Evaluación del sistema de control interno al ciclo de compras y ventas de la empresa Provesa

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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO Dirección Académica – Escuela de Ciencias Administrativas y Contables

EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO AL CICLO DE COMPRAS Y VENTAS DE LA EMPRESA PROVESA, CANTÓN LA CONCORDIA, PERÍODO 2018.

Trabajo de Titulación previo a la obtención del título de Ingenieras en Contabilidad y Auditoría CPA.

Línea de investigación: Administración eficiente y eficaz de las organizaciones para la competitividad sostenible local y global.

Autoras: MARÍA MAGDALENA COBOS MERIZALDE YESSICA GABRIELA SILVA LÓPEZ

Directora: MG. XIMENA LETICIA GARCÍA ZAMBRANO

Santo Domingo – Ecuador Febrero, 2019

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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO Dirección Académica – Escuela de Ciencias Administrativas y Contables

HOJA DE APROBACIÓN

EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO AL CICLO DE COMPRAS Y VENTAS DE LA EMPRESA PROVESA, CANTÓN LA CONCORDIA, PERÍODO 2018.

Línea de investigación: Administración eficiente y eficaz de las organizaciones para la competitividad sostenible local y global.

Autoras: MARÍA MAGDALENA COBOS MERIZALDE YESSICA GABRIELA SILVA LÓPEZ

Ximena Leticia García Zambrano, Mg.

f.

DIRECTORA DEL TRABAJO DE TITULACIÓN Mikel Ugando Peñate, PhD.

f.

CALIFICADOR César Rodrigo Mejía Ramos, Mg.

f.

CALIFICADOR Félix Sixto Pilay Toala, Mg.

f.

DIRECTOR DE LA ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES Santo Domingo – Ecuador Febrero, 2019

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DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD Nosotras, María Magdalena Cobos Merizalde portadora de la cédula de ciudadanía N° 230043648-8 y Yessica Gabriela Silva López portadora de la cédula de ciudadanía N° 230012343-3 declaramos que los resultados obtenidos en la investigación que presentamos como informe final, previo a la obtención del Grado de Ingenieras en Contabilidad y Auditoría CPA, son absolutamente originales, auténticos y personales.

En tal virtud, declaramos que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos que se desprenden del trabajo propuesto de investigación y luego de la redacción de este documento son y serán de nuestra y exclusiva responsabilidad legal y académica.

Igualmente aclaramos que todo resultado académico que se desprenda de esta investigación y que se difunda tendrá como filiación la Pontificia Universidad Católica del Ecuador, Sede Santo Domingo, reconociendo en las autorías al director del Trabajo de Titulación y demás profesores que amerita.

María Magdalena Cobos Merizalde

Yessica Gabriela Silva López

CI. 230043648-8

CI. 230012343-3

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AGRADECIMIENTO Agradezco a Dios por brindarme cada día de vida, por cuidarme e iluminarme para seguir adelante a pesar de las adversidades que se me han presentado. A mis padres por ser el motor de apoyo durante toda mi vida dándome ánimos y motivaciones para no desmayar y lograr que cumpla mi objetivo de ser una profesional. A mis hermanos por brindarme sus consejos y su ayuda en transcurso de mi vida. Al Sr. Juan Salguero propietario de la empresa PROVESA por la confianza y otorgamiento de la información con respecto a la entidad. A la Mg. Ximena García por ser nuestra guía y por su valiosa colaboración para poder realizar este trabajo de titulación. Finalmente a mi amiga y compañera Yessica Silva por su apoyo, paciencia, dedicación y esfuerzo para lograr juntas el objetivo propuesto desde un principio.

María Magdalena Cobos Merizalde

Expreso mis más sinceras palabras de agradecimiento a Dios, por haberme dado la vida y porque en el transcurso de toda mi existencia he sentido la presencia de su incalculable amor y protección. A mis amados padres Héctor Silva y María López, quienes son ejemplo de perseverancia y superación, que con mucho amor y sacrificio me han apoyado en cada etapa de mi vida, y por inculcarme valores que han sido la base principal para mi formación humana.

A mis hermanas por brindarme su cariño, comprensión y confianza. Al Sr. Juan Salguero gerente propietario de la empresa PROVESA y a sus colaboradores por proporcionarnos información sobre el funcionamiento de la organización. A la Mg. Ximena García que con paciencia y a través de sus valiosos conocimientos nos ha sabido guiar para la realización de este trabajo de titulación. Por último, agradezco a María Cobos por su amistad, compañerismo e importante colaboración para cumplir a cabalidad el presente trabajo.

Yessica Gabriela Silva López

v

DEDICATORIA Dedico este trabajo de titulación a Dios, por haberme dado la vida, por sus bendiciones derramadas en mí y por la fuerza para luchar en toda mi vida, tanto personal como estudiantil.

A mis padres por su ayuda permanente, sus consejos y sus tiempos, les dedico este trabajo a ellos por ser un ejemplo para mí dándome su amor infinito en todo momento y guiándome por el camino del bien, porque siempre lucharon para darme lo mejor y verme crecer con humildad.

María Magdalena Cobos Merizalde

Dedico este trabajo de titulación a Dios, Padre Celestial, quien ha sido el pilar fundamental de mi vida, que ha sabido fortalecerme en tiempos de angustia, y a mi familia, en especial a mis padres quienes desde mi uso de razón soy testigo de su abnegado apoyo, enseñándome a no desfallecer en los problemas que se presentan y a encarar las adversidades.

Yessica Gabriela Silva López

vi

RESUMEN El presente trabajo de titulación fue elaborado en la empresa PROVESA, ubicada en el cantón La Concordia, primer semestre de 2018, con el objetivo de evaluar el sistema de control interno al ciclo de compras y ventas para mejorar eficientemente los procesos en compras, recepción, almacenamiento y ventas. En primera instancia se llevó a cabo el levantamiento de información mediante técnicas e instrumentos de recolección de datos como son entrevistas, encuestas, también se realizaron pruebas de recorrido, esto facilitó conocer los procedimientos actuales que desarrolla la empresa en los procesos anteriormente descritos, asimismo conocer las políticas vigentes relacionados a los ciclos, permitió determinar el grado de cumplimiento de las mismas. Se realizó el programa de ejecución con el propósito de obtener evidencias documentadas en los papeles de trabajo, con los resultados obtenidos a través del cuestionario COSO II-ERM, se determinó un nivel de confianza del 50% y un nivel de riesgo del 50%, siendo en términos cualitativos un nivel moderado para ambos casos, detectando de esta manera los puntos más críticos en cada proceso. Analizados los problemas más conceptuales de ambos ciclos, se procedió a realizar un informe para dar conocimiento al gerente general sobre los riesgos que atacan a la empresa. Posteriormente y como última instancia se recomendó nuevas políticas, procedimientos, perfiles de personal y documentos operativos, con el fin de mejorar el sistema de control interno que maneja la empresa, haciendo énfasis en la mejora y eficiencia operacional de los ciclos de compras y ventas.

Palabras claves: Control interno, riesgo, eficiencia operacional, ciclo de compras, ciclo de ventas

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ABSTRACT The present titration work was developed in the company PROVESA, located in the canton La Concordia, first semester of 2018, with the purpose of evaluating the internal control system to the shop and sales cycle to efficiently improve the processes in purchases, reception, storage and sales. In the first instance, the gathering of information was performed using techniques and data collection instruments such as interviews, surveys, and route tests were also executed, this facilitated knowing the existing procedures developed by the company in the processes described above, as well as knowing current policies related to cycles, permitted to determine the degree of compliance with them. The execution program was carried out with the objective of obtaining documented evidences in the work papers, in addition to the results gotten through the COSO II-ERM questionnaire, a confidence level of 50% and a level of risk of 50% was determined. , being in qualitative terms a moderate level for both cases, detecting in this way the most critical points in each process. Analyzed the most conceptual problems of both cycles, we kept on to make a report to inform the general manager about the risks that attack the company. Finally, new policies, procedures, personnel profiles and operational documents were recommended in order to improve the internal control system that the company manages, emphasizing the improvement and operational efficiency of the purchasing and sales cycles.

Keywords: Internal control, risk, operational efficiency, purchasing cycle, sales cycle.

viii

ÍNDICE DE CONTENIDOS 1.

INTRODUCCIÓN .................................................................................................. 1

2.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ............................................................... 2

2.1.

Delimitación del Problema de Investigación .......................................................... 2

2.2.

Preguntas de la Investigación.................................................................................. 3

2.2.1.

Pregunta General. .................................................................................................... 3

2.2.2.

Preguntas Específicas.............................................................................................. 3

2.3.

Justificación de la Investigación ............................................................................. 3

2.4.

Objetivos de la Investigación .................................................................................. 4

2.4.1.

Objetivo General. .................................................................................................... 4

2.4.2.

Objetivos Específicos.............................................................................................. 4

3.

MARCO REFERENCIAL ...................................................................................... 5

3.1.

Antecedentes ........................................................................................................... 5

3.2.

Marco Teórico ......................................................................................................... 7

3.2.1.

Auditoría. ................................................................................................................ 7

3.2.1.1.

Definición de auditoría. .......................................................................................... 7

3.2.1.2.

Objetivos de auditoría. ............................................................................................ 7

3.2.1.3.

Clases de auditoría. ................................................................................................. 8

3.2.1.4.

Fases de la auditoría. ............................................................................................... 8

3.2.1.5.

Programa de trabajo. ............................................................................................... 9

3.2.1.6.

Papeles de trabajo. .................................................................................................. 9

3.2.1.7.

Marcas de auditoría. .............................................................................................. 10

3.2.1.8.

Hallazgos de auditoría........................................................................................... 11

3.2.1.9.

Tipos de opiniones. ............................................................................................... 12

3.2.1.10.

Evidencia en la auditoría. ...................................................................................... 13

3.2.1.11.

Técnicas de auditoría. ........................................................................................... 13

3.2.1.12.

Riesgo en la auditoría............................................................................................ 14

3.2.1.12.1. Tipos de riesgo de la auditoría .............................................................................. 15 3.2.1.12.2. Evaluación de riesgos en auditoría ....................................................................... 15 3.2.1.13.

Normas relacionadas con la auditoría ................................................................... 16

3.2.1.13.1. Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas .................................................... 16 3.2.1.13.2. Normas Internacionales de Auditoría ................................................................... 16 3.2.2.

Control Interno. ..................................................................................................... 17

ix 3.2.2.1.

Definición de control interno. ............................................................................... 17

3.2.2.2.

Objetivos de control interno.................................................................................. 18

3.2.2.3.

Clases de control interno. ...................................................................................... 18

3.2.2.4.

Modelos de control interno. .................................................................................. 19

3.2.2.5.

Modelo de control interno COSO II-ERM. .......................................................... 19

3.2.2.5.1. Componentes del modelo de control interno COSO II-ERM. .............................. 20 3.2.2.6.

Evaluación del sistema de control interno. ........................................................... 20

3.2.2.6.1. Métodos de evaluación del control interno. .......................................................... 21 3.2.2.7.

Limitaciones del control interno. .......................................................................... 21

3.2.3.

Compras. ............................................................................................................... 22

3.2.3.1.

Compras de contado. ............................................................................................. 22

3.2.3.2.

Compras a crédito. ................................................................................................ 23

3.2.3.3.

Devoluciones sobre compras. ............................................................................... 23

3.2.3.4.

Rebajas o bonificaciones sobre compras. ............................................................. 23

3.2.3.5.

Descuentos sobre compras. ................................................................................... 24

3.2.3.6.

Ciclo de compras................................................................................................... 24

3.2.3.7.

Fases del ciclo de compras. ................................................................................... 26

3.2.3.8.

Tipos de compras. ................................................................................................. 26

3.2.3.9.

Proveedores. .......................................................................................................... 27

3.2.4.

Ventas. .................................................................................................................. 27

3.2.4.1.

Definición de ventas. ............................................................................................ 27

3.2.4.2.

Ventas de contado. ................................................................................................ 27

3.2.4.3.

Ventas a crédito..................................................................................................... 28

3.2.4.4.

Devoluciones sobre ventas. ................................................................................... 28

3.2.4.5.

Rebajas o bonificaciones sobre ventas. ................................................................. 29

3.2.4.6.

Precio y condiciones de ventas. ............................................................................ 29

3.2.4.7.

Ciclo de ventas. ..................................................................................................... 29

3.2.4.8.

Clientes. ................................................................................................................ 30

4.

METODOLOGÍA ................................................................................................. 31

4.1.

Enfoque / Diseño................................................................................................... 31

4.1.1.

Tipos de Investigación. ......................................................................................... 31

4.1.1.1.

Investigación – Acción. ........................................................................................ 31

4.1.1.2.

Investigación exploratoria. .................................................................................... 32

4.1.1.3.

Investigación descriptiva. ..................................................................................... 32

x 4.1.1.4.

Investigación explicativa. ..................................................................................... 32

4.2.

Población / Muestra .............................................................................................. 32

4.2.1.

Población............................................................................................................... 32

4.2.2.

Muestra. ................................................................................................................ 33

4.2.2.1.

Cálculo del tamaño de la muestra. ........................................................................ 33

4.3.

Operacionalización de las Variables ..................................................................... 34

4.4.

Técnicas e Instrumentos de Recogida de Datos .................................................... 35

4.5.

Técnicas y Análisis de Datos ................................................................................ 35

5.

RESULTADOS..................................................................................................... 36

5.1.

Discusión y Análisis de Resultados ...................................................................... 36

5.1.1.

Resultados de la Entrevista Dirigida al Gerente General de la Empresa. ............. 36

5.1.1.1.

Análisis de la entrevista dirigida al gerente general de la empresa. ..................... 36

5.1.2.

Resultados de la Entrevista Dirigida a la Contadora de la Empresa. .................... 37

5.1.2.1.

Anális de la entrevista dirigida a la contadora de la empresa. .............................. 37

5.1.3.

Resultados de la Encuesta Dirigida a Supervisores de Áreas de la Empresa. ...... 37

5.1.3.1.

Análisis de la encuesta dirigida a supervisores de áreas de la empresa. ............... 38

5.1.4.

Resultados de la Encuesta Dirigida a Operarios de la Empresa. .......................... 38

5.1.4.1.

Análisis de la encuesta dirigida a operarios de la empresa. .................................. 38

5.1.5.

Resultados de la Encuesta Dirigida a los Proveedores de la Empresa. ................. 39

5.1.5.1.

Análisis de la encuesta dirigida a proveedores de la empresa. ............................ 39

5.1.6.

Resultados de la Encuesta Dirigida a Clientes Mayoristas y Minoristas de la Empresa……..…………………………...………………………..………...…...40

5.1.6.1.

Análisis de la encuesta dirigida a clientes mayoristas y minoristas de la Empresa.................................................................................................................40

5.2.

Propuesta de Intervención ..................................................................................... 41

5.2.1.

Levantar Información sobre los Procesos del Ciclo de Compras y Ventas de la Empresa……………..…………………………………………..………...……..42

5.2.1.1.

Programa de planificación. ................................................................................... 42

5.2.2.

Identificar el Nivel de Riesgo del Sistema de Control Interno que presenta la Empresa en el Ciclo de Compras y Ventas ........................................................... 56

5.2.2.1.

Programa de ejecución. ......................................................................................... 56

5.2.3.

Informar Respecto a los Hallazgos Encontrados. ................................................. 72

5.2.3.1.

Carta a gerencia..................................................................................................... 72

5.2.3.2.

Informe de la evaluación del control interno. ....................................................... 73

xi 5.2.4.

Proponer

Políticas y Procedimientos que Permitan Mejorar el Ciclo de

Compras y Ventas de la Empresa. ........................................................................ 76 5.2.4.1.

Propuesta de políticas y flujograma del procedimiento en compras.................... 76

5.2.4.2.

Propuesta de políticas y flujograma del procedimiento de recepción y almacenamiento de mercadería. ............................................................................ 77

5.2.4.3.

Propuesta de políticas y flujograma del procedimiento de ventas a clientes mayoristas y minoristas......................................................................................... 79

5.2.4.4.

Propuesta para el perfil del personal. .................................................................... 83

5.2.4.5.

Documentos operativos. ........................................................................................ 85

6.

DISCUSIÓN ......................................................................................................... 86

7.

CONCLUSIONES ................................................................................................ 87

8.

RECOMENDACIONES ....................................................................................... 88

9.

REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ................................................................. 89

10.

ANEXOS .............................................................................................................. 92

xii

ÍNDICE DE TABLAS Tabla 1. Clases de auditoría ..................................................................................................... 8 Tabla 2. Fases de auditoría....................................................................................................... 9 Tabla 3. Marcas de auditoría .................................................................................................. 10 Tabla 4. Marcas de auditoría .................................................................................................. 11 Tabla 5. Tipos de riesgo en auditoría ..................................................................................... 15 Tabla 6. Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas....................................................... 16 Tabla 7. Normas Internacionales de Auditoría ...................................................................... 17 Tabla 8. Clases de control interno.......................................................................................... 18 Tabla 9. Modelos de control interno ...................................................................................... 19 Tabla 10. Componentes de control interno COSO II-ERM ..................................................... 20 Tabla 11. Métodos de evaluación del control interno .............................................................. 21 Tabla 12. Población de la empresa PROVESA ....................................................................... 32 Tabla 13. Operacionalización de las variables ......................................................................... 34 Tabla 14. Programa de planificación ....................................................................................... 42 Tabla 15. Programa de ejecución ............................................................................................. 56 Tabla 16. Propuesta de políticas en compras ........................................................................... 76 Tabla 17. Propuesta de flujograma del procedimiento en compras ......................................... 76 Tabla 18. Propuesta de políticas de recepción de mercadería ................................................. 77 Tabla 19. Propuesta de políticas de almacenamiento de mercadería ....................................... 78 Tabla 20. Propuesta de flujograma del procedimiento de recepción y almacenamiento de mercadería ................................................................................................................ 78 Tabla 21. Propuesta de políticas de ventas a clientes mayoristas ............................................ 79 Tabla 22. Propuesta de políticas de ventas a clientes minoristas ............................................. 80 Tabla 23. Propuesta de flujograma del procedimiento de ventas a clientes mayoristas .......... 80 Tabla 24. Propuesta de flujograma del procedimiento de ventas a clientes minoristas .......... 82 Tabla 25. Propuesta para el perfil de jefe de compras ............................................................. 83 Tabla 26. Propuesta para el perfil de asistente de compras ..................................................... 83 Tabla 27. Propuesta para el perfil de bodeguero...................................................................... 84 Tabla 28. Propuesta para perfil de vendedor ........................................................................... 84

xiii

ÍNDICE DE TABLAS DE PAPELES DE TRABAJO Tabla 1. Papel de trabajo P.1. Estructura organizacional de la empresa ............................... 43 Tabla 2. Papel de trabajo P.2. Políticas de compras .............................................................. 43 Tabla 3. Papel de trabajo P.3. Narrativa del procedimiento de compras ............................... 44 Tabla 4. Papel de trabajo P.4. Flujograma del procedimiento de compras ............................ 45 Tabla 5. Papel de trabajo P.5. Políticas de recepción y almacenamiento de mercadería ....... 46 Tabla 6. Papel de trabajo P.6. Narrativa del procedimiento de recepción y almacenamiento de mercadería ........................................................................................................... 47 Tabla 7. Papel de trabajo P.7. Flujograma del procedimiento de recepción y almacenamiento de mercadería ........................................................................................................... 48 Tabla 8. Papel de trabajo P.8. Políticas de ventas a clientes mayoristas y minoristas ........... 49 Tabla 9. Papel de trabajo P.9. Narrativa del procedimiento de ventas a clientes mayoristas 50 Tabla 10. Papel de trabajo P.10. Flujograma del

procedimiento de ventas a clientes

mayoristas………………………………………………………...………………. 51 Tabla 11. Papel de trabajo P.11. Narrativa del

procedimiento de ventas a

clientes

minoristas………………………………………………………………………… 53 Tabla 12. Papel de trabajo P.12. Flujograma del procedimiento

de ventas

a clientes

Minoristas…………………………………………………….………………….. 53 Tabla 13. Papel de trabajo P.13. Marcas de auditoría que serán utilizadas en los papeles de trabajo………………………………………………………………………..... 54 Tabla 14. Papel de trabajo H.1. Sistema de control interno bajo el COSO II-ERM al ciclo de compras y ventas, primer semestre de 2018 de la empresa PROVESA…….......... 57 Tabla 15. Papel de trabajo H.2. Nivel de confianza y riesgo por cada componente del COSO II-ERM y de manera global analizado en el cuestionario realizado anteriormente H.1...……………………………………………………………………………… 59 Tabla 16. Papel de trabajo H.3. Muestra con la que se revisarán representativamente los documentos de la empresa ....................................................................................... 61 Tabla 17. Papel de trabajo H.4. Tabla resumen de recomendaciones en base a cada componente del COSO II-ERM ............................................................................... 62 Tabla 18. Papel de trabajo H.5. Cumplimiento de las políticas de compras en base a la muestra determinada en el papel de trabajo H.3 ...................................................... 65 Tabla 19. Papel de trabajo H.6. Cumplimiento de las políticas de recepción y almacenamiento de mercadería en base a la muestra determinada en el papel de trabajo H.3 ........... 67

xiv Tabla 20. Papel de trabajo H.7. Cumplimiento de las polĂ­ticas de ventas a clientes mayoristas en base a la muestra determinada en el papel de trabajo H.3 .................................. 69 Tabla 21. Papel de trabajo H.8. Cumplimiento de las polĂ­ticas de ventas a clientes minoristas en base a la muestra determinada en el papel de trabajo H.3 .................................. 71

xv

ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1. Ciclo de compras. ..................................................................................................... 24 Figura 2. Orden de compra. ..................................................................................................... 25 Figura 3. Ciclo de ventas. ........................................................................................................ 29 Figura 4. Planilla de movilización de mercadería. ................................................................... 85

xvi

ÍNDICE DE ANEXOS Anexo 1. Carta de Acercamiento ........................................................................................... 92 Anexo 2. Listado de Empleados de la Empresa ..................................................................... 93 Anexo 3. Resultados de la Entrevista Dirigida al Gerente General de la Empresa ............... 94 Anexo 4. Resultados de la Entrevista Dirigida a la Contadora de la Empresa ...................... 96 Anexo 5. Resultados de la Encuesta Dirigida a Supervisores de Áreas de la Empresa ......... 97 Anexo 6. Resultados de la Encuesta Dirigida a Operarios de la Empresa ............................. 99 Anexo 7. Resultados de la Encuesta Dirigida a Proveedores de la Empresa ....................... 104 Anexo 8. Resultados de la Encuesta Dirigida a Clientes Mayoristas y Minoristas de la Empresa……... ................................................................................................. 107 Anexo 9. Verificación del Cumplimiento de las Políticas de Compras ............................... 109 Anexo 10. Verificación del Cumplimiento de las Políticas de Recepción y Almacenamiento de Mercadería ........................................................................................................... 111 Anexo 11. Verificación del Cumplimiento de las Políticas de Ventas a Clientes Mayoristas……………..………………………………………………………. 113 Anexo 12. Verificación

del

Cumplimiento

de las

Políticas

de

Ventas a Clientes

Minoristas…………………………………………………..………………….. 115 Anexo 13. Glosario ................................................................................................................ 117

1

1. INTRODUCCIÓN Los ciclos de compras y ventas son relevantes en una entidad porque resaltan ingresos obtenidos a través de las ventas, mismos que serán usados para realizar próximas compras.

PROVESA es una empresa que se dedica a la producción y comercialización de arroz, azúcar y maíz, ofrece servicios de supermercado en el cantón La Concordia y Quinindé, pero debido a falencias en el negocio es necesario evaluar el sistema de control interno en los ciclos.

El presente trabajo de titulación está conformado por el planteamiento del problema haciendo énfasis en la problemática que conlleva la investigación, luego esta se formula como pregunta general del problema con sus respectivas preguntas específicas, también se presenta la justificación de la investigación que hace referencia a la importancia del trabajo relacionado con el Plan Nacional de Desarrollo, y el Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial I, además se establece un objetivo general y cuatro objetivos específicos.

El marco referencial contiene los antecedentes por medio de trabajos relacionados directamente con la temática, luego se realiza un estudio de arte en el que se analizan problemas, causas y efectos con sus respectivos resultados que contiene una revisión de la literatura fundamentada teóricamente en las variables tanto dependiente como independiente.

En la metodología se analiza el enfoque y los tipos de investigación utilizados en la auditoría. Se define y establece la población específica con su determinada muestra, además se detalla los métodos, técnicas e instrumentos de recolecta de información que tienen relación directa con el trabajo de investigación para su respectivo análisis.

Los resultados son interpretaciones de los cálculos y papeles de trabajo que se realizan bajo un programa de auditoría para la respectiva evaluación del sistema de control interno al ciclo de compras y ventas de la empresa, cabe destacar que las interpretaciones son sustancialmente concisas, las cuales responden a los objetivos empresariales.

Finalmente, la discusión se formula en relación a los resultados obtenidos en los capítulos anteriores que son examinados, interpretados y comparados coherentemente entre la información empírica y teórica. La realización de este apartado es fundamental para emitir conclusiones claras y concisas que ayudan también a la redacción de las recomendaciones.

2

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 2.1. Delimitación del Problema de Investigación Las empresas a nivel mundial se proponen objetivos y metas para obtener rentabilidades consideradas, esto se lo realiza a través del ciclo de compras y ventas, basándose en el proceso desde que el consumidor tiene una necesidad hasta solucionarla adquiriendo un producto, para ello, éstas empresas deben contar con la cantidad y calidad suficiente de productos o servicios a ofertar, y con un personal altamente capacitado para satisfacer las necesidades de sus clientes.

En el Ecuador se puede destacar que las empresas sean públicas o privadas, a través de sus ciclos de compras y ventas no solo obtienen beneficios sino que también se les presentan riesgos o problemas dentro de los ciclos. Esto suele suceder cuando no se tiene una buena relación con los proveedores o cuando no se cuenta con el personal competente para realizar las funciones según al área que sean asignados.

En la provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas, la mayoría de empresas mantienen problemas en los ciclos de compras y ventas. Sin importar si estos ciclos sean largos o cortos se requiere de atención aunque no sean evidentes las falencias, porque al laborar con riesgos, ocasiona la pérdida de clientes, y por ende disminuye la productividad de la empresa.

La empresa PROVESA objeto de estudio, cuenta con dos actividades económicas, la primera es la distribución de arroz, azúcar y maíz dentro y fuera del cantón La Concordia a clientes mayoristas, y la segunda es el servicio de supermercado que ofrece a sus clientes minoristas (se toman en cuenta también, algunos clientes mayoristas en esta actividad).

El servicio de supermercado es una actividad que la empresa realiza desde hace 2 años, y en tan corto tiempo, con variedad, calidad y cómodos precios de sus productos, han permitido obtener una acogida fuerte por los clientes, a más de recibir confianza de los mismos, además la empresa, cuenta con una sucursal de supermercado en el cantón Quinindé y aspira cumplir con uno de los objetivos empresariales de formar otra sucursal en Pedernales.

Es importante considerar que la empresa, es reconocida por sus años de trayectoria en el mercado; sin embargo, se pudo detectar que existe deficiencia en el sistema de control interno que maneja tanto en el ciclo de compras como en el de ventas, ocasionando un mal desarrollo en cada uno de los procesos que contienen los ciclos.

3 Los problemas principales con respecto al ciclo de compras y ventas son:  Atrasos en la adquisición de mercadería por el bajo control al generar una orden de compra.  Exceso de inventarios sin salida y pérdidas económicas por la desorganización en los puntos de ventas con respecto a productos que tienen menor salida.  Ineficiente registro de la salida de productos en el sistema debido a la inexistencia de facturas electrónicas por ventas a clientes mayoristas.  Pérdida de clientes debido a que la empresa carece de personal en el área de ventas.

2.2. Preguntas de la Investigación 2.2.1. Pregunta General. ¿De qué manera la evaluación del sistema de control interno mejorará el ciclo de compras y ventas de la empresa PROVESA, en el período 2018?

2.2.2. Preguntas Específicas.  ¿Cómo se podría conocer los procesos del ciclo de compras y ventas de la empresa?  ¿De qué forma se determinará el nivel de riesgo del sistema de control interno que presenta la empresa en el ciclo de compras y ventas?  ¿De qué manera se presentarán los hallazgos encontrados?  ¿Cómo se podría mejorar el ciclo de compras y ventas de la empresa?

2.3. Justificación de la Investigación El presente trabajo de titulación está enfocado en la empresa PROVESA, en el que se evaluará el control interno del ciclo de compras y ventas para mejorar los procesos y mitigar los riesgos que puedan existir. A su vez, permitirá al propietario tener información confiable para tomar decisiones correctas y prevenir riesgos como pérdidas económicas, mediante la propuesta de políticas y procedimientos que ayudarán a la mejora de los ciclos.

La motivación para realizar el trabajo de titulación, es porque servirá de guía para próximas promociones de la Universidad, en la escuela de Ciencias Administrativas y Contables, cabe destacar que el trabajo de titulación se lo realiza como requisito para la obtención del título de tercer nivel de Ingeniería en Contabilidad y Auditoría – CPA.

4 El trabajo de titulación se encuentra relacionado con el Plan Nacional de Desarrollo, eje 2: economía al servicio de la sociedad, específicamente con el objetivo 4, que trata de consolidar la sostenibilidad del sistema económico, social y solidario, además se vincula con la política 4.1 que garantiza el funcionamiento adecuado del sistema monetario y financiero.

También se relaciona con el objetivo 5, que impulsa la productividad y competitividad para el crecimiento económico sostenible, de manera redistributiva y solidaria; incluyendo su política 5.2 que se basa en promover la productividad, competitividad y calidad de los productos nacionales, como también la disponibilidad de servicios conexos y otros insumos, para generar valor agregado y procesos de industrialización en los sectores productivos con enfoque a satisfacer la demanda nacional y de exportación (Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo [SENPLADES], 2017).

Además el trabajo de titulación está vinculado con el objetivo 4 “Fomentar el desarrollo económico” del Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial I, que trata sobre la generación de óptimas condiciones para el desarrollo a través de la utilización del potencial productivo, turístico, entre otros. El objetivo se encuentra en el eje 2 “Desarrollo Económico” (Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Santo Domingo [GADMSD], 2015).

2.4. Objetivos de la Investigación 2.4.1. Objetivo General.

Evaluar el sistema de control interno para verificar el cumplimiento de las políticas en los ciclos de compras y ventas de la empresa PROVESA, en el periodo 2018.

2.4.2. Objetivos Específicos.  Levantar información sobre los procesos del ciclo de compras y ventas de la empresa.  Identificar el nivel de riesgo del sistema de control interno que presenta la empresa en el ciclo de compras y ventas.  Informar respecto a los hallazgos encontrados.  Proponer políticas y procedimientos que permitan mejorar el ciclo de compras y ventas de la empresa.

5

3. MARCO REFERENCIAL 3.1. Antecedentes El presente trabajo de titulación es inédito, debido a que no cuenta con antecedentes en los centros de investigación de las diferentes Sedes Universitarias de la Provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas; sin embargo, se ha encontrado distintos temas relacionados directamente con la temática de investigación, que servirán como referencia para el desarrollo del mismo, los cuales se describen a continuación: Agurto y Vega (2015). “Examen especial al ciclo de compras y ventas año 2015 de la empresa Mafecasin S.A, en la Ciudad de Santo Domingo”. PUCE-SD. En la empresa no estaban establecidos el nivel de riesgo y confianza en las actividades de compras y ventas, además realizaban controles de forma empírica. Dentro del desarrollo de esta disertación de grado, aplicaron una matriz de nivel de riesgo y confianza, además realizaron una carta de control interno, la cual fue entregada a la administración para el área de compras y ventas con el fin de reducir el nivel de riesgo de la empresa, permitiendo mejorar el control interno y el nivel de confianza de la organización.

A través de un diagnóstico situacional identificaron que la empresa no tenía un organigrama estructural que permita tomar decisiones eficientes, lo que generaba desorganización, duplicidad en funciones y desconocimiento de responsabilidades, por lo que sugirieron la aplicación de un organigrama, con la finalidad de superar la falta de comunicación y segregación de responsabilidades dentro de la empresa, así como para mantener un sólido control interno en todos los procesos y transacciones de la organización. Álvarez y Flores (2015). “Examen especial al ciclo de compras y ventas año 2015 de la empresa Casa Milan, en la ciudad de Santo Domingo”. PUCE-SD. La empresa presentó deficiencias en las operaciones y registros que realizaban en los ciclos. Para la realización de la presente disertación de grado, obtuvieron evidencias suficientes a las que aplicaron procedimientos de auditoría, que mostraron errores en información, las cuales sirvieron para comprobar la razonabilidad de los ciclos.

Luego de realizar el examen, sugirieron al gerente mantener un control sobre los procesos, tomando en cuenta el cumplimiento de las leyes y normas contables, además una mejora en la adquisición, almacenamiento y venta de la mercadería, con el propósito de obtener

6 una mejor práctica empresarial, también recomendaron a la empresa contar con un manual de políticas y prácticas empresariales para la ejecución correcta de las tareas asignadas y poder eliminar la incertidumbre de las actividades encontradas al personal.

Cadena (2014). “Manual de control interno para compras, ventas, inventario y talento humano de la empresa Abastos Mi Tío S.A”. UTE Sede Santo Domingo. En este trabajo de titulación, determinaron la ausencia de un sistema de control interno para administrar los inventarios y el talento humano de la empresa, el cual incidía en las ventas y por ende en el nivel de ingresos que percibía. Es por eso que aplicaron diversas técnicas de análisis que permitieron identificar la situación en la que se encontraba la empresa, y sugirieron aplicar el manual de control interno realizado, que constituye una guía de refuerzo de las actividades que realizan diariamente los empleados.

