PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO
Dirección Académica – Escuela Ciencias Administrativas y Contables
Portada AUDITORÍA DE GESTIÓN DEL ÁREA DE CRÉDITO Y COBRANZAS EN LA EMPRESA JAPAN AUTO, AÑO 2017
Trabajo de Titulación previo a la obtención del título de: Ingeniera en Contabilidad y Auditoría CPA
Línea de Investigación: Análisis, Administración y Planeación Financiera Empresarial
Autoras: BELTRÁN LUGO DENISSE JAHAIRA VINUEZA MENA ANAÍS ISABEL
Director: Mg. HERNÁN OSWALDO MALDONADO PAZMIÑO
Santo Domingo– Ecuador Agosto, 2018
ii
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO
Dirección Académica – Escuela Ciencias Administrativas y Contables
HOJA DE APROBACIÓN
AUDITORÍA DE GESTIÓN DEL ÁREA DE CRÉDITO Y COBRANZAS EN LA EMPRESA JAPAN AUTO, AÑO 2017
Línea de Investigación: Análisis, Administración y Planeación Financiera Empresarial
Autoras: BELTRÁN LUGO DENISSE JAHAIRA VINUEZA MENA ANAÍS ISABEL
HERNÁN OSWALDO MALDONADO PAZMIÑO, Mg. DIRECTOR DE LA DISERTACIÓN DE GRADO
f.________________________
XIMENA LETICIA GARCÍA ZAMBRANO, Mg. CALIFICADORA
f.________________________
LUIS EVANGELIO MOREJÓN ARMIJO, Mg. CALIFICADOR
f.________________________
DORIS MARÍA CELI PINZA, Mg. DIRECTORA DE E.C.A.C.
f.________________________
Santo Domingo– Ecuador Agosto, 2018
iii
DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD
Nosotras, Denisse Jahaira Beltrán Lugo portadora de la cédula de ciudadanía No. 172740849-2 y Anaís Isabel Vinueza Mena portadora de la cédula de ciudadanía No. 172032513-1, declaramos que los resultados obtenidos en la investigación que presentamos como informe final, previo la obtención del Grado de Ingeniería en Contabilidad y Auditoría CPA son absolutamente originales, auténticos y personales.
En tal virtud, declaramos que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos que se desprenden del trabajo propuesto de investigación y luego de la redacción de este documento son y serán de nuestra y exclusiva responsabilidad legal y académica.
Denisse Jahaira Beltrán Lugo CI. 172740849-2
Anaís Isabel Vinueza Mena CI. 172032513-1
iv
AGRADECIMIENTO Agradezco en primer lugar a Dios por haberme guiado durante mi carrera estudiantil, seguidamente a mis padres, familiares, amigos e hija, por su apoyo incondicional en todo momento. En especial a mi madre Maurita Lugo por ser el pilar fundamental de mi vida, depositando su confianza y brindándome su apoyo en mis momentos de debilidad, enseñándome que puedo llegar a la meta con paciencia y perseverancia. De igual manera expreso mi agradecimiento a todos mis docentes a quienes les debo gran parte de mis conocimientos, ya que supieron guiarme durante este largo proceso para así culminar con éxito este trabajo de investigación. Por último y no menos importante agradezco a la Pontificia Universidad Católica del Ecuador sede Santo Domingo, la cual abre sus puertas a jóvenes como nosotros, preparándonos para un futuro competitivo y formándonos como profesionales éticos. Beltrán Lugo Denisse Jahaira A Dios por ser el motor fundamental en mi vida, por brindarme la fortaleza y confianza para seguir adelante sin desfallecer a pesar de todos los obstáculos y dificultades presentados. A mis padres por haberme guiado para ser la persona que soy en la actualidad, gracias a su apoyo y motivación constante para lograr este objetivo tan anhelado, a mi hermano, familia y amigos que siempre me brindaron su apoyo incondicional durante toda mi carrera contribuyendo en mi forma profesional. Agradezco también a todos mis docentes por brindarme de la mejor manera todos los conocimientos que consideraron necesarios para mi formación profesional. Igualmente agradezco a la Pontificia Universidad Católica del Ecuador sede Santo Domingo, por haber impartido sus conocimientos en todos los estudiantes, preparándonos para ser unos excelentes profesionales en el futuro. Vinueza Mena Anaís Isabel
v
DEDICATORIA Dedico este logro a mi padre Pedro Beltrán que desde el cielo cuida y guía mis pasos en todo momento y a pesar de no tenerlo conmigo físicamente su recuerdo y su presencia vive en mi motivándome a ser una buena hija, madre y finalmente una profesional, de igual manera a mi madre Maurita Lugo, a mi abuelita y hermanos, ya que me apoyaron incondicionalmente en buenos y malos momentos tanto en lo moral como en lo económico para poder culminar mi carrera. A mi hija Thais Calderón por ser la persona que motivó la realización de este sueño viviendo cada una de mis experiencias en compañía de ella, luchando día a día, para lograr este objetivo. Beltrán Lugo Denisse Jahaira
Dedico este trabajo y el logro de haber culminado mi carrera a Dios por haber sido mi fortaleza para luchar todos los días y seguir adelante superando obstáculos que se han ido presentando. A mis padres por haber sido el motor en mi vida encaminándome con su cariño y apoyo a seguir adelante con mis estudios, confiando firmemente en mí, apoyándome tanto económica como moralmente para poder seguir adelante en este largo camino. A mi hermano que siempre me ha apoyado incondicionalmente en todo momento, con sus consejos tratando de guiarme por el buen camino. A toda mi familia y amigos por el gran cariño que me han brindado durante toda mi carrera. Vinueza Mena Anaís Isabel
vi
RESUMEN En la actualidad las empresas deben realizar una planificación adecuada en las concesiones de créditos, que permita garantizar la solvencia de la organización. El presente trabajo de investigación se realizó a la empresa Japan Auto dedicada a la venta al por mayor y menor ofreciendo gran variedad de repuestos para carros con motores a diésel y gasolina sean estos livianos o pesados en todas las marcas existentes en el mercado, ubicada en la Av. Quevedo 2213 y Juan Montalvo (Pepsi) perteneciente a la ciudad de Santo Domingo, la cual mantiene una deficiente gestión en la concesión de crédito, obstaculizando la recuperación de cartera. Durante el trabajo realizado, se elaboró un marco referencial, el cual permite obtener definiciones que servirán de sustento para el planteamiento de la propuesta, que ayudaron para un mejor entendimiento del problema; la metodología de la investigación fue realizada utilizando técnicas e instrumentos de investigación como son entrevistas, encuestas al gerente propietario, clientes y empleados, los cuales proporcionaron información precisa y confiable. Finalmente se propone una solución para el problema identificado en base, a indicadores financieros los cuales son herramientas necesarias de la empresa que permiten medir la estabilidad, la capacidad de endeudamiento y generar liquidez, los rendimientos y las utilidades de la entidad, a través de la interpretación de cifras, las cuales permiten conocer la realidad financiera actual y facilitan la comparación con la competencia existente en el mercado. PALABRAS CLAVES: Crédito, Cobranza, Auditoría de Gestión, Políticas
vii
ABSTRACT At present, companies must carry out an adequate planning in credit concessions, which allows guaranteeing the solvency of the organization. The present research work was carried out at the company Japan Auto dedicated to the wholesale and retail sale offering a wide variety of spare parts for cars with diesel and gasoline engines whether they are light or heavy in all the existing brands in the market, located in Quevedo Ave. 2213 and Juan Montalvo belonging to the city of Santo Domingo, which has a poor management in the granting of credit, hindering the recovery of the portfolio. During the work carried out, a referential framework was developed, which allows obtaining definitions that will serve as support for the proposal, which helped to better understand the problem; The research methodology was carried out using research techniques and instruments such as interviews, surveys of the owner manager, clients and employees, which provided accurate and reliable information. Finally, a solution is proposed for the problem identified in base, to financial indicators which are necessary tools of the company that allow to measure the stability, the capacity of indebtedness and generate liquidity, the yields and the profits of the entity, through the interpretation of figures, which allow to know the current financial reality and facilitate the comparison with the existing competition in the market. KEYWORDS: Credit, Collection, Management Audit, Policies
viii
ÍNDICE DE CONTENIDOS 1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................. 1 2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .............................................................................. 3 2.1.
Delimitación del Problema de Investigación ..................................................... 3
2.1.1.
Contextualización ............................................................................................... 3
2.1.2.
Análisis Crítico................................................................................................... 6
2.1.3.
Prognosis ............................................................................................................ 7
2.2.
Problema de investigación ................................................................................. 8
2.2.1.
Formulación del problema de investigación ...................................................... 8
2.2.2.
Sistematización del problema de investigación ................................................. 8
2.3.
Justificación de la investigación ......................................................................... 8
2.4.
Objetivos de la investigación ............................................................................. 9
2.4.1.
Objetivo general ................................................................................................. 9
2.4.2.
Objetivos específicos.......................................................................................... 9
3. MARCO REFERENCIAL ................................................................................................... 11 3.1.
Antecedentes .................................................................................................... 11
3.2.
Revisión de la literatura o fundamentos teóricos ............................................. 13
3.2.1.
Cuentas por cobrar. .......................................................................................... 13
3.2.1.1.
Provisiones cuentas incobrables. ...................................................................... 14
3.2.1.2.
Eliminación definitiva de los créditos incobrables. ......................................... 14
3.2.2.
Administración de Cuentas de Cobro............................................................... 15
3.2.3.
Control en el ciclo de cobros. ........................................................................... 15
3.2.4.
Importancia en la Concesión de Créditos. ........................................................ 16
3.2.5.
Clasificación de los Créditos. ........................................................................... 16
3.2.6.
Principios básicos de la política crediticia. ...................................................... 16
3.2.7.
Procedimientos de cobro de cuentas morosos. ................................................. 17
3.2.8.
Definición de Cartera. ...................................................................................... 18
3.2.8.1.
Gestión de cartera y crédito.............................................................................. 18
3.2.9.
Definición de crédito. ....................................................................................... 19
3.2.9.1.
Importancia del crédito..................................................................................... 19
3.2.9.2.
Clasificación de la actividad crediticia............................................................. 20
3.2.10.
Gestión de Cobro. ............................................................................................. 21
3.2.10.1.
Las 5 C´S del Crédito. ...................................................................................... 21
ix 3.2.11.
Auditoría de Gestión. ....................................................................................... 22
3.2.11.1.
Objetivos de la Auditoria de Gestión. .............................................................. 22
3.2.11.2.
Las 5 E`S de Auditoria de Gestión. .................................................................. 23
3.2.11.3.
Riesgos de Auditoría de Gestión. ..................................................................... 23
3.2.12.
Políticas de crédito. .......................................................................................... 24
3.2.12.1.
Estándar de crédito. .......................................................................................... 24
3.2.12.2.
Términos de crédito. ......................................................................................... 24
3.2.12.2.1.
Período de crédito............................................................................................. 24
3.2.12.2.2.
Período de descuento por pago en efectivo y descuento por pago en efectivo.25
3.2.12.2.3.
Fecha temporal. ................................................................................................ 25
3.2.12.3.
Riesgo de incumplimiento. ............................................................................... 26
3.2.12.4.
Políticas y procedimientos de cobranza. .......................................................... 26
3.2.13.
Análisis del solicitante de crédito..................................................................... 27
3.2.13.1.
Fuentes de información. ................................................................................... 27
3.2.13.2.
Análisis de crédito. ........................................................................................... 28
3.2.13.2.1.
Proceso de investigación secuencial. ............................................................... 28
3.2.13.2.2.
Sistemas de calificación de crédito. ................................................................. 28
3.2.13.3.
Decisión de crédito y línea de crédito. ............................................................. 29
3.2.13.4.
Subcontratación de crédito y cobranza............................................................. 29
3.2.14.
Auditoría........................................................................................................... 29
3.2.14.1.
Informe de Auditoría. ....................................................................................... 30
3.2.1.1
Hallazgos. ......................................................................................................... 30
4. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ................................................................... 32 4.1.
Enfoque / Diseño / Tipo de investigación ........................................................ 32
4.1.1.
Enfoque de investigación. ................................................................................ 32
4.1.2.
Diseño............................................................................................................... 32
4.1.3.
Tipo de investigación. ...................................................................................... 32
4.1.3.1.
Investigación Descriptiva. ................................................................................ 32
4.2.
Población / Muestra .......................................................................................... 33
4.2.1.
Población. ......................................................................................................... 33
4.2.2.
Muestra. ............................................................................................................ 33
4.2.2.1.
Aspectos para el cálculo del tamaño de la muestra. ......................................... 33
4.2.2.2.
Cálculo del tamaño de la muestra. ................................................................... 34
4.3.
Operacionalización de las variables ................................................................. 35
x 4.4.
Técnicas e instrumentos de recogida de datos ................................................. 36
4.4.1.
Técnicas de recogida de datos .......................................................................... 36
4.4.1.1.
Entrevista. ......................................................................................................... 36
4.4.1.2.
Encuesta. .......................................................................................................... 36
4.4.2.
Instrumentos de recogida de datos ................................................................... 36
4.4.2.1.
Guía de Preguntas............................................................................................. 36
4.4.2.2.
Cuestionario ..................................................................................................... 36
4.5.
Técnicas de Análisis de Datos .......................................................................... 37
4.5.1.
Análisis cuantitativo. ........................................................................................ 37
4.5.2.
Análisis cualitativo. .......................................................................................... 37
5. RESULTADOS.................................................................................................................... 38 5.1.
Propuesta de Intervención ................................................................................ 43
5.1.1.
Levantar información de los procesos actuales del área de crédito y cobranza. .......................................................................................................... 43
5.1.1.1.
Programa para la Fase de Planificación. .......................................................... 43
5.1.1.2.
Carta de Presentación. ...................................................................................... 44
5.1.1.3.
Análisis de independencia de funciones en el área. ......................................... 46
5.1.1.4.
Estructura Organizativa. ................................................................................... 47
5.1.1.5.
Información sobre políticas, funciones y actividades del área de crédito y cobranza. .......................................................................................................... 48
5.1.1.6.
Políticas Contables de la Empresa. .................................................................. 49
5.1.1.7.
Funciones y actividades del área de crédito y cobranza................................... 50
5.1.2.
Evaluar las políticas en la recuperación de cartera que establece la empresa Japan Auto. ....................................................................................................... 51
5.1.2.1.
Programa para la fase de Evaluación de Control Interno. ................................ 51
5.1.2.2.
Narrativa y flujo grama del proceso de Concesión de Crédito. ....................... 52
5.1.2.3.
Narrativa y Flujo grama para el proceso de Recuperación de Cartera. ............ 54
5.1.2.4.
Cuestionario de Control Interno COSO ERM.................................................. 56
5.1.2.5.
Nivel de Confianza y Riesgo. ........................................................................... 59
5.1.2.6.
Muestra. ............................................................................................................ 61
5.1.2.7.
Calificación de los Componentes de Control Interno. ..................................... 62
5.1.2.8.
Matriz de riesgo e impacto. .............................................................................. 63
5.1.3.
Analizar la morosidad de la cartera de crédito aplicando técnicas y herramientas en la gestión de cobros................................................................ 65
xi 5.1.3.1.
Programa para la Fase de Ejecución. ............................................................... 65
5.1.3.2.
Clientes con un alto Índice de Morosidad. ....................................................... 66
5.1.3.3.
Cartas de circularización. ................................................................................. 67
5.1.3.4.
Confirmación de saldos .................................................................................... 75
5.1.3.5.
Indicadores de Gestión. .................................................................................... 77
5.1.4.
Plantear recomendaciones que incidan de forma positiva en el proceso de gestión de crédito y cobranza en la empresa. ................................................... 79
5.1.4.1.
Programa para la fase de Presentación de Informe. ......................................... 79
5.1.4.2.
Recomendaciones en el proceso de gestión de crédito y cobranza. ................. 80
6. DISCUSIÓN ........................................................................................................................ 81 7. CONCLUSIONES ............................................................................................................... 82 8. RECOMENDACIONES ...................................................................................................... 83 9. LISTA DE REFERENCIAS ................................................................................................ 84 10. GLOSARIO ....................................................................................................................... 86 11. ANEXO….......................................................................................................................... 88
xii
INDICE DE TABLAS Tabla 1.
Partes que intervienen en la concesión de crédito ............................................. 19
Tabla 2.
Las 5 E`S de la Auditoría de Gestión ................................................................. 23
Tabla 3.
Riesgos de Auditoría de Gestión ........................................................................ 23
Tabla 5.
Población JAPAN AUTO.................................................................................... 33
Tabla 6.
Operacionalización de las variables .................................................................. 35
Tabla 7.
Tabulación de encuesta a clientes ...................................................................... 40
Tabla 8.
Programa para la Fase de Planificación ........................................................... 43
Tabla 15.
Programa para la fase de Evaluación de Control Interno ................................. 51
Tabla 24.
Programa para la Fase de Ejecución ................................................................. 65
Tabla 29.
Programa para la fase de Presentación de Informe .......................................... 79
xiii
ÍNDICE DE TABLAS DE PAPELES DE TRABAJO Tabla 9.
Papel de Trabajo 1: Carta de Presentación ....................................................... 44
Tabla 10.
Papel de Trabajo 2: Análisis de independencia de funciones en el área ........... 46
Tabla 11.
Papel de Trabajo 3: Estructura Organizativa .................................................... 47
Tabla 12.
Papel de Trabajo 4: Información sobre políticas, funciones y actividades del área de crédito y cobranza ................................................................................. 48
Tabla 13.
Papel de Trabajo 5: Políticas Contables de la Empresa ................................... 49
Tabla 14.
Papel de Trabajo 6: Funciones y actividades del área de crédito y cobranza .. 50
Tabla 16.
Papel de Trabajo 7: Narrativa y flujo grama del proceso de Concesión de Crédito ................................................................................................................ 52
Tabla 17.
Papel de Trabajo 8: Narrativa y Flujo grama para el proceso de Recuperación de Cartera ........................................................................................................... 54
Tabla 18.
Papel de Trabajo 9: Cuestionario de Control Interno COSO ERM .................. 56
Tabla 19.
Papel de Trabajo 10: Matriz de Calificación de Nivel de Confianza y Riesgo.. 59
Tabla 20.
Papel de Trabajo 11: Nivel de Confianza y Riesgo............................................ 60
Tabla 21.
Papel de Trabajo 12: Muestra............................................................................ 61
Tabla 22.
Papel de Trabajo 13: Calificación de los Componentes de Control Interno ..... 62
Tabla 23.
Papel de Trabajo 14: Matriz de riesgo e impacto .............................................. 63
Tabla 25.
Papel de Trabajo 15: Clientes con un alto Índice de Morosidad ...................... 66
Tabla 26.
Papel de Trabajo 16: Cartas de circularización ................................................ 67
Tabla 27.
Papel de Trabajo 17: Confirmación de saldos ................................................... 75
Tabla 28.
Papel de Trabajo 18: Indicadores de Gestión.................................................... 77
Tabla 30.
Papel de Trabajo 19: Recomendaciones en el proceso de gestión de crédito y cobranza ............................................................................................................. 80
xiv
ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1. Actividades del Sector Automotriz. ........................................................................... 3 Figura 2. Establecimientos por Provincia ................................................................................. 4 Figura 3. Principales Actividades Económicas de Santo Domingo .......................................... 5 Figura 4. ¿De qué trabajan los Habitantes de Santo Domingo? ................................................ 5
xv
ÍNDICE DE ANEXOS Anexo 1: Árbol del problema .................................................................................................. 88 Anexo 2: Formato de Entrevista al Gerente ............................................................................. 89 Anexo 3: Formato de Encuesta a clientes ................................................................................ 90 Anexo 4: Balance General de la Empresa................................................................................ 93 Anexo 5: Estado de Pérdidas y Ganancias Interno .................................................................. 94 Anexo 6: Listado de clientes .................................................................................................... 95
1
1. INTRODUCCIÓN Para toda entidad comercial es importante el retorno de los créditos otorgados, pues de ello depende el financiamiento de acciones futuras, su funcionamiento comienza desde el análisis de políticas establecidas por la empresa, garantías, capacidad de pago del deudor y finalmente la recuperación de cartera, el análisis y evaluación de la gestión de cobro se la debe realizar periódicamente para poder cumplir con sus compromisos de pagos, ya que afecta directamente a la liquidez y solvencia de la empresa. El presente trabajo de investigación está dirigido a la empresa “Japan Auto”, la empresa cuenta con políticas establecidas para cada una de sus áreas, el presente trabajo está enfocado principalmente en el departamento de Ventas, Crédito y Cobranza, en el cual su función primordial es el registro y cobro de las operaciones de financiamiento hacia un tercero, garantizando una buena gestión de la empresa hacia el cliente, para el desarrollo del trabajo de investigación se tomó como referencia cuatro aspectos fundamentales que se detallan a continuación: El segundo capítulo se desarrolla en base al planteamiento del problema, la contextualización, justificación y objetivos de la investigación de la empresa Japan Auto, identificando los principales factores de seguimiento y control que emplean para realizar el proceso de recuperación de cartera y con ello se pretende realizar una correcta toma de decisiones dentro del área correspondiente a créditos. En el tercer capítulo se enfoca en los antecedentes de los trabajos investigados con anterioridad, la información de la empresa en cuanto a su sistema de recuperación de cartera vencida y el marco referencial, que hace énfasis en la justificación teórica de la investigación, su función es orientar y crear una base teórica sólida con aspectos claves que permitan enmarcar la información más relevante del tema. Se debe tomar como referencia documentos y libros actuales que permitan delimitar el área de estudio. En el cuarto capítulo que es la metodología de la investigación, contiene el enfoque, diseño y tipo de investigación, conjuntamente se define la población empleada para obtener la muestra que se utilizará, de igual manera se determinó las variables tanto dependientes como independientes y las técnicas e instrumentos de recogida de datos lo cual garantiza la confiabilidad de la información recolectada en el proceso de estudio.
