mercadería de la matriz; por tal motivo solicito se delegue a quien corresponda me facilite la información necesaria. Por supuesto aseguro la mayor discreción a cerca de la información brindada.

Por la cordial acogida que diera a la presente, le expreso mis sinceros agradecimientos.

Atentamente,

Srta. Daniela Elizabeth Vivanco Jiménez ESTUDIANTE DE AUDITORÍA

Fuente: Información recopilada en la investigación de campo.

Elaborado por: Daniela Vivanco

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado P.

65

5.2.3.1.6. Carta de respuesta de gerencia a la solicitud de información.

Tabla 21. P.T. E.6. Carta de respuesta de gerencia EMPRESA SUPER SAV CARTA A LA GERENCIA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

ELABORADO: DEVJ

E.6

FECHA: 13/DIC/2018

OBJETIVO: Presentar carta de respuesta positiva a la solicitud de información.

RELEVAMIENTO

Santo Domingo, 13 de diciembre del 2018

Señorita Daniela Vivanco J. ESTUDIANTE DE AUDITORÍA

Presente.-

En respuesta a su solicitud del día 12 de diciembre, me complace indicarle que su petición ha sido aceptada, no tenemos inconveniente alguno en hacerle llegar dicha información, pero en vista de la amplia línea de productos sería conveniente que usted se acerque a las instalaciones de SUPER SAV para facilitarle el acceso al sistema y a los archivos que usted requiera.

Confiamos en que esta información les sea de utilidad para iniciar la respectiva toma física de los inventarios de la matriz.

Cordialmente,

Sra. Ruth Vivanco R. GERENTE GENERAL DE SUPER SAV

Fuente: Información recopilada en la investigación de campo.

Elaborado por: Daniela Vivanco

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado P.

66

5.2.3.1.7. Toma física de la mercadería.

Tabla 22. P.T. E. 7. Toma física de la mercadería EMPRESA SUPER SAV TOMA FÍSICA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

ELABORADO: DEVJ

E.7

FECHA: 14/DIC/2018

1/2

OBJETIVO: Realizar la toma física de los productos almacenados en la bodega matriz o almacén y comparar con el registro del sistema. #

Código

PRIMERA PLANTA Comestibles (Comida) 1 5900852922565 2 8427030004129 3 7861001235746 4 8886451000941 5 7862103320293 6 7705326011770 7 7707211630486 8 7861006800109 9 7861078901209 10 7702007216066 11 044695012405 12 7862101143955 13 7861001267785 14 7861001962017 15 7862100603221 16 090388111115 17 044695003526 18 7861007912726 19 7861002512600 20 7861002559988 21 7861035520078 22 7891001403428 23 7861048690133 24 7861048690812

Descripción

Bebelac gold # 1 400gr Ensure 400gr vainilla Nido 1 + 216gr econopack nuevo Pediasure plus 400gr fresa Bocaditos gotitas C/AJONJ 150GR Tostada integral 160gr Buen día 170gr frasco Café oro frasco 150 gr Capry gelatina 500 gr cereza Chocolisto 1000 gr tarro Facundo merm/piña 300 gr Condimensa achiote botella 190 ml Maggi mostaza doypack 1 kg Snob vinagre 500 ml blanco Real atún 160 gr A/F Real sardina roja gde 425 gr Facundo piña en rodajas 565 gr Oriental fideo chino 400 gr Mazorca de oro 1 lt Vivi girasol margarina 250 gr Quaker 1000 gr avena Bonella 500 gr Favorita 1 lt class Favorita achiote 1 lt

P.U

Sistema

Valor total

Físicas

Valor total

8,75 18,63 3,32 15,92 0,96 1,29 7,02 5,26 1,75 6,82 1,10 0,83 3,57 1,10 1,13 1,46 3,76 1,47 2,33 0,90 1,72 2,11 1,78 2,95

16 √ 18 √ 104 √ 10 √ 1√ 5√ 44 √ 39 √ 191 √ 17 √ 54 √ 24 √ 46 √ 107 √ 7.399 √ 46 √ 27 √ 66 √ 131 √ 335 √ 61 √ 498 √ 170 √ 115 √

140,00 335,34 345,28 159,20 0,96 6,45 308,88 205,14 334,25 115,94 59,40 19,92 164,22 117,70 8.360,87 67,16 101,52 97,02 305,23 301,50 104,92 1.050,78 339,25 156,60

16 © 18 © 104 © 10 © 11 © 4© 33 © 37 © 74 © 17 © 6© 24 © 48 © 14 © 7.371 © 573 © 26 © 114 © 131 © 332 © 61 © 504 © 109 © 143 ©

140,00 335,34 345,28 159,20 10,56 5,16 231,66 194,62 129,50 115,94 6,60 19,92 171,36 15,40 8.329,23 836,58 97,76 167,58 305,23 298,80 104,92 1.063,44 421,85 156,60

Diferencia Cantidad Costo

∑∑∑∑∑ -10 ∑1 ∑ 11 ∑2 ∑ 117 ∑∑ 48 ∑∑ -2 ∑ 93 ∑ 28 ∑ -527 ∑1 ∑ -48 ∑∑3 ∑∑ -6 ∑ 61 ∑ -28

-9,60 1,29 77,22 10,52 204,75 52,80 -7,14 102,30 31,64 -769,42 3,76 -70,56 2,70 -12,66 108,58 -82,60

66

67 25 7861146401068 Granel 26 2000000000015 27 2000000000060 28 2000000000312 29 2000000000343 30 2000000000213 31 2000000000435 32 2000000000275 33 2000000000336 34 2000000000374 Plásticos y servilletas 35 DISPLIMPION 36 7861175502583 37 7861186400298 38 7862108350462 39 7702425543683 40 1425658 41 7861012409624 42 7861024302418 43 FUNDA2 44 7861073101154 45 78603464 46 7861136500061 47 VMXG5 48 VELLIV4 Dulces y snacks 49 7891047700062 50 7861047710238 51 2102018 52 7702133452215 53 7861008517180 54 7752748239114 55 789638355347 56 7802225000253 57 7862104010445 58 6919863005982

Super balde 3 kg

5,80

27 √

104,92

27 ©

104,92

∑-

-

Ajo granel Arroz carvajal Arveja Canguil Harina super 4 Lenteja Quinua al granel Azúcar granel Tomebamba spaguetti granel

0,63 0,34 0,40 0,40 0,34 0,34 1,10 0,34 0,40

300 √ 99 √ 233 √ 2.017 √ 6.047 √ 6.686 √ 144 √ 3.041 √ 82 √

189,00 33,66 93,20 806,80 2.055,98 2.273,24 158,40 1.033,94 32,80

173 © 545 © 268 © 1.953 © 5.959 © 7.534 © 208 © 2.419 © 71 ©

108,99 185,30 107,20 781,20 2.026,06 2.561,56 228,80 822,46 28,40

∑ 127 ∑ -446 ∑ -35 ∑ 64 ∑ 88 ∑ -848 ∑ -64 ∑ 622 ∑ 11

80,01 -151,64 -14,00 25,60 29,92 -288,32 -70,40 211,48 4,40

Dispensador de limpion indust-elite Nova servilleta x 75 Hada servilleta x 75 Servilleta danny x 100 Toall/cocina scott 120H Tarrina 1/2 lt transp Alegría plato P-8 Diafano papel alumi 25 SQ.FT pequeño Funda papel # 2 Palo helado rustico x 150 Pirotinas # 6 Plastro vaso térmico 12oz Vela extragrande # 5 Vela liviana # 4

20,90 0,25 0,23 0,40 3,03 3,62 0,70 1,19 0,66 0,75 0,23 0,60 0,74 0,29

-2 √ 63 √ 72 √ 167 √ 9√ 3√ 34 √ -73 √ 10 √ 13 √ 160 √ 48 √ 369 √ 342 √

-41,80 15,75 16,56 66,80 27,27 10,86 23,83 -86,87 6,60 9,75 36,80 28,80 273,06 99,18

2© 123 © 64 © 204 © 9© 6© 35 © 34 © 8© 11 © 151 © 18 © 355 © 410 ©

41,80 30,75 14,72 81,60 27,27 21,72 24,54 40,46 5,28 8,25 34,73 10,80 262,70 118,90

∑ -4 ∑ -60 ∑8 ∑ -37 ∑∑ -3 ∑ -1 ∑ -107 ∑2 ∑2 ∑9 ∑ 30 ∑ 14 ∑ -68

-83,60 -15,00 1,84 -14,80 -10,86 -0,70 -127,33 1,32 1,50 2,07 18,00 10,36 -19,72

Pingüino torta 2.5 lt festival "nueva" Pingüino manicho 473ml Pingüino magnum surt x 3 Trident x 6 menta American bombon surtido 180gr Chocopaleton 560gr Ducream napolitano 360gr Nikolo 810gr tradicional Perlitas mini caram x 24 nuevo Jelly rana x 10

15,16 2,46 3,59 6,60 5,54 5,63 2,69 4,44 0,93 1,26

9√ 15 √ 6√ 6√ 4√ 43 √ 60 √ 74 √ 51 √ 16 √

136,44 36,90 21,53 39,60 22,16 242,09 161,40 328,56 47,43 20,16

5© 1© 6© 6© 4© 33 © 48 © 58 © 46 © 30 ©

75,80 2,46 21,53 39,60 22,16 185,79 129,12 257,52 42,78 37,80

∑4 ∑ 14 ∑∑∑∑ 10 ∑ 12 ∑ 16 ∑5 ∑ -14

60,64 34,44 56,30 32,28 71,04 4,65 -17,64

67

68 59 7861018509892 60 7861124401431 61 7862113730044 62 7861018501025 63 7861124400946 64 7861009942349 65 7861018514964 66 78600522 Licor 67 7702049000584 68 7862117760788 69 50196388 70 7861003412749 71 7862100420729 72 5000267014074 73 5010327907246 74 7862117760061 75 088291100050 76 7862117760184 77 7862117760283 78 7861003480144 79 7861058227008 80 5010196067003 81 7702168217001 82 7861058250617 83 7861003411445 Bebidas, jugos y lácteos 84 7861024620307 85 7861024621458 86 7862110540684 87 7862109432037 88 009497002382 89 78602779 90 PEDRITOPEQ 91 9002490100070 92 759494004246 93 8712000025649

Cheetos mix up 35gr Pafritas 100gr limón Pipas 120gr familiar Ruffles 200gr natural Palomitas acaramel 18gr x 12 Biri biri chocolate 80gr Cheese tris 38gr D/12 Relleno inacake 100gr

