PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO Dirección Académica – Escuela Ciencias Administrativas y Contables
TRABAJO POR PROCEDIMIENTOS CONVENIDOS A LAS CUENTAS DE INGRESOS Y EGRESOS EN LA ACADEMIA SHERYDAN INTERNATIONAL GROUP EN SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS, AÑO 2016
Trabajo de Titulación previo a la obtención del título de INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA CPA
Línea de Investigación: Implementación de Control Interno
Autores: JAZMIN FABIOLA PINOS SUMBA KATHERINE LISSETH PORTILLA ESPINOZA Director: MG. HERNÁN OSWALDO MALDONADO PAZMIÑO
Santo Domingo - Ecuador Enero, 2018
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO Dirección Académica – Escuela Ciencias Administrativas y Contables HOJA DE APROBACIÓN TRABAJO POR PROCEDIMIENTOS CONVENIDOS A LAS CUENTAS DE INGRESOS Y EGRESOS EN LA ACADEMIA SHERYDAN INTERNATIONAL GROUP EN SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS, AÑO 2016 Línea de Investigación: Implementación de Control Interno Autores: JAZMIN FABIOLA PINOS SUMBA KATHERINE LISSETH PORTILLA ESPINOZA
Hernán Oswaldo Maldonado Pazmiño, Mg. DIRECTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
f._____________________
Ximena Leticia García Zambrano, Mg. CALIFICADOR
f._____________________
Patricio Rodrigo Portero López, Mg. CALIFICADOR
f._____________________
Doris María Celi Pinza, Mg. DIRECTORA DE LA ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
f._____________________
Santo Domingo - Ecuador Enero, 2018
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DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD Yo, Jazmin Fabiola Pinos Sumba portadora de la cédula de ciudadanía Nº 230061201-3 declaro que los resultados obtenidos en la investigación que presento como informe final, previo a la obtención del grado de INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA CPA son absolutamente originales, auténticos y personales. En tal virtud, declaro que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos que se desprenden del trabajo propuesto de investigación y luego de la redacción de este documento son y serán de mi sola y exclusiva responsabilidad legal y académica.
Pinos Sumba Jazmin Fabiola CI. 230061201-3
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DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD Yo, Katherine Lisseth Portilla Espinoza portadora de la cédula de ciudadanía Nº 230032955-0 declaro que los resultados obtenidos en la investigación que presento como informe final, previo a la obtención del grado de INGENIERA EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA CPA son absolutamente originales, auténticos y personales. En tal virtud, declaro que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos que se desprenden del trabajo propuesto de investigación y luego de la redacción de este documento son y serán de mi sola y exclusiva responsabilidad legal y académica.
Portilla Espinoza Katherine Lisseth CI. 230032955-0
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AGRADECIMIENTO Agradezco en primer lugar a Dios, por el don de la vida, y por haberme concedido, la fortaleza para culminar con éxito mis estudios universitarios. Del mismo modo, a mis padres, por todo el apoyo que me han brindado, y en más de una ocasión me han dado consejos cuando pensé que por algunos factores, no lo lograría. A mi compañera de tesis Katherine Portilla por la confianza, paciencia y por brindarme la oportunidad de realizar este proyecto junto a ella; al Mg. Hernán Maldonado por dedicar su tiempo, paciencia y su guía para el desarrollo de este trabajo de titulación; a todos los docentes y compañeros de aula que han recorrido junto a mí una parte de mi vida y a la academia Sherydan Internationl Group por permitirme realizar este trabajo de titulación en su empresa. A todos muchas gracias y muchas bendiciones. Pinos Sumba Jazmin Fabiola
vi
AGRADECIMIENTO Le agradezco a Dios por haberme acompañado y guiado a lo largo de mi carrera, por ser mi fortaleza en los momentos de debilidad y por brindarme una vida llena de aprendizajes, experiencias y sobre todo felicidad por la llegada de mi hija en el transcurso de mi vida universitaria; ella es mi gran motivación que me impulsa cada día a superarme. Le doy gracias a mis padres Lidia y Arcecio por apoyarme en todo momento, por los valores que me han inculcado, y por haberme dado la oportunidad de tener una excelente educación en el transcurso de mi vida y sobre todo por ser un excelente ejemplo a seguir. A Jazmin por haber sido una excelente compañera de tesis y amiga, por haberme tenido la paciencia necesaria y por motivarme a seguir adelante en los momentos de desesperación; a mi tutor Mg. Hernán Maldonado por dedicar su tiempo, paciencia y su guía para el desarrollo de este trabajo de titulación; a todos los docentes y compañeros de aula por confiar y creer en mí, por haber hecho de mi etapa universitaria un trayecto de vivencias que nunca olvidaré. A la Ing. Yolanda Chiquicóndor por creer en Jazmin y en mí, y habernos brindado la oportunidad de desarrollar nuestro trabajo de titulación en la academia Sherydan International Group y por todo el apoyo y facilidades que nos fueron otorgadas en la empresa. Por darnos la oportunidad de crecer profesionalmente y aprender nuevas cosas.
Portilla Espinoza Katherine Lisseth
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DEDICATORIA Dedico de todo corazón este trabajo de titulación a Dios por haberme permitido llegar hasta este punto y haberme dado salud para lograr mis objetivos, además de su infinita bondad y amor, a mis padres por haberme apoyado en todo momento, por sus consejos, sus valores, por la motivación constante que me ha permitido ser una persona de bien, pero más que nada por su amor; a mi familia y amigos que directa o indirectamente me ayudaron en todo este proceso; y en especial a esas personas que ya no se encuentran conmigo, pero me siguen dando fuerza para seguir adelante.
Pinos Sumba Jazmin Fabiola
Dedico este trabajo principalmente a Dios, por haberme dado la vida y permitirme el haber llegado hasta este momento tan importante de mi formación profesional. A mi madre, por ser el pilar más importante y por demostrarme siempre su cariño y apoyo incondicional sin importar nuestras diferencias de opiniones. A mi padre, por el valor mostrado para salir adelante y por su amor. A mi hija, por haber llegado en el momento correcto, para alegrar mis días y luchar juntas por una vida mejor; a mi familia y amigos que directa o indirectamente me ayudaron en todo este proceso.
Portilla Espinoza Katherine Lisseth
viii
RESUMEN La finalidad del presente trabajo de titulación, previa la obtención del título de Ingeniería en Contabilidad y Auditoría CPA de la PUCE SD, es llevar a cabo un trabajo por procedimientos convenidos a las cuentas de ingresos y egresos de la academia Sherydan International Group ubicada en la provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas, dedicada a ofertar cursos de inglés en varios niveles. Se realizó un marco referencial para mejorar la comprensión de las variables estudiadas; en la metodología de la investigación se combinó la metodología cualitativa y cuantitativa, realizando estudios descriptivos e investigación acción. Por medio de entrevistas, encuestas y observaciones se recopiló información que permitió conocer la situación actual de la academia; y también se elaboraron narrativas y flujogramas con los cuales se realizaron pruebas de recorrido que corroboraron la existencia del problema planteado. Con los datos generados por el cuestionario de control interno modelo COSO ERM se estableció un alto nivel de riesgo y un bajo nivel de confianza de la información, por lo que se procedió a realizar una matriz de recomendaciones y a establecer el programa de ejecución del trabajo por procedimientos convenidos realizado. Se plantearon conclusiones y recomendaciones para finalizar con la investigación. Palabras claves: Procedimientos convenidos, auditoría, ingresos, egresos, información financiera.
ix
ABSTRACT The aim of this degree work, previous to obtain the degree in Accounting and Auditing CPA of the PUCE SD, is to carry out work by agreed procedures to the income and expense accounts of the Sherydan International Group Academy located in the province of Santo Domingo de los Tsachilas, dedicated to offer English courses at several levels. A referential framework was made to improve the understanding of the variables studied; in the methodology of the research, the qualitative and quantitative methodology was combined, carrying out descriptive studies and action research. Through interviews, surveys and observations, information was collected that allowed to know the current situation of the academy; and also narratives and flowcharts were elaborated with which tests of distance were made that corroborated the existence of the problem posed. With the data generated by the COSO ERM internal control questionnaire, a high level of risk and a low level of confidence in the information was established, which led to a matrix of recommendations and the establishment of the work execution program by agreed procedures performed. Conclusions and recommendations were raised to end the investigation. Keywords: Agreed procedures, audit, income, expenses, financial information.
x ÍNDICE DE CONTENIDOS
1.
INTRODUCCIÓN...................................................................................................... 1
2.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .................................................................... 2
2.1.
Antecedentes .............................................................................................................. 2
2.2.
Problema de Investigación .......................................................................................... 3
2.3.
Sistematización del problema de investigación ........................................................... 4
2.4.
Justificación de la Investigación ................................................................................. 5
2.5.
Objetivos de la Investigación ...................................................................................... 6
2.5.1.
Objetivo General. ......................................................................................... 6
2.5.2.
Objetivos Específicos. .................................................................................. 6
3.
MARCO REFERENCIAL .......................................................................................... 7
3.1.
Revisión de la literatura o fundamentos teóricos ......................................................... 7
3.1.1.
Auditoría. ..................................................................................................... 7
3.1.1.1.
Objetivos de auditoría. ................................................................................. 7
3.1.1.2.
Tipos de auditoría......................................................................................... 8
3.1.1.3.
Fases de la auditoría. .................................................................................... 8
3.1.1.4.
Procedimientos de auditoría. ....................................................................... 9
3.1.1.5.
Técnicas de la auditoría. ............................................................................. 10
3.1.1.5.1.
Clasificación de las técnicas de la auditoría. ............................................... 10
3.1.1.6.
Evidencias de la auditoría. .......................................................................... 10
3.1.1.7.
Papeles de trabajo....................................................................................... 11
xi
3.1.1.7.1.
Objetivos.................................................................................................... 11
3.1.1.8.
NIA 920 “Trabajo para realizar procedimientos convenidos respecto de
información financiera”. ...................................................................................................... 12 3.1.1.8.1.
Objetivo. .................................................................................................... 12
3.1.1.8.2.
Principios Generales de un Trabajo con Procedimientos. ............................ 12
3.1.1.8.3.
Definición de los Términos de Trabajo. ...................................................... 12
3.1.1.8.4.
Planificación. ............................................................................................. 13
3.1.1.8.5.
Documentación. ......................................................................................... 13
3.1.1.8.6.
Procedimientos y evidencias....................................................................... 13
3.1.1.8.7.
Informes. .................................................................................................... 13
3.1.2.
Control interno. .......................................................................................... 14
3.1.2.1.
Importancia del control interno y de la administración del riesgo. .............. 14
3.1.2.2.
Objetivo del control interno. ....................................................................... 15
3.1.2.3.
Elementos fundamentales del control interno.............................................. 15
3.1.2.4.
Fases del estudio del control interno. .......................................................... 15
3.1.2.5.
Clases del control interno. .......................................................................... 16
3.1.2.6.
Limitaciones del control interno. ................................................................ 16
3.1.2.7.
Evaluación del control interno. ................................................................... 17
3.1.2.8.
Métodos de evaluación del control interno. ................................................ 17
3.1.2.9.
Pruebas de control interno. ......................................................................... 17
3.1.2.10.
Modelos de Control Interno. ....................................................................... 18
3.1.2.11.
Normativa de evaluación de riesgo y control interno NEA 10. .................... 19
xii
3.1.2.12.
Administración del riesgo empresarial o ERM. .......................................... 19
3.1.2.12.1.
Componentes. ............................................................................................ 20
3.1.3.
Efectivo en caja y bancos. .......................................................................... 20
3.1.3.1.
Objetivos.................................................................................................... 21
3.1.3.2.
Control interno. .......................................................................................... 21
3.1.3.3.
Procedimientos........................................................................................... 22
3.1.3.3.1.
Arqueo. ...................................................................................................... 22
3.1.3.3.2.
Confirmación bancaria. .............................................................................. 22
3.1.3.3.3.
Conciliación de saldos. ............................................................................... 22
3.1.3.3.4.
Estudio y análisis de movimientos. ............................................................. 23
3.1.3.3.5.
Corte de ingresos y egresos. ....................................................................... 23
3.1.3.4.
Ciclo de ingreso. ........................................................................................ 23
3.1.3.4.1.
Funciones típicas. ....................................................................................... 24
3.1.3.4.2.
Asientos contables comunes. ...................................................................... 24
3.1.3.5.
Ciclo de adquisición de pagos. ................................................................... 24
3.1.3.5.1.
Naturaleza y funciones. .............................................................................. 25
4.
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ......................................................... 26
4.1.
Enfoque .................................................................................................................... 26
4.1.1.
Enfoque cuantitativo. ................................................................................. 26
4.1.2.
Enfoque cualitativo. ................................................................................... 26
4.2.
Tipo de investigación................................................................................................ 26
xiii
4.2.1.
Investigación descriptiva. ........................................................................... 26
4.2.2.
Investigación de campo. ............................................................................. 26
4.3.
Población / Muestra .................................................................................................. 27
4.3.1. 4.4.
Selección de la Muestra. ............................................................................. 27 Técnicas e instrumentos de recogida de datos ........................................................... 28
4.4.1.
Observación. .............................................................................................. 28
4.4.2.
Entrevistas y la guía de preguntas. .............................................................. 28
4.4.3.
Encuesta y el cuestionarios. ........................................................................ 28
4.5.
Técnicas de análisis de datos .................................................................................... 28
5.
RESULTADOS ........................................................................................................ 29
5.1.
Discusión y Análisis de los resultados ...................................................................... 29
5.1.1.
Cualitativo. ................................................................................................ 29
5.1.1.1.
Entrevista al Propietario. ............................................................................ 29
5.1.1.2.
Interpretación y análisis de la entrevista al Propietario................................ 30
5.1.2.
Cuantitativo. .............................................................................................. 30
5.1.2.1.
Encuesta al contador. ................................................................................. 30
5.1.2.2.
Interpretación y análisis de la encuesta del contador. .................................. 32
5.1.2.3.
Encuesta al docente. ................................................................................... 32
5.1.2.4.
Encuesta al cliente. ..................................................................................... 33
5.1.3.
Análisis de resultados. ................................................................................ 34
5.2.
Propuesta de intervención ......................................................................................... 35
xiv
5.2.1.
Objetivos.................................................................................................... 35
5.2.1.1.
Objetivo general. ........................................................................................ 35
5.2.1.2.
Objetivos específicos.................................................................................. 35
5.2.2.
Recopilar información relevante de la academia Sherydan International Group
relacionado con los ingresos y gastos. ................................................................................ 36 5.2.2.1.
Programa de auditoría fase de planificación................................................ 36
5.2.3.
Aplicar herramientas que permitan identificar los riesgos que se generan en los
procedimientos de ingresos y egresos que realiza Sherydan International Group................. 54 5.2.3.1.
Programa de auditoría para la fase de Evaluación del Control Interno......... 54
5.2.4.
Efectuar pruebas sustantivas para encontrar hallazgos en los procesos
relacionados con los ingresos y egresos de la academia Sherydan International Group. ....... 64 5.2.4.1.
Programa de auditoría para la fase de Ejecución. ........................................ 64
5.2.5.
Evaluar la incidencia de los resultados del informe obtenido del trabajo por
procedimientos convenidos en la gestión de ingresos y gastos de la academia Sherydan International Group. ............................................................................................................ 79 5.2.5.1.
Informe de resultados de hechos. ................................................................ 79
5.2.5.2.
Carta a gerencia.......................................................................................... 82
5.3.
Conclusiones. ........................................................................................................... 84
5.4.
Recomendaciones. .................................................................................................... 85
LISTA DE REFERENCIA .................................................................................................. 86 ANEXOS ............................................................................................................................ 89
xv
ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1. Tipos de auditoría .................................................................................................. 8 Figura 2. Fases de la auditoría .............................................................................................. 9 Figura 3. Clasificación de las técnicas de la auditoría ......................................................... 10 Figura 4. Modelos de control interno .................................................................................. 18 Figura 5. Componentes de riesgo de la auditoría ................................................................. 19 Figura 6. Ciclo de adquisiciones o pagos ............................................................................ 25 Figura 7. Entrevista a la propietaria de la Academia Sherydan International Group ............ 29 Figura 8. Programa de auditoría fase de planificación ......................................................... 36 Figura 9. Programa de auditoría para la fase de Evaluación del Control Interno .................. 54 Figura 10. Programa de auditoría para la fase de Ejecución ................................................ 64
xvi
ร NDICE DE TABLAS Tabla 1. Poblaciรณn y muestra............................................................................................... 27 Tabla 2. Encuesta al docente ............................................................................................... 32 Tabla 3. Encuesta al cliente ................................................................................................. 33
xvii
ÍNDICE DE PAPELES DE TRABAJO P.01 Estructura organizacional ............................................................................................ 37 P.02 Estructura por niveles .................................................................................................. 38 P.03 Narrativa del Proceso de Ventas .................................................................................. 39 P.04 Flujograma sobre los procedimientos para la Venta ..................................................... 41 P.05 Políticas de las Ventas ................................................................................................. 43 P.06 Narrativa del proceso de Gastos .................................................................................. 44 P.07 Flujograma sobre los procedimientos para los Gastos .................................................. 45 P.08 Políticas de los Gastos ................................................................................................. 46 P.09 Narrativa del proceso de Nómina................................................................................. 47 P.10 Flujograma de los procedimientos para Nómina .......................................................... 49 P.11 Políticas de Nómina .................................................................................................... 50 P.12 Narrativa del proceso de Arqueo de Caja ..................................................................... 51 P.13 Flujograma de los procedimientos para los Arqueos de Caja........................................ 52 P.14 Políticas de los arqueos de caja .................................................................................... 53 C.01 Cuestionario de Control Interno .................................................................................. 55 C.02 Matriz de recomendaciones ......................................................................................... 61 C.03 Marcas de auditoría ..................................................................................................... 63 E.01 Estado de Resultados año 2016 ................................................................................... 65 E.02 Verificación de los montos de ingresos y egresos con el Estado de Resultados ............ 69 E.03 Montos de las declaraciones del Impuesto a la Renta y del Impuesto al Valor Agregado año 2016
…… .............................................................................................................. 71
xviii
E.04 Pago del Impuesto a la Renta ...................................................................................... 74 E.05 Ingreso 2016 ............................................................................................................... 75 E.06 Gastos 2016 ................................................................................................................ 77
xix
ÍNDICE DE ANEXOS Anexo 1. Entrevista al propietario ....................................................................................... 89 Anexo 2. Encuesta al contador ............................................................................................ 92 Anexo 3. Encuesta al docente ............................................................................................. 94 Anexo 4. Encuesta al cliente................................................................................................ 96 Anexo 5. Ingresos de matrículas 2016 ................................................................................. 97 Anexo 6. Ingresos por pensiones y capacitaciones 2016 ...................................................... 99 Anexo 7. Ingresos de incorporación 2016 .......................................................................... 101 Anexo 8. Gastos sueldos 2016 ........................................................................................... 102 Anexo 9. Gastos publicidad 2016 ...................................................................................... 104 Anexo 10. Gastos suministros de oficina 2016 .................................................................. 105 Anexo 11. Gastos servicios básicos 2016 .......................................................................... 107 Anexo 12. Otros gastos 2016 ............................................................................................. 108 Anexo 13. Gastos deducibles y no deducibles.................................................................... 110
1
1. INTRODUCCIÓN El presente trabajo de titulación trata sobre trabajos por procedimientos convenidos a las cuentas de ingresos y egresos en la academia SHERYDAN INTERNATIONAL GROUP en Santo Domingo, año 2016. La cuenta de ingresos y egresos, referente al efectivo de la empresa, es el incremento y disminución del dinero, además dichos ingresos y egresos se presentan en el Estado de resultado o Estado de pérdidas y ganancias. También las pérdidas y beneficios se determinan en función de los ingresos y gastos producidos en un periodo de tiempo determinado. Este trabajo está estructurado por cinco capítulos, que da inicio con la identificación del problema en la academia SHERYDAN INTERNATIONAL GROUP, para plantear el problema de la investigación se realizó el diagrama de causa y efecto, posteriormente se plantea los objetivos que se desea alcanzar en este trabajo de titulación, luego se desarrolla el marco referencial para lo cual se revisó la literatura relacionada con las dos variables que corresponden a lo que se estudió en este trabajo. También se desarrolló la metodología de la investigación, la cual dentro de esta constatará el enfoque de investigación, la muestra de estudio y las técnicas e instrumentos tanto para la recogida de datos como el análisis de la misma. El último capítulo a describir son los resultados, en esta sección se conoce lo que se ha obtenido durante la realización del trabajo de titulación, se evaluó los resultados, y al final se emitió las respectivas conclusiones y recomendaciones. Para la elaboración del trabajo se utilizó fuentes bibliográficas relevantes al tema a investigar, esta información fue extraída de la biblioteca de la Pontificia Universidad Católica del Ecuador Sede Santo Domingo. Otra fuente de información fue la academia SHERYDAN INTERNATIONAL GROUP, de esta se recopiló datos necesarios para el desarrollo del trabajo de titulación.
2
2. 2.1.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Antecedentes Sherydan International Group, es una entidad educativa legalmente establecida por el
Ministerio de Educación del Ecuador con resolución 001-2014-COP-CZ4-DPNF, se dedica a la enseñanza del idioma Inglés. A lo largo de estos ocho años en funcionamiento, a la propietaria de la academia se le ha presentado debilidades de control y ha provocado inconvenientes en varios aspectos de la empresa, entre ellos un inadecuado manejo del efectivo que afecta la gestión financiera, y otros que se detallan a continuación:
Carecen de documentos que justifiquen la entrada y salida de dinero, lo que genera faltantes o sobrantes en el cierre diario de la caja.
No cuentan con políticas establecidas para el registro contable, sumado a que el mismo se lleva en hojas de Excel, genera inseguridad en cuanto a la veracidad de los ingresos y egresos del efectivo.
Manejo inadecuado de los fondos empresariales y personales en las cuentas de la empresa, genera dificultades para establecer un control del efectivo a través de la conciliación bancaria.
El personal encargado de la recepción y entrega del disponible no cuenta con los conocimientos necesarios para el manejo adecuado de la caja y peor aún del registro contable de estos movimientos generando inseguridad respecto a la razonabilidad de la información consignada. Por esta razón en el presente trabajo de titulación se realizará un trabajo por
procedimientos convenidos a los ingresos y egresos de efectivo de la academia Sherydan International Group, con la finalidad de tener una mejor visión de la realidad institucional, buscar el incremento de su rentabilidad mejorando los servicios; además que permita conocer el estado de situación actual y sus cambios, generar resultados razonables que permitan una correcta toma de decisiones. Para el desarrollo de este trabajo se revisó investigaciones relacionadas con el tema y se han encontrado las siguientes:
3 La investigación “Examen especial al ciclo de compras y ventas año 2015 de la empresa Casa Milán, en la ciudad de Santo Domingo” (Álvarez & Flores, 2017), fue realizada con el fin de evaluar la confiabilidad y razonabilidad de la información, puesto que la empresa tiene exceso en compras y no tiene información exacta de la mercadería disponible. Otro trabajo que se revisó es el “Examen por procedimientos convenidos a la cuenta proveedores en la Agro-Veterinaria El Rancho en Patricia Pilar, 2016” (Vera & Viscaino, 2017), esta consiste en generar información útil para la implementación de posibles mejoras en los pagos a los proveedores y en los procesos de recepción de la mercadería. El “Examen por procedimientos convenidos a la cuenta de inventarios en la embotelladora Cero Dos en Santo Domingo, año 2016” (Pando & Ramos, 2017), tiene como fin la verificación de los saldos que presentan los inventarios y comprobar el cumplimiento de políticas y procedimientos, esta empresa no lleva un adecuado control de los inventarios de materia prima y de productos terminados. La investigación “Trabajo por procedimientos convenidos a las cuentas por cobrar año 2012 y gestión financiera a comercial Jaramillo Home Center en el cantón Pedro Vicente Maldonado de la provincia de Pichincha” (Alcívar, 2015), tiene como fin buscar las deficiencias de las cuentas por cobrar, para así tomar las medidas correctivas, con el propósito de mejorar las gestiones de cobro del comercial, ya que existe un saldo excesivo en las cuentas por cobrar. Se revisó el “Trabajo de Procedimientos convenidos a las cuentas por cobrar y gestión financiera en la compañía TSAEJEC S.A. en Santo Domingo” (Orrala, 2013), el cual consiste en mejorar la gestión financiera en la empresa, por medio de un control propicio y una eficiente evaluación de riesgo, pues el inconveniente que tiene la empresa es el incremento en las cuentas por cobrar vencidas y no llevan un control adecuado de los rubros sobre bancos.
2.2.
Problema de Investigación ¿Cómo un trabajo por procedimientos convenidos al disponible contribuye a mejorar el
manejo financiero en la academia Sherydan International Gruop?
4
2.3.
Sistematización del problema de investigación
¿De qué manera se puede levantar información sobre el manejo de los ingresos y egresos dentro de la academia Sherydan?
¿Cómo se pueden identificar las áreas críticas en los procesos relacionados con los ingresos y egresos de la academia Sherydan International Group?
¿Mediante qué técnicas se pueden obtener hallazgos respecto a la razonabilidad del movimiento económico de la academia Sherydan?
¿De qué manera presentar los resultados obtenidos en el trabajo por procedimientos convenidos a los ingresos y egresos influirá en el manejo adecuado del efectivo en la academia Sherydan International Group? En el ámbito macro se menciona que en el siglo pasado a finales de la tercera década la
función de la auditoría se ha incrementado y desarrollado, llegando a constituirse en baluarte y requisito de credibilidad y confianza de la información que suministran las empresas a sus diversos usuarios, y hoy es una herramienta muy utilizada para controlar el alineamiento de la organización con la estrategia propuesta por la administración y asegurar un adecuado funcionamiento del área financiera. Actualmente se han multiplicado los tipos de auditorías, respondiendo a una creciente complejidad empresarial; gracias a las auditorías se puede identificar los errores cometidos en la organización y se puede enmendar a tiempo cualquier falla en la ejecución de la estrategia, para tomar medidas que permitan retomar el rumbo correcto en la empresa. De la misma forma en el ámbito meso, indica que actualmente la reglamentación de la profesión de auditores y de los mercados de valores promueve la instauración de las auditorias como base para la conexión comunicativa entre la empresa y sus usuarios a través de la información contable y financiera. En una auditoría cumpliendo con la normativa significa que tenemos independencia mental y esto puede garantizar que los fondos públicos y privados están bien realizados; además con una adecuada comunicación entre ambas partes, la información contable y financiera será completa y de calidad, dando como resultado el cumplimiento oportuno y correcto de las obligaciones fiscales de la empresa, además de que se tomará mejores decisiones y se obtendrá beneficios y ganancias. En el ámbito micro, el instituto Sherydan fue creado el 10 de febrero del 2009 en la provincia Santo Domingo de los Tsáchilas; existe deficiencias en el control, lo que ha provocado inconvenientes en el manejo del efectivo y esto afecta la gestión financiera, por tal
5 razón se aplicó un trabajo por procedimientos convenidos a los ingresos y egresos de efectivo, con el fin de generar resultados razonables que permitan una correcta toma de decisiones.
