Propuesta de un modelo de control interno para la toma de decisiones administrativas y financieras by Pontificia Universidad Católica del Ecuador sede Santo Domingo PUCE SD

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO

Dirección Académica - Escuela de Ciencias Administrativas y Contables

PROPUESTA DE UN MODELO DE CONTROL INTERNO PARA LA TOMA DE DECISIONES ADMINISTRATIVAS Y FINANCIERAS EN EL GAD PARROQUIAL RURAL DE SAN JACINTO DEL BÚA.

Trabajo de Titulación previo a la obtención del título de Ingenieros en Contabilidad y Auditoría CPA

Línea de Investigación: Análisis, Administración y Planeación Financiera Empresarial Autores: MELISSA PATRICIA POZO MONAR MARLON BRANDON SÁNCHEZ PUENTE Directora: ING. PIEDAD ELIZABETH ALARCÓN TOABANDA. MDE.

Santo Domingo – Ecuador

Agosto, 2016

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO

Dirección Académica - Escuela de Ciencias Administrativas y Contables HOJA DE APROBACIÓN PROPUESTA DE UN MODELO DE CONTROL INTERNO PARA LA TOMA DE DECISIONES ADMINISTRATIVAS Y FINANCIERAS EN EL GAD PARROQUIAL RURAL DE SAN JACINTO DEL BÚA. Línea de Investigación: Análisis, Administración y Planeación Financiera Empresarial Autores: MELISSA PATRICIA POZO MONAR MARLON BRANDON SÁNCHEZ PUENTE

Ing. Piedad Elizabeth Alarcón Toabanda. MDE. DIRECTORA DEL TRABAJO DE TITULACIÓN

f._____________________________

Ing. Ximena Leticia García Zambrano, Mg. CA. CALIFICADORA

f._____________________________

Ing. María Jahaira Álava Carvajal, Mg. CALIFICADORA

f._____________________________

Ing. Hernán Oswaldo Maldonado Pazmiño, Mg. f._____________________________ DIRECTOR DE LA ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES Santo Domingo – Ecuador

Agosto, 2016

iii

DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD

Nosotros, Melissa Patricia Pozo Monar con cédula de ciudadanía No. 230031394-3 y Marlon Brandon Sánchez Puente portador de la cédula de ciudadanía No. 171571051-1, declaramos que los resultados obtenidos en la investigación que presentamos como informe final, previo la obtención del Grado de Ingenieros en Contabilidad y Auditoría CPA son absolutamente originales, auténticos y personales.

En tal virtud, declaramos que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos que se deprenden del trabajo propuesto de investigación y luego de la redacción de este documento son de nuestra exclusiva responsabilidad legal y académica.

Melissa Patricia Pozo Monar CC. 230031394-3

Marlon Brandon Sánchez Puente C.C. 171571051-1

AGRADECIMIENTO Agradezco a Dios por permitirme culminar con una etapa más de mi vida. A mi papá Byron Pozo Ayala y a mi mamá Ana Monar Villegas, por haberme otorgado su apoyo incondicional y a quien debo la inspiración para la culminación de mi carrera. De ellos es mi victoria y para ellos es todo mi agradecimiento.

A mi compañero de tesis, quien ha sido una amigo incondicional, brindándome su apoyo y motivación en todo momento; a mis amigos, amigas y todas aquellas personas que han sido parte importante durante todo este tiempo de carrera universitaria.

Melissa Patricia Pozo Monar

En primer lugar a Dios por haberme guiado y acompañado a lo largo de mi carrera, brindándome una vida llena de felicidad y bendiciones. A mis padres Enma Puente y Mauro Sánchez por la fortaleza brindada en los momentos difíciles, por haberme brindado la oportunidad de tener una excelente educación y ser mi fuente de inspiración para seguir adelante.

A mi amiga y compañera de tesis por la paciencia y por motivarme a seguir adelante en los momentos difíciles, a todos mis familiares que me han apoyado durante esta etapa de mi vida y a mis amigos con quienes he compartido grandes momentos.

Marlon Brandon Sánchez Puente

DEDICATORIA Dedico este trabajo a nuestro Padre Celestial quien nos guía, protege e ilumina, hacia el camino del bien, a mis padres por ser los pilares fundamentales en mi vida, por todo su esfuerzo y sacrificio, lo que hizo hoy posible que haya alcanzado uno de mis más anhelados sueños. Para ellos mi amor, obediencia, admiración y respeto.

A mis hermanas, mi enamorado, abuelitos, tíos, primas y demás familiares quienes me han brindado su apoyo incondicional en cada una de las fases para culminar el presente proyecto. A mis jefes por su compresión, paciencia y motivación.

Melissa Patricia Pozo Monar

Este trabajo lo dedico a mis queridos padres Enma y Mauro quienes han sido mi pilar y fortaleza de toda la vida, que con su apoyo, consejos, amor, comprensión y la confianza que me han dado se ve reflejado ahora en todo lo que soy como persona: mis principios y valores, y es gracias a ellos que he logrado culminar una etapa más de vida y son quienes me motivan a seguir superándome.

A mi hermana Gina por su aliento constante, a mis tíos, abuelitos y demás familiares por el apoyo brindado para culminar esta meta, por los consejos y palabras de aliento y la calidez de la familia que amo.

Marlon Brandon Sánchez Puente

RESUMEN El presente trabajo de disertación de grado tuvo como finalidad proponer un Modelo de Control Interno para la Toma de Decisiones Administrativas y Financieras en el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de San Jacinto del Búa, debido a que en esta institución las actividades se desarrollan de manera empírica, demostrando ausencia de control, planificación en el desarrollo de las actividades y concentración de funciones. Por otra parte, se procedió a realizar el levantamiento de información a través de la observación, entrevista, encuestas y cuestionarios de Control Interno, en el cual se describieron los procesos relacionados con la variable dependiente e independiente. Posterior a esto se evaluó el nivel de confianza y riesgo del área administrativa – financiera para los cargos de presidente, secretaria y tesorera-contadora, por medio de interrogantes enfocadas a los componentes del Modelo COSO, usando como referencia las Normas de Control Interno que establece la Contraloría General del Estado para las instituciones que dispongan de recursos públicos. Una vez identificados los riesgos que posee la institución, se desarrolló perfiles profesionales que debe poseer cada uno de los funcionarios que ocupan cargos administrativos y financieros, un programa de capacitación, asimismo se elaboró políticas de mejora del Control Interno para los diferentes procesos, indicadores de gestión, rediseño de la estructura orgánica, análisis de la situación actual del GAD Parroquial Rural de San Jacinto del Búa, con la finalidad de proporcionar seguridad razonable en la toma de decisiones.

vii

ABSTRACT The current research work had as aim to promote an Internal Control Model for the Administrative and Financial Making Decisions in the Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de San Jacinto del Búa, since in this organization the activities are developed empirically showing the lack of control, planning of activities and concentration of functions. On the other hand, the data collection was made through the observation, interviews and Internal Control questionnaires, which described the processes related with the dependent and independent variable. After that, the level of trust and risk of the administrative – financial area for the positions of president, secretary and treasurer-accountant, through the questions focused on the components of the COSO Model, using as reference the Internal Control Regulations that establishes the General Government Comptroller’s Office for the institutions that have public resources. Once the risks of the institutions are identified, professional profiles of each of the employees with administrative and financial roles were developed, a training program, also politics for improvement of the Internal Control for the different processes, management indicators, redesign of the organic structure and analysis of the current situation of the Making Decisions for the GAD Parroquial.

viii

ÍNDICE DE CONTENIDOS DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD ...................................... iii AGRADECIMIENTO .............................................................................................................. iv DEDICATORIA ........................................................................................................................ v RESUMEN… ........................................................................................................................... vi ABSTRACT.. ...........................................................................................................................vii ÍNDICE DE CONTENIDOS ................................................................................................. viii ÍNDICE DE TABLAS ............................................................................................................. xv ÍNDICE DE FIGURAS........................................................................................................... xix 1.

INTRODUCCIÓN ................................................................................................ 1

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ............................................................. 2

2.1.

Antecedentes ......................................................................................................... 2

2.2.

Problema de Investigación.................................................................................... 3

2.2.1.

Formulación del Problema.................................................................................... 4

2.2.2.

Sistematización del Problema ............................................................................... 4

2.3.

Justificación de la Investigación ........................................................................... 4

2.4.

Objetivos de la Investigación ............................................................................... 6

2.4.1.

Objetivo General................................................................................................... 6

2.4.2.

Objetivos Específicos ........................................................................................... 6

MARCO REFERENCIAL ................................................................................... 7

3.1.

Antecedentes del Control Interno ......................................................................... 7

3.1.1.

Reseña Histórica del Control Interno ................................................................... 7

3.1.2.

Objetivos del Control Interno ............................................................................... 7

3.1.3.

Características del Control Interno ....................................................................... 8

3.1.4.

Clases de Control Interno ..................................................................................... 8

3.1.4.1.

Control Interno Administrativo ............................................................................ 8

3.1.4.2.

Control Interno Contable ...................................................................................... 9

3.1.5.

Perspectivas del Control Interno........................................................................... 9

3.1.6.

Limitaciones del Control Interno .......................................................................... 9

3.1.7.

Modelo COSO .................................................................................................... 10

3.1.8.

Componentes del Control Interno Basado en el Modelo COSO ........................ 10

3.1.8.1.

Ambiente de Control ......................................................................................... 10

3.1.8.2.

Evaluación de Riesgos ........................................................................................ 11

3.1.8.3.

Actividades de Control ....................................................................................... 11

3.1.8.4.

Información y Comunicación ............................................................................. 11

3.1.8.5.

Seguimiento ........................................................................................................ 12

3.1.9.

Auditoría ............................................................................................................. 12

3.1.9.1.

Auditoría Interna................................................................................................. 12

3.1.9.2.

Auditoría Gubernamental ................................................................................... 13

3.1.10.

Riesgos................................................................................................................ 13

3.1.10.1.

Tipos de Riesgos ................................................................................................. 13

3.1.11.

Políticas .............................................................................................................. 15

3.2.

Gestión Administrativa y Financiera .................................................................. 15

3.2.1.

Diferencias entre la Administración Privada y la Administración Pública ........ 15

3.2.2.

Administración ................................................................................................... 16

3.2.2.1.

Flujogramas ........................................................................................................ 16

3.2.2.2.

Estructura Organizacional – Organigrama ......................................................... 18

3.2.2.3.

Plan Operativo Anual (POA) .............................................................................. 18

3.2.3.

Finanzas .............................................................................................................. 18

3.2.4.

Indicadores de Gestión ....................................................................................... 19

3.2.4.1.

Clasificación ....................................................................................................... 19

3.2.4.2.

Categorías de los Índices de Gestión .................................................................. 20

3.2.5.

Presupuesto ......................................................................................................... 20

3.2.6.

Etapas del Proceso Presupuestario ..................................................................... 21

3.2.7.

Toma de Decisiones............................................................................................ 22

3.2.7.1.

Proceso de Toma de Decisiones ......................................................................... 22

3.2.7.2.

Niveles de Decisión ............................................................................................ 23

3.2.7.3.

Decisiones Administrativas ................................................................................ 23

3.2.7.4.

Decisiones Financieras ....................................................................................... 24

3.3.

Marco Legal ........................................................................................................ 24

3.3.1.

Constitución de la República del Ecuador 2008 ................................................. 24

3.3.2.

Plan Nacional del Buen Vivir 2013-2017........................................................... 25

3.3.3.

Normas Regulatorias a los Gobiernos Autónomos Descentralizados Parroquiales …………………………………………………………………………………25

3.3.3.1.

Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado ........................................... 26

3.3.3.1.1.

Normas Generales de Control Interno ................................................................ 26

3.3.3.2.

Código Orgánico de Organización Territorial Autonomía y Descentralización (COOTAD) ......................................................................................................... 27

3.3.3.3.

Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas ..................................... 27

METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN .................................................. 28

4.1.

Enfoque / Tipo de Investigación ......................................................................... 28

4.2.

Población / Universo .......................................................................................... 29

xii

4.3.

Muestra ............................................................................................................... 30

4.4.

Técnicas e Instrumentos de Recogida de Datos ................................................. 31

4.4.1.

Técnicas de Investigación Cuantitativas............................................................. 31

4.4.2.

Técnica de Investigación Cualitativa .................................................................. 32

4.5.

Técnicas de Análisis de Datos ............................................................................ 32

RESULTADOS .................................................................................................. 33

5.1.

Análisis y Discusión de Resultados ................................................................... 33

5.1.1.

Análisis de Resultados de la Observación .......................................................... 33

5.1.2.

Análisis de Resultados de la Entrevista .............................................................. 33

5.1.3.

Análisis de Resultados de la Encuesta ................................................................ 34

5.2.

Propuesta de Intervención .................................................................................. 48

5.2.1.

Presentación de la Propuesta .............................................................................. 48

5.2.2.

Portada del Modelo de Control Interno .............................................................. 49

5.2.2.1.

Carátula del Modelo de Control Interno ............................................................ 50

5.2.3.

Objetivos de la Propuesta ................................................................................... 52

5.2.3.1.

Objetivo General................................................................................................. 52

5.2.3.2.

Objetivos Específicos ......................................................................................... 52

5.2.4.

Desarrollo de la Propuesta .................................................................................. 53

xiii

5.2.4.1.

Diagnóstico Inicial del Control Interno .............................................................. 53

5.2.4.2.

Diagnóstico por medio del Cuestionario de Control Interno basado en el Modelo COSO.................................................................................................................. 54

5.2.4.2.1.

Cuestionario de Control Interno dirigido al Presidente del GAD ...................... 54

5.2.4.2.2.

Cuestionario de Control Interno dirigido a la Tesorera del GAD ...................... 63

5.2.4.2.3.

Cuestionario de Control Interno dirigido a la Secretaria del GAD .................... 68

5.2.4.2.4.

Cuestionario de Control Interno relacionado con el COOTAD ......................... 72

5.2.4.2.5.

Cuestionario de Control Interno de la Ley de Juntas Parroquiales ..................... 75

5.2.4.3.

Rediseño Estratégico .......................................................................................... 78

5.2.4.3.1.

Misión Actual ..................................................................................................... 78

5.2.4.3.2.

Componentes de una Declaración para la Misión .............................................. 78

5.2.4.3.3.

Misión Propuesta ................................................................................................ 79

5.2.4.3.4.

Visión Actual ...................................................................................................... 79

5.2.4.3.5.

Interrogantes para la Elaboración de la Visión ................................................... 79

5.2.4.3.6.

Visión Propuesta ................................................................................................. 80

5.2.4.3.7.

Valores Institucionales ....................................................................................... 80

5.2.4.4.

Estructura Orgánica Actual ................................................................................ 81

5.2.4.5.

Rediseño de la Estructura Orgánica .................................................................... 83

xiv

5.2.4.6.

Análisis Situacional FODA Propuesto ............................................................... 84

5.2.4.7.

Descripción y Perfil de Puestos .......................................................................... 85

5.2.4.8.

Políticas de Responsabilidad Propuestos ............................................................ 88

5.2.4.9.

Cumplimiento de la Ejecución Presupuestaria ................................................... 91

5.2.4.10.

Indicadores de Gestión Propuestos ..................................................................... 93

5.2.4.11.

Mejora del Plan Operativo Anual ....................................................................... 96

5.2.4.12.

Programas de Capacitación ................................................................................ 99

5.2.4.13.

Flujograma de Procedimientos ......................................................................... 103

5.2.4.14.

Plan de Acción .................................................................................................. 106

5.2.4.15.

Modelo de Toma de Decisiones Administrativas y Financieras ...................... 107

5.3.

Conclusiones ..................................................................................................... 108

5.4.

Recomendaciones ............................................................................................. 109

GLOSARIO… ....................................................................................................................... 109 LISTA DE REFERENCIAS .................................................................................................. 112 Bibliografía.. .......................................................................................................................... 112 Linkografías.. ......................................................................................................................... 114 ANEXOS….. ......................................................................................................................... 115

ÍNDICE DE TABLAS Tabla 1: Diferencias entre la Administración Privada y la Administración Pública ............... 15 Tabla 2: Símbolos .................................................................................................................... 17 Tabla 3: Etapas del Proceso Presupuestario............................................................................. 21 Tabla 4: Población del GAD Parroquial Rural de San Jacinto del Búa ................................... 30 Tabla 5: Género........................................................................................................................ 34 Tabla 6: Edad ........................................................................................................................... 35 Tabla 7: Normas de Control Interno ........................................................................................ 36 Tabla 8: Procesos de Contratación de Personal ....................................................................... 37 Tabla 9: Análisis y Prevención de Riesgos .............................................................................. 38 Tabla 10: Aplicación de Normativa en el Presupuesto ............................................................ 39 Tabla 11: Aplicación de Indicadores ....................................................................................... 40 Tabla 12: Identificación de Objetivos y Funciones ................................................................. 41 Tabla 13: Organización en Designación de Funciones ............................................................ 42 Tabla 14: Modelo de Control Interno ...................................................................................... 43 Tabla 15: Líneas de Comunicación.......................................................................................... 44 Tabla 16: Ambiente Laboral .................................................................................................... 45

xvi

Tabla 17: Planificación ............................................................................................................ 46 Tabla 18: Capacitación ............................................................................................................ 47 Tabla 19: Cuestionario de Control Interno a Presidente del GAD .......................................... 54 Tabla 20: Matriz de Calificación del Nivel de Confianza y Riesgo ........................................ 59 Tabla 21: Nivel de Confianza y Riesgo ................................................................................... 60 Tabla 22: Matriz de Riesgo NCI-Presidente GAD .................................................................. 61 Tabla 23: Cuestionario de Control Interno Tesorera ............................................................... 63 Tabla 24: Matriz de Calificación del Nivel de Confianza y Riesgo Tesorera ......................... 66 Tabla 25: Matriz del Nivel de Riesgo y Confianza Tesorera………………………………….66 Tabla 26: Matriz de Riesgo Normas de Control Interno Tesorera........................................... 67 Tabla 27: Cuestionario de Control Interno Secretaria ............................................................. 68 Tabla 28: Matriz de Calificación del Nivel de Confianza y Riesgo Secretaria ....................... 70 Tabla 29: Nivel de Confianza y Riesgo Secretaria .................................................................. 70 Tabla 30: Matriz de Riesgo Normas de Control Interno Secretaria......................................... 71 Tabla 31: Cuestionario de Control Interno COOTAD............................................................. 72 Tabla 32: Matriz de Calificación del Nivel de Confianza y Riesgo COOTAD....................... 73 Tabla 33: Nivel de Confianza y Riesgo COOTAD ................................................................. 74 Tabla 34: Matriz de Riesgo del COOTAD .............................................................................. 75

xvii

Tabla 35: Cuestionario de Control Interno Ley de Juntas Parroquiales .................................. 75 Tabla 36: Matriz de Calificación del Nivel de Confianza y Riesgo Ley Juntas Parroquiales . 76 Tabla 37: Nivel de Riesgo y Confianza Ley de Juntas Parroquiales ....................................... 76 Tabla 38: Matriz de Riesgo de la Ley de Juntas Parroquiales ................................................. 77 Tabla 39: Valores Institucionales del GAD Parroquial Rural de San Jacinto del Búa ............ 81 Tabla 40: Análisis FODA ........................................................................................................ 84 Tabla 41: Perfil de Puesto para Tesorera-Contadora ............................................................... 86 Tabla 42: Perfil de Puestos para Secretaria.............................................................................. 87 Tabla 43: Políticas de Responsabilidad ................................................................................... 88 Tabla 44: Análisis de la Ejecución Presupuestaria de los Ingresos 2014 ................................ 91 Tabla 45: Análisis de la Ejecución Presupuestaria de los Gastos e Inversión 2014 ................ 91 Tabla 46: Análisis de la Ejecución Presupuestaria de los Ingresos 2015 ................................ 92 Tabla 47: Análisis de la Ejecución Presupuestaria de los Gastos e Inversión 2015 ................ 92 Tabla 48: Índice de Capacitaciones Desarrolladas .................................................................. 94 Tabla 49: Índice de Conocimiento de Normas ........................................................................ 94 Tabla 50: Índice de Cumplimiento de Objetivos ..................................................................... 95 Tabla 51: Índice de Cumplimiento de Políticas ....................................................................... 95 Tabla 52: Índice de Toma de Decisiones ................................................................................. 96

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Tabla 53: Plan Operativo Anual .............................................................................................. 97 Tabla 54: Diagrama de Gantt ................................................................................................... 98 Tabla 55: Control de Gestión Pública .................................................................................... 100 Tabla 56: Control Contable Gubernamental .......................................................................... 101 Tabla 57: Normas Internacionales de Información Financiera .............................................. 102 Tabla 58: Evaluación de la Planificación y del Presupuesto en el Sector Público ................ 103 Tabla 59: Plan de Acción ....................................................................................................... 106

xix

ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1. Proceso de Toma de Decisiones. .............................................................................. 22 Figura 2. Género ...................................................................................................................... 34 Figura 3. Edad .......................................................................................................................... 35 Figura 4. Normas de Control Interno ....................................................................................... 36 Figura 5. Proceso de Contratación de Personal ....................................................................... 37 Figura 6. Análisis y Prevención de Riesgos............................................................................. 38 Figura 7. Aplicación de Normativa en el Presupuesto ............................................................. 39 Figura 8. Aplicación de Indicadores ........................................................................................ 40 Figura 9. Identificación de Objetivos y Funciones .................................................................. 41 Figura 10. Organización en Designación de Funciones........................................................... 42 Figura 11. Modelo de Control Interno ..................................................................................... 43 Figura 12. Líneas de Comunicación ........................................................................................ 44 Figura 13. Ambiente Laboral ................................................................................................... 45 Figura 14. Planificación ........................................................................................................... 46 Figura 15. Capacitación ........................................................................................................... 47 Figura 16. Árbol de Problemas ................................................................................................ 53

Figura 17. Nivel de Confianza y Riesgo Presidente ................................................................ 60 Figura 18. Nivel de Confianza y Riesgo Tesorera ................................................................... 66 Figura 19. Nivel de Confianza y Riesgo Secretaria ................................................................. 70 Figura 20. Nivel de Confianza y Riesgo COOTAD ................................................................ 74 Figura 21. Nivel de Confianza y Riesgo Ley de Juntas Parroquiales ...................................... 77 Figura 22. Estructura Orgรกnica Actual. ................................................................................... 82 Figura 23. Estructura Organizacional. ..................................................................................... 83 Figura 24. Flujograma de Procedimientos para Presupuesto. ................................................ 104 Figura 25. Flujograma de Procedimientos para Compras. ..................................................... 105 Figura 26. Modelo de Toma de Decisiones. .......................................................................... 107

INTRODUCCIÓN

La presente investigación, busca mejorar la Toma de Decisiones Administrativas y Financieras mediante la aplicación de conceptos básicos del Modelo de Control Interno COSO, con la finalidad de mejorar el uso, distribución y asignación de todas aquellas actividades planificadas, las mismas que serán el instrumento primordial para el cumplimiento de los objetivos propuestos. Se considera la Propuesta de un Modelo de Control Interno que permita identificar la situación actual del GAD en aspectos administrativos y financieros, por tal razón en la presente investigación se desarrollaron cinco capítulos. En el capítulo I se establece el contenido de la investigación. En el capítulo II se trata sobre la formulación y sistematización del problema de investigación, considerando la deficiencia en la toma de decisiones para una apropiada administración de los recursos, debido a la ausencia de control interno dentro del GAD Parroquial Rural de San Jacinto del Búa, además se establecieron los objetivos generales, específicos y la justificación del presente proyecto. Dentro del capítulo III se establece el marco referencial con términos esenciales derivados de la variable dependiente y la variable independiente, de esta manera se determina la base teórica fundamental, que permitirá desarrollar de una manera eficiente el presente proyecto de investigación de grado. El capítulo IV trata sobre la metodología de investigación, la misma que contiene el paradigma, tipos de investigación, las técnicas e instrumento de recogida y análisis de datos, asimismo la determinación de la población y la muestra. En el capítulo V se realiza la presentación de los resultados obtenidos y el desarrollo de la propuesta de intervención.

2. 2.1.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Antecedentes

En el Ecuador, han existido cambios importantes en la administración económica, política y social con la finalidad de lograr los objetivos del Estado de una manera eficiente y eficaz. Además, se busca dinamizar la operatividad del Gobierno Central y de las entidades públicas para contribuir a un mejor desenvolvimiento con las empresas privadas, por medio de la participación de los Gobiernos Autónomos Descentralizados (GAD), conformados por los municipios, consejos provinciales y juntas parroquiales, constituyen parte fundamental en el progreso de la nación. San Jacinto del Búa es una Parroquia Rural de la Provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas, capital Santo Domingo, que tiene una riqueza agrícola y ganadera. En el año 1965, los moradores por su voluntad y fe cristiana deciden ponerle el nombre de San Jacinto derivado de la palabra Santo y por el majestuoso río que atraviesa a la parroquia, la denominación Búa. Después de las gestiones emprendidas por personas representativas del lugar se alcanza la jerarquía política de parroquia el día 09 de noviembre de 1998, con acuerdo ministerial # 0086; y una extensión territorial de 199kms. El clima es cálido – húmedo, con temperatura promedio de 23 – 27 °C, una alta biodiversidad y pisos ecológicos que crean una variedad infinita de ecosistemas. Su principal actividad es la agricultura y ganadería para la producción de carne, sus principales productos son: plátano, cacao, café, yuca para el comercio interno y externo del país. También se producen una variedad exquisita de frutas tropicales como: maracuyá, naranja, piña, papaya, etc.

En la actualidad el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de San Jacinto del Búa, no cuenta con un adecuado control y seguimiento de las actividades, ya que es realizado de manera empírica, afectando a la toma de decisiones administrativas y financieras. Por esta razón, la falta de Control Interno provoca la concentración de funciones en una sola persona, las limitaciones en aspectos financieros, la vulnerabilidad a posibles fraudes o errores, que expongan la integridad de la entidad. Por lo tanto con la propuesta del Modelo de Control Interno, se pretende tener un adecuado manejo y control de las actividades, garantizando la seguridad de los recursos y datos financieros del GAD, proporcionando seguridad razonable en todas aquellas decisiones que se utilicen para el cumplimiento las metas planteadas. Asimismo, se promueve la eficiencia, las prácticas ordenadas y equilibrada asignación de funciones.

2.2.

Problema de Investigación

Hoy en día la globalización y el desarrollo de los países han obligado a las instituciones tanto públicas como privadas a mejorar sus competencias, buscar efectividad en la toma de decisiones y mejorar la administración de los recursos para la reducción de riesgos y el logro de los objetivos planeados. La implementación del control dentro de las entidades públicas, está incursionando como herramienta administrativa, que se basa en la utilización de procedimientos y políticas que ayudan identificar las necesidades que afronte la institución, el riesgo presente y la propuesta de una posible solución para reducir la problemática presente. Por esta razón, existe la necesidad de desarrollar un Modelo de Control Interno en base a la situación actual del GAD Parroquial Rural de San Jacinto del Búa, pues al contar solo con un presupuesto limitado, se ven obligadas a priorizar algunas actividades y olvidar a otras,

provocando que la administración de los recursos administrativos y financieros afecte considerablemente a su distribución correcta y no contar con una seguridad razonable con la información presentada por los diferente colaboradores del GAD. 2.2.1.

Formulación del Problema

¿De qué manera se mejorará la Toma de Decisiones Administrativas y Financieras en el GAD Parroquial Rural de San Jacinto del Búa? 2.2.2.

Sistematización del Problema 

¿Cómo se podría reconocer las fortalezas y debilidades del GAD?



¿De qué manera se podrá obtener información en las diferentes áreas del GAD?



¿Cómo se podrá evaluar la efectividad en la administración de los recursos y toma de decisiones del GAD?



¿De qué manera se regulará el funcionamiento interno de los diferentes procesos que se realizan en el GAD?

2.3.

Justificación de la Investigación

En la actualidad el Control Interno ha sido identificado como una herramienta efectiva para la dirección de todo tipo de organización, pues tiene la capacidad de informar sobre la gestión administrativa y financiera de una manera integral, al ser considerado como una herramienta y mecanismo idóneo dentro de las entidades públicas. Además, permite el cumplimiento efectivo de los principios constitucionales y la adecuada rendición de cuentas. El Control Interno dentro de una organización es esencial, debido a que se ofrece una seguridad razonable en los resultados de cada uno de los objetivos que se hayan planeado; asimismo El Comité de Organizaciones Patrocinadoras de la Comisión Treadway (COSO),

establece que el control aporta al valor de la gobernanza, fijación de estrategias, ejecución, monitoreo y procesos para mejorar el desarrollo de las actividades, garantizando la reducción de los riesgos en las diferentes operaciones que son realizadas por la entidad. Con el uso del Control Interno en los GAD, se pretende motivar a los funcionarios públicos, sobre la relevancia del Control Interno en el ejercicio de sus competencias. Asimismo se contribuye a fortalecer los principios de transparencia y rendición de cuentas de los recursos públicos que se encuentran administrados para el bienestar y progreso de la Parroquia de San Jacinto del Búa. El presente proyecto permite desarrollar nuevas perspectivas de administración y gestión dentro del área contable, beneficiando al GAD Parroquial y a la Escuela de Ciencias Administrativas y Contables, dentro de la carreara de Contabilidad y Auditoría, aportando como base para futuras investigaciones, siendo un documento de apoyo y sustento para quienes realicen una temática similar. Además, se propone una investigación que contribuye al cumplimiento del Art. 275 de la Constitución del Ecuador, el mismo que trata sobre el Régimen de Desarrollo enfocado al Buen Vivir, el cual garantizará el ejercicio de los derechos, la consecución de los objetivos y los principios consagrados en la constitución mediante una planificación que se concentrará en la equidad social y territorial. Asimismo por medio de este Modelo de Control Interno, se proporcionará pautas para la eficiente gestión, monitoreo y control de aspectos administrativos y financieros, optimizando la utilización de los recursos disponibles entre todas la operaciones a realizar, cabe resaltar que se ofrecerá una adecuada toma de decisiones en beneficio de la comunidad y desarrollo del Gobierno Autónomo Descentralizada Parroquial Rural de San Jacinto del Búa.

2.4.

Objetivos de la Investigación

2.4.1.

Objetivo General

Elaborar un Modelo de Control Interno para la Toma de Decisiones Administrativas y Financieras en el GAD Parroquial Rural de San Jacinto del Búa. 2.4.2.

Objetivos Específicos 

Identificar la situación actual de la parroquia para definir sus fortalezas y debilidades.



Establecer métodos adecuados para la obtención de información entre las diferentes áreas, aplicando técnicas de investigación.



Desarrollar los componentes del Control Interno para asegurar efectividad en la administración de recursos y la toma de decisiones.



Formular políticas internas para los diferentes procesos administrativos y financieros del GAD Parroquial Rural de San Jacinto del Búa.

3. MARCO REFERENCIAL 3.1. Antecedentes del Control Interno 3.1.1. Reseña Histórica del Control Interno El Control Interno se define ampliamente como un proceso realizado por el consejo de directores, administradores y otro personal de una entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable mirando al cumplimiento de los objetivos en las siguientes categorías: efectividad y eficiencia de las operaciones, confiabilidad de la información financiera, cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. (Mantilla, 2012, pág. 4)

El Control Interno da énfasis en la transparencia de la información, por medio de procedimientos que permitan reflejar de una manera confiable la situación real

de la

institución. Además se busca alcanzar los objetivos que se hayan planteado, procurando la optimización de los recursos, cumplimiento de disposiciones legales, desarrollo eficiente y eficaz de las funciones que desempeñan los miembros de la entidad, todo esto de una manera integral y direccionada a una adecuada toma de decisiones. 3.1.2. Objetivos del Control Interno 

Salvaguardar los recursos que posee la organización, procurando una adecuada administración de los mismos ante posibles riesgos.



Asegurar la eficacia, eficiencia y economía en el desarrollo de las actividades y funciones, de una manera correcta y facilitando el logro de la misión institucional.



Asegurar que la información sea oportuna y confiable para dar cumplimiento a los planes de gestión.



Establecer y aplicar medidas para informar de los riesgos, detectarlos y corregir las desviaciones que afectan al cumplimiento de los objetivos.



Garantizar mecanismos de verificación y evaluación para el Control Interno.



Procurar que la entidad posea mecanismos de planeación adecuados para el diseño y desarrollo organizacional (Isaza, 2012, pág. 33).

De esta manera, el Control Interno se centra en asegurar que la información y recursos sean utilizados de manera eficiente, permitiendo cumplir con los objetivos y planes que ha establecido la institución, además proporciona las bases para la evaluación y corrección de desviaciones que se presenten. 3.1.3. Características del Control Interno El Control Interno debe ofrecer seguridad razonable, por tal razón este debe poseer las siguientes características: El control es un factor extremadamente crítico en el logro de los objetivos generales y su efectividad depende de la información recibida. Los sistemas de control para lograr un uso óptimo deben poseer ciertas características: Debe ser oportuno, seguir una estructura orgánica, ubicación estratégica, un control debe ser económico, revelar tendencias y situaciones, hacer resaltar la excepción. (Rodríguez, 2009, págs. 58-59)

Un buen Control Interno es el reflejo en la calidad de la información obtenida, además este debe proporcionar resultados en el tiempo apropiado, es decir oportuno, confiable y preciso, sin requerir de un alto desembolso económico, asimismo reflejar la situación económica y financiera que posea la entidad. 3.1.4. Clases de Control Interno 3.1.4.1. Control Interno Administrativo “Se relaciona con la normativa y los procedimientos existentes en una empresa vinculados a la eficiencia operativa y al acatamiento de las políticas de la Dirección” (Rey, 2013, pág. 542). El Control Interno administrativo se relaciona con las normas, políticas, reglamentos y procedimientos que posee una institución, los cuales se encuentran relacionados con la

eficiencia en el desarrollo de las actividades y el cumplimiento que se dé a las mismas, es decir esta clase de control no centra su atención en la información financiera, sino la manera en cómo se gestionan los diferentes procesos y recursos para el logro de los objetivos. 3.1.4.2. Control Interno Contable “Comprenden el plan de organización y todos los métodos y procedimientos cuya misión es la de salvaguardar los bienes activos y la fiabilidad de los registros contables” (Rey, 2013, pág. 542). Este tipo de control garantiza la seguridad de los activos y recursos en general que posee la institución, de esta forma se presenta información financiera relevante, confiable, oportuna y libre de errores. Por consiguiente se puede determinar que comprende el plan de organización para salvaguardar los activos de la institución y la confiablidad de los registros financieros. 3.1.5. Perspectivas del Control Interno No es recomendable que existan perspectivas diferentes sobre el Control Interno, sin embargo tanto ejecutivos de operación, ejecutivos financieros, directores, auditores y legisladores, perciben el Control Interno de manera distinta, cada parte ha creado diferentes términos y definiciones, estas son empleadas tanto en la teoría como en la práctica (Mantilla, 2012, págs. 131-132). 3.1.6. Limitaciones del Control Interno El Control Interno proporciona información administrativa sobre cómo está operando una entidad, sin embargo solo nos ayuda a lograr los objetivos de una entidad y a diagnosticar su progreso, sin poder cambiar una administración ineficiente por una buena y no asegura el éxito ni supervivencia. El Control Interno proporciona seguridad razonable mas no absoluta (Mantilla, 2012, pág. 166).

3.1.7. Modelo COSO “Surge como iniciativa del Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commision (COSO) en Estados Unidos, en 1992, para definir una metodología con el propósito de revisar el Control Interno de una organización” (Franklin, 2013, pág. 13). Permite dar un mayor énfasis en la administración de los riesgos, asimismo se ha convertido en el estándar de referencia para los demás Modelos de Control Interno. 3.1.8. Componentes del Control Interno Basado en el Modelo COSO El Control Interno no es esencialmente un proceso secuencial, por el contrario, se lo puede considerar como un proceso multidireccional repetitivo, ya que un componente no solo afecta al siguiente, sino que puede influir en el resto de componentes, de esta manera se forma un sistema integrado que reacciona a los cambios que se presenten (Estupiñan, 2012, pág. 18). De acuerdo a los objetivos que nos proporciona el COSO se puede detallar los siguientes componentes: 3.1.8.1. Ambiente de Control Este se refiere al ambiente que existe en la organización, en cuanto a si los empleados tienen conciencia referente al control, el compromiso de la administración para el logro de eficiencia y rentabilidad. Es el elemento primordial sobre el cual se sustentan los demás componentes del Control Interno. Además, interviene en gran parte en el desarrollo de las operaciones, definición de objetivos y estimación de riesgos (Montaño, 2013, págs. 58-59). Se deben evaluar ciertos aspectos para determinar si el ambiente del Control Interno es favorable o desfavorable, algunos de estos factores son subjetivos y ocasionan que la opinión que se genere sea subjetiva, afectando de manera significativa al ambiente de control. Entre los

factores a considerar están la integridad y valores éticos, competencia del personal, consejo de administración, filosofía administrativa y estilo de operación (Montaño, 2013, págs. 59-60). 3.1.8.2. Evaluación de Riesgos “Es la identificación y análisis de riesgos relevantes (tanto internos como externos) al logro de los objetivos, formando una base para determinar cómo los riesgos deben ser administrados” (Estupiñan, 2013, pág. 112). Es considerada como la identificación y el análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos, dado que la situación económica, las regulaciones y el cambio de políticas requieren de mecanismos para identificar, tratar y administrar los riesgos asociados al cambio que afecten al curso normal de las operaciones de una entidad. 3.1.8.3. Actividades de Control “Son políticas y procedimientos, son acciones de las personas para implementar las políticas, para ayudar a asegurar que se están llevando a cabo las directivas administrativas identificadas como necesarias para manejas los riesgos” (Mantilla, 2012, pág. 59). Son consideradas como políticas y procedimientos que ayudan a asegurar el cumplimiento de las operaciones, mediante la toma de decisiones necesarias. Las actividades de control son aplicadas en todos los niveles de la organización, de esta manera orientan a la administración hacia la consecución de los objetivos planteados. 3.1.8.4. Información y Comunicación “Apoyan la identificación, captura e intercambio de información de una forma y oportunidad que permiten a la Gerencia y a otro personal apropiado cumplir con sus responsabilidades” (Estupiñan, 2013, pág. 115). Este tipo de componente del Control Interno,

producen reportes con información administrativa y financiera enfocadas al cumplimiento de todas las operaciones; además se identifica, captura y comunica información oportuna para que los empleados cumplan con sus responsabilidades. 3.1.8.5. Seguimiento “Asegura que el Control Interno continúe operando efectivamente. Este proceso implica la valoración, por parte del personal apropiado, del diseño y de la operación de los controles en una adecuada base de tiempo, y realizando las acciones necesarias” (Mantilla, 2012, pág. 83). Este es un proceso que valora la calidad del desempeño de las operaciones en el tiempo, es decir mide la efectividad de los controles aplicados, incluye actividades de supervisión, acciones para el cumplimiento de las obligaciones administrativas, financieras y operativas. 3.1.9. Auditoría “El vocablo auditoría es sinónimo de examinar, verificar, investigar, consultar, revisar, comprobar y obtener evidencias sobre informaciones, registros, procesos, circuitos” (Peña , 2011, pág. 5). Es una herramienta clave dentro de las empresas, pues permite monitorear las actividades y operaciones que se realicen, identificando aquellas labores que generan ventaja y los resultados negativos que estan reduciendo la productividad de una institución; por tal razón, es recomendable que dentro de las empresas se desarrollen auditorías acorde a las necesidades que se presenten. 3.1.9.1. Auditoría Interna “Es una función independiente y objetiva en el aseguramiento y la consultoría, designada para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización” (Santillana, 2013, pág. 47). La auditoría interna permite a las empresas evaluar periódicamente el grado de cumplimiento

de las actividades y la manera en cómo se están desarrollando para poder detectar posibles anomalías y brindar soluciones inmediatas, se revisan operaciones tanto administrativas como financieras. 3.1.9.2. Auditoría Gubernamental “…diseñado para dar un mayor control sobre las acciones de los altos dirigentes y de los encargados del desarrollo de las funciones públicas y el uso de los recursos de que disponen para el servicios de todos los ciudadanos” (Estupiñan, 2012, pág. 420). Se considera como una alternativa que permite emitir opiniones para brindar mayor confiabilidad de la gestión fiscal de los patrimonios de la institución. 3.1.10. Riesgos Se define como riesgo de auditoría todos aquellos aspectos tanto cuantitativos como cualitativos, que pueden no ser conocidos por el auditor de cuentas en el transcurso de su trabajo. Todo riesgo, si no es previsible, puede no llegar a conocerse. Es por ello que el auditor de cuentas debe fijar en la planificación de sus trabajos revisión las áreas de la empresa en las que podrían ocurrir estos y en todo caso intentar cuantificarlos para ser comparados con el nivel de materialidad establecido. (Pallerola, 2013, pág. 56)

Riesgo es la vulnerabilidad ante un potencial perjuicio o daño para las unidades, personas, organizaciones o entidades e inclusive las operaciones; es decir, cuanto mayor es la vulnerabilidad mayor es el riesgo, pero cuanto más factible es el perjuicio o daño, mayor es el peligro. Por tanto, se refiere a la posibilidad de daño bajo determinadas circunstancias. 3.1.10.1. Tipos de Riesgos 

Riesgos Inherentes

Es el riesgo de que ocurran errores significativos en la información contable, independientemente de la existencia de los sistemas de control, este tipo de riesgo depende del tipo de negocio, de su medio ambiente, del tipo de transacción. El riesgo inherente afecta a la extensión del trabajo de auditoría, por ello a mayor riesgo inherente deberá existir una mayor cantidad de pruebas a satisfacerse de determinadas afirmaciones, transacciones o acontecimientos afectados por el riesgo. (Peña, 2011, págs. 49-50)

Este riesgo es aquel que se presenta en todo tipo de organización, se relaciona exclusivamente con la actividad económica o negocio de la empresa. Independientemente de los sistemas de Control Interno que se estén aplicando, puede existir la posibilidad de que el auditor emita un informe erróneo, por no haber identificado errores significativos. 

Riesgos de Control

Es el riesgo de que el sistema de Control Interno del cliente no prevenga, detecte o corrija dichos errores, este riesgo se evalúa mediante el conocimiento y comprobación, a través de pruebas de cumplimiento del sistema de Control Interno de la empresa. (Peña, 2011, págs. 4950)

Se considera la posibilidad de que los controles que aplica la empresa no puedan identificar errores de importancia. Generalmente este tipo de riesgo es utilizado en las evaluaciones de auditorías, pues examina todos aquellos conocimientos e información y comprueba su veracidad mediante el uso de pruebas de cumplimiento, que se encontrarán debidamente sustentadas. 

Riesgos de no Detección

Es el riesgo de que un error u omisión significativa existente no sea detectado, por último, por el propio proceso de auditoría. El nivel de riesgo de no detección está directamente relacionado con los procedimientos de auditoría debido a la ineficacia de los procedimientos de auditoría aplicados, la inadecuada aplicación de dichos procedimientos y la inapropiada interpretación del resultado de los procedimientos. (Peña, 2011, págs. 49-50)

Este tipo de riesgo está directamente relacionado con los procesos y procedimientos de auditoría, por lo que se trata de detectar la existencia de erros en el proceso realizado; es necesario resaltar que el riesgo estará presente hasta en mínimos porcentajes o considerables márgenes de error.

3.1.11. Políticas “Son normas de comportamiento o códigos de conducta que deben seguir las organizaciones en todos sus procedimientos” (Montes, Montilla, & Mejía, 2014, pág. 129). Detallan de manera precisa las directrices que se deben seguir para normal cumplimiento de las actividades y el logro de los objetivos, misión y visión de la institución.

3.2. Gestión Administrativa y Financiera 3.2.1. Diferencias entre la Administración Privada y la Administración Pública Entre los aspectos a considerar para establecer diferencias y semejanzas entre la administración pública y privada están: Tabla 1: Diferencias entre la Administración Privada y la Administración Pública Diferencias entre la Administración Privada y la Administración Pública Conformación La administración pública se integra por el conjunto de organismos que hacen parte del Estado y las ramas del poder público. La administración privada se integra por el conjunto de negocios de la grande, mediana y pequeña industria dedicadas a producir bienes y servicios. Régimen Legal Las acciones de la administración pública están reguladas por las leyes del derecho público, todo lo que realizan debe estar enfocado a la prestación de un servicio de interés general, mientras que la administración privada está regulada por las leyes civiles y mercantiles y buscan cumplir los objetivos de particulares no de la sociedad. Medición de Resultados Los resultados de la administración pública no se miden en términos de utilidades o ganancias, sino por el grado de eficiencia del servicio que se lleva a la comunidad. La administración privada los resultados se miden por las utilidades que se han obtenido. Control Los administradores públicos están sometidos al control fiscal y social, se verifica que los fondos públicos sean gastados de acuerdo con la ley y la eficiencia administrativa. Los administradores privados solamente están controlados por los dueños de las empresas mediante auditores privados. Nota. Ramírez, 2009, págs. 50-52.

Las diferencias que se pueden destacar entre estos dos tipos de administración no se enfocan específicamente en los principios de administración, ni la teoría del proceso administrativo, ya que la ciencia y metodología administrativa es aplicaba en los dos sectores, más bien las diferencias se denotan en la naturaleza, fines, modalidades y características de cada sector, los órganos reguladores entre otros. 3.2.2. Administración “La administración es una actividad indispensable en cualquier organización, de hecho es la manera más efectiva para garantizar su competitividad. Existen diversos conceptos de administración, coloquialmente se dice que: administración es hacer algo a través de otros” (Münch, 2014, pág. 21). La administración es el conjunto de todos los procesos indispensables para llevar a cabo las operaciones o actividades dentro de una organización, pues de esta manera se asegura la competitividad dentro de un mundo globalizado y se ofrece un valor agregado a los grupos de interés. Además, se considera que la administración permite realizar las tareas a través de herramientas y procedimientos. 3.2.2.1. Flujogramas “Representación gráfica de un proceso administrativo caracterizado por su naturaleza secuencial” (Estupiñan, 2012, pág. 176). Asimismo se puede considerar que es una herramienta útil para el auditor, permitiendo visualizar la manera en cómo se desarrollan las operaciones dentro de la institución, las personas responsables y el orden secuencial en las que se debe efectuar. Los siguientes símbolos son los utilizados:

Tabla 2: Símbolos Símbolos Inicio o Término: Indica el principio o el fin del flujo. Puede ser acción o lugar; además se usa para indicar una oportunidad administrativa o persona que recibe o proporciona información.

Dirección de Flujo o Línea de Unión: Conecta los símbolos señalando el orden en que se deben realizar las distintas operaciones.

Documento: Representa cualquier documento que entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento.

Actividad: Describe las funciones que desempeñan las personas involucradas en el procedimiento.

Decisión o Alternativa: Indica un punto dentro del flujo en donde se debe una decisión entre dos o más opciones.

Almacenamiento en el Sistema: Sistema informático, base de datos o similar. Representada una entrada desde o una salida hacia.

Conector: Representa una conexión o en enlace de una parte del diagrama del flujo con otra parte del mismo.

Proceso Predefinido: Representa un proceso o actividad compleja, cuyo detalle se desarrolla (se especifica o detalla) en otro documento, por ejemplo en otro diagrama de flujo donde se hace un zoom sobre esta actividad compleja o en una instrucción de trabajo específico. Nota. Franklin, 2014, págs. 236-237.

Los flujogramas son representaciones gráficas de los procesos administrativos que se realizan en una empresa, los cuales emplean diferentes símbolos y gráficos que representan actividades en específico, tales como el inicio, fin, archivo, documento, línea de comunicación, punto de decisión entre otros.

3.2.2.2. Estructura Organizacional – Organigrama “Es la representación gráfica de la estructura de la empresa” (Isaza, 2012, pág. 172). Por medio de este tipo de representaciones se logra visualizar los niveles jerárquicos que forman parte dentro de una organización. Se puede considerar que esta representación gráfica es una herramienta de gran importancia debido a que representa la estructura de una institución, en la cual se detallan las relaciones entre sus diferentes partes y los niveles jerárquicos que existen en la misma. 3.2.2.3. Plan Operativo Anual (POA) “Es un documento oficial en el que los responsables de la organización o un fragmento de la misma enumeran los objetivos y las directrices que deben marcar el corto plazo” (Montes, Montilla, & Mejía, 2014, pág. 136). Además, sirve para registrar las estrategias, metas, actividades, tareas, presupuesto y el cronograma que se debe emplear para su ejecución, con el propósito fundamental de orientar el cumplimiento de los objetivos y metas evaluables a corto plazo. 3.2.3. Finanzas Las finanzas se encargan de establecer las actividades, procesos, técnicas y criterios a ser utilizados, con la finalidad que una unidad económica optimice tanto la forma de obtener recursos financieros como el uso de los mismos, durante el desarrollo de sus negocios o actividad productiva y los pagos de las obligaciones que se generen. (Córdoba, 2012, pág. 3)

Las finanzas permiten a todo tipo de organizaciones desarrollar técnicas y criterios para optimizar el procedimiento de obtener los recursos económicos y financieros, así también su uso durante el curso normal de las operaciones de la institución, ya que de esta manera se establece cómo se podrá financiar todos los parámetros que se hayan establecido en una planificación.

3.2.4. Indicadores de Gestión “Informan sobre procesos y funciones claves” (Franklin, 2013, pág. 145). Generalmente son empleados dentro del proceso administrativo con la finalidad de controlar el desarrollo de las actividades, prevenir el incumplimiento de los objetivos y diagnosticar el alcance de las metas, de esta manera se mide en porcentaje la calidad de los resultados finales, con el fin de desarrollar acciones de mejora. 3.2.4.1.

Clasificación

Los tipos de indicadores de gestión se encuentran divididos en los siguientes tres grupos: 

Índices de gestión corporativos. Permiten monitorear el comportamiento total de la organización.



Índices de gestión por unidades estratégicas de negocios. Son el resultado de cada área funcional de la empresa.



Índices de gestión por unidad operativa. Son el resultado a nivel de unidades como integrantes estratégicas del negocio (Montes, Montilla, & Mejía, 2014, pág. 162).

Los indicadores de gestión están clasificados según su rango de aplicación, es decir si se enfocan a toda la empresa, un sector o proceso en particular, de esta manera se puede apreciar que ayudan a medir el desempeño global de una institución, ya sea por áreas o personas, permitiendo elaborar estrategias para el mejor desarrollo de las actividades y/o procesos. Por tal razón es de gran importancia que las entidades apliquen este tipo de índices para evaluar el grado de cumplimiento de los objetivos.

3.2.4.2.

Categorías de los Índices de Gestión

Para medir adecuadamente la ejecución o el desarrollo de cada una de las operaciones es necesario identificar el tipo de índice que se ha de emplear, por esta razón a continuación se detallan seis categorías de los indicadores de gestión: 

Índices de ejecución presupuestal. Miden el grado en que se alcanzaron los objetivos o metas de la organización.



Índices de eficiencia. Miden la razón de rendimiento obtenido, sobre los recursos utilizados.



Índices de eficacia. Miden del grado en que se alcanzaron los objetivos o metas de la organización.



Índices de impacto. Miden aquellos factores que determinan la competitiva de una empresa.



Índices de actividad. Miden o controlan el tiempo entre la fecha programada para una actividad y su ejecución. (Montes, Montilla, & Mejía, 2014, págs. 162-163)

Este tipo de indicadores abarcan temas relacionados al grado de cumplimiento en el presupuesto, eficiencia en la utilización de los recursos, respecto al grado de rendimiento y la eficacia en el logro de los objetivos. Además, pueden ser usados para medir que tan competitiva es una empresa y si cumple con los tiempos establecidos para la realización de sus actividades. 3.2.5. Presupuesto El presupuesto es un importante instrumento de planificación ya que permite coordinar e integrar todas las áreas, actividades, departamentos y personas que pertenecen a una organización, asimismo expresa los ingresos, gastos y recursos necesarios a incurrirse en cierto período de tiempo para alcanzar los objetivos propuestos (Muñiz, 2009, pág. 41).

3.2.6. Etapas del Proceso Presupuestario Tabla 3: Etapas del Proceso Presupuestario Etapas del Proceso Presupuestario Programación presupuestaria Art. 97.- En base de los objetivos determinados por la planificación y las disponibilidades presupuestarias coherentes con el escenario fiscal esperado, se definen los programas, proyectos y actividades a incorporar en el presupuesto. Formulación presupuestaria Art. 98.- Consiste en la elaboración de las proformas que expresan los resultados de la programación presupuestaria, bajo una presentación estandarizada según los catálogos y clasificadores presupuestarios, con el objeto de facilitar su exposición, posibilitar su fácil manejo, su comprensión y permitir la agregación y consolidación. Aprobación presupuestaria Art. 106.- Se realizará en la forma y términos establecidos en la Constitución de la República. En caso de reelección presidencial, el Presidente reelecto enviará la proforma 30 días después de proclamados los resultados de la segunda vuelta. Ejecución presupuestaria Art. 113.- Comprende el conjunto de acciones destinadas a la utilización óptima del talento humano, y los recursos materiales y financieros asignados en el presupuesto con el propósito de obtener los bienes, servicios y obras en la cantidad, calidad y oportunidad previstos en el mismo. Evaluación y seguimiento presupuestario Art. 119.- Comprende la medición de los resultados físicos y financieros obtenidos y los efectos producidos, el análisis de las variaciones observadas, con la determinación de sus causas y la recomendación de medidas correctivas. Clausura y liquidación presupuestaria Art. 121.- Se clausurarán el 31 de diciembre de cada año. Después de esa fecha no se podrán contraer compromisos ni obligaciones, ni realizar acciones u operaciones de ninguna naturaleza, que afecten al presupuesto clausurado. Nota. Artículo 96 del Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, 2010, págs. 32-38.

Una vez identificadas todas las etapas del ciclo presupuestario, se puede apreciar que existe un orden secuencial obligatorio, es decir que cada una de las etapas detalladas son necesarias para que exista una adecuada distribución, ejecución y seguimiento de los rubros que conforman la partida presupuestaria.

3.2.7. Toma de Decisiones Los gerentes y líderes de todas las áreas y niveles de una organización tienen la responsabilidad de tomar decisiones. Los niveles altos se encargan de aquellos aspectos relacionados a lo que se espera lograr en la organización, es decir los objetivos. Los niveles medio y bajo establecen disposiciones respecto a programas de producción, problemas de calidad, sueldos, aumentos, es decir la toma de decisiones no solo la realizan los altos mandos, sino todos los miembros de una organización (Coulter, 2010, págs. 120-121). 3.2.7.1. Proceso de Toma de Decisiones El proceso de toma de decisiones demanda cierta cantidad de tiempo e informes que brinden información útil sobre la situación actual de una organización; por tal razón, a continuación se detalla el proceso que se debe seguir:

Identificación de un problema Identificación de los criterios de decisión

Implementación de una alternativa

PROCESO DE TOMA DE DECISIONES Selección de alternativas

Ponderación de criterios

Análisis de alternativas

Figura 1. Proceso de Toma de Decisiones. Fuente: Coulter, 2010, págs. 121-123.

Desarrollo de alternativas

Para la toma de decisiones es importante identificar el problema que se ha presentado, establecer criterios que guíen esta decisión, por último es recomendable desarrollar diversas alternativas de solución, analizar cada opción para conocer cuál es la más factible para solucionar el problema y poner en funcionamiento la alternativa que se ha seleccionado, de esta forma se proporciona seguridad razonable. 3.2.7.2. Niveles de Decisión “Los organismos sociales fijan objetivos, los condicionan con políticas, trazan planes de acción, los detallan en programas, los ponen en marcha con órdenes o instrucciones que deben concretarse en hechos” (Rodríguez, 2009, pág. 30). Se considera que los niveles para la toma de decisiones son los siguientes: 

Los directivos analizan la toma de decisiones acerca de objetivos y políticas.



La gerencial toma decisiones acerca de planes, programas, presupuestos.



El nivel operativo toma decisiones para impartir órdenes, instrucciones y acciones.

3.2.7.3. Decisiones Administrativas Se basa en parte en información financiera, tales decisiones fluctúan desde las que tienen poca importancia como la autorización del pago de horas extras, hasta las importantes como lanzar un nuevo bien o servicio. Las decisiones que toman los administradores en diferentes niveles de administración se convierten en acciones, y se soportan con políticas las cuales deben comunicarse a toda la empresa y ser aplicadas de manera consistente. (Rodríguez, 2009, pág. 22)

La toma de decisiones administrativas es realizada por el dueño o administrador para contribuir a la creación de valor, involucrando acciones relacionadas con la planificación de las actividades, la realización de nuevas inversiones, y la selección de fuentes de financiamiento requeridas.

3.2.7.4. Decisiones Financieras Analizan el proceso en como la dirección superior de una empresa va asignando recursos financieros en inversiones y la manera de obtenerlos para alcanzar los objetivos económicos establecidos. Tienen importancia trascendental para el mundo empresarial

debido a la

dependencia de éxito o fracaso que se tiene por la calidad de decisiones, esto implica que el administrador determina los medios para financiar sus inversiones (Rodríguez, 2009, pág. 22).

3.3. Marco Legal 3.3.1. Constitución de la República del Ecuador 2008 Sobre la Organización Territorial del Estado se estipula en el artículo 238 lo siguiente: Los gobiernos autónomos descentralizados gozarán de autonomía política, administrativa y financiera, y se regirán por los principios de solidaridad, subsidiariedad, equidad interterritorial, integración y participación ciudadana. En ningún caso el ejercicio de la autonomía permitirá la secesión del territorio nacional. (Constitución de la República del Ecuador, 2008, pág. 71)

Los GAD podrán realizar la recaudación de impuestos a través de la emisión de ordenanzas, siempre y cuando estos estén dentro del marco del cooperativismo e integración ciudadana, con potestad de elegir al personal que consideren idóneo para un determinado cargo. Por otra parte, en la sección tercera de la Constitución, señala en el artículo 212 las funciones de la Contraloría General del Estado, de las cuales la siguiente trata sobre el Control Interno: Dirigir el sistema de control administrativo que se compone de auditoría interna, auditoría externa y del Control Interno de las entidades del sector público y de las entidades privadas que dispongan de recursos públicos. (Constitución de la República del Ecuador, 2008, pág. 65)

La Contraloría General del Estado establece normas de Control Interno para las entidades, organismos del sector público y de las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos, es decir aquí se encuentran las directrices que deben seguir los Gobiernos Autónomos Descentralizados para la correcta utilización de los recursos financieros.

3.3.2. Plan Nacional del Buen Vivir 2013-2017 Las estructuras administrativas y las capacidades operativas suficientes de los Gobiernos Autónomos Descentralizados son condiciones necesarias para incidir en el mejoramiento de las condiciones de vida de las personas y colectividades en el territorio, mediante mejoras en los servicios públicos en calidad y cobertura. (Plan Nacional para el Buen Vivir, 2013, pág. 425)

Mediante la adecuada gestión de la administración de los recursos públicos, los Gobiernos Autónomos Descentralizados tienden a ser eficientes y eficaces en el cumplimiento de los objetivos y en el desarrollo de los proyectos o programas sociales que mejoren la calidad de vida de sus habitantes, generando una rendición de cuentas transparente, verídica y dentro del marco legal que regula a estas instituciones. Esta norma contribuye la medida en cómo se interaccionen las variables de bienestar y confiabilidad, de ahí que: “El Plan es un conjunto de objetivos que expresan la voluntad de continuar con la transformación histórica del Ecuador” (Plan Nacional para el Buen Vivir, 2013, pág. 17). Con esta disposición se pretende mejorar la inversión de los recursos públicos, la regulación económica y la importancia de los Gobiernos Autónomos Descentralizados como ejes para el mejoramiento de la calidad de servicios de la población urbana como rural de la República del Ecuador. 3.3.3. Normas Regulatorias a los Gobiernos Autónomos Descentralizados Parroquiales Para el adecuado funcionamiento de los gobiernos parroquiales se considera la aplicación de leyes y normativas legales a las que se deben dar cumplimiento obligatorio, con la finalidad de que se conviertan en un apoyo para el progreso institucional. Entre ellas se encuentran la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, Código Orgánico de Organización Territorial Autonomía y Descentralización (COOTAD) y el Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas.

En lo que respecta a la designación del cargo de presidente o algún puesto directivo dentro de un Gobierno Autónomo Descentralizado, estos serán elegidos por la ciudadanía, de forma democrática y por votación popular y tendrán la responsabilidad de dar cumplimiento a las disposiciones legales. 3.3.3.1. Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado En el artículo 5 de la presente norma estipula lo siguientes aspectos relacionados con el sistema de control, fiscalización y auditoría del estado: Sistema de Control, Fiscalización y Auditoría del Estado.- Las instituciones del Estado, sus dignatarios, autoridades, funcionarios y demás servidores, actuarán dentro del Sistema de Control, Fiscalización y Auditoría del Estado, cuya aplicación propenderá a que: Cada institución del Estado asuma la responsabilidad por la existencia y mantenimiento de su propio sistema de Control Interno. (Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, 2015, pág. 3)

La base fundamental del Control Interno en las entidades públicas se encuentra en la Constitución de la República del Ecuador, de ahí que en esta se establece la función de fiscalización y Control Interno del manejo adecuado de los recursos del Estado a la Contraloría General del Estado. 3.3.3.1.1. Normas Generales de Control Interno La máxima autoridad es quien debe promover la eficiencia y eficacia de las operaciones que se ejecuten dentro de la institución, proporcionando seguridad razonable y confiabilidad en el adecuado manejo de los recursos, por tal razón se considera que las normas de Control Interno son un proceso integral para evaluar y brindar un seguimiento al normal desarrollo de las actividades. (100-01, 2009) Acuerdo 39 indica que: “El Control Interno será responsabilidad de cada institución del Estado y de las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos y tendrá como finalidad crear las condiciones para el ejercicio del control” (Normas

de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Público y de las Personas Jurídicas de Derecho Privado que dispongan de Recursos Públicos, 2009, pág. 1). 3.3.3.2. Código Orgánico de Organización Territorial Autonomía y Descentralización (COOTAD) Este código establece la organización político-administrativa del Estado ecuatoriano en el territorio: el régimen de los diferentes niveles de gobiernos autónomos descentralizados y los regímenes especiales, con el fin de garantizar su autonomía política, administrativa y financiera. Además, desarrolla un modelo de descentralización obligatoria y progresiva a través del sistema nacional de competencias, la institucionalidad responsable de su administración, las fuentes de financiamiento y la definición de políticas y mecanismos para compensar los desequilibrios en el desarrollo territorial. (COOTAD, 2015, pág. 7)

Los Gobiernos Autónomos Descentralizados desarrollaran sus actividades en base a lo establecido en este código, debido a que está diseñado bajo los parámetros de la Constitución y establece el marco legal para su organización territorial, además en este se definen aspectos relacionados a las funciones y responsabilidades de los cargos de presidente, secretario y tesorero. 3.3.3.3. Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas Dentro de las disposiciones generales a la planificación y finanzas públicas se detalla el objeto, el mismo que en el artículo 1 estipula lo siguiente: El presente código tiene por objeto organizar, normar y vincular el Sistema Nacional Descentralizado de Planificación Participativa con el Sistema Nacional de Finanzas Públicas, y regular su funcionamiento en los diferentes niveles del sector público, en el marco del régimen de desarrollo, del régimen del buen vivir, de las garantías y los derechos constitucionales. (Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, 2010, pág. 3)

La presente normativa regula todos aquellos planes que se contengan en el COOTAD, asimismo el proceso de desarrollo del Presupuesto General del Estado y demás recursos públicos, estarán sujetos a los lineamientos e instrumentos que son aplicables a la Planificación y Finanzas Públicas.

4. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN Se considera a la metodología como una herramienta que permite la fácil obtención de conocimientos necesarios para desarrollar un proyecto. Por esta razón, se utilizó el enfoque de investigación mixto, partiendo de la premisa de que la investigación es un conjunto de procesos sistemáticos, críticos y empíricos que se aplican al estudio de un problema en específico. El enfoque cualitativo se relaciona con el aporte personal, enfocándose en aspectos de control, monitoreo y gestión de los recursos administrativos y financieros. Por otra parte, el enfoque cuantitativo, debido a que en la elaboración del proyecto de investigación se aplicó valores numéricos en los cuestionarios, permitiendo evaluar la eficiencia de la ejecución de los procesos o actividades efectuadas, representándolas en gráficos y tablas que facilitaron la compresión de las variables evaluadas.

4.1.

Enfoque / Tipo de Investigación

Es importante definir el tipo de enfoque que se está aplicando, pues de esta manera se facilita el desarrollo del proyecto de investigación direccionando las actividades al cumplimiento de los objetivos planeados, por tal razón, se aplicó los siguientes tipos de investigación de acuerdo a Lara (2014, págs. 104-106): Investigación exploratoria, permitió adquirir una visión general de los procesos administrativos - financieros para determinar y delimitar el problema de la investigación. Este tipo de investigación fue necesaria debido a la falta de familiaridad e información sobre el tema de investigación. Investigación documental, en base al análisis de los datos obtenidos de diferentes fuentes de información, se han utilizado referencias; tales como, los documentos escritos (libros,

periódicos, revistas, etc.), documentos fílmicos (películas, diapositivas) y documentos grabados (discos, disquetes, etc). Investigación de campo, se recolectó los datos en forma directa a la realidad donde se presenta, interactuando con las personas que laboran dentro de la institución, de esta manera se pudo obtener datos no distorsionados. Las principales técnicas usadas fueron la observación, la entrevista, la encuesta y el cuestionario. Investigación histórica, se revisó Estados Financieros de años anteriores, actas, entre otros documentos con los que contaba el GAD de San Jacinto del Búa, tanto físicos como digitales que se encontraban en su página web, entre los que están la propuesta de reglamento interno, misión, visión y el plan de desarrollo y ordenamiento territorial.

4.2.

Población / Universo

La población es el conjunto de todos los elementos enfocados con el objeto de estudio y del cual se espera establecer las respectivas conclusiones y recomendaciones, una vez analizado, identificado e investigado las causas y efectos que generan la problemática principal que presenta el Gobierno Autónomo Descentralizado de San Jacinto del Búa. Por tal razón, el presente proyecto de investigación hace referencia a todos los funcionarios que integran el GAD Parroquial Rural de San Jacinto del Búa, el mismo que contiene un total de 27 miembros; de los cuales se ha conseguido información precisa y suficiente sobre el Control Interno, enfocado al aspecto tanto administrativo como financiero.

Tabla 4: Población del GAD Parroquial Rural de San Jacinto del Búa Población del GAD Parroquial Rural de San Jacinto del Búa Ord Apellidos y Nombres

Cargo

Mena Mena José

Presidente

Plaza Zambrano Jhonny Rodolfo

Vicepresidente

Cando Revelo María Isabel

Vocal

Merchán Bravo José Ignacio

Vocal

Chica Anchundia Manuel Antonio

Vocal

Ortiz Albán María del Pilar

Tesorera

Zambrano Zambrano Maritza Elizabeth

Secretaria

Anchundia Rivera Pedro Miguel

Jornalero

Bravo Macías Robín Gabriel

Jornalero

Castillo Loor Jacinto Barón

Chofer de Volqueta

Pérez Garzón Cesar Sebastián

Operador Gallineta

Tuarez Cedeño Carlos Artemio

Jornalero

Andrade Holguín Pedro Celestino

Administrativo

Zambrano García Juan Pablo

Administrativo

Zambrano Hidrovo Clara Isabel

Proyecto Adulto Mayor

Bermúdez Castro Lorena Mabel

Proyecto Adulto Mayor

Bravo Macías Tricia Verónica

Proyecto Adulto Mayor

Samaniego Cedeño Silvana Elizabeth

Proyecto Adulto Mayor

Pallarozo Menéndez María Faustina

Proyecto Discapacidad

Rodríguez Santana Flor María

Proyecto Discapacidad

Rivadeneira Bravo Ligia Elena

Proyecto Discapacidad

Veliz Loor Deysi Verónica

Proyecto Discapacidad

Velasco Zambrano Francisca Benedicta

Proyecto Discapacidad

Beltrán Solórzano Mónica Judith

C.C.D.I

Bosquez Salazar Evelyn Valeria

C.C.D.I

Sánchez Rodríguez Mirian Elizabeth

C.C.D.I

Silva Silva Silvia Patricia

C.C.D.I

Nota. GAD de San Jacinto del Búa.

4.3.

Muestra

Debido a que la población de esta institución es pequeña, y el proyecto de investigación está dirigido hacia áreas claves que involucra la participación de todos los funcionarios, no es aplicable establecer una muestra. Por este motivo se evaluó a los 27 funcionarios que conforman en la actualidad, con el fin de obtener la información necesaria para su análisis respectivo.

4.4.

Técnicas e Instrumentos de Recogida de Datos

Los instrumentos de recolección de datos son recursos que permiten la recopilación de información de cada área de la entidad, esto permite adquirir sustento relevante para llevar a cabo el proceso de investigación a través del análisis y verificación de toda la información que se haya recopilado. Para el desarrollo de la presente investigación se ha utilizado las técnicas de investigación cualitativas y técnicas cuantitativas, las mismas que serán detalladas a continuación. 4.4.1.

Técnicas de Investigación Cuantitativas 

Entrevistas.- Las mismas que han sido desarrolladas con un esquema de preguntas que sirva de base para formular interrogantes y obtener la mayor cantidad de información posible. En este caso se ha empleado la entrevista estructurada, ya que el formato de preguntas elaboradas se planteó en el mismo orden y términos a todas las personas entrevistadas.



Encuestas.- Dirigida a los funcionarios del GAD Parroquial Rural de San Jacinto del Búa acerca de su apreciación sobre la toma de decisiones, administración de los recursos, entre otros aspectos de gran incidencia del Control Interno. Se han establecido preguntas cerradas, debido a que se necesita adquirir información precisa y concreta para desarrollar alternativas de soluciones acorde al problema principal.



Cuestionarios de Control Interno.- Permiten establecer una serie de preguntas cerradas con una calificación ponderada para determinar el riesgo, debilidades y los mayores problemas que se estuviesen presentando dentro del desarrollo de las operaciones administrativas y financieras.

4.4.2.

Técnica de Investigación Cualitativa 

Observación.- Se fundamenta en mirar cómo se han desarrollado de principio a fin las actividades, considerando la veracidad y precisión de la manera en cómo se ejecutan. Se aplicó la observación participante, ya que se dedicó gran parte de tiempo para diagnosticar exactamente la situación actual del GAD en cuanto al proceso de toma de decisiones y la administración de los recursos.

4.5.

Técnicas de Análisis de Datos 

Cuestionario de Preguntas.- Se formuló un listado de interrogantes cerradas y mixtas, relacionadas con la toma de decisiones y el Control Interno enfocado al área administrativa y financiera.



Guía de Entrevista.- Se partió del problema de investigación y los objetivos, luego se preparó un guión con preguntas concretas, considerando el tipo de entrevista a realizar y las personas

a entrevistar; una vez recopilada la

información necesaria se realizaron los respectivos análisis. 

Ficha de Observación.- Trata sobre el análisis y apreciación del ambiente de trabajo que se percibe dentro de las instalaciones del GAD Parroquial Rural de San Jacinto del Búa, utilizando fotografías como evidencias o algún documento físico de respaldo.



Gráficos Circulares.- Facilitan una mejor apreciación de los resultados obtenidos mediante el uso de porcentajes que miden el nivel de confianza y riesgo obtenidos de las encuestas y cuestionarios de Control Interno realizados previamente.

5. RESULTADOS 5.1. Análisis y Discusión de Resultados 5.1.1. Análisis de Resultados de la Observación Del análisis de la observación que se realizó a las diferentes áreas del GAD, objeto de estudio se identificó inconvenientes relacionados con la falta de conocimientos afines con las Normas de Control Interno, concentración de funciones lo que genera que el personal se ausente en ciertas ocasiones; esto fue de gran utilidad ya que se logró recolectar información pertinente para continuar con el desarrollo de la presente investigación. 5.1.2. Análisis de Resultados de la Entrevista La entrevista que se realizó al presidente del GAD estuvo relacionada con el Control Interno en un enfoque administrativo y financiero para la toma de decisiones, el mismo determina que el presupuesto limita realizar una serie de actividades, adicionalmente no han desarrollado un análisis para medir los riesgos a los que está expuesta la institución, no cuentan con un documento de apoyo donde se detalle los perfiles profesionales. Además se entrevistó a la persona encargada de tesorería, sobre diferentes temas relacionados con aspectos financieros y administrativos, la misma supo manifestar que existe concentración de funciones, no se han realizado indicadores que le permitan analizar la situación del GAD y direccionar de forma adecuada y oportuna los fondos que se han presupuestado.

5.1.3.

Análisis de Resultados de la Encuesta Tabla 5: Género Género DATOS GENERALES DEL ENCUESTADO GÉNERO

FRECUENCIA

PORCENTAJE

Femenino

59%

Masculino

41%

TOTAL

100%

Nota. Datos obtenidos de la encuesta.

GÉNERO

41% 59%

Femenino Masculino

Figura 2. Género Fuente: Datos obtenidos de encuesta

Esta encuesta fue dirigida a todos los funcionarios del GAD Parroquial Rural de San Jacinto del Búa, entre ellos se encuentran tanto el área administrativa como financiera y las diferentes comisiones que forman parte de esta institución, los mismos que a través de las encuestas proporcionaron información relevante para el desarrollo de la presente Propuesta de Modelo de Control Interno para la Toma de Decisiones.

Tabla 6: Edad Edad DATOS GENERALES DEL ENCUESTADO EDAD

FRECUENCIA

PORCENTAJE

15-19 años

20-24 años

25-29 años

33%

30-34 años

26%

35-39 años

15%

40-44 años

45-49 años

11%

50-54 años

55-59 años

60-64 años

TOTAL

100%

Nota. Datos obtenidos de la encuesta.

EDAD 4% 0%

0% 0% 15-19 años

4% 11%

33%

20-24 años 25-29 años

30-34 años 35-39 años

15%

40-44 años 26%

45-49 años 50-54 años 55-59 años 60-64 años

Figura 3. Edad Fuente: Datos obtenidos de la encuesta.

Una vez realizada la encuesta, se puede apreciar que en el GAD, la mayor parte de funcionarios se encuentran entre los 25 a 34 años de edad, representando el 59% del total de 27 trabajadores que en la actualidad laboran en la institución. Además es importante señalar que no trabajan menores ni personas de tercera edad.

Tabla 7: Normas de Control Interno Normas de Control Interno 1.- De acuerdo a la labor desempeñada dentro del GAD, ¿Se aplican normas y principios emitidos por los organismos reguladores en materia de Control Interno? ALTERNATIVAS

FRECUENCIA

PORCENTAJE

Parcialmente

59%

Aplica

11%

No Aplica

30%

TOTAL

100%

Nota. Datos obtenidos de la encuesta.

NORMAS DE CONTROL INTERNO

30% Parcialmente 59% 11%

Aplica

No Aplica

Figura 4. Normas de Control Interno Fuente: Datos obtenidos de encuestas.

Análisis: De los 27 funcionarios que laboran dentro del GAD Parroquial Rural de San Jacinto del Búa, el 59% ha manifestado que se aplican parcialmente las normas y principios relacionados con el Control Interno, el 11% contestó que si aplican y el 30% que no aplican este tipo de normas. Por consiguiente se debería implantar medidas que permitan un mayor conocimiento y ejecución de las mismas.

Tabla 8: Procesos de Contratación de Personal Procesos de Contratación de Personal 2.- ¿En el GAD Parroquial Rural de San Jacinto del Búa existen procesos de contratación de personal? ALTERNATIVAS

FRECUENCIA

PORCENTAJE

Desconoce

96%

TOTAL

100%

Nota. Datos obtenidos de la encuesta.

PROCESOS DE CONTRATACIÓN 0% 4%

No Desconoce 96%

Figura 5. Proceso de Contratación de Personal Fuente: Datos obtenidos de la encuesta.

Análisis: El 96% de los encuestados desconoce de la existencia de un documento donde se detalle los procesos de contratación, mientras que el 4% indica que el GAD carece de este tipo de procesos de selección de personal. Por lo tanto, es necesario que esta institución cuente con un escrito que señale las competencias y/o requisitos necesarios.

Tabla 9: Análisis y Prevención de Riesgos Análisis y Prevención de Riesgos 3.- ¿Existe algún proceso que permita identificar, analizar y tratar los riesgos a lo que está expuesto el GAD Parroquial Rural de San Jacinto del Búa? ALTERNATIVAS

FRECUENCIA

PORCENTAJE

67%

Desconoce

33%

TOTAL

100%

Nota. Datos obtenidos de la encuesta.

ANÁLISIS Y PREVENCIÓN DE RIESGOS 0% 33% Si 67%

No Desconoce

Figura 6. Análisis y Prevención de Riesgos Fuente: Datos obtenidos de la encuesta.

Análisis: El 67% de los encuestados han manifestado que el GAD no cuenta con un proceso que le permita identificar, analizar y tratar los riesgos de manera apropiada. Además el 33% restante desconoce si existe algún proceso relacionado con los riesgos, por lo tanto es necesario que se analicen los componentes internos y externos.

Tabla 10: Aplicación de Normativa en el Presupuesto Aplicación de Normativa en el Presupuesto 4.- ¿Para la elaboración del presupuesto se aplica las disposiciones legales vigentes? ALTERNATIVAS

FRECUENCIA

PORCENTAJE

Parcialmente

22%

Aplica

78%

No Aplica

TOTAL

100%

Nota. Datos obtenidos de la encuesta.

APLICACIÓN DE NORMATIVA EN EL PRESUPUESTO 0% 22%

Parcialmente

Aplica 78%

No Aplica

Figura 7. Aplicación de Normativa en el Presupuesto Fuente: Datos obtenidos de la encuesta.

Análisis: Los funcionarios del GAD en un total del 78% señalan que aplican la normativa legal vigente para la elaboración del presupuesto, mientras que el 22% considera que se aplica parcialmente. Se puede apreciar que existe seguridad pública en la proyección de ingresos y gastos que se va a desarrollar durante un período fiscal.

Tabla 11: Aplicación de Indicadores Aplicación de Indicadores 5.- ¿Se aplican indicadores financieros o de gestión para la toma de decisiones? ALTERNATIVAS

FRECUENCIA

PORCENTAJE

Parcialmente

Aplica

No Aplica

93%

TOTAL

100%

Nota. Datos obtenidos de la encuesta.

APLICACIÓN DE INDICADORES 0% 7% Parcialmente Aplica 93%

No Aplica

Figura 8. Aplicación de Indicadores Fuente: Datos obtenidos de la encuesta.

Análisis: Luego del análisis de la encuesta se establece que el 93% de los funcionarios define que el GAD no cuenta con índices financieros o de gestión para la toma de decisiones, el 7% manifestó que aplican parcialmente. Por lo tanto con los resultados obtenidos se concluye que el GAD debería aplicar indicadores debido a que los resultados de este tipo de métodos proporcionan información útil en el área administrativa y financiera.

Tabla 12: Identificación de Objetivos y Funciones Identificación de Objetivos y Funciones 6.- ¿Identifica cuáles son sus objetivos y funciones en el área en la que se desenvuelve? ALTERNATIVAS

FRECUENCIA

PORCENTAJE

Identifica

19%

Identifica Parcialmente

59%

No Identifica

22%

TOTAL

100%

Nota. Datos obtenidos de la encuesta.

IDENTIFICACIÓN OBJETIVOS Y FUNCIONES

22%

19% Identifica Identifica Parcialmente 59%

No Identifica

Figura 9. Identificación de Objetivos y Funciones Fuente: Datos obtenidos de la encuesta.

Análisis: En lo referente al conocimiento de los objetivos y funciones de sus puestos de trabajo, el 59% equivalente a 16 funcionarios respondieron que los identifican parcialmente, y un 22% equivalente a 6 funcionarios manifestaron que no los identifican de manera apropiada, generando inconvenientes al momento de desarrollar sus labores.

Tabla 13: Organización en designación de funciones Organización en Designación de Funciones 7.- ¿Considera usted que existe organización efectiva en la designación de funciones? ALTERNATIVAS

FRECUENCIA

PORCENTAJE

59%

41%

TOTAL

100%

Nota. Datos obtenidos de la encuesta.

ORGANIZACIÓN EN DESIGNACIÓN DE FUNCIONES

41% 59%

Figura 10. Organización en Designación de Funciones Fuente: Datos obtenidos de la encuesta.

Análisis: Los funcionarios del GAD Parroquial Rural de San Jacinto del Búa indican en un 59%, equivalente a 16 personas que si existe organización adecuada en la designación de funciones y el 41% considera que la institución carece de una apropiada organización. Por esta razón es importante que exista un documento formal donde se establezcan políticas para la coordinación de las diversas actividades.

Tabla 14: Modelo de Control Interno Modelo de Control Interno 8.- Considera Ud. ¿Qué la implementación de un Modelo de Control Interno, fortalecerá la información financiera y administrativa para la toma de decisiones? ALTERNATIVAS

FRECUENCIA

PORCENTAJE

100%

TOTAL

100%

Nota. Datos obtenidos de la encuesta.

MODELO DE CONTROL INTERNO 0%

Si No 100%

Figura 11. Modelo de Control Interno Fuente: Datos obtenidos de la encuesta.

Análisis: De los 27 funcionarios que laboran dentro del GAD parroquial de San Jacinto del Búa, el 100% ha manifestado que es importante que se desarrolle un Modelo de Control Interno en la institución, para que sirva de apoyo a la dirección de la entidad y guía para los funcionarios respecto al desempeño de sus funciones.

Tabla 15: Líneas de Comunicación Líneas de Comunicación 9.- ¿Cree usted que las líneas de comunicación actuales permiten compartir información para una adecuada administración? ALTERNATIVAS

FRECUENCIA

PORCENTAJE

30%

70%

TOTAL

100%

Nota. Datos obtenidos de la encuesta.

LÍNEAS DE COMUNICACIÓN

30%

Si 70%

Figura 12. Líneas de Comunicación Fuente: Datos obtenidos de la encuesta.

Análisis: El 70% de los encuestados, equivalente a 19 personas han manifestado que la comunicación actual que existe en el GAD no es apropiada, dificultando el compartimiento de información entre las diferentes áreas, repercutiendo en la Gestión de la Administración. Es importante que predomine la comunicación formal a través de oficios y además estén claras las líneas de autoridad en el organigrama estructural.

Tabla 16: Ambiente Laboral Ambiente Laboral 10.- Partiendo de la premisa de que el ambiente laboral es un factor importante al momento de ejecutar las actividades dentro de la institución, ¿Cuál es su grado de satisfacción? ALTERNATIVAS

FRECUENCIA

PORCENTAJE

Satisfecho

70%

Poco Satisfecho

22%

Nada Satisfecho

TOTAL

100%

Nota. Datos obtenidos de la encuesta.

AMBIENTE LABORAL

8% 22% Satisfecho 70%

Poco Satifecho Nada Satisfecho

Figura 13. Ambiente Laboral Fuente: Datos obtenidos de la encuesta.

Análisis: Los funcionarios del GAD en un 70% han demostrado que se encuentran satisfechos en el entorno que desempeñan sus funciones, sin embargo un 22% de los encuestados han manifestado que están poco satisfechos, es decir que en todas las áreas del GAD no se demuestra un total agrado respecto al ambiente laboral, ya que existe un 8% de insatisfacción dentro de la institución por parte de sus funcionarios.

Tabla 17: Planificación Planificación 11.- ¿Actualmente, para tomar una decisión se realiza una previa planificación? ALTERNATIVAS Si Parcialmente No TOTAL

FRECUENCIA 5 16 6 27

PORCENTAJE 19% 59% 22% 100%

Nota. Datos obtenidos de la encuesta.

PLANIFICACIÓN

19%

22%

Si Parcialmente No 59%

Figura 14. Planificación Fuente: Datos obtenidos de la encuesta.

Análisis: Respecto a la planificación previa para la toma de decisiones en el GAD, el 59% de los funcionarios equivalente a 16 personas, han manifestado que se planifica parcialmente para realizar cualquier acción en la que se comprometan recursos, mientras tanto el 22% equivalente a 6 personas contestaron que no se realiza ningún tipo de proyección.

Tabla 18: Capacitación Capacitación 12.- ¿Todos los dependientes, sin importar la actividad que desempeñen ¿Reciben cursos de capacitación? ALTERNATIVAS Si No

FRECUENCIA 10 17

PORCENTAJE 37% 63%

TOTAL

100%

Nota. Datos obtenidos de la encuesta.

CAPACITACIÓN

37%

63%

Figura 15. Capacitación Fuente: Datos obtenidos de la encuesta.

Análisis: El 63% de los funcionarios del GAD señala que no han recibido capacitaciones para desempeñar sus funciones, esto demuestra que existe gran necesidad de crear un programa en el que se detallen las posibles capacitaciones que se pueden realizar, la persona responsable y el tiempo de ejecución. Sin embargo, un 37% indica que si han asistido a capacitaciones.

5.2. Propuesta de Intervención MODELO DE CONTROL INTERNO PARA LA TOMA DE DECISIONES ADMINISTRATIVAS Y FINANCIERAS EN EL GAD PARROQUIAL RURAL DE SAN JACINTO DEL BÚA 5.2.1. Presentación de la Propuesta El Modelo de Control Interno COSO es un informe que reúne cinco componentes, los mismos que permiten desarrollar pautas para una adecuada administración de recursos y toma de decisiones. Estos son: Ambiente de Control, Evaluación de Riesgos, Actividades de Control, Información y Comunicación y Monitoreo o Supervisión; los cuales están conformados por factores que tienen gran incidencia al ser aplicados dentro de los diferentes procesos brindando un nivel de confianza razonable en cada una de las labores cotidianas. El GAD Parroquial Rural de San Jacinto del Búa no cuenta con un Modelo de Control Interno para la Toma de Decisiones Administrativas y Financieras, pues existe cierto grado de control empírico lo que genera necesidades insatisfechas por parte de los habitantes de la parroquia y concentración de funciones entre los funcionarios del GAD. Es de gran importancia que la administración del GAD proporcione lineamientos apropiados para cada uno de los funcionarios, permitiendo que las tareas encomendadas sean realizas en un ambiente confortable y con todos los parámetros que se hayan establecido. Por esta razón la presente propuesta tiene origen en la administración general de los recursos direccionada a una apropiada Toma de Decisiones Administrativas y Financieras.

5.2.2. Portada del Modelo de Control Interno

MODELO DE CONTROL INTERNO PARA LA TOMA DE DECISIONES ADMINISTRATIVAS Y FINANACIERAS EN EL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL DE SAN JACINTO DEL BÚA

5.2.2.1. Carátula del Modelo de Control Interno

MODELO DE CONTROL INTERNO PARA LA TOMA DE DECISIONES ADMINISTRATIVAS Y FINANACIERAS EN EL

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL DE SAN JACINTO DEL BÚA

MODELO DE CONTROL INTERNO PARA LA TOMA DE DECISIONES

ADMINISTRATIVAS Y FINANACIERAS EN EL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL DE SAN JACINTO DEL BÚA

Elaborado por:

Melissa Patricia Pozo Monar Marlon Brandon Sánchez Puente

5.2.3. Objetivos de la Propuesta 5.2.3.1.

Objetivo General

Proporcionar un Modelo de Control Interno para la Toma de Decisiones Administrativas y Financieras en el GAD Parroquial Rural de San Jacinto del Búa. 5.2.3.2. 

Objetivos Específicos Rediseñar el direccionamiento estratégico para que permita una adecuada administración de los recursos.



Proporcionar lineamientos a la administración del GAD que permita controlar, direccionar, supervisar y monitorear, de manera adecuada todos los procesos administrativos.



Mejorar los procesos existentes permitiendo obtener una seguridad razonable, eficiente y eficaz dentro del GAD.



Asegurar la exactitud y veracidad de la información, que maneja cada departamento, la cual servirá de basa para dirección en la toma de decisiones.

5.2.4. Desarrollo de la Propuesta 5.2.4.1. Diagnóstico Inicial del Control Interno El diagnóstico permite analizar y establecer medidas para encaminar a la institución a una adecuada toma de decisiones e identificar los riesgos a los que se encuentra expuesto el Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de San Jacinto del Búa, por tal razón la presente investigación tiene como objetivo proponer un Modelo de Control Interno para la Toma de Decisiones Administrativas y Financieras, permitiendo direccionar de manera adecuada el manejo de los recursos. El análisis de los documentos de manera general, la elaboración de la encuesta y el contacto directo con los funcionarios del GAD ayudaron a identificar las debilidades que genera la falta de Control Interno y la inadecuada toma de decisiones, las cuales se detallan a continuación por medio de un árbol de problemas:

GAD PARROQUIAL RURAL DE SAN JACINTO DEL BÚA ÁRBOL DE PROBLEMAS

1. Toma de decisiones empíricas

2. Infracciones

3. Concentración de funciones

4. Incertidumbre en los resultados

DEFICIENCIA EN LA TOMA DE DECISIONES

1. Inexistencia de políticas y procedimientos internos de la institución

2. Desconocimiento de normativa vigente

Figura 16. Árbol de Problemas Fuente: Investigación propia.

3. Ausencia de capacitaciones

4. Carencia de control y/o planificación previa

5.2.4.2. Diagnóstico por medio del Cuestionario de Control Interno basado en el Modelo COSO Para analizar de una manera adecuada el cumplimiento de actividades, se ha considerado importante la aplicación de preguntas relacionadas con las Normas de Control Interno emitidas por la Contraloría General del Estado, El Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización y la Ley de Juntas Parroquiales detalladas a continuación: 5.2.4.2.1. Cuestionario de Control Interno dirigido al Presidente del GAD Tabla 19: Cuestionario de Control Interno a Presidente del GAD Cuestionario de Control Interno dirigido Presidente PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO

INSTITUCIÓN:

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de San Jacinto del Búa

ÁREA: CARGO:

Administrativa Presidente del GAD Parroquial

ENCUESTADO:

Sr. José Mena Mena

ENCUESTADOR:

Srta. Pozo Melissa; Sr. Sánchez Marlon

FECHA: COMPONENTE:

Abril del 2016 Ambiente de Control

N°

PREGUNTA

¿La máxima autoridad y los directivos establecen principios y valores éticos como parte de la cultura organizacional?

¿Existe un entorno organizacional favorable para sensibilizar a los funcionarios de la entidad y generar una cultura de Control Interno?

¿Existen políticas para la asignación de responsabilidades?

¿Existen niveles jerárquicos definidos dentro del GAD?

¿Existe asignación de autoridad necesaria, a fin de que los funcionarios puedan emprender las acciones más oportunas para ejecutar su cometido de manera expedita y eficaz?

OBSERVACIÓN

Se manifiestan de manera verbal, no existe un documento escrito

Cuentan con normas internas, sin embargo no es de conocimiento de todos

Se respetan las líneas de autoridad

Existe cierto grado de dependencia al momento de ejecutar una acción

¿Los directivos de la entidad especifican los requerimientos de personal, el nivel de competencias necesarias para los distintos puestos y tareas a desarrollarse en las áreas correspondientes?

¿Todos los funcionarios del GAD cuentan con los conocimientos y habilidades necesarias para desarrollar sus funciones?

¿Ha sido esta institución objeto de estudios en años anteriores, en cuanto al Control Interno?

Actualmente se está realizando un proceso de contraloría

No cuentan con ningún tipo de indicadores

Presentan documentación que respalda el cumplimiento de las disposiciones legales

OBSERVACIÓN

No se ha elaborado una matriz FODA para la toma de decisiones

¿Se ha puesto en funcionamiento un sistema de planificación, así como el establecimiento de indicadores de gestión que permitan evaluar el cumplimiento de los fines, objetivos y la eficiencia de la gestión institucional? ¿El plan operativo anual es coordinado con los procesos y políticas del Sistema Nacional de Planificación (SNP), las Normas del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP) y las directrices del sistema de presupuesto?

COMPONENTE:

No existe un documento que especifique el perfil apropiado que deberían tener los funcionarios, es por decisión del presidente

Evaluación del Riesgo

N°

PREGUNTA

¿La máxima autoridad ha establecido mecanismos necesarios que permitan identificar, analizar y tratar los riesgos a los que está expuesta la organización para el logro de sus objetivos?

¿Se analizan los factores internos y externos que pueden afectar el normal desenvolvimiento de la institución?

¿Se ha elaborado algún plan de mitigación de riesgos?

En el momento que se presenta un riesgo, ¿Las opciones de respuesta a este riesgo se realizan considerando la probabilidad y el impacto y su relación costo/beneficio?

Todo es dicho verbalmente, no existe un documento escrito, en el cual exprese las posibles soluciones a seguir

Debido a que no cuenta con el plan de mitigación de riesgos, las acciones a seguir se realizan de manera empírica

COMPONENTE: N°

Actividades de Control PREGUNTA

¿La máxima autoridad ha establecido controles de acceso a los sistemas de información?

¿Se reduce el desperdicio o las actividades incorrectas y el riesgo de no detectar problemas evitando asignar a un solo servidor o equipo para que controle o tenga a su cargo todas las etapas claves de un proceso u operación?

¿Los funcionarios que reciben las autorizaciones, son conscientes de la responsabilidad que asumen en su tarea y no efectúan actividades que no les corresponden?

OBSERVACIÓN

Se basa en la premisa que cada persona es responsable de su equipo de trabajo

Debido a la falta de personal, existe concentración de funciones en una sola persona

Para asegurar que las normas y regulaciones se cumplan, ¿Se establecen procedimientos de supervisión?

Se asume que todos los funcionarios conocen las normas y regulaciones a cumplir, por lo tanto no se considera necesaria una supervisión

¿Considera que existe un control previo antes de tomar decisiones?

Solo se realiza un análisis general, sin un análisis de los riesgos a ocurrir

¿Se realiza un control y custodia de las garantías para asegurar la adecuada toma de decisiones?

Se presentaron informes de cumplimiento de obra

¿Se desarrollan arqueos sorpresivos de los valores en efectivo?

No se facilitó información sobre los arqueos de caja

¿Se establecen controles que aseguren que las adquisiciones se ajusten a lo planificado?

Se presentan informes trimestrales de la ejecución presupuestaria

¿Se efectúan constataciones físicas de las existencias y bienes de larga duración, por lo menos una vez al año?

La supervisión varía de 1 a 2 años

¿Se promueve en forma constante y progresiva la capacitación, entrenamiento y desarrollo profesional de los funcionarios?

¿La contabilidad del GAD, proporciona información financiera válida, confiable y oportuna para la toma de decisiones?

¿Las operaciones se registran en el momento en que ocurren, a fin de que la información continúe siendo relevante y útil para la entidad que tiene a su cargo el control de las operaciones y la toma de decisiones?

¿Los montos de los fondos de caja chica se fijan de acuerdo a la reglamentación emitida por el Ministerio de Finanzas y son manejados por personas independientes de quienes administran dinero o efectúan labores contables?

No existe algún documento de capacitaciones realizadas

Cumplen con la presentación de los Estados Financieros

Se mantienen los documentos de respaldo; sin embargo el registro de las operaciones se lo realiza en los días posteriores

Solo la secretaria es la encargada de manejar el fondo de caja chica

¿Las existencias de suministros y bienes de larga duración están codificados, de tal manera que permite una fácil identificación y organización de los mismos?

¿Los bienes de larga duración solo son utilizados en las labores institucionales?

¿Se han dado de baja aquellos bienes que por diversas causas han perdido utilidad?

Aún están en utilización, a pesar de sus condiciones

¿Se emiten y difunden políticas y procedimientos para la evaluación del desempeño?

No existen indicadores de medición de desempeño

¿Se establecen procedimientos y mecanismos apropiados que permitan controlar la asistencia y permanencia de los funcionarios en el lugar de trabajo?

No existe un control de la hora de ingreso y salida de los funcionarios.

¿Existe un plan informático estratégico para administrar y dirigir todos los recursos tecnológicos?

Falta de presupuesto

COMPONENTE: N°

Información y Comunicación PREGUNTA

OBSERVACIÓN

El presidente identifica la información sobre las operaciones técnicas, administrativas y financieras, pero esta información no es comunicada a los demás

¿La máxima autoridad de la institución identifica y comunica información pertinente sobre las operaciones técnicas, administrativas y financieras que le permitan adoptar decisiones adecuadas en el control de las actividades y la preparación información confiable?

¿La institución cuenta con procedimientos que le permitan suministrar información con detalle suficiente y en el momento preciso para cumplir con las diferentes responsabilidades de manera eficiente y eficaz?

Carecen de procedimientos detallados de la manera en cómo se debe realizar las actividades.

¿La organización comunica internamente la información, incluyendo los objetivos y responsabilidades para el Control Interno?

Existe desconocimiento por parte de los funcionarios del GAD

¿La institución cuenta con una estructura orgánica apropiada?

¿La organización genera y usa información de calidad para respaldar el funcionamiento de las actividades?

COMPONENTE: N°

Seguimiento PREGUNTA

¿Se realiza un monitoreo continuo de las actividades por parte del presidente de la Junta Parroquial?

OBSERVACIÓN

Supone existe un normal funcionamiento dentro del GAD

Las normas son de conocimiento general, por consiguiente se supone la elaboración del presupuesto y las compras públicas se ejecutan apropiadamente, considerando innecesario procedimientos donde se especifique su desarrollo.

Realiza un control empírico, pues no cuenta con los informes que respalden su labor

¿La máxima autoridad del GAD establece procedimientos de seguimiento continuo, evaluaciones periódicas o una combinación de ambas para asegurar la eficacia del Control Interno?

¿Se han definido procedimientos de supervisión de las operaciones que aseguren el cumplimiento de la manera en cómo se elabora el presupuesto y el adecuado desarrollo de las compras públicas?

Todas las actividades se encuentran respaldadas por el respectivo documento y oficio

¿Se promueve y establece una autoevaluación periódica de la gestión y el Control Interno, sobre la base de los planes organizacionales y las disposiciones normativas vigentes?

¿La organización evalúa y comunica las deficiencias que se hayan detectado?

¿La máxima autoridad y los directivos de la entidad, determinan acciones preventivas o correctivas para solucionar los problemas e implantar las recomendaciones de las revisiones y acciones de control realizadas?

¿Se documenta y comunica los procesos de supervisión?

¿Las diferentes áreas del GAD, elaboran informes sobre el normal funcionamiento de sus funciones? TOTAL

Existe una falta de cultura relacionado con el control

Parte del hecho de que toda la información pública se debe comunicar

No realizan planificación previa, además en la institución no se han realizado exámenes para evaluar el Control Interno

Toda la información es pública y por tanto se debe comunicar

A pesar de que todo se realiza correctamente, no se elabora ningún tipo de informe

Nota. Datos obtenidos del cuestionario.

Tabla 20: Matriz de Calificación del Nivel de Confianza y Riesgo Matriz de Calificación del Nivel de Confianza y Riesgo Presidente MATRIZ DE CALIFICACIÓN DEL NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGO CONTROL INTERNO ENTIDAD:

GAD Parroquial Rural San Jacinto del Búa

ÁREA:

Administrativa

Puntaje Total

Puntaje Obtenido (Si)

Diferencia (No)

Nivel de Confianza (20/46)*100

43%

Nivel de Riesgo (26/46)*100

57%

Nota. Datos obtenidos del cuestionario.

Tabla 21: Nivel de Confianza y Riesgo Nivel de Confianza y Riesgo Presidente MATRIZ DE CALIFICACIÓN DEL NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGO CONTROL INTERNO GAD Parroquial Rural San Jacinto del Búa ENTIDAD: Administrativa ÁREA: NIVEL DE CONFIANZA BAJO MODERADO 15% - 50% 51% - 75% 85% - 50% 49% - 25% ALTO MODERADO NIVEL DE RIESGO

ALTO 76% - 95% 24% - 5% BAJO

Nota. Datos obtenidos del cuestionario.

NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGO

43%

57%

Nivel de Confianza Nivel de Riesgo

Figura 17. Nivel de Confianza y Riesgo Presidente Fuente: Datos obtenidos del cuestionario

El cuestionario aplicado al Presidente del GAD Parroquial Rural de San Jacinto del Búa dio como resultado, un nivel de confianza bajo de 43% y un nivel de riesgo alto del 57%. A continuación se presenta de manera detalla la descripción del riesgo y las posibles consecuencias que podrían ocasionar su ocurrencia:

Tabla 22: Matriz de Riesgo NCI-Presidente GAD Matriz de Riesgo Normas de Control Interno Presidente GAD GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL DE SAN JACINTO DEL BÚA MATRIZ DE RIESGO DE LAS NORMAS DE CONTROL INTERNO DESCRIPCIÓN DEL RIESGO

POSIBLES CONSECUENCIAS

No existen políticas establecidas para designar responsabilidades en ausencia del presidente No existe suficiente asignación de autoridad en ciertos funcionarios, debido a que se depende de la autorización expresa del presidente para cualquier asunto

- Control deficiente en las funciones por la falta de políticas que lo regulen

No existe un documento formal donde se especifique el perfil mínimo que debe tener un postulante a cualquier cargo, actualmente es por decisión del presidente

-Favoritismo en la contratación -Personal sin las aptitudes necesarias -Desempeño deficiente en el trabajo

No existe un sistema de planificación, tampoco se han establecido indicadores para medir el desempeño institucional No se han elaborado mecanismos para detectar los posibles riesgos a los que está expuesto el GAD

-Lentitud en la aprobación de trámite -Retraso en la entrega de información

-Trabajo deficiente -Toma de decisiones inadecuadas -Se labora sin una base para medir el desempeño -Dificultad en detectar las desviaciones -Inconsistencia en el cumplimiento de los objetivos -Ausencia de cursos de acción para evitar un posible riesgo -Toma de decisiones erróneas por no conocer la situación real del GAD

No se han analizado factores internos y externos que pueden afectar el normal desenvolvimiento del GAD

-Desperdicio de recursos -Inadecuada Toma de Decisiones

Internamente no se ha elaborado un plan de mitigación de riesgos, en caso de hacerlo, se lo ha dicho solo de manera verbal

-Falta de estrategias para reducir el riesgo -Desperdicio de recursos -Errores al decidir el curso de acción a seguir -Incertidumbre y desorganización del personal

No se han establecido acciones de respuesta al riesgos debido a que no cuentan con un plan de mitigación de riesgos, las acciones a realizar en caso de riesgos se basan en la experiencia

-Desconcierto en las acciones a seguir -Deficiencia en el empleo de recursos -Paralización temporal de actividades

No cuentan con medidas de seguridad para el acceso a los sistemas de información

-Acceso de personal no autorizado -Manipulación de la información -Registros alterados -Pérdida de la información

No existe una adecuada distribución de funciones, ya que muchas veces una sola persona es responsable de realizar todos las etapas claves de una operación

-Manipulación de la información en beneficio propio

Se considera que todos los funcionarios conocen la normativa legal, por lo tanto no consideran necesario una supervisión de actividades

-Incumplimiento de las disposiciones legales -Problemas con la Contraloría General del Estado -Actividades realizadas erróneamente

No existe ningún tipo de control previo antes de tomar una decisión

-Toma de decisiones equívocas -Recursos mal empleados -Desconcierto en los resultados

Arqueos de caja sorpresivos

-Manipulación de los recursos

No se ha realizado ningún tipo de capacitación reciente a los funcionarios para su desarrollo profesional

-Tareas mal realizadas -Mala toma de decisiones -Desempeño organizacional bajo -Ausencia de sentido de pertenencia -Problemas con Contraloría debido a falta de actualización de conocimientos en cuanto a las reformas en leyes y regulaciones

Las operaciones no son registradas en el momento que ocurren, sin embargo se mantiene la documentación de respaldo para realizar el registro en días posteriores

-Demora en obtener información actualizada -Falta de registro en operaciones por pérdida de documentos

Varios activos que están en mal estado no se han dado de baja

-Pérdida de información importante -Deterioro de documentos físicos

No se han establecido medidas para evaluar el desempeño

-Los funcionarios laboran sin conocer si han mejorado o no en sus funciones -Falta de interés en mejorar los servicios

No se ha elaborado un plan informático para gestionar los recursos tecnológicos debido a la falta de presupuesto

-Ataques de spyware -Filtración de la información -Alteración de la información -Pérdida de información

La institución no cuenta con procedimientos que le permitan suministrar información con detalle suficiente y en el momento preciso, ya que se basan en hechos pasados

-Distorsión de la información

Existe poca comunicación interna dentro del GAD referente a los objetivos y responsabilidades para el Control Interno

-Falta de Control Interno en las operaciones -Falta de sentido de pertenencia -Bajo rendimiento del personal

No cuenta con una estructura orgánica apropiada

-Inadecuada comunicación

No se han establecido procedimientos de seguimiento continuo, evaluaciones periódicas o una combinación de ambas para asegurar la eficacia del Control Interno

-Incumplimiento de la normativa legal -Ausencia de bases para medir el desempeño

No se han definidos procedimientos que aseguren el cumplimiento de la manera en cómo se elabora el presupuesto y el adecuado desarrollo de las compras públicas

-Falta de Control Interno en las operaciones. -Omisión de ciertos pasos para la elaboración del presupuesto. -Inadecuado elaboración de las compras públicas.

Existe una falta de cultura relacionado con el control y no se realiza una autoevaluación periódica de la gestión

-Falta de Control Interno en las operaciones -Incumplimiento de la normativa legal -Ausencia de bases para medir el desempeño

No se realiza planificación previa, por lo tanto no cuentan con acciones preventivas

-Falta de estrategias para reducir el riesgo -Desperdicio de recursos -Errores al decidir el curso de acción a seguir -Incertidumbre y desorganización del personal

Aunque las operaciones sean desarrolladas correctamente, no existe la cultura de presentar informes de normal funcionamiento Nota. Datos obtenidos del cuestionario.

-Desconocimiento de internamente el GAD

como

esa

operando

5.2.4.2.2. Cuestionario de Control Interno dirigido a la Tesorera del GAD Tabla 23: Cuestionario de Control Interno Tesorera Cuestionario de Control Interno Tesorera PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO INSTITUCIÓN: ÁREA: CARGO: ENCUESTADO: ENCUESTADOR: FECHA: COMPONENTE: N°

Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de San Jacinto del Búa Financiera Tesorera Ingeniera María del Pilar Ortiz Albán Srta. Pozo Melissa; Sr. Sánchez Marlon Abril del 2016 Ambiente de Control PREGUNTA

¿Existe un entorno organizacional favorable para sensibilizar a los funcionarios de la entidad y generar una cultura de Control Interno?

¿Los directivos de la entidad especifican los requerimientos de personal, el nivel de competencias necesarias para los distintos puestos y tareas a desarrollarse en las áreas correspondientes?

¿Existen niveles jerárquicos definidos dentro del GAD?

¿Existe asignación de autoridad necesaria, a fin de que los servidores puedan emprender las acciones más oportunas para ejecutar su cometido de manera expedita y eficaz?

¿Todos los funcionarios del GAD cuentan con los conocimientos y habilidades necesarias para desarrollar sus funciones?

¿Se observan las políticas institucionales aplicables a sus respectivas áreas de trabajo?

COMPONENTE: N°

OBSERVACIÓN

No existe un documento que especifique el perfil apropiado que deberían tener los funcionarios, es por decisión del presidente

Se respetan los niveles de autoridad

Se mantiene cierto grado de dependencia al momento de desarrollar las actividades

Mantiene actualizado los conocimientos para ejercer adecuadamente su labor dentro del GAD

No cuentan con un documento que detalle políticas de trabajo

Evaluación del Riesgo PREGUNTA

¿Se analizan tantos factores internos y externos que pueden afectar el normal desenvolvimiento de la institución?

OBSERVACIÓN Considera que no se analiza minuciosamente la situación del GAD es aspectos financieros, debido a que se maneja un presupuesto y se cumple con el mismo.

COMPONENTE: N°

Actividades de Control PREGUNTA

OBSERVACIÓN

Realiza control oportuno a todo lo relacionado con el aspecto financiero.

En muchas ocasiones tiene que realizar trámites no acordes a su función, ocasionando concentración de funciones en ella

¿Se lleva a cabo acciones de control como separación de funciones, procedimientos de aprobación, autorización, verificaciones, controles sobre el acceso a recursos y archivos?

¿Se procura una rotación de tareas, de manera que exista independencia, separación de funciones incompatibles y reducción del riesgo de errores o acciones irregulares?

¿Los funcionarios que reciben las autorizaciones, son conscientes de la responsabilidad que asumen en su tarea y no efectúan actividades que no les corresponden?

¿Se desarrollan procedimientos de Control Interno presupuestario?

Trimestralmente se verifica el cumplimiento de la ejecución presupuestaria

Se realiza un breve análisis, sin embargo no se considera factores externos e internos que podrían afectar a la institución como tal

Todas las recaudaciones son respaldadas con el documento respectivo

¿Considera que existe un control previo antes de tomar decisiones?

¿Existe una constancia documental de las recaudaciones de recursos públicos?

¿Se efectúa una verificación diaria con la finalidad de comprobar que los depósitos realizados en el banco corresponsal sean iguales a los valores recibidos?

Por falta de una institución financiera no se realizan dichas verificaciones, debido a que las recaudaciones no pueden ser depositadas en el mismo día y por tal razón lo hace fin de mes

¿Existen medidas para resguardar los fondos que se recaudan directamente, mientras permanecen en poder de la institución?

El dinero permanece a simple vista, sin ningún tipo de protección

¿Las conciliaciones bancarias realizadas mensualmente?

No se nos información

¿Se elabora una programación de caja, para la correcta utilización de los recursos financieros?

Acorde al presupuesto del período fiscal 2016

son

proporcionó

Es manejado por la secretaria de la entidad, con un total de $200,00 dólares

La falta de presupuesto limita desarrollar actividades de capacitación

Usan el catálogo de cuentas que establece el Ministerio de Finanzas

¿Se han implantado políticas y procedimientos de archivo para la conservación y mantenimientos de archivos físicos y magnéticos, con base en las disposiciones técnicas y jurídicas vigentes?

La información se encuentra en físico y cd

¿Se utiliza un catálogo general de cuentas para el sector público?

Presentan el catálogo que establece el Ministerio de Finanzas

OBSERVACIÓN

¿Cuentan con un fondo de caja chica institucional?

¿Se promueve en forma constante y progresiva la capacitación, entrenamiento y desarrollo profesional de los funcionarios?

¿La contabilidad se basa en principios y normas técnicas para el registro de las operaciones, la preparación y presentación de información para la toma de decisiones?

COMPONENTE: N°

Información y Comunicación PREGUNTA

¿Considera que la comunicación que existe dentro del GAD, le facilita cumplir con sus responsabilidades de operación, información financiera y de cumplimiento?

COMPONENTE: N°

Seguimiento PREGUNTA

¿Las diferentes áreas del GAD, elaboran informes sobre el normal funcionamiento de sus funciones?

TOTAL Nota. Datos obtenidos del cuestionario.

No cuentan con un documento que describan los procedimientos para efectuar adecuadamente sus labores

OBSERVACIÓN

A pesar de que todo se realiza correctamente, no se elabora ningún tipo de informe

Tabla 24: Matriz de Calificación del Nivel de Confianza y Riesgo Tesorera Matriz de Calificación del Nivel de Confianza y Riesgo Tesorera MATRIZ DE CALIFICACIÓN DEL NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGO CONTROL INTERNO GAD Parroquial Rural San Jacinto del Búa ENTIDAD: Financiero ÁREA: Puntaje Total Puntaje Obtenido (Si) Diferencia (No) Nivel de Confianza (14/25)*100 Nivel de Riesgo (11/25)*100

25 14 11 56% 44%

Nota. Datos obtenidos del cuestionario.

Tabla 25: Matriz del Nivel de Riesgo y Confianza Tesorera Matriz del Nivel de Riesgo y Confianza Tesorera MATRIZ DE CALIFICACIÓN DEL NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGO CONTROL INTERNO GAD Parroquial Rural San Jacinto del Búa ENTIDAD: Financiero ÁREA: NIVEL DE CONFIANZA BAJO MODERADO ALTO 15% - 50% 51% - 75% 76% - 95% 85% - 50% 49% - 25% 24% - 5% ALTO MODERADO BAJO NIVEL DE RIESGO Nota. Datos obtenidos del cuestionario.

NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGO

44%

56%

Nivel de Confianza Nivel de Riesgo

Figura 18. Nivel de Confianza y Riesgo Tesorera Fuente: Datos obtenidos del cuestionario

El cuestionario aplicado a la Tesorera del GAD Parroquial Rural de San Jacinto del Búa dio como resultado, un nivel de confianza moderado de 56% y un nivel de riesgo moderado del 44%. A continuación se presenta detalladamente la descripción del riesgo y las posibles consecuencias que podrían ocasionar su ocurrencia: Tabla 26: Matriz de Riesgo Normas de Control Interno Tesorera Matriz de Riesgo Normas de Control Interno Tesorera GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL DE SAN JACINTO DEL BÚA MATRIZ DE RIESGO DE LAS NORMAS DE CONTROL INTERNO DESCRIPCIÓN DEL RIESGO POSIBLES CONSECUENCIAS No existe un documento donde se detalle el perfil - Favoritismo en la contratación. mínimo que debe poseer un postulante a cualquier -Personal sin las aptitudes necesarias. cargo, actualmente es por decisión del presidente. -Desempeño deficiente en el trabajo. El GAD no cuenta con políticas institucionales aplicables a las respectivas áreas de trabajo

-Inadecuado manejo de la información financiera

No se analizan factores internos y externos que pueden afectar el normal desenvolvimiento de la institución

-Exista un mayor riesgo en la toma de decisiones y desperdicio de los diferente recursos del GAD

No existe rotación de tareas, para evitar que exista independencia, separación de funciones incompatibles y reducción del riesgo de errores o acciones irregulares No se realiza un control previo antes de tomar decisiones

-Concentración de funciones

-Mayor riesgo en la toma de decisiones

Falta de verificación diaria de los valores depositados

-Pérdida de los valores recaudados o expuestas a robo.

No cuentan con medidas para resguardar los fondos que se recaudan directamente

-Pérdida de los valores recaudados o expuestas a robo.

No se promueve la capacitación, entrenamiento y desarrollo profesional de los funcionarios

-Desactualización en conocimientos, carencia en el desarrollo de destrezas y habilidades profesionales

La inadecuada comunicación que existe dentro del GAD, dificulta cumplir con las responsabilidades de operación, información financiera y de cumplimiento No cuentan con procedimientos que permitan suministrar información con detalle suficiente y en el momento preciso para cumplir con las diferentes responsabilidades de manera eficiente y eficaz No se elaboran informes sobre el normal funcionamiento de sus funciones Nota. Datos obtenidos del cuestionario.

-Inadecuada toma de decisiones

-Errores u omisiones en el desarrollo de las actividades laborales -Inadecuada comunicación y omisión de errores

5.2.4.2.3. Cuestionario de Control Interno dirigido a la Secretaria del GAD Tabla 27: Cuestionario de Control Interno Secretaria Cuestionario de Control Interno Secretaria PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO INSTITUCIÓN: ÁREA: CARGO: ENCUESTADO: ENCUESTADOR: FECHA:

Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de San Jacinto del Búa Administrativa Secretaria Tecnóloga Maritza Elizabeth Zambrano Zambrano Srta. Pozo Melissa; Sr. Sánchez Marlon Abril del 2016

COMPONENTE:

Ambiente de Control

N°

PREGUNTA ¿Los directivos de la entidad especifican los requerimientos de personal, el nivel de competencias necesarias para los distintos puestos y tareas a desarrollarse en las áreas correspondientes?

OBSERVACIÓN

No existe un documento que especifique el perfil apropiado que deberían tener los funcionarios, es por decisión del presidente

¿Existen niveles jerárquicos definidos dentro del GAD?

Se respetan las líneas de autoridad

¿Existe asignación de autoridad necesaria, a fin de que los funcionarios puedan emprender las acciones más oportunas para ejecutar su cometido de manera expedita y eficaz?

Se mantiene cierto grado dependencia al momento desarrollar las actividades

¿Todos los funcionarios del GAD cuentan con los conocimientos y habilidades necesarias para desarrollar sus funciones?

Los funcionarios del GAD cuentan con las condiciones óptimas para desempeñar sus labores

¿Se observan las políticas institucionales aplicables a sus respectivas áreas de trabajo?

Desconoce de la existencia de un documento que detalle políticas institucionales

OBSERVACIÓN

Utilizan controles básicos como cambios de usuario y antivirus

Procura tener todo en orden para evitar inconvenientes

COMPONENTE: Actividades de Control N° PREGUNTA 6

¿La máxima autoridad ha establecido controles de acceso a los sistemas de información?

¿Se lleva a cabo acciones de control como separación de funciones, procedimientos de aprobación, autorización, verificaciones, controles sobre el acceso a recursos y archivos?

de de

¿Se procura una rotación de tareas, de manera que exista independencia, separación de funciones incompatibles y reducción del riesgo de errores o acciones irregulares?

¿Los funcionarios que reciben las autorizaciones, son conscientes de la responsabilidad que asumen en su tarea y no efectúan actividades que no les corresponden?

¿Considera que existe un control previo antes de tomar decisiones?

Se realiza un análisis general.

¿Se promueve en forma constante y progresiva la capacitación, entrenamiento y desarrollo profesional de los funcionarios?

La falta de presupuesto limita realizar este tipo de actividades

¿Las existencias de suministros y bienes de larga duración están codificados, de tal manera que permite una fácil identificación y organización de los mismos?

No cuentan con documentos respaldo, sin embargo se pudo apreciar la ausencia del control de ciertos activos deteriorados

Realiza las funciones que se le ha sido encomendadas

¿Existe un plan informático estratégico para administrar y 13 dirigir todos los recursos tecnológicos? COMPONENTE: Información y Comunicación N° PREGUNTA SI ¿Considera que la comunicación que existe dentro del GAD, le facilita cumplir con sus 14 X responsabilidades de operación, información financiera y de cumplimiento?

Desconoce de la existencia de este tipo de documento

OBSERVACIÓN

Considera que en cierta proporción existe comunicación apropiada

¿Existen canales de información adecuados para reportar quejas y sugerencias dentro del GAD?

No recibe comentarios

OBSERVACIÓN

A pesar de que todo se realiza correctamente, no se elabora ningún tipo de informe

COMPONENTE: Seguimiento N° PREGUNTA

¿Las diferentes áreas del GAD, elaboran informes sobre el normal funcionamiento de sus funciones? TOTAL

Nota. Datos obtenidos del cuestionario.

ningún

tipo

Tabla 28: Matriz de Calificación del Nivel de Confianza y Riesgo Secretaria Matriz de Calificación del Nivel de Confianza y Riesgo Secretaria MATRIZ DE CALIFICACIÓN DEL NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGO CONTROL INTERNO GAD Parroquial Rural San Jacinto del Búa ENTIDAD: Administrativa ÁREA: Puntaje Total Puntaje Obtenido (Si) Diferencia (No) Nivel de Confianza (07/16)*100 Nivel de Riesgo (09/16)*100

16 7 9 44% 56%

Nota. Datos obtenidos del cuestionario.

Tabla 29: Nivel de Confianza y Riesgo Secretaria Nivel de Confianza y Riesgo Secretaria MATRIZ DE CALIFICACIÓN DEL NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGO CONTROL INTERNO GAD Parroquial Rural San Jacinto del Búa ENTIDAD: Administrativa ÁREA: NIVEL DE CONFIANZA BAJO MODERADO 15% - 50% 51% - 75% 85% - 50% 49% - 25% ALTO MODERADO

ALTO 76% - 95% 24% - 5% BAJO

NIVEL DE RIESGO Nota. Datos obtenidos del cuestionario.

NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGO

44% 56%

Nivel de Confianza Nivel de Riesgo

Figura 19. Nivel de Confianza y Riesgo Secretaria Fuente: Datos obtenidos del cuestionario

El cuestionario aplicado a la Tesorera del GAD Parroquial Rural de San Jacinto del Búa dio como resultado, un nivel de confianza bajo de 44% y un nivel de riesgo alto del 56%. A continuación se presenta detalladamente la descripción del riesgo y las posibles consecuencias que podrían ocasionar su ocurrencia: Tabla 30: Matriz de Riesgo Normas de Control Interno Secretaria Matriz de Riesgo Normas de Control Interno Secretaria GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL DE SAN JACINTO DEL BÚA MATRIZ DE RIESGO DE LAS NORMAS DE CONTROL INTERNO DESCRIPCIÓN DEL RIESGO

POSIBLES CONSECUENCIAS

No existe un documento formal donde se especifique el perfil mínimo que debe tener un postulante a cualquier cargo, actualmente es por decisión del presidente

-Favoritismo en la contratación. -Personal sin las aptitudes necesarias. -Desempeño deficiente en el trabajo.

Carece de políticas institucionales aplicables a su respectiva área de trabajo

-Desorganización e incumplimiento de tareas

Carencia de controles de acceso a los sistemas de información

-Manipulación de terceros de la información administrativa - financiera y la pérdida de datos

Falta de rotación de tareas, generando dependencia e incremento del riesgo de errores o acciones irregulares

-Concentración de funciones

No se realiza un control previo antes de tomar decisiones

-Inadecuada toma de decisiones y desperdicio en la distribución de los recursos

No se promueve en forma constante y progresiva la capacitación, entrenamiento y desarrollo profesional de los funcionarios

-Desactualización de conocimientos, ausencia de motivación

Falta de un plan informático estratégico para administrar y dirigir todos los recursos tecnológicos

-Información propensa a alteraciones

Ausencia de canales de información para reportar quejas y sugerencias

-Calidad de servicios públicos deficientes

No se elaboran informes sobre funcionamiento de sus funciones

Nota. Datos obtenidos del cuestionario.

normal

-Inadecuada comunicación y omisión de errores

5.2.4.2.4. Cuestionario de Control Interno relacionado con el COOTAD Tabla 31: Cuestionario de Control Interno COOTAD Cuestionario de Control Interno COOTAD PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO

CONTABILIDAD Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de San Jacinto del Búa Administrativa y Financiera Total del GAD Srta. Pozo Melissa; Sr. Sánchez Marlon Abril del 2016 Código Orgánico de Organización Territorial, Autonomía y Descentralización NORMA LEGAL: (COOTAD) N° PREGUNTA SI NO C OBSERVACIÓN INSTITUCIÓN: ÁREA: ENCUESTADOS: ENCUESTADOR: FECHA:

En base al Art. 31.- ¿Se diseñan e implementan políticas de promoción y construcción de equidad e inclusión en su territorio?

Existe inconformidad ciudadanía

En base al Art. 32.- ¿Determinan las políticas de investigación e innovación del conocimiento, desarrollo y transferencia de tecnologías necesarias para el desarrollo regional, en el marco de la planificación nacional?

No cuentan con un departamento de planificación, por falta de presupuesto

En base al Art. 70.- ¿Se desarrolla un modelo de gestión administrativa mediante el cual deben ejecutarse el Plan Parroquial Rural de Desarrollo y de Ordenamiento Territorial?

Actualmente no cuentan con un modelo de gestión administrativa. Sin embargo contratan a terceros para su realización

En base al Art. 137.- ¿Se contrala la calidad de los servicios públicos existentes en la institución?

No se cuenta con un sistema que mida la satisfacción de los servicios de la ciudadanía

En base al Art. 146.- ¿Se desarrollan organizaciones ciudadanas y demás asentamientos rurales en todos los ejes temáticos de interés comunitario?

En base al Art. 168.- ¿Se remite la información financiera y presupuestaria, a través de documentos físicos y medios digitales, de sus cédulas presupuestarias y balances financieros, al ente rector de las finanzas públicas y de la planificación nacional?

En base al Art. 295.- ¿Se definen políticas generales y particulares que determinen con claridad objetivos de largo y mediano plazo?

En base al Art. 357.- ¿El perfil profesional del secretario (a) se encuentra relacionado con el cargo a desempeñar?

En base al Art. 211- ¿Se ha accedido al endeudamiento para financiar inversiones de mediano y largo plazo? TOTAL

Se presentó la documentación pertinente en CD y físico

En el POA no se detallan políticas

Cuenta con título de tecnóloga y con experiencia en cargos similares

En el Balance se presentan un crédito en el sector público financiero

Nota. Datos obtenidos del cuestionario.

Tabla 32: Matriz de Calificación del Nivel de Confianza y Riesgo Cootad Matriz de Calificación del Nivel de Confianza y Riesgo COOTAD MATRIZ DE CALIFICACIÓN DEL NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGO CONTROL INTERNO GAD Parroquial Rural San Jacinto del Búa ENTIDAD: Administrativa y Financiera ÁREA: Puntaje Total Puntaje Obtenido (Si) Diferencia (No) Nivel de Confianza (4/9)*100 Nivel de Riesgo (5/9)*100 Nota. Datos obtenidos del cuestionario.

16 7 9 44% 56%

Tabla 33: Nivel de Confianza y Riesgo Cootad Nivel de Confianza y Riesgo COOTAD MATRIZ DE CALIFICACIÓN DEL NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGO CONTROL INTERNO GAD Parroquial Rural San Jacinto del Búa ENTIDAD: Administrativa y Financiera ÁREA: NIVEL DE CONFIANZA BAJO MODERADO 15% - 50% 51% - 75% 85% - 50% 49% - 25% ALTO MODERADO

ALTO 76% - 95% 24% - 5% BAJO

NIVEL DE RIESGO Nota. Datos obtenidos del cuestionario.

NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGO

44% 56%

Nivel de Confianza Nivel de Riesgo

Figura 20. Nivel de Confianza y Riesgo COOTAD Fuente: Datos obtenidos del cuestionario

El cuestionario aplicado al GAD Parroquial Rural de San Jacinto del Búa dio como resultado, un nivel de confianza bajo de 44% y un nivel de riesgo alto del 56%.A continuación se presenta detalladamente la descripción del riesgo y las posibles consecuencias que podrían ocasionar su ocurrencia:

Tabla 34: Matriz de Riesgo del COOTAD Matriz de Riesgo del COOTAD GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL DE SAN JACINTO DEL BÚA MATRIZ DE RIESGO DEL COOTAD DESCRIPCIÓN DEL RIESGO

POSIBLES CONSECUENCIAS

No cuentan con un diseño de políticas de promoción y construcción de equidad e inclusión en su territorio

-Genera agotamiento en el estilo de desarrollo, se vuelve socialmente perverso y políticamente injusto.

No cuentan con políticas de investigación e innovación del conocimiento, desarrollo y transferencia de tecnologías que permitan mejorar el desarrollo regional

-Limita el progreso de la parroquia -Obsolescencia de la tecnología que disponen actualmente -No se desarrollan proyectos, que generen cambios innovadores -Los objetivos son planteados inadecuadamente -Probabilidad de ineficiencia de la PPRDOT

No existe un modelo de gestión administrativa mediante el cual deben ejecutarse el Plan Parroquial Rural de Desarrollo y de Ordenamiento Territorial No se contrala la calidad de los servicios públicos existentes en la institución

-Insatisfacción de la ciudadanía -Desperdicios de recursos

No se definen políticas que determinen con claridad objetivos de largo y mediano plazo

-Incumplimiento de las actividades -Inadecuada toma de decisiones

Nota. Datos obtenidos del cuestionario.

5.2.4.2.5. Cuestionario de Control Interno de la Ley de Juntas Parroquiales Tabla 35: Cuestionario de Control Interno Ley de Juntas Parroquiales Cuestionario de Control Interno Ley de Juntas Parroquiales PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO

CONTABILIDAD Gobierno Autónomo Descentralizado Parroquial Rural de San Jacinto del Búa INSTITUCIÓN: Administrativa y Financiera ÁREA: Total del GAD ENCUESTADOS: Srta. Pozo Melissa; Sr. Sánchez Marlon ENCUESTADOR: Abril del 2016 FECHA: Ley de Juntas Parroquiales NORMA LEGAL: N° PREGUNTA SI NO N/A OBSERVACIÓN En base al Art. 35- ¿Se elaboran Se presentó documentación que adecuada y oportunamente las 1 X 1 respalda la entrega de convocatorias a sesiones de Asamblea convocatorias y Junta Parroquial? En base al Art. 35- ¿Se confieren copias legales y correctamente Mediante oficio se proporciona 2 solicitadas de los documentos que X 1 cualquier tipo de información reposan en los archivos de la Junta disponible Parroquial Rural, previa autorización?

En base al Art. 35- ¿Se difunde a través de los medios de comunicación locales la convocatoria con el tiempo anticipado respectivo?

En base al Art. 35- ¿Se custodia todos los bienes muebles e inmuebles de la propiedad del GAD?

En base al Art. 35- ¿Participa activamente en las diferentes sesiones que fuese convocado, en el seno de la Junta Parroquial? TOTAL

X -

Se presentó documentación que respalda la comunicación de las convocatorias

No cuentan vigilancia apropiada, se parte de la premisa de que cada persona es responsable de los bienes que tiene a su disposición

1 -

Nota. Datos obtenidos del cuestionario.

Tabla 37: Matriz de Calificación del Nivel de Confianza y Riesgo Ley Juntas Parroquiales Matriz de Calificación del Nivel de Confianza y Riesgo Ley Juntas Parroquiales MATRIZ DE CALIFICACIÓN DEL NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGO CONTROL INTERNO GAD Parroquial Rural San Jacinto del Búa ENTIDAD: Administrativa y Financiera ÁREA: Puntaje Total Puntaje Obtenido (Si) Diferencia (No) Nivel de Confianza (4/5)*100 Nivel de Riesgo (1/5)*100

16 7 9 80% 20%

Nota. Datos obtenidos del cuestionario.

Tabla 36: Nivel de Riesgo y confianza Ley de Juntas Parroquiales Nivel de Riesgo y confianza Ley de Juntas Parroquiales MATRIZ DE CALIFICACIÓN DEL NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGO CONTROL INTERNO GAD Parroquial Rural San Jacinto del Búa ENTIDAD: Administrativa y Financiera ÁREA: NIVEL DE CONFIANZA BAJO MODERADO 15% - 50% 51% - 75% 85% - 50% 49% - 25% ALTO MODERADO NIVEL DE RIESGO Nota. Datos obtenidos del cuestionario.

ALTO 76% - 95% 24% - 5% BAJO

NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGO

20%

Nivel de Confianza

80%

Nivel de Riesgo

Figura 21. Nivel de Confianza y Riesgo Ley de Juntas Parroquiales Fuente: Datos obtenidos del cuestionario

El cuestionario aplicado al GAD Parroquial Rural de San Jacinto del Búa dio como resultado, un nivel de confianza alto de 80% y un nivel de riesgo bajo del 20%. A continuación se presenta detalladamente la descripción del riesgo y las posibles consecuencias que podrían ocasionar su ocurrencia: Tabla 38: Matriz de Riesgo de la Ley de Juntas Parroquiales Matriz de Riesgo de la Ley de Juntas Parroquiales GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL DE SAN JACINTO DEL BÚA MATRIZ DE RIESGO DE LA LEY DE JUNTAS PARROQUIALES DESCRIPCIÓN DEL RIESGO No se custodia todos los bienes muebles e inmuebles de la propiedad del GAD Nota. Datos obtenidos del cuestionario.

POSIBLES CONSECUENCIAS -Deterioro inmediato de los bienes -Uso indebido de personas ajenas a la institución

5.2.4.3. Rediseño Estratégico El GAD Parroquial Rural de San Jacinto del Búa cuenta con una misión y visión, sin embargo estas no se encuentran bien direccionadas, debido a que no se han agregado factores relacionados con la tecnología, cultura y turismo, por esta razón, empleando los componentes básicos para la declaración de la misión y visión, se ha obtenido lo siguiente: 5.2.4.3.1. Misión Actual “Gobernar la Parroquia con visión, orden, compromiso y eficiencia; ejerciendo sus competencias para encausarla en el camino de la prosperidad, de la tranquilidad y el enaltecimiento de la condición humana de sus habitantes” 5.2.4.3.2. Componentes de una Declaración para la Misión 1. Cliente: ¿Quiénes son los clientes de la empresa? La comunidad en general que forma parte de la Parroquia de San Jacinto del Búa.

2. Mercado: Geográficamente. En la Provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas, al noroeste del Ecuador.

3. Tecnología: ¿Está la empresa actualizada en el aspecto tecnológico? Sí, porque utiliza de la tecnología suficiente para el desarrollo de la Parroquia.

4. Filosofía: ¿Cuáles son las creencias, los valores, las aspiraciones y las prioridades éticas de la empresa? El GAD Parroquial Rural de San Jacinto del Búa comprende y valora a sus empleados, generando en ellos un espíritu optimista, honesto y solidario comprometido con la institución.

5. Preocupación por la imagen pública: ¿Es la empresa sensible a las inquietudes sociales, comunitarias y ambientales? Sí, porque se preocupa por el medio ambiente y de promover el desarrollo cultural de la Parroquia. 5.2.4.3.3. Misión Propuesta El GAD Parroquial Rural de San Jacinto del Búa ubicada en la Provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas, busca gobernar a la parroquia con orden, compromiso y eficiencia, a través de la adecuada administración, uso propicio de la tecnología, apropiado desarrollo cultural, turístico y cuidado del medio ambiente para lograr prosperidad, tranquilidad y el enaltecimiento de la condición humana de la parroquia. 5.2.4.3.4. Visión Actual Para el 2024 el GAD Parroquial de San Jacinto del Búa se ha consolidado su calidad de Gobierno Autónomo. Ejerce todas sus competencias, su estructura y procesos están definidos, ha multiplicado su capacidad financiera. Cuenta con todos los espacios y herramientas para operar eficientemente. En la Parroquia está estructurado un sistema de participación dinámico y democrático, los actores sociales son fuertes y participativos. El GAD Parroquial mantiene fluida coordinación con los otros niveles de gobierno y sus pares. 5.2.4.3.5. Interrogantes para la Elaboración de la Visión

¿Cuál es la imagen futura que queremos proyectar del GAD? Llegar a ser la institución modelo de alta calidad y competencias.

¿Cuáles son nuestros deseos o aspiraciones? Lograr participación dinámica y democrática, actores sociales fuertes y participativos.

¿Hacia dónde nos dirigimos? Ofrecer servicio de calidad para el progreso de la institución.

¿Hacia dónde queremos llegar? Ser el mejor GAD Parroquial Rural.

5.2.4.3.6. Visión Propuesta Ser un Gobierno Autónomo Descentralizado organizado en la Provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas, consolidando su calidad y profesionalismo por medio de competencias, estructura y procesos definidos, para lograr satisfacción y confianza de la comunidad garantizando al mismo tiempo un sistema de participación dinámico y democrático, actores sociales fuertes, participativos y adecuada coordinación con los otros niveles de gobierno y sus pares. 5.2.4.3.7. Valores Institucionales Las instituciones tanto públicas como privadas al operar dentro de un marco social deben contar con valores, ya que constituyen la base fundamental para realizar cualquier actividad. El GAD Parroquial Rural de San Jacinto del Búa no cuenta con valores definidos, por lo tanto usando los principios que se establecen en el COOTAD, se han propuesto los siguientes valores para que sean adoptados por el GAD:

Tabla 39: Valores Institucionales del GAD Parroquial Rural de San Jacinto del Búa Valores Institucionales del GAD Parroquial Rural de San Jacinto del Búa

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL DE SAN JACINTO DEL BÚA VALORES INSTITUCIONALES 

Sentido de Pertenencia Es la satisfacción personal que adquiere los funcionarios de la institución, desarrollando una actitud consciente, comprometida afectivamente y participando activamente e identificándose con los valores del GAD Parroquial.



Participación Ciudadana Es un derecho que debe ser respetado, promovido y facilitado por todos los funcionarios de la institución de manera obligatoria, con el fin de garantizar la elaboración y adopción compartida de decisiones, garantizando la transparencia y la rendición de cuentas conforme a lo estipulado en la Constitución y la ley.



Trabajo en Equipo La integración de cada uno de los funcionarios del GAD Parroquial agilita los procesos, permite tomar decisiones adecuadamente, cumplir con la misión institucional e incluso alcanzar los objetivos propuestos.



Transparencia Proporcionar la información requerida de manera clara, legítima y verídica.



Responsabilidad Es uno de los valores más importantes en la institución que le permite reflexionar, administrar, orientar y valorar cada una de las actividades que realiza.



Honestidad Actuar con la verdad en el desarrollo de todas las actividades, proyectos permite generar un sentido de confianza, fiabilidad, credibilidad y transparencia en las diferentes áreas de trabajo de la institución.

Nota. Datos obtenidos del COOTAD e investigación propia.

5.2.4.4. Estructura Orgánica Actual El organigrama que presenta la institución en su página web posee varios errores, entre los cuales están el incorrecto uso de las flechas y los niveles jerárquicos no se aprecian adecuadamente. Por lo tanto se ha rediseñado el organigrama, mostrando de mejor manera las líneas de jerarquía que existen en la institución.

ASAMBLEA PARROQUIAL

JUNTA PARROQUIAL

PRESIDENTE

VOCALES

SECRETARIO

TESORERO

COMISIONES

ASUNTOS SOCIAL CULTURAL Y DEPORTIVO

DE PLANIFICACIÓN PRESUPUESTO Y COOPERACIÓN NACIONAL E INTERNACIONAL

ECONÓMICO PRODUCTIVO, AMBIENTAL Y TURÍSTICO

NIVEL OPERATIVO Figura 22. Estructura Orgánica Actual. Fuente: GAD Parroquial Rural de San Jacinto del Búa

VIALIDAD OBRAS Y ORDENTAMIENTO TERRITORIAL

5.2.4.5. Rediseño de la Estructura Orgánica ASAMBLEA PARROQUIAL JUNTA PARROQUIAL PRESIDENTE

VICEPRESIDENTE TESORERO/A

SECRETARIO/A VOCALES

COMISIONES

ASUNTO, SOCIAL CULTURAL, DEPORTIVO Y SALUD

VIALIDAD OBRAS Y ORDENAMIENTO TERRITORIAL

Figura 23. Estructura Organizacional. Fuente: GAD Parroquial Rural de San Jacinto del Búa

PLANIFICACIÓN DE PRESUPUESTO Y GESTIÓN DE COOPERACIÓN NACIONAL E INTERNACIONAL

TURISMO MEDIO AMBIENTE ECONÓMICO Y PRODUCTIVO

5.2.4.6. Análisis Situacional FODA Propuesto El GAD Parroquial Rural de San Jacinto del Búa no cuenta con un documento donde se detallen aquellos factores tanto internos como externos que pueden afectar al desenvolvimiento de sus actividades y el éxito de las decisiones tomadas. Por lo tanto se propone la siguiente matriz FODA, como modelo para emprender cualquier actividad. Esta se ha elaborado a partir de la situación que actualmente afronta el GAD. Tabla 40: Análisis FODA Análisis FODA GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL DE SAN JACINTO DEL BÚA ANÁLISIS SITUACIONAL Fortalezas

Debilidades

1.- Actitud favorable hacia el cambio

1.- No cuentan con perfiles profesionales.

2.- Ambiente de trabajo óptimo

2.-Ausencia de políticas en un documento formal.

3.- Secretaria y Tesorera con formación académica

3.-Gestión de comunicación deficiente.

superior

4.- No cuentan con valores institucionales.

4.- Contabilidad basada en disposiciones legales

5.- Carecen de un departamento de planificación. 6.- Concentración de funciones. 7.- Falta de indicadores de gestión para ayudar a la toma de decisiones. 8.- No poseen un Modelo para medir el Control Interno.

Oportunidades

Amenazas

1.- Ejecución del Plan Nacional del Buen Vivir.

1.- Disminución del presupuesto por crisis del

2.- Crecimiento poblacional.

país.

3.- La Propuesta de un Modelo de Control Interno

2.- Desembolso de dinero por catástrofes

para la Toma de Decisiones Administrativas y

naturales.

Financieras.

3.- Cambios en la normativa legal. 4.- Cambio del Modelo Económico vigente en el país.

Nota. Datos obtenidos de investigación propia.

5.2.4.7. Descripción y Perfil de Puestos A pesar que el COOTAD en su art. 70 establece que es facultad del presidente elegir tanto los cargos de secretario y tesorero, es importante para propósitos de control y de dotar al GAD de personal competente, contar con un documento escrito donde se especifique el perfil necesario que deben tener las personas que postulen para estos cargos. Por tal razón, en base a las funciones que establece el COOTAD se han elaborado los perfiles de puestos tanto para secretario como tesorero del GAD Parroquial Rural de San Jacinto del Búa. Asimismo es importante señalar que no se ha elaborado perfil profesional para el cargo de presidente, debido a que es elegido por votación popular por los ciudadanos de la parroquia. En estos formatos se detallan requisitos académicos como competencias que deben tener las personas que aspiran a estos cargos. Además se han incluido especificaciones respecto a los esfuerzos físicos, mentales y de tiempo que requerirán estos cargos y las condiciones laborales que incluyen el horario y sueldo, de esta manera se puede obtener confianza de que la persona que cumpla con todos los requerimientos desempeñará de una forma satisfactoria las tareas encomendadas.

Tabla 41: Perfil de Puesto para Tesorera-Contadora Perfil de Puesto para Tesorera-Contadora

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL DE SAN JACINTO DEL BÚA

IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Tesorera-Contadora

Denominación del Cargo:

Presidente de la Junta Parroquial

Jefe Inmediato: Número de Personas en el Cargo:

NATURALEZA Llevar registros de la información tributaria y contable del GAD PERFIL REQUERIDO Formación Académica: -

Educación: Experiencias: Capacitación:

Título de Contador público autorizado-CPA y Finanzas 1 año manejando Contabilidad Gubernamental Legislación Tributaria, Finanzas y Microsoft Office, Conocimiento y experiencia comprobada en labores de auditoría, legislación relacionada, sistema bancario nacional y gestión contable administrativa general.

Competencias: -

Responsabilidad. Analítico Buena organización Trabajo en equipo Habilidad numérica. Capacidad de trabajo bajo presión Comunicación escrita

CONDICIONES LABORALES Horario:

Lunes a Viernes de 08:00 a 13:00 - 14:00 a 17:00

Sueldo:

$ 675,00 dólares americanos

ESFUERZOS -

Esfuerzo Físico: Esfuerzo Mental: Presión de Tiempo:

No aplica. Se requiere de concentración Puntualidad en el cumplimiento de todas las funciones señalas en el COOTAD, Reglamento a la Ley de Juntas Parroquiales, Ley de Juntas Parroquiales.

Nota. Datos obtenidos de investigación propia.

Tabla 42: Perfil de Puestos para Secretaria Perfil de Puesto para Secretaria

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL DE SAN JACINTO DEL BÚA

IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO Denominación del Cargo:

Secretaria

Jefe Inmediato:

Presidente de la Junta Parroquial

Número de Personas en el Cargo:

NATURALEZA Responsable de dar fe de los actos, decisiones y resoluciones que adopte la Junta Parroquial, además administrar y velar por la adecuada organización y cuidado de los archivos del Gobierno Parroquial y ser el custodio de los documentos legales y comunicacionales del Gobierno Parroquial. PERFIL REQUERIDO Formación Académica: -

Educación:

Experiencias: Capacitación:

Titulo o Diploma de Secretariado o Auxiliar administrativo con estudios no menores de 06 semestres o estudios afines 1 año en cargo similares Asistente administrativa, normas legales vigentes en el país

Competencias: -

Comunicación Oral y Escrita Trabajo en Equipo Responsabilidad Reconocimiento de Problemas Compromiso y Sentido de Pertenencia Organización de Trabajo

CONDICIONES LABORALES Horario:

Lunes a Viernes de 08:00 a 13:00 - 14:00 a 17:00

Sueldo:

$ 622,00 dólares americanos

ESFUERZOS -

Esfuerzo Físico: Esfuerzo Mental: Presión de Tiempo:

No aplica. Se requiere de concentración Puntualidad en el cumplimiento de todas las funciones señalas en el COOTAD, Reglamento a la Ley de Juntas Parroquiales, Ley de Juntas Parroquiales.

Nota. Datos obtenidos de investigación propia.

5.2.4.8. Políticas de Responsabilidad Propuestos Actualmente el GAD Parroquial Rural de San Jacinto del Búa no cuenta con políticas internas que regulen las actividades que se llevan a cabo, por esta razón, en base a ciertos factores analizados en los cuestionarios de Control Interno que han demostrado una falta de regulación, se han elaborado las siguientes políticas:

Tabla 43: Políticas de Responsabilidad Políticas de Responsabilidad

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL DE SAN JACINTO DEL BÚA

CONDICIÓN ACTUAL Falta de políticas para designar responsabilidades. No existe asignación de autoridad necesaria, provocando demora en ciertos trámites. POLÍTICAS -

En caso de ausencia del presidente el vicepresidente lo representará, aprobando trámites y asistiendo a las reuniones. Desarrollar las actividades dentro del marco legal vigente.

CONDICIÓN ACTUAL

Internamente no se ha elaborado un plan de mitigación de riesgos, en caso de hacerlo, se lo ha dicho solo de manera verbal. No se han establecido acciones de respuesta a los riesgos, debido a que no cuentan con un plan de mitigación de riesgos, las acciones a realizar en caso de riesgos se basan en la experiencia. POLÍTICAS -

Todo proceso será evaluado por la Junta Parroquial y autorizado por la Asamblea. Desarrollar evaluaciones de seguimiento al POA, por lo menos cada semestre. Elaborar reportes de novedades cada semana.

CONDICIÓN ACTUAL No cuentan con medidas de seguridad para el acceso a los sistemas de información. POLÍTICAS -

Cada ordenador debe tener instalado la última versión del Antivirus Avast. Cada funcionario solo debe ingresar al ordenador que se le ha asignado. Únicamente el Presidente puede exigir el acceso a la base de datos en las diferentes áreas. La transferencia de información entre áreas se la realizará previa autorización del Presidente. Establecer bloqueo automático en caso de inactividad de los ordenadores. Realizar copias de respaldo diariamente de toda la información que ha procesado.

CONDICIÓN ACTUAL No existe una adecuada distribución de funciones, ya que muchas veces una sola persona es responsable de realizar todas las etapas claves de una operación. Se supone que todos los funcionarios conocen la normativa legal, por lo tanto no consideran necesario una supervisión de actividades. POLÍTICAS -

El presidente, secretario y tesorero deberán conocer todas las funciones que detalla el COOTAD para sus respectivos cargos. El presidente deberá evaluar mensualmente que los cargos de secretaria y tesorero conozcan las funciones descritas en el COOTAD y en la Ley de Juntas Parroquiales.

CONDICIÓN ACTUAL No existe ningún tipo de planificación previa para de tomar una decisión. POLÍTICAS -

Se debe realizar un análisis FODA antes de tomar una decisión.

CONDICIÓN ACTUAL No se realizan arqueos de caja sorpresivos. Las operaciones no son registradas en el momento que ocurren. Falta de verificación diaria de los valores recaudados. POLÍTICAS -

La secretaria diariamente deberá entregar los comprobantes de gastos a la tesorera-contadora. Al finalizar cada día se deberá realizar arqueos de caja. El presidente deber aprobar los arqueos de caja con su respectiva documentación. La tesorera-contadora debe registrar diariamente en el sistema toda la documentación que le sea entregada. El Presidente deberá cerciorarse que todas las cuentas y valores presentados en los Estados Financieros estén debidamente respaldadas.

CONDICIÓN ACTUAL No se ha realizado ningún tipo de capacitación reciente a los funcionarios para su desarrollo profesional. Debido a que se supone que las normas son de conocimiento general no se han establecido procedimiento para su supervisión. No se han establecido medidas para evaluar el desempeño. No se cuenta con procedimientos que permitan controlar la asistencia y permanencia de los servidores y servidoras en su lugar de trabajo. POLÍTICAS -

Desarrollar las capacitaciones para la actualización de conocimientos. Cada año se deberá medir el desempeño utilizando los indicadores de gestión propuestos. Todos los funcionarios deberán firmar su hora de ingreso y salida.

CONDICIÓN ACTUAL Existe poca comunicación interna dentro del GAD referente a los objetivos y responsabilidades para el Control Interno. Existe una falta de cultura relacionado con el control y no se realiza una autoevaluación periódica de la gestión. No se han establecido procedimientos de seguimiento continuo, evaluaciones periódicas o una combinación de ambas para asegurar la eficacia del Control Interno. No se elaboran informes de normal funcionamiento. POLÍTICAS -

En el orden del día de las reuniones se debe realizar la lectura de los objetivos institucionales. Todos los funcionarios deben conocer los objetivos institucionales. Anualmente se debe evaluar el Control Interno a través de los cuestionarios. Al menos una vez al mes cada funcionario deberá emitir un informe para dar a conocer como se están desarrollando sus actividades.

CONDICIÓN ACTUAL No cuentan con medidas para resguardar los fondos que se recaudan directamente. POLÍTICAS -

Solo puede ingresas personal autorizados a las instalaciones. Solo se podrá tener en caja hasta un valor equivalente a las $ 200 dólares diarios.

Nota. Datos obtenidos de investigación propia.

5.2.4.9. Cumplimiento de la Ejecución Presupuestaria Tabla 44: Análisis de la Ejecución Presupuestaria de los Ingresos 2014 Análisis de la Ejecución Presupuestaria de los Ingresos 2014 GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL DE SAN JACINTO DEL BÚA

CUMPLIMIENTO DEL PRESUPUESTO INGRESOS AÑO 2014 Denominación Tasas y Contribuciones Aportaciones y Donaciones Corrientes Transferencias y Donaciones de Capital Financiamiento Público Total

Presupuestado

Real

% Ejecución

55.899,30

43.928,80

78,59%

146.499,84

111.419,17

76,05%

452.215,37

300.478,90

66,45%

4.200,00

100,00%

658.814,51

460.026,87

69,83%

Nota. La información se encuentra detallada en el Estado de Ejecución Presupuestaria del GAD San Jacinto del Búa.

Tabla 45: Análisis de la Ejecución Presupuestaria de los Gastos e Inversión 2014 Análisis de la Ejecución Presupuestaria de los Gastos e Inversión 2014 GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL DE SAN JACINTO DEL BÚA CUMPLIMIENTO DEL PRESUPUESTO GASTOS E INVERSIÓN AÑO 2014 Denominación

Presupuestado

Real

% Ejecución

Gastos en Personal Bienes y Servicios de Consumo Gastos Financieros Otros Gastos Corrientes Transferencias y Donaciones Corrientes Gastos de Inversión Gastos de Capital Aplicación de Financiamiento Total

76.993,69 61.177,89

73.387,99 26.994,91

95,32% 44,13%

8.778,15 1.415,64

2.837,87 860,08

32,33% 60,76%

19.383,68

13.343,42

68,84%

411.837,43 6.141,14 73.086,89

227.202,80 62.446,81

55,17% 0,00% 85,44%

658.814,51

407.073,88

61,79%

Nota. La información se encuentra detallada en el Estado de Ejecución Presupuestaria del GAD San Jacinto del Búa.

Tabla 46: Análisis de la Ejecución Presupuestaria de los Ingresos 2015 Análisis de la Ejecución Presupuestaria de los Ingresos 2015 GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL DE SAN JACINTO DEL BÚA

CUMPLIMIENTO DEL PRESUPUESTO INGRESOS AÑO 2015 Denominación

Presupuestado

Real

% Ejecución

Tasas y Contribuciones Aportaciones y Donaciones Corrientes

13.565,70

13.550,75

99,89%

161.976,30

124.631,96

76,94%

655.364,60

424.929,15

64,84%

9.200,00

6.440,00

70,00%

840.106,60

569.551,86

67,80%

Transferencias y Donaciones de Capital Financiamiento Público Total

Nota. La información se encuentra detallada en el Estado de Ejecución Presupuestaria del GAD San Jacinto del Búa.

Tabla 47: Análisis de la Ejecución Presupuestaria de los Gastos e Inversión 2015 Análisis de la Ejecución Presupuestaria de los Gastos e Inversión 2015 GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL DE SAN JACINTO DEL BÚA CUMPLIMIENTO DEL PRESUPUESTO GASTOS E INVERSIÓN AÑO 2015 Denominación

Presupuestado

Real

% Ejecución

99.256,51 48.663,49

94.367,38 15.214,48

95,07% 31,26%

3.440,28 1.615,56

124,46 1.103,72

3,62% 68,32%

14.500,46

100,00%

635.272,85 18.641,14 18.716,31

349.281,57 2.440,16 15.552,25

54,98% 13,09% 83,09%

840.106,60

492.584,48

58,63%

Nota. La información se encuentra detallada en el Estado de Ejecución Presupuestaria del GAD San Jacinto del Búa.

Se puede apreciar que los ingresos presupuestados se han ejecutado en un 69.83% en período 2014 y en el 2015 en un 67.80%. El financiamiento público y las transferencias por donaciones han sido el principal factor por el cual existe una diferencia del 2.03%. Asimismo, se considera que la situación actual del Ecuador ha generado que exista poco movimiento de dinero y por ende existan menos ingresos por concepto de tasas y contribuciones. Por otra parte, el porcentaje de cumplimiento de los egresos presupuestados del año 2014 es de 61.79% y del 2015 es de 58.63%. Los rubros relacionados con los gastos financieros, bienes y servicios de consumo, no se han generado gastos de capital, entre otros factores más han generado que no se hayan generado todos los desembolsos. Además, el presupuesto del GAD Parroquial Rural de San Jacinto del Búa no se cumple de manera eficiente, debido a la falta de gestión de las autoridades y por la gran incidencia que tiene la situación actual del país. El no cumplimiento de todos los rubros del presupuesto provoca que existan cambios considerables en la elaboración del presupuesto para el próximo año y para los consecutivos. Es de real importancia analizar cada uno de los componentes del presupuesto, aplicar de manera frecuente indicadores de gestión para medir el grado de cumplimiento que existen, de esta manera se podrá realizar las gestiones pertinentes y preventivas para lograr la eficiencia en la ejecución presupuestaria de un periodo fiscal. 5.2.4.10. Indicadores de Gestión Propuestos Es importante contar con herramientas que permitan medir los resultados logrados. El GAD Parroquial Rural de San Jacinto del Búa no cuenta con indicadores para medir el desempeño institucional, por lo tanto se proponen los siguientes, estos servirán de ayuda para medir y mejorar al rendimiento institucional:

Tabla 48: Índice de capacitaciones desarrolladas Índice de capacitaciones desarrolladas GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL DE SAN JACINTO DEL BÚA DISEÑO DE INDICADORES DE GESTIÓN Nombre del Indicador:

Capacitaciones desarrolladas

Propósito del Indicador:

Estimular el desarrollo de las competencias de los funcionarios del GAD, por medio de la actualización de conocimientos.

Fórmula:

Funcionarios Capacitados Total Funcionarios

Frecuencia:

Revisión semestral

Fuente de datos:

Certificados de asistencia.

Responsable:

Presidente

X 100

Nota. Datos obtenidos de investigación propia.

Tabla 49: Índice de Conocimiento de Normas Índice de Conocimiento de Normas GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL DE SAN JACINTO DEL BÚA DISEÑO DE INDICADORES DE GESTIÓN Nombre del Indicador:

Conocimiento de Normas

Propósito del Indicador:

Identificar el grado de conocimiento de las normativa legal vigente

Fórmula:

Funcionarios que conocen Total Funcionarios

X 100

Frecuencia:

Anualmente, y cada que existan resoluciones directamente con el funcionamiento del GAD

Fuente de datos:

Fichas o cuestionarios de evaluación.

Responsable:

Presidente

Nota. Datos obtenidos de investigación propia.

relacionadas

Tabla 50: Índice de Cumplimiento de Objetivos Índice de Cumplimiento de Objetivos GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL DE SAN JACINTO DEL BÚA DISEÑO DE INDICADORES DE GESTIÓN Nombre del Indicador:

Cumplimiento de Objetivos

Propósito del Indicador:

Medir el progreso en la ejecución de los objetivos planteados

Fórmula:

Objetivos Alcanzados Objetivos Definidos

X 100

Frecuencia:

Trimestralmente y cada que se considere necesario

Fuente de datos:

Reportes de avances de programas o planes

Responsable:

Presidente

Nota. Datos obtenidos de investigación propia.

Tabla 51: Índice de Cumplimiento de Políticas Índice de Cumplimiento de Políticas

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL DE SAN JACINTO DEL BÚA DISEÑO DE INDICADORES DE GESTIÓN Nombre del Indicador:

Cumplimiento de Políticas

Propósito del Indicador:

Verificar si el GAD aplica políticas para el cumplimiento de las operaciones

Fórmula:

Políticas Aplicadas Políticas Establecidas

X 100

Frecuencia:

Trimestralmente y cada que se considere necesario

Fuente de datos:

Reportes de cumplimiento del POA u objetivos

Responsable:

Presidente

Nota. Datos obtenidos de investigación propia.

Tabla 52: Índice de Toma de Decisiones Índice de Toma de Decisiones GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL DE SAN JACINTO DEL BÚA DISEÑO DE INDICADORES DE GESTIÓN Nombre del Indicador:

Toma de Decisiones

Propósito del Indicador:

Medir la eficiencia en la toma de decisiones Decisiones Ejecutadas

Fórmula:

X 100

Total de Decisiones Propuestas Frecuencia:

Semestralmente y las veces que se considere necesario

Fuente de datos:

Informes donde se detalle el listado de decisiones propuestas

Responsable:

Presidente

Nota. Datos obtenidos de investigación propia.

5.2.4.11. Mejora del Plan Operativo Anual El GAD Parroquial Rural de San Jacinto del Búa cuenta con un formato de POA, sin embargo en este no se especifica la persona que estará a cargo de cada obra, es decir el responsable, además es importante que se defina el tiempo en el que se ejecutará cada actividad, las semanas y meses en los cuales se trabajará. A continuación se propone un formato de Plan Operativo Anual para que sea adoptado por la institución, con los proyectos que actualmente se están ejecutando en la parroquia, incluyendo la columna del responsable y un diagrama de Gantt, que mostrará el tiempo en el que se desarrollará el proyecto, permitiendo de esta manera dar un mejor seguimiento a cada obra y verificar si las actividades que se vayan realizando estén acorde a lo que se había planificado. Por otra parte se ha establecido como responsable al presidente del GAD, ya que aún no se concretaban los contratos con las constructoras.

Tabla 53: Plan Operativo Anual Plan Operativo Anual

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL DE SAN JACINTO DEL BÚA

OBRA

COMUNIDAD

VALOR

RESPONSABLE

Construcción de casa comunal recinto 10 de agosto

Comunidad Recinto 10 de Agosto

40.000,00

Ejecutivo

Acabado de obra casa comunal san José de las juntas

Recinto San José de las Juntas

5.000,00

Ejecutivo

Reconstrucción del estadio de la parroquia

Parroquia San Jacinto del Búa

10.000,00

Ejecutivo

Construcción pozo profundo y bomba

Sector la Esperanza

2.500,00

Ejecutivo

Adecuación del mercado municipal 8 de octubre

Parroquia San Jacinto del Búa

5.000,00

Ejecutivo

Mejoramiento de calles en la cabecera parroquial

Parroquia San Jacinto del Búa

7.500,00

Ejecutivo

Inversión para proyecto productivo sustentable

5.000,00

Ejecutivo

Estudios para proyecto productivo

5.000,00

Ejecutivo

Nota. Datos obtenidos del GAD Parroquial Rural de San Jacinto del Búa.

Tabla 54: Diagrama de Gantt Diagrama de Gantt GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL DE SAN JACINTO DEL BÚA

Diagrama de Gantt 2016 #

Ene 2 3

Feb 2 3

Mar 2 3

Abr 2 3

May 2 3

2 3 4 5

6 7 8

Nota. Datos obtenidos del GAD Parroquial Rural de San Jacinto del Búa.

Jun 2 3

Jul 4

Ago 2 3

Sep 2 3

Oct 2 3

Nov 2 3

Dic 2 3

5.2.4.12. Programas de Capacitación En base a las encuestas y cuestionarios realizados, se ha puesto de manifiesto que los funcionarios no han recibido ningún tipo de capacitación reciente, por esta razón, y considerando las capacitaciones que ofrece la Contraloría General del Estado, se ha elaborado un programa de capacitación con los cursos que puede optar el GAD emprender para sus funcionarios y los contenidos a tratarse, permitiendo actualizar los conocimientos del personal que labora en la institución respecto a las normas que rigen a las instituciones que administran recursos públicos, la calidad de los servicios, y que las actividades sean realizadas de mejor manera, cumpliendo las disposiciones legales. PROGRAMAS DE CAPACITACIÓN PARA EL GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL DE SAN JACINTO DEL BÚA CURSO: CONTROL DE GESTIÓN PÚBLICA OBJETIVO DE APRENDIZAJE Mejorar los conocimientos relacionados al contenido, alcance y aplicación de las disposiciones constitucionales, legales, reglamentarias, técnicas, procedimientos y demás instrumentos normativos, para mejorar la gestión pública tanto de los directivos y como el resto de servidores y servidoras de la institución, además de normas de conducta ética, enfocadas a mejorar el servicio social, logrando así que la ciudadanía se sienta a gusto con el trato y la información que recibe por parte de los funcionarios del GAD Parroquial Rural de San Jacinto del Búa.

100

CONTENIDO A DESARROLLARSE Tabla 55: Control de Gestión Pública Control de Gestión Pública UNIDAD

2 3

CONTENIDOS

HORAS

DOCUMENTOS DE CONSULTA

FECHA INICIO

FECHA FIN

Administración Pública.- Bases conceptuales, elementos del proceso administrativo y su relación con las normas vigentes

LOSEP

Coordinar

LOSEP

Coordinar

COPYFP

Coordinar

LOCGE, NCI

Coordinar

LOCGE

Coordinar

LOSEP

Coordinar

Administración Financiera.Bases conceptuales, Sistema Nacional de Finanzas Públicas Control y Administración de Bienes Públicos.Base normativa, clasificación Sistema de Control, Fiscalización y Auditoría del Estado.- Control Interno Responsabilidades.Administrativa Civil y Penal La Ética Pública, El Control Social y Participación Ciudadana en la gestión pública TOTAL

Nota. Contraloría General del Estado.

CURSO: CONTROL CONTABLE GUBERNAMENTAL OBJETIVO DE APRENDIZAJE Desarrollar mediante talleres prácticos el contenido de las normas contables publicadas por el Ministerio de Finanzas que rigen a las instituciones que manejan recursos públicos, en las actividades de control del sistema contable ejercido por parte de la propia entidad, a través de la supervisión y control de calidad, con el propósito de determinar la consistencia y razonabilidad de los valores generados por el sistema contable permitiendo detectar posibles errores que pueden provocar la incorrecta asignación o desembolso de recursos.

101

CONTENIDO A DESARROLLARSE Tabla 56: Control Contable Gubernamental Control Contable Gubernamental UNIDAD

CONTENIDOS

HORAS

Base normativa del Sistema de Contabilidad Gubernamental.Principios, Normas Técnicas, Catálogo de Cuentas, Clasificadores Presupuestarios.

Estrategias Contable

Aplicación Práctica

TOTAL

Control

DOCUMENTOS DE CONSULTA

FECHA INICIO

FECHA FIN

Normas Contables expedidas por el MINFIN

Coordinar

Catálogo Cuentas

Normas Contables expedidas por el MINFIN

Nota. Contraloría General del Estado.

CURSO: NORMAS INTERNACIONALES DE INFORMACIÓN FINANCIERA OBJETIVO DE APRENDIZAJE Estudiar las bases legales y alcance de las Normas Internacionales de Información Financiera, explicando su marco conceptual, temas relacionados con su marco conceptual, y generar información reconocida a nivel mundial por la gran incidencia que tiene sobre el adecuado manejo de los registros administrativos y financieros. Así los funcionarios se encontraran en capacidad de emitir información confiable que sirva de base para la toma de decisiones tanto de manera interna como externa, en el caso del Estado al destinar recursos para las instituciones públicas.

102

CONTENIDO A DESARROLLARSE Tabla 57: Normas Internacionales de Información Financiera Normas Internacionales de Información Financiera UNIDAD

CONTENIDOS

HORAS

DOCUMENTOS DE CONSULTA

FECHA INICIO

FECHA FIN

Base normativa para aplicación de las NIIF, antecedentes y relación con otras

NIIF’s

Coordinar

Contenido, alcance y funcionamiento de las NIIF’s

NIIF’s

Coordinar

Aplicación práctica

NIIF’s

Coordinar

TOTAL

Nota. Contraloría General del Estado.

CURSO: EVALUACIÓN DE LA PLANIFICACIÓN Y DEL PRESUPUESTO EN EL SECTOR PÚBLICO OBJETIVO DE APRENDIZAJE Inferir el marco constitucional, legal, normativo y metodológico que rige la evaluación y control de la planificación y presupuesto en el sector público para determinar la eficiencia y efectividad en el manejo de los recursos que poseen las instituciones para su normal funcionamiento. Se analizarán las diferentes fases que componen el ciclo presupuestario y diversos indicadores de gestión que permitan llevar un mejor control de la ejecución presupuestaria.

103

CONTENIDO A DESARROLLARSE Tabla 58: Evaluación de la Planificación y del Presupuesto en el Sector Público Evaluación de la Planificación y del Presupuesto en el Sector Público Ti

CONTENIDOS

HORAS

Principales disposiciones constitucionales, legales y normativas del Sistemas de Planificación y el Presupuesto. Control y evaluación de la planificación y las fases del ciclo presupuestario

Aplicación de indicadores de gestión presupuestaria.

TOTAL

DOCUMENTOS DE CONSULTA

FECHA INICIO

FECHA FIN

Constitución de la República, Ley Orgánica de la CGE

Coordinar

Constitución de la República, Ley Orgánica de la CGE

Coordinar

Constitución de la República, Ley Orgánica de la CGE

Coordinar

Nota. Contraloría General del Estado.

5.2.4.13. Flujograma de Procedimientos Para los procesos de elaboración de presupuestos y de compras, existen procedimientos y manuales establecidos, sin embargo no cuentan con una representación gráfica que permita comprender y resumir estos procesos, permitiendo comprenderlos de una manera más rápida y dinámica. A continuación se presentan los flujogramas de los procesos de elaboración de presupuestos y de compras:

104

Proceso de Elaboración del Presupuesto: GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL DE SAN JACINTO DEL BÚA PROCESO DE ELABORACIÓN DE PRESUPUESTO

TESORERA

PRESIDENTE

JUNTA PARROQUIAL

INICIO

Se elabora el presupuesto

Realiza un bosquejo a borrador

Verifica la coherencia con los objetivos y metas del plan de desarrollo y ordenamiento territorial

Realiza las estimaciones de ingresos y gastos

Realiza los respectivos ajustes

Establece las prioridades de gasto y envía al área financiera

Presenta el presupuesto para estudio final

Aprueba

Presentación del documento

FIN

Figura 24. Flujograma de Procedimientos para Presupuesto. Fuente: Datos obtenidos del COOTAD.

105

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL DE SAN JACINTO DEL BÚA PROCESO DE COMPRAS PÚBLICAS PRESIDENTE

SECRETARIA

INICIO

Recibir la necesidad por parte del recinto, barrio, comunidad o entidad

Buscar el bien o servicio en el portal de compras públicas

Solicitud de compra Revisa y analiza que la documentación contenga todas las formalidades

Enviar la documentación a la secretaria

La solicitud es devuelta

Se archiva la documentación

Proformas

¿El proveedor cuenta con toda la documentación necesaria?

Búsqueda de nuevos proveedores

Enviar al presidente para su aprobación SI

Revisión de la partida presupuestaria

SI Se autoriza la compra y envía las especificaciones a la tesorera-contadora

Realizar cotizaciones

¿La documentación está completa?

Recibe solicitud y delibera con los vocales

¿Es necesario el bien o servicio?

TESORERA-CONTADORA

Se archiva la solicitud

Registra de la transacción 1

Autoriza el pago

FIN

Figura 25. Flujograma de Procedimientos para compras. Fuente: Datos obtenidos del GAD Parroquial Rural de San Jacinto del Búa.

Base de datos del área financiera

106

5.2.4.14.

Plan de Acción

Tabla 59: Plan de Acción Plan de Acción

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL DE SAN JACINTO DEL BÚA PROBLEMA PRINCIPAL: Deficiencia en la Toma de Decisiones FIN DE LA PROPUESTA: Garantizar la Adecuada Toma de Decisiones Administrativas y Financieras. PROPOSITO DE LA PROPUESTA: Ofrecer un guía de Control Interno basado en el Modelo COSO. OBJETIVOS

INDICADORES

Rediseñar el direccionamiento estratégico para que permita una adecuada administración de los recursos. Proporcionar lineamientos a la administración del GAD que permita controlar, direccionar, supervisar y monitorear, de manera adecuada todos los procesos administrativos.

Recursos utilizados/Total recursos disponibles

Mejorar los procesos existentes permitiendo obtener una seguridad razonable, eficiente y eficaz dentro del GAD.

Procesos Deficientes procesos del GAD

Asegurar la exactitud y veracidad de la información, que maneja cada departamento, la cual servirá de basa para dirección en la toma de decisiones.

Decisiones con resultados positivos/ Total de decisiones ejecutadas

Nota. Datos obtenidos de investigación propia.

Número de detectados/Total analizados

problemas de procesos

/Total

ACTIVIDADES

COORDINADOR DEL OBJETIVO

Proponer una mejora al organigrama y un Modelo de Toma de Decisiones

Presidente de la Junta Parroquial de San Jacinto del Búa

Aplicar los Cuestionarios de Control Interno y políticas

Presidente de la Junta Parroquial de San Jacinto del Búa

Aplicar los Cuestionarios de Control Interno, flujogramas de procedimientos

Presidente de la Junta Parroquial de San Jacinto del Búa

Aplicación de las regulaciones para públicas

Presidente de la Junta Parroquial de San Jacinto del Búa

normas y instituciones

107

5.2.4.15. Modelo de Toma de Decisiones Administrativas y Financieras MODELO DE TOMA DE DECISIONES

1.- Investigar la situación

 Definir el problema (Árbol de problemas)  Analizar el problema (Modelo Probabilístico o Determinístico)  Identificar los objetivos de la decisión  Diagnosticar las causas

 Buscar alternativas creativas  No evaluar todavía

2.- Desarrollar Alternativas

3.- Evaluación y Selección

4.- Poner en práctica y hacer seguimiento

Figura 26. Modelo de Toma de Decisiones. Fuente: Amaya, 2013 & Delgado, 2011.

 Categorizar la decisión

   

Certidumbre – Deterministas Riesgo - Probabilísticas Incertidumbre - Desconocidas Conflicto – Influidas por un oponente

 Evaluar opciones (Árbol de decisiones)  Seleccionar la mejor opción

 Planear la puesta en practica  Ejecutar  Monitorear la implantación y ajustar si es necesario

108

5.3.

Conclusiones 

Una vez realizado el análisis y evaluación de la situación actual del GAD Parroquial Rural de San Jacinto del Búa, se ha determinado que la institución presenta una serie de falencias en procesos tanto administrativos como financieros lo que genera inconvenientes en la planificación y por consiguiente se dificulta el cumplimiento de los objetivos.



Mediante la elaboración y aplicación de técnicas de investigación relacionadas con la observación, entrevista y encuestas se ha identificado que la institución carece de una reglamentación y de un apropiado control que oriente la adecuada toma de decisiones, asimismo se pudo apreciar que la administración es empírica en el desarrollo de las operaciones.



El Control Interno fue evaluado mediante cuestionarios, los cuales reflejaron que en las funciones que realizan el Presidente y la Secretaria existe riesgo alto y nivel de confianza bajo, por otra parte se presenta un riesgo y nivel de confianza moderado en las diferentes actividades que desarrolla la Tesorera-Contadora. Además, existe desconocimiento de las Normas de Control Interno emitidas por la Contraloría General del Estado cabe resaltar que la efectividad del control depende de las necesidades que presente la institución.



El GAD carece de políticas internas que garanticen una eficiente ejecución y seguimiento de las diferentes operaciones dificultando la delegación de autoridad, protección de los sistemas de información, generando situaciones de alto riesgo e incertidumbre en la toma de decisiones administrativas y financieras.

109

5.4. Recomendaciones 

El GAD debe realizar un análisis de factores internos y externos previo a realizar alguna decisión que implique la utilización de recursos, de esta manera se evita el despilfarro del dinero, reduce el riesgo e incertidumbre y se obtiene mayor probabilidad de éxito. Asimismo, se recomienda analizar el Modelo de Toma de Decisiones propuesto para su posible aplicación.



Se debe considerar los programas de capacitación propuestos ya que permiten reforzar los conocimientos de la normativa que rige a los Gobierno Autónomos Descentralizados para que todos los procesos y decisiones que tomen, se encuentren dentro del marco legal vigente. De igual manera, se ha rediseñado el organigrama, elaborado flujogramas de procedimientos, perfiles de puestos y definido valores institucionales, los cuales son de gran importancia para que la administración se desarrolle desde otra perspectiva y con bases suficientes.



Se recomienda utilizar los cuestionarios de Control Interno elaborados como herramientas que ayuden a medir en los siguientes años el grado de cumplimiento de las Normas de Control Interno que establece la Contraloría General del Estado. De igual manera el desarrollo de los indicadores de gestión propuestos para determinar el grado de mejora y proponer cambios en los procesos que existan deficiencias.



Se pone a consideración la aplicación de la presente propuesta en la que se ha desarrollado diversos aspectos y políticas de Control Interno que permitirán direccionar los procesos y actividades que se realizan dentro del GAD, de esta manera se proporcionará seguridad razonable, eficiencia y eficacia en las operaciones.

110

GLOSARIO Análisis FODA: Conjunto de estudios que permite conocer e identificar fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas que presenta una empresa o proyecto. Competencia: Capacidad, habilidad, destreza para realizar algo en específico o tratar un tema determinado. Control: Conjunto de acciones necesarias para asegurar la consecución de una serie de objetivos preestablecidos. Cronograma: Representación gráfica de un conjunto de hechos en función del tiempo. Cualitativo: Que se valora o distingue por sus cualidades. Cuantitativo: Que puede valorarse. Eficacia: Es la capacidad de alcanzar los resultados propuestos. Eficiencia: Nivel de logro en la realización de objetivos por parte de un organismo con el menor coste de recursos. Estructura orgánica: Forma en como están ordenadas las unidades administrativas de una institución, organización y la relación que guardan entre sí. Gestión: Gobernar, disponer, dirigir u organizar una determinada cosa situación Globalización: Integración mundial de los mercados financieros y de la economía en general cuando elimina las fronteras al intercambio de cualquier actividad. Indicadores: Unidad de medida que permite el seguimiento y evaluación periódica de variables clave de una organización.

111

Jerarquía: Organización de personas o cosas en una escala ordenada y subordinante según un criterio de mayor o menor importancia o relevancia. Mitigación de riesgos: Son medidas tomadas con anticipación al desastre, con el ánimo de reducir o eliminar su impacto. Modelo: Punto de referencia, algo a lo que se aspira llegar, es un objetivo a alcanzar que generalmente se queda en teoría. Normas de Control Interno: Conjunto de normas y procedimientos que regulan el control financiero o de las operaciones en las organizaciones ya sean empresariales, gubernamentales o entidades sin fines de lucro. Propuesta: Idea o proyecto sobre un asunto o negocio que se presenta ante una o varias personas que tienen autoridad para aprobarlo o rechazarlo. Sistema: Conjunto de reglas o principios interrelacionados que desempeñan entre sí una función o trabajo.

112

LISTA DE REFERENCIAS Bibliografía Amaya, J. (2013). Toma de decisiones gerenciales. Bogotá: Ecoe Ediciones. Asamblea Constituyente. (20 de Octubre de 2008). Constitución de la República del Ecuador. Ciudad de Alfaro, Ecuador. Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas. (2010). Ecuador. Córdoba, M. (2012). Gestión Financiera. Bogotá: Ecoe Ediciones. Coulter, R. (2010). Administración (Décima ed.). México: Pearson Educación. Delgado, H. (2011). Administración Estratégica "Un Enfoque Metodológico". México: Trillas. Estupiñan, R. (2012). Control Interno y Fraudes con base a los ciclos transaccionales. Bogotá: Ecoe Ediciones. Estupiñan, R. (2013). Papeles de Trabajo en la Auditoría Financiera. Bogotá: Ecoe Ediciones. Franklin, E. (2014). Organización de Empresas. México D.F: McGraw-Hill/ Interamericana Editores, S.A. Franklin, E. (2013). Auditoría Administrativa (Tercera ed.). México: Pearson Educación. Isaza, T. (2012). Control Interno y Sistema de Gestión de Calidad. Bogotá: Ediciones de la U. Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado. (18 de Diciembre de 2015). Ecuador. Mantilla, S. (2012). Control Interno, Informe Coso (Cuarta ed.). Bogotá: Ecoe Ediciones.

113 Montaño, E. (2013). Control Interno, auditoría y aseguramiento, revisoría fiscal y gobierno corporativo. Cali: Programa Editorial Universidad del Valle. Montes, C. A., Montilla, O., & Mejía, E. (2014). Control y Evaluación de la Gestión Organizacional. Bogotá: Alfaomega Colombia S.A. Münch, L. (2014). Administración, Gestión Organizacional, Enfoques y Proceso Administrativo. México: Pearson Educación. Muñiz, L. (2009). Control Presupuestario, Planificación, elaboración y seguimiento del presupuesto. Barcelona: Profit Editorial. Normas de Control Interno para las Entidades, Organismos del Sector Público y de las Personas Jurídicas de Derecho Privado que dispongan de Recursos Públicos. (2009). Ecuador. Pallerola, J. (2013). Auditoría. Bogotá: Ediciones de la U. Peña , A. (2011). Auditoría, Un Enfoque Práctico. Madrid: Ediciones Paraninfo S.A. Plan Nacional para el Buen Vivir. (2013). Quito, Ecuador. Ramírez, C. (2009). Fundamentos de Administración (Tercera ed.). Bogotá: Ecoe Ediciones . Rey, J. (2013). Contabilidad y Fiscalidad. España: PARANINFO. Rodríguez, J. (2009). Control Interno, un efectivo sistema para la empresa (Segunda ed.). México: Editorial Trillas. Santillana, J. (2013). Auditoría Interna. México: Pearson Eduación.

114

Linkografías Consejo

Nacional

Competencias.

(2015).

Planificacion.gob.ec.

Obtenido

http://www.planificacion.gob.ec/wpcontent/uploads/downloads/2012/10/GLOSARIO-DE-TERMINOSDESCENTRALIZACION.pdf Contraloría

General

del

Estado.

(2016).

Obtenido

Contraloría.gob.ec:

http://www.contraloria.gob.ec/ COOTAD.

(16

Enero

2015).

Emgirs.gob.ec.

Obtenido

http://emgirs.gob.ec/phocadownload/juridico/DESCENTRCODIGO_ORGANICO_DE_ORGANIZACION_TERRITORIAL_COOTAD.pdf Ramonet, J. (20 de Abril de 2004-2013). Análisis y Diseño de Procesos Empresariales. Obtenido

http://www.jramonet.com/sites/default/files/adjuntos/Diagramas_Flujo_JRF_v2013.pdf San

Jacinto

del

Búa.

(2016).

Sanjacintodelbua.gob.ec.

http://sanjacintodelbua.gob.ec/santodomingo/

Obtenido

ANEXOS Carta de Compromiso…………………………………………………………….……Anexo 1 Ficha de Planificación del Trabajo de Titulación – IAIII 201502……………….…….Anexo 2 Guía de Entrevista……………………………………………………………….…….Anexo 3 Ficha de Observación…………………………………………………………….…… Anexo 4 Evidencia de la Ausencia de Custodia de las Recaudaciones………………………….Anexo 5 Evidencia de Reuniones con el Presidente del GAD…………………………………..Anexo 6 Encuesta Dirigida a los Funcionarios del GAD………………………………………..Anexo 7 Oficios de Solicitud de Información…………………………………………………...Anexo 8 Estado de Situación Financiera………………………………………………………...Anexo 9 Estado de Resultados…………………………………………………………………Anexo 10 Indicadores Financieros………………………………………………………………Anexo 11 Estructura Financiera…………………………………………………………………Anexo 12 Estado de Ejecución Presupuestaria del año 2014…………………………………… Anexo 13 Estado de Ejecución Presupuestaria del año 2015…………………………………… Anexo 14 Plan Operativo Anual.…………………………..…………………………………… Anexo 15 Acta de Aprobación del Presupuesto………………………………………………….Anexo 16

Anexo 1: Carta de Compromiso

Anexo 2: Ficha de Planificación del Trabajo de Titulación – IAIII 201502 1- DATOS INFORMATIVOS Ciencias Administrativas y Contables

ESCUELA

Pozo Monar Melissa Patricia

ESTUDIANTES

CARRERA

Contabilidad y Auditoría

Sánchez Puente Marlon Brandon

INSTITUCIÓN EN CONVENIO

GAD Parroquial Rural San Jacinto del Búa

LÍNEA DE INVESTIGACIÓN

Análisis, Administración y Planeación Financiera Empresarial 2- PLANIFICACIÓN DEL TRABAJO DE TITULACIÓN

TÍTULO DEL PROYECTO

DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN

ESTABLEZCA LA RELACIÓN DEL PROYECTO CON ALGUNO DE LOS OBJETIVOS DEL PNBV

JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

Propuesta de un Modelo de Control Interno para la Toma de Decisiones Administrativas y Financieras en el GAD Parroquial Rural de San Jacinto del Búa.

LUGAR: GAD Parroquial de San Jacinto del Búa. TIEMPO: Período de la investigación 2015 02 – 2016 01. VARIABLE INDEPENDIENTE: Modelo de Control Interno. VARIABLE DEPENDIENTE: Tomas de decisiones Administrativas y financieras. OTRAS VARIABLES: Administración de recursos y distribución de funciones.

Objetivo 8.- Consolidar el Sistema Económico Social y Solidario de forma sostenible. La realización de este proyecto está alineado con este objetivo, ya que contribuye al fortalecimiento, gestión y el adecuado manejo de los recursos públicos del GAD Parroquial de San Jacinto del Búa.

El presente proyecto permite desarrollar nuevas perspectivas de administración y gestión dentro del área contable, beneficiando al GAD Parroquial y a la Universidad como tal. Además, se propone una investigación que contribuye al cumplimiento del Art. 275 de la Constitución del Ecuador, el mismo que trata sobre el Régimen de Desarrollo enfocado al Buen Vivir. Asimismo, por medio de este Modelo de Control Interno se proporcionará pautas para la eficiente gestión administrativa y financiera, optimizando la utilización de los recursos disponibles, garantizando una adecuada toma de decisiones en beneficio de la comunidad.

Objetivo General:

OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN: Debe redactarse el objetivo general y los específicos.

Elaborar un Modelo de Control Interno para la Toma de Decisiones Administrativas y Financieras en el GAD Parroquial Rural de San Jacinto del Búa.

Objetivos Específicos:   

METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN: Definir con claridad en el espacio asignado los siguientes ítems.

REFERENCIAS

Identificar la situación actual de la parroquia para definir sus fortalezas y debilidades. Establecer métodos adecuados para la obtención de información entre las diferentes áreas, aplicando técnicas de investigación. Desarrollar los componentes del Control Interno para asegurar efectividad en la administración de recursos y la toma de decisiones.

 

Enfoque mixto. Tipo de investigación:  Exploratoria.  De Campo.  Bibliográfica.



Población: La Parroquia de San Jacinto del Búa con un total de 11.718 habitantes.



Muestra: Todo el personal involucrado en el área contable, administrativa y financiera.



Técnicas e instrumentos de recogida de datos:  Observación.  Entrevista.  Encuestas.  Cuestionario de Control Interno.  Papeles de Trabajo.



Técnicas de análisis de datos:  Análisis Cualitativo  Análisis Cuantitativo

     

Mg. Piedad Alarcón. Dr. Mikel Ugando. Mg. Diego Défaz. Mg. Luis Morejón. Santillana, J. (2013). Auditoría Interna. México. Pearson. Mantilla, S. (2012). Control Interno. Informe COSO. Colombia. Ecoe Ediciones.

3- ANEXOS CRONOGRAMA: ACTIVIDADES

INICIO

FIN

Elección del GAD Parroquial y redacción del título tentativo para el Proyecto de Titulación. Visita a la parroquia para conocer su situación actual y los posibles problemas. Elaboración de la ficha de planificación y el oficio dirigido para el Presidente del GAD Parroquial. Elaboración del marco teórico. Revisión de avance al 40%. Correcciones del proyecto en base a la revisión anterior. Desarrollo del planteamiento del problema. Revisión de avance al 80%. Aspectos formales

2015/10/21

2015/10/23

TIEMPO (DÍAS) 2

2015/10/28

2015/11/05

2015/11/18 2015/11/30 2015/12/09 2015/12/18 2016/01/18 2016/01/27

2015/11/27 2015/12/04 2015/12/11 2016/01/15 2016/01/25 2016/02/05

10 5 3 20 3 9

RECURSOS A UTILIZAR Humanos:  Personal relacionado con el área contable, administrativa y financiera.  Melissa Pozo Monar  Marlon Sánchez Puente Materiales:  Ordenador Portátil.  Medios de Transporte.  Suministros de Oficina.  Celulares (cámara y grabadora de voz).

Económicos:  Viáticos, movilización e impresión.

FECHA DE ENTREGA

Noviembre del 2015.

FIRMA ESTUDIANTE – I

NOMBRE DEL DIRECTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN

FIRMA ESTUDIANTE – II

Aprobado: Fecha:

DIRECTOR DE ESCUELA

Ing. Piedad MDE.

Alarcón.

FIRMA DOCENTE DE IA3

Anexo 3: Guía de Entrevista Proyecto de Titulación de Grado:

Entrevistadores:

Modelo de Control Interno

Srta. Pozo Melissa y Sr. Sánchez Marlon

Lugar:

Situación:

San Jacinto del Búa

Administración Empírica

Objetivo de la entrevista: Identificar los problemas que presenta el GAD Parroquial Rural de San Jacinto del Búa. PREGUNTA

RESPUESTA

¿Actualmente, aplican Control Interno?

No realizan Control Interno a las operaciones de manera profundo, se basan a que cada funcionario es responsable de desarrollar sus labores de manera eficiente.

¿Se programan capacitación?

Por el momento, no han desarrollado cursos de capacitación.

cursos

¿Considera que el presupuesto suficiente?

El presupuesto es limitante para poder ejecutar los diversos proyectos establecidos por el GAD.

¿Cómo se maneja el GAD?

Mediante cinco ejes relacionados con el Ordenamiento Territorial, Viabilidad, Ambiental, Productivo y de Cooperación Nacional e Internacional.

¿El GAD cuenta con un departamento de planificación?

No, no cuenta por falta de presupuesto.

¿Cuenta con algún documento que respalde el proceso de contratación de personal?

No, debido a que se basa en lo que le faculta la ley relacionado con que es potestad del Presidente analizar quien es el mejor postulante a determinado cargo.

¿Realiza un previo análisis antes de tomar decisiones?

Si se analiza, pero no se considera factores internos ni externos para reducir la probabilidad de riesgo.

Anexo 4: Ficha de Observación Proyecto de Titulación de Grado:

Observadores:

Modelo de Control Interno

Srta. Pozo Melissa y Sr. Sánchez Marlon

Lugar:

Situación:

San Jacinto del Búa

Administración Empírica

Objetivo de la observación: Identificar si aplica Control Interno dentro de las operaciones de la institución. PARÁMETRO OBSERVADO Control Interno

HALLAZGO No se identifica conocimiento suficiente relacionado con las Normas de Control Interno. Ausencia de vigilancia de las personas que ingresan a las oficinas. Hora de entrada definida, pero se incumple debido a que llegan en diferentes horarios.

Ambiente de Control

Algo tenso y poco agradable. Inadecuada atención al ciudadano. Falta de valores institucionales.

Actividades de Control

No se custodia las recaudaciones realizadas. Muebles y Enseres algo deteriorados. Concentración de funciones.

Información y Comunicación

Medianamente apropiada. No existe orden de atención, y se aglomeran en la oficina del Presidente. Atención de dudas no es eficiente, por ende la solución de problemas demanda más tiempo de lo normal.

Seguimiento

No existe supervisión suficiente de las actividades que se realizan dentro del GAD.

Anexo 5: Evidencia de la Ausencia de Custodia de las Recaudaciones

Anexo 6: Evidencia de Reuniones con el Presidente del GAD

Anexo 7: Encuesta Dirigida a los Funcionarios del GAD

GAD PARROQUIAL RURAL DE SAN JACINTO DEL BÚA ENCUESTA APLICADA A LOS MIEMBROS DEL GAD PARROQUIAL Objetivo: Recolectar información sobre la adminsitración de los recursos relacionada con el Modelo de Control Interno y la Toma de Decisiones. Instrucciones: Con el fin de conocer la opinión de los ciudadanos, solicitamos su colaboración para el llenado de la siguiente encuesta marcando una "X" la respuesta de su elección. De antemano muchas gracias por su colaboración . DATOS GENERALES DEL ECUESTADO NOMBRE (opcional): ………………………………………………………. GÉNERO: …….Femenino ……..Masculino EDAD: ………………………………………………………. Cuestionario: 1

De acuerdo a la labor desempeñada dentro del GAD, ¿Se aplican normas y principios emitidos por los organismos reguladores en materia de control interno? Parcialmente

Aplica

No aplica

2 ¿En el GAD Parroquial Rural de San Jancinto del Búa existen procesos de contratación de personal? Si 3

Desconoce

¿Existe algún proceso que permita identificar, analizar y tratar los riesgos a lo que esta expuesto el GAD Parroquial Rural de San Jacinto del Búa? Si

Desconoce

4 ¿Para la elaboración del presupuesto se aplica las disposiciones legales vigentes? Parcialmente

Aplica

No aplica

5 ¿Se aplican indicadores financieros o de gestión para la toma de decisiones? Parcialmente

Aplica

No aplica

6 ¿Identifica cuáles son sus objetivos y funciones en el área en la que se desenvuelve? Si

Desconoce

7 ¿Considera usted que existe organización efectiva en la designación de funciones? Si 8

Desconoce

¿Considera Ud. Que la implementación de un modelo de control interno, fortalecerá la información financiera y administrativa para la toma de decisiones? Si

Desconoce

9 ¿Cree usted que la líneas de comunicación actuales permiten compartir información para una adecuada administración? Si 10

Desconoce

Partiendo de la premisa de que el ambiente laboral es un factor importante al momento de ejecutar las actividades dentro de la institución, ¿Cuál es su grado de satisfacción? Satisfecho

Poco Satisfecho

Nada Satisfecho

11 ¿Actualmente, para tomar una decisión se realiza una previa planificación? Si

Desconoce

12 ¿Todos los dependientes, sin importar la actividad que desempeñen ¿Reciben cursos de capacitación? Si

Desconoce

Anexo 8: Oficios de Solitud de Informaciรณn

Anexo 9: Estado de Situaciรณn Financiera

Anexo 10: Estado de Resultados

Anexo 11: Indicadores Financieros Índices de Liquidez

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL DE SAN JACINTO DEL BÚA ÍNDICE DE SOLVENCIA AÑOS 2014 - 2015 Comparativo Denominación

Año 2015

Activo Corriente Pasivo Corriente Resultado

Año 2014 415.735,86 33.864,29 $ 12,28

324.166,00 39.900,96 $ 8,12

ÍNDICE DE SOLVENCIA $12,28

$8,12

Año 2015 Año 2014

En cuanto al índice de solvencia existe un incremento considerable de $ 4.16 dólares del año 2014 al 2015. Asimismo, se puede apreciar que por cada dólar a corto plazo que tenga por pagar la institución cuenta con $12.28 dólares en activos corrientes para hacerle frente a los diferentes compromisos monetarios que presente.

Capital de Trabajo GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL DE SAN JACINTO DEL BÚA CAPITAL DE TRABAJO AÑOS 2014 - 2015 Comparativo Denominación

Año 2015

Activo Corriente Pasivo Corriente Resultado

Año 2014 415.735,86 33.864,29 $ 381.871,57

324.166,00 39.900,96 $ 284.265,04

CAPITAL DE TRABAJO $381.871,57 $284.265,04

Año 2015 Año 2014

Entre los años 2014 y 2015 existe un incremento de $ 97.606,53 dólares. El GAD Parroquial Rural de San Jacinto del Búa al 2015 tiene un valor de $381.871,57 dólares en capital de trabajo; por tanto se puede considerar que cuenta con suficiente circulante para hacer frente a los gastos de misma naturaleza, casos de emergencia y con los sobrantes puede incurrir en inversiones a recuperar y hacer efectivas en el corto plazo o durante el ejercicio fiscal.

Índices de Endeudamiento

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL DE SAN JACINTO DEL BÚA RAZÓN DE ENDEUDAMIENTO AÑOS 2014 - 2015 Comparativo Denominación

Año 2015

Pasivo Total Activo Total Resultado

Año 2014 33.864,29 591.866,72 5,72%

39.900,96 527.302,53 7,57%

RAZÓN DE ENDEUDAMIENTO 5,72%

7,57%

Año 2015 Año 2014

El GAD Parroquial Rural de San Jacinto del Búa ha financiado 5.72% de sus activos con la adquisición de deudas en el año 2015, cabe resaltar que a mayor índice de endeudamiento mayor será el compromiso. De igual manera, se pude apreciar que en el año 2014 el porcentaje era menor lo que ha generado que exista una disminución de 1.85 puntos porcentuales entre estos años.

Inversiones Financieras

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL DE SAN JACINTO DEL BÚA INVERSIONES FINANCIERAS AÑOS 2014 - 2015 Comparativo Denominación

Año 2015

Inversiones Financieras Activo Total Resultado

Año 2014 52.821,10 591.866,72 8,92%

52.821,10 527.302,53 10,02%

INVERSIONES FINANCIERAS 10,02% 8,92%

Año 2015 Año 2014

En el 2014 las inversiones financieras en relación al total de activos, representan un 10,02%, para el año 2015 alcanzar un 8,92% que corresponden a la cuenta por cobrar de años anteriores, la variación que existe es una disminución de 1.1 puntos porcentuales.

Anexo 12: Estructura Financiera

GOBIERNO AUTÓNOMO DESCENTRALIZADO PARROQUIAL RURAL DE SAN JACINTO DEL BÚA ESTRUCTURA FINANCIERA AÑOS 2014 - 2015 Comparativo Denominación Activo Total Pasito Total Patrimonio

Año 2015 100,00% 5,72% 94,28%

Año 2014 100,00% 7,57% 92,43%

ESTRUCTURA FINANCIERA

100,00% 80,00% 60,00% 40,00% 20,00% 0,00%

Series1 Series2

Activo Total 100,00% 100,00%

Pasito Total 5,72% 7,57%

Patrimonio 94,28% 92,43%

Mediante la gráfica se puede apreciar que el dinero se concentra en mayor proporción en la parte del patrimonio en un 94.28% para el año 2015 y del 92.43% para el 2014. Existe ese incremento debido a la disminución de 1.85% de los pasivos entre los años mencionados anteriormente.

Anexo 13: Estado de Ejecución Presupuestaria del año 2014

Anexo 14: Estado de Ejecución Presupuestaria del año 2015

Anexo 15: Plan Operativo Anual

Anexo 16: Acta de Aprobaciรณn del Presupuesto