Propuesta de un manual de control interno para el fortaleciendo de la gestión empresarial

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO Dirección Académica - Escuela de Ciencias Administrativas y Contables

PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA EL FORTALECIMIENTO DE LA GESTIÓN EMPRESARIAL EN LA EMPRESA TV NET, UBICADA EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO, EN EL AÑO 2015

Disertación de Grado previa a la obtención del título de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría

Línea de Investigación: Sistemas de auditoría contables y aseguramiento de la calidad

Autor:

Angie Lissette Solórzano Martínez Director:

Guillén Álava Ana Dolores, Mg.

Santo Domingo – Ecuador Agosto 2015

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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO Dirección Académica - Escuela de Ciencias Administrativas y Contables

HOJA DE APROBACIÓN

PROPUESTA DE UN MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA EL FORTALECIMIENTO DE LA GESTIÓN EMPRESARIAL EN LA EMPRESA TV NET, UBICADA EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO, EN EL AÑO 2015 Línea de Investigación: Sistemas de auditoría contables y aseguramiento de la calidad.

Autor: Solórzano Martínez Angie Lissette

Guillén Álava Ana Dolores, Mg. DIRECTOR DE LA DISERTACIÓN DE GRADO Alarcón Toabanda Piedad Elizabeth, Mg. CALIFICADOR Flores Jaramillo Elvis Ovidio, Mg. CALIFICADOR Miranda Rojas Jajaira Elizabeth, Mg. DIRECTORA DE LA ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES Santo Domingo – Ecuador Agosto 2015

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DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD

Yo, Solórzano Martínez Angie Lissette, portadora de la cédula de ciudadanía Nº 1308822806, declaro que los resultados obtenidos en la investigación que presento como informe final, previo a la obtención del Grado de Ingeniera en Contabilidad y Auditoría CPA, son absolutamente originales, auténticos y personales.

En tal virtud, declaro que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos que se desprenden del trabajo propuesto de investigación y luego de la redacción de este documento son y serán de mi sola y exclusiva responsabilidad legal y académica.

Angie Solórzano Martínez CI 1308822806

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AGRADECIMIENTO

Los resultados de este proyecto, están dirigidos a todas esas personas que, de algún modo, forman parte de su culminación.

De igual manera, agradezco a Dios por bendecirme y concederme sabiduría para el desarrollo del presente proyecto.

Agradezco, así mismo, a aquellos seres maravillosos que conforman mi familia: mis padres, mis abuelitos, mi hijo y mi esposo; por su amor, comprensión y su esfuerzo transmitido día a día.

A la Pontificia Universidad Católica Del Ecuador Sede Santo Domingo, por impartirnos sus conocimientos a través de sus docentes, para formarnos como unas personas con gran sentido ético y profesional.

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DEDICATORIA

Este trabajo va dedicado a mis padres, mis abuelitos, mi hijo y mi esposo, quienes me han brindado su apoyo incondicional e indispensable; constituyéndose en mi fortaleza, perseverancia y voluntad para impulsarme a terminar el presente Proyecto.

A nuestro Padre Celestial quien nos protege y nos guía en todo momento; y nos brinda paciencia y dedicación para conducir nuestros actos por el camino del bien.

Y a todas aquellas personas que compartieron sus enseñanzas, experiencias y que de una u otra forma me han apoyado para conseguir dar por finalizado este proyecto.

Por ello y para ellos dedico este trabajo de Investigación.

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RESUMEN

Tv Net es una empresa obligada a llevar contabilidad, cuyo propietario es el Sr. Hermel Campos con RUC: 0102161387001, dedicada a la transmisión de sonido, imágenes, datos, internet u otro tipo de información por cable, dentro de la ciudad de Santo Domingo. Debido a la falta de control en sus actividades y en los errores constantes en sus procesos contables y administrativos, se ha visto necesario establecer una propuesta de un Manual de Control Interno que mejore la gestión empresarial ejecutada hoy por hoy por sus colaboradores.

De esta manera, se busca ayudar a que la entidad funcione eficazmente, aportando notablemente a que se produzca una toma de decisiones veraz y oportuna; a más de que cumpla los objetivos organizacionales propuestos. Todo esto a través de la revelación de los errores y riesgos potenciales que podrían acarrear en problemas para la misma.

El presente proyecto de investigación se ejecutó bajo un enfoque mixto: cuali cuantitativo; puesto que, era necesario trabajar con un aporte personal que permita definir la correcta ejecución de las actividades a desempeñarse; y así mismo, trabajar con datos numéricos que permitan visualizar el nivel de confianza y riesgo en los procesos desarrollados por el personal.

Además, el trabajo investigativo se elaboró a través de técnicas de investigación tales como: observación, entrevistas, cuestionarios; así mismo se utilizó técnicas de análisis de datos como: narrativas, flujogramas y gráficos circulares. Todos estos instrumentos permitieron el levantamiento de la información; así como, el desarrollo de la propuesta.

vii

ABSTRACT Tv Net is company that keeps accounts, whose owner is Mr. Hermel Campos with TIN (Taxpayer Identification Number) TIN: 0102161387001, dedicated to the broadcast of sound, images, data, Internet and other information by cable in the Santo Domingo city. Due to the lack of control of its activities and the often mistakes in the accounting processes, it has been necessary to suggest an Internal Control Manual that allows improving the administrative management carried out by its workers.

This way, the idea is to help the company works effectively, supporting convenient making decision processes; also its organizational goals will be achieved. All this is possible, through the mistakes and potential risks identification which means problems in the company.

The research project was carried out with a mix focus: qualitative and quantitative since it was necessary to provide a personal perspective that helps to define the correct activities development; likewise, work with numerical data useful to visualize the level of trust and risks in the processes developed with the staff.

In addition, the research work was elaborated through the research studies such as: observation, interviews, and questionnaires, analysis techniques as: narratives, flow charts and circular graphics. All these instruments allowed the data gathering, as well as, the development of the present proposal.

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ÍNDICE DE CONTENIDOS Pág.

HOJA DE APROBACIÓN........................................................................................................... ii DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD ....................................... iii AGRADECIMIENTO ................................................................................................................. iv DEDICATORIA............................................................................................................................ v RESUMEN.................................................................................................................................... vi ABSTRACT ................................................................................................................................. vii ÍNDICE DE CONTENIDOS ..................................................................................................... viii ÍNDICE DE TABLAS................................................................................................................ xvi ÍNDICE DE GRÁFICOS ........................................................................................................ xviii ÍNDICE DE ANEXOS ............................................................................................................. xxiii 1.

INTRODUCCIÓN ..................................................................................................... 1

2.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ................................................................ 3

2.1

Antecedentes ................................................................................................................ 3

2.2

Problema de investigación ........................................................................................... 5

ix 2.2.1

Formulación del Problema de investigación ................................................................ 5

2.2.2

Sistematización del Problema de investigación ........................................................... 5

2.3

Justificación de la investigación ................................................................................. 6

2.4

Objetivos de la investigación ....................................................................................... 8

2.4.1

Objetivo General .......................................................................................................... 8

2.4.2

Objetivos Específicos................................................................................................... 8

3.

MARCO REFERENCIAL........................................................................................ 9

3.1

Revisión de la literatura o fundamentos teóricos ......................................................... 9

3.1.1

Manual de Control Interno ........................................................................................... 9

3.1.1.1

Control Interno ............................................................................................................. 9

3.1.1.1.1

Fines del Control Interno ........................................................................................... 10

3.1.1.1.2

Componentes del Control Interno .............................................................................. 10

3.1.1.1.3

Control Interno Administrativo.................................................................................. 11

3.1.1.1.4

Factores que hacen importante el control para las organizaciones ............................ 11

3.1.1.1.5

Características de un Buen Control........................................................................... 12

3.1.2

Gestión Empresarial ................................................................................................... 12

x 3.1.2.1

Empresa...................................................................................................................... 13

3.1.2.1.1

Empresas de servicios ................................................................................................ 13

3.1.3

Administraci贸n ........................................................................................................... 13

3.1.3.1

Asignaci贸n de autoridades y responsabilidades ......................................................... 14

3.1.3.2

Segregaci贸n de Funciones.......................................................................................... 14

3.1.3.3

Estructura Organizacional - Organigrama ................................................................. 15

3.1.3.4

Diagrama de Flujo o Flujogramas.............................................................................. 15

3.1.3.5

Proceso Organizativo ................................................................................................. 16

3.1.4

Hallazgos.................................................................................................................... 17

3.1.4.1

Atributos del Hallazgo ............................................................................................... 17

3.1.5

Riesgo ........................................................................................................................ 18

3.1.5.1

Categor铆a de los Riesgos ............................................................................................ 18

3.1.6

Impuesto a los Consumos Especiales ICE ................................................................. 18

3.1.7

Contabilidad ............................................................................................................... 19

3.1.7.1

Objetivo de la Contabilidad ....................................................................................... 19

3.1.7.2

Contabilidad Administrativa ...................................................................................... 20

xi 3.1.7.3

Ciclo contable ............................................................................................................ 20

3.1.8

Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF’s) .................................... 20

3.1.8.1

Activo ......................................................................................................................... 21

3.1.8.2

Pasivo ......................................................................................................................... 21

3.1.8.3

Patrimonio .................................................................................................................. 21

3.1.8.4

Ingresos ...................................................................................................................... 22

3.1.8.5

Gastos .......................................................................................................................... 22

3.1.9

Estados Financieros ................................................................................................... 22

3.1.9.1

Características cualitativas de los Estados Financieros .............................................. 23

3.2

Investigación o experiencias empíricas vinculadas con el problema de investigación 23

4.

METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ..................................................... 24

4.1

Diseño / Tipo de Investigación .................................................................................. 24

4.2

Población / Universo .................................................................................................. 27

4.3

Muestra ...................................................................................................................... 27

4.4

Técnicas e Instrumentos de recogidas de datos ......................................................... 27

4.5

Técnica de Análisis de datos ...................................................................................... 29

xii 5.

RESULTADOS ........................................................................................................ 30

5.1

Análisis y discusión de Resultados ............................................................................ 30

5.1.1

Diagnosticar la situación actual de la empresa Tv Net .............................................. 31

5.1.1.1

Antecedentes .............................................................................................................. 31

5.1.1.2

Planeación Estratégica ............................................................................................... 32

5.1.1.3

Base Legal .................................................................................................................. 33

5.1.2

Obtener información de los procesos administrativos y contables de la empresa. .... 35

5.1.2.1

Observación Participativa ........................................................................................... 35

5.1.2.2

Entrevista Estructurada .............................................................................................. 35

5.1.2.3

Narrativas ................................................................................................................... 36

5.1.3

Identificar los riesgos de control, su importancia y consecuencias. .......................... 64

5.1.3.1

Administración .......................................................................................................... 65

5.1.3.2

Talento Humano......................................................................................................... 68

5.1.3.3

Procesos Contables .................................................................................................... 71

5.1.3.4

Compras ..................................................................................................................... 73

5.1.3.5

Bancos ........................................................................................................................ 76

xiii 5.1.3.6

Pago a proveedores .................................................................................................... 79

5.1.3.7

Facturaci贸n ................................................................................................................. 81

5.1.3.8

Cobranzas ................................................................................................................... 83

5.1.3.9

Caja Chica .................................................................................................................. 86

5.1.3.10

Ventas e Instalaciones ................................................................................................ 89

5.2

Presentaci贸n de la Propuesta ...................................................................................... 92

5.2.1

Establecer un Manual de Control Interno para cada proceso efectuado en empresa. 92

5.2.1.1

Organizaci贸n de la empresa ....................................................................................... 92

5.2.1.2

Descripci贸n de Cargos ............................................................................................... 93

5.2.1.2.1

Propietario .................................................................................................................. 94

5.2.1.2.2

Jefe Administrativo y Financiero ............................................................................... 95

5.2.1.2.3

Contadora ................................................................................................................... 96

5.2.1.2.4

Asistente Contable ..................................................................................................... 97

5.2.1.2.5

Tesorera...................................................................................................................... 98

5.2.1.2.6

Cajera ......................................................................................................................... 99

5.2.1.2.7

Facturadora .............................................................................................................. 100

xiv 5.2.1.2.8

Recepcionista ........................................................................................................... 101

5.2.1.2.9

Jefe de Operaciones ................................................................................................. 102

5.2.1.2.10 Vendedor .................................................................................................................. 103 5.2.1.2.11 Instalador.................................................................................................................. 104 5.2.1.2.12 Jefa de Recursos Humanos ...................................................................................... 105 5.2.1.2.13 Servicios Auxiliares ................................................................................................. 106 5.2.1.3

Tipos de Capacitaciones al Personal ........................................................................ 107

5.2.1.4

Análisis FODA......................................................................................................... 108

5.2.1.5

Software Contable .................................................................................................... 109

5.2.1.6

Manual de Control Interno ....................................................................................... 110

5.2.1.6.1

Contratación del Personal ........................................................................................ 111

5.2.1.6.2

Remuneración del Personal...................................................................................... 114

5.2.1.6.3

Terminación de la relación laboral .......................................................................... 116

5.2.1.6.4

Compras ................................................................................................................... 118

5.2.1.6.5

Obligaciones Tributarias .......................................................................................... 121

5.2.1.6.6

Conciliación Bancaria .............................................................................................. 123

xv 5.2.1.6.7

Pago a Proveedores .................................................................................................. 125

5.2.1.6.8

Cobranza .................................................................................................................. 127

5.2.1.6.9

Facturación ............................................................................................................... 129

5.2.1.6.10 Manejo de Caja Chica .............................................................................................. 131 5.2.1.6.11 Ventas ...................................................................................................................... 135 5.2.1.6.12 Instalación del Servicio ............................................................................................ 137 5.2.1.6.13 Suspensión del Servicio ........................................................................................... 139 5.3

CONCLUSIONES ................................................................................................... 141

5.4

RECOMENDACIONES .......................................................................................... 143

FUENTES BIBLIOGRÁFICAS .............................................................................................. 144 FUENTES LINCOGRÁFICAS ............................................................................................... 147 GLOSARIO DE TÉRMINOS .................................................................................................. 148 ANEXOS .................................................................................................................................... 149

xvi

ร NDICE DE TABLAS Pรกg.

Tabla 1 Formato de la Matriz del Nivel de Confianza y Nivel de Riesgo .................................. 64 Tabla 2 Cuestionario de Control Interno de Administraciรณn ...................................................... 65 Tabla 3 Nivel de Confianza y Riesgos de Administraciรณn ......................................................... 66 Tabla 4 Cuestionario de Control Interno para Talento Humano................................................. 68 Tabla 5 Nivel de Confianza y Riesgo de Recursos Humanos .................................................... 69 Tabla 6 Cuestionario de Control Interno para procesos contables ............................................. 71 Tabla 7 Nivel de Confianza y Riesgo de los procesos contables ................................................ 72 Tabla 8 Cuestionario de Control Interno para las Compras ........................................................ 73 Tabla 9 Nivel de Confianza y Riesgo de Compras ..................................................................... 74 Tabla 10 Cuestionario de Control Interno para Bancos ................................................................ 76 Tabla 11 Nivel de Confianza y Riesgo para Bancos..................................................................... 77 Tabla 12 Cuestionario de Control Interno para el pago a proveedores......................................... 79 Tabla 13 Nivel de Confianza y Riesgo para el Pago a proveedores ............................................. 80 Tabla 14 Cuestionario de Control Interno para Facturaciรณn ......................................................... 81

xvii Tabla 15 Nivel de Confianza y Riesgo para Facturaci贸n ............................................................. 82 Tabla 16 Cuestionario de Control Interno para Cobranzas ........................................................... 83 Tabla 17 Nivel de Confianza y Riesgo para Cobranzas ............................................................... 84 Tabla 18 Cuestionario de Control Interno para Caja Chica .......................................................... 86 Tabla 19 Nivel de Confianza y Riesgo para Caja Chica ............................................................... 87 Tabla 20 Cuestionario de Control Interno para Ventas e Instalaciones ........................................ 89 Tabla 21 Nivel de Confianza y Riesgo para Ventas e Instalaciones ............................................. 90

xviii

ÍNDICE DE GRÁFICOS Figura 1 Matriz “Objetivos – Resultados” ................................................................................. 30 Figura 2 Flujograma de Contratación de Personal ..................................................................... 38 Figura 3 Flujograma de Remuneración al Personal ................................................................... 40 Figura 4 Flujograma de Terminación de la Relación Laboral ................................................... 42 Figura 5 Flujograma de Obligaciones Tributarias ..................................................................... 44 Figura 6 Flujograma de Conciliación Bancaria ......................................................................... 46 Figura 7 Flujograma de Pago a Proveedores ............................................................................. 48 Figura 8 Flujograma de Compras .............................................................................................. 50 Figura 9 Flujograma de Cobranza.............................................................................................. 52 Figura 10 Flujograma de Facturación .......................................................................................... 54 Figura 11 Flujograma Manejo de Caja Chica .............................................................................. 58 Figura 12 Flujograma de Ventas .................................................................................................. 60 Figura 13 Flujograma de Instalación del Servicio ....................................................................... 62 Figura 14 Flujograma de Suspensión del Servicio ...................................................................... 63 Figura 15 Nivel de Confianza y Riesgo de Administración ........................................................ 66

xix Figura 16 Consecuencias de los Riesgos hallados en Administraci贸n ........................................ 67 Figura 17 Nivel de Confianza y Riesgo de Recursos Humanos .................................................. 69 Figura 18 Consecuencias de los Riesgos hallados en Recursos Humanos .................................. 70 Figura 19 Nivel de Confianza y Riesgo de los procesos contables ............................................. 72 Figura 20 Consecuencias de los Riesgos hallados en los Procesos Contables ............................ 73 Figura 21 Nivel de Confianza y Riesgo para Compras................................................................ 75 Figura 22 Consecuencias de los Riesgos hallados en Compras ................................................... 76 Figura 23 Nivel de Confianza y Riesgo de Bancos ..................................................................... 78 Figura 24 Consecuencias de los Riesgos hallados en Bancos ..................................................... 78 Figura 25 Nivel de Confianza y Riesgo para el Pago de Proveedores......................................... 80 Figura 26 Consecuencia de los Riesgos hallados en los Pagos a Proveedores ............................ 81 Figura 27 Nivel de Confianza y Riesgo para Facturaci贸n ........................................................... 82 Figura 28 Consecuencias de los Riesgos hallados en Facturaci贸n .............................................. 83 Figura 29 Nivel de Confianza y Riesgo para Cobranzas ............................................................. 85 Figura 30 Consecuencias de los Riesgos hallados en Cobranzas ................................................ 86 Figura 31 Nivel de Confianza y Riesgo para Caja Chica ............................................................ 88

xx Figura 32 Consecuencias de los Riesgos hallados en Caja Chica ............................................... 88 Figura 33 Nivel de Confianza y Riesgo para Ventas e Instalaciones .......................................... 90 Figura 34 Consecuencias de los Riesgos hallados en Ventas e Instalaciones ............................. 91 Figura 35 Organigrama propuesto ............................................................................................... 92 Figura 36 Formato del Perfil del Puesto ...................................................................................... 93 Figura 37 Perfil del Puesto - Propietario...................................................................................... 94 Figura 38 Perfil del Puesto - Jefe Administrativo y Financiero................................................... 95 Figura 39 Perfil del Puesto – Contadora ...................................................................................... 96 Figura 40 Perfil del Puesto – Asistente Contable ....................................................................... 97 Figura 41 Perfil del Puesto – Tesorera ......................................................................................... 98 Figura 42 Perfil del Puesto – Cajera ............................................................................................ 99 Figura 43 Perfil del Puesto – Facturadora.................................................................................. 100 Figura 44 Perfil del Puesto – Recepcionista .............................................................................. 101 Figura 45 Perfil del Puesto – Jefe de Operaciones .................................................................... 102 Figura 46 Perfil del Puesto – Vendedor ..................................................................................... 103 Figura 47 Perfil del Puesto – Instalador ..................................................................................... 104

xxi Figura 48 Perfil del Puesto – Jefa de Recursos Humanos ......................................................... 105 Figura 49 Perfil del Puesto – Servicios Auxiliares .................................................................... 106 Figura 50 Temáticas para capacitaciones del Personal .............................................................. 107 Figura 51 Análisis FODA .......................................................................................................... 108 Figura 52 Propuesta de Softwares Contables............................................................................. 109 Figura 53 Formato del Manual de Control Interno .................................................................... 110 Figura 54 Manual de Control Interno - Proceso de contratación de Personal .......................... 113 Figura 55 Manual de Control Interno - Proceso de remuneración del Personal ....................... 115 Figura 56 Manual de Control Interno - Proceso de terminación de la relación laboral ............ 117 Figura 57 Manual de Control Interno - Proceso de Compras ................................................... 119 Figura 58 Manual de Control Interno - Proceso de Obligaciones Tributarias ........................... 122 Figura 59 Manual de Control Interno - Proceso de Conciliación Bancaria ............................... 124 Figura 60 Manual de Control Interno - Proceso de Pago a proveedores ................................... 126 Figura 61 Manual de Control Interno - Proceso de Cobranza ................................................... 128 Figura 62 Manual de Control Interno - Proceso de Facturación ................................................ 130 Figura 63 Manual de Control Interno - Proceso de Manejo de Caja Chica ............................... 131

xxii Figura 64 Manual de Control Interno - Proceso de Ventas ....................................................... 136 Figura 65 Manual de Control Interno - Proceso de Instalaci贸n del Servicio ............................. 138 Figura 66 Manual de Control Interno - Proceso de Suspensi贸n del Servicio ............................ 140

xxiii

ÍNDICE DE ANEXOS Anexo 1 Carta de Impacto .......................................................................................................... 149 Anexo 2 RUC de la empresa ....................................................................................................... 150 Anexo 3 Ficha de Requerimiento del Personal ........................................................................... 151 Anexo 4 Comprobante de Retención .......................................................................................... 152 Anexo 5 Órdenes de Compra ...................................................................................................... 153 Anexo 6 Acta de Entrega ............................................................................................................ 154 Anexo 7 Comprobante de Pago .................................................................................................. 155 Anexo 8 Comprobante de Recepción y entrega de valores ........................................................ 156 Anexo 9 Factura .......................................................................................................................... 157 Anexo 10 Vale de Caja Chica ..................................................................................................... 158 Anexo 11 Arqueo de Caja Chica ................................................................................................ 159 Anexo 12 Solicitud de Suscripción ............................................................................................. 160 Anexo 13 Orden de servicio ....................................................................................................... 161 Anexo 14 Informe de no Adeudamiento del Servicio ................................................................ 162 Anexo 15 Proforma Sistema Contable "FENIX" ........................................................................ 163

1

1. INTRODUCCIÓN La problemática de la presente investigación radica en que la empresa Tv Net, dedicada a la transmisión de sonido, imágenes, datos, internet u otro tipo de información por cable, actualmente no ha establecido un seguimiento ni control oportuno respecto a la manera en que han venido desarrollando las tareas el personal, para evaluar que efectivamente dichas actividades se están llevando a cabo de manera eficiente, tomando en cuenta cumplir tanto con los intereses de la empresa, como con lo referente a la normativa legal vigente en el Ecuador.

En el segundo punto titulado “Planteamiento del Problema”, se han definido los antecedentes por el cual se propone dar solución al problema de investigación; al mismo que, se lo ha formulado en forma de pregunta y a su vez sistematizado en más interrogantes, que puedan responder a los objetivos planteados dentro del proyecto, tanto al objetivo general como los objetivos específicos.

El tercer punto expone la conceptualización de los términos referentes al problema de investigación, presentados a través de una revisión de literatura y fundamentos teóricos; y a más de ello, su información sobre investigaciones o experiencias empíricas vinculadas al tema de investigación; para de esta manera, permitir y brindar al lector, una mayor comprensión.

En el cuarto punto se menciona la metodología que se ha desarrollado para llevar a cabo el presente proyecto de investigación; para ello, ha sido necesario definir el diseño y el tipo de investigación que se está utilizando, cuál va a ser la población y muestra con la que se obtendrá información que permitan recoger datos; para posteriormente, proceder al análisis de los mismos.

2 Y como último, se encuentra el punto cinco, que nos conlleva a la presentación de los resultados obtenidos al dar solución al problema de investigación, el cual ha sido desarrollado a través de cada uno de objetivos específicos, pudiendo al fin determinar un manual de control interno que mejore la gestión empresarial; y finalmente, conclusiones y recomendaciones que aporten a una toma de decisiones veraz y oportuna dentro de la empresa Tv Net.

3

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 2.1 Antecedentes En el Ecuador actualmente coexisten muchos canales de televisión privados y estatales tanto en el ámbito nacional, regional, como local. Sin embargo, también aparecen algunos canales de televisión por cable, al igual que canales de televisión vía internet. A raíz de eso, y tras los requerimientos continuos de los televidentes se fueron creando empresas que tenían como propósito principal el poder brindar a las personas la oportunidad de obtener un entretenimiento seguro, veraz y oportuno que pueda ser visto y utilizado por todo tipo de público.

Debido a esta necesidad surge en la ciudad de Santo Domingo, en la Av. Guayaquil y Pallatanga, la empresa Tv Net, con RUC: 0102161387001, actualmente obligada a llevar contabilidad, dedicada a la transmisión de sonido, imágenes, datos, internet u otro tipo de información por cable. Fue constituida en el año 2008. Pertenece a un importante accionista que ha participado en grandes proyectos de notable éxito en el mundo empresarial, cuyo nombre corresponde a: Hermel Emmanuel Campos Aguirre.

Sin embargo, debido a que la empresa Tv Net se encuentran dedicada a este tipo de actividad, tiene la necesidad de enfocar una mayor parte de atención a los procesos que realiza, haciendo mayor énfasis a lo relacionado con los procedimientos administrativos y contables; puesto que, a través de éstos puede conocer con mayor precisión como se está manejando la empresa y si de esta forma se están obteniendo los resultados esperados.

4 Dentro de esta empresa no ha existido capacitaciones oportunas que les indique al personal integrante de la misma cómo deben realizar su trabajo y cuál es el proceso que se debe seguir para desarrollar las actividades de manera correcta; puesto que cada quien, lo realiza según lo estime conveniente. Como producto de aquello, muchas veces los registros se ingresan de manera incorrecta, tanto en el cálculo como en las cuentas a las que afectan; y por ende, los Estados Financieros no revelan información veraz ni fiable.

Una de las razones para que se produzca esto, es debido a que anteriormente no ha existido ningún tipo de control interno que cerciore que los procesos se hayan estado llevando a cabo de manera correcta y oportuna; sin embargo con el cambio de la persona responsable del mismo, se ha intentado corregir una parte de los errores cometidos, pero la falta de algún tipo de documento en donde se encuentre estipulado las funciones que deben realizar cada persona según el cargo que desempeñan, limitan dicho intento.

Otro de los factores también influyentes, hace referencia a la falta de interés e iniciativa por parte de ciertos miembros del personal; ya que, nadie vela por mejorar el desempeño de la empresa y contribuir al cumplimiento de los objetivos estipulados por la misma, sino que más bien, realizan sus actividades de manera rutinaria; puesto que, dichas personas temen que se les imponga mayores normas y políticas que ocasionen desinterés a laborar dentro de la institución.

El efecto de este problema, afecta directamente a todas las personas que integran la organización; puesto que la mala práctica de los procesos, genera grandes errores sobretodo en la parte contable, que tarde o temprano deberán ser corregidos por el mismo personal, ocasionando un mayor esfuerzo que será necesario para evitar mayores inconvenientes. Adicional a lo ya

5 mencionado, debido también a estos errores en el proceso contable, puede subestimarse o minimizar la utilidad, generando desconcierto a quienes forman el equipo de trabajo.

Por todo lo antes mencionado, se ha visto necesario proponer un Manual de Control Interno para fortalecer la gestión empresarial en la empresa Tv Net, ubicada en la ciudad de Santo Domingo, en el año 2015.

2.2 Problema de investigación 2.2.1 Formulación del Problema de investigación ¿De qué forma contribuirá el Manual de Control Interno en el fortalecimiento de la gestión empresarial de la empresa Tv Net, ubicada en la ciudad de Santo Domingo, en el año 2015?

2.2.2 Sistematización del Problema de investigación ¿Cómo reconocer la situación actual de la empresa Tv Net? ¿Cómo se podrán conocer los procedimientos que aplica la organización? ¿De qué manera influye el conocimiento de los riesgos de control en la acertada toma de decisiones? ¿De qué forma se puede contribuir en el fortalecimiento de la gestión empresarial de la entidad?

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2.3 Justificación de la investigación Debido a la falta de conocimiento respecto a la correcta ejecución de las actividades a realizarse dentro de una organización, es imperativo tomar como base para el desarrollo del presente Manual de Control Interno, las leyes impuestas por los organismo de control que rigen a esta entidad, tales como: el Ministerio de Relaciones Laborales (M.R.L), el Servicio de Rentas Internas (S.R.I); que contribuyan al fortalecimiento de la gestión empresarial de la misma.

La importancia del presente proyecto de investigación reside en los múltiples beneficios que genera a cada parte integrante. En la carrera de Ciencias Administrativas y Contables, dentro de la escuela de Contabilidad y Auditoría, aporta como base de futuras indagaciones; puesto que, le será muy útil a los estudiantes de niveles inferiores poder basarse y tener un sustento de cómo llevar a cabo un proceso investigativo con una temática similar a la que se propone en el presente.

Asimismo, como persona contribuye enormemente el realizar este trabajo de investigación; puesto que, permite poner en práctica todos los conocimientos adquiridos hasta la presente; y de igual forma, capacitarse en lo que hasta el momento ha resultado incógnito; para de esta forma crecer más como individuo, no solo en la parte técnica y educativa, sino también en la parte moral al estar consciente que se está brindando un aporte a la empresa que lo necesita.

Este proyecto de investigación se lo ha considerado factible de realizarlo; ya que, se cuenta con la aprobación y el interés por parte de los involucrados para ponerlo en práctica una vez presentado; para de esta forma asegurarse de que todo el personal va a realizar las actividades

7 correctas según el proceso que están ejecutando, contribuyendo de manera positiva a cumplir los ideales de la organización.

Cabe recalcar y enfatizar que el aporte de esta investigación se lo realiza con el objetivo de poder llevar a cabo un adecuado seguimiento y control de las procedimientos; para de esta manera evitar que se ejecute un mal proceso, debido al desconocimiento de las actividades correctas a realizarse; y a más de ello, se dará solución a los problemas que actualmente acarrea la entidad como producto de sucesos pasados.

El principal beneficiario es el propietario de la organización; puesto que, el poder conocer cómo realmente se están llevando a cabo las actividades de la entidad, le permite asegurarse que el procedimiento efectuado es el adecuado; evitando a su vez, errores u omisiones de alguna parte de los mismos. A su vez que, se garantiza de que no se verá perjudicados los resultados de la empresa dentro de los estados financieros al finalizar el año contable.

Además, el personal que integra la empresa también se ha beneficiado; puesto que, el poseer un documento que indique como efectuar los procesos dentro de cada departamento, le permitirá tener una base o sustento sobre cómo actuar frente a ciertos factores; y de esta forma evitar problemas futuros en la organización, debido a desacuerdos o mal entendidos; a su vez que, se asegura mayor rentabilidad para la entidad.

