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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO DIRECCIÓN ACADÉMICA-Escuela Ciencias Administrativas y contables
PROPUESTA DE MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA GESTIÓN FINANCIERA EN LA EMPRESA JIANHAO S.A. EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO, AÑO 2015 Disertación de Grado para la obtención del título De Ingeniero/a en Contabilidad y Auditoría - CPA
Línea de Investigación: Evaluación de Control Interno Autores: Karla Fernanda Panamito Alvarez Ángel León Velasco Salazar
Directora: Mg. Ana Dolores Guillén Álava
Santo Domingo - Ecuador Agosto, 2015
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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO Dirección Académica - Escuela Ciencias Administrativas y contables HOJA DE APROBACIÓN
PROPUESTA DE MANUAL DE CONTROL INTERNO PARA MEJORAR LA GESTIÓN FINANCIERA EN LA EMPRESA JIANHAO S.A. EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO, AÑO 2015
Línea de Investigación: Evaluación de Control Interno Autores: Karla Fernanda Panamito Alvarez Ángel León Velasco Salazar Ana Dolores Guillén Álava, Mg. DIRECTOR DE LA DISERTACIÓN DE GRADO
f. __________________________
Hernán Oswaldo Maldonado Pazmiño, Mg. CALIFICADOR
f. __________________________
Luis Evangelio Morejón Armijo, Mg. CALIFICADOR
f. __________________________
Jajayra Elizabeth Miranda Rojas, Mg. DIRECTORA DE LA ESCUELA DE CIENCIAS
f. __________________________
ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES Santo Domingo – Ecuador Agosto, 2015
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DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD
Yo Panamito Alvarez Karla Fernanda portador de la cédula de ciudadanía Nº 172328022-6, y yo Velasco Salazar Ángel León portador de la cédula de ciudadanía Nº 230027745-2 declaramos que los resultados obtenidos en la investigación que presento como informe final, previo a la obtención del Grado de Ingeniero(a) en Contabilidad y Auditoría - CPA son absolutamente originales, auténticos y personales. En tal virtud, declaramos que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos que se desprenden del trabajo propuesto de investigación y luego de la redacción de este documento son y serán de nuestra sola y exclusiva responsabilidad legal y académica.
______________________________ Karla Fernanda Panamito Alvarez CI: 172328022-6
____________________________ Ángel León Velasco Salazar CI: 230027745-2
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AGRADECIMIENTO Este proyecto es el resultado del esfuerzo conjunto, de quienes formamos el grupo de trabajo, por la disertación desarrollada agradecemos a Dios ya que todo lo que existe y se alcanza es bajo su inmensa voluntad. A nuestros padres quienes a lo largo de toda nuestra vida han apoyado y motivado nuestra formación académica, creen y confían en nosotros en todo momento. A esta prestigiosa universidad que abre sus puertas a jóvenes como nosotros, preparándonos con docentes de excelencia que con paciencia y sabiduría motivan el desarrollo de nuestras habilidades y destrezas que son un elemento esencial en nuestro aprendizaje, para lograr un futuro competitivo transformándonos en profesionales de éxito. Finalmente el desarrollo de nuestro proyecto también es gracias a la Empresa Jianhao S.A. que nos brindó la oportunidad de desarrollar esta investigación, a cada uno de sus colaboradores que amablemente nos proporcionaron información necesaria y suficiente para el desarrollo de este trabajo de grado.
Ángel y Karla
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DEDICATORIA La concepción de este proyecto está dedicada a Dios el ser supremo que nos colma de bendiciones y nos da la oportunidad de seguir avanzando en nuestro diario vivir, fortaleciéndonos para superar con éxito las barreras que nos aquejan en el camino hacia su gloria. También dedicamos este logro a nuestros padres, que sin duda son el pilar fundamental de nuestra vida. Su tenacidad y lucha incansable han hecho de ellos un ejemplo a seguir y destacar, no solo para nosotros, sino también para nuestros hermanos, familiares y amigos que han tenido el placer de conocerlos. Ángel y Karla
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RESUMEN La presente disertación de grado tiene como objeto resaltar la importancia e incidencia del control interno en las empresa no como componente de éxito, sino como herramienta que permite proporcionar seguridad razonable acerca del cumplimiento de objetivos organizacionales mediante las actividades de planeación, organización y dirección del desempeño. Basados en los beneficios y teoría de control interno se desarrolla una propuesta de manual de control interno para mejorar la gestión financiera en la Empresa Jianhao S.A. de la ciudad de Santo Domingo, la misma que se dedica a la venta de insumos agrícolas para diferentes empresas a las que presta sus servicios. En la presente investigación se han empleado enfoques cualitativos para realizar el proceso de recolección de información mediante entrevistas y cuestionarios aplicados al personal de la empresa acerca de los diferentes procesos que se tratan; mediante el uso del enfoque cuantitativo se ha hecho posible la presentación de ponderaciones de los resultados obtenidos sobre la evaluación de los niveles de riesgos y confianza de la empresa. Del proceso que se ha llevado a cabo se concluye que la empresa requiere una organización basada en el modelo de control interno COSO que permita mejorar el ambiente interno y el perfeccionamiento de las actividades de control transformándolas en eficaces y eficientes; mediante la aplicación de manuales de funciones, definición de políticas y procedimientos que faciliten los flujos de información y comunicación oportunos.
vii
ABSTRACT The present thesis project has as aim to emphasize the importance and incidence of the internal control in the company not as success element, but as a tool that allows providing reasonable security about the achievement of organizational goals through the planning, organization and performance activities. Based on the benefits and theory of the internal control the internal control manual proposal was developed to improve the financial management in the Jianhao S.A. Company of the Santo Domingo city this company is dedicated to the selling of farming products for different companies to which it provides its services. The present research study has used qualitative focuses to carry out the process of data collecction through interviews and questionnaires applied to the staff of the company about the different process developed in the company; through the use of the quantitative focus was posible the presentation of results gathered about the evaluation of the risks and trust levels of the company. About the process carried out, it is concluded that the company requires an organization base on the internal control model COSO that allows improving the internal context and the perfections of the internal activities change them in efficient and effective; through the application of function manuals, politics and procedures definition which facilitate the convenient information and communication flows.
viii
ÍNDICE 1.
INTRODUCCIÓN ...................................................................................1
2.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ................................................2
2.1.
Antecedentes del problema de investigación...........................................2
2.2.
Problema de investigación ......................................................................3
2.2.1.
Formulación del problema de investigación ............................................3
2.2.2.
Sistematización del problema de investigación .......................................4
2.3.
Justificación de la investigación ..............................................................4
2.4.
Objetivos ..................................................................................................5
2.4.1.
Objetivo general ......................................................................................5
2.4.2.
Objetivos específicos ...............................................................................5
3.
MARCO REFERENCIAL ......................................................................7
3.1.
Revisión de la literatura o fundamentos teóricos.....................................7
3.1.1.
Empresa ...................................................................................................7
3.1.2.
Elementos de la empresa .........................................................................7
3.1.3.
Actividades Básicas de una empresa .......................................................8
3.1.4.
Control .....................................................................................................8
3.1.5.
Control interno.........................................................................................8
3.1.5.1.
Un proceso ...............................................................................................9
3.1.5.2.
Personal .................................................................................................10
3.1.5.3.
Seguridad razonable ..............................................................................10
ix
3.1.6.
Objetivos del control interno .................................................................11
3.1.6.1.
Eficiencia y eficacia de las operaciones ................................................11
3.1.6.2.
Confiabilidad de los informes financieros .............................................12
3.1.6.3.
Cumplimiento con las leyes y reglamentos ...........................................12
3.1.7.
Limitaciones del control interno ............................................................12
3.1.8.
¿Por quién es efectuado el control interno? ...........................................14
3.1.9.
Componentes del Control interno ..........................................................15
3.1.9.1.
Ambiente de control interno ..................................................................15
3.1.9.1.1.
Factores en los que incide el ambiente de control .................................15
3.1.9.2.
Evaluación de riesgos ............................................................................19
3.1.9.2.1.
Riesgo ....................................................................................................19
3.1.9.2.2.
Limitación de los riesgos en la empresa ................................................20
3.1.9.2.3.
Técnicas de evaluación de riesgos .........................................................20
3.1.9.2.4.
Identificación Mapa de riesgo ...............................................................21
3.1.9.2.5.
Análisis del riesgo .................................................................................21
3.1.9.2.6.
Valoración del riesgo .............................................................................23
3.1.9.3.
Actividades de control. ..........................................................................24
3.1.9.3.1.
Componentes de las actividades de control: ..........................................25
3.1.9.3.2.
Políticas y procedimientos de operación ...............................................26
3.1.9.3.3.
Manuales de funciones ..........................................................................27
3.1.9.4.
Sistemas de información y comunicación. ............................................28
3.1.9.4.1.
Información ...........................................................................................28
x
3.1.9.4.2.
Comunicación ........................................................................................28
3.1.9.5.
Supervisión y monitoreo ........................................................................29
3.1.10.
Gestión financiera ..................................................................................29
3.1.10.1.
Definición ..............................................................................................29
3.1.10.2.
Análisis de la información financiera ....................................................30
3.1.10.3.
Métodos de análisis financiero ..............................................................30
3.1.10.3.1.
Análisis horizontal .................................................................................31
3.1.10.3.2.
Análisis vertical .....................................................................................31
3.1.10.3.3.
Análisis histórico ...................................................................................31
3.2.
Investigaciones o experiencias empíricas vinculadas con el problema de
investigación
...............................................................................................................32
4.
METODOLOGÍA DE INVESTIGACIÓN ...........................................33
4.1.
Diseño / Tipo de investigación ..............................................................33
4.1.1.
Enfoque de la investigación ...................................................................33
4.1.2.
Diseño de la investigación .....................................................................33
4.1.3.
Tipos de investigación ...........................................................................33
4.1.3.1.
Descriptiva .............................................................................................33
4.1.3.2.
Explicativa .............................................................................................34
4.1.3.3.
Exploratoria ...........................................................................................34
4.2.
Población / Universo .............................................................................34
4.3.
Muestra ..................................................................................................34
4.4.
Técnicas e instrumentos de recogida de datos .......................................35
xi
4.4.1.
Documentación ......................................................................................36
4.4.2.
Cuestionarios .........................................................................................36
4.4.3.
Entrevistas .............................................................................................36
4.4.4.
Narrativas...............................................................................................36
4.5.
Técnicas de análisis de datos .................................................................37
5.
RESULTADOS .....................................................................................38
5.1.
Discusión y análisis de resultados .........................................................38
5.2.
Propuesta de manual de control interno para mejorar la gestión
financiera en la empresa Jianhao S.A. .............................................................................40 5.2.1.
Levantar información de procesos que se realizan en la empresa
Jianhao S.A.
...............................................................................................................40
5.2.1.1.
Actividad económica .............................................................................40
5.2.1.1.1.
Clientes ..................................................................................................41
5.2.1.2.
Acerca de la misión, visión y valores corporativos ...............................41
5.2.1.3.
Formación de capital .............................................................................41
5.2.1.4.
Aspectos legales ....................................................................................42
5.2.1.5.
Organigrama actual de la empresa de Jianhao S.A ...............................43
5.2.1.6.
Procesos de la empresa Jianhao S.A. ....................................................45
5.2.1.6.1.
Proceso de compra de insumos agrícolas Jianhao s.a. ...........................45
5.2.1.6.2.
Proceso de pago de la Empresa Jianhao S.A. ........................................48
5.2.1.6.3.
Proceso de venta de insumos agrícolas..................................................50
5.2.1.6.4.
Proceso de cobro por venta de insumos agrícolas .................................52
xii
5.2.1.6.5.
Proceso de fondo rotativo del Abogado ................................................54
5.2.1.6.6.
Procesos de fondo rotativo ....................................................................58
5.2.2.
Identificar los riesgos que afectan la gestión financiera en la Empresa
Jianhao S.A.
...............................................................................................................61
5.2.2.1.
Nivel de riesgo y confianza del proceso de compras.............................62
5.2.2.2.
Nivel de riesgo y confianza del proceso egresos ...................................63
5.2.2.3.
Nivel de riesgo y confianza del proceso de venta ................................64
5.2.2.4.
Nivel de riesgo y confianza del proceso de ingresos ............................65
5.2.2.5.
Nivel de riesgo y confianza del proceso de caja chica .........................66
5.3.
Establecer políticas y procedimientos que coadyuvan a mejorar la
gestión financiera de la Empresa Jianhao S.A. ................................................................67 5.3.1.
Formulación de la estrategia ..................................................................67
5.3.1.1.
Misión de la empresa .............................................................................67
5.3.1.2.
Visión de la empresa..............................................................................67
5.3.1.3.
Valores de la empresa ............................................................................67
5.3.2.
Matriz FODA .........................................................................................68
5.3.2.1.
Fortalezas ...............................................................................................68
5.3.2.2.
Debilidades ............................................................................................68
5.3.2.3.
Oportunidades........................................................................................68
5.3.2.4.
Amenazas...............................................................................................68
5.3.3.
Manual de control interno......................................................................69
Objetivos
...............................................................................................................69
xiii
5.3.3.1.1.
Objetivo general ....................................................................................69
5.3.3.1.2.
Objetivos específicos .............................................................................69
5.3.3.2.
Alcance ..................................................................................................69
5.3.3.3.
Manual de funciones de la Empresa Jianhao S.A. .................................69
5.3.3.4.
Manual de procedimientos de la Empresa Jianhao S.A.........................83
5.3.3.4.1.
Simbología utilizada ..............................................................................83
5.3.3.4.2.
Proceso de compra de insumos agrícolas jianhao s.a. ...........................84
5.3.3.4.3.
Procesos de pago ...................................................................................86
5.3.3.4.4.
Procesos de venta de insumos agrícola..................................................87
5.3.3.4.5.
Procesos de reposición de caja chica .....................................................88
5.3.3.4.6.
Procesos de constitución o incremento de caja chica ............................89
5.3.3.4.7.
Procesos de fondo rotativo ....................................................................90
5.3.3.4.8.
Procesos de cobro ..................................................................................91
5.3.3.5.
Manual de Políticas de control interno ..................................................91
5.3.3.5.1.
Descripción del código ..........................................................................91
5.3.3.5.2.
Desarrollo de las políticas de control interno ........................................93
5.3.3.5.2.1.
Política de caja chica .............................................................................93
5.3.3.5.2.2.
Política de bancos ..................................................................................95
5.3.3.5.2.3.
Política de cuentas por cobrar clientes ..................................................97
5.3.3.5.2.4.
Política de cuentas por cobrar personal y accionistas............................98
5.3.3.5.2.5.
Política de provisión de incobrables ......................................................99
5.3.3.5.2.6.
Política de Obligaciones bancarias corto y largo plazo .......................100
xiv
5.3.3.5.2.7.
Política de Proveedores .......................................................................101
5.3.3.5.2.8.
Política de personal ..............................................................................102
5.3.3.5.2.9.
Política de Finiquitos ...........................................................................103
5.3.3.5.2.10.
Política de Gastos ................................................................................104
5.3.3.5.2.11.
Política de Concesión de crédito clientes ............................................105
5.3.4.
Análisis de los estados informes financieros de la empresa ................106
5.3.4.1.
Aplicación de índices y razones financieras ........................................111
5.4.
CONCLUSIONES ...............................................................................117
5.5.
RECOMENDACIONES .....................................................................119
xv
ÍNDICE DE TABLAS Tabla Nº 1: Matriz de calificación del nivel de confianza y riesgo ............................... 22 Tabla Nº 2: Análisis / Valoración de riesgos ................................................................. 23 Tabla Nº 3: Tipos y técnicas de control ......................................................................... 24 Tabla Nº 4: Índices ........................................................................................................ 31 Tabla Nº 5: Índices operativos ....................................................................................... 32 Tabla Nº 6: Población y muestra ................................................................................... 35 Tabla Nº 7: Cuestionario Clientes Internos de la Empresa Jianhao S.A. ...................... 39 Tabla Nº 8: Ingreso por actividades............................................................................... 40 Tabla Nº 9: Conformación del capital ........................................................................... 42 Tabla Nº 10: Actividades del proceso de compra de insumos Jianhao S.A. ................. 46 Tabla Nº 11: Proceso de pago por compra de insumos Jianhao ................................... 48 Tabla Nº 12: Actividades del proceso de venta de insumos agrícolas .......................... 51 Tabla Nº 13: Actividades del proceso de cobro por venta de insumos agrícolas .......... 53 Tabla Nº 14: Actividades del proceso fondo rotativo del abogado ............................... 55 Tabla Nº 15: Nómina de empleados Fondo Rotativo .................................................... 58 Tabla Nº 16: Actividades del proceso de fondo rotativo ............................................... 60 Tabla Nº 17: Nivel de riesgo y confianza del proceso de compras ............................... 62
xvi
Tabla Nº 18: Nivel de riesgo y confianza del proceso egresos...................................... 63 Tabla Nº 19: Nivel de riesgo y confianza del proceso de ventas.................................. 64 Tabla Nº 20: Nivel de riesgo y confianza del proceso de ingresos .............................. 65 Tabla Nº 21: Nivel de riesgo y confianza del proceso de caja chica ............................ 66 Tabla Nº 22: Simbología utilizada ................................................................................. 83 Tabla Nº 23: Proceso de compra ................................................................................... 85 Tabla Nº 24: Proceso de pago ........................................................................................ 86 Tabla Nº 25: Proceso de venta de insumos agrícola ...................................................... 87 Tabla Nº 26: Proceso de reposición de caja chica ......................................................... 88 Tabla Nº 27: Proceso de constitución o incremento de caja chica ................................ 89 Tabla Nº 28: Proceso de fondo rotativo ......................................................................... 90 Tabla Nº 29: Proceso de fondo rotativo ......................................................................... 91 Tabla Nº 30: Codificación de las políticas .................................................................... 92 Tabla Nº 31: Estado de situación General ................................................................... 107 Tabla Nº 32: Estado de resultados ............................................................................... 110 Tabla Nº 33: Estado de resultados ............................................................................... 111 Tabla Nº 34: Índice de rentabilidad ............................................................................. 112 Tabla Nº 35: Razones de endeudamiento .................................................................... 112
xvii
Tabla Nยบ 36: Razones de endeudamiento .................................................................... 113
xviii
ÍNDICE DE FIGURA Figura Nº 1: Niveles de una empresa ............................................................................. 17 Figura Nº 2: ingresos por actividad ................................................................................ 40 Figura Nº 3: Empresas administradas ............................................................................. 41 Figura Nº 4: Total Participaciones ................................................................................. 42 Figura Nº 5: Organigrama actual .................................................................................... 44 Figura Nº 6: Flujo del proceso de compra de insumos Jianhao S.A............................... 47 Figura Nº 7: Flujo del proceso de pago de Jianhao por compra de insumos ................. 49 Figura Nº 8: Flujo del proceso de venta de insumos agrícolas ....................................... 51 Figura Nº 9: Flujo del proceso de cobro por venta de insumos agrícolas ...................... 54 Figura Nº 10: Flujo del procesos de caja chica............................................................... 61 Figura Nº 11: Fondo Rotativo Abogado ......................................................................... 57 Figura Nº 12: Control interno de compras ...................................................................... 62 Figura Nº 13: Nivel de riesgo y confianza del proceso de egresos ................................ 63 Figura Nº 14: Nivel de riesgo y confianza de ventas...................................................... 64 Figura Nº 15: Nivel de riesgo y confianza de Ingresos .................................................. 65 Figura Nº 16: Nivel de riesgo y confianza de Caja Chica .............................................. 66 Figura Nº 17: Propuesta de Organigrama ....................................................................... 71
xix
Figura Nยบ 18: Propuesta de Organigrama ....................................................................... 72
xx
ANEXO Anexo Nº 1 Cronograma .............................................................................................. 126 Anexo Nº 2: Cuestionario de control interno compras ................................................. 127 Anexo Nº 3: Cuestionario de control interno pagos ..................................................... 128 Anexo Nº 4: Cuestionario de control interno ventas .................................................... 129 Anexo Nº 5: Cuestionario de control interno ingresos ................................................. 130 Anexo Nº 6: Cuestionario de control interno nómina .................................................. 131 Anexo Nº 7: Cuestionario de control interno activos fijos ........................................... 132 Anexo Nº 8: Cuestionario de control interno ............................................................... 133 Anexo Nº 9: Balance de Comprobación de la Empresa Jianhao S.A. .......................... 134 Anexo Nº 10: Cuestionario clientes internos S.A. ........................................................ 134 Anexo Nº 11:Nómina de empleados empresa Jianhao S.A. ......................................... 134
1
1.
INTRODUCCIÓN
En primera instancia el desarrollo del presente trabajo es exponer las condiciones en las que se desempeñan las labores en la empresa Jianhao S.A. para determinar si existen parámetros de control que determinen cuales son las causas de las que surgen debilidades, riesgos y limitaciones. En el segundo capítulo se detalla el problema de investigación que se encontró en la empresa Jianhao S.A., para identificar las causas y efectos del problema planteado para realizar una propuesta que mejore la condición de la empresa presentando las debidas justificaciones que explican el propósito del estudio que se realizó. Dentro del tercer capítulo se desarrollan conceptualmente los términos básicos y más utilizados, entre ellos se pueden destacar temas de control interno de modo que se facilita la determinación de sus limitaciones, estructuras orgánicas, manuales de funciones que permitan comprender y presentar estructuras adecuadas y también
políticas y
procedimientos que constituyen la guía base de funcionamiento de la empresa. Esta investigación permite determinar las limitaciones y deficiencias de control interno que tiene en la empresa Jianhao S.A. en razón de carecer de un manual de control interno que permita contar con una administración eficiente. Para determinar las limitaciones de control interno se utilizaron las herramientas mencionadas en la metodología de investigación, producto de esta aplicación se determinó que una buena propuesta para la empresa seria el desarrollo de un manual de control interno que contemple funciones, políticas y procedimientos.
2
2. 2.1.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Antecedentes del problema de investigación
La empresa Jianhao S.A. cuenta con múltiples actividades a las que dedica, la presente investigación se enfocara en la comercialización de productos agrícola. La empresa se encuentra ubicada en Santo Domingo de los Tsáchilas, en la avenida los Colonos s/n Vía Chone diagonal a Disensa S.A. El Gerente de la empresa es el Señor Esteban Ferlito, que con visión innovadora y de cambio visitó el sector donde se ubica la empresa actualmente, producto de la necesidad de administración de las plantaciones de palma decidió incursionar en este mercado y solventar la necesidad que existía mediante la creación de la empresa Jianhao S.A. que cuenta con 3 accionistas que han aportado con un capital de 800 dólares de los Estados Unidos de América. Jianhao S.A. cuenta con personal en Santo Domingo, Borbón, y Monterrey que se dedican a la prestación de servicios administrativos, adicional a esta actividad se realiza la venta de insumos agrícolas en la ciudad Santo Domingo sobre esta empresa se desarrolló la presente investigación, que radica en determinar si la empresa cuenta con parámetros eficientes establecidos que rigen su giro normal. En el desempeño empresarial se relacionan diferentes factores que generan necesidades
de
especialización
y
actualización
multidisciplinaria,
requieren
implementación y reformas en sus medios de control; este es el caso de la empresa Jianhao S.A. actualmente cuenta con un control interno empírico deficiente, de modo que presenta una serie de dificultades en cuanto al manejo de su gestión financiera.
3
Dentro del efectivo y sus equivalentes se encuentra que el manejo de los fondos que dispone en el caso de caja chica y caja general, en los que se detallan movimientos en los que se puede identificar una inadecuada contabilización y que se están manejando las cuentas bajo figuras incorrectas. En lo que respecta al fondo rotativo no ha sido sujeto de liquidación de un periodo a otro, este deficiente manejo de efectivo provoca que la empresa como tal cuente con fondos disponibles y en casos particulares del balance se maneje la figura de fondos rotativos con saldo negativo. Entre los problemas también se detalla la defectuosa segregación de funciones, que en el caso particular de la empresa ha ocasionado una centralización de autoridad, no se cuenta con gestión financiera adecuada que los costos y gastos superen los ingresos de operación que se convierte en una perdida para la empresa. La inexistencia de políticas de concesión de crédito ha generado que la mayor parte de activos corresponda a cuentas por cobrar, en muchos casos las cuentas tienen carácter de incobrables y no se realiza la provisión correspondiente. Basados en esta problemática la compañía presenta una situación financiera errónea y requiere que se establezcan medios de control que permitan determinar sus debilidades para poder mejorar su gestión y facilitar el análisis financiero favoreciendo la toma de decisiones acertadas.
2.2. 2.2.1.
Problema de investigación Formulación del problema de investigación
¿Cómo el manual de control interno mejora la gestión financiera en la Empresa Jianhao S.A. en la ciudad de Santo Domingo, año 2015?
4
2.2.2.
Sistematización del problema de investigación ¿Cómo identificar los procedimientos que se llevan a cabo en la Empresa Jianhao S.A.? ¿Cuál es la forma de determinar los riesgos de control interno en la gestión financiera de la Empresa Jianhao S.A.? ¿Qué herramientas permiten mejorar el control interno en la Empresa Jianhao S.A.? ¿Cómo evaluar el desempeño de la gestión financiera de la Empresa Jianhao S.A?
2.3.
Justificación de la investigación
En toda empresa sea pública o privada se requiere de forma imperativa contar con medios de actuación y control que determinen el camino que debe seguir la empresa, enmarcado en el cumplimiento de objetivos organizacionales. El control interno se ha vuelto cada vez más importante dentro de la vida empresarial, al ser una herramienta que permite sentar las bases de control sobre los recursos de la empresa, haciendo su uso más eficiente . Para esta investigación se ha elegido la Empresa Jianhao S.A. que al igual que las demás empresas requiere establecer medios de control que le permita mitigar las limitaciones y debilidades que posee en cuanto a control interno, para encontrarse en la posibilidad de desarrollar un proceso de mejora que le permita alinearse en el cumplimiento de sus objetivos organizacionales.