Campoverde y Silva (2015). “Examen especial al ciclo de compras y ventas año 2015 de la empresa Emproservis Cia. Ltda, en la ciudad de Santo Domingo”. PUCE-SD. En esta disertación de grado, identificaron que la empresa no cumplía con los procedimientos establecidos para la realización de compras y ventas, y existían variaciones injustificables de precios de las facturas. Durante la realización del trabajo de titulación, obtuvieron las evidencias mediante la implementación de técnicas y procedimientos de auditoría que sirvieron para comprobar la veracidad y razonabilidad de las operaciones que intervienen en los ciclos.

Por consiguiente, recomendaron verificar sobre la utilización de los diferentes documentos, como son: la orden de pedido y orden de compra, los cuales permiten el control y respaldo de los pedidos obtenidos y las requisiciones realizadas, además sugirieron tomar en consideración las recomendaciones efectuadas en el informe de control interno, dado que a través de eso se logra reducir aún más el nivel de riesgo y aumentar el nivel de confianza de las operaciones realizadas en el ciclo de compras y ventas.

Cedeño y Naranjo (2015). “Examen especial al ciclo de compras y ventas año 2015 de la empresa Stihl, Bosque y Jardín, en la ciudad de Santo Domingo”. PUCE-SD. El presente trabajo de titulación lo realizaron para responder a las necesidades que posee la empresa, puesto que no contaba con procedimientos contables, ni políticas para el control del ciclo de compras y ventas, por lo que fue necesario evaluar los ciclos de acuerdo a normas, políticas y estándares aplicables que permitieron un control interno, mediante técnicas y herramientas de análisis económico financiero.

7 A través de la evaluación, determinaron que la empresa debe medir anualmente el control interno, de manera especial al ciclo de compras y ventas, con el propósito de efectivizar las operaciones que dentro de ella se realizan, asegurando que las actividades se lleven a cabo en el tiempo y por la persona adecuada, asimismo incorporar mecanismos de supervisión, mediante la elaboración de reportes, donde se detalle las metas y grado de cumplimento.

3.2. Marco Teórico 3.2.1. Auditoría.

3.2.1.1. Definición de auditoría.

La auditoría es el examen integral que se realiza a las transacciones, procesos y activos que contiene una empresa, con el objetivo de prevenir o mitigar riesgos mejorando de esta manera toda aquella producción mediante la reducción de los recursos y el establecimiento de controles aprobados por la administración (Sánchez, 2013).

La auditoría es un proceso que se realiza paso a paso, mediante el cual se obtiene la suficiente información y evidencia para lograr que el auditor pueda emitir una opinión o declaración fundamentada en actos y acciones verídicas, para luego dar a conocer a las partes interesadas y poder influenciar en la toma de decisiones (Montaño, 2013).

Uno de los medios aplicados por las empresas para tener un control de las gestiones contables llevadas a cabo en el negocio es la auditoría. La gerencia moderna se orienta a brindar soluciones a los problemas existentes en la compañía; estos problemas, se encuentran concentrados en una o ciertas áreas de la empresa, por lo que una revisión externa en determinadas áreas resulta útil (Ugando, Gallo & Solórzano, 2015, p. 43).

De acuerdo con los autores descritos anteriormente, la auditoría es el examen sistemático, que una persona, ya sea dependiente o independiente de una organización, realiza sobre un registro o proceso que contenga información errónea o incompleta, emitiendo una opinión objetiva y competente, con el fin de disminuir los riesgos y mejorar las decisiones que seran tomadas en la organización.

3.2.1.2. Objetivos de auditoría.

De acuerdo con Sánchez y Alvarado (2014) los objetivos de la auditoría son los siguientes:  Descubrir fraudes e irregularidades, comprobando la existencia, o no, de diferencias en las anotaciones contables realizadas y los comprobantes originales.  Comprobar que la empresa cumple con las disposiciones vigentes.

8  Comprobar si existen sistemas adecuados de control y dirección del negocio, y determinar las mejoras que puedan introducirse.  Incrementar la fiabilidad de la información financiera, a través del análisis de la veracidad e integridad de ésta y su correcta presentación y desglose de acuerdo con el marco normativo de información financiera que resulte de aplicación y, en particular, con los principios y criterios contables contenidos en él (pp. 56-57).

3.2.1.3. Clases de auditoría.

De acuerdo con Sánchez y Alvarado (2014) se presenta una clasificación sobre la auditoría, la cual es la siguiente: Tabla 1.

Clases de auditoría Clases Auditoría interna En función del sujeto

Auditoría externa Auditoría operativa

En función del objeto

Auditoría de cumplimiento

En función del sector económico

Auditoría de estados financieros Auditoría según el tipo de empresa auditada

Definición El proceso lo desarrolla un experto dependiente de la empresa con la que mantiene una relación estrictamente laborable y estable.

La auditoría la desarrolla un profesional independiente, el cual no mantiene una relación laboral con la empresa ni con el encargo de la realización de la auditoría.

Consiste en el análisis de las distintas áreas de la empresa, de las funciones que desarrollan y su control operativo.

Prosigue de la auditoría operativa y se enfoca en la evaluación sobre la eficacia, verifica el cumplimiento correcto de los procesos y normas establecidas por la misma empresa.

Verifica la razonabilidad de los estados contables y con ello la situación financiera en que se encuentra la empresa.

Según las actividades que desarrolla: Bancos, Eléctricas, Constructoras, Seguros, etc.

Verifica y comprueba el total de operaciones, tomando en cuenta informar la razonabilidad sobre el valor del patrimonio, resultados y posición financiera de la empresa.

Tienen su origen en una norma legal. Auditoría de las cuentas Auditorías anuales o de las cuentas consolidadas, que sea exigida por la obligatorias En función del legislación nacional. origen del Son las contratadas libremente, aunque en ocasiones no sean Auditorías mandato consecuencia de lo dispuesto en los propios estatutos a los que debe voluntarias someterse la empresa.

Nota: Adaptado de “Teoría y práctica de la auditoría I. Concepto y metodología” por J. Sánchez y M. Alvarado, 2014, pp. 37-39.

En función del alcance

Auditorías totales o completas

3.2.1.4. Fases de la auditoría.

Según Pallerola y Monfort (2013) una auditoría de cuentas se divide en cinco fases: planificación, ejecución, comunicación, redacción del informe y control de la calidad. Cada una de las fases contiene técnicas que forman parte de un examen, de conformidad con la normativa, técnica de auditoría vigente, las cuales se aplican a cualquier entidad económica.

9 Tabla 2.

Fases de auditoría Fases

Definición El objetivo en esta fase es prever las pruebas a realizar, el número de horas máximo en que se debería realizar toda la auditoría, el momento en que se recibe la aceptación del Fase de cliente, hasta la lectura y entrega del informe de auditoría. Esta primera fase inicia planificación cuando ya se dispone de una primera entrega de información tanto legal como contable y financiera, a más de la información relacionada a la actividad de la empresa a auditar.

Es muy recomendable efectuar una primera solicitud de datos, la cual podrá ser Fase de ejecución ampliada en el transcurso de la auditoría si se considera necesario. La solicitud debe ser adaptada al volumen y sector de la sociedad a auditar. Luego el auditor debe redactar del trabajo sus conclusiones en el informe borrador de auditoría.

Una vez finalizada la fase de ejecución de los trabajos de revisión, es muy recomendable Fase de efectuar una primera reunión con los gestores de la empresa y todo el equipo de comunicación de auditores que han intervenido. El objeto de esta fase es contrastar unas conclusiones los resultados preliminares y conocer la opinión de la empresa para saber si rebate o acepta las obtenidos conclusiones.

Representa plasmar en un documento escrito las conclusiones alcanzadas y previamente Fase de redacción comunicadas a la empresa. La opinión que plasme el auditor se fundamenta en el del informe alcance de su trabajo.

Una vez finalizados todos los trabajos es necesario y obligatorio una revisión por parte Fase de control de de otro auditor al objeto de tener la seguridad que se ha cumplido con las normas de auditoría actualmente vigentes, siendo esta fase una de las más importantes por su calidad función de supervisión de toda la auditoría.

Nota: Adaptado de “Auditoría enfoque teórico-práctico” por J. Pallerola y E. Monfort, 2013, pp. 35-55.

3.2.1.5. Programa de trabajo.

“El programa de trabajo es un documento mediante el cual se establecen todas las indicaciones que deben asumir los involucrados en realizar la auditoría, a través de este documento se llevará un control sobre la ejecución del trabajo” (Blanco, 2014).

En el programa de trabajo el auditor sustentará todo proceso prelimiar que conlleve la auditoría para poder identificar cualquier evnetualidad o riesgo y por sonsiguiente dar respuesta a los mismos, todo el proceso de auditoría debe ser desarrollado siempre en función a las normas de información financiera (Napolitano, Holguín & Tejero, 2013).

El programa de trabajo o programa de auditoría es un documento en el que se basan todos los temas que se deben llevar a cabo en el proceso de auditoría para corregir falencias y disminuir el riesgo, para ello, este programa contiene en subclasificaciones con el nombre o código, cada papel de trabajo que se deba realizar, esto ayuda a tener un mejor orden y control sobre los papeles de trabajo.

3.2.1.6. Papeles de trabajo.

En un trabajo de auditoría es necesario realizar papeles de trabajo, para que pueda tener un orden y agilizar el proceso del trabajo de auditoría que se esté llevando a cabo. “Los papeles de trabajo son registros donde se describen técnicas y procedimientos aplicados, pruebas realizadas, información obtenida y conclusiones alcanzadas” (Franklin, 2014).

10 Los papeles de trabajo son conocidos tambien como cédulas de auditoría, estos documentos respaldan aquella información que el auditor reúne durante el proceso de evaluación a una entidad, para luego afirmar los resultados y exponer o emitir recomendaciones que ayuden a mejorar el control interno (Sánchez, 2013).

De acuerdo con los autores antes señalados, las cédulas de auditoría o papeles de trabajo son aquellos documentos en los cuales el auditor basa su desarrollo y aplicación sobre una cuenta anual específica o un proceso de una entidad a la que se esté auditando, con el objetivo de prever información segura y respaldada al momento de emitir una opinión.

3.2.1.7. Marcas de auditoría.

Una marca de auditoría es un símbolo que representa los procesos aplicados en una auditoría sobre documentos de respaldo como son los papeles de trabajo, esta marca es fijada netamente por el auditor y dada a conocer a las partes interesadas de la auditoría, mismas que van a reflejarse en el encabezado del trabajo (Sánchez, 2013).

Según Sánchez (2013) los ejemplos de algunas marcas o señales que utiliza el auditor en el trabajo de auditoría, son los siguientes: Tabla 3.

Marcas de auditoría Marcas Significado Suma verificada  Resta verificada  Multiplicación verificada  División o porcentaje verificado  Suma cuadrada en un registro matricial  Verificado contra registros contables  Dato correcto  Verificado contra existencias físicas  Verificado contra evidencia documental  Nota: Adaptado de “Auditoría de estados financieros. Práctica moderna integral” por G. Sánchez, 2013, p. 17.

Ante el hecho de que en un mismo trabajo de revisión de unas cuentas intervengan más de una persona, se suele establecer de forma común las señas de revisión, con la homogenización se facilita el trabajo del supervisor que tendrá que realizar a posterior, siendo muy frecuente el uso de determinadas marcas de auditoría. Cada auditor tiene una forma particular, de indicar sus señas de revisión, siendo lo más importante, que sea aceptado y utilizado por todo el equipo revisor (Pallerola & Monfort, 2013, p. 48).

Las marcas o señales de auditoría deben estar presentes en los papeles de trabajo de auditoría, éstas deben ser conocidas y aceptadas por terceras personas que forman parte de la auditoría, para tener una revisión más comprensible sobre una cuenta anual o proceso de una entidad que se esté auditando. Cabe destacar que las marcas de auditoría deben presentarse con tinta roja para tener un resalte de las mismas.

11 Según Pallerola y Monfort (2013) los ejemplos de algunas marcas o señales que utiliza el auditor en el trabajo de auditoría, son los siguientes: Tabla 4.

Marcas de auditoría Marcas Significado √ Con Visto con documento √E Visto su existencia OK Verificado con documento soporte y cálculos PPC Proporcionado por el cliente NC No corriente, posible incidencia Pass Error que, dado su reducido material, se acepta Σ Cantidad sumada y es correcto resultado Nota: Adaptado de “Auditoría enfoque teórico-práctico” por J. Pallerola y E. Monfort, 2013, p. 48.

3.2.1.8. Hallazgos de auditoría.

Los hallazgos de auditoría son situaciones, eventualidades, irregularidades o anomalías que se pueden presentar en cualquier etapa del proceso de auditoría, los hallazgos deben darse a conocer a la administración de la empresa y dar solución inmediata para así ir disminuyendo cada uno de ellos (Santillana, 2013).

Según Santillana (2013) el análisis de las observaciones que se realizan en el informe de auditoría son las siguientes:  Observación: Anotar en la forma más clara posible la observación, oportunidad de mejora o inconsistencia detectada. Algunos autores y auditores se inclinan por denominar condición a la observación, oportunidad de mejora o inconsistencia.  Criterio: Son las disposiciones o conceptos ideales cuya inobservancia, parcial o total, contribuyó a que se materializara la observación. Dentro de los criterios por considerar se pueden incluir los siguientes:  Disposiciones regulatorias y directivas: leyes, reglamentos, políticas, manuales, objetivos, metas, etc.  Opiniones de expertos.  Buenas prácticas generalmente observadas.  Experiencia del auditor.  Causas: Causas que dieron origen a la observación, oportunidad de mejora o inconsistencia. Dentro de las causas se pueden apuntar las siguientes:  Negligencia o descuido.  Organización defectuosa.  Sistema de control interno deficiente.  Normas inadecuadas, inexistentes, obsoletas o imprácticas.

12  Consecuencias: Efectos de la observación, oportunidad de mejora o inconsistencia.

Deberá procurarse que, en la medida de lo posible, esta consecuencia sea cuantificable. Como consecuencia típicas es dable señalar las siguientes:  Uso antieconómico o ineficiente de los recursos humanos, materiales o financieros.  Gastos indebidos.  Violación de disposiciones legales y/o administrativas.  Ineficiencia laboral.  Control inadecuado de recursos o actividades (pp. 171-172).

3.2.1.9. Tipos de opiniones.

Al realizar un informe de auditoría sobre una cuenta, proceso o registro, el auditor debe emitir una opinión según lo encontrado en el trabajo. Según Pallerola y Monfort (2013) existen los siguientes tipos de opinión:  Opinión favorable: El auditor manifiesta de forma clara y precisa que las cuentas anuales expresan, en todos los aspectos significativos, la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera conformidad con el marco normativo de información financiera, y con los principios y criterios contables contenidos en el mismo.  Opinión con salvedades: Este tipo de opinión es aplicable cuando el auditor concluye que existen una o varias de las circunstancias que se relacionan con el apartado siguiente:  Limitación al alcance del trabajo realizado.  Incumplimientos de los principios y criterios contables, incluyendo omisiones de información necesaria.  Opinión desfavorable: Supone manifestarse en el sentido de que las cuentas anuales tomadas en su conjunto no expresan la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera conformidad con el marco normativo de información financiera, y con los principios y criterios contables contenidos en el mismo.  Opinión denegada: Cuando el auditor no ha obtenido la evidencia necesaria para formarse una opinión sobre las cuentas anuales tomadas en su conjunto, debe manifestar en su informe que no le es posible expresar una opinión sobre las mismas (pp. 62-63).

13 3.2.1.10. Evidencia en la auditoría.

Se refiere a la información obtenida por el auditor para llegar a las conclusiones sobre las que se basa su informe. La evidencia en la auditoría se obtiene de una mezcla apropiada de pruebas de control, de procedimientos sustantivos, análisis de proyecciones y análisis de los indicadores (Blanco, 2014, p. 18).

El auditor debe tener una evidencia para la elaboración de los informes, misma que contenga una visión razonable sobre todos aquellos datos contables expresados en los saldos de las cuentas han sido y están debidamente soportados en tiempo y contenido por los hechos económicos y circunstancias que realmente han ocurrido (Montaño, 2013, pp. 129-130).

La evidencia en la auditoría es un soporte de que toda la investigación que haya requerido el auditor sobre la empresa en la que se esté realizando el trabajo de auditoría, sea verificada y correcta, esta evidencia sirve de gran ayuda para que el auditor pueda emitir finalmente una opinión profesional y competente.

3.2.1.11. Técnicas de auditoría.

“Las técnicas de auditoría son métodos o técnicas que el auditor hace uso para corroborar y sustentar cualquier evidencia obtenida en cuanto a su razonabilidad como soporte de su opinión profesional” (Napolitano et al., 2013).

Según Napolitano et al. (2013) las técnicas de auditoría son las siguientes:  Estudio general: Esta apreciación se hace aplicando el juicio profesional del auditor, quien basado en su preparacion y experiencia, podrá obtener de los datos e información de la empresa que se va a examinar, situaciones importantes o extraordinarias que pudieran requerir atención especial.  Análisis: El análisis se dirige hacia cuentas o rubros de los estados financieros, con el fin de conocer como se encuentran integrados, y son los siguientes:  Análisis de saldos: El detalle de partidas residuales y su clasificación en grupos homogéneos y significativos.  Análisis de movimientos: El análisis de la cuenta debe hacerse por agrupación, conforme a conceptos homogéneos y significativos de los distintos movimientos deudores y acreedores que constituyen el saldo de la cuenta.  Inspección: Es un examen físico que se realiza a los bienes materiales o documentos, con el propósito de sustentar la existencia de un activo o de una operación registrada o presentada en los estados financieros.

14  Confirmación: Esta técnica se aplica solicitando a la empresa auditada que se dirija a la persona a quien se pide la confirmación, para que conteste por escrito al auditor, dándole la información que se solicita y que puede ser aplicada de diferentes formas, que son las siguientes:  Positiva: Se envían los datos y se pide que contesten si están o no conformes.  Negativa: Se envían los datos y se pide contestación, solo si están inconformes.  Indirecta, ciega o en blanco: No se envían los datos y se solicita información de saldos, movimiento o cualquier otro dato necesario para la auditoría.  Investigación: Recolección de toda información sobre aspectos, datos y comentarios de los funcionarios y empleados de la propia empresa.  Declaración: Es toda aquella manifestación que se realiza por escrito que contiene la firma de los interesados, sobre las investigaciones con los funcionarios y empleados.  Certificación: Obtención de un documento en el que se asegure la verdad de un hecho, legalizado, por lo general, con la firma de una autoridad.  Observación: Presencia física de cómo se realizan ciertas operaciones por el personal de la empresa o ciertos hechos.  Cálculo: Verificación matemática de alguna partida (pp. 107-110).

3.2.1.12. Riesgo en la auditoría.

“De acuerdo con las Normas Internacionales de Auditoría, riesgo en la auditoría significa el riesgo de que el auditor dé una opinión de auditoría inapropiada cuando existan errores importantes en la temática” (Blanco, 2014, p. 68).

“El riesgo de auditoría, es el riesgo de que el auditor está dispuesto a asumir, al emitir una opinión favorable, que los estados financieros auditados muestren errores significativos” (Abolacio, 2013, pp. 94-95).

El riesgo en la auditoría es aquel riesgo o error material que se presenta al final de una cuenta auditada, y que por consecuente el auditor no haya podido detectarlo, influyendo de esta manera el logro de algun objetivo, en este caso del auditor. Cabe destacar que estos tipos de riesgos en algunas ocasiones están presentes, pero son considerados como significativos.

15 3.2.1.12.1. Tipos de riesgo de la auditoría.

De acuerdo con los autores Abolacio (2013), y Mantilla (2014) se denominan los siguientes tipos de riesgo: Tabla 5.

Tipos de riesgo en auditoría Tipos Definición “Susceptibilidad de la aserción a estar declarada equivocadamente, la cual podría ser material individualmente o cuando se agrega con otras declaraciones equivocadas, asumiendo que no hay controles relacionados” (Mantilla, 2014, p. 34).

Riesgo “Consiste en la posibilidad de la existencia de errores en el proceso contable que puedan inherente derivar en que la información obtenida de él contenga errores o irregularidades significativas” (Abolacio, 2013, p. 95).

“Riesgo de que el sistema de control interno de la entidad no prevendrá o no detectará, sobre una base oportuna, la declaración equivocada que podría ser material, individualmente o cuando se agrega con otras declaraciones equivocadas” (Mantilla, 2014, Riesgo de p. 35). control “Este es el riesgo de que los sistemas de control interno de la empresa no hayan evitado o detectado errores significativos que se generen del sistema de contabilidad establecido” (Abolacio, 2013, p. 96).

“Es el riesgo de que el auditor no detectará la declaración equivocada que existe en una aserción que podría ser material, ya sea individualmente o cuando se agrega con otras declaraciones equivocadas” (Mantilla, 2014, p. 35).

Riesgo de Consiste en la posibilidad de la existencia de errores significativos ocurridos en los detección procedimientos de la empresa que no han sido posteriormente descubiertos por los sistemas de control interno y que tampoco han sido detectados por la aplicación de las pruebas sustantivas de auditoría (Abolacio, 2013, p. 96).

Nota: Adaptado de “Planificación de la auditoría” por M. Abolacio, 2013, pp. 95-96, y de “Auditoría financiera de Pymes” por S. Mantilla, 2014, pp. 34-35.

3.2.1.12.2. Evaluación de riesgos en auditoría.

“Todas las organizaciones enfrentan riesgos, estos riesgos afectan la posibilidad de la organización de competir para mantener su poder financiero y la calidad de sus productos o servicios” (Estupiñán, 2015, p. 47).

El auditor usará la información obtenida al desarrollar procedimientos de valoración de riesgos, con el fin de obtener un entendimiento de la entidad y su entorno, incluyendo la evidencia de auditoría obtenida al evaluar el diseño de los controles y determinar si han sido implementados, como evidencia de auditoría para soportar la valoración de riesgos (Blanco, 2014, p. 63).

De acuerdo con los autores antes mencionados, se puede concluir que la evaluación de riesgos en auditoría consiste básicamente en que el auditor identifica y analiza las razones o factores por las cuales se produjo una irregularidad, por tanto, éste dará mayor énfasis a la cuenta, proceso o actividad, con mayor problema de riesgo, ayudando de esta manera a mitigar el nivel de riesgo que se haya presentado.

16 3.2.1.13. Normas relacionadas con la auditoría.

3.2.1.13.1. Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas.

“Las NAGAS o Normas Técnicas de Auditoría son los principios y los requisitos que debe observar de forma necesaria el auditor de cuentas en el desempeño de sus funciones para expresar una opinión técnica responsable” (Abolacio, 2013, p. 22).

Las NAGAS se aplican a todo el proceso del examen y se relacionan básicamente con la conducta funcional del auditor como persona humana y regula los requisitos y aptitudes que debe reunir para actuar como auditor. El cumplimiento de estas normas garantiza la calidad del trabajo profesional del auditor.

Según Abolacio (2013) las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas se clasifican en tres grupos: Tabla 6.

Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas Normas Definición Regulan las condiciones que deben reunir el auditor de cuentas y su comportamiento en el desarrollo de su actividad, además describen su Normas de carácter general formación técnica y capacidad profesional, independencia, integridad (personales) y objetividad, diligencia y responsabilidad profesional.

Tienen como objeto la determinación de los medios y las actuaciones que deben aplicar los auditores de cuentas al auditar las cuentas Normas sobre la ejecución de los anuales. Las normas sobre la ejecución del trabajo se aplican para la trabajos planificación, control interno, estudio y evaluación del sistema de control interno y evidencia.

Estas normas son las que debe seguir el auditor de cuentas a la hora de realizar el informe de auditoría en el que expresará su opinión acerca Normas para la preparación de los de las cuentas anuales de la empresa auditada. Para estas normas, se considera el informe de auditoría, el cual describe el alcance del trabajo informes del auditor, para emitir una opinión profesional sobre las cuentas anuales.

Nota: Adaptado de “Planificación de la auditoría” por M. Abolacio, 2013, pp. 22-34.

3.2.1.13.2. Normas Internacionales de Auditoría.

Las Normas Internacionales de Auditoría, deben aplicarse de manera obligatoria en auditorías de estados financieros realizadas por un auditor, también deben aplicarse, con la adaptación necesaria, a la auditoría de otra información y de servicios relacionados. Estas normas contienen principios y procedimientos básicos interpretados en el contexto de la aplicación en el momento de la auditoría, por lo tanto, se ha considerado a la NIA's 230, 320, 330, 500 y 530.

17 Tabla 7.

Normas Internacionales de Auditoría Normas Alcance Objetivo Trata de la responsabilidad que tiene el Preparar documentación que proporcione un auditor de preparar la documentación de registro suficiente y a adecuado de las bases auditoría correspondiente a una auditoría para el informe de auditoría, y evidencia de de estados financieros. En el anexo se que la auditoría se planificó y ejecutó de NIA 230 enumeran otras NIA que contienen conformidad con la NIA y los (Documentación requerimientos específicos de requerimientos legales y reglamentarios de auditoría) documentación y orientaciones al respecto. aplicables.

Los requerimientos específicos de documentación de otras NIA no limitan la aplicación de la presente NIA. Trata de la responsabilidad que tiene el Aplicar el concepto de importancia relativa auditor de aplicar el concepto de de manera adecuada en la planificación y NIA 320 importancia relativa en la planificación y ejecución de la auditoría.

(Importancia ejecución de una auditoría de estados relativa o financieros. La NIA 450 explica el modo materialidad en de aplicar la importancia relativa para la planificación evaluar el efecto de las incorrecciones y ejecución de identificadas sobre la auditoría y, en su la auditoría) caso, de las incorreciones no corregidas sobre los estados financieros.

Trata de la responsabilidad que tiene el Obtener evidencia de auditoría suficiente y auditor, en una auditoría de estados adecuada con respecto a los riesgos NIA 330 (Respuestas del financieros, de diseñar e implementar valorados de incorrección material mediante respuestas a los riesgos de incorrección el diseño e implementación de respuestas auditor a los material identificados y valorados por el adecuadas a los riesgos. riesgos auditor de conformidad con la NIA 315 en valorados) una auditoría de estados financieros.

Explica lo que constituye evidencia de Diseñar y aplicar procedimientos de auditoría en una auditoría de estados auditoría de forma que le permita obtener financieros, y trata de la responsabilidad evidencia de auditoría suficiente y adecuada que tiene el auditor de diseñar y aplicar para poder alcanzar conclusiones razonables NIA 500 procedimientos de auditoría para obtener en las cuales basar su opinión.

(Evidencia de evidencia de auditoría suficiente y auditoría) adecuada que le permita alcanzar conclusiones razonables en las que basan su opinión.

Es de aplicación cuando el auditor ha Al utilizar el muestreo de auditoría, es decidido emplear el muestreo de auditoría proporcionar una base razonable a partir de en la realización de procedimientos de la cual alcanzar conclusiones sobre la auditoría. Trata de la utilización por el población de la que se selecciona la muestra.

NIA 530 auditor del muestreo estadístico y no (Muestreo de estadístico para diseñar y seleccionar la auditoría) muestra de auditoría, realizar pruebas de controles y de detalle, así como evaluar los resultados de la muestra.

Nota: Adaptado de “Normas Internacionales de Auditoría y Control de Calidad” por IAASB, 2014, pp. 185-553.

3.2.2. Control Interno.

3.2.2.1. Definición de control interno.

“El control interno es el conjunto de normas, métodos, procedimientos, manuales y políticas coordinadas, que efectúa la más alta dirección de gobierno corporativo, encaminado a proporcionar seguridad razonable, para el logro de objetivos” (Montaño, 2013, p. 55).

18 El control interno es el sistema establecido por la compañía para garantizar el cumplimiento de los objetivos de organización y control que la misma tiene planeados en orden a conseguir una optimización de los fines, lograr la máxima eficacia en la gestión, proteger los activos y dejar constancia razonable y veraz, en términos de imagen fiel, de las actividades realizadas (Sánchez & Alvarado, 2014, p. 277).

Se puede definir al control interno como el conjunto coordinado de métodos, normas, técnicas, manuales y políticas adoptadas dentro de una empresa, para brindar seguridad razonable, salvaguardar los activos y verificar la exactitud y confiabilidad de la información financiera, con el fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos de la organización y control que la misma tiene planeados.

3.2.2.2. Objetivos de control interno.

De acuerdo con Montes, Montilla y Mejía (2014) los objetivos de control interno son:  Prevenir fraudes, localizar errores y poder fijar su monto.  Comprobar la veracidad de los estados financieros.  Estimular la eficiencia operacional.  Salvaguardar los activos u obtener un control efectivo sobre todos los aspectos de la entidad (p. 46).

3.2.2.3. Clases de control interno.

El control interno ayuda en el proceso y transformación de toda empresa, debido a que es un mecanismo que le permite a la dirección de una organización evaluar la eficiencia de su gestión en cuanto al logro de los objetivos. Según Sánchez y Alvarado (2014) el auditor necesita conocer cómo se encuentra la empresa en tres niveles, expuestos a continuación: Tabla 8.

Clases de control interno Clases Definición Abarca la preparación de los estados financieros, la existencia de principios de contabilidad Control interno generalmente aceptados, el sistema de registro, informatizado o no, y el cumplimiento de contable lo dispuesto por las normas que se refieren a los mismos en la legislación vigente.

Se refiere al plan de organización de las actividades de la compañía, organigramas, líneas Control interno de responsabilidad, sistemas de autorización de las operaciones, planes de trabajo, métodos administrativo encaminados a promover la eficiencia en las operaciones, estímulos de adhesión a las políticas ordenadas por la gerencia.

Se refieren al conjunto de controles y medidas encaminadas a conseguir la protección de Control interno los activos de la compañía. Abarcan medidas de carácter administrativo, como la segregación de funciones, o de carácter contable, como la realización de presupuestos, y de mixto inventarios.

Nota: Adaptado de “Teoría y práctica de la auditoría I. Concepto y metodología” por J. Sánchez y M. Alvarado, 2014, pp. 278-280.

19 3.2.2.4. Modelos de control interno.

Existen distintos modelos de control interno, asumiendo que éstos promueven el funcionamiento efectivo en las organizaciones al regular sus actividades y fomentar un claro rendimiento de cuentas. De acuerdo con Franklin (2014) entre los modelos de control interno más representativos se encuentran los siguientes: Tabla 9.

Modelos de control interno Modelos Definición Surge como una iniciativa de Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commision en Estados Unidos, en 1992, para definir una metodología con el propósito de COSO revisar el control interno de una organización.

Desarrollado en 1992 por el llamado Comité Cadbury en Inglaterra como respuesta a los escándalos y fraudes cometidos en el mundo corporativo a finales de la década de 1980 y principios de la siguiente, adopta una interpretación más amplia del control al contar con Cadbury mayores especificaciones en la definición de su enfoque sobre el sistema de control de tipo financiero y otros.

Criteria of Control Committe surge en Canadá, en noviembre de 1995, este modelo busca desarrollar un análisis más específico de los elementos del control interno que propone el COCO informe COSO. Se define como objetivos de control para tecnologías de información y tecnologías relacionadas, surge en 1996 y es un marco de control interno para las tecnologías de COBIT información.

Publicado en 1999, tiene como objetivo ayudar a las compañías públicas en la atención de requerimientos sobre el control interno, fundamenta su desempeño en el mantenimiento del TURNBULL sistema de control interno, revisión de la efectividad de control interno y declaración del consejo de administración sobre el control interno.

Se orienta a brindar una seguridad razonable para que se alcancen los objetivos de control a Autoevaluación través de la aplicación de diagnósticos del control interno. Su proceso, que documenta la de Controles administración o equipo de trabajo, se involucra directamente en una función y juzga la AEC efectividad del proceso de control vigente.

Creado en 1991 y revisado en 1994, ofrece asistencia a los auditores internos sobre el control Sistema de y auditoría de los sistemas y tecnología informática. Contempla la existencia de una serie de Auditoría y sistemas de control de acceso y un conjunto de entidades de acreditación confiables que Control SAC actúan de manera independiente y dan servicio a los diferentes sistemas de control de acceso.

Desarrollados en Sudáfrica, fueron tres los reportes editados: en 1994 (Reporte King I), en 2002 (Reporte King II), y el último modelo, 2009 (Reporte King III), surgieron ante la KING necesidad de contar con un modelo de gobierno corporativo.

Surge el 30 de abril de 1998 como resultado de la Ley de Control y Transparencia en los KONTRAG Negocios, en Alemania, su objetivo es mejorar a la organización con el fin de evitar crisis.

Nota: Adaptado de “Auditoría Administrativa. Evaluación y diagnóstico empresarial” por E, B. Franklin, 2014, pp. 12-15.

3.2.2.5. Modelo de control interno COSO II-ERM. “El modelo de COSO II es un marco de control enfocado a la gestión de riesgos, mediante técnicas como la administración de un portafolio de riesgos” (Sánchez, 2015, p. 45).

El modelo COSO II es un modelo ajustado y diseñado para desarrollar una estructura conceptual para la administración del riesgo empresarial, que plantea la formulación y seguimiento del proceso básico para identificar, evaluar, medir y reportar amenazas, debilidades, fortalezas y oportunidades de la empresa (Estupiñán, 2015, p. 381).

20 Es un modelo de control interno enfocado a abordar la gestión de los riesgos, el cual amplía la visión del riesgo a amenazas y oportunidades en las empresas, mediante técnicas como la administración de un portafolio de riesgos, con la finalidad de prever seguridad razonable en cuanto al logro de los objetivos de la organización.

3.2.2.5.1. Componentes del modelo de control interno COSO II-ERM. Para implementar los sistemas de control interno COSO II-ERM y poder realizar el respectivo análisis de riesgos, se debe aplicar componentes interrelacionados, los cuales se derivan de la manera como la administración opera en la empresa, los mismos que se encuentran integrados con el proceso de administración. De acuerdo con Estupiñán (2015) los componentes del modelo de control interno COSO II, son los que se detallan a continuación: Tabla 10.