Como ya se lo ha mencionado anteriormente, es imprescindible proponer este tipo de control; ya que es evidentemente notable las grandes faltas cometidas en los procesos realizados que han tenido repercusiones en la organización; es por ello que, sería muy importante que la empresa

8 acoja e implemente dicho Manual de Control Interno para fortalecer la gestión empresarial en el año 2015, teniendo un impacto sustancial a mediano plazo.

2.4 Objetivos de la investigación 2.4.1 Objetivo General Fortalecer la gestión empresarial de la empresa Tv Net ubicada en la ciudad de Santo Domingo, en el año 2015, mediante la propuesta de un Manual de Control Interno.

2.4.2 Objetivos Específicos 

Diagnosticar la situación actual de la empresa Tv Net.



Obtener información de los procesos administrativos y contables de la empresa.



Identificar los riesgos de control, su importancia y consecuencias.



Establecer un manual de control interno especificando cada proceso efectuado en la empresa.

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3. MARCO REFERENCIAL 3.1 Revisión de la literatura o fundamentos teóricos 3.1.1 Manual de Control Interno El manual de control interno (Procedimientos) es un elemento del Sistema de Control Interno, el cual es un documento detallado e integral que contiene, en forma ordenada y sistemática, instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que realizan en una entidad, en todas sus áreas, secciones, departamentos, servicios, etc. (Beltrán, 2014)

El Manual de Control Interno sirve como un documento guía en el que se encuentran estipulados los pasos a seguir para desempeñar un proceso de manera eficiente dentro de la entidad, indicando también quién, cómo y cuándo llevarlo a cabo para evitar dudas o errores en su ejecución.

3.1.1.1 Control Interno El control interno es un proceso llevado a cabo por el consejo de administración, la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos relacionados con las operaciones, la información y el cumplimiento. Incluye conceptos importantes que son fundamentales para las organizaciones respecto a cómo diseñar, implantar y desarrollar el control interno, constituyendo así una base para su aplicación en entidades que operen en diferentes estructuras organizacionales, sectores y regiones geográficas. (Instituto de Auditores Internos, 2013, p. 3)

El control interno es aplicado dentro de una empresa con el fin de brindar seguridad razonable en la consecución de los objetivos propuestos dentro de la misma. Para ello, consta con ciertas actividades que deben ser cumplidas por todo el personal integrante de la entidad, según las áreas existentes; y de esta manera, lograr que se cumpla con el control interno establecido.

10 3.1.1.1.1 Fines del Control Interno Un sistema de control interno consiste en aplicar todas las medidas utilizadas por una organización con las siguientes finalidades:    

Proteger sus recursos contra pérdidas, fraude o ineficiencia.

Promover la exactitud y confiabilidad de los informes contables y administrativos.

Apoyar y medir el cumplimiento de la organización.

Juzgar la eficiencia de operaciones en todas las áreas funcionales de la organización. (Rodríguez, 2009, p. 51)

Los fines del control interno hacen referencia a poder detectar algún tipo de fraude que se esté produciendo dentro de la organización; o a su vez, errores contables que altere la información financiera y no de paso a la correcta toma de decisiones. Para evitar esto, es necesario que se protejan todos los recursos de la empresa; realizar controles periódicos para evaluar la veracidad de los informes contables y administrativos que se presentan; a su vez que, se debe aportar y apoyar al cumplimiento de los objetivos propuestos dentro de la entidad.

3.1.1.1.2 Componentes del Control Interno

El control interno está compuesto por cinco componentes interrelacionados. Se derivan de la manera como la administración dirige un negocio, y están integrados en el proceso de administración. Tales componentes como son: 

Ambiente de Control La esencia de cualquier negocio es su gente –sus atributos individuales, incluyendo la integridad, los valores éticos y la competencia- y el ambiente en que ella opera. La gente es el motor que dirige la entidad y el fundamento sobre el cual todas las cosas descansan.



Valoración de riesgos La entidad debe ser consciente de los riesgos y enfrentarlos. Debe señalar objetivos, integrados con ventas, producción, mercadeo, finanzas y otras actividades de manera que opere concertadamente. También debe establecer mecanismos para identificar, analizar y administrar los riesgos relacionados.

11 

Actividades de control Se deben establecer y ejecutar políticas y procedimientos para ayudar a asegurar que están aplicando efectivamente las acciones identificadas por la administración como necesarias para manejar los riesgos en la consecución de los objetivo de la entidad.



Información y comunicación Los sistemas de información y comunicación se interrelacionan. Ayudan al personal de la entidad a capturar e intercambiar la información necesaria para conducir, administrar y controlar sus operaciones.



Monitoreo Debe monitorearse el proceso total, y considerarse como necesario hacer modificaciones. De esta manera el sistema puede reaccionar dinámicamente, cambiando a medida que las condiciones lo justifiquen. (Mantilla S. A., 2012, p. 18)

Los componentes del control interno permiten dirigir de mejor manera una empresa, al saber ponerlos en práctica de manera correcta y oportuna.

3.1.1.1.3 Control Interno Administrativo Es el plan de organización que adopta cada empresa con sus correspondientes procedimientos y métodos operacionales y contables para ayudar mediante el establecimiento de un medio adecuado, al logro del objetivo administrativo de:   

Mantenerse informado de la situación de la empresa.

Asegurarse de que se estén logrando los objetivos establecidos.

Determinar si la empresa está operando conforme a políticas establecidas. (Estupiñán, 2012, p. 7)

Corresponde a la manera en que la empresa se desarrolla en cuanto a las actividades que realiza, tomando en cuenta poder cumplir con los ideales trazados dentro de la misma, tomando en cuenta las políticas estipuladas.

3.1.1.1.4 Factores que hacen importante el control para las organizaciones Las decisiones acerca de la toma de sistemas de control adecuados deben reflejar el grado de riesgo asociado con la ejecución de determinado plan u objetivo; cuantos mayores sean los riesgos originados en la incertidumbre, costo, cambios, complejidad, errores, entre otros, mayor deberá ser la preocupación por el control. (Rodríguez, 2009, p. 93-94)

12 El control dentro de las organizaciones es muy indispensable; puesto que, permite evaluar la efectividad de las actividades realizadas dentro de la misma, los errores existentes, el posible riesgo que podría presentarse; pero sobretodo el control conlleva a la correcta toma de decisiones.

3.1.1.1.5 Características de un Buen Control El control es un factor extremadamente crítico en el logro de los objetivos generales, dependiendo su efectividad, en ese sentido, de la información recibida. Los sistemas de control, para lograr su óptimo, deben tener ciertas características, que son las siguientes:      

Deben ser oportunos Seguir una estructura orgánica Ubicación estratégica Un control debe ser económico Revelar tendencia y situaciones Resaltar la excepción (Rodríguez, 2010, p. 58-59)

Los sistemas de control para lograr su efectividad, deben ser oportunos, seguir una estructura orgánica, tener una ubicación estratégica, tomar en cuenta que un control debe ser económico, revelar tendencia y situaciones, y resaltar la excepción. Si se toma en cuenta estos aspectos, se logrará llevar a cabo un control preciso de las actividades y sucesos que se están efectuando en la entidad; para desempeñar medidas correctivas de ser necesario.

3.1.2 Gestión Empresarial La gestión es el proceso intelectual creativo que permite a un individuo diseñar y ejecutar las directrices y procesos estratégicos y tácticos de una unidad productiva –empresa, negocio o corporación- mediante la comprensión, conceptualización y conocimiento de la esencia de su quehacer, y al mismo tiempo coordinar los recursos o capitales económicos, humanos, tecnológicos y de relaciones sociales, políticas y comerciales para alcanzar sus propósitos u objetivos. (Hernández & Pulido, 2011, p. 2)

13 La gestión empresarial consiste en un sin número de actividades desempeñadas por ciertos individuos para lograr que la empresa se desarrolle más dentro del mercado y logre eficientemente los objetivos propuestos.

3.1.2.1 Empresa “Es todo acto económico cuyo esfuerzo se orienta a ofrecer a los clientes bienes y/o servicios que al ser vendidos, producirán una renta que beneficia al empresario, al Estado y a la sociedad en general” (Zapata, 2011, p. 5).

La empresa es una unidad económica integrada por elementos materiales, técnicos y talento humano, que busca obtener utilidades a través de la producción de bienes y servicios a terceros; para lo cual, hace uso de factores productivos como son: la tierra, trabajo y capital.

3.1.2.1.1 Empresas de servicios “Es aquella que mediante la realización de una serie de actividades, ofrece o presta un servicio para satisfacer las necesidades de sus clientes” (Ramírez, 2013, p. 35).

Las empresas de servicios son aquellas que a través de actividades satisfacen los deseos de las personas a cambio de un precio.

3.1.3 Administración Es el proceso mediante el cual se diseña y mantiene un ambiente en el que individuos que trabajan en grupos cumplen metas específicas de manera eficaz. Esta definición básica necesita ampliarse:  Como gerentes, las personas realizan las funciones gerenciales de planear, organizar, dirigir y controlar.  La administración se aplica a cualquier tipo de organización.

14  También se adjudica a los gerentes de todos los niveles organizacionales.  La meta de todos los gerentes es la misma: crear valor agregado.  La administración se ocupa de la productividad, lo que supone efectividad y eficiencia, y la suma de los dos para lograr la eficacia. (Koontz, Weihrich, & Cannice, 2012, p. 4)

La administración consiste en diseñar y mantener un ambiente en cual un grupo de personas trabaja en grupo cumpliendo metas y propósitos específicos, para obtener resultados eficaces de manera conjunta, buscando beneficios para todos.

3.1.3.1 Asignación de autoridades y responsabilidades “El personal de la empresa necesita conocer bien sus responsabilidades, así como las normas y las reglas que la rigen. Por eso para mejorar el ambiente de control los directivos preparan descripciones de puestos y definen claramente la autoridad y la responsabilidad en el seno de la organización” (Whittington, 2007, p. 216).

Es indispensable que el personal que labora en la empresa conozca formalmente cuáles son sus responsabilidades a cargo y que esté bien definido cuál es el puesto que ocupa dentro de la misma según su estructura organizacional; para de esta manera, evitar inconvenientes a futuro.

3.1.3.2 Segregación de Funciones La asignación de gente diferente para las responsabilidades de autorizar transacciones, registrar transacciones y mantener la custodia de los activos, tiene la intención de reducir las oportunidades de permitirle a cualquier persona que se encuentre en posición de perpetrar y ocultar errores o fraudes en el curso normal de las obligaciones del auditor. (Blanco , 2012, p. 205)

La segregación de funciones se basa en establecer actividades específicas para el personal integrante de la organización, con el fin de contribuir al cumplimiento de los objetivos establecidos por la organización, minimizando a su vez, la intención de cometer cualquier tipo de fraude dentro de la misma.

15 3.1.3.3 Estructura Organizacional - Organigrama El organigrama es la representación gráfica que muestra la relación de los departamentos de una empresa a través de las líneas funcionales de autoridad. El plan de empresas deberá reflejar está relación de forma clara ante sus lectores. Un organigrama bien estructurado y presentado transmitirá al lector una imagen positiva de la organización y de su equipo, así como de su profesionalidad y nivel de desempeño. (Neira, 2012, p. 111)

Consiste en la representación gráfica de todos los niveles, áreas y puestos existentes dentro de la organización. Se presume que solo observando el organigrama, una persona es capaz de entender todo lo referente al negocio; es por ello que, el mismo debe estar bien estructurado.

3.1.3.4 Diagrama de Flujo o Flujogramas Representan de manera gráfica la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento, el recorrido de formas o materiales o ambas cosas. En ellos se muestran las áreas o unidades administrativas y los puestos que intervienen en cada operación descrita. Además, pueden mencionar el equipo o los recursos que se deben utilizar en cada caso.

Documento: Cualquier documento de papel; por ejemplo: un cheque o una factura de ventas.

Proceso: Cualquier operación, tanto la realizada manualmente, o la realizada mecánicamente o por computadora. A menudo se usa con el símbolo del proceso manual.

Líneas de flujo: Líneas que indican el flujo direccional de los documentos. Normalmente hacia abajo o hacia la derecha, salvo que se indique lo contrario puntas de flechas.

Conector: Salida o entrada de otra parte del diagrama de flujo. Sirve para evitar que las líneas de flujo se crucen demasiado. Los conectores de entrada y de salida se presentan con letras o números.

Conector fuera de página: Indica la fuente o el destino de lo que entra en el diagrama de flujo o de lo que sale.

Decisión: Indica decisiones alternas ocasionada por una decisión afirmativa o negativa.

Inicio – Fin: Indica el punto de inicio o el punto de fin del diagrama, es decir los límites del proceso representado.

Almacenamiento sistema: Sistema informático, base de datos o similar. Representa una entrada desde, o una salida hacia; un almacén de datos de un sistema de información o similar.

16 Proceso predefinido: Representa una proceso o actividad compleja, cuyo detalle se desarrolla (se especifica o detalla) en otro documento, por ejemplo en otro Diagrama de Flujo donde se hace un “zoom” sobre esta actividad compleja o en una instrucción de trabajo específica.

Almacenamiento: Indica el depósito permanente de un documento o información dentro de un archivo. También se puede usar para guardar o proteger el documento de un traslado no autorizado. (Ramonet, 2013)

El diagrama de flujo es una representación de las distintas actividades que se llevan a cabo en cierto proceso de una entidad, indicando una secuencia cronológica; para que de esta forma, exista un mayor entendimiento por parte de quien la ejecuta.

Para construir los diagramas de flujo es necesario contar con un equipo de trabajo que participe activamente en la ejecución de los procedimientos; para ello, será necesario establecer cuál es el objetivo que se está persiguiendo para asegurarse que lo realizará la persona correcta.

También, es importante delimitar los procedimientos, identificar y ubicar los pasos a seguir en orden cronológico; y por último construir el diagrama respetando y utilizando los símbolos adecuados.

3.1.3.5 Proceso Organizativo El proceso organizativo incluye todas las acciones, separadas en fases sucesivas, que contribuyan al logro de los objetivos. Las fases del proceso organizativo son:  Identificar y clasificar las actividades necesarias para el logro de los objetivos.  Agrupar dichas actividades entre los grupos humanos que forman la estructura de nuestra empresa. Asignar quién debe hacer las cosas detallando los niveles de competencia y de responsabilidad.  Delegación de autoridad: asignar a cada persona y puesto una capacidad de actuación, exigiendo responsabilidad directa sobre la misma.  Coordinación de las relaciones entre los puestos de la organización. Todos los miembros de la organización deben conocer: o De quién reciben las órdenes. o Ante quién pueden hacer propuestas. o A qué órgano deben rendir cuentas. (Sánchez & Díaz, 2013, p. 12-13)

17 Este concepto permite conseguir el logro de los objetivos propuestos por la organización; a través de la clasificación de actividades similares y delegación de autoridad a las personas competentes según el puesto de trabajo que ocupan.

3.1.4 Hallazgos “Se refiere a cualquier situación deficiente y relevante que se determine mediante procedimientos de auditoría sobre áreas críticas. Surgen de un proceso de comparación entre lo que debe ser y lo que es” (Cartaya, 2011).

Los hallazgos son aquellos hechos inusuales que aparecen al momento de levantar información en un proyecto de investigación, permitiendo observar claramente lo que sucede en la empresa, con respecto a lo que realmente debería suceder.

3.1.4.1 Atributos del Hallazgo El hallazgo tiene cuatro atributos que son los siguientes:  Condición: lo que es, lo sucedido, lo encontrado.  Criterio: lo que debió ser. La búsqueda y aplicación de una disposición o norma válida aplicada al momento que sucedieron los hechos detectados  Efecto: resultado objetivo y cuantificado de los casos adversos o incorrectos relacionados.  Causa: explicación de la razón u origen de los hechos, mediante la búsqueda, entre una cadena de eventos y operaciones, que originaron la desviación, que permite al Auditor emitir sus recomendaciones enfocadas a corregir las causas con la rectificación o eliminación de las condiciones encontradas. (Instituto de Auditores Internos, 2013, p. 15)

Los atributos del hallazgo permiten entender de mejor manera los hechos, como sucedieron, como debieron ser, cuales son los resultados que se espera obtener y los medios para conseguir esos resultados.

18 3.1.5 Riesgo “El riesgo representa la posibilidad para el inversionista de que el rendimiento esperado no se realice o de que exista una pérdida” (Ochoa & Saldivar, 2012, p. 67).

Al riesgo se considera como una situación negativa, que podría causar daños en la empresa; en este caso, podría producirse, al existir pérdidas dentro de la misma; debido a la mala gestión de sus responsables.

3.1.5.1 Categoría de los Riesgos Riesgo inherente.- Es l da susceptibilidad a la existencia de errores o irregularidades significativas, antes de considerar la efectividad del sistema de control interno; este riesgo lo determinan factores como la naturaleza del negocio o entidad, la situación económica y financiera y la organización gerencial.

Riesgo de control.- Es el riesgo de que los sistemas de control estén incapacitados para detectar o evitar irregularidades en forma oportuna, que afecta la calidad del procedimiento de auditoría a aplicar y en cierta medida su alcance. (Montes, Montilla, & Mejía, 2014, p. 145-146)

Los riesgos puedes inherentes o de control. Los primeros son aquellos propios de la actividad o del giro de negocio al que se dedique la empresa; mientras que los segundos tipos de riesgo hacen referencia a la incapacidad existente por parte de quienes realizan el trabajo de detectar irregularidades.

3.1.6 Impuesto a los Consumos Especiales ICE El Impuesto a los Consumos Especiales ICE, se aplicará a los bienes y servicios de procedencia nacional o importada, detallados en el artículo 82 de la Ley de Régimen Tributario Interno; la misma que, incluye a los servicios de televisión pagada, dentro del grupo #3 con una tarifa del 15%. (Servicio de Rentas Internas, 2014)

El impuesto a los consumos especiales es aplicado a aquellos bienes o servicios que son considerados como de lujo; puesto que, sin estos las personas igual pueden continuar con el

19 curso normal de sus actividades. Para ello, será necesario también, tomar en cuenta: la declaración, liquidación, pago, control, destino y las causas para su clausura, que se exponen dentro de este impuesto.

3.1.7 Contabilidad La contabilidad es un proceso para la elaboración de información de las empresas de producción, de comercio y de servicios, que comprende tres conceptos básicos:   

Causación o devengo de todas las operaciones independientemente sean en efectivo o a crédito.

Efectivo, cuando se recibe el efectivo por concepto de cartera.

Acumulación de todos los valores causados, menos los valores recuperados.

Estos conceptos se resumen en los tres estados financieros simultáneamente: la causación es por excelencia para el Estado de Resultados, el efectivo es para el Flujo de Caja, como la acumulación lo es para el Balance General. (Fierro, 2011, p. 21)

La contabilidad es un proceso efectuado por todo tipo de empresas y personas obligadas a llevar contabilidad, que consiste en el registro de todas las transacciones que afectan directamente al giro del negocio; y que conlleva a la presentación de los estados financieros, que son requisitos fundamentales para la toma de decisiones dentro de una entidad.

3.1.7.1 Objetivo de la Contabilidad “La contabilidad tiene como objetivo mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa” (Tamayo & Escobar, 2013, p. 19) El objetivo fundamental de la contabilidad es poder proveer de información financiera oportuna y fidedigna a los interesados, tanto internos (parte de la empresa), como externos (terceras personas); para que de esta forma ellos puedan conocer la situación actual de la empresa y poder tomar decisiones.

20 3.1.7.2 Contabilidad Administrativa Está orientada a los aspectos administrativos de la empresa y sus informes no trascenderán la entidad o sea, su uso es estrictamente interno. Los administradores y propietarios la utilizan para juzgar y evaluar el desarrollo de la entidad a la luz de las políticas, metas u objetivos preestablecidos por la gerencia o dirección de la empresa; tales informes permiten comparar el pasado de la empresa con el presente y, mediante la aplicación de herramientas o elementos de “control”, prever y planear el futuro de la entidad. (Romero A. , 2010, p. 90)

Este tipo de contabilidad es utilizada para un tipo de control estrictamente interno; puesto que, lo que busca es poder controlar, prever y planear el futuro de la entidad, en cuanto al desarrollo de la misma. Para ello, se utilizarán herramientas administrativas que ayudarán a cumplir este objetivo, tales como: indicadores, políticas, entre otras.

3.1.7.3 Ciclo contable Es el registro de las operaciones o transacciones que realiza una organización económica se realiza con la intención de integrar una base de datos que permita su utilización posterior para generar información útil en el proceso de toma de decisiones de los diferentes usuarios externos.

(Guajardo & Andrade, 2014, p. 147)

El ciclo contable corresponde al ingreso de una serie de datos correspondiente a las transacciones efectuadas dentro de una entidad, para posteriormente revelar los estados financieros que proporcionen la información financiera necesaria para la toma de decisiones.

3.1.8 Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF’s) Son las Normas e Interpretaciones adoptadas por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (CNIC). Esas Normas comprenden: 

Las normas Internacionales de Información Financiera.



Las Normas Internacionales de Contabilidad; y



Las interpretaciones originadas por el Consejo de interpretaciones Internacionales de Información Financiera o las antiguas interpretaciones. (Fernández, López, & Rodríguez, 2008, p. 7)

21 Las Normas Internacionales de Información Financiera sirven como actual guía o base, para el correcto registro y tratamiento de las diferentes cuentas contables; a su vez, que regularizan la información referente a la parte financiera, administrativa y contable de una entidad.

3.1.8.1 Activo Agrupa el conjunto de cuentas que representan los bienes y derechos tangibles e intangibles de propiedad del ente económico de los cuales se espera tener beneficios presentes o futuros, que en la representación de su utilización, son fuentes potenciales de beneficios. (Lasso, Rincón, & Parrado, 2012, p. 24)

El activo es un recurso controlado por la empresa como resultado de sucesos pasados, de los cuales se espera obtener beneficios económicos en el futuro.

3.1.8.2 Pasivo “Los pasivos representan las cantidades que debe una persona (deudor) a otra persona (acreedor) – pagaderas en dinero, en bienes o en servicios-, derivadas de una partida de activo, un servicio recibido, una pérdida incurrida o un pérdida devengada (acumulada)” (Díaz, Vargas, & Castro, 2012, p. 132).

Un pasivo es una obligación presente como resultado de sucesos pasados, y para liquidarla se espera desprenderse de beneficios económicos.

3.1.8.3 Patrimonio El patrimonio neto representa el valor contable del patrimonio empresarial. Se calcula como la diferencia entre el valor del activo y del pasivo. Esta diferencia se explica por las aportaciones efectuadas por los propietarios, los beneficios obtenidos que no se hayan distribuido, las subvenciones con proyección plurianual y algunos ajustes por cambios de valor. Junto con el pasivo, constituye la estructura financiera de la empresa. (Arquero, Jiménez, & Ruiz, 2012, p. 3738)

22 El patrimonio se obtiene una vez deducido los pasivos de los activos, y se considera como la parte monetaria que realmente pertenece a la empresa.

3.1.8.4 Ingresos Los ingresos son incrementos en el patrimonio neto de la empresa durante el ejercicio, ya sea en forma de entradas o aumentos en el valor de los activos o disminución de los pasivos, siempre que no tenga su origen en aportaciones, monetarias o no, de los socios o propietarios. (WandenBerghe & Fernández, 2012, p. 49)

Los ingresos son aquellos beneficios recibidos en efectivo o a crédito, a cambio de la venta de un bien o prestación de un servicio.

3.1.8.5 Gastos “El término gastos se refiere a la inversión necesaria que se hace de activos para poder generar los ingresos en un negocio y por un período determinado” (Olano, 2012, p. 33) Los gastos son aquellos recursos incurridos desde la fabricación hasta la venta del bien o servicio, que no van a ser recuperables.

3.1.9 Estados Financieros Los Estados Financieros constituyen una representación estructurada de la situación financiera y del rendimiento financiero de la empresa. El objetivo de los estados financieros con propósitos de información general es suministrar información acerca de la situación financiera, del rendimiento financiero y de los flujos de efectivo de la entidad, que sea útil a una amplia variedad de usuarios a la hora de la toma de decisiones económicas. (Fernández, López, & Rodríguez, 2008, p. 6)

Los Estados Financieros tienen como propósito principal, el poder proporcionar a los interesados, información sobre la situación actual de la empresa, especialmente sobre la parte financiera de la misma De esta forma, estas personas podrán tomar decisiones económicas correctas, buscando beneficios para todos.

23 3.1.9.1 Características cualitativas de los Estados Financieros Las características cualitativas son los atributos que proporcionan que la información incluida en los Estados Financieros sea fiable, relevante, comprensiva, verificable y comparable para todos los usuarios (acreedores, dueños, empleados, entidades gubernamentales y terceros en general) y por ende los comprenda, tenga confianza y los pueda analizar con otros períodos. (Estupiñán, 2013, p. 76-77)

Para que los Estados Financieros puedan ser útiles y válidos para todos los interesados, es necesario tomar en cuenta ciertas características cualitativas, que hacen referencia a que deben ser: relevantes, comprensibles, fiables, comparables y verificables.

3.2 Investigación o experiencias empíricas vinculadas con el problema de investigación Existen documentos con una temática similar a la propuesta en el presente proyecto de investigación, que sirven como referencia para la realización de la misma. Es por eso, que es imprescindible señalar lo que este autor expone: Los controles permiten obtener un grado de seguridad en todas nuestras actividades. Las organizaciones prósperas han hecho hincapié en el control interno, ya que éste evita varios problemas a la entidad. Un buen control interno permite que la organización alcance sus objetivos y metas; por lo que éste requiere de mayor atención por parte de los ejecutivos. Al hablar de control interno las personas lo relacionan con actividades financieras y contables; sin embargo, éste se relaciona con todas las disciplinas de la administración de empresas como por ejemplo: la producción, los recursos humanos, entre otros (Obando, 2009).

24

4. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN La metodología de la investigación es la herramienta que facilitará la obtención del conocimiento necesario para llevar a cabo la realización del proyecto hasta conseguir los resultados del mismo. Razón por la cual, ha sido indispensable utilizar un enfoque mixto (cuali cuantitativo). Ruiz, Borboa, & Rodríguez (2013) afirman que: “Se refiere al proceso de recolección, análisis y vinculación de datos cualitativos y cuantitativos para dar respuesta al problema de investigación” (p.11).

Se menciona un enfoque cualitativo; puesto que, ha sido necesario incluir un aporte personal, para de esta forma establecer el manual de control interno que permita fortalecer la gestión empresarial. Y un enfoque cuantitativo, porque se ha tenido que incurrir en datos numéricos al momento de llevar a cabo los cuestionarios ponderados que permiten evaluar la gestión del personal en las actividades efectuadas, pudiendo observar porcentualmente mediante gráficos circulares el riesgo y la confianza existente en cada una de las áreas de la entidad.

4.1 Diseño / Tipo de Investigación Es muy importante establecer el diseño de investigación a seguir; puesto que, éste indica los pasos a seguir para alcanzar los objetivos propuestos dentro del proyecto de investigación y poder responder a las preguntas planteadas dentro del problema de investigación; para ello, será necesario tener claros los objetivos que se han establecido.

25 Por el enfoque cualitativo ha sido necesario que el diseño de investigación cuente con estas tres características: abierto, flexible y participativo; para que de esta manera, sea más sencillo perfilar la investigación hacia el cumplimiento de los ideales trazados por la organización.

Por el enfoque cuantitativo fue imprescindible que el diseño de investigación sea no experimental tipo longitudinal, permitiendo más de una verificación en ua recta del tiempo. Lo que se ha pretendido con este tipo de diseño, es realizar un seguimiento continuo de cómo se están efectuando los procesos dentro de la empresa para determinar las causas y razones por las que se han venido cometiendo errores, y poder establecer el Manual de Control Interno para su pronta corrección.

A más del diseño de investigación, escoger el correcto tipo de investigación es muy importante; puesto que, es éste el que define los pasos a seguir dentro del proyecto de investigación, las técnicas y métodos que se pueden emplear dentro del mismo, y hasta la forma de analizar los datos recolectados en el trabajo de investigación.

Por el enfoque cualitativo, el tipo de investigación es de tipo etnográfico. González & Hernández (2003) mencionan que: “Consiste en descripciones detalladas de situaciones, eventos, personas, interacciones y comportamientos que son observables. Incorpora lo que los participantes dicen, sus experiencias, actitudes, creencias, pensamientos y reflexiones tal como son expresadas por ellos mismos y no como uno los describe” (p. 23).

Por el enfoque cuantitativo los tipos de investigación utilizados son los siguientes:

26 

Bibliográfica Ha sido una investigación bibliográfica debido a que se ha visto necesario exponer el criterio

de diversos autores frente a las diferentes temáticas presentadas; para de esta manera sustentar el desarrollo de la misma.



Exploratoria Se establece que es una investigación exploratoria o de campo; puesto que, la empresa Tv Net

no ha sido abordada o estudiada con anterioridad, sino que más bien al realizar este proyecto de investigación sería el primer acercamiento científico al problema. Para ello, ha sido necesario involucrarse en las actividades de la empresa y con el personal que posee, para conocer un poco más la organización y determinar en qué actividades se está fallando. 

Descriptiva Con este método, se ha buscado describir la situación actual de la empresa a través de

narrativas, que han permitido reconocer en qué se está fallando, cuáles son los mayores problemas que acarrea la misma; para de esta forma poder establecer políticas y recomendaciones que mejoren los procesos dentro de la organización. 

Explicativa Se ha utilizado este tipo de investigación, ya que no solo se pretende describir o acercarse al

problema, sino también encontrar las causas y consecuencias del mismo para poder darle la mejor solución a través de las recomendaciones que se presentan.

27 

Documental Se determina documental puesto que incluye en la parte de anexos de la presente

investigación, documentos que respaldan el desarrollo de la presente investigación.

4.2 Población / Universo La población del presente proyecto de investigación hace referencia a todo el personal que integra la empresa Tv Net, que en este caso el total asciende a 40 empleados; de los cuales se ha conseguido información precisa que ha permitido llevar a cabo la elaboración del mismo.

4.3 Muestra Debido a que la población de esta entidad es pequeña, y el proyecto de investigación está dirigido hacia procesos claves dentro de la empresa que involucra a todo el personal, no es aplicable establecer una muestra.

4.4 Técnicas e Instrumentos de recogidas de datos Los instrumentos de recolección de datos son recursos que permiten la recopilación de información de cada área de la entidad; para de esta manera, tener un sustento que permita llevar a cabo el proceso de investigación a través del análisis y verificación.

28 Técnicas de investigación cuantitativa 

Entrevista Para aplicar la técnica de las entrevistas, ha sido necesario tener como instrumento de

recolección de datos, un esquema de preguntas que sirva de base para formular interrogantes hacia los entrevistados, para que éstos a su vez, puedan brindar la mayor información posible. 

Cuestionarios Hace referencia a establecer una serie de preguntas cerradas con una calificación ponderada,

permitiendo determinar el riesgo, debilidades y los mayores problemas a los que podría estarse exponiendo la misma. 

