Evaluación del control interno del Gobierno Autónomo Descentralizado de la Parroquia Puerto Limón by Pontificia Universidad Católica del Ecuador sede Santo Domingo PUCE SD

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO Dirección Académica – Escuela de Ciencias Administrativas y Contables

EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DEL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO DE LA PARROQUIA PUERTO LIMÓN EN LA PROVINCIA DE SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS

Trabajo de Titulación previa a la obtención del título de: Ingenieras en Contabilidad y Auditoría CPA

Línea de investigación: Implementación de Control Interno Autoras: SOLANO ZURITA MARIELA TERESA VEGA AYALA MARTHA LILIBETH Director: MG. ELVIS OVIDIO FLORES JARAMILLO

Santo Domingo – Ecuador Agosto, 2016

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO Dirección Académica – Escuela de Ciencias Administrativas y Contables

HOJA DE APROBACIÓN EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO DEL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO DE LA PARROQUIA PUERTO LIMÓN EN LA PROVINCIA DE SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS Línea de investigación: Implementación de Control Interno Autoras: SOLANO ZURITA MARIELA TERESA VEGA AYALA MARTHA LILIBETH

Elvis Ovidio Flores Jaramillo, Mg. DIRECTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN Piedad Elizabeth Alarcón Toabanda, Mg CALIFICADOR Ximena Leticia García Zambrano, Mg CALIFICADOR Hernán Oswaldo Maldonado Pazmiño, Mg. DIRECTOR DE LA ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

Santo Domingo-Ecuador Agosto, 2016

iii

DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD

Yo, Mariela Teresa Solano Zurita portadora de la cédula de ciudadanía No. 230042170-4 declaro que los resultados obtenidos en la investigación que presento como informe final, previo la obtención del Grado de Ingeniería en Contabilidad y Auditoría CPA son absolutamente originales, auténticos y personales. En tal virtud, declaro que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos que se desprenden del trabajo propuesto de investigación y luego de la redacción de este documento son y serán de mi sola y exclusiva responsabilidad legal y académica.

Mariela Teresa Solano Zurita CI. 230042170-4

Yo, Martha Lilibeth Vega Ayala portadora de la cédula de ciudadanía No. 230021328-3 declaro que los resultados obtenidos en la investigación que presento como informe final, previo la obtención del Grado de Ingeniería en Contabilidad y Auditoría CPA son absolutamente originales, auténticos y personales. En tal virtud, declaro que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos que se desprenden del trabajo propuesto de investigación y luego de la redacción de este documento son y serán de mi sola y exclusiva responsabilidad legal y académica.

Martha Lilibeth Vega Ayala CI. 230021328-3

AGRADECIMIENTO

Doy gracias a Dios, fuente de toda vida, por ser mi guía y fortaleza, por bendecir cada uno de mis pasos al encontrar personas maravillosas y sobre todo por permitirme cumplir una de mis tan anheladas metas. A la Pontificia Universidad Católica del Ecuador Sede Santo Domingo, por la formación académica que he recibido, incluyendo también un sincero agradecimiento a cada uno de mis profesores por su paciencia e ímpetu en la transmisión de conocimientos. Al Magíster Elvis Flores, por su guía oportuna y constante en la elaboración del presente trabajo. A mi compañera de tesis, Mariela, por trabajar afanosamente conmigo en la elaboración de nuestro proyecto de grado y sobre todo gracias por tu amistad sincera. Al Sr. Cristhian Ganchozo y a todos los miembros del GAD de la parroquia Puerto Limón por la información aportada para la realización de este trabajo de titulación. A todos y cada uno… ¡Gracias! Lilibeth

AGRADECIMIENTO

En primera instancia agradezco a Dios por haberme dado la oportunidad de vivir y ser mi mayor fortaleza en momentos de debilidad. A mis padres, porque sin ellos no hubiese sido posible la realización de este tan anhelado sueño. A la Pontifica Universidad Católica del Ecuador Sede Santo Domingo, por haberme abierto sus puertas y a través de mis maestros, haber contribuido a mi formación académica y profesional. Al Magíster Elvis Flores, por proporcionar una guía oportuna en la elaboración del presente trabajo. Al Sr. Cristhian Ganchozo y a todos los miembros del GAD de la parroquia Puerto Limón por la información aportada para la realización de este trabajo de titulación. A todos y cada uno… ¡Gracias! Mariela

DEDICATORIA

Este trabajo se lo dedico a mis padres, su apoyo constante y su esfuerzo diario me permite seguir cumpliendo mis metas. A mis hermanos y a toda mi familia, su admiración y sabios consejos me brindaron los ánimos necesarios para continuar esforzándome por conseguir mis sueños. A todos quienes han velado por mi bienestar y sobre todo me han apoyado incondicionalmente para poder ser la persona que soy, a todos: Los amo.

Lilibeth

El presente trabajo está dedicado a mis padres, por la confianza que han depositado en mí y porque gracias a ellos he podido cumplir una de mis tan anheladas metas. A mis hermanos por haberse convertido en el ejemplo a seguir e incentivarme hacia la consecución de mis sueños. A mi mejor amigo, por brindarme palabras de aliento cuando las necesito, y haber depositado toda su confianza en que alcanzaré las metas que me proponga; y, A aquellas personas que han estado presentes a lo largo de mi vida y han deseado mi bienestar siempre. A todos y cada uno de ustedes… ¡los Amo!

Mariela

vii

RESUMEN

El Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural constituye la entidad representativa de la creciente parroquia de Puerto Limón, enmarcado en la búsqueda de oportunidades para el fortalecimiento de la zona, ha emprendido diversos proyectos y programas que garanticen el trabajo fecundo de los servidores de esta entidad. Pero es necesario que las actividades del GAD se fortalezcan mediante la evaluación del Control Interno, de tal manera que cumpla con la normativa aplicable a la entidad y le permita mejorar su servicio a la ciudadanía. El presente trabajo de titulación se ejecutó bajo la línea de investigación enfocada a la implementación del Control Interno, bajo los enfoques cualitativo y cuantitativo de la investigación. Mediante la utilización de herramientas como entrevistas y cuestionarios se pudo identificar las falencias existentes en cuanto al Control Interno en la entidad y, en base a esos problemas poder generar las recomendaciones respectivas que contribuyan al mejoramiento de los procesos y operaciones realizadas por el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón. Consecuentemente, se ha propuesto herramientas de estructura organizacional, que permitan mejorar las operaciones del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón para poder disminuir el riesgo y administrar efectivamente sus actividades en la búsqueda de la consecución de objetivos para contribuir a su crecimiento constante como parroquia y, alineados a lo que establece la Contraloría General del Estado para controlar a las entidades del Sector Público.

viii

ABSTRACT The Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural constitutes the representative entity of the growing parish Puerto Limón, contextualized in the search of opportunities for the strengthening of the area, has promoted several projects and programs that guarantee the productive work of the employees of this entity. However; it is necessary that the activities of GAD strengthen through the evaluation of the Internal Control, this way is possible to achieve the regulations applied to the entity and that allows improving its service to the community. The present research work was developed following the research field focus on the implementation of the Internal Control, with the qualitative and quantitative research focus. Through the use of tools as interviews and questionnaires was possible to identify the weaknesses about the Internal Control in the entity and based on those problems to provide the appropriate recommendations that support the processes and operations carried out by the Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón. Consequently, tools of organizational structure allows improving the operations of the Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón to reduce the risk and manage its activities effectively in its goals achievement to contribute its regular growing as parish and according to the Contraloría General del Estado to control to the entities of the Public Area.

ÍNDICE PORTADA ................................................................................................................................. i HOJA DE APROBACIÓN......................................................................................................ii DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD ............................................................................ iii AGRADECIMIENTO ............................................................................................................ iv DEDICATORIA...................................................................................................................... vi RESUMEN..............................................................................................................................vii ABSTRACT .......................................................................................................................... viii ÍNDICE .................................................................................................................................... ix ÍNDICE DE TABLAS........................................................................................................... xvi ÍNDICE DE FIGURAS...................................................................................................... xviii

INTRODUCCIÓN ................................................................................................ 1

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA............................................................ 3

2.1.

Antecedentes ......................................................................................................... 3

2.2.

Problema de investigación .................................................................................... 4

2.2.1.

Línea de investigación .......................................................................................... 4

2.2.2.

Formulación del problema de investigación ......................................................... 4

2.2.3.

Sistematización de Problema ................................................................................ 4

2.2.4.

Planteamiento del problema de investigación ...................................................... 5

2.2.5.

Delimitación del problema de investigación ........................................................ 5

2.3.

Justificación de la investigación ........................................................................... 5

2.4.

Objetivos de la investigación ................................................................................ 6

2.4.1.

Objetivo General................................................................................................... 6

2.4.2.

Objetivos Específicos ........................................................................................... 7

MARCO REFERENCIAL ................................................................................... 8

3.1.

Fundamentación.................................................................................................... 8

3.1.1.

Fundamentación filosófica ................................................................................... 8

3.1.2.

Fundamentación legal ........................................................................................... 9

3.1.3.

Fundamentación pedagógica .............................................................................. 10

3.2.

Auditoría ............................................................................................................. 10

3.2.1.

Concepto ............................................................................................................. 10

3.2.2.

Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas ................................................. 11 Normas Personales ............................................................................................. 12 Normas de ejecución del trabajo ........................................................................ 12 Normas de información ...................................................................................... 13

3.2.3.

Normas Internacionales de Auditoría ................................................................. 13

3.2.4.

Evidencia de Auditoría ....................................................................................... 14

3.2.5.

Tipos de auditoría en función del sujeto ............................................................. 15 Auditoría Interna................................................................................................. 15 Auditoría Externa ............................................................................................... 15 Auditoría Pública ................................................................................................ 15

3.2.6.

Tipos de Auditoría en función del objeto ........................................................... 16 Auditoría Operacional ........................................................................................ 16

Auditoría de Cumplimiento ................................................................................ 16 Auditoría Financiera ........................................................................................... 17 3.2.7.

Tipos de Auditores.............................................................................................. 18 Auditor Gubernamental ...................................................................................... 18 Auditor Interno ................................................................................................... 18 Auditor Externo .................................................................................................. 19

3.2.8.

Responsabilidad del Auditor .............................................................................. 19

3.2.9.

Código de Ética .................................................................................................. 20 Independencia ..................................................................................................... 20 Objetividad ......................................................................................................... 20 Error .................................................................................................................... 21

3.2.10.

Fraude ................................................................................................................. 21

3.2.11.

Riesgos de Auditoría .......................................................................................... 22 Riesgo inherente ................................................................................................. 22 Riesgo de control. ............................................................................................... 23 Riesgo de detección. ........................................................................................... 23

3.2.12.

Pruebas de Auditoría .......................................................................................... 24 Pruebas globales ................................................................................................. 24 Pruebas de cumplimiento.................................................................................... 24 Pruebas sustantivas ............................................................................................. 25

3.2.13.

Informe de Auditoría .......................................................................................... 25

xii

3.3.

Control Interno ................................................................................................... 26

3.3.1.

Definición ........................................................................................................... 26

3.3.2.

Importancia ......................................................................................................... 26

3.3.3.

Objetivos del Control Interno ............................................................................. 27

3.3.4.

Limitaciones del Control Interno ........................................................................ 27

3.3.5.

Control Interno Administrativo .......................................................................... 28

3.3.6.

Componentes ...................................................................................................... 28 Ambiente de Control .......................................................................................... 28 Evaluación de Riesgos ........................................................................................ 29 Actividades de control ........................................................................................ 29 Información y comunicación .............................................................................. 30 Monitoreo ........................................................................................................... 31

METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ................................................ 32

4.1.

Enfoque de la Investigación ............................................................................... 32

4.1.1.

Enfoque Cuantitativo .......................................................................................... 32

4.1.2.

Enfoque Cualitativo ............................................................................................ 32

4.2.

Tipos de Investigación ........................................................................................ 32

4.2.1.

Investigación de Campo ..................................................................................... 32

4.2.2.

Descriptiva .......................................................................................................... 33

4.2.3.

Exploratoria ........................................................................................................ 33

4.2.4.

Histórica.............................................................................................................. 33

xiii

4.2.5.

Explicativa o Causal ........................................................................................... 33

4.3.

Métodos de Investigación ................................................................................... 34

4.3.1.

Método Inductivo ............................................................................................... 34

4.3.2.

Método Deductivo .............................................................................................. 34

4.3.3.

Método Analítico ................................................................................................ 34

4.3.4.

Método Sintético................................................................................................. 35

4.4.

Diseño de la Investigación .................................................................................. 35

4.4.1.

Diseño Longitudinal ........................................................................................... 35

4.5.

Población ............................................................................................................ 35

4.5.1.

Muestra ............................................................................................................... 36

4.6.

Técnicas e Instrumentos de Recogida de Datos ................................................. 36

4.6.1.

Cuestionario de Control Interno ......................................................................... 37

RESULTADOS.................................................................................................... 38

5.1.

Discusión y Análisis de Resultados. ................................................................... 38

5.1.1.

Seguimiento a las Recomendaciones de Contraloría .......................................... 39 Cuestionario aplicado previa evaluación de Control Interno del GAD. ............. 39 Resultado del cuestionario de recomendaciones de Contraloría ........................ 41

5.2.

Propuesta de Intervención .................................................................................. 42

5.2.1.

Analizar la normativa, funciones y competencias aplicables al Gobierno

Autónomo Descentralizado de la Parroquia de Puerto Limón. ................................................ 42 Datos Relevantes ................................................................................................ 42 Normativa ........................................................................................................... 43

xiv

5.2.1.2.1

Constitución de la República del Ecuador .......................................................... 44

5.2.1.2.2

Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización44

5.2.1.2.3

Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas ..................................... 45

5.2.1.2.4

Ley Orgánica de Participación Ciudadana ......................................................... 46

5.2.1.2.5

Plan Nacional del Buen Vivir ............................................................................. 46

5.2.1.2.6

Normas de Control Interno para las entidades, organismos del sector público y

personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos ........................... 47 5.2.1.2.7

Esquema estructural del GAD Parroquial Rural de Puerto Limón. .................... 47 Funciones del GAD de la Parroquia Puerto Limón. ........................................... 48 Competencias del GAD Parroquial Rural de Puerto Limón ............................... 51 Junta Parroquial Rural ........................................................................................ 53

5.2.1.5.1

Organigrama del GAD Parroquial Rural de Puerto Limón ................................ 54

5.2.1.5.2

Presidencia del GAD Parroquial Rural de Puerto Limón ................................... 55

5.2.1.5.3

Secretaría del GAD de Puerto Limón ................................................................. 58

5.2.1.5.4

Tesorería del GAD Parroquial de Puerto Limón ................................................ 60

5.2.2.

Evaluar el Control Interno del Gobierno Autónomo Descentralizado de la

Parroquia de Puerto Limón. ..................................................................................................... 62 Planificación General para la Evaluación de Control Interno ............................ 62 Cuestionarios aplicados al Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón ............................................................................................................. 64 Resultados de la evaluación de Control Interno ................................................. 64 5.2.2.3.1

Ambiente de Control Interno .............................................................................. 65

5.2.2.3.2

Evaluación de riesgos ......................................................................................... 67

5.2.2.3.3

Actividades de Control ....................................................................................... 70

5.2.2.3.4

Información y Comunicación ............................................................................. 72

5.2.2.3.5

Seguimiento ........................................................................................................ 74

5.2.3.

Interpretar los resultados obtenidos de la evaluación de Control Interno en el

GAD Parroquial Rural de Puerto Limón. ................................................................................ 76 Hojas de Hallazgos ............................................................................................. 76 Informe de Control Interno ................................................................................. 82 5.2.4.

Proponer herramientas de estructura organizacional para uso continuo del

Gobierno Autónomo Descentralizado de la Parroquia de Puerto Limón en sus procesos y operaciones. 96 Propuesta de Reglamento Interno para el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial rural de Puerto Limón ............................................................................................ 96 Organigrama Estructural Propuesto .................................................................. 113 Manual de Funciones ........................................................................................ 114 5.3.

Conclusiones ..................................................................................................... 130

5.4.

Recomendaciones ............................................................................................. 131

LISTA DE REFERENCIAS .................................................................................................. 130 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS ............................................................................... 131 REFERENCIAS LINCOGRÁFICAS ................................................................................ 133

xvi

ÍNDICE DE TABLAS Tabla 1. Muestra ...................................................................................................................... 36 Tabla 2. Matriz Objetivos-Resultados ..................................................................................... 38 Tabla 3. Cuestionario de seguimiento a recomendaciones de Contraloría .............................. 40 Tabla 4. Resultado de cuestionario de recomendaciones de Contraloría................................. 41 Tabla 5. Cuestionario de evaluación de cumplimiento de funciones del GAD según COOTAD ................................................................................................................................. 48 Tabla 6. Cuestionario de cumplimiento de competencias del GAD ........................................ 52 Tabla 7. Cuestionario de cumplimiento de atribuciones Presidente ....................................... 56 Tabla 8. Resultado cuestionario cumplimiento atribuciones Presidente ................................. 57 Tabla 9. Cuestionario de evaluación funciones Secretaría ...................................................... 59 Tabla 10. Resultado cuestionario cumplimiento de funciones Secretaria ............................... 59 Tabla 11. Cuestionario de evaluación al cumplimiento de funciones de tesorería. ................. 61 Tabla 12. Resultado de evaluación de cumplimiento de atribuciones de Tesorería ................ 61 Tabla 13. Planificación General para la Evaluación de Control Interno del GAD .................. 63 Tabla 14. Matriz de Calificación – Ambiente de control......................................................... 65 Tabla 15. Nivel de Confianza y de Riesgo – Ambiente de control.......................................... 65 Tabla 16. Matriz de Calificación – Evaluación del riesgo ....................................................... 67 Tabla 17. Nivel de Confianza y de Riesgo – Evaluación del riesgo ........................................ 68 Tabla 18. Matriz FODA ........................................................................................................... 69 Tabla 19. Matriz de Calificación – Actividades de control ..................................................... 70 Tabla 20. Nivel de Confianza y de Riesgo – Actividades de control ...................................... 70 Tabla 21. Matriz de calificación – Información y Comunicación .......................................... 72 Tabla 22. Nivel de Confianza y de Riesgo – Información y comunicación ............................ 72 Tabla 23. Nivel de Confianza y de Riesgo – Seguimiento ...................................................... 74

xvii

Tabla 24. Nivel de Confianza y de Riesgo – Seguimiento ..................................................... 74 Tabla 25. Hoja de hallazgos – Manual de funciones ............................................................... 76 Tabla 26. Hoja de hallazgos – Reglamento interno ................................................................ 77 Tabla 27. Hoja de hallazgos – Procedimientos de archivo ...................................................... 78 Tabla 28. Hoja de hallazgos – Conciliaciones ......................................................................... 79 Tabla 29. Hoja de hallazgos – Inventarios ............................................................................... 80 Tabla 30. Hoja de hallazgos – Seguimiento............................................................................. 81

xviii

ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1. Cumplimiento de las Recomendaciones de Contraloría .......................................... 42 Figura 2. Ubicación de la Parroquia Puerto Limón. ............................................................... 43 Figura 3. Sede del GAD de Puerto Limón. ............................................................................. 48 Figura 4. Cumplimiento de las competencias del GAD ......................................................... 53 Figura 5. Junta Parroquial Rural de Puerto Limón. ................................................................ 54 Figura 6. Organigrama estructural del GAD de Puerto Limón. .............................................. 55 Figura 7. Cumplimiento de las Atribuciones del Presidente................................................... 58 Figura 8. Cumplimiento de las funciones de secretaría .......................................................... 59 Figura 9. Cumplimiento de las funciones de Tesorería .......................................................... 62 Figura 10. Nivel de confianza y de riesgo – Ambiente de control ......................................... 66 Figura 11. Nivel de confianza y de riesgo – Evaluación del riesgo ........................................ 68 Figura 12. Nivel de confianza y de riesgo – Actividades de control ...................................... 71 Figura 13. Nivel de confianza y de riesgo – Información y comunicación ............................ 73 Figura 14. Nivel de confianza y de riesgo – Seguimiento ...................................................... 75 Figura 15. Organigrama estructural propuesto para el GAD de Puerto Limón .................... 113

1. INTRODUCCIÓN

Con la realización de un proceso de Auditoría no únicamente se está promoviendo la evaluación sistemática y detallada del desempeño de la dirección de la entidad auditada, sino que además de ello se determina si el personal que labora dentro de la misma, ha dado cumplimiento a los objetivos y metas organizacionales propuestas a través de la correcta ejecución de las actividades.

Es importante tener en cuenta que la auditoría no es un examen únicamente aplicable en las entidades u organizaciones privadas, sino que también se lleva a cabo sobre los organismos que pertenecen al sector público, a fin de examinar, verificar y evaluar el cumplimiento de la visión, misión y objetivos de las instituciones del Estado y la utilización de recursos, administración y custodia de bienes públicos; pues se manifiesta bajo una normativa universal haciéndolo ajustable en cualquier país o región.

La provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas se presenta como un territorio joven pero no por ello improductivo, que necesita del fiero apoyo de sus habitantes para su desarrollo; y, para motivar todas esas acciones de crecimiento se han organizado los Gobiernos Autónomos Descentralizados en cada una de las parroquias que integran esta bella tierra Tsáchila.

Puerto Limón es considerada como una de las parroquias rurales más grandes y productivas de la provincia, su población supera los 12588 habitantes de acuerdo al último censo realizado en el país, los cuales, demuestran sus capacidades y habilidades en diversas actividades relacionadas con la agricultura y la ganadería. La parroquia está presidida por su respectivo Gobierno Autónomo Descentralizado, que vincula las necesidades de los

moradores de la parroquia con la autoridad provincial correspondiente para canalizar la mejora de la situación de todos los pobladores.

Por todos los aspectos mencionados anteriormente se ha puesto en práctica los conocimientos adquiridos a lo largo de la carrera de Contabilidad y Auditoría, en el Gobierno Autónomo Descentralizado de la creciente Parroquia de Puerto Limón, con el objetivo primordial de hacer una evaluación de Control Interno que permita obtener los hallazgos más relevantes y representativos del funcionamiento de la entidad, a fin de que una vez concluido el examen de auditoría se pueda recomendar acciones que permitan generar oportunidades de mejora o a su vez determinar las medidas correctivas que se deben aplicar para hacer de esta parroquia un lugar más próspero y productivo.

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 2.1.

Antecedentes

La Parroquia Puerto Limón se encuentra ubicada, en el extremo suroccidental, a 30 km. de Santo Domingo, entrando por el km. 7 de la vía a Quevedo al margen derecho. Limita al Norte y al este con la Parroquia de Santo Domingo, al sur con la parroquia de Luz de América, y al oeste con la provincia de Manabí. El centro poblado de Puerto Limón, está conformado por 7 barrios y 25 recintos y la fecha de parroquialización fue el 06 de septiembre de 1984. Puerto Limón es un pueblo lleno de diversas costumbres y tradiciones pero sobre todo de prosperidad y crecimiento, gracias a las actividades de producción agrícola, así como también las actividades ganaderas y pecuarias; las cuales constituyen la fuente principal de recursos económicos de los habitantes de esta bella parroquia. La Constitución de la República de 2008 respecto a la Organización Territorial, menciona que El Estado se organiza en regiones, provincias, cantones y parroquias rurales; las mismas que estarán precedidas por su respectivo Gobierno Autónomo Descentralizado los cuales ejercerán facultades ejecutivas en el ámbito de sus competencias y jurisdicciones territoriales, gozarán de autonomía política, administrativa y financiera, y se regirán por los principios de solidaridad, subsidiariedad, equidad interterritorial, integración y participación ciudadana. Cada parroquia rural tendrá una junta parroquial conformada por vocales de elección popular, cuyo vocal más votado la presidirá. La conformación, las atribuciones y responsabilidades de las juntas parroquiales estarán determinadas en el Código Orgánico de Organización Territorial Autonomía y Descentralización así como las señaladas en el Art. 267 de la Constitución y otros cuerpos normativos aplicables.

Considerando todos los aspectos mencionados anteriormente, se hace necesaria una evaluación que permita identificar si la Administración ejecutada por el Gobierno Autónomo Descentralizado de la Parroquia de Puerto Limón está dando cumplimiento a cada uno de los preceptos de ley bajo la cual se rigen sus funciones; y corroborar con la evaluación que realiza la Contraloría General del Estado de controlar los recursos públicos para precautelar su uso efectivo, en beneficio de la sociedad.

2.2.

Problema de investigación

2.2.1. Línea de investigación Implementación de Control Interno 2.2.2. Formulación del problema de investigación ¿De qué manera el Gobierno Autónomo Descentralizado de Puerto Limón puede reducir el riesgo en su Control Interno? 2.2.3. Sistematización de Problema 

¿De qué manera se puede obtener una visión global del GAD Parroquial de Puerto Limón?



¿Cómo se puede identificar los riesgos de Control Interno en el GAD de la Parroquia Puerto Limón?



¿Qué nos permite el proceso de evaluación de Control Interno al GAD Parroquial de Puerto Limón?



¿Cómo se puede contribuir al mejoramiento continuo de los procesos y operaciones del Gobierno Autónomo Descentralizado de la Parroquia Puerto Limón?

2.2.4. Planteamiento del problema de investigación El escaso Control Interno, sumado a la falta de una adecuada estructura organizacional que permita controlar los procesos y operaciones que se desarrollan en el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón, en la Provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas ha permitido determinar la existencia de un problema. 2.2.5. Delimitación del problema de investigación El limitado sistema de Control Interno existente en el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón, evidenciado por el seguimiento al cumplimiento de las recomendaciones otorgadas por la Contraloría General del Estado para el año 2014, sumado a la falta de una guía que proporcione un conocimiento sobre los procesos de Control Interno que deben aplicarse, ha permitido determinar la existencia de un problema, al que se pretende y se puede dar solución.

2.3.

Justificación de la investigación

Los Gobiernos Parroquiales Rurales tienen competencias tanto exclusivas como transferidas como resultado de la descentralización que determina la Constitución; razón por la cual están obligados a ejercer actividades relacionadas con la planificación del desarrollo parroquial; mantener la infraestructura física y los espacios públicos; la vialidad, el desarrollo de actividades productivas; la preservación de la biodiversidad y protección del ambiente; vigilar la ejecución de obras y la calidad de los servicios públicos.

Debido a que es el Estado quien planifica el desarrollo del país para garantizar el ejercicio de los derechos, así como la consecución de los objetivos del régimen de desarrollo que garantizan la relación del Buen Vivir (Sumak Kawsay) y los principios consagrados en la

Constitución; se encarga de proporcionar los recursos para que los gobiernos autónomos descentralizados y demás organismos públicos se financien. A partir de los aspectos señalados nace la necesidad de lograr la implementación de este proyecto, con la finalidad de contribuir no únicamente al mejoramiento continuo de las actividades y operaciones ejecutadas por el GAD Parroquial de Puerto Limón, sino que además aportar al desarrollo de la parroquia a través del mejoramiento organizacional de la entidad representativa que administra sus recursos. Uno de los mayores motivantes para la ejecución de este trabajo de titulación , es el de brindar directrices a partir de los conocimientos adquiridos a lo largo de la carrera; para un seguimiento continuo a las distintos procesos y operaciones en el GAD; de tal manera que se otorgue cumplimiento a dos de los objetivos establecidos en el Plan Nacional del Buen Vivir como son: Objetivo 1: Consolidar el Estado democrático y la construcción del poder popular y el Objetivo 8: Consolidar el sistema económico social y solidario, de forma sostenible. Este trabajo se enfoca en la mejora de los procesos y operaciones del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón, a través de la evaluación de Control Interno en la entidad; así como también la identificación de las principales irregularidades existentes, a fin de generar una oportuna solución.

2.4.

Objetivos de la investigación

2.4.1. Objetivo General Desarrollar pautas para la implementación de Control Interno en el Gobierno Autónomo Descentralizado de la Parroquia Puerto Limón en la Provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas.

2.4.2. Objetivos Específicos •

Analizar la normativa, funciones y competencias aplicables al Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón.

•

Evaluar el Control Interno del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón.

•

Interpretar los resultados obtenidos de la evaluación de Control Interno en el GAD Parroquial Rural de Puerto Limón

•

Proponer herramientas de estructura organizacional para uso continuo del Gobierno Autónomo Descentralizado de la Parroquia de Puerto Limón en sus procesos y operaciones.

3. MARCO REFERENCIAL 3.1.

Fundamentación

3.1.1. Fundamentación filosófica Los conceptos que contribuyen a afianzar y sustentar conocimientos para la realización del presente trabajo de titulación, parten desde el término fundamental para poder dar inicio a la aplicación y evaluación del Control Interno, dicho concepto manifestado por diversos autores establece de manera general lo siguiente: El vocablo Auditoría es sinónimo de examinar, verificar, investigar, consultar, revisar, comprobar y obtener evidencia sobre informaciones, registros, procesos, circuitos, etc. Hoy en día la palabra auditoría se encuentra relacionada con diversos procesos de revisión o verificación que, aunque todos ellos tienen en común el estar de una u otra forma vinculados a la empresa, pueden diferenciarse en función de su finalidad económica inmediata. (De la Peña Gutiérrez, 2011) P. 5.

Dado que las operaciones que realizan las organizaciones buscan alcanzar determinados objetivos y metas, existen situaciones en las que la información no se administra correctamente, haciendo necesaria una evaluación hacia las actividades empresariales. El proceso de auditoría implica una revisión de todas esas operaciones para demostrar que se cumplan parámetros establecidos o a su vez algún hallazgo que se pueda reportar para tomar acciones correctivas que permitan evitar complicaciones futuras, este proceso de revisión exhaustiva a cómo opera a nivel interno una organización se denomina Control Interno y su aplicación contribuye de manera significativa al crecimiento organizacional. El Control Interno “facilita la efectividad y la eficiencia de las operaciones, ayuda a asegurar la confiabilidad del proceso de presentación de reportes internos y externos, y ayuda al cumplimiento de las leyes y regulaciones” (Mantilla, Auditoría del Control Interno, 2013). De esta manera se

mejora la gestión administrativa y se garantiza la consecución de los objetivos planteados.

