Diseño de un modelo de gestión para el mejoramiento del control de inventarios de la empresa

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO

Dirección Académica Escuela de Ciencias Administrativas y Contables

DISEÑO DE UN MODELO DE GESTIÓN PARA EL MEJORAMIENTO DEL CONTROL DE INVENTARIOS DE LA EMPRESA AGROFARM EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO DURANTE EL AÑO 2016

Trabajo de Titulación previo a la obtención del título de Ingenieras en Contabilidad y Auditoría CPA

Línea de Investigación: Implementación de Control Interno

Autoras: PALACIOS ROJAS SYLVIA NATASHA VERA ZAMBRANO AMANDA CAROLINA

Directora: MG. PIEDAD ELIZABETH ALARCÓN TOABANDA

Santo Domingo– Ecuador Febrero, 2017

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO Dirección Académica Escuela de Ciencias Administrativas y Contables HOJA DE APROBACIÓN DISEÑO DE UN MODELO DE GESTIÓN PARA EL MEJORAMIENTO DEL CONTROL DE INVENTARIOS DE LA EMPRESA AGROFARM EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO DURANTE EL AÑO 2016 Línea de Investigación: Implementación de Control Interno Autoras: PALACIOS ROJAS SYLVIA NATASHA VERA ZAMBRANO AMANDA CAROLINA

Piedad Elizabeth Alarcón Toabanda, Mg. DIRECTORA DE LA DISERTACIÓN DE GRADO Hernán Oswaldo Maldonado Pazmiño, Mg. CALIFICADOR Diego Fabricio Défaz González, MBA. CALIFICADOR Doris María Celi Pinza, MBA. DIRECTORA DE LA ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES Santo Domingo– Ecuador Febrero, 2017

iii

DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD Nosotras, Sylvia Natasha Palacios Rojas y Amanda Carolina Vera Zambrano portadoras de la cédulas de ciudadanías Nº 2300393408 y N° 0804603322 respectivamente, declaramos que los resultados obtenidos en la investigación que presento como informe final, previo a la obtención del Grado de Ingeniero en Contabilidad y Auditoría, son absolutamente originales, auténticos y personales.

En tal virtud, declaramos que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos que se desprenden del trabajo propuesto de investigación y luego de la redacción de este documento son y serán de nuestra y exclusiva responsabilidad legal y académica.

Sylvia Natasha Palacios Rojas

Amanda Carolina Vera Zambrano

C.C. 2300393408

C.C.0804603322

iv AGRADECIMIENTO Agradezco a Dios por todos los días y sabiduría brindados a lo largo de mi vida, por todas esas pruebas que hicieron fortalecerme y seguir adelante durante mi vida estudiantil.

A mis padres Danilo Palacios y Sylvia Rojas porque fueron mi pilar y sustento, son mis amigos incondicionales y mi ejemplo a seguir. A mi hermana Daniela porque me brindó un soporte incondicional y su cariño sincero.

A la Mg. Piedad Alarcón por compartir sus conocimientos, dedicación y apoyo para la culminación de este proyecto cumpliendo nuestros objetivos.

A mi Compañera de Tesis y amiga Amanda por la dedicación prestada para este trabajo y la amistad valiosa brindada durante estos semestres.

A todos ellos Gracias.

Natasha

v AGRADECIMIENTO Agradezco a Dios por su infinito amor y bondad, por darme las fuerzas necesarias y permitirme culminar esta etapa de mi vida.

A mis padres por su tiempo y esfuerzo dedicado hacia mí. Sobre todo por su cariño y apoyo incondicional. Así como a cada uno de mis familiares que siempre me apoyaron y motivaron a seguir adelante.

A mi tutora de tesis, Mg. Piedad Alarcón por impartir sin reservas sus conocimientos para culminar este trabajo de titulación.

A Natasha, por no solo ser mi compañera de tesis sino, mi amiga, por la paciencia, apoyo y confianza.

Finalmente, agradezco a la Pontificia Universidad Católica Sede Santo Domingo y mis docentes; gracias por su tiempo y dedicación a nosotros los estudiantes.

Amanda

vi DEDICATORIA Dedico este trabajo a Dios, es el quien me dio fortaleza y sabiduría para llegar a esta parte de mi vida universitaria. A mi madre ya que es por ella que la mayoría de mis logros se han hecho realidad y por nunca dudar de mí. A mis pequeños James y Anthony que fueron y serán el motor de mi vida y es por ellos, por quien me esforcé día a día para culminar este trabajo y mis estudios Natasha

Este trabajo se lo dedico en primer lugar a Dios por la fortaleza que me brinda cada día.

De igual manera, a mis padres, por su amor, confianza y constante motivación, lo cual me ha permitido culminar una de mis metas y a mi familia por siempre apoyarme para continuar.

Amanda

vii RESUMEN El presente trabajo de titulación se desarrolló para mejorar el control de los inventarios de la empresa AgroFarm, la cual se dedica a la comercialización de insumos agrícolas y veterinarios en la ciudad de Santo Domingo. Se analizó la problemática de la empresa que es causada por la deficiencia en el control de inventarios, esto provoca diversos efectos como pérdida de información de sus productos, sobre abastecimiento y diferencias entre el inventario físico y digital.

El marco referencial se elaboró con definiciones que cubren las variables de la investigación; la metodología se desarrolló bajo los enfoques cuantitativo y cualitativo con tendencia en lo cuantitativo haciendo uso de técnicas e instrumentos para la adecuada recolección de datos.

Por otra parte se evaluó el sistema de control interno en el análisis de los resultados mediante un cuestionario de Control Interno basado en el modelo COSO II, el cual permitió conocer los niveles de riesgo y confianza de la empresa, dando como resultado un nivel de riesgo alto, además se realizó la propuesta de acuerdo con cada componente.

Finalmente se diseña el modelo de gestión Max-Min el cual permite a la empresa establecer un punto de pedido para saber cuándo realizar una compra sin quedar desabastecidos, así como también una cantidad por producto requerido para evitar el sobre abastecimiento. Este modelo reemplazará al modelo ABC que la empresa lo venía ejecutando sin obtener beneficios.

viii ABSTRACT The present titling work was developed to improve the control of the inventories of the company AgroFarm, which is dedicated to the commercialization of agricultural and veterinary inputs in the city of Santo Domingo. We analyzed the problems of the company that is caused by the deficiency in the control of inventories, this causes diverse effects like loss of information of its products, on supply and differences between the physical and digital inventory.

The frame of reference was elaborated with definitions that cover the variables of the investigation; the methodology was developed under the quantitative and qualitative approaches with a quantitative tendency making use of techniques and instruments for the adequate collection of data.

On the other hand, the internal control system was evaluated in the analysis of the results through an Internal Control questionnaire based on the COSO II model, which allowed to know the levels of risk and confidence of the company, resulting in a level of risk High, in addition the proposed agreement was made with each component.

Finally, the Max-Min management model is designed which allows the company to establish a point of order to know when to make a purchase without being left out of stock, as well as an amount per product required to avoid over-supply. This model will replace the ABC model that the company was running without profit.

ix ÍNDICE DE CONTENIDOS

HOJA DE APROBACIÓN ............................................................................................................. ii DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD ............................................ iii AGRADECIMIENTO ................................................................................................................... iv DEDICATORIA ............................................................................................................................ vi RESUMEN… ............................................................................................................................... vii ABSTRACT. ................................................................................................................................ viii ÍNDICE DE CONTENIDOS ......................................................................................................... ix ÍNDICE DE TABLAS ................................................................................................................ xvii ÍNDICE DE FIGURAS.............................................................................................................. xviii ÍNDICE DE ANEXOS ................................................................................................................ xix 1.

INTRODUCCIÓN ....................................................................................................... 1

2.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .................................................................... 3

2.1

Antecedentes ................................................................................................................ 3

2.2

Problema de investigación ........................................................................................... 3

2.2.1

Delimitación del problema ........................................................................................... 4

2.2.2

Formulación del problema de investigación ................................................................ 5

x 2.2.3

Sistematización del problema de investigación ........................................................... 5

2.3

Justificación de la investigación .................................................................................. 5

2.4

Objetivos de la investigación ....................................................................................... 7

2.4.1

Objetivo General .......................................................................................................... 7

2.4.2

Objetivos Específicos................................................................................................... 7

3.

MARCO REFERENCIAL ........................................................................................... 8

3.1

Revisión de la literatura o fundamentos teóricos ......................................................... 8

3.1.1

Gestión de Inventarios ................................................................................................. 8

3.1.1.1

Objetivos de la Gestión de Inventarios ........................................................................ 8

3.1.1.2

Modelo de Gestión de Inventarios ............................................................................... 9

3.1.1.2.1

Objetivos de un Modelo de Gestión de Inventarios ..................................................... 9

3.1.1.2.2

Clases de Modelos de Gestión de Inventarios ............................................................. 9

3.1.2

Inventarios .................................................................................................................. 12

3.1.2.1

Ciclo de inventarios ................................................................................................... 13

3.1.2.1.1

Recepción ................................................................................................................... 13

3.1.2.1.2

Almacenamiento ........................................................................................................ 13

3.1.2.1.3

Venta o Comercialización .......................................................................................... 14

3.1.2.2

Sistemas de los inventarios ........................................................................................ 14

xi 3.1.2.2.1

Sistema de Inventarios Periódicos ............................................................................. 14

3.1.2.2.2

Sistemas de Inventarios Perpetuos o permanentes ..................................................... 14

3.1.2.3

Comparación entre el sistema de inventario periódico y permanente........................ 15

3.1.2.4

Valoración y control de Inventarios de las Mercaderías ............................................ 15

3.1.2.4.1

Método primeras en entrar, primeras en salir, PEPS ................................................. 19

3.1.2.4.2

Método del Promedio Ponderado ............................................................................... 19

3.1.3

Control sobre los Inventarios ..................................................................................... 19

3.1.3.1

Principios del Control de Inventarios......................................................................... 20

3.1.3.2

Objetivos del Control de Inventarios ......................................................................... 20

3.1.3.3

Importancia del Control de inventarios ...................................................................... 21

3.1.3.4

Evaluación de la Eficiencia en el Control de Los Inventarios .................................. 21

3.1.4

Auditoría .................................................................................................................... 23

3.1.4.1

Normativas de la Auditoría ........................................................................................ 23

3.1.4.1.1

Normas Ecuatorianas de Auditoría (NEA) ................................................................ 23

3.1.4.1.2

Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas ......................................................... 24

3.1.4.2

Clases de Auditoría .................................................................................................... 24

3.1.4.3

Objetivos de la Auditoría ........................................................................................... 25

3.1.4.4

Alcance de la Auditoría.............................................................................................. 25

xii 3.1.4.5

Fases de la Auditoría .................................................................................................. 26

3.1.4.5.1

Planificación............................................................................................................... 26

3.1.4.5.2

Ejecución.................................................................................................................... 26

3.1.4.5.3

Informe de Auditoría .................................................................................................. 27

3.1.5

Control Interno ........................................................................................................... 27

3.1.5.1

Importancia de Control Interno .................................................................................. 28

3.1.5.2

Limitaciones del control interno ................................................................................ 28

3.1.5.3

Clasificación del Control Interno. .............................................................................. 29

3.1.5.4

Evaluación del sistema de Control Interno ................................................................ 29

3.1.5.4.1

Narrativa..................................................................................................................... 30

3.1.5.4.2

Flujogramas ................................................................................................................ 30

3.1.5.4.3

Cuestionarios.............................................................................................................. 31

3.1.5.4.4

Pruebas de Cumplimiento .......................................................................................... 31

3.1.5.5

Modelo COSO II ERM .............................................................................................. 31

3.1.5.5.1

Entorno interno .......................................................................................................... 32

3.1.5.5.2

Definición de objetivos .............................................................................................. 33

3.1.5.5.3

Identificación de eventos ........................................................................................... 33

3.1.5.5.4

Valoración de riesgos ................................................................................................. 33

xiii 3.1.5.5.5

Respuesta al riesgo ..................................................................................................... 34

3.1.5.5.6

Actividades de control .............................................................................................. 34

3.1.5.5.7

Información y comunicación ..................................................................................... 34

3.1.5.5.8

Monitoreo ................................................................................................................... 35

3.1.6

Normativas contables de acuerdo con los Inventarios ............................................... 35

3.1.6.1

NIC 2 Existencias ....................................................................................................... 35

4.

METODOLÓGIA DE LA INVESTIGACIÓN .......................................................... 38

4.1

Enfoque / Tipos de Investigación............................................................................... 38

4.1.1

Enfoque Mixto de investigación ................................................................................ 38

4.1.2

Tipos de investigación ............................................................................................... 39

4.1.2.1

Investigación de Campo ............................................................................................. 39

4.1.2.2

Investigación Descriptiva ........................................................................................... 39

4.1.2.3

Investigación Bibliográfica ........................................................................................ 39

4.1.2.4

Investigación Documental.......................................................................................... 39

4.2

Métodos de investigación........................................................................................... 40

4.2.1

Método inductivo ....................................................................................................... 40

4.2.2

Método Analítico ....................................................................................................... 40

4.3

Población / Muestra ................................................................................................... 40

xiv 4.3.1

Población.................................................................................................................... 40

4.3.2

Muestra....................................................................................................................... 41

4.4

Técnicas e instrumentos de recogida de datos ........................................................... 41

4.4.1.1

Cuestionario aplicando la Escala Likert ..................................................................... 42

4.4.2

Recolección de Datos Cualitativos ............................................................................ 42

4.4.2.1

Observación ............................................................................................................... 42

4.4.2.3

Encuesta ..................................................................................................................... 42

4.5

Técnicas de análisis de datos ..................................................................................... 43

4.5.1

Excel........................................................................................................................... 43

4.5.2

Flujograma ................................................................................................................. 43

4.5.3

Organigrama estructural ............................................................................................. 43

4.5.4

Descripción narrativa ................................................................................................. 44

5.

RESULTADOS .......................................................................................................... 45

5.1

Análisis y Discusión de los resultados ....................................................................... 45

5.1.1

Análisis de los resultados de la entrevista .................................................................. 45

5.1.1.1

Entrevista al Gerente .................................................................................................. 45

5.1.2

Análisis de los resultados de las encuestas ................................................................ 47

5.1.2.1

Resultados de la encuesta aplicada a los trabajadores de AgroFarm ......................... 47

xv 5.1.2.2

Resultados de la encuesta aplicadas a los clientes de AgroFarm ............................... 51

5.1.2.3

Resultados de la encuesta aplicada a los proveedores de AgroFarm ......................... 54

5.2

Propuesta de intervención .......................................................................................... 56

5.2.1

Recopilar información de la situación actual de la empresa AgroFarm. ................... 57

5.2.1.1

Generalidades de la Empresa ...................................................................................... 57

5.2.1.1.1

Base legal ................................................................................................................... 58

5.2.1.2

Análisis de procesos ................................................................................................... 59

5.2.1.2.1

Flujograma de procedimiento de compra .................................................................. 62

5.2.1.2.2

Flujograma de proceso de ventas de contado ............................................................ 63

5.2.1.2.3

Flujograma proceso de ventas a crédito ..................................................................... 64

5.2.2

Diagnosticar las debilidades por las que atraviesa la gestión de los inventarios. ...... 65

5.2.2.1

Cuestionario de Control Interno ................................................................................. 65

5.2.2.1.1

Resultados del cuestionario de control interno y matriz de valoración ..................... 67

5.2.2.1.2

Valoración de los componentes del Modelo COSO II ............................................... 68

5.2.2.2

Propuesta según los componentes del Modelo COSO II ........................................... 68

5.2.2.2.1

Ambiente de Control .................................................................................................. 68

5.2.2.2.2

Definición de objetivos .............................................................................................. 71

5.2.2.2.3

Identificación de eventos ........................................................................................... 72

xvi 5.2.2.2.4

Evaluación del Riesgo ................................................................................................ 72

5.2.2.2.5

Respuesta al riesgo ..................................................................................................... 74

5.2.2.2.6

Actividades de Control............................................................................................... 74

5.2.2.2.7

Información y comunicación ..................................................................................... 78

5.2.2.2.8

Supervisión................................................................................................................. 79

5.2.3

Diseñar un modelo de gestión de inventarios a la medida de la empresa asegurando la disposición de los insumos.................................................................. 79

5.2.3.1

Modelo de Gestión de inventarios Max-Min ............................................................. 80

5.2.4

Evaluar la efectividad del Modelo de Gestión propuesto .......................................... 85

5.3

Conclusiones .............................................................................................................. 89

5.4

Recomendaciones....................................................................................................... 90

LISTA DE REFERENCIAS ......................................................................................................... 91 Bibliografía ................................................................................................................................... 91 GLOSARIO.. ................................................................................................................................ 94 ANEXOS….. ................................................................................................................................ 96

xvii ÍNDICE DE TABLAS Tabla 1: Promedio de la Población en estudio ...................................................................... 40 Tabla 2: Tabulación encuestas a trabajadores ....................................................................... 47 Tabla 3: Tabulación encuestas a Proveedores ...................................................................... 54 Tabla 4: Cuestionario Control Interno .................................................................................. 65 Tabla 5: Resultados del cuestionario de control interno y matriz de valoración .................. 67 Tabla 6: Valoración de los componentes del COSO II ......................................................... 68 Tabla 7: Fórmulas de Mínimos y Máximos .......................................................................... 80 Tabla 8: Mínimos y Máximos de AgroFarm ........................................................................ 83 Tabla 9: Indicadores de gestión ............................................................................................ 87 Tabla 10: Indicadores financieros ......................................................................................... 88

xviii ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1. Dinámica de inventarios ........................................................................................ 13 Figura 2. Comparación entre el Sistema Periódico y Permanente ........................................ 15 Figura 3. Tipos de Auditoría ................................................................................................. 25 Figura 4. Fase de la Auditoría - Planificación ...................................................................... 26 Figura 5. Clasificación del Control Interno .......................................................................... 29 Figura 6. Componentes del Modelo COSO II ...................................................................... 32 Figura 7. Fórmula población finita ....................................................................................... 41 Figura 8. Estructura Ocupacional ......................................................................................... 58 Figura 9. Flujograma de Compras ........................................................................................ 62 Figura 10. Flujograma ventas a contado ............................................................................... 63 Figura 11. Flujograma ventas a crédito................................................................................. 64 Figura 12. Propuesta Estructura Organizacional. ................................................................. 69 Figura 13. Proceso de compras propuesto ............................................................................ 75 Figura 14. Proceso ventas a Contado Propuesto ................................................................... 76 Figura 15. Proceso de Ventas a Crédito Propuesto ............................................................... 77 Figura 16. Orden de transferencia ......................................................................................... 78 Figura 17. Clasificación de productos .................................................................................. 80

xix

ÍNDICE DE ANEXOS Anexo 1: Carta de compromiso ............................................................................................ 96 Anexo 2: Ficha de Titulación ................................................................................................ 97 Anexo 3: RUC Agrofarm .................................................................................................... 100 Anexo 4: Diagrama Causa-Efecto ...................................................................................... 101 Anexo 5: Entrevista y encuestas ......................................................................................... 101 Anexo 6: Conteo físico en Bodegas .................................................................................... 102 Anexo 7: Entrevista al gerente propietario de agro-veterinaria AgroFarm ........................ 102 Anexo 8: Encuestas a los empleados .................................................................................. 104 Anexo 9: Encuestas a los clientes ....................................................................................... 106 Anexo 10: Pasos para la aplicación de max-min ................................................................ 108 Anexo 11: Carta de Impacto ............................................................................................... 113

1

1. INTRODUCCIÓN AgroFarm es una empresa dedicada a la comercialización de productos agrícolas y veterinarios, reconocida en la ciudad de Santo Domingo por su dedicación, esfuerzos y gentil atención. Pero debido a la amplia gama de productos que comercializa y la competitividad del mercado, presenta deficiencias en su sistema de gestión para el control de inventarios.

Se requiere entonces de un proceso eficiente que elimine o disminuya las debilidades de Control Interno presentadas en AgroFarm. Entendiendo al Control Interno como el conjunto de procesos de comprobación dados por la coincidencia de los datos reportados por departamentos.

La importancia que tiene la implantación de un adecuado Modelo de Control Interno de inventarios, se justifica al ser el inventario el rubro de mayor consideración dentro del activo corriente, no solo por su cuantía, sino también porque de su manejo proceden las utilidades de la empresa, este genera ventajas importantes como proteger adecuadamente sus activos, entre ellos las existencias, y que los procesos y la información fluyan en forma confiable y oportuna permitiendo tomar decisiones y mejorar la eficiencia en el manejo de los recursos.