Registros y documentos Se ha analizado todo tipo de documentación relevante, que han permitido conocer la situación

de la entidad, para posteriormente poder establecer el manual de control interno y recomendaciones oportunas que contribuyan a mejorar los procesos en la empresa Tv Net. Técnicas de investigación cualitativa 

Observación Consistió en mirar cómo se han llevado a cabo de principio a fin las actividades que se

realizan dentro de cada proceso, tomando en cuenta la concordancia y precisión; a su vez que, se ha establecido quienes son las personas responsables de cada procedimiento.

29

4.5 Técnica de Análisis de datos 

Narrativas Consiste en describir detalladamente las actividades que se llevan a cabo dentro de los

procesos inmersos en la investigación, con la ayuda de la persona responsable. 

Flujogramas Son representaciones gráficas de todas las actividades que se realizan dentro de cada proceso,

para evaluar de manera más fácil y sencilla cualquier tipo de falencia presentada, facilitando a su vez, la identificación de la repetitividad de actividades dentro de un mismo proceso. 

Gráficos Circulares Permiten visualizar gráficamente los porcentajes correspondientes al nivel de confianza y de

riesgo obtenidos de los cuestionarios ponderados con respecto a las actividades realizadas por cada departamento.

30

5. RESULTADOS 5.1 Análisis y discusión de Resultados “Propuesta de un manual de control interno para el fortalecimiento de la gestión empresarial en la empresa Tv Net, ubicada en la ciudad de Santo Domingo, en el año 2015” La presente disertación de grado tiene como propósito fundamental proponer un Manual de Control Interno para de esta forma fortalecer la gestión empresarial dentro de la empresa, dándole mayor énfasis a las actividades realizadas tanto en el área administrativa como contable; puesto que son estos departamentos los principales entregadores de información, influyendo directamente en la toma de decisiones ejecutadas a nivel gerencial.

Para llevar a cabo la consecución de los objetivos planteados ha sido necesario plasmar dentro de la siguiente Matriz “Objetivos-Resultados”, los resultados a obtener por cada uno de ellos:

OBJETIVOS

RESULTADOS

Diagnosticar la situación actual de la empresa Tv Informe de la situación actual de la empresa: antecedentes, Net. planeación estratégica, base legal.

Obtener información de los procesos administrativos Efectuar las narrativas y los flujogramas por cada proceso y contables de la empresa. que se realice en la entidad.

Desarrollo de cuestionarios ponderados, presentación de la Identificar los riesgos de control, su importancia y Matriz de Riesgos, gráficos circulares y consecuencias de consecuencias. cada riesgo hallado.

Organización de la empresa: Organigrama y descripción de Establecer un manual de control interno cargos; Temática de Capacitaciones; Análisis FODA; especificando cada proceso efectuado en la empresa. Propuesta de Software Contable, Manual de Control Interno detallando cada proceso.

Figura 1 Matriz “Objetivos – Resultados” Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

31 5.1.1 Diagnosticar la situación actual de la empresa Tv Net 5.1.1.1 Antecedentes La empresa Tv Net, constituida en el año 2008. Actualmente es representada por su Gerente General, el Sr. Hermel Campos, se encuentra dedicada a la transmisión de sonido, imágenes, datos, internet u otro tipo de información por cable, dentro de la ciudad de Santo Domingo de los Tsáchilas, en la Av. Guayaquil y Pallatanga.

Cuenta con los siguientes recursos físicos para prestar sus servicios: 

2 Vehículos



5 Motos



2 Oficinas En lo que respecta a Recursos Humanos cuenta con:



2 Administradores



4 Jefes de departamentos



2 Asistentes Contables



1 Persona encargada de facturación



1 Cajera



1 Recepcionista



11 Vendedores



11 Instaladores



1 Auxiliar Contable

32 

3 Guardias de Seguridad



1 Persona encargada de Mensajería



2 Personas de limpieza

5.1.1.2 Planeación Estratégica Misión Generar experiencias de servicio extraordinarias en entretenimiento comunicación e información, con talento humano comprometido y procesos eficaces que superen las expectativas de nuestros clientes.

Visión Ser la mayor empresa privada de la ciudad en proveer el servicio de televisión por cable de excelencia con calidad, innovación, responsabilidad, y contenido.

Objetivo General Ser la principal alternativa de diversión familiar en casa a través de un servicio de televisión pagada de calidad, respaldo técnico oportuno, el mejor costo beneficio y la mejor programación, con la finalidad de posicionarse como el mejor proveedor de cable.

Objetivos Específicos a) Buscar nuevos proveedores para así cumplir con el mercado. b) Mantener un personal técnico y administrativo calificado para solucionar cualquier tipo de contingencia que pudiera presentarse en el servicio.

33 c) Acatar la ley con las personas con discapacidad y de la tercera edad. d) Cumplir con los estándares de control de calidad del servicio. e) Mantener una grilla de programación de canales variada brindando entretenimiento a todos los clientes: 

Cultural



Familiar



Deportes



Noticias



Películas



Música



Infantil

5.1.1.3 Base Legal La empresa Tv Net, persona natural obligada a llevar contabilidad, dedicada a la transmisión de sonidos, imágenes, datos, internet u otro tipo de información por cable; tiene que regirse a las siguientes entidades de control: Servicio de Rentas Internas y el Ministerio de Relaciones Laborales.

Servicio de Rentas Internas La empresa se encuentra en la obligación de presentar los Estados Financieros, en caso de que esta entidad así lo requiera.

A más de ello tiene el deber de realizar las declaraciones correspondientes en el tiempo establecido, ya sea mensualmente o anualmente, tales como:

34 Mensualmente Se las realizará hasta el día 24 de cada mes; puesto que el noveno dígito del RUC de la empresa es el ocho. 

Declaración del Impuesto al Valor Agregado, en el formulario #104.



Declaración de Retenciones en la Fuente del Impuesto a la Renta, en el formulario #103.



Declaración del Impuesto a los Consumos Especiales, en el formulario #105, con su respectivo anexo.



Anexo Transaccional Simplificado

Anualmente 

Declaración del Impuesto a la Renta Sociedades, que se la realiza hasta el 24 de abril en el formulario #101A



Anexo de Retenciones en la fuente por Relación de Dependencia “RDEP”



Declaración Patrimonial



Formulario SRI-GP en el que los trabajadores realizan una proyección de gastos para conocer si se les va a retener por impuesto a la renta.

Ministerio de Relaciones Laborales

Tanto el empleador como el trabajador de la empresa deben regirse a las disposiciones y reglamentos establecidos dentro del Código de Trabajo, en lo referente a contratación, remuneración, beneficios, sanciones, prohibiciones, desvinculación laboral, entre otras temáticas que nacen de una vinculación laboral.

35

5.1.2 Obtener información de los procesos administrativos y contables de la empresa.

Para ejecutar este objetivo ha sido necesario primero desarrollar los siguientes cuatro instrumentos: observación participativa, entrevista, narrativas y flujogramas.

5.1.2.1 Observación Participativa A través de la observación aplicada al momento de visitar la entidad, se ha podido evidenciar que existe falta de comunicación entre los departamentos; por lo que, las operaciones se llevan a cabo de manera separada y sin la concordancia requerida.

A más de ello, se ha podido observar que las personas no tienen definidas correctamente las funciones que deben realizar, puesto que, ciertas actividades son repetidas entre los individuos de la organización.

Otro aspecto relevante es la inexistencia de la aplicación de la normativa legal vigente, debido a que, se ha podido comprobar que las operaciones son efectuadas según el parecer de la persona encargada de realizarla, sin que exista un control que verifique y sancione en caso de ser necesario.

5.1.2.2 Entrevista Estructurada Mediante este instrumento se ha podido aplicar una serie de preguntas a todos los involucrados de la empresa, con el fin de recopilar mayor información sobre temas específicos y efectuar las narrativas que aportarán en gran medida al desarrollo del proyecto.

36 5.1.2.3 Narrativas TV NET Procesos de Contratación del Personal Situación encontrada Abril, 2015 El proceso de contratación del personal inicia con el requerimiento del jefe del departamento solicitante, hacia el departamento de Recursos Humanos explicando verbalmente la razón de cubrir con la vacante existente o la necesidad de crear un nuevo puesto de trabajo; y para ello, indicará el perfil del mismo; que en caso de no existir, primero será necesario diseñarlo por escrito para por medio de éste, continuar con el reclutamiento del personal.

Una vez receptados estos documentos, la Jefa de Recursos Humanos, informará al gerente respecto a los requerimientos de personal efectuados; para que éste a su vez, autorice y dé el visto bueno para que se proceda con la solicitud; caso contrario si la respuesta del gerente es negativa, se informa al departamento solicitante, que no se realiza la contratación.

En caso de haber obtenido una respuesta favorable se continúa con el reclutamiento del personal, ya sea interno o externo. Si es interno, se informa a todo el personal vía correo electrónico de la vacante existente para que, en caso de haber alguna persona interesada se acerque directamente donde la Jefa de Recursos Humanos.

Pero si por el contrario, se requiere personal externo, se comunica mediante los medios publicitarios como radio o televisión, del cargo disponible y el perfil solicitado, para que los interesados se acerquen a entregar sus hojas de vida directamente a la oficina o a su vez mediante el correo electrónico de la empresa, durante un lapso de tiempo establecido por la entidad.

37 Cuando haya concluido el tiempo establecido para la recepción de carpetas, la Jefa de Recursos Humanos escogerá de entre los candidatos, los tres más idóneos que cumplan con el perfil establecido; para ello, informará al Gerente General, quien establecerá las fechas para la entrevista, para posteriormente contactar telefónicamente a los aspirantes.

Luego de un análisis entre la jefa de Recursos Humanos, el Gerente General y el jefe del departamento solicitante se toma la decisión final. Una vez elegida la persona a reclutar dentro de la empresa, la jefa de Recursos Humanos procede a dar aviso de entrada al IESS, y hace firmar el contrato laboral a plazo fijo con período de prueba, que posteriormente será legalizado a través del Ministerio de Relaciones Laborales.

Las siguientes dos semanas se capacitará al personal nuevo en las funciones establecidas para que pueda desarrollarse sin ningún inconveniente dentro del puesto de trabajo, dicha inducción estará a cargo del jefe solicitante.

38

Jefe del departamento solicitante

Jefe de Recursos Humanos

Gerente General

Inicio

Requerir personal

¿Existe perfil del puesto?

Sí

Informar el requerimiento

No

Diseñar perfil del puesto

¿Autoriza la contratación?

No

Sí

Sí

¿Reclutamiento interno?

Informar vía correo

No

Anunciar vacante

Receptar hojas de vida postulantes

Escoger 2 candidatos

Establecer entrevistas Escoger candidato idóneo

Avisar entrada IESS

Firmar contrato Legalizar contrato MRL Capacitar nuevo personal

Fin

A

Figura 2 Flujograma de Contratación de Personal Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

A

39 TV NET Procesos de Remuneración al Personal Situación encontrada Abril, 2015 La jefa de Recursos Humanos cinco días antes de finalizar el mes, verifica los rubros correspondientes a deducciones al personal por motivos como: préstamos quirografarios, pensiones alimenticias, anticipos, deducción al IESS, aportes; para posteriormente proceder a elaborar el Rol de Pagos en una plantilla de Excel y realizar el asiento contable respectivo.

Una vez realizado el registro contable se lo envía donde la contadora para que revise que no exista ningún error, para continuar con la aprobación. Una vez aprobado se informa a la Gerencia Administrativa y Financiera, para que los revise y firme la autorización de los pagos a empleados.

El gerente a su vez, reenvía el Rol de Pagos donde la tesorera para que ella se encargue de emitir los cheques y obtener una copia como respaldo. Estos cheques regresan donde la Jefa de Recursos Humanos para que los entregue y haga firmar el rol de pagos al personal de la empresa como constancia de pago, normalmente este proceso ocurre dentro de los primeros 5 días del mes siguiente. Luego se procede a archivar los documentos.

40

Jefe de Recursos Humanos

Contadora

Gerente Administrativo y Financiero

Tesorera

Inicio

Verificar rubros para Rol de Pagos Elaborar Rol Pagos

Asiento contable No

¿Correcto registro contable?

Sí

Aprobar asiento contable

Firmar y autorizar pago empleados

Emitir cheque

Obtener copia cheques

Entregar cheques al personal

Hacer firmar Rol Archivar

Fin Figura 3 Flujograma de Remuneración al Personal Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

41 TV NET Proceso de Terminación de la Relación Laboral Situación encontrada Abril, 2015 La terminación laboral puede presentarse por dos razones: por renuncia voluntaria o por despido intempestivo.

Cuando se trata de la primera, renuncia voluntaria, el trabajador deberá notificar a la empresa mediante un documento escrito y firmado indicando la desvinculación laboral, la cual deberá ser entregada a la Jefa de Recursos Humanos con quince días de anticipación para que la entidad pueda cubrir la vacante.

En caso de existir despido intempestivo se le solicita que se acerque al departamento de Recursos Humanos y se le comunique que la empresa ya no requiere de sus servicios laborales, por causa de los diversos factores presentados.

Posterior a eso, la Jefa de Recursos humanos realiza la liquidación de los haberes, la misma que deberá ser revisada y aprobada por la contadora para verificar que no existan errores en los cálculos. Una vez aprobado regresa donde la jefa de Recursos Humanos para que proceda a efectuar el acta de finiquito en el sistema del Ministerio de Relaciones Laborales; a su vez que, comunica al departamento de Tesorería para que emita el cheque con el valor correspondiente y lo envíe a certificar al Banco, a través del mensajero de la empresa.

Una vez listos estos documentos, se le procede a hacer firmar el acta de finiquito al empleado y a su vez la recepción del cheque certificado, documentos que deberán ser escaneados y cargados al sistema; para finalmente, archivarlos.

42

Empleado

Jefe de Recursos Humanos

Contadora

Tesorera

Inicio

¿Renuncia voluntaria?

No

Comunicar terminación laboral

Sí

Presentar renuncia

Liq. de haberes Revisar liq. haberes

Sí

¿Errores en liq. haberes?

No

Aprobar liq. haberes

Acta finiquito MRL

Emitir cheque

Certificar cheque

Firmar Acta Finiquito

Recibir cheque

Cargar en sistema Archivar

Fin

Figura 4 Flujograma de Terminación de la Relación Laboral Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

43 TV NET Proceso de Obligaciones Tributarias Situación encontrada Abril, 2015 Por política propia de la contadora, ha decidido empezar a efectuar cualquier tipo de obligación tributaria, sea esta mensual o anual, cinco días antes de la fecha de vencimiento para evitar cualquier inconveniente futuro; tomando en cuenta que, para el caso de la empresa el noveno dígito del RUC es el número ocho.

Para este procedimiento, la contadora ingresará toda la información de manera manual en una plantilla efectuada en Excel para la elaboración de la declaración; puesto que, el sistema contable no refleja información fiable para este proceso. Para ello obtendrá datos referentes a ventas, compras, adquisición de materiales, notas de crédito, gastos, crédito tributario del mes pasado si lo hubiera, entre otros. De existir alguna novedad se comunicará con el departamento encargado para corregir mediante un ajuste siempre y cuando sea necesario.

De no existir ninguna novedad se procede a realizar la declaración a través del DIMM Formularios y posteriormente, se los subirá al Sistema del Servicio de Rentas Internas “SRI”. En caso de generar impuesto a pagar, la contadora solicitará al Gerente Administrativo y Financiero que verifique si existen fondos disponibles en la cuenta bancaria con la que se mantiene convenio de débito automático. En caso de no existir la cantidad necesaria para el pago del impuesto, se le pide al encargado de mensajería que se acerque a depositar la suma requerida de dinero.

44 Una vez efectuado el pago del impuesto se procede a imprimir el comprobante electrónico y generar los asientos contables necesarios en los que se ajustan las cuentas correspondiente.

Después de esto se archiva el comprobante como respaldo de la transacción.

Contadora

Gerente Administrativo y Financiero

Inicio

Obtener datos para declaraciones Ingresar información en plantilla Excel ¿Existe alguna novedad?

Sí

Ajustar cuentas

No

Realizar declaración

Subir datos SRI

No

¿Existe impuesto por pagar?

Sí

No ¿Existen fondos en cta bancaria?

Sí

Autorizar pago de impuesto

Efectuar pago Imprimir comprobante electrónico-declaración

Asientos contables

Archivar

Fin

Figura 5 Flujograma de Obligaciones Tributarias Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

Enviar a depositar dinero

45 TV NET Proceso de Conciliación Bancaria Situación encontrada Abril, 2015 El proceso de conciliación bancaria es llevado a cabo de manera mensual por una de las asistentes contables, quien es responsable de imprimir los libros mayores de la cuenta Bancos y solicitar al departamento de Tesorería los Estados de Cuenta de los Bancos dentro de los primeros quince días del mes. Este procedimiento permite verificar los saldos registrados al final del mes entre el libro mayor de Bancos y el saldo reportado por la institución bancaria.

Una vez consolidados los montos de ambos documentos, se procede a informar al departamento de Tesorería los rubros que no constan en el sistema contable o en el Banco, quien a su vez procederá a revisar y realizar los cambios en caso de ser necesario. Posterior a esto, se procede efectuar en una Hoja de Excel un cuadro que indique los movimientos que aún no han sido cobrados por el Banco; a su vez que, se refleja mediante asientos conciliatorios los valores correspondientes y se envía a la contadora para que los apruebe y los firme.

Cabe mencionar que, una vez aprobados y firmados por la contadora, esta documentación se presenta al jefe inmediato y a su vez al propietario de la empresa, para una última revisión.

46

Asistente Contable

Tesorera

Contadora

Inicio

Imprimir libros mayores de Bancos Solicitar Estados de Cuentas Consolidar ambos documentos Informar registros no contabilizados

Revisar consolidación

No

¿Correcciones?

Sí

Realizar cambios necesarios Cuadro de cheques girados y no cobrados

Asientos conciliatorios en sistema contable

Revisar y firmar asientos conciliatorios

Fin Figura 6 Flujograma de Conciliación Bancaria Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

47 TV NET Procesos de Pago a proveedores Situación encontrada Abril, 2015 El pago a los proveedores inicia con la recepción de facturas por las compras efectuadas, este proceso está a cargo de la auxiliar contable, la misma que, se encarga de emitir el respectivo comprobante de retención y entregárselo al proveedor. Después, estos documentos pasan donde la asistente contable quien se encarga de revisar que estén bien llenos los datos y generar en el sistema el asiento contable afectando a las cuentas correspondientes.

Posteriormente, se envía a la contadora la documentación, para que ella revise y apruebe el asiento, tomando en cuenta que todos los datos estén bien llenos, tanto en la factura como en el comprobante de retención. Una vez aprobado el registro contable se envían los documentos al departamento de tesorería, para que la delegada se cerciore del vencimiento del plazo otorgado por el proveedor; y una vez comprobado, proceda a la realización del comprobante de egreso, eliminado a su vez dentro del sistema contable la cuenta por pagar correspondiente a dicha factura; dicha documentación será remitida a Gerencia General, para que éste autorice el pago y firme el cheque correspondiente.

Finalmente, la tesorera se encarga de la emisión y entrega del cheque, y una vez realizado, envía nuevamente toda la documentación hacia la auxiliar contable, para que ella a su vez, lo archive.

48

Auxiliar contable

Asistente Contable

Contadora

Tesorera

Gerente General

Inicio

Recibir factura

Emitir compr. de retención

Entregar copia de la retención Revisar documentación

Asiento contable

Revisar registro contable

Sí

¿Errores en asiento contable?

No

Aprobar asiento contable

¿Facturas vencidas?

No

Esp erar hasta vencimiento

Sí

Realizar comp. egreso Autorizar pago Emitir cheque Firmar cheque

Entregar cheque al proveedor Archivo

Fin

Figura 7 Flujograma de Pago a Proveedores Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

49 TV NET Proceso de Compras Situación encontrada Abril, 2015 El proceso de compras inicia cuando el jefe de algún departamento solicita a la asistente contable mediante un correo electrónico la necesidad de adquirir ciertos insumos o bienes con el justificativo correspondiente, incluyendo el detalle las especificaciones del producto.

La asistente contable a su vez, informará al Gerente General sobre las adquisiciones que se requieren realizar, para que éste revise y aprueba la compra. En caso de obtener una respuesta favorable, se autoriza a la asistente contable para que contacte al proveedor de mayor conveniencia para la empresa.

Una vez adquiridos los productos son entregados al jefe correspondiente; mientras que la asistente contable recepta la factura del proveedor, realiza el comprobante de retención correspondiente, para posteriormente continuar con el registro contable de dicho inventario en el sistema, el cual deberá ser revisado por la contadora una vez impreso.

Cuando haya terminado la revisión por parte de la contadora, ésta enviará al departamento de tesorería los documentos para que se realice el pago respectivo. La tesorera emitirá el comprobante de egreso y el cheque, el cual deberá ser aprobado y firmado por el Gerente General, para que la tesorera pueda pagarle al proveedor. Finalmente la documentación regresa donde la asistente contable, quien será la encargada de archivarla.

50

Jefe dpto solicitante

Gerente General

Asistente Contable

Contadora

Tesorera

Inicio

Solicitar compra Obtener especificaciones

No

A

¿Aprueba la compra

Sí

Contactar proveedor más conveniente

Recibir productos

Receptar factura Realizar compr. retención

Asiento contable

Revisar asiento contable

Emitir comprob. egreso

Autorizar pago

Emitir cheque

Firmar cheque

Pagar proveedor

Receptar documentación Archivo

Fin

Figura 8 Flujograma de Compras Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

A

51 TV NET Procesos de Cobranzas Situación encontrada Abril, 2015 La cuenta por cobrar nace debido a la contratación realizada por el cliente, de alguno de los servicios que oferta la entidad, pudiendo ser: contratación de televisión por cable o internet. Para que se lleve a cabo el proceso de cobranza se debe esperar hasta que ocurra el tiempo acordado para la cancelación; para lo cual, el cliente debe acercarse directamente en esta fecha a cancelar los valores correspondientes al servicio contratado; puesto que, la empresa no cuenta con un sistema de convenio de débito automático.

Al momento de acercarse el cliente a la entidad a cancelar los valores adeudados por el servicio proporcionado, la cajera receptará el dinero y emitirá un comprobante de pago con las respectivas firmas de responsabilidad como constancia de que el cliente ha cancelado, para posteriormente entregárselo a la persona encargada de facturación para que realice la factura correspondiente y recepte el comprobante de retención de ser el caso (cuando el agente de retención es una sociedad o un contribuyente especial o persona natural obligada a llevar contabilidad).

Los documentos regresan donde la cajera, para que ella a su vez, envíe al mensajero a depositar el dinero en la cuenta corriente de la empresa, y una vez obtenido el comprobante de depósito, anexarlo a los demás documentos y enviarlos donde la asistente contable quien se encargará de realizar un asiento en el sistema, que posteriormente será revisado y firmado por la contadora. Y una vez aprobado serán archivados por la asistente contable.

52

Cajera

Facturadora

Asistente Contable

Contadora

Inicio

Esperar fecha de corte de cobro

Realizar cobro

Acreditar cobro en cta cte.

Emitir comprobante de pago

Realizar factura del cliente

Receptar compr. retenci贸n

Asiento contable

Aprobar y firmar reg. contable

Archivar

Fin

Figura 9 Flujograma de Cobranza Elaborado por: Angie Sol贸rzano Mart铆nez Fuente: Investigaci贸n Propia

53 TV NET Proceso de Facturación Situación encontrada Abril, 2015 El proceso de facturación inicia con la cancelación de cualquiera de los servicios prestados por la entidad, o a la fecha de corte del servicio.

En caso de que el cliente se acerque a cancelar directamente en la oficina, la encargada de facturación solicita al mismo que le proporcione los datos exigibles de llenar en la factura, tales como: Nombre del consumidor o Razón Social, número de cédula o RUC, dirección y teléfono; para posteriormente continuar con el detalle del mes que se está cancelando, especificar el subtotal, el IVA y el valor total, para a continuación firmar el comprobante de venta y solicitar la firma al cliente. Si el cliente realiza el comprobante de retención, deberá ser recibido por la misma persona.

Una vez lista la factura, será enviada a la asistente contable para que ella proceda a ingresarla en el sistema como un ingreso, el mismo que deberá imprimir y hacer revisar por la contadora para que ella lo firme en caso de aprobarlo.

54

Facturadora

Asistente Contable

Contadora

Inicio

Llenar todos los campos de la factura Firmar comprob. de venta Solicitar firma del cliente

Recibir comp. retención

Asiento contable Revisar reg. contable

No

¿Correcto el reg. contable?

Sí

Aprobar y firmar

Fin

Figura 10 Flujograma de Facturación Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

55 TV NET Proceso de Manejo de Caja Chica Situación encontrada Abril, 2015 El fondo de caja chica ha sido creado para cubrir con gastos menores que se produzcan dentro de algunos de los departamentos de la entidad. Actualmente se lo asigna con un valor de $300.00, el cual es administrado por la cajera. El proceso de caja chica inicia una vez que alguna persona de la empresa requiera realizar alguna compra imprevista, para lo cual solicitará al Gerente Administrativo y Financiero se le apruebe efectuar dicha adquisición.

De darse el visto bueno, se le notificará verbalmente a la cajera para que ella a su vez comunique a mensajería el producto solicitado conjuntamente con sus especificaciones. Para ello, le entregará el dinero suficiente para realizar la transacción, haciéndole firmar un recibo informal que sustente la entrega del dinero; a más de ello, será necesario que se le entregue un comprobante de retención y se le informe respecto a los porcentajes que deberá retener.

Una vez enterado sobre estos detalles, el mensajero realizará la compra, otorgará los datos de la empresa los cuales verificará que estén correctos una vez receptada la factura, efectuará el comprobante de retención y hará constar la firma de responsabilidad de ambas partes. En caso de existir sobrante de dinero, será receptado por la cajera.

Como justificativo de la compra, la factura será entregada a la asistente contable quien estará encargada de verificar que se cumpla con las formalidades tributarias y realizar el respectivo asiento contable; el mismo que, será revisado y aprobado por la contadora. Posteriormente, estos documentos serán entregados nuevamente a la cajera para que realice el comprobante de egreso, el cual deberá ser firmado por la tesorera y archivado.

56

Personal de la empresa

Gerente Administ y Financiero

Cajera

Mensajero

Asistente Contable

Contadora

Tesorera

Inicio

Solicitar compra imprevista

¿Se aprueba adquisición?

No

A

Sí

Notificar y autorizar compra

Comunicar especificaciones de comjpra Entregar dinero Firmar vale de caja chica Entregar compr. retención

Informar % a retener

Realizar compra De pág. 1

56

57

Personal de la empresa

Gerente Administ y Financiero

Cajera

Mensajero

Asistente Contable

Contadora

Tesorera

A pág. 2

Otorgar datos de la empresa Receptar factura

¿Es correcta información?

No

Sí

Efectuar comp. retención Hacer firmar comprobante

¿Existe sobrante de dinero?

No

Sí

Receptar sobrante de dinero

Recibir documentación Verificar formalidades tributarias De pág. 2

57

58

Personal de la empresa

Gerente Administ y Financiero

Cajera

Mensajero

Asistente Contable

Contadora

Tesorera

A p谩g. 3

Asiento contable

Revisar registro contable

Aprobar registro contable

Efectuar comp. egreso

Firmar compr. egreso

Archivar

Fin

A

Figura 11 Flujograma Manejo de Caja Chica Elaborado por: Angie Sol贸rzano Mart铆nez Fuente: Investigaci贸n Propia

58

59 TV NET Proceso de Ventas Situación encontrada Abril, 2015 El proceso de ventas de los servicios que ofrece la empresa como son: internet y televisión por cable, puede darse de dos formas: La primera consiste en que los vendedores del departamento de operaciones, se movilizan por las zonas asignadas, para ofertar el servicio a nuevos clientes. Explican detenidamente en qué consta el servicio, cuáles son los beneficios del mismo hasta convencer al nuevo consumidor.

Posterior a esto, proceden a formalizar el contrato a través de una solicitud de suscripción en el que especifican detalladamente lo pactado con el cliente: el costo del servicio, paquete contratado, dirección en donde se instalará el servicio, entre otros datos; para finalmente firmar ambas partes el documento y entregar una copia al cliente.

Dicha información será remitida al jefe de operaciones; para que éste a su vez verifique la veracidad y el correcto llenado de la información presentada en la solicitud de suscripción. Si todo es correcto dará el visto bueno firmando la solicitud de suscripción y aprobará que se proceda con la instalación del servicio, a su vez, se informa a la persona encargada de cobranza (cajera), para que este pendiente del cobro; caso contrario el vendedor deberá visitar nuevamente al cliente para validar la información.

La segunda forma de ventas se produce cuando el cliente se acerca directamente a oficina siendo atendido por la recepcionista, quien procederá a explicar brevemente todo lo relacionado con el servicio, para posteriormente contactar a un vendedor si el cliente está realmente interesado en adquirir el servicio.

60

Recepcionista

Vendedor

Jefe de Operaciones

Inicio

¿Cliente se acercó a oficina?

No

Movilizarse a las zonas asignadas

Sí

Buscar nuevos clientes

Explicar los servicios que ofrece la empresa Explicar detalladamente el servicio No

¿Cliente realmente interesado?

A

Exponer beneficios del servicio

Sí

Contactar un

Convencer al cliente Llenar la solicitud de suscripción

B

Detallar lo pactado con cliente

Firmar y hacer firmar la solicitud de suscripción Entregar una copia al cliente

Verificar información ¿Existen errores en la solicitud?

Sí

B

No

Dar visto bueno y firmar Aprobar instalación

Informar a cobranzas

Fin

Figura 12 Flujograma de Ventas Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

A

61 TV NET Proceso de Instalación del Servicio Situación encontrada Abril, 2015 El proceso de instalación del servicio inicia cuando el jefe de operaciones notifica a los instaladores que se ha formalizado la venta por medio de la solicitud de suscripción, para lo cual entregará una copia del mismo a los instaladores, para que estos puedan revisar los detalles del servicio a instalar, al igual que visualizarán la dirección de la instalación. En caso de existir alguna duda consultarán con el jefe de operaciones, caso contrario se dirigirán directamente a visitar al nuevo cliente al domicilio especificado en el contrato.

Una vez con el nuevo cliente, le solicitarán la cédula o RUC que les permita verificar que se encuentran donde el cliente correcto. Después de la comprobación proceden a consultar al cliente el lugar en donde desean instalar el servicio, continuarán con la instalación del mismo en donde colocarán la antena y el router para el caso del internet o el decodificador y el cable para el caso de la televisión por cable.

Cuando se haya terminado con la instalación se probará el correcto funcionamiento del servicio y se le enseñará el manejo adecuado al usuario del mismo para evitar inconvenientes futuros. Finalmente se le hace firmar al cliente la orden de servicio, la misma que deberá ser revisada por el jefe de operaciones y archivada conjuntamente con la solicitud de suscripción.

62

Jefe de Operaciones

Instalador

Inicio

Notificar la nueva venta Entregar una copia de la solicitud de suscripción

Revisar los detalles del documento

Visualizar dirección del cliente

¿Existe alguna inquietud?