En base a esta referencia, el Control Interno no es una evaluación que se realice de manera ocasional sino que se lo ejecuta de manera periódica, y que involucra no solo a la máxima autoridad de una determinada entidad sino a todos los participantes en la consecución de los objetivos; puesto que el involucramiento de los colaboradores permite que se oriente a la organización hacían una misma meta, la efectividad en cada uno de los procesos que realiza. 3.1.2. Fundamentación legal La realización de procesos de auditoría que permitan un Control Interno para las entidades del sector público se establece como obligatorio y de periodicidad recurrente, dado que se manejan recursos que son de pertenencia pública y sus actividades se regulan en base a normativas aplicables, todo esto según (Contraloría General del Estado, 2015): …Que se debe aplicar al Sistema de Control, Fiscalización y Auditoría los principios constitucionales y, especialmente los de legalidad, responsabilidad financiera, transparencia, economía, eficiencia y eficacia, junto con los criterios de equidad, y, ética y las políticas de descentralización y desconcentración operativas…

El Control Interno como parte de los procesos de auditoría es una temática que la Contraloría General del Estado promueve en las entidades públicas por su naturaleza de servir a la ciudadanía, es decir, para transparentar los procedimientos de las instituciones públicas este organismo rector promulgó esta Ley que dicta un control continuo de la ejecución de cada una de las actividades que la normativa ordena realizar a cada entidad. La metodología que se empleó para la evaluación del Control Interno al Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón tuvo como base legal para la evaluación del Control Interno, la normativa aplicable a la entidad, que establece la Controlaría General del Estado, así como la información que suministra la misma respecto a los exámenes aplicados a las entidades públicas; y además se utilizará la información suministrada por el GAD Parroquial de Puerto Limón.

3.1.3. Fundamentación pedagógica Para la ejecución del proyecto de titulación una vez que se ha estudiado y comprendido el concepto de auditoría, y lo que involucra como modelo de evaluación y medición del riesgo de las operaciones que lleva a cabo una entidad pública o privada, según sea el caso; lo que se evidenciará a través de la presente investigación, es la realización de un examen de Control Interno a las actividades y operaciones llevadas a cabo por los respectivos funcionarios en el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón. Lo que se pretende principalmente, es aportar al mencionado organismo no solo con la evaluación de las operaciones; sino más con la propuesta de herramientas de estructura organizacional que permitan al Gobierno Autónomo Descentralizado centrarse en “la fiabilidad e integridad, que se traduce en conseguir que la información elaborada por el sistema de información contable tenga la credibilidad social” (De la Peña Gutiérrez, 2011); de modo que se pueda establecer un ambiente de control propicio para procesos de Control Interno en la entidad y que las futuras observaciones por parte de la Contraloría General del Estado en posteriores evaluaciones, sean mínimos.

3.2.

Auditoría

3.2.1. Concepto Se constituye como “la actividad por la cual se verifica la corrección contable de las cifras de los estados financieros” (Mendívil, 2010). Es decir, un análisis de la correspondencia de la información con respecto a un criterio, y es que la auditoría “es la revisión misma de los registros y fuentes de contabilidad para determinar qué tan razonables son las cifras que presentan los estados financieros emanados de ellos. Este proceso debe ser realizado por una persona independiente y competente (Arens, Randal, & Mark, 2007).

11 La concepción actual de la auditoría como una actividad profesional independiente destinada a elaborar un informe sobre la razonabilidad de los estados contables ha ido construyéndose como consecuencia de la formulación doctrinal, del reconocimiento de su necesidad social, y de la precisión de sus objetivos relacionados con la necesidad de transparencia de la información que deben ofrecer las empresas dentro del marco ético que debe existir en la sociedad en la que desarrollan sus actividades. (Sánchez Fernández & Alvarado Riquelme, 2014)P. 32.

Se puede entender entonces que, la auditoría no es otra cosa que un proceso de evaluación a través del cual el auditor adquiere toda la información relevante de la entidad que está auditando; que incluye normativa, documentación, estados financieros, operaciones internas, y otras evidencias, de manera que al finalizar la evaluación de auditoría y en función de los hallazgos que haya determinado, pueda emitir su criterio, a través de la presentación del informe de auditoría respecto a la razonabilidad de los Estados Financieros y demás información relevante, presentados por la entidad sujeta a examen. 3.2.2. Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas Estas normas constituyen directrices o parámetros generales que ayudan a los auditores a cumplir con sus responsabilidades profesionales en la auditoría de estados financieros históricos, así como los distintos tipos de auditoría a la cual se vayan a enfocar, dado que generaliza los procesos y técnicas de los distintos profesionales en la rama para que se faciliten los procesos de auditorías de seguimiento. De acuerdo con el Instituto Mexicano de Contadores Públicos (2014), “...las normas para atestiguar, de revisión y de otros servicios relacionados están sujetas, por tener carácter obligatorio, a un procedimiento especial de aprobación que establezcan los estatutos…”; es decir, un profesional de la auditoría para la ejecución de su trabajo de campo, debe tener en cuenta la utilización de las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas, que le proporcionan las directrices necesarias para dar cumplimiento a sus responsabilidades como auditor procurando un aseguramiento de la calidad del trabajo de auditoría.

Normas Personales Las normas generales proporcionan lineamientos respecto a las habilidades o aptitudes que requiere un profesional de auditoría para ser altamente competente, que le permita mejorar su independencia y objetividad al ejecutar un trabajo de auditoría para garantizar que el trabajo es relevante para la toma de decisiones en la búsqueda del mejoramiento continuo. Las normas personales son comunes a todas las profesiones. El entrenamiento técnico es el medio indispensable para desarrollar la habilidad práctica necesaria para el ejercicio de una profesión y, junto con el estudio y la investigación constantes, se integran como fundamento de la capacidad profesional. (Mendívil, 2010) P. 10.

Estas normas se enfocan en la destreza del ejercicio de la profesión del auditor, puesto que va a evaluar los procesos y operaciones de una entidad, y por ende debe mantener “requisitos mínimos de calidad, relativos a la personalidad del auditor” (Mendívil, 2010). Los parámetros establecidos en las normas son de aceptación general. Normas de ejecución del trabajo Las normas de ejecución del trabajo de auditoría establecen parámetros respecto a cómo debe ser planeado el trabajo de auditoría, de tal manera que se pueda recopilar la información relevante y suficiente que permita al auditor formarse una opinión razonable de los estados financieros o del objeto al cual se ha auditado. Las normas de ejecución del trabajo son el resultado de la segunda norma personal: Cuidado y diligencia profesionales, ya que aunque puede resultar difícil establecer los lineamientos para determinar cuando se es cuidadoso y diligente, sí existen algunos aspectos que, si se cumplen, responden a esa obligación de cuidado y diligencia. (Mendívil, 2010) P. 11.

Es decir, estas normas proporcionan una guía para que cada trabajo de auditoría tenga una misma estructura, dando inicio con la planeación hasta llegar a la emisión de una opinión sobre la situación encontrada, de esta manera se facilita la comprensión de la información recopilada para la aplicación de las recomendaciones. Los trabajos de auditoría, gracias a

estas normas, se vuelven homogéneos lo cual permite que otros profesionales puedan revisar el desempeño del auditor en cuanto a la realización de la auditoría. Normas de información Las normas de información, comprenden el conjunto de características y aspectos que debe considerar el auditor al preparar el reporte o informe de los hallazgos de auditoría, esto permite que las conclusiones y recomendaciones que proporciona el auditor se expresen de una manera clara, garantizando que los usuarios del informe puedan dar efectiva solución a las novedades que se hubieren presentado en el proceso de evaluación. El auditor, como consecuencia de su labor, emite una opinión en la que expresa el trabajo desarrollado y las conclusiones a que ha llegado. A esa opinión se le llama dictamen, y por su importancia se han establecido las normas que regulan su calidad. (Mendívil, 2010) P. 11.

Este informe que es el resultado del proceso de auditoría que expresa la “opinión del contador público en torno a la corrección contable de las cifras de los estados financieros” (Mendívil, 2010). Constituye además una guía para evaluaciones posteriores, dado que se verifica el cumplimiento de las recomendaciones emitidas en el mismo. 3.2.3. Normas Internacionales de Auditoría Las Normas Internacionales de Auditoría deben ser aplicadas en las auditorías de los estados financieros; porque contienen los principios y procedimientos básicos y esenciales que requiere el auditor, para llevar a cabo su trabajo de auditoría, así como otra terminología imprescindible en el amplio campo de la auditoría. De esta manera, estas normas, brindan un apoyo en la planeación y ejecución del trabajo de auditoría, puesto que requieren que el auditor aplique su juicio profesional y a su vez mantenga un escepticismo profesional en el transcurso de la evaluación realizada, garantizando por tanto, la independencia en la emisión de una opinión; es decir, se identifique

efectivamente los riesgos y alternativas de solución para los distintos hallazgos (Comisión de Normas de Auditoría y Aseguramiento, 2013). 3.2.4. Evidencia de Auditoría La evidencia de Auditoría sustenta la opinión del auditor, en cuanto a demostrar que se da o no cumplimiento a determinados parámetros establecidos previos a la evaluación, en resumen es cualquier tipo de dato que utiliza el auditor para determinar si la información que está auditando ha sido declarada de acuerdo con el criterio establecido. Esta, asume varias formas: como testimonio oral del auditado, comunicación por escrito con las partes externas, observaciones del auditor y datos electrónicos correspondientes a transacciones efectuadas. Debe obtenerse evidencia suficiente y adecuada mediante la realización y evaluación de las pruebas de auditoría que se consideren necesarias, al objeto de obtener una base de juicio razonable sobre los datos contenidos en las cuentas anuales que se examinan y poder expresar una opinión respecto de las mismas. (De la Peña Gutiérrez, 2011).

Por lo tanto, se entiende por evidencia al conjunto de cualquier tipo de dato manifestado, ya sea de forma oral, escrita, o a través de la observación y entre otras fuentes; empleada por el auditor para establecer su criterio y comparar la información en base a parámetros establecidos. El nivel de suficiencia de la información no hace referencia a la cantidad sino a la relevancia y confiabilidad de la misma, puesto que si la calidad de la evidencia es adecuada, los hallazgos y opiniones del auditor se encontrarán mayormente afianzados (Blanco Luna, 2012). La evidencia de Auditoría deberá tener importancia relativa, es decir, “un error o una omisión son importantes, deben considerarse significativos si es probable que su divulgación hubiera influido en la opinión de un lector de las cuentas anuales” (De la Peña Gutiérrez, 2011), razón por la cual es necesario reunir la evidencia suficiente previo a la emisión de la respectiva opinión al finalizar el trabajo de auditoría.

3.2.5. Tipos de auditoría en función del sujeto Auditoría Interna Una auditoria interna tiene como objetivo principal detectar que actividades o tareas no permiten la obtención de los objetivos planteados por la empresa y en base a ello aplicar medidas de corrección. El trabajo de una auditoria interna, tal y como lo menciona (Sánchez Fernández & Alvarado Riquelme, 2014)es llevado a cabo por un experto que depende de la empresa, con la que mantiene una relación laboral estable. Auditoría Externa La evidencia de auditoria presentada por un auditor interno, en algunos de los casos puede no abarcar la totalidad de operaciones realizadas por la empresa auditada, es por ello que las mismas solicitan servicios profesionales independientes de auditoría, a fin de lograr un mayor control. Una auditoria externa se lleva a cabo por un profesional independiente que mantiene una relación contractual exclusivamente relacionada con el encargo de la realización de auditoría, que puede ser por evaluar el desempeño de la administración o analizar situaciones particulares que afecten a la entidad. (Sánchez Fernández & Alvarado Riquelme, 2014). Auditoría Pública En una auditoría pública acorde a lo mencionado por (Sánchez Fernández & Alvarado Riquelme, 2014) esta clasificación se refiere al sujeto auditado, en este caso los organismos que disponen de recursos públicos. Es importante tener en cuenta que intervienen comisiones o delegaciones de funcionarios, como los que se integran en la intervención general del Estado, en nuestro país el organismo que efectúa estos procesos de evaluación de la gestión de las entidades públicas es la Contraloría General del Estado, a través de las auditorías que realiza a las entidades gubernamentales de todo el país.

3.2.6. Tipos de Auditoría en función del objeto Auditoría Operacional Al efectuar este tipo de auditoría lo que se pretende es concluir si la entidad auditada se ha conducido de manera ordenada en el alcance de sus metas y objetivos propuestos y si las funciones se han ejecutado de manera eficiente, efectiva y económica (Blanco Luna, 2012), es decir, mediante este tipo de auditoría se busca evaluar la gestión en la entidad auditada. La finalidad que persigue este tipo de auditoría es “realizar un análisis de los procedimientos de cara a conseguir una mayor eficiencia” (De la Peña Gutiérrez, 2011). Por lo tanto las revisiones no se limitan a la contabilidad, pueden incluir la evaluación de la gestión o el cumplimiento de objetivos. Se entiende entonces, que una auditoría operacional tiene como finalidad ir más allá de la información presentada en los estados financieros, es decir evaluar procesos internos relacionados con la forma en que opera la entidad que está siendo auditada, la estructura organizacional y demás aspectos que el auditor esté capacitado para evaluar con el fin de entregar un informe sobre el funcionamiento de la entidad. Auditoría de Cumplimiento De acuerdo con Arens una Auditoría de Cumplimiento se realiza para determinar si la entidad auditada aplica correctamente los procedimientos reglas o reglamentos específicos que una autoridad superior ha establecido; “…el propósito de esta evaluación es proporcionar al auditor una certeza razonable respecto a si las operaciones de la entidad se conducen de acuerdo con las leyes y reglamentos que las rigen…” (Pallerola Comamala & Monfort, Auditoría Enfoque Teórico-Práctico, 2013). Partiendo de la definición proporcionada por Arens sobre auditoría de cumplimiento, se entiende entonces que la misma se refiere a la evaluación realizada por un auditor respecto a

si la entidad aplica todos las leyes y reglamentos que establece un organismo superior, o si las operaciones o procesos se efectúan en función de un manual de procedimientos. Auditoría Financiera Blanco Luna (2012), menciona que es una auditoría que permite expresar una opinión respecto a si los estados financieros objetos del examen, están preparados en todos los asuntos importantes de acuerdo con las normas de contabilidad y de revelaciones que le son aplicables, y suministrar una certeza razonable de que los estados financieros, están libres de manifestaciones erróneas importantes. Por otro lado, las disposiciones legales vigentes que regulan las actividades de las instituciones de carácter público, incluyendo a los Gobiernos Autónomos Descentralizados, y que son controladas por la Contraloría General del Estado, definen a la Auditoría Financiera así:

Consiste en el examen de los registros, comprobantes, documentos y otras evidencias que sustentan los estados financieros de una entidad u organismo, efectuado por el auditor para formular el dictamen respecto de la razonabilidad con que se presentan los resultados de las operaciones, la situación financiera, los cambios operados en ella y en el patrimonio; para determinar el cumplimiento de las disposiciones legales y para formular comentarios, conclusiones y recomendaciones tendientes a mejorar los procedimientos relativos a la gestión financiera y al Control Interno. (Contraloría General del Estado, 2015) P. 23.

Por tanto, se entiende que la auditoría financiera consiste en la evaluación a los registros, comprobantes y demás documentación que sustentan la información evidenciada en los Estados Financieros presentados por la entidad que está siendo auditada; a fin que una vez finalizado el examen se pueda “emitir una opinión sobre las cuentas anuales” (De la Peña Gutiérrez, 2011). Así se podrá determinar si los mismos están o no libres de manifestaciones erróneas, además de cumplir con los estándares proporcionados por las Normas Internacionales de Información Financiera y otra normativa financiera que resulte de aplicación para identificar si existe una seguridad razonable de la información financiera.

3.2.7. Tipos de Auditores Auditor Gubernamental Es un funcionario que trabaja para una dependencia del Gobierno y cuya responsabilidad principal es realizar la función de auditoría para los organismos del Estado o de personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos. Para la ejecución de su trabajo evaluará el nivel de cumplimiento de la normativa aplicable a la entidad y como la misma lleva a cabo sus operaciones. Así como existen empresas que prestan servicios de auditoría para evaluar el funcionamiento y estados financieros de los entes que auditan; los organismos del sector público también requieren someterse al examen de auditoría determinado por la Contraloría General del Estado, por medio de la asignación de un profesional calificado, denominado auditor gubernamental que busca identificar “distintos procesos que afectan de una u otra manera al patrimonio nacional o al bien común” (De la Peña Gutiérrez, 2011). Auditor Interno Es un profesional contratado por una entidad para auditar su administración y al consejo de directores; es decir llevan a cabo una auditoría de cumplimiento, sus responsabilidades de están orientadas a la “valoración independiente establecida en el seno de una organización dirigida a examinar y evaluar sus actividades” (De la Peña Gutiérrez, 2011). Gran parte de las empresas con el objeto de evitar posibles desviaciones en sus operaciones que ocasionen retrasos en el cumplimento de los objetivos propuestos, requieren contratar de un profesional de auditoría o formar un comité de auditores organizados en un departamento, para que se evalúe constantemente a la organización y que a partir de ello pueda identificar falencias y detectar riesgos que constituyen la base para generar

recomendaciones de mejora. Estos profesionales deben mantener su nivel de independencia mental así como las aptitudes necesarias para la ejecución del trabajo. Auditor Externo Es un profesional que cumple con las aptitudes y requisitos reglamentarios establecidos por el Estado, con lo cual queda certificado y puede tener como responsabilidad la realización de auditoría a los estados financieros de las entidades que solicitan sus servicios, su relación contractual es por prestación de servicios (De la Peña Gutiérrez, 2011). Muchas veces el informe preparado por un auditor interno no proporciona confianza absoluta de que los hallazgos registrados demuestran la veracidad de la situación de la empresa auditada debido a que no es totalmente independiente, razón por la cual en muchos de los casos se requiere de un especialista de auditoría ajeno a la entidad, aunque también se puede contratar dichos servicios por sospechas de los propietarios sobre un mal manejo administrativo o por evaluar el desempeño del departamento de auditoría interna. 3.2.8. Responsabilidad del Auditor De acuerdo con las (Normas Profesionales de Auditoría, 2011) los auditores tienen la responsabilidad de planear y efectuar la auditoría para lograr una seguridad razonable de que los estados financieros o el objeto a auditar no contengan errores materiales, para garantizar que el trabajo rinda beneficios a los usuarios de la información. La responsabilidad del auditor se pone de manifiesto, cuando él dirige su trabajo en base a los principios éticos y morales que rigen a la sociedad, demuestra su profesionalismo, respeta la confidencialidad de la información que se le ha proporcionado durante el examen de auditoría que lleva a cabo y dictamina acorde a las directrices y guías internacionales que rigen la ejecución de un trabajo de auditoría.

3.2.9. Código de Ética En su libro de auditoría interna (Santillana González, 2013) menciona que de acuerdo al código de ética del Instituto de Auditores Internos, “… es el conjunto de principios para la profesión y práctica de la auditoría interna, y reglas de conducta que describen el comportamiento que se espera de los auditores internos…” El propósito de ese código es el de promover una cultura ética en la profesión de auditoría interna en el ámbito internacional, pero siempre aplicando estos conceptos a las localidades de las organizaciones. Independencia La independencia es una de las cualidades que más caracteriza a un profesional de auditoría, y se refiere a la actitud que debe tomar el auditor con respecto al trabajo de auditoría que va a ejecutar; con la finalidad de que la opinión que emita respecto al examen realizado a la entidad a la que ha auditado, sea confiable. Esta actitud se considera vital para el auditor sea este interno o externo. La independencia es la libertad de condicionamientos que amenaza la capacidad de la actividad de auditoría interna de llevar a cabo las responsabilidades de la actividad de auditoría interna de forma neutral. Con el fin de lograr el grado de independencia necesario para cumplir eficazmente las responsabilidades de la actividad de auditoría interna, el director de auditoría interna debe tener acceso directo e irrestricto a la dirección del consejo. (The Institute of Internal Auditors, 2012).

Objetividad El auditor al emitir su juicio respecto al trabajo de auditoría que esté ejecutando debe evitar en lo posible dejarse influenciar por situaciones o acontecimientos de terceros, que puedan llevar a conflictos de interés o afectar al dictamen de auditoría que haya emitido como resultado de la evaluación que haya realizado, este principio orientado a la profesión del auditor “impone una obligación a todos los Contadores Públicos de no comprometer su

juicio profesional o de negocios a causa de prejuicios, conflictos de interés o influencia indebida de terceros” (Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A. C, 2014). Error En el ejercicio de una auditoría es común que los auditores durante el examen identifiquen errores o equivocaciones en las estimaciones contables o ciertas omisiones de rubros en los estados financieros presentados por la entidad a la que está evaluando, que aunque no afectan significativamente a la entidad, requieren atención y medidas correctivas, se considerará “un error no intencionado contenido en los estados financieros incluyendo la omisión de un monto o revelación” (International Auditing and Assurance Standards Board IAASB, 2013). Este tipo de observaciones o hallazgos son involuntarios puesto que no se las realiza con la intención de perjudicar a la empresa ni a alguna entidad supervisora. 3.2.10. Fraude La detección de fraudes dentro de una organización cuando se ha llevado a cabo un examen de auditoría, puede ocasionar que los estados financieros presentados por la Gerencia se vean afectados significativamente, poniendo en duda la transparencia de la información evidenciada, y la calidad de la dirección que rige en la entidad auditada. Puesto que se constituyen como un acto que busca beneficiar de manera gradual a los interesados sin importar si contradice lo estipulado en la normativa. Es decir, se considera como un “acto intencionado realizado por una o más personas de la dirección, los responsables del gobierno de la entidad, los empleados o terceros, que conlleve la utilización del engaño con el fin de conseguir una ventaja injusta o ilegal (Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A. C, 2014) ; puesto que se tiene la intención de afectar a alguien más por intereses propios.

3.2.11. Riesgos de Auditoría Es el riesgo de que los estados financieros o área que se está examinando, contengan errores o irregularidades no detectadas, una vez que la auditoría ha sido completada. Es decir, el riesgo de auditoría es el riesgo que el auditor está dispuesto a asumir, de expresar una opinión sin salvedades respecto a los estados financieros que contengan errores importantes. (Contraloría General del Estado, 2015).

Se entiende por riesgo de Auditoría al riesgo que el auditor está dispuesto a asumir al emitir en su informe de auditoría, una opinión sin salvedades en cuanto a que los estados financieros presentados por la entidad sujeta a evaluación, no poseen errores significativos que puedan afectar de manera importante a su evaluación ni la situación real de la entidad.

Riesgo inherente Es la posibilidad de que existan errores o irregularidades en la información financiera, administrativa u operativa, de acuerdo al tipo de examen que se haya realizado, antes de considerar la efectividad de los controles internos diseñados y aplicados por el ente auditado. (Contraloría General del Estado, 2015). Según la NIA 200, el Riesgo Inherente es:

La susceptibilidad de una afirmación sobre un tipo de transacción, saldo contable u otra revelación de información a una incorrección que pudiera ser material, ya sea individualmente o de forma agregada con otras incorrecciones, antes de tener en cuenta los posibles controles correspondientes. (International Accounting Standards Board, 2013).

El Riesgo inherente es aquel que está presente en cualquier tipo de transacción, cuenta contable, actividad o proceso; antes de tomar en consideración los controles que hayan sido diseñados por la entidad para hacer frente al mismo. Es decir es el que inevitablemente la empresa debe hacer frente a través de las diferentes respuestas al riesgo: evitar, reducir, compartir y aceptar el riesgo, dado que el riesgo es un factor que no se puede eliminar por su naturaleza de inherencia, lo cual expresa que siempre existirá un nivel de riesgo que de acuerdo a la ejecución del trabajo podrá disminuirse hasta un nivel aceptable.

Riesgo de control. De acuerdo a la NIA 200: Riesgo de que una incorrección que pudiera existir en una afirmación sobre un tipo de transacción, saldo contable u otra revelación de información, y que pudiera ser material, ya sea individualmente o de forma agregada con otras incorrecciones, no sea prevenida, o detectada y corregida oportunamente, por el sistema de control interno de la entidad. (International Accounting Standards Board, 2013).

Es posible que una entidad haya diseñado o implementado un sistema de control para el desempeño de sus diferentes procesos u operaciones; sin embargo existen situaciones en que pese a que se han aplicado medidas de control, las mismas no previenen, detectan o corrigen de manera oportuna las irregularidades; tal y como se menciona en el Manual de Auditoría Gubernamental “…posibilidad de que los procedimientos de control interno, incluyendo a la unidad de auditoría interna, no puedan prevenir o detectar los errores e irregularidades significativas de manera oportuna...” (Contraloría General del Estado, 2015), ocasionando que se presenten novedades o hallazgos en el proceso de evaluación. Riesgo de detección. Riesgo de que los procedimientos aplicados por el auditor para reducir el riesgo de auditoría a un nivel aceptablemente bajo no detecten la existencia de una incorrección que podría ser material, considerada individualmente o de forma agregada con otras incorrecciones (International Accounting Standards Board, 2013). Al efectuar una evaluación a los Estados Financieros u operaciones de una entidad, un auditor debe asumir el riesgo de que los procedimientos o técnicas, que aplique para la evaluación contribuyan a reducir el riesgo de auditoría a un nivel aceptablemente bajo de no detectar una incorrección material, a fin de que su criterio u opinión en cuanto a los resultados de la auditoría no se vea severamente afectado para que la información permita tomar las decisiones para el mejoramiento de las operaciones de la entidad.

3.2.12. Pruebas de Auditoría De acuerdo al Manual General de Auditoría Gubernamental emitido por la Contraloría General del Estado, una Prueba de Auditoría, es la razón con que se demuestra una cosa, o sea, es la justificación de la razonabilidad de cierta afirmación. Es decir, a través de la aplicación de pruebas apropiadas a actividades, operaciones e informes de una entidad, se puede comprobar la efectividad de los métodos empleados por la misma, al ejercer el control en la búsqueda de la consecución de sus objetivos y la optimización de los recursos que posee la entidad auditada (Contraloría General del Estado, 2015). Pruebas globales Al dar inicio al proceso de evaluación a los Estados Financieros, actividades, procesos u operaciones que realiza una entidad, el auditor debe recopilar documentación o evidencia necesaria que permitan identificar las áreas que requieren de un mayor control. Es decir pruebas que “…Instrumentan el mejor manejo de la entidad y sirven para identificar las áreas potencialmente críticas donde puede ser necesario un mayor análisis a consecuencia de existir variaciones significativas…” (Contraloría General del Estado, 2015). Pruebas de cumplimiento Esta clase de pruebas tiende a confirmar el conocimiento que el auditor tiene acerca de los mecanismos de control de la entidad, obtenido en la etapa de evaluación de control interno, como a verificar su funcionamiento efectivo durante el período de permanencia en el campo. (Contraloría General del Estado, 2015).

Este tipo de pruebas hace referencia, a aquella evidencia que permite confirmar que el conocimiento adquirido por el auditor durante la ejecución de la auditoría respecto a las medidas de control aplicadas en los procesos y operaciones por la entidad, en su sistema de control interno, es correcto o funciona de manera efectiva; durante el periodo que abarca la ejecución del trabajo de auditoría.

Pruebas sustantivas El auditor al efectuar su evaluación a las diferentes operaciones o actividades que realiza una entidad, debe efectuar pruebas que las validen, a fin de comprobar: La existencia de las actividades y operaciones, la propiedad de las operaciones y hechos económicos, la correcta valoración de las actividades y operaciones, adecuada presentación de toda la información; de igual manera comprobará que ninguna actividad haya sido omitida y que todos los hechos económicos estén debidamente clasificados y hayan sido registrados en forma oportuna y correcta y en cumplimiento al marco de referencia al que debe acogerse. (Contraloría General del Estado, 2015). 3.2.13. Informe de Auditoría El producto final de un examen de Auditoría es un informe que contiene la opinión de los auditores sobre la información contenida en los estados financieros presentados por el cliente o a su vez una expresión de las situaciones o novedades encontradas en un proceso de evaluación a una entidad. Pallerola Joan, y Monfort Enric (2012), mencionan que una vez realizado el trabajo de auditoría, debe emitirse el respectivo informe por parte del auditor o auditores, de conformidad con lo establecido en la normativa reguladora de la actividad de auditoría y el contrato de auditoría. El informe, que presenta la opinión del auditor más las respectivas recomendaciones de mejora para la entidad, será entregado a la persona o institución que solicitó la realización de la auditoría, con las comunicaciones previas a los auditados para poder constatar la existencia de los hallazgos y verificar la autenticidad de la opinión emitida por el auditor. En el informe se podrán presentar novedades así como también se podrá manifestar la razonabilidad en el cumplimiento de la normativa aplicable a la entidad, e incluso en casos particulares el auditor podrá abstenerse de emitir una opinión sobre los hallazgos.

3.3.

Control Interno

3.3.1. Definición Se lo considera como un proceso que ha de ser ejecutado por un grupo de personas de una entidad, con el objetivo de poder garantizar una seguridad razonable que permita la consecución de objetivos, este proceso evaluara la efectividad y eficiencia de las operaciones así como también la confiablidad de la información financiera de la entidad auditada y el cumplimiento de la normativa aplicable (Mantilla, Control Interno- Informe COSO, 2012). Este proceso no constituye una simple evaluación de cumplimiento de objetivos, sino que amplía sus horizontes al realizar un análisis detallado de todas las actividades de una organización con respecto a qué tan efectiva es la entidad para alcanzar sus objetivos, además de proporcionar una guía para evaluaciones posteriores o controles futuros, siempre optimizando los recursos de la entidad. El Control Interno es un proceso que promueve y fomenta el funcionamiento efectivo en las organizaciones al regular sus actividades y fomentar un claro rendimiento de cuentas. (Franklin F, 2013) p. 12.

3.3.2. Importancia El Control Interno trae consigo una serie de beneficios para la entidad. Su implementación y fortalecimiento promueve la adopción de medidas que redundan en el logro de sus objetivos. En suma, ayuda a una entidad a cumplir sus metas, evitando peligros no reconocidos y sorpresas a lo largo del camino. (Contraloría General de la República, 2014), p.12.

La importancia del Control Interno radica en que su implementación contribuye no únicamente al mejoramiento de las diferentes actividades o procesos, sino que también al logro de las metas u objetivos organizacionales al detectar de forma oportuna el riesgo, es decir, no elimina el riesgo sino que permite identificarlo para poder responder en forma adecuada, este proceso facilita además los controles posteriores dado que establece las pautas para la realización de controles preventivos. “Los controles internos se implantan para

mantener a la compañía en la dirección de sus objetivos de rentabilidad y en la consecución de su misión, así como para minimizar las sorpresas en el camino”. (Mantilla B, 2013), p 69. 3.3.3. Objetivos del Control Interno El Control Interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos que aseguren que los activos están debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente según las directrices marcadas por la administración. Los objetivos básicos son:    

Proteger los activos y salvaguardar los bienes de la institución. Verificar la razonabilidad y confiabilidad de los informes contables y administrativos. Promover la adhesión a las políticas administrativas establecidas. Lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados. (Estupiñan Gaitán, 2012), p. 19.

El proceso de Control Interno se concentra en orientar a la organización hacia sus metas básicas, es decir, buen desempeño y rentabilidad; pero también involucra que la información financiera de ésta refleje la realidad de su situación, destacando el cumplimiento de la normativa interna y de las leyes de donde se encuentre ubicada. Dentro de este proceso se deberá procurar el resguardo y protección de las posesiones o activos de la entidad, ya que constituyen la fuente para el curso normal de sus operaciones. 3.3.4. Limitaciones del Control Interno “…El Control solo puede proporcionar una seguridad razonable de que los objetivos de la organización serán logrados. En estas condiciones el logro de los objetivos es afectado por las limitaciones inherentes al control. Tales limitaciones tienen que ver con fallas humanas, debido a juicios e interpretaciones erróneas, ignorancia y desconocimiento, actos intencionados contra la empresa, colusión de dos o más miembros y omisión intencionada de la gerencias, entre otros…” (Montaño Orozco, 2013), p. 68.

