Propuesta para evaluar el control interno para el mejoramiento de la gestión de inventarios by Pontificia Universidad Católica del Ecuador sede Santo Domingo PUCE SD

PORTADA

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO

Dirección Académica – Escuela de Ciencias Administrativas y Contables

PROPUESTA PARA EVALUAR EL CONTROL INTERNO PARA EL MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN DE INVENTARIOS EN LA EMPRESA ELECTROHOGAR EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO, AÑO 2017. Trabajo de Titulación previo a la obtención del título de INGENIEROS EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA CPA

Línea de Investigación: IMPLEMENTACIÓN DEL CONTROL INTERNO

Autores: FLORES PUPIALES GERARDO SEBASTIÁN PAREDES ÁLAVA JUAN CARLOS Directora: Mg. PIEDAD ELIZABETH ALARCÓN TOABANDA

Santo Domingo – Ecuador FEBRERO 2017

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO

Dirección Académica – Escuela de Ciencias Administrativas y Contables HOJA DE APROBACIÓN

PROPUESTA PARA EVALUAR EL CONTROL INTERNO PARA EL MEJORAMIENTO DE LA GESTIÓN DE INVENTARIOS EN LA EMPRESA ELECTROHOGAR EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO, AÑO 2017. Línea de Investigación: IMPLEMENTACIÓN DEL CONTROL INTERNO Autores: FLORES PUPIALES GERARDO SEBASTIÁN PAREDES ÁLAVA JUAN CARLOS Alarcón Toabanda Piedad Elizabeth, Mg.

DIRECTORA DEL TRABAJO DE TITULACIÓN

Hernán Oswaldo Maldonado Pazmiño, Mg.

CALIFICADOR

Asisclo Yanayn Galarza Mayorga, Mg.

CALIFICADOR CELI PINZA DORÍS MARÍA, Mg.

DIRECTORA DE ESCUELA

Santo Domingo – Ecuador FEBRERO, 2017

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DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD Yo, Flores Pupiales Gerardo Sebastián portador de cédula de ciudadanía No 230031598-9 y Paredes Álava Juan Carlos portador de la cedula de ciudadanía No. 080377663-2 declaramos que los resultados obtenidos en la investigación que se presenta como informe final, previo la obtención del Grado de Ingeniería en Contabilidad y Auditoría CPA son absolutamente originales, auténticos y personales. En tal virtud, declaramos que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos que se desprenden del trabajo propuesto de investigación y luego de la redacción de este documento son y serán de muestra y exclusiva responsabilidad legal y académica.

Flores Pupiales Gerardo Sebastián

Paredes Álava Juan Carlos

CI: 230031598-9

CI: 080377663-2

AGRADECIMIENTO A Dios, por habernos guiado por el camino del bien, dándonos sabiduría, inteligencia para culminar con éxito una etapa más de nuestras vidas, y poder servir a la sociedad con nuestros conocimientos, y al desarrollo del país. A nuestros padres, porque a lo largo de nuestras vidas nos han brindado ese apoyo incondicional, depositando en nosotros su entera confianza en cada obstáculo que se nos presentaba. A la empresa ELECTROHOGAR, al Sr Guillermo Cujilema, la Sra. Nancy Chirau y demás personas que labora en la institución, en dedicarnos su predisposición, ayuda y apoyo incondicional, además de brindarnos información necesaria para desarrollar el presente trabajo de titulación. A nuestra Directora de trabajo de titulación Mg. Piedad Alarcón, por su dedicación, conocimientos y experiencia ha sabido guiarnos para terminar el trabajo de titulación. Y finalmente queremos agradecer a todos los docentes que a lo largo de nuestra carrera nos han compartido sus conocimientos y experiencias, preparándonos para un futuro competitivo y formándonos como profesionales de bien. Gerardo & Juan

DEDICATORIA Este trabajo se lo dedico principalmente a mis padres que me dieron la vida y por estar conmigo en todo momento, aunque hemos pasados momentos difíciles siempre han estado apoyándome y brindándome todo su amor, además, quiero darles las gracias por darme una carrera y por creer en mí. A mis hermanos y amigos, gracias por estar conmigo y apoyarme siempre, por sus consejos, enseñanzas y ayuda durante todo el transcurso de la carrera.

Juan Carlos Dedico este trabajo de titulación a mis padres, hermanos y familia en general, quienes me han brindado su respaldo incondicional en cada etapa de mi carrera, lo dedico también a mi enamorada por su apoyo total , cariño y sobre todo amor y paciencia en el trascurso de este proyecto, así mismo a los docentes y lectores que gracias a sus enseñanzas y correcciones ayudaron a concluir esta investigación, pero de manera especial a mi difunto hermano Milton Chávez, quién en vida fue un apoyo sin igual tanto en lo económico como en lo moral a todos ellos esta dedicatoria. Gerardo

RESUMEN El presente trabajo de titulación fue desarrollado en la empresa “ELECTROHOGAR”, entidad dedicada a la comercialización y distribución de electrodomésticos, motos, entre otras, con la finalidad de realizar una evaluación y propuesta de mejora al sistema de control interno en la gestión de inventarios, mediante la aplicación de herramientas de evaluación como es el caso de cuestionarios, narrativas, flujogramas e indicadores, de tal forma que permita identificar las deficiencias y a su vez mejorar la eficiencia en los procesos de la empresa. En el desarrollo del trabajo de titulación se utilizaron fuentes bibliográficas en base a las variables que intervienen en la investigación, por otra parte dentro de la metodología de investigación se utilizaron técnicas de recolección de datos tales como: la entrevista y la encuesta dando a conocer cómo se llevan a cabo los procesos dentro de la organización. A través del cuestionario de control interno, se pudo conocer el nivel de riesgo y nivel de confianza de los controles que tiene la empresa, y de los problemas que posee como son: la inexistencia de una estructura organizacional, inadecuada descripción de funciones y la falta de lineamientos y políticas que gestionen los procesos de la mercadería. En base a los problemas mencionados, se propone mejorar el sistema de control interno de la empresa, a través de una estructura organizacional, una guía de funciones, establecimiento de políticas y diseño de documentos, así como proponer procedimientos que permitan alcanzar niveles de eficiencia en el control del área de inventarios.