Componentes de control interno COSO II-ERM Componentes Definición Abarca el tono de una organización y establece la base de cómo el personal de la entidad Ambiente percibe y trata los riesgos, incluyendo la filosofía de administración de riesgo y el riesgo interno aceptado, la integridad, valores éticos y el ambiente en el cual ellos operan.

Los objetivos deben existir antes de que la dirección pueda identificar potenciales eventos Establecimiento que afecten su consecución. La administración de riesgos corporativos asegura que la dirección ha establecido un proceso para fijar objetivos y que los objetivos seleccionados de objetivos apoyan la misión de la entidad.

Los eventos internos y externos que afectan a los objetivos de la entidad deben ser Identificación identificados, diferenciando entre riesgos y oportunidades. Estas últimas revierten hacia la de eventos estrategia de la dirección, técnicas e identificación de acontecimientos.

Los riesgos se analizan considerando su probabilidad e impacto como base para determinar Evaluación de cómo deben ser administrados; son evaluados sobre una base inherente y residual bajo las riesgos perspectivas de probabilidad e impacto, con base en datos pasados internos y externos.

La dirección selecciona las posibles respuestas: evitar, aceptar, reducir o compartir los Respuesta al riesgos a través del desarrollo de una serie de acciones para alinearlos con el riesgo aceptado riesgo y con las tolerancias al riesgo de la entidad.

Actividades de Las políticas y procedimientos se establecen e implementan para ayudar a asegurar que las respuestas a los riesgos se llevan a cabo efectivamente. control La información relevante se identifica, captura y comunica en forma y plazo adecuado para Información y permitir al personal afrontar sus responsabilidades. Una comunicación efectiva debe comunicación producirse en un sentido amplio, fluyendo hacia abajo, a través, y hacia arriba de la entidad.

La totalidad de la administración de riesgos corporativos es monitoreada y se efectúan las modificaciones necesarias. Este monitoreo se lleva a cabo mediante actividades Monitoreo permanentes de la dirección, evoluciones independientes o ambas actuaciones a la vez.

Nota: Adaptado de “Administración de riesgos E.R.M. y la auditoría interna” por R. Estupiñán, 2015, pp. 383386.

3.2.2.6. Evaluación del sistema de control interno.

Para que el auditor pueda determinar la fiabilidad del sistema de control interno de una empresa y, de ese modo, la extensión de las pruebas de auditoría necesarias para el cumplimiento de su encargo, someterá el mismo a una evaluación previa (Abolacio, 2013, p. 64).

21 De acuerdo con Abolacio (2013) a la hora de afrontar la evaluación de un sistema de control interno, se realizarán dos fases:  La revisión preliminar: Con la cual se pretende conocer y comprender los procedimientos que aplica cada empresa. Básicamente es un proceso de obtención de información de la organización y sus procesos a través del estudio de manuales o procedimientos escritos o entrevistas con el personal apropiado.  La realización de pruebas de cumplimiento: Para verificar que los procesos funcionan según se diseñaron y que se obtienen con ellos los resultados previstos.

En base a estas pruebas, el auditor determinará finalmente si debe o no confiar en los mecanismos de control interno y, de ese modo, la extensión final de las pruebas a realizar en la auditoría a través de las pruebas sustantivas (p. 65).

3.2.2.6.1. Métodos de evaluación del control interno.

La evaluación del sistema de control interno, así como el relevamiento de la información para la planificación de la auditoría, se pueden realizar mediante métodos, como son: Tabla 11.

Métodos de evaluación del control interno Métodos Definición Tiene como base especifica el considerar que existen procedimientos de uso Cuestionario general en las empresas y de acuerdo con ello se adecuan en preguntas.

Descripción detallada de los procedimientos más importantes y las características del sistema de control interno para distintas áreas clasificadas por actividades, Narrativo o descripción departamentos, funcionarios, mencionando los registros y formularios que intervienen en el sistema.

Muestran una descripción gráfica resumida de las actividades, funciones y Diagrama de flujos procesos de gestión llevados a cabo por la entidad auditada.

Nota: Adaptado de “Control Interno y Fraudes con base en los ciclos transaccionales. Análisis de Informe COSO I y COSO II” por R. Estupiñán, 2012, pp. 160-161.

3.2.2.7. Limitaciones del control interno.

Las limitaciones del control interno son sucesos que se pueden presentar en un trabajo de auditoría, y éstos no pueden ser controlados por medio de la auditoría que se esté realizando.

Según Mantilla (2014) el control interno solamente puede dar seguridad razonable sobre el logro de los objetivos de la información financiera. Las principales limitaciones incluyen:  Los juicios humanos requeridos en cualquier sistema y las fallas humanas simples tales como errores o equivocaciones.

22  Elusión de control interno por la colusión de dos o más personas.  Eludir inapropiado control interno por parte de la administración, tales como revisar los términos de un contrato de venta o exceder el límite de crédito de un cliente (p.

186).

3.2.3. Compras.

El punto de partida en el ciclo operativo de una empresa es el abastecimiento de los materiales, mercancías e insumos que serán vendidos ya sea en su forma original, o bien procesados o combinados según las necesidades propias del mercado. Una compra es la adquisición de bienes que puede realizarse al contado o a crédito (Bravo, Lambretón, & Márquez, 2014, p. 23).

Las compras o adquisiciones, como suelen ser llamadas en algunas organizaciones, se tornan en el elemento fundamental para el desarrollo productivo, puesto que se convierten en la fuente de abastecimiento, que finalmente alimenta y soporta el engranaje competitivo de los diferentes productos que más tarde se ofertarán en el mercado (Heredia, 2013, p. 2).

Las compras tienen por objeto adquirir productos o materia prima a cambio de un determinado valor, sea éste de contado o a crédito, las adquisiciones son importantes para una entidad indistintamente del tipo de empresa que sea, debido a que por medio de ellas, se logra satisfacer las necesidades de los clientes y por ende permite aumentar la competitividad, prestigio y beneficios de la misma.

3.2.3.1. Compras de contado.

“Estas adquisiciones motivan un incremento en las mercancías y una disminución en el efectivo de la entidad” (Romero, 2013, p. 177).

“En las compras con pago al contado, el pago se puede efectuar a través de caja, en efectivo o en metalico, ya q, con una transferencia o entregando un cheque” (Rayo, Cuesta & Roncal, 2013, p. 192).

De acuerdo con los autores antes detallados, se puede concluir que una compra de contado se realiza cuando una entidad o persona adquiere mercadería y paga en el momento que la recibe, cabe destacar que el pago se lo puede cancelar sea en efectivo o en cheque. Este tipo de compras le resulta al final a la entidad o persona beneficioso debido a que no mantendrá una deuda pendiente y obtendrá ganancias rápidas.

23 3.2.3.2. Compras a crédito.

“Este tipo de adquisiciones origina un incremento en las mercancías y un aumento en el pasivo de la empresa por la deuda contraída con los proveedores” (Romero, 2013, p. 177).

La forma de pago de la compra afectará al área de tesorería de la empresa, y en el caso de pagos aplazados o compras a crédito, deberán tenerse en cuenta las fechas de vencimiento y si están o no materializados en efectos comerciales para poder atender sin problemas a los pagos (Rayo et al., 2013, p. 192).

La compra a crédito, se realiza cuando una entidad o persona adquiere mercaderías pero con una forma de pago aplazado, lo que significa cancelar el valor de la factura después de haber recibido la mercadería, esta forma de pago quedará entre acuerdo con el proveedor y la empresa o persona que realiza la compra, sea ésta a ocho, quince o treinta días. Cabe destacar que bajo este tipo de compra se obtiene tambien una deuda pendiente.

3.2.3.3. Devoluciones sobre compras.

En esta cuenta, se registrarán las remesas devueltas a proveedores, normalmente por incumplimiento de las condiciones del pedido. También se contabilizarán los descuentos y similares originados por la misma causa, que sean posteriores a la recepción de la factura, por ejemplo, incumplimiento de los plazos de entrega (Acebrón, Hernández, Pérez & Román, 2013, p. 15).

“Es normal que en las relaciones comerciales permanentes con un proveedor, se presentan situaciones de choque de intereses entre las partes, que pueden ser causales de deterioro de la imagen, la confianza y las futuras negociaciones entre ambas compañías” (Montoya, 2014, p. 33).

Las devoluciones sobre compras surgen cuando en las mercancías que adquiere una entidad existen problemas, sean éstos por la cantidad excedida de la que fue pedida, también por los modelos o características de los productos, y/o porque puede llegar en mal estado a la entidad. Es por ello que se realizan devoluciones sobre las compras incluyendo también el valor de algun descuento que hayan existido sobre las mismas.

3.2.3.4. Rebajas o bonificaciones sobre compras.

Representan las bonificaciones sobre el precio de costo, con la finalidad de evitarse una devolución física, nos conceden los proveedores; originan una disminución en el pasivo con los proveedores y una disminución sobre el costo de las mercancías (Romero, 2013, p. 178).

24 Según Romero (2013) existen dos tipos de rebajas o bonificaciones sobre las compras:  Rebajas sobre compras de contado: Este tipo de operación generará un incremento en el efectivo debido a la recuperación del dinero que se paga al momento de realizar la compra y una disminución en el costo de las mercancías.  Rebajas sobre compras a crédito: Las operaciones efectuadas de esta manera generan una disminución en el costo de las mercancías (pp. 178-179).

3.2.3.5. Descuentos sobre compras.

Según Romero (2013) son los que conceden los proveedores por pronto pago. Existen dos tipos de descuento que no debemos confundir: los descuentos comerciales y los descuentos por pronto pago, que a continuación se explicaran:  Descuentos comerciales: Estos descuentos son concedidos por los proveedores y son empleados para señalar los precios en sus catálogos o listas de precios. Es importante precisar que este tipo de descuentos no tienen relación alguna con los descuentos por pronto pago; por tanto, al registrar la adquisición de mercancías, este tipo de descuentos no debe considerarse como un beneficio para la empresa y se ha de contabilizar solo el precio pagado por los bienes.  Descuentos por pronto pago: Estos descuentos son los concedidos por los proveedores como un estímulo al pago anticipado de las facturas de compra (p. 179).

3.2.3.6. Ciclo de compras.

El ciclo de compras es un proceso en el que una persona tiene que pasar desde el momento en que siente la necesidad de adquirir un producto o servicio, hasta que finalmente satisface su necesidad, es por eso que las empresas competentes realizarán su mejor trabajo para ganar compradores y asegurar clientes, con el fin de tener mayores ganancias.

Según los autores Bravo et al. (2014) el ciclo o proceso de compras comprenden los siguientes pasos:

Determinar las necesidades

Obtener autorización

Seleccionar al proveedor

Expedir orden de compra

Figura 1. Ciclo de compras. Adaptado de “Introducción a las Finanzas” por M. Bravo., V. Lambretón y H. Márquez, 2014, p. 23.

25  Determinar las necesidades: El proceso comienza cuando el departamento de compras recibe la solicitud de adquirir materiales o mercancías porque el nivel de inventarios ha llegado a un mínimo establecido.  Obtener autorización para comprar: Una vez determinada la necesidad de efectuar una compra, ésta debe ser autorizada. En caso de adquisiciones de equipos nuevos o compras de nuevos productos se necesita la autorización de los gerentes del departamento involucrado o del gerente general antes de proceder a realizar la compra.  Obtener cotizaciones y seleccionar al proveedor: El siguiente paso es obtener diferentes cotizaciones, preferentemente por escrito o por medios electrónicos, con los proveedores para seleccionar al que ofrezca las mejores condiciones de venta y hacer algunos definitivos.  Expedir la orden de compra: Una vez seleccionado el proveedor se expide la orden de compra, la cual es un contrato en el que quedan plasmadas las condiciones estipuladas de la transacción (p. 24).

En la siguiente figura se muestra una orden de compra que contiene la información requerida para el control interno de la empresa:

Proveedor

Nombre de la empresa Orden de compra_______ Número de orden_______ N° de Proveedor Fecha Día Mes Año

Día Condiciones de pago

Puerto de entrega

L.A.B

Transporte

Partida

Cantidad

N° Código

Descripción

Fecha de entrega Mes Año

Logotipo de la empresa

Precio unitario

Precio total

Requisición Codificador

Subtotal IVA Importe Nombre y firma del comprador

Nombre y firma del proveedor

Figura 2. Orden de compra. Adaptado de “Introducción a las Finanzas” por M. Bravo., V. Lambretón y H. Márquez, 2014, p. 24.

26 3.2.3.7. Fases del ciclo de compras.

Según Pérez (2017) las fases del ciclo de compras varían según las empresas:  Empresas industriales: Será necesario ajustar al máximo la relación calidad-precio debido a que las materias primas que forman parte del producto son muchas.  Empresas comerciales: Será esencial el coste del producto debido a la gran competencia que hay.  Empresas de servicios: La calidad del producto que se da y la satisfacción (p. 20).

3.2.3.8. Tipos de compras.

El proceso de compras exige una serie de etapas para que con éxito se lleve a cabo la secuencia de producción y distribución, situación que lleva a las empresas a la implementación de tres tipos o clases de compras, según las necesidades y/o características de los pedidos, en estrecha relación con los proveedores (Heredia, 2013, p. 10).

Según Heredia (2013) estos modelos de compras que se presentan al interior de las compañías, pueden ser de manera simultanea por varios productos o secuencial como parte del proceso de un solo producto:  Tarea nueva o compra nueva: Consiste en la realización de pedidos nuevos y se presenta cuando no ha existido previo nexo comercial con el proveedor y se desean conocer nuevas alternativas de suministros o cuando se incurran en estrategias de desarrollo de producto o de diversificación.  Recompra modificada: Se genera cuando ya se ha establecido una relación comercial previa con el proveedor y simplemente se modifica o varía alguna de las condiciones iniciales de compra, como: volumen de pedido, referencias o características del producto, fecha de entrega, lugar de la entrega y/o condiciones de pago.  Recompra directa: Se presenta si se establecen relaciones comerciales con proveedores ya conocidos y no se cambia o modifica ninguna de las circunstancias pactadas anteriormente, en lo referente a características y referencias de los productos, fecha y lugar de entrega y condiciones de pago. Se toma esta alternativa cuando ya se conoce y se confía en el proveedor (p. 10).

27 3.2.3.9. Proveedores.

“Son aquellas personas que venden a la empresa mercaderías, materia prima u otros aprovisionamientos. También se consideran proveedores a los suministradores de servicios utilizados en el proceso productivo” (Rey, 2014, p. 166).

“Los proveedores se refiere a los suministradores habituales de bienes o mercancías inventariables para ser utilizados en el proceso productivo habitual de la empresa” (Montaño, 2014, p. 138).

De acuerdo con los autores señalados anteriormente, se puede concluir que los proveedores son personas o empresas encargadas de ofrecer y vender productos a una determinada empresa, cabe destacar que si la empresa en los últimos meses realiza pedidos de compra de un determinado producto al mismo proveedor, éste es un proveedor permanente.

3.2.4. Ventas.

3.2.4.1. Definición de ventas.

“Representa el total de las mercaderías vendidas a los clientes, a precio de venta, ya sea de contado o a crédito. Al vender mercancías, el precio de venta se integra por el costo de adquisición más el margen de utilidad” (Romero, 2013, p. 179).

Las ventas pueden significar el inicio o el final de la cadena de las actividades generadoras de valor que se requieren para suministrar un producto o servicio, iniciando con el aprovisionamiento de materia prima, la producción de componentes, la fabricación, el ensamblaje, la distribución y la venta hacia el consumidor final, siendo su pilar fundamental, puesto que es la única actividad que genera ingresos (León, 2013, p. 385).

Las ventas son actividades, mediante la cual un individuo o sociedad otorga a una persona bienes o servicios a precio de venta, ya sea de contado o a crédito. A través de las ventas se aumenta la relación entre el vendedor y el cliente, lo que es muy importante, dado que las ventas son el pilar fundamental de cualquier organización, sin ventas no hay ingresos y sin ingresos no existe organización.

3.2.4.2. Ventas de contado.

“Este tipo de transacción origina un incremento en las mercancías y una disminución en el efectivo” (Romero, 2013, p. 180).

28 “La venta al contado significa que al pago de los artículos comprados se hace antes de que se entregue la mercadería o al tiempo de la entrega” (Blanco, 2014, p. 161).

Las ventas al contado consisten en que el cliente pide a la empresa, retira y cancela el total del valor de las mercancías de manera inmediata. Es beneficioso para la empresa vender a contado, puesto que es el modo de obtener rápidamente el dinero por el producto vendido o el servicio prestado, y de esa manera invertir las ganancias obtenidas.

3.2.4.3. Ventas a crédito.

“Esta operación motiva un incremento en las mercancías y una disminución en el activo de las cuentas por cobrar a clientes” (Romero, 2013, p. 180).

La relocalización de la venta al crédito implica ciertos riesgos que obliga a la empresa a ejecutar con mayor prudencia la ejecución de la comercialización. Los deudores pueden provocar pérdidas en cuanto a créditos se concedan en condiciones muy libres, en esta clase de comercialización hay que agregar siempre el gasto por la cobranza que tiende a elevarse notoriamente a menudo que aumenta el volumen de las cuentas de cobro dudosas o incobrables (Blanco, 2014, p. 162).

Una venta a crédito se efectúa cuando la empresa entrega al cliente un bien o servicio y se acuerda cobrar una parte o el total de su valor en un plazo determinado. Al realizar ventas a crédito a nuevos clientes, deben tomarse una serie de medidas respecto al mismo para evitar los impagos y los retrasos en el cobro, dado que al no tomar precauciones, la empresa corre el riesgo de obtener pérdidas.

3.2.4.4. Devoluciones sobre ventas.

“Las devoluciones en ventas son remesas devueltas por clientes, normalmente por incumplimiento de las condiciones del pedido” (Escobar & Tamayo, 2013, p. 159).

Siempre que una empresa realiza ventas de mercancías, existen clientes que devuelven todo o una parte de los artículos comprados. Las devoluciones se deben a varias razones: la mercancía puede haberse dañado en el embarque, los clientes pueden haber cambiado de idea y no quieren o no necesitan los productos, o pueden haber comprado más de lo que les hacía falta (Guajardo & Andrade, 2014, p. 204).

En las empresas es bastante habitual que se produzcan devoluciones en las ventas de mercaderías, por artículos defectuosos o que no cumpla las expectativas del cliente. Algunas empresas aceptan que les devuelvan los artículos, siempre que el cliente tenga un recibo, ticket o factura como constancia de que ha realizado la compra.

29 3.2.4.5. Rebajas o bonificaciones sobre ventas.

De acuerdo con Bravo et al. (2014) las rebajas y bonificaciones de ventas representan la reducción que sobre el precio de venta concedemos a los clientes, con la finalidad de evitar una devolución física. A continuación se explica los tipos de rebajas:  Rebaja sobre ventas de contado: Este tipo de operación generará una disminución a las ventas y una disminución en el efectivo.  Rebajas sobre ventas a crédito: Las operaciones llevadas a acabo de esta manera generaran una disminución en el activo en las cuentas por cobrar a clientes (p. 180).

3.2.4.6. Precio y condiciones de ventas.

Según Bravo et al. (2014) la determinación de los precios es una de las decisiones más relevantes dentro de la actividad de ventas, además otro aspecto que se debe tomar en cuenta en relación con las ventas es la determinación de los plazos de crédito, los documentos por pronto pago, descuentos comerciales, entre otros. A continuación se explican algunos de ellos:  Descuento comercial: Consiste en una reducción sobre el precio de lista en un porcentaje calculado para incrementar la venta de cierto producto.  Descuento por pronto pago: Es el importe de las bonificaciones que se conceden a los clientes por liquidar su crédito antes de la fecha de vencimiento (p. 31).

3.2.4.7. Ciclo de ventas.

El ciclo de ventas es la sucesión de pasos que una empresa realiza desde el momento en que intenta captar la atención de un potencial cliente hasta que la transacción final se lleva a cabo. Identificar los pasos mejora la eficacia de ventas, ayuda a los vendedores a vender más y acelera el proceso de incorporación de nuevos empleados.

Según los autores Sánchez y Alvarado (2014) el ciclo de ventas comprenden los siguientes pasos:

Orden de pedido

Despacho de bienes o prestación de servicios

Facturación

Cobro

Figura 3. Ciclo de ventas. Adaptado de “Teoría y práctica de la auditoría I. Concepto y metodología” por J. Sánchez y M. Alvarado, 2014, p. 252.

30  Orden de pedido: El departamento de ventas recibe el pedido por parte del cliente.

Esta orden de pedido debe estar correctamente autorizada (aprobación de precios, comprobación del límite de crédito del cliente, verificación de disponibilidad de productos en el almacén, etc.) además para un adecuado control, deben estar prenumeradas.  Despacho de bienes o prestación de servicios: Un vez formalizada la orden de pedido, se procede al despacho de los bienes o a la prestación del servicio en concreto, para lo cual debe emitirse un informe en el que se haga constar el cumplimiento de la orden de pedido correspondiente, además es conveniente que el documento donde consta el despacho del bien sea firmado por el transportista o, en su caso, por el propio cliente para dejar constancia.  Facturación: Las facturas deben prepararse tomando como base los datos de los informes del despacho de bienes. En ellas aparecerán perfectamente identificados la fecha, los datos del cliente, las cantidades, precios unitarios, impuestos correspondientes y forma de cobro.  Cobro: Diariamente han de realizarse conciliaciones entre el efectivo en la caja de la empresa y los cheques con los informes de cobro, además la empresa debe controlar otros datos referentes a los saldos pendientes por cobrar ya vendidos, así como su antigüedad (p. 252).

3.2.4.8. Clientes.

“Los clientes representan los saldos originados por ventas efectuadas o servicios prestados, que constituyen la actividad principal de la empresa” (Montaño, 2014, p. 66).

Cliente es la persona, empresa u organización que adquiere o compra de forma habitual productos o servicios que necesita o desea para sí mismo, para otra persona o para una empresa u organización, por lo cual es el motivo principal por el que se crean, producen, fabrican y comercializan productos y servicios (Rey, 2014).

Se puede definir al cliente como una persona u organización que compra de manera habitual bienes y servicios que son objeto de uso propio o son destinados para la venta o prestación por parte de la empresa. Los clientes son el principal interés en las empresas, dado que las ganancias que obtienen dependen de las adquisiciones que realizan.

31

4. METODOLOGÍA En el presente trabajo de titulación se realizó una evaluación del sistema de control interno al ciclo de compras y ventas de la empresa PROVESA, para ello, fue necesario emplear sistemáticamente un conjunto de métodos y técnicas, que ayudaron a lograr el cumplimiento oportuno de los objetivos establecidos por la administración de la empresa evaluada.

4.1. Enfoque / Diseño En este trabajo de titulación se estableció un enfoque de investigación mixto, debido a que la sustracción de información obtenida por parte de la entidad evaluada en relación a los ciclos de mayor atención como son los de compras y ventas, fueron básicamente de carácter cualitativo y cuantitativo, obteniéndose la investigación mixta.

Sampieri, Collado y Lucio (2010) denominan al diseño no experimental, como: “los estudios que se realizan sin la manipulación deliberada de variables y en los que sólo se observan los fenómenos en su ambiente natural para después analizarlos”. Este trabajo de titulación se empleó bajo un diseño no experimental, dado que la información de la empresa es empírica, asimismo se recolectó los datos o hechos en un tiempo único sin ninguna manipulación de los investigadores, con el fin de analizar la incidencia en un momento dado.

4.1.1. Tipos de Investigación.

Tomando en cuenta la temática, desarrollo y alcance del presente trabajo de titulación, se consideraron cuatro tipos de investigación que ayudaron a las evaluadoras, obtener información relevante y fidedigna para entregar mejores resultados, considerando investigaciones desde un enfoque cualitativo y cuantitativo que son los siguientes: 4.1.1.1. Investigación – Acción.

Esta investigación tiene un alcance de resolución a la problemática que se planteó en la empresa, se consideró este tipo de investigación, puesto que existió una intervención por parte de los investigadores con el objeto de estudio para determinar políticas y procedimientos que ayudaron o dieron acción a la resolución definitiva del problema.

32 4.1.1.2. Investigación exploratoria.

Este tipo de investigación ayudó a conocer la realidad de la empresa en cuanto a los procesos, actividades y situación presentada de la misma, es por ello la importancia de haber realizado estudios de campos que permitió a los investigadores la resolución del problema de investigación. Cabe destacar que la utilización de este tipo de investigación se la realizó debido a que no se poseía antecedentes de la información.

4.1.1.3. Investigación descriptiva.

A través del presente tipo de investigación, se recogió información sobre las características relacionadas al objeto de estudio, en este caso de la empresa PROVESA, con la finalidad de percibir y dar una descripción detallada de los problemas o errores más relevantes que se encontraron en la misma, para que la investigación sea confiable.

4.1.1.4. Investigación explicativa.

Este tipo de investigación ayudó en la elaboración y emisión del informe para la empresa, se explicaron los eventos que fueron encontrados en el proceso de la investigación con sus respectivas causas, y a su vez, permitió emitir conclusiones y recomendaciones que ayudaron a enriquecer al trabajo de investigación y objeto de estudio.

4.2. Población / Muestra 4.2.1. Población.

En el presente trabajo de titulación, fue necesario conocer aquella población de la empresa en relación al ciclo de compras y ventas de la cual se interesa obtener información específica y emitir conclusiones, para ello, la población fue enfocada directamente al gerente general, contador, supervisor de áreas, operarios, proveedores y clientes.

Tabla 12.

Población de la empresa PROVESA Clientes internos y externos Cantidad de personas Gerente general 1 Contador 1 Supervisor de áreas 4 Operarios 43 Proveedores 40 Clientes 250 Total 339 Nota: Los datos presentados corresponden a la población de la empresa PROVESA.

33 4.2.2. Muestra.

Para el cálculo del tamaño de la muestra se utilizó la siguiente fórmula:

n=

Z2 PQN Z2 PQ+Ne2

Donde: n= el tamaño de la muestra N= al tamaño de la población Z= valor obtenido mediante valores de confianza del 95% equivalente a 1,96 e= limite aceptable de error de la muestra 5% (0,05) P= Probabilidad de éxito 50% Q= Probabilidad de fracaso 50% 4.2.2.1. Cálculo del tamaño de la muestra.

n=

n=

(1,96)2 *0,50*0,50*339 (1,96)2 *0,50*0,50+339*(0,05)2 3,8416*0,50*0,50*339 3,8416*0,50*0,50+339*0,0025 n=

325,58 1,8079

n=180 personas Debido a que la población es infinita, se consideró la fórmula anterior para calcular la muestra, dando un resultado de 180 personas, de las cuales se desglosaron, 1 entrevista al gerente, 1 entrevista al contador, 4 encuestas a los supervisores de áreas, 43 encuestas a los operarios, 40 encuestas a los proveedores y 91 encuestas a los clientes (20 clientes mayoristas y 71 clientes minoristas).

34

4.3. Operacionalización de las Variables Tabla 13.

Operacionalización de las variables Variables

Definición conceptual

Variable independiente (Control Interno)

“El control interno es la evaluación que se realiza a una entidad para verificar que los procesos y registros contables se desarrollen eficazmente según las directrices fijadas por la administración” (Estupiñán, 2015).

Variable dependiente (Ciclo de compras) y ventas)

“En el ciclo de compras se crea una línea directa de pedidos, requisiciones, solicitudes o necesidades de materias primas e insumos con los proveedores, con el objetivo de dar respuesta oportuna y a tiempo a la solicitud del cliente” (Díaz, García & Porcell, 2013, p. 9).

“El ciclo de ventas se inicia mucho antes de estar en presencia de un cliente, y termina mucho después; es decir, hay actividades antes (preventa), durante (entrevista de venta) y después (posventa y servicio)” (Schnarch, 2013, p. 8).

Dimensión/es operacional

Indicador

Desarrollo del indicador Nº de trabajadores que han recibido una inducción/Total de trabajadores

Eficiencia operacional

Trabajadores que recibieron inducción

Eficiencia operacional

Satisfacción de clientes

Nº de clientes satisfechos/Total de clientes

Eficiencia operacional

Objetivos cumplidos

Nº de objetivos cumplidos/Objetivos establecidos

Políticas o normas

Conocimientos de las políticas establecidas

Nº de trabajadores que conocen las políticas/Total de trabajadores

Calidad

Calidad de los materiales comprados

Nº de los materiales defectuosos/Compras brutas

Adquisición

Período medio de entrega de compras

Valor de los períodos a proveedores pendientes/Compras medias diarias

Costos

Costos de aprovisionamiento por unidad monetaria

Costos de aprovisionamiento/ Compras netas

Costos

Costos de aprovisionamiento por pedido realizado

Costos de aprovisionamiento/Nº de pedidos

Gastos de ventas

Análisis de la estructura de los gastos comerciales

Gastos comerciales totales/Ventas totales

Eficacia

Eficacia de las ventas

Ventas reales/Ventas presupuestadas

Incremento de ventas

Captación de clientes

Clientes nuevos/Total de clientes

Decremento Deserción de Baja de clientes/Total de ventas clientes de clientes Nota: Adaptado de “La Contabilidad de Gestión en las Empresas Agrarias” por A. Aguilera, 1999, pp. 51-53.

35

4.4. Técnicas e Instrumentos de Recogida de Datos Las técnicas que se utilizaron durante el desarrollo de la auditoría en la empresa, para la recolecta de información con sus respectivos instrumentos fueron la observación (guía de observación), entrevistas (guía de entrevista) y encuestas (cuestionario), mismas que se aplicaron a las personas que fueron objeto de estudio.

4.5. Técnicas y Análisis de Datos El presente trabajo de titulación contó con un análisis de datos cualitativos y cuantitativos, también conocido como análisis mixto, con sus respectivas técnicas que fueron útiles para la obtención de información necesaria para realizar la evaluación del sistema de control interno a los ciclos, los mismos que se detallan a continuación: El análisis cualitativo se empleó en lo siguiente:  Realización de entrevistas.  Análisis de encuestas.  Narrativas y flujogramas.  Redacción de informe con algunas novedades que se encontró en los ciclos de compras y ventas.

El análisis cuantitativo se empleó en lo siguiente:  Aplicación de encuestas.  Cálculo del tamaño de la muestra.  Resolución del cuestionario de control interno.  Verificación de facturas con el sistema contable.

36

5. RESULTADOS 5.1. Discusión y Análisis de Resultados 5.1.1. Resultados de la Entrevista Dirigida al Gerente General de la Empresa.

La entrevista fue dirigida al Sr. Juan Salguero, que además de ser el propietario de la empresa PROVESA es el gerente general, la misma se realizó con el objetivo de conocer información que sustente la realización del presente trabajo de titulación al evaluar el sistema de control interno del ciclo de compras y ventas (Ver anexo 3).

5.1.1.1. Análisis de la entrevista dirigida al gerente general de la empresa.

De la entrevista realizada al Sr. Juan Salguero, gerente general de la empresa evaluada, se pudo destacar que la empresa no tiene documentalmente un organigrama estructural ni funciones detalladas para todos los empleados; sin embargo, si se comunica verbalmente las funciones para que puedan desempeñar correctamente su trabajo.

Además la empresa presenta algunos problemas en cuanto al ciclo de compras y ventas, siendo el principal de ellos, la falta de vendedores, esto existe porque no se pide garantías a los posibles vendedores, es por ello que los mismos aprovechan la situación y programan robos de cantidades muy elevadas, y este caso ya se presentó en la empresa. En cuanto a las compras se tiene inconvenientes con la asistente de compras que en ocasiones comete errores al registrar una orden de pedido.

La preguntas 13 y 15 tienen relación en cuanto al tipo de ventas que maneja la empresa, dado que ofrece a los clientes productos que pueden ser ofertados al contado y a crédito, siendo los principales productos como el arroz, azúcar y maíz los que se pueden vender a crédito, esto se debe a la cantidad o facturación mínima que debe solicitar el cliente, la cual es de $300 valor factura, y los productos que se venden al contado son los que se encuentran en los supermercados, cabe destacar que éstos últimos suelen presentarse en ofertas o descuentos para un mejor aprovechamiento de los clientes.

El gerente general consideró necesario realizar una evaluación del sistema de control interno al ciclo de compras y ventas para mejorar algunos procesos dentro de la misma, debido a que nunca antes se ha realizado una evaluación en la empresa, pero si se trata de cumplir con las actividades y procedimientos que estén acorde a lo establecido por la misma.

37 5.1.2. Resultados de la Entrevista Dirigida a la Contadora de la Empresa.

También se realizó, una entrevista a la Ing. Jaqueline Villafuerte, contadora de la empresa PROVESA, con el propósito de determinar las variables de estudio que intervinieron durante todo el desarrollo del presente trabajo de titulación para la respectiva evaluación del sistema de control interno en los ciclos de compras y ventas (Ver anexo 4).

5.1.2.1. Análisis de la entrevista dirigida a la contadora de la empresa.

Una vez aplicado el instrumento de recolección de información como es la entrevista, se pudo determinar por medio de la contadora, Ing. Jaqueline Villafuerte que la empresa PROVESA no cuenta con un manual de políticas y procedimientos relacionado a las compras, recepción, almacenamiento y ventas al por mayor y menor de la mercadería, que serviría de guía para lograr de una manera eficiente las etapas que conlleva tanto el ciclo de compras como el de ventas.

En la empresa realizan la correspondiente documentación sobre los movimientos de las compras y ventas, pero para la adquisición de mercadería no necesariamente están debidamente autorizadas y firmadas por el gerente general de la empresa. Todos los registros de entradas y salidas de los productos se contabilizan en un sistema informático, asimismo los sobrantes, faltantes de la mercadería y las devoluciones, y el acceso a este se encuentra restringido para el personal no autorizado, además la contadora manifestó que si se realiza inventarios físicos con la finalidad de asegurar la existencia real de la mercadería.