El Control Interno no es absoluto ni infalible, razón por la cual únicamente puede proporcionar una seguridad razonable de qué tan efectivos son los controles implementados en la entidad, y el nivel de cumplimiento de los objetivos y metas organizacionales; esto sucede porque ninguna entidad está libre de juicios e interpretaciones con errores, fraudes

contra la entidad u omisión de información relevante a la alta dirección, entre otros aspectos que pueden limitar el control. 3.3.5. Control Interno Administrativo Es el plan de organización que adopta cada empresa, con sus correspondientes procedimientos y métodos operacionales y contables, para ayudar, mediante el establecimiento de un medio adecuado, el logro del objetivo administrativo de:     

Mantenerse informado de la situación de la empresa; Coordinar sus funciones; Asegurarse de que se están logrando los objetivos establecidos. Mantener una ejecutoria eficiente; Determinar si la empresa está operando conforme a las políticas establecidas. (Estupiñan Gaitán, 2012), p. 7.

El Control Interno Administrativo está ligado a los planes, metas y objetivos organizacionales planteados por la entidad, y no es otra cosa que el medio a través del cual se puede dar cumplimiento a los mismos; porque se conoce la situación actual de la empresa, si cuenta con una adecuada coordinación de funciones y si se están siguiendo las políticas establecidas en el respectivo plan estratégico, este tipo de control interno se puede adaptar tanto a empresas públicas como privadas. 3.3.6. Componentes Ambiente de Control El Ambiente de Control consiste básicamente en el establecimiento de un entorno dentro de la organización, que estimule e influencie el desempeño del personal con respecto a cómo debe ejecutar sus actividades y el control que debe aplicar al realizarlas. Es decir, se constituye el principal elemento sobre el que se sustenta o actúan los otros cuatros componentes e indispensable, a su vez, para la realización de los propios objetivos del control; tal y como lo menciona Estupiñán, en su libro.

29 El ambiente de control tiene gran influencia en la forma como se desarrollan las operaciones, se establecen los objetivos y se minimizan los riesgos. Tiene que ver igualmente en el comportamiento de los sistemas de información y con la supervisión en general. A su vez es influenciado por la historia de la entidad y su nivel de cultura administrativa. (Estupiñan Gaitán, 2012), p. 28.

Evaluación de Riesgos Según (Mantilla B, 2013): “…La valoración de riesgos es la identificación y el análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos, constituyendo una base para determinar cómo se deben administrar los riesgos. Dado que las condiciones económicas, industriales, reguladoras y de operación continuarán cambiando…”

Según (Mantilla, Control Interno- Informe COSO, 2012): “… Una condición previa para la valoración de riesgos es el establecimiento de objetivos. Primero que todo, deben definirse los objetivos a fin de que la administración pueda identificar los riesgos y tomar las acciones necesarias para administrarlos. La definición de objetivos, entonces, es una parte clave del proceso administrativo…”

La evaluación de los riesgos se realiza luego de haber planteado los objetivos de la entidad que sirven de guía a la entidad para verificar su cumplimiento; porque se identifica y se manejan riesgos específicos asociados con los cambios producidos por los factores internos o externos que ponen en riesgo el desempeño exitoso de la organización, por tanto, la evaluación se constituye una responsabilidad ineludible de todos los niveles administrativos, involucrados en el cumplimiento de los objetivos propuestos. Actividades de control Según (Mantilla, Control Interno- Informe COSO, 2012): Las actividades de control son políticas y procedimientos, son acciones de las personas para implementar las políticas, para ayudar a asegurar que se están llevando a cabo las directivas administrativas identificadas como necesarias para manejar los riesgos.

Este mismo autor argumenta y ratifica el concepto del tercer componente del Control Interno en su libro Auditoría del Control Interno que las actividades de control, señalando la

importancia de encaminar las actividades de control hacia el logro de las metas trazadas por la entidad que permiten determinar qué tan efectiva está siendo. Ayudan a asegurar que se tomen las acciones necesarias para orientar los riesgos hacia la consecución de los objetivos de la entidad. Las actividades de control se dan a todo lo largo de la organización, en todos los niveles y en todas las funciones. (Mantilla B, 2013).

El tercer componente del Control Interno hace referencia a las acciones que se toman dentro de la organización para fomentar la supervisión de cada una de las tareas asignadas a los colaboradores; estas pueden reflejarse como revisiones de alto nivel, controles físicos, segregación de responsabilidades e incluso mediante indicadores de desempeño o de rendimiento. Cada uno de estos procedimientos deberá ser específico para el segmento o la entidad en la que se aplique y además estar asociados con los objetivos de cada actividad. Información y comunicación Cada empresa debe capturar información pertinente, financiera y no financiera, relacionada con actividades y eventos tanto externos como internos. La información debe ser identificada por la administración como relevante para el manejo del negocio. Debe entregársele a la gente que la necesita, en una forma y oportunidad que le permita llevar a cabo su control y sus otras responsabilidades. (Mantilla, 2012). Para poder controlar una entidad y tomar decisiones correctas respecto a la obtención, uso y aplicación de los recursos, es necesario disponer de información adecuada y oportuna. Los estados financieros constituyen una parte importante de esa información y su contribución es incuestionable. (Estupiñan Gaitán, 2012), p. 34.

La información que se ha de generar u obtener en el proceso de Control Interno se debe primero identificar, es decir determinar a qué segmento o área de la entidad pertenece; se deberá también reunir la evidencia suficiente para demostrar los hechos o hallazgos de auditoría en especial los relacionados a los Estados Financieros, luego de esto se procede a clasificar la información de acuerdo a su importancia y a registrarla de manera adecuada. En cuanto a la comunicación de la información que se ha recopilado, se deberá dar a conocer a las partes interesadas, es decir, se asegura la calidad de la información mediante la entrega oportuna para poder ejecutar una efectiva toma de decisiones.

Monitoreo De acuerdo a Estupiñán (2012), los sistemas de control están diseñados para operar en determinadas circunstancias considerando los objetivos, riesgos y las limitaciones inherentes al control; sin embargo las condiciones evolucionan debido tanto a factores externos como internos, haciendo que los controles pierdan su eficiencia. Como resultado de todo ello, la gerencia o los mandos superiores deben llevar a cabo la revisión y evaluación sistemática de los componentes y elementos que forman parte de los sistemas de control, de una forma periódica para garantizar la búsqueda de la calidad en el servicio y la optimización de recursos en la entidad. La realización de las actividades diarias permite observar si efectivamente los objetivos de control se están cumpliendo y si los riesgos se están considerando adecuadamente. Los niveles de supervisión y gerencia juegan un papel importante al respecto, ya que ellos son quienes deben concluir si el sistema de control es efectivo o ha dejado de serlo, tomando las acciones de corrección o mejoramiento que el caso exige. (Estupiñan Gaitán, 2012), p. 38.

Este componente asegura que el Control Interno se desenvuelve u opera de manera eficiente porque se está dando un seguimiento oportuno, luego de evaluar los demás componentes del control interno, a las diferentes actividades diarias. Estos procedimientos permiten verificar que las medidas o políticas establecidas para mejorar el Control Interno o hacer frente a los riesgos son las apropiadas para la organización o necesitan una reestructuración.

4. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN Existe una variedad de procedimientos metodológicos que pueden ser utilizados para la recopilación de información relacionada a la evaluación de control interno que se esté ejecutando; teniendo en consideración que los métodos que finalmente sean empleados, deben adaptarse a los objetivos que se hayan planteado.

4.1.

Enfoque de la Investigación

4.1.1. Enfoque Cuantitativo La puesta en marcha de la evaluación al Control Interno del Gobierno Autónomo Descentralizado de la Parroquia Puerto Limón, hizo necesaria la aplicación de un análisis numérico a la información recopilada, mismo que permitió determinar de manera objetiva los niveles de confianza y de riesgo a las diferentes áreas y procedimientos dentro del GAD. 4.1.2. Enfoque Cualitativo Para proceder a la evaluación de Control Interno al Gobierno Autónomo Descentralizado de la Parroquia Puerto limón, se llevó a cabo un examen que abarcaba un sinnúmero de aspectos, características y cualidades propias de la entidad objeto de estudio y que para facilitar su interpretación por parte de los usuarios se refleja en cifras numéricas.

4.2.

Tipos de Investigación

4.2.1. Investigación de Campo Se constituyó como una de las principales fuentes que permitió la recopilación de información, ya que fue llevaba a cabo en las instalaciones del GAD Parroquial de Puerto Limón, tomando como estrategia la recolección directa de la realidad de las informaciones

necesarias para la investigación, mediante la observación directa en los acercamientos a las instalaciones del GAD para dialogar con los funcionarios. 4.2.2. Descriptiva Este tipo de investigación resultó útil en la evaluación al Gobierno Autónomo Descentralizado de Puerto Limón, porque se pudo establecer las principales debilidades en los procesos internos, en qué radican los problemas y cuáles serían las posibles soluciones a aplicar para mejorar la gestión de Control Interno. 4.2.3. Exploratoria Se aplicó este tipo de investigación, debido a que no se ha ejecutado antes una evaluación de Control Interno a todos los procesos internos y actividades desempeñadas por el personal en el GAD Parroquial Rural de Puerto Limón; razón por la cual se requirió aumentar el grado de familiaridad con los diferentes sucesos que ocasionaban irregularidades. 4.2.4. Histórica Varios procesos internos del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón venían teniendo dificultades acorde al informe de la última auditoría ejecutada por la Contraloría General del Estado; constituyéndose una de las fuentes históricas más relevantes para la recopilación de información y su posterior análisis. 4.2.5. Explicativa o Causal A lo largo de la evaluación aplicada a las operaciones del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón, surgieron interrogantes relacionadas con los hallazgos con respecto al Control Interno, a las que se buscaba dar explicación a fin de establecer posibles causas y efectos que ocasionan problemas a la entidad para poder

establecer las recomendaciones adecuadas a las novedades encontradas en base a un análisis profundo de las mismas.

4.3.

Métodos de Investigación

A través del análisis de los diferentes métodos que proporciona la investigación, se definió para el presente trabajo de titulación; a aquellos catalogados como los más adecuados para la obtención de la información necesaria y suficiente para sustentar los diversos hallazgos detectados en el proceso de Evaluación del Control Interno al Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón. 4.3.1. Método Inductivo Básicamente es un método de razonamiento que consiste en tomar como punto de partida sucesos singulares para llegar a una conclusión general relacionada al tema objeto de estudio. Para la ejecución del presente trabajo se hizo factible el empleo de este método porque a partir de los cuestionarios aplicados; se pudo llegar a conocer la situación real del Gobierno Autónomo Descentralizado de Puerto Limón. 4.3.2. Método Deductivo Este método permitió analizar las actividades, procesos y operaciones que deben realizar los Gobiernos Autónomos Descentralizados para poder determinar el nivel de cumplimiento del GAD Parroquial Rural de Puerto Limón, y de esta manera llegar a una conclusión que demuestre que el criterio de evaluación al que se llegó es correcto. 4.3.3. Método Analítico Se hizo necesario el empleo de este método de investigación para la evaluación del control interno en el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón; debido

a que se analizaron cada uno de los componentes de Control Interno a detalle aplicados a las diferentes operaciones y funciones del personal; a fin de determinar aspectos significativos que requieren ser mejorados y evaluados constantemente. 4.3.4. Método Sintético A partir de los elementos distinguidos al aplicar el método analítico a cada una de las operaciones y funciones ejecutadas por el personal que labora en el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón, se ha procedido a la reconstrucción de todos los hallazgos evidenciados, permitiendo obtener una comprensión global y resumida; de los aspectos más significativos de la evaluación.

4.4.

Diseño de la Investigación

4.4.1. Diseño Longitudinal Toda evaluación de Control Interno requiere tomar en cuenta para emitir un criterio valedero, información de periodos anteriores que respalden el criterio al concluir el examen; razón por la cual en el presente trabajo, se hizo necesaria la observación del comportamiento de los procesos y operaciones del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón desde que inició labores la presente administración hasta el momento de la realización de la evaluación de Control Interno al GAD.

4.5.

Población

El presente trabajo de investigación procedió con la evaluación de Control Interno a la totalidad de los servidores del Gobierno Autónomo Descentralizado de la parroquia Puerto Limón, entendiéndose de esta manera que se tomó como población a un total de veinte; los cuales se desenvuelven en diversas actividades operativas, administrativas y financieras;

teniendo en cuenta que únicamente tres funcionarios son permanecen en las instalaciones. (Anexo N° 1). 4.5.1. Muestra Para la obtención de la información se ha considerado como muestra representativa de la población únicamente a tres servidores que prestan desempeñan sus funciones dentro del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Puerto Limón; por ser los principales funcionarios y de ejercicio permanente en la entidad. Los funcionarios son los siguientes: Tabla 1. Muestra Cargo

Función Principal

Cantidad

Presidente

Primera autoridad del ejecutivo del gobierno autónomo descentralizado parroquial rural

Tesorero

Encargado de la administración de los recursos financieros asignados a la entidad

Secretaria

Funciones administrativas y de apoyo en la Junta Parroquial Rural

TOTAL

Fuente: Investigación propia. Elaborado por: Mariela Solano y Lilibeth Vega.

4.6.

Técnicas e Instrumentos de Recogida de Datos

Las técnicas e instrumentos de recolección de datos constituyen herramientas claves para la obtención de información y datos relevantes relacionados con el objeto de estudio, además es importante tener en cuenta que dentro de una auditoría, los hallazgos pueden convertirse en la mejor arma del auditor para respaldar su criterio; y que el trabajo realizado es fiable.

Estas técnicas se constituyen como las principales fuentes de recopilación de la evidencia sustentatoria de los hallazgos suscitados en el proceso de evaluación de Control Interno al Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Puerto Limón, con la cual se procederá a la emisión de las respectivas conclusiones y recomendaciones. 4.6.1. Cuestionario de Control Interno Para la evaluación de Control Interno en el GAD parroquial de Puerto Limón, se consideró necesaria la elaboración y posterior aplicación de cuestionarios que recopilen toda la información indispensable, en función de los componentes de Control Interno establecidos en las Normas de Control Interno para las entidades, organismos del sector público y personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos emitidas por la Contraloría General del Estado; para emitir una opinión razonable sobre los hallazgos detectados.

5. RESULTADOS 5.1.

Discusión y Análisis de Resultados.

“Propuesta de un reglamento interno para uso continuo del Gobierno Autónomo Descentralizado de la Parroquia de Puerto Limón en sus actividades y operaciones.” El presente trabajo de titulación tiene como objetivo principal la construcción de la propuesta de un reglamento interno que pueda ser aplicado en el Gobierno Autónomo Descentralizado de la Parroquia Puerto Limón, a fin de que se puedan mejorar las diferentes actividades y operaciones que se realizan, contribuyendo adicionalmente al cumplimiento del Presupuesto General del Estado. Con la finalidad de evidenciar la consecución de los objetivos planteados en el segundo capítulo del presente documento, ha sido necesario comparar y verificar el cumplimiento de los mismos con los resultados obtenidos de la evaluación de Control Interno, en la Matriz “Objetivos-Resultados” que se presenta a continuación: Tabla 2. Matriz Objetivos-Resultados OBJETIVOS

RESULTADOS

Analizar las actividades, funciones y normativa a las cuales se rige el GAD de la Parroquia Puerto Limón.

Se determinó los principales cuerpos normativos a los que se rige el GAD Parroquial Rural de Puerto Limón, en dicha normativa se establece las funciones y atribuciones de la entidad. Cada uno de los acercamientos al GAD, permitió obtener evidencia para sustentar el cumplimiento de funciones asignadas por la Ley. Se pudo identificar los componentes que representan un mayor nivel de riesgo en el GAD.

Evaluar el Control Interno del Gobierno Autónomo Descentralizado de la Parroquia de Puerto Limón. Interpretar los resultados obtenidos de la evaluación de Control Interno en el GAD Parroquial Rural de Puerto Limón. Proponer herramientas de estructura organizacional para uso continuo del Gobierno Autónomo Descentralizado de la Parroquia de Puerto Limón en sus procesos y operaciones. Fuente: Investigación propia. Elaborado por: Mariela Solano y Lilibeth Vega.

El reglamento interno junto con el manual de funciones contribuye a la implementación del Control Interno en el GAD Parroquial Rural de Puerto Limón.

39 .5.1.

Etapa previa a la Intervención

5.1.1. Seguimiento a las Recomendaciones de Contraloría El convenio existente entre el Consejo Nacional de Gobiernos Parroquiales del Ecuador y la Pontificia Universidad Católica del Ecuador, permitió conocer la necesidad de la implementación de Control Interno en las diversas parroquias a las cuales preside. Sin embargo, para afianzar la existencia de dicho problema se necesitó de un método de verificación que, para la presente investigación fue un cuestionario que evaluó el grado de cumplimiento de las recomendaciones realizadas por la Contraloría General del Estado en la última auditoría gubernamental realizada al GAD de la Parroquia Rural de Puerto Limón. Mediante un acercamiento a las instalaciones del Gobierno Autónomo Descentralizado de la Parroquia Puerto Limón, así como también los cuestionarios aplicados al presidente y tesorero; en cuanto al cumplimiento de las recomendaciones emitidas por la Contraloría General del Estado, manifestó el deficiente Control Interno en los procesos y operaciones, identificando la necesidad de proponer herramientas que permitan mejorar el Control Interno en las distintas actividades que como tal realiza dicha entidad. Cuestionario aplicado previa evaluación de Control Interno del GAD. Para la elaboración del cuestionario que se aplicará previo a la evaluación de Control Interno, se tomó en cuenta las conclusiones y recomendaciones que emitió la Contraloría General del Estado, en su último informe de auditoría llevado a cabo en el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón el cual evaluaba la gestión de la administración anterior y fue emitido en el año 201, en dicho informe se establecieron recomendaciones en base a las observaciones encontradas, y que son aplicación. (Anexo N° 2).

de obligatoria

40 Tabla 3. Cuestionario de seguimiento a recomendaciones de Contraloría

CUESTIONARIO DE SEGUIMIENTO A LAS RECOMENDACIONES DEL ÚLTIMO INFORME DE CONTRALORÍA (2014) GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL DE PUERTO LIMÓN C/R

1.1

1.2

2.1

3.1

4.1

4.2

5.1

5.2

RECOMENDACIONES DE CONTRALORÍA ¿El Presidente dispone al TesoreroContador, que previo al pago de las obligaciones contraídas por el GAD Parroquial Rural de Puerto Limón, verifique la existencia de los documentos de respaldo de la contratación? ¿Dispone al Tesorero Contador utilice los módulos del sistema NAPTILUS, para que cuenten con los reportes contables y facilite la toma de decisiones? ¿Dispone al Tesorero Contador que realice el control previo al pago, para garantizar la documentación que respalda las operaciones administrativas y financieras de la entidad y contar con un archivo debidamente legalizado? ¿'Verifica que las adquisiciones de los materiales para la entidad no señalen los nombres y apellidos de las autoridades del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón; y, cuenten con las certificaciones presupuestarias? ¿Previo a tomar resoluciones, respecto a los ingresos de la entidad, verificará que las disposiciones no se contrapongan con las normas establecidas para el efecto?

OBSERVACIONES

Se mantienen planillas de obra y contratos como respaldo de las transacciones que se efectúan.

Se utiliza este sistema aunque se considera que se podría optar por nuevos sistemas que mejoren la calidad del procesamiento de información.

Se mantienen planillas de obra y contratos como respaldo de las transacciones

En cumplimiento a la Ley Orgánica Electoral y Código de la Democracia que prohíbe incluir nomenclaturas que contengan nombres y apellidos, cargo y período de gestión de la máxima autoridad de la entidad.

Actualmente la entidad ya no percibe ingresos de peaje, solo son ocasionales cuando se prestan las instalaciones. Las recaudaciones se depositan lo más pronto posible.

¿Dispone al Tesorero Contador, que deposite en la cuenta de la entidad, las recaudaciones máximo los tres días hábiles siguientes, en forma completa e intacta y los registren contablemente? ¿Verifica que las autorizaciones de pago, coincidan con los valores que la entidad tiene como obligaciones pendientes a los contratistas, a fin de garantizar los recursos financieros de la entidad? ¿Dispone al Tesorero Contador, que previo a la solicitud de pago y transferencias de fondos, verifique que las obligaciones cuenten con los documentos de respaldo y coincidan con los valores que la entidad debe cancelar, por la contratación de obras?

No se efectúan recaudaciones con frecuencia, son ocasionales. En cuanto al registro contable, el mismo se realiza cuando se dispone de tiempo debido al exceso de funciones que posee el Tesorero-Contador.

Se constata en los contratos y las autorizaciones de pago.

6.1

4.1

¿Nunca contrata servicios profesionales que dupliquen las funciones de los servidores de la entidad; y, verificará Se demuestra en ejemplo de contrato por que el administrador del contrato vele X prestación de servicios por el cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones derivadas del contrato? ¿Previo a tomar resoluciones, respecto a los ingresos de la entidad, verifica Se aprueban decisiones en armonía con la que las disposiciones no se X normativa que rigen para el funcionamiento del contrapongan con las normas GAD. establecidas para el efecto? *C/R Relación entre conclusión y recomendación de Contraloría

Fuente: Investigación propia. Elaborado por: Mariela Solano y Lilibeth Vega.

Resultado del cuestionario de recomendaciones de Contraloría Tabla 4. Resultado de cuestionario de recomendaciones de Contraloría Respuesta

Respuesta SI NO TOTAL

Calificación

Ponderación

90,00%

10,00%

TOTAL

100,00%

Calificación 9 1 10

Ponderación 90,00% 10,00% 100,00%

Elaborado por: Solano Mariela, Vega Lilibeth. Fuente: Investigación de campo

Las recomendaciones emitidas por Contraloría se encontraban enfocadas a la Presidencia y Tesorería, del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón, con lo cual se puede apreciar un 90% de cumplimiento de las mismas; con lo cual se evidencia que pese a que se ha direccionado a la nueva administración al cumplimiento de las recomendaciones aún se mantiene un margen de incumplimiento equivalente al 10%, además de que mediante el acercamiento a las instalaciones del GAD se pudo constatar diversas novedades que justifican la necesidad de una evaluación de Control Interno.

Para una mejor comprensión, el nivel de cumplimiento por parte de las áreas de Tesorería y Presidencia del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón, a las recomendaciones que realizó la Contraloría General del Estado en la última auditoría realizada a la entidad, se encuentran reflejadas en el siguiente gráfico:

Cumplimiento de las recomendaciones de Contraloría

10% SI

90%

Figura 1. Cumplimiento de las Recomendaciones de Contraloría Elaborado por: Solano Mariela, Vega Lilibeth Fuente: Investigación de campo.

En la Figura 1 se evidencia que el 10% se debe a que en el Gobierno Autónomo Descentralizado el registro contable se realiza cuando se dispone de tiempo, debido al exceso de funciones que posee el Tesorero-Contador; aspecto que hace percibir el incumplimiento a la norma de Control Interno 405-02, preámbulo que permite concluir que efectivamente se requiere una evaluación de control.

5.2.

Propuesta de Intervención

5.2.1. Analizar la normativa, funciones y competencias aplicables al Gobierno Autónomo Descentralizado de la Parroquia de Puerto Limón. Datos Relevantes

La parroquia data sus inicios como un pueblo conformado por colonos de origen manaba, alrededor de la década de los 50. El fácil acceso al uso de la tierra y su fecundidad son las razones por las que la aldea atrajo habitantes. Puerto Limón tiene una superficie aproximada de 238 Km2, está ubicado a una altitud de 350 msnm; en el extremo suroccidente del Cantón Santo Domingo de los Tsáchilas a 30 Km de la cabecera cantonal. Su peculiar nombre se debe a que en los tiempos cuando al pequeño poblado llegaban comerciantes de madera, en especial de origen esmeraldeño, la balsa denominada “boya” era transportada por el río Peripa aguas abajo. La madera era posteriormente recolectada en un pequeño puerto en el cual existía un árbol de limón, único en la zona convirtiéndose en un referente simbólico y posteriormente en la inspiración para el nombre de la parroquia.

Figura 2. Ubicación de la Parroquia Puerto Limón. Elaborado por: Solano M, Vega Lilibeth. Fuente: Investigación de Campo.

Normativa El Gobierno Autónomo Descentralizado de la Parroquia de Puerto Limón al ser una entidad que administra recursos públicos que año tras año le son asignados; debe acogerse a la normativa que expide el Estado ecuatoriano para el efecto. Las leyes que regulan el proceder del GAD en el desarrollo de sus actividades son las siguientes:

5.2.1.2.1

Constitución de la República del Ecuador

En cuanto a la organización territorial, determina que el estado ecuatoriano se organice territorialmente en regiones, provincias, cantones y parroquias rurales; y establece como niveles de gobierno: el gobierno central, y cuatro niveles de gobiernos autónomos descentralizados; los cuales están caracterizados por la asignación obligatoria de competencias; entendiéndose de esta manera que los GAD´s asumen específicamente lo que la Constitución y demás leyes les asignen. Puerto Limón fue elevado a categoría de parroquia mediante la aprobación de la Ordenanza expedida por el ilustre Concejo Cantonal de Santo Domingo, en sesiones del 21 y 29 de enero de 1981, y ratificado en sesión del 25 de abril de 1984, integrándose como una parroquia rural de la jurisdicción de la provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas.

5.2.1.2.2

Código

Orgánico

Organización

Territorial,

Autonomía

Descentralización El Código Orgánico de Organización Territorial Autonomía y Descentralización (COOTAD), es la principal normativa a la que debe acogerse el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón por mandato de la constitución y demás cuerpos legales, que fue tomada en cuenta para la evaluación de Control Interno, a fin de verificar el nivel de cumplimiento en la entidad. El Código Orgánico de Ordenamiento Territorial define la descentralización como: “la transferencia obligatoria, progresiva y definitiva de competencias, con los respectivos talentos humanos y recursos financieros, materiales y tecnológicos desde el gobierno central hacia los gobiernos autónomos; normando varios aspectos y definiendo varios tipos de

competencias: exclusivas, concurrentes, privativas, adicionales y residuales. Los Gobiernos Autónomos Descentralizados gozan de autonomía de tres tipos: 

Política, cuentan con su propio ente de gobierno y eligen sus autoridades en sus circunscripciones, y pueden expedir ordenanzas en el ámbito de su territorio;



Administrativas, toman sus decisiones en cuanto a la integración y organización de su administración; y



Financiera, toman decisiones sobre el empleo de los recursos que le son asignados, con las únicas limitaciones que establece la Constitución.

5.2.1.2.3 Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas Es otro de los cuerpos legales al que debe dar cumplimiento el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón; debido a que pone de manifiesto los requerimientos legales de los planes tanto de Desarrollo como de Ordenamiento Territorial que las entidades del sector público deben ejecutar. 

Planes de desarrollo.- son las directrices principales de los gobiernos autónomos descentralizados respecto de las decisiones estratégicas de desarrollo en el territorio. Éstos tendrán una visión de largo plazo, y serán implementados a través del ejercicio de sus competencias.



Planes de Ordenamiento Territorial.- son los instrumentos de la planificación del desarrollo que tienen por objeto el ordenar, compatibilizar y armonizar las decisiones estratégicas de desarrollo respecto de los asentamientos humanos, las actividades económico-productivas y el manejo de los recursos naturales en función de las cualidades territoriales.

5.2.1.2.4 Ley Orgánica de Participación Ciudadana Esta ley menciona que el poder ciudadano es el resultado del proceso de la participación individual y colectiva de los todos los ciudadanos, quienes, de manera protagónica participan en la toma de decisiones, planificación y gestión relacionada con los asuntos públicos; así como, en el control social de todos los niveles de gobierno, funciones e instituciones que pertenecen al Estado. En todos los niveles de gobierno existirán instancias de participación con la finalidad de: 

Elaborar planes y políticas locales y sectoriales entre los gobiernos y la ciudadanía;



Mejorar la calidad de la inversión pública y definir agendas de desarrollo;



Elaborar

presupuestos

participativos

para

todos

los

gobiernos

autónomos

descentralizados;

5.2.1.2.5 Plan Nacional del Buen Vivir

Es el instrumento al que se sujetarán las políticas, programas y proyectos públicos; la programación y ejecución del presupuesto del Estado; y la inversión y la asignación de los recursos públicos; y coordinar las competencias exclusivas entre el Estado central y los gobiernos autónomos descentralizados. En resumen, este documento se constituye la máxima directriz política y administrativa, de observancia obligatoria para el sector público puesto que direcciona los objetivos operacionales de la entidad hacia el bienestar de los ciudadanos bajo su circunscripción territorial.

5.2.1.2.6 Normas de Control Interno para las entidades, organismos del sector público y personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos El Acuerdo 039 de la Contraloría General del Estado, establece que las normas de Control Interno emitidas por la misma tienen por objeto propiciar con su aplicación, el mejoramiento de los sistemas de Control Interno y la gestión pública, en relación a la utilización de los recursos estatales y la consecución de los objetivos institucionales. Constituyen el marco que regula y garantiza las acciones de titulares, servidoras y servidores de cada entidad u organismo según su competencia y en función de la naturaleza jurídica de la entidad para que desarrollen, expidan y apliquen los controles internos que provean una seguridad razonable en salvaguarda de su patrimonio.

5.2.1.2.7 Esquema estructural del GAD Parroquial Rural de Puerto Limón. En cuanto a la naturaleza jurídica de los Gobiernos Descentralizados, el Código Orgánico de Organización Territorial Autonomía y Descentralización señala que los mismos, son personas jurídicas de derecho público, con autonomía política, administrativa y financiera que estarán integrados por los órganos previstos en ese Código para el ejercicio de las competencias que les corresponden. Sin embargo pese a que poseen autonomía no se encuentran aislados de los procesos de evaluación que realizan las entidades reguladoras, como la Contraloría General del Estado, Ministerio de Finanzas, entre otras.

Figura 3. Sede del GAD de Puerto Limón. Elaborado por: Solano M, Vega Lilibeth. Fuente: Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial

Funciones del GAD de la Parroquia Puerto Limón. Para evaluar el nivel de cumplimiento de las funciones que le competen al Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón, se ha tomado en cuenta a los literales mencionados en el Artículo 64 del Código Orgánico de Organización Territorial Autonomía y Descentralización, a través del siguiente cuestionario: Tabla 5. Cuestionario de evaluación de cumplimiento de funciones del GAD según COOTAD CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN AL CUMPLIMIENTO DE FUNCIONES DEL GAD CÓDIGO ORGÁNICO DE ORGANIZACIÓN TERRITORIAL AUTONOMÍA Y DESCENTRALIZACIÓN

N°

Art.

