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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO
Dirección Académica - Escuela Ciencias Administrativas y Contables
PROPUESTA DE MEJORA DE CONTROL INTERNO PARA LOS PROCESOS DEL ÁREA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA EN LA COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO “EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI” S.A. UBICADA EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO, AÑO 2015. Disertación de Grado previa a la obtención del título de Ingeniero en Contabilidad y Auditoría CPA
Línea de Investigación: Sistemas de auditoría contables y aseguramiento de la calidad
Autores: FUELA HURTADO KARLA PAOLA SÁNCHEZ PUENTE GINA LILIBETH
Director: MG. LUIS RODOLFO MANOSALVAS GÓMEZ
Santo Domingo – Ecuador Agosto, 2015
ii
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO
Dirección Académica – Escuela Ciencias Administrativas y Contables
HOJA DE APROBACIÓN PROPUESTA DE MEJORA DE CONTROL INTERNO PARA LOS PROCESOS DEL ÁREA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA EN LA COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO “EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI” S.A. UBICADA EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO, AÑO 2015
Línea de Investigación: Sistemas de auditoría contables y aseguramiento de la calidad
Autores: FUELA HURTADO KARLA PAOLA SÁNCHEZ PUENTE GINA LILIBETH
Luis Rodolfo Manosalvas Gómez, Mg.
f.
DIRECTOR DE LA DISERTACIÓN DE GRADO
Elvis Ovidio Flores Jaramillo, Mg.
f.
CALIFICADOR Ana Dolores Guillén Alava, Mg.
f.
CALIFICADOR Jajayra Elizabeth Miranda Rojas, Mg.
f.
DIRECTORA DE LA ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES Santo Domingo – Ecuador Agosto, 2015
iii DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD
Nosotras Karla Paola Fuela Hurtado portadora de la cédula de ciudadanía Nº 230019533-2 y Gina Lilibeth Sánchez Puente portadora de la cédula de ciudadanía N° 171571045-3 declaramos que los resultados obtenidos en la investigación que presentamos como informe final, previo a la obtención del Grado de Ingenieros son absolutamente originales, auténticos y personales. En tal virtud, declaramos que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos que se desprenden del trabajo propuesto de investigación y luego de la redacción de este documento son y serán de nuestra sola y exclusiva responsabilidad legal y académica.
KARLA FUELA HURTADO C.C. 230019533-2
GINA SÁNCHEZ PUENTE C.C 171571045-3
iv
AGRADECIMIENTO
Dirijo mis más sincero agradecimientos a Dios por permitirme culminar con una etapa más de mi vida. A mi papá y en especial a mi mamá, por haberme otorgado su apoyo incondicional y a quien debo la inspiración para la culminación mi carrera. De ellos es mi victoria y para ellos es todo mi agradecimiento. A mi compañera de tesis, quien ha sido una amiga incondicional, bríndame su apoyo y motivación en todo momento; a mis amigos, amigas y todas aquellas personas que han sido parte importante durante todo este tiempo de carrera universitaria. Karla Paola Fuela Hurtado
En primer lugar a Dios por haberme guiado y acompañado a lo largo de mi carrera, brindándome una vida llena de felicidad y bendiciones. A mis padres Enma Puente y Mauro Sánchez por la fortaleza brindada en los momentos difíciles, por haberme brindado la oportunidad tener una excelente educación y ser mi fuente de inspiración para seguir adelante. A mi amiga y compañera de tesis por la paciencia y por motivarme a seguir adelante en los momentos difíciles, a todos mis familiares que me han apoyado durante esta etapa de mi vida y finalmente a mis amigos con quienes he compartido grandes momentos. Gina Lilibeth Sánchez Puente
v
DEDICATORIA
Dedico este trabajo a mis padres por ser los pilares fundamentales en mi vida, por todo su esfuerzo y sacrificio, lo que hizo hoy posible que haya alcanzado uno de mis más anhelados sueños. Para ellos mi amor, obediencia y respeto. A mis hermanas, abuelitos y demás familiares que son personas excepcionales y quienes me han brindado su apoyo incondicional. Gracias por su amor, paciencia y compresión. Karla Paola Fuela Hurtado
Este trabajo lo dedico a mis queridos padres Enma y Mauro quienes han sido mi pilar y fortaleza de toda la vida, que con su apoyo, consejos, amor, comprensión y la confianza que me han dado se ve reflejado ahora en todo lo que soy como persona: mis principios y valores y es gracias a ellos que he logrado culminar una etapa más de vida y son quienes me motivan a seguir superándome. A mi hermano Marlon por su aliento constante, a mis tíos, abuelitos y demás familiares por el apoyo brindado para culminar esta meta, por los consejos y palabras de aliento y la calidez de la familia que amo. Gina Lilibeth Sánchez Puente
vi
RESUMEN
El presente trabajo de Disertación de Grado tuvo como finalidad proponer mejoras en el control interno tanto en el área administrativa como financiera de la Compañía de Transporte Urbano “El Gran General Rumiñahui” S.A., empresa dedicada a la prestación de servicio de transporte urbano para la ciudad de Santo Domingo. Durante el desarrollo de la investigación se procedió a realizar el levantamiento de información a través de la observación y entrevistas con el personal para la realización de las narrativas donde se describieron cada uno de los procesos de la Compañía tal y como estos han sido llevados, los cuales fueron representados gráficamente en flujogramas. Posterior a esto se procedió a evaluar el riesgo de la entidad mediante aplicación de cuestionarios, los mismos que fueron ponderados con el fin de obtener información sobre el nivel de riesgo y confianza que posee la entidad, y donde a más de ello se establecieron las posibles consecuencias en caso de seguir presente el riesgo. Por consiguiente y una vez determinados los principales riesgos y falencias que posee la entidad, se establecieron modelos de los perfiles que debe poseer cada una de las personas que ocupan los cargos, así mismo y basados en la información obtenida de los cuestionarios se establecieron las políticas de mejora del control interno de la Compañía para finalmente elaborar la propuesta de procedimientos que se deben realizar una vez implementadas las políticas, permitiendo de esta manera que la Compañía alcance el logro de sus objetivos.
vii
ABSTRACT
The present project aimed to propose improvements in internal control in both the administrative and financial areas of the “The Great General RumiĂąahuiâ€? Company of Urban Transport S.A., a company dedicated to provide urban transport services for the Santo Domingo city. During the development of the research it was preceded to the data collection through observation and interviews with the staff for the narrative which described each of the processes of the company as they have been taken, which were represented in flowcharts. Subsequently, the risk of the entity were evaluated by applying questionnaires, which were analyzed in order to obtain information about the level of risk and trust that owns the entity as well as to identify the possible consequences if the risks are still there. Therefore, once the major risks and shortcomings that owns the entity were determined, profiles models were suggested for the people who work there, likewise according to the information obtained from the questionnaires the policies of improvement of internal control of the company were established and finally to develop the proposed procedures to be carried out once the policies can be implemented, allowing the company achieves its objectives.
viii
ÍNDICE DE CONTENIDOS
DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD ...................................... iii AGRADECIMIENTO .............................................................................................................. iv DEDICATORIA ........................................................................................................................ v RESUMEN ............................................................................................................................... vi ABSTRACT .............................................................................................................................. vi 1.
INTRODUCCIÓN..................................................................................................... 1
2.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .................................................................. 3
2.1.
Antecedentes ............................................................................................................. 3
2.2.
Problema de Investigación ........................................................................................ 5
2.2.1.
Formulación del Problema de Investigación ............................................................. 5
2.2.2.
Sistematización del Problema ................................................................................... 6
2.3.
Justificación de la Investigación................................................................................ 6
2.4.
Objetivos de la Investigación .................................................................................... 8
2.4.1.
Objetivo General ....................................................................................................... 8
2.4.2.
Objetivos Específicos ................................................................................................ 8
3.
MARCO REFERENCIAL ........................................................................................ 9
ix 3.1.
Marco Te贸rico ........................................................................................................... 9
3.1.1.
Giro del Negocio ....................................................................................................... 9
3.1.1.1.
Empresa ..................................................................................................................... 9
3.1.1.2.
Empresas de Servicios ............................................................................................... 9
3.1.1.3.
Transporte ................................................................................................................ 10
3.1.1.4.
Transporte terrestre.................................................................................................. 10
3.1.1.5.
Transporte terrestre de personas .............................................................................. 11
3.1.1.6.
Cooperativas de transporte ...................................................................................... 11
3.1.1.7.
Buses ....................................................................................................................... 12
3.1.2.
Herramientas ........................................................................................................... 12
3.1.2.1.
Control ..................................................................................................................... 12
3.1.2.2.
Control Interno ........................................................................................................ 13
3.1.2.3.
Caracter铆sticas del control ....................................................................................... 14
3.1.2.4.
Clasificaci贸n Del Control Interno ........................................................................... 14
3.1.2.4.1 Control Interno Contable ......................................................................................... 14 3.1.2.4.2. Control Interno Administrativo ............................................................................... 15 3.1.2.1.
Controles f铆sicos ...................................................................................................... 15
3.1.2.2.
Roles y responsabilidades ....................................................................................... 16
x 3.1.2.3.
Componentes del Control Interno ........................................................................... 17
3.1.2.3.1. Ambiente de control ................................................................................................ 17 3.1.2.3.2. Proceso de valoración de riesgos de la entidad ....................................................... 17 3.1.2.3.3 Sistemas de información y comunicación ............................................................... 18 3.1.2.3.4. Procedimiento de control......................................................................................... 18 3.1.2.3.5. Actividades de control ............................................................................................. 19 3.1.2.3.6. Supervisión y seguimiento de los controles ............................................................ 19 3.1.2.4.
Estructura empresarial ............................................................................................. 20
3.1.2.5.
Objetivos del Control Interno .................................................................................. 20
3.1.2.6.
Flujogramas ............................................................................................................. 21
3.2.
Marco Conceptual ................................................................................................... 24
3.2.1.
Misión...................................................................................................................... 24
3.2.2.
Visión ...................................................................................................................... 25
3.2.3.
Valores..................................................................................................................... 25
3.2.4.
Riesgo ...................................................................................................................... 26
3.2.4.1.
Riesgos financieros.................................................................................................. 26
3.2.4.2.
Riesgos de negocio .................................................................................................. 26
3.2.4.3.
Riesgos operacionales ............................................................................................. 26
xi 3.2.4.4.
Riesgo de crédito ..................................................................................................... 27
3.2.5.
Eficiencia y Eficacia de las operaciones ................................................................. 27
3.2.6.
Separación de Responsabilidades ............................................................................ 27
3.2.7.
Organigrama ............................................................................................................ 28
4.
METODOLOGÍA ................................................................................................... 29
4.1.
Delimitación de los Tipos de Enfoque .................................................................... 29
4.2.
Delimitación del Diseño de Investigación............................................................... 29
4.3.
Delimitación Tipos de Investigación ....................................................................... 29
4.4.
Delimitación de los Métodos de Investigación ....................................................... 30
4.5.
Delimitación de las Fuentes de Información ........................................................... 30
4.6.
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos ................................................. 31
4.6.1.
Observación ............................................................................................................. 31
4.6.2.
Entrevistas ............................................................................................................... 31
4.6.3.
Cuestionario............................................................................................................. 31
4.7.
Técnica de Análisis de Datos .................................................................................. 32
4.7.1.
Análisis cuantitativo ................................................................................................ 32
4.7.2.
Análisis cualitativo .................................................................................................. 32
4.8.
Técnicas de Presentación de Información ............................................................... 32
xii 4.8.1.
Narrativas ................................................................................................................ 32
4.8.2.
Diagramas de flujos ................................................................................................. 32
4.9.
Delimitación de la Población y Muestra de la Investigación .................................. 33
4.9.1.
Población Universo ................................................................................................. 33
4.9.2.
Muestra .................................................................................................................... 33
5.
RESULTADOS ....................................................................................................... 34
5.1.
Análisis y discusión de los resultados ..................................................................... 34
5.1.1.
Propuesta de Control Interno para mejorar los procesos del Área Administrativa y
Financiera en la Compañía de Transporte Urbano “El Gran General Rumiñahui” S.A. ubicada en la ciudad de Santo Domingo, año 2015. ............................................................................. 34 5.1.1.1.
Estructura Organizacional ....................................................................................... 34
5.1.1.2.
Realizar el levantamiento de los procesos de la Compañía de Transporte Urbano
“El Gran General Rumiñahui” S.A. ......................................................................................... 36 5.1.1.2.1. Proceso de Monitoreo de Transporte...................................................................... 36 5.1.1.2.2. Proceso de Nómina .................................................................................................. 40 5.1.1.2.3. Proceso de Cobro y Cuentas por Cobrar ............................................................... 46 5.1.1.2.4. Proceso de Compra de Propiedad, Planta y Equipo ............................................... 50 5.1.1.2.5. Proceso de Compra y Pago a Proveedores de Servicios y Suministros ................ 53 5.1.1.2.6. Proceso de Declaraciones Fiscales .......................................................................... 56
xiii 5.1.1.2.7. Proceso de Pago de Sueldos .................................................................................... 59 5.1.1.2.8. Proceso de Conciliación Bancaria ........................................................................... 62 5.1.1.3.
Elaborar Matriz de Riesgo con el fin de determinar aquellos procesos que afecten
la situación económica de la Compañía. .................................................................................. 65 5.1.1.3.1. Cuestionario de Bancos ........................................................................................... 66 5.1.1.3.2. Cuestionario de Monitoreo de Transporte ............................................................... 70 5.1.1.3.3. Cuestionario de Cobro y Cuentas por Cobrar ......................................................... 74 5.1.1.3.4. Cuestionario de Propiedad, Planta y Equipo ........................................................... 78 5.1.1.3.5. Cuestionario de Caja Chica ..................................................................................... 82 5.1.1.3.6. Cuestionario de Cuentas por Pagar, Compras y Gastos .......................................... 86 5.1.1.3.7. Cuestionario de Declaraciones Fiscales .................................................................. 90 5.1.1.3.8. Cuestionario de Talento Humano ............................................................................ 94 5.1.1.3.9. Cuestionario de Contabilidad .................................................................................. 98 5.2.
Propuesta de Intervención ..................................................................................... 102
5.2.1.
Proponer Políticas de control interno para el área administrativa y financiera de la
Compañía de Transporte Urbano “El Gran General Rumiñahui” S.A .................................. 102 5.2.1.1
Descripción y Perfil de Puestos ............................................................................. 104
5.2.1.1.1. Descripción y Perfil de Puestos del Presidente ..................................................... 105
xiv 5.2.1.1.2. Descripción y Perfil de Puesto del Gerente ........................................................... 107 5.2.1.1.3. Descripción y Perfil de Puestos del Comisario Principal ...................................... 110 5.2.1.1.4. Descripción y Perfil de Puestos del Comisario de Línea ...................................... 112 5.2.1.1.5. Descripción y Perfil de Puestos del Contador/a .................................................... 114 5.2.1.1.6. Descripción y Perfil de Puestos de la Secretaria ................................................... 117 5.2.1.1.7. Descripción y Perfil de Puestos de la Asistente Contable ..................................... 119 5.2.1.1.8. Descripción y Perfil de Puestos del Recaudador ................................................... 121 5.2.1.1.9. Descripción y Perfil de Puestos del Operador de Línea ....................................... 123 5.2.1.2.
Establecimiento de Políticas .................................................................................. 125
5.2.1.2.1. Políticas de Control Interno Monitoreo de las Unidades de Transporte ............... 125 5.2.1.2.2. Políticas de Control Interno para la cuenta de Bancos .......................................... 127 5.2.1.2.3. Políticas de Control Interno Cobro de Aportaciones y Cuentas por Cobrar ......... 129 5.2.1.2.4. Políticas de Control Interno Cuentas por Pagar, Compras y Gastos……. .......
132
5.2.1.2.5. Políticas de Control Interno para la cuenta de Caja Chica ................................... 134 5.2.1.2.6. Políticas de Control Interno Declaraciones Fiscales ............................................ 136 5.2.1.2.7. Políticas de Control Interno Contabilidad ............................................................ 138 5.2.1.2.8. Políticas de Control Interno Propiedad, Planta y Equipo ...................................... 140 5.2.1.2.9. Políticas de Control Interno de Contratación de Personal ..................................... 142
xv 5.2.2.
Establecer procesos adecuados de información y comunicación que orienten las
actividades de coordinación con todas las áreas. ................................................................... 144 5.2.2.1.
Proceso de Monitoreo de Unidades de Transporte ................................................ 144
5.2.2.2.
Proceso de Cobro y Cuentas por Cobrar ............................................................... 150
5.2.2.2.1. Aportación Cuota Administrativa y Financiera..................................................... 150 5.2.2.2.2. Aportación Cuota por Sanciones ........................................................................... 155 5.2.2.3.
Proceso de Nómina ................................................................................................ 162
5.2.2.3.1. Selección y Contratación del Personal .................................................................. 162 5.2.2.3.2. Proceso de Pago de Sueldos .................................................................................. 170 5.2.2.3.3. Proceso de Capacitación de Personal .................................................................... 173 5.2.2.3.4. Proceso de Terminación Laboral- Renuncia voluntaria y mutuo acuerdo ............ 178 5.2.2.3.5. Proceso de Terminación Laboral- Visto Bueno .................................................... 181 5.2.2.4.
Proceso de compra de Propiedad, Planta y Equipo ............................................... 186
5.2.2.5.
Proceso de Compra y Pago a Proveedores de Bienes y Servicios........................ 191
5.2.2.6.
Proceso de Conciliación Bancaria ......................................................................... 199
5.2.2.7.
Proceso de Declaración Fiscales ........................................................................... 204
5.3.
CONCLUSIONES................................................................................................. 211
5.4.
RECOMENDACIONES ....................................................................................... 212
xvi GLOSARIO DE TÉRMINOS................................................................................................ 220 FUENTES DE INFORMACIÓN ANEXOS
xvii
Ă?NDICE DE TABLAS Tabla 1
Cuestionario de Bancos ......................................................................................... 66
Tabla 2
Nivel de Riesgo y de Confianza de Bancos ........................................................... 68
Tabla 3
Matriz de Riesgo de Bancos .................................................................................. 69
Tabla 4
Cuestionario de Monitore de Transporte ............................................................... 70
Tabla 5
Nivel de Riesgo y de Confianza de Monitore de Transporte ................................. 72
Tabla 6
Matriz de Riesgo de Monitoreo de Transporte ...................................................... 73
Tabla 7
Cuestionario de Cobro y Cuentas por Cobrar ....................................................... 74
Tabla 8
Nivel de riesgo y de confianza de Ventas y Cuentas por Cobrar .......................... 76
Tabla 9
Matriz de Riesgo de Ventas y Cuestas por Cobrar ................................................ 77
Tabla 10 Cuestionario de Propiedad, Planta y Equipo ......................................................... 78 Tabla 11 Nivel de Riesgo y de Confianza de Propiedad, Planta y Equipo ........................... 80 Tabla 12 Matriz de Riesgo de Propiedad, Planta y Equipo .................................................. 81 Tabla 13 Cuestionario de Caja Chica.................................................................................... 82 Tabla 14 Nivel de Riesgo y de Confianza de Caja Chica ..................................................... 84 Tabla 15 Matriz de Riesgo de Caja Chica ............................................................................ 85 Tabla 16 Cuestionario de Cuentas por Pagar, Compras y Gastos........................................ 86 Tabla 17 Nivel de Riesgo y de Confianza de Cuentas por Pagar, Compras y Gastos .......... 88 Tabla 18 Matriz de Riesgo de Cuentas por Pagar, Compras y Gastos ................................. 89 Tabla 19 Cuestionario de Declaraciones Fiscales ................................................................. 90 Tabla 20 Nivel de Riesgos y de Confianza Declaraciones Fiscales ..................................... 92 Tabla 21 Matriz de Riesgo Declaraciones Fiscales .............................................................. 93 Tabla 22 Cuestionario de Talento Humano .......................................................................... 94 Tabla 23 Nivel de Riesgo y de Confianza de Talento Humano ............................................ 96
xviii Tabla 24 Matriz de Riesgo Talento Humano ........................................................................ 97 Tabla 25 Cuestionario de Contabilidad................................................................................. 98 Tabla 26 Nivel de Riesgo y de Confianza de Contabilidad ................................................ 100 Tabla 27 Matriz de Riesgo de Contabilidad ....................................................................... 101 Tabla 28 Descripción y Perfil de Puestos del Presidente .................................................... 105 Tabla 29 Descripción y Perfil de Puestos del Gerente ........................................................ 107 Tabla 30 Descripción y Perfil de Puestos Comisario Principal .......................................... 110 Tabla 31 Descripción y Perfil de Puestos Comisario de Línea ........................................... 112 Tabla 32 Descripción y Perfil de Puestos de Contador/a .................................................... 114 Tabla 33 Descripción y Perfil de Puestos de la Secretaria.................................................. 117 Tabla 34 Descripción y Perfil de Puestos de la Asistente Contable ................................... 119 Tabla 35 Descripción y Perfil de Puestos de Recaudador .................................................. 121 Tabla 36 Descripción y Perfil de Puestos de Operador de Línea ....................................... 123 Tabla 37
Políticas de Control Interno de Monitoreo de Transporte ................................... 125
Tabla 38
Políticas de Control Interno para la cuenta de Bancos ........................................ 127
Tabla 39
Políticas de Control Interno Cobro de Aportaciones y Cuentas por Cobrar ........ 129
Tabla 40
Políticas de Control Interno Cuentas por Pagar, Compras y Gastos ................... 132
Tabla 41
Políticas de Control Interno para la cuenta de Caja Chica .................................. 134
Tabla 42
Políticas de Control Interno de Declaraciones Fiscales ....................................... 136
Tabla 43
Políticas de Control Interno de Contabilidad ....................................................... 138
Tabla 44
Políticas de Control Interno Propiedad, Planta y Equipo .................................... 140
Tabla 45
Políticas de Control Interno Contratación de Personal ........................................ 142
Tabla 46 Cuadro de Actividades del Proceso del Monitoreo de Transporte ...................... 146 Tabla 47 Cuadro de Actividades del Proceso de Cobro de Aportación Administrativa y Financiera............................................................................................................................... 151
xix Tabla 48 Cuadro de Actividades del Proceso de Cobro de Aportación por Sanciones ...... 156 Tabla 49 Cuadro de Actividades del Proceso de Selección y Contratación del Personal... 164 Tabla 50 Cuadro de Actividades del Proceso de Pago de Nómina ..................................... 171 Tabla 51 Cuadro de Actividades del Proceso de Nómina-Capacitaciones ......................... 174 Tabla 52 Cuadro de Actividades del
Proceso
de
Terminación Laboral - Renuncia
Voluntaria .............................................................................................................................. 179 Tabla 53 Cuadro de Actividades del Proceso de Terminación Laboral-Visto Bueno ........ 182 Tabla 54 Cuadro de Actividades del Proceso de Adquisición de Propiedad, Planta y Equipo .................................................................................................................................... 187 Tabla 55 Cuadro de Actividades del Proceso de Compra y Pago a Proveedores de Bienes y Servicios - Caja Chica........................................................................................................... 192 Tabla 56 Cuadro de Actividades del Proceso de Compra y Pago a Proveedores de Bienes y Servicios ................................................................................................................................. 194 Tabla 57 Cuadro de Actividades del Proceso de Conciliación Bancaria ............................. 200 Tabla 58 Cuadro de Actividades del Proceso de Declaraciones Fiscales ............................ 206
xx
ร NDICE DE FIGURA
Figura 1 Estructura Organizacional ......................................................................................... 35 Figura 2 Proceso de Monitoreo de Transporte ......................................................................... 38 Figura 3 Proceso de Contrataciรณn de Personal ........................................................................ 42 Figura 4 Proceso de Capacitaciรณn ............................................................................................ 44 Figura 5 Proceso de Terminaciรณn Laboral ............................................................................... 45 Figura 6 Proceso de Cobro y Cuentas por Cobrar ................................................................... 49 Figura 7 Proceso de Propiedad, Planta y Equipo ..................................................................... 52 Figura 8 Proceso de Compra y Pago a Proveedores de Servicios y Suministros .................... 55 Figura 9 Proceso de Declaraciones Fiscales ............................................................................ 58 Figura 10 Proceso de Pago de Sueldos .................................................................................... 61 Figura 11 Proceso de Conciliaciรณn Bancaria ........................................................................... 64 Figura 12 Nivel de riesgo y de confianza de Bancos ............................................................... 68 Figura 13 Nivel de riesgo y de confianza de Monitoreo de transporte .................................... 72 Figura 14 Nivel de riesgo y de confianza de Venta y Cuentas por Cobrar .............................. 76 Figura 15 Matriz de riesgo y de Confianza de Propiedad, Planta y Equipo ............................ 80 Figura 16 Matriz de riesgo y de Confianza de Caja Chica ..................................................... 84 Figura 17 Nivel de riesgos y de confianza de Cuentas por pagar, Compras y Gastos............ 88 Figura 18 Nivel de riesgos y de confianza de Declaraciones Fiscales .................................... 92 Figura 19 Nivel de riesgos y de confianza de Talento Humano .............................................. 96 Figura 20 Nivel de riesgos y de confianza de Contabilidad .................................................. 100 Figura 21 Organigrama Organizacional Propuesto................................................................ 104 Figura 22 Proceso de Monitoreo de Unidades de Transporte ................................................ 149 Figura 23 Proceso de Cobro y Cuentas por Cobrar-Aporte Administrativo y Financiero..... 153
xxi Figura 24 Proceso de Cobro y Cuentas por Cobrar-Aportación por Sanciones .................... 159 Figura 25 Proceso de Selección y Contratación de Personal ................................................. 169 Figura 26 Proceso de Pago de Sueldos .................................................................................. 172 Figura 27 Proceso de Nómina- Capacitación......................................................................... 177 Figura 28 Proceso de Terminación Laboral- Renuncia Voluntaria ....................................... 180 Figura 29 Proceso de Terminación Laboral-Visto Bueno ..................................................... 185 Figura 30 Proceso de Adquisición de Propiedad, Planta y Equipo........................................ 190 Figura 31 Proceso de Compra y Pago a Proveedores de Bienes y Servicios- Caja Chica..... 193 Figura 32 Proceso de Compras y Pago a Proveedores de Bienes y Servicios ....................... 197 Figura 33 Proceso de Conciliación Bancaria ......................................................................... 202 Figura 34 Proceso de Declaraciones Fiscales ........................................................................ 208
xxii
ÍNDICE DE ANEXOS
Carta de Impacto ............................................................................................................ Anexo 1 Cuestionario de Monitoreo de Transporte ..................................................................... Anexo 2 Comprobante de Retención ............................................................................................ Anexo 3 Factura............................................................................................................................ Anexo 4 Comprobante de Egreso ................................................................................................. Anexo 5 Cheque erróneo .............................................................................................................. Anexo 6 Sistema Contable Mónica .............................................................................................. Anexo 7 Sistema Contable Mónica – Facturación ....................................................................... Anexo 8 Reporte de Multas por Socio.......................................................................................... Anexo 9 Reporte de Minutos ...................................................................................................... Anexo 10 Plan de Trabajo ............................................................................................................ Anexo 11 Modelo de Tarjeta de Trabajo ...................................................................................... Anexo 12
1
1.
INTRODUCCIÓN
El manejar el aspecto económico de manera eficiente en las empresas alrededor del mundo, es una prioridad ante cualquier otro aspecto, debido a que proporciona una mayor credibilidad ante terceros; y a la entidad le brinda la oportunidad de tener mayor control de sus recursos. A pesar de ello muchas empresas manejan sus recursos económicos de manera empírica ya que no cuentan con procedimientos o políticas que les permitan tener un adecuado control de sus activos, dando como resultado un alto riesgo en cuanto al manejo de los recursos de las empresas, es por ello que en la actualidad se considera al control interno como una herramienta fundamental en el desarrollo administrativo y financiero de las organizaciones. Las empresas de nuestro país, se encuentran enfocadas en ver los resultados de sus actividades económicas, sin embargo si carecen de controles internos en las distintas áreas sean administrativas o financieras, estás se encuentran en riesgo de sufrir fraudes o de tener errores en sus registros, dando como resultado deficiencia en la información contable y administrativa. Debido a la falta de procedimientos y políticas en las distintas áreas de la Compañía de Transporte Urbano “El Gran General Rumiñahui” S.A., se vio la necesidad de elaborar una propuesta de control interno para los procedimientos que se ejecutan en la organización, ya que de esta manera se podrá obtener un adecuado manejo de las operaciones que se realizan en la Compañía, dando como resultado información administrativa y contable que sea confiable y razonable. La elaboración de la propuesta se lo realizó de la siguiente manera: en la primera etapa se ejecutó un análisis de la situación actual y el problema de investigación, a más de ello se
2 presentó de manera sintetizada la justificación del desarrollo del proyecto, en donde se expusieron las principales razones por la cuales se lo llevó a cabo, con lo cual se logró determinar el objetivo general y específicos del proyecto, con el fin de tener un enfoque claro. En la segunda etapa de la propuesta se realizó el levantamiento de la información con la que cuenta hasta el momento la Compañía, la cual fue preparada para su posterior análisis, con lo que conjuntamente se elaboró un informe donde se refleja y expone la situación actual de la entidad. En la tercera etapa se realizaron los procedimientos y políticas con las que deberá contar la compañía, los mismos que permitirán obtener un control adecuado en las distintas áreas de ña entidad, y por último se procedió a elaborar los procedimientos de los procesos considerando las políticas que han sido propuestas, con el fin de obtener una mejora en las operaciones que realiza la empresa.
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2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 2.1. Antecedentes Desde su existencia el hombre ha buscado la manera de ir más lejos, lo que dio paso a la creación de distintos medios de transporte empezando por los más simples y rústicos hasta llegar a los medios de movilización más complejos que se usan en la actualidad, siendo el transporte el que más se ha expandido y empleado como medio de movilización. En el Ecuador el transporte motorizado comenzó en el siglo XX, dejando de lado a las empresas de carruajes, constituyéndose la primera empresa municipal de transporte, pero esta iniciativa no tuvo éxito, por lo cual culminó sus actividades en un año, razón por la cual esta producción adopta la forma de organización en cooperativas y compañías de transporte. La Compañía de Transporte Urbano “El Gran General Rumiñahui” S.A. es una institución dedicada a la prestación del servicio de transporte urbano de personas en la ciudad de Santo Domingo, comenzó sus actividades el 4 de mayo del año de 1994, iniciando con un capital social de 1’400.000,00 sucres (moneda de ese entonces), correspondiente a las aportaciones de los siete socios fundadores, actualmente la entidad cuenta 38 socios y con un capital social de $ 2.659,80; dividido en 93 acciones. Esta Compañía se encuentra ubicada en la ciudadela de la Cooperativa denominada Caciv Malaria entre las calles Río Pastaza y Tomebamba, bajo la gerencia del Lcdo. Jorge Verdozoto la entidad tiene como finalidad ser una operadora de transporte urbano líder en la ciudad, garantizando la prestación de servicios de calidad, caracterizándose por ser una Compañía que brinde la máxima confianza para sus clientes y socios. Para cumplir con los principales objetivos que tiene toda identidad independientemente de su tamaño o actividad, como son el de generar beneficios económicos, así como el garantizar
4 la producción de bienes y servicios de calidad, éstas entidades deben contar con políticas y normas de control, que a más de ello, les permita mejorar la situación financiera, administrativa y legal de la entidad. El control interno es una herramienta importante que ayuda a evaluar la eficiencia de la empresa en cuanto a su organización, brindando seguridad y confianza sobre la información financiera frente a cualquier tipo de ineficiencia que se puedan presentar, ya que es gracias a éste se puedan evitar fraudes y riesgos protegiendo los activos e intereses de las empresas. Actualmente la Compañía de Transporte Urbano “El Gran General Rumiñahui” S.A., no cuenta con un adecuado control y seguimiento de las actividades, ya que el control que se lleva sobre éstas en su mayoría es empírico, sobre todo en las áreas administrativa y financiera, debido a que no tienen establecidas adecuadas políticas de control donde se establezcan con claridad todos los lineamientos de las distintas actividades y procesos que deben llevarse a cabo en cada área. Debido a la falta de un adecuado control interno que permitan tener un seguimiento de las operaciones en la entidad se han presentado una serie de problemas como: la falta de cumplimiento de las normas vigentes, no tener claramente definidas las funciones y responsabilidades, retraso en el cumplimiento de sus obligaciones, la vulnerabilidad al estar expuesta a posibles fraudes o errores, que expongan la integridad de la entidad. Por lo tanto con la mejora del control interno de la Compañía de Transporte Urbano “El Gran General Rumiñahui” S.A., se pretende tener un adecuado manejo y control de las operaciones que garanticen la seguridad de los recursos y datos financieros de la Compañía evitando pérdidas ya sean estas ocasionadas por negligencias o fraudes, promoviendo la eficiencia de las operaciones, de las prácticas ordenadas por la alta gerencia y a su vez permita evaluar la calidad y seguridad procurando siempre la mejora continua.
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2.2. Problema de Investigación Actualmente el control interno representa una herramienta importante en toda empresa u organización, ya que en un ambiente globalizado donde la competencia es cada vez mayor surge la necesidad de accionar proactivamente, reduciendo de esta manera cualquier tipo de riesgos que puedan surgir, brindando mayor seguridad a la organización y permitiendo a la entidad el logro de sus objetivos. A más de ello el planteamiento de políticas, funciones, procedimientos y actividades que se realizan en toda empresa permitirán llevar a cabo de manera eficiente y efectiva las operaciones que se ejecutan en toda entidad, brindando de esta manera mayor seguridad en la información, y permitiendo de esta manera una adecuada toma de decisiones. Debido que la Compañía de Transporte Urbano “El Gran General Rumiñahui” S.A., no cuenta con un adecuado control interno sobre sus distintas actividades y procesos, los mismos que han generado una serie de problemas tales como: irregularidades y errores, así como ineficiencia en la prestación oportuna del servicio, y entre estos problemas se encuentra la vulnerabilidad de la organización a posibles fraudes. Por consiguiente se encuentra la necesidad de la elaboración de una propuesta de control interno para Compañía de Transporte Urbano “El Gran General Rumiñahui” S.A., que sirva como herramienta que permita llevar un mejor manejo y supervisión de las operaciones en la entidad. 2.2.1. Formulación del Problema de Investigación ¿De qué forma se mejorarán los procesos del área administrativa y financiera en la Compañía de Transporte Urbano “El Gran General Rumiñahui” S.A., ubicada en la ciudad de Santo Domingo, año 2015?
6 2.2.2. Sistematización del Problema ¿De qué manera se conocerán los procesos y actividades de la Compañía? ¿Cómo establecer los riesgos existentes en el área administrativa y financiera? ¿De qué manera disminuirá el riesgo de control interno en cada uno de los procesos de la Compañía? ¿De qué manera se garantizarán el adecuado desarrollo de las actividades de la Compañía?