0,36 0,72 0,77 2,39 1,01 0,70 0,33 0,72

27 √ 52 √ 22 √ -7 √ 34 √ 24 √ 188 √ 6√

9,72 37,44 16,94 -16,73 34,34 16,80 62,04 4,32

55 © 24 © 14 © 5© 11 © 24 © 188 © 27 ©

19,80 17,28 10,78 11,95 11,11 16,80 62,04 19,44

∑ -28 ∑ 28 ∑8 ∑ -12 ∑ 23 ∑∑∑ -21

-10,08 20,16 6,16 -28,68 23,23 -15,12

Antioqueño 375ml sin azúcar Black williams wisky 750ml Buchanans deluxe whisky 750ml Estelar añejo oro 750cc John morris 1 lt black whisky Johnnie walker red label 750 Mac gregor 350ml peqño Red williams whisky 750ml Ron abuelo 750cc añejo Siberian vodka 750ml premiun Tequila hacienda de tepa 750ml Ron bacardi carta blanca 750ml Whisky black-white 750ml Whyte-mackay wisky Ron viejo caldas 3 años 750cc Black owl whisky 750ml Castillo añejo 750ml

8,86 10,40 56,60 5,81 11,17 19,17 4,10 8,14 11,10 5,85 19,33 12,07 19,34 14,00 11,16 10,65 8,63

76 √ 68 √ 11 √ 18 √ 85 √ 307 √ 499 √ 818 √ 26 √ 231 √ 20 √ 8√ 36 √ 7√ 41 √ 85 √ 43 √

673,36 707,20 622,60 104,58 949,45 5.885,19 2.045,90 6.658,52 288,60 1.351,35 386,60 96,56 696,24 98,00 457,56 905,25 371,09

77 © 64 © 11 © 18 © 84 © 307 © 496 © 821 © 31 © 231 © 20 © 8© 36 © 7© 41 © 85 © 42 ©

682,22 665,60 622,60 104,58 938,28 5.885,19 2.033,60 6.682,94 344,10 1.351,35 386,60 96,56 696,24 98,00 457,56 905,25 362,46

∑ -1 ∑4 ∑∑∑1 ∑∑3 ∑ -3 ∑ -5 ∑∑∑∑∑∑∑∑1

-8,86 41,60 11,17 12,30 -24,42 -55,50 8,63

Coca cola 400ml Powerade 1lt tropical Sporade vidrio 475ml uva Gatorade 750ml sport apple Cerveza club lata 355cm D/6 Cristal 375cc rojo peqño Pedrito 375cc pqueño Red bull 250ml Quintuples 355ml uva Heineken cerveza barril 5lt

0,58 1,01 0,46 1,05 1,14 3,17 2,43 1,72 0,35 22,80

11 √ 6√ 178 √ 6√ 58 √ 2.647 √ 26 √ 239 √ 17 √ 2√

6,38 6,06 81,88 6,30 66,12 8.390,99 63,18 411,08 5,95 45,60

32 © 5© 168 © 4© 53 © 2.651 © 26 © 237 © 18 © 2©

18,56 5,05 77,28 4,20 60,42 8.403,67 63,18 407,64 6,30 45,60

∑ -21 ∑1 ∑ 10 ∑2 ∑5 ∑ -4 ∑∑2 ∑ -1 ∑-

-12,18 1,01 4,60 2,10 5,70 -12,68 3,44 -0,35 -

68

69 94 7861001203356 95 7861055903349 96 7861001235715 Embutidos 97 7861010406663 98 7861033611105 99 7861018620269 100 7861092157781 101 7861013743079 102 7861002822259 103 7868000588316 104 7750871001363 Comida para mascotas 105 7861043400720 106 7861002830131 107 7861032291551 108 7861002830100 109 7861002831138 SEGUNDA PLANTA Cristalería 110 7861191922297 111 7702147245971 112 7702147201052 113 HIELER 74835 114 7702147231622 115 2014070911567 116 8699038040946 117 6918881700435 118 151515 119 9341103129887 Cocina, baño 120 935167 121 6905854519132 122 7862116031605 123 7862108021843 124 7800143103506

Nesquik bebible 200ml vainilla Nutri leche entera 900ml funda Svelty deslactosada 1lt N

0,64 0,85 1,71

33 √ 12 √ 33 √

21,12 10,20 56,43

35 © 0© 33 ©

22,40 56,43

∑ -2 ∑ 12 ∑-

-1,28 10,20 -

Chorizo campestre L/C 130gr Floral queso cheddar cortado 200gr Juris Chorizo español 300gr Kiosko queso sanduche 300gr La danesa mort/reba 500gr Mr pollo jamon 85gr Isabella dediquesos 400gr x 10 Fleisch levadura fresca 500gr

0,90 2,78 3,90 4,21 2,62 0,76 1,65 2,71

13 √ 24 √ 5√ 5√ 1√ 9√ 2√ 2√

11,70 66,72 19,50 21,05 2,62 6,84 3,30 5,42

13 © 6© 5© 5© 1© 1© 2© 3©

11,70 16,68 19,50 21,05 2,62 0,76 3,30 8,13

∑∑ 18 ∑∑∑∑8 ∑∑ -1

50,04 6,08 -2,71

Leva can combo sham+baño Procan 1lb ARMG original Michu 450gr pollo Procan 4kg CRMG original Procat 454gr gatitos POLL/CER/LECH

4,95 0,95 1,14 8,70 2,29

6√ 54 √ 15 √ 2√ 11 √

29,70 51,30 17,10 17,40 25,19

8© 54 © 13 © 2© 11 ©

39,60 51,30 14,82 17,40 25,19

∑ -2 ∑∑2 ∑∑-

-9,90 2,28 -

Azucarero C/T melanine 04 naranja Bombonera cristal ref: 0643AL Cenicero cuadrado 0127AL Cristal Hielera vidrio ref: 74835 Vaso bebidas schubert 0397AL Cristal Vinera vidrio ref: 71418 Mantequille vidrio T/acrílica ref: 90213 Plato hondo opal ref: 53080 Vela cilindro blanco, rojo 5x5x6 Plato redondo porc M013927 ref: 78760

0,99 2,81 0,60 5,40 0,95 11,88 1,92 2,41 1,30 3,42

1√ 4√ 14 √ 6√ 14 √ 2√ 11 √ 42 √ 0√ 5√

0,99 11,24 8,40 32,40 13,30 23,76 21,12 101,22 17,10

1© 4© 15 © 6© 8© 2© 11 © 36 © 1© 5©

0,99 11,24 9,00 32,40 7,60 23,76 21,12 86,76 1,30 17,10

∑∑∑ -1 ∑∑6 ∑∑∑6 ∑ -1 ∑-

-0,60 5,70 14,46 -1,30 -

Bacinilla lila consuplast Canastilla plast grande ref: 90369 Cesta jumbo gigante Conjunto impermeable talla XL Dispensador plast oval ref: 76157

0,97 5,13 3,55 13,55 1,17

0√ 2√ 15 √ 2√ 32 √

10,26 53,25 27,10 37,44

3© 2© 12 © 2© 32 ©

2,91 10,26 42,60 27,10 37,44

∑ -3 ∑∑3 ∑∑-

-2,91 10,65 -

69

70 125 7750308011873 126 7750062765586 127 7862120850780 128 138901 129 6906200183892 Bazar 130 7862102650018 131 7501054519133 132 4005808538553 133 7862103552137 134 7896226502977 135 ESMALTES 136 7804955003160 137 75036508 138 7509546063515 139 7791293022567 140 7861081705870 141 BAZ002 142 650240035142 143 900129160 144 7702031038207 145 1321912 146 7862103551376 147 M616188 148 NAIPE 149 7861003200384 Material escolar 150 7755206000974 151 M1012098 152 4895137998438 153 4895137960329 154 3086129999736 155 7861084200457 156 7862119763855 Aseo personal 157 000900105867

Escurridor primavera ref: 86684 Hielera plast rey x 2 ref: 39707 Vaso poliestar 12 onz naranja consuplast Sabana matisse 2 plazas estampadas surt Porta retrato mad AES-389 ref: 98855

15,60 1,50 0,73 25,75 4,42

8√ 30 √ 13 √ 10 √ 9√

124,80 45,00 9,49 257,50 39,78

2© 6© 12 © 10 © 9©

31,20 9,00 8,76 257,50 39,78

∑6 ∑ 24 ∑1 ∑∑-

93, 60 36,00 0,73 -

Menticol 300cc lavanda verde Nivea crema aclar/nat 400ml Nivea jab intimo 250ml suave PH lac intimo 5.0 frasco 225ml Redoxon gotas Esmalte sami D/12 Hidrofugal Des/barr 40ml Speed roll 24/7 cool mini 30ml Lady aer pro 5 en 1 91gr Rexona des/aer v8 150ml Algodón farmacotton 5gr D/10 Peinilla sapo pequeña D/12 Tío nacho tratam 135ml engrosador Angelino colonia 150ml sonrisas JH talco 200gr lavanda Brocha rubor chaofeng Veronique frasco 60ml shampoo Moño liga C/aplique Naipe x 12 Blendy baby chiq pasta + cepll

3,32 7,25 4,26 5,71 2,72 0,35 7,37 1,05 4,33 4,24 0,12 0,26 7,50 3,39 4,00 0,54 2,75 0,87 4,74 2,22

4√ 13 √ 1√ 8√ 12 √ 100 √ 7√ 11 √ 7√ 22 √ -12 √ -16 √ 4√ 12 √ 2√ 8√ 5√ 12 √ -22 √ 11 √

13,28 94,25 4,26 45,68 32,64 35,00 51,59 11,55 30,31 93,28 -1,44 -4,16 30,00 40,68 8,00 4,32 13,75 10,44 -104,28 24,42

4© 13 © 1© 8© 12 © 71 © 7© 23 © 7© 22 © 4© 114 © 4© 12 © 2© 8© 7© 8© 7© 11 ©

13,28 94,25 4,26 45,68 32,64 24,85 51,59 24,15 30,31 93,28 0,48 29,64 30,00 40,68 8,00 4,32 19,25 6,96 33,18 24,42

∑∑∑∑∑∑ 29 ∑∑ -12 ∑∑∑ -16 ∑ -130 ∑∑∑∑∑ -2 ∑4 ∑ -29 ∑-

10,15 -12,60 -1,92 -33,80 -5,50 3,48 -137,46 -

Papelera automática #2 basa Sacapuntas smiles v/colores Aprendo acuarelas x 12 colrs ref: 67249 Aprendo crayón largo x 12 ref: 54680 Bic marcador negro perm D/12 Escribe hojas A4 bond x 50 ref: 87420 Lonchera avengers ref: 79634

17,87 0,31 0,80 0,48 0,59 0,40 10,82

1√ 1√ 20 √ 21 √ 26 √ 367 √ 1√

17,87 0,31 16,00 10,11 15,34 146,80 10,82

1© 1© 20 © 20 © 3© 368 © 1©

17,87 0,31 16,00 9,63 1,77 147,20 10,82

∑∑∑∑1 ∑ 23 ∑ -1 ∑-

0,48 13,57 -0,40 -

Angelino sh 500ml manzanilla

3,11

35 √

108,85

38 ©

118,18

∑ -3

-9,33

70

71 158 7862106703970 159 000900132634 160 8695122003354 161 000900119550 162 7861001347166 163 7861048632263 164 7702010911590 165 7861038005138 166 7861048632171 167 7861001349207 168 7790520989116 169 7702626214832 170 7861175501371 171 7702425543782 172 7861078304338 173 7861186400526 174 252628 175 7702137407785 Juguetes 176 6920880018572 177 4955959218210 178 1697004107003 179 1746414807000 180 6941057450506 181 2930300230006 182 1231387000003 183 2939500501008 Zapatos, lonas 184 7861152892843 185 7861184178878 186 7861193956894 187 7861193998450 188 7861193999051 189 7861187684727 190 VENUS34289 191 VENUS36154 192 VENUS30611