Sí

Consultar inquietudes

No

Visitar al nuevo cliente

Solicitar cédula o RUC

Verificar que es cliente correcto

Consultar lugar de instalación

Instalar antena y router, o decodificador y cable

Probar correcto funcionamiento Enseñar manejo adecuado del servicio Hacer firmar la orden de servicio

Revisar el acta

Archivar

Fin

Figura 13 Flujograma de Instalación del Servicio Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

63 TV NET Proceso de Suspensión del Servicio Situación encontrada Abril, 2015 Este proceso se lleva a cabo cuando el cliente se acerca a la oficina al área de recepción, indicando que desea suspender el servicio. Para lo cual, la recepcionista solicitará a la cajera que revise si el cliente se encuentra al día en sus obligaciones; caso contrario solicitará al cliente que cancele los rubros pendientes. Posteriormente, esta información se remitirá al Jefe de operaciones para que acuerde con los encargados de instalación, la pronta suspensión del servicio. Así mismo, el Jefe de Operaciones será el encargado de supervisar que los materiales retirados al cliente regresen a la bodega.

Recepcionista

Cajera

Jefe de Operaciones

Inicio

Receptar requerimiento de suspensión del servicio

Revisar la cta por cobrar del cliente

Sí

¿Existen cobros pendientes?

Cobrar rubros adeudados

No

Emitir informe de no adeudamiento

Desinstalar el servicio

Fin

Figura 14 Flujograma de Suspensión del Servicio Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

64 5.1.3 Identificar los riesgos de control, su importancia y consecuencias.

Para cumplir con este objetivo se ha hecho indispensable desarrollar cuestionarios ponderados que permitan identificar el nivel de confianza y de riesgo en la que se encuentra la empresa, dependiendo del proceso realizado.

La ponderación consistió en colocar el número uno (1) a cuyas respuestas sean positivas, y cero (0) a las negativas. Al final del cuestionario se realizó la respectiva suma que al transformar en términos porcentuales, ha permitido establecer en qué nivel se encuentra el proceso.

El nivel puede ser: alto, moderado o bajo, tanto para el nivel de riesgo como el nivel de confianza según corresponda. Esto se ve reflejado al aplicar la Matriz de Riesgo para cada cuestionario tabulado con anterioridad. A continuación se muestra el formato de la Matriz de Riesgo y Confianza: Tabla 1 Formato de la Matriz del Nivel de Confianza y Nivel de Riesgo NIVEL DE CONFIANZA BAJO

MODERADO

ALTO

15% - 50%

51% - 75%

76% - 95%

85% - 50%

49% -25%

24% - 5%

MODERADO

BAJO

ALTO

NIVEL DE RIESGO Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

Posterior a esta determinación, se expone a través de gráficos circulares los datos obtenidos para visualizarlos de mejor manera, permitiendo una mejor comprensión lectora.

Finalmente, se expone brevemente a través de un cuadro explicativo, las consecuencias de no aplicar a tiempo un control interno para los riesgos determinados.

65 5.1.3.1 Administración Tabla 2 Cuestionario de Control Interno de Administración

Nº 1.1 1.2 1.3 1.4

1.5

EMPRESA TV NET CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PROCESO: Administración DEPARTAMENTO: Gerencia Administrativa y Financiera ENCUESTADO: Gerente Administrativo y Financiero ENCUESTADOR: Angie Solórzano Martínez FECHA DE APLICACIÓN: Abril, 2015 PREGUNTAS Sí No Calif.

OBSERVACIONES ¿Se trabaja bajo proyecciones de ingresos y x 0 gastos? ¿Actualmente se ha realizado un análisis que permita determinar los factores positivos y x 0 negativos que afectan la empresa? ¿La empresa tiene definida una estructura x 0 organizacional? ¿Se encuentran asignadas formalmente las Solo se informa cual es el cargo a responsabilidades a todos los trabajadores de la x 0 ocupar mediante el contrato. empresa? ¿Se le realiza al personal evaluaciones periódicas que permitan verificar el cumplimiento de los objetivos y metas propuestos por la organización?

¿Se generan por parte de las jefaturas reportes periódicos de sus actividades? ¿Existen acciones de control y seguimiento para 1.7 cada departamento? ¿Existe un manual de funciones, políticas y 1.8 procedimientos? ¿Se han establecido indicadores de gestión que 1.9 permitan evaluar la eficiencia, eficacia y productividad de las operaciones? ¿Otorga la gerencia incentivos que puedan 1.10 fomentar el interés de cumplir con objetivos y metas? ¿Considera que el sistema de información que 1.11 dispone es seguro, ágil, oportuno y útil para la toma de decisiones? ¿Se presta una apropiada atención al control 1.12 interno? ¿Las personas que conforman la institución 1.13 conocen su misión, visión y objetivos? ¿Se capacita constantemente al personal de la 1.14 empresa? ¿Se ha establecido un mecanismo de atención al 1.15 cliente o un buzón de sugerencias?

TOTAL Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia 1.6

x

0

x

0

x

1 x

0

x

0

x

0

x

x

Las personas deben cumplir las obligaciones encomendadas.

1 x

0

x

0

x

0 1 3

No se cuenta con un plan de capacitación.

66 Tabla 3 Nivel de Confianza y Riesgos de Administración Administración PROCESO: NIVEL DE CONFIANZA BAJO

MODERADO

ALTO

15% - 50%

51% - 75%

76% - 95%

85% - 50%

49% -25%

24% - 5%

ALTO

MODERADO

BAJO

NIVEL DE RIESGO PUNTAJE TOTAL

15

PUNTAJE OBTENIDO (SI)

3

DIFERENCIA (NO)

12

NIVEL DE CONFIANZA (3/15)*100

20%

NIVEL DE RIESGO (12/15)*100

80%

Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

Administración

20% NIVEL DE CONFIANZA 80%

NIVEL DE RIESGO

Figura 15 Nivel de Confianza y Riesgo de Administración Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

En el presente cuestionario correspondiente a la Administración de la empresa Tv Net, se refleja que el nivel de confianza es bajo encontrándose en un 20%, mientras que el nivel de riesgo es alto con un 80%.

67

PROCESO

RIESGO

CONSECUENCIAS

Todo el personal labora a su conveniencia, sin tomar en cuenta un referente a cumplir; por lo que se ven perjudicados los intereses de la empresa.

El desconocimiento de factores negativos impide el esfuerzo de poder minimizarlos al Actualmente la empresa no ha realizado un máximo y convertirlos en fortalezas; y así análisis que permita determinar los factores mismo, el desconocimiento de los factores positivos y negativos que afectan a la positivos impide el aprovechamiento óptimo misma. de los mismos que permitan desarrollar aún más la empresa.

El personal desconoce las líneas de mando y La empresa no tiene definida una estructura por lo tanto el nivel jerárquico al que organizacional. pertenece.

No se encuentran asignadas formalmente Esto produce que el personal realice los las responsabilidades de todos los procesos según lo crea conveniente, trabajadores de la empresa. provocando errores dentro de la empresa.

No se le realiza al personal evaluaciones Existe desconocimiento respecto a la manera periódicas que permitan verificar el en que los empleados están aportando al cumplimiento de los objetivos y metas desarrollo de la empresa. propuestos por la organización.

No existe un medio de verificación que permita No se generan por parte de las jefaturas constatar que el personal realiza actividades reportes periódicos de sus actividades. relacionadas a la empresa y más no, actividades personales.

La inexistencia de este manual imposibilita la No existe un manual de funciones, políticas correcta ejecución de las actividades que y procedimientos. deben desempeñar el personal de la empresa.

No se trabaja bajo proyecciones de ingresos y gastos.

Administración

No se han establecido indicadores de No se pueden medir el rendimiento del gestión que permitan evaluar la eficiencia, personal ni de las operaciones efectuadas por eficacia y productividad de las operaciones. los mismos.

La gerencia no otorga incentivos que Las personas que integran la entidad no se fomenten el interés de cumplir los objetivos sienten motivadas a ejercer sus funciones de y metas propuestos por la empresa. una mejor manera.

Las personas que conforman la institución no conocen su misión, visión ni objetivos.

No se capacita al personal de la empresa.

Al no estar informados con respecto a estos aspectos, el personal integrante de la empresa muy difícilmente contribuirá de manera eficiente al cumplimiento de los objetivos, y por ende a los intereses de sus administradores.

La inexistencia de capacitaciones, impiden el crecimiento personal de los individuos que laboran en la empresa; y por lo tanto, minimizan la oportunidad de que se aporte con nuevos conocimientos y estrategias para la misma.

Figura 16 Consecuencias de los Riesgos hallados en Administración Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

68 5.1.3.2 Talento Humano Tabla 4 Cuestionario de Control Interno para Talento Humano EMPRESA TV NET CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PROCESO: Recursos Humanos DEPARTAMENTO: Recursos Humanos ENCUESTADO: Jefe de Recursos Humanos ENCUESTADOR: Angie Solórzano Martínez FECHA DE APLICACIÓN: Abril, 2015 Nº PREGUNTAS Sí No Calif.

OBSERVACIONES ¿Existe un documento por escrito que indique las 1.1 x 0 funciones de todos los empleados de la empresa? ¿La empresa cuenta con un organigrama que refleje No tiene definido ningún tipo de 1.2 x 0 su situación en la actualidad? organigrama.

1.3 ¿Se evalúa el desempeño de los empleados? x 0 ¿Se investigan las referencias de las hojas de vida Solo se revisa su formación 1.4 x 0 de los candidatos previo a la contratación? académica. ¿Se elaboran contratos de trabajo y afiliación al 1.5 IESS desde el primer día de ingreso del personal x 1 nuevo a la entidad? ¿Se les entrega un rol de pagos de manera 1.6 individual a los empleados como constancia de x 0 pago? ¿Existe un presupuesto anual para el desarrollo de 1.7 x 0 las capacitaciones? ¿Existe programa de capacitación y desarrollo al 1.8 x 0 personal? ¿Se obtiene de manera oportuna la información 1.9 x 1 requerida para el cálculo de la nómina? ¿Es el pago efectuado directamente al personal de 1.10 x 1 la empresa? ¿Se han tomado medidas correctivas en caso de 1.11 x 0 violación a las leyes o normas laborales? ¿Las remuneraciones a pactar con el nuevo 1.12 x 1 personal son designadas por el gerente?

1.13

¿Se lleva a cabo un análisis y valuación de puestos con respecto a empresas con fines similares?

¿Comprueba que el personal inicie sus actividades a tiempo - sistema biométrico? ¿Se legalizan de forma oportuna en el Ministerio de 1.15 Relaciones Laborales las liquidaciones del personal saliente?

TOTAL Elaborado por: Angie Solórzano Martínez 1.14

Fuente: Investigación Propia

x

0

x

1

x

1 6

Se les cancela lo que el gerente decida.

69 Tabla 5 Nivel de Confianza y Riesgo de Recursos Humanos Recursos Humanos PROCESO: NIVEL DE CONFIANZA BAJO

MODERADO

ALTO

15% - 50%

51% - 75%

76% - 95%

85% - 50%

49% -25%

24% - 5%

ALTO

MODERADO

BAJO

NIVEL DE RIESGO PUNTAJE TOTAL

15

PUNTAJE OBTENIDO (SI)

6

DIFERENCIA (NO)

9

NIVEL DE CONFIANZA (6/15)*100

40%

NIVEL DE RIESGO (9/15)*100

60%

Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

Recursos Humanos

40% 60%

NIVEL DE CONFIANZA NIVEL DE RIESGO

Figura 17 Nivel de Confianza y Riesgo de Recursos Humanos Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

En el presente cuestionario correspondiente a Recursos Humanos de la empresa Tv Net, se refleja que el nivel de confianza es bajo encontrándose en un 40%, mientras que el nivel de riesgo es alto con un 60%.

70

PROCESO

RIESGO CONSECUENCIAS No existe un documento por escrito que Se generan malas interpretaciones con indique las funciones que deben realizar los respecto a las funciones que deben realizar empleados de la empresa. para ejecutar un proceso de manera eficiente.

El personal desconoce qué nivel jerárquico La empresa no cuenta con un organigrama ocupa, y por lo tanto, no se respeta las líneas que refleje su situación en la actualidad. de mando.

No se evalúa el desempeño de los No existe evidencia del cumplimiento de las empleados. funciones asignadas a cada cargo.

La persona contratada puede ser la no más No se investigan las referencias de las hojas idónea, debido a la falta de constatación de de vida de los candidatos, previo a la veracidad respecto a los datos otorgados por contratación. el aspirante al puesto.

No se les entrega un rol de pagos de manera Puede incurrirse en malos entendidos, individual a los empleados como constancia Recursos Humanos provocando un mal ambiente laboral. de pago.

El personal realiza las funciones de manera No existe un presupuesto anual para el empírica; puesto que, no posee conocimientos desarrollo de las capacitaciones. actualizados que contribuyan a una ejecución eficiente de las mismas.

No se han tomado medidas correctivas en El personal puede actuar de manera poco caso de violación a las leyes o normas adecuada interfiriendo y perjudicando a los laborales. intereses de la empresa.

No se lleva a cabo un análisis y valuación de puestos con respecto a empresas con fines similares.

El personal puede estar descontento con respecto a los beneficios que otorga la empresa, pudiendo elegir vincularse preferiblemente a empresas de la competencia que le proporcionen mayores beneficios.

Figura 18 Consecuencias de los Riesgos hallados en Recursos Humanos Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

71 5.1.3.3 Procesos Contables Tabla 6 Cuestionario de Control Interno para procesos contables EMPRESA TV NET CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PROCESO: Procesos Contables DEPARTAMENTO: Contabilidad ENCUESTADO: Contadora ENCUESTADOR: Angie Solórzano Martínez FECHA DE APLICACIÓN: Abril, 2015 Nº PREGUNTAS Sí No Calif.

OBSERVACIONES ¿Se realiza la conciliación de las cuentas auxiliares Solo al momento de realizar los 1.1 x 0 con sus mayores de manera periódica?

Estados Financieros. ¿Todos los documentos justificativos de los 1.2 x 1 ingresos al registro contable son archivados? ¿Existe un acceso limitado a toda la documentación Cualquier persona puede acceder a 1.3 x 0 física de la empresa? ella. ¿Se generan reportes de balances de manera 1.4 periódica dirigidos a una revisión por parte del x 0 Gerente General?

Los valores que han quedado ¿Se determinan provisiones para las cuentas por adeudados por los clientes, por ser 1.5 x 0 cobrar? montos pequeños se los envía directamente a pérdidas. ¿Se han establecido políticas para el cálculo de la 1.6 x 0 depreciación? ¿Las declaraciones son efectuadas en el tiempo Se empiezan a efectuar diez días antes 1.7 establecido evitando el pago de multas e intereses x 1 de la fecha de presentación. por el retraso? ¿Los anexos transaccionales se cargan al Sistema 1.8 x 1 del SRI dentro del plazo establecido? ¿Se realizan conciliaciones bancarias 1.9 x 1 mensualmente? ¿Las obligaciones a largo plazo son debidamente 1.10 x 0 reclasificadas al convertirse en corrientes?

1.11 ¿Se realiza análisis financiero de manera periódica? ¿Se revisan los asientos contables generados por la nómina de empleados? ¿Se lleva a cabo un análisis vertical y horizontal de 1.13 los Estados Financieros para verificar la deficiencia de la información?

1.12

1.14 ¿Existen políticas contables definidas?

1.15

¿Los Estados Financieros están sujetos a revisión de auditoría externa?

TOTAL Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

x x

0 1

x

0

x

0

x

0 5

Los ingresos contables se realizan según el parecer de la persona encargada.

Tv Net es una empresa obligada a llevar contabilidad, y mas no una sociedad.

72 Tabla 7 Nivel de Confianza y Riesgo de los procesos contables Procesos Contables PROCESO: NIVEL DE CONFIANZA BAJO

MODERADO

ALTO

15% - 50%

51% - 75%

76% - 95%

85% - 50%

49% -25%

24% - 5%

ALTO

MODERADO

BAJO

NIVEL DE RIESGO PUNTAJE TOTAL

15

PUNTAJE OBTENIDO (SI)

5

DIFERENCIA (NO)

10

NIVEL DE CONFIANZA (5/15)*100

33%

NIVEL DE RIESGO (10/15)*100

67%

Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

Procesos Contables

33% NIVEL DE CONFIANZA

67%

NIVEL DE RIESGO

Figura 19 Nivel de Confianza y Riesgo de los procesos contables Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

En el presente cuestionario correspondiente a los Procesos Contables de la empresa Tv Net, se refleja que el nivel de confianza es bajo encontrándose en un 33%, mientras que el nivel de riesgo es alto con un 67%.

73

PROCESO

RIESGO No se realiza la conciliación de las cuentas auxiliares con sus mayores de manera periódica.

CONSECUENCIAS No se presenta concordancia entre los auxiliares y sus mayores.

No existe un acceso limitado a toda la documentación física de la empresa.

No se generan reportes de balances de manera periódica dirigidos a una revisión por parte del Gerente General.

Procesos Contables No se determinan provisiones para las cuentas por cobrar.

Las obligaciones a largo plazo no son reclasificadas inmediatamente al convertirse en corrientes.

No se realiza un análisis financiero de manera periódica.

No se lleva a cabo un análisis vertical y horizontal de los Estados Financieros para verificar la deficiencia de la información.

Puede existir mala utilización de los documentos de la empresa, o a su vez, pérdida de los mismos.

No existe un conocimiento oportuno de las actividades que se presentan dentro de la entidad, produciendo errores a futuro.

Se producen pérdidas para la empresa.

Se desconozca los valores presentes a pagar.

No se conoce la situación financiera actual de la empresa.

La información presentada podría no ser razonable y verse afectada por errores contables.

Figura 20 Consecuencias de los Riesgos hallados en los Procesos Contables Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

5.1.3.4 Compras Tabla 8 Cuestionario de Control Interno para las Compras

Nº 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6

EMPRESA TV NET CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PROCESO: Compras DEPARTAMENTO: Contabilidad ENCUESTADO: Asistente Contable ENCUESTADOR: Angie Solórzano Martínez FECHA DE APLICACIÓN: Abril, 2015 PREGUNTAS SI NO OBSERVACIONES ¿Cuenta con un reglamento debidamente aprobado por gerencia para el manejo de las compras? ¿Existe algún mecanismo que permita la selección de proveedores? ¿Se preparan órdenes o solicitudes de compras para todas las adquisiciones? ¿Las compras solicitadas deben estar previamente autorizadas? ¿Se verifica físicamente con la factura de compra, todas las existencias recibidas? ¿Las compras realizadas se encuentran previstas dentro de un presupuesto de ventas?

x

0

x

0

x

0

x

1

x

1 x

0

Si la primera compra fue efectiva, se puede recurrir al mismo proveedor.

Se efectúan oficios cuando son montos elevados.

Debe existir autorización del Gerente General o Gerente Administrativo y Financiero La persona solicitante del bien se encarga de hacerlo.

74

1.7

¿Se toma en cuenta la normativa legal vigente al momento de realizar las compras?

¿Existen firmas de responsabilidad en las facturas recibidas? ¿Se realizan cotizaciones de varios proveedores 1.9 para escoger la más conveniente, tomando en cuenta precio y calidad?

1.10 ¿Existe una lista de proveedores autorizados? ¿Se realizan reportes de adquisiciones para que 1.11 sean revisadas por un funcionario ajeno al área de compras?

1.8

x

1

x

1

Se revisan formalidades tributarias en los comprobantes de venta y retención.

x

0

Solamente cuando se tratan de rubros grandes.

x

0

Se recurre a un proveedor conocido.

x

0

1.12 ¿Se ha diseñado un flujo de proceso para compras?

x

0

¿Se mantiene un cuadro actualizado sobre los 1.13 precios de los materiales, para conocer el momento oportuno de comprar?

x

0

¿El pedido de materiales a comprar se lo realiza bajo métodos cuantitativos adecuados?

x

0

1.14

¿Las funciones de autorización, custodia y registro 1.15 de las compras, se encuentran debidamente segregadas?

TOTAL Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

x

1 5

Tabla 9 Nivel de Confianza y Riesgo de Compras Compras PROCESO: NIVEL DE CONFIANZA BAJO

MODERADO

ALTO

15% - 50%

51% - 75%

76% - 95%

85% - 50%

49% -25%

24% - 5%

ALTO

MODERADO

BAJO

NIVEL DE RIESGO PUNTAJE TOTAL

15

PUNTAJE OBTENIDO (SI)

5

DIFERENCIA (NO)

10

NIVEL DE CONFIANZA (5/15)*100

33%

NIVEL DE RIESGO (10/15)*100

67%

Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

La persona solicitante estima la cantidad a utilizar y en base a eso, realiza el pedido.

75

Compras

33%

67%

NIVEL DE CONFIANZA NIVEL DE RIESGO

Figura 21 Nivel de Confianza y Riesgo para Compras Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

En el presente cuestionario correspondiente a las Compras de la empresa Tv Net, se refleja que el nivel de confianza es bajo encontrándose en un 33%, mientras que el nivel de riesgo es alto con un 67%.

PROCESO

Compras

RIESGO

CONSECUENCIAS No existe un correcto procedimiento (omisión No se cuenta con un reglamento de tareas), ni el seguimiento y control debidamente aprobado por gerencia para el adecuado que se le debe otorgar a dicho manejo de las compras. proceso.

No se realiza una adecuada evaluación de No existe algún mecanismo que permita la proveedores a seleccionar con la finalidad de selección de proveedores. minimizar costos.

No existe un documento que respalde la No se preparan órdenes o solicitudes de necesidad que tiene cierto departamento por compras para las adquisiciones. adquirir un bien.

Las compras realizadas no se encuentran Se pueden incurrir en más gastos para la previstas dentro de un presupuesto de empresa debido al desconocimiento de hasta ventas. qué monto es factible destinar para compras.

Se compra en lugares donde se estime que No se realizan cotizaciones de varios son favorables para la empresa en cuanto a proveedores para escoger el más calidad y economía, sin embargo no existe un conveniente. mecanismo de control que comprueba que esos sitios en realidad son la mejor opción.

No existe una lista de proveedores Las compras pueden estar sujetas a intereses autorizados. personales.

76

Compras

No se realizan reportes de adquisiciones No existe una supervisión y control con para que sean revisadas por un funcionario respecto a las compras, que indique los ajeno al área de compras. errores que se pueden estar cometiendo.

El proceso se lo realiza a la conveniencia de la No se ha diseñado un flujo de proceso para persona encargada, por lo que se lo puede compras. realizar de manera errónea.

Las compras se realizan en los momentos No se mantiene un cuadro actualizado sobre menos adecuados, sin tomar en cuenta los precios de los materiales. promociones o descuestos que beneficien económicamente a la empresa.

El pedido de materiales a comprar no se lo realiza bajo métodos cuantitativos adecuados.

No existe un control adecuado de los materiales o bienes adquiridos; por lo que, se dificulta una revisión adecuada de los mismos.

Figura 22 Consecuencias de los Riesgos hallados en Compras Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

5.1.3.5 Bancos Tabla 10 Cuestionario de Control Interno para Bancos

Nº 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7

EMPRESA TV NET CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PROCESO: Bancos DEPARTAMENTO: Tesorería ENCUESTADO: Tesorera ENCUESTADOR: Angie Solórzano Martínez FECHA DE APLICACIÓN: Abril, 2015 PREGUNTAS Sí No OBSERVACIONES Mantienen cuentas en el Banco ¿Se maneja más de una cuenta bancaria dentro de x 1 Pichincha, Banco Pacífico y en el la empresa?

Banco Machala. ¿Las cuentas bancarias se encuentran a nombre de x 1 la empresa? ¿Cada una de las cuentas corrientes mantiene un Se utiliza la que más fondos tenga al x 0 objetivo específico? momento de realizar la transacción. ¿Se han establecido firmas conjuntas para las Solo es válida la firma del Gerente x 0 cuentas corrientes de la empresa?

General ¿Existe algún mecanismo de control que impida x 0 sobregiros bancarios? ¿Existe un seguimiento adecuado respecto a la x 1 emisión de cheques?

Deben ser aprobados por el Gerente ¿Todos los pagos con cheques deben ser x 1 General o el Gerente Administrativo y autorizados previo a su emisión?

Financiero.

77 ¿Se verifica el número de cheques al momento de recibir las chequeras del respectivo Banco? ¿Se restringe la emisión de cheques post 1.9 fechados? ¿Todos los cheques anulados se encuentran 1.10 archivados? ¿Los cheques que no han sido utilizados todavía 1.11 se encuentran bajo llave para evitar el acceso no autorizado? ¿Existe alguna política que permita dar de baja los 1.12 cheques girados y no cobrados dentro de cierto tiempo? ¿Se ha programado un horario para la entrega de 1.13 cheques? ¿Las conciliaciones bancarias son efectuadas por 1.14 una persona distinta a la que emite los cheques? ¿Las conciliaciones bancarias deben ser aprobadas 1.15 por la contadora?

TOTAL Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia 1.8

x

0

x

0

x

0

x

1

x

0

x

0

x

1

x

1 7

Tabla 11 Nivel de Confianza y Riesgo para Bancos Bancos PROCESO: NIVEL DE CONFIANZA BAJO

MODERADO

ALTO

15% - 50%

51% - 75%

76% - 95%

85% - 50%

49% -25%

24% - 5%

ALTO

MODERADO

BAJO

NIVEL DE RIESGO PUNTAJE TOTAL

15

PUNTAJE OBTENIDO (SI)

7

DIFERENCIA (NO)

8

NIVEL DE CONFIANZA (7/15)*100

47%

NIVEL DE RIESGO (8/15)*100

53%

Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

Simplemente se los desecha.

Las efectúa la asistente contable.

78

Bancos

47% 53%

NIVEL DE CONFIANZA NIVEL DE RIESGO

Figura 23 Nivel de Confianza y Riesgo de Bancos Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

En el presente cuestionario correspondiente a los Bancos de la empresa Tv Net, se refleja que el nivel de confianza es bajo encontrándose en un 47%, mientras que el nivel de riesgo es alto con un 53%.

PROCESO

CONSECUENCIAS No se puede dar un seguimiento fácil y Cada una de las cuentas corrientes de la oportuno al efectivo disponible en cada empresa no cumple un objetivo específico. cuenta.

No se han establecido firmas conjuntas para Se pueden destinar cheques para funciones las cuentas corrientes de la empresa. ajenas a las de la empresa.

Se incurre en sobregiros bancarios y por lo No existe algún mecanismo de control que tanto nos cobran intereses; adicional a esto, impida sobregiros bancarios. afecta nuestro nivel crediticio.

No se verifica el número de cheques al Pueden existir cheques faltantes que pueden momento de recibir las chequeras del ser tergiversados por terceros.

Bancos respectivo Banco.

No se respetan las fechas estipuladas para No se restringe la emisión de cheques post pagos, produciéndose un desequilibrio de fechados. caja.

Todos los cheques anulados no se No existe un control respecto a la emisión de encuentran archivados. cheques.

No existe alguna política que permita dar de La cuenta Bancos se encuentra sub valorada baja los cheques girados y no cobrados en el sistema contable. dentro de cierto tiempo.

No se ha programado un horario para la No existe orden y por lo tanto se incurre en entrega de cheques. malestares en el trabajo.

Figura 24 Consecuencias de los Riesgos hallados en Bancos Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

RIESGO

79 5.1.3.6 Pago a proveedores Tabla 12 Cuestionario de Control Interno para el pago a proveedores EMPRESA TV NET CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PROCESO: Pago a proveedores DEPARTAMENTO: Tesorería ENCUESTADO: Tesorera ENCUESTADOR: Angie Solórzano Martínez FECHA DE APLICACIÓN: Abril, 2015 Nº PREGUNTAS Sí No OBSERVACIONES ¿Existe en la empresa un manual de políticas y 1.1 procedimientos debidamente empleado para el x 0 proceso de pago a proveedores?

El pago se lo realiza en el ¿Las funciones de los responsables de pagos son departamento de tesorería, mientras 1.2 independientes con respecto a la realización de X 1 que el registro contable en el registros contables? departamento de contabilidad. ¿Existe caja fuerte para la custodia y 1.3 x 0 almacenamiento de los cheques?

1.4

¿La empresa toma en cuenta los plazos para pagos, establecidos conjuntamente con el proveedor?

¿Todas las facturas son previamente aprobadas antes de su pago? ¿El archivo de las cuentas por pagar está ordenado 1.6 de acuerdo a su vencimiento? ¿Se mantienen auxiliares de cada una de las 1.7 cuentas pendientes por pagar?

1.8 ¿Se mantiene un portafolio de proveedores? ¿Los comprobantes de egreso son archivados con 1.9 sus respectivas facturas? ¿Se mantiene una copia de los cheques emitidos 1.10 como respaldo de pago?

TOTAL 1.5

Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

x

1

x

1 x

0

x

0

x

0

x

1

x

1 5

80 Tabla 13 Nivel de Confianza y Riesgo para el Pago a proveedores Pago a proveedores PROCESO: NIVEL DE CONFIANZA BAJO

MODERADO

ALTO

15% - 50%

51% - 75%

76% - 95%

85% - 50%

49% -25%

24% - 5%

ALTO

MODERADO

BAJO

NIVEL DE RIESGO PUNTAJE TOTAL

10

PUNTAJE OBTENIDO (SI)

5

DIFERENCIA (NO)

5

NIVEL DE CONFIANZA (5/10)*100

50%

NIVEL DE RIESGO (5/10)*100

50%

Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

Pago a proveedores

50%

50% NIVEL DE CONFIANZA

NIVEL DE RIESGO

Figura 25 Nivel de Confianza y Riesgo para el Pago de Proveedores Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

En el presente cuestionario correspondiente al Pago de Proveedores de la empresa Tv Net, se refleja que el nivel de confianza es bajo encontrándose en un 50%, mientras que el nivel de riesgo es alto con un 50%.

81

PROCESO

RIESGO CONSECUENCIAS No existe en la empresa un manual de Errores en la ejecución de las diferentes políticas y procedimientos debidamente actividades que se deben llevar a cabo en el empleado para el proceso de pago a proceso de pago a proveedores. proveedores.

No existe caja fuerte para la custodia y Pago a Proveedores Puede existir pérdida o robo de los mismos. almacenamiento de los cheques.

El archivo de las cuentas por pagar no está Existe desperdicio de tiempo hasta encontrar ordenado de acuerdo a su vencimiento. el documento requerido.

No se mantienen auxiliares de cada una de No existe un respaldo y control con respecto a las cuentas pendientes por pagar. las facturas que se deben cancelar.

Figura 26 Consecuencia de los Riesgos hallados en los Pagos a Proveedores Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

5.1.3.7 Facturación Tabla 14 Cuestionario de Control Interno para Facturación EMPRESA TV NET CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PROCESO: Facturación DEPARTAMENTO: Tesorería ENCUESTADO: Encargada de facturación ENCUESTADOR: Angie Solórzano Martínez FECHA DE APLICACIÓN: Abril, 2015 Nº PREGUNTAS Sí No OBSERVACIONES ¿Existe algún manual que indique el proceso a 1.1 x 0 seguir en el caso de la facturación? ¿Las facturas emitidas son archivadas bajo Se envían a contabilidad, quien las 1.2 x 1 parámetros establecidos? mantiene bajo custodia. ¿Las funciones de facturación son independientes 1.3 x 1 de contabilidad y cobranza? ¿Se envía copias de las facturas emitidas 1.4 x 1 directamente al departamento de contabilidad? ¿Se revisan las facturas verificando la exactitud en 1.5 x 0 precios, cantidades y cálculos? ¿Se llenan todos los datos requeridos en la factura 1.6 x 1 según las leyes tributarias?