2 El quinto capítulo, en este se analiza los datos obtenidos mediante la investigación y se realiza la planificación detallando parámetros que servirán para recomendar a la empresa nuevos métodos de crédito y cobranza, los cuales garanticen la eficiencia de los procedimientos a realizar dentro de la empresa, luego de obtener los resultados esto permitirá brindar las respectivas conclusiones y recomendaciones esperando que sean de beneficio para la empresa.
3
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 2.1.
Delimitación del Problema de Investigación
2.1.1. Contextualización Podemos afirmar que el crédito es tan antiguo como la civilización. En sus comienzos, el préstamo se efectuaba en especie, y fue hasta la aparición y empleo de la moneda cuando surgieron los primeros signos crediticios de una manera ya tabulada (Valle, 2012). Anteriormente la manera de conceder créditos era muy distinta ya que se daba por intercambios de bienes, en la actualidad son concedidos por la información presentada, la cual es revisada y verificada para saber si es solvente para el pago de dicha deuda. “El término crédito proviene del latín creditum, de credere, tener confianza. La confianza es la base del crédito, aunque al mismo tiempo implica un riesgo. El crédito sin la confianza es inconcebible, crédito es confianza” (Valle, 2012, p.7).
A escala nacional, de acuerdo con la información del Censo Nacional Económico 2010, existen 29.068 establecimientos económicos dedicados a actividades de comercio automotriz, de los cuales el 70% corresponden a establecimientos que realizan mantenimiento y reparación de vehículos automotores, mientras que el 30% restante se dedica a la venta de partes, piezas y accesorios de vehículos automotores, venta al por menor de combustibles y venta de vehículos (INEC, 2010) Por otro lado, existen 118 establecimientos dedicados a prestar servicios de alquiler de vehículos en todo el país, lo que representa el 0,40% del número total de establecimientos contemplados dentro de las actividades del sector automotriz
Figura 1. Actividades del Sector Automotriz. Adaptado de “INEC. (2010). Censo Nacional Económico, Instituto Nacional de Estadísticas y Censos. Obtenido de http://www.inec.gob.ec/cenec/index.
4 Las actividades relacionadas al sector automotriz son fuente importante de plazas de empleo. De acuerdo con información del Censo Económico se tienen 90.012 personas ocupadas, de las cuales 83% son hombres y el 17% mujeres. En los establecimientos de Comercio se encuentran ocupadas 84.155 personas, en Manufactura 5.194 y en Servicios 663 (INEC, 2010).
Figura 2. Establecimientos por Provincia Adaptado de “INEC. (2010). Censo Nacional Económico, Instituto Nacional de Estadísticas y Censos. Obtenido de http://www.inec.gob.ec/cenec/index.
De acuerdo con la distribución provincial, se tiene que el mayor número de establecimientos se encuentra en Guayas (27%), seguido de Pichincha (17%), Azuay (81%), Manabí (7,5%) y Tungurahua (4,5%). En la actualidad Santo Domingo se ha convertido en el eje principal de comercialización en diferentes sectores lo cual ha permitido el desarrollo social y económico de la provincia mejorando la calidad de vida de sus habitantes, mediante la generación de diferentes plazas de trabajos garantizando la estabilidad tanto al empleado como al empleador, a continuación se presenta las principales actividades económicas de la zona.
5
Figura 3. Principales Actividades Económicas de Santo Domingo Adaptado de “INEC. (2010). Censo Nacional Económico, Instituto Nacional de Estadísticas y Censos. Obtenido de http://www.inec.gob.ec/cenec/index.
Como principal actividad económica que se desarrolla en la ciudad de Santo Domingo se encuentra el comercio al por mayor y al por menor de diferentes productos, en el cual según datos del (INEC, 2010) cuenta con un 68,9% de ingresos por ventas, un 36,3% de personal ocupado y un 57,8% de establecimientos ubicados en diferentes zonas estratégicas, los cuales han ido mejorando ajustándose a las necesidades de la población, con el objetivo de posesionarse en el mercado existente, para ser reconocidos y aceptados tanto a nivel local como nacional.
Figura 4. ¿De qué trabajan los Habitantes de Santo Domingo? Adaptado de “INEC. (2010). Censo Nacional Económico, Instituto Nacional de Estadísticas y Censos. Obtenido de http://www.inec.gob.ec/cenec/index.
En cuanto a servicios, se han desarrollado actividades vinculadas a talleres de mantenimiento, reparación automotriz y ventas de repuestos para todo tipo de vehículos; debido a la intensa actividad del transporte que se suscita en la ciudad, cuyos miembros en algunos casos se encuentran afiliados a la Cámara de Comercio de Santo Domingo y otros inscritos en el Ministerio de Inclusión Social y Económico (MIES). Según datos de (INEC, 2010) un 16,9% de hombres se dedican a la prestación de servicios en el ámbito de ventas.
6 La presente investigación está enfocada a la empresa Japan Auto perteneciente a la ciudad de Santo Domingo, la cual se perfecciona cada día por una mejor atención a sus clientes buscando brindar un servicio más personalizado; actualmente cuenta con 3 puntos de venta en dos provincias, 2 ubicados en Santo Domingo en la Av. Quevedo 2213 y Juan Montalvo (Pepsi) y su sucursal en la Av. Quevedo km1 y Juan Benigno Vela y 1 en El Carmen (Manabí) en la Av. Robles, frente al Coliseo. Japan Auto es el nombre comercial que representa a la empresa dedicada a la venta y distribución de repuestos automotrices, dirigido por su Gerente, el Señor Franklin Pallo Pallo, quien sirve a Santo Domingo y al país desde 1985, ofreciendo gran variedad de repuestos para carros con motores a diesel y gasolina sean estos livianos o pesados en todas las marcas existentes en el mercado Japan Auto cuenta con la más variada gama de repuestos importados, mantiene un stock completo para todas las líneas de vehículos, brindando despachos inmediatos acorde con las necesidades de los clientes o la solución de entregarle con un máximo de 12 horas, esto gracias a las buenas relaciones que se tiene con los proveedores. Además Japan Auto es: •
Distribuidor Autorizado de Hyundai del Ecuador.
•
Subdistribuidor de marcas originales como Mazda, Toyota, Mitsubishi, Hino, Chevrolet, Ford, Volkswagen, Nissan, entre otros.
•
Distribuidor Autorizado de Renagro S.A., en la marca Tramontina en la sección de herramientas automotrices. Adicionalmente el personal de Japan Auto brinda un servicio de calidad gracias a la
experiencia técnica y práctica en el área automotriz lo cual les ha permitido realizar asesoramiento de prestigio a sus clientes. Cabe recalcar que se aceptan todas las tarjetas de crédito y plan acumulativo. 2.1.2. Análisis Crítico En Japan Auto existe una inadecuada aplicación de políticas internas, no se cumple con las directrices establecidas para la concesión de un crédito, de esta forma se genera
7 problemas económicos en diferentes áreas obstaculizando los procesos entre clientes, empleados y altos directivos de la empresa. La morosidad es el efecto de todos los inconvenientes mencionados, debido a que la organización no recupera su dinero en el lapso determinado y afectó directamente a la liquidez de la empresa. Como segundo punto se hace referencia al personal que labora dentro de la empresa, deben estar totalmente capacitados para el desarrollo de las funciones asignadas en las diferentes áreas, existen diferentes características que se consideran primordiales para el desarrollo profesional como son la competencia y la capacitación continua, estos elementos permiten garantizar la calidad y credibilidad de desempeño, contribuyendo de esta manera al cumplimiento de los objetivos trazados. En la ejecución de sus labores no existe la suficiente competencia para garantizar la confiabilidad de la información procesada, generando inconvenientes interna como externamente. Finalmente los clientes son un factor clave para el negocio, se debe estructurar procedimientos y actitudes que satisfagan sus necesidades a través de la innovación y desarrollo de productos. La inestabilidad económica se caracteriza por grandes variaciones en nivel de producción, empleo, renta y adquisiciones, generando una crisis en la sociedad a través del desequilibrio en la balanza de pagos, la devaluación de la moneda y la alteración de los precios disminuyendo el poder adquisitivo de las personas. 2.1.3. Prognosis Japan Auto es una empresa posesionada y reconocida por los clientes en la ciudad de Santo Domingo por brindar un servicio acorde a las necesidades de la sociedad, pero el problema que se ha suscitado más significativo en los últimos años es la recuperación lenta de su cartera de crédito, debido al incumplimiento de las obligaciones contraídas por parte de los clientes. La concesión de un crédito constituye un factor estratégico para aumentar la competitividad en el mercado actual, sin embargo se debe tomar medidas preventivas como una planificación financiera, con el fin de garantizar y salvaguardar el patrimonio de la organización. El principal efecto que genera la concesión de un crédito es el riesgo que asume la empresa; porque se debe considerar factores claves de los clientes, como el mercado objetivo, la evaluación del crédito, la documentación necesaria y sus ingresos, con el fin de estructurar
8 una base de datos sólida que permita realizar un seguimiento minucioso de las cuentas por cobrar, las cuales deben estar sujetas para su cancelación en un periodo determinado. La empresa tiene la obligación de resolver el problema de recuperación de su cartera vencida, a través del cumplimiento de procesos que realiza, el primer paso que debe dar es la formación de su personal mediante capacitaciones y actualizaciones constantes para el desarrollo de sus funciones, seguidamente debe generar vínculos con el cliente que permita garantizar el retorno del crédito en un periodo determinado y finalmente la integración de los altos directivos mejorando la comunicación y el cumplimiento de los objetivos trazados.
2.2.
Problema de investigación
2.2.1. Formulación del problema de investigación ¿Cómo mejorar la gestión del área de crédito y cobranza en la empresa Japan Auto, ubicada en la ciudad de Santo Domingo? 2.2.2. Sistematización del problema de investigación •
¿De qué forma se puede determinar la situación actual del área de crédito y cobranza de la empresa Japan Auto al cierre del año 2017?
•
¿Qué procedimiento se debe realizar para disminuir la morosidad?
•
¿Cómo se evalúa la gestión del área de crédito y cobranzas de Japan Auto?
•
¿Cómo se podrá mejorar el proceso de gestión de crédito y cobranza en la empresa?
2.3.
Justificación de la investigación El presente proyecto de investigación tiene relación con los objetivos 8 y 10 del Plan Nacional del Desarrollo. Secretaria Nacional de Planificación y Desarrollo (SENPLADES, 2017-2021).
El objetivo 8 Consolidar el sistema económico social y solidario, de forma sostenible: En el cual el sistema económico mundial requiere renovar su concepción priorizando a la igualdad en las relaciones de poder, sobre el crecimiento económico y el capital. Y el objetivo 10 Impulsar la transformación de la matriz productiva: Mediante el fortalecimiento de la economía popular y solidaria y las micro, pequeñas y medianas empresas, mencionado
9 en el literal 10.5, se debe: fortalecer e impulsar el crecimiento adecuado del sector financiero popular y solidario, articulado a las iniciativas de desarrollo territorial productivo y de servicios. La administración de las cuentas por cobrar forma parte de la administración financiera del capital del trabajo, que tiene por objeto coordinar los elementos de una empresa para maximizar el patrimonio y reducir el riesgo de una crisis de liquidez y ventas, mediante el manejo óptimo de variables tales como políticas de crédito comercial concedido a clientes y estrategias de cobro (Vallado, 2010). Aplicándolo al campo empresarial, los cobros harán referencia a la recepción en la empresa de una cantidad monetaria adeudada por un cliente en un momento dado (Rayón, 2010, p.15).
El presente proyecto de investigación propone dar solución a la problemática existente en la empresa Japan Auto, mediante la aplicación de técnicas y herramientas de gestión, lo cual permite generar un beneficio a largo plazo, con el fin de recuperar parte de su cartera vencida de una manera eficiente y oportuna, los cobros de los créditos se los realizará de una forma planificada para reducir el riesgo de morosidad. En cuanto a la parte académica de la investigación realizada se obtienen múltiples beneficios como el conocimiento de la empresa, los procesos que realizan, las actividades diarias de los colaboradores y la información referente a los clientes, además el trabajo que se realizó representa un aporte significativo para la Escuela de Ciencias Administrativas y Contables, sirviendo como inspiración a otros estudiantes y profesionales.
2.4.
Objetivos de la investigación
2.4.1. Objetivo general Analizar el proceso de gestión del área de crédito y cobranza de la empresa Japan Auto en Santo Domingo al cierre del año 2017 2.4.2. Objetivos específicos •
Levantar información de los procesos actuales del área de crédito y cobranza.
•
Evaluar las políticas en la recuperación de cartera que establece la empresa Japan Auto.
•
Analizar la morosidad de la cartera de crédito aplicando técnicas y herramientas en la gestión de cobros.
10 •
Plantear recomendaciones que incidan de forma positiva en el proceso de gestiĂłn de crĂŠdito y cobranza en la empresa.
11
3. MARCO REFERENCIAL 3.1.
Antecedentes En el presente trabajo se dará a conocer diferentes tesis de grado, las mismas que
permitirán tener una visión general de la problemática y como han tratado otros autores para la solución de la misma, de las cuales se detallará el autor de la tesis y el año en que la realizó. “Evaluación del Sistema de Control Interno al Proceso de Crédito y Cobranzas en Medinatural CIA. LTDA., en Santo Domingo 2016”. (Loor & Zambrano, 2016). El sistema de control interno en el área de créditos y cobranzas de la empresa es deficiente porque existen varias debilidades, como la asignación correcta de funciones a sus colaboradores, ineficiente revisión de los documentos entregados por el cliente y falta de personal capacitado para la concesión de crédito y gestión de cobro. En conclusión, la problemática existente para la concesión de créditos radica en la falta de documentación que permita verificar los datos del cliente (Domicilio, contactos, referencias bancarias y personales). Se recomienda elaborar un formulario de solicitud de crédito en el cual conste los datos personales del cliente con su respectivos respaldos y en lo posterior el vendedor deberá realizar un check list de la carpeta del cliente adjuntando la proforma y el monto a otorgar del crédito, para finalizar el proceso el jefe de ventas debe aprobar o negar la solicitud. Modelo de Crédito-Cobranza y Gestión Financiera en la Empresa “Comercial Facilito” de la Parroquia Patricia Pilar, Provincia de los Ríos. (Ramirez, 2016). La empresa carece de mecanismos adecuados que garanticen el cumplimiento del crédito otorgado, ocasionando un alto índice de morosidad, además el departamento financiero no cuenta con un sistema de cobranza confiable y accesible a los operadores. De acuerdo con la investigación la Empresa “Comercial Facilito” no cuenta con un sistema de cobranza adecuada en el cual especifiquen a sus clientes los valores adeudados, las fechas máximas de pago y el interés generado por incumplimiento de la obligación, el departamento financiero no realiza el seguimiento correcto de las deudas pertenecientes a la empresa dificultando los pagos de los clientes. Se recomienda una restructuración global del
12 área de créditos y cobranza, enfocándose principalmente en elaborar un organigrama en el cual consten las funciones y actividades que deben realizar los colaboradores. Sistema de cobro y recuperación de cartera de crédito para la empresa “Profemac” de la ciudad de Tulcán. (Revelo, 2013). La debilidad más relevante dentro de la empresa, es la ausencia total de estrategias planeadas y ejecutadas con conciencia de lo que se desea obtener para la disminución de la cartera de crédito, no existe un control adecuado en el cumplimiento de las políticas establecidas para el área de crédito y cobranza provocando la toma de decisiones inadecuadas ocasionando un desequilibrio financiero. Para concluir la empresa “Profemac” cuenta con excesivas ventas a crédito, lo cual interfiere en el desarrollo económico y organizacional de la misma por la mala administración de los recursos que posee, careciendo de un cronograma de actividades a desarrollar en un transcurso de tiempo establecido, dado que le imposibilita cumplir sus obligaciones a corto tiempo. Se recomienda ejecutar procedimientos encaminados a la administración financiera y al logro de objetivos empresariales, un proceso de mejora constante que comienza en el fortalecimiento de la imagen de la empresa y finaliza en el control efectivo de las cobranzas. “La concesión de créditos y su incidencia en la rentabilidad de la empresa MIAUTO en el año 2014”. (Pazmiño, 2015). La empresa no tiene definido las políticas y procedimientos adecuados para la concesión de un crédito y por lo tanto no realizan el seguimiento correspondiente para la recuperación de los créditos otorgados. Luego de realizar el respectivo análisis se llega a la conclusión que la empresa MIAUTO, no cuenta con la documentación financiera detallada de los clientes que adeudan a la entidad, debido a la mala administración del personal y a la falta de análisis de endeudamiento y solvencia de cada cliente, generando una baja rentabilidad y excesivos gastos administrativos. Se recomienda controlar permanentemente las cuentas por cobrar y dar seguimiento a la cartera vencida, con el fin de tomar acciones pertinentes para reducir el riesgo de los créditos que han sido concedidos sin su análisis respectivo. “La concesión de créditos y la morosidad en la empresa Casa Musical Núñez”. (Clavijo, 2014). La empresa Casa Musical Núñez concede créditos en la actualidad sin realizar ningún tipo de análisis previo, y esto incide en la morosidad, por lo que es necesario
13 regular este proceso para que se controle mejor los créditos concedidos y no provoque atraso en las fechas de pago establecidas a los clientes. Se obtuvo como resultado que la Casa Musical Núñez cuenta con un porcentaje del 26,6% en retardo de la cancelación de créditos por parte de los clientes, excediendo la fecha límite de pago de 9 meses, tiempo en el cual la deuda contraída genera intereses adicionales y gastos administrativos, además se otorga créditos sin realizar ningún tipo de análisis previo a la situación financiera del cliente. Se recomienda regular la concesión de créditos para disminuir la morosidad, vigilando que los clientes cumplan las fechas de pago correspondiente y realizar un reporte semanal al jefe de ventas para que pendiente de los cobros. Luego de realizar una investigación de diferentes tesis se puede indicar que el tema “AUDITORÍA DE GESTIÓN DEL ÁREA DE CRÉDITO Y COBRANZAS EN LA EMPRESA JAPAN AUTO, AÑO 2017” es original ya que no se ha realizado una investigación en particular a esta empresa. Luego de realizar una entrevista al Gerente de Japan Auto el Sr. Segundo Pallo y a su secretaria la Srta. Katherine Espín, se pudo detectar las problemáticas por las cuales existe un alto índice de morosidad, respecto al sector privado. •
En el sector privado, no existe una buena administración por falencias en gestión de cobranza, las causas que ocasionan esto son las siguientes: datos personales incompletos sobre el cliente, falta de visitas e insistencia por parte del recaudador hacia el cliente para que realice los respectivos pagos.
3.2.
Revisión de la literatura o fundamentos teóricos
3.2.1. Cuentas por cobrar. Es una cuenta que su función es registrar todas las facturas que aún no se han cobrado de la empresa, además permite detallar las variaciones en aumento o disminución del capital que provienen de distintas transacciones comerciales, ya sean en prestación de bienes o servicios, es imprescindible la utilización de un documento, letra de cambio o pagare. “Estas cuentas pertenecen al activo corriente y controlan el movimiento de los créditos concedido por la empresa por la venta de mercaderías o servicios” (Bravo, 2011, p.240).