vii

ABSTRACT The present titling work was developed in the company "ELECTROHOGAR", entity dedicated to the commercialization and distribution of appliances, motorcycles, among others, with the purpose of carrying out an evaluation and proposal of improvement to the internal control system in the inventory management , Through the application of evaluation tools such as questionnaires, narratives, flowcharts and indicators, so as to identify the deficiencies and, at the same time, improve the efficiency of the company's processes. In the development of the titling work, bibliographic sources were used based on the variables involved in the research; on the other hand, within the research methodology data collection techniques such as the interview and the survey were used, Processes are carried out within the organization. Through the internal control questionnaire, it was possible to know the level of risk and level of confidence of the controls that the company has, and of the problems that it possesses such as: lack of an organizational structure, inadequate description of functions and lack Of guidelines and policies that manage the processes of the merchandise. Based on the aforementioned problems, it is proposed to improve the internal control system of the company, through an organizational structure, a guide to functions, policy setting and document design, as well as to propose procedures to achieve efficiency levels in the control of the inventory area.

viii

ÍNDICE DE CONTENIDOS PORTADA

............................................................................................................................................. i

HOJA DE APROBACIÓN............................................................................................................................ ii

DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD ...................................................................... iii

DEDICATORIA .......................................................................................................................................... v

RESUMEN

........................................................................................................................................... vi

ABSTRACT

.......................................................................................................................................... vii

ÍNDICE DE CONTENIDOS ...................................................................................................................... viii

ÍNDICE DE FIGURAS ..............................................................................................................................xvii

ÍNDICE DE TABLAS .................................................................................................................................xix

ÍNDICE DE ANEXOS .................................................................................................................................xx

INTRODUCCIÓN .................................................................................................................. 1

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ..................................................................................... 2

2.1

Antecedentes ..................................................................................................................... 2

2.2

Problema de investigación ................................................................................................. 4

2.2.1

Formulación del problema de investigación ...................................................................... 4

2.2.2

Sistematización del problema ............................................................................................ 4

2.3

Justificación de la investigación ......................................................................................... 4

2.4

Objetivo de la investigación ............................................................................................... 5

ix 2.4.1

Objetivo general ................................................................................................................. 5

2.4.2

Objetivos específicos .......................................................................................................... 6

MARCO REFERENCIAL ......................................................................................................... 7

3.1

Auditoría ............................................................................................................................. 7

3.1.1

Importancia de la auditoría ................................................................................................ 7

3.1.2

Clases de Auditoría ............................................................................................................. 8

3.1.3

Riesgos de Auditoría ........................................................................................................... 9

3.1.4

Niveles de Riesgo de Auditoría ........................................................................................... 9

3.1.5

Tipos de Riesgos ............................................................................................................... 10

3.1.5.1

Riesgo Inherente .............................................................................................................. 10

3.1.5.2

Riesgo de Control ............................................................................................................. 10

3.1.5.3

Riesgo de Detección ......................................................................................................... 11

3.2

Normas internacionales de auditoría ............................................................................... 11

3.2.1

NIA Nº 400: Evaluación de Riesgo y Control Interno........................................................ 11

3.3

Control Interno ................................................................................................................. 11

3.3.1

Importancia del Control Interno....................................................................................... 12

3.3.2

Objetivos del Control Interno ........................................................................................... 12

3.3.3

Clases de Control Interno ................................................................................................. 13

3.3.3.1

Control Contable .............................................................................................................. 13

x 3.3.3.2

Control Administrativo ..................................................................................................... 13

3.3.4

Limitaciones del Control Interno ...................................................................................... 14

3.3.4.1

Juicio ................................................................................................................................. 14

3.3.4.2

Resquebrajamientos......................................................................................................... 14

3.3.4.3

Desbordamiento de la administración ............................................................................. 14

3.3.4.4

Colusión ............................................................................................................................ 15

3.3.4.5

Costos vs beneficios ......................................................................................................... 15

3.3.5

Modelos de Control Interno ............................................................................................. 15

3.3.6

COSO ................................................................................................................................. 16

3.3.7

COSO ERM ........................................................................................................................ 17

3.3.8

Componentes del COSO ERM ........................................................................................... 17

3.3.8.1

Entorno Interno ................................................................................................................ 17

3.3.8.2

Definición de Objetivos .................................................................................................... 17

3.3.8.3

Identificación de Eventos ................................................................................................. 18

3.3.8.4

Valoración de Riesgos....................................................................................................... 18

3.3.8.5

Respuesta al Riesgo .......................................................................................................... 18

3.3.8.6

Actividades de Control ..................................................................................................... 19

3.3.8.7

Información y Comunicación ............................................................................................ 19

xi 3.3.8.8

Monitoreo (Ongoing)........................................................................................................ 19

3.3.9

Evaluación del Sistema de Control Interno ...................................................................... 19

3.3.10

Método para evaluar el Sistema de Control Interno........................................................ 20

3.3.10.1

Método de Cuestionario .................................................................................................. 20

3.3.10.2

Método Narrativo o Descriptivo....................................................................................... 20

3.3.10.3

Método gráfico o Diagramas de Flujo .............................................................................. 21

3.3.10.4

Simbología de los Diagramas de Flujo .............................................................................. 21

3.3.10.5

Combinación de Métodos ................................................................................................ 21

3.4

Inventario ......................................................................................................................... 22

3.4.1

Importancia de los Inventarios ......................................................................................... 22

3.4.2

Tipos de Inventarios ......................................................................................................... 23

3.4.3

Ciclo de Inventarios .......................................................................................................... 23

3.4.3.1

Recepción ......................................................................................................................... 23

3.4.3.2

Almacenamiento .............................................................................................................. 24

3.4.3.3

Venta o Comercialización ................................................................................................. 24

3.4.4

Deterioro de un Activo ..................................................................................................... 24