Solo de empresas grandes que lo 1.7 ¿Se envía a domicilio las facturas de los clientes? x 0 hayan solicitado. ¿Se hacen resúmenes de las facturas y los totales 1.8 x 0 se pasan al departamento de contabilidad?

TOTAL 4 Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

82 Tabla 15 Nivel de Confianza y Riesgo para Facturación Facturación PROCESO: NIVEL DE CONFIANZA BAJO

MODERADO

ALTO

15% - 50%

51% - 75%

76% - 95%

85% - 50%

49% -25%

24% - 5%

ALTO

MODERADO

BAJO

NIVEL DE RIESGO PUNTAJE TOTAL

8

PUNTAJE OBTENIDO (SI)

4

DIFERENCIA (NO)

4

NIVEL DE CONFIANZA (4/8)*100

50%

NIVEL DE RIESGO (4/8)*100

50%

Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

Facturación

50%

50% NIVEL DE CONFIANZA

NIVEL DE RIESGO

Figura 27 Nivel de Confianza y Riesgo para Facturación Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

En el presente cuestionario correspondiente a Facturación de la empresa Tv Net, se refleja que el nivel de confianza es bajo encontrándose en un 50%, mientras que el nivel de riesgo es alto con un 50%.

83

PROCESO

RIESGO

CONSECUENCIAS

No existe un manual que indique el proceso Desconocimiento del correcto proceso a llevar a seguir en el caso de la facturación. a cabo para facturar.

Facturación

No se revisan las facturas verificando la Pueden existir errores en el proceso de exactitud en precios, cantidades y cálculos. facturación.

No se hacen resúmenes de las facturas No existe un control que permita verificar la pasando los totales al departamento de información proporcionada entre contabilidad. departamentos.

Figura 28 Consecuencias de los Riesgos hallados en Facturación Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

5.1.3.8 Cobranzas Tabla 16 Cuestionario de Control Interno para Cobranzas

Nº 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7

EMPRESA TV NET CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PROCESO: Cobranza DEPARTAMENTO: Tesorería ENCUESTADO: Cajera ENCUESTADOR: Angie Solórzano Martínez FECHA DE APLICACIÓN: Abril, 2015 PREGUNTAS Sí No OBSERVACIONES ¿Se rige bajo un manual de políticas y x 0 procedimientos para el proceso de cobranza? ¿Existe restricción hacia el lugar en donde se x 0 encuentra el dinero cobrado a los clientes? ¿Es emitido algún tipo de documento que garantice al cliente la entrega del dinero pagado por el x 1 Se emitirá un comprobante de pago. servicio? ¿Se recibe dinero únicamente por el cobro de los También llegar a pagar dinero al x 0 servicios prestados? gerente de manera personal. ¿Los depósitos del efectivo receptado se realizan x 0 Se realizan dos días por semana. diariamente? ¿La caja cuenta con un monto mínimo para su En caso de existir vueltos de dinero, x 0 funcionamiento? deberá recurrirse a terceros. ¿Se verifica que la cantidad de dinero recibido por parte del cliente, sea la misma que la que se envía a x 0 depositar?

1.8

¿Existe un documento con firma de recepción en el que se detallen los valores enviados para depositar en el banco?

x

0

1.9

¿Se archiva en un lugar seguro y apropiado todos los documentos relacionados con los ingresos?

x

0

Simplemente se entrega el dinero al mensajero y se espera hasta que entregue el comprobante de depósito.

84

0

El servicio es suspendido inmediatamente una vez que el cliente no cancele el servicio por dos meses consecutivos.

x

1

Una vez al mes.

x

1

Llamadas telefónicas.

x

0

Se encuentran los datos receptados al inicio del contrato del servicio.

x

0

x

0

¿Se aplican políticas para cuenta incobrables o de 1.10 difícil recuperación?

1.11 1.12 1.13 1.14 1.15

x

¿Se prepara periódicamente una lista de los clientes que se encuentran en mora? ¿Existe seguimiento constante para un cliente que no se acerque a cancelar los valores pendientes por el servicio? ¿Se dispone de una base de datos de clientes, actualizada? ¿Se ha establecido algún proceso cuando existe sobrante o faltante de caja? ¿Cuándo el cliente no se acerca a cancelar tras el seguimiento efectuado, se procede a realizar algún trámite judicial?

TOTAL

3

Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

Tabla 17 Nivel de Confianza y Riesgo para Cobranzas Cobranzas PROCESO: NIVEL DE CONFIANZA BAJO

MODERADO

ALTO

15% - 50%

51% - 75%

76% - 95%

85% - 50%

49% -25%

24% - 5%

ALTO

MODERADO

BAJO

NIVEL DE RIESGO PUNTAJE TOTAL

15

PUNTAJE OBTENIDO (SI)

3

DIFERENCIA (NO)

12

NIVEL DE CONFIANZA (3/15)*100

20%

NIVEL DE RIESGO (12/15)*100

80%

Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

85

Cobranzas

20% NIVEL DE CONFIANZA NIVEL DE RIESGO

80%

Figura 29 Nivel de Confianza y Riesgo para Cobranzas Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

En el presente cuestionario correspondiente a Cobranzas de la empresa Tv Net, se refleja que el nivel de confianza es bajo encontrándose en un 20%, mientras que el nivel de riesgo es alto con un 80%.

PROCESO

Cobranzas

RIESGO No se rige bajo un manual de políticas y procedimientos para el proceso de cobranza.

No existe restricción hacia el lugar en donde se encuentra el dinero cobrado a los clientes.

CONSECUENCIAS Existen errores en la ejecución de las actividades desempeñadas dentro de este proceso.

Pueden existir robos o pérdidas del dinero cobrado.

Existen confusiones entre el dinero de la No se recibe dinero únicamente por el cobro empresa y el dinero personal de las otras de los servicios prestados. partes.

Los depósitos del efectivo receptado no se Existe mayor vulnerabilidad a que se incurran realizan diariamente. en actos delictivos.

Se distrae al personal solicitando cambio de La caja no cuenta con un monto mínimo dinero, o a su vez, se produce malestar en las para su funcionamiento. personas.

No se verifica que la cantidad de dinero Parte del dinero cobrado puede destinarse a recibido por parte del cliente, sea la misma fines distintos de los de la empresa. que la que se envía a depositar.

86

Cobranzas

No existe un documento con firma de recepción en el que se detallen los valores enviados para depositar en el banco.

No se archiva en un lugar seguro y apropiado todos los documentos relacionados con los ingresos.

No se aplican políticas para cuenta incobrables o de difícil recuperación.

No se dispone de una base de datos de clientes, actualizada.

No se ha establecido un proceso para cuando existe sobrante o faltante de caja.

No se realiza ningún trámite judicial cuando el cliente no se acerca a cancelar los valores pendientes.

Se pueden producir mal entendidos con respecto a los valores entregados, produciendo un malestar laboral.

Los documentos pueden ser tergiversados por otras personas para satisfacer sus beneficios personales.

Se incurre en pérdidas para la empresa.

No existe una comunicación inmediata con el cliente en caso de así requerirse.

Puede existir mala destinación y utilización del dinero.

La empresa tiene que dar por perdido el dinero adeudado por el cliente.

Figura 30 Consecuencias de los Riesgos hallados en Cobranzas Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

5.1.3.9 Caja Chica Tabla 18 Cuestionario de Control Interno para Caja Chica

Nº 1.1

1.2

1.3 1.4 1.5 1.6

1.7

EMPRESA TV NET CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PROCESO: Caja Chica DEPARTAMENTO: Tesorería ENCUESTADO: Cajera ENCUESTADOR: Angie Solórzano Martínez FECHA DE APLICACIÓN: Abril, 2015 PREGUNTAS Sí No OBSERVACIONES ¿Se le ha informado respecto a un manual de políticas y procedimiento para el procedimiento de x 0 caja chica? ¿Las funciones como responsable de caja chica se encuentran separadas con respecto al ingreso de x 1 registros contables? ¿Existe caja fuerte para la custodia y almacenamiento del efectivo designado para los x 0 gastos menores? ¿Se emite algún comprobante como respaldo de la x 1 Se emite un vale de caja chica. entrega de dinero de caja chica?

Los arqueos se realizan dos veces al ¿Se realizan arqueos de caja chica diariamente? x 0 mes.

El arqueo es realizado por el tesorero ¿La persona que realiza el arqueo de caja chica, es x 1 y como custodia se encuentra la diferente al custodio? cajera. ¿Se verifica que el dinero entregado para las compras menores se respalde con los documentos x 1 justificativos?

87

1.8

¿Existe un monto determinado para caja chica?

1.9

¿Existe un monto límite para el desembolso del dinero de caja chica?

1.10 ¿La reposición es realizada a través de cheque?

1.11

¿Los desembolsos de caja chica son autorizados por una persona distinta del custodio?

1.12

¿Se restringe el uso de fondos de caja chica para hacer efectivo cheques?

x

1 x

0

x

1

x

1

1.13 ¿Se realizan arqueos sorpresivos de caja chica? ¿El custodio de caja chica responde frente a faltantes o sobrantes de dicho fondo? ¿Se ha establecido un porcentaje que debe ser 1.15 utilizado de caja chica antes de requerir la reposición?

TOTAL Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia 1.14

x

0

x

0

x

0

x

0 7

Tabla 19 Nivel de Confianza y Riesgo para Caja Chica Caja Chica PROCESO: NIVEL DE CONFIANZA BAJO

MODERADO

ALTO

15% - 50%

51% - 75%

76% - 95%

85% - 50%

49% -25%

24% - 5%

ALTO

MODERADO

BAJO

NIVEL DE RIESGO PUNTAJE TOTAL

15

PUNTAJE OBTENIDO (SI)

7

DIFERENCIA (NO)

8

NIVEL DE CONFIANZA (7/15)*100

47%

NIVEL DE RIESGO (8/15)*100

53%

Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

Sí, $300.00

El cheque se emite a nombre de la empresa y lo mandan a cambiar con el mensajero.

Son autorizados por el Gerente General o el Gerente Administrativo y Financiero.

Si el fondo de caja chica cubre el valor del cheque, se lo efectiviza.

Se tiene programado realizarse dos veces al mes.

Se requiere la reposición cuando se lo crea conveniente.

88

Caja Chica

47% 53%

NIVEL DE CONFIANZA NIVEL DE RIESGO

Figura 31 Nivel de Confianza y Riesgo para Caja Chica Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

En el presente cuestionario correspondiente a Facturación de la empresa Tv Net, se refleja que el nivel de confianza es bajo encontrándose en un 47%, mientras que el nivel de riesgo es alto con un 53%.

PROCESO

RIESGO No se ha informado respecto a un manual de políticas y procedimiento para el procedimiento de caja chica.

No existe caja fuerte para la custodia y almacenamiento del efectivo designado para los gastos menores.

No se realizan arqueos de caja chica diariamente.

Caja Chica

No existe un monto límite para el desembolso del dinero de caja chica.

No se restringe el uso de fondos de caja chica para hacer efectivo cheques.

No se realizan arqueos sorpresivos de caja chica.

No se ha establecido un porcentaje que debe ser utilizado de caja chica antes de requerir la reposición.

CONSECUENCIAS Existe un desconocimiento de las correctas actividades a desarrollarse dentro de caja chica; y por ende, una mala utilización de los fondos asignados.

Puede existir pérdida del dinero destinado a caja chica.

El dinero puede ser utilizado para fines distintos a los permitidos.

Al no existir un monto límite para los gastos menores, la caja chica puede quedar insolvente para los gastos que debe cumplir.

El fondo de caja chica se gasta muy rápido, quedando imposibilitada de realizar los desembolsos que le competen.

El fondo de caja chica puede estar siendo utilizado para fines personales.

Pueden incurrirse en reposiciones de caja chica antes de tiempo; o a su vez, cuando ya se haya acabado todo el dinero queda insolvente la misma.

Figura 32 Consecuencias de los Riesgos hallados en Caja Chica Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

89 5.1.3.10 Ventas e Instalaciones Tabla 20 Cuestionario de Control Interno para Ventas e Instalaciones EMPRESA TV NET CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PROCESO: Ventas e instalaciones DEPARTAMENTO: Operaciones ENCUESTADO: Jefe de Operaciones ENCUESTADOR: Angie Solórzano Martínez FECHA DE APLICACIÓN: Abril, 2015 Nº PREGUNTAS Sí No OBSERVACIONES ¿Existen políticas que rijan el proceso de ventas e 1.1 X 0 instalación? ¿Existe un control presupuestario para los gastos 1.2 x 0 No se elabora un Presupuesto. incurridos en el proceso de ventas? ¿Recibe del personal de ventas un reporte Solo se informa del contrato pactado 1.3 x 0 periódico referente a sus operaciones? con el cliente. ¿Recibe del personal de instalaciones un reporte 1.4 x 0 periódico referente a sus operaciones? ¿Se capacita al personal de ventas en temas que En la empresa no se efectúan ningún 1.5 permitan incrementar las ventas dentro de la x 0 tipo de capacitación. empresa? ¿Las comisiones de venta se efectúan sobre una 1.6 x 1 base racional que beneficie a ambas partes? ¿Las comisiones se cancelan al vendedor a través 1.7 x 0 . de metas?

Los vendedores tienen la obligación ¿Se establece algún tipo de premio o bono por 1.8 x 0 de conseguir más clientes para la metas cumplidas? empresa. ¿La venta es informada inmediatamente a tesorería 1.9 x 1 para que tome en cuenta la cobranza? ¿Se verifican los cupos de movilización del 1.10 personal de ventas a través de un reporte de x 0 gastos? ¿Existen políticas definidas en cuanto a la 1.11 recepción y custodia de los materiales empleados x 0 en las instalaciones?

1.12 ¿Se realizan tomas físicas de estos inventarios? x 0 ¿El lugar de almacenamiento de los materiales es el adecuado? ¿Los ingresos y salidas de materiales son 1.14 sustentados con algún tipo de documento? ¿Al ingresar nuevos materiales se verifica que 1.15 estén en buen estado?

TOTAL

1.13

Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

x

1

x

1

x

1 5

90 Tabla 21 Nivel de Confianza y Riesgo para Ventas e Instalaciones Ventas e Instalaciones PROCESO: NIVEL DE CONFIANZA BAJO

MODERADO

ALTO

15% - 50%

51% - 75%

76% - 95%

85% - 50%

49% -25%

24% - 5%

ALTO

MODERADO

BAJO

NIVEL DE RIESGO PUNTAJE TOTAL

15

PUNTAJE OBTENIDO (SI)

5

DIFERENCIA (NO)

10

NIVEL DE CONFIANZA (5/15)*100

33%

NIVEL DE RIESGO (10/15)*100

67%

Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

Ventas e Instalaciones

33% NIVEL DE CONFIANZA

67%

NIVEL DE RIESGO

Figura 33 Nivel de Confianza y Riesgo para Ventas e Instalaciones Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

En el presente cuestionario correspondiente a Facturación de la empresa Tv Net, se refleja que el nivel de confianza es bajo encontrándose en un 33%, mientras que el nivel de riesgo es alto con un 67%.

91

PROCESO

RIESGO No existen políticas que rijan el proceso de ventas e instalación.

CONSECUENCIAS El proceso puede realizarse a conveniencia del personal.

No existe un control presupuestario para los Los gastos de representación pueden gastos incurridos en el proceso de ventas. incrementarse.

No se recibe del personal de ventas ni de Existe desconocimiento respecto a las labores instalaciones un reporte periódico referente que ha realizado el personal en el día. a sus operaciones.

El número de ventas no se incrementa de Ventas e No se capacita al personal de ventas. manera rápida según los intereses de la Instalaciones empresa.

No se ha establecido ningún tipo de premio El personal de ventas no se siente motivado a o bono que motive al personal de ventas a vender más. incrementar las mismas.

No existen políticas definidas en cuanto a la Puede existir una mala utilización de los recepción y custodia de los materiales materiales proporcionados. empleados en las instalaciones.

No se realizan tomas físicas de los Estimaciones inadecuadas sobre las inventarios. existencias.

Figura 34 Consecuencias de los Riesgos hallados en Ventas e Instalaciones Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

92

5.2 Presentación de la Propuesta 5.2.1 Establecer un Manual de Control Interno para cada proceso efectuado en la empresa.

5.2.1.1 Organización de la empresa

GERENTE / PROPIETARIO

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

DEPARTAMENTO DE OPERACIONES

* RECURSOS HUMANOS

TESORERÍA

CONTABILIDAD

ASISTENCIA CONTABLE

RECEPCIÓN

CAJA

FACTURACIÓN

VENTAS

INSTALACIÓN

AUXILIAR CONTABLE

SERVICIOS AUXILIARES

GUARDIANÍA

MENSAJERÍA

LIMPIEZA

Figura 35 Organigrama propuesto

92

Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

93 Contar con un organigrama dentro de la entidad, permite visualizar los rangos y las líneas de mando a los que deben regirse las personas integrantes de la misma; es por ello que, se ha propuesto la estructura organizacional expuesto anteriormente en la Figura 35 “Organigrama Propuesto”.

5.2.1.2 Descripción de Cargos Para la descripción del Perfil del Puesto se ha utilizado el siguiente formato: Nombre de la Empresa: Tv Net PERFIL DEL PUESTO

Fecha: Página:

Cargo XYZ 1. Identificación y Relaciones a) Identificación Nombre del Puesto: Número de Vacantes: b) Relaciones de Autoridad Jefe inmediato: 2. Propósito del Puesto

3. Funciones a desempeñar

4. Especificaciones

Títulos: b) Experiencia

Elaboró Angie Solórzano Martínez Figura 36 Formato del Perfil del Puesto Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

Revisó Tv Net

Autorizó Tv Net

De:

94 5.2.1.2.1 Propietario Nombre de la Empresa: Tv Net PERFIL DEL PUESTO

Fecha: Agosto Página: 1

De: 1

Cargo PROPIETARIO 1. Identificación y Relaciones a) Identificación Nombre del Puesto: Propietario Número de Vacantes: 1 b) Relaciones de Autoridad Jefe inmediato: Organismos de Control 2. Propósito del Puesto El propietario es responsable por la dirección y representación legal, judicial y extrajudicial, estableciendo las políticas generales que regirán a la empresa.

A más de ello, debe administrar, controlar, dirigir los recursos y funciones de la entidad para asegurar su óptimo funcionamiento.

3. Funciones a desempeñar • Ejercer la representación legal de la Empresa.

• Dirigir la empresa, tomar decisiones, supervisar y ser un líder dentro de ésta.

• Controlar las actividades predispuestas para el logro de los objetivos y verificar que no existan desviaciones y si existen aplicar las medidas de corrección pertinentes para el logro de los mismos.

• Desarrollar y definir los objetivos organizacionales.

• Garantizar el cumplimiento de las normas, reglamentos, políticas e instructivos internos y los establecidos por las entidades de regulación y control.

• Realizar periódicamente, reuniones efectivas y productivas con el personal.

• Responsable de mantener un eficiente rendimiento de sus colaboradores.

• Responsable de conocer en detalle todas las funciones del personal que dirige a fin de poder organizarlos, coordinar sus trabajos y capacitarlos.

• Controlar la administración de los recursos monetarios y el cumplimiento de regulaciones en materia tributaria, arancelaria y demás obligaciones legales.

• Controlar la rentabilidad de la empresa.

4. Especificaciones a) Conocimiento La persona a desempeñar este cargo preferentemente debe tener estudios superiores universitarios y/o técnicos en administración, computación, finanzas, contabilidad, comercialización y ventas.

Títulos: De preferencia: • Ingeniería de Empresas.

• Maestría en Finanzas o Administración de empresas. b) Experiencia No se requiere experiencia previa.

Elaboró Revisó Autorizó Angie Solórzano Martínez Tv Net Tv Net Figura 37 Perfil del Puesto - Propietario Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

95 5.2.1.2.2 Jefe Administrativo y Financiero Nombre de la Empresa: Tv Net PERFIL DEL PUESTO

Fecha: Agosto Página: 1

De: 1

Cargo JEFE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO 1. Identificación y Relaciones a) Identificación Nombre del Puesto: Jefe Administrativo y Financiero Número de Vacantes: 1 b) Relaciones de Autoridad Jefe inmediato: Propietario 2. Propósito del Puesto La persona a desempeñar este cargo debe controlar, transmitir y supervisar las operaciones y funciones delegadas por el propietario; así como obtener los informes de control y supervisión del cada uno de los departamentos para presentárselas a su jefe inmediato.

A más de ello, debe tener las capacidades para controlar y administrar las funciones dependientes al área económica y de finanzas de la empresa. Sus tareas principales son la administración del capital económico de la empresa, el control ingresos y egresos monetarios de la empresa y el pago de salarios a los empleados.

3. Funciones a desempeñar • Reunir y recabar información de cada departamento y elaborar informes de actividades para mantener el flujo de información entre las diferentes dependencias y el propietario.

• Verificar que todas las actividades dentro de la empresa se cumplan, e informar al propietario, al jefe de departamento y personal en caso de que exista una desviación o pérdida de control o problema en el cumplimento de las metas.

• Asesorar al Propietario en sus funciones y solución de problemas con respecto a la empresa, en temas financieros, contables y tributarios.

• Entablar relaciones directas con cada uno de los jefes de departamento para el apoyo mutuo en lo que refiere al desarrollo de sus actividades y trabajos asignados.

• Analizar las cuentas por pagar y por cobrar; a su vez que deberá coordinar con tesorería fondos disponibes.

• Controlar el archivo administrativo y contable.

• Elaborar Reportes financieros y entregarlos a su jefe inmediato.

4. Especificaciones La persona a desempeñar este cargo preferentemente debe tener estudios superiores universitarios y/o técnicos en administración, computación, finanzas, contabilidad, control de operaciones y manejo de personal humano. También debe tener conocimientos de temas como: Sistemas asociados a la función de compras, Financiero Contable, manejo de herramientas Office a nivel de usuario.

Títulos: De preferencia: • Ingeniería de Empresas.

• Maestría en Finanzas o Administración de empresas. b) Experiencia 1 a 2 años de experiencia mínima en cargos similares.

Elaboró Revisó Autorizó Angie Solórzano Martínez Tv Net Tv Net Figura 38 Perfil del Puesto - Jefe Administrativo y Financiero Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

96 5.2.1.2.3 Contadora Nombre de la Empresa: Tv Net PERFIL DEL PUESTO

Fecha: Agosto Página: 1

De: 1

Cargo CONTADORA 1. Identificación y Relaciones a) Identificación Nombre del Puesto: Contadora Número de Vacantes: 1 b) Relaciones de Autoridad Jefe inmediato: Jefe Administrativo y Financiero 2. Propósito del Puesto Responsable de la planificación, organización y coordinación de toda la información relacionada con el área contable, con el objetivo de obtener las consolidaciones y estados financieros requeridos por la organización. Establece y coordina la ejecución de las políticas relacionadas con el área contable, asegurándose que se cumplan las Normas Internacionales de Información Financiera y las políticas específicas de la empresa.

3. Funciones a desempeñar • Elaborar estados financieros en fechas requeridas con información oportuna y verídica.

• Controlar el correcto registro de los auxiliares de contabilidad.

• Asignar y supervisar las tareas y actividades del personal de contabilidad.

• Verificar que cada uno de sus colaboradores desarrolle en forma correcta las funciones que demanda su puesto de trabajo, capacitándolos constantemente en destrezas técnicas, actitudes y conocimientos.

• Identificar aspectos relevantes, deficiencias o desviaciones de información.

• Realizar los cierres contables.

• Realizar las declaraciones tributarias a tiempo.

• Efectuar los comprobantes de retención cuando la ley así lo indique.

• Revisar las facturas para su contabilización.

• Revisar y firmar conciliaciones bancarias.

• Revisar y comparar gastos mensuales.

• Preparar asientos por ajustes varios a la contabilidad, procurado el orden contable.

• Analizar los procesos actuales y proponer mejoras.

4. Especificaciones La persona a desempeñar este cargo preferentemente debe tener estudios superiores universitarios y/o técnicos en administración y manejo de sistemas contables, registros contables Estados Financieros.

Títulos: De preferencia: • Ingeniería en Contabilidad y Auditoría.

• Maestría en Tributación o relacionado a Contabilidad. b) Experiencia 2 a 3 años de experiencia mínima en cargos similares.

Elaboró Revisó Autorizó Angie Solórzano Martínez Tv Net Tv Net Figura 39 Perfil del Puesto – Contadora Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

97 5.2.1.2.4 Asistente Contable Nombre de la Empresa: Tv Net PERFIL DEL PUESTO

Fecha: Agosto Página: 1

De: 1

Cargo ASISTENTE CONTABLE 1. Identificación y Relaciones a) Identificación Nombre del Puesto: Asistente Contable Número de Vacantes: 1 b) Relaciones de Autoridad Jefe inmediato: Contadora 2. Propósito del Puesto Responsable de los diferentes procesos contables y suministro de información oportuna para la toma de decisiones.

3. Funciones a desempeñar • Preparar reportes de cuentas por pagar a proveedores.

• Tramitar la documentación para cancelación a proveedores.

• Atender consultas e inquietudes de proveedores.

• Procesar las facturas de proveedores y notas de débito, revisión, e inclusión, etc.

• Registrar los asientos contables referente a proveedores.

• Realizar asientos de depósitos y transferencias de efectivo.

• Asistir en la preparación de estados financieros.

• Mantener actualizado el auxiliar de cuentas a cobrar empleados.

• Aplicar asientos de cierre, cuando así se lo indiquen.

• Controlar el auxiliar de cuentas por cobrar.

• Colaborar con elaboración de estados financieros.

• Registrar los asientos de los rubros depreciación.

• Efectuar reporte de gastos del mes.

• Archivar los comprobantes de diario – ingresos y egresos.

• Colaborar con labores afines.

4. Especificaciones La persona a desempeñar este cargo preferentemente debe tener estudios afines a la carrera de Contabilidad y Auditoría.

Títulos: • Bachiller en contabilidad o de preferencia esté cursando la carrera de Contabilidad y Auditoría. b) Experiencia 1 año de experiencia mínima en cargos similares.

Elaboró Angie Solórzano Martínez Figura 40 Perfil del Puesto – Asistente Contable Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

Revisó Tv Net

Autorizó Tv Net

98 5.2.1.2.5 Tesorera Nombre de la Empresa: Tv Net PERFIL DEL PUESTO

Fecha: Agosto Página: 1

De: 1

Cargo TESORERA 1. Identificación y Relaciones a) Identificación Nombre del Puesto: Tesorera Número de Vacantes: 1 b) Relaciones de Autoridad Jefe inmediato: Jefe Administrativo y Financiero 2. Propósito del Puesto Es el encargado de realizar la actividad de custodiar y dar mejor orientación a los fondos y valores tales como: cobro de cuentas, suministros de fondos, recaudación del día, emisión de cheques, caja chica, etc.

3. Funciones a desempeñar • Colaborar según requerimiento con la emisión de cheques.

• Dirigir, controlar y registrar las actividades de Ingresos y Egresos.

• Llevar el control, registro y custodia de los valores utilizados.

• Girar los pagos programados.

• Ejecutar el balance diario de Caja –Bancos • Hacer conciliaciones bancarias, enviando la información al departamento de contabilidad.

• Dirige, coordina y supervisa las actividades realizadas por las unidades a su cargo.

• Examina, analiza y evalúa el movimiento de ingresos y egresos de la entidad.

• Conforma las órdenes de pago procesadas, de acuerdo a criterios establecidos por los otros departamentos.

• Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.

• Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.

• Realizar arqueos de caja y caja chica.

• Emitir informes sobre los arqueos realizados.

4. Especificaciones La persona a desempeñar este cargo preferentemente debe tener estudios superiores universitarios y/o técnicos en el área contable y financiera, los procesos administrativos, leyes y reglamentos que rigen la entidad, colocaciones de dinero en entidades bancarias y financieras.

Títulos: De preferencia: • Ingeniería en Contabilidad y Auditoría.

• Ingeniería Comercial • Maestría en Administración de empresas. b) Experiencia 1 a 2 años de experiencia mínima en cargos similares.

Elaboró Angie Solórzano Martínez Figura 41 Perfil del Puesto – Tesorera Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

Revisó Tv Net

Autorizó Tv Net

99 5.2.1.2.6 Cajera Nombre de la Empresa: Tv Net PERFIL DEL PUESTO

Fecha: Agosto Página: 1

De: 1

Cargo CAJERA 1. Identificación y Relaciones a) Identificación Nombre del Puesto: Cajera Número de Vacantes: 1 b) Relaciones de Autoridad Jefe inmediato: Tesorera 2. Propósito del Puesto Responsable por la recepción, manejo y custodia del dinero, resultantes de los cobros efectuados a los clientes que se acercan directamente a la oficina a cancelar por el servicio. Adicionalmente es responsable del manejo de la caja chica que será utilizado para dar cumplimiento a requerimientos menudos y urgentes de rápida cancelación.

3. Funciones a desempeñar • Tener el control de Caja Chica y remitir el reporte de gastos a la unidad de Contabilidad para su afectación contable y presupuestal.

• Recibir efectivo por concepto de ventas de los servicios que ofrece la empresa, cumpliendo con los procedimientos y normas establecidas.

• Mantener el cubículo de caja limpio y ordenado.

• Conciliar, clasificar y realizar el depósito de los valores de contado recaudados en el día.

• Transcribir y acceder a la información operando una computadora.

• Lleva registro y control de los recursos financieros asignado al fondo de caja chica.

• Entregar diariamente a su jefe inmediato un cuadro resumen de todo lo recaudado en el día por concepto de cobro de los servicios, y otro cuadro resumen por concepto de la utilización de caja chica. Entregando a su vez una copia al departamento de contabilidad conjuntamente con las facturas utilizadas dentro de dicha transacción.

4. Especificaciones La persona a desempeñar este cargo preferentemente debe tener conocimientos de contabilidad técnica y manejo del Sistema Operativo Windows.

Títulos: • Mínimo bachiller, preferentemente con estudios universitarios. b) Experiencia 1 año de experiencia mínima en cargos similares.

Elaboró Angie Solórzano Martínez Figura 42 Perfil del Puesto – Cajera Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

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100 5.2.1.2.7 Facturadora Nombre de la Empresa: Tv Net PERFIL DEL PUESTO

Fecha: Agosto Página: 1

De: 1

Cargo FACTURADORA 1. Identificación y Relaciones a) Identificación Nombre del Puesto: Facturadora Número de Vacantes: 1 b) Relaciones de Autoridad Jefe inmediato: Tesorera 2. Propósito del Puesto Efectuar las facturas de los clientes por los servicios prestados por la entidad.

3. Funciones a desempeñar • Emitir facturas correspondientes al cobro del servicio contratado por el cliente.

• Recibir comprobantes de retención en caso de que la transacción así lo amerite.