Pregunta

Funciones del GAD ¿Promueve el desarrollo sustentable de su circunscripción territorial parroquial para garantizar la realización del buen vivir a través de la implementación de políticas públicas parroquiales, en el marco de sus competencias

Observaciones, comentarios o aclaraciones El GAD realiza proyectos como por ejemplo escuelas de iniciación de fútbol para poder formar a los niños en el deporte y mejorar sus condiciones físicas para contribuir al buen vivir. Se realizan actividades de gestión de obras para los

49 constitucionales y legales?

habitantes. (oficios)

¿Diseña e impulsa políticas de promoción y construcción de equidad e inclusión en su territorio, en el marco de sus competencias constitucionales y legales?

¿Se ha implementado un sistema de participación ciudadana para el ejercicio de los derechos y avanzar en la gestión democrática de la acción parroquial?

¿Se ha elaborado el respectivo plan parroquial rural de desarrollo, el de ordenamiento territorial y las políticas públicas? ¿Ejecutan las acciones de ámbito parroquial que se deriven de sus competencias, de manera coordinada con la planificación cantonal y provincial? ¿Se realiza en forma permanente el seguimiento y rendición de cuentas sobre el cumplimiento de las metas establecidas? ¿Se ejecutan las competencias exclusivas y concurrentes reconocidas por la Constitución y la ley? ¿Se ha dado seguimiento a la ejecución de obras y la calidad de los servicios públicos?

A inicios o fines de año se hacen reuniones, o sino en el día de rendición de cuentas se solicita que todos los representantes participen en la comunicación de necesidades. También se promueve la equidad de género y de etnias para incluir a los Tsáchilas en las actividades. Uso de técnicas como de la silla vacía, para poder incluir a la ciudadanía, lo que hace referencia a que puede una persona en representación de un grupo social para participar con voz y voto en una reunión llevada a cabo en el GAD, sobre un tema que le incumbe, se hace audiencias públicas los miércoles.

Archivo digital.

En base a componentes y ejes.

No solo de metas establecidas y cumplidas sino también de proyecciones para el próximo año X

¿Se propicia las guías para la organización de la ciudadanía en la parroquia?

¿Existe el fomento a la inversión y el desarrollo económico especialmente de la economía popular y solidaria, en sectores como la agricultura, ganadería, artesanía y turismo, entre otros, en

Si no es de competencia del GAD se remite a la entidad competente. Mediante contacto telefónico se da un seguimiento a las actividades. Se trata de poder organizar a las personas, por ejemplo: a los comerciantes se los organiza para que los días domingos puedan realizar sus actividades, se dialoga con los comerciantes para reubicarlos en lugares donde no dificulten la circulación vehicular y ubicarlos a todos de manera ordenada. Un ejemplo, técnicos del MAGAP de diferentes ramas, ellos vienen para realizar viveros de: café, cacao e incluso AGROCALIDAD para la gestión de la ganadería. También técnicos para gestionar

50 coordinación con los demás gobiernos autónomos descentralizados de la provincia?

la escrituración de algunas propiedades.

¿Existe una articulación a los actores de la economía popular y solidaria en cuanto a la provisión de bienes y servicios públicos? ¿Existe la respectiva promoción y patrocinio a las culturas, las artes, actividades deportivas y recreativas en beneficio de la colectividad? ¿Se prestan los servicios públicos que les sean expresamente delegados o descentralizados con criterios de calidad, eficacia y eficiencia; y observando los principios de universalidad, accesibilidad, regularidad y continuidad previstos en la Constitución? ¿Se promueven los sistemas de protección integral a los grupos de atención prioritaria para garantizar los derechos consagrados en la Constitución, en el marco de sus competencias? ¿Se promueve y coordina la colaboración de los moradores de su circunscripción territorial en mingas o cualquier otra forma de participación social, para la realización de obras de interés comunitario? ¿Existe coordinación con la Policía Nacional, la sociedad y otros organismos lo relacionado con la seguridad ciudadana, en el ámbito de sus competencias?

Se da la oportunidad a personas de la comunidad para que puedan acceder al sistema de proveedores y participar en el respectivo concurso previo a la contratación.

Escuelas de fútbol, actividades culturales por las fiestas, promoción de juegos tradicionales, cursos vacacionales.

Oficios, gestión.

Psicólogo, dentro del proyecto para discapacitados en vinculación con el MIESS

Hay obras de co-gestión, antes se pedía dinero pero ahora se prevé que se colabore en las mingas mas no aportes monetarios

Hay reuniones con la Policía y para coordinar trabajos. Las reuniones por lo general son cada 3 meses

Fuente: Investigación propia. Elaborado por: Mariela Solano y Lilibeth Vega.

Tabla 5. Resultado cuestionario de cumplimiento de funciones GAD Respuesta

Calificación

Ponderación

93.75%

6.25%

TOTAL

100,00%

Fuente: Investigación propia. Elaborado por: Mariela Solano y Lilibeth Vega.

Cumplimiento de las Funciones del GAD

6% SI NO

94%

Figura 4. Cumplimiento de Funciones del GAD Elaborado por: Solano Mariela, Vega Lilibeth Fuente: Investigación de campo.

Se puede evidenciar en la Figura 4 “Cumplimiento de las funciones del GAD Parroquial de Puerto Limón”; que los resultados obtenidos al haber aplicado el cuestionario, indican que el 94% de las funciones que le competen a la entidad representativa de la Parroquia Rural de Puerto Limón se cumplen; obteniendo una visión positiva respecto a la Administración del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón. Sin embargo el 6% que denotan incumplimiento a la normativa que emite el COOTAD, se debe a que la mayoría de servidores únicamente se limitan a dar cumplimiento a lo que establece el mencionado código; es decir no tienen conocimiento respecto a las demás leyes que determina la Constitución, haciendo notar la importancia de recibir capacitación respecto a las funciones y competencias del GAD. (Anexo N°7 ). Competencias del GAD Parroquial Rural de Puerto Limón Acorde a lo señalado en el Código Orgánico de Organización Territorial Autonomía y Descentralización en “Artículo 32.- Competencias exclusivas del gobierno autónomo

descentralizado regional”, se ha elaborado el siguiente cuestionario de evaluación al cumplimiento de las competencias del Gobierno Autónomo Descentralizado. Tabla 6. Cuestionario de cumplimiento de competencias del GAD GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL DE PUERTO LIMÓN CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN AL CUMPLIMIENTO DE COMPETENCIAS CÓDIGO ORGÁNICO DE ORGANIZACIÓN TERRITORIAL AUTONOMÍA Y DESCENTRALIZACIÓN

N°

Pregunta

¿Se realiza la respectiva planificación junto con otras instituciones del sector público y actores de la sociedad el desarrollo parroquial y su correspondiente ordenamiento territorial, en coordinación con el gobierno cantonal y provincial en el marco de la interculturalidad y plurinacionalidad y el respeto a la diversidad? ¿Se planifica, construye y mantiene la infraestructura física, los equipamientos y los espacios públicos de la parroquia, contenidos en los planes de desarrollo e incluidos en los presupuestos participativos anuales?

Observaciones, comentarios o aclaraciones

Plan de Desarrollo y Organización Territorial. También se puede constatar en la organización de las festividades que se realiza coordinación con el GAD provincial.

Obras para mejorar el nivel de vida, estadio, mejoras en las canchas, escalinatas

Se hacen reuniones una o dos veces al año con el GAD provincial y los moradores

Proyecto de lombricultura con desechos orgánicos. Además los botellones para el depósito de botellas plásticas.

¿Existe una planificación continua para coordinar con los gobiernos provinciales, la vialidad parroquial rural?

¿Se otorga incentivos para el desarrollo de actividades productivas comunitarias la preservación de la biodiversidad y la protección del ambiente?

¿Se realiza una adecuada gestión, coordinación y administración de los servicios públicos que le sean delegados o descentralizados por otros niveles de gobierno?

¿Se promueve la organización de los ciudadanos de las comunas, recintos y demás asentamientos rurales con el carácter de organizaciones territoriales de base?

¿Se realiza una adecuada gestión para la cooperación internacional para el cumplimiento de sus competencias?

Hasta el momento no se han delegado funciones por otros niveles de gobierno Se mantienen directivas para poder coordinar las actividades y detectar las necesidades y requerimientos de las comunas, recintos y demás asentamientos rurales. Se analizan algunas oportunidades existentes que se puedan aprovechar para poder apoyar a los proyectos y actividades del GAD.

Fuente: Investigación propia. Elaborado por: Mariela Solano y Lilibeth Vega.

Respuesta

Calificación Ponderación

85,71%

14,29%

TOTAL

100,00%

Fuente: Investigación propia.

53 Elaborado por: Mariela Solano y Lilibeth Vega.

Cumplimiento de las Competencias del GAD

14% SI

86%

Figura 5. Cumplimiento de las competencias del GAD Elaborado por: Solano Mariela, Vega Lilibeth Fuente: Investigación de campo.

El 14% de la Figura 5 “Cumplimiento de las competencias del GAD” denota incumplimiento de las competencias que de acuerdo al COOTAD le competen, debido a que hasta el momento no se han delegado funciones a los servidores del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón, haciendo mención que actualmente solo se establece estrecha relación con el Gobierno Provincial y Conagopare. Junta Parroquial Rural El COOTAD en su Artículo 66 determina que la junta parroquial rural es el órgano de gobierno de la parroquia rural, misma que estará integrado por los vocales elegidos por votación popular. La Junta Parroquial de Puerto Limón quedó conformada, en base a elecciones del 23 de febrero del 2014 de la siguiente manera:

Figura 6. Junta Parroquial Rural de Puerto Limón. Elaborado por: Solano M, Vega Lilibeth. Fuente: Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial

Cada una de estas designaciones está sujeta al cumplimiento de las funciones asignadas en el Código Orgánico de Organización Territorial Autonomía y Descentralización, este cuerpo normativo establece que todos los integrantes de la Junta Parroquial ingresan con la designación de vocales y son elegidos mediante elección popular. Sin embargo, para las designaciones de Presidente y Vicepresidente se escogerá a los dos vocales que tengan mayor número de votos, primer y segundo lugar en votaciones respectivamente. Además de las funciones establecidas en el COOTAD deberán acoger la normativa aplicable al GAD Parroquial Rural y acatar las responsabilidades que se le otorguen, en la constatación realizada para la presente investigación se pudo constatar que de toda la Junta Parroquial, el Presidente es un funcionario permanente en el GAD Parroquial Rural de Puerto Limón.

5.2.1.5.1 Organigrama del GAD Parroquial Rural de Puerto Limón Actualmente, el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón posee el organigrama funcional empleado por la gestión administrativa anterior, mismo que se mantiene para el uso de la administración posesionada desde el año 2014 hasta el año 2019, el cual se encuentra especificado en el Plan de Ordenamiento Territorial vigente de la entidad; y es el que se muestra a continuación.

ASAMBLEA PARROQUIAL PRESIDENCIA COMISIONES PERMANENTES Y TEMPORALES

VOCALES

SECRETARÍA

TESORERÍA

CONTABILIDAD

CONTRATACIÓN PÚBLICA

TALENTO HUMANO

PROYECTOS

TRANSFORMACIÓN DE MATRIZ PRODUCTIVA

SUSTENTABILIDAD PATRIMONIAL REDUCCIÓN DE BRECHAS

PODER POPULAR Y ESTADO ESTRATEGIA TERRITORIAL NACIONAL

Figura 7. Organigrama estructural del GAD de Puerto Limón. Elaborado por: Solano M, Vega Lilibeth. Fuente: Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial

5.2.1.5.2 Presidencia del GAD Parroquial Rural de Puerto Limón De acuerdo al COOTAD el presidente es la primera autoridad del ejecutivo del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón, elegido por votación popular entre los conformantes de la junta parroquial, con voto dirimente, de conformidad con lo previsto en la ley de la materia electoral. La persona que ejerce en calidad de presidente por disposición del COOTAD, debe dar cumplimiento a las atribuciones mencionadas en el artículo 70 de la mencionada ley, normativa con la cual se ha evaluado el nivel de cumplimiento de las atribuciones que le competen al Presidente del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón, y constan en el cuestionario siguiente:

56 Tabla 7. Cuestionario de cumplimiento de atribuciones Presidente

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL DE PUERTO LIMÓN CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN AL CUMPLIMIENTO DE LAS ATRIBUCIONES DEL PRESIDENTE CÓDIGO ORGÁNICO DE ORGANIZACIÓN TERRITORIAL AUTONOMÍA Y DESCENTRALIZACIÓN

Atribuciones del presidente o presidenta de la junta parroquial rural

¿Ejerce la representación legal, y judicial del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural?

¿Ejerce la facultad ejecutiva del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural?

¿Convoca y preside con voz y voto las sesiones de la junta parroquial rural? ¿Presenta a la Junta Parroquial proyectos de acuerdos, resoluciones y normativa reglamentaria, de competencia del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural? ¿Dirige la elaboración del plan parroquial de desarrollo y el de ordenamiento territorial, en concordancia con el plan cantonal y provincial de desarrollo? ¿Elabora participativamente el plan operativo anual y la correspondiente proforma presupuestaria institucional conforme al plan parroquial rural de desarrollo y de ordenamiento territorial? ¿Decide el modelo de gestión administrativa mediante el cual se ejecutará el plan parroquial rural de desarrollo y ordenamiento territorial?

Observaciones Si, elegido por medio de la junta de la Parroquia. En calidad de presidente, decretado mediante acuerdo y delegación de la junta parroquial. Se llevan a cabo sesiones ordinarias y extraordinarias

Según orden del día, en las juntas previamente programadas.

Tal y como lo ha establecido el SENPLADES. Plan de Desarrollo Parroquial 2015-2030

En función del Plan de Desarrollo Parroquial se realiza el POA y Compras públicas.

Se toman en cuenta los Ejes establecidos en el PNBV

¿Expide el orgánico funcional del gobierno autónomo descentralizado parroquial rural? ¿Distribuye los asuntos que deban pasar a las comisiones del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural? ¿Sugiere la conformación de comisiones ocasionales que se requieran para el funcionamiento del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural? ¿Designa a sus representantes institucionales en entidades, empresas u organismos colegiados donde tenga participación el gobierno parroquial rural?

Actualmente no se cuenta con un Orgánico Funcional para el GAD, Pero dentro de 2 meses será entregado por el Asesor de CONAGOPARE Cuando el caso lo Amerita, a las diferentes y correspondientes comisiones. Se suele organizar una comisión para que se encargue de los eventos culturales y asuntos sociales por temporada de fiestas. Se delega al Vicepresidente o a la persona que se haya delegado.

18 19

21 22

¿Delega atribuciones y deberes al vicepresidente o vicepresidenta, vocales de la junta y funcionarios dentro del ámbito de sus competencias? ¿Suscribe contratos, convenios e instrumentos que comprometan al Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural? ¿Declara el requerimiento de la cooperación de la Policía Nacional, Fuerzas Armadas y servicios de auxilio y emergencias, en caso de emergencia? ¿Coordina un plan de seguridad ciudadana, acorde con la realidad de la parroquia rural y en armonía con el plan cantonal y nacional de seguridad ciudadana? ¿Designa a los funcionarios del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural, mediante procesos de selección por méritos y oposición así como removerlos siguiendo el debido proceso? ¿Dicta y ejecutas medidas transitorias sobre las que generalmente se requiere autorización de la junta parroquial, en caso de fuerza mayor? ¿Delega funciones y representaciones a los vocales de la junta parroquial rural? ¿Aprueba los traspasos de partidas presupuestarias, suplementos y reducciones de crédito, en casos especiales? ¿Concede permisos y autorizaciones para el uso eventual de espacios públicos de acuerdo a las ordenanzas metropolitanas o municipales, y a las resoluciones que la junta parroquial rural dicte para el efecto? ¿Suscribe las actas de las sesiones de la junta parroquial rural? ¿Coordina y controla el trabajo de los funcionarios del gobierno parroquial rural?

El vicepresidente suele tener ciertas delegaciones.

Actualmente proyectos conjunto con el MIES y el Ministerio de Ambiente.

Se trabaja en conjunto con la Asamblea Ciudadana.

Plan con la Gobernación de la Provincia.

Se designa acorde a los requerimientos y las competencias; y cuando hay que removerlos se sigue el debido proceso.

Aunque no se han presentado casos de fuerza mayor.

Cuando el caso lo amerita, se lo realiza por escrito

Se realiza la sesión correspondiente y el informe.

Acorde a las peticiones se facilita el uso de las instalaciones.

Se firma y certifica.

En especial las funciones del encarga el contador.

Fuente: Investigación propia. Elaborado por: Mariela Solano y Lilibeth Vega.

Tabla 8. Resultado cuestionario cumplimiento atribuciones Presidente

Respuesta

Calificación

Ponderación

95,45%

4,55%

TOTAL

100,00%

Fuente: Investigación propia. Elaborado por: Mariela Solano y Lilibeth Vega.

Cumplimiento de las Atribuciones del Presidente

5% SI NO

95%

Figura 8. Cumplimiento de las Atribuciones del Presidente Elaborado por: Solano Mariela, Vega Lilibeth Fuente: Investigación de campo.

Al tabular el cuestionario respecto a las atribuciones del Presidente del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón, se evidencia que quien desempeña mencionado cargo, da cumplimiento al 95% de las atribuciones que le son asignadas de acuerdo a lo que determina el Código Orgánico de Organización Territorial Autnomía y Descentralización; sin embargo una de las atribuciones que no se esta cumpliendo y representa al 5% es la de expedir el orgánico funcional del GAD.

5.2.1.5.3 Secretaría del GAD de Puerto Limón Respecto al área de secretaría, y en base a lo estipulado en el Artículo 357 del Código Orgánico de Organización Territorial Autonomía y Descentralización, en el caso de los gobiernos parroquiales rurales, el secretario o secretario-tesorero será un funcionario designado por el ejecutivo; quien de preferencia será abogada o abogado de profesión. En el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón se ha evaluado a la persona encargada de las funciones de secretaría en la entidad respecto al cumplimiento a las funciones establecidas en el

Art. 357 del COOTAD, mediante la

aplicación del cuestionario que se muestra a continuación:

59 Tabla 9. Cuestionario de evaluación funciones Secretaría

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL DE PUERTO LIMÓN CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN AL CUMPLIMIENTO DE LAS FUNCIONES DE SECRETARÍA CÓDIGO ORGÁNICO DE ORGANIZACIÓN TERRITORIAL AUTONOMÍA Y DESCENTRALIZACIÓN N°

Art.

Pregunta

357

¿Es el responsable de dar fe de las decisiones y resoluciones que adopten los órganos de legislación de cada nivel de gobierno?

357

¿Es abogada de profesión?

357

¿Su cargo ha sido designado por el ejecutivo?

Observaciones, comentarios o aclaraciones

En lo que le competen dentro de sus funciones.

Licenciada en Administración Ejecutiva.

Si desde administraciones anteriores.

Fuente: Investigación propia. Elaborado por: Mariela Solano y Lilibeth Vega.

Tabla 10. Resultado cuestionario cumplimiento de funciones Secretaria

Respuesta

Calificación

Ponderación

66,67%

33,33%

TOTAL

100,00%

Fuente: Investigación propia. Elaborado por: Mariela Solano y Lilibeth Vega.

Cumplimiento de las Funciones de Secretaría

33% SI

67%

Figura 9. Cumplimiento de las funciones de secretaría Elaborado por: Solano Mariela, Vega Lilibeth Fuente: Investigación de campo.

Dentro de los aspectos en los cuales se evaluó al encargado de las funciones de secretaría, tomando en cuenta lo que determina el COOTAD, se concluye que el 33% que representa al incumplimiento de la normativa, es que la Secretaria no es preferentemente abogada de profesión, sin embargo ha recibido capacitaciones en cuanto a la normativa que rige al GAD Parroquial de Puerto Limón y además recibe asesoría para mejorar la calidad del servicio en el Gobierno Autónomo Descentralizado para el cual trabaja. No existe un número extenso de normas con respecto a las funciones de Secretaría dado que no existe un reglamento o manual que determine las atribuciones específicas del área.

5.2.1.5.4 Tesorería del GAD Parroquial de Puerto Limón De acuerdo al COOTAD, el tesorero será el responsable ante la máxima autoridad financiera del cumplimiento de sus deberes y atribuciones, los cuales se determinarán en el reglamento respectivo aprobado por cada Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural, en concordancia con la normativa aplicable a las entidades públicas, que en el caso del GAD de Puerto Limón, no posee un cuerpo normativo interno que establezca las funciones o atribuciones de cada uno de los funcionarios; los servidores del GAD realizan las funciones por conocimiento general de la normativa aplicable, sin embargo no se detallan funciones específicas o de supervisión. Es así que se procedió a evaluar el nivel de cumplimiento de las funciones dentro de sus competencias, al encargado del área de Tesorería dentro del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón, dichas atribuciones se encuentran especificadas en los artículos 344, 345, y 348 del Código Orgánico de Organización Territorial Autonomía y Descentralización; al cual deben acogerse los Gobiernos Autónomos Descentralizados. Para verificar que se este dando cumpliendo a la mencionada normativa, se ha utilizado el siguiente cuestionario:

61 Tabla 11. Cuestionario de evaluación al cumplimiento de funciones de tesorería.

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL DE PUERTO LIMÓN CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN AL CUMPLIMIENTO DE LAS FUNCIONES DE TESORERÍA CÓDIGO ORGÁNICO DE ORGANIZACIÓN TERRITORIAL AUTONOMÍA Y DESCENTRALIZACIÓN

N°

Art.

Pregunta

344

Recaudación y pago

¿Es el responsable de los procedimientos de ejecución coactiva?

345 3

¿Efectúa el pago de cualquier crédito, sea este total o parcial, sean tributarios o de cualquier otro origen? 348

Procedimiento de pago ¿Efectúa los pagos de conformidad con las órdenes que recibiere de la autoridad competente?

Depósitos ¿Se deposita diariamente en la subcuenta propia que los gobiernos autónomos descentralizados mantendrán en el Banco Nacional de Fomento?

aclaraciones

Realiza la actividad de coactiva, a fin de custodiar los recursos del estado.

Primas de aseguramiento calculada en base a la aseguradora (póliza de caución). Estas pólizas se manejan de acuerdo al presupuesto.

Los pagos se realizan con la autorización del presidente.

Actualmente no existen créditos con instituciones (Se encuentran finiquitados)

Depósitos en cuenta del banco Pichincha, y Cuenta principal en el Bco. Central del Ecuador.

2 ¿Rinde caución, cuya cuantía será fijada por la Contraloría General del Estado?

Observaciones, comentarios o

Fuente: Investigación propia. Elaborado por: Mariela Solano y Lilibeth Vega.

Tabla 12. Resultado de evaluación de cumplimiento de atribuciones de Tesorería

Respuesta

Calificación

Ponderación

100,00%

0,00%

TOTAL

100,00%

Fuente: Investigación propia. Elaborado por: Mariela Solano y Lilibeth Vega.

Cumplimiento de las Funciones de Tesorería

SI NO

100%

Figura 10. Cumplimiento de las funciones de Tesorería Elaborado por: Solano Mariela, Vega Lilibeth Fuente: Investigación de campo.

De acuerdo al cuestionario aplicado al área de Tesorería en el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón, se evidencia en la Figura 10, que las funciones asignadas de acuerdo al Código Orgánico de Organización Territorial Autonomía y Descentralización, en cuanto a la administración de los recursos financieros, las cuales se cumplen en su totalidad, cabe recalcar que el COOTAD establece únicamente funciones relacionadas con la recaudación y pagos en la entidad. 5.2.2. Evaluar el Control Interno del Gobierno Autónomo Descentralizado de la Parroquia de Puerto Limón. Planificación General para la Evaluación de Control Interno Para la ejecución de la evaluación de Control Interno en el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón, se ha realizado la presente planificación general como pauta para la dar inicio al proceso que establece la Contraloría General del Estado en el Manual de Auditoría Gubernamental, principal guía para los procesos de evaluación en las entidades que dispongan de recursos públicos.

63 Tabla 13. Planificación General para la Evaluación de Control Interno del GAD

PROGRAMA DE PLANIFICACIÓN PRELIMINAR Para la evaluación de control interno al Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón

PROCEDIMIENTOS

Conocimiento del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón y su naturaleza jurídica.

Mariela Solano y Lilibeth Vega

Programar y confirmar entrevistas con el Presidente del GAD Parroquial Rural de Puerto Limón y demás funcionarios de las unidades administrativas a fin de comunicarles sobre la ejecución de la evaluación de control interno e identificar datos, hechos, actividades e información relevante para la misma.

Mariela Solano y Lilibeth Vega

Armar el Archivo Permanente a base de información disponible en las diferentes unidades de trabajo en el GAD, sobre:

Mariela Solano y Lilibeth Vega

Resumir las acciones tomadas a base de las recomendaciones emitidas en el último examen de auditoría.

Mariela Solano y Lilibeth Vega

Liste los documentos e informes disponibles útiles para ejecutar la evaluación al control interno, Indicando la fecha de emisión, el lugar de archivo y una síntesis del contenido.

Mariela Solano y Lilibeth Vega

Efectúe las reuniones o entrevistas concretadas en el punto A1

Mariela Solano y Lilibeth Vega

Tabule los datos y componentes importantes identificando los que requieren ser verificados en las siguientes fases de la evaluación de control interno.

Mariela Solano y Lilibeth Vega

Conocimiento de las principales actividades, operaciones, instalaciones, metas, u objetivos a cumplir.

Mariela Solano y Lilibeth Vega

Determinación del grado de confiabilidad de la información financiera, administrativa y de operación, así como la organización y responsabilidades de las unidades financieras y administrativas.

Mariela Solano y Lilibeth Vega

Comprensión global del desarrollo, complejidad y grado de dependencia del sistema de información computarizado.

Mariela Solano y Lilibeth Vega

Obtenga una comprensión global de los sistemas de información computarizados, en particular sobre lo siguiente:

Mariela Solano y Lilibeth Vega

Fuente: Investigación propia. Elaborado por: Mariela Solano y Lilibeth Vega.

Referencia

Elaborado por:

N°

Cuestionarios aplicados al Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón Los cuestionarios se enfocaron en los departamentos del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón que son: Presidencia, Tesorería y Secretaría, las preguntas están basadas en las Normas de Control Interno para las entidades, organismos del sector público y de las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos que aplica la Contraloría General del Estado en los procesos de evaluación de auditoría. (Anexos N° 8, 10 y 11). Resultados de la evaluación de Control Interno Para la tabulación e interpretación de resultados de la evaluación de Control Interno, se consolidó los cuestionarios aplicados a Presidencia, Tesorería y Secretaría para poder analizar los resultados en función del modelo de Control Interno COSO I, que en el caso del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón son los cinco componentes: Ambiente de Control, Evaluación de Riesgos, Actividades de control, Información y Comunicación y Seguimiento, que emplea la Contraloría General del Estado para la evaluación de los organismos del sector público y personas jurídicas de derecho privado que disponen de recursos públicos. Los resultados se han expresado por componentes, y engloban todas las preguntas de los cuestionarios aplicados a los funcionarios de labor permanente en el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón de las tres áreas evaluadas: Presidencia, Tesorería y Secretaría, de manera que pueda apreciar cuál de los cinco componentes presenta un mayor número de observaciones en cuanto al cumplimiento de las Normas de Control Interno establecidas por la Contraloría; y que requieren de mayor atención para la mejora de actividades y operaciones dentro de la entidad.

5.2.2.3.1

Ambiente de Control Interno

Tabla 14. Matriz de Calificación – Ambiente de control MATRIZ DE CALIFICACIÓN DEL NIVEL DE CONFIANZA Y DE RIESGO Entidad: Tipo de trabajo:

Gobierno Autónomo Descentralizado Evaluación por Componentes

Alcance:

AMBIENTE DE CONTROL

Ponderación Total

SI/NO

Calificación Total

SUMAN PREGUNTAS 5,6,7,8,13,14,15,16,18,19,21,22,23 PREGUNTAS 1,2,3,4,9,10,11,12,17,20,24,25 CALIFICACIÓN TOTAL= CT

PONDERACIÓN TOTAL= PT

NIVEL DE CONFIANZA: NC= CT/PT x 100

13/25 X 100

52%

NIVEL DE RIESGO INHERENTE: 100%

RI= 100% - NC%

52,00%

48%

Fuente: Investigación propia. Elaborado por: Mariela Solano y Lilibeth Vega.

Tabla 15. Nivel de Confianza y de Riesgo – Ambiente de control NIVEL DE CONFIANZA Y DE RIESGO Entidad: Tipo de trabajo:

Gobierno Autónomo Descentralizado Evaluación por Componentes

Alcance:

AMBIENTE DE CONTROL

NIVEL DE CONFIANZA BAJO

MODERADO

ALTO

15% - 50%

51% - 75%

76% - 95%

85% - 50%

49% - 25%

24% - 5%

ALTO

MODERADO

BAJO

Fuente: Investigación propia. Elaborado por: Mariela Solano y Lilibeth Vega.

Nivel de confianza y de riesgo - Ambiente de control

48%

52%

Nivel de Confianza Nivel de riesgo

Figura 11. Nivel de confianza y de riesgo – Ambiente de control Elaborado por: Solano M, Vega Lilibeth. Fuente: Investigación de Campo.

Las preguntas aplicadas a través de los cuestionarios a los funcionarios de los tres principales departamentos en el GAD Parroquial Rural de Puerto Limón están basadas en el modelo de control COSO I, que utiliza la Contraloría General del Estado para evaluar el cumplimiento a las normas de Control Interno de las entidades, organismos del sector público y personas jurídicas de derecho privado que disponen de recursos públicos. Al tabular los resultados se determinó que existe un nivel de confianza del 52% en lo referente al estado del ambiente de control, como principal componente del Control Interno; evidenciando un nivel de riesgo del 48%. Consecuentemente, considerando los rangos de nivel de confianza y de riesgo que establece la Contraloría en su manual de auditoría, se ha determinado que este componente posee un nivel de confianza y de riesgo moderado. Adicional al análisis y comprobación de la información proporcionada por los respectivos funcionarios al haber efectuado la evaluación; permitió evidenciar que el nivel de riesgo modero se debe a que no se está fortaleciendo al ambiente de control, considerado la base fundamental del Control Interno, al no contar la entidad con un Manual de funciones,

Reglamento interno y Código de ética que constituyen fundamento esencial para el fortalecimiento del Control Interno; aspectos que serán considerados para el planteamiento de la propuesta a fin de contribuir con la mejora del Control Interno en general dentro del GAD. Para la demostración del cumplimiento de lo establecido en las Normas de Control Interno para entidades, organismos del sector público y personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos con respecto al ambiente de control, se solicitó información de respaldo que consta en los Anexos N° 3,4,5 y 6.