5
Al finalizar el desarrollo de la presente disertación de grado estará capacitado para elaborar manuales de control interno que permita definir políticas empresariales, flujos de procedimientos para el personal de la empresa y sentar bases de contratación de personal mediante un manual de funciones que determina el perfil del cargo requerido para cada puesto en la Empresa Jianhao S.A. de modo que permitan asegurar un mejor uso de los bienes materiales y financieros de la empresa; además permite la aplicación de conocimientos obtenidos a lo largo de la carrera universitaria. El presente trabajo de investigación constituye utilidad para la Empresa permitiendo una mejor compresión de su estructura y funcionamiento, determinar cuáles son las áreas que requieren más atención por el nivel de control y riesgo detectado. De igual forma, es de utilidad para los futuros investigadores porque contribuye en su desarrollo profesional, fortalecimiento en diferentes áreas vinculadas. Y por último para la Pontificia Universidad Católica del Ecuador y los usuarios en general, pues sirve dc base en el desarrollo de futuras investigaciones que se lleven a cabo sobre temas similares.
2.4.
Objetivos
2.4.1.
Objetivo general
Proponer un manual de control interno para mejorar la gestión financiera en la empresa Jianhao S.A. en la ciudad de Santo Domingo, año 2015 2.4.2.
Objetivos específicos
Levantar información sobre los procedimientos financieros que se realizan en la empresa JIANHAO S.A.
Identificar los riesgos que afectan la gestión financiera en la Empresa Jianhao S.A.
6
Establecer políticas y procedimientos que coadyuvan a mejorar la gestión financiera de la Empresa Jianhao S.A.
Interpretar los informes financieros en forma oportuna de modo que conlleven a mejorar la gestión financiera de la empresa Jianhao.
7
3. 3.1. 3.1.1.
MARCO REFERENCIAL
Revisión de la literatura o fundamentos teóricos Empresa
“Una empresa es unidad económica de producción. En ella se da la combinación de una serie de factores (materiales, maquinaria, personal, etc.), que son necesarios para obtener unos Productos que luego se venden en el Mercado” (Promo, 2009, p.5). “Es todo ente económico cuyo esfuerzo se orienta a ofrecer a los clientes bienes y/o servicios que, al ser vendidos, producirán una renta que beneficia al empresario, al Estado y a la sociedad en general” (Zapata, 2011, p.5). De acuerdo con Dubrin (2008) “una empresa debe determinar a donde se dirige el negocio y qué tipo de empleados necesita para lograr sus propósitos, además debe empezar a descentralizarse y delegar autoridad a las personas claves para realizar negocios” (p.46). Una empresa se constituye en la unidad económica básica, se encuentra constituida por personas que en conjunto ponen en marcha un negocio que puede ser de diversos tipos entre ellos comercial, de producción o a su vez de servicios con el objeto de satisfacer necesidades de la sociedad y obtener un beneficio económico. 3.1.2.
Elementos de la empresa Factores activos: entre ellos se mencionan empleados, propietarios, bancos, etc. que son las personas naturales o jurídicas que realizan los aportes de capital y dan vida a la empresa (Peña, 2010).
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Factores pasivos: materias primas, transporte, tecnología, conocimiento, etc. (Peña, 2010). Que constituyen los materiales y recursos que se utilizan para poner en marcha a la empresa. Organización: que permite la utilización adecuada y coordinación adecuada de los dos factores anteriores (Peña, 2010). 3.1.3.
Actividades Básicas de una empresa
Sistema de información a través del cual reconoce, calcula, clasifica, registra, resume y reporta sus operaciones: “Vende bienes y servicios y los compra Compra bienes y servicios y los paga Contrata mano de obra y la paga Mantiene control de sus inventarios y de sus costos, cuando produce bienes y servicios” (Estupiñan, 2012, p.6). 3.1.4.
Control
“Es el proceso de medir los resultados en relación con los planes, diagnosticando la razón de las desviaciones y tomando las medidas correctivas necesarias” (Montaño, 2013, p.55). 3.1.5.
Control interno
“Control interno son las acciones tomadas por administración para planear, organizar, y dirigir el desempeño de acciones suficientes que provean seguridad razonable de que se estarán logrando los objetivos” (Mantilla, 2013, p.7).
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Según Blanco (2012): Es un proceso efectuado por la junta directiva de una entidad, gerencia y otro personal, diseñado para proveer seguridad razonable respecto del logro de los objetivos en los siguientes objetivos: Efectividad y eficiencia de operaciones, confiabilidad de la información financiera y cumplimiento con las leyes y regulaciones aplicables, reflejando ciertos conceptos fundamentales: 1.
El control interno es un proceso. Este es, un medio hacia un fin, no un fin en sí mismo;
2.
El control interno es efectuado por personas. No es meramente políticas, manuales y formas, sino personas a todos los niveles de una organización;
3.
Del control interno puede esperarse que provea solamente una seguridad razonable, no seguridad absoluta, a la gerencia y junta directiva de una de una entidad;
4.
El control interno es el mecanismo para el logro de objetivos de una o más categorías separadas o interrelaciones. (p.194)
Control interno es un proceso que permite el desarrollo de una evaluación acerca del nivel de controlen una empresa, es llevado a cabo por todas las personas que forman parte de la organización no proporciona seguridad total sino seguridad absoluta acerca del cumplimiento de los objetivos. 3.1.5.1.
Un proceso
“El control interno no es un evento o circunstancia, sino una serie de acciones que penetran las actividades de una entidad. Tales acciones son penetrantes, y son inherentes a la manera como la administración dirige los negocios” (Mantilla, 2012, p.68). Esta conceptualización del control interno es muy diferente de la perspectiva de algunos observadores quienes ven el control interno como un añadido a las actividades de la entidad, o como una carga necesaria, impuesta por los reguladores o por los dictadores de burócratas extremadamente celosos. El sistema de control interno esta entrelazado con las actividades de operación de una entidad y fundamentalmente existe por razones de negocios. (Mantilla, 2012, p.69)
El control interno no constituye un solo evento sino una serie de acciones que se enfocan en salvaguardar los intereses d la entidad. Estos son creados por la empresa dependiendo sus necesidades basados las diferentes anomalías o situaciones de riesgo que se presentan.
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3.1.5.2.
Personal
“El control interno es ejecutado por un concejo de directores, la administración, otro personal de una entidad. Es realizado por las personas de una organización quienes establecen los objetivos de la entidad y ubican los mecanismos de control del sitio” (Mantilla, 2012, p.72). El personal de la organización incluye al concejo de directores, así como la administración y otras personas. Aunque los directores suelen ser vistos como quien primariamente proporcionan supervisión, también proporcionan dirección y aprueban ciertas transacciones y políticas. Por tanto, son un elemento importante del control interno. (Mantilla, 2012, p.73)
El control interno es llevado a cabo por personas, quienes definen y ejecutan las medidas de evaluación del control que requieren para garantizar que su proceso está enmarcados en los objetivos organizacionales. Al ser un proceso llevado a cabo por persona es vulnerable por ello se debe ser cuidadoso al momento en implementar controles y llevar su adecuado seguimiento. 3.1.5.3.
Seguridad razonable El control interno no tanto como es diseñado y operado, puede proporcionar seguridad razonable a la administración y al concejo de directores con miras a la consecución de objetivos de una entidad. La probabilidad de conseguirlos afectada por las limitaciones inherentes a todos los sistemas de control interno. Estos incluyen la realidad de que los juicios humanos en la toma de decisiones pueden ser defectuosos, las personas responsables del establecimiento de los controles necesitan considerar sus costos y beneficios relativos. (Mantilla, 2012, p.57)
El control interno proporciona seguridad razonable y no absoluta, es decir no se puede garantizar podríamos garantizar que por contar con un control o una política determinada, la empresa se maneja de la manera más adecuada y encaminada a la consecución de su plan estratégico, no por la estructura o forma en que opera sino porque son llevados a cabo por personas y es muy probables que estas personas actúen de acuerdo a sus propios juicios de valor, restando la función final de control establecido.
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Es de vital importancia que en una empresa no solo se establezcan controles y políticas empresariales, sino también se lleve a cabo un proceso de evaluación de su grado de cumplimiento. 3.1.6.
Objetivos del control interno Un sistema de control interno consiste en políticas y procedimientos diseñados para proporcionar una seguridad razonable a la administración de que la compañía va a cumplir con sus objetivos y metas. A estas políticas y procedimientos a menudo se les denomina controles, y en conjunto, estos comprenden el control interno de la entidad. (Blanco, 2012, p.50) El control interno es definido en forma amplia como un proceso efectuado por la gerencia de la empresa diseñada para proporcionar una razonable seguridad con miras a la realización de objetivos en las siguientes categorías: Efectividad y eficiencia en las operaciones Confiabilidad de la información financiera Acatamiento de las leyes y regulaciones aplicables Adhesión a las políticas de la empresa. (Vizcarra, 2010, p.23)
El objetivo del control interno es verificar el grado de cumplimiento de políticas y procedimientos empresariales y legales establecidos, de forma que permitan tener seguridad razonable acerca del cumplimiento de los objetivos de cada proceso y como contribuyen con la efectividad de la organización en general. 3.1.6.1.
Eficiencia y eficacia de las operaciones Los controles dentro de una empresa tienen como objetivo invitar el uso eficaz y eficiente de sus recursos con el fin de optimizar las metas de la compañía. Un objetivo importante de estos controles es la información financiera y no financiera precisa de las operaciones de la empresa para tomar decisiones. (Blanco, 2012, p.82)
El control interno es más efectivo cuando se construye específicamente para la empresa. Busca garantizar que las políticas y procedimientos se cumplan de modo que permitan ofrecer información confiable, uso eficaz, eficiente de los recursos y facilitar la toma de decisiones oportunas de los administradores en bien de la empresa.
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3.1.6.2.
Confiabilidad de los informes financieros La administración es responsable de preparar los estados financieros para los inversionistas, los acreedores y otros usuarios. La administración tiene la responsabilidad legal y profesional de asegurar de que la información se presente de manera imparcial de acuerdo con los requisitos de información de información, como los principios de contabilidad generalmente aceptados. El objetivo del control interno efectivo sobre los informes financieros. (Blanco, 2012, p.79)
La empresa tiene la obligación de presentar informes que sean confiables y se hayan realizado bajo normas contables, de modo que proporcionen confianza a terceros acerca de la información que se presenta en los balances. El control interno no busca proporcionar razonabilidad acerca de los estados financieros pero si ratificar el nivel en el que se cumplen o no las actividades de los procesos que se realizan a nivel de la empresa. 3.1.6.3.
Cumplimiento con las leyes y reglamentos
“Requiere que todas las compañías públicas emitan un informe referente a la eficiencia de la operación del control interno sobre los informes financieros. Además de las disposiciones legales” (Blanco, 2012, p.30). Es requisito que la empresa pública o privada proporcione un informes de auditoría que permitan dar fe acerca del nivel de cumplimiento de las leyes, reglamentos y de cómo los controles implementados proporcionan confiabilidad y su nivel de apego a las normativas. 3.1.7.
Limitaciones del control interno De acuerdo con (Mantilla, 2012) el control interno puede hacer: El control interno puede ayudar a una entidad a conseguir sus metas de desempeño y rentabilidad, y prevenir la pérdida de recursos. Puede ayudar a asegurar información financiera confiable, y a asegurar que la empresa cumpla con las leyes y regulaciones, evitando perdida de reputación y otras consecuencias. En suma, puede ayudar a una entidad a cumplir sus metas, evitando peligros no reconocidos y sorpresas a lo largo del camino. (p.80)
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Un control interno puede garantizar que la empresa se está manejando por buen camino que sus directivos y administradores están realizando una buena gestión en cuanto al manejo de recursos, administración de los mismos afianzando una imagen empresarial en sus clientes internos, externos, proveedores. “No puede hacer el control interno: Infortunadamente, algunas personas tienen expectativas mayores e irreales” (Mantilla, 2012, p.81). El control interno es un proceso que evalúa el grado de cumplimiento de los controles, políticas y procedimientos pero no garantiza el éxito a la empresa, los controles son llevados a cabo por personas quienes muchas veces los someten a sus propios juicios de valor. El control interno puede asegurar el éxito de una entidad, esto es el cumplimiento de los objetivos básicos del negocio, o cuando menos, la supervivencia” (Mantilla, 2012, p.65). El control interno efectivo solamente puede ayudar a que una entidad logre sus objetivos. Puede proporcionar información administrativa sobre el progreso de la entidad, o hacia su consecución. Pero no puede cambiar una administración ineficiente por una buena. Y, transformándolas en políticas o programas de gobierno, acciones de los competidores o condiciones económicas pueden ir más allá del control administrativo. El control interno no asegura éxito ni supervivencia. (Mantilla, 2012, p.66)
El control interno es una herramienta que permite a los administradores verificar el uso eficiente de los recursos de forma que se pueda en cumplir los objetivos de la organización planteados por los directivos o administradores de la empresa pero el control interno no puede garantizar que los administradores sean competentes o realicen una buena gestión. “El control interno puede asegurar la confiabilidad de la información financiera, el cumplimiento de las leyes y regulaciones” (Mantilla, 2012, p.67).
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Esta convicción también es equivocada. Un sistema de control interno, no importa que tan bien ha sido concebido y operado, puede proveer solamente seguridad razonable -no absoluta- a la administración y a la junta directiva mirando la consecución de los objetivos de una entidad. La posibilidad de conseguirlos está afectando las limitaciones inherentes a todos los sistemas de control interno, por ejemplo los juicios en la toma de decisiones pueden ser defectuosos, y las fallas pueden ocurrir por simples errores o equivocaciones. Adicionalmente los controles pueden estar circunscritos a dos o más personas, y la administración tiene la capacidad de desbordar el sistema. Otro factor de limitación es que el diseño de un sistema de control interno puede reflejar estrechez de recursos, y los beneficios de controles se deben considerar con relación a sus costos. (Mantilla, 2012, p.67)
El control interno no puede proporcionar confiabilidad acerca de la información financiera y las regulaciones, su enfoque radica en proporcionar seguridad razonable acerca del cumplimiento de las políticas y procedimientos implantados en los procesos que desarrollan en la empresa pero no puede garantizar que las personas que lo realizan tengan el nivel de conocimientos o independencia para actuar de forma adecuada frente los controles establecidos. 3.1.8.
¿Por quién es efectuado el control interno? El control interno es efectuado en una entidad, por la junta de directores, gerencia y otro personal. Es cumplido por las personas de una organización, por lo que ellos hacen o dicen. Personas que establecen los objetivos de la entidad y ponen los mecanismos de control en su lugar. (Blanco, 2012, p. 194)
Los controles son llevados a cabo principalmente por los directores, gerentes y personal administrativo de la cumbre dentro de la pirámide organizacional. En general en este nivel se determinan los objetivos organizacionales y al mismo tiempo establecen los controles que se deberían realizar para garantizar el cumplimiento de los objetivos planteados. Sin embargo este establecimiento no es una garantía de éxito para la empresa. En forma similar, el control interno afecta las acciones de las personas. El control interno reconoce que las personas no siempre comprenden, comunican o llevan a cabo algo consistentemente. Cada individuo trae el lugar de trabajo un singular antecedente y capacidad o aptitud técnica, y tiene diferentes necesidades y prioridades. (Blanco, 2012, p. 194)
No es una garantía de eficiencia que las personas que realizan los controles sean de niveles gerenciales o estén inmersos en el establecimiento de objetivos organizacionales
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pues cada persona tiene un nivel conocimiento, capacidades técnicas específicas y diferentes uno del otro. Incluso tienen conflictos personales que afectan o influyen en su desempeño. 3.1.9.
Componentes del Control interno
“El control interno consta de cinco categorías interrelacionadas, que se derivan de la forma como la administración maneja el ente, y están integrados a los procesos administrativos” (Estupiñan, 2009, p.26). 3.1.9.1.
Ambiente de control interno
Entre los componentes del control interno se considera el ambiente de control, este ambiente está determinado por administradores de la empresa, refleja su actitud en las acciones, planes, programas, políticas y procedimientos que han implantado, es un reflejo del tipo de administración empresarial. Para poder establecer controles a los procesos de la empresa se debe comprender exactamente qué es lo que se quiere conseguir en el desarrollo de su trabajo evitando comportamientos desleales, deshonestos o ilegales. 3.1.9.1.1.
Factores en los que incide el ambiente de control
De acuerdo con Estupiñan (2012): El ambiente de control interno o control circuncidante es la base de los demás componentes de control a proveer disciplina y estructura para el control e incidir en la manera como: 1. Se estructuran las actividades del negocio. 2. Se asigna la autoridad y responsabilidad. 3. Se organiza y desarrolla la gente. 4. Se comparten y comunican los valores y creencias. 5. El personal toma conciencia de la importancia del control. (p.27).
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1.
Estructuración de las actividades del negocio Consiste en la definición del giro del negocio, de planes de actuación por parte del
nivel directivo de la empresa que incluyen: definición de estrategias, fijación de objetivos. Para administrar una empresa de una forma eficiente y alinearla en una sola meta, las empresas hacen uso de recursos administrativos que le permiten alinear cada parte de la empresa en un solo camino, la herramienta que permite esta alineación es la planeación estratégica de la empresa que está constituido por la formulación de la estrategia, implementación y evaluación de la estrategia (David, 2013). Los objetivos de una empresa están establecidos en niveles y no pueden estar aislados o en contra del cumplimiento de leyes y regulaciones establecidas en el lugar que funciona, al ser la empresa un organismo que interactúa con otros no puede manejar todos los eventos que pueden presentarse y está sujeto a condiciones que se presentan en el mercado.
Misión de la empresa
“La misión (En ocasiones también llamada propósito) es la respuesta a la pregunta: ¿Cuál es nuestro negocio?, ¿en qué negocio estoy? Los principales objetivos son los puntos finales hacia los que se dirigen las actividades de la empresa” (Koontz, Weihrich, Cannice, 2012, p.133).
Visión de la empresa
“La visión expresa el objeto y las aspiraciones fundamentales de la organización y por lo habitual está dirigida al corazón y la mente de sus miembros” (Hellriegel, Jackson, Slocum 2012, p.216).
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2.
Asignación de autoridad y responsabilidad. Una empresa es una entidad que administra y usa los factores de producción para
transformarlos en productos y servicios, para llevar a cabo a esta actividad requiere de una división de los niveles de autoridad y responsabilidades.
Figura Nº 1: Niveles de una empresa Fuente: Joaquín Rodríguez, 2009, p. 11 Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
Según Chiavenato (2014): “La división del trabajo es no es otra cosa que la manera de descomponer un proceso complejo en una serie de las pequeñas tareas que los constituyen” (p.117). La separación de la empresa por niveles da origen a la división visión del trabajo y por ende a la especialización que es la habilidad, capacidad y conocimiento que desarrolla una persona como producto del trabajo que desempeña.
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Autoridad es el derecho de tomar una decisión. Por lo general, pero no siempre, las personas que están en niveles más altos tienen la autoridad para tomar decisiones e indicar a las personas de niveles más bajos lo que deben hacer. (Hellriegel et al. 2012, p.362)
La autoridad implica responsabilidad y rendición de cuentas que se puede definir responsabilidad como la obligación que tiene el empleado de realizar las tareas que se le han asignado; mientras que rendición de cuentas se refiere a la expectativa que tiene el gerente acerca de que el empleado acepte el crédito o culpa por el trabajo que ha desempeñado (Hellriegel et al. 2012). 3.
Se organiza y desarrolla la gente
Tamaño de las organizaciones
Pueden ser grandes, medianas o pequeñas. Hay organizaciones tan pequeñas que pueden estar formadas únicamente por dos personas que se proponen hacer algo en cooperación. Pueden hacer organizaciones muy grandes y complejas como las empresas, o un municipio, o el Estado, o como las Naciones Unidas, o como una empresa multinacional. (Ramírez, 2010, p. 188)
La estructura de la organización
La estructura organizacional es muy importante para cualquier empresa pues permite representar en forma gráfica la organización y distribución de la misma. Una estructura organizacional bien diseñada proporciona una base para la planificación, la dirección y las operaciones de control. Esta divide la autoridad, las responsabilidades y los deberes entre los miembros de una organización al manejar aspectos como la toma de decisiones centralizada versus descentralizada y una distribución apropiada de deberes entre los diversos departamentos. (Whittington, 2007, p.174)
4.
Se comparten y comunican los valores y creencias. Integridad y valores éticos: que consisten en un proceso de definición de normas de
comportamiento, que contribuyan o establezcan normas de actuación positivas para las
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personas que pertenecen a la empresa, frente a diferentes situaciones que podrían suscitarse en él giro normal de sus actividades. El compromiso a ser competente: La competencia en control interno hace referencia a la capacidad de una persona para poder realizar correctamente un trabajo que se le ha encomendado, dependiendo el nivel que ocupe la persona deberá poseer un conocimiento más especializado para poder contribuir favorablemente a la empresa. (Arens, 2007). 3.1.9.2.
Evaluación de riesgos
Consiste en la determinación y análisis de los riesgos para mitigarlos y cumplir con los objetivos de la empresa (Estupiñan, 2012). Evaluación de riesgo consiste en un proceso de analizar cuáles son los riesgos y cuál es el que puede considerar como material, como medio para establecer el nivel de afectación que podría tener, esto con ayuda de evaluaciones y pruebas que se deben hacer. 3.1.9.2.1.
Riesgo
“Todo aquello (positivo o negativo, de origen interno o externo) que puede (probabilidad) afectar (impacto) el negocio” (Mantilla, 2009, p. 253). Los riesgos a los que se encuentra expuesto un negocio son de diferente índole como económicos, financieros que pueden provenir de la empresa o del exterior; los factores de riesgo se relacionan e influyen en la toma de las decisiones que se toman en la empresa y debido al tipo de situaciones que se presentan en el entorno. “Los riesgos del negocio incluyen riesgos económicos, financieros, de la industria y de la competencia que nuestro cliente enfrenta y que representan los desafíos principales para la gerencia” (Montes, Montilla & Mejía, 2014).
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3.1.9.2.2.
Limitación de los riesgos en la empresa
“Los riesgos en la empresa limitan su capacidad para: Salvaguardar sus bienes y recursos Mantener ventaja ante la competencia Construir y conservar su imagen Incrementar y mantener su solidez financiera Mantener su crecimiento” (Estupiñan, 2012, p.29). Los riesgos limitan a una empresa en la consecución de sus objetivos, con el fin de mitigar estos riesgos la empresa recurre a la fijación de objetivos que permitan determinarlos y prevenirlos. Los objetivos que se plantean son de cumplimiento que se enfocan en grado en el que se obedecen las leyes y reglamentos, los de operación que se relacionan con la efectividad y eficiencia de la empresa y por último los de información financiera que buscan evaluar si la información financiera es o no fiable. 3.1.9.2.3.
Técnicas de evaluación de riesgos
Según Estupiñan (2012) existen técnicas de evaluación de los riesgos: Análisis GESI Análisis FODA (Intereses = fortalezas y debilidades externas: oportunidades y amenazas) Análisis vulnerabilidad (Riesgo del país, crédito, mercado, jurídico, auditoria) Análisis estratégico de las cinco fuerzas (proveedores, clientes, competencia, productos sustitutos, competidores potenciales) Análisis del perfil de capacidad de la entidad Análisis del manejo de cambio (Estupiñan, 2012, p.32)
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3.1.9.2.4.
Identificación Mapa de riesgo
La empresa al no ser un ente autónomo y cerrado sino de interacción con el exterior está sujeto a diferentes tipos de riesgo; entre ellos se puede mencionar riesgos inherentes, de mercado, operativos. Los riesgo puede llevar a la empresa a tener problemas muy serios, la consecuencia más grabe es verse en la necesidad de cerrar por haber incurrido en grandes pérdidas económicas. Para el tratamiento de riesgos la empresa requiere contar con un gobierno corporativo que mediante el uso de herramientas como: mapas de riesgos o marcos de gestión de riesgos, permitan mermar su impacto y contribuir con el cumplimiento de los intereses de los accionistas. La gestión del riesgo se refiere a la forma en que se manejara la administración de los riesgos que modo que las afecciones que este podría causar no sean de efecto material. Para mermar el riesgo y gestionarlo la organización debe crear objetivos basados en la rentabilidad de la empresa, en que tan bien están siendo utilizados los recursos de la empresa para generar utilidades, con ello controlar los errores causados. 3.1.9.2.5.
Análisis del riesgo
Sin importar la metodología en particular debe incluir: La estimación de la importancia del riesgo y sus efectos. La evaluación de la probabilidad de ocurrencia. El establecimiento de acciones y controles necesarios. La evaluación periódica del proceso anterior. (Estupiñan, 2012, p.31)
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Tabla Nº 1: Matriz de calificación del nivel de confianza y riesgo Matriz de calificación del nivel de confianza y riesgo Entidad: Tipo de trabajo: Alcance:
TEMÁTICA
Suman
PONDERACIÓN TOTAL (PT)
SI/NO
CALIFICACIÓN TOTAL (CT)
47
(Número total de preguntas)
Preguntas
Si
33
No
14
(Número de preguntas con respuesta sí)
Preguntas (Número de preguntas con respuesta no)
Calificación total = CT
33
Ponderación total = PT 47
Nivel de confianza
70.21%
NC = CT/PT * 100
Nivel de riesgo inherente
29.79%
RI = 100% - NC%
Elaborado por:
Revisado por:
Fecha:
Fecha:
Fuente: Marcelo León, 2010 Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
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3.1.9.2.6.
Valoración del riesgo
Una vez evaluado el riesgo se determina el nivel de materialidad que está causando a la empresa, luego la administración procede a seleccionar alternativas para reducir nivel de inseguridad detectado y mermarlo hasta que sea razonablemente controlable. Tabla Nº 2: Análisis / Valoración de riesgos Impacto
Valor
Probabilidad
Catastrófico
5
Casi inevitable
Mayor
4
Muy probable
Moderado
3
Moderado
Menor
2
Improbable
Insignificante
1
Muy improbable
Fuente: Montes, C. Montilla, O. & Mejía, E. 2014. Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
Para realizar la administración del riesgo de la empresa están los directores y los administradores que son parte de la organización. También están los consejos directivos o comités de auditoría que realizan evaluaciones independientes del control interno de la empresa. Participación del concejo directivo o el comité de auditoría: Un concejo directivo eficaz es independiente de la administración, y sus miembros participan y escrutan la administración. Aunque el concejo delega la responsabilidad del control interno a la administración, su responsabilidad es proporcionar habitualmente evaluaciones independientes del control interno establecido por la administración. Además, un concejo activo y objetivo con frecuencia puede reducir de manera eficaz la probabilidad de que la administración pase por alto los controles existentes. (Arens, 2007, p.4)
Un consejo directivo es un grupo que actúa de forma independiente a la administración son los que se encargan de establecer los objetivos, metas, políticas, procedimientos de la
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organización y encarga su tratamiento a los administradores pero evalúan en forma minuciosa el desempeño de sus funciones y administración para garantizar que la administración no deje fuera el cumplimiento de los controles existentes. 3.1.9.3.