Ego gel 90gr attraction Fisher price meni sh 500ml manz Cepillo lava vajilla TP-355 ref: 93282 Azurra x 3 piel sedosa N Deja 5kg floral Lava todo deterg 180gr limón Palmolive jab x 3 frut/b coco Tips pastilla baño 90gr manzana Brillex lava 250gr sandia Deja 350gr lavaplatos limón Mr musculo doypack baño 500cm Vanish polvo 450gr blanco total Elite toall/manos 150H Hugg toall/humed x 160 act/fresh Maternity anatomica x 10 Papel hada PH x 6 Cepillo agarradera el campeón Bon bril esponja junior

0,92 4,00 1,37 1,42 13,36 0,51 1,66 0,85 0,60 0,59 3,03 6,23 1,82 3,80 1,56 0,91 0,90 0,25

9√ 8√ 106 √ 7√ 2√ 0√ 4√ 63 √ 26 √ 78 √ 10 √ 6√ 89 √ 4√ -9 √ 11 √ 14 √ 19 √

8,28 32,00 145,22 9,94 26,72 6,64 53,55 15,60 46,02 30,30 37,38 161,98 15,20 -14,04 10,01 12,60 4,75

2© 8© 24 © 1© 5© 3© 29 © 15 © 26 © 110 © 10 © 6© 73 © 4© 15 © 1© 18 © 80 ©

1,84 32,00 32,88 1,42 66,80 1,53 48,14 12,75 15,60 64,90 30,30 37,38 132,86 15,20 23,40 0,91 16,20 20,00

∑7 ∑∑ 82 ∑6 ∑ -3 ∑ -3 ∑ -25 ∑ 48 ∑∑ -32 ∑∑∑ 16 ∑∑ -24 ∑ 10 ∑ -4 ∑ -61

6, 44 112,34 8,52 -40,08 -1,53 -41,50 40,80 -18,88 29,12 -37,44 9,10 -3,60 -15,25

Pistola agua ref: E02067 Corneta plast. GDE ref: 63202 Juego herramientas BB805-F ref: 95878 Juego playa 066ABCD ref: 95572 Pelota playera ref: 49356 Cocodrilo C/luz 060a ref: 87613 Juguete circo P/ARMAR ref: 94215 Volqueta funda DB 168-9 ref: 95645

4,88 2,41 7,74 5,79 1,56 3,06 8,71 1,56

6√ 11 √ 70 √ 66 √ 11 √ 20 √ 62 √ 93 √

29,28 26,47 541,80 382,14 17,16 61,20 540,02 145,08

6© 11 © 4© 2© 14 © 4© 7© 36 ©

29,28 26,47 30,96 11,58 21,84 12,24 60,97 56,16

∑∑∑ 66 ∑ 64 ∑ -3 ∑ 16 ∑ 55 ∑ 57

510,84 370,56 -4,68 48,96 479,05 88,92

Zap/cuero anselmo negro # 37 Zap/cuero cristhian negro # 41 Zap/cuero karen negro # 33 Zap/cuero julieta negro # 23 Zap/cuero mónica negro # 33 Zapato dep/oman blanco # 38 Zapatilla v jobi planeta AZ # 24 Zapatilla v jobi osito BG # 19 Zapato aron azul BL # 39

21,23 26,44 20,40 17,50 20,40 25,71 3,24 3,24 8,54

2√ 1√ 1√ 1√ 1√ 2√ 3√ 0√ 0√

42,47 26,44 20,40 17,50 20,40 51,41 9,73 -

2© 1© 1© 1© 1© 2© 2© 2© 10 ©

42,47 26,44 20,40 17,50 20,40 51,41 6,49 6,49 85,42

∑∑∑∑∑∑∑1 ∑ -2 ∑ -10

3,24 -6,49 -85,42

71

72 193 VENUS31764 Adornos navideños 194 4894616010296 195 4894616037606 196 4895138025645 197 4894616004141 198 4894616033615 199 4894616010494 200 4894616037439

Zapato kratos psd azul BL # 39

8,14

0√

-

10 ©

81,39

∑ -10

-81,39

Adorno nav. árbol AL-31022 ref: 85253 Adorno nav. papa noel ref: 96102 Adorno nav. muñeco 11" ref: 77980 Adorno nav. rey acrilico C/luz ref: 86229 Adorno papa noel luz ref: 94983 Luces navideñas led ref: AL-61029 200 Estrella nav. ALXM-28011 ref: 96287 TOTAL

3,90 4,03 2,99 5,99 12,66 6,48 3,32

7√ 23 √ 1√ 7√ 3√ 9√ 18 √

27,30 92,69 2,99 41,93 37,98 58,32 59,76

7© 23 © 3© 7© 3© 13 © 18 ©

27,30 92,69 8,97 41,93 37,98 84,24 59,76

∑∑∑ -2 ∑∑∑ -4 ∑-

-5,98 -25,92 -

∑ 985,88

∑ 37.587

∑ 58.080,50

∑ 38.315

∑ 57.255,40

∑ -728

∑ 825,09

Fuente: Stock de mercadería y reporte emitido por el sistema contable.

Marcas: √ Verificado en el sistema, © Conteo físico, ∑ Sumatoria.

ATRIBUTOS DEL HALLAZGO Condición: Se presentó una diferencia de saldos de 728 artículos que comercializa la empresa.

Criterio: Las cantidades registradas en el sistema contable deben coincidir con las mismas unidades registradas en el conteo físico realizado dentro de las instalaciones de la empresa. La afirmación de valuación de auditoría menciona que cada transacción debe estar correctamente calculada y registrada por el monto apropiado, además el principio contable de realización, toda actividad debe ser registrada en el momento que se realiza.

Causa: Para desarrollar la toma física de los inventarios la empresa procede a encerar los kardex de cada uno de los productos, por otro lado al momento de llevar la mercadería de una bodega a la bodega matriz o almacén no se entrega el ticket de bodega, por ende seria la causa principal por la que se presentan dichas diferencias. Al realizar la toma física no se encontraron los responsables de recepción de la mercadería, conjuntamente se encontraron productos en perchas que no correspondían.

Efecto: Inventario subvalorado en $825,09

72

73

EMPRESA SUPER SAV MATERIALIDAD AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

ELABORADO: DEVJ

E.7

FECHA: 21/DIC/2018

2/2

OBJETIVO: Realizar la toma fĂ­sica de los productos almacenados en la bodega matriz o almacĂŠn y comparar con el registro del sistema.

RELEVAMIENTO Para realizar la toma fĂ­sica se tomĂł en cuenta 500 productos vendidos durante el mes de diciembre; de los cuales se considerĂł el 40% de los mismos, dichos productos tambiĂŠn nos sirvieron para determinar la materialidad.

Muestra đ?‘˝đ?’‚đ?’?đ?’?đ?’“ đ?’•đ?’?đ?’Žđ?’‚ đ?’‡Ă­đ?’”đ?’Šđ?’„đ?’‚ = đ?‘ťđ?’?đ?’•đ?’‚đ?’? đ?’Žđ?’†đ?’“đ?’„đ?’‚đ?’…đ?’†đ?’“đ?’Šđ?’‚ đ?’…đ?’† đ?’ƒđ?’?đ?’…đ?’†đ?’ˆđ?’‚ đ?’Žđ?’‚đ?’•đ?’“đ?’Šđ?’› đ?&#x;“đ?&#x;•. đ?&#x;?đ?&#x;?đ?&#x;“, đ?&#x;’đ?&#x;Ž = đ?&#x;’đ?&#x;’% đ?&#x;?đ?&#x;‘đ?&#x;?. đ?&#x;?đ?&#x;Žđ?&#x;—, đ?&#x;–đ?&#x;‘ đ?‘˝đ?’‚đ?’?đ?’?đ?’“ đ?’•đ?’?đ?’Žđ?’‚ đ?’‡Ă­đ?’”đ?’Šđ?’„đ?’‚ đ?&#x;“đ?&#x;•. đ?&#x;?đ?&#x;?đ?&#x;“, đ?&#x;’đ?&#x;Ž = = đ?&#x;—đ?&#x;–. đ?&#x;“đ?&#x;–% đ?‘˝đ?’‚đ?’?đ?’?đ?’“ đ?’”đ?’Šđ?’”đ?’•đ?’†đ?’Žđ?’‚ đ?&#x;“đ?&#x;–. đ?&#x;Žđ?&#x;–đ?&#x;Ž, đ?&#x;“đ?&#x;Ž

ATRIBUTOS DEL HALLAZGO CondiciĂłn: Existe una diferencia del 98.58% del valor de la toma fĂ­sica del inventario, con lo registrado en el sistema; por ende no cumple con cada uno de los procesos para el manejo y almacenamiento del inventario fĂ­sico.

Criterio: El inventario debe ser controlado por el bodeguero o persona encargada y se debe recibir con la respectiva documentaciĂłn (factura, guĂ­a de remisiĂłn, orden de compra, etc.), ademĂĄs el encargado de bodega deberĂĄ realizar un listado de productos que estĂŠn por caducar para reportar el respectivo cambio con 90 dĂ­as de anticipaciĂłn.

Causa: La causa de estas diferencias es que la empresa no cuenta con un documento que respalde las entradas y salidas de la mercaderĂ­a de las bodegas hacia la bodega matriz Efecto: Inventario subvalorado en $57.225,40

Elaborado por: Daniela Vivanco

Supervisado por: Mg. HernĂĄn Maldonado P.

74

5.2.4. Informar los resultados posteriores a la evaluación del control interno 5.2.4.1. Carta a la gerencia.

Santo Domingo, 24 de diciembre del 2018 Señora Ruth Vivanco R. SUPER SAV Presente.Se ha realizado una evaluación al sistema de control interno del área de inventarios, tomando en consideración los procesos de adquisición, almacenamiento y venta, con información contable del periodo fiscal 2018, el procedimiento se realiza de acuerdo con las NIA. La gerencia tiene la responsabilidad de presentar información confiable y fidedigna de los procedimientos internos y externos de la empresa, los mismo que permitan mantener una efectiva estructura de control interno, con el fin de lograr objetivos y direccionar una conducta ordenada y eficiente.

Se realizó la evaluación de control con el propósito de promover la eficiencia en las operaciones de la empresa, contribuir a mejorar la rentabilidad económica para el negocio y lograr una mayor productividad.