5.2.2.3.2

Evaluación de riesgos

Tabla 16. Matriz de Calificación – Evaluación del riesgo

MATRIZ DE CALIFICACIÓN DEL NIVEL DE CONFIANZA Y DE RIESGO

Entidad:

Gobierno Autónomo Descentralizado

Tipo de trabajo:

Evaluación por Componentes

Alcance:

EVALUACIÓN DE RIESGOS

Ponderación Total SUMAN

SI/NO

Calificación Total

PREGUNTAS

1,2,3

CALIFICACIÓN TOTAL= CT

PONDERACIÓN TOTAL= PT

NIVEL DE CONFIANZA:

1/4 X 100

25%

NC= CT/PT x 100 NIVEL DE RIESGO INHERENTE: 100% RI= 100% - NC% Fuente: Investigación propia. Elaborado por: Mariela Solano y Lilibeth Vega.

25,00%

75%

68 Tabla 17. Nivel de Confianza y de Riesgo – Evaluación del riesgo NIVEL DE CONFIANZA Y DE RIESGO Entidad: Tipo de trabajo:

Gobierno Autónomo Descentralizado Evaluación por Componentes

Alcance:

EVALUACIÓN DEL RIESGO NIVEL DE CONFIANZA BAJO

MODERADO

ALTO

15% - 50%

51% - 75%

76% - 95%

85% - 50%

49% - 25%

24% - 5%

ALTO

MODERADO

BAJO

Fuente: Investigación propia. Elaborado por: Mariela Solano y Lilibeth Vega.

Nivel de confianza y de riesgo - Evaluación del riesgo

25% Nivel de Confianza

75%

Nivel de riesgo

Figura 12. Nivel de confianza y de riesgo – Evaluación del riesgo Elaborado por: Solano M, Vega Lilibeth. Fuente: Investigación de Campo.

En lo referente al segundo componente del Control Interno, los resultados obtenidos al haber aplicado el respectivo cuestionario y tabular los resultados, permitió conocer que existe un nivel de confianza del 25%, que consecuentemente establece un nivel de riesgo del 75% para el GAD Parroquial Rural de Puerto Limón.

En consecuencia, considerando los rangos de nivel de confianza y de riesgo otorgados por la Contraloría, se determina que en el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón este componente posee un nivel de confianza bajo y por ende un nivel de riesgo alto; lo cual se debe a que la entidad no está identificando, planificando, valorando y respondiendo de manera apropiada a los riesgos, basando sus respuestas a los mismos en función de la experiencia para resolver inconvenientes. Tabla 18. Matriz FODA FORTALEZAS

OPORTUNIDADES

Los informes de cumplimiento son entregados oportunamente al Ministerio de Finanzas.

Apoyo administrativo para asesorías legales por parte del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal.

DEBILIDADES

AMENAZAS

No poseen un reglamento interno.

La Contraloría General del Estado realiza evaluaciones sorpresivas sobre el Control Interno en las entidades del sector público.

No existe el Manual Orgánico Funcional. No ejercen Control Interno en sus procesos y operaciones La supervisión a las conciliaciones de cuentas y saldos las realiza la misma persona que registra las transacciones.

Los recortes presupuestarios por parte del Gobierno limitan el cumplimiento de objetivos.

Fuente: Investigación propia. Elaborado por: Mariela Solano y Lilibeth Vega.

El análisis del ambiente de control interno pudo facilitar la determinación de las áreas críticas mediante la matriz de fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas que permite la identificación de los riesgos, a los cuales está expuesto el GAD Parroquial Rural de Puerto Limón. Las áreas que presentan mayores irregularidades son Presidencia, Tesorería y Secretaría; las cuales son las de labor permanente en la entidad y cuyas debilidades presentan gran impacto en el ejercicio de sus funciones. La inexistencia de un Manual Orgánico Funcional así como un reglamento interno para uso continuo, evidencian que el ambiente de control se presenta como el componente que necesita urgente atención por el impacto que tiene en el nivel de riesgo de los demás componentes.

5.2.2.3.3

Actividades de Control

Tabla 19. Matriz de Calificación – Actividades de control MATRIZ DE CALIFICACIÓN DEL NIVEL DE CONFIANZA Y DE RIESGO Tipo de trabajo:

Gobierno Autónomo Descentralizado Evaluación por Componentes

Alcance:

ACTIVIDADES DE CONTROL

Entidad:

Ponderación Total 164

SUMAN

SI/NO

Calificación Total

122

PREGUNTAS 2,6,7,8,10,12,13,14,15,16,17,19,20,21,22,23,24,25,26 ,27,28,31,32,33,34,35,36,37,38,39,40,41,43,44,45,46, 47,48,49,50,51,52,53,55,56,57,58,59,63,64,65,66,67, 68,73,74,75,77,78,81,82,84,85,86,87,90,91,92,93,96, 97,98,99,100,101,102,103,104,105,106,107,108,110, 112,113,114,116,118,119,120,121,123,124,125,126,1 27,130,135,137,139,140,141,142,143,144,145,146,14 7,148,149,150,151,152,153,154,153,156,157,158,160 ,161,162,164 PREGUNTAS 1,3,4,5,9,11,18,29,30,42,54,60,61,62,69,70,71,72,76, 79,80,83,88,89,94,95,97,109,111,115,117,122,128,12 9,131,132,133,134,136,138,159,163 CALIFICACIÓN TOTAL= CT

122

PONDERACIÓN TOTAL= PT

164

NIVEL DE CONFIANZA: NC= CT/PT x 100

122/164 X 100

NIVEL DE RIESGO INHERENTE:

100%

RI= 100% - NC%

74,39%

25,61%

Fuente: Investigación propia. Elaborado por: Mariela Solano y Lilibeth Vega.

Tabla 20. Nivel de Confianza y de Riesgo – Actividades de control NIVEL DE CONFIANZA Y DE RIESGO Tipo de trabajo:

Gobierno Autónomo Descentralizado Evaluación por Componentes

Alcance:

ACTIVIDADES DE CONTROL

Entidad:

NIVEL DE CONFIANZA BAJO

MODERADO

ALTO

15% - 50%

51% - 75%

76% - 95%

85% - 50%

49% - 25%

24% - 5%

ALTO

MODERADO

BAJO

Fuente: Investigación propia. Elaborado por: Mariela Solano y Lilibeth Vega.

Nivel de confianza y de riesgo - Actividades de control

26% Nivel de Confianza

74%

Nivel de riesgo

Figura 13. Nivel de confianza y de riesgo – Actividades de control Elaborado por: Solano M, Vega Lilibeth. Fuente: Investigación de Campo.

Los resultados de la evaluación de Control Interno al Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón, respecto a las actividades de Control Interno, mediante la tabulación de los resultados, evidencian que existe un nivel de confianza del 74% y consecuentemente un nivel de riesgo del 26%. Considerando los rangos de nivel de confianza y de riesgo otorgados por la Contraloría en el Manual de Auditoría Gubernamental en su Capítulo V, se establece que el tercer componente del Control Interno posee un nivel de confianza moderado con tendencia a alto y en consecuencia un nivel de riesgo moderado con tendencia a bajo. A través de los cuestionarios y las observaciones realizadas al aplicarlos, se evidencia que el incumplimiento de algunas actividades de Control Interno está relacionado con el primer componente: Ambiente de Control, pues no se ha estructurado un organigrama apropiado, ni un manual de funciones que establezca una adecuada distribución de funciones dentro del GAD; además de la inexistencia de un reglamento interno que proporcione una guía para el control del desempeño del de los funcionarios.

5.2.2.3.4

Información y Comunicación

Tabla 21. Matriz de calificación – Información y Comunicación MATRIZ DE CALIFICACIÓN DEL NIVEL DE CONFIANZA Y DE RIESGO

Tipo de trabajo:

Gobierno Autónomo Descentralizado Evaluación por Componentes

Alcance:

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

Entidad:

Ponderación Total

SI/NO

Calificación Total

PREGUNTAS 1,2,3,4,5,6

PREGUNTAS 7

SUMAN

CALIFICACIÓN TOTAL= CT

PONDERACIÓN TOTAL= PT

NIVEL DE CONFIANZA: NC= CT/PT x 100

6/7 X 100

85,71%

NIVEL DE RIESGO INHERENTE: RI= 100% - NC%

100%

85,71%

14,29%

Fuente: Investigación propia. Elaborado por: Mariela Solano y Lilibeth Vega.

Tabla 22. Nivel de Confianza y de Riesgo – Información y comunicación NIVEL DE CONFIANZA Y DE RIESGO Entidad: Tipo de trabajo:

Gobierno Autónomo Descentralizado Evaluación por Componentes

Alcance:

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN

NIVEL DE CONFIANZA BAJO

MODERADO

ALTO

15% - 50%

51% - 75%

76% - 95%

85% - 50%

49% - 25%

24% - 5%

ALTO

MODERADO

BAJO

Fuente: Investigación propia. Elaborado por: Mariela Solano y Lilibeth Vega.

Nivel de confianza y de riesgo - Información y comunicación

14% Nivel de Confianza Nivel de riesgo

86%

Figura 14. Nivel de confianza y de riesgo – Información y comunicación Elaborado por: Solano M, Vega Lilibeth. Fuente: Investigación de Campo.

Las preguntas que se aplicaron al Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón, respecto al cuarto componente de Control Interno “Información y Comunicación” permiten evidenciar al tabular los resultados la existencia de un nivel de confianza del 86%, frente a un nivel de riesgo del 14%. Con este componente, se hace referencia a los métodos establecidos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones técnicas, administrativas y financieras de una entidad pero sobre todo a la calidad de la información que se posee en la entidad y que les sirve para adoptar decisiones adecuadas que permitan controlar las actividades de la entidad y preparar información confiable. Consecuentemente, considerando los rangos de nivel de confianza y de riesgo se establece que este componente posee un nivel de confianza alto y que por ende posee un nivel de riesgo bajo, debiéndose al flujo continuo de información entre los funcionarios del GAD Parroquial Rural de Puerto Limón. Sin embargo el riesgo representa a la falta de un sistema de información que permita tener acceso inmediato a cierta documentación histórica de la entidad.

5.2.2.3.5

Seguimiento

Tabla 23. Nivel de Confianza y de Riesgo – Seguimiento MATRIZ DE CALIFICACIÓN DEL NIVEL DE CONFIANZA Y DE RIESGO

Tipo de trabajo:

Gobierno Autónomo Descentralizado Evaluación por Componentes

Alcance:

SEGUIMIENTO

Entidad:

Ponderación Total

SI/NO

Calificación Total

SUMAN PREGUNTAS 4 PREGUNTAS 1,2,3 CALIFICACIÓN TOTAL= CT

PONDERACIÓN TOTAL= PT

NIVEL DE CONFIANZA: NC= CT/PT x 100

1/4 X 100

25%

NIVEL DE RIESGO INHERENTE:

RI= 100% - NC%

100%

25,00%

75%

Fuente: Investigación propia. Elaborado por: Mariela Solano y Lilibeth Vega.

Tabla 24. Nivel de Confianza y de Riesgo – Seguimiento NIVEL DE CONFIANZA Y DE RIESGO

Entidad: Tipo de trabajo: Alcance:

Gobierno Autónomo Descentralizado Evaluación por Componentes SEGUIMIENTO NIVEL DE CONFIANZA

BAJO

MODERADO

ALTO

15% - 50%

51% - 75%

76% - 95%

85% - 50%

49% - 25%

24% - 5%

ALTO

MODERADO

BAJO

Fuente: Investigación propia. Elaborado por: Mariela Solano y Lilibeth Vega.

Nivel de confianza y de riesgo - Seguimiento

25% Nivel de Confianza

75%

Nivel de riesgo

Figura 15. Nivel de confianza y de riesgo – Seguimiento Elaborado por: Solano M, Vega Lilibeth. Fuente: Investigación de Campo.

El cuestionario aplicado al Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón, que permitió evaluar el quinto componente del Control Interno “Seguimiento” dentro de la entidad, refleja que existe un nivel de confianza del 25%, y que consecuentemente la entidad posee un nivel de riesgo del 75%. El quinto componente se relaciona con los procesos que evalúan la calidad del funcionamiento del control interno en la entidad, es decir, como se establecen medidas oportunas para poder determinar la efectividad de las operaciones realizadas por los funcionarios que laboran en el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón. Estos procesos no se evidencian en la entidad evaluada, dado que es la máxima autoridad quien debe disponer

las evaluaciones periódicas para medir el

cumplimiento de objetivos y la optimización de recursos. (Véase Anexos N° 13 al N° 18) Con estos datos y considerando los rangos de nivel de confianza y de riesgo otorgados por la Contraloría se establece que este componente posee un nivel de confianza bajo mientras que el nivel de riesgo que posee el GAD es alto; evidenciando la falta de evaluaciones y un monitorio periódico en el desempeño de las actividades y funciones dentro de la institución.

5.2.3. Interpretar los resultados obtenidos de la evaluación de Control Interno en el GAD Parroquial Rural de Puerto Limón. Hojas de Hallazgos Tabla 25. Hoja de hallazgos – Manual de funciones

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL DE PUERTO LIMÓN

HOJA DE HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO TÍTULO

PT- CI – 001

Carencia de un manual orgánico funcional en el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón

CONDICIÓN

Cada servidor en el GAD Parroquial ejerce sus actividades de acuerdo a lo designado por el Código Orgánico de Organización Territorial Autonomía y Descentralización (COOTAD), sin embargo para algunos cargos las funciones están expresadas de manera muy general en la Ley.

CRITERIO

De acuerdo a las Normas de Control Interno para las entidades, organismos del sector público y de las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos en su Norma N° 401-01 que manifiesta que se deben definir las funciones de los servidoras y servidores pertenecientes a la entidad. Actualmente el Código de Ética y el Manual Orgánico Funcional se encuentra en proceso de elaboración en conjunto con asesores del GAD Municipal de Santo Domingo.

CAUSA

Este problema se originó por la falta de un asesor en aspectos legales y jurídicos así como la sobrecarga de funciones a la persona encargada de Talento Humano

Como no se encuentran establecidas las funciones específicas de los servidores se le asigna la responsabilidad de Talento Humano al Tesorero/Contador generando una sobrecarga de actividades.

EFECTO

CONCLUSIÓN

Al no contar con un manual que defina las funciones de los servidores y servidoras del GAD Parroquial, se corre el riesgo de duplicidad en las funciones y la sobrecarga laboral en las personas responsables de las distintas áreas.

RECOMENDACIÓN: Al Presidente del GAD Parroquial: Agilitar el proceso de elaboración del Código de Ética y del Manual Orgánico Funcional para el GAD Parroquial Rural de Puerto Limón, para su temprana implantación y mejora en las operaciones de la entidad. Elaborado por: Mariela Solano y Lilibeth Vega Fuente: Investigación propia. Elaborado por: Mariela Solano y Lilibeth Vega

77 Tabla 26. Hoja de hallazgos – Reglamento interno

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL DE PUERTO LIMÓN

HOJA DE HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO

TÍTULO

PT- CI – 002

Falta de un reglamento interno para uso continuo en el GAD Parroquial Rural de Puerto Limón

CONDICIÓN

En las actividades cotidianas del GAD se establece un control empírico, es decir, respaldos o documentos que permitan garantizar pagos o simplemente autorizaciones o informes, pero no se aplica de manera rigurosa la normativa referente a Control Interno establecida por la Contraloría General del Estado.

CRITERIO

Como se encuentra establecido en el numeral 300 referente a Evaluación del Riesgo y 400 Actividades de Control, de las Normas de Control Interno para las entidades, organismos del sector público y de las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos, se debe identificar los riesgos que puedan afectar al logro de objetivos así como establecer modelos de respuesta al riesgo; lo cual no es posible sin la normativa de Control Interno que regule las actividades de los funcionarios.

CAUSA

El origen de la falta de este reglamento es principalmente porque dada la dimensión de la entidad no se posee una unidad de auditoría interna que pueda controlar el cumplimiento a cabalidad de la normativa relacionada con el Control Interno.

EFECTO

Se dificulta la respuesta al riesgo puesto que no se evalúa o mide el riesgo de una manera adecuada, además no permite controlar los procedimientos de los funcionarios y por ende se desatiende el cumplimiento de la normativa establecida por la Contraloría General del Estado.

CONCLUSIÓN

La falta de un reglamento interno no permite evaluar de manera periódica las actividades de los servidores del GAD con respecto al Control Interno, así como también existe una respuesta ineficiente al riesgo, dado que no se siguen los procedimientos establecidos en la norma.

RECOMENDACIONES: Al Presidente del GAD: Presentar ante la junta parroquial la necesidad de identificar los riesgos a los que se ve expuesto el GAD parroquial de Puerto Limón. Disponer ante la junta y demás funcionarios la elaboración de un plan de mitigación de riesgos, a fin de poder dar frente a los mismos en caso de suscitarse. Dispondrá la elaboración de un reglamento interno y verificará su aplicación. Al Tesorero del GAD Parroquial: En calidad de contador-auditor coordinar con el Presidente del GAD y más integrantes de la junta parroquial en la elaboración del plan de mitigación de riesgos. Elaborado por: Mariela Solano y Lilibeth Vega Fuente: Investigación propia. Elaborado por: Mariela Solano y Lilibeth Vega

78 Tabla 27. Hoja de hallazgos – Procedimientos de archivo

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL DE PUERTO LIMÓN

HOJA DE HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO

TÍTULO

PT- CI – 003

El archivo no se sujeta a un reglamento o a procedimientos que garanticen un orden adecuado.

CONDICIÓN

El archivo de toda la documentación sustentatoria de transacciones financieras, operaciones administrativas o decisiones institucionales, la maneja el tesorero del GAD, dejando a Secretaría el archivo de documentos como solicitudes y resoluciones. Los archivos recientes no se encuentran debidamente organizados y algunos documentos no están actualizados.

CRITERIO

De acuerdo a las Normas de Control Interno para las entidades, organismos del sector público y de las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos en su Norma N° 405-04 la administración financiera de la entidad debe establecer procedimientos que aseguren la existencia de un archivo adecuado para la conservación y custodia de la documentación sustentatoria; archivada en orden cronológico y secuencial y que se mantendrá durante el tiempo que fijen las disposiciones legales vigentes.

CAUSA

EFECTO

Dado que no existe un reglamento para el manejo de archivo o un conjunto de procedimientos por escrito que manifieste el debido proceder con respecto al archivo de la evidencia de transacciones y operaciones no se cumple con lo que establece la normativa. Pese a que los funcionarios conocen la ubicación geográfica de la documentación en las instalaciones del GAD, es rutinario el proceso de búsqueda y almacenamiento de la información, lo que ocasiona que en algunos casos se demore en la entrega de documentación solicitada por diversos usuarios de la información.

No se establece procedimientos que aseguren la existencia de un archivo adecuado para la conservación y custodia de la documentación sustentatoria; archivada en orden cronológico y CONCLUSIÓN secuencial por lo que no se garantiza que la información se mantenga durante el tiempo que fijen las disposiciones legales vigentes.

RECOMENDACIONES: Al Presidente del GAD: Disponer la elaboración del reglamento de manejo de archivo. Verificar y aprobar los procedimientos para la conservación y custodia de la documentación sustentatoria. Al Tesorero: Diseñar los procedimientos que aseguren la existencia de un archivo adecuado para la conservación y custodia de la documentación sustentatoria; archivada en orden cronológico y secuencial. Elaborado por: Mariela Solano y Lilibeth Vega Fuente: Investigación propia. Elaborado por: Mariela Solano y Lilibeth Vega.

79 Tabla 28. Hoja de hallazgos – Conciliaciones

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL DE PUERTO LIMÓN

HOJA DE HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO

TÍTULO

PT- CI – 004

Las conciliaciones de los saldos de las cuentas necesitan una verificación anexa a la que realiza el Tesorero.

CONDICIÓN

La conciliación de los saldos de las cuentas que se manejan en el área financiera en el GAD Parroquial Rural de Puerto Limón, se realiza de manera periódica con respecto al mayor general para poder identificar variaciones; estas verificaciones se realizan desglosando la cuenta para poder detectar de mejor manera errores para efectuar ajustes. Sin embargo, este proceso lo realiza el mismo encargado del registro, autorización y custodia de los recursos.

CRITERIO

Las Normas de Control Interno para las entidades, organismos del sector público y de las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos establecen en su apartado 405-06 que las conciliaciones deben ser periódicas y realizadas por servidores independientes del registro, autorización y registro de los recursos. Además en el numeral 405-11 se establece que se deben efectuar constataciones sorpresivas de valores a cobrar para garantizar la integridad y existencia física.

CAUSA

Debido a la falta de conocimientos básicos sobre aspectos financieros de los servidores de la entidad no se ha dispuesto la realización de constataciones a las cuentas que maneja tesorería.

EFECTO

CONCLUSIÓN

Pese a que no ha habido afectaciones económicas, no es posible evaluar de manera adecuada la labor del tesorero, dado que no existe la supervisión por parte de otro servidor de los saldos de las cuentas que maneja para el GAD, así como también incrementa el riesgo de posibles afectaciones económicas que favorezcan intereses personales. Las conciliaciones de los saldos de las cuentas son realizadas únicamente por el Tesorero, que a su vez es quien también realiza el registro, autorización y custodia de los recursos.

RECOMENDACIÓN: La realización de conciliaciones bancarias por parte de uno o varios servidores no vinculados con la recepción, depósito o transferencia de fondos y/o registro contable de operaciones realizadas. Al Presidente del GAD: Dispondrá a un servidor no vinculado con la recepción, depósito o transferencia de fondos y/o registro contable de operaciones realizadas, una capacitación en aspectos financieros básicos para la posterior revisión de la conciliación de las cuentas del GAD. Elaborado por: Mariela Solano y Lilibeth Vega Fuente: Investigación propia. Elaborado por: Mariela Solano y Lilibeth Vega.

80 Tabla 29. Hoja de hallazgos – Inventarios

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL DE PUERTO LIMÓN

HOJA DE HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO

TÍTULO

PT- CI – 005

No se han realizado las constataciones físicas de existencias y bienes de larga duración.

CONDICIÓN

Se mantienen los registros de las existencias y bienes de larga duración de la administración anterior, no se han actualizado. Anteriormente se había nombrado una comisión para dicha actividad pero no se llevó a cabo la misión de esa comisión y por eso no se actualizó el inventario. Además no se ha dado de baja a los bienes que por diversas causas han perdido utilidad para la entidad o hayan sido motivo de pérdida, robo o hurto; puesto que no se ha actualizado el inventario.

CRITERIO

En el numeral 406-10 de las Normas de Control Interno para las entidades, organismos del sector público y de las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos, se establece que se deben efectuar constataciones físicas de las existencias y bienes de larga duración por lo menos una vez al año. Siendo el personal que interviene en la toma física independiente de aquel que tiene a su cargo el registro y manejo de los conceptos señalados. Así también en el numeral 406-11 de la misma normativa, se manifiesta que los bienes que por diversas causas han perdido utilidad para la entidad o hayan sido motivo de pérdida, robo o hurto, son dados de baja de manera oportuna.

CAUSA

Debido a que la comisión preparada para el efecto no ejecutó la actividad para la cual fue creada no se pudo realizar la constatación de las existencias y los bienes de larga duración existentes en el GAD Parroquial Rural de Puerto Limón.

EFECTO

CONCLUSIÓN

Como consecuencia de la ineficiencia de la comisión creada para la realización de la constatación física, no se pudo proceder con la baja de los bienes por obsolescencia, pérdida, robo o hurto. No se ha dado cumplimiento a la normativa referente a la constatación física de existencias y bienes de larga duración así como también a la Baja de bienes por obsolescencia, pérdida, robo o hurto; esto incrementa el riesgo de posibles sustracciones de los bienes.

RECOMENDACIÓN: Al Presidente del GAD: Designar a un servidor para que realice la constatación física de las existencias y bienes de larga duración del GAD Parroquial Rural de Puerto Limón. Al Tesorero del GAD: Actualizar los registros de información de inventarios con la información proporcionada por el designado para la constatación física de las existencias y bienes de larga duración. Elaborado por: Mariela Solano y Lilibeth Vega Fuente: Investigación propia. Elaborado por: Mariela Solano y Lilibeth Vega

81 Tabla 30. Hoja de hallazgos – Seguimiento

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL DE PUERTO LIMÓN

HOJA DE HALLAZGOS DE CONTROL INTERNO

Falta de seguimiento continuo y evaluación periódica a las actividades de Control Interno

TÍTULO

CONDICIÓN

PT- CI – 006

Los servidores de la entidad entregan sus informes mensuales de las actividades que realizan, pero no se efectúa un seguimiento continuo de las actividades diarias que realizan así como en otras acciones que efectúa el personal al realizar sus tareas encaminadas a evaluar los resultados del sistema de Control Interno.

CRITERIO

En el numeral 600 y demás incisos de las Normas de Control Interno para las entidades, organismos del sector público y de las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos, se establece que el GAD debe efectuar un seguimiento continuo durante la realización de las actividades diarias en los distintos niveles de la entidad y a través de evaluaciones periódicas.

CAUSA

El desconocimiento de los servidores de las especificaciones de la normativa referente al Control Interno, así como la falta de una definición por escrito de los procesos para evaluar periódicamente las actividades de los funcionarios de la entidad. Sumado a la carencia de un modelo de evaluación para un seguimiento continuo.

EFECTO

No se conoce el nivel de desempeño de los servidores en el transcurso normal de las operaciones, en las actividades habituales de gestión o en otras acciones encaminadas al control.

CONCLUSIÓN

No se realiza un seguimiento interno continuo, ni evaluaciones periódicas a las actividades que se realizan en el Gobierno Autónomo Descentralizado de Puerto Limón, a excepción de la que lleva a cabo la Contraloría General del Estado.

RECOMENDACIÓN: Al Presidente 1. Dispondrá ante los funcionarios administrativos del GAD, que establezcan por escrito en el ámbito de su competencia procedimientos de seguimiento continuo y evaluaciones mensuales o trimestrales a fin de asegurar la eficacia del Control Interno. 2. Ordenará al área de tesorería y secretaría que formulen y apliquen actividades continuas de seguimiento, para determinar la efectividad de los controles existentes. 3. Ordenará a tesorería y secretaría que informen los resultados del cumplimiento de las recomendaciones contenidas en los informes de contraloría, y evaluará su ejecución y atención efectiva. 4. Dispondrá que se realice e informe el seguimiento al funcionamiento del Control Interno en el transcurso normal de las actividades habituales de gestión y otras acciones que efectúa el personal, a fin de conocer y aplicar medidas oportunas sobre las condiciones que afecten al desarrollo de las actividades institucionales. 5. Evaluará a base de los diferentes informes y reportes de los servidores, si las acciones preventivas o correctivas implantadas solucionaron los problemas detectados de Control Interno. Elaborado por: Mariela Solano y Lilibeth Vega Fuente: Investigación propia. Elaborado por: Mariela Solano y Lilibeth Vega

Informe de Control Interno GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL DE PUERTO LIMÓN

Sección: Presidencia, Tesorería y Secretaría. Asunto: Evaluación de Control Interno al GAD Santo Domingo, 15 de mayo del 2015 Sr. Cristhian Ganchozo PRESIDENTE GAD PARROQUIAL RURAL DE PUERTO LIMÓN Presente. De nuestra consideración: De acuerdo al acuerdo existente entre la Pontificia Universidad Católica del Ecuador Sede Santo Domingo y el Consejo Nacional de Gobiernos Parroquiales Rurales del Ecuador (CONAGOPARE), y en la constatación de la necesidad de una evaluación de Control Interno en el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón se ha procedido con la realización de dicho proceso para evaluar el período comprendido entre enero y mayo del año 2016. El propósito general de la evaluación fue determinar el nivel de riesgo y de confianza existente en los procesos y operaciones del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón para la elaboración de un reglamento interno que permita mejorar el control en cada una de las actividades de la entidad. La evaluación de Control Interno se realizó de acuerdo con las Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Público y de las Personas Jurídicas de Derecho Privado que Dispongan de Recursos Públicos, emitidas con Acuerdo 039 - CG - 2009 de 16 de noviembre del 2009, Registro Oficial 78 del 01 de diciembre del 2009 y Suplemento del Registro Oficial 87 del 14 de diciembre del 2009.

El trabajo llevado a cabo consistió en evaluar los controles existentes en la entidad, pues de conformidad con el artículo 9 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado y las “Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Público y Personas Jurídicas de Derecho Privado que Dispongan de Recursos Públicos”, el diseño, implantación, mantenimiento, funcionamiento, perfeccionamiento y evaluación del Control Interno es responsabilidad de la máxima autoridad, de los directivos y demás servidoras y servidores de la entidad, de acuerdo con sus competencias, con la finalidad de proteger los recursos públicos y alcanzar los objetivos de la entidad. Debido a estos antecedentes, la evaluación permitió revelar la necesidad de un reglamento que establezca los procedimientos adecuados para mejorar el nivel de confianza de la entidad, el cual buscará cumplir las Normas de Control Interno de la Contraloría General del Estado que muestran cómo proceder para gestionar de una manera óptima el Control Interno en el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial de Puerto Limón. En función de los objetivos definidos para la evaluación, a continuación se exponen los resultados obtenidos por cada componente de Control Interno analizado:

AMBIENTE DE CONTROL Algunas circunstancias y conductas afectan a la cultura de Control Interno Existe un entorno organizacional favorable al ejercicio de prácticas, valores, conductas y reglas desde la perspectiva del Control Interno, excepto por las siguientes observaciones:

No existe el Código de Ética, puesto que se encuentra en proceso de emisión, su elaboración se realiza en conjunto con los asesores del Gobierno Autónomo Descentralizado Municipal de Santo Domingo y el CONAGOPARE.

No existe un reglamento interno que permita verificar el cumplimiento de la normativa que estipula la Contraloría General del Estado.

El Plan Operativo Anual se efectúa siguiendo los estándares requeridos, pero la evaluación de su cumplimiento se efectuó sin la adecuada consolidación y relación con el plan plurianual y ejecución presupuestaria.

Las medidas de control que se implantan en el GAD se aplican de manera empírica.

La entidad no cuenta con un Manual Orgánico Funcional que detalle las actividades específicas de cada servidor, pero si cuentan con un organigrama estructural.

Conclusiones El ambiente de control del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón presenta algunas observaciones que afectan al Control Interno de la entidad. La falta de un reglamento interno no permite evaluar de manera periódica las actividades de los servidores del GAD con respecto al Control Interno. No existe un Manual Orgánico Funcional para los servidores del GAD Parroquial Rural de Puerto Limón. Recomendaciones Al Presidente 1. Agilitar la elaboración del Código de Ética y del Manual Orgánico Funcional para el GAD Parroquial Rural de Puerto Limón, para su temprana implantación. 2. Establecer objetivos relacionados con los sistemas de información y actividades de monitoreo. 3. Verificar el cumplimiento de la normativa relacionada con el Control Interno. Al Tesorero 4. Elaborar un plan de capacitación conjuntamente con el Presidente para fomentar el profesionalismo y fortalecer las prácticas diarias.