Actividades de control.
Se refiere a los registros que determinan actividades con las que debe cumplir el personal de la empresa en el desempeño diario de sus labores, dentro de estos registros se mencionan que garantizan que la empresa se encamina hacia sus objetivos y los riesgos son mermados. Tabla Nº 3: Tipos y técnicas de control Tipos de control
Técnicas de control
Preliminar
Planeación de recursos humanos
Dotación de recursos humanos
Inspección de recursos humanos
Presupuesto activo fijo
Presupuesto financiero
Concurrente
Dirección
Retroalimentación
Análisis de estados financieros
Análisis de costos
Procedimiento de control de calidad
Evaluación de desempeño de los empleados Fuente: Joaquín Rodríguez, 2009, p. 125 Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
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3.1.9.3.1.
Componentes de las actividades de control:
Los componentes de las actividades de control, constituyen herramientas que permiten que el personal de la empresa pueda contribuir con la planeación gerencial que se ha determinado en el nivel estratégico. Dentro de estos componentes se mencionan Políticas de operación, procedimientos, controles, indicadores. (Isaza, 2012). ¿Qué es un manual?: “Un manual es una recopilación en forma de texto, que recoge, minuciosa y detalladamente las instrucciones que se deben seguir para realizar una determinada actividad, de una manera sencilla, para que sea fácil de entender” (Ortiz, 2009). Basados en esta teoría definimos como manual a una herramienta sistemática que detalladamente documenta y presenta información empresarial de diferente índole en la que se pueden resaltar puntos sobre: políticas, procedimientos y funciones que se realizan en una empresa en cada una de sus áreas, para salvaguardar los recursos que poseen. La importancia de un manual radica en la transcendencia de la información que contiene de un periodo a otro, mediante la documentación de la experiencia, conocimiento y técnicas para desarrollar algo. Mediante la distribución de un manual los se unifican en una sola meta. Clasificación general de los manuales dentro de dos grupos según el ámbito de desempeño: Manuales generales: Permiten documentar información administrativa y financiera acerca de la totalidad de la organización. Manuales específicos: Documento que sirve como herramienta administrativa y presenta información de un área específica de la empresa.
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Según Valencia (citado por Cando, 2013) se clasifican por su actividad: De procedimientos: constituye un documento que muestra ordenadamente las operaciones de una entidad. De políticas: documento que establece normas de comportamiento acerca de cómo se debe actuar frente a diversas situaciones en una organización. De funciones: documenta las tareas, perfiles, descripción de cargo de las personas que laboran en la empresa. 3.1.9.3.2.
Políticas y procedimientos de operación
El establecer políticas y procedimientos es de mucha ayuda ya que permite sentar una guía que establezca cómo se debe actuar frente a diferentes circunstancias que pueden presentarse. Además estas deben estar enmarcadas en el cumplimiento de los objetivos organizacionales de modo que facilite a la empresa el cumplimiento de las metas trazadas. Dentro de este medio de control es importante determinar responsables para cada actividad o procedimiento que debe realizar. Para encontrarse en capacidad de establecer un sistema de control interno es necesario realizar el levantamiento de los procedimientos actuales, como punto de partida para determinar las actividades que requieren mayor énfasis y de un ajuste para alinearse con la eficiencia y efectividad que se espera de cada proceso. Según Ramírez (2010) “Proceso son, pues, sistemas o conjuntos de actividades en las cuales se utilizan recursos para transformar las entradas o demandas en salidas” (p. 221). Y sus componentes son: el cliente, los insumos, las acciones del personal.
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Características de la gestión por procesos: “Integración de especialidades Orientación a las demandas del cliente Descentralización de decisiones Sistema de equipos de trabajo” (Marchan & Oviedo, 2011, p.18). ¿Qué es un diagrama de flujo? Según Agudelo & Escobar (2010) un diagrama de flujo se entiende “como una forma de ilustrar mejor un proceso existen los diagramas de flujo. Estos son representaciones gráficas, apoyadas en símbolos claramente identificadas y acompañadas de una breve descripción” (p.38). 3.1.9.3.3.
Manuales de funciones
En una empresa ninguna persona actúa de manera independiente, el trabajo que realiza contribuye y se constituye en un total que forma parte de proceso sistemático elaborado por cada componente de la organización. La descripción de puestos es de vital importancia segregar las actividades basándose en las necesidades globales de la organización a fin de conseguir las metas que se han planteado. Dentro de los tipos de descripción de puestos se detallan genérico y el específico. En el genérico se detallan las tareas a nivel general, en este se podría mencionar que proporcionan un panorama general acerca de las actividades de un área o departamento, representación global o en conjunto de las tareas que cumple un grupo determinado dentro de la empresa.
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En la descripción especifica se habla de un nivel más detallado en este tipo de descripción se asignan tareas y deberes a cada una de las personas que componen un área definida de la empresa; en esta descripción se detallan las obligaciones, deberes, responsabilidades, relación de dependencia, y unidad a la que pertenece. 3.1.9.4. 3.1.9.4.1.
Sistemas de información y comunicación. Información
Es vital que en toda organización se realice una recopilación y procesamiento de la información, en forma oportuna. Entre los sistemas de información que se pueden mencionar son los estados financieros, sistemas en línea de los bancos, sistemas línea de proveedor-cliente, otros sistemas están integrados con las operaciones y soportan todas las fases de la operación, sistemas de manufactura, sistemas de inventario permanente, sistema de recursos humanos, sistema de información comercial, (Estupiñan, 2012). 3.1.9.4.2.
Comunicación
La comunicación es vital dentro de este proceso debido a que permite la socialización de la información de la empresa a todos sus colaboradores. Dentro de los niveles de comunicación que se pueden mencionar se encuentran: Comunicación formal: que se encarga de la difusión de los objetivos, metas, políticas, funciones, responsabilidades. Comunicación informal: es en relación a los asuntos de relevancia que no están documentados, este tipo de comunicación es de doble vía vertical y horizontal.
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Comunicación abierta: se relaciona con la parte externa de la empresa, la imagen que se proyecta, la relación con los clientes, proveedores y así mismo proporción de información a las entidades de control. 3.1.9.5.
Supervisión y monitoreo
“Proceso diseñado para verificar la vigencia, calidad y efectividad del sistema de control interno de la entidad, que incluye alguna de las siguientes actividades: Buen criterio administrativo interno Supervisiones independientes (Auditoria Externa) Autoevaluaciones (Revisiones de la Gerencia)” (Estupiñan, 2012, p.39). 3.1.10. Gestión financiera 3.1.10.1.
Definición
Como gestión se entiende a la actividad o actividades que se realizan para dirigir y administrar los recursos de una empresa direccionada a un aumento de los resultados óptimos de la industria o compañía. Ferrel (citado por Córdoba, 2013) dice: “Las finanzas se refieren a todas las actividades relacionadas con la obtención de dinero y su uso eficaz” (p.2). Constituyen una herramienta que: “Se encarga de establecer las actividades, procesos, técnicas, y criterios a ser utilizados, con la finalidad que una unidad económica optimice tanto la forma de obtener recursos financieros como el uso de los mismos” (Córdoba, 2013, p.3). Por tanto las finanzas se encargan de la determinación del valor de los activos y las decisiones financieras sobre los mismos.
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La gestión financiera es el área de la administración que tiene que ver con los recursos financieros de la empresa y se centra en dos aspectos importantes como son, la rentabilidad y la liquidez. Esto significa que la administración financiera busca hacer que los recursos financieros sean lucrativos y líquidos al mismo tiempo. (Córdoba, 2013, p.7)
3.1.10.2.
Análisis de la información financiera
La información financiera es el medio que permite a los usuarios tener conocimiento sobre la gestión que se ha realizado en la empresa, para encontrarse en la capacidad de realizar proyecciones acerca del futuro de la empresa y tomar decisiones convenientes en cuanto a términos económicos. Para la medición de la gestión es necesario establecer indicadores cualitativos y cuantitativos, bien sea elaborado por la entidad, por el sector al que pertenece, o de fuentes externas, como lo son las razones o índices financieros de uso frecuente en el análisis de los estados financieros. (Blanco, 2012, p. 420)
El proceso de gestión mediante el modelo cuantitativo se desarrolla basado en la aplicación de razones e índices financieros que permiten realizar una evaluación y seguimiento de la gestión. “Los métodos de medición cualitativa pueden ser de gran utilidad, pero deber tenerse cuidado en su aplicación ya que los mismos se basan en el juicio del evaluador” (Blanco, 2012, p. 420). 3.1.10.3.
Métodos de análisis financiero
Según Córdoba (2013) El análisis financiero puede ser: Análisis horizontal Análisis histórico Análisis vertical
31
3.1.10.3.1.
Análisis horizontal
“En este método se comparan los estados financieros en dos o más periodos consecutivos para determinar los aumentos y disminuciones o variaciones de las cuentas de un periodo a otro” (Córdoba, 2013, p. 97). 3.1.10.3.2.
Análisis vertical
Es un procedimiento estático que consiste en analizar estados financieros como el Balance General y el Estado de Resultados, comparando las cifras de un solo periodo en forma vertical” (Córdoba, 2013, p. 96). Consiste en un proceso que permite determinar el valor proporcional que corresponde a cada grupo evaluado en relación al grupo mayor que puede ser activo, pasivo o patrimonio para el caso del Balance General y en relación a las ventas para el Estado de Resultados. 3.1.10.3.3.
Análisis histórico
Para el uso de este método se analizan tendencias, índices y razones financieras. Según Blanco (2012): “Los índices pueden ser agrupados en categorías” (p.425). Tabla Nº 4: Índices Índice de liquidez
Definición
Fórmula
Razón circulante
Determinar la capacidad de la empresa para cumplir sus obligaciones a corto plazo.
Activo circulante/Pasivo circulante
Prueba ácida
Es la razón circulante, excepto que excluye los inventarios
(Activo circulanteInventarios)/Pasivo circulante
Fuente: Córdoba, 2013, p. 101 Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
32
Tabla Nº 5: Índices operativos Índice de rentabilidad
Definición
Fórmula
Margen operativo
Representa el porcentaje de ventas de la empresa producto de su actividad normal.
Utilidad operacional/Ventas
Rendimiento sobre activos
Es una representación de la capacidad para generar utilidad en relación de los activos.
Utilidad neta /Activos
Rendimiento del patrimonio
Consiste en la representación de la tasa de rendimiento que obtienen los inversores en relación al patrimonio.
Utilidad antes de impuestos/patrimonio
Fuente: Blanco, 2012, p. 424 Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
3.2.
Investigaciones o experiencias empíricas vinculadas con el problema de investigación
En la actualidad la Pontificia universidad Católica del Ecuador Sede Santo Domingo no se han encontrado investigaciones relacionadas a la evaluación de control interno, excepto por la disertación de evaluación de control interno para mejorar los procesos administrativos y financieros de la empresa Conclisan Cia Ltda en la ciudad de Santo Domingo, año 2014.
33
4. 4.1.
METODOLOGÍA DE INVESTIGACIÓN
Diseño / Tipo de investigación
4.1.1.
Enfoque de la investigación
La presente disertación se desarrolló bajo el modelo del enfoque mixto que combina el método cualitativo y cuantitativo durante el proceso de investigación y como medio de análisis de la información recopilada. El enfoque cuantitativo permitirá presentar ponderaciones de los resultados obtenidos, con el enfoque cualitativo el análisis de los resultados. 4.1.2.
Diseño de la investigación
El diseño que se maneja es el no experimental mediante el que se observan fenómenos tal y como se presentan sin estar sujeto a pruebas o experimentos es decir cómo se producen en contexto natural para posteriormente ser analizados para determinar los niveles de riegos que se presentan en la empresa y que afectan su desempeño normal de la empresa. 4.1.3. 4.1.3.1.
Tipos de investigación Descriptiva
El uso de este tipo de investigación permitirá hacer una descripción del objeto de estudio que para este caso es la empresa Jianhao S.A. mediante la puesta en práctica de este método se puede conocer de mejor manera los procesos que se desarrollan en la empresa y cuál es el nivel de confiabilidad que estos presentan.
34
4.1.3.2.
Explicativa
Mediante el uso de tipo explicativo podremos determinar la razón de los procedimientos detallados anteriormente para conocer y entender la situación que se presenta en la empresa y cuáles son las recomendaciones que se podrían plantear para convertirla en un grupo más seguro y productivo para sus dueños y colaboradores. 4.1.3.3.
Exploratoria
Dentro del tipo de investigación se menciona que también será exploratoria, ya que mediante el uso de la observación se busca descubrir fenómenos para establecer leyes de comportamiento organizacional a nivel general dentro de la organización.
4.2.
Población / Universo
La población a la que se refiere la presente disertación es al personal administrativo que se encuentra relacionado con los procesos financieros de la empresa Jianhao S.A., el total asciende a nueve personas.
4.3.
Muestra
Para la presente disertación se utiliza como muestra nueve personas de la Empresa Jianhao S.A.; que son la base para el desarrollo de un manual de control interno conformado por políticas, procedimiento y funciones de la sociedad con el fin de contribuir a la mejora de los procesos financieros de la empresa. En la siguiente tabla se presenta el personal de muestra del proyecto.
35
Tabla Nº 6: Población y muestra
N
Nombre
Actividad Sectorial
1
Aguilar Romero Edison
Administrativo
2
Cabrera Guerrero Diego
Administrativo
Chica Carranza José
Administrativo
4
Ferlito Chiriboga Esteban
Administrativo
5
Fernández Ribadeneira Martin
Administrativo
6
Gonzaga Carrión Enrique
Administrativo
7
Mosquera Villagómez Geovanna
Administrativo
8
Suarez Cediel John
Administrativo
9
Zambrano Zambrano Carlos
Administrativo
3
Fuente: Empresa Jianhao S.A. Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
4.4.
Técnicas e instrumentos de recogida de datos
En este punto se describen las técnicas e instrumentos que se utilizarán para realizar la recolección de datos en la Empresa Jianhao S.A. En las técnicas se utilizarán entrevistas personales, y la observación de campo serán herramientas que servirán como base de recopilar información para la investigación y posterior análisis. Con el objetivo de realizar un trabajo que no deje fuera ninguna parte importante del proceso y recogida de datos, se realizaron cuestionarios, observación de campo para determinar los principales procesos que se realiza en la empresa Jianhao S.A.
36
4.4.1.
Documentación
Bajo este medio lo que considera es la recopilación de datos e información que tiene la empresa en las diferentes áreas que componen la empresa, el objetivo de recopilar esta información radica en facilitar y contribuir a una mejor comprensión del negocio, y ratificar junto con la demás información que se recopila. 4.4.2.
Cuestionarios
Se desarrollan con el objetivo de comprender mejor el control interno que mantiene la empresa por cada área específica, permitiendo identificar las deficiencias de control interno y los posibles riesgos que aquejan a la empresa. Los cuestionarios se realiza uno por ciclo a fin realizar una evaluar detallada por cada ciclo que compone la empresa. El contenido de los cuestionarios se detalla así: nombre de la empresa que realiza la evaluación (investigadores), empresa evaluada, Periodo, nombre del documento, responsables y fecha de elaboración y finalización. 4.4.3.
Entrevistas
“Es una técnica cuantitativa, primaria, estática, personal y directa que suele aplicarse en investigaciones de naturaleza exploratoria. Una entrevista no es más que una conversación entre dos personas, frente a frente, para intercambiar información, ideas, opiniones o sentimientos” (Grande & Abascal, 2009). 4.4.4.
Narrativas
Con el propósito de desarrollar los flujos de proceso de la empresa Jianhao S.A. de la empresa se realizaron
narrativas que surgieron como resultado de un proceso de
interacción con el personal de la empresa, quienes cuentan en que consiste su trabajo y
37
como se desempeña. Esto permite comprender mejor el funcionamiento de la empresa para realizar una evaluación adecuada.
4.5.
Técnicas de análisis de datos
Para el análisis y procesamiento de datos se recurre al uso de estadística que permite evaluar la información en forma de resultados facilitando su comprensión; la forma en que se desarrolla es luego de obtener respuestas en los cuestionarios realizar tabulaciones y calificar los resultados que se han obtenido de forma cualitativa y cuantitativa dependiendo el caso. En el caso de las narrativas una vez realizadas se desarrolla el flujo de proceso y se somete a aprobación para su posterior análisis y que pueda ser considerada una base de información confiable.
38
5. 5.1.
RESULTADOS
Discusión y análisis de resultados
Como sustento de la necesidad y factibilidad del tema planteado se ha efectuado una encuesta mediante el la aplicación de un cuestionario de preguntas cerradas a los nueve colaboradores de la empresa relacionados con el área financiera. Los resultados del cuestionario aplicado se presentan en la Tabla Nº 6. Análisis de los resultados: Producto de la aplicación del cuestionario se determina que la empresa Jianhao S.A. en su ambiente interno, carece de una planeación estratégica organizacional, no cuenta con un organigrama funcional que defina los niveles de autoridad y funcionalidad del personal, dando como resultado ineficiencia administrativa y centralización de autoridad. En cuanto los procedimientos de la empresa en base a las preguntas 7 y 8 evidenciamos que la empresa no cuenta con procedimientos y políticas definidas lo que ocasiona que en la empresa no cuente con una adecuada gestión de sus recursos financieros ocasionando pérdidas económicas a la misma causada por altos gastos administrativos, cuentas por cobrar de personal, cuentas por cobrar clientes elevadas, manejo inadecuado de los valores correspondientes a fondo rotativo. Por tanto en el presente proyecto se busca mejorar la gestión de los recursos mediante la propuesta de un manual de funciones que permita a la empresa estructurar administrativamente a su personal haciendo uso de organigramas estructurales, definición de funciones del personal, establecimientos de procedimientos y definición de políticas que contribuyan positivamente con los resultados de la empresa.
39
Tabla Nº 7: Cuestionario Clientes Internos de la Empresa Jianhao S.A. Cuestionario Clientes Internos de la Empresa Jianhao S.A. Nº
Preguntas
1
No
Total
¿Existen objetivos claros a seguir en la empresa Jianhao S.A.?
100%
9
2
¿La empresa Jianhao S.A. cuenta con misión, visión, y valores institucionales establecidos?
100%
9
3
¿La gerencia desarrolla planes y objetivos para el crecimiento de la empresa?
56%
9
4
¿La empresa Jianhao S.A. posee una estructura orgánica definida?
100%
9
5
¿En la empresa se encuentran definidos los niveles de autoridad y funciones específicas de acuerdo al cargo?
67%
9
6
¿La empresa cuenta con manuales de funciones que permitan conocer los perfiles de cargo y tareas que debe realizar?
100%
9
7
¿Para lograr un mejor desempeño de su personal la empresa cuenta con manuales de procedimientos?
100%
9
8
¿La empresa Jianhao S.A. dispone de políticas definidas que regulen el desempeño del trabajo?
100%
9
9
¿Se realizan verificaciones sobre las actividades desarrolladas en cada departamento?
56%
9
10
¿Existe segregación de funciones?
100%
9
Fuente: Empresa Jianhao S.A. Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
Sí
44%
33%
44%
40
5.2.
Propuesta de manual de control interno para mejorar la gestión financiera en la empresa Jianhao S.A.
5.2.1.
Levantar información de procesos que se realizan en la empresa Jianhao S.A.
5.2.1.1.
Actividad económica
Su principal actividad económica es la administración de empresas y como complemento a su actividad económica tenemos servicios relacionados con actividades de asesoramiento, actividades de planificación, organización, funcionamiento, control e información administrativa, venta al por mayor de abonos, servicios relacionados con actividades agrícolas y ganaderas. Tabla Nº 8: Ingreso por actividades INGRESOS POR ACTIVIDAD
Ventas insumos agrícolas
VALOR
382.619,96
Fuente: Empresa Jianhao S.A. Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
INGRESOS POR ACTIVIDAD
Ventas insumos agricolas 382.619,96; 100%
Figura Nº 2: ingresos por actividad Fuente: Empresa Jianhao S.A. Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
41
5.2.1.1.1.
Clientes
Entre los principales clientes de la empresa se encuentran: Agrícola Cañapalm, Agrícola Jaipalm, Agrícola Esmepalm, Agrícola Elizpalm, Agrícola Sanvicpalm.
Figura Nº 3: Empresas administradas Fuente: Empresa Jianhao S.A. Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
Estos clientes se encuentran Borbón, y Monterrey por lo que Jianhao S.A. cuenta con personal que se encarga de la administración de las plantaciones de los clientes en los lugares mencionados; mientras que en la cuidad de Santo Domingo se recepta la información y se procesa la información recibida. 5.2.1.2.
Acerca de la misión, visión y valores corporativos
Dentro del proceso de recopilación de información encontramos que en la actualidad la empresa no cuenta con: misión, visión, valores corporativos. 5.2.1.3.
Formación de capital
La compañía está constituida por 3 socios, que han aportado con un capital de 800 dólares de los Estados Unidos de América, dividido en participaciones sociales, iguales, acumulativas e indivisibles, el valor nominal es de un dólar para cada acción.
42
La porción de capital perteneciente a cada socio se muestra a continuación: Tabla Nº 9: Conformación del capital NOMBRE DEL SOCIO
TOTAL DE PARTICIPACIONES
Cabrera Fernando
(792,00)
Cabrera Diego
(4,00)
Jaime Patricio Chiriboga Guerrero
(4,00)
Fuente: Empresa Jianhao S.A. Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
TOTAL DE PARTICIPACIONES
(4,00) (4,00)
Cabrera Fernando Cabrera Diego
(792,00)
Jaime Patricio Chiriboga Guerrero
Figura Nº 4: Total Participaciones Fuente: Empresa Jianhao S.A. Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
Los resultados acumulados de ejercicios anteriores en la empresa Jianhao S.A ascienden a $ 48.410,94 al 31 de diciembre del 2013. 5.2.1.4.
Aspectos legales
Según el Registro Único de Contribuyentes RUC de sociedades obtenido en el Servicios de Rentas Internas SRI la empresa Jianhao S.A. con razón social Jianhao S.A y con número de RUC 0992574763001inicio sus actividades el 10/07/2007, con domicilio en la provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas, ciudad de Santo Domingo, By Pass Chone – Quevedo, Av. de los Colonos (redondel de la ex Orangine).
43
Entre las obligaciones tributarias que se registran a nombre de la empresa se detallan: Anexo
accionistas,
participes,
socios,
miembros
del
directorio
y
administradores Anexo de relación de dependencia Anexo transaccional simplificado Declaración del impuesto a la renta sociedades Declaración de retenciones en la fuente Declaración mensual de IVA Impuesto a la propiedad de vehículos motorizados 5.2.1.5.
Organigrama actual de la empresa de Jianhao S.A
Actualmente la empresa cuenta con 22 personas entre las cuales 8 laboran en la ciudad de Borbón y 14 en Santo Domingo y Monterey. Distribuidas entre gerencia general, departamento legal, departamento contable, departamento de mecánica, departamento de compras, departamento de proyectos. El organigrama actual de la empresa Jianhao S.A:
44
INCIO
Punto de encuentro
Gerente general
Departamento legal
Departamento contable
Jefe mecánoco
Jefe de compras
Tramite judicial
Coordinador
Control mecánico
Control
Contabilidad costos y gestión
Mantenimiento y reparación
Archivo
Registro
Registro y control facturas y sistema
Proyectos
Operarios
Retroexcavadoras
Rodillo
FIN
Fuente: Propia Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
Bodega
Pago proveedor y colaboradores
Jefe de proyectos
Choferes Volquetas
Figura Nº 5: Organigrama actual
Invenario
Bulldozer
Canguro
45
5.2.1.6. 5.2.1.6.1.
Procesos de la empresa Jianhao S.A. Proceso de compra de insumos agrícolas Jianhao s.a.
Descripción general del proceso de compra Mediante este proceso la empresa Jianhao S.A. se abastece de insumos como fertilizantes, semillas, ente otros que requieren las empresas a las administradas para su proceso de producción. Responsable del proceso de compra Gerente de Jianhao S.A. Detalle de actividades del proceso de compra El proceso de compra inicia una vez que el responsable de la empresa administrada notifica al gerente que requiere insumos agrícolas, El gerente recibe la requisición, confirma si los solicitado existe en bodega, en caso de que no haya(borrar), solicita a varias casa comerciales proformas de lo requerido, una vez que tiene las proformas analiza y evalúa cual es la mejor opción de compra, una vez seleccionado el mejor proveedor realiza la adquisición de los insumos agrícolas, luego elabora la retención de compra y paga el valor total de la mercadería, luego que le despachan la mercadería el Gerente la lleva a las instalaciones de Jianhao S.A. para almacenarla hasta que se efectué el proceso de venta.
46
Tabla Nº 10: Actividades del proceso de compra de insumos Jianhao S.A. RESPONSABLE
Nª
ACTIVIDAD
CLIENTE
1
Requiere insumos agrícolas
GERENTE
2
Recibe requisición
3
Revisa stock de los materiales requeridos
4
Cuenta con los materiales requeridos
5
En caso de contar, fin del proceso
6
En caso de no contar, solicita un mínimo de tres proformas
7
Analiza y evalúa las proformas
8
Selecciona la mejor opción de compra
9
Adquisición de mercadería
10
Elabora la retención
11
Paga el valor de la mercadería
12
Despacha y almacena la mercadería a las instalaciones Jianhao
13 Fuente: Propia Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
FIN DEL PROCESO
47
PROCESO: Compra de Insumos CLIENTE
GERENTE
INICIO 2 1
Recibe
Requiere insumos
3
4
Revisa Stock
Cuenta con materiales NO
6
Solicita proformas
7
Evalúa proforma
8
Selecciona
9
10
Adquisición de mercaderia
SI
Elabora Retención
11
Paga
12
Despacha mercadería
FIN
ELABORADO POR: Panamito Karla & Velasco Ángel Figura Nº 6: Flujo del proceso de compra de insumos Jianhao S.A. Fuente: Propia Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
REVISADO POR: Mg. Ana Guillen
48
5.2.1.6.2.
Proceso de pago de la Empresa Jianhao S.A.