Con la evaluación del control interno se determinó como los procedimientos que realiza Super Sav, empresa comercial, presentan deficiencias y es obligatorio informar las irregularidades detectadas ya que puede presentar riesgo en el desarrollo de sus actividades, es por eso que se concluye que la empresa necesita fortalecer los controles existentes e implementar nuevos con sus respectivos documentos de respaldo.

Cordialmente,

Srta. Daniela Elizabeth Vivanco Jiménez ESTUDIANTE DE AUDITORÍA

75

5.2.4.2. Informe de hallazgos El presente informe de auditoría da a conocer los hallazgos encontrados en la Evaluación y examen de la empresa SUPER SAV, en el periodo 2018, en la cual los trabajadores cumplieron con la responsabilidad de facilitar la información y documentación necesaria para desarrollar la investigación; así mismo el objetivo principal de la evaluación fue identificar el correcto desempeño del control interno, a través de las políticas, normas y procedimientos de compras, almacenamiento y ventas.

El informe presentado a la gerente-propietaria de la empresa Super Sav, de la ciudad de Santo Domingo, se realizó en base a las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas NAGAS para obtener una seguridad razonable y objetividad de cada uno de los procesos utilizados en la evaluación de la empresa. En el mismo que se detallan una serie de eventos que afectan el control interno de la empresa, los cuales se mencionan a continuación con sus debidas recomendaciones:  Diferencias en el inventario Se pudo encontrar diferencias entre las cantidades registradas en el sistema y la contabilización realizada en la toma física de los inventarios, de tal manera que el inventario se encuentra subvalorado en $825.09 ctvs., con respecto al saldo total del inventario.

Recomendación: Realizar la toma física total de los inventarios cada seis meses con el fin de obtener información verídica entre el sistema y la cantidad física de la mercadería almacenada en las bodegas de la empresa, además de realizar el respectivo asiento de ajuste de acuerdo a los datos obtenidos de la toma física.  Inexistencia de planificación en las compras Carece de organización al momento de adquirir la mercadería, esto debido a que solicitan el reabastecimiento de los productos que comercializan cuando estos se encuentran en un nivel bajo de stock. Por ende no cuenta con un presupuesto definido para realizar las compras de mercadería, debido a que estas se realizan sin ser planificadas con anterioridad.

Recomendación: Es de vital importancia que la empresa establezca un presupuesto para la adquisición de la mercadería, además de detallar en un documento de Excel los productos de mayor y menor rotación, de esta manera evitan comprar mercadería innecesaria;

76

es por eso que la empresa debe planificar las compras para que les permita cumplir con los objetivos establecidos.  Deficiente estructura organizacional La empresa cuenta con una estructura organizacional pero no se cumple a cabalidad, esto debido a que las funciones son concedidas de forma verbal; por ende el personal desconoce acerca de las funciones y responsabilidades que deben desempeñar de acuerdo al área en la que laboran, además no se les otorga un documento que defina el perfil laboral de cada puesto de trabajo.

Recomendación: Se presentó una propuesta de la estructura organizacional con la finalidad de identificar de una mejor manera las funciones de cada uno de los trabajadores dentro de los diferentes departamentos. De esta manera permitirá mejorar el desempeño de los trabajadores, además de llevar un control de las actividades asignadas, por ello se han establecido tres departamentos dentro de la organización.

La estructura organizacional corresponde a un diseño vertical, en el cual la representación gráfica va de arriba hacia abajo y las responsabilidades recaen en la cima de la misma. De acuerdo con la estructura organizacional propuesta se ha establecido el perfil profesional de los trabajadores que intervienen en la mejora del ciclo de inventarios.  Inexistencia de protección a la mercadería La empresa no tiene limitaciones de acceso a bodegas a personal no autorizado y no cuenta con inspecciones eficientes que salvaguarden la seguridad de la mercadería, además no cuenta con registros en los cuales conste la mercadería deteriorada.

Recomendación: La empresa debe contar con estrictas medidas para ingresar a las bodegas, además de implementar vigilancia y antenas acusto magnéticas para evitar el robo de la mercadería y código de barras, de manera poder tener un mejor control y manejo de los inventarios por parte del personal encargado; así mismo se propone implementar un documento que detalle los productos en mal estado para ser devueltos en el plazo establecido.

77

 Deficiente manejo de los inventarios Se determinó que existen irregularidades en el desarrollo de los procedimientos del inventario, esto debido a que no existe personal que se dedique al manejo y custodia de cada una de las bodegas.

Recomendación: Desarrollar una adecuada estructura organizacional y contratar personal que esté a cargo de las bodegas, además de implementar y entregar un manual de funciones que les permita saber a los trabajadores las actividades a realizar, por ende dicho manual permitirá llevar a cabo de mejor manera el manejo de los inventarios y realizar controles para verificar el cumplimiento de los objetivos y procesos establecidos.  Deficiencia en el cumplimiento de los procedimientos Al revisar cada uno de los procedimientos tanto de compras, almacenamiento y ventas desarrolladas en el año 2018 se puedo constatar que los procedimientos establecidos no son cumplidos a cabalidad por parte de los trabajadores, presentando anomalías en el desempeño de cada proceso.

Recomendación: El gerente o propietario establecerá procedimiento y políticas, además realizará controles mensuales para verificar que se cumpla con las firmas y toda la documentación de respaldo en los procesos de compra, almacenamiento y venta.

Srta. Daniela Elizabeth Vivanco Jiménez ESTUDIANTE DE AUDITORÍA

78

5.2.4.3. Proponer acciones correctivas para la mejora de la gestión de inventarios.

5.2.4.3.1. Propuesta de una estructura organizacional

Figura 2. Propuesta de estructura organizacional

5.2.4.3.2. Propuesta de documento para la gestión de inventarios

CONTROL DE DEVOLUCIONES DE SUPER SAV Fecha de devolución

Proveedor

RESPONSABLE

Figura 3. Propuesta de documento de control de cambios - devoluciones

FECHA DE ELABORACIÓN MES: AÑO:

Descripción del cambio

FIRMA

79

5.2.4.3.3. Manual de funciones propuesto 

Perfil del Comprador MANUAL DE FUNCIONES DE SUPER SAV

Descripción del cargo del encargado de compras

FECHA DE ELABORACIÓN MES: AÑO: Diciembre

2018

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Encargado de realizar las compras Nombre del cargo Departamento de compras Departamento del área 1 Número de personas a cargo Gerente administrativo Jefe inmediato 2. OBJETIVO DEL CARGO Realizar la adquisición de mercadería de manera eficaz y eficiente, además de revisar los precios, calidad, cantidad de cada uno de los productos y conocer de manera exacta las existencias de la empresa con la finalidad de tomar decisiones oportunas.

3.     

Rapidez Agilidad Comunicación Responsabilidad Liderazgo 4.

            

HABILIDADES

FUNCIONES

Revisar periódicamente los niveles de inventario.

Analizar y seleccionar a los mejores proveedores, tomando en cuenta precio y calidad.

Apoyar en la toma física de inventario.

Realizar comparaciones de al menos 3 proveedores.

Realizar y confirmar las órdenes de compra.

Solicitar autorización a la propietaria para validar las órdenes de compra y proceder a realizar la adquisición de la mercadería.

Coordinar con la propietaria los precios de venta de acuerdo a un margen de utilidad apropiado.

Establecer mínimos y máximos del inventario de acuerdo a las necesidades.

Coordinar y elaborar con la propietaria un presupuesto de compras.

Autorizar o rechazar las requisiciones de compra y mercadería.

Entregar las órdenes de compra al proveedor seleccionado.

Ingresar los productos al sistema que dispone la empresa.

Informar al encargado de bodega sobre las mercaderías adquiridas.

Figura 4. Propuesta de perfil de cargo del comprador

Elaborado por: Daniela Vivanco

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado P.

80



Perfil del Bodeguero MANUAL DE FUNCIONES DE SUPER SAV

Descripción del cargo del Bodeguero y Auxiliar de bodega

FECHA DE ELABORACIÓN MES: AÑO: Diciembre

2018

1.

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Bodeguero Nombre del cargo Auxiliar de bodega Almacenamiento Departamento del área 1 Número de personas a cargo Supervisor general Jefe inmediato 2. OBJETIVO DEL CARGO Custodiar, controlar y participar en la recepción y distribución de la mercadería, trabajar con eficacia y eficiencia de manera que cumpla con sus funciones.

3.       

Rapidez Agilidad Comunicación Responsabilidad Liderazgo Orden Trabajo en equipo 4.

         

HABILIDADES

FUNCIONES

Mantener los registros de ingresos y salidas de mercadería que permanecen en bodegas.

Mantener en orden y limpias las bodegas y almacenamiento de los productos de manera que resguarde su integridad como la de los demás colaboradores.

Prepara y coordinar los despachos oportunos.

Ordenar y mantener la mercadería de acuerdo a las condiciones de cada uno de ellos.

Verificar la concordancia entre la solicitud de producto y la factura.

Verificar la calidad de la mercadería.

Informar al encargado respecto a cualquier novedad que se presente en el proceso de almacenamiento o recepción de cualquier proveedor o contrato que no cumpla con las reglas administrativas.

Solicitar una copia de la solicitud de productos con su respectiva autorización.

Detectar e informar cualquier inconveniente dentro de las bodegas como la humedad, artículos en deterioro u obsoletos.

Emitir el ticket de recepción de la mercadería.

Figura 5. Propuesta de perfil de cargo del bodeguero

Elaborado por: Daniela Vivanco

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado P.

81



Perfil del Vendedor

MANUAL DE FUNCIONES DE SUPER SAV

Descripción del cargo del Vendedor

FECHA DE ELABORACIÓN MES: AÑO: Diciembre

2018

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Encargado de realizar las ventas Nombre del cargo Departamento de ventas Departamento del área 1 Número de personas a cargo Gerente administrativo Jefe inmediato 2. OBJETIVO DEL CARGO Realizar la venta de mercadería de manera eficaz y eficiente, revisar la calidad de los productos y brindar un excelente servicio al cliente de manera que se logre los objetivos propuestos por la empresa.

3.

HABILIDADES

      

Rapidez Agilidad Comunicación Responsabilidad Liderazgo Entusiasmo Trabajo en equipo

4.

FUNCIONES

          

Tener un control de las necesidades del consumidor.

Conocer acerca de los productos que ofrece la empresa.

Distribuir el producto en el momento necesario.

Proporcionar la atención adecuada a los clientes, con un servicio oportuno y amable.

Llevar un adecuado control de los pedidos y entrega de los mismos.

Verificar la existencia del producto para la confirmación de los pedidos.

Elaborar cotizaciones a los futuros clientes.

Elaborar un listado de productos faltantes en perchas.

Elaborar cada mes reporte de ventas a fin de controlar el cumplimiento de los objetivos de la empresa.

Notificar sobre la mercadería con más demanda con el fin de tomar medidas oportunas para la venta.

Comunicar acerca de las novedades, reclamos e inconvenientes con los clientes.

Figura 6. Propuesta de perfil de cargo del vendedor

Elaborado por: Daniela Vivanco

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado P.