El Capítulo II presenta el planteamiento del problema actual de la empresa AgroFarm, sus antecedentes, delimitación del problema con sus variables, formulación y sistematización, además la justificación de la investigación y los objetivos planteados por las autoras.

En el Capítulo III se justifica teóricamente la importancia que tiene para las empresas el Control Interno, la Gestión de los inventarios, su aplicación mediante Modelos y la Auditoría, así como la normativa en la que se basa, tanto la parte contable como de Auditoría.

2 El Capítulo IV trata acerca del diseño metodológico que se le da al presente trabajo; definiendo el tipo de investigación que se realiza, método, diseño y enfoque dado, así como también las técnicas e instrumentos utilizados para la recolección de datos.

Y por último, el Capítulo V presenta el análisis y discusión de los resultados, además las autoras plantean un Modelo de Gestión para mejorar las deficiencias existentes en la entidad, y demás recomendaciones a la misma.

3

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 2.1

Antecedentes

Surge la idea de crear un negocio donde exista rentabilidad y sustentabilidad económica, por lo que se decide crear Agroveterinaria AGROFARM el 01 de agosto del 2008, siendo su representante legal el señor Tobías Yaguapaz.

AgroFarm inicia sus actividades comerciales en las calles Tulcán y Babahoyo de la ciudad de Santo Domingo, ofreciendo a sus clientes insumos agrícolas y veterinarios; su personal estaba conformado por la señora Magaly Delgado en calidad de administradora y el señor Julián Chumo como asesor técnico, ambos pertenecientes a la familia.

Agroveterinaria AgroFarm fue logrando espacio y reconocimiento de sus clientes ya que existe gran competencia en la zona; sin embargo, la perseverancia de sus dueños permitió ganar participación en el mercado y en el 2009 se crea la primera sucursal, pero por factores externos es cerrada. En el 2010 nace la sucursal número 2 y para el 2012 se crea una tercera sucursal, que favoreció a la empresa por su ubicación.

Agroveterinaria AgroFarm actualmente es reconocida como una de las principales empresas distribuidoras de insumos agrícolas y veterinarios en la zona; con 8 años en el mercado manteniendo la calidad en su servicio y la transparencia en sus ventas.

2.2

Problema de investigación

Ecuador entre sus actividades productivas tiene la Agricultura y la Ganadería, dando lugar a una atracción para invertir, pese a todo esto, debido a las condiciones climáticas se presentan plagas y enfermedades que afectan a la Agricultura y la Ganadería, lo que resulta

4 favorable para el crecimiento en la comercialización de materiales y productos del medio Agro-Ganadero.

Santo Domingo y las zonas aledañas tienen el clima y altitud que favorecen a estas actividades, por lo tanto se decide crear AgroFarm una entidad que cuenta con una gran variedad de productos para satisfacer las necesidades de esta ciudad.

No obstante la falta de gestión en el manejo y control de los inventarios en AgroFarm, ha generado:  Pérdida de información actualizada de los inventarios, ya que no se contaba con respaldos de lo ingresado en el sistema, por lo cual no se conoce la cantidad existente de los productos de la empresa.  Sobre abastecimiento de mercadería, debido a la inexistencia de un conteo físico de la misma, lo que puede ocasionar pérdidas por caducidad de productos y compras innecesarias de productos.  La empresa no asigna funciones al personal, lo que ocasiona que los inventarios sean atendidos por cualquier empleado, y por lo tanto el control de los inventarios es deficiente ya que no hay un responsable de estos registros.

2.2.1 Delimitación del problema La investigación se centra en el manejo de los inventarios de la empresa AgroFarm ubicada en la ciudad de Santo Domingo en las calle Tulcán s/n y Babahoyo, telf. 2743463, durante el periodo 2016.

Variable independiente: Diseñar un Modelo de Gestión Variable dependiente: Control de inventarios en la empresa AGROFARM

5 2.2.2 Formulación del problema de investigación ¿De qué manera se puede manejar y controlar los inventarios en AGROFARM para evitar sobre abastecimiento o sub abastecimiento de productos y que existan pérdidas por caducidad?

2.2.3 Sistematización del problema de investigación  ¿Cómo se obtendrá información sobre la situación de los inventarios en la empresa AgroFarm?  ¿Cómo determinar las debilidades por las que atraviesa la gestión del manejo de los inventarios?  ¿Qué Modelo de Gestión le permitirá a la empresa AgroFarm el mejoramiento en el control de los inventarios?  ¿Cómo se evaluará la efectividad del Modelo de Gestión propuesto?

2.3

Justificación de la investigación

El presente trabajo de disertación de grado tiene como objetivo fundamental Diseñar un Modelo de Gestión para mejorar el Control de Inventarios en la Empresa AgroFarm, requerido por el gerente propietario ya que, actualmente no cuentan con registros de inventarios de períodos pasados.

Se encamina hacia el objetivo Nº 8 del Plan Nacional del Buen Vivir el cual trata de consolidar el sistema económico social y solidario de forma sostenible, específicamente con la política Nº 2 que consiste en consolidar el papel del Estado como dinamizador de la producción y regulador del mercado ya que se busca establecer requisitos de desempeño a los incentivos, como la contratación plurianual que promueva la inversión privada orientada a la

6 sustitución de importaciones, los encadenamientos productivos locales, la generación de trabajo nacional, la desagregación y transferencia tecnológica y la reinversión de utilidades.

Además, se direcciona al Plan de Desarrollo Cantonal Provincial 2015-2030 al promover el fortalecimiento del sector empresarial, agrícola, ganadero, comercial, turístico, logístico y de servicios, alineado con los principios de equidad, justicia, responsabilidad social y ambiental, con cultura tributaria además de reinversión en la zona.

Para cumplir con los objetivos planteados, se realiza el levantamiento de información mediante técnicas de observación directa de los procesos de la empresa; y con encuestas a un grupo de clientes, proveedores y trabajadores de la entidad, además se entrevista al gerente propietario de la misma. Se utiliza una investigación bibliográfica, de campo y documental.

La gestión de inventarios en la mayoría de empresas requiere de control y monitoreo desde su aprovisionamiento hasta la comercialización, para así obtener el mejoramiento en la administración de las existencias; con la finalidad de optimizar y obtener resultados favorables en la empresa. Siendo AgroFarm una empresa comercial se debe fortalecer su manejo en los inventarios para que cumpla las exigencias requeridas por los clientes al momento de realizar las ventas.

En el presente trabajo se diseña un Modelo de Gestión de inventarios, el cual busca las bases, condiciones y estrategias necesarias para que Agroveterinaria AGROFARM, siendo una empresa en vías de crecimiento estructural y económico mantenga el correcto control de los inventarios permitiendo obtener información oportuna, veraz y eficiente de sus existencias.

7 Con una adecuada gestión de inventarios se podrá: satisfacer a la demanda de manera apropiada y eficaz, llevar un correcto registro de inventarios, mantener la buena calidad en los productos, y evitar el sub almacenamiento o sobre almacenamiento.

2.4

Objetivos de la investigación

2.4.1 Objetivo General Diseñar un Modelo de Gestión para el mejoramiento del Control de Inventarios de la empresa AgroFarm en la ciudad de Santo Domingo durante el año 2016.

2.4.2 Objetivos Específicos  Levantar información de la situación actual a través de las técnicas de auditoría.  Diagnosticar las debilidades por las que atraviesa la gestión de los inventarios mediante el cuestionario de control interno COSO II  Diseñar un modelo de gestión de inventarios a la medida de la empresa que asegure la disponibilidad de los insumos.  Evaluar la efectividad del Modelo de Gestión propuesto

8

3. MARCO REFERENCIAL 3.1

Revisión de la literatura o fundamentos teóricos

3.1.1 Gestión de Inventarios Para Suárez (2012) la gestion de inventarios se fundamenta por medio de técnicas, métodos y controles que permiten a la empresa tener las mercaderías en los niveles deseados con el fin de reducir costos por el nivel de mantenimiento, almacenaje y reposición. Sin embargo cuando la demanda no es estable se considera un problema, para ello existen métodos que permiten a la empresa evitar imprevistos, como lo son los inventarios de seguridad.

Para realizar la gestión del control de inventarios se consideran los siguientes aspectos: 

Pronósticos adecuados



Adecuado control físico



Confianza con el proveedor



Stock óptimo para cubrir la demanda



Rotación de cada uno de los productos

3.1.1.1 Objetivos de la Gestión de Inventarios Para Anaya (2015) varios son los objetivos que se pueden conseguir con una correcta gestión sobre las existencias, sin embargo, se consideran como los más importantes, a los siguientes:  Posibilidad de atender el grado de servicio y disponibilidad requerido por el mercado.  Reducción de las inversiones de capital circulante al mínimo posible, sin disminución del referido grado de servicio requerido por el mercado.

9  Obtención de la rentabilidad deseada sobre las inversiones en stocks.

3.1.1.2 Modelo de Gestión de Inventarios Un modelo de

gestión ofrece planificación, orientación, dirección, control

y

evaluación a las actividades de trabajo que desarrollan las empresas u organizaciones para poder obtener sus productos y servicios con eficiencia, eficacia y efectividad o bien sea mantener el nivel de calidad de las operaciones que se realizan dentro de la misma.

Este modelo a su vez permite mediante indicadores de gestión, tener acceso a la información de mayor importancia sobre procesos, productos o servicios de la empresa.

Haciendo que el proceso se encamine hacia sus objetivos, corrigendo a tiempo y sobre la marcha, en donde sea posible, las desviaciones, fallas o problemas que se puedan observar (Silva, 2011).

3.1.1.2.1

Objetivos de un Modelo de Gestión de Inventarios

Suárez (2012) menciona que los objetivos de un modelo de gestión de inventarios son:  Conseguir un equilibrio entre las compras y ventas. ¿Qué compró? ¿Cuándo compró? ¿Cuánto compró?  Minimizar los costos de inventarios.  Aumentar la rentabilidad de organización 3.1.1.2.2

Clases de Modelos de Gestión de Inventarios

 Modelo de Sistema ABC  Modelo de Justo a Tiempo  Modelo de Mínimos y Máximos

10 Modelo ABC El modelo ABC se refiere a la clasificación de los artículos de la empresa en función al costo, para fijar determinado nivel de control de existencia; esta clasificación es en tres grupos A, B, C; es un procedimiento simple que se puede utilizar para separar los artículos que requieren atención especial o no, en función de la información de costos, precios unitarios y cantidades de existencias, para lo que se debe tabular manualmente o en una hoja electrónica y clasificar desde los artículos más costosos (en $ y en %) hasta los menos costosos (Guerrero, 2010).

Grupo “A”: Son los que involucran los artículos que por su costo elevado, alta inversión en el inventario, nivel de utilización o aporte a las utilidades necesitan un 100% en el control de existencias; su distribución porcentual representa el 20% productos almacenados y 80% inversión.

Grupo “B”: Son aquellos que son de menor costo y menor importancia; por tal razón requieren menor grado de control; el 30% representa los productos almacenados y el 15% la inversión.

Grupo “C”: Son los restantes, en esta clasificación se colocan los productos de muy bajo costo, baja inversión y poca importancia para el proceso productivo; por lo tanto requieren poca supervisión; representa el 50% de productos almacenados y 5% de la inversión.

Modelo Justo a Tiempo Se trata de entregar materias primas o componentes a la línea de fabricación y servicios a los centros de trabajo de forma que lleguen “justo a tiempo” cuando se necesitan. El JIT no es un medio para conseguir que los proveedores hagan muchas entregas y con absoluta

11 puntualidad para no tener que manejar grandes volúmenes de existencia o componentes comprados, sino que es una filosofía de producción que se orienta a la demanda (Johnson, Leenders , & Flynn, 2012).

“Un modelo justo a tiempo se concentra en la eliminación de los desperdicios dentro de la cadena de suministro, y muchas de sus características son una buena práctica para cualquier operación, pública o privada, de manufactura o ajena a ella” (Johnson, Leenders , & Flynn, 2012, pág. 190).

Objetivos del Modelo JIT Según la Universidad Nacional de México (2012) se detallan y analizan los cuatro principales objetivos del modelo JIT:  Atacar problemas fundamentales: Cuando una empresa intenta bajar el nivel de sus existencias descubre problemas. Hasta hace poco, cuando estos problemas surgían en las empresas tradicionales, la respuesta era aumentar las existencias para tapar el problema.  Buscar simplicidad: Los enfoques de la gestión productiva de moda durante la década de los setenta y principio de los ochenta se basaban en la premisa de que la complejidad era inevitable. El JIT pone énfasis en la búsqueda de la simplicidad, basándose en el principio de que enfoques simples conducirán hacia una gestión más eficaz.  Eliminar despilfarros: Implica mucho más que un solo esfuerzo de una vez por todas.

Requiere una lucha continua para aumentar gradualmente la eficiencia de la organización y exige la colaboración de una gran parte de la plantilla de la empresa.

12 Modelo de Mínimos y Máximos Para Vidal (2009) el modelo de mínimos y máximos es un método relativamente sencillo para el control continuo de varios artículos, por lo tanto es muy utilizado en las empresas, y puede considerarse como un sistema de control o min-Max para diversos artículos; con el fin de contemplar tamaños mínimos de orden usualmente requeridos por las condiciones de los proveedores, características de transporte y alistamiento de máquinas.

Por tanto, para su aplicación el autor menciona que cuando el nivel del inventario de uno de los artículos en el grupo alcanza su punto de reorden, se revisa el inventario de los demás artículos y se ordena una cantidad para cada uno igual a su inventario máximo, menos el respectivo inventario efectivo del artículo.

3.1.2 Inventarios Para Díaz (2011) los inventarios son “…aquellos bienes físicos destinados a la venta en el curso normal de los negocios, así como aquellos que se encuentran en proceso de producción o que se utilizarán en la producción de otros que se van a vender…”, y para esta consideración no importa si los bienes son o no fabricados por la empresa.

Los inventarios tienen la dinámica que se explicará en la figura 1 (Díaz, 2011).

SE DEBITA Por el costo de las mercancías compradas.

SE ACREDITA Por el costo de las mercancías vendidas

Por el costo de las mercancías devueltas por los clientes.

Por las mercancías devueltas a proveedores.

Por el valor de los ajustes por sobrantes en la toma

Por el valor de los ajustes faltantes en la toma

física de inventario

física de inventarios.

Por el valor del inventario final al cierre del

Por el valor del inventario inicial al cierre, si se

ejercicio, si se utiliza el sistema periódico

utiliza el sistema periódico.

13 Por el valor del ajuste por inflación.

Por el valor de las mercancías para el consumo interno.

Figura 1. Dinámica de inventarios Fuente: Díaz, H. (2011). Contabilidad General. Tercera edición. Bogotá.

Elaborado por: Palacios, N., & Vera, A.

“Comprende todos aquellos artículos, materiales, suministros, productos y recursos renovables y no renovales, para ser utilizados en procesos de transformación, consumo, alquiler o venta dentro de las actividades propias del giro ordinario de los negocios del ente económico” (Fierro, 2011, pág. 159).

Los inventarios son el rubro que genera más ingresos en la empresa, ya que estos están relacionados con el giro de negocio de la misma, por consiguiente es importante que se tenga un adecuado control de entradas y salidas que estos presenten para generar utilidades o evitar crear pérdidas por su deficiente control.

3.1.2.1

Ciclo de inventarios

3.1.2.1.1

Recepción

Los materiales que reciben deben ser examinados en cantidad y calidad. El departamento encargado de recibir los materiales está encargado de preparar un informe de recepción que se convierte en parte de la documentación necesaria antes de efectuarse el pago.

Posteriormente de la inspección, el material se envía al almacén, y los documentos de recepción o notificaciones electrónicas generalmente se envían al departamento de compras, al almacén y al departamento de cuentas por paga. El control y rendición de cuentas son necesarios para todas las transferencias (Arens , Elder, & Beasley , 2007).

3.1.2.1.2

Almacenamiento

A medida que los productos son terminados en el departamento de producción, estos son depositados en el almacén a esperar de su embarque. En compañías con buenos controles

14 internos, los productos terminados se guardan bajo el control físico en un área separada de acceso limitado (Arens , Elder, & Beasley , 2007).

3.1.2.1.3

Venta o Comercialización

Como parte integral del ciclo de ventas y cobranzas se encuentra el embarque de artículos terminados, cualquier embarque o transferencia debe estar autorizado por medio de un documento de embarque, que esté debidamente aprobado (Arens , Elder, & Beasley , 2007).

3.1.2.2 Sistemas de los inventarios Según Díaz (2011) existen dos sistemas para la contabilización de los inventarios: sistema periódico o analítico y sistema permanente o perpetuo.

3.1.2.2.1

Sistema de Inventarios Periódicos

Conocido también como juego de inventarios, es recomendado para empresas donde el volumen de ventas de productos es alto y cuyos precios unitarios son relativamente bajos, lo que dificulta la consulta del valor de costo de estos bienes. El costo de las ventas se determina al final de un cierto periodo y se realiza mediante la torna física de un inventario final, para poder determinar el costo se requiere conocer los siguientes elementos: ● El valor de las existencias de mercancías al inicio del ejercicio (inventario inicial). ● El valor de las mercancías adquiridas durante el ejercicio (compras netas). ● El valor de las existencias de mercancías no vendidas (inventario final).

3.1.2.2.2

Sistemas de Inventarios Perpetuos o permanentes

Este método consiste en llevar un control individual, se utiliza en las empresas que venden mercancías con precios relativamente altos. En este sistema no es necesario esperar la

15 terminación del período para determinar el saldo de las cuentas. Utiliza tarjetas auxiliares para un control individual de los productos que comercializa la empresa.

3.1.2.3 Comparación entre el sistema de inventario periódico y permanente La figura 2 muestra un análisis comparativo de los sistemas de inventario periódico y permanente.

SISTEMA PERIÓDICO Utilizado en empresas que venden al detalle grandes

SISTEMA PERMANENTE Utilizando en empresas que venden mercancías de

cantidades de valor bajo.

valor relativamente alto.

Las compras de mercancías no utilizan la cuenta

Las compras se cargan a la cuenta Inventario de

inventarios de mercaderías.

mercadería.

Al vender, solo se utiliza la información sobre el

Al vender se utiliza información del precio de venta

precio de venta.

y costo.

Las ventas de mercancías no afectan a la cuenta

En las ventas se acredita la cuenta de inventarios al

inventarios.

valor de costo.

Al final del período requiere efectuar al conteo físico

Se pueden hacer conteos físicos de las existencias al

de las unidades en existencias para determinar el

final del periodo sólo como medio de control

costo de ventas Figura 2. Comparación entre el Sistema Periódico y Permanente Fuente: Díaz, H. (2011). Contabilidad General. Tercera edición. Bogotá.

Elaborado por: Palacios, N., & Vera, A.

3.1.2.4 Valoración y control de Inventarios de las Mercaderías Según Díaz (2011) en la valorización de los inventarios, se deben hacer varias consideraciones, dado que el inventario es un rubro importante para la empresa de aquí la necesidad de la correcta valuación del importe que debe enfrentarse con los ingresos del periodo y que determine la utilidad. Varios métodos se utilizan para la valoración de inventarios: ● Método primeras en entrar, primeras en salir, PEPS ● Método promedio ponderado

19 3.1.2.4.1

Método primeras en entrar, primeras en salir, PEPS

Este método se basa en que las primeras unidades en entrar al almacén serán las primeras en salir, por lo tanto, al final del periodo contable las unidades quedan valuadas a los últimos costos de adquisición, y el inventario final a costos actuales. El costo de ventas quedará valuado a precios del inventario inicial y a los costos de las primeras compras, por lo que su valor no será actualizado.

3.1.2.4.2

Método del Promedio Ponderado

Este método consiste en dividir el importe del saldo entre el número de unidades en existencias, operación que se realiza cada vez que se produce una compra, o exista una modificación del saldo o de las existencias. Con el costo promedio se valúa el costo de ventas e inventario final.

En Ecuador se usaban tres métodos para la valuación de inventarios pero la NIC 2 establece que el costo de los inventarios, se asigna utilizando el método de primera entrada primera salida (FIFO) o el método de costo promedio ponderado. El método LIFO que era el tercer método de valuación dejó de ser usado ya que los inventarios que recién ingresan son los primeros que deber irse retirando de la bodega.