Descripción general del proceso de pago Describe las actividades que se llevan a cabo en la compra de los productos de las empresas administradas, desde evaluar la mejor opción de compra y que la mercadería llegue a bodega. Responsable del proceso de pago Gerente Descripción de actividades del proceso de pago Para realizar el pago el gerente verifica si cuenta con fondos disponibles en la cuenta corriente, luego genera el cheque con el que se pagará al proveedor junto con este se elabora un recibo de pago del que entrega el original al proveedor y se queda con una copia, ambas debidamente firmadas, terminado este proceso envía el respectivo recibo de pago a contabilidad para que se realicen los registros correspondientes. Tabla Nº 11: Proceso de pago por compra de insumos Jianhao RESPONSABLE
Nª
GERENTE
1
Existe saldo en la cuenta corriente
2
En caso de NO, Pago en efectivo
3
Lleva dinero al proveedor
4
5
ACTIVIDAD
En caso de SI, Genera el cheque a nombre del proveedor que se debe pagar
Lleva el cheque al proveedor
49
6
Emite un recibo de pago por la cantidad pagada
7
Entrega el original al proveedor y una copia el gerente, ambas debidamente firmadas
8
Envía el recibo de pago a contabilidad
9
Fin del proceso
Fuente: Propia Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel PROCESO: Pago por compra de Insumos GERENTE
INICIO 1
2
Existe saldo en cuenta
NO
Pago en efectivo
SI 4
5
6
7
8
Genera cheque
3
Lleva dinero
Lleva Cheque
Emite Recibo de cobro
Entrega original al proveedor
Envía a contabilidad
FIN
ELABORADO POR: Panamito Karla & Velasco Ángel
REVISADO POR: Mg. Ana Guillen Tutor
Figura Nº 7: Flujo del proceso de pago de Jianhao por compra de insumos Fuente: Propia Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
50
5.2.1.6.3.
Proceso de venta de insumos agrícolas
Descripción general del proceso de venta Este proceso se encarga de abastecer de insumos agrícolas a las empresas administradas cuando su stock se encuentra bajo, la empresa inmediatamente le abastece de insumos. Responsable del proceso de venta Gerente Descripción de actividades del proceso de venta El cliente emite la solicitud requisición Cuando el gerente recibe la solicitud de requisición insumos de los clientes, el revisa si existe mercadería almacenada, en caso de que no exista mercadería este deberá iniciar proceso de compra, y luego deberá iniciar el procesos de ventas una vez más, en caso de que exista mercadería en bodega este elabora la factura de venta, luego envía los insumos agrícolas junto con la factura al cliente, y entrega los insumos y facturas, una vez entregada y verificada que los insumos estén completos recibe la copia de la factura con la respectiva retención, ya una vez hecho este proceso este deberá enviar la factura y retención al contador.
51
Tabla Nº 12: Actividades del proceso de venta de insumos agrícolas
RESPONSABLE
Nº
CLIENTE
1
Realizar el pedido
GERENTE
2
Recibir solicitud de requisición insumos de los clientes
3
¿Existe mercadería almacenada?
4
En caso de ser NO; iniciar el proceso de compra
5
En caso de SI; elaborar factura de venta
6
Enviar insumos agrícolas junto con la factura
7
Entregar los insumos y facturas
8
Recibir copia de la factura con la respectiva retención
9
Enviar factura al contador
10
FIN
Fuente: Propia Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
ACTIVIDAD
52
PROCESO: Venta de Insumos CLIENTE
GERENTE
INICIO 2
1
Revisar solicitud
Realiza pedidos
4
3
Existe Mercadería
NO
Iniciar proceso de compra
SI 5
Elaborar factura
6
Enviar insumos
7
Entregar insumos
8
9
Recibir duplicado de factura
Enviar a contabilidad
FIN
ELABORADO POR: Panamito Karla & Velasco Ángel
REVISADO POR: Mg. Ana Guillen
Figura Nº 8: Flujo del proceso de venta de insumos agrícolas Fuente: Propia Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
5.2.1.6.4.
Proceso de cobro por venta de insumos agrícolas
Descripción General del proceso de venta Describe las actividades que se llevan a cabo para el cobro por venta de insumos. Responsable del proceso de venta
53
Gerente, auxiliar contable Descripción de actividades del proceso de venta Una vez emitida la factura, y enviada con los insumos, el cliente procede a realizar el pago que será en efectivo o a crédito; al ser en efectivo envía con la persona que le ha entregado la mercadería el dinero o cheque, que a su vez lo entrega al gerente, que es el responsable de hacer efectivo el cobro. Mientras que si es a crédito el cobro se realiza en un periodo posterior con notificación al Gerente. Tabla Nº 13: Actividades del proceso de cobro por venta de insumos agrícolas RESPONSABLE
Nª
CLIENTE
1
Emitir y entregar la factura y el pedido
2
¿El pago se realizará a crédito o de contado?
3
En caso de ser a crédito; notificar al gerente
4
En caso de ser de contado; realizar el cobro
CHOFER
5
Trasladar el cheque o dinero en efectivo
GERENTE
6
Entregar al gerente
7
Hacer efectivo el cobro
8
Fin del proceso
Fuente: Propia Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
ACTIVIDAD
54
PROCESO: Cobro Insumos CLIENTE
CHEFER
GERENTE
INICIO
1
Entregar Factura
2
Pago a crédito
SI
3
4
Notificar al gerente
NO
Realiza el cobro
5
6
Trasladar el dinero
FIN
Entrega al gerente
7
Hace efectivo el cobro
FIN
ELABORADO POR: Panamito Karla & Velasco Ángel
REVISADO POR: Mg. Ana Guillen
Gráfico Nº 9: Flujo del proceso de cobro por venta de insumos agrícolas Fuente: Propia Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
5.2.1.6.5.
Proceso de fondo rotativo del Abogado
Descripción general proceso de fondo rotativo del abogado Describe el proceso que se lleva a cabo con respecto a los gastos que realiza el abogado que son producto del giro normal de la empresa y como es reembolsado dinero que ha utilizado con su debido comprobante. Responsables proceso de fondo rotativo del abogado Gerente, auxiliar contable
55
Descripción de actividades del abogado En el caso del abogado de la empresa, el incurre en los gastos que sean necesarios, luego debe presentar el sustento a contabilidad, este realiza un informe que es enviado al gerente para ser sujeto de aprobación, luego de cumplir con la aprobación el gerente gira un cheque a nombre del abogado para cumplir con el respectivo reembolso. Tabla Nº 14: Actividades del proceso fondo rotativo del abogado RESPONSABLE
Nª
ACTIVIDAD
1
¿Requiere reembolso de los fondos que ha utilizado para gastos varios en los que incurre?
2
En caso de NO; FIN del proceso
3
En caso de SI, entregar los comprobantes de los gastos realizados.
4
Enviar las facturas a contabilidad
ABOGADO
5
Recibir las facturas del auxiliar contable
6
Elaborar un cuadro de gastos con las facturas
7
Enviar informe de gastos varios a gerente
8
Recibir el informe de gastos varios
CONTABILIDAD
56
9
Analizar el informe de gastos varios
10
Aprobar el reembolso
GERENTE
Fuente: Propia Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ă ngel
11
En caso de NO, Elaborar cheque por los gastos que estĂĄ de acuerdo
12
Elaborar el cheque por el total del informe
13
Entregar el cheque al abogado
14
Fin del proceso
57
PROCESO: Fondo Rotativo Abogado ABOGADO
CONTABILIDAD
GERENTE
INICIO 1
2
Reembolso fondos 3
SI
2 FIN
NO Entrega los comprobantes
4
5
Enviar Factura
Recibir facturas
6
Elaborar informe 8
7
Enviar informe
Recibir informe 9
Analiza el informe 10
Aprueba el informe 12
SI
Elabora el Cheque
NO
11
Elabora el Cheque parcial
13
Entrega el cheque
FIN
ELABORADO POR: Panamito Karla & Velasco Ángel Figura Nº 10: Fondo Rotativo Abogado Fuente: Propia Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
REVISADO POR: Mg. Ana Guillen
58
5.2.1.6.6.
Procesos de fondo rotativo
Descripción general proceso de fondo rotativo Describe las actividades del manejo de caja chica desde que se entrega el dinero hasta la devolución los comprobantes de los gastos que se han realizado. Responsable del proceso de fondo rotativo Gerente, auxiliar contable Descripción de actividades proceso de fondo rotativo El gerente asigna cierta cantidad de dinero a todas las personas que forman parte de la empresa, luego cada una de estas personas deben sustentar los gastos que hacen y estos deben ser entregados al auxiliar contable, este hace un cuadro en el que se detallan los gastos varios y envía los documentos a contabilidad y este pasa un informe al gerente de los gastos hechos por cada uno de los trabajadores, el recibe tal informe y procede al análisis una vez hecho esto aprueba el informe. Tabla Nº 15: Nómina de empleados Fondo Rotativo NOMBRE
1.1.1.01.00.00005 - Fondo Rotativo Narcizo Intriago
1.1.1.01.00.00006 - Fondo Rotativo Diego Cabrera
FONDO ASIGNADO
10.381,86
42.719,23
1.1.1.01.00.00007 - Fondo Rotativo Geovanna Mosquera
5.576,84
1.1.1.01.00.00008 - Fondo Rotativo Veronica Marcillo
(791,72)
1.1.1.01.00.00009 - Fondo Rotativo Hernan Cortes
21.655,42
59
1.1.1.01.00.00010 - Fondo Rotativo Enrique CedeĂąo
75,47
1.1.1.01.00.00011 - Fondo Rotativo Ana Zambrano
3.598,16
1.1.1.01.00.00012 - Fondo Rotativo Jenny Andrade
(2.250,75)
1.1.1.01.00.00013 - Fondo Rotativo Fridson Delgado
213,20
1.1.1.01.00.00014 - Fondo Rotativo Esteban Ferlito
(8,95)
1.1.1.01.00.00015 - Fondo Rotativo Patricio Chiriboga
(319,35)
1.1.1.01.00.00018 - Fondo Rotativo Manuel Brito
84,04
1.1.1.01.00.00019 - Fondo Rotativo Alexandra Villacis
2.745,16
1.1.1.01.00.00020 - Fondo Rotativo Jose Baque
1.079,10
1.1.1.01.00.00021 - Fondo Rotativo Edison Aguilar
1.949,47
1.1.1.01.00.00022 - Fondo Rotativo Javier Alcivar
178,43
1.1.1.01.00.00023 - Fondo Rotativo Nixon Palacios
1.202,08
1.1.1.01.00.00024 - Fondo Rotativo Maria Eliza Cadena
2.943,43
1.1.1.01.00.00025 - Fondo Rotativo Solorzano Fania
119,65
1.1.1.01.00.00026 - Fondo Rotativo Pinargote Barragan
1.000,00
1.1.1.01.00.00027 - Fondo Rotativo Armijos Ana Paola
740,54
Fuente: Propia Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ă ngel
60
Tabla Nº 16: Actividades del proceso de fondo rotativo RESPONSABLE
GERENTE
Nº
1
2
AUXILIAR CONTABLE
CONTABILIDAD
GERENTE
ACTIVIDAD
¿El personal tiene dinero para los gastos varios en los que incurre diariamente?
En caso de SI; FIN del proceso
3
En caso de NO, entregar el dinero correspondiente al personal de Jianhao S.A.
4
Recibir las facturas con los respectivos gastos incurrido por el personal
5
Enviar las facturas a contabilidad
6
Recibir las facturas del auxiliar contable
7
Elaborar un cuadro de gastos con las facturas
8
Enviar informe de gastos varios a gerente
9
Recibir el informe de gastos varios
10
Analizar el informe de gastos varios
11
Aprobar el informe de gastos varios
12
13 Fuente: Propia Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
En caso de NO, enviar Carta especificando las inconformidades, y rehacer el cuadro
En caso de SI, Fin del proceso
61
PROCESO: Fondo rotativo AUXILIAR CONTABLE
GERENTE
CONTADOR
INICIO 1
2
Tiene dinero
SI
NO
3
FIN
4
Recibe facturas
Entrega dinero
6
5
Envía facturas
Recibe facturas 7
Elabora un cuadro 9
8
Recibe informe
Envía informa
10
Analiza informa 12
11
Aprueba informe
NO
Analiza informa
SI FIN
ELABORADO POR: Panamito Karla & Velasco Ángel
REVISADO POR: Mg. Ana Guillen
Figura Nº 11: Flujo del procesos de caja chica
Fuente: Propia Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
5.2.2.
Identificar los riesgos que afectan la gestión financiera en la Empresa Jianhao S.A.
De la encuesta que realizó a los colaboradores mediante la aplicación de un cuestionario de preguntas cerradas acerca de los procesos de la empresa se obtuvieron los siguientes resultados:
62
5.2.2.1.
Nivel de riesgo y confianza del proceso de compras
Tabla Nº 17: Nivel de riesgo y confianza del proceso de compras CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COMPRAS
Determinación del nivel de riesgo y confianza
SI
NO
TOTAL
Preguntas
2
7
9
Nivel de confianza
22%
Nivel de riesgo
78%
Rango de nivel de confianza
Confianza
Riesgo
25% - 50%
Alto
Bajo
51% - 75%
Medio
Medio
76% - 95%
Bajo
Alto
Fuente: Propia Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
Nivel de riesgo y confianza de Compras
22% Nivel de confianza Nivel de riesgo 78%
Figura Nº 12: Control interno de compras Fuente: Propia Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
63
De la encuesta de control interno realizada para determinar el nivel de riesgo y confianza del proceso de compras, se obtuvo que el nivel de riesgo es alto con un 78% y un nivel de confianza bajo que corresponde al 22%. 5.2.2.2.
Nivel de riesgo y confianza del proceso egresos
Tabla Nº 18: Nivel de riesgo y confianza del proceso egresos CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO EGRESOS O PAGOS Determinación del nivel de riesgo y confianza
SI
NO
TOTAL
Preguntas
1
4
5
Nivel de confianza
20%
Nivel de riesgo
80%
Rango de nivel de confianza
Confianza
Riesgo
25% - 50%
Alto
Bajo
51% - 75%
Medio
Medio
76% - 95%
Bajo
Alto
Fuente: Propia Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
Nivel de riesgo y confianza de Egresos o Pagos
20% Nivel de confianza Nivel de riesgo
80%
Figura Nº 13: Nivel de riesgo y confianza del proceso de egresos Fuente: Propia Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
64
En la encuesta realizada de control interno para determinar el nivel de riesgo y confianza del proceso de egresos, se obtuvo que el nivel de riesgo es alto con un 80% y un nivel de confianza bajo que corresponde al 20%. 5.2.2.3.
Nivel de riesgo y confianza del proceso de venta
Tabla Nº 19: Nivel de riesgo y confianza del proceso de ventas CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO VENTAS
Determinación del nivel de riesgo y confianza
SI
NO
TOTAL
Preguntas
1
7
8
Nivel de confianza
12%
Nivel de riesgo
88%
Rango de nivel de confianza
Confianza
Riesgo
25% - 50%
Alto
Bajo
51% - 75%
Medio
Medio
76% - 95%
Bajo
Alto
Fuente: Propia Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
Nivel de riesgo y confianza de Ventas
12% Nivel de confianza Nivel de riesgo 88%
Figura Nº 14: Nivel de riesgo y confianza de ventas Fuente: Propia Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
65
En la encuesta realizada de control interno para determinar el nivel de riesgo y confianza del proceso de ventas, se obtuvo que el nivel de riesgo es alto con un 88% y un nivel de confianza bajo que corresponde al 12%. 5.2.2.4.
Nivel de riesgo y confianza del proceso de ingresos
Tabla Nº 20: Nivel de riesgo y confianza del proceso de ingresos CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO INGRESOS Determinación del nivel de riesgo y confianza
SI
NO
TOTAL
Preguntas
2
3
5
Nivel de confianza
40%
Nivel de riesgo
60%
Rango de nivel de confianza
Confianza
Riesgo
25% - 50%
Alto
Bajo
51% - 75%
Medio
Medio
76% - 95%
Bajo
Alto
Fuente: Propia Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
Nivel de riesgo y confianza de Ingresos
40% 60%
Figura Nº 15: Nivel de riesgo y confianza de Ingresos Fuente: Propia Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
Nivel de confianza Nivel de riesgo
66
De la encuesta de control interno realizada para determinar el nivel de riesgo y confianza del proceso de ingresos, se obtuvo que el nivel de riesgo es medio con un 60% y un nivel de confianza medio que corresponde al 40%. 5.2.2.5.
Nivel de riesgo y confianza del proceso de caja chica
Tabla Nº 21: Nivel de riesgo y confianza del proceso de caja chica CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO CAJA CHICA Determinación del nivel de riesgo y confianza
SI
NO
TOTAL
Preguntas
2
7
9
Nivel de confianza
22%
Nivel de riesgo
78%
Rango de nivel de confianza
Confianza
Riesgo
25% - 50%
Alto
Bajo
51% - 75%
Medio
Medio
76% - 95%
Bajo
Alto
Fuente: Propia Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
Nivel de riesgo y confianza de Fondo Rotativo (Caja Chica)
22% Nivel de confianza Nivel de riesgo 78%
Figura Nº 16: Nivel de riesgo y confianza de Caja Chica Fuente: Propia Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
67
En la encuesta realizada de control interno para determinar el nivel de riesgo y confianza del proceso de fondo rotativo, se obtuvo que el nivel de riesgo es alto con un 78% y un nivel de confianza bajo que corresponde al 22%.
5.3.
Establecer políticas y procedimientos que coadyuvan a mejorar la gestión financiera de la Empresa Jianhao S.A.
Basados en la problemática planteada en la presente investigación se bosqueja una organización de la empresa mediante la definición de funciones, determinar procedimientos y establecer políticas en el área financiera, que permitan contribuir favorablemente a la situación actual de la empresa Jianhao S.A. 5.3.1.
Formulación de la estrategia
5.3.1.1.
Misión de la empresa
Somos una empresa que se dedica a la prestación servicios administrativos y venta insumos agrícolas de calidad para empresas agrícolas, en el mercado provincial y nacional; mediante el trabajo en equipo y eficiencia en sus procesos 5.3.1.2.
Visión de la empresa
Ser líderes en la gestión y ventas de empresas agrícolas, en las que el mejoramiento continuo en todas las áreas proporcione un valor agregado a nuestros clientes para brindar productos y servicios de excelente calidad, satisfacción, soporte, eficiencia, para medianas y grandes empresas del sector agrícola a nivel nacional. 5.3.1.3.
Valores de la empresa
Solidez
Ética
Responsabilidad
Puntualidad
68
5.3.2.
Matriz FODA
5.3.2.1.
Fortalezas
No existe alta rotación del personal La garantía de calidad de los insumos que vende la empresa. Equipo de trabajo proactivo. La empresa cuenta con recursos para capacitar al personal. Posee vehículo disponible para el traslado de personal o insumos agrícolas. 5.3.2.2.
Debilidades
Baja participación del Mercado No contar con un contador interno Estructura organizacional débil Deficiente organización empresarial No dispone de un sistema contable eficiente. 5.3.2.3.
Oportunidades
Posibilidad de expandirse en el mercado Existen varios proveedores para poder seleccionar la mejor opción de compra. 5.3.2.4.
Amenazas
Amenaza de ingreso de nuevos competidores al mercado
Gestión financiera deficiente.
69
5.3.3.
Manual de control interno
El presente Manual de Control Interno está conformado por una esquematización de las áreas, especificación funciones del personal en la empresa, establecimiento de políticas y procedimientos con su respectiva supervisión para cada uno de los casos permitirá a la empresa Jianhao S.A. optimizar recursos y esfuerzos en el desempeño del trabajo de cada persona. Objetivos 5.3.3.1.1.
Objetivo general
Proporcionar información acerca del funcionamiento y composición de la empresa Jianhao S.A. para mejorar la gestión financiera, contribuyendo con el desarrollo y cumplimiento de las metas de la empresa. 5.3.3.1.2.
Objetivos específicos
Detallar la estructura orgánica y funcional de la empresa. Determinar los procedimientos financieros de la empresa Jianhao S.A. Establecer políticas que rigen las actividades que se desempeñan en la empresa 5.3.3.2.
Alcance
La propuesta de este manual se ha diseñado para los procesos financieros de la empresa Jianhao S.A. 5.3.3.3.
Manual de funciones de la Empresa Jianhao S.A. La empresa no contaba con un organigrama que ejemplifique la división
organizacional de la empresa; por tanto en el presente trabajo se realiza una propuesta de
70
organigrama estructural que representa grĂĄficamente a la empresa Jianhao S.A. y las diferentes partes que la componen. Considerando entre ellas el gerente general, represente legal, asistente legal, contador, dos asistentes contables, operadores, mecĂĄnicos, choferes, gerente de proyectos, supervisores de proyectos, coordinador de proyectos. VĂŠase lo antes descrito en el grĂĄfico.
71
ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DIRECTORIO
GERENCIA Departamento Legal Departamento de Contabilidad
Departamento de Proyectos
Departamento de Supervisión de plantación 1
Departamento de Supervisión de plantación 2
Departamento de Talento Humano
Departamento de Supervisión de plantación 3
Departamento de Coordinación de Control de Calidad
Departamento de movilización
Departamento de mecánico
Fecha de elaboración: 30 de abril de 2015 Figura Nº 17: Propuesta de Organigrama Fuente: Propia Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
72
ORGANIGRAMA FUNCIONAL JUNTA DE ACCIONISTAS GERENTE Auxiliar legal
Contador
Auxiliar Contable
Jefe de Talento Humano
Jefe de Proyectos
Supervisor de plantación 1
Supervisor de plantación 2
Supervisor de plantación 3
Guardia 1
Guardia 2
Chofer 3
Chofer 1
Chofer 2
Operador de Maquinaria 3
Operador Maquinaria 1
Operador Maquinaria 2
Figura Nº 18: Propuesta de Organigrama Fuente: Propia Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
Coordinador de Control de Calidad
Chofer 4
Mecánico
Mecánico Eléctrico
Fecha de elaboración: 30 de abril de 2015
73
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Nombre del cargo:
Gerente
Número de cargos:
1
Reporta a:
Accionistas
Supervisa a:
Mandos medios
Relaciones internas con:
Mandos medios y área operativa
Relaciones externas con:
Clientes y proveedores
Horario:
08:00 a 17:00
Sueldo:
A convenir según tabla salarial
REQUISITOS MÍNIMOS Requisitos de formación: Título de tercer nivel en Ing. Comercial o afines Conocimientos de leyes y regulaciones fiscales, Presupuestos, Supervisión de personal, Finanzas. Excelente redacción de reportes, habilidad numérica y analítica. Capacidad para aceptar retos y acatar instrucciones. Capacidad para tomar decisiones. Requisitos de experiencia: 2 a 3 años en cargos de gerencia o relacionados FUNCIÓN GENERAL: Planificar, organizar, dirigir y controlar la ejecución de los procedimientos administrativos y contables que rigen el funcionamiento interno de la organización. FUNCIÓN ESPECÍFICA Planificar, organizar, dirigir y controlar los proyectos de la empresa. Custodiar los documentos legales y administrativos de la organización.
74
Supervisar y verificar el pago a organismos oficiales. Aprobar el presupuesto de la organización. Desarrollar propuestas y planes de mejora para la empresa. Evaluar continuamente el desenvolvimiento del personal bajo su cargo. Autorizar los anticipos de sueldos al personal. Autorizar las ventas a crédito. Asesorar junta de accionistas en la toma de decisiones empresariales. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Nombre del cargo:
Contador
Número de cargos:
1
Reporta a:
Gerente
Supervisa a:
Auxiliar de costos
Relaciones internas con:
Gerencia y mandos medios
Relaciones externas con:
Organismos de control
Horario:
08:00 a 17:00
Sueldo:
A convenir
REQUISITOS MÍNIMOS Requisitos de formación: Título universitario tercer nivel en contabilidad y auditoría. Indispensable conocimiento y experiencia comprobada en labores de auditoria y gestión contable administrativa general. Amplios conocimientos en leyes tributarias, contabilidad, NIIF. Responsabilidad.
75
Habilidad numérica y analítica. Liderazgo. Formador de Equipos de trabajo. Facilidad de comunicación oral y escrita. Requisitos de experiencia: 2 a 3 años en cargos de contabilidad o relacionados FUNCIÓN GENERAL Responsable de la planificación, organización y coordinación de todas las actividades relacionadas con el área contable, con el objetivo de obtener las consolidaciones y estados financieros requeridos por la organización. Adicionalmente elabora y controla la labor presupuestaria. FUNCIONES ESPECÍFICAS Organizar, sistematizar y dirigir la contabilidad. Control y evaluación del flujo de caja Emitir cheques para pagos o egresos cuando se requiera. Verificar que las obligaciones bancarias cuenten con registros adecuados. Aprobar roles de pago del personal. Elaborar el presupuesto de la organización. Verificar y reponer los fondos de caja chica. Realizar arqueos sorpresivos de caja chica. Preparar los estados financieros con sus correspondientes notas.
76
Apoyar al gerente en el análisis de los estados financieros para la toma de decisiones. Solicitar compras a crédito. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Nombre del cargo:
Auxiliar contable
Número de cargos:
1
Reporta a:
Contador
Supervisa a:
Ninguno
Relaciones internas con:
Gerente general, contador
Relaciones externas con:
clientes
Horario:
08:00 a 17:00
Sueldo:
A convenir
REQUISITOS MÍNIMOS Requisitos de formación: Amplios conocimientos en leyes tributarias, contabilidad, NIIF. Excelente redacción de informes y reportes. Habilidad numérica y analítica. Facilidad de comunicación oral y escrita. Trabajo en equipo Requisitos de experiencia: 1 a 2 años en cargos como asistente contable o relacionado. FUNCIÓN GENERAL Efectuar asientos de las diferentes cuentas, revisando, clasificando y registrando documentos, a fin de mantener actualizados los movimientos contables que se realizan en la Institución.