14 Estas cuentas por cobrar las empresas deben tomar muy en cuenta porque en ella se registra el aumento y las disminuciones derivados de las ventas por las distintas mercaderías que la empresa posee y no dejar a un lado estas cuentas por cobrar debido que es el fundamento para el crecimiento de la organización, en cuanto a estabilidad financiera y liquidez. 3.2.1.1.
Provisiones cuentas incobrables. La provisión de estas cuentas incobrables se las realiza al partir de las facturas que no
han sido cobradas un cierto tiempo. La concesión de crédito por parte de la empresa ocasiona que en algunos casos estos se conviertan en incobrables o cuentas malas cuando los deudores no cumplen sus obligaciones, por esta razón la Ley de Régimen Tributario Interno establece el cálculo del 1% anual de provisión sobre los créditos comerciales pendientes de recaudación (Bravo, 2011, p. 240).
Las empresas a menudo utiliza esta cuenta es para proporcionar un colchón contra las facturas que no se han podido cobrar en un cierto tiempo y es por ello que se utiliza esta cuenta utilizando el 1% de los créditos concedidos y que no sobrepase el 10% del saldo de cuenta por cobrar el 31 de Diciembre del año en curso. Las provisiones para los créditos incobrables originadas en operaciones referente al giro del negocio al que se dedica la empresa debe considerar el cálculo de las previos de las cuentas por cobrar el cual no podrá exceder el 10% del total de la cartera estableciendo una fecha de pago máxima en el cual se recupere el capital entregado a los clientes. (Artículo 11 LORTI) 3.2.1.2.
Eliminación definitiva de los créditos incobrables. Una cuenta por cobrar que no se ha podido cobrar y que ya tenga un tiempo de 5 años
es mejor eliminarla definitivamente aplicando un asiento contable en la empresa. “La eliminación definitiva de los créditos incobrables se realizará con cargo a esta provisión y a los resultados del ejercicio, en la parte no cubierta por la provisión, cuando se haya cumplido una de las siguientes condiciones” (Bravo, 2011, p.240):
•
Haber constado como tales, durante cinco años o más en la contabilidad
•
Haber transcurrido más de cinco años desde la fecha de vencimiento original del crédito.
15 •
Haber prescrito la acción para el cobro el crédito.
•
En caso de quiebra o insolvencia del deudor
•
Si el deudor es una sociedad, cuando esta haya sido liquidada o cancelada su permiso de operación. Esta cuenta se la realiza al final de cada año ingresando todas las sumas de las cuentas
y documentos por cobrar aplicando como la ley tributaria lo ordena una vez haya transcurrido 5 años se las da de baja contra las cuentas de provisiones; en caso de que se desee dar de baja una cuenta por fuerza mayor se la puede hacer pero de acuerdo con la NIFF 19. 3.2.2. Administración de Cuentas de Cobro. Toda empresa debe realizar una planificación relacionada a la gestión de cobro con el fin de recuperar su cartera en un periodo determinado. Las cuentas de cobro son de gran importancia en la administración de la empresa, ya que son las que originan el efectivo; las ventas se facturan, produciéndose después de su pago, que puede ser al poco tiempo; sin embargo, estas constituyen cuentas de cobro. La efectividad con que se administren sus cuentas por cobrar es muy importante para su rentabilidad y para su riesgo (Córdoba, 2014, p. 76)
La gestión que realiza la administración de cuentas de cobro implica el estudio exhaustivo de las siguientes cuentas clientes, cuentas y documentos por cobrar con el fin de recolectar toda la información necesaria incluyendo los saldos vencidos por parte de los clientes. De esta forma se gestionará eficientemente el retorno del capital hacia la empresa. 3.2.3. Control en el ciclo de cobros. La concesión de un crédito conlleva a la ejecución de diferentes actividades que se basan en realizar un adecuado control o seguimiento a las cuentas por cobrar de la empresa, para que sea mejor. “El problema de gestión no finaliza con la concesión (o rechazo) de crédito: es preciso mantener un control continuo sobre las cuentas que vencen y comprobar que los pagos se reciben puntualmente” (Llano & Piñeiro, 2011, p. 174)
El ciclo de cobros de una empresa debe estar relacionado directamente con los clientes, el personal encargado debe realizar constante seguimiento a las obligaciones pendientes que tienen los usuarios, de esta forma se garantizará los pagos en el periodo
16 establecido, el correcto funcionamiento del ciclo mencionado con anterioridad es contar con una base de datos actualizada que proporcione toda la información referente a los clientes. 3.2.4. Importancia en la Concesión de Créditos. La concesión de créditos engloba ciertos riesgos que la empresa debe asumir, ya sea en costos o en gastos deben ser correctamente planificados para su ejecución “Aunque no todas lo hacen, es algo muy habitual. La razón obvia es que ofrecer crédito es una forma de estimular las ventas. Los costos asociados con la concesión de crédito no son insignificantes” (Córdoba, 2014, p. 76).
La empresa debe considerar que existe la posibilidad de que el cliente no pague la deuda contraída por diferentes causas por lo cual la empresa deberá asumir los costos incurridos del incumplimiento de dicha deuda; por eso debe analizar las políticas de la empresa en cuanto a la relación de ventas y los costos que se incurren en el otorgar un crédito. 3.2.5. Clasificación de los Créditos. Existe una clasificación de créditos la cual se enfoca a un sector en específico identificados de acuerdo con el desarrollo de sus actividades. Según Córdoba (2014, p.78) los créditos se pueden clasificar de acuerdo con los siguientes puntos: •
Créditos para grandes y medianas empresas (Corporativo)
•
Créditos para pequeñas empresas y comercio (Créditos PYME)
•
Crédito de personas (Crédito de consumo) Los créditos corporativos y créditos Pyme se enfocan en impulsar el desarrollo
productivo o ampliación del negocio mediante préstamos a largo plazo y fija las cuotas de pago de acuerdo con el flujo del negocio. Los créditos de consumo se enfocan en obtener un préstamo a corto plazo con el propósito de financiar la compra de un bien o servicio. 3.2.6. Principios básicos de la política crediticia. Según Córdoba (2014, p. 81) al adoptar la política de crédito, se deben tener en cuenta los siguientes principios:
17 •
El tipo de cliente debe corresponder al mercado objetivo definido por la institución, ya que la evaluación y administración es completamente distinta.
•
El mercado objetivo debe al menos definir un mercado objetivo de clientes a operar el riesgo que está dispuesto a aceptar, la rentabilidad mínima con que se trabajará, el control y seguimiento que se tendrán.
•
Salvo excepciones no debe otorgarse crédito a empresas sin fines de lucro, como cooperativas, clubes, etc. La política de créditos tiene lineamientos a seguir en el ámbito de la selección del
cliente se debe identificar y analizar las características que posee, otro aspecto a considerar es el mercado objetivo el grupo de personas que pasará a conformar la base de datos de los clientes y finalmente las excepciones que se debe considerar para otorgar un crédito identificando las empresas sin fines de lucro las cuales no son sujetas para el mismo. 3.2.7. Procedimientos de cobro de cuentas morosos. Según Córdoba (2014, p. 94) se emplean diversos procedimientos de cobranza a medida que la deuda se vence y envejece, la gestión de cobro se torna más personal y más exigente. Al determinar la morosidad de una cuenta se deben seguir los siguientes pasos: •
Oficios: Es el primer paso en el cobro de cuentas vencidas, que se envía después de cierto número de días contados a partir del vencimiento de una cuenta por cobrar.
•
Llamadas telefónicas: Si después de los oficios no se recibe el pago de la obligación, el personal de crédito llama al cliente, exigiéndole su pago inmediato.
•
Visitas: Por parte del personal de cobranza, para conocer la situación del cliente y proponerle fórmulas de pago, que deben incluir la refinanciación de la deuda.
•
Empleo de agencias de cobro: Entregando las cuentas no cobradas en los intentos anteriores, a empresas especializadas en cobranza o abogados que la hagan efectivas.
•
Cobro judicial: Es la medida
más estricta en el proceso de cobro, donde el
departamento jurídico o abogados inician persuadiendo al cliente para que haga el pago.
18 Todas las empresas cuentan con diversos procedimientos de cobro siguiendo un procedimiento ordenado que comienza con la redacción de oficios hacia los clientes morosos seguidamente de las llamadas telefónicas y visitas concluyendo el proceso con el empleo de agencias de cobro y el cobro judicial acudiendo a los sistemas financieros. El proceso debe cumplir con todas las estipulaciones mencionadas con anterioridad para garantizar el adecuado desarrollo de la planificación de cobro. 3.2.8. Definición de Cartera. Una cartera en una empresa significa que tiene un inversor o una sociedad de inversión por ejemplo: acciones, bonos, materias prima o derivados. “Combinación de activos financieros adquiridos por una persona física o jurídica que pasan, por tanto, a formar parte de su patrimonio” (Vallejo & Solórzano, 2013, pág. 236). “Es el conjunto de documentos que amparan los activos financieros o las operaciones de financiamiento hacia un tercero y que el tenedor de dicho(s) documento(s) o cartera se reserva el derecho de hacer valer las obligaciones estipuladas en su texto” (Vallejo & Solórzano, 2013, pág. 236)
En una empresa la cartera refleja el perfil del inversor que la ha creado y también da a conocer todos los activos financieros que posee dicha institución, además es una técnica de administración y control que permite categorizar las obligaciones pendientes basándose en dos aspectos fundamentales que son el tiempo de vencimiento de la deuda y el valor. 3.2.8.1.
Gestión de cartera y crédito. Cada empresa requiere de un sistema que lleve un control de los préstamos o las
deudas que poseen. Cada actividad dentro de una empresa requiere de un sistema que regule las acciones que corresponden a las finanzas de la misma, “La gestión de cartera es un proceso de combinación de activos en una cartera diseñada según las preferencias y necesidades del inversor, seguimiento de la evolución de dicha cartera, y evaluación de sus resultados o performance (Mira, 2016)
La gestión de la cartera y crédito ayuda a que la empresa tenga un control de los activos financieros, como también las deudas por préstamos y tener un equilibrio de estas actividades, las mismas que deben estar correctamente planificadas y ejecutadas eficientemente con el objetivo de brindar un beneficio para la organización.
19 3.2.9. Definición de crédito. El crédito es un préstamo de dinero que otorga ya sea una entidad bancaria o una empresa que de préstamos de consumo. “El crédito y el préstamo son operaciones financieras con características propias que los configuran como instrumentos financieros distintos” (Vallejo & Solórzano, 2013, p. 369). Tabla 1. Partes que intervienen en la concesión de crédito PARTES
CARACTERISTICAS
Deudor
Refleja la cantidad total dispuesta y devenga intereses deudores.
Acreedor
Cuando el acreditado ha realizado imposiciones y presenta un saldo a su favor que devenga intereses acreedores
Excedido
Cuando el acreditado realiza disposiciones por encima del límite máximo concedido. El exceso sobre este límite origina intereses excedidos.
Nota: Partes que intervienen en la concesión de crédito. Adaptado de “Gestión patrimonial y banca privada” por Vallejo & Solórzano, 2013, p. 369
El crédito es una operación financiera que permite satisfacer necesidades personales u organizacionales en el cual intervienen dos agentes que son el deudor y acreedor, el objetivo de los créditos es ayudar a realizar inversiones aumentando el patrimonio neto de la organización y generando beneficios a futuro. 3.2.9.1.
Importancia del crédito. El crédito es muy importante para las personas o empresas que necesiten una
inversión. El crédito, si nos ceñimos a su significado, es una operación financiera en la que una persona o entidad presta una cantidad de dinero a otra persona o entidad, a la que se le denomina deudor, y esta se compromete a devolver la cantidad que ha solicitado en un tiempo y plazos definidos, según unas condiciones establecidas, que normalmente se recogen en un contrato (Villaseñor, 2012)
•
Aumento de los volúmenes de venta.
•
Incremento de la producción de bienes y servicios y, como consecuencia, una disminución de los costos unitarios.
20 •
Elevación del consumo, al permitir que determinados sectores socioeconómicos adquieran bienes y servicios que no estarían a su alcance si tuvieran que pagarlos de contado.
•
Creación de más fuentes de trabajo, mediante nuevas empresas y ampliación de las ya existentes.
•
Fomento del uso de todo tipo de servicios y adquisición de bienes, con plazos largos para pagarlos.
•
Desarrollo tecnológico, favorecido indirectamente al incrementarse los volúmenes de venta.
•
Ampliación y apertura de nuevos mercados, al dotar de poder de compra a importantes sectores de la población. La importancia de los créditos es un elemento que está y siempre estará dentro de una
economía en un país y que es necesario para el desarrollo social y organizacional como también para las empresas que están en vías de desarrollo, permitiendo expandir su negocio mediante el desarrollo tecnológico e innovación, estos factores son imprescindibles. 3.2.9.2.
Clasificación de la actividad crediticia. Según Valle (2012, pp. 10-11) es muy importante saber los tipos de créditos que
existen al momento de necesitarlo. •
Crédito de inversión: Aquel que se otorga con el objeto de colocar capitales en manos de terceros, percibiendo adicionalmente un determinado interés.
•
Crédito bancario: El objetivo principal del crédito bancario es hacer funcionar las actividades de producción, distribución y consumo.
•
Crédito entre comerciantes: Aquel en que uno de los bienes queda inicio a la operación está construida por mercancías o servicios, donde se incluyen las operaciones de préstamos hechas en dinero o títulos de crédito.
21 •
Crédito al consumidor: El que una empresa concede a su cliente al entregarle productos o servicios a cambio de recibir su valor, con o sin intereses pactados u ocultos, en una fecha futura. Existen diferentes tipos de créditos que solventan las necesidades de las personas o
empresas, cada crédito tiene lineamientos establecidos que deben cumplir, el deudor debe contar con suficiente liquidez y solvencia económica respaldada por documentos que garanticen la información, esto garantiza la capacidad de cumplir la obligación contraída. 3.2.10. Gestión de Cobro. La gestión de cobros son aquellas tareas, financiera y administrativa que forman parte de la tesorería. “La gestión de cobro de efectos consiste en la entrega por parte de un cliente, particular o empresa, a su entidad bancaria de un efecto (letra, pagaré, factura comercial, recibo etc.) para gestionar su cobro” (Vallejo & Solórzano, 2013).
La importancia de gestión de cobro se centra en el flujo de dinero realizado en las empresas por lo cual gestiona las entradas y salidas de dinero, el personal que realiza la gestión de cobro debe contar con conocimientos previos al cargo a desempeñar, siguiendo los lineamientos de la organización, de tal manera que contribuya al cumplimiento de los objetivos. 3.2.10.1. Las 5 C´S del Crédito. Esta terminología lo llevan a cabo los prestamistas ya que por medio de esta, ven si el acreedor puede sustentar el crédito que se le otorgará. Según el autor Valle (2012, pp. 12-14) las 5 C del crédito son: •
El carácter es una disposición honesta o decisión honesta de pagar.
•
La capacidad en crédito significa la posibilidad y factibilidad para pagar una deuda a su vencimiento. No obstante la disposición de pago del deudor si no se tiene dinero para efectuar un pago, se está frente a un riesgo.
•
El capital es la fuerza financiera de un solicitante de crédito medida por el valor líquido de su negocio.
22 •
Los negocios en general y las condiciones económicas sobre las que los individuos no tienen control, pueden alterar el cumplimiento del mejor riesgo de crédito, así como su deseo de cumplir sus obligaciones.
•
Colateral se refiere a los recursos financieros y a otros recursos, se incluye efectivo, inventario y otros activos que posea una compañía y que le sirvan para pagar sus cuentas.
•
Cobertura se refiere al seguro que posee una empresa para compensar posibles pérdidas. En la actualidad los prestamistas se rigen en las 5 C (Carácter, Capacidad, Capital,
Colateral y Cobertura), por lo cual puede tomar en cuenta su experiencia y antecedentes de su negocio o industria, esto sirve para evaluar la confiabilidad de que se pagará el préstamo y las garantías que se contraen por el incumplimiento de la obligación. 3.2.11. Auditoría de Gestión. La auditoría de gestión es un examen que se realiza en una organización con el propósito de evaluar el grado de eficiencia. “La auditoría de gestión es el examen que se efectúa a una entidad por un profesional externo e independiente, con el propósito de evaluar la eficacia de la gestión en relación con los objetivos generales; su eficiencia como organización y su actuación y posicionamiento desde el punto de vista competitivo, con el propósito de emitir un informe sobre la situación global de la misma y la actuación de la dirección” (Blanco, 2014, p. 403).
Es una técnica de asesoramiento que ayuda a gerencia a identificar falencias en las diferentes áreas de la organización, identificando las responsabilidades de cada colaborador en el área establecida con el objetivo de emitir recomendaciones y generar estrategias competitivas en el sector comercial que se desempeña. 3.2.11.1. Objetivos de la Auditoria de Gestión. Según Blanco (2014, p. 403) dentro del campo de acción de la auditoria de gestión se pueden señalar como objetivos principales: •
Determinar lo adecuado de la organización de la entidad.
•
Verificar la existencia de objetivos y planes coherentes y realistas.
•
Vigilar la existencia de políticas adecuadas y el cumplimiento de las mismas.
•
Comprobar la confiabilidad de la información y de los controles establecidos.
23 •
Verificar la existencia de métodos o procedimientos adecuados de operación y la eficiencia de los mismos.
•
Comprobar la utilización adecuada de los recursos. Los objetivos de la auditoria de gestión son de gran importancia y deberían cumplirse,
para tener un mayor control dentro de cada organización, la verificación del cronograma de actividades a realizar debe contar con los parámetros establecidos y con el personal adecuado, realizando continuamente controles en las diferentes áreas de operación. 3.2.11.2. Las 5 E`S de Auditoria de Gestión. A continuación se detalla las 5 E`S de Auditoria de Gestión con cada significado. Tabla 2. Las 5 E`S de la Auditoría de Gestión 5 E`S CARACTERISTICAS Eficiencia Consiste en lograr la utilización más productiva de bienes materiales y de recursos humanos y financieros. Eficacia Es el grado en que los programas están consiguiendo los objetivos propuestos. Economía Se refiere a los términos y condiciones conforme a los cuales se adquieren bienes y servicios en cantidad y calidad apropiadas, en el momento oportuno y al menor costo posible. Ética Parte de la Filosofía que trata de la moral y las obligaciones del hombre. Ecología Podrá definirse como el examen y evaluación al medio ambiente, el impacto al entorno y la propuesta de soluciones reales y potenciales. Nota: Las 5 E`S de la Auditoría de Gestión. Adaptado de “Auditoría de Gestión” por Salazar, 2013, pp. 20-24
Las 5 E`S de Auditoria de Gestión incluyen una planificación estratégica en la organización mejorando resultados a menor costo, estandarizando procesos, contribuyendo a la economía organizacional y social del sector correspondiente, cumpliendo con principios morales y valores éticos y finalmente cuidando al medio ambiente. 3.2.11.3. Riesgos de Auditoría de Gestión. En toda auditoría se deben tener en cuenta los tres componentes del riesgo: Tabla 3. Riesgos de Auditoría de Gestión RIESGOS CARACTERISTICAS Riesgo Inherente Susceptibilidad a la ocurrencia de errores o irregularidades significativas generadas por las características de las empresas u organismos. Riesgo de Control Es el riesgo de que el sistema de control interno no esté capacitado para detectar o evitar errores o irregularidades significativas en forma oportuna. Riesgo de Detección Que los errores no identificados por los controles internos, tampoco sean identificados por el auditor. Nota: Riesgos de Auditoría de Gestión. Adaptado de “Auditoría de Gestión” por Ariza, 2013, p. 17.
24 El riesgo de la Auditoria de Gestión constituye un elemento muy importante en la organización es por eso que se asigna una persona que cuente con la suficiente experiencia para la manipulación de este suceso, el auditor interno o externo debe emitir un diagnostico basada en información confiable de la organización en el cual indica su riesgo y las recomendaciones. 3.2.12. Políticas de crédito. Las políticas de créditos son transacciones comercial basado en la confianza que se le otorga a las personas que van adquirir el crédito. “La política de crédito puede tener una influencia significativa sobre las venta….El crédito es uno de los muchos factores que influyen en la demanda de un producto” (Van Horne & Wachowicz, 2010, p. 250).
Las políticas de créditos deben ser claras y de fácil entendimiento para todo el personal de la empresa la elaboración de las mismas están a cargo de la alta gerencia, garantizando el cumplimiento de las mismas y una administración efectiva en cuanto a fechas de vencimiento máximos, incluir límites y formas de pago, descuentos e interés o mora. 3.2.12.1. Estándar de crédito. El estándar de crédito es una herramienta de control financiero que permite conocer el historial crediticio de la persona o sociedad interesada en adquirir un crédito. “La calidad mínima con la que debe cumplir un solicitante para ser aceptado como sujeto de crédito por la empresa” (Van Horne & Wachowicz, 2010, p. 250).