2.4.
Justificación de la Investigación El presente trabajo de titulación está relacionada con el Plan Nacional del Buen Vivir
2013-2017, específicamente con el objetivo 8 que se refiere a la consolidación del sistema económico social y solidario de forma sostenible”; el objetivo 8.4 que trata de fortalecer la progresividad y la eficiencia del sistema tributario; el objetivo 8.10 que articula la relación entre el Estado y el sector privado. Además otro objetivo relacionado con la empresa es el 10.5 que trata de fortalecer la economía popular y solidaria y las micro, pequeñas y medianas empresas en la estructura productiva. Con los objetivos ya mencionados, el trabajo de titulación apoya a la sociedad con el incremento de la recaudación tributaria, mejora la diversificación y los niveles de inclusión y competitividad, además de que promueve el acceso a servicios financieros. También tiene relación con el Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial (PDOT) 2030 “El futuro de Chilachi To” (nuestra tierra), este plan es un instrumento para guiar la acción pública durante los próximos 15 años establece los ejes rectores del desarrollo, así como objetivos, estrategias, políticas, metas, programas y proyectos, que se habrá de emprender en esta y otras administraciones, con la activa y entusiasta participación en la planificación, gestión, ejecución y toma de decisiones, entre todas y todos. El trabajo de titulación aporta como un ejemplo que se podría seguir para que se desarrollen proyectos similares en un futuro, también se aporta con la gestión de conocimientos, en la generación de servicios públicos que traten de las operaciones de una empresa. De acuerdo con lo que establece el Servicio de Rentas Internas , las unidades económicas personales no obligadas a llevar contabilidad, según lo determina el Reglamento para la aplicación de la Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno, tienen que mantener un libro de registro de ingresos y egresos que le permitan determinar el impuesto a la renta a pagar, luego de un ejercicio contable, en tal sentido las normas de auditoría como la NIA 920 permite realizar trabajos por procedimientos convenidos respecto a la información financiera de la empresa, en este caso en el trabajo de titulación a las cuentas de ingresos y egresos. El presente trabajo permitirá a la empresa identificar aquellas debilidades de control que enfrenta la organización, entre ellos un inadecuado manejo del efectivo que afecta a la
6 gestión financiera; dando como resultado que la administración tome decisiones oportunas respecto a las falencias encontradas, a través del uso eficiente y óptimo de los recursos. Además dicho trabajo de procedimientos convenidos será un aporte importante en el ámbito académico permitiendo que la Escuela de Ciencias Administrativas y Contables tener una fuente de consulta para las futuras promociones, también este trabajo permitirá que los autores de la misma obtengan el título de Ingeniero en Contabilidad y Auditoría – CPA. Este trabajo de titulación involucra al propietario de la empresa, a los empleados, ya sea desde el personal administrativo hasta los profesores y a las estudiantes autoras del presenta trabajo. Los recursos que se utilizará en este trabajo será la información proporcionada de la academia Sherydan International Group. El beneficio que generará al realizar un trabajo por procedimientos convenidos, son las posibles mejoras en el control de los ingresos y egresos de efectivo, también se obtendrá resultados razonables que permitan una correcta toma de decisiones.
2.5.
Objetivos de la Investigación
2.5.1. Objetivo General. Realizar un trabajo por procedimientos convenidos a los ingresos y egresos en la academia SHERYDAN INTERNATIONAL GROUP, ubicada en la provincia Santo Domingo de los Tsáchilas, en el año 2016. 2.5.2. Objetivos Específicos.
Recopilar información relevante de la academia Sherydan International Group relacionado con los ingresos y gastos.
Aplicar herramientas que permitan identificar los riesgos que se generan en los procedimientos de ingresos y egresos que realiza Sherydan International Group.
Efectuar pruebas sustantivas para encontrar hallazgos en los procesos relacionados con las ingresos y egresos de la academia Sherydan International Group
Evaluar la incidencia de los resultados del informe obtenido del trabajo por procedimientos convenidos en la gestión de ingresos y gastos de la academia Sherydan International Group.
7
3. 3.1.
MARCO REFERENCIAL
Revisión de la literatura o fundamentos teóricos
3.1.1. Auditoría. La función de una auditoría es analizar y verificar las eventuales acciones que suceden dentro de la organización. De acuerdo con los siguientes autores, la auditoría se la define de las siguientes maneras: La auditoría, también denominada censura, revisión o verificación, es la última fase del proceso contable, cuyo fin es la supervisión del mismo por un profesional independiente, función que efectúa mediante el análisis selectivo de la actividad de la empresa: orgánico, funcional y económico-financiero (Sánchez & Alvarado, 2014, p. 31). Un proceso lógico basado en la evidencia dirigido a que una persona experta ajena a la empresa y titulada emita una opinión sobre la razonabilidad de las cuentas anuales, de acuerdo con los principios y normas de contabilidad generalmente aceptadas (Orta, Castrillo, Sánchez & Sierra, 2012, p. 25).
La auditoría es un examen crítico y sistemático que realiza una persona o grupo de personas independientes del sistema auditado; en la cual el auditor verifica y comprueba la contabilidad de la empresa, inspeccionando una serie de información relevante y específica que ayude a determinar la razonabilidad de los resultados contables para así poder dar su respectiva opinión global e independiente; además que permita tomar decisiones en base a ello, teniendo la seguridad que la auditoría fue realizada bajo las normas y procedimientos contables. 3.1.1.1. Objetivos de auditoría. La determinación de objetivos es relevante porque señalan el punto de llegada. De acuerdo con Sánchez & Alvarado (2014) los objetivos de la auditoría son: Descubrir fraudes e irregularidades, comprobando la existencia, o no, de diferencias en las anotaciones contables realizadas y los comprobantes originales. Comprobar que la empresa cumple con las disposiciones vigentes (especialmente contables, mercantiles y fiscales). Comprobar si existen sistemas adecuados de control y dirección del negocio y determinar las mejoras que pueden introducirse.
8 Garantizar la razonabilidad de los estados contables a través del cumplimiento de los PCGA y su aplicación uniforme. Incrementar la fiabilidad de la información financiera a través del análisis de la veracidad e integridad de ésta y su correcta presentación y desglose de acuerdo con el marco normativo de información financiera que resulte de aplicación y, en particular, con los principios y criterios contables contenidos en él. Descubrir errores y analizar la integridad de las cuentas anuales, comprobando la existencia, o no, de diferencias en las anotaciones contables realizadas, los comprobantes originales y otra documentación no custodiada por la entidad. Detectar e informar sobre fraudes e irregularidades. Comprobar que la empresa cumple con las disposiciones vigentes (especialmente contables, mercantiles y fiscales). Una labor de revisión y asesoría sobre la eficacia del sistema empresarial de control interno contable y de gobierno corporativo (p. 56). 3.1.1.2. Tipos de auditoría. En general, el termino auditar es sinónimo de revisar, inspeccionar, controlar o verificar. Según la función del alcance, en este trabajo de titulación se realizará la auditoría parcial puesto que solo se centrará en un área de la organización que son los ingresos y egresos. TIPOS
CONCEPTO “Revisan la totalidad de las operaciones estando referido su informe a la Auditorías totales o razonabilidad del valor del patrimonio, resultados y posición financiero de la completas empresa en su conjunto” (Sánchez & Alvarado, 2014, p. 38). “Se centran en un área de la empresa o en una operación o conjunto de operaciones específicas, pudiendo también referirse a un análisis con una Auditoría parcial o de limitación temporal o especial, originando informes especiales” (Sánchez & alcance limitado Alvarado, 2014, p. 38). Figura 1. Tipos de auditoría. Adaptado de “Teoría y práctica de la auditoría I” por J. Sánchez y M. Alvarado, 2014, p. 38.
3.1.1.3. Fases de la auditoría. El trabajo de auditoría se organiza a través de fases, cada una de las cuales es necesario cumplir con profesionalidad y rigor. Según Sánchez & Alvarado (2014, p. 226) describe las siguientes fases:
9 FASES
CONCEPTO RESULTADOS La planificación de la auditoría exige al auditor el desarrollo de una estrategia global en base al objetivo final y del alcance del encargo y de la forma en que se Estrategia de auditoría, espera que responda la organización de la entidad. importancia relativa, Fase de planificación Objetivos: precisión monetaria y de la auditoría 1. Identificación de las cuentas a verificar. programas 2. Determinación de los objetivos específicos de auditoría. 3. Elaboración de programas. Se desarrollará mediante el análisis de las áreas, de acuerdo al siguiente esquema: 1. Evaluación del control interno. Papeles de trabajo por Fase de ejecución 2. Procedimientos y pruebas sobre saldos y sobre áreas. transacciones. 3. Obtención de la evidencia. Comprende la elaboración y presentación del informe de auditoría y de control interno Carta de debilidades Objetivos: significativas de control Fase de informe 1. Informe de deficiencias de control interno para la interno e informe de gerencia. auditoría. 2. Elaboración del informe de auditoría. Figura 2. Fases de la auditoría. Adaptado de “Teoría y práctica de la auditoria I” por J. Sánchez y M. Alvarado, 2014, p. 226.
3.1.1.4. Procedimientos de auditoría. Los procedimientos dentro de una auditoría son muy importantes puesto que son “conductas, acompañadas de técnicas concretas, que el auditor lleva a cabo con el objetivo de obtener pruebas que le proporcionen evidencias en orden a la formación de opinión” (Sánchez & Alvarado, 2014, p.307). A falta de estos procedimientos, la auditoría no tendrá la valides requerida y necesaria para la toma de decisiones. Adicionalmente de una forma más concreta se defina a los procedimientos de auditoría como: Las normas técnicas justifican su existencia indicando que como los datos contables y la información interna en general no pueden ser considerados por si mismos evidencia suficiente y adecuada, el auditor debe llegar a la convicción de razonabilidad mediante la aplicación de pruebas (Orta et al, 2012, p.64).
De acuerdo con los autores referenciados en los conceptos anteriores, se puede definir a los procedimientos de la auditoría como un grupo de técnicas que tiene como fin dar validez al auditor sobre el trabajo que realiza, la información y operaciones de la empresa, además de que se debe realizar pruebas para dar veracidad a las evidencias encontradas en la organización.
10 3.1.1.5. Técnicas de la auditoría. Para efectuar una auditoría es importante seguir un conjunto de procedimientos, normas que permitan alcanzar resultados determinados, satisfactorios que están acordes a las exigencias que ameritan el trabajo que se realizan, “Las técnicas de auditoría son los métodos prácticos de investigación y prueba que utiliza el contador público para lograr la información y comprobación necesarias para poder emitir su opinión profesional” (Mendívil, 2010, p. 13). 3.1.1.5.1. Clasificación de las técnicas de la auditoría. Mendívil (2010) describe que “La Comisión de Normas y Procedimientos de Auditoría del Instituto Mexicano de Contadores Públicos ha propuesto la siguiente clasificación” (p. 14): Estudio general
Análisis
Inspección
Confirmación
Observación
Cálculo
Investigación
Declaración y certificación
Figura 3. Clasificación de las técnicas de la auditoría. Adaptado de “Elementos de la auditoría” por V. Mendívil, 2010, p. 14.
3.1.1.6. Evidencias de la auditoría. Es importante recordar que el resultado de un proceso de auditoría, conlleva a asumir una serie de responsabilidades que por sí solo posiciona o debilita la imagen de la organización frente a los resultados obtenidos; es por ello que a continuación estos autores hacen referencia al concepto de evidencia de la auditoría. El juicio definitivo sobre el trabajo de auditoría consiste en decidir si ha suministrado al auditor material suficiente para obtener una base razonable para emitir una opinión profesional. “La evidencia consiste en una disposición mental del auditor por la cual queda libre de cualquier duda significativa respecto a la opinión que tiene que emitir en su informe” (Sánchez & Alvarado, 2014, p. 331). El auditor debe obtener evidencia suficiente y adecuada, mediante la realización de las pruebas de auditoría que considere necesaria. La evidencia del auditor puede definirse como “la convicción razonable de que los datos contables incluidos en los estados financieros están debidamente soportados, han sido adecuadamente registrados y realmente han ocurrido” (Segovia, Herrador & Segundo, 2011, p. 65).
11 La evidencia en auditoría es necesaria para corroborar o contradecir las afirmaciones en cuanto a la información que posee la empresa, se puede decir también que son todos los hallazgos dentro de una organización, esta información son comprobadas por medio de pruebas que demuestren la veracidad de las mismas, así el auditor pueda emitir un informe donde exprese sus opiniones o conclusiones de los hechos encontrados. 3.1.1.7. Papeles de trabajo. El auditor externo deberá documentar los asuntos que son importantes para apoyar la opinión de la auditoría y dar evidencia de que la auditoría se llevó a cabo de acuerdo con las Normas Internacionales de Auditoría. Los papeles de trabajo auxilian en la planeación y desempeño de la auditoría, auxilian en la supervisión y revisión del trabajo en auditoría y registran la evidencia de auditoría resultante del trabajo de auditoría desempeñando, para apoyar la opinión del auditor externo (Estupiñán, 2014, p. 35)
Los papeles de trabajo según Mendívil (2010) “son los documentos en los que el auditor registra los datos y la información obtenidas en su examen y los resultados de las pruebas realizadas” (p. 19). Son un conjunto de documentos y cédulas que son elaborados por el auditor donde se evidencia los análisis, comprobaciones, verificaciones, interpretaciones, etc., obtenidos durante el transcurso de cada una de las fases del examen; con ello se sustentan las observaciones, recomendaciones, opiniones y conclusiones contenidas en el informe final. 3.1.1.7.1. Objetivos. Los papeles de trabajo constituyen una compilación de toda evidencia obtenida por el auditor, según Estupiñán (2014) cumplen los siguientes objetivos fundamentales: Facilitar la preparación del informe de auditoría y revisoría fiscal. Comprobar y explicar en detalle las opiniones y conclusiones resumidas en el informe. Proporcionar información para la preparación de las declaraciones de impuestos y documentos de registro para la Comisión Nacional de Valores y otros organismos de control y vigilancia del Estado. Coordinar y organizar todas las fases de trabajo de la auditoría.
12 Proveer un registro histórico permanente de la información examinada y los procedimientos de auditoría aplicados. Servir de guía en exámenes subsecuentes (p. 36). 3.1.1.8.
NIA 920 “Trabajo para realizar procedimientos convenidos respecto de información financiera”.
3.1.1.8.1. Objetivo. Federación Nacional de Contadores del Ecuador (2002) establece que el objetivo de un trabajo con procedimientos convenidos es que el auditor lleve a cabo procedimientos de una naturaleza de auditoría en lo cual han convenido el auditor y la entidad y cualesquier terceras partes apropiadas, y que informe sobre los resultados. 3.1.1.8.2. Principios Generales de un Trabajo con Procedimientos. Los principios éticos que regulan las responsabilidades profesionales del auditor para este tipo de trabajo de acuerdo con la Federación Nacional de Contadores del Ecuador (2002) son: Integridad Objetividad Competencia profesional y debido cuidado Confidencialidad Conducta profesional Estándares técnicos 3.1.1.8.3. Definición de los Términos de Trabajo. Federación Nacional de Contadores del Ecuador (2002) describe que “el auditor debería asegurarse con representantes de la entidad y, ordinariamente, con otras partes especificadas quienes recibirán copias del informe de resultados de hechos, que hay una clara comprensión respecto de los procedimientos convenidos y de las condiciones del trabajo”. Los asuntos sobre los que hay que convenir incluyen:
La naturaleza del trabajo incluyendo el hecho de que los procedimientos realizados no constituirán una auditoría o una revisión y que por consiguiente, no se expresa ninguna opinión.
13
El propósito declarado para el trabajo.
La identificación de la información financiera a la cual se aplicarán los procedimientos convenidos.
La naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos específicos que se aplicarán.
La forma anticipada del informe de resultados de hechos.
Las limitaciones sobre la distribución del informe de resultados de hechos. Cuando dicha limitación estuviera en conflicto con los requerimientos legales, si los hay, el auditor no debería aceptar el trabajo.
3.1.1.8.4. Planificación. El auditor deberá planificar el trabajo de modo que se efectúe un trabajo efectivo. 3.1.1.8.5. Documentación. De acuerdo con la Federación Nacional de Contadores del Ecuador (2002) el auditor deberá documentar los asuntos que son importantes para proporcionar evidencia para sustentar el informe de resultados de hechos, y la evidencia de que el trabajo fue efectuado de acuerdo con esta Norma Ecuatoriana de Auditoría y los términos del trabajo. 3.1.1.8.6. Procedimientos y evidencias. El auditor deberá efectuar los procedimientos convenidos y usar la evidencia obtenida como la base para el informe de resultados de hechos. Según la Federación Nacional de Contadores del Ecuador, (2002) los procedimientos aplicados en un trabajo para realizar procedimientos convenidos pueden incluir:
Investigación y análisis.
Re cálculo, comparación y otras tareas de verificación de exactitud.
Observación.
Inspección.
Obtener confirmaciones.
3.1.1.8.7. Informes. El informe sobre un trabajo con procedimientos convenidos necesita describir el propósito y los procedimientos convenidos del trabajo con suficiente detalle para permitir al lector comprender la naturaleza y el grado del trabajo efectuado.
14 3.1.2. Control interno. El control interno es un conjunto de acciones, actividades, planes, políticas, registros, procedimientos, etc., que ayuda a proteger los recursos de la empresa, promover la eficiencia, estimular el seguimiento de las prácticas ordenas por la gerencia con el fin de prevenir posibles riesgos que afectan a la organización. A continuación se menciona la definición de dos autores: Se define al control interno como “un proceso efectuado por la junta directiva de una entidad, gerencia y otro personal, diseñado para proveer seguridad razonable respecto del logro de objetivos en las siguientes categorías:” (Blanco, 2014, p. 194). Efectividad y eficiencia de operaciones. Confiabilidad de la información financiera. Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. De acuerdo con Mantilla (2013) afirma que el control interno “comprende el plan de la organización y todos los métodos, medidas coordinadas que adopta un negocio para salvaguardar sus activos, verificar la exactitud y la confiabilidad de sus datos contables, promover la eficiencia operacional” (p. 06). Haciendo referencia con los autores anteriores, el control interno es conjunto de actividades, procesos, métodos que realiza la empresa para dar seguridad en las operaciones financieras y administrativas, logrando así cumplir con los objetivos propuestos y minimizar los posibles riesgos. 3.1.2.1. Importancia del control interno y de la administración del riesgo. El sistema de control interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación; es por eso que llevar un control interno dentro de la organización es de mayor importancia puesto ayuda a promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua; además garantiza la eficiencia, la eficacia de las operaciones. Según Mantilla (2013) la importancia del control interno se describe a continuación: El sistema de control interno de una compañía tiene un rol leve en la administración de los riesgos que son significantes para el cumplimiento de sus objetivos de negocio. Un sistema solido de control interno contribuye a salvaguardar la inversión de los accionistas y los activos de la compañía.
15 Facilita la efectividad y la eficiencia de las operaciones, ayuda a asegurar la confiabilidad del proceso de presentación de reportes internos y externos y ayuda al cumplimiento de las leyes y regulaciones (p. 22). 3.1.2.2. Objetivo del control interno. De acuerdo con los autores Montes, Montilla & Mejía (2014) los objetivos del control interno son: Prevenir fraudes, localizar errores y poder fijar su monto. Comprobar la veracidad de los estados financieros. Estimular la eficiencia operacional. Salvaguardar los activos u obtener un control efectivo sobre los todos los aspectos de la entidad (p. 46). 3.1.2.3. Elementos fundamentales del control interno. Dada la gran cantidad y variedad de situaciones que pueden afectar a la actividad de una empresa, es prácticamente imposible recoger todos los elementos de un sistema adecuado de control interno. Según Sánchez & Alvarado (2014) los elementos más usuales, que en la práctica han demostrado ser los más eficaces, son las siguientes: Objetivo y planes claramente definidos Existencia de planificación estratégica y de presupuestos Existencia de un plan de organización Existencia de sistemas de autorización y procedimientos de registros Existencia de información útil y periódica Existencia de personal adecuado Existencia de un sistema de revisión de controles (p. 280) 3.1.2.4. Fases del estudio del control interno. De acuerdo con Sánchez & Alvarado (2014) el estudio del control interno de forma general incluye tres fases fundamentales: Conocimiento y comprensión de los procedimientos y métodos vigentes (revisión del sistema)
16 Seguridad de que se encuentran en uso y de que están operando tal y como se plantearon (pruebas de cumplimiento) Constatación del sistema, en los casos en que éste no funciona, no se aplica o es insuficiente (pruebas verificativas) (p. 288). 3.1.2.5. Clases del control interno. El control interno se divide en dos clases, para lo cual Arenas & Moreno (2012, p. 64) describen seguidamente, con la clase adicional que menciona Sánchez & Alvarado (2014, 279) a continuación: Control interno contable: abarca la preparación de los estados contables y financieros, la existencia de principios de contabilidad generalmente aceptados, el sistema de registro, informatizado o no, y el cumplimiento de lo dispuesto por las normas que se refieren a los mismos en la legislación vigente. Control interno administrativo: Se refieren al plan de organización de las actividades de la compañía, organigramas, líneas de responsabilidad, sistemas de autorización de las operaciones, planes de trabajo, métodos encaminados a promover la eficiencia en las operaciones, estímulos de adhesión a las políticas ordenadas por la gerencia. Control interno mixto: Se refieren al conjunto de controles y medidas encaminados a conseguir la protección de los activos de la compañía. Abarcan medidas de carácter administrativo, como la segregación de funciones, o de carácter contable, como la realización de presupuestos, de inventarios o el establecimiento de sistemas de control de costos. 3.1.2.6. Limitaciones del control interno. El control tiene limitaciones, por lo tanto, no es un remedio absoluto. De acuerdo con Mantilla (2014, p.186) conjuntamente con Montaño (2013, p. 68) afirman que “el control solo puede proporcionar una seguridad razonable de que los objetivos de la organización serán logrados. En estas condiciones el logro de objetivos es afectado por las limitaciones inherentes al control”, las principales limitaciones son: Los juicios humanos requeridos en cualquier sistema y las fallas humanas simples tales como errores o equivocaciones. Elusión del control interno por colusión de dos o más personas; y
17 Eludir inapropiado del control interno por parte de la administración. Tal como revisar los términos de un contrato de venta o exceder el límite de créditos de un cliente. 3.1.2.7. Evaluación del control interno. La evaluación del control interno tiene gran importancia para la auditoría externa, ésta es máxima en la auditoría interna, ya que dicha evaluación es una de las partes de la misma. Al auditor interno le interesará evaluar todos los aspectos del sistema de control interno, aun cuando para ello necesite analizar áreas sobre las que él no tiene claro dominio. En cambio, el auditor externo debe analizar los controles que hacen una referencia más directa a los registros contables, ya que su labor fundamental consiste en la verificación de los estados financieros (Sánchez & Alvarado, 2014, p. 287).
3.1.2.8. Métodos de evaluación del control interno. Como paso previo a la evaluación, según Peña (2011) el auditor deberá realizar un estudio de Sistema de control interno que ha instalado su cliente, para lo que existen básicamente tres métodos: Método descriptivo o de memorándums: Consiste en confeccionar un memorándum sonde se describe cada uno de los procesos que tienen lugar en la entidad que se va a auditar. Método de los flujogramas: Consiste en la elaboración de diagramas que representan gráficamente los flujos de los documentos, de las operaciones que se relacionan con éstos y de las personas que intervienen en las mismas. Método de cuestionarios: Consiste en obtener la información acerca del SCI a partir de una serie de cuestionarios previamente preparados por el auditor por cada una de las áreas en las que se va a dividir el trabajo de auditoría (p. 101). 3.1.2.9. Pruebas de control interno. Las pruebas corresponden a la selección de las técnicas y las herramientas más adecuadas de llevar a cabo, dentro de una serie de procedimientos de auditoría, a través de los cuales se espera obtener los elementos de juicio pertinentes para detectar, confirmar o delimitar las posibles incidencias o consecuencias que se pueden presentar en la organización, debido al incumplimiento de procedimientos básicos. Segovia et al. (2011) hace referencia que la evidencia de auditoría se obtiene a través de la aplicación de las pruebas de auditoría, a continuación existen dos tipos de pruebas en auditoría:
18 Pruebas de cumplimiento: permite obtener una seguridad razonable de que los procedimientos de control interno, en los que el auditor basa su confianza en el sistema, están siendo aplicados de la forma establecida. Pruebas sustantivas: proporcionan evidencia sobre las afirmaciones que contiene los estados financieros que recordemos eran veracidad, integridad, valoración y presentación (p.66). 3.1.2.10. Modelos de Control Interno. Como resultado de los diferentes problemas presentados en las organizaciones, como fraudes y corrupción, se ha desarrollado una gran variedad de modelos de control interno con el fin de mejorar, perfeccionar y guiar el desarrollo del sistema del control interno. Según Franklin (2013) los principales modelos de control interno son:
Modelo
Característica Desarrollado en 1992 por el Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission. COSO Define una metodología para revisar el control interno de una organización. Amplia lo relacionado con el control interno y profundiza en la administración de COSO ERM riesgos del emprendimiento. Desarrollado en 1992 por el Comité Cadbury. Realiza una interpretación más amplia del control. CADBURY Señala la importancia de los sistemas de información y la evolución de riesgos. Desarrollado por el Instituto Candencia de Contadores Certificados en 1995. Analiza los elementos de control interno que propone el COSO. COCO Se enfoca en el propósito, compromiso, aptitud, acción y evaluación de aprendizaje. Surgió en 1996 y se define como objetivos de control para tecnologías de información y tecnologías relacionadas. COBIT Su propósito es promover los procesos de la organización para que genere información útil en el logro de objetivos. Se publicó en 1999 con la finalidad de contribuir en la atención del control interno de las compañías públicas. TURNBULL Se fundamenta en el mantenimiento y revisión del control interno, y en la declaración del consejo de administración del control interno. Se desarrolló en 1980 en Gulf Canadá Resources Ltda. AUTOEVALUACIÓN DE Su propósito es brindar seguridad razonable para conseguir los objetivos de CONTROLES AEC control por medio de la aplicación de diagnósticos del control interno. Fue creado en 1991 y revisado en 1994. SISTEMA DE AUDITORÍA Y Asiste a los auditores internos sobre el control y auditoria de los sistemas y CONTROL SAC tecnología informática. Fue desarrollado en Sudáfrica, y se han elaborado tres reportes: 1994 Reporte King I, 2002 Reporte King 2 y en 2009 Reporte King III. KING Surge de la necesidad de contar con un modelo de gobierno corporativo. Nace de la Ley de Control y Transparencia en los Negocios, en 1998. KONTRAG Su objetivo es mejorar la organización. Figura 4. Modelos de control interno. Adaptado de “Auditoría Administrativa. Evaluación y diagnóstico empresarial” por E. B. Franklin, 2013, p. 124.