Por otro lado, la contadora considera que el gerente general si tiene el interés por mejorar la gestión de compras y ventas en la empresa, y que en el poco tiempo que ha trabajado dentro de la misma ha notado que si se lleva un adecuado sistema de control interno en los ciclos, pero que si es necesario realizar una evaluación, debido a que ayudará a mejorar el desempeño de la empresa.

5.1.3. Resultados de la Encuesta Dirigida a Supervisores de Áreas de la Empresa.

Una de las encuestas fue realizada a los supervisores de las distintas áreas con las que cuenta la empresa, con el objetivo de conocer y obtener información relevante que permitió la elaboración del presente trabajo de titulación que es evaluar el sistema de control interno de los ciclos tanto el de compras como el de ventas (Ver anexo 5).

38 5.1.3.1. Análisis de la encuesta dirigida a supervisores de áreas de la empresa.

En la encuesta realizada a los supervisores de la empresa, se pudo destacar que los empleados que laboran en las distintas áreas, conocen sus funciones para laborar de acuerdo con lo asignado, aunque consideran que no están altamente preparados para desempeñar su cargo, teniéndose problemas muy frecuentes sobre todo en el área de cajas, es por ello que los supervisores están siempre al pendiente del trabajo de sus empleados para cualquier ayuda o inquietud que se les presente en lo que concierne a las actividades que realizan.

En la empresa cuando existen problemas indistintamente del área que fuere, los supervisores dan solución inmediata para no detener el trabajo que estén realizando los empleados y más aún generar espera en los clientes, por consiguiente, los supervisores a más de tomar acciones o medidas correctivas ante la presentación de problemas, consideran que si es necesario evaluar el sistema de control interno en la empresa, para la mejora de procesos en la misma, en especial en el departamento de ventas.

5.1.4. Resultados de la Encuesta Dirigida a Operarios de la Empresa.

Otra encuesta fue realizada a todos aquellos operarios que laboran en distintas áreas de la empresa PROVESA, con la finalidad de corroborar con las variables intervinientes en la realización del presente trabajo de titulación que es evaluar el sistema de control interno tanto del ciclo de compras como el de ventas (Ver anexo 6).

5.1.4.1. Análisis de la encuesta dirigida a operarios de la empresa.

Teniéndose un análisis general de todos los operarios, se pudo destacar que este personal conocen sus funciones y dan todo de ellos para ofrecer un buen servicio, aunque en algunas ocasiones se les presenten problemas o tengan errores en el proceso de su labor, cuando se dan estos casos, comunican a sus supervisores inmediatos, a compañeros o simplemente tratan de dar solución al problema por sus experiencias y conocimientos propios.

Es importante señalar que todos los empleados de la empresa operan en distintas áreas y conocen el procedimiento, las políticas y funciones dentro de las áreas; sin embargo, estos puestos no son fijos para ellos, dado que la empresa trata de rotar al personal para beneficio de ellos mismos, para que los operarios puedan desarrollar cualquier actividad dentro de la empresa, y más aún, cuando un cliente necesite ayuda sobre cualquier área.

39 Cabe destacar también que la existencia de problemas o errores pudieron ser enfocados a la falta de capacitación otorgada por parte de la empresa, la mayor parte de los operarios manifestaron que la empresa las realiza una o dos veces semestralmente, debido a que los empleados consideran como capacitación las instrucciones que se les da sobre las actividades que deben realizar. A más de ello, los operarios supieron señalar que brindan una buena y excelente atención a todos los clientes a más de tener una buena relación entre compañeros, además se pudo detectar que realizar una evaluación del sistema de control interno en la empresa, servirá de ayuda para la mejora de procesos en la misma.

5.1.5. Resultados de la Encuesta Dirigida a los Proveedores de la Empresa.

La encuesta a los proveedores, quienes proporcionan gran parte de los productos que ofrece la empresa PROVESA, se la realizó con el único objetivo de adquirir información, misma que ayudó en la realización del presente trabajo de titulación que es evaluar el sistema de control interno del ciclo de compras y ventas (Ver anexo 7).

5.1.5.1. Análisis de la encuesta dirigida a proveedores de la empresa.

Después de haber aplicado el instrumento de recolección de información como es la encuesta dirigida a los proveedores, se pudo determinar que la mitad de los proveedores encuestados, no presentaron proformas durante el proceso de selección de los mismos por parte de la empresa, tampoco tienen conocimiento si es que la empresa cuenta con políticas y procedimientos de compras.

En la empresa quienes efectúan los pedidos es la jefa de compras y en raras ocasiones el gerente general, bajo una orden de pedido, con tiempo de anticipación por lo general de 1 a 8 días y de 15 a 30 días. Gran parte de los proveedores manifestaron que las ventas se las realizan a crédito, con pagos de manera mensual y trimestral, asimismo en ocasiones la empresa si ha devuelto cierta mercadería, cabe mencionar que la empresa si emite un comprobante de recepción de mercadería cada vez que se realiza una entrega.

Por otro lado, gran parte de los proveedores indicaron que si se han suscitado problemas en la cancelación de algunas facturas por parte de la empresa, además que si ofrecen garantías por daños o desperfectos de la mercadería. A más de ello no todos los proveedores manifestaron que el sistema de control interno del ciclo de compras de la empresa es el adecuado, pero todos mencionaron que si es necesario realizar una evaluación al sistema.

40 5.1.6. Resultados de la Encuesta Dirigida a Clientes Mayoristas y Minoristas de la Empresa.

La encuesta que es la última técnica de recolección de información aplicada, fue realizada a los clientes mayoristas y minoristas con los que cuenta la empresa PROVESA, con el propósito de conocer información que sustente la realización del presente trabajo de titulación al evaluar el sistema de control interno del ciclo de compras y ventas (Ver anexo 8).

5.1.6.1. Análisis de la encuesta dirigida a clientes mayoristas y minoristas de la empresa.

Una vez aplicado el instrumento de recolección de información como es la encuesta dirigida a clientes, se determinó que gran parte de los clientes mayoristas y minoristas encuestados no conocen si la empresa cuenta con políticas y procedimientos de ventas. En cuanto a los clientes minoristas al momento que visitan a la empresa si encuentran los productos que necesitan y realizan los pagos a contado, también un gran porcentaje de los clientes minoristas manifestaron que el personal que atiende responde a las inquietudes acerca del producto que desean comprar.

En algunas ocasiones los clientes mayoristas y minoristas si han tenido inconvenientes, demoras o retrasos al momento de adquirir algún producto, han realizado devoluciones de alguna mercadería por desperfecto, además los precios de los productos que ofrece la empresa si son los adecuados, y las condiciones del producto al momento de entrega a los clientes si son las apropiadas.

Todos los clientes encuestados afirmaron que la empresa entrega la respectiva factura después de realizar el pago, y que la persona que entrega el producto si verifica que el comprobante de pago coincida con lo que el cliente haya adquirido. No todos los clientes creen que el sistema de control interno del ciclo de ventas de la empresa es el adecuado, es por ello que consideran importante realizar una evaluación al sistema.

41

5.2. Propuesta de Intervención PROVESA es una empresa que ha ido creciendo acorde a las necesidades y objetivos que se han planteado. Actualmente cuenta con una producción completa de arroz, azúcar y maíz, lo cual facilita la comercialización para todos los consumidores obteniendo de esta manera más ganancias pensando siempre en la economía de los clientes. Uno de sus mayores objetivos es crear otra sucursal de supermercado en Pedernales que se tiene presente desarrollarlo en los próximos dos años. Todos estos procesos van creciendo poco a poco, viendo la necesidad de captar a más clientes, aprovechar la transportación y generar fuente de trabajo a personas que lo ameriten.

A pesar del buen desarrollo que ha conseguido la empresa PROVESA, también ha generado diferencias en las áreas de compras y ventas, debido a la falta de capacitación del personal en cajas y errores cometidos por los mismos, a más de encontrarse también equivocaciones por el personal de recepción al momento de registrar una orden de pedido, a más de ello, la empresa no cuenta con personal para realizar ventas a clientes, este último es uno de los mayores problemas para la empresa ocasionando que la visita a estos clientes en especial a los mayoristas no sea completa y no se logre realizar todos los pedidos requeridos.

El objetivo general por el que se llevó a cabo este trabajo de titulación es para evaluar el sistema de control interno que permita verificar el cumplimiento de las políticas en los ciclos de compras y ventas de la empresa PROVESA, en el período 2018. Los objetivos específicos que son metas planteadas para lograr el propósito general, se explican a continuación:  Levantar información sobre los procesos del ciclo de compras y ventas de la empresa.  Identificar el nivel de riesgo del sistema de control interno que presenta la empresa en el ciclo de compras y ventas.  Informar respecto a los hallazgos encontrados.  Proponer políticas y procedimientos que permitan mejorar el ciclo de compras y ventas de la empresa.

42 5.2.1. Levantar Información sobre los Procesos del Ciclo de Compras y Ventas de la Empresa.

5.2.1.1. Programa de planificación.

Tabla 14.

Programa de planificación N° A A.1 A.2 A.3 A.4

Procedimientos

Aplicables en la etapa preliminar Elaborar la estructura organizacional de la empresa.

Solicitar las políticas de compras.

Realizar la narrativa del procedimiento de compras.

Realizar el flujograma del procedimiento de compras.

Solicitar las políticas de recepción y almacenamiento de A.5 mercadería.

Realizar la narrativa del procedimiento de recepción y A.6 almacenamiento de mercadería.

Realizar el flujograma del procedimiento de recepción y A.7 almacenamiento de mercadería.

Solicitar las políticas de ventas a clientes mayoristas y A.8 minoristas.

Realizar la narrativa del procedimiento de ventas a clientes A.9 mayoristas.

Realizar el flujograma del procedimiento de ventas a clientes A.10 mayoristas.

Realizar la narrativa del procedimiento de ventas a clientes A.11 minoristas.

Realizar el flujograma del procedimiento de ventas a clientes A.12 minoristas.

Establecer las marcas de auditoría que serán utilizadas en los A.13 papeles de trabajo.

Nota: Los datos presentados corresponden al programa de planificación.

Papel de trabajo

Fecha de elaboración

Elaborado por

P.1 P.2 P.3 P.4

19/06/2018 20/06/2018 20/06/2018 20/06/2018

MCM MCM MCM MCM

P.5

21/06/2018

YSL

P.6

21/06/2018

YSL

P.7

21/06/2018

YSL

P.8

22/06/2018

MCM

P.9

22/06/2018

MCM

P.10

22/06/2018

MCM

P.11

22/06/2018

YSL

P.12

22/06/2018

YSL

P.13

23/06/2018

YSL

43 Tabla 1.

Papel de trabajo P.1. Estructura organizacional de la empresa Empresa PROVESA Ciclo de compras y ventas De enero – junio de 2018

Elaborado por: MCM Fecha: 19/06/2018

Papel de trabajo: P.1 Página: 1/1

Objetivo: Elaborar la estructura organizacional de la empresa.

Relevamiento Debido a que la empresa PROVESA no cuenta con un organigrama estructural establecido, se prosigue a elaborar un modelo de acuerdo con la información que fue otorgada por la empresa.

Gerente general

Departamento administrativo y financiero

Supervisores

Contadora

Departamento de compras

Asistente de compras

Departamento de talento humano

Almacenistas

Departamento de ventas

Cajeras/os

Operarios

Elaborado por: Supervisado por: Srta. María Cobos Merizalde Mg. Ximena García Zambrano Nota: Datos obtenidos de la entrevista dirigida al gerente propietario de la empresa PROVESA.

44 Tabla 2.

Papel de trabajo P.2. Políticas de compras Empresa PROVESA Ciclo de compras y ventas De enero – junio de 2018

Elaborado por: MCM Fecha: 20/06/2018

Papel de trabajo: P.2 Página: 1/1

Objetivo: Solicitar las políticas de compras.

Relevamiento Las políticas de compras que tiene la empresa son las siguientes:  La jefa de compras se reunirá con los proveedores para realizar los respectivos pedidos.  El supervisor de compras estará junto a la jefa de compras al momento de realizar una orden de compra.  La jefa de compras determinará la cantidad exacta del producto requerido, el mismo que se comunicará al proveedor para su respectivo pedido.  En toda orden de compra deberá constar la firma de autorización por parte de la jefa de compras.  En los casos que la jefa de compras se ausente en la empresa, deberá realizar la orden de compra por sí sola, y cuando llegue el proveedor a la empresa la asistente de compras entregará la orden de compra.  Una vez que se ha realizado el pedido, la asistente de compras deberá registrar en el sistema que maneje la empresa, la orden de compra.  La jefa de compras establecerá la fecha de entrega de mercadería con el proveedor, la cual tendrá un tiempo de duración entre 4 a 8 días.

Elaborado por: Supervisado por: Srta. María Cobos Merizalde Mg. Ximena García Zambrano Nota: Datos obtenidos de las entrevistas, encuestas y pruebas de recorrido realizadas en la empresa PROVESA.

45 Tabla 3.

Papel de trabajo P.3. Narrativa del procedimiento de compras Empresa PROVESA Ciclo de compras y ventas De enero – junio de 2018

Elaborado por: MCM Fecha: 20/06/2018

Papel de trabajo: P.3 Página: 1/1

Objetivo: Realizar la narrativa del procedimiento de compras.

Relevamiento La empresa PROVESA tiene dos formas de realizar pedidos de mercadería, en la primera, la jefa de compras se reúne con los proveedores para solicitar el respectivo pedido, destacando que en ese momento cuenta también con la presencia de la jefa de compras, el proveedor pone en conocimiento sobre productos nuevos, promociones o descuentos si existiesen, la jefa de compras decide si comprar los productos nuevos mientras el proveedor toma la orden de pedido, finalmente se acuerda la fecha de entrega de la mercadería. Es importante destacar que cuando la jefa de compras no puede estar presente en la empresa para realizar los pedidos de mercadería por algún inconveniente que se le haya presentado, la misma jefa realiza un borrador de pedido y se lo entrega a la asistente de compras para que ella se encargue de entregarlo al proveedor.

En la segunda forma para realizar pedidos, la asistente de compras recibe el borrador de la jefa de compras, lo verifica y lo vuelve a pasar a computadora con un mejor formato, al ingresar la orden de pedido, en algunas ocasiones comete equivocaciones ocasionando el recibo de mercadería con otros productos, en exceso o faltantes. Una vez que la asistente de compras tiene lista la orden de pedido, se le es facilitada al proveedor al momento en que el mismo llegue a la empresa. El proveedor recibe la orden de pedido y la guarda para ser facturada posteriormente. El proveedor comunica a la asistente de compras la fecha en la que llegará la mercadería, pero cabe destacar que en algunas ocasiones el proveedor asume que ya se conoce la forma de trabajo con el mismo y no avisa el día que será entregada la mercadería, y cuando es el momento de recibir la mercadería no llega el día que normalmente llegaba sino que se retrasa o se adelanta, finalmente el proveedor registra el pedido en la empresa para su respectivo despacho.

Elaborado por: Supervisado por: Srta. María Cobos Merizalde Mg. Ximena García Zambrano Nota: Datos obtenidos de las entrevistas, encuestas y pruebas de recorrido realizadas en la empresa PROVESA.

46 Tabla 4.

Papel de trabajo P.4. Flujograma del procedimiento de compras Elaborado por: MCM Fecha: 20/06/2018

Empresa PROVESA Ciclo de compras y ventas De enero – junio de 2018

Papel de trabajo: P.4 Página: 1/1

Objetivo: Realizar el flujograma del procedimiento de compras.

Relevamiento Nº 1 2 3

Descripción

Act.

Doc.

Responsable

Inicio Reunión con los proveedores para solicitar pedidos Informa sobre productos nuevos, promociones o descuentos si existiesen

X

Jefa de compras

X

Proveedor Jefa de compras

4

Compra productos nuevos

X

5

Toma la orden de pedido

X

6

Acuerdo de fecha de entrega de mercadería

X

7

Realiza un borrador de pedido

X

X

Jefa de compras

8

Entrega de borrador a la asistente de compras

X

X

Jefa de compras

9

Recibe y verifica borrador de pedido

X

X

10

Ingresa borrador de pedido a computadora con un mejor formato

X

X

11

Entrega la orden de pedido

X

X

12

Recibe la orden de pedido

X

X

Proveedor

X

X

Proveedor

13 14 15 16

Gráfico

Guarda la orden de pedido entre sus demás órdenes Comunicación de la fecha en la que llegará la mercadería Registro de mercadería en la empresa proveedora

X

Si

Proveedor Proveedor-Jefa de compras

Asistente de compras Asistente de compras Asistente de compras

X

Proveedor

X

Proveedor

Fin

Elaborado por: Supervisado por: Srta. María Cobos Merizalde Mg. Ximena García Zambrano Nota: Datos obtenidos de la narrativa del procedimiento de compras.

No

47 Tabla 5.

Papel de trabajo P.5. Políticas de recepción y almacenamiento de mercadería Elaborado por: Empresa PROVESA YSL Ciclo de compras y ventas Fecha: De enero – junio de 2018 21/06/2018 Objetivo: Solicitar las políticas de recepción y almacenamiento de mercadería.

Papel de trabajo: P.5 Página: 1/1

Relevamiento Políticas de recepción de mercadería:  Verificar que los productos otorgados por parte de los proveedores cumplan con la orden de compra.  Realizar y entregar un informe de forma inmediata a la jefa de compras en caso de que la mercadería no esté acorde con la orden de pedido, en un plazo máximo de 1 hora, para que luego la asistente de compras proceda a realizar la devolución de la mercadería.  Si los empaques presentan daños importantes con indicios de que el producto pudiese haber sufrido daños y si llegase haber un sobrante de mercadería deberá ser devuelta al proveedor.  Se adquirirá la mercadería y cancelará el valor de la misma, únicamente si se cumple a totalidad con la orden de compra.  Se cancelará las facturas con cheque o en efectivo.  Elaborar y entregar un comprobante de recepción de mercadería al proveedor, después de que la asistente de compras reciba la mercadería.  Entregar la mercadería a bodeguero.

Políticas de almacenamiento de mercadería:  Una vez que la mercadería fue ingresada en el sistema, se debe revisar el estado de la misma antes de ser almacenada.  La mercadería será almacenada por secciones de líneas de productos.  Se supervisará el trabajo de almacenamiento de la mercadería.  El personal que labora en bodega, deberá realizar actividades de limpieza y percheo a más de almacenar la mercadería.

Elaborado por: Supervisado por: Srta. Yessica Silva López Mg. Ximena García Zambrano Nota: Datos obtenidos de las entrevistas, encuestas y pruebas de recorrido realizadas en la empresa PROVESA.

48 Tabla 6.

Papel de trabajo P.6. Narrativa del procedimiento de recepción y almacenamiento de mercadería Elaborado por: Papel de trabajo: Empresa PROVESA YSL P.6 Ciclo de compras y ventas Fecha: Página: De enero – junio de 2018 21/06/2018 1/1 Objetivo: Realizar la narrativa del procedimiento de recepción y almacenamiento de mercadería.

Relevamiento El proveedor llega a la empresa en el transporte de carga con la mercadería, el mismo que entrega los productos al supervisor de compras para que proceda a verificar si la mercadería otorgada por parte de los proveedores cumple con la orden de compra, además revisa si los empaques presentan daños importantes con indicios de que los productos pudieron haber sufrido daños, si el proveedor no cumple con la orden de compra y si se encuentra algún desperfecto en los empaques de los productos, asimismo si existe un sobrante de mercadería, se envía un informe a la jefa de compras en un plazo máximo de 1 hora, y se devuelve la mercadería al proveedor.

En caso de que la mercadería esté acorde con la orden de pedido y no se presenten daños en los empaques de los productos, se comunica a la jefa de compras quien se encarga de realizar el pago al contado, la jefa de compras firma y recibe la factura por la compra, después la asistente de compras elabora y entrega un comprobante de recepción al proveedor, y por último entrega la mercadería al bodeguero.

Cuando la mercadería es recibida y registrada, los bodegueros la almacenan por secciones, pero antes de almacenarla revisan el estado de la misma, una vez que los bodegueros almacenan la mercadería, informan a su supervisor inmediato que han terminado el trabajo, el supervisor verifica que toda la mercadería haya sido almacenada en sus secciones correctas, además el supervisor de área comunica a los bodegueros para que realicen el trabajo de limpieza y percheo, éstos últimos realizan su trabajo e informan a su supervisor.

Elaborado por: Supervisado por: Srta. Yessica Silva López Mg. Ximena García Zambrano Nota: Datos obtenidos de las entrevistas, encuestas y pruebas de recorrido realizadas en la empresa PROVESA.

49 Tabla 7.

Papel de trabajo P.7. Flujograma del procedimiento de recepción y almacenamiento de mercadería Elaborado por: Papel de trabajo: Empresa PROVESA YSL P.7 Ciclo de compras y ventas Fecha: Página: De enero – junio de 2018 21/06/2018 1/1 Objetivo: Realizar el flujograma del procedimiento de recepción y almacenamiento de mercadería.

Relevamiento Nº

Descripción

Act.

Doc.

Responsable

1

Inicio

2

Entrega la mercadería

X

Proveedor

3

Recibe la mercadería

X

Supervisor de compras

4

Verifica que la mercadería esté de acuerdo con la orden de compra y que los empaques de los productos estén en perfectas condiciones

X

Supervisor de compras

5

Envío de informe a jefa de compras

X

6

Devolución de la mercadería

X

7

Comunicar a la jefa de compras

X

8

Pago de contado a proveedores

X

9 10

Firma y recibe la factura por la compra a proveedores Elaboración y entrega de comprobante de recepción a proveedores

X

X

X

X

X

Gráfico

No

Asistente de compras Asistente de compras Asistente de compras Jefa de compras Jefa de compras Asistente de compras Asistente de compras

11

Entrega de mercadería a bodeguero

X

12

Recibo y revisión de mercadería

X

Bodeguero

13

Almacenar la mercadería por secciones

X

Bodeguero

14

Revisar el inicio del trabajo de los bodegueros

X

Supervisor del área

15

Informar el trabajo realizado

X

Bodeguero

16

Revisar el final del trabajo de los bodegueros

X

17

Comunicar el trabajo de limpieza y percheo

X

18

Realizar el trabajo de limpieza y percheo

X

Bodeguero

19

Comunicar sobre el trabajo realizado

X

Bodeguero

20

Fin

Supervisor del área Supervisor del área

Elaborado por: Supervisado por: Srta. Yessica Silva López Mg. Ximena García Zambrano Nota: Datos obtenidos de la narrativa del procedimiento de recepción y almacenamiento de mercadería.

Si

50 Tabla 8.

Papel de trabajo P.8. Políticas de ventas a clientes mayoristas y minoristas Elaborado por: Empresa PROVESA MCM Ciclo de compras y ventas Fecha: De enero – junio de 2018 22/06/2018 Objetivo: Solicitar las políticas de ventas a clientes mayoristas y minoristas.

Papel de trabajo: P.8 Página: 1/1

Relevamiento Políticas de ventas a clientes mayoristas:            

El gerente general deberá visitar a los negocios de los clientes mayoristas para efectuar la venta.

Se elaborará la orden de pedido.

El gerente general entregará la orden de pedido al bodeguero.

El bodeguero deberá revisar la orden de pedido, poner un sello, y quedarse con una copia de la original, antes de la respectiva salida de mercadería.

El bodeguero será el encargado de trasladar la mercadería al transporte de carga.

El conductor del transporte de carga se encargará de llevar la mercadería a las afueras del negocio.

El monto mínimo por factura es de $300.

Se cancelará las facturas en efectivo, cheque o crédito.

Cuando se efectué una venta a crédito, el cliente deberá firmar una letra de cambio.

Una vez cancelada toda la mercadería a crédito, el gerente general le entregará la letra de cambio al cliente.

El conductor del transporte de carga será el encargado de descargar y entregar al cliente la mercadería.

El gerente general deberá realizar y entregar la factura al cliente.

Políticas de ventas a clientes minoristas:        

El cliente buscará en cada una de las perchas el producto y la cantidad que desee llevar.

El cliente se acercará al cajero a cancelar el producto.

El cajero deberá brindar un trato amable y cortes hacia todos los clientes.

Todos los cajeros deberán atender con rapidez, de modo que los clientes no pasen mucho tiempo esperando en la fila.

Los cajeros deberán registrar las ventas en el sistema.

El pago de facturas se permitirá en efectivo o tarjeta de crédito.

El cajero deberá realizar la factura electrónica.

Después de haberse efectuado el pago, el cajero pasará a entregar la mercadería.

Elaborado por: Supervisado por: Srta. María Cobos Merizalde Mg. Ximena García Zambrano Nota: Datos obtenidos de las entrevistas, encuestas y pruebas de recorrido realizadas en la empresa PROVESA.

51 Tabla 9.

Papel de trabajo P.9. Narrativa del procedimiento de ventas a clientes mayoristas Elaborado por: Empresa PROVESA MCM Ciclo de compras y ventas Fecha: De enero – junio de 2018 22/06/2018 Objetivo: Realizar la narrativa del procedimiento de ventas a clientes mayoristas.

Papel de trabajo: P.9 Página: 1/1

Relevamiento En las ventas a clientes mayoristas que cuentan con negocios, el gerente general es quien los visita, mismo que pregunta al cliente si va a realizar algún pedido de los productos, una vez que el cliente decide realizar el pedido especificando además del producto, la cantidad, el precio y la forma de pago (efectivo, cheque o crédito), el gerente general procede a elaborar y entregar la orden de pedido al bodeguero, la misma que es revisada por el bodeguero para saber cuál es la mercadería y la cantidad que debe entregar, además de poner un sello y quedarse con una copia de la original como constancia de que el bodeguero ha entregado la mercadería al transportista.

Una vez comunicado la salida de mercadería al gerente general, el bodeguero la traslada al transporte de carga para luego enviarla con el conductor del camión a las afueras del negocio del cliente, en el caso de que la venta sea a crédito el gerente general realiza una letra de cambio, misma que el cliente debe firmar como garantía de que se ha entregado la mercadería y de que aún no ha sido cancelada, cabe mencionar que al momento que el cliente paga el 100% de la deuda por la mercadería, el gerente general le entregará la letra de cambio.

Seguido de lo anteriormente escrito, el gerente general pide al chofer de carga descargar y entregar al cliente la mercadería, luego el gerente general realiza la factura, firman ambas partes y la entrega al cliente. Las ventas las realiza el gerente general, debido a que la empresa no cuenta con vendedores, por motivos de robos por parte de los mismos, además de que los cajeros tienden a cometer errores.

Elaborado por: Supervisado por: Srta. María Cobos Merizalde Mg. Ximena García Zambrano Nota: Datos obtenidos de las entrevistas, encuestas y pruebas de recorrido realizadas en la empresa PROVESA.

52 Tabla 10.

Papel de trabajo P.10. Flujograma del procedimiento de ventas a clientes mayoristas Elaborado por: Empresa PROVESA MCM Ciclo de compras y ventas Fecha: De enero – junio de 2018 22/06/2018 Objetivo: Realizar el flujograma del procedimiento de ventas a clientes mayoristas.

Papel de trabajo: P.10 Página: 1/1

Relevamiento Nº

Descripción

Act.

Doc.

Responsable

1

Inicio

2

Visita el negocio del cliente

X

Gerente general

3

Realiza el pedido

X

Cliente mayorista

4

Elaboración y entrega de la orden de pedido al bodeguero

X

X

Gerente general

5

Recibe y revisa la orden de pedido

X

X

Bodeguero

6

Comunica la salida de mercadería al gerente general

X

Bodeguero

7

Supervisa la salida de mercadería

X

Gerente general

8

Coloca sello a la orden de pedido

X

X

Bodeguero

X

X

Bodeguero

9 10 11

Realiza una copia de la orden de pedido original y se queda con aquella copia Traslado de la mercadería al transporte de carga Envío de la mercadería a las afueras del negocio del cliente

X

Gráfico

Si

No

Si

No

Bodeguero Conductor del camión Cliente mayorista

X

12

Realiza pago a crédito

X

13

Realiza una letra de cambio

X

X

14

Firma la letra de cambio

X

X

15

Realiza pago en efectivo o cheque

X

16

Recibe el efectivo o cheque

X

Gerente general

17

Descarga y entrega la mercadería

X

Conductor del camión

18

Realiza y firma la factura

X

X

Gerente general

19

Firma la factura

X

X

Cliente mayorista

20

Entrega la factura al cliente

X

X

Gerente general

21

Fin

Gerente general Cliente mayorista Cliente mayorista

Elaborado por: Supervisado por: Srta. María Cobos Merizalde Mg. Ximena García Zambrano Nota: Datos obtenidos de la narrativa del procedimiento de ventas a clientes mayoristas.

53 Tabla 11.

Papel de trabajo P.11. Narrativa del procedimiento de ventas a clientes minoristas Elaborado por: Empresa PROVESA YSL Ciclo de compras y ventas Fecha: De enero – junio de 2018 22/06/2018 Objetivo: Realizar la narrativa del procedimiento de ventas a clientes minoristas.

Papel de trabajo: P.11 Página: 1/1

Relevamiento Las ventas empiezan cuando el cliente minorista visita a la empresa, mismo que busca en cada una de las perchas si hay el producto que desea llevar. Cabe mencionar que lo anteriormente escrito lo realiza el cliente sin ayuda de ningún vendedor, debido a que la empresa no cuenta con vendedores. Una vez elegido el producto y la cantidad, el cliente se acerca a la caja para cancelar el valor de los productos que desea adquirir, el cajero ingresa al sistema Sacfin Pro para registrar la venta de la mercadería y pregunta al cliente cuál será la forma de cancelación de factura (efectivo o tarjeta de crédito), el cajero recibe el dinero en efectivo o tarjeta de crédito, seguido de esto procede a realizar la factura electrónica, luego se procede a entregar la mercadería.

Elaborado por: Supervisado por: Srta. Yessica Silva López Mg. Ximena García Zambrano Nota: Datos obtenidos de las entrevistas, encuestas y pruebas de recorrido realizadas en la empresa PROVESA.

54 Tabla 12.

Papel de trabajo P.12. Flujograma del procedimiento de ventas a clientes minoristas Elaborado por: Empresa PROVESA YSL Ciclo de compras y ventas Fecha: De enero – junio de 2018 22/06/2018 Objetivo: Realizar el flujograma del procedimiento de ventas a clientes minoristas.

Papel de trabajo: P.12 Página: 1/1

Relevamiento Nº

Descripción

Act.

1

Inicio

2

Busca el producto en las perchas

X

3

Elige el producto y la cantidad

X

4 5

Se acerca a caja a cancelar el valor de la mercadería Ingresa al sistema Sacfin Pro a registrar la venta de la mercadería

Doc.

Responsable

Gráfico

Cliente minorista Cliente minorista Cliente minorista

X X

Cajero

6

Pregunta al cliente la forma de pago

X

Cajero

7

Pago en efectivo o en tarjeta de crédito

X

Cliente minorista

8

Recibe el dinero en efectivo o tarjeta de crédito

X

Cajero

9

Realiza la factura electrónica

X

10

Entrega de la mercadería y la factura

X

Cajero

11

Recibe la mercadería con la factura

X

Cliente minorista

12

Fin

X

Cajero

Elaborado por: Supervisado por: Srta. Yessica Silva López Mg. Ximena García Zambrano Nota: Datos obtenidos de la narrativa del procedimiento de ventas a clientes minoristas.

55 Tabla 13.

Papel de trabajo P.13. Marcas de auditoría que serán utilizadas en los papeles de trabajo Elaborado por: Papel de trabajo: Empresa PROVESA YSL P.13 Ciclo de compras y ventas Fecha: Página: De enero – junio de 2018 23/06/2018 1/1 Objetivo: Establecer las marcas de auditoría que serán utilizadas en los papeles de trabajo.

Relevamiento Las siguientes marcas de auditoría, serán utilizadas en los papeles de trabajo.

Simbología ∑  ©

Elaborado por: Srta. Yessica Silva López Nota: Marcas de auditoría para los papeles de trabajo.

Significado Sumatoria Verificado Cruzado

Supervisado por: Mg. Ximena García Zambrano

56 5.2.2. Identificar el Nivel de Riesgo del Sistema de Control Interno que presenta la Empresa en el Ciclo de Compras y Ventas.

5.2.2.1. Programa de ejecución.

Tabla 15.

Programa de ejecución N°

Procedimientos

Papel de trabajo

Aplicables en la etapa intermedia y final Evaluar el sistema de control interno bajo el COSO IIB.1 ERM al ciclo de compras y ventas, primer semestre de 2018 de la empresa PROVESA. Determinar el nivel de confianza y riesgo por cada B.2 componente del COSO II-ERM y de manera global analizado en el cuestionario realizado anteriormente H.1 Determinar la muestra con la que se revisarán B.3 representativamente los documentos de la empresa.

Elaborar la tabla resumen de recomendaciones en base a B.4 cada componente del COSO II-ERM. Verificar el cumplimiento de las políticas de compras en base a la muestra determinada en el papel de trabajo H.3 haciendo énfasis en los siguientes aspectos: a. Formas de pago.

B.5 b. Realización de la retención en la fuente. c. Elaboración de la orden de compra. d. Firma de autorización de la jefa de compras. e. Registro de facturas de compras en el sistema.

Verificar el cumplimiento de las políticas de recepción y almacenamiento de mercadería en base a la muestra determinada en el papel de trabajo H.3 haciendo énfasis en los siguientes aspectos: a. Concordancia de requisiciones de mercadería B.6 con la factura de la empresa proveedora. b. Entrega de comprobante de recepción al proveedor. c. Entrega del documento de respaldo al bodeguero.

Verificar el cumplimiento de las políticas de ventas a clientes mayoristas en base a la muestra determinada en el papel de trabajo H.3 haciendo énfasis en los siguientes aspectos: a. Formas de pago.

B.7 b. Letra de cambio por venta a crédito. c. Elaboración de la orden de pedido. d. Orden de pedido con sello. e. Registro de facturas de ventas a clientes mayoristas en el sistema.