Estas políticas son normas dictadas por los prestamistas de las diferentes entidades bancarias que relacionan la estrategia de riesgo establecida y esto hace que los prestamistas tengan más confianza al momento de dar un préstamo, como también los acreedores del préstamo tengan esos beneficios que dan las entidades bancarias. 3.2.12.2. Términos de crédito. 3.2.12.2.1. Período de crédito. El periodo de crédito es la cláusula en la cual el cliente fija su obligación de pago por escrito, estipulando fechas de cancelación por la adquisición de un bien o servicio en un periodo determinado.
25 “Los términos de crédito especifican el tiempo durante el cual se extiende el crédito a un cliente y el descuento, si lo hay, por pronto pago” (Van Horne & Wachowicz, 2010, p. 253). Tabla 4. Comparación entre rentabilidad y rendimiento requerido INDICADORES FÓRMULAS Rentabilidad de ventas adicionales (Margen de contribución por unidad) x (Unidades adicionales vendidas) Cuentas por cobrar adicionales asociadas con (Ingreso por nuevas ventas/Nueva rotación de cuentas por nuevas ventas cobrar) Inversión en nuevas cuentas por cobrar (Costos variables por unidad/Precio de venta por unidad) x adicionales asociadas con nuevas ventas (Cuentas por cobrar adicionales) Nivel de cuentas por cobrar antes del cambio (Ventas anuales a crédito)/(Rotación anterior de cuentas por en el período de crédito cobrar) Nuevo nivel de cuentas por cobrar asociadas (Ventas anuales a crédito)/(Nueva rotación de cuentas por con ventas originales cobrar) Rendimiento antes de impuestos sobre la (Costo de oportunidad) x (Inversión total en cuentas por inversión adicional cobrar adicionales) Nota: Comparación entre rentabilidad y rendimiento requerido. Adaptado de “Fundamentos de Administración Financiera” por Van Horne & Wachowicz, 2010, p. 253.
La rentabilidad en el otorgamiento de un crédito depende de diferentes factores los cuales afectan directamente a la utilidad de la empresa. La rentabilidad financiera se la mide a través de indicadores financieros los cuales muestran la relación que existe entre las que lo conforman, con el objetivo de influir directamente en la toma de decisiones. 3.2.12.2.2. Período de descuento por pago en efectivo y descuento por pago en efectivo. Se puede considerar como un incentivo hacia el cliente que se le concede por la cancelación anticipada de una deuda contraída. “El periodo de descuento por pago en efectivo representa el lapso durante el cual puede optarse por un descuento por pronto pago… El descuento por pago en efectivo es un intento por acelerar el pago de las cuentas por cobrar” (Van Horne & Wachowicz, 2010, p. 253).
El efecto positivo que se genera en realizar un descuento por pronto pago es muy beneficioso para la organización siendo este una motivación hacia el cliente a que cancelen con anterioridad sus obligaciones pendientes y de esta forma la empresa recupera su capital rápidamente en un periodo promedio. 3.2.12.2.3. Fecha temporal. Es el plazo que estipula la empresa para cancelación de la deuda pendiente previamente estipulada en una cláusula.
26 “Esta fecha temporal se puede personalizar de acuerdo con el flujo de efectivo del cliente; además, estimula la demanda de los clientes que no podrán pagar sino hasta más adelante en la temporada” (Van Horne & Wachowicz, 2010, p. 253).
En la actualidad las empresas realizan programas beneficiosos para los clientes, uno de ellos es el aplazamiento temporal de una deuda que le permite aplazar la fecha de pago por diversos factores que afectan la economía del acreedor del préstamo; de esta forma la empresa garantiza el cumplimiento de las obligaciones de sus clientes. La fecha temporal es una herramienta financiera que se basa en el cumplimiento de las obligaciones establecidas, la cual evitará incurrir en ciertos costos adicionales, dando a conocer a los involucrados del proceso la información necesaria del tema, el cobro se debe realizar de una forma abierta hacia el cliente con una garantía de por medio. 3.2.12.3. Riesgo de incumplimiento. Se basa en la probabilidad de impago por parte de un cliente y esto implica sanciones legales por no cumplir sus obligaciones financieras. “La preocupación en esta sección no es solo la lentitud de la cobranza, sino también la proporción de las cuentas por cobrar que no se pagan” (Van Horne & Wachowicz, 2010, p. 254).
El riesgo del incumplimiento es un riesgo de pérdida que se suscita por el incumplimiento del pago de una deuda pendiente; el objetivo primordial de las empresas es recuperar su cartera pero en ocasiones no es posible, por esta razón deben acudir a tomar otras medidas de carácter legal buscando siempre el beneficio de la sociedad. 3.2.12.4. Políticas y procedimientos de cobranza. Las políticas de cobranza son establecidas por cada compañía, son fundamentales para determinar la credibilidad de conceder un crédito. “La compañía determina su política completa de cobranza mediante la combinación de los procedimientos de cobro que emprende…. Estos procedimientos incluyen envío de cartas y faxes, llamadas telefónicas, visitas personales y acción legal” (Van Horne & Wachowicz, 2010, p. 255).
En la actualidad las empresas tienen políticas las cuales se deben cumplir y dar seguimiento, paso a paso para poder recuperar fácilmente el crédito concedido a un cliente y
27 así reducir el nivel de cuentas incobrables sea a corto o largo plazo, aumentando las utilidades y teniendo liquidez y solvencia para la empresa. 3.2.13. Análisis del solicitante de crédito. Antes de conceder un crédito se debe realizar el respectivo análisis para verificar si el cliente tiene la solvencia suficiente para hacerse acreedor de dicho crédito. Según Van Horne & Wachowicz (2010, p. 258) el procedimiento de evaluación del crédito incluye tres pasos relacionados:
1.
Obtener información del solicitante,
2.
Analizar esta información para determinar la solvencia del solicitante y
3.
Tomar la decisión de crédito. La decisión de crédito, a la vez, establece si debe extenderse el crédito y cuál es el límite de éste.
3.2.13.1. Fuentes de información. La empresa entrega un listado de requisitos a presentar, lo cual el cliente que requiere el crédito debe presentar información actual y confiable para poder analizarla. “Existen varios servicios que brindan información crediticia de los negocios, pero para algunas cuentas, en especial las pequeñas, el costo de recolectar esta información podría sobrepasar la rentabilidad limitada de la cuenta” (Van Horne & Wachowicz, 2010, p. 258).
Según Van Horne & Wachowicz (2010, p. 259) dependiendo de estas consideraciones, el analista de crédito puede usar una o más de las siguientes fuentes de información: •
Estados financieros: En el momento de la posible venta, el vendedor puede solicitar los estados financieros, una de las fuentes de información más deseables para el análisis de crédito.
•
Informes y clasificaciones de créditos: Además de los estados financieros, se dispone de clasificaciones de crédito de varias agencias.
•
Verificación en el banco: Al llamar o escribir al banco en el que el solicitante tiene una cuenta, el analista puede obtener información como el saldo promedio, préstamos otorgados, experiencia con el cliente y algunas veces información financiera más extensa.
28 •
Verificación comercial: Con frecuencia, la información de crédito se intercambia entre compañías que venden al mismo cliente.
•
Experiencia de la propia compañía: Estas evaluaciones son muy importantes, pues pertenecen a las tres “C” del análisis de crédito: carácter, capacidad y capital. El cliente que requiere el crédito debe presentar la documentación solicitada, de acuerdo
con el perfil establecido por gerencia, al listado y en el orden correspondiente, junto con una solicitud que cada empresa tiene la cual debe ser llenada correctamente, con la finalidad de contar con una base de datos actualizada, facilitando la comunicación con el cliente. 3.2.13.2. Análisis de crédito. La información proporcionada por el cliente debe ser verificada, para conocer si es real. “Una vez reunida la información de crédito, la empresa debe realizar un análisis de crédito del solicitante….En la práctica, la recolección de información y su análisis tienen una relación estrecha” (Van Horne & Wachowicz, 2010, p. 260).
Luego de realizar el respectivo análisis de la información proporcionada por el cliente y verificar si los datos son correctos o incorrectos, se puede tomar la decisión final para conceder o no el crédito respectivo, teniendo la confianza de que este será cancelado de acuerdo con lo indicado en las fechas de pago y monto establecido. 3.2.13.2.1. Proceso de investigación secuencial. La investigación genera un gasto que será compensado con el beneficio esperado. “La cantidad de información recolectada debe determinarse en relación con la ganancia esperada de una orden y el costo de investigación” (Van Horne & Wachowicz, 2010, p. 261).
Toda investigación tiene una secuencia lógica que debe ser respetada y seguida paso a paso para verificar si la información presentada califica o no para que se genere dicho crédito solicitado, se hace un análisis profundo de las experiencias anteriores con otras entidades, acorde a esto se acepta o rechaza el crédito. 3.2.13.2.2. Sistemas de calificación de crédito. El sistema de calificación de créditos es importante en todas las empresas por eso es un: “Sistema empleado para decidir si es conveniente o no otorgar un crédito, se basa en la asignación de calificaciones numéricas a diferentes características relacionadas con la solvencia” (Van Horne & Wachowicz, 2010, p. 261).
29 Cada empresa tiene un sistema diferente para calificar si el cliente es merecedor de un crédito, como por ejemplo se puede tomar en cuenta como principal punto la calificación de créditos otorgados en diferentes instituciones, verificar si el cliente fue cumplido en los pagos, las fechas establecidas y se debe tomar en cuenta las garantías necesarias. 3.2.13.3. Decisión de crédito y línea de crédito. Luego de realizar los respectivos análisis se procede a decidir si otorga el crédito. “Una vez que el analista de crédito ha reunido y analizado la evidencia necesaria, debe llegar a una decisión acerca de la disposición de la cuenta” (Van Horne & Wachowicz, 2010, p. 262). “Una línea de crédito es un límite máximo de la cantidad que la empresa permite que le deban en cualquier momento…. En esencia, representa el riesgo máximo que la empresa se permite correr por una cuenta” (Van Horne & Wachowicz, 2010, p. 262).
La correcta decisión tomada luego de analizar la documentación respectiva de cada cliente reducirá el riesgo del cobro del crédito concedido por la organización, tomando las garantías pertinentes y teniendo fiel confianza que será recuperado de acuerdo con lo establecido, los acuerdos realizados no deberán faltar para tener mayor credibilidad para en un futuro solicitar otro crédito. 3.2.13.4. Subcontratación de crédito y cobranza. La Subcontratación es la implicación de otra empresa para la recuperación de carteras vencidas en la cual interviene el pago por la comisión. “Toda la función de crédito y cobranza se puede subcontratar…. Los sistemas de calificación de crédito, junto con otra información, se emplean para decidir si se concede un crédito” (Van Horne & Wachowicz, 2010, p. 263).
Por lo general en las empresas medianas o pequeñas, realizar el proceso de cobro de cuentas atrasadas o vencidas es un trabajo de gran esfuerzo y dedicación para la organización, debido a que esta actividad suele generar un gasto muy elevado y cambios en las actividades diarias del personal encargado para realizar esta función. 3.2.14. Auditoría. La Auditoria es el examen crítico y sistemático que realiza una persona o personas especializadas en la ejecución del trabajo con el objetivo de emitir una opinión independiente.
30 “Se entenderá por auditoría de cuentas la actividad que consiste en la revisión y verificación de las cuentas anuales, así como de otros estados financieros o documentos contables, elaborados con el arreglo al marco normativo de información financiera que resulte de aplicación, siempre que dicha actividad tenga por objeto la emisión de un informe sobre la fiabilidad de dichos documentos que pueden tener efectos frente a terceros” (Pallerola & Monfort, 2012, p. 15).
Las empresas llevarán un adecuado control de las actividades y los procedimientos que realizan, con el objetivo de determinar falencias que se pueden suscitar por diferentes motivos; la auditoría se encarga de realizar un examen especializado a una determinada cuenta siguiendo una serie de pasos para realizar el informe final y en lo posterior emitir una opinión confiable. 3.2.14.1. Informe de Auditoría. El informe de auditoría es de vital importancia para los altos directivos, porque el auditor plasma su opinión del proceso realizado en base a evidencias presentadas. Según Blanco (2014, p. 471) el informe de auditoría de gestión tendrá enfoques distintos en su presentación dependiendo de las siguientes circunstancias: •
Si hace parte del informe final de la auditoría integral.
•
Si es un informe exclusivo de gestión y resultados con dictamen y con resumen de los procedimientos de revisión utilizados.
•
Informe intermedio o eventual dentro de una auditoría integral.
•
Informe de gestión de la auditoria interna. La información que es objeto de estudio de la empresa, debe reflejar las operaciones o
actividades que realizan, el informe de auditoría tiene como finalidad de exponer todos los factores claves que se encontraron durante la ejecución del trabajo y ayudar a mejorar la gestión de la empresa, mediante recomendaciones estratégicas que emitan el informe final. 3.2.1.1
Hallazgos. De acuerdo con Maldonado (2011, p. 69), el concepto de hallazgo de auditoría
implica que para su consideración contenga los cuatro atributos, explicados a continuación: •
Condición: lo que sucede o se da en la realidad dentro de la entidad.
31 •
Criterio: parámetro de comparación por ser la situación ideal, el estándar, la norma,
el
principio administrativo apropiado o conveniente. •
Causa: motivo, razón por el que se dio la desviación o se produjo el área crítica.
•
Efecto: daño, desperdicio, pérdida. El auditor debe relatar los hallazgos de forma clara, simple y objetiva en los papeles
de trabajo buscando que sea de fácil entendimiento de todos los directivos que están implicados; cuenta con cuatro elementos que son condición, criterio, causa y efecto, además se incluye recomendaciones hacia la empresa para prevenir debilidades detectadas.
32
4. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN 4.1.
Enfoque / Diseño / Tipo de investigación
4.1.1. Enfoque de investigación. El enfoque cualitativo se guía por áreas o temas significativos de investigación. Sin embargo, el lugar de que la claridad sobre las preguntas de investigación e hipótesis preceda a la recolección y el análisis de datos, los estudios cualitativos pueden desarrollar preguntas e hipótesis antes, durante o después de la recolección y el análisis de datos (Hernández, Fernández & Baptista, 2014, p. 7). El enfoque cuantitativo es un conjunto de procesos secuencias y probatorio, cada etapa procede a la siguiente y no se puede eludir pasos. Utiliza la recolección de datos para probar hipótesis con base en la medición numérica y el análisis estadístico, con el fin de establecer pautas de comportamiento y probar teorías (Hernández, Fernández & Baptista, 2014, p. 4).
La política de cobros de la empresa Japan Auto, tiene como característica el análisis descriptivo mediante un enfoque cualitativo referente a la entrevista y enfoque cuantitativo correspondiente a la encuesta, debido a que se realizó una investigación basada en los índices de morosidad de los clientes 4.1.2. Diseño. “La investigación no experimental es la que se realiza sin manipular deliberadamente las variables independientes; se basa en categorías, conceptos, variables, sucesos, fenómenos o contextos que ya ocurrieron o se dieron sin la intervención directa del investigador” (Hernández, Fernández & Baptista, 2014, p. 152).
Para el desarrollo de la investigación, se basa en el diseño no experimental porque no existe manipulación de las variables deliberadamente debido a que se basó fundamentalmente en técnicas de recolección de datos como son la encuesta y la entrevista, en un contexto natural para después analizar los resultados obtenidos. 4.1.3. Tipo de investigación. 4.1.3.1.
Investigación Descriptiva. “Busca especificar propiedades y características importantes de cualquier fenómeno que se analice. Describe tendencias de un grupo o población” (Hernández, Fernández & Baptista, 2014, p. 92).
Mediante la realización de la entrevista a un grupo determinado que conforma la empresa, permite recolectar información referente a procedimientos, actividades y políticas
33 de crédito en su ambiente natural realizando un procedimiento el cual consiste en medir o conocer las características de un grupo de personas u objetos a estudiar, proporcionando una descripción real de los sucesos realizados.
4.2.
Población / Muestra
4.2.1. Población. “Conjunto de todos los casos que concuerdan con determinadas especificaciones” (Hernández, Fernández & Baptista, 2014, p. 174).
Para la presente investigación la población estará enfocada a 15 trabajadores y a una muestra del total de clientes con cuentas por cobrar de la empresa Japan Auto, que representan un valor de 1.000 personas. Tabla 5. Población JAPAN AUTO POBLACIÓN JAPAN AUTO Gerente Jefe Comercial Jefe Administrativo Jefe Logística Jefe Financiero Clientes TOTAL Nota: Población “Japan Auto”
1 3 2 4 5 1.000 1.015
4.2.2. Muestra. “Es la parte de la población que se selecciona, de la cual realmente se obtiene la información para el desarrollo del estudio y sobre la cual se efectuaran la medición y la observación de las variables objeto de estudio” (Bernal, 2014, p. 161).
Es una representación significativa, la cual sirve para determinar una muestra específica del total de clientes con cuentas por cobrar de la empresa Japan Auto, para lo cual se tomará la población de 1.000 clientes, los cuales adeudan los valores más significativos en la empresa con un tiempo de vencimiento mayor a los 6 meses. 4.2.2.1.
Aspectos para el cálculo del tamaño de la muestra.
Para el cálculo del tamaño de la muestra se utilizará la siguiente fórmula:
n=
Z2 PQN Z2 PQ+Ne2
34 Dónde: n= el tamaño de la muestra N= al tamaño de la población Z= valor obtenido mediante valores de confianza del 95% equivalente a 1,96 e= límite aceptable de error de la muestra 5% (0,05) P= Probabilidad de éxito 50% Q= Probabilidad de fracaso 50% 4.2.2.2.
n=
Cálculo del tamaño de la muestra.
1,962 *0,50*0,50*1.000 1,962 *0,50*0,50+1.000*0,052
n=
3,8416*0,50*0,50*1.000 3,8416*0,50*0,50+1.000*0,0025
n=
960,40 0,9604+2,5
n=
960,40 3,4604
n=277,54 - 278 Luego de realizar el cálculo para el tamaño de la muestra tomando en cuenta el total de clientes de la empresa Japan Auto, se obtiene un resultado de 278 personas.
35
4.3.
Operacionalización de las variables
Tabla 6. Operacionalización de las variables Variables Definición Conceptual Variable Independiente: Crédito y cobranzas
“Un crédito es una cantidad de dinero que se le debe a una entidad o a una persona” (Pérez, 2013) “Cobranza es el acto y la consecuencia de cobrar: obtener el dinero correspondiente al desarrollo de una actividad” (Pérez, 2016)
Variable Dependiente: Auditoría de Gestión
“La auditoría de gestión es el examen que se efectúa a una entidad por un profesional externo e independiente, con el propósito de evaluar la eficacia de la gestión en relación con los objetivos generales; su eficiencia como organización y su actuación y posicionamiento desde el punto de vista competitivo, con el propósito de emitir un informe sobre la situación global de la misma y la actuación de la dirección” (Blanco, 2014, p. 403).
Dimensión/e s operacional Políticas de crédito
Cartera Crédito
de
Gestión cobro
de
Riesgos en Auditoría de Gestión
Indicador
Desarrollo del Indicador
• Las 5 C`S del crédito • Términos de crédito • Créditos aprobados • Créditos no aprobados • Riesgo de conceder un crédito • Procedimiento de cobro de cuentas a morosos • Proceso de investigación secuencial
• Políticas cumplidas en el área de crédito / Políticas establecidas en el área de créditos
• Riesgo Inherente • Riesgo de Control • Riesgo de Detección
• Nº créditos recuperados / Total créditos concedidos
• Canales de comunicación utilizados / Canales de comunicación establecidos • Nº de actividades planificadas / Nº de actividades ejecutadas • Nº de respuestas Positivas / Total de Preguntas
Las 5 E`S de la Auditoría de Gestión
• • • • •
Eficiencia Eficacia Economía Ética Ecología
• Nº créditos recuperados / Total créditos vencidos • Nº de documentos entregados / Total documentos recibidos • Nº de clientes con parentesco familiar que han recibido créditos / Total de socios examinados • Nº hojas utilizadas / Total hojas reciclables entregadas
Nota: Operacionalización de las variables
36
4.4.
Técnicas e instrumentos de recogida de datos
4.4.1. Técnicas de recogida de datos 4.4.1.1.
Entrevista. “Este sistema se emplea para la recopilación de información, cara a cara, para captar tanto las opiniones como los criterios personales, formas de pensar y emociones de los entrevistados” (Muñoz, 2014, p. 119).