2.3. Justificación de la Investigación El Comité de Organizaciones Patrocinadoras de la Comisión Teadway (COSO), establece que los controles internos son esenciales para el sostenimiento de una organización, ya que a través de estos se puede garantizar un control eficaz y una gestión de riesgos competente; así mismo establece que dichos controles aportan valor a la gobernanza, establecimiento de estrategias, planificación empresarial, ejecución, monitoreo y procesos de adaptación de cualquier organización, ya que se los diseño con el fin de proporcionar seguridad razonable, en cuanto al cumplimiento de los objetivos establecidos en las organizaciones y a más de ello garantiza un riesgo mínimo en el desarrollo de las operaciones que son realizadas por las empresas. A más de lo establecido anteriormente, el Instituto de Auditores Internos del Ecuador manifiesta que el control interno hoy en día ya no es simplemente una necesidad del negocio sino que también se ha convertido en ciertas instituciones como un requerimiento legal; y lo define como aquellas medidas que toma la dirección, consejos y otras partes, que se encargan de planificar, organizar y dirigir acciones que permitirán alcanzar objetivos y metas que han sido establecidas por las empresas, esto a fin de poder obtener seguridad en sus actividades.
7 La elaboración de la propuesta de mejora de control interno, es importante para la Escuela de Ciencias Administrativas y Contables de la Pontificia Universidad Católica del Ecuador Sede Santo Domingo, ya que a través de esta se pudo evaluar los conocimientos que han sido adquiridos por los estudiantes, y como estos pueden ir desarrollándose en un ámbito laboral, por tal en base a esto la escuela tome decisiones en cuanto al desenvolvimiento preprofesional de los estudiantes. Para la Compañía de Transporte Urbano” El Gran General Rumiñahui” S.A., la propuesta de mejora de control interno representa una herramienta importante, ya que a través de este se pudo establecer procesos, políticas y estrategias que le permitan identificar aquellos riesgos potenciales que pueden afectar a la entidad y así poder administrarlos con el fin de proveer seguridad razonable, y de esta manera la Compañía pueda alcanzar los objetivos que se ha establecido. En cuanto a lo personal, el proyecto establecido es de gran importancia puesto a que el beneficio no solo fue de la Compañía sino también de la sociedad ya que a través de este se pudo brindar un servicio de calidad a los clientes, sintiéndose estos satisfechos y seguros de los servicios adquiridos, por tanto permitió a la empresa tener una mayor acogida en el mercado e incrementar su participación. El control interno propuesto para la Compañía permitió a su personal administrativo tomar decisiones oportunas que contribuyen con un mejor desenvolvimiento empresarial, a más de ello sirvió de aporte para encontrar soluciones concretas a diversos problemas y riesgos que se presentaron en la Compañía de transporte, y así está pudo brindar seguridad razonable a sus clientes.
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2.4. Objetivos de la Investigación 2.4.1. Objetivo General Elaborar una propuesta de mejora de control interno para los procesos administrativos y financieros en la Compañía de Transporte Urbano “El Gran General Rumiñahui” S.A., ubicada en la ciudad de Santo Domingo, año 2015. 2.4.2. Objetivos Específicos Realizar el levantamiento de los procesos de la Compañía de Transporte Urbano “El Gran General Rumiñahui” S.A. Elaborar la matriz de riesgo con el fin de determinar aquellos procesos que afecten la situación económica de la Compañía. Proponer políticas de control interno para los procesos del área administrativa y financiera de la Compañía de Transporte Urbano “El Gran General Rumiñahui” S.A. Establecer procesos adecuados de información y comunicación que orienten las actividades de coordinación entre todas las áreas.
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3. MARCO REFERENCIAL 3.1. Marco Teórico 3.1.1. Giro del Negocio 3.1.1.1. Empresa A las empresas se las puede definir de la siguiente manera de acuerdo a Pérez J. & Veiga C. (2013) quienes establecen que una empresa es: “Una empresa es una unidad económica que obtiene recursos, los organiza y gestiona para conseguir sus objetivos, principalmente, de rentabilidad, riesgo, crecimiento y contribución social.” (p. 11). “Por supuesto al desarrollar estas actividades utiliza recursos humanos y materiales, influye en la sociedad donde actúa y es generadora de capital, por lo que contribuye al crecimiento económico de la sociedad” (Cortagerena & Freijedo, 2012, p. 58). La empresa constituye toda entidad creada principalmente con la finalidad de obtener alguna ganancia, y para lo cual requiere emplear recursos humanos y materiales en general, que le permitan de esta manera alcanzar sus objetivos y así mismo pueda contribuir con el crecimiento de la sociedad. 3.1.1.2. Empresas de Servicios Las empresas de servicios en la actualidad componen una parte importante en la economía de un país, dentro de la definición de las empresas de servicios se encuentra la siguiente: “Son aquellas que llevan a cabo ciertas actividades por cuenta de otros a quienes denominan “clientes” a cambio de una contraprestación económica” (Prieto, 2014, p. 73).
10 Las empresas de servicios son aquellas que tienen por función brindar una actividad que satisfagan las necesidades de las personas, entre estas actividades se encuentran las de medicina, construcción, educación, entre otras, a cambio del servicio brindado reciben un beneficio o retribución económica. Estas empresas pueden ser constituidas como entidades públicas o privadas. 3.1.1.3. Transporte En el actual Código de Comercio se establece la siguiente definición de transporte: “El transporte es un contrato en virtud del cual uno se obliga, por cierto precio, a conducir de un lugar a otro, personas que ejerzan el comercio o viajen por alguna operación de tráfico, o mercaderías ajenas, y a entregar éstas a la persona a quien vayan dirigida” (Código de comercio, Art. 205, 2012). El transporte corresponde a una actividad del sector terciario dentro de una economía y hace referencia al acuerdo mediante el cual la una parte se compromete a conducir de un lugar a otro a cambio de un precio, transportando ya sean personas o mercancías al punto o lugar previamente acordado y aceptado por ambas partes. 3.1.1.4. Transporte terrestre El transporte terrestre se encuentra definido de la siguiente manera: “El transporte terrestre automotor es un servicio público esencial y una actividad económica estratégica del Estado, que consiste en la movilización libre y segura de personas o de bienes de un lugar a otro, haciendo uso del sistema vial nacional, terminales terrestres y centros de transferencia de pasajeros y carga en el territorio ecuatoriano” (Ley Orgánica de Transporte Terrestre, Tránsito y Seguridad Vial, Art. 46, 2014).
11 El transporte terrestre de automotor corresponde al transporte sobre la superficie terrestre, que facilita el traslado de personas o bienes, para el desarrollo de esta actividad se requiere del uso del sistema vial o de carreteras que existen a nivel nacional facilitando la movilización de un lugar a otro de manera libre y segura. 3.1.1.5. Transporte terrestre de personas En el Reglamento General para la Aplicación de la Ley Orgánica de Transporte Terrestre y Seguridad vial en el Art. 43 en el numeral 1 establece la siguiente definición de transporte de personas: “Consiste en el traslado de personas de un lugar a otro, dentro y fuera del territorio nacional, garantizando su movilidad en términos de comodidad, seguridad y accesibilidad” (Reglamento General para la Aplicación de la Ley Orgánica de Transporte Terrestre y Seguridad vial, Art. 4, 2014). El transporte terrestre de personas consiste en el traslado de pasajeros de un lugar a otro ya sea dentro del territorio nacional o fuera de éste, todo enmarcado dentro de la comodidad, seguridad y accesibilidad que puedan brindar a los usuarios, garantizando la prestación de un buen servicio. 3.1.1.6. Cooperativas de transporte Dentro de la Ley de Economía Popular y Solidaria en su Art. 84 establece la siguiente definición: “Son las constituidas para prestar el servicio de transporte de personas o bienes, por vía aérea, terrestre, fluvial o marítima y podrán ser de propietarios o de trabajadores” (Ley de economía popular y solidaria, Art. 84, 2012).
12 Las cooperativas de transporte tienen como finalidad para su constitución el de brindar el servicio del traslado ya sea de personas o de bienes, tanto en vía terrestre, aérea o marítima, donde sus miembros pueden ser tanto propietarios o trabajadores, todo esto enmarcando conforme a legislación vigente. 3.1.1.7. Buses Dentro de los medios de transporte terrestre se encuentran los buses la cual se encuentra definido de la siguiente manera: “Vehículo automóvil de transporte público y trayecto fijo que se emplea habitualmente en el servicio urbano” (Diccionario de la Real Academia Española, 2014, p. 470). Los buses son aquellos medios de transporte terrestre cuyos vehículos tienen como principal finalidad el traslado de personas ya sea dentro de la zona urbana o rural, así como para fines turísticos, siendo el transporte urbano de pasajeros la actividad más común que se suele emplear. 3.1.2. Herramientas 3.1.2.1. Control Dentro de una organización el control es una medida de vigilancia la cual se encuentra definida como: “Cualquier medida que tome la administración, el consejo y otras partes para administrar los riesgos e incrementar la posibilidad de alcanzar las metas y objetivos establecidos. La administración planea, organiza y dirige la realización de acciones suficientes para promocionar seguridad razonable de que se alcanzarán los objetivos y las metas” (Santillana, 2013, p. 73).
13 “El control es el proceso que utiliza una persona, un grupo o una organización para monitorear el desempeño de forma permanente y aplicar acciones correctivas” (Hellriegel, Jackson & Slocum, 2013, p. 30). El control que se ejerce en una organización son una serie de medidas diseñadas por los altos directivos, los cuales deberán ser cumplidos por todo el personal de la organización con la finalidad de disminuir los riesgos y permita cumplir con las metas y objetivos de la organización, así mismo el control permite a la entidad conocer el grado de cumplimiento y realización de las actividades si todas se están llevando a cabo conforme a lo establecido por la organización. 3.1.2.2. Control Interno Una definición de Control Interno como medida de prevención y para salvaguardar los recursos de las empresas se encuentra: El control interno se constituye en las empresas como medidas de precaución donde este se constituye como un proceso efectuado por la junta directiva de una entidad, gerencia y otro personal diseñado para proveer seguridad razonable respecto del logro de objetivos en las siguientes categorías:
Efectividad y eficiencia de operaciones
Confiabilidad de la información financiera
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables (Blanco, 2012, p. 194)
“Comprende el plan de la organización y el conjunto de métodos y procedimientos que aseguren que los activos están debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente” (Barquero, 2013, p. 15). El control interno dentro de una organización comprende todas aquellas acciones, procedimientos y políticas establecidas por la alta gerencia, cuya finalidad es la de
14 salvaguardar los activos que posee la entidad, promover la eficiencia, obtener información financiera segura y oportuna permitiendo de esta manera la consecución de los objetivos y metas de la organización. 3.1.2.3. Características del control Un buen Control Interno que garantice éxito dentro de una entidad debe poseer las siguientes características que se las encuentran definidas a continuación: El control es un factor extremadamente crítico en el logro de los objetivos generales y su efectividad depende de la información recibida. Los sistemas de control para lograr un uso óptimo deben poseer ciertas características:
Debe ser oportuno
Seguir una estructura orgánica
Ubicación estratégica
Un control debe ser económico
Revelar tendencias y situaciones
Hacer resaltar la excepción. (Rodríguez, 2010, p. 58-59)
Un buen control interno que asegure su éxito debe poseer varias características entre las principales se encuentran: el de ser oportuno, acorde a una estructura orgánica, este debe ser realizado estratégicamente, debe ser económico, que permita identificar ciertas situaciones y finalmente debe resaltar la excepción. 3.1.2.4. Clasificación Del Control Interno 3.1.2.4.1 Control Interno Contable Dentro de los controles internos efectuados por la organización se encuentran el control aplicado para la contabilidad definido de la siguiente manera:
15 “Comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos cuya misión es la salvaguarda de los bienes activos y la fiabilidad de los registros contables” (Rey, 2013, p. 542). El control interno contable tiene la finalidad de garantizar la seguridad de los activos y recursos en general que posee la organización y que de esta manera la organización pueda presentar una información financiera confiable libre de cualquier error o irregularidad que se puedan derivar por falta de control en las operaciones contables. 3.1.2.4.2. Control Interno Administrativo Entre las distintas clases de control interno que existe es el que está presente en la administración el cual es el control interno administrativo el cual establece: “Se relacionan con la normativa y los procedimientos existentes en una empresa vinculados a la eficiencia operativa y al acatamiento de las políticas de la Dirección” (Rey, 2013, p. 542). El control interno administrativo es el que tiene que ver con las normas, politicas, reglamentos y procedimientos que posee la entidad los cuales se encuentran estrechamente relacionados con la eficiencia en las operaciones y el cumplimiento de las politicas por toda la organización. 3.1.2.1. Controles físicos Dentro del control interno se encuentra aquel que se establece para la protección física de los activos que se encuentra definido de la siguiente manera: “Estos tienen que ver con la protección física de activos por ejemplo, limites o controles para el acceso a activos (que incluye documentación que autoriza el movimiento de activos),
16 y conteos periódicos, además de comparaciones entre lo contado y las existencias en libros” (Andrade, 2012, p. 590). El control físico es aquel que ejerce la organización para salvaguardar físicamente los recursos y activos, a través del establecimiento de controles al acceso de los mismos, como son el acceso a documentación donde se autoriza el movimiento de los activos, así como la constatación física comparándola con la información en libros. 3.1.2.2. Roles y responsabilidades Los roles y responsabilidades corresponden aquellos cargos, funciones y departamentos dentro de una organización en donde cada quien es responsable del control interno, y entre estos se encuentran: Administración El director ejecutivo jefe es el responsable último y debe asumir la propiedad del sistema. Más que cualquier otro individuo, el director ejecutivo da el tono por lo alto, el cual afecta la integridad y la ética así como los otros factores de un ambiente de control positivo. En una Compañía grande, el director ejecutivo cumple este deber proporcionando liderazgo y dirección a los administradores principales y revisando la manera como ellos están controlando el negocio. Consejo de directores La administración es responsabilidad del consejo de directores, el cual proporciona gobierno, guía y supervisión reguladora. Los miembros de un consejo efectivo son objetivos, competentes e inquisitivos. También tienen un conocimiento de las actividades y del ambiente de la entidad y aportan el tiempo necesario para cumplir plenamente sus responsabilidades como consejo. Auditores internos Los auditores internos juegan un papel importante en la evaluación de la efectividad de los sistemas de control, y contribuyen a la efectividad ongoing. A causa de su posición organizacional y su autoridad en una entidad, una función de auditoria interna juega a menudo un papel de monitoreo significativo. Otro personal El control interno es, en algún grado, responsabilidad de cada quien en una organización y por consiguiente debe ser una parte explícita o implícita de la descripción del trabajo de cada uno. (Mantilla, 2012, p. 8)
17 Para garantizar el éxito de un buen control interno en la organización, este debe contar con el apoyo y participación del personal de la organización entre los que se encuentran el personal administrativo, el consejo de directores, los auditores internos y demás personal donde cada quien es responsable en la organización de ejecutar el control interno. 3.1.2.3. Componentes del Control Interno El control interno consta de cinco componentes interrelacionados que se derivan de la forma cómo la administración maneja el negocio y estos son: 3.1.2.3.1. Ambiente de control El ambiente dentro del control interno de una organización es: “El ambiente de control establece el tono de una organización, influyendo en la conciencia que la gente tiene sobre el control. Es el fundamento para el control interno efectivo y provee disciplina y estructura” (Blanco, 2012, p. 198). El ambiente de control consiste en establecer un entorno que permita el estímulo e influya en las actividades del talento humano respecto al control de las operaciones de la organización, este provee disciplina a través de la influencia que ejerce sobre el comportamiento del personal. 3.1.2.3.2. Proceso de valoración de riesgos de la entidad El proceso de valoración de riesgos para una organización se lo define como: Es un proceso para identificar y responder a los riesgos de negocio y los resultados que de ello se derivan. El proceso de valoración de riesgos de la entidad incluye la manera como la administración identifica los riesgos importantes para la preparación de estados financieros que da origen a una presentación razonable, en todos los aspectos importantes de acuerdo con las políticas y procedimientos utilizados para la contabilidad y presentación de informes financieros. (Blanco, 2012, p. 200)
18 La valoración de riesgos de la entidad es un proceso mediante el cual se puede identificar y enfrentar los riesgos, cuyo proceso queda a cargo de la administración de la empresa quien es la encargada de encontrar y valorar los riesgos más importantes, y establece las medidas correctivas y políticas necesarias para que se dé una presentación razonable de los estados financieros. 3.1.2.3.3 Sistemas de información y comunicación Otro de los componentes del control interno es el de sistema de información y comunicación que se lo encuentra definido como: “Un sistema de información consta de infraestructura, software, personal, procedimientos y datos. La infraestructura y el software estarán ausentes o tendrán menor significado en los sistemas que son exclusiva o principalmente manuales” (Blanco, 2012, p. 202). El sistema de información es el medio con el cual la organización envía y recepta información que es manejada por el ente económico y como debe ser captada, procesada y transmitida de tal modo que llegue oportunamente a todos los sectores y permita asumir a los empleados de una entidad responsabilidades individuales, sobre las actividades que deben ejecutar en la empresa. 3.1.2.3.4. Procedimiento de control Los procedimientos de control también conocidos como actividades de control se lo definen de la siguiente manera: Son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se llevan a cabo las directivas de la administración, por ejemplo, que se toman las acciones necesarias para direccionar los riesgos hacia el logro de los objetivos de la entidad. Los procedimientos de control interno tienen diversos objetivos y se aplican en distintos niveles organizacionales y funcionales. (Blanco, 2012, p. 203)
19 El procedimiento o actividades de control son las medidas tomadas por la organización para asegurar los procesos de la misma y se manifiestan a través de políticas y procedimientos, siendo llevados a cabo por el recurso humano que integra la organización, estas actividades deben ser desarrolladas de tal manera que estas acciones ayuden a disminuir los riesgos y permita el logro de los objetivos de la organización. 3.1.2.3.5. Actividades de control Las actividades de control dentro del ambiente de control de una empresa corresponden a: Las políticas y procedimientos que ayudan a asegurar que se tomarán las acciones congruentes, necesarias y correctas para afrontar los riesgos; por tanto, estos se deben establecer en toda la organización de la institución, en todos sus niveles y en todas sus funciones. (Instituto Mexicano de Contadores Públicos, 2012, p. 131)
Son aquellas acciones que se están llevando a cabo en la organización con la finalidad de asegurar que las actividades que se realizan lleven a cabo las directrices administrativas necesarias para manejar los riesgos, estas actividades se dan en toda la organización, en todos los niveles y en todas las funciones. 3.1.2.3.6. Supervisión y seguimiento de los controles La supervisión y seguimiento es una medida de control definido como: “Es un proceso para valorar la calidad del desempeño del control interno en el tiempo. Implica valorar el diseño y la operación de los controles sobre una base oportuna y tomar las acciones correctivas necesarias” (Blanco, 2012, p. 205). Los sistemas de control cambian con el tiempo por lo tanto la manera en que estos se aplican deben modificarse es así que el proceso de supervisión o monitoreo permite evaluar el desempeño del control interno a través del tiempo, que permita identificar posibles correcciones a realizarse.
20 3.1.2.4. Estructura empresarial La estructura empresarial permite que se tenga de manera la asignación de responsabilidades y se lo define como: “Coordinación e integración de esfuerzos, entre divisiones, departamentos, etc.” (Müch, 2012, p. 183). La estructura empresarial u organizacional es la que permite la asignación de responsabilidades en los diferentes procesos y funciones de cada una de las personas o departamentos, que dan paso a la coordinación e integración entre las diferentes divisiones y departamentos. 3.1.2.5. Objetivos del Control Interno Un adecuado Control Interno dentro de la organización presenta los siguientes objetivos: Atendiendo los principios constitucionales que deben caracterizar la administración pública, el diseño y el desarrollo del Sistema de Control Interno se orientarán al logro de los siguientes objetivos fundamentales: a) Proteger los recursos de la organización buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten; el manejo de los recursos de la Compañía, debe estar estandarizados en un manual de procesos y procedimientos; además, debe estandarizarse en el manual de funciones el cargo (no estandarizamos funcionarios) que tienen la responsabilidad de velar porque ese proceso o procedimiento se cumpla. b) Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional, para desarrollar la misión institucional, debe estar debidamente planeada en los planes de gestión que integran el componente de gestión, los cuales deben ser evaluados la gestión en términos de eficacia, eficiencia, efectividad y economía. c) Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad, cada proceso debe estar estandarizado. d) Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional, en términos de eficacia, para determinar el cumplimiento de metas y objetivos propuestos, eficiencia, para establecer el manejo adecuado de los recursos para el cumplimiento de las metas y objetivos alcanzados; efectividad, para establecer si somos eficaces y eficientes y economía, para establecer si los bienes fueron comprados teniendo en cuenta los principios de calidad, cantidad y precio. e) Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información de sus registros, cumpliendo los planes de gestión y los estándares que integran el componente del control, como son,
21 manuales de procesos, procedimientos y que los ejecute el competente que establece en el manual de funciones para cada cargo. f) Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar en el logro de sus objetivos, se establece en la estandarización de los procesos en una ficha técnica de procesos, ficha técnica de procedimientos y los cargos en una ficha técnica de funciones. g) Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación; tenemos que implantar y desarrollar el nivel 2 o área de auditoria interno, que es la encargada de verificar y evaluar el cumplimiento de los estándares en el nivel 1, en cada uno de los procesos de la Compañía. h) Velar porque la entidad disponga de mecanismos de planeación adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y características, estandarizados cada uno de los procesos de la Compañía mediante el autocontrol, además, mejorando continuamente cada punto crítico de éxito que se presente en la Compañía. (Isaza, 2012, p. 33)
La finalidad de tener un adecuado control interno en una entidad es la de proteger los recursos, garantizar la eficiencia y la eficacia de las operaciones, que permitan el cumplimiento de los objetivos que persigue la entidad, brindar confianza y seguridad sobre la información financiera que presenta y limitar cualquier tipo de riesgo. 3.1.2.6. Flujogramas Los flujogramas son representaciones empleadas por las organizaciones definido de la siguiente manera: Representación gráfica de un proceso administrativo caracterizado por su naturaleza secuencial. Los flujogramas pueden adoptar diversas formas según sea el tipo de proceso que se busque diagramar. Entre las formas más difundidas se encuentran flujogramas que representan:
Procesos, formularios y registros utilizados, sin incluir una descripción de las operaciones.
Procesos, formularios y registros utilizados en el proceso, incluyendo la descripción de las operaciones.
Procesos, formularios y registros utilizados, los que se identifican con un código numérico y se relaciona con planillas de detalle con la identificación de los formularios y registros, agregándose aclaraciones sobre las operaciones. (Estupiñan, 2012, p. 176)
22 Fundamentalmente estos símbolos son los que se ven el cuadro siguiente: IDENTIFICACIÓN Inicio del Flujograma.- Representa las áreas de responsabilidad de un sistema, y el inicio de un flujograma. (Estupiñan, 2012, p. 179)
LÍNEA DE FLUJO O COMUNICACIÓN La línea de flujo o comunicación representa la conexión o el movimiento del flujo a través de operaciones o de documentos. La flecha indica el sentido del proceso y concatenación de una acción con otra. (Estupiñan, 2012, p. 179)
PUENTE ENTRE LÍNEAS DE FLUJO Representa el cruce de dos líneas de comunicación o de flujo. La media luna señala un puente que no interrumpe la línea principal de flujo. (Estupiñan, 2012, p. 180)
OPERACIÓN Cualquier acción prevista en el procedimiento, representa el paso en la ejecución de un procedimiento. Se caracteriza porque se desarrolla en un mismo momento y generalmente se refiere a los procesos de un documento o registro; la secuencia numérica indica el orden lógico de las operaciones. (Estupiñan, 2012, p. 180) DOCUMENTOS Se utiliza para identificar cualquier tipo de documentos originado o recibido en cada sistema. Dentro del símbolo se identifica el nombre del documento. Además debe mostrarse el número de copias de cada documento. (Estupiñan, 2012, p. 180) REGISTRO Representa un documento en el cual hay anotaciones de entrada y salida de operaciones, normalmente son los libros auxiliares o principales llevados a mano o mediante medio mecánico. (Estupiñan, 2012, p. 181)
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CONECTOR INTERNO Relaciona dos partes del flujograma entre subsistemas. Sirve para referenciar la información que ingresa o sale del flujograma. (Estupiñan, 2012, p. 181)
DECISIÓN Se utiliza este símbolo cuando la operación graficada en el flujograma está sujeta a ciertas alternativas que pueden presentarse antes de continuar el procedimiento. La decisión dependerá del resultado de una prueba, una comparación o la existencia de alguna condición. (Estupiñan, 2012, p. 182)
ARCHIVO Representa las funciones de archivo de información bajo control directo de la misma unidad en la cual se están representando los procedimientos de la empresa. Se emplea para representar al almacenamiento de información bajo diversas situaciones: temporal. (Estupiñan, 2012, p. 182)
FRECUENCIAL DE TIEMPO Representa una condición de tiempo para la ejecución de las operaciones. Usualmente reflejan días, meses o años. (Estupiñan, 2012, p. 182)
LÍNEAS DE REFERENCIA ___ ___ ___ ___ ___ ___
Representa la relación o circulación de una información hacia otro nivel como por ejemplo: la comparación de un documento con un registro. (Estupiñan, 2012, p. 183)
CINTA MAGNÉTICA Representa las funciones de entrada y salida que presenta en el flujograma a través de la cinta magnética de un sistema electrónico de procesamiento de datos. (Estupiñan, 2012, p. 183)
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OTROS MEDIOS MAGNÉTICOS Representan la información que ingresa o sale a través de disquetes y CDR por un sistema mecánico o eléctrico. Se utiliza para conectar o relacionar un proceso manual con un proceso mecanizado. (Estupiñan, 2012, p. 183) CONECTOR EXTERNO Representa la referencia o relación de una información o de un proceso entre subsistemas o sistemas como un medio de ilustrar al lector para comprender con mayor amplitud los procedimientos utilizados. (Estupiñan, 2012, p. 183) FINALIZACIÓN SUBSITEMAS
DEL
FLUJOGRAMA
POR
Este símbolo se utiliza para indicar la conclusión del flujograma de cada subsistema. Es el último símbolo que se gráfica. (Estupiñan, 2012, p. 184)
Los flujogramas son representaciones gráficas de los procesos administrativos que se realizan en una empresa, los cuales emplean diferentes símbolos y gráficos que representan actividades en específico, tales como los que representan el inicio, fin, archivo, documento, línea de comunicación, punto de decisión entre otros.
3.2. Marco Conceptual 3.2.1. Misión La Misión constituye para toda empresa su razón de ser y Sarar (2010) afirma que: “Es el carácter, identidad y razón de ser una organización. El ser y actuar es consecuencia de lo que se conoce como misión de una organización o empresa. (p. 48). “El porqué de lo que la empresa hace, la razón de ser de la organización, su propósito. Aquello por lo cual, en última instancia, la organización quiere ser recordada”. (Alles, 2010, p. 114).
25 La misión de una empresa corresponde a la identidad de la misma, donde se definen el objeto o naturaleza de lo que hace la empresa, las creencias y principios de la organización y conductas estándares, como son las normas y reglas de cómo se realizan las cosas, por lo tanto la misión corresponde a la filosofía de la empresa. 3.2.2. Visión Toda empresa comienza definiendo las metas y objetivos que desea alcanzar, por lo tanto visión constituye el punto de partida para la organización la cual se la define de la siguiente manera: “La declaración que determina donde queremos llegar en el futuro. Una visión puede tener éxito, depende de si el resto sucede según la estrategia de la empresa” (Martínez y Milla, 2012, p. 21). La visión es la definición de hacia dónde se dirige la empresa, como se ve la organización en el futuro, la cual depende en gran medida de las estrategias y acciones que realiza en el presente la entidad, los cuales deben estar correctamente diseñados, de tal manera que permita a la organización a cumplir con sus metas a largo plazo y por ende con su misión. 3.2.3. Valores Loa Valores empresariales tienen como finalidad regular el comportamiento dentro de la organización y se lo define como: Los valores se desarrollan con el tiempo y donde reflejan la historia y las tradiciones de una empresa. Son la base de la cultura de todo tipo y tamaño de ésta. La filosofía de la empresa se expresa por medio de valores, los cuales guían el comportamiento de todos los días. (Rodríguez, 2010, p. 40)
Los valores empresariales son los elementos de la cultura de la propia entidad, es decir tienen que ver los valores son aquellos comportamientos, actitudes y costumbres que la
26 empresa asume como principios o valores bajo los cuales se rigen todas las aquellas personas que son parte de la organización. 3.2.4. Riesgo El riesgo son aquellos eventos o situaciones que pueden perjudicar a la una organización y para Storkey (2012) el riesgo representa: “La pérdida por deficiencia o fallas en los procesos, el personal y los sistemas interno o acontecimientos externos” (p. 3). “Posibilidad de ocurrencia de un evento que pueda entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y le impidan el logro de sus objetivos” (Isaza, 2012, p. 271). 3.2.4.1. Riesgos financieros Uno de los riesgos existentes se encuentra el riesgo financiero y dentro de estos están: La categoría abarca los riesgos de mercado, de liquidez y de crédito. (Storkey, 2012, p. 2). 3.2.4.2. Riesgos de negocio “Como leyes nuevas, cambios de gobierno, evolución macroeconómica y cualquier otro factor que afecte el entorno; la gestión de estos riesgos suele tomar parte del proceso de planificación empresarial” (Storkey, 2012, p. 2). 3.2.4.3. Riesgos operacionales “Abarcan una gama de peligros; desde la pérdida de personal esencial, fallas de liquidación de pagos e incumplimiento, hasta el robo, la falla de sistemas y los daños de las instalaciones” (Storkey, 2012, p. 2).
27 3.2.4.4. Riesgo de crédito “El riesgo crediticio es la probabilidad de que una organización solidaria incurra en pérdidas y se disminuya el valor de sus activos como consecuencia de que sus deudores incumplan con el pago de sus obligaciones en los términos acordados” (Cardozo, 2011, p.75). El riesgo es la posibilidad de la existencia de algún evento o situación que de la probabilidad de pérdidas, por lo tanto un riesgo representa la incertidumbre ante la posibilidad de la ocurrencia de algo que puede generar algún tipo de perdidas, limitando que la entidad cumpla el logro de sus objetivos. 3.2.5. Eficiencia y Eficacia de las operaciones El control interno ayuda que la organización realice sus actividades con eficiencia y eficacia la cual consisten en: Alcanzar la eficacia y la eficiencia de las operaciones, se refiere a la utilización eficaz y eficiente de los recursos en las operaciones de la entidad, pues estos son la razón de ser de las empresas y van dirigidos a la consecución del objeto social, constituyendo de este modo la parta más importante de todo el proceso de construcción de las estrategias y de la asignación de los recursos disponibles. (Montaño, 2013, p. 56)
Un adecuado control interno permite que la organización realice sus actividades optimizando los recursos de la empresa, así como mejorar la capacidad de la entidad para lograr los objetivos propuestos, así mismo permite la oportuna identificación y gestión de los diferentes riesgos que se pueden presentar en el desarrollo de las operaciones. 3.2.6. Separación de Responsabilidades Para el éxito de un buen modelo de control interno requiere que la organización lleve a cabo una adecuada delegación de responsabilidades la cual está definida como: Una administración inteligente divide los funcionarios entre dos o más personas. La separación de responsabilidades limita el fraude y promueve la exactitud de los registros contables. La separación de responsabilidades se divide en dos partes:
28 Separación entre las operaciones y la contabilidad.- La contabilidad debe estar completamente separada de los departamentos operativos, como producción y ventas. Separación entre la custodia de los activos y la contabilidad.- Los Contadores no tienen que manejar efectivo, en tanto que los cajeros no deben tener acceso a los registros contables. (Horngren, 2010, p. 382)
Al realizar la separación de responsabilidades se está consiguiendo que la responsabilidad y por lo tanto la autoridad para realizar ciertas actividades no recaiga sobre una sola persona, limitando cualquier tipo de fraude que pueda presentarse y esta puede ser la separación entre las operaciones y la contabilidad, y la separación entre la custodia de los activos y la contabilidad. 3.2.7. Organigrama Toda organización debe contar con una estructura organizativa lo que se refleja en un organigrama el cual se lo define de la siguiente manera: “En el organigrama se representan gráficamente las funciones y sub-funciones propias del área” (Hernández y Rodríguez, 2012, p. 35). El organigrama es un esquema donde la organización presenta de manera gráfica como se encuentran constituidos los distintos cargos y niveles jerárquicos, desempeñando un papel informativo donde se presentan los niveles de autoridad y la relación entre ellos, cuyas principales características son las de ser sencillos, fáciles de entender y contiene los elementos indispensables.
29
4. METODOLOGÍA 4.1.
Delimitación de los Tipos de Enfoque
El enfoque utilizado durante la elaboración del proyecto fue cualitativo y cuantitativo; esto debido a que el enfoque cualitativo permitió hacer énfasis en los procesos realizados en la cooperativa así como la comprensión profunda de estos, de igual manera permitió el estudio de las variables en su ambiente natural. Dicho enfoque implicó un acucioso uso de variedad de material empírico de la empresa tales como: el manejo de los diversos recursos y procesos que son utilizados, los mismos que permitirán obtener información con la cual se pueda establecer las políticas de mejora del control interno. Mientras que el enfoque cuantitativo se llevó a cabo durante la investigación ya que a través de este se evaluó el nivel de riesgo y confianza de las actividades, esto en base a los datos obtenidos durante la ejecución del proyecto.
4.2.
Delimitación del Diseño de Investigación
El diseño de la investigación es transversal, ya que el objeto de estudio es observado una sola vez, en un momento específico, por lo que no existen períodos de seguimiento, ya que el presente proyecto se analizará y armará la información de la entidad dentro de un periodo determinado, sin que esto implique su implementación y seguimiento.
4.3.
Delimitación Tipos de Investigación
El tipo de investigación que se utilizó para el presente proyecto fue la aplicada, ya que permitió poner en práctica aquellos conocimientos que se han ido adquiriendo, los mismos que se han de ver plasmados durante el desarrollo de la elaboración de los controles internos
30 necesarios para cada una de las diferentes áreas, y que de esta manera le permita a la Compañía conocer cuáles son sus principales falencias o debilidades en el manejo y desarrollo de las actividades en la entidad. En el desarrollo del proyecto se ejecutó una investigación no experimental, esto se debe a que durante el proceso de recolección de información el investigador no pudo manipular las variable existentes, ya que este se basa fundamentalmente en la observación y por tal, la información que se obtuvo tendrá como fundamento los recursos existentes en la compañía así como el manejo de estos, es decir que dichas actividades se darán en su ambiente laboral natural sin intervención del investigador.
4.4.
Delimitación de los Métodos de Investigación
El método empleado es el inductivo, ya que a través de este método científico se pudo obtener conclusiones generales a partir de premisas particulares; es por ello que de la información que se obtuvo de los empleados de la organización pudo conocer la situación actual de está, así mismo se pudo evaluar las deficiencias con la que cuenta actualmente la Compañía.
4.5.