19 3.1.2.11. Normativa de evaluación de riesgo y control interno NEA 10. La NEA 10 tiene como propósito “establecer normas y proporcionar lineamientos para obtener una comprensión de los sistemas de contabilidad y de control interno y sobre el riesgo de auditoría y sus componentes: riesgo inherente, riesgo de control y riesgo de detección” (Federación Nacional de Contadores del Ecuador, 2000). En la siguiente figura se exponen los componentes de riesgo de la auditoría, establecidos por la NEA 10. Riesgo de que el auditor dé una opinión de auditoría no apropiada cuando los estados financieros están elaborados en forma errónea de una manera importante. El riesgo de auditoría tiene tres componentes: riesgo inherente, riesgo de control y riesgo de detección. Susceptibilidad del saldo de una cuenta o clase de transacciones a una exposición errónea que Riesgo pudiera ser de carácter significativo, individualmente o cuando se agrega con exposiciones inherente erróneas en otras cuentas o clases, asumiendo que no hubo controles internos relacionados. Riesgo de que una exposición errónea que pudiera ocurrir en el saldo de cuenta o clase de Riesgo de transacciones y que individualmente pudiera ser de carácter significativo o cuando se agrega con control exposiciones erróneas en otros saldos o clases, no sea evitado o detectado y corregido con oportunidad por los sistemas de contabilidad y de control interno. Riesgo de que los procedimientos sustantivos de un auditor no detecten una exposición errónea Riesgo de que existe en un saldo de una cuenta o clase de transacciones que podría ser de carácter detección significativo, individualmente o cuando se agrega con exposiciones erróneas en otros saldos o clases. Figura 5. Componentes de riesgo de la auditoría. Adaptado de “NEA 10: Evaluación de riesgo y control interno” por Federación Nacional de Contadores del Ecuador, 2000, p.3. Riesgo de auditoría
3.1.2.12. Administración del riesgo empresarial o ERM. Existen diversos enfoques del control interno que impulsaron una nueva cultura administrativa en todo tipo de organizaciones y sirvió de plataforma para diversas definiciones y modelos de control a nivel internacional, uno de estos modelos es el COSO II o COSO ERM, la cual se define a continuación Es un proceso efectuado por la junta de directores, la administración y otro personal de la entidad, aplicando en la definición de la estrategia y a través del emprendimiento, diseñado para identificar los eventos potenciales que pueden afectar la entidad, y para administrar los riesgos que se encuentran dentro del apetito por el riesgo, para proveer seguridad razonable en relación con el logro del objetivo de la entidad (Estupiñán, 2012, p.66).
Asimismo, Sánchez (2015) hace referencia que el COSO ERM “es un facilitador del proceso de la gestión de riesgos, este permite a los administradores de las empresas operar más eficazmente en un ámbito pleno de riesgo, aumentando la capacidad para”: Alinear el nivel de riesgo aceptado con la estrategia. Unir crecimiento, riesgo y rendimiento. Mejorar las decisiones de respuesta al riesgo.
20 Minimizar sorpresas y pérdidas operativas. Identificar y administrar riesgos a nivel de la entidad. Racionalizar el uso de recursos. 3.1.2.12.1. Componentes. El E.R.M. determinó ocho componentes interrelacionados, los cuales muestra cómo la alta gerencia opera un negocio, y cómo están integrados dentro del proceso administrativo en general, Estupiñán (2012, p. 68) hace referencia a los siguientes: El entorno interno Definición de objetivos Identificación de eventos Valoración de riesgos Respuesta al riesgo Actividades de control Información y comunicación Monitoreo 3.1.3. Efectivo en caja y bancos. Según Mendívil (2010) se entiende por efectivo Los activos representados por moneda de curso corriente, de los que se puede disponer en cualquier momento, ya sea porque se tienen físicamente (saldo en caja), o porque se encuentran depositados en una institución de crédito contra la que se puede girar por medio de cheques (saldo en bancos) (p. 55).
A continuación en siguiente autor afirma el concepto del efectivo Los equivalentes de efectivo son valores de corto plazo, de gran liquidez, fácilmente convertibles en efectivo y que están sujetos a riesgos poco importantes de cambios en su valor, tales como: monedas extranjeras, metales preciosos amonedados e inversiones disponibles a la vista. (Comisión de Normas de Auditoría y Aseguramiento. 2013, p.55).
El efectivo en caja y bancos son dos cuentas del activo donde se registra el dinero de la empresa ya sea que se encuentra físicamente o en una institución financiera bancaria; y se puede visualizar las entradas y salidas del dinero, de los que se puede disponer en cualquier momento; permitiendo pagar todas sus obligaciones que posee la empresa que puede ser por medio de una transferencia bancaria, depósitos, cheques o a su vez en efectivo; su control debe ser llevado por separado.
21 3.1.3.1. Objetivos. a) Existencia Física. Verificar que en realidad existe dinero por el saldo que muestra la cuenta. b) Disponibilidad. Cerciorarse de que no existen restricciones que impidan hacer uso libre de los efectivos (por ejemplo, en el caso de fondos creados para pensiones, ahorro de los trabajadores, etcétera). c) Valuación. En el caso de existencias en monedas extranjeras, verificar que estas sean valuadas al tipo de cambio de mercado, vigente en la fecha de cierre. (Mendívil. 2010, p. 56). 3.1.3.2. Control interno. Los principales aspectos del control interno relativos al manejo de los efectivos, cuyo cumplimiento debe vigilarse, según Mendívil (2010) son: a) Separación de labores. Las personas que manejan efectivos, expiden cheques, operan auxiliares y registros, y efectúan conciliaciones deben ser diferentes. b) Fianzas. El personal que maneja los fondos y las cuentas bancarias debe estar afianzado para garantizar su manejo. c) Fondos fijos. Deben establecerse para canalizar a través de ellos los movimientos menores. d) Firmas mancomunadas. En el caso de las cuentas bancarias, los cheques deben expedirse al menos con dos firmas (y siempre nominativos). e) Firmas autorizadas. Las firmas autorizadas para expedir cheques deben ser designadas por el Consejo de Administración o la Dirección. f) Límites de pagos. En las firmas autorizadas para hacer pagos debe existir un límite, que al excederse requiera autorización superior. g) Depósitos diarios. Las cobranzas y otros ingresos deben depositarse, a más tardar, al día siguiente. h) Arqueos periódicos y conciliaciones regulares. Los fondos fijos deben recontarse periódicamente, cuidando aspectos legales e internos de los comprobantes; las cuentas bancarias deben conciliarse regularmente y las partidas de conciliación aclararse plenamente. Estos trabajos deben hacerse, por su puesto, por personas diferentes de quienes manejan los fondos (p. 56).
22 3.1.3.3. Procedimientos. 3.1.3.3.1. Arqueo. Un arqueo de caja es el análisis de las transacciones del efectivo, en un momento determinado, con el objetivo de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y si el saldo que arroja esta cuenta corresponde con lo que se encuentra físicamente en caja; además es frecuente que en los arqueos aparezcan faltantes o sobrantes. El arqueo “es el principal procedimiento aplicable al examen de los efectivos y consiste en efectuar un recuento físico de los mismos”. (Mendívil. 2010, p. 57). Según Mendívil (2010) al llevar a cabo un arqueo, deben tenerse en cuenta las siguientes recomendaciones: a) Cuando existan varios fondos u otra clase de valores de fácil realización, conviene establecer un control simultáneo de todos ellos. b) Debe conocerse el importe a arquear que muestran los registros para compararlo con lo contado y pedir aclaraciones en el momento mismo del arqueo. c) Al concluir el arqueo, debe exigirse la firma al responsable del fondo para que quede constancia plena de que la cantidad contada le fue devuelta a su entera conformidad (p. 57). 3.1.3.3.2. Confirmación bancaria. Una característica esencial del control de la administración sobre las relaciones de negocios, con individuos o grupos de instituciones financieras, es la capacidad de obtener confirmación de las transacciones con dichas instituciones y de las posiciones resultantes. La confirmación bancaria “consiste en enviar una carta al banco donde manejan la cuenta, solicitándole que informe del saldo que aparezca en la cuenta de cheques a nombre de la empresa”. (Mendívil. 2010, p. 58). 3.1.3.3.3. Conciliación de saldos. Una conciliación bancaria o de saldos es un proceso que permite comparar los valores que la empresa tiene registrados de una cuenta de ahorros o cuenta corriente con los valores que el banco le suministra por medio del extracto bancario, que suele recibirse cada mes.
23 La conciliación de saldos “consiste en determinar y analizar las partidas que establecen la diferencia entre el saldo en bancos según la empresa y el saldo que muestra el estado de cuenta bancario o la información de internet”. (Mendívil. 2010, p. 59). Por lo general, los saldos no coinciden por: a) Diferencias en las fechas de contabilización (depósitos y cheques en tránsito). b) Por desconocimiento de parte de la empresa de movimientos operados por el banco (cheques depositados no pagados, cargos por manejo, por cobranzas, comisiones, intereses, etcétera). c) Por movimientos erróneos. 3.1.3.3.4. Estudio y análisis de movimientos. El estudio y análisis de movimientos “se debe aplicar de forma simultánea a las cuentas de caja y bancos, y consiste en seleccionar un periodo y revisar los movimientos registrados, con el fin de determinar si son normales y se encuentran debidamente amparados”. (Mendívil. 2010, p. 60). 3.1.3.3.5. Corte de ingresos y egresos. Por este procedimientos se determinan claramente los últimos ingresos según recibidos de caja, reportes de cobradores, fichas de depósito, movimientos por internet, y los últimos pagos según talonarios de chequeras, notas de caja, etcétera, para concluir si el ejercicio examinados incluye las operaciones que le correspondan y no se están registrando en periodos diferentes de los de su recepción o pago real. (Mendívil. 2010, p. 61).
3.1.3.4. Ciclo de ingreso. El ciclo de ingresos de una empresa incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para cambiar por efectivo, a continuación se detalla algunos conceptos: El ciclo de ingresos de una empresa, incluye todas aquellas funciones que se requieren llevar a cabo para cambiar por efectivo con los clientes, sus productos o servicios. Estas funciones incluyen la toma de pedidos de los clientes, el embargue de los productos terminados, el uso por los clientes de los servicios que presta la empresa, mantener y cobrar las cuentas por cobrar a clientes y recibir de estos el efectivo. En virtud de que el ciclo de ingresos es el ciclo en que el control físico y el derecho de propiedad sobre los recursos se venden, la determinación del costo de ventas es una función contable que puede identificarse con el ciclo de ingresos. (Blanco, L. 2014, p. 226) Los ingresos como incrementos en el patrimonio neto de la entidad durante el ejercicio, en forma de entradas o de aumentos en el valor de los activos o de disminución de los pasivos, siempre que no tengan su origen en aportaciones, monetarias o no, de los socios propietarios. (Díaz. 2015, p. 1427).
24 Es el proceso que las empresas utilizan para describir la evolución financiera de sus cuentas de ingresos, básicamente incluyen diferentes cuentas como son caja, bancos, cuentas por cobrar y sus respectivas provisiones, etc., ya sea que incremente o disminuya la utilidad de la empresa: además es probable que habrá un flujo de beneficios económicos futuros hacia la empresa y que estos beneficios económicos puedan ser cuantificados confiablemente. 3.1.3.4.1. Funciones típicas. Según Blanco (2014, p.226) las funciones típicas de un ciclo de ingresos podrían ser: Otorgamiento de crédito Facturación Contabilización de comisiones Contabilización de garantías Cuentas por cobrar Cobranza Ingreso del efectivo Ajuste a facturas y/o notas de crédito 3.1.3.4.2. Asientos contables comunes. Dentro del ciclo de ingresos según Blanco (2014) se podría distinguir los siguientes asientos contables comunes: Ventas Ingresos de caja Descuentos por pronto pago Provisiones para cuentas de cobro dudoso Cancelaciones y recuperaciones de cuentas incobrables Gasto comisiones (p.227) 3.1.3.5. Ciclo de adquisición de pagos. Dentro de este ciclo se encuentra la mayoría de los pagos o gastos que posee una empresa; estos autores hacen referencia a lo siguiente: Ciclo de especial importancia, que encierra operaciones de compra y nómina. Por su naturaleza, este ciclo abarca un amplio campo de relación en el contexto de una estructura contable; se hace una separación de las actividades de compra y nómina. (Estupiñán. 2012, p. 115).
25 Los gastos son decrementos en el patrimonio neto de la empresa durante el ejercicio, ya sea en forma de salidas o disminuciones en el valor de los activos, o de reconocimiento o aumento del valor de los pasivos, siempre que no tengan su origen en distribuciones, monetarias o no, a los socios propietarios, en su condición de tales. (Wanden, Fernández & Bañón. 2012, p.46).
Involucra las decisiones y procesos necesarios para obtener las mercancías y servicios; y así operar un negocio. Este ciclo abarca funciones como de compra, nómina, cuentas por pagar, diferentes gastos, etc., de igual forma afectarán directamente en la utilidad de la empresa. 3.1.3.5.1. Naturaleza y funciones. Según Estupiñán (2012, p. 116-117) menciona lo siguiente en cuanto en el ciclo de adquisición y pagos:
Funciones especiales
Asientos contables
Documentos y formas
Compras Comprende la selección del proveedor, solicitud de las compras, efectuar las compras, recepción, control de calidad, cuentas a pagar y desembolsos de efectivo.
Comprende asientos de compras, desembolsos de efectivo, ajustes, distribuciones de cuentas, pagos preparados y acumulaciones. Comprende solicitudes de compra, órdenes de compra, documentos de recepción, facturas de proveedores, notas débito y crédito, comprobantes, solicitudes de cheques.
Nómina Implica selección del personal, relaciones laborales, información y control de asistencia, contabilidad de nómina, desembolsos de nómina, contabilidad de proyectos (obras capitalizables, mano de obra honorarios, trabajos de investigación, etc.). Implica particularidades de nómina pagadas, beneficios pagados a empleados, ajustes de nómina, pagos prepagados, acumulaciones. Registro de movimiento de personal, controles de tiempo, informes de tiempo, ajustes de nómina, pagos especiales (incapacidades, indemnizaciones, anticipos, etc.) y cheques. Conlleva, archivo maestro de empleados, que encierra nombres de los empleados e información conexa, tipos de retribuciones, elementos de beneficios a empleados, registro de salarios empleados.
Implica el archivo de proveedores, que involucra datos relativos a nombres y direcciones de proveedores y de precios, registros de obras en Base de datos construcción; cuentas a pagar, que incluye cuentas pendientes de historial de pago y compromisos de compras. Erogaciones de efectivo, por el ciclo de Erogaciones de efectivo, con el ciclo de tesorería; recepción de bienes, tesorería; servicios de mano de obra, mercancías y servicios, con el ciclo de con el ciclo de transformación; Enlaces con otros ciclos transformación; resúmenes de resúmenes de transacciones, con el ciclo transacciones, con el ciclo de informe de informe financiero. financieros. Figura 6. Ciclo de adquisiciones o pagos. Adaptado de “Control interno y fraudes” por R. Estupiñán, 2012, p. 116-117.
26
4. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN 4.1.
Enfoque
4.1.1. Enfoque cuantitativo. El enfoque presente en el trabajo por procedimientos convenidos a las cuentas de ingresos y egresos es cuantitativo, está es secuencial y probatorio, además en la recolección de datos la información obtenida por parte de la academia SHERYDAN, será sujeta a mediciones numéricas y análisis estadísticos con el fin de establecer pautas de comportamiento y probar que los datos obtenidos sean válidas. 4.1.2. Enfoque cualitativo. Otro enfoque a utilizar en este trabajo por procedimientos convenidos a las cuentas de ingresos y egresos es el cualitativo, este utiliza la recolección y análisis de datos para generar preguntas sobre el trabajo presente, además de que realiza técnicas en dicha recolección, como la observación en la empresa, las entrevistas realizadas al personal del instituto y la revisión de documentos.
4.2.
Tipo de investigación
4.2.1. Investigación descriptiva. Este tipo de investigación se soporta en técnicas como la encuesta, la entrevista, la observación y la revisión de documentos, la cual luego se selecciona las principales características que corresponde a las cuentas de ingresos y egresos, y describe detalladamente cada proceso, variable o componente que este relacione a esta cuenta. 4.2.2. Investigación de campo. Este tipo de investigación es adecuada para el proceso de análisis y la comprensión de la realidad de la academia SHERYDAN, además permite conocer los problemas que tiene las cuentas de ingresos y egresos, y la relación con la empresa va incrementando en el transcurso de la investigación, este método utilizado otorga validez y fiabilidad a la información obtenida.
27
4.3.
Población / Muestra Tabla 1 Población y muestra Población : 135 Personas Propietaria: 1 persona. Personal de trabajo:  Contador: 1 Persona.  Docentes: 8 Personas Estudiantes: 122 Personas Nota: Indagación al auxiliar contable.
Muestra: 48 Personas. Propietaria: 1 persona Personal de trabajo:  Contador: 1 Persona.  Docentes: 8 Personas Estudiantes: 38 Personas
4.3.1. SelecciĂłn de la Muestra. Para establecer la muestra segĂşn Bernal (2014) se utilizarĂĄ la siguiente formula: FĂłrmula: đ?‘›=
đ?‘?đ?‘Ž2 . đ?‘ . đ?‘?. đ?‘ž đ?‘– 2 (đ?‘ − 1) + đ?‘?đ?‘Ž2 . đ?‘?. đ?‘ž
Dónde: •
N = Total de la poblaciĂłn
•
ZÎą= 1.96 al cuadrado (si la seguridad es del 95%)
•
p = proporciĂłn esperada (en este caso 5% = 0.05)
•
q = 1 – p (en este caso 1-0.05 = 0.95)
•
i = error precisiĂłn (5%).
đ?‘›=
1.962 ∗ 135 ∗ 0.05 ∗ 0.95 0.052 (135 − 1) + 1.962 ∗ 0.05 ∗ 0.95 đ?‘›=
24,63426 0,335 + 0,182476 n= 47,60 n= 48 encuestas
Para la determinaciĂłn del tamaĂąo de la muestra, se tomaron como poblaciĂłn a todos los estudiantes que estĂĄn actualmente inscritos en la academia. Adicionalmente en la poblaciĂłn se considerĂł a la propietaria, al contador y a los 8 docentes que imparten clases en la organizaciĂłn. Para la aplicaciĂłn de la fĂłrmula del cĂĄlculo de la muestra finita, se considerĂł un nivel de confianza del 95%, una probabilidad de ocurrencia y de no ocurrencia del 5%, y un error aceptado del 5%. Obteniendo como resultado una muestra de 48 personas.
28
4.4.
Técnicas e instrumentos de recogida de datos
4.4.1. Observación. Se utilizó la técnica de la observación para poder tomar información, registrarla y posteriormente realizar su respectivo análisis; además es una de las técnicas más importantes en la recolección de datos; permite al investigador profundizar y ampliar el conocimiento de las situaciones en el ambiente de la empresa donde se desarrolla el trabajo de titulación. 4.4.2. Entrevistas y la guía de preguntas. En el trabajo por procedimientos convenidos a las cuentas de ingresos y egresos de la academia Sherydan International Group se realizó una entrevista semiestructurada a la propietaria. Por medio de la guía de preguntas se obtiene información primaria de la situación actual de la organización lo que permite tener conocimiento de los procesos, involucrados y políticas de la empresa. 4.4.3. Encuesta y el cuestionarios. En el trabajo por procedimientos convenidos a las cuentas de Ingresos y Egresos de la academia Sherydan se realiza una encuesta a la muestra correspondiente a los miembros de la organización como: a la propietaria, el contador, los docentes y a los estudiantes. Esta técnica permite la recopilación de información detallada, y el instrumento donde se procede a registrar los datos obtenidos en el trabajo de titulación son los cuestionarios elaborados para cada uno de los involucrados.
4.5.
Técnicas de análisis de datos Una vez que se haya recaudado los datos, sea esto a través, de un instrumento cualitativo
o cuantitativo, se debe analizar la información o los datos obtenidos en el estudio; es decir se llevan a cabo análisis de contenido y análisis estadísticos o tabulaciones de datos; que permiten clasificar, ordenar, cuantificar e interpretar la información obtenida del trabajo por procedimientos convenidos en la academia Sherydan International Group.
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5. RESULTADOS 5.1.
Discusión y Análisis de los resultados
5.1.1. Cualitativo. 5.1.1.1. Entrevista al Propietario. ¿Registra Ud. las transacciones comerciales en un No. Se registra en Excel sistema contable computarizado? Por matrículas, mensualidades, clases personalizadas.
¿Cuáles son los ingresos que recibe la academia?
traducciones,
¿Cuál es la forma de pago de las matrículas y/o Pago directo, transferencia o depósito. pensiones? ¿Existe un tratamiento diferente para el registro de Si. matrículas y pensiones? ¿Considera que las funciones de cobro de pensiones y matrículas estudiantiles se deberían registrar por Si. separado? ¿Cómo se define los plazos de pago de las pensiones?
En el momento de la matrícula a 1, 2, 3, 4, 5,6 hasta 7 pagos.
¿Cuáles son los principales gastos que tiene la Profesores, marketing, administrativos, arriendo. academia? ¿La persona encargada de registrar los gastos diarios, da a conocer a Ud. cada rubro registrado en esta No. cuenta? ¿Existen políticas y procedimientos para la devolución Sí, pero no están plasmadas físicamente, es decir la persona encargada ya las conoce. de pensiones y/o matriculas? ¿Ha tenido problemas relacionados declaraciones de impuestos con el SRI?
con
las
Si.
¿Cree usted que el personal que maneja el área No. contable está debidamente capacitado? ¿Por qué medio cancela los gastos surgidos en la Transferencia, efectivo academia? ¿Quién es la persona encargada de autorizar los pagos Yo como propietaria de la academia. con cheques? ¿Cuál es la persona encargada del manejo de los fondos José Moreira-Contador empresariales y personales? ¿Quién es la persona encargada de realizar el cierre de José Moreira-Contador caja diario? ¿Alguna vez se ha tenido faltante en el cierre de caja diario? y en caso de que su respuesta es SI, ¿Que suele Si, deben reponer. hacer Ud. en estas situaciones? ¿Se ha realizado auditorias en la academia?
No.
¿Considera usted que un trabajo por procedimientos convenidos a las cuentas de ingresos y egresos Sí. contribuirá para mejorar el control del efectivo? Figura 7. Entrevista a la propietaria de la Academia Sherydan International Group.
30 5.1.1.2. Interpretación y análisis de la entrevista al Propietario. La entrevista realizada a la Ing. Yolanda Chuquicóndor propietaria de la academia Sherydan generó información con la cual se han podido determinar varias falencias en la organización. Las transacciones comerciales no son registradas en un sistema contable, por lo que al registrarlo en Excel no existe un mayor control. Los ingresos que tiene la academia son por matrículas, pensiones, traducciones y clases personales; lo cual cada uno tiene su diferente tratamiento contable y a su vez los pagos son en efectivo, transferencia o depósitos. Los gastos que genera Sherydan International Group son por concepto de pago de nómina, marketing, administrativos y arriendos; son cancelados en efectivo, transferencias o depósitos según sea el caso, pero la persona encargada de registrarlos no da a conocer a la propietaria los gastos que se incurren diariamente. Además han tenido problemas en cuanto a las declaraciones de impuestos con el SRI, debido a que el personal que maneja el área contable no tiene los suficientes conocimientos o no está debidamente capacitada. Existen políticas para la devolución de matrículas y pensiones pero no están escritas si no que la persona encargada ya las conoce. La propietaria es la única encargada de autorizar pagos con cheques. Otra falencia encontrada es que existen faltantes en el cierre de caja diario y lo que propone la propietaria es que deben reponer ese dinero. Y la persona encargada del área contable es el Sr. José Moreira que aún no posee un título de tercer nivel. La propietaria de la academia Sherydan International Group manifestó que no se han llevado a cabo auditorias en la organización, y considera que un trabajo por procedimientos convenidos a las cuentas de ingresos y egresos contribuirá para mejorar el control del efectivo. 5.1.2. Cuantitativo. 5.1.2.1. Encuesta al contador. 1.
¿Registra Ud. las transacciones comerciales en un sistema contable? SI ____
NO_X_
En caso que su respuesta es NO, escriba el ¿Por qué? Porque aún no se adquiere un sistema contable en la academia. 2. ¿Cree usted que llevar el registro contable en Excel es confiable? SI _X_
NO____
31 3.
¿Conoce Ud. los ingresos que recibe la academia? SI _X_
4.
5.
NO____
¿Cuál es la forma de pago más común de las matrículas y/o pensiones? Cheque _X__
Tarjeta de crédito/débito _X__
Efectivo _X__
Transferencia bancaria
¿Conoce Ud. los principales gastos que tiene la academia? SI _X___
6.
NO____
¿Por qué medio cancela los gastos surgidos en la academia? Cheque _X__ Tarjeta de crédito/débito _X__ Efectivo _X__
7.
_X__
Otros ____
¿Realiza conciliaciones bancarias mensualmente? SI ____
NO_X__
En caso que su respuesta es NO, escriba el ¿Por qué? Falta de acceso a las cuentas corrientes de la academia. 8.