Verificar el cumplimiento de las políticas de ventas a clientes minoristas en base a la muestra determinada en el papel de trabajo H.3 haciendo énfasis en los siguientes aspectos: B.8 a. Formas de pago. b. Documento de respaldo. c. Registro de facturas de ventas a clientes minoristas en el sistema.

Nota: Los datos presentados corresponden al programa de ejecución.

Fecha de elaboración

Elaborado por

H.1

09/07/2018

MCM

H.2

10/07/2018

YSL

H.3

10/07/2018

MCM

H.4

11/07/2018

YSL

H.5

13/07/2018

MCM

H.6

14/07/2018

MCM

H.7

23/07/2018

YSL

H.8

28/07/2018

YSL

B

57 Tabla 14.

Papel de trabajo H.1. Sistema de control interno bajo el COSO II-ERM al ciclo de compras y ventas, primer semestre de 2018 de la empresa PROVESA Elaborado por: Papel de trabajo: Empresa PROVESA MCM H.1 Ciclo de compras y ventas Fecha: Página: De enero – junio de 2018 09/07/2018 1/3 Objetivo: Evaluar el sistema de control interno bajo el COSO II-ERM al ciclo de compras y ventas, primer semestre de 2018 de la empresa PROVESA. Relevamiento Nº 1 2 3 4 5 6 7 8

9 10 11 12 13 14

15 16 17 18 19 20 21 22

Preguntas Ambiente de control ¿La empresa PROVESA efectúa sus actividades bajo valores éticos? ¿El personal que integra los departamentos de compras y ventas conoce sus actividades y funciones? ¿Cuenta la empresa con un comité para los departamentos de compras y ventas? ¿La empresa cuenta con manuales de responsabilidades en relación al ciclo de compras y ventas? ¿La empresa posee una estructura organizacional definida? ¿La empresa realiza proceso de inducción para dar conocimiento de las funciones al personal contratado? ¿Las órdenes de compras son autorizadas y firmadas por la jefa de compras? ¿La empresa capacita al personal para el buen desarrollo de sus funciones?

Establecimiento de objetivos ¿Cuenta la empresa con un soporte escrito de misión, visión y valores u objetivos institucionales? ¿La empresa ha cumplido a cabalidad con todos sus objetivos planificados? ¿La empresa establece objetivos respecto al monto de ventas a crédito? ¿Establece la empresa objetivos en cuanto a la selección de proveedores? ¿Ha establecido la empresa objetivos en relación a la eficiencia del personal que labora en la misma? ¿Se ha propuesto en la empresa un objetivo sobre capacitaciones al personal que labora en la misma?

Identificación de eventos ¿La empresa archiva las órdenes de compras de una forma confiable? ¿Las órdenes de compras son documentos pre foliados? ¿Cuenta la empresa con el personal suficiente para realizar ventas a clientes mayoristas y minoristas? ¿El personal de la empresa cumple con todos los controles internos establecidos por la misma? ¿Los cajeros son idóneos o están altamente preparados para desarrollar ventas a clientes minoristas? ¿Se realiza toma física de inventario permanente? ¿Se realizan capacitaciones periódicas al personal de la empresa? ¿Cuenta la empresa con un manual de políticas y procedimientos en relación a las compras, recepción, almacenamiento y ventas?

Si

No

1 1 1 1 1 1 1 1

1 1 1 1 1 1

1 1 1 1 1 1 1 1

N/A

Observaciones

58 Elaborado por: Papel de trabajo: MCM H.1 Fecha: Página: 09/07/2018 2/3 Objetivo: Evaluar el sistema de control interno bajo el COSO II-ERM al ciclo de compras y ventas, primer semestre de 2018 de la empresa PROVESA. Empresa PROVESA Ciclo de compras y ventas De enero – junio de 2018

Nº 23 24 25 26 27 28

29

Preguntas Evaluación de riesgos ¿Se reúnen los supervisores de PROVESA para evaluar un riesgo o problema a tiempo? ¿Existe un registro de entrada y salida de mercadería a través de un sistema contable? ¿El sistema que maneja la empresa para guardar información es confiable? ¿Los despachadores revisan la mercadería antes de entregarla al cliente? ¿Existe un adecuado almacenamiento de la mercadería? ¿La mercadería recibida por la empresa proveedora cumple satisfactoriamente los requerimientos que fueron establecidos en la orden de compra?

Respuesta al riesgo ¿La empresa da solución a productos con menor salida para evitar posibles pérdidas económicas?

Si

1 1 1 1

1

31

¿Se realizan arqueos de caja al cierre del día laboral?

1

32

¿Existe restricción de acceso al registro contable de las compras y ventas a personas no autorizadas?

1

34

35 36 37 38 39

1

Se archiva documentación física con información real y confiable Los cajeros son los que cierran cajas Acceden solamente el gerente general, la jefa de compras y contadora

1

1

¿La jefa de compras está presente al momento de realizar pedidos a los proveedores? ¿Se archivan respaldos de las órdenes de compras autorizadas por la jefa de compras? ¿Existe una correcta distribución del espacio físico para almacenar la mercadería? ¿La empresa ha establecido normas u objetivos relación a la protección física de la mercadería almacenada? ¿La empresa ha actualizado el sistema de políticas establecidas en la misma?

Observaciones

1

30

¿La empresa ha establecido medidas de control para mejorar los procesos de compras, recepción, almacenamiento y ventas?

Actividades de control ¿Se establece como política la norma de plazo a 30 días, sin intereses, a partir de la fecha de venta, para que el cliente pueda cancelar su factura?

N/A

1

¿Establece la empresa controles detectivos o correctivos si el sistema que maneja la misma arroja información con algunas irregularidades?

33

No

1 1 1 1 1

No siempre está presente la jefa de compras

59 Elaborado por: Papel de trabajo: MCM H.1 Fecha: Página: 09/07/2018 3/3 Objetivo: Evaluar el sistema de control interno bajo el COSO II-ERM al ciclo de compras y ventas, primer semestre de 2018 de la empresa PROVESA. Empresa PROVESA Ciclo de compras y ventas De enero – junio de 2018

Nº 40 41 42 43 44 45

46

Preguntas Si Información y comunicación ¿Existe comunicación entre la jefa de compras y el gerente 1 general de la empresa? ¿Existe comunicación entre la jefa de compras, 1 recepcionista y proveedores? ¿Se comunica a los clientes cuando exista alza de precios, promociones y descuentos? ¿Se comunica al gerente general de la empresa todas las actividades que se realizan diariamente en la misma? ¿Los supervisores de área mantienen constante comunicación con los operarios que laboran bajo su cargo? ¿Existe una buena comunicación entre los operarios de la empresa con sus compañeros?

Monitoreo ¿Se realiza un análisis del historial del cliente mayorista y la capacidad de pago, que fundamente la aceptación o rechazo de una nueva venta a crédito?

Los cajeros comunican a los clientes

1 1

1

1

48

Una vez archivado los documentos de compras y ventas ¿Se vuelven a revisar al término del mes?

1

50

Observaciones

1

¿Se supervisan las actividades de los operarios en las distintas áreas de la empresa?

¿Se comprueba que la mercadería almacenada en bodega conste con el registro del sistema de la empresa? ¿Se ha realizado en la empresa una evaluación del sistema de control interno al ciclo de compras y ventas?

Total

N/A

1

47

49

No

El supervisor de áreas revisa las actividades Revisan para ver facturas canceladas Se lo realiza 1 vez al mes

1 1 25

25

0

Elaborado por: Supervisado por: Srta. María Cobos Merizalde Mg. Ximena García Zambrano Nota: Cuestionario de evaluación del sistema de control interno bajo el COSO II-ERM.

60 Tabla 15.

Papel de trabajo H.2. Nivel de confianza y riesgo por cada componente del COSO II-ERM y de manera global analizado en el cuestionario realizado anteriormente H.1 Elaborado por: Papel de trabajo: Empresa PROVESA YSL H.2 Ciclo de compras y ventas Fecha: Página: De enero – junio de 2018 10/07/2018 1/1 Objetivo: Determinar el nivel de confianza y riesgo por cada componente del COSO II-ERM y de manera global analizado en el cuestionario realizado anteriormente H.1.

Relevamiento N° 1 2 3 4 5 6 7 8

Componentes

Positivas 4 1 2 4 3 3 5 3

Ambiente de control Establecimiento de objetivos Identificación de eventos Evaluación de riesgos Respuesta al riesgo Actividades de control Información y comunicación Monitoreo

Total de preguntas positivas Total de preguntas negativas Total de preguntas

Preguntas Negativas 4 5 6 2 2 3 1 2

Total 8 6 8 6 5 6 6 5

Nivel de riesgo 50% 83% 75% 33% 40% 50% 17% 40%

Nivel de confianza 50% 17% 25% 67% 60% 50% 83% 60%

25 25 50

Una vez obtenido el total de preguntas positivas y negativas por cada componente, se prosigue a determinar de manera global el nivel de confianza y riesgo.

Nivel de confianza=

Nivel de riesgo= Rangos 76% - 90% 51% - 75% 15% - 50%

Nivel de confianza Alto Moderado Bajo

Total de preguntas positivas 25 = =50% Total de preguntas 50

Total de preguntas negativas 25 = =50% Total de preguntas 50 Calificación 50%

Nivel de riesgo 1 2 3

Calificación 50%

Elaborado por: Supervisado por: Srta. Yessica Silva López Mg. Ximena García Zambrano Nota: Datos obtenidos como resultado de la aplicación del cuestionario de control interno bajo el COSO II-ERM.

61 Tabla 16.

Papel de trabajo H.3. Muestra con la que se revisarán representativamente los documentos de la empresa Elaborado por: Papel de trabajo: Empresa PROVESA MCM H.3 Ciclo de compras y ventas Fecha: Página: De enero – junio de 2018 10/07/2018 1/1 Objetivo: Determinar la muestra con la que se revisarán representativamente los documentos de la empresa.

Relevamiento Una vez obtenido el nivel de confianza y riesgo en el papel de trabajo H.2 en el cual se refleja un nivel de confianza del 50% y un nivel de riesgo del 50%, considerado en términos cualitativos moderado para ambos casos, se prosigue a determinar el cálculo de la muestra, asimismo se establece un margen de error del 5%, para obtener una cantidad representativa de documentos de la empresa que serán revisados, por tanto serán 40 transacciones de compras y ventas al por mayor y menor sobre la totalidad de las mismas que se estudiaran.

Muestra=

Nivel de riesgo 2 = =40 Grado de error 0,05

Elaborado por: Supervisado por: Srta. María Cobos Merizalde Mg. Ximena García Zambrano Nota: Datos obtenidos como resultado del nivel de confianza y riesgo por cada componente del COSO II-ERM.

62 Tabla 17.

Papel de trabajo H.4. Tabla resumen de recomendaciones en base a cada componente del COSO II-ERM Elaborado por: YSL Fecha: 11/07/2018

Empresa PROVESA Ciclo de compras y ventas De enero – junio de 2018

Papel de trabajo: H.4 Página: 1/3

Objetivo: Elaborar la tabla resumen de recomendaciones en base a cada componente del COSO II-ERM. Relevamiento N°

1

Componentes

Ambiente de control

Detalle

Nivel de riesgo

La empresa no cuenta con un comité para los departamentos de compras y ventas.

Moderado

La empresa no cuenta con manuales de responsabilidades en relación al ciclo de compras y ventas.

La empresa no posee una estructura organizacional definida.

La empresa no capacita al personal para el buen desarrollo de sus funciones.

La empresa no cuenta con un soporte escrito de misión, visión y valores u objetivos institucionales.

2

Establecimiento de objetivos

La empresa no ha cumplido a cabalidad con todos sus objetivos planificados.

La empresa no establece objetivos para la selección de proveedores.

Recomendaciones Es recomendable que la empresa PROVESA cuente con un comité al menos para los departamentos de compras y ventas, con el fin de estudiar aspectos importantes en relación a los departamentos antes descritos.

Moderado

Crear y aplicar un manual de responsabilidades para conocimiento de todo el personal de la empresa PROVESA.

Moderado

Establecer estructura organizacional para una mejor gestión en la empresa.

Moderado

Capacitar al personal al menos 2 veces al año.

Alto Alto Alto

La empresa no ha establecido objetivos para la eficiencia del personal que labora en la misma.

Alto

La empresa no ha propuesto un objetivo sobre capacitaciones al personal que labora en la misma.

Alto

Crear la misión, visión y valores u objetivos para la empresa PROVESA, dado que son el pilar fundamental de cualquier empresa.

Proponer un cronograma de objetivos para poder cumplir los objetivos faltantes al tiempo establecido en el cronograma.

Establecer objetivos para selección de proveedores con mejores precios de productos.

Proponer objetivos en relación a la eficiencia del personal que labora en la misma, para conocer el grado de desempeño de los mismos.

Establecer objetivos para la capacitación del personal semestralmente.

62

63 Elaborado por: YSL Fecha: 11/07/2018

Empresa PROVESA Ciclo de compras y ventas De enero – junio de 2018

Papel de trabajo: H.4 Página: 2/3

Objetivo: Elaborar la tabla resumen de recomendaciones en base a cada componente del COSO II-ERM N°

Componentes

Detalle Las órdenes de compras no son documentos pre foliados.

La empresa no cuenta con el personal suficiente para realizar ventas a clientes mayoristas y minoristas.

El personal de la empresa no cumple con todos los controles internos establecidos por la misma.

3

4

5

Identificación de eventos

Evaluación de riesgos

Respuesta al riesgo

Los cajeros no son los idóneos o están altamente preparados para desarrollar ventas a clientes minoristas.

No se realizan capacitaciones periódicas al personal de la empresa.

La empresa no cuenta con un manual de políticas y procedimientos en relación a las compras, recepción, almacenamiento y ventas.

El sistema que maneja la empresa para guardar información no es confiable.

La mercadería recibida por la empresa proveedora no cumple satisfactoriamente los requerimientos que fueron establecidos en la orden de compra.

La empresa no establece controles detectivos o correctivos sabiéndose que el sistema que maneja la misma arroja información con algunas irregularidades.

La empresa no ha establecido medidas de control para mejorar los procesos de compras, recepción, almacenamiento y ventas.

Nivel de riesgo Moderado Moderado

Moderado

Moderado Moderado Moderado

Bajo

Bajo

Bajo

Bajo

Recomendaciones Llevar un adecuado orden sobre los documentos de las órdenes de compras.

Realizar ofertas de empleo en puesto de vendedor para obtener documentación necesaria y seleccionar al vacante idóneo.

Fijar multas para el incumplimiento de los controles internos de la empresa.

Capacitar o dar charlas al personal de la empresa sobre la importancia de cumplir con todos los requisitos que establezca la empresa.

Proponer capacitaciones a los cajeros de la empresa, para mitigar los errores ocasionados por los mismos al realizar una venta.

Fijar fechas periódicas para llevar a cabo las capacitaciones fijadas por la empresa para el personal que labora en la misma.

Elaborar un manual de políticas y procedimientos en relación a las compras, recepción, almacenamiento y ventas para llevar a cabo un mejor control en la empresa.

Dar mantenimiento al sistema que maneje la empresa para evitar los errores en información que arroja el mismo.

Buscar e implementar otro sistema con mejor protección y respaldo de información.

Revisar la orden de compra antes de ser entregada al proveedor y hacer que el mismo también la revise para que no haya confusiones posteriores.

Establecer controles durante y después del suceso del sistema, se debe realizar mantenimiento periódico o revisión total del mismo.

Establecer medidas de control en base al mejoramiento de los procesos en compras, recepción, almacenamiento y ventas.

63

64 Elaborado por: YSL Fecha: 11/07/2018

Empresa PROVESA Ciclo de compras y ventas De enero – junio de 2018

Papel de trabajo: H.4 Página: 3/3

Objetivo: Elaborar la tabla resumen de recomendaciones en base a cada componente del COSO II- ERM N°

6

7

8

Componentes

Actividades de control

Información y comunicación

Monitoreo

Detalle

Nivel de riesgo

La jefa de compras no siempre está presente al momento de realizar pedidos a los proveedores.

Bajo

La empresa no ha establecido normas u objetivos relación a la protección física de la mercadería almacenada.

Bajo

La empresa no ha actualizado el sistema de políticas establecidas en la misma.

Bajo

No se comunica al gerente general de la empresa todas las actividades que se realizan diariamente en la misma.

No se realiza un análisis del historial del cliente mayorista y la capacidad de pago, para el fundamento de la aceptación o rechazo de una nueva venta a crédito.

No se ha realizado en la empresa una evaluación del sistema de control interno al ciclo de compras y ventas.

Bajo

Recomendaciones Cuando exista ausencia por parte de la jefa de compras en la empresa, se debe contar con la presencia del supervisor de compras para la emisión de cualquier orden de compra.

Desarrollar normas u objetivos para la protección física de la mercadería almacenada con el fin de evitar cualquier daño de la misma.

El sistema de políticas en la empresa debe ser actualizado así no consten físicamente, para conocimiento de todo el personal de la empresa.

Emitir un reporte al término de un mes al gerente general de la empresa sobre conocimiento de las actividades que se han llevado a cabo en el lapso de tiempo.

Bajo

Para dar por aceptado un nuevo crédito a un cliente, se debe realizar un análisis de su historial de compras y pagos en la empresa.

Bajo

Realizar una evaluación del sistema de control interno al ciclo de compras y ventas.

Supervisado por: Mg. Ximena García Zambrano

64

Elaborado por: Srta. Yessica Silva López Nota: Datos obtenidos como resultado de la aplicación del cuestionario de control interno bajo el COSO II-ERM.

65 Tabla 18.

Papel de trabajo H.5. Cumplimiento de las políticas de compras en base a la muestra determinada en el papel de trabajo H.3 Elaborado por: Papel de trabajo: Empresa PROVESA MCM H.5 Ciclo de compras y ventas Fecha: Página: De enero – junio de 2018 13/07/2018 1/2 Objetivo: Verificar el cumplimiento de las políticas de compras en base a la muestra determinada en el papel de trabajo H.3 haciendo énfasis en los siguientes aspectos: a. Formas de pago. b. Realización de la retención en la fuente. c. Elaboración de la orden de compra. d. Firma de autorización de la jefa de compras. e. Registro de facturas de compras en el sistema.

Relevamiento (Ver anexo 9).

Formas de Pago Efectivo 43%

Cheque 18%

Crédito 40%

Retención en la fuente Si 80%

No 20%

Orden de pedido Si 80%

No 20%

Autorización por jefa de compras Si No 80% 20%

Registro en el sistema Si 90%

No 10%

El cumplimiento de las facturas de compras con las políticas que establece la empresa PROVESA de una forma general se presenta a continuación: Porcentaje de cumplimiento Facturas que cumplen con las políticas establecidas excluyendo la forma de pago 65% Facturas que no cumplen con las políticas establecidas excluyendo la forma de pago 35% ∑100% Sumatoria∑ Fuente: Listado de compras del primer semestre año 2018 de la empresa PROVESA, facturas físicas, sistema Sacfin Pro. Detalle

Marcas: Sumatoria ∑, Verificado .

Atributos del hallazgo Condición: La asistente de compras no aplicó retenciones en la fuente de ocho facturas, que son: Adheplast S.A. con factura Nº 001-001-000891035., Dismarex S.C. con factura Nº 001-001-000223215., Tecnomega C.A. con factura Nº 001-001-000491092., Ríos Jorge Napoleon con factura Nº 001-001-000172121., Morales Pincay Laura con factura Nº 001-001-000022212., Plastife S.A. con factura Nº 001-001-000592241., Industrias Ales C.A. con factura Nº 001-001-000722212., y Reparti S.A. con factura Nº 001-001-001369801.

Existen ocho facturas que no fueron autorizadas ni firmadas por la jefa de compras, por ende no se utilizaron las órdenes de compras para realizar pedidos a las empresas proveedoras, estas ocho facturas son las siguientes que se encuentran distribuidas en el primer semestre del período 2018: Adheplast S.A. con factura Nº 001-001000891035., Dismarex S.C. con factura Nº 001-001-000223215., Brunella S.A. con factura Nº 001-001000584233., Morales Pincay Laura con factura Nº 001-001-000022212., Plastife S.A. con factura Nº 001-001000592241., Industrias Ales C.A. con factura Nº 001-001-000722212., Reparti S.A. con factura Nº 001-001001369801., y Neyplex Cia. Ltda. con factura Nº 001-001-001562879.

No se registraron cuatro facturas de compras a las empresas proveedoras La Fabril S.A. con factura Nº 001001-000865063., Cusme López Carlos con factura Nº 001-001-000692032., Disor Cia. Ltda. Con factura Nº 001-001-000881345., y Dinusa S.A. con factura Nº 001-001-000969141., respectivamente, a pesar que las facturas no fueron registradas en el sistema, estas si fueron autorizadas y firmadas por la jefa de compras.

66 Elaborado por: Papel de trabajo: MCM H.5 Fecha: Página: 13/07/2018 2/2 Objetivo: Verificar el cumplimiento de las políticas de compras en base a la muestra determinada en el papel de trabajo H.3 haciendo énfasis en los siguientes aspectos: a. Formas de pago. b. Realización de la retención a la fuente. c. Elaboración de la orden de compra. d. Firma de autorización de la jefa de compras. e. Registro de facturas de compras en el sistema.

Empresa PROVESA Ciclo de compras y ventas De enero – junio de 2018

Criterio: La empresa PROVESA es un agente de retención y por ende todas las empresas proveedoras son agentes de percepción, y se debe aplicar la retención en la fuente a las empresas proveedoras.

De acuerdo con la Corporación de Estudios y Publicaciones (2018). En el Art. 104. Ley de Régimen Tributario Interno.- Comprobantes de retención.- Los agentes de retención entregarán los comprobantes de retención en la fuente por impuesto a la renta y por impuesto al valor agregado IVA, en los formularios que reunirán los requisitos que se establezcan en el correspondiente reglamento.

Es política de la empresa que todas las órdenes de pedido deben contar con la firma y autorización de la jefa de compras.

Es política de la empresa registrar en el sistema Sacfin Pro todas aquellas facturas de compras.

Causa: La asistente de compras considera que los valores de las facturas no son muy elevados, por tanto no aplica retenciones en la fuente.

Cuando existe ausencia de la jefa de compras en la empresa, la asistente de compras considera necesario realizar una nueva compra y emite pedido a su criterio pero no realiza orden de compra, por tanto no hay un respaldo que garantice la compra cuando la misma llegue a la empresa PROVESA. No existe un adecuado control para archivar facturas de compras.

Efecto: La empresa PROVESA asume el valor de las retenciones en la fuente que no fueron efectuados en algunas facturas de compras.

Existen compras innecesarias en la empresa, dado que no están aprobadas por la jefa de compras.

Existen diferencias entre el registro de facturas de compras con la mercadería que fue ingresada en el sistema que maneja la empresa.

Elaborado por: Supervisado por: Srta. María Cobos Merizalde Mg. Ximena García Zambrano Nota: Datos obtenidos como resultado de la verificación del cumplimiento de las políticas de compras.

67 Tabla 19.

Papel de trabajo H.6. Cumplimiento de las políticas de recepción y almacenamiento de mercadería en base a la muestra determinada en el papel de trabajo H.3 Elaborado por: Papel de trabajo: Empresa PROVESA MCM H.6 Ciclo de compras y ventas Fecha: Página: De enero – junio de 2018 14/07/2018 1/2 Objetivo: Verificar el cumplimiento de las políticas de recepción y almacenamiento de mercadería en base a la muestra determinada en el papel de trabajo H.3 haciendo énfasis en los siguientes aspectos: a. Concordancia de requisiciones de mercadería con la factura de la empresa proveedora. b. Entrega del comprobante de recepción al proveedor. c. Entrega del documento de respaldo al bodeguero.

Relevamiento (Ver anexo 10).

Conforme con la orden de compra Si No 73% 27%

Entrega de comprobante de recepción al proveedor Si No 73% 27%

Documento respaldo en bodega Si No 0% 100%

El cumplimiento de recepción y almacenamiento de mercadería con las políticas que establece la empresa PROVESA de una forma general se presenta a continuación: Detalle

Porcentaje de cumplimiento

Cumplimiento de las políticas establecidas en PROVESA para recepción y 0% almacenamiento.

No cumplimiento de las políticas establecidas en PROVESA para recepción y 100% almacenamiento. ∑100% Sumatoria∑ Fuente: Listado de compras del primer semestre año 2018 de la empresa PROVESA, facturas físicas, sistema Sacfin Pro, copias de órdenes de compras.

Marcas: Sumatoria ∑, Verificado .

Atributos del hallazgo Condición: Existen once facturas que no están conformes con las órdenes de compras que fueron emitidas por la empresa PROVESA, que son: la factura Nº 001-001-000865063 de La Fabril S.A., factura Nº 001-001000681245 de Industrias Ales C.A., factura Nº 001-001-000193413 de Jabonería Wilson S.A., factura Nº 001001-000030095 de Valdez Loor Roque, factura Nº 001-001-000976404 de Unilever Andina S.A., factura Nº 001-001-001252879 de Quala Ecuador S.A., factura Nº 001-001-000172121 de Ríos Jorge Napoleon, factura Nº 001-001-000804233 de Padilla García Sebastián, factura Nº 001-001-000018240 de Tapia Merino Carlos, factura Nº 001-001-000588321 de Castro Loor Ana y factura Nº 001-001-001000199 de Unilever Andina S.A. La asistente de compras no entregó los respectivos comprobantes de recepción de mercadería a ciertas empresas proveedoras, una vez que estas últimas hayan entregado la mercadería.

La empresa PROVESA no cuenta con un documento de respaldo en bodega.

Criterio: Es política de la empresa realizar devoluciones cuando la mercadería que llega no está conforme con las órdenes de compras que fueron emitidas por la empresa.

Es política de la empresa entregar un comprobante de recepción de mercadería a cada una de las empresas proveedoras.

Es política de la empresa emitir un comprobante de recepción de mercadería al proveedor.

68 Elaborado por: Papel de trabajo: MCM H.6 Fecha: Página: 14/07/2018 2/2 Objetivo: Verificar el cumplimiento de las políticas de recepción y almacenamiento de mercadería en base a la muestra determinada en el papel de trabajo H.3 haciendo énfasis en los siguientes aspectos: a. Concordancia de requisiciones de mercadería con factura de la empresa proveedora. b. Entrega del comprobante de recepción al proveedor. c. Entrega del documento de respaldo al bodeguero.

Empresa PROVESA Ciclo de compras y ventas De enero – junio de 2018

Causa: Existencia de errores cometidos por la asistente de compras al emitir una orden de compra.

Desconocimiento y olvido de la asistente de compras sobre algunas políticas de la empresa.

El bodeguero solo revisa la nueva mercadería con el jefe de compras y al término de su revisión la guarda en bodega por secciones.

Efecto: Numerosas devoluciones de mercadería por no concordar con las requisiciones de la orden de compra, como también se recibe mercadería incompleta.

Las empresas proveedoras no tienen certeza total si toda la mercadería fue recibida por la empresa PROVESA. Existan faltantes de productos en bodega o diferencias entre la mercadería que fue ingresada en el sistema con la mercadería que repose en bodega.

Elaborado por: Supervisado por: Srta. María Cobos Merizalde Mg. Ximena García Zambrano Nota: Datos obtenidos como resultado de la verificación del cumplimiento de las políticas de recepción y almacenamiento de mercadería.

69 Tabla 20.

Papel de trabajo H.7. Cumplimiento de las políticas de ventas a clientes mayoristas determinada en el papel de trabajo H.3 Elaborado por: Empresa PROVESA YSL Ciclo de compras y ventas Fecha: De enero – junio de 2018 23/07/2018 Objetivo: Verificar el cumplimiento de las políticas de ventas a clientes mayoristas determinada en el papel de trabajo H.3 haciendo énfasis en los siguientes aspectos: a. Formas de pago. b. Letra de cambio por venta a crédito. c. Elaboración de la orden de pedido. d. Orden de pedido con sello. e. Registro de facturas de ventas a clientes mayoristas en el sistema.

en base a la muestra Papel de trabajo: H.7 Página: 1/2 en base a la muestra

Relevamiento (Ver anexo 11).

Formas de pago Efectivo 5%

Cheque 25%

Crédito 70%

Crédito (letra de cambio) Si 100%

No 0%

Orden de pedido Si 100%

No 0%

Orden de pedido con sello Si No 92% 8%

Registrado en el sistema Si 92%

No 8%

El cumplimiento de las facturas de ventas a clientes mayoristas con las políticas que establece la empresa PROVESA de una forma general se presenta a continuación: Porcentaje de cumplimiento Facturas que cumplen con las políticas establecidas excluyendo la forma de pago 85% Facturas que no cumplen con las políticas establecidas excluyendo la forma de pago 15% ∑100% Sumatoria∑ Fuente: Listado de ventas a clientes mayoristas del primer semestre año 2018 de la empresa PROVESA, facturas físicas, sistema Sacfin Pro. Detalle

Marcas: Sumatoria ∑, Verificado .

Atributos del hallazgo Condición: Existen tres órdenes de pedido que no han sido selladas por el bodeguero como constancia de que se entregó la mercadería al conductor del camión. Los pedidos son de los clientes Herrera Loor María con el valor total de $327,98., Castro Zamora José con un valor total de $334,43., y Toledo Loor Mónica con un valor total de $434,76.

No ha sido registrado en el sistema Sacfin Pro la factura Nº 001-001-000003987 con un monto de $432,99 del cliente Loor Cevallos Angélica, la factura 001-001-000004999 con un monto de $346,98 del cliente Herrera Laaz Amparo, y la factura 001-001-000005258 con un monto de $324,99 del cliente Zumba Mendoza Galo.

Criterio: El bodeguero deberá revisar la orden de pedido, poner un sello, y quedarse con una copia de la original, antes de la respectiva salida de mercadería.

Es política de la empresa PROVESA registrar en el sistema Sacfin Pro todas aquellas facturas de ventas.

70 Elaborado por: YSL Fecha: 23/07/2018 Objetivo: Verificar el cumplimiento de las políticas de ventas a clientes mayoristas determinada en el papel de trabajo H.3 haciendo énfasis en los siguientes aspectos: a. Formas de pago. b. Letra de cambio por venta a crédito. c. Elaboración de la orden de pedido. d. Orden de pedido con sello. e. Registro de facturas de ventas a clientes mayoristas en el sistema.

Empresa PROVESA Ciclo de compras y ventas De enero – junio de 2018

Papel de trabajo: H.7 Página: 2/2 en base a la muestra

Causa: El bodeguero no contaba con un sello cuando decidió entregar la mercadería, quedándose únicamente con las copias de las tres órdenes de pedido.

La contadora no se percató el contabilizar las tres facturas.

Efecto: Las órdenes de pedidos selladas difieren con la cantidad de mercadería que se encuentra en existencias.

Saldo total de facturas de ventas en el sistema Sacfin Pro subvalorado.

Elaborado por: Supervisado por: Srta. Yessica Silva López Mg. Ximena García Zambrano Nota: Datos obtenidos como resultado de la verificación del cumplimiento de las políticas de ventas a clientes mayoristas.

71 Tabla 21.

Papel de trabajo H.8. Cumplimiento de las políticas de ventas a clientes minoristas en base a la muestra determinada en el papel de trabajo H.3 Elaborado por: Papel de trabajo: Empresa PROVESA YSL H.8 Ciclo de compras y ventas Fecha: Página: De enero – junio de 2018 28/07/2018 1/1 Objetivo: Verificar el cumplimiento de las políticas de ventas a clientes minoristas en base a la muestra determinada en el papel de trabajo H.3 haciendo énfasis en los siguientes aspectos: a. Formas de pago. b. Documento de respaldo. c. Registro de facturas de ventas a clientes minoristas en el sistema.

Relevamiento (Ver anexo 12).

Formas de pago Efectivo Tarjeta de crédito 78% 22%

Factura (Documento de respaldo) Si No 100% 0%

Registrado en el sistema Si No 100% 0%

El cumplimiento de las facturas de ventas a clientes minoristas con las políticas que establece la empresa PROVESA de una forma general se presenta a continuación: Porcentaje de cumplimiento Facturas que cumplen con las políticas establecidas excluyendo la forma de pago 100% Facturas que no cumplen con las políticas establecidas excluyendo la forma de pago 0% ∑100% Sumatoria∑ Fuente: Listado de ventas a clientes minoristas del primer semestre año 2018 de la empresa PROVESA, facturas electrónicas, sistema Sacfin Pro. Detalle

Marcas: Sumatoria ∑, Verificado .

Comentario: A medida en que se realizan las facturas electrónicas de las ventas a clientes minoristas se van registrando en el sistema, por lo tanto, no existen hallazgos.

Elaborado por: Supervisado por: Srta. Yessica Silva López Mg. Ximena García Zambrano Nota: Datos obtenidos como resultado de la verificación del cumplimiento de las políticas de ventas a clientes minoristas.

72 5.2.3. Informar Respecto a los Hallazgos Encontrados.

5.2.3.1. Carta a gerencia.

Señor, Juan Pablo Salguero Olmedo Gerente - Propietario de la empresa PROVESA Se ha realizado una evaluación del sistema de control interno al ciclo de compras y ventas en la empresa PROVESA, primer semestre de 2018, para ello la gerencia fue responsable de proporcionarnos información real y confiable sobre las políticas y procedimientos que conllevan los ciclos antes mencionados para cumplir con los objetivos propuestos en la evaluación del control interno. Es responsabilidad informar al gerente sobre eventos que se han suscitado en la evaluación de los ciclos, cabe destacar que todo proceso realizado cuenta con la información y evidencia otorgada por la empresa, lo cual hace que la auditoría de control interno tenga la respectiva seguridad ante las conclusiones emitidas.

Durante el desarrollo del control interno pueden presentarse limitaciones al mismo, como los errores o eventos que no hayan sido detectados por las evaluadoras, esta limitación está sujeta al riesgo del mismo control interno, el cual puede tomar cambios en sus elementos.