Delimitación de las Fuentes de Información
Las fuentes de información fueron primarias y secundarias, la primera debido a las entrevistas con la persona encargada de llevar los documentos de información y control que se ejerce en la compañía. De igual forma se emplearon las entrevistas y cuestionarios al personal que laboran en la Compañía, para conocer el grado de conocimiento que tienen acerca de las actividades desarrolladas y políticas de la Compañía. Las fuentes secundarias de la investigación se las obtuvo a través de la recopilación y análisis de los documentos y respaldos de la información con los que cuenta la entidad para
31 llevar a cabo sus distintas operaciones, así como la revisión de la existencia de cualquier tipo de reglamento interno o manuales de funciones que permitan la realización de un diagnostico general de la Compañía.
4.6.
Técnicas e Instrumentos de Recolección de Datos
4.6.1. Observación La recolección de información se la realizó a través de la técnica de la observación para identificar la realización de las distintas actividades desarrolladas en cada una de las áreas de la compañía y de esta manera verificar el cumplimiento de las mismas; los instrumentos que se utilizaron fueron: la guía de entrevista, libreta de campo y grabadora. 4.6.2. Entrevistas Otra técnica que se empleó fueron las entrevistas al personal responsable de realizar las actividades que se desarrollan en cada área de la entidad, ya que a través de esta se podrá observar el grado de conocimientos y el nivel de gestión que tiene la empresa para proveer seguridad razonable en la Compañía, para ello se utilizaron instrumentos tales como: cuestionarios y cédula de entrevista. 4.6.3. Cuestionario Se aplicaron cuestionarios con preguntas cerradas, desarrolladas acorde a cada una de las áreas del negocio, los mismos que fueron dirigidas al personal de la entidad que permitió la obtención de información precisa, a través de los cuestionarios se logró determinar la existencia de controles y los riesgos existentes en los procesos que son ejecutados en la Compañía de transporte.
32
4.7. Técnica de Análisis de Datos 4.7.1. Análisis cuantitativo Se realizó una evaluación con los resultados obtenidos de los cuestionarios mediante la ponderación de cada una de las preguntas con lo cual se determinó el nivel de importancia según un rango previamente establecido, con el resultado obtenido se pudo establecer el nivel de riesgo y de confianza de cada uno de los procesos estudiados. 4.7.2. Análisis cualitativo En base a la información recolectada por medio de los instrumentos que aplicados se procedió a realizar un análisis global, el mismo que permitió determinar los riesgos y debilidades que puedan afectar al normal desempeño de la organización y con ello emitir recomendaciones que ayuden
disminuir la probabilidad de ocurrencia de las situaciones o
consecuencias por la falta de controles adecuados.
4.8. Técnicas de Presentación de Información 4.8.1. Narrativas La información obtenida a través de los instrumentos de recogida de datos se presentó mediante narrativas que consiste en la descripción ordenada de los procesos más relevantes e información complementaria de los procesos que realiza la Compañía, por parte de la persona que desempeña y conoce el desarrollo de la actividad. 4.8.2. Diagramas de flujos Mediante esta técnica se representaron gráficamente los procesos de cada departamento a evaluar, lo cual permitió la visualización de la secuencia de las actividades que se realizan en la Compañía, este enfoque directo permitió determinar aquellos procesos susceptibles a riesgos.
33
4.9.
Delimitación de la Población y Muestra de la Investigación
4.9.1. Población Universo La población es el conjunto de todos los elementos que son, el objeto de estudio y del cual se esperan establecer conclusiones, por tal como unidad de análisis, para el presente proyecto se determinó como población universo a todo el personal que labora en la Compañía de Transporte Urbano “El Gran General Rumiñahui” S.A, el cual se encuentra conformado por once personas. 4.9.2. Muestra Puesto que en la Compañía de Transporte Urbano “El Gran General Rumiñahui” S.A, se evaluó a las once personas que conforman actualmente los distintos departamentos de la Compañía, con el fin de obtener la información necesaria para la recopilación de información, no se empleó una muestra, debido a que se realizó el estudio a la población universo de la empresa.
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5. RESULTADOS 5.1. Análisis y discusión de los resultados 5.1.1. Propuesta de Control Interno para mejorar los procesos del Área Administrativa y Financiera en la Compañía de Transporte Urbano “El Gran General Rumiñahui” S. A. ubicada en la ciudad de santo domingo, año 2015. Antecedentes La Compañía de Transporte Urbano “El Gran General Rumiñahui” S.A., es una institución dedicada a la prestación del servicio de transporte urbano de personas en la ciudad de Santo Domingo, la cual inició sus actividades el 4 de mayo 1994, siendo siete los socios fundadores quienes aportaron 200.000,00 sucres (moneda de ese entonces), teniendo un capital total de 1’400.000,00 sucres (moneda de ese entonces); actualmente la entidad cuenta 38 socios y con un capital social de $ 2.659,80 USD; divido en 93 acciones. Esta Compañía se encuentra ubicada en la ciudadela de la Cooperativa denominada Caciv Malaria entre las calles Río Pastaza y Tomebamba, bajo la gerencia del Lcdo. Jorge Verdozoto, la entidad tiene como finalidad ser una operadora de transporte urbano terrestre líder en la ciudad de Santo Domingo, garantizando la prestación de servicios de calidad, caracterizándose por ser una Compañía que brinde la máxima confianza para sus clientes y socios. 5.1.1.1. Estructura Organizacional La Compañía de Transporte Urbano “El Gran General Rumiñahui” S.A., presenta una estructura organizacional inadecuada, debido a que no refleja correctamente un orden jerárquico que permita comprender claramente división de funciones, líneas de comunicación y autoridad.
35 Entre las incongruencias encontradas en el organigrama organizacional de la Compañía se encuentran las siguientes: el uso de flechas, como líneas de comunicación que son utilizadas para entrelazar los departamentos las cuales no deben ser empleadas en los organigramas ya que indicarían un proceso o secuencia de pasos; la presentación de un departamento inexistente en la Compañía; así mismo no presenta un adecuado orden jerárquico, colocando departamentos de nivel superior en niveles operativos; el uso incorrecto de las diferentes estilos de líneas de mando; a más de ello el organigrama no refleja la existencia de un departamento operativo.
JUNTA GENERAL
PRESIDENTE
DEPARTAMENTO JURÍDICO
GERENTE
DIRECTORIO
SECRETARIA
ACCIONISTAS
Figura 1 Estructura Organizacional Fuente de Investigación: Compañía de Transporte Urbano “El Gran General Rumiñahui” S.A. Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
CONTADOR
36 5.1.1.2. Realizar el levantamiento de los procesos de la Compañía de Transporte Urbano “El Gran General Rumiñahui” S.A. El levantamiento de información efectuada en la Compañía Transporte Urbano “El Gran General Rumiñahui” S.A, consiste en describir los procedimientos realizados actualmente en la entidad, así como las personas responsables, las actividades efectuadas y los controles que estos utilizan, dicha información se la presenta mediante narrativas y posteriormente se gráfica mediante flujograma, tal como se lo muestra a continuación. 5.1.1.2.1. Proceso de Monitoreo de Transporte Las unidades de transportes de la Compañía cuentan con un control de tiempo por frecuencia, el mismo que es realizado por cuatro personas responsables, los cuales se ubican en frecuencias distintas, entre estas se encuentran: la frecuencia de la Juan Eulogio, Che Guevara y Vengala. El Gerente de la Compañía realiza la distribución de las frecuencias para las distintas unidades por un lapso de 15 días, tiempo en el cual estas deberán laborar en el lugar en el que han sido asignados, dicha distribución es realizada mentalmente por el Gerente, ya que no cuenta con alguna política o proceso que le permita elaborar una colocación justa de las unidades por frecuencia. Las unidades reciben por parte del Gerente la lista de las frecuencias a las cuales deben acudir por día, siendo así que estos deben reunirse a las 5:30 de la mañana en sus respectivas frecuencias, con el fin de obtener sus respectivos turnos, esto lo realiza el despachador encargado por línea, los turnos son dados mediante un sorteo en números del uno al cinco, acorde a esto el despachador procederá anotar y calcular el tiempo en el cual deberá llegar cada unidad a su parada respectiva.
37 El tiempo que deberá cumplir cada unidad de transporte, dependerá de la línea a la cual ha sido asignada, siendo así que el tiempo de demora para la línea Juan Eulogio tendrá un tiempo de cincuenta y cinco minutos, la Che Guevara de cincuenta minutos y la Vengala de sesenta minutos. Los tiempos establecidos serán controlados por el despachador anotando el tiempo de llegada y salida de cada unidad en una tarjeta diaria, dichas tarjetas son otorgadas a cada socio de las unidades de transporte, una vez que han cancelado sus cuotas administrativas y las respectivas multas si es que las poseen. En el caso de que las unidades no cumplan con los tiempos establecidos, estos serán sancionados con multas, por lo tanto aquellas unidades que obtengan un retraso mayor de dos minutos o más, deberán pagar un valor adicional a la aportación administrativa y financiera ya establecida; no existe sanción en los casos en los que las unidades de transporte lleguen antes del tiempo. Las sanciones de las multas por tiempos de atraso se encuentran establecidas en un informe detallado de multas de acuerdo a las frecuencias a las cuales acuden las unidades de transporte, dicho informe es elaborado por el Gerente, y a su vez esté deberá presentar a la Junta General de Socios de la Compañía, y estos deberán aprobarlo, en caso de desacuerdos se realizan las respectivas modificaciones junto con los socios. Si los transportes de la Compañía no llegan en el tiempo establecido debido a casos fortuitos tales como accidentes o marchas, éstos deberán comunicar al despachador que se encuentre a cargo de la línea en la cual se encuentran laborando, a fin de que se comunique con el Gerente, y deberá explicar la razón por la cual no llegaron a la hora establecida, si estos reciben la justificación por parte del Gerente no tendrán cargo por multa.
38
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO EL GRA GENERAL RUMIÑAHUI S.A. PROCESO DE CONTROL DE TRANSPORTE
GERENTE
DESPACHADOR
TRANSPORTISTAS
INICIO
REALIZAR DISTRIBUCIÓN DE LÍNEAS
RECIBIR DETALLE DE LAS LINEAS
ACUDIR A SUS RESPECTIVAS LÍNEAS
REALIZAR SORTEO DE TURNOS
ENTREGAR TURNOS A CADA UNIDAD DE TRANSPORTE
REGISTRAR HORA DE SALIDA DE CADA UNIDAD
CALCULAR HORA DE LLEGADA DE CADA TRANSPORTE
REGISTRAR HORA DE LLEGADA DE CADA UNIDAD
¿LLEGO A TIEMPO?
B
Si
REGISTRAR EN LA TARJETA DE LA UNIDAD
No A
C
FIN
39
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI S. A. PROCESO DE CONTROL DE TRANSPORTE
GERENTE
DESPACHADOR
TRANSPORTISTAS
A
PREGUNTAR MOTIVO DE RETRASO
ANALIZAR CAUSAS DEL RETRASO
¿ES JUSTIFICADO?
EXPLICAR CAUSAS DEL RETRASO
INFORMAR CAUSAS
No
REGISTRAR MULTA
B
Si ELABORAR REPORTE DE JUSTIFICACION
C
Figura 2 Proceso de Monitoreo de Transporte Fuente de Investigación: Compañía de Transporte “El Gran General Rumiñahui” S.A. Elabora por: Fuela Karla y Sánchez Gina
40 5.1.1.2.2. Proceso de Nómina del Personal Contratación El proceso de selección de personal para la Compañía inicia con la descripción del perfil del nuevo vacante, esté es realizado por el Gerente, una vez establecido el respectivo perfil es enviado a un diario conocido con el fin de que el anuncio sea publicado, el mismo que se lo realizara por un lapso de 2 días, los postulantes deberán entregar su hoja de vida en las instalaciones de la Compañía. La recepción de las carpetas es ejecutada por la Secretaria-Asistente de la Compaña, quien entrega las carpetas receptadas al Gerente, el cual evalúa el perfil de los vacantes, considerando el nivel académico, experiencial laboral, cursos realizados y referencias, entre otros puntos, una vez que se ha realizado la revisión se seleccionara a 3 personas las cuales serán entrevistadas por el Gerente con el fin de seleccionar a la más idónea para el puesto. El Gerente establece una fecha específica para realizar la entrevista a las tres personas seleccionadas, para lo cual ejecuta un cronograma en el cual establece la hora en la cual será evaluada cada persona, el tiempo de duración será de 30 minutos para cada una, tiempo en el cual estas deberán contestar una serie de preguntas realizada por el Gerente, esto es ejecutado en un tiempo de 15 minutos, y el tiempo restante el Gerente explica en que consiste el cargo disponible y contestará en caso de existir alguna pregunta realizada por parte del vacante. Una vez que se ha efectuado la entrevista y evaluada la hoja de vida de los tres aspirantes, el Gerente comunica al Presidente acerca de las vacantes y de los resultados obtenidos, con el fin de tomar la decisión de contratar a la persona que cuente con el perfil más idóneo para el cargo que se encuentre disponible. Al nuevo empleado seleccionado se le informara acerca de las condiciones del trabajo, posteriormente se efectuará la firma del contrato laboral; dicho
41 contrato deberá ser ingresado y legalizado al Ministerio de Relaciones Laborales, el mismo que será realizado por la Secretaria de la entidad, con previa autorización del Gerente. Remuneración Las remuneraciones establecidas a los empleados se los asignara en base a la tabla sectorial vigente emitida por el Ministerio de Relaciones Laborales, dichos pagos se efectúan el 30 de cada mes, para lo cual se elaboraran los cheques para cada uno de los empleados, el cálculo de los pagos son efectuados por la Contadora y contienen la autorización del Gerente. Cabe recalcar que en los roles de pagos no se establecen horas extras así estas dieran lugar, sino que se hace una compensación de tiempo en los días que el empleado así lo desee, tal es el caso de los feriados que son recuperados. Una vez que ha sido efectuado el pago a cada trabajador la Secretaria- Asistente Contable recepta la firma de los trabajadores, en constancia de que ha sido realizado dichos pagos, así misma ella emite un Comprobante de Egreso, dichos documentos se proceden a archivarlos. Terminación Laboral En el caso de existir una terminación laboral en la cual las dos partes se encuentren de acuerdo, caso en el cual se procede a entregar al trabajador un documento por escrito en el cual establece su renuncia voluntaria, el mismo que deberá estar firmado por el trabajador con 15 días de anticipación a fin de que se tenga la oportunidad de adquirir a un nuevo empleado. Una vez firmado el documento la Secretaria- Asistente Contable otorga al ex empleado el acta de finiquito establecida por el Ministerio de Relaciones Laborales para que este firme el respectivo documento, una vez que ha sido realizado, la Secretaria- Asistente Contable procede a ingresar la información en la página web del Ministerio de Trabajo.
42
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI S.A. PROCESO DE CONTRATACIÓN GERENTE
SECRETARIAASISTENTE CONTABLE
PRESIDENTE
INICIO
DISEÑAR PERFIL DEL PUESTO
ENVIAR ANUNCIO DE VACANTE
RECIBIR HOJA DE VIDA DE POSTULANTES EVALUAR LAS HOJAS DE VIDA
REALIZAR LA PRE-SELECCIÓN
ENTREVISTAR A LOS PRESELECCIONADOS
SELECCIONAR AL PERSONAL
APROBAR LA SELECCIÓN
A
POSTULANTE
CONTADOR
43
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI S.A. PROCESO DE CONTRATACIÓN GERENTE
SECRETARIA-ASISTENTE CONTABLE
PRESIDENTE
POSTULANTE
CONTADOR
A
INFORMAR A LA PERSONA SELECCIONADA
ENTREVISTAR E INFORMAR AL NUEVO EMPLEADO DEL CONTRATO
FIRMAR CONTRATO
APROBAR CONTRATO INGRESAR CONTRATO AL MRL
FIN
Figura 3 Proceso de Contratación de Personal Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina Fuente de Investigación: Compañía de Transporte Urbano “El Gran General Rumiñahui” S.A.
44
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI PROCESO DE CAPACITACIÓN EMPLEADO
GERENTE
INICIO
ASISTIR CHARLAS
¿ASISTIÓ A LAS CHARLAS?
DESCONTAR DEL ROL DE PAGOS
FIN JUSTIFICAR E INFORMAR AL GERENTE
FIN
Figura 4 Proceso de Capacitación Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina Fuente de Investigación: Compañía de Transporte Urbano “El Gran General Rumiñahui” S.A.
S.A.
45
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URGANO EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI S. A. PROCESO DE TERMINACIÓN LABORAL EMPLEADO
GERENTE
CONTADOR
SECRETARIAASISTENTE CONTABLE
INICIO
ENTREGAR CARTA DE RENUNCIA
ORDENAR REALIZACIÓN DE ACTA DE FINIQUITO REALIZAR ACTA DE FINIQUITO
FINIQUITAR AL TRABAJADOR AUTORIZAR ACTA DE FINIQUITO ACEPTAR Y FIRMAR ACTA DE FINIQUITO INGRESAR ACTA AL MRL.
FIN
Figura 5 Proceso de Terminación Laboral Fuente de Investigación: Compañía de Transporte “El Gran General Rumiñahui” S.A. Elabora por: Fuela Karla y Sánchez Gina
46 5.1.1.2.3. Proceso de Cobro y Cuentas por Cobrar La Compañía de transporte efectúa el proceso de cobro a los socios de la empresa, ya que estos tienen la obligación de pagar una aportación administrativa y financiera, esto por ser parte de la entidad, y a la vez se encuentra establecido en los estatutos de la Compañía, dicho proceso se lo realiza cada quince días, a más de ello se debe pagar un valor por multas, siempre y cuando lleguen a ser sancionados por incumplir con sus obligaciones. Las personas responsables de realizar el proceso de cobro y cuentas por cobrar son la Secretaria- Asistente Contable y Gerente, lo primero que se ejecuta es la recepción de las tarjetas por parte de los despachadores al Gerente a fin de que este junto con la SecretariaAsistente Contable puedan hacer el cálculo del valor a pagar por parte de los socios. El valor que todos los socios cancelan es de ochenta dólares los cuales consiste en una cuota administrativa que deben cancelar por pertenecer a la Compañía, a más de ello observan si tienen multas o no, si los socios no han llegado en el tiempo establecido y tienen tiempo de retraso de dos minutos o más se les recargará el valor que se encuentra establecido en un informe de multas que se encuentra aprobado por la junta general de socios. Una vez que se ha establecido el valor a pagar se procede a realizar las facturas de los socios con su respectivo valor, detallando el costo por cuota y por multas, esto se lo realiza el día anterior al pago, ya que tienen un día en específico para efectuar los cobros, el cual son los días jueves; es decir que los días miércoles se realizan las facturas, y los recibos de pagos que se entregarán a cada trabajador; los socios deben depositar el valor de sus facturas en el Banco de Pichincha. Los valores son dados a conocer por la Secretaria-Asistente contable, el día del pago, para ellos los socios deben llamar a la oficina y ella brinda la información correspondiente acerca
47 de los valores que estos deben cancelar; los socios deberán acercarse a las oficinas con el comprobante de pago y con una copia de esté, dicho comprobante es entregado a la Secretaria-Asistente contable y es revisado por ella con el fin de verificar si el valor depositado es el establecido en la factura. Si existe alguna inconformidad por parte de algún socio en cuanto a su valor total a pagar, la Secretaria le solicitará que se acerque a las oficinas de la Compañía con el fin de que pueda verificar los minutos de atraso y el costo de la sanción, para ello deberá solicitar al Gerente que le brinde una copia del reporte por multas. Una vez verificado los valores se procede a realizar la entrega de la factura y el comprobante original junto con el Comprobante de Egreso con su respectiva firma de recibido, quedándose bajo su custodia la copia, y si es el caso el comprobante de retención; una vez realizado el pago la Secretaria entrega las tarjetas a cada socio, en una cantidad de quince unidades, ya que durante estos días deberá laborar con estas y esperará hasta la próxima fecha de pago. Una vez efectuados todos los pagos se proceden a ingresar las facturas al sistema Mónica, con el respectivo detalle, y obtener de este un recibo de caja por cada factura ingresada, este documento se adjuntara a la factura y Comprobante de Ingreso, y se procederá a realizar su respectivo archivo, y estarán bajo la responsabilidad de la Secretaria- asistente contable. En el caso de que los socios no se acerquen a cancelar el valor de sus aportaciones administrativas y multas por incumplimiento de sus obligaciones, estos no podrán obtener las tarjetas ni el plan de trabajo que se les entrega semanalmente y por tal no podrán laborar; solo se les otorgara una o dos tarjetas si el Gerente y el Presidente lo autorizan, con un debido justificativo.
48
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI S.A. PROCESO DE COBRO Y CUENTAS POR COBRAR
GERENTE
SECRETARIA-ASISTENTE CONTABLE
SOCIO
INICIO
RECIBIR TARJETAS DE CONTROL
REVISAR TARJETAS
CÁLCULAR VALOR A PAGAR
INFORMAR AL SOCIO
COBRAR CUOTAS
¿PAGO EL SOCIO?
NO
NO ENTREGAR TARJETAS
SI
RECIBIR PAGO DEL SOCIO
A
FIN
49
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI S.A. PROCESO DE COBRO Y CUENTAS POR COBRAR GERENTE
SECRETARIA-ASISTENTE CONTABLE
A
FIRMAR COMPROBANTE Y ENTREGAR DEPÓSITO
ENTREGAR TARJETA Y FACTURA
INGRESAR FACTURAS
FIN
Figura 6 Proceso de Cobro y Cuentas por Cobrar Fuente de Investigación: Compañía de Transporte “El Gran General Rumiñahui” S.A. Elabora por: Fuela Karla y Sánchez Gina
SOCIO
50 5.1.1.2.4. Proceso de Compra de Propiedad, Planta y Equipo Los bienes de propiedad planta y equipo son adquiridos por el Gerente de la empresa, los mismos que son evaluados por esté; dichas adquisiciones se puedan dar por razones tales como: renovación de equipos por deterioro o daños de estos, o debido a los cambios tecnológicos existentes, por tal se ve la necesidad de comprar nuevos equipos con el fin de que estos le permitan tener una mejor atención para sus clientes. Una vez establecido los bienes a adquirir el Gerente solicita que la Secretaria-asistente contable llame a ciertos proveedores con el fin de que estos le brinde las proformas correspondientes, esto se lo ejecuta en el lapso de un día; luego el Gerente evaluará cada uno de los documentos seleccionando a aquel proveedor que le brinde mejores beneficios; la decisión será tomada junto con el Presidente, y se procederá a realizar la compra. Una vez que se ha seleccionado al mejor proveedor, el documento de respaldo de la compra es receptado por la Secretaria, la misma que realiza las respectivas retenciones y de acuerdo a lo retenido y el valor de la compra establecerá el total a pagar, dichos pagos se los realiza mediante cheques, los mismos que deben estar debidamente autorizados y firmados por el Gerente y Presidente de la Compañía, esté proceso no se lo ejecuta el mismo día que se ha realizado la compra, ya que los cheques son emitidos días después, para lo cual la Compañía manda el cheque, el comprobante de retención y el Comprobante de Egreso con algún socio que se encuentre disponible o con el Gerente. La Secretaria-asistente contable es la persona encargada de ingresar la información al sistema contable “Mónica” que posee la Compañía, con los respectivos documentos de sustento, luego procederá a archivarlos con el fin de que luego sean revisados por la Contadora de la Compañía.
51 COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI S.A. PROCESO DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO SECRETARIA-ASISTENTE GERENTE CONTABLE
INICIO
HACER UNA LISTA DE LOS BIENES A ADQUIRIR
ENTREGAR LISTA A SECRETARIA
RECEPTAR PROFORMAS
SELECCIONAR AL MEJOR PROVEEDOR AUTORIZAR LA COMPRA
REALIZAR LA COMPRA
RECEPTAR DOCUMENTOS
REALIZAR COMPROBANTE DE RETENCIÓN
A
52 COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI S.A. PROCESO DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO SECRETARIA-ASISTENTE GERENTE CONTABLE
A
AUTORIZAR PAGO REALIZAR CHEQUE
FIRMAR CHEQUE
ENVIAR CHEQUE Y COMPROBANT E DE RETENCIÓN
FIN
Figura 7 Proceso de Propiedad, Planta y Equipo Fuente de Investigación: Compañía de Transporte “El Gran General Rumiñahui” S.A. Elabora por: Fuela Karla y Sánchez Gina
53 5.1.1.2.5. Proceso de Compra y Pago a Proveedores de Servicios y Suministros El proceso de compras en la adquisición de las tarjetas que son otorgadas a los socios, se da cuando la Secretaria hace el pedido a una imprenta, para ello no considera cotizaciones de distintos proveedores, ya que solo envía el modelo a cualquier imprenta ya sea con el despachador o el Gerente de la Compañía; el pedido debe ser entregado hasta 5 días después de haberlo solicitado; el valor a pagar deberá ser autorizado por el Gerente y el Presidente, y será enviado con el despachador el cheque con el Comprobante de Egreso, así mismo este deberá recibir las tarjetas por parte de la imprenta. La Secretaria una vez que ha recibido las tarjetas ingresa la factura dada al sistema contable con el que cuenta, sin embargo no realiza el conteo para verificar que la cantidad pedida sea la recibida, o si es que estos se encuentran en buenas condiciones; en el caso de existir tarjetas en mal estado estas simplemente son desechadas y no se registra en el sistema aquellas tarjetas que no pueden ser usadas por no encontrarse en un buen estado para ser emitidas. Los gastos menores son efectuados por la Secretaria, para ella no se necesita autorización del Gerente ni del Presidente, ya que esta cuenta con la facultad de hacer uso del dinero de acuerdo a la necesidad que se presente en la Compañía, el fondo debe ser justificado con los comprobantes de pago, sin embargo en el caso de los fletes no cuentan con un documento sustente la compra del servicio para ello se emiten las liquidaciones en compras con las que cuenta la Compañía, se puede observar que muchos gastos no son justificados con facturas, sin embargo con el fin de que haya algún tipo de sustento se emiten recibos de pagos, los mismos que son considerados como justificativos para la empresa. En la Compañía no existen arqueos de caja menor ya que este fondo es responsabilidad de la Secretaria.
54
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI S.A. PROCESO DE COMPRA Y PAGO A PROVEEDORES SECRETARIA-ASISTENTE CONTABLE
GERENTE-PRESIDENTE
DESPACHADOR
INICIO
REALIZAR PEDIDO DE TARJETAS A LA IMPRENTA
ENVIAR EL MODELO ENTREGAR EL MODELO DE LAS TARJETAS A LA IMPRENTA
RETIRAR LAS TARJETAS, Y COMPROBANTE DE COMPRA VERIFICAR LA FACTURA Y MODELO DE TARJETA
¿ESTÁ CORRECTO?
NO
SI
REALIZAR EL CHEQUE Y COMPROBANTE DE RETENCIÓN AUTORIZAR PAGO DE CHEQUE
A
COMUNICAR ERRORES Y ENTREGAR TARJETAS
55
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI S.A. PROCESO DE COMPRA Y PAGO A PROVEEDORES
SECRETARIA-ASISTENTE CONTABLE
GERENTE-PRESIDENTE
DESPACHADOR
A
ENVIAR CHEQUE, COMPROBANTE DE RETENCIÓN Y RECIBO DE PAGO A LA IMPRENTA
ENTREGAR DOCUMENTOS
RECEPTAR RECIBO DE PAGO REGISTRAR LA COMPRA EFECTUADA
FIN
Figura 8 Proceso de Compra y Pago a Proveedores de Servicios y Suministros Fuente de Investigación: Compañía de Transporte “El Gran General Rumiñahui” S.A. Elabora por: Fuela Karla y Sánchez Gina
56 5.1.1.2.6. Proceso de Declaraciones Fiscales Las declaraciones fiscales son realizadas por la Contadora de la Compañía, las mismas que son efectuadas mensualmente, a pesar que la Compañía debiera realizar este proceso semestralmente por los servicios de transporte sin embargo, esto se debe a que la Compañía es agente de retención y por tal los valores retenidos de IVA deben ser declarados. El proceso inicia cuando la Contadora verifica el reporte de los gastos e ingresos que han sido ingresados al Anexo Transaccional Simplificado, el mismo que es efectuado por la Secretaria de la Compañía acorde se vayan receptando y emitiendo las facturas y comprobantes de retención, una vez verificado la Contadora realiza los ajustes correspondientes en cuanto a las retenciones efectuadas ya que dependiendo al criterio de la Contadora existen en varios ocasiones discrepancias entre lo realizado por la Secretaria y lo establecido por ella. Los ajustes correspondientes son emitidos por ella hacia la Secretaria a fin de que está realice la respectiva corrección en un hoja de Excel con el fin de conseguir que exista consistencia entre la declaración que efectúa la Contadora con los respectivos anexos realizados por la Secretaria; los anexos realizados con los respectivos ajustes permiten respaldar los valores que son establecidos en los formulario 104 del IVA y el 103 de las retenciones en la fuente del Impuesto a la Renta. Una vez realizada las declaraciones son ingresadas al sistema por la Contadora, y con el respectivo comprobante es cancelado con cheque, con la respectiva autorización del Gerente, el pago lo efectúa la Secretaria, así mismo ella es la encargada de archivar el talón resumen obtenido del Anexo Transaccional Simplificado.
57
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI S.A. PROCESO DE DECLARACIÓN FISCAL SECRETARIA-ASISTENTE CONTABLE
CONTADOR
GERENTE
INICIO
CLASIFICAR FACTURAS DE INGRESOS Y EGRESOS
ELABORAR ATS.
ENVIAR TALÓN RESUMEN OBTENIDO DEL ATS
COMPARAR TALÓN RESUMEN CON LO REGISTRADO CONTABLEMENTE
¿ESTÁN EXACTOS?
SI
REALIZAR DECLARACIÓN
NO
REVISAR AJUSTES PROPUESTOS
ELABORAR Y ENVIAR DOCUMENTO CON LOS CAMBIOS REALIZADOS
INGRESAR DATOS AL SISTEMA
ELABORAR UN NUEVO REPORTE CON LO EFECTUADO Y LO CORREGIDO
OBTENER COMPROBANTE DE PAGO
MODIFICAR ATS
A
58
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI S.A. PROCESO DE DECLARACIÓN FISCAL SECRETARIAASISTENTE CONTABLE
CONTADOR
GERENTE
A
ENVIAR COMPROBANTE Y FORMULARIO ELABORAR CHEQUE
AUTORIZAR PAGO
REALIZAR PAGO
ARCHIVAR DOCUMENTOS DE RESPALDO
FIN
Figura 9 Proceso de Declaraciones Fiscales Fuente de Investigación: Compañía de Transporte “El Gran General Rumiñahui” S.A. Elabora por: Fuela Karla y Sánchez Gina
59 5.1.1.2.7. Proceso de Pago de Sueldos La elaboración de los roles de pago a los trabajadores son realizados por la Secretariaasistente contable, el mismo que lo efectúa con 5 días de anticipación al pago, para ello verifica documentos a fin de comprobar si existen pagos o no anticipados a los empleados, los mismos que deben tener la autorización del Gerente y Presidente si fuera el caso. El cálculo de los aportes tanto personal como patronal, serán elaborados por la Secretariaasistente contable y procederá a su elaboración, una vez efectuado los roles de pago lo enviara por correo a la Contadora a fin de que esta compruebe si están o no realizados correctamente. De estar correctamente efectuados envía a la Secretaria-asistente contable con el fin de que ella elabore los cheques respectivos de los pagos, una vez efectuados los remite al Presidente y Gerente para que autoricen el pago de los mismos; sin embargo si estos contienen algún error la Contadora lo corrige y le comunica a la Secretaria-asistente contable, con el fin de que conozca el porqué de los cambios efectuados y procederá a realizar los cambios expuestos por la Contadora, emitiendo de esta manera un nuevo rol de pagos. El día de pago los empleados deben firmar su respectivo rol y Comprobante de Egreso, ya que a través de esto ellos dejan constancia que ha recibido su remuneración mensual. La Secretaria-asistente contable debe ingresar los datos de los pagos efectuados a los empleados en la página del Ministerio de Trabajo y en la del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, y hacer firmar el documento al Gerente y Presidente, así como a los empleados y procede a archivarlos.
60
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI S.A. PROCESO DE PAGO DE SUELDOS SECRETARIA-ASISTENTE CONTABLE
CONTADOR
GERENTE-PRESIDENTE
EMPLEADO
INICIO
VERIFICAR DOCUMENTOS
REVISAR ROL DE PAGOS
ELABORAR ROL DE PAGOS
SI
ELABORAR CHEQUES Y RECIBOS DE PAGOS
SI
¿ESTA CORRECTO?
CORREGIR ERRORES FIRMAR CHEQUES, RECIBOS Y ROL DE PAGOS
RECIBIR CHEQUES, RECIBOS Y ROL DE PAGOS AUTORIZADOS
RECEPTAR FIRMAS DE TRABAJADORES
A
61
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI S.A. PROCESO DE PAGO DE SUELDOS SECRETARIA-ASISTENTE CONTABLE
CONTADOR
GERENTE-PRESIDENTE
EMPLEADO
A
VERIFICAR EL VALOR DEL PAGO
SI
FIRMAR DOCUMENTOS DE RESPALDO
RECIBIR ROL DE PAGOS Y RECIBOS
INGRESAR DATOS A PAG. MT E IESS
ARCHIVAR DOCUMENTACIÓN
FIN
Figura 10 Proceso de Pago de Sueldos Fuente de Investigación: Compañía de Transporte “El Gran General Rumiñahui” S.A Elabora por: Fuela Karla y Sánchez Gina
62 5.1.1.2.8. Proceso de Conciliación Bancaria La Compañía de Transporte Urbano “El Gran General Rumiñahui” S.A., mantiene una cuenta corriente para el desarrollo de sus operaciones en el Banco del Pichincha, la Compañía no realiza transferencias bancarias ni depósitos a otras cuentas, ya que se maneja solo por depósitos de los socios y emisión de cheques, los cuales tienes su respectiva autorización por parte del Gerente y Presidente. El proceso de conciliación bancaria lo realiza la Secretaria-asistente contable, la misma que lo ejecuta en una Hoja de Excel, en la cual coloca los depósitos realizados por los accionistas en la cuenta bancaria, así como todos los gastos efectuados durante el mes, teniendo como resultado un resumen de los ingresos y egresos efectuados, sin embargo no realiza una comparación con el movimiento bancario de la página web, ya que verifican los valores con el estado de cuenta que es emitido por el banco cada tres meses. Una vez que se ha obtenido el estado de cuenta la Secretaria-asistente contable, procede a realizar la conciliación bancaria, luego es enviado a la Contadora con el fin de que verifique los valores con el mayor de bancos, en caso de existir inconsistencias, ella procede a comparar y realizar en nueva conciliación con fin el de detectar los errores existentes, y así poder obtener el resultado real de la cuenta. En caso de existir errores en la conciliación la Contadora informa a la Secretaria-asistente contable de los errores cometidos y
procede a entregarle el documento donde consta la
nueva conciliación bancaria, la misma que debe estar aprobada por ella, para que proceda a ingresar la información en la base de datos, y luego sea archivada.