3.4.5

Métodos de Valuación de Inventarios.............................................................................. 25

3.4.5.1

Método PEPS-FIFO............................................................................................................ 25

xii 3.4.5.2

Método Promedio ............................................................................................................ 25

3.5

Gestión de Inventarios ..................................................................................................... 26

3.5.1

Stock ................................................................................................................................. 26

3.5.2

Importancia de la Gestión de Stock.................................................................................. 26

3.5.2.1

Tipo de stock de acuerdo con el criterio operativo .......................................................... 26

3.5.2.2

Tipo de stock de acuerdo con el criterio funcional .......................................................... 27

3.5.3

Control de Existencias ...................................................................................................... 28

3.5.3.1

Existencias Máximas ......................................................................................................... 28

3.5.3.2

Existencias Minima ........................................................................................................... 28

3.5.3.3

Existencia Critica............................................................................................................... 28

3.5.4

Sistema de Control de la Cuenta de Mercadería.............................................................. 29

3.5.4.1

Sistema de Cuenta Múltiple ............................................................................................. 29

3.5.4.2

Sistema de Inventario Permanente .................................................................................. 29

3.5.5

NIC 2 EXISTENCIAS ............................................................................................................ 30

3.6

Estructura organizacional ................................................................................................. 31

3.6.1

Organigrama ..................................................................................................................... 31

3.6.2

Funciones.......................................................................................................................... 31

3.6.3

Descripción de puestos .................................................................................................... 31

xiii 4

METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ............................................................................ 32

4.1

Enfoque / Tipo de investigación ....................................................................................... 32

4.1.1

Enfoque de investigación ................................................................................................. 32

4.1.1.1

Enfoque cualitativo........................................................................................................... 32

4.1.1.2

Enfoque cuantitativo ........................................................................................................ 32

4.1.2

Tipos de investigación ...................................................................................................... 33

4.1.2.1

Investigación de campo .................................................................................................... 33

4.1.2.2

Investigación exploratoria ................................................................................................ 33

4.1.2.3

Investigación descriptiva .................................................................................................. 33

4.1.2.4

Investigación explicativa................................................................................................... 33

4.1.3

Métodos de investigación ................................................................................................ 34

4.1.3.1

Método inductivo ............................................................................................................. 34

4.1.3.2

Método deductivo ............................................................................................................ 34

4.1.3.3

Método analítico .............................................................................................................. 34

4.1.3.4

Método sintético .............................................................................................................. 35

4.2

Población / Muestra ......................................................................................................... 35

4.2.1

Población .......................................................................................................................... 35

4.2.2

Muestra ............................................................................................................................ 35

xiv 4.3

Técnica e instrumento de recolección de datos............................................................... 36

4.3.1

Encuesta ........................................................................................................................... 36

4.3.2

Entrevista.......................................................................................................................... 36

4.3.3

Observación ...................................................................................................................... 37

4.3.4

Cuestionario ..................................................................................................................... 37

4.3.5

Ficha de observación ........................................................................................................ 37

RESULTADOS..................................................................................................................... 38

5.1

Discusión y Análisis de los Resultados .............................................................................. 38

5.1.1

Análisis de los resultados de la encuesta a los clientes.................................................... 38

5.1.1.1

Entrevista al gerente ........................................................................................................ 38

5.1.1.2

Encuesta a clientes ........................................................................................................... 41

5.1.1.3

Análisis de los resultados de la Encuesta a Proveedores ................................................. 43

5.1.1.4

Análisis de los resultados de la Encuesta a Empleados .................................................... 45

5.2

PROPUESTA DE INTERVENCIÓN ....................................................................................... 47

5.2.1

Levantar información de los procedimientos en el área de inventarios .......................... 47

5.2.1.1

Estructura organizacional ................................................................................................. 48

5.2.1.2

Descripción de los procesos ............................................................................................. 48

5.2.1.3

Narrativa del Procedimiento de Compra- Recepción....................................................... 49

5.2.1.4

Flujograma de procedimiento de compras ...................................................................... 50

xv 5.2.1.5

Narrativa del proceso de venta ........................................................................................ 50

5.2.1.6

Narrativa del proceso de recuperación y almacenamiento de mercadería ..................... 52

5.2.2

Evaluación del sistema de control interno para conocer los riesgos que afecta la gestión de inventarios ................................................................................................................... 54

5.2.2.1

Cuestionario de Control Interno....................................................................................... 54

5.2.2.2

Valoración de los componentes ....................................................................................... 57

5.2.2.3

Informe de auditoría ........................................................................................................ 60

5.2.3

Establecer políticas y procedimientos para el mejoramiento de la gestión de inventarios. .......................................................................................................................................... 64

5.2.3.1

Propuesta de un Organigrama para la Empresa ELECTROHOGAR .................................. 65

5.2.3.2

Guía de Funciones del Organigrama Propuesto ............................................................... 66

5.2.3.3

Políticas propuestas para el ciclo de inventarios ............................................................. 73

5.2.4

Narrativas y Flujogramas Propuestos ............................................................................... 75

5.2.4.1

Narrativa Propuesta para el Procedimiento de Compra-Recepción ................................ 75

5.2.4.2

Flujograma Propuesto para el Procedimiento de Compra-Recepción ............................. 76

5.2.4.3

Narrativas Propuesta para el Procedimiento de Venta.................................................... 77

5.2.4.4

Flujograma Propuesto para el Procedimiento de Venta .................................................. 78

5.2.4.5

Narrativa Propuesta para el Procedimiento de Recuperación y Almacenamiento de Mercadería ....................................................................................................................... 79

xvi 5.2.5

Diseñar documentos e indicadores que ayuden al control y gestión del manejo de los inventarios ........................................................................................................................ 81

5.2.5.1

Formato de Orden de Compra ......................................................................................... 82

5.2.5.2

Formato de Requisición de Compra ................................................................................. 83

5.2.5.3

Formato de entrada y salida de bodega........................................................................... 84

5.2.6

Indicadores Financieros .................................................................................................... 85

5.2.7

Indicadores de Gestión ..................................................................................................... 87