La auditoría realizada de control interno se sustenta de acuerdo con las Normas Internacionales de Auditoría y las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, las cuales hacen énfasis a establecer principios y procedimientos para obtener evidencia suficiente al emitir una opinión.

De acuerdo con la auditoría desarrollada y con la evidencia suficiente, se concluyó que la empresa PROVESA en los ciclos de compras y ventas presenta errores materiales que impiden el desarrollo eficiente de los procesos, teniendo como resultado un inadecuado control interno, para ello se recomienda al gerente implementar nuevas políticas y procedimientos en compras, recepción, almacenamiento y ventas, mismos que ayudarán a mejorar el desarrollo eficiente de los ciclos. A más de ello, se recomiendan nuevos perfiles para cada una de las áreas antes descritas con el fin de tener una selección adecuada en el personal de la empresa.

Atentamente,

María Magdalena Cobos Merizalde

Yessica Gabriela Silva López

CI. 230043648-8

CI. 230012343-3

73 5.2.3.2. Informe de la evaluación del control interno.

Santo Domingo de los Tsáchilas, 11 de agosto de 2018 Señor, Juan Pablo Salguero Olmedo Gerente - Propietario de la empresa PROVESA Se ha desarrollado la evaluación del sistema de control interno al ciclo de compras y ventas, comprendido en el lapso de tiempo desde el 01 de enero de 2018 hasta el 30 de junio de 2018 en el cantón La Concordia, con el propósito de encontrar e identificar las áreas críticas que posee la empresa PROVESA las cuales impiden que los ciclos de compras y ventas funcionen adecuadamente, para ello es necesario informar al gerente propietario de la empresa los resultados que se encontraron durante el proceso.

La presente evaluación del control interno al ciclo de compras y ventas fue desarrollada de acuerdo con las Normas Internacionales de Auditoría que establecen principios y procedimientos de auditoría para obtener evidencia suficiente y adecuada con el fin de emitir conclusiones razonables y las Normas de Auditoría Generalmente Aceptada, las cuales establecen requisitos y aptitudes a seguir en el desarrollo de la auditoría para garantizar la calidad del trabajo obteniendo resultados con certeza en cuanto a los ciclos de compras y ventas.

Cabe mencionar que dentro de los ciclos existen algunos aspectos positivos que contribuyen a la empresa PROVESA como es el caso de las ventas a clientes minoristas en donde se pudo constatar mediante una verificación que si se cumplen con todas aquellas políticas establecidas por la organización; sin embargo, se han encontrado las siguientes falencias: Compras  Conclusión: La empresa PROVESA no cuenta con un adecuado control sobre las órdenes de compras y el archivo de sus respectivas facturas, debido al desconocimiento u olvido de políticas del ciclo de compras por parte de la asistente de compras, es por ello, que existen compras innecesarias sin la aprobación de la jefa

74 de compras y diferencias entre el registro de facturas de compras con la mercadería que fue ingresada en el sistema, además la empresa asume el valor de las retenciones por no retener en la fuente.  Recomendación: Tras los hallazgos encontrados en el proceso de compras, se puede recomendar la supervisión estricta sobre la entrega de un borrador de pedido de la jefa de compras a su asistente en el momento de su ausencia, para validar todas aquellas adquisiciones. A más de ello se debe capacitar más seguido al personal de recepción para mitigar los problemas existentes en cuanto al registro de facturas y retenciones en la fuente a proveedores o se evalúe el desempeño que realiza la asistente de compras, para ver la necesidad de hacer algún cambio a ese cargo.

Recepción y Almacenamiento  Conclusión: Debido a los problemas acontecidos en el ciclo de compras antes detallados, se reflejan también errores en la recepción y almacenamiento de mercadería, la empresa no entrega comprobante de recepción de mercadería a todos los proveedores, a más de ello existen numerosas devoluciones de mercadería por fallas emitidas en las órdenes de compras. La empresa no cuenta con un documento que respalde en bodega la mercadería que es entregada al personal encargado del almacenamiento, por ende existen diferencias entre la mercadería que fue ingresada en el sistema con la que reposa en bodega.  Recomendación: Se recomienda supervisar la entrega del documento de recepción de mercadería a proveedores, además la asistente de compras deberá registrar oportunamente los códigos y cantidades de mercadería en las órdenes de compras.

Otra recomendación es crear una planilla de movilización de la mercadería cuando esta llega a la empresa y debe ser almacenada, para tener un control más eficiente sobre el almacenamiento, evitando de esta manera diferencias entre las cantidades de productos registrados en el sistema y la cantidad de productos en bodega.

Ventas a clientes mayoristas  Conclusión: Uno de los problemas encontrados en el sistema de control interno al ciclo de ventas, es que el bodeguero no ha sellado ciertas órdenes de pedidos antes de proporcionar la mercadería al conductor del camión, como respaldo de que la

75 mercadería ha sido entregada, esto por motivos de no contar con un sello, llevando consigo consecuencias, dado que las órdenes de pedidos selladas difieren con la cantidad de mercadería que se encuentra en existencias. Además, existen algunos descuidos por parte de la contadora, debido a que no ha registrado ciertas ventas en el sistema que maneja la empresa, ocasionando una subvaloración de facturas registradas.  Recomendación: Se recomienda al bodeguero solicitar con anticipación al jefe de bodega todos los materiales que son necesarios para su trabajo, para llevar un mejor control de la mercadería y cumplir con todas las políticas de ventas a clientes mayoristas. En lo que respecta a los problemas suscitados en las facturas de ventas no registradas en el sistema, es recomendable utilizar las facturas electrónicas, así como en las ventas a clientes minoristas, puesto que de esta manera se van registrando en el sistema todas aquellas salidas de mercaderías que se realicen en la empresa.

Atentamente,

María Magdalena Cobos Merizalde

Yessica Gabriela Silva López

CI. 230043648-8

CI. 230012343-3

76 5.2.4. Proponer Políticas y Procedimientos que Permitan Mejorar el Ciclo de Compras y Ventas de la Empresa.

En el presente y último objetivo del trabajo de titulación, se propondrán políticas y procedimientos para un mejor desarrollo en los ciclos de compras y ventas, se adicionará también el perfil para el cargo de jefe de compras, asistente de compras, bodeguero y vendedor, asimismo el documento de respaldo que fue recomendado anteriormente en el informe de auditoría, este documento es la planilla de movilización de mercadería en bodega para tener un mayor control sobre los productos que llegan a la empresa y deben ser almacenados.

5.2.4.1. Propuesta de políticas y flujograma del procedimiento en compras.

Tabla 16.

Propuesta de políticas en compras N° Propuesta de políticas en compras Verificación por parte del supervisor de compras en la entrega del borrador de pedido de la jefa de compras 1 a su asistente cuando no pueda estar presente en la empresa.

Antes de registrar al sistema la orden de compra, la asistente de compras deberá pasar el borrador de 2 pedido a una orden de compra, la cual va ser aprobada por el supervisor de compras.

3 Se debe registrar todas aquellas facturas de compras al momento en que lleguen a la empresa.

La asistente de compras deberá aplicar las respectivas retenciones en la fuente a todos los proveedores que 4 lo ameriten.

Nota: Propuesta de políticas en compras.

Tabla 17.

Propuesta de flujograma del procedimiento en compras Nº Descripción Act. 1 2 3 4 5 6 7

Doc.

Responsable

Gráfico

Inicio Visita a la empresa PROVESA para realizar nuevo pedido de mercadería Reunión con los proveedores para solicitar pedidos Solicita reporte de mercadería registrada en el sistema Entrega reporte de mercadería registrada en el sistema Informa sobre productos nuevos, promociones o descuentos si existiesen Compra productos nuevos o compra mercadería necesaria

X

Proveedor

X

Jefa de compras

X

Jefa de compras

X

X

Asistente de compras

X

Proveedor

X

Jefa de compras

8

Toma la orden de pedido

X

X

Proveedor

9

Acuerdo de fecha de entrega de mercadería

X

10

Realiza un borrador de pedido

X

X

Jefa de compras

11

Entrega de borrador a la asistente de compras

X

X

Jefa de compras

Proveedor-Jefa de compras

Pasa

Si

No No No

77 Viene Asistente de compras Asistente de compras Asistente de compras

12

Recibe y verifica borrador de pedido

X

X

13

Ingresa borrador de pedido a computadora con un mejor formato

X

X

14

Entrega la orden de pedido

X

X

15

Recibe la orden de pedido

X

X

Proveedor

X

X

Proveedor

16 17 18 19

Guarda la orden de pedido entre sus demás órdenes Comunicación de la fecha en la que llegará la mercadería Registro de mercadería en la empresa proveedora

X

Proveedor

X

Proveedor

Fin

Nota: Propuesta de flujograma del procedimiento de compras.

El procedimiento de compras que maneja la empresa PROVESA constaba de 16 pasos, con la nueva propuesta que se hace a la misma, se implementan 3 pasos y se modifica uno ya existente, dando un total de 19 pasos para el nuevo proceso de compras. Los pasos que se han implementado están en la primera parte del proceso como son: visita del proveedor a la empresa con anticipación para reunirse con la jefa de compras, la solicitud del reporte de mercadería en el sistema y la entrega del reporte.

Por otro lado, el paso que se ha modificado es el de la jefa de compras cuando se reúne con el proveedor y éste le informa sobre nuevos productos o promociones, la jefa de compras luego de revisar el reporte de mercadería existente en el sistema tendrá la libertad de adquirir los productos nuevos o simplemente realizar un pedido de la mercadería necesaria para la venta.

5.2.4.2. Propuesta de políticas y flujograma del procedimiento de recepción y almacenamiento de mercadería.

Tabla 18.

Propuesta de políticas de recepción de mercadería N° Propuesta de políticas de recepción de mercadería Todas las órdenes de compra deben ser archivadas en distintos folios que identifique a cada una de las 1 empresas proveedoras.

Cuando llega mercadería a la empresa, la asistente de compras debe tener lista la orden de compra 2 respectiva a la entrega de mercadería.

Se adquirirá la mercadería y cancelará el valor de la misma sin importar si la mercadería esté completa o 3 si se tiene devoluciones.

4 Se cancelará las facturas con cheque o en efectivo, en caso de ser al contado.

5 Las facturas a crédito serán canceladas en el tiempo propuesto por la empresa proveedora.

Todos los comprobantes de recepción entregados a las empresas proveedoras constarán con una copia y 6 serán archivadas por la asistente de compras.

Nota: Propuesta de políticas de recepción de mercadería.

78 Tabla 19.

Propuesta de políticas de almacenamiento de mercadería N° Propuesta de políticas de almacenamiento de mercadería El bodeguero debe contar con una planilla de movilización de mercadería, para respaldo del empleado 1 sobre la cantidad exacta de productos en bodega.

2 Se debe verificar siempre el espacio físico para almacenar la mercadería.

Nota: Propuesta de almacenamiento de mercadería.

Tabla 20.

Propuesta de flujograma del procedimiento de recepción y almacenamiento de mercadería Nº Descripción Act. Doc. Responsable 1 2 3 4 5

Llega el camión del proveedor a las instalaciones de la empresa PROVESA Tener lista orden de compra para verificación de mercadería Entrega orden de compra a supervisor de compras Recibe orden de compra para verificar la mercadería

X X X

X

X

X

6

Desembarque de mercadería

X

7

Recibe la mercadería

X

8

9

Verifica que la mercadería esté de acuerdo con la orden de compra y que los empaques de los productos estén en perfectas condiciones Notifica inconformidad con productos a la asistente de compras

Supervisor de compras

No

X

Supervisor de compras

Si

Asistente de compras

Si

Envía informe a jefa de compras en caso de estar presente en la empresa

X

11

Autoriza devolución de mercadería

X

12

Comunica al despachador de empresa proveedora

X

13

Autoriza devolución de mercadería

X

14

Pago de contado a proveedores

X

16 17 18 19

Firma y recibe la factura por la compra a proveedores Elaboración y entrega de comprobante de recepción a proveedores Saca copia y archiva comprobante de recepción Elaboración y entrega de planilla de movilización de mercadería Recibe planilla de movilización de mercadería

Conductor del camión Asistente de compras Asistente de compras Supervisor de compras Despachador de empresa proveedora Supervisor de compras

X

10

15

Gráfico

Inicio

X

Jefa de compras Asistente de compras Supervisor de compras Jefa de compras

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Jefa de compras Asistente de compras Asistente de compras Asistente de compras Bodeguero

20

Entrega de mercadería a bodeguero

X

Supervisor de compras

21

Revisa espacio físico de mercadería antes de almacenar

X

Bodeguero Pasa

Si

No

79 Viene 22

Recibo y revisión de mercadería

X

Bodeguero

23

Almacenar la mercadería por secciones

X

Bodeguero

24

Revisar el inicio del trabajo de los bodegueros

X

Supervisor del área

25

Informar el trabajo realizado

X

Bodeguero

26

Revisar el final del trabajo de los bodegueros Comunicar el trabajo de limpieza y percheo

X

Supervisor del área

X

Supervisor del área

27 28

Realizar el trabajo de limpieza y percheo

X

Bodeguero

29

Comunicar sobre el trabajo realizado

X

Bodeguero

30

Fin

Nota: Propuesta de flujograma del procedimiento de recepción y almacenamiento de mercadería.

El procedimiento de recepción y almacenamiento que maneja la empresa PROVESA constaba de 20 pasos, con la nueva propuesta se implementan 10 pasos y se modifican algunos ya existentes, dando un total de 30 pasos para el nuevo proceso de recepción y almacenamiento de mercadería. Los pasos que se han implementado en recepción hacen referencia cuando llega la mercadería a la empresa, se debe tener listo la orden de compra para verificación de la mercadería y emitir las respectivas devoluciones en caso de ser necesario y tomando en cuenta la autorización de la jefa de compras si estuviese en la empresa, o bien la autorización del supervisor de compras.

En cuanto al proceso de almacenamiento, se ha implementado un paso el cual es la elaboración y entrega de planilla de movilización al bodeguero para tener un mayor control y seguridad sobre las cantidades que recibe y por ende almacena, a más de ello se verificará el espacio físico antes de almacenar la mercadería por secciones para una adecuada ubicación.

5.2.4.3. Propuesta de políticas y flujograma del procedimiento de ventas a clientes mayoristas y minoristas.

Tabla 21.

Propuesta de políticas de ventas a clientes mayoristas Nº Propuesta de políticas de ventas a clientes mayoristas El vendedor elaborará la orden de pedido, la misma que enviará por correo electrónico a la tesorera para 1 que verifique si existe alguna deuda pendiente por parte del cliente.

Si la tesorera comprueba que existe alguna deuda por parte del cliente, el vendedor será el encargado de 2 gestionar el cobro de la deuda.

3 La letra de cambio por la venta a crédito deberá ser entregada al cajero.

4 El cajero deberá sacar una copia de la letra de cambio, quedarse la copia y devolver la original al vendedor.

80 5

Si no existe una deuda por pagar del cliente, la tesorera aprobará el pedido.

El vendedor enviará por correo electrónico el pedido al cajero y al bodeguero, después de que la tesorera 6 apruebe el pedido.

7 El bodeguero deberá elaborar la guía de remisión, la misma que entregará al conductor del camión.

8 Se entregará el efectivo o cheque al cajero.

9 Solamente cuando el cliente cancele la factura a contado el vendedor le entregará un recibo de pago.

10 El cajero deberá registrar la factura y enviarla por correo electrónico al cliente.

Nota: Propuesta de políticas de ventas a clientes mayoristas.

Tabla 22.

Propuesta de políticas de ventas a clientes minoristas Nº Propuesta de políticas de ventas a clientes minoristas En caso de que el cliente no encuentre el producto en las perchas, el vendedor deberá indicarle en qué 1 percha se encuentra el producto que el cliente necesita.

Nota: Propuesta de políticas de ventas a clientes minoristas.

Tabla 23.

Propuesta de flujograma del procedimiento de ventas a clientes mayoristas Nº Descripción Act. Doc. Responsable 1

Inicio

2

Visita el negocio del cliente

X

Vendedor

3

Realiza el pedido

X

Cliente mayorista

4

Elabora la orden de pedido

X

X

Vendedor

5

Envía por correo electrónico el pedido

X

X

Vendedor

6

Tesorera recibe pedido

X

X

Tesorera

7

Revisa si existe alguna deuda

X

8

Gestiona cobro de la deuda

X

Vendedor

9

Pago de la deuda

X

Cliente mayorista

10

Entrega la letra de cambio original al cliente por la cancelación total de la venta a crédito

X

X

Vendedor

11

Aprueba el pedido

X

X

Tesorera

X

X

Vendedor

X

X

Vendedor

X

Bodeguero

12 13

Envía por correo electrónico el pedido al cajero Envía por correo electrónico el pedido al bodeguero

Tesorera

14

Recibe la orden de pedido

X

15

Supervisa la salida de mercadería

X

16

Elabora una guía de remisión

X

X

Bodeguero

X

X

Bodeguero

17 18

Entrega la guía de remisión al conductor del camión Traslado de la mercadería al transporte de carga

X

Vendedor

Despachador Pasa

Gráfico

Si

No

Si

No

Si

No

81 Viene 19

Envío de la mercadería a las afueras del negocio del cliente

X

Conductor del camión Repartidor de mercadería Cliente mayorista

20

Descarga y entrega la mercadería

X

21

Realiza pago a crédito

X

22

Elabora una letra de cambio

X

X

Vendedor

23

Firma la letra de cambio

X

X

Cliente mayorista

24

Entrega la letra de cambio original al cajero

X

X

Vendedor

25

Realiza una copia de la letra de cambio original

X

X

Cajero

26

Devuelve la letra de cambio original al vendedor

X

X

Cajero

27

Realiza pago en efectivo o cheque

X

28

Entrega un recibo de pago al cliente

X

X

Vendedor

29

Entrega el efectivo o cheque al cajero

X

X

Vendedor

30

Transfiere una copia de recibo de pago al cajero

X

X

Vendedor

31

Registra la factura

X

X

Cajero

32

Envía la factura por correo electrónico al cliente

X

X

Cajero

33

Fin

Si

No

Cliente mayorista

Nota: Propuesta de flujograma del procedimiento de ventas a clientes mayoristas.

En la empresa PROVESA el proceso de ventas a clientes mayoristas contaba con 21 pasos, de los cuales 13 pasos no se ha reducido, pero en algunos si se ha modificado el responsable, en la propuesta se ha incrementado 20 pasos, por lo tanto, el proceso ahora consta de 33 pasos. Los pasos que se recomienda es que el vendedor envíe a la tesorera el pedido por correo electrónico, para que revise si existe alguna deuda del cliente, si hay cuentas por cobrar, el vendedor debe gestionar el cobro de la deuda, una vez cancelado el total de la factura por venta se procede a entregar la letra de cambio original al cliente y la tesorera aprobará el pedido.

Luego el vendedor envía el pedido por correo electrónico al cajero y bodeguero. Para sustentar el traspaso de la mercadería dentro de la nación, el bodeguero debe elaborar una guía de remisión, la misma que otorgará al conductor del camión. Otra recomendación es que el vendedor tiene que entregar la letra de cambio original al cajero cuando se realice una venta a crédito, y este pueda sacar una copia del documento y devolver la original al vendedor.

82 Cuando se realice una venta al contado, ya sea en efectivo o cheque, el vendedor debe entregar un recibo de pago en físico al cliente y pueda evidenciar de que si canceló la factura.

Tanto el efectivo, cheque, copia del recibo de pago y copia de la letra de cambio, deben ser trasferidos al cajero, para que este registre las ventas, y luego pueda enviar la factura por correo electrónico al cliente.

Tabla 24.

Propuesta de flujograma del procedimiento de ventas a clientes minoristas Nº Descripción Act. Doc. 1

Inicio

2

Busca el producto en las perchas

X

3

Encuentra el producto en las perchas

X

4

Pide ayuda al vendedor

X

5

Indica la percha en donde se encuentra el producto

X

6

Elige el producto y la cantidad

X

7 8

Se acerca a caja a cancelar el valor de la mercadería Ingresa al sistema Sacfin Pro a registrar la venta de la mercadería

Responsable Cliente minorista Cliente minorista Cliente minorista

Gráfico

No Si

Si

Vendedor Cliente minorista Cliente minorista

X X

Cajero

9

Pregunta al cliente la forma de pago

X

Cajero

10

Pago en efectivo o en tarjeta de crédito

X

Cliente minorista

11

Recibe el dinero en efectivo o tarjeta de crédito

X

Cajero

12

Realiza la factura electrónica

X

13

Entrega de la mercadería

X

Cajero

14

Recibe la mercadería

X

Cliente minorista

15

Fin

X

Cajero

Nota: Propuesta de flujograma del procedimiento de ventas a clientes minoristas.

Con respecto al proceso de ventas a clientes minoristas que realiza la empresa, se ha implementado 3 pasos, los cuales consisten en que si el cliente no encuentra los productos en las perchas, deberá pedir ayuda al vendedor, el mismo que indicará la percha en donde se encuentra el producto que el cliente necesita, para ello se debe contratar a vendedores, puesto que la empresa no cuenta con este personal.

83 5.2.4.4. Propuesta para el perfil del personal.

Tabla 25.

Propuesta para el perfil de jefe de compras Perfil de jefe de compra Datos generales Jefe de compras Nombre del puesto Compras Área Femenino / Masculino Género Indistinto Estado civil Misión del cargo Planificar y gestionar todas aquellas actividades que se realizan en el departamento de compras de la empresa PROVESA en concordancia con el departamento financiero o de contabilidad, con el fin de efectuar estratégicamente una compra considerando términos en calidad, cantidad y sobre todo en los precios que presentan las empresas proveedoras.

Funciones del cargo  Búsqueda o vinculaciones con nuevos proveedores.  Analizar periódicamente los precios o materiales de cada proveedor, para una mejor selección del mismo.  Llevar un control sobre la tramitación documental que se genera por cada compra que realice la empresa.  Tener información periódica en tiempo real sobre el stock de la mercadería que tenga la empresa en bodega, para realizar pedidos de compras correctos.  Revisar las órdenes de compras con su respectiva factura.  Aprobar y firmar todas las órdenes de compras que vayan a ser efectuadas.  Supervisar y asignar tareas al personal que esté bajo su responsabilidad.

Requisitos Formación académica Experiencia laboral Licenciados/as o Ingenieros/as en Administración Mínima de 1 año. de empresas o Contabilidad.

Nota: Propuesta para el perfil de jefe de compras.

Tabla 26.

Propuesta para el perfil de asistente de compras Perfil de asistente de compras Datos generales Asistente de compras Nombre del puesto Compras Área Femenino / Masculino Género Indistinto Estado civil Misión del cargo Gestionar el proceso de compras a proveedores estando siempre en contacto con el jefe de compras, a más de ello, debe manejar de manera eficiente el sistema de recepción y almacenamiento sobre ingreso o salida de nueva mercadería en la empresa PROVESA. Funciones del cargo  Recepción de documentos (recibo de toda la documentación que ingresa al área, requisiciones, cotizaciones, entradas de almacén, solicitudes).  Solicitar cotizaciones a todos los proveedores e informar al jefe de compras para una decisión.  Elaboración de órdenes de compras.  Estar en contacto con los proveedores para cualquier eventualidad que se presente en una compra.  Archivar todas las órdenes de compras correctamente de acuerdo con la empresa proveedora.  Ser responsable de la custodia, clasificación y archivo de los documentos en cuanto a compras, cotizaciones, entradas y salidas del almacén.  Elaboración de informes semanales sobre cumplimientos de entradas y salidas de mercadería en la empresa junto con el jefe de compras.

Requisitos Formación académica Experiencia laboral Licenciados/as o Ingenieros/as en Mínima de 1 año.

Administración de empresas o Contabilidad.

Nota: Propuesta para el perfil de asistente de compras.

84 Tabla 27.

Propuesta para el perfil de bodeguero Perfil de bodeguero Datos generales Bodeguero Nombre del puesto Almacenamiento Área Masculino Género Indistinto Estado civil Misión del cargo Custodiar y controlar toda la mercadería que mantenga la empresa PROVESA en almacén tanto en entrada y salida de la mercadería con un comprobante o planilla de movilización aprobado oportunamente por el jefe de compras y gerente de la empresa.

Funciones del cargo  Recibir la mercadería que llega a la empresa mediante una planilla de movilización emitida por la asistente de compras.  Verificar la concordancia de la mercadería con el documento de entrega de la mercadería.  Firmar toda planilla de movilización de mercadería que ingrese o salga de bodega.  Archivar y respaldar todos aquellos documentos entregados por la asistente de compras, en cuanto a la mercadería que el mismo recibe.  Notificar existencias de stocks a la asistente de compras.  Ordenar y mantener los productos en bodega de acuerdo con las condiciones de cada uno de ellos.

Requisitos Formación académica Experiencia laboral Superior, técnicos o universitarios (completos o Experiencia mínima de 1 año en cargos similares. mitad de carrera) Nota: Propuesta para el perfil de bodeguero.

Tabla 28.

Propuesta para perfil de vendedor Perfil de vendedor Datos generales Ejecutivo de ventas Nombre del puesto Ventas Área Femenino / Masculino Género Indistinto Estado civil Si Disponibilidad para viajar Si Licencia de conducir Misión del cargo Desarrollar y mantener una relación positiva y respetuosa con clientes existentes y nuevos durante el proceso de ventas, a más de establecer un vínculo con la empresa y cliente, debe alcanzar objetivos propuestos para desarrollar numerosas ventas.

Funciones del cargo  Generar y/o desarrollar cartera de clientes mayoristas nuevos.  Cumplir con el modelo de ventas y prospección diaria, efectuando visitas, llamadas telefónicas y agendando citas.  Reportar diariamente las ventas nuevas realizadas y llevar un control sobre las mismas para cumplir su meta y de la empresa.  Solicitud de pedidos a la empresa.  Dar seguimiento a ventas y cobranzas.  Mantener constante contacto con el gerente de la empresa.

Requisitos Formación académica Experiencia laboral Superior, técnicos o universitarios (completos o Experiencia mínima de 1 año en ventas o atención con mitad de carrera). clientes.

Nota: Propuesta para el perfil de vendedor.

85 5.2.4.5. Documentos operativos.

Planilla de movilización de mercadería N°: Fecha: Información del proveedor Empresa: Bodega: Código

Detalle

Cantidad

Hora de entrega

Hora de recepción

Entrada

Salida

Entregado por:

Despachado a:

Firma y sello

Firma de quien recibe

Figura 4. Planilla de movilización de mercadería.

86

6. DISCUSIÓN Para realizar el presente trabajo de titulación fue necesario levantar información sobre los procesos actuales de los ciclos de compras y ventas de la empresa PROVESA, con sus respectivas políticas de compras, recepción, almacenamiento y ventas, lo que permitió obtener un enfoque global acerca de la problemática que la empresa presentaba.

En el programa de ejecución se evaluó el sistema de control interno bajo el modelo COSO II-ERM al ciclo de compras y ventas, mediante el cual se obtuvo un nivel de confianza del 50% y un nivel de riesgo del 50%, siendo en términos cualitativos un nivel moderado para ambos casos, posteriormente se calculó la muestra dando un resultado de 40, cantidad representativa de documentos de la empresa que fueron revisados.

En el proceso de compras se determinó que la empresa, obtuvo el 65% cumplimiento y el 35% de incumplimiento respecto a las políticas establecidas, en el proceso de recepción y almacenamiento se obtuvo el 100% de incumplimiento, en el proceso de ventas a clientes mayoristas se obtuvo el 85% de cumplimiento y el 15% de incumplimiento, y en lo que concierne al proceso de ventas a clientes minoristas se cumplió el 100% de las políticas, cuyos resultados evidencian la problemática existente.

En la evaluación realizada, se pudo detectar que la empresa mantiene falencias en compras y recepción por errores cometidos por la asistente de compras, por consiguiente, en el proceso de almacenamiento, debido a la falta de un documento que sustente la mercadería que es entregada al bodeguero y la misma que sale de la empresa, también se pudo constatar que no existe personal de ventas.

Luego de realizar los correspondientes procesos de auditoría en los ciclos de compras y ventas de la empresa, se elaboró una carta dirigida a la gerencia, a más de ello se realizó un informe de auditoría con los hallazgos que fueron detectados, siendo este el mejor medio para que la empresa pueda apreciar la forma en como se está operando.

Finalmente, se propuso nuevas políticas y procedimientos para las áreas de compras, recepción, almacenamiento y ventas, con la finalidad de mejorar la eficiencia en cada uno de estos procesos, y de esta manera la empresa realice un mejor control interno para que los objetivos empresariales se cumplan oportunamente.

87

7. CONCLUSIONES  El levantamiento de información realizado a través de técnicas e instrumentos de recolección de datos como son entrevistas, encuestas y también pruebas de recorrido, permitió conocer las políticas y procedimientos de compras, recepción, almacenamiento y ventas de la empresa, con la finalidad de delimitar las falencias existentes en cada proceso.  Mediante la evaluación del control interno bajo el modelo COSO II-ERM, se pudo determinar que la empresa no cuenta con un organigrama estructural que especifique los cargos de los trabajadores de las distintas áreas. Por otro lado, en lo que corresponde a la mercadería almacenada, no existen normas para la protección de la misma, que permita velar por el óptimo estado de la mercancía. Otro problema identificado es la falta de vendedores, lo que genera en ocasiones retrasos y molestias por parte de los clientes en el transcurso de la adquisición, además la empresa no realiza un análisis del historial del cliente mayorista y la capacidad de pago, que fundamente la aceptación o rechazo de una nueva venta a crédito.  La empresa no cumplió a cabalidad con las políticas de compras, recepción, almacenamiento y ventas, puesto que en ausencia de la jefa de compras su asistente emitía el pedido pero no realizaba una orden de compra, generando inexistencia del documento que garantice la compra con sus características, asimismo no aplicó las retenciones en la fuente en algunas facturas con valores no significativos, ocasionando que la empresa asuma las retenciones.  Además en la empresa no existe un documento que respalde la mercadería que es entregada al personal de bodega, originando diferencias entre la mercadería que fue ingresada al sistema con la que reposa en almacenamiento, también existe una subvaloración del registro en ventas a clientes mayoristas, debido a que las facturas no son electrónicas.  Una vez realizados los respectivos procesos de auditoría en los ciclos de compras y ventas, se comunicó los resultados al gerente propietario de la empresa y posteriormente se realizó un informe de auditoría que contuvo los hallazgos, las conclusiones y recomendaciones que ayudan a tomar acciones correctivas para la mejora de los ciclos.  Se pudo comprobar que la empresa no cuenta con un manual de políticas y procedimientos en los ciclos de compras y ventas, lo que ocasiona duplicidad de funciones en el personal que labora en la empresa, la propuesta de nuevas políticas y procedimientos permitió que sus procesos puedan ser más eficientes y por ende lograr un mejor control interno.

88

8. RECOMENDACIONES  Se debe dar a conocer las funciones y responsabilidades a cada trabajador de las diferentes áreas de la empresa, para que de esa manera cumplan a cabalidad las políticas que conlleva los procesos de compras, recepción, almacenamiento y ventas, con el fin de mejorar la eficiencia y eficacia de la organización que dependen del desempeño de los empleados.  La empresa debería acrecentar el nivel de confianza y disminuir el nivel de riesgo, mediante la aplicación de las recomendaciones en base a los ocho componentes del modelo de control interno COSO II-ERM de los ciclos de compras y ventas que se encuentran descritas con anterioridad dentro del programa de ejecución de auditoría.  Se recomienda realizar evaluaciones periódicas sobre el desempeño de funciones y el cumplimiento de políticas y procedimientos a cada una de las personas que están involucradas en las etapas que conlleva el ciclo de compras y ventas, con el propósito de determinar la actuación de los empleados y tomar medidas correctivas de acuerdo con las necesidades que se presenten en la empresa.  Se sugiere establecer puntos de control en cada proceso o áreas antes estudiadas como son compras, recepción, almacenamiento y ventas, mismos que ayudarán a mitigar los riesgos que puedan presentarse, y a su vez organizar y desarrollar de mejor manera cada proceso en la empresa cumpliendo los objetivos empresariales.  Finalmente, se recomienda a la empresa, implementar las nuevas políticas y procedimientos que fueron propuestas, las cuales ayudarán a llevar un mejor control interno evitando de esta manera la duplicidad de funciones en los empleados y por ende obtener una mejor eficiencia en el desarrollo tanto en el ciclo de ventas como el de compras.