Para esta investigación se realizó una entrevista al Gerente Propietario de Japan Auto el Sr. Segundo Pallo Pallo y a la Srta. Secretaria de la empresa la cual brindó la información necesaria para realizar un análisis y verificar el problema existente en la institución sobre el alto índice de morosidad causado por las cuentas vencidas. 4.4.1.2.
Encuesta. “Es la información que se obtiene a través de cuestionarios y sondeos de opinión masiva, generalmente en anonimato, con el propósito de conocer comportamientos y conocer tendencias de los encuestados sobre el hecho o fenómeno a estudiar” (Muñoz, 2014, p. 119).
La técnica de la encuesta será enfocada a una muestra específica del total de los clientes de la empresa Japan Auto, la cual consiste de una serie de preguntas cerradas referentes al tema de investigación, con la finalidad de conocer los diferentes problemas y la opinión de cada uno en lo referente a conceder créditos. 4.4.2.
Instrumentos de recogida de datos
4.4.2.1.
Guía de Preguntas
Según Aragon (s.f., p.1), las preguntas guía son una estrategia que nos permite visualizar de una manera global un tema a través de una serie de preguntas literales que dan una respuesta especifica. Para poder realizar una entrevista se realiza una guía de preguntas debidamente estructuradas, las cuales servirán para recolectar la información necesaria, verificar las anomalías existentes dentro de la empresa y poder realizar la respectiva investigación. 4.4.2.2.
Cuestionario
Según Hernández, Fernández & Baptista (2014, p. 217), el cuestionario es un conjunto de preguntas respecto de una o más variables que se van a medir.
37 El cuestionario consta de preguntas claras, sencillas y ordenadas que permiten obtener información de un área específica con la finalidad de recolectar respuestas confiables que servirán de apoyo para la investigación. El proceso a ejecutar está conformado por dos partes (encuestador y encuestado) los cuales cuentan con un rol especifico de cooperación y en lo posterior realizar un diagnóstico final de forma exacta, satisfactoria e integral.
4.5.
Técnicas de Análisis de Datos
4.5.1. Análisis cuantitativo. La importancia del análisis cuantitativo se basa en la recolección de información actualizada y de calidad de la empresa con el fin de identificar los puntos críticos o de falencias que estén ocasionando retrasos en el proceso productivo y así mejorarlos a través de técnicas como la entrevista y la encuesta, posteriormente se procederá a realizar la tabulación de la información obtenida mediante gráficos o tablas estadísticas. 4.5.2. Análisis cualitativo. Para realizar el análisis cualitativo se debe asumir diferentes posturas ideológicas las cuales enfrentan a desafíos y dificultades en cada caso a estudiar, se requiere profundizar directamente en el tema, desarrollando la lógica de generalización, mediante la interpretación y análisis del problema a estudiar.
38
5. RESULTADOS •
Entrevista al Gerente. Entrevista dirigida al Gerente de la empresa “Japan Auto” en Santo Domingo de los
Tsáchilas. 1: ¿Cree usted importante que la empresa JAPAN AUTO conceda créditos a sus clientes? Considero que si es un factor importante hacia nuestros clientes, porque hay ocasiones que no tienen en su totalidad para cancelar en el momento de la compra, pero existe la necesidad de la compra. 2: ¿Cuenta la empresa con un área de cobranza? La empresa no cuenta con un área establecida para cobranza, el departamento de contabilidad es el encargado de los cobros de la cartera vencida. 3: ¿Existen políticas de crédito establecidas para los clientes? En la empresa si existen políticas establecidas las cuales servirán para poder conceder créditos a nuestros clientes. 4: ¿Existen políticas de cobranza establecidas para los clientes? En la empresa existen falencias respecto a las políticas de cobranzas, porque aún no las tenemos establecidas, siendo esto una desventaja para mi empresa y por dicho motivo existe un alto índice de morosidad. 5: ¿La empresa cuenta con una base de datos actualizada de sus clientes? Si, contamos con una base de datos donde se registra datos personales del cliente como nombres, dirección, teléfono y también la compra realizada, fecha de la misma y si está adeudando o esta cancelado en su totalidad.
39 6: ¿Cuál es el monto mínimo o máximo que la empresa fija para otorgar un crédito? En la empresa tenemos establecido un monto mínimo de $200 y máximo de $3.000, lo cual debe ser cancelado en el lapso de 6 meses. 7: ¿Cuáles son los plazos de créditos establecidos para los clientes? Los plazos de establecidos son de 2 meses, 4 meses y 6 meses. 8: ¿La empresa facilita la información necesaria (fechas de pago y tablas de amortización) detallada del crédito a los clientes? Si facilitamos las tablas de amortización detallando sus respectivas fechas de pago, pero si el crédito es a partir de $500 en adelante, si es menor no se entrega. 9: ¿La empresa tiene problemas con la cobranza? Sí, porque no cuenta con un área establecida para hacer un seguimiento de la cartera vencida de los clientes y realizar los respectivos cobros a los mismos. 10: ¿La empresa realiza evaluaciones de desempeño de los empleados respecto a la gestión de cobro? En la actualidad en la empresa no contamos con evaluaciones de desempeño hacia nuestros empleados, por el motivo de que no tenemos un control adecuado para la gestión de cobranza. 11: ¿Los clientes se han atrasado en los pagos? Los clientes que cancelan cumplidamente en las fechas establecidas son contados, la mayoría se atrasa unos días 12: ¿La empresa calcula índices de morosidad? Si contamos en la empresa con un índice de morosidad, el cual nos ayuda a saber cuánto tenemos de cuentas por cobrar a nuestros clientes.
40 13: ¿La empresa dispone de un score de cobranza que le permita identificar los clientes en mora? Nosotros no contamos con un score de cobranza, lo que tenemos es una base de datos donde registramos todos los datos de nuestros clientes. 14: ¿La empresa realiza un procedimiento por etapas, acciones y resultados que le permita conocer los resultados de cobranza? Mi empresa no cuenta con una planificación adecuada para el proceso de cobranza, por este motivo existe un alto índice de morosidad. •
Análisis de la entrevista. El resultado de la entrevista realizada al Gerente de la Empresa “Japan Auto”, la cual
ha sido de mucha ayuda para la presente investigación, ya que con la información proporcionada sirve para verificar que la empresa no cuenta con un área específica de cobranza, lo cual es algo que perjudica directamente a la empresa en su liquidez. Otro riesgo es el relacionado con la pregunta cuatro, en esta detalla que no existen políticas de cobranza establecidas para los clientes, siendo esto una desventaja para la empresa y por este motivo en especial es lo que existe un alto índice de morosidad, otro factor importante es que últimamente no realizan evaluaciones de desempeño a los empleados y por este motivo también no existe un control adecuado para la gestión de cobranza. •
Tabulación de encuestas a clientes.
Tabla 7. Tabulación de encuesta a clientes Nº Preguntas 1 ¿Hace cuánto tiempo es Ud. cliente de Japan Auto?
Opciones Total 278 % Menos de un año 61 278 22% Entre 1-6 años 120 43% Más de 7 años 97 35% INTERPRETACIÓN: Del total de encuestados el 22% indican que son clientes menos de un año en la empresa, el 43% entre 1-6 años y el otro 35% más de 7 años. 2 ¿Por qué medio conoció la empresa? Radio 30 278 11% Televisión 65 23% Redes Sociales 113 41% Amigos 70 25% INTERPRETACIÓN: Del total de encuestados el 11% dice que conoció la empresa por medio del radio, el 23% por televisión, el 41% por redes sociales y el 25% por medio de amigos. 3 ¿Ha realizado un crédito con la empresa “Japan Auto” Si 278 278 100% No 0 0% ? Si su respuesta es NO, se termina la encuesta
41 Tabla 7 (Continuación) INTERPRETACIÓN: De todos los encuestados 100% respondieron que SI han realizado créditos en la empresa Japan Auto y un 0% dicen que NO han realizado. 4 ¿Con qué frecuencia compra Ud. a crédito? Semanal 19 278 7% Quincenal 56 20% Mensual 75 27% Anual 128 46% INTERPRETACIÓN: Luego de realizar las respectivas encuestas se llegó a la conclusión que el 7% de clientes realizan su compra a crédito Semanalmente, el 20% Quincenal, el 27% Mensual y el 46% Anual. 5 ¿Conoce los requisitos o documentos que solicita la Si 247 278 89% No 31 11% empresa para la aprobación de un crédito? INTERPRETACIÓN: Del total de encuestas realizadas el 89% dice que SI conoce los requisitos o documentos que solicita la empresa y el 11% dijo que NO conoce. 6 ¿Una vez aprobado el crédito en que tiempo le llega la Un día 49 278 18% Una semana 100 36% mercadería solicitada? Un mes 129 46% INTERPRETACIÓN: De todas las encuestas el 18% dicen que luego de aprobado el crédito les llega la mercadería en un día, el 36% en una semana y el 46% en un mes. 7 ¿Qué documento firma al momento de recibir el Pagaré 22 278 8% crédito? Letra de Cambio 88 32% Documento 168 60% Interno INTERPRETACIÓN: De acuerdo con las encuestas realizadas el 8% indicaron que al momento de recibir el crédito firman un pagaré, el 32% una letra de cambio y el 60% un documento interno. 8 ¿La empresa le entrega una tabla de amortización para Si 250 278 90% No 28 10% realizar sus pagos? INTERPRETACIÓN: Del total de encuestas el 90% indicaron que SI les entregan una tabla de amortización para realizar sus respectivos pagos y el 10% indicaron que NO les entregan nada. 9 ¿De qué manera le conviene cancelar su crédito? Efectivo 65 278 23% Transferencia 104 37% Cheque 109 39% INTERPRETACIÓN: Del total de encuestados el 23% dijo que le conviene cancelar su crédito en efectivo, el 37% mediante transferencia y el 39% con cheque. 10 ¿Cómo realiza los pagos de la compra a crédito En la fecha de 53 278 19% pago establecida Antes de su 60 22% vencimiento Después de su 165 59% vencimiento INTERPRETACIÓN: Del total de encuestados el 19% indicaron que los pagos de la compra la crédito la realizan en la fecha de pago establecida, el 22% antes de su vencimiento y el 59% después de su vencimiento. 11 ¿Le gustaría recibir un descuento por pronto pago? Si 270 278 97% No 8 3% INTERPRETACIÓN: De los encuestados el 97% indicaron que SI les gustaría recibir descuento por pronto pago y el 3% dijo que NO le gustaría. 12 ¿La empresa le recuerda la fecha de vencimiento de A veces 206 278 74% sus cuotas? Siempre 60 22% Nunca 12 4% INTERPRETACIÓN: Del total de encuestados el 74% indico que a veces la empresa le recuerda la fecha de vencimiento de sus cuotas, el 22% dijo que siempre y el 4% indico que nunca le recuerdan. 13 ¿Alguna vez se ha retrasado en el pago de sus cuotas? Si 250 278 90% No 28 10% INTERPRETACIÓN: Del total de encuestas realizadas el 90% dijo que SI se ha retrasado en el pago de sus cuotas y el 10% indico que NO se retrasa y paga puntualmente.
42 Tabla 7 (Continuación) 14 ¿Ha tenido algún contratiempo con un colaborador
Si 50 278 18% No 228 82% de la empresa respecto a la entrega de productos? INTERPRETACIÓN: Luego de realizar las encuestas se llega a la conclusión que el 18% índico que SI ha tenido algún contratiempo y el 82% NO ha tenido contratiempos con los colaboradores de la empresa. 15 ¿Cómo calificaría Ud. la gestión de crédito de la Excelente 40 278 14% empresa “Japan Auto”? Buena 78 28% Regular 120 43% Deficiente 40 14% INTERPRETACIÓN: Del total de encuestas realizadas el 14% dijo que califica la gestión de crédito de la empresa como EXCELENTE, el 28% BUENA, el 43% REGULAR y el 14% DEFICIENTE. Nota: Tabulación de encuestas a clientes
•
Análisis de encuesta a clientes. Luego de realizar las respectivas encuestas se puede llegar a la conclusión de que
existen anomalías como que hay un 11% de clientes que no conocen cuales son todos los requisitos para que puedan conceder un crédito, un 74% manifestó que la empresa no siempre recuerda las fechas de pago y por este motivo es que existe un alto índice de morosidad dentro de la misma, debido a que un 90% de clientes se retrasan en sus pagos y por todas estas faltas el 43% dijo que califica la gestión de crédito de la empresa como regular.
43
5.1.
Propuesta de Intervención
5.1.1. Levantar información de los procesos actuales del área de crédito y cobranza. 5.1.1.1.
Programa para la Fase de Planificación.
Tabla 8. Programa para la Fase de Planificación PROGRAMA DE TRABAJO PARA LA PLANIFICACION, AUDITORÍA DE GESTIÓN DEL ÁREA DE CRÉDITO Y COBRANZAS EN LA EMPRESA JAPAN AUTO Empresa: JAPAN Periodo: 2017 AUTO No. PROCEDIMIENTOS Ref.P/TS Elaborado por: Fecha: FASE DE PLANIFICACIÓN 1. DIAGNOSTICO DE LA EMPRESA Programé una entrevista con el Gerente de la empresa JAPAN AUTO en donde se trataran las 1.1 P.1. Beltrán Denisse 15/11/2017 principales problemáticas que tiene actualmente la empresa, enfocándose en la más relevante que es el área de crédito y cobranza. Análisis de la independencia de funciones en el 1.2 P.2. Beltrán Denisse 16/11/2017 área. Solicita información referente a la estructura 1.3 P.3 Beltrán Denisse 17/11/2017 Organizativa de la Empresa JAPAN AUTO Solicita información sobre las políticas, 1.4 funciones y actividades que realizan en el área P.4 Vinueza Anaís 20/11/2017 de créditos y cobranza. Identificar las principales políticas contables de 1.5 P.5 Vinueza Anaís 21/11/2017 la Empresa JAPAN AUTO Detallar las funciones del área de gestión de 1.6 P.6 Vinueza Anaís 22/11/2017 crédito y cobranza.
Elaborado por: Beltrán Denisse
Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado
44 5.1.1.2.
Carta de Presentación.
Tabla 9. Papel de Trabajo 1: Carta de Presentación EMPRESA JAPAN AUTO ÁREA DE CRÉDITO Y COBRANZA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017
Elaborado por:
DJB P.1
Fecha:
15/11/2017
OBJETIVO: Realizar una reunión con el Ing. Franklin Pallo Pallo Gerente de la Empresa Japan Auto, con el fin de conocer los procesos que se realizan en el área e identificar a los involucrados.
CARTA DE PRESENTACIÓN Santo Domingo, 15 de noviembre de 2017 Ing. Franklin Pallo Pallo GERENTE GENERAL DE JAPAN AUTO
De nuestra consideración: De acuerdo con lo solicitado, tenemos a bien presentar a ustedes “Japan Auto” la propuesta para realizar la evaluación del área de crédito y cobranza comprendida en el periodo 01 de Enero al 31 de Diciembre del 2017. Para lo cual se ha procedido a realizar una planificación enfocada a los siguientes aspectos: Aspectos Generales El trabajo a realizar será asistido por el Mg. Hernán Maldonado especializado en Auditoría y otras áreas afines. Planificación La planificación de nuestro trabajo comprende: •
Levantar información de los procesos actuales del área de crédito y cobranza.
•
Evaluar las políticas en la recuperación de cartera que establece la empresa Japan Auto.
•
Analizar la morosidad de la cartera de crédito aplicando técnicas y herramientas en la gestión de cobros.
45 •
Plantear recomendaciones que incidan de forma positiva en el proceso de gestión de crédito y cobranza en la empresa.
Las responsables de elaborar la propuesta enfocada al área de Créditos y Cobranzas de la empresa Japan Auto serán la Srta. Beltrán Denisse y la Srta. Vinueza Anaís. Agradecemos la atención prestada y la oportunidad de realizar la propuesta en base al tema ya dado a conocer. Atentamente Beltrán Lugo Denisse
Vinueza Mena Anaís
Elaborado por: Beltrán Denisse
Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado
46 5.1.1.3.
Análisis de independencia de funciones en el área.
Tabla 10. Papel de Trabajo 2: Análisis de independencia de funciones en el área EMPRESA JAPAN AUTO ÁREA DE CRÉDITO Y COBRANZA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017
Elaborado por:
DJB P.2
Fecha:
16/11/2017
OBJETIVO: Analizar la independencia de funciones en el área CONFIABILIDAD DE LA INFORMACIÓN La empresa Comercial Japan Auto cuenta con un grado de integridad y confiabilidad bajo, debido a los siguientes aspectos La empresa no cuenta con suficientes políticas en el área de crédito y cobranza, debido a que no realizan un seguimiento detallado de las cuentas por cobrar y se deben implementar normas de control que permita garantizar el cobro directo de la deuda contraída. La empresa debe implementar una área con personal capacitado que se encargue de realizar el cobro a los clientes y brindar la información necesaria de los servicios que brinda. El sistema informático de la empresa tiene falencias en cuanto a las devoluciones de mercaderías ya que no se actualiza el stock inmediatamente, siendo esto un gran obstáculo en la toma de decisiones. El plazo que se concede a clientes en sus deudas contraídas debe fijarse de acorde al monto facturado y al giro del negocio que realicen.
Elaborado por: Beltrán Denisse
Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado
47 5.1.1.4.
Estructura Organizativa.
Tabla 11. Papel de Trabajo 3: Estructura Organizativa EMPRESA JAPAN AUTO ÁREA DE CRÉDITO Y COBRANZA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017
Elaborado por:
DJB P.3
Fecha:
17/11/2017
OBJETIVO: Identificar la estructura organizativa de la empresa
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
Gerente General Ing. Frankiln Pallo
Asesor Legal Ing. Carlos Rengifo
JEFE ADMINISTRATIVO
JEFE COMERCIAL Gabriel Legarda
Asistente Comercial
Jessica Calderón
Asistente Administrativa
María Moya
Dayana Vivas
Departamento de Marketing y publicidad
JEFE LOGISTICA Adrian Martínez
Bodeguero
Stalin Marín
Asiste de Bodega Edwin Mena
Israel López Auxiliar de Bodega Departamento Ventas
de Carlos Bedon
Iván Móran
Elaborado por: Beltrán Denisse
Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado
JEFE FINANCIERO Katheryne Espín
Auxiliar Contable
Vanesa Rojas
48 5.1.1.5.
Información sobre políticas, funciones y actividades del área de crédito y cobranza.
Tabla 12. Papel de Trabajo 4: Información sobre políticas, funciones y actividades del área de crédito y cobranza EMPRESA JAPAN AUTO ÁREA DE CRÉDITO Y COBRANZA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017
Elaborado por:
AIV P.4
Fecha:
20/11/2017
OBJETIVO: Solicitar información sobre las políticas, funciones y actividades que realizan en el área de créditos y cobranza. CHECK LIST DE RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS DE LA "EMPRESA JAPAN AUTO" N° DOCUMENTO SI 1
Organigrama de la empresa
X
2
Políticas del área de Créditos y Cobranza
X
3
Funciones del área de créditos y cobranza
X
Elaborado por: Vinueza Anaís
Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado
NO
49 5.1.1.6.
Políticas Contables de la Empresa.
Tabla 13. Papel de Trabajo 5: Políticas Contables de la Empresa EMPRESA JAPAN AUTO ÁREA DE CRÉDITO Y COBRANZA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017
Elaborado por:
AIV P.5
Fecha:
21/11/2017
OBJETIVO: Conocer las políticas y prácticas contables del área de Créditos y Cobranza POLÍTICAS CONTABLES DE LA EMPRESA •
Solicitud de crédito firmada adjuntando copia de cedula y ruc para empresas.
•
Crédito directo máximo 30 días plazo a empresas con orden.
•
Crédito persona nueva 50% entrada 50% 30 y 60 días según monto.
•
Crédito con cheque máximo hasta 60 días según el monto
•
Cheques personales no de terceros.
•
En caso de no cancelar hasta los primeros 20 días del mes siguiente al crédito se bloqueará el código para facturación
Elaborado por: Vinueza Anaís
Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado
50 5.1.1.7.
Funciones y actividades del área de crédito y cobranza.
Tabla 14. Papel de Trabajo 6: Funciones y actividades del área de crédito y cobranza EMPRESA JAPAN AUTO ÁREA DE CRÉDITO Y COBRANZA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017
Elaborado por:
AIV P.6
Fecha:
22/11/2017
OBJETIVO: Identificar las funciones del área de crédito y cobranza FUNCIONES Y ACTIVIDADES DEL ÁREA DE CRÉDITO Y COBRANZA ·
Recaudación diaria a clientes de la zona
·
Recaudación diaria telefónica a clientes de la zona y provincias.