3.1.3 Control sobre los Inventarios El control sobre los inventarios empieza al momento en que se reciben los artículos; verificado la orden de compra con la factura, comprobando precios, cantidades y artículos solicitados. Una vez recibida a satisfacción la mercancía, se debe elaborar el informe de recepción, el que posteriormente es enviado al departamento de contabilidad para su registro de cantidades en el kárdex (Díaz, 2011).

20 3.1.3.1 Principios del Control de Inventarios “Uno de los principios básicos del control interno de almacenes se basa en garantizar la exactitud de las existencias físicas de productos almacenados y los registros correspondientes en el sistema informático o administrativo correspondiente” (Anaya, 2008).

Para el cumplimiento de este principio el autor menciona que es fundamental apoyarse en dos conceptos básicos como son:  Principio de la documentalización; ningún producto podrá salir del almacén sin un documento de respaldo debidamente autorizado.  Necesidad de auditar los inventarios, así se verifica la información administrativa y del sistema con los inventarios físicos de la empresa.

3.1.3.2 Objetivos del Control de Inventarios Para Díaz (2011) el control de inventarios tiene los siguientes objetivos: ● Ubicar adecuadamente la mercancía para evitar daños y robos, y facilitar el acceso a las personas responsables de su manejo. ● Permitir el acceso al área de bodega solo a personas autorizadas. ● Controlar la rotación de los artículos para evitar deterioro u obsolescencia. ● Realizar inventarios selectivos de los productos de mayor valor, mayor rotación o de muy baja rotación para verificar su estado. ● Utilizar salidas de almacén debidamente autorizadas para el retiro de mercancía.

21 3.1.3.3 Importancia del Control de inventarios SegĂşn Render, Stair, & Hanna (2006) el control de inventarios desempeĂąa varias funciones importantes, ademĂĄs que aporta una gran flexibilidad a la operaciĂłn de una empresa. Considere las cinco siguientes ventajas de usar inventarios: â—? FunciĂłn de desacoplamiento. â—? Almacenamiento de recursos. â—? Hacer frente a una oferta y demanda irregulares. â—? Descuentos por cantidad. â—? Evitar faltantes y escasez 3.1.3.4 EvaluaciĂłn de la Eficiencia en el Control de Los Inventarios Para el control de los inventarios Whittington & Pany (2005) establecen algunos indicadores, los cuales serĂĄn de gran ayuda en esta funciĂłn: Para poder establecer la eficiencia con que la empresa maneja su inventario se determina la rotaciĂłn de inventarios (RID):

đ?‘…đ??źđ??ˇ =

đ??źđ?‘ đ?‘‰đ??¸đ?‘ đ?‘‡đ??´đ?‘…đ??źđ?‘‚đ?‘† ∗ 365 đ??śđ?‘‚đ?‘†đ?‘‡đ?‘‚ đ??ˇđ??¸ đ?‘‰đ??¸đ?‘ đ?‘‡đ??´

Adicionalmente para ver la eficiencia en el manejo del efectivo relacionado con el inventario se establece el ciclo operativo (C.O.): (RCXCD = RotaciĂłn de Cuentas por Cobrar Diario) đ??ś. đ?‘‚ = đ?‘…đ??źđ??ˇ + đ?‘…đ??śđ?‘‹đ??śđ??ˇ

22

đ?‘…đ??śđ?‘‹đ??śđ??ˇ =

đ??śđ?‘‹đ??ś ∗ 365 đ?‘‰đ??¸đ?‘ đ?‘‡đ??´đ?‘† đ??´ đ??śđ?‘…Éđ??ˇđ??źđ?‘‡đ?‘‚

Y para poder observar el ciclo de efectivo (C.E) de una empresa se aplicarĂĄ la siguiente fĂłrmula: C. E = C. O. - R.C.X.P.D

đ?‘…đ??śđ?‘‹đ?‘ƒđ??ˇ =

đ??śđ?‘‹đ?‘ƒ ∗ 365 đ??śđ?‘‚đ?‘€đ?‘ƒđ?‘…đ??´đ?‘† đ??´ đ??śđ?‘…Éđ??ˇđ??źđ?‘‡đ?‘‚

Por otra parte Franklin (2012) menciona algunos indicadores de gestiĂłn que son de utilidad para la empresa los cuales permiten evaluar en tĂŠrminos cualitativos y cuantitativos el cumplimiento de las etapas del proceso administrativo.

Para determinar el porcentaje de los empleados que conocen las funciones a desempeĂąar y a su vez conocer las funciones disponibles se usa la siguiente fĂłrmula: đ?‘ ° đ?‘‘đ?‘’ đ?‘’đ?‘šđ?‘?đ?‘™đ?‘’đ?‘Žđ?‘‘đ?‘œđ?‘ đ?‘?đ?‘œđ?‘› đ?‘“đ?‘˘đ?‘›đ?‘?đ?‘–đ?‘œđ?‘›đ?‘’đ?‘ đ?‘Žđ?‘ đ?‘–đ?‘”đ?‘›đ?‘Žđ?‘‘đ?‘Žđ?‘ ∗ 100 đ?‘‡đ?‘œđ?‘Ąđ?‘Žđ?‘™ đ?‘’đ?‘šđ?‘?đ?‘™đ?‘’đ?‘Žđ?‘‘đ?‘œđ?‘ Este indicador da a conocer el porcentaje de empleados que estĂĄn capacitados en lo referente a los beneficios y utilidades de los productos, ademĂĄs sirve para determinar el porcentaje de los empleados que conocen sobre en el manejo y almacenaje de inventarios. đ?‘ ° đ?‘‘đ?‘’ đ?‘’đ?‘šđ?‘?đ?‘™đ?‘’đ?‘Žđ?‘‘đ?‘œđ?‘ đ?‘?đ?‘Žđ?‘?đ?‘Žđ?‘?đ?‘–đ?‘Ąđ?‘Žđ?‘‘đ?‘œđ?‘ ∗ 100 đ?‘‡đ?‘œđ?‘Ąđ?‘Žđ?‘™ đ?‘’đ?‘šđ?‘?đ?‘™đ?‘’đ?‘Žđ?‘‘đ?‘œđ?‘ Con este indicador se da a conocer el porcentaje de productos que mensualmente llegan con defectos o se caducan, ocasionando un gasto a la empresa. đ?‘ƒđ?‘&#x;đ?‘œđ?‘‘đ?‘˘đ?‘?đ?‘Ąđ?‘œđ?‘ đ?‘?đ?‘œđ?‘› đ?‘‘đ?‘’đ?‘“đ?‘’đ?‘?đ?‘Ąđ?‘œđ?‘ đ?‘œ đ?‘?đ?‘Žđ?‘‘đ?‘˘đ?‘?đ?‘Žđ?‘‘đ?‘œđ?‘ ∗ 100 đ?‘‡đ?‘œđ?‘Ąđ?‘Žđ?‘™ đ?‘‘đ?‘’ đ?‘?đ?‘&#x;đ?‘œđ?‘‘đ?‘˘đ?‘?đ?‘Ąđ?‘œđ?‘ đ?‘&#x;đ?‘’đ?‘?đ?‘–đ?‘?đ?‘–đ?‘‘đ?‘œđ?‘ đ?‘Žđ?‘™ đ?‘šđ?‘’đ?‘

23 Mediante este indicador se puede determinar el porcentaje de empleados que tienen conocimiento de las polĂ­ticas de trabajo dentro de la organizaciĂłn. đ??¸đ?‘šđ?‘?đ?‘™đ?‘’đ?‘Žđ?‘‘đ?‘œđ?‘ đ?‘žđ?‘˘đ?‘’ đ?‘?đ?‘œđ?‘›đ?‘œđ?‘?đ?‘’đ?‘› đ?‘™đ?‘Žđ?‘ đ?‘?đ?‘œđ?‘™đ?‘–đ?‘Ąđ?‘–đ?‘?đ?‘Žđ?‘ ∗ 100 đ?‘‡đ?‘œđ?‘Ąđ?‘Žđ?‘™ đ?‘’đ?‘šđ?‘?đ?‘™đ?‘’đ?‘Žđ?‘‘đ?‘œđ?‘ 3.1.4 AuditorĂ­a AuditorĂ­a es la uniĂłn y evaluaciĂłn de la evidencia basada en la informaciĂłn para determinar y reportar sobre el grado de correspondencia entre la informaciĂłn y los criterios establecidos. La auditorĂ­a debe realizarla una persona independiente y competente (Arenas & Moreno, 2012).

La auditorĂ­a tiene relaciĂłn con varios procesos entre los cuales estĂĄ: la revisiĂłn y verificaciĂłn, pero esto varĂ­a o se pueden diferenciar segĂşn la funciĂłn a su finalidad econĂłmica inmediata, aunque estos tengan en comĂşn el estar de una forma y otra vinculadas a la empresa (De la PeĂąa, 2011).

3.1.4.1 Normativas de la AuditorĂ­a 3.1.4.1.1

Normas Ecuatorianas de AuditorĂ­a (NEA)

Las Normas Ecuatorianas sobre AuditorĂ­a (NEA) se deben aplicar en la auditorĂ­a de los estados financieros. Las NEA deberĂĄn tambiĂŠn aplicarse, adaptadas segĂşn sea necesario, a la auditorĂ­a de otra informaciĂłn y a servicios relacionados.

Las NEA contienen los principios bĂĄsicos y los procedimientos esenciales junto con los lineamientos relacionados en forma de material explicativo y de otro tipo. En circunstancias especiales, un auditor puede juzgar necesario apartarse de una NEA para lograr en forma

24 más efectiva el objetivo de una auditoría. Cuando surge una situación así, el auditor deberá estar preparado para justificar la desviación.

Es poco práctico establecer normas de auditoría y servicios relacionados que apliquen universalmente a todas las situaciones y circunstancias que pueda encontrar un auditor. Por lo tanto, los auditores deberán considerar las NEA como los principios básicos que deberán seguir en la realización de su trabajo. Los procedimientos precisos requeridos para aplicar estas normas se dejan al juicio profesional del auditor en particular y dependen de las circunstancias de cada caso (NEA, 2001).

3.1.4.1.2

Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas

Las normas de auditoría son pautas que guían a los auditores a desempeñar sus actividades profesionales en auditoría de los estados financieros de años pasados. Esto incluye que se debe tener en cuenta las aptitudes profesionales como la competitividad y la independencia, los requisitos de informes y las evidencias (Arens , Elder, & Beasley , 2007).

3.1.4.2 Clases de Auditoría Las clases de auditoría varían según el autor. Para Rodriguez (2009) las clases de auditoría son: por su aplicación, de forma numérica y de forma no numérica las cuales cada una de estas presentan clases, las cuales estarán detalladas a continuación en la figura 3.

AUDITORÍA Por su aplicación

CLASES Interna Externa

Numérica

Financiera

OBJETIVO Realizar una evaluación independiente de tipo financiero, administrativo, legal u otro dentro de un organismo social.

Efectuar una evaluación de tipo financiero, administrativo u otro, con la opinión externa de carácter independiente.

Realizar una evaluación y verificar las operaciones que han dado lugar a estados financieros y emitir un dictamen que muestre si presentan razonablemente la situación financiera de una empresa.

25

Fiscal Operacional

Informática No Numérica

De calidad Social

Legal

Verificar el cumplimiento y obligaciones tributarias de acuerdo con las normativas, así como de las tesorerías estatales y municipales.

Revelar irregularidades y desviaciones en cualquiera de los elementos examinados dentro de la organización que afecten el desarrollo de la organización.

Realizar la verificación y aseguramiento de que las políticas y procedimientos establecidos para el manejo y uso adecuado de la tecnología de informática en la empresa se lleven a cabo de una manera oportuna y eficiente.

Realizar la evaluación tanto de la calidad de bien o servicio como la del proceso productivo, con base en las normas establecidas.

Proporcionar información objetiva, exacta y completa sobre el comportamiento social de una empresa.

Examinar operaciones de diversas naturalezas en una entidad o dependencia para determinar si se ha observado el cumplimiento de disposiciones legales aplicables (leyes, reglamentos, decretos, circulantes)

Figura 3. Tipos de Auditoría Fuente: Rodríguez, J. (2009). Control interno. Trillas.

Elaborado por: Palacios N., & Vera A.

3.1.4.3 Objetivos de la Auditoría La auditoría tiene como objetivo principal expresar una opinión sobre la fiabilidad de la información económica financiera, la razonabilidad de las operaciones y los cambios en la situación financiera de la empresa, de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados (Orta, Castrillo, Sánchez, & Sierra, 2012).

3.1.4.4 Alcance de la Auditoría El alcance de la auditoría en una organización es amplio e involucra aspectos como los siguientes: revisar y evaluar la eficacia en las operaciones, la confiabilidad en la información financiera y operativa, determinar e investigar fraudes, las medidas de protección de activos y cumplimientos con leyes y regulaciones; involucra también asegurar apego a las políticas y procedimientos instaurados en la organización (Santillana, 2013).

26 3.1.4.5 Fases de la Auditoría 3.1.4.5.1

Planificación

El proceso de planificación es la fase más importante de trabajo de auditoría, ya que en ella se debe prever con minuciosidad todos los pasos a seguir en el desarrollo de la misma, figura 4. Esta es la primera etapa de la auditoría por lo tanto de esta etapa dependerá la efectividad en el logro de los objetivos, considerando que tras el conocimiento de la actividad empresarial se podrán definir estrategias y tareas para realizar en la fase de ejecución. La planificación se divide en dos fases denominadas planificación preliminar y planificación específica.

Figura 4. Fase de la Auditoría - Planificación Fuente: De la Peña, A. (2011). Auditoría un enfoque práctico. España.

Elaborado por: Palacios, N., & Vera, A.

3.1.4.5.2

Ejecución

En esta fase se revelan los errores, se evalúan los resultados de las pruebas y se identifican los hallazgos encontrados por el auditor; se aplican diferentes tipos de pruebas y se analiza la información presentada por la empresa auditada; con esto se ve reflejado el trabajo del auditor y sus resultados (De la Peña, 2011).

27 3.1.4.5.3

Informe de Auditoría

Al finalizar una auditoría el producto que se obtiene es el informe, en el cual se manifiestan la opinión sobre la veracidad del contenido de las cuentas analizadas, con sus respectivas conclusiones y recomendaciones (De la Peña, 2011).

Una vez acabado el trabajo de auditoría, el auditor tiene la obligación de informar las conclusiones y hallazgos encontrados al respecto a la razonabilidad con que las cuentas anuales representan la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera, de los resultados de la empresa, y de los flujos de efectivo, cuando así resulte de aplicación.

(Segovia, Herrador, & San Segundo, 2011).

3.1.5 Control Interno “Es un proceso ejecutado por la junta directiva o consejo de administración de una entidad, por su grupo directivo y por el resto de personal, diseñado específicamente para proporcionarles seguridad razonable de conseguir en la empresa tres categorías de objetivos” (Estupiñán, 2012, pág. 25). ● Efectividad y eficiencia de las operaciones. ● Suficiencia y confiabilidad de la información financiera. ● Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

Según (Herrador & San Segundo, 2005, p.72) el control interno: “Comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos que aseguren que los activos están debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y que las actividades de la entidad se desarrollan eficazmente y se cumplen según las directrices marcadas por la dirección”.

En base al argumento de los autores, el control interno es un proceso efectuado por la directiva de una entidad, con el fin de garantizar seguridad razonable y direccionar al logro

28 de los objetivos. Este es un proceso de manera organizada que se cumple mediante diversos métodos los cuales garantizaran que los activos están debidamente protegidos.

3.1.5.1 Importancia de Control Interno El control de cada una de las operaciones de una entidad es fundamental para la consecución de los objetivos, puesto que se mantendrá confiabilidad en la información, así como también se verificará el cumplimiento de leyes, demostrando de tal manera que una entidad puede alcanzar sus objetivos y a su vez reducir los de casos de fraude (Mantilla, Auditoría del Control Interno, 2013).

Se puede decir que la aplicación correcta del control interno ayuda a mejor la situación financiera, administrativa y operacional de la empresa ya que este busca disminuir, evitar o transferir los riesgos que se pueden presentar en las empresas.

3.1.5.2 Limitaciones del control interno Es importante reconocer la existencia de algunas limitaciones intrínsecas del control interno, se pueden cometer errores en la aplicación de los controles debido a la falta de capacitación, las instrucciones no se entendieron bien, por juicios incorrectos, por negligencia, distracción o fatiga. Incluso las actividades de control dependen de la división de obligaciones, estas podrían ser burladas si dos o más personas evaden el control interno (Whittington & Pany, 2005).

Los controles internos nunca se deben considerar totalmente eficaces, aun así teniendo mucho cuidado sobre su diseño e instrumentación; dado que se podría diseñar un sistema ideal, pero su eficacia dependerá de la capacidad y confiabilidad de las personas que estén a cargo (Arens , Elder, & Beasley , 2007).

29 3.1.5.3 Clasificación del Control Interno.

Para prevenir o detectar riesgos potenciales la empresa establece controles administrativos y contables, en la figura 5 se demuestran los tipos de control interno: Control interno administrativo Mantenerse informado de la situación de la empresa Coordinar sus funciones

Control interno contable Que todas las operaciones se registren: oportunamente, por el importe correcto, y en el periodo en que se llevan a cabo.

Que todo lo contabilizado exista y que lo que exista esté contabilizado.

Que las operaciones se realicen de acuerdo a las autorizaciones de la administración.

Que el acceso de los activos se permita sólo de acuerdo con autorizaciones administrativa.

Asegurarse de que se están logrando los objetivos planteados Determinar si la empresa está operando conforme a las políticas establecidas.

Figura 5. Clasificación del Control Interno Fuente: Estupiñán, R. (2012). Control Interno y Fraudes. Segunda edición. Ecoe.

Elaborado por: Palacios, N., & Vera, A.

3.1.5.4 Evaluación del sistema de Control Interno La evaluación del control interno es la impresión que se fija en la mente del auditor, con respecto a si el control interno es bueno o defectuoso, es decir, si permite o no el logro plenos de sus objetivos. La forma en que el contador público resuelve si el control interno es razonable o insuficiente es, en principio, por la comparación de estándares ideales de control interno vigente (Mendívil, 2010, p.41).

En base al argumento del autor se considera como el análisis del Control Interno que se lleva en la entidad, de tal manera que se pueda considerar si este se lleva de manera correcta y si su aplicación en los procesos es útil para la misma.

Para Estupiñán (2012) el control interno contempla una seguridad razonable, pero no absoluta, de que los objetivos del sistema se cumplirán. La implantación y el mantenimiento de un sistema adecuado de control interno es responsabilidad de la administración y el diseño del mismo ha de realizarse teniendo en cuenta los juicios de la administración en cuanto a la relación costo-beneficio de cada procedimiento.

Un planteamiento conceptual lógico de la evaluación que hace el contador del control interno contable, que se enfoca directamente a prevenir o detectar errores o irregularidades

30 importantes en los saldos de las cuentas, consiste en aplicar a cada tipo importante de transacciones y a los respectivos activos involucrados en la auditoría, los siguientes criterios:  Considerar entre otros, los tipos de errores e irregularidades que puedan ocurrir.  Determinar los procedimientos de control interno contable que puedan prevenir o detectar errores o irregularidades  Determinar si los procedimientos necesarios están establecidos y si se han seguido satisfactoriamente.  Evaluar cualquier deficiencia, error o irregularidad, no contemplada por los procedimientos de control interno existentes.

3.1.5.4.1

Narrativa

“Es la descripción detallada de los procedimientos más importantes y las características

del sistema de control interno para las distintas áreas clasificadas por actividades, departamentos, funcionarios y empleados, mencionando los registros y formularios que intervienen en el sistema” (Estupiñán, 2012, pág. 161).

3.1.5.4.2

Flujogramas

Consiste en describir la estructura orgánica de las áreas con la auditoría, así como los procedimientos a través de sus distintos departamentos, actividades y responsables de las mismas. En la descripción de los procedimientos, el auditor utiliza una simbología y explicaciones que den una idea completa de los procesos de la empresa (Estupiñán, 2012).

31 3.1.5.4.3

Cuestionarios

Los cuestionarios consisten en un banco de preguntas que serán contestadas por los funcionarios y personal responsable de las distintas áreas de la empresa. Estas preguntas indicaran el punto óptimo o las debilidades en el sistema de control interno, dado que son formuladas de tal forma que la respuesta sea afirmativa o negativa (Estupiñán, 2012).