5. Elaborar un diseño de control para el área donde desempeña sus labores de acuerdo a sus competencias y responsabilidades. EVALUACIÓN DEL RIESGO Observaciones a la evaluación del riesgo sujeto a exigencias de la Contraloría General del Estado. Las normas de Control Interno, acuerdos y demás normativa que expide la Contraloría General del Estado, establecen una serie de enunciados que permiten evaluar los riesgos que podrían perjudicar o afectar adversamente a la entidad o su entorno; y por lo cual es necesario que periódicamente sean revisados. Las observaciones al respecto son sólo las siguientes: Los directivos de la entidad no identifican los riesgos que pueden afectar el logro de los objetivos institucionales debido a factores internos o externos, así como emprender las medidas pertinentes para afrontar exitosamente tales riesgos. – El Gobierno Autónomo Descentralizado de Puerto Limón, actualmente no cuenta con un plan de mitigación de riesgos. – No se realiza una valoración de los riesgos que pueden presentarse en la ejecución de planes o programas utilizando el juicio profesional, únicamente se actúa en base a la experiencia. La administración de los riesgos en el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón se realiza de manera empírica, por lo cual se cumple parcialmente la norma de Control Interno 300-04 Respuesta al riesgo. Conclusión No se realiza una evaluación de los riesgos que puedan suscitarse, incrementando la probabilidad de ocurrencia de un evento no deseado que podría perjudicar o afectar al cumplimiento de los objetivos de la entidad o su entorno.

Recomendaciones Al Presidente 1. Presentará ante la junta parroquial la necesidad de identificar los riesgos a los que se ve expuesto el GAD Parroquial de Puerto Limón. 2. Dispondrá ante la junta y demás funcionarios la elaboración de un plan de mitigación de riesgos, a fin de poder dar frente a los mismos en caso de suscitarse. Al Tesorero 3. En calidad de contador-auditor coordinar con el Presidente del GAD y más integrantes de la junta parroquial en la elaboración del plan de mitigación de riesgos. ACTIVIDADES DE CONTROL No existe rotación de labores. La evaluación de las actividades de control del GAD Parroquial Rural de Puerto Limón determinó lo siguiente: -

No existe una rotación sistemática de las tareas, funciones o responsabilidades de las y los servidores debido al reducido número de funcionarios que laboran en el GAD.

Conclusión La rotación de tareas para que exista independencia, separación de funciones y reducción de riesgo; no es posible dado el limitado número de servidores en el GAD. Recomendaciones Dado que la rotación de personal no es factible se recomienda una supervisión continua del cumplimiento de las funciones y responsabilidades de cada servidor, dicho monitoreo se realizará con las plantillas sugeridas en los Anexos N° 13 al N°18.

Al Presidente 1. Asegurará que la descripción de cargos que contenga el manual de descripción, valoración y clasificación de puestos institucional, esté acorde con el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional por Procesos actualizado de la entidad.

Existe control empírico, que no se encuentra sustentado documentalmente, pero no es suficiente para que se proporcione un adecuado control. -

Existe una sobrecarga de funciones y responsabilidades en el cargo de Tesorero/Contador, asignándole funciones de: Talento Humano, Tesorería, Compras, entre otros.

No existe una definición por escrito o por medio de sistemas electrónicos, de los procedimientos que aseguren la ejecución de los procesos y control de las operaciones administrativas y financieras.

La supervisión de los procesos y operaciones no es constante.

Conclusión Las actividades de control generales no se cumplen de manera adecuada, dado que no existe una documentación que permita regular aspectos de Control Interno. Recomendaciones Es necesaria la implementación de un reglamento interno que permita establecer las guías para que se controle de manera adecuada las operaciones y procesos del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón. Al Presidente 1. Delinear procedimientos de Control Interno presupuestario para la programación, formulación, aprobación, ejecución, evaluación, clausura y liquidación presupuestaria.

Al Tesorero

1. Implantar procedimientos de Control Interno que generen adecuados registros que sirvan como mecanismos de transparencia y rendición de cuentas de los componentes del sistema de Administración Financiera: Presupuesto, Contabilidad Gubernamental, Tesorería, Recaudación, Nómina y Control Físico de Bienes. 2. Previo a la autorización para la ejecución del gasto, verificar que la operación financiera esté relacionada con la misión de la entidad. 3. Determinar el grado de cumplimiento de los techos establecidos en la programación presupuestaria. 4. Efectuar el seguimiento y evaluación del cumplimiento y logro de los objetivos, frente a los niveles de recaudación óptima de los ingresos y ejecución efectiva de los gastos. 5. Mantener controles a las reformas presupuestarias, al compromiso y a la obligación o devengado. 6. Realizar el análisis de las variaciones del presupuesto aprobado y ejecutado determinando sus causas y recomendando medidas correctivas. 7. Delinear por escrito procedimientos de Control Interno presupuestario, para que una o un servidor que no haya intervenido en la programación, formulación, aprobación, ejecución, evaluación, clausura y liquidación presupuestaria, evalúe la aplicación e informe sus resultados, a fin de tomar acciones correctivas que aseguren el cumplimiento de las fases del ciclo presupuestario. El archivo no se sujeta a un reglamento o a un conjunto de procedimientos. La documentación archivada en el GAD no se sujeta a procedimientos para conservación y custodia de documentación sustentatoria, además de que no se ha actualizado el archivo con la documentación reciente.

Conclusión  No se establece procedimientos que aseguren la existencia de un archivo adecuado para la conservación y custodia de la documentación sustentatoria; archivada en orden cronológico y secuencial de acuerdo a lo que establece las Normas de Control Interno emitidas por la Contraloría General del Estado con respecto al manejo del archivo en las entidades públicas. Recomendaciones Al Presidente 1. Verificar y aprobar los procedimientos para la conservación y custodia de la documentación sustentatoria. Al Tesorero 1. Diseñar los procedimientos que aseguren la existencia de un archivo adecuado para la conservación y custodia de la documentación sustentatoria; archivada en

orden

cronológico y secuencial.

Las conciliaciones y verificaciones necesitan una supervisión anexa a la del tesorero. Existen procesos como verificaciones de las cuentas, conciliaciones e informes que necesitan una supervisión anexa de la que realiza el tesorero, que es el responsable del registro contable de la entidad, para garantizar el cumplimiento y la integridad. Conclusión Las conciliaciones y verificaciones de las cuentas que maneja el GAD son realizadas por el tesorero/contador, que es el mismo que realiza el proceso de registro de transacciones y operaciones en el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón.

Recomendaciones La realización de conciliaciones bancarias por parte de uno o varios servidores no vinculados con la recepción, depósito o transferencia de fondos y/o registro contable de operaciones realizadas. Al Presidente 1. Dispondrá a un servidor no vinculado con la recepción, depósito o transferencia de fondos y/o registro contable de operaciones realizadas., la revisión de la conciliación de las cuentas del GAD. Al Tesorero 2. Suministrará la información necesaria para la conciliación de las cuentas que realice el servidor designado por el presidente del GAD. Al servidor que ejecute la conciliación 3. Revisará de manera detallada la coherencia de los saldos de las cuentas de la entidad y realizará un informe a la presidencia. Registro de los hechos económicos posterior a su ocurrencia. -

Dada la sobrecarga de las funciones del tesorero/contador puesto que no existe un Manual Orgánico Funcional, no se registran las operaciones en el momento que ocurren, sino que se guardan hasta que se disponga un poco de tiempo para registrar de manera adecuada las operaciones.

Conclusión Los hechos económicos acontecidos en las actividades diarias del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón no se registran en el momento de su ocurrencia, sino de forma tardía debido a la carga horaria del tesorero/contador.

Recomendaciones Al Presidente 1. Dispondrá a la secretaria el manejo del archivo para disminuir la sobrecarga ocupacional del tesorero y que este disponga de mayor tiempo para el registro de las operaciones El inventario de bienes no se encuentra actualizado. -

No se ha actualizado el inventario de bienes desde la administración anterior del GAD Parroquial Rural de Puerto Limón.

No se ha dado de baja a los bienes que ya no se utilizan o que se han deteriorado en el GAD.

Conclusión El inventario no se encuentra actualizado desde la administración anterior y por ende no se ha procedido con el aseguramiento de los bienes de larga duración. Recomendaciones Al Presidente 1. Designará una comisión encargada de la actualización del inventario del GAD Parroquial Rural de Puerto Limón. No se ha procedido con las constataciones físicas de existencias y bienes de larga duración. La constatación física de los bienes que posee el Gobierno Autónomo Descentralizado se realizó en la administración anterior, no se ha actualizado ni se ha realizado la constatación

física para actualizar esos datos. Se nombró una comisión para realizar las constataciones y el inventario, pero la mencionada actividad no se llevó a cabo. -

Debido a esta falta de constatación se desconoce si algunos bienes han sido sustraídos o se han perdido, al igual que no se ha podido proceder con la venta de bienes que no se utilicen dentro del GAD.

Conclusión Las existencias y bienes de larga duración no han sido actualizados, puesto que no se ha realizado la respectiva constatación física. Recomendación Al Presidente 1. Designar a un servidor para que realice la constatación física de las existencias y bienes de larga duración del GAD Parroquial Rural de Puerto Limón. Al Tesorero 2. Actualizar los registros de información de inventarios con la información proporcionada por el designado para la constatación física de las existencias y bienes de larga duración. No se cumplen de manera adecuada las Normas de Control Interno 400 Actividades de control, 401-01 Separación de funciones y rotación de labores, y 402-01 Responsabilidad del control, 403-07 Conciliaciones Bancarias y 405-02 Organización del sistema de Contabilidad Gubernamental, que se da como consecuencia de que el GAD no cuenta con un manual funcional en el que se delegue a alguien el supervisar las actividades que se realizan así como también debido a la falta de un reglamento interno que permita guiar a la entidad a mejorar el cumplimiento de la normativa con respecto a Control Interno.

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Información y comunicación interna de la entidad sin observaciones significativas El sistema de información y comunicación institucional no presentó observaciones significativas de control, excepto por la falta de métodos establecidos que permitan registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones administrativas y financieras de la entidad, y mantener controles apropiados que garanticen la integridad y confiabilidad de la información. La falta de métodos para registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones administrativas y financieras, empleando únicamente el paquete básico Office y no contar con un sistema de intranet, hace notable el cumplimiento parcial de la Norma de Control Interno 500-01 Controles en los Sistemas de Información. Conclusión El sistema de información y comunicación interno de la entidad, es útil pero no se cuenta con un portal de intranet, que facilite el acceso a la información así como un respaldo online de los principales documentos de uso continuo en la entidad, para garantizar la calidad de la información en el GAD. Recomendación Al Presidente 1. Manifestar en reuniones la importancia de instalar una red local (LAN) que permita: compartir información (archivos), recursos (CD-ROM, impresoras, etc.), servicios (acceso a internet, e-mail), incrementando la eficiencia y productividad de las personas. Al Tesorero 2. Incluir en la planificación y elaboración de las cédulas presupuestarias de gastos, la instalación de una red local para mejorar el sistema de comunicación en el GAD.

SEGUIMIENTO Falta de seguimiento continuo y evaluación periódica a las actividades de Control Interno. El proceso que evalúa la calidad del funcionamiento del Control Interno presentó las siguientes observaciones: –

No se efectúa un seguimiento continuo durante la realización de las actividades diarias en los distintos niveles de la entidad, a través de evaluaciones periódicas, que asegure la eficacia del Control Interno.

–

No se aplica un seguimiento continuo (evaluaciones periódicas) en las actividades habituales de gestión y supervisión encaminadas a evaluar los resultados del sistema de Control Interno.

Falta de implantación de acciones preventivas o correctivas conducentes a solucionar los problemas que se detecten, para fortalecer el sistema de Control Interno, de conformidad con las normas de Control Interno emitidas por la contraloría.

No se cumplen de manera adecuada las Normas de Control Interno 600 Seguimiento, 600-01 Seguimiento Continuo o en Operación y 600-02 Evaluaciones Periódicas, debido a que el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón no cuenta con un Manual Orgánico Funcional en el que se delegue a alguien el supervisar las actividades que realizan los funcionarios. Conclusión No se realiza un seguimiento interno continuo, ni evaluaciones periódicas a las actividades que se realizan en el Gobierno Autónomo Descentralizado de Puerto Limón, a excepción de la que lleva a cabo la Contraloría General del Estado.

Recomendaciones Al Presidente 1. Dispondrá ante los funcionarios administrativos del GAD, que establezcan por escrito en el ámbito de su competencia procedimientos de seguimiento continuo y evaluaciones mensuales o trimestrales a fin de asegurar la eficacia del Control Interno. 2.

Ordenará al área de tesorería y secretaría que formulen y apliquen actividades continuas de seguimiento, para determinar la efectividad de los controles existentes.

Ordenará a tesorería y secretaría que informen los resultados del cumplimiento de las recomendaciones contenidas en los informes de contraloría, y evaluará su ejecución y atención efectiva.

Dispondrá que se realice e informe el seguimiento al funcionamiento del Control Interno en el transcurso normal de las actividades habituales de gestión y otras acciones que efectúa el personal, a fin de conocer y aplicar medidas oportunas sobre las condiciones que afecten al desarrollo de las actividades institucionales.

Evaluará a base de los diferentes informes y reportes de los servidores, si las acciones preventivas o correctivas implantadas solucionaron los problemas detectados de Control Interno.

Finalmente, con el objeto de fortalecer el sistema de Control Interno de la entidad, agradeceré disponer a los servidores responsables de cada una de las áreas administrativas la implementación inmediata de las recomendaciones resultantes de la presente evaluación y solicitar se informe a la Junta Parroquial por medio del Presidente del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón, las acciones adoptadas.

5.2.4. Proponer herramientas de estructura organizacional para uso continuo del Gobierno Autónomo Descentralizado de la Parroquia de Puerto Limón en sus procesos y operaciones. En base a los resultados de la evaluación de Control Interno realizado al Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón, se pudo evidenciar que se poseen diversas falencias en cuanto al Control Interno, pero el componente que representa una mayor significatividad es el ambiente de control; el cual dentro del modelo COSO I se constituye como la base de la pirámide de control, puesto que tiene influencia en el desempeño del personal con respecto a cómo debe ejecutar sus actividades y permite tener una visión general de la entidad. Es por esto que se ha propuesto las siguientes herramientas de estructura organizacional a fin de mejorar el ambiente de control del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón, mediante la propuesta de un Reglamento Interno y un Manual Orgánico Funcional; que conjuntamente permitan mejorar y regular el desempeño del personal de las tres áreas implicadas: Presidencia, Tesorería y Secretaría principalmente; así como ciertas funciones que son competencia de la Junta Parroquial. Propuesta de Reglamento Interno para el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial rural de Puerto Limón El Código Orgánico de Organización Territorial Autonomía y Descentralización al igual que las Normas de Control Interno emitidas por la Contraloría General del Estado, establece la importancia de que se maneje un reglamento interno para regular las actividades de los funcionarios de los Gobiernos Autónomos Descentralizados, esta disposición sumado al resultado obtenido en la evaluación de Control Interno nos permiten proponer el presente reglamento interno para uso continuo del GAD en sus operaciones.

EL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO DE LA PARROQUIA RURAL DE PUERTO LIMÓN CONSIDERANDO: Que, el art. 267 de la Constitución de la República, establece las competencias exclusivas de los gobiernos parroquiales. Que, el Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización COOTAD en su Artículo 5 manifiesta que los Gobiernos Autónomos Descentralizados y regímenes especiales prevista en la Constitución gozan de autonomía política, administrativa y financiera, y al referirse a la autonomía administrativa expresa que esta consiste en el pleno ejercicio de la facultad de organización y de gestión de sus talentos humanos y recursos materiales para el ejercicio de sus competencias y cumplimiento de sus atribuciones, en forma directa o delegada, conforme a lo previsto en la Constitución y la Ley. Que, el Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización COOTAD en su Artículo 8 faculta a los gobiernos autónomos descentralizados parroquiales rurales la capacidad para dictar acuerdos y resoluciones, así como normas reglamentarias de carácter administrativo, que no podrán contravenir las disposiciones constitucionales, legales ni la normativa dictada por los consejos regionales, consejos provinciales, concejos metropolitanos y concejos municipales. Que, el Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización COOTAD en sus artículos 69 y 70 literales a) b), g) y u) expresa que el presidente o presidenta es la primera autoridad del ejecutivo del gobierno autónomo descentralizado parroquial rural, facultado para dirigir y supervisar las actividades del gobierno parroquial rural, coordinando y controlando el trabajo de los funcionarios, así como también le otorga facultades para decidir el modelo de gestión administrativa mediante el cual deben ejecutarse el plan parroquial rural de desarrollo y de ordenamiento territorial. Que, el Artículo 360 del Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización COOTAD expresa que la administración del talento humano de los gobiernos autónomos descentralizados será autónoma y se regulará por las disposiciones que para el efecto se encuentren establecidas en la ley.

Que, el artículo 79 del Reglamento a la Ley Orgánica de Servicio Público determina la necesidad de expedir el reglamento interno de la administración de talento humano, en los que se establecerán las particularidades de la gestión institucional que serán objeto de sanciones derivadas de las faltas leves y graves establecidas en la Ley. Que, la Norma 100-03 de Control Interno de la Contraloría General del Estado, determina: Responsables

del

Control

Interno.

diseño,

establecimiento,

mantenimiento,

funcionamiento, perfeccionamiento, y evaluación del Control Interno es responsabilidad de la máxima autoridad, de los directivos y demás servidoras y servidores de la entidad, de acuerdo con sus competencias. Que, la Norma 200-03 de Control Interno de la Contraloría General del Estado, determina: Políticas y prácticas de talento humano. El Control Interno incluirá las políticas y prácticas necesarias para asegurar una apropiada planificación y administración del talento humano de la institución, de manera que se garantice el desarrollo profesional y asegure la transparencia, eficacia y vocación de servicio. Que, la Norma 200-04 de Control Interno de la Contraloría General del Estado, determina: Estructura organizativa La máxima autoridad debe crear una estructura organizativa que atienda el cumplimiento de su misión y apoye efectivamente el logro de los objetivos organizacionales, la realización de los procesos, las labores y la aplicación de los controles pertinentes. RESUELVE EXPEDIR EL PRESENTE REGLAMENTO PARA EL FUNCIONAMIENTO ADMINISTRATIVO DEL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO DE LA PARROQUIA RURAL DE PUERTO LIMÓN CAPÍTULO I. OBJETO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN Art. 1.- El objetivo de este reglamento es el de regular en forma adecuada y precisa, la administración, organización, funcionamiento y disciplina del personal que labora en esta institución dentro de la jurisdicción de la parroquia Puerto Limón, del cantón Santo Domingo; de conformidad con lo previsto en la Constitución, el Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización, la Ley Orgánica de Servicio Público y demás normas legales vigentes.

Art. 2.- Tratar de prevenir la ausencia injustificada de los Servidores de su lugar habitual de labores, determinado por el GAD parroquial rural, considerando que el desperdicio de tiempo incide económicamente en forma insospechada dentro de la institución. Art. 3.- Su ámbito de aplicación está dado para todos los Servidores que realizan un trabajo relacionado con prestación de un servicio público parroquial a la comunidad. CAPÍTULO II DISPOSICIONES COMUNES DEL GAD PARROQUIAL RURAL Art. 4.- Las sesiones: Los órganos legislativos del Gobierno Autónomo Descentralizado, tendrán cuatro clases de sesiones: a) Inaugural; b) Ordinaria; c) Extraordinaria; y, d) Conmemorativa. Las sesiones de los gobiernos parroquiales, serán públicas y garantizarán el ejercicio de la participación a través de los mecanismos previstos en la Constitución y la Ley. Art. 5.- El Gobierno Parroquial Rural podrá reunirse para adoptar decisiones válidamente en cualquier clase de sesión, con la presencia de la mayoría absoluta, conformada por la mitad más uno de los miembros del órgano legislativo, el presidente es el que dirige la sesión y tendrá voto dirimente. Art. 6.- Las sesiones del Gobierno Parroquial son convocadas, presididas y dirigidas por el presidente del GAD Parroquial, conforme a lo determinado en la Constitución y la Ley. En los casos de ausencia temporal del Presidente, ya sea por licencia, por impedimento de ejercer el cargo, las asume el vicepresidente previo resolución de encargo. Art. 7.- En el caso de que algún miembro del órgano legislativo falte injustificadamente a las sesiones legalmente convocadas, se aplicarán las sanciones siguientes: a) Descuento de un día del haber correspondiente. b) Amonestación verbal c) Amonestación por escrito

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d) Sanción Pecuniaria, correspondiente al 10% del salario mensual unificado. e) Remoción del Cargo Art. 8.- Una vez verificado el quórum reglamentario, el Presidente del GAD Parroquial o quien lo reemplace, declara abierta la sesión. Si por alguna razón ésta tiene que ser suspendida, se fija fecha y hora para su continuación. Art. 9.- Los acuerdos y resoluciones se aprueban por mayoría simple, salvo en los casos de empate quien dirima la votación será el presidente. Art. 10.- Durante el desarrollo de las sesiones, se prohíbe la activación de teléfonos celulares, así como la interrupción de las mismas por personas ajenas a la reunión. En caso de asuntos urgentes que deban ser conocidos por los participantes de la sesión, sólo la Secretaria puede dar a conocer mensajes o recibir y tramitar respuestas a alguna inquietud fuera de la sesión. Art. 11.- Sesión Inaugural.- El Gobierno Parroquial Rural procederán a posesionar, respetando el orden de votación alcanzado en el proceso electoral respectivo, al vocal más votado como presidente o presidenta, vicepresidente o vicepresidenta y vocales en su orden. Posesionarán a un secretario/a y a un tesorero/a, dependiendo de la capacidad financiera y la exigencia del trabajo, designado previamente por el ejecutivo de este nivel de gobierno. Art. 12.- Sesión Ordinaria.- Los GAD’s parroquiales rurales se reunirán dos veces al mes como mínimo. En todos los casos, la convocatoria del ejecutivo se realizará con al menos cuarenta y ocho horas de anticipación a la fecha prevista y se acompañará el orden del día y los documentos que se vaya a tratar en la sesión. Art. 13.- Sesión extraordinaria.- La sesión extraordinaria será convocada con al menos veinte y cuatro horas de anticipación y en ella se tratarán únicamente los puntos que consten de manera expresa en la convocatoria. Art. 14.- De las actas.- En cada sesión se levantará un acta, que será suscrita por el presidente del GAD y el Secretario – Tesorero. En ella se recogerá las exposiciones y deliberaciones y se reproducirá literalmente el texto de las resoluciones, adoptadas por el pleno del GAD, con referencia al origen de las propuestas, las mociones emitidas, los apoyos recibidos, el resultado de las votaciones y cualquier otro detalle que la secretaría considere importante. Las actas serán discutidas y aprobadas en la siguiente sesión para su correspondiente aprobación.

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CAPÍTULO III DE LAS OBLIGACIONES DE LOS SERVIDORES Art. 15.- A más de las señaladas en el Art. 22 de la LOSEP y demás normas legales, los Servidores del GAD parroquial de Puerto Limón tendrán las siguientes obligaciones: a) Cumplir con las tareas asignadas por la institución en su calidad de Servidor; b) Ser puntuales en las horas de entrada y salida al trabajo y no abandonarlo sin el permiso correspondiente; cumpliendo el horario de trabajo establecido. c) Usar el uniforme de trabajo entregadas por el GAD parroquial, exclusivamente en las horas de trabajo; d) Ofrecer al público en el cumplimiento de sus tareas buena atención y trato culto, considerando que la administración parroquial será evaluada de acuerdo al comportamiento de sus trabajadores, y en los trabajos de campo, se mirará con buenos modales a los habitantes de las comunidades; e) Abstenerse de injuriar o faltar de obra a sus superiores y a sus compañeros de trabajo, cuando se encuentre dentro de las dependencias del GAD o fuera de ella. De igual manera se hará cuando se encuentre en su área de trabajo; f) Cuidar las herramientas que le hubieren sido entregadas, siendo personal y pecuniariamente responsable por las pérdidas; g) No desatender sus obligaciones para dedicarse a conversaciones, lecturas, juegos, entretenimientos, audiciones de radio o actividades ajenas a sus labores; h) No abusar del puesto de trabajo con fines de lucro; i) Informar inmediatamente a sus superiores sobre las lesiones sufridas en el trabajo para toma de decisiones; y, j) Todas las que conllevan buenos resultados de trabajo en beneficio de las comunidades y del GAD Parroquial Rural de Puerto Limón. CAPÍTULO IV DE LAS OBLIGACIONES PATRONALES Art. 16.- A más de las señaladas en el TÍTULO IX, Art. 96 de la LOSEP, el GAD Parroquial tendrá las siguientes obligaciones: a) Pagar las remuneraciones que corresponden al trabajador en los términos del contrato, como lo establece el Art. 23 literal b) de la LOSEP;

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b) Indemnizar a los trabajadores por accidentes que sufrieren en el trabajo y por las enfermedades profesionales con la salvedad prevista en el Art. 438 del Código del Trabajo y Art. 119 de la LOSEP; c) Llevar un registro de trabajadores con sus datos personales, clase de trabajo, fecha de ingreso y salida, el mismo que se actualizará con los cambios que se produzcan; d) Proporcionar a los trabajadores los útiles, instrumentos y materiales necesarios para la ejecución del trabajo; e) Conceder permisos de acuerdo a las normas constantes en el Art. 23 literal g) de la LOSEP; f) Sujetarse al presente reglamento interno; g) Conferir a los trabajadores los certificados relativos a su trabajo; h) Suministrar anualmente en forma gratuita la vestimenta adecuada para las labores que deben realizar los trabajadores del GAD parroquial; i) Afiliar a sus trabajadores al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS), desde el primer día de labores; j) Entregar a los trabajadores copia del reglamento cuando lo solicitaren; y, k) Cuidar que los trabajadores realicen sus labores en condiciones adecuadas para una buena prestación de servicios. l) Cumplir con lo el artículo 23 literal q) de la LOSEP, que determina como un derecho del servidor, recibir formación y capacitación continua, por parte del Estado, para lo cual las instituciones prestarán las facilidades. Para cumplimiento de este derecho, el área de Talento Humano elaborará las propuestas de políticas de capacitación y formación que deben de ser sometidas a la aprobación de la Máxima Autoridad.

CAPÍTULO V DEL HORARIO DEL TRABAJO Art. 17.- Los Servidores del GAD parroquial de Puerto Limón, a solicitud de la autoridad nominadora laboraran con los horarios que de acuerdo a las necesidades del servicio se impongan, debiendo en toda caso, trabajar cuarenta horas semanales en jornadas de ocho horas diarias. Art. 18.- Cuando las labores tengan que realizarse en lugares distantes a la ciudad de Santo Domingo, el control y registro de asistencia, lo llevará el trabajador o empleado de la entidad

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que, para el efecto designe el señor Presidente o el encargado del área de Talento Humano del GAD de Puerto Limón. Art. 19.- Se concede a los Servidores del GAD parroquial diez minutos de gracia, contados a partir de la hora determinada para el inicio de las jornadas de trabajo; la inasistencia comprendida después de los diez minutos, posteriores a la hora de entrada, se considerará como atraso, y será sancionada, acorde con el literal 19 del Art. 47 del Régimen Disciplinario, Capítulo XIII de este reglamento. Art. 20.- Todo Servidor tiene la obligación de desempeñar sus funciones específicas durante el tiempo establecido en el Art. 8 de este reglamento. Art. 21.- Todo Servidor deberá registrar su entrada y salida del lugar de trabajo, en el registro de asistencia, excepto en los casos que por razón de horarios y lugar de trabajo sea imposible el registro. Art. 22.- Todo Servidor deberá registrar en el registro de asistencia su permiso de salida, así como su ingreso después del permiso concedido. Art. 23.- Todo trabajo que se realice fuera de la jornada ordinaria de labores será acordada por escrito por el Señor Presidente o Jefe del área de Talento Humano y el trabajador, se exceptúan los casos fortuitos o fuerza mayor de los cuales el Servidor que se viere obligado a realizarlo, notificará del particular a los funcionarios antes mencionados dentro de las veinticuatro horas siguientes al cumplimiento de su labor.

CAPÍTULO VI DE LOS PERMISOS Art. 24.- Los Servidores deberán registrarse en el área de Talento Humano o ante quien haga sus veces para salir de su lugar de trabajo durante las horas laborables, ya sea para gestiones propias de la Institución, personales y entre ellas los de asistencia médica. Art. 25.- El permiso por menos de dos horas para asuntos personales o de la Institución, será concedido por su jerárquico superior o por el funcionario encargado del personal, debiendo ser solicitado oportunamente por medio de un memorándum, el caso que motiva la ausencia, la fecha y la firma del empleado .

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Art. 26.- El permiso ocasional que sobrepase las ocho horas será válido si ha sido presentado con veinticuatro horas de anticipación, tiempo requerido para la legalización de firmas. Art. 27.- Los permisos por enfermedad del trabajador durante una jornada de trabajo serán respaldados por certificados médicos extendidos por un centro de salud pública, siendo responsable el profesional que lo firme o lo extienda. Art. 28.- Todo permiso por enfermedad del Servidor Público que sobrepase una jornada de trabajo será justificado por un certificado médico conferido por el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS). Art. 29.- Las razones que justifiquen la falta de un trabajador o sirva de base al encargado del Talento Humano o al Señor Presidente para conceder permiso, no podrán ser otras que las siguientes: a) Enfermedad debidamente comprobada que coloque al servidor en imposibilidad de realizar

sus tareas ordinarias; de acuerdo al Art. 27 literal a) de la LOSEP; b) Calamidad domestica; esto es, enfermedad grave, accidente, fallecimiento de los padres,

cónyuge e hijos, y parientes comprendidos dentro del segundo grado de afinidad según lo dispuesto en el Art. 27 literal i) de la LOSEP; c) Fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobado.

Art. 30.- Se concederá además, licencia a la mujer embarazada de conformidad con lo prescrito en el Art. 35 del Reglamento de la LOSEP;

Art. 31.- En caso de calamidad doméstica debidamente comprobada, el servidor podrá justificar su inasistencia a un después de acaecido el suceso, obteniendo derecho a permiso con sueldo por tres jornadas de trabajo.

Art. 32.- Todo permiso que demande más de dos horas de la jornada de trabajo para asuntos ajenos a los de la Institución, serán deducidos de las vacaciones de cada interesado.

Art. 33.- En todo aquello que no esté normado en este reglamento regirán los respectivos contratos que se encontraren vigentes, y demás leyes conexas.