77
FUNCIÓN ESPECÍFICA Verificar las facturas con las órdenes de compra. Recibir, examinar, clasificar, codificar los documentos para el registro contable. Tramitar todo lo concerniente a la apertura de cuentas bancarias. Realizar conciliaciones bancarias. Archivar documentos contables para uso y control interno. Control y evaluación de caja chica Elaborar y verificar relaciones de gastos e ingresos. Emitir un informe de los resultados de las cuentas de ingresos y egresos. Elaborar rol de pago del personal y efectuar las planillas de aportes al IESS. Liquidar el pago del impuesto a la renta en los casos que se amerite. Realizar y verificar planillas de retención de impuestos. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Nombre del cargo:
Jefe de Proyectos
Número de cargos:
1
Reporta a:
Gerente
Supervisa a: Relaciones internas con:
Supervisores de plantación y coordinador de control de calidad Asistentes contables
Relaciones externas con:
Clientes
Horario:
08:00 a 17:00
Sueldo:
A convenir
78
REQUISITOS MÍNIMOS Requisitos de formación: Los conocimientos y titulaciones técnicas en los Institutos de Formación Profesional en administración o carreras afines. Requisitos de experiencia: 1 a 2 años en cargos relacionados. FUNCIÓN GENERAL Planificar, organizar, dirigir y controlar la ejecución de los procedimientos administrativos de las empresas administradas por Jianhao S.A, FUNCIÓN ESPECÍFICA Coordinar las diferentes áreas de almacén (entradas, reposición, preparación de pedidos y transporte de los mismos). Ejecutar el programa de compras de materiales para abastecer a la empresa. Llevar control de las ventas que realice la empresa. Optimizar la política de aprovisionamiento y distribución de la empresa. Optimizar, organizar y planificar la preparación y distribución de pedidos. Optimizar procesos de trabajo. Gestionar y supervisar al personal a su cargo. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Nombre del cargo:
Coordinador de control de calidad
Número de cargos:
1
Reporta a:
Gerente
Supervisa a:
Supervisores de plantación y coordinador de control de calidad
79
Relaciones externas con:
Asistentes contables, jefe de proyectos, supervisor de proyectos Clientes
Horario:
08:00 a 17:00
Sueldo:
A convenir
Relaciones internas con:
REQUISITOS MÍNIMOS Requisitos de formación: Los conocimientos y titulaciones técnicas en los Institutos de Formación Profesional en agroindustrias o relacionadas. Requisitos de experiencia: 1 a 2 años en cargos relacionados. FUNCIÓN GENERAL Función general es gestionar la calidad del producto de las empresas clientes de Jianhao S.A. FUNCIÓN ESPECÍFICA Elaborar la lista de materiales para la elaboración del producto Optimizar, organizar y planificar los procesos productivos Verificar la calidad de los cultivos Establecer estándar para los insumos que se requieren en la producción Optimizar el proceso de producción IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Nombre del cargo:
Supervisor de plantación
Número de cargos:
3
Reporta a:
Jefe de proyectos
Supervisa a:
Guardias, choferes, operadores
80
Relaciones internas con:
Asistentes contables
Relaciones externas con:
clientes
Horario:
08:00 a 17:00
Sueldo:
A convenir
REQUISITOS MÍNIMOS Requisitos de formación: Los conocimientos y titulaciones técnicas en los Institutos de Formación Profesional en administración o afines. Contar con conocimientos de administración y contabilidad Conocimiento de compras y trato con proveedores. Office nivel básico. Requisitos de experiencia: 1 a 2 años en cargos relacionados. FUNCIÓN GENERAL: Adquirir y abastecer adecuada y oportunamente los productos y servicios necesarios para el desarrollo de la operación comercial. Encargado de llevar control y registro de las actividades de recepción, almacenamiento, consolidación y despachos. FUNCIÓN ESPECÍFICA Realizar la solicitud de compra de insumos cuando sea necesario. Al recibir el material verificar que se encuentre de acuerdo con las condiciones de la factura.
81
Enviar las facturas al asistente contable. ‘Brindar atención al cliente cuando se comunica para pedir los precios de los productos y su disponibilidad. Envío de cotización a los clientes que lo soliciten. Verificar que los materiales estén completos para cuando los solicite la producción Llevar un registro de los productos en existencia para realizar ventas. Gestionar y supervisar al personal a su cargo. Ejercer otras funciones relacionadas con la gestión del área, necesarias para el cumplimiento de la estrategia empresarial. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Nombre del cargo:
Chofer
Número de cargos:
4
Reporta a:
Supervisor de plantación
Supervisa a:
Ninguno
Relaciones internas con:
Todos
Relaciones externas con:
clientes
Horario:
Indistintos
Sueldo:
A convenir
REQUISITOS MÍNIMOS Requisitos de formación: Título de Bachiller Requisitos de experiencia: No requerido FUNCIÓN GENERAL Mantener el resguardo de los insumos, materiales adquiridos por la Empresa que requieren ser trasladados de un lugar a otro o para ser entregados a los clientes.
82
FUNCIÓN ESPECÍFICA Entrega/recepción de los materiales y las herramientas a los técnicos. Llevar un control de los materiales entregadas. Mantener limpia la bodega. Transportar el material que llega a la empresa por las compras. Seguir procedimientos. Llevar suministros de las instalaciones a empresas administradas
IDENTIFICACIÓN DEL CARGO Nombre del cargo:
Guardia de seguridad
Número de cargos:
2
Reporta a:
Supervisor de plantación
Supervisa a:
Ninguno
Relaciones internas con:
Ninguno
Relaciones externas con:
Ninguno
Horario:
Indistintos
Sueldo:
A convenir
REQUISITOS MÍNIMOS Requisitos de formación: No requerido Requisitos de experiencia: No requerido FUNCIÓN GENERAL Resguardo de los bienes muebles e inmuebles de la empresa.
83
FUNCIÓN ESPECÍFICA Ejercer control de identidad en el acceso o en el interior del área de la empresa.
Ejercer la vigilancia y protección de bienes de la empresa. Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada. 5.3.3.4. 5.3.3.4.1.
Manual de procedimientos de la Empresa Jianhao S.A. Simbología utilizada
Tabla Nº 22: Simbología utilizada
Nº 1
2
3
4
SÍMBOLO
DESCRIPCIÓN INICIO O FINALIZACIÓN.- En el círculo s indica el número que identifica cada subprograma. En el interior del símbolo se indicará el nombre del sistema o subsistema. Se le graficará solo al inicio y fin de la flujogramación de un sistema o subsistema. OPERACIÓN.- Se refiere a los procesos de un documento o registro. La secuencia numérica indica el orden lógico de las operaciones. Cada operación incluye en su interior un número correlativo insertado en un círculo a través de todo el sistema. Al lado derecho de cada operación se explicará brevemente el contenido. ARCHIVO.- Representa el almacenamiento de información bajo diversas situaciones: T Temporal (P) Permanente o (X) Destrucción. Las letras o números deben escribirse dentro del símbolo ALTERNATIVA.- En el trámite puede originar distintos cursos e acciones o de decisiones. Debe escribirse la numeración correlativa como si fuese una operación más.
5
DOCUMENTO.- Representa el elemento portador se la información, originada o recibida en el sistema. Debe registrarse el número de copias del documento e identificar su nombre.
6
CONECTOR DE PÁGINA.- Enlaza una parte del proceso con otra, en una página diferente.
7
LÍNEA DE DIRECCIÓN.- Representa el sentido que toma el proceso en el flujograma.
84
8
TRANSPORTE.- Indica cada vez que un documento se mueve o traslada a otra oficina y/o funcionario.
9
CONECTOR DE PÁGINA.- Representa la continuidad del diagrama en otra página. Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente en la que continua el diagrama de flujo.
Fuente: Blanco, 2012 Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
5.3.3.4.2.
Proceso de compra de insumos agrícolas jianhao s.a.
Descripción del proceso Mediante este proceso la empresa Jianhao S.A. se abastece de insumos como fertilizantes, semillas, ente otros que requieren las empresas a las administradas para su proceso de producción.
85
Tabla Nº 23: Proceso de compra
N° Cargo
Proceso
1
Auxiliar Solicitar proformas de los Contable insumos requeridos
2
Auxiliar Receptar proformas Contable
3
Auxiliar Analizar proformas recibidas Contable
4
Auxiliar Elegir la mejor opción de compra Contable
5
Auxiliar En caso de si, realizar la compra Contable
6 Proveedor Recibir la mercadería y factura 7
Auxiliar Verificar que los productos se Contable encuentre acorde a lo solicitado
8
Auxiliar Se acepta la mercaderia Contable
9
Auxiliar En caso de no, notificar errores y Contable solicitar mercadería faltante
10
Auxiliar En caso de si, elaborar retención Contable
11
Auxiliar Informar al contador Contable
12 Contador Realizar pago (ver flujo de pago) 13
Fin del proceso
Fuente: Propia Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
Docto. Activid x x
x x
x x
x x
x x
x x x
Organigrama
86
5.3.3.4.3.
Procesos de pago
Tabla Nº 24: Proceso de pago
N°
Cargo
Actividad
1 Contador
Cuenta con fondos disponibles para el pago
2 Contador
En caso de SI, elabora cheque informado por el auxiliar
3 Contador Firmar el respectivo cheque 4 Contador
Documento Actividad
x
x
x
x
Entregar cheque al Auxiliar contable
x
5
Auxiliar Recibe cheque Contable
6
Auxiliar Elabora retención de compra Contable
x
x
7
Auxiliar Firmar retenciones (Aux. Cont. Y Contable Proveedor)
x
x
8
Auxiliar Entrega Retención y cheque al Contable Proveedor
x
x
9 Contador
x
En caso de NO, solicitar crédito para el pago de mercadería
x
10 Proveedor Aprueba el credito 11 Contador
En caso de NO, devolver mercadería
12 Contador
En caso de SI, firma convenio de credito
13
Fin del proceso
Fuente: Propia Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
x x x
x
Organigrama
87
5.3.3.4.4.
Procesos de venta de insumos agrícola
Tabla Nº 25: Proceso de venta de insumos agrícola N°
Cargo
Supervis 1 or de Auxiliar 2 Contabili Auxiliar 3 Contabili Auxiliar 4 Contabili Auxiliar 18 Contabili Auxiliar 19 Contabili 20 Chofer 21 Chofer 22 Chofer 23 Chofer 24 Chofer Auxiliar 25 Contabili Auxiliar 26 Contabili Auxiliar 27 Contabili Auxiliar 28 Contabili
Actividad
Envio requisición de compra Recibir Requisición de compra Analizar documento recibido Proceder a realizar compra (ver flujo de Compra) Elaborar Factura de venta con los respectivos insumos Envia mercadería junto con la respectiva factura Llevar insumos agrícolas a empresas administradas Entregar mercadería con factura adjunta Realizar Cobro (Ver flujo de cobro) Recibir Copia de factura firmada de conformidad y la Llevar Facturas y Retención a JIANHAO+C39 Recibir factura y retención Documento recibidos esten debidamente llenados En caso de si, Archivarlo En caso de No, Notificar errores al cliente
29 Chofer
Lleva documento errados
30 Chofer
Entrga al documento errados Recibe documento corregidos Llevar al auxiliar los documento corregidos Entrega al auxiliar los documento corregidos
31 Chofer 32 Chofer
33 Chofer Auxiliar 34 Contabili Archivar documentos Fin del proceso
Fuente: Propia Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
Documento Actividad
x x
x
x
x x
x
x x x x x
x
x
x
x
x
x
x
x x x x
x
x
Organigrama
88
5.3.3.4.5.
Procesos de reposición de caja chica
Tabla Nº 26 Proceso de reposición de caja chica N°
Cargo
Actividad
1
Auxiliar Realizar arqueo de caja chica Contable
2
Auxiliar Cuenta con mas del 50% del Contable valor total del fondo
3
Auxiliar En caso de SI, fin del proceso Contable
4
Auxiliar En caso de NO, Elaborar cuadro Contable informativo de los gastos
5
Auxiliar Enviar cuadro al contador junto Contable con facturas de respaldo
6
Contador
Recibir cuadro de gastos con facturas de respaldo
7
Contador
Aprueba gastos presentados en cuadro informativo
8
Contador
En caso de SI, Elaborar cheque por el total de gastos
Documento Actividad x
x
x
x x x
x
En caso de NO, Elaborar cheque Contador por gastos aceptados e informe por los rechazados Enviar cheque e informe de 10 Contador documentos rechazados al auxiliar contable Recibe cheque e informe de Auxiliar 11 documentos rechazados al Contable auxiliar contable 9
12
Auxiliar Apela rechazo de documentos Contable
13
Auxiliar En caso de SI, Reelaborar cuadro Contable de gastos y pasar al paso 5
14
Auxiliar En caso de NO, Aceptar gastos Contable como anticipo y cobrar cheque
x
15 Contador Enviar cheque al auxiliar contable 16
Auxiliar Recibir cheque Contable
17
Auxiliar Girar cheque Contable
18
FIN DEL PROCESO
Fuente: Propia Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
x
x x
x x
Organigrama
89
5.3.3.4.6.
Procesos de constitución o incremento de caja chica
Tabla Nº 27 Proceso de constitución o incremento de caja chica
N°
2 3 4 5
Cargo
Auxiliar contable Auxiliar contable Auxiliar contable Auxiliar contable
Actividad
Requiere constituir o incrementar el fondo caja En caso de NO, Fin del proceso En caso de SI, Elaborar Solicitud de constitución o
Enviar solicitud al gerente Recibir solicitud de 6 Contador constitución o incremento Analizar solicitud de 7 Contador constitución o incremento
8 Contador Se aprueba la solicitud En caso de NO, Fin del 9 Contador proceso En caso de si, Elaborar 10 Contador informe de aprobación 12 Contador Elaborar Cheque Enviar Cheque al auxiliar 13 Contador contable Auxiliar Recibir cheque de 14 contable contabilidad Auxiliar 15 contable Cobrar el cheque Auxiliar Llevar efectivo y guardar 16 contable dinero en caja segura 17
FIN DEL PROCESO
Fuente: Propia Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
Documento Actividad
X
X
X X
x
Organigrama
90
5.3.3.4.7.
Procesos de fondo rotativo
Tabla Nº 28 Proceso de fondo rotativo N°
Cargo
Actividad
Jefe de 1 proyectos Jefe de 2 proyectos Jefe de 3 proyectos Jefe de 4 proyectos 5 6 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
Determinar que proyecto necesita fondo rotativo En caso de No, Fin del proceso En caso de SI, Elaborar Solicitud de creacion de fondo Enviar Solicitud de fondo rotativo al gerencia Recibe Solicitud de Fondo Gerente rotativo Analiza solicitud de fondo Gerente rotativo Se aprueba solicitud de fondo Gerente rotativo En caso de No, Envío informe Gerente especificando Motivos de Jefe de Recibe informe por parte de proyectos gerencia Jefe de proyectos Apela a la Decición Jefe de EN caso de SI, Regresa al proyectos punto 4 Jefe de En caso de No, Fin del proyectos proceso En caso de que si apruebe, Gerente enviar informe de aprobacion Contabili Recibir informe aprobado de dad gerencia Contabili Notificar al auxiliar para dad apertura de cuenta corriente Contabili Realizar Transacción a cuenta dad aperturada Contabili Notificar al Jefe de proyecto dad de saldo disponoble Jefe de Confirmar saldo en cuenta proyectos corriente FIN DEL PROCESO
Fuente: Propia Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
Documento Actividad
x x
x x x x
x
x x
x x
x x x x x x
Organigrama
91
5.3.3.4.8.
Procesos de cobro
Tabla Nº 29: Proceso de cobro
N°
Cargo
1
Cliente
Venta de contado o a credito
x
2
Chofer
Crédito, Notificar al gerente
x
Gerente
Analizar si cliente es sujeto de crédito o no
Actividad
Documento Actividad
3
Gerente Aprueba credito
4
Gerente
En caso de aprobar el crédito, Realizar la venta
5
Gerente
Firmar letra de cambio de respaldo
6
Gerente
En caso de No, No realizar la venta
x
7
Chofer
Contado, ir a la actividad 5 del flujo de venta
x
Organigrama
x x
x
Fin del Proceso Fuente: Propia Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
5.3.3.5. 5.3.3.5.1.
Manual de Políticas de control interno Descripción del código
El código de las políticas está estructurado por siete dígitos, que significan lo siguiente: 00
00
000
XXX Numero de la política XX Capitulo XX Área
92
Tabla Nº 30: Codificación de las políticas CODIFICACIÓN DE LAS POLÍTICAS
Código
Nombre
1
Financiera y Contable
01.01
Caja-Bancos
01.01.001
Caja chica
01.01.002
Bancos
01.02
Cuentas por Cobrar
01.02.001
Cuentas por Cobrar Clientes
01.02.002
Cuentas por cobrar personal y accionistas
01.02.003
Provisión Incobrables
01.03
Inventarios
01.03.001
Inventarios suministros y materiales
01.03.002
Compras y desembolsos
01.05
Obligaciones
01.05.001
Obligaciones a corto y largo plazo
01.05.002
Proveedores
01.06.
Nómina
01.06.001
De personal
93
01.06.002
Finiquitos
01.07
Ventas
01.07.001
Gastos
01.07.002
Concesión Crédito Clientes
Fuente: Propia Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
5.3.3.5.2.
Desarrollo de las políticas de control interno
5.3.3.5.2.1.
Política de caja chica
Código de la política
01.01.001
Área
Financiera y Contable
Nombre de la política
Caja chica
Definición Fondos de cajas chicas son destinados a gastos pequeños que no justifican la emisión de cheque como un trámite normal. Políticas de control Todos los desembolsos de caja chica se los hará conjuntamente con un comprobante. Los fondos de caja chica asignados son únicamente para cubrir pagos menores y emergentes de la empresa. Los fondos asignados de caja chica son básicamente para cubrir pagos menores y que deben ser atendidos de inmediato como:
94
Útiles de oficina cuando no se cuente con los artículos en stock Arreglo y/o adquisición de instrumentos de seguridad (candados, cerraduras) Gastos relacionados con el mantenimiento de las instalaciones siempre y cuando no supere el 50% valor total de caja chica. Copias cuando no se puedan utilizar los instrumentos de la empresa. Gastos de comunicación cuando no se haya podido utilizar los medios que se dispone en la empresa. Por ningún concepto se deben utilizar estos fondos para: Cambios de cheques. Gastos personales de los empleados Compra de insumos para la venta Actividades que se realicen con regularidad Los reembolsos deben efectuarse cuando los pagos sumen más 50% del fondo. En cada reembolso solicitado se enviarán los comprobantes originales con detalle de gastos a contabilidad. Los egresos individuales no deben ser superiores al 20% del fondo de caja chica. Si egreso de caja chica no cuenta con un documento de respaldo tendrá un plazo de 15 días para presentar el soporte respectivo, en caso de no presentarlos el auxiliar debe notificar a contabilidad para registrarlo como cuenta por cobrar al personal.
95
Si los desembolsos de caja chica son recurrentes, los montos serán fijados en función a los gastos de operación de 30 días; con una frecuencia anual o cuando se consideré necesario. Al recibir los soportes, contabilidad revisará detenidamente los valores que han sido cancelados considerando los niveles de aprobación y para registrar el desembolso respectivo Los documentos recibidos deberán ser enviados a contabilidad para que se proceda a clasificarlos y realizar su debido registro. Como medio de control se realizarán arqueos sorpresivos a la persona encargada de caja chica sin previo aviso. 5.3.3.5.2.2.
Política de bancos
Código de la política
01.01.002
Área
Financiera y Contable
Nombre de la política
Bancos
Definición Constituyen valores monetarios que se depositan y retiran mediante cheques, de instituciones bancarias. Políticas de control Ingresos Todo ingreso o depósito a la cuenta de bancos deberá tener su comprobante de ingreso de caja pre numerado y pre impreso y adicional el comprobante emitido por el banco.
96
El comprobante de ingreso deberá ser firmado por la persona responsable de realizar el depósito. Egresos Todo egreso en cheque o en dinero deberá ser emitido con su comprobante de egreso de caja pre numerado y pre impreso. Para la emisión de cheques se deberá tener un documento que respalde la emisión ya sea un ingreso de insumos o comprobantes de pago. Deben contener la cantidad en números y letras, nunca se emitirán cheques en blanco; como medida de seguridad se debe colocar cinta adhesiva sobre la cantidad. El control físico de los cheques que aún no han sido usados corresponde al responsable de caja. Verificaciones de que los cheques e ingresos de caja emitidos están de acuerdo con lo solicitado y debidamente soportados con su respectivo registro:
Nombre del beneficiario
Concepto
Valor
Semanalmente se debe verificar la secuencia numérica del registro de ingresos y egresos. Mensualmente realizar conciliaciones con los estados enviados por los bancos. Deberá analizar las partidas conciliatorias, de ser el caso procederá a realizar los ajustes que se consideren oportunos y necesarios (notas de débito, notas de crédito).
97
Se verificara que el saldo conciliado sea igual al saldo de la cuenta del Banco y del mayor general. 5.3.3.5.2.3.
Política de cuentas por cobrar clientes
Código de la política
01.02.001
Área
Financiera y Contable
Nombre de la política
Cuentas por cobrar clientes
Definición Son cuentas por cobrar resultantes de ventas efectuadas a crédito por el giro de la empresa. Políticas de control Toda venta a crédito se efectuará con autorización del gerente, una vez confirmada la capacidad de crédito; bajo ningún concepto se concederá crédito a clientes que mantengan cartera vencida. Las facturas que no hayan sido pagadas por el deudor en su totalidad deben considerarse cuentas por cobrar debiendo tomarse las siguientes medidas:
Firmar una letra de cambio que detalle la razón del mismo tal como descuentos autorizados o falta de pago del cliente.
Con la letra de cambio emitida se realizaran los trámites de cobro respectivos.
Cada semana se debe presentar un informe con las ventas a crédito para el control de cobros y verificación de registros contables.
98
Cuando los pagos se realicen mediante depósito se deberá registrar en el detalle de los ingresos para el respectivo descargo de la cuentas por cobrar; Contar con una cartera de clientes estable. 5.3.3.5.2.4.
Política de cuentas por cobrar personal y accionistas
Código de la política
01.02.002
Área
Financiera y Contable
Nombre de la política
Cuentas por cobrar personal
Definición Son valores entregados al personal y/o accionistas que van a ser recuperados posteriormente por anticipos u otros. Políticas de control Bajo ningún concepto se manejarán los créditos al personal, excepto los anticipos de sueldo. Un anticipo de sueldo se realizará con autorización del gerente. Ningún anticipo se realizará por un valor superior al de su sueldo mensual. Los descuentos se realizarán mensualmente de los ingresos que reciba el trabajador, a través de la nómina. En el caso de los accionistas los anticipos o créditos se descontarán en el pago de dividendos.
99
5.3.3.5.2.5.
Política de provisión de incobrables
Código de la política
01.02.003
Área
Financiera y Contable
Nombre de la política
Provisión incobrables
Definición Constituye una reserva de provisión anual estipulada por la ley sobre los créditos concedidos en cada ejercicio. Políticas de control Se deberá establecer aquellos créditos que se originaron en el periodo y que no han podido ser recuperados al final del mismo para realizar la respectiva provisión. Se deberá confirmar que los saldos de las cuentas consideradas incobrables sean reales. Establecer los créditos incobrables que han cumplido con el tiempo legal para su respectiva eliminación y registro. En el caso de que la reserva supere lo estipulado por la ley debería considerarse en la conciliación tributaria y como un gasto no deducible para fines impositivos. Se debe afectar contra la provisión cuando se den de baja las cuentas incobrables. Los niveles de provisión de incobrables se determinarán en base a la ley.
100
5.3.3.5.2.6.
Política de Obligaciones bancarias corto y largo plazo
Código de la política
01.05.001
Área
Financiera y Contable
Nombre de la política
Obligaciones bancarias corto y largo plazo
Definición Prestamos que la empresa mantiene con entidades bancarias y financieras que están sujetas al pago de interés en un plazo estipulado. Políticas de control Los créditos se contratarán con las instituciones bancarias definidas por la gerencia y con la que se mantienen relaciones. Al contratar un crédito se debe verificar que los documentos estén de acuerdo con la negociación en todos sus términos. Contabilidad debe registrar las obligaciones bancarias con el debido soporte, bajo ningún concepto se recibirán créditos por movimientos no identificados. Al momento de emitir un cheque para su cancelación se verificará con el reporte de obligaciones que el monto y la fecha de emisión sean correctas. En las obligaciones a largo plazo se debe ir actualizando las tablas de amortización para poder evidenciar si existe algún cambio y determinar adecuadamente la tasa de interés efectiva. No se podrá realizar un registro sin verificar que los valores que se cargan al gasto como cuota e interés sean los correctos.
101
Realizar la clasificación de la parte corriente de las obligaciones a largo plazo cada periodo. 5.3.3.5.2.7.
Política de Proveedores
Código de la política
01.05.002
Área
Financiera y Contable
Nombre de la política
Proveedores
Definición Debe registrarse las obligaciones contraídas por la compañía, a ser pagadas en dólares y que son producto de las obligaciones normales por compra de bienes o servicios propios del giro del negocio. Políticas de control En el momento en que se requieran insumos o materiales se debe realizar una orden de requisición. Se pedirá cotizaciones en el mercado y se emitirá la orden de compra al proveedor que mejores condiciones ofrezca. Se debe realizar el envío de los insumos correspondientes respaldados con una nota de entrega, que debe ser emitida a contabilidad para realizar su registro. Debe verificar que el contenido de la factura sea igual al ingreso que se realizó Para pagos superiores a $ 2500 se requiere autorización del Gerente.
102
5.3.3.5.2.8.
Política de Personal
Código de la política
Área
01.06.001
Financiera y Contable
Nombre de la política
De personal
Definición Consiste en la regulación y cumplimiento en las relaciones laborales con el personal de la empresa. Políticas de control Se debe cumplir con las novedades sobre ingresos y salidas de personal, descuentos de personal, avisos por enfermedad, avisos por maternidad, vacaciones, cambios de sueldos. Se debe notificar los descuentos a realizarse por anticipos, refrigerios y otros que puedan presentarse. Si existen préstamos a empleados se llevara un registro de individual por empleado. En caso de que los descuentos sean superiores al valor a pagar se descontaran en el siguiente pago. Obtener un listado definitivo de la nómina. Realizar roles individuales para entregar al personal. Elaborar reportes adicionales que permitan realizar los registros contables en lo posterior.
103
Obtener listados de información del personal como: fechas de ingreso, listado de sueldos, listado de cargos, listado del impuesto a la renta con sus respectivos detalles. Dejar constancia de que se efectuado el pago de haberes a los empleados de la empresa y que los rubros que se contemplaron para realizar el pago. 5.3.3.5.2.9.