LISTA DE REFERENCIA ........................................................................................................................... 93

GLOSARIO

.......................................................................................................................................... 96

ANEXOS

.......................................................................................................................................... 98

xvii

ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1: Clases de auditoría...................................................................................................... 8 Figura 2: Tipos de Control Interno .......................................................................................... 16 Figura 3: Diagrama de flujo ..................................................................................................... 21 Figura 4: Tipos de inventarios ................................................................................................. 23 Figura 5: Stock de acuerdo con el criterio operativo ............................................................... 27 Figura 6: stock de acuerdo con el criterio funcional ................................................................ 27 Figura 7: Estructura Organizacional ........................................................................................ 48 Figura 8: Procedimiento de Compra ........................................................................................ 50 Figura 9: Flujograma de procedimiento de ventas ................................................................... 51 Figura 10: Proceso de Recuperación de Mercadería................................................................ 53 Figura 11: Proceso de Almacenamiento de Mercadería Retirada ............................................ 53 Figura 12: Cuestionario de Control Interno ............................................................................. 55 Figura 13: Matriz de recomendaciones .................................................................................... 58 Figura 14: Propuesta de un Organigrama Organizacional ....................................................... 65 Figura 15: Guia de Funciones al Gerente ................................................................................ 66 Figura 16: Guía de funciones al Área de Compras .................................................................. 67 Figura 17: Guía de funciones al Área de almacenamiento ...................................................... 68

xviii

Figura 18: Guía de funciones para el Área de ventas .............................................................. 69 Figura 19: Guía de funciones para el Área de Contabilidad .................................................... 70 Figura 20: Guía de funciones Analista de Crédito ................................................................... 71 Figura 21: Guía de funciones para los Cobradores .................................................................. 72 Figura 22: Flujograma Propuesto de Compra-Recepción ........................................................ 77 Figura 23: Flujograma Propuesto de Venta ............................................................................. 79 Figura 24: Flujograma Propuesto de Procedimiento de Mercadería Retirada ......................... 80 Figura 25: Flujograma Propuesto del Procedimiento de Almacenamiento de Mercadería Retirada ............................................................................................................... 81 Figura 26: Formato de Orden de Compra ................................................................................ 82 Figura 27: Formato de Requisición de Compra ....................................................................... 83 Figura 28: Formato de Entrada y salida de Bodega ................................................................. 84 Figura 29: Evaluación de la Gestión de Inventarios ................................................................ 86

xix

ร NDICE DE TABLAS Tabla 1: Poblaciรณn de la investigaciรณn .................................................................................... 35 Tabla 2: Resultados de Encuesta a Clientes ............................................................................. 41 Tabla 3: Resultados de Encuesta a Proveedores ...................................................................... 43 Tabla 4: Resultado de la Encuesta a Empleados ...................................................................... 45 Tabla 5: Valoraciรณn de los componentes ................................................................................. 57

ÍNDICE DE ANEXOS ANEXO 1: Árbol de problemas ............................................................................................................ 98 ANEXO 2: Oficio de solicitud de Convenio ........................................................................................ 99 ANEXO 3: Oficio de contestación para solicitud de información ...................................................... 100 ANEXO 4: Entrevista aplicada al Gerente ......................................................................................... 101 ANEXO 5: Encuesta aplicada a Clientes ............................................................................................ 102 ANEXO 6: Encuesta aplicada a Proveedores ..................................................................................... 103 ANEXO 7: Encuesta aplicada a Empleados ....................................................................................... 104 ANEXO 8: Ruc de la empresa ............................................................................................................ 105 ANEXO 9: Productos del Almacén .................................................................................................... 106 ANEXO 10: Bodega ........................................................................................................................... 106 ANEXO 11: Carta de Impacto ............................................................................................................ 106

INTRODUCCIÓN

El desarrollo del presente trabajo de titulación está encaminado a la evaluación y mejora del sistema de control interno de la empresa “ELECTROHOGAR”, dedicada a la comercialización y distribución de electrodomésticos, llantas y motos en la ciudad de Santo Domingo a fin de mejorar sus procesos y gestión en el área de inventarios. La adecuada gestión de los inventarios resulta de gran importancia en la empresa debido a que son considerados el eje central del giro del negocio o actividad económica y tienen una alta participación dentro de los activos de la organización y por ende representan una alta inversión de efectivo y de generación de rentabilidad. Es por ello, que su eficiente manejo es uno de los temas más relevantes en la empresa, por tal razón, el presente trabajo de titulación ha planteado los siguientes puntos a tratar: Se empezará con los antecedentes en donde se describe datos principales de la empresa así como también se plantea el problema, la justificación y los objetivos a desarrollar en la presente investigación. Por otra parte se estructura un marco referencial acorde las variables que intervienen en el desarrollo del trabajo de titulación. Adicional a esto se menciona los diferentes tipos de investigación y técnicas de recolección de datos utilizadas en la metodología de la investigación. En cuanto a la evaluación del control interno se hará referencia a la utilización de cuestionarios para evaluar la eficiencia del sistema de control interno de la entidad Finalmente se propone recomendaciones tales como: una adecuada estructura organizacional, guía de funciones en donde se detalle de forma clara las funciones de cada empleado, establecimiento de políticas y uso de documentos para mejorar el control y la eficiencia en la gestión de sus inventarios.