3.1.5.4.4

Pruebas de Cumplimiento

Según (Estupiñán, 2012, p.151) las pruebas de cumplimiento: Son las que tienen como propósito comprobar la efectividad de un sistema de control, por lo tanto, se deben efectuar pruebas para indicar si el procedimiento de control se está ejecutando y pruebas de que la información sujeta al sistema de control es correcta.

El objetivo de las pruebas de cumplimiento es proporcionar al auditor una seguridad razonable de que los procedimientos relativos a los controles internos contables están siendo aplicados tal como fueron establecidos.

3.1.5.5 Modelo COSO II ERM Según Montes, Montilla , & Mejía (2014) fue diseñado con la finalidad de brindar soporte a la gerencia, administrativos y todo el personal que labore dentro de una organización para mejorar el control. Proporciona un modelo como apoyo para evaluar el control interno y diagnosticar las mejores prácticas aplicables.

El ERM es un proceso diseñado para identificar los eventos potenciales que pueden afectar a la empresa y de este modo administrar los riegos que se presenten, brindando seguridad razonable con relación al logro de sus objetivos. El Coso II se formalizo en el año 2005 para la práctica de la Administración de Riesgos Empresariales, siendo la

32 actualización del Coso I y bajo ocho componentes los cuales se muestran en la figura 6 (Estupiñán, 2012).

Figura 6. Componentes del Modelo COSO II Fuente: Estupiñán, R. (2012). Control Interno y fraudes. Segunda edición. Ecoe.

3.1.5.5.1

Entorno interno

Para Carvajal & Escobar (2012) es un componente fundamental dentro de todo empresa, ya que es el encargado de proporcional un ambiente apropiado en la conducta de los involucrados dentro de la entidad y el control de los mismos. Este elemento promueve la participación de los valores, trabajo conjunto y aplicación de políticas y procedimientos adecuados. Es la base de los demás componentes porque este es el pilar y sustento del cual se derivan y ejercen su desarrollo en conjunto. Algunos factores que lo constituyen son: ● Integridad y valores éticos  Dificultad para establecer conductas éticas  Evaluación de los valores éticos ● Competencia profesional ● Atmósfera de confianza mutua ● Filosofía y estilo de dirección

33 ● Estructura, plan organizacional, reglamentos y manuales de procedimiento y delegación de autoridad y asignación de responsabilidades ● Políticas y prácticas en materia de recursos humanos “El ambiente de control establece el tono de una organización, influyendo en la conciencia que la gente tiene sobre el control. Es el fundamento para el control interno efectivo, y provee disciplina y estructura” (Blanco, 2012).

3.1.5.5.2

Definición de objetivos

Según Estupiñán (2012) el establecimiento de objetivos es parte del contexto de misión y visión así como también las estrategias, por lo tanto estos deben estar relacionados, vinculados y alineados entre sí, también se relacionan con las operaciones y aportan efectividad y eficiencia a las mismas, de esta manera ayudan a la efectividad en la presentación de reportes y al cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.

3.1.5.5.3

Identificación de eventos

Estupiñán (2012) menciona que normalmente existen incertidumbres que se reconocen como factores internos y externos para la empresa y provocan la ocurrencia de un evento.

Estos eventos se identifican mediante técnicas vinculadas con herramientas de apoyo, pueden ser eventos pasados y futuros; y tienen impacto positivo, negativo o ambos, representando los primeros riesgos que deben ser evaluados dentro del ERM. 3.1.5.5.4

Valoración de riesgos

“Un riesgo es la eventualidad o acercamiento de un daño en un proceso o actividad en curso o por desarrollar” (Carvajal & Escobar , 2012, pág. 60).

Para Montes, Montilla , & Mejía, (2014) todas las organizaciones están expuestas a una variedad de riesgos tanto internos y externos que deben ser valorados, para proceder a evaluar el riesgo primero se deben establecer objetivos acoplados a diferentes niveles. La

34 evaluación de riesgos ayuda a diagnosticar y analizar riesgos notables para el cumplimiento de los objetivos, es un sustento para establecer como se los debe sobrellevar.

3.1.5.5.5

Respuesta al riesgo

Consiste en identificar y evaluar respuestas que se pueden dar a los riesgos, considerando el impacto y la probabilidad de los mismos, así como también el costo y beneficio que brindan

estas respuestas. Las respuestas para los riegos están en las

categorías de evitar, reducir, compartir y aceptar el riesgo (Estupiñán, 2012).

3.1.5.5.6

Actividades de control

Para Montes, Mantilla, & Mejía (2014) este componente ayuda a promover que se lleve de forma eficiente la administración, mediante políticas y procedimientos. Con la ayuda de actividades necesarias se puede direccionar el riesgo y la ejecución de los objetivos propuestos. Las actividades de control se dan a nivel general en las empresas tanto a los diferentes niveles, como a las funciones.

Los mismos autores mencionan que se incluye un rango de actividades diversas como: aprobaciones, autorizaciones, verificaciones, reconciliaciones, revisiones de desempeño de operaciones, seguridad de activos y segregación de funciones. Ayudan a asegurar que se tomen las acciones necesarias para manejar los riegos y se alcancen los objetivos de la organización.

3.1.5.5.7

Información y comunicación

Según Montes, Mantilla, & Mejía (2014) para que el personal de una empresa pueda cumplir a cabalidad sus responsabilidades, toda la información pertinente debe identificarse, capturarse y comunicarse en forma y estructura de tiempo. Estos sistemas no

35 solo distribuyen datos generados en lo interno, sino también acerca de sucesos externos, actividades y condiciones necesarias en la información para tomar decisiones.

3.1.5.5.8

Monitoreo

Un sistema de control interno necesita supervisión: implementar un proceso de evaluación de la calidad del desempeño del sistema, simultáneo a su actuación. Las actividades de supervisión se deben desarrollar adecuadamente. Los aspectos de supervisión ocurren en el transcurso de la operación (Mantilla , Control Interno. Informe Coso, 2012).

3.1.6 Normativas contables de acuerdo con los Inventarios 3.1.6.1 NIC 2 Existencias Objetivo El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de las existencias. Un tema fundamental en la contabilidad de las existencias es la cantidad de coste que debe reconocerse como un activo, y ser diferido hasta que los correspondientes ingresos ordinarios sean reconocidos. Esta Norma suministra una guía práctica para la determinación de ese coste, así como para el posterior reconocimiento como un gasto del ejercicio, incluyendo también cualquier deterioro que rebaje el importe en libros al valor neto realizable. También suministra directrices sobre las fórmulas de coste que se utilizan para atribuir costes a las existencias.

Alcance Esta Norma será de aplicación a todas las existencias, excepto a:

36 a. La obra en curso, proveniente de contratos de construcción, incluyendo los contratos de

servicio directamente relacionados; b. Los instrumentos financieros; y c. Los activos biológicos relacionados con la actividad agrícola y productos agrícolas en el

punto de cosecha o recolección.

Esta Norma no será de aplicación para la valoración de las existencias mantenidas por: a. Productores de productos agrícolas y forestales, de productos agrícolas tras la cosecha o

recolección, así como de minerales y productos minerales, siempre que sean medidos por su valor neto realizable, de acuerdo con prácticas bien consolidadas en esos sectores.

En el caso de que esas existencias se midan al valor neto realizable, los cambios en este valor se reconocerán en el resultado del ejercicio en que se produzcan dichos cambios. b. Intermediarios que comercien con materias primas cotizadas, siempre que valoren sus

existencias al valor razonable menos los costes de venta. En el caso de que esas existencias se contabilicen por un importe que sea el valor razonable menos los costes de venta, los cambios en dicho importe se reconocerán en el resultado del ejercicio en que se produzcan los mismos.

Las existencias a que se ha hecho referencia en el apartado (a) del párrafo 3 se valoran por su valor neto realizable en ciertas fases de la producción. Ello ocurre, por ejemplo, cuando se hayan recogido las cosechas agrícolas o se hayan extraído los minerales, siempre que su venta esté asegurada por un contrato a plazo sea cual fuere su tipo o garantizada por el gobierno, o bien cuando exista un mercado activo y el riesgo de fracasar en la venta sea mínimo. Esas existencias se excluyen únicamente de los requerimientos de valoración establecidos en esta Norma.

37 Los intermediarios que comercian son aquéllos que compran o venden materias primas cotizadas por cuenta propia o bien por cuenta de terceros. Las existencias a que se ha hecho referencia en el apartado (b) del párrafo 3 se adquieren, principalmente, con el propósito de venderlas en un futuro próximo y generar ganancias procedentes de las fluctuaciones en el precio o un margen comercial. Cuando esas existencias se contabilicen por su valor razonable menos los costes de venta, quedarán excluidas únicamente de los requerimientos de valoración establecidos en esta Norma.

Definiciones  Existencias son activos: a. Poseídos para ser vendidos en el curso normal de la explotación; b. En proceso de producción de cara a esa venta; o c. En forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de producción o en el suministro de servicios.

 Valor neto realizable: es el precio estimado de venta de un activo en el curso normal de la explotación, menos los costes estimados para terminar su producción y los necesarios para llevar a cabo la venta.

 Valor razonable es el importe por el cual puede ser intercambiado un activo o cancelado un pasivo, entre partes interesadas y debidamente informadas, que realizan una transacción en condiciones de independencia mutua.

38

4. METODOLÓGIA DE LA INVESTIGACIÓN La metodología es un conjunto de procedimientos y técnicas que se aplican de forma ordenada y sistemática en la realización de un estudio, es un proceso que busca enaltecer los conocimientos que posee el hombre, provocando que se explore nuevos conocimientos.

La metodología de investigación en este trabajo de titulación fue la guía para recopilar la información necesaria, lo cual permitió ejecutar este proyecto, alcanzando conocimientos nuevos y cumpliendo con los fines preestablecidos.

4.1

Enfoque / Tipos de Investigación

4.1.1 Enfoque Mixto de investigación El desarrollo del presente proyecto fue realizado desde un enfoque mixto, el cual combina el enfoque cuantitativo con el cualitativo, en lo cuantitativo ya que el sistema de control interno demandó una revisión física de ciertos inventarios, tabulación de encuestas, análisis la información recopilada y análisis de causa-efecto para determinar de manera objetiva el manejo de las existencias, que generen rentabilidad en la empresa, además el análisis de los Estados Financieros y la aplicación del Modelo de Gestión.

Mientras que para el cualitativo se requirió la realización de una descripción de los procesos con los que cuenta la empresa, se fundamentó con información teórica para dar sustento al trabajo de investigación, se dio sustento al manejo de inventarios con las NIC, y las características propias del objeto de estudio que permita tener una comprensión de las necesidades que presenta la empresa, referentes al control de inventarios.

39 4.1.2 Tipos de investigación Desde un enfoque cuantitativo, el presente trabajo se realizó los siguientes tipos de investigación: campo, descriptiva, bibliográfica y documental.

4.1.2.1 Investigación de Campo Este tipo de investigación permitió indagar directamente a las investigadoras la situación y los procesos realizados por la empresa para valorar la problemática y colaborar cuando está lo requiera, identificando las necesidades y debilidades existentes en la misma.

4.1.2.2 Investigación Descriptiva Esta investigación se limita a marcar las características específicas del problema de investigación, así como las políticas y procesos que son llevados a cabo en la empresa. Se permitió comprender la situación real de la empresa, que permite conocer en qué proceso está fallando, cual es el problema específico y como se va a mejorar.

4.1.2.3 Investigación Bibliográfica Se utilizaron libros, tesis, documentos de expertos e informes para la elaboración del marco referencial, planteamiento del problema, aplicación del modelo y dichas fuentes que sirven a lo largo del proceso de investigación.

4.1.2.4 Investigación Documental Se utilizó información contable de la empresa, facturas, Estados financieros y registro de los inventarios, haciendo un análisis mediante indicadores para medir a las existencias.

40

4.2

Métodos de investigación

4.2.1

Método inductivo

Se obtiene conclusiones generales a partir de indicios particulares. Se pueden distinguirse cuatro pasos esenciales: la observación de los hechos para su registro; la clasificación y el estudio de estos hechos; la derivación inductiva que parte de los hechos y permite llegar a una generalización; y la contrastación. Mediante la realización de la encuesta a los grupos de interés de la empresa, se puede determinar las carencias que está teniendo el control de inventarios que hacen deficiente el desempeño de la organización.

4.2.2

Método Analítico

Se hizo necesario el empleo de este método de investigación para la evaluación del control interno en AgroFarm; ya que cada uno de los componentes del Modelo COSO fueron analizados a detalle; a fin de determinar aspectos significativos que requieren ser mejorados y evaluados constantemente en las operaciones y funciones del personal.

4.3

Población / Muestra

4.3.1 Población La población estuvo conformada por el gerente propietario de la empresa, el personal que labora dentro de la empresa, los proveedores y los clientes. Estos son grupos de interés que darán información importante para la institución.

Tabla 1: Promedio de la Población en estudio Involucrados Gerente propietario

Número de personas 1

Trabajadores

6

41

Proveedores

250

Clientes

500

TOTAL

757

Fuente: Empresa AgroFarm. (2016). PoblaciĂłn. Santo Domingo.

Elaborado por: Palacios, N., & Vera, A.

4.3.2 Muestra La muestra fue una parte representativa de la poblaciĂłn que ayudĂł con la recolecciĂłn de datos de manera objetiva, debido a que la poblaciĂłn es pequeĂąa se utilizĂł el cĂĄlculo de la muestra para poblaciones finitas con una muestra de 66.

Figura 7. FĂłrmula poblaciĂłn finita Fuente: SuĂĄrez, M. (2011). Inter-aprendizaje de EstadĂ­stica BĂĄsica.

Elaborado por: Palacios, N., & Vera, A.

AplicaciĂłn de la fĂłrmula:

đ?‘›=

757 ∗ 1,962 (0,05 ∗ 0,95) 0,052 ∗ (757 − 1) + 1,962 ∗ 0,05 ∗ 0,95 đ?’? = đ?&#x;”đ?&#x;”

4.4

TĂŠcnicas e instrumentos de recogida de datos

Son procedimientos o actividades realizadas con el propĂłsito de recabar informaciĂłn necesaria mediante el uso de tĂŠcnicas e instrumentos para logar los objetivos de una investigaciĂłn.

42 4.4.1 Recolección de Datos Cuantitativos 4.4.1.1 Cuestionario aplicando la Escala Likert

En este cuestionario se reunió un conjunto de preguntas establecidas como afirmaciones con cinco opciones de respuestas que son las siguientes: Totalmente en desacuerdo, En desacuerdo, Ni de acuerdo ni en desacuerdo, De acuerdo, Totalmente de acuerdo. O para medir la frecuencia se usa respuestas como: Siempre, Con mucha frecuencia, Ocasionalmente, Rara vez, Nunca. Este método permite medir actitudes y conocer el grado de conformidad del encuestado con cualquier afirmación que le propongamos.

4.4.2 Recolección de Datos Cualitativos 4.4.2.1 Observación Esta técnica permitió reunir información de la realidad de los procesos que se desarrollan en la organización y que son establecidos por el personal que forman parte de las distintas áreas involucradas, y además permitió identificar si los procesos se realizan adecuadamente y las posibles causas que evitan que estos se lleven a cabo.

4.4.2.2 Entrevista La entrevista se utiliza para recabar información de forma verbal, a través de preguntas que propone el investigador al encuestado. A través de la entrevista realizada al gerente propietario se obtuvo información que permitió obtener una visión amplia y general de la situación por la que está pasando la empresa.

4.4.2.3 Encuesta Es una técnica para obtener información de nuestra muestra seleccionada con la finalidad de recoger información mediante procesos estandarizados, donde a cada individuo

43 se le hace la misma pregunta. En el presente trabajo se diseñaron tres encuestas distintas para los: clientes, empleados y proveedores con preguntas distintas pero con el mismo fin.

4.5

Técnicas de análisis de datos

Después de recolectar la información que nos brindó los distintos instrumentos de recolección de datos, se ha llevado a cabo el proceso de levantamiento de información que permitió analizar e interpretar los datos obtenidos.

4.5.1 Excel Es un paquete de Microsoft, utilizado para obtener de manera detallada representaciones gráficas de los resultados obtenidos de las encuestas que se aplicaron a los diferentes grupos de interés de la empresa.

4.5.2 Flujograma Es una representación gráfica que muestra paso a paso las operaciones que se realiza dentro de un proceso. Esta técnica nos ayudó a comprender el manejo de los procesos que tienen en relación a las existencias como el almacenamiento o aprovisionamiento.

4.5.3 Organigrama estructural Es una representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran, sus niveles jerárquicos y líneas de autoridad. Poniendo en claro la máxima autoridad que tiene la empresa y sus subordinados.

44 4.5.4 Descripción narrativa Esta técnica es la más usada ya que consiste en describir las actividades que fueron realizadas durante el trabajo de titulación ya que se encuentra inmersa en las demás técnicas de análisis de datos.

45

5. RESULTADOS 5.1

Análisis y Discusión de los resultados

Las encuestas estuvieron dirigidas a los empleados, proveedores y clientes de AgroFarm, dando un total de 66 encuestas; la entrevista se realizó al Sr. Tobías Yaguapaz gerente propietario del almacén. Finalmente se analiza cada una de las preguntas realizadas justificando la realidad del

problema, para así emitir las respectivas conclusiones y

recomendaciones.

5.1.1 5.1.1.1

Análisis de los resultados de la entrevista Entrevista al Gerente

Pregunta 1: ¿La empresa AgroFarm dispone de un proceso para controlar el inventario?

Sí, en realidad si se controla el inventario, pero esto solo a través de un programa más no el inventario físico.

Pregunta 2: ¿Conoce usted cuánto tiempo promedio permanece la mercadería en bodegas desde la compra hasta la venta?

Mucho depende del producto, por ejemplo los herbicidas en sus presentaciones más demandadas se venden en menos de tres meses, pero tenemos productos que algunas de sus presentaciones no son demandadas y no se han vendido en años. Aunque en realidad hacer un promedio aproximado de toda la mercadería, resulta complicado porque se cuenta con tres bodegas.

Pregunta 3: ¿Existe un Organigrama jerárquico y funcional establecido en la empresa?

Sí, pero no es de conocimiento público, aquí cada quien conoce las funciones que le corresponden.

Pregunta 4: ¿Cuenta la empresa con un seguro o medidas que salvaguarden las existencias, documentos y demás activos contra robos, incendios y otros riesgos?

46 No. Pregunta 5: ¿Cree usted que un modelo de gestión de inventarios para AgroFarm ayudaría a que los inventarios tengan mayor control?

Claro, sería de mucha ayuda para la empresa, sobre todo en el área de inventarios que requiere control frecuente, entonces se mejoraría el control de esta área y se tomarían nuevas medidas para la empresa.

Pregunta 6: ¿Cada cuánto realizan inventarios físicos y existen diferencias cuando los realizan?

Se ha solicitado conteo físico pero no se ha realizado por motivos propios de la empresa.

Pregunta 7: ¿En alguna ocasión los productos adquiridos han caducado dentro de la empresa?

Sí se han presentado productos con fecha de expiración rápida pero se han podido devolver al proveedor.

Pregunta 8: ¿Han existido ocasiones en que se ha solicitado información actualizada sobre las existencias de los inventarios y estos no han sido atendidos inmediatamente?

Sí, en muy pocas ocasiones se ha presentado este tipo de situación, en la actualidad debido a la pérdida de información es muy difícil obtener respuestas inmediatas.

Pregunta 9: ¿La empresa tiene establecidos niveles mínimos y máximos de los inventarios para la adquisición de mercaderías o para tener en bodega?

No están establecidos, sin embargo se consideran los productos de la bodega principal si están completos o hay suficientes no se realiza pedido y de este modo se controla el inventario.

Pregunta 10: ¿El inventario físico es supervisado por personas independientes de los almacenistas?

No, en realidad no lo considero para un solo empleado además se confía en el personal.

47 Esta entrevista al Sr. Tobías Yaguapaz Gerente de AgroFarm, se desarrolló en las instalaciones de la empresa, el día 27 de junio del 2016, a las 8:15 am.

Análisis El resultado de la entrevista con el Sr. Yaguapaz, fue de gran ayuda para la realización del trabajo dado que se relacionan sus respuestas con el problema de investigación, mencionando así que es importante para la empresa tener un Modelo de Gestión de inventarios ya que le ayudaría con el control de los mismos.