63
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI S.A. PROCESO DE CONCILACIÓN BANCARIA SECRETARIA-ASISTENTE CONTABLE
CONTADOR
INICIO
REGISTRAR DEPOSITOS Y GASTOS
RECIBIR ESTADO DE CUENTA
REALIZAR CONCILIACIÓN BANCARIA
RECIBIR CONCILIACIÓN BANCARIA
REVISAR CONCILIACIÓN BANCARIA
Si
¿ ESTÁ CORRECTO?
No
REVISAR CONCILIACIÓN
VERIFICAR ERROR
A
REALIZAR NUEVA CONCILIACIÓN BANCARIA
64
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI S.A. PROCESO DE CONCILACIÓN BANCARIA SECRETARIA-ASISTENTE CONTABLE
CONTADOR
A
INGRESAR DATOS
ARCHIVAR DOCUMENTO
FIN
Figura 11 Proceso de Conciliación Bancaria Fuente de Investigación: Compañía de Transporte “El Gran General Rumiñahui” S.A. Elabora por: Fuela Karla y Sánchez Gina
65 5.1.1.3. Elaborar Matriz de Riesgo con el fin de determinar aquellos procesos que afecten la situación económica de la Compañía.
Con la finalidad de conocer el control interno y las áreas que presentan mayor riesgo así como el nivel de cumplimiento de los distintos controles que se aplican dentro de la Compañía de Transporte Urbano “El Gran General Rumiñahui” S.A., como medidas para evitar posibles pérdidas y errores en el desarrollo de las operaciones, se ha
aplicado
cuestionarios con preguntas estandarizadas, las mismas que fueron realizadas al personal de la Compañía que son responsables de los distintos procesos que se ejecutan en la organización. Los cuestionarios han sido valorados en 100 puntos, distribuidos en todas las preguntas asignando un peso o ponderación en base al grado de importancia que presenta cada una dentro de las operaciones, la calificación se la establecido de la siguiente manera: se valorara con cuatro puntos las pregunta que representen una menor relevancia y con ocho puntos las preguntas que sean consideradas con un mayor grado de importancia. Posterior a esto se realizó la verificación de las preguntas realizadas mediante la aplicación de pruebas de recorrido y de cumplimiento, en cada uno de los procesos que realiza la Compañía; otorgándole de igual manera una calificación de acuerdo a lo que se ha revisado en cuanto a la información obtenida y la observación que se ha realizado, durante la ejecución de las operaciones en la Compañía. Una vez conocida las áreas que presentan mayor riesgo se procede a elaborar la matriz de riesgo en la cual se establecen las posibles consecuencias que podrían ocasionar aquellas actividades que no poseen controles ni procedimientos correctos.
66 5.1.1.3.1. Cuestionario de Bancos Tabla 1 Cuestionario de Bancos
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO CUESTIONARIO DE BANCOS EMPRESA ÁREA CARGO ENCUESTADO ENCUESTADOR FECHA N
Compañía de Transporte Urbano “El Gran General Rumiñahui” Financiera Gerente Lcdo. José Verdezoto Fuela Karla; Sánchez Gina Marzo 8 del 2015 PREGUNTA
SI
NO
N/A
P
C
7
0
X
5
5
X
6
6
OBS.
¿La Compañía cuenta con un manual de 1
procedimiento para bancos?
X
¿Las cuentas bancarias que poseen fondos 2
de la Compañía se encuentran registradas a nombre de la entidad? ¿Existen firmas conjuntas en las cuentas
3
bancarias de la Compañía?
Gerente y Presidente
¿El Gerente y Presidente son los únicos 4
autorizados a firmar cheques sin previa
X
6
6
X
4
2
X
6
6
autorización? En caso de existir el abandono o remoción del cargo por parte de una de las personas 5
que firman los cheques ¿La Compañía se asegura de realizar la anulación de la firma en el banco antes que abandone la empresa? ¿Existe un custodio responsable de la
6
recepción de chequeras?
Gerente y Presidente
67 ¿Si
los
cheques
son
numerados
consecutivamente, son cortados aquellos 7
dañados o anulados a fin de evitar su uso,
X
5
4
X
7
7
8
2
y son archivados con el propósitos de controlar su secuencia numérica? 8
¿El custodio de la chequera mantiene independencia de la firma de cheques?
9
10
X
La Compañía gira cheques al “portador” ¿La firma de cheques en blanco está
Solo cuando lo soliciten
X
8
8
8
0
prohibida? 11
¿Mantiene la Compañía un control de los cheques posfechados?
12
X
¿Las cuentas bancarias son conciliadas
X
Trimestre
mensualmente por la Compañía? ¿Las 13
conciliaciones
bancarias
son
Secretaria
elaboradas por empleados independientes
maneja la
de la preparación de cheques o manejo del
X
6
0
dinero de la Compañía?
chequera y concialiaciones
¿Es independiente la persona que realiza 14
los cheques, a la registra y realiza las
X
7
0
X
5
5
X
6
5
X
6
4
100
60
conciliaciones? ¿Cada cheque emitido va acompañado de 15
un comprobante de egreso?
16
¿En el comprobante de egreso se adjunta al documento que sustenta el pago? ¿Los cheques sin usar se encuentran bajo
17
la responsabilidad de un solo custodio? TOTAL
Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
68 Tabla 2 Nivel de Riesgo y de Confianza
NIVEL DE CONFIANZA Bajo
Moderado
Alto
15% - 50%
51% - 75%
76% - 95%
85% - 50%
49% - 25%
24% - 5%
Alto
Moderado
Bajo
NIVEL DE RIESGO
Nivel de confianza
60%
Nivel de riesgo
40%
Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
BANCOS
Nivel de Riesgo 40%
Nivel de confianza Nivel de Confianza 60%
Nivel de riesgo
Figura 12 Nivel de Riesgo y de Confianza de Bancos Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
El cuestionario aplicado al proceso de bancos dio como resultado, un nivel de confianza moderado de un 60% y un nivel de riesgo moderado del 40%.
69 La Compañía no cuenta con un manual de procedimiento para el manejo de bancos, es por ello que se pueden generar una serie de errores al ejecutar alguna actividad del procedimiento. Tabla 3 Matriz de Riesgos de Bancos
Descripción del Riesgo
Posibles Consecuencias
Errores y omisiones en los registros y No existen procedimientos definidos para el actividades de la Compañía. manejo de Bancos Manipulación de Información. La Compañía no realiza a la anulación y de la firma en el banco antes de que la persona Retraso de las operaciones por trámite de cambio de firmas. abandone la Compañía
La Compañía
gira cheques “portador”
Cobro de cheques por personas no autorizadas. Posibles fraudes No detección a tiempo de posibles errores. Cheques no depositados.
Las cuentas bancarias trimestralmente
son
conciliadas Cheques emitidos y no registrados. Sobrevaloración de la cuenta bancos
Las conciliaciones bancarias es elaborada por Errores en la elaboración empleado que realiza la preparación de los Manipulación de la información cheques y manejo del dinero de la Compañía Posibles fraudes Manipulación de chequera por terceros. Los cheques sin usar no siempre se Perdida de chequera encuentran bajo la responsabilidad de un solo Posibles fraudes custodio. Retraso en la emisión de cheques Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
70 5.1.1.3.2. Cuestionario de Monitoreo de Transporte Tabla 4 Cuestionario de Monitoreo de Transporte
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO
MONITOREO DE TRANSPORTE EMPRESA Compañía de Transporte Urbano “El Gran General Rumiñahui” ÁREA Operativa Despachador CARGO Sr. Luis Lamchimbia ENCUESTADO ENCUESTADOR Fuela Karla; Sánchez Gina Marzo 8 del 2015 FECHA PREGUNTA SI NO N/A P C OBS. N ¿Cuenta la Compañía con un manual 1 2
de procedimiento para llevar a cabo
X
6
0
6
3
X
4
4
¿Se cuenta con una planificación para realizar la distribución de X frecuencias?
7
3
7
0
5
2
6
0
el monitoreo de transporte? ¿Existe una persona encargada de la X distribución de las frecuencias? ¿La
3
4
persona
elegida
para
la
distribución de las frecuencias es aprobada por la junta de socios?
¿La Compañía cuenta con una planificación para el cálculo del 5
tiempo que realiza cada unidad de
X
transporte desde su punto de partida y de llegada? ¿La elaboración de los planes de 6
rutas es revisada y aprobados por el X Gerente? ¿Cuenta con un plan de contingencia
7
en el caso de que exista un cambio de ruta temporal?
X
Despachador
71 En cada uno de los lugares donde se 8
encuentra un reloj para timbrar
X
6
3
¿Se observa que el transporte llega a X
7
3
6
3
4
0
6
0
¿Existe
alguna
persona
que
lo
custodie? 9
la hora que timbra? ¿Se realizan reportes diarios del 10 11
tiempo de llegada y salida de las unidades?
X
¿Los reportes diarios son revisados
X
por el Gerente? ¿Las unidades que trabajan fuera de 12
la jornada laboral de los custodios de los relojes tienen un control de
X
tiempo? ¿Existe una supervisión permanente 13
Solo durante la
durante la jornada laboral de las X
6
3
jornada laboral
unidades de transporte? ¿Existe alguna persona que supervise 14
el monitoreo del transporte?
Comisario de X
7
0
X
7
0
X
6
0
6
0
4
3
Línea
¿Existe algún tipo de prevención 15
para evitar la manipulación de los relojes? ¿Los minutos de retraso al punto de
16
llegada
de
las
unidades
son
debidamente comprobadas? 17
¿La información obtenida de los X relojes es confiable?
18
¿Existe algún tipo de mantenimiento
X
mensual de los relojes timbradores? TOTAL Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
Solo cuando se dañan
100
27
72 Tabla 5 Nivel de Riesgo y de Confianza de Monitoreo del Transporte
NIVEL DE CONFIANZA Bajo
Moderado
Alto
15% - 50%
51% - 75%
76% - 95%
85% - 50%
49% - 25%
24% - 5%
Alto
Moderado
Bajo
NIVEL DE RIESGO
Nivel de confianza
27%
Nivel de riesgo
73%
Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
MONITOREO DE TRANSPORTE
Nivel de confianza 27%
Nivel de confianza Nivel de riesgo
Nivel de riesgo 73%
Figura 13 Nivel de riesgo y de confianza de Monitoreo de transporte Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
El cuestionario aplicado al proceso de monitoreo de transporte dio como resultado un nivel de confianza bajo de un 27% y un nivel de riesgo alto del 73%.
73 El proceso de monitoreo de transporte carece de un procedimiento eficaz y eficiente, es por ello que en dicho proceso de pueden presentar errores y fraudes graves. Tabla 6 Matriz de Riesgos de Monitoreo de Transporte
Descripción del Riesgo
Posibles Consecuencias
La Compañía no cuenta con políticas o Cálculo del tiempo que debe realizar las lineamientos establecidos en base a los unidades de transporte en su recorrido cuales se calcula el tiempo que realiza cada erróneo unidad de transporte desde su punto de partida y de llegada Los planes de trabajo donde se distribuyen Los planes pueden ser elaborados a las rutas no siempre son revisados por el conveniencia Gerente En punto donde se encuentra un reloj para Manipulación de la hora de llegada por timbrar no existe una persona designada que parte de la unidad de transporte. esté a cargo de ese reloj.
Robo o pérdida del reloj
No siempre se encuentra presente la persona Manipulación de la hora de llegada por encargada del reloj o despachador en puesto parte de la unidad de transporte de trabajo
Falta de constatación por parte del despachador de la hora de llegada.
Los reportes del tiempo que realizan las Falta oportuna de la revisión del tiempo de unidades de transporte son revisadas por el minutos de retraso y la justificación debida Gerente quincenalmente No se realizan rondas sorpresivas que Manipulación de la hora de llegada por permitan verificar si el despachador se parte de la unidad de transporte encuentra en el lugar de trabajo
Falta de constatación por parte del despachador de la hora de llegada.
Los
relojes
pueden
ser
fácilmente Cambio de los tiempos de llegada a favor
manipulados
de las unidades de transporte
Los relojes suelen estar defectuosos y marcar Erróneo cálculo del tiempo que realizan las hora erróneas Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
unidades de transporte
74 5.1.1.3.3. Cuestionario de Cobro y Cuentas por Cobrar Tabla 7 Cuestionario de Cobro y Cuentas por Cobrar
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO CUESTIONARIO DE COBRO Y CUENTAS POR COBRAR, EMPRESA Compañía de Transporte Urbano “El Gran General Rumiñahui” ÁREA Financiera CARGO Secretaria-Asistente Contable ENCUESTADO Sra. Victoria Cárdenas ENCUESTADOR Fuela Karla; Sánchez Gina FECHA Marzo 8 del 2015 N
PREGUNTA
SI
NO
N/A
P
C
6
0
8
4
8
0
6
0
OBS.
¿Existen procedimientos definidos 1
¿Es 2
independiente
la
persona
encargada de calcular el valor a cobrar de quien realiza el cobro? ¿Las
funciones
encargada 3
X
para manejo de cobro del servicio?
de
de
la
X
persona
facturación
son
X
independientes de quien realiza los registros contables? ¿Las facturas se las realiza en el
4
momento del cobro?
con anterioridad
X
¿Se hacen resúmenes de facturas y 5
los totales que se realizan son
X
7
5
7
0
7
6
revisados por la Contadora? 6
¿Las
facturas
de
venta
son
X
controladas por la Contadora? 7
¿Las facturas dañadas o anuladas son archivadas?
X
Son efectuadas
75 8
¿Se emite un comprobante de
X
5
5
X
4
4
X
6
1
X
5
0
X
6
0
X
6
6
X
7
7
X
6
6
6
0
100
44
ingreso por cada cobro realizado? ¿Los comprobantes de ingreso son 9
archivados
con
las
facturas
respectivas? ¿La 10
Contadora
controla
mensualmente que los ingresos sean debidamente registrados? ¿Las ventas son registradas al
11
tiempo
que
se
efectúa
las
transacciones? ¿Las cantidades que se registran en la cuenta de control auxiliar, son
12
suministradas por alguien diferente de quien maneja las cuentas por cobrar? ¿Mantienen
13
archivos
comprobantes
por
de
periodos
los no
menor a 7 años?
14
¿Existen procedimientos definidos para las cuentas por cobrar?
15
¿Se llevan registros de las cuentas por cobrar? ¿Los saldos de las cuentas por
16
cobrar
son
comprobados
X
mensualmente?
TOTAL Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
76 Tabla 8 Nivel de riesgo y de confianza de Venta y Cuentas por Cobrar
NIVEL DE CONFIANZA Bajo
Moderado
Alto
15% - 50%
51% - 75%
76% - 95%
85% - 50%
49% - 25%
24% - 5%
Alto
Moderado
Bajo
NIVEL DE RIESGO
Nivel de confianza
44%
Nivel de riesgo
56%
Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
COBRO Y CUENTAS POR COBRAR
Nivel de riesgo 56%
Nivel de confianza 44%
Nivel de confianza Nivel de riesgo
Figura 14 Nivel de riesgo y de confianza de Venta y Cuentas por Cobrar Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
El cuestionario aplicado al proceso de venta del servicio da como resultado un nivel de confianza bajo del 44% y un nivel de riesgo alto del 56%.
77 El proceso de cobro y cuentas por cobrar carece de un procedimiento eficaz y eficiente, es por ello que en dicho proceso de pueden presentar errores y fraudes graves. Tabla 9 Matriz de Riesgo de Ventas y Cuentas por Cobrar
Descripción del Riesgo
Posibles Consecuencias
La Compañía no cuenta con procedimientos definidos para el manejo del cobro de las cuotas por parte de los socios de la Compañía.
Errores y omisiones en los registros y actividades de la Compañía.
Cálculos de cuotas erróneos o falsos. El cálculo del valor a cobrar es elaborado por el Alteración de facturas en cuanto a las empleado que realiza el cobro de las facturas.
cuotas que han sido calculadas.
Errores u omisiones en los registros. La persona encargada de facturación, es la misma quien realiza los registros contables.
Alteraciones en la información que se ha registrado. Omisiones de registro de facturas
Las facturas no son realizadas en el momento emitidas. que se efectúa su cobro.
Manipulación de información.
Las cantidades que se registran en la cuenta de Cobrar una cuenta por cobrar y no control auxiliar, son suministradas por el registrarla. empleado que maneja las cuentas por cobrar.
Posibles Fraudes Omisiones de registro
Los ingresos efectuados por la Secretaria no son Errores en los registros verificados por la Contadora mensualmente. Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
Alteraciones en la información
78 5.1.1.3.4. Cuestionario de Propiedad, Planta y Equipo Tabla 10 Cuestionario de Propiedad, Planta y Equipo
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO CUESTIONARIO DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO EMPRESA ÁREA CARGO ENCUESTADO ENCUESTADOR FECHA N
1
2
3
4
5
6
7
Compañía de Transporte Urbano “El Gran General Rumiñahui” Administrativo Gerente Ldo. José Verdezoto Fuela Karla; Sánchez Gina Marzo 8 del 2015
PREGUNTA
¿La Compañía cuenta con un manual de procedimientos para la compra y manejo de Propiedad, Planta y Equipo? ¿La adquisición de propiedad, planta y equipo es aprobada por anticipado por la junta general de socios? ¿Se solicitan proformas a distintos proveedores para realizar la compra de un bien de propiedad, planta y equipo? ¿El Gerente y Presidente evalúan las distintas proformas para adquirir un bien de propiedad, planta y equipo? ¿El Gerente y Presidente autorizan los desembolsos por la compra de activos, reparaciones o mantenimiento? ¿Se comparan los gastos reales con los autorizados y, en caso de que ellos se hayan excedido, se obtienen autorizaciones adicionales? ¿Los procedimientos de la Compañía permiten establecer si los artículos han sido recibidos?
SI
NO
N/A
P
C
6
0
X
7
7
X
4
4
X
4
4
X
8
8
8
0
6
6
X
X
X
OBS.
79 8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
¿Tiene la Compañía normas adecuadas para diferenciar las adiciones de activos fijos de los gastos? ¿Las autorizaciones para la adquisición de bienes nuevos indican las unidades que van a ser remplazadas? ¿Los créditos a las cuentas del activo fijo se basan en la información contenida en tales autorizaciones? ¿Las cuentas de activos fijos están respaldadas por registros auxiliares adecuados? ¿Se realizan toma de inventarios físicos de los activos fijos bajo la supervisión de empleados no responsables por su custodia ni por su registro contable? ¿Se informa al Gerente las diferencias que se presenten entre el inventario físico, y los registros auxiliares? ¿Los registros de las compras efectuadas son realizados en el momento de la adquisición? ¿Los activos fijos que son remplazados son dados de baja contablemente en el momento de su cambio? ¿Los registros de los activos fijos son realizados por personas distintas de aquellas que son responsables de los bienes? ¿Los avalúos son realizados de acuerdo a la normativa contable vigente? TOTAL
Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
X
5
0
4
4
7
0
6
6
5
0
5
5
X
7
0
X
7
0
X
4
4
X
7
7
100
55
X
X
X
X
X
80 Tabla 11 Nivel de riesgos y de confianza de Propiedad, Planta y Equipo
NIVEL DE CONFIANZA Bajo
Moderado
Alto
15% - 50%
51% - 75%
76% - 95%
85% - 50%
49% - 25%
24% - 5%
Alto
Moderado
Bajo
NIVEL DE RIESGO
Nivel de confianza
55%
Nivel de riesgo
45%
Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
Nivel de riesgo 45%
Nivel de confianza Nivel de confianza 55%
Nivel de riesgo
Figura 15 Matriz de riesgo y de Confianza de Propiedad, Planta y Equipo Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
El cuestionario aplicado al proceso de venta del servicio da como resultado un nivel de confianza moderado del 55% y un nivel de riesgo moderado del 45%.
81 El proceso de propiedad, planta y equipo carece de un procedimiento eficaz y eficiente, en el que se establezcan los procesos que se deben llevar a cabo, es por ello que en dicho proceso de pueden presentar errores y fraudes graves. Tabla 12 Matriz de Riesgo de Propiedad, Planta y Equipo
Descripción del Riesgo
Posibles Consecuencias
La Compañía no cuenta con un manual de Errores y omisiones en los registros y procedimientos para la compra y manejo de actividades de la Compañía. Propiedad, Planta y Equipo.
Clasificación errónea de cuentas. La Compañía no posee normas adecuadas que le permita diferenciar las adiciones de activos Errores en los registros fijos de los gastos. Alteración del valor del crédito de los Los créditos a las cuentas de activos fijos se activos fijos adquiridos. basan en la información contenida en las autorizaciones.
Posibles fraudes
La Compañía de transporte no efectúa toma Pérdida o sustracción de activos fijos física de inventarios. Omisión de registros de nuevos activos Los registros de las compras no son realizadas fijos. en el momento de su adquisición.
Manipulación de información Sobrevaloración de los activos de la
Los activos fijos no se dan de baja en el Compañía. momento en el cual se efectúa su cambio con los nuevos activos fijos. Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
Información Financiera errónea
82 5.1.1.3.5. Cuestionario de Caja Chica Tabla 13 Cuestionario de Caja Chica
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO
CAJA DE CHICA EMPRESA Compañía de Transporte Urbano “El Gran General Rumiñahui” ÁREA Administrativa CARGO Secretaria-Asistente Contable ENCUESTADO Sra. Victoria Cárdenas ENCUESTADOR Fuela Karla; Sánchez Gina FECHA Maro 8 del 2015 SI NO N/A P C N PREGUNTA OBS. ¿La Compañía cuenta con procesos 1
predefinidos para el manejo de caja
X
6
0
6
6
6
0
7
7
X
6
0
X
6
0
6
6
chica? ¿La responsabilidad principal del 2
fondo de caja chica está limitada a
X
una sola persona? ¿Están separadas las funciones de 3
custodia y manejo del fondo fijo de
X
caja de la persona encargada de los registros? ¿Los fondos de caja chica se 4
mantienen bajo una base de fondo
X
fijo? 5
¿Los pagos de caja menor tienen un límite máximo? ¿Los gastos de caja chica son
6
destinados únicamente a montos autorizados por la gerencia? ¿Están los desembolsos de Caja
8
chica debidamente respaldados por comprobantes?
X
83 ¿Los comprobantes que justifican los desembolsos son perforados o 9
anulados con la leyenda “pagado”,
X
6
0
X
6
0
X
6
6
X
6
4
X
5
5
14
¿Los aumentos o disminuciones de la caja chica están debidamente autorizados? Los cheques de rembolso ¿Se
X
5
5
15
expiden a favor de la persona
X
5
5
X
6
6
bajo la supervisión directa de quien firma el cheque? 10
¿Los registros de los gastos son efectuados por la Contadora? ¿Al solicitar el reembolso de fondos para caja chica, se presentan los
11
comprobantes de los gastos con el fin de que sean inspeccionados por quien firma el cheque de reposición? ¿Se comparan los comprobantes que soportan las operaciones con el
12
saldo existente en el fondo de Caja Chica?
13
La reposición de la Caja Chica se hace con cheque.
encargada del fondo? ¿Cuándo se anula un recibo de Caja 16
chica, se archiva este para no perder el control numérico?
17
¿Realizan arqueos de caja chica?
X
6
0
18
¿Existen medidas correctivas en caso de que se presenten inconsistencias en el fondo de caja chica?
X
6
0
100
44
TOTAL Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
84 Tabla 14 Nivel de riesgos y de confianza de Caja Chica
NIVEL DE CONFIANZA Bajo
Moderado
Alto
15% - 50%
51% - 75%
76% - 95%
85% - 50%
49% - 25%
24% - 5%
Alto
Moderado
Bajo
NIVEL DE RIESGO
Nivel de confianza
44%
Nivel de riesgo
56%
Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
CAJA CHICA
Nivel de confianza 44%
Nivel de riesgo 56%
Nivel de confianza
Nivel de riesgo
Figura 16 Matriz de riesgo y de Confianza de Caja Chica Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
El cuestionario aplicado al proceso de venta del servicio da como resultado un nivel de confianza bajo del 44% y un nivel de riesgo alto del 56%.
85 El proceso de caja chica carece de un procedimiento eficaz y eficiente, en el que se establezcan los procesos que se deben llevar a cabo, es por ello que en dicho proceso de pueden presentar errores y fraudes graves. Tabla 15 Matriz de Riesgo de Caja Chica
Descripción del Riesgo
Posibles Consecuencias
La Compañía no cuenta con procesos Errores y omisiones en los registros y establecidos para el manejo de actividades de actividades de la Compañía. caja chica.
No se encuentran separadas las funciones de Fraudes
por
manipulación
de
la
custodia y manejo del fondo fijo de caja de la información. persona encargada de los registros Los pagos de caja menor no tienen un límite Manipulación de la información para máximo
asumir gastos ajenos a la organización
Los gastos de caja chica no son autorizados Gastos ajenos a la Compañía por la gerencia Los
comprobantes
que
justifican
los
desembolsos no son perforados o anulados con la leyenda “pagado”, bajo la supervisión
Duplicidad en el pago de gastos menores
directa de quien firma el cheque. Errores no detectados No se realizan arqueos de caja chica La Compañía
no cuenta
Posibles fraudes no detectados
con medidas Gastos no justificados
correctivas en caso de que se presenten inconsistencias en caja chica Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
Faltantes no justificados
86 5.1.1.3.6. Cuestionario de Cuentas por Pagar, Compras y Gastos Tabla 16 Cuestionario de Cuentas por Pagar, Compras y Gastos
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO CUENTAS POR PAGAR, COMPRAS Y GASTOS EMPRESA ÁREA CARGO ENCUESTADO ENCUESTADOR FECHA N
Compañía de Transporte Urbano “El Gran General Rumiñahui” Financiera Secretaria-Asistente Contable Sra. Victoria Cárdenas Fuela Karla; Sánchez Gina Marzo 8 del 2015 PREGUNTA
SI
NO
N/A
P
C
X
5
0
X
8
0
5
4
X
5
0
X
4
0
X
5
4
X
5
4
X
8
8
¿Existen procedimientos definidos para 1
realizar
la
compra
de
bienes
y
servicios? ¿Las 2
funciones
del
encargado
de
realizar la gestión de compra se encuentran separadas de contabilidad? ¿Las adquisiciones se realizan siempre
3
mediante órdenes de compra?
X
¿Existe un control presupuestario de las 4
compras?
5
¿Existe una lista de proveedores actual? ¿Se verifican las compras realizadas en
6
cuanto a número y calidad? ¿Son los precios de las compras revisado por un funcionario ajeno a quien los realiza con el fin de
7
determinar
si
las
mismas
fueron
efectuadas a los precios y condiciones más favorable para la Compañía? 8
¿Las facturas realizadas por honorarios,
Obs.
87 arrendamiento, gastos de viajes, entre otros, son aprobadas antes de su pago? 9
¿Los pagos se realizan en el momento
X
5
0
X
8
0
X
5
0
que se recepta la factura? 10
¿El pago efectuado a los proveedores es trasladado por el Gerente?
11
¿Se
emiten
los
comprobantes
de
retención en el momento que se efectúa
en tres días
la compra? ¿Tiene la Compañía procedimientos 12
satisfactorios para la aprobación de
X
6
0
5
5
7
0
6
6
reembolsos por conceptos de gastos? ¿Las cuentas de fletes son revisadas por 13
un empleado familiarizado con las
X
tarifas? ¿Existe un procedimiento que prevenga el doble pago de fletes, tal como anotar 14
el número de guía en la factura o
X
adjuntar copia de la guía? ¿Las 15
cuentas
por
propagandas
se
comprueban periódicamente contra los
X
avisos y/o propagandas y las tarifas se comparan contra cotizaciones? ¿El registro de las transacciones de 16
compras
son
efectuadas
por
la
X
7
0
¿En el caso que se reciban facturas de un nuevo proveedor, se toman las medidas para asegurarse que tal proveedor no sea ficticio?
X
6
0
100
31
Contadora?
17
TOTAL Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
Se emiten
88
Tabla 17 Nivel de riesgos y de confianza de Cuentas por pagar, Compras y Gastos
NIVEL DE CONFIANZA Bajo
Moderado
Alto
15% - 50%
51% - 75%
76% - 95%
85% - 50%
49% - 25%
24% - 5%
Alto
Moderado
Bajo
NIVEL DE RIESGO
Nivel de confianza
31
Nivel de riesgo
69
Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
CUENTAS POR PAGAR, COMPRAS Y GASTOS
Nivel de confianza 31%
Nivel de confianza Nivel de riesgo
Nivel de riesgo 69%
Figura 17 Nivel de riesgos y de confianza de Cuentas por pagar, Compras y Gastos Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
El cuestionario aplicado al proceso de venta del servicio da como resultado un nivel de confianza bajo del 31% y un nivel de riesgo alto del 69%.
89 Tabla 18 Matriz de Riesgo de Cuentas por Pagar, Compras y Gastos
Descripción del Riesgo
Posibles Consecuencias
No existen procedimientos definidos para Incumplimiento de regulaciones, leyes o realizar la compra de bienes y servicios
políticas empresariales Desarrollo erróneo de las actividades Omisiones en el desarrollo de los procesos
Las funciones del encargado de las compras no se encuentran separadas de contabilidad
Malversación de la información contable
No existe un control presupuestario de las Colusión entre empleado y proveedor compras ¿Los pagos se realizan en el momento que se Pagos ficticios o dobles recepta la factura? Los pagos (en cheque) a los proveedores no Sustracción del pago son trasladados por un mensajero o empleado que esté disponible en ese momento en la Compañía
Complicidad
entre
el
empleado
y
proveedor Sustracción del cheque
Existe
retraso
en
la
emisión
de
los
Pagos adicionales por sanciones a la
comprobantes de retención en el momento Administración Tributaria. que se efectúa la compra
En el caso de los fletes la Compañía no Pagos dobles cuenta con procedimientos tales anotar el número de guía en la factura o adjuntar copia
Pagos ficticios
de la guía Las transacciones de compras no son Registro erróneo registradas por la Contadora Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
Posible fraude
90 5.1.1.3.7. Cuestionario de Declaraciones Fiscales Tabla 19 Cuestionario de Declaraciones Fiscales
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO
CUESTIONARIO DE DECLARACIONES FISCALES EMPRESA ÁREA CARGO ENCUESTADO ENCUESTADOR FECHA N
Compañía de Transporte Urbano “El Gran General Rumiñahui” Financiera Contadora Ing, Margarita Ayala Fuela Karla; Sánchez Gina Marzo 8 del 2015
PREGUNTA
¿Existe 1
SI
NO
N/A
P
C
4
0
8
8
6
0
X
7
4
X
8
6
X
6
4
X
8
0
X
6
0
procedimientos
predefinidos para la elaboración
X
de las declaraciones fiscales? 2
¿Las declaraciones son realizadas
X
por la Contadora? ¿Los anexos tales como ATS, 3
RDP, REDP, son elaborados por
X
la Contadora? ¿La 4
asistente
contable
tiene
conocimiento relacionados con contabilidad y tributación? ¿Se
5
encuentra
la
asistente
contable y Contadora actualizadas en
cuanto
a
las
reformas
tributarias existentes? 6
¿Existe flujo de información entre la Contadora y asistente contable? ¿Existe
7
coherencia
información
emitida
entre
la
por
la
asistente contable y la Contadora? 8
¿Las declaraciones efectuadas son revisadas por el comisario?
OBS.
91 ¿Se presenta las declaraciones 9
fiscales en los plazos establecidos
X
8
8
7
0
X
4
3
X
7
7
X
7
7
X
6
4
por la Administración Tributaria? ¿En caso de existir multas e interés debido al incumplimiento 10 con la Administración Tributaria es
sancionada
la
X
persona
responsable? ¿Los comprobantes de retención 11 son emitidos dentro de los 5 días hábiles de haber realizado la adquisición? ¿Mantienen 12 venta,
comprobantes
retención
y
de
demás
documentos de sustento por un lapso no menos de 7 años? ¿Existe un control mensual de los comprobantes
de
venta,
de
13 retención y demás documentos emitidos y recibidos por parte de la Contadora? ¿La Contadora y la asistente 14 contable revisan conjuntamente cualquier
diferencia
en
los
registros contables? ¿En
caso
de
existir
alguna
discrepancia entre la información 15 manejada por la Contadora y la de
Prevalece el X
8
0
la asistente contable la resuelven conforme
a
las
normas
contadora
y
reglamentos vigentes? TOTAL Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
criterio de la
100
51
92 Tabla 20 Nivel de riesgos y de confianza de Declaraciones Fiscales
NIVEL DE CONFIANZA Bajo
Moderado
Alto
15% - 50%
51% - 75%
76% - 95%
85% - 50%
49% - 25%
24% - 5%
Alto
Moderado
Bajo
NIVEL DE RIESGO
Nivel de confianza
51%
Nivel de riesgo
49%
Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
DECLARACIONES FISCALES
Nivel de riesgo 49%
Nivel de confianza Nivel de confianza 51%
Nivel de riesgo
Figura 18 Nivel de riesgos y de confianza de Declaraciones Fiscales
Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
El cuestionario aplicado al proceso de declaraciones fiscales da como resultado un nivel de confianza moderado del 51% y un nivel de riesgo moderado del 49%.
93 El proceso de declaraciones fiscales carece de un procedimiento eficaz y eficiente, en el que se establezcan los procesos que se deben llevar a cabo, es por ello que en dicho proceso de pueden presentar errores y fraudes graves. Tabla 21 Matriz de Riesgo de Declaraciones Fiscales
Descripción del Riesgo
Posibles Consecuencias Deficiente desarrollo del trabajo
La Compañía carece de procedimientos para la elaboración de las declaraciones fiscales.
Omisiones y errores en las actividades
Los anexos tales como ATS y RDP, son Errores y malversación en la información elaborados por la asistente contable y no son ingresada verificados por la Contadora.
La
información
de
Retraso de la información presentada
la
asistente Declaraciones de IVA e IR con errores
contable-Secretaria en ocasiones presenta incoherencia entre elaborada por la Contadora
Multas por parte de la Administración tributaria Los Estados Financieros no representen la información fiel de la Compañía
Las
discrepancias
entre
la
información Información tributaria presenta errores elaborada por la Contadora y por la asistente Posibles pago de multas hacia la contable no son resueltas conforme a las Administración Tributaria. normas y reglamentos vigentes
Manipulación de información Las declaraciones efectuadas no son revisadas por el comisario principal de la Compañía. Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
Los Estados Financieros no representen la información fiel de la Compañía
94 5.1.1.3.8. Cuestionario de Talento Humano Tabla 22 Cuestionario de Talento Humano
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO CUESTIONARIO TALENTO HUMANO EMPRESA ÁREA CARGO ENCUESTADO ENCUESTADOR FECHA N
Compañía de Transporte Urbano “El Gran General Rumiñahui” Financiera Gerente Ldo. José Verdezoto Fuela Karla; Sánchez Gina Marzo 8 del 2015
PREGUNTA
SI
NO
N/A
P
C
5
0
X
6
3
X
5
4
X
5
5
4
0
4
4
5
0
5
2
OBS.
¿Existen procedimientos definidos 1
para la contratación e inducción del
X
personal? ¿En la contratación del personal se 2
considera el perfil académico de los postulantes? ¿Se documentan los requerimientos
3
para el reclutamiento y selección del personal? ¿La
4
selección
del
personal
se
encuentra a cargo del Gerente y Presidente?