• Verificar que las facturas que tienen que ser entregadas a domicilio, se lo haga dentro del tiempo estipulado al cliente correcto.

• Contactar a los clientes para informar que su factura está lista.

• Mantener un archivo ordenado de todas las facturas emitidas.

4. Especificaciones La persona a desempeñar este cargo preferentemente debe tener conocimientos de contabilidad técnica, manejo del Sistema Operativo Windows, archivo y servicio al cliente.

Títulos: Mínimo bachiller, preferentemente con estudios universitarios. b) Experiencia De 6 meses a 1 año de experiencia mínima en cargos similares.

Elaboró Angie Solórzano Martínez Figura 43 Perfil del Puesto – Facturadora Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

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101 5.2.1.2.8 Recepcionista Nombre de la Empresa: Tv Net PERFIL DEL PUESTO

Fecha: Agosto Página: 1

De: 1

Cargo RECEPCIONISTA 1. Identificación y Relaciones a) Identificación Nombre del Puesto: Recepcionista Número de Vacantes: 1 b) Relaciones de Autoridad Jefe inmediato: Tesorera 2. Propósito del Puesto Atender con calidad, eficiencia y amabilidad a las visitas y canalizarlas con quien corresponda. A más de ello, deberá contestar y transferir llamadas telefónicas y recibir y distribuir oportunamente la correspondencia.

3. Funciones a desempeñar • Revisar correo electrónico y contestarlo • Enviar correspondencia a través del mensajero • Servir al cliente que solicita atención para la adquisición del servicio, atendiéndolo personalmente hasta que un vendedor pueda abordarlo.

• Concretar inclusive, la contratación del servicio, cuando por el movimiento del departamento, no puede recibir ayuda oportuna del vendedor.

• Contestar amablemente el teléfono.

• Tomar recados y transferirlos al interesado.

• Realizar las llamadas de quien lo solicite.

• Recibir, registrar y canalizar, correspondencia y/o paquetes que lleguen a la empresa vía correo o mensajería.

• Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.

• Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.

• Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

4. Especificaciones La persona a desempeñar este cargo preferentemente debe tener conocimiento de temas sobre el servicio al cliente, contabilidad y administración básica.

Títulos: Mínimo bachiller, preferentemente con estudios universitarios enfocados al Servicio al Cliente. b) Experiencia De 6 meses a 1 año de experiencia mínima en cargos similares.

Elaboró Angie Solórzano Martínez Figura 44 Perfil del Puesto – Recepcionista Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

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102 5.2.1.2.9 Jefe de Operaciones Nombre de la Empresa: Tv Net PERFIL DEL PUESTO

Fecha: Agosto Página: 1

De: 1

Cargo JEFE DE OPERACIONES 1. Identificación y Relaciones a) Identificación Nombre del Puesto: Jefe de Operaciones Número de Vacantes: 1 b) Relaciones de Autoridad Jefe inmediato: Propietario 2. Propósito del Puesto Responsable de un determinado número de vendedores, realiza el control de la gestión de los vendedores, se encarga de la formación del personal del departamento, elabora informes cuantitativos y cualitativos con respecto a las ventas. Así mismo, lleva un control intensivo de las actividades desempeñadas por los instaladores de los servicios de internet y televisión por cable que ofrece la entidad.

3. Funciones a desempeñar • Velar porque se cumplan las políticas y procedimientos establecidos para prevenir las mermas de inventario y pérdidas de activos de la empresa.

• Revisar y autorizar mediante su firma, las salidas de artículos que diariamente hace el personal para la instalación de los servicios.

• Autorizar y dar seguimiento a los requerimientos de instalaciones del servicio que ofrece la entidad.

• Supervisión y control de los vendedores e instaladores a su cargo.

• Elaboración de informes de la actividad del equipo.

• Supervisión de tareas administrativas: contratos, cobros, citas, objetivos de ventas.

• Formación sobre el terreno de los vendedores.

• Motivación individualizada de los integrantes del equipo.

• Visitas a clientes importantes • Tratamiento de reclamaciones con respecto a ventas – clientes.

4. Especificaciones La persona a desempeñar este cargo preferentemente debe conocer cómo tratar con el Talento Humano, debe tener conocimientos sobre ventas, servicio al cliente, instalaciones de los servicios de televisión por cable e internet, a más de saber manejar el Sistema Operativo Windows, entre otros.

Títulos: Título de Ingeniero en Marketing o carreras afines. b) Experiencia 2 años de experiencia mínima en cargos similares.

Elaboró Angie Solórzano Martínez Figura 45 Perfil del Puesto – Jefe de Operaciones Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

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103 5.2.1.2.10 Vendedor Nombre de la Empresa: Tv Net PERFIL DEL PUESTO

Fecha: Agosto Página: 1

De: 1

Cargo VENDEDOR 1. Identificación y Relaciones a) Identificación Nombre del Puesto: Vendedor Número de Vacantes: 1 b) Relaciones de Autoridad Jefe inmediato: Jefe de Operaciones 2. Propósito del Puesto Es responsable de brindar un excelente servicio y cordial atención a los clientes de la empresa, con el objeto de lograr la satisfacción y lealtad de éstos y consolidar ventas efectivas, de acuerdo a normas y procedimientos establecidos.

3. Funciones a desempeñar • Prospección y captación de otros clientes • Argumentación y cierre de ventas suficiente para cumplir con el propósito de la empresa.

• Presentación de la empresa en su ámbito de actuación.

• Elaboración de informes cuantitativos que recogen su actividad y resultados.

• Elaboración de informes cualitativos que recogen los movimientos de competencia, las vicisitudes del mercado y el grado de aceptación de los servicios.

• Concertación de visitas • Preparación de ofertas y promociones • Actuar con iniciativa ante exigencias o detalles de los clientes, logrando su satisfacción.

• Brindar plena satisfacción en el servicio y atención a los clientes, logrando en ellos lealtad y preferencia.

4. Especificaciones La persona a desempeñar este cargo preferentemente debe tener conocimientos de técnicas de venta y cursos de servicio al cliente.

Títulos: • Estudiante de Marketing o carreras afines. b) Experiencia 2 años de experiencia mínima en cargos similares.

Elaboró Angie Solórzano Martínez Figura 46 Perfil del Puesto – Vendedor Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

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104 5.2.1.2.11 Instalador Nombre de la Empresa: Tv Net PERFIL DEL PUESTO

Fecha: Agosto Página: 1

De: 1

Cargo INSTALADOR 1. Identificación y Relaciones a) Identificación Nombre del Puesto: Instalador Número de Vacantes: 1 b) Relaciones de Autoridad Jefe inmediato: Jefe de Operaciones 2. Propósito del Puesto Instalar, verificar y dar mantenimiento a los equipos que permiten generar los servicios que ofrece la empresa.

A más de ello, se realizan cambios de domicilio en caso de que el cliente lo requiera; a su vez de proceder con la desinstalación cuando así lo soliciten.

3. Funciones a desempeñar • Atender correctamente las incidencias que se produzcan con respecto al servicio.

• Instalar y verificar el funcionamiento de los servicios contratados por los clientes.

• Participar en el mantenimiento preventivo de los equipos que brindan los servicios ofertados por la entidad.

• Verificar el correcto funcionamiento del servicio al momento de la instalación.

• Realizar el registro y reporte de las actividades, informado a su jefe inmediato sobre el desempeño de los trabajos asignados.

• Asistir al cliente en caso de problemas e inconvenientes con respecto al servicio.

• Realizar la desinstalación del servicio cuando el cliente así lo haya solicitado.

4. Especificaciones La persona a desempeñar este cargo preferentemente debe mantener conocimientos básicos sobre equipos, accesorios e instalación de internet y televisión por cable; a su vez que debe conocer sobre como brindar un excelente servicio al cliente.

Títulos: Mínimo bachiller, preferentemente con estudios universitarios. b) Experiencia 1 año de experiencia mínima en cargos similares.

Elaboró Angie Solórzano Martínez Figura 47 Perfil del Puesto – Instalador Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

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105 5.2.1.2.12 Jefa de Recursos Humanos Nombre de la Empresa: Tv Net PERFIL DEL PUESTO

Fecha: Agosto Página: 1

De: 1

Cargo JEFA DE RECURSOS HUMANOS 1. Identificación y Relaciones a) Identificación Nombre del Puesto: Jefa de Recursos Humanos Número de Vacantes: 1 b) Relaciones de Autoridad Jefe inmediato: Jefe Administrativo y Financiero 2. Propósito del Puesto La persona a desempeñar este cargo es el encargado de coordinar al personal que labora en la empresa, resolver los conflictos que se presenten, motivar y supervisar a la fuerza laboral, entre otros; ya que gran parte de la responsabilidad del correcto funcionamiento de la empresa depende de ella.

3. Funciones a desempeñar • Dar a conocer las políticas de personal y asegurar que se cumpla por completo.

• Reclutar y seleccionar al personal.

• Controlar que se cumplan los diversos aspectos legales y requisitos establecidos por la ley y la empresa en materia de contratación de personal.

• Efectuar la correcta confección de las planillas de remuneraciones del personal.

• Controlar el cumplimiento del rol vacacional.

• Investigar los antecedentes de los candidatos a empleados con ocasión de la Evaluación y Selección de personal.

• Ofrecer facilidades adecuadas para la capacitación del personal.

• Actuar como negociador oficial con los sindicatos y otros organismos encargados de asuntos relacionados con el empleo.

• Mantener todos los registros necesarios concernientes al personal.

• Incentivar la integración y buenas relaciones humanas entre el personal.

• Representar a la empresa ante las Autoridades de Trabajo.

4. Especificaciones La persona a desempeñar este cargo preferentemente debe tener estudios superiores universitarios y/o técnicos en normativa laboral, relaciones laborales y administración de personal, dirección, liderazgo, conducción de equipos efectivos de trabajo, motivación y desarrollo de personal, formación específica en Administración y Gerenciamiento de organizaciones, proyectos y/o Recursos Humanos.

Títulos: De preferencia: • Maestría en Administración de empresas Administración de Recursos Humanos.

• También son viables: Licenciatura en Derecho, o Psicología. b) Experiencia 2 a 3 años de experiencia mínima en cargos similares.

Elaboró Revisó Autorizó Angie Solórzano Martínez Tv Net Tv Net Figura 48 Perfil del Puesto – Jefa de Recursos Humanos Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

106 5.2.1.2.13 Servicios Auxiliares Nombre de la Empresa: Tv Net PERFIL DEL PUESTO

Fecha: Agosto Página: 1

De: 1

Cargo SERVICIOS AUXILIARES 1. Identificación y Relaciones a) Identificación Nombre del Puesto: Servicios Auxiliares Número de Vacantes: 1 b) Relaciones de Autoridad Jefe inmediato: Jefe Administrativo y Financiero 2. Propósito del Puesto Este departamento tiene como objetivos realizar diligencias dentro y fuera de la institución, realizar labores de limpieza, ejecutar actividades de mantenimiento, conducir y trasladar al personal a diferentes lugares previo a los requerimientos de la dirección, realizar el respectivo mantenimiento del vehículo, entre otros.

3. Funciones a desempeñar • Hacer el aseo diario de las oficinas del departamento.

• Realizar diligencias dentro y fuera de la organización.

• Recoger y repartir correspondencia.

• Pago de servicios básicos para la empresa.

• Realizar depósitos bancarios.

• Solicitar los Estados de cuentas de los Bancos.

• Pago de Aportes de Seguro Social, Fondos de Reserva.

• Efectuar el mantenimiento dentro del departamento.

• Pago de Impuestos.

• Trasladar al personal a diferentes lugares previo a los requerimientos de la organización • Realizar el mantenimiento del vehículo cuando este lo amerite.

4. Especificaciones En cuanto al mensajero: La persona a desempeñar este cargo debe tener conocimientos básicos sobre manejo de vehículo, mecánica; y a más de ello, debe trasladar instrumentos o cosas relacionadas a la empresa que permitan desarrollar el trabajo que se efectúa dentro de la misma.

Títulos: De preferencia: • Estudios iniciales o Bachiller • Mensajero: Conductor Profesional b) Experiencia No se requiere experiencia previa.

Elaboró Angie Solórzano Martínez Figura 49 Perfil del Puesto – Servicios Auxiliares Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

Revisó Tv Net

Autorizó Tv Net

107 5.2.1.3 Tipos de Capacitaciones al Personal Dependiendo del cargo que ocupe cada persona dentro de la empresa, existen un sin número de temáticas en las que pueden capacitarse los empleados, con el fin de obtener mayores conocimientos que les permita desarrollarse eficiente dentro de su puesto de trabajo, asegurando la consecución de los objetivos trazados por la entidad.

CAPACITACIONES Tv Net PROPIETARIO Planificación estratégica DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO Administración de contratos y control interno Evaluación y planificación presupuestaria Lineamientos normativos y directrices para gestion del talento humano RECURSOS HUMANOS Gerencia de recursos humanos y psicometría para la selección Administración de recursos humanos Seguridad, higiene y salud ocupacional CONTABILIDAD Aplicaciones de Excel para operaciones contables Tributación fiscal y obligaciones laborales DEPARTAMENTO DE OPERACIONES Marketing para iniciar en los negocios VENTAS Gestión en ventas Servicio y atención al cliente INSTALACIONES Instalación de televisión por cable Instalación de redes inalámbricas DEPARTAMENTO DE TESORERÍA RECEPCIÓN Redacción, ortografía y puntuación Servicio y atención al cliente CAJA Servicio y atención al cliente FACTURACIÓN Facturación electrónica Figura 50 Temáticas para capacitaciones del Personal Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

108 5.2.1.4 Análisis FODA El análisis FODA nos permite conocer la situación real de la empresa Tv Net, a través del reconocimiento de los factores internos, tales como: Fortalezas y Debilidades; y así mismo, los factores externos que inciden en la empresa como: Oportunidades y Amenazas; para de esta manera, establecer estrategias que conlleven a superar las situaciones que le estén afectando; o a su vez, impulsar aún más las situaciones que le permiten desarrollarse eficazmente dentro del mercado, con empresas dedicadas a fines similares (televisión por cable e internet).

ANÁLISIS FODA ANÁLISIS INTERNO FORTALEZAS

DEBILIDADES Ausencia de compromiso en las actividades encomendadas a los empleados.

No se incentiva al personal de ventas mediante premios o bonificaciones.

Infraestructura física propia.

Ubicación estratégica de la empresa.

Brindar publicidad constantemente para incrementar las ventas.

Personal capacitado para el asesoramiento a los clientes, con respecto a los servicios ofertados.

El valor de los servicios prestados mensualmente es económico.

No se capacita al personal de la empresa.

Inexistencia de políticas y medios de control para los procesos ejecutados en la entidad.

Sistema contable incompleto.

ANÁLISIS EXTERNO OPORTUNIDADES Tecnología.

Mayor cobertura a nivel local.

Cliente satisfecho.

La demanda creciente de mercado en cuanto a la contratación de internet y tv cable.

Figura 51 Análisis FODA Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

AMENAZAS Reformas que eleven el Impuesto a los Consumos Especiales.

La entrada de nuevas empresas que brinden servicios similares a los de la entidad.

Promociones de otras empresas que llamen la atención de los clientes.

Problemas externos no controlables como: inflación, inestabilidad política, económica, entre otras.

Piratería del servicio.

109 5.2.1.5 Software Contable El software contable es la herramienta destinada a sistematizar y simplificar las tareas de contabilidad de manera fiable y oportuna; es por ello que la entidad debe adquirir el programa contable más conveniente que se adapte a sus necesidades y que le permita obtener mayores beneficios y menos desperdicio de recursos, tanto humano como material.

A continuación se presentan ejemplos de softwares contables con características similares a las que requiere la empresa Tv Net.

SOFTWARE CONTABLE MÓNICA 9

SACI

FENIX

ORACLE

GALAC

ABACO 1 C: Contabilidad

CARACTERÍSTICAS Facturación Inventario Cuentas por Pagar Facturación Cuentas por Cobrar Clientes y Proveedores.

Cuentas Corrientes.

Contabilidad: Plan de Cuentas.

Asientos Contables creados automáticamente.

Balances Generales.

Libro Mayor y Diario.

Estados de Pérdidas y Ganancias.

Anexos Transaccionales.

Enlaces de cuentas contables y demás.

Estimados (proformas) Impresión de Facturas Pre-Impresas, Cheques, Comprobantes de Egreso, Retenciones y demás reportes.

Guías de Remisión Figura 52 Propuesta de Softwares Contables Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

110 5.2.1.6 Manual de Control Interno Para llevar a cabo la propuesta del Manual de Control Interno, desarrollado por cada proceso efectuado dentro de la empresa, se propone utilizar el siguiente formato: Nombre de la Empresa: Tv Net MANUAL DE CONTROL INTERNO

Fecha: Página:

Proceso: ……………….

1. Alcance y Propósito 2. Objetivos 2.1 Objetivo General 2.2 Objetivos Específicos 3. Conceptos 4. Descripción del Proceso 5. Documentación 6. Responsabilidades 7. Control 8. Restricciones 9. Normas Generales Elaboró Revisó Angie Solórzano Martínez Tv Net Figura 53 Formato del Manual de Control Interno Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

Autorizó Tv Net

De:

111 5.2.1.6.1 Contratación del Personal Nombre de la Empresa: Tv Net MANUAL DE CONTROL INTERNO

Fecha: Agosto Página: 1

De: 3

Proceso: CONTRATACIÓN DE PERSONAL 1. Alcance y Propósito El presente proceso tiene aplicación práctica en el departamento de Recursos Humanos de la empresa.

El propósito del manual es describir las actividades que deben realizarse para el reclutamiento, selección y contratación del personal, para asegurar el escogimiento del candidato más idóneo.

2. Objetivos 2.1 Objetivo General Promover el conocimiento detallado de las actividades a ejecutarse en el proceso de reclutamiento, selección y contratación del personal, garantizando la elección del candidato idóneo para el cargo establecido.

2.2 Objetivos Específicos • Servir de medio de inducción y orientación al personal competente de este proceso.

• Establecer los lineamientos y procedimientos a seguir para la selección y contratación del personal.

• Implantar mecanismos de control para este proceso.

3. Conceptos Vacante.-Puesto o cargo disponible para desempeñar funciones específicas dentro de una empresa.

Hoja de vida.-Es un resumen escrito que realiza un aspirante a un cargo para presentar a su potencial empleador, en el que se indica sus datos personales, la capacitación profesional y la experiencia laboral Perfil profesional.-Es el conjunto de capacidades y habilidades que debe cumplir un individuo para el desarrollo de funciones y responsabilidades dentro de una empresa.

4. Descripción del Proceso Se iniciará el proceso de reclutamiento, selección y contratación del personal administrativo cuando algún departamento de la empresa identifique la necesidad de contratar los servicios de una persona para trabajar a tiempo completo, por horas u honorarios; para lo cual, el jefe de dicho departamento deberá solicitar por escrito a través de la ficha de Requerimiento del Personal, a la persona encargada de Recursos Humano sobre el requerimiento, haciendo constar a la vez, su firma como responsable.

Una vez recibida y analizada la necesidad, la Jefa de Recursos Humanos informará al Jefe Administrativo y Financiero para que autorice y se dé inicio al proceso de reclutamiento del personal.

Reclutamiento.-Para el reclutamiento deberá en primera instancia considerarse si puede ser interno; o caso contrario se procederá al reclutamiento externo.

• Reclutamiento interno.- La persona encargada de Recursos Humanos comunicará por correo electrónico a todo el personal de la empresa, el perfil de la persona que se requiere para cierto cargo específico. La información a difundirse deberá contener lo siguiente: Descripción del puesto. o Nombre del Puesto o Supervisado por Elaboró Revisó Autorizó Angie Solórzano Martínez Tv Net Tv Net

112 Nombre de la Empresa: Tv Net MANUAL DE CONTROL INTERNO

Fecha: Agosto Página: 2

De: 3

Proceso: CONTRATACIÓN DE PERSONAL o Jefe inmediato Descripción básica del puesto.

Especificaciones y requisitos del puesto. o Formación Académica o Títulos o Experiencia Previa o Competencia Funciones específica del Puesto.

Luego de dos días laborables desde la fecha de la comunicación realizada, el Departamento de Recursos Humanos contará con una base de datos, que en caso de no obtener mínimo dos aspirantes para el puesto, se procederá a realizar el reclutamiento externo.

• Reclutamiento externo.- En el caso de no contar con candidatos internos que se ajusten al perfil requerido, se procederá al reclutamiento externo de personal. Para el reclutamiento del personal externo, la encargada de Recursos Humanos Dirección Administrativa publicará en los medios de comunicación (radio o televisión), el perfil profesional solicitado y los requerimientos de formación académica, conocimientos, experiencia laboral y otros datos inherentes al cargo.

Luego de cinco días laborables desde la fecha de la publicación, la Jefa de Recursos Humanos contará con una base de datos, de mínimo tres candidatos para iniciar la fase de selección.

Selección.- El departamento de Recursos Humanos será responsable de la discreción en el manejo de la información confidencial respecto de los candidatos y personal seleccionado, además garantizará la objetividad y equidad para actuar con madurez de criterio y evitar que factores externos o asuntos personales interfieran en la selección de personal.

La selección se iniciará con la preselección de aquellos candidatos que se ajusten al perfil profesional solicitado. Una vez que se han descartado ciertos candidatos por no presentar el perfil mínimo requerido, el departamento de Recursos Humanos procederá a: Determinar la calidad del aspirante en el orden personal y profesional, demostrados en cargos ocupados en otras empresas, para lo cual se pondrá en contacto en aquellas empresas en dónde laboró. A más de ello, solicitará al aspirante, la documentación original que respalde la información presentada en la hoja de vida.

Una vez verificados los datos, los candidatos preseleccionados serán citados por teléfono, para aplicar las pruebas de conocimiento que busca medir el grado de comprensión del aspirante, respecto de cualquier temática inherente a la naturaleza del cargo vacante, su aplicación estará a cargo de la persona responsable del departamento que requiere la contratación. Quien a su vez, realizará la comparación de los resultados de las pruebas aplicadas a los aspirantes e informará a la persona encargada de Recursos Humanos la persona más idónea para el cargo vacante.

Contratación.- La Jefa de Recursos Humanos establecerá una reunión con el candidato para acordar la remuneración, las condiciones de trabajo, los beneficios y las obligaciones que sirva de base para elaborar el contrato de trabajo.

Así mismo, elaborará el contrato escrito en dos ejemplares (original y copia), que será entregada al Jefe Administrativo y Financiero para su revisión firma, para la posterior hacer constar la rúbrica del nuevo empleado. El contrato de trabajo firmado por las partes deberá ser legalizado en el Ministerio de Relaciones Laborales en forma inmediata a la fecha de contratación. Una copia del contrato reposará en la carpeta personal del individuo y otra se entregará al contratado. De igual forma, se procederá a dar el aviso de entrada al IESS. Elaboró Revisó Autorizó Angie Solórzano Martínez Tv Net Tv Net

113 Nombre de la Empresa: Tv Net MANUAL DE CONTROL INTERNO

Fecha: Agosto Página: 3

De: 3

Proceso: CONTRATACIÓN DE PERSONAL En el primer día de trabajo del nuevo colaborador, la Jefa de Recursos Humanos o su delegado darán la bienvenida verbal al empleado, le indicará su lugar de trabajo y presentará a sus compañeros. Mientras que, las siguientes dos semanas se capacitará al personal nuevo en las funciones establecidas para que pueda desarrollarse sin ningún inconveniente dentro del puesto de trabajo, dicha inducción estará a cargo del jefe solicitante.

5. Documentación Ficha de Requerimiento del Personal.- Esta ficha permite especificar todos los requerimientos que deben ser cumplidos por los aspirantes a cierto cargo específico.

6. Responsabilidades Recursos Humanos: • Informar a su jefe inmediato sobre el requerimiento efectuado por el departamento solicitante.

• Comunicar al personal interno sobre la vacante existente; o a su vez, anunciar a través de medios publicitarios para la contratación de personal externo.

• Verificar la información proporcionada por los aspirantes en sus hojas de vida.

• Contactar a las mejores tres opciones para una entrevista con el jefe del departamento solicitante.

• Pactar con el nuevo personal la remuneración, condiciones de trabajo, derechos y deberes a cumplir.

• Elaborar el contrato laboral con la información acordada con el nuevo personal.

• Crear una carpeta con toda la historia laboral de cada trabajador.

Departamento Solicitante • Informar sobre la necesidad de contratar una persona para un cargo determinado.

• Justificar el requerimiento de nuevo personal.

• Evaluar al mejor candidato para ocupar el puesto vacante.

• Capacitar al nuevo personal dentro de las primeras dos semanas de su ingreso.

Jefe Administrativo y Financiero • Evaluar el requerimiento de contratar nuevo personal.

• Autorizar que se dé inicio al proceso de reclutamiento, selección y contratación de nuevo personal.

7. Control • Todos los requerimientos de personal deben estar debidamente autorizados por el Jefe Administrativo y Financiero.

• Debe existir una carpeta por cada integrante de la empresa, en la que se guarde toda la historia laboral.

• Asegurarse que en todos los documentos utilizados en este proceso contengan firmas de responsabilidad.

• Evidenciar que la selección del personal sea por el cumplimiento del perfil solicitado; y más no, por conveniencia de los participantes en el proceso.

8. Restricciones • Las personas involucradas en este proceso, no deberán aceptar gratificaciones, favores o cualquier otro valor monetario por parte de los aspirantes al puesto.

Elaboró Revisó Angie Solórzano Martínez Tv Net Figura 54 Manual de Control Interno - Proceso de contratación de Personal Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

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114 5.2.1.6.2 Remuneración del Personal Nombre de la Empresa: Tv Net MANUAL DE CONTROL INTERNO

Fecha: Agosto Página: 1

De: 2

Proceso: REMUNERACIÓN DE PERSONAL 1. Alcance y Propósito El contenido del presente Manual tiene aplicación práctica en el departamento de Recursos Humanos de la empresa.

El propósito del manual es presentar las actividades a desempeñar para llevar a cabo la remuneración del personal que labora en la empresa; tomando en consideración, las deducciones pactadas con la empresa y los beneficios que por ley se les otorga.

2. Objetivos 2.1 Objetivo General Efectuar un correcto análisis del dinero destinado a los empleados de la empresa por concepto de remuneración, tomando en cuenta tanto los egresos como ingresos asignados a los mismos.

2.2 Objetivos Específicos • Implantar las actividades a desempeñar para la consecución de este proceso.

• Servir como fuente de consulta para el correcto desempeño del proceso de remuneración al personal.

• Definir mecanismos de control que permitan supervisar y verificar la eficiencias en las actividades asignadas.

3. Conceptos Remuneración.- Es el pago efectuado a una persona por el trabajo profesional o las tareas desempeñadas dentro de una empresa.

Ingresos.- Cantidad de dinero ganada por desempeñar ciertas funciones dentro de una empresa.

Deducciones.- Es un descuento o rebaja del sueldo de un trabajador.

4. Descripción del Proceso La persona encargada del departamento de Recursos Humanos, cinco días antes de finalizar el mes, procede a la elaboración del Rol de Pago; tomando en consideración aspectos como: bonificaciones, horas extras, deducciones por comisariato, préstamos quirografarios, pensiones alimenticias, deducciones del IESS, entre otros.

Una vez efectuado el Rol, continúa con la elaboración del registro contable, el cual deberá ser revisado y aprobado por contabilidad, verificando que se hayan afectado a las partidas correctas. Posterior a esto, la encargada de Recursos Humanos informará a su jefe inmediato para que realice la respectiva revisión y autorización del pago a empleados.

Para ello, se notificará a la persona encargada de Tesorería para que emita los cheques correspondientes, los mismos que estarán en custodia de la persona encargada de Recursos Humanos, para que a su vez, los entregue a cada empleado de la empresa; haciéndoles firmar la respectiva constancia de pago dentro del Rol. Finalmente, todos los documentos serán archivados.

5. Documentación Rol de Pagos.- Es un registro en el que constan todos los ingresos y deducciones correspondientes a cada empleado de la empresa, calculando el valor a recibir por el trabajo desempeñado dentro de la misma; y para lo cual, firma para justificar que lo han recibido Elaboró Revisó Autorizó Angie Solórzano Martínez Tv Net Tv Net

115 Nombre de la Empresa: Tv Net MANUAL DE CONTROL INTERNO

Fecha: Agosto Página: 2

De: 2

Proceso: REMUNERACIÓN DE PERSONAL 6. Responsabilidades Jefa de Recursos Humanos • Constatación de los ingresos y deducciones que le corresponden a cada empleado.

• Elaboración del Rol de pagos.

• Informarse sobre temas laborales concernientes a la remuneración al personal.

• Entregar dentro de los cinco primeros días del mes, el cheque correspondiente al pago a empleados.

• Hacer firmar el Rol de pagos como constancia del pago efectuado al personal.

• Realizar el registro contable.

• Velar porque se autorice el pago a empleados en el tiempo establecido.

Contadora • Verificar que el registro contable efectuado por la jefa de Recursos Humanos, se encuentre correcto.

Tesorera • Emitir los cheques del pago al personal, una vez autorizados.

• Realizar el respectivo comprobante de egreso por el pago efectuado al personal de la entidad.

Jefe Administrativo Financiero • Revisar que los valores establecidos en el Rol de pagos sean los correctos.

• Autorizar que se proceda con el pago a los empleados de la empresa.

7. Control • Verificar que los cheques se emitan por el mismo valor expuesto en el Rol de Pagos.

• Todos los cheques tienen que constar con el nombre del empleado.

• Toda la documentación (Rol de Pagos, cheque, comprobante de egreso), debe constar con las firmas de responsabilidad del empleado, del contador y del propietario.

• Velar porque se esté dando cumplimiento a lo estipulado en la ley, en cuanto a beneficios a empleados.

8. Restricciones • Ningún cheque debe entregarse en blanco.

• Ningún cheque debe entregarse cruzado.

Elaboró Revisó Angie Solórzano Martínez Tv Net Figura 55 Manual de Control Interno - Proceso de remuneración del Personal Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

Autorizó Tv Net

116 5.2.1.6.3 Terminación de la relación laboral Nombre de la Empresa: Tv Net MANUAL DE CONTROL INTERNO

Fecha: Agosto Página: 1

De: 2

Proceso: TERMINACIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL 1. Alcance y propósito El contenido del presente Manual tiene aplicación práctica en el departamento de Recursos Humanos de la empresa.

El propósito del manual es indicar a la persona responsable del proceso, como se debe llevar a cabo la terminación de la relación laboral con el empleado; para evitar inconvenientes a futuro que perjudiquen a la empresa.

2. Objetivos 2.1 Objetivo General Asegurar la correcta ejecución del proceso de terminación de la relación laboral con el empleado, tomando en cuenta lo expuesto por la normativa legal vigente.

2.2 Objetivos Específicos • Realizar la desvinculación del empleado con la empresa.

• Informar a los organismos de control la terminación de la relación laboral.

• Calcular el valor proporcional que debe recibir el empleado al momento de la desvinculación laboral.

3. Conceptos Relación Laboral.- Es el conjunto de vínculos jurídicos, administrativos y de trabajo entre el empleado y el empleador.

Trabajo.- Es un derecho y una responsabilidad social que goza de especial protección por parte del Estado.

