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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO Dirección Académica – Escuela Ciencias Administrativas y Contables EXAMEN ESPECIAL AL CICLO DE COMPRAS Y VENTAS AÑO 2015 DE LA EMPRESA “MAFECASIN S.A.” EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO Trabajo de titulación previa a la Obtención del título de: Ingeniero en Contabilidad y Auditoría CPA Línea de Investigación: IMPLEMENTACIÓN DE CONTROL INTERNO Autores: AGURTO VILLACIS KATHERINE ELIZABETH VEGA CASTILLO PAOLA LISBETH
Directora: ING. ALARCÓN TOABANDA PIEDAD ELIZABETH MDE Santo Domingo – Ecuador FEBRERO 2017
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO Dirección Académica – Escuela Ciencias Administrativas y Contables
HOJA DE APROBACIÓN EXAMEN ESPECIAL AL CICLO DE COMPRAS Y VENTAS AÑO 2015 DE LA EMPRESA “MAFECASIN S.A.” EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO Línea de Investigación: Implementación de control interno Autores: AGURTO VILLACIS KATHERINE ELIZABETH VEGA CASTILLO PAOLA LISBETH
Ing. Piedad Elizabeth Alarcón Toaban da MDE DIRECTORA DEL TRABAJO DE GRADO
Mg. Ximena Leticia García Zambrano CALIFICADOR
Mg. Patricio Rodrigo Portero López CALIFICADOR
Mg. Doris María Celi Pinza DIRECTORA DE LA E.C.A.C.
Santo Domingo – Ecuador Febrero, 2017
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DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD
Nosotras, Agurto Villacis Katherine Elizabeth, portadora de la cédula de ciudadanía N°0804567451 y Vega Castillo Paola Lisbeth, portadora de la cédula de ciudadanía N°1719070367: declaramos que los resultados obtenidos en la investigación que presentamos como informe final, previo a la obtención del Grado de Ingenieras en Contabilidad y Auditoría CPA son absolutamente originales, auténticos y personales. En tal virtud, declaramos que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos que se desprenden del trabajo propuesto de investigación y luego de la redacción de este documento son de nuestra y exclusiva responsabilidad legal y académica.
AGURTO VILLACIS KATHERINE CI.0804567451
VEGA CASTILLO PAOLA CI. 1719070367
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AGRADECIMIENTOS Agradezco a Dios por permitirme estar con vida y culminar otra etapa de mi vida. A mis padres por estar conmigo en las buenas y las malas, por hacer que el sacrificio tenga su recompensa. A mi prestigiosa Universidad por impartir sus conocimientos para mi formación tanto personal como profesional. A la Empresa MAFECASIN S.A., por abrirnos sus puertas para llevar a cabo la ejecución del proyecto. Por último, a nuestra directora de tesis, quien con su paciencia y tiempo nos impartió sus conocimientos para el desarrollo del trabajo de titulación. Agurto Villacis Katherine Elizabeth
Ante todo, doy gracias a Dios por haberme guiado en cada momento de mi vida y así poder culminar este gran paso y cumplir mis objetivos. A mis padres y hermanos por su apoyo totalmente incondicional, sus consejos han sido mi mayor fortaleza para seguir hacia adelante a pesar de las adversidades. A la honorable Pontificia Universidad Católica Del Ecuador Sede Santo Domingo, también agradezco, por permitirme cumplir este paso importante, lo que involucra a todos aquellos docentes que mediante sus conocimientos y consejos me formaron como una persona con sentido ético y profesional, y así lograr este proyecto. A mi tutora de tesis, le agradezco inmensamente por haberme ayudado y apoyado, demostrando sus conocimientos, como gran profesional, y culminar con éxitos este gran proyecto de vida profesional. Vega Castillo Paola Lisbeth
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DEDICATORIAS El presente trabajo lo dedico a Dios por ser la luz que guĂa mi camino. A mis Padres Fernando y Mirian por confiar en mĂ, porque supieron brindarme su apoyo incondicional, ya que son el motor principal de mi vida. Agurto Villacis Katherine Elizabeth
El presente trabajo de titulaciĂłn, lo dedico a Dios por permitir y sobre todo por guiarme para poder realizarlo A mis padres, por ser el pilar fundamental en poder realizar este trabajo, y sobre todo por haberme brindado su apoyo desinteresado e incondicional a lo largo de mi vida. Vega Castillo Paola Lisbeth
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RESUMEN El presente trabajo de titulación tuvo como finalidad realizar un examen especial para mejorar los procesos de compras y ventas en la empresa MAFECASIN S.A., de la ciudad de Santo Domingo. Por lo tanto, esta investigación partió desde el levantamiento de información a través de la observación directa y entrevista con la Señora Mireya Intriago encargada del departamento de ventas, además se realizaron las narrativas donde se describieron los procesos de compras y ventas respectivamente, los cuales fueron representados gráficamente en flujogramas. Posterior, se procedió a determinar el nivel de riesgo y nivel de confianza que posee la empresa, esto se lo llevó a cabo mediante la aplicación del cuestionario de control interno al ciclo de compras y ventas utilizando la metodología del COSO ERM, por lo que se obtuvieron datos cercanos a la realidad. Basándose en la información obtenida de los cuestionarios de control interno, papeles de trabajo se procedió a la realizar el informe final y así poder concluir con todos los resultados encontrados, de acuerdo a cada objetivo planteado al inicio de la investigación con sus respectivas recomendaciones que promuevan la mejora a los ciclos de compras y ventas de la empresa.
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ABSTRACT The purpose of the present titling work was to conduct a special examination to improve the purchasing and sales processes in the company MAFECASIN S.A., in the city of Santo Domingo. Therefore, this investigation started from the information gathering through the direct observation and interview with Mrs. Mireya Intriago in charge of the sales department, in addition the narratives were realized where the processes of purchases and sales were described respectively, which were represented graphically in flow charts. Subsequently, the level of risk and confidence level of the company was determined. This was done by applying the internal control questionnaire to the purchasing and sales cycle using the COSO ERM methodology. Obtained data close to reality. Based on the information obtained from the internal control questionnaires, work papers proceeded to make the final report and thus be able to conclude with all the results found, according to each objective raised at the beginning of the investigation with their respective recommendations that promote the improvement to the cycles of purchases and sales of the company.
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ÍNDICE DE CONTENIDO DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD ................................ III AGRADECIMIENTOS ........................................................................................................ IV DEDICATORIAS ................................................................................................................... V RESUMEN ............................................................................................................................ VI ABSTRACT .......................................................................................................................... VII ÍNDICE DE CONTENIDO ............................................................................................... VIII ÍNIDICE DE TABLAS ......................................................................................................... XI ÍNIDICE DE FIGURAS ...................................................................................................... XII ÍNDICE DE ANEXOS ....................................................................................................... XIII 1.
INTRODUCCIÓN ........................................................................................................... 1
2.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ...................................................................... 3 2.1.
ANTECEDENTES .......................................................................................................... 3
2.2.
PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN ................................................................................... 5
2.2.1.
3.
Sistematización de investigación ............................................................... 5
2.3.
JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN......................................................................... 6
2.4.
OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN............................................................................... 7
2.4.1.
Objetivo general ......................................................................................... 7
2.4.2.
Objetivos Específicos................................................................................. 7
MARCO REFERENCIAL .............................................................................................. 8
ix 3.1.
4.
REVISIÓN DE LA LITERATURA ..................................................................................... 8
3.1.1.
Auditoría .................................................................................................... 8
3.1.2.
Examen ...................................................................................................... 9
3.1.3.
Auditor interno ......................................................................................... 10
3.1.4.
Auditor externo ........................................................................................ 10
3.1.5.
Fases de auditoría ..................................................................................... 11
3.1.6.
Tipos de informes .................................................................................... 12
3.1.7.
Niveles de riesgo de auditoría .................................................................. 13
3.1.8.
Tipos de riesgos ....................................................................................... 14
3.1.9.
Control interno ......................................................................................... 14
3.1.10.
Programa de trabajo ................................................................................. 20
3.1.11.
Cuestionarios de control interno .............................................................. 21
3.1.12.
Papeles de trabajo .................................................................................... 21
3.1.13.
Marcas de auditoría .................................................................................. 23
3.1.14.
Hallazgos.................................................................................................. 24
3.1.15.
Normas internacionales de auditoría ........................................................ 25
3.1.16.
Empresa.................................................................................................... 25
3.1.17.
Compras ................................................................................................... 26
3.1.18.
Proveedores .............................................................................................. 28
3.1.19.
Ventas ...................................................................................................... 28
3.1.20.
Clientes .................................................................................................... 29
3.1.21.
Estructura organizacional......................................................................... 30
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ........................................................... 31 4.1.
ENFOQUE / TIPO DE INVESTIGACIÓN.......................................................................... 31
4.1.1.
Enfoque .................................................................................................... 31
x 4.1.2. 4.2.
POBLACIÓN ............................................................................................................... 33
4.2.1. 4.3.
Método Inductivo ..................................................................................... 34
TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE RECOGIDA DE DATOS ............................................... 34
4.4.1.
Observación ............................................................................................. 34
4.4.2.
Entrevista ................................................................................................. 35
4.5.
5.
Muestra .................................................................................................... 33
MÉTODOS DE LA INVESTIGACIÓN .............................................................................. 34
4.3.1. 4.4.
Tipo de Investigación ............................................................................... 32
TÉCNICAS DE ANÁLISIS DE DATOS ............................................................................. 35
4.5.1.
Análisis Estadístico .................................................................................. 35
4.5.2.
Análisis Descriptivo ................................................................................. 35
RESULTADOS .............................................................................................................. 36 5.1.
DISCUSIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS............................................................. 37
5.1.1. 5.2.
Entrevista ................................................................................................. 37
PROPUESTA DE INTERVENCIÓN.................................................................................. 47
5.2.1.
Estructura organizacional actual para la empresa. ................................... 47
5.2.2.
Determinación del riesgo de control de las actividades relativas de la
gestión de compras y ventas de la empresa. .................................................................... 57 5.2.3.
Propuesta para la elaboración de un informe de auditoría a los ciclos de
compras y ventas. ............................................................................................................. 68
6.
5.3.
CONCLUSIONES ....................................................................................................... 101
5.4.
RECOMENDACIONES ............................................................................................... 102
BIBLIOGRAFÍA ......................................................................................................... 103
xi ÍNIDICE DE TABLAS Tabla 1Clases de la auditoría ..................................................................................................... 8 Tabla 2Clases de control interno.............................................................................................. 16 Tabla 3Modelos de control interno .......................................................................................... 17 Tabla 4Normas internacionales de auditoría............................................................................ 25 Tabla 5 Funciones típicas del ciclo de compras....................................................................... 26 Tabla 6 Gestión de compras ..................................................................................................... 27 Tabla 7Funciones típicas del ciclo de ventas ........................................................................... 28 Tabla 8 Gestión de ventas ........................................................................................................ 29 Tabla 9 Población de MAFECASIN S.A. ............................................................................... 33
xii
ÍNIDICE DE FIGURAS Figura 1Proceso de planificación ............................................................................................. 11 Figura 2 Características del control interno ............................................................................. 15 Figura 3 Objetivos de los papeles de trabajo ........................................................................... 22 Figura 4 Cualidades para la formulación de los papeles de trabajo ......................................... 23 Figura 5 Tipos de marcas ......................................................................................................... 24 Figura 6 Hallazgos de auditoría ............................................................................................... 24 Figura 7 Organigrama Propuesto ............................................................................................. 53
xiii ÍNDICE DE ANEXOS Anexo 1 Factura N1 ............................................................................................................... 115 Anexo 2 Factura N2 ............................................................................................................... 116 Anexo 3 Factura N3 ............................................................................................................... 117 Anexo 4 Factura N4 ............................................................................................................... 118 Anexo 5 Comprobante de Retención N1 ............................................................................... 119 Anexo 6 Factura N5 ............................................................................................................... 120 Anexo 7 Factura N6 ............................................................................................................... 121 Anexo 8 Factura N7 ............................................................................................................... 122 Anexo 9 Factura N8 ............................................................................................................... 123 Anexo 10 Operacionalización de variables............................................................................ 124 Anexo 11 Árbol de problemas ............................................................................................... 125 Anexo 12Lista de proveedores............................................................................................... 126 Anexo 13 Lista de clientes ..................................................................................................... 130
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1. INTRODUCCIÓN Los diversos fenómenos que denotan el deterioro del medio ambiente por causas de la abundante actividad humana, hacen que distintas organizaciones sociales, periódicamente manifiesten su preocupación y realicen propuestas para ubicar la protección medioambiental en el centro de las discusiones. A lo largo del tiempo, estos impulsos han ido promoviendo la aprobación de diferentes convenios internacionales y la adopción de distintas medidas (regulación, incentivos económicos, control y sanción) que tienen efectos sobre la actividad empresarial, y, por, sobre todo, han provocado la discusión del tema cada vez con mayor seriedad en la medida que el ambiente deja ver con mayor dramatismo las consecuencias de su degradación. En el presente trabajo de titulación planteado se ha establecido como línea de investigación la implementación del control interno, por lo que se realizó un examen especial que contiene la propuesta para la mejora al ciclo de compras y ventas de la empresa “MAFECASIN S.A.” que ofrece servicios de centro de acopio para el reciclaje de plásticos, cartón y cobre en la ciudad de Santo Domingo; por consiguiente, una de las mejores soluciones frente al impacto ambiental es el reciclaje, por lo que uno de los motivos en que el gobierno incentiva a la población es relacionado al ahorro y reciclaje de materiales. En los demás apartados del documento consta el planteamiento de problema, dentro de este se detallan los antecedentes de la empresa, la sistematización del problema, justificación del tema y los objetivos de la investigación. Un capítulo muy importante es el marco referencial, en él se encuentra la revisión literaria, la cual consiste en una definición detallada de cada uno de los temas relacionados a las variables del trabajo de titulación.
2 En el cuarto capítulo se indica la metodología que se aplicó en la investigación, puntualizando los métodos, las técnicas de recopilación de información, los instrumentos, así como la determinación de la población y muestra aplicable a la investigación, para luego realizar el análisis respectivo. En el quinto capítulo, se definen los resultados obtenidos por lo cual se llevó a cabo la elaboración de la propuesta que fue realizada de acuerdo a la metodología del COSO ERM, por lo que se procedió a recolectar la información necesaria para determinar el nivel de riesgo y nivel de confianza, y así poder realizar el correspondiente informe final del examen especial, cuyo propósito fundamental es la emisión de recomendaciones o soluciones de mejora para que el ciclo de compras y ventas sea más óptimo. Al final, se redactan las conclusiones, con sus respectivas recomendaciones acorde a los objetivos establecidos, con la bibliografía empleada durante la investigación, y además, adjuntando como material adicional, los anexos que sustentan la realización del presente trabajo.
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2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 2.1.Antecedentes Según los arqueólogos, hace aproximadamente 400 A.C. determinan la fecha de inicio del reciclaje en el mundo, lo cual no es una actividad nueva. Pero es a partir del impacto ambiental que ha ido generando el hombre por los desperdicios de materiales que se le ha dado mayor importancia. Según (ISAN, 2013) El reciclaje “Es una práctica eco-amigable que consiste en someter a un proceso de transformación un desecho para así aprovecharlo como recurso que nos permita volver a introducirlos en el ciclo de vida sin tener que recurrir al uso de nuevos recursos naturales.” En la sociedad actual, el incremento del consumo proporciona ventajas que la ciudad gusta de ella, pero no se considera con ellas las obligaciones y responsabilidades que nacen a partir de este consumo masivo; motivo por el cual la cantidad de basura perjudica a la naturaleza debido al uso de mayor cantidad de materiales innecesarios, sin tener en cuenta aquellos recursos no renovables. Alrededor de los últimos 40años, las personas que reciclaban se los llamaban por otro nombre, se los denominaban “chamberos”. Su actividad era de recoger desechos por las calles con el mayor cuidado posible que nadie se enterara de su nombre, en la actualidad, las personas que realizan este tipo de actividades, no tienen vergüenza alguna. Los “chamberos” existían porque habían los centros de acopio y la vez poder obtener un ingreso; es entonces que algunas personas, mediante esta actividad, buscan el sustento de vivir el día a día ya sea esta manera de forma formal o informal. En Ecuador, la actividad de
4 reciclaje, ha ido creciendo favorablemente generando así puestos de trabajos en empresas dedicadas a esta actividad; siendo así que el Estado ayuda a estas empresas a seguir prosperando. Revisando el Capítulo II del Título enumerado, luego del Título Tercero de la Ley de Régimen Interno, se presenta la legislación pertinente al Impuesto redimible a las botellas plásticas no retornables. Según él (Servicio de Rentas Internas, 2012) se aprueba la Resolución No. NACDGERCGC12-00015, publicada en S.R.O. 620 de 17-01-2012: La Ley de Fomento Ambiental y Optimización de los Ingresos del Estado, publicada en el Suplemento del Registro Oficial No. 583, de 24 de noviembre de 2011, creó el Impuesto Redimible a las Botellas Plásticas no Retornables con la finalidad de disminuir la contaminación ambiental y estimular el proceso de reciclaje, estableciendo adicionalmente que las operaciones gravadas con dicho impuesto serán objeto de declaración dentro del mes subsiguiente al que se las efectuó. De conformidad con la referida norma, el hecho generador de este impuesto es embotellar bebidas en botellas plásticas no retornables, utilizadas para contener bebidas alcohólicas, no alcohólicas, gaseosas, no gaseosas y agua, o su desaduanización para el caso de productos importados, pudiendo el consumidor recuperar el valor pagado por concepto de este impuesto. La tarifa establecida para este impuesto por cada botella plástica gravada con este impuesto, será de hasta dos centavos de dólar de los Estados Unidos de América del Norte (0,02 USD), valor que se devolverá en su totalidad a quien recolecte, entregue y retorne las botellas, para lo cual se establecerán los respectivos mecanismos tanto para el sector privado como público para su recolección, conforme disponga el respectivo reglamento. El SRI determinará el valor de la tarifa para cada caso concreto.
La empresa “MAFECASIN S.A” dedicada a la venta al por mayor y menor de desperdicios, desechos y materiales de reciclamiento, inicia sus actividades en base a la necesidad de generar más capitales por sus principales fundadores, la señora Mireya Edelmira Intriago Hernández y su esposo José Ángel Castro Rendón. Es entonces que la señora Eliana Dolores Loor Zambrano se une a esta sociedad el 13 de mayo de 2013. Tiempo más tarde, el 8 de octubre de 2015, se involucra un nuevo socio a la empresa, el señor Fernando Antonio Cedeño, el cuál pasaría a ser el nuevo representante legal de “MAFECASIN S.A”, saliendo la señora Eliana Dolores Loor Zambrano.
5 ¨MAFECASIN S.A” es una sociedad, categorizada por el Servicio de Rentas de Internas (SRI) por su capital y socios, la cual cumple sus obligaciones tributarias respectivas como son: los anexos de accionistas, partícipes, socios, miembros del directorio y administradores, de dividendos, utilidades o beneficios, de relación de dependencia, los anexos transaccional simplificado, la declaración de impuesto a la renta sociedades, la declaración de retenciones en la fuente y la declaración mensual de IVA. Actualmente se encuentra ubicada en la provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas, en la Cooperativa Modelo, By Pass Quevedo – Chone, diagonal a tapicería Loja. En sus inicios “MAFECASIN S.A”, era una empresa familiar pequeña, por lo que su ubicación anterior era en un lugar estrecho. Por tal razón decidieron trasladar la empresa a la actual ubicación, siendo esta acorde a la magnitud de sus actividades. En el transcurso del tiempo, la empresa ha crecido favorablemente, tanto para sus socios como para sus clientes y proveedores, por tal motivo, “MAFECASIN S.A” no ha tenido problemas en cuanto a su liquidez; pero en los registros contables de compras y ventas no mantienen un adecuado control. Es entonces que nace la necesidad de realizar un examen especial a los ciclos relacionados a esta actividad de compra y venta, y poder determinar las recomendaciones para que la empresa mejore sus procesos y se prepare para el futuro, adaptándose así a cualquier cambio.
2.2.Problema de investigación ¿De qué manera se establecerá las deficiencias en la gestión de compras y ventas de la EMPRESA MAFECASIN S.A.? 2.2.1.
Sistematización de investigación
¿Cómo se podría determinar la situación de la EMPRESA MAFECASIN S.A.?
6 ¿De qué forma se podría establecer el nivel riesgo y confianza de la EMPRESA MAFECASIN S.A. en sus actividades de compras y ventas? ¿Cómo se presentará el resultado de la información encontrada en los ciclos de compras y ventas de la EMPRESA MAFECASIN S.A.?
2.3.Justificación de la investigación. El presente trabajo de titulación se relaciona con el Plan Nacional del Buen Vivir 20132017, y concretamente con el Objetivo No 8, que consiste en consolidar el sistema económico social y solidario, de forma sostenible. Este examen especial que se efectuó en la EMPRESA MAFECASIN S.A busca identificar y mejorar los procedimientos en los ciclos de compras y ventas. Así mismo, está direccionado al Plan de Desarrollo Cantonal – Provincial al impulsar el fortalecimiento del sector empresarial, agrícola, ganadero, comercial, turístico, logístico y de servicios, alineado con los principios de equidad, justicia, responsabilidad social y ambiental, con cultura tributaria y de reinversión en el sector. Adicional, la empresa MAFECASIN S.A., facilitó la información necesaria para el desarrollo del presente trabajo de titulación, así como la asistencia de los funcionarios de la empresa, lo cual permitió la evaluación del control interno, permitiendo dar soluciones a los problemas que mantiene la sociedad. En MAFECASIN S.A., ubicada en la ciudad de Santo Domingo, no se ha aplicado un examen especial al proceso de compras y ventas, lo que ha ocasionado que la administración no conozca con certeza cuáles han sido sus debilidades en diversas actividades realizadas por los funcionarios y empleados que pertenecen a esta entidad, lo que no permite la mejora en sus procesos, además de evitar fraudes.
7 El presente trabajo de titulación se realizó para dar un informe, en base a toda la información recolectada, en el cual se expresa de manera, general y sencilla una opinión acerca de los procesos de compras y ventas de la empresa.
2.4.Objetivos de la investigación 2.4.1.
Objetivo general
Elaborar un examen especial a la gestión de compras y ventas año 2015de la EMPRESA MAFECASIN S.A. 2.4.2.
Objetivos Específicos
Realizar un diagnóstico situacional de la EMPRESA MAFECASIN S.A.
Evaluar el control interno de las actividades relativas de la gestión de compras y
ventas de la EMPRESA MAFECASIN S.A.
Elaborar un informe de auditoría a los ciclos de compras y ventas año 2015 de la
EMPRESA MAFECASIN S.A.
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3. MARCO REFERENCIAL 3.1.Revisión de la literatura 3.1.1.
Auditoría
La auditoría, es el control, verificación e inspección, consiste en la investigación o análisis metódico de una actividad concreta para evaluar, a través del contraste de información y documentos, el grado con el que los resultados de dicha actividad se adecuan a determinados criterios o normas preestablecidas. (Larriba, 2015, pág. 22)
“El vocablo auditoría es sinónimo de examinar, verificar, investigar, consultar, revisar, comprobar y obtener evidencias sobre informaciones, registros, procesos, circuitos.” (De la Peña, 2011, pág. 5). La auditoría es un examen crítico que consiste en verificar el análisis de una actividad concreta para evaluar, con el fin de obtener evidencias en un determinado periodo, a partir de este se realiza un informe en cual el auditor da su opinión, que les permite a los responsables tomar medidas correctivas en el caso que existan errores en los procesos o continuar con el mismo procedimiento si las operaciones cumplen con los objetivos planteados. 3.1.1.1.
Clases de la auditoría
Tabla 1Clases de la auditoría
En función
Subdivisión
Sujeto
Auditoría interna
Auditoría externa
Concepto La desarrollan personas que dependen del negocio y actúan revisando aspectos que interesan, en particular, a la administración, aunque pueden efectuar revisiones programadas sobre todos los aspectos operativos y de riesgo de la empresa. Conocida también como la auditoría independiente, la efectúan profesionales que no dependen de la empresa, ni económicamente ni bajo cualquier otro concepto, y a los que se reconoce un juicio imparcial que merece la confianza de terceros.