¿Se han presentado faltantes en el cierre de caja diario? SI _X__
NO____
En caso que su respuesta es SI, escriba el ¿Por qué? Hay ocasiones en las no se registra algunos gastos del día. 9. ¿Comunica usted a la propietaria de la academia SHERYDAN los faltantes de caja diarios? SI _X__
NO____
10. ¿Existen políticas y procedimientos para la devolución de pensiones y/o matriculas? SI _X__
NO____
11. ¿Ha tenido problemas relacionados con las declaraciones de impuestos con el SRI? SI _X__
NO____
12. ¿Existe un proceso adecuado para el cobro y registro contable de pensiones y/o matriculas? SI _X__
NO____
13. ¿Ha tenido inconvenientes por pérdidas de facturas tanto en gastos como ingresos en la academia SHERYDAN? SI _X__
NO____
En caso que su respuesta es SI, escriba el ¿Por qué? Porque no se obtiene una mayor organización de los archivos. 14. ¿Cómo considera los saldos de las cuentas de ingresos y egresos? Razonable ___
Poco razonable _X___
Nada razonable ____
32 15. ¿Considera usted que un trabajo por procedimientos convenidos a las cuentas de ingresos y egresos contribuirá para mejorar el control del efectivo? SI _X__
NO____
5.1.2.2. Interpretación y análisis de la encuesta del contador. El contador José Moreira ha colaborado en la institución por 9 años, lo que le permite dar su opinión en cuanto a los procesos que realiza la academia. Por lo tanto establece que no tiene un sistema contable por lo que llevan registros en Excel, esto hace que las cuentas de ingresos como egresos sean poco razonables. No existe un control interno, provocando la pérdida de varias facturas tanto de ingresos como de gastos; a más de esto se han presentado faltantes en el transcurso del año 2016 y no se realizan conciliaciones bancarias mensuales ni anuales. Considera que un trabajo por procedimientos convenidos a las cuentas de ingresos y egresos contribuirá para mejorar el control del efectivo. 5.1.2.3. Encuesta al docente. Tabla 2 Encuesta al docente N
Pregunta
Variable Excelente Bueno Regular Malo
V. A. V. R. 1 12,5% 6 75,0% ¿Cómo calificaría Ud. su ambiente laboral en la academia? 1 1 12,5% 0 0% TOTAL 8 100% Análisis: La mayor parte de los encuestados califican como bueno el ambiente laboral en la academia. SI 5 62,5% ¿Han sido puntuales en cuanto al pago de su sueldo? 2 NO 3 37,5% TOTAL 8 100,0% Análisis: Mas de la mitad de los encuestados mencionan que si han sido puntuales en el pago de su sueldo ¿Recibe Ud. un comprobante en el momento de recibir su pago SI 6 75% 3 de sueldo? NO 2 25% TOTAL 8 100% Análisis: La mayoría de los encuestados si reciben un comprobante en el momento de recibir su pago de sueldo Bajo nómina 5 62,5% ¿Cómo es su contrato de trabajo en la academia? 4 Honorarios 3 37,5% TOTAL 8 100% Análisis: Más de la mitad de los docentes encuestados señalaron que su contrato de trabajo en la academia es bajo nómina Si su respuesta anterior es la opción honorarios, responder a lo SI 0 0% siguiente ¿Ha tenido dificultades en cuanto a las bonificaciones NO 3 100% que se le otorgan? TOTAL 3 100% Análisis: En relación con la anterior pregunta, todos los encuestados que señalaron su contrato por honorarios no tienen dificultades en cuanto a las bonificaciones que se le otorgan. SI 8 100% ¿Se le otorgan a Ud. anticipos de sueldos? 6 NO 0 0% TOTAL 8 100% Análisis: Todos los encuestados si se le otorgan anticipos de sueldos 5
33 ¿Cuándo se le otorga los anticipos de sueldo recibe Ud. un SI 8 100% comprobante? NO 0 0% TOTAL 8 100% Análisis: La totalidad de los encuestados si recibe un comprobante cuando se le otorga los anticipos de sueldo SI 5 62,5% ¿Recibe debidamente el pago de los beneficios sociales? 8 NO 3 37,5% TOTAL 8 100% Análisis: La mayor parte de los docentes encuestados si reciben debidamente el pago de los beneficios sociales Cheque 0 0% Transferencia 8 50% 9 ¿Qué forma de pago se utiliza para el pago de su sueldo? Bancaria 50% Efectivo 8 Otros 0 0% TOTAL 8 100% Análisis: Todos los encuestados mencionan que la forma de pago para su sueldo es por medio de transferencias bancarias o efectivo ¿Ud., ha generado gastos que han sido reembolsados por la SI 2 25% 10 academia? NO 6 75% TOTAL 8 100% Análisis: La mayoría de los docentes encuestados no han generado gastos que han sido reembolsados por la academia Nota: Indagación a los docentes. 7
5.1.2.4. Encuesta al cliente. Tabla 3 Encuesta al cliente Nª
Pregunta
Variable Excelente Bueno Regular Malo
V. A. V. R. 16 42,1% ¿Cómo calificaría Ud. el servicio que ofrece la 22 57,9% 1 academia SHERYDAN? 0 0% 0 0% TOTAL 38 100% Análisis: La mayor parte de los encuestados califican como bueno el servicio que ofrece la academia Excelente 6 15,8% ¿Cómo calificaría Ud. la gestión de cobro de Bueno 29 76,3% 2 matrículas y/o pensiones? Regular 3 7,9% Malo 0 0,0% TOTAL 38 100,0% Análisis: La mayoría de los encuestados señalan como bueno la gestión de cobro de matrículas y/o pensiones Libros Prueba online Copias Certificados Ninguno
0 0% 0 0% ¿Qué pagos adicionales debe realizar Ud. aparte de 6 16% 3 su matrícula y/o pensión? 7 18% 25 66% TOTAL 38 100% Análisis: La mayor parte de los encuestados no hacen pagos adicionales aparte de la matrícula y/o pensiones
4
¿Mediante qué medio Ud. cancela sus funciones?
Cheque Tarjeta de crédito/débito Efectivo Transferencia Bancaria Otros
TOTAL Análisis: La mayoría de los clientes encuestados cancela en efectivo sus funciones
2
5%
5
13%
28
74%
3
8%
0 38
0% 100%
34 38 100% 0 0% TOTAL 38 100% Análisis: La totalidad de los clientes encuestados si recibe una factura al momento de pagar la matrícula y/o pensiones 5
¿Recibe una factura o recibo en el momento que paga la matrícula y/o pensión?
SI NO
0 0% 38 100% TOTAL 38 0% Análisis: Todos los clientes encuestados no han solicitado la devolución de su matrícula y/o pensiones ¿Alguna vez Ud. ha tenido inconvenientes para SI 3 8% cumplir con los plazos de pago otorgados por 7 NO 35 92% academia? TOTAL 38 100% Análisis: La mayor parte de los clientes encuestados no ha tenido inconvenientes para cumplir con los plazos de pago otorgados por la academia 6
¿Alguna vez ha solicitado la devolución de su matrícula y/o pensiones?
SI NO
¿Alguna vez Ud. y la academia han tenido SI 1 3% desacuerdos con los saldo de créditos en matrículas NO 37 97% y/o pensiones? TOTAL 38 100% Análisis: La mayor parte de los clientes encuestados no ha tenido desacuerdos con los saldos de sus créditos en matrículas y/o pensiones 8
Nota: Indagación a los clientes.
5.1.3. Análisis de resultados. La entrevista y las encuestas realizadas en la academia Sherydan International Group dio como resultado una concordancia entre la pregunta Nº 1 de la entrevista y encuesta realizada al contador y la propietaria, en cuanto a que la academia no cuenta con un sistema contable en donde se registre las transacciones comerciales, por esta razón se genera información poco confiable, puesto que las transacciones comerciales son registradas en una hoja de Excel. Mediante la pregunta Nº 2 de la entrevista hacia la propietaria los ingresos registrados en la organización son por matrículas, pensiones, capacitaciones, en cuanto a las cuentas de egresos según la pregunta Nº 7 realizada en la entrevista a la propietaria son por nómina, marketing, administrativos y mediante la pregunta Nº 13 de la encuesta realizada al contador se ha tenido inconvenientes por pérdidas de facturas tanto en gastos como ingresos en la academia, por lo tanto no se le aplica un control interno adecuado, lo cual provoca deficiencias en la verificación de los registros digitales con los documentos físicos. Se da una concordancia entre la pregunta Nº 10 de la entrevista hacia la propietaria y la pregunta Nº 11 de la encuesta realizada al contador el cual menciona que la academia ha tenido problemas en las declaraciones de impuestos con el SRI, por otro lado mediante la pregunta Nº
35 16 de la entrevista realizada a la propietaria y la pregunta Nº 8 de la encuesta hacia el contador existe faltantes en cierre de caja diario. Mediante la pregunta Nº 7 de la encuesta realizada al contador no se realiza conciliaciones bancarias y ya reconocidas las falencias existentes en la academia, mediante la pregunta Nº 18 de la entrevista realizada a la propietaria y la pregunta Nº 15 de la encuesta realizada al contador están de acuerdo que se realice un trabajo por procedimientos convenidos a las cuentas de ingresos y egresos en la academia Sherydan International Group, el cual contribuirá para la mejora en el control del efectivo.
5.2.
Propuesta de intervención
5.2.1. Objetivos. 5.2.1.1. Objetivo general. Realizar un trabajo por procedimientos convenidos a los ingresos y egresos en la academia SHERYDAN INTERNATIONAL GROUP, ubicada en la provincia Santo Domingo de los Tsáchilas, en el año 2016. 5.2.1.2. Objetivos específicos.
Recopilar información relevante de la academia Sherydan International Group relacionado con los ingresos y gastos.
Aplicar herramientas que permitan identificar los riesgos que se generan en los procedimientos de ingresos y egresos que realiza Sherydan International Group.
Efectuar pruebas sustantivas para encontrar hallazgos en los procesos relacionados con las ingresos y egresos de la academia Sherydan International Group
Evaluar la incidencia de los resultados del informe obtenido del trabajo por procedimientos convenidos en la gestión de ingresos y gastos de la academia Sherydan International Group.
36 5.2.2. Recopilar información relevante de la academia Sherydan International Group relacionado con los ingresos y gastos. Para dar inicio con la recolección de información en la academia, se debe utilizar el programa de auditoría para la fase de planificación, esta servirá como una guía para el desarrollo de las actividades a seguir el cual se propone alcanzar en el objetivo 1. 5.2.2.1. Programa de auditoría fase de planificación.
N A.01
A.02 A.03 A.04 A.05 A.06
PROGRAMA DE AUDITORÍA PARA LA FASE DE PLANIFICACIÓN Procedimientos Cédula Fecha Revisar la estructura de la empresa SHERYDAN Preparar papel de trabajo que incluyen estadísticas de las matrículas y pensiones que tiene mayor contribución a las ventas de la academia. (por temporada) Desarrollar una narrativa del proceso de las Ventas Elaborar un flujograma sobre los procedimientos para la Venta Preparar cédula estadística sobre las políticas de las Ventas Desarrollar una narrativa del proceso de Gastos
Auditor Katherine Portilla
P.01
20/06/2017
P.02
20/06/2017
Jazmin Pinos
P.03
20/06/2017
Jazmin Pinos
P.04
21/06/2017
Jazmin Pinos
P.05
21/06/2017
Jazmin Pinos
P.06
21/06/2017
Katherine Portilla Katherine Portilla Katherine Portilla Jazmin Pinos
Elaborar un flujograma sobre los procedimientos para P.07 22/06/2017 los Gastos Preparar cédula estadística sobre las políticas de los A.08 P.08 22/06/2017 Gastos A.09 Desarrollar una narrativa del proceso de Nómina P.09 22/06/2017 Elaborar un flujograma sobre los procedimientos para A.10 P.10 22/06/2017 Jazmin Pinos Nómina Preparar cédula estadística sobre las políticas de A.11 P.11 23/06/2017 Jazmin Pinos Nómina Desarrollar una narrativa del proceso de los Arqueos Katherine A.12 P.12 23/06/2017 de Caja Portilla Elaborar un flujograma sobre los procedimientos para Katherine A.13 P.13 23/06/2017 los Arqueos de Caja Portilla Preparar cédula estadística sobre las políticas de los Katherine A.14 P.14 23/06/2017 Arqueos de Caja Portilla Figura 8. Programa de auditoría fase de planificación. Adaptado de “Auditoría de estados financieros” por G. Sánchez, 2012, p. 52. A.07
37 Elaborado: K.P. Fecha: 20/06/2017
P. 01 1/1
EMPRESA: Sherydan International Group PERIODO: 2017 OBJETIVO: Revisar la estructura de la empresa SHERYDAN
Estructura organizacional
Dirección Ejecutiva Ing. Yolanda Chuquicondor
Asesor Jurìdico Ab. Pablo Rivadeneira
Jefe Administrativo Financiero
Jefe Área Academica
Sr. Josè Moreira
Auxiliar contable
Jefe Marketing y Ventas
Mg. Jesús Granda
Docentes
Tecn. Martha Quevedo
Supervisor de marketing y ventas
Fuente: Plan Estratégico año 2015
Elaborado por: Srta. Katherine Portilla
Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado
38 Elaborado: J.P. Fecha: 20/06/2017
P. 02 1/1
Sherydan International Group 2017 Preparar papel de trabajo que incluyen estadísticas de las matrículas y pensiones que tiene mayor OBJETIVO: contribución a las ventas de la academia. (por temporada) EMPRESA: PERIODO:
Estudiantes por niveles
NIVEL Pre-Primaria Primaria A1 Pre-Básico A2 Básico B1 Pre-Intermedio B2 Intermedio TOTAL
Nº ESTUDIANTES 10 46 6 265 25 14 366
Fuente: Reporte de control de ingresos
Elaborado por: Srta. Jazmin Pinos
Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado
39 Elaborado: J.P. Fecha: 20/06/2017
P. 03 1/2
EMPRESA: Sherydan International Group PERIODO: 2017 OBJETIVO: Desarrollar una narrativa del proceso de las Ventas
Narrativa del Proceso de Ventas La siguiente información de la academia fue obtenida mediante observaciones y entrevistas al personal responsable del área, a continuación se describe los procedimientos para el desarrollo de una venta:
El responsable en tener el primer contacto con el cliente es la recepcionista, la misma que se encarga de tomar la información básica del cliente.
El encargado de matricular y dar a conocer al cliente sobre la academia es la supervisora de marketing y ventas.
El cliente se presente a la academia por información, adicionalmente la supervisora de marketing y ventas realiza un seguimiento por medio de llamadas telefónicas, para promocionar y verificar que el cliente esté interesado y afirme en tomar los cursos en la academia.
La información expuesta al cliente es sobre el giro de negocio de la empresa, los niveles con que cuenta la academia para la enseñanza del inglés, las horas a cumplir o la duración del curso, entre otras.
Son siete niveles que la academia oferta, estos son el Pre primario niños, A1, A2, con una duración de 7 meses cada una; el B1, B2, C1 y C2 tienen una duración de 4 meses cada una.
La supervisora de marketing y ventas procede a tomar una prueba al estudiante para evaluar el conocimiento y determinar a qué nivel debe matricularse, dicha prueba no tiene costo alguno y se la toma antes de que el estudiante se matricule.
Los requisitos para que un estudiante se matricule en la academia son los siguientes: Copia de cédula.
Elaborado por: Srta. Jazmin Pinos
Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado
40 Elaborado: J.P. Fecha: 20/06/2017 EMPRESA: PERIODO: OBJETIVO:
P. 03 2/2
Sherydan International Group 2017 Desarrollar una narrativa del proceso de las Ventas
En caso de que el estudiante sea mayor de edad se necesita copia del título de bachiller o copia del título universitario (profesional). En caso de que el estudiante sigua cursando sus estudios, es necesario un certificado en la cual justifique que aún sigue estudiando. Una foto tamaño carnet.
Se realiza un convenio o contrato con el cliente en la cual se estipula los pagos, los derechos y obligaciones de los estudiantes, entre otros, el encargado de emitir este contrato es la jefa de ventas y lo aprueba la propietaria.
Al momento en que el cliente se presenta para matricularse, el contrato se lo envía a secretaria, donde la encargada lo ingresa en el sistema, que en el mismo instante se le asigna un código al estudiante, y se le ubica en el nivel que corresponde.
La matrícula en la academia varía según en el nivel que tome el estudiante.
La matrícula en niveles básicos está valorado en $ 60 y las pensiones en $ 88; la matricula en niveles intermedios está valorado en $ 85 y las pensiones en $ 115; y los niveles avanzados está valorado en $ 90 y las pensiones en $ 140.
El estudiante ya matriculado y registrado en el sistema, es llevado con el contador para el pago respectivo y la emisión de la factura.
Se emita la factura.
Se entrega la factura original al estudiante y la copia celeste en el bloque de facturas y la copia rosada es archivada.
Se mantiene el efectivo durante el día en posesión del contador.
Al finalizar el día se deposita los ingresos recibidos menos los gastos efectuados.
Se registra en una hoja de Excel los movimientos.
Fuente: Indagación a la Supervisora de marketing y ventas.
Elaborado por: Srta. Jazmin Pinos
Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado
41 Elaborado: J.P. P. 04 1/2 Fecha: 20/06/2017 EMPRESA:
Sherydan International Group
PERIODO:
2017
OBJETIVO: Elaborar un flujograma sobre los procedimientos para la Venta
Flujograma sobre los procedimientos para la Venta Nº
DESCRIPCIÓN
ACT DOC
RESPONSABLE
1
Inicio
2
El cliente se acerca a la academia por información.
X
Cliente
3
La recepcionista toma datos básicos del cliente
X
Recepcionista
4
La recepcionista llama a la supervisora de marketing y ventas
X
Recepcionista
5
La supervisora de marketing y ventas da información básica al cliente
X
Supervisora de marketing y ventas
6
La supervisora de marketing y ventas realiza seguimientos por medio de llamadas telefónicas hacia el cliente
X
Supervisora de marketing y ventas
7
El cliente está interesado en la academia y acepta
X
Cliente
8
La supervisora de marketing y ventas proporciona información sobre la academia
X
Supervisora de marketing y ventas
9
La supervisora de marketing y ventas toma una prueba al estudiante
X
X
Supervisora de marketing y ventas
10
Se entrega los resultados
X
X
Supervisora de marketing y ventas
11
Se asigna al nivel que debe matricularse
X
GRÁFICO
NO FIN
SI
Supervisora de marketing y ventas 1
Elaborado por: Srta. Jazmin Pinos
Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado
42 Elaborado: J.P. P. 04 2/2
Fecha: 20/06/2017 EMPRESA: Sherydan International Group PERIODO: 2017 OBJETIVO: Elaborar un flujograma sobre los procedimientos para la Venta
1 12
Se discute sobre los términos del contrato
13
La supervisora de marketing y ventas entrega un contrato al cliente
14
El cliente firma el contrato o convenio
Supervisora de marketing y ventas
X
X
X
Supervisora de marketing y ventas
X
Cliente, Supervisora de marketing y ventas SI
15
Se envía a recepción el contrato
X
Supervisora de marketing y ventas
16
Se ingresa el contrato en el sistema
X
Recepcionista
17
se recibe los requisitos adicionales para la matricula
X
Recepcionista
18
se asigna un código al estudiante
X
Recepcionista
19
El contrato se envía al contador
X
Recepcionista
20
Se emite factura
X
21
Se entrega la factura al estudiante
X
22
Se registra en una hoja de Excel los movimientos
X
23
Se deposita el dinero
X
Contador
24
Se archiva copia de la factura
X
Contador
25
Fin
X
NO
Contador Contador
X
Contador
Fuente: Indagación a la Supervisora de marketing y ventas.
Elaborado por: Srta. Jazmin Pinos
Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado
43 Elaborado: J.P. Fecha: 21/06/2017
P. 05 1/1
EMPRESA: Sherydan International Group PERIODO: 2017 OBJETIVO: Preparar cédula estadística sobre las políticas de las Ventas
Políticas de las Ventas La supervisora de marketing y ventas es la encargada de introducir y matricular al cliente en la empresa. Los niveles de Pre primario niños, A1, A2, tienen una duración de 7 meses cada una; el B1, B2, C1 y C2 tienen una duración de 4 meses cada una. Se toma una prueba al estudiante antes de matricularse para determinar a qué nivel debe inscribirse. Los requisitos para que un estudiante se matricule en la academia son los siguientes: Copia de cédula. En caso de que el estudiante sea mayor de edad se necesita copia del título de bachiller o copia del título universitario (profesional). En caso de que el estudiante sigua cursando sus estudios, es necesario un certificado en la cual justifique que aún sigue estudiando. Una foto tamaño carnet. Se debe realizar un contrato con el cliente en donde se estipula los pagos, los derechos y obligaciones de los estudiantes, entre otros, el encargado de emitir este contrato es la jefa de ventas y lo aprueba la propietaria. La secretaria debe mantener un archivo con los contratos registrados en archivos de Excel. Se le asigna un código al estudiante. Todo documento pagado debe contener sus documentos de respaldo. Debe efectuarse un cierre de caja diario.
Fuente: Indagación a la Supervisora de marketing y ventas.
Elaborado por: Srta. Jazmin Pinos
Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado
44 Elaborado: K.P. Fecha: 21/06/2017
P. 06 1/1
EMPRESA: Sherydan International Group PERIODO: 2017 OBJETIVO: Desarrollar una narrativa del proceso de Gastos
Narrativa del proceso de Gastos La siguiente información se describe los procedimientos para el desarrollo de un Gasto:
La secretaria realiza un listado al final de cada mes de las diferentes cosas que hacen falta dentro de la academia para el funcionamiento de las actividades del próximo mes.
Entrega al contador de la empresa la respectiva lista, existe un estimado de alrededor de $3000 mensuales para los gastos de la empresa.
Se verifica que el monto a pedir no exceda lo estimado.
Los gastos del mes varía, según la cantidad de estudiantes que ingrese en el respectivo mes.
El contador aprueba la lista para realizar la compra.
Una vez aprobada, la secretaria realiza pedidos mediante llamadas telefónicas a los diferentes proveedores.
Los pedidos son entregados a domicilio, tienen un plazo de 24 horas para la entrega.
La secretaria recibe los productos, así como a las personas que prestan sus servicios.
El contador recibe la factura de los bienes y de los servicios.
El pago de la factura se realiza mediante efectivo si son montos pequeños, pero si son ya valores altos se realiza una trasferencia bancaria o se paga con cheque.
Los cheques son autorizados por la propietaria.
Una vez realizado el pago, el contador se queda con la factura original y el proveedor con una copia.
El contador hace firmar un comprobante de egreso a los proveedores, el cual el comprobante original se lo queda el proveedor y la copia el contador.
El contador procede a registrar en Excel el gasto correspondiente.
Archiva la factura junto con el comprobante de egreso en los folders de gastos de la empresa.
Al final del día realiza la suma de todos los gastos realizad os y procede a cerrar la caja.
Fuente: Indagación al auxiliar contable. Elaborado por: Srta. Katherine Portilla
Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado
45 Elaborado: K.P.
P. 07 1/1
Fecha: 22/06/2017 EMPRESA: Sherydan International Group PERIODO: 2017 OBJETIVO: Elaborar un flujograma sobre los procedimientos para los Gastos
Flujograma sobre los procedimientos para los Gastos Nº
DESCRIPCIÓN
1
Inicio
2
Realizar un listado al final de cada mes de las diferentes cosas que hacen falta dentro de la academia
3
Entregar la respectiva lista al contador
X
Secretaria
4
Verificar que el monto a pedir no exceda al presupuesto
X
Contador
5
Aprueba la lista para realizar la compra
X
Contador
6
Realizar pedidos mediante llamadas telefónicas a los diferentes proveedores
X
Secretaria
7
Los pedidos son entregados a domicilio
X
Proveedor
8
Recepción de productos, así como a las personas que prestan sus servicios
X
Secretaria
9
Se recibe la factura de los bienes y de los servicios
X
10
Se realiza el pago de la factura
X
11
Se hace firmar un comprobante de egreso a los proveedores
12 13 14
ACT
Se registra en Excel el gasto correspondiente Archiva la factura junto con el comprobante de egreso en los folders de gastos de la empresa Realizar la suma de todos los gastos realizados.
15
Cerrar la caja
16
Fin
DOC.
RESPONSABLE
X
Secretaria
GRÁFICO
NO
SI
X
Contador/Proveedor X
X X
Contador
Contador Contador
X
Contador
X
Contador
X
Contador
Fuente: Indagación al auxiliar contable.
Elaborado por: Srta. Katherine Portilla
Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado
46 Elaborado: K.P. Fecha: 22/06/2017
P. 08 1/1
EMPRESA: Sherydan International Group PERIODO: 2017 OBJETIVO: Preparar cédula estadística sobre las políticas de los Gastos
Políticas de los Gastos Cada final de mes se realiza un listado de los artículos que hacen falta dentro de la academia. Existe un presupuesto de $ 3000 mensuales para los gastos de la empresa. El contador es el único encargado de aprobar la respectiva lista de los gastos. Los pedidos son realizados mediante llamadas telefónicas. Los pedidos son entregados dentro de 24 horas. Al momento de cancelar a los proveedores, si sobrepasan los $100 se realiza transferencia bancaria o con cheque. El pago a través de cheques son autorizados por la propietaria. Factura original al contador y el proveedor con una copia. El contador hace firmar un comprobante de egreso a los proveedores, el cual el comprobante original se lo queda el proveedor y la copia el contador. Se archiva la factura junto con el comprobante de egreso en los folders de gastos de la empresa.
Fuente: Indagación al auxiliar contable.
Elaborado por: Srta. Katherine Portilla
Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado
47 Elaborado: J.P. Fecha: 22/06/2017
P. 09 1/2
EMPRESA: Sherydan International Group PERIODO: 2017 OBJETIVO: Desarrollar una narrativa del proceso de Nómina
Narrativa del proceso de Nómina La siguiente información de la academia fue obtenida mediante observaciones y entrevistas al personal responsable del área, a continuación se describe las actividades respectivas del siguiente procedimiento:
Solicita la hoja de asistencia de los docentes para establecer el total de horas que los profesores han laborado.
Las horas laboradas por docente están establecidas.
Se verifica el estado de cuenta antes de proceder a cancelar los sueldos.
En caso de no tener suficientes fondos en el estado de cuentas se espera a los primeros días del siguiente mes para utilizar los ingresos de esos días o se solicita al banco un sobregiro.
El sueldo de los profesores no es fijo.
El sueldo de los empleados administrativos si tiene un monto fijo al mes.
Para el cálculo del valor a pagar a los profesores depende de las horas que trabaje.
A los profesores se le paga $ 4,00 cada hora trabajada.
En los roles de los profesores que trabajan bajo nómina se descuentan los beneficios sociales y los respectivos anticipos.
Los décimos terceros y décimos cuartos a los empleados se le paga al finalizar el año.
Los fondos de reserva algunos empleados se les paga conjuntamente con el sueldo y hay otros que acumulan.
El pago de sueldo se hace en efectivo o transferencias, rara vez se le paga con cheque, y en caso de que se pague de esta forma se cambia el cheque y se hace un pago para el personal.
Cuando se tiene suficiente fondos en las cuentas corrientes se hacen transferencias o se da casos en que se hace un solo retiro y se procede a realizar el pago en efectivo.
El contador es quien realiza los roles, ya terminados dichos roles, se le presenta a la propietaria para que los apruebe.
Elaborado por: Srta. Jazmin Pinos
Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado
48 Elaborado: J.P. Fecha: 22/06/2017 Sherydan International Group EMPRESA: PERIODO: 2017 OBJETIVO: Desarrollar una narrativa del proceso de pago de Nómina
P. 09 2/2
Luego de que la propietaria apruebe los roles, el contador procede a llamar al personal para hacer la respectiva cancelación de sueldos.
Se realiza préstamos de efectivo a la sucursal o viceversa, para el pago de gastos, como lo de sueldos, este se debe porque hay temporadas bajas en la percepción de ingresos.