2 2.1

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Antecedentes

La Empresa ELECTROHOGAR inicia sus operaciones, cuyo propietario y representante legal es el Sr. Guillermo Cujilema, empresa dedicada a la venta de electrodomésticos de línea blanca, línea café, entre otros, ubicada en la ciudad de Santo domingo, en la Av. Tsáchilas y Ucom 1, lote 2 y Rio Mira. El Sr. Juan Gualli, invitó a involucrarse en el medio de venta de electrodomésticos, para lo cual, facilitó contactos de vendedores y llevándole a recorrer hacia zonas aledañas a Santo Domingo; de esta manera, la entidad tuvo mayor acogida –por parte de proveedores y clientes, llevándola a crecer constantemente tanto en variedad de productos como en la mejora de sus instalaciones. El Sr. Guillermo Cujilema junto a su esposa la Sra. Nancy Chirau, han logrado un crecimiento constante en el mercado local, tanto que la cartera de clientes se amplía hacia otros lugares como: Julio Moreno, Quinindé, Esmeraldas, El Carmen, entre otras; consiguiendo así aproximadamente 15 años en el mercado local. De tal manera, para dar una mejor atención hacia sus clientes se mantiene un proyecto de ampliación, que consta de la edificación de un local comercial en la ciudad de Santo Domingo que estará destinado a la atención puertas abiertas al público en general; y a su vez, finalizada la construcción, se realizará la contratación de personal que esté encargado de la gestión de inventarios de la empresa así como de otras áreas afines, a razón del aumento de transacciones comerciales en el futuro. ELECTROHOGAR, cuenta con un trabajo de titulación previamente realizado por Flores C. & Paredes A., estudiantes de la Pontificia Universidad Católica del Ecuador sede Santo Domingo, aceptado por la empresa con el fin de mejorar los procesos de la entidad, dicho

trabajo estuvo destinado a la mejora del control interno en el área de gestión de cuentas por cobrar; es por ello, que se ha tomado como referencia para el desarrollo del trabajo de titulación actual, encaminado al Área de Inventarios. A continuación, se detallan los principales problemas encontrados en la empresa referente al control interno de inventarios, ver anexo 1. ELECTROHOGAR al ser una empresa con varios años de vida institucional, mantiene una deficiencia en lo que respecta al control interno en el área de inventarios, por lo que en sus saldos no refleja la realidad del negocio, debido a la inexistencia de cargos específicos, políticas y procedimientos o de una guía de funciones. La empresa mantiene un espacio físico idóneo de almacenamiento, sin embargo, carece de una buena distribución de los productos, dificultando identificar los inventarios antiguos con los nuevos. El desconocimiento de la realidad de los inventarios debido a la falta de registro genera que existan activos improductivos que no sean de fácil identificación y que no generan utilidades para la empresa. ELECTROHOGAR carece de una estructura organizacional definida y al no existir esto ocasiona una deficiencia en el control interno, puesto que la responsabilidad sobre los inventarios afecta a muchos departamentos y cada uno de éstos ejerce cierto grado de control sobre los productos, a medida que se mueven a través de los distintos procesos de inventarios. Por tal razón se propone evaluar el sistema de control interno, para mejorar la gestión de inventarios en la empresa ELECTROHOGAR, de tal manera que pueda ser eficiente y productiva en cada uno de los procesos que lleve a cabo.

2.2 Problema de investigación 2.2.1 Formulación del problema de investigación ¿De qué manera la evaluación del sistema de control interno ayudará a mejorar la gestión de inventarios en la Empresa ELECTROHOGAR en la ciudad de santo domingo, año 2017?

2.2.2 Sistematización del problema ¿De qué manera se puede obtener información acerca de la gestión de inventario? ¿De qué modo

se puede evaluar el control interno en el área de inventarios?

¿De qué forma ayudará las políticas y procedimientos a mejorar el sistema de control interno en el área de inventarios? ¿De qué manera contribuirá el diseño de documentos al control y gestión de los inventarios?

2.3 Justificación de la investigación La presente investigación tiene como fin realizar la evaluación del control interno en la gestión de inventarios, en la Empresa ELECTROHOGAR, la importancia de realizar este trabajo de titulación, se muestra a continuación. Esta investigación está relacionada con el objetivo 8 del plan del Plan Nacional del Buen Vivir, que sostiene: CONSOLIDAR EL SISTEMA ECONÓMICO SOCIAL Y SOLIDARIO, DE FORMA SOSTENIBLE, además, de consolidar la cultura tributaria y la cultura fiscal inclusiva, en el marco de una administración tributaria de excelencia. Está direccionado al Plan de Desarrollo Cantonal – Provincial al impulsar el fortalecimiento del sector empresarial, turístico, logístico y de servicios, alineado con los principios de equidad, justicia, responsabilidad social y ambiental, con cultura tributaria y de reinversión en la zona.

Para el desarrollo del presente trabajo de titulación, se utilizó fundamentos teóricos, además, de herramientas para la recolección y análisis de datos, con la finalidad de adquirir conocimientos que permita a la resolución de la investigación. La importancia de este trabajo de titulación se basa en fines académicos, puesto que aporta y pone en práctica conocimientos que han sido adquiridos durante toda la carrera universitaria, y a su vez en la mejora del control interno de la empresa al proponer políticas, estructura organizativa y procedimientos para la eficiente gestión de sus inventarios. El desarrollo de este trabajo de titulación se utilizará como medio para la obtención del título de Ingeniería en Contabilidad y Auditoría C.P.A., de los disertantes. De tal manera que la empresa ELECTROHOGAR se beneficia con el trabajo de titulación, como un medio para mejorar sus procesos en la gestión de inventario y el control en cada una de las actividades, así como también es la toma de decisiones acertadas que permitan que la empresa se mantenga en el mercado local. Finalmente, la presente investigación resulta factible debido a que se cuenta con el apoyo total del propietario de la empresa, la predisposición de los empleados y los recursos necesarios para llevarlo a cabo, y a su vez, el presente trabajo de titulación será un aporte para la universidad, ofreciendo a los estudiantes una fuente de consulta para futuras investigaciones referente al análisis y gestión de inventarios.

2.4 Objetivo de la investigación 2.4.1 Objetivo general Diseñar una propuesta de evaluación del control interno para el mejoramiento de la gestión de inventarios en la empresa ELECTROHOGAR en la ciudad de Santo Domingo, año 2017.