Referencia
(Mendívil, 2010, p.3)
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Auditoría operativa
Objeto
Auditoría de cumplimiento
Auditoría de estados financieros
Auditorías totales o completas
Alcance Auditorías parciales o de alcance limitado
Tiene por objeto la revisión de los sistemas administrativos de la empresa, así como de los controles existentes sobre lo mismo conforme a unas normas y procedimientos apropiados. Evalúa la calidad, medida en términos de eficiencia y de eficacia, de los procedimientos y métodos utilizados en la gestión de una organización. Parte de la auditoría operativa y trata de evaluar la eficacia de la misma. Tiene como objetivo comprobar si la entidad auditada aplica correctamente los procedimientos y normas establecidas por los manuales de control interno y por las decisiones del consejo de administración.
(Riquelme y Sánchez, 2014, p.37-39)
Corresponde con los objetos que anterior hemos definidos al anunciar a las notas que integran la definición de auditoría, es decir, si los estados financieros reflejan la imagen fiel de la empresa. Revisan la totalidad de las operaciones, estando referido su informe a la razonabilidad del valor del patrimonio, resultados y posición financiera de la empresa en su conjunto. Se centran en un área de la empresa o en una operación o conjunto de operaciones específicas, pudiendo también referirse a un análisis con una limitación temporal o espacial, originando informes especiales.
Fuente: Mendívil, V. (2010). Elementos de la auditoría. España: Corporativo Santa Fe Riquelme, M., & Sánchez Fernández, J. (2014). Teoría y práctica de la auditoría I. Elaborado por: Agurto, K., Vega, P.
3.1.2.
Examen
La Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, N 73, (2015) Conceptualiza al examen especial como parte de la auditoría gubernamental, el examen especial, verificará, estudiará y evaluará aspectos limitados o de una parte de las actividades relativas a la gestión financiera, administrativa, operativa y medio ambiental, con posterioridad a su ejecución, aplicará las técnicas y procedimientos de auditoría, de la ingeniería o afines, o de las disciplinas específicas, de acuerdo con la materia de examen y formulará el correspondiente informe que deberá contener comentarios, conclusiones, recomendaciones.
Además, esto sucede cuando ha iniciado la instrumentación de la auditoría, ha finalizado
10 la tarea de seleccionar, y se ha seleccionado y aplicado las técnicas de recolección, así como la determinación de los instrumentos de medición. Es entonces cuando se comienza a elaborar los papeles de trabajo y el registro de las evidencias, bajo una estricta supervisión, el examen consiste en dividir o separar los elementos que componen los factores en revisión, para conocer la naturaleza, características y origen de su comportamiento, sin perder de vista la relación, interdependencia e interacción de las partes entre sí y con el todo, y de éstos con el contexto.(Benjamín E. , 2013, págs. 93,94)
3.1.3.
Auditor interno
Como parte de la organización, el auditor interno es elegido por el cuerpo directivo en función de su dominio de la misión, objetivos, funciones, clientes y entorno, tomando en cuenta sus conocimientos, habilidades, destrezas, experiencia y estructura de pensamiento. También juega un papel importante el que se le considere confiable, leal y capaz de responder a retos, pero sobre todo que comparta la visión de la organización, lo que quiere decir que domine el campo de trabajo con un sentido institucional, característica muy apreciada por alta dirección. (Franklin, 2013) La función del auditor interno puede ser considerada viable y pertinente, se caracteriza porque trabaja en forma permanente dentro de la empresa auditada, consta en la nómina de la empresa auditada, sin embargo, como en todo proceso de estudio que implica una evaluación y cambio, tiene que ser valorada a la luz de los pros y contras que su intervención entraña para la organización. 3.1.4.
Auditor externo
El trabajo de un auditor externo permite abrir en definitiva una gama de opciones complementarias a las de un auditor interno, en virtud que tiene conocimientos y pose experiencia en la materia, ya que se ha capacitado para cumplir con esta función de manera
11 específica; este profesional está obligado a mantener actualizados sus conocimientos, lo que implica que éste al tanto de todo tipo de avances en las técnicas de análisis administrativo, alternativas
para
afrontar
problemas
y
proponer
soluciones
con
celeridad
y
efectividad(Franklin, 2013). Es necesario que la empresa a pesar de que tenga o no una auditaría interna permanente, también es conveniente que contrate auditorías externas, la misma que se caracteriza por no depender ni constar en roles de pagos de la empresa auditada, en consecuencia, tiene mayor independencia y objetividad. 3.1.5.
Fases de auditoría
(De la Peña, 2011), menciona que se deben cumplir con tres fases que son: 3.1.5.1.
Planificación
El proceso de planificación es la fase más importante de trabajo de auditoría, ya que en ella se debe prever con minuciosidad todos los pasos a seguir en el desarrollo de la misma.
Figura 1Proceso de planificación Fuente: De la Peña, A. (2011). Auditoría un enfoque práctico. Elaborado por: Agurto, K., Vega, P.
12 3.1.5.2.
Ejecución
En esta etapa se detectan los errores, se evalúan los resultados de las pruebas y se identifican los hallazgos encontrados por el auditor; se aplican diferentes tipos de pruebas y se analiza la información presentada por la empresa auditada; con esto se ve reflejado el trabajo del auditor y sus resultados. 3.1.5.3.
Informe de auditoría
El informe de auditoría es la forma en que se concreta el trabajo realizado por el auditor durante el periodo de visita al cliente y el tiempo de trabajo ejecutado en la empresa auditada. 3.1.5.3.1. Características del informe de auditoría Según (De la Peña, 2011), considera al informe de auditoría, como resultado final del trabajo de auditoría se debe expresar opiniones acerca de los estados financieros, de manera minuciosa, comprensible y útil para la organización, teniendo en cuenta ciertas características para realizar este informe. 3.1.6.
Tipos de informes
Según (Pallerola & Monfort, 2012), el informe de auditoría de cuentas anuales debe contener uno de los siguientes tipos de opinión: Opinión favorable: El auditor revela de forma clara y precisa que las cuentas anuales expresan, en todos los aspectos significativos, la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera, de los resultados de las operaciones y, en su caso, de los flujos de efectivo, de conformidad con el marco normativo de información financiera que resulta de aplicación y, en particular con los principios y criterios contables contenidos en el mismo. Se emite en aquellas auditorías que, habiéndose aplicado todos los procedimientos de auditoría, los
13 mismos han sido satisfactorios, no existiendo limitaciones de alcance del trabajo del auditor. Opinión con salvedades: Es aplicable que existen, a juicio del auditor, circunstancias, siempre que sean significativas en relación con las cuentas anuales tomadas en su conjunto. Opinión desfavorable: Manifiesta en el sentido de que las cuentas anuales tomadas en su conjunto no expresan la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera, de los resultados de las operaciones y, en su caso, de los flujos de efectivo de la entidad, que debe mostrarse de acuerdo con el marco normativo de información financiera que resulta de aplicación y, en particular, con los principios y criterios contables contenidos en el mismo. Para el que auditor llegue a expresar una opinión como la indicada, es preciso que haya identificado incumplimientos de principios y criterios contables que resulten de aplicación, incluyendo defectos de presentación o desglose de la información, que, a su juicio, afecten muy significativamente a las cuentas anuales. Opinión denegada: Este tipo de opinión se utiliza para indicar que el auditor no ha sido capaz de formarse una opinión sobre las cuentas anuales tomadas en su conjunto, es decir, cuando el auditor no ha obtenido la evidencia necesaria para manifestar en su informe por lo que no le es posible expresar una opinión sobre las mismas. Este tipo de opinión se origina por la existencia de limitaciones al alcance de la auditoría de importancia y magnitud muy significativas; y la existencia múltiples incertidumbres. 3.1.7.
Niveles de riesgo de auditoría
“Los niveles de riesgo de auditoría, consiste en el diagnóstico de los mismos para velar por su posible manifestación o no, además de que se puedan presentar en el desarrollo de del proceso de auditoría” (Bosch, 2013)
14 Son aquellos elementos los cuales pueden influir en el proceso de una auditoría, y que además se los forma en función del impacto que lleguen a tener en el desarrollo de la misma y por ende puedan afectar al progreso de la organización. 3.1.8.
Tipos de riesgos
3.1.8.1.
Riesgo Inherente
“Es aquel que se origina por la naturaleza propia de una cuenta o de un tipo de operaciones, independientemente de la efectividad de los controles contables internos correspondientes” (Orta, Castrillo, Sanchez, & Sierra, 2012, pág. 165). 3.1.8.2.
Riesgo de Control
“Es el riesgo de que el sistema de controles internos no sea capaz de evitar o detectar oportunamente errores importantes” (Orta, Castrillo, Sanchez, & Sierra, 2012, pág. 165). 3.1.8.3.
Riesgo de Detección
“Se refiere al riesgo de que los errores importantes, individualmente o en conjunto, en las cuentas anuales no sean detectados por el auditor mediante la aplicación de pruebas sustantivas” (Orta, Castrillo, Sanchez, & Sierra, 2012, pág. 165) 3.1.9.
Control interno
Es aquel que sirve para mantener las características de los productos de un sistema de referencia, dentro de un rango de tolerancia predeterminado, es decir, tenemos un sistema de referencia que queremos controlar con el propósito que el producto del mismo se ajuste a un patrón o norma establecido. (Rodríguez, 2009, pág. 48)
“Se define el control interno como un proceso, ejecutado por la junta de directores, la
15 administración principal y otro personal de la entidad, diseñado para proveer seguridad razonable en relación con el logro de los objetivos de la organización”(Mantilla, 2013, pág. 3).
Efectividad y eficiencia de las operaciones.
Confiabilidad en la información financiera.
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
El control interno es el conjunto de acciones, actividades políticas y procedimientos que están diseñados para promover seguridad razonable mediante un manual. El control interno se lo define como un sistema de gestión donde intervienen diferentes áreas de la entidad, dentro de este participan diferentes autoridades que van desde directores, administradores y demás personal que laboren dentro de ella. 3.1.9.1.
Características del control interno
El control interno es un proceso continuo, el cual por su naturaleza debe ser flexible pero constante por lo que (Isaza, 2012, págs. 34-35) lo define como: Es una particularidad donde la entidad está obligada a establecer metas para que el control interno sea más eficiente y pueda prevenir errores intencionales o malversaciones, que puedan afectar la reputación al no cumplir con el código de ética.
Figura 2 Características del control interno Fuente: Isaza, A. (2012). Control interno y sistema de gestión de calidad. Elaborado por: Agurto, K., Vega, P
16 3.1.9.2.
Clases de control interno
Definiendo el control interno contable este relaciona directamente con la economía de la organización, teniendo confiablidad en los registros contables, a diferencia el control interno administrativo busca comprender los procesos, procedimientos, políticas, estructuras y demás elementos de la organización. Teniendo en cuanta que todo control interno debe cumplir con ciertos objetivos, como son la confiabilidad de los informes financieros, la eficiencia y eficacia en sus operaciones, cumplimiento de leyes y obligaciones, además de sus responsabilidades para que se cataloguen como tal. Según (Estupiñan, 2012), en su libro control interno y fraude menciona que las clases del control interno son los siguientes: Tabla 2Clases de control interno
Fuente: Estupiñan, R. (2012) Control Interno y fraudes con base en los ciclos transaccionales. Elaborado por: Agurto K., Vega P.
3.1.9.3.
Modelos de control interno
En forma complementaria y como línea estratégica de las aportaciones más significativas para la auditoría administrativa a través del tiempo, se deben sumar de manera especial los modelos de control interno, asumiendo que éste promueve y fomenta el funcionamiento efectivo en las organizaciones al regular sus actividades y fomentar un claro rendimiento de cuentas. (Franklin, 2013, págs. 12-15)
17 Tabla 3Modelos de control interno
Tipos de modelos
Modelo de control interno COSO
Modelo de control interno COSO ERM
Concepto Este modelo surge como una iniciativa del Committee of Sponsoring Organization of the Treadway Commision (coso) en Estados Unidos, en 1992, para definir una metodología con el propósito de revisar el control interno de una organización.
Es un proceso efectuado por la junta de directores, la administración y otro personal de la entidad, aplicando la definición de la estrategia y a través del emprendimiento, diseñado para identificar los eventos potenciales que pueden afectar la entidad.(Estupiñan, 2012, pág. 66)
Modelo de control Cadbury
Este modelo adopta una interpretación más amplia sobre el sistema de control de tipo financieros y otros.
Modelo de control interno COCO
Este modelo busca desarrollar un análisis más específico de los elementos de control interno que propone el informe coso.
Modelo de control COBIT
Modelo de control TURNBULL
Es un marco de control interno para las tecnologías de información. Su propósito fundamental se enfoca en que éstas promuevan los procesos de la organización para producir información útil en el logro de sus objetivos. Tiene como objetivo ayudar a las compañías públicas en la atención de requerimientos sobre control interno.
Modelo de autoevaluación de controles AEC
Se orienta en brindar una seguridad razonable para que se alcance los objetivos de control a través de la aplicación de diagnósticos de control interno. Su proceso, que documenta la administración o equipo de trabajo, se involucra directamente en una función.
Modelo de control de acceso basado en la semántica SAC
El sistema de Auditoría de Control (SAC) ofrece asistencia a los auditores internos sobre el control y auditoría de los sistemas y tecnología informática. El informar SAC define el sistema de control interno, describe sus componentes, provee varias clasificaciones de los controles, plantea objetivos de control y riesgos y define el papel del auditor interno.
Modelo de control KING
Modelo de control KONTRAG
Desarrollados en Sudáfrica, fueron tres los reportes editados: en 1994 (reporte KING), en 2002 (reporte KING II), y el último modelo, en 2009 (reporte KING III), surgieron ante la necesidad de contar con un modelo de gobierno corporativo. Su objetivo es mejorar a la organización con el fin de evitar crisis corporativas.
Fuente: Franklin, E. B. (2013). Auditoría Administrativa, evaluación y diagnóstico empresarial. Estupiñan, R. (2012). Control interno y fraudes con base en los ciclos transaccionales. Elaborado por: Agurto, K., Vega, P.
3.1.9.4.
Limitaciones de control interno
Debido al trabajo a desempeñar por el auditor: “el control solo puede proporcionar una seguridad razonable de que los objetivos de la organización serán logrados. En estas condiciones el logro de los objetivos es afectado por las limitaciones inherentes al
18 control”(Montaño, 2013, págs. 68,69). Con respecto a las limitaciones del control, se presenta los siguientes comentarios:
Costo vs. Beneficio: El establecimiento de controles y su costo debe guardar una
relación adecuada con la probabilidad de ocurrencia o materialización de un riesgo y el efecto que puede provocar.
Debilitamiento: El desempeño del control puede ser afectado por distintas causas, en
diferentes momentos. La supervisión inadecuada y el entrenamiento insuficiente del personal son factores que debilitan y producen rompimiento parcial o total de los controles y del cumplimento de sus objetivos.
Omisión de los controles por parte de la gerencia: Debido a la amplias facultades y
autoridad que tiene la gerencia, en ocasiones puede pasar por alto los controles, limitando con esto el cumplimento de los objetivos del control.
Colusión: Cualquier control puede ser afectado cuando dos o más miembros de la
organización realizan un acto deliberado para su rompimiento. El control interno no proporciona el 100% de confiabilidad sobre la seguridad para el logro de los objetivos planteados por la organización, pero existe métodos y técnicas para proteger al máximo los activos, además salvaguardando información y mejorando los procesos de la organización. 3.1.9.5.
Componentes del COSO II
El ERM determinó 8 componentes interrelacionados, los cuales muestra como la alta gerencia opera en un negocio, y como están integrados dentro del proceso administrativo en general. (Estupiñan, 2012, págs. 68-70)
19 3.1.9.5.1. Ambiente de control Es el fundamento de todos los otros componentes del E.R.M, del método de control interno, creando disciplina y organizando adecuadamente la estructura empresarial, determinando las estrategias y los objetivos, como también estructurando las actividades del negocio e identificando, valorando y actuando sobre los riesgos. 3.1.9.5.2. Definición de objetivos Dentro del contexto de la misión o visión, se establecen objetivos estratégicos, selecciona estrategias y establece objetivos relacionados, alineados y vinculados con la estrategia, así como relacionado con las operaciones que aportan efectividad y eficiencia de las actividades operativas. 3.1.9.5.3. Identificación de eventos Puede comprender una combinación de técnicas vinculadas con herramientas de apoyo, como la identificación de eventos pasados y futuros. Potencialmente los eventos tienen un impacto negativo, positivo o de ambos, representando los primeros riesgos inmediatos, medios o de largo plazo, los cuales deben ser evaluados dentro del E.R.M. 3.1.9.5.4. Valoración de riesgo Permite a una entidad considerar como los eventos potenciales pueden afectar el logo de los objetivos. La gerencia valora los eventos bajo las perspectivas de probabilidades e impactos, con base en datos pasados internos y externos. 3.1.9.5.5. Respuesta al riesgo Identifica y evalúa las posibles respuestas de los riesgos y considera su efecto en la
20 probabilidad y el impacto. Evalúa las opciones en relación con el apetito del riesgo en la entidad, el costo y su beneficio de la respuesta a los riesgos potenciales, y el grado que más reporta las posibilidades de riesgo. 3.1.9.5.6. Actividad de control Son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se están ejecutando de manera apropiada las respuestas al riesgo, hacen parte del proceso mediante el cual una empresa intenta lograr sus objetivos de negocio. Se clasifica en controles generales y de aplicación. 3.1.9.5.7. Información y comunicación Identifica, captura y comunica información de fuentes internas y externas, en una forma y en una franja de tiempo que le permite al personal llevar a cabo sus responsabilidades. La comunicación efectiva también ocurre en un sentido amplio, hacia abajo o a través y hacia arriba en la entidad. 3.1.9.5.8. Monitoreo Es un proceso que valora tanto la presencia como el funcionamiento de sus componentes y la calidad de su desempeño en el tiempo. Se puede realizar mediante actividades de monitoreo o a través de evaluaciones separadas. Actualmente el control interno COSO E.R.M., mejora los procedimientos analizando e identificando los riesgos de la empresa, además brinda las pautas para determinar el mejor camino para desarrollar una solución apropiada. 3.1.10.
Programa de trabajo
El auditor al preparar el programa de trabajo, debe considerar las evaluaciones específicas de
21 los riesgos inherentes y de control y el nivel requerido de certeza que tendrán que proporcionar los procedimientos sustantivos. El auditor debe también considerar los tiempos para pruebas de controles y de procedimientos sustantivos, la coordinación de cualquier ayuda esperada de la entidad, la disponibilidad de los auxiliares y la inclusión de otros auditores o expertos. (Blanco, 2012, pág. 17)
3.1.11.
Cuestionarios de control interno
Según (Riquelme & Sánchez, 2014) mencionan que los cuestionarios es aquella relación de las preguntas relativas al área de trabajo de la auditoría. Estos aspectos son el conjunto de operaciones que se realizan en esta área. Teniendo en cuenta que el auditor es quien prepara este cuestionario, además de ser complementado con algunos métodos demostrando los procesos y ciclos según la actividad. Para la descripción de las actividades se utiliza los flujogramas, permitiendo así los auditores establecer la existencia, razonabilidad y el cumplimiento del control interno que tiene la organización. Estos están elaborados de manera general, realizando ciertas preguntas que se aplican a las auditorías. Los cuestionarios se elaboran en una lista con columnas, la primera, se plantea la pregunta, en la siguiente se refleja la respuesta positiva y en la siguiente la respuesta negativa, y en las últimas dos columnas se reflejan las situaciones donde cada pregunta no son derivadas a las condiciones necesarias expuestas. 3.1.12.
Papeles de trabajo
El auditor para poder registrar las novedades que ha encontrado, debe dejarlas reflejadas mediante documentos que validen la información hallada, teniendo en cuenta que debe ser esta clara y oportuna, y apoyen al veredicto final del trabajo realizado; estas evidencias no siempre pueden ser físicas, sino también, mediante archivos electrónicos. Según (Mendívil, 2010, pág. 19), los papeles de trabajo, son documentos en el que los
22 auditores registra los datos y la información obtenidos en el examen y los resultados de las pruebas realizadas. Los papeles de trabajo cumplen principalmente los siguientes objetivos:
Registrar de manera ordenada, sistemática y detallada los procedimientos y actividades realizados por el auditor.
Documentar el trabajo efectuado para futura consulta y referencia
Minimizar esfuerzos en auditorías posteriores
Facilitar la planeación, ejecución, supervisión y revisión del trabajo de auditoría.
Dejar constancia de que se cumplieron los objetivos de la auditoría y de que el trabajo se efectuó de conformidad con las Normas de Auditoría del Órgano de Control y demás normatividad aplicable
Proporcionar la base para la rendición de informes.
Estudiar modificaciones a los procedimientos y al programa de auditoría para próximas revisiones.
Figura 3 Objetivos de los papeles de trabajo
Fuente: Mendívil, V. (2010). Elementos de la auditoría Elaborado por: Agurto, K., Vega, P.
3.1.12.1.
Formulación de los papeles de trabajo
Para diseñar las cédulas y su integración ordenada, es preciso considerar las necesidades de la revisión en función de los objetivos planteados y de las probables conclusiones a que se pretenda llegar, con objeto de que constituyan elementos prácticos para estructurar la información, su proceso y los resultados de los procedimientos aplicados.
23 En la siguiente figura, se describen las cualidades que debe reunir una cédula para cumplir su cometido:
Objetiva: La información debe ser imparcial y lo suficientemente amplia para que el lector pueda formarse una opinión.
De fácil lectura: Para lo cual su contenido se integrará de manera lógica, clara y sencilla.
Completa: En cuanto a la naturaleza y alcance del trabajo de auditoría realizado, y sustentar debidamente los resultados, conclusiones y recomendaciones. Relacionar claramente: Los cruces entre las distintas cédulas (sumarias, analíticas y subanalíticas, de tal manera que los índices y marcas remitan al lector a otros datos con facilidad.,
Ser pertinente: Por lo cual sólo deberá contener la información necesaria para cumplir el objetivo propuesto. Figura 4 Cualidades para la formulación de los papeles de trabajo Fuente: Mendívil, V. (2010). Elementos de la auditoría. Elaborado por: Agurto, K., Vega, P.
3.1.13.
Marcas de auditoría
“Se denomina marcas de comprobación a una serie de símbolos que se emplean, entre otras cosas, para explicar la documentación examinada, explicar la procedencia de datos, evidenciar el trabajo realizado o llevar al lector a otra parte del papel de trabajo” (Polo, 2012, pág. 118). Una marca de auditoría es un símbolo que equivale a procedimientos de auditoría aplicados sobre el contenido de los papeles de trabajo; constituye una declaración personal, individual e intransferible sobre el autor de la cedula de auditoría, cuyas iniciales aparecen en el encabezado.(Sánchez, 2006, pág. 17)
Las marcas de auditoría, es un símbolo el cual sirven para facilitar las transcripción e interpretación del trabajo realizado en auditoría por lo que se acostumbra a utilizar marcas
24 que permiten transcribir de forma práctica y de fácil lectura algunos trabajos repetitivos. 3.1.13.1.
Tipos de marcas
Las marcas formadas son:
Figura 5 Tipos de marcas Fuente: Sánchez, G. (2006). Auditoría de estados financieros. Elaborado por: Agurto, K., Vega, P.
3.1.14.
Hallazgos
Son todas aquellas novedades, que el auditor encuentra al efectuar su examen y sirve para fundamentar las conclusiones y recomendaciones, una vez que se cuenta con la evidencia real obtenida durante la ejecución de la auditoría, los hallazgos deben ser evaluados en función de cada procedimiento, de cada componente y de la auditoría en su conjunto, considerando si la evidencia obtenida es importante y confiable(Aguilar, 2010). 3.1.14.1.
Hallazgo de auditoría
Los hallazgos de auditoría están conformados 4 atributos y estos son: Condición • Es la realidad encontrada por el auditor respecto a una evaluación o análisis.
Criterio • Comprende la concepción de “lo que debe ser “, con lo cual el auditor mide la condición del hecho o situación.
Figura 6 Hallazgos de auditoría
Fuente: Maldonado M (2001). Auditoría de gestión Elaborado por: Agurto, K., Vega, P.
Causa • Es la razon por la cual ocurrio la condición, es decir por la cual no se cumplio el criterio.
Efecto • Es el resultado real de la condición encontrada despues de realizar el proceso de auditoría.
25 3.1.15.
Normas internacionales de auditoría
Tabla 4Normas internacionales de auditoría
Normas internacionales de auditoría Son declaraciones que se han transformado en un estándar internacional, la cual se trata de las responsabilidades totales que el auditor independiente tiene al momento de realizar una auditoría. NIA
210
Descripción
Objetivo Principios generales y responsabilidades Trata de las responsabilidades que tiene el auditor, en aceptar o Acuerdo de los términos continuar un trabajo de auditoría cuando se haya acordado la premisa del encargo de auditoría sobre la que la auditoría se va a realizar.
220
Control de calidad de la auditoría
230
Documentación
315
500
Identificación del riesgo y respuesta a los riesgos determinados Identificación y valoración de los riesgos Identificar y valorar los riesgos de incorrección material, debida a fraude de incorrección material o error cuya finalidad es de proporcionar una base para el diseño y la implementación de respuestas a los riesgos. mediante el conocimiento de la entidad Evidencia de auditoría Es diseñar y aplicar procedimientos de auditoría, de forma que le Evidencia de Auditoría permita al auditor obtener evidencia suficiente y adecuada para poder alcanzar conclusiones razonables sobre las cuales basar su opinión.
520
530
700
Consiste en implementar procedimientos de control de calidad, relativos al encargo que le proporcionen una seguridad razonable de que la auditoría cumple con las normas profesionales, los requerimientos legales y que el informe emitido es adecuado en función de las circunstancias. Preparar documentación que proporcione un registro suficiente y adecuado de las bases para el informe de auditoría, y la evidencia de que se planificó y ejecutó de conformidad con las NIA y requerimientos legales y aplicables.
Procedimientos analíticos
Obtener la evidencia relevante y fiable mediante la utilización de procedimientos analíticos sustantivos; y el diseño y aplicación en una fecha cercana a la finalización de la auditoría que ayuden a la conclusión global.
Proporcionar una base razonable a partir de la cual alcanzar conclusiones sobre la población de que se selecciona la muestra. Conclusiones y dictamen de auditoría Formación de la opinión Trata de la estructura y el contenido del informe de auditoría emitido y emisión del informe de como resultado de una auditoría llevada a cabo. auditoría Muestreo de Auditoría
Fuente:(IAASB, 2013) Normas Internacionales de Auditoría y Control de Calidad. Elaborado por: Agurto, K., Vega, P.
3.1.16.
Empresa
Según López (2009), es una combinación organizada de dinero y de personas que trabajan juntas, las cuales producen un valor material tanto para los personas que han aportado ese dinero, a través de la producción de determinados productos o servicios que venden a
26 personas o entidades interesadas en ellos, esta actividad de emplear medios económicos y humanos. 3.1.17.
Compras
El proceso relacionado con la gestión de compras, es decir, con el proceso que abarca desde la adquisición de materiales y / o servicios que son necesarios para el desarrollo de la actividad de la empresa, hasta el pago de estas prestaciones, será más o menos complejo en función de la entidad auditada, aunque en términos generales, puede afirmarse que el área o ciclos de compras, cuentas por cobrar es uno de los más importantes dado el elevado número de transacción que normalmente realizan empresas. (Segovia, Herrador, & Segundo,
2011, pág. 176) 3.1.17.1.
Ciclo de compras
Uno de los ciclos más soportados es el ciclo de compras, que tiene la importancia estratégica de administrar los egresos que se producen en la misma. Por esta razón, es un ciclo de suma importancia para cualquier tipo de empresa (Klus, 2016). Tabla 5Funciones típicas del ciclo de compras
Funciones típicas del ciclo de compras Selección de proveedores. Preparación de solicitudes de compra. Función específica de compras. Recepción de mercancías y suministros. Control de calidad de las mercancías y servicios adquiridos. Registro y control de las cuentas por pagar y los pasivos acumulados. Desembolso de efectivo. Fuente: Estupiñan, R. (2014). Papeles de trabajo en al auditoría financiera. Elaborado por: Agurto, K., Vega, P.
3.1.17.2.
Gestión de compras
Al realizar una auditoría al ciclo de compras o egreso, se debe tomar en cuenta algunas funciones que se lleva a cabo en esta gestión, como es la respectiva solicitud de bienes o
27 servicios, la orden de compra, la recepción de esta, y su correspondiente pago, además del su clasificación y resumen. Como se muestra en la siguiente tabla: Tabla 6 Gestión de compras
GESTION DE COMPRAS El departamento de producción determina la necesidad de hacer un pedido, así como las cantidades requeridas y los plazos de entrega más convenientes.
SOLICITUD DE COMPRA
Una vez determinados estos extremos, se emite la correspondiente solicitud de compra, que es transmitida al departamento de "compra". Antes de realizar la compra correspondiente, es necesario seleccionar adecuadamente al proveedor. Para ello, se tendrá en cuenta los siguientes extremos: -
Precios ofertados. Plazos de entrega. Condiciones de pago. Una vez escogido el proveedor, se emite la correspondiente orden de compra, que deberá estar correctamente autorizada y pre numerada, y en la que aparecerán los siguientes datos:
-
Identificación del proveedor (nombre o razón social, y domicilio). Producto o servicio solicitado. Cantidades requeridas, precio, plazos de entrega y condiciones de pago acordados con el proveedor.
-
Especificaciones acerca de la calidad del producto. Una vez la mercancía es recibida, la sección o departamento de recepción deberá comprobar que las cantidades coinciden con las órdenes de compra correspondientes, así como la calidad de los productos recibidos, emitiendo los correspondientes informes.
ORDEN DE COMPRA
RECEPCIÓN
La recepción de la mercancía es un momento decisivo desde el punto de vista contable, puesto que es cuando generalmente las empresas registran en sus libros la operación de adquisición. Para que exista un adecuado control de los movimientos, el informe de recepción debe ser enviado a dos departamentos: al de almacén en la que físicamente entran los bienes; y a la sección de contabilidad para que sean registrados.
PAGO
En la factura emitida por el proveedor, aparecerá, entro otros datos, las condiciones de pago. Para que el pago sea autorizado, el departamento de tesorería debe tener en su poder toda la documentación relacionada con la compra (orden de compra, informe de recepción y factura del proveedor). Una vez autorizado el pago, éste será realizado bien a través de caja, bien a través de cheque bancario.
Fuente: Riquelme, M., & Sánchez, J. (2014). Teoría y práctica de la auditoría I. Elaborado por: Agurto, K., Vega, P
28 3.1.18.
Proveedores
Los proveedores son todas las compañías que cubren las necesidades de materia prima, maquinaria, personal, etc… Es la persona o empresa que abastece con algo a otra empresa o comunidad, es un ente que se encarga del abastecimiento de un bien o servicio hacia otro ente al que le haga falta. (Fernández, 2012). 3.1.19.
Ventas
Se refiere a la venta de bienes y servicios a cambio de dinero. Afectando funciones básicas operacionales como el análisis de crédito, autorizaciones de despacho, los despachos o prestación de servicios, las cobranzas, cobros prejurídicos o jurídicos, provisión de cartera y castigos de la misma(Estupiñan, 2014, pág. 166). 3.1.19.1.
Ciclo de ventas
Hace referencia al proceso que vive una empresa desde el momento que interactúa por primera vez con un consumidor potencial hasta que consigue que éste formalice una transacción. En este lapso, la compañía pasará por diversas fases hasta conseguir captar al posible consumidor. (Valdés, 2014) Tabla 7Funciones típicas del ciclo de ventas
Funciones típicas del ciclo de ventas Otorgamiento de crédito.
Cuentas por cobrar.
Toma de pedidos.
Cobranza.
Entrega o embarque de mercancía y/o prestación de servicios. Facturación.
Ingreso del efectivo.
Contabilización de comisiones.
Determinación del costo de ventas.
Ajuste a facturas y/o notas de crédito.
Contabilización de garantías. Fuente: Estupiñan, R. (2014). Papeles de trabajo en al auditoría financiera. Elaborado por: Agurto, K., Vega, P.
29 3.1.19.2.
Gestión de ventas y/o prestación de servicios
Al realizar una auditoría al ciclo de ventas o ingreso, se debe tomar en cuenta algunas funciones que se lleva a cabo en esta gestión, como es la respectiva orden de pedido de bienes o servicios, el despacho de estos, la facturación y cobro. Como se muestra en la siguiente tabla: Tabla 8 Gestión de ventas
GESTIÓN DE VENTAS Y/O PRESTACIÓN DE SERVICIOS El departamento de ventas recibe el pedido por parte del cliente. Esta orden de pedido debe estar correctamente autorizada (aprobación de precios, ORDEN DE PEDIDO comprobación del límite de crédito del cliente, verificación de disponibilidad de producto en almacén, etc.). Además, para un adecuado control, han de estar pre numeradas.
DESPACHO DE BIENES O PRESTACIÓN DE SERVICIOS
FACTURACIÓN
Una vez formalizada la orden de pedido, se procede al despacho de los bienes o a la prestación del servicio en concreto, para lo cual debe emitirse un informe en el que se haga constar el cumplimiento de la orden de pedido correspondiente. Es conveniente que el documento donde consta el despacho del bien sea firmado por el transportista o, en su caso, por el propio cliente para dejar constancia. Además, estos documentos han de estar numerados correlativamente. Las facturas deben prepararse tomando como base los datos de los informes del despacho de bienes. En ellas aparecerán perfectamente identificados la fecha, los datos del cliente, las cantidades, precios unitarios, impuestos correspondientes y forma de cobro. Las facturas han de estar numeradas correlativamente. Los cobros a los clientes han de estar perfectamente controlados, para asegurarse del cobro íntegro al cliente y de que la cantidad recibida sea contabilizada adecuadamente e ingresada en la cuenta corriente. Diariamente han de realizarse conciliaciones entre el efectivo en la caja de la empresa y los cheques con los informes de cobro. Además, la empresa debe controlar otros datos referentes a los saldos pendientes por cobrar ya vencidos, así como su antigüedad.
COBRO
Fuente: Riquelme, M., & Sánchez, J. (2014). Teoría y práctica de la auditoría I. Elaborado por: Agurto, K., Vega, P
3.1.20.
Clientes
Según (Thompson, 2016) menciona que cliente es la persona, empresa u organización que adquiere un cierto producto o servicio que requiere para beneficio de él mismo. Por lo tanto, es la razón principal por la que se crean, producen, y comercializan los productos y servicios en el mercado.
30 3.1.21.
Estructura organizacional
3.1.21.1.
Organigrama
“Es la representación gráfica de la estructura de una organización o bien de algunas de sus áreas, muestran que unidades administrativas la integran y sus respectivas relaciones, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación, líneas de autoridad, supervisión y asesoría” (Benjamín & Fincowsky, 2014, pág. 198). 3.1.21.2.
Funciones
“Es la especificación de las tareas inherentes a cada una de las unidades administrativas que forman parte de la estructura orgánica, necesarias para cumplir con las atribuciones encomendadas a la organización” (Benjamín & Fincowsky, 2014, pág. 199)
31
4. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN En el diseño de investigación del trabajo de titulación se realizó un examen especial, el cual tuvo como finalidad analizar el adecuado control de las compras y ventas de la empresa MAFECASIN S.A. en la ciudad de Santo Domingo, la metodología es el procedimiento sistemático que pretende lograr los objetivos de la investigación, y se entiende como el conjunto de los métodos y las técnicas para realizar la investigación.
4.1.Enfoque / Tipo de investigación 4.1.1.
Enfoque
El presente trabajo de titulación tuvo como propósito presentar la propuesta de análisis de control interno del ciclo de compras y ventas de la empresa MAFECASIN S.A. en la ciudad de Santo Domingo, para lo cual se ha considerado que tiene un enfoque CualitativoCuantitativo. 4.1.1.1.
Enfoque cualitativo
En este enfoque se realizó una entrevista a la Señora Mireya Intriago una de las socias principales, y a la vez es la encargada del departamento administrativo de la organización acerca de las principales características propias del objeto de estudio que permita tener una comprensión de las necesidades que presenta la empresa, referentes al control de las compras y ventas, además se realizó un cuestionario de control interno y a la vez se ejecutó una investigación de campo el cual permitirá conocer las diferentes actividades que realizan en la empresa, como también las funciones que llevan a cabo el personal administrativo y operativo.
32 4.1.1.2.
Enfoque cuantitativo
Se enfocó en obtener información de datos numéricos, ya que se contó con toda la información referente al ciclo compras y ventas de la empresa MAFECASIN S.A. del año 2015, mediante la información obtenida se aplicaron técnicas de instrumentos que contribuyeron a realizar un análisis de auditoría para reportar en el respectivo informe que permita la toma de decisiones en favor de la empresa. 4.1.2.
Tipo de Investigación
Considerando el alcance de la investigación se realizó cuatro tipos de investigación que son: 4.1.2.1.
Investigación Exploratoria
Se utilizó desde el inicio debido al desconocimiento sobre los procesos actuales de la empresa, la observación, el cual será el mecanismo de obtención de información, donde se obtuvo conocimiento de manera generalizada permitiendo tener perspectiva sobre la utilización de los materiales en los procesos de utilización. 4.1.2.2.
Investigación Explicativa
Está dirigido a responder por las causas de los eventos y fenómenos físicos o sociales, en este tipo de investigación su aplicación se extiende en la propuesta debido a que se detallan los procesos que fueron encontrados dentro del centro de acopio. 4.1.2.3.
Investigación de Campo
A través de este tipo de investigación se recopiló la información del área de trabajo en la empresa MAFECASIN S.A., para la cual se realizó una entrevista y un cuestionario de
33 control interno a los directivos de la empresa, de esta forma, se puedo obtener contacto directo con el ambiente y las personas sobre quienes se desea realizar el anĂĄlisis de auditorĂa. 4.1.2.4.
InvestigaciĂłn Documental
La InvestigaciĂłn Documental nos ayudĂł a proporcionar informaciĂłn relativa al origen y cercanĂa con el hecho social trabajado; en la generalidad este tipo de InvestigaciĂłn Documental se restringe a la bĂşsqueda de documentos, es decir, bĂşsqueda bibliogrĂĄfica, pero se debe aclarar que, a la hora de llevar a cabo una investigaciĂłn, los documentos no son las Ăşnicas fuentes para construir conocimiento.
4.2.PoblaciĂłn Para la elaboraciĂłn de este trabajo de titulaciĂłn, se considerĂł a la Empresa MAFECASIN S.A, la cual estĂĄ constituida por un total de 261 personas, distribuidos de la siguiente manera:
Tabla 9 PoblaciĂłn de MAFECASIN S.A.
PoblaciĂłn de MAFECASIN S.A. Socios
3
Fernando CedeĂąo, Mireya Intriago, Ă ngel Castro
Personal Administrativo
2
David CedeĂąo, Danilo Fajardo
Personal Operativo
10
Empacadores, choferes
Cientes
8
Ver anexo 13
Proveedores
238
Ver anexo 12
Total
261
Fuente de InvestigaciĂłn: Empresa MAFECASIN S.A. Elaborado por: Agurto, K., Vega.
4.2.1.
Muestra
đ?‘›=
261(0,5)2 (1,96)2 (261 − 1)(0,05)2 + (0,5)2 (1,96)2
đ?‘›=
250,6644 1,6104
đ?‘› = 156
34 Para obtener la muestra se tomó en consideración a una población total de 261 personas, la cual dio como resultado a 156 involucrados; mediante esta se recopiló información relevante en cuanto al área de compras y ventas en MAFECASIN S.A.; la cuales de manera directa operan y manejan información relacionada con lo realizado.
4.3.Métodos de la Investigación 4.3.1.
Método Inductivo
En la investigación se utilizó, este método debido a que nos ayudó a establecer enunciados universales ciertos a partir de la experiencia con la que ellos manejan todos sus procesos, mediante la observación de los fenómenos o hechos de la realidad, por lo consiguiente, este método se lo aplicó para la elaboración del planteamiento del problema, puesto que se fue buscando información relevante al tema de estudio buscando entre las partes para llegar a lo general.
4.4.Técnicas e instrumentos de recogida de datos 4.4.1.
Observación
Esta técnica fue aplicada a la Empresa MAFECASIN S.A. mediante el contacto directo sobre los hechos que se pueden desarrollar en la empresa, en la cual fue posible identificar la información presentada en los registros contables del año 2015, lo que pudo confirmar la problemática existente. 4.4.1.1.
Instrumento
Guía de observación: Permitió mirar todas las actividades desarrolladas por el personal de la Empresa, mediante una lista de ideas, en las cuales se iban despejando todas las dudas
35 por medio de la observación directa acerca, ya que ayudo a obtener directamente los datos de los procesos manejados de forma empíricamente por la Empresa. 4.4.2.
Entrevista
Se la empleó para recolectar información a los altos directivos de la empresa circunstancia por la que ellos tienen el completo conocimiento sobre funcionamiento de los diferentes procesos existentes en la empresa. La información obtenida a través de esta técnica sirvió para efectuar un análisis del problema desde el punto de vista cualitativo. 4.4.2.1.
Instrumento
Guía de entrevista
4.5.Técnicas de análisis de datos 4.5.1.
Análisis Estadístico
Mediante la aplicación del instrumento estadístico en el análisis de la información del proceso de compras y ventas del año 2015 de la empresa MAFECASIN S.A., se obtuvieron datos cuantitativos que contribuyeron al proceso del análisis de auditoría. 4.5.2.
Análisis Descriptivo
Luego de haber aplicado las técnicas de recogida de datos tales como la observación y la entrevista, se realizó un análisis descriptivo, el cual permitió determinar la forma en que está presentada la información y de esta manera conocer si los datos presentados del proceso de compras y ventas son los correctos.
36
5.
RESULTADOS
Para realizar una auditoría se requiere, que el trabajo sea programado, a continuación, se expone el programa de auditoría, el cual contiene las actividades, las personas que realizarán cada una de estas, con su respectivo papel de trabajo y las fechas en que serán realizadas. Programa de Auditoría
PAPEL DE TRABAJO P ELABORADO POR: Agurto Katherine
EMPRESA "MAFECASIN S.A." Compras y ventas Nº
Actividad
REF
Elaborado por
Fecha
P
Agurto Katherine
13/06/2016
P1
Agurto Katherine
15/06/2016
1.1.2
Planificación Conocimiento de la empresa Conocer de forma general la empresa MAFECASIN S.A. para la recolección de información de la situación actual. Realizar el informe de visita preliminar
P2
Agurto Katherine
22/06/2016
1.1.3
Realizar la oferta de trabajo
P3
Agurto Katherine
23/06/2016
1.1.4
Realizar el contrato de trabajo
P4
Agurto Katherine
24/06/2016
1.1.5
Realizar la aceptación del contrato
P5
Agurto Katherine
24/06/2016
1.1.5
Realizar la orden de trabajo
P6
Agurto Katherine
27/06/2016
1.1.6
Realizar la notificación del inicio del examen
P7
Agurto Katherine
28/06/2016
1.1.7
Realizar y enviar la solicitud de información a la empresa
Agurto Katherine
29/06/2016
1.2
Realizar la propuesta de intervención
1.3
Evaluación del sistema de control interno
P8
1.3.1
Elaborar el flujo del proceso actual de compras
P9
Agurto Katherine
07/07/2016
1.3.2
Elaborar el flujo del proceso actual de ventas
P10
Agurto Katherine
07/07/2016
1.3.3
Evaluar el sistema de control interno del ciclo de compras
P11
Agurto Katherine
13/07/2016
1.3.4
Elaborar matriz de calificación de nivel de confianza y riesgo del ciclo de compras. Evaluar el sistema de control interno del ciclo de ventas
P12
Agurto Katherine
13/07/2016
P13
Agurto Katherine
13/07/2016
P14
Agurto Katherine
13/07/2016
1.3.7
Elaborar matriz de calificación de nivel de confianza y riesgo del ciclo de ventas. Elaborar la matriz de recomendaciones
P15
Agurto Katherine
20/07/2016
1.3.8
Elaborar el Informe de Control Interno
P16
Agurto Katherine
27/07/2016
1.3.9
Elaborar el índice de marcas
P17
Agurto Katherine
10/08/2016
1.3.10
Elaborar el índice de códigos para los papeles de trabajo
P18
Agurto Katherine
12/08/2016
1.4
Ejecución del examen especial
1.4.1 1.4.1.1
Análisis de auditoría Análisis al ciclo de compras
P19
Agurto Katherine
25/09/2016
1.4.1.2
Análisis al ciclo de ventas
P20
Agurto Katherine
27/09/2016
1.5.
Elaboración del informe
1. 1.1 1.1.1
1.3.5 1.3.6
ELABORADO POR: AGURTO KATHERINE
Agurto Katherine
SUPERVISADO POR: VEGA PAOLA
37
5.1.Discusión y análisis de los resultados Para este trabajo de titulación se llevó a cabo el análisis del ciclo de compras y ventas de la empresa MAFECASIN S.A., por lo cual fue necesario realizar una entrevista a uno de los socios principales como es la Sra. Mireya Intriago, con el fin obtener información que nos permita llevar a cabo la investigación y conocer las diferentes actividades que se realizan dentro de la organización. 5.1.1.
Entrevista
EMPRESA MAFECASIN S.A. OBJETIVO: Conocer de forma general la empresa MAFECASIN S.A. para la recolección de información de la situación actual. Conocimiento de la EMPRESA MAFECASIN S.A.
PAPEL DE TRABAJO P1 ELABORADO POR: Agurto Katherine Fecha: 15/06/2016
La entrevista se la empleó para recolectar información a los altos directivos de la empresa circunstancia por la que ellos tienen el completo conocimiento sobre las debilidades existentes en la empresa para obtener información relevante y significativa que permita evaluar el interés del responsable del éxito y el control interno de una empresa. A continuación, se detallarán las preguntas y respuestas realizadas a una de las socias fundadora de la empresa MAFECASIN S.A:
1.
¿Cómo nació la idea de crear esta empresa?
La idea de crear esta empresa es debido, a la necesidad de obtener más capital en la empresa, es decir, de capitalizarse. 2.
¿Cuántos trabajadores están actualmente laborando en la empresa?
En la actualidad la empresa MAFECASIN cuenta con 15 trabajadores respectivamente, en el área administrativa son 5 y en el área operativa 10. 3.
¿Cuentan con flujos de procesos escritos?
No, solo la contadora las da por escrito, mi esposo las da verbalmente. Él ordena, llama al encargado para que lleve las cosas que se necesita. 4.
¿Cómo está estructurada la empresa?
La empresa esta estructuradas, por personas en encargadas de las compras, otra persona en ventas, y trabajadores que se encargan en el proceso de recolectar, clasificar, compactar y entregar la mercadería.
38 5.
¿Cuenta con sucursales o agencias?
No, en la actualidad solo se cuenta con la matriz 6.
¿Actualmente la empresa cuenta con un manual de políticas y procedimientos en cuanto a las compras, requisiciones, traslado de materiales?
Sí cuenta con un manual de procedimientos, en el cual están dispuestas lo que los trabajadores deben hacer. 7.
¿Cómo se controla el cumplimiento de las actividades?
La orden se firma y si los materiales llegan sin inconvenientes al lugar de destino, el encargado precautela los materiales, si no lo hace será el encargado el que pagará la pérdida, excepto por fuerza mayor. 8.
¿Cuál es su objetivo principal?
Poder llegar a ser una industria pionera en la botella con todos sus procesos. 9.
¿Sabe Ud. que es examen especial de auditoría?
Si, un examen especial es en donde se verifica, y a la vez evalúa los aspectos limitados o de una parte de las actividades relativas a la gestión financiera, administrativa, operativa y medio ambiente. 10. ¿Ha realizado a su empresa auditorías en periodos anteriores? No 11. ¿Ha identificado alguna deficiencia en el ciclo de compras y ventas? Sí, se ha encontrado deficiencias en las compras. 12. ¿Su resultado económico en el periodo anterior fue favorable? Sí. 13. ¿Cree Ud. que es conveniente realizar una auditoría? Sí, porque así se puede llevar de manera favorable los procesos correspondientes a las compras y ventas. 14. ¿Cuál es su producto estrella? Nuestro producto estrella es el “PET”.
ELABORADO POR: Agurto Katherine
SUPERVISADO POR: Vega Paola
39 Planificación 5.1.1.1.
Informe de visita preliminar
Se visitó las instalaciones de la empresa y mediante la observación e indagación respectiva se pudo conocer las actividades que realizan y las personas responsables, cuyos resultados se presentan a continuación: EMPRESA MAFECASIN S.A.
OBJETIVO: Realizar el informe de visita preliminar
PAPEL DE TRABAJO P2 ELABORADO POR: Agurto Katherine Fecha: 22/06/2016
Antecedentes No se han ejecutado anteriormente auditorías por parte de las unidades de auditoría interna o externa. Motivo de auditoría El objetivo general de la auditoría es:
Elaborar un examen especial a la gestión de compras y ventas año 2015 de la EMPRESA MAFECASIN S.A.
Objetivos específicos: Realizar un diagnóstico situacional de la EMPRESA MAFECASIN S.A. Evaluar el control interno de las actividades relativas de la gestión de compras y ventas de la EMPRESA MAFECASIN S.A. Elaborar un informe de auditoría a los ciclos de compras y ventas año 2015 de la EMPRESA MAFECASIN S.A. Conocimiento de la entidad y su base legal La empresa MAFECASIN S.A., se constituyó el 16 de mayo de 2013, fue aprobada por la Superintendencia de Compañías mediante Resolución SC.IJ.DJC. Q.13.004453 de 04 de septiembre de 2013; actualmente se encuentra ubicada en la provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas, en la Cooperativa Modelo, By Pass Quevedo – Chone, diagonal a tapicería Loja ¨MAFECASIN S.A” es una sociedad, categorizada por el Servicio de Rentas de Internas (SRI) por su capital y socios, la cual realiza sus obligaciones tributarias respectivas como son: los anexo de accionistas, partícipes, socios, miembros del directorio y administradores, los anexos de dividendos, utilidades o beneficios, los anexos de relación de dependencia, los anexos transaccional simplificado, la declaración de impuesto a la renta sociedades, la declaración de retenciones en la fuente y la declaración mensual de IVA. Principales disposiciones légales. Las actividades y operaciones de MAFECASIN S.A., están normadas por las siguientes instituciones:
Superintendencia de compañías Sistema de rentas internas(SRI) Ministerio de relaciones laborales Cuerpo de Bomberos de Santo Domingo Ministerio de industria y productividad (MIPRO) Registro mercantil de Santo Domingo ELABORADO POR: Agurto Katherine
SUPERVISADO POR: Vega Paola
40 EJECUCIÓN DEL EXAMEN ESPECIAL
Informe Del Examen Especial A Los Ciclos De Compras Y Ventas PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR Marzo-2017 MAFECASIN S.A
41 5.1.1.2.
Oferta de trabajo
EMPRESA MAFECASIN S.A. OBJETIVO: Realizar la oferta de trabajo. OFERTA DE TRABAJO
PAPEL DE TRABAJO P3 ELABORADO POR: Agurto Katherine Fecha: 23/06/2016
Santo Domingo, 23 de junio de 2016 OFICIO: No. 001-2016 SECCION: Auditoría externa ASUNTO: Examen especial Señoritas: Agurto Villacis Katherine Elizabeth y Vega Castillo Paola Lisbeth Estudiantes de la ECAC PUCE SD Presente De conformidad a lo dispuesto en el trabajo de titulación, dispongo realice un EXAMEN ESPECIAL AL CICLO DE COMPRAS Y VENTAS AÑO 2015 DE LA EMPRESA “MAFECASIN S.A.” EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO cuyos objetivos son:
Elaborar un examen especial a la gestión de compras y ventas año 2015 de la EMPRESA MAFECASIN S.A.
Realizar un diagnóstico situacional de la EMPRESA MAFECASIN S.A.
Evaluar el control interno de las actividades relativas de la gestión de compras y ventas de la EMPRESA MAFECASIN S.A.
Elaborar un informe de auditoría a los ciclos de compras y ventas año 2015 de la EMPRESA MAFECASIN S.A.
Para la presente acción de control la señorita Vega Paola actuaré como jefe de equipo, mientras que la señorita Agurto Katherine como auditora operativa. El tiempo de elaboración de la auditoría es de 60 días laborales, contados a partir de la notificación a la distinguida empresa MAFECASIN S.A. Esperando contar con su profesionalismo y colaboración para llevar a cabo dicha auditoría, le antelo mis agradecimientos.
Ing. Piedad Alarcón Directora de tesis
ELABORADO POR: Agurto Katherine
SUPERVISADO POR: Vega Paola
42 5.1.1.3.
Contrato de trabajo
EMPRESA MAFECASIN S.A.
PAPEL DE TRABAJO P4
OBJETIVO: Realizar el contrato de trabajo. ACEPTACIÓN DEL CONTRATO DE TRABAJO
ELABORADO POR: Agurto Katherine Fecha: 24/06/2016
MAFECASIN SA representada por el señor Fernando Cedeño en su calidad de Representante Legal, por una parte, que en adelante y para efectos de este contrato se denominará EL CONTRATANTE, y por otra parte PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO, representada por Agurto Katherine y Vega Paola, en calidad de estudiantes en su trabajo de tesis, en lo sucesivo denominada LAS AUDITORAS, convienen celebrar el contrato que se contiene en las clausulas siguientes: PRIMERA:
EL CONTRATANTE. - Requiere de los servicios de AUDITORÍA para que esta efectúe el examen de sus ciclos de compras y ventas correspondientes al año terminado al 31 de diciembre del 2015. Ante la propuesta de servicios en donde se estipulan los términos, condiciones y lineamientos generales del programa de trabajo y alcance de la auditoría propuesta que, por su contenido, deberá considerarse como parte integrante de este contrato.
SEGUNDA:
OBJETIVO Y ALCANCE DEL TRABAJO. -El trabajo de L A S AUDITORAS se sujetarán a las normas y procedimientos de auditoría generalmente aceptados por la Profesión del Contador Público en el Ecuador y a las disposiciones de la Superintendencia de Compañías contenidas en el reglamento sobre los requisitos mínimos que deberán contener los informes de auditoría. 1) La revisión del control interno en el alcance que sea necesario para fundamentar los procedimientos de auditoría, de acuerdo con las normas generalmente aceptadas; 2) El diseño y aplicación del programa de trabajo adecuado a las necesidades del CONTRATANTE; 3) El examen de los documentos y registros contables y la realización de las pruebas que se consideren necesarios en las circunstancias, 4) La emisión del “Informe Confidencial para la Administración” que contenga las observaciones y sugerencias sobre aquellos aspectos del sistema de control interno y de los procedimientos de contabilidad que se observaron durante el trabajo de auditoría; 5) La emisión del informe detallado del examen especial de auditores externos que contengan los hallazgos con las conclusiones y recomendaciones.
TERCERA: CUARTA:
QUINTA:
Los honorarios por los servicios de auditoría, objeto de este contrato, no tendrán algún valor, puesto que es un trabajo de tesis de grado PLAZOS. - Una vez que estén disponibles los balancesal31de diciembre del 2014 y 2015, en un periodo de 60 días en sus oficinas para analizar la información. El informe sobre la razonabilidad de los ciclos de compras y ventas al 31 de diciembre del 2015. Se deja constancia que el CONTRATANTE no tiene relación laboral ni dependencia con LA AUDITORA, ni con el personal que esta ocupa en el trabajo de los servicios aquí contratados. Dicha relación es directa entre LA AUDITORA, como parte patronal y sus empleados.
43
SEXTA:
LA CONTRATANTE. - Se compromete a colaborar c o n el aporte de su propio personal para proporcionar información, comprobantes de archivo y cualquier otro elemento de trabajo que LA AUDITORA pueda necesitar para el cabal cumplimiento de su labor profesional.
SÉPTIMA:
En caso de divergencia, y en tanto esta no pudiera ser solucionada en forma amistosa y directa entre las partes, se comprometen a someter el diferendo a la resolución arbitral e inapelable del Tribunal de Arbitraje de la Cámara de Comercio de Santo Domingo, con sujeción a la ley de Arbitraje Comercial del Ecuador y de su reglamento.
Al finalizar el trabajo de grado LAS ESTUDIANTES se comprometen a informar a la empresa MAFECASIN SA., y a un tribunal de grado en la Pontificia Universidad Católica Del Ecuador Sede Santo Domingo, los resultados obtenidos de la presente investigación Para constancia y ratificación de lo aquí encontrado, firman las partes en la ciudad de Santo Domingo a los 24 días del mes de abril del dos mil 2016.
Atentamente, Sr. Fernando Cedeño Representante Legal De MAFECASINS. A
5.1.1.4.
Agurto Katherine - Vega Paola Estudiantes de la PUCE –SD
Aceptación del contrato de trabajo.
EMPRESA MAFECASIN S.A. OBJETIVO: Realizar la aceptación del contrato de trabajo. ACEPTACIÓN DEL CONTRATO DE TRABAJO EMPRESA MAFECASIN S.A.
PAPEL DE TRABAJO P5 ELABORADO POR: Agurto Katherine Fecha: 24/06/2016
EXAMEN ESPECIAL Al CICLO DE COMPRAS Y VENTAS CARTA DE CONTRATACIÓN Santo Domingo, 24 de junio del 2016 Por medio de la presente le comunicamos que se ha aceptado la realización del examen especial al ciclo de compras y ventas de la de la EMPRESA MAFECASIN S.A., actualmente ubicada en la provincia de Santo Domingo De Los Tsáchilas, en la Coop. Modelo, By Pass Quevedo – Chone, diagonal a tapicería Loja El periodo en el cual se llevará a cabo el examen será desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre del 2015.
Sr. Fernando Cedeño REPRESENTANTE LEGAL DE LA EMPRESA MAFECASIN S.A.
44 5.1.1.5.
Orden de trabajo
EMPRESA MAFECASIN S.A.
PAPEL DE TRABAJO P6
OBJETIVO: Realizar la orden de trabajo. ORDEN DE TRABAJO
ELABORADO POR: Agurto Katherine Fecha: 27/06/2016
Santo Domingo, 27 de junio de 2016
OFICIO:
No. 001-2016
SECCIÓN:
Auditoría externa
ASUNTO:
Orden de Trabajo-Examen Especial
Señoritas: Agurto Villacis Katherine Elizabeth y Vega Castillo Paola Lisbeth Estudiantes de la ECAC la PUCE SD Presente En cumplimiento al compromiso establecido entre la Pontificia Universidad Católica del Ecuador Sede Santo Domingo y la empresa MAFECASIN S.A., solicito realicen examen especial a los procesos de compras y ventas para el periodo 1 de enero al 31 de diciembre de 2015. Cuyos objetivos son:
Elaborar un examen especial a la gestión de compras y ventas año 2015 de la EMPRESA MAFECASIN S.A.
Realizar un diagnóstico situacional de la EMPRESA MAFECASIN S.A.
Evaluar el control interno de las actividades relativas de la gestión de compras y ventas de la EMPRESA MAFECASIN S.A.
Elaborar un informe de auditoría a los ciclos de compras y ventas año 2015 de la EMPRESA MAFECASIN S.A.
El tiempo estimado para la ejecución de esta acción de control es de 60 días laborables que incluye la elaboración del borrador del informe y la conferencia final. Atentamente,
Ing. Piedad Alarcón Directora de tesis
45 5.1.1.6.
Notificación de inicio
EMPRESA MAFECASIN S.A. OBJETIVO: Realizar la notificación de inicio del examen especial. NOTIFICACIÓN DEL INICIO DEL EXAMEN ESPECIAL
PAPEL DE TRABAJO P7 ELABORADO POR: Agurto Katherine Fecha: 28/06/2016 Santo Domingo, 28 de junio de 2016
Sección: Auditoría externa Asunto: Notificación de inicio de examen Sr. Fernando Cedeño Representante Legal de MAFECASIN S.A.
De nuestras consideraciones:
De conformidad con lo dispuesto Orden de trabajo Nº001-2016, notifico a usted, que, nos encontramos realizando el examen especial relacionado al ciclo de compras y ventas del año 2015 de la empresa que usted dirige. Objetivo general del examen es:
Elaborar un examen especial a la gestión de compras y ventas año 2015 de la EMPRESA MAFECASIN S.A.
Objetivos específicos del examen son:
Realizar un diagnóstico situacional de la EMPRESA MAFECASIN S.A.
Evaluar el control interno de las actividades relativas de la gestión de compras y ventas de la EMPRESA MAFECASIN S.A.
Elaborar un informe de auditoría a los ciclos de compras y ventas año 2015 de la EMPRESA MAFECASIN S.A.
Atentamente,
Agurto Katherine Estudiante ECAC PUCESD
Vega Paola Estudiante ECACPUCESD
46 5.1.1.7.
Solicitud de información
EMPRESA MAFECASIN S.A.
PAPEL DE TRABAJO P8
OBJETIVO: Realizar y enviar la solicitud de información de la empresa. SOLICITUD DE INFORMACIÓN
ELABORADO POR: Agurto Katherine Fecha: 29/06/2016 Santo Domingo, 29 de junio del 2016
Sr. Fernando Cedeño Representante Legal de MAFECASIN S.A.
De mis consideraciones
Como es de su conocimiento existe un acuerdo entre la Pontifica Universidad Católica del Ecuador sede Santo Domingo y la empresa que usted dirige para proporcionar información, para la elaboración de la tesis de grado denominada EXAMEN ESPECIAL AL CICLO DE COMPRAS Y VENTAS AÑO 2015 DE LA EMPRESA “MAFECASIN S.A.” Para la cual nos permitimos solicitar a usted documentos en medio impreso y medio magnético:
Reporte de compras realizadas en el periodo 2015
Reporte de ventas realizadas en el periodo 2015
Siendo el caso de necesitar otros documentos que sirvan de apoyo, se le notificará de la misma manera mediante correo electrónico. Quedamos a su disposición para cualquier consulta o aclaración que estime oportuna.
Atentamente:
Agurto Katherine Estudiante ECAC PUCESD
Vega Paola Estudiante ECACPUCESD
47 5.2. Propuesta de intervención Elaborar un examen especial a la gestión de compras y ventas año 2015 de la EMPRESA MAFECASIN S.A. El presente trabajo de titulación tiene como objetivo fundamental, elaborar un examen especial a la gestión de compras y ventas, para poder llevar a cabo este trabajo se aplicó diferentes técnicas de investigación, como la entrevista la cual fue dirigida a la Sra. Mireya Intriago encargada del departamento administrativo, aplicación de cuestionario de control interno y observación directa. Todas estas herramientas aplicadas en conjunto fueron de gran ayuda para determinar el nivel de confianza y nivel de riesgo. La información recolectada servirá para establecer puntos de control que se requieren o mejora el grado de eficiencia y eficacia en los procesos de compras y ventas de la empresa. 5.2.1.
Estructura organizacional actual para la empresa.
La empresa MAFECASIN S.A., actualmente no presenta un organigrama estructural en el cual no proyecta correctamente la delegación de funciones, responsabilidad, comunicación y autoridad. Todos los procesos parten de la responsabilidad delegada por la alta gerencia, por lo que es necesario conocer el organigrama estructural para definir los puestos de autoridad dentro de la empresa con la finalidad de establecer puntos de control en lo concerniente a los procesos de compras y ventas.
53
JUNTA GENERAL DE SOCIOS CONTABILIDAD
Auditoría externa Gerencia Presidente Departamento Administrativo
Recursos Humanos
Ventas
Empacadores
Compras
Figura 7 Organigrama Propuesto Fuente: Benjamín, E., &Fincowsky, F. (2014). Organización de Empresas. Elaborado por: Agurto K., Vega P.
Choferes
54 Ejecución Para conocer cómo se realizan los procesos, la comisión de auditoría, luego de recibir información de la empresa auditada, elaboró los siguientes flujos de procesos actuales de compras y ventas de la empresa MAFECASIN S.A. 5.2.1.1.
Flujo del proceso actual de compras EMPRESA MAFECASIN S.A.
OBJETIVO: Elaborar el flujo del proceso actual de compras
PAPEL DE TRABAJO P9 ELABORADO POR: Agurto Katherine Fecha: 07/07/2016
N
DESCRIPCIÓN
ACTIVIDAD
DOCUMENTO
RESPONSABLE
GRÁFICO
COMPRA MERCADERÍA 1 2
3
4
5
Inicio del flujo de compra Proveedor llega a centro de acopio Recepción de material Verificación de material Peso
x
Proveedor
x
Empacadores
x
Dpto compras
x
Empacadores
6
Emisión de comprobante de compra
x
Dpto compras
7
Registro de nota de recepción en el sistema
x
Dpto Admisnitrativo
8
9 10 11
Pago al proveedor Registro contable Almacenamiento de material
x
Dpto compras
x
Dpto Admisnitrativo
x
Empacadores
Fin del flujo de compra
ELABORADO POR: Agurto Katherine
5.2.1.2.
SUPERVISADO POR: Vega Paola
Narrativa del proceso actual de compras
Con la motivación del Gobierno Nacional hacia el reciclaje de materiales, los proveedores acuden al centro de acopio a vender sus materiales reciclables, estos son: botellas plásticas,
55 cartón, papel y chatarra, una vez dentro de las instalaciones uno de los empleadores recibe el material, lo verifica para que esté en correctas condiciones. Una vez verificado este material, se procede a pesarlo y la emisión de comprobantes tributarios, factura, y con la respectiva guía de remisión, siguiendo los pasos, hasta llegan a un acuerdo de las formas de pago el cual puede ser al contado o a crédito según como se quede ambas partes en beneficio de ambas; avanzando con el registro contable y almacenamiento de material. 5.2.1.3.
Flujo del proceso actual de ventas EMPRESA MAFECASIN S.A.
PAPEL DE TRABAJO P10 ELABORADO POR: Agurto Katherine
OBJETIVO: Elaborar el flujo del proceso actual de ventas
Fecha: 07/07/2016 N
DESCRIPCIÓN
ACTIVIDAD
DOCUMENTO
RESPONSABLE
GRÁFICO
VENTA MERCADERÍA 1 2
Inicio del flujo de venta Verificación de existencia física en bodega
X
Empacador
3 Acercamiento con el cliente
X
Dpto ventas
4 Negociación
X
Dpto ventas
5 Se empacan el material acordado
X
Empacador
6 Emisión de factura al cliente
X
Dpto Admisnitrativo
7 Emisión de guia de remision
X
Dpto Admisnitrativo
8 Transporte del material al cliente
X
Transportista
9 Recibe el cliente la mercadería
X
Cliente
10 Cobro de mercadería
X
Dpto ventas
11 Registro contable
X
Contador
12
Fin del flujo de venta
ELABORADO POR: Agurto Katherine
SUPERVISADO POR: Vega Paola
56 5.2.1.4.
Narrativa del proceso actual de ventas
Los clientes en el negocio del reciclaje no son comunes y no están en cualquier parte del país, por lo que la empresa tiene una selección de clientes con cuidado y seriedad, buscando beneficios económicos y crecer poco a poco hasta llegar a ser una recicladora reconocida por su calidad. El primer paso para concretar una venta, es verificar la existencia en la bodega, y así ofrecer la mercadería a los clientes, dicha actividad lo realizan los empacadores, posterior a la constatación física de los empacadores, el departamento de ventas se pone en contacto con los clientes y empieza la negociación y así llegar a un acuerdo en la que ambas partes estén de acuerdo. Por consiguiente, una vez que el acuerdo entre ambas partes es aceptado, se procede a realizar las pacas de los materiales solicitados y emitir los comprobantes tributarios, es decir, la factura y la guía de remisión, culminado este proceso, se continúa con el transporte del material a los clientes. Luego, ya con la mercadería lista para la venta el cliente procede a realizar el pago respectivo en el departamento administrativo, el cual puede ser en efectivo o en acomodadas cuotas, según el acuerdo que se haya llegado con el cliente. Finalmente, se continúa con el registro contable tarea asignada por parte del contador, y así poder realizar la respectiva declaración y archivo de esta. En el caso, de los clientes que no se encuentren en la empresa al momento de realizar el pago, este debe ser entregado a la persona encargada asignada por MAFECASIN S.A., sea este mediante transferencia, efectivo, emisión de cheque, o por cobrar según el acuerdo establecido entre ambas partes.
57 5.2.2.
Determinación del riesgo de control de las actividades relativas de la
gestión de compras y ventas de la empresa. 5.2.2.1.
Cuestionario de control interno del ciclo de compras EMPRESA MAFECASIN S.A.
PAPEL DE TRABAJO P11 OBJETIVO: Evaluar el sistema de control interno del ciclo de ELABORADO POR: compras. Agurto Katherine Fecha: 13/07/2016 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN: MAFECASIN S.A. PERIODO EVALUDADO: AÑO 2015 PROPUESTA DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CICLO DE COMPRAS N°
PREGUNTAS
SI
NO
N/A
Observaciones
AMBIENTE DE CONTROL 1 2
¿Posee la empresa un manual de Políticas y procedimientos en compras?
1
Los procesos basan en la experiencia.
Se espera casi finalizar el mes para su debido registro
¿Existe alguna persona responsable para la recepción del material?
1
3
¿Se realiza el registro de la factura?
1
4
¿Se realiza el registro contable de la mercadería inmediatamente en Contabilidad?
1
¿La comunicación entre las diferentes áreas de la empresa con las compras es ágil y rápida?
1
5
6
7
¿Existe la suficiente delegación de funciones y responsabilidades?
1
La información no es comunicada en el momento adecuado No existe un documento donde se especifique las funciones de cada responsable.
¿Existe control del presupuesto de compras? 1
8 9 10
11 12
¿Se registra proveedores?
debidamente
los anticipos a
¿Se cuenta con un listado de personas autorizadas a retirar los cheques de los proveedores? ¿Existe un horario específico para la entrega de pagos?
1
Los proveedores llevan detallado este control Solo el personal administrativo lo realiza
1 1
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS ¿La empresa cuenta con una planificación 1 estratégica? ¿Los objetivos específicos que quiere alcanzar la organización son difundidos al personal de la 1 empresa?
58 13 14 15
16 17 18
19
20
21
22
23
24 25 26
27
28
¿El POA es evaluado con el propósito de cumplir los objetivos de la organización?
1
No hay quien verifique que estos objetivos se cumplan.
¿Posee una adecuada supervisión y evaluación en los puntos débiles para reducir el riesgo?
1
Se trabaja empíricamente.
¿La Dirección de la empresa se anticipa a los posibles riesgos internos y externos?
Mediante reuniones tratan acerca de estos puntos.
1
IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS ¿Se realiza de forma periódica la constatación física 1 de los materiales en las bodegas? ¿Se verifica que las firmas en la orden de compra sean de la persona autorizada?
1
¿Tiene el área de bodega una copia de las órdenes de compra para verificar la cantidad y calidad del material recibido? ¿Los pedidos se efectúan siempre por escrito, en impresos al efecto, diseñados por los departamentos de compras y técnico, pre-numerados y que incluyan cláusulas de penalización por demora y normas para control de calidad? ¿Una copia del pedido se envía a la bodega para que puedan hacerse los controles a la llegada de la mercancía y, con el visto bueno o reparos, hacer llegar el acta de recepción pre numerada a contabilidad para la comprobación de la factura y a compras para su información? ¿Está previsto que se realicen, regularmente y de acuerdo con planes predeterminados, recuentos físicos de las existencias por una función independiente de los de gestión, custodia y registro? ¿Existen horarios para recepción de materiales?
Cada 15 días se realizan estas actividades
1
1
Al momento de necesitar alguna compra, se realiza de manera verbal
1
1
1
EVALUACIÓN DE RIESGOS ¿Son evaluadas las cantidades de materiales en existencia y costos de producción para reducir el 1 impacto de iliquidez de la empresa? ¿Son empleadas notas de recepción para todas las compras de mercadería? ¿Se verifican que las cantidades compradas sean las correctas? ¿Se verifica que la calidad del producto requerido sea el adecuado?
1 1 1
RESPUESTA A LOS RIESGOS ¿Existe restricción de acceso físico en las áreas de bodega a personas no autorizadas por la dirección 1 de la empresa?
No hay restricción del personal alguna.
¿Para el pago de los cheques existen firmas conjuntas?
Se emite el cheque sin ninguna copia.
1
59 29
30
31
32 33
34
35 36
37
38
39
¿Existen sistemas y normas relativas a la protección física de las existencias?
1
ACTIVIDADES DE CONTROL ¿La dirección de la empresa sobre la base de las repuestas al riesgo, implantan mecanismos de 1 control para disminuir los riesgos y alcanzar los objetivos? ¿Todos los factores que intervienen en el cálculo del coste de las mercaderías se han incluido en la 1 valoración de las mismas? ¿El sistema de comunicación actual es a prueba de errores? ¿Resultan adecuados los controles y procedimientos para garantizar que se pague por los materiales que se encargó a través de órdenes de compra debidamente documentadas? ¿Se comprueba al momento de recibir la mercadería que los valores calculados en la nota de recepción o factura sean los correctos?
1
1
1
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN ¿Está centralizada la función de compras? 1 ¿El gerente ha dispuesto a todo el personal la responsabilidad de compartir la información con fines de gestión y control? ¿Existen sistemas y procedimientos que aseguran la confiabilidad de los datos?
1 Puesto que es baja la producción año (2015) se supervisan dichos procedimientos.
1
¿Existen reuniones entre los departamentos de Compras y Financiero para planificar las adquisiciones? ¿Se actualiza permanentemente la página web de la empresa?
1 1
40
SUPERVISIÓN Y MONITOREO ¿Se investiga de forma oportuna las diferencias entre los registros contables de los materiales y la 1 constatación física de los mismos?
41
¿Existen planes de acción correctiva?
42
¿En la empresa se han realizados auditorías externas? ¿Existe una lista de proveedores autorizados?
43 44 45
No hay un sistema que lo realiza, se maneja de manera empírica, por conocimiento del mercado
¿Se verifica las existencias de mercadería en Bodega? ¿Se realiza la revisión de la documentación antes de proceder al pago? TOTAL
Realizado a: Ing. David Cedeño Preparado por: Agurto Katherine Supervisado por: Vega Paola Fecha: 13/Julio /2016
1 1 1 1 1 19
26
60 5.2.2.2.
Matriz de calificación de nivel de confianza y riesgo del ciclo de compras
En el siguiente cuadro, se muestra la elaboración de la Matriz de calificación de confianza y riesgo respecto al ciclo de compras, evaluando así nivel de confianza y de riesgo que tiene la empresa. EMPRESA MAFECASIN S.A.
PAPEL DE TRABAJO P12 ELABORADO POR: Agurto Katherine Fecha: 13/07/2016
OBJETIVO: Elaborar matriz de calificación de nivel de confianza y riesgo del ciclo de compras. Evaluación del Control Interno
Componentes
Porcentajes
Valores positivos
Valores negativos
Total preguntas
Ambiente de control interno
30%
3
7
10
Establecimiento de objetivos
60%
3
2
5
Identificación de eventos
71%
5
2
7
Evaluación de riesgos
50%
2
2
4
Respuesta a los riesgos
33%
1
2
3
Actividades de control
20%
1
4
5
Información y comunicación
20%
1
4
5
Supervisión y monitoreo
50%
3
3
6
19
26
45
CALIFICACIÓN TOTAL
Calificación Total = CT (Respuestas positivas) Ponderación Total = PT Nivel de Confianza: NC = CT/PT*100 Nivel de Riesgo Inherente: RI = 100%-NC% Calificación Total:
19
Ponderación Total:
45
Nivel de Confianza:
42%
Nivel de Riesgo Inherente:
57,78%
Nivel de confianza
Nivel de riesgo
Bajo
15% - 50%
3
Alto
Medio
51% - 75%
2
Medio
Alto
76% - 95%
1
Bajo
ELABORADO POR: Agurto Katherine
SUPERVISADO POR: Vega Paola
61 5.2.2.3.
Cuestionario de control de interno del ciclo de ventas EMPRESA MAFECASIN S.A.
PAPEL DE TRABAJO P13 OBJETIVO: Evaluar el sistema de control interno del ciclo de ELABORADO POR: ventas Agurto Katherine Fecha: 13/07/2016 CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN: MAFECASIN S.A. PERIODO EVALUDADO: AÑO 2015 PROPUESTA DE EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO CICLO DE VENTAS N°
PREGUNTAS
SI
NO
N/A
Observaciones
AMBIENTE DE CONTROL 1
¿Posee la empresa un manual de Políticas y procedimientos en ventas?
1
Los procesos se compran en base a la experiencia.
2
¿Existe alguna persona responsable para la recepción del material?
1
3
¿Se realiza el registro de la factura?
1
4
¿Se realiza el registro contable de la mercadería inmediatamente en Contabilidad?
1
Se espera casi finalizar el mes para su debido registro
5
¿La comunicación entre las diferentes áreas de la empresa con las ventas es ágil y rápida?
1
6
¿Existe la suficiente delegación de funciones y responsabilidades?
1
La información no es comunicada en el momento adecuado No existe un documento donde se especifique las funciones de cada responsable.
7
¿Existe control del presupuesto de ventas?
1
8
¿Se registra debidamente los anticipos a clientes?
1
9
¿Se cuenta con un listado de personas autorizadas a retirar los cheques de los clientes?
1
10
¿Existe un horario específico para la recepción de cobros?
1
11 12
13
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS ¿La empresa cuenta con una planificación 1 estratégica? ¿Los objetivos específicos que quiere alcanzar la 1 organización son difundidos al personal de la empresa? ¿El POA es evaluado con el propósito de cumplir 1 los objetivos de la organización?
14
¿Posee una adecuada supervisión y evaluación en los puntos débiles para reducir el riesgo?
15
¿La Dirección de la empresa se anticipa a los posibles riesgos internos y externos?
1 1
Solo el personal administrativo lo realiza
No hay quien verifique que estos objetivos se cumplan. Se trabaja empíricamente. Mediante reuniones tratan acerca de estos puntos.
62
16
IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS ¿Se realiza de forma periódica la constatación física 1 de los materiales en las bodegas?
17
¿Se verifica que las firmas en la factura estén debidamente autorizadas?
18
¿Tiene el área de bodega una copia de la factura de ventas para verificar la cantidad y calidad del material entregado?
19
¿Los pedidos se efectúan siempre por escrito, en impresos al efecto, diseñados por el departamento de venta, pre-numerados y que incluyan cláusulas de penalización por demora y normas para control de calidad?
20
¿Una copia del pedido se envía a la bodega para que puedan hacerse los controles a la salida de la mercancía y, con el visto bueno o reparos, hacer llegar la factura pre numerada a contabilidad para su comprobación?
1
21
¿Está previsto que se realicen, regularmente y de acuerdo con planes predeterminados, recuentos físicos de las existencias por una función independiente de los de gestión, custodia y registro?
1
22
¿Existen horarios para la entrega de materiales?
1
23
EVALUACIÓN DE RIESGOS ¿Son evaluadas las cantidades de materiales en 1 existencia y costos de producción para reducir el impacto de iliquidez de la empresa?
Cada 15 días se realiza estas actividades
1 1
1
24
¿Son empleadas las facturas para todas las ventas de mercadería?
1
25
¿Se verifican que las cantidades vendidas sean las correctas?
1
26
¿Se verifica que la calidad del producto requerido sea el adecuado?
1
Al momento de necesitar alguna venta, se realiza de manera verbal
RESPUESTA A LOS RIESGOS ¿Existe restricción de acceso físico en las áreas de 1 bodega a personas no autorizadas por la dirección de la empresa?
No hay restricción del personal alguna.
28
¿Para el cobro de los cheques existen firmas conjuntas?
Se emite el cheque sin ninguna copia.
29
¿Existen sistemas y normas relativas a la protección física de las existencias?
27
30
1 1
ACTIVIDADES DE CONTROL ¿La dirección de la empresa sobre la base de las 1 repuestas al riesgo, implantan mecanismos de control para disminuir los riesgos y alcanzar los objetivos?
63 31
¿Todos los factores que intervienen en el cálculo del coste de las mercaderías se han incluido en la valoración de las mismas?
1
32
¿El sistema de comunicación actual es a prueba de errores?
1
33
¿Resultan adecuados los controles y procedimientos para garantizar que se pague por los materiales que se encargó a través de órdenes de compra debidamente documentadas?
1
34
¿Se comprueba al momento de entregar la mercadería que los valores calculados en la factura sean los correctos?
35 36
1
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN ¿Está centralizada la función de ventas? 1 ¿El gerente ha dispuesto a todo el personal la 1 responsabilidad de compartir la información con fines de gestión y control?
37
¿Existen sistemas y procedimientos que aseguran la confiabilidad de los datos?
38
¿Existen reuniones entre los departamentos de Venta y Administrativo para planificar las ventas?
1
39
¿Se actualiza permanentemente la página web de la empresa?
1
Puesto que es baja la producción año (2015) se supervisan dichos procedimientos.
1
40
SUPERVISIÓN Y MONITOREO ¿Se investiga de forma oportuna las diferencias 1 entre los registros contables de los materiales y la constatación física de los mismos?
41
¿Existen planes de acción correctiva?
1
42
¿En la empresa se han realizados auditorías externas? ¿Existe una lista de clientes autorizados?
1
43 44 45
No hay un sistema que lo realiza, se maneja de manera empírica, por conocimiento del mercado
¿Se verifica las existencias de mercadería en Bodega? ¿Se realiza la revisión de la documentación antes de proceder al cobro? TOTAL
Realizado a: Ing. David Cedeño Preparado por: Agurto Katherine Supervisado por: Vega Paola Fecha: 13/Julio /2016
1 1 1 20
25
64 5.2.2.4.
Matriz de calificación de nivel de confianza y riesgo del ciclo de ventas
En el siguiente cuadro se presenta la matriz de calificación de confianza y riesgo respecto al ciclo de ventas, evaluando así nivel de confianza y de riesgo que tiene la empresa. EMPRESA MAFECASIN S.A.
PAPEL DE TRABAJO P14 ELABORADO POR: Agurto Katherine Fecha: 13/07/2016
OBJETIVO: Elaborar matriz de calificación de nivel de confianza y riesgo del ciclo de ventas Evaluación del Control Interno
Porcentajes
Valores positivos
Valores negativos
Total preguntas
Ambiente de control interno
20%
2
8
10
Establecimiento de objetivos
60%
3
2
5
Identificación de eventos
71%
5
2
7
Evaluación de riesgos
75%
3
1
4
Respuesta a los riesgos
33%
1
2
3
Actividades de control
20%
1
4
5
Información y comunicación
20%
1
4
5
Supervisión y monitoreo
67%
4
2
6
20
25
45
Componentes
CALIFICACIÓN TOTAL
Calificación Total = CT (Respuestas positivas) Ponderación Total = PT Nivel de Confianza: NC = CT/PT*100 Nivel de Riesgo Inherente: RI = 100%-NC% Calificación Total:
20
Ponderación Total:
45
Nivel de Confianza:
44%
Nivel de Riesgo Inherente:
55,56%
Nivel de confianza
Nivel de riesgo
Bajo
15% - 50%
3
Alto
Medio
51% - 75%
2
Medio
Alto
76% - 95%
1
Bajo
ELABORADO POR: Agurto Katherine
SUPERVISADO POR: Vega Paola
65 5.2.2.5.
Matriz de recomendaciones
COMPONENTE
AREA CRÍTICA
Ambiente de control interno
Carece de un manual de políticas y procedimientos. Además, rediseñar la estructura organizacional
Alto
-Diseñar una guía de políticas y procedimientos para sustentar los procesos a desarrollar por parte de los trabajadores. -Rediseñar el organigrama funcional de acuerdo a las necesidades, responsabilidades.
Establecimiento de objetivos
Mantienen un control deficiente, por no contar con una planificación estratégica
Medio
-Sugerir la elaboración del plan estratégico y la difusión del mismo para que permita alcanzar objetivos.
Carecen de documentación y no realizan constatación física de los materiales en la bodega.
Alto
-Elaboración de documentos necesarios que permitan el respaldo. -Realizar periódicamente una constatación física del inventario en la bodega. - Capacitar a los empleados en temas de toma de decisiones y liderazgo.
Evaluación de riesgos
Carecen de puntos de controles de los materiales.
Alto
- Establecer controles para el traslado, recepción.
Respuesta a los riesgos
Mantienen un deficiente control en la protección física de las existencias.
Bajo
-Establecer mecanismos para salvaguardar activos y materiales, para evitar futuras pérdidas y desvíos.
Actividades de control
Mantienen un deficiente - ¿El sistema de comunicación actual es a prueba de errores? - ¿Utilizan documentos necesarios para el traslado de materiales desde las bodegas a los frentes?
Medio
-Diseñar una guía de políticas y procedimientos para sustentar los procesos a desarrollar por parte de los empleados en las áreas de compras y ventas
Información y comunicación
Mantienen un deficiente - ¿Existen sistemas y procedimientos que aseguran la confiabilidad de los datos? - ¿Cuándo existen sobrantes de materiales en las bodegas el Ingeniero residente de obra se contacta con la Administración para determinar qué hacer con dichos materiales?
Medio
-Generar medios de comunicación alternos. -Establecer puntos de control de materiales. -Crear un correo institucional con el propósito de sustentar las operaciones internas y externas de la empresa.
Supervisión y monitoreo
Mantienen un deficiente - ¿Los informes de auditoría externas son remitidos a todos los departamentos? - ¿Existen planes de acción correctiva?
Medio
-Realizar seguimientos de los procesos de la empresa para aumentar la efectividad en las operaciones relativas a las compras y ventas. -Establecer un plan de contingencia respecto a las necesidades emergentes que se pueden suscitar.
Identificación de eventos
IMPACTO
RECOMENDACIONES
66 5.2.2.6.
Informe de control interno EMPRESA MAFECASIN S.A.
OBJETIVO: Elaborar informe de control interno
PAPEL DE TRABAJO P16 ELABORADO POR: Agurto Katherine Fecha: 27/07/2016
OFICIO No. Sección: Auditoría externa Asunto: Evaluación del sistema de control Santo interno Domingo, 27 de Julio de 2016
Señor: Fernando Cedeño Representante legal “MAFECASIN SA” Una vez realizado el cuestionario de control interno al Ing. David Cedeño, representando a la empresa MAFECASINS.A., se llevó a cabo un análisis general de las actividades que se realizan en la empresa, que afecta de manera negativa a la organización. Las preguntas elaboradas, se basaron en los componentes del COSO ERM debido a que este se adapta a las actividades que se llevan a cabo en MAFECASINS.A. Partiendo del componente “Ambiente de Control”, las actividades que se llevan a cabo de manera negativa son; la comunicación que existe entre las diferentes áreas de la empresa no es transmitida en el momento adecuado, por lo que ocasiona desconocimiento de pagos o cobros de mercadería al resto de la empresa en el instante que esta se dio.
En este componente también cabe resaltar, según el resultado de las preguntas negativas del cuestionario, que no existe la delegación de funciones y responsabilidades para cada uno de los involucrados, no existe un documento que especifique estas actividades para que cada participante en la organización se sienta comprometido (en el área administrativa). Por ende, no se aplican sanciones disciplinarias de acuerdo para esta área, puesto que, si existe un reglamento, pero el cual no se lo lleva a cabo. En el siguiente componente “Establecimiento de objetivos”, se resalta que el POA no es evaluado con el propósito de cumplir los objetivos de la organización, ya que no hay quien verifique que estos objetivos se cumplan. Además de no poseer una adecuada supervisión y evaluación de los puntos débiles para reducir el riesgo, se trabaja empíricamente en el conocimiento del negocio a lo largo de su vida en este mercado. “Identificación de eventos”, en este componente se observa que MAFECASIN SA, no cuenta con sistemas de comunicación adecuados para conectarse con las demás áreas de la empresa. Teniendo como evidencia que no cuentan en el área de bodega una copia de las órdenes de compra para verificar la cantidad
67 del material recibido. Además de no efectuar de manera escrita los pedidos de compras, todo se lo realiza verbalmente. En el componente “Evaluación de Riesgos”, se observa que no son evaluados las cantidades de material en existencia y costos de producción para reducir el impacto de iliquidez de la empresa, además que no son empleadas las órdenes de compra para todas las operaciones. “Repuestas al Riesgo”, solo existe una actividad negativa que es la inexistencia de restricción de acceso físico en las áreas de bodega a personas no autorizadas por la dirección de la empresa. En el componente “Actividades de control”, tiene todas sus preguntas en las actividades que se realiza en la empresa, negativas: no tiene la dirección de la empresa mecanismos de control para disminuir los riesgos y alcanzar los objetivos. Además, que no hay un sistema que realice el cálculo del coste de las mercaderías, el precio se lo realiza de manera empírica por conocimiento del mercado, por lo tanto, el sistema de comunicación actual no es a prueba de error y no resultan adecuados los controles y procedimientos para garantizar que se pague por los materiales que se encargó a través de órdenes de compra debidamente documentadas “Información y Comunicación”, en este componente con las preguntas realizadas, se destaca que no existen políticas empresariales relativas a la información y comunicación, así como su difusión en todos los niveles. Además de no contar con sistemas de comunicación adecuados para conectarse con las áreas de la empresa. El gerente tampoco ha dispuesto a todo el personal la responsabilidad de compartir la información con fines de gestión y control. En el último componente del que se realizó el cuestionario de control “Supervisión y Monitoreo”, se destaca que MAFECASIN SA, no cuenta con un plan de acción correctivo, además de que no han realizado auditorías anteriores a la empresa y no tienen evidencias de seguimiento en sus disposiciones.
Complementariamente a nuestra auditoria sobre los ciclos de compra y venta correspondientes a los años examinados, hemos evaluado el sistema de Control Interno con el propósito de establecer una base de contabilidad para determinar la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos de auditoría que deben efectuarse para emitir una opinión sobre dichos ciclos mencionados anteriormente.
Nuestro estudio y evaluación del Sistema de Control Interno han surgido algunas observaciones y recomendaciones que estamos poniendo a su consideración a fin de que se tomen las acciones y medidas correctivas del caso.
Atentamente, Agurto Katherine - Vega Paola Estudiantes de la PUCE –SD
68 5.2.2.7.
Índice de marcas
En el siguiente cuadro, se presenta las marcas que se van a utilizar durante la elaboración de los hallazgos al desarrollar el examen especial. EMPRESA MAFECASIN S.A.
PAPEL DE TRABAJO P17
OBJETIVO: Elaborar el índice de marcas.
ELABORADO POR: Agurto Katherine
MARCAS DE AUDITORÍA
Fecha: 10/08/2016
Cotejado, comprobado Verificado, revisado Verificado con libros oficiales Cálculo verificado
ELABORADO POR: Agurto Katherine
5.2.2.8.
SUPERVISADO POR: Vega Paola
Índice de código de papeles de trabajo EMPRESA MAFECASIN S.A.
PAPEL DE TRABAJO P18 ELABORADO POR:
OBJETIVO: Elaborar el índice de código de los papales de trabajo.
Agurto Katherine
ÍNDICE DE CÓDIGOS
Fecha: 12/08/2016
ÍNDICE DE CÓDIGOS Papeles de trabajo de planificación
P
Papel de trabajo de las compras
AA
Papel de trabajo de las ventas
BB
Informe de Auditoría
AB
ELABORADO POR: Agurto Katherine
SUPERVISADO POR: Vega Paola
5.2.3. Propuesta para la elaboración de un informe de auditoría a los ciclos de compras y ventas.
69 ÍNDICE
ÍNDICE………………………………………………………………………………………69 CAPÍTULO I INFORMACIÓN INTRODUCTORIA………………………………………………………70 INFORMACIÓN DE LA ENTIDAD………………………………………………………..71 CAPÍTULO II ANÁLISIS AL CICLO DE COMPRAS……………………………..………………………72 ANÁLISIS AL CICLO DE VENTAS...……………………………………………………..84 CAPÍTULO III RESULTADOS DEL EXAMEN ESPECIAL…………………………………...…………100 DICTAMEN CON SALVEDADES………………………………………………..100
70 CAPÍTULO I INFORMACIÓN INTRODUCTORIA 1.
Motivo del examen especial
La auditoría a los ciclos de compras y ventas, se realizó en cumplimiento a la orden de trabajo Nº001-2016 del 28 de junio de 2016 2.
Objetivos del examen especial
Objetivo general:
Elaborar un examen especial a la gestión de compras y ventas año 2015 de la EMPRESA MAFECASIN S.A.
Objetivos específicos:
Realizar un diagnóstico situacional de la EMPRESA MAFECASIN S.A.
Evaluar el control interno de las actividades relativas de la gestión de compras y
ventas de la EMPRESA MAFECASIN S.A.
Elaborar un informe de auditoría a los ciclos de compras y ventas año 2015 de la
EMPRESA MAFECASIN S.A. 3.
Alcance
El examen especial correspondiente a los ciclos de compras y ventas, se efectuará por el ejercicio económico del periodo culminado al 31 de diciembre del 2015. 4.
Limitación al alcance
Para la realización del examen específico contamos con la colaboración de todo el personal administrativo, además de tener la posibilidad de trabajar en la empresa y contar con
71 la ayuda del personal nos facilitaron un recorrido por las instalaciones, con el objetivo de tener conocimiento de cómo funciona. A pesar que toda la información solicitada no fue proporcionada por parte de la empresa, como es el reporte de ventas al inicio del año 2015. INFORMACIÓN DE LA ENTIDAD BASE LEGAL La empresa “MAFECASIN S.A.” Ofrece servicios de centro de acopio para el reciclaje de plásticos, cartón y cobre en la ciudad de Santo Domingo; por lo consiguiente, una de las mejores soluciones frente al impacto ambiental del ser humano es el reciclaje, por lo que uno de los motivos en que el gobierno incentivó a la población es del ahorro y reciclaje de materiales. Según en su artículo 1 del Reglamento Interno de Trabajo, la empresa está legalmente creada con fecha 23 de mayo del2013 en la Notaría Segunda de este Cantón Santo Domingo, Provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas, goza de autonomía económica y administrativa y tiene capacidad para regular las relaciones laborales con sus trabajadores. La empresa se constituyó como Sociedad Anónima celebrada en la Notaría Segunda del Cantón de Santo Domingo, con fecha 16 de mayo de 2013, según el número de expediente 174151, de la Superintendencia de Compañías del Ecuador – Registro de Sociedades. Los comparecientes libre y voluntariamente declaran su voluntad de constituir, como compañía Anónima con el nombre de MAFECASINS.A.
72 Análisis al ciclo de compras Recepción del Material
MAFECASIN S.A.
CICLO DE COMPRAS
Elaborado por Fecha
KA 25-09-2016
PAPEL DE TRABAJO P19 / 1
OBJETIVO: Determinar cómo se realiza la recepción de material reciclable en la empresa RELEVAMIENTO:
FUENTE: Flujograma de proceso de recepción de mercadería. COMENTARIO: Los empacadores al llegar el material lo reciben y notifican a la persona que se encuentre en ese momento en la oficina, emitiendo así una nota de recepción en el sistema contable en el caso que este material es aceptado.
73
MAFECASIN S.A.
CICLO DE COMPRAS
Elaborado por
KA
Fecha
25-09-2016
PAPEL DE TRABAJO P19 / 2
Emisión de comprobante de compra La comisión de auditoría, analizó los documentos que intervienen en el ciclo de compras, de los cuáles se establecieron en la fórmula de la muestra. El material que llega a MAFECASIN S.A., es verificado y pesado, luego el proveedor emite un comprobante ya sea esta factura o nota de venta. En el caso de ser proveedores informales sin poseer algún documento tributario, la empresa emite una “LIQUIDACIÓN DE COMPRA”, junto con la respectiva retención de impuestos. Siendo el caso para las botellas de plástico, se realiza junto al comprobante de compra una “ACTA DE ENTREGA” y un “COMPROBANTE DE PAGO”. Para poder enviar al finalizar el mes al Servicio de Rentas Internas, sustentando la compra de PET (botellas plásticas) y proceder a la devolución económica por parte de esta entidad. Para las demás compras, se recibe el comprobante de compra.
74 1. Información incompleta en los comprobantes de compras Relevamiento FECHA
PROVEEDOR
MAFECASIN S.A.
AUT
SERIE
NROFAC
CICLO DE COMPRAS
BASE 12%
BASE 0%
NETO
OBSERVACION
Elaborado por
KA
Fecha
25-09-2016
RET_NRO
PAPEL DE TRABAJO P19 / 3 S/R
02/10/2015
CONTRERAS NARCISA PICO MARYURI CALDERON MARIANA GARCIA MARCELINO
21/07/2015
ROJAS JOSE
1116216429
001001
1038
1,143.96
0.00
24/09/2015
MORAN JULIO
1117591725
001001
3011
0.00
5.00
04/08/2015
ESPINOSA OSWALDO
1117039504
001001
1520
0.00
6.00
06/08/2015
MORAN JULIO
1117317760
001001
2698
0.00
7.00
23/09/2015
MORAN JULIO
1117591725
001001
3000
0.00
6.50
24/02/2015 31/07/2015 23/09/2015
1116350839
002001
2403
2.80
0.00
1117022124
002001
1568
0.00
10.00
1116784721
001001
935
0.00
7.00
1117556740
001001
865
0.00
6.00
SIN INFORMACION DE LA EMPRESA EN 2.80 LA FACTURA FALTA IVA EN 10.00 FACTURA FALTA IVA EN 7.00 FACTURA FALTA EL IVA DE 6.00 LA FACTURA FALTA FIRMA DE 1,143.96 RECIBI CONFORME FALTA TOTAL DE LA FACTURA, TINTA DE ESFEREOS 5.00 DIFERENTES TINTA DE ESFEROS DIFERENTES COLOR, FALTA EL RUC DE LA EMPRESA 6.00 MAFECASIN TINTA DE ESFEROS DIFERENTES COLOR, FALTA EL RUC DE LA EMPRESA 7.00 MAFECASIN TINTA DE ESFEROS 6.50 DIFERENTES COLOR
S/R S/R S/R 354
S/R
S/R
S/R S/R
Fuente: Reporte de compras 2015 Marcas:
Verificado, revisado Cálculo verificado
Hallazgos: Condición: Según resumen del cuadro que antecede, las facturas números: 2403, 1568, 935 y 865 no están suficientemente sustentada para ser considerada como gasto deducible, ya que el comprobante de compra no cumple con la suficiente información de llenado para el caso. Es así que falta información básica, falta desglosar el Impuesto al Valor Agregado (IVA), tampoco existe la firma de supervisión por quien recibe estos documentos. Además de presentar diferentes
75 colores de esferos en una misma factura, conforme se indica el cuadro que antecede. Criterio: El reglamento de comprobantes de ventas, retención y documentos complementarios en su Art. 10 dispone: “Sustento de costos y gastos.- Para sustentar costos y gastos del adquirente de bienes o servicios, se considerarán como comprobantes válidos los determinados en este reglamento (…) esté plenamente identificado, número de RUC y dirección, y se identifique también a quien realiza el pago, con su nombre, razón social o denominación, número de RUC o cédula de identificación y dirección.” Causa: Poco cuidado por parte del empleado que recibe la factura al momento de seleccionar los gastos deducibles para la respectiva declaración Efecto: Las declaraciones tributarias se están realizando sin sustentos legales para el caso que el SRI realice un control en la empresa. Conclusión La factura no está suficientemente sustentada para ser considerada como gasto deducible, debido al poco cuidado por parte del empleado que recibe la factura al momento de seleccionar los gastos deducibles para la respectiva declaración Recomendación: Al jefe de compras: Supervisar que, en el momento de la recepción de la mercadería y el documento tributario, el asistente revise que los documentos contengan todos los datos correctos, desde en encabezado hasta las firmas de responsabilidades para poder realizar el registro en el sistema contable y las declaraciones, en conjunto con los anexos de estas, estén correctamente realizadas.
76 Elaborado por
KA
Fecha
26-09-2016
MAFECASINS.A. CICLO DE COMPRAS
PAPEL DE TRABAJO P19 / 4
CARTA DE CONFIRMACIÓN DE SALDOS CON LOS PROVEEDORES Santo Domingo 26 de septiembre de 2016 APO ACOSTA PEDRO PABLO Coop. Mayaicu, Mz. 490, Solar 18 GUAYAQUIL – ECUADOR Teléfono, (02) 215 0256 Correo: pedroapo@hotmail.com Muy señores nuestros: La EMPRESA MAFECASIN S.A, está siendo auditada por estudiantes de Noveno de la carrera de Contabilidad y Auditoría de la PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR – SEDE SANTO DOMINGO, con el tema “EXAMEN ESPECIAL AL CICLO DE COMPRAS Y VENTAS AÑO 2015 DE LA EMPRESA “MAFECASIN S.A.” EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO”. Por este motivo, les agradeceríamos que se dignen confirmar el saldo de nuestra cuenta por pagar que al 31 de diciembre de 2015 según nuestros libros contables es de USD 1.297,6. Sus respuestas sírvanse enviar directamente a las auditoras independientes a las siguientes direcciones electrónicas:
AGURTO KATHERINE: keagurtov@pucesd.edu.ec VEGA PAOLA:
plvegac@pucesd.edu.ec
En su respuesta, por favor, incluyan las fechas, números, importes y vencimiento de las facturas, así como cualquier otro pasivo que ustedes consideren que puede efectuar a nuestras relaciones comerciales. En caso de no responder esta comunicación daremos por entendido que los saldos mencionados son los correctos. Le agradecemos anticipadamente su colaboración. Atentamente,
FERNANDO CEDEÑO REPRESENTANTE LEGAL MAFECASIN S.A.
77 Elaborado por
KA
Fecha
26-09-2016
MAFECASINS.A. CICLO DE COMPRAS
PAPEL DE TRABAJO P19 / 5
CARTA DE CONFIRMACIÓN DE SALDOS CON LOS PROVEEDORES Santo Domingo 26 de septiembre de 2016 REEXPORTMET S.A Vía Quevedo Km. 3 ½ margen Izquierdo SANTO DOMINGO – ECUADOR Teléfono, (02) 370 8922 Correo: reesportmetsa@hotmail.com Muy señores nuestros: La EMPRESA MAFECASIN S.A, está siendo auditada por estudiantes de Noveno de la carrera de Contabilidad y Auditoría de la PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR – SEDE SANTO DOMINGO, con el tema “EXAMEN ESPECIAL AL CICLO DE COMPRAS Y VENTAS AÑO 2015 DE LA EMPRESA “MAFECASIN S.A.” EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO”. Por este motivo, les agradeceríamos que se dignen confirmar el saldo de nuestra cuenta por pagar que al 31 de diciembre de 2015 según nuestros libros contables es de USD 1.022,35. Sus respuestas sírvanse enviar directamente a las auditoras independientes a las siguientes direcciones electrónicas:
AGURTO KATHERINE: keagurtov@pucesd.edu.ec VEGA PAOLA:
plvegac@pucesd.edu.ec
En su respuesta, por favor, incluyan las fechas, números, importes y vencimiento de las facturas, así como cualquier otro pasivo que ustedes consideren que puede efectuar a nuestras relaciones comerciales. En caso de no responder esta comunicación daremos por entendido que los saldos mencionados son los correctos. Le agradecemos anticipadamente su colaboración. Atentamente, FERNANDO CEDEÑO REPRESENTANTE LEGAL MAFECASIN S.A.
78
MAFECASIN S.A.
Elaborado por
KA
Fecha
26-09-2016
CICLO DE COMPRAS
PAPEL DE TRABAJO P19 / 6
CARTA DE CONFIRMACIÓN DE SALDOS CON LOS PROVEEDORES Santo Domingo 26 de septiembre de 2016 BARRAGAN MEJIA ÁNGEL Recinto El Toquilla, Principal S/N COTOPAXI – ECUADOR Teléfono: 0999 628 239 Correo: recicladora_iv@hotmail.com Muy señores nuestros: La EMPRESA MAFECASIN S.A, está siendo auditada por estudiantes de Noveno de la carrera de Contabilidad y Auditoría de la PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR – SEDE SANTO DOMINGO, con el tema “EXAMEN ESPECIAL AL CICLO DE COMPRAS Y VENTAS AÑO 2015 DE LA EMPRESA “MAFECASIN S.A.” EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO”. Por este motivo, les agradeceríamos que se dignen confirmar el saldo de nuestra cuenta por pagar que al 31 de diciembre de 2015 según nuestros libros contables es de USD 1.304,10. Sus respuestas sírvanse enviar directamente a las auditoras independientes a las siguientes direcciones electrónicas:
AGURTO KATHERINE: keagurtov@pucesd.edu.ec VEGA PAOLA:
plvegac@pucesd.edu.ec
En su respuesta, por favor, incluyan las fechas, números, importes y vencimiento de las facturas, así como cualquier otro pasivo que ustedes consideren que puede efectuar a nuestras relaciones comerciales. En caso de no responder esta comunicación daremos por entendido que los saldos mencionados son los correctos. Le agradecemos anticipadamente su colaboración. Atentamente, FERNANDO CEDEÑO REPRESENTANTE LEGAL MAFECASIN S.A.
79
MAFECASIN S.A.
Elaborado por
KA
Fecha
26-09-2016
CICLO DE COMPRAS
PAPEL DE TRABAJO P19 / 7
CARTA DE CONFIRMACIÓN DE SALDOS CON LOS PROVEEDORES Santo Domingo 26 de septiembre de 2016 LUBRITECNIC CIA LTDA Km 4 Vía Quevedo S/N Y Margen Izquierdo SANTO DOMINGO – ECUADOR Teléfono: (02) 374 0065 Correo: lubritecnic@hotmail.com Muy señores nuestros: La EMPRESA MAFECASIN S.A, está siendo auditada por estudiantes de Noveno de la carrera de Contabilidad y Auditoría de la PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR – SEDE SANTO DOMINGO, con el tema “EXAMEN ESPECIAL AL CICLO DE COMPRAS Y VENTAS AÑO 2015 DE LA EMPRESA “MAFECASIN S.A.” EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO”. Por este motivo, les agradeceríamos que se dignen confirmar el saldo de nuestra cuenta por pagar que al 31 de diciembre de 2015 según nuestros libros contables es de USD 2.308,31. Sus respuestas sírvanse enviar directamente a las auditoras independientes a las siguientes direcciones electrónicas:
AGURTO KATHERINE: keagurtov@pucesd.edu.ec VEGA PAOLA:
plvegac@pucesd.edu.ec
En su respuesta, por favor, incluyan las fechas, números, importes y vencimiento de las facturas, así como cualquier otro pasivo que ustedes consideren que puede efectuar a nuestras relaciones comerciales. En caso de no responder esta comunicación daremos por entendido que los saldos mencionados son los correctos. Le agradecemos anticipadamente su colaboración. Atentamente,
FERNANDO CEDEÑO REPRESENTANTE LEGAL MAFECASIN S.A.
80
CONFIRMACIÓN DE ENVIO DE CARTAS A PROVEEDORES Santo Domingo, 27 de septiembre de 2016 Estimadas, Agurto Villacis Katherine Vega Castillo Paola
Tengo a bien informar a ustedes que las cartas de confirmación de saldos dirigida a los proveedores, preparadas por ustedes el día 26 de septiembre del 2016 fueron enviadas por la empresa MAFECASIN S.A y recibidas de manera electrónica por cada uno de ellos.
Espero que esta confirmación de envío de las cartas a nuestros proveedores con saldos pendientes de pago, sea de ayuda para su trabajo de auditoría y cumpla con los requisitos exigidos por la Universidad a la que ustedes pertenecen.
Saludos cordiales,
DAVID CEDEÑO Asistente Contable - Empresa MAFECASIN S.A.
81 PAPEL DE TRABAJO Fecha 26-09-2016 P19 / 8 ANÁLISIS A LAS CARTAS DE CONFIRMACIÓN DE SALDOS A PROVEEDORES
MAFECASIN S.A.
Elaborado por
KA
CICLO DE COMPRAS
MAFECASIN S.A. Santo Domingo 03 de octubre de 2016 a) En la relación con la auditoría que hemos realizado al ciclo de compras y ventas al 31 de diciembre de 2015, se han circulado con fecha 03/10/2016 a los proveedores: -
Enviada circularización el 26/09/2016
No hemos recibido respuesta de los proveedores a quienes se les envió las cartas de confirmación de saldos, por lo que damos por entendido que los saldos proporcionados por MAFECASIN S.A, son los correctos b) La empresa MAFECASIN S.A., mantienen las siguientes cuentas por pagar a la fecha anteriormente indicada: CUENTA
IMPORTE
Cuentas por pagar
5.932.44
c) El detalle de las cuentas por pagar es la siguiente: Saldo cuentas
Confirmación de
en Balance
los proveedores
1.297,68
1.297,68
0
Reexpormet S.A.
1.022,35
1.022,35
0
Barragán Mejía Ángel
1.304,10
1.304,10
0
Lubritecnic Cía. Ltda.
2.308,31
12.308,31
0
5.932,44
5.932,44
0
Nombre proveedor
Apo Acosta Pedro Pablo
TOTAL
Diferencia
82 Registro Contable MAFECASIN S.A.
CICLO DE COMPRAS
Elaborado por
KA
Fecha
26-09-2016
PAPEL DE TRABAJO P19 / 9
MAFECASINS. A. RUC: 2390014689001 MAYOR GENERAL – CAJA GENERAL DESDE 01/01/2015 FECHA
ASIENTO
HASTA 31/12/2015 REFERENCIA DESCRIPCIÓN
DEBE
HABER 2.80
24/02/2015 CE0000001532 Caja General
PAGO _ALIMENTACIÓN
21/07/2015 CE0000000127 Caja General
PAGO_ROJAS
31/07/2015 CE0000000148 Caja General
ALIMENTACION ANGEL - Pico Maryuri
04/08/2015 CE0000000088 Caja General
alimentación Alexis - Espinosa Oswaldo
6.00
06/08/2015 CE0000000199 Caja General
Alimentación Alexis - Moran Julio
7.00
23/09/2015 CE0000000765 Caja General
PAGO _ALIMENTACIÓN
7.00
23/09/2015 CE0000001723 Caja General
PAGO _MORAN_JULIO
6.50
24/09/2015 CE0000000136 Caja General
PAGO _MORAN_JULIO
5.00
02/10/2015 CE0000000428 Caja General
PAGO_GARCIA_MARCELINO
6.00
1,132.52 10.00
MAFECASIN S.A. RUC: 2390014689001 MAYOR GENERAL –GASTO ALIMENTACIÓN
DESDE 01/01/2015 FECHA
ASIENTO
HASTA 31/12/2015 REFERENCIA
DESCRIPCIÓN
DEBE
HABER
24/02/2015 AFC0000000053
Alimentación
31/07/2015 AFC0000000085
Alimentación
PAGO _ALIMENTACIÓN ALIMENTACION ANGEL - Pico Maryuri
04/08/2015 AFC0000000095
Alimentación
alimentación Alexis - Espinosa Oswaldo
10 6.00
06/08/2015 AFC0000000135
Alimentación
Alimentación Alexis - Moran Julio
7.00
23/09/2015 AFC0000000230
Alimentación
PAGO _ALIMENTACIÓN
7.00
23/09/2015 AFC0000000220
Alimentación
PAGO _MORAN_JULIO
6.50
24/09/2015 AFC0000000310
Alimentación
PAGO _MORAN_JULIO
5.00
02/10/2015 AFC0000000593
Alimentación
PAGO_GARCIA_MARCELINO
6.00
2.80
83
MAFECASIN S.A.
Elaborado por
KA
Fecha
26-09-2016
CICLO DE COMPRAS
PAPEL DE TRABAJO P19 / 10
MAFECASIN S.A. RUC: 2390014689001 MAYOR GENERAL –INVENTARIO BOTELLAS PLÁSTICAS
DESDE 01/01/2015 FECHA
ASIENTO
21/07/2015 AFC0000001158
HASTA 31/12/2015 REFERENCIA Inventario Botellas Plásticas
DESCRIPCIÓN
DEBE
PAGO_ROJAS
HABER
1,132.52
Fuente: Reporte de Libro Mayor General 2015 Marcas: Cotejado, comprobado Comentario: Se analizaron las cuentas que se relacionan al registro de las compras realizadas según la muestra establecida. Este registro se encuentra correctamente elaborado en el sistema contable, sin novedad alguna.
AGURTO KATHERINE
VEGA PAOLA
84 Análisis al ciclo de ventas MAFECASIN S.A.
CICLO DE COMPRAS
Elaborado por
KA
Fecha
27-09-2016
PAPEL DE TRABAJO P20
Acercamiento con el cliente y negociación COMENTARIO La comisión de auditoría determinó que una vez que los productos se encuentran listos para la venta, se informa al Gerente de la empresa MAFECASIN S.A., quien a su vez se comunica con los posibles clientes. Con ellos acuerdan precios y los productos que se van a vender Una vez acordado la mercadería que será vendida, la persona que realizó el acercamiento con el cliente, realiza la factura de venta. La cual se encuentra realizado de manera razonable, según la revisión física que se realizó a estos documentos.
AGURTO KATHERINE
VEGA PAOLA
85 Emisión de factura al cliente 1. Facturas de ventas no supervisadas MAFECASINS.A.
CICLO DE VENTAS
Elaborado por
KA
Fecha
30-09-2016
PAPEL DE TRABAJO P20/1
OBJETIVO: Verificar la integridad, veracidad y valorización de los documentos que respalden las ventas
Relevamiento
FECHA EMISIO N COMPR OBANTE
SERIE
NRO COMPRO BANTE
27/08/2015
001001
01001
0990001340001
27/08/2015
001001
01002
28/08/2015
001001
28/08/2015 03/09/2015
BASE IMPONI BLE 12%
IVA
ANDEC
2,874.72
344.97
0990001340001
ANDEC
406.80
48.82
01003
0990001340001
ANDEC
4,223.04
506.77
001001
01004
0990001340001
ANDEC
726.00
87.12
001001
01005
0990001340001
ANDEC FALTA FACTURA FALTA FACTURA FALTA FACTURA
5,291.52
634.98
RUC CLIENTE
01006 01007 01008
RAZON SOCIAL
04/09/2015
001001
01009
0990001340001
ANDEC
939.90
112.79
08/09/2015
001001
01010
0990001340001
ANDEC
4,948.08
593.77
08/09/2015
001001
01011
0990001340001
ANDEC
763.05
91.57
TOTAL FACTURA
3,219.69 455.62 4,729.81 813.12 5,926.50
1,052.69 5,541.85 854.62 3,397.77
11/09/2015
001001
01012
0990001340001
ANDEC
3,033.72
364.05
11/09/2015
001001
01013
0990001340001
ANDEC
598.65
71.84
15/09/2015
001001
01014
0990001340001
ANDEC
2,308.68
277.04
15/09/2015
001001
01015
0990001340001
ANDEC
371.03
44.52
17/09/2015
001001
01016
0990001340001
ANDEC
3,461.96
415.44
17/09/2015
001001
01017
0990001340001
ANDEC
612.38
73.49
21/09/2015
001001
01018
0990001340001
ANDEC
5,698.56
683.83
21/09/2015
001001
01019
0990001340001
ANDEC
806.40
96.77
23/09/2015
001001
01020
0990001340001
3,464.08
415.69
3,879.77
14/09/2015
001001
01021
0911903862001
702.72
84.33
787.05
18/09/2015
001001
01022
0992369825001
ANDEC RECIAMBIEN TE FUNDAMETZ SA
6,268.20
752.18
7,020.38
670.49 2,585.72 415.55 3,877.40 685.87 6,382.39 903.17
86
09/09/2015
001001
01023
-
ANULADA
30/09/2015
001001
01024
0990001340001
ANDEC
0.00
0.00
573.98
68.88
30/09/2015
001001
01025
0990001340001
ANDEC
6,383.32
766.00
30/09/2015
001001
01026
0990001340001
ANDEC
1,011.23
121.35
02/10/2015
001001
01027
0990001340001
ANDEC
3,167.20
380.06
02/10/2015
001001
01028
0990001340001
493.64
59.24
26/09/2015
001001
01029
1708234552001
ANDEC RAUL ROSALES
634.40
76.13
09/09/2015
001001
01030
-
ANULADA
0.00
0.00
20/10/2015
001001
01031
0990001340001
ANDEC
1,754.87
210.58
14/10/2015
001001
01032
0990001340001
ANDEC
12,488.92
1,498.67
14/10/2015
001001
01033
0990001340001
ANDEC
1,815.07
217.81
22/10/2015
001001
01034
0990001340001
ANDEC
3,481.04
417.72
22/10/2015
001001
01035
0990001340001
ANDEC
492.60
59.11
0.00 642.86 7,149.32 1,132.58 3,547.26 552.88 710.53 0.00 1,965.45 13,987.59 2,032.88 3,898.76 551.71 3,402.52
27/10/2015
001001
01036
0990001340001
ANDEC
3,037.96
364.56
27/10/2015
001001
01037
0990001340001
ANDEC
429.90
51.59
04/11/2015
001001
01038
0990001340001
ANDEC
4,256.79
510.81
001001
01039
-
ANULADA
0.00
0.00
001001 001001
01040 01041
-
ANULADA ANULADA
0.00 0.00
0.00 0.00
001001
01042
-
ANULADA
0.00
0.00
001001
01043
-
ANULADA
0.00
0.00
001001
01044
-
ANULADA
0.00
0.00
001001
01045
-
ANULADA
0.00
0.00
31/10/2015
001001
01046
0992219645001
INTERCIASA
4,590.80
550.90
04/11/2015
001001
01047
0990001340001
ANDEC
602.38
72.29
31/10/2015
001001
01048
0992800623001
REPAPERS
3,596.68
431.60
10/11/2015
001001
01049
0990001340001
ANDEC
10,922.26
1,310.67
24/11/2015
001001
01050
0990001340001
ANDEC
1,267.44
152.09
13/11/2015
001001
01051
0990001340001
ANDEC
3,642.16
437.06
16/11/2015
001001
01052
0990001340001
ANDEC
9,073.60
1,088.83
23/11/2015
001001
01053
0990001340001
ANDEC
5,456.88
654.83
26/11/2015
001001
01054
0990001340001
ANDEC
6,069.56
728.35
08/12/2015
001001
01055
0990001340001
ANDEC
5,887.24
706.47
15/12/2015
001001
01056
0990001340001
ANDEC
10,918.00
1,310.16
001001
01057
-
ANULADA
0.00
0.00
001001
01058
0992800623001
REPAPERS
2,783.75
334.05
001001
01059
0992800623001
3,512.31
421.48
10/11/2015
001001
01060
0992369825001
3,696.60
443.59
27/11/2015
001001
01061
0911903862001
REPAPERS FUNDAMETZ SA RECIAMBIEN TE
702.36
84.28
30/11/2015
001001
01062
0992219645001
INTERCIASA
3,785.00
454.20
03/12/2015
001001
01063
0992800623001
REPAPERS
2,729.56
327.55
03/12/2015
001001
01064
0992800623001
2,703.83
324.46
3,028.29
10/12/2015
001001
01065
0992369825001
REPAPERS FUNDAMETZ SA
2,799.90
335.99
3,135.89
481.49 4,767.60 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 5,141.70 674.67 4,028.28 12,232.93 1,419.53 4,079.22 10,162.43 6,111.71 6,797.91 6,593.71 12,228.16 0.00 3,117.80 3,933.79 4,140.19 786.64 4,239.20 3,057.11
87
28/12/2015
001001
01066
0992800623001
REPAPERS
742.22
89.07
31/12/2015
001001
01067
0992219645001
INTERCIASA
839.00
100.68
30/12/2015
001001
01068
0990001340001
ANDEC
492.60
59.11
31/12/2015
001001
01069
0990001340001
ANDEC
429.90
51.59
31/12/2015
001001
01070
0990001340001
ANDEC
602.38
72.29
831.29 939.68 551.71 481.49 674.67
Fuente: Reporte de ventas 2015 Marcas:
Cotejado, comprobado Verificado con libros oficiales
Hallazgos: Condición: Revisados los archivos que corresponden a las ventas realizadas en el año 2015, no se han encontrado físicamente algunas facturas de ventas ni registradas en el sistema contable. Tal es el caso de las facturas 1006-1007-1008 que constan en el cuadro que antecede. Criterio: De acuerdo al Art. 41 del REGLAMENTO DE COMPROBANTES DE VENTA, RETENCIÓN Y DOCUMENTOS AUTORIZADOS. Dispone - “Archivo de comprobantes de venta, documentos complementarios y comprobantes de Retención. -
deberán conservarse durante el plazo mínimo de 7 años, (…)
obligatoriamente el archivo magnético de todos esos documentos en la forma que determine el Servicio de Rentas Internas.” Causa: Deficiente control interno por parte del departamento administrativo, que autorice la emisión de las facturas de venta. Efecto: Escasa información y riesgo en la toma de decisiones de la empresa. Conclusión La comisión de Auditoría no encontró físicamente algunas facturas de ventas ni registradas en el sistema contable, es decir, deficiente control interno por parte del departamento
88 administrativo, que autorice la emisión de las facturas de ventas. Recomendación El Gerente de MAFECASIN S.A., supervise el funcionamiento del área de emisión y envío de facturas de ventas, realizando así una autorización, en la cual conste el número de facturas en blanco enviadas a los clientes, supervisar que se encuentre archivada en una carpeta de “Facturas enviadas” y conste las firmas de ambas partes.
89 Emisión de “Guía de Remisión” y entrega de mercadería al cliente Elaborado por MAFECASINS.A.
CICLO DE VENTAS
Fecha
KA 30-09-2016
PAPEL DE TRABAJO P20/2
REVELAMIENTO La comisión de auditoría revisó los formularios denominados “Guía de remisión” las mismas que se encontraron con las especificaciones que requiere el documento, así como con la información completa. Las guías de remisión revisadas son las siguientes: Fecha emisión
Número Guía
Número factura de venta
Nombre cliente
001-001-725 27/08/2015
SIN NOVEDAD 001-001-01001
ANDEC
001-001-01003
ANDEC
001-001-01005
ANDEC
001-001-01010
ANDEC
001-001-01012
ANDEC
001-001-01014
ANDEC
001-001-01016
ANDEC
001-001-01018
ANDEC
001-001-01020
ANDEC
001-001-01021
RECIAMBIENTE
001-001-01022
FUNDAMETZSA
001-001-01025
ANDEC
001-001-01027
ANDEC
001-001-01032
ANDEC
001-001-01034
ANDEC
001-001-01036
ANDEC
001-001-726 28/08/2015
SIN NOVEDAD
001-001-728 03/09/2015
SIN NOVEDAD
001-001-734 08/09/2015
SIN NOVEDAD
001-001-736 11/09/2015
SIN NOVEDAD
001-001-737 15/09/2015
SIN NOVEDAD
001-001-738 17/09/2015
SIN NOVEDAD
001-001-739 21/09/2015
SIN NOVEDAD
001-001-740 23/09/2015
SIN NOVEDAD
001-001-741 14/09/2015
SIN NOVEDAD
001-001-742 18/09/2015
SIN NOVEDAD
001-001-743 30/09/2015
SIN NOVEDAD
001-001-744 02/10/2015
SIN NOVEDAD
001-001-745 14/10/2015
SIN NOVEDAD
001-001-747 22/10/2015
SIN NOVEDAD
001-001-748 27/10/2015
Observaciones
SIN NOVEDAD
90 001-001-750 04/11/2015
SIN NOVEDAD 001-001-01038
ANDEC
001-001-01046
INTERCIASA
001-001-01048
REPAPERS
001-001-01049
ANDEC
001-001-01051
ANDEC
001-001-01052
ANDEC
001-001-01053
ANDEC
001-001-01054
ANDEC
001-001-01055
ANDEC
001-001-01056
ANDEC
001-001-01060
FUNDAMETZSA
001-001-01061
RECIAMBIENTE
001-001-01062
INTERCIASA
001-001-01063
REPAPERS
001-001-01064
REPAPERS
001-001-01065
FUNDAMETZSA
001-001-01066
REPAPERS
001-001-01069
ANDEC
001-001-751 31/10/2015
SIN NOVEDAD
001-001-752 31/10/2015
SIN NOVEDAD
001-001-754 10/11/2015
SIN NOVEDAD
001-001-756 13/11/2015
SIN NOVEDAD
001-001-757 16/11/2015
SIN NOVEDAD
001-001-758 23/11/2015
SIN NOVEDAD
001-001-760 26/11/2015
SIN NOVEDAD
001-001-762 08/12/2015
SIN NOVEDAD
001-001-763 15/12/2015
SIN NOVEDAD
001-001-755 10/11/2015
SIN NOVEDAD
001-001-761 27/11/2015
SIN NOVEDAD
001-001-764 30/11/2015
SIN NOVEDAD
001-001-765 03/12/2015
SIN NOVEDAD
001-001-765 03/12/2015
SIN NOVEDAD
001-001-766 10/12/2015
SIN NOVEDAD
001-001-767 28/12/2015
SIN NOVEDAD
001-001-770 31/12/2015
SIN NOVEDAD
91
MAFECASIN S.A.
Elaborado por
KA
Fecha
03-10-2016
CICLO DE VENTAS
PAPEL DE TRABAJO P20/3
CARTA DE CONFIRMACIÓN DE SALDOS CON LOSCLIENTES Santo Domingo 03 de octubre de 2016 FUNDAMETZ S.A. Km 15. 5 Vía A Daule Calle Cobre GUAYAQUIL – ECUADOR Teléfono: (04) 5012094 Correo: cdanin@fundametz.com Muy señores nuestros: La EMPRESA MAFECASIN S.A, está siendo auditada por estudiantes de Noveno de la carrera de Contabilidad y Auditoría de la PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR – SEDE SANTO DOMINGO, con el tema “EXAMEN ESPECIAL AL CICLO DE COMPRAS Y VENTAS AÑO 2015 DE LA EMPRESA “MAFECASIN S.A.” EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO”. Por este motivo, les agradeceríamos que se dignen confirmar el saldo de nuestra cuenta por cobrar que al 31 de diciembre de 2015 según nuestros libros contables es de USD 1.324,51. Sus respuestas sírvanse enviar directamente a las auditoras independientes a las siguientes direcciones electrónicas:
AGURTO KATHERINE: keagurtov@pucesd.edu.ec VEGA PAOLA:
plvegac@pucesd.edu.ec
En su respuesta, por favor, incluyan las fechas, números, importes y vencimiento de las facturas, que ustedes consideren que puede efectuar a nuestras relaciones comerciales. Esta carta no representa una solicitud de pago y su única finalidad es controlar las posibles diferencias que pudieran existir entre sus registros contables y los nuestros, pudiéndose dar el caso que con posterioridad a la fecha del extracto estos importes hayan podido ser liquidados por ustedes. En caso de no responder daremos por entendido que los saldos mencionados son los correctos. Le agradecemos anticipadamente su colaboración. Atentamente, FERNANDO CEDEÑO REPRESENTANTE LEGAL MAFECASIN S.A.
92
MAFECASIN S.A.
Elaborado por
KA
Fecha
03-10-2016
CICLO DE VENTAS
PAPEL DE TRABAJO P20/4
CARTA DE CONFIRMACIÓN DE SALDOS CON LOSCLIENTES Santo Domingo 03 de octubre de 2016 INTERCIA S.A. Lotización Inmaconsa, Calle: Laureles, N°10, Km 9.5 GUAYAQUIL – ECUADOR Teléfono: (04) 2113919 Correo: intercia@reipa.com.ec Muy señores nuestros: La EMPRESA MAFECASIN S.A, está siendo auditada por estudiantes de Noveno de la carrera de Contabilidad y Auditoría de la PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR – SEDE SANTO DOMINGO, con el tema “EXAMEN ESPECIAL AL CICLO DE COMPRAS Y VENTAS AÑO 2015 DE LA EMPRESA “MAFECASIN S.A.” EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO”. Por este motivo, les agradeceríamos que se dignen confirmar el saldo de nuestra cuenta por cobrar que al 31 de diciembre de 2015 según nuestros libros contables es de USD 560,70. Sus respuestas sírvanse enviar directamente a las auditoras independientes a las siguientes direcciones electrónicas:
AGURTO KATHERINE: keagurtov@pucesd.edu.ec VEGA PAOLA:
plvegac@pucesd.edu.ec
En su respuesta, por favor, incluyan las fechas, números, importes y vencimiento de las facturas, que ustedes consideren que puede efectuar a nuestras relaciones comerciales. Esta carta no representa una solicitud de pago y su única finalidad es controlar las posibles diferencias que pudieran existir entre sus registros contables y los nuestros, pudiéndose dar el caso que con posterioridad a la fecha del extracto estos importes hayan podido ser liquidados por ustedes. En caso de no responder daremos por entendido que los saldos mencionados son los correctos. Le agradecemos anticipadamente su colaboración. Atentamente, FERNANDO CEDEÑO REPRESENTANTE LEGAL MAFECASIN S.A.
93
CONFIRMACIÓN DE ENVIO DE CARTAS A CLIENTES Santo Domingo, 04 de octubre de 2016 Estimadas, Agurto Villacis Katherine Vega Castillo Paola
Tengo a bien informar a ustedes que las cartas de confirmación de saldos dirigida a los clientes, preparadas por ustedes el día 03 de octubre del 2016 fueron enviadas por la empresa MAFECASIN S.A y recibidas de manera electrónica por cada uno de ellos.
Espero que esta confirmación de envió de las cartas a nuestros clientes con saldos pendientes de cobro, sea de ayuda para su trabajo de auditoría y cumpla con los requisitos exigidos por la Universidad a la que ustedes pertenecen.
Saludos cordiales,
DAVID CEDEÑO Asistente Contable
94 Elaborado por
KA
PAPEL DE TRABAJO Fecha 10-10-2016 P20/5 ANÁLISIS A LAS CARTAS DE CONFIRMACIÓN DE SALDOS A CLIENTES
MAFECASIN S.A.
CICLO DE VENTAS
MAFECASIN S.A. Santo Domingo 10 de octubre 2016 a) En la relación con la auditoría que hemos realizado al ciclo de compras y ventas al 31 de diciembre de 2015, se han circulado con fecha 10/10/2016 a los clientes. -
Enviada circularización el 03/10/2016
No hemos recibido respuesta de los clientes a quienes se les envió las cartas de confirmación de saldos, por lo que damos por entendido que los saldos proporcionados por MAFECASIN S.A, son los correctos b) La empresa MAFECASIN S.A. mantienen las siguientes cuentas por cobrar a la fecha anteriormente indicada: CUENTA
IMPORTE
Cuentas por cobrar
1.885,21
d) El detalle de las cuentas por pagar es la siguiente: CONFIRMACIÓN NOMBRE
SALDO CUENTAS
PROVEEDOR
EN BALANCE
DE LOS
DIFERENCIA
PROVEEDORES FUNDAMETZ S.A.
1.324,51
1.324,51
0
INTERCIA S.A.
560,70
560,70
0
TOTAL
1.885,21
1.885,21
0
95 Registro Contable de las Ventas
MAFECASIN S.A.
CICLO DE VENTAS
Elaborado por
KA
Fecha
15-10-2016
PAPEL DE TRABAJO P20/6
MAFECASIN S.A. RUC: 2390014689001 MAYOR GENERAL -Alquiler de Vehículos - Transporte DESDE 01/01/2015 FECHA
ASIENTO
HASTA 31/12/2015 REFERENCIA
DESCRIPCIÓN
DEBE
HABER
27/08/2015
AF0000000006
F0010010001002 Alquiler de vehículo
406.80
28/08/2015
AF0000000007
F0010010001004 Alquiler de vehículo
04/09/2015
AF0000000008
F0010010001009 Alquiler de vehículo
726.62 939.90
08/09/2015
AF0000000009
F0010010001011 Alquiler de vehículo
763.05
MAFECASIN S.A. RUC: 2390014689001 MAYOR GENERAL - Ventas Ferrosos DESDE 01/01/2015 FECHA
ASIENTO
HASTA 31/12/2015 REFERENCIA
DESCRIPCIÓN
DEBE
HABER
27/08/2015
AF0000000002
F0010010001001
Ventas ferrosos
2,874.72
28/08/2015
AF0000000003
F0010010001003
Ventas ferrosos
4,223.04
03/09/2015
AF0000000004
F0010010001005
Ventas ferrosos
5,291.52
08/09/2015
AF0000000005
F0010010001010
Ventas ferrosos
11/09/2015
AF0000000016
F0010010001014
CHATARRA
4,948.08 3,033.72
17/09/2015
AF0000000074
FC001001001016
CHATARRA
3,461.96
21/09/2015
AF0000000069
FC001001001018
CHATARRA
23/09/2015
AF0000000067
FC001001001020
CHATARRA
30/09/2015
AF0000000076
FC001001001025
CHATARRA
5,698.56 3,464.08 6,383.32
02/10/2015
AF0000000078
FC001001001027
CHATARRA
3,167.20
14/10/2015
AF0000000082
FC001001001032
CHATARRA
12,488.92
22/10/2015
AF0000000084
FC001001001034
CHATARRA
27/10/2015
AF0000000086
FC001001001036
CHATARRA
3,481.04 3,037.96
04/11/2015
AF0000000088
FC001001001038
CHATARRA
4,256.79
10/11/2015
AF0000000092
FC001001001049
CHATARRA
10,922.26
13/11/2015
AF0000000094
FC001001001051
CHATARRA
3,642.16
16/11/2015
AF0000000095
FC001001001052
CHATARRA
9,073.60
23/11/2015
AF0000000096
FC001001001053
CHATARRA
5,456.88
26/11/2015
AF0000000097
FC001001001054
CHATARRA
6,069.56
08/12/2015
AF0000000098
FC001001001055
CHATARRA
5,887.24
15/12/2015
AF0000000099
FC001001001056
CHATARRA
10,918.00
96 MAFECASIN S.A. RUC: 2390014689001 MAYOR GENERAL - Ventas No Ferrosos DESDE FECHA 26/09/2015 10/11/2015 10/12/2015
DESDE FECHA 31/10/2015 30/11/2015 31/12/2015
01/01/2015 HASTA 31/12/2015 HABER ASIENTO REFERENCIA DESCRIPCIÓN DEBE 634.40 AF0000000080 FC001001001029 PERFIL 3,696.60 AF0000000100 FC001001001060 BATERIA AF0000000105 FC001001001065 BATERIA 2,799.90 MAFECASIN S.A. RUC: 2390014689001 MAYOR GENERAL - Ventas Plásticos
01/01/2015 ASIENTO AF0000000089 AF0000000102 AF0000000107
HASTA REFERENCIA DESCRIPCIÓN FC001001000001046 KG DE PET FC001001000001062 KG DE PET FC001001000001067 KG DE PET
31/12/2015 HABER DEBE 4,590.80 3,785.00 839.00
MAFECASIN S.A. RUC: 2390014689001 MAYOR GENERAL -Ventas Fibras DESDE FECHA 14/09/2015 31/10/2015 03/12/2015 03/12/2015 28/12/2015
01/01/2015 ASIENTO AF0000000066 AF0000000091 AF0000000103 AF0000000104 AF0000000106
REFERENCIA FC001001000001021 FC001001000001048 FC001001000001063 FC001001000001064 FC001001000001066
HASTA DESCRIPCIÓN VENTA PAPEL VENTA PAPEL CARTON CARTON CARTON
31/12/2015 HABER DEBE 702.72 3,596.68 2,729.56 2,703.83 742.22
MAFECASIN S.A. RUC: 2390014689001 MAYOR GENERAL -Ventas Otros DESDE 01/01/2015 FECHA ASIENTO 27/11/2015 AF0000000101
HASTA REFERENCIA DESCRIPCIÓN FC001001000001061 Otras ventas
31/12/2015 DEBE HABER 702.36
MAFECASIN S.A. RUC: 2390014689001 MAYOR GENERAL - Comisión por representación DESDE FECHA 11/09/2015 15/09/2015
01/01/2015 ASIENTO AF0000000072 AF0000000071
17/09/2015
AF0000000070
21/09/2015
AF0000000068
30/09/2015
AF0000000075
HASTA 31/12/2015 HABER REFERENCIA DESCRIPCIÓN DEBE 598.65 FC001001000001013 CAMION 371.03 FC001001000001015 COMISION COMISION POR 612.38 FC001001000001017 REPRESENTACIÓN COMISION POR 806.40 FC001001000001019 REPRESENTACIÓN COMISION POR FC001001000001024 REPRESENTACIÓN 573.98
97
30/09/2015
AF0000000077
02/10/2015
AF0000000079
14/10/2015
AF0000000083
22/10/2015
AF0000000085
27/10/2015
AF0000000087
04/11/2015
AF0000000090
COMISION POR FC001001000001026 REPRESENTACIÓN COMISION POR FC001001000001028 REPRESENTACIÓN COMISION POR FC001001000001033 REPRESENTACIÓN COMISION POR FC001001000001035 REPRESENTACIÓN COMISION POR FC001001000001037 REPRESENTACIÓN COMISION POR FC001001000001047 REPRESENTACIÓN
1,011.23 493.64 1,815.07 492.60 429.90 602.38
MAFECASIN S.A. RUC: 2390014689001 MAYOR GENERAL - Costo de Ventas DESDE FECHA 27/08/2015 28/08/2015 03/09/2015 11/09/2015 14/09/2015 15/09/2015 17/09/2015
01/01/2015 ASIENTO AF0000000002 AF0000000003 AF0000000004 AF0000000016 AF0000000066 AF0000000073 AF0000000074
HASTA REFERENCIA F0010010001001 F0010010001003 F0010010001005 F0010010001012 FC001001001021 FC001001001014 FC001001001016
18/09/2015 21/09/2015 23/09/2015 26/09/2015 30/09/2015 02/10/2015 14/10/2015 22/10/2015 27/10/2015 31/10/2015 31/10/2015 04/11/2015 10/11/2015 10/11/2015 13/11/2015 16/11/2015 23/11/2015 26/11/2015 30/11/2015 03/12/2015 03/12/2015 08/12/2015 10/12/2015 15/12/2015 28/12/2015 31/12/2015
AF0000000015 AF0000000069 AF0000000067 AF0000000080 AF0000000076 AF0000000078 AF0000000082 AF0000000084 AF0000000086 AF0000000089 AF0000000091 AF0000000088 AF0000000092 AF0000000100 AF0000000094 AF0000000095 AF0000000096 AF0000000097 AF0000000102 AF0000000103 AF0000000104 AF0000000098 AF0000000105 AF0000000099 AF0000000106 AF0000000107
N9990010000034 FC001001001018 FC001001001020 FC001001001029 FC001001001025 FC001001001027 FC001001001032 FC001001001034 FC001001001036 FC001001001046 FC001001001048 FC001001001038 FC001001001049 FC001001001060 FC001001001051 FC001001001052 FC001001001053 FC001001001054 FC001001001062 FC001001001063 FC001001001064 FC001001001055 FC001001001065 FC001001001056 FC001001001066 FC001001001067
DESCRIPCIÓN
VENTA PAPEL CHATARRA CHATARRA venta de baterías a fundamed a 620usd masiva la tonelada CHATARRA CHATARRA PERFIL CHATARRA CHATARRA CHATARRA CHATARRA CHATARRA KG DE PET PAPEL CHATARRA CHATARRA BATERIA CHATARRAS CHATARRA CHATARRA CHATARRA KG DE PET CARTON CARTON CHATARRA BATERIA CHATARRA CARTON kg de pet
31/12/2015 HABER DEBE 2,865.72 4,125.60 4,712.78 1,305.54 0.14 0.09 0.09
5,849.97 0.09 0.09 0.52 0.09 0.12 0.25 0.35 0.35 0.73 0.14 0.32 0.29 0.26 0.29 0.27 0.24 0.22 0.73 0.12 0.12 0.19 0.22 0.19 0.12 0.54
98
MAFECASIN S.A. RUC: 2390014689001 MAYOR GENERAL - Clientes DESDE FECHA 27/08/2015 27/08/2015 28/08/2015 28/08/2015 03/09/2015 04/09/2015 08/09/2015 08/09/2015 11/09/2015 11/09/2015 14/09/2015 15/09/2015 15/09/2015
01/01/2015 ASIENTO AF0000000002 AF0000000006 AF0000000003 AF0000000007 AF0000000004 AF0000000008 AF0000000005 AF0000000009 AF0000000016 AF0000000072 AF0000000066 AF0000000071 AF0000000073
REFERENCIA F0010010001001 F0010010001002 F0010010001003 F0010010001004 F0010010001005 F0010010001009 F0010010001010 F0010010001011 F0010010001012 F0010010001013 FC001001001021 FC001001001015 FC001001001014
HASTA
17/09/2015 17/09/2015
AF0000000070 AF0000000074
FC001001001017 FC001001001016
18/09/2015
AF0000000015
N9990010000034
21/09/2015 21/09/2015 23/09/2015 26/09/2015
AF0000000068 AF0000000069 AF0000000067 AF0000000080
FC001001001019 FC001001001018 FC001001001020 FC001001001029
30/09/2015 30/09/2015
AF0000000075 AF0000000076
FC001001001024 FC001001001025
30/09/2015 02/10/2015
AF0000000077 AF0000000078
FC001001001026 FC001001001027
02/10/2015 14/10/2015
AF0000000079 AF0000000082
FC001001001028 FC001001001032
14/10/2015
AF0000000083
FC001001001033
20/10/2015 22/10/2015
AF0000000081 AF0000000084
FC001001001031 FC001001001034
22/10/2015 27/10/2015
AF0000000085 AF0000000086
FC001001001035 FC001001001036
27/10/2015 31/10/2015 31/10/2015
AF0000000087 AF0000000089 AF0000000091
FC001001001037 FC001001001046 FC001001001048
04/11/2015 04/11/2015
AF0000000090 AF0000000088
FC001001001047 FC001001001038
DESCRIPCIÓN
CAMION VENTA PAPEL COMISION CHATARRA COMISION POR REPRESENTACIÓN CHATARRA venta de baterías a fundamed a 620usd masiva la tonelada COMISION POR REPRESENTACION CHATARRA CHATARRA PERFIL COMISION POR REPRESENTACION CHATARRA COMISION POR REPRESENTACION CHATARRA COMISION POR REPRESENTACION CHATARRA COMISION POR REPRESENTACION BONIFICACION POR TONELADAS CHATARRA COMISION POR REPRESENTACION CHATARRA COMISION POR REPRESENTACION KG DE PET PAPEL COMISION POR REPRESETNACION CHATARRA
31/12/2015 HABER DEBE 3,219.69 455.62 4,729.81 813.12 5,926.50 1,052.69 5,541.85 854.62 3,397.77 670.49 787.05 415.55 2,585.72 685.87 3,877.40
7,020.38 903.17 6,382.39 3,879.77 710.53 642.86 7,149.32 1,132.58 3,547.26 552.88 13,987.59 2,032.88 1,965.45 3,898.76 551.71 3,402.52 481.49 5,141.70 4,028.28 674.67 4,767.60
99 10/11/2015 10/11/2015 13/11/2015 16/11/2015 23/11/2015 24/11/2015 26/11/2015 27/11/2015 30/11/2015 03/12/2015 03/12/2015 08/12/2015 10/12/2015 15/12/2015 28/12/2015 30/12/2015
AF0000000092 AF0000000100 AF0000000094 AF0000000095 AF0000000096 AF0000000093 AF0000000097 AF0000000101 AF0000000102 AF0000000103 AF0000000104 AF0000000098 AF0000000105 AF0000000099 AF0000000106 AF0000000028
FC001001001049 FC001001001060 FC001001001051 FC001001001052 FC001001001053 FC001001001050 FC001001001054 FC001001001061 FC001001001062 FC001001001063 FC001001001064 FC001001001055 FC001001001065 FC001001001056 FC001001001066 FC001001001068
31/12/2015 31/12/2015 31/12/2015
AF0000000029 AF0000000107 AF0000000108
FC001001001069 FC001001001067 FC001001001070
CHATARRA BATERIA CHATARRAS CHATARRA CHATARRA BONIFICACION CHATARRA KG DE PET CARTON CARTON CHATARRA BATERIA CHATARRA CARTON SERVICIO TRANSPORTE SERVICIO DE TRANSPORTE kg de pet TRANSPORTE
12,232.93 4,140.19 4,079.22 10,162.43 6,111.71 1,419.53 6,797.91 786.64 4,239.20 3,057.11 3,028.29 6,593.71 3,135.89 12,228.16 831.29 551.71 481.49 939.68 674.67
Fuente: Reporte de Libro Mayor General 2015 Marcas: Cotejado, comprobado Comentario: Se analizaron las cuentas que se relacionan al registro de las ventas realizadas según la muestra establecida. Este registro se encuentra correctamente elaborado en el sistema contable, sin novedad alguna.
AGURTO KATHERINE
VEGA PAOLA
100
CAPÍTULO III RESULTADOS DEL EXAMEN ESPECIAL DICTAMEN CON SALVEDADES Santo Domingo febrero de 2017 A los socios De MAFECASIN S.A.: Informamos que hemos realizado un examen especial al ciclo de compras y ventas del centro de acopio de MAFECASINS.A, correspondiente al año 2015. Nuestra responsabilidad consiste en expresar una opinión de aquellos hallazgos encontrado en las cuentas relacionadas a los ciclos auditados, en base a la normativa reguladora de la actividad de Auditoría vigentes en Ecuador, que solicita el examen, a través de pruebas selectivas de la evidencia justificada y evaluando así su presentación. Incluyendo también la evaluación del control interno a los ciclos correspondientes, consideramos así que nuestra auditoría proporciona una base razonable para nuestra opinión. La Empresa MAFECASINS.A., no ha llevado políticas estrictas en sus procesos de compras y ventas
durante el año 2015. El seguimiento a estos procesos operacionales es requerido
para la toma de decisiones de los socios en bien para la empresa. Observando así ciertas deficiencias en los procesos correspondientes. Con la participación de los jefes de los diferentes departamentos que están involucrados en los ciclos evaluados y tomando en cuenta las demás pruebas que se obtuvieron, fueron de importancia para culminar el examen, estableciendo así la revisión de estos, además de deficiencias en el registro de ventas y compras tanto al sistema contable como físicamente para completar el proceso de manera correcta. En el informe se encuentra observaciones acerca de asuntos operativos que se encuentran constructivamente como parte del proceso de cumplimiento de políticas empíricamente establecidas por los involucrados en cada proceso.
AGURTO KATHERINE
VEGA PAOLA
101
5.3.
Conclusiones Al momento de realizar el diagnóstico situacional a la empresa MAFECASIN S.A.,
con el que fue posible evidenciar que la empresa no cuenta con un organigrama estructural que le permita tomar decisiones eficientes, lo que genera desorganización, duplicidad de funciones, desconocimiento de responsabilidad, por lo que se sugiere la aplicación del organigrama propuesto, enfocado en promover las funciones y atribuciones de cada empleado, por ende, es recomendable diversificar las responsabilidades en el manejo de las transacciones y procedimientos complejos dentro de la empresa.
Durante la aplicación de la matriz de nivel de riesgo y de confianza se ha establecido
que la empresa cuenta con un nivel riesgo alto de 57,78% en el área de compras y un 55,56% de ventas y un nivel de confianza bajo, 42% en el área de compras y un 44% en el área de ventas, por la aplicación de controles de forma empírica, debido a que las personas desconocen las actividades a desarrollar por cuanto esperan órdenes previas para realizar sus actividades diarias, con este análisis, se preparó y entregó la carta de Control interno dirigida a la Gerencia de la empresa auditada.
Una vez que se realizó el diagnóstico situacional a la empresa MAFECASIN S.A. y se
conoció los resultados de la aplicación del nivel de confianza y nivel de riesgo de la misma, se vio la necesidad de realizar un examen especial a los procesos de compras y ventas de la empresa con el fin de obtener mayores elementos de juicio que ayuden a la Administración de la empresa a la toma de decisiones y al cumplimiento de sus objetivos institucionales.
102
5.4.
Recomendaciones
Al Gerente General de la empresa MAFECASIN S.A:
Disponer y supervisar que en la empresa que dirige, se aplique el organigrama
estructural propuesto en la presente tesis, con el fin de superar la falta de comunicación y segregación de responsabilidades en la empresa, así como para mantener un sólido control interno en todos los procesos y transacciones de la empresa.
Analizar e implementar las recomendaciones que se encuentran en la carta de control
interno entregada a la Administración para el área de compra y ventas con el fin de reducir el nivel de riesgo de la empresa MAFECASIN S.A., permitiendo mejorar el control interno y el nivel confianza de la organización.
Analizar el contenido del informe de examen especial, el mismo que contiene los
principales hallazgos con sus respectivas conclusiones y recomendaciones y, que requieren de pronta atención y aplicación a fin de mejorar los procesos de compras y ventas, así como para el cumplimiento de los objetivos de la empresa.
103
6.
BIBLIOGRAFÍA
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104 López, F. (2009). La empresa explicada de forma sencilla (1 ed.). España: Libros de Cabecera,. Maldonado, M. (2001 ). Audoria de gestión. Ecuador. Mantilla. (2013). Auditoría del control interno (Tercera ed.). Bogotá: Ecoediciones. MaxiPet. (2016). http://www.maxi-pet.com.mx. Obtenido de http://www.maxipet.com.mx/Que_es_el_PET.html Mendívil, V. (2010). Elementos de Auditoría (6ta ed.). España: Cengage. Montaño. (2013). Control interno, auditoría y aseguramiento, revisoría fiscal y gobierno corporativo. Cali: 1ra ed. Orta, M., Castrillo, L., Sanchez, I., & Sierra, G. (2012). Fundamentos Teóricos de Auditoria Financiera. Madrid: Ediciones Piramide. Pallerola, J., & Monfort, E. (2012). España: Starbook. Polo, F. (2012). Fundamentos de auditoría de cuentas anuales. España: Ediciones Piramide. Riquelme, M., & Sánchez, J. (2014). Teoría y práctica de la auditoría I (5ta ed ed.). España: Pirámide. Rodríguez, J. (2009). Control Interno (Segunda ed.). México: TRILLAS. Sánchez, G. (2006). Auditoría de estados financieros (Segunda edición ed.). México: Pearson. Segovia, A., Herrador, T., & Segundo, A. (2011). Teoría de la Auditoría . España: Ediciones Académicas. Servicio de Rentas Internas. (17 de 01 de 2012). http://www.sri.gob.ec/de/479. Thompson, I. (23 de Septiembre de 2016). PromonegociosNet. Obtenido de http://www.promonegocios.net/clientes/cliente-definicion.html Valdés, P. (15 de Abril de 2014). http://www.inboundcycle.com/. Obtenido de http://www.inboundcycle.com/blog-de-inbound-marketing/bid/196009/Qu-es-elciclo-de-venta
105
GLOSARIO Auditor: Persona que es autorizada para poder llevar a cabo una revisión acerca de las cuentas que lleva a cabo alguna empresa, institución o entidad. Auditoría: Consiste en examinar, verificar, investigar, consultar y obtener evidencias sobre los procesos, registro e informes relacionando en si con todas las verificaciones vinculadas a la empresa. Centro de acopio: Instalaciones de almacenamiento temporal que cumplen la función de reunir residuos, donde son clasificados y separados de acuerdo a su naturaleza. Chatarra: Materiales no deseados o inútiles. Ciclo de compras: proceso por el que pasa un usuario desde que descubre que tiene un problema o necesidad hasta que encuentra y compra algo que lo soluciona o satisface. Ciclo de ventas: Proceso que vive una empresa desde el momento que interactúa por primera vez con un consumidor potencial hasta que consigue que éste formalice una transacción Cliente: aquella persona que accede a un producto o servicio a partir de un pago. Empresa: Combinación organizada de dinero y de personas que trabajan juntas, las cuales producen un valor material tanto para los personas que han aportado ese dinero.j Equipo de trabajo: Grupo de personas que se organiza para alcanzar un objetivo común. Examen especial: Consiste en verificar, estudiar y evaluar aspectos limitados o de una parte de las actividades relativas a la gestión financiera, administrativa, operativa y medio ambiental. Hallazgos: Novedades, que el auditor encuentra al efectuar su examen y sirve para fundamentar las conclusiones y recomendaciones, una vez que se cuenta con la evidencia real obtenida durante la ejecución de la auditoría.
106 Informes de auditoría: Producto principal que se obtiene del trabajo del auditor, ya que en él va a reflejar su opinión sobre la veracidad del contenido de las cuentas anuales analizadas, a la hora de redactar este informe debe tener en cuenta la normativa. Marcas de auditoría: Símbolos se incluyen en los papeles de trabajo y representan pruebas o procedimientos de auditoría aplicados a las transacciones u operaciones registradas o informadas por la entidad. Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas: Son Los principios fundamentales de auditoría a los que deben acatar su desempeño los auditores durante el proceso de la auditoria. PET: Resina plástica derivada del petróleo que pertenece al grupo de los materiales sintéticos denominados Poliéster. (MaxiPet, 2016) Proveedor: Persona o empresa que abastece con algo a otra empresa o comunidad, es un ente que se encaraga del abastecimiento de un bien o servicio hacia otro ente al que le haga falta Reciclaje: Acción y efecto de reciclar (aplicar un proceso sobre un material para que pueda volver a utilizarse). Socios: Individuo que se une a otro para desarrollar algo en conjunto.
107
ANEXOS
108
Santo Domingo, 14 de septiembre de 2016 SOLICITUD DE INFORMACIÓN Sr. AUXILIAR CONTABLE DAVD CEDEÑO Presente, Tal como hemos acordado, en los próximos días se llevará a cabo la auditoria correspondiente al ciclo de compras y ventas. Por tanto, para preparar la auditoria, le agradeceremos que nos ayude con los siguientes documentos: ·
Libros de mayores de balance general del año 2015 en medio magnético
·
Reporte extra contable de compras realizadas en el periodo 2015
·
Reporte extra contable de ventas realizadas en el periodo 2015
·
Reporte extra contable de ventas a crédito.
·
Reportes de materiales enviados antes de emitir la factura de venta.
·
Reportes de materiales recibidos antes de emitir la factura de compra o liquidación de compra.
·
Autorizaciones escritas de los materiales que se envían.
·
Procedimiento de búsqueda para proveedores.
·
Procedimiento de búsqueda para clientes.
Siendo el caso de necesitar otros documentos que sirvan de apoyo, se le notificará de la misma manera mediante. Quedamos a su disposición para cualquier consulta o aclaración que estimen oportuna.
Cordiales saludos, _____________________ AGURTO KATHERINE
_____________________ VEGA PAOLA
109
Santo Domingo, 10 de octubre de 2016 SOLICITUD DE INFORMACIÓN Sr. AUXILIAR CONTABLE DAVD CEDEÑO Presente, De la misma manera que se solicitó documentos para poder llevar a cabo la auditoría correspondiente al ciclo de compras y ventas, le agradeceremos que nos ayude con las siguientes facturas de ventas:
Desde número 001-001-1006 hasta 001-001-1008
Facturas de ventas desde el de enero hasta julio 2015.
Siendo el caso de volver a necesitar otros documentos que sirvan de apoyo, se le notificará de la misma manera mediante. Quedamos a su disposición para cualquier consulta o aclaración que estimen oportuna. Cordiales saludos,
_____________________ AGURTO KATHERINE
_____________________ VEGA PAOLA
110 RESPUESTA DE SOLICITUD DE INFORMACIÓN Santo Domingo 20 de septiembre de 2016 Estimadas, KATHERINE AGURTO Y VEGA PAOLA Les adjunto el documento solicitado. A excepción de los siguientes literales, los cuales no hay registro alguno:
Reporte extra contable de compras realizadas en el periodo 2015
Reporte extra contable de ventas realizadas en el periodo 2015
Reporte extra contable de ventas a crédito.
Reportes de materiales enviados antes de emitir la factura de venta.
Reportes de materiales recibidos antes de emitir la factura de compra o liquidación de compra.
Autorizaciones escritas de los materiales que se envían.
Procedimiento de búsqueda para proveedores.
Procedimiento de búsqueda para clientes.
En espera de cumplir sus requerimientos, Saludos.
DAVID CEDEÑO
111
112
113
114
115
Anexo 1 Factura N1
116
Anexo 2 Factura N2
117
Anexo 3 Factura N3
118
Anexo 4 Factura N4
119
Anexo 5 Comprobante de Retenciรณn N1
120
Anexo 6 Factura N5
121
Anexo 7 Factura N6
122
Anexo 8 Factura N7
123
Anexo 9 Factura N8
124
Anexo 10Operacionalización de variables VARIABLE VARIABLE INDEPENDIENTE
Examen especial
VARIABLE DEPENDIENTE
Mejora de ciclos de compras y ventas
DEFINICIÓN CONCEPTUAL Verificar, estudiar y evaluar aspectos limitados o de una parte de las actividades relativas a la gestión financiera, administrativa , operativa y medio ambiental. DEFINICIÓN CONCEPTUAL
DEFINICIÓN OPERATIVA Indagación, revisión y documentación.
DEFINICIÓN OPERATIVA
Ciclo de compras, adquisiciones y pago de mercadería.
Implementación de mecanismos para lograr la mejora de los ciclos de compras y ventas mediante documentación para la verificación de los mismos.
Venta de bienes o servicios a cambio de dinero.
DIMENSIONES
INDICADORES
ITEMS O PREGUNTAS
INSTRUMENTO
TÉCNICA
Análisis de control interno
Observación, Entrevista, Cuestionario de control interno
¿Será posible elaborar un examen especial a la gestión de compras y ventas año 2015 de la EMPRESA MAFECASIN S.A.?
Entrevista
Investigació n de Campo
DIMENSIONES
INDICADORES
ITEMS O PREGUNTAS
INSTRUMENTO
TÉCNICA
Diseñar una guía de políticas y procedimientos para sustentar los procesos a desarrollar por parte de los trabajadores. Rediseñar el organigrama funcional de acuerdo a las necesidades, responsabilidades, perfiles y niveles de autoridad asignadas en cada departamento o área.
Entrevista, Flujograma de compras y ventas, Cuestionario de control interno, Papeles de trabajo.
1. ¿Se podrá realizar un diagnóstico situacional de la EMPRESA MAFECASIN S.A.? 2. ¿Cómo se puede evaluar el riesgo de control de las actividades de gestión de compras y ventas de la EMPRESA MAFECASIN S.A.? 3. ¿Se podrá realizar un informe de auditoría a los ciclos de compras y ventas año 2015 de la EMPRESA MAFECASIN S.A.?
Guía de observación, guía de entrevista, cuestionarios de compras y ventas.
Investigació n de Campo EntrevistaCuestionario de control interno
Cuestionario de preguntas
Investigació n de Campo EntrevistaCuestionario de control interno
125
Anexo 11 Árbol de problemas EFECTOS
PROBLEMA CENTRAL
CAUSAS
Inadecuada clasificación y valoracion de los saldos con proveedores y acreedores
Errores en el corte de balances de fin de ejercicio económico
Alto riesgo por duplicicdad de funiciones, falta de revisiones periódicas de los saldos con proveedores y acreedores
Escasa información y riesgo en la toma de decisiones
Escasa informaciòn, e inadecuado control de los procesos de compras y ventas ocasionan rupturas entre existencias y saldos
Cuentas por Cobrar y por Pagar con información incompleta
Inexistencia de un sistema de control de proveedores
Concentración de funciones incompatibles
Deficiente control interno a los ciclos de control y ventas
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ANEXO 12 LISTA DE PROVEEDORES Anexo 12Lista de proveedores
1. ACOSTA YANCE MIRTA 2. AGUIRRE VELIZ VERONICA 3. ALAVA VERA VERONICA 4. ALCIVAR RICARDO 5. ALIATIS S A 6. ALMAGRO SEGUNDO 7. ANA LUCIA RAMOS HERRERA 8. ANDAGOYA RUIZ CINTHIA 9. ANDINO VERA JOSE 10. ANDRADE BASURTO ROCIO 11. ANDRADE MOLINA SONIA MARIA 12. ANDRADE RAUL 13. APO ACOSTA PEDRO PABLO 14. ARANA AMANDA 15. ARGOTI SOLARTE LUIS ALFONSO 16. ARREDONDO ANA 17. ASEGURADORA DEL SUR CA 18. ATIMASA SA 19. AVILA GUARACA EDGAR EDUARDO 20. AVILES TANYA 21. BAQUE CARLOS 22. BARRAGAN MEJIA ANGEL 23. BEDON CASTILLO MARLON DANILO 24. BENALCAZAR QUIÑONEZ MARIA 25. BENAVIDES JOSE 26. BLUECORP S.A. 27. BONILLA PILATAXI DAVID ISRRAEL 28. BURNEO OCAMPO LUIS EDUARDO 29. BUSTAMANTE ALEX 30. CALDERON MARIANA 31. CALDERON SANDRA 32. CANDO ANGEL 33. CARBO BALDEZ SOLANDA 34. CARLOS RODRIGO URGILES ORELLANA
35. CARMEN IDALIA RENFON QUIÑONES 36. CASTILLO ALBA 37. CASTRO KATY 38. CATUTE LEONCIO 39. CEDEÑO CARLINA 40. CEDEÑO FERNANDO 41. CEDEÑO GUERRERO DAVID ANTONIO 42. CEDEÑO HILDA 43. CEDEÑO OLVER 44. CEVALLOS MARIA 45. CHAVEZ MARCILLO DARWIN JUVENAL 46. CHICAUZA JAIME CARMEN 47. CHIGUANO MARTHA 48. CHIGUANO PILA ANA JULIA 49. CHIQUIN ARAUJO JUAN GENARO 50. CHULLI ILLICACHI CARLOS 51. COELEC 52. COMERCIAL KYWI S.A. 53. COMPAÑIA DE TRANSPORTE URBANO TRANSMETRO.SA 54. CONORTE S.A 55. CONTRERAS NARCISA 56. COOP DE TRANSPORTE BRISAS DE SANTAY PANORAMA 57. COOPERATIVA DE TRANSPORTES BRISAS DE SANTAY PANORAMA 58. COROMOTO PRIMAX 59. CORPORACION NACIONAL DE TELECOMUNICACIONES CNT EP 60. CORTAZAR COBO ANGIE MARCELA 61. DELGADO MONTILLA JUAN MANUEL 62. DELGADO VICTOR 63. DIAZ ADRIANA 64. DIAZ GUERRA ADRIANA MARGARITA 65. DICOMZAB CIA LTAD
127 66. DISTRIBUIDORA DE LIBROS Y PAPELERIA 67. DISTRIBUIDORA Y ESTACION DE SERVICIOS MACHADO ONATE S.A 68. DUCHI ACAN ANGEL RODOLFO 69. EPMT 70. ESPARZA MARIA 71. ESPIN JORGE 72. ESPINOSA OSWALDO 73. ESTACION DE SERVICIO SUPER PARADA NORTE 74. ESTACION DE SERVICIOS COOPERATIVA CTV 75. ESTACION DE SERVICIOS MACH 76. ESTACION DE SERVICIOS PETROPASCUALES 77. EXTRACTORA AGRICOLA RIO MANSO 78. FALCONES PAULA 79. FAUBLA VERA MARIA 80. FERRIN LEURYZ 81. FERTISA, FERTILIZANTES 82. FIGUEROA KATTY 83. FRANCO MAYRA 84. GALARRAGA MUÑOZ MARIA 85. GARCIA DORIS 86. GARCIA MARCELINO 87. GARCIA MARIA 88. GASOLINERA SANTO DOMINGO BOMBOLI 89. GILBERT HERNANDEZ TOMAS DOMINGO 90. GORDILLO SILVA HECTOR 91. GRAN AKI 92. GUALPA MARIO 93. GUANANGA COLCHA LUZ 94. GUERRON LILIAN 95. GUTIERREZ GLENDA 96. HERAS CEVALLOS NORMA CELESTE 97. INMOBILIARIA LAURAMARTHA S.A. 98. INTELIGENCIA HUMANA E-HUMINT
S.A. 99. INTRIAGO HERNANDEZ MIREYA EDELMIRA 100. INTRIAGO MARIA 101. IPAIRE S.A. 102. IZA JOSE 103. JESUS ANTONIO PARRAGA 104. JIMENEZ FREDY 105. JIMENEZ WILMAN 106. JOSE JIMENEZ 107. JUAN RIVERA 108. JUMBO SUIN DELIA AURORA 109. LAZ LUCIA 110. LOPEZ LUIS 111. LOPEZ YENY 112. LOZA ESPIN EDISON JAVIER 113. LUBRITECNIC CIA LTDA 114. LUCAS JOSE 115. LUIS AÑI 116. MACAS MARCA JORGE HERNAN 117. MAGALI MONTES 118. MAIGUA BRONCANO SEGUNDO 119. MARCILLO MONSERRATE 120. MARIA DE LOURDES SAMANIEGO 121. MARIA MERCEDES 122. MARLON BEDON 123. MARTHA DEL CARMEN OBANDO GUAYACHICO 124. MEDRANDA ANGEL 125. MELO DIAZ NANCY 126. MENDOZA ELVIA 127. MENDOZA LUIS 128. MENDOZA MARIA 129. MENDOZA SOLORZANO MARIANA DE JESUS 130. MENDOZA VERA SEGUNDO 131. MERO ENA 132. MONTIEL YOLANDA 133. MONTOYA MARCIA
128 134. MOPREIRA MOREIRA ROSMARY 135. MORA VERA CESILIA 136. MORAN JULIO 137. MOREIRA MERCEDES 138. MOREIRA RAMON 139. MOSQUERA MIRNA 140. MOYANO VERONICA 141. MUÑOZ ARMAS WILLIAN 142. MURILLO PIEDAD 143. NARANJO GARCIA MARIA PIEDAD 144. NORKA MONSERRATE 145. OCHOA WILMAN 146. OJEDA MORA CARLOS EFRAIN 147. ORELLANA IRMA 148. ORTIZ SONIA 149. OSWALDO ANTONIO INFANTE ZAVALA 150. PACO COMERCIAL 151. PALMA MACIAS ANITA 152. PARADA SAN CARLOS 153. PARRAGA CARME 154. PARRAGA CEVALLOS ROSA 155. PERALTA ADELA 156. PETROECUADOR 157. PETROLRIOS 158. PETROWORLD 159. PICO MARYURI 160. PINCAY JUANA 161. PINTO LUIS 162. PRIMAFIL 163. PULLUGANDO DIEGO 164. RAMOS VIDAL BETTY EDITH 165. REEXPORTMET S.A 166. RENE VINICIO ARTEAGA LALAMA 167. REY PANZA PATRICIO 168. REZABALA ZAMBRANO DONALD GONZALO 169. RODRIGUEZ ESTHELA
170. RODRIGUEZ GLORIA 171. RODRIGUEZ YADIRA 172. ROJAS JOSE 173. ROMERO JESSICA 174. ROMERO JHONSON 175. ROMERO MARIA 176. ROMERO MORALES WINTER RAMON 177. ROMERO ROSA 178. ROSADO YOLANDA 179. RUIZ ANGELA 180. SAA HERRERA GUSTAVO 181. SAENZ DE VITERI LAUTARO 182. SALTOS DIANA 183. SALTOS LLANOS BLANCA MARINA 184. SALVAGGIO S.A 185. SANCHEZ DAVILA JESSICA JANINA 186. SANCHEZ SANCHEZ RAUL ABDON 187. SCANNEREXPRESS CIA 188. SCANNEREXPRESS SEGURIDAD INTEGRADA CIA LTDA 189. SCANNEREXPRESS SEGURIDAD INTEGRADA CIA. LTDA. 190. SELLAN BARAHONA MONICA MARITZA 191. SEMBLANTES LUIS 192. SILVIA BEATRIZ IZA CALAPAQUI 193. SINDICATO DE CHOFERES PROFESIONALES DE QUININDE 194. SOLORZANO ANTONIA 195. SUAREZ OSCAR 196. SUCUNUTA REGALADO JOSE WUILLAN 197. SUMINISTROS DE MATERIAL ELECTRICO 198. SUSANA MENDOZA 199. TAMAYO JOSE 200. TANA ANIBAL
129 201. TEISA S.A. TRANS ESMERALDAS 202. TENORIO LUIS 203. TIRADO JOSE 204. TIROCOVE CA 205. TOBAR ESPINOZA LEIDI 206. TOMALA ANA 207. TORRES REYES NIEVES 208. TRANS ESMERALDAS INTERNACIONAL 209. TRUJILLO KERLY 210. TRUJILLO POVEDA MENTOR FILIMON 211. UREÑA MEDRANDA CRISTIAN ASUNCION 212. URIARTE CARDENAS WILIAM EFRAIN 213. UVILLUS BOLIVAR 214. UVIS LOGISTICS& TRANSPORT S.A. 215. VACA PONCE JAIME EDMUNDO 216. VALDEZ VERA BAYRON BALDEMAR 217. VALENCIA ANIBAL 218. VALENCIA EDDISON 219. VASQUEZ BOLIVAR 220. VEGA ANTONIO 221. VEGA ROBERTH 222. VERA RAMON 223. VERGARA MARCOS 224. VILLA SHAGNAY LUIS MARCO 225. VILLAGOMEZ GLADYS NIRMA 226. VILLAREAL CEDEÑO MARIA 227. WILSON ISMAEL UVILLUS ESCOBAR 228. YAIRA DOMO 229. YANEZ SOLIS JESSICA 230. ZAMBRANO ANDRADE JESSENIA MARIBEL 231. ZAMBRANO CRUZATTY GREIFER
232. ZAMBRANO DIEGO 233. ZAMBRANO ITALO 234. ZAMBRANO LADY 235. ZAMBRANO MARCIA 236. ZAMBRANO ORDOÑEZ DAVID MALDONADO 237. ZAMBRANO VALAREZO SERGIO ISRAEL 238. ZAMORA CEVALLOS JIMMY DARIO
130
Anexo 13 Lista de clientes
1. ANDEC 2. LUBRIFER 3. RECICLADORA FLORES 4. FUNDAMETZ SA 5. INTERCIA SA 6. RAUL ROSALES 7. RECIAMBIENTE 8. REPAPERS