·
Envió de estados de cuenta físicos e impresos a correos electrónicos y establecimientos.
·
Envió de cartas para clientes con pagos de cheques con fechas extendidas.
·
Envió de confirmación de pago a clientes con pagos mediante transferencias bancarias.
·
Recordatorios de pago a clientes mediante mensajes de texto y redes sociales.
Elaborado por: Vinueza Anaís
Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado
51 5.1.2. Evaluar las políticas en la recuperación de cartera que establece la empresa Japan Auto. 5.1.2.1.
Programa para la fase de Evaluación de Control Interno.
Tabla 15. Programa para la fase de Evaluación de Control Interno PROGRAMA DE TRABAJO PARA LA PLANIFICACION, AUDITORÍA DE GESTIÓN DEL ÁREA DE CRÉDITO Y COBRANZAS EN LA EMPRESA JAPAN AUTO Empresa: JAPAN Periodo: 2017 AUTO No. PROCEDIMIENTOS Ref.P/TS Elaborado por: Fecha: FASE DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO 2 EVALUAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Elaborar el flujo grama para la concesión de un 2.1 crédito, detallando las actividades que realiza y P.7. Beltrán Denisse 23/11/2017 el personal responsable. Elaborar el flujo grama de recuperación de 2.2 cartera, detallando las actividades que realiza y P.8. Beltrán Denisse 23/11/2017 el personal responsable. Aplicar el cuestionario de control interno COSO 2.3 P.9. Beltrán Denisse 24/11/2017 ERM 2.4 Determinar el nivel de confianza y riesgo P.10. Vinueza Anaís 27/11/2017 2.5 Muestra de clientes a revisar P.11. Vinueza Anaís 28/11/2017 2.6 Calificar los componentes de control interno P.12. Vinueza Anaís 28/11/2017 Realizar la matriz de riesgo e impacto con sus 2.7 P.13. Vinueza Anaís 29/11/2017 respectivas recomendaciones
Elaborado por: Vinueza Anaís
Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado
52 5.1.2.2.
Narrativa y flujo grama del proceso de Concesión de Crédito.
Tabla 16. Papel de Trabajo 7: Narrativa y flujo grama del proceso de Concesión de Crédito EMPRESA JAPAN AUTO ÁREA DE CRÉDITO Y COBRANZA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017
Elaborado por:
DJB P.7
Fecha:
23/11/2017
OBJETIVO: Evaluar el sistema de control interno vigente en el área de créditos y cobranza mediante flujo gramas que detallen las actividades y los responsables involucrados Narrativa del proceso de Concesión de Crédito El proceso comienza con una solicitud por parte del cliente dirigida al jefe de ventas el cual procede a atender al cliente evaluando el monto de crédito y adjuntando documentos de respaldo del cliente como el giro del negocio, la ubicación , el estado de cuenta y las cláusulas que se deben seguir para el cumplimiento del compromiso contraído. En lo posterior el trámite es fiscalizado por el jefe financiera y seguidamente por el administrador, el tiempo de respuesta hacia el cliente es de 48 horas. Seguidamente el vendedor encargado del cliente recibe una notificación con la respuesta a la petición y luego procede a comunicarse con el mismo ya sea por mensajes de texto, llamadas telefónicas o correos para que se acerque en la empresa. Se procede a verificar en el sistema la disponibilidad de la mercadería y luego se ingresa la proforma detallando todos los puntos establecidos con el cliente. Se envía al supervisor de bodega para que proceda con el despacho, seguidamente la mercadería se la traslada a la empresa u oficina del cliente con el objetivo de salvaguardarla hasta el punto de entrega. Seguidamente el jefe financiero procede a realizar seguimiento de los abonos realizados por el cliente constatando el pago de las cuotas y el cumplimiento en las fechas establecidas.
Flujo grama para la concesión de un crédito N
Descripción
0
Inicio
1
Solicitud de crédito
2 3
4
Actividad
Se concede el crédito
Responsable
Gráfico
Cliente X
Información del cliente Fiscalización de la información
Documento
Jefe de ventas X
X
X
Jefe financiera Administrador
NO
X SI
5
Comunicació n con el cliente
Vendedor X
PASA
53
VIENE 6
7 8 9
10
11
12
13
14
Verificación del Stock de la mercadería Ingreso de la proforma
Vendedor X
X
X
X
Vendedor
Aprobación del cliente Se realiza la factura Se notifica a bodega el despacho de la mercadería Se traslada la mercadería hacia el negocio del cliente Se entrega al cliente la mercadería Seguimiento de pagos realizados por el cliente
Cliente X Vendedor X
X Vendedor
X
X Jefe de bodega
X
Jefe de bodega
X
Jefe financiera X
X
Fin
Elaborado por: Beltrán Denisse
Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado
54 5.1.2.3.
Narrativa y Flujo grama para el proceso de Recuperación de Cartera.
Tabla 17. Papel de Trabajo 8: Narrativa y Flujo grama para el proceso de Recuperación de Cartera EMPRESA JAPAN AUTO ÁREA DE CRÉDITO Y COBRANZA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017
Elaborado por:
DJB P.8
Fecha:
23/11/2017
OBJETIVO: Evaluar el sistema de recuperación de cartera de los clientes detallando las actividades y los involucrados. Narrativa del proceso de Recuperación de Cartera El proceso comienza realizando llamadas telefónicas en un horario desde las 9:00 AM Hasta las 17:00 en el cual la encargada de recuperación de cartera(Jefe financiera) habla con los clientes y les informa el saldo pendiente que adeudan en la empresa, la fecha de vencimiento y les proporciona los números de cuentas para que realicen depósitos o transferencias en el caso de no disponer del tiempo necesario para acercarse a la empresa; Seguidamente los depósitos realizados son ingresados al sistema mediante una ficha de información y se realiza la conciliación de bancos para en lo posterior proceder a dar de baja a las facturas pendientes o abonos a los saldos. Luego de 48 horas los clientes se pueden acercar a retirar los recibos con los datos del depósito y el saldo pendiente actualizado. La asistente financiera realiza un reporte quincenal de las cuentas que han sido canceladas y el porcentaje que se ha disminuido realizan en lo posterior una reunión mensual con los jefes de área para debatir temas de interés. Flujo grama para la Recuperación de Cartera N
Descripción
0
Inicio
1
Se realiza llamadas telefónicas a los clientes
2
3
Se verifica el correo dela empresa para constatar los abonos realizados por los clientes. Se llena la ficha de información
Actividad
Documento Responsable
Jefe Financiera
X
Jefe Financiera
X
X
X
PASA
Jefe Financiera
Gráfico
55
VIENE 4
5
6
7
8
Realizar la conciliaciรณn bancaria El cliente se acerca a retirar sus recibos de pago
X
Cliente X
Se realiza un informe quincenal de las cuentas abonadas Se realiza una reuniรณn mensual
X
Jefe Financiera
Jefe Financiera X
X
Jefes de รกreas
Fin
Elaborado por: Beltrรกn Denisse
Supervisado por: Mg. Hernรกn Maldonado
56 5.1.2.4.
Cuestionario de Control Interno COSO ERM.
Tabla 18. Papel de Trabajo 9: Cuestionario de Control Interno COSO ERM Elaborado por: EMPRESA JAPAN AUTO ÁREA DE CRÉDITO Y COBRANZA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017 Fecha:
DJB P.9 24/11/2017
OBJETIVO: Aplicar el cuestionario de control interno COSO ERM CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COSO ERM N.
1
2
3 4 5 6 7
8 9
10
11
12 13 14 15 16
Preguntas Ambiente Interno ¿Tiene establecido Japan Auto en documentos físicos principios y valores éticos? ¿Cuenta la empresa con un manual de funciones y procedimientos claro y preciso? ¿El Propietario de Japan Auto promueve la eficiencia y eficacia en las actividades realizadas bajo principios éticos? ¿Japan Auto tiene un organigrama adecuado? ¿El personal de Japan Auto conoce la estructura organizacional de la empresa? ¿Existe comprensión y buena comunicación entre las diferentes áreas de la empresa Japan Auto? ¿Las funciones y responsabilidades se encuentran correctamente asignados? Establecimiento de objetivos ¿Cumple la empresa con la misión establecida? ¿Cuenta la empresa con objetivos establecidos para la recuperación de cartera? ¿La empresa realiza al menos una revisión mensual de las cuentas por cobrar? Identificación de eventos ¿La empresa verifica la información proporcionada por los clientes antes de otorgar un crédito? ¿Japan Auto cuenta con una adecuada supervisión y evaluación en el área de crédito? ¿Cuenta la empresa con una provisión para las cuentas incobrables? ¿En la empresa Japan Auto realizan un informe de cuentas por cobrar por antigüedad de saldos? ¿Son revisados los informes por una persona encargada de tomar decisiones? ¿La empresa Japan Auto cuenta con un listado donde constan los datos
Si
No
X
X
X X X X X
X X
X
X
X X X X X
Observaciones
57
17
18
19 20 21 22 23
24
25 26
27 28 29 30 31 32
33
34
35
36 37
personales del cliente? ¿Utiliza la empresa el mecanismo de confirmación de saldos en las cuentas por cobrar? ¿Se obtiene el comprobante como constancia de que la mercadería ha sido entregada al cliente? Valoración del riesgo ¿Cuentan con un adecuado cuidado de los respectivos documentos por cobrar? ¿Japan Auto impone metas a sus trabajadores? ¿Confirma la empresa saldos de clientes y documentos por cobrar? ¿La empresa asume los riesgos en cuanto a la no recuperación de créditos? ¿Para conceder un crédito se verifica que el cliente no se encuentre en la central de riesgos? ¿La empresa cuenta con una respectiva copia de la factura de las ventas realizadas? ¿Tiene la empresa establecido garantías que servirán por incumplimiento de pago? ¿La empresa tiene establecido montos para la otorgación de los créditos? Respuesta al Riesgo ¿Se hace un seguimiento de los depósitos de los clientes en los plazos establecidos? ¿Los cobradores deben llevar un registro de cada pago realizado? ¿En caso de existir diferencias en los saldos se realiza una investigación por otra persona encargada? ¿La empresa realiza continuamente un seguimiento de los créditos otorgados? ¿Utilizan acciones judiciales para poder recuperar parte de la cartera de créditos? ¿Dentro de la empresa existe alguna prohibición para que los vendedores no reciban dinero por parte de los clientes? Actividades de control ¿Realizan continuamente un análisis por fecha o valores más relevantes de las cuentas por cobrar? ¿Existen políticas de condiciones generales de venta y determinación de precios en la empresa? ¿Hay políticas referentes a otorgamiento de crédito y condiciones generales de cobranza? ¿Los encargados de la empresa buscan mecanismos para reducir el riesgo de cartera vencida? ¿Se verifica que todos los productos enviados o entregados a los clientes
X
X
X X X X X
X
X X
X X X X X X
X
X
X
X X
58
38
39
40 41
42 43 44
hayan sido facturados? Información y comunicación ¿La empresa cuenta con evidencias que comprueben el pago del cliente? ¿Existe una persona encargada para estar en contacto con los clientes recordándoles la fecha de pago establecida? ¿Si el cliente no cancela en la fecha establecida la empresa trata de comunicarse? ¿Cuándo el cliente realiza su pago en la empresa lo registran inmediatamente? Monitoreo ¿Japan Auto tiene un registro de todas las gestiones realizadas por el área de crédito? ¿Evalúan al personal que maneja el área de crédito? ¿Se realizan procesos de retroalimentación? TOTAL
Elaborado por: Beltrán Denisse
X
X
X X
X X X 26
Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado
18
59 5.1.2.5.
Nivel de Confianza y Riesgo.
Tabla 19. Papel de Trabajo 10: Matriz de Calificación de Nivel de Confianza y Riesgo EMPRESA JAPAN AUTO ÁREA DE CRÉDITO Y COBRANZA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017
Elaborado por:
AIV P.10
Fecha:
27/11/2017
OBJETIVO: Calificar el nivel de confianza y de riesgo MATRIZ DE CALIFICACIÓN DE NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGO
Nº 1 2 3 4 5 6 7 8
Componente
% del Nivel de Confianza
% del Nivel de riesgo
Valores positivos
Valores negativos
Total
71%
29%
5
2
7
67%
33%
2
1
3
63%
38%
5
3
8
75%
25%
6
2
8
33%
67%
2
4
6
60%
40%
3
2
5
25%
75%
1
3
4
67%
33%
2
1
3
26
18
44
Ambiente Interno Establecimient o de objetivos Identificación de eventos Valoración del riesgo Respuesta al riesgo Actividades de control Información y comunicación Monitoreo Calificación Total
Elaborado por: Vinueza Anaís
Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado
60 Tabla 20. Papel de Trabajo 11: Nivel de Confianza y Riesgo Elaborado por: EMPRESA JAPAN AUTO ÁREA DE CRÉDITO Y COBRANZA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017 Fecha:
AIV P.10.1 27/11/2017
OBJETIVO: Calcular el nivel de confianza y riesgo del COSO ERM NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGO Denominación
Valor
Calificación total
44
Preguntas SI
26
Preguntas NO
18
Nivel de confianza
59%
Nivel de riesgo inherente
41%
Fórmula 𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃 𝑆𝑆
26
Nivel de confianza=𝑇𝑇𝑇𝑇𝑇 𝑑𝑑 𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃𝑃 = 44 = 0,59*100 = 59% Parámetros para encontrar el nivel de confianza y nivel de riesgo Nivel de confianza Bajo
Moderado
Alto
15%-50%
51%-71%
76%-95%
Nivel de riesgo (100-NC) Alto
Moderado
Bajo
3
2
1
Análisis e interpretación Con la realización del cuestionario de control interno en la empresa, se puede confirmar las respuestas obtenidas que se encuentran respaldadas, las preguntas establecidas son de beneficio para el proyecto, mediante estas se puede establecer recomendaciones de mejora para el área de crédito y cobranza, se obtuvo un nivel de confianza moderado del 59% mientras que el nivel de riesgo es moderado de 41%.
Elaborado por: Vinueza Anaís
Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado
61 5.1.2.6.
Muestra.
Tabla 21. Papel de Trabajo 12: Muestra EMPRESA JAPAN AUTO ÁREA DE CRÉDITO Y COBRANZA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017
Elaborado por:
AIV P.11
Fecha:
28/11/2017
OBJETIVO: Calcular la muestra de clientes que se revisará MUESTRA Parámetros para encontrar la muestra Grado de confianza Alto
Moderado
Bajo
( )
(X)
( )
Nivel de riesgo y confiabilidad Alto
Moderado
Bajo
3
2
1
Fórmula
Muestra=
Nivel de riesgo Confianza
2
= 0,05 = 0,40*100 = 40
Análisis e interpretación Luego de realizar el respectivo análisis se puede determinar que del total de clientes que han recibido créditos en la empresa Japan Auto la muestra es de 40 clientes, las mismas que serán escogidas de acuerdo a fechas de vencimiento y cantidad de deuda más relevantes.
Elaborado por: Vinueza Anaís
Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado
62 5.1.2.7.
Calificación de los Componentes de Control Interno.
Tabla 22. Papel de Trabajo 13: Calificación de los Componentes de Control Interno EMPRESA JAPAN AUTO ÁREA DE CRÉDITO Y COBRANZA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017
Elaborado por:
AIV P.12
Fecha:
28/11/2017
OBJETIVO: Calificar los componentes del cuestionario de control interno COSO ERM CALIFICACIÓN DE LOS COMPONENTES DE CONTROL INTERNO
Nº 1 2 3 4 5 6 7 8
Componente
% del Nivel de Confianza
Ambiente Interno Establecimiento de objetivos Identificación de eventos Valoración del riesgo Respuesta al riesgo Actividades de control Información y comunicación Monitoreo
No aceptable
Aceptable
71%
x
67%
x
67%
x
57%
x
60%
x
50%
x
25%
x
50%
x
Calificación Total
3
5
Confiable
76%-95%
Aceptable
51%-75%
No aceptable
15%-50% Análisis e interpretación
Luego de realizar el cuestionario de control interno, se puede concluir que existe la problemática mencionada anteriormente, realizando la valoración del nivel de confianza de cada uno de los componentes del COSO ERM, siendo los mismos calificados en base a una escala establecida, se puede verificar que los componentes se encuentran dentro de la escala de aceptable y no aceptable.
Elaborado por: Vinueza Anaís
Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado
Confiable
0
63 5.1.2.8.
Matriz de riesgo e impacto.
Tabla 23. Papel de Trabajo 14: Matriz de riesgo e impacto EMPRESA JAPAN AUTO ÁREA DE CRÉDITO Y COBRANZA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017
Elaborado por:
AIV P.13
Fecha:
29/11/2017
OBJETIVO: Matriz de riesgo e impacto MATRIZ DE RIESGO E IMPACTO Componente
Riesgo
Impacto
Recomendación
Moderado
Debería existir mayor control en la asignación de funciones a cada miembro de la empresa y cada uno comprometerse con sus responsabilidades.
Moderado
Implementar un área que se dedique exclusivamente a supervisar que se maneje de forma correcta las cuentas por cobrar.
Moderado
Revisar continuamente las cuentas pendientes de cobro y así no dejar acumular las cuentas vencidas.
Moderado
Obtener garantías que sirvan de sustento en caso que el cliente no cancele a tiempo su deuda establecida.
Alto
Tomar medidas que sirvan para beneficio de recuperación de cartera y revisar continuamente los saldos existentes.
Moderado
Realizar continuamente reportes de las cuentas por cobrar con los valores más altos.
Falta de un manual de funciones y procedimientos claro y preciso. Ambiente Interno
Establecimiento de objetivos
No existe una organización, para asignar funciones y responsabilidades dentro de la empresa.
Falta de supervisión de las cuentas por cobrar.
No existe una adecuada supervisión y evaluación en el área de crédito. Identificación de eventos
No se exige un informe de cuentas por cobrar de antigüedad de saldos Los informes no son revisados por una persona encargada de tomar decisiones
Valoración del riesgo
La empresa no confirma saldos de clientes y documentos por cobrar. Falta de garantías que sirvan por incumplimiento de pago. El cliente no deposita en los plazos establecidos. Falta de investigación respecto a las diferencias de saldos existentes.
Respuesta al riesgo La empresa no realiza continuamente un seguimiento de los créditos otorgados. No utilizan acciones judiciales para poder recuperar parte de la cartera de créditos.
Actividades de control
No realizan un análisis por fechas o valores más relevantes de las cuentas por cobrar. Falta de mecanismos para reducir el riesgo de cartera vencida.
64 La empresa no cuenta con evidencias que comprueben el pago del cliente. Información y comunicación
Monitoreo
No tienen una persona para estar en contacto con los clientes recordándoles la fecha de pago establecida. En la empresa no registran inmediatamente el pago realizado por el cliente. Japan Auto no tiene un registro de todas las gestiones realizadas por los clientes.
Elaborado por: Vinueza Anaís
Alto
Incrementar personal encargado del área de crédito y cobranza.
Moderado
Proponer un registro digital, para poder llevar un mayor control de los créditos otorgados.
Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado
65 5.1.3. Analizar la morosidad de la cartera de crédito aplicando técnicas y herramientas en la gestión de cobros. 5.1.3.1.
Programa para la Fase de Ejecución.
Tabla 24. Programa para la Fase de Ejecución PROGRAMA DE TRABAJO PARA LA PLANIFICACION, AUDITORÍA DE GESTIÓN DEL ÁREA DE CRÉDITO Y COBRANZAS EN LA EMPRESA JAPAN AUTO Empresa: JAPAN Periodo: 2017 AUTO No.
PROCEDIMIENTOS
Ref.P/TS
Elaborado por:
Fecha:
P.14.
Beltrán Denisse
30/11/2017
P.15.
Beltrán Denisse
01/12/2017
P.16.
Vinueza Anaís
07/12/2017
P.17.
Vinueza Anaís
08/12/2017
FASE DE EJECUCIÓN 3 3.1. 3.2. 3.3 3.4
ANÁLISIS DE MOROSIDAD Solicite los informes, reportes o registros del área de créditos y cobranza. Constate los saldos de los clientes mediante cartas de circularización. Auditar el saldo de cuentas por cobrar de la Empresa JAPAN AUTO Evaluar la gestión del área de crédito y cobranza mediante la aplicación de indicadores de gestión.
Elaborado por: Beltrán Denisse
Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado
66 5.1.3.2.
Clientes con un alto Índice de Morosidad.