5
¿La fijación de remuneraciones es
X
establecida por el Gerente? ¿Se 6
dispone
de
inventario
de
personal, actualizado?
X
¿Se ha motivado y capacitado al 7
personal de la Compañía? ¿La
8
Compañía
cuenta
X con
un
reglamento interno al cual deban regirse sus trabajadores?
X
Junta de Socios
95 9
¿La
Compañía
manual
de
cuenta
funciones
con
un
para
los
X
5
4
4
0
5
3
X
4
0
X
4
0
X
6
6
mediante
X
5
5
¿El Gerente y Presidente autorizan
X
6
6
X
4
4
X
4
4
4
0
6
6
trabajadores 10
¿Existe código de ética o su
X
equivalente? 11
¿Cumple el personal el horario de
X
trabajo fijado? 12
13
¿Existe algún tipo de control para verificar que el personal cumple con su horario de trabajo? ¿El pago de las remuneraciones es realizado por la Contadora?
14
¿El pago de las remuneraciones son efectuadas a tiempo, es decir dentro de los primeros 5 días del mes?
15
¿El
pago
se
realiza
cheques? 16
los pagos de las remuneraciones? 17
¿Los empleados reciben anticipos de sus remuneraciones?
18
¿Los anticipos son aprobados por el Gerente y Presidente? ¿Existe
19
un
cronograma
de
vacaciones para el personal de la
X
Compañía? 20
¿La terminación laboral se lo realiza
X
conforme a lo que la Ley establece? ¿El aviso de entrada y salida de los 21
trabajadores es realizado por la
SecretariaX
4
0
Contadora? TOTAL Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
Asistente Contable
100
56
96 Tabla 23 Nivel de riesgos y de confianza de Talento Humano
NIVEL DE CONFIANZA Bajo
Moderado
Alto
15% - 50%
51% - 75%
76% - 95%
85% - 50%
49% - 25%
24% - 5%
Alto
Moderado
Bajo
NIVEL DE RIESGO
Nivel de confianza
56%
Nivel de riesgo
44%
Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
TALENTO HUMANO
Nivel de riesgo 44%
Nivel de confianza Nivel de confianza 56%
Nivel de riesgo
Figura 19 Nivel de riesgos y de confianza de Talento Humano Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
El cuestionario aplicado al proceso de declaraciones fiscales da como resultado un nivel de confianza moderado del 56% y un nivel de riesgo moderado del 44%.
97 El proceso de talento humano carece de un procedimiento eficaz y eficiente, en el que se establezcan los procesos que se deben llevar a cabo, es por ello que en dicho proceso de pueden presentar errores y fraudes graves. Tabla 24 Matriz de Riesgo de Talento Humano
Descripción del Riesgo
Posibles Consecuencias
En la contratación del personal no siempre se Ineficiencia en las operaciones. considera
el
perfil
académico
de
los
postulantes.
Errores y omisiones en los registros.
Aplicación de leyes desactualizadas. El personal de la Compañía no capacita ni Personal que no se encuentra al nivel de motiva a sus empleados.
las demás Compañías del medio.
La Compañía cuenta con un reglamento Faltas disciplinaria. interno al cual deban regirse sus trabajadores, sin embargo este no es de conocimiento
Desconocimiento de funciones.
general por los empleados.
No existe un control que permita constatar si Calculo de horas extras erróneas los empleados cumplen con sus horarios de trabajo.
Sobrepagos
Deficiencias en las actividades La Compañía no cuenta con un cronograma Retraso con el cumplimiento de las de vacaciones para el personal
actividades Errores en el desarrollo de las actividades
Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
98 5.1.1.3.9. Cuestionario de Contabilidad Tabla 25 Cuestionario de Contabilidad
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO
CONTABILIDAD EMPRESA Compañía de Transporte Urbano “El Gran General Rumiñahui” ÁREA Financiera CARGO Contadora ENCUESTADO Ing. Margarita Ayala ENCUESTADOR Fuela Karla; Sánchez Gina FECHA Marzo 8 del 2015 SI NO N/A P C N PREGUNTA OBS. 1 ¿Existen procedimientos definidos X 6 0 para el área de contabilidad? ¿Cuenta con políticas contables la Compañía?
X
7
0
X
8
8
X
7
7
8
0
X
8
2
X
8
5
2 ¿El
Contador
posee
un
título
3
profesional?
4
¿Tiene conocimientos acerca de las Normas
Internacionales
de
Contabilidad así como las Normas Internaciones
de
Información
Financiera? 5
6
X
¿Usted registra los ingresos y egresos que se realizan en la Compañía? ¿Supervisa mensualmente información ingresada por asistente contable?
la la
¿Se encuentra al día con cualquier 7
cambio en las normas vigentes para realizar el trabajo?
99 ¿La 8
información
que
maneja
coincide con la que es realizada por la asistente contable?
9
¿Se concilian mensualmente
los
auxiliares
los
de
cuenta
con
X
8
2
X
4
0
X
5
0
X
4
4
X
4
3
X
4
4
5
0
X
6
6
X
8
8
100
49
mayores? ¿Los 10
estados
sujetos
a
financieros
revisión
de
están
auditoria
externa? ¿Se ha realizado el procedimiento de 11
conversión de estados financieros de NEC a NIC y NIFF? ¿Existen políticas definidas para el
12
cálculo de la depreciación para lo Propiedad, Planta y Equipo? ¿Se
13
calcula
el
deterioro
de
Propiedad, Planta y Equipo? ¿Se realiza una revisión exhaustiva
14
de cada una de las cuentas que
X
conforman los estados financieros? ¿Revisa junto con el comisario los 15
Estados Financieros de la Compañía? ¿La
16
información
presentada
para
financiera
es
la
de
toma
decisiones? TOTAL Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
100 Tabla 26 Nivel de riesgos y de confianza de Contabilidad
NIVEL DE CONFIANZA Bajo
Moderado
Alto
15% - 50%
51% - 75%
76% - 95%
85% - 50%
49% - 25%
24% - 5%
Alto
Moderado
Bajo
NIVEL DE RIESGO
Nivel de confianza
49%
Nivel de riesgo
51%
Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
CONTABILIDAD
Nivel de Confianza 49% Nivel de Riesgo 51%
Nivel de confianza Nivel de riesgo
Figura 20 Nivel de riesgos y de confianza de Contabilidad Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
El cuestionario aplicado al proceso de contabilidad da como resultado un nivel de confianza bajo del 49% y un nivel de riesgo alto del 51%.
101 Tabla 27 Matriz de Riesgo de Contabilidad
Descripción del Riesgo
Posibles Consecuencias
La Compañía no cuenta con procedimientos Errores y omisiones en los registros y para el área de contabilidad.
actividades de la Compañía.
La asistente contables-Secretaria es quien Registros
erróneos
por
falta
de
registra los ingresos y egresos que se realizan conocimientos por parte de la asistente en la Compañía.
contable-Secretaria.
La Contadora no realiza controles mensuales Dificultad en la detección y corrección de de la información registrada por la asistente posibles errores. contable-Secretaria.
¿Los estados financieros están sujetos a Posibles fraudes. revisión de auditoria externa? Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
Alteraciones en la información financiera.
102
5.2. Propuesta de Intervención 5.2.1. Proponer Políticas de control interno para el área administrativa y financiera de la Compañía de Transporte Urbano “El Gran General Rumiñahui” S.A. La evaluación del control interno realizado en las áreas administrativa y financiera de la Compañía de Transporte Urbano “El Gran General Rumiñahui” S.A., mediante la matriz de riesgo, en la cual se identifican los riesgos de las áreas y las posibles consecuencias que estas podrían tener si no lleva a cabo un adecuado control interno de las actividades de la entidad. Así mismo se establece la propuesta de los procedimientos conteniendo las políticas de control interno y como estarían en la ejecución de los distintos procesos de la Compañía, considerando las actividades, recursos y responsable a cargo del desarrollo de cada proceso. Planeación Estratégica Misión La Compañía de Transporte “El Gran General Rumiñahui” S.A., es una entidad dedicada al transporte urbano de pasajeros, la cual busca satisfacer a los clientes con seguridad y cumplimiento, para lo cual cuenta con talento humano competente y motivado. Siendo el principal cliente interno el asociado, quien provee del recurso operativo para prestar dicho servicio y así satisfacer las necesidades de los usuarios. Visión Ser una Compañía de Transporte líder en el ramo, brindando un mejor servicio, de manera eficiente y comprometida con las necesidades del cliente, garantizando un servicio de calidad y seguro de la mano con la protección del medio ambiente y contribuir al desarrollo de la sociedad en la que participa.
103 Valores Corporativos La Compañía de Transporte Urbano “El Gran General Rumiñahui” S.A., realiza sus actividades bajo los siguientes valores: Ética Bajo este principio el comportamiento se encuentra regido por la transparencia, cumplimiento de la ley y dignificación del hombre. Calidad La calidad en los servicios, es el compromiso caracterizado en la acción de las personas que componen la Compañía de Transporte Urbano “El Gran General Rumiñahui” S.A., en el trato y atención brindada a los clientes. Respeto Este valor está presente en el trato digno e igualitario que se encuentra presente tanto para clientes como para colaboradores resaltando la cordialidad que siempre se muestra en quienes somos parte de la Compañía de Transporte Urbano “El Gran General Rumiñahui” S.A. Responsabilidad Quienes forman parte de la Compañía de Transporte “El Gran General Rumiñahui” S.A. se caracterizan por hacer las cosas de la mejor manera posible, de tal forma que no se perjudique al otro asumiendo las consecuencias de las decisiones y compromisos contraídos. Honestidad El actuar con honradez, la verdad, y total transparencia, procurando decir la verdad y aceptando y respetando los derechos de las personas.
104 Estructura Organizacional Propuesta La estructura organizacional de la Compañía propuesta se encuentra conformado por: la Junta General de Socios, el Directorio, el mismo que se encuentra integrado por el Comisario Principal y Comisario de Línea; Asesor Legal, Presidente, Gerente, Secretaria, Contador, Recaudador, Operador de Línea y Asistente Contable.
JUNTA GENERAL DE SOCIOS
DIRECTORIO
ASESOR LEGAL
PRESIDENTE
GERENTE
SECRETARIA
CONTADOR
RECAUDADOR
OPERADOR DE LÍNEA
ASISTENTE CONTABLE
Figura 21 Organigrama Organizacional Propuesto Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
5.2.1.1 Descripción y Perfil de Puestos Los perfiles de los puestos describen los requisitos que debe cumplir el personal del cargo en cuanto a preparación o nivel de educación, nivel de experiencia, competencias, principales responsabilidades que asume y funciones a desempeñar, a continuación se detalla cada uno de los perfiles de puestos para la Compañía de Transporte el “Gran General Rumiñahui” S.A.
105 5.2.1.1.1. Descripción y Perfil de Puestos del Presidente Tabla 28 Descripción y Perfil de Puesto del Presidente
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO “EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI” S. A. DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Presidente Nombre del Puesto Junta de Socios Reporta a: Uno Número de Cargos RESPONSABILIDAD DEL CARGO El Presidente será responsable ante los accionistas, de los resultados administrativos y operativos de la Compañía, así como de las decisiones que sean tomadas para el beneficio de la empresa. PERFIL REQUERIDO Formación Académica Educación Título Universitario Superior Experiencia No Aplica. Capacitación Administración de Recursos Humanos Competencias Control Directivo Liderazgo Toma de decisiones Comunicación Oral y Escrita Trabajo en Equipo Responsabilidad Negociación y Manejo de Conflictos Compromiso ético Planeación y Organización Gestión de cambio y desarrollo de la organización CONDICIONES Favorable Ambiente De 08:00 a 12:00 de Lunes a Viernes Horario ESFUERZOS Se requeriré un esfuerzo mental de concentración. Esfuerzo Físico Esfuerzo esporádico que no comprende la salud de los Esfuerzo Mental empleados. Puntualidad en el cumplimiento de las actividades asignadas. Presión de Tiempo
106 FUNCIONES
Cuidar, bajo su responsabilidad, que se lleven los libros exigidos por el Código de Comercio y llevar los libros a que se refiere el Art. 440 de la Ley de la Superintendencia de Compañías. (libros sociales, tales como los de actas de juntas generales y directorios, el libro talonario y el de acciones y accionistas o de participaciones y socios)
Mantener actualizado el libro de actas de la junta general.
Presentar un informe a la Junta General acerca de gestión como Presidente.
Entregar a los comisarios y presentar por lo menos cada año a la junta general una memoria razonada acerca de la situación de la Compañía, acompañada del balance y del inventario detallado y preciso de las existencias, así como de la cuenta de pérdidas y ganancias.
Convocar a las juntas generales de accionistas conforme a la Ley de la Superintendencia de Compañías y los estatutos de la Compañía; y, de manera particular, cuando conozcan que el capital de la Compañía ha disminuido, a fin de que resuelva si se la pone a conforme a lo dispuesto en el Art. 198 de la Ley de la Superintendencia de Compañías.
Intervenir en calidad de secretarios en las juntas generales, si en el estatuto no se hubiere contemplado la designación de secretario.
Ejercer la representación legal de la Compañía.
Contratar al personal al servicio de la Compañía y firmar los contratos de trabajo.
Reconocer las obligaciones derivadas de gastos previamente aprobados y ordenar los pagos y resolver reclamaciones previas a la vía civil o laboral.
Firmar cheques en forma conjunta con el Gerente de la Compañía.
Presidir las reuniones del Directorio y Asambleas Generales.
Cumplir y hacer cumplir las decisiones adoptadas por la Junta General de Socios.
Controlar que todas las herramientas de trabajo se mantengan en buen estado.
Cumplir con las normas y políticas de la Compañía
Reportar cualquier problema que surja en el desempeño de sus funciones a la Junta General de Socios.
Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
107 5.2.1.1.2. Descripción y Perfil de Puesto del Gerente Tabla 29 Descripción y Perfil de Puestos de Gerente
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO “EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI” S. A. DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Gerente Nombre del Puesto Junta de Socios Reporta a: Uno Número de Cargos RESPONSABILIDAD DEL CARGO Es Gerente es directamente responsable de la dirección, organización, y control de los recursos que posee la Compañía, actuando como representante legal de la Compañía, fijando las políticas operativas, administrativas y de calidad. Es responsable ante los accionistas, por los resultados de las operaciones y el desempeño organizacional. PERFIL REQUERIDO Formación Académica Educación Título Profesional Universitario de Administrador u otra carrera que incluya estudios relacionados con el cargo. Experiencia
2 años en administración relacionados con el campo del transporte y tránsito.
Capacitación
Cursos, fórums, talleres y seminarios relacionados con las funciones a desempeñar. Gerencia de recursos humanos y psicometría para la selección
Competencias
Responsabilidad Capacidad de organización y planificación estratégica Liderazgo Trabajo en equipo Negociación Toma de decisiones Gestión de la información Planeación y Organización Comunicación oral y escrita Reconocimiento de problema Planeación y Organización Gestión de cambio y desarrollo de la organización Manejo de conflictos
108 CONDICIONES Ambiente Horario ESFUERZOS
Favorable De 8:00 – 12:00 y de 14:00 – 18:00 Lunes a Viernes
Esfuerzo Físico
Se requeriré un esfuerzo mental de concentración durante la jornada laboral. Esfuerzo esporádico que no comprende la salud de los empleados. Puntualidad en el cumplimiento de las actividades asignadas y con la jornada laboral.
Esfuerzo Mental Presión de Tiempo FUNCIONES
Ejercer la representación legal, judicial y extrajudicial de la cooperativa de conformidad con la Ley del Superintendencia de Compañías, el Reglamento de la Compañía y el presente estatuto social.
Cuidar, bajo su responsabilidad, que se lleven los libros exigidos por el Código de Comercio
Llevar el libro de actas de la junta general.
Entregar a los Comisarios y presentar por lo menos cada año a la junta general una memoria razonada acerca de la situación de la Compañía, acompañada del balance y del inventario detallado y preciso de las existencias.
Convocar a las juntas generales de accionistas.
Presentar un informe a la Junta General acerca de gestión como Gerente de la Compañía.
Cumplir y programar actividades para el personal que permitan cumplir con las decisiones tomadas en la Juntas Generales.
Proponer los controles necesarios para una adecuada utilización del tiempo y los recursos de cada área de la Compañía.
Llevar junto con el Presidente el control las cuentas bancarias de la Compañía de transporte.
Planificar, organizar, dirigir y controlar las diferentes actividades de la Compañía que permitan alcanzar los objetivos propuestos.
Implementar todos los controles disciplinarios necesarios para el éxito en la consecución de los objetivos de la Compañía.
109
Velar porque los miembros de la Organización actúen de acuerdo al logro de los objetivos trazados.
Llevar bajo su control los recursos que la entidad posee.
Revisar y autorizar los planes de trabajo de rutas.
Autorizar las adquisiciones.
Aprobar desembolsos y firmar conjuntamente con el Presidente los cheques emitidos a nombre de la Compañía.
Encargarse de la selección, contratación y capacitación del personal
Cumplir con las normas y políticas de la Compañía
Asignar y supervisar las actividades ejercidas por los empleados.
Controlar que todas las herramientas de trabajo se mantengan en buen estado.
Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
110 5.2.1.1.3. Descripción y Perfil de Puestos del Comisario Principal Tabla 30 Descripción y Perfil de Puestos del Comisario Principal
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO “EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI” S. A. DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Comisario Principal Nombre del Puesto Presidente Reporta a: Gerente Uno Número de Cargos RESPONSABILIDAD DEL CARGO Brindar apoyo a las actividades administrativas y financieras de la Compañía, con el fin de que la situación económica de la empresa se encuentre libre de sesgos y de esta manera alcanzar los objetivos propuestos por la Compañía. PERFIL REQUERIDO Formación Académica Educación Superior Experiencia No es necesario Capacitación Administración de Recursos Humanos Finanzas Contabilidad Competencias Comunicación Oral y Escrita Trabajo en Equipo Responsabilidad Reconocimiento de Problemas Compromiso y Sentido de Pertenencia Organización de Trabajo Confianza en sí mismo CONDICIONES Ambiente Horario ESFUERZOS Esfuerzo Físico Esfuerzo Mental Presión de Tiempo
Favorable De 08:00 a 12:00 Se requeriré un esfuerzo mental de concentración durante la jornada laboral. Esfuerzo esporádico de los empleados. Puntualidad en el cumplimiento de las actividades asignadas.
111 FUNCIONES
Cerciorarse de la constitución y subsistencia de las garantías de los administradores y Gerentes en los casos en que fueren exigidas.
Examinar en cualquier momento y una vez cada tres meses, por lo menos, los libros y papeles de la Compañía en los estados de caja y cartera.
Revisar el balance y la cuenta de pérdidas y ganancias y presentar a la junta general un informe debidamente fundamentado sobre los mismos.
Convocar a juntas generales de accionistas en los casos determinados por la Ley de la Superintendencia de Compañías.
Solicitar a los administradores que hagan constar en el orden del día, previamente a la convocatoria de la junta general, los puntos que crean conveniente.
Asistir con voz informativa a las juntas generales.
Vigilar en cualquier tiempo las operaciones de la Compañía.
Pedir informes a los administradores.
Proponer motivadamente la remoción de los administradores.
Presentar a la junta general las denuncias que reciba acerca de la administración, con el informe relativo a las mismas.
Revisar mensualmente las conciliaciones bancarias.
Revisar junto con la Contadora las declaraciones fiscales.
Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
112 5.2.1.1.4. Descripción y Perfil de Puestos del Comisario de Línea Tabla 31 Descripción y Perfil de Puestos del Comisario de Línea
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO “EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI” S. A. DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Comisario de Línea Nombre del Puesto Gerente Reporta a: Uno Número de Cargos RESPONSABILIDAD DEL CARGO La persona del cargo tendrá la responsabilidad de monitorear el buen estado de las Unidades de Transporte, que se cumplan los requisitos legales y de cumplimiento de tránsito. PERFIL REQUERIDO Formación Académica Educación Bachiller Contable Experiencia
Mínima de 1 año en la prestación de servicios de transporte y mecánica
Capacitación y conocimientos
Conducción, ley orgánica de transporte terrestre y seguridad vial, código orgánico integral penal, y sus respectivos reglamentos. Reglamentos y ordenanzas de tránsito
Competencias Responsabilidad. Buena organización y planeación Puntualidad y asistencia Capacidad de trabajar bajo presión Trabajo en equipo CONDICIONES Ambiente Horario ESFUERZOS Esfuerzo Físico Esfuerzo Mental
Favorable 8:00 a 18:00 Lunes a Domingo Se requiere de esfuerzo mental y concentración durante la jornada laboral. Esfuerzo esporádico que no comprende la salud de los empleados.
113 Presión de Tiempo
Puntualidad en el cumplimiento de las actividades asignadas.
FUNCIONES
Realizar la revisión vehicular de cada una de las Unidades de Transporte cumpliendo con el cronograma establecido.
Informar cualquier anomalía detectada en las Unidades de Transporte.
Llevar un reporte de calificación del estado de las unidades que han sido revisadas.
Velar que las unidades de transporte cumpla con las normas y reglamentos que aseguren la adecuada prestación del servicio.
Apoyar en el trámite de chatarrización de las unidades.
Apoyar en el proceso de matriculación de las Unidades de Transporte.
Cumplir con las normas y políticas de la Compañía.
Reportar cualquier problema que surja en el desempeño de sus funciones.
Fuente de Investigación: Investigación Propia. Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
114 5.2.1.1.5. Descripción y Perfil de Puestos del Contador/a Tabla 32 Descripción y Perfil de Puestos del Contador/a
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO “EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI” S. A. DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Contador Nombre del Puesto Gerente Reporta a: Uno Número de Cargos RESPONSABILIDAD DEL CARGO La persona deberá ostentar altas calidades morales y profesionales, depende funcional y jerárquicamente del Gerente. Adicionalmente será responsable de la planificación, organización y coordinación de todas relacionadas con el área contable, con el objetivo de obtener las consolidaciones y estados financieros requeridos por la organización. Establece y coordina la ejecución de las políticas relacionadas con el área contable, asegurándose que se cumplan los principios de contabilidad generalmente aceptados y con las políticas específicas de la Compañía. PERFIL REQUERIDO Formación Académica Educación Título de Contador público autorizado-CPA y Finanzas Experiencia Contador 4 años de una Compañía de servicios. Capacitación Manejo Avanzado del Sistema Windows y de herramientas como Word, Excel y Power Point. Conocimiento y experiencia comprobada en labores de auditoria, legislación relacionada, sistema bancario nacional y gestión contable administrativa general. Normas Internacionales de Información Financiera. Competencias Responsabilidad. Iniciativa Analítico Buena organización Trabajo en equipo Capacidad y Criterio en toma de decisiones. Habilidad numérica. Capacidad de trabajo bajo presión Comunicación escrita
115 CONDICIONES Ambiente Horario ESFUERZOS Esfuerzo Físico Esfuerzo Mental Presión de Tiempo FUNCIONES
Favorable 8:00 a 12:00 Se requeriré un esfuerzo mental de concentración durante la jornada laboral Esfuerzo esporádico que no comprende la salud de los empleados. Puntualidad en el cumplimiento de las actividades asignadas.
Asesorar en materia contable y financiera al Gerente de la Compañía.
Dirigir el proceso de control interno en todas las áreas de la empresa.
Elaborar estados financieros de manera oportuna y verídica.
Verificar y depurar cuentas contables.
Controlar el correcto registro de los auxiliares de contabilidad.
Revisar órdenes de cheque corroborando los cálculos presentados.
Revisar reportes de los cobros por los servicios quincenales.
Asignar y supervisar las tareas y actividades del personal de contabilidad.
Analizar conjuntamente con el comisario la información financiera.
Procesar, codificar y contabilizar los diferentes comprobantes por concepto de activos, pasivos, ingresos y egresos.
Realizar arqueos de caja chica e informar al Gerente
Realizar las declaraciones de impuestos.
Revisar las facturas compras y ventas y sus respectivas retenciones.
Revisar y firmar conciliaciones bancarias, informar al Comisario Principal
Preparar los asientos contables
Preparar asientos por ajustes varios a la contabilidad, procurado el orden contable.
Elaborar informes económicos y de liquidez para el Gerente de la Compañía.
116
Revisar el cálculo de las planillas de retención de Impuesto sobre la renta del personal emitidas por los empleados, y realizar los ajustes en caso de no cumplir con las disposiciones.
Llevar mensualmente los libros generales de Compras y Ventas, mediante el registro de facturas emitidas y recibidas a fin de realizar la declaración de IVA.
Llevar todos los movimientos o registros contables al Programa que es el software utilizado por la organización para dicha actividad.
Proveer información financiera y contable a los Organismos de Control.
Reportar al Gerente y al Comisario de Línea cualquier problema que surja en el desempeño de sus funciones.
Presentar la información y los informes contables del periodo contable a la Junta de Socios.
Asesorar a la Gerencia y a la Junta Directiva en asuntos relacionados con el cargo, así como a toda la organización en materia de control interno.
Mantener bajo su custodia los libros e información financiera y contable.
Mantener la limpieza y organización de su área de trabajo
Controlar que todas las herramientas de trabajo se mantengan en buen estado
Cumplir con las normas y políticas de la Compañía.
Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
117 5.2.1.1.6. Descripción y Perfil de Puestos de la Secretaria Tabla 33 Descripción y Perfil de Puesto de la Secretaria
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO “EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI” S. A. DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Secretaria Nombre del Puesto Presidente Reporta a: Gerente Uno Número de Cargos RESPONSABILIDAD DEL CARGO Brindar apoyo a las actividades administrativas, en la cual se ejecutara labores relacionadas con la documentación de la Compañía, así como la atención al público, los mismos que se realizaran con eficacia y eficiencia en el desempeño de las mismas, a fin de alcanzar los objetivos de la Compañía. PERFIL REQUERIDO Formación Académica Educación Bachiller de Secundaria Experiencia Mínimo un año. Capacitación Secretariado Ejecutivo Administración de Recursos Humanos Word y Excel 2013, Básico Competencias Comunicación Oral y Escrita Trabajo en Equipo Responsabilidad Reconocimiento de Problemas Compromiso y Sentido de Pertenencia Organización de Trabajo Confianza en sí mismo CONDICIONES Las condiciones laborales no pone en riesgo la condición física Riesgos de los empleados. Favorable Ambiente De 08:00 a 12:00 y de 14:00 a 18:00 de Lunes a Viernes Horario ESFUERZOS Se requeriré un esfuerzo mental de concentración durante la Esfuerzo Físico jornada laboral.
118 Esfuerzo Mental Presión de Tiempo FUNCIONES
Esfuerzo esporádico que no comprende la salud de los empleados. Puntualidad en el cumplimiento de las actividades asignadas.
Redactar informes, memorando, oficios, documentos varios.
Manejar la agenda del Gerente.
Coordina todo lo relativo a reuniones de junta de socios.
Tramita citas, entrevistas y solicitudes del Gerente y Presidente.
Atiende visitas y público en general.
Elabora las requisiciones de compras.
Elaborar Cheques.
Elaborar Facturas
Elabora las actas de reuniones.
Recibe los cheques por cualquier concepto previamente autorizado y firmado.
Responsable de fondo de Caja Chica.
Llevar control de los archivos bajo su responsabilidad.
Controlar la existencia de útiles y papelería para la oficina.
Atiende llamadas telefónicas.
Recibe y revisa materiales y equipos comprados para su unidad
Realizar otras tareas afines y complementarias, conforme a lo asignado por su superior inmediato.
Mantener la limpieza y organización de su área de trabajo
Controlar que todas las herramientas de trabajo se mantengan en buen estado
Cumplir con las normas y políticas de la Compañía
Reportar cualquier problema que surja en el desempeño de sus funciones
Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
119 5.2.1.1.7. Descripción y Perfil de Puestos de Asistente Contable Tabla 34 Descripción y Perfil de Puestos de Asistente Contable
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO “EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI” S. A. DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Auxiliar Contable Contadora Gerente Uno Número de Cargos RESPONSABILIDAD DEL CARGO Nombre del Puesto Reporta a:
El empleado será responsable de llevar los registros de las operaciones que se realizan en la Compañía, así como la verificación de los documentos que respaldan la información que ha sido registrada. PERFIL REQUERIDO Formación Académica Educación Cursando Nivel Superior Experiencia Mínimo un año. Capacitación Tributación Fiscal Reformas Tributarias Obligaciones Labores Administración de Recursos Humanos Word y Excel 2013, Básico Competencias Comunicación Oral y Escrita Trabajo en Equipo Responsabilidad Reconocimiento de Problemas Compromiso y Sentido de Pertenencia Organización de Trabajo Confianza en sí mismo CONDICIONES Riesgos
Las condiciones laborales no pone en riesgo la condición física de los empleados.
Ambiente
Favorable
120 Horario ESFUERZOS
De 08:00 a 12:00 y de 14:00 a 18:00 de Lunes a Viernes
Esfuerzo Físico
Se requeriré un esfuerzo mental de concentración durante la jornada laboral. Esfuerzo esporádico que no comprende la salud de los empleados. Puntualidad en el cumplimiento de las actividades asignadas.
Esfuerzo Mental Presión de Tiempo FUNCIONES
Verificación y registro de facturas de compra y venta, en el software contable.
Realizar conciliaciones bancarias.
Elaboración de Comprobantes de Retención.
Elaboración de roles de pago.
Ingreso de Información en la página del Ministerio de Trabajo.
Ingreso de Información en la página del IESS.
Realizar anexos (Anexo Transaccional, Anexo de Retenciones en la Fuente con Relación de Dependencia)
Elaboración de registros de cobro y de pago.
Mantener la limpieza y organización de su área de trabajo.
Controlar que todas las herramientas de trabajo se mantengan en buen estado.
Cumplir con las normas y políticas de la Compañía.
Reportar a la Contador/a cualquier problema que surja en el desempeño de sus funciones.
Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
121 5.2.1.1.8. Descripción y Perfil de Puestos del Recaudador Tabla 35 Descripción y Perfil de Puestos del Recaudador
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO “EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI” S. A. DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Recaudador Nombre del Puesto Gerente Reporta a: Uno Número de Cargos RESPONSABILIDAD DEL CARGO La persona del cargo tendrá la responsabilidad de recaudar y manejar el dinero por concepto de multas, aplicando acciones que le permitan cumplir con su trabajo de forma eficaz y eficiente. PERFIL REQUERIDO Formación Académica Educación Bachiller Contable Experiencia Mínima de 1 año en la prestación de servicios de transporte y manejo de software Capacitación Manejo de programas y aplicaciones de software y de herramientas como Word, Excel y Power Point. Competencias Responsabilidad. Buena organización y planeación Puntualidad y asistencia Trabajo en equipo Capacidad resolutiva Buenas relaciones interpersonales CONDICIONES Las condiciones laborales no pone en riesgo la condición física Riesgos de los empleados. Favorable Ambiente 8:00 a 18:00 Lunes a Domingo Horario ESFUERZOS Esfuerzo Físico Esfuerzo Mental Presión de Tiempo
Se requiere de esfuerzo mental y concentración durante la jornada laboral. Esfuerzo esporádico Puntualidad en el cumplimiento de las actividades asignadas.
122 FUNCIONES
Solicitar el reporte diario y valores totales a cobrar por concepto de multas
Trasladarse hacia los puntos de recaudación
Mantener bajo su responsabilidad el dinero recaudado que deberá ser trasladado hacia la Compañía
Llevar un registro diario de los valores recaudados
Realizar cualquier otro tipo de actividad encomendada por su superior inmediato siempre que esta esté relacionada con la naturaleza de su trabajo.
Mantener la limpieza y organización de su área de trabajo
Controlar que todas las herramientas de trabajo se mantengan en buen estado
Cumplir con las normas y políticas de la Compañía
Reportar cualquier problema que surja en el desempeño de sus funciones.
Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
123 5.2.1.1.9. Descripción y Perfil de Puestos del Operador de Línea Tabla 36 Descripción y Perfil del Operador de Línea
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO “EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI” S. A. DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Operador de Línea Nombre del Puesto Gerente Reporta a: Uno Número de Cargos RESPONSABILIDAD DEL CARGO La persona del cargo tendrá la responsabilidad de supervisar el cumplimiento del tiempo y frecuencias asignadas a cada una de las unidades de transporte, y llevara bajo su control el manejo del programa de rastreo satelital. PERFIL REQUERIDO Formación Académica Educación Bachiller Experiencia Mínima de 1 año en la prestación de servicios de transporte y manejo de software Capacitación Manejo de programas y aplicaciones de software y de herramientas como Word, Excel y Power Point. Competencias Responsabilidad. Analítico Buena organización y planeación Puntualidad y asistencia Trabajo en equipo CONDICIONES Riesgos Ambiente Horario ESFUERZOS Esfuerzo Físico Esfuerzo Mental Presión de Tiempo
Las condiciones laborales no pone en riesgo la condición física de los empleados. Favorable 8:00 a 18:00 Lunes a Domingo Se requiere de esfuerzo mental y concentración durante la jornada laboral Esfuerzo esporádico que no comprende la salud de los empleados. Puntualidad en el cumplimiento de las actividades asignadas.
124 FUNCIONES
Estimar tiempo de recorrido de las unidades de transporte.
Elaborar el plan de trabajo de las rutas.
Entregar los planes de trabajo a los socios.
Ingresar al sistema la información requerida.
Coordinar la hora con las unidades de transporte.
Supervisar las unidades de transporte.
Coordinar los horarios.
Mantener comunicación con las unidades en caso que esta se requiera.
Debe investigar los casos de contingencias y situaciones no previstas que impidan o dificulten la correcta prestación del servicio.
Presentarse dispuesto a brindar la información solicitada por los socios.
Llevar registros.
Elaborar reportes diarios de los minutos de atraso.
Mantener la limpieza y organización de su área de trabajo.
Controlar que todas las herramientas de trabajo se mantengan en buen estado.
Cumplir con las normas y políticas de la Compañía.
Reportar cualquier problema que surja en el desempeño de sus funciones.
Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
125 5.2.1.2. Establecimiento de Políticas 5.2.1.2.1. Políticas de Control Interno Monitoreo de las Unidades de Transporte Tabla 37 Políticas de Control Monitoreo de las Unidades de Transporte
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO “EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI” S. A. POLÍTICAS DE CONTROL INTERNO MONITOREO DE LAS UNIDADES DE TRANSPORTE CONDICIÓN ACTUAL
Cuentan con un mecanismo de monitoreo de las unidades con alta vulnerabilidad a fraude, errores u otro tipo de alteración de la información.
No cuentan con un manual de procedimiento para el monitoreo de las unidades de transporte.
RECOMENDACIÓN
Contratar un sistema de Rastreo Satelital para controlar el tiempo y cumplimiento de las rutas.
Establecer políticas por escrito para la correcta realización del monitoreo y distribución de las unidades de transporte y el tiempo de las rutas.
RESPONSABLES Gerente Secretaria Operador del Sistema de Rastreo Satelital Asistente Contable POLÍTICAS Gerente
Junto con el operador y comisario de línea, deben tomar el tiempo que toma una unidad de transporte en realizar el recorrido de una ruta nueva o una ruta reasignada temporalmente.