En base a sus respuestas se puede observar que esta empresa funciona de manera empírica, dado que no cuentan con una estructura organizacional, ni asignación de funciones a cada empleado; el área de inventarios no tiene control por parte de una sola persona y esto genera problemas para el sistema de control, los pedidos de compra y venta se los realiza en función a los conocimientos y experiencia del Gerente.

5.1.2 Análisis de los resultados de las encuestas 5.1.2.1 Resultados de la encuesta aplicada a los trabajadores de AgroFarm Tabla 2: Tabulación encuestas a trabajadores PREGUNTAS OPCIONES Totalmente en desacuerdo 1. ¿Considera usted que el inventario de la empresa debe En desacuerdo estar debidamente controlado?

Ni de acuerdo ni en desacuerdo De acuerdo Totalmente de acuerdo TOTAL Siempre 2. ¿Se comprueba en la recepción de la mercadería que Con mucha frecuencia la misma sea entregada en su Ocasionalmente totalidad?

Rara Vez Nunca TOTAL Si 3. ¿Conoce el sistema de inventario que utiliza la No empresa?

Muy poco TOTAL Si 4. Existe una clasificación y codificación para cada producto No TOTAL

CANT. 0 0 0 1 5 6 6 0 0 0 0 6 5 0 1 6 3 3 6

PORCEN. 0,00% 0,00% 0,00% 16,70% 83,30% 100,00% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 83,30% 0,00% 16,70% 50,00% 50,00%

48 5. ¿ El stock que mantiene la empresa es el adecuado 6. ¿AgroFarm se preocupa por mejorar continuamente la comunicación con sus colaboradores?

7. ¿Ha recibido capacitaciones correspondientes al manejo de los inventarios y utilización de los productos de AgroFarm?

8. ¿Cuenta con información actualizada de las existencias?

9. ¿Cada cuánto se realizan la toma físicas de los inventarios?

10. ¿Cuándo ha realizado una toma física de los materiales e insumos, han existido diferencias?

11. ¿Cree usted que un modelo de gestión de inventarios para AgroFarm ayudaría a que los inventarios tengan mayor control?

Si No TOTAL Si No TOTAL

5 1 6 5 1 6

Siempre Con mucha frecuencia Ocasionalmente Rara Vez Nunca TOTAL Siempre Con mucha frecuencia Ocasionalmente Rara Vez Nunca TOTAL Una vez al año Rara Vez Dos veces al año Cada mes Desconoce TOTAL Siempre Con mucha frecuencia Ocasionalmente Rara vez Nunca TOTAL Totalmente en desacuerdo En desacuerdo Ni de acuerdo ni en desacuerdo De acuerdo Totalmente de acuerdo TOTAL

2 0 2 2 0 6 0 0 2 3 1 6 4 1 0 1 0 6 1 2 1 2 0 6 0 0 0 2 4 6

83,30% 16,70% 83,30% 16,70%

33,33% 0,00% 33,33% 33,33% 0,00% 0,00% 0,00% 33,33% 50,00% 16,67% 66,67% 16,67% 0,00% 16,67% 0,00% 16,67% 33,33% 16,67% 33,33% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 33,30% 66,70%

Fuente: Empresa AgroFarm. (2016). Empleados. Santo Domingo.

Elaborado por: Palacios, N., & Vera, A.

Análisis En la pregunta 1 el 83.30% de los empleados están totalmente de acuerdo que el inventario de la empresa debe estar debidamente controlado, ya que manifiestan que al tener un inventario controlado hace que los empleados conozcan los productos existentes en la empresa disponibles para su venta, y el 16.70% están de acuerdo en un inventario controlado correctamente.

49 En la pregunta 2 evaluando la verificación de la mercadería al llegar al almacén la totalidad de los empleados aseguran que los productos en el momento de su recepción se comprueba que estos sean entregados en su totalidad porque es parte de sus funciones verificar que los insumos marcados en las facturas consten físicamente y sin fallas ya que esta mercadería está destinada a la venta.

Analizando la pregunta 3, los seis empleados de AgroFarm tienen conocimientos en el sistema de inventarios que es utilizado en la empresa, sin embargo el 83,30% manifiesta que tiene amplios conocimientos sobe este sistema, mientras que el 16,70% lo conoce muy poco ya que solo se ha limitado en vender y más no a conocer muy afondo el manejo que se le da a las existencias.

Realizando la encuesta a los empleados en la pregunta 4, se detecta que el 50,00% de los empleados revelan que existe clasificación y codificación de los productos, mientas que el otro 50% declara que existe una codificación en los inventarios pero que no cuentan con una clasificación, se considera que los empleados respondieron en favor de la empresa buscando favorecer a la empresa pero a su vez se verificó las respuestas con la entrevista al gerente, verificando que no existe clasificación en las existencias de los productos.

El stock que mantiene la empresa es el adecuado para el 83,30% de los empleados, mientras que el 16,70% que equivale a un empleado dice que no es el adecuado ya que en ocasiones poco frecuentes han llegado a quedarse sin insumos muy solicitados por los clientes y este no ha podido ser vendido inmediatamente.

En la pregunta 6, después de la recolección de datos se determinó que AgroFarm se ha preocupado por mejorar continuamente la comunicación con sus colaboradores ya que sus propietarios también trabajan en beneficio de la empresa, conviven con sus empleados y se

50 preocupan por participar en actividades extraordinarias a la empresa y el 16,70% expresó que no se ha preocupado por mejorar la comunicación con sus colaboradores.

Los empleados de AgroFarm han tenido capacitaciones en la utilización de los productos con los que cuenta la empresa, más no capacitaciones en el manejo de los inventarios el 33,3% de los empleados manifiestan que las capacitaciones han sido siempre, el 33,30% expresó que son realizadas ocasionalmente y el 33,30% han recibido capacitaciones muy rara vez.

Analizando la pregunta 8, un empleado expresa que cuando se ha solicitado información actualizada de inventarios y estos han sido atendidos inmediatamente y nunca se han negado a brindar la información pero el 33.30% y el 50,00% menciona que ocasionalmente no se pudo brindar inmediatamente información actualizada porque la empresa sufrió pérdidas de información referente al inventario de los productos Los empleados de AgroFarm dicen que si se ha realizado toma física de los inventarios, sin embargo el 66,70% revela que esta ha sido realizada una vez al año, el 16,70% que rara vez se ha realizado un conteo físico y verificación con el sistema de los inventario y un empleado expone que cada mes se realiza la toma física de las existencias.

Indagando sobre la toma física de inventarios los empleados expresan que al realizar el conteo de los inventarios si han existido diferencias de lo registrado en el sistema con lo físico el 33.30% manifiestan que con mucha frecuencia y rara vez sucede esto y el 16,70% indica que ocurre siempre y ocasionalmente debido a que se han vendido productos sin facturar por diversas causas.

Por último en la pregunta 11 el 66,60% de los empleados consideran que un modelo de gestión de inventarios ayudaría a un mejor control de los inventarios en la empresa,

51 además de que se corregirán las falencias actualmente presentados en la empresa, y el 33,3% está de acuerdo en el diseño de un modelo de gestión para el control de inventarios.

5.1.2.2 Resultados de la encuesta aplicadas a los clientes de AgroFarm Tabla 3: Tabulación encuestas a clientes PREGUNTAS

OPCIONES Siempre Con mucha frecuencia 1. ¿En alguna ocasión ha solicitado un Ocasionalmente producto y este no ha sido atendidos Rara vez inmediatamente?

Nunca TOTAL Totalmente en desacuerdo En desacuerdo 2. ¿Considera usted que el inventario de Ni de acuerdo ni en desacuerdo la empresa debe estar debidamente De acuerdo controlado?

Totalmente de acuerdo TOTAL Siempre Con mucha frecuencia 3. ¿Le brinda AgroFarm facilidades de Ocasionalmente pago?

Rara vez Nunca TOTAL Si 4. ¿Cree usted qué todos los empleados No de AgroFarm tienen conocimiento de los Algunos productos que ofrecen y sus beneficios?

TOTAL Totalmente en desacuerdo En desacuerdo 5. ¿Cree qué usted que un modelo de Ni de acuerdo ni en desacuerdo gestión de inventarios para AgroFarm ayudaría a que los inventarios tengan De acuerdo mayor control?

Totalmente de acuerdo TOTAL Siempre Con mucha frecuencia 6. ¿Los productos que usted adquiere en Ocasionalmente AgroFarm cumplen las necesidades en Rara vez variedad?

Nunca TOTAL Siempre Con mucha frecuencia Ocasionalmente 7. ¿Con qué frecuencia usted realiza compras en AgroFarm?

Rara Vez Nunca TOTAL Efectivo 8. ¿Cuál es la forma de pago que usted Crédito maneja para sus compras?

Ambas

CANT. 0 0 14 13 13 40 1 0 8 15 16 40 15 7 10 1 7 40 7 10 23 40 3 0 2 14 21 40 17 15 6 2 0 40 10 20 7 3 0 40 22 9 9

PORCEN. 0,00% 0,00% 35,00% 32,50% 32,50% 2,5% 0,0% 20,0% 37,5% 40,0% 37,5% 17,5% 25,0% 2,5% 17,5% 18% 25% 58% 7,5% 0,0% 5,0% 35,0% 52,5% 42,5% 37,5% 15,0% 5,0% 0,0% 25,00% 50,00% 17,50% 7,50% 0,00% 55,00% 22,50% 22,50%

52

9. ¿Considera usted que existen fallas en el manejo actual de los inventarios de AgroFarm?

10. ¿Cree usted que la información brindada referente a la calidad de los productos es la adecuada?

TOTAL Si No TOTAL Si No TOTAL

40 24 16 40 30 10 40

60,00% 40,00% 75,00% 25,00%

Fuente: Empresa AgroFarm. (2016). Clientes. Santo Domingo.

Elaborado por: Palacios, N., & Vera, A.

Análisis Se muestra tras la encuesta realizada a los clientes de AgroFarm que estos no se encuentran satisfechos con la atención inmediata de los productos, según los porcentajes obtenidos se puede mejorar en este aspecto dado que es un 35,00% que ha manifestado que ocasionalmente pasa esto en la empresa debido a que se tiene que pedir prestado insumos a la otra sucursal para completar los pedidos solicitados, sin embargo frente a esto están un 32,50% de clientes los cuales siempre reciben sus requerimientos en el momento indicado.

En la pregunta 2, se muestra tras la encuesta realizada a los clientes de AgroFarm que el 40% considera que el inventario de la empresa debe estar debidamente controlado ya que con esto mejoraría el manejo de sus inventarios y por ende la satisfacción brindada a sus clientes, mientras que un 2,50% responde que no considera que el inventario deba estar controlado.

Tras la encuesta realizada a los clientes de AgroFarm se muestra que el 37,50% de estos siempre recibe facilidades de pago, y el 25,00% las recibe ocasionalmente, mientras que el 17,50% manifiesta que nunca reciben este beneficio por parte de la empresa, lo que indica que la empresa tiene un seleccionado grupo de clientes para sus créditos y se consideran los montos de compra, por lo tanto esto le permite tener un mejor control sobre las cuentas por cobrar.

53 En la pregunta 4 se determinó a los clientes de AgroFarm ellos consideran que no todos los empleados tienen conocimiento de los productos que ofrecen y sus beneficios, por ello el 25,00% indican que no a esta pregunta, mientras que el 58,00% lo confirma manifestando que solo algunos empleados conocen sobre sus productos.

Tras la encuesta realizada a los clientes de AgroFarm ellos responden que la empresa necesita un modelo de gestión de inventarios debido a que han encontrado inconsistencias al momento de la adquisición de sus productos por lo tanto el 87,50% responde favorablemente a esta pregunta.

En la pregunta 6 realizada a los clientes de AgroFarm acerca de la variedad de los productos que adquieren el 42,50% respondió que siempre los productos cumplen las necesidades en variedad, mientras que otro 37,50% respondió que esto ocurre con mucha frecuencia; por lo tanto ambas respuestas son favorables lo que indica que la variedad de productos que existe en la empresa es la indicada.

Tras la encuesta realizada a los clientes de AgroFarm con respecto a la frecuencia de compra el 25% de los encuestados respondió que siempre compran en la empresa por lo tanto estos se considerarían clientes fijos, otro grupo de clientes serían los que compran con mucha frecuencia estos representan el 50,00%, y así también se encuentran clientes eventuales los cuales representan el 25,00%.

Analizando la pregunta 8 los clientes de AgroFarm con respecto a la forma de pago el 55% manifiesta que sus compras las hace en efectivo, mientras que el 22,50% indica que recibe crédito por parte de la empresa y el 22,50% paga por sus compras de las dos formas, considerando así que la mayoría de clientes paga en efectivo.

54 Tras la encuesta realizada a los clientes de AgroFarm sobre las fallas existentes en el manejo de inventarios el 60,00% respondió que si existen fallas mientras que el 40,00% considera que están manejándose de manera correcta.

Tras la encuesta realizada a los clientes AgroFarm acerca de la información de los productos nos contesta que el 75% si reciben información para el uso del producto e información específica del producto que desean adquirir, mientras que el 25,00% indicó que no lo es.

5.1.2.3 Resultados de la encuesta aplicada a los proveedores de AgroFarm Tabla 3: Tabulación encuestas a Proveedores PREGUNTAS OPCIONES Si 1. ¿Alguna vez ha tenido devoluciones por parte de AgroFarm?

No A veces Total Si 2. ¿Cree usted qué todos los empleados que trabajan en AgroFarm conocen de No los productos y sus beneficios?

Algunos Total Si 3. ¿Cree usted qué es importante que todos los empleados de AgroFarm No conozcan los productos y beneficios?

Probablemente Total 4. ¿Cree usted qué un modelo de gestión Totalmente en desacuerdo de inventarios para AgroFarm ayudaría En desacuerdo a que los inventarios tengan mayor Ni de acuerdo ni en control? desacuerdo De acuerdo Totalmente de acuerdo TOTAL Siempre 5. ¿Con qué frecuencia AgroFarm le realiza compras?

Con mucha Frecuencia Ocasionalmente Rara Vez Nunca TOTAL 6. ¿Cuál es el método de pago con el que Efectivo usted trabaja con AgroFarm?

Crédito Ambas TOTAL De forma verbal o llamada 7. ¿De qué forma AgroFarm le realiza pedidos?

Mensaje de texto o correo Personalmente TOTAL

CANT. 8 11 1 20 6 1 13 20 20 0 0 20 0 0 2

PORCEN. 40,00% 55,00% 5,00%

9 9 20 9 8 3 0 0 20 1 11 8 20 7 0 13 20

45,00% 45,00%

30,00% 5,00% 65,00% 100,0% 0,00% 0,00% 0,00% 0,00% 10,00%

45,00% 40,00% 15,00% 0,00% 0,00% 5,00% 55,00% 40,00% 35,00% 0,00% 65,00%

55 8. ¿AgroFarm recibe facilidades de pago por parte de su empresa?

Siempre Con mucha Frecuencia Ocasionalmente Rara Vez Nunca TOTAL

5 7 3 4 1 20

25,00% 35,00% 15,00% 20,00% 5,00%

Fuente: Empresa AgroFarm. (2016). Proveedores. Santo Domingo.

Elaborado por: Palacios, N., & Vera, A.

Análisis En la encuesta realizada a los proveedores, en la pregunta número uno con referencia a las devoluciones de mercadería se manifiesta que en la mayoría de ocasiones AgroFarm ha estado conforme con la mercadería recibida, un 40,00% de veces se ha devuelto la mercadería por incumplimiento con la satisfacción de la empresa.

Al averiguar con los proveedores sobre el conocimiento de los empleados de todos los productos y beneficios que tienen los productos ofertados en AgroFarm, se tiene como resultado que solo algunos empleados tienen conocimientos amplios de uso y beneficio de los productos Agro-Veterinarios. Esto se da probablemente porque no todos los empleados han recibido con la misma frecuencia capacitaciones necesarias de su trabajo.

En la pregunta tres, se obtuvo que todos los proveedores piensen que es importante que la totalidad de los trabajadores tengan conocimientos sobre las productos que vende la empresa, para que estos puedan ofrecer la información necesaria a los clientes y ayudarles en la elección de los productos para aquellos clientes que solicitan opinión sobre productos.

Tras las respuestas de los proveedores se obtiene como resultado que un Modelo de Gestión ayudaría al control de los inventarios de la empresa, el 90,00% responde favorablemente a esta pregunta, por lo tanto esto indica que el trabajo a realizarse será útil para la empresa.

56 Al investigar la frecuencia de compra de productos que tiene la empresa, pudimos determinar que la AgroFarm está constantemente comprando productos a sus distintos proveedores, teniendo en cuenta que al pasar del tiempo la empresa puede quedar sobre abastecida por los pedidos constantes que se realizan.

El método más usado que tiene la empresa para el pago de sus proveedores es a crédito y en un 40,00% se usa el pago de contado y crédito. El uso continuo de pagos a créditos le puede generar alto endeudamiento que resulte al pasar del tiempo difícil su cancelación.

La manera más utilizada que tiene la empresa para solicitar pedidos es personalizada, es decir con la visita de los proveedores a la empresa, los cuales indican los productos y sus características directamente al Gerente, de acuerdo a las respuestas de los proveedores un 65,00% lo hace de esta manera, mientras que el otro 35,00% toma los pedidos mediante llamadas.

Al preguntar a los proveedores sobre la facilidad de pago que le otorgan a la empresa estos respondieron que la mayoría de las veces lo hacen, dando así como resultado que el 35% otorga estas facilidades con mucha frecuencia, y únicamente el 5,00% respondió nunca hacerlo, es decir estos proveedores reciben sus pagos inmediatamente.

5.2 Propuesta de intervención Objetivo General Diseñar un Modelo de Gestión para el mejoramiento en el Control de Inventarios de la empresa AgroFarm en la ciudad de Santo Domingo durante el año 2016.

El presente trabajo de titulación tiene como finalidad diseñar un modelo de gestión para el mejoramiento en el control de inventarios de la empresa AgroFarm, ya que de esta

57 manera se logrará alcanzar los objetivos que se propone la empresa, llevando un adecuado seguimiento de los movimientos en existencias, que es la cuenta de estudio.

Para el cumplimiento de los objetivos se realizan encuestas a los diferentes involucrados con la empresa, así como también una entrevista al gerente propietario para conocer la situación actual de la empresa, también se realiza la evaluación del control interno mediante un cuestionario, aplicado al Modelo COSO de tal manera que se puedan identificar las debilidades de la empresa y su fortalezas.

Objetivos Específicos 5.2.1 Recopilar información de la situación actual de la empresa AgroFarm.

5.2.1.1 Generalidades de la Empresa La empresa AgroFarm tiene como representante legal al Sr. Tobías Yaguapaz, es una empresa de estructura familiar y se encuentra ubicada en las calles Tulcán y Babahoyo esquina, su actividad de negocio como se encuentra detallada en el RUC (ver anexo ) es la venta al por mayor y menor de productos veterinarios.

En cuanto a la planificación estratégica AgroFarm no cuenta con un documento establecido acerca de sus valores, políticas, ni con un organigrama funcional, sin embargo, todo esto se lleva de manera empírica y de esta manera cada uno de los empleados conoce hacia donde se pretende llegar.

En lo que respecta a la estructura organizacional el gerente supo manifestar en la entrevista realizada que las actividades de mayor importancia recaen sobre él, por lo tanto las actividades restantes son realizadas de manera equitativa por los distintos empleados, sin embargo en lo que respecta a cobros únicamente es manejado por él o su esposa en

58 calidad de administradora. De acuerdo con la información recibida a continuación se muestra el esquema de la estructura ocupacional:

Figura 8. Estructura Ocupacional Fuente: Empresa AgroFarm. (2016). Investigación de campo: Estructura Ocupacional. Santo Domingo.

Elaborado por: Palacios, N., & Vera, A.

5.2.1.1.1 Base legal Al ser AgroFarm una empresa familiar y que se encuentra en crecimiento, es una entidad obligada a llevar contabilidad y como tal se rige a diversas normas establecidas por el Estado, por su giro de negocio se encuentra bajo la supervisión de entidades de control.

Servicio de Rentas Internas (SRI) La empresa se constituye como una entidad obligada a llevar contabilidad, por tanto en lo que respecta a las obligaciones tributarias realiza sus declaraciones de manera mensual en el caso del IVA y anual el Impuesto a la Renta. Además cumple con las facturas y retenciones debidamente autorizadas para su emisión.

Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS) La empresa como parte de sus responsabilidades tiene que asegurar a cada uno de sus empleados, presentando el cargo que desempeñan, la fecha de entrada y de salida, para que

59 de este modo los empleados reciban los beneficios que se merecen, así como también los cambios de actividad para ajustes en remuneración.