Tabla 25. Papel de Trabajo 15: Clientes con un alto Índice de Morosidad EMPRESA JAPAN AUTO ÁREA DE CRÉDITO Y COBRANZA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017
Elaborado por:
DJB P.14
Fecha:
30/11/2017
OBJETIVO: Identificar a los clientes con mayor índice de Morosidad CLIENTES CON UN ALTO ÍNDICE DE MOROSIDAD
Clientes
Saldo Empresa
Tiempo
Maurita Guartan
4.000,00
12 meses
©✓
Leidy Quinatoa
20.000,00
10 meses
©✓
Mariana Rodríguez
2.000,00
8 meses
©✓
Maribel Malanguez
4.567,00
2 años
©✓
Liliana Andrade
2.312,00
12 meses
©✓
Rosa Mora
12.000,00
5 meses
©✓
Enmerson Silva
3.456,00
5 meses
©✓
Urbimak
22.000,00
4 meses
©✓
Geomax
15.000,00
5 meses
©✓
Constructora Financiera Zavala
30.000,00
6 meses
©✓
Impesav
12.000,00
7 meses
©✓
Terrasol
11.000,00
9 meses
©✓
Interciti compañía limitada
24.000,00
10 meses
©✓
Olam
11.000,00
28 meses
©✓
Delmar S.A
9.000,00
8 meses
©✓
Agrilatex
7.000,00
7 meses
©✓
Danes S.A
6.000,00
6 meses
©✓
15.000,00
4 meses
©✓
Lubrifer
210.335,00 Fuente: Listado del Saldo de los Clientes Marcas: © ✓
Cruzado Verificado
Elaborado por: Beltrán Denisse
Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado
Marcas
67 5.1.3.3.
Cartas de circularización.
Tabla 26. Papel de Trabajo 16: Cartas de circularización Elaborado por: EMPRESA JAPAN AUTO ÁREA DE CRÉDITO Y COBRANZA Fecha: AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017
DJB 01/12/2017
P.15
OBJETIVO: Realizar cartas de circularización para los clientes. Santo Domingo, 01 de Diciembre del 2017 Señor. Maurita Guartan Ref: Confirmación de Saldos. Como parte del proceso de auditoría interna de nuestra empresa, estamos revisando nuestras Cuentas por Cobrar al cierre del 31 de diciembre del año 2017, por tal razón hemos procedido a la confirmación de saldos de nuestros clientes. El mismo que según nuestros registros al 31 de diciembre del 2016 es de USD $4000,00 dólares americanos a favor de nuestra empresa. Con el propósito de confirmar su aceptación o no al saldo reportado, mucho le agradecemos remitir su respuesta, vía correo electrónico a la dirección del contacto. Adicionalmente, le comunicamos que esta circularización no representa requerimiento de pago, sino, aseguramos que exista integridad en nuestras cuentas. Contacto: Denisse Beltrán Dirección email: denissbeltran@hotmail.com Dirección Empresa: Av. Quevedo km 14 Acuerdo Si No X Saldo:...........$4000................................. Observaciones: .................................................................................................................................................................................... Atentamente. Denisse Beltrán FIRMA AUDITORA Santo Domingo, 01 de Diciembre del 2017 Señor. Leidy Quinatoa Ref: Confirmación de Saldos. Como parte del proceso de auditoría interna de nuestra empresa, estamos revisando nuestras Cuentas por Cobrar al cierre del 31 de diciembre del año 2017, por tal razón hemos procedido a la confirmación de saldos de nuestros clientes. El mismo que según nuestros registros al 31 de diciembre del 2016 es de USD $20.000 dólares americanos a favor de nuestra empresa. Con el propósito de confirmar su aceptación o no al saldo reportado, mucho le agradecemos remitir su respuesta, vía correo electrónico a la dirección del contacto. Adicionalmente, le comunicamos que esta circularización no representa requerimiento de pago, sino, aseguramos que exista integridad en nuestras cuentas. Contacto: Dirección email: Dirección Empresa:
Denisse Beltrán denissbeltran@hotmail.com Av. Quevedo km 14
Acuerdo Si No X Saldo:...........$20.000.................................
68 Observaciones: .................................................................................................................................................................................... Atentamente. Denisse Beltrán FIRMA AUDITORA Santo Domingo, 01 de Diciembre del 2017 Señor. Maribel Malanguez Ref: Confirmación de Saldos. Como parte del proceso de auditoría interna de nuestra empresa, estamos revisando nuestras Cuentas por Cobrar al cierre del 31 de diciembre del año 2017, por tal razón hemos procedido a la confirmación de saldos de nuestros clientes. El mismo que según nuestros registros al 31 de diciembre del 2016 es de USD $4.567 dólares americanos a favor de nuestra empresa. Con el propósito de confirmar su aceptación o no al saldo reportado, mucho le agradecemos remitir su respuesta, vía correo electrónico a la dirección del contacto. Adicionalmente, le comunicamos que esta circularización no representa requerimiento de pago, sino, aseguramos que exista integridad en nuestras cuentas. Contacto: Dirección email: Dirección Empresa:
Denisse Beltrán denissbeltran@hotmail.com Av. Quevedo km 14
Acuerdo Si No X Saldo:...........$4.567................................. Observaciones: .................................................................................................................................................................................... Atentamente. Denisse Beltrán FIRMA AUDITORA Santo Domingo, 01 de Diciembre del 2017 Señor. Liliana Andrade Ref: Confirmación de Saldos. Como parte del proceso de auditoría interna de nuestra empresa, estamos revisando nuestras Cuentas por Cobrar al cierre del 31 de diciembre del año 2017, por tal razón hemos procedido a la confirmación de saldos de nuestros clientes. El mismo que según nuestros registros al 31 de diciembre del 2016 es de USD $2.312 dólares americanos a favor de nuestra empresa. Con el propósito de confirmar su aceptación o no al saldo reportado, mucho le agradecemos remitir su respuesta, vía correo electrónico a la dirección del contacto. Adicionalmente, le comunicamos que esta circularización no representa requerimiento de pago, sino, aseguramos que exista integridad en nuestras cuentas. Contacto: Dirección email: Dirección Empresa:
Denisse Beltrán denissbeltran@hotmail.com Av. Quevedo km 14
Acuerdo Si No X Saldo:...........$2.312................................. Observaciones: .................................................................................................................................................................................... Atentamente. Denisse Beltrán FIRMA AUDITORA
69 Santo Domingo, 01 de Diciembre del 2017 Señor. Rosa Mora Ref: Confirmación de Saldos. Como parte del proceso de auditoría interna de nuestra empresa, estamos revisando nuestras Cuentas por Cobrar al cierre del 31 de diciembre del año 2017, por tal razón hemos procedido a la confirmación de saldos de nuestros clientes. El mismo que según nuestros registros al 31 de diciembre del 2016 es de USD $12.000 dólares americanos a favor de nuestra empresa. Con el propósito de confirmar su aceptación o no al saldo reportado, mucho le agradecemos remitir su respuesta, vía correo electrónico a la dirección del contacto. Adicionalmente, le comunicamos que esta circularización no representa requerimiento de pago, sino, aseguramos que exista integridad en nuestras cuentas. Contacto: Dirección email: Dirección Empresa:
Denisse Beltrán denissbeltran@hotmail.com Av. Quevedo km 14
Acuerdo Si No X Saldo:...........$12.000................................. Observaciones: .................................................................................................................................................................................... ............................................................................................................................ Atentamente. Denisse Beltrán FIRMA AUDITORA
Santo Domingo, 01 de Diciembre del 2017 Señor. Geomax Ref: Confirmación de Saldos. Como parte del proceso de auditoría interna de nuestra empresa, estamos revisando nuestras Cuentas por Cobrar al cierre del 31 de diciembre del año 2017, por tal razón hemos procedido a la confirmación de saldos de nuestros clientes. El mismo que según nuestros registros al 31 de diciembre del 2016 es de USD $15.000 dólares americanos a favor de nuestra empresa. Con el propósito de confirmar su aceptación o no al saldo reportado, mucho le agradecemos remitir su respuesta, vía correo electrónico a la dirección del contacto. Adicionalmente, le comunicamos que esta circularización no representa requerimiento de pago, sino, aseguramos que exista integridad en nuestras cuentas. Contacto: Dirección email: Dirección Empresa:
Denisse Beltrán denissbeltran@hotmail.com Av. Quevedo km 14
Acuerdo Si No X Saldo:...........$15.000................................. Observaciones: .................................................................................................................................................................................... ............................................................................................................................ Atentamente. Denisse Beltrán FIRMA AUDITORA
70 Santo Domingo, 01 de Diciembre del 2017 Señor. Constructora Financiera Zavala Ref: Confirmación de Saldos. Como parte del proceso de auditoría interna de nuestra empresa, estamos revisando nuestras Cuentas por Cobrar al cierre del 31 de diciembre del año 2017, por tal razón hemos procedido a la confirmación de saldos de nuestros clientes. El mismo que según nuestros registros al 31 de diciembre del 2016 es de USD $30.000 dólares americanos a favor de nuestra empresa. Con el propósito de confirmar su aceptación o no al saldo reportado, mucho le agradecemos remitir su respuesta, vía correo electrónico a la dirección del contacto. Adicionalmente, le comunicamos que esta circularización no representa requerimiento de pago, sino, aseguramos que exista integridad en nuestras cuentas. Contacto: Dirección email: Dirección Empresa:
Denisse Beltrán denissbeltran@hotmail.com Av. Quevedo km 14
Acuerdo Si No X Saldo:...........$30.000................................. Observaciones: .................................................................................................................................................................................... Atentamente. Denisse Beltrán FIRMA AUDITORA
Santo Domingo, 01 de Diciembre del 2017 Señor. Impesav Ref: Confirmación de Saldos. Como parte del proceso de auditoría interna de nuestra empresa, estamos revisando nuestras Cuentas por Cobrar al cierre del 31 de diciembre del año 2017, por tal razón hemos procedido a la confirmación de saldos de nuestros clientes. El mismo que según nuestros registros al 31 de diciembre del 2016 es de USD $12.000 dólares americanos a favor de nuestra empresa. Con el propósito de confirmar su aceptación o no al saldo reportado, mucho le agradecemos remitir su respuesta, vía correo electrónico a la dirección del contacto. Adicionalmente, le comunicamos que esta circularización no representa requerimiento de pago, sino, aseguramos que exista integridad en nuestras cuentas. Contacto: Dirección email: Dirección Empresa:
Denisse Beltrán denissbeltran@hotmail.com Av. Quevedo km 14
Acuerdo Si No X Saldo:...........$12.000................................. Observaciones: .................................................................................................................................................................................... Atentamente. Denisse Beltrán FIRMA AUDITORA
71 Santo Domingo, 01 de Diciembre del 2017 Señor. Terrasol Ref: Confirmación de Saldos. Como parte del proceso de auditoría interna de nuestra empresa, estamos revisando nuestras Cuentas por Cobrar al cierre del 31 de diciembre del año 2017, por tal razón hemos procedido a la confirmación de saldos de nuestros clientes. El mismo que según nuestros registros al 31 de diciembre del 2016 es de USD $11.000 dólares americanos a favor de nuestra empresa. Con el propósito de confirmar su aceptación o no al saldo reportado, mucho le agradecemos remitir su respuesta, vía correo electrónico a la dirección del contacto. Adicionalmente, le comunicamos que esta circularización no representa requerimiento de pago, sino, aseguramos que exista integridad en nuestras cuentas. Contacto: Dirección email: Dirección Empresa:
Denisse Beltrán denissbeltran@hotmail.com Av. Quevedo km 14
Acuerdo Si No X Saldo:...........$11.000................................. Observaciones: .................................................................................................................................................................................... Atentamente. Denisse Beltrán FIRMA AUDITORA
Santo Domingo, 01 de Diciembre del 2017 Señor. Interciti compañia limitada Ref: Confirmación de Saldos. Como parte del proceso de auditoría interna de nuestra empresa, estamos revisando nuestras Cuentas por Cobrar al cierre del 31 de diciembre del año 2017, por tal razón hemos procedido a la confirmación de saldos de nuestros clientes. El mismo que según nuestros registros al 31 de diciembre del 2016 es de USD $24.000 dólares americanos a favor de nuestra empresa. Con el propósito de confirmar su aceptación o no al saldo reportado, mucho le agradecemos remitir su respuesta, vía correo electrónico a la dirección del contacto. Adicionalmente, le comunicamos que esta circularización no representa requerimiento de pago, sino, aseguramos que exista integridad en nuestras cuentas. Contacto: Dirección email: Dirección Empresa:
Denisse Beltrán denissbeltran@hotmail.com Av. Quevedo km 14
Acuerdo Si No X Saldo:...........$24.000................................. Observaciones: .................................................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................... Atentamente. Denisse Beltrán FIRMA AUDITORA
72 Santo Domingo, 01 de Diciembre del 2017 Señor. Olam Ref: Confirmación de Saldos. Como parte del proceso de auditoría interna de nuestra empresa, estamos revisando nuestras Cuentas por Cobrar al cierre del 31 de diciembre del año 2017, por tal razón hemos procedido a la confirmación de saldos de nuestros clientes. El mismo que según nuestros registros al 31 de diciembre del 2016 es de USD $11.000 dólares americanos a favor de nuestra empresa. Con el propósito de confirmar su aceptación o no al saldo reportado, mucho le agradecemos remitir su respuesta, vía correo electrónico a la dirección del contacto. Adicionalmente, le comunicamos que esta circularización no representa requerimiento de pago, sino, aseguramos que exista integridad en nuestras cuentas. Contacto: Dirección email: Dirección Empresa:
Denisse Beltrán denissbeltran@hotmail.com Av. Quevedo km 14
Acuerdo Si No X Saldo:...........$11.000................................. Observaciones: .................................................................................................................................................................................... Atentamente. Denisse Beltrán FIRMA AUDITORA
Santo Domingo, 01 de Diciembre del 2017 Señor. Delmar S.A Ref: Confirmación de Saldos. Como parte del proceso de auditoría interna de nuestra empresa, estamos revisando nuestras Cuentas por Cobrar al cierre del 31 de diciembre del año 2017, por tal razón hemos procedido a la confirmación de saldos de nuestros clientes. El mismo que según nuestros registros al 31 de diciembre del 2016 es de USD $9.000 dólares americanos a favor de nuestra empresa. Con el propósito de confirmar su aceptación o no al saldo reportado, mucho le agradecemos remitir su respuesta, vía correo electrónico a la dirección del contacto. Adicionalmente, le comunicamos que esta circularización no representa requerimiento de pago, sino, aseguramos que exista integridad en nuestras cuentas. Contacto: Dirección email: Dirección Empresa:
Denisse Beltrán denissbeltran@hotmail.com Av. Quevedo km 14
Acuerdo Si No X Saldo:...........$9.000................................. Observaciones: .................................................................................................................................................................................... Atentamente. Denisse Beltrán FIRMA AUDITORA
73 Santo Domingo, 01 de Diciembre del 2017 Señor. Agrilatex Ref: Confirmación de Saldos. Como parte del proceso de auditoría interna de nuestra empresa, estamos revisando nuestras Cuentas por Cobrar al cierre del 31 de diciembre del año 2017, por tal razón hemos procedido a la confirmación de saldos de nuestros clientes. El mismo que según nuestros registros al 31 de diciembre del 2016 es de USD $7.000 dólares americanos a favor de nuestra empresa. Con el propósito de confirmar su aceptación o no al saldo reportado, mucho le agradecemos remitir su respuesta, vía correo electrónico a la dirección del contacto. Adicionalmente, le comunicamos que esta circularización no representa requerimiento de pago, sino, aseguramos que exista integridad en nuestras cuentas. Contacto: Dirección email: Dirección Empresa:
Denisse Beltrán denissbeltran@hotmail.com Av. Quevedo km 14
Acuerdo Si No X Saldo:...........$7.000................................. Observaciones: .................................................................................................................................................................................... Atentamente. Denisse Beltrán FIRMA AUDITORA
Santo Domingo, 01 de Diciembre del 2017 Señor. Danes S.A Ref: Confirmación de Saldos. Como parte del proceso de auditoría interna de nuestra empresa, estamos revisando nuestras Cuentas por Cobrar al cierre del 31 de diciembre del año 2017, por tal razón hemos procedido a la confirmación de saldos de nuestros clientes. El mismo que según nuestros registros al 31 de diciembre del 2016 es de USD $6.000 dólares americanos a favor de nuestra empresa. Con el propósito de confirmar su aceptación o no al saldo reportado, mucho le agradecemos remitir su respuesta, vía correo electrónico a la dirección del contacto. Adicionalmente, le comunicamos que esta circularización no representa requerimiento de pago, sino, aseguramos que exista integridad en nuestras cuentas. Contacto: Dirección email: Dirección Empresa:
Denisse Beltrán denissbeltran@hotmail.com Av. Quevedo km 14
Acuerdo Si No X Saldo:...........$6.000................................. Observaciones: .................................................................................................................................................................................... Atentamente. Denisse Beltrán FIRMA AUDITORA
74 Santo Domingo, 01 de Diciembre del 2017 Señor. Lubrifer Ref: Confirmación de Saldos. Como parte del proceso de auditoría interna de nuestra empresa, estamos revisando nuestras Cuentas por Cobrar al cierre del 31 de diciembre del año 2017, por tal razón hemos procedido a la confirmación de saldos de nuestros clientes. El mismo que según nuestros registros al 31 de diciembre del 2016 es de USD $15.000 dólares americanos a favor de nuestra empresa. Con el propósito de confirmar su aceptación o no al saldo reportado, mucho le agradecemos remitir su respuesta, vía correo electrónico a la dirección del contacto. Adicionalmente, le comunicamos que esta circularización no representa requerimiento de pago, sino, aseguramos que exista integridad en nuestras cuentas. Contacto: Dirección email: Dirección Empresa:
Denisse Beltrán denissbeltran@hotmail.com Av. Quevedo km 14
Acuerdo Si No X Saldo:...........$15.000................................. Observaciones: .................................................................................................................................................................................... .......................................................................................................................................................... Atentamente. Denisse Beltrán FIRMA AUDITORA
Elaborado por: Beltrán Denisse
Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado
75 5.1.3.4.
Confirmación de saldos
Tabla 27. Papel de Trabajo 17: Confirmación de saldos Elaborado EMPRESA JAPAN AUTO por: ÁREA DE CRÉDITO Y COBRANZA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017 Fecha:
AIV P.16
07/12/201 7
OBJETIVO: Investigar la cobrabilidad de los saldos de las cuentas por cobrar por medio de la confirmación de saldos de los clientes.
Clientes
Maurita Guartan Leidy Quinatoa Mariana Rodriguez Maribel Malanguez Liliana Andrade Rosa Mora
Saldo empresa
4.000,00 20.000,00 2.000,00 4.567,00 2.312,00 12.000,00
Liquidación de saldos
Devolución de mercadería
Valor de facturas faltantes
1000,00
©
$ 3500,00
© © ©
$ 500,00 $ 1200,00
© ©
$ 2.500,00
saldo auditado
3.000,00
✓
16.500,00
✓
2.000,00
✓
4.067,00
✓
1.112,00
✓
9.500,00
✓
Enmerson Silva
3.456,00
©
350
3.106,00
✓
Urbimak
22.000,00
©
1000
21.000,00
✓
Geomax
15.000,00
©
2000
13.000,00
✓
3000
27.000,00
✓
10.000,00
✓
8.000,00
✓
3500
20.500,00
✓
Constructora Financiera Zavala Impesav Terrasol Interciti compañía limitada Olam
30.000,00 12.000,00 11.000,00 24.000,00
© © ©
$ 2.000,00 $ 3.000,00
©
11.000,00
©
2300
8.700,00
✓
Delmar S.A
9.000,00
©
3000
6.000,00
✓
Agrilatex
7.000,00
©
1000
6.000,00
✓
Danes S.A
6.000,00
©
2500
3.500,00
✓
Lubrifer
15.000,00
©
11.500,00
✓
174.485,00
✓
TOTAL
FUENTE: MARCAS:
210.335,00
©
Mayor, Comprobantes de pago Cruzado © ✓ Verificado
3500
Diferencia
$ 35.850,00
76 CONDICION: CRITERIO:
CAUSA:
EFECTO:
En el área de créditos y cobranza existe una diferencia de saldos de $35850.00 Existe una mala administración de la información porque algunos comprobantes de los clientes no constan en la base de datos de la empresa; Siendo esto un gran problema en la gestión de cobros. No se registró la liquidación de cuatro facturas con cheque N° 4567, 4675,3454 Y 5674del Banco Pichincha por parte de Maurita Guartan, Enmerson Silva, Impesav y Terrasol. Se devolvió mercadería por un valor de $10850 Se verifico que no existe una correcta manipulación de los comprobantes de pago en el área de ventas por lo cual origina alteraciones en los estados de cuenta de los clientes ya que faltan evidencia documental para sustentar los pagos realizados. El saldo de cuentas por cobrar está sobrevalorado ya que tiene un valor de $210335,00 siendo mayor al saldo auditado de los clientes existiendo una diferencia de $35850,00.