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La clave de acceso al Sistema de Rastreo Satelital se encontraran bajo la custodia del Gerente y el operador, quienes serán las únicas personas autorizadas para el ingreso al sistema.
Solicitar al operador del Sistema de Rastreo Satelital un reporte diario de los minutos de atraso y verificarlo con el los datos existentes en el sistema.
Al final del día revisar los cambios de rutas y su justificación que contendrá los Reportes diarios.
Revisar al final del día los reportes de los cambios de horas de las unidades en caso de contingencia con su debida justificación.
Establecer un horario en cual deberán laborar las unidades de transporte, horario que también deberá cumplir el operador del Rastreo Satelital.
Elaborar junto con el operador del Rastreo Satelital un reporte final del total de minutos de retraso de cada una de las unidades de transporte de 14 días de labores.
Entregar el reporte final de minutos de retraso con las firmas de autorización y aprobación para que la Secretaria procesa a calcular el valor a cobrar a cada Socio.
El Plan de Trabajo será elaborado cada semana y contendrá los tiempos estipulados, para la salida y llegada a cada uno de los puntos de control.
Recibir el Plan de trabajo con la respectiva firma de aprobación por parte del Gerente e ingresar al sistema.
Las Unidades de Transporte igualarán sus relojes con la hora del Sistema de Rastreo Satelital proporcionada por el Operador de Transporte cada día antes de empezar las labores.
La comunicación con las Unidades de Transporte se realizará a través de Radio Transmisor.
En caso de notar el retraso o desvío de alguna unidad de transporte comunicarse inmediatamente por radio con el chofer responsable y averiguar la razón del retraso o desvío.
En caso de desperfecto o avería de alguna unidad de transporte y deba ser retirada de la ruta comunicarse inmediatamente por radio con los demás choferes e informar el particular de cambio de tiempo de llegada a los controles para cubrir el tiempo.
Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
127 5.2.1.2.2. Políticas de Control Interno Departamento de Contabilidad Tabla 38 Políticas de Control Interno para la cuenta Bancos
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO “EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI” S. A. POLÍTICAS DE CONTROL INTERNO DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD BANCOS CONDICIÓN ACTUAL
La Compañía de Transporte el Gran General Rumiñahui no cuenta con un manual de procedimientos establecidos para bancos.
El control interno del manejo de los cheques tiene una alta vulnerabilidad, lo cual puede ser objeto de fraude u errores en la información financiera de la empresa.
La Compañía no realiza una correcta verificación en cuanto a la cuenta bancos, lo cual puede provocar inconsistencias en los registros efectuados en la información financiera de la Compañía.
RECOMENDACIÓN
Implementar un manual de procesos para el adecuado manejo de bancos en el cual se establezca las actividades que se deben efectuar y quienes serán las personas responsables de realizarlas.
Efectuar una adecuada segregación de función, para lo cual se recomienda considerar la descripción y perfil de puestos.
RESPONSABLES Presidente Gerente Comisario Principal Contadora Secretaria Asistente Contable POLÍTICAS La cuenta corriente de la Compañía se encontrará a nombre de la persona jurídica, y en calidad de giradores serán aquellas personas autorizadas por la junta general de accionistas de la Compañía para la emisión de los cheques.
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La emisión de cheques se lo realizará mediante la firma conjunta del Presidente y Gerente de la Compañía, quienes serán las personas que consten en los registros de la entidad financiera, y serán las autoridades autorizadas de girar, por tanto para la emisión deberá constar una firma junto con la otra.
El Gerente será la persona responsable de receptar las chequeras que le proporcione la Institución Financiera.
Se realizará controles semanales de la chequera por parte del comisario principal de la Compañía, a fin de verificar si estos están siendo manejados adecuadamente.
La elaboración de los cheques los realizará la Secretaria, la misma que debe conocer y cumplir con el adecuado llenado de los mismos, lo cual se encuentra estipulado en la Ley de Cheques.
Se emitirán cheques solo a nombre del beneficiario, por tanto queda prohibido la emisión de cheques en blanco y al portador y serán aprobados por las autoridades de la Compañía es decir por el Gerente y Presidente.
Se adjuntara a los cheques, el comprobante que justifique su emisión, así mismo este deberá ser aprobado por las autoridades de la Compañía.
Los registros de la emisión de cheques deberá ser efectuado por una persona independiente de su elaboración, es decir por la asistente contable de la Compañía.
La Contadora será la persona responsable de verificar diariamente el correcto registro de los cheques con sus respectivos recibos de egreso.
Las conciliaciones bancarias deberán ser elaboradas mensualmente, por parte de la asistente contable, verificando los movimientos transaccionales en la página web de la Institución Financiera, con sus respectivos montos y fechas.
El control y aprobación de las conciliaciones bancarias se encontrará bajo la responsabilidad de la Contadora y el Comisario principal, en periodos mensuales quienes compararán con el libro mayor en periodos mensuales y en caso de existir inconsistencias se deberá revisar la conciliación bancaria junto con la persona encargada de su elaboración.
En caso de que una de las personas autorizadas de la firma de los cheques, emita su renuncia o sea despedido, este deberá realizar el cambio de la firma conjunta, en la Institución Financiera dentro los 5 primeros días de presentada su carta de renuncia.
Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
129 5.2.1.2.3. Políticas de Control Interno Departamento de Contabilidad Tabla 39 Políticas de Control Interno de Cobro de Aportaciones y Cuentas por Cobrar
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO “EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI” S. A. POLÍTICAS DE CONTROL INTERNO COBRO DE APORTACIONES Y CUENTAS POR COBRAR CONDICIÓN ACTUAL
La Compañía de Transporte el Gran General Rumiñahui no cuenta con un manual de procedimientos establecidos para el adecuado manejo de las ventas y cuentas por cobrar.
El control interno del establecimiento de costos es débil, por lo que puede ser objeto de fraude u errores en la información financiera de la empresa.
RECOMENDACIÓN
Implementar un manual de procesos para el adecuado manejo de las ventas y cuentas por cobrar el cual se establezca las actividades que se deben efectuar y quienes serán las personas responsables de realizarlas.
Efectuar una adecuada segregación de función, para lo cual se recomienda considerar la descripción y perfil de puestos.
RESPONSABLES Gerente Contadora Secretaria Asistente Contable Operador del Sistema de Rastreo Satelital Recaudador POLÍTICAS
El Operador de Línea del sistema de rastreo satelital deberá entregar al Gerente un reporte diario, en dicho reporte establecerá la cantidad de minutos totales de atrasos por unidad de transporte y deberán enviarlo a la Secretaria de la compañía.
130
La Secretaria deberá establecer el valor total de las multas, para ello deberá tomar en cuenta el costo de los minutos de atrasos, los mismos que se encuentran establecidos en el informe de multas, el cual deber ser presentado y aprobado por la junta general de socios.
El Gerente debe revisar y aprobar los reportes diarios emitidos por el operador del Sistema de Rastreo Satelital.
El nuevo reporte deberá ser aprobado por el Gerente y emitido al recaudador para que este efectué los cobros, siendo este custodio del dinero recopilado.
El recaudador deberá entregar al Gerente el reporte con las respectivas firmas de los accionistas y el dinero que ha recopilado.
El Gerente revisará si el valor entregado es el monto que se ha establecido en el reporte.
Si existe alguna inconsistencia por la falta de pago de alguno de los socios, el Gerente ordenara que el día siguiente este no sea considerado para el sorteo de turnos, hasta que efectué su pago respectivo.
El Gerente será la persona responsable del dinero recaudado y deberá depositarlo en la cuenta corriente de la Compañía, el día siguiente de haberlo recibido.
Como constancia del depósito deberá entregar el respectivo comprobante a la Secretaria para que ella realice los documentos de sustento, verificando que el valor depositado coincida con el del reporte.
Se deberá realizar un informe detallado de la cuota administrativa por cada socio, esto será efectuado por la Secretaria y deberá ser entregado al Gerente con el fin de que esté verifique y apruebe el informe.
Los cobros serán receptados por medio de depósitos bancarios, ya que no se aceptara dinero en efectivo ni transferencias bancarias; cada accionista deberá entregar el original y copia del comprobante de depósito.
Las facturas serán elaboradas por la Secretaria, en el momento en el cual el accionista realice su pago; las facturas deberán ser llenadas de forma correcta tal como lo establece el Reglamente de Comprobantes de Venta, Retención y Documentos Complementarios emitido por el Servicio de Rentas Internas.
Se deberá elaborar un comprobante de ingreso, en el cual contara el valor a pagar por cada accionista y deberá ser aprobado y firmado por el Gerente, dicho documento será efectuado por la Secretaria y lo adjuntara con la factura.
131
La Secretaria deberá recibir el original y copia del comprobante de depósito verificando que el valor depositado sea el valor a cobrar, entregara el original al socio junto con la factura y el recibo; en dichos documentos deberá el socio firmar con el fin de dejar constancia de que ha realizado el pago, quedando esté con los documentos originales.
Se deberá archivar la factura, comprobante de ingreso y copia del depósito, lo cual será efectuado por la Secretaria de la Compañía, y deberá entregar a la asistente contable para que realice su respectivo registro en el sistema. Si existirá cuentas por cobrar deberá ser registrado de igual manera en el sistema detallando el nombre del accionista y el valor a cobrar.
Si no se cancelara el valor de la cuota administrativa no se entregara a los socios el día siguiente el plan de trabajo hasta que realice el pago de la cuota.
Una vez registrado en el sistema la Asistente Contable deberá entregar los documentos a la Secretaria y adjuntara el recibo de caja obtenido del sistema, con el fin de que ella proceda archivarlos.
La Contadora deberá revisar los documentos mensualmente con el fin de verificar si estos se encuentran correctos, así mismo deberá comprobar mediante un reporte resumen obtenido del sistema, si estos han sido registrados adecuadamente por parte de la Asistente Contable.
En el caso de que existan cuentas por cobrar, la Contadora deberá observar si estás han sido registradas o no en el sistema, y verificara el mayor general con el mayor auxiliar por accionista para observar si existen o no inconsistencias.
Las cuentas por cobrar que han llegado a su fecha de vencimiento deben ser revisadas por la Contadora y Junto con la asesoría legal del Abogado, darán trámite para el cobro, y en el caso de que el cobro no se lo pueda efectuar proceder a dar de baja dicha cuenta.
Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
132 5.2.1.2.4. Políticas de Control Interno Departamento de Contabilidad Tabla 40 Política de Control Interno Cuentas por Pagar, Compras y Gastos
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO “EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI” S. A. POLÍTICAS DE CONTROL INTERNO CUENTAS POR PAGAR, COMPRAS Y GASTOS
CONDICIÓN ACTUAL No cuentan con un manual de procedimientos ni políticas por escrito para el tratamiento de las cuentas por pagar, compras y gastos. RECOMENDACIÓN Establecer políticas por escrito para un correcto manejo de las cuentas por pagar, compras y gastos.
RESPONSABLES
Gerente
Secretaria
Asistente Contable
POLÍTICAS
Elaborar el cronograma de pagos, priorizando de la siguiente manera:
Obligaciones con el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS)
Obligaciones con el Servicio de Rentas Interna (SRI)
Salarios del personal con plazo máximo al último día de cada mes.
Servicios públicos, cancelación de servicios básicos de agua, luz y teléfonos.
Proveedores en general
133
Enviar el cronograma de pagos a Gerencia para la aprobación respectiva.
Realizar los registros y pagos conforme al cronograma de pago debidamente aprobado
La Secretaria debe realizar los comprobantes de egreso, con los respectivos documentos de comprobación como son la factura, el comprobante de retención, posteriormente firmar los comprobantes de egreso.
Cada uno de los desembolsos deben tener el debido comprobante de respaldo.
Enviar el comprobante de egreso a Gerencia adjuntando el cheque y los documentos de soporte para su autorización y firma.
Mantener un archivo de los comprobantes de egreso y demás documentos de soporte.
En caso de los proveedores que no se hayan acercado a realizar el cobro deberán constar en un archivo que la Compañía deberá mantener actualizado y en caso de acercarse a retirar el cobro al finalizar el periodo contable este se registrará como un ingreso no operacional.
Las compras serán revisadas por el Gerente a fin de determinar si las mismas fueron efectuadas a los precios y condiciones más favorables para la Compañía.
Las facturas realizadas por honorarios, arrendamiento, gastos de viajes, entre otros, serán aprobadas antes de su pago por el Gerente.
Los pagos se realizarán por Secretaria con la debida aprobación del Gerente en el momento que se recepta la factura.
El pago efectuado a los proveedores serán trasladados por el Gerente.
En los casos de pago por fletes se anotará el número de guía en la factura o adjuntar el número de guía en la factura o adjuntar copia de la guía
En el caso que se reciban facturas de un nuevo proveedor, se verificará que el mismo no sea ficticio mediante llamada telefónica al establecimiento comercial del proveedor, lo cual será efectuado por el Gerente.
La Secretaria debe actualizar la lista de nuevos proveedores incluyendo en la misma los precios de los productos.
Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
134 5.2.1.2.5. Políticas de Control Interno Departamento de Contabilidad Tabla 41 Políticas de Control Interno para la cuenta de Caja Chica
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO “EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI” S. A. POLÍTICAS DE CONTROL INTERNO CAJA CHICA
CONDICIÓN ACTUAL
La Compañía de Transporte el Gran General Rumiñahui no cuenta con un manual de procedimientos establecidos para el adecuado manejo de caja chica.
RECOMENDACIÓN
Implementar un manual de procesos para el adecuado manejo de las ventas y cuentas por cobrar el cual se establezca las actividades que se deben efectuar y quienes serán las personas responsables de realizarlas.
RESPONSABLES
Presidente
Gerente
Contadora
Secretaria
Asistente Contable
POLÍTICAS
El monto de caja chica será un valor fijo de $100,00 dólares, el mismo que es establecido y aprobado por la Gerente y Presidente de la Compañía.
El custodio responsable del fondo de caja chica será la Secretaria de la Compañía.
No será necesario la autorización del Gerente para hacer uso del fondo de caja chica, por tanto la Secretaria tendrá la responsabilidad de manejar y justificar con sus respectivos comprobantes el uso de dicho fondo.
135
El monto máximo por cada desembolso será de 30 dólares.
La reposición del fondo de caja chica se lo realizara mediante cheque, en el cual constara como beneficiaria la Secretaria de la Compañía.
La reposición se la efectuará, solo cuando se cuente con un valor inferior a $20,00 dólares.
Los incrementos o disminuciones del fondo de caja chica deberán ser aprobados por el Presidente y Gerente de la Compañía.
Los desembolsos efectuados deberán ser justificados con sus respectivos comprobantes, los mismos que deberán estar a nombre del custodio.
Para la reposición del fondo de caja chica la Secretaria deberá presentar los respectivos comprobantes a la Contadora de la empresa, junto con el recibo de caja, con el fin de que esta verifique si dichos justificativos han sido para uso de la Compañía. Una vez revisados esta comunicara al Gerente y el autorizara la emisión del cheque.
La asistente contable deberá realizar el respectivo registro de los comprobantes y deberá colocar en cada comprobante y recibo de caja la leyenda “PAGADO”, con el fin de evitar de que estos vuelvan a ser utilizados.
En el caso de que exista errores en el recibo de caja deberán ser registrados como documentos anulados en el sistema, función que lo realizara la asistente contable de la Compañía, deberá ser entregado a la Secretaria para que lleve un archivo de estos.
Se realizaran arqueos de caja sorpresivos por parte de la contadora y el comisario principal, en el cual verificara el valor de los comprobantes con el saldo del fondo, con el fin de comprobar si se está llevando adecuadamente el fondo de caja chica.
Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
136 5.2.1.2.6. Políticas de Control Interno Departamento de Contabilidad Tabla 42 Políticas de Control Interno de Declaraciones Fiscales
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO “EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI” S. A. POLÍTICAS DE CONTROL INTERNO DE CONTABILIDAD DECLARACIONES FISCALES
CONDICIÓN ACTUAL
La Compañía de Transporte el Gran General Rumiñahui no cuenta con un manual de procedimientos establecidos para la elaboración de las declaraciones fiscales.
RECOMENDACIÓN
Implementar un manual de procesos para el adecuado manejo de las declaraciones fiscales, en el cual se establezca las actividades que se deben efectuar y quienes serán las personas responsables de realizarlas.
RESPONSABLES
Contadora
Asistente Contable
Comisario
Secretaria
POLÍTICAS
Las declaraciones fiscales deberán ser realizadas por la Contadora de la Compañía.
Deberán ser revisadas las declaraciones una vez efectuadas, por el comisario principal de la Compañía.
Si el comisario no encuentra inconsistencias en la información, la declaración deberá ser ingresada al sistema del Servicio de Rentas Internas por la Contadora de la Compañía.
137
Las declaraciones deberán ser efectuadas e ingresadas dentro de los 5 primeros días del mes en la cual se debe presentar la declaración.
En el caso de que la declaración fiscal no sea ingresada en el sistema hasta el plazo máximo de entrega, y por tanto se generen multa, estas se encontrarán bajo la responsabilidad de la persona asignada de la realización de la declaración.
La Contadora deberá verificar que los datos ingresados en la declaración, tenga concordancia con los anexos elaborados por la asistente contable.
En caso de existir inconsistencias entre la declaración y anexos, la Contadora deberá informar a la asistente contable la razón de las diferencias, con su respectivo sustento legal.
Si existen reformas tributarias que sean emitidas por el Servicio de Rentas Internas, la Contadora deberá estar al tanto de ellos y deberá informar a la asistente contable en caso de que ella los desconozca.
Los anexos ATS y RDEP serán elaborados por la asistente contable, la misma que deberá realizarlo con los comprobantes que sustente la información ingresada, para ello deberá solicitar a la Secretaria que le brinde los archivos de los documentos.
Los comprobantes de retención deberán ser elaborados por la Asistente Contable de la Compañía, para lo cual solicitara las facturas correspondientes a la Secretaria.
Los comprobantes de retención deberán ser realizados en el momento en el cual es receptada la factura y entregados hasta un plazo máximo de 2 días.
Los comprobantes de venta, retención y demás documentos complementarios deberán ser archivados por la Secretaria, hasta un lapso no menor de 7 años, tal como lo establece el Reglamento emitido por el Servicio de Rentas Internas.
Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
138 5.2.1.2.7. Políticas de Control Interno Departamento de Contabilidad Tabla 43 Políticas de Control Interno Contabilidad
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO “EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI” S. A. POLÍTICAS DE CONTROL INTERNO CONTABILIDAD
CONDICIÓN ACTUAL
La Compañía de Transporte el Gran General Rumiñahui no cuenta con un manual de procedimientos establecidos para el área de contabilidad.
RECOMENDACIÓN
Implementar un manual de procesos para el adecuado manejo de las operaciones contables, en el cual se establezca las actividades que se deben efectuar y quienes serán las personas responsables de realizarlas.
RESPONSABLES
Presidente
Gerente
Contadora
Asistente Contable
Comisario
POLÍTICAS
La Compañía debe contar con un manual de políticas contables, el mismo que deberá ser revisado por el comisario principal, y aprobado por el Gerente y Presidente.
Los registros de ingresos y gastos efectuados en la Compañía deberán ser elaborados por la asistente contable.
La Contadora tendrá la responsabilidad de verificar mensualmente el ingreso de la información con el fin de detectar si existen o no inconsistencias.
139
Los Estados Financieros de la Compañía deberán ser elaborados bajo las Normas Internacionales de Contabilidad y Normas Internacionales de Información Financiera, y se encontraran bajo la responsabilidad de la Contadora.
Deberán ser revisados los Estados Financieros por el Comisario Principal.
Deberá constar en los Estados Financieros la firma del Presidente y Gerente una vez que estos lo hayan aprobado y la firma de la Contadora como responsable.
Los Estados Financieros serán presentados anualmente a la Junta General de socios, y deberán ser aprobados por ellos.
En el caso de que los socios no aprueben los Estados Financieros, estos podrán solicitar a la Superintendencia de Compañías una auditoria externa.
Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
140 5.2.1.2.8. Políticas de Control Interno Propiedad, Planta y Equipo Tabla 44 Políticas de Control de Propiedad, Planta y Equipo
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO “EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI” S. A. POLÍTICAS DE CONTROL INTERNO PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO
CONDICIÓN ACTUAL No cuentan con un manual de procedimientos ni políticas por escrito para el tratamiento de la propiedad, planta y equipo de la Compañía.
RECOMENDACIÓN Establecer políticas por escrito para un correcto manejo de propiedad, planta y equipo de la Compañía.
RESPONSABLES
Gerente
Presidente
Secretaria
Asistente Contable
POLÍTICAS
Las adquisiciones cuyos montos superen el valor de $ 1.000,00 deberán ser autorizadas por la Junta General de Socios.
Las adquisiciones de propiedad, planta y equipo menores a $ 1.000.00 deberán ser autorizadas por el Gerente y Presidente.
Las adquisiciones menores a $ 500,00 deberán ser autorizadas por el Gerente.
La Compañía implementará programas para el mantenimiento de los bienes de larga duración.
La Secretaria debe realizar las cotizaciones de las cuales seleccionará tres que las deberá enviar al Gerente para la debida selección y aprobación.
141
La Secretaria debe recibir del Gerente la respectiva proforma seleccionada y forma de pago con la firma de autorización para la adquisición de los bienes con la cual puede contactar con el proveedor seleccionado.
Los cheques de pago deben ser realizados por la Secretaria y deberán ser revisados y firmados por el Gerente y Presidente.
Los bienes serán recibos por el Gerente y a falta de éste por la Secretaria, debiendo constatar que el mismo se encuentre en buenas condiciones y cumpla con los requerimientos solicitados para su adquisición.
Los bienes contarán con su respectiva codificación en un lugar visible, de los cuales se llevará un registro contable en el momento en el que el bien llegue a la Compañía y en auxiliares de los bienes de la Compañía.
El Gerente conjuntamente con el Presidente realizarán la toma física de los bienes de la Compañía anualmente, para lo cual se emitirán por escrito y serán formulados claramente.
Se designará a custodio de cada uno de los bienes de la Compañía quienes serán responsables de conservación de los bienes de larga duración, así como también serán responsables de los bienes entregados para el desempeño de sus funciones.
El vehículo de la Compañía será empleado únicamente para labores de la Compañía y por ningún motivo para fines personales, políticos, religiosos u otras actividades particulares.
La salida de los vehículos se llevarán mediante un registro diario de movilización de donde conste fecha, motivo de la movilización, hora de salida, hora de regreso, nombre del chofer que lo conduce y actividad cumplida.
Solamente el personal autorizado debe tener acceso a los bienes que posee la Compañía, en caso de bienes sean usados por varias personas, es responsabilidad del Jefe de área definir los aspectos de uso y custodia.
En el caso de daño, pérdida o destrucción del bien por negligencia comprobada o mal uso será de responsabilidad del empleado que lo tiene a su cargo.
Los bienes que han dejado de ser útiles o hayan sido robados se darán de baja oportunamente.
Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
142 5.2.1.2.9. Políticas de Control Interno de Contratación de Personal Tabla 45 Políticas de Control Interno de Contratación de Personal
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO “EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI” S. A. POLÍTICAS DE CONTROL INTERNO CONTRATACIÓN DE PERSONAL
CONDICIÓN ACTUAL La Compañía no cuenta con un manual de procedimiento para talento humano. La Compañía no cuenta con un Reglamento Interno debidamente aprobado por el Ministerio de Relaciones Laborales. RECOMENDACIÓN Elaborar y presentar para la aprobación respectiva al MRL el Reglamento Interno para no tener que incurrir en sanciones posteriormente. La entidad deberá elaborar un manual que contenga la descripción de las tareas, responsabilidades, el análisis de las competencias y requisitos de todos los puestos de la Compañía, el cual deberá ser revisado y actualizado periódicamente. RESPONSABLES
Gerente
Presidente
Secretaria
Asistente Contable
POLÍTICAS
Mantener un manual de funciones actualizado
Las contrataciones para cargos administrativos se realicen en base al perfil del postulante.
143
El ingreso de personal a será previa la convocatoria mediante una evaluación de conocimientos y experiencia garantizan su competencia para el cargo.
Se deben verificar las referencias de los postulantes.
La contratación del personal se realizará mediante un esquema de contratación en el que se considere los estudios académicos, experiencia laboral y cursos realizados
Se mantendrá archivada la información del proceso de selección realizado en función de los requisitos legales establecidos para la gestión institucional.
El Gerente junto con el Presidente emitirán los procedimientos de evaluación del desempeño del personal.
La evaluación de desempeño se efectuará bajo los criterios de cantidad, calidad, complejidad y herramientas de trabajo.
El Gerente elaborará un plan de capacitación anual que deberá ser aprobado por la Junta de Socios la cual responderá a las necesidades del personal y relacionada con el puesto que desempeñan.
La Compañía mantendrá un registro de los expedientes del personal como son ingreso, evaluaciones, ascensos, promociones y su retiro.
El establecimiento de mecanismos de control de asistencia estará en función de las necesidades y naturaleza de la entidad, teniendo presente que el costo de la implementación de los mismos, no debe exceder los beneficios que se obtengan, el Gerente será el encargado de verificar la asistencia del personal.
Los sueldos deberán ser fijados respetando las tablas sectoriales de remuneraciones.
Los roles de pago deberán tener la firma de la cedula del empleado una vez que haya recibido el pago.
Los roles de pago
Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
144 5.2.2.
Establecer procesos adecuados de información y comunicación que orienten las actividades de coordinación con todas las áreas.
5.2.2.1. Proceso de Monitoreo de Unidades de Transporte El monitoreo de las unidades de transporte de la Compañía será realizado mediante la implementación de un Sistema de Rastreo Satelital con dispositivo GPS que se encontrará incorporado en cada una de las unidades, el sistema permite visualizar
a través del
computador un mapa urbano de Santo Domingo por medio del cual se puede saber la ubicación de las unidades al pasar por los diferentes puntos de control registrando el número de la unidad de transporte y hora de llegada al punto de control, la característica de este sistema es que funciona de manera interrumpida. Mediante la implementación del sistema de rastreo satelital se darán de baja la utilización de los relojes timbradores así como la utilización de las tarjetas para timbrar, así mismo no se requerirá de personal que esté presente en los puntos de control siendo solo necesario la contratación de dos personas quienes trabajaran por turnos para el manejo del Sistema de Rastreo Satelital. El Operador de Línea del sistema de rastreo satelital es el encargado de realizar los planes de trabajo, dichos planes serán realizados cada semana, donde se establecerá la asignación de las rutas , turno y el tiempo que deberá hacer en cada punto de control, dicho plan deberá ser revisado y aprobado por el Gerente, posterior a la aprobación este plan será entregado a los Socios cada viernes de cada semana, la persona encargada de entregar los planes de trabajo a los transportistas será el Operador de Línea del sistema de rastreo satelital y este será entregado en la oficina de la Compañía. Al iniciar las labores los transportistas de cada una de las unidades de transporte deberán igualar sus relojes con el sistema de rastreo satelital cada día antes de iniciar sus labores, el Operador de Línea del sistema de rastreo satelital será el encargado de informar por medio de radio a los transportistas.
145 La Compañía cubre cuatro rutas entre estas se encuentran: la línea de Juan Eulogio, Che Guevara, Vengala y Anillo Vial, en cada una de ellas se han establecido los puntos de control y hora de llegada, el tiempo que deberá cumplir cada unidad dependerá de la línea a la cual ha sido asignada, siendo así que el tiempo de demora para la línea Juan Eulogio tendrá un tiempo de cincuenta y cinco minutos, la Che Guevara de cincuenta minutos y la Vengala de sesenta minutos. Durante el monitoreo de las unidades de transporte se llegue a presentar algún retraso el Operador de Línea del sistema de rastreo satelital debe comunicarse inmediatamente con la unidad de transporte mediante radio transmisor para determinar si el retraso tiene justificativo, en caso de no existir razón justificable es tomado en cuenta para la aplicación de la multa acorde a los minutos de retraso. Al finalizar el día el Operador de Línea del sistema de rastreo satelital imprimirá los reportes individuales de cada una de las unidades de transporte por los minutos de atraso, marcando aquellos minutos que no tienen justificación, dicho reporte será revisado y aprobado por el Gerente, con lo cual se procederá a realizar el respectivo cálculo de .los valores a cobrar a través del informe de minutos de atraso para proseguir con la correspondiente recaudación de los mismos. Como mecanismo adicional de control por parte de los socios hacia las unidades de transporte, éstas contarán con un sistema de conteo, el cual consiste en la ubicación de unas barras laterales las cuales estarán ubicadas en las puertas de ingreso al transporte mediante el cual se podrá determinar la cantidad pasajeros que ingresan a la unidad. Este mecanismo de control proporcionará información que solo será de utilidad para el socio a cargo de la unidad de transporte.
146 Tabla 46 Cuadro de Actividades del Proceso de Monitoreo de Transporte de las Unidades de Transporte
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO “EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI” S. A. CUADRO DE ACTIVIDADES PROCESO DE MONITOREO DE LAS UNIDADES DE TRANSPORTE N°
RESPONSABLE
1 Operador de Línea
ACTIVIDADES
Verificar con el recaudador y Realizar el plan de trabajo comisario de línea de distribución de ruta la lista de las cada semana unidades que tienen permitido laborar Entregar el plan al Gerente para su aprobación.
2
Revisar que el Plan este realizado correctamente
3 Gerente
4
Aprobar el Plan de Trabajo
5
Entregar planes de trabajo a transportistas e Ingresar los datos al Sistema Operador de Línea
6
7
CONTROL
Transportista
Plan de trabajo
Plan de trabajo
Verificar que el plan este realizado acorde a los procedimientos establecidos
Plan de Trabajo
Plan de Trabajo
El plan tenga la firma de aprobación
Verificar mediante Sistema de Rastreo Notificar por radio la hora Satelital la hora de a las Unidades de salida de las Transporte unidades de transporte Igualar relojes
REGISTRO
Plan de trabajo en Excel
147
8
Verificar mediante Monitorear las unidades a Sistema la hora de través del Sistema llegada a los puntos de control
9
Verificar si existe retraso a la llegada a los puntos de control. ¿Se presenta alguna situación anormal? En caso de ser negativa. Regresar a actividad 8.
10
Si existe algún retraso comunicarse inmediatamente con la unidad
11 Operador de Línea
Solicitar justificación del atraso. Regresar actividad número 8.
12
Imprimir reportes diarios. Al finalizar la jornada laboral
13
Identificar los atrasos justificados ¿Es justificable el atraso?
14
En caso de que no sea justificable considerar dentro del cálculo de las multas y marcar con rojo.
15
Verificar el En caso de que sea justificable no considerar reglamento interno las causantes de dentro del cálculo de las atraso justificables multas y marcar azul.
16
Enviar el reporte al Gerente
Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
Reporte diario Verificar el reglamento interno las causantes de atraso justificables
Reporte diario
148
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI S.A. MONITOREO DE LAS UNIDADES DE TRANSPORTE OPERADOR DEL SISTEMA DE RASTREO SATÉLITAL
GERENTE
TRANSPORTISTAS
INICIO
Realizar el plan de trabajo Entregar el plan al gerente
Revisar el Plan
Aprobar el Plan
Entregar los planes a Los transportistas
Notificar por radio la hora a las Unidades
Igualar relojes
Monitorear las unidades NO
¿Se presenta alguna situación anormal?
SI
Comunicarse con la unidad
A
149
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI S.A PROCESO DE MONITOREO DE LAS UNIDADES DE TRANSPORTE OPERADOR DEL SISTEMA DE RASTREO SATÉLITAL
A
Solicitar justificación del atraso.
Imprimir reportes diarios
¿Es justificable el atraso?
SI
Marcar azul, no considerar para multa
NO
Marcar con rojo considerar para multa
Enviar el reporte al Gerente
FIN
Figura 22 Proceso de Monitoreo de Unidades de Transporte Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
GERENTE
TRANSPORTISTAS
150 5.2.2.2. Proceso de Cobro y Cuentas por Cobrar 5.2.2.2.1. Aportación Cuota Administrativa y Financiera El proceso de cobro que realiza la Compañía se lo efectúa a los socios de la misma, ya que ellos tienen la obligación de otorgar una aportación económica quincenal a la entidad, la cual se encuentra estipulada en el acta de constitución de la Compañía y aprobada por la junta general de socios; dicha aportación permite financiar los gastos administrativos y financieros. Los responsables de efectuar el proceso de cobro de la aportación administrativa serán: la Secretaria y Asistente Contable, el cobro será efectuado quincenalmente de acuerdo a lo estipulado en el acta de juntas por parte de los socios, el valor a recaudar será de $80,00 dólares, por cada uno, el cual es establecido y aprobado por la Junta General de Socios. Para la realización del cobro, los socios deberán presentar el comprobante de depósito, como constancia que efectuaron el pago, con su respectiva copia y será entregado a la Secretaria para que proceda a elaborar la factura con su respectivo Comprobante de Ingreso, dichos documentos deberán contener la firma del socio como constancia de su pago, quedándose este con los documentos originales. Si algún socio no realiza el pago de la cuota administrativa, esté será sancionado; dicha sanción consistirá en no otorgarle el plan de trabajo semanal que se suele entregar a los socios, con el fin de que estos cumplan con las obligaciones que tiene con la Compañía. Como constancia de los pagos se procederá archivar la factura, Comprobante de Ingreso, copia del comprobante de depósito por cada socio, los cuales deberán ser ingresados al sistema por la asistente contable, y luego del registro serán devueltos a la Secretaria. Los ingresos realizados en el sistema deberá ser verificados por la Contadora mensualmente para ello se deberán entregar los documentos que sustenten los registros.
151 Tabla 47 Cuadro de Actividades del Proceso de Cobro - Aportación Administrativa y Financiera
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO “EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI” S. A. CUADRO DE ACTIVIDADES PROCESO DE COBRO Y CUENTAS POR COBRAR
N°
1
RESPONSABLE
ACTIVIDADES
CONTROL
REGISTRO
Socio
Entregar el comprobante de depósito con su respectiva copia.
Verificar nombre de socio y si el valor del comprobante es el correcto.
Comprobante de depósito
Realizar la factura y Comprobante de Ingreso correspondiente a los socios que hayan cancelado la aportación.
2
Factura Comprobante de Ingreso
Revisar si todos los socios Verificar si todos realizaron el pago por los socios han concepto de sus realizado el pago aportaciones. ¿Todos los socios realizaron el pago? por aportaciones.
Lista de Socios
4
Si alguno de los socios no han realizado el pago de la aportación comunicar al Gerente.
Lista de Socios
5
Gerente
No otorgar al socio que no haya cancelado el respectivo pago, el plan de trabajo semanal, hasta que esté efectué su pago correspondiente.
Plan de Trabajo
Secretaria
Otorgar a los socios de la Compañía que han realizado su pago los respectivos documentos como constancia del pago que han realizado.
Factura Comprobante de Ingreso
3
6
Secretaria
152
7
8
9
10
Gerente
Entregar plan de Trabajo a los socios de la Compañía que hayan cancelado la aportación administrativa.
Verificar la Lista de Socios que hayan cancelado.
Plan de Trabajo
Socio
Receptar los documentos que se le han sido entregados y firmar con el fin de que exista constancia de la recepción de los mismos.