Agrocalidad AgroFarm está supervisado debido a su giro de negocio por Agrocalidad entidad controladora que hace seguimiento para emitir los certificados de funcionamiento siempre y cuando la empresa no venda productos de etiqueta roja es decir tóxicos, que estén en buen estado y que no estén caducados.

Ministerio de Relaciones Laborales AgroFarm como toda empresa está regulada por el Ministerio de Relaciones Laborales, que les exige tener a sus trabajadores afiliados, contar con un sueldo que debe ser el mínimo salario básico unificado establecido en el año vigente de contrato, los días de descanso que son cambiados el domingo por un día de lunes a viernes y todos los beneficios de ley correspondientes.

5.2.1.2 Análisis de procesos Tras la aplicación de diferentes técnicas de recolección de datos como: las encuestas, la observación directa y entrevista al gerente se pudo conocer la manera en que se desarrollan las diferentes actividades en AgroFarm para adquisición y ventas, así como también quien se encarga de cumplir cada una de ellas.

Proceso de compra: El proceso de compra inicia cuando el Gerente revisa el stock de mercaderías e identifica que existen productos agotados o que se necesitan, para ello se comunica con los proveedores, el proveedor muestra el catálogo de productos se mantiene el dialogo entre en gerente y el proveedor sobre los productos, precios y beneficios, el

60 gerente selecciona el producto necesario y el proveedor informa sobre condiciones y promociones del producto seleccionado.

Luego de esto el gerente decide la compra y establecen acuerdo de pago con el proveedor, para efectuar la venta el proveedor emite la factura, y entrega los productos en la fecha establecida, el gerente recibe los productos revisando con su respectiva factura, en casos de existir irregularidades con su pedido lo informa para su debido cambio y finalmente cancela el monto establecido en la factura.

Proceso de venta a contado: El proceso de venta inicia al momento en que se acerca el cliente al almacén para satisfacer una necesidad, este solicita un producto y el vendedor inmediatamente revisa en el sistema si se cuenta o no con el producto, muestra al cliente el producto y sus características; el cliente decide la compra y a su vez el vendedor registra la venta en el sistema y emite la factura.

El cliente revisa la factura y paga el monto establecido, el vendedor entrega el producto y así finaliza el proceso de venta a contado.

Proceso de venta a crédito: Este proceso es muy similar al proceso de venta a contado con la particular característica de que cuando el vendedor muestra el producto al cliente y sus características, el cliente luego de conocer sobre este solicita crédito para su adquisición, el vendedor analiza la situación del cliente y si este es apto para otorgarle un crédito.

Ya aceptado el crédito, el cliente firma el convenio de pago y el vendedor emite la factura y el documento de abono el cual es estregado al cliente por el valor acordado en el convenio de pago y el vendedor finalmente entrega el producto al cliente.

61 Se puede apreciar que el proceso de compra existente en la empresa se lleva de manera empírica, ya que se basa en los conocimientos del Sr. Tobías Yaguapaz-Gerente, mas no en un sistema que indique la necesidad de un producto y cuanto comprar para evitar problemas en el control. Así también en el proceso de venta a crédito se observa que les hace falta seguridad para garantizar los pagos de sus clientes. Todas las actividades son supervisadas por el Gerente o su esposa en calidad de Administradora.

Para mejor comprensión de los procesos mencionados anteriormente a continuación se realizan flujogramas que detallan las actividades y su responsable:

62 5.2.1.2.1 Flujograma de procedimiento de compra

Figura 9. Flujograma de Compras Elaborado por: Palacios, N., & Vera, A. Fuente: Empresa AgroFarm. (2016). Investigaciรณn de campo: Compras. Santo Domingo.

63 5.2.1.2.2 Flujograma de proceso de ventas de contado

Figura 10. Flujograma ventas a contado Elaborado por: Palacios, N., & Vera, A. Fuente: Empresa AgroFarm. (2016). Investigaciรณn de campo: Ventas a contado. Santo Domingo.

64 5.2.1.2.3 Flujograma proceso de ventas a crédito

Figura 11. Flujograma ventas a crédito Elaborado por: Palacios, N., & Vera, A. Fuente: Empresa AgroFarm. (2016). Investigación de campo: Ventas a crédito. Santo Domingo.

65 5.2.2 Diagnosticar las debilidades por las que atraviesa la gestión de los inventarios.

5.2.2.1 Cuestionario de Control Interno Tabla 4: Cuestionario Control Interno EMPRESA AGROFARM Calle Tulcán s/n y Babahoyo Telf. (02) 2743 463 Santo Domingo – Ecuador FECHA DE ELABORACIÓN: 16 de Julio del 2016 PERIODO: 2016 N° PREGUNTA SI NO OBSERVACIÓN AMBIENTE DE CONTROL ¿Existe un organigrama jerárquico funcional en el X Es empírico.

1 almacén? ¿Están adecuadamente segregadas las funciones de los X 2 empleados? ¿La empresa tiene el personal adecuado en experiencia X 3 para realizar sus funciones? ¿Existe una rotación en las funciones de los trabajadores?

X 4 ¿Se capacita al personal en cuanto al manejo de X 5 inventarios? ¿Se evalúa el desempeño del personal?

X 6 ¿Las actividades de compras son planificadas y controladas X La mayoría de veces se 7 para el logro de objetivos? las realiza cuando los proveedores dan ofertas o promociones ¿Se toman acciones disciplinarias para el personal que X 8 demuestra un comportamiento inadecuado?

DEFINICIÓN DE OBJETIVOS ¿Establece la empresa objetivos para el control de máximo X 9 y mínimo de inventarios? ¿Se han establecidos objetivos específicos para compras?

X 10 11

¿Se establece objetivos para el área de inventarios?

12

¿Se evalúa el cumplimiento de objetivos en cuanto al manejo y rotación de inventarios? ¿Las políticas, normas y procedimientos son actualizadas según las necesidades de la empresa?

13

14 15 16 17 18

X

De manera verbal se dio a conocer los empleados lo que se quiere en el área X

X

Si existen disposiciones legales que obliguen cambios inmediatos se realiza las correcciones en los procedimientos de la empresa.

IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS ¿Cuándo existe una mala calidad en los productos o quejas X por partes de los clientes, se reporta a los proveedores? ¿La empresa analiza e identifica eventos potenciales que X afecten el proceso de compras? ¿Realizan inventarios físicos de la mercadería?

X

No se realiza hace dos años

¿Cuándo existe un evento negativo se realiza un análisis por parte del gerente? ¿Se controla que las bodegas no estén sobre abastecidas?

X

Con el uso de tres bodegas y la falta de un

X

66 conteo físico ha resultado difícil poder controlar esto 19

EVALUACIÓN DEL RIESGO ¿Se han establecidos objetivos generales para la empresa?

X

20

¿Se realizan acciones que permitan el cambio dentro de la empresa?

21

X

22

¿La empresa realiza análisis de historial de clientes para dar crédito? ¿Se clasifican los productos según su utilización?

23

¿Se clasifica los productos por código?

X

24

¿Se analizan situaciones por parte de la gerencia para evitar riesgos?

RESPUESTA AL RIESGO ¿Se comprueba el estado de los productos antes de realizar X la venta? ¿Se tiene en cuenta los productos que están próximos a caducarse?

X

¿Se tiene un plan de contingencia para la línea de productos sobre abastecidas? ¿Los vendedores emiten reportes de ventas al gerente para que estas sean controladas?

ACTIVIDADES DE CONTROL ¿Existe algún método de valuación de los inventarios?

X ¿Cuándo 1 se han realizado inventarios existe exactitud entre lo físico y lo registrado en el sistema? ¿Los registros de las entradas y salidas se realizan el mismo día que ocurren?

X

32

¿Hay un encargado exclusivo de los inventarios?

X

33

¿Se identifica a los clientes reales de la empresa, para ofrecerles ciertos incentivos que les permita seguir comprando en la empresa? ¿Existe indicadores de rotación de mercadería dentro de la empresa? ¿Existe una orden de egreso que sustente la salida de la mercadería para otra sucursal? ¿Se registra en el sistema la transferencia de mercadería entre sucursales? ¿Se realiza una revisión de stock previo a la realización de un pedido?

25 26

27 28

29 30 31

34 35 36 37

38

39

X

X

X

Se socializa lo que se espera para el año en curso.

Cuando existen inconformidades, pero por cuenta propia no.

En perchas si, mas no en el sistema

Con tres bodegas no se conoce cuáles son los más próximos a caducarse

X

X X

Se presentan variaciones ocasionalmente De las salidas de mercadería sí, pero de las entradas se tarda unos 2 días promedio

X

X X X X

¿Cuenta la empresa con un software para el control de inventarios?

INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN ¿Se provee al personal la información que necesita para X cumplir con sus actividades?

X

Se revisa en las perchas, en el sistema no se cuenta con datos reales actualizados El mismo sistema de facturación, registra las compras de mercadería

67 40

¿Existen canales adecuados para reportar quejas de la atención ofrecida en el local?

41

¿La empresa investiga y toma decisiones respecto a las quejas presentadas? ¿Se da a conocer el grado de cumplimiento de los objetivos? ¿Se comunican las irregularidades de productos en estado de deterioro? ¿Se reporta cuando hay faltantes de productos en el inventario?

SUPERVISIÓN ¿Se controla y supervisa las actividades asignadas al personal encargado? ¿Se hace evaluaciones de control interno? ¿Se investigan y corrigen las deficiencias encontradas en la empresa? ¿Se supervisa el pago a los proveedores para evitar recargos por intereses? ¿Se controlan las entradas y salidas que ocurren entre sucursales?

TOTAL

42 43 44

45 46 47 48 49

X

Cualquier inconformidad se la reporta al gerente o a su esposa

X X X X

X X X X X 21

28

Elaborado por: Palacios, N., & Vera, A. Fuente: Empresa AgroFarm. (2016). Investigación de campo: Cuestionario. Santo Domingo.

5.2.2.1.1

Resultados del cuestionario de control interno y matriz de valoración

Para la valoración de los niveles de riesgo y confianza se toma como argumento rangos que ya han sido establecidos, junto con la aplicación de la fórmula de confianza. En la Tabla 5 se muestran los resultados del cuestionario y su respectiva valoración:

DENOMINACIÓN Total de preguntas Preguntas favorables Preguntas negativas Nivel de confianza Nivel de riesgo

RESULTADOS 49 21 28 42,86% 57,14%

EVALUACIÓN

RESULTADOS

Tabla 5: Resultados del cuestionario de control interno y matriz de valoración NIVEL DE CONFIANZA BAJO MODERADO ALTO 15%-50% 51%-75% 76%-95% 85%-50% 49%-25% 24%-5% ALTO MODERADO BAJO NIVEL DE RIESGO

Elaborado por: Palacios, N., & Vera, A. Fuente: Empresa AgroFarm. (2016). Resultados. Santo Domingo.

Fórmula:

Nivel de confianza =

Preguntas favorables 21 = = 42,86% Total de preguntas 49

68 5.2.2.1.2

Valoración de los componentes del Modelo COSO II

Tabla 6: Valoración de los componentes del COSO II PORCENTAJE DE VALORES VALORES Nº COMPONENTES TOTAL NIVEL DE CONFIANZA POSITIVOS NEGATIVOS 1

Ambiente de Control

37,50%

3

5

8

2

Definición de objetivos

40,00%

2

3

5

3

Identificación de eventos

60,00%

3

2

5

4

Evaluación de riesgos

33,30%

2

4

6

5

Respuesta al riesgo

25,00%

1

3

4

6

Actividades de control

40,00%

4

6

10

7

Información y comunicación

66,70%

4

2

6

8

Monitoreo

40,00%

2

3

5

21

28

49

TOTAL

Elaborado por: Palacios, N., & Vera, A. Fuente: Empresa AgroFarm. (2016). Valoración de COSO II. Santo Domingo.

Se realizó la aplicación del cuestionario de Control Interno al Sr. Tobías Yaguapaz, Gerente de la empresa AgroFarm; para esto se tomó como base el Modelo COSO II, lo que permitió evaluar la eficiencia de los controles ya establecidos en cuanto a los procesos principales de la empresa por cada uno de los componentes; se logró identificar las debilidades que presenta la empresa es sus diferentes áreas y para ello se emitirán las debidas recomendaciones de mejora en lo que respecta al control de inventarios. En la evaluación de las preguntas dio como resultado un nivel de confianza de 42,86%, mientras que el nivel de riesgo es de 57,14% por lo tanto se ubica en el rango de riesgo alto.

5.2.2.2 Propuesta según los componentes del Modelo COSO II 5.2.2.2.1

Ambiente de Control

El Ambiente de control interno se basa en generar un favorable y adecuado ambiente de trabajo en la empresa, para que sus trabajadores cumplan con los objetivos propuestos por la empresa a su vez que estos estén comprometidos con la eficiencia en las operaciones y estén a gusto con su lugar de trabajo.

69 Estructura organizativa Las entidades deben diseñar una estructura organizativa funcional que de sustento al logro de objetivos pero sobre todo la finalidad de un organigrama estructural es que se permita identificar las áreas con las que cuenta la empresa, cargos y actividades que tienen cada uno de los empleados. Para asegurar el cumplimiento de dichos objetivos institucionales el organigrama debe ser simple, entendible y comunicado a sus empleados.

AgroFarm cuenta con un organigrama funcional empírico ya que este no está plasmado en el local, sin embargo el gerente manifiesta que sus empleados conocen quien es la autoridad pero no tienen personal específico para las funciones que se realizan en la empresa, por la cual se propone la creación de un nuevo organigrama funcional segmentado en departamentos con sus debidos responsables.

Figura 12. Propuesta Estructura Organizacional.

Elaborado por: Palacios, N., & Vera, A. Fuente: Empresa AgroFarm. (2016). Investigación de campo. Santo Domingo.

Asignación de autoridad y responsabilidad  Gerente El gerente propietario es la máxima autoridad de la empresa, los representa de forma legal, coordina las actividades realizadas en todas las áreas de la empresa, este está en la

70 capacidad de planificar, organizar, dirigir y controlar todos los procesos realizados en la misma que permitan alcanzar los objetivos propuestos tanto de crecimiento como rendimiento.  Contador Es el encargado de presentar los estados financieros, asesorar en términos financieros y tributarios, llevar el archivo de forma organizada y oportuna además y tener al día las obligaciones que tiene la empresa con sus empleados y con el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social. El contador es contratado externamente y este no consta en nómina.  Área Administrativa Encargado de supervisar a sus subordinados y cumplir con las funciones del gerente cuando este no esté presente. Desempeñar funciones para que la organización se encamine hacia la consecución de sus metas. Además es responsable de los créditos y las cobranzas realizadas a los clientes, para recuperación pronta de su cartera  Ventas y bodega En esta área están incluidos el personal que generan la actividad principal de la empresa en este caso serían los vendedores y el encargado de bodega. Los vendedores deben atender al público cordialmente, otorgar los comprobantes de venta y entregar la mercadería. Los encargados de bodega deben tener en orden las existencias, despachar la mercadería solicitada y controlar la entrada y salida de mercaderías.

De esta área depende el éxito o fracaso de la empresa ya que es el medio por el cual la empresa genera ingresos y le permite su rentabilidad, supervisando las funciones

71 relacionadas con el despacho y salida de mercadería, ofertar los productos existentes y controlar el trabajo de los subalternos.

Propuesta para mejorar el desempeño del personal ✓ Contratar a personal capacitado con sueldos dignos para que el trabajador se vea motivado en realizar efectivamente sus funciones. ✓ Capacitar a los empleados en el uso y beneficio de los productos que ofrece la empresa para que todos tengan el mismo nivel de atención al cliente y estos cumplan las expectativas del consumidor. ✓ Capacitar al encargado de bodega en materia de inventarios para que la empresa no presenta falencias como el desabastecimiento o la caducidad de los productos, además para que el departamento de bodega tenga conocimientos de la manera más adecuada de ordenar su mercadería sin que presente riesgo o pérdidas para la empresa.

5.2.2.2.2

Definición de objetivos

Este componente es la condición previa para identificar eventos y evaluar los riesgos para poder dar una respuesta a todos estos hechos no deseados que se presenten en la empresa. Además consiste en fijar metas de un nivel alto que vayan alineadas y sustentadas a la misión y visión de la empresa para reflejar las elecciones estratégicas por parte de la gerencia sobre cómo la empresa otorgará un valor agregado a sus grupos de interés.

Propuesta para mejorar el control de máximos y mínimos  El administrador debe establecer objetivos para el control de máximos y mínimos de inventarios que le permitan optimizar su rendimiento económico y financiero.

72  Realizar las compras cuando los productos lleguen o este próximo a su punto de pedido señalado, ya que este está por encima del nivel de seguridad y se evitará el desabastecimiento.  Evitar las compras de los productos que se encuentren sobre abastecidos hasta que estos lleguen a su punto de pedido y si estos se encuentran a un año de su caducidad ofrecerlos mediante promociones u obsequios cuando las compras han pasado de un monto considerable.

5.2.2.2.3

Identificación de eventos

Se debe identificar aquellos eventos potenciales que afectan el cumplimiento de objetivos o la implementación de estrategias. Los eventos que tengan un impacto negativo representan riesgos y de inmediato deben ser evaluados. Los eventos con un impacto positivo representan oportunidades, las cuales deben ser consideradas para establecer objetivos o estrategias que generen beneficios a la empresa Propuesta para disminuir los riesgos en la empresa  Realizar conteos físicos de los inventarios existentes en las tres bodegas por separado mínimo una vez al año  Controlar que las bodegas no se llenen de productos con baja rotación, mediante la planificación de las compras al momento de estas ser realizadas.

5.2.2.2.4

Evaluación del Riesgo

El riesgo es la probabilidad de que ocurra un evento no deseado y que este afecte a la empresa y no le permita alcanzar los objetivos propuestos. Para lo cual mediante la evaluación del riesgo se evalúa y mide los riesgos que se presenten para buscar medidas

73 que permitan proteger y respaldar las existencias y demás recursos de la empresa, permitiendo brindar una imagen solida a sus clientes.

Establecimiento de Objetivos por departamentos  Área de Administración: Planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades que conllevan el cumplimiento de los objetivos empresariales.

Ventas: Impulsar las ventas mediante un trato cordial y amplia información.

Bodega: Controlar los ingresos y egresos de las existencias. ● Riesgos Potenciales Factores externos 1. Entrada de nuevos competidores 2. Frecuentes cambios en las leyes de protección ambiental 3. Desarrollo de tecnologías para elaboración de materia orgánica 4. Cambios en los sistemas políticos Factores internos 1. Estructura organizacional inadecuada.

2. No se realiza toma física de inventarios.

3. Falta de capacitación en los trabajadores 4. Desactualización de la información referente a la mercadería 5. Duplicidad de funciones

74 5.2.2.2.5 Respuesta al riesgo Una vez evaluado el riesgo, el gerente identificará y evaluará las posibles respuestas a los riesgos a presentarse en relación al apetito al riesgo de la empresa. Todas las respuestas presentadas son evaluadas con la finalidad de disminuir el riesgo sin que este afecte de manera considerable a la entidad.

Propuesta para dar respuesta al riesgo  Clasificar en cada línea de producto, aquellos que su caducidad está inferior a un año para evitar que esto ocasione pérdidas económicas a la empresa.  Solicitar reportes de ventas individuales a sus trabajadores para evaluar su desempeño.

5.2.2.2.6

Actividades de Control

Las actividades de control son importantes porque están destinadas a cumplir con las actividades asignadas, ayudan a asegurar o controlar que estén tomando las acciones necesarias. Las actividades de control generalmente las realiza el gerente y el administrador y se busca la confiabilidad en las operaciones.