2.4.2 Objetivos específicos  Levantar información de los procedimientos en el área de inventarios.  Evaluar el sistema de control interno para conocer los riesgos que afecta la gestión de inventarios.  Establecer políticas y procedimientos para el mejoramiento de la gestión de inventarios.  Diseñar documentos e indicadores que ayuden al control y gestión del manejo de los inventarios

MARCO REFERENCIAL

3.1 Auditoría La Auditoría de los estados financieros es el proceso que efectúa un contador público independiente al examinar los estados financieros preparados por la entidad económica, con el fin de reunir elementos de juicios suficientes, para dar una opinión profesional sobre la credibilidad de dichos estados financieros, (Mendívil, 2010, p.1).

“La Auditoría está relacionada con diversos procesos de revisión o verificación que, aunque todos ellos tienen en común el estar de una u otra forma vinculados a la empresa, pueden diferenciarse en función a su finalidad económica inmediata” (De la Peña, 2011). La Auditoría es un proceso, por el cual se evalúa información financiera total o parcial en base a normas previamente establecidas de los estados financieros con un criterio y punto de vista independiente, y que a la vez garantiza una información verídica y razonable ante los usuarios de la información financiera. 3.1.1 Importancia de la auditoría De la Peña (2011), “manifiesta que la importancia de la auditoría surge por la vulnerabilidad a la manipulación de la información contable para favorecer determinados intereses de una o un grupo de personas, surge la importancia de una evaluación de dicha información”. De acuerdo a lo citado, se argumenta lo siguiente: Es de vital importancia ya que garantiza un correcto manejo de sus procesos, así como la veracidad y razonabilidad de la información financiera revelada, además de que proporciona las herramientas necesarias para la toma de decisiones acertadas dentro de la organización, respecto a la información que fue evaluada por un auditor independiente.

3.1.2 Clases de Auditoría

En función

Subdivisión

Auditoría Interna Sujeto Auditoría Externa

Auditoría Operativa

Auditoría de Cumplimiento Objeto Auditoría de Estados Financieros

Auditorías totales o completas Alcance Auditorías parciales o de alcance limitado

Figura 1: Clases de auditoría Fuente: Mendívil, V. (2010). Elaborado por: Flores, G., & Paredes, J.

Descripción

Referencia

La desarrollan personas que dependen del negocio y actúan revisando aspectos que interesan, en particular, a la administración, aunque pueden efectuar revisiones programadas sobre todos los aspectos operativos y de riesgo de la empresa. Conocida también como la auditoría independiente, la efectúan profesionales que no dependen de la empresa, ni económicamente ni bajo cualquier otro concepto, y a los que se reconoce un juicio imparcial que merece la confianza de terceros.

(Mendívil, 2010, p.3)

Tiene por objeto la revisión de los sistemas administrativos de la empresa, así como de los controles existentes sobre lo mismo conforme a unas normas y procedimientos apropiados. Evalúa la calidad, medida en términos de eficiencia y de eficacia, de los procedimientos y métodos utilizados en la gestión de una organización. Parte de la auditoría operativa y trata de evaluar la eficacia de la misma. Tiene como objetivo comprobar si la entidad auditada aplica correctamente los procedimientos y normas establecidas por los manuales de control interno y por las decisiones del consejo de administración. Corresponde con los objetos que anterior hemos definidos al anunciar a las notas que integran la definición de auditoría, es decir, si los estados financieros reflejan la imagen fiel de la empresa Revisan la totalidad de las operaciones, estando referido su informe a la razonabilidad del valor del patrimonio, resultados y posición financiera de la empresa en su conjunto. Se centran en un área de la empresa o en una operación o conjunto de operaciones específicas, pudiendo también referirse a un análisis con una limitación temporal o espacial, originando informes especiales.

(Riquelme y Sánchez, 2014, p.3739)

3.1.3 Riesgos de Auditoría “Se define como riesgo de auditoría todos aquellos aspectos tanto cuantitativos y cualitativos que pueden ser no conocidos por el auditor de cuentas en el transcurso de su trabajo. Todo riesgo, si no es previsible, puede no llegar a conocerse” (Monfort, 2012). “Debe entenderse como la “no seguridad” de que no haya errores significativos en las cuentas anuales de una empresa una vez el auditor haya considerado que estas muestran la imagen fiel de su situación económica y financiera” (Bosch, 2013). Es la posibilidad de que el auditor omita errores dentro del desarrollo de su trabajo, causando que el informe emitido por él sea fallido. Por lo tanto, para evitar el nivel de riesgo se debe recopilar y analizar toda la información existente con la finalidad de que la conclusión final sea acertada. 3.1.4 Niveles de Riesgo de Auditoría “Los niveles de riesgo de auditoría, consiste en el diagnóstico de los mismos para velar por su posible manifestación o no, además de que se puedan presentar en el desarrollo de del proceso de auditoría” (Bosch, 2013). Se refiere a aquellos factores que pueden influir o no en el proceso de una auditoría, a los cuales se los establece en función del impacto que lleguen a tener en el desarrollo de la misma y por ende afecte al progreso de la organización, es por ello que la importancia de su conocimiento forma parte de la presente investigación.

3.1.5 Tipos de Riesgos 3.1.5.1 Riesgo Inherente “Es aquel que se origina por la naturaleza propia de una cuenta o de un tipo de operaciones, independientemente de la efectividad de los controles contables internos correspondientes” (Orta, Castrillo, Sanchez, & Sierra, 2012, pág. 165). “Es el riesgo de que ocurran errores significativos en la información contable, independientemente de la existencia de los sistemas de control” (De la Peña, 2011, pág. 49). En referencia a los conceptos propuesto por los autores, el riesgo inherente se refiere a la posibilidad de que ocurran errores sin tomar en cuenta el hecho de que existan controles o medidas dentro de los procesos de la empresa, es decir es el riesgo que se da y es propio del giro del negocio. 3.1.5.2 Riesgo de Control “Es el riesgo de que el sistema de controles internos no sea capaz de evitar o detectar oportunamente errores importantes” (Orta, Castrillo, Sanchez, & Sierra, 2012, pág. 165) “Es el riesgo de que el sistema de control interno del cliente no prevenga, detecte o corrija dichos errores. Este riesgo se evalúa mediante el conocimiento y comprobación, a través de pruebas de cumplimiento, del sistema de control interno” (De la Peña, 2011, pág. 50). En base a los definiciones dadas por los autores, se puede decir que el riesgo de control está directamente relacionado con los controles internos que se llevan a cabo dentro de la empresa, puesto que los mismos no sean capaces de identificar y prevenir oportunamente errores significativos dentro delos procesos de la empresa.