El pago de sueldo se lo realiza cada fin de mes, ha existido atrasos en la cancelación de sueldos, y se lo cancela máximo los cinco primeros días del mes siguiente.
En caso de que se le ha hecho la cancelación por medio de transferencia se le comunica debidamente al empleado.
El contador solicita a cada uno de los empleados firmar los correspondientes roles y un comprobante de egreso.
Se emite comprobante de egreso por los pagos de sueldos, excepto cuando es por transferencias, en estos casos el mismo sistema del banco entrega un comprobante y esto se lo sustituye como un comprobante de egreso.
Los anticipos a empleados son registrados en los roles y se emite comprobantes de egreso, el contador es el encargado de autorizar dichos anticipos pero aprueba un monto mínimo, en caso de que el empleado solicite anticipos con montos altos la propietaria es la encargada de aprobar.
Se emite liquidación de compras para las personas que trabajan bajo la modalidad de prestación de servicios profesionales, la mayoría de empleados bajo esta modalidad no entrega facturas, por esta razón se emite liquidación de compras, y no perciben beneficios sociales.
Se entrega el comprobante de egreso y la liquidación de compra original al empleado y la copia celeste en el bloque del comprobante que corresponda y la copia rosada es archivada.
Los sueldos ya pagados y los comprobantes debidamente entregados son registrados al finalizar el día en una hoja de Excel.
Fuente: Indagación al auxiliar contable.
Elaborado por: Srta. Jazmin Pinos
Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado
49 Elaborado: J.P.
P. 10 1/1
Fecha: 22/06/2017 EMPRESA: Sherydan International Group PERIODO: 2017 OBJETIVO: Elaborar un flujograma sobre los procedimientos para Nómina
Flujograma de los procedimientos para Nómina Nº
DESCRIPCIÓN
ACT DOC
1
Inicio
2
Solicita la hoja de asistencia
X
3
Se calcula el monto a pagar de sueldos a empleados
X
4
Se realiza roles de pago
X
5
Se presenta a la propietaria
X
6
Se aprueba los roles de pago
X
X
RESPONSABLE
GRÁFICO
Contador Contador
X
Contador Contador NO
X
Propietaria
SI 7
Se verifica el estado de cuenta
X
X
Contador SI
8
Se llama a los empleados
X
Contador
9
Se le paga a los empleados
X
Contador
10
Se emite un comprobante de egreso o liquidación de compra
X
X
Contador
11
Se hace firmar el comprobante de egreso o liquidación de compra
X
X
Contador
12
Se entrega el respectivo comprobante al empleado
X
X
Contador
13
Se archiva el comprobante
X
X
Contador
14
Se registra en una hoja de Excel
X
X
Contador
15
Fin
X
X
NO
*
*Pedir sobre giro al banco Fuente: Indagación al auxiliar contable
Elaborado por: Srta. Jazmin Pinos
Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado
50 Elaborado: J.P. Fecha: 23/06/2017
P. 11 1/1
EMPRESA: Sherydan International Group PERIODO: 2017 OBJETIVO: Preparar cédula estadística sobre las políticas de Nómina
Políticas de Nómina Se debe llevar un registro de la asistencia de los empleados. Se revisa el estado de cuenta antes de pagar sueldo a empleados. A los profesores se les paga $ 4,00 cada hora trabajada. Los décimos terceros y décimos cuartos a los empleados se le pagan al finalizar el año. El contador es quien realiza los roles de pago. La propietaria aprueba los roles de pago. El comprobante a utilizar para la cancelación de sueldos es un comprobante de egreso. Se emite liquidación de compra para empleados que trabajen bajo la modalidad de prestación de servicios profesionales. Los empleados firman los roles de pago y los respectivos comprobantes. Los anticipos son aprobados por la propietaria. Todo comprobante emitido se entregara el original al personal y las copias serán archivadas oportunamente.
Fuente: Indagación al auxiliar contable.
Elaborado por: Srta. Jazmin Pinos
Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado
51 Elaborado: K.P. Fecha: 23/06/2017
P. 12 1/1
EMPRESA: Sherydan International Group PERIODO: 2017 OBJETIVO: Desarrollar una narrativa del proceso de los Arqueos de Caja
Narrativa del proceso de Arqueo de Caja La siguiente información de la academia fue obtenida mediante observaciones y entrevistas al personal responsable del área, a continuación se describe los procedimientos para el desarrollo de un Arqueo de Caja:
El arqueo de caja es realizado al final del día por el contador.
Se junta todas las facturas realizadas y recibidas en el día.
Se clasifican las facturas de mensualidades, matrículas y gastos.
Luego se procede a ingresar en los respectivos formatos de cuadres en el Excel que son el RDI para mensualidades y RPM para matriculas; donde consta número de factura, persona encargada de cobrar la factura, valor, numero de mensualidad y código del estudiante.
Se realiza la suma de todas las matrículas y/o pensiones recaudadas en el día.
Se ingresa todos los gastos realizados en el día en el formato de Excel.
Se realiza la suma de todos los gastos incurridos en el día.
Se clasifica las formas de pago ya sea en efectivo, cheque, transferencia, depósito o tarjeta de crédito/debito, cada de estos rubros tiene su propia celda en Excel.
Después de realizar las respectivas operaciones en el Excel, arroja el valor que se debe de tener en la caja.
Luego se procede a contar el dinero en efectivo, los cheques se procede a depositar, los depósitos, transferencia y pago con tarjeta de crédito llega un reporte a la cuenta bancaria.
Se verifica que cuadre la caja.
El dinero en efectivo de la caja, se procede a realizar una papeleta de depósito para el siguiente día ir al banco y depositarlo, cabe mencionar que este depósito se lo realiza a primera hora.
Fuente: Indagación al auxiliar contable.
Elaborado por: Srta. Katherine Portilla
Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado
52 Elaborado: K.P.
P. 13 1/1
Fecha: 23/06/2017 EMPRESA: Sherydan International Group PERIODO: 2017 OBJETIVO: Elaborar un flujograma sobre los procedimientos para los Arqueos de Caja
Flujograma de los procedimientos para los Arqueos de Caja Nº
DESCRIPCIÓN
1
Inicio
2 3 4 5 6 7 8
Se junta todas las facturas realizadas y recibidas en el día. Se clasifican las facturas de mensualidades, matrículas y gastos. Ingresar en los respectivos formatos de cuadres en el Excel, tanto de matrículas como mensualidades. Se realiza la suma de todas las matrículas y/o pensiones recaudadas en el día. Se ingresa todos los gastos realizados en el día en el formato de Excel. Se realiza la suma de todos los gastos incurridos en el día. Se clasifica las formas de pago
Realizar las respectivas operaciones en el Excel. Contar el dinero en efectivo, los cheques se procede a depositar, los depósitos, 10 transferencia y pago con tarjeta de crédito llega un reporte a la cuenta bancaria. 9
ACT DOC
RESPONSABLE
X
X
Contador
X
X
Contador
X
Contador
X
Contador
X
Contador
X
Contador
X
Contador
X
X
GRÁFICO
Contador
X
Contador
11
Se verifica que cuadre la caja.
X
Contador
12
Se registra en Excel el gasto correspondiente
X
Contador
13
Se procede a realizar una papeleta de depósito del total del dinero en efectivo recaudado en el día.
X
14
Se realiza el depósito al siguiente día.
X
15
Fin
NO
SI
X
Contador
Secretaria
Fuente: Indagación al auxiliar contable.
Elaborado por: Srta. Katherine Portilla
Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado
53 Elaborado: K.P. Fecha: 23/06/2017
P. 14 1/1
EMPRESA: Sherydan International Group PERIODO: 2017 OBJETIVO: Preparar cédula estadística sobre las políticas de los Arqueos de Caja
Políticas de los arqueos de caja
El arqueo de caja deberá ser realizado al final del día por el contador.
Existen formatos de cuadres en el Excel que son el RDI para mensualidades y RPM para matriculas; donde consta número de factura, persona encargada de cobrar la factura, valor, numero de mensualidad y código del estudiante.
Se debe clasificar las formas de pago ya sea en efectivo, cheque, transferencia, depósito o tarjeta de crédito/debito.
El dinero en efectivo de la caja, se procede a depositar al siguiente día a primera hora.
Se debe dar a conocer a la propietaria si han existido faltantes de caja en el día.
Si existen faltantes se debe reponer.
Se considera un mes para los saldos del estado de resultados a partir del cuatro del mismo mes hasta el tres del mes siguiente.
Fuente: Indagación al auxiliar contable.
Elaborado por: Srta. Katherine Portilla
Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado
54 5.2.3. Aplicar herramientas que permitan identificar los riesgos que se generan en los procedimientos de ingresos y egresos que realiza Sherydan International Group. Para desarrollar el objetivo 2 se debe iniciar utilizando el programa de auditoría para la fase de evaluación del Control Interno, esta servirá como una guía para el desarrollo de las actividades a seguir el cual se propone en la misma. 5.2.3.1. Programa de auditoría para la fase de Evaluación del Control Interno. PROGRAMA DE AUDITORÍA PARA LA FASE DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO No. B.1
B.2
Procedimientos Cédula Aplicar el cuestionario de control interno COSO ERM, para determinar el nivel de confianza y determinar el nivel de riesgo C.01. de los procedimientos existentes en la academia Sherydan Preparara una matriz en la que conste la calificación de los riesgos por Unidades de Cuenta significativos y debe contener lo siguiente: Componentes. Factor de riesgo. Impacto. Recomendación.
C.02
Fecha
Auditor
26/06/2017
KP-JP
27/06/2017
JP
Diseñe de una hoja de marcas de auditoría que serán utilizadas C.03 27/06/2017 KP en la elaboración de los papeles de trabajo. Figura 9. Programa de auditoría para la fase de Evaluación del Control Interno. Adaptado de “Auditoría de estados financieros” por G. Sánchez, 2012, p. 93. B.3
55 Elaborado: K.P- JP Fecha: 26/06/2017
C. 01 1/6
Sherydan International Group 2017 Aplicar el cuestionario de control interno COSO ERM, para determinar el nivel de confianza y OBJETIVO: determinar el nivel de riesgo de los procedimientos existentes en la academia Sherydan. EMPRESA: PERIODO:
Cuestionario de Control Interno
Nª 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25
ACADEMIA SHERYDAN INTERNATIONAL GROUP CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO SI NO N/A Pregunta Observaciones AMBIENTE DE CONTROL ¿La academia cuenta con un manual de ética? 1 Se tiene por escrito ¿La empresa cuenta con un organigrama? 1 ¿La empresa tiene un manual de políticas, normas y procedimientos? 1 Verbal ¿Se han definido por escrito políticas de incentivos y motivación? 1 ¿Están bien definidos los niveles de autoridad entre las diferentes 1 áreas? ¿Cuenta la academia con un reglamento interno? 1 ¿Se coordina y controla el trabajo de los miembros de la academia? 1 ¿Nunca ha tenido desacuerdos entre los saldos de los proveedores y la 1 academia? ¿Nunca ha tenido desacuerdos entre los saldos de la academia y el 1 cliente? ¿Existen acciones disciplinarias contra el personal que muestren una 1 conducta inapropiada en la academia? ¿Nunca ha cometido errores la persona encargada en registrar los 1 movimientos contables relacionados con los proveedores? ¿La persona encargada de realizar los registros contables de ventas 1 nunca ha cometido errores? ¿La academia identifica beneficios y posibles riesgos en el momento 1 de decidir una compra? ¿Se resuelve oportunamente los problemas que aparecen en la 1 academia? ¿El personal encargado de las ventas y compras, nunca ha tenido 1 inconvenientes en el desempeño de sus actividades? ¿La academia tiene establecido un nivel de riesgo aceptado para sus 1 operaciones? ¿La directora tiene contacto con el personal de ventas para la toma de 1 decisiones? ¿El director de ventas puede modificar los precios de los niveles? 1 Sólo la directora ¿Alguna vez ha tenido problemas con el proceso de registro contable 1 de matrículas y/o pensiones? ¿La academia cuenta con incentivos para motivar al personal de 1 ventas? ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS ¿La academia posee misión y visión institucional? 1 Por escrito ¿Están definidos los objetivos de la organización? 1 Verbal ¿Los objetivos de la academia son de conocimiento general para los 1 empleados de la organización? ¿Se informa si se cumplen con los objetivos propuestos? 1 ¿Los objetivos de compras y ventas contribuyen al cumplimiento de la misión de la academia?
1
56 Elaborado: K.P- JP Fecha: 26/06/2017 26 27
28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56
¿Cuándo se establece los objetivos de compras y ventas se tiene en cuenta factores externos e internos? ¿Los proveedores aportan para el cumplimiento de los objetivos de compra? IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS ¿La información financiera y contable de la academia está disponible de forma inmediata? ¿La empresa tiene establecidos procedimientos para el pago de matrículas y/o pensiones? ¿Se pagan las horas extras de acuerdo con la Ley Laboral? ¿Todo el personal de la academia toma vacaciones en el tiempo que le corresponde? ¿Se tienen cubiertas en forma adecuada las suplencias en caso de ausencia temporal por vacaciones, enfermedad, maternidad o retiro de personal? ¿Los reemplazos se realizan con personas que desempeñan funciones que son compatibles con el cargo que asumen temporalmente? ¿Se realizan evaluaciones de desempeño al personal de la academia? ¿La Academia cancela oportunamente sus obligaciones con el SRI? ¿Se realizan registros individuales de las matrículas y pensiones? ¿El proceso de devolución de matrículas y/o pensiones está definido en la academia? ¿La academia ha realizado estudios sobre su competencia? ¿Se revisa los materiales recibidos por la compra? ¿Alguna vez ha tenido inconvenientes con la compra recibida? ¿El personal está capacitado para actuar cuando ocurre un riesgo inesperado? ¿La academia posee medidas correctivas en caso de que se presentarse eventos inesperados? ¿Se ha solicitado devoluciones por la matrícula y/o pensiones? ¿Nunca ha tenido problemas la academia para la otorgación de créditos? EVALUACIÓN DE RIESGOS ¿Existe claridad en la información contable? ¿Existe documentación que sustente el pago de matrículas y/o pensiones? ¿Existe adecuado control para el cumplimiento de las cuentas por cobrar? ¿Existe un eficiente control en cuanto al uso del efectivo en la academia? ¿El personal de la academia está debidamente capacitados para actuar en la aparición de un riesgo inesperado? ¿Los datos del cliente son constantemente actualizados? ¿Ha existido problemas con el seguimiento antes de la venta? RESPUESTA AL RIESGO ¿Se realizan informes cuando se da una devolución de matrículas y/o pensiones? ¿Se realiza conciliaciones bancarias mensualmente? ¿Existe una sola persona que realice la verificación del cierre de caja diario si cuadra? ¿La academia posee medidas correctivas en caso de que se presentarse eventos inesperados? ¿La academia ha buscado nuevos proveedores que tenga mejores condiciones de compra?
C. 01 2/6
1 1
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
Facturas
1 1 1 1 1 1 1 1
El contador 1
1
57 Elaborado: K.P- JP Fecha: 26/06/2017
57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85
86 87 88
ACTIVIDAD DE CONTROL ¿Se registra en un sistema contable las operaciones realizadas en el día? ¿Existen políticas para el manejo del efectivo en la empresa? ¿Existe una sola persona encargada del manejo del efectivo? ¿La academia cuenta con registro de asistencia para los profesores? ¿El valor de los niveles de estudio está aprobado por la directora? ¿Existen monitoreo y controles para asegurar las ventas? ¿Se requiere autorización por parte de la directora para el pago a proveedores? ¿Se solicita un informe de los recursos tenido en la empresa antes de ordenar la compra? ¿Se registra las facturas en el momento de recibir la compra? ¿Se tiene políticas establecidas para el pago a proveedores? ¿Existe en la academia un estricto control del dinero que sale por la compra a proveedores? ¿La academia nunca ha realizado evaluación en el desempeño del personal de ventas? ¿Los precios de los niveles de estudio son actualizados según las condiciones del mercado? ¿Nunca se ha tenido problemas con la base de datos de los clientes? ¿Ha tenido inconvenientes en el pago de sueldos a profesores que prestan sus servicios profesionales? ¿El dinero recibido por ventas es depositado inmediatamente? INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN ¿Las políticas, normas y procedimientos se difunden debidamente entre el personal? ¿Las normas de información son las adecuadas para la empresa y se aplican en forma consistente? ¿Se encuentran definidas políticas relacionadas con la información y comunicación? ¿Se han definido procedimientos de recuperación de respaldos de la información? ¿Se guarda periódicamente un respaldo de la información de la Academia? ¿La comunicación entre la academia, los clientes y los proveedores es adecuada? ¿Se concilian saldos con los proveedores? ¿La academia cuenta con un sistema informático que facilite la obtención de información de obligaciones? ¿Nunca se ha comunicado debidamente al cliente por el atraso de un crédito? ¿Nunca se le ha informado debidamente al cliente sobre los servicios que brinda la academia? ¿Nunca se le ha comunicado al cliente que existen descuentos por matricula y/o pensión? ¿Los vendedores comunican debidamente los inconvenientes tenidos con los clientes? ¿Se comunica oportunamente los inconvenientes con los proveedores? MONITOREO ¿Se revisa los movimientos de las cuentas bancarias de la academia, con el fin de conciliarlas los saldos contables? ¿Nunca se ha tenido un control de las horas extras trabajadas de los docentes en la academia? ¿Las facturas de venta están pre numeradas?
C. 01 3/6
1 1 1 1 1
Verbal El contador
1 1 1 1 1
Al final del día
1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
1 1 1
Los docentes no poseen facturas Al final del día
58 Elaborado: K.P- JP Fecha: 26/06/2017 89 90 91 92 93 94 95 96
¿Nunca ha cometido errores en el llenado de las facturas de ventas? ¿Nunca ha tenido pérdidas de facturas tanto en gastos como ingresos en la academia? ¿Se evalúa y supervisa el desempeño de los vendedores? ¿La academia realiza seguimientos para identificar deficiencias en el proceso de compras? ¿Nunca se ha hecho seguimiento a los clientes con respecto al rendimiento en la academia? ¿Nunca se ha realizado comparaciones con ventas anteriores para identificar deficiencias en el proceso de ventas? ¿Se ha realizado anteriormente un trabajo por procedimientos convenidos a las cuentas de ingresos y egresos de la academia Sherydan? ¿Se han efectuado evaluaciones del control interno en la organización? TOTAL
C. 01 4/6
1 1 1 1 1 1 1 1 47 49
Análisis cuestionario COSO ERM El cuestionario de control interno COSO ERM tuvo un total de 96 preguntas, por medio de las cuales se pudo calificar el nivel de riesgo que afecta a las operaciones de la academia. El nivel de riesgo obtenido fue de 51% y el nivel de confianza fue de 49%, significando que la organización está expuesta a altos niveles de riesgo en sus operaciones y confirmando la problemática planteada en el trabajo de titulación. Matriz de calificación de nivel de confianza y riesgo (empresa) Componente
Porcentajes
Ambiente de control Establecimiento de objetivos Identificación de eventos Evaluación del riesgo Respuesta al riesgo Actividades de control Comunicación e información Monitoreo Calificación total
21% 7% 18% 7% 5% 17% 14% 11% 100%
Valores Valores Total positivos negativos de preguntas 10 10 20 6 1 7 9 8 17 2 5 7 2 3 5 8 8 16 7 6 13 3 8 11 47 49 96
Denominaciones Calificación total Ponderación total Nivel de confianza Riesgo inherente
Preguntas positivas Total de preguntas
Resultados 47 96 49% 51%
47 96
49%
59 Elaborado: K.P- JP Fecha: 26/06/2017 Bajo Medio Alto
Nivel de confianza 15%-50% 51%-75% 76%-100%
Nivel de riesgo Alto Medio Bajo
3 0,05
Tamaño muestra Riesgo error
C. 01 5/6
60
3 2 1
Operaciones
Las sesenta operaciones se encuentran sustentadas en la parte de anexos donde se dividen de la siguiente manera: MUESTRA SESENTA OPERACIONES INGRESOS Matrículas Pensiones y capacitaciones Incorporaciones
23 23 14
Total muestra
60
EGRESOS Sueldos Suministros de oficina Publicidad Servicios básicos Otros gastos
5 15 6 15 19
Total muestra
60
Análisis por componentes Por medio del cuestionario COSO ERM se pudieron determinaron los siguientes factores de riesgo para cada componente. Ambiente de control
La academia no posee por escrito políticas de incentivos y motivación
La academia no cuenta con un reglamento interno.
El director de ventas no puede modificar los precios de los niveles ya que solo lo realiza la propietaria. Establecimiento de objetivos
No se informa si se cumplen con los objetivos propuestos.
60 Elaborado: K.P- JP Fecha: 26/06/2017
C. 01 6/6
Identificación de eventos
La información financiera y contable de la academia no se encuentra disponible de forma inmediata.
No se tienen cubiertas en forma adecuada las suplencias en caso de ausencia temporal por vacaciones, enfermedad, maternidad o retiro de personal. Evaluación del riesgo
No existe claridad en la información contable.
No existe un eficiente control en cuanto al uso del efectivo en la academia.
Los datos del cliente no son constantemente actualizados. Respuesta al riesgo
No se realiza conciliaciones bancarias mensualmente.
La academia no posee medidas correctivas en caso de que se presentarse eventos inesperados. Actividades de Control
No se registra en un sistema contable las operaciones realizadas en el día.
No se registra las facturas en el momento de recibir la compra, si no al final del día.
En la academia no existe un estricto control del dinero que sale por la compra a proveedores. Comunicación e Información
No se encuentran definidas políticas relacionadas con la información y comunicación.
No se han definido procedimientos de recuperación de respaldos de la información.
No se guarda periódicamente un respaldo de la información de la academia. Monitoreo
No se revisa los movimientos de las cuentas bancarias de la academia, por lo tanto los saldos contables no son justificados.
Elaborado por: Srta. Katherine Portilla y Jazmin Pinos
Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado
61 Elaborado: JP Fecha: 27/06/2017 EMPRESA: PERIODO: OBJETIVO:
C. 02 1/2
Sherydan International Group 2017 Preparar una matriz en la que conste la calificación de los riesgos por Unidades de Cuenta significativos
Matriz de recomendaciones COMPONENTES
FACTOR DE RIESGO
IMPACTO
La academia no posee por escrito políticas de incentivos y motivación
Medio
La academia no cuenta con un reglamento interno
Alto
El director de ventas no puede modificar los precios de los niveles ya que solo lo realiza la propietaria
Medio
Establecimiento de objetivos
No se informa si se cumplen con los objetivos propuestos
Medio
Identificación de eventos
La información financiera y contable de la academia no se encuentra disponible de forma inmediata No se tienen cubiertas en forma adecuada los reemplazos, suplencias en caso de ausencia temporal por vacaciones, enfermedad, maternidad o retiro de personal
Ambiente de control
Alto
Alto
No existe claridad en la información contable
Alto
No existe un eficiente control en cuanto al uso del efectivo en Evaluación del riesgo la academia
Alto
Los datos del cliente no son constantemente actualizados
Alto
No se realiza conciliaciones bancarias mensualmente
Alto
La academia no posee medidas correctivas en caso de que se presentarse eventos inesperados
Alto
Respuesta al riesgo
RECOMENDACIÓN La academia debe realizar por escrito las políticas correspondientes de incentivos y motivaciones y socializarlas a los empleados Se debe elaborar un reglamento interno para un correcto funcionamiento en las operaciones y con los empleados de la academia La propietaria debe tomar en cuenta la opinión del director de ventas para modificar los precios de los niveles, puesto que el director de ventas tiene conocimiento sobre la frecuencia de las ventas que se realiza en la academia Se debe establecer objetivos estratégicos e informar el cumplimiento de las mismas a la persona o al área que corresponde La academia deberá implementar un sistema contable para que la información financiera y contable sea de fácil acceso La academia deberá establecer un plan de contingencia para aquellos empleados que estén ausentes La academia deberá implementar un sistema contable para obtener una información con claridad La academia deberá establecer que cada ingreso o egreso de efectivo cuente con su comprobante respectivo debidamente autorizado y firmado. La academia debe realizar seguimientos o actualizaciones de datos constantemente para un correcto funcionamiento de sus operaciones La academia debe realizar conciliaciones bancarias mensuales como medida de control del movimiento del efectivo. La academia deberá determinar un plan de contingencia para los casos que se presenten inesperadamente
62 Elaborado: JP Fecha: 27/06/2017
C. 02 2/2
Sherydan International Group 2017 Preparar una matriz en la que conste la calificación de los riesgos por Unidades de Cuenta significativos
EMPRESA: PERIODO: OBJETIVO:
Actividades de control
Alto
No se registra las facturas en el momento de recibir la compra, si no al final del día
Medio
En la academia no existe un estricto control del dinero que sale por la compra a proveedores
Medio
La academia debe emitir comprobantes del dinero que sale por la compra a proveedores debidamente autorizados.
Alto
Establecer como política la presentación mensual de los estados financieros de tal manera que se conozca la realidad de la empresa.
Alto
La academia deberá sacar back up de la información y mantenerla fuera de la Empresa
Alto
La academia debe guardar periódicamente un respaldo de la información fuera de la empresa
Alto
La academia debe solicitar y revisar los cierres de los estados bancarios, con el fin de establecer que los saldos contables estén correctamente justificados
No se encuentran definidas políticas relacionadas con la información y comunicación Comunicación e información
Monitoreo
Se debe implementar un sistema contable para llevar un registro contable adecuado sobre las operaciones realizadas en el día La academia debe registrar las facturas al momento de recibir la compra para tener un adecuado registro de las operaciones contables
No se registra en un sistema contable las operaciones realizadas en el día
No se han definido procedimientos de recuperación de respaldos de la información No se guarda periódicamente un respaldo de la información de la academia No se revisa los movimientos de las cuentas bancarias de la academia, por lo tanto los saldos contables no son justificados
Fuente: Indagación al auxiliar contable.
Elaborado por: Srta. Jazmin Pinos
Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado
63 Elaborado: K.P. C. 03 Fecha: 27/06/2017 Sherydan International Group 2017 Diseñe de una hoja de marcas de auditoría que serán utilizadas en la elaboración de los papeles OBJETIVO: de trabajo. EMPRESA: PERIODO:
Marcas de auditoría Para la realización del trabajo por procedimientos convenidos a las cuentas de ingresos y gastos de la academia Sherydan, se utilizarán las siguientes marcas de auditoría con la finalidad de agilitar, facilitar y dejar constancia del trabajo realizado. Descripción Sumado Comprobado físicamente Cruzado Sin comprobante
Elaborado por: Srta. Katherine Portilla
Marcas ∑ √ √√ F
Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado
64 5.2.4. Efectuar pruebas sustantivas para encontrar hallazgos en los procesos relacionados con los ingresos y egresos de la academia Sherydan International Group. Para desarrollar el objetivo 3 se debe iniciar utilizando el programa de auditoría para la fase de ejecución, esta servirá como una guía para el desarrollo de las actividades a seguir el cual se propone en la misma. 5.2.4.1. Programa de auditoría para la fase de Ejecución.