Terminación de la relación laboral.- Comprende la terminación del contrato de trabajo, dado por renuncia, muerte, privación de libertad, jubilación o despido, que pone fin a los derechos y obligaciones que emanan de dicho contrato.

4. Descripción del Proceso El proceso de terminación de la relación laboral dentro de la empresa, puede darse de dos maneras: por renuncia voluntaria o por despido intempestivo.

La renuncia voluntaria se da cuando el trabajador manifiesta a la Institución su interés de ya no seguir laborando, mediante oficio o carta apuntando los motivos de su separación voluntaria, misma que hace llegar a su jefe inmediato o a la persona responsable de Recursos Humanos, señalando la fecha en que procederá dicha renuncia.

Es recomendable hacerle saber al trabajador que deberá notificar a la institución con la debida anticipación (15 días).

Pero si por el contrario, la desvinculación laboral se debe a un despido intempestivo, se llama al empleado y se le comunica que la empresa ya no requiere más de sus servicios; debido a los factores presentados, esto se lo realiza con 30 días de anticipación.

En cualquiera de los dos casos, posterior a eso, la persona encargada de Recursos Humanos procede a realizar el Acta de Finiquito y la liquidación de haberes, en la que el trabajador se hace acreedor a los ingresos y deducciones que le corresponden.

Elaboró Revisó Autorizó Angie Solórzano Martínez Tv Net Tv Net

117 Nombre de la Empresa: Tv Net MANUAL DE CONTROL INTERNO

Fecha: Agosto Página: 2

De: 2

Proceso: TERMINACIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL Se informará al jefe inmediato para que autorice al departamento de Tesorería para que realicen el respectivo cheque y lo envíe a certificar; a su vez que, se informa a contabilidad para que supervise y apruebe el registro contable que emitirá la Jefa de Recursos Humanos.

5. Documentación Acta de finiquito.- Es un documento en el cual se calcula todos los ingresos y deducciones que debe percibir un empleado al realizarse la desvinculación laboral.

Se debe citar al empleado en el Ministerio de Relaciones Laborales para que mediante una intermediaria de este organismo de control, firme el documento aceptando los valores asignados por la empresa.

6. Responsabilidades Jefa de Recursos Humanos • Informar al trabajador con treinta días de anticipación en caso de realizarse el despido.

• Dar aviso de salida del trabajador a los organismos de control y tramitar los documentos correspondientes.

• Elaborar el acta de finiquito y la liquidación de haberes.

• Solicitar que el cheque a entregar al trabajador sea certificado por la institución bancaria.

• Notificar al empleado el día en que debe acercarse al organismo de control.

• Dar de baja la carpeta creada anteriormente para la historia laboral del trabajador.

Empleado • Informar a la empresa con quince días de anticipación en caso de querer renunciar.

• Acercarse al organismo de control en la fecha establecida, para proceder a recibir el pago correspondiente a la liquidación de haberes.

Contadora • Revisar que los cálculos con respecto a la liquidación de haberes, sean los correctos.

• Aprobar el registro contable para este proceso.

Tesorera • Elaborar el cheque a nombre del trabajador con el valor detallado en la liquidación de haberes y enviarlo a certificar en la entidad bancaria.

7. Control • Volver a realizar los cálculos correspondientes a la liquidación de haberes, para verificar la veracidad de los valores.

• Controlar que el valor del cheque sea el mismo que el calculado en la liquidación de haberes.

• Constatar que el cheque salga a nombre del empleado.

• Verificar que se hayan afectado a las cuentas contables correctas.

8. Restricciones • Ningún cheque debe entregarse en blanco.

• Ningún cheque debe entregarse cruzado.

Elaboró Revisó Autorizó Angie Solórzano Martínez Tv Net Tv Net Figura 56 Manual de Control Interno - Proceso de terminación de la relación laboral Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

118 5.2.1.6.4 Compras Nombre de la Empresa: Tv Net MANUAL DE CONTROL INTERNO

Fecha: Agosto Página: 1

De: 3

Proceso: COMPRAS 1. Alcance y Propósito El presente proceso tiene aplicación práctica en el departamento encargado de las compras, que en este caso sería el departamento de Contabilidad, conjuntamente con el departamento solicitante del bien.

El propósito del manual es establecer una base que indique los pasos a seguir para este proceso, asegurando mayores beneficios para la entidad en cuanto a precio y calidad.

2. Objetivos 2.1 Objetivo General Manejar con efectividad los procesos de compra, asegurando la opción más conveniente en cuanto a precio y calidad; que brinde mayores beneficios a la empresa.

2.2 Objetivos Específicos • Definir actividades para llevar a cabo un adecuado proceso, evitando la duplicidad de funciones.

• Establecer buenas relaciones con los proveedores.

• Mantener registro de los activos adquiridos.

3. Conceptos Custodia.- Hace referencia a guardar con cuidado algo encomendado; para ello, se estipulará una codificación, que deberá estar incluida en el Acta de entrega del bien, a más de la hoja de Excel que detalle los activos.

Compras.- Es una transacción realizada entre dos partes, en la que el fin es obtener algo, ya sea un bien o servicio, a cambio de una cantidad de dinero.

Bien o servicio.- Se refiere a algo tangible la para la primera parte (bien), e intangible para la segunda parte (servicio); que pueda ofrecerse para satisfacerse una necesidad o deseo.

Cotización.- Es un documento informativo en el que se expresa el detalle de lo que se desea adquirir, indicando especificaciones en cuanto a cantidades, marca, calidad y precio.

4. Descripción del Proceso El proceso de compra se da cuando el jefe de algún departamento de la empresa identifica la necesidad de adquirir algún tipo de activo. Para ello, propondrá se realice la adquisición, indicando los beneficios que esto le aportaría a la organización, emitiendo un oficio y anexando una orden de compra previamente enumerada, la cual deberá contener la descripción y las especificaciones claras de los materiales, productos y servicios a adquirir; en caso de tratarse de un departamento distinto al de Operaciones, solamente se enviará el oficio.

En caso de que el propietario esté de acuerdo sumillará dicho oficio, e informará a la asistente contable la necesidad de adquirir dicho bien; para lo cual autorizará se proceda a realizar las cotizaciones correspondientes.

Una vez que la asistente contable esté clara en cuanto a las especificaciones del bien a adquirir, solicitará como mínimo a tres empresas para que le realicen la cotización del producto a adquirir con los descuentos y promociones que estos puedan brindar.

Cuando la asistente contable ya tenga todas las proformas listas, se reunirá nuevamente con el propietario para evaluar y seleccionar la mejor oferta tomando en cuenta precio y calidad. Posteriormente contactará al proveedor escogido para que se le despache lo antes cotizado.

Elaboró Revisó Autorizó Angie Solórzano Martínez Tv Net Tv Net

119 Nombre de la Empresa: Tv Net MANUAL DE CONTROL INTERNO

Fecha: Agosto Página: 2

De: 3

Proceso: COMPRAS El jefe del departamento solicitante verificará que el bien recibido conste de las especificaciones realizadas anteriormente y que se encuentre en buen estado; para lo cual, firmará una acta de entrega en el que conste como responsable del activo entregado.

Mientras tanto, la asistente contable recibirá la factura y emitirá el comprobante de retención en caso de ser necesario; para subsiguientemente realizar el registro contable que deberá ser revisado y aprobado por la contadora de la empresa.

Después de esto, la asistente contable, actualizará la hoja de Excel en la que se lleva un control por separado reflejando las especificaciones del activo, la fecha de adquisición del mismo, el custodio de dicho bien, la codificación asignada al activo y los cálculos de las depreciaciones que se realizarán posteriormente. Una vez, efectuado esto, la asistente imprimirá dicho documento y lo archivará conjuntamente con todos los papeles que respalden lo concerniente al bien.

5. Documentación Comprobante de retención.- Son documentos que acreditan la retención del impuesto al valor agregado y el impuesto a la renta, que efectúan las personas o las empresas que actúan como agente de retención. Órdenes de compra.- Las órdenes de compra deberán constar de una enumeración consecutiva pre impresa, distribuidas de la siguiente manera: la original para el proveedor, una copia anexada al oficio de requerimiento de materiales y otra copia se queda en el departamento de operaciones como constancia del pedido realizado.

Se debe asegurar que las órdenes de compra sean preparadas por una persona distinta a quien aprueba y realiza los registros contables.

Bajo ningún concepto deberá destruirse una orden de compra; en caso de daño o deterioro de una de éstas, deberá enviarse la original y una copia al departamento de contabilidad para el archivo correspondiente, mientras que la otra copia quedará con el departamento responsable, quien deberá sellar el documento como anulado .

Acta de entrega.- Es un documento que responsabiliza a una persona como custodio de cierto artículo encargado.

6. Responsabilidades Departamento Solicitante • Informar la necesidad de adquirir un bien.

• Manifestar en el oficio los beneficios que este activo le ofrecerá a la empresa.

• Verificar que lo entregado por el proveedor conste de las especificaciones realizadas anteriormente.

• Responsabilizarse como custodio del bien adquirido.

Departamento de Operaciones • Disponibilidad del bien cuando se requiere.

• Informar sobre la necesidad de adquirir ciertos insumos, utilizando oficios y órdenes de compra previamente enumeradas.

• Solicitar a la máxima autoridad que le apruebe la compra.

• Emitir un cuadro de Excel en el que se especifique resúmenes de las órdenes de compras.

• Constatar que los artículos recibidos sean los solicitados.

Propietario • Aprobar que se dé inicio el proceso de compra.

• Escoger conjuntamente con la asistente contable la mejor proforma.

Elaboró Revisó Autorizó Angie Solórzano Martínez Tv Net Tv Net

120 Nombre de la Empresa: Tv Net MANUAL DE CONTROL INTERNO

Fecha: Agosto Página: 3

De: 3

Proceso: COMPRAS Asistente Contable • Verificar que los bienes y servicios a comprar estén previamente autorizados por la máxima autoridad de la empresa.

• Solicitar a varios proveedores que se realicen la cotización del bien que se desea adquirir.

• Escoger conjuntamente con el propietario la mejor proforma tomando en cuenta precio y calidad.

• Cumplir con las formalidades tributarias.

• Hacer firmar un acta de entrega al jefe del departamento solicitante, en la que lo responsabilice como custodio de dicho bien.

• Efectuar un cuadro en Excel, en el que conste información de los activos que se mantengan en la empresa.

• Realizar el registro contable de la compra realizada.

• Mantener un archivo de todos los documentos utilizados en este proceso.

• Revisar que las órdenes de compras coincidan con su orden consecutivo.

• Asegurarse que las cotizaciones contengan descripciones iguales a las especificaciones requeridas por el departamento solicitante.

• Mantener en archivo cada orden de compra emitida con todo lo referente a la solicitud de compra.

Contadora • Revisar y aprobar el registro contable de la compra realizada.

7. Control • Verificar que el cuadro de Excel contenga toda la información reflejada en el archivo de los activos de la empresa.

• Ratificar que se hayan realizado un mínimo de tres cotizaciones.

• Constatar que haya existido un proceso de selección de proveedores según el precio y calidad de los productos ofertados.

• Segregar las funciones de: realización de órdenes de compra, aprobación de órdenes de compra, obtención de cotizaciones, recepción de artículos y registro contable.

• Comprobar que todas las compras se encuentren previamente autorizadas.

• Supervisar que el activo adquirido esté siendo utilizado para los fines expuestos con anterioridad, brindando beneficios para la empresa.

• Comparar si el cuadro de Excel realizado por el departamento de operaciones consta de la misma información que se encuentra en archivo y custodia del departamento de contabilidad, incluido firmas de responsabilidad.

• Verificar que las copias de las órdenes de compra a cargo del departamento de operaciones contengan igualdad de información con respecto a la otra copia proporcionada al departamento de contabilidad.

• Constatar que por cada solicitud de compra se haya llevado a cabo un proceso de selección de proveedor, comparando la mejor cotización en cuanto a precio y calidad.

• Evidenciar que las órdenes de compras cuenten con precisión en cuanto a fecha y numeración.

8. Restricciones • Los empleados involucrados en el proceso de compras de bienes y/o servicios, no deberán aceptar gratificaciones, favores o cualquier otro valor monetario por parte de los vendedores.

• No se aceptarán órdenes de compra que no estén completas ni autorizadas.

Elaboró Revisó Autorizó Angie Solórzano Martínez Tv Net Tv Net Figura 57 Manual de Control Interno - Proceso de Compras Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

121 5.2.1.6.5 Obligaciones Tributarias Nombre de la Empresa: Tv Net MANUAL DE CONTROL INTERNO

Fecha: Agosto Página: 1

De: 2

Proceso: OBLIGACIONES TRIBUTARIAS 1. Alcance y Propósito El contenido del presente Manual tiene aplicación práctica en el departamento de contabilidad de la empresa.

El propósito del manual es proporcionar a la persona responsable del proceso una fuente de consulta en la que pueda conocer la mejor manera de llevar a cabo sus actividades para realizarlo de manera oportuna y eficiente.

2. Objetivos 2.1 Objetivo General Cumplir con las obligaciones tributarias en el tiempo establecido, de manera correcta y oportuna.

2.2 Objetivos Específicos • Realizar los cálculos necesarios para obtener los valores para las declaraciones.

• Tomar en cuenta lo establecido por la normativa legal vigente.

• Constatar que los valores obtenidos para la declaración sean los correctos.

3. Conceptos Cálculos.- Resultado correspondiente a la acción de calcular o contar.

Obligaciones.- Es algo a lo que una persona está forzada a hacer.

4. Descripción del Proceso El proceso de obligaciones tributarias a cargo de la contadora, empieza cinco días antes, tanto para la declaración mensual como anual.

Para ello, la contadora obtendrá los datos necesarios dependiendo de la declaración, de manera manual, para posteriormente corroborar la información con la proporcionada por el sistema contable. En caso de existir dudas se comunicará con el departamento correspondiente y realizará algún tipo de ajuste de ser necesario.

Si no existe ninguna novedad, procede a elaborar la declaración. Si existe impuesto a pagar primero consultará con su jefe inmediato para constatar que existe dinero en la cuenta bancaria; y pueden continuar con el débito automático; caso contrario, se enviará al mensajero a depositar la cantidad necesaria para continuar con la transacción.

Una vez terminado el proceso de la declaración, se imprime el comprobante electrónico y se realiza los asientos contables necesarios.

5. Documentación Declaración Tributaria.- Se considera declaración tributaria todo documento presentado ante la Administración tributaria donde se reconozca o manifieste la realización de cualquier hecho relevante para la aplicación de los tributos 6. Responsabilidades Contadora • Obtener la información necesaria para realizar la declaración.

• Validar la información del sistema contable de manera manual.

• Realizar la declaración en el tiempo establecido.

• Imprimir el comprobante electrónico • Archivar la documentación.

Elaboró Revisó Autorizó Angie Solórzano Martínez Tv Net Tv Net

122 Nombre de la Empresa: Tv Net MANUAL DE CONTROL INTERNO

Fecha: Agosto Página: 2

De: 2

Proceso: OBLIGACIONES TRIBUTARIAS Jefe Administrativo y Financiero • Constatar que exista la cantidad necesaria en la cuenta corriente para pagar el impuesto correspondiente.

• En caso de no existir los fondos requeridos, enviar a depositar con el mensajero.

7. Control • Verificar que el débito realizado en la cuenta sea por el valor que indica la obligación tributaria.

• Constatar que las declaraciones se están realizando en el tiempo correcto.

• Comprobar que no existan notificaciones por atraso en la presentación de la declaración o errores en la misma.

• La información presentada para las declaraciones deben ser las reales, mas no las que beneficien a la entidad para pagar menos impuestos.

Elaboró Revisó Angie Solórzano Martínez Tv Net Figura 58 Manual de Control Interno - Proceso de Obligaciones Tributarias Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

Autorizó Tv Net

123 5.2.1.6.6 Conciliación Bancaria Nombre de la Empresa: Tv Net MANUAL DE CONTROL INTERNO

Fecha: Agosto Página: 1

De: 2

Proceso: CONCILIACIÓN BANCARIA 1. Alcance y Propósito El contenido del presente Manual tiene aplicación práctica en el departamento de Contabilidad, en el área de asistencia contable.

El propósito del manual es conciliar los valores expresados en el mayor de cada cuenta bancaria que mantiene la empresa, en relación al estado de cuenta elaborado por la entidad bancaria.

2. Objetivos 2.1 Objetivo General Determinar y analizar las partidas que establece la diferencia entre el saldo en bancos según el registro de la empresa, contra el saldo que muestra el estado de cuenta bancario.

2.2 Objetivos Específicos • Realizar la conciliación bancaria de manera mensual.

• Revelar oportunamente las diferencias entre el mayor de Bancos y el Estado de cuenta.

• Identificar los movimientos en tránsito.

3. Conceptos Estado de Cuenta.- El estado de cuenta es un documento en el cual la entidad financiera, envía al titular de la cuenta, todas las transacciones efectuadas en el Banco.

Saldo.- Es el resultado que se obtiene después de analizar una cuenta.

Asientos conciliatorios .- Consiste en el registro contable realizado en el libro diario, con el fin de ajustar ciertas cuentas que permitan reflejar la veracidad de la información de la empresa.

4. Descripción del Proceso El proceso de conciliación bancaria consiste en comparar el mayor de Bancos, el cual es extraído del sistema contable por la asistente contable, y el Estado de cuenta que es solicitado previamente al departamento de tesorería; puesto que, lo hacen llegar al área de recepción.

Una vez confrontado ambos documentos se informa a la tesorera en caso de existir dudas, ya que es ella la responsable del manejo de los cheques de la entidad. En caso de ser necesario se realizan los cambios pertinentes; al igual que los asientos conciliatorios. Los mismos que finalmente, serán revisados y aprobados por la contadora.

5. Documentación Conciliación Bancaria.- Es una comparación entre los mayores contables de una empresa con respecto a sus cuentas corrientes y el detalle presentado por la entidad bancaria 6. Responsabilidades Asistente Contable • Realizar la conciliación bancaria dentro de los primeros diez días de cada mes por cada cuenta bancaria.

• Solicitar al departamento de tesorería que dé respuesta a los problemas encontrados en la conciliación.

• Realizar los asientos conciliatorios.

• Mantener un archivo para las conciliaciones separadas según el banco al que pertenezcan, anexando todos los documentos utilizados.

Elaboró Angie Solórzano Martínez

Revisó Tv Net

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124 Nombre de la Empresa: Tv Net MANUAL DE CONTROL INTERNO

Fecha: Agosto Página: 2

De: 2

Proceso: CONCILIACIÓN BANCARIA Contadora • Ratificar la conciliación bancaria.

• Revisar y aprobar los registros contables realizados.

Tesorera • Dar respuesta a las dudas e inquietudes presentadas en el proceso de conciliación bancaria.

Cajera • Solicitar al Banco el estado de cuenta de la empresa.

• Entregar oportunamente el Estado de cuenta al departamento de contabilidad.

7. Control • Verificar que se esté realizando las conciliaciones bancarias dentro del tiempo establecido y por cada cuenta bancaria que mantenga la empresa.

• Supervisar que la comparación y la ejecución del proceso de conciliación bancaria esté realizado correctamente.

• Constatar que exista un correcto archivo de las conciliaciones para facilitar las futuras indagaciones.

• Comprobar que existan las firmas de responsabilidad del contador y propietario en el proceso realizado.

Elaboró Revisó Angie Solórzano Martínez Tv Net Figura 59 Manual de Control Interno - Proceso de Conciliación Bancaria Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

Autorizó Tv Net

125 5.2.1.6.7 Pago a Proveedores Nombre de la Empresa: Tv Net MANUAL DE CONTROL INTERNO

Fecha: Agosto Página: 1

De: 2

Proceso: PAGO A PROVEEDORES 1. Alcance y Propósito El contenido del presente Manual tiene aplicación práctica en el departamento de Tesorería de la empresa.

El propósito del manual es proporcionar a la empresa una guía para llevar a cabo de manera idónea el pago a proveedores, tomando en cuenta todo lo pactado con los mismos para seguir aprovechando de los descuentos y promociones que estos puedan brindar a la entidad.

2. Objetivos 2.1 Objetivo General Cumplir con el pago a proveedores en el tiempo y con las condiciones acordadas, para seguir aprovechando de los beneficios otorgados por los mismos.

2.2 Objetivos Específicos • Identificar las facturas vencidas para su respectivo pago.

• Estudiar las condiciones de pago pactadas con el proveedor.

• Dar prioridad a los pagos que generen mayores beneficios a la empresa.

3. Conceptos Beneficios.- Factores que producen ventajas para ciertos individuos.

Proveedores.- Son los vendedores, o quienes proveen de insumos necesarios para otra empresa.

4. Descripción del Proceso El proceso de pago a proveedores se da una vez que se evalúan las facturas recibidas por las compras realizadas; las mismas que deben estar previamente ingresadas en el sistema contable por la asistente contable y revisadas por la contadora.

Para ello, la tesorera revisa la fecha de vencimiento de pago acordada con anterioridad con el proveedor, y separa todas las facturas que deben ser canceladas. Luego procede a elaborar el comprobante de egreso en el sistema contable, para posteriormente emitir el cheque que deberá ser autorizado y firmado por el propietario de la empresa.

La tesorera deberá así mismo quedarse con una copia del cheque que anexará a la documentación que respalde la transacción y pago al proveedor. Una vez entregado el cheque al proveedor, toda esta documentación deberá ser archivada.

5. Documentación Cheque.- El cheque es un título valor que incorpora una orden de pago emitida por el titular de una cuenta corriente bancaria a favor de una persona beneficiaria 6. Responsabilidades Tesorera • Evaluar las condiciones de pago estipuladas con anterioridad con el proveedor.

• Seleccionar las facturas que al cumplido el vencimiento para realizar el pago.

• Realizar el comprobante de egreso.

• Emitir el cheque.

• Entregar el pago al proveedor.

• Emitir un cuadro en Excel de las facturas canceladas.

Elaboró Revisó Autorizó Angie Solórzano Martínez Tv Net Tv Net

126 Nombre de la Empresa: Tv Net MANUAL DE CONTROL INTERNO

Fecha: Agosto Página: 2

De: 2

Proceso: PAGO A PROVEEDORES Propietario • Revisar y autorizar el pago.

• Firmar el cheque.

7. Control • Constatar que el valor del cuadro de Excel emitido por la tesorera con respecto a las facturas canceladas coincida con el valor del cheque emitido.

• La persona que custodia los cheques debe ser distinta de quien los firma.

• Todos los cheques emitidos tienen que tener un sustento de pago.

• Verificar que exista concordancia entre la numeración de los cheques y la fecha del pago de las facturas.

8. Restricciones • Emitir cheques para dar cumplimiento a fines personales.

Elaboró Revisó Angie Solórzano Martínez Tv Net Figura 60 Manual de Control Interno - Proceso de Pago a proveedores Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

Autorizó Tv Net

127 5.2.1.6.8 Cobranza Nombre de la Empresa: Tv Net MANUAL DE CONTROL INTERNO

Fecha: Agosto Página: 1

De: 2

Proceso: COBRANZA 1. Alcance y Propósito El presente proceso tiene aplicación práctica en el departamento de Tesorería de la empresa, exactamente en el área de caja.

El propósito del manual es exponer las actividades que deben realizarse para llevar a cabo de manera efectiva y oportuna el proceso de cobranza de los servicios que actualmente oferta la entidad; indicando a su vez, la forma en que puede darse el control interno al aplicar lo propuesto.

2. Objetivos 2.1 Objetivo General Desempeñar de manera oportuna las actividades de cobranza para asegurar el retorno puntual del dinero correspondiente a los servicios ofertados por la empresa.

2.2 Objetivos Específicos • Gestionar que el cliente se acerque a realizar el pago del servicio contratado.

• Servir como instrumento de apoyo y consulta para que la persona encargada de este proceso desarrolle sus labores con mayor eficiencia.

• Obtener la cobranza de manera oportuna.

3. Conceptos Cobranza.- Acciones tomadas para la prevención y recuperación de créditos morosos.

Pago.- Se refiere a la entrega de un dinero a cambio del bien o servicio prestado.

Débito Automático.- Es un sistema que permite pagar los servicios a través de un débito realizado en la cuenta bancaria del usuario del servicio.

4. Descripción del Proceso El proceso de cobranza inicia cuando se ha vencido el mes de contratación del servicio, para lo cual deberá el cliente acercarse directamente a la oficina, puesto que la empresa no cuenta con un convenio de débito automático.

Cuando el cliente se acerca a la oficina, la cajera le entrega un comprobante en el que se indica la cantidad cancelada por el cliente. Una vez realizado el cobro se realiza el respectivo comprobante de ingreso y se informa a la persona encargada de facturación para que se realice la factura correspondiente. Así mismo, se solicita al mensajero que vaya a depositar el dinero cobrado al contado, para lo que se llenará un comprobante de recepción y entrega de valores en el que se haga constar el dinero enviado.

Una vez recibido el comprobante de depósito se procede a obtener una copia y anexar a la documentación anterior; la misma que, será enviada a contabilidad para fines contables.

5. Documentación Comprobante de Pago.-- Es una constancia física del pago realizado por el cliente que sirve como respaldo en caso de existir alguna inquietud en cuanto al mismo.

Comprobante de recepción y entrega de valores .- Sustenta la entrega de dinero cobrado por concepto de los servicios prestados por la entidad y entregados al mensajero para su posterior depósito en la cuenta corriente de la empresa.

Elaboró Revisó Autorizó Angie Solórzano Martínez Tv Net Tv Net

128 Nombre de la Empresa: Tv Net MANUAL DE CONTROL INTERNO

Fecha: Agosto Página: 2

De: 2

Proceso: COBRANZA 6. Responsabilidades Cajera • Atender amablemente al cliente y receptar el pago otorgado por el mismo.

• Realizar un cronograma de cobros para los pagos que tienen convenio de débito automático.

• Informar al cliente en caso de encontrarse atrasado en uno de los pagos.

• Gestionar con el cliente el cobro de los pagos atrasados.

• Emitir un cuadro de Excel en el que se pueda visualizar todos los cobros realizados en el día.

• Así mismo, se realizará un cuadro de Excel en el que se indique los valores enviados a depositar con el mensajero.

• Efectuar el comprobante de ingreso en el sistema contable por concepto del cobro realizado.

• Dar seguimiento a los clientes morosos.

Tesorera • Supervisar y aprobar los comprobantes de ingresos efectuados por la cajera.

• Monitorear que no exista desviación de los fondos cobrados.

• Atender alguna inquietud expuesta por el cliente en relación a los pagos efectuados.

7. Control • Verificar que la cajera emita un informe en el que se indique que el cliente ha cancelado el valor del servicio previo a la emisión de la factura.

• Constatar que todo lo cobrado en el día coincida con los valores depositados o acreditados en la cuenta corriente de la empresa.

• Verificar que el dinero cobrado no está siendo utilizado para fines personales, desviación de fondos.

• Comprobar que exista un registro del seguimiento realizado a clientes morosos.

• Constatar que se exista un archivo con las quejas e inquietudes manifestadas por los clientes en lo que respecta al pago de los servicios.

Elaboró Revisó Angie Solórzano Martínez Tv Net Figura 61 Manual de Control Interno - Proceso de Cobranza Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

Autorizó Tv Net

129 5.2.1.6.9 Facturación Nombre de la Empresa: Tv Net MANUAL DE CONTROL INTERNO

Fecha: Agosto Página: 1

De: 2

Proceso: FACTURACIÓN 1. Alcance y Propósito El presente proceso tiene aplicación práctica en el departamento de Tesorería de la empresa, exactamente en el área de facturación.

El propósito del manual es indicar cuáles son las responsabilidades que debe llevar a cabo la persona encargada de este proceso para la correcta emisión y entrega de las facturas a los clientes.

2. Objetivos 2.1 Objetivo General Entregar oportunamente las facturas a todos clientes de la empresa en el tiempo establecido para que se dé cumplimiento a las formalidades tributarias.

2.2 Objetivos Específicos • Llenar todos los campos obligatorios para la emisión de facturas.

• Velar por la validez del comprobante de venta.

• Verificar que los datos de la factura sean los correctos.

3. Conceptos Comprobante.- Documento que prueba la existencia de una transacción.

4. Descripción del Proceso El proceso de facturación se da, una vez que se haya cumplido el mes del servicio contratado. Para ello, primero la persona encargada verificará que el comprobante de venta no haya expirado; a su vez que revisará que todos los datos impresos en la factura con relación a la información de la empresa sea la correcta.

Posteriormente, empezará a llenar la factura, para lo cual solicitará al cliente todos los datos requeridos en la misma; caso contrario, solicitará al Jefe de Operaciones una base de datos con todos los datos de los clientes (nombre, cédula o RUC, teléfono, especificaciones del servicio contratado, entre otros).

Una vez lleno el comprobante de venta con toda esta información, se procede a hacerle firmar al cliente; a su vez que firma el facturador (a) como responsable de dicho proceso.

Luego de eso, se entrega el original al cliente, una copia se envía a contabilidad para que la ingresen en el sistema y la otra copia se la queda la persona encargada como respaldo de la transacción.

En caso de que la transacción lo amerite, se receptará el comprobante de retención entregado por el cliente; comprobando que toda la información sea la correcta, al igual que los porcentajes retenidos. Así mismo, este documento será enviado a contabilidad.

5. Documentación Factura.- Es un comprobante de venta que se lo debe entregar cuando se transfieren bienes, se prestan servicios o se realizan transacciones gravadas con tributos 6. Responsabilidades Facturador • Emitir la factura tomando en cuenta la secuencia numérica.

• Entregar la factura original al cliente, una copia a contabilidad y la segunda copia quedarse como constancia de la emisión de la misma.

Elaboró Revisó Autorizó Angie Solórzano Martínez Tv Net Tv Net

130 Nombre de la Empresa: Tv Net MANUAL DE CONTROL INTERNO

Fecha: Agosto Página: 2

De: 2

Proceso: FACTURACIÓN • Verificar que el comprobante de venta no haya expirado.

• Comprobar que todos los datos impresos en la factura estén correctos en relación a la información de la empresa (RUC, autorización del SRI, datos de la empresa, etc.)

• Todas las facturas deben constar con la firma de responsabilidad de quien las emite, como del cliente.

• Entregar a tiempo las facturas al departamento de contabilidad para que puedan ser ingresadas oportunamente en el sistema contable y así cumplir con las obligaciones tributarias.

• Al finalizar el día emitir un reporte en Excel, en el que se indique todas las facturas emitidas en el día, haciendo constar todos los detalles del cliente, y las que han sido entregadas. Para ello, deberá entregar una copia a su jefe inmediato y a la contadora de la empresa, como mecanismo de control.

Jefe de Operaciones • Entregar una base de datos de todos los clientes que actualmente tienen contratado el servicio, cuando la persona encargada de facturación así lo requiera.

7. Control • Verificar que las copias de las facturas de la empresa, consten con el mismo detalle y valores que muestra el reporte emitido por el responsable.

• Constatar que todas las facturas cuenten con la firma de responsabilidad.

• Comprobar que exista concordancia entre la secuencia numérica de la factura y la fecha de emisión.