82

5.2.4.3.4. Flujograma propuesto para el proceso de compra EMPRESA SUPER SAV FLUJOGRAMA PROPUESTO DEL PROCESO DE COMPRA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

ELABORADO: DEVJ

FECHA: 03/DIC/2018 OBJETIVO: Realizar el flujograma propuesto para las compras de mercadería en la empresa Super Sav.

NOTA: Revisar narrativa propuesta para el Proceso de Compra. (Anexo 16) Figura 7. Propuesta de flujograma del proceso de compra

Elaborado por: Daniela Vivanco

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado P.

83

5.2.4.3.5. Flujograma propuesto para el proceso de almacenamiento ELABORADO: EMPRESA SUPER SAV DEVJ FLUJOGRAMA PROPUESTO DEL PROCESO DE ALMACENAMIENTO FECHA: AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018 03/DIC/2018 OBJETIVO: Realizar el flujograma propuestos para el almacenamiento de la mercadería en la empresa Super Sav.

84

ELABORADO: EMPRESA SUPER SAV DEVJ FLUJOGRAMA PROPUESTO DEL PROCESO DE ALMACENAMIENTO FECHA: AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018 03/DIC/2018 OBJETIVO: Realizar el flujograma propuestos para el almacenamiento de la mercadería en la empresa Super Sav.

NOTA: Revisar narrativa propuesta para el Proceso de Almacenamiento. (Anexo 17) Figura 8. Propuesta de flujograma del proceso de almacenamiento

Elaborado por: Daniela Vivanco

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado P.

85

5.2.4.3.6. Flujograma propuesto para el proceso de ventas ELABORADO: DEVJ FECHA: 03/DIC/2018 OBJETIVO: Realizar el flujograma para las ventas de mercadería en la empresa Super Sav. EMPRESA SUPER SAV PROCESO DE VENTA PROPUESTO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

NOTA: Revisar narrativa propuesta para el Proceso de Ventas. (Anexo 18) Figura 9. Propuesta de flujograma del proceso de ventas

Elaborado por: Daniela Vivanco

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado P.

86

5.2.4.3.7. Políticas propuestas para la empresa

POLÍTICAS DE LA EMPRESA SUPER SAV

FECHA DE ELABORACIÓN MES: AÑO: Diciembre

2018

OBJETIVO: Plantear políticas y procedimientos que le permita a la empresa maximizar el control de los inventarios.

POLITICAS DE COMPRAS 

Informar al encargado de bodega sobre las mercaderías adquiridas.



Para las compras que se vaya a realizar se debe generar una orden de compra.



Elaborar un presupuesto mensual para la adquisición de la mercadería.

POLITICAS DE ALMACENAMIENTO 

Registrar el ingreso y salida de la mercadería



Etiquetar la mercadería para separar la nueva y la antigua.



Mantener informado al encargado de compras con respecto a la poca disponibilidad de mercadería.

POLITICAS DE VENTAS 

Tener conocimiento acerca de los productos que ofrece la empresa.



Notificar periódicamente sobre los productos más demandados.



Notificar acerca de los inconvenientes y reclamos presentados por los clientes.

POLITICAS DE PAGO Y COBRO 

La empresa solo aceptará pagos completos por factura de acuerdo como se haya estipulado en la venta.



En casos de incumplimiento de pago según lo acordado la empresa se reserva el derecho de entregas y programación de pedidos hasta su regularización.

POLITICAS DE ENTREGA Y DEVOLUCIÓN 

En ningún caso se aceptará como devolución producto cortado o en mal estado.



La empresa no aceptará cargos o devoluciones sin previo aviso y validado por el supervisor de la empresa.

Figura 10. Políticas propuestas

Elaborado por: Daniela Vivanco

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado P.

87

6. DISCUSIÓN Para logar el primer objetivo fue necesario realizar el levantamiento de información, detallando las políticas de compra, almacenamiento y venta, además de conocer las actividades y funciones de cada uno de los trabajadores, recabar información de los procedimientos, detallar las narrativas y diagramas de flujo de los procesos realizados por la empresa, dicha información fue proporcionada por el departamento administrativo y contable; por otro lado se aplicaron los debidos instrumentos de recogida de datos como son la entrevista y encuesta, tanto a proveedores, trabajadores y clientes; es por ende que el levantamiento de información sirvió de ayuda para saber la situación actual y el manejo del control interno de la empresa.

Para identificar el nivel de riesgo fue necesario aplicar el cuestionario COSO ERM, el mismo que a través de una serie de preguntas relacionadas con los inventarios indico un nivel de confianza del 56%, determino una muestra del 40 de las operaciones realizadas por la empresa para ser analizados en la fase de la ejecución.

Posteriormente para dar cumplimiento al tercer objetivo se utilizaron las debidas pruebas sustantivas para comprobar el cumplimiento de cada una de las políticas aplicadas dentro del ciclo de inventarios; dentro del proceso de compras se presentó un nivel de incumplimiento del 14% de las políticas, esto debido a que no se presentan las novedades de productos con stock, firma de autorización, en cuanto al incumplimiento de las políticas de recepción y almacenamiento este presenta el 24% ya que no se presenta la guía de remisión, no se identifica a la persona encargada de recibir la mercadería y no se registra los movimientos de la mercadería en la bodega del almacén. Mientras que los procedimientos de ventas tienen un nivel de cumplimiento del 100% ya que se evidencio que la empresa registra sus ventas en el momento que se realizan.

Finalmente, para lograr cumplir con el último objetivo se procedió a detallar tanto políticas como procedimientos de compra, almacenamiento y venta, las mismas que permitirán llevar un adecuado manejo de los inventarios. Además se planteó un manual de funciones para la contratación de personal encargado de las compras, ventas y bodegas y de esta manera facilitar el trabajo dentro de la empresa, asignando un responsable para cada una de estas áreas y llevar un adecuado control de los procedimientos.

88

7. CONCLUSIONES 

Super Sav es un moderno supermercado dedicado a la venta al por mayor y menor de productos de consumo masivo que con el paso del tiempo ha conseguido una permanencia importante dentro del mercado, por ende presenta inconvenientes en la gestión de los inventarios al no contar con un adecuado control, siendo este el mayor problema para el desarrollo y estabilidad de la empresa.



Mediante la evaluación del sistema de control interno aplicado al área de los inventarios de la empresa Super Sav, se identificó que no ha establecido las políticas, funciones y procedimientos de manera formal; mismos que fueron descritos a través de narrativas y flujogramas, además de no comunicar mediante un documento las actividades y responsabilidades que deben llevar a cabo los trabajadores para desempeñar una eficiente gestión en los inventarios.



En la actualidad en la empresa existen diferencias entre los productos registrados en el sistema contable y los existentes en la bodega matriz, lo que causa que la información acerca de los inventarios no sea verídica, además se evidencio que carece de políticas con respecto al robo, daño y perdidas de la mercadería.



Finalmente, se realizó la propuesta de intervención en la que se planteó una serie de políticas para los procesos que intervienen en el ciclo de inventarios, reformar la estructura organizacional y el manual de funciones de la empresa, con el objetivo de mejorar de manera eficiente el manejo de los inventarios.

89

8. RECOMENDACIONES 

La empresa Super Sav debe tener en consideración las recomendaciones anteriormente establecidas en el informe de auditoría, con el fin de mejorar los procesos en la gestión de los inventarios, ya que afectan el desarrollo económico de la empresa.



Super Sav debe comunicar por escrito y de manera formal las políticas, funciones y actividades que los trabajadores deben cumplir en los procesos de compra, almacenamiento y ventas, además de designar a una persona para que este encargada de mantener un buen control y manejo de los inventarios.



Se establece que la empresa realice la toma física de los inventarios en general, existentes en bodegas, con el objetivo de mantener información confiable; así mismo se recomienda que gerencia designe personal calificado para realizar vigilancia dentro de las instalaciones de la organización, con el fin de evitar el hurto de la mercadería.



Presentar un informe a gerencia y al personal de la empresa, indicando los hallazgos obtenidos durante la evaluación realizada a la gestión de los inventarios, con el fin de lograr disminuir las falencias detectadas en cada uno de los procedimientos del ciclo de inventarios, ya que si no se llegan a contrarrestar pueden perjudicar la estabilidad y crecimiento de la empresa.

90

9. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Arciniegas , G. (Julio - Diciembre de 2013). Modelo de gestión de inventarios para empresas comerciales de la ciudad de Ibarra, provincia de Imbabura. UCV-HACER. Revista de Investigación y Cultura, 2(2), 11-26. Recuperado el 15 de Octubre de 2018, de http://www.redalyc.org/pdf/5217/521752181003.pdf Arens, A., Elder, R., y Beasley, M. (2007). Auditoría: Un enfoque integral (Decimoprimera ed.). México: Pearson Education.

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91

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NIC

2.

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92

10. ANEXOS Anexo 1. Informe de trabajo de titulaciรณn escrito de grado

93 Anexo 2. Carta de convenio a la empresa SUPER SAV

94 Anexo 3. Certificaciรณn de impacto

95 Anexo 4. Árbol de problemas

Falta de entrega y recepción suscrita de guía de remisión

Inexistencia de planificación para el abastecimiento de la mercadería

EFECTO

CAUSAS

Genera escasez o exceso de productos dependiendo de la temporada.

Al realizar toma física de inventarios se realiza un ajuste directo sin efectuar un proceso de rastreo

No cuenta con una adecuada descripción de cargos

Falta de una persona encargada del manejo de los inventarios

DEFICIENTE MANEJO Y CONTROL DE LOS INVENTARIOS EN LA EMPRESA “SUPER SAV”

Produce el incumplimiento de las actividades, procedimientos y duplicidad de funciones en el personal

Provocar sanciones tributarias

Influye en la seguridad, custodia y registro de la mercadería

Impide identificar las razones de las diferencias presentadas, así como el deterioro de las mismas 95

96 Anexo 5. Entrevista a la propietaria ENTREVISTA APLICADA A LA PROPIETARIA Objetivo: Evaluación y propuesta de mejoras en el control de inventarios de la empresa Super Sav. N° PREGUNTAS RESPUESTAS Si, ya que mediante este reglamento regulamos las obligaciones y prohibiciones a las que deben sujetarse cada 1 ¿Posee la empresa un reglamento interno? uno de los trabajadores, con respecto a sus actividades y permanencia en la empresa.

Se trabaja bajo valores éticos, pero no se cuenta con un 2 ¿Cuenta la empresa con un manual ético? documento que respalde dichos valores.

Si, se cuenta con una estructura organizacional definida y con ¿Existe una estructura organizacional 3 la misma se pretende mantener bien organizada la empresa y definida? lograr alcanzar las metas propuestas de la organización. ¿La empresa establece objetivos respecto Hasta el momento no se ha establecido un monto de dinero 4 al monto de compra de la mercadería? específico para abastecer a la empresa de mercadería. ¿Se planifican eventos que permitan Sí, la empresa se maneja mediante reglas para prevenir 5 tomar medidas preventivas dentro del errores en el área de inventarios. área de inventarios? ¿Se realiza un control del cumplimiento No, pero los supervisores tratan de controlar las actividades 6 de las actividades del área de inventarios? realizadas por los trabajadores. ¿Se realiza toma física de los inventarios 7 Sí, se trata de realizar por lo menos dos veces al año. por lo menos una vez al año? ¿Existen políticas establecidas para dar de 8 Sí, pero no se encuentran plasmadas en un documento. baja a la mercadería obsoleta?