Elaborado por: Vinueza Anaís
Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado
77 5.1.3.5.
Indicadores de Gestión.
Tabla 28. Papel de Trabajo 18: Indicadores de Gestión EMPRESA JAPAN AUTO ÁREA DE CRÉDITO Y COBRANZA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017
Elaborado por:
AIV P.17 08/12/2017
Fecha:
OBJETIVO: Evaluar el sistema de control interno mediante indicadores de gestión INDICADOR
PROCEDIMIENTO
RESULTADO
4 6
0,67 - 67%
3 6
0,50 - 50%
5 12
0,42 - 42%
PLANEACIÓN Políticas=
Políticas cumplidas en el área de crédito Políticas establecidas en el área de crédito
Procedimientos= Procedimientos=
Procedimientos aplicados en el área Procedimientos definidos
Procedimientos establecidos técnicamente Procedimientos existentes
ORGANIZACIÓN Funciones=
Funciones definidas en el área de crédito y cobranza Total de funciones
7 8
0,88 - 88%
DIRECCIÓN Comunicación=
Canales de comunicación utilizados Canales de comunicación establecidos
3 5
0,60 - 60%
276.802,03 2.327.504,68
0,12 - 12%
1000*360 2.327.504,68
0,15 - 15%
1.699.910,64 719.652,20
2,36 - 23,6%
35.850 210.335
0,17 - 17%
400 700
0,57 - 57%
18 30
0,60 - 60%
12 20
0,60 - 60%
80 150
0,53 - 53%
500 2500
0,20 - 20%
RECURSOS FINANCIEROS Margen Utilidad Bruta= Rotación de clientes=
Utilidad Bruta Ventas Netas
Promedio de clientes x 360 Ventas a crédito
Circulante o capital de trabajo=
Activo Circulante Pasivo a corto plazo
CRÉDITOS Metas=
Metas de recuperación alcanzadas de créditos nuevos Metas de recuperación planificadas
Solicitudes entregadas= Requisitos=
No. Créditos concedidos Total de solicitudes de créditos receptadas
Total requisitos receptados para concesión Total requisitos necesarios para concesión
Carpetas créditos= Evaluación 5C=
Total de carpetas con documentos entregados Total de carpetas revisadas
Total de créditos con hojas de calificación
Inspección documentos=
Total créditos concedidos Total hojas de inspección domiciliaria Total créditos concedidos
78 COBRANZA Créditos otorgados= Hojas recicladas=
No. Créditos recuperados Total créditos otorgados No. Hojas utilizadas
Total hojas reciclables entregadas
Recuperación de cartera=
No. Créditos recuperados Total créditos vencidos
Elaborado por: Vinueza Anaís
1200 2500
0,48 - 48%
900 1500
0,60 - 60%
1200 1300
0,92 - 92%
Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado
79 5.1.4. Plantear recomendaciones que incidan de forma positiva en el proceso de gestión de crédito y cobranza en la empresa. 5.1.4.1.
Programa para la fase de Presentación de Informe.
Tabla 29. Programa para la fase de Presentación de Informe PROGRAMA DE TRABAJO PARA LA PLANIFICACION, AUDITORÍA DE GESTIÓN DEL ÁREA DE CRÉDITO Y COBRANZAS EN LA EMPRESA JAPAN AUTO Empresa: JAPAN Periodo: 2017 AUTO No. PROCEDIMIENTOS Ref.P/TS Elaborado por: Fecha: FASE DE PRESENTACIÓN DEL INFORME 4 PRESENTACIÓN DE INFORMES Presentación de recomendaciones en el proceso 4.1 P.18. Beltrán Denisse 11/12/2017 de gestión de crédito y cobranza.
Elabora por: Vinueza Anaís
Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado
80 5.1.4.2.
Recomendaciones en el proceso de gestión de crédito y cobranza.
Tabla 30. Papel de Trabajo 19: Recomendaciones en el proceso de gestión de crédito y cobranza Elaborado DJB por: EMPRESA JAPAN AUTO ÁREA DE CRÉDITO Y COBRANZA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2017 11/12/2017 Fecha:
P.18
OBJETIVO: Recomendaciones en el proceso de gestión de crédito y cobranza • La planeación estratégica es un proceso que permite a la organización definir y establecer los objetivos, asignando las actividades y el responsable de cada área. Japan Auto debería realizar un manual de políticas utilizando un lenguaje sencillo y claro que sea de fácil entendimiento de todo el personal en el cual se designen las funciones de cada departamento de acorde al perfil establecido y al nivel de estudio estipulado. • El trabajo en equipo en la organización es la clave del éxito y superación en la empresa es por eso que se debe incentivar a charlas y capacitaciones al personal, enfocándose en temas de liderazgo, atención al cliente, trabajo en equipo, superación personal y profesional etc. De esta forma el personal tendrá amplios conocimientos en diferentes temas y podrá solventar dudas de los clientes con amabilidad y espontaneidad. • Los directivos de la empresa deben realizar reuniones continuas con los jefes de área dando a conocer los temas de interés y buscando la mejor alternativa para cada departamento, la sociabilización de los grupos focales permitirá tener un amplio conocimiento de diferentes aspectos económicos, sociales, legales, financieros y culturales del equipo de trabajo permitiendo la integración laboral de cada empleado. • Los recursos financieros controlados por la empresa deben tener la suficiente sustentación y documentación que permita conocer la ejecución de los procesos que se realiza, ya que actualmente existen entidades de control que se encargan de realizar seguimientos exhaustivos a las empresas, garantizando el bienestar de los clientes y la responsabilidad empresarial del sector al que pertenece. • El departamento de créditos y cobranza debe contar con toda la documentación necesaria de los trámites que realiza ya que esto permite garantizar la recuperación de cartera de la empresa, realizando un seguimiento exhaustivo de la cartera vencida de la empresa emitiendo informes a los jefes financieros para poder realizar trámites que permitan buscar una solución favorable para el cliente y la empresa. • Se debe socializar la propuesta que se realizó en los diferentes departamentos de la empresa ya que todos están involucrados directamente e indirectamente dando a conocer las falencias que existen y se pueda regularizar los cambios o medidas adoptar que se han beneficioso para la organización en general.
Elabora por: Beltrán Denisse
Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado
81
6. DISCUSIÓN El estudio realizado en la Empresa JAPAN AUTO en el área de crédito y cobranzas presentó deficiencias significativas en los procesos que realiza comenzando desde la reestructuración de políticas, fiscalización encargando ,
de la información receptada por el personal
adecuado control en el registro de las operaciones realizadas en el sistema
(LATINIUM 2.2), actualizaciones constantes a los colaboradores del área en cuanto a recuperación de cartera y receptar garantías (letras de cambio ) que permita el cobro del crédito concedido en el plazo establecido a los clientes. Luego de realizar el respectivo análisis para la concesión de créditos a clientes se identificó que existe duplicidad de funciones en cuanto a la facturación y despacho de la mercadería ocasionando incomodad a los clientes y atrasos en la entrega de pedidos; debido a diferentes falencias que se genera en el desarrollo de actividades a realizar en la empresa existe un 41% de riesgo inherente y un 59% de nivel de confianza es por eso que es indispensable aplicar la matriz de riesgo e impacto. Tomando en cuenta el tiempo de vencimiento y valores más significativos se envió cartas de circularización a una muestra especifica de clientes, para comprobar saldos de cuentas por cobrar a clientes de la empresa JAPAN AUTO en el periodo 2017 el valor de la empresa $210335 está sobrevalorado porque es mayor que el saldo auditado $174485 obteniendo una diferencia de $35850. Para evaluar el desempeño del área de créditos y cobranzas se aplicó indicadores de gestión (planeación, organización, dirección, recursos financieros, créditos y cobranza) los cuales son indispensables para el cumplimiento de políticas, procedimientos, funciones, comunicación, metas, evaluación 5C de Crédito (carácter, capacidad capital, colateral y cobertura) créditos otorgados y recuperación de cartera.
82
7. CONCLUSIONES •
Para el cumplimiento del primer objetivo que es levantar información de los procesos actuales del área de crédito y cobranza, se realizó una entrevista al Ing. Franklin Pallo Gerente General de la empresa Japan Auto, en la cual dio a conocer los aspectos más relevantes del área de crédito y cobranza, se analizó la independencia de funciones de los colaboradores del área y la estructura organizativa, además facilito información referente a las políticas contables que influyen en la toma de decisiones.
•
Para evaluar las políticas en la recuperación de cartera que establece la empresa Japan Auto, se aplicó el cuestionario de control interno COSO ERM a la Srta. Katherine Espín Jefe Financiero, obteniendo un 59% de nivel de confianza y un 41% de riesgo inherente, además se calificó los componentes del control interno y la matriz de riesgo e impacto para emitir las respectivas recomendaciones, en lo posterior se elaboró el flujo grama de ventas, detallando las actividades que realiza y el personal responsable.
•
Se analizó la morosidad de la cartera de crédito aplicando técnicas y herramientas en la gestión de cobros, solicitando informes, reportes o registros del área de crédito y cobranza y con ello constatar la confirmación de saldos de los clientes tomando en cuenta las fechas y valores a cancelar, mediante el envío de cartas de circularización y finalmente evaluar la gestión del área de crédito aplicando indicadores de gestión.
•
Finalmente se procede a plantear recomendaciones que incidan de forma positiva en el proceso de gestión de crédito y cobranza en la empresa, esperando que sean utilizados para las respectivas actividades, los cuales se realizaron en base a los indicadores de gestión (planeación, organización, dirección, recursos financieros, créditos y cobranza).
83
8. RECOMENDACIONES •
Japan Auto debería establecer un área específica de crédito y cobranza, asignando funciones acorde al perfil establecido, de esta forma se podría realizar la gestión de cobranza efectivamente evitando la duplicidad de funciones y optimizando tiempo en los procesos a realizar, brindando una atención al cliente confortable y seguro.
•
JAPAN AUTO debería realizar un seguimiento continuo de las cuentas por cobrar a sus clientes, contando con garantías que sirvan de sustento para la recuperación de su cartera, en caso que el cliente no cancele a tiempo su deuda establecida y así tener liquidez y solvencia en la empresa.
•
La señorita de cartera debería realizar mínimo 80 llamadas diarias (correos electrónicos, mensajes de texto, whatsapp entre otros) con la finalidad de dar a conocer a los clientes sus obligaciones con la empresa las fechas de pago, el valor etc. Además realizar un reporte semanal dirigido a los jefes de área con la finalidad de informar el avance de cobranza de cartera que ha realizado hasta la fecha
•
JAPAN AUTO debería aplicar exámenes especiales de auditoría financiera, de forma continúa que permita conocer información financiera de la empresa, esto permitirá mejorar la toma de decisiones y la rentabilidad de la empresa, garantizando la responsabilidad laboral de los empleados y el cumplimiento de los objetivos propuestos.
84
9. LISTA DE REFERENCIAS Aragon,
R.
(s.f.).
Preguntas
Guia.
Obtenido
de
https://es.scribd.com/doc/16774756/Preguntas-Guia Ariza,
D.
(2013).
Auditoria
de
Gestión.
Obtenido
de
https://es.slideshare.net/DianaAriza1990/auditoria-de-gestion-17084625 Bernal, C. (2014). Metodología de la Investigación. Colombia: Pearson. Blanco, Y. (2014). Auditoría integral normas y procedimientos. Colombia: Ecoe Ediciones. Bravo, M. (2011). Contabilidad General. Quito-Ecuador: Escobar. Clavijo, C. (2014). La Concesión de Créditos y la Morosidad de la Empresa Casa Musical Núñez (Trabajo de grado, Univesidad Técnica de Ambato) . Ambato, Ecuador. Córdoba, M. (2014). Administración Financiera. Medellín: Uryco Ltda. Hernández, R., Fernández, C., & Baptista, P. (2014). Metodología de la Investigación. México: Mc Graw Hill Education . INEC. (2010). Censo Nacional Económico, Instituto Nacional de Estadísticas y Censos. Obtenido de http://www.inec.gob.ec/cenec/index. Llano, P., & Piñeiro, S. (2011). Elementos fundamentales de dirección financiera. España: Andavira. Loor, K., & Zambrano, M. (2016). Evaluacion del Sistema de Control Interno al Proceso de Créditos y Cobranzas en Medinatural CÍA. LTDA., en Santo Domingo (Trabajo de grado, Pontificia Universidad Católica del Ecuador). Santo Domingo, Ecuador. Maldonado, M. (2011). Auditoría de gestión. Quito: Producciones Digitales Abya-Yala. Mira, F. S. (15 de Noviembre de 2016). Expansión. Obtenido de Diccionario económico: http://www.expansion.com/diccionario-economico/gestion-de-carteras.html Muñoz, C. (2014). Cómo elaborar y asesorar una investigación de Tesis. México: Pearson. Pallerola, J., & Monfort, A. (2012). Auditoría. España: StarBook. Pazmiño, F. (2015). La Concesión de Créditos y su Incidencia en la Rentabilidad de la Empresa MIAUTO en el año 2014 (Trabajo de grado, Univesidad Técnica de Ambato). Ambato, Ecuador. Pérez, J. (2013). Definición de crédito. Obtenido de https://definicion.de/credito/ Pérez, J. (2016). Definición de Cobranza. Obtenido de https://definicion.de/cobranza/ Ramirez, V. (2016). Modelo de Crédito-Cobranza y Gestión Financiera en la Empresa Comercial Facilito de la Parroquia Patricia Pilar, Provincia de los Ríos (Trabajo de grado, Univesidad Regional Autónoma de los Andes). Santo Domingo, Ecuador.
85 Revelo, S. (2013). Sistema de cobro y recuperación de cartera de crédito para la empresa Profemac de la ciudad de Tulcán (Trabajo de grado, Univesidad Regional Autónoma de los Andes). Tulcán, Ecuador. Salazar, J. (2013). Auditoría de Gestión. Obtenido de https://issuu.com/juan1234 SENPLADES. (2017-2021). Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo. Quito: Senplades. Vallado, R. (2010). Administración Financiera de las Cuentas por Cobrar. Obtenido de http://www.contaduria.uady.mx/files/material-clase/raulvallado/FN03_admonfinancieradelasCxC.pdf Valle, E. (2012). Credito y Cobranza. Mexico: Grupo editorial Patria. Vallejo, B., & Solórzano, M. (2013). Gestión patrimonial y banca privada . Madrid : Pirámide. Van Horne, J., & Wachowicz, J. (2010). Fundamentos de Administracion Financiera. México: Mexicana. Villaseñor, E. (2012). Elementos de administración de crédito y cobranza. México-Trillas: Colección general.
86
10. GLOSARIO •
Ceñimos: Moderarse o reducirse en los gastos, en las palabras.
•
Cláusula: Cada una de las disposiciones de un contrato, tratado, testamento o cualquier otro documento análogo, público o privado.
•
Cuentas por cobrar: Cantidades de dinero que los clientes deben a la empresa por haber comprado bienes o servicios a crédito. Las cuentas por cobrar son un activo corriente.
•
Cuentas por cobrar vencidas: El proceso de clasificar las cuentas por cobrar según su fecha de vencimiento a partir de una fecha dada.
•
Deuda atrasada: Un pago vencido o retrasado que puede ser acumulativo.
•
Devaluación: Es la disminución en el valor de la moneda nacional respecto de alguna moneda extranjera.
•
Estándar de crédito: Calidad mínima de solvencia de un solicitante de crédito que es aceptable para la empresa.
•
Fecha de pago: Fecha en la que la corporación de hecho paga el dividendo declarado.
•
Fecha temporal: Términos de crédito que alientan al comprador de productos estacionales a aceptar sus entregas antes del periodo de venta pico y a diferir el pago hasta después del periodo pico.
•
Incidencia: Acontecimiento que sobreviene en el curso de un asunto o negocio y tiene con él alguna conexión.
•
Insolvencia: Falta de solvencia, incapacidad de pagar una deuda.
•
Performance: Actividad artística que tiene como principio básico la improvisación y el contacto directo con el espectador.
•
Período de crédito: Tiempo total durante el cual se extiende el crédito a un cliente para que pague una factura.
87 •
Período de descuento por pago en efectivo: Lapso durante el cual puede optarse por un descuento por pronto pago.
•
Provisión: Existencia en poder del pagador del valor de una letra o de un cheque.
88
11. ANEXO Anexo 1: Ă rbol del problema
89 Anexo 2: Formato de Entrevista al Gerente
Entrevista dirigida al Gerente de la empresa “Japan Auto” en Santo Domingo de los Tsáchilas. Somos estudiantes de la Pontificia Universidad Católica del Ecuador sede Santo Domingo especialidad Contabilidad
y Auditoría,
solicitamos
amablemente
su
colaboración
respondiendo la siguiente entrevista, que se realiza con el objetivo de recolectar información que nos ayude a diagnosticar la situación actual de la empresa “Japan Auto” en el área de créditos. La presente será manejada de forma confidencial y con fines académicos. 1 ¿Cree usted importante que la empresa JAPAN AUTO conceda créditos a sus clientes? 2 ¿Cuenta la empresa con un área de cobranza? 3 ¿Existen políticas de crédito establecidas para los clientes? 4 ¿Existen políticas de cobranza establecidas para los clientes? 5 ¿La empresa cuenta con una base de datos actualizada de sus clientes? 6 ¿Cuál es el monto mínimo o máximo que la empresa fija para otorgar un crédito? 7 ¿Cuáles son los plazos de créditos establecidos para los clientes? 8 ¿La empresa facilita la información necesaria (fechas de pago y tablas de amortización) detallada del crédito a los clientes? 9 ¿La empresa tiene problemas con la cobranza? 10 ¿La empresa realiza evaluaciones de desempeño de los empleados respecto a la gestión de cobro? 11 ¿Los clientes se han atrasado en los pagos? 12 ¿La empresa calcula índices de morosidad? 13 ¿La empresa dispone de un score de cobranza que le permita identificar los clientes en mora? 14 ¿La empresa realiza un procedimiento por etapas, acciones y resultados que le permita conocer los resultados de cobranza?
90 Anexo 3: Formato de Encuesta a clientes
Somos estudiantes de la Pontificia Universidad Católica del Ecuador sede Santo Domingo especialidad Contabilidad
y Auditoría,
solicitamos
amablemente
su
colaboración
respondiendo la siguiente encuesta, que se realiza con el objetivo de recolectar información que nos ayude a diagnosticar la situación actual de la empresa “Japan Auto” en el área de créditos. La presente será manejada de forma confidencial y con fines académicos. INTRUCCIONES: Lea atentamente cada pregunta, luego responda colocando una (X) en el casillero de la opción a escoger. 1
¿Hace cuánto tiempo es Ud. cliente de Japan Auto? Menos de un año Entre 1 – 6 años Más de 7 años
2
¿Por qué medio conoció la empresa? Radio Televisión Redes sociales Amigos
3
¿Ha realizado un crédito con la empresa “Japan Auto”? Sí No Si su respuesta es NO, se termina la encuesta
4
¿Con que frecuencia compra Ud. a crédito? Semanal Quincenal Mensual Anual
91 5
¿Conoce los requisitos o documentos que solicita la empresa para la aprobación de un crédito? Sí No
6
¿Una vez aprobado el crédito en que tiempo le llega la mercadería solicitada? Un día Una semana Un mes
7
¿Qué documento firma al momento de recibir el crédito? Pagaré Letra de Cambio Documento Interno
8
¿La empresa le entrega una tabla de amortización para realizar sus pagos? Sí No
9
¿De qué manera le conviene cancelar su crédito? Efectivo Transferencia Cheque
10 ¿Cómo realiza los pagos de la compra a crédito? En la fecha de pago establecida Antes de su vencimiento Después de su vencimiento 11 ¿Le gustaría recibir un descuento por pronto pago? Sí No
92 12 ¿La empresa le recuerda la fecha de vencimiento de sus cuotas? A veces Siempre Nunca 13 ¿Alguna vez se ha retrasado en el pago de sus cuotas? Sí No 14 ¿Ha tenido algún contratiempo con un colaborador de la empresa respecto a la entrega de productos? Sí No 15 ¿Cómo calificaría Ud. la gestión de crédito de la empresa “Japan Auto”? Excelente Buena Regular Deficiente
¡GRACIAS POR SU COLABORACIÓN!
93 Anexo 4: Balance General de la Empresa
94 Anexo 5: Estado de PĂŠrdidas y Ganancias Interno
95 Anexo 6: Listado de clientes