Verificar datos y valores.
Factura Comprobante de Ingreso
Secretaria
Adjuntar la factura, Comprobante de Ingreso y comprobante de depósito.
Factura por cuota administrativa Comprobante de Ingreso
Secretaria
Enviar a la asistente contable los documentos de sustento.
Factura Comprobante de Ingreso Comprobante
Realizar el registro del cobro realizado en el sistema contable de la Compañía.
11
Asistente Contable
Verificar que todos los documentos se encuentren correctamente establecidos los valores.
Factura Comprobante de Ingreso Comprobante de depósito
Obtener recibo de caja, el mismo que se obtiene del sistema.
Recibo de Caja
13
Adjuntar el recibo de caja a los demás documentos y enviar a la Secretaria
Factura Comprobante de Ingreso Comprobante de depósito
14
Verificar que se le Archivar todos los han entregado documentos de sustento todos los de la recaudación del día. documentos de sustento.
Factura Comprobante de Ingreso Comprobante de depósito Recibo de caja. Reporte Diario
12
Secretaria
Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
153 COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO “EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI” S.A PROCESO DE COBRO Y CUENTAS POR COBRAR -APORTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO SOCIO
SECRETARIA
GERENTE
ASISTENTE CONTABLE
INICIO
Entregar documentos Realizar la factura y recibo de cobro
¿Todos los socios realizaron el pago?
No
Comunicar al gerente. No entregar plan de trabajo.
Sí Entregar a los socios comprobantes de pago
FIN
Entregar plan de trabajo
Receptar y firmar documentos
Adjuntar comprobantes
Enviar documentos
Realizar registros
A
154
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO “EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI” S.A PROCESO DE COBRO Y CUENTAS POR COBRAR SOCIO
SECRETARIA
GERENTE
ASISTENTE CONTABLE
A
Obtener recibo de caja
Adjuntar documentos
Archivar documentos
FIN
Figura 23 Proceso de Cobro y Cuentas por Cobrar-Aportación Administrativo y Financiero Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
155 5.2.2.2.2. Aportación Cuota por Sanciones El proceso de cobro y cuentas por cobrar conlleva a más de los aportes de los socios, también el cobro por multas, el cual se lo realiza diariamente, esto se lo aplica con el fin de sancionar aquellas unidades que no han cumplido con lo establecido en el plan de trabajo. El proceso inicia con la emisión de un reporte diario emitido por el Operador de Línea, dicho reporte contendrá los minutos de retraso de cada unidades de transporte; el Gerente deberá verificar que los datos expuestos concuerden con los del sistema; el reporte será emitido a la Secretaria, con el fin de que proceda a establecer el costo que se deberá ser cancelar. El reporte que ha sido aprobado por el Gerente, se procederá a entregar el día siguiente al recaudador con el fin de que sea cobrado el valor de las multas a los socios, este deberá hacer firmar el reporte como constancia de que los transportistas han realizado su pago, una vez que ha ejecutado la recaudación se procede a llevar al final del día el reporte firmado y el dinero recaudado al Gerente, el cual deberá
verificar el monto que se le ha entregado y el
establecido en el reporte, de estar correctos los valores, el Gerente procederá a realizar el depósito del dinero, en la cuenta corriente de la Compañía, y entregara el comprobante del depósito a la Secretaria para que realice una factura por todo los cobros realizados. Si existe algún tipo de inconsistencia en cuanto al valor recaudado y del reporte debido a que no ha sido cancelado por alguna unidad de transporte, este será sancionado, y por tanto no podrá presentarse al sorteo diario de las unidades al día siguiente. Como constancia de los pagos se procederá archivar la factura, comprobante de ingreso, copia del comprobante de depósito por cada socio, los cuales deben ser ingresados al sistema por la Asistente Contable. Los ingresos realizados en el sistema deberán ser verificados por la Contadora diariamente, y en base a esto elaborará y emitirá un informe al Gerente sobre el estado de las cuentas por cobrar, las mismas que deberán estar clasificadas por socio y vencimiento de las mismas.
156 Tabla 48 Cuadro de Actividades del Proceso de Cobro y Cuentas por Cobrar-Aportaciones por Sanciones
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO “EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI” S. A. CUADRO DE ACTIVIDADES PROCESO DE COBRO Y CUENTAS POR COBRAR N°
RESPONSABLE
ACTIVIDADES
1
Operador del Sistema de Rastreo Satelital
Emitir reporte diario obtenido del sistema al Gerente.
Gerente
Revisar que el reporte emitido este realizado correctamente.
2
3
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL
DOCUMENTOS
Reporte diario Verificar que el reporte diario coincida con el del sistema.
Reporte diario
Aprobar el reporte diario.
Reporte diario
Emitir el reporte aprobado a la Secretaria.
Reporte diario
Gerente 4 5 Secretaria 6
Calcular y establecer el valor de las multas por cada unidad. Emitir el reporte diario de las multas junto con el valor a pagar por socio, por concepto de multas. Revisar que los valores establecidos en el reporte diario sean los correctos.
7
Informe de multas
Reporte diario Verificar que el valor del reporte de multas, se encuentre de acuerdo al informe
Reporte diario
8
Aprobar los valores establecido en el reporte diario.
Reporte diario
9
Emitir el reporte aprobado al recaudador.
Reporte diario
Gerente
10
Recaudador
Realizar el cobro de las multas según lo establecido en el reporte.
Verificar que los valores que se le están pagando sean los establecidos en el reporte.
Reporte diario
157
Hacer firmar el reporte a cada transportista que le ha cancelado el valor de las multas correspondiente.
11
Recaudador 12
Entregar al Gerente el dinero recaudado y el reporte diario con las respectivas firmas como constancia de los cobros realizados.
13
Contar el dinero que se le ha sido entregado con el respectivo reporte.
14
Verificar si todos los transportistas han cancelado. ¿Han cancelado todos los transportistas?
15
Si no ha sido cancelado el valor de las multas por algún transportista, el Gerente deberá informar al recaudador para que la unidad al día siguiente no sea parte del sorteo de turnos y por tal no pueda laborar, hasta que realice su pago.
16
No se tomara en cuenta la unidad que no ha cancelado Recaudador la el valor de la multa, hasta el momento que el socio realice su pago.
Gerente
17
18
Verificar que las firmas se las ha realizado en el lugar correcto del reporte.
Reporte diario
Reporte diario
Verificar que el valor sea el correcto.
Gerente
Si los transportistas han Verificar que el cancelado el valor valor a depositar correspondiente el Gerente sea el valor deberá realizar el respectivo establecido por el depósito en la cuenta recaudador. corriente de la Compañía.
Gerente
Entregar a la Secretaria el comprobante de depósito que sustenta el valor que ha sido depositado en la cuenta corriente de la Compañía.
Reporte diario
Reporte diario
Comprobante de deposito
158
19 Secretaria
20
21
Gerente
22
Elaborar la factura y Comprobante de Ingreso con el respectivo comprobante de depósito del valor total de la recaudación. Entregar la factura y Comprobante de Ingreso al Gerente para que establezca su firma de recibido.
Factura por multas Comprobante de Ingreso
Factura por multas Comprobante de Ingreso
Verificar que los valores Establecer su firma de Factura por multas establecidos en la recibido en los documentos Comprobante de factura sean los de sustento Ingreso valores del depósito realizado. Adjuntar la factura, Comprobante de Ingreso y comprobante de depósito.
Factura por multas Comprobante de Ingreso
Enviar a la asistente contable los documentos de sustento.
Factura por multas Comprobante de Ingreso Comprobante de depósito
Secretaria 23
Realizar el registro del cobro realizado en el sistema.
24
25
Asistente Contable
26
27
Secretaria.
Obtener el recibo de caja que es obtenido del sistema.
Verificar que todos los documentos se encuentren correctamente establecidos los valores.
Factura por multas Comprobante de Ingreso Comprobante de depósito Recibo de caja.
Factura por multas Comprobante de Adjuntar el recibo de caja a Ingreso los demás documentos y Comprobante de enviar a la Secretaria depósito Recibo de caja. Factura por multas Verificar que se le Comprobante de Archivar todos los han entregado Ingreso documentos de sustento de todos los Comprobante de la recaudación del día. documentos de depósito sustento. Recibo de caja. Reporte Diario
Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
159
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI S.A. PROCESO DE COBRO Y CUENTAS POR COBRAR-APORTACIÓN POR SANCIONES OPERADOR DEL SISTEMA DE RASTREO SATÉLITAL
GERENTE
SECRETARIA
INICIO
Emitir reporte
Revisar reporte
Aprobar Reporte Diario
Emitir Reporte Aprobado
Calcular y Establecer Valor de Multas
Emitir reporte con valor a pagar. Revisar reporte
Aprobar reporte diario
A
RECAUDADOR
ASISTENTE CONTABLE
160
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI S.A. PROCESO DE COBRO Y CUENTAS POR COBRAR-APORTACIÓN POR SANCIONES OPERADOR DEL SISTEMA DE RASTREO SATÉLITAL
GERENTE
SECRETARIA
RECAUDADOR
A B
Emitir reporte aprobado
Realizar el cobro
Hacer firmar el reporte a los socios
Entregar el dinero recaudado Verificar la cantidad de dinero
¿Han cancelado todos los transportistas?
Comunicar que No unidades no han realizado el pago
No considerar para el sorteo las unidades que no han cancelado
Sí B Realizar depósito
C
ASISTENTE CONTABLE
161
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI S.A. PROCESO DE COBRO Y CUENTAS POR COBRAR- APORTACIÓN POR SANCIONES OPERADOR DEL SISTEMA DE RASTREO SATÉLITAL
GERENTE
SECRETARIA
RECAUDADOR
ASISTENTE CONTABLE
C
Entregar comprobantes Elaborar comprobantes de cobro
Emitir comprobantes Establecer firma de recibido Adjuntar comprobantes
Enviar los comprobantes Realizar registro
Obtener recibo de cobro
Adjuntar documentos Archivar documentos
FIN
Figura 24 Proceso de Cobro y Cuentas por Cobrar-Aportación por sanciones Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
162 5.2.2.3. Proceso de Nómina El proceso de nómina efectuado en la Compañía de Transporte Urbano “El Gran General Rumiñahui” S.A., se encuentra a cargo de tres funcionarios, los mismos que tienen la responsabilidad de realizar ciertos procesos relacionados con el personal que labora en la Compañía, dichos responsables son Presidente, Gerente y Contadora, a continuación se detalla actividades que estos realizan. 5.2.2.3.1. Selección y Contratación del Personal El proceso de selección y contratación del personal de la Compañía empieza con la solicitud del dictamen del puesto y con la descripción del perfil, los perfiles deben ser realizados en base al cargo que se encuentre disponible, los cuales serán elaborados por el Gerente y el Presidente. Una vez que se haya determinado el perfil del cargo se procede a realizar la convocatoria indicando día, hora y requisitos que deben reunir y presentar los aspirantes en las instalaciones de la Compañía de acuerdo a la política enviado a un diario conocido con el fin de que el anuncio sea publicado, el mismo que se lo realizará por un lapso de 2 días. A más de la publicación en el diario, también el Gerente anuncia acerca del cargo disponible a sus socios, con el fin de que estos puedan recomendar a algún vacante que se encuentre interesado en el puesto, en el caso de que exista alguna persona interesada, estas se regirán al mismo proceso de selección presentando la información que se les es requerida por medios establecidos. En la fecha indicada se realizará la recepción de las carpetas por parte de la Secretaria quien deberá codificarlas de acuerdo al orden en la que fueron presentadas en la compaña y al terminarse el plazo de recepción deberá entregarlas al Gerente para que revise que el
163 candidato presente la documentación solicitada quien también evaluará el perfil de los postulante, considerando el nivel académico, experiencial laboral, cursos realizados y referencias, una vez que se ha realizado la revisión se seleccionará a seis personas a quienes se realizará una evaluación para medir el nivel de conocimientos y experiencia que poseen. El Gerente informa a la Secretaria para que se comunique con los postulantes indicándoles fecha y hora para rendir la evaluación, las evaluaciones serán revisadas por el Gerente seleccionando a las tres personas que obtuvieron el mayor puntaje, la Secretaria se comunicará nuevamente con las personas preseleccionadas indicándoles la fecha establecida por el Gerente para presentarse a la entrevista ante él, para lo cual se ejecuta un cronograma en el cual establece la hora en la cual será evaluada cada persona, el tiempo de duración será de 30 minutos para cada una, tiempo en el cual estas deberán contestar una serie de preguntas realizada por el Gerente, esto es ejecutado en un tiempo de 15 minutos. Una vez que se ha efectuado la entrevista y evaluado la hoja de vida de los tres aspirantes, el Gerente comunica al Presidente acerca de las vacantes y los resultados obtenidos a fin de tomar entre los dos la decisión de contratar a aquella persona que cuente con el perfil más idóneo para el cargo que se encuentre disponible; ya seleccionado el nuevo empleado la Secretaria se comunicara inmediatamente para informarle que ha sido seleccionado para laborar en la Compañía. El Gerente será el encargado de presentar el contrato de trabajo previamente elaborar por un Abogado para que sea firmado por el nuevo empleado, posterior a esto procede a entregarle el manual de procedimientos para que desempeñe sus funciones, donde contiene las condiciones del trabajo, remuneración, horas laborables entre otros puntos necesarios a dar a conocer, posteriormente se efectuara la firma del contrato laboral; dicho contrato deberá ser ingresado y legalizado al Ministerio de Relaciones Laborales, el mismo que será realizado por la Contadora de la entidad, con previa autorización del Gerente.
164 Tabla 49 Cuadro de Actividades del Proceso de Selección y Contratación del Personal
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO “EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI” S. A. CUADRO DE ACTIVIDADES PROCESO DE SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL N°
RESPONSABLE
1
ACTIVIDADES
CONTROL
Perfiles de funciones
Diseñar perfiles de cargos Gerente Enviar el anuncio de la vacante
2
3
Secretaria
4
5 Gerente
6
7
Receptar las carpetas de los postulantes
Codificar las carpetas de acuerdo al orden en las que fueron receptadas cada una de las carpetas
Recibir de la Secretaria las carpetas de los postulantes
Revisar la secuencia de la codificación
Analizar las carpetas de Considerar el nivel los postulantes siguiendo académico y de el esquema de experiencia de los contratación postulantes
Escoger a los seis mejores postulantes de los que se han presentado Investigar las referencias de los postulantes
REGISTRO
165
8
9
Secretaria
Postulante
10
Comunicar a los candidatos la fecha y lugar a presentarse a rendir la evaluación de conocimientos
La comunicación sea mediante Email y telefónicamente
Rendir la evaluación
Las evaluaciones deben tener la firma y número de cédula de la persona que la realizó
Calificar las evaluaciones de los postulantes
Seguir los parámetros de calificación establecidos en el manual
Gerente
11
Seleccionar las tres mejores evaluaciones para proceder con la entrevista
12
Verificar si el candidato cumple con el nivel de conocimiento y competencias para el cargo. ¿Cumple los requisitos para el cargo? En caso de no cumplir pasar a actividad 2.
Considerar el nivel académico y de experiencia y perfil del cargo
13
Si cumple los criterios de selección aprueba la entrevista
Verificar si procede de acuerdo a los perfiles del cargo
14
Comunicar los a candidatos preseleccionados la fecha de la entrevista
La comunicación sea mediante Email y telefónicamente
Presidente
Secretaria
Evaluaciones
166
15
Formato de entrevista de selección
Realizar la entrevista Gerente Seleccionar al mejor candidato
16
Presidente
Aprobar la selección para del candidato
Verificar los resultados de las evaluaciones y nivel de académico
Secretaria
Comunicar al candidato seleccionado
La comunicación sea mediante Email y telefónicamente
19
Gerente
Entregar el contrato de trabajo para que sea revisado y firmado por el empleado que va a ingresar
El contrato de trabajo debe ser elaborado por un Abogado
Contrato de trabajo
20
Postulante
Firmar el contrato
Solicitar la firma de la cedula
Contrato de trabajo
17
18
21
Aprobar el contrato Gerente Entregar manual de funciones
22
23
Contadora
24
Secretaria
Realizar la Legalizar el contrato en legalización el día las páginas del MRL y en que se firma el la del IESS contrato Archivar la documentación
Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
Manual de funciones
Contrato Aviso de entrada
167
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI S.A. PROCESO DE SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL GERENTE
SECRETARIA
POSTULANTE
INICIO Diseñar perfiles de cargos
Enviar el anuncio de la vacante
B
Receptar las carpetas de los postulantes
Recibir de la secretaria las carpetas Analizar las carpetas de los postulantes
Escoger a los seis mejores postulantes Investigar las referencias de los postulantes
Comunicar a los candidatos la fecha de la evaluación
Rendir la evaluación
A
PRESIDENTE
CONTADORA
168
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI S.A. PROCESO DE SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL GERENTE
SECRETARIA
POSTULANTE
PRESIDENTE
CONTADORA
A
Calificar las evaluaciones de los postulantes
Seleccionar las tres mejores evaluaciones
¿Cumple los requisitos para el cargo?
SI
Apruebar la entrevista
Comunicar los a candidatos
Realizar la entrevista
Seleccionar al mejor candidato
C
NO
B
169
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI S.A. PROCESO DE SELECCIÓN Y CONTRATACIÓN DE PERSONAL GERENTE
SECRETARIA
POSTULANTE
PRESIDENTE
C
Aprobar la selección para del candidato Comunicar al candidato seleccionado
Entregar el contrato de trabajo
Firmar el contrato
Aprobar el contrato
Entregar manual de funciones
Legalizar el contrato
Archivar la documentación
FIN
Figura 25 Proceso de Selección y Contratación de Personal Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
CONTADORA
170 5.2.2.3.2. Proceso de Pago de Sueldos
Las remuneraciones establecidas a los empleados se los asignara en base a la tabla sectorial vigente emitida por el Ministerio de Relaciones Laborales, dichos pagos se efectuaran el 30 de cada mes, para lo cual se realizara mediante cheque a nombre de cada uno de sus empleados, el cálculo de los pagos serán efectuados por la Contadora y deberán tener la aprobación del Gerente.
Los roles de pago serán elaborados por la Asistente contable considerando bonificaciones, horas extras así mismo deberá comprobar si existen pagos o no anticipados a los empleados, los mismos que deben tener la autorización del Gerente y Presidente si fuera el caso, así mismo realiza los respectivos cálculos de los aportes tanto personal como patronal, una vez efectuado los roles de pago procede a enviarlos por correo a la Contadora a fin de que esta compruebe si están o no realizados correctamente, una vez realizadas las correspondiente correcciones se los remite al Presidente y Gerente para que autoricen el pago de los mismos; los roles deberán ser realizados cinco días antes del pago, una vez que ha sido efectuado el pago a cada trabajador la secretaria elaborará los cheques y deberá receptar la firma de los trabajadores, en constancia de que ha sido realizado dichos pagos.
El día de pago los empleados deben firmar el rol de pagos y Comprobante de Egreso, ya que a través de esto ellos dejan constancia que ha recibido su remuneración. La Asistente Contable deberá ingresar los datos de los pagos efectuados a los empleados en la página web del Ministerio de Trabajo y en la del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, y hacer firmar el documento al Gerente y Presidente, así como a los empleados y procede a archivarlos.
171 Tabla 50 Cuadro de Actividades del Proceso de Pago de Nómina
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO “EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI” S. A. CUADRO DE ACTIVIDADES PROCESO DE PAGO DE SUELDOS N°
RESPONSABLE
ACTIVIDADES
1
Asistente Contable
Elaborar los roles de pago
Rol de pagos
Revisar los roles de pago
Rol de pagos
2
CONTROL
REGISTRO
Gerente 3
Efectuar las correcciones Autorizar los roles y los pagos
4
Presidente Gerente
5
Secretaria
Realizar cheques
6
Presidente Gerente
Firmar cheques
7 Asistente Contable
Realizar los registros contables
9
Solicitar la firma de los trabajadores en los Roles de Pago y en los comprobantes
Rol de pagos Cheque
Verificar los valores de Roles
Cheque Comprobante de egreso
Realizar los comprobantes de egreso
8
Secretaria
Verificar los valores de Roles
Verificar que las firmas sean las mismas de la cédula del trabajador
Rol de pagos
Revisar los valores cancelados y firmar
10 Empleado 11
Firmar los roles y demás documentos de respaldo
Rol de pagos
Rol de pagos
12
Contadora
Ingresar los Datos en la página del MRL
13
Secretaria
Archivar los documentos
Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
172
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI PROCESO DE PAGO DE NÓMINA ASISTENTE CONTABLE
EMP LEADO
CONTADORA
PRESIDENTE GERENTE
SECRETARIA
INICIO Elaborar los roles de pago
Revisar los roles de pago
Efectuar las correcciones
Autorizar los roles y pagos
Realizar cheques
Firmar cheques
Realizar recibos de egreso
Registrar contablemente
Solicitar la firma de los trabajadores
Revisar los valores y firmar Firmar los roles y demás documentos
Ingresar los Datos en la página del MRL
Fase
Archivar los documentos
Figura 26 Proceso de Pago de Sueldos Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
FIN
173 5.2.2.3.3. Proceso de Capacitación de Personal Por la naturaleza del trabajo y tamaño de la Compañía las capacitaciones no se podrán llevar a cabo dentro de la misma institución por lo tanto, para que el empleado pueda adquirir más conocimientos que aporten a su trabajo deberá buscar cursos de formación en entidades externas, el Gerente será el encargado de realizar el levantamiento de las necesidades de capacitación del personal o a su vez receptar la solicitud de capacitación. El Gerente deberá permitir que los empleados puedan realizar cursos y capacitarse siempre que las mismas estén relacionadas con el cargo que ocupan en la Compañía y de esta manera aporte con nuevos conocimientos permitiendo incrementar la productividad, para ello la Compañía establecerá un presupuesto anual destinado a cubrir el costo de las capacitaciones. Si existiera el caso que el empleado falte por motivo de capacitaciones serán justificadas tanto para las capacitaciones pagadas como las conferencias y charlas que son dictadas sin costo alguno como las que suele brindar las del instituciones del Estado. Para la asignación del valor de las capacitaciones estas deberán ser aprobadas y autorizadas por el Gerente quien evaluará parámetros como modalidad de capacitación, costo-beneficio, así como averiguar la veracidad de las mismas, el monto máximo a cubrir por capacitación será de $100,00 dólares por persona al año. El empleado deberá informar al Gerente el lugar de efectuarse la charla, fecha y hora; así mismo el aviso es realizado con una semana de anticipación a fin de que el Gerente pueda controlar el trabajo en la Compañía y se lleve un registro de asistencia de entrada y salida del curso.
174 Tabla 51 Cuadro de Actividades del Proceso de Nómina - Capacitación
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO “EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI” S.A. CUADRO DE ACTIVIDADES PROCESO DE CAPACITACIONES N°
1
RESPONSABLE
ACTIVIDADES
Empleado
Entregar información sobre la capacitación a la que desea asistir
CONTROL
Ficha de registro de capacitación Verificar los datos de la capacitación como fecha, valor, tema de capacitación, entre otros
2
Analizar la información presentada por el empleado
3
Verificar si el curso tiene costo. ¿Tiene algún costo el curso?
4
Si no tiene costo analizar si es viable permitir la realización del curso. ¿Es Analizar horario y viable la realización del duración del curso curso? Si es viable pasar actividad 10
Gerente
5
Si no es viable se debe rechazar la realización del curso
6
Si el curso tiene costo analizar los beneficios y este dentro del presupuesto
7
Analizar si es viable permitir la realización del curso. ¿Es viable la realización del curso?
REGISTRO
Verificar el horario del trabajador y del curso
Ficha de registro de capacitación
175
Si no es viable se debe rechazar la realización del curso
8
9
Gerente
10
Si es viable autorizar la realización del curso
Autorizar a la Secretaria para realice el cheque
Cheque
11
Secretaria
Realizar el cheque
Cheque
12
Asistente Contable
Realizar comprobante de egreso y los registros contables
Comprobante de egreso
13
Gerente Presidente
14
Secretaria
15
Verificar el valor Revisar y firmar el cheque del cheque con del costo del curso
Cheque
Entregar al empleado cheque y recibo para que firme este ultimo
Cheque Comprobante de egreso
Firmar Comprobante de egreso
Comprobante de egreso
Entregar a la Secretaria la factura de la capacitación
Factura
Empleado 16
17
Secretaria
Archivar la documentación
Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
176
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI S.A. PROCESO DE CAPACITACIONES AL PERSONAL EMPLEADO
PRESIDENTE GERENTE
GERENTE
INICIO Entregar información sobre la capacitación
Analizar la información
¿Tiene algún costo?
NO
¿Es viable la realización del curso?
NO
Rechazar la realización del curso
SI
FIN
Analizar costo beneficio
¿Es viable la realización del curso?
A
SI
Autorizar la realización del curso
B
SECRETARIA
ASISTENTE CONTABLE
177
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI PROCESO DE CAPACITACIONES AL PERSONAL EMP LEADO
PRESIDENTE GERENTE
GERENTE
A
SECRETARIA
S.A.
ASISTENTE CONTABLE
B
NO
Rechazar la realización del curso
Realizar el cheque
FIN
Realizar recibo de egreso y registros
Revisar y firmar el cheque
Solicitar firma empleado
Firmar el recibo de egreso
Entregar a la secretaria la factura
Archivar
FIN
Figura 27 Proceso de Nómina- Capacitación Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
178
5.2.2.3.4. Proceso de Terminación Laboral- Renuncia voluntaria y mutuo acuerdo La renuncia es un acto jurídico unilateral del trabajador, por medio del cual manifiesta su voluntad de poner término al contrato de trabajo. La decisión no requiere aceptación del empleador para dar por terminado el contrato, pues de lo contrario se estaría frente a un mutuo acuerdo. En el caso de existir una terminación laboral ya se por renuncia voluntaria o por acuerdo de las dos partes de dar por terminada la relación laboral, en ambos casos se está aceptando la causal “acuerdo entre las partes” por lo tanto el trabajador no tiene derecho a que la empresa le pague indemnización pero sí debe reconocerle la liquidación. El trabajador procederá a entregar con 15 días de anticipación al empleador un documento por escrito en el cual establece su renuncia voluntaria, una vez firmados los documentos el Gerente autoriza la respectiva realización del acta de finiquito donde constaran todos los valores pendientes a cancelarle al trabajador hasta el día que labore. El Asistente Contable será el encargado de calcular los valores a liquidar al trabajador, los cuales serán revisados y aprobados por el Gerente, con dicha autorización el Contador procederá a realizar el acta de finiquito y legalizarla posterior a esto la Secretaria realizar el cheque por el valor correspondiente que ser firmado por el Gerente y Presidente. Se le entregará al ex empleado el acta de finiquito previamente revisada por un Abogado y posteriormente legalizada por el Ministerio de Relaciones Laborales y el recibo de egreso para que este firme el respectivo documento, una vez realizado este, el Contador deberá ingresarlo al sistema y la Secretaria procederá a archivar la documentación correspondiente.
179 Tabla 52 Cuadro de Actividades del Proceso de Terminación Laboral Renuncia Voluntaria-Mutuo Acuerdo
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO “EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI” S.A. CUADRO DE ACTIVIDADES PROCESO DE TERMINACIÓN LABORAL RENUNCIA VOLUNTARIA-MUTUO ACUERDO N°
RESPONSABLE
ACTIVIDADES
1
Secretaria
Receptar la renuncia del trabajador.
Carta de renuncia
2
Gerente
Aprobar la renuncia del trabajador
Carta de renuncia
3
Asistente contable
4
Gerente
5
Contadora
6
Asistente Contable
7
Secretaria
8
Presidente Gerente
9
Secretaria
Calcular los valores pendientes de pagar al trabajador Aprobar los valores a cancelar al empleado Elaborar el Acta de Finiquito y legalizarla.
CONTROL
Verificar reformas laborales y normas vigentes.
El acta de finiquito debe ser revisada por un Abogado
Realizar registro y comprobante de egreso
Comprobante de egreso
Realizar el cheque
Firmar cheques Entregar el cheque y comprobante de egreso para que el trabajador firme
10
Empleado
Revisar los valores a cobrar y firmar la renuncia
11
Secretaria
Archivar los documentos
Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
REGISTRO
Cheque Verificar que el valor del cheque coincida con el del Acta de Finiquito Solicitar firma y verificar con la cédula Cheque Comprobante de egreso
180
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI S.A. PROCESO DE TERMINACIÓN LABORAL SECRETARIA
EMPLEADO
PRESIDENTE GERENTE
GERENTE
ASISTENTE CONTABLE
CONTADORA
INICIO Receptar la renuncia
Aprobar la renuncia Calcular los valores pendientes
Aprobar los valores a cancelar
Elaborar Acta de Finiquito
Realizar registro y recibo de egreso
Realizar el cheque
Firmar cheques
Solicitar firma en recibo de egreso
Firmar la renuncia
Archivar
FIN
Figura 28 Proceso de Terminación Laboral- Renuncia Voluntaria Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
181 5.2.2.3.5. Proceso de Terminación Laboral- Visto Bueno En caso de existir una terminación laboral y esta se dé por despido intempestivo extinguiendo unilateralmente el vínculo contractual, sin causa ni justificación alguna por parte del empleador, éste tiene la obligación de pagarle las indemnizaciones económicas determinadas en la ley. En los casos de que se realice la terminación laboral por visto bueno solicitado por el empleador éste solicitará a la Contadora que ingrese la documentación en la oficina del MRL que corresponda al lugar de trabajo, la documentación que deberá enviar es: una solicitud de visto bueno dirigida al Inspector de Trabajo con firma de abogado (tres originales) en la que conste: correo electrónico que señale el solicitante, teléfono fijo y casillero judicial, copia del nombramiento del representante legal, apoderado o persona natural, copia de la cédula y certificado de votación del representante legal o patrono, copia actualizada del RUC de la empresa, certificado actualizado de Cumplimiento de Obligaciones con el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS) o convenio de purga por mora, croquis de la dirección del lugar de notificación, toda la información presentada deberá ser revisada por el Abogado. Posterior a esto se le notificará al trabajador dentro de 24 horas, concediéndole dos días para que conteste; con su contestación o en rebeldía señala día y hora para la diligencia de investigación en el lugar de trabajo. Posterior a esto se recibe la correspondiente Resolución otorgando o negando el visto bueno. Con la información receptada se procederá a realizar el cálculo y posterior pago de los valores pendientes al trabajador en caso de existir y solicitar la firma en la respectiva documentación la cual será remitida a los respectivos organismos laborales y posteriormente será archivada.
182 Tabla 53 Cuadro de Actividades del Proceso de Terminación Laboral-Visto Bueno
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO “EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI” S.A. CUADRO DE ACTIVIDADES PROCESO DE TERMINACIÓN LABORAL RENUNCIA VOLUNTARIA-MUTUO ACUERDO N°
RESPONSABLE
ACTIVIDADES
CONTROL
REGISTRO
Solicitud
Solicitar el visto bueno a la Inspectoría de Trabajo
1
Verificar si fue aprobado el visto bueno. ¿Fue aprobada la solicitud de Visto Bueno?
2
Gerente
3
Si no fue aprobado el visto bueno analizar si prosigue con el despido unilateral. ¿Prosigue con el visto bueno? Si se prosigue con el despido unilateral. Continuar con la actividad 4.
4
Si fue aprobado autorizar a la Secretaria para que informe al trabajador del despido
5
Autorizar el cálculo de los valores pendientes a cancelar
Verificar si el visto bueno está dentro de las razones justificables para solicitarlo. Asesorarse con un Abogado
Nombramiento del representante legal Copia de la cédula RUC Cumplimiento de Obligaciones con el IESS
183
6
Secretaria
Informar al empleado la intención de terminar la relación laboral
7
Asistente Contable
Calcular los valores pendientes de pagar al trabajador Realizar la correspondiente acta acorde a la normativa vigente
Contadora
Elaborar Acta de Finiquito
9
Gerente
Revisar el acta de finiquito y autorizar el pago
Acta de finiquito
10
Asistente Contable
Realizar registro y comprobante de egreso
Comprobante de egreso
11
Secretaria
Realizar el cheque
Cheque
12
Gerente Presidente
Firmar el cheque
Cheque
Secretaria
Entregar el cheque y comprobante de egreso para que el trabajador firme
Empleado
Revisar que los valores a cobrar estén correctos y firmarla
15
Contadora
Actualizar en la página del Ministerio de Relaciones Laborales y de IESS
16
Secretaria
Archivar la documentación
8
13
14
Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
Acta de finiquito
Solicitar firma y verificar con la cédula
Acta de finiquito
184
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI S.A. PROCESO DE TERMINACIÓN LABORAL SECRETARIA
SECRETARIA
PRESIDENTE GERENTE
EMPLEADO
ASISTENTE CONTABLE
CONTADORA
INICIO Solicitar el visto bueno
¿Fue aprobada la solicitud?
NO
¿Prosigue con el visto bueno?
SI
Autorizar el despido
Autorizar cálculo de valores
Informar al empleado terminación laboral
Calcular los valores
Elaborar Acta de Finiquito
Revisar el acta de finiquito y autorizar el pago
A
185
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI S.A. PROCESO DE TERMINACIÓN LABORAL SECRETARIA
SECRETARIA
PRESIDENTE GERENTE
EMPLEADO
ASISTENTE CONTABLE
CONTADORA
INICIO Solicitar el visto bueno
¿Fue aprobada la solicitud?
NO
¿Prosigue con el visto bueno?
SI
Autorizar el despido
Autorizar cálculo de valores
Informar al empleado terminación laboral
Calcular los valores
Elaborar Acta de Finiquito
Revisar el acta de finiquito y autorizar el pago
A
Figura 29 Proceso Terminación Laboral-Visto Bueno Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
186 5.2.2.4. Proceso de compra de Propiedad, Planta y Equipo La aprobación para las adquisiciones cuyo valor a cancelar sean superiores a $1000,00 dólares serán aprobados por la Junta de Socios, menores a $ 1000,00 dólares por el Presidente y Gerente y las adquisiciones menores a $ 500,00 dólares por el Gerente. La solicitud de adquisición es enviada al Gerente quién evaluará dicho requerimiento determinando las razones por las que su pueda darse la adquisición tales como: renovación de equipos por deterioro o daños, o debido a los cambios tecnológicos existentes, por tal se ve la necesidad de comprar nuevos equipos con el fin de que estos le permitan tener una mejor atención para sus clientes. Una vez establecido los bienes a adquirir el Gerente solicitara que la Secretaria llame a un mínimo de 5 proveedores con el fin de que estos le brinde las proformas correspondientes, esto se lo ejecuta en el lapso de un día; luego el Gerente evaluará cada uno de los documentos seleccionando a aquel proveedor que le brinde mejores beneficios; y dependiendo del valor a cancelar se pedirá la autorización correspondiente para realizar la adquisición, una vez tomada la decisión
se autoriza la compra donde la Secretaria deberá contactar con el
proveedor seleccionado, el documento de respaldo de la compra es receptado por la Secretaria, quien entregará a la asistente contable para realice las respectivas retenciones y registro contable y de acuerdo a lo retenido y el valor de la compra establecerá el valor a pagar, las facturas que hayan sido canceladas deberán tener la leyenda de “PAGADO”, y esta deberá ser colocada bajo la supervisión de la Contadora de la entidad. Los pagos se los realizará mediante cheques, los mismos que deben estar debidamente autorizados y firmados por el Gerente y Presidente de la Compañía, esté proceso no se lo ejecuta el mismo día que se ha realizado la compra, ya que los cheques son emitidos días después, los cheques deberán ser trasladados por el Gerente.