Política de Finiquitos
Código de la política
01.06.002
Financiera y Contable
Área
Nombre de la política
Finiquitos
Definición Finiquito es el documento mediante el cual se da por terminado un contrato de trabajo. Políticas de control Notificar al empleado acerca del despido con el tiempo prudencial establecido por la ley. La persona encargada de elaborar la liquidación procede a recopilar datos necesarios como son:
Fecha de ingreso y salida de la persona
Sueldo del empleado
Cargo del empleado
Beneficios sociales pendientes
104
Días de trabajo no pagados
Descuentos que deban realizarse al empleado
Ingresos adicionales (bonificaciones, horas extras, comisiones)
Con estos datos procederá a elaborar la liquidación con los valores correspondientes que debe ser aprobada. Luego de revisada y aprobada se realizar la solicitud de cheque para el pago correspondiente. Con una copia de la liquidación se realizará el registro contable respectivo. En caso de que los descuentos superen la liquidación se considerará un anticipo de utilidades. 5.3.3.5.2.10. Política de Gastos
Código de la política
01.07.001
Área
Financiera y Contable
Nombre de la política
Gastos
Definición Son desembolsos realizados para gatos varios como viajes de revisión de proyectos, transporte de insumos. Políticas de control Se deberá realizar un presupuesto anual para la empresa en el que se consideren los ingresos y egresos que se presentarán dentro del periodo.
105
Los viajes se realizarán con autorización del gerente y los fondos serán entregados por el responsable de caja chica. Los comprobantes de respaldo de los gastos se entregan en un plazo máximo de 8 días. En el caso de existir saldos sobrantes a favor de la compañía deberán devueltos para ser depositados al día siguiente de su retorno. Deber efectuarse un análisis mensual de las cuentas para determinar si existen valores pendientes y exigir su liquidación. 5.3.3.5.2.11. Política de Concesión de crédito clientes
Código de la política
01.04.001
Área
Financiera y Contable
Nombre de la política
Concesión de crédito clientes
Definición Políticas de control Revisar el historial de crédito del cliente; si ha realizado los pagos puntualmente es sujeto de crédito caso contrato no aplica. Para autorizar una nueva venta a crédito el cliente deberá cancelar todos los valores que adeude Los créditos que se concedan tendrán un plazo no mayor a 45 días. Para clientes que no se haya concedido crédito anteriormente se otorgara crédito sobre el 50% del valor de la compra la diferente se cancelará en efectivo
106
Los montos de crédito se concederán en base a los niveles de compra y capacidad de pago del cliente. Como garantía de pago de la cuenta por cobrar al cliente se solicitará una letra de cambio por el valor que se haya otorgado el crédito. 5.3.4.
Análisis de los estados informes financieros de la empresa
En este punto se presenta parte de la información financiera específicamente el Estado de Resultados y Balance General de la empresa Jianhao S.A, que posteriormente serán sujeto de una evaluación de la gestión financiera que permita determinar el impacto financiero que produce mediante la aplicación de la herramienta financiera de análisis vertical. Entre las herramientas que se utilizarán para evaluar la gestión financiera de la empresa se encuentran: Análisis vertical Índice de liquidez Índice de rentabilidad Razones de endeudamiento
107
Tabla Nº 31: Estado de situación General
EMPRESA JIANHAO C.A. ESTADOS DE SITUACIÓN FINANCIERA Código
Cuentas
1.
ACTIVO
1.1.
ACTIVO CORRIENTE
Año
Año
2013
2014
1.1.1.01.
$ 348.531,91 $ EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO $ 35.153,45 $ Caja $ 600,00 $
1.1.1.01.001
Caja General
$
600,00 $
600,00
1.1.1.02.
Caja Chica
$
37.779,47 $
95.282,52
1.1.1.02.001
Fondo Rotativo Marco Alulima
$
3.985,20 $
2.391,21
1.1.1.02.002
Fondo Rotativo Narcizo Intriago
$
10.457,14 $
10.381,86
1.1.1.02.003
Fondo Rotativo Diego Cabrera
$
5.485,88 $
42.719,23
1.1.1.02.004
Fondo Rotativo Geovanna Mosquera
$
742,93 $
5.576,84
1.1.1.02.005
Fondo Rotativo Veronica Marcillo
$
-4,38 $
-791,72
1.1.1.02.006
Fondo Rotativo Hernan Cortes
$
10.042,85 $
21.655,42
1.1.1.02.007
Fondo Rotativo Enrique Cedeño
$
1.1.1.02.008
Fondo Rotativo Ana Zambrano
$
1.1.1.02.009
Fondo Rotativo Jenny Andrade
$
-
$
-2.250,75
1.1.1.02.010
Fondo Rotativo Fridson Delgado
$
1.323,74 $
213,20
1.1.1.02.011
Fondo Rotativo Esteban Ferlito
$
-
$
-8,95
1.1.1.02.012
Fondo Rotativo Patricio Chiriboga
$
-
$
-319,35
1.1.1.02.013
Fondo Rotativo Manuel Brito
$
653,50 $
84,04
1.1.1.02.014
Fondo Rotativo Alexandra Villacis
$
2.745,16 $
2.745,16
1.1.1.02.015
Fondo Rotativo Jose Baque
$
1.035,00 $
1.079,10
1.1.1.02.016
Fondo Rotativo Edison Aguilar
$
-
$
1.949,47
1.1.1.02.017
Fondo Rotativo Javier Alcivar
$
-
$
178,43
1.1.1.02.018
Fondo Rotativo Nixon Palacios
$
-
$
1.202,08
1.1.1.02.019
Fondo Rotativo Maria Eliza Cadena
$
-
$
2.943,43
1.1.1.02.020
Fondo Rotativo Solorzano Fania
$
-
$
119,65
1.1.1.02.021
Fondo Rotativo Pinargote Barragan Neiva $
1.000,00 $
1.000,00
1.1.1.02.022
Fondo Rotativo Armijos Ana Paola
$
-
$
740,54
1.1.1.03.
Bancos
$
-3.226,02 $
3.367,39
1.1.2.
ACTIVOS FINANCIEROS
1.1.2.01
Cuentas por cobrar clientes
$ $
248.448,54 $ 133.820,65 $
420.073,20 276.678,30
1.1.2.02.
Cuentas por cobrar empleados
$
2.932,14 $
17.599,92
1.1.1.03.
$
111.695,75 $
125.794,98
1.1.3.
Otras cuentas por cobrar INVENTARIOS
$
30.506,03 $
195.783,35
1.1.3.01.
Inventario de materia prima
30.506,03 $ 34.423,89 $
195.783,35 90.170,30
1.1.1.
1.1.4.
$ ACTIVOS POR IMPUESTOS CORRIENTES $
-
805.276,76 99.249,91 600,00
$
75,47
312,45 $
3.598,16
108
EMPRESA JIANHAO C.A. ESTADOS DE SITUACIÓN FINANCIERA Cuentas
Código
Año
Año
1.1.4.01.
Iva en Compras
$
2013 25.724,45 $
2014 74.710,46
1.1.4.02.
2% Servicios entre sociedades
$
8.648,04 $
13.094,51
1.1.4.03.
1% Transporte Privado o Publico Pasajero
$
25,00 $
25,00
1.1.4.04.
1% Transferencia de Bienes Muebles Nat.
$
$
2.313,93
1.1.4.05.
Cuentas por Cobrar SRI
$
26,40 $
26,40
1.2.
ACTIVO NO CORRIENTE
$
53.280,54
$
141.102,95
1.2.1.
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
1.2.1.01.
Contrucciones en curso
$ $
53.280,54 $ 18.089,93 $
141.102,95 90.897,07
1.2.1.02.
Muebles y enseres
$
4.568,63 $
4.095,60
1.2.1.03.
Maquinaria y equipo
$
23.268,39 $
35.201,90
1.2.1.04.
Equipo de computación
$
7.353,59 $
7.872,10
1.2.1.05.
Repuestos y herramientas
$
-
$
3.036,28
-
TOTAL ACTIVO
$
401.812,45
$
946.379,71
2.
PASIVO
2.1.
PASIVO CORRIENTE
2.1.1.
CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR
$ $
352.601,51 $ 104.975,50 $
1.307.297,77 226.274,52
2.1.1.01.
Cuentas Y Documentos Por Pagar Locales
$
104.975,50 $
226.274,52
2.1.2.
OBLIGACIONES FINANCIER
$
-
$
62.474,65
2.1.2.01
Obligaciones con instituciones financieras
$
-
$
62.474,65
2.1.3
OBLIGACIONES TRIBUTRIAS
2.1.3.01
30% Retencion IVA
$ $
69.053,33 $ 328,08 $
112.162,17 2.097,80
2.1.3.02
70% Retencion IVA
$
2.801,12 $
3.900,07
2.1.3.03
100% Retencion IVA
$
4.670,54 $
9.125,96
2.1.3.04
IVA en Ventas por pagar
$
57.241,29 $
83.225,42
2.1.3.05
10% Honorarios Profesionales (303)
$
1.558,56 $
4.374,13
2.1.3.06
8% Predomina Intelecto (304)
$
43,48 $
60,24
2.1.3.07
2% Predomina Mano obra (307)
$
1.158,81 $
2.142,89
2.1.3.08
2% Entre Sociedades (308)
$
76,28 $
286,73
2.1.3.09
1% Transp. priv. pub. carga pe (310)
$
457,40 $
315,30
2.1.3.10
1% Transf bienes mueb. nat cor (312)
$
697,25 $
6.385,59
2.1.3.11
1% Otras Retenciones (340)
$
2,98 $
21,06
2.1.3.12
2% Otras Retenciones (341)
$
6,02 $
221,58
2.1.3.13
8% Otras Retenciones (342)
$
11,52 $
16,50
2.1.3.14
Impuesto a la renta por pagar
$
-
$
-11,10
$ $
3.354,31 $ 3.354,31 $
8.677,64 8.677,64
OBLIGACIONES CON LOS TRABAJADORES$ $ Sueldos Por Pagar
29.147,76 $ 14.262,31 $
46.017,28 16.801,88
2.1.4 2.1.4.01 2.1.5 2.1.5.01
POR IESS POR IESS
109
EMPRESA JIANHAO C.A. ESTADOS DE SITUACIÓN FINANCIERA Código
Cuentas
Año
Año
2.1.5.02
Provision Decimo Tercero
$
2013 3.050,06 $
2014 7.688,53
2.1.5.03
Provision Decimo Cuarto
$
6.307,88 $
8.362,60
2.1.5.04
Provision Vacaciones
$
5.081,32 $
10.802,56
2.1.5.05
Provision Fondo de Reserva
$
418,85 $
1.928,06
2.1.5.06
Horas Suplementarias por Pagar
$
2.1.5.07
Otros Descuentos
$
2.1.6. 2.1.6.01
OTROS PASIVOS CORRIENTES Cuentas por pagar varias TOTAL PASIVO
$
$
-7,88
27,34 $
-
441,53
146.070,61
$
851.691,51
$
146.070,61 $
851.691,51
$
352.601,51 $
1.307.297,77
3.
CAPITAL
3.1.
SUPERAVIT DE REVALUACIONES
3.1.1.
CAPITAL SOCIAL
3.1.1.01.
Capital suscrito o asignado
$ $
49.210,94 $ 800,00 $
-360.918,06 800,00
3.1.2.
RESULTADO EJERCICIOS ANTERIORES
$
48.410,94
$
-361.718,06
3.1.2.01
Resultado de ejercicios anteriores
$
48.410,94 $
48.410,94
3.1.2.02.
Perdida del ejercicio
$
-
TOTAL PASIVO + PATRIMONIO Fuente: Empresa Jianhao Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
$
401.812,45
$
-410.129,00
$
946.379,71
110
Tabla Nº 32: Estado de resultados
EMPRESA JIANHAO C.A. ESTADOS DE RESULTADOS Código
Cuentas
Año
Año
2013
2014
4.
INGRESOS
4.1.
INGRESOS OPERACIONALES
4.1.1.
VENTAS NETAS
$
-
$
382.619,96
4.1.1.02.
Ventas netas
$
-
$
382.619,96
4.1.2.
INGRESOS NO OPERACIONALES
$
-
$
52,77
4.1.2.01.
Rendimientos Financieros
$
-
$
52,77
TOTAL INGRESOS OPERACIONALES
$
-
$
382.672,73
5.
COSTOS
$
-
$
548.864,60
5.1.
COSTOS DE VENTAS Y PRODUCCION
$
-
5.1.1.
Cargos por nomina
$
-
$ $
449.296,31 233.542,35
5.1.2
Aportes a la seguridad social
$
-
$
28.718,61
5.1.3.
Beneficios sociales
$
-
$
46.368,17
5.1.4.
Mantenimiento y reparaciones
$
-
$
92.879,10
5.1.5.
Combustibles y lubricantes
$
-
$
4.103,37
5.1.6.
Transporte
$
-
$
5.621,20
5.1.7.
Pagos por otros servicios
$
-
$
3.994,55
5.1.8.
Suministros y materiales
$
-
$
10.316,06
5.1.9.
-
5.2.
$ Otros costos de producción COSTO DE VENTAS (INVENTARIO PERMANENTE) $
-
$ $
23.752,90 99.568,29
5.2.1.
Costo de ventas
$
-
$
99.568,29
6.
GASTOS
$
-
$
243.937,13
6.1.
GASTOS OPERACIONALES
$
-
6.1.1.
Depreciacion Muebles y Enseres
$
-
$ $
484,47 473,03
6.1.2.
Costo de producción
$
-
$
11,44
6.2.
GASTOS ADMINISTRATIVOS
$
-
6.2.1.
Sueldos, salarios y demás remuneraciones
$
-
$ $
207.977,97 71.114,87
6.2.2.
Honorarios, comisiones y dietas a person
$
-
$
37.220,34
6.2.3.
Mantenimiento y reparaciones
$
-
$
27.885,10
6.2.4.
Suministros y materiales
$
-
$
26.488,76
6.2.5.
Combustibles
$
-
$
3.818,87
6.2.6.
Lubricantes
$
-
$
80,36
6.2.7.
Seguros y reaseguros
$
-
$
4.305,28
6.2.8.
Transporte
$
-
$
5.747,21
6.2.9.
Gastos de gestión
$
-
$
17.816,29
6.2.10.
Gastos de viaje
$
-
$
4.885,03
6.2.11.
Agua, energía, luz, y telecomunicaciones
$
-
$
55,37
111
EMPRESA JIANHAO C.A. ESTADOS DE RESULTADOS Código
Cuentas
Año
Año
2013 6.2.12.
Notarios y registradores de la propiedad
$
-
$
2014 8.365,33
6.2.13.
$
-
$
195,16
6.3.
Impuestos, contribuciones y otros DEPRECIACIONES:
$
-
6.3.1.
Propiedades, planta y equipo
$
-
$ $
35.474,69 8.161,04
6.3.2.
Gastos financieros
$
-
$
2.009,88
6.3.3.
Otros gastos no deducibles
$
-
$
11.136,07
6.3.4.
Otros gastos no deducibles PERDIDA DEL EJERCICIO
$
-
$
14.167,70
$
-
$
-410.129,00
Fuente: Empresa Jianhao Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
En el estado de resultados lo que se puede establecer es que la empresa no se encuentra haciendo uso adecuado de los recursos y además los costos y gastos que presenta sobre pasan los ingresos por ventas que se reciben por tanto en los resultados de la empresa presenta perdida en el ejercicio. 5.3.4.1.
Aplicación de índices y razones financieras
Tabla Nº 33: Índice de liquidez Índice liquidez
Razón circulante
Prueba acida
Fórmula
Activo circulante/Pasiv o circulante
(Activo circulanteInventarios)/Pas ivo circulante
Fuente: Empresa Jianhao Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
Año 2013
0,99
0,90
Año 2014
0,62
0,47
Análisis
La empresa no cuenta con liquidez corriente como para cubrir sus deudas de corto plazo
La empresa no cuenta con capacidad de pago para para cubrir sus cuentas el activo disponible no asciende al 50%
112
Tabla Nº 34: Índice de rentabilidad Índice de rentabilidad
Margen operativo
Rendimiento sobre activos u operativo
Fórmula
Utilidad operacional/ventas
Utilidad Neta/Activos
Año 2013
0
0
Año 2014
Análisis
-1,071896511
Representa el porcentaje de ventas de la empresa producto de su actividad normal.
-0,433366223
En el presente ejercicio la empresa tiene perdida lo que denota que los recursos no se han usados adecuadamente y se ha producido un sobrecargo de costos y gastos.
Fuente: Empresa Jianhao Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
Tabla Nº 35: Razones de endeudamiento Razones de endeudamiento Fórmula
Nivel de endeudamiento
Pasivo total/Activo total
Fuente: Empresa Jianhao Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
Año 2013
87%
Año 2014
138%
Análisis
En el año 2014 los pasivos se incrementaron es decir en este periodo los activos de la empresa no cubren los pasivos totales según el balance presentado
113
Tabla Nº 36: Análisis vertical
EMPRESA JIANHAO C A ESTADOS DE SITUACIÓN FINANCIERA
Código 1. 1.1. 1.1.1. 1.1.1.01. 1.1.1.02. 1.1.1.03. 1.1.2. 1.1.2.01 1.1.2.02. 1.1.1.03. 1.1.3. 1.1.3.01. 1.1.4. 1.1.4.01. 1.1.4.02. 1.1.4.03. 1.1.4.04. 1.1.4.05. 1.2. 1.2.1. 1.2.1.01. 1.2.1.02. 1.2.1.03.
Año 2013
Cuentas ACTIVO ACTIVO CORRIENTE EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO Caja Caja Chica Bancos ACTIVOS FINANCIEROS Cuentas por cobrar clientes Cuentas por cobrar empleados Otras cuentas por cobrar INVENTARIOS Inventario de materia prima ACTIVOS POR IMPUESTOS CORRIENTES Iva en Compras 2% Servicios entre sociedades 1% Transporte Privado o Publico Pasajero 1% Transferencia de Bienes Muebles Nat. Cuentas por Cobrar SRI ACTIVO NO CORRIENTE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO Contrucciones en curso Muebles y enseres Maquinaria y equipo
$ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $
348.531,91 35.153,45 600,00 37.779,47 -3.226,02 248.448,54 133.820,65 2.932,14 111.695,75 30.506,03 30.506,03 34.423,89 25.724,45 8.648,04 25,00 26,40 53.280,54 53.280,54 18.089,93 4.568,63 23.268,39
% 2013
Año 2014 87% 9% 2% 107% -9% 62% 54% 1% 45% 8% 100% 9% 75% 25% 0% 0% 13% 13% 34% 9% 44%
$ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $
805.276,76 99.249,91 600,00 95.282,52 3.367,39 420.073,20 276.678,30 17.599,92 125.794,98 195.783,35 195.783,35 90.170,30 74.710,46 13.094,51 25,00 2.313,93 26,40 141.102,95 141.102,95 90.897,07 4.095,60 35.201,90
% 2014 85% 10% 1% 96% 3% 44% 66% 4% 30% 21% 100% 10% 83% 15% 0% 2% 0% 15% 15% 64% 3% 25%
114
EMPRESA JIANHAO C A ESTADOS DE SITUACIÓN FINANCIERA
Código
$ $ TOTAL ACTIVO $
Año 2013 7.353,59 401.812,45
$ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $
352.601,51 104.975,50 104.975,50 69.053,33 328,08 2.801,12 4.670,54 57.241,29 1.558,56 43,48 1.158,81 76,28 457,40 697,25 2,98 6,02 11,52 3.354,31 3.354,31
Cuentas
1.2.1.04. 1.2.1.05.
Equipo de computación Repuestos y herramientas
2. 2.1. 2.1.1. 2.1.1.01. 2.1.2. 2.1.2.01 2.1.3 2.1.3.01 2.1.3.02 2.1.3.03 2.1.3.04 2.1.3.05 2.1.3.06 2.1.3.07 2.1.3.08 2.1.3.09 2.1.3.10 2.1.3.11 2.1.3.12 2.1.3.13 2.1.3.14 2.1.4 2.1.4.01
PASIVO PASIVO CORRIENTE CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR Cuentas Y Documentos Por Pagar Locales OBLIGACIONES FINANCIERAS Obligaciones con instituciones financieras OBLIGACIONES TRIBUTRIAS 30% Retencion IVA 70% Retencion IVA 100% Retencion IVA IVA en Ventas por pagar 10% Honorarios Profesionales (303) 8% Predomina Intelecto (304) 2% Predomina Mano obra (307) 2% Entre Sociedades (308) 1% Transp. priv. pub. carga pe (310) 1% Transf bienes mueb. nat cor (312) 1% Otras Retenciones (340) 2% Otras Retenciones (341) 8% Otras Retenciones (342) Impuesto a la renta por pagar POR IESS POR IESS
% 2013 14% $ $ 100% $
Año 2014 7.872,10 3.036,28 946.379,71
$ 30% $ $ $ $ 20% $ 0,5% $ 4% $ 7% $ 83% $ 2% $ 0,1% $ 2% $ 0,1% $ 1% $ 1% $ 0,004% $ 0,01% $ 0,02% $ $ 1% $ $
1.307.297,77 226.274,52 226.274,52 62.474,65 62.474,65 112.162,17 2.097,80 3.900,07 9.125,96 83.225,42 4.374,13 60,24 2.142,89 286,73 315,30 6.385,59 21,06 221,58 16,50 -11,10 8.677,64 8.677,64
% 2014 6% 2% 100%
17% 5% 9% 1,9% 3% 8% 74% 4% 0,1% 1,9% 0,3% 0,3% 6% 0,0% 0,2% 0,01% -0,01% 1%
115
EMPRESA JIANHAO C A ESTADOS DE SITUACIÓN FINANCIERA
Código
$ $ $ $ $ $ $ $ $ $ TOTAL PASIVO $
Año 2013 29.147,76 14.262,31 3.050,06 6.307,88 5.081,32 418,85 27,34 146.070,61 146.070,61 352.601,51
$ $ $ $ $ $
49.210,94 800,00 48.410,94 48.410,94 401.812,45
Cuentas
2.1.5 2.1.5.01 2.1.5.02 2.1.5.03 2.1.5.04 2.1.5.05 2.1.5.06 2.1.5.07 2.1.6. 2.1.6.01
OBLIGACIONES CON LOS TRABAJADORES Sueldos Por Pagar Provision Decimo Tercero Provision Decimo Cuarto Provision Vacaciones Provision Fondo de Reserva Horas Suplementarias por Pagar Otros Descuentos OTROS PASIVOS CORRIENTES Cuentas por pagar varias
3. 3.1. 3.1.1. 3.1.1.01. 3.1.2. 3.1.2.01 3.1.2.02.
CAPITAL SUPERAVIT DE REVALUACIONES CAPITAL SOCIAL Capital suscrito o asignado RESULTADO EJERCICIOS ANTERIORES Resultado de ejercicios anteriores Perdida del ejercicio TOTAL PASIVO + PATRIMONIO
% 2013 $ $ $ $ $ $ $ 0,1% $ 41% $ $ 100% $
Año 2014 46.017,28 16.801,88 7.688,53 8.362,60 10.802,56 1.928,06 -7,88 441,53 851.691,51 851.691,51 1.307.297,77
$ 2% $ 98% $ $ $ 100% $
-360.918,06 800,00 -361.718,06 48.410,94 -410.129,00 946.379,71
8% 49% 10% 22% 17% 1%
% 2014 4% 37% 17% 18% 23% 4% 0% 1,0% 65% 100%
-0,2% 100,2% -13% 113% 100%
Fuente: Empresa Jianhao Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
Basados en el análisis financiero vertical aplicado a la compañía podemos evidenciar que la gestión empresarial aplicada no es óptima, lo que ocasiona que la empresa incurra en pérdidas económicas, entre los problemas de gestión financiera del activo se detallan fondos rotativos que no
116
se liquidan , cuenta de bancos sobregirada, préstamos a empleados que ya no pertenecen a la empresa, cuentas por cobrar clientes que no son sujetas de recuperación, impuestos declarados que no van acorde con la información financiera presentada. En el pasivo se presenta una situación que refleja que la empresa está en manos de terceros, la cifra de los pasivos no podría ser cancelada con los activos ni con el patrimonio; adicional a esto la empresa no cuenta con capital disponible para ninguna actividad y sus resultados se han trasformado en grandes pérdidas. Tabla Nº 36 y 37 Tabla Nº 37: Análisis vertical
Código 4. 4.1. 4.1.1. 4.1.1.02. 4.1.2. 4.1.2.01. 5. 5.1. 5.2. 6. 6.1. 6.2. 6.3.
EMPRESA JIANHAO C.A. ESTADO DE RESULTADOS Cuentas INGRESOS INGRESOS OPERACIONALES VENTAS NETAS Ventas netas INGRESOS NO OPERACIONALES Rendimientos Financieros TOTAL INGRESOS OPERACIONALES COSTOS COSTOS DE VENTAS Y PRODUCCION COSTO DE VENTAS (INVENTARIO PERMANENTE) GASTOS GASTOS OPERACIONALES GASTOS ADMINISTRATIVOS DEPRECIACIONES PERDIDA DEL EJERCICIO
Fuente: Empresa Jianhao Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
Año 2014
%
$ $ $ $
382.619,96 82.619,96 52,77 52,77
99,99%
$ $ $ $
382.672,73 548.864,60 449.296,31 99.568,29
$ $ $ $ $
243.937,13 484,47 207.977,97 35.474,69 -410.129,00
100% 143% 82% 18% 64% 0,2% 85,3% 14,5% -107%
0,01%
117
5.4.
CONCLUSIONES Es esencial que en toda empresa se realice un adecuado control interno para el área administrativo y financiera. La empresa se está llevando a cabo un inadecuado manejo de cuentas como es el caso de fondo rotativo de 22 personas que no es liquidado de un periodo a otro y en algunos casos tienen saldo negativo. Del análisis financiero aplicado a la empresa se concluye que el 62% de los activos corresponde a cuentas por cobrar; pese a contar con altos niveles de cuentas por cobrar no realizan provisión de cuentas incobrables. La empresa no cuenta con liquidez para cubrir sus cuentas en el corto ni en el largo plazo. La empresa cuenta con un valor alto de cuentas por pagar en las que se incluye créditos por movimientos no identificados analizar la capacidad de pago de la empresa antes de realizar un creidito. La aplicación de una administración adecuada en cada departamento de una empresa contribuye con la mejora del clima laboral y en la realización de las tareas de cada colaborador. La empresa debería establecer mapas de procesos para facilitar el actuar de cada trabajador y definir sus funciones con manuales de funciones para que cada persona sepa cuáles son las actividades inmersas en la realización de su trabajo.