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CAPÍTULO VII EL DESEMPEÑO DE FUNCIONES FUERA DE LA RESIDENCIA DE TRABAJO Art. 34.- Para el desempeño de labores dentro o fuera del perímetro Parroquial, el servidor solicitará el pago de alojamiento y alimentación si fuere necesario, adjuntando la descripción del trabajo a realizar, los mismos que deberán ser autorizadas por el jefe inmediato y por el señor Presidente. Art. 35.- El Servidor está en la obligación de presentar al jefe inmediato superior el informe de las actividades realizadas y los justificativos necesarios, dentro de los cinco días siguientes al del viaje, con copia al área de tesorería y al funcionario encargado del personal. Caso contrario los gastos que hubieren realizado correrán a su cargo. Art. 36.- El Servidor tendrá que permanecer los días que sean necesarios en el recinto o en el lugar donde se lo envió a prestar sus servicios lícitos y personales, debiendo retornar el último día de su jornada de trabajo. CAPÍTULO X DE LAS VACACIONES Art. 37.- El jefe a cargo de la gestión de Talento humano elaborará cada año un calendario especial de vacaciones, tratando de no alterar el normal desenvolvimiento de las actividades que desarrolla el personal, el cual será remitido al Señor Presidente para su aprobación y cumplimiento. Art. 38.- Los Servidores que se acogen a la Ley Orgánica de Servidores Públicos, gozarán anualmente de un período ininterrumpido de quince y treinta días, respectivamente de vacaciones; igualmente se sujetarán a las normas que se estipulan en la citada normativa legal. CAPÍTULO XI DE LA TERMINACIÓN DE LA RELACIÓN LABORAL Las relaciones laborales entre el GAD de la Parroquia Rural de Puerto Limón y el Servidor, se terminarán cuando el Servidor esté incurso en lo que determina el Art. 47 de la LOSEP, Art. 146 del Reglamento a la LOSEP, por indisciplina y desobediencia a este reglamento legalmente aprobado por el Gobierno Parroquial Rural de Puerto Limón, previo al trámite

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correspondiente al Visto Bueno del encargado de la gestión del Talento Humano, Inspectoría del Trabajo, y sumario administrativo, respectivamente. CAPÍTULO XII DE LAS PROHIBICIONES Art. 39.- En el ámbito de las relaciones laborales entre el GAD Parroquial de Puerto Limón y sus Servidores, se sujetará a lo dispuesto en el Art. 24 de la Ley Orgánica de Servidores Públicos y a los Arts. 44 y 46 del Código del Trabajo, respectivamente. CAPÍTULO XIII DEL RÉGIMEN DISCIPLINARIO Art. 40.- Los Servidores que cometieren cualquiera de las infracciones que se indican a continuación, serán sancionados según la tabla final de este mismo artículo: 1. Ausentarse del lugar de trabajo durante las horas de labores sin previa autorización del Señor Presidente, lo que se entenderá como abandono de la jornada de trabajo; 2. Presentarse al lugar de trabajo en estado de embriaguez o bajo los efectos de estupefacientes, introducir, distribuir o ingerir bebidas alcohólicas o estupefacientes, debidamente comprobadas; 3. Sustracción de bienes a compañeros de trabajo; 4. Falsificación o alteración maliciosa de documentos de la Institución; 5. Falta de cuidado o uso indebido de las pertenencias de la Institución; 6. Falta de atención o negligencia a las solicitudes del público: 7. Uso del lenguaje o de actos indecentes u obscenos en los lugares de trabajo, exhibición de publicaciones indebidas o pornográficas en los sitios de labor. 8. Lenguaje o actos amenazadores o injuriosos al usuario. 9. Falta de información sobre cualquier enfermedad, impedimento físico o defectos conocidos, que puedan poner en peligro la salud o la seguridad de los demás compañeros de trabajo. 10. Llevar fuera de las horas de trabajo o no usar durante las mismas, los uniformes que proporciona la Institución. 11. Dormirse en el lugar de trabajo, evadir o encargar sus labores a terceras personas; 12. Cualquier labor disociadora dentro de la Institución o contra ella, incluyendo toda clase de intrigas;

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13. Actos de deslealtad contra la Institución; 14. Faltar injustificadamente a los trabajos especiales y emergentes, debidos y oportunamente ordenados para el servicio público; 15. Aprovechamiento de su función para fines económicos personales, aunque no vayan en perjuicio del GAD Parroquial Rural de Puerto Limón; 16. Faltas reiteradas en el cumplimiento de sus deberes, contemplados en la Ley Orgánica de Servicio Público; 17. No registrar su asistencia diaria de acuerdo al sistema de control; 18. No observar la línea jerárquica establecida; 19. Por atraso o inasistencia injustificada al trabajo; 20. Utilizar los vehículos de la institución sin el correspondiente permiso, o para jornadas ajenas a las establecidas; 21. Ingerir licor en el interior de las dependencias de la Institución y ocasionar reyertas, ya sea mediante provocaciones a sus propios compañeros o a extraños; 22. Causar daños físicos a las pertenencias de la Institución, por lo que se obligará a pagar los daños causados; 23. Amenazar de palabra u obra, injuriar o agredir a los compañeros, subalternos o incurrir en actos de indisciplina ante los superiores dentro y fuera de la Institución; 24. Conducir los vehículos del GAD bajo la influencia de bebidas alcohólicas o infringiendo las leyes y reglamentos de tránsito; 25. Ocasionar algún grave daño a los vehículos o maquinaria de la Institución por falta de prevención, mantenimiento o cuidado; 26. Incurrir en el delito de cohecho, peculado o en general recibir cualquier dádiva o remuneración que no sea legal. 27. Realizar trabajos con el equipo caminero no ordenados por el Señor Presidente o su jefe Inmediato; 28. Portar armas de fuego durante las horas de trabajo, a no ser con el permiso del empleador, pero siempre que dicha arma esté registrada ante la autoridad competente y la misma le haya concedido el permiso legal; 29. Dejar irresponsablemente los vehículos oficiales del GAD abandonadas en lugares inseguros, con riesgos para la integridad de los mismos; Tabla de medidas disciplinarias y equivalencias para las Infracciones referidas en este artículo

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A= Amonestación. B= Multa del 2.5% del S.B.U. C= Multa del 5% del S.B.U. D= Terminación del contrato, previo visto bueno. Cualquier de los casos señalados en el Art. 172 del Código del Trabajo y en la LOSEP, que no estén expresamente contemplados en esta tabla, podrá dar lugar a la separación del trabajo previo visto bueno, y sumario administrativo, respectivamente. INFRACCIÒN 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29

1ra. vez B B D D B A A B A A A B B B C A A A A B B B B B B B C D C

2da. vez C C

3ra. vez D D

C B B C B B B C C C D B B B B C C C C C C C D

D C C D C C C D D D C C C C D D D D D D D

4ta. vez

D D D

Art. 41.- En caso de que el Presidente del GAD estime que debe cambiarse la sanción, tomando en consideración el grado de responsabilidad y de los perjuicios sufridos por la Institución, podrá aplicarse una sanción acorde con la responsabilidad y el perjuicio, previo conocimiento de la Junta Parroquial.

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Art. 42.- Cuando un Servidor por cualquier medio haya tomado dinero, valores y bienes en general de propiedad de la institución, con el ánimo de apropiarse, el GAD Parroquial Rural podrá iniciar directamente la acción penal correspondiente, debiendo estos hechos comunicarse a la Junta Parroquial. Art. 43.- Todo funcionario del área administrativa, que maneja documentos de la institución, es responsable pecuniario de los mismos, en caso de pérdida de documentos, el servidor será amonestado por escrito en primera instancia, por el Presidente del GAD, si reincide en la pérdida de documentos, será sancionado con el 5% del Salario Básico Unificado, los mismos que serán descontados de su remuneración mensual y depositados en la cuenta del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial. Si reincide en la infracción después de la primera multa pecuniaria, la sanción será duplicada en el porcentaje, tantas veces cometa la infracción. Para este efecto cada unidad deberá llevar un registro de ingreso y salida de documentos.

CAPÍTULO XIV DE LAS RELACIONES LABORALES Art. 44.- El comportamiento de los Servidores ante sus superiores jerárquicos, Presidente y Vicepresidente, será siempre cordial encuadrado dentro de las buenas costumbres y magníficas relaciones humanas, y así recíprocamente. Art. 45.- El obrero o empleado del GAD, recibirá las órdenes de trabajo por parte del jefe de proyectos, Presidencia o encargado del Talento Humano del Gobierno Parroquial Rural de Puerto Limón, a quienes informará sobre las labores realizadas. Art. 46.- Tesorería, y demás áreas del GAD Parroquial Rural de Puerto Limón prepararán informes de las labores que se realicen. Art. 47.- Los informes antes indicados serán puestos en conocimiento del Señor Presidente y él hará conocer a la Junta Parroquial. Art. 48.- Será obligación de todo el personal que labora en el GAD Parroquial Rural de Puerto Limón, el cumplimiento de este reglamento, así como informar al Señor Presidente de su cumplimiento y de las violaciones que al mismo reglamento se infrinjan.

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Art. 49.- El señor presidente y los representantes de comisiones permanentes y temporales relacionadas con las actividades o labores parroquiales, deberán mantener relaciones con los funcionarios de las diferentes áreas, para la buena marcha de las tareas que emprende la institución en la ardua labor de servicio a la comunidad parroquial. CAPÍTULO XV PROCEDIMIENTOS Y RECURSOS DEL GOBIERNO PARROQUIAL RURAL DE PUERTO LIMÓN Art. 50.- Es obligación de los Jefes a cargo de los diferentes proyectos del GAD, informar semanalmente al encargado de la gestión de Talento Humano o a quien haga sus veces, las novedades disciplinarias producidas por el personal a cargo. Art. 51.- Deberá reconocerse el derecho de los trabajadores para no ser sancionados, sin antes proporcionarles la oportunidad de justificarse. Art. 52.- Las amonestaciones las podrá disponer el Presidente, Jefe de Talento Humano, previo informe escrito. Art. 53.- Las multas serán impuestas por la autoridad nominadora, por solicitud del Jefe inmediato del servidor o de la persona que haga las veces de encargado de la gestión de Talento Humano. El encargado de la gestión de Talento Humano, informará hasta el veinticinco de cada mes, las multas que hubiesen sido impuestas a los servidores del GAD, para su ejecución, dichos valores serán depositados en la cuenta del GAD Parroquial Rural, de conformidad con la DISPOSICIÓN GENERAL DÉCIMA PRIMERA de la LOSEP que menciona lo siguiente: Los fondos provenientes de las multas y sanciones pecuniarias, impuestas a las servidoras o servidores públicos por infracciones disciplinarias, se depositarán en la cuenta única de la institución, organismo o entidad a la que pertenece la o el servidor; fondos que serán destinados exclusivamente a la formación y capacitación de las y los servidores de la Institución. Art. 54.- Para dar por terminado un contrato de trabajo previo visto bueno o sumario administrativo, la autoridad nominadora que tuviere conocimiento del cometimiento de una falta sujeta a dicha sanción, dispondrá que el jefe a cargo de la gestión del Talento Humano o

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quien haga sus veces, emita previa investigación su informe; y, se cumpla con lo establecido en la LOSEP. Art. 55.- DEL RECURSO DE REVISIÓN.- El trabajador que se creyere perjudicado con una sanción disciplinaria de amonestación o multa impuesta en su contra, podrá presentar ante el funcionario que le aplicó la sanción, la petición de revisión de la misma, dentro de los tres días hábiles siguientes a la imposición; el que deberá resolver dentro de termino de tres días a partir de la fecha de presentación del recurso, de lo que se hará conocer al interesado dentro de las veinticuatro horas siguientes. CAPÍTULO XVII DISPOSICIONES GENERALES Art. 56.- El control de asistencia de los servidores de la institución lo llevará el Jefe a cargo de la gestión de Talento Humano e informará de ello al Señor Presidente. Art. 57.- Cuando por situaciones imprevistas, un chofer, un operador o persona que trabaje en el GAD parroquial tenga que ausentarse del sitio de trabajo, se sujetará a lo que disponga el Presidente o su delegado. Art. 58.- En todo caso, lo que no estuviere previsto en este reglamento se aplicarán las disposiciones del Código de Trabajo y la LOSEP. Art. 59.- VIGENCIA DEL REGLAMENTO.- La presente Ordenanza entrará en vigencia una vez aprobado por la Junta Parroquial Rural de la Parroquia de Puerto Limón y sancionado por el señor Presidente, sin perjuicio de su publicación en el Registro Oficial. DISPOSICIÓN TRANSITORIA Teniendo como antecedentes, que la Constitución de la República en su Art. 33 establece “El trabajo es un derecho y un deber social, y un derecho económico, fuente de realización personal y base de la economía. El Estado garantizará a las personas trabajadoras el pleno respeto a su dignidad, una vida decorosa, remuneraciones y retribuciones justas y el desempeño de un trabajo saludable y libremente escogido o aceptado. Que el Art. 2 de los objetivos del Código Orgánico de Organización Territorial Autonomía y Descentralización, literal b) expresa “La profundización del proceso de autonomías y

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descentralización del Estado, con el fin de promover el desarrollo equitativo, solidario y sustentable del territorio, la integración y la participación ciudadana, así como el desarrollo social y económico de la población”. Que el Art. 3, de los principios del COOTAD, literal h) determina “Los gobiernos descentralizados priorizarán las potencialidades, capacidades y vocaciones de sus circunscripciones territoriales para impulsar y mejorar el bienestar de la población, e impulsarán el desarrollo territorial centrado en sus habitantes…”. Al amparo del Art. 5 del COOTAD, párrafo tercero que contempla “La autonomía administrativa consiste en el pleno ejercicio de la facultad de organización y de gestión de sus talentos humanos y recursos materiales para el ejercicio de sus competencias y cumplimiento de sus atribuciones, en forma directa o delegada, conforme a lo previsto en la Constitución y la ley”. DISPOSICIÓN FINAL Se propone la implantación de este reglamento para mejorar la situación del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón, razón para la cual necesita someterse a aprobación de la Junta Parroquial integrada por el Presidente y los Vocales. El presente reglamento se aprobará mediante la votación con un resultado mayoritario, equivalente al 51% de los miembros de la Junta Parroquial Rural de Puerto Limón y será de obligatoria aplicación para la actual administración, bajo supervisión del Presidente del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón. Dado en la Sala de Sesiones de…………………………………………………………del Cantón Santo Domingo, a los…… días del mes del año………………………….

Firma Presidente

Firma Vocal 2

Firma Vicepresidente

Firma Vocal 1

Firma Vocal 3

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Organigrama Estructural Propuesto

Asamblea Parroquial Presidencia Comisiones permanentes y temporales Vocales Secretaría

Tesorería

Servicios Generales

Chofer Conserje- Mensajero PROYECTOS

Sustentabilidad Patrimonial

Transformación de Matriz Productiva

Reducción de brechas

Poder popular y Estado

Estrategia Territorial y Nacional

Simbología: Gobernantes Habilitantes Agregados o De valor De apoyo

Figura 16. Organigrama estructural propuesto para el GAD de Puerto Limón Elaborado por: Solano M, Vega Lilibeth. Fuente: Investigación de Campo.

Se han catalogado los puestos gobernantes como aquellos involucrados de manera directa en la toma de decisiones con respecto a la parroquia, así como los habilitantes aquellos que permiten canalizar los recursos hacia cada una de las actividades del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón. Los puestos agregados o de valor permiten que se pueda generar un mayor nivel de bienestar a la ciudadanía mediante la ejecución de los diversos proyectos que posee el GAD, y los puestos de apoyo permiten colaborar en cada una de las funciones de los demás servidores, así como ser la ayuda necesaria para actividades como transporte y mensajería.

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Manual de Funciones

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL DE PUERTO LIMÓN

GADPRPL-GAD-001

MANUAL ORGÁNICO FUNCIONAL

Fecha de elaboración: 01 de junio del 2016

Responsable: Presidente del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón

Elaborado por: Mariela Solano y Lilibeth Vega

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MANUAL ORGÁNICO FUNCIONAL DEL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL DE PUERTO LIMÓN

INTRODUCCIÓN: El Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural es la representatividad de la próspera parroquia de Puerto Limón, cuyas actividades deben llevarse a cabo con responsabilidad, ética y transparencia en el manejo de los recursos para atender cada una de las necesidades de la parroquia. Es por eso que es importante el establecimiento de las funciones específicas para poder establecer un adecuado funcionamiento operacional del GAD que permita la búsqueda del buen vivir para la parroquia que preside. Previo a la elaboración de este manual, es necesario referenciar que se encuentra en sintonía con el marco legal normativo para los gobiernos parroquiales y para todo el sector público. Marco Legal: CONSIDERANDO: Que la Constitución de la República del Ecuador en su art. 238 establece que los Gobiernos Autónomos Descentralizados, gozarán de autonomía política, administrativa y financiera, y se regirán por los principios de solidaridad, subsidiariedad, equidad interterritorial, integración y participación ciudadana. Constituyen gobiernos autónomos descentralizados las juntas parroquiales rurales, los consejos municipales, los consejos metropolitanos, los consejos provinciales y los consejos regionales. Que el Art. 63 del Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización, establece que los Gobiernos Autónomos Descentralizados parroquiales rurales son personas jurídicas de derecho público, con autonomía política, administrativa y financiera.

Responsable: Presidente del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón

Elaborado por: Mariela Solano y Lilibeth Vega

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QUE el Art. 67 del Código Orgánico de Organización Territorial Autonomía y Descentralización, dispone que es atribución del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón: Expedir acuerdos, resoluciones y normativa reglamentaria en las materias de la competencia del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón.

QUE el Art. 70 del Código Orgánico de Organización Territorial Autonomía y Descentralización dispone: las atribuciones del presidente o presidenta del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón, entre las cuales se encuentra: Expedir el orgánico funcional del gobierno autónomo descentralizado parroquial rural de Puerto Limón.

QUE de acuerdo a la evaluación de Control Interno y en cumplimiento de las Normas de Control Interno para las entidades, organismos del sector público y de las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos en su norma N° 401-01 que expresa que deben estar definidas las funciones de las servidoras y servidores de la entidad por lo cual es necesario generar la Estructura Organizacional del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón, alineado a la naturaleza y especialización de la misión consagrada en su base legal constitutiva, que contemple principios de organización y de gestión institucional eficiente, eficaz; y. En uso de sus facultades que le confiere el Art. 8 del Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización: En sus respectivas circunscripciones territoriales y en el ámbito de sus competencias y de las que les fueren delegadas, los gobiernos autónomos descentralizados parroquiales rurales tienen capacidad para dictar acuerdos y resoluciones, así- como normas reglamentarias de carácter administrativo, que no podrán contravenir las disposiciones constitucionales, legales ni la normativa dictada por los consejos regionales, consejos provinciales, concejos metropolitanos y concejos municipales. Responsable: Presidente del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón

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FUNCIONES DEL PRESIDENTE DEL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL DE PUERTO LIMÓN Según la estructura Administrativa del Gobierno Parroquial, se identifica a la PRESIDENCIA como el organismo de representatividad legal y jurídica, es el Ejecutivo y la Máxima Autoridad del Gobierno Parroquial CARACTERÍSTICA DEL PUESTO: Designado por elección popular mediante el voto obligatorio de la población en la circunscripción territorial parroquial, según lo establece en el Art. 66 del COOTAD. Constituye la parte ejecutiva de la institución y por lo tanto ejerce la representatividad legal. Es el vocal con más votos en la elección popular. FUNCIONES DEL PUESTO Le corresponde al presidente las atribuciones según el artículo Nº 70 del COOTAD, constituyéndose como funciones las siguientes:  El ejercicio de la representación legal, y judicial del gobierno autónomo descentralizado parroquial rural;  Ejercer la facultad ejecutiva del gobierno autónomo descentralizado parroquial rural;  Convocar y presidir con voz y voto las sesiones de la junta parroquial rural, para lo cual deberá proponer el orden del día de manera previa. El ejecutivo tendrá voto dirimente en caso de empate en las votaciones del órgano legislativo y de fiscalización;  Presentar a la junta parroquial proyectos de acuerdos, resoluciones y normativa reglamentaria, de acuerdo a las materias que son de competencia del gobierno autónomo parroquial rural; Responsable: Presidente del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón

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 Dirigir la elaboración del plan parroquial de desarrollo y el de ordenamiento territorial, en concordancia con el plan cantonal y provincial de desarrollo, en el marco de la plurinacionalidad, interculturalidad y respeto a la diversidad, con la participación ciudadana y de otros actores del sector público y la sociedad; para lo cual presidirá las sesiones del consejo parroquial de planificación y promoverá la constitución de las instancias de participación ciudadana establecidas en la Constitución y la ley;  Elaborar participativamente el plan operativo anual y la correspondiente proforma presupuestaria institucional conforme al plan parroquial rural de desarrollo y de ordenamiento territorial, observando los procedimientos participativos señalados en este Código. La proforma del presupuesto institucional deberá someterla a consideración de la junta parroquial para su aprobación;  Decidir el modelo de gestión administrativa mediante el cual deben ejecutarse el plan parroquial de desarrollo y de ordenamiento territorial;  Expedir el orgánico funcional del gobierno autónomo descentralizado parroquial rural;  Distribuir los asuntos que deban pasar a las comisiones del gobierno autónomo parroquial rural y señalar el plazo en que deben ser presentados los informes correspondientes;  Sugerir la conformación de comisiones ocasionales que se requieran para el

funcionamiento del gobierno parroquial;  Designar a sus representantes institucionales en entidades, empresas u organismos colegiados donde tenga participación el gobierno parroquial rural; así como delegar atribuciones al vicepresidente o vicepresidenta, vocales de la junta y funcionarios dentro del ámbito de sus competencias. Responsable: Presidente del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón

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 Designar a sus representantes institucionales en entidades, empresas u organismos colegiados donde tenga participación el gobierno parroquial rural; así como delegar atribuciones al vicepresidente o vicepresidenta, vocales de la junta y funcionarios dentro del ámbito de sus competencias.  Suscribir contratos, convenios e instrumentos que comprometan al gobierno autónomo descentralizado parroquial rural, de acuerdo con la ley. Los convenios de crédito o aquellos que comprometan el patrimonio institucional requerirán autorización de la junta parroquial rural;  En caso de emergencia declarada requerir la cooperación de la policía, fuerzas armadas y servicios de auxilio y emergencias, siguiendo los canales legales establecidos;  Coordinar un plan de seguridad ciudadana, acorde con la realidad de cada parroquia y en armonía con el plan cantonal y nacional de seguridad ciudadana, articulando, para tal efecto, el gobierno parroquial rural, el gobierno central a través del organismo correspondiente, la ciudadanía y la Policía Nacional;  Designar a los funcionarios del gobierno autónomo descentralizado parroquial rural, mediante procesos de selección de méritos y oposición considerando criterios de interculturalidad y paridad de género; y removerlos siguiendo el debido proceso;  En caso de fuerza mayor, dictar y ejecutar medidas transitorias, sobre las que generalmente se requiere autorización de la junta parroquial, que tendrán un carácter de emergente, sobre las que deberá informar a la asamblea y a la junta parroquial;  Delegar funciones y representaciones a los vocales de la junta parroquia rural; Responsable: Presidente del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón

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 La aprobación, bajo su responsabilidad civil, penal y administrativa, de los traspasos de partidas presupuestarias, suplementos y reducciones de crédito, en casos especiales originados en asignaciones extraordinarias o para financiar casos de emergencia legalmente declarada, manteniendo la necesaria relación entre los programas y subprogramas, para que dichos traspasos no afecten la ejecución de obras públicas ni la prestación de servicios públicos. El presidente o la presidenta deberá informar a la junta parroquial rural sobre dichos traspasos y las razones de los mismos;  Conceder permisos y autorizaciones para el uso eventual de espacios públicos, de acuerdo a las ordenanzas metropolitanas o municipales, y a las resoluciones que la junta parroquial rural dicte para el efecto;  Suscribir las actas de las sesiones de la junta parroquial rural;  Dirigir y supervisar las actividades del gobierno parroquial rural, coordinando y controlando el trabajo de los funcionarios del gobierno parroquial rural;  Presentar a la junta parroquial rural y a la ciudadanía en general un informe anual escrito, para su evaluación a través del sistema de rendición de cuentas y control social, acerca de la gestión administrativa realizada, destacando el cumplimiento e impacto de sus competencias exclusivas y concurrentes, así como de los planes y programas aprobadas por la junta parroquial rural, y los costos unitarios y totales que ello hubiera representado.  Las demás que prevea la Ley. En caso de ausencia temporal mayor a tres días o definitiva de la presidenta o del presidente de la junta parroquial rural, será reemplazado por la vicepresidenta o vicepresidente que es la o el vocal que haya alcanzado la segunda más alta votación; en caso de ausencia o impedimento de aquella o aquel, le subrogará quien le siga en votación. Responsable: Presidente del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón

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FUNCIONES DE CONTROL  Evaluar si los miembros de la junta parroquial desafían constructivamente las decisiones planeadas por la presidencia, como iniciativas estratégicas y transacciones mayores y pruebas para explicación de resultados (Diferencia en los presupuestos).  Frecuencia y oportunidad con la cual las reuniones son llevadas a cabo y apoyadas por el jefe financiero - Tesorero.  Exposición y presentación de informes o reportes mensuales de las áreas de Tesorería y Secretaría.  Relación y consistencia de las estrategias con los objetivos globales de la entidad contenidos en el Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial.  Revisar las modificaciones, detalle y cumplimiento del presupuesto.  Revisar que el archivo correspondiente a la información financiera del GAD, este actualizado y al día.  Revisar la información presentada por Secretaria y Tesorería respecto al desarrollo de actividades o procesos, previo a su aprobación.  Verificar el cumplimiento de la normativa en cuanto a los procesos de compras públicas.  Determinar fechas límites para la presentación de reportes o informes de cumplimiento administrativo y financiero.  Revisar que se maneje un sistema de inventario de bienes en el GAD, y que el mismo este actualizado.  Verifica que exista un control de seguridad que limite el acceso a la información de nómina  Identificar qué es lo que va bien, o donde se han identificado fallas en el GAD, para aplicar las respuestas al riesgo: compartir, reducir, evitar o aceptar; a fin de que los objetivos sean logrados. Responsable: Presidente del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón

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FUNCIONES DEL VICEPRESIDENTE DEL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL DE PUERTO LIMÓN Con respecto al vicepresidente se establece en el Art. 71 del Código Orgánico De Organización Territorial Autonomía Y Descentralización (COOTAD), textualmente lo siguiente: Art. 71. Reemplazo.- En caso de ausencia temporal mayor a tres días o definitiva del presidente o presidenta de la junta parroquial rural, será reemplazado por el vicepresidente o vicepresidenta que será el o la vocal que haya alcanzado la segunda más alta votación.

CARACTERÍSTICA DEL PUESTO: Es designado por la elección popular y pasa a integrar, junto con el presidente y los demás vocales, la Junta Parroquial Rural. El Puesto de vicepresidente señala en el Artículo 66 del COOTAD que dice: “La Junta Parroquial Rural es el órgano de gobierno de la parroquia rural. Estará integrado por los vocales elegidos por votación popular, de entre los cuales el más votado lo presidirá, con voto dirimente, de conformidad con lo previsto en la ley de la materia electoral. El segundo vocal más votado será el vicepresidente de la junta parroquial rural”. Por lo tanto, se le atribuye las siguientes funciones:  Asumir las delegaciones que el señor presidente o los vocales de la junta parroquial rural en pleno lo asignare.  Coordinar los programas de trabajo con el presidente y los vocales de la junta parroquial.  Cumplir con lo dispuesto en este Reglamento en lo referente al manual de funciones de los vocales y;  Las demás que le asignen el Presidente del gobierno parroquial en fecha y horario que señale la máxima Autoridad, de acuerdo a la Ley y reglamentos. Responsable: Presidente del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón

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FUNCIONES DE CONTROL  Verificar que las convocatorias a reuniones ordinarias sean enviadas con cuarenta y ocho horas de anticipación por parte de la secretaria del GAD.  Evaluar si los miembros de la junta parroquial desafían constructivamente las decisiones planeadas por la presidencia, como iniciativas estratégicas y transacciones mayores y pruebas para explicación de resultados.  Revisar si la información proporcionada por la Presidencia del GAD capacita a la Junta Parroquial, para la identificación de las acciones que necesitan ser tomadas.  Revisar si la información proporcionada por la Tesorería del GAD capacita a la Junta Parroquial, para la identificación de las acciones que necesitan ser tomadas.  Efectividad con la cual los objetivos globales de la entidad son comunicados a los empleados y a la junta parroquial. FUNCIONES DE LOS VOCALES Se constituyen como el organismo legislativo del Gobierno Parroquial. CARACTERÍSTICA DEL PUESTO: Designados por elección popular mediante el voto obligatorio de la población en la circunscripción territorial parroquial. Constituyen el cuerpo legislativo y de fiscalización del gobierno parroquial y por lo tanto son el soporte directo del señor presidente en el desarrollo de la gestión y entrega de propuestas que encaminen hacia el desarrollo parroquial. La exposición y presentación de propuestas que encaminen al desarrollo parroquial, la coordinación entre funcionarios para la ejecución de dichas propuestas, la eficiencia en la entrega de resultados; son todos estos la característica principal de este espacio institucional. Responsable: Presidente del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón

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FUNCIONES CORRESPONDIENTES A LOS VOCALES Según el artículo Nº 68 del COOTAD y de acuerdo a la Ley Orgánica del Servicio Público, los señores vocales tienen las siguientes atribuciones, que para el puesto constituyen como funciones:  Intervenir con voz y voto en las sesiones y deliberaciones de la junta parroquial rural;  La presentación de proyectos de acuerdos y resoluciones, en el ámbito de competencias del gobierno autónomo descentralizado parroquial rural;  La intervención en la asamblea parroquial y en las comisiones, delegaciones y representaciones que designe la junta parroquial rural, y en todas las instancias de participación;  Fiscalizar las acciones del ejecutivo parroquial de acuerdo con el COOTAD y la Ley; y,  Cumplir aquellas funciones que le sean expresamente encomendadas por la junta parroquial rural. FUNCIONES DE CONTROL  Frecuencia y oportunidad con la cual las reuniones son llevadas a cabo.  Suficiencia y oportunidad con la cual la información es proporcionada a la junta parroquial.  Presentar informes financieros, del presupuesto y otros contratos significativos.  Suficiencia y oportunidad con la cual la junta es informada sobre asuntos significativos relacionados con el mal empleo de recursos, violación de reglas internas o pagos ilegales.  Revisar si la información proporcionada por la Presidencia, Secretaría y Tesorería del GAD capacita a la Junta Parroquial, para la identificación de las acciones que necesitan ser tomadas. Responsable: Presidente del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón

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TESORERÍA El artículo 343 del COOTAD establece que el tesorero será responsable ante la máxima autoridad financiera del cumplimiento de sus deberes y atribuciones, los cuales se determinarán en el reglamento respectivo aprobado por cada gobierno autónomo descentralizado. FUNCIONES Las funciones del Tesorero/Contador del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón en base al COOTAD son las siguientes:  Es el responsable de los procedimientos de ejecución coactiva.  Rendirá caución, cuya cuantía será fijada por la Contraloría General del Estado.  Deberá efectuar los pagos de conformidad con las órdenes que recibiere de la autoridad competente.  Recibirá el pago de cualquier crédito, sea este total o parcial, sean tributarios o de cualquier otro origen.  Depositará diariamente los fondos correspondientes a terceros, en cuenta especial a favor de las instituciones beneficiarias, en el Banco Central del Ecuador o en el Banco Nacional de Fomento. GESTIÓN CONTABLE FUNCIONES Elaboración de:  Registros financieros

contables

mensuales;

Informes

Conciliaciones

financieros

bancarias

mensuales;

Estados

Informes

conciliaciones bancarias trimestrales; Inventario de bienes muebles; Inventario de suministros de materiales; Roles de pagos; Comprobantes de Pago; Retenciones y declaraciones en el SRI; y otros inherentes a su cargo. Responsable: Presidente del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón

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FUNCIONES DE CONTROL  Organizar el archivo correspondiente a la información financiera del GAD, y mantenerlo al día para facilitar al acceso y suministrar la información cuando sea requerida.  Revisar si información del sistema identifica todos los orígenes del efectivo y las fechas en las cuales fueron ingresados los datos.  Asignar a un empleado, con ninguna responsabilidad o con acceso restringido a los archivos o a los documentos contables, la revisión del correo, comparar los recibos contables y depósitos en los bancos.  Reconciliar el libro mayor en general con los registros contables.  Verificar que la Presidencia responda a las necesidades de información para preparar los reportes respectivos.  Determinar las fechas límites para preparar todos los reportes financieros.  Revisar los acuerdos contractuales por la supervisión de la Presidencia para la preparación de los reportes financieros externos. COMPRAS PÚBLICAS. FUNCIONES Tiene como responsabilidad  Asesorar, coordinar y controlar oportunamente todos los procesos de contratación requeridos por el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón, en cumplimiento de sus programas de trabajo. Previa solicitud por escrito y aprobación por parte de la máxima autoridad del GAD Parroquial Rural de Puerto Limón. El tesorero/contador contará adicionalmente con el apoyo técnico y financiero del presidente de la entidad.  Elaborar los pliegos precontractuales, resoluciones motivadas, calificación y adjudicación de los mismos y el soporte informático de los procesos que consten dentro del Plan Anual de Compras del Gobierno Parroquial. Responsable: Presidente del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón

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FUNCIONES DE CONTROL  Investigar y actualizar periódicamente a los participantes en el proceso de compras públicas recalcando la calidad, precio, descuentos y términos de pago, para que los pedidos sean entregados en el plazo estipulado acorde al contrato.  Repasar y revisar apropiadamente las órdenes de compra.