• Revisar que la base de datos proporcionada por el Jefe de Operaciones se encuentre actualizada, para poder llenar el comprobante de venta.

8. Restricciones • Entregar facturas a personas que no sean clientes de la organización.

Elaboró Revisó Angie Solórzano Martínez Tv Net Figura 62 Manual de Control Interno - Proceso de Facturación Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

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131 5.2.1.6.10 Manejo de Caja Chica Nombre de la Empresa: Tv Net MANUAL DE CONTROL INTERNO

Fecha: Agosto Página: 1

De: 4

Proceso: MANEJO DE CAJA CHICA 1. Alcance y Propósito El presente proceso tiene aplicación práctica en el departamento encargado del manejo y administración del Fondo de Caja Chica, que en este caso sería el departamento de Tesorería.

El propósito del manual es establecer una base que indique tanto al custodio (cajera/o) como al supervisor del Fondo asignado (tesorera/o), los pasos a seguir para mantener un buen uso y aplicación de lo referente a este proceso, tomando siempre en consideración los fines del control interno.

2. Objetivos 2.1 Objetivo General • Efectuar un correcto manejo del Fondo asignado a Caja Chica dentro de la empresa Tv Net. 2.2 Objetivos Específicos • Definir parámetros para lograr una apropiada y eficiente utilización de los fondos asignados.

• Establecer responsabilidades a quienes intervienen en el proceso.

• Servir como material de consulta para la inducción y capacitación del personal.

3. Conceptos Fondo de caja chica.- El fondo de caja chica es un monto destinado a cubrir gastos menores, imprevistos y urgentes de la empresa en la que no se requiere la emisión de un cheque.

Gastos menores.- Son aquellos desembolsos realizados dentro de la empresa Tv Net, que según las características del gasto, pueden ser cancelados en forma inmediata.

Vale de caja chica.- Es un documento informal emitido dentro de la empresa, el cual se utiliza como constancia del efectivo entregado a la persona solicitante, para efectuar las compras imprevistas como resultado de las actividades realizadas por la entidad.

4. Descripción del Proceso Requerimiento.- Para la apertura del Fondo de Caja Chica es necesario realizar un oficio dirigido al Jefe Administrativo y Financiero, en donde se indique el requerimiento del Fondo por parte de la Tesorera. Para ello, será necesario incluir detalles como: • Fecha de solicitud • Nombre del supervisor • Monto solicitado • Justificación del requerimiento • Nombre del Custodio • Firma del solicitante Aprobación.- Una vez aprobada la solicitud, el Jefe Administrativo y Financiero debe sumillar dicho oficio indicando a su vez a la contadora que emita un comprobante de egreso en el que constará la cantidad de dinero destinado a Caja Chica.

Se emitirá un cheque por ese mismo valor, el cual deberá ser cambiado en efectivo a través del mensajero de la empresa, no sin antes sacarle una copia como respaldo al mismo.

Después de haber efectivizado el cheque, será entregado a la tesorera, quien deberá firmar como supervisora de dicho Fondo, mientras que, la cajera firmará como custodia del fondo asignado.

Posteriormente, dicho documento será archivado en contabilidad, adjuntando el oficio de requerimiento y la copia del cheque destinado a este proceso.

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132 Nombre de la Empresa: Tv Net MANUAL DE CONTROL INTERNO

Fecha: Agosto Página: 2

De: 4

Proceso: MANEJO DE CAJA CHICA Reembolso del Fondo de Caja Chica.- El reembolso del Fondo de Caja Chica, se lo realizará previa solicitud mediante oficio dirigido al Jefe Administrativo y Financiero; en el cual se adjuntará el cuadro de los gastos menores efectuado en Excel sustentando las facturas, notas de ventas y recibos cancelados con dicho Fondo. Para posteriormente, continuar con las formalidades expresadas en la apertura de dicho fondo.

5. Documentación Vales de Caja Chica.- Los vales de caja chica se utilizarán como constancia de la entrega de una cantidad exacta de dinero a la persona solicitante; para lo cual, deberán estar previamente enumerados Cuando no se conoce el valor exacto del gasto a efectuar, el custodio está en la potestad de emitir un recibo provisional que sustente el desembolso del dinero; el cual, posteriormente deberá ser anexado al vale de caja chica enumerado.

El vale de caja chica deberá constar de la siguiente información: • Numeración correspondiente.

• Fecha de la transacción.

• Valor en letras y números de la cantidad del gasto.

• Explicación clara y concisa del gasto a efectuar.

• Nombre, firma y cédula de la persona que solicita el dinero.

• Firma de quien autoriza el gasto, o documento que autorice el mismo Una vez que se encuentre estipulada toda la información que requiere el vale de caja chica, se procede a entregar el dinero a la persona solicitante. La cual, tiene la obligación de presentar los documentos (facturas, notas de venta, recibos, etc.) que sustenten la transacción, dentro del plazo de tres días posteriores de haber recibido el dinero; caso contrario, se notificará al departamento de Recursos Humanos, para que este valor sea descontado de nómina.

Si por alguna razón no fue efectuado el gasto, se debe devolver el dinero y justificar su devolución.

6. Responsabilidades Custodio • Mantener el fondo de caja chica disponible para los requerimientos de la empresa.

• Sumillar las facturas y establecer el sello de “pagado” para prevenir malos usos.

• Enviar las facturas al departamento de contabilidad, tomando en consideración que los gastos deben ser contabilizados dentro del mes contable.

• Asegurarse que el dinero destinado a los gastos imprevistos, estén previamente autorizados.

• Utilizar vales de caja chica enumerados para cada transacción que se presente en la empresa.

• Entregar comprobantes de retención a la persona solicitante e informar los porcentajes a retener dependiendo de la compra.

• Verificar que las facturas correspondientes a los gastos menores cumplan con las formalidades tributarias.

• Revisar que se encuentren correctamente llenados los datos de la empresa.

• Informar sobre la necesidad de que se reponga el fondo de caja chica, por lo que proporcionará el cuadro efectuado en Excel.

• Todos los comprobantes que consten como respaldo de haber utilizado el Fondo de Caja Chica deben estar anexados correctamente al vale de caja chica correspondiente, para evitar la pérdida de documentos en todos los procesos de envío, aprobaciones, revisiones, archivo, etc.

Elaboró Revisó Autorizó Angie Solórzano Martínez Tv Net Tv Net

133 Nombre de la Empresa: Tv Net MANUAL DE CONTROL INTERNO

Fecha: Agosto Página: 3

De: 4

Proceso: MANEJO DE CAJA CHICA • Efectuar en una Hoja de Excel un cuadro que permita visualizar los gastos incurridos y cancelados con el Fondo de Caja Chica, el mismo que deberá incluir detalles como: o Fecha del desembolso o Número asignado al comprobante por orden consecutivo. o Persona Solicitante o Descripción detallada del gasto o Valor del gasto en que se ha incurrido • El custodio debe enumerar todas las facturas, notas de ventas, recibos, y demás documentos que respalden la transacción de caja chica, en el orden en que se han incurrido.

• Solicitar que se le otorgue una caja de seguridad para la correcta custodia del dinero entregado para este proceso, evitando pérdidas o malversación del dinero por parte de un tercero.

Supervisora • Verificar que la naturaleza del gasto sea razonable según la descripción proporcionada por el custodio.

• Constatar que todos los vales de caja chica estén correctamente enumerados, mostrando precisión en cuanto a la fecha que ha sido utilizado el fondo.

• Solicitar mediante oficio la reposición del Fondo de Caja Chica una vez utilizado al menos el setenta y cinco por ciento de lo asignado.

• Realizar de manera periódica arqueos sorpresivos al custodio del Fondo de Caja Chica, a fin de llevar un control efectivo del buen manejo del Fondo asignado.

• Al momento de realizar arqueos de Caja Chica, verificar que la suma de los comprobantes de pago y el efectivo disponible cuadre con el total del fondo asignado; en caso de existir faltante, se cargará a la cuenta de anticipo del personal del custodio; y por sobrante se acreditará a otros ingresos. Para ello, será necesario enviar mediante oficio esta novedad, para que el departamento de contabilidad se encargue del registro contable correspondiente.

7. Control • La contadora de la empresa, deberá llevar un registro de todo lo referente al Fondo de Caja Chica: el requerimiento y comprobante de egreso de sus montos aprobados, el nombre y cargo de los custodios, los supervisores del fondo, las Actas de Arqueo realizadas, entre otros.

• Así mismo tiene la facultad de solicitar información al custodio y verificar que el proceso de caja chica se esté llevando a cabo según lo establecido en el presente; con el fin de garantizar que la seguridad y custodia del fondo esté lo suficientemente protegida contra pérdidas o mal uso.

• Constatar que el arqueo de caja chica refleje la misma información que el cuadro de gastos realizado en Excel por el custodio.

• Verificar que todos los requerimientos de reposición de Caja Chica se encuentren respaldada con la respectiva documentación (oficio, cuadro justificativo, etc).

• Comprobar que los incrementos al fondo de caja chica estipulado, se haya dado porque realmente el caso amerita, debido a las múltiples reposiciones efectuadas en los últimos tres meses.

• Evidenciar que el resumen de caja chica proporcionado por el custodio refleje realmente la cantidad asignada a través de los cheques para dicho fondo.

• Asegurar que todos los comprobantes de gastos menores sean realmente utilizados para los fines empresariales, más no personales.

Elaboró Revisó Autorizó Angie Solórzano Martínez Tv Net Tv Net

134 Nombre de la Empresa: Tv Net MANUAL DE CONTROL INTERNO

Fecha: Agosto Página: 4

De: 4

Proceso: MANEJO DE CAJA CHICA • Probar que los vales de caja chica se encuentren en orden numérico y demuestren precisión en cuanto a la fecha señalada en los comprobantes de pago.

• Todos los gastos menores deben estar debidamente autorizados.

• El custodio de caja chica no debe tener acceso a la caja de recaudaciones ni a registros contables.

8. Restricciones • Efectivizar cheques.

• Fraccionar compras para realizar pagos por caja chica.

• Anticipos para compras de bienes o servicios.

• Gastos personales de empleados.

• Apertura de cuentas bancarias.

• Otorgamiento de préstamos personales o anticipos de sueldos y/o viáticos.

• Regalos, premios, donaciones.

9. Normas Generales Custodio El custodio del Fondo de Caja Chica será la persona designada por la máxima autoridad de la empresa Tv Net, que para este caso será la cajera/o perteneciente al departamento de Tesorería; quien para responder por el fiel cumplimiento de los fondos otorgados, tiene obligación de prestar caución a favor de la entidad.

Monto El valor asignado para la caja chica, será de $300.00. Cuando se requiera de un incremento del Fondo de Caja Chica, deberá precisarse las razones para su ampliación, a su vez que será necesario demostrar las reposiciones del fondo efectuadas durante los últimos tres meses. Este requerimiento será aprobado por el Jefe Administrativo y Financiero.

Arqueos de Caja Chica Los arqueos del Fondo de Caja Chica estarán a cargo de la tesorera y es obligatorio que se los realicen por lo menos dos veces al mes y sin previo aviso.

Dicho arqueo deberá quedar evidenciado a través de un Acta de Arqueo de Caja Chica, que deberá constar de la siguiente información: • Fecha del arqueo de Caja Chica.

• Cuadro de Excel con el resumen de los gastos.

• Personas involucradas en el arqueo.

• Observaciones sobre novedades encontradas.

• Detalle del efectivo encontrado.

• Firma del custodio y la persona que supervisa el Fondo de C.C. • Vales de caja chica enumerados que consten con los comprobantes de pago anexados.

• Verificación de la autorización y el sello de “pagado” en cada documento.

Las Actas de Arqueo del Fondo de Caja Chica, deberán ser enviadas en forma mensual al departamento de Contabilidad, y una copia de la misma deberá mantener en archivo el Custodio del Fondo.

Elaboró Revisó Autorizó Angie Solórzano Martínez Tv Net Tv Net Figura 63 Manual de Control Interno - Proceso de Manejo de Caja Chica Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

135 5.2.1.6.11 Ventas Nombre de la Empresa: Tv Net MANUAL DE CONTROL INTERNO

Fecha: Agosto Página: 1

De: 2

Proceso: VENTAS 1. Alcance y Propósito El contenido del presente Manual tiene aplicación práctica en el departamento de Operaciones de la empresa, en el área de ventas.

El propósito del manual es indicar que actividades deben desempeñar las personas integrantes de este proceso para asegurar mayores ventas para la entidad.

2. Objetivos 2.1 Objetivo General Cubrir gran parte del mercado con los servicios ofertados por la entidad asegurando fidelidad y satisfacción por parte del cliente.

2.2 Objetivos Específicos • Establecer un cronograma de visitas a nuevos clientes.

• Motivar al personal de ventas.

• Indicar los beneficios de adquirir el servicio.

3. Conceptos Cronograma.- Hace referencia a un calendario de trabajo o visitas.

Fidelidad.- Es la lealtad que mantiene una persona aún en el paso del tiempo.

Satisfacción.- Significa cumplir con ciertas exigencias propias de un individuo.

4. Descripción del Proceso El proceso de ventas de cualquiera de los dos servicios ofertados por la entidad, tales como: televisión por cable e internet; pueden darse de dos maneras.

La primera se da cuando el cliente visita directamente las instalaciones de la entidad en busca de información del servicio, siendo atendido en primera instancia por la recepcionista; quien en caso de notar real interés por parte del cliente, solicita la presencia de un vendedor para que explique de manera más detallada los beneficios y promociones de contratar los servicios.

La segunda forma se presenta cuando los vendedores ofertan los servicios directamente en el domicilio del cliente, para lo cual brindan toda la información necesaria para convencerlos de que accedan a los mismos.

En cualquiera de los dos casos, posterior a esto, el vendedor procede a formalizar lo pactado con el cliente a través de una solicitud de suscripción en el que se indican todo lo acordado, para luego ambas partes firmar el documento.

La copia original de la solicitud del servicio será entregada al cliente, una copia se quedará el vendedor, y una segunda copia será entregada al jefe de operaciones para que revise y compruebe la información proporcionada. Si toda la información es correcta el Jefe de Operaciones dará el visto bueno para que se dé la instalación del servicio; notificando a su vez a la persona encargada de cobranzas para que esté pendiente del cobro en la fecha acordada con el cliente.

5. Documentación Solicitud de Suscripción.- Documento escrito en el que consta toda la información y condiciones del servicio pactadas con el cliente Elaboró Revisó Autorizó Angie Solórzano Martínez Tv Net Tv Net

136 Nombre de la Empresa: Tv Net MANUAL DE CONTROL INTERNO

Fecha: Agosto Página: 2

De: 2

Proceso: VENTAS 6. Responsabilidades Recepcionista • Atender con cordialidad al cliente y brindarle la información solicitada sobre el servicio.

• Solicitar la presencia de un vendedor para que dé información más detallada del servicio al cliente.

Vendedor • Informar al cliente todos los detalles del servicio, indicando los beneficios y las promociones en caso de adquirirlo.

• Animar al cliente para que acceda a contratar el servicio.

• Aumentar la cartera de clientes de la empresa.

• Emitir un informe de las actividades realizadas en el día.

Jefe de Operaciones • Revisar la información estipulada en la solicitud de suscripción.

• Comprobar que no existan errores en el llenado del documento.

• Aprobar y autorizar que se proceda a la instalación del servicio.

• Comunicar a cobranzas para que realice el cobro respectivo en las fechas indicadas.

• Elaborar un cronograma de visitas para los vendedores.

7. Control • Controlar que los vendedores cumplan con el cronograma de visitas establecidos.

• Verificar que las actividades ejecutadas en el día por los vendedores, tengan concordancia con el cronograma de visitas asignado.

• Comprobar que los vendedores incrementen su cartera de clientes.

• Evidenciar que hayan notificado a la encargada de cobranzas sobre los nuevos clientes.

Elaboró Revisó Angie Solórzano Martínez Tv Net Figura 64 Manual de Control Interno - Proceso de Ventas Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

Autorizó Tv Net

137 5.2.1.6.12 Instalación del Servicio Nombre de la Empresa: Tv Net MANUAL DE CONTROL INTERNO

Fecha: Agosto Página: 1

De: 2

Proceso: INSTALACIÓN DEL SERVICIO 1. Alcance y Propósito El contenido del presente Manual tiene aplicación práctica en el departamento de Operaciones, en el área de instalación.

El propósito del manual es indicar cómo se debe llevar a cabo el proceso de instalación de cualquiera de los dos servicios que actualmente oferta la empresa.

2. Objetivos 2.1 Objetivo General Llevar a cabo un correcto proceso de instalación del servicio contratado por el cliente para asegurar la satisfacción de los mismos.

2.2 Objetivos Específicos • Establecer las actividades a realizar para cumplir con el proceso de instalación del servicio.

• Servir como fuente de consulta para llevar a cabo la realización de este proceso.

• Definir mecanismos de control interno que conlleve a beneficios para la empresa.

3. Conceptos Instalación.- Hace referencia a colocar algo, con el fin de satisfacer ciertas necesidades de las personas.

Servicio.- Es un conjunto de actividades que buscan satisfacer las necesidades de un cliente.

4. Descripción del Proceso El proceso inicia una vez que los vendedores hayan pactado con el cliente la contratación del servicio; para lo cual, el jefe del departamento de operaciones proporcionará a los encargados de la instalación una copia de la solicitud de suscripción firmada con el cliente para que lo revisen y conozcan las especificaciones de lo negociado.

Con este documento, los instaladores podrán conocer el tipo de servicio que han contratado y el lugar donde se lo instalará. En caso de existir alguna duda, consultarán previamente con su jefe inmediato. Caso contrario, se destinarán directamente al domicilio del cliente en donde deberán proporcionar el servicio.

Una vez que se encuentren en la dirección indicada, solicitarán a la persona que se les indique la cédula o el Ruc, para asegurarse que están en el lugar correcto; y posteriormente consultarán el lugar del domicilio en donde desean que se les deje instalado la antena y el router para el caso del internet, o el decodificador y el cable para el caso de la televisión por cable.

Cuando se encuentre terminada la instalación capacitarán al cliente sobre el uso apropiado del servicio contratado para evitar inconvenientes a futuro. Finalmente, harán firmar la orden de servicio, como constancia de la ejecución del proceso. Toda la documentación deberá ser correctamente archivada.

5. Documentación Orden de Servicio.- Es documento que respalda la entrega e instalación del servicio pactado con el cliente.

6. Responsabilidades Instalador • Realiza un cronograma de visitas para realizar las instalaciones del servicio.

• Revisa el documento y solventa sus dudas en caso de tenerlas.

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138 Nombre de la Empresa: Tv Net MANUAL DE CONTROL INTERNO

Fecha: Agosto Página: 2

De: 2

Proceso: INSTALACIÓN DEL SERVICIO • Instala el servicio pactado con el cliente.

• Solicita un documento que verifique que se encuentra con el cliente correcto.

• Prueba el correcto funcionamiento del servicio.

• Instruye al cliente sobre la correcta utilización del servicio instalado.

• Al finalizar el día realizar un reporte de las instalaciones realizadas.

Jefe de Operaciones • Proporcionar una copia de la solicitud del servicio al instalador.

• Aclarar las dudas que se puedan presentar con respecto a la instalación del servicio.

7. Control • Verificar que se esté realizando un cronograma de visitas para la instalación del servicio, y que se lo esté cumpliendo eficientemente.

• Constatar que las instalaciones del servicio sean directamente al cliente, evitando así la mala utilización de los recursos.

• Comprobar que el reporte de instalaciones coincida con lo detallado en la orden de servicio.

• Velar que los recursos de la empresa no estén siendo utilizados para fines personales.

8. Restricciones • Utilizar los recursos proporcionados por la empresa para fines personales.

Elaboró Revisó Angie Solórzano Martínez Tv Net Figura 65 Manual de Control Interno - Proceso de Instalación del Servicio Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

Autorizó Tv Net

139 5.2.1.6.13 Suspensión del Servicio Nombre de la Empresa: Tv Net MANUAL DE CONTROL INTERNO

Fecha: Agosto Página: 1

De: 2

Proceso: SUSPENSIÓN DEL SERVICIO 1. Alcance y Propósito El contenido del presente Manual tiene aplicación práctica en el departamento de Operaciones de la empresa, en el área de instalación.

El propósito del manual es brindar a las personas que ejecutan este proceso, una guía que les indique que actividades desempeñar para llevar a cabo las funciones encomendadas.

2. Objetivos 2.1 Objetivo General Realizar el proceso de suspensión del servicio en la fecha indicada para cumplir con los requerimientos realizados por el cliente a la empresa.

2.2 Objetivos Específicos • Suspender el servicio en la fecha indicada.

• Comunicarse con el cliente previo a la suspensión del servicio.

• Constatar con el departamento de caja que el cliente se encuentre al día en el pago de sus obligaciones.

3. Conceptos Suspensión.- La suspensión significa interrumpir algo por un cierto tiempo, despojar a una persona de un derecho.

4. Descripción del Proceso Este proceso se lleva a cabo cuando el cliente se acerca a la oficina con un oficio dirigido a la empresa en el que indica que desea suspender el servicio. Dicho documento es recibido por la recepcionista quien se encargará de revisar que la información sea clara y que contenga los datos del cliente correctamente.

Una vez revisado, enviará el oficio donde la cajera para que ella a su vez revise que el cliente se encuentra al día en sus obligaciones, para lo cual emitirá un documento que refleje el no adeudamiento de valores hacia la empresa, caso contrario solicitará al cliente que cancele los rubros pendientes.

Posteriormente, esta información se remitirá al Jefe de operaciones para que acuerde con los encargados de instalación, la pronta suspensión del servicio.

5. Documentación Informe de no adeudamiento del servicio.- Este documento escrito respalda que el cliente se encuentra al día en sus obligaciones concebidas con la empresa, por motivo de la contratación de los servicios 6. Responsabilidades Recepcionista Atender el requerimiento presentado por el cliente para suspender el servicio contratado.

Cajera • Verificar que el cliente se encuentre al día en sus obligaciones de pago.

• Cobrar los valores pendientes de ser el caso.

• Emitir un informe de no adeudamiento del servicio.

Jefe de Operaciones • Acordar con los instaladores la fecha de suspensión del servicio.

Elaboró Revisó Autorizó Angie Solórzano Martínez Tv Net Tv Net

140 Nombre de la Empresa: Tv Net MANUAL DE CONTROL INTERNO

Fecha: Agosto Página: 2

Proceso: SUSPENSIÓN DEL SERVICIO Instalador • Comunicarse con el cliente antes de suspender el servicio para asegurar su solicitud.

• Suspender el servicio contratado.

• Retirar los instrumentos del domicilio del cliente, de ser el caso.

7. Control • Verificar que se hayan cumplido las formalidades del proceso.

• Constatar que existan firmas de responsabilidad en los documentos utilizados.

• Comprobar que hayan atendido el requerimiento de suspensión del servicio en el tiempo acordado.

• Evidenciar que el cliente se encuentre al día con los pagos del servicio.

Elaboró Revisó Angie Solórzano Martínez Tv Net Figura 66 Manual de Control Interno - Proceso de Suspensión del Servicio Elaborado por: Angie Solórzano Martínez Fuente: Investigación Propia

Autorizó Tv Net

De: 2

141 Los resultados expuestos anteriormente en lo referente a: 

La propuesta del organigrama que debería acoger la empresa para que sus empleados puedan conocer las líneas de mando existentes para tener claro a quién puede hacerle propuestas y así mismo a quién debe rendir cuentas.



Las temáticas en las que el personal debería ser capacitado para ejecutar correcta y eficazmente las actividades encomendadas según el proceso establecido, reduciendo posibles errores y confusiones.



El análisis y conocimiento de los factores internos y externos, positivos y negativos que inciden en la empresa, los cuales permiten superar situaciones negativas y de igual forma impulsar los factores positivos que conlleven a desarrollar aún más a la empresa.



La adquisición de un nuevo sistema contable eficiente, que proporcione oportunamente datos razonables, especialmente en el aspecto tributario y financiero, sin necesidad de realizar cálculos manuales; ya que, el software contable que se maneja actualmente presenta información poco fiable, y no permite obtener datos confiables para la realización de declaraciones tributarias.



La implementación de un adecuado Manual de Control Interno que sirva a los integrantes de la entidad como una guía en la que se pueden visualizar las responsabilidades existentes dentro del proceso encargado, al igual que el control a ejecutarse para minimizar la duplicidad de tareas encomendadas, y por ende, el desperdicio de recursos.

Han sido acogidos por el propietario de la empresa Tv Net, quien ha visto un impacto positivo en la gestión empresarial de su representada (Anexo 1 - Carta de impacto).

142

5.3 CONCLUSIONES 

A través del diagnóstico de la situación actual de la empresa Tv Net fue posible conocer concisamente los antecedentes de la misma, a su vez que se reconoció los recursos con los que labora, tanto físicos como humanos. A más de ello se analizó la planeación estratégica establecida por la entidad; para finalmente, identificar la base legal con la que se rige este tipo de empresas dedicada a la transmisión de sonidos, imágenes, datos, internet u otro tipo de información por cable.



Por medio de la elaboración de narrativas y flujogramas de cada proceso realizado dentro de la entidad, se pudo identificar las actividades y tareas repetitivas e innecesarias que se estaban llevando a cabo dentro de la misma.



Mediante los cuestionarios y las matrices de confianza y riesgo ejecutadas por cada proceso llevado a cabo dentro de la empresa, se pudo descubrir ciertos riesgos a los que se encuentra expuesta la misma, describiendo a su vez, las posibles consecuencias en caso de que no se ejecuten medidas correctivas a tiempo.



La carencia de un Manual de Control interno ha repercutido en la desorientación de los empleados con respecto a las actividades que deben desempeñar; debido también a la ausencia de la implementación de un organigrama que indique los niveles jerárquicos y el perfil de cada cargo; a más de la escasez de capacitaciones que es indispensable para los empleados. Además la falta de un software contable, y el reconocimiento de los factores internos y externos, positivos y negativos; han generado una deficiente gestión empresarial.

143

5.4 RECOMENDACIONES 

Es necesario que los responsables departamentales diagnostiquen periódicamente la situación en la que se encuentra la empresa, para de esta manera actualizar ciertos aspectos en base a las necesidades actuales de la misma; y de igual forma, difundir la planeación estratégica de la entidad, para impulsar y motivar a los trabajadores a cumplir lo propuesto y alcanzar los objetivos anhelados.



Los jefes de cada departamento deben velar por que se evite la repetitividad de actividades dentro de un mismo proceso; puesto que, esto genera desperdicio de recursos, y sobre todo de tiempo que el personal podría estar ocupando en realizar otras funciones que contribuyan a la realización del éxito esperado por la empresa.

 Los responsables de cada proceso evaluado deben minimizar los riesgos existentes, para de esta forma dar continuidad a la empresa en el mercado y alcanzar los objetivos esperados por el propietario, que redunden en ventajas para todos quienes se benefician del servicio.

 El propietario de la empresa Tv Net con ayuda de los jefes departamentales deben implementar el Manual de Control Interno propuesto; para posteriormente irlo actualizando a las nuevas necesidades que se presenten dentro de la entidad; para de esta forma servir como fuente de consulta y guía para la correcta consecución de los objetivos trazados por la entidad.

144

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147

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148

GLOSARIO DE TÉRMINOS 

Autoridad.- Facultad conferida a un órgano o persona para actuar y resolver acerca de una materia o campo específico.



Calidad.- Totalidad de los rasgos y características de un producto o servicio que se relacionan con su capacidad para satisfacer determinadas necesidades.



Dato.- Representación de hechos observados o medidos, materia prima de la información.



Decisión.- Resultado del proceso de análisis y selección entre diversas alternativas posibles.



Eficiencia.- Uso adecuado de los medios disponibles para alcanzar un objetivo.



Función.- Conjunto de actividades asignadas a cada una de las una de las unidades administrativas que integran una institución, que se definen a partir del ordenamiento que la crea.



Objetivo.- Propósito o fin que se pretende alcanzar con la realización de una operación, actividad, procedimiento o función.



Proveedores.- Personas u organizaciones que se encargan de suministrar o abastecer a las instituciones públicas o privadas, todo lo que necesitan para su funcionamiento.



Servicio.- Actividad encaminada a dar satisfacción a alguna necesidad de terceros.



Tarea.- Parte del trabajo que debe hacerse para realizar una acción completa.

149

ANEXOS Anexo 1 Carta de Impacto

150 Anexo 2 RUC de la empresa

151 Anexo 3 Ficha de Requerimiento del Personal

REQUERIMIENTO DEL PERSONAL Fecha de requerimiento: Departamento solicitante: Cargo solicitado: Período Solicitado: Justificación de la Requisición: Creación del Cargo

Nº personas Reemplazo

Otros

Descripción básica del puesto:

Funciones Específicas a desarrollar:

Formación Académica Títulos PERFIL DEL ASPIRANTE

Experiencia

Competencias

Otros

Fecha en la que debe iniciar: Nombre del jefe inmediato: Cargo del jefe inmediato: DEPARTAMENTO SOLICITANTE

JEFE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO

JEFA DE RECURSOS HUMANOS

152 Anexo 4 Comprobante de Retenci贸n

153 Anexo 5 Órdenes de Compra

ORDEN DE COMPRA

Nº 0001

PROVEEDOR: FECHA DE PEDIDO: TÉRMINOS DE ENTREGA: DEPARTAMENTO SOLICITANTE:

Sírvase por este medio suministrarnos los siguientes artículos: Nº

Descripción del Artículo

Cantidad

Precio Unitario

Costo Total

Elaborado por: Autorizado por: Recibido por:

Precio Total

154 Anexo 6 Acta de Entrega

155 Anexo 7 Comprobante de Pago

156 Anexo 8 Comprobante de Recepción y entrega de valores

COMPROBANTE DE RECEPCIÓN Y ENTREGA DE VALORES

Nº 0001

FECHA: POR $ :

Sírvase entregar a: con cédula: La suma de: En concepto de: Envío a depositar en la cuenta corriente del Banco xxxxxx, por concepto de los valores cobrados a los clientes, desde la fecha xx-xx-xxxx hasta la fecha xx-xx-xxxx.

CAJERO

MENSAJERO

157 Anexo 9 Factura

158 Anexo 10 Vale de Caja Chica

Nº 0001

VALE DE CAJA CHICA

FECHA: POR $ :

Sírvase entregar a: con cédula: La suma de: En concepto de:

SOLICITANTE

AUTORIZADO

159 Anexo 11 Arqueo de Caja Chica

ARQUEO DE CAJA CHICA FECHA: SALDO SEGÚN LIBROS:

$

DETALLE DEL ARQUEO: BILLETES CANTIDAD

VALOR

VALOR TOTAL

TOTAL BILLETES MONEDAS CANTIDAD

VALOR

TOTAL MONEDAS

TOTAL ARQUEO c

$

FALTANTE: SOBRANTE:

CUSTODIO

SUPERVISOR

VALOR TOTAL

160 Anexo 12 Solicitud de Suscripci贸n

160

161 Anexo 13 Orden de servicio

162 Anexo 14 Informe de no Adeudamiento del Servicio

163 Anexo 15 Proforma Sistema Contable "FENIX"

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