118
Este proyecto sería beneficioso en los ámbitos financieros, administrativos de la empresa por lo que se debería tomar en cuenta su implementación. Los beneficios que resultan del proyecto no son únicamente económicos pues también contribuyen con el desarrollo de un mejoramiento del ambiente laboral, punto que es importante en las empresas para mantener a nuestros clientes internos en un ambiente agradable.
119
5.5.
RECOMENDACIONES Implementar el presente proyecto con tema la propuesta de manual de control interno para mejorar la gestión financiera de la empresa Jianhao .S.A. Que se establezca un fondo de caja chica y un fondo rotativo. Caja chica para los gastos emergentes y menores que se presentan en la empresa. y para otros fines específicos, que se consideren necesarios y requieren un desembolso de efectivo como proyectos de construcción, implementación de sistemas de riego, entre otros. Mejorar las políticas de concesión de créditos y ajustar los plazos de cobro para mejorar el flujo de efectivo corriente de la empresa Realizar la provisión de incobrables ya que existen cuentas que deben ser depuradas del balance. Restringir los créditos concedidos para contar con efectivo disponible y no tener que recurrir a los créditos. Desarrollar una planificación estratégica para la empresa Jianhao .S.A. que sea difundida a todos los niveles de la organización para que sea un marco de referencia. Realizar una auditoría tributaria y financiera que permitan dar fe pública de la información presentada.
120
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Marchan, C. & Oviedo, M. (2011). Gestión por Procesos en la Administración Pública del Ecuador. Recuperado el 31 de mayo de 2015, de http://iaen.edu.ec/wpcontent/uploads/2014/07/3_Modelo-de-organizacio%CC%81n-ygestio%CC%81n-por-procesos.pdf Ortiz, L. (2009). Manual de procesos y procedimientos, bases estrategias y organizacionales. Recuperado el 20 de junio de 2015, de http://www.eumed.net/librosgratis/2010b/689/INTRODUCCION%20MANUAL%20DE%20PROCESOS%2 0Y%20PROCEDIMIENTOS%20BASES%20ESTRATEGICAS%20Y%20OR GANIZACIONALES.htm Peña, C. (7 de Mayo de 2010). Gerencia Carlos. Recuperado el 30 de Octubre de 2014, de http://gerenciacarlos.zoomblog.com/archivo/2010/05/07/importancia-de-lasempresas.html Reyes, L. (s.f.). El prisma. Recuperado el 30 de Octubre de 2014, de http://www.elprisma.com/apuntes/administracion_de_empresas/procesoadminist rativoconcepto/#pageTable
124
GLOSARIO Arque o de caja: Consiste en la elaboración de un documento que permite dar fe del resultado de las existencias de efectivo y otros valores que se hallan en caja al momento de llevar a cabo este proceso. Control: El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización, no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos. Control interno: proceso sistemático que permite proporcionar seguridad razonable acerca de su buen uso de los recursos controlados por la empresa. Función: una tarea que se le asigna a una persona que forma parte de la empresa. Manual: Instrumento administrativo que contiene en forma explícita, ordenada y sistemática información sobre objetivos, políticas, atribuciones, organización y procedimientos de los órganos de una institución; así como las instrucciones o acuerdos que se consideren necesarios para la ejecución del trabajo asignado al personal, teniendo como marco de referencia los objetivos de la institución. Organigrama: es la representación gráfica de la estructura de una empresa o cualquier otra organización. Representan las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor en la organización. Política: son normas que establecen el comportamiento y la forma de actuar de una persona o procedimiento especifico en la empresa.
125
Procedimiento: norma que rige o establece la manera en que se debe realizar una actividad o proceso dentro de la empresa. Solicitud de compra: Este documento es una solicitud que debe ser llenada, autorizada y aprobada a fin de permitir la entrega de bienes almacenados o la compra de bienes inexistentes en las bodegas de la empresa.
126
ANEXOS Anexo Nº 1 Cronograma 2014 - 2015 Nº ACTIVIDADES OCTUBRENOVIEMBRE DICIEMBRE ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 Formulación del 1 tema Aprobación del 2 tema Elaboracion del plan 3 de disertación Ajustes y correcciones del 4 plan de disertación Aprobación del plan de disertación de 5 grado Desarrollo de 6 antecedentes Elaboración del 7 marco de referencial Descripcion de la 8 metodología 9 Propuesta # Diagnostico general Obtencion de la # Muestra # Encuesta # Análisis de datos Estudio técnico # organizacional Análisis de las políticas de control # interno Pruebas de control # interno Analizar y determinarlos niveles de riesgo del # control interno Soluciones # Generales Presentación de # primer borrador Ajustes y correciones de la # disertación Entrega del # empastado Defensa de # disertación
Fuente: Propia Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
127
Anexo Nº 2
Cuestionario de control interno compras Empresa Jianhao S.A. Año 2015 Santo Domingo-Ecuador CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO COMPRAS
N.
PREGUNTA
1
¿Se recopilan las licitaciones de los proveedores?
2
¿Se realiza un proceso de selección para elegir el mejor proveedor?
3
¿Se define con anticipación el presupuesto para las compras?
4
¿Existen procesos establecidos para realizar una compra?
5
6 7
8 9
SI
NO
¿Existe buena gestión sobre el manejo de inventarios? ¿Se recibe los inventarios con la orden de compra y factura respectiva? ¿Se realiza el ingreso de materiales luego de haberlos recibido? ¿Cada egreso de inventarios tiene adjunta su correspondiente requisición de materiales con las firmas de autorización respectivas? ¿Se realizan inventarios constantemente?
Elaborado por:
Panamito Karla y Velasco Ángel
Fecha de Elaboración: 15/04/2015
Revisado por:
Ana Guillén
Fecha de Revisión:
15/04/2015
Fuente: Propia Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
FIRMA
FECHA:
CALIFICACIÓN
128
Anexo Nº 3
Cuestionario de control interno pagos Empresa Jianhao S.A. Año 2015 Santo Domingo-Ecuador CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PAGOS
N.
PREGUNTA
1
¿Se cuentan con procesos definidos para registrar los egresos?
2
¿Existen una persona responsable de los egresos?
3
¿Se cumple con la documentación para realizar registrar los egresos?
4
¿Existen políticas definidas sobre los egresos?
5
SI
NO
15/04/201 5 15/04/201 5
¿Cuentan con manuales que definan las funciones del personal en relación a los egresos?
Elaborado por:
Panamito Karla y Velasco Ángel
Fecha de Elaboración :
Revisado por:
Ana Guillén
Fecha de Revisión:
Fuente: Propia
Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
FIRMA
FECHA:
CALIFICACIÓN
129
Anexo Nº 4
Cuestionario de control interno ventas Empresa Jianhao S.A. Año 2015 Santo Domingo-Ecuador CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO VENTAS N.
RIESGO
1
¿Se envían cotizaciones a los clientes cuando lo solicitan?
2
¿Existen órdenes de compra previa la venta?
3
¿Existen procesos establecidos para realizar una venta?
4 5
SI
NO
¿Se cumple con la documentación para realizar la venta? ¿Se realizan los despachos de mercadería con la debida autorización y documentación?
6
¿Existe un documento que respalde que la mercadería fue recibida por el cliente?
7
¿Cada egreso de bodega tiene adjunta su correspondiente requisición de materiales con las firmas de autorización respectivas?
8
¿Se cuenta con funciones definidas en el proceso de venta?
Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
Fecha de Elaboración:
15/04/2015
Revisado por: Ana Guillén
Fecha de Revisión:
15/04/2015
Fuente: Propia Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
FIRMA
´
CALIFICACIÓN
FECHA:
130
Anexo Nº 5
Cuestionario de control interno ingresos Empresa Jianhao S.A. Año 2015 Santo Domingo-Ecuador CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO INGRESOS N.
RIESGO
1
¿Se cuentan con procesos definidos para registrar los ingresos?
2
¿Existen una persona responsable de los ingresos?
3
¿Se cumple con la documentación para realizar registrar los ingresos?
4 5
SI
NO
CALIFICACIÓN
¿Existen políticas definidas sobre los ingresos? ¿Cuentan con manuales que definan las funciones del personal en cuanto a los ingresos?
Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
Fecha de Elaboración:
15/04/2015
Revisado por: Ana Guillén
Fecha de Revisión:
15/04/2015
Fuente: Propia Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
FIRMA
FECHA:
131
Anexo Nº 6 Cuestionario de control interno nómina
Empresa Jianhao S.A. Año 2015 Santo Domingo-Ecuador CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO NÓMINA N.
RIESGO
1
¿Se cuenta con bases determinadas (manuales) para la contratación de personal?
2
¿Se cumple con el procedimiento para la contratación de personal?
3
¿Se realiza una inducción al personal nuevo?
4 5
SI
NO
CALIFICACIÓN
¿Existe una adecuada definición de las tareas y responsabilidades de cada persona? ¿Cada colaborador cumple con sus obligaciones?
6
¿Cada colaborador conoce a cabalidad sus funciones?
7
¿Se verifica el reloj tiempo de ingreso y salida del personal?
8
¿La empresa cuenta con un manual de funciones?
9
¿Existe un proceso de liquidación de personal?
Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
Fecha de Elaboración:
15/04/2015
Revisado por: Ana Guillén
Fecha de Revisión:
15/04/2015
Fuente: Propia Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
FIRMA
FECHA:
132
Anexo Nº 7
Cuestionario de control interno activos fijos Empresa Jianhao S.A. Año 2015 Santo Domingo-Ecuador CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO ACTIVOS FIJOS N.
RIESGO
1
¿Se evalúa el deterioro de los bienes usados?
2
¿El método de depreciación es el adecuado?
3
¿Se establece un presupuesto para la adquisición de nuevos bienes?
4
¿Los bienes usados son utilizados de la forma correcta?
5
¿Los bienes producen lo que se pronostica producir?
6
¿Los activos deteriorados en la empresa son vendidos?
7
¿Se establecen presupuestos para las diferentes áreas?
SI
NO
CALIFICACIÓN
Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
Fecha de Elaboración:
15/04/2015
Revisado por: Ana Guillén
Fecha de Revisión:
15/04/2015
Fuente: Propia Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
FIRMA
FECHA:
133
Anexo Nº 8
Cuestionario de control interno Empresa Jianhao S.A. Año 2015 Santo Domingo-Ecuador CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO CAJA N.
RIESGO
1
¿Se realizan conciliaciones bancarias periódicamente?
2
¿Se tienes un registro ordenado y secuencial de los cheques girados?
SI
NO
CALIFICACIÓN
¿Se recién cheques posfechados? 3 4
¿Se realizan flujos de efectivo?
5
¿Se toman decisiones sobre el flujo de efectivo?
6
¿Se hacen las debidas evaluaciones para solicitar un préstamo?
8
¿Los pagos de los préstamos se los hace a tiempo o están pagan intereses por multa?
¿Se cuenta con documentación que respalde los egresos de caja? 9 10
¿Los ingresos de caja chica cuenta con su debido respaldo?
Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
Fecha de Elaboración:
15/04/2015
Revisado por: Ana Guillén
Fecha de Revisión:
15/04/2015
Fuente: Propia Elaborado por: Panamito Karla y Velasco Ángel
FIRMA
FECHA:
134
Anexo Nº 9 Balance de Comprobación de la Empresa Jianhao S.A.
JIANHAO S.A. Pág. 1
RUC 0992574763001 Balance de Comprobación DEL 01/01/2013 AL 31/12/2013 Emitido el 12/12/2014 a las 15:50:01
Nombre de La Cuenta
Saldo InicialMonto DebeMontoHaber Saldo Actual
1 - ACTIVO 1.1 - ACTIVO CORRIENTE 1.1.1 - EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO (CAJ 1.1.1.01 - EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO (CAJ 1.1.1.01.00 - CAJA 1.1.1.01.00.00001 - Caja General 600,00 1.1.1.01.00.00002 - Caja Chica 0,00 1.1.1.01.00.00004 - Fondo Rotativo Marco Alulima 3.985,20 1.1.1.01.00.00005 - Fondo Rotativo Narcizo Intriago 10.457,14 1.1.1.01.00.00006 - Fondo Rotativo Diego Cabrera 5.485,88 1.1.1.01.00.00007 - Fondo Rotativo Geovanna Mosquera 742,93 1.1.1.01.00.00008 - Fondo Rotativo Veronica Marcillo (4,38) 1.1.1.01.00.00009 - Fondo Rotativo Hernan Cortes 10.042,85 1.1.1.01.00.00010 - Fondo Rotativo Enrique Cedeño 0,00 1.1.1.01.00.00011 - Fondo Rotativo Ana Zambrano 312,45 1.1.1.01.00.00012 - Fondo Rotativo Jenny Andrade 0,00 1.1.1.01.00.00013 - Fondo Rotativo Fridson Delgado 1.323,74 1.1.1.01.00.00014 - Fondo Rotativo Esteban Ferlito 0,00 1.1.1.01.00.00015 - Fondo Rotativo Patricio Chiriboga 0,00 1.1.1.01.00.00018 - Fondo Rotativo Manuel Brito 653,50 1.1.1.01.00.00019 - Fondo Rotativo Alexandra Villacis 2.745,16 1.1.1.01.00.00020 - Fondo Rotativo Jose Baque 1.035,00 1.1.1.01.00.00021 - Fondo Rotativo Edison Aguilar 0,00 1.1.1.01.00.00022 - Fondo Rotativo Javier Alcivar 0,00 1.1.1.01.00.00023 - Fondo Rotativo Nixon Palacios 0,00 1.1.1.01.00.00024 - Fondo Rotativo Maria Eliza Cadena 0,00 1.1.1.01.00.00025 - Fondo Rotativo Solorzano Fania 0,00 1.1.1.01.00.00026 - Fondo Rotativo Pinargote Barragan1.000,00 Neiva 1.1.1.01.00.00027 - Fondo Rotativo Armijos Ana Paola 0,00
0,00 4.300,00 21.672,68 10.926,70 67.416,37 30.491,24 660,00 33.860,91 106,47 3.990,20 8.099,85 26.170,58 0,00 0,00 837,00 0,00 184,39 9.227,95 2.275,23 1.350,00 3.030,64 119,65 656,13 740,54 226.116,53 226.116,53
0,00 4.300,00 23.266,67 11.001,98 30.183,02 25.657,33 1.447,34 22.248,34 31,00 704,49 10.350,60 27.281,12 8,95 319,35 1.406,46 0,00 140,29 7.278,48 2.096,80 147,92 87,21 0,00 656,13 0,00 168.613,48 168.613,48
600,00 0,00 2.391,21 10.381,86 42.719,23 5.576,84 (791,72) 21.655,42 75,47 3.598,16 (2.250,75) 213,20 (8,95) (319,35) 84,04 2.745,16 1.079,10 1.949,47 178,43 1.202,08 2.943,43 119,65 1.000,00 740,54 95.882,52 95.882,52
(3.226,02) (3.226,02) 35.153,45
1.116.985,17 721.767,16 47.515,30 0,00 1.886.267,63 1.886.267,63 2.112.384,16
1.111.118,11 721.277,90 47.278,21 0,00 1.879.674,22 1.879.674,22 2.048.287,70
1.889,12 1.041,18 237,09 200,00 3.367,39 3.367,39 99.249,91
1.1.2 - ACTIVOS FINANCIEROS 1.1.2.01 - CUENTAS POR COBRAR CLIENTES 1.1.2.01.01 - CUENTAS POR COBRAR CLIENTES 1.1.2.01.01.00001 - Ctas. X Cob. Clientes Locales 48.160,00 1.1.2.01.01.00003 - Anticipo proveedores Locales 85.660,65 1.1.2.01.01.00004 - Anticipo Ballesteros Jorge Raul 0,00 1.1.2.01.01.00005 - Anticipo Jenny Perlaz 0,00 1.1.2.01.01.00006 - Anticipo Lenin Pinargote 0,00 1.1.2.01.01.00007 - Anticipo Estalin Cuenca 0,00 1.1.2.01.01.00008 - Anticipo Miguel Cedeño 0,00 1.1.2.01.01.00009 - Anticipo Proveedores No identificados 0,00
492.866,46 320.995,09 630,00 100,00 20,00 40,00 9,00 217,00
528.066,11 143.953,79 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
12.960,35 262.701,95 630,00 100,00 20,00 40,00 9,00 217,00
38.379,47 38.379,47 1.1.1.02 - BANCOS 1.1.1.02.00 - CUENTAS CORRIENTES 1.1.1.02.00.00001 - Bco. Internacional Cta. Cte. 4000607603 (3.977,94) 1.1.1.02.00.00002 - Banco Pichincha Cta. Cte. 3514873904 551,92 1.1.1.02.00.00003 - Bco. Internacional Cta Cte. 40006107950,00 1.1.1.02.00.00006 - Bco Internacional Cta. Integracion Cap. 200,00
135
JIANHAO S.A. Pág. 2
RUC 0992574763001 Balance de Comprobación DEL 01/01/2013 AL 31/12/2013 Emitido el 12/12/2014 a las 15:50:01
Nombre de La Cuenta
Saldo InicialMonto DebeMontoHaber Saldo Actual 133.820,65
1.1.2.01.02 - CUENTAS POR COBRAR EMPLEADOS 1.1.2.01.02.00001 - Anticipo Empleados 1.062,03 1.1.2.01.02.00002 - Prestamo Empleados 3.034,39 1.1.2.01.02.00003 - Cuentas por Cobrar IESS N/C 0,00 1.1.2.01.02.00005 - Cuentas por Cobrar Tatiana Luzuriaga 0,00 1.1.2.01.02.00007 - Anticipo Manuel Marcelino Brito Heredia0,00 1.1.2.01.02.00008 - Creditos Especiales Telefonos (1.164,28) 1.1.2.01.02.00009 - Cuentas por Cobrar Empleados Alimentacio 0,00
2.932,14 1.1.2.01.03 - OTRAS CUENTAS POR COBRAR 1.1.2.01.03.00003 - Cuentas por Cobrar Esmepalm 0,00 1.1.2.01.03.00004 - Cuentas por Cobrar Cañapalm 1.388,72 1.1.2.01.03.00005 - Cuentas por Cobrar JAIPALM 23.657,62 1.1.2.01.03.00006 - Cuentas por Cobrar Patricio Chiriboga 44.571,87 1.1.2.01.03.00007 - Cuentas por Cobrar Patricio Chiriboga TC 0,00 1.1.2.01.03.00009 - Cuentas por Cobrar PALMALICIA 12.509,38 1.1.2.01.03.00010 - Cuentas por Cobrar SANVICPALM 0,00 1.1.2.01.03.00011 - Cuentas por Cobrar ABORGAN 10.985,21 1.1.2.01.03.00012 - Cuentas por Cobrar Danipalm 7.064,26 1.1.2.01.03.00013 - Cuentas por Cobrar Kimcuarenta 0,00 1.1.2.01.03.00014 - Cuentas por Cobrar ELizpalm 0,00 1.1.2.01.03.00015 - Cuentas por Cobrar Roxana Cuesta5.680,00 1.1.2.01.03.00016 - Cuentas por Cobrar Pablo Chiriboga5.147,69 1.1.2.01.03.00018 - Cuestas por Cobrar Suarez Ivonne 241,00 1.1.2.01.03.00019 - Cuentas por Cobrar Hernan Cortez 0,00 1.1.2.01.03.00021 - Cuentas por Cobrar Elizabeth Chiriboga 450,00 1.1.2.01.03.00022 - Cuenta por Cobrar Freddy Quintero 0,00 1.1.2.01.03.00023 - Cuenta por Cobrar Freddy Altamirano 0,00
111.695,75 248.448,54 248.448,54 1.1.3 - INVENTARIOS 1.1.3.01 - INVENTARIOS DE MATERIA PRIMA 1.1.3.01.10 - OTROS INVENTARIOS 1.1.3.01.10.00002 - Compras
30.506,03 30.506,03 30.506,03
1.1.3.03 - ACTIVOS POR IMPUESTOS CORRIENTES 1.1.3.03.01 - CRÉDITO TRIBUTARIO A FAVOR DE LA EMPRESA 1.1.3.03.01.00001 - Iva en Compras 25.724,45
25.724,45 1.1.3.03.02 - CREDITO TRIBUTARIO A FAVOR DE LA EMPRESA 1.1.3.03.02.00004 - 2% Servicios entre sociedades 8.648,04 1.1.3.03.02.00006 - 1% Transporte Privado o Publico Pasajero 25,00 1.1.3.03.02.00007 - 1% Transferencia de Bienes Muebles Nat. 0,00 1.1.3.03.02.00027 - Cuentas por Cobrar SRI 26,40
8.699,44 34.423,89 64.929,92 348.531,91
814.877,55
672.019,90
276.678,30
5.492,36 3.890,00 335,46 10.623,62 470,00 0,00 2.824,69 23.636,13
3.999,06 3.451,33 335,46 28,50 0,00 1.008,00 146,00 8.968,35
2.555,33 3.473,06 0,00 10.595,12 470,00 (2.172,28) 2.678,69 17.599,92
401.924,18 401.924,18 69.768,13 71.156,85 114.083,61 137.741,23 51.761,29 96.333,16 30.906,02 30.906,02 767,07 262,11 6.386,97 800,86 21.835,96 0,00 58.500,50 0,00 12,60 12,60 2.357,54 2.357,54 0,00 64,02 13.827,86 18.975,55 0,00 0,00 1.267,16 1.267,16 0,00 0,00 186,66 400,00 2.714,96 0,00 776.300,51 762.201,28 1.614.814,19 1.443.189,53 1.614.814,19 1.443.189,53
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 13.014,34 5.586,11 32.821,17 65.564,76 0,00 0,00 5.615,98 0,00 241,00 0,00 450,00 (213,34) 2.714,96 125.794,98 420.073,20 420.073,20
491.475,69 491.475,69 491.475,69
326.198,37 326.198,37 326.198,37
195.783,35 195.783,35 195.783,35
49.354,13 49.354,13
368,12 368,12
74.710,46 74.710,46
4.446,47 0,00 0,00 0,00 2.313,93 0,00 0,00 0,00 6.760,40 0,00 56.114,53 368,12 547.590,22 326.566,49 4.274.788,57 3.818.043,72
13.094,51 25,00 2.313,93 26,40 15.459,84 90.170,30 285.953,65 805.276,76
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JIANHAO S.A. Pรกg. 3
RUC 0992574763001 Balance de Comprobaciรณn DEL 01/01/2013 AL 31/12/2013 Emitido el 12/12/2014 a las 15:50:01
Nombre de La Cuenta
Saldo InicialMonto DebeMontoHaber Saldo Actual
1.2 - ACTIVO NO CORRIENTE 1.2.1 - PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO (ACTIVO FIJO) 1.2.1.01 - CONTRUCCIONES EN CURSO 1.2.1.01.00 - CONTRUCCIONES EN CURSO 1.2.1.01.00.00001 - Contrucciones en curso 18.089,93
18.089,93 1.2.1.01.03 - MUEBLES Y ENSERES 1.2.1.01.03.00001 - Muebles y enseres 4.730,25 1.2.1.01.03.00002 - Depreciacion Acumulada Muebles y(161,62) Enseres
4.568,63 1.2.1.01.04 - MAQUINARIA Y EQUIPO 1.2.1.01.04.00001 - Maquinaria y equipo 24.437,55 1.2.1.01.04.00002 - Dep. Acum. Maquinaria y Equipos(1.169,16)
23.268,39 1.2.1.01.06 - EQUIPO DE COMPUTACIร N 1.2.1.01.06.00001 - Equipo de computaciรณn 7.782,55 1.2.1.01.06.00002 - Depreciacion Acumulada Equipo de(428,96) computa
7.353,59 1.2.1.01.09 - REPUESTOS Y HERRAMIENTAS 1.2.1.01.09.00001 - Repuestos y herramientas 0,00 1.2.1.01.09.00002 - Depreciacion Acumulada Herramientas 0,00