9

10 11 12

¿Se autorizan previamente las compras de mercadería por el propietario o funcionario designado para ello?

Si, antes de realizar las compras deben ser revisadas por la propietaria evitando así pérdida de ingresos al comprar mercadería innecesaria.

¿Se evalúa a tiempo el riesgo de los inventarios por parte de los propietarios? ¿El conteo físico es supervisado por el propietario o por el personal encargado? ¿Los propietarios toman medidas correctivas ante la presentación de eventos o anomalías?

Sí, los inventarios son controlados por el bodeguero y este debe comunicar anomalías que se presenten.

13

¿Son almacenados en lugares seguros los productos en mal estado?

14

¿El establecimiento de políticas es prioridad para los propietarios?

15

¿Se realizan procedimientos inventarios?

16

¿Se comunica oportunamente respecto a los pagos a proveedores?

17

¿Se comunica acerca de los productos en mal estado para dar de baja?

18

¿Se evalúa el logro de los objetivos con respecto a los inventarios?

evaluaciones a de control de

los los

Por el personal encargado.

Si, ajustan pero no rastrean las razones por las cuales se dieron los deterioros.

Si, son revisados y almacenados en un lugar apartado de la mercadería en buen estado para evitar confusión al momento de perchar la mercadería, además se le comunica al proveedor para que realice el cambio respectivo.

Sí, es importante establecer políticas ya que, a través de las mismas se pueden alcanzar los objetivos establecidos dentro de la organización, además se puede ejercer el poder con la intención de resolver situaciones que se puedan producir.

No se evalúan los procedimientos ya que no cuenta con disponibilidad de tiempo, ni se ha delegado a una persona para que ejecute dicha actividad.

Sí, tienen días establecidos para realizar los pagos a proveedores por lo general el pago es realizado los días viernes de acuerdo con el plazo establecido por la empresa proveedora.

Sí, los trabajadores encargados de las perchas deben verificar el estado de la mercadería antes de ser perchada y en caso de que exista mercadería en mal estado proceden a informar al supervisor.

Sí, realizando conteo físico y comparándolo con los datos del sistema.

97 Anexo 6. Encuesta al contador ENTREVISTA APLICADA AL CONTADOR Objetivo: Evaluación y propuesta de mejoras en el control de inventarios de la empresa Super Sav. N° PREGUNTAS RESPUESTAS 1 ¿Cuenta la empresa con un manual de No cuenta con ese tipo de manual, todo se desarrolla de procedimientos contables? acuerdo a las normas pero no contamos con un manual que nos diga que hacer.

2 ¿Se le comunica a través de un documento las actividades a Sí, pero el documento esta desactualizado. desempeñar dentro de la empresa?

3 ¿Existen objetivos para cada procedimiento en el área de No por ahora inventarios?

4 ¿En el área de contabilidad realiza Si ya que nos permite llevar un registro de cada unidad que registros de inventarios permanentes? ingresa y sale del inventario.

5 ¿Se deja constancia de la toma física Si, se elabora un informe detallando las diferencias en la toma llevada a cabo? física.

6 ¿Existe un análisis y clasificación de los Si los encargados de las compras detallan los precios de cada proveedores en términos de calidad y uno de los proveedores y en base a eso se los selecciona para cantidad? realizar el pedido.

7 ¿Existen objetivos en cuanto al manejo No por el momento y rotación de inventarios?

8 ¿Utiliza la empresa como efecto de control, informes que comparen las Si, se realiza el informe detallando las diferencias diferencias entre los registros y el encontradas. resultado del inventario físico?

9 ¿Existe una comparación entre la Si, los encargados de despachar la mercadería debe ir factura y la orden de despacho para confirmando que lo facturado vaya correctamente certificar que los artículos enviados despachado. hayan sido facturados?

10 ¿Los asientos de diario están No, una vez realizados por el contador son aprobados por el directamente aprobados por un gerente. empleado responsable?

11 ¿Las facturas de ventas son controladas No por el área de contabilidad?

12 ¿Se realiza un presupuesto para No, las compras se realizan dependiendo del sistema si se ve compras de inventario? que ya no hay mercadería ahí se realiza las compras.

13 ¿Se comunica del estado de la mercadería al propietario o jefe Sí, pero muchas de las veces lo pasan por alto inmediato?

14 ¿La información contable se encuentra Si debidamente respaldada?

15 ¿Se verifica de forma periódica los registros que se presentan en el área de Se trata de cumplir con eso, la toma física se la re los inventarios con los que se registran en el área de contabilidad?

16 ¿Se encuentra codificada la mercadería para el control y verificación de la Si, dentro del sistema cada artículo cuenta con un código misma?

17 ¿Se realiza un rastreo de la toma física Solo se hace una revisión sencilla y no se rastrea a profundidad de inventarios? las causas de esas diferencias.

98 Anexo 7. Encuesta a trabajadores ENTREVISTA APLICADA A TRABAJADORES Objetivo: Evaluación y propuesta de mejoras en el control de inventarios de la empresa Super Sav. N° PREGUNTA VARIABLE CANT. TOTAL SI 2 ¿Existe un documento que describa los cargos y 1 5 funciones de cada empleado?

NO 3 SI 2 ¿Cuenta la empresa con un organigrama o esquema de 2 5 organización?

NO 3 SI 2 3 ¿Existe una sola persona encargada de los inventarios?

5 NO 3 SI 1 ¿Existe personal apropiado para el manejo de los 4 5 inventarios?

NO 4 SI 2 ¿Le comunicaron de forma escrita cuáles serán las 5 5 actividades a desempeñar?

NO 3 SI 2 ¿Existe un proceso de capacitación o inducción a los 6 5 trabajadores sobre las funciones que debe realiza?

NO 3 SI 2 ¿Se establecen objetivos respecto a las compras 7 5 mensuales de los inventarios?

NO 3 SI 4 ¿El proceso de inventarios es manejado de manera 8 5 adecuada?

NO 1 SI 5 ¿Existe un documento que respalde el ingreso y salida 9 5 de los inventarios?

NO 0 SI 5 ¿Se realiza un control de los inventarios con el fin de 10 5 no tener un mayor volumen de mercadería?

NO 0 SI 3 ¿Existen políticas en cuanto daño y deterioro de los 11 5 inventarios?

NO 2 SI 2 ¿Se investigan inmediatamente las diferencias entre los 12 5 registros y el resultado del inventario físico?

NO 3 SI 5 ¿La mercadería se resguarda en un lugar adecuado y 13 5 con una apropiada custodia?

NO 0 SI 1 ¿Existe un nivel mínimo de mercadería para solicitar 14 5 abastecimiento?

NO 4 SI 4 ¿Existe un adecuado almacenamiento de los 15 5 inventarios en bodega?

NO 1 ¿Existe una comunicación efectiva entre el SI 5 16 departamento de administración y el encargado de 5 NO 0 bodega?

SI 4 ¿Se informa de las cantidades de mercadería que se va 17 5 a recibir?

NO 1 SI 2 ¿Se le informa al personal de bodega sobre las compras 18 5 realizadas por el propietario?

NO 3 SI 5 ¿Se comunica de manera eficiente el estado de la 19 5 mercadería?

NO 0 SI 2 ¿Se evalúa los procedimientos seguido en el área de 20 5 inventarios?

NO 3

% 40,00% 60,00% 40,00% 60,00% 40,00% 60,00% 20,00% 80,00% 40,00% 60,00% 40,00% 60,00% 40,00% 60,00% 80,00% 20,00% 100,00% 0,00% 100,00% 0,00% 60,00% 40,00% 40,00% 60,00% 100,00% 0,00% 20,00% 80,00% 80,00% 20,00% 100,00% 0,00% 80,00% 20,00% 40,00% 60,00% 100,00% 0,00% 40,00% 60,00%

99 Anexo 8. Encuesta a clientes ENTREVISTA APLICADA A CLIENTES Objetivo: Evaluación y propuesta de mejoras en el control de inventarios de la empresa Super Sav. N° PREGUNTA VARIABLE CANT. TOTAL SI 19 ¿El trato con los empleados está basado en los valores 1 24 éticos?

NO 5 SI 22 ¿La empresa es conservadora al momento de entregar 2 24 mercadería a crédito?

NO 2 SI 9 ¿Conoce si la empresa posee políticas respecto a la 3 24 devolución de productos?

NO 15 SI 0 ¿Existen inconvenientes, demoras o retrasos al 4 24 momento de entregar algún producto?

NO 24 SI 24 ¿Los pedidos de mercadería son revisados antes de ser 5 24 entregados?

NO 0 SI 24 ¿Después de la entrega de la mercadería, recibe su 6 24 respectiva factura?

NO 0 SI 19 ¿Se le da repuesta rápida a la devolución de la 7 24 mercadería?

NO 5 SI 21 ¿Se emiten periódicamente extractos del saldo de 8 24 cuenta a los clientes?

NO 3 SI 19 ¿Existe verificación de los productos recibidos contra 9 24 los detalles de envío?

NO 5 SI 7 10 ¿Se le comunica acerca de las ofertas y promociones?

24 NO 17 SI 19 ¿Son atendidas de forma eficaz y eficiente las 11 24 inquietudes de los clientes?

NO 5

% 79,17% 20,83% 91,67% 8,33% 37,50% 62,50% 0,00% 100,00% 100,00% 0,00% 100,00% 0,00% 79,17% 20,83% 87,50% 12,50% 79,17% 20,83% 29,17% 70,83% 79,17% 20,83%

Anexo 9. Encuesta a proveedores ENTREVISTA APLICADA A PROVEEDORES Objetivo: Evaluación y propuesta de mejoras en el control de inventarios de la empresa Super Sav. PREGUNTA VARIABLE CANT. TOTAL N° SI 41 1 ¿Existen relaciones comerciales formalizadas?

54 NO 13 SI 54 ¿Cuenta con políticas respecto a la devolución de la 2 54 mercadería?

NO 0 SI 54 3 ¿Cumplen con los objetivos esperados por el cliente?

54 NO 0 SI 54 ¿Existen políticas para devoluciones o cambios por 4 54 falla en la mercadería?

NO 0 SI 54 ¿La entrega de la mercadería se realiza únicamente 5 54 con base en órdenes debidamente autorizadas?

NO 0 SI 54 ¿Existe una persona encargada para entregar la 6 54 mercadería?

NO 0 SI 17 ¿Conoce si la empresa posee políticas para adquirir la 7 54 mercadería?

NO 37 SI 54 ¿Existen políticas sobre rebajas, bonificaciones y 8 54 descuentos a los clientes?