3.1.5.3 Riesgo de Detección “Se refiere al riesgo de que los errores importantes, individualmente o en conjunto, en las cuentas anuales no sean detectados por el auditor mediante la aplicación de pruebas sustantivas” (Orta, Castrillo, Sanchez, & Sierra, 2012, pág. 165) . “Es el riesgo de que un error u omisión significativa existente no sea detectado, por último, por el propio proceso de auditoría. El nivel de riesgo de no detección está directamente relacionado con los procedimientos” (De la Peña, 2011, pág. 50). El riesgo de detección es propio del auditor, debido a que se origina a raíz de un error u omisión dada por el mismo auditor, es decir está dentro del proceso de auditoría y en la aplicación de pruebas sustantivas en donde no se pueda identificar las deficiencias dentro del control interno existente en la entidad.

3.2 Normas internacionales de auditoría 3.2.1 NIA Nº 400: Evaluación de Riesgo y Control Interno Tiene como propósito establecer normas y proporcionar lineamientos para obtener una comprensión de los sistemas de contabilidad y de control interno, así como los riesgos de auditoría y sus componentes como son: riesgo inherente, riesgo de control y riesgo de detección., para ello el auditor deberá obtener una comprensión de los sistemas de contabilidad y de control interno suficiente para planear la auditoría y desarrollar un enfoque de auditoría efectivo.

3.3 Control Interno Según (Franklin, 2013) “es un proceso ejecutado por la junta directiva o consejo de administración de una entidad, por su grupo directivo y por el resto de personal, diseñando específicamente para proporcionales seguridad razonable de conseguir en la empresa tres categorías de objetivos” (p.25).

Según (Mantilla, 2013), define el control interno como” un proceso, ejecutado por la junta de directores, la administración principal y otra administración de la entidad, para proveer seguridad razonable en relación con el logro de los objetivos de la organización”. El control interno es un proceso, diseñado por la alta dirección y ejecutado por los empleados de la organización, enfocado en el cumplimiento de los objetivos de la organización. 3.3.1 Importancia del Control Interno Todas las empresas, ya sean comerciales, industriales o financieras, deben contar con una serie de herramientas e instrumentos, tales como un buen sistema de contabilidad, y manual de funciones, además de que es de vital importancia de que estas cuenten con un sistema de control interno, el cual pueda proveer de una razonabilidad en su información (Perdomo 2011). Los controles internos contribuyen a la seguridad del sistema contable así como a la evaluación de los procedimientos administrativos y contables que ayudan a la empresa a cumplir sus objetivos, y a la vez reduciendo los riesgos de pérdidas de activos, confiabilidad de los estados financieros y el cumplimiento de leyes (Mantilla, 2013, p. 69).

El control interno, permite evaluar que todos los procesos de la organización se lleven a cabo con efectividad y que contribuyan a los objetivos organizacionales propuestos por la alta administración. 3.3.2 Objetivos del Control Interno “El control interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos que aseguren que los activos están debidamente protegidos, que los registros contables son fidedignos y que la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente” (Mantilla, 2013). De acuerdo a lo anterior, los objetivos básicos son: 

Proteger los activos y salvaguardar los bienes de la institución



Verificar la razonabilidad y confiabilidad de los informes contables y administrativos.



Promover la adhesión a las políticas administrativas establecidas.



Lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.

Los objetivos del control interno, está enfocados en velar por los intereses de la organización, así como el cumplimiento de objetivos, por ello se enfoca en promover que todos sus procesos estén desarrollándose adecuadamente por el bienestar de la empresa. 3.3.3 Clases de Control Interno El control interno es el sustento de credibilidad en la consecución de los procesos dentro de una organización por lo que (Bosch, 2013, p. 58-59), propone la siguiente clasificación: 3.3.3.1 Control Contable Son todos aquellos procedimientos que se realizan teniendo como objetivo, que los registros contables muestren de forma real y razonable la situación económica y financiera de la empresa para lo cual se emplean una serie de métodos que permiten verificar la razonabilidad y confiabilidad de los informes contables y administrativos (Bosch, 2013, p.58).

El control contable puro, está relacionado con la contabilización y la verificación de partidas, así como también de la realidad económica y financiera de la empresa, utilizando una serie de métodos que permiten verificarlo. 3.3.3.2 Control Administrativo “Se refiere a todas aquellas medidas y controles relacionados con la normativa y los procedimientos existentes en una empresa, los cuales ayudan establecer el orden y el cumplimiento de los objetivos organizacionales” (Bosch, 2013, p.59). Este control consiste en todas aquellas medidas y controles relacionados con las normativas, reglamentos y procedimientos existentes en una empresa vinculados a la eficiencia operativa y el cumplimento de las políticas dictadas por la dirección.

3.3.4 Limitaciones del Control Interno 3.3.4.1 Juicio La efectividad de los controles estará limitada por la realidad de las fallas humanas en la toma de decisiones. Tales decisiones deben tomarse mediante juicios humanos en el tiempo requerido, basados en información disponible, y bajo las presiones del giro de los negocios. Algunas decisiones basadas en juicios humanos pueden después, con la clarividencia de análisis posteriores, ser el fundamento para producir menos que los resultados deseables, pueden requerir cambios (Mantilla, 2012, pág. 96).

La acertada toma de decisiones dentro de los procedimientos de la empresa así como de los resultados deseados se ve condicionada a errores humanos, debido a que las mismas no siempre pueden ser las más adecuadas y que a su vez cada persona o trabajador posee un criterio y forma de pensar distinta. 3.3.4.2 Resquebrajamientos Aunque los controles internos estén bien diseñados, pueden resquebrajarse. El personal puede interpretar mal las instrucciones. Se pueden hacer juicios equivocados, o cometer errores debido a negligencia, distracción o fatiga. Un supervisor del departamento de contabilidad responsable de la investigación de inconsistencia puede simplemente olvidarse de o fallar en la orientación de la investigación hasta no ser capaz de realizar las correcciones apropiadas (Mantilla, 2012, pág. 96).