0,00 53.280,54 53.280,54 53.280,54 401.812,45 2 - PASIVO 2.1 - PASIVO CORRIENTE 2.1.1 - CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR (PROVEEDO 2.1.1.01 - CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR (PROVEEDO 2.1.1.01.00 - CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR LOCALES 2.1.1.01.00.00001 - Proveedores de Bienes (32.233,55) 2.1.1.01.00.00002 - Proveedores de Servicios (72.699,81) 2.1.1.01.00.00003 - Proveedores GND (42,14)
(104.975,50) (104.975,50) 2.1.1.03 - OBLIGACIONES CON INSTITUCIONES FINANCIER 2.1.1.03.01 - OBLIGACIONES CON INSTITUCIONES FINANCIER 2.1.1.03.01.00003 - Movimiento no Identificado 0,00
72.838,39 72.838,39
31,25 31,25
90.897,07 90.897,07
0,00 0,00 0,00
0,00 473,03 473,03
4.730,25 (634,65) 4.095,60
15.141,44 0,00 15.141,44
0,00 3.207,93 3.207,93
39.578,99 (4.377,09) 35.201,90
5.069,46 0,00 5.069,46
0,00 4.550,95 4.550,95
12.852,01 (4.979,91) 7.872,10
3.438,44 0,00 0,00 402,16 3.438,44 402,16 96.487,73 8.665,32 96.487,73 8.665,32 96.487,73 8.665,32 4.371.276,30 3.826.709,04
3.438,44 (402,16) 3.036,28 141.102,95 141.102,95 141.102,95 946.379,71
767.268,89 865.913,28 199.847,41 221.928,33 0,00 573,71 967.116,30 1.088.415,32 967.116,30 1.088.415,32
(130.877,94) (94.780,73) (615,85) (226.274,52) (226.274,52)
0,00 0,00
8.470,35 8.470,35 8.470,35
70.945,00 70.945,00 70.945,00
(62.474,65) (62.474,65) (62.474,65)
2.1.1.04 - OTRAS OBLIGACIONES CORRIENTES (OBLIGACIO 2.1.1.04.01 - CON LA ADMINISTRACION TRIBUTARIA 2.1.1.04.01.00001 - 30% Retencion IVA (328,08) 2.1.1.04.01.00002 - 70% Retencion IVA (2.801,12) 2.1.1.04.01.00003 - 100% Retencion IVA (4.670,54) 2.1.1.04.01.00005 - IVA en Ventas por pagar (57.241,29) 2.1.1.04.01.00009 - 10% Honorarios Profesionales (303) (1.558,56) 2.1.1.04.01.00010 - 8% Predomina Intelecto (304) (43,48) 2.1.1.04.01.00011 - 2% Predomina Mano obra (307) (1.158,81) 2.1.1.04.01.00012 - 2% Entre Sociedades (308) (76,28)
345,83 3.378,12 1.401,26 4.320,00 800,00 55,00 753,66 0,00
2.115,55 4.477,07 5.856,68 30.304,13 3.615,57 71,76 1.737,74 210,45
(2.097,80) (3.900,07) (9.125,96) (83.225,42) (4.374,13) (60,24) (2.142,89) (286,73)
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Nombre de La Cuenta
Saldo InicialMonto DebeMontoHaber Saldo Actual
2.1.1.04.01.00014 - 1% Transp. priv. pub. carga pe (310) (457,40) 2.1.1.04.01.00015 - 1% Transf bienes mueb. nat cor (312)( 697,25) 2.1.1.04.01.00016 - 1% Otras Retenciones (340) (2,98) 2.1.1.04.01.00017 - 2% Otras Retenciones (341) (6,02) 2.1.1.04.01.00018 - 8% Otras Retenciones (342) (11,52) 2.1.1.04.01.00022 - Impuesto a la renta por pagar del ejerci 0,00
2.1.1.05 - CON EL IESS 2.1.1.05.01 - CON EL IESS 2.1.1.05.01.00001 - Aporte Personal Por Pagar 2.1.1.05.01.00002 - Aporte Patronal Por Pagar 2.1.1.05.01.00003 - Prestamos por Pagar 2.1.1.05.01.00005 - iess por Pagar
(69.053,33) (69.053,33)
463,21 519,96 0,00 66,93 0,00 11,10 12.115,07 12.115,07
321,11 6.208,30 18,08 282,49 4,98 0,00 55.223,91 55.223,91
(315,30) (6.385,59) (21,06) (221,58) (16,50) 11,10 (112.162,17) (112.162,17)
(1.348,61) (1.752,48) (209,28) (43,94) (3.354,31)
20.749,96 26.907,71 2.530,61 0,00 50.188,28
22.100,30 28.718,61 4.357,24 335,46 55.511,61
(2.698,95) (3.563,38) (2.035,91) (379,40) (8.677,64)
203.395,55 14.624,44 8.039,61 4.127,38 1.782,39 7,88 0,00 231.977,25 282.165,53
205.935,12 19.262,91 10.094,33 9.848,62 3.291,60 0,00 414,19 248.846,77 304.358,38
(16.801,88) (7.688,53) (8.362,60) (10.802,56) (1.928,06) 7,88 (441,53) (46.017,28) (54.694,92)
2.357,54 32.418,52 250.212,53 145.357,64 9.670,40 74.422,99 404.117,46 14.982,57 64,02 2.000,00 12.703,00 30.000,00 19.885,46 0,00 85.000,00 10.000,00 800,86 12,60 1.094.005,59 1.094.005,59 2.363.872,84 2.363.872,84 2.363.872,84
0,00 32.418,52 525.585,44 165.925,48 10.060,89 320.815,83 479.744,45 14.982,57 64,02 2.000,00 12.703,00 103.641,93 36.684,36 0,00 85.000,00 10.000,00 0,00 0,00 1.799.626,49 1.799.626,49 3.318.569,10 3.318.569,10 3.318.569,10
(215,32) 0,00 (275.372,91) (20.567,84) (62.647,08) (246.392,84) (87.506,29) 0,00 0,00 0,00 0,00 (122.841,93) (16.798,90) (18.811,00) 0,00 0,00 0,00 (537,40) (851.691,51) (851.691,51) (1.307.297,77) (1.307.297,77) (1.307.297,77)
2.1.1.05.02 - POR BENEFICIOS DE LEY A EMPLEADOS 2.1.1.05.02.00001 - Sueldos Por Pagar (14.262,31) 2.1.1.05.02.00002 - Provision Decimo Tercero (3.050,06) 2.1.1.05.02.00003 - Provision Decimo Cuarto (6.307,88) 2.1.1.05.02.00004 - Provision Vacaciones (5.081,32) 2.1.1.05.02.00005 - Provision Fondo de Reserva (418,85) 2.1.1.05.02.00009 - Horas Suplementarias por Pagar 0,00 2.1.1.05.02.00010 - Otros Descuentos (27,34)
(29.147,76) (32.502,07) 2.1.1.06 - CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS/RELACIONADAS 2.1.1.06.01 - CUENTAS POR PAGAR DIVERSAS/RELACIONADAS 2.1.1.06.01.00002 - Cuentas por Pagar Elizpalm. (2.572,86) 2.1.1.06.01.00003 - Cuentas por Pagar Patricio Chiriboga TC0,00 2.1.1.06.01.00005 - Cuentas por Pagar Patricio Chiriboga 0,00 2.1.1.06.01.00006 - Cuentas por Pagar JAIPALM 0,00 2.1.1.06.01.00007 - Cuentas por Pagar Diego Cabrera (62.256,59) 2.1.1.06.01.00008 - Cuentas por Pagar Cañapalm 0,00 2.1.1.06.01.00009 - Cuentas por Pagar Esmepalm (11.879,30) 2.1.1.06.01.00010 - Cuentas Por Pagar Diego Cabrera TC 0,00 2.1.1.06.01.00012 - Cuentas por Pagar Roxana Cuesta TC 0,00 2.1.1.06.01.00013 - Cuentas por Pagar Pablo Chiriboga TC 0,00 2.1.1.06.01.00015 - Cuentas por pagar Luzuriaga Tatiana 0,00 2.1.1.06.01.00016 - Cuentas Por Pagar Nuevo Almacen (49.200,00) 2.1.1.06.01.00017 - Cuentas por pagar Chiriboga Pablo 0,00 2.1.1.06.01.00018 - Cuentas por Pagar ICAT S.A (18.811,00) 2.1.1.06.01.00020 - Cuentas por Pagar Energy & Palma 0,00 2.1.1.06.01.00021 - Cuentas por Pagar Extractora Ag. Rio M.0,00 2.1.1.06.01.00025 - Cuentas por Pagar Sanvicpalm (800,86) 2.1.1.06.01.00026 - Cuenta por Pagar Kimcuarenta (550,00)
(146.070,61) (146.070,61) (352.601,51) (352.601,51) (352.601,51)
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Nombre de La Cuenta
Saldo InicialMonto DebeMontoHaber Saldo Actual
3.1 - SUPERAVIT DE REVALUACIONES 3.1.1 - CAPITAL SOCIAL 3.1.1.01 - CAPITAL SUSCRITO O ASIGNADO 3.1.1.01.00 - CAPITAL SUSCRITO ASIGNADO 3.1.1.01.00.00001 - Cabrera Fernando (792,00) 3.1.1.01.00.00002 - Cabrera Diego (4,00) 3.1.1.01.00.00003 - Jaime Patricio Chiriboga Guerrero (4,00)
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
(792,00) (4,00) (4,00) (800,00) (800,00) (800,00)
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
(48.410,94) (48.410,94) (48.410,94) (48.410,94) (49.210,94) (49.210,94)
0,00 0,00 0,00 0,00
0,00 0,00 0,00 0,00
14.421,82 177.455,25 4.419,35 196.296,42
(14.421,82) (177.455,25) (4.419,35) (196.296,42)
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
36.000,00 0,00 36.000,00 36.000,00 36.000,00
109.266,13 113.057,41 222.323,54 418.619,96 418.619,96
(73.266,13) (113.057,41) (186.323,54) (382.619,96) (382.619,96)
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 36.000,00 36.000,00
0,84 51,93 52,77 52,77 52,77 418.672,73 418.672,73
(0,84) (51,93) (52,77) (52,77) (52,77) (382.672,73) (382.672,73)
5 - COSTOS 5.1 - COSTOS DE VENTAS Y PRODUCCION (CUENTA MU 5.1.1 - MATERIALES UTILIZADOS O PRODUCTOS VENDID 5.1.1.01 - MATERIALES UTILIZADOS O PRODUCTOS VENDID 5.1.1.01.01 - CARGOS POR NOMINA Y DEMAS REMUNERACIONES 5.1.1.01.01.00001 - Sueldos y demas Remuneraciones 0,00 163.507,24 5.1.1.01.01.00002 - Gratificaciones 0,00 35.734,22
0,00 0,00
163.507,24 35.734,22
(800,00) (800,00) (800,00) 3.1.3 - RESULTADO DEL EJERCICIO 3.1.3.01 - RESULTADO EJERCICIOS ANTERIORES 3.1.3.01.01 - RESULTADO EJERCICIOS ANTERIORES 3.1.3.01.01.00001 - RESULTADO EJERCICIOS ANTERIORES (48.410,94)
(48.410,94) (48.410,94) (48.410,94) (49.210,94) (49.210,94) 4 - INGRESOS 4.1 - INGRESOS OPERACIONALES 4.1.1 - VENTAS NETAS 4.1.1.01 - VENTAS NETAS 4.1.1.01.01 - VENTAS NETAS LOCALES CON TARIFA 0% 4.1.1.01.01.00001 - Palma Africana 4.1.1.01.01.00002 - Mezcla Chiriboga 4.1.1.01.01.00003 - Fertibor 4.1.1.01.02 - PRESTACION DE SERVICIOS 4.1.1.01.02.00001 - Prestacion de servicios 4.1.1.01.02.00002 - Servicios de Administracion
4.1.2 - INGRESOS NO OPERACIONALES 4.1.2.01 - RENDIMIENTOS FINANCIEROS 4.1.2.01.01 - CARTERA 4.1.2.01.01.00002 - Intereses bancarios 4.1.2.01.01.00003 - Otros Ingresos
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Nombre de La Cuenta
Saldo InicialMonto DebeMontoHaber Saldo Actual
5.1.1.01.01.00003 - Horas Extras
0,00 0,00 0,00
34.300,89 233.542,35 233.542,35
0,00 0,00 0,00
34.300,89 233.542,35 233.542,35
0,00 0,00
28.718,61 28.718,61 28.718,61
0,00 0,00 0,00
28.718,61 28.718,61 28.718,61
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
19.261,19 10.094,33 9.848,59 7.164,06 46.368,17 46.368,17
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
19.261,19 10.094,33 9.848,59 7.164,06 46.368,17 46.368,17
0,00 0,00
19.717,53 23.949,90 50.558,64 94.226,07 94.226,07
50,00 1.296,97 0,00 1.346,97 1.346,97
19.667,53 22.652,93 50.558,64 92.879,10 92.879,10
0,00 0,00 0,00 0,00
3.185,73 917,64 4.103,37 4.103,37
0,00 0,00 0,00 0,00
3.185,73 917,64 4.103,37 4.103,37
0,00 0,00 0,00
5.621,20 5.621,20 5.621,20
0,00 0,00 0,00
5.621,20 5.621,20 5.621,20
0,00 0,00 0,00
4.026,40 4.026,40 4.026,40
31,85 31,85 31,85
3.994,55 3.994,55 3.994,55
0,00 0,00 0,00
11.024,08 370,46 11.394,54
1.078,48 0,00 1.078,48
9.945,60 370,46 10.316,06
0,00 0,00 0,00 0,00
2.199,00 19.033,90 21.232,90 32.627,44
0,00 0,00 0,00 1.078,48
2.199,00 19.033,90 21.232,90 31.548,96
5.1.1.02 - APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL (INCLUIDO 5.1.1.02.01 - APORTES A LA SEGURIDAD SOCIAL 5.1.1.02.01.00001 - Aporte Patronal 0,00
5.1.1.03 - BENEFICIOS SOCIALES E INDEMNIZACIONES 5.1.1.03.01 - BENEFICIOS SOCIALES E INDEMNIZACIONES 5.1.1.03.01.00001 - Decimo Tercer Sueldo 5.1.1.03.01.00002 - Decimo Cuarto Sueldo 5.1.1.03.01.00003 - Vacaciones 5.1.1.03.01.00005 - Gasto Fondo de Reserva
5.1.1.04 - MANTENIMIENTO Y REPARACIONES 5.1.1.04.01 - MANTENIMIENTO Y REPARACIONES 5.1.1.04.01.00001 - Mantenimiento y Reparaciones 0,00 5.1.1.04.01.00002 - Repuestos y Materiales de Mantenimiento 0,00 5.1.1.04.01.00003 - Instalaciones 0,00
5.1.1.05 - COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES 5.1.1.05.01 - COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES 5.1.1.05.01.00001 - Combustibles 5.1.1.05.01.00002 - Lubricantes
5.1.1.06 - TRANSPORTE 5.1.1.06.01 - TRANSPORTE 5.1.1.06.01.00001 - Transporte
5.1.1.07 - SERVICIOS VARIOS 5.1.1.07.01 - PAGOS POR OTROS SERVICIOS 5.1.1.07.01.00001 - Pago por Otros Servicios
5.1.1.09 - SUMINISTROS Y MATERIALES 5.1.1.09.01 - SUMINISTROS Y MATERIALES 5.1.1.09.01.00001 - Suministros y Materiales 5.1.1.09.01.00002 - Herramientas 5.1.1.09.02 - OTROS COSTOS DE PRODUCCIÓN 5.1.1.09.02.00002 - Pago por Otros Servicios 5.1.1.09.02.00003 - Materiales de Construccion
5.1.1.10 - PAGOS SERVICIOS DE OTRAS COMPAÑIAS 5.1.1.10.01 - PAGOS SERVICIOS DE OTRAS COMPAÑIAS
140
JIANHAO S.A. Pág. 7
RUC 0992574763001 Balance de Comprobación DEL 01/01/2013 AL 31/12/2013 Emitido el 12/12/2014 a las 15:50:01
Nombre de La Cuenta
Saldo InicialMonto DebeMontoHaber Saldo Actual
5.1.1.10.01.00001 - Pagos Servicios de Otras Compañias
5.1.2 - COSTO DE VENTAS (INVENTARIO PERMANENTE) 5.1.2.01 - COSTO DE VENTAS 5.1.2.01.01 - COSTO DE VENTAS 5.1.2.01.01.00001 - Abono Organico 5.1.2.01.01.00002 - Fertilizantes y Otros 5.1.2.01.01.00003 - Pagos Servicios de Otras Compañias
6 - GASTOS 6.1 - GASTOS OPERACIONALES 6.1.1 - GASTOS DE VENTA 6.1.1.02 - DEPRECIACIONES: 6.1.1.02.01 - PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 6.1.1.02.01.00003 - Depreciacion Muebles y Enseres
0,00 0,00 0,00 0,00
2.520,00 2.520,00 2.520,00 451.753,61
0,00 0,00 0,00 2.457,30
2.520,00 2.520,00 2.520,00 449.296,31
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
485,40 5.511,36 98.941,72 104.938,48 104.938,48 104.938,48 556.692,09 556.692,09
0,00 0,00 5.370,19 5.370,19 5.370,19 5.370,19 7.827,49 7.827,49
485,40 5.511,36 93.571,53 99.568,29 99.568,29 99.568,29 548.864,60 548.864,60
0,00 0,00 0,00
473,03 473,03 473,03
0,00 0,00 0,00
473,03 473,03 473,03
11,44 11,44 11,44 484,47
0,00 0,00 0,00 0,00
11,44 11,44 11,44 484,47
63.630,30 7.091,80 1.048,83 71.770,93
0,00 656,06 0,00 656,06
63.630,30 6.435,74 1.048,83 71.114,87
0,00
17.556,91 9.221,75 10.441,68 37.220,34
0,00 0,00 0,00 0,00
17.556,91 9.221,75 10.441,68 37.220,34
0,00 0,00
32.426,82 32.426,82
4.541,72 4.541,72
27.885,10 27.885,10
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
19.440,12 848,55 137,17 421,43 5.067,02 812,14
21,60 0,00 0,00 0,00 0,00 216,07
19.418,52 848,55 137,17 421,43 5.067,02 596,07
6.1.1.05 - GASTOS POR CANTIDADES ANORMALES DE UTILI 6.1.1.05.03 - COSTOS DE PRODUCCION 6.1.1.05.03.00001 - Costos de produccion 0,00
0,00 0,00 0,00 6.1.2 - GASTOS ADMINISTRATIVOS 6.1.2.01 - GASTOS ADMINISTRATIVOS 6.1.2.01.01 - SUELDOS, SALARIOS Y DEMÁS REMUNERACIONES 6.1.2.01.01.00009 - Alimentación de Personal 0,00 6.1.2.01.01.00010 - Prestaciones Médicas 0,00 6.1.2.01.01.00011 - Uniformes Personal 0,00
0,00 6.1.2.01.06 - HONORARIOS, COMISIONES Y DIETAS A PERSON 6.1.2.01.06.00001 - Honorarios Profesionales 0,00 6.1.2.01.06.00002 - Servicios Ocasionales 0,00 6.1.2.01.06.00003 - Honorarios Contables 0,00 6.1.2.01.08 - MANTENIMIENTO Y REPARACIONES 6.1.2.01.08.00001 - Mantenimiento y reparaciones 6.1.2.01.09 - SUMINISTROS Y MATERIALES 6.1.2.01.09.00001 - Suministros y Materiales 6.1.2.01.09.00002 - Comprobantes autorizados por el SRI 6.1.2.01.09.00003 - Copias e Impresiones 6.1.2.01.09.00004 - Gasto Equipo de Oficina 6.1.2.01.09.00005 - Gasto Muebles y Enseres 6.1.2.01.09.00006 - Gasto Equipo de computacion
141
JIANHAO S.A. Pág. 8
RUC 0992574763001 Balance de Comprobación DEL 01/01/2013 AL 31/12/2013 Emitido el 12/12/2014 a las 15:50:01
Nombre de La Cuenta
Saldo InicialMonto DebeMontoHaber Saldo Actual
6.1.2.01.11 - COMBUSTIBLES 6.1.2.01.11.00001 - Combustibles 6.1.2.01.12 - LUBRICANTES 6.1.2.01.12.00001 - Lubricantes 6.1.2.01.13 - SEGUROS Y REASEGUROS 6.1.2.01.13.00001 - Seguros y reaseguros 6.1.2.01.14 - TRANSPORTE 6.1.2.01.14.00001 - Transporte 6.1.2.01.14.00002 - Movilizacion 6.1.2.01.15 - GASTOS DE GESTIÓN 6.1.2.01.15.00001 - Gastos de gestión 6.1.2.01.15.00002 - Gastos de Envio Encomiendas 6.1.2.01.15.00003 - Gasto Alquiler de Vehiculos 6.1.2.01.15.00004 - Gastos por Otros Servicios 6.1.2.01.15.00005 - Alimentacion 6.1.2.01.15.00006 - Gasto Agasajo a Empleados 6.1.2.01.16 - GASTOS DE VIAJE 6.1.2.01.16.00001 - Gastos de viaje 6.1.2.01.16.00002 - Gastos de Hospedaje
0,00
26.726,43
237,67
26.488,76
0,00 0,00
3.999,05 3.999,05
180,18 180,18
3.818,87 3.818,87
0,00 0,00
80,36 80,36
0,00 0,00
80,36 80,36
0,00 0,00
4.305,28 4.305,28
0,00 0,00
4.305,28 4.305,28
0,00 0,00 0,00
5.742,46 4,75 5.747,21
0,00 0,00 0,00
5.742,46 4,75 5.747,21
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
214,59 116,69 25,00 12.601,41 3.823,91 1.070,40 17.852,00
0,00 0,00 0,00 35,71 0,00 0,00 35,71
214,59 116,69 25,00 12.565,70 3.823,91 1.070,40 17.816,29
0,00 0,00 0,00
76,79 4.808,24 4.885,03
0,00 0,00 0,00
76,79 4.808,24 4.885,03
55,37 55,37
0,00 0,00
55,37 55,37
8.365,33 8.365,33
0,00 0,00
8.365,33 8.365,33
146,13 49,03 195,16 213.629,31
0,00 0,00 0,00 5.651,34
146,13 49,03 195,16 207.977,97
3.207,93 4.550,95 402,16 8.161,04 8.161,04
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
3.207,93 4.550,95 402,16 8.161,04 8.161,04
1.859,88 150,00 2.009,88 2.009,88
0,00 0,00 0,00 0,00
1.859,88 150,00 2.009,88 2.009,88
6.1.2.01.17 - AGUA, ENERGÍA, LUZ, Y TELECOMUNICACIONES 6.1.2.01.17.00003 - Telefonia 0,00
0,00 6.1.2.01.18 - NOTARIOS Y REGISTRADORES DE LA PROPIEDAD 6.1.2.01.18.00001 - Notarios y registradores de la propiedad 0,00
0,00 6.1.2.01.19 - IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y OTROS 6.1.2.01.19.00003 - Contribucion a las Superintendencia de 0,00 C 6.1.2.01.19.00004 - Impuesto Predial 0,00
0,00 0,00 6.1.2.02 - DEPRECIACIONES: 6.1.2.02.01 - PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO 6.1.2.02.01.00004 - Depreciacion Maquinaria y Equipos 0,00 6.1.2.02.01.00006 - Depre. Equipo de computacion y software 0,00 6.1.2.02.01.00009 - Depre. Herramientas 0,00
0,00 0,00 6.1.2.03 - GASTOS FINANCIEROS 6.1.2.03.03 - GASTOS DE FINANCIAMIENTO DE ACTIVOS 6.1.2.03.03.00001 - Gastos Bancarios 0,00 6.1.2.03.03.00002 - Gastos Emision de Chequera 0,00
0,00 0,00 6.1.2.04 - OTROS GASTOS NO DEDUCIBLES
142
JIANHAO S.A. Pรกg. 9
RUC 0992574763001 Balance de Comprobaciรณn DEL 01/01/2013 AL 31/12/2013 Emitido el 12/12/2014 a las 15:50:01
Nombre de La Cuenta
Saldo InicialMonto DebeMontoHaber Saldo Actual
6.1.2.04.01 - MULTAS E INTERESES 6.1.2.04.01.00001 - Sri 6.1.2.04.01.00002 - Iess 6.1.2.04.01.00004 - Retenciones No Efectuadas 6.1.2.04.01.00005 - Suministros y Materiales 6.1.2.04.01.00006 - Pagos por Otros Servicios 6.1.2.04.01.00007 - Gastos Alimentacion 6.1.2.04.01.00008 - Mantenimiento y reparaciones 6.1.2.04.01.00009 - Multas e Intereses 6.1.2.04.01.00011 - Prestaciones Medicas 6.1.2.04.01.00012 - Pago Por Otros Bienes 6.1.2.04.01.00013 - Donaciones 6.1.2.04.02 - OTROS GASTOS NO DEDUCIBLES 6.1.2.04.02.00001 - Alimentacion 6.1.2.04.02.00002 - Suministros y Materiales 6.1.2.04.02.00003 - Materiales y Repuestos 6.1.2.04.02.00004 - Envio de Encomiendas 6.1.2.04.02.00005 - Mantenimiento y Reparaciones 6.1.2.04.02.00006 - Gasto Notarios 6.1.2.04.02.00007 - Otros Servicios 6.1.2.04.02.00008 - Prestaciones Medicas 6.1.2.04.02.00009 - Gasto Otros Impuestos
TOTALES.........................
Gerente General
0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00
579,13 596,14 4.131,13 15,94 57,27 52,44 84,60 5.544,93 42,50 0,00 50,00 11.154,08
17,41 0,00 0,00 0,00 0,59 0,00 0,00 0,00 0,00 0,01 0,00 18,01
561,72 596,14 4.131,13 15,94 56,68 52,44 84,60 5.544,93 42,50 (0,01) 50,00 11.136,07
4.025,27 0,00 1.039,57 16,20 956,97 0,00 329,26 0,00 380,98 3,57 504,80 0,00 6.546,45 0,01 366,78 15,00 52,40 0,00 14.202,48 34,78 25.356,56 52,79 249.156,79 5.704,13 249.641,26 5.704,13 249.641,26 5.704,13 7.577.482,49 7.577.482,49
4.025,27 1.023,37 956,97 329,26 377,41 504,80 6.546,44 351,78 52,40 14.167,70 25.303,77 243.452,66 243.937,13 243.937,13 0,00
Contador General
143
Anexo 10: Cuestionario clientes internos
EMPRESA JIANHAO S.A.
ELABORADO POR: KP/ AV REVISADO POR: AG FECHA: 14 de abril del 2015 CUESTIONARIO CLIENTES INTERNOS
N
PREGUNTA
1
¿Existen objetivos claros a seguir en la empresa Jianhao S.A.?
2
¿La empresa Jianhao S.A. cuenta con misión, visión, y valores institucionales establecidos?
3
¿La gerencia desarrolla planes y objetivos para el crecimiento de la empresa?
4
¿La empresa Jianhao S.A. posee una estructura orgánica definida?
5
6
¿En la empresa se encuentran definidos los niveles de autoridad y funciones específicas de acuerdo al cargo? ¿La empresa cuenta con manuales de funciones que permitan conocer los perfiles de cargo y tareas que debe realizar?
7
¿Para lograr un mejor desempeño de su personal la empresa con manuales de procedimientos?
8
¿La empresa Jianhao S.A. dispone de políticas definidas que regulen el desempeño del trabajo?
9
¿Se realizan verificaciones sobre las actividades desarrolladas en cada departamento?
10
¿Existe segregación de funciones?
SI NO
PUNTAJE OBTENIDO
PUNTAJE OPTIMO
144
Anexo 11: Nómina de empleados
N
Nombre
Actividad Sectorial
1
Aguilar Romero Edison
Administrativo
2
Alulima Bermeo Marco
Operativo
3
Baque José
Operativo
4
Benavides Carrión Blader
Operativo
5
Benavides Castillo Victorio
Operativo
6
Bozada Parrales Blaiber
Operativo
7
Cabrera Guerrero Diego
Administrativo
8
Cedeño Suarez Tomas
Operativo
9
Chica Carranza José
Administrativo
10
Ferlito Chiriboga Esteban
Administrativo
11
Fernández Ribadeneira Martin
Administrativo
12
Goez Quiñonez Christian
Operativo
13
Gonzaga Carrión Enrique
Administrativo
14
Mosquera Villagómez Geovanna
Administrativo
15
Quevedo Mendoza Richard
Operativo
16
Quintero Mendoza Fredis
Operativo
17
Sánchez Briones Jairo
Operativo
18
Sánchez Guamani Edwin
Operativo
145
19
Suarez Cediel John
Administrativo
20
Zambrano Alvarado Horacio
Operativo
21
Zambrano Zambrano Carlos
Administrativo
22
Zamora Campoverde Ramรณn
Operativo
146
Anexo 13: Carta de impacto