Nº
PROGRAMA DE AUDITORÍA PARA LA FASE DE EJECUCIÓN CÉDULA FECHA ENCARGADO PROCEDIMIENTO
Realizar papel de trabajo de la empresa del Estado de Resultados año 2016 Verificar que los montos de las cuentas de C02 ingresos y egresos estén de acuerdo con los saldos del Estado de resultados Verificar que los montos que muestran las C03 declaraciones estén de acuerdo con el Estado de Resultados Verificar que los montos declarados en el C04 impuesto a la renta sea el correcto C01
E01
28/06/2017
Jazmin Pinos
E02
28/06/2017
Jazmin Pinos
E03
29/06/2017
Katherine Portilla
E04
29/06/2017
Jazmin Pinos
C05
Realizar papel de trabajo de la empresa con el resumen de los ingresos
E05
29/06/2017
Jazmin Pinos
C06
Realizar papel de trabajo de la empresa con el resumen de los gastos
E06
30/06/2017
Katherine Portilla
Figura 10. Programa de auditoría para la fase de Ejecución. Adaptado de “Auditoría de estados financieros” por G. Sánchez, 2012, p. 219.
65 Elaborado: J.P. Fecha: 28/06/2017 EMPRESA: Sherydan International Group PERIODO: 2017 OBJETIVO: Realizar papel de trabajo de la empresa del Estado de Resultados año 2016
E.01 1/4
ESTADO DE RESULTADOS DEL 01 DE ENERO AL 31 DICIEMBRE 2016
INGRESOS RPM Váucher Efectivo Cheque RDI Váucher Efectivo Cheque REPORTE DE INCORPORACIONES Váucher Efectivo Cheque GASTOS SUELDOS Y SALARIOS ADMINISTRATIVOS José Moreira Verónica Narváez Shirley Palacios Marcelo Mera DOCENTES Lic. Cristóbal Espinoza Natalia Paredes Lic. Doris Pindo Mark Van Der Vegt Lic. Érica Calle Lic. Byron Quirós Lic. Ángel Lic. Génesis Barbaran Lic. Eloísa Añasco Greis García Wilson Vaca Fernando Trujillo Patricia Cano Osmani Garrido Carlos Moreira Gina Paz Stalin Romero Darío Falcones Daniel Recalde Giampiero Andrade Marco Salinas Lic. Diana Martínez Lic. Karina Alvarado Lic. Christopher Okafor Lic. Souad Chaib
2015 135.474,58 77.954,85 35.936,00
2016 120.556,98 70.466,13 34.567,00
37.084,28
32.899,13
4.934,57 54.900,23 783,00 50.085,49 4.031,74 2.619,50 0 2.549,50 70,00 100.120,55 41.173,24 9.051,40 3.252,60 3.252,60 1.593,00 953,20 19.273,25 1.593,00 2.745,44 1.593,00 0 2.020,30 1.170,01 598,69 220,00 1.780,36 260,00 0 0 0 0 318,50 0 15,00 339,00 1.445,60 0 72,00 790,17 307,00 282,20 1.067,13
3.000,00 47.630,85 1.705,00 43.932,85 1.993,00 2.460,00 0 2.425,00 35,00 103.041,15 38.746,38 11.163,60 4.483,80 4.483,80 2.196,00 0 16.060,99 2.196,00 2.211,00 697,72 552,74 1.206,02 453,32 1.567,84 859,00 378,00 771,15 730,75 719,64 33,00 1.297,50 681,50 1.356,93 332,00 723,63 24,00 96,00 56,00 0 0 0 0
66 Elaborado: J.P. Fecha: 28/06/2017 Carla Sandoval Lic. Sharon Cedeño Lic. Sara David Cueva Oscar Rivera Lic. Eduardo Salgado Lic. Líder Verduga Nancy Huaraca Jairo Galarza Gabriela Cisneros MARKETING Sra., Martha Quevedo Srta. Maira Zambrano Srta. Erika Ávila Mark Katherine Daza Alexandra Taylor Regina Morillo Adrián Andrade Jennifer Morales Marlene Zambrano Alejandro García Sr. Bryan Nogales Luis Salazar Enrique Marrugo Carolina Mera BENEFICIOS SOCIALES ADMINISTRATIVOS José Moreira Verónica Narváez Shirley Palacios Marcelo Mera DOCENTES Lic. Cristóbal Espinoza Natalia Paredes Lic. Doris Pindo Mark Van Der Vegt Daniel Recalde MARKETING Sra., Martha Quevedo Srta. Maira Zambrano Srta. Erika Ávila Katherine Daza Alejandro García Regina Morillo Sr. Bryan Nogales Jennifer Morales GASTOS PUBLICIDAD Radio Macarena Radio Estelar Radio Zaracay Radio Festival Ángela María Cevallos Diario La Hora Diario Centro Revista Visión
252,14 740,00 262,50 310,08 240,00 228,00 129,19 161,69 122,00 210,25 12.848,59 3.186,00 0 0 0 1.885,00 0 0 1.355,09 2.867,40 0 0 1.947,00 1.254,10 177,00 177,00 22.497,54 5.299,75 2.591,27 1.644,03 643,42 421,03 5.075,65 1.715,04 393,58 902,24 0 2.064,79 12.122,14 6.282,10 0 0 2.168,04 0 0 678,19 2.993,81 7.750,51 2.880,00 0 0 470,40 350,00 1.701,36 887,15 0
E.01 2/4 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 11.449,59 4.392,00 588,12 375,59 366,00 2.513,20 353,80 963,80 122,00 122,00 1.023,90 751,18 0 0 0 0 19.506,28 6.563,74 3.368,76 1.963,61 1.231,37 0 5.128,53 1.691,07 2.885,83 171,93 551,63 0 7.814,01 4.907,35 193,98 123,88 2.402,32 310,36 15,50 0 0 9.377,92 1.800,00 250,00 400,00 0 4.200,00 838,52 1.194,20 1.250,00
67 Elaborado: J.P. Fecha: 28/06/2017 Fabián Orosco, dominio de pagina Volantes Mesa de información Publicidad rodante Foto Briseño Lonas GASTOS DE OFICINA, SUMINISTRO DE OFICINA, VIÁTICOS, ALIMENTACIÓN ,MATERIAL DIDÁCTICO Y VARIOS Material didáctico Suministros oficinas Medicina botiquín Útiles de aseo Agua Gastos de mantenimiento edificio Gasto mantenimiento computadoras y accesorios Compra de equipos, reproductores Viáticos Gastos alimentación del personal del sábado Estado de cuenta Pacificard Comisión tarjetas valor aproximado Cecilia Lalaleo Pablo Rivadeneira Devoluciones Cámara de comercio Gastos de graduaciones Gastos Ing. Yolanda Gastos Lago Agrio Préstamo Ángela María Devolución Candy Larco Gastos por el día del niño Capacitación Cristóbal Espinoza Gastos Adm. Traducción de documentos Ángel Marcelo Mera base de datos Uniformes Festejo día del maestro Festejo día de la madre y del trabajador Gastos seguridad y vigilancia Gasto de patentes Libros Sherydan Varios (flores) Muebles de oficina Sergio ramos plan de reducción de riesgos Gastos de Guaranda SERVICIOS BÁSICOS Arriendo Luz Teléfonos 22752572 22759625 22751076 Móvil movistar Móvil claro Recargas claro
190,40 869,60 98,00 120,00 40,00 143,60
E.01 3/4 95,20 0 0 0 0 0
15.806,61
18.650,49
1.598,29 1.069,10 5,80 288,79 208,50 671,25 748,12 0 865,32 820,77 1.083,02 2.589,00 90,00 0 209,00 0 2.048,60 0 0 0 0 37,65 0 0 0 518,04 42,11 125,00 1.017,65 156,60 1.500,00 9,00 30,00 75,00 0 12.892,65 10.584,00 725,53 1.519,23 116,70 796,39 87,02 0 519,12 0
1.732,26 261,91 60,78 189,89 161,00 45,45 220,00 768,00 891,00 816,80 1.273,30 1.620,00 110,00 100,00 834,25 120,00 2.450,11 6.221,59 36,00 1.000,00 496,25 11,90 50,00 50,00 800,00 0 0 0 0 0 0 0 0 0 411,16 16.833,08 14.217,00 840,13 1.775,95 155,85 1.050,84 127,53 190,56 209,17 42,00
Impuesto a la renta
63,89
GANANCIA/ PERDIDA
35.354,03
FUENTE: Estado de Resultados 2015 - 2016
17.515,05
68 Elaborado: J.P. Fecha: 28/06/2017
E.01 4/4
MARCAS: √√ Cruzado con Reportes de RDI y RPM ∑ Sumado ATRIBUTOS DE HALLAZGOS: Condición: El Estado de resultado año 2016 presentado en una hoja de Excel por la empresa no cuadra. Criterio: Art. 39 (LRTI) Principios generales. - Los estados financieros deben ser preparados de acuerdo con los principios del marco normativo exigido por el organismo de control pertinente y servirán de base para la elaboración de las declaraciones de obligaciones tributarias, así como también para su presentación ante los organismos de control correspondientes. Para fines tributarios los contribuyentes cumplirán con las disposiciones de la Ley de Régimen Tributario Interno, este reglamento y demás normativa tributaria emitida por el Servicio de Rentas Internas. Causa: El Estado de Resultados se obtiene de una hoja de Excel, por tanto, no es confiable puesto que es desorganizada, además se ha omitido algunos valores para la suma de los saldos respectivos. Efecto: Valores irreales en el Estado de Resultados, omisiones de gastos, lo cual afectaría en las declaraciones de impuestos.
Elaborado por: Srta. Jazmin Pinos
Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado
69 Elaborado: J.P.
E.02 1/2
Fecha: 28/06/2017 Sherydan International Group 2017 Verificar que los montos de las cuentas de ingresos y egresos estén de acuerdo con los saldos OBJETIVO: del Estado de resultados EMPRESA: PERIODO:
Con Valor S/N Comprobante Empresa INGRESOS 120.556,98 122.490,13 RPM 70.466,13 70.505,13 RDI 47.630,85 48.877,50 REPORTE DE INCORPORACIONES 2.460,00 3.107,50 GASTOS 103.041,93 113.945,18 SUELDOS 58.180,44 63.682,24 GASTO PUBLICIDAD 9.377,92 9.932,72 GASTO OFICINA, SUMINISTRO DE OFICINA 18.650,49 20.239,72 GASTO SERVICIOS BÁSICOS 16.833,08 2.616,08 ARRIENDO 14.217,00 OTROS GASTOS 3.257,42 UTILIDAD DEL EJERCICIO ∑ 12.940,03 3.257,42 15.002,37
Concepto
Valor Auditado 122.490,13 √√ 70.505,13√√ 48.877,50√√ 3.107,50√√ 113.945,18√√ 63.682,24√√ 9.932,72√√ 20.239,72√√ 2.616,08√√ 14.217,00√√ 3.257,42√√ ∑ 15.002,37
Diferencia - 1.933,15 - 39,00 - 1.246,65 - 647,50 -10.903,25 -5.501,80 -554,80 -1.589,23 -14.217,00 -14.217,00 -3.257,42 ∑8.970,10
FUENTE: Reportes RDI y RPM, Estado de Resultados 2016 MARCAS: √√ Cruzado Reportes RDI, RPM y Estado de Resultados ∑ Sumado ATRIBUTOS DE HALLAZGOS: Condición: Se presentan diferencias entre los valores de la empresa contra los valores auditados, en la cuenta de ingreso es de $1933,15 y en el gasto son de $10.903,25, mismos que se sustentan en comprobantes válidos y vigentes. Además, los saldos de arriendo en la empresa se encuentran mal registrados en el Estado de Resultados del 2016. Criterio: Art. 38 (LRTI) Contribuyentes obligados a llevar cuentas de ingresos y egresos.- Las personas naturales que realicen actividades empresariales y que operen con un capital, obtengan ingresos y efectúen gastos inferiores a los previstos en el artículo anterior, así como los profesionales, comisionistas, artesanos, agentes, representantes y demás trabajadores autónomos deberán llevar una cuenta de ingresos y egresos para determinar su renta imponible. Los documentos sustentatorios de los registros de ingresos y egresos deberán conservarse por siete años de acuerdo con lo establecido en el Código Tributario, sin perjuicio de los plazos establecidos en otras disposiciones legales.
70 Elaborado: J.P.
E.02 2/2
Fecha: 28/06/2017 Sherydan International Group EMPRESA: PERIODO: 2017 Verificar que los montos de las cuentas de ingresos y egresos estén de acuerdo con los saldos OBJETIVO: del Estado de resultados
Causa: Existen gastos que no tienen comprobantes que justifiquen su erogación. El gasto por concepto de arriendos está registrado como un gasto de servicios básicos que asciende a $16.833,08, cuando realmente valor auditado de este gasto es de $ 2.616,08 y el saldo arriendo sería de $ 14.217,00. Efecto: Se está incumpliendo con los PCGA, objetividad, realización y exposición, así como incluyendo en una sola cuenta valores que no están relacionados con dicha cuenta, sobrevalorando la misma.
Elaborado por: Srta. Jazmin Pinos
Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado
Elaborado: K.P. EMPRESA: PERIODO: OBJETIVO:
E.03 1/3
Fecha: 29/06/2017 Sherydan International Group 2017 Verificar que los montos que muestran las declaraciones estén de acuerdo con el Estado de Resultados. IMPUESTO A LA RENTA 2016
INGRESOS GASTOS
EMPRESA CONTABLE 120.556,98√√ 103.041,93√√
DECLARADO 106.985,75 √√ 89.905,75 √√
SALDO AUDITADO 122.490,13 103.434,15
DIFERENCIA AUDITADO VS CONTABLE 1.933,15 392,22
DIFERENCIA DECLARADO VS AUDITADO 15.504,38 13.528,40
IMPUESTO AL VALOR AGREGADO 2016 EMPRESA CONTABLE
INGRESOS GASTOS
DECLARADO
1 semestre
2 semestre
1 semestre
2 semestre
78.256,98√√ 51.572,15√√
42.300,00√√ 51.469,78√√
57.472,25√√ 43.955,50√√
49.513,50√√ 45.950,25√√
SALDO AUDITADO 1 semestre
80.742,13 48.780,84
2 semestre
41.748,00 54.653,31
DIFERENCIA CONTABLE VS AUDITADO 1 semestre 2 semestre
2.485,15 - 2.791,32
- 552,00 3.183,53
DIFERENCIA DECLARADO VS AUDITADO 1 semestre 2 semestre
23.269,88 4.825,33
7.765,50 8.703,06
NOTA: Revisar anexo nueve. FUENTE: Reportes RDI Y RPM, Estado de resultados año 2016, Formularios declarados MARCAS: √√ Cruzado ATRIBUTOS DE HALLAZGOS: Condición: Se presentan diferencias entre las declaraciones vs lo auditado de los saldos de las cuentas de ingresos de $15.504,38 y gastos de $13.528,40.
71
72 Elaborado: K.P. Fecha: 29/06/2017
E.03 2/3
Sherydan International Group 2017 Verificar que los montos que muestran las declaraciones estén de acuerdo con el Estado de OBJETIVO: Resultados. EMPRESA: PERIODO:
Criterio.- Art. 2.- Concepto de renta.- Para efectos de este impuesto se considera renta: 1.- Los ingresos de fuente ecuatoriana obtenidos a título gratuito o a título oneroso provenientes del trabajo, del capital o de ambas fuentes, consistentes en dinero, especies o servicios; y 2.Los ingresos obtenidos en el exterior por personas naturales domiciliadas en el país o por sociedades nacionales, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 98 de esta Ley. Art. 8.- Ingresos de fuente ecuatoriana.- Se considerarán de fuente ecuatoriana los siguientes ingresos: 1.- Los que perciban los ecuatorianos y extranjeros por actividades laborales, profesionales, comerciales, industriales, agropecuarias, mineras, de servicios y otras de carácter económico realizadas en territorio ecuatoriano, salvo los percibidos por personas naturales no residentes en el país por servicios ocasionales prestados en el Ecuador, cuando su remuneración u honorarios son pagados por sociedades extranjeras y forman parte de los ingresos percibidos por ésta, sujetos a retención en la fuente o exentos; o cuando han sido pagados en el exterior por dichas sociedades extranjeras sin cargo al gasto de sociedades constituidas, domiciliadas o con establecimiento permanente en el Ecuador. Se entenderá por servicios ocasionales cuando la permanencia en el país sea inferior a seis meses consecutivos o no en un mismo año calendario; Art. 10 (LRTI).- Deducciones.- En general, con el propósito de determinar la base imponible sujeta a este impuesto se deducirán los gastos que se efectúen con el propósito de obtener, mantener y mejorar los ingresos de fuente ecuatoriana que no estén exentos. 1.- Los costos y gastos imputables al ingreso, que se encuentren debidamente sustentados en comprobantes de venta que cumplan los requisitos establecidos en el reglamento correspondiente; 9.- Los sueldos, salarios y remuneraciones en general; los beneficios sociales; la participación de los trabajadores en las utilidades; las indemnizaciones y bonificaciones legales y otras erogaciones impuestas por el Código de Trabajo, en otras leyes de carácter social, o por contratos colectivos o individuales, así como en actas transaccionales y sentencias, incluidos los aportes al seguro social obligatorio; también serán deducibles las contribuciones a favor de los trabajadores para finalidades de asistencia médica, sanitaria, escolar, cultural, capacitación, entrenamiento profesional y de mano de obra.
73 Elaborado: K.P.
E.03 3/3
Fecha: 29/06/2017 Sherydan International Group EMPRESA: PERIODO: 2017 Verificar que los montos que muestran las declaraciones estén de acuerdo con el Estado de OBJETIVO: Resultados.
Causa: El contador de la academia no asumió todos los ingresos y gastos generados en el año, para su respectiva declaración del impuesto a la renta y del IVA 0%.
Efecto: El valor a declarar del impuesto a la renta debió ser para ingresos de $122.490,13 y para gastos $103.434,15; para la declaración del IVA en el primer semestre para los ingresos $80.742,13 y el segundo semestre de $41.748,00; para los gastos en el primer semestre de $48.780,84 y el segundo semestre de $54.653,31; se subestima los saldos, puesto que el 14% de ingresos y el 15% de los gastos auditados no son declarados, por ende afecta a la utilidad del ejercicio 2016.
Elaborado por: Srta. Katherine Portilla
Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado
74 Elaborado: J.P.
E.04
Fecha: 29/06/2017 EMPRESA: Sherydan International Group PERIODO: 2017 OBJETIVO: Verificar que los montos declarados en el impuesto a la renta sea el correcto
Pago del Impuesto a la Renta
Ingresos Rendimiento financiero Gastos deducibles Renta imponible Salario Aporte IESS Subtotal base gravada Gastos personales Otros ingresos exentos Base imponible grabada Total impuesto causado Retenciones en la fuente Crédito tributario año ante subtotal impuesto a pagar Pago previo Total impuesto a pagar Interés por mora Multas Total pagado
Original 106.985,75√√ 2.577,40√√ 89.905,75√√ 19.657,40√√ 4.392,00√√ 415,08√√ 23.634,32√√ 6.345,88√√ 1.122,09√√ 17.288,44√√ 457,84√√ 444,59√√ 13,25√√ 13,25√√ 13,25√√
Sustitutiva 106.985,75√√ 2.577,40√√ 89.905,75√√ 19.657,40√√ 4.392,00√√ 415,08√√ 23.634,32√√ 4.687,80√√ 1.122,09√√ 18.946,52√√ 646,58√√ 444,59√√ 186,85√√ 15,14√√ 13,25√√ 1,89√√ 0,31√√ 0,91√√ 3,11√√
Auditado 122.490,13√√ 2.577,40 103.434,15√√ 21.633,38 4.392,00 415,08 25.610,30 4.687,80 1.122,09 20.922,50 883,70 444,59 186,85 252,26 13,25 239,01 4,85 14,34 258,20
NOTA: Revisar anexo nueve. FUENTE: Formularios declarados del 2016 MARCAS: √√ Cruzado
Elaborado por: Srta. Jazmin Pinos
Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado
Elaborado: J.P.
E.05 1/2
Fecha: 29/06/2017 EMPRESA: PERIODO: OBJETIVO:
Sherydan International Group 2017 Realizar papel de trabajo de la empresa con el resumen de los ingresos
Ingreso 2016 Ingresos
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto
Septiembre
Octubre
Matricula Pensiones Incorporaciones TOTAL AUDITADO TOTAL EMPRESA DIFERENCIA
1.998,00√√ 4.348,00√√ 2.110,00√√ 8.456,00 8.778,00 - 322,00
12.121,00√√ 2.916,00√√ 997,50√√ 16.034,50 15.103,00 931,50
14.207,00√√ 4.837,00√√ 0√√ 19.044,00 18.905,00 139,00
7.580,00√√ 4.354,50√√ 0√√ 11.934,50 11.078,50 856,00
8.761,13√√ 4.158,50√√ 0√√ 12.919,63 12.770,98 148,65
7.186,00√√ 5.167,50√√ 0√√ 12.353,50 11.621,50 732,00
3.065,50√√ 4.159,00√√ 0√√ 7.224,50 6.943,50 281,00
4.577,00√√ 5.509,50√√ 0√√ 10.086,50 10.788,50 -702,00
4.347,00√√ 4.856,00√√ 0√√ 9.203,00 7.314,00 1.889,00
2.541,50√√ 3.731,00√√ 0√√ 6.272,50 7.390,50 - 1.118,00
Noviembre Diciembre 2.645,00√√ 2.828,50√√ 0√√ 5.473,50 5.009,50 464,00
1.476,00√√ 2.012,00√√ 0√√ 3.488,00 4.854,00 - 1.366,00
TOTAL 70.505,13 48.877,50 3.107,50 ∑122.490,13 ∑120.556,98 ∑1.933,15
FUENTE: Reportes RDI Y RPM, Estado de Resultados 2016, blog de facturas y comprobantes de ingreso. MARCAS: √√ Cruzado con Reportes RDI Y RPM, Estado de Resultados 2016 ∑ Sumado ATRIBUTOS DE HALLAZGOS: Condición: Se presentan diferencia de $1.933,15 en el saldo del ingreso de la Academia Sherydan. Criterio: Art. 8. (LRTI).- Ingresos de fuente ecuatoriana.- Se considerarán de fuente ecuatoriana los siguientes ingresos: 1.
Los que perciban los ecuatorianos y extranjeros por actividades laborales, profesionales, comerciales, industriales, agropecuarias, mineras,
de servicios y otras de carácter económico realizadas en territorio ecuatoriano, salvo los percibidos por personas naturales no residentes en el país por servicios ocasionales prestados en el Ecuador, cuando su remuneración u honorarios son pagados por sociedades extranjeras y forman parte de los ingresos percibidos por ésta, sujetos a retención en la fuente o exentos; o cuando han sido pagados en el exterior por dichas sociedades extranjeras sin cargo al gasto de sociedades constituidas, domiciliadas o con establecimiento permanente en el Ecuador.
75
76 Elaborado: J.P. Fecha: 29/06/2017 Sherydan International Group EMPRESA: PERIODO: 2017 OBJETIVO: Realizar papel de trabajo de la empresa con el resumen de los ingresos
E.05 2/2
Causa: El contador no consideró varios rubros para la suma de todos los ingresos generados en el año. Efecto: No se declararon todos los ingresos percibidos por lo que, al momento de realizar la declaración del impuesto a la renta, se subestima los ingresos por ende afecta a la utilidad del ejercicio 2016.
Elaborado por: Srta. Jazmin Pinos
Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado
Elaborado: K.P.
E.06 1/2
Fecha: 30/06/2017 EMPRESA: PERIODO: OBJETIVO:
Sherydan International Group 2017 Realizar papel de trabajo de la empresa con el resumen de los gastos
Gastos 2016 Descripción
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Mayo
Junio
Julio
Agosto
Septiembre
Octubre
Noviembre
Diciembre
Total
Sueldos
5.690,35
5.156,84
5.942,95
5.439,71
5.852,62
5.647,71
4.831,99
4.967,88
5275,45
4.872,19
5.026,39
4.978,16
63.682,24 14.217,00
Arriendo
1176
1176
1176
1176
1176
1176
1176
1197
1197
1197
1197
1197
Publicidad
710
564,4
564,4
1814,4
600
350
350
750
1057,38
1057,38
1057,38
1057,38
9.932,72
Suministros de Oficina
210
2592,82
127,35
127,35
923,41
3122,3
1702,83
2127,3
2326,59
2326,59
2326,59
2326,59
20.239,72
Servicios Básicos
214,32
205,05
225,44
233,14
246,46
250,96
253,06
207,73
248,14
202,94
165,05
163,79
2.616,08
Otros Gastos
190,2
178,4
261,85
201,86
244,1
345,45
320,01
250,73
489,43
306,45
227,65
241,29
3.257,42
SALDO AUDITADO
√√8.190,87
√√9.873,51
√√8.297,99
√√8.992,46
√√9.042,59
√√10.892,42
√√8.633,89
√√9.500,64
√√10.593,99
√√9.962,55
√√10.000,06
√√9.964,21
∑113.945,18
9.234,11
7.957,46
8.298,60
8.326,69
10.019,62
8.106,88
8.547,91
9.104,56
9.016,10
8.546,41
8.147,92
∑103.041,93
639,40
340,53
693,86
715,90
872,80
527,01
952,73
1.489,43
946,45
1.453,65
1.816,29
∑10.903,25
SALDO EMPRESA DIFERENCIA
7.735,67 455,20
FUENTE: Rol de pagos, Reportes RDI Y RPM, Estado de Resultados 2016, blog de facturas y comprobantes de egresos. MARCAS: √√ Cruzado con Rol de pagos, Reportes RDI Y RPM, Estado de Resultados 2016 ∑ Sumado
77
78 Elaborado: K.P. Fecha: 30/06/2017
E.06 2/2
EMPRESA: Sherydan International Group PERIODO: 2017 OBJETIVO: Realizar papel de trabajo de la empresa con el resumen de los gastos
ATRIBUTOS DE HALLAZGOS: Condición: Se presentan diferencias de $10.903,25 en los saldos de los gastos de la Academia Sherydan. Criterio: Art. 10 (LRTI) .- Deducciones.- En general, con el propósito de determinar la base imponible sujeta a este impuesto se deducirán los gastos que se efectúen con el propósito de obtener, mantener y mejorar los ingresos de fuente ecuatoriana que no estén exentos. 1.- Los costos y gastos imputables al ingreso, que se encuentren debidamente sustentados en comprobantes de venta que cumplan los requisitos establecidos en el reglamento correspondiente; Serán deducibles los costos o gastos derivados de contratos de arrendamiento mercantil o leasing, de acuerdo a la técnica contable pertinente. No serán deducibles los costos o gastos por contratos de arrendamiento mercantil o Leasing cuando la transacción tenga lugar sobre bienes que hayan sido de propiedad del mismo sujeto pasivo, de partes relacionadas con él o de su cónyuge o parientes dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad; ni tampoco cuando el plazo del contrato sea inferior al plazo de vida útil estimada del bien, conforme su naturaleza salvo en el caso de que siendo inferior, el precio de la opción de compra sea mayor o igual al saldo del precio equivalente al de la vida útil restante; ni cuando las cuotas de arrendamiento no sean iguales entre sí. 9.- Los sueldos, salarios y remuneraciones en general; los beneficios sociales; la participación de los trabajadores en las utilidades; las indemnizaciones y bonificaciones legales y otras erogaciones impuestas por el Código de Trabajo, en otras leyes de carácter social, o por contratos colectivos o individuales, así como en actas transaccionales y sentencias, incluidos los aportes al seguro social obligatorio; también serán deducibles las contribuciones a favor de los trabajadores para finalidades de asistencia médica, sanitaria, escolar, cultural, capacitación, entrenamiento profesional y de mano de obra. Las remuneraciones en general y los beneficios sociales reconocidos en un determinado ejercicio económico, solo se deducirán sobre la parte respecto de la cual el contribuyente haya cumplido con sus obligaciones legales para con el seguro social obligatorio cuando corresponda, a la fecha de presentación de la declaración del impuesto a la renta, y de conformidad con la ley. Causa: El contador no consideró varios rubros para la suma de todos los gastos generados en el año, debido a que no cuenta con documentos que respalden dichas operaciones. Efecto: Existe una diferencia de $10903,25 que debían declararse como gastos no deducibles, por lo que al momento de realizar la declaración del impuesto a la renta se presenta un valor de gastos irreal y por ende afecta a la utilidad del ejercicio 2016.