 Verificar el cumplimiento de los vendedores en términos de entrega a tiempo; seguimiento en caso de que el cumplimiento no sea el esperado.  Comunicar acerca de las adquisiciones para las operaciones se efectúen a tiempo.  Numerar toda la documentación relacionada con las compras públicas.  Mantener un adecuado registro de inventarios de los bienes adquiridos. TALENTO HUMANO El COOTAD manifiesta en su artículo 360 que la administración del talento humano de los gobiernos autónomos descentralizados será autónoma y se regulará por las disposiciones que para el efecto se encuentren establecidas en la ley y en las respectivas ordenanzas o resoluciones de las juntas parroquiales rurales. En el caso del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón se ejecutará por parte del Tesorero/Contador. FUNCIONES DE CONTROL  Revisión periódica de las políticas y procedimientos establecidos por la LOSEP.  Animar al personal para que reporte sospechas, violaciones de la ley, del reglamento u otras políticas del GAD.  Tomar acciones disciplinarias para las violaciones a la ley o al reglamento.  Evaluar el desempeño del personal y elaborar un plan de capacitación acorde a los requerimientos. Responsable: Presidente del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón

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128 GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL DE PUERTO LIMÓN GADPRPL-GAD-001 Fecha de elaboración: 01 de junio del 2016

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 Archivar y retener los registros del talento humano de acuerdo a lo estipulado en la Ley o los reglamentos.  Acceso restringido a los registros de recursos humanos, solo al personal autorizado.  Actualizar regularmente los requisitos para el personal futuro.  Revisar el registro y pago de la nómina y los cheques. SECRETARÍA El artículo 357 del Código Orgánico de Organización Territorial Autonomía y Descentralización, establece que para el caso de los gobiernos autónomos descentralizados parroquiales rurales, se contratará una secretaria que apoye administrativamente al GAD. La secretaria o secretario o de ser el caso la secretaria-tesorera o el secretario-tesorero, será un profesional en el área relacionada con el cargo a desempeñar, designado por el ejecutivo; sin perjuicio de nombrar un secretario ad-hoc de entre sus vocales, si la situación financiera no le permite proceder con la respectiva contratación. FUNCIONES DE SECRETARÍA  Brindar una atención adecuada al público, asistencia con información oportuna y pertinente, a fin de garantizar el derecho de la población a servicios públicos de calidad.  Actuar como secretario(a) en las sesiones del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural y de la Asamblea Parroquial.  Elaborar y realizar conjuntamente con el Presidente (a) la convocatoria a las sesiones del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural así como también de la Asamblea Parroquial al menos con cuarenta y ocho horas de anticipación.  Elaborar las actas de las sesiones del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural y Asamblea Parroquial. Responsable: Presidente del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón

Elaborado por: Mariela Solano y Lilibeth Vega

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GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL DE PUERTO LIMÓN GADPRPL-GAD-001 Fecha de elaboración: 01 de junio del 2016

MANUAL ORGÁNICO FUNCIONAL

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 Ser el (la) responsable y custodio directo de todos los bienes muebles de propiedad del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural  Participar de las sesiones, en el seno del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural, a la que asistirá con voz informativa, pero sin voto.  Las demás que le asigne la Ley,

reglamentos y resoluciones del Gobierno

Autónomo Descentralizado Parroquial Rural en el ejercicio de sus funciones. FUNCIONES DE CONTROL  Verificar periódicamente que la documentación recibida contenga firma y sello de recibido, y sea ingresada al archivo una vez que ha sido informada.  Revisar las solicitudes o reclamos recibidos, comunicarlos a Presidencia o Tesorería

según corresponda y preparar el reporte respectivo.  Establecer un archivo recordatorio u otro sistema para asegurar el cumplimiento de

actividades del GAD.  Mantener disponible la información de las actividades del GAD para facilitar el

acceso a la misma cuando sea requerida.  Contar manual y periódicamente los bienes y reconciliarlos con los registros

existentes, investigar cualquier deficiencia.  Llevar un registro de Actas de todas las sesiones y reuniones de la Junta Parroquial.

 Revisión del correo, comparación de los recibos contables y depósitos en los bancos realizados por Tesorería.

Responsable: Presidente del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón

Elaborado por: Mariela Solano y Lilibeth Vega

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5.3.

Conclusiones

Las funciones y competencias tanto del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón en general como de sus servidores, se encuentran establecidas en el COOTAD, pero se fortalece la cultura del control mediante las Normas de Control Interno para las entidades, organismos del sector público y de las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recurso públicos. La evaluación del control interno realizada en el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón se aplicó a los tres funcionarios de labor permanente en la entidad, con cuestionarios basados en los cinco componentes del Control Interno en base al modelo COSO I que aplica la Contraloría General del Estado en sus procesos de auditoría a las entidades que administran recursos públicos. El proceso de evaluación de Control Interno puso de manifiesto las falencias que posee la entidad, identificando a la evaluación del riesgo y al seguimiento, como los componentes con más alto nivel de riesgo; sin embargo, el ambiente de control pese a que posee un nivel de riesgo moderado, tiene tendencia a alto, afectando a los demás componentes del Control Interno; cuya incidencia se da por la inexistencia de un reglamento interno que permita el control de las operaciones que ejercen los funcionarios de la entidad, y sumado al hecho de que no se encuentran definidas por escrito las funciones de cada uno de los servidores. Las herramientas de estructura organizacional proporcionan pautas para la mejora en los procesos y operaciones de las entidades, constituyendo una base fundamental para un adecuado ambiente de control. Los diversos cuerpos normativos aplicables a los Gobiernos Autónomos Descentralizados Parroquiales Rurales, ponen de manifiesto la obligatoriedad del fortalecimiento de la cultura de Control Interno en las entidades que administran y canalizan los recursos asignados por el Estado.

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5.4.

Recomendaciones

El Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón debe velar por el cumplimiento de la normativa que regula el ejercicio de sus actividades, funciones y competencias; así como la participación y el desempeño de sus respectivos funcionarios, a fin de que cuando se realicen exámenes sorpresivos por parte de la Contraloría General del Estado, no sean severamente sancionados. El presidente como representante principal y demás funcionarios que laboran dentro del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón, deben crear una cultura de control y evaluación en la institución como una medida de prevención de sanciones que pudiere dictaminar la Contraloría en caso de evidenciar en sus exámenes de control y especiales de auditoría, inobservancias o incumplimiento de las diferentes leyes o reglamentos a los que deben dar cumplimiento. El Presidente del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de Puerto Limón, debe coordinar procesos de autoevaluación de la gestión respecto al Control Interno dentro de la entidad; así como también la evaluación periódica del cumplimiento de las funciones establecidas en la Ley por parte de sus servidores, a fin de poder responder a los riesgos de una manera oportuna y adecuada, mejorando sus procesos y operaciones. Una vez presentada la propuesta para contribuir al mejoramiento del desempeño en las actividades y funciones tanto del Gobierno Autónomo Descentralizado de Puerto Limón como de sus servidores, se recomienda que el Presidente exponga las herramientas de estructura organizacional, sugeridas en el presente documento, frente a la respectiva Junta Parroquial Rural para que la misma realice una discusión y futura adopción; en respuesta a mejorar el ambiente de control dentro de la institución.

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LISTA DE REFERENCIAS REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Asamblea Nacional Constituyente. (2013). CÓDIGO CIVIL. Quito: Corporación de Estudios y Publicaciones. Blanco Luna, Y. (2012). Auditorìa integral: normas y procedimientos (2da ed.). Bogotà: Ecoe Ediciones. Comisión de Normas de Auditoría y Aseguramiento. (2013). Guías de Auditoría. Ciudad de México, D.F.: Instituto Mexicano de Contadores Públicos. Contraloría General de la República. (2014). Marco Conceptual del Control Interno. Lima Perú: GIZ. Contraloría General del Estado. (2015). LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO. Quito. Contraloría General del Estado. (Agosto de 2015). Manual de Auditoría Financiera Gubernamental. Quito: CGE. Contraloría General del Estado. (2015). Manual General de Auditoria Gubernamental. Quito: CGE. De la Peña Gutiérrez, A. (2011). Auditoría: Un enfoque práctico. Madrid: Paraninfo. Estupiñan Gaitán, R. (2012). Control Interno y Fraudes (Segunda ed.). Bogotá: Ecoe Ediciones. Franklin , E. B. (2014). Organización de empresas (Cuarta ed.). México: Mc Graw-Hill. Franklin F, E. B. (2013). Auditoría Administrativa Evaluación y diagnóstico empresarial (Tercera ed.). México: Pearson Education. Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A. C. (2014). Normas de Auditoría, para atestiguar, revisión y otros servicios relacionados (Cuarta ed.). México: Comisión de Normas de Auditoría y Aseguramiento.

133

International Accounting Standards Board. (2013). Norma Internacional de Auditoría 200: Objetivos Globales del Auditor Independiente y realización de la Auditoría. España: Instituto de Contabilidad y Auditoría. International Auditing and Assurance Standards Board IAASB. (2013). Normas Internacionales de Auditoría y Control de Calidad (Décima Tercera ed., Vol. I). México: Instituto Méxicano de Contadores Públicos. Mantilla B, S. A. (2013). Auditoría del Control Interno (Tercera ed.). Bogotá, Colombia: Ecoe Ediciones. Mantilla, S. A. (2012). Control Interno- Informe COSO. Bucaramanga, Colombia: Kimpres Ltda. Mantilla, S. A. (2013). Auditoría del Control Interno. Bogotá, Colombia: Ecoe Ediciones. Mendívil, V. M. (2010). Elementos de Auditoría (Sexta ed.). México: Cengage Learning. Montaño Orozco, E. (2013). Control Interno, auditoría y aseguramiento, revisoría fiscal (Primera ed.). Cali: Universidad del Valle. Normas Profesionales de Auditoría. (2011). Riesgo de auditoría. Pallerola Comamala, J., & Monfort Aguilar, E. (2012). Auditoría (Primera ed.). España: Starbook Editorial, S.A. Pallerola Comamala, J., & Monfort, A. E. (2013). Auditoría Enfoque Teórico-Práctico (Primera ed.). Colombia: Ediciones de la U. Sánchez Fernández, J. L., & Alvarado Riquelme, M. (2014). Teoría y Práctica de la Auditoría I: Concepto y Metodología. España: PIRAMIDE. Santillana González, J. R. (2013). Auditoróa Interna (Tercera ed.). Mèxico: Pearson Educaciòn. The Institute of Internal Auditors. (2012). Normas Internacionales para el ejercicio profesional de la Auditorìa Interna.

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REFERENCIAS LINCOGRÁFICAS Auditing Standard Board ASB. (2009). Normas Internacionales de Auditorìa. Obtenido de http://fccea.unicauca.edu.co/old/tgarf/tgarfse30.html#QQ1-35-63 CGR. (2013). CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA: Guia Práctica Contable . Obtenido

http://www.contraloria.cl/NewPortal2/portal2/ShowProperty/BEA%20Repository/Por tal/Bases/Contabilidad/Sector_Municipal/Instrucciones/Guias/contable2013-2014.pdf Contraloría General del Estado. (12 de junio de 2002). Sitio Web Contraloría General del Estado. Recuperado el 2015 de Noviembre de 2015, de LEY ORGÁNICA DE LA CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO, REFORMAS Y REGLAMENTO: http://www.contraloria.gob.ec/documentos/normatividad/LEYORGACGEyREFORM AS2009.pdf Ministerio de Finanzas. (03 de Diciembre de 2010). Página Web Ministerio de Finanzas. Obtenido

MANUAL

PROCEDIMIENTOS

PRESUPUESTOS:

DEL

SISTEMA

http://www.finanzas.gob.ec/wp-

content/uploads/downloads/2015/03/A2_MANUAL_PROCED_SISTEMA_PRESUPUESTO.pdf SAS 99. (2002). Consideraciones de Fraude en una Auditorìa de Estados Financieros. Horwath

Auditores

Consultores.

Obtenido

https://www.crowehorwath.net/uploadedfiles/cl/insights/sas_99[1].pdf

GLOSARIO 

Asignaciones presupuestarias: Previsiones de egresos acordes con los planes estratégicos y POA institucionales.



Caución: Cualquier obligación que se contrae para la seguridad de otra obligación propia o ajena. Garantía destinada a asegurar el cumplimiento de una obligación. Son especies de caución la fianza, la prenda y la hipoteca.



Cédula presupuestaria: Identifica el estado de ejecución de las partidas de ingresos y gastos (inicial, codificado, comprometido, devengado y pagado etc.)



Cohecho: Delito que implica la entrega de un soborno para corromper a alguien y obtener un favor de su parte.



Compromisos: Acto administrativo por el cual la autoridad competente, compromete una parte o la totalidad de una asignación presupuestaria para la realización de un gasto. El reconocimiento de un compromiso requiere la existencia en el presupuesto de una asignación para la transacción, y saldo disponible suficiente en la misma.



Consolidación: Información financiera requerida a diversos niveles de agregación de datos, según las necesidades de la administración pública, de entidades y ciudadanía en general.



Ley: Es toda regla social obligatoria, emanada de autoridad competente



Meta: Es la cantidad de bienes o servicios cuya producción se programa en el ejercicio presupuestario. Se considera también como el logro de un objetivo o parte de él, expresado en forma cuantitativa.



Presupuesto General del Estado: Es el instrumento para la determinación y gestión de los ingresos y egresos del Estado, e incluye todos los ingresos y egresos del sector público, con excepción de los pertenecientes a la seguridad social, la banca pública, las empresas públicas y los gobiernos autónomos descentralizados.



Pauta: Instrumento o norma que sirve para gobernarse en la ejecución de algo. Modelo o norma.



Peculado: Delito que consiste en la malversación de caudales públicos o la apropiación indebida de bienes pertenecientes al Estado por parte de las personas que se encargan de su administración o custodia.



Pecuniario: Perteneciente o relativo al dinero efectivo.



Recursos: Conjunto de personas, bienes materiales, financieros y técnicos que permiten a una dependencia, entidad, u organización alcanzar sus objetivos y producir los bienes o servicios que son de su competencia.



Reglamento: Disposición jurídica de carácter general y con valor subordinado a la Ley dictada por la Administración, en virtud de su competencia propia. Lo que significa que la norma reglamentaria, al estar sometida jerárquicamente a la Ley, aunque sea posterior no puede derogar o modificar el contenido de las normas con rango de ley y, por el contrario, éstas tienen fuerza derogatoria sobre cualquier reglamento.



Servidora y Servidor Público: Son servidoras y servidores públicos todas las personas que en cualquier forma o a cualquier título trabajen, presten servicios o ejerzan un cargo, función o dignidad dentro del sector público.

ANEXOS Anexo N° 1. Nómina de funcionarios GAD Parroquial Rural de Puerto Limón

Anexo N° 2. Resumen del informe de contraloría TABLA DE RESUMEN DE CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES DEL EXAMEN ESPECIAL DE CONTRALORÍA 2014 Modalidad del Examen realizado: Objetivos: Alcance del examen:

Examen Especial Establecer el cumplimiento de las disposiciones legales, reglamentarias y demas normas aplicables Determinar la propiedad, veracidad y legalidad de los ingresos y gastos de gestión Análisis de los ingresos y gastos, período comprendido entre el primero de julio de 2010 y 31 de diciembre de 2013

CONCLUSIÓNES 1

La presidenta del GAD parroquial Rural de Puerto Limón, no supervisó la utilización de los módulos del sistema NAPTILUS y los Tesoreros Contadores del perido examinado, no efectuaron el control previo al pago en la renovación de la licencia del sistema contable, lo que ocasionó que se cancele, sin el contrato que respalde la obligación del proveedor y que no se facilite la obtención de informacion financiera para la toma de decisiones, por cuanto el sistema se encontraba subutilizado. Los Tesoreros Contadores, no realizaron el control previo al pago, que asegure la existencia de un archivo debidamente sustentado, de las operaciones administrativas y financieras, lo que ocasionó que treinta y siete comprobantes de egresos se encuentren incompletos y sin la documentación pertinente. La presidenta solicitó la adquisición de 6000 señaleticas para las calles de la Parroquia Rural Puero Limón, sin la certificación presupuestaria; y, el Tesorero Contador, no efectuó el control previo al pago, lo que ocasionó que se cancele $ 476,86, por nomenclaturas que contenian nombres y apellidos, cargo y período de gestión de la máxima autoridad de la entidad.

La presidenta y los Vocales de la Junta Parroquial Rural, resolvieron el 19 de octubre de 2010, que el Secretario Tesorero deposite las recaudaciones de peaje entre cinco y ocho días después, lo que ocasionó que existan depósitos inoportunos y no se encuentre la documentación de respaldo. La Presidenta autorizó el pago solicitado por el Tesorero Contador sin verificar la liquidación de los contratos principal y complementario suscritos con Industrias Metálicas, lo que ocasionó que la entidad transfiera en exceso a la cuenta del contratista, $ 4864,44 que hasta el 13 de marzo de 2014, no fueron depositados en la cuenta de la 5 entidad. 4

La Presidenta, suscribió un contrato de servicios profesionales, para la planificación del presupuesto de 2012, clausura del presupuesto de 2011 y la actualización de los registros contables, inventarios y activos fijos, funciones que le competian al Tesorero Contador, lo que ocasionó que la entidad no cuente con la información financiera, presupuestaria, contable y no se justifique los valores cancelados al profesional, por $ 1750,00. El plazo y recepción de los servicios profesionales segun el objeto del contrato, no se ha cumplido hasta el 13 de marzo de 2014, por cuanto no se suscribió el acta de entrega recepción de los servicios ejecutados.

RECOMENDACIONES Presidente Dispondrá al Tesorero Contador, que previo al pago de las obligaciones contraídas por el GAD Parroquial Rural de Puerto Limón, verifique la existencia de los documentos 1.1 de respaldo de la contratación. Dispondrá al Tesorero Contador utilice los módulos del sistema NAPTILUS, para que cuenten con los reportes contables y facilite la toma de decisiones. 1.2 Dispondrá al Tesorero Contador realice el control previo al pago, para garantizar la documentación que respalda las operaciones administrativas y financieras de la entidad y contar con un archivo debidamente legalizado. Verificará que las adquisiciones de los materiales para la entidad no señalen los nombres y apellidos de las autoridades del Gobierno Autónomo Descemtralizado Parroquial 3.1 Rural de Puerto Limón; y, cuenten con las certificaciones presupuestarias. 4.1 Previo a tomar resoluciones, respecto a los ingresos de la entidad, verificará que las disposiciones no se contrapongan con las normas establecidas para el efecto. 2.1

5.1

Dispondrá al Tesorero Contador, que deposite en la cuenta de la entidad, las recaudaciones máximo los tres días hábiles siguientes, en forma completa e intacta y los registren contablemente. Verificará que las autorizaciones de pago, coincidan con los valores que la entidad tiene como obligaciones pendientes a los contratistas, a fin de garantizar los recursos financieros de la entidad.

5.2

Dispondrá al Tesorero Contador, que previo a la solicitud de pago y transferencias de fondos, verifique que las obligaciones cuenten con los documentos de respaldo y coincidan con los valores que la entidad debe cancelar, por la contratación de obras.

6.1

Contrará servicios profesionales que no dupliquen las funciones de los servidores de la entidad; y, verificará que el administrador del contrato vele por el cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones derivadas del contrato.

4.1

Vocales Previo a tomar resoluciones, respecto a los ingresos de la entidad, verificará que las disposiciones no se contrapongan con las normas establecidas para el efecto.

4.2

Anexo NÂ° 3. CĂŠdula presupuestaria de ingresos

Anexo N° 4. Cédula Presupuestaría de Gastos

Anexo NÂ° 5. Plan de Compras

Anexo NÂ° 6. Resumen de saldos

Anexo NÂ° 7. Funciones y Competencias del GAD

Anexo N° 8. Cuestionario aplicado a Secretaría

Anexo NÂ° 9. Cuestionario de Atribuciones del Presidente del GAD

Anexo NÂ° 10. Cuestionario de Control Interno a Presidencia

Anexo N° 11. Cuestionario aplicado a Tesorería

Anexo N° 12. Carta de autorización para publicar información

Anexo N° 13. Monitoreo Presidente FICHA DE MONITOREO Y CUMPLMIENTO DEL CONTROL INTERNO EVALUADOR: Presidencia del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural

Actividades de Control Evaluar si los miembros de la junta parroquial desafían constructivamente las decisiones planeadas por la presidencia, como iniciativas estratégicas y transacciones mayores y pruebas para explicación de resultados (Diferencia en los presupuestos). Frecuencia y oportunidad con la cual las reuniones son llevadas a cabo y apoyadas por el jefe financiero - Tesorero. Exposición y presentación de informes o reportes de las áreas de Tesorería y Secretaría. Relación y consistencia de las estrategias con los objetivos globales de la entidad contenidos en el Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial. Revisar las modificaciones, detalle y cumplimiento del presupuesto. Revisar que el archivo correspondiente a la información financiera del GAD, este actualizado y al día.

Fecha de seguimiento

Porcentaje de cumplimiento 51% 0-15% 76% 75% Bajo 100% Alto Normal

Causas de desviación que provocan el incumplimiento

Acciones Correctivas Acción

Fecha Máxima

Responsable

Revisar la información presentada por Secretaria y Tesorería respecto al desarrollo de actividades o procesos, previo a su aprobación. Verificar el cumplimiento de la normativa en cuanto a los procesos de compras públicas. Determinar fechas límites para la presentación de reportes o informes de cumplimiento administrativo y financiero Revisar que se maneje un sistema de inventario de bienes en el GAD, y que el mismo este actualizado. Llevar un registro de Actas de todas las sesiones y reuniones de la Junta Parroquial. Verifica que exista un control de seguridad que limite el acceso a la información de nómina. Identificar qué es lo que va bien, o donde se han identificado fallas en el GAD, para aplicar las respuestas al riesgo: compartir, reducir, evitar o aceptar; a fin de que los objetivos sean logrados.

Firma

Anexo N° 14. Monitoreo Vicepresidente FICHA DE MONITOREO Y CUMPLMIENTO DEL CONTROL INTERNO EVALUADOR: Vicepresidente del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural

Actividades de Control

Fecha de seguimiento

Porcentaje de cumplimiento 0-15% 51% - 75% 76% Bajo Normal 100% Alto

Causas de desviación que provocan el incumplimiento

Acciones Correctivas Acción

Fecha Máxima

Verificar que las convocatorias a reuniones ordinarias sea enviada con cuarenta y ocho horas de anticipación por parte de la secretaria del GAD. Evaluar si los miembros de la junta parroquial desafían constructivamente las decisiones planeadas por la presidencia, como iniciativas estratégicas y transacciones mayores y pruebas para explicación de resultados. Revisar si la información proporcionada por la Presidencia del GAD capacita a la Junta Parroquial, para la identificación de las acciones que necesitan ser tomadas. Revisar si la información proporcionada por la Tesorería del GAD capacita a la Junta Parroquial, para la identificación de las acciones que necesitan ser tomadas. Efectividad con la cual los objetivos globales de la entidad son comunicados a los empleados y a la junta parroquial.

Firma

Responsable

Anexo N° 15. Monitoreo Vocales FICHA DE MONITOREO Y CUMPLMIENTO DEL CONTROL INTERNO EVALUADOR: Vocal del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural

Actividades de Control

Fecha de seguimiento

Porcentaje de cumplimiento 51% 0-15% 76% 75% Bajo 100% Alto Normal

Causas de desviación que provocan el incumplimiento

Acciones Correctivas Acción

Fecha Máxima

Verificar que las convocatorias a reuniones ordinarias sea enviada con cuarenta y ocho horas de anticipación por parte de la secretaria del GAD. Frecuencia y oportunidad con la cual las reuniones son llevadas a cabo. Suficiencia y oportunidad con la cual la información es proporcionada a la junta parroquial: Informes financieros, del presupuesto y otros contratos y negociaciones significativas. Suficiencia y oportunidad con la cual la junta es informada sobre asuntos significativos relacionados con el mal empleo de recursos, violación de reglas internas o pagos ilegales. Revisar si la información proporcionada por la Presidencia, Secretaría y Tesorería del GAD capacita a la Junta Parroquial, para la identificación de las acciones que necesitan ser tomadas.

Firma

Responsable

Anexo N° 16. Monitoreo de Secretaría FICHA DE MONITOREO Y CUMPLMIENTO DEL CONTROL INTERNO EVALUADOR: Secretaría del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural

Actividades de Control

Fecha de seguimiento

Porcentaje de cumplimiento 0-15% 51% - 75% 76% Bajo Normal 100% Alto

Causas de desviación que provocan el incumplimiento

Acciones Correctivas Acción

Fecha Máxima

Verificar periódicamente que la documentación recibida contenga firma y sello de recibido, y sea ingresada al archivo una vez que ha sido informada. Revisar las solicitudes o reclamos recibidos, comunicarlos a Presidencia o Tesorería según corresponda y preparar el reporte respectivo. Establecer un archivo recordatorio u otro sistema para asegurar el cumplimiento de actividades del GAD. Mantener disponible la información de las actividades del GAD para facilitar el acceso a la misma cuando sea requerida. Contar manual y periódicamente los bienes y reconciliarlos con los registros existentes, investigar cualquier deficiencia. Llevar un registro de Actas de todas las sesiones y reuniones de la Junta Parroquial. Revisión del correo, comparación de los recibos contables y depósitos en los bancos realizados por Tesorería.

Firma

Responsable

Anexo N° 17. Monitoreo de Tesorería FICHA DE MONITOREO Y CUMPLMIENTO DEL CONTROL INTERNO EVALUADOR: Tesorería del Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural

Actividades de control

Porcentaje de cumplimiento Causas de desviación que Acciones Correctivas Fecha de provocan el 76% Fecha seguimiento 0-15% 51% - 75% Acción incumplimiento Bajo Normal 100% Alto Máxima Gestión Contable

Organizar el archivo correspondiente a la información financiera del GAD, y mantenerlo al día para facilitar al acceso y suministrar la información cuando sea requerida. Revisar si información del sistema identifica todos los orígenes del efectivo y las fechas en las cuales fueron ingresados los datos. Revisión del correo, comparación de los recibos contables y depósitos en los bancos. Reconciliar el libro mayor en general con los registros contables. Verificar que la Presidencia responda a las necesidades de información para preparar los reportes respectivos. Determinar las fechas límites para preparar todos los reportes financieros. Revisar los acuerdos contractuales por la supervisión de la Presidencia para la preparación de los reportes financieros externos. Compras Públicas Investigar y actualizar periódicamente a los participantes en el proceso de compras públicas recalcando la calidad, precio, descuentos y términos de pago, para que los pedidos sean entregados en el plazo estipulado acorde al contrato.

Responsable

Repasar y revisar apropiadamente las órdenes de compra. Verificar el cumplimiento de los vendedores en términos de entrega a tiempo; seguimiento en caso de que el cumplimiento no sea el esperado. Comunicar acerca de las adquisiciones para que las operaciones se efectúen a tiempo. Numerar toda la documentación relacionada con las compras públicas. Mantener un adecuado registro de inventarios de los bienes adquiridos. Talento Humano Revisión periódica de las políticas y procedimientos establecidos por la LOSEP. Animar al personal para que reporte sospechas, violaciones de la ley, del reglamento u otras políticas del GAD. Tomar acciones disciplinarias para las violaciones a la ley o al reglamento. Evaluar el desempeño del personal y elaborar un plan de capacitación acorde a los requerimientos. Archivar y retener los registros del talento humano de acuerdo a lo estipulado en la Ley o los reglamentos. Acceso restringido a los registros de recursos humanos, solo al personal autorizado. Actualizar regularmente los requisitos para el personal futuro. Revisar el registro y pago de la nómina y los cheques.

Firma

Anexo N° 18. Calendario de seguimiento CALENDARIO DE EVALUACIÓN DEL MONITOREO

Monitoreo por Área SEMANA Presidencia Vicepresidencia Vocales Tesorería Secretaría Simbología Aplicación de las fichas de monitoreo Informe de Deficiencias Informe de Mejoras

Enero

Febrero

Marzo

Abril

Mayo

Junio

Julio

Agosto

Septiembre

Octubre

Noviembre Diciembre

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4