89

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42-56.

doi:

92

10. ANEXOS Anexo 1. Carta de Acercamiento

93 Anexo 2. Listado de Empleados de la Empresa N° 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43

Apellidos y Nombres Angulo Estrella Wilson Ricardo Arteaga Mendoza Marcos Fabián Astudillo Tarqui José Luis Ayo Cedeño Aníbal Bladimir Artos Viteri Sonia Alexandra Barba Alama Karina Elizabeth Basurto Intriago Manuel Alejandro Bravo Sabando José Armando Cagua Espinoza Erika Lisseth Caizaluisa Cuenca Génesis Gianella Campos Ordoñez Alfonso Rubén Chingal Guerrero Jesús Adrián Coraizaca Molina Rodrigo Edilberto Cusme López Carlos Alfredo Eras Zagal Wilmer Raúl Freire Gómez José Francisco Fuentes Carrasco Pedro Alberto Guachilema Mendoza María Fernanda Leones Barre José Ricardo Leonidas Proaño Carlos David Loor Lara Jefferson Alejandro López Gutiérrez Paúl Josué Martínez del Rocío Carmen Eugenia Mera Cevallos Mayra Alejandra Mora Trujillo Karen Lucía Olives Guachilema Carlos Alberto Parrales Parrales Marcelo Agustín Pazmiño Solórzano Ximena Talía Quinaluisa Narváez Katherine Belén Quintero Zambrano José Ricardo Rodríguez Zambrano Fernando Mauricio Salguero Olmedo Daniel Francisco Salguero Olmedo Manuel Enrique Salguero Olmedo Ramiro Jesús Saltos Piguave Gabriela Lilibeth Sinchiguano Costa Nataly Aracely Tenorio Shunaula Karina Alexandra Torres Cedeño Marlon Andrés Vélez Alvarado Darwin Oswaldo Vélez Reyes Gladys Sabrina Vera Aldeán Celio Remigio Vera Mejía Eduardo David Villafuerte Aguirre Jaqueline Patricia

Cargo que desempeña Bodeguero Bodeguero Cajero – Perchero Cajero – Perchero Cajero – Perchero Cajero – Perchero Bodeguero Despacho Cajero – Perchero Despacho Bodeguero – Despacho Despacho Despacho Despacho Despacho Despacho Bodeguero Asistente de compras Despacho Bodeguero - Despacho Bodeguero - Despacho Despacho Despacho Cajero – Perchero Jefa de compras Despacho Bodeguero – Despacho Despacho Cajero – Perchero Bodeguero Despacho Supervisor Supervisor Supervisor Despacho Cajero – Perchero Despacho Despacho Supervisor Bodeguero – Despacho Cajero – Perchero Cajero – Perchero Contadora

94 Anexo 3. Resultados de la Entrevista Dirigida al Gerente General de la Empresa Pregunta 1: ¿Cómo surgió la idea de fundar la empresa PROVESA? Respuesta: La idea surgió al ver la necesidad de crecer en el negocio, el cual contaba inicialmente con una pequeña bodega y un camión pequeño para realizar ventas de arroz solamente hasta máximo 200 quintales. Se vio la necesidad de abastecer más clientes y por ello se compró más vehículos y ofertar ya no solo arroz, sino también azúcar y maíz, además ofrecer el servicio de supermercado, todo este desarrollo se fundó con el nombre de empresa PROVESA. Pregunta 2: ¿Cuál es su principal objetivo con respecto al negocio?

Respuesta: El objetivo principal es el crecimiento de la empresa y poder mantenerla en el mercado, se ha planificado también contar con otro supermercado en Pedernales.

Pregunta 3: ¿Ha cumplido con sus objetivos?

Respuesta: No con todos, solo se ha cumplido con la producción y comercialización de productos como el arroz, azúcar y maíz, a más de los dos supermercados ubicados en los cantones La Concordia y Quinindé, pero no se ha cumplido el objetivo propuesto de crear otra sucursal de supermercados en Pedernales.

Pregunta 4: ¿De qué manera está estructurada la Empresa?

Respuesta: Oficialmente cuenta con un gerente general, departamento administrativo conformado por cuatro supervisores, departamento financiero con un contador, bodega con diez operarios, departamento de compras y departamento de ventas con diez personas en cajas y dieciocho operarios en despacho.

Pregunta 5: ¿La empresa cuenta con un organigrama definido?

Respuesta: No, la empresa no cuenta con un organigrama definido aún.

Pregunta 6: ¿Tiene la empresa alguna sucursal?

Respuesta: Si, en cuanto a supermercado la matriz se encuentra en el cantón La Concordia, y en el año 2017 se tuvo una sucursal del mismo en el cantón Quinindé.

Pregunta 7: ¿Cuál es el número de empleados que mantiene la empresa?

Respuesta: La empresa mantiene un total de cuarenta y ocho empleados operando en la misma, distribuidos de la siguiente manera: cuatro supervisores, un contador, diez cajeros, diez bodegueros, veintiún operarios en despacho y dos operarios en compras.

Pregunta 8: ¿Cómo surge la necesidad para adquirir nueva mercadería?

Respuesta: Cuando existe una disminución en bodega, o cuando se solicita un pedido grande por un cliente especial, es importante destacar que se realizan también compras en base a cronogramas, por lo que se establece fechas fijas con los proveedores para realizar las respectivas compras y no tener faltantes o escases de mercadería.

Pregunta 9: ¿Se analizan proformas antes de tomar la decisión de realizar una compra?

Respuesta: No necesariamente, debido a que existen proveedores que son únicos, o que abarca gran cantidad de líneas de productos, y es recomendable tener relación con proveedores específicos para evitar problemas o nuevas condiciones respecto al proceso de compra.

Pregunta 10: ¿Tiene la empresa proveedores definidos para realizar una compra?

Respuesta: Si, se cuenta con proveedores definidos para realizar una compra.

Pregunta 11: ¿Existen mínimos y máximos para realizar una compra?

Respuesta: No, la empresa realiza pedidos de mercadería en cuanto a la necesidad que tenga la misma, por lo tanto, no existe mínimos ni máximos para realizar una compra.

Pregunta 12: ¿Todas las compras que se realizan en la empresa, cuentan con su aprobación?

Respuesta: No necesariamente, debido a que la supervisora general es la encargada de realizar los pedidos y de igual manera realizar el pago de los mismos, pero si existe comunicación de las actividades que se realiza en la empresa por parte de la supervisora general y el gerente general de la empresa.

Pregunta 13: ¿Conoce Ud. que abarca el ciclo de compras?

Respuesta: El ciclo de compras abarca la necesidad de comprar un producto para satisfacer a otros clientes, luego éste producto o mercadería pasa a ser almacenada para finalmente ser ofrecida y vendida y obtener ganancias de la misma.

Pregunta 14: ¿La empresa realiza ventas al contado y a crédito?

Respuesta: Efectivamente, la empresa realiza ventas mayormente al contado a través de los supermercados, mientras que las ventas que se realizan a clientes mayoristas son más a crédito, por ser respectivamente valores altos de facturas.

Pregunta 15: ¿Cómo calificaría Ud. la atención que su personal brinda a los clientes?

Respuesta: La atención que brindan los empleados de la empresa PROVESA es muy buena, ellos conocen sus actividades y saben que brindando buenos servicios el cliente regresa y de esta manera la empresa mejora para bien de todos quienes la conforman.

95 Pregunta 16: ¿La empresa incentiva a sus clientes a través de promociones y descuentos?

Respuesta: Por supuesto, la empresa PROVESA reconoce a los clientes excelentes a través de grandes promociones o descuentos en productos. Además se realizan promociones en la mayor parte de productos en supermercado para todas las personas o clientes que requieran de los mismos.

Pregunta 17: ¿Qué tipo de facturación utiliza la empresa? ¿física o electrónica?

Respuesta: En lo que respecta a las ventas a clientes mayoristas se utiliza facturas físicas y en las ventas a clientes minoristas facturas electrónicas.

Pregunta 18: ¿Dentro de los artículos disponibles para la venta ¿cuenta la empresa con productos que solo se venden al por mayor?

Respuesta: Efectivamente, los productos principales como son el arroz, azúcar y maíz, son artículos que se venden solo al por mayor.

Pregunta 19: ¿De los productos mencionados anteriormente ¿cuánto es el monto mínimo para que el cliente pueda acceder a los mismos?

Respuesta: Por lo general se trabaja con un mínimo de 10 qq en arroz y maíz, y 5 qq mínimo en azúcar, por tanto, vendría a ser una facturación mínima de $300 para que el cliente pueda adquirir productos al por mayor.

Pregunta 20: ¿Conoce Ud. que abarca el ciclo de ventas?

Respuesta: El ciclo de ventas abarca desde la manera de ofertar un producto hasta el pago que realice el cliente por la adquisición del mismo, para ello se debe tener en cuenta las características del producto, las políticas y condiciones del mismo para realizar la respectiva venta.

Pregunta 21: ¿La empresa cuenta con un manual de procedimientos que determinen las funciones de los empleados?

Respuesta: No, no se ha realizado un documento físico en cual este plasmado las funciones de cada empleado de la empresa, pero si se les da a conocer verbalmente las funciones que deben aplicar en la elaboración de su trabajo y desempeño.

Pregunta 22: ¿Se ha realizado alguna vez en su empresa algún tipo de evaluación del control interno sobre el ciclo de compras y ventas?

Respuesta: No, hasta el momento no se ha realizado ninguna evaluación del sistema de control interno en cuanto a compras y ventas. Pero si se trata de controlar internamente de que todas las actividades se realicen como se han fijado o establecido.

Pregunta 23: ¿Ha detectado Ud. alguna deficiencia o irregularidad en los ciclos de compras y ventas?

Respuesta: En el ciclo de compras hace falta control cuando se emite una orden de compra y el proveedor la atiende, la asistente de compras ingresa pedidos y emite la orden al proveedor pero en algunas ocasiones no se acuerda la fecha de entrega, a más de algunos errores que comete la asistente de compras al momento de ingresar los respectivos pedidos. En cuanto al ciclo de ventas, la principal deficiencia es la falta de vendedores, la empresa no cuenta con vendedores, por motivo de robos por parte de los mismos, teniendo como gran error no pedir garantías a los mismos, es por ello, que el mismo gerente general realiza las ventas a los clientes mayoristas, y por otro lado, los cajeros tienden a cometer errores.

Pregunta 24: ¿La rentabilidad de su empresa en el año anterior fue oportuna?

Respuesta: Si, el año anterior fue un año de grandes oportunidades y se las aprovechó al máximo, razones por las cuales se obtuvo rentabilidad ante los gastos que se presentaron.

Pregunta 25: ¿Cree Ud. que sería necesario realizar una evaluación del sistema de control interno al ciclo de compras y ventas?

Respuesta: Si considero que sea necesario realizar una evaluación del sistema de control interno al ciclo de compras y ventas, para de esta manera corregir ciertas deficiencias que se presentan actualmente en la empresa PROVESA.

96 Anexo 4. Resultados de la Entrevista Dirigida a la Contadora de la Empresa Pregunta 1: ¿Tiene la empresa un manual de políticas y procedimientos relacionado a las compras, recepción, almacenamiento y ventas de los productos?

Respuesta: La empresa no posee un manual; sin embargo, cuenta con políticas y procedimientos de forma no escrita sobre las compras, recepción, almacenamiento y ventas de los productos al por mayor y menor.

Pregunta 2: ¿Cuenta la empresa con un sistema informático para la contabilización de los registros de entradas y salidas de los productos?

Respuesta: Si el sistema Sacfin Pro, dado que es de suma importancia llevar un registro a ciencia cierta de las entradas y salidas de la mercadería.

Pregunta 3: ¿El acceso al registro contable de las compras y ventas está restringido para el personal no autorizado por parte de la empresa?

Respuesta: Si existen restricciones, solamente el gerente general, la jefa de compras y yo como contadora podemos acceder al registro contable de las compras y ventas.

Pregunta 4: ¿Existe la correspondiente documentación sobre los movimientos de las compras y ventas?

Respuesta: Si existen, dado que los documentos sirven de constancia de todas las operaciones que se realizan.

Pregunta 5: ¿Las compras de la mercadería están debidamente autorizadas y firmadas por el gerente general de la empresa?

Respuesta: No, debido a que la supervisora general es la encargada de realizar los pedidos y de igual manera realizar el pago de los mismos, sin la autorización y firma del gerente general.

Pregunta 6: ¿Ud. contabiliza las compras y ventas en su totalidad en el momento en que se realizan?

Respuesta: Se registra inmediatamente todas las adquisiciones de mercadería, pero las ventas únicamente las que son al por menor.

Pregunta 7: ¿Se registran las facturas de los proveedores de manera inmediata después de recibir la mercadería?

Respuesta: Si, las facturas de los proveedores se registran inmediatamente, después de que se registran los pedidos de compra y la recepción de las mercaderías.

Pregunta 8: ¿Se contabilizan los sobrantes y faltantes de la mercadería?

Respuesta: Si, contando con los documentos correspondientes.

Pregunta 9: ¿Se registran los pasivos correspondientes a la adquisición de las mercaderías a crédito en los inventarios?

Respuesta: Si, las cuentas por pagar, retenciones de impuesto a la renta y de impuesto al valor agregado, entre otros.

Pregunta 10: ¿A Ud. le comunican oportunamente las devoluciones de las compras y ventas?

Respuesta: Si, para registrar en el sistema contable las devoluciones de compras y de ventas.

Pregunta 11: ¿Considera que la gestión de compras y ventas realizada por la empresa es la educada?

Respuesta: Si, dado que la empresa realiza las compras y ventas de los productos bajo políticas y procedimientos establecidos.

Pregunta 12: ¿Existe por parte de la gerencia el interés por mejorar la gestión de compras y ventas en la empresa?

Respuesta: Si, el gerente general considera que mejorar constantemente la gestión de compras y ventas es fundamental dentro del negocio, dado que se obtiene beneficios económicos, que permiten que la empresa se mantenga en el mercado.

Pregunta 13: ¿La empresa realiza inventarios físicos?

Respuesta: Si, esto lo realizan con el fin de asegurar la existencia real de la mercadería.

Pregunto 14: ¿Ud. ha estado presente en los inventarios físicos que ha llevado a cabo la empresa?

Respuesta: No, porque me encuentro trabajando hace dos meses y durante este tiempo no se ha realizado toma física de inventarios.

Pregunta 15: ¿Cree Ud. que el sistema de control interno del ciclo de compras y ventas de la empresa es el adecuado?

Respuesta: Si, en el poco tiempo que he trabajado dentro de la empresa, considero que si se lleva un adecuado sistema de control interno del ciclo de compras y ventas, gracias a la práctica de cada una de las políticas y procedimientos relacionado a las compras y ventas, por parte de los colaboradores de la empresa, que han permitido tomar medidas correctivas a tiempo, evitando pérdidas importantes.

Pregunta 16: ¿De qué forma piensa Ud. que la evaluación del sistema de control interno al ciclo de compras y ventas ayudará a mejorar el desempeño de la empresa?

Respuesta: Ayudará a determinar cuáles son las falencias en el proceso de compras y ventas, y por medio de esto, podrán elaborar recomendaciones, para que el gerente general y todo el personal pueda ponerlas en prácticas y así mejorar el desempeño de la empresa.

97 Anexo 5. Resultados de la Encuesta Dirigida a Supervisores de Áreas de la Empresa Pregunta 1: ¿Cuál es el área en el que desempeña su cargo?

Alternativas Frecuencia Porcentaje Área de cajas 1 25% Área de bodega 1 25% Área de despacho 1 25% Área de compras 1 25% Total 4 100% Análisis: Existen cuatro supervisores para desempeñar en cuatro áreas distintas, obteniéndose un porcentaje del 25% para cada uno de ellos.

Pregunta 2: ¿Tiene Ud. bien definidas las funciones a desarrollar en el cargo que ocupa?

Alternativas Frecuencia Porcentaje Si 4 100% No 0 0% Total 4 100% Análisis: El total de supervisores en este caso cuatro, han respondido que si tienen bien definidas las funciones que desarrollan en el área en que se desempeñan.

Pregunta 3: ¿Los empleados bajo su cargo cumplen con las políticas establecidas para el desempeño de sus funciones?

Alternativas Frecuencia Porcentaje Siempre 0 0% Casi siempre 4 100% A veces 0 0% Nunca 0 0% Total 4 100% Análisis: Los supervisores supieron responder que los empleados que operan bajo su cargo casi siempre cumplen con las políticas que establece la empresa para que desarrollen sus funciones.

Pregunta 4: ¿Cuál es el nivel de experiencia del personal que opera bajo su responsabilidad?

Alternativas Frecuencia Porcentaje Altamente preparado 0 0% Medianamente preparado 4 100% Poca preparación 0 0% No está preparado 0 0% Total 4 100% Análisis: El total de supervisores de áreas han respondido que los empleados que operan bajo la responsabilidad de los mismos están medianamente preparados para desarrollar sus funciones, teniéndose un 100% en esta alternativa.

Pregunta 5: ¿Cada qué tiempo considera Ud. que se debería capacitar al personal que opera bajo su responsabilidad?

Alternativas Frecuencia Porcentaje 1-2 veces trimestral 2 50% 1-2 semestral 2 50% 1-2 anual 0 0% Total 4 100% Análisis: El 50% de los supervisores han considerado que el tiempo ideal para capacitar al personal es de 1 a 2 veces trimestral, mientras que el otro 50% de supervisores han indicado que sería mejor realizar capacitaciones al personal de 1 a 2 veces semestral.

Pregunta 6: ¿Ha existido o existe alguna deficiencia en el área de su responsabilidad?

Alternativas Frecuencia Porcentaje Si 2 50% No 2 50% Total 4 100% Análisis: El 50% de los supervisores indicaron que si existen deficiencias en el área en que los mismos desarrollan sus funciones, mientras que el otro 50% señaló que no existen deficiencias en las áreas en las que operan.

98 Pregunta 7: ¿Cuál cree Ud. que sea el área en el que se encuentre falencias más a menudo en la empresa?

Alternativas Frecuencia Porcentaje Área de cajas 4 100% Área de bodega 0 0% Área de despacho 0 0% Área de compras 0 0% Total 4 100% Análisis: Los supervisores supieron manifestar que el área en el que se encuentra más falencias, es el área de cajas. Teniéndose un 100% sobre esta alternativa.

Pregunta 8: ¿Se toman medidas o acciones correctivas en caso de algún problema dentro de un área de la empresa?

Alternativas Frecuencia Porcentaje Si 4 100% No 0 0% Total 4 100% Análisis: Los supervisores indicaron que cuando existe alguna falencia en el área donde desarrollan sus actividades se toman medidas o se realizan acciones correctivas inmediatamente, teniéndose un 100% sobre esta alternativa.

Pregunta 9: ¿Considera Ud. que realizar una evaluación del control interno a la empresa ayudará a mejorar los procesos de algunas áreas?

Alternativas Frecuencia Porcentaje Si 4 100% No 0 0% Total 4 100% Análisis: Los supervisores consideran al 100% que una evaluación del sistema de control interno que se realice en la empresa sobre los ciclos de compras y ventas, si mejorará el desempeño de la empresa.

99 Anexo 6. Resultados de la Encuesta Dirigida a Operarios de la Empresa Pregunta 1: Al momento de su contratación ¿recibió un proceso de inducción por parte de su jefe inmediato?

Alternativas Frecuencia Porcentaje Si 43 100% No 0 0% Total 43 100% Análisis: El 100% de los operarios de la empresa han indicado que si recibieron una inducción por parte de sus jefes inmediatos al momento de su contratación.

Pregunta 2: ¿Cuál es el área en el que desempeña su cargo?

Alternativas Frecuencia Porcentaje Área de cajas 10 23% Área de bodega 10 23% Área de despacho 21 49% Área de compras 2 5% Total 43 100% Análisis: El total de los operarios distribuidos en áreas distintas, señalaron el área en la que se encuentran laborando actualmente, siendo el 49% el porcentaje más alto de operarios laborando en el área de despacho.

Pregunta 3: ¿Tiene Ud. bien definidas las funciones a desarrollar en el cargo que ocupa?

Alternativas Frecuencia Porcentaje Si 43 100% No 0 0% Total 43 100% Análisis: El 100% de los operarios si tienen bien definidas las funciones para desarrollar sus trabajos en las áreas que hayan sido seleccionados.

Pregunta 4: ¿Conoce Ud. si la empresa tiene políticas establecidas para receptar la mercadería?

Alternativas Frecuencia Porcentaje Si 2 100% No 0 0% Total 2 100% Análisis: El total de los operarios que laboran en el área de recepción supieron manifestar que si conocen las políticas establecidas por la empresa para desarrollar su respectivo trabajo.

Pregunta 5: ¿Tiene Ud. conocimiento sobre el proceso de recepción de mercadería?

Alternativas Frecuencia Porcentaje Si 2 100% No 0 0% Total 2 100% Análisis: Todos los operarios que laboran en esta área indicaron que si conocen el proceso que se debe realizar para receptar la mercadería.

Pregunta 6: ¿Conoce Ud. el número de personal para receptar la mercadería?

Alternativas Frecuencia Porcentaje Si 2 100% No 0 0% Total 2 100% Análisis: Todos los operarios en recepción indicaron que si conocen el número de trabajadores actual para receptar la mercadería.

Pregunta 7: ¿Cada qué tiempo su jefe inmediato supervisa el trabajo de receptar mercadería?

Alternativas Frecuencia Porcentaje Siempre 2 100% Una vez por semana 0 0% Tres veces por semana 0 0% Tres veces al mes 0 0% Total 2 100% Análisis: Los operarios de recepción supieron manifestar que reciben siempre la supervisión de su jefe inmediato cuando desarrollan sus actividades.

100 Pregunta 8: ¿Se registra la mercadería receptada antes de ser almacenada?

Alternativas Frecuencia Porcentaje Si 2 100% No 0 0% Total 2 100% Análisis: El 100% de los operarios en esta área señalan que si registran la mercadería antes de ser respectivamente almacenada.

Pregunta 9: ¿Conoce Ud. sobre existencias de errores al momento de receptar la mercadería?

Alternativas Frecuencia Porcentaje Si 1 50% No 1 50% Total 2 100% Análisis: Del total de los operarios en recepción, el 50% manifestaron que si conocen errores que se han presentado al momento de receptar la mercadería.

Pregunta 10: ¿Se ha tratado o se soluciona de inmediato los problemas que se presenten al receptar la mercadería?

Alternativas Frecuencia Porcentaje Si 2 100% No 0 0% Total 2 100% Análisis: El 100% de los operarios indicaron que cuando existen problemas al momento de receptar la mercadería, estos se solucionan inmediatamente.

Pregunta 11: ¿Conoce Ud. el proceso de almacenamiento?

Alternativas Frecuencia Porcentaje Si 10 100% 0% No 0 Total 10 100% Análisis: Los operarios que laboran en el área de almacenamiento supieron manifestar que si conocen el proceso que se realiza para desarrollar la actividad.

Pregunta 12: ¿En qué momento se almacena la mercadería recibida?

Alternativas Frecuencia Porcentaje En el mismo momento 10 100% En la noche 0 0% Al día siguiente 0 0% El fin de semana 0 0% Total 10 100% Análisis: Los operarios que laboran en el área de almacenamiento supieron manifestar que cuando se realiza un pedido de mercadería y una vez que esta llega a la empresa, la misma se la almacena en el mismo momento y no se espera a hacerlo después con el fin de tener un mayor control sobre las mismas.

Pregunta 13: ¿Conoce Ud. el número de operarios para almacenar la mercadería?

Alternativas Frecuencia Porcentaje Si 10 100% No 0 0% Total 10 100% Análisis: Los operarios de almacenamiento indicaron que si conocen el número de empleados para realizar la actividad de almacenar la mercadería.

Pregunta 14: ¿Revisa Ud. el estado de la mercadería antes de ser almacenada?

Alternativas Frecuencia Porcentaje Siempre 10 100% Casi siempre 0 0% A veces 0 0% Nunca 0 0% Total 10 100% Análisis: Todos los operarios de almacenamiento señalaron que siempre revisan la mercadería antes de ser almacenada.

101 Pregunta 15: ¿Conoce Ud. sobre alguna irregularidad que haya existido en el almacenamiento de la mercadería?

Alternativas Frecuencia Porcentaje Si 3 30% No 7 70% Total 10 100% Análisis: El 30% de los operarios de almacenamiento señalaron que si conocen de alguna irregularidad que se haya dado en el momento de almacenar la mercadería, mientras que el otro 70% respondieron que no conocen de estas falencias.

Pregunta 16: ¿Dan soluciones inmediatas cuando se detecta alguna falencia en el almacenamiento?

Alternativas Frecuencia Porcentaje Siempre 10 100% Casi siempre 0 0% A veces 0 0% Nunca 0 0% Total 10 100% Análisis: Los operarios de esta área manifestaron que cuando existe algún problema en el almacenamiento se solucionan de inmediato para evitar problemas mayores.

Pregunta 17: ¿Conoce Ud. el proceso de caja?

Alternativas Frecuencia Porcentaje Si 10 100% No 0 0% Total 10 100% Análisis: Los operarios que laboran en el área de cajas supieron indicar que si conocen el proceso que existe para realizar la actividad respectiva al área en la que se encuentran.

Pregunta 18: ¿Realiza Ud. cierres de caja al final del día laboral?

Alternativas Frecuencia Porcentaje Si 10 100% No 0 0% Total 10 100% Análisis: Los operarios que laboran en el área de cajas supieron indicar que si realizan cierres de caja al final del día laboral.

Pregunta 19: En su desarrollo laboral ¿ha cometido Ud. algún error en el registro de una venta?

Alternativas Frecuencia Porcentaje Si 7 70% No 3 30% Total 10 100% Análisis: Del total de los operarios que laboran en el área de cajas, el 60% han cometido errores al momento de registrar una venta, mientras que tan solo el 40% no lo han hecho.

Pregunta 20: Cuándo se le presenta a Ud. un problema en el registro de una venta ¿qué es lo primero que hace?

Alternativas Frecuencia Porcentaje Reiniciar el registro 1 10% Pedir ayuda a un compañero 3 30% Informa a su supervisor inmediato 6 60% Total 10 100% Análisis: Del total de los operarios que laboran en el área de cajas, el 60% informan a su supervisor inmediato cuando se les presenta algún problema al momento de registrar una venta, el 30% prefiere pedir ayuda a otro compañero, mientras que el 10% restante solo reinician el registro.

Pregunta 21: ¿Conoce Ud. el proceso de despacho?

Alternativas Frecuencia Porcentaje Si 21 100% No 0 0% Total 21 100% Análisis: Los operarios que laboran en el área de despacho supieron indicar que si conocen el proceso que existe para realizar la actividad respectiva al área en la que se encuentran.

102 Pregunta 22: ¿En qué momento Ud. ofrece su servicio de ayudar a un cliente?

Alternativas Frecuencia Porcentaje Siempre 9 44% Cuando el cliente lo necesite 12 56% En las tardes del día solamente 0 0% Total 21 100% Análisis: El 43% de los empleados que laboran en el área de despacho, confirmaron que ofrecen su ayuda a los clientes en todo momento, mientras que un 57% lo hace solamente cuando el cliente lo necesite o pida a los mismos.

Pregunta 23: Cuando se trata de enviar mercadería a clientes mayoristas ¿Revisan el estado de la mercadería antes de salir del almacén?

Alternativas Frecuencia Porcentaje Si 21 100% No 0 0% Total 21 100% Análisis: El 100% de los empleados que laboran en el área de despacho, supieron manifestar que si revisan la mercadería antes de salir del almacén para pedidos de clientes mayoristas.

Pregunta 24: Al momento de entregar la mercadería al cliente mayorista ¿Se verifica la cantidad y estado de la misma con la factura?

Alternativas Frecuencia Porcentaje Si 21 100% No 0 0% Total 21 100% Análisis: Todo el personal que labora en esta área, confirmó de que si se verifica la mercadería al momento de ser entregada al cliente mayorista.

Pregunta 25: ¿Ha existido algún problema al momento de la entrega de la mercadería?

Alternativas Frecuencia Porcentaje Si 7 33% No 14 67% Total 21 100% Análisis: El 33% del personal de despacho detallaron que si han existido problemas al momento que se hace la entrega de la mercadería, mientras que un 67% señaló que no han existido problemas.

Pregunta 26: Cuándo existen problemas al momento de entregar mercadería a clientes mayoristas ¿Solucionan inmediatamente los mismos?

Alternativas Frecuencia Porcentaje Si 21 100% No 0 0% Total 21 100% Análisis: Todo el personal laborando en el área de despacho afirmó que cuando existen problemas en la entrega de mercadería a clientes mayoristas, éstos se solucionan inmediatamente.

Pregunta 27: ¿Cada qué tiempo su jefe inmediato supervisa el trabajo que Ud. realiza?

Alternativas Frecuencia Porcentaje Siempre 43 100% Tres veces por semana 0 0% Una vez por semana 0 0% Tres veces al mes 0 0% Total 43 100% Análisis: El total de los operarios que laboran en las cuatro áreas antes señaladas, afirman que los supervisores inmediatos de cada área siempre supervisan el trabajo que realizan en la empresa.

Pregunta 28: ¿Cómo considera Ud. la atención que brinda a sus clientes?

Alternativas Frecuencia Porcentaje Excelente 18 42% Buena 25 58% Regular 0 0% Insuficiente 0 0% Total 43 100% Análisis: Del total de los operarios que laboran en las cuatro áreas antes señaladas, el 58% consideran que la atención que brindan los mismos a los clientes es buena, mientras que un 18% consideran que la atención brindada hacia los clientes es excelente.

103 Pregunta 29: ¿Cada qué tiempo recibe capacitaciones otorgadas por su jefe inmediato?

Alternativas Frecuencia Porcentaje 1-2 veces trimestral 10 23% 1-2 veces semestral 33 77% 1-2 veces anual 0 0% Total 43 100% Análisis: Del total de los operarios que laboran en las cuatro áreas antes señaladas, el 23% manifestaron que reciben capacitaciones de sus jefes una a dos veces trimestral, mientras que el 77% restante manifestaron que reciben las capacitaciones una a dos veces semestral.

Pregunta 30: ¿Cómo considera Ud. el ambiente laboral en que desarrolla sus funciones?

Alternativas Frecuencia Porcentaje Excelente 18 42% Buena 25 58% Regular 0 0% Insuficiente 0 0% Total 43 100% Análisis: El 42% de los operarios manifestaron que el ambiente laboral en que los mismos desarrollan sus funciones es excelente, mientras que el 58% lo considera buen ambiente.

Pregunta 31: ¿Cómo considera Ud. la comunicación entre las distintas áreas de la empresa?

Alternativas Frecuencia Porcentaje Excelente 28 65% Buena 15 35% Regular 0 0% Insuficiente 0 0% Total 43 100% Análisis: El 65% de los operarios manifestaron que la comunicación entre las distintas áreas de la empresa es excelente, por otro lado, el 35% restante de operarios indicaron que la comunicación es buena solamente.

Pregunta 32: ¿Considera Ud. que realizar una evaluación del control interno a la empresa ayudará a mejorar los procesos de algunas áreas?

Alternativas Frecuencia Porcentaje Si 43 100% No 0 0% Total 43 100% Análisis: El 100% de los operarios manifestaron que al realizar una evaluación del control interno a la empresa, si ayudará a mejorar algunos procesos de áreas en la empresa.

104 Anexo 7. Resultados de la Encuesta Dirigida a Proveedores de la Empresa Pregunta 1: ¿Mantiene Ud. una relación comercial con la empresa PROVESA? Alternativas Frecuencia Porcentaje Si 40 100% No 0 0% Total 40 100% Análisis: La totalidad de los proveedores encuestados respondieron que si mantienen una relación comercial con la empresa.

Pregunta 2: ¿Considera Ud. que la empresa PROVESA es un cliente frecuente?

Alternativas Frecuencia Porcentaje Si 37 92% No 3 8% Total 40 100% Análisis: El 92% de los proveedores encuestados afirmaron que la empresa es un cliente frecuente, mientras que el 8% considera que no lo es.

Pregunta 3: ¿Ud. presentó proformas durante el proceso de selección de proveedores por parte de la empresa PROVESA? Alternativas Frecuencia Porcentaje Si 20 50% No 20 50% Total 40 100% Análisis: Del 100% de los proveedores encuestados el 50% respondió que si presentaron proformas durante el proceso de selección de proveedores por parte de la empresa, mientras que el otro 50% afirmó que no presentaron ninguna proforma.

Pregunta 4: ¿Conoce Ud. si la empresa PROVESA posee políticas y procedimientos de compras?

Alternativas Frecuencia Porcentaje Si 20 50% No 20 50% Total 40 100% Análisis: Del total de los proveedores encuestados el 50% afirmó conocer que la empresa si posee políticas y procedimientos de compras, mientras el 50% respondió que no conoce.

Pregunta 5: ¿La empresa PROVESA solicita la mercadería bajo una orden de compra?

Alternativas Frecuencia Porcentaje Si 40 100% No 0 0% Total 40 100% Análisis: Todos los proveedores a quienes fue dirigida la encuesta, respondieron que la empresa si solicita la mercadería bajo una orden de compra.

Pregunta 6: ¿Quién efectúa los pedidos de mercadería por parte de la empresa PROVESA? Alternativas Frecuencia Porcentaje Gerente general 8 20% Jefa de compras 32 80% Contador 0 0% Operarios 0 0% Total 40 100% Análisis: Del 100% de los proveedores encuestados el 20% respondió que los pedidos de mercadería por parte de la empresa los realiza el gerente general, mientras que el 80% respondió que han sido los supervisores de áreas que han efectuado la actividad.

Pregunta 7: ¿Se establecen las condiciones de compra y entrega con la empresa PROVESA oportunamente?

Alternativas Frecuencia Porcentaje Si 40 100% No 0 0% Total 40 100% Análisis: El total de los proveedores encuestados respondieron que si se establecen las condiciones de compra y entrega con la empresa de manera oportuna.

105 Pregunta 8: ¿Con cuánto tiempo de anticipación realiza el pedido de mercadería la empresa PROVESA? Alternativas Frecuencia Porcentaje 1-8 días 28 70% 8-15 días 4 10% 15-30 días 8 20% Más de 30 días 0 0% Total 40 100% Análisis: Del total de los proveedores encuestados el 70% respondió que el tiempo de anticipación para realizar el pedido de mercadería de la empresa es de 1 a 8 días, el 10% afirmó que de 8 a 15 días y el 20% de 15 a 30 días.

Pregunta 9: ¿Se entregan los productos solicitados en las fechas establecidas?

Alternativas Frecuencia Porcentaje Si 40 100% No 0 0% Total 40 100% Análisis: La totalidad de los proveedores encuestados respondió que si se entregan los productos solicitados en las fechas establecidas.

Pregunta 10: Cómo se realizan las ventas a: Alternativas Frecuencia Porcentaje Contado 8 20% Crédito 32 80% Total 40 100% Análisis: La mayoría de los proveedores encuestados afirmaron que las ventas se las realizan a crédito.

Pregunta 11: ¿Cuál es el plazo para el pago de las compras a crédito?

Alternativas Frecuencia Porcentaje Mensual 23 57% Trimestral 8 20% Semestral 1 3% Anual 0 0% Ninguno de las anteriores 8 20% Total 40 100% Análisis: Gran parte de los proveedores encuestados respondieron que el plazo para la cancelación de las compras a crédito es de forma mensual.