Elaborado por: Srta. Katherine Portilla
Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado
79
5.2.5. Evaluar la incidencia de los resultados del informe obtenido del trabajo por procedimientos convenidos en la gestión de ingresos y gastos de la academia Sherydan International Group. 5.2.5.1. Informe de resultados de hechos. Santo Domingo de los Tsáchilas, 15 de julio del 2017. Ing. Yolanda Chiquicóndor PROPIETARIA DE LA ACADEMIA SHERYDAN INTERNATIONAL GROUP Hemos realizado una auditoría a las Cuentas de ingresos y gastos de la academia Sherydan al 31 de diciembre del 2016. Nuestro trabajo ha sido realizado de acuerdo a la Norma Internacional de Auditoria relacionada con los procedimientos convenidos, con el objetivo de evaluar la razonabilidad de las cuentas de ingresos y gastos de la siguiente forma: 1. Se realizó un cuadro de los ingresos obtenidos en el año basados en los reportes de la empresa. 2. Se examinó la documentación que sustenta los ingresos y efectuar las referencias cruzadas respectivas en papeles de trabajo sobre: Matriculas, Pensiones, Incorporaciones 3. Realizamos un papel de trabajo de la empresa con el resumen de los gastos para su respectivo cálculo. 4. Examinamos la documentación que sustenta los gastos y efectuar las referencias cruzadas respectivas en papeles de trabajo sobre: Sueldos, Publicidad, Suministros de Oficina Servicios Básicos, Otros gastos 5. Se realizó un papel de trabajo de la empresa del Estado de Resultados año 2016. 6. Verificamos que los montos de las cuentas de ingresos y egresos estén de acuerdo con los saldos del Estado de resultados 7. Se verificó que los montos que muestran las declaraciones estén de acuerdo con el Estado de Resultados.
80
Informamos de nuestro trabajo en la parte posterior: Hallazgo 1. Diferencia saldos cuentas de ingreso y egreso Para determinar una diferencia en los saldos de las cuentas de ingreso y egreso al 31 de diciembre del 2016, se revisó los Reportes de Ingresos, Gastos, Declaraciones, Estado de Resultados y los comprobantes de ventas, además, la Norma Internacional de Contabilidad establece requerimientos generales para la presentación de los estados financieros, guías para determinar su estructura y requisitos mínimos sobre su contenido. Estas diferencias se confirmaron puesto que no se encontró la suficiente evidencia física para demostrar los reportes digitales obtenidos por la empresa. Conclusión.- La información financiera de la academia SHERYDAN no se presenta en forma fiable, ni oportuna; por lo que los saldos de las cuentas no representan la imagen fiel de la empresa. La academia SHERYDAN revela en sus estados financieros para el periodo 2016 errores en los cálculos para determinar los saldos correspondientes y un registro inadecuado de las cuentas. Por último el saldo de las cuenta de ingreso y egreso al 31 de Diciembre del 2016 está subvalorada por $ 8.970,10, valor que afecta en la determinación de las declaraciones de los impuestos. Recomendación.- Se recomienda al contador realizar formatos más ordenados de los estados financieros de la academia SHERYDAN, controlar y mejorar el proceso de la información contable e implementar un sistema contable. Hallazgo 2. Diferencias en los saldos de las cuentas de ingresos y egresos con las declaraciones del IVA y el Impuesto a la Renta del año 2016 Se ha encontrado una diferencia en los saldos de las cuentas de ingreso y egreso en cuanto a las declaraciones al SRI año 2016, se procedió a revisar el Estado de Resultado, las declaraciones del IVA 0% y el Impuesto a la Renta del respectivo año. Existen comprobantes de ventas que no están incluidos para la declaración de impuestos del 2016. Por otro lado la LRTI establece la base imponible para la determinación de las empresas obligadas o no a llevar contabilidad, el impuesto a la renta que obtengan las personas naturales. Conclusión.- En la academia SHERYDAN no existe un sistema adecuado para el control de los registros contables de los rubros de las cuentas de ingresos y egresos, además de que
81
se hace un promedio de los montos de ingresos y gastos en el año para la declaración del IVA. También existe ineficiencia por parte del personal de contabilidad, la cual no asumió todos los ingresos y gastos generados en el año, para su respectiva declaración del impuesto a la renta y del IVA 0%. Por lo tanto el valor a declarar del impuesto a la renta debió ser para ingresos de $122.490,13 y para gastos $113.945,18; para la declaración del IVA en el primer semestre para los ingresos $80.742,13 y el segundo semestre de $41.748,00; para los gastos en el primer semestre de $55.289,84 y el segundo semestre de $58.655,35. Recomendación.- Se recomienda a la propietaria de la academia SHERYDAN establecer políticas relacionadas con los procedimientos de control y registro contable de las cuentas de ingreso y egresos, capacitar al personal del área contable en los temas actuales sobre tributación. Por la naturaleza de los trabajos por procedimientos convenidos, en el presente trabajo no se expresa ninguna opinión sobre las cuentas de ingresos y egresos al 31 de diciembre de 2016. Nuestro informe es para cumplir con el propósito expuesto en el primer párrafo, es de uso exclusivo de la organización y no debe ser utilizado con ningún otro fin. Este informe se refiere solamente a la cuenta especificada anteriormente y no se extiende al estado financiero de la academia SHERYDAN.
Srta. Pinos Sumba Jazmin Fabiola C.I. 2300612013
Srta. Portilla Espinoza Katherine Lisseth C.I. 230032955-0
82
5.2.5.2. Carta a gerencia. Santo Domingo de los Tsáchilas, 15 de Julio del 2017 Ing. Yolanda Chiquicóndor PROPIETARIA DE LA ACADEMIA SHERYDAN INTERNATIONAL GROUP Presente. Con la realización del trabajo por procedimientos convenidos de las cuentas de ingresos y gastos de la academia Sherydan, durante el periodo 2016, hemos evaluado la estructura del control interno de la organización, para obtener una base sobre la cual determinar la naturaleza, extensión y oportunidad de los procedimientos considerados necesarios para llevar a cabo el examen. La evaluación de control interno se realizó con el propósito de dar valor agregado al trabajo por procedimientos convenidos a las cuentas de ingresos y gastos. Adicionalmente, para la consideración de la propietaria se presentan sugerencias para los procesos donde se han determinado falencias representativas, buscando así el mejoramiento continuo en la estructura de control interno. El presente informe es para uso exclusivo para la administración de la organización y no debe ser utilizado con ningún otro fin. Atentamente,
Srta. Pinos Sumba Jazmin Fabiola C.I. 2300612013
Srta. Portilla Espinoza Katherine Lisseth C.I. 230032955-0
83
Listado anexo a la carta gerencia Falta de sistema contable
Conclusión: La academia SHERYDAN no posee un sistema contable para el registro de las transacciones contables, por esta razón hacen sus registros en una hoja de Excel, siendo la información poco confiable.
Recomendación: Implementar un sistema contable para el registro de transacciones diarios que tiene la academia, además de esto recibir capacitaciones para un mejor control de dicho sistema.
No se realiza conciliaciones bancarias Conclusión: Actualmente la academia no realiza conciliaciones bancarias, por lo tanto no toman en cuenta los gastos bancarios que se cobra a la empresa. Recomendación: Realizar conciliaciones bancarias periódicas para conocer su estado actual en los respectivos bancos, además de que las ganancias actuales de la empresa no son reales puesto que no se toma este gasto adicional. Ineficiente control de los gastos sin comprobantes
Conclusión: Existe un ineficaz control en los gastos sin comprobantes en la academia, esto provoca la falta de documentos sustentatorios, además de que no se toma en cuenta para las declaraciones.
Recomendación: Emitir comprobantes internos en la empresa para sustentar la salida de efectivo por el gasto efectuado.
84
5.3.
Conclusiones. La realización del trabajo por procedimientos convenidos se tuvo facilidad de acceso
para el levantamiento de la información relacionada con: el pago de matrículas y pensiones, gastos generados en el año pertenecientes a la academia Sherydan esto se debió a la colaboración de la propietaria, contador, estudiantes, docentes y de sus trabajadores internos. La recopilación de datos permitió ratificar la existencia de las falencias en la institución. En la presente investigación para la recopilación de datos se utilizaron técnicas como: entrevistas, encuestas y observaciones; determinó que la academia Sherydan presenta problemas de control interno que han dificultado la generación de información contable fiable, lo cual repercute en el adecuado funcionamiento de la institución y en la toma de decisiones acertadas. Para llevar a cabo la evaluación al control interno se realizó un cuestionario modelo COSO ERM. En el proceso de registro tanto de ingresos como gastos se presentó varias falencias; la academia no posee varias políticas, no cuenta con un reglamento interno, la información financiera y contable de la academia no se encuentra disponible de forma inmediata, no existe claridad en la información contable y no se lleva un eficiente control en cuanto al uso del efectivo en la academia. Además existen problemas en nómina puesto que no se tienen cubiertas en forma adecuada las suplencias en caso de ausencia temporal por vacaciones, enfermedad, maternidad o retiro de personal. Para la obtención de los hallazgos se verificó físicamente la existencia de toda la documentación que sustente tanto ingresos como gastos, donde se determinó que los saldos de estas cuentas no correspondían al auditado y al saldo declarado en el SRI del impuesto a la renta y la declaración del IVA 0%. Para finalizar el trabajo por procedimientos convenidos de las cuentas de ingresos y egresos, se llevó a cabo la realización de un informe de auditaría basado en la norma internacional de auditoría, en el cual se presentan aquellos resultados relacionados con las cuentas estudiadas. Adicionalmente se elaboró una carta a gerencia, en la cual se presentan todos los resultados relacionados al control de la estructura interna de la academia Sherydan.
85
5.4.
Recomendaciones. La propietaria de la academia Sherydan debe aplicar las recomendaciones propuestas
en la matriz elaborada luego de la evaluación al control interno; de igual forma los empleados de la organización deben cumplir con los lineamientos planteados, los cuales coadyuvarán al mejoramiento de los procesos y elevaran el desempeño de la institución. La propietaria debe establecer por escrito políticas relacionadas con procedimientos de control y seguimiento a las cuentas de ingresos y gastos, para así llevar un registro y dar cumplimiento a las obligaciones; evitando de este modo alguna inconformidad con el SRI. El contador de la organización debe considerar la problemática encontrada en este trabajo por procedimientos convenidos a las cuentas de ingresos y egresos, considerando que no es confiable llevar los registros en Excel, teniendo un archivo muy ordenado de las facturas y comprobantes que sustenten todas las actividades diarias que realiza la academia, realizando conciliaciones bancarias mensuales para poder llevar un control exacto del efectivo y en cuanto a los gastos que se procure tener un mayor control de ellos, separando los gastos incurridos en la academia con los gastos que tiene la propietaria y así tener un estados de resultados que muestre la utilidad real, hacer firmar documentos cuando exista una salida de dinero; esto permitirá a la propietaria de la Academia a tomar mejores decisiones.
86
LISTA DE REFERENCIA Alcívar, I. (2015). Trabajo por procedimientos convenidos a las cuentas por cobrar año 2012 y gestión financiera a comercial Jaramillo Home Center en el cantón Pedro Vicente Maldonado de la provincia de Pichincha. (Tesis de Grado). Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES”, Santo Domingo de los Tsáchilas, Ecuador. Álvarez, J. & Flores, J. (2017). Examen especial al ciclo de compras y ventas año 2015 de la empresa Casa Milán, en la ciudad de Santo Domingo. (Tesis de Grado). Pontificia Universidad Católica del Ecuador Sede Santo Domingo, Santo Domingo de los Tsáchilas, Ecuador. Arenas, P. & Moreno, A. (2012). Introducción a la auditoría financiera. Madrid, España: McGRAW-HILL. Bernal, C. (2014). Metodología de la investigación. Colombia: PEARSON. Blanco, Y. (2014). Auditoría integral: normas y procedimientos. Bogotá, Colombia: Ecoe Ediciones. Cevallos, M. & Latorre, F. (2016). El papel del auditor contable. Revista Publicando, 3(9), p. 373 – 386. Comisión de Normas de Auditoría y Aseguramiento. (2013). Guías de auditoría. México: Talleres Gráficos del Distrito Federal S. A de C.V. Chiliquinga, D. & Ramírez, J. (2017). Impacto de las declaraciones sugeridas del impuesto a la Renta de personas naturales: Evidencia de un diseño experimental. Recuperado de http://www.sri.gob.ec/web/guest/detalle?idnoticia=450&marquesina=1. Díaz, A. (2015). Auditoría de cuentas anuales (2). España: COY VE, S.A. Estupiñán, R. (2012). Control interno y fraudes. Bogotá, Colombia: ECOE ediciones. Estupiñán, R. (2014). Papeles de trabajo en la auditoría financiera. Bogotá, Colombia: Ecoe Ediciones. Federación Nacional de Contadores del Ecuador. (2000). NEA 10: Evaluación de riesgo y control interno. Ecuador: PUDELECO.
87
Federación Nacional de Contadores del Ecuador. (2002). NIA Nº 920: Trabajos para Realizar Procedimientos Convenidos Respecto de Información Financiera. Ecuador: Corporación Edi-ÁBACO Cía. Ltda. Franklin, B. (2013). Auditoría Administrativa. Evaluación y diagnostico empresarial. México. Pearson Educación. Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Santo Domingo. (2015). Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial (PDOT) 2030 “El futuro de Chilachi To”. Recuperado
de
https://observatoriotic.mintel.gob.ec/wp-
content/uploads/2017/09/PDOT-2030-GADMSD.pdf. Herrán, C. (2000). La doble tributación internacional, principios y realidades de los convenios. (Tesis de Grado). Pontificia Universidad Javeriana, Santa Fe Bogotá, D.C. Mantilla, S. (2013). Auditoría del control interno. Bogotá, Colombia: Ecoe Ediciones. Mantilla, S. (2014). Auditoría financiera de PYMES. Bogotá, Colombia: Ecoe Ediciones. Mendívil, V. (2010). Elementos de la auditoría. México: Cengage Learning. Montaño, E. (2013). Control interno, auditoría y aseguramiento, revisoría fiscal y gobierno corporativo. Cali, Colombia: Programa Editorial Universidad del Valle. Montes, C., Montilla, O., & Mejía, E. (2014). Control y evaluación de la gestión organizacional. Bogotá, Colombia: Alfaomega Colombiana S.A. Orrala, C. (2013). Trabajo por procedimientos convenidos a las cuentas por cobrar y gestión financiera en la compañía TSAEJEC S.A. (Tesis de Grado). Universidad Regional Autónoma de los Andes “UNIANDES”, Santo Domingo de los Tsáchilas, Ecuador. Orta, M., Castrillo, L., Sánchez, I. & Sierra, G. (2012). Fundamentos teóricos de auditoría financiera. Madrid, España: Pirámide. Pando, J. & Ramos, R. (2017). Examen por procedimientos convenidos a la cuenta de inventarios en la embotelladora Cero Dos en Santo Domingo, año 2016. (Tesis de Grado). Pontificia Universidad Católica del Ecuador Sede Santo Domingo, Santo Domingo de los Tsáchilas, Ecuador.
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Peña, A. (2011). Auditoría: un enfoque práctico. Madrid, España: Paraninfo S.A. Sánchez, G. (2012). Auditoría de estados financieros. México: PEARSON. Sánchez, J. & Alvarado, M. (2014). Teoría y práctica de la auditoría I. Madrid, Esapaña: Pirámide. Sánchez, L. (2015). COSO ERM y la Gestión de Riesgos. Quipukamayoc. 23 (44), p. 43 – 50 Secretaria Nacional De Planificación Y Desarrollo (SENPLADES). (2013). Plan Nacional De Desarrollo/Plan Nacional Para El Buen Vivir 2013-2017. Recuperado de http://www.buenvivir.gob.ec/ Segovia, A., Herrador, T. & Segundo, A. (2011). Teoría de la Auditoría Financiera. España: Edigrafod, S.A. Vera, J. & Viscaino, E. (2017). Examen por procedimientos convenidos a la cuenta proveedores en la Agro-Veterinaria El Rancho en Patricia Pilar. (Tesis de Grado). Pontificia Universidad Católica del Ecuador Sede Santo Domingo, Santo Domingo de los Tsáchilas, Ecuador. Wanden, J., Fernández, E. & Bañón, C. (2012). Contabilidad Financiera I. España: Ediciones Pirámide.
89
ANEXOS Anexo 1. Entrevista al propietario
ENCUESTA PARA LA PROPIETARIA DE LA ACADEMIA SHERYDAN INTERNATIONAL GROUP Objetivo: Identificar la información de los procesos y áreas de riesgo que esté relacionado con los ingresos y egresos del efectivo. Por favor, dedique unos minutos de su tiempo para completar esta encuesta, la información que nos proporcione será utilizada única y exclusivamente con fines académicos. 1. ¿Registra Ud. las transacciones comerciales en un sistema contable? _________________________________________________________________ _____________________________________________________________________ 2. ¿Cuáles son los ingresos que recibe la academia? __________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 3. ¿Cuál es la forma de pago de las matrículas y/o pensiones? __________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 4. ¿Existe un tratamiento diferente para el registro de matrículas y pensiones? __________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 5. ¿Considera que las funciones de cobro de pensiones y matrículas estudiantiles se deberían registrar por separado? __________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 6. ¿Cómo se define los plazos de pago de las pensiones? __________________________________________________________________ ____________________________________________________________________
90
7. ¿Cuáles son los principales gastos que tiene la academia? __________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 8. ¿La persona encargada de registrar los gastos diarios, da a conocer a Ud. cada rubro registrado en esta cuenta? __________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 9. ¿Existen políticas y procedimientos para la devolución de pensiones y/o matriculas? __________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 10. ¿Ha tenido problemas relacionados con las declaraciones de impuestos con el SRI? __________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 11. ¿Cree usted que el personal que maneja el área contable está debidamente capacitado? __________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 12. ¿Por qué medio cancela los gastos surgidos en la academia? __________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 13. ¿Quién es la persona encargada de autorizar los pagos con cheques? __________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 14. ¿Cuál es la persona encargada del manejo de los fondos empresariales y personales? __________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 15. ¿Quién es la persona encargada de realizar el cierre de caja diario? __________________________________________________________________ ____________________________________________________________________
91
16. ¿Alguna vez se ha tenido faltante en el cierre de caja diario? y en caso de que su respuesta es SI, ¿Que suele hacer Ud. en estas situaciones? __________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 17. ¿Se ha realizado auditorias en la academia? __________________________________________________________________ ____________________________________________________________________ 18. ¿Considera usted que un trabajo por procedimientos convenidos a las cuentas de ingresos y egresos contribuirá para mejorar el control del efectivo? __________________________________________________________________ ____________________________________________________________________
Gracias por su colaboración
92
Anexo 2. Encuesta al contador
ENCUESTA PARA EL CONTADOR DE LA ACADEMIA SHERYDAN INTERNATIONAL GROUP Objetivo: Identificar la información de los procesos y áreas de riesgo que esté relacionado con los ingresos y egresos del efectivo. Por favor, dedique unos minutos de su tiempo para completar esta encuesta, la información que nos proporcione será utilizada única y exclusivamente con fines académicos. 1. ¿Registra Ud. las transacciones comerciales en un sistema contable? SI ____
NO____
En caso que su respuesta es NO, escriba el ¿Por qué? _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________ 2. ¿Cree usted que llevar el registro contable en Excel es confiable? SI ____ 3.
NO____
¿Conoce Ud. los ingresos que recibe la academia? SI ____
4.
5.
NO____
¿Cuál es la forma de pago más común de las matrículas y/o pensiones? Cheque ___
Tarjeta de crédito/débito ___
Efectivo ___
Transferencia bancaria
¿Conoce Ud. los principales gastos que tiene la academia? SI ____
6.
NO____
¿Por qué medio cancela los gastos surgidos en la academia? Cheque ___ Tarjeta de crédito/débito ___ Efectivo ___
7.
___
Otros ____
¿Realiza conciliaciones bancarias mensualmente? SI ____
NO____
En caso que su respuesta es NO, escriba el ¿Por qué? _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________
93
8.
¿Se han presentado faltantes en el cierre de caja diario? SI ____
NO____
En caso que su respuesta es SI, escriba el ¿Por qué? _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________ 9.
¿Comunica usted a la propietaria de la academia SHERYDAN los faltantes de caja diarios? SI ____
NO____
10. ¿Existen políticas y procedimientos para la devolución de pensiones y/o matriculas? SI ____
NO____
11. ¿Ha tenido problemas relacionados con las declaraciones de impuestos con el SRI? SI ____
NO____
12. ¿Existe un proceso adecuado para el cobro y registro contable de pensiones y/o matriculas? SI ____
NO____
13. ¿Ha tenido inconvenientes por pérdidas de facturas tanto en gastos como ingresos en la academia SHERYDAN? SI ____
NO____
En caso que su respuesta es SI, escriba el ¿Por qué? _______________________________________________________________________ _______________________________________________________________ 14. ¿Cómo considera los saldos de las cuentas de ingresos y egresos? Razonable ____
Poco razonable ____
Nada razonable ____
15. ¿Considera usted que un trabajo por procedimientos convenidos a las cuentas de ingresos y egresos contribuirá para mejorar el control del efectivo? SI ____
NO____
Gracias por su colaboración
94
Anexo 3. Encuesta al docente ENCUESTA PARA LOS DOCENTES DE LA ACADEMIA SHERYDAN INTERNATIONAL GROUP Objetivo: Identificar la información de los procesos y áreas de riesgo que esté relacionado con los ingresos y egresos del efectivo. Por favor, dedique unos minutos de su tiempo para completar esta encuesta, la información que nos proporcione será utilizada única y exclusivamente con fines académicos. 1.
¿Cómo calificaría Ud. su ambiente laboral en la academia? Excelente____
2.
Bueno_____
Regular____
¿Han sido puntuales en cuanto al pago de su sueldo? SI ____
3.
NO____
¿Cómo es su contrato de trabajo en la academia? Bajo nomina ____
5.
NO____
¿Recibe Ud. un comprobante en el momento de recibir su pago de sueldo? SI ____
4.
Malo____
Honorarios ____ Otros _____
Si su respuesta anterior es la opción honorarios, responder a lo siguiente ¿Ha tenido dificultades en cuanto a las bonificaciones que se le otorgan? SI ____
6.
¿Se le otorgan a Ud. anticipos de sueldos? SI ____
7.
NO____
¿Cuándo se le otorga los anticipos de sueldo recibe Ud. un comprobante? SI ____
8.
NO____
NO____
¿Recibe debidamente el pago de los beneficios sociales? SI ____
NO____
95
9.
¿Qué forma de pago se utiliza para el pago de su sueldo? Cheque ___
Transferencia bancaria ___
Efectivo ___
Otros______
10. ¿Ud. Ha generado gastos que han sido reembolsados por la academia? SI ____
NO____
Gracias por su colaboración
96
Anexo 4. Encuesta al cliente ENCUESTA PARA EL CLIENTE DE LA ACADEMIA SHERYDAN INTERNATIONAL GROUP Objetivo: Identificar la información de los procesos y áreas de riesgo que esté relacionado con los ingresos y egresos del efectivo. Por favor, dedique unos minutos de su tiempo para completar esta encuesta, la información que nos proporcione será utilizada única y exclusivamente con fines académicos. 1.
¿Cómo calificaría Ud. el servicio que ofrece la academia SHERYDAN? Excelente____
2.
Bueno_____
Copias ___
5.
Prueba online___ Certificados
___
Otros______
Tarjeta de crédito/débito ___
Efectivo ___
Transferencia bancaria
___
Otros______
¿Recibe una factura en el momento que paga la matrícula y/o pensión? NO____
¿Alguna vez ha solicitado la devolución de su matrícula y/o pensiones? NO____
¿Alguna vez Ud. ha tenido inconvenientes para cumplir con los plazos de pago otorgados por academia? SI ____
8.
Malo____
Cheque ___
SI ____ 7.
Regular____
¿Mediante qué medio Ud. cancela sus funciones?
SI ____ 6.
Malo____
¿Qué pagos adicionales debe realizar Ud. aparte de su matrícula y/o pensión? Libros ___
4.
Regular____
¿Cómo calificaría Ud. el proceso de cobro de matrículas y/o pensiones? Excelente____
3.