Procesos para generar información Se debe realizar operaciones de control para la información de la empresa, mediante procesos que permitan registrar y administrar toda la información sobre las actividades esenciales que se realizan en la empresa. Los procesos esenciales en AgroFarm son las ventas tanto contado como crédito y la compra para abastecer su stock visualizado en los siguientes flujograma:

75 Flujograma del proceso de Compras Propuesto PROCESO DE COMPRA Nº

PROCESO

RESPONSABLE

ACTIVIDA DOCUMEN D TO

GRÁFICO

OBSERVACIONES

1 INICIO 2 Informar stock de mercaderías

Bodeguero

X

Administradora

X

Proveedor

X

Administradora

X

6 Decide la compra

Gerente

X

7 Acuerdo de pago

Gerente

X

3 Confirmar stock de mercaderías 4

Indica condiciones de los productos y promociones

5 Selecciona productos

8 Emite factura

Proveedor

9 Entrega productos

Proveedor

X

10 Revisa productos con factura

Bodeguero

X

11 Informa irregularidades

Bodeguero

X

Gerente

X

12 Cancela factura 13 Registra ingreso a bodega

Bodeguero

14 Percha productos

Bodeguero

15 Archiva documentos

Administradora

X

X

X

X

X

16 FIN Figura 13. Proceso de compras propuesto Elaborado por: Palacios, N., & Vera, A. Fuente: Empresa AgroFarm. (2016). Investigación de campo: Compras. Santo Domingo.

76 Flujograma de ventas de contado propuesto

PROCESO DE VENTA DE CONTADO Nº

PROCESO

RESPONSABLE

ACTIVIDA DOCUMEN D TO

GRÁFICO

OBSERVACIONES

1 Inicio 2 Acercamiento a la empresa

Cliente

X

3 Solicita producto

Cliente

X

Vendedor

X

Vendedor

X

Vendedor

X

Cliente

X

8 Registra venta en el sistema

Vendedor

X

9 Emite factura

Vendedor

4 Revisa producto en el sistema 5

Elige producto con menor fecha de vencimiento

6 Muestra producto y características 7 Decide la compra

10 Revisa productos con factura

Cliente

11 Paga factura

Cliente

12 Entrega el producto

Vendedor

13 Archiva documentos

Administradora

X X

X

14 Fin Figura 14. Proceso ventas a Contado Propuesto Elaborado por: Palacios, N., & Vera, A. Fuente: Empresa AgroFarm. (2016). Investigación de campo: ventas a contado. Santo Domingo.

77 Flujograma de Ventas a Crédito Propuesto

PROCESO DE VENTA A CRÉDITO Nº

PROCESO

RESPONSABLE

ACTIVIDA DOCUMEN D TO

GRÁFICO

OBSERVACIONES

1 Inicio 2 Acercamiento a la empresa

Cliente

X

3 Solicita producto

Cliente

X

Vendedor

X

Vendedor

X

Vendedor

X

Cliente

X

Vendedor

X

4 Revisa producto en el sistema 5

Eige producto con menor fecha de vencimiento

6 Muestra producto y características 7 Solicita crédito 8 Analizar situación del cliente 9 Convenio de pago

Cliente

X

10 Registra venta en el sistema

Vendedor

11 Emitir factura

Vendedor

X

12 Emitir documento de abono

Vendedor

X

13 Entrega de producto

Vendedor

X

Cliente

X

14 Revisa productos con factura

15 Archiva documentos

X

X

Administradora

16 Fin Figura 15. Proceso de Ventas a Crédito Propuesto Elaborado por: Palacios, N., & Vera, A. Fuente: Empresa AgroFarm. (2016). Investigación de campo: ventas a crédito. Santo Domingo.

78 Propuesta para el desempeño correcto de Bodega según respuestas cuestionario interno  Registrar las entradas y salidas de la mercadería de manera adecuada.  Clasificar los inventarios según su función para mejor control (herbicidas, insecticidas, fungicidas, etc.)  Designar una sola persona responsable para el manejo de bodega con sus respectivas funciones.  Diseñar una orden de egreso que sustente la salida de mercadería para otra sucursal ORDEN DE TRANSFERENCIA N° Doc Almacén de Origen COD

Fecha Almacén Destino

DESCRIPCIÓN

UM

FIRMA

CANT.

COST. UNI

COST. TOTAL

RECIBÍ CONFORME

Figura 16. Orden de transferencia Elaborado por: Palacios, N., & Vera, A. Fuente: Empresa AgroFarm. (2016). Investigación de campo: control de mercaderías. Santo Domingo.

5.2.2.2.7

Información y comunicación

El método de info rmación dentro de la empresa debe comunicar de manera oportuna a la gerencia y personal en forma adecuado todos los reportes que contengan información de los procesos operacionales o financieros, de tal manera que se cumplan las responsabilidades de cada empleado y se tengan su respectivo control.

79 En AgroFarm se provee al personal la información que necesita para cumplir a cabalidad su trabajo, además cada uno tienen en claro las actividades y responsabilidades a realizar y de forma verbal se les ha hecho conocer que objetivos espera la empresa cumplir en el año en curso y ciertas ocasiones su gerente propietario les da a conocer si se están cumplimiento o no los objetivos y los aspectos a mejorar.

En la entidad no existe algún canal, como buzón de quejas para reportar reclamos de la atención ofrecida en el local; sin embargo, manifiestan que cuando estas han sido hechas de forma verbal la empresa investiga y toma decisiones respecto a los inconvenientes que han tenido sus clientes 5.2.2.2.8

Supervisión

Este componente es uno de los más importantes ya que se controla el movimiento de la empresa, en AgroFarm se vigila y supervisa por la administradora las actividades asignadas al personal encargado y en caso de que existan procesos con deficiencias se corrige y se sigue desempeñando las actividades.

5.2.3 Diseñar un modelo de gestión de inventarios a la medida de la empresa asegurando la disposición de los insumos.

La principal razón para elegir un modelo de gestión es diseñar un control para el mejoramiento del manejo de inventarios, que permita a su gerente mejorar el proceso de ingresos y egresos de existencias que lleva la empresa. Con esta información se espera que su propietario esté en la capacidad de tomar decisiones en cuanto: a la cantidad de mercadería a comprar, que mercadería hace falta y sobre todo cada cuanto comprar la mercadería sin quedar desabastecido.

80 La empresa maneja sus inventarios con un control que aún está deficiente ya que contablemente no cuentan con saldos reales de las existencias actuales de la mercadería además que se presta mercadería entre sucursales sin una orden de salida previa. Para tener una idea más clara del modelo de gestión que se va a elegir, con la finalidad que la empresa pueda implantarlo, se ha desarrollado un cuadro con la clasificación de los productos con los que cuenta la empresa, destacando sus líneas principales de venta, los cuales son:

GLIFOSATOS HERBICIDAS

AMINAS PARAQUAT CIPERMETRINA

INSECTICIDAS

MATABABOSA NEMATICIDAS CARBENDAZIM

FUNGICIDAS

CLOROTALONIL

FERTILIZANTES

FOLERIARES EDAFICOS

FOSETIL

DESPARASITANTE VETERINARIOS VITAMINAS

Figura 17. Clasificación de productos

Elaborado por: Palacios, N., & Vera, A. Fuente: Empresa AgroFarm. (2016). Investigación de campo. Santo Domingo.

5.2.3.1 Modelo de Gestión de inventarios Max-Min Se propone utilizar el modelo de Gestión de Inventarios de Mínimos y Máximos que consiste en establecer niveles máximos y mínimos de inventario y un periodo fijo de revisión de sus niveles. El inventario se revisa solo en estas ocasiones y se pide la diferencia entre el máximo y la existencia total. Para su aplicación se necesita de las siguientes fórmulas: Tabla 7: Fórmulas de Mínimos y Máximos

PUNTO DE PEDIDO

EXISTENCIA MÁXIMA

EXISTENCIA MÍNIMA

CANTIDAD DE PEDIDO

Pp = Cp x Tr + Em

EM = CM x Tr + Em

Em = Cm x Tr

CP = EM – E

Elaborado por: Palacios, N., & Vera, A. Fuente: Suárez, M. (2012). Gestión de Inventarios. Bogotá.

81 Pp = Punto de pedido Se llama así al punto que indica que se requiere la compra de un producto, este punto se encuentra por arriba del inventario de seguridad.

EM = Existencia máxima Es la existencia máxima de inventario es decir el punto más alto que podemos tener y el cual nos ayuda a evitar tener más inventario del permitido o sobre abastecimiento.

Em = Existencia mínima (o de seguridad) Es la existencia mínima o inventario de seguridad que tiene la empresa, significa cuanto es lo mínimo de inventario que se puede permitir tener, este no debe ser cero pues es el que cumple con las ventas hasta que llegue el nuevo pedido.

CP = Cantidad de pedido Es la cantidad que debemos pedir cuando se llegue al punto de reorden (Pp) de tal manera que no exceda de la existencia máxima permitida, pero que sea suficiente material para que se pueda tener un periodo de tiempo aceptable de operación.

Tr = Tiempo de reposición de inventario (en días) Es el tiempo que se tarda el proveedor en traer el producto, desde el momento en que se realiza el pedido.

Cp = Consumo promedio (diario) Es el promedio de consumo de un producto durante un determinado periodo de medición.

82 CM = Consumo máximo (diario) Para determinar este valor se debe tomar en cuenta cual fue la mayor salida/venta en un día de determinado producto durante el periodo de medición.

Cm = Consumo mínimo (diario) Para determinar este valor se debe tomar en cuenta cuanto fue lo mínimo que salió del almacén en un día, durante el periodo de medición.

E = Existencia actual Es la cantidad de productos con los que cuenta la empresa actualmente.

AgroFarm nos facilita la información que interviene para la realización de la fórmula, los datos presentados son diarios, para la aplicación de la fórmula se seleccionó las presentaciones de mayor rotación de los productos y el valor de las existencias eran valores con los que contaba la empresa hasta el día del levantamiento de información, los datos están representados en la siguiente tabla:

83 Tabla 8: Mínimos y Máximos de AgroFarm

Elaborado por: Palacios, N., & Vera, A. Fuente: Empresa AgroFarm. (2016). Investigación de campo. Santo Domingo.

Ver en anexo paso a paso la elaboración del modelo

84

Análisis La clasificación más grande e importante con las que cuenta AgroFarm debido a los ingresos económicos que esta produce son los Herbicidas, estos cuentan con sus líneas de productos estrellas que son los Glifosatos, Aminas y Paraquat que tarda su proveedor alrededor de 12 días en llegar para su abastecimiento.

El punto de pedido es el que indica en que cantidad se debe emitir una orden de pedido sin dejar de cumplir con las ventas de los productos, en este caso, el punto de pedido para Glifosatos en la presentación de litro, es cuando el producto llegue a 204 botellas y en la presentación de Galón es de 84 unidades, para las aminas el punto de pedido en la presentación de litro es de 108 unidades y en la presentación de Canecas son de 60 unidades. Finalmente dentro del grupo de herbicidas se encuentran los Paraquat con sus presentaciones más vendidas de litro y galón, donde su punto de pedido son 168 y 60 unidades respectivamente.

Otra clasificación muy importante dentro de los productos que oferta AgroFarm son los insecticidas donde sus líneas de productos más vendidos son: la cipermetrina, matababosas y nematicidas, después de aplicar la fórmula obtuvimos que el punto en el cual se debe emitir una orden de pedido corresponde cuando la cipermetrina llegue a las 84 unidades en su presentación de 100 ML y a 60 unidades en presentaciones de 250 ML. En la línea de productos de matababosas su punto de pedido es de 48 unidades en presentaciones de 500 gr y finalmente en los nematicidas su punto de pedido es de 96 unidades en presentación de litro y 48 unidades en presentaciones d litro.

85 Dentro de los fungicidas las le lĂ­neas de productos que mĂĄs se comercializan son: Carbendazim, Clorotalonil y Fosetil. El punto de pedido para Carbendazim son de 60 unidades en sus dos presentaciones de 250 ML y litro, para Clorotalonil son de 60 unidades en sus dos presentaciones de 400 ML y litro y para Fosetil su punto de pedido es de 48 unidades en sus presentaciones de 500 gr y litro.

La lĂ­nea de fertilizantes cuenta con dos productos estrellas que son los Foliares y los EdĂĄficos su punto de pedido para los Foliares son de 72 unidades en presentaciones de kilo y para los edĂĄficos son de 1080 libras.

Por Ăşltimo en la lĂ­nea de insumos veterinarios, los productos que tienen mayor comercializaciĂłn son los desparasitantes y las vitaminas. El punto de pedido de los desparasitantes son de 72 unidades en sus dos presentaciones mĂĄs vendidas que son de 2 ML y 5 ML y el punto de pedido para las vitaminas son de 48 unidades para las presentaciones de 100 ML y de 84 unidades para las presentaciones de Gotas.

5.2.4 Evaluar la efectividad del Modelo de GestiĂłn propuesto

Indicadores de eficiencia en el Control de los Inventarios  Rotación de Inventarios

đ?‘…đ??ź =

đ??śđ?‘œđ?‘ đ?‘Ąđ?‘œđ?‘ đ?‘‘đ?‘’ đ?‘Łđ?‘’đ?‘›đ?‘Ąđ?‘Ž đ?‘–đ?‘›đ?‘Łđ?‘’đ?‘›đ?‘Ąđ?‘Žđ?‘&#x;đ?‘–đ?‘œđ?‘

đ?‘…đ??ź = 16,922

đ?‘…đ??źđ??ˇ =

365 đ?‘…đ?‘œđ?‘Ąđ?‘Žđ?‘?đ?‘–Ăłđ?‘› đ?‘‘đ?‘’ đ?‘–đ?‘›đ?‘Łđ?‘’đ?‘›đ?‘Ąđ?‘Žđ?‘&#x;đ?‘–đ?‘œđ?‘

đ?‘…đ??źđ??ˇ = 22 đ?‘‘Ă­đ?‘Žđ?‘

En el aĂąo 2015 para la empresa AgroFarm de acuerdo con los datos del balance general al 31 de diciembre, se obtiene como resultado que, el inventario presenta una rotaciĂłn de

86 16,922 veces al aĂąo, es decir la mercaderĂ­a permaneciĂł un promedio de 22 dĂ­as en el almacĂŠn antes de ser vendida.  Ciclo de OperaciĂłn đ??ś. đ?‘‚ = đ?‘…đ??źđ??ˇ + đ??śđ??śđ??ˇ

đ??śđ??śđ??ˇ =

đ??śđ?‘˘đ?‘’đ?‘›đ?‘Ąđ?‘Žđ?‘ đ?‘?đ?‘œđ?‘&#x; đ?‘?đ?‘œđ?‘?đ?‘&#x;đ?‘Žđ?‘&#x;∗365 đ?‘‰đ?‘’đ?‘›đ?‘Ąđ?‘Žđ?‘ đ?‘Ž đ?‘?đ?‘&#x;ĂŠđ?‘‘đ?‘–đ?‘Ąđ?‘œđ?‘ đ?‘Žđ?‘›đ?‘˘đ?‘Žđ?‘™đ?‘’đ?‘

đ??ś. đ?‘‚ = 183 đ??ˇĂ­đ?‘Žđ?‘

đ??śđ??śđ??ˇ = 161 đ?‘‘Ă­đ?‘Žđ?‘

Para AgroFarm en el aùo 2015, las cuentas por cobrar se convierten en efectivo en un promedio de 161 días. Mientras que el ciclo operativo de la empresa nos da como resultado 183 días que es el tiempo que transcurre desde la compra de mercadería hasta el cobro de las cuentas por cobrar que resultan de la venta de los bienes.  Ciclo de Efectivo C. E = C. O – CPD

đ??śđ?‘ƒđ??ˇ =

đ??śđ?‘˘đ?‘’đ?‘›đ?‘Ąđ?‘Žđ?‘ đ?‘?đ?‘œđ?‘&#x; đ?‘?đ?‘Žđ?‘”đ?‘Žđ?‘&#x;∗365 đ??śđ?‘‚đ?‘€đ?‘ƒđ?‘…đ??´đ?‘† đ??´ đ??śđ?‘…Éđ??ˇđ??źđ?‘‡đ?‘‚

C.E = 355

đ??śđ?‘ƒđ??ˇ = 172

En el 2015 la empresa AgroFarm tiene capacidad de pago a proveedores y sus otras obligaciones en 172. Y el ciclo efectivo de la empresa nos da como resultado 355 dĂ­as que es el tiempo desde el desembolso real de efectivo para compras hasta el cobro de las cuentas por cobrar que resultan de la venta de bienes.

87 Indicadores de gestión Tabla 9: Indicadores de gestión

INDICADOR

FÓRMULA

RESULTADO

Asignación de funciones

(N° de empleados con funciones asignadas / total empleados) * 100

(2/6)*100

33,30

Capacitación de personal en manejo de inventarios

(N° de empleados capacitados / total empleados) * 100

(1/6)*100

16,70

Capacitación de personal sobre beneficios de los productos

(N° de empleados capacitados / total empleados)*100

(2/6)*100

33,30

Productos en malas condiciones

(Productos con defectos o caducados/ total de productos recibidos al mes) * 100

(15/2000)*100

0,75

Conocimiento de políticas

(Empleados que conocen las políticas/ total de empleados)

(6/6)*100

100,00

Elaborado por: Palacios, N., & Vera, A. Fuente: Empresa AgroFarm. (2016). Investigación de campo. Santo Domingo.

Analizando los indicadores de gestión nos refleja que el 33,30% del total de empleados tienen claro las funciones a desempeñar dentro de la entidad, mientras que el resto de trabajadores realizan sus funciones según la actividad que se presente en el momento. El 16,70% de los empleados conoce sobre el manejo de inventarios y las exigencias emitidas por uno de sus entes reguladores “AgroCalidad”.

A pesar de que los empleados tienen conocimientos básicos sobre los beneficios de cada uno de los productos que ofrece la empresa, solo un 33,30% han sido capacitados en cuanto a las utilidades de los productos, razón por la cual los proveedores y clientes manifestaron que no todos los empleados tienen el mismo conocimiento de los productos.

88 Un 75,00% de los 2000 productos que se reciben en AgroFarm aproximadamente, han sido detectados con daños, sin sello de seguridad o caducidad. A Pesar de que la empresa en su mayoría se maneja de manera empírica el 100,00% de los trabajadores conocen las políticas y normas con las que se manejan el dueño de la empresa.

Indicadores financieros

Tabla 10: Indicadores financieros

FACTOR Liquidez

Solvencia

Rotación de Inventarios

INDICADOR Liquidez

FORMULA A. Corriente / P. Corriente

RESULTADO 0,75

Prueba ácida

Activo Corriente - Inventarios / Pasivo Corriente

0,41295959

Endeudamiento del Activo

Pasivo Total / Activo Total

0,8991447

N° de días de inventario (Valor del inventario*360)/Costo de a mano Ventas Rotación de Inventarios

360 / N° de días de inventario a mano

21,27

16,9

Elaborado por: Palacios, N., & Vera, A. Fuente: Empresa AgroFarm. (2016). Investigación de campo. Santo Domingo.

En el indicador de liquidez entre más alto (mayor a 1) sea el resultado, más solvente es la empresa, los resultados nos reflejan que la empresa no cuenta con las posibilidades de pagar tolas las obligaciones a corto plazo, ya que AgroFarm otorga plazos muy extendidos a sus clientes y el pago a sus proveedores es al contado.

En cuanto en la prueba ácida nos permite determinar la capacidad de pago en la empresa sin vender sus inventarios. Los resultados nos dice que por cada dólar que se debe en el pasivo corriente, se cuenta con $0,41 para su cancelación, sin necesidad de tener que acudir a los inventarios, en virtud que estos no son fácilmente convertibles en dinero en el corto plazo, y por otra parte, son recursos que la empresa requiere para mantener su operación.

89 El endeudamiento del activo nos refleja que la participación de los acreedores para el año 2016 es del 89,93% sobre el total de los activos de AgroFarm, lo cual nos indica que es un nivel muy riesgoso debido a sus pasivos altos.

El indicador de rotación de inventarios determina el tiempo en que tarda en venderse los inventarios, mientras el valor sea más alejado al uno y rote al menos 12 veces en el año es favorable a la empresa. El inventario en AgroFarm rota 16,9 veces al año.

5.3

Conclusiones

AgroFarm cuenta con un control interno deficiente, sobreabastecimiento en su mercadería y procedimientos incompletos por lo cual los métodos que utiliza la empresa para el manejo de los inventarios son realizados de manera empírica, motivo por el cual la información contable no es verídica y ha generado la toma de decisiones desacertadas.

La evaluación del control interno de AgroFarm permitió conocer las debilidades que presenta la empresa, dando como resultado un bajo nivel de confianza y alto nivel de riesgo, por diversos factores como estructura organizacional no establecida, falta de objetivos para cada área de la empresa y funciones no asignadas al personal.

Al realizar los cálculos de máximos y mínimos en todas las presentaciones de las líneas de productos de alta rotación, se evidenció que se realizan pedidos de cantidades innecesarias, por lo que hay exceso de productos en presentaciones poco solicitadas en stock, que no generan suficiente beneficio financiero en el tiempo estimado.