Pregunta 12: ¿Ha existido problemas en la cancelación de facturas por parte de la empresa PROVESA? Alternativas Frecuencia Porcentaje Si 6 15% No 34 85% Total 40 100% Análisis: El 15% de los proveedores encuestados respondieron que si ha existido problemas en la cancelación de facturas por parte de la empresa, mientras que el 85% de los proveedores encuestados manifestaron que no.

Pregunta 13: ¿Ofrece su empresa garantía por daños o desperfectos de la mercadería?

Alternativas Frecuencia Porcentaje Si 40 100% No 0 0% Total 40 100% Análisis: Todos los proveedores encuestados respondieron que si ofrecen garantías por daños de la mercadería.

Pregunta 14: ¿Ha existido devoluciones de compra por parte de la empresa PROVESA? Alternativas Frecuencia Porcentaje Si 12 30% No 28 70% Total 40 100% Análisis: Del 100% de los proveedores encuestados la mayoría respondió que no han existido devoluciones de compra por parte de la empresa.

Pregunta 15: ¿En caso de devoluciones se realizan las respectivas notas de créditos?

Alternativas Frecuencia Porcentaje Si 40 100% No 0 0% Total 40 100% Análisis: Todos los proveedores a quienes fue dirigida la encuesta, respondieron que en caso de devoluciones si se realizan las respectivas notas de crédito.

106 Pregunta 16: ¿La empresa PROVESA le emite un comprobante de recepción de mercadería cada vez que se realiza una entrega?

Alternativas Frecuencia Porcentaje Si 40 100% No 0 0% Total 40 100% Análisis: El 100% de los proveedores encuestados afirmaron que la empresa si emite un comprobante de recepción de mercadería cada vez que se realiza una entrega.

Pregunta 17: ¿Cree Ud. que el sistema de control interno del ciclo de compras de la empresa es el adecuado?

Alternativas Frecuencia Porcentaje Si 27 67% No 13 33% Total 40 100% Análisis: Gran porcentaje de los proveedores encuestados respondieron que el sistema de control interno del ciclo de compras de la empresa es el adecuado.

Pregunta 18: ¿Cree Ud. que la evaluación del sistema de control interno al ciclo de compras ayudará a mejorar el desempeño de la empresa?

Alternativas Frecuencia Porcentaje Si 40 100% No 0 0% Total 40 100% Análisis: El 100% de los clientes encuestados cree que la evaluación del sistema de control al ciclo de compras ayudará mejorar el desempeño de la empresa.

107 Anexo 8. Resultados de la Encuesta Dirigida a Clientes Mayoristas y Minoristas de la Empresa Pregunta 1: ¿Mantiene Ud. una relación comercial con la empresa?

Alternativas Frecuencia Porcentaje Si 89 98% No 2 2% Total 91 100% Análisis: Del 100% de los clientes mayoristas y minoristas encuestados la mayoría confirmó que si mantiene una relación comercial con la empresa.

Pregunta 2: ¿Adquiere Ud. con frecuencia los productos que ofrece la empresa?

Alternativas Frecuencia Porcentaje Si 57 63% No 34 37% Total 91 100% Análisis: El 63% de los clientes mayoristas y minoristas encuestados afirmó que si adquiere con frecuencia los productos que ofrece la empresa, mientras que el 37% de los clientes a quienes se encuestó respondió que no realizan compras de manera frecuente.

Pregunta 3: ¿Conoce Ud. si la empresa posee políticas y procedimientos de ventas?

Alternativas Frecuencia Porcentaje Si 15 16% No 76 84% Total 91 100% Análisis: Gran parte de los clientes mayoristas y minoristas encuestados supieron responder que no conocen si la empresa cuenta con políticas y procedimientos de ventas.

Pregunta 4: La forma de pago de los productos es: Nota: Si su respuesta es al contado continúe con la siguiente pregunta, caso contrario diríjase a la pregunta número 7.

Alternativas Frecuencia Porcentaje Al contado 71 100% A crédito 0 0% Total 71 100% Análisis: El 100% de los clientes minoristas encuestados afirmaron que las compras las realizan a contado.

Pregunta 5: ¿Cuándo visita a la empresa ¿encuentra el producto que necesita?

Alternativas Frecuencia Porcentaje Si 58 99% No 13 1% Total 71 100% Análisis: Del 100% de los clientes minoristas encuestados, el 99% indicó que cuando visita a la empresa si encuentra el producto que necesita, y el 1% de los clientes respondió que no encuentra el producto que suele necesitar.

Pregunta 6: ¿El personal que le atiende responde sus inquietudes sobre el producto?

Alternativas Frecuencia Porcentaje Si 46 65% No 25 35% Total 71 100% Análisis: La mayoría de los clientes minoristas encuestados señaló que el personal que le atiende en la empresa si responde las inquietudes acerca del producto.

Pregunta 7: ¿Ha tenido inconvenientes, demoras o retrasos al momento de adquirir algún producto que ofrece la empresa?

Alternativas Frecuencia Porcentaje Si 48 53% No 43 47% Total 91 100% Análisis: El 53% de los clientes mayoristas y minoristas encuestados señalaron que han tenido inconvenientes, demoras o retrasos al momento de adquirir algún producto, mientras que el 47% de los clientes respondieron que no han tenido inconvenientes.

108 Pregunta 8: ¿Los precios de los productos que ofrece la empresa son los adecuados?

Alternativas Frecuencia Porcentaje Si 78 86% No 13 14% Total 91 100% Análisis: Del total de los clientes encuestados, el 86% indicaron que los precios de los productos que ofrece la empresa si son los adecuados, mientras que el 14% respondió que los precios de los productos no son los adecuados.

Pregunta 9: ¿Las condiciones del producto al momento que se le entregó fueron las correctas?

Alternativas Frecuencia Porcentaje Si 85 93% No 6 7% Total 91 100% Análisis: De la totalidad de los clientes mayoristas y minoristas encuestados, el 93% respondió que las condiciones del producto al momento que le entregaron fueron las apropiadas, mientras que el 7% respondió que no.

Pregunta 10: ¿La empresa entrega el respectivo comprobante de pago después de cancelar el producto?

Alternativas Frecuencia Porcentaje Si 91 100% No 0 0% Total 91 100% Análisis: Del 100% de los clientes mayoristas y minoristas encuestados, todos afirmaron que la empresa entrega el respectivo comprobante de pago después de cancelar el producto.

Pregunta 11: ¿La persona que entrega el producto verifica que el comprobante de pago coincida con el producto que adquiere?

Alternativas Frecuencia Porcentaje Si 86 95% No 5 5% Total 91 100% Análisis: La mayoría de los clientes mayoristas y minoristas encuestados respondió que la persona que entrega el producto si verifica que el comprobante de pago coincida con el producto que adquiere.

Pregunta 12: ¿En alguna ocasión Ud. ha realizado devolución del producto por desperfecto?

Alternativas Frecuencia Porcentaje Si 10 11% No 81 89% Total 91 100% Análisis: Gran parte de los clientes mayoristas y minoristas encuestados respondió que no han realizado la devolución de algún producto por desperfecto.

Pregunta 13: ¿Cree Ud. que el sistema de control interno del ciclo de ventas de la empresa es el adecuado?

Alternativas Frecuencia Porcentaje Si 63 69% No 28 31% Total 91 100% Análisis: El 69% de los clientes mayoristas y minoristas encuestados, creen que el sistema de control interno del ciclo de ventas de la empresa es el adecuado, mientras el 31% considera que no lo es.

Pregunta 14: ¿Cree Ud. que la evaluación del sistema de control interno al ciclo de ventas ayudará a mejorar el desempeño de la empresa?

Alternativas Frecuencia Porcentaje Si 91 100% No 0 0% Total 91 100% Análisis: El 100% de los clientes mayoristas y minoristas encuestados creen que la evaluación del sistema de control interno al ciclo de ventas si ayudará a mejorar el desempeño de la empresa.

109 Anexo 9. Verificación del Cumplimiento de las Políticas de Compras Elaborado por: Papel de trabajo: MCM H.5 Fecha: Página: 13/07/2018 1/2 Objetivo: Verificar el cumplimiento de las políticas de compras en base a la muestra determinada en el papel de trabajo H.3 haciendo énfasis en la forma de pago, realización de la retención en la fuente, elaboración de la orden de compra, firma de autorización de la jefa de compras y registro de facturas de compras en el sistema.

Empresa PROVESA Ciclo de compras y ventas De enero – junio de 2018

Relevamiento Fecha

Nº factura

Proveedor

Monto

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23

05/01/2018 08/01/2018 14/01/2018 22/01/2018 25/01/2018 29/01/2018 02/02/2018 08/02/2018 15/02/2018 21/02/2018 25/02/2018 27/02/2018 02/03/2018 07/03/2018 11/03/2018 16/03/2018 21/03/2018 27/03/2018 28/03/2018 04/04/2018 07/04/2018 10/04/2018 12/04/2018

001-001-000476717© 001-001-000589750© 001-001-000753145© 001-001-000865063© 001-001-000799041© 001-001-000891035© 001-001-000681245© 001-001-000434320© 001-001-000692032© 001-001-000881345© 001-001-000662032© 001-001-000193413© 001-001-000972130© 001-001-000223215© 001-001-000491092© 001-001-000030095© 001-001-000781011© 001-001-000982134© 001-001-000198211© 001-001-000838400© 001-001-000969141© 001-001-000976404© 001-001-001252879©

Dinadec S.A. Veconsa S.A. Tiosa S.A. La Fabril S.A. Industrial Danec S.A. Adheplast S.A. Industrias Ales C.A. Ecuavegetal S. A. Cusme López Carlos Disor Cia. Ltda.

Fábrica Juris Cia. Ltda.

Jabonería Wilson S.A. Industria Harinera S.A. Dismarex S.C. Tecnomega C.A. Valdez Loor Roque Disnac S.A. Embutidos la Cuencana Chamorro Mora Rosa Lenutrit S.A. Productos Schullo S.A Unilever Andina S.A. Quala Ecuador S.A.

$3.159,74© $1.060,00© $1.661,18© $4.254,95© $1.263,18© $199,00© $3.819,26© $4.333,71© $5.274,39© $2.067,27© $78,79© $101,17© $1.617,72© $73,25© $192,20© $249,77© $987,68© $1.864,69© $1.686,87© $2.053,71© $1.818,37© $4.143,88© $558,37©

Formas de pago Efectivo Cheque Crédito 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 

Retención en la fuente Si Si Si Si Si No Si Si Si Si Si Si Si No No Si Si Si Si Si Si Si Si

Orden de compra Si Si Si Si Si No Si Si Si Si Si Si Si No Si Si Si Si Si Si Si Si Si

Autorizado Registrado por jefa de en el compras sistema Si Si Si Si Si Si Si No Si Si No Si Si Si Si Si Si No Si No Si Si Si Si Si Si No Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si

109

Nº

110 Elaborado por: Papel de trabajo: MCM H.5 Fecha: Página: 13/07/2018 2/2 Objetivo: Verificar el cumplimiento de las políticas de compras en base a la muestra determinada en el papel de trabajo H.3 haciendo énfasis en la forma de pago, realización de la retención en la fuente, elaboración de la orden de compra, firma de autorización de la jefa de compras y registro de facturas de compras en el sistema.

Empresa PROVESA Ciclo de compras y ventas De enero – junio de 2018

Formas de pago Nº

Fecha

24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40

18/04/2018 22/04/2018 25/04/2018 01/05/2018 04/05/2018 08/05/2018 11/05/2018 13/05/2018 28/05/2018 29/05/2018 05/06/2018 10/06/2018 14/06/2018 18/06/2018 21/06/2018 25/06/2018 28/06/2018

Nº factura

Proveedor

Monto

Efectivo Cheque Crédito

Retención en la fuente Si Si No Si Si Si Si No No Si Si No Si Si No Si Si

001-001-000969141© Dinusa S.A. $1.921,12© 1 001-001-000122211© López Villalba Carlos $905,73© 1 001-001-000231353© Dismarex S.C. $816,09© 1 001-001-000172121© Ríos Jorge Napoleon $1.044,69© 1 001-001-000364441© Disproalza Cia. Ltda. $2.547,03© 1 001-001-000584233© Brunella S.A. $726,92© 1 001-001-000088240© Santana Cedeño Israel $1.915,37© 1 001-001-000022212© Morales Pincay Laura $87,00© 1 001-001-000592241© Plastife S.A. $549,39© 1 001-001-000804233© Padilla García Sebastián $228.02© 1 001-001-000018240© Tapia Merino Carlos $2.394,72© 1 001-001-000722212© Industrias Ales C.A. $112,63© 1 001-001-000598240© Neyplex Cia. Ltda $103,95© 1 001-001-000588321© Castro Loor Ana $538,27© 1 001-001-001369801© Reparti S.A. $112,76© 1 001-001-001562879© Neyplex Cia. Ltda. $268,80© 1 001-001-001000199© Unilever Andina S.A. $69,40© 1 Sumatoria ∑ ∑$56.861,04 ∑17 ∑7 ∑16 Fuente: Listado de compras del primer semestre año 2018 de la empresa PROVESA, facturas físicas, sistema Sacfin Pro.

Orden de compra Si Si Si Si Si No Si No No Si Si No Si Si No No Si

Autorizado Registrado por jefa de en el compras sistema Si No Si Si Si Si Si Si Si Si No Si Si Si No Si No Si Si Si Si Si No Si Si Si Si Si No Si No Si Si Si

Marcas: Sumatoria ∑, Verificado , Cruzado ©.

Supervisado por: Mg. Ximena García Zambrano

110

Elaborado por: Srta. María Cobos Merizalde

111 Anexo 10. Verificación del Cumplimiento de las Políticas de Recepción y Almacenamiento de Mercadería Elaborado por: Papel de trabajo: MCM H.6 Fecha: Página: 14/07/2018 1/2 Objetivo: Verificar el cumplimiento de las políticas de recepción y almacenamiento de mercadería en base a la muestra determinada en el papel de trabajo H.3 haciendo énfasis en la concordancia de requisiciones de mercadería con factura de la empresa proveedora, entrega del comprobante de recepción al proveedor y entrega del documento de respaldo al bodeguero.

Relevamiento Conforme con la Entrega de comprobante Documento de Nº Fecha Nº factura Proveedor Monto orden de compra de recepción al proveedor respaldo en bodega 1 05/01/2018 001-001-000476717© Dinadec S.A. No hay documento $3.159,74© Si Si 2 08/01/2018 001-001-000589750© Veconsa S.A. No hay documento $1.060,00© Si Si 3 14/01/2018 001-001-000753145© Tiosa S.A. No hay documento $1.661,18© Si No 4 22/01/2018 001-001-000865063© La Fabril S.A. No hay documento $4.254,95© No Si 5 25/01/2018 001-001-000799041© Industrial Danec S.A. No hay documento $1.263,18© Si Si 6 29/01/2018 001-001-000891035© Adheplast S.A. No hay documento $199,00© Si Si 7 02/02/2018 001-001-000681245© Industrias Ales C.A. No hay documento $3.819,26© No Si 8 08/02/2018 001-001-000434320© Ecuavegetal S. A. No hay documento $4.333,71© Si No 9 15/02/2018 001-001-000692032© Cusme López Carlos No hay documento $5.274,39© Si Si 10 21/02/2018 001-001-000881345© Disor Cia. Ltda.

No hay documento $2.067,27© Si Si 11 25/02/2018 001-001-000662032© Fábrica Juris Cia. Ltda.

No hay documento $78,79© Si Si 12 27/02/2018 001-001-000193413© Jabonería Wilson S.A. No hay documento $101,17© No No 13 02/03/2018 001-001-000972130© Industria Harinera S.A. No hay documento $1.617,72© Si Si 14 07/03/2018 001-001-000223215© Dismarex S.C. No hay documento $73,25© Si Si 15 11/03/2018 001-001-000491092© Tecnomega C.A. No hay documento $192,20© Si Si 16 16/03/2018 001-001-000030095© Valdez Loor Roque No hay documento $249,77© No Si 17 21/03/2018 001-001-000781011© Disnac S.A. No hay documento $987,68© Si No 18 27/03/2018 001-001-000982134© Embutidos la Cuencana No hay documento $1.864,69© Si Si 19 28/03/2018 001-001-000198211© Chamorro Mora Rosa No hay documento $1.686,87© Si Si 20 04/04/2018 001-001-000838400© Lenutrit S.A. No hay documento $2.053,71© Si No 21 07/04/2018 001-001-000969141© Productos Schullo S.A No hay documento $1.818,37© Si No 22 10/04/2018 001-001-000976404© Unilever Andina S.A. No hay documento $4.143,88© No Si 23 12/04/2018 001-001-001252879© Quala Ecuador S.A. No hay documento $558,37© No Si Empresa PROVESA Ciclo de compras y ventas De enero – junio de 2018

111

112 Elaborado por: Papel de trabajo: MCM H.6 Fecha: Página: 14/07/2018 2/2 Objetivo: Verificar el cumplimiento de las políticas de recepción y almacenamiento de mercadería en base a la muestra determinada en el papel de trabajo H.3 haciendo énfasis en la concordancia de requisiciones de mercadería con factura de la empresa proveedora, entrega del comprobante de recepción al proveedor y entrega del documento de respaldo al bodeguero.

Empresa PROVESA Ciclo de compras y ventas De enero – junio de 2018

Nº

Fecha

24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40

18/04/2018 22/04/2018 25/04/2018 01/05/2018 04/05/2018 08/05/2018 11/05/2018 13/05/2018 28/05/2018 29/05/2018 05/06/2018 10/06/2018 14/06/2018 18/06/2018 21/06/2018 25/06/2018 28/06/2018

Nº factura

Proveedor

Monto

Conforme con la orden de compra Si Si Si No Si Si Si Si Si No No Si Si No Si Si No

Entrega de comprobante de recepción al proveedor Si Si No No No Si Si Si Si Si Si No Si Si Si No Si

Documento de respaldo en bodega No hay documento No hay documento No hay documento No hay documento No hay documento No hay documento No hay documento No hay documento No hay documento No hay documento No hay documento No hay documento No hay documento No hay documento No hay documento No hay documento No hay documento

001-001-000969141© Dinusa S.A. $1.921,12© 001-001-000122211© López Villalba Carlos $905,73© 001-001-000231353© Dismarex S.C. $816,09© 001-001-000172121© Ríos Jorge Napoleon $1.044,69© 001-001-000364441© Disproalza Cia. Ltda. $2.547,03© 001-001-000584233© Brunella S.A. $726,92© 001-001-000088240© Santana Cedeño Israel $1.915,37© 001-001-000022212© Morales Pincay Laura $87,00© 001-001-000592241© Plastife S.A. $549,39© 001-001-000804233© Padilla García Sebastián $228.02© 001-001-000018240© Tapia Merino Carlos $2.394,72© 001-001-000722212© Industrias Ales C.A. $112,63© 001-001-000598240© Neyplex Cia. Ltda $103,95© 001-001-000588321© Castro Loor Ana $538,27© 001-001-001369801© Reparti S.A. $112,76© 001-001-001562879© Neyplex Cia. Ltda. $268,80© 001-001-001000199© Unilever Andina S.A. $69,40© Sumatoria ∑ ∑$56.861,04 Fuente: Listado de compras del primer semestre año 2018 de la empresa PROVESA, facturas físicas, sistema Sacfin Pro, copias de órdenes de compras.

Marcas: Sumatoria ∑, Verificado , Cruzado ©.

Supervisado por: Mg. Ximena García Zambrano

112

Elaborado por: Srta. María Cobos Merizalde

113 Anexo 11. Verificación del Cumplimiento de las Políticas de Ventas a Clientes Mayoristas Elaborado por: Papel de trabajo: YSL H.7 Fecha: Página: 23/07/2018 1/2 Objetivo: Verificar el cumplimiento de las políticas de ventas a clientes mayoristas en base a la muestra determinada en el papel de trabajo H.3 haciendo énfasis en la forma de pago, letra de cambio por venta a crédito, elaboración de la orden de pedido, orden de pedido con sello y registro de facturas de ventas a clientes mayoristas en el sistema.

Empresa PROVESA Ciclo de compras y ventas De enero – junio de 2018

Relevamiento Formas de pago Fecha

Nº factura

Cliente mayorista

Monto

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23

03/01/2018 11/01/2018 12/01/2018 17/01/2018 18/01/2018 20/01/2018 27/01/2018 01/02/2018 06/02/2018 12/02/2018 13/02/2018 14/02/2018 16/02/2018 18/02/2018 01/03/2018 03/03/2018 06/03/2018 09/03/2018 12/03/2018 13/03/2018 28/03/2018 01/04/2018 05/04/2018

001-001-000003553© 001-001-000003635© 001-001-000003637© 001-001-000003745© 001-001-000003761© 001-001-000003787© 001-001-000003821© 001-001-000003887© 001-001-000003987© 001-001-000004994© 001-001-000004999© 001-001-000005001© 001-001-000005023© 001-001-000005032© 001-001-000005043© 001-001-000005055© 001-001-000005076© 001-001-000005091© 001-001-000005099© 001-001-000005101© 001-001-000005151© 001-001-000005154© 001-001-000005158©

López Pineda Carlos Loor Mera Lady Guevara Tipan Carla Pin Cusme Daniel Gallo Solís Ángel García Mendoza José Cedeño Valencia Iván Merino López Segundo Loor Cevallos Angélica Herrera Loor María Herrera Laaz Amparo García Cedeño Pastora Cárdenas Robles Diego Analuiza Topa Luis Olivez Leonez Miguel Álvarez Cañar José Velásquez Sotalin Darwin Arévalo Vinueza Elsa Saltos Tacurí Elisa Montes Vera Galo Mora Méndez Néstor Castillo Avilés Elvin Castro Zamora José

$345,98© $653,84© $324,64© $536,88© $342,83© $653,32© $1.352,87© $1.263,92© $432,99© $327,98© $346,98© $982,65© $1.534,84© $784,98© $435,21© $564,09© $653,87© $764,32© $341,99© $1.843,88© $453,93© $652,99© $334,40©

Efectivo

Cheque Crédito

1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1

Crédito (letra de cambio) No No No Si Si Si Si Si No No No Si Si Si Si No Si Si No Si No No No

Orden de pedido Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si

Orden de Registrado pedido en el con sello sistema Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si No No Si Si No Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si No Si

113

Nº

114 Elaborado por: Papel de trabajo: YSL H.7 Fecha: Página: 23/07/2018 2/2 Objetivo: Verificar el cumplimiento de las políticas de ventas a clientes mayoristas en base a la muestra determinada en el papel de trabajo H.3 haciendo énfasis en la forma de pago, letra de cambio por venta a crédito, elaboración de la orden de pedido, orden de pedido con sello y registro de facturas de ventas a clientes mayoristas en el sistema.

Empresa PROVESA Ciclo de compras y ventas De enero – junio de 2018

Formas de pago Nº

Fecha

Nº factura

Cliente mayorista

Monto

Crédito (letra de cambio) No Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si

Orden de pedido Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si

Efectivo Cheque Crédito 001-001-000005159© Valdez Parrales Jelyn $543,99© 1 001-001-000005168© Toledo Loor Mónica $434,76© 1 001-001-000005171© Tamayo Cedeño Carlos $342,99© 1 001-001-000005185© Sarango Córdova Mario $432,99© 1 001-001-000005197© Zambrano Tipan Darío $873,88© 1 001-001-000005198© Oña Loor Patricia $1.129,34© 1 001-001-000005234© Barreto Montes Silvia $1.748,99© 1 001-001-000005258© Zumba Mendoza Galo $324,99© 1 001-001-000005260© Recalde Cisneros Rosa $501,23© 1 001-001-000005264© Ruiz Castañeda María $321,87© 1 001-001-000005267© Palacios Vera Jimmy $383,93© 1 001-001-000005272© Paz Figueroa Jefferson $304,99© 1 001-001-000005278© Tapia Pacheco Francisco $432,99© 1 001-001-000005288© Palma Vera Anabel $763,23© 1 001-001-000005291© Solórzano Moran Holger $323,43© 1 001-001-000005297© Portilla Loor Jaqueline $834,33© 1 001-001-000005387© Pinzón Sarmiento Oscar $398,34© 1 ∑$26.025,68 Sumatoria ∑ ∑2 ∑10 ∑28 Fuente: Listado de ventas a clientes mayoristas del primer semestre año 2018 de la empresa PROVESA, facturas físicas, sistema Sacfin Pro. 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40

06/04/2018 08/04/2018 11/04/2018 15/04/2018 19/04/2018 20/04/2018 02/05/2018 04/05/2018 06/05/2018 08/05/2018 10/05/2018 02/06/2018 05/06/2018 08/06/2018 11/06/2018 14/06/2018 21/06/2018

Orden de Registrado pedido en el con sello sistema Si Si No Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si No Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si

Marcas: Sumatoria ∑, Verificado , Cruzado ©.

Supervisado por: Mg. Ximena García Zambrano

114

Elaborado por: Srta. Yessica Silva López

115 Anexo 12. Verificación del Cumplimiento de las Políticas de Ventas a Clientes Minoristas Elaborado por: Papel de trabajo: YSL H.8 Fecha: Página: 28/07/2018 1/2 Objetivo: Verificar el cumplimiento de las políticas de ventas a clientes minoristas en base a la muestra determinada en el papel de trabajo H.3 haciendo énfasis en la forma de pago, documento de respaldo y registro de facturas de ventas a clientes minoristas en el sistema.

Relevamiento Formas de pago Documentos Registrado Nº Fecha Nº factura Cliente minorista Monto Efectivo Tarjeta de crédito de respaldo en el sistema 1 10/01/2018 001-001-000070663© Medranda Parrales Antonio Factura $64,98© 1 Si 2 13/01/2018 001-001-000070954© Granda Calderón Geovanny Factura $53,84© 1 Si 3 18/01/2018 001-001-000071024© Reyes Sornoza José Factura $24,84© 1 Si 4 23/01/2018 001-001-000071543© Chavarría Renteria Roberth Factura $36,82© 1 Si 5 27/01/2018 001-001-000071765© Gavilánez Pinargote Dolores Factura $129,73© 1 Si 6 30/01/2018 001-001-000071818© Contreras Pacheco Eloy Factura $59,22© 1 Si 7 04/02/2018 001-001-000071915© Pérez Vite Doris Factura $132,88© 1 Si 8 05/02/2018 001-001-000071999© Zambrano Loor Carlos Factura $212,88© 1 Si 9 06/02/2018 001-001-000072032© Vargas Flores Simón Factura $67,99© 1 Si 10 07/02/2018 001-001-000072056© Valverde Ibarra Vicente Factura $54,32© 1 Si 11 15/02/2018 001-001-000072543© Ayoví Bonilla Cecilia Factura $34,89© 1 Si 12 16/02/2018 001-001-000072565© Miranda Mendoza Javier Factura $65,98© 1 Si 13 01/03/2018 001-001-000073136© Valencia Macías Aracely Factura $34,23© 1 Si 14 03/03/2018 001-001-000073345© Sarango Sarango Ángel Factura $54,98© 1 Si 15 07/03/2018 001-001-000073596© Vergara Barberan Máximo Factura $32,93© 1 Si 16 12/03/2018 001-001-000073876© Proano Carrera Luis Factura $74,84© 1 Si 17 21/03/2018 001-001-000074211© Sabando Sabando Miguel Factura $121,34© 1 Si 18 24/03/2018 001-001-000074354© Romero Ochoa Eduardo Factura $64,22© 1 Si 19 29/03/2018 001-001-000074468© Salazar Lara Víctor Factura $41,19© 1 Si 20 22/04/2018 001-001-000075986© Quiroz Andrade Polivio Factura $45,98© 1 Si 21 23/04/2018 001-001-000075999© Aveiga Solórzano Juana Factura $55,73© 1 Si 22 27/04/2018 001-001-000076543© Armijos Salazar Carlos Factura $32,19© 1 Si 23 29/04/2018 001-001-000076974© Saldarriaga Muñoz Juan Factura $94,41© 1 Si 24 30/04/2018 001-001-000076976© Murillo Arteaga José Factura $83,79© 1 Si Empresa PROVESA Ciclo de compras y ventas De enero – junio de 2018

115

116 Elaborado por: Papel de trabajo: YSL H.06.01 Fecha: Página: 28/07/2018 2/2 Objetivo: Verificar el cumplimiento de las políticas de ventas a clientes minoristas en base a la muestra determinada en el papel de trabajo H.3 haciendo énfasis en la forma de pago, documento de respaldo y registro de facturas de ventas a clientes minoristas en el sistema.

Empresa PROVESA Ciclo de compras y ventas De enero – junio de 2018

Formas de pago Documentos Efectivo Tarjeta de crédito de respaldo 25 31/04/2018 001-001-000076999© Montalván Santander Karina Factura $35,26© 1 26 13/05/2018 001-001-000077954© Ayoví Bonilla Cecilia Factura $42,09© 1 27 15/05/2018 001-001-000078065© Chávez Gilces Francisco Factura $27,09© 1 28 19/05/2018 001-001-000078786© Vera Ponce Angélica Factura $70,08© 1 29 20/05/2018 001-001-000078909© Vera Macías Miguel Factura $79,34© 1 30 22/05/2018 001-001-000079143© Pincay Basurto Karen Factura $84,87© 1 31 29/05/2018 001-001-000079876© Rivas Arteaga Ángel Factura $46,76© 1 32 30/05/2018 001-001-000079877© Miranda Ruiz Carlos Factura $19,03© 1 33 17/06/2018 001-001-000081754© Zambrano Buste Sara Factura $91,45© 1 34 18/06/2018 001-001-000081799© Micolta Ochoa Mónica Factura $83,73© 1 35 19/06/2018 001-001-000081858© Veliz Zambrano Augusto Factura $24,79© 1 36 20/06/2018 001-001-000081949© Chicaiza Llano Luis Factura $32,09© 1 37 21/06/2018 001-001-000081956© Zambrano Díaz Factura $63,53© 1 38 22/06/2018 001-001-000082359© Bautista Alvarado Jixon Factura $33,04© 1 39 23/06/2018 001-001-000082963© Arévalo Quezada María Factura $49,54© 1 40 30/06/2018 001-001-000083871© Pinzón Paredes Diana Factura $98,94© 1 Sumatoria ∑ ∑2.555,83 ∑31 ∑9 Fuente: Listado de ventas a clientes minoristas del primer semestre año 2018 de la empresa PROVESA, facturas electrónicas, sistema Sacfin Pro. Nº

Fecha

Nº factura

Cliente minorista

Monto

Registrado en el sistema Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si Si

Marcas: Sumatoria ∑, Verificado , Cruzado ©.

Supervisado por: Mg. Ximena García Zambrano

116

Elaborado por: Srta. Yessica Silva López

117 Anexo 13. Glosario Almacenamiento: Es el acto de almacenar bienes que serán distribuidos más tarde, además este ofrece mayor protección a los elementos y materiales que allí se almacenan, debido a que es posible controlar diversas variables como la humedad, temperatura, iluminación y muchas otras que influyen directamente en la preservación y vida útil de los productos.

Auditoría: Es un examen sistemático de los estados financieros, registros y operaciones que se realiza a una empresa pública o privada, con el fin de determinar si están de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, con las políticas establecidas, con la dirección, y con cualquier otro tipo de exigencias legales o voluntariamente adoptadas.

Compra: Es aquella operación que involucra todo el proceso de ubicación de proveedor o fuentes de abastecimiento, adquisición de materiales a través de negociaciones de precio y condiciones de pago con el proveedor elegido y la recepción de las mercaderías correspondientes para controlar y garantizar el suministro de la adquisición.

Control interno: Se refiere a la comprobación, inspección, monitoreo, etc., de los procesos de una empresa, realizado por el consejo de directores, administradores y otro personal, que permitan desarrollar una habilidad para adquirir un nivel competitivo y sólido, garantizando el fácil acceso y rápida actuación frente al crecimiento del ambiente de negocios.

Ejecución del trabajo: Es la segunda fase del proceso de auditoría. Consiste en el desarrollo de los puntos que han sido reflejados en el programa de auditoría, en elaborar una adecuada documentación a través de los papeles de trabajo, y en realizar otros trabajos adicionales que permiten finalizar el examen.

Gestión: Acción y efecto de administrar.

Informe de auditoría: Es la última fase del proceso de auditoría. Es el producto principal que se obtiene del trabajo del auditor, debido a que en él se va a reflejar su opinión sobre la veracidad del contenido de las cuentas anuales analizadas.

Orden de compra: Es un documento que un comprador entrega a un vendedor para solicitar ciertas mercaderías. En él se detalla la cantidad a comprar, el tipo de producto, el precio, las condiciones de pago y otros datos importantes para la operación comercial.

118 Papel de trabajo: Es el conjunto de documentos donde constan las tareas realizadas, los elementos de juicios obtenidos y las conclusiones a las que llegó el auditor. Constituyen, por tanto, la base para la emisión del informe y su respaldo.

Planificación de auditoría: Constituye la primera fase de auditoría. En esta fase se deben prever las pruebas a realizar, el número de horas máximo en que se debería realizar toda la auditoría, desde que se recibe la aceptación de auditoría, desde que se recibe la aceptación del cliente, hasta la lectura y entrega al cliente del informe de auditoría, así como la necesaria supervisión de todos los análisis realizados.

Política: Orientaciones o directrices que rigen la actuación de una persona o entidad un asunto o campo determinado.

Recepción: Acción y efecto de recibir.

Venta: Es un contrato en virtud del cual una de las partes (vendedor), se obliga a entregar una cosa determinada a otro (comprador), obligándose este último a pagar una cantidad de dinero.

Venta al por mayor: Consisten en la compra de bienes en grandes cantidades al proveedor, con el fin de ser vendidos por un precio más elevado y obtener un beneficio en venta.

Venta al por menor: Conocidos como ventas al detal, consisten en la venta de servicios y productos a los consumidores finales para su uso personal.