Bueno_____
NO____
¿Alguna vez ha tenido diferencias con los saldo de cuenta por cobrar en la empresa? SI ____
NO____
Gracias por su colaboración
Anexo 5. Ingresos de matrículas 2016
Elaborado: J.P. Fecha: 28/06/2017 EMPRESA: PERIODO: OBJETIVO:
E.5.1. 1/2
Sherydan International Group 2017
Examinar la documentación que sustenta los ingresos y efectuar las referencias cruzadas respectivas en papeles de trabajo sobre matriculas Ingresos de matrículas 2016
Nº de factura
Cliente
Código
Encargado
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17
001-001-000008177√ 001-001-000008211√ 001-001-000008212√ 001-001-000008220√ 001-001-000008226√ 001-001-000008244√ 001-001-000008245√ 001-001-000008259√ 001-001-000008267√ 001-001-000008277√ 001-001-000008283√ 001-001-000008286√ 001-001-000008290√ 001-001-000008295√ 001-001-000008301√ 001-001-000008321√ 001-001-000008346√
Vera Tapia Jorge Rivera Jumbo Lidia Edorifa Flores Pazos Marco Antonio Veloz Carrera Magnolia Araceli Mora Mora Gilberto Padilla Ordoñez Mariela Elizabeth Zambrano Lara Diana Dolores Pazmiño Morales Guadalupe Felisa Zambrano Lara Diana Dolores Moran Coronel Andrés Wilfrido Shagui Rosales Yojanna Moncayo Saltos Karla Dayaned Guevara Velásquez Martha Marilú Gavilánez Briones Rosa Elvira Villa Marín Iza Olga Lourdes Ramón Yungan Wilmer Giovanni Montes Luna Elena Karina
4497 4507 4508 4509 4516 4531 4540 4529 4540 4563 4547 4566 4575 4573 4576 4594 4571
Maira Zambrano Martha Quevedo Kathy Daza Kathy Daza Yolanda Chuquicóndor Katherine Daza Yolanda Chuquicóndor Yolanda Chuquicóndor Yolanda Chuquicóndor Yolanda Chuquicóndor Martha Quevedo Yolanda Chuquicóndor Martha Quevedo Martha Quevedo Martha Quevedo Katherine Daza Martha Quevedo
Fecha de Reporte Diario 01-feb-16 10-feb-16 10-feb-16 12-feb-16 15-feb-16 20-feb-16 22-feb-16 24-feb-16 01-mar-16 07-mar-16 09-mar-16 11-mar-16 14-mar-16 15-mar-16 16-mar-16 24-mar-16 03-abr-16
Valor 168,00 √√ 580,00 √√ 580,00 √√ 580,00√√ 307,00√√ 580,00√√ 200,00√√ 580,00√√ 380,00√√ 545,00√√ 850,00√√ 580,00√√ 995,00√√ 580,00√√ 995,00√√ 995,00√√ 995,00√√
97
Nº
Elaborado: J.P. Fecha: 28/06/2017 18 19 20 21 22 23
001-001-000008357√ 001-001-000008370√ 001-001-000008372√ 001-001-000008379√ 001-001-000008392√ 001-001-000008393√
Castro Castro Verónica Gabriela Orquera Gallegos Margarita Lucia Castillo Quiroz Jenny Sagba Morales Bertha Isabel Bolaños Granja Sylvana Elizabeth Sánchez Granda José Leonardo TOTAL
4591 4484 4504 4554 4627 4616
Yolanda Chuquicóndor Katherine Daza Katherine Daza Yolanda Chuquicóndor Martha Quevedo Yolanda Chuquicóndor
E.5.1. 2/2 07-abr-16 13-abr-16 13-abr-16 15-abr-16 26-abr-16 26-abr-16
995,00√√ 580,00√√ 580,00√√ 200,00√√ 230,00√√ 480,00√√ ∑$ 13.555,00
FUENTE: Reportes RDI Y RPM, blog de facturas y comprobantes de ingreso. MARCAS: √ Comprobado físicamente √√ Cruzado con Reportes RDI Y RPM ∑ Sumado
Mg. Hernán Maldonado
98
Srta. Jazmin Pinos
Anexo 6. Ingresos por pensiones y capacitaciones 2016
Elaborado: J.P. Fecha: 28/06/2017
E.5.2. 1/2
EMPRESA: PERIODO:
Sherydan International Group 2017
OBJETIVO:
Examinar la documentación que sustenta los ingresos y efectuar las referencias cruzadas respectivas en papeles de trabajo sobre pensiones Ingresos por pensiones y capacitaciones 2016
Nº 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14
Cliente Ruth Cedeño Raúl Argandoña Edgar Carvajal Ana Guamán Bertha Jiménez Andrés Gualotuña Valentín Tumbaco José Foyain Robizon Villarreal Franklin Bautista William Moreta Rodrigo Sagñay Francisco Mora Jorge Vera
Código 4466 4155 8237 4489 4487 4451 4542 4156 4550 3998 4439 4146 4516 4497
Encargado José Moreira Verónica Narváez Verónica Narváez Verónica Narváez Verónica Narváez Verónica Narváez Verónica Narváez Verónica Narváez Verónica Narváez Verónica Narváez José Moreira Verónica Narváez Verónica Narváez Verónica Narváez
Fecha de Reporte Diario 01-feb-16 11-feb-16 17-feb-16 18-feb-16 22-feb-16 23-feb-16 23-feb-16 24-feb-16 02-mar-16 04-mar-16 08-mar-16 08-mar-16 16-mar-16 16-mar-16
Valor 105,00 √√ 193,50 √√ 170,00√√ 93,50 √√ 105,00√√ 105,00√√ 78,00√√ 88,00√√ 105,00√√ 78,00√√ 90,00√√ 88,00√√ 187,00√√ 90,00√√
99
Nº de factura 001-001-000008181√ 001-001-000008218√ 001-001-000008237√ 001-001-000008240√ 001-001-000008252√ 001-001-000008256√ 001-001-000008257√ 001-001-000008261√ 001-001-000008268√ 001-001-000008273√ 001-001-000008280√ 001-001-000008282√ 001-001-000008298√ 001-001-000008300√
Elaborado: J.P. Fecha: 28/06/2017 15 16 17 18 19 20 21 22 23
001-001-000008332√ 001-001-000008329√ 001-001-000008344√ 001-001-000008359√ 001-001-000008363√ 001-001-000008371√ 001-001-000008375√ 001-001-000008380√ 001-001-000008381√
Ana Guamán Stalin Beltrán Vera Oliver Carlos Muñoz Rodrigo Sagñay Jorge Vera Erika Cox Francisco Mora Tania Ojeda
4489 4574 4559 4561 4146 4497 4580 4516 4530 TOTAL
José Moreira Verónica Narváez Verónica Narváez José Moreira Verónica Narváez Verónica Narváez Verónica Narváez José Moreira Verónica Narváez
E.5.2. 2/2 30-mar-16 30-mar-16 02-abr-16 08-abr-16 11-abr-16 13-abr-16 14-abr-16 15-abr-16 16-abr-16
100,00√√ 78,00√√ 295,00√√ 78,00√√ 88,00√√ 90,00√√ 140,00√√ 187,00√√ 140,00√√ ∑ $ 2.772,00
FUENTE: Reportes RDI Y RPM, blog de facturas y comprobantes de ingreso. MARCAS: √ Comprobado físicamente √√ Cruzado con Reportes RDI Y RPM ∑ Sumado
Mg. Hernán Maldonado
100
Srta. Jazmin Pinos
101 Anexo 7. Ingresos de incorporación 2016 Elaborado: J.P. Fecha: 28/06/2017
E.5.3.
EMPRESA: Sherydan International Group PERIODO: 2017 OBJETIVO: Examinar la documentación que sustenta los ingresos incurridos en el 2016
Ingresos de incorporación 2016 Fecha de Reporte Valor Diario Verónica Narváez 24-ene-16 35,00 √√ Verónica Narváez 25-ene-16 35,00 √√
Nº
Nº de factura
Cliente
1
001-001-000008134√
Claudio Quezada
2
001-001-000008135√
Luis Morales
3
001-001-000008136√
Dayanna Reina
4
001-001-000008137√
Nadia Saldaña
5
001-001-000008139√
Emily Vargas
6
001-001-000008144√
Jordy Cevallos
7
José Moreira 31-ene-16 35,00 √√ 001-001-000008169√ Leonela Lozano y Samuel Lozano Alejandro Ñauñay Verónica Narváez 01-feb-16 35,00√√ 001-001-000008175√ Josué Núñez Verónica Narváez 01-feb-16 35,00√√ 001-001-000008179√
8 9
Encargado
Verónica Narváez 25-ene-16 35,00 √√ Verónica Narváez 25-ene-16 35,00 √√ Verónica Narváez 25-ene-16 35,00 √√ Verónica Narváez 27-ene-16 35,00 √√
10 001-001-000008186√ 11 001-001-000008188√
Luzeida Heras
12 001-001-000008189√ 13 001-001-000008190√
Diana Yánez Marco Guevara
José Moreira
14 001-001-000008191√
Braulio López
José Moreira
Stefania Loor
José Moreira 02-feb-16 35,00√√ Verónica Narváez 03-feb-16 35,00√√ José Moreira 03-feb-16 35,00√√ 03-feb-16 35,00√√ 03-feb-16 35,00√√
∑ $ 490,00
TOTAL
FUENTE: Reportes RDI Y RPM, blog de facturas y comprobantes de ingreso. MARCAS: √ Comprobado físicamente √√ Cruzado ∑ Sumado
Srta. Jazmin Pinos
Mg. Hernán Maldonado
Anexo 8. Gastos sueldos 2016
Elaborado: K.P.
E.6.1. 1/2
Fecha: 29/06/2017 EMPRESA: PERIODO:
Sherydan International Group 2017
OBJETIVO:
Examinar la documentación que sustenta los gastos y efectuar las referencias cruzadas respectivas en papeles de trabajo sobre gastos sueldos Gastos sueldos 2016
ANTICIPOS
BENEFICIARIO
SHIRLEY CRISTOLAIDA PALACIOS GÓMEZ MOREIRA VILLAPRADO JOSÉ GREGORIO ESPINOZA LEMA CRISTÓBAL IVÁN
NARVÁEZ SINGO VERÓNICA ALEXANDRA
PAREDES NATALIA
MES
Nº SUELDO COMPROBANTE MENSUAL INCENTIVO
INCENTIVO
Nº VALOR COMPROBANTE ANTICIPO ANTICIPO
IESS 9,45%
11,15%
Nº COMPROBANTE
SALDO A PAGAR
TOTAL A RECIBIR
Enero
183,00√√
2751√
61,00√√
2705√
70,00√√
17,29√√
20,40√√
2750√
95,71√√
156,71
Enero
373,65√√
2711√
126,35√√
2707√
200,00√√
35,31√√
41,66√√
2710√
138,34√√
264,69
Abril
183,00√√
2968√
155,75√√
2922√
30,00√√
2949√
10,00√√
17,29√√
20,40√√
2967√
125,71√√
281,46
2898√
5,00√√
2908√
20,00√√
2925√
20,00√√
35,31√√
41,66√√
2964√
223,34√√
269,69
2929√
10,00√√
2934√ 2944√ 3014√
20,00√√ 20,00√√ 100,00√√
17,41√√
20,54√√
3032√
66,84√√
211,22
Abril
Mayo
373,65√√
184,25√√
2965√
3033√
46,35√√
144,38√√
102
FUENTE: Rol de pagos, Reportes de anticipos, planilla del IESS, comprobantes de egreso
103
MARCAS:
Elaborado: K.P. Fecha: 29/06/2017
E.6.1. 2/2
√√ Cruzado ∑ Sumado √ Comprobado físicamente ATRIBUTOS DE HALLAZGOS: Condición: Se presenta una diferencia en los saldos de gasto sueldo. Criterio: Art. 82.- RETENCIÓN DE CRÉDITOS DEL IESS.- Los créditos a favor del Instituto, inclusive los intereses de mora y multas, se recaudarán mediante retenciones de los sueldos y salarios de los afiliados. A requerimiento del Instituto, los patronos y oficiales pagadores se hallan obligados a efectuar dichas retenciones bajo su responsabilidad personal. Art. 83.- DERECHO DEL EMPLEADOR PARA DESCONTAR APORTES AL TRABAJADOR.- Sin perjuicio de las obligaciones patronales correspondientes, el patrono tiene derecho a descontar a los afiliados, al efectuar los pagos de sueldos y salarios, el valor de los aportes personales, el de los descuentos por otros conceptos que el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social ordenare, y el de las multas que éste impusiere a sus afiliados. Si el patrono no ha hecho uso del derecho a descontar los aportes personales, al efectuar el pago de sueldos y salarios, podrá ejercerlo en el pago siguiente o subsiguiente, como plazo máximo. Si no lo hiciere, esos aportes personales quedarán también de cargo del patrono, sin derecho a reembolso. Art. 111.- Derecho a la decimotercera remuneración o bono navideño.- Los trabajadores tienen derecho a que sus empleadores les paguen, hasta el veinticuatro de diciembre de cada año, una remuneración equivalente a la doceava parte de las remuneraciones que hubieren percibido durante el año calendario. Art. 113.- Derecho a la decimocuarta remuneración.- Los trabajadores percibirán, además, sin perjuicio de todas las remuneraciones a las que actualmente tienen derecho, una bonificación anual equivalente a una remuneración básica mínima unificada para los trabajadores en general y una remuneración básica mínima unificada de los trabajadores del servicio doméstico, respectivamente, vigentes a la fecha de pago, que será pagada hasta el 15 de marzo en las regiones de la Costa e Insular, Art. 196.- Derecho al fondo de reserva.- Todo trabajador que preste servicios por más de un año tiene derecho a que el empleador le abone una suma equivalente a un mes de sueldo o salario por cada año completo posterior al primero de sus servicios. Causa: El auxiliar no considero los incentivos y los días trabajados para el cálculo de los sueldos en el mes. Efecto: El valores de los gasto incurridos en 2016 son irreales puesto que al momento de realizar la declaración, no se declara el monto correcto.
Elaborado por: Srta. Katherine Portilla
Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado
104 Anexo 9. Gastos publicidad 2016 Elaborado: K.P.
E.6.2.
Fecha: 29/06/2017 EMPRESA: PERIODO:
Sherydan International Group 2017
OBJETIVO:
Examinar la documentación que sustenta los gastos y efectuar las referencias cruzadas respectivas en papeles de trabajo sobre gastos publicidad Gastos publicidad 2016
Nº Nº COMPROBANTE
BENEFICIARIO
CONCEPTO
VALOR
1 2 3 4
2820√ 2978√ 3176√ 3188√
Radio Macarena Radio Estelar Radio Zaracay Radio Zaracay
Publicidad enero 2016 50 por ciento publicidad publicidad radio Zaracay abono de publicidad
360,00√√ 125,00√√ 200,00√√ 200,00√√
5
3200√
Radio Zaracay
saldo de publicidad radio Zaracay
200,00√√
6
5870319√
Olmedo Jarrín
publicidad de radio en Guaranda
150,00√√
TOTAL
∑ 1.235,00
FUENTE: Reportes RDI Y RPM, Blog de facturas MARCAS: √√ Cruzado ∑ Sumado √ Comprobado físicamente
ATRIBUTOS DE HALLAZGOS: Sin novedades
Elaborado por: Srta. Katherine Portilla
Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado
105 Anexo 10. Gastos suministros de oficina 2016 Elaborado: K.P.
E.6.3. 1/2
Fecha: 29/06/2017 EMPRESA: PERIODO:
Sherydan International Group 2017
OBJETIVO:
Examinar la documentación que sustenta los gastos y efectuar las referencias cruzadas respectivas en papeles de trabajo sobre gastos suministros de oficina Gastos suministros de oficina 2016 INFORME DE GASTOS SUMINISTROS DE OFICINA 2016
Nº
Nº BENEFICIARIO COMPROBANTE
CONCEPTO
VALOR
1
2640
Dilipa
Pago factura # 8789
100,35 F
2
57761√
Dilipa
Agendas
17,12√√
3
180881√
Mundo Office
Sobres para oficios
1,68√√
4
2905√
Dilipa
Pago de factura # 78902 /81253
108,20√√
5
5137√
Servitec
Toner
22,00√√
6
188914√
Mundo Office
Tizas liquidas
8,29√√
7
3172√
Mundo Office
DVD
19,60√√
8
3533√
Master net
Cartucho canon
33,00√√
9
-
Dilipa
Credenciales
2,20 F
10
13755√
Mundo Office
Cinta doble
1,48√√
11
234190
Dilipa
Pago de factura #73554 y #77716
111,79√√
12
6291
Dilipa
Cd sky
8,22√√
13
3132
Dilipa
pagos de facturas 85837 / 88453
76,04√√
14
3173
Dilipa
Suministro de oficina
94,37√√
15
91707
Dilipa
Credenciales
5,92√√
TOTAL
FUENTE: Reportes RDI Y RPM, Blog de facturas. MARCAS: √√ Cruzado ∑ Sumado √ Comprobado físicamente F Sin comprobante
∑ 610,26
106 Elaborado: K.P. Fecha: 29/06/2017
E. 6.3. 2/2
ATRIBUTOS DE HALLAZGOS: Condición: Existen varios documentos que no se encuentran físicamente. Criterio: Art. 97.9 (LRTI).- Comprobantes de venta.- Los contribuyentes inscritos en el Régimen Impositivo Simplificado, que cumplan con sus obligaciones tributarias serán autorizados por el SRI únicamente para emitir notas o boletas de venta; o, tiquetes de máquina registradora, sin que en ellos se desglose el IVA y en los que deberá consignar obligatoriamente y de manera preimpresa la leyenda: "Contribuyente sujeto a Régimen Impositivo Simplificado". Los contribuyentes que se inscriban en el Régimen Impositivo Simplificado deberán dar de baja los comprobantes de venta autorizados antes de su adhesión al régimen, que no hubieren sido utilizados. Cuando el contribuyente renuncie o sea excluido del Régimen Impositivo Simplificado, no podrá emitir los comprobantes de venta que no hayan sido utilizados. Los comprobantes de venta emitidos por contribuyentes inscritos en el Régimen Impositivo Simplificado no darán derecho a crédito tributario de IVA a sus adquirentes o usuarios. Los contribuyentes inscritos en este régimen solicitarán facturas por sus adquisiciones de bienes y contrataciones de servicios. Si las adquisiciones o contrataciones de servicios fueran efectuadas a otros contribuyentes sujetos al Régimen Impositivo Simplificado, solicitarán que se les identifique en la respectiva nota o boleta de venta haciendo constar su nombre y su número de registro. Los contribuyentes inscritos en el Régimen Impositivo Simplificado mantendrán en sus establecimientos los documentos que sustenten sus adquisiciones. Los comprobantes de las compras y ventas que realicen deberán ser archivados por los contribuyentes en la forma y en condiciones que establezca el Servicio de Rentas Internas. Causa: Algunos comprobantes se emitieron a consumidor final y otros comprobantes se perdieron porque no llevan un archivo ordenado de los mismos. Efecto: Al momento de determinar los gastos incurridos en el mes, existen problemas porque no se encuentran los documentos en físicos para así poder sustentar los mismos.
Elaborado por: Srta. Katherine Portilla
Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado
107 Anexo 11. Gastos servicios básicos 2016 Elaborado: K.P.
E.6.4.
Fecha: 29/06/2017 EMPRESA: PERIODO:
Sherydan International Group 2017
OBJETIVO:
Examinar la documentación que sustenta los gastos y efectuar las referencias cruzadas respectivas en papeles de trabajo sobre gastos servicios básicos Gastos servicios básicos 2016
INFORME DE GASTOS SERVICIOS BÁSICOS 2016 Nº Nº COMPROBANTE BENEFICIARIO CONCEPTO 1 CNT 2766445 9898√
VALOR 47,96√√
2
1821√
CNEL
111097
41,73√√
3
22426090√
CNT
Pago de telf. 2759625
4
250016√
CNEL
Planilla luz 6to piso
104,75√√ 37,63 √√
5
31033107√
CNT
Telf. 2752572
13,09 √√
6
29491949√
CNT
Telf. 2759625
109,89 √√
7
250015√
CNEL
Planilla de luz 5to piso
30,12√√
8
4015√
CNEL
11097
38,88 √√
9 10
3808√ 8697√
CNT CNEL
2759625 98697
109,01√√ 20,92 √√
11
1923√
CNEL
Gradas
7,20√√
12
9796√
CNT
2766445
62,70√√
13
9721√
CNEL
111097
38,99√√
14
7927√
CNT
2759625
106,96√√
CNT
Telf. Departamento
35,79√√
15 37759390/ 38549779√
TOTAL
∑744,47
FUENTE: Reportes RDI Y RPM, Blog de facturas. MARCAS: √√ Cruzado ∑ Sumado √ Comprobado físicamente ATRIBUTOS DE HALLAZGOS: Sin novedad
Elaborado por: Srta. Katherine Portilla
Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado
108 Anexo 12. Otros gastos 2016 Elaborado: K.P. Fecha: 29/06/2017
E.6.5. 1/2
EMPRESA: PERIODO:
Sherydan International Group 2017
OBJETIVO:
Examinar la documentación que sustenta los gastos y efectuar las referencias cruzadas respectivas en papeles de trabajo sobre otros gastos
OTROS GASTOS 2016 BENEFICIARIO
CONCEPTO
VALOR
1 2 3 4 5
Nº COMPROBANTE -
Evelin, Cristóbal, Érica, Génesis Agua José Moreira Ing. Yolanda Chuquicóndor Ing. Yolanda Chuquicóndor
Almuerzos 2 botellones pasajes buses y taxi costurera desayuno
12,50 F 3,50 F 3,15 F 7,00 F 4,00 F
6
-
Ing. Yolanda Chuquicóndor
desayuno
4,00 F
7 8
243√ -
recarga Emanadas
6,00 √√ 4,20 F
9
-
almuerzos
15,00 F
10
1019√
Adventure Play Zone Personal Érica, Cristóbal, Fernando, Génesis, Eduardo y José Gimnasio tauro
pago mensual
25,00√√
11
266√ -
Adventure Play Zone
recarga
2977√ -
Personal CLARO Pizzaditas Relojería Ing. Yolanda Chuquicóndor Imprenta Ortega Kathy Daza
-
José Moreira
pastel plan celular 2 pizzas pilas para cronómetros odontólogo certificados pasaje regreso Guaranda servicio de carga de restaurant
6,00√√ 6,00 F
Nº
12 13 14 15 16 17 18
217579870√ 741√ -
19
TOTAL
FUENTE: Reportes RDI Y RPM MARCAS: √√ Cruzado ∑ Sumado √ Comprobado físicamente F Sin comprobante
28,72√√ 27,00√√ 6,00 F 50,00√√ 102,6 F 16,25 F 15,00 F
∑341,92
109 Elaborado: K.P. Fecha: 29/06/2017
E.6.5. 2/2
ATRIBUTOS DE HALLAZGOS: Condición: Existen varios gastos que se encuentran en los registros de RDI Y RDP, pero no se puede sustentar los mismos porque no hay un documento de respaldo. Criterio: Art. 97.9 (LRTI).- Comprobantes de venta.- Los contribuyentes inscritos en el Régimen Impositivo Simplificado, que cumplan con sus obligaciones tributarias serán autorizados por el SRI únicamente para emitir notas o boletas de venta; o, tiquetes de máquina registradora, sin que en ellos se desglose el IVA y en los que deberá consignar obligatoriamente y de manera preimpresa la leyenda: "Contribuyente sujeto a Régimen Impositivo Simplificado". Los contribuyentes que se inscriban en el Régimen Impositivo Simplificado deberán dar de baja los comprobantes de venta autorizados antes de su adhesión al régimen, que no hubieren sido utilizados. Cuando el contribuyente renuncie o sea excluido del Régimen Impositivo Simplificado, no podrá emitir los comprobantes de venta que no hayan sido utilizados. Los comprobantes de venta emitidos por contribuyentes inscritos en el Régimen Impositivo Simplificado no darán derecho a crédito tributario de IVA a sus adquirentes o usuarios. Los contribuyentes inscritos en este régimen solicitarán facturas por sus adquisiciones de bienes y contrataciones de servicios. Si las adquisiciones o contrataciones de servicios fueran efectuadas a otros contribuyentes sujetos al Régimen Impositivo Simplificado, solicitarán que se les identifique en la respectiva nota o boleta de venta haciendo constar su nombre y su número de registro. Los contribuyentes inscritos en el Régimen Impositivo Simplificado mantendrán en sus establecimientos los documentos que sustenten sus adquisiciones. Los comprobantes de las compras y ventas que realicen deberán ser archivados por los contribuyentes en la forma y en condiciones que establezca el Servicio de Rentas Internas. Causa: Esos gastos son adquiridos en lugares donde no entregan facturas y por ende ocasionan problemas para su registro diario ya sea en el RDI o RDP. Efecto: Estos gastos tienen un valor muy relevante en todo el año 2016, lo que ocasiona que en el Estado de Resultados no se logre demostrar los gastos generados realmente en el año.
Elaborado por: Srta. Katherine Portilla
Supervisado por: Mg. Hernán Maldonado
Anexo 13. Gastos deducibles y no deducibles Elaborado: K.P. E.6.6. Fecha: 30/06/2017 EMPRESA: PERIODO: OBJETIVO:
Sherydan International Group 2017 Realizar papel de trabajo de la empresa con los gastos deducibles y no deducibles.
Descripciรณn Enero Febrero Marzo Sueldos 4.946,36 4.902,56 4.697,15 Arriendo 1.176,00 1.176,00 1.176,00 Publicidad 710,00 564,40 564,40 Suministros de Oficina 210,00 2.592,82 127,35 Servicios Bรกsicos 214,32 205,05 225,44 TOTAL 7.256,68 9.440,83 6.790,34
Descripciรณn Sueldos Arriendo Publicidad Suministros de Oficina Servicios Bรกsicos Otros Gastos TOTAL
Enero 743,99
190,2 934,19
GASTOS DEDUCIBLES Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre 4.735,15 4.676,92 4.684,89 4.655,44 4.656,61 4.558,57 4.772,45 4.558,94 4.583,58 1.176,00 1.176,00 1.176,00 1.176,00 1.197,00 1.197,00 1.197,00 1.197,00 1.197,00 1.814,40 600,00 350,00 350,00 750,00 1.057,38 1.057,38 1.057,38 1.057,38 127,35 923,41 3.122,30 1.702,83 2.127,30 2.326,59 2.326,59 2.326,59 2.326,59 233,14 246,46 250,96 253,06 207,73 248,14 202,94 165,05 163,79 8.086,04 7.622,79 9.584,15 8.137,33 8.938,64 9.387,68 9.556,36 9.304,96 9.328,34
Total 56.428,63 14.217,00 9.932,72 20.239,72 2.616,08 103.434,15
GASTOS NO DEDUCIBLES Total Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre 254,28 1.245,80 704,56 1.175,70 962,82 176,55 311,27 716,88 99,74 467,45 394,58 7.253,61 0,00 0,00 0,00 0,00 178,4 261,85 201,86 244,1 345,45 320,01 250,73 489,43 306,45 227,65 241,29 3.257,42 432,68 1.507,65 906,42 1.419,80 1.308,27 496,56 562,00 1.206,31 406,19 695,10 635,87 10.511,03
Supervisado por: Mg. Hernรกn Maldonado
110
Elaborado por: Srta. Katherine Portilla