La aplicación del modelo Max-Min ayuda a determinar la cantidad que tiene que pedir la empresa sin quedar desabastecida mientras el proveedor llega con la mercadería y el punto en el cual la empresa debe realizar una nueva orden de compra sin afectar a su nivel de

90 seguridad, a su vez los indicadores aplicados evidencian la razón del sobre abastecimiento y el personal no tiene claras sus funciones por tal razón hay deficiente control en bodega.

5.4

Recomendaciones

El Gerente debe tener respaldos actualizados de la información contable tanto en físico como en digital, también deben realizar conteo físico del inventario una vez al año mínimo para de esta manera actualizar fechas de vencimiento en los productos y a su vez constatar que no existan diferencias entre el sistema y lo físico.

La empresa AgroFarm debe tomar en consideración la propuesta realizada en el presente trabajo de titulación basada en el modelo COSO II para mejorar su estructura organizacional, funciones y desempeño del personal, objetivos para los diferentes departamentos y procesos para compras y ventas.

Establecer indicadores que permitan evaluar la gestión dentro de la empresa y la rotación de sus inventarios para poder identificar los productos con menor comercialización y de esta manera tomar medidas que ayuden a la salida de dichos productos del almacén Considerar la propuesta de implantar el manual de paso a paso del cálculo de inventarios mediante el Modelo de Gestión de Mínimos y Máximos, ya que de esta manera se puede tener un noción correcta de la cantidad de pedido que se debe realizar para tener un stock suficiente y satisfacer las necesidades de los clientes.

91 LISTA DE REFERENCIAS Bibliografía Anaya, J. (2008). Almacenes: Análisis, diseño y organización. Madrid: Esic.

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94 GLOSARIO Control físico: Es una opción en la cual la empresa a una fecha determinada puede ajustar su inventario en unidades y en valores. Para esto la empresa debe realizar un inventario físico de la totalidad de las existencias, para luego ingresarlas en el sistema.

Eficacia: Es el nivel de consecución de metas y objetivos. La eficacia hace referencia a nuestra capacidad para lograr lo que nos proponemos.

Eficiencia: Es

la relación entre los recursos utilizados en un proyecto y los logros

conseguidos con el mismo. Se entiende que la eficiencia se da cuando se utilizan menos recursos para lograr un mismo objetivo.

Gestión: Es un correcto manejo de los recursos de los que dispone una determinada organización, puede abarcar una larga lista de actividades, pero siempre se enfoca en la utilización eficiente de estos recursos Pedido óptimo: Es el tamaño óptimo de pedido para evitar el riesgo de quedarse sin existencias y los costes de un volumen excesivo de éstas, por tanto, el tamaño óptimo es aquél que hace mínimos los costes de pedido y los de almacenamiento. En el pedido óptimo el coste de pedido es igual al coste de almacenamiento ya que de este modo hace mínimo el coste total de gestión de inventarios.

Plazo de aprovisionamiento: Es el período de tiempo que pasa desde la emisión de un pedido hasta la recepción física del lote o pedido, es decir, es el plazo de entrega.

Reabastecimiento: Es una operación que consiste en contar nuevamente con un stock completo para evitar las situaciones de faltas de existencias. El reabastecimiento generalmente comienza con una nueva orden enviada al proveedor o al fabricante.

95 Rentabilidad: Relación existente entre los beneficios que proporciona una determinada operación o cosa y la inversión o el esfuerzo que se ha hecho; cuando se trata del rendimiento financiero; se suele expresar en porcentajes.

Reposición: Es el costo de reemplazar bienes perdidos, dañados, destruidos o robados con objetos de reemplazo de una calidad y propósitos comparables a la del original.

Rotación de inventarios: La rotación de Inventarios es el indicador que permite saber el número de veces en que el inventario es realizado en un periodo determinado. Permite identificar cuantas veces el inventario se convierte en dinero o en cuentas por cobrar (se ha vendido).

Sistema: Es una estructura organizada mediante la cual se recogen las informaciones de una empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros etc. y que presentados a la gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones financiera Stock de seguridad: Es el número de existencias sobre el stock normal que las empresas tienen para hacer frente a un aumento puntual de la demanda o situaciones imprevistas.

96 ANEXOS Anexo 1: Carta de compromiso

97 Anexo 2: Ficha de Titulación 1- DATOS INFORMATIVOS Ciencias Administrativas y Contables

ESCUELA

Palacios Rojas Sylvia Natasha

ESTUDIANTES INSTITUCIÓN EN CONVENIO LÍNEA DE INVESTIGACIÓN TÍTULO DEL PROYECTO

CARRERA

Contabilidad y Auditoría

Vera Zambrano Amanda Carolina

Agro-Veterinaria AgroFarm Implementación de Control Interno 2- PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO DE TITULACIÓN Diseño de un Modelo de Gestión para el mejoramiento del Control de Inventarios de la Empresa AgroFarm en la ciudad de Santo Domingo durante el año 2016.

DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN

ESTABLEZCA LA RELACIÓN DEL PROYECTO CON ALGUNO DE LOS OBJETIVOS DEL PNBV

JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

La delimitación del problema de investigación es en la empresa AgroFarm ubicada en la ciudad de Santo Domingo de los Colorados en las calle Tulcán s/n y Babahoyo, telf. 2743463, específicamente en inventarios ya que por factores externos, no cuentan con registros de sus inventarios de años pasados; durante el periodo 2016_01.

Variable independiente: Diseño de un Modelo de Gestión Variable dependiente: Control de inventarios en la empresa AGROFARM. Objetivo 8 Consolidar el sistema económico social y solidario de forma sostenible.

Específicamente con la política 2 que consiste en Consolidar el papel del Estado como dinamizador de la producción y regulador del mercado ya que se busca Establecer requisitos de desempeño a los incentivos, como la contratación plurianual que promueva la inversión privada orientada a la sustitución de importaciones, los encadenamientos productivos locales, la generación de trabajo nacional, la desagregación y transferencia tecnológica y la reinversión de utilidades.

La gestión de inventarios en la mayoría de las empresas ocasiona dificultades desde el aprovisionamiento hasta la comercialización, por lo que es necesario aplicar controles para el mejoramiento en la administración de las existencias; siendo objeto de preocupación para optimizar y elevar los resultados favorables en la empresa, esto ocurre a nivel general motivo por el cual es de gran importancia mejorar estos efectos , debido a que las empresas de tipo comercial se fundamentan en los procesos de ventas.

En este trabajo se plantea un modelo de gestión de inventarios, el cual busca las bases, condiciones y estrategias necesarias para que Agroveterinaria AGROFARM, siendo una empresa en vías de crecimiento estructural y económico mantenga el correcto control de los inventarios permitiendo obtener información oportuna, veraz y eficiente de sus existencias.

Con una correcta gestión de inventarios se podrá: satisfacer a la demanda de manera apropiada y eficaz, llevar un correcto registro inventarios, mantener la buena calidad en los productos, y evitar el sub almacenamiento o sobre almacenamiento.

98

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN

METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN:

REFERENCIAS

Objetivo General Diseñar un Modelo de Gestión para mejorar el Control de Inventarios en la empresa AgroFarm dentro ciudad de Santo Domingo durante el año 2016.

Objetivos Específicos Levantar información de la situación actual en la empresa AgroFarm Diagnosticar las debilidades por las que atraviesa la gestión del manejo de los inventarios a causa de la pérdida de información de inventarios.

Diseñar un modelo de gestión de inventarios a la medida de la empresa asegurando la disposición de los insumos.

Evaluar la efectividad del Modelo de Gestión propuesto -Enfoque / Tipo de investigación: Enfoque: Mixto con tendencia a lo cuantitativo.

Tipo de investigación: Bibliográfica, documental, de campo y acción.

- Población / Muestra: Población: Agro-Veterinaria AGROFARM Muestra: Gerente Propietario Empleados Proveedores Clientes - Técnicas e instrumentos de recogida de datos: Técnicas: Observación, encuestas y entrevistas.

Instrumentos: Formulario de preguntas para encuestas y entrevistas.

- Técnicas de análisis de datos: En lo cuantitativo se representara mediante gráficos que permitirán mejor interpretación de los datos así como también representaciones porcentuales.

Mientras tanto en lo cualitativo se utilizará el método inductivo e interpretativo para comprender e interpretar la información obtenida.

Córdoba, M. (2013). Gestión Financiera. Bogotá: Ecoe Ediciones Estupiñan, R. (2012). Control Interno y Fraudes: con base en los ciclos transaccionales. Análisis de Informe COSO I y II (Segunda ed.). Colombia: ECOE Mantilla, S. (2013). Auditoría del control interno. Bogotá , Colombia: ECOE Ediciones Normas Internacionales de Contabilidad. NIC 2 Existencias. Recuperado el 05 de mayo del 2016 de http://www.normasinternacionalesdecontabilidad.es/nic/pdf/nic02.pdf NIA. (2002). Normas Internacionales de Auditoría. Responsabilidad del Auditor.

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Obtenido de http://www.buenvivir.gob.ec/versiones-plan-nacional.

Tamayo, E., & Escobar, L. (2013). Contabilidad Administración y Gestión.

Getafe, España: EDITEX S.A 3- ANEXOS CRONOGRAMA: ACTIVIDADES 1. Recibir indicaciones por parte de la Directora de tesis 2. Elección del tema y lugar para el trabajo de Disertación de Grado 3. Visita a la empresa AgroFarm para investigar sus necesidades 4. Ficha del proyecto de Disertación de Grado

FECHA - SEMANAS 21 de Abril- semana 1 26 de Abril-semana 2 27 de Abril-semana 2 3 de Mayo-semana 3

99 5.

6.

7.

8.

Redacción del primer capítulo “Introducción” Redacción del segundo capítulo “Planteamiento del problema” Redacción del tercer capítulo “Marco referencial” Redacción del cuarto capítulo “Metodología tipo de investigación”

10 de Mayo -semana 4 y 5 24 de Mayo-semana 6 y 7 7 de Junio-semana 8 y 9 21 de Junio-semana 10, 11 y 12

9. Redacción del quinto capítulo “Resultados” 10. Conclusiones y recomendaciones 11. Aspectos formales RECURSOS A UTILIZAR Humanos: Funcionarios de AGROFARM Proveedores Docentes de la PUCE SD Directora de tesis Materiales: Equipo de cómputo Materiales y suministros de oficina Libros Internet Económicos: Gastos de movilización Gastos en impresiones/copias 12 Abril 2016 FECHA DE ENTREGA NOMBRE DEL DIRECTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN FIRMA ESTUDIANTE – I FIRMA ESTUDIANTE – II

12 de Julio-semana 13, 14 26 de Julio-semana 15 2 de Agosto-semana 16

Mg. Piedad Alarcón

FIRMA DOCENTE DE IA3

100 Anexo 3: RUC Agrofarm

101 Anexo 4: Diagrama Causa-Efecto

Anexo 5: Entrevista y encuestas

102 Anexo 6: Conteo físico en Bodegas

Anexo 7: Entrevista al gerente propietario de agro-veterinaria AgroFarm Fecha y hora:

Lunes, 27 de junio del 2016 – 08:15 am

Lugar:

Agro-veterinaria AgroFarm

Nombre del entrevistado:

Tobías Yaguapaz P.

Cargo:

Gerente Propietario

Resumen de Entrevista:

1.

¿La empresa AgroFarm dispone de un proceso para controlar el inventario?

Si en realidad si se controla en inventario, pero esto solo a través de un programa mas no el inventario físico.

2. ¿Conoce usted cuanto tiempo promedio permanece la mercadería en bodegas desde la compra hasta la venta?

Claro, el tiempo que se mantiene la mercadería está en un promedio de cinco meses.

3.

¿Existe un Organigrama jerárquico y funcional establecido en la empresa?

Sí, pero no es de conocimiento público.

4. ¿Cuenta la empresa con un seguro o medidas que salvaguarden las existencias, documentos y demás activos contra robos, incendios y otros riesgos?

No. 5. ¿Cree que usted que un modelo de gestión de inventarios para AgroFarm ayudaría a que los inventarios tengan mayor control?

Claro, sería de mucha ayuda para la empresa, sobre todo en el área de inventarios se mejoraría el control de esta área y se tomaran nuevas medidas para la empresa.

103 6.

¿Cada cuánto realizan inventarios físicos y existen diferencias cuando los realizan?

Se ha solicitado conteo físico pero no se ha realizado por motivos propios de la empresa.

7.

¿En alguna ocasión los productos adquiridos han caducado dentro de la empresa?

Si se han presentado productos con fecha de expiración rápida pero se han podido devolver al proveedor.

8. ¿Han existido ocasiones en que se ha solicitado información actualizada sobre las existencias de los inventarios y estos no han sido atendidos inmediatamente?

Si en muy pocas ocasiones se han presentado este tipo de situación, en la actualidad debido a la pérdida de información es muy difícil obtener respuestas inmediatas.

9. ¿La empresa tiene establecido niveles mínimos y máximos de los inventarios para la adquisición de mercaderías o para tener en bodega?

Sí, porque de este modo se controla el inventario, ya que no se puede pedir si está completo el producto o hay suficiente.

10. ¿El inventario físico es supervisado por personas independientes de los almacenistas?

No, en realidad no lo considero para un solo empleado además se confía en el personal.

104 Anexo 8: Encuestas a los empleados La presente encuesta tiene como objetivo recolectar información para conocer cuánto conocen los empleados acerca de los inventarios y el control de los mismos en la empresa AgroFarm.

Indicaciones: -

Marque con una X la respuesta que crea conveniente

-

Una respuesta por cada pregunta

-

Sección A: una respuesta por cada pregunta

SECCIÓN A: 1. ¿Considera usted que el inventario de la empresa debe estar debidamente controlado?

1. Totalmente en desacuerdo 2. En desacuerdo 3. Ni de acuerdo ni en desacuerdo 4. De acuerdo 5. Totalmente de acuerdo 2. ¿Se comprueba en la recepción de la mercadería que la misma sea entregada en su totalidad?

1. Siempre 2. Con mucha frecuencia 3. Ocasionalmente 4. Rara vez 5. Nunca 3. ¿Conoce el sistema de inventario que utiliza la empresa?

1. Si 2. No 3. Muy poco 4. Existe una clasificación y codificación para cada producto 1. Si 2. No 5. ¿El stock de mercaderías que mantiene la empresa es el adecuado?

1. Si 2. No 6. ¿AgroFarm se preocupa por mejorar continuamente la comunicación con sus colaboradores?

1. Si 2. No

105 7. ¿Ha recibido capacitaciones correspondientes al manejo de los inventarios y utilización de los productos de AgroFarm?

1. Siempre 2. Con mucha frecuencia 3. Ocasionalmente 4. Rara vez 5. Nunca 8. ¿Ha existido ocasiones en que se ha solicitado información actualizada sobre las existencias de los inventarios y estos no han sido atendidos inmediatamente?

1. Siempre 2. Con mucha frecuencia 3. Ocasionalmente 4. Rara vez 5. Nunca 9. ¿Con que periodicidad se realizan las tomas físicas de los inventarios?

1. Una vez al año 2. Rara vez 3. Dos veces al año 4. Cada mes 5. Desconoce 10. ¿Cuándo ha realizado una toma física de los materiales e insumos, han existido diferencias 1. Siempre 2. Con mucha frecuencia 3. Ocasionalmente 4. Rara vez 5. Nunca

106 Anexo 9: Encuestas a los clientes La presente encuesta tiene como objetivo recolectar información para conocer la satisfacción de los clientes con relación a los inventarios en la empresa AgroFarm.

Indicaciones: -

Marque con una X la respuesta que crea conveniente

-

Una respuesta por cada pregunta

-

Sección A: una respuesta por cada pregunta

SECCIÓN A: 1. ¿En alguna ocasión ha solicitado un producto y este no ha sido atendidos inmediatamente?

1. Siempre 2. Con mucha frecuencia 3. Ocasionalmente 4. Rara vez 5. Nunca 2. ¿Considera usted que el inventario de la empresa debe estar debidamente controlado?

1. Totalmente en desacuerdo 2. En desacuerdo 3. Ni de acuerdo ni en desacuerdo 4. De acuerdo 5. Totalmente de acuerdo 3. ¿Le brinda AgroFarm facilidades de pago?

1. Siempre 2. Con mucha frecuencia 3. Ocasionalmente 4. Rara vez 5. Nunca 4. ¿Cree usted que todos los empleados de AgroFarm tienen conocimiento de los productos que ofrecen y sus beneficios?

1. Si 2. No 3. Algunos 5. ¿Cree que usted que un modelo de gestión de inventarios para AgroFarm ayudaría a que los inventarios tengan mayor control?

1. Totalmente en desacuerdo 2. En desacuerdo

107 3. Ni de acuerdo ni en desacuerdo 4. De acuerdo 5. Totalmente de acuerdo 6. ¿Los productos que usted adquiere en AgroFarm cumplen las necesidades en variedad?

1. Siempre 2. Con mucha frecuencia 3. Ocasionalmente 4. Rara vez 5. Nunca 7. ¿con que frecuencia usted realiza compras en AgroFarm?

1. Siempre 2. Con mucha frecuencia 3. Ocasionalmente 4. Rara vez 5. Nunca 8. ¿Cuál es la forma de pago que usted maneja para sus compras?

1. Efectivo 2. Crédito 3. Ambas 9. ¿Considera usted que existen fallas en el manejo actual de los inventarios de AgroFarm?

Si No 10. ¿Cree usted que la información brindada referente a la calidad de los productos es la adecuada?

11. Si 12. No

108 Anexo 10: Pasos para la aplicaciรณn de max-min Parte 1. Informacion de la empresa Paso 1: Ingresar producto de acuerdo con la linea de producto a la que pertenece, en la imagen se muestra que los glifosatos se registran en el primer grupo representado por herbicidas, ya que se encuentran dentro de estos.

Paso 2: Ingresar la medida de presentaciรณn del producto, estos pueden ser litros, galones, libras, quintales, mililitros y otros; un mismo producto puede tener varias presentaciones y deben ser ingresadas para poder identificar al final la cantidad de pedido que se necesidad de cada presentaciรณn.

109 Paso 3: Ingresar la venta promedio diaria, máxima diaria y mínima diaria del producto durante un determinado periodo en este caso son las ventas de un año, estos datos son proporcionados por su sistema de ventas o a su vez pueden ser de conocimiento del encargado de ventas. Es decir en el año un día se vendieron 50 unidades de glifosato en litro eso representa la venta máxima diaria, así mismo hubo un día en el que se vendieron 2 unidades.

Paso 4: Ingresar el tiempo en días que se demora en entregar el producto el proveedor desde el momento en que se realiza el pedido. En la imagen se muestra que se demora 12 días máximo y 8 días mínimos.

110 Paso 5: Registrar la cantidad total de productos que hay tanto en bodega como en perchas. Estos datos se pueden obtener del sistema de la empresa o mediante conteo físico.

La empresa tiene 600 unidades de glifosato en litro.

Parte 2. Aplicación de fórmulas Paso 6: Determinar la existencia mínima (Em), este valor se consigue mediante una fórmula para la cual se debe multiplicar la venta mínima por el tiempo de reposición. En la imagen se puede notar que se multiplica 2 por 12 lo que da como resultado 24 y esta será la existencia mínima que puede tener la empresa o el inventario de seguridad.

111

=+F4*G4

Paso 7: Determinar la existencia máxima (EM), para este resultado se multiplica la venta máxima por el tiempo de reposición maximo y se suma existencia mínima. En la imagen se indica la aplicación en excel de cada uno de los terminos, dando como resultado 624 esta sera la cantidad maxima que puede tener la empresa de glifosatos en litro.

=+E4*G4+J4

Paso 8: Determinar la cantidad de pedido (CP), este valor se lo consigue restando la existencia máxima de las existencias con las que cuenta la empresa. Es decir 624 menos

112 600 da como resultado 24 y este será la cantidad que pedirá la administradora para evitar el sobre abastecimiento.

=+K4-I4

Paso 9: Determinar el punto de pedido (Pp), este valor se lo obtiene multiplicando la venta promedio diaria por el tiempo de reposición más la existencia mínima. En la imagen se indica el desarrollo de la fórmula 15 por 12 más 24 da como resultado 204, este valor indica que cuando la mercadería llegue a 204 se debe llamar al proveedor y solicitar más productos.

=+D4*G4+J4

113 Anexo 11: Carta de Impacto