187 Tabla 54 Cuadro de Actividades del Proceso de Adquisición de Propiedad, Planta y Equipo
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO “EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI” S.A. CUADRO DE ACTIVIDADES PROCESO DE ADQUISICIÓN DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO N°
RESPONSABLE
1
ACTIVIDADES
CONTROL
Receptar y analizar el requerimiento de la adquisición
Verificar si la adquisición es realmente necesaria
REGISTRO
Gerente 2
Autorizar la realización de las cotizaciones
3
Realizar las correspondientes cotizaciones
Verificar si la cotización contiene las firmas de autorización
Cotizaciones
4
Analizar las cotizaciones
Verificar los precios y si es un nuevo proveedor
Cotizaciones
5
Verificar si la compra requiere de autorización adicional. ¿Requiere autorización adicional?
Secretaria
6
Si requiere de autorización adicional debe solicitar la correspondiente autorización y forma de pago
7
Si no requiere de autorización adicional se procede a autorizar la compra y forma de pago.
Gerente
La autorización debe contener la firmas de autorización
188
8
Contactar con el proveedor
9
Verificar si es un nuevo proveedor
Secretaria
Si es un nuevo proveedor actualizar la lista de proveedores con precios
10
Lista de proveedores
Si no es un nuevo proveedor a contactar con el proveedor y proceder con la compra Recibir la compra y factura
11
12
Factura
Verificar si la compra cumple con los requerimientos solicitados
Revisar cantidad, calidad, características y precio
14
Si no cumple con lo solicitado pedir cambio de la compra. Regresar a actividad 13
Verificar la compra con la factura y cotización
15
Si cumple con lo solicitado enviar la factura y datos a la asistente para la correspondiente retención
13 Secretaria
Colocar en la Realizar la retención y los factura la leyenda respectivos registros “PAGADO” en presencia de la Contadora Realizar el cheque que enviará para que sea firmado por el Gerente y Presidente
Factura Cotización
Factura
Factura
Factura Comprobante de Retención
16
Asistente Contable
17
Secretaria
18
Gerente
Revisar y firmar forma de pago
Cheque
19
Presidente
Revisar y firmar
Cheque
20
Gerente
Trasladar el pago o cheque
Cheque
21
Secretaria
Archivar los documentos
Comprobante de retención
Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
189
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI S.A. PROCESO DE AQUISICIÓN DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO GERENTE
SECRETARIA
INICIO
Receptar y analizar el requerimiento de la adquisición
Autorizar la realización de las cotizaciones
Realizar las cotizaciones
Analizar las cotizaciones
¿Requiere autorización adicional?
SI
Solicitar la correspondiente autorización
NO
Autorizar la compra y forma de pago
Contactar con el proveedor
¿Es un nuevo proveedor?
NO
Contactar con el proveedor y proceder con la compra
A
SI
Actualizar la lista de proveedores con precios
ASISTENTE CONTABLE
PRESIDENTE
190
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI S.A. PROCESO DE ADQUISICIÓN DE PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO GERENTE
SECRETARIA
ASISTENTE CONTABLE
PRESIDENTE
A
Recibir la compra y factura NO
¿Cumple con lo solicitado? SI
Enviar la factura y para la retención
Realizar la retención
Realizar el cheque
Revisar y firmar forma de pago
Revisar y firmar
Trasladar el pago o cheque
Archivar
FIN
Figura 30 Proceso de Adquisición de Propiedad, Planta y Equipo Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
191 5.2.2.5. Proceso de Compra y Pago a Proveedores de Bienes y Servicios El proceso de compras de las adquisiciones menores a $1000,00 dólares y que no sean bienes de propiedad, planta y equipo, serán realizados y solicitados por parte de la Secretaria; aquellas compras inferiores a $30,00 dólares, la Secretaria deberá solicitar el comprobante de venta, como justificante de la compra, el cual será cancelado con los fondos de caja chica. La Secretaria de la Compañía debe elaborar un recibo de caja por cada compra realizada, considerando que ella será la persona responsable de dicho documento, y debe entregar el recibo y la factura a la Asistente Contable con el fin de que realice el respectivo registro en el sistema contable, cabe considerar que este tipo de compra no será necesario la autorización del Gerente. A más de ello cada vez que haga uso del fondo de caja chica las facturas deberá ser envida a la Contadora con el fin de que realice la revisión respectiva, y coloque a su vez la leyenda de “PAGADO”, esto para evitar la duplicidad de los pagos. Aquellas compras superiores a $30,00 dólares e inferiores a $1000,00 dólares deben obtener la autorización del Gerente para ser realizadas, las adquisiciones estarán bajo su responsabilidad, y será quien efectué la compras, los bienes o servicios comprados deberán ser verificados por el Gerente, para que este autorice la elaboración de los cheques a la Secretaria; la empresa que este vendiendo el bien o servicio deberá entregar la factura a la Secretaria, para que con la respectiva autorización proceda a realizar el cheque. Antes de la elaboración del cheque, la Secretaria enviará a la Asistente Contable la factura para que proceda a realizar el respectivo comprobante de retención, y en base a este se elabora el cheque y comprobante de egreso, el Gerente será el responsable de llevar el cheque, comprobante de egreso y de retención a la empresa proveedora. Los documentos de sustento serán entregados a la Asistente Contable para que proceda a realizar el respectivo registro, y posteriormente entregará a la Secretaria con el fin de que se proceda a archivarlos.
192 Tabla 55 Cuadro de Actividades Proceso de Compras y Pago a Proveedores de Bienes y Servicios-Caja Chica
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO “EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI” S. A. CUADRO DE ACTIVIDADES PROCESO DE COMPRAS Y PAGO A PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS N°
RESPONSABLE
Secretaria
DOCUMENTOS
Realizar la compra de los bienes o servicios menores de $30,00 Solicitar factura por la compra realizada
3
Revisar que los materiales comprados sean los establecidos en la factura
4
5 6 7
8 Asistente Contable
Secretaria
Factura Verificar que lo solicitado se encuentre en buenas condiciones.
Cancelar el valor con los fondos de caja chica. Elaborar Comprobante de Egreso.
Comprobante de Egreso
Enviar la factura y recibo de caja para que se efectúen los respectivos registros.
Factura Comprobante de Egreso
Realizar los respectivos registros.
Entregar los documentos de sustento.
9
10
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL
Revisar los suministros o bienes que se necesiten.
1
2
ACTIVIDADES
Archivar los documentos respectivos de la compra realizada.
Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
Colocar en la factura registrada la leyenda “PAGADO”, verificado por la Contadora
Factura Comprobante de Egreso Factura Comprobante de Egreso Factura Comprobante de Egreso
193
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI S.A. PROCESO DE COMPRA Y PAGO A PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS Secretaria
Asistente Contable
INICIO
Revisar suministros o bienes que se necesiten
Realizar compra
Solicitar factura
Revisar materiales comprados
Realizar el respectivo pago
Elaborar recibo de pago
Emitir documentos de pago
Realizar registros
Entregar documentos Archivar documentos
FIN
Figura 31 Proceso de Compra y Pago a Proveedores de Bienes y Servicios- Caja Chica Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
194 Tabla 56 Cuadro de Actividades del Proceso de Compra y Pago a Proveedores de Bienes y Servicios
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO “EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI” S. A. CUADRO DE ACTIVIDADES PROCESO DE COMPRAS Y PAGO A PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS N°
RESPONSABLE
ACTIVIDADES
1
Revisar los bienes o servicios que se necesiten
2
Comunicar al Gerente de las adquisiciones que se requieren
Secretaria
3
Entregar la lista de los proveedores
4
Seleccionar al mejor proveedor considerando la calidad del bien o servicio y costo.
5
Aprobar la compra de los bienes o servicios. Gerente
6
Llamar al proveedor al cual se va realiza la compra.
7
Realizar la compra.
8
Revisar los bienes solicitados o el servicio que se ha adquirido.
9
Recibir el comprobante de venta del bien, o verificar que el servicio se lo realice en las condiciones solicitadas.
Secretaria
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL
DOCUMENTOS
Lista de Proveedores
Verificar que la compra cumpla con lo solicitado.
Factura
195
10
Secretaria
Enviar el comprobante de venta.
Factura
11
Asistente Contable
Realizar las respectivas retenciones.
Comprobantes de Retención.
12
Asistente Contable
Enviar la factura y comprobante de retención.
Factura Comprobante de retención Cheque Comprobante de Egreso
Elaborar el cheque y comprobante de egreso
13 Secretaria 14 15
Gerente
16
17
Secretaria
Enviar el cheque para que proceda a ser autorizado
Cheque
Autorizar el pago.
Cheque
Entregar el cheque, comprobante de egreso y comprobantes de retención al proveedor.
Cheque Comprobante de Egreso Comprobante de Retención
Recibir los documentos con la firma del proveedor
18
Entregar los respectivos documentos para que sean registrados.
19
Realizar el respectivo registro. Asistente Contable
20
21
Secretaria
Verificar que todos los documentos contenga la firma del proveedor
Colocar la leyenda Entregar los documentos de “PAGADA”, en el sustento para que sean comprobante de archivados. venta, verificada por la Contadora.
Archivar los documentos.
Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
Comprobante de Egreso Comprobante de Retención Factura Comprobante de Egreso Comprobante de Retención Factura Comprobante de Egreso Comprobante de Retención Factura Comprobante de Egreso Comprobante de Retención Factura Comprobante de Egreso Comprobante de Retención
196
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI S.A. PROCESO DE COMPRA Y PAGO A PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS SECRETARIA
GERENTE
INICIO
Revisar los bienes o servicios que se necesiten
Comunicar al gerente de las adquisiciones que se requieren
Entregar lista de proveedores Seleccionar al proveedor
Aprobar compra
Llamar al proveedor
Realizar la compra
Revisar bienes solicitados Recibir comprobante de venta
A
ASISTENTE CONTABLE
197
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI S.A. PROCESO DE COMPRA Y PAGO A PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS SECRETARIA
GERENTE
ASISTENTE CONTABLE
A
Enviar comprobante Realizar las retenciones
Enviar factura y comprobante
Elaborar cheque y recibo de pago
Enviar documentos
Autorizar el pago
Entregar documentos al proveedor
Receptar documentos con la firma del proveedor
B
198
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI S.A. PROCESO DE COMPRA Y PAGO A PROVEEDORES DE BIENES Y SERVICIOS SECRETARIA
GERENTE
ASISTENTE CONTABLE
B
Emitir documentos para registro Realizar el registro
Entregar documentos
Archivar documentos
FIN
Figura 32 Proceso de Compras y Pago a Proveedores de Bienes y Servicios Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
199 5.2.2.6. Proceso de Conciliación Bancaria La Compañía de Transporte Urbano “El Gran General Rumiñahui” S.A., mantiene una cuenta corriente para el desarrollo de sus operaciones en el Banco del Pichincha, la Compañía no realiza transferencias bancarias ni depósitos a otras cuentas, ya que se maneja solo por depósitos de los socios y emisión de cheques. El proceso es efectuado por la Secretaria, quien deberá enviar a la Asistente Contable los depósitos que han sido receptados diariamente, así mismo adjuntará la copia de los cheques que han sido emitidos, ya que esta tendrá la obligación de escanear los cheques, antes de ser entregados. La Asistente Contable con los documentos receptados deberá realizar en una hoja de Excel, un resumen de los depósitos, así como de los cheques teniendo como resultado un resumen de los ingresos y egresos; una vez que ha obtenido el resumen procederá ingresar a la página web de la Compañía para revisar los movimientos transaccionales considerando el monto y fecha, obtenido los datos procederá a realizar la conciliación bancaria. Una vez realizada la conciliación será revisada por la Contadora con el fin de que verifique los valores con el mayor de bancos, en caso de existir inconsistencias, se procederá a comparar y realizar en nueva conciliación con el fin de detectar los errores existentes. La Contadora deberá aprobar la conciliación realizada y la enviara al Comisario Principal para que realice una revisión de esta, si el resultado de la verificación es favorable se procederá aprobar el comisario y se entregara a la Asistente Contable para que archive el documento en la base de datos, con las firmas de la aprobación respectiva; sin embargo si el Comisario Principal no está de acuerdo con lo expuesto procede a pedir una explicación a la Contadora a fin de que ella pueda contestar sus dudas acerca del movimiento económico, la cual junto con la Asistente Contable, explicarán con documentos de sustento lo establecido en la conciliación, con el fin de que el Comisario Principal apruebe la conciliación efectuada.
200 Tabla 57 Cuadro de Actividades del Proceso de Conciliación Bancaria
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO “EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI” S. A. CUADRO DE ACTIVIDADES CONCILIACIÓN BANCARIA N°
1
RESPONSABLE
ACTIVIDADES
Secretaria
Emitir los comprobantes de depósito y copia de los cheques realizados.
2 Asistente Contable
DOCUMENTOS
Comprobante de Depósito. Cheques
Realizar un resumen de ingresos y egresos.
3
Ingresar a la página web del Banco del Pichincha.
4
Obtener los movimientos transaccionales del mes, considerando la fecha y monto de las operaciones. Asistente Contable
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL
Realizar la conciliación bancaria.
Conciliación Bancaria
6
Enviar la conciliación bancaria realizada a la Contadora.
Conciliación Bancaria
7
Revisar la conciliación con la cuenta mayor de bancos.
8
Verificar si la conciliación bancaria contiene errores. ¿Está correcta?
Conciliación Bancaria
Si la conciliación bancaria contiene errores, esté debe ser corregida por la Contadora.
Conciliación Bancaria
5
9
Contadora
Verificar que los datos expuestos sean los correctos.
Conciliación Bancaria
201
Informar a la asistente contable las inconsistencias.
Conciliación Bancaria
11
Elaborar una nueva conciliación una vez ya corregida.
Conciliación Bancaria
12
Si la conciliación se encuentra realizada correctamente se procederá a aprobarla bancaria.
Conciliación Bancaria
13
Enviar la conciliación aprobada al comisario principal.
Conciliación Bancaria
14
Revisar los movimientos bancarios expuestos en la conciliación.
Conciliación Bancaria
15
Verificar si está de acuerdo con la conciliación bancaria. ¿Se encuentra correcto?
Conciliación Bancaria
16
Si encuentra algún tipo de inconsistencia, deberá pedir explicación a la Contadora.
Conciliación Bancaria
17
Si se encuentra conforme se procederá a aprobarlo y enviarlo a la asistente contable.
Conciliación Bancaria
18
Ingresar la conciliación bancaria a la base de datos.
10
Contadora
Contadora
Comisario Principal
Asistente Contable
Conciliación Bancaria
Entregar la conciliación bancaria para que sea archivada.
19
20
Verificar las firmas de aprobación.
Secretaria
Archivar la conciliación bancaria con sus respectivos sustentos.
Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
Conciliación Bancaria
202
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI S.A. PROCESO DE CONCILIACIÓN BANCARIA SECRETARIA
ASISTENTE CONTABLE
CONTADORA
COMISARIO PRINCIPAL
INICIO
Emitir comprobantes Realizar resumen de ingresos y egresos
Ingresar página web del Banco del Pichincha
Obtener movimientos transaccionales Realizar conciliación bancaria Emitir conciliación realizada Revisar conciliación
¿Está correcta?
Si
Aprobar conciliación
No
A
B
203
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI S.A. PROCESO DE CONCILIACIÓN BANCARIA SECRETARIA
ASISTENTE CONTABLE
CONTADORA
D
Ingresar datos de la conciliación
COMISARIO PRINCIPAL
A
B
Corregir conciliación
Emitir conciliación
Informar inconsistencias
Revisar movimientos bancarios
C
Archivar documentos Elaborar nueva conciliación
¿Se encuentra correcto?
Si
Aprobar conciliación
No
FIN
Solicitar explicación
Sustentar con documentos la información
C
Figura 33 Proceso de Conciliación Bancaria Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
D
204 5.2.2.7. Proceso de Declaración Fiscales Las declaraciones fiscales de la Compañía de transporte son realizadas por la Contadora de la entidad, la Asistente Contable y Secretaria, las cuales son las personas responsables de efectuar las declaraciones y anexos transaccionales, estos deben ser presentados mensualmente ante el Servicio de Rentas Internas , ya que al ser una sociedad anónima y a su vez agente de retención debe declarar mensualmente por los valores retenidos del IVA y las retenciones en la fuente del Impuesto a la Renta que ha realizado a fin de cumplir con sus obligaciones tributarias. El proceso de declaraciones fiscales lo efectúa diariamente la Secretaria ya que está debe otorgar a la Asistente Contable las facturas de ingreso y egreso, para que se proceda a realizar los anexos transaccionales, la Asistente Contable debe verificar que las facturas tengan sus respectivos comprobantes de retención y que estas a su vez se encuentren correctamente llenas; y una vez verificadas se
proceda a ingresarlos en el sistema automatizado
denominado “DIMM”, una vez efectuados se procederá a obtener el talón resumen de las compras y ventas realizadas durante el mes. La Contadora deberá verificar el reporte de los gastos e ingresos, y a su vez revisará el RUC de los proveedores, las fechas y los valores se encuentren correctamente registrados y que coincidan con los datos que han sido ingresados por la Asistente Contable, al Anexo Transaccional Simplificado, y deberá a más de ello solicitar a la Secretaria que le proporcione las facturas de ingresos y egresos que han sido realizados durante el mes, con el fin de comprobar si los datos expuestos en el anexo se encuentran correctamente ingresados. Si existe algún tipo de inconsistencia entre lo verificado y lo realizado por la Asistente Contable se procederá a realizar los ajustes pertinentes y dar razón de ellos a la Asistente Contable con el fin de que conozca el por qué se han efectuado los cambios, con su
205 respectivo sustento legal;
una vez terminado la asistente deberá corregir el anexo
transaccional emitiendo un nuevo reporte, el mismo que será otorgado a la Contadora para que en base a este realice la declaración y efectué los formularios denominados 104 del IVA y 103 de las retenciones en la fuente del Impuesto a la Renta. Las declaraciones deberán ser presentadas dentro de los 5 primeros días del mes, tiempo en el cual deberá presentar la declaración efectuada al Comisario Principal para que este verifique los valores a pagar y la apruebe, una vez aprobada la Contadora procede a ingresar al sistema del Servicio de Rentas Internas, el formulario 104 del IVA y 103 de las retenciones en la fuente del Impuesto a la Renta y los anexos realizados por la asistente contable. Dicha declaración tributaria se la realizará con la presencia del Gerente, considerando que la contraseña del contribuyente tan solo la conocerá el Presidente y Gerente. Por otra parte la Contadora obtendrá su propia contraseña, la misma que será de uso personal e intransferible. Una vez ingresada la declaración al sistema la Contadora deberá obtener el respectivo comprobante, el cual debe ser cancelado dentro de los 2 primeros días de haber efectuado la declaración, para ello la Contadora emitirá el comprobante de pago al Gerente para que efectué el respectivo debito de la cuenta corriente de la compañía, pero para realizar el pago deberá obtener la autorización del Presidente para ello estos verificarán que la declaración haya sido aprobada por el Comisario Principal y la Contadora; una vez autorizado el pago el Gerente efectuara el débito y obtendrá el comprobante electrónico de pago. Una vez que se ha obtenido el estado de cuenta por parte de la entidad bancaria como constancia del pago y el comprobante de pago de la declaración, la cual será tomada en cuenta para la conciliación y archivo junto con el talón resumen obtenido del ATS, esto lo realizará la Secretaria, a más de ello deberá la Contadora de la Compañía obtener e imprimir los formularios 104 A y 103 para que estos sean adjuntados a los demás documentos.
206 Tabla 58 Cuadro de Actividades Proceso de Declaraciones Fiscales
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO “EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI” S. A. CUADRO DE ACTIVIDADES DECLARACIONES FISCALES N°
1
RESPONSABLE
Secretaria
ACTIVIDADES
Otorgar facturas de ingreso y egreso con sus respectivos comprobantes de retención.
2
Revisar si los documentos cuentan con los sustentos correspondientes.
3
Realizar el Anexo Transaccional Simplificado
Asistente Contable
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL
DOCUMENTOS CÓD.
Facturas de Ingreso Facturas de Egreso Comprobantes de Retención
4
Obtener el talón resumen del Anexo Transaccional Simplificado
Talón Resumen
5
Enviar a la Contadora el Talón Resumen obtenido del sistema.
Talón Resumen
6
Solicitar a la Secretaria las facturas y demás documentos de sustento.
Facturas de Ingreso Facturas de Egreso Comprobantes de Retención
7 Contadora 8
Si existe algún error, comunicar a la asistente contable, para que efectué los cambios.
9
10
Revisar el talón resume con Verificar que los las facturas realizadas y datos expuestos recibidas durante el mes. sean los correctos Verificar si existe concordancia. ¿Se encuentra correcto?
Asistente Contable
Generar un nuevo talón resume.
Talón Resumen
207
11
12
13
Asistente Contable
Emitir a la Contadora el talón resume.
Talón Resumen
Contadora
Realizar las declaraciones en el formulario 104 del IVA y 103 de retenciones en la fuente.
Formulario IVA Formulario Retenciones
Contadora
14 15
Comisario
16 17
18
Contadora
Enviar los formularios al comisario para que los revise y apruebe. Verificar si existe concordancia. ¿Está de acuerdo? Si no está de acuerdo consultar con la Contadora. Si está de acuerdo aprobar la declaración. Ingresar la declaración al sistema.
Formulario IVA Formulario Retenciones
Obtener el comprobante de pago y los formularios.
Formulario IVA y de Retenciones Comprobante de Egreso
Enviar el comprobante y formularios a la Secretaria.
19
20
Secretaria
Elaborar el cheque y Comprobante de Egreso
21
Secretaria
Enviar al Gerente y Presidente para que autoricen el pago.
22
Gerente y Presidente
Aprobar el Pago
23
Realizar el pago Asistente Contable
24
25
Secretaria
Formulario IVA Formulario Retenciones
Entregar a la Secretaria los documentos del pago. Archivar los documentos de sustento junto con los formularios.
Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
Formulario IVA y De Retenciones Comprobante de Pago Cheque Comprobante de Egreso Cheque Comprobante de Egreso Cheque Comprobante de Egreso Cheque Comprobante de Egreso
208
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI S.A. PROCESO DE DECLARACIONES FISCALES SECRETARIA
ASISTENTE CONTABLE
CONTADORA
COMISARIO PRINCIPAL
INICIO
Entregar facturas de ingreso y egreso Revisar documentos
Realizar anexo transaccional
Obtener talón resumen
Enviar talón resumen Solicitar facturas
Revisar talón resumen
Generar nuevo talón resume
Comunicar No errores
¿Está correcto?
Si
Emitir talón resumen
A
GERENTE-PRESIDENTE
209
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI S.A . PROCESO DE DECLARACIONES FISCALES SECRETARIA
ASISTENTE CONTABLE
CONTADORA
COMISARIO PRINCIPAL
A
Realizar declaraciones fiscales
Enviar formularios
¿Está de acuerdo? No Consultar discrepancia
Ingresar al sistema los fomularios
Obtener comprobante de pago
Enviar documentos de sustento
Elaborar cheque y recibo de pago
Enviar documentos
B
Sí
Aprobar declaración
GERENTE-PRESIDENTE
210
COMPAÑÍA DE TRANSPORTE URBANO EL GRAN GENERAL RUMIÑAHUI S.A. PROCESO DE DECLARACIONES FISCALES SECRETARIA
ASISTENTE CONTABLE
CONTADORA
COMISARIO PRINCIPAL
GERENTE-PRESIDENTE
B
Aprobar Pago
Realizar pago
Entregar documentos de pago
Archivar documentos
FIN
Figura 34 Proceso de Declaraciones Fiscales Fuente de Investigación: Investigación Propia Elaborado por: Fuela Karla y Sánchez Gina
211
5.3. CONCLUSIONES
Una vez realizado el análisis y evaluación del el control interno que mantiene la Compañía de Transporte Urbano “El Gran General Rumiñahui” S.A. se ha determinado que el mismo es deficiente, debido principalmente a la falta de políticas, normas y procedimientos adecuados que permitan el desarrollo idóneo de las actividades, generando de esta manera incertidumbre de la información presentada para la toma de decisiones afectando el cumplimiento de las metas propuestas.
La evaluación del control interno se llevó a cabo mediante la elaboración de matriz de riesgo mediante la cual se ha determinado que la Compañía presenta un nivel de confianza entre bajo y moderado, siendo por consiguiente el riesgo de la Compañía entre alto y moderado, esto como consecuencia de la falta de segregación de funciones y de que la mayoría de los controles que mantienen son empíricos.
Dentro de las deficiencias encontradas durante la evaluación del control interno se encuentran la falta de un organigrama estructural que defina de manera clara los niveles jerárquicos, la división de funciones y líneas de autoridad generando una interpretación errónea y confusión sobre sobre las líneas de relaciones y autoridad. Otro de los problemas encontrados es la falta de aplicación de políticas idóneas lo que ha generado situaciones de alto riesgo que de no tomarse medidas para controlar las mismas se podrían generar una serie de consecuencias que afectarían el normal funcionamiento de las operaciones de la Compañía.
La Compañía no cuenta con procesos definidos de manera clara y adecuada, lo cual genera incertidumbre durante la ejecución de las actividades, así como de la documentación requerida y los controles que se deben llevar en el desarrollo de cada uno de los procesos.
212
5.4. RECOMENDACIONES
Para disminuir el riesgo existente en la Compañía se debe establecer y mejorar normas, políticas y procedimientos, elaborar manuales de procedimientos que contemplen las posibles situaciones que puedan presentarse y cómo actuar antes éstas, permitiendo de esta manera tener un mejor nivel de confianza de los procesos de la Compañía.
Analizar y monitorear el grado de cumplimiento de cada una de las políticas aplicadas, así como actualizarlos o mejorar los ya existentes anualmente de tal manera que se ajusten a la situación presente de la Compañía, contribuyendo al correcto cumplimiento de las actividades.
Se realice una adecuada estructura organizacional, con perfiles, funciones y niveles de autoridad correctos, el mismo que debe ser revisado y actualizado cada año, ya que de esta manera se representa la imagen fiel y de operaciones de la Compañía; a más de ellos se recomienda definir una segregación adecuada de funciones, para que de esta manera tanto la responsabilidad como la autoridad para realizar las actividades de operación de transacción, siendo estas autorizar, registrar y conciliar ya que esto puede dar una mayor posibilidad de errores, fraudes, o irregularidades en los procesos y procesamiento de las transacciones.
Se recomienda la aplicación del presente proyecto de mejora de control interno para los procesos del área administrativa y financiera, ya que mediante su aplicación se garantizará un control eficaz y una gestión de riesgos competente, proporcionando de esta manera seguridad razonable, tanto en el cumplimiento de los objetivos propuesto por la empresa, como en el de las actividades efectuadas en los distintos procesos de la misma.
213
GLOSARIO DE TÉRMINOS ATS: Anexo Transaccional Simplificado COSO: Comité de Organizaciones Patrocinadoras de la Comisión Teadway. Frecuencias: Son aquellas recorridos que deben realizar cada unidad de transporte, en un tiempo determinado. GPS: Sistema Global de Navegación por Satélite (GNSS) que nos permite fijar a escala mundial la posición de un objeto, una persona, un vehículo o una nave. NIC: Normas Internacionales de Contabilidad. NIIF: Normas Internacionales de Información Financiera. Plan de trabajo: Informe en el cual consta detalladamente las unidades de transporte y los distintos lugares donde estos deben acudir, así como el tiempo que deben tomarse para llegar de un punto a otro. Puntos de control: Es el lugar en el cual se verifica la hora de llega y salida de cada unidad de transporte, con el fin de comprobar si cumplen o no las horas previamente establecidas, dicho punto se encuentra bajo la responsabilidad de un operador de unidad. Reporte Diario: Es un documento resumen donde consta detalladamente el número de unidad, la persona responsable, el tiempo de llegada de las unidades de transporte y el tiempo de atraso, así mismo se incluye en el documento las firmas de las personas responsables del manejo de las unidades. Radio comunicador: Es un pequeño dispositivo que permite la comunicación entre dos personas que se encuentran en diferentes lugares, parecidos a un celular, pero ligeramente
214 más grandes y con una antena que sobresale por la parte superior y captan más señal que los celulares. Reloj timbrador: Aparato a batería con reloj que tiene una apertura en la parte inferior a través de la cual marca la hora en la que fue ingresada la tarjeta para timbrar. RDEP: Anexo de Retenciones en la fuente por relación de dependencia Sistema de Rastreo Satelital: Es un servicio que permite localizar vehículos, personas u objetos en cualquier parte del mundo por medio de triangulación de señales emitidas por 27 satélites geoestacionarios alrededor del planeta, para hacer uso de él es necesario tener un dispositivo habilitado con GPS. Tarjetas para timbrar: Es un documento que contiene datos tales como; el nombre de la frecuencia, nombre del chofer, tipo de licencia, fecha y nombre del controlador, marca la hora de salida, turnos y control.
215
FUENTES DE INFORMACIÓN
Alles, M. (2010). Conciliar Vida Profesional y Personal. Dos miradas: Organizacional e Individual. Buenos Aires, Argentina: Garnica. Andrade, S. (2012). Normas Internacionales de Auditoría. Perú. Editorial Andrade. Asamblea Constituyente. (2012). Ley de Economia Popular y Solidaria. Quito. Asamblea Constituyente. (2014). Ley Orgánica de Transporte terrestre, tránsito y seguridad vial. Quito. Asamblea Constituyente. (2014). Reglamento a la aplicación de la Ley Orgánica de Transporte terrestre, tránsito y seguridad vial. Quito. Asamblea Constituyente. (2014). Reglamento a la aplicación de la Ley Orgánica de Transporte terrestre, tránsito y seguridad vial. Quito. Asamblea Constituyente. (2012). Código de comercio. Quito. Barquero, M. (2013). Manual Práctico de Control Interno. España. Profit. Blanco, Y. (2012). Auditoría Integral normas y procedimientos. Segunda edición. Colombia. Ecoe ediciones. Cardozo, H. (2011). Contabilidad de Entidades de Economía Solidaria. Colombia: Ecoe Ediciones. Coartagenera, A. y Freijedo, C. (2012). Economía y Contabilidad. México. Pearson. Estupiñan, R. (2012). Control Interno y Fraudes. Segunda Edición. Colombia. Ecoe Ediciones.
216 Hellriegel D., Jackson S., & Slocum J. (2013). Administración un Enfoque basado en Competencias. Onceava Edición. Mexico. Cengage Learning. Hernández, S. y Rodríguez, G. (2012). Administración, teoría, proceso, áreas funcionales y estrategias para la competencia. México. Mc Graw Hill. Horgren, Ch. (2010). Contabilidad. Octava Edición. España. Pearson Educación. Instituto Mexicano de Contadores Públicos. (2013). Guías de Auditoría Integral y al desempeño. México. CemPro. Isaza, A. (2012). Control Interno y Sistemas de Gestión de Calidad. Primera edición. Colombia. Ediciones de la U. Mantilla, S. (2012). Control Interno. Informe COSO. Colombia. Ecoe Ediciones. Martínez, D. y Milla, A. (2012). Metas estratégicas. España: Ediciones Díaz de Santos. Müch, L. (2012). Fundamentos de Administración. México. Trillas. Pérez J. y Veiga C. (2013).
La contabilidad y los Estados Financieros. España. Esic
Editorial. Prieto, A. (2014). Operación contable en los procesos del negocio. México Pearson. Real Academia Española, (2014). Diccionario de la Real Academia Española. España. 23 Edición. Sepasa. Rey, J. (2013). Contabilidad y Fiscalidad. España: PARANINFO. Rodríguez, J. (2010). Auditoría Administrativa. México. Trillas.
217 Rodríguez, J. (2010). Administración de pequeñas y medianas empresas. México: Cengage Learning Editores. Santillana, J. (2013). Auditoría Interna. México. Pearson. Serer, M. (2010). Gestión integrada de proyectos. España: Politext. Storkey, I. (2012). Gestión del riesgo operacional y planificación de la continuidad de las operaciones para tesorerías estatales modernas. Estados Unidos: FMI.
218
ANEXOS Anexos 1 Carta de Impacto
219 Anexos 2 Cuestionario de Monitoreo de Transporte
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO
MONITOREO DE TRANSPORTE EMPRESA Compañía de Transporte Urbano “El Gran General Rumiñahui” ÁREA Operativa Despachador CARGO Sr. Luis Lamchimbia ENCUESTADO ENCUESTADOR Fuela Karla; Sánchez Gina Marzo 8 del 2015 FECHA PREGUNTA SI NO N/A OBS. N ¿Cuenta la Compañía con un manual de 1
procedimiento
para
llevar
a
cabo
el
Monitoreo de Transporte? 2
¿Existe una persona encargada de la distribución de las frecuencias? ¿La persona elegida de la distribución de las
3
frecuencias es aprobada por la junta de socios? ¿Se cuenta con una planificación para realizar
4
la distribución de frecuencias? ¿La Compañía cuenta con una planificación para el cálculo del tiempo que realiza cada
5
unidad de transporte desde su punto de partida y de llegada?
6
¿La elaboración de los planes de rutas son revisados y aprobados por el Gerente? ¿Cuenta con un plan de contingencia en el
7
caso de que exista un cambio de ruta temporal? En cada uno de los lugares donde se
8
encuentra un reloj para timbrar ¿Existe alguna persona que lo custodie?
9
¿Se observa que el transporte llega a la hora que timbra?
220 10
¿Se realizan reportes diarios del tiempo de llegada y salida de las unidades?
11
¿Los reportes diarios son revisados por el Gerente? ¿Las unidades que trabajan fuera de la jornada laboral de los custodios de los relojes
12
tienen un control de tiempo? ¿Existe una supervisión permanente durante
13
la jornada laboral de las unidades de transporte? ¿Existe alguna persona que supervise el
14
monitoreo del transporte? ¿Existe algún tipo de prevención para evitar
15
la manipulación de los relojes? ¿Los minutos de retraso al punto de llegada
16
de
las
unidades
son
debidamente
comprobadas? 17
¿La información obtenida de los relojes es confiable?
18
¿Existe algún tipo de mantenimiento mensual de los relojes timbradores?
221 Anexos 3 Comprobante de Retenci贸n
222 Anexos 4 Factura
223 Anexos 5 Comprobante de Egreso
224 Anexos 6 Cheque err贸neo
225 Anexos 7 Sistema Contable M贸nica
226 Anexos 8 Sistema Contable M贸nica - Facturaci贸n
227 Anexos 9 Reporte de Multas por Socio
228 Anexos 10 Reporte de Minutos
229 Anexos 11 Plan de Trabajo
230 Anexos 12 Reporte de Multas por Socio