Poseer un control interno bien elaborado y planteado, no asegura que todos los procesos de la empresa se lleven a cabo de forma ideal, puesto que existen factores que pueden influir a que lo elaborado no tenga el efecto esperado, sino que también implica a que este sea sumamente claro y detallado para que el personal sea capaz de acatar de la mejor manera los lineamientos dados. 3.3.4.3 Desbordamiento de la administración El termino desbordamiento de la administración se emplea aquí para significar el violar las políticas o los procedimientos pre-establecidos con propósitos ilegítimos con la intención de que el personal obtenga o acreciente la presentación de la condición financiera o del estado de cumplimiento de una entidad (Mantilla, 2012, pág. 97).

Dentro de las limitaciones del control interno, el desbordamiento de la administración se refiere a quebrantar todas aquellas políticas que forman parte de un control y se realiza con la intención de acrecentar la condición financiera de la empresa, por consiguiente es una de las restricciones o limitantes de relevancia dentro del tema abordado. 3.3.4.4 Colusión Las actividades colusorias de dos o más individuos pueden derivar en fallas de control. Los individuos que actúan colectivamente para perpetrar y encubrir una acción de detección a menudo pueden alterar los datos financieros u otra información administrativa de manera que no pueda ser identificada por el sistema de control (Mantilla, 2012, pág. 98).

La colusión se basa en que dos o más personas se ponen de acuerdo para hacer algún tipo de daño a un tercero, por ende dentro de una empresa genera que existan falencias dentro del control interno, ya sea algún perjuicio financiero o alguna otra acción. 3.3.4.5 Costos vs beneficios Los recursos siempre tienen limitaciones, y por lo tanto las entidades deben considerar lo relativo a los costos y beneficios derivados de establecer controles. Para determinar si se debe establecer un control particular, debe considerarse el riesgo de fallar y el efecto potencial sobre la entidad, junto con los costos relacionados con el establecimiento de un control nuevo (Mantilla, 2012, pág. 98).

Una de las limitaciones más importantes que se deben tomar en cuenta dentro de la empresa, es el análisis de implementar cambios en el sistema de control interno puesto que se deben considerar los beneficios que se pueden obtener de dichos cambios, así como de los costos por implementarlos. 3.3.5 Modelos de Control Interno Según Franklin (2013), “el control interno promueve y fomenta el correcto funcionamiento de las organizaciones al regular sus actividades y fomentar un claro rendimiento de cuentas”. Estos modelos de control interno son utilizados de acuerdo a la necesidad de la institución la cual va a ser auditada, y se propone algunos tipos en la siguiente figura:

16 Tipos de Modelos

Descripción Este modelo surge como una iniciativa del Committee of Sponsoring

Modelo de control interno COSO

Organization of the Treadway Commision (coso) en Estados Unidos, en 1992, para definir una metodología con el propósito de revisar el control interno de una organización.

Modelo de control interno COSO

Es un proceso, diseñado para identificar los eventos potenciales que

ERM

pueden afectar la entidad. (Estupiñan, 2012, pág. 66).

Modelo de control Cadbury

Este modelo adopta una interpretación más amplia sobre el sistema de control de tipo financieros y otros. Este modelo busca desarrollar un análisis más específico de los

Modelo de control interno COCO

elementos de control interno que propone el informe coso Es un marco de control interno para las tecnologías de información. Su

Modelo de control COBIT

propósito fundamental se enfoca en que éstas promuevan los procesos de la organización para producir información útil en el logro de sus objetivos. Tiene como objetivo ayudar a las compañías públicas en la atención de

Modelo de control TURNBULL Modelo de autoevaluación de controles AEC

Modelo de control de acceso basado en la semántica SAC

requerimientos sobre control interno Se orienta en brindar una seguridad razonable para que se alcance los objetivos de control a través de la aplicación de diagnósticos de control interno. El informar SAC define el sistema de control interno, describe sus componentes, provee varias clasificaciones de los controles, plantea objetivos de control y riesgos y define el papel del auditor interno. Desarrollados en Sudáfrica, fueron tres los reportes editados: en 1994

Modelo de control KING

(reporte KING), en 2002 (reporte KING II), y el último modelo, en 2009 (reporte KING III).

Modelo de control KONTRAG

Su objetivo es mejorar a la organización con el fin de evitar crisis corporativas.

Figura 2: Tipos de Control Interno Fuente: Franklin, E. B. (2013). Estupiñan, R. (2012). Elaborado por: Flores, G., & Paredes, J.

3.3.6 COSO Según Estupiñán (2012), “es un proceso, ejecutado por la junta directiva, administración, grupo directivo y por el resto del personal, diseñado primordialmente para proporcionar seguridad razonable con respecto a la consecución de los objetivos organizacionales”.

El Coso, es un modelo de control interno que contiene una serie de procedimientos tanto en la implantación, gestión y control de una organización que a la vez está enfocado en el cumplimiento de objetivos. 3.3.7 COSO ERM Según Estupiñán (2012), se trata de un proceso aplicado por todos los miembros de una empresa enfocado en identificar todos aquellos factores y eventos que puedan afectar a la entidad, y a la vez poder proveer de una seguridad razonable de la información y el logro de los objetivos propuestos por la administración.

Este modelo de control interno, consiste en prever todos aquellos factores que pueden influir en el cumplimiento de objetivos, y afectar directamente a la organización, por lo cual identifica estos factores y brinda una razonabilidad en el cumplimiento de los objetivos propuestos. 3.3.8 Componentes del COSO ERM 3.3.8.1 Entorno Interno Para Estupiñán (2012), “el entorno interno involucra varios elementos importantes que influyen dentro del mismo, los cuales deben seguirse, aplicarse y divulgarse tales como los valores éticos, la competencia y desarrollo del personal y