NO 0 9 10 11

¿Se realiza la correcta documentación al momento de presentarse una devolución de la mercadería? ¿Se verifica la calidad y el estado de la mercadería al momento de recibirla? ¿Se respeta el plazo de pagos entre la empresa y el proveedor?

SI NO SI NO SI NO

54 0 39 15 54 0

54 54 54

% 75,93% 24,07% 100,00% 0,00% 100,00% 0,00% 100,00% 0,00% 100,00% 0,00% 100,00% 0,00% 31,48% 68,52% 100,00% 0,00% 100,00% 0,00% 72,22% 27,78% 100,00% 0,00%

100

12 13 14

¿Manejan un presupuesto de compra de la empresa Super Sav? ¿Se le comunica al cliente acerca de los saldos adeudados? ¿Existe un reglamento respecto a los reclamos de los clientes con relación a la calidad y cantidad de la mercadería?

SI NO SI NO

25 29 54 0

SI

26

NO

28

54 54 54

46,30% 53,70% 100,00% 0,00% 48,15% 51,85%

Anexo 10. Narrativa del proceso de compra EMPRESA SUPER SAV NARRATIVA DEL PROCESO DE COMPRA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

ELABORADO: DEVJ

P.7

FECHA: 28/NOV/2018

2/2

OBJETIVO: Describir los procedimientos que se llevan a cabo en las compras de mercadería en la empresa Super Sav. RELEVAMIENTO Narrativa El proceso de compra de mercadería en la empresa Super Sav empieza cuando los percheros entregan novedades de los productos con stock mínimo al jefe de compras, una vez realizada la entrega de novedades el jefe de compras procede a revisar e imprimir el inventario del sistema, ya impreso el inventario revisa el sugerido de productos y realiza el listado de los productos detallando proveedor y precio. Para seleccionar al proveedor idóneo compara precios, además de analizar y verificar las promociones y calidad de los productos ofrecidos.

Luego pasa el listado de productos al propietario, este los revisa y aprueba, después de ser aprobado el listado de productos, el jefe de compras se contacta con el proveedor anteriormente seleccionado para que este se acerque a la empresa y posteriormente poder entregar y llenar la solicitud de producto.

Fuente: Entrevista a la encargada de las compras en la empresa Super Sav.

Elaborado por: Daniela Vivanco

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado P.

101 Anexo 11. Narrativa del proceso de almacenamiento EMPRESA SUPER SAV NARRATIVA DEL PROCESO DE ALMACENAMIENTO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

ELABORADO: DEVJ

P.8

FECHA: 28/NOV/2018

3/3

OBJETIVO: Describir los procedimientos que se llevan a cabo en el almacenamiento de la mercadería en la empresa Super Sav. RELEVAMIENTO Narrativa El proceso de almacenamiento inicia al momento de que el camión de la empresa proveedora llega a las instalaciones de Super Sav, el proveedor o la persona encargada se acerca al área de compra y procede a entregar la guía de remisión y la respectiva factura, posteriormente el jefe de compra revisa la factura y realiza la orden de compra, adicional para el almacenamiento de la mercadería al bodeguero se le entrega la factura con la orden de compra, el mismo que verifica que la factura concuerde con la solicitud de productos, una vez verificado el proveedor autoriza descargar la mercadería.

El bodeguero se encarga de registrar la mercadería que ingresa en un cuaderno, mientras que el ayudante de bodega es el encargado de verificar que la mercadería sea ubicada en el espacio físico establecido, además de verificar que se encuentre en buen estado y sea la cantidad solicitada. Si la mercadería presenta algún inconveniente o faltante el bodeguero en la copia de la factura comunica para realizar la debida nota de crédito y finaliza con la firma de recibido del bodeguero. Cabe recalcar que, por disposición del propietario, la mercadería se almacena de acuerdo con el tipo de producto, tomando en cuenta que los productos de aseo no pueden estar en el mismo lugar que los productos alimenticios.

Una vez desembarcada la mercadería, el proveedor regresa nuevamente a entregar la factura al área de compra, el jefe de compra revisa que consten las firmas debidas y procede a entregar la factura al propietario, el mismo que las firma y autoriza al jefe de compra ingresar la factura al sistema, una vez firmada y autorizada se da paso al área de contabilidad en donde revisan que exista toda la documentación necesaria (orden de compra, solicitud de producto, ticket de recepción, retenciones y nota de crédito) y que no exista ninguna novedad para proceder a realizar el pago de acuerdo con el convenio suscrito con el proveedor y procede a archivar los documentos.

Fuente: Entrevista al encargado de bodega en la empresa Super Sav.

Elaborado por: Daniela Vivanco

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado P.

102 Anexo 12. Narrativa del proceso de venta EMPRESA SUPER SAV NARRATIVA DEL PROCESO DE VENTA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

ELABORADO: DEVJ

P.11

FECHA: 28/NOV/2018

2/2

OBJETIVO: Describir los procedimientos que se llevan a cabo en la venta de la mercadería en la empresa Super Sav. RELEVAMIENTO Narrativa El proceso de venta comienza cuando el cliente ingresa a las instalaciones de la empresa y solicita el producto que necesita, el perchero debe verificar en el sistema si existe dicho producto y confirmar la existencia de los productos en bodega, en caso de que el producto no se encuentre en perchas. Después de ser confirmada la existencia de la mercadería, el perchador verifica la fecha de caducidad y presenta el producto al cliente, una vez que el cliente decide realizar la compra del producto, una de las cajeras procede a registrar la respectiva factura en el sistema, indicando cuales son las formas de pago.

Cabe mencionar que la empresa cuenta con dos formas de pago, de contado cuando el cliente decide cancelar el total de su factura en efectivo y mediante crédito, para lo cual el departamento de crédito es el encargado de autorizar dichos créditos. Luego de ser confirmada la forma de pago la cajera procede a emitir la factura.

Posteriormente entrega la respectiva factura al cliente y procede a empacar los productos. Una vez culminadas sus labores la cajera entrega el rollo de facturas al área de contabilidad.

Fuente: Entrevista a la encargada de ventas en la empresa Super Sav.

Elaborado por: Daniela Vivanco

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado P.

103 Anexo 13. Verificación de los mecanismos de control de compras EMPRESA SUPER SAV MECANISMO DE CONTROL DE COMPRAS AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018 OBJETIVO: Aplicar procedimientos de auditoría para verificar los mecanismos de control de compras, considerando los documentos de apoyo en cada proceso.

Novedades de Inventario del Listado de 3 Solicitud de Firma de # productos con stock sistema proveedores producto autorización mínimos en perchas impreso 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 TOTAL

x x x x x

x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x ∑ 27

x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x ∑ 40

x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x ∑ 40

x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x ∑ 40

x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x

x x ∑ 24

104 Anexo 14. Verificación de los mecanismos de control de almacenamiento EMPRESA SUPER SAV MECANISMO DE CONTROL DE ALMACENAMIENTO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018 OBJETIVO: Aplicar procedimientos de auditoría para verificar los mecanismos de control de almacenamiento se cumplen, se ha considerado al azar facturas para verificar el cumplimiento de los documentos de apoyo en cada proceso.

Orden Solicitud Recibo Guía de Recepción Comp. de Egreso # Proveedor Factura Valor Fact. de producto Nota de crédito de remisión de bodega retención bancario compra (copia) cobro Almacenes Juan 017-0011 1.139,56 x x x x x x x x Eljuri Cía. Ltda.

000145698 001-0032 Arrocesa S.A 6.155,00 x x x x x Por diferencia de precio x 000014335 Almacenes Estuardo 018-1023 14,99 x x x x x x x Sanchez 000137237 Azende Logistics 028-1004 187,91 x x x x x x Azendelog Cía. Ltda. 000051123 Arca Continental 035-0435 814,98 x x x x x x x SAB de CV 004229257 005-0046 Plasti-Fe 1.214,63 x x x x x x x 000121351 022-0467 Bimbo Ecuador S.A 334,59 x x x x x Producto en mal estado x x 000006002 001-0028 Disnova 940,98 x x x x x x 000017232 001-0039 Bodega Central 79,20 x x x x x x 000426863 001-30010 Confiteca C.A 7.004,86 x x x x x Producto en mal estado x x 000262628 005-00211 CORDIALSA 967,29 x x x x x x x 000039499 CORSUPERIOR 003-10112 1.499,67 x x x x x x x x S.A 000037777 Comercial GODOY 004-00113 x x x x x x x RUIZ S.A 000898945 1.401,62 001-00114 x x x x x x x Comercial MARY 000000385 360,00

104

105 EMPRESA SUPER SAV MECANISMO DE CONTROL DE ALMACENAMIENTO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018 OBJETIVO: Aplicar procedimientos de auditoría para verificar los mecanismos de control de almacenamiento se cumplen, se ha considerado al azar facturas para verificar el cumplimiento de los documentos de apoyo en cada proceso.

Orden Solicitud Recibo Guía de Recepción Comp. de Egreso # Proveedor Factura Valor Fact. de producto Nota de crédito de remisión de bodega retención bancario compra (copia) cobro Luis Efren Cueva 001-00115 x x x x x x x Cuenca 000026663 152,68 COMBLAC DEL 001-00216 x x x x x x x ECUADOR S.A 000001749 912,25 Distribuidora 001-00117 COLOMBINA DEL x x x x x x x 310386619 2.806,80 ECUADOR S.A 001-00218 x x x x x x Loja Express 000000725 775,60 Calle Espinoza Pablo 001-00119 x x x x x x x Joshua 0000911 1.500,00 Chamorro Mora Rosa 001-00120 x x x x x Producto en mal estado x x Maribel 000083773 1.858,59 001-00521 Dismarex x x x x x x Producto no recibido x x 000004599 6.722,47 001-00122 x x x x x x x Disribuidora Descalzi 000063422 1.330,56 Distribuidora 015-00323 Importadora DIPOR x x x x x x x x 001237292 777,76 S.A DISOR Distribuidora 005-051Producto no recibido y 24 x x x x x x x del Oriente Cia. Ltda. 000096168 2.766,61 producto en mal estado 001-005Producto no recibido y 25 Dismarex 3.925,31 x x x x x x x x 000004265 producto en mal estado DISOR Distribuidora 005-00526 4.653,21 x x x x x Producto no recibido x x del Oriente Cia. Ltda. 000094625 Distribuidora 007-0021Otros motivos (2% 27 14.436,60 x x x x x x x x DISPACIFIC S.A 000000985 descuento línea café)

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EMPRESA SUPER SAV MECANISMO DE CONTROL DE ALMACENAMIENTO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018 OBJETIVO: Aplicar procedimientos de auditoría para verificar los mecanismos de control de almacenamiento se cumplen, se ha considerado al azar facturas para verificar el cumplimiento de los documentos de apoyo en cada proceso.

Orden Solicitud Recibo Guía de Recepción Comp. de Egreso # Proveedor Factura Valor Fact. de producto Nota de crédito de remisión de bodega retención bancario compra (copia) cobro Otros motivos (precio 003-00128 DINUSA S.A 38.669,65 x x x x x ofrecido, 1% volumen de x x 000056905 compra, 1% pronto pago) Producto no recibido DISOR Distribuidora 005-05129 6.428,30 x x x x x (despacho incompleto, x x del Oriente Cia. Ltda. 000093187 producto en mal estado) DISTRISAINT - 002-00130 898,45 x x x x x x ECUADOR S.A 000099488 024-00531 DINADEC S.A 495,19 x x x x x x 000195761 005-90032 ECUAQUIMICA 605,75 x x x x x x 000065899 002-00133 MAX.KLEAN 1.278,92 x x x x x x x 000003158 FIERRO GUANO 002-00134 342,18 x x x x x Producto en mal estado x x JORGE HERNAN 000085800 FEIJOO ERREYES 001-90135 2.706,78 x x x x x x x x ANDREA 000004670 EMBUTIDOS 001-03336 1.463,53 x x x x x x x JURIS 001079232 EMBUTIDOS 001-033Diferencia en bascula 37 1.454,00 x x x x x x x JURIS 001072550 (peso) 001-00738 FARMAENLACE 451,48 x x x x x x x 000593430 KIOSKO / ANIBAL 001-00139 326,09 x x x x x Producto no recibido x x BERNARDO 0219751 001-90140 GILAMLEG C.A 3.130,00 x x x x x x x 000000501 ∑ TOTAL ∑ 40 ∑ 10 ∑ 40 ∑ 40 ∑ 40 ∑ 40 ∑ 14 ∑ 29 ∑ 40 122.984,04

107 Anexo 15. Verificación de los mecanismos de control de ventas EMPRESA SUPER SAV MECANISMO DE CONTROL DE VENTAS AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018 OBJETIVO: Aplicar procedimientos de auditoría para verificar los mecanismos de control de ventas, considerando los documentos de apoyo en cada proceso.

RESGISTRO EN N° FACTURA FECHA CLIENTE VALOR EMITE FACTURA SISTEMA 001-001Cedeño Loor 1 2/1/2018 33,47 x x 000173433 Doris 001-001Díaz Díaz 2 2/1/2018 62,93 x x 000173548 Salvador 001-001Nejer Nejer 3 2/1/2018 70,00 x x 000173611 Rocio 001-001Consumidor 4 3/2/2018 23,23 x x 000178943 Final 001-001Larcos Valencia 5 4/2/2018 49,48 x x 000179183 Mayra 001-001Consumidor 6 5/2/2018 44,99 x x 000179289 Final 001-001Consumidor 7 1/3/2018 39,00 x x 000182811 Final 001-001Bazurto Parraga 8 1/3/2018 70,31 x x 000182909 Xavier 001-001Molina Cedeño 9 2/3/2018 47,44 x x 000182997 Alfonso 001-00110 17/3/2018 Caicedo Merina 26,42 x x 000188953 001-00111 15/4/2018 García Rolando 145,17 x x 000190807 001-002Consumidor 12 21/4/2018 28,90 x x 000191678 Final 001-002Consumidor 13 27/4/2018 188,36 x x 000192307 Final 001-001Quimbuilco 14 13/5/2018 49,30 x x 000195999 Carrillo Jairo 001-001Consumidor 15 20/5/2018 95,02 x x 000197275 Final 001-001García García 16 31/5/2018 45,11 x x 000199284 María 001-001Cabrera Granda 17 31/5/2018 150,65 x x 000199402 Agustín 001-001Matute Macías 18 1/6/2018 100,81 x x 000199450 María 001-002Jiménez Aguirre 19 14/6/2018 79,93 x x 000198145 Quiman Fuentes 001-00320 27/6/2018 Benavides 57,14 x x 000202847 Manuel 001-004Córdova López 21 30/6/2018 121,74 x x 000195703 Douglas 001-001López Briones 22 9/7/2018 54,65 x x 000206294 Yolanda 001-001Falcones 23 18/7/2018 302,45 x x 000208237 Pallaroso Norma

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EMPRESA SUPER SAV MECANISMO DE CONTROL DE VENTAS AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018 OBJETIVO: Aplicar procedimientos de auditoría para verificar los mecanismos de control de ventas, considerando los documentos de apoyo en cada proceso.

RESGISTRO EN N° FACTURA FECHA CLIENTE EMITE FACTURA VALOR SISTEMA 001-001Carransa Suarez 24 20/7/2018 127,65 x x 000208658 Jessica 001-001Farias Macias 25 1/8/2018 113,49 x x 000210381 Ruth 001-001Alban Molina 26 6/8/2018 148,95 x x 000211390 Nestor 001-004Poma Cucas 27 20/8/2018 117,78 x x 000203530 Angela 001-005Comina Cabrera 28 24/8/2018 228,75 x x 000188792 Milton 001-001Sarango Pardo 29 3/9/2018 121,77 x x 000216815 María 001-001Godoy Cagua 30 7/9/2018 158,14 x x 000217459 Robert 001-002Rodriguez 31 9/9/2018 105,13 x x 000205817 Cedeño Silvia 001-001Merchan Nafit 32 5/10/2018 174,29 x x 000221335 Victoria Jiménez 001-00133 9/10/2018 Villamar 59,40 x x 000222008 Geronimo Sabando 001-00134 20/10/2018 Solorzano 125,24 x x 000224177 Andres 001-001Díaz Ramirez 35 5/11/2018 86,53 x x 000227310 Darwin 001-001Rodriguez 36 8/11/2018 14,22 x x 000228004 Adolfo Santiago 001-001Yantalema 37 18/11/2018 123,91 x x 000229647 Guapi Micaela 001-001Gonzales Díaz 38 1/12/2018 104,77 x x 000232115 Fanny Chillambo 001-00139 24/12/2018 Caicedo 47,34 x x 000235864 Senaldo 001-001Jumbo Balcazar 40 31/12/2018 150,11 x x 000236716 Edison ∑ TOTAL ∑ 40 ∑ 40 3.893,97

109 Anexo 16. Narrativa propuesta para el proceso de compra EMPRESA SUPER SAV NARRATIVA PROPUESTA DEL PROCESO DE COMPRA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

ELABORADO: DEVJ FECHA: 03/DIC/2018

OBJETIVO: Describir los procedimientos propuestos que se llevan a cabo en las compras de mercadería en la empresa Super Sav. Narrativa El proceso de compra propuesto inicia cuando el jefe de compras solicita al bodeguero el reporte de la mercadería existente, posteriormente a la solicitud el bodeguero entrega el reporte y el jefe de compras procede a revisar e imprimir el inventario de sistema, una vez impreso el inventario lo compara con el reporte entregado por el bodeguero. Como siguiente paso revisa el sugerido de productos y realiza un listado detallando proveedor y precio. Para la selección del proveedor comprara los precios, además de analizar y verificar las promociones y calidad de los productos ofrecidos por los proveedores.

Luego procede a realizar la orden de compra con la mercadería necesaria y lo pasa al propietario para que este lo revise y apruebe, después de ser aprobada la orden de compra, el jefe de compras se contacta con el proveedor seleccionado para que este se acerque a la empresa posteriormente poder entregar una copia de la orden de compra, ya entregada la orden se la archiva como documento de respaldo y se envía una copia al bodeguero para que tenga conocimiento de la mercadería que se ha adquirido.

Elaborado por: Daniela Vivanco

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado P.

110 Anexo 17. Narrativa propuesta para el proceso de almacenamiento EMPRESA SUPER SAV NARRATIVA PROPUESTA DEL PROCESO DE ALMACENAMIENTO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

ELABORADO: DEVJ

FECHA: 03/DIC/2018 OBJETIVO: Describir los procedimientos propuestos que se llevan a cabo en el almacenamiento de la mercadería en la empresa Super Sav. Narrativa El proceso de almacenamiento inicia al momento de que el camión de la empresa proveedora llega a las instalaciones de Super Sav, el proveedor o la persona encargada se acerca al área de compra y procede a entregar la guía de remisión y la respectiva factura, posteriormente el jefe de compra revisa la factura y realiza la debida retención, adicional para el almacenamiento de la mercadería al bodeguero se le entrega la factura, el mismo que verifica que la factura concuerde con la orden de compra, una vez verificado el proveedor autoriza descargar la mercadería.

El bodeguero se encarga de registrar la mercadería que ingresa en un cuaderno, mientras que el ayudante de bodega es el de mover la mercadería anterior y verificar que la nueva mercadería sea ubicada en el espacio físico establecido, además de verificar que se encuentre en buen estado y sea la cantidad solicitada. Si la mercadería presenta algún inconveniente o faltante el bodeguero en la copia de la factura comunica para realizar la debida nota de crédito y finaliza con la firma de recibido del bodeguero. Cabe recalcar que, por disposición del propietario, la mercadería se almacena de acuerdo al tipo de producto, tomando en cuenta que los productos de aseo no pueden estar en el mismo lugar que los productos alimenticios.

Una vez desembarcada la mercadería, el proveedor regresa nuevamente a entregar la factura al área de compra, el jefe de compra revisa que consten las firmas debidas y procede a entregar la factura al propietario, el mismo que las firma y autoriza al jefe de compra ingresar la factura al sistema, una vez firmada y autorizada se da paso al área de contabilidad en donde revisan que exista toda la documentación necesaria (orden de compra, solicitud de producto, ticket de recepción, retenciones y nota de crédito) y que no exista ninguna novedad para proceder a realizar el pago de acuerdo con el convenio suscrito con el proveedor y procede a archivar los documentos.

Elaborado por: Daniela Vivanco

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado P.

111 Anexo 18. Narrativa propuesta para el proceso de ventas EMPRESA SUPER SAV NARRATIVA PROPUESTA DEL PROCESO DE VENTA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2018

ELABORADO: DEVJ

FECHA: 03/DIC/2018 OBJETIVO: Describir los procedimientos propuestos que se llevan a cabo en la venta de la mercadería en la empresa Super Sav. Narrativa El proceso de venta comienza cuando el cliente ingresa a las instalaciones de la empresa y solicita el producto que necesita, el perchero debe verificar en el sistema si existe dicho producto y confirmar la existencia de los productos en bodega, en caso de que el producto no se encuentre en perchas. Después de ser confirmada la existencia de la mercadería se solicita el producto a bodega y el bodeguero procede a emitir la nota de despacho.

El perchador verifica la fecha de caducidad y presenta el producto al cliente, una vez que el cliente decide realizar la compra del producto, una de las cajeras procede a registrar la respectiva factura en el sistema, indicando cuales son las formas de pago.

Cabe mencionar que la empresa cuenta con dos formas de pago, de contado cuando el cliente decide cancelar el total de su factura en efectivo y mediante crédito, para lo cual el departamento de crédito es el encargado de autorizar dichos créditos. Luego de ser confirmada la forma de pago la cajera procede a emitir la factura.

Posteriormente entrega la respectiva factura al cliente y procede a empacar los productos. Una vez culminadas sus labores la cajera entrega el rollo de facturas al área de contabilidad.

Elaborado por: Daniela Vivanco

Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado P.