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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO
Dirección Académica - Escuela de Ciencias Administrativas y Contables
DESARROLLO DEL DISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE PARA LA MEJORA DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA PARA LA EMPRESA FERRETRIPLEX, EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO PARA EL PERIODO 2015. Trabajo de titulación previo a la obtención del título de Ingenieras en Contabilidad y Auditoría, CPA. Línea de Investigación: Sistema Contable Autoras: GABRIELA ARACELY GUAROCHICO MUÑOZ CAROLINA ALEXANDRA MALAGÓN MOSQUERA Directora: Mg. ANA DOLORES GUILLÉN ÁLAVA
Santo Domingo – Ecuador Marzo, 2016
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PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO
Dirección Académica - Escuela de Ciencias Administrativas y Contables
HOJA DE APROBACIÓN DESARROLLO DEL DISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE PARA LA MEJORA DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA PARA LA EMPRESA FERRETRIPLEX, EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO PARA EL PERIODO 2015. Línea de Investigación: Sistema Contable Autoras: GABRIELA ARACELY GUAROCHICO MUÑOZ CAROLINA ALEXANDRA MALAGÓN MOSQUERA
Ana Dolores Guillén Álava, Mg. DIRECTORA DEL TRABAJO DE TITULACIÓN
f.________________________
Hernán Oswaldo Maldonado Pazmiño, Mg. CALIFICADOR 1
f.________________________
Manosalvas Gómez Luis Rodolfo, Mg. CALIFICADOR 2
f.________________________
Hernán Oswaldo Maldonado Pazmiño, Mg. f.________________________ DIRECTOR DE LA ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES Santo Domingo – Ecuador Marzo, 2016
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DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD Nosotras, Gabriela Aracely Guarochico Muñoz portadora de la cédula de ciudadanía No. 172131211-2 y Carolina Alexandra Malagón Mosquera portadora de la cédula de ciudadanía No. 172617050-7, declaramos que los resultados obtenidos en la investigación que presentamos como informe final, previo la obtención del Grado de ingenieras en Contabilidad y Auditoría CPA, son absolutamente originales, auténticos y personales. En tal virtud, declaramos que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos que se desprenden del trabajo propuesto de titulación y luego de la redacción de este documento son y serán de nuestra exclusiva responsabilidad legal y académica.
_____________________
_____________________
Gabriela Guarochico
Carolina Malagón
C.I. 172131211-2
C.I. 172617050-7
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AGRADECIMIENTO Nuestro agradecimiento a Dios por brindarnos la vida, ser nuestra fortaleza y guía, también a nuestros familiares por su apoyo moral y económico, para la culminación de esta importante etapa. A la Mg. Ana Guillén Directora del trabajo de titulación, por su colaboración y direccionamiento para cumplir los objetivos propuestos. Al Mg. Hernán Maldonado Director de la Escuela de Ciencias Administrativas y Contables, quien con su tiempo, paciencia, predisposición y motivación ha sabido brindarnos el apoyo y orientación necesaria para la realización del presente trabajo de titulación. A la Lcda. Lucía Jiménez Gerente de la empresa Ferretriplex por su colaboración al facilitarnos la información necesaria para el desarrollo del trabajo. Y a todas las personas que confiaron en nosotras y nos apoyaron en todo momento para seguir adelante en cumplimiento de nuestras metas.
Gabriela y Carolina
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DEDICATORIA A Dios ya que me ha dado una familia maravillosa. A mis padres, Isidro y Lourdes por ser los pilares fundamentales en mi vida, quienes con mucho sacrificio y esfuerzo me han ayudado a salir adelante, a mis hermanos: Fernando, Stalin, Alexandra y Erika por el apoyo y confianza incondicional, gracias por creer en mí. Son muchas las personas especiales a las que me gustaría agradecer su amistad, ánimo y compañía en las diferentes etapas de mi vida. Algunas están aquí conmigo, otras en mis recuerdos y en el corazón.
Gabriela
A mis padres Armando y Aurora por haberme brindado la oportunidad de prepararme en una prestigiosa institución, además de todo el apoyo, cariño y fortaleza que me han dado para poder culminar esta etapa tan importante de mi vida. A mi hermano Boris por darme ánimos y fuerzas para seguir adelante, a mi esposo José por su amor y paciencia y a mi pequeño hijo Austin porque es mi alegría y el motor de mi vida, quien me impulsa a esforzarme cada día más y no rendirme nunca. Carolina
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RESUMEN El presente trabajo de titulación tiene como finalidad desarrollar un diseño de un sistema contable que mejore la información financiera de la empresa Ferretriplex, dedicada a comercializar productos de ferretería, pintura y madera en la ciudad de Santo Domingo, que permita tomar decisiones adecuadas basadas en información confiable y oportuna. Para mejor comprensión se realizó un marco referencial relacionando las variables de investigación; en la metodología se aplicó la investigación exploratoria, descriptiva y explicativa que permitieron identificar las causas por las que no hay control adecuado de recursos, tener mayor conocimiento de las actividades y registros realizados para entender la situación económica real de la empresa, corroborando de esta manera la problemática planteada. Para la recolección de datos fue necesaria la aplicación de instrumentos como: la observación, la entrevista y las encuestas, para conocer los procedimientos y controles aplicados en las diferentes áreas de la empresa, mediante el desarrollo de narrativas y presentación de flujogramas. Con la información obtenida se aplicó un cuestionario que permitió identificar el nivel de confianza y riesgo de los procesos, para realizar la matriz de recomendaciones y desarrollar la propuesta del diseño de un sistema contable que genere balances con información confiable para el análisis de indicadores financieros y de gestión.
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ABSTRACT The present thesis project has as aim to develop an accountant system design that improves the financial information of the Ferretriplex enterprise, dedicated to commercialize hardware products, paints and wood in the Santo Domingo city, thus this system allows making correct decisions based on trust and opportune information. For better comprehension, a theoretical framework was developed in which the research variables were related; in the methodology the exploratory, descriptive an explanatory research were applied in order to identify the causes for the lack of correct control of resources, having as major knowledge about the activities and registers to understand the real economic situation of the enterprise, confirming the problem stated in this project. For the data collection was necessary the application of instruments such as: observation, survey, an interview, to know the procedures and controls applied in the different areas of the enterprise, through the development of narratives and flow charts presentation. With the collected information, a questionnaire was applied which allowed identifying the level of trust and risk of the processes in order to design the matrix of recommendations and to develop the proposal of an accounting system that provides balances with reliable information for the analysis of the financial and management indicators.
viii
ÍNDICE DE CONTENIDOS PORTADA…..…………………………………………………………….…...……...….…... i HOJA DE APROBACIÓN …………………………………………….…...……......….….....ii DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD ....................................... iii AGRADECIMIENTO ...............................................................................................................iv DEDICATORIA ......................................................................................................................... v RESUMEN ................................................................................................................................vi ABSTRACT ............................................................................................................................. vii ÍNDICE DE CONTENIDOS .................................................................................................. viii ÍNDICE DE FIGURAS......................................................................................................... xviii ÍNDICE DE TABLAS .............................................................................................................. xx ÍNDICE DE ANEXOS ............................................................................................................xxi 1.
INTRODUCCIÓN ................................................................................................... 1
2.
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ................................................................ 2
2.1.
Antecedentes ............................................................................................................ 2
2.2.
Problemas de investigación ...................................................................................... 4
2.2.1.
Formulación del problema ....................................................................................... 4
2.2.2.
Sistematización del problema .................................................................................. 4
ix
2.3.
Justificación de la investigación .............................................................................. 4
2.4.
Objetivos de la investigación ................................................................................... 6
2.4.1.
Objetivo general ....................................................................................................... 6
2.4.2.
Objetivos Específicos ............................................................................................... 6
3.
MARCO REFERENCIAL ....................................................................................... 7
3.1.
Revisión de la literatura ........................................................................................... 7
3.1.1.
Contabilidad ............................................................................................................. 7
3.1.2.
Objetivo de la contabilidad ...................................................................................... 7
3.1.3.
Clasificación de la contabilidad ............................................................................... 8
3.1.3.1.
Contabilidad financiera ............................................................................................ 8
3.1.3.2.
Contabilidad administrativa ..................................................................................... 8
3.1.3.3.
Contabilidad fiscal ................................................................................................... 9
3.1.4.
Control interno ......................................................................................................... 9
3.1.4.1.
Componentes ............................................................................................................ 9
3.1.5.
Información Financiera .......................................................................................... 10
3.1.5.1.
Objetivo .................................................................................................................. 11
3.1.5.2.
Características cualitativas de la información financiera ....................................... 11
3.1.5.2.1. Confiabilidad .......................................................................................................... 11
x
3.1.5.2.2. Relevancia .............................................................................................................. 12 3.1.5.2.3. Comprensibilidad ................................................................................................... 12 3.1.5.2.4. Comparabilidad ...................................................................................................... 12 3.1.5.3.
Elementos bรกsicos de los estados financieros ........................................................ 13
3.1.5.3.1. Activo ..................................................................................................................... 13 3.1.5.3.2. Pasivo ..................................................................................................................... 13 3.1.5.3.3. Patrimonio .............................................................................................................. 14 3.1.5.3.4. Ingresos .................................................................................................................. 14 3.1.5.3.5. Gastos ..................................................................................................................... 15 3.1.5.4.
Normas Bรกsicas ...................................................................................................... 15
3.1.5.4.1. De reconocimiento ................................................................................................. 15 3.1.5.4.2. De valuaciรณn .......................................................................................................... 16 3.1.5.4.3. De Presentaciรณn y Revelaciรณn................................................................................ 16 3.1.5.5.
Estados Financieros................................................................................................ 16
3.1.5.5.1. Objetivo de los Estados Financieros ...................................................................... 17 3.1.6.
Sistema Contable.................................................................................................... 17
3.1.6.1.
Objetivo de los Sistemas de Contabilidad.............................................................. 18
3.1.6.2.
Estructura del Sistema Contable ............................................................................ 18
xi
3.1.6.3.
Ciclo Contable........................................................................................................ 18
3.1.6.3.1. Contenido del Ciclo contable ................................................................................. 19 3.1.6.4.
Plan General de Cuentas ........................................................................................ 19
3.1.6.4.1. Estructura del Plan General de cuentas .................................................................. 20 3.1.6.4.2. Codificaciรณn ........................................................................................................... 20 3.1.6.5.
Clasificaciรณn del ciclo contable ............................................................................. 21
3.1.6.5.1. Documentos Fuente................................................................................................ 21 3.1.6.5.2. Estado de Situaciรณn Inicial ..................................................................................... 22 3.1.6.5.3. Libro Diario............................................................................................................ 22 3.1.6.5.4. Libro Mayor ........................................................................................................... 22 3.1.6.5.5. Balance de comprobaciรณn ...................................................................................... 23 3.1.6.5.6. Cierre de libros ....................................................................................................... 23 3.1.6.5.7. Estado de resultados integral.................................................................................. 24 3.1.6.6.
Estado de Situaciรณn Financiera .............................................................................. 24
3.1.6.7.
Estado de Cambios en el Patrimonio ..................................................................... 24
3.1.6.8.
Estado de Flujo de Efectivo ................................................................................... 25
3.1.6.9.
Notas a los Estados Financieros ............................................................................. 25
3.1.6.10.
Inventario ............................................................................................................... 25
xii
3.1.6.11.
Métodos de valoración de inventarios ................................................................... 26
3.1.6.11.1. FIFO ....................................................................................................................... 26 3.1.6.11.2. Promedio ................................................................................................................ 26 3.1.6.12.
Métodos de Contabilidad ....................................................................................... 27
3.1.6.12.1. Devengo ................................................................................................................. 27 3.1.6.12.2. Efectivo .................................................................................................................. 27 3.1.7.
Gestión Financiera ................................................................................................. 28
3.1.7.1.
Decisiones Financieras ........................................................................................... 28
3.1.7.1.1. Decisiones de Inversión ......................................................................................... 28 3.1.7.1.2. Decisiones de Financiamiento ............................................................................... 28 3.1.7.1.3. Decisiones de Dividendos ...................................................................................... 29 3.1.7.1.4. Decisiones de Gestión Financiera .......................................................................... 29 3.1.7.2.
Índices de Gestión .................................................................................................. 29
3.1.8.
Análisis Financiero ................................................................................................ 30
3.1.8.1.
Ratios de rentabilidad............................................................................................. 30
3.1.8.2.
Ratios de liquidez ................................................................................................... 30
3.1.8.3.
Ratios de solvencia................................................................................................. 31
4.
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ..................................................... 32
xiii
4.1.
Enfoque / Tipo de la investigación ........................................................................ 32
4.1.1.
Enfoque Cuantitativo ............................................................................................. 32
4.1.2.
Enfoque Cualitativo ............................................................................................... 32
4.1.3.
Investigación exploratoria ...................................................................................... 33
4.1.4.
Investigación descriptiva........................................................................................ 33
4.1.5.
Investigación explicativa........................................................................................ 33
4.2.
Población/Muestra ................................................................................................. 34
4.3.
Muestra................................................................................................................... 34
4.4.
Técnicas e instrumentos de recogida de datos ....................................................... 34
4.4.1.
Observación ........................................................................................................... 35
4.4.2.
La entrevista ........................................................................................................... 35
4.4.3.
La encuesta ............................................................................................................. 35
4.5.
Técnicas de Análisis de Datos ............................................................................... 36
4.5.1.
Cualitativa .............................................................................................................. 36
4.5.2.
Cuantitativa ............................................................................................................ 36
5.
RESULTADOS ...................................................................................................... 37
5.1.
Discusión y Análisis de los resultados ................................................................... 37
5.1.1.
Entrevista a la Propietaria de la empresa ............................................................... 37
xiv
5.1.2.
Encuesta a empleados ............................................................................................ 39
5.1.3.
Encuesta a Proveedores .......................................................................................... 40
5.2.
Propuesta de intervención ...................................................................................... 42
5.2.1.
Levantar información del proceso que se utiliza para controlar la información financiera de la empresa ......................................................................................... 42
5.2.1.1.
Estructura organizacional actual ............................................................................ 42
5.2.1.2.
Descripción de los procesos actuales ..................................................................... 43
5.2.1.2.1. Proceso de compras actual ..................................................................................... 43 5.2.1.2.2. Proceso de almacenamiento actual ........................................................................ 45 5.2.1.2.3. Proceso de venta actual .......................................................................................... 46 5.2.1.2.4. Proceso de ventas en caso de requerir productos a empresas vecinas ................... 47 5.2.1.2.5. Venta con transformación de productos................................................................. 49 5.2.1.2.6. Proceso de préstamo de productos a empresas vecinas ......................................... 50 5.2.1.2.7. Proceso de pago de nómina actual ......................................................................... 51 5.2.1.2.8. Proceso contable actual .......................................................................................... 53 5.2.2.
Analizar los riesgos potenciales del proceso de control interno que aplica la empresa. ................................................................................................................. 54
5.2.2.1.
Cuestionario de control interno .............................................................................. 54
xv
5.2.2.2.
Matriz de recomendaciones ................................................................................... 61
5.2.2.3.
Informe sobre la evaluación de control interno ..................................................... 63
5.2.3.
Proponer el desarrollo del diseño de un sistema contable para mejorar la información financiera de la empresa. ................................................................... 67
5.2.3.1.
Estructura organizacional ....................................................................................... 67
5.2.3.2.
Descripción de Perfiles .......................................................................................... 68
5.2.3.3.
Procedimientos Propuestos .................................................................................... 71
5.2.3.3.1. Proceso de compras propuesto ............................................................................... 71 5.2.3.3.2. Proceso de almacenamiento propuesto .................................................................. 73 5.2.3.3.3. Proceso de venta propuesto .................................................................................... 75 5.2.3.3.4. Proceso de ventas en caso de requerir productos a empresas vecinas ................... 76 5.2.3.3.5. Proceso de pago a nómina propuesto ..................................................................... 78 5.2.3.3.6. Proceso contable propuesto .................................................................................... 79 5.2.3.4.
Políticas .................................................................................................................. 81
5.2.3.4.1. Compra ................................................................................................................... 81 5.2.3.4.2. Pago de Nómina ..................................................................................................... 81 5.2.3.4.3. Almacenamiento .................................................................................................... 82 5.2.3.4.4. Ventas..................................................................................................................... 82
xvi
5.2.3.5.
Plan general de Cuentas ......................................................................................... 82
5.2.3.6.
Manual de cuentas .................................................................................................. 84
5.2.4.
Establecer informes
financieros
que permitan la toma de decisiones
empresariales. ......................................................................................................... 90 5.2.4.1.
Documentos fuentes ............................................................................................... 90
5.2.4.1.1. Kárdex .................................................................................................................... 90 5.2.4.1.2. Comprobante de ingreso de mercadería ................................................................. 91 5.2.4.1.3. Comprobante de egreso .......................................................................................... 91 5.2.4.1.4. Orden de compra .................................................................................................... 92 5.2.4.2.
Esquema de registros y estados financieros para la empresa Ferretriplex ............. 92
5.2.4.2.1. Libro Diario............................................................................................................ 93 5.2.4.2.2. Mayorización ......................................................................................................... 93 5.2.4.2.3. Estado de Resultados Integral ................................................................................ 94 5.2.4.2.4. Estado de Situación Financiera .............................................................................. 95 5.2.4.2.5. Estado de Flujo de Efectivo ................................................................................... 96 5.2.4.2.6. Estado de cambios en el patrimonio ...................................................................... 97 5.2.4.3.
Software Contable .................................................................................................. 97
5.2.4.4.
Estados Financieros propuestos ............................................................................. 98
xvii
5.2.4.5.
Indicadores Financieros ....................................................................................... 101
5.2.4.6.
Indicadores de gestión de actividades .................................................................. 103
5.2.4.6.1. Ambiente de Control ............................................................................................ 103 5.2.4.6.2. Establecimiento de objetivos ............................................................................... 103 5.2.4.6.3. Identificación de eventos ..................................................................................... 104 5.2.4.6.4. Evaluación de riesgos........................................................................................... 104 5.2.4.6.5. Respuesta a los riegos .......................................................................................... 104 5.2.4.6.6. Actividades de Control......................................................................................... 105 5.2.4.6.7. Información y Comunicación............................................................................... 105 5.2.4.6.8. Supervisión y Comunicación ............................................................................... 105 5.2.5.
Carta de impacto .................................................................................................. 106
5.3.
Conclusiones ........................................................................................................ 107
5.4.
Recomendaciones................................................................................................. 108
LISTA DE REFERENCIAS ................................................................................................... 109 GLOSARIO ............................................................................................................................ 111 ANEXOS… ............................................................................................................................ 112
xviii
ÍNDICE DE FIGURAS Figura: 1 Ciclo Contable .......................................................................................................... 19 Figura: 2 Estructura organizacional de la empresa .................................................................. 42 Figura: 3 Proceso de compra actual de la empresa .................................................................. 44 Figura: 4 Proceso de almacenamiento actual de la empresa .................................................... 45 Figura: 5 Proceso de venta actual de la empresa ..................................................................... 47 Figura: 6 Proceso de venta en solicitar productos a empresas vecinas .................................... 48 Figura: 7 Proceso de transformación de productos para la venta ............................................ 49 Figura: 8 Proceso de préstamo de productos a empresas vecinas ............................................ 51 Figura: 9 Proceso de pago de nómina ...................................................................................... 52 Figura: 10 Proceso Contable actual de la empresa .................................................................. 53 Figura: 11 Cuestionario de control interno .............................................................................. 54 Figura: 12 Matriz de recomendaciones .................................................................................... 61 Figura: 13 Estructura organizacional propuesta ...................................................................... 68 Figura: 14 Descripción del perfil del Gerente.......................................................................... 68 Figura: 15 Descripción del perfil de Auxiliar Contable........................................................... 69 Figura: 16 Descripción del perfil de Cajera ............................................................................. 69 Figura: 17 Descripción del perfil de Vendedores .................................................................... 70 Figura 18 Descripción del perfil de Bodeguero ....................................................................... 70 Figura: 19 Proceso de Compras propuesto .............................................................................. 72 Figura: 20 Proceso de almacenamiento propuesto................................................................... 74
xix
Figura: 21 Proceso de venta propuesto .................................................................................... 75 Figura: 22 Proceso de ventas en caso de requerir productos a empresas vecinas.................... 77 Figura: 23 Proceso de nรณmina propuesto ................................................................................. 78 Figura: 24 Proceso del sistema contable propuesto ................................................................. 80 Figura: 25 Plan General de Cuentas........................................................................................ 83 Figura: 26 Manual de Cuentas ................................................................................................. 85 Figura: 27 Tarjeta Kรกrdex ........................................................................................................ 90 Figura: 28 Comprobante de Ingreso ........................................................................................ 91 Figura: 29 Comprobante de Egreso ......................................................................................... 91 Figura: 30 Orden de compra .................................................................................................... 92 Figura: 31 Formato de Libro Diario......................................................................................... 93 Figura: 32 Formato Libro Mayor ............................................................................................. 93 Figura: 33 Formato de Estado de Resultados .......................................................................... 94 Figura: 34 Formato de Estado de Situaciรณn Financiera ........................................................... 95 Figura: 35 Formato del Estado de Flujo de Efectivo ............................................................... 96 Figura: 36 Formato de Cambios en el Patrimonio ................................................................... 97 Figura: 37 Sistema Contable 3ap Factincon ............................................................................ 98
xx
ÍNDICE DE TABLAS Tabla 1 Población de la empresa Ferretriplex.......................................................................... 34 Tabla 2 Encuesta a Empleados de Ferretriplex ........................................................................ 39 Tabla 3 Encuesta a Proveedores .............................................................................................. 40 Tabla 4 Valoración de los componentes de control interno según el COSO ERM de Ventas 57 Tabla 5 Estado de Resultados Integral ..................................................................................... 99 Tabla 6 Estado de Situación Financiera ................................................................................. 100 Tabla 7 Indicadores Financieros ............................................................................................ 101
xxi
ÍNDICE DE ANEXOS Anexo N. 1 Entrevista a la Gerente de la empresa Ferretriplex ............................................. 112 Anexo N. 2 Carta de Impacto ................................................................................................ 114 Anexo N. 3 Factura de la empresa ......................................................................................... 115 Anexo N. 4 RUC de la empresa ............................................................................................. 116 Anexo N. 5 Declaración del Impuesto a la Renta del mes de diciembre 2015 ..................... 117 Anexo N. 6 Registro de mercadería Triplex 4mm ................................................................. 120 Anexo N. 7 Registro de mercadería Fast Colors Blanco ....................................................... 121 Anexo N. 8 Proforma del software contable 3ap Factincon .................................................. 122 Anexo N. 9 Características del software 3ap Factincon ........................................................ 123
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1. INTRODUCCIÓN El presente trabajo de titulación está orientado al desarrollo de un sistema contable que permita mejorar la información financiera de la empresa Ferretriplex, dedicada a la comercialización de tableros y pinturas en la ciudad de Santo Domingo. En el ámbito contable la implementación de un sistema es esencial para llevar un control de los procesos y actividades con el fin de salvaguardar los recursos e información de la entidad haciendo referencia al cumplimiento de las leyes, normas, planes y procedimientos que la empresa utiliza con el fin de mantener la eficiencia en el uso de sus recursos. La elaboración de este trabajo de titulación se divide en las siguientes partes: Primero se realiza el planteamiento del problema donde se toma en cuenta aspectos tales como; los antecedentes de la entidad, la formulación en problema de investigación, el cuál es la base para la elaboración de la justificación, objetivo general y objetivos específicos del trabajo. Además se han implementado referencias bibliográficas importantes que permiten a los lectores una mayor comprensión y un conocimiento más amplio de los temas tratados a lo largo del proyecto. También se tomó en cuenta los tipos de investigación, diseños, métodos y las técnicas e instrumentos para la recolección de datos que serán utilizados para el desarrollo del trabajo de titulación. Así mismo se explica la propuesta a realizar para la mejora de la información financiera, dando una solución que permita llevar un registro detallado del proceso contable, mediante el diseño de un sistema adecuado.
2
2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 2.1. Antecedentes
Ferretriplex es una empresa dedicada a la venta de tableros y pinturas, ubicada en Santo Domingo, en la Av. Chone # 208 y Antonio Ante. Inició sus actividades en el año 2001 con la venta de tableros, los cuales eran adquiridos a diferentes proveedores tales como FORESA, MAQSUM y EDIMCA. A partir de enero del 2015 se convirtió en obligada a llevar contabilidad ya que en sus ingresos superó la base estipulada por el SRI. Además de la venta de tableros, ofrecía a sus clientes potenciales, capacitaciones sobre cómo utilizar sus productos y de qué manera trabajar con los mismos para que obtengan los mayores beneficios que estos brindan y tengan como resultado un trabajo de calidad. Durante el periodo 2005 tuvieron sus máximas ventas, pero debido a que uno de sus proveedores (EDIMCA) utilizó la información de sus clientes y ubicó su local comercial en la misma zona, ofreciendo a los clientes su producto a un menor precio, provocó que Ferretriplex perdiera participación en el mercado. Luego de pasar por esta situación, viendo la necesidad de los clientes y tratando de mantenerse en el mercado, la Lcda. Lucía Jiménez decide dedicarse a la venta de otros productos como: pinturas y mercadería de ferretería, con el fin de que su empresa no se vea afectada en sus actividades económicas. Como principal problemática que resulta para las empresas; pequeñas, medianas o grandes, que muchas veces no llevan un control y registro adecuado de las transacciones que realizan por la deficiencia de control interno, en la empresa Ferretriplex se han encontrado situaciones que afectan al giro normal del negocio, entre estos podemos mencionar que:
3
La falta de registro de los inventarios de mercadería ha provocado en algunas ocasiones que se pierdan clientes por cuanto desconocían la existencia en stock de los productos solicitados. Debido a que tienen un desarrollo empírico de sus operaciones recurren a la prestación de productos con los negocios vecinos sin generar para el efecto un control adecuado de la mercadería que sale o ingresa en calidad de préstamo de la empresa por lo que desconocen las reales existencias en bodega. Al desconocer los saldos existentes de inventarios de los diferentes productos que ofertan, realizan compras en exceso de algunos que si están en bodega, pero no se encuentran identificados lo que genera utilización inadecuada de recursos. No cuenta con políticas respecto a las ventas por lo que transforman medidas de productos con la finalidad de atender la demanda del público, sin considerar que dicha transformación afecta al control del inventario y genera desperdicios lo que influye en la rentabilidad de la empresa. A pesar de ser una empresa obligada a llevar contabilidad no cuentan con registros contables de sus transacciones los mismos que serían necesarios para la elaboración y presentación de los Estados Financieros a los organismos competentes además que permitirían una mejor toma de decisiones y análisis de la situación económica. Siendo las mercaderías la fuente principal del giro del negocio, el desconocimiento de su saldo en existencias no permite generar información financiera confiable y oportuna lo que impide que se tomen decisiones empresariales adecuadas. Adicionalmente los propietarios no saben si la rentabilidad obtenida en un año u otro, es sostenible en el tiempo, ya que no se cuenta con un seguimiento o con datos históricos que permitan la comparación de las cuentas.
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2.2. Problemas de investigación
2.2.1. Formulación del problema ¿Cómo el desarrollo de un sistema contable puede contribuir a la mejora de la información financiera de la empresa Ferretriplex en Santo Domingo? 2.2.2. Sistematización del problema ¿De qué manera se puede conocer los procesos que se utilizan para el control de la mercadería? ¿Cómo se puede identificar los riesgos que afectan a la empresa? ¿Cómo se mejorará la obtención de información financiera de la empresa? ¿De qué manera se garantiza la implementación del sistema contable? 2.3. Justificación de la investigación
El desarrollo de este trabajo se relaciona con lo que establece el objetivo No. 10.5 del Plan Nacional del Buen Vivir que trata sobre el fortalecimiento de la economía popular y solidaria (EPS), y las micro, pequeñas y medianas empresas (PYMES) en la estructura productiva estableciendo mecanismos que les permita incorporarse en cadenas productivas vinculadas directamente o indirectamente a los sectores prioritarios, de conformidad con las características productivas por sector, la intensidad de mano de obra y la generación de ingresos. Además se enfoca en el eje estratégico No. 2 del Plan de Desarrollo Cantonal – Provincial, que trata sobre promover el fortalecimiento del sector empresarial, agrícola, ganadero,
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comercial, turístico, logístico y de servicios, alineado con los principios de equidad, justicia, responsabilidad social y ambiental, con cultura tributaria y de reinversión en la zona. En la actualidad la implementación de un sistema contable es esencial para llevar un control de los procesos y actividades que se realizan en la empresa, de manera que se pueda proteger sus recursos y llevar un registro tanto de los activos, como pasivos y patrimonio, para continuar desarrollando las operaciones de la organización con eficiencia y eficacia, y así brindar mayor productividad para la misma. Mediante la investigación y análisis del sistema contable durante el desarrollo del trabajo de titulación y la información de fuentes bibliográficas, se obtuvo los conocimientos necesarios para la propuesta de desarrollo del mismo en la empresa Ferretriplex, lo cual es importante debido a que permitirá mejorar la información financiera que esta posee. Además, se ha implementado la investigación cuantitativa, ya que se realizó un análisis de las mayores debilidades de la empresa, a través de cuestionarios, que permitieron determinar el nivel de confianza y riesgo para así poder sugerir las medidas correctivas que permitan mejorar el desempeño en las operaciones que se llevan a cabo en la empresa Ferretriplex. Para el desarrollo de este trabajo se ha seleccionado a la empresa Ferretriplex, dedicada a la venta de pinturas y tableros, la misma que cuenta con varios años de experiencia en el mercado, pero a su vez no maneja un sistema contable adecuado, que permita un control eficiente en el desarrollo de sus actividades. El trabajo de titulación será un aporte significativo para la Carrera de Contabilidad y Auditoría, pues permitirá a futuros estudiantes contar con una fuente de información en la que puedan guiarse, ya que hay datos relevantes que se han obtenido mediante la colaboración de la gerente de la empresa Ferretriplex.
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Asimismo, la empresa cuenta con los recursos económicos y talento humano necesario para implementar el sistema contable propuesto, el cuál será de gran utilidad, ya que permitirá conocer los saldos existentes y tener información financiera confiable, lo que ayudará a tomar mejores decisiones para el desarrollo de las operaciones de la empresa. Esta investigación será útil para los estudiantes ya que permitirá aumentar los conocimientos acerca de los temas tratados; además los dueños y colaboradores de la empresa, estarán beneficiados con el desarrollo del diseño del sistema contable, debido a que mejorará el control de las actividades que se relacionen con la compra y venta de mercadería. Además, el presente trabajo permitirá a la empresa conocer sus debilidades y así tomar las medidas correctivas e implementar los procesos adecuados para un mejor funcionamiento de la misma; llevando mayor control del registro de sus actividades de forma independiente. 2.4. Objetivos de la investigación 2.4.1. Objetivo general Desarrollar el diseño de un sistema contable para la mejora de la información financiera para la empresa Ferretriplex, en la ciudad de Santo Domingo en el periodo 2015. 2.4.2. Objetivos Específicos
Levantar información del proceso que se utiliza para controlar la información financiera de la empresa.
Analizar los riesgos del proceso de control interno que aplica la empresa.
Proponer el desarrollo del diseño de un sistema contable para mejorar la información financiera de la empresa.
Establecer informes financieros que permitan la toma de decisiones empresariales.
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3. MARCO REFERENCIAL 3.1. Revisión de la literatura
3.1.1. Contabilidad Es la técnica fundamental de toda actividad económica que opera por medio de un sistema dinámico de control e información que sustenta tanto a un marco teórico como en normas internacionales. La contabilidad se encarga del reconocimiento de los hechos que afectan el patrimonio; de la valorización justa de los activos y obligaciones de la empresa, y de la presentación relevante de la presentación económica-financiera. (Zapata, 2011, p. 8)
“La contabilidad es una ciencia económica que realiza un proceso de identificar, medir y comunicar información económica apta para emitir juicios y tomar decisiones destinados a los distintos usuarios de dicha información” (Wanden & Fernández, 2012, p. 15). La contabilidad es un proceso para la elaboración de información de las empresas, que mediante la recolección, identificación y clasificación de datos hace seguimiento al desarrollo de las operaciones de un ente económico, en forma clara, completa y veraz. 3.1.2. Objetivo de la contabilidad “Proporcionar información financiera de la organización a personas naturales y entes económicos interesados en sus resultados operaciones y situación económica” (Sinisterra, Polanco, & Henao, 2011, p. 2). Los objetivos de la contabilidad se pueden resumir en:
Conocer en cualquier momento la composición del patrimonio de una empresa, es decir, conocer exactamente que bienes, derechos y obligaciones posee. Registrar las variaciones que se producen en dicho patrimonio como consecuencia de las operaciones que realiza la empresa. (Eduforma, 2013, p. 16)
La contabilidad tiene como objetivo revelar información confiable sobre las transacciones que se llevan a cabo en la empresa de manera que permita a los administradores tomar las decisiones más adecuadas y mejor la situación financiera de la misma.
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3.1.3. Clasificación de la contabilidad A continuación se detalla la clasificación de la contabilidad: 3.1.3.1. Contabilidad financiera “Es la aplicación de ciertas normas para registrar, clasificar y sumar en términos monetarios datos financieros y económicos ya ocurridos, con el objeto de informar en forma oportuna y eficiente acerca de las operaciones de la empresa” (Prieto, 2014, p. 7). “Es la que registra todas las operaciones que realiza la empresa con terceros: compras, ventas, cobros, pagos, préstamos, etc” (Vértice, 2012, p. 17). Permite identificar la situación financiera de la empresa, el desempeño y los cambios que se generen durante un periodo contable; a través de la aplicación de normas que permitan un mejor manejo y desempeño de las actividades y registros de las diferentes transacciones que se elaboran. 3.1.3.2. Contabilidad administrativa Es una rama de la contabilidad en la cual la información emitida se encuentra al servicio de las necesidades internas de la administración, orientada a facilitar las funciones de planeación y control, así como a mejorar el procedimiento de toma de decisiones mediante el uso de los datos contables que pueden ser inclusive estimaciones y aproximaciones que permitan tomar acciones hacia el futuro. (Prieto, 2014, p. 7)
“Se aplica en las entidades sin ánimo de lucro, donde se comparan principalmente los ingresos y gastos realizados con los ingresos y gastos presupuestados” (Vértice, 2012, p. 17). Ayuda a tener una correcta planificación y control sobre las operaciones que se realizan dentro de la empresa mediante la elaboración de informes internos para una mejor toma de decisiones y desarrollo eficiente de las actividades de los administradores; además permite la comparación de la situación actual de la empresa con periodos anteriores.
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3.1.3.3. Contabilidad fiscal “Es un sistema de información diseñado para dar cumplimiento a las obligaciones tributarias de la empresa respecto de un usuario específico: el gobierno” (Prieto, 2014, p. 7). La base de la contabilidad es la base gravable, definida en términos impositivos a partir del poder coercitivo del Estado para obtener recursos. No necesariamente es una base técnica aunque se insiste que por el desarrollo del principio de legalidad, debe cumplir condiciones de equidad y justicia. En últimas, corresponde a las decisiones de política económica del Estado. (Fierro, 2011, p. 23)
Permite verificar el correcto cumplimiento con las disposiciones legales tributarias, establecidas por el Estado, tales como la presentación de declaraciones y pagos de impuestos, lo que dependerá de la preparación y presentación de los informes financieros. 3.1.4. Control interno Según (Blanco, 2012, p. 194), el control interno es un proceso efectuado por la junta directiva de una entidad, gerencia y otro personal, diseñado para proveer seguridad razonable respecto del logro de los objetivos en las siguientes categorías:
Efectividad y eficiencia de operaciones
Confiabilidad de la información financiera
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables
El Control Interno son las políticas, principios y procedimientos adoptados por la administración para lograr las metas y objetivos planificados y con el fin de salvaguardar los recursos y bienes económicos, financieros, tecnológicos a través de su uso eficiente y aplicando la normativa vigente. 3.1.4.1. Componentes Según (Mantilla, 2013, p. 94), la administración de riesgos consta de ocho componentes interrelacionados, los cuales se derivan de la manera como la administración opera en la empresa y están integrados con el proceso de administración, esos componentes son: Ambiente de control. - Comprende el tono de la organización y establece la base para cómo el riesgo es percibido y abordado por el personal de la entidad, incluyendo la filosofía de administración del riesgo, integridad y valores éticos y el ambiente en el cual operan.
10 Establecimiento de objetivos. - Los objetivos tienen que existir antes que la administración pueda identificar los eventos potenciales que afecten sus logros. Identificación de eventos. - Se tiene que identificar los eventos internos y externos que afectan al logro de los objetivos de la entidad, diferenciando entre eventos y oportunidades. Valoración del riesgo. - Los riesgos se analizan, considerando su probabilidad e impacto, como la base para determinar cómo se deben administrar. Respuesta al riesgo. - La administración selecciona las respuestas al riesgo – evitar, aceptar, reducir o compartir riesgo – desarrollando un conjunto de acciones para alinear los riegos con las tolerancias al riesgo. Actividades de control. - Se establecen e implementan políticas y procedimientos para ayudar a asegurar que las respuestas al riesgo se lleven a cabo de manera efectiva. Información y comunicación. - Se identifica, captura y comunica la información relevante en una forma y en cronograma que le permita a la gente llevar a cabo sus responsabilidades. Monitoreo. - Se monitorea la totalidad de la administración de riesgos del emprendimiento y se realiza las modificaciones necesarias. El monitoreo se logra mediante actividades administrativas continuas, evaluaciones independientes o ambas.
Permiten obtener un plan de organización que proporcione una apropiada distribución funcional y responsabilidad, así como un plan de autorizaciones, registros contables y procedimientos adecuados para ejercer controles sobre activos, pasivo, ingresos y gastos, estableciendo políticas y procedimientos adecuados que ayuden a tener mayor control en las diferentes actividades para evitar riesgos altos en la empresa. 3.1.5. Información Financiera “Es un sistema coherente de objetivos y fundamentos interrelacionados que establece la naturaleza, la función y las limitaciones de la información financiera” (Guajardo & Andrade, 2014, p. 34). Son aquellos datos que se proporcionan en relación a los recursos financieros y a las transacciones realizadas por la empresa en sus actividades operacionales, que permiten obtener un mayor conocimiento de la situación empresarial a quienes forman parte de la entidad y facilita la toma de decisiones.
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3.1.5.1. Objetivo “La información financiera tiene el objetivo de generar y comunicar información útil de tipo cuantitativo para la oportuna toma de decisiones de los diferentes usuarios externos de una organización económica” (Guajardo & Andrade, 2014, p. 34). La obtención de la información contable debe generarse de tal manera que pueda ajustarse a las necesidades de los usuarios para que permita la toma de decisiones adecuadas y se apliquen las medidas correctivas necesarias en la organización, para esto hay que seguir una serie de procedimientos, requisitos y principios que harán que la información sea más fiable. 3.1.5.2. Características cualitativas de la información financiera “Sirven para la toma de decisiones, es decir que sea útil, existe una serie de características primarias y secundarias que describen su perfil” (Guajardo & Andrade, 2014, p. 36). Estas características reflejan lo que deben contener los estados financieros, de qué manera deben estar desarrollados, para cumplir con su objetivo, que es brindar o proporcionar la información financiera de calidad, para que los usuarios puedan tomar sus decisiones, en base a los mismos. 3.1.5.2.1. Confiabilidad Para que la información financiera, sea confiable es necesario que un proceso de integración y cuantificación haya sido objetivo, que las reglas bajo las cuales se generó sean estables y, además, que exista la posibilidad de verificar los pasos seguidos en su proceso de elaboración, de tal forma que los usuarios puedan depositar su confianza en ella. (Guajardo & Andrade, 2014, p. 37)
Permitirá que las personas interesadas en los estados financieros de la organización puedan tomar las decisiones correctas, ya que esta consiste en que éstos no presenten errores significativos y expresen los valores reales para que no conlleven a una mala toma de decisiones por parte de los usuarios.
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3.1.5.2.2. Relevancia “La información contenida es relevante en la medida que influye en la toma de decisiones de las personas que la utilizan” (Guajardo & Andrade, 2014, p. 37). La información contable debe ser relevante ya que esta debe ser susceptible de influir en la toma de decisiones de los usuarios, ayudándolos a realizar predicciones de situaciones que podrían presentarse, ya sea por hechos pasados, presentes o futuros. 3.1.5.2.3. Comprensibilidad “La información financiera debe ser fácilmente comprensible para los usuarios, en el supuesto de que estos tienen un conocimiento razonable de la economía y del mundo de los negocios” (Guajardo & Andrade, 2014, p. 37). Esta característica indica que en la revisión de los estados financieros los usuarios, deben ser capaces de comprender los valores que se presentan en las partidas, sin embargo, aunque alguna cuenta no se comprenda no puede dejar de emitirse o presentarse los estados financieros. 3.1.5.2.4. Comparabilidad “Esta característica se refiere a que el hecho de la información financiera suministrada a los usuarios debe permitirles hacer comparaciones con otras entidades y con ella misma en aspectos específicos” (Guajardo & Andrade, 2014, p. 37). Permite establecer un parámetro de comparación ya sea interno o externo, lo cual permitirá conocer el desempeño financiero de la entidad, del periodo actual con los anteriores. Además que se puede realizar una valoración del crecimiento económico de la entidad en relación a otras organizaciones que realizan actividades semejantes.
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3.1.5.3. Elementos básicos de los estados financieros La estructura básica de la información financiera es sencilla. Existen varios conceptos básicos que rigen los elementos de un sistema contable y la forma en que se relacionan entre sí. El conocimiento de dichos conceptos es esencial para comprender como opera en la práctica un sistema de contabilidad. (Guajardo & Andrade, 2014, p. 41)
Los estados financieros contienen elementos que están directamente relacionados con la situación financiera de la empresa, por lo que es de gran importancia tener conocimientos sobre los activos, pasivos y patrimonio de la organización, para conocer su estabilidad económica. De la misma manera se debe conocer los ingresos y gastos. 3.1.5.3.1. Activo “Es un recurso controlado por la entidad como resultado de sucesos pasados, del que la entidad espera obtener, en el futuro, beneficios económicos” (Mantilla, 2013, p. 148). “El activo es un bien, derecho u otro recurso controlado económicamente por la empresa, resultante de sucesos pasados, de los que se espera que le empresa obtenga beneficios o rendimientos económicos en el futuro” (Deniz, 2013, p. 62). Los activos son los bienes o recursos que la entidad controla de los cuales espera obtener beneficios económicos en el futuro; los mismos que son el resultado de sucesos pasados, tales como derechos de cobros, instalaciones o bienes intangibles o tangibles que permiten el funcionamiento normal del giro del negocio, ya que poseen capacidades operativas y permiten la generación de ingresos. 3.1.5.3.2. Pasivo “Un pasivo es una obligación presente de la entidad, surgida a raíz de sucesos pasados, al vencimiento de la cual, y para cancelarla, la entidad espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos” (Mantilla, 2013, p. 148).
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“Un pasivo es una obligación actual surgida como consecuencia de sucesos pasados, para cuya extinción la empresa espera desprenderse de recursos que puedan producir beneficios o rendimientos económicos en el futuro” (Deniz, 2013, p. 64). Los pasivos por lo contrario son las obligaciones que la empresa debe cumplir, las mismas que se han generado por sucesos pasados, de los cuales se espera obtener un beneficio económico una vez que se haya desprendido, o cancelado la misma. 3.1.5.3.3. Patrimonio “Patrimonio es la parte residual de los activos de la entidad, una vez deducidos todos sus pasivos” (Mantilla, 2013, p. 148). El patrimonio neto constituye la parte residual de los activos de la empresa, una vez deducidos todos sus pasivos. Incluye las aportaciones realizadas, ya sea en el momento de su constitución o en otros posteriores, por sus socios o propietarios, que no tengan la consideración de pasivos, así como los resultados acumulados u otras variaciones que le afecten. (Deniz, 2013, p. 65)
El patrimonio constituye la parte residual de los activos una vez deducidos lo pasivos, es decir el valor con el que cuenta la empresa una vez cubiertas todas sus obligaciones, todos los bienes con los que cuenta al finalizar un periodo contable. 3.1.5.3.4. Ingresos Ingresos son los incrementos en los beneficios económicos, producidos a lo largo del periodo contable, en forma de entradas o incrementos de valor de los activos, o bien como decrementos de los pasivos, que dan como resultado aumentos del patrimonio, y no están relacionados con las aportaciones de los propietarios a este patrimonio. (Mantilla, 2013, p. 148)
“Se denomina ingresos a los aumentos netos de activo o a las disminuciones de pasivo, que provienen de las operaciones de la empresa en un periodo determinado” (Prieto, 2014, p. 32). Los ingresos son aquellos aumentos de activos que posee la empresa, los cuales se pueden presentar por la venta de un producto o servicio, cobro de cuentas, intereses, comisiones,
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entre otros; es decir que surgen de las actividades ordinarias de la empresa. O a su vez las disminuciones en sus pasivos. 3.1.5.3.5. Gastos Gastos son los decrementos en los beneficios económicos, producidos a lo largo del periodo contable, en forma de salidas o disminuciones del valor de los activos, o bien por la generación o aumento de los pasivos que dan como resultado decrementos en el patrimonio, y no están relacionados con las distribuciones realizadas a los propietarios de este patrimonio. (Mantilla,
2013, p. 148) Un gasto es el decremento patrimonial que proviene de la operación de la entidad y se reconoce como tal, en el momento en que se devenga, es decir, cuando se consume y no necesariamente cuando se paga, pues ambos momentos pueden no coincidir. (Prieto, 2014, p. 33)
Son aquellas salidas de dinero con las que cuenta la empresa o bien las pérdidas de valor que sufren sus activos por realizar las actividades operacionales de la misma. Tales como gastos de constitución, publicidad, depreciaciones, tomando en cuenta que ésta última no representa una salida de efectivo, pero si disminución del valor de los activos. 3.1.5.4. Normas Básicas “Son postulados, conceptos y limitaciones en que se debe basar la información contable para que cumpla con sus objetivos” (Sinisterra, Polanco, & Henao, 2011, p. 8). Las normas básicas sirven para dar las limitaciones correspondientes a los estados financieros de tal manera que estos cumplan con las características cualitativas que son: confiabilidad, relevancia, comparabilidad y comprensibilidad. 3.1.5.4.1. De reconocimiento “Proceso de identificar y registrar los hechos en la contabilidad. Esto se refiere que corresponda con la definición de un elemento de los estados financieros, que sean medibles y pertinentes y que se puedan presentar en forma confiable” (Sinisterra, Polanco, & Henao, 2011, p. 10).
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La norma hace referencia a que todas las transacciones que se lleven a cabo dentro de un ejercicio económico deben reconocerse en su totalidad en el momento en que ocurran, mas no en el momento en que sean canceladas. 3.1.5.4.2. De valuación “Consiste en la cuantificación monetaria de los efectos de las operaciones que se reconocen como activos, pasivos y capital contable en el sistema de la información contable de una entidad” (Guajardo & Andrade, 2014, p. 44). Se refiere a que todos los recursos y hechos económicos que afectan deben ser cuantificados, es decir darles el valor que les corresponde en unidades de medidas monetarias. 3.1.5.4.3. De Presentación y Revelación “La norma se emitió para generar criterios generales en la presentación y revelación de los estados financieros y así continuar con el proceso de convergencia con las normas internacionales de información financiera” (Guajardo & Andrade, 2014, p. 44). Esta norma consiste en que los estados financieros deben revelar toda la información de todo aquello que sea necesario para mayor comprensibilidad y mejor evaluación de la situación financiera de la empresa, es por esto que deben presentarse las notas aclaratorias, para conocer los cambios sustanciales que han ocurrido durante el ejercicio económico en relación a periodos anteriores. 3.1.5.5. Estados Financieros Son reportes que se elaboran al finalizar un periodo contable, con el objeto de proporcionar información sobre la situación económica y financiera de la empresa, la cual permite examinar los resultados obtenidos y evaluar el potencial económico de la entidad. (Zapata, 2011, p. 60)
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“Son informes preparados periódicamente, cuya responsabilidad recae en los administradores del ente económico; tienen como objetivo suministrar información financiera a aquellos usuarios interesados en conocer los resultados operacionales y la situación económica de la organización” (Sinisterra, Polanco, & Henao, 2011, p. 95). Son documentos que proporcionan información a los usuarios que no están en condiciones de solicitar informes, con la finalidad de cubrir sus necesidades, sobre el conocimiento de la situación económica y financiera de la empresa. 3.1.5.5.1. Objetivo de los Estados Financieros “El objetivo básico es proporcionar información que sea útil para tomar decisiones de inversión y de préstamos” (Bravo, 2011, p. 191). La finalidad de la presentación de los estados financieros es suministrar información acerca de la situación económica y rendimiento financieros de una empresa, así como sus movimientos de efectivo de tal manera que los usuarios puedan tomar decisiones adecuadas acerca de la economía de la empresa. 3.1.6. Sistema Contable Honrngrey (citado por Bravo, 2011) afirma que “El sistema contable es la combinación del personal, los registros y los procedimientos que se usan en un negocio para cumplir con las necesidades de información financiera” (p. 17). Un sistema contable es el conjunto de métodos, procedimientos y recursos materiales y humanos que una entidad utiliza para llevar a cabo el registro de sus actividades económicas y para poder elaborar información, detallada o sintetizada, de manera que sea útil a aquellos que tienen que tomar decisiones. (Alcarría, 2009, p. 9)
Un sistema contable es recoger información acerca de las actividades operacionales de la empresa y registrarlas de una forma ordenada, utilizando diferentes recursos que puedan
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facilitar el levantamiento de la misma, con el objetivo de que sea entregada a la gerencia para la toma de decisiones financieras. 3.1.6.1. Objetivo de los Sistemas de Contabilidad El propósito de los sistemas contables es producir información cuantitativa de las transacciones y eventos económicos que afectan a la organización, con el objeto de facilitar los procesos de decisión y transmitir de manera permanente y oportuna señales acerca del funcionamiento de la organización. (Bernal, 2004, p. 32)
3.1.6.2. Estructura del Sistema Contable La estructura contable tiene cinco clasificaciones básicas:
Activos
Pasivos
Capital
Ingresos
Gastos
La estructura contable de una empresa se constituye de los recursos de que dispone para la realización de sus fines, los cuales se definen como activo y las fuentes de dichos recursos, las cuales pueden ser externas, las que denominamos pasivo, o internas llamadas capital. (Solorio, 2012, p. 22)
3.1.6.3. Ciclo Contable Honrngrey (citado por Bravo, 2011) piensa que “El proceso contable se refiere a todas las operaciones y transacciones que registra la contabilidad en un periodo determinado, regularmente el del año calendario o ejercicio económico, desde la apertura de libros hasta la preparación y elaboración de estados financieros” (p. 33). “Se denomina ciclo contable al conjunto de registros contables efectuados en los diferentes libros de contabilidad con origen en las operaciones que realiza la empresa y que afectan a su patrimonio empresarial en un ejercicio económico” (Tamayo & Escobar, 2013, p. 78).
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Es una medida de control y organización del área de Contabilidad, constituyéndose en la serie de pasos o la secuencia que sigue la información contable desde el origen de la transacción hasta la presentación de estados financieros, los cuales permiten tener conocimiento de la información de una empresa. Este proceso resume, analiza e interpreta los datos económicos para tomar decisiones. 3.1.6.3.1. Contenido del Ciclo contable “A continuación se presenta la secuencia de pasos que siguen las transacciones que ejecutan las empresas” (Zapata, 2011, p. 35).
Documentos Fuente
Estado de situación Inicial
Libro Diario
Balance de comprobación
Estado de Resultados Integral
Cierre de Libros
Estado de Situación Financiera
Estados Financieros
Estado de Cambios en el Patrimonio Estado de Flujos de Efectivo Notas a los Estados Financieros
Figura: 1 Ciclo Contable Fuente: Zapata, P. (2011). p. 35 Elaborado por: Guarochico, G. y Malagón, C.
3.1.6.4. Plan General de Cuentas El plan de cuentas aboga por un registro uniforme de los hechos económicos realizados por la empresa para evaluar de forma permanente la evolución y la situación financiera de las organizaciones, con el fin de que se traduzca en un registro más claro, comparable y confiable. (Sinisterra, Polanco, & Henao, 2011, p. 42)
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Es una lista de cuentas acompañada de una descripción del uso y operación general de cada una de ellas en los libros de contabilidad. Da lugar a una clasificación o Manual de Cuentas que permite tener mayor orden y control al momento de realizar los asientos y registros contables. 3.1.6.4.1. Estructura del Plan General de cuentas La estructura del plan de cuentas está conformada por un catálogo de cuentas, junto con la descripción y dinámica para su aplicación, elementos que se deben tener en cuenta para el registro contable de todos los hechos económicos. En cuanto al sistema de identificación, se utiliza la codificación decimal, dado que facilita el registro computarizado o manual de las transacciones. Los niveles sobre los cuales se estructura el plan de cuentas son los siguientes: clase, grupo, cuenta, subcuenta y auxiliares. (Sinisterra, Polanco, & Henao, 2011, p. 43)
Según Aguayo (citado por Zapata, 2011), “Es la lista de cuentas ordenada metódicamente, creada e ideada de manera específica para una empresa o ente, que sirve de base al sistema de procesamiento contable para el logro de sus fines” (p. 26). El plan de cuentas se debe estructurar de acuerdo con las necesidades de información presentes y futuras de la empresa, y se elaborará luego de un estudio previo que permita conocer sus metas, políticas y particularidades, etc. 3.1.6.4.2. Codificación Es la expresión resumida de una idea a través de la utilización de números, letras y símbolo; en consecuencia, el código viene a ser el equivalente a la denominación de una cuenta. Con la codificación de cuentas se obtienen las siguientes ventajas: Facilita el archivo y la rápida ubicación de las fichas o registros que representan las cuentas Permite la incorporación de nuevas cuentas dentro del plan, como consecuencia de nuevas operaciones Posibilita mediante la asignación de códigos que se puedan distinguir las clases de cuentas Permite el acceso, con facilidad al proceso automático de datos. (Zapata, 2011, p. 28)
Todo código para que sea eficiente debe reunir ciertas características, cualidades o propiedades que destruyen la intuición e improvisación, facilitando la información sobre los
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productos existentes en la empresa al momento de realizar adquisiciones, además que permita conocer saldos cuando se realicen ventas. 3.1.6.5. Clasificación del ciclo contable Dentro de la clasificación del ciclo contable se cuenta con: 3.1.6.5.1. Documentos Fuente Implica entrar en contacto con la documentación de sustento (facturas, recibos, notas de crédito, etc.) y efectuar el análisis de conlleve a identificar la naturaleza, el alcance de la operación y las cuentas contables afectadas. Constituyen la evidencia escrita que da origen a los registros contables y respaldan todas las transacciones que realiza una empresa. (Zapata, 2011, p. 36)
“Los comprobantes son la fuente u origen de los registros contables, respaldan todas y cada una de las transacciones que realiza la empresa” (Bravo, 2011, p. 35). Los documentos fuente que la Empresa reconocerá como válidos para obtener seguridad y confianza para todos sus registros son:
Comprobante de Ingreso de Caja
Comprobante de Egreso de Caja
Ingresos y Egresos de Bodega
Cheques
Facturas
Papeletas de Depósito
Notas de Venta, Notas de pedido
Recibos y otros.
Documentos que dan validez y proporcionan confiabilidad a los registros contables, son la fuente que originan cada registro y que respaldan a todas las transacciones.
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3.1.6.5.2. Estado de Situación Inicial “Se elabora al iniciar las operaciones de la empresa con los valores que conforman el activo, el pasivo y el patrimonio de la misma” (Bravo, 2011, p. 49). “Se prepara al comenzar las actividades del ente económico con el fin de conocer de manera clara y completa la conformación inicial de su patrimonio” (Díaz, 2011, p. 429). Es un documento que permite conocer de manera detallada la situación inicial de la empresa, es decir los bienes y obligaciones con las que cuenta para el desarrollo normal de sus actividades operacionales, y a su vez es la primera transacción que se realiza en un sistema contable. 3.1.6.5.3. Libro Diario “Es el acto de registrar las transacciones por primera vez en libros adecuados, mediante la forma de asientos contables y conforme vayan ocurriendo” (Zapata, 2011, p. 40). “Pertenece al grupo de los libros principales, en este libro se registra en forma cronológica todas las operaciones de la empresa, el registro se realiza mediante asientos a los que se denomina también jornalización” (Bravo, 2011, p. 50). Consiste en registrar cada transacción en cuentas deudoras que reciben valores y en cuentas acreedoras que entregan valores. Se registran el doble efecto que las operaciones ocasionan sobre la estructura contable mediante cargos y abonos en partidas, asientos o anotaciones en el libro diario, que son ordenados y numerados cronológicamente. 3.1.6.5.4. Libro Mayor Recoge todas las informaciones que se han registrado en el libro diario, de allí la jerarquía de la información. El primer balance o de apertura también debe pasar por el libro diario y servir de base para la acumulación de los registros contables en el libro mayor. (Fierro, 2011, p. 131)
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“Da la información de los movimientos de cada cuenta por orden cronológico con el fin de poder analizar su evolución a lo largo del periodo” (Pallerola, 2013, p. 71). Se debe considerar que los valores registrados en el debe del libro diario pasan al debe de una cuenta de mayor y los valores registrados en el haber del mismo libro pasan al haber de una cuenta de mayor, constituyéndose de esta manera, en el inicio de la mayorización general. 3.1.6.5.5. Balance de comprobación Permite resumir la información contenida en los registros realizados en el libro diario y en el libro mayor, a la vez que permite comprobar la exactitud de los mencionados registros. Verifica y demuestra la igualdad numérica entre el debe y el haber. (Bravo, 2011, p. 53) Es un documento a través del cual se enlistan las cuentas utilizadas durante un periodo contable y se indican sus movimientos y/o saldos para verificar que la suma de todos los cargaos es igual a la suma de todos los abonos hechos al libro mayor. (Prieto, 2014, p. 88)
Este paso permite resumir la información contenida en los registros realizados en el libro diario y libro mayor, consiguiendo en su comprobación, exactitud y confiabilidad, para verificar la razonabilidad de los saldos, se detectará que se han cometido errores si los totales de las sumas del debe y del haber no coincidiesen; al igual que los totales de los saldos deudores y acreedores. 3.1.6.5.6. Cierre de libros “Es la acumulación del proceso operativo y no operativo de todo ente económico, es en esencia la aplicación de las normas básicas y técnicas” (Fierro, 2011, p. 357). Según (Bravo, 2011, p. 57), los asientos de cierre se elaboran al finalizar el ejercicio económico con el objeto de:
Centralizar o agrupar las cuentas que ocasionan gastos o egresos.
Centralizar o agrupar las cuentas que generan renta o ingreso.
Determinar el resultado final, que puede ser: ganancia (superávit) o pérdida (déficit).
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Estos asientos contables son elaborados al finalizar el ejercicio económico de la empresa, en los que se registran el cierre de las cuentas que ocasionaron gastos, ingresos y la determinación del resultado final (utilidad o pérdida en el ejercicio económico). 3.1.6.5.7. Estado de resultados integral El estado de resultados integral debe mostrar la información relativa a las operaciones de una entidad durante un periodo contable mediante un adecuado enfrentamiento de sus ingresos con los costos y gastos relativos, para determinar la utilidad o pérdida neta, así como él resultado integral del periodo. (Romero, 2013, p. 109)
Documento contable que sirve para determinar la situación económica de la empresa, muestra los resultados logrados al finalizar el período contable, estos pueden ser utilidad o pérdida del ejercicio. 3.1.6.6. Estado de Situación Financiera Es un estado financiero básico de propósito general que debe elaborarse por lo menos una vez al año. En él se informa el saldo de las cuentas reales o de balance a una fecha determinada, así como el resultado calculado en el estado de resultados. El Estado de Situación Financiera es la ecuación más perfecta de la ecuación patrimonial. (Cuéllar, Vargas, & Castro, 2012, p. 313)
Permite conocer la posición financiera de la empresa al finalizar el período contable, contiene la valoración final del activo, pasivo y patrimonio, donde se revela los cambios y evolución económica que la empresa ha experimentado desde el estado de situación inicial. 3.1.6.7. Estado de Cambios en el Patrimonio “El estado de cambios en el patrimonio neto es un estado financiero a través del cual se informa detalladamente de las causas que pueden motivar una variación en el patrimonio neto” (Escribano & Jiménez, 2011, p. 113). Informa las variaciones producidas en el patrimonio neto, tiene dos partes, la primera integra el total de los ingresos y gastos producidos, los que incluyen en la cuenta de pérdidas
25
y ganancias, y los que se anotan directamente en el patrimonio neto; la segunda parte incluye los ingresos y gastos reconocidos y el resto de operaciones con los propietarios de la empresa. 3.1.6.8. Estado de Flujo de Efectivo “Informa sobre el origen y utilización que hace la empresa de sus activos monetarios representativos de efectivo, clasificando los movimientos por actividades. Como resumen final, indica la variación neta de la tesorería en el ejercicio” (López, Orta, & Sierra, 2012, p. 112). El Estado de Flujo de Efectivo nace con el objetivo de elaborar un estado contable que permita enjuiciar la gestión financiera y la viabilidad de la empresa a largo plazo, basándose en una magnitud difícilmente manipulable por los gestores de la empresa: los activos monetarios representativos del efectivo. (Escribano & Jiménez, 2011, p. 163)
Permite evaluar los cambios de activos netos, muestra entradas y salidas en el efectivo de las actividades de la empresa durante un periodo contable, de forma que coincidan los saldos de efectivo inicial y final, es decir presenta el impacto de las operaciones en el efectivo. 3.1.6.9. Notas a los Estados Financieros Las notas a los estados financieros, como componentes del conjunto completo de los Estados Financieros, representan información referente a las bases de preparación, políticas contables aplicadas, sobre desglose de partidas del balance, cambios en el patrimonio, cuentas de resultados y los flujos de efectivo, así como de información relevante adicional que se requiera de los Estados Financieros. (Estupiñán R. , 2012, p. 85)
Deben presentarse de forma sistemática, cada partida del balance de la cuenta de resultados, del estado de cambios en el patrimonio y del estado de flujo de efectivo, relacionada con una nota, debe contener una referencia cruzada para poder identificarla. 3.1.6.10. Inventario “Comprende todos aquellos artículos, materiales, suministro, productos y recursos renovables y no renovables, para ser utilizados en proceso de transformación, consumo,
26
alquiler o venta dentro de las actividades propias del giro ordinario de los negocios del ente económico” (Fierro, 2011, p. 159). Los inventarios representan todos los bienes destinados a la venta, así como los que se encuentran en proceso de producción o serán utilizados para producir otros bienes que serán vendidos y permitirán que se desarrollen de manera normal las actividades de la empresa. 3.1.6.11. Métodos de valoración de inventarios Los métodos de valoración de inventarios son técnicas utilizadas con el objetivo de seleccionar y aplicar una base específica para valorar los inventarios en términos monetarios, sin embargo, las más utilizadas por las organizaciones en la actualidad son las siguientes: 3.1.6.11.1. FIFO Este procedimiento toma su nombre de la expresión anglosajona First In First Out, cuya traducción: primeras entradas primeras salidas, nos da una idea del sistema de valoración que utiliza. Relaciona la valoración con el flujo físico real, estableciendo la hipótesis de que lo primero que entre es lo primero que sale. (Socías, Horach, Herranz, Jover, & Llull, 2014, p. 97) Este método se basa en la suposición de que las primeras unidades en entrar al almacén serán las primeras en salir; razón por la cual, al finalizar el período contable las existencias quedan valuadas a los últimos costos de adquisición, y el inventario final queda a costos actuales. El costo de ventas quedará valuado a precios del inventario inicial y a los costos de las primeras compras, por lo que se valor no será actualizado. (Díaz, 2011, p. 150)
Método que consiste en que el primer bien que entra es el primero que sale, es decir, cuando se vende mercadería se van dando de baja las primeras que entraron al almacén, con sus respectivos precios, de esta manera la mercadería actual queda valorada a los costos de la última adquisición. 3.1.6.11.2. Promedio “Este procedimiento consiste en realizar una valoración homogénea de todas las unidades de un mismo tipo de mercaderías, para lo cual se promedian todos los precios de entrada con el número de unidades adquiridas” (Socías, Horach, Herranz, Jover, & Llull, 2014, p. 98).
27 Este método consiste en dividir el importe del saldo entre el número de unidades en existencia. Esta operación se realiza cada vez que se produzca una compra, o cada vez que haya una modificación del saldo o de las existencias. Con el costo promedio se valuará el costo de ventas y el inventario final. (Díaz, 2011, p. 157)
El manejo de las tarjetas, permite un control permanente y actualizado de las mercaderías al precio de costo: El diseño de estas tarjetas no es estándar, cada empresa puede tener su propio modelo adaptado a las necesidades y requerimientos particulares, también utilizar el método que más conveniente sea de acuerdo al giro del negocio que la empresa desarrolle. 3.1.6.12. Métodos de Contabilidad La contabilidad tiene dos métodos para reconocer los ingresos y gastos, los cuales se detallan a continuación: 3.1.6.12.1. Devengo El concepto de acumulado, causado o devengado hace referencia a cuándo deben reconocerse los ingresos y los gastos en el estado de resultados. Los ingresos deben reconocerse cuando hayan sido obtenidos o realizado y los gastos cuando se haya incurrido en ellos, independientemente de cuando se produzca el cobro o pago de efectivo correspondiente. (Label, De León, & Ramos, 2012, p. 47)
En este método los ingresos se informan cuando se devengan y no cuando se paga en efectivo. Los gastos deben ser igualados al período en el que ayudaron a ganar los ingresos para que así las cuentas de pérdidas o ganancias muestren los resultados reales del periodo contable. 3.1.6.12.2. Efectivo Bajo el método de contabilidad sobre la base de efectivo, el ingreso no es registrado sino hasta el momento en que se recibe el efectivo y los gastos no son contabilizados sino hasta el momento en que se desembolsa el efectivo. (Label, De León, & Ramos, 2012, p. 47)
El método de efectivo reconoce las entradas y salidas de efectivo de un negocio, sin preocuparse por el principio de congruencia. En otras palabras, los ingresos y los gastos se registran a medida que se intercambia dinero en efectivo, no cuando se devengan o en el período en que se benefician.
28
3.1.7. Gestión Financiera “Corresponde a analizar las necesidades de recursos financieros, su coste y la forma más conveniente de obtenerlos, así como estudiar y decidir respecto a la viabilidad económica y financiera de las inversiones” (De Pablo López, 2010, p. 5). Consiste en saber administrar los recursos de la empresa, realizar un análisis y tomar decisiones sobre las necesidades financieras que presentan una entidad, de tal manera que se utilicen los recursos óptimos para el desarrollo y cumplimiento de los objetivos planteados. 3.1.7.1. Decisiones Financieras Las decisiones financieras más relevantes se enmarcan dentro de cuatro grupos principales que se detalla a continuación. 3.1.7.1.1. Decisiones de Inversión Las decisiones de inversión constituyen el núcleo central de la empresa. Son la respuesta a las oportunidades de negocio que se le presentan. No solo responden a esta idea de crear nuevos productos y abrir nuevos mercados para obtener beneficios, sino que también implican otras de ámbito más interno de la empresa, tales como aquellas que tienden a mejorar los sistemas productivos existentes con el objetivo de hacerlos más eficientes. (Pindado, 2013, p. 12)
Para las empresas privadas en general la decisión de inversión se basa principalmente en la obtención de utilidades, es decir que esta intervenga en la generación de mayores recursos o rentabilidad, para esto se debe realizar un análisis de la viabilidad del proyecto en el que se va a invertir de manera que los inversionistas no tengan mayores riesgos o caigan en pérdidas. 3.1.7.1.2. Decisiones de Financiamiento “Tratan de encontrar la mejora combinación de fondos necesarios para llevar a cabo las inversiones. La combinación de deuda y capital propio figuran la estructura de capital de la empresa o pasivo en el balance de situación” (Pindado, 2013, p. 11).
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Estas decisiones tratan de determinar cuál es la mejor combinación de fuentes de financiamiento, tomado en consideración la situación del mercado financiero y las políticas empresariales. Además se puede determinar el riesgo financiero de la empresa en un periodo determinado. 3.1.7.1.3. Decisiones de Dividendos Determinan la cantidad de beneficios que son distribuidos a los accionistas. Aunque, en ocasiones, se ha argumentado que las decisiones de dividendos constituyen únicamente un elemento particular en las decisiones de financiamiento, las finanzas modernas estudian esta decisión de forma separada debido a la importancia relativa que tiene en el seno de la empresa. (Pindado, 2013, p. 11)
Esta decisión debe ser analizada a partir de la decisión de financiamiento, de tal manera que se tome en cuenta el costo oportunidad que esta genera al formar parte de las utilidades retenidas, de tal manera que este capital pueda volver a ser invertido en productos que ayuden o mejoren la situación de la empresa, o se realice la distribución de las utilidades generadas durante el periodo económico. 3.1.7.1.4. Decisiones de Gestión Financiera “Implican las operaciones financieras del día a día en relación con los activos y pasivos a corto plazo” (Pindado, 2013, p. 11). Es la manera en que se manejan las operaciones del giro regular de la empresa, principalmente la rotación de los inventarios, es decir sus adquisiciones y ventas de mercadería; con la finalidad de que existan los suficientes ingresos para poder solventar o cubrir los pasivos a corto plazo con los que cuenta la entidad. 3.1.7.2. Índices de Gestión Según (Franklin, 2013) los indicadores de gestión informan sobre procesos y funciones clave. Se utilizan en el proceso administrativo para:
30
Controlar la operación Prevenir e identificar desviaciones que impidan el cumplimiento de los objetivos. Determinar costos unitarios por áreas, programas unidades de negocio y centros de control. Verificar el logro de las metas e identificar las posibles desviaciones. (p.145)
Estos indicadores permiten evaluar el desempeño y los resultados de las operaciones que se llevan a cabo en una organización de manera que se pueda ejercer acciones o tomar decisiones que permitan el mejor desarrollo de las actividades y el mayor rendimiento operacional para que contribuya en la rentabilidad de la empresa. 3.1.8. Análisis Financiero “Es la situación actual de la empresa basada principalmente en las decisiones pasadas de la empresa” (González, 2014, p. 14). Es de gran importancia para las organizaciones que se realice un análisis de su situación financiera actual en comparación con años anteriores o con empresas que se dediquen a una actividad similar para que de esta manera se puedan tomar medidas correctivas y preventivas que contribuyan al logro de los objetivos propuestos. 3.1.8.1. Ratios de rentabilidad “Relacionan el beneficio de la empresa con otras magnitudes del balance con objeto de medir su rentabilidad” (De Pablo López, 2010, p. 302). Este análisis permite determinar si el negocio es realmente bueno o su desempeño ha sido el adecuado; para esto es importante que se realice una comparación con períodos anteriores o con empresas del mismo sector para tener una referencia del rendimiento económico. 3.1.8.2. Ratios de liquidez La liquidez mide la capacidad potencial que tiene la empresa para cumplir con sus obligaciones de pago a corto plazo. En los ratios de liquidez se establece el cociente entre componentes del activo corriente y del pasivo corriente. Un activo será tanto más líquido cuanto más rápidamente se
31 convierta en dinero (sin pérdida apreciable de valor), es decir, si está próxima su conversión en dinero (…), y del grado de exigibilidad del pasivo, es decir, del vencimiento de las dudas. La falta de liquidez puede limitar de forma importante la capacidad de expansión de la empresa y requerir la venta de algunos bienes del activo: en definitiva, la liquidez mide la solvencia a corto plazo de la empresa. (De Pablo López, 2010, p. 305)
Una parte fundamental para el funcionamiento de una empresa, es que tenga liquidez, debido a que si no cuenta con el dinero suficiente para cubrir sus pasivos a corto plazo, ésta se verá obligada a vender alguno de sus activos, de tal manera que pueda cubrir con sus obligaciones, y tener recursos para seguir trabajando. 3.1.8.3. Ratios de solvencia “Miden la capacidad de la empresa para hacer frente a sus compromisos financieros. Se suele distinguir entre solvencia a largo plazo y solvencia a corto plazo” (De Pablo López, 2010, p. 309). En este caso se deben tener en cuenta las diferentes fuentes de financiamiento a largo plazo con las que cuenta la empresa, además se puede tomar en consideración que se pueden vender activos fijos o la forma en que éstos puedan garantizar pagos futuros.
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4. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN Para el análisis de los datos que se obtuvo durante el desarrollo del trabajo de titulación se tomó en cuenta las siguientes técnicas: 4.1. Enfoque / Tipo de la investigación
A continuación se detallan los enfoques que se han utilizado en el trabajo de titulación con la finalidad de que exista mejor comprensión de los mismos. 4.1.1. Enfoque Cuantitativo También denominado tradicional, se fundamenta en la medición de las características de los fenómenos sociales, lo cual supone derivar de un marco conceptual pertinente al problema analizado, una serie de postulados que expresan relaciones entre las variables estudiadas de forma deductiva. Este método tiende a generalizar y normalizar resultados. (Lara, 2014, p. 115)
Se desarrolla en la tarea de verificar y comprobar teorías por medio de estudios con muestras representativas, aplicando: entrevistas y cuestionarios, utilizando instrumentos de validación y confiabilidad. En este proceso utiliza las técnicas estadísticas en el análisis de datos y generaliza los resultados. 4.1.2. Enfoque Cualitativo “Su preocupación principal no es prioritariamente medir, sino cualificar y describir el fenómeno social a partir de rasgos determinantes, según sean percibidos por los elementos mismos que están dentro de la situación estudiada” (Lara, 2014, p. 115). Se basa en principios teóricos como la interacción social utilizando métodos de recolección de la información que difieren del método cuantitativo al no poder ser plasmados en números. La idea es explorar las relaciones sociales y describir la realidad tal como la experimentan los protagonistas, es decir que busca explicar las razones en diferentes aspectos Para el desarrollo del trabajo de titulación se utilizaron los siguientes tipos de investigación:
33
4.1.3. Investigación exploratoria Se realizan cuando el objetivo es examinar un tema o problema de investigación poco estudiado, del cual se tienen muchas dudas o no se ha abordado antes. Es decir, cuando la revisión de la literatura reveló que tan solo hay guías no investigadas e ideas vagamente relacionadas con el problema de estudio, o bien, si deseamos indagar sobre temas y áreas desde nuevas perspectivas. (Hernández, Fernández, & Baptista, 2010, p. 79)
Este tipo de investigación permitió identificar y establecer cuáles son las causas de que no exista un control adecuado en cuanto a los inventarios, además del motivo por el cual se utiliza inadecuadamente los recursos financieros e incluso existen pérdidas en la empresa. 4.1.4. Investigación descriptiva Busca especificar las propiedades, las características y los perfiles de personas, grupos, comunidades, procesos, objetos o cualquier otro fenómeno que se someta a un análisis. Es decir, únicamente pretende medir o recoger información de manera independiente o conjunta sobre los conceptos o las variables a las que se refiere. (Hernández, Fernández, & Baptista, 2010, pág. 80)
Permitió tener mayor conocimiento sobre las actividades y registros realizados desde el momento de la compra de mercadería hasta su venta; además de conocer al personal que interviene durante todo este proceso y analizar cuáles son las medidas y prácticas que se aplican durante la permanencia de la mercadería en la empresa; para así considerar el nivel de confianza que se presenta en ésta cuenta y poder emitir un criterio razonable. 4.1.5. Investigación explicativa “Pretende establecer las causas de los eventos, sucesos o fenómenos que se estudian” (Hernández, Fernández, & Baptista, 2010, p. 83). Ayudo a entender el hecho de que se generen desperdicios en la empresa principalmente de los materiales como tableros y pinturas; además se pudo conocer porqué en algunas ocasiones se adquieren materiales existentes en bodega, lo cual provoca un gasto innecesario y por tanto estos factores afectan en la rentabilidad de la empresa; además con la recaudación de esta información se estableció la importancia de la implementación de un sistema contable que permita llevar un control más adecuado de las actividades.
34
4.2. Población/Muestra
En el presente trabajo de titulación en la empresa Ferretriplex se ha considerado que población está conformada por los proveedores y las áreas: administrativa, producción y ventas Tabla 1 Población de la empresa Ferretriplex FUNCIÓN
# PERSONAS
Gerente
1
Vendedor
1
Auxiliar Contable
1
Bodegueros
2
Proveedores
11
POBLACIÓN TOTAL
16
Fuente: Investigación de campo Ferretriplex. Elaborado por: Guarochico, G. y Malagón, C.
4.3. Muestra Para determinar la muestra se ha tomado en cuenta al total de la población debido a que está por debajo del límite establecido para aplicar la fórmula que es de 100 personas. 4.4. Técnicas e instrumentos de recogida de datos
Los instrumentos son recursos que permiten la obtención de información y datos relacionados con la investigación, de tal manera que a través de estos se puedan conocer las actividades que se realizan en un área o departamento determinado. Cuáles son los registros o documentos que se manejan y que tipo de control se lleva; lo cual permitirá posteriormente realizar un análisis y evaluación de los mismos. Para el presente trabajo de titulación se aplicarán métodos directos como son:
35
4.4.1. Observación “Esta técnica se utiliza cuando las variables que se van a estudiar son de naturaleza interactiva o social, o si se necesita observar cómo es u ocurre determinado fenómeno en un ambiente real o virtual” (Valarino, Yáber, & Cemborain, 2012, p. 218). Mediante la observación directa de las actividades que realizan los trabajadores y procesos que se llevan a cabo en el manejo de la mercadería en la bodega de la empresa se puede identificar el funcionamiento y la información necesaria que utiliza y cuáles son las deficiencias que tiene para poder implementar alternativas de mejora. 4.4.2. La entrevista Es una situación interpersonal cara a cara donde una persona formula preguntas al entrevistado y registra lo que la persona responde. Las entrevistas pueden ser estructuradas, semiestructuradas y libres, de acuerdo con el grado en que las preguntas y su secuencia están previamente especificadas. Las entrevistas pueden ser individuales, colectivas, en profundidad, biografías, autobiografías, entre otras. (Valarino, Yáber, & Cemborain, 2012, p. 220)
Consiste en tener una conversación con la propietaria de la empresa, de tal manera que pueda proporcionar información relevante acerca de las actividades que se realizan en cada área, especialmente en los inventarios, cómo llevan sus registros y que medidas toman considerando las exigencias de los clientes. 4.4.3. La encuesta Se utiliza para conocer características de un conjunto o grupo de personas en una determinada situación. Intenta conocer la incidencia, distribución y relaciones entre diversos aspectos o características que conforman a ese conjunto, como actitudes, variables demográficas, características de personalidad o atributos de la persona, creencias, opiniones, afiliaciones, modos de comportase, interés y motivaciones, entre otras. (Valarino, Yáber, & Cemborain, 2012, p. 219)
Se basa en realizar un conjunto de preguntas a los funcionarios de la empresa, con la finalidad de obtener datos y conocer sus opiniones, actitudes y comportamientos sobre las actividades realizadas en la compañía.
36
4.5. Técnicas de Análisis de Datos
4.5.1. Cualitativa Permitió realizar un análisis general de la información recolectada, con el fin de determinar cuáles son las principales debilidades que afectan al desempeño regular de la empresa, y en base a esto se pudo emitir un comentario y recomendaciones con las cuales se disminuirán o se eliminarán estas falencias, mejorando la rentabilidad de la empresa a través del desarrollo del proceso contable y obtención de la información financiera confiable. 4.5.2. Cuantitativa Se utilizó para la evaluación y análisis de los cuestionarios, los mismos que permitieron determinar el nivel de confianza o riesgo que exista en los procesos realizados de compra, almacenamiento, venta de mercadería y registros contables que se realizan en la empresa, determinando la importancia de las actividades y medidas correctivas a desarrollar según el resultado obtenido.
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5. RESULTADOS 5.1. Discusión y Análisis de los resultados
Para la recolección y tabulación de datos se realizó una entrevista a la propietaria de la empresa y se procedió a encuestar a los proveedores y trabajadores de las diferentes áreas con la finalidad de conocer las actividades operacionales. 5.1.1. Entrevista a la Propietaria de la empresa En la entrevista realizada a la Lcda. Lucía Jiménez, se ha obtenido la siguiente información: 1. ¿La empresa imparte principios y valores éticos a los trabajadores? Si, sobre todo que cuenten con principios como la honradez, respeto y que sean responsables en sus actividades, además de la puntualidad y el rendimiento en el trabajo. 2. ¿Existen manuales de procedimiento para manejo de inventarios en la empresa? No, debido a la falta de organización y tiempo por parte del personal de la empresa. 3. ¿Se designan responsabilidades al personal para el control de la entrega y salida de mercadería de bodega? No, debido a que la persona que se encuentre libre en ese momento procede a realizar la actividad pendiente. 4. ¿El proceso contable que lleva la empresa es adecuado; si, no, por qué? No, debido a que no se llevan los registros contables correspondientes, solo se entrega documentación a la contadora externa para las declaraciones.
38
5. ¿Considera usted que la transformación de las unidades de medida de los productos dificulte el control de los procesos? Sí, porque ocasiona desorden y se generan pérdidas al realizar estas transformaciones de mercadería ya que no se cuenta con medidas estándar de los productos y no hay un control sobre los mismos. 6. ¿Existen mecanismos para la toma de decisiones en cuanto a los riesgos presentados por la transformación de las unidades de medida de los productos? No, debido a que la transformación se la toma como una forma más conveniente de cubrir la demanda del mercado y vender con mayor facilidad el producto que se tiene en bodega. 7. ¿La capacidad instalada del almacén es suficiente para el volumen de mercadería? En caso de no ser así, ¿hay espacio para su ampliación? No, pero si hay la posibilidad de ampliación o de abrir otro negocio, el cual estaría dedicado solo a la venta de madera. 8. ¿Los reportes financieros que tiene actualmente le posibilitan la toma de decisiones correctas o requiere de alguna información financiera adicional? No se cuenta con reportes adecuados, solo se manejan cuentas específicas de las deudas. 9. ¿Con que frecuencia se realiza conciliaciones entre lo registrado en kárdex y el inventario físico? No se maneja el registro de los productos en kárdex, además tampoco se realiza la contabilización del inventario físico periódicamente.
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10. ¿Considera usted que contar con un sistema contable ayudaría a mejorar la información financiera de la empresa y conocer sus ingresos reales? Sí, ya que al tener los valores reales de los ingresos y salidas de la mercadería se podría llevar un mejor control y se podría conocer cómo se encuentra la empresa en su situación financiera. 5.1.2. Encuesta a empleados Mediante la encuesta aplicada a los empleados de la empresa Ferretriplex, se ha podido obtener la información necesaria que permite confirmar la existencia de la problemática. Tabla 2 Encuesta a Empleados de Ferretriplex No. 1
2
3
4
5
6
7
8
9
PREGUNTA ¿Existen manuales de procedimiento para manejo de inventarios en la empresa? ¿Llevan un registro de la mercadería que ingresa y sale de la empresa? ¿Siempre cuenta con la mercadería necesaria para cubrir el requerimiento de los clientes? ¿Ha tenido la necesidad de solicitar productos a otras empresas para cumplir los requerimientos del cliente? ¿Se lleva un registro de los préstamos de la mercadería que se solicita a otras empresas? ¿Se ha realizado compras en exceso por no contar con los registros de inventarios adecuados? ¿Se encuentran codificados productos en inventarios?
todos
los
¿Todos los productos son vendidos en las mismas unidades de medida que llegan a la empresa? ¿La trasformación de las unidades de medida de la mercadería genera desperdicios?
RESPUESTA
CANTIDAD
%
SI
0
0%
NO
4
100%
SI
0
0%
NO
4
100%
SI
1
25%
NO
3
75%
SI
4
100%
NO
0
0%
SI
0
0%
NO
4
100%
SI
4
100%
NO
0
0%
SI
0
0%
NO
4
100%
SI
0
0%
NO
4
100%
SI
4
100%
NO
0
0%
40
10
11
12
¿Con qué periodicidad se realizan inventarios físicos de los productos?
¿Se respalda con documentos el despacho de mercadería? ¿Considera usted que contar con un sistema contable ayudaría a mejorar la información financiera de la empresa?
Mensual
1
25%
Trimestral
0
0%
Semestral
0
0%
Anual
3
75%
SI
1
25%
NO
3
75%
SI
4
100%
NO
0
0%
Fuente: Investigación propia. Elaborado por: Guarochico, G. y Malagón, C.
5.1.3. Encuesta a Proveedores Tabla 3 Encuesta a Proveedores No. 1
2
3
PREGUNTA
RESPUESTA
CANTIDAD
%
¿Conoce usted si la empresa cuenta con un manual de procedimientos para de manejo de inventarios? ¿Los productos entregados a la empresa Ferretriplex son recibidos siempre por la misma persona? ¿Ferretriplex verifica que los documentos entregados por la mercadería correspondan a los requerimientos realizados?
SI
0
0%
NO
11
100%
SI
0
0%
NO
11
100%
SI
5
45,45%
NO
6
54,55%
SI
0
0%
NO
11
100%
SI
0
0%
NO
11
100%
SI
5
45,45%
NO
6
54,55%
SI
0
0%
NO
11
100%
SI
7
63.64%
NO
4
36.36%
SI
0
0%
NO
11
100%
SI
11
100%
NO
0
0%
4
¿Se aceptan devoluciones de mercadería?
5
¿Considera usted que la empresa Ferretriplex cuenta con sistema de registro contable adecuado?
6
¿Ferretriplex siempre cumple con sus obligaciones en los plazos establecidos?
7
¿En relación a su experiencia con Ferretriplex, aumentaría el plazo de los créditos otorgados?
8
¿Han existido inconvenientes en conciliación de saldos con Ferretriplex?
9
10
la
¿Al no conocer los índices de venta de Ferretriplex usted como proveedor le ofertaría mayor cantidad de productos? ¿Cómo proveedor de Ferretriplex tendría mayor confianza en esta empresa con la presentación de los Estados Financieros?
Fuente: Investigación propia. Elaborado por: Guarochico, G. y Malagón, C.
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Análisis En las encuestas realizadas a los trabajadores y a los proveedores de la empresa Ferretriplex se recolectó información que permitió determinar que realmente existe un problema dentro de la empresa ya que se pudo identificar que no cuenta con manuales de procedimientos para el manejo de inventarios, por lo cual no se lleva un registro adecuado de la mercadería que ingresa o sale de la misma, debido a la falta de un sistema contable conveniente que permita mayor control y mejor desempeño de las actividades y registros, el mismo que se pretende dar solución a medida que se vaya desarrollando esta propuesta. Esta situación impide que tenga datos precisos de los saldos en existencias, provocando en algunos casos la pérdida de clientes por no contar con los productos requeridos y en ocasiones que se realicen préstamos de la mercadería a empresas vecinas, transacciones de las cuales no se lleva un registro adecuado, debido a que no se contabiliza como un ingreso de mercadería, pero si se procede a facturar como si el producto perteneciera a la empresa. Adicional a esto se ha podido analizar que también han realizado compras en exceso lo que les ha ocasionado pérdidas para la empresa, ya que se mantiene demasiados productos en stock y en ocasiones los más antiguos se deterioran. En la encuesta realizada a los proveedores también se pudo determinar que al momento de entregar la mercadería son personas diferentes quienes la reciben, además no se verifican que los documentos correspondan a los requerimientos realizados, lo que ocasiona que no se lleve un control adecuado del inventario y exista varios problemas con la mercadería. A pesar de que los proveedores sostienen una relación confortable con la empresa, en el 100% de las encuestas están de acuerdo en que los créditos otorgados no podrán ser modificados en los plazos establecidos, a excepción de los créditos con montos mayores, que
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son los únicos que se pueden negociar dependiendo la mercadería, ademán mencionaron que sería más confiable conocer el índice de ventas para ofertar mayor cantidad de productos, de esta manera tener mayor vínculo económico con la empresa, con un proceso adecuado del sistema contable. Se ha podido corroborar que el problema radica en que no se cuenta con un sistema contable adecuado, y que la implementación del proceso contable correspondiente será de gran utilidad para la empresa, ya que mejoraría y agilizaría sustancialmente sus actividades; incrementando su eficiencia y rentabilidad. 5.2. Propuesta de intervención
A continuación se desarrolla cada uno de los objetivos propuestos, para que la empresa Ferretriplex pueda mejorar su información financiera. 5.2.1. Levantar información del proceso que se utiliza para controlar la información financiera de la empresa 5.2.1.1. Estructura organizacional actual La empresa Ferretriplex no cuenta con un organigrama establecido, pero mediante la observación se pudo identificar que se encuentra estructurada de la siguiente manera: GERENTE Asesora Contable
CONTABILIDAD
VENTAS
Auxiliar Contable
Bodega
Figura: 2 Estructura organizacional de la empresa Fuente: Investigación de campo empresa Ferretriplex. Elaborado por: Guarochico, G. y Malagón, C
43
5.2.1.2. Descripción de los procesos actuales Con el objetivo de obtener la información necesaria acerca de los procesos y controles que se realizan en la empresa Ferretriplex se ha procedido a elaborar flujogramas en los que se explica detalladamente las acciones que se llevan a cabo para el cumplimiento de las diferentes actividades y sus respectivas narrativas para mayor comprensión de cada uno de los pasos que se siguen para el funcionamiento normal de la empresa, los mismos que se presentan a continuación: 5.2.1.2.1. Proceso de compras actual En la empresa Ferretriplex el encargado de bodega verifica que productos son los que se debe comprar según las ventas que se han realizado, esta acción se la procede a hacer de manera empírica, mediante la observación, mas no porque existan datos exactos de las cantidades que se necesitan realmente. Cuando llega el proveedor, se encarga de tomar cada uno de los pedidos de los productos que la empresa necesita, esta acción debe estar autorizada por la gerente para evitar cualquier tipo de inconvenientes al momento de recibir la mercadería del proveedor, debido a que no siempre es la misma persona quien la recibe. Una persona encargada recibe la mercadería y va verificando si los productos están de acuerdo con lo solicitad mediante la guía de remisión, la cual es firmada y en ese momento reciben la factura, la mercadería y procede a informar a la auxiliar contable sobre el valor total de la compra y archiva el documento. Los días para el pago a proveedores son los miércoles y jueves en la tarde, donde la auxiliar contable se encarga de llenar los cheques con sus respectivos valores y previa autorización de la gerente de la empresa para su cancelación.
44
EMPRESA FERRETRIPLEX ÁREA DE COMPRAS OBJETIVO: Elaborar el proceso de compras RELEVAMIENTO: N°
DESCRIPCIÓN
ACT.
DOC.
RESPONSABLE
0
Inicio
1
Solicitar informe de productos
2
Informe sobre productos que se desea adquirir
3
Decide comprar
X
Gerente
4
Autorización de Gerente General
X
Gerente
5
El proveedor toma pedido
X
Bodeguero
6
El proveedor envía mercadería
X
Proveedor
7
Recibe mercadería
X
Bodeguero
8
Verifica la mercadería de acuerdo al pedido
X
Bodeguero
9
Firma la guía de remisión
X
10
Almacena la mercadería
X
11
Recibe la factura
12
Archiva el documento
X
13
Solicita la elaboración de cheque
X
Auxiliar Contable
14
Autoriza el pago
X
Gerente
15
Llena el cheque
X
16
Cancela al proveedor
X
17
FIN
X
Gerente X
X
Figura: 3 Proceso de compra actual de la empresa Fuente: Investigación de campo empresa Ferretriplex. Elaborado por: Guarochico, G. y Malagón, C.
Bodeguero Bodeguero
X
Bodeguero
X
Auxiliar Contable
X
Fuente: Empresa Ferretriplex
Elaborado por:
Bodeguero
Supervisado por:
Auxiliar Contable Auxiliar Contable
GRÁFICO
45
5.2.1.2.2. Proceso de almacenamiento actual Este proceso inicia con la llegada de la mercadería solicitada por la gerente o empleado de la empresa, la cual es recibida en bodega por cualquier persona perteneciente a la misma, que no esté realizando alguna actividad; se procede a recibir las guías de remisión, y estas deben ser revisadas de tal manera que se pueda verificar que la mercadería recibida está de acuerdo a las especificaciones de la misma; luego se procede a almacenar el producto en la bodega en caso de que no se necesite ubicar los productos en las perchas. A medida que se van vendiendo los productos de las perchas o con las revisiones diarias que se realizan se decide si es necesario sacar productos de la bodega para ubicarlos en el stand para que estos sean vendidos.
EMPRESA FERRETRIPLEX ÁREA DE BODEGA OBJETIVO: Establecer el proceso almacenamiento de los productos RELEVAMIENTO: N°
DESCRIPCIÓN
ACT.
DOC.
RESPONSABLE
1
Inicio
2
Recepción de mercadería
3
Recibe guías de remisión
4
Revisa la mercadería
X
Bodeguero
5
Decide ubicación del producto
X
Bodeguero
6
Almacena el producto en bodega
X
Bodeguero
7
Revisa cantidades en percheros
X
Vendedor
8
Decide sacar productos de bodega
X
Vendedor
X
Bodeguero X
Bodeguero
GRÁFICO
46
9
Ubica productos en el stand
X
Vendedor
10
Atención al cliente
X
Vendedor
11
Venta de productos
X
Vendedor
12
Fin
Fuente: Empresa Ferretriplex
Elaborado por:
Supervisado por:
Figura: 4 Proceso de almacenamiento actual de la empresa Fuente: Investigación de campo empresa Ferretriplex. Elaborado por: Guarochico, G. y Malagón, C. 5.2.1.2.3.
Proceso de venta actual
El proceso de venta inicia con la llegada del cliente a la empresa con la finalidad de satisfacer una necesidad mediante la adquisición de un producto; para lo cual éste solicita información acerca del mismo. Luego la persona encargada de realizar la venta procede a darles las indicaciones solicitadas, tales como el precio y características de la mercadería solicitada; el cliente decide si adquirir o no el producto y el vendedor procede a elaborar la factura correspondiente si se ha llegado al acuerdo de compra. En el caso de las ventas existen diferentes escenarios uno corresponde a cuando la empresa cuenta con las cantidades requeridas por el cliente; en esta situación se procede a recibir el pago en efectivo y el vendedor entrega los productos solicitados y la factura correspondiente al cliente. Además se encarga de guardar la copia, con la finalidad de que se pueda respaldar la actividad realizada.
47
EMPRESA FERRETRIPLEX ÁREA DE VENTAS
OBJETIVO: Establecer el proceso de ventas de la empresa RELEVAMIENTO: N°
DESCRIPCIÓN
ACT.
DOC.
RESPONSABLE
1
Inicio
2
Atención al cliente
X
Vendedor
3
Solicita información sobre el producto
X
Cliente
4
Indica precios
X
Vendedor
5
Decide adquirir el producto
X
Cliente
6
Emite factura
7
Recibe el pago
X
8
Entrega productos y factura
X
9
Archiva documentos
X
X
GRÁFICO
Vendedor Vendedor
X
Vendedor Vendedor
10 Fin Fuente: Empresa Ferretriplex
Elaborado por:
Supervisado por:
Figura: 5 Proceso de venta actual de la empresa Fuente: Investigación de campo empresa Ferretriplex. Elaborado por: Guarochico, G. y Malagón, C.
5.2.1.2.4. Proceso de ventas en caso de requerir productos a empresas vecinas Otro caso es cuando no se cuenta con todo lo requerido, es decir que al revisar las existencias en bodega el vendedor se da cuenta de que no tiene las cantidades solicitadas por el cliente y decide pedir prestada la cantidad faltante a una empresa vecina; pero esto lo hace de manera verbal, es decir que no tiene un documento que sustente el préstamo.
48
Una vez recibida la mercadería, elabora la factura correspondiente con la cantidad total de los productos, recibe el pago en efectivo y el vendedor entrega los productos solicitados y la factura, de la cual se encarga de guardar la copia para respaldar la actividad realizada. EMPRESA FERRETRIPLEX ÁREA DE VENTAS OBJETIVO: Establecer el proceso de ventas en caso de que no haya existencias suficientes en la empresa RELEVAMIENTO: N°
DESCRIPCIÓN
ACT.
DOC.
RESPONSABLE
1 Inicio 2 Atención al cliente
X
Vendedor
3 Solicita información sobre el producto
X
Cliente
4 Indica precios
X
Vendedor
5 Decide adquirir el producto
X
Cliente
6 Revisa existencias
X
Vendedor
X
Vendedor
X
Vendedor
9 Presta productos
X
Vendedor
10 Recibe productos solicitados
X
Vendedor
Determina que no hay las cantidades suficientes del producto Decide realizar el préstamo de productos 8 verbalmente 7
11 Emite factura
X
12 Recibe el pago
X
13 Entrega productos y factura
X
14 Archiva documentos
X
Vendedor Vendedor
X
Vendedor Vendedor
15 Fin Fuente: Empresa Ferretriplex
Elaborado por:
Supervisado por:
Figura: 6 Proceso de venta en solicitar productos a empresas vecinas Fuente: Investigación de campo empresa Ferretriplex. Elaborado por: Guarochico, G. y Malagón, C.
GRÁFICO
49
5.2.1.2.5. Venta con transformación de productos El último caso corresponde a una venta donde se realizar transformaciones de las unidades de medida de los productos, que al igual que las anteriores inicia con la atención al cliente, que se basa en dar la información solicitada acerca del producto como es el precio, calidad, etc. En este caso el cliente solicita una unidad de medida diferente a la que se oferta normalmente en la empresa, el vendedor informa que es posible realizar la transformación del producto, ya sea madera, pintura o algún producto diferente, el cliente decide adquirir el producto y se procede a cortar la madera en las medidas solicitadas por el cliente o a envasar el producto en caso de que se trate de pintura, tiñer (diluyente), entre otros. Luego se elabora la factura, se procede a recibir el pago en efectivo y el vendedor entrega los productos solicitados y la factura correspondiente de la cual se encarga de guardar la copia para respaldar la actividad realizada.
EMPRESA FERRETRIPLEX ÁREA DE VENTAS
OBJETIVO: Establecer el proceso de ventas mediante transformación de productos en la empresa
RELEVAMIENTO: N°
DESCRIPCIÓN
ACT.
DOC.
RESPONSABLE
1
Inicio
2
Atención al cliente
X
Vendedor
3
Solicita información del producto
X
Cliente
4
Indica precios
X
Vendedor
5
Solicita cantidad de producto diferente a la ofertada
X
Cliente
GRÁFICO
50
6
Informa que es posible la transformación del producto
X
Vendedor
7
Decide adquirir el producto
X
Cliente
8
Corta la madera o envasa el producto
X
Vendedor
9
Emite factura
X
10
Recibe el pago
X
11
Entrega el producto y la factura
X
12
Archiva documentos
X
13
Fin
X
Vendedor Vendedor
X
Vendedor Vendedor
Fuente: Empresa Ferretriplex
Elaborado por
Supervisado por
Figura: 7 Proceso de transformación de productos para la venta Fuente: Investigación de campo empresa Ferretriplex. Elaborado por: Guarochico, G. y Malagón, C.
5.2.1.2.6. Proceso de préstamo de productos a empresas vecinas La empresa Ferretriplex de la misma manera como solicita productos a otras empresas; cuando éstas tienen algún faltante también realiza préstamos a las mismas para que éstas puedan cubrir la venta deseada. Esta actividad inicia con la atención al cliente, que en este caso corresponde a la Empresa X, quien solicita información del producto, especialmente de cantidades, el vendedor procede a revisar sus existencias e indicar lo solicitado por el comprador de la otra empresa, quien decide solicitar de manera verbal que le presten el producto, el vendedor se encarga de entregar el producto requerido, pero no se elabora ningún documento que sustente la salida de la mercadería.
51
EMPRESA FERRETRIPLEX ÁREA DE VENTAS
OBJETIVO: Establecer el proceso de préstamo de productos a empresas vecinas RELEVAMIENTO: N°
DESCRIPCIÓN
ACT.
DOC.
RESPONSABLE
1
Inicio
2
Atención al cliente
X
Vendedor
3
Solicita información sobre el producto
X
Empresa X
4
Revisa existencias
X
Vendedor
5
Indica cantidades
X
Vendedor
6
Decide solicitar el producto de forma verbal
X
Empresa X
7
Entrega el producto
X
Vendedor
8
Recibe productos solicitados
X
Empresa X
9
Fin
GRÁFICO
Fuente: Empresa Ferretriplex
Elaborado por:
Supervisado por:
Figura: 8 Proceso de préstamo de productos a empresas vecinas Fuente: Investigación de campo empresa Ferretriplex. Elaborado por: Guarochico, G. y Malagón, C.
5.2.1.2.7. Proceso de pago de nómina actual La auxiliar contable de la empresa Ferretriplex se encarga de revisar la información referente a nómina, la cual comprende: horas extras, vacaciones, fondos de reserva, permisos y todas las novedades referentes a los trabajadores. Realizar la consolidación de datos para la elaboración del rol de pagos con todos los rubros que son: los sueldos, otros ingresos y deducciones, luego se revisa conjuntamente con la gerente para su aprobación.
52
También se presentan los roles a los empleados para que sean respectiva verificados y firmados, para enviar a contabilidad y pueda proceder a llenar cada uno de los cheques con su respectivo valor para su cancelación.
EMPRESA FERRETRIPLEX ÁREA DE CONTABILIDAD OBJETIVO:
Elaborar un diagrama de flujo del proceso de pago de nómina
RELEVAMIENTO: N°
DESCRIPCIÓN
ACT.
DOC.
RESPONSABLE
0
Inicio
1
Revisar la información del personal
X
Auxiliar Contable
2
Verifica anticipos
X
Auxiliar Contable
3
Elaborar el rol de pagos
X
4
Presenta el rol de pagos a los empleados
X
Auxiliar Contable
5
Verificar la información
X
Empleado
6
Firma el rol de pagos
X
Empleado
7
Aceptar el rol de pagos
X
Empleado
8
Enviar el rol de pagos a contabilidad
X
Auxiliar Contable
9
Llenar los cheques
X
10
Realizar el pago a los empleados
X
11
Fin
X
X
Fuente: Empresa Ferretriplex
Elaborado por: Figura: 9 Proceso de pago de nómina Fuente: Investigación de campo empresa Ferretriplex. Elaborado por: Guarochico, G. y Malagón, C.
Supervisado por:
Auxiliar Contable
Auxiliar Contable Auxiliar Contable
GRÁFICO
53
5.2.1.2.8. Proceso contable actual La Auxiliar Contable revisar cada uno de los documentos archivados y los ordena de acuerdo a su actividad, para que la contadora externa de la empresa pueda realizar las respectivas declaraciones. La contadora externa revisa cuidadosamente la información recibida y procede a realizar las declaraciones correspondientes, una vez ingresado los valores guarda la información y envía los valores totales a pagar por la empresa Ferretriplex. También adjunta los formularios de las declaraciones para que sean archivados adecuadamente.
EMPRESA FERRETRIPLEX ÁREA DE CONTABILIDAD OBJETIVO:
Elaborar un diagrama de flujo del proceso contable
RELEVAMIENTO: N°
DESCRIPCIÓN
ACT. DOC.
RESPONSABLE
0
Inicio
1
Revisar y ordena los documentos archivados
X
Auxiliar Contable
2
Comunica con la contadora externa
X
Auxiliar Contable
3
Envía los documentos a la contadora externa
X
4
Revisa los documentos
X
Contadora Externa
5
Ingresa información al programa DIMM
X
Contadora Externa
6
Verifica que se encuentre correctamente
X
Contadora Externa
7
Guarda la información
X
Contadora Externa
8
Envía valores a cancelar y declaraciones a la empresa
X
Contadora Externa
9
Archiva la información
X
Auxiliar Contable
10
FIN
X
Fuente: Empresa Ferretriplex
Elaborado por: Figura: 10 Proceso Contable actual de la empresa Fuente: Investigación de campo empresa Ferretriplex. Elaborado por: Guarochico, G. y Malagón, C.
Supervisado por:
Auxiliar Contable
GRÁFICO
54
5.2.2. Analizar los riesgos potenciales del proceso de control interno que aplica la empresa. A continuación se presenta el cuestionario con los componentes de control interno según el COSO ERM, los mismos que permitirán identificar el nivel de confianza y riesgo que posee la empresa: 5.2.2.1. Cuestionario de control interno No.
PREGUNTA 1.
SI
NO
AMBIENTE DE CONTROL
1
¿La empresa tiene establecido un manual de descripción de funciones?
2
¿Existen políticas de ventas?
3
¿Existen manuales de procedimientos para el manejo de inventarios en la empresa?
X
4
¿La mercadería es recibida siempre por la misma persona?
X
5 6
X
¿Dentro del mercado competitivo el gerente cuida la imagen de la institución? ¿El departamento cuenta con un reglamento debidamente aprobado para el manejo de las compras?
7
¿Existe una persona encargada para realizar las compras?
8
¿Existen políticas que se relacionen con los proveedores?
9 10 11 12 13 14 15
¿La empresa tiene establecido un código de ética para el personal? ¿Existen normas y procedimientos sobre la función de personal? ¿Son independientes las funciones de administración de personal? ¿Existen normas y procedimientos relacionados con la contabilización de las remuneraciones y cargas sociales? ¿La empresa tiene establecido un manual del proceso contable? ¿El departamento cuenta con un reglamento debidamente aprobado para el manejo Estados Financieros? ¿Se asignan responsabilidades específicas a la auxiliar contable? 2.
X
X X X X X X X X X X X
ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS
16
¿Se definen objetivos para realizar las actividades?
17
¿El personal participa en la propuesta de objetivos y cumplimiento de los mismos?
18
¿Cuentan un plan estratégico en la organización?
X X X
OBSERVACIÓN
55
3. 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29
IDETIFICACIÓN DE EVENTOS
¿Todas las ventas se respaldan con la factura correspondiente? ¿Siempre cuenta con la mercadería necesaria para cubrir los requerimientos de los clientes? ¿Nunca ha tenido la necesidad de solicitar productos a otras empresas para cumplir los requerimientos del cliente?
Ferretriplex verifica que los documentos entregados por la mercadería correspondan a los requerimientos realizados ¿La capacidad instalada del almacén es suficiente para el volumen de mercadería? ¿Se identifican los eventos internos y externos en la organización? ¿Se realizan reporte de las adquisiciones para que sean revisadas por la persona encargada de compras? ¿Son las cantidades requeridas determinadas en base a métodos cuantitativos adecuados? ¿Se contabilizan por separado los pagos de los beneficios laborales? ¿Cuando se paga en cheque, existe un adecuado control en el llenado de los mismos? ¿Se otorgan las vacaciones anuales de acuerdo con la ley?
31
¿El proceso contable que lleva la empresa es adecuado? 4.
33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43
X X X X X X X X X X X
EVALUACIÓN DE RIESGOS
¿Se cuenta con un sistema contable que facilite la información sobre las existencias? ¿Se lleva un registro de los préstamos de la mercadería que se solicita a otras empresas? ¿Todos los productos son vendidos en las mismas unidades de medida que llegan a la empresa? ¿Considera rentable la transformación de las unidades de medida de los productos? ¿Se dispone de información confiable y oportuna para evaluar los riesgos? ¿Se preparan órdenes o solicitud de compra para todas las adquisiciones? ¿Se envía a contabilidad las facturas recibidas de las compras? ¿Se realizan anticipos de sueldos a los empleados? ¿Los cheques de nómina son debidamente registrados en el mes en que se emiten? ¿Posee la empresa un sistema de información adecuado que contemple las modificaciones laborales vigentes? ¿Los reportes financieros le posibilitan la toma de decisiones correctas? ¿Existe soporte documental de todos los ingresos o egresos realizados? 5.
44
X
¿Siempre se aceptan devoluciones de los productos?
30
32
X
X X X X X X X X X X X X
RESPUESTA A LOS RIESGOS
¿Se registra el reingreso de la mercadería?
X
56
45
¿Nunca le ha generado desperdicios la transformación de las unidades de medida de los productos?
X
46
¿Se registra en kárdex las existencias?
X
47
¿Considera que el manejo actual del inventario es adecuado?
X
48
¿Existen mecanismos para el análisis de alternativas?
X
49 50 51
¿Existen firmas de responsabilidad en las facturas recibidas? ¿Se verifica con la orden de compra las existencias recibidas? ¿Los empleados gozan de todos los beneficios dispuestos por la ley?
52
¿Los sueldos son cancelados en cheque?
53
¿Los estados Financieros se ajustan a las características cualitativas según las NIFF? 6.
¿Se calculan costos al realizar la transformación de los productos?
55
¿Se toma decisiones analizando el riesgo presentado?
57
¿Llevan un registro de la mercadería que ingresa y sale de la empresa? ¿Se designan responsabilidades al personal para el control de la entrega y salida de mercadería de bodega?
58
¿Se encuentra diseñado un flujo de procesos de compras?
59
¿Se requiere de una autorización previa para realizar las compras?
60
¿Se realiza algún proceso para la selección de proveedores?
61
¿Se obtiene constancia firmada del pago?
62 63 64 65
¿Son las horas complementarias y otros sobre pagos autorizados por un funcionario responsable? ¿Existe una persona encargada de realizar los roles de pago? ¿Se generan reportes de balances de forma periódica para su revisión? ¿Se realiza el proceso contable adecuado de acuerdo con la actividad de la empresa? 7.
66 67 68 69
X X X
X X X X X X X X X X X X
INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
¿Existe comunicación oportuna entre las áreas? ¿Se suministra la información a las personas adecuadas, permitiéndoles cumplir con sus actividades de forma eficiente y eficaz? ¿Los sistemas de información de compra son ágiles y efectivos? ¿Se tiene información al detalle de los estados financieros de la empresa? 8.
70
X
ACTIVIDADES DE CONTROL
54
56
X
X X X X
SUPERVISIÓN Y MONITOREO
¿Se lleva un registro adecuado en la salida de la mercadería?
X
57
71 72
¿Se realiza una conciliación de lo vendido con las existencias físicas? ¿Se encuentran codificados todos los productos en inventarios?
X X
73
¿Los productos son inventariados periódicamente?
X
74
¿La mercadería de la empresa se encuentra codificada?
75
¿Se mantiene información actualizada y estadísticas de precios que permitan detectar los momentos oportunos de compra?
X
76
¿Se exige la identificación del beneficiario?
X
77
¿Es el pago efectuado directamente al beneficiario?
X
X
¿Realiza comparaciones con años anteriores de los estados financieros? TOTAL Figura: 11 Cuestionario de control interno 78
X 22
56
Fuente: Investigación propia. Elaborado por: Guarochico, G. y Malagón, C.
Tabla 4 Valoración de los componentes de control interno según el COSO ERM de Ventas
No.
COMPONETES
PORCENT. DE NIVEL DE CONFIANZA
VALORES POSITIVOS
VALORES NEGATIVOS
TOTAL
15
1
Ambiente de control interno
27%
4
11
2
Establecimiento de objetivos
33%
1
2
3
3
Identificación de eventos
31%
4
9
13
4
Evaluación de riesgos
25%
3
9
12
5
Respuesta a los riesgos
40%
4
6
10
6
Actividades de control
42%
5
7
12
7
Información y comunicación
0%
4
4
8
Supervisión y monitoreo
11%
1
8
9
22
56
78
CALIFICACIÓN TOTAL Calificación Total
22
Ponderación Total
78
Nivel de Confianza= (22/78) = 0,2820 * 100
28%
Nivel de Riesgo
72%
15%-50%
51%-75%
76%-95%
BAJO
MODERADO
ALTO
NIVEL DE CONFIANZA
ALTO
MODERADO
BAJO
NIVEL DE RIESGO
85%-50%
49%-25%
24%-5%
Fuente: Investigación propia. Elaborado por: Guarochico, G. y Malagón, C.
58
Análisis de Control Interno Al realizar el análisis de los riesgos potenciales de control interno; se ha determinado que la empresa cuenta con un alto nivel de riesgos correspondiendo al 72%; esto se presenta debido a varios factores que afectan al desempeño normal de las actividades. En lo que corresponde a ambiente de control se encontró que, la empresa no cuenta con manuales de procedimientos y tampoco de funciones; que definan las actividades que debe desempeñar cada trabajador, por lo que se dan casos de que el empleado que no esté realizando una actividad es quien se encarga de hacer lo que se encuentre pendiente, como pueden ser las compras, ventas o recepción de mercadería. También se encontró que no hay normas para los registros de las transacciones que se realicen en cuanto a las operaciones del negocio o pagos a los trabajadores. Además a pesar de no contar con objetivos establecidos o un plan estratégico los empleados realizan propuestas para tratar de mejorar las ventas y por ende a rentabilidad de la empresa distribuyendo todos los productos sin tomar en cuenta los riesgos que estas puedan tener. Uno de los principales problemas que ha contribuido a que el nivel de riesgo de la empresa sea alto es que al realizar las ventas, éstas no siempre son respaldadas con una factura, en ocasiones se realizan ventas en las que el documento no es entregado al cliente. Además al no llevar un control adecuado de la mercadería, la empresa se ve en diferentes situaciones tales como no contar con los productos necesarios y perder clientes o realizar compras en exceso lo que hace que incurran en gastos innecesarios o tengan pérdidas por no haber vendido un producto que se encontraba en bodega y se deterioró. Además que pueden ocurrir pérdidas debido a que se realizan préstamos de mercadería que no son registrados por
59
lo que no se tiene en consideración cual es el saldo o cantidades reales que deben devolver o que deben recibir. La mayoría de los inconvenientes que se presentan en la empresa es debido a que no cuentan con un sistema contable que facilite la información sobre la existencias, lo cual hace que haya mayor dificultad al momento de tomar decisiones en la compra de los productos y aumenta el nivel de riesgo que corre la empresa al no contar con datos exactos para poder realizar sus ventas, debido a que no se cuenta con información confiable y oportuna para evaluar o conocer los riesgos que se presentan en la empresa, porque no cuentan con kárdex que permitan verificar las existencias. Otro problema que se da en la empresa es que los productos en algunas ocasiones deben ser transformados a diferentes unidades de medida para poder ser vendidos, algo que no resulta muy rentable para la empresa ya que este procedimiento se realiza con la finalidad de no perder al cliente mas no porque represente un ingreso mayor; además de que esto genera desperdicios de los productos. Además cuando se tienen devoluciones de mercadería aunque esta situación no es constante representa un problema debido a que no se registran los reingresos de la mercadería por lo que no se sabe con qué cantidad de producto se cuenta realmente, y no se tiene la certeza de haya la necesidad de adquirir nuevamente los productos. Por otro lado, a pesar de que existen diferentes circunstancias que pueden perjudicar a la empresa, las decisiones son tomadas sin analizar el riesgo que esto representa para la empresa; Así mismo se presentan problemas de comunicación entre los colaboradores de la empresa lo cual representa en ocasiones pérdidas debido a que no se ha solicitado nuevos productos por el desconocimiento de la falta del mismo o no se ha informado la adquisición realizada.
60
También se presenta este gran nivel de riesgo en las ventas debido a que no se lleva un registro adecuado en la salida de la mercadería, esto ya que no se cuenta con un sistema que ayude en este procedimiento y en ocasiones solamente se basan en las facturas entregadas para conocer los ingresos o en realizar una pequeña revisión en el stand para identificar que productos necesitan, además de que no se realizan conciliaciones de lo que se ha vendido con lo que realmente cuentan en las existencias en la empresa. Además, hay un alto riesgo al no tener el conocimiento necesario sobre la competencia debido a que no se realiza un análisis o identificación de los eventos que puedan afectar al giro normal del negocio al tomar decisiones. Otra situación que causa mayor dificultad para tener un control adecuado de los inventarios es que los productos no se encuentran codificados ni registrados en un sistema de tal manera que se permita constatar el inventario físico periódicamente. Además se pudo determinar que no cuentan con un adecuado proceso de compras, es decir no realizan una orden de compras para realizar el pedido de la mercadería lo que dificulta saber cuánto realmente se tiene en inventarios al no tener un documento de respaldo y las funciones de cada empleado no están correctamente designadas por lo que cualquiera puede realizar esta actividad. El proceso contable es otro factor que afecta al buen funcionamiento de la empresa ya que los documentos de ingresos y gastos son archivados por la auxiliar contable, quien se encarga de enviarlos a una contadora externa quien da a conocer total a pagar en las declaraciones más no el detalle de cada uno de los valores con los que se cuenta en los estados financieros por esta razón no pueden tomar decisiones al momento de querer mejorar el rendimiento de su empresa o disminuir sus cuentas por pagar.
61
5.2.2.2. Matriz de recomendaciones ELEMENTOS
Ambiente de control interno
Establecimiento de objetivos
Identificación de Eventos
Evaluación de riesgos
RIESGO
IMPACTO
No se ha implementado un código de ética
Moderado
No existe un manual de cuentas
Moderado
Las funciones no son asignadas adecuadamente
Moderado
No existen políticas establecidas para todos los departamentos
Moderado
No han establecido objetivos específicos
Moderado
No cuenta con un plan estratégico
Moderado
No llevan un control de las compras que se van a realizar
Alto
No identifican los eventos internos y externos de la organización
Alto
No siempre se emite facturas
Alto
No siempre cuenta con la mercadería necesaria
Alto
Realiza préstamos de mercadería sin un documento de respaldo
Alto
No cuentan con un sistema contable
Alto
Se realiza la transformación de las unidades de medida de algunos productos
Alto
No disponen de información adecuada y oportuna
Alto
RECOMENDACIÓN
Proponer un código de ética Elaborar un manual de cuentas Elaboración la descripción de cargos Establecimiento de políticas para cada departamento
Elaboración de un plan estratégico definiendo los objetivos de cada departamento
Las compras deben ser realizadas en base a métodos cuantitativos Los reportes de adquisición deben ser revisados por el encargado de compras Emitir facturas en todas las ventas Solicitar un comprobante con el préstamo de la mercadería Registrar contablemente los préstamos de mercadería que se realicen
Implementar un sistema contable de acuerdo a las necesidades de la empresa Contabilizar por separado los productos destinados para la transformación Elaborar órdenes de compra
62 No realizan registros oportunos
Respuesta a los riesgos
Actividades de control
Información y comunicación
Alto
Tiene pérdidas y desperdicios por la transformación de la mercadería
Alto
No existe control en el manejo de la mercadería
Alto
No cuenta con un flujo de procesos
Moderado
La selección de los proveedores no es adecuada Los pagos adicionales no son autorizados por el funcionario responsable No se generan reportes de los estados financieros para su revisión No cuentan con información detallada de los estados financieros No existe comunicación oportuna No se realizan inventarios periódicos
La mercadería no está Supervisión y comunicación codificada No realizan comparaciones de estados financieros con años anteriores Figura: 12 Matriz de recomendaciones
Moderado Alto
Registrar el ingreso y salida de mercadería en kárdex según el método promedio ponderado Separar la mercadería que va a ser transformada
Diseñar un flujograma con los pasos adecuados para cada proceso Solicitar como mínimo 3 proformas para la adquisición de los productos Los pagos deben ser realizados solo si se cuenta con la firma del funcionario responsable Realizar reportes trimestrales
Alto
Alto
Comunicar los acontecimientos relevantes a la propietaria de la empresa para que pueda tomar decisiones inmediatas
Codificar la mercadería e ingresarla al sistema Realizar conciliaciones semestrales de la mercadería Realizar un análisis de los indicadores financieros con la comparación de los estados de periodos anteriores
Alto
Alto
Alto
Alto
Fuente: Investigación propia. Elaborado por: Guarochico, G. y Malagón, C.
Mediante el análisis de cada componente del COSO ERM se ha identificado los puntos críticos en los diferentes procesos que se llevan a cabo en la empresa Ferretriplex y el impacto que genera el no contar con un sistema contable adecuado que proporcione los documentos de información financiera idónea para el cumplimiento de los objetivos y la elaboración de balances; para lo que se plantea recomendaciones que permitan obtener información confiable y oportuna.
63
5.2.2.3. Informe sobre la evaluación de control interno
Santo Domingo, 07 de diciembre del 2015
Licenciada: Lucia de Lourdes Jiménez Alemán Propietaria de la empresa Ferretriplex Se procedió a revisar la eficiencia y eficacia de los registros contables de las diferentes transacciones que se realizan en la empresa, para lo que se tomó en cuenta los procesos de compra, venta, almacenamiento y contabilidad, además de los controles que se llevaron a cabo en el periodo 2015; los resultados de las evaluaciones y la información proporcionada por la empresa son responsabilidad de Ferretriplex. Nuestra responsabilidad es expresar una opinión y diseñar un sistema para mejorar la información financiera de la empresa. Nuestro trabajo se realizó de acuerdo a las normas de auditoría generalmente aceptadas, que incluyen el examen mediante pruebas de cumplimiento y evaluación a través de la aplicación de cuestionarios de control interno. En nuestra opinión la empresa Ferretriplex no cuenta con procesos ni un sistema de registros adecuados, lo que genera una serie de situaciones adversas que se detallan a continuación: Atentamente:
______________________________ Gabriela Aracely Guarochico Muñoz
________________________________ Carolina Alexandra Malagón Mosquera
64
Ambiente de control interno Condición encontrada Con las evaluaciones realizadas se conoció que la empresa no cuenta con políticas ni asignación adecuada de funciones lo que ocasiona que los empleados realicen tareas que no corresponden a su cargo. Recomendación Establecer políticas para cada departamento y elaborar la descripción de cargos con la finalidad que los empleados conozcan las actividades específicas que deben desarrollar. Establecimiento de objetivos Condición encontrada La empresa no cuenta con un plan estratégico donde se establezcan objetivos específicos que le permitan tener una visión clara de las metas que desea cumplir. Recomendación Elaborar un plan estratégico definiendo los objetivos de cada departamento de manera que los empleados conozcan el propósito que tiene la empresa para sobresalir en el mercado y contribuyan al cumplimiento de los mismos. Identificación de eventos Condición encontrada No hay un control adecuado en la compra y venta de la mercadería, debido a que no existen documentos de respaldo que permitan tener registros con saldos reales.
65
Recomendación Emitir y solicitar comprobantes para poder registrar contablemente el ingreso y salida de mercadería. Evaluación de riesgos Condición encontrada No se cuenta con un sistema contable que facilite el registro de las transacciones para que exista información oportuna. Algunos productos son transformados en diferentes unidades de medida ocasionando pérdidas y desperdicios de la mercadería. Recomendación Implementar un sistema contable de acuerdo a las necesidades de la empresa donde refleje una información clara que permita tomar decisiones favorables para la empresa mediante la emisión de balances. Implementar políticas donde se definan medidas estándar para la venta de productos que van a ser transformados para que la empresa no incurra en pérdidas, además de que deben ser contabilizados por separado. Respuesta a los riesgos Condición encontrada No realizan registros oportunos referentes a compras y ventas y prestamos de mercadería, además no tienen control en el manejo de la mercadería, lo que ocasiona que se desconozca los saldos en existencias.
66
Recomendación Se debe registrar de manera oportuna el ingreso y salida de mercadería en el kárdex según el método promedio ponderado, ya que permitirá tener un valor más aproximado del que se encuentra en el mercado. Actividades de control Condición encontrada La empresa no cuenta con flujos de procesos que permita realizar de manera ordenada las actividades en cada departamento. No generan reportes que presenten la situación económica real de la empresa lo que impiden que se tomen decisiones que ayuden al progreso de la empresa. Recomendación Diseñar flujogramas con los pasos adecuados para cada proceso con la finalidad de que exista mayor control y se cuente con información precisa. Elaborar reportes trimestrales con los que se puedan conocer la situación actual de la empresa llevando un control adecuado de los registros para que proporcionen información confiable. Información y comunicación Condición encontrada No existe comunicación oportuna entre las diferentes áreas de trabajo lo que ocasiona pérdidas o gastos innecesarios, debido a que se desconocían las cantidades reales de productos existentes.
67
Recomendación Comunicar los acontecimientos relevantes a la propietaria de la empresa para que pueda tomar decisiones inmediatas. Supervisión y monitoreo Condición encontrada No realizan la codificación de la mercadería ni un control de inventarios periódicos por lo que se desconoce saldos reales. No realizan comparaciones de reportes financieros con periodos anteriores, por lo que es difícil identificar si han existido pérdidas o ganancias de un año a otro. Recomendación Codificar la mercadería e ingresarla al sistema para que facilite la realización de conciliaciones semestrales. Analizar los indicadores financieros mediante la elaboración de los balances. 5.2.3. Proponer el desarrollo del diseño de un sistema contable para mejorar la información financiera de la empresa. 5.2.3.1. Estructura organizacional De acuerdo a las necesidades que se han detectado en la empresa se ha planteado que debería encontrarse estructurada de la siguiente manera, para que haya mayor control y organización; en este caso se han incrementado dos cargos que corresponde al contador interno y cajera, además el departamento de talento humano que es necesario para la selección del personal.
68
GERENTE Asesora Contable Contabilidad
Auxiliar Contable
Talento Humano
Ventas
Cajera
Vendedores
Bodeguero
Figura: 13 Estructura organizacional propuesta Fuente: Investigación propia. Elaborado por: Guarochico, G. y Malagón, C.
5.2.3.2. Descripción de Perfiles De acuerdo al organigrama propuesto se detalla a continuación la descripción de los diferentes cargos, lo que permitirá que haya mayor organización y mejor manejo de los recursos en la empresa, ya que cada trabajador tendrá designadas las actividades que debe desempeñar.
GERENTE Objetivo del Cargo Coordinar que la administración de los recursos de la empresa, sean estos: humanos, financieros y materiales sean utilizados de acuerdo a las normas aplicadas con el fin de que sean aprovechados de manera eficiente. Funciones Específicas Comprobar que los procesos se cumplan de forma adecuada Verificar que los recursos sean utilizados de acuerdo a las reglas establecidas Supervisar que los presupuestos sean asignados correctamente Verificar que se cumpla con los objetivos de la empresa Analizar y autorizar los diferentes procesos Formación Complementaria Administración Manejo de programas office Habilidades y Destrezas Liderazgo Comunicación Direccionamiento laboral Figura: 14 Descripción del perfil del Gerente Fuente: Investigación propia. Elaborado por: Guarochico, G. y Malagón, C.
69
AUXILIAR CONTABLE Objetivo del Cargo Realizar actividades de archivo, digitar y registrar las transacciones contables de las operaciones de la empresa y verificar su adecuada contabilización, elaborar nómina y liquidación de seguridad social. Funciones Específicas Mantener actualizados los documentos legales de la empresa y entregar al personal que lo requiera Elaborar la nómina y liquidación de seguridad social Revisión de la contabilización de los documentos Revisar y comparar lista de pagos, comprobantes, cheques y registros con las cuentas respectivas Elabora y verifica relaciones de gastos e ingresos. Participar en la elaboración de inventarios. Elaborar informes periódicos de las actividades realizadas. Totaliza las cuentas de ingreso y egresos y emite un informe de los resultados. Formación Académica Primeros semestres de formación universitaria Formación Complementaria Manejo de los programas de Office (Word, Excel) Conocimientos actualizados contabilidad y tributaria Conocimiento como mínimo de un programa contable Habilidades y Destrezas Trabajo en equipo Competencias comunicacionales, interpersonales intrapersonales y de gestión Orientación al servicio Figura: 15 Descripción del perfil de Auxiliar Contable Fuente: Investigación propia. Elaborado por: Guarochico, G. y Malagón, C.
CAJERA Objetivo del Cargo Garantizar el buen manejo de las operaciones de caja, realizando actividades de recepción, entrega y custodia de dinero en efectivo, cheques y transferencias, con la finalidad de la recaudación de ingresos y cancelar los pagos de la empresa. Funciones Específicas Mantener la liquidez suficiente para hacer frente a los compromisos. Controlar la expedición de cheques y transferencias bancarias. Realizar el pago a proveedores. Elaborar los informes y reportes diarios de las operaciones financieras. Proporcionar la información necesaria para la elaboración de estados e informes financieros. Control y pagos por medio de caja chica. Recibir y registrar los ingresos y egresos diarios Realizar arqueos de caja Formación Académica Bachiller en Contabilidad Formación Complementaria Manejo de los programas de Office (Word, Excel) Conocimiento de programa contable Habilidades y Destrezas Comunicarse de manera clara y efectiva. Alto nivel de transparencia y honradez. Establecer y fomentar las relaciones interpersonales positivas. Conteo y cambio de dinero con exactitud y rapidez Atención al cliente Figura: 16 Descripción del perfil de Cajera Fuente: Investigación propia Elaborado por: Guarochico, G. y Malagón, C.
70
VENDEDORES Objetivo del Cargo Brindar un servicio personalizado a los clientes ofreciendo un producto y servicio de alta calidad, además ofrecerles la comunicación adecuada para proporcionarles la satisfacción de sus necesidades. Funciones Específicas
Establecer un nexo entre el cliente y a empresa brindando información adecuada y oportuna Asesorar a los clientes sobre el uso de los productos Solventar dudas del cliente sobre los productos Entregar los productos de manera oportuna
Formación Académica Bachiller Formación Complementaria Formación en Marketing Manejo de los programas de Office (Word, Excel) Habilidades y Destrezas Atención al cliente Conocimiento de la empresa y productos que se ofertan Conocimiento del mercado Proactivo Figura: 17 Descripción del perfil de Vendedores Fuente: Investigación propia. Elaborado por: Guarochico, G. y Malagón, C.
BODEGUERO Objetivo del Cargo Administrar el área de trabajo de la bodega, tomando en consideración todos los procesos operativos (recepción, almacenamiento y distribución), cumpliendo con los procedimientos y normativas de seguridad y salud ocupacional vigentes en la organización. Funciones Específicas
Receptar la mercadería de acuerdo a las especificaciones solicitadas al proveedor, haciendo énfasis en los estándares, y efectuando un registro de ingreso confiable de datos. Almacenar la mercadería cumpliendo los procedimientos, normas de seguridad y salud ocupacional vigentes en la organización. Entregar y/o despachar los productos requeridos o solicitados de acuerdo a los procedimientos de salida establecidos por la empresa. Operar equipo electrónico y sistema para el proceso de recepción de productos en la bodega. Controlar los saldos en existencias
Formación Académica Bachiller Formación Complementaria Manejo de los programas de Office (Word, Excel) Habilidades y Destrezas
Cumplir con normas de seguridad y salud ocupacional afines a su trabajo. Clasificar productos. Conocer los métodos de valoración utilizados para el registro e mercadería
Figura 18 Descripción del perfil de Bodeguero Fuente: Investigación propia. Elaborado por: Guarochico, G. y Malagón, C.
71
5.2.3.3. Procedimientos Propuestos Con la finalidad de que los procesos que se realizan en la empresa sean más adecuados y permitan un óptimo manejo de los recursos, además de que proporcione mayor organización dentro de la misma, se han realizado modificaciones en estos, que ayudarán a que se mejore su situación. 5.2.3.3.1. Proceso de compras propuesto
En la empresa Ferretriplex el encargado de bodega debe realizar una revisión y verificar que productos son los que necesitan, de manera que se cuente con mercadería disponible en caso de que un cliente requiera cierto producto, las características y cantidades se irán detallados en un informe para ser presentados a la gerente y de su respectiva autorización para que se elabore la orden de compra. En el momento que el proveedor llega a la empresa, el bodeguero le entrega el documento con el respectivo pedido de la mercadería y fijan el día en que los productos deben llegar a la empresa. Cuando la mercadería llega a la empresa la persona encargada de bodega la recibe y se encarga de ir verificando si los productos están de acuerdo con lo solicitad mediante la guía de remisión y la van almacenando los productos, una vez que culmina la entrega de los productos, el bodeguero recibe la factura y la entrega a la auxiliar contable para que realice los respectivos registros. Para que exista un control adecuado se encuentran días establecidos para el pago a proveedores que son los miércoles y jueves en la tarde, donde la auxiliar contable se encarga de llenar los cheques con sus respectivos valores y previa autorización de la gerente de la empresa para su cancelación.
72
EMPRESA FERRETRIPLEX ÁREA DE COMPRAS OBJETIVO: Elaborar el proceso de compras RELEVAMIENTO: N°
DESCRIPCIÓN
ACT.
DOC.
RESPONSABLE
0
Inicio
1
Detecta la necesidad de adquirir los productos
2
Informe sobre productos que se desea adquirir
3
Decide comprar
X
Gerente
4
Autorización de Gerente General
X
Gerente
5
Elabora la orden de compra
6
El proveedor toma pedido
X
Bodeguero
7
El proveedor envía mercadería
X
Proveedor
8
Ferretriplex recibe mercadería
X
Bodeguero
9
Verifica la mercadería de acuerdo al pedido
X
Bodeguero
10
Firma la guía de remisión
X
11
Almacena la mercadería
X
12
Recibe la factura
13
Registra la compra
X
Auxiliar Contable
14
Archiva el documento
X
Auxiliar Contable
15
Solicita la elaboración de cheque
X
Auxiliar Contable
16
Autoriza el pago
X
Gerente
17
Cancela al proveedor
X
Auxiliar Contable
18
FIN
X
Gerente X
X
X
Figura: 19 Proceso de Compras propuesto Fuente: Investigación propia. Elaborado por: Guarochico, G. y Malagón, C.
Bodeguero
Bodeguero Bodeguero
X
Fuente:
Elaborado por:
Bodeguero
Supervisado por:
Bodeguero
GRÁFICO
73
5.2.3.3.2. Proceso de almacenamiento propuesto Para el proceso de almacenamiento de los productos en la empresa Ferretriplex se inicia con la llegada de la mercadería solicitada, la cual debe ser recibida por el bodeguero, se procede a recibir las guías de remisión y estas deben ser revisadas de tal manera que se pueda verificar que la mercadería recibida está de acuerdo a las especificaciones, una vez culminada la entrega recibe la factura y estos documentos deben ser entregados a la auxiliar contable. Luego se procede a revisar las cantidades disponibles y verificar si es necesario ubicar los productos en las perchas para que sean vendidos o se lo almacena en la bodega ya sea para mantenerlos es su estado natural o para transformarlos. Para llevar un mayor control y organización en cuanto a la mercadería se procede a realizar el registro del ingreso de la mercadería en los kárdex correspondientes, luego se realiza la separación de los productos que serán transformados, una vez que se realiza el proceso de transformación se realiza el debido registro en los kárdex. A medida que se van vendiendo los productos de las perchas y con las revisiones diarias que se realizan se decide si es necesario sacar productos de la bodega para ubicarlos en las mismas para que estos sean vendidos. Una vez realizada la venta se debe registrar en el kárdex la salida de la mercadería, de manera que se puedan contar con los saldos de los productos existentes y se pueda realizar la compra de las cantidades adecuadas para que no existan pérdidas, ya sea financiera en caso de adquirir mercadería innecesaria o de clientes a los cuales no se puedo satisfacer la necesidad de adquisición de cierto producto. De esta manera se contará con un proceso adecuado que permitirá contar con mercadería necesaria para solventar las necesidades de los clientes y evita pérdidas económicas.
74
EMPRESA FERRETRIPLEX ÁREA DE BODEGA OBJETIVO: Establecer el proceso almacenamiento de los productos RELEVAMIENTO: N°
DESCRIPCIÓN
ACT.
DOC.
RESPONSABLE
1
Inicio
2
Recepción de mercadería
3
Recibe guías de remisión y facturas
4
Revisa cantidad y calidad de mercadería
X
5
Entrega documentos a contabilidad
X
6
Decide ubicación del producto
X
Bodeguero
7
Almacena el producto en bodega
X
Bodeguero
8
Registra en kárdex el ingreso de la mercadería
X
9
Separa producto que serán transformados
X
Bodeguero
10
Realiza la transformación de las unidades de medida de los productos seleccionados
X
Bodeguero
X
Bodeguero X
Bodeguero Bodeguero
X
X
X
Bodeguero
Bodeguero
11 Registra en kárdex los productos transformados
X
12 Revisa cantidades en perchas
X
Vendedor
13 Decide sacar productos de bodega
X
Vendedor
14 Ubica productos en el stand
X
Vendedor
15 Atención al cliente
X
Vendedor
16 Venta de productos
X
Vendedor
17 Registra en kárdex la salida de la mercadería
X
X
18 Fin Fuente:
Elaborado por: Figura: 20 Proceso de almacenamiento propuesto Fuente: Investigación propia. Elaborado por: Guarochico, G. y Malagón, C.
Supervisado por:
Bodeguero
Bodeguero
GRÁFICO
75
5.2.3.3.3. Proceso de venta propuesto Este proceso inicia con la llegada del cliente a la empresa con la finalidad de satisfacer una necesidad mediante la adquisición de un producto; para lo cual éste solicita información acerca del mismo; la persona encargada de la venta procede a darles las indicaciones solicitadas, tales como el precio; además el vendedor debe revisar si cuenta con cantidad suficiente del producto. Luego de haber obtenido la información cliente decide si adquirir o no el producto y el vendedor se encarga de elaborar la factura correspondiente si la venta es acordada; cuando se posee las cantidades requeridas, se procede a recibir el pago en efectivo y el vendedor entrega los productos solicitados y la factura, el cliente revisa que lo recibido esté de acuerdo a lo solicitado. Para finalizar esta venta se debe registrar la salida de la mercadería en el kárdex correspondiente y entregar la copia de la factura a la auxiliar contable para el respectivo proceso y archivo de los documentos.
EMPRESA FERRETRIPLEX ÁREA DE VENTAS OBJETIVO: Establecer el proceso de ventas de la empresa RELEVAMIENTO: N°
DESCRIPCIÓN
ACT.
DOC.
RESPONSABLE
1
Inicio
2
Atención al cliente
X
Vendedor
3
Solicita información sobre el producto
X
Cliente
4
Presentación del producto
X
Vendedor
5
Indica precios
X
Vendedor
6
Indica cantidad de producto requerido
X
Cliente
GRÁFICO
76
7
Revisa existencias
X
Vendedor
8
Decide compra
X
Cliente
9
Emite factura
X
Vendedor
10 Recibe el pago
X
Cajera
11 Entrega el producto y factura
X
Vendedor
12 Revisa cantidad y calidad del producto
X
Cliente
13 Registra salida de mercadería en kárdex
X
X
Vendedor
X
X
Cajera
14
Entrega factura a contabilidad con sello de entregado
15 Archiva documentos
X
Auxiliar Contable
16 Fin Fuente: Elaborado por
Supervisado por
Figura: 21 Proceso de venta propuesto Fuente: Investigación propia. Elaborado por: Guarochico, G. y Malagón, C.
5.2.3.3.4. Proceso de ventas en caso de requerir productos a empresas vecinas Debido a que se presentan diversas situaciones al momento de realizar las ventas de la mercadería, con el fin de que exista un mejor manejo de la misma al momento de realizar ventas con préstamos de productos a otras empresas se procederá a elaborar un comprobante de ingreso que servirá para tener un sustento de lo que se ha solicitado a la otra empresa. Por otro lado, en caso de que Ferretriplex opte por prestar mercadería a otras empresas deberá realizar el respectivo comprobante de egreso que sustentará la salida de mercadería, pero no contará como una venta debido a que el producto será entregado en el mismo estado. Con estos documentos como sustento de la entrada y salida de la mercadería sin que se contabilice como una compra o venta también se podrá determinar las cantidades que se requieren o se encuentran pendiente de cobro.
77
EMPRESA FERRETRIPLEX ÁREA DE VENTAS
OBJETIVO: Establecer el proceso de ventas en caso de que no haya existencias suficientes en la empresa RELEVAMIENTO: N°
DESCRIPCIÓN
ACT.
DOC.
RESPONSABLE
1 Inicio 2 Atención al cliente
X
Vendedor
3 Solicita información sobre el producto
X
Cliente
4 Presentación del producto
X
Vendedor
5 Indica precios
X
Vendedor
6 Decide adquirir el producto
X
Cliente
7 Revisa existencias
X
Vendedor
X
Vendedor
X
Vendedor
X
Vendedor
Determina que no hay las cantidades suficientes del producto Decide realizar el préstamo de productos 9 verbalmente 8
10 Solicita productos 11
Elabora comprobante de ingreso de mercadería
12 Recibe productos solicitados
X X
13 Emite factura al cliente
Vendedor X
14 Recibe el pago
X
15 Entrega productos y factura
X
16 Archiva documentos
X
Vendedor
Vendedor Vendedor
X
Vendedor Vendedor
17 Fin Fuente: Empresa Ferretriplex
Elaborado por:
Supervisado por:
Figura: 22 Proceso de ventas en caso de requerir productos a empresas vecinas Fuente: Investigación propia. Elaborado por: Guarochico, G. y Malagón, C.
GRÁFICO
78
5.2.3.3.5. Proceso de pago a nómina propuesto La auxiliar contable de la empresa Ferretriplex se encarga de revisar la información referente a nómina, la cual comprende: horas extras, vacaciones, fondos de reserva, permisos y todas las novedades referentes a los trabajadores, también verifica las prestaciones o anticipos que se dan en el periodo. Genera del portal del IESS los reportes de fondos de reservas y préstamos para proceder a la elaboración del rol de pagos de cada empleado, luego se revisa conjuntamente con la gerente para su aprobación. También se presentan los roles a los empleados para que sean respectiva verificados y firmados, luego se envía a contabilidad para que sean registrados y pueda proceder a llenar cada uno de los cheques con su respectivo valor para su cancelación.
EMPRESA FERRETRIPLEX ÁREA DE CONTABILIDAD OBJETIVO:
Elaborar un diagrama de flujo del proceso de pago de nómina
RELEVAMIENTO: N°
DESCRIPCIÓN
ACT.
DOC.
RESPONSABLE
0
Inicio
1
Revisar la información del personal
X
Auxiliar Contable
2
Verifica prestaciones o anticipos
X
Auxiliar Contable
3
Genera del portal del IESS, el reporte de préstamos y fondo de reserva
X
X
Auxiliar Contable
4
Elaborar el rol de pagos
X
X
Auxiliar Contable
5
Presenta el rol de pagos a los empleados
X
Auxiliar Contable
6
Verificar la información
X
Empleado
7
Firma el rol de pagos
X
Empleado
8
Aceptar el rol de pagos
X
Empleado
GRÁFICO
79
9
Enviar el rol de pagos a contabilidad
X
Auxiliar Contable
10
Registra el pago a empleados
X
Auxiliar Contable
11
Llena los cheques
X
12
Realizar el pago a los empleados
X
13
Fin
X
Gerente Auxiliar Contable
Fuente: Empresa Ferretriplex
Elaborado por:
Supervisado por:
Figura: 23 Proceso de nómina propuesto Fuente: Investigación propia. Elaborado por: Guarochico, G. y Malagón, C.
5.2.3.3.6. Proceso contable propuesto La Auxiliar Contable es la única encargada de llevar la información contable de la empresa, es por ello que cada fin de mes se encarga de revisar cada uno de los documentos archivados y los ordena de acuerdo a su actividad. Además efectúa los cálculos de las provisiones y gastos devengados en el periodo para proceder a su registro en el sistema contable utilizando su respectivo código de acuerdo a la cuenta, estas son revisadas por la contadora externa que es la encargada de realizar los estados financieros de la empresa. La contadora externa revisa cuidadosamente los estados financieros efectuados, guarda la información para evitar cualquier pérdida y procede a imprimir los documentos para que sean firmados y puestos los respectivos sellos. Luego realiza un análisis de los resultados obtenidos durante el periodo económico de la empresa y envía los estados financieros a la auxiliar contable de la empresa para que sean archivados y cuente con la información necesaria sobre su situación económica.
80
EMPRESA FERRETRIPLEX ÁREA DE CONTABILIDAD OBJETIVO:
Elaborar un diagrama de flujo del proceso contable
RELEVAMIENTO: N°
DESCRIPCIÓN
ACT.
DOC. RESPONSABLE
0
Inicio
1
Revisar los documentos archivados
X
Auxiliar Contable
2
Ordenar los documentos
X
Auxiliar Contable
X
Auxiliar Contable
3 4 5
Efectúa cálculos de provisiones y gastos devengados en los periodos mensuales Registran transacciones en el sistema contable utilizando el código de las diferentes cuentas según su naturaleza Revisa que las transacciones sean registradas correctamente
X
X
Auxiliar Contable
X
Contadora Contadora
6
Verifica que el sistema haya mayorizado las transacciones
X
7
Realiza los Estados Financieros
X
8
Verifica que se encuentre correctamente
X
Contadora
9
Guarda la información
X
Contadora
10
Imprime los Estados Financieros
X
Contadora
11
Ponen sellos y firmas de quien lo realizó
X
12
Realiza un análisis de los resultados obtenidos
X
13
Archiva la información
14
FIN
X
X
Figura: 24 Proceso del sistema contable propuesto Fuente: Investigación propia. Elaborado por: Guarochico, G. y Malagón, C.
Contadora Contadora Contadora
Fuente:
Elaborado por:
Contadora
Supervisado por:
GRÁFICO
81
5.2.3.4. Políticas Para mejorar los procesos en las diferentes áreas de la empresa y que exista mayor control se han establecido las políticas que se detallan a continuación: 5.2.3.4.1. Compra
El encargado de bodega es el responsable del seguimiento a todo el proceso de compra, esto es, requisiciones de materiales, órdenes de compra, condiciones comerciales.
Verificar que se cumplan las órdenes de compra emitidas.
Los contratos y acuerdos de compra de cualquier naturaleza que comprometan a la empresa, sólo podrán ser firmados por la gerencia.
El responsable de las compras documentará todas las operaciones para satisfacer las necesidades fiscales de la empresa.
Las compras de materiales y suministros, serán realizadas siempre y cuando exista la necesidad y se elabore un formulario de requisición de compras.
Las órdenes de compra serán preparadas por una persona diferente a la que aprueba y a la que realiza los registros contables.
5.2.3.4.2. Pago de Nómina
Para la elaboración de las nóminas se tomará en cuenta la asistencia diaria de los empleados de acuerdo con el registro de puntualidad y asistencia establecida.
Los pagos de la nómina se la efectuarán a través cheques el último día de cada mes.
82
El comprobante de pago que se entrega al empleado deberá ser firmado y archivado como sustento de recibo para evidenciar el pago del sueldo.
5.2.3.4.3.
Almacenamiento
La mercadería debe ser recibida por el bodeguero designado.
Todos los documentos recibidos deben ser entregados a la auxiliar contable con su respectiva firma o sello de recibido.
Todo ingreso y salida de mercadería debe ser registrado en su respectivo kárdex.
El método promedio se utiliza para la elaboración de kárdex.
Se debe contabilizar por separado los productos que serán transformados.
Los productos destinados a ser trasformados se ubicarán en la bodega #2.
5.2.3.4.4.
Ventas
Las copias de las facturas deben ser entregadas a la auxiliar contable.
Los préstamos de mercaderías deben ser registrados con un comprobante de ingreso o egreso respectivamente.
Los productos transformados serán vendidos en medidas estándar.
5.2.3.5. Plan general de Cuentas El plan de cuentas se ha estructurado de acuerdo a las necesidades de información presente y futura de la empresa, para lo cual se ha elaborado tomando en cuenta los objetivos y metas de la empresa. A continuación se presentan las cuentas con su respectivo código:
83
PLAN GENERAL DE CUENTAS CÓDIGO
CUENTA
1
Activo
1.1.
Activos Corrientes
1.1.01
Efectivo y equivalente de efectivo
1.1.01.01
Caja
1.1.01.02
Bancos
1.1.02
Cuentas por cobrar
1.1.02.01
Cuentas por cobrar comerciales
1.1.02.02
Cuentas por cobrar a empleados
1.1.02.03
Provisión cuentas incobrables
1.1.03
Inventarios
1.1.03.01
Mercadería
1.1.03.02
Productos transformados
1.1.03.03
Inventario suministros de oficina
1.1.04
Crédito Fiscal
1.1.04.01
IVA Crédito Tributario
1.1.05
Impuesto Retención en la Fuente
1.1.05.01
Retención Fuente 30%
1.1.05.02
Retención Fuente 70%
1.1.05.03
Retención Fuente 100%
1.1.06
Prepagados
1.1.06.01
Sueldos pagados por anticipado
1.2.
Activos no corrientes
1.2.01
Propiedad, Planta y Equipo
1.2.01.01
Muebles y Enseres
1.2.01.02
Equipo de cómputo
1.2.01.03
Edificio
1.2.01.99
Depreciación Acumulada
2
Pasivo
2.1.
Pasivos Corrientes
2.1.01
Cuentas por pagar
2.1.01.01
Proveedores
2.1.01.02
Sueldos por pagar
2.1.01.03
Préstamo de mercadería
2.2.
Pasivos no corrientes
2.2.01
Cuentas por pagar a largo plazo
2.2.01.01
Deuda a largo plazo
84
3
Patrimonio
3.1.
Capital
3.1.01
Capital Pagado
3.1.01.01
Capital Social
3.2.
Reservas
3.2.01
Reservas
3.2.01.01
Reserva Legal
3.3.
Resultados
3.3.01.
Utilidad/Pérdida del Ejercicio
3.3.01.01
Utilidad/Pérdida del Ejercicio
4
Ingresos
4.1.
Ingresos operacionales
4.1.01.
Ventas
4.1.01.01
Ventas de mercadería
5
Costos
5.1.
Costos operacionales
5.1.01
Costo de Ventas
5.1.01.01
Costo de ventas
6
Gastos
6.1.
Gastos operacionales
6.1.01.
Gastos Administrativos
6.1.01.01
Sueldos
6.1.01.02
Gastos Suministros y Materiales
6.1.01.03
Gastos Depreciación de Activos Fijos
6.1.02
Gastos de Ventas
6.2.
Gastos no Operacionales
6.2.01.
Gastos Financieros
Figura: 25 Plan General de Cuentas Fuente: Investigación. Sto. Dgo. (2015) Elaborado por: Guarochico, G. y Malagón, C.
5.2.3.6. Manual de cuentas Con la finalidad de que las cuentas sean utilizadas adecuadamente y los saldos sean ubicados de acuerdo a las transacciones que se registren como ingresos o egresos para la empresa se propone un manual de cuentas con el cual el funcionario encargado de realizar las transacciones pueda realizar los registros correctamente.
85
MANUAL DE CUENTAS
CÓDIGO
1
1.1.
1.1.01
1.1.01.01
1.1.01.02
1.1.02
CUENTA
REPRESENTA
SALDO DEUDOR
SALDO ACREEDOR
Activo
Es un recurso controlado por la entidad como resultado de sucesos pasados, del que la entidad espera obtener, en el futuro, beneficios económicos.
Activos Corrientes
Son aquellos activos que se espera vender, consumir o realizar en el ciclo normal de explotación, que con carácter general no excederá de un año, así como otros activos cuyo vencimiento, enajenación o realización se espera que se realice en el plazo máximo de un año.
Efectivo y equivalente de efectivo
El efectivo comprende tanto la caja como los depósitos bancarios a la vista. Los equivalentes al efectivo son inversiones a corto plazo de gran liquidez, que son fácilmente convertibles en importes determinados de efectivo, estando sujetos a un riesgo poco significativo de cambios en su valor
Caja
Dinero en efectivo
Disponible en caja efectivo
Por salidas de dinero
Dinero disponible en la cuenta corriente
Emisión de giros, cheques, notas de débitos del Banco, cargos bancarios efectuados por el banco como comisiones, impuestos y cualquier otra forma de pago que signifique un egreso de dicha cuenta.
Bancos
Dinero en cuenta corriente
Cuentas por cobrar
Comprende las deudas pendientes de cobro, pre-venta a crédito y debe efectivizarse dentro del corto plazo.
Cuentas por 1.1.02.01 cobrar comerciales
Deudas que les han sido aceptadas sin documentos. Saldo Deudor
Deudas pendientes
Cancelaciones que les han aceptado o castigos.
Cuentas por 1.1.02.02 cobrar a empleados
Registra el movimiento de los anticipos realizados a los empleados y los descuentos que se efectivizan al momento de pagar los sueldos. Saldo Deudor
Deudas pendientes de cobro
Cancelaciones que los empleados han aceptado o castigos
86
CÓDIGO
CUENTA
1.1.02.03 Provisión cuentas incobrables
1.1.03
Inventarios
REPRESENTA
SALDO DEUDOR
SALDO ACREEDOR
Reserva de créditos incobrables, esta provisión permitirá cubrir la eventualidad de incobrabilidad de créditos pendientes de cobro propio del giro normal de negocio. Saldo Deudor
Por los montos que se han considerado dar de baja
Para ajustar los valores estimados como incobrables
Son activos poseídos para ser vendidos en el curso normal de la explotación; en proceso de producción de cara a esa venta; o en forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de producción o en el suministro de servicios.
Todo lo que se adquiere con el ánimo de venderse y obtener utilidades. Saldo Deudor
Compras notas de débitos devoluciones de venta
Ventas a precio costo, notas créditos devoluciones compras
de de y de
1.1.03.02 Productos transformados
Materiales que van serán utilizados para ser vendidos en diferentes unidades de medida. Saldo Deudor
Compras notas de débitos devoluciones de venta
Ventas a precio costo, notas créditos devoluciones compras
de de y de
Inventario 1.1.03.03 suministros de oficina
Materiales que por naturaleza no forman parte de los inventarios y sirven para la administración y el mantenimiento de los bienes de la empresa. Saldo Deudor
Por la compra realizada o gasto
Ajustes y cierre del periodo
1.1.03.01
1.1.04
Mercadería
Crédito Fiscal
1.1.04.01 IVA Crédito Tributario
1.1.05
1.1.06
Impuesto Retención en la Fuente
Prepagados
El monto que la empresa ha pagado en concepto de impuestos al adquirir un producto o insumo y que puede deducirlo ante el Estado al momento de realizar una reventa.
Corresponde incluir en este rubro el crédito fiscal neto, por concepto al Valor Agregado (IVA).
Con los impuestos compensados en el débito fiscal, ajuste o devolución por compras
Impuestos pendientes recuperar
de
Es un mecanismo de recaudo anticipado de un impuesto, para cada impuesto hay retención. Hay retención en la fuente para el impuesto de renta, el impuesto de IVA Desembolsos que en forma anticipada que se realizan por servicios que serán recibidos en el futuro o que se van consumiendo a medida que transcurre el tiempo
87
CÓDIGO
CUENTA
1.1.06.01 Sueldos pagados por anticipado
1.2.
1.2.01
Activos no corrientes
REPRESENTA
SALDO DEUDOR
SALDO ACREEDOR
Remuneración que se entrega a los trabajadores en forma anticipada. Saldo Deudor
Pago a trabajadores a cuenta de sus remuneraciones
Por descuento del anticipo según la liquidación de la remuneración
Incluye activos tangibles, intangibles y financieros que por su naturaleza son a largo plazo.
Son activos tangibles que posee una empresa para su uso en la producción o Propiedad, suministro de bienes y servicios, para arrendarlos a terceros o para propósitos Planta y Equipo administrativos, y se esperan usar durante más de un período económico.
1.2.01.01 Muebles y Enseres
Muebles y equipos de oficina al servicio de la empresa. Saldo Deudor
Compras realizadas o donaciones recibidas
Venta realizada, donaciones o baja de activos
1.2.01.02 Equipo de cómputo
Equipos de computación con que cuenta la empresa. Saldo Deudor
Compra equipo
Baja del equipo o venta del mismo
2
Pasivo
Es una obligación presente de la entidad, surgida a raíz de sucesos pasados, al vencimiento de la cual, y para cancelarla, la entidad espera desprenderse de recursos que incorporan beneficios económicos
2.1.
Pasivos Corrientes
Son bienes que la empresa espera cancelar en su ciclo normal de explotación; mantiene el pasivo principalmente con fines de negociación; debe liquidarse dentro de los doce meses siguientes a la fecha del ejercicio sobre el que se informa; o la entidad no tiene un derecho incondicional para aplazar la cancelación del pasivo durante, al menos, los doce meses siguientes a la fecha del ejercicio sobre el que se informa.
2.1.01
Cuentas por pagar
Consiste en una deuda contraída por la empresa relacionada directamente con la actividad económica de la empresa
de
un
2.1.01.01 Proveedores
Obligaciones no documentadas provenientes exclusivamente de las operaciones comerciales de la empresa. Saldo Acreedor
Se carga con los pagos efectuados
Por deudas que se han aceptado y documentos registrados en existencias
2.1.01.02 Sueldos por pagar
Remuneraciones devengadas que no han sido abonados por lo tanto están pendientes de pagos. Saldo Acreedor
Se carga con los pagos efectuados
Por sueldos que no han sido cancelados a los trabajadores
2.2.
2.2.01
Pasivos no corrientes
Son las deudas contraídas por la entidad, cuyo pago debe realizarse en un período mayor a doce meses.
Cuentas por pagar a largo plazo
Importes adeudados por una empresa, por las compras de materiales, servicios o insumos a crédito que no tienen lugar dentro del periodo fiscal del balance general
88
CÓDIGO
CUENTA
REPRESENTA
SALDO DEUDOR
SALDO ACREEDOR
Se carga con los pagos efectuados.
Por los documentos pendientes de pago a terceros cuyo vencimiento es superior a un año.
2.2.01.01 Deuda a largo plazo
Préstamos o cuestiones crediticias que el negocio no tiene que pagar dentro del año del balance general. Saldo Acreedor
3
Patrimonio
Patrimonio es la parte residual de los activos de la entidad, una vez deducidos todos sus pasivos
Capital
Dinero que puede servir para la adquisición de materiales o maquinarias necesarias que permitan el desarrollo normal del negocio.
Capital Pagado
Capital social, que se encuentra suscrito, pero además ya ha sido aportado.
3.1. 3.1.01
Disminución del capital social suscrito en efectivo o en bienes de la empresa
Por aportes efectivo, bienes servicios para constitución de empresa
en o la la
3.1.01.01 Capital Social
Parte de los bienes aportados por el propietario o próximos accionistas. Saldo Acreedor
3.2.
Reservas
Beneficios obtenidos por la empresa y que no han sido distribuidos entre sus propietarios.
3.2.01
Reservas
Parte de los fondos propios de una empresa y su finalidad es poder hacer frente a obligaciones con terceros que pudieran presentarse inmediatamente.
3.2.01.01 Reserva Legal
3.3.
3.3.01.
Resultados
Registra el aumento de las reservas para efectos de cumplimiento de la ley de Sociedad Mercantiles que Importe de las exige reservar un 5% de la utilidad pérdidas causadas generada durante el ejercicio hasta del ejercicio. llegar a un 20% del capital, con el fin de afrontar futuras pérdidas.
Por el importe de la creación de la reserva. Por el importe de los aumentos de la reserva.
La utilidad o pérdida obtenida en un periodo determinado, por actividades ordinarias y extraordinarias.
Utilidad/Pérdida Parte de las utilidades retenidas pendientes de aplicar; lo que la empresa gana o pierde dentro de un período. del Ejercicio
3.3.01.01 Utilidad/Pérdida del Ejercicio
Cuenta Puente para generar los asientos de cierre. Saldo deudor o acreedor.
4
Ingresos
Corresponde a todos los ingresos por concepto de bienes y servicios proporcionados por la empresa durante el periodo
4.1.
Ventas
Se registra los ingresos por venta de mercadería
Cuando déficit
hay
Cuando superávit
hay
89
CÓDIGO 5
5.1.
5.1.01
CUENTA
REPRESENTA
SALDO DEUDOR SALDO ACREEDOR
Costos
Un valor, un resultado, cuya magnitud depende de la cantidad de recurso que se utilice en la producción/adquisición del bien o el servicio.
Costo de Ventas
El valor en que se ha incurrido para producir o comprar un bien el cual será vendido. Por venta de mercadería
Por devoluciones de mercaderías vendidas
Costo de ventas
Costo de la mercadería
Gastos
Controla los gastos o desembolsos realizados: por compras, gasto de personal, gastos administrativos, gastos de ventas, gastos financieros y otros que sean necesarios para el giro normal del negocio
6.1.
Gastos operacionales
El dinero que la empresa debe desembolsar en concepto del desarrollo normal de sus actividades
6.1.01.
Todos los gastos necesarios administrar, los mismo que servirán para ejecutar las Gastos Administrativos actividades de dirigir el negocio.
6
6.1.01.01 Sueldos
Representa los gastos por concepto de remuneraciones que efectúa la empresa. Se incluyen en esta cuenta todos los relacionados con los pagos al personal por la prestación de servicios en virtud de un contrato de trabajo. Por lo tanto, esta cuenta resume los conceptos de haberes totales, horas extras. También se incluye en esta cuenta los gastos por competo de honorarios.
Se carga con la centralización de las remuneraciones mensuales. También se carga con el asiento de centralización del libo de compras por los comprobantes registrados en el periodo mensual.
Con el asiento de cierre de las cuentas de gasto de cada periodo: Además se debe abonar regularizaciones o anulaciones de valores imputados erróneamente a la cuenta
6.1.02
Gastos de Ventas
Todos los gastos necesarios para generar la venta de los diferentes productos ya sean estos: arriendos, seguros, publicidad
6.2.
Gastos no Operacionales
El valor de los gastos causados durante el período, en la ejecución de diversas transacciones con el objeto de obtener recursos para el cumplimiento de las actividades del ente económico o solucionar dificultades momentáneas de fondos.
6.2.01.
Gastos Financieros
Corresponde a los gastos incurridos por la empresa en la obtención de recursos financieros sea cual fuera su origen
Figura: 26 Manual de Cuentas Fuente: Investigación propia. Elaborado por: Guarochico, G. y Malagón, C
90
5.2.4. Establecer informes financieros que permitan la toma de decisiones empresariales. A continuación se presenta los formatos que deberían ser utilizados para que exista mayor control e información confiable para la toma de decisiones. 5.2.4.1. Documentos fuentes 5.2.4.1.1. Kárdex Es importante el manejo de las tarjetas kárdex para el control del inventario por parte de la empresa ya que permitirá conocer las existencias diarias y saldos al finalizar el período. Como referencia se ha registrado los movimientos de dos productos que comercializa la empresa (ver anexos N. 6 y 7), a continuación se ha planteado el siguiente formato:
Artículo:
Existencias Mín.:
Método:
Existencias Máx.:
Unidad de medida:
Código:
Ubicación: ENTRADAS FECHA
SALIDAS
EXISTENCIAS
DETALLE CANT P.UNIT TOTAL
Figura: 27 Tarjeta Kárdex Fuente: Investigación. Sto. Dgo. (2015) Elaborado por: Guarochico, G. y Malagón, C.
CANT
P.UNIT
TOTAL CANT P.UNIT TOTAL
91
5.2.4.1.2. Comprobante de ingreso de mercadería Considerada una de las principales cuentas dentro de la empresa, ya que representa el inventario disponible que ésta posee, debido a la rotación diaria que tiene, se recomienda tener un medio de control adecuado que permita el manejo estricto de la mercadería. Para lograr este control se manejarán los comprobantes de Ingreso y Egreso, los mismos que deben seguir una secuencia numérica para registrar los préstamos de productos.
COMPROBANTE DE INGRESO No. VALOR CIUDAD Y FECHA RECIBIDO DE: CANTIDAD
PRODUCTO
VALOR UNITARIO
VALOR TOTAL
LA SUMA EN LETRAS: ELABORADO
APROBADO
CONTABILIZADO
FIRMA Y SELLO DEL BENEFICIARIO
Figura: 28 Comprobante de Ingreso Fuente: Investigación propia. Elaborado por: Guarochico, G. y Malagón, C.
5.2.4.1.3. Comprobante de egreso COMPROBANTE DE EGRESO No. VALOR CIUDAD Y FECHA RECIBIDO DE: CANTIDAD
PRODUCTO
VALOR UNITARIO
VALOR TOTAL
LA SUMA EN LETRAS: ELABORADO
APROBADO
Figura: 29 Comprobante de Egreso Fuente: Investigación propia. Elaborado por: Guarochico, G. y Malagón, C.
CONTABILIZADO
FIRMA Y SELLO DEL BENEFICIARIO
92
5.2.4.1.4. Orden de compra El procedimiento de compra de materiales iniciará con la utilización de la Orden de Compra, la misma que es elaborada y revisada por Bodega y posteriormente autorizada por la Gerente de la empresa. El formato a utilizarse es el siguiente:
NO. ORDEN: FECHA DE ENVÍO AL PROVEEDOR: PROVEEDOR: REPRESENTANTE: TELÉFONO: No.
FECHA DE ENTREGA:
DESCRIPCIÓN DE LOS CÓDIGO CANTIDAD BIENES O INSUMOS
UNIDAD
PRECIO UNITARIO
TOTAL
SUB-TOTAL $ IVA 12 % $ IVA 0% TOTAL $
-
VALOR EN LETRA: OBSERVACIONES: ENTREGAR EN:
ELABORADO Y REVISADO POR:
FECHA DE RECEPCIÓN:
AUTORIZADO POR:
Figura: 30 Orden de compra Fuente: Investigación propia. Elaborado por: Guarochico, G. y Malagón, C
5.2.4.2. Esquema de registros y estados financieros para la empresa Ferretriplex Con el propósito de que existan mayor control dentro de la empresa se propone los siguientes registros y estados financieros con los que se debería contar para que de esta manera la gerente tenga conocimiento de las transacciones que se realizan, ya sean ingresos o salidas de mercadería, efectivo, entre otros; además que la elaboración de los estados financieros o conocimiento de los estados por parte de la gerente, le permitirá tomar decisiones adecuadas conociendo la situación financiera de la empresa.
93
5.2.4.2.1. Libro Diario Se registran las diferentes transacciones que ocurren en el periodo contable de la empresa, para cada transacción que sea registrada debe contar con un respectivo comprobante de justificación. FERRETRIPLEX LIBRO DIARIO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 20XX DETALLE PARCIAL DEBE
FECHA
GERENTE
HABER
CONTADOR
Figura: 31 Formato de Libro Diario Fuente: Investigación propia. Elaborado por: Guarochico, G. y Malagón, C.
5.2.4.2.2. Mayorización Los libros mayores permiten identificar fácilmente el comportamiento individual de cada cuenta que está registrada en el libro diario y constituyen la organización de saldos de cada una de las cuentas que se necesite conocer. FERRETRIPLEX MAYORIZACIÓN DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 20XX Cuenta: Fecha
No.
Detalle
SUMAS TOTALES Figura: 32 Formato Libro Mayor Fuente: Investigación propia. Elaborado por: Guarochico, G. y Malagón, C.
DEBE
0.00
HABER
0.00
SALDO
0.00
94
5.2.4.2.3. Estado de Resultados Integral A través de este estado se puede conocer si la empresa tiene utilidades o pérdidas al final de un ejercicio contable.
FERRETRIPLEX ESTADO DE RESULTADOS INTEGRAL DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 20XX
INGRESOS Ingresos Operacionales
xxx
Ventas Netas
xxx
(-) Costos de Ventas
(xxx)
Utilidad Operacional
xxx
(-) GASTOS Gastos Operacionales
xxx
Gastos de Venta
xxx
Gastos Administrativos
xxx
Otros Gastos operativos
xxx
Gastos Financieros
xxx
Total Gastos
(xxx)
Otros ingresos operativos
xxx
Ingresos Financieros
xxx
Total de Ingresos
xxx
Utilidad antes de participación de empleados
xxx
15% Participación de empleados en la utilidades
(xxx)
Impuesto a la Renta
(xxx)
RESULTADOS DEL EJERCICIO
xxx
GERENTE Figura: 33 Formato de Estado de Resultados Fuente: Investigación propia. Elaborado por: Guarochico, G. y Malagón, C.
CONTADOR
95
5.2.4.2.4. Estado de Situación Financiera Este estado permite realizar un resumen global de las cuentas en un periodo económico reflejando los saldos finales de los activos, pasivos y patrimonio. FERRETRIPLEX ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA AL 31 DE DICIEMBRE DEL 20XX
ACTIVOS ACTIVO CORRIENTE
xxx
Efectivo y equivalente de efectivo
xxx
Cuentas por cobrar clientes
xxx
Inventarios
xxx
Otras cuentas por cobrar
xxx
ACTIVOS NO CORRIENTES
xxx
Propiedad, planta y equipo
xxx
(-) Depreciación acumulada Activos fijos
xxx
Otros activos
xxx
TOTAL ACTIVOS
xxx
PASIVOS PASIVO CORRIENTE
xxx
Proveedores
xxx
Sueldos y beneficios sociales
xxx
PASIVO NO CORRIENTE Deuda a largo plazo
xxx xxx
TOTAL PASIVO
xxx
PATRIMONIO Capital social
xxx
Reserva legal
xxx
Utilidades / pérdidas acumuladas
xxx
Utilidad / pérdida del ejercicio
xxx
TOTAL PATRIMONIO
xxx
TOTAL PASIVO + PATRIMONIO
xxx
GERENTE
Figura: 34 Formato de Estado de Situación Financiera Fuente: Investigación propia. Elaborado por: Guarochico, G. y Malagón, C.
CONTADOR
96
5.2.4.2.5. Estado de Flujo de Efectivo Este estado muestra la utilización de los activos monetarios que representan efectivo y otras actividades de inversión y financiamiento para conocer las variaciones que se dan de un periodo a otro y conocer la liquidez de la empresa. FERRETRIPLEX ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO POR EL MÉTODO DIRECTO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 20XX
Flujos de efectivo en actividades operativas:
xxx
Efectivo recibido clientes
xxx
Efectivo pagado a proveedores y empleados
(xxx)
Efectivo proveniente de operaciones
xxx
Intereses recibidos
xxx
Dividendos recibidos
xxx
Intereses pagados
(xxx)
Impuesto a la renta
(xxx)
Flujos de efectivo antes de la partida extraordinaria
xxx
Ingresos por liquidación del seguro contra terremoto
xxx
Efectivo neto proveniente de actividades operativas
xxx
Flujos de efectivo en actividades de inversión: Adquisición de subsidiaria x, neto del efectivo adquirido
(xxx)
Adquisición de propiedades, planta y equipo
(xxx)
Producto de venta de equipo
xxx
Efectivo neto usado en actividades de inversión
(xxx)
Flujos de efectivo en actividades de financiamiento: Emisión de acciones
xxx
Préstamos a largo plazo
xxx
Pago de pasivos por arrendamiento financiero
(xxx)
Dividendos pagados
(xxx)
Efectivo neto usado en actividades de financiamiento
(xxx)
Aumento neto en efectivo y sus equivalentes
xxx
Efectivo y sus equivalentes al principio del período
xxx
Efectivo y sus equivalentes al final del período
xxx
GERENTE
Figura: 35 Formato del Estado de Flujo de Efectivo Fuente: Investigación propia. Elaborado por: Guarochico, G. y Malagón, C.
CONTADOR
97
5.2.4.2.6. Estado de cambios en el patrimonio Reflejan los movimientos ocurridos en el patrimonio neto de la empresa en un periodo contable, muestra las variaciones que sufren los diferentes elementos que conforman el patrimonio.
FERRETRIPLEX ESTADO DE CAMBIOS DEL PATRIMONIO DEL 1 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE 20XX
Concepto
Capital Social
Aporte Futuras Capitalizaciones
Reserva Legal
Utilidades Retenidas
Totales
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
xxx
Saldos Iniciales Utilidad neta del Ejercicio Capitalización de Aportes Apropiación de Reserva TOTALES
xxx
GERENTE
xxx
xxx
(xxx)
xxx
xxx
xxx
CONTADOR
Figura: 36 Formato de Cambios en el Patrimonio Fuente: Investigación propia. Elaborado por: Guarochico, G. y Malagón, C.
5.2.4.3. Software Contable El Software Contable es una herramienta usada para el adecuado manejo de programas contables y para llevar información más oportuna y confiable; es por ello que la empresa debe adquirir el programa contable que más beneficios le brinde de acuerdo a las actividades que desarrolla en su ámbito.
98
A continuación se detalla el programa contable que podría ser utilizado para el registro de los movimientos de la empresa para optimizar el tiempo:
3ap Factincon Características
Ambiente grafico de Windows
De fácil uso e intuitivo
Trabajo Multi-Usuario
Base de datos confiable
Actualizaciones constantes
Lleva un control de:
Clientes, proveedores y empleados
Productos y Kárdex
Facturación de venta y compra
Retenciones recibidas y realizadas
Cuentas por cobrar y pagar
NC y ND de clientes y proveedores
Asientos contables, balances
Figura 37 Sistema Contable 3ap Factincon Fuente: Investigación propia. Elaborado por: Guarochico, G. y Malagón, C.
5.2.4.4. Estados Financieros propuestos En base a información y datos estimados que han sido proporcionados por la gerente de la empresa, se ha elaborado los estados financieros que deberían ser presentados con la finalidad que se pueda realizar un análisis de cada una de las cuentas a través de indicadores financieros.
99
Tabla 5 Estado de Resultados Integral
FERRETRIPLEX ESTADO DE RESULTADOS INTEGRAL DEL 1 DE ENERO AL 31 DE MARZO DEL 2015
INGRESOS Ingresos Operacionales Ventas Netas
18.987,36
(-) Costos de Ventas
(12.341,78)
Utilidad Operacional
6.645,58
(-) GASTOS Gastos Operacionales
4863,75 2739,75
Gastos de Venta Gastos sueldos
2250
Gasto publicidad
489,75
Gastos Administrativos
2.124,00
Gasto Sueldos Otros gastos operacionales Servicios Bรกsicos
2.124,00
Gasto Depreciaciรณn
432,01 210,54 221,47
Gastos Financieros Total Gastos
(5295,76)
UTILIDAD DEL EJERCICIO
1.349,82
GERENTE
Fuente: Investigaciรณn propia. Elaborado por: Guarochico, G. y Malagรณn, C.
CONTADOR
100
Tabla 6 Estado de Situación Financiera FERRETRIPLEX ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA AL 31 DE MARZO DEL 2015 ACTIVOS ACTIVO CORRIENTE Efectivo y equivalente de efectivo Cuentas por cobrar clientes Inventarios Suministros de oficina Cuentas por cobrar comerciales ACTIVOS NO CORRIENTES Propiedad, planta y equipo Edificio (-) Depreciación acumulada Muebles y enseres (-) Depreciación acumulada Equipo de cómputo (-) Depreciación acumulada
57.623,60 12.600,80 1.836,58 42.700,27 55,45 430,50 26.132,96 21.786,00 (272,33) 3.118,80 (77,97) 1721,96 (143,50)
TOTAL ACTIVOS PASIVOS PASIVO CORRIENTE Proveedores
83.756,56
25.493,64
TOTAL PASIVO
25.493,64
PATRIMONIO CAPITAL Capital social Utilidades / pérdidas acumuladas Utilidades del ejercicio
36.616,75 20296,35 1349,82
TOTAL PATRIMONIO
58.262,92
TOTAL PASIVO + PATRIMONIO
83.756,56
GERENTE Fuente: Investigación propia. Elaborado por: Guarochico, G. y Malagón, C.
CONTADOR
101
5.2.4.5. Indicadores Financieros Los indicadores financieros son el producto de establecer resultados numéricos basados en relacionar dos cifras o cuentas bien sea del Balance General y/o del Estado de Pérdidas y Ganancias y permite emitir un diagnóstico financiero que nos son útiles en las proyecciones financieras de la empresa. Tabla 7 Indicadores Financieros FERRETRIPLEX DEL 1 DE ENERO AL 31 DE MARZO DEL 2015 INDICADORES
FÓRMULA
RESOLUCIÓN
RESULTADO
Activo Corriente Pasivo Corriente
57.623,60 25.493,64
2,26
Activo Corriente – Inventarios Pasivo Corriente
57.623,60-42.700,27 25.493,64
0,59
LIQUIDEZ Liquidez Corriente Prueba Ácida
SOLVENCIA Endeudamiento del Activo
Pasivo Total Activo Total
25.493,64 83.756,56
0,30
Endeudamiento Patrimonial
Pasivo Total Patrimonio
25.493,64 58.262,92
0,44
Apalancamiento
Activo Total Patrimonio
83.756,56 58.262,92
1,44
Utilidad Neta Activo Total
1.349,82 83.756,56
0,02
Ventas Netas – Costo de Ventas Ventas
18.987,36-12.341,78 18.987,36
0,35
Rentabilidad Neta de Ventas
Utilidad Neta Ventas
1.349,82 18.987,36
0,07
Rentabilidad Financiera
Utilidad Neta Patrimonio
1.349,82 58.262,92
0,02
RENTABILIDAD Rentabilidad Neta del Activo Margen Bruto
Fuente: Investigación propia. Elaborado por: Guarochico, G. y Malagón, C.
102
Análisis de los indicadores financieros •
Por cada dólar que la empresa Ferretriplex tiene de deuda, cuenta con 2,26 dólares para cubrir o respaldar la misma.
•
Para el mes de marzo del 2015 la empresa no cuenta con el dinero suficiente para cubrir sus obligaciones, debido a que cuenta con 0,59 ctvs. para cubrir cada dólar de deuda, por lo tanto, la empresa depende de los inventarios.
•
La empresa tiene el 30% de participación de los acreedores o proveedores sobre sus bienes, es decir que utiliza más capital que pasivos para financiar sus activos.
•
Se puede llegar a la conclusión de que la empresa tiene comprometido el 44% de su patrimonio con sus acreedores.
•
Por cada dólar que la propietaria invierte, el negocio requiere de 1,44 dólares de activos y por lo tanto se ha obtenido 0,44 ctvs. de financiamiento externo.
•
Los activos generaron una rentabilidad del 2% durante los tres primeros meses del año 2015.
•
La rentabilidad de la empresa respecto a las ventas una vez deducido el costo de ventas, corresponde al 35% para cubrir los gastos operacionales.
•
La utilidad obtenida luego de deducir costos y gastos es del 7%, lo que indica que los procedimientos que se realizan en la empresa no son los adecuados por lo que debería ser mejorados, además se deberían reducir los gastos e implementar estrategias de ventas.
•
La rentabilidad neta obtenida por los propietarios de la empresa es del 2%, es decir que por cada dólar invertido tienen una ganancia de 0,02 ctvs.
103
5.2.4.6. Indicadores de gestión de actividades Son los que establecen el nivel de eficacia y eficiencia facilitando la medición de las actividades con la cual la administración de la empresa maneja los recursos y la recuperación de los mismos. Los indicadores que se han considerado más importantes dentro del trabajo de titulación son los siguientes: 5.2.4.6.1. Ambiente de Control Los empleados no tienen claro las funciones y cargos que deben desempeñar, lo que ocasiona que realicen otras actividades que pueden perjudicar al funcionamiento de la empresa. Con el fin de que cada empleado realice una actividad específica se debe implementar la descripción de cargos y funciones para tener un mejor control y el resultado obtenido indicará el porcentaje de empleados que ya tienen asignadas las funciones.
Descripción de funciones =
Personal con funciones asignadas ∗ 100% Total de personal
5.2.4.6.2. Establecimiento de objetivos La empresa establece objetivos que le ayuden a conocer que tan eficaz ha sido en lograr cumplir cada uno de ellos, por eso debe evaluar cada objetivo al final de cada periodo. Los resultados permitirán conocer si los objetivos han sido cumplidos, caso contrario se debe identificar las razones que impidieron su cumplimiento.
Cumplimiento de objetivos =
Objetivos cumplidos ∗ 100% Objetivos establecidos
104
5.2.4.6.3. Identificación de eventos La empresa debe identificar los eventos que podrían ocurrir y clasificarlos según el impacto que pueden tener para dar una respuesta con mayor facilidad aprovechando las oportunidades y evitando las amenazas.
Clasificación de eventos =
Eventos de gran impacto ∗ 100% Total de eventos identificados
5.2.4.6.4. Evaluación de riesgos Los productos no son vendidos en las mismas unidades de medidas que llegan a la empresa por esta razón realizan la transformación de los mismos para poder cubrirlas necesidades del cliente. La empresa debería separar los productos que van a ser destinados a transformación y establecer una medida estándar para ser vendidos.
Productos transformados =
Utilidad por transformación =
Total de productos tranformados ∗ 100% Total de mercadería para la venta Ventas realizadas por tranformación ∗ 100% Total de ventas
Los resultados indican el porcentaje de los productos que han sufrido transformación y se han vendido teniendo así una utilidad a favor de la empresa. 5.2.4.6.5. Respuesta a los riegos La empresa no utiliza una orden de compra para realizar sus pedidos lo que impide tener un control sobre la mercadería que ingresa a bodega ocasionando que se desconozca sus saldos reales en inventarios.
105
La empresa debe realizar este documento para cada pedido y tener un respaldo de los productos que se cuenta en inventarios.
Orden de compra utilizadas =
Ordenes de compra realizadas ∗ 100% Total de compras realizadas
5.2.4.6.6. Actividades de Control El personal no tiene conocimiento de las políticas sugeridas a la empresa por ello deben darse a conocer para asegurar su cumplimiento.
Politicas establecidas =
Personal que conoce las politicas ∗ 100% Total de personal
Mediante este indicador se puede conocer el porcentaje de los empleados que la empresa a comunicado sobre las políticas establecidas. 5.2.4.6.7. Información y Comunicación La empresa no cuenta con una estructura organizacional bien establecida por esta razón los empleados no saben con quién debe comunicarse cuando se presenta algún inconveniente. Por ello se implementó un organigrama para que los empleados tengan mayor facilidad de comunicación e información a las personas adecuadas.
Organigrama de la empresa =
Personal que conoce el organigrama ∗ 100% Total de personal
5.2.4.6.8. Supervisión y Comunicación La empresa no tiene codificada la mercadería por lo que dificulta al momento de saber los saldos en inventarios por esta razón los productos no se encuentran inventariados. Se debe establecer un código para cada producto que facilite su reconocimiento.
106
Mercadería con código =
Mercadería condificada ∗ 100% Total de mercadería
El resultado de este indicador muestra el porcentaje de la mercadería que tiene un código para su fácil reconocimiento. 5.2.5. Carta de impacto Una vez culminada la propuesta de DESARROLLO DEL DISEÑO DE UN SISTEMA CONTABLE PARA LA MEJORA DE LA INFORMACIÓN FINANCIERA PARA LA EMPRESA FERRETRIPLEX, EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO PARA EL PERIODO 2015.; esta fue analizada y presentada a la Lic. Lucia de Lourdes Jiménez Alemán propietaria de la empresa, quien hizo la entrega de un documento denominado carta de impacto, donde se valida el trabajo de titulación realizado por las señoritas: Gabriela Guarochico y Carolina Malagón. Este documento comunica los beneficios que tiene la implementación para mejorar los procesos que se desarrollan en la empresa y ayuda a los empleados a conocer de manera clara cada una de las funciones a desarrollar. La implementación de la propuesta genera un impacto positivo para la empresa, lo cual se puede evidenciar en el anexo N. 2
107
5.3. Conclusiones
De la investigación realizada se ha determinado que la empresa no cuenta con un manual de funciones, políticas y procedimientos idóneos que permitan llevar un control adecuado de las actividades que se realizan, lo que ocasiona que no exista la debida organización en la ejecución de los procesos y se incurra en pérdidas.
El mayor riesgo se ha presentado en el proceso de inventario, debido a que llevan un desarrollo empírico de sus operaciones, es decir no conocen las existencias reales, lo que provoca que en algunas ocasiones se adquiera mercadería en exceso y en otras se pierdan clientes por no contar con el producto solicitado.
Debido a la falta de control al momento de realizar la transformación de las unidades de medida de los productos, existen sobrantes o desperdicios de mercadería por lo que la empresa incurre en pérdidas.
La empresa no cuenta con un sistema contable, que permitan llevar el registro de las transacciones que se realizan, lo que ocasiona que no se obtenga la información necesaria para la elaboración de los estados financieros.
Al no elaborar los estados financieros no se conoce la situación económica de la empresa y no pueden realizar una comparación de las variaciones relevantes que han tenido los saldos en años anteriores, por lo que no pueden tomar decisiones adecuadas que contribuyan a su mejora.
108
5.4. Recomendaciones
Establecer y comunicar las funciones, políticas y procedimientos que permitan tener un mejor control en cada una de las áreas al momento de ejecutar un proceso.
Elaborar tarjetas kádex para llevar un registro detallado de todos los productos que posee la empresa, que contribuyan obtener datos correctos en el valor actual de los mismos, a fin de evitar incurrir en errores por el mal uso de información.
Almacenar y contabilizar por separado los productos que van a ser destinados a la transformación con el fin de que puedan ser vendidos en medidas estándar.
Aplicar el sistema contable propuesto que permita el registro oportuno y automatizado de la información financiera, demostrando a través de los reportes la realidad económica de la empresa.
Presentar Estados Financieros mensuales y elaborar índices financieros que ayuden a la toma de decisiones oportuna por parte de la gerencia.
109
LISTA DE REFERENCIAS Bibliografía
Alcarría, J. (2009). Contabillidad Financiera I. Publicacions de la Universitat JAUME. Bernal, M. (2004). Contabilidad, Sistema y Gerencia. Caracas: Editorial CEC, S.A. Blanco, Y. (2012). Auditoría Integral normas y procedimientos. Bogotá: Ecoe Ediciones. Bravo, M. (2011). Contabilidad General. Ecuador: Escobar. Cuéllar, L., Vargas, H., & Castro, C. (2012). Contabilidad un Enfoque Practico. Colombia: Alfaomega Colombiana S.A. De Pablo López, A. (2010). Gestión Financiera. España: Centro de Estudios Ramón Areces S.A. Deniz, J. (2013). Conceptos Básicos de Contabilidad Financiera. Madrid: DELTA Publicaciones. Díaz, H. (2011). Contabilidad General: Enfoque práctico con aplicaciones informáticas. Colombia: Pearson Educación. Eduforma. (2013). Administración y Gestión: Contabilidad Básica. España: MAD, S.L. Escribano, M., & Jiménez, A. (2011). Anáilisis Contable y Financiero. Bogotá: Ediciones de la U. Estupiñán, R. (2012). Estados Financieos básicos bajo NIC/NIIF. Bogotá: ECOE Ediciones. Fierro, Á. (2011). Contabilidad General. Colombia: Ecoe Ediciones. Franklin, E. (2013). Auditoría Administrativa. Evaluación y diagnóstco empresarial. México: Pearson Educación. González, J. (2014). Manual de Fórmulas Financieras. Una herramienta para el mundo actual. Máxico: Alfaomega. Guajardo, G., & Andrade, N. (2014). Contabilidad Financiera. México: McGraw W-Hill Interanmericana Editores S.A. Hernández, S., Fernández, C., & Baptista, L. (2010). Metodológia de la Investigación. México: Interamericana Editores S.A. Label, W., De León, J., & Ramos, R. (2012). Contabilidad para no contadores: Una forma rápida y sencilla de entender la contabilidad. Bogotá: ECOE Ediciones.
110
Lara, E. (2014). Fundamentos de la Investigación: Un enfoque por competemcias. México: Alfaomega Grupo Editor S.A. López, D., Orta, M., & Sierra, L. (2012). Contabilidad y análisis financiero. Madrid: Pirámide. Mantilla, A. (2013). Auditoría del Control Interno. Bogotá: Ecoe Ediciones. Mantilla, S. (2013). EStándares/Normas Internacionales Financiera(IFRS/NIIF). Bogotá: Ecoe Ediciones.
de
Información
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Linkografía Real Academia Española . (2014). Diccionario de la lengua española. Recuperado el 17 de 11 de 2015, de http://www.rae.es/
111
GLOSARIO
Apalancamiento: Consiste en utilizar deuda para aumentar la cantidad de dinero que podemos destinar a una inversión. Congruencia: Conveniencia, coherencia, relación lógica. COSO: Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission, (Comité de Organizaciones Patrocinadoras de la Comisión de normas). ERM: Enterprice Risk Management, (Administración de los riesgos empresariales). FORESA: Forestación y Repoblación S.A. Liquidez: Capacidad que una empresa tiene de obtener dinero en efectivo y hacer frente a sus obligaciones de corto plazo. MAQSUM: Máquinas y Suministros Maqsum Cía. Ltda. Prueba Ácida: Es un índice financiero, que indica o mide la capacidad inmediata que se tiene para pagar las deudas u obligaciones a corto plazo. Ratios: Son razones que nos permiten analizar los aspectos favorables y desfavorables de la situación económica y financiera de una empresa. Rentabilidad: La condición de rentable y la capacidad de generar renta (beneficio, ganancia, provecho, utilidad). Solvencia: Capacidad para hacer frente a todos los compromisos financieros en el largo plazo.
112
ANEXOS Anexo N. 1 Entrevista a la Gerente de la empresa Ferretriplex
113
114 Anexo N. 2 Carta de Impacto
115 Anexo N. 3 Factura de la empresa
116 Anexo N. 4 RUC de la empresa
117 Anexo N. 5 Declaración del Impuesto a la Renta del mes de diciembre 2015 DECLARACIÓN DEL IMPUESTO A LA RENTA PERSONAS NATURALES Y SUCESIONES INDIVISAS OBLIGADAS A LLEVAR CONTABILIDAD
No.
93282853
FORMULARIO 102 RESOLUCIÓN N° NAC-DGERCGC13-00881
100 IDENTIFICACIÓN DE LA DECLARACIÓN 102
No. DE FORMULARIO QUE SUSTITUYE
104
2014
AÑO
No. DE EMPLEADOS EN RELACIÓN DE DEPENDENCIA
105
200 IDENTIFICACIÓN DEL SUJETO PASIVO 201
RUC
1707559793001
202
RAZÓN O DENOMINACIÓN SOCIAL
JIMENEZ ALEMAN LUCIA DE LOURDES
ACTIVIDAD EMPRESARIAL DE LA PERSONA NATURAL OBLIGADA A LLEVAR CONTABILIDAD Y SUCESIONES INDIVISAS ESTADO DE RESULTADOS
ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA
INGRESOS
ACTIVO ACTIVOS CORRIENTES
TOTAL INGRESOS
EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO
OTRAS CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR CORRIENTES
+
VENTAS NETAS LOCALES GRAVADAS CON TARIFA 12% DE IVA
6011
+
6012
312
+
VENTAS NETAS LOCALES GRAVADAS CON TARIFA 0% DE IVA O EXENTAS DE IVA
6021
+
6022
LOCALES
314
+
EXPORTACIONES NETAS
6031
+
6032
DEL EXTERIOR
315
+
RENDIMIENTOS FINANCIEROS
6041
+
6042
LOCALES
316
+
UTILIDAD EN VENTA DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO
6051
+
6052
DEL EXTERIOR
317
+
DIVIDENDOS
6061
+
6062
LOCALES
318
+
OTROS INGRESOS PROVENIENTES DEL EXTERIOR
6101
+
6102
DEL EXTERIOR
319
+
OTRAS RENTAS
6111
+
LOCALES
320
+
TOTAL INGRESOS
DEL EXTERIOR
321
6001 6002
INVERSIONES CORRIENTES
CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR CLIENTES CORRIENTES
VALOR EXENTO (A efectos de la Conciliación Tributaria)
311
RELACIONADOS
NO RELACIONADOS
RELACIONADOS
NO RELACIONADOS
6112
SUMAR DEL 6011 AL 6111 6999 =
+
VENTAS NETAS DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO (INFORMATIVO)
(-) PROVISIÓN CUENTAS INCOBRABLES
322
-
INGRESOS POR REEMBOLSO COMO INTERMEDIARIO (INFORMATIVO)
CRÉDITO TRIBUTARIO A FAVOR DEL SUJETO PASIVO (ISD)
323
+
CRÉDITO TRIBUTARIO A FAVOR DEL SUJETO PASIVO (IVA)
324
+
CRÉDITO TRIBUTARIO A FAVOR DEL SUJETO PASIVO (RENTA)
325
+
INVENTARIO DE MATERIA PRIMA
326
+
INVENTARIO INICIAL DE BIENES NO PRODUCIDOS POR EL SUJETO PASIVO
7011
+
7021
+
En la columna "Valor exento" registre la porción del monto declarado en la columna "total ingresos" considerada como exenta de Impuesto a la Renta.
COSTOS Y GASTOS GASTO
COSTO
VALOR NO DEDUCIBLE (A efectos de la Conciliación Tributaria)
INVENTARIO DE PRODUCTOS EN PROCESO
327
+
COMPRAS NETAS LOCALES DE BIENES NO PRODUCIDOS POR EL SUJETO PASIVO
INVENTARIO DE SUMINISTROS Y MATERIALES
328
+
IMPORTACIONES DE BIENES NO PRODUCIDOS POR EL SUJETO PASIVO
7031
+
INVENTARIO DE PROD. TERM. Y MERCAD. EN ALMACÉN
329
+
(-) INVENTARIO FINAL DE BIENES NO PRODUCIDOS POR EL SUJETO PASIVO 7041
-
MERCADERÍAS EN TRÁNSITO
330
+
INVENTARIO INICIAL DE MATERIA PRIMA
7051
+
INVENTARIO REPUESTOS, HERRAMIENTAS Y ACCESORIOS
331
+
COMPRAS NETAS LOCALES DE MATERIA PRIMA
7061
+
7063
ACTIVOS PAGADOS POR ANTICIPADO
333
+
IMPORTACIONES DE MATERIA PRIMA
7071
+
7073
395
=
GASTOS INDIRECTOS ASIGNADOS DESDE EL EXTERIOR POR PARTES RELACIONADAS
7451
+
7452
+
7453
369+379+395 398
=
GASTOS DE GESTION
7462
+
7463
=
IMPUESTOS, CONTRIBUCIONES Y OTROS
7472
+
7473
TOTAL ACTIVOS NO CORRIENTES TOTAL DEL ACTIVO
339 + 398
399
PASIVO PASIVOS CORRIENTES
7023 7032
+
7033
GASTOS DE VIAJE
7481
+
7482
+
7483
IVA QUE SE CARGA AL COSTO O GASTO
7491
+
7492
+
7493
ACELERADA
7501
+
7502
+
7503
NO ACELERADA
LOCALES
411
+
DEL EXTERIOR
412
+
7511
+
7512
+
7513
LOCALES
413
+
DEPRECIACIÓN DEL REAVALÚO DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO
7521
+
7522
+
7523
DEL EXTERIOR
414
+
AMORTIZACIONES
7561
+
7562
+
7563
LOCALES
415
+
SERVICIOS PÚBLICOS
7571
+
7572
+
7573
DEL EXTERIOR
416
+
PAGOS POR OTROS SERVICIOS
7581
+
7582
+
7583
LOCALES
419
+
PAGOS POR OTROS BIENES
7591
+
7592
+
7593
DEL EXTERIOR
420
+
TOTAL COSTOS
7991 =
LOCALES
421
+
TOTAL GASTOS
DEL EXTERIOR
422
+
TOTAL COSTOS Y GASTOS
TRANSFERENCIAS CASA MATRIZ Y SUCURSALES (del exterior)
425
+
BAJA DE INVENTARIO (INFORMATIVO)
7001
CRÉDITO A MUTUO
426
+
PAGO POR REEMBOLSO COMO REEMBOLSANTE (INFORMATIVO)
7002
ANTICIPOS DE CLIENTES
428
+
PAGO POR REEMBOLSO COMO INTERMEDIARIO (INFORMATIVO)
7003
PROVISIONES
429
+
TOTAL PASIVOS CORRIENTES
439
=
CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR PROVEEDORES CORRIENTES
RELACIONADOS
NO RELACIONADOS
OBLIGACIONES CON INSTITUCIONES FINANCIERAS - CORRIENTES
OTRAS CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR CORRIENTES
RELACIONADOS
NO RELACIONADOS
PASIVOS NO CORRIENTES
DEPRECIACIÓN DE PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO
7992 = SUMA 7991+7992 7999 =
CONCILIACIÓN TRIBUTARIA
UTILIDAD DEL EJERCICIO
6999-7999>0
801
=
PÉRDIDA DEL EJERCICIO
6999-7999<0
802
=
(+) AJUSTE POR PRECIOS DE TRANSFERENCIA
097
+
BASE DE CÁLCULO DE PARTICIPACIÓN A TRABAJADORES
098
=
803
-
LOCALES
441
+
DEL EXTERIOR
442
+
LOCALES
443
+
DEL EXTERIOR
444
+
(-) PARTICIPACIÓN A TRABAJADORES
LOCALES
445
+
(-) DIVIDENDOS EXENTOS
DEL EXTERIOR
446
+
(-) OTRAS RENTAS EXENTAS
805
-
LOCALES
449
+
(-) OTRAS RENTAS EXENTAS DERIVADAS DEL COPCI
806
-
DEL EXTERIOR
450
+
(+) GASTOS NO DEDUCIBLES LOCALES
807
+
LOCALES
451
+
(+) GASTOS NO DEDUCIBLES DEL EXTERIOR
808
+
DEL EXTERIOR
452
+
(+) GASTOS INCURRIDOS PARA GENERAR INGRESOS EXENTOS
809
+
TRANSFERENCIAS CASA MATRIZ Y SUCURSALES (del exterior)
453
+
(+) PARTICIPACIÓN TRABAJADORES ATRIBUIBLE A INGRESOS EXENTOS Fórmula {(804*15%) + [ (805+806-809)*15% ]}
810
+
CRÉDITO A MUTUO
454
+
(-) AMORTIZACIÓN PÉRDIDAS TRIBUTARIAS DE AÑOS ANTERIORES
811
-
ANTICIPOS DE CLIENTES
456
+
(-) DEDUCCIONES POR LEYES ESPECIALES
812
-
PROVISIONES PARA JUBILACIÓN PATRONAL
457
+
(-) DEDUCCIONES ESPECIALES DERIVADAS DEL COPCI
813
-
CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR PROVEEDORES NO CORRIENTES
RELACIONADOS
NO RELACIONADOS
OBLIGACIONES CON INSTITUCIONES FINANCIERAS - NO CORRIENTES
OTRAS CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR NO CORRIENTES
RELACIONADOS
NO RELACIONADOS
CÁLCULO DE BASE PARTICIPACIÓN A TRABAJADORES
campo 6062
804
-
En la columna "Valor no deducible" registre la porción del monto declarado en las columnas "costo" y "gasto" considerada como no deducible para el cálculo del Impuesto a la Renta.
118 458
+
(+) AJUSTE POR PRECIOS DE TRANSFERENCIA
814
+
OTRAS PROVISIONES
459
+
(-) DEDUCCIÓN POR INCREMENTO NETO DE EMPLEADOS
815
-
TOTAL PASIVOS NO CORRIENTES
469
=
(-) DEDUCCIÓN POR PAGO A TRABAJADORES CON DISCAPACIDAD
816
PASIVOS DIFERIDOS
479
+
(-) INGRESOS SUJETOS A IMPUESTO A LA RENTA ÚNICO
817
-
OTROS PASIVOS
489
+
(+) COSTOS Y GASTOS DEDUCIBLES INCURRIDOS PARA GENERAR INGRESOS SUJETOS A IMPUESTO A LA RENTA ÚNICO
818
+
439+469+479+489 499
=
UTILIDAD GRAVABLE
819
=
598
=
PÉRDIDA SUJETA A AMORTIZACIÓN EN PERÍODOS SIGUIENTES
829
=
499+598 599
=
TOTAL DEL PASIVO TOTAL PATRIMONIO NETO TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO
RENTAS GRAVADAS DE TRABAJO Y CAPITAL
AVALÚO
INGRESOS
ACTIVIDADES EMPRESARIALES CON REGISTRO DE INGRESOS Y EGRESOS
481
+
INGRESOS SUJETOS A IMPUESTO A LA RENTA ÚNICO
510
LIBRE EJERCICIO PROFESIONAL
511
+
OCUPACIÓN LIBERAL (INCLUYE COMISIONISTAS, ARTESANOS, AGENTES, REPRESENTANTES Y DEMÁS TRABAJADORES AUTÓNOMOS)
512
+
RENTA IMPONIBLE (INGRESOS - GASTOS DED.)
GASTOS DEDUCIBLES
178305.55
491
-
154909.00
0.00
521
-
0.00
0.00
522
-
0.00
0.00
ARRIENDO DE BIENES INMUEBLES
503
0.00
513
+
0.00
523
-
0.00
ARRIENDO DE OTROS ACTIVOS
504
0.00
514
+
0.00
524
-
0.00
RENTAS AGRÍCOLAS
505
0.00
515
+
0.00
525
-
0.00
INGRESO POR REGALÌAS
516
+
0.00
INGRESOS PROVENIENTES DEL EXTERIOR
517
+
0.00
RENDIMIENTOS FINANCIEROS
518
+
0.00
DIVIDENDOS
519
+
0.00
OTRAS RENTAS GRAVADAS
520
+
0.00
530
-
0.00
529
=
178305.55
539
=
154909.00
541
+
0.00
551
-
SUBTOTAL RENTA IMPONIBLE ANTES DE INGRESOS POR TRABAJO EN RELACIÓN DE DEPENDENCIA SUELDOS, SALARIOS, INDEMNIZACIONES Y OTROS INGRESOS LÍQUIDOS DEL TRABAJO EN RELACIÓN DE DEPENDENCIA
-
819-829+529-539
549
=
0.00
559
+
0.00
549+559
569
=
23396.55
SUBTOTAL BASE GRAVADA
OTRAS DEDUCCIONES Y EXONERACIONES
23396.55
APLICABLE AL PERIODO
GASTOS PERSONALES-EDUCACIÓN
571
-
GASTOS PERSONALES-SALUD
572
-
474.02
GASTOS PERSONALES-ALIMENTACIÓN
573
-
1884.68
0.00
GASTOS PERSONALES-VIVIENDA
574
-
0.00
GASTOS PERSONALES-VESTIMENTA
575
-
741.50
EXONERACIÓN POR TERCERA EDAD
576
-
0.00 0.00
EXONERACIÓN POR DISCAPACIDAD
560
PROCENTAJE DE DISCAPACIDAD
577
-
50% UTILIDAD ATRIBUIBLE A LA SOCIEDAD CONYUGAL POR LAS RENTAS QUE LE CORRESPONDA
570
IDENTIFICACIÓN DEL CÓNYUGE (C.I. O PASAPORTE)
578
-
0.00
579
=
3100.20
SUBTOTAL OTRAS DEDUCCIONES Y EXONERACIONES
SUMAR DEL 571 AL 578
VALOR IMPUESTO PAGADO
TOTAL GASTOS PERSONALES SUMAR DEL 571 AL 575 580
=
3100.20
832
=
20296.35
839
=
931.45
840
-
INGRESOS
INGRESOS POR LOTERÍAS, RIFAS Y APUESTAS
581
0.00
583
+
0.00
HERENCIAS, LEGADOS Y DONACIONES
582
0.00
584
+
0.00
PENSIONES JUBILARES
586
+
0.00
OTROS INGRESOS EXENTOS
587
+
0.00
SUBTOTAL OTRAS RENTAS EXENTAS
589
=
0.00
RESUMEN IMPOSITIVO BASE IMPONIBLE GRAVADA
569-579
TOTAL IMPUESTO CAUSADO (--) ANTICIPO PAGADO (-) ANTICIPO DETERMINADO CORRESPONDIENTE AL EJERCICIO FISCAL DECLARADO
(Trasládese el campo 879 de la declaración del período anterior)
(=) IMPUESTO A LA RENTA CAUSADO MAYOR AL ANTICIPO DETERMINADO
839-840-841>0
0.00
841
-
842
=
931.45 0.00
843
=
(+) SALDO DEL ANTICIPO PENDIENTE DE PAGO
844
+
(-) RETENCIONES EN LA FUENTE QUE LE REALIZARON EN EL EJERCICIO FISCAL
845
-
2451.28
(-) RETENCIONES EN LA FUENTE QUE LE REALIZARON EN EL EJERCICIO FISCAL EN RELACIÓN DE DEPENDENCIA
846
-
0.00
(-) CRÉDITO TRIBUTARIO POR DIVIDENDOS
847
-
0.00
(-) RETENCIONES POR INGRESOS PROVENIENTES DEL EXTERIOR CON DERECHO A CRÉDITO TRIBUTARIO
848
-
0.00
(-) ANTICIPO DE IMPUESTO A LA RENTA PAGADO POR ESPECTÁCULOS PÚBLICOS
849
-
0.00
(-) CRÉDITO TRIBUTARIO DE AÑOS ANTERIORES
850
-
652.59
(=) CRÉDITO TRIBUTARIO GENERADO POR ANTICIPO (Aplica para Ejercicios Anteriores al 2010)
839-840-841<0
-
0.00
852
-
0.00
SUBTOTAL IMPUESTO A PAGAR
842-843+844-845-846-847-848-849-850-851-852>0
855
851
=
0.00
SUBTOTAL SALDO A FAVOR
842-843+844-845-846-847-848-849-850-851-852<0
856
=
2172.42
(+) IMPUESTO A LA RENTA ÚNICO
857
+
0.00
(-) CRÉDITO TRIBUTARIO PARA LA LIQUIDACIÓN DEL IMPUESTO A LA RENTA ÚNICO
858
-
0.00
IMPUESTO A LA RENTA A PAGAR
859
=
0.00
SALDO A FAVOR CONTRIBUYENTE
869
=
2172.42
(-) CRÉDITO TRIBUTARIO GENERADO POR IMPUESTO A LA SALIDA DE DIVISAS (-) EXONERACIÓN Y CRÉDITO TRIBUTARIO POR LEYES ESPECIALES
879
=
0.00
PRIMERA CUOTA
871
+
0.00
SEGUNDA CUOTA
872
+
0.00
SALDO A LIQUIDARSE EN DECLARACIÓN PRÓXIMO AÑO
873
+
ANTICIPO DETERMINADO PRÓXIMO AÑO
ANTICIPO A PAGAR
871 + 872 + 873
PAGO PREVIO (Informativo)
890
0.00
DETALLE DE IMPUTACIÓN AL PAGO (Para declaraciones sustitutivas) INTERES
897
USD
0.00
IMPUESTO
898
USD
0.00
MULTA
899
USD
0.00
119
TOTAL ACTIVOS CORRIENTES
336
+
(-) INVENTARIO FINAL DE MATERIA PRIMA
7081
-
339
=
INVENTARIO INICIAL DE PRODUCTOS EN PROCESO
7091
+
(-) INVENTARIO FINAL DE PRODUCTOS EN PROCESO
7101
-
INVENTARIO INICIAL PRODUCTOS TERMINADOS
7111
+
(-) INVENTARIO FINAL DE PRODUCTOS TERMINADOS
7121
-
7131
+
7132
+
7133
7141
+
7142
+
7143
ACTIVOS NO CORRIENTES PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO TERRENOS
341
+
INMUEBLES (EXCEPTO TERRENOS)
342
+
CONSTRUCCIONES EN CURSO
343
+
SUELDOS, SALARIOS Y DEMÁS REMUNERACIONES QUE CONSTITUYEN MATERIA GRAVADA DEL IESS BENEFICIOS SOCIALES, INDEMNIZACIONES Y OTRAS REMUNERACIONES QUE NO CONSTITUYEN MATERIA GRAVADA DEL IESS
MUEBLES Y ENSERES
344
+
APORTE A LA SEGURIDAD SOCIAL (INCLUYE FONDO DE RESERVA)
7151
+
7152
+
7153
MAQUINARIA, EQUIPO E INSTALACIONES
345
+
HONORARIOS PROFESIONALES Y DIETAS
7161
+
7162
+
7163
NAVES, AERONAVES, BARCAZAS Y SIMILARES
346
+
HONORARIOS A EXTRANJEROS POR SERVICIOS OCASIONALES
7171
+
7172
+
7173
EQUIPO DE COMPUTACIÓN Y SOFTWARE
347
+
ARRENDAMIENTOS
7181
+
7182
+
7183
VEHÍCULOS, EQUIPO DE TRANSPORTE Y CAMINERO MÓVIL
348
+
MANTENIMIENTO Y REPARACIONES
7191
+
7192
+
7193
OTROS PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO
357
+
COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES
7201
+
7202
+
7203
(-) DEPRECIACIÓN ACUMULADA PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO
358
-
PROMOCIÓN Y PUBLICIDAD
7211
+
7212
+
7213
TOTAL PROPIEDADES, PLANTA Y EQUIPO
369
=
SUMINISTROS, MATERIALES Y REPUESTOS
7221
+
7222
+
7223
TRANSPORTE
7231
+
7232
+
7233
PARA JUBILACIÓN PATRONAL
7241
+
7242
+
7243
PARA DESAHUCIO
7251
+
7252
+
7253
7262
+
7263
ACTIVOS INTANGIBLES MARCAS, PATENTES, DERECHOS DE LLAVE Y OTROS SIMILARES
372
+
GASTOS DE ORGANIZACIÓN Y CONSTITUCIÓN
373
+
GASTOS DE INVESTIGACIÓN EXPLORACIÓN Y SIMILARES
375
+
OTROS ACTIVOS INTANGIBLES
376
+
(-) AMORTIZACIÓN ACUMULADA DE ACTIVOS INTANGIBLES
377
-
TOTAL ACTIVOS INTANGIBLES
379
=
PROVISIONES
ARRENDAMIENTO MERCANTIL
ACTIVOS FINANCIEROS NO CORRIENTES INVERSIONES NO CORRIENTES
ACCIONES Y PARTICIPACIONES
381
+
OTRAS
383
+
384
+
385
+
386
+
DEL EXTERIOR
387
+
LOCALES
388
+
DEL EXTERIOR
389
+
LOCALES
390
+
DEL EXTERIOR
LOCALES RELACIONADOS
CUENTAS Y DEL EXTERIOR DOCUMENTOS POR COBRAR CLIENTES NO LOCALES CORRIENTES NO RELACIONADOS
OTRAS CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR NO CORRIENTES
RELACIONADOS
NO RELACIONADOS
PARA CUENTAS INCOBRABLES
COMISIONES
INTERESES BANCARIOS
INTERESES PAGADOS A TERCEROS
OTRAS PROVISIONES
7291
+
7292
+
7293
LOCAL
7301
+
7302
+
7303
DEL EXTERIOR
7311
+
7312
+
7313
LOCAL
7321
+
7322
+
7323
DEL EXTERIOR
7331
+
7332
+
7333
LOCAL
7341
+
7342
+
7343
DEL EXTERIOR
7351
+
7352
+
7353
LOCAL
7361
+
7362
+
7363
DEL EXTERIOR
7371
+
7372
+
7373
LOCAL
7381
+
7382
+
7383
DEL EXTERIOR
7391
+
7392
+
7393
RELACIONADAS
7401
+
7402
+
7403
NO RELACIONADAS
RELACIONADOS
NO RELACIONADOS
PÉRDIDA EN VENTA DE ACTIVOS
7411
+
7412
+
7413
391
+
OTRAS PÉRDIDAS
7421
+
7422
+
7423
(-) PROVISIÓN CUENTAS INCOBRABLES Y DETERIORO
392
-
MERMAS
7431
+
7432
+
7433
OTROS ACTIVOS FINANCIEROS NO CORRIENTES
394
+
SEGUROS Y REASEGUROS (PRIMAS Y CESIONES)
7441
+
7442
+
7443
902
+
0.00
INTERÉS POR MORA
859-898
903
+
0.00
MULTAS
904
+
0.00
TOTAL PAGADO
999
=
0.00
MEDIANTE CHEQUE, DÉBITO BANCARIO, EFECTIVO U OTRAS FORMAS DE PAGO
905
USD
0.00
MEDIANTE COMPENSACIONES
906 USD
0.00
907 USD
0.00
TOTAL IMPUESTO A PAGAR
MEDIANTE NOTAS DE CRÉDITO DETALLE DE NOTAS DE CRÉDITO DESMATERIALIZADAS
DETALLE DE NOTAS DE CRÉDITO CARTULARES 908
N/C No
909 USD
0.00
910
N/C No
911
USD
0.00
912
N/C No
913
USD
0.00
915
USD
0.00
DETALLE DE COMPENSACIONES 916
Resol No.
917
USD
0.00
918
Resol No.
919
USD
DECLARO QUE LOS DATOS PROPORCIONADOS EN ESTE DOCUMENTO SON EXACTOS Y VERDADEROS, POR LO QUE ASUMO LA RESPONSABILIDAD LEGAL QUE DE ELLA SE DERIVEN (Art. 101 de la L.R.T.I.)
NOMBRE 198
Cédula de Identidad o No. de Pasaporte
NOMBRE 1707559793
199
RUC No.
0.00
120 Anexo N. 6 Registro de mercadería Triplex 4mm
TARJETA KÁRDEX Artículo:
Triplex 4mm
Existencias Mín.:
5
Método:
Promedio
Existencias Máx.:
21
Unidad de medida:
Metros
Ubicación:
Bodega 1
Código:
ENTRADAS FECHA
DETALLE CANT.
VALOR UNIT
SALIDAS VALOR CANT TOTAL
VALOR UNIT
EXISTENCIAS P. CANT. TOTAL
01/01/2015 Inv. Inicial 01/01/2015 Venta 05/01/2015 Compra
1 20
9,82
1 10
9,82
9,82
196,40
15/01/2015 Venta 21/01/2015 Compra
9,82 9,82
9,82
98,2
VALOR UNIT
VALOR TOTAL
10
9,82
98,2
9
9,82
88,38
29
9,82
284,78
28
9,82
274,96
38
9,82
373,16
25/01/2015 Venta
2
9,82
19,64
36
9,82
353,52
27/01/2015 Venta
1
9,82
9,82
35
9,82
343,70
01/02/2015 Venta
2
9,82
19,64
33
9,82
324,06
53
9,82
520,46
04/02/2015 Compra
20
9,82
196,40
07/02/2015 Venta
1
9,82
9,82
52
9,82
510,64
12/02/2015 Venta
3
9,82
29,46
49
9,82
481,18
65
9,99
649,66
19/02/2015 Compra
16
10,53
168,48
24/02/2015 Venta
5
9,99
49,97
60
9,99
599,69
02/03/2015 Venta
4
9,99
39,98
56
9,99
559,71
07/03/2015 Venta
1
9,99
9,99
55
9,99
549,71
11/03/2015 Venta
2
9,99
19,99
53
9,99
529,72
17/03/2015 Venta
1
9,99
9,99
52
9,99
519,73
72
10,14
730,33
66
10,14
669,47
26/03/2015 Compra 30/03/2015 Venta
20
10,53
210,60 6
10,14
60,86
121 Anexo N. 7 Registro de mercadería Fast Colors Blanco
TARJETA KÁRDEX Artículo:
Fast Colors Blanco
Existencias Mín.:
11
Método:
Promedio
Existencias Máx.:
27
Unidad de medida: Ubicación:
Galón Bodega 1
Código:
ENTRADAS FECHA
DETALLE CANT.
01/01/2015
Inv. Inicial
10/01/2015
Compra
16
VALOR UNIT
4,27
SALIDAS
VALOR CANT TOTAL
VALOR UNIT
EXISTENCIAS P. TOTAL
68,32
CANT.
VALOR UNIT
VALOR TOTAL
8
4,27
34,16
24
4,27
102,48
15/01/2015 Venta
1
4,27
4,27
23
4,27
98,21
17/01/2015
Venta
1
4,27
4,27
22
4,27
93,94
18/01/2015 Venta
1
4,27
4,27
21
4,27
89,67
33
4,27
140,91
20/01/2015
Compra
24/01/2015
Venta
2
4,27
8,54
31
4,27
132,37
23/01/2015
Venta
2
4,27
8,54
29
4,27
123,83
30/01/2015 Venta
3
4,27
12,81
26
4,27
111,02
03/02/2015
Venta
6
4,27
25,62
20
4,27
85,4
05/02/2015
Venta
1
4,27
4,27
19
4,27
81,13
06/02/2015
Venta
3
4,27
12,81
16
4,27
68,32
11/02/2015
Venta
1
4,27
4,27
15
4,27
64,05
14/02/2015
Venta
2
4,27
8,54
13
4,27
55,51
18/02/2015
Venta
2
4,27
8,54
11
4,27
46,97
19/02/2015
Venta
4
4,27
17,08
7
4,27
29,89
23/02/2015
Compra
4,27
0
19
4,27
81,13
23/02/2015
Venta
1
4,27
4,27
18
4,27
76,86
26/02/2015
Venta
1
4,27
4,27
17
4,27
72,59
28/02/2015
Venta
2
4,27
8,54
15
4,27
64,05
02/03/2015
Venta
2
4,27
8,54
13
4,27
55,51
04/03/2015
Compra
4,27
0
21
4,27
89,67
07/03/2015
Venta
2
4,27
8,54
19
4,27
81,13
16/03/2015
Venta
2
4,27
8,54
17
4,27
72,59
11/03/2015 Venta
2
4,27
8,54
15
4,27
64,05
4,27
0
23
4,27
98,21
24/03/2015
Compra
12
12
8
8
4,27
4,27
4,27
4,27
51,24
4,27
51,24
34,16
34,16
28/03/2015 Venta
2
4,27
8,54
21
4,27
89,67
29/03/2015 Venta
2
4,27
8,54
19
4,27
81,13
122 Anexo N. 8 Proforma del software contable 3ap Factincon
123 Anexo N. 9 CaracterĂsticas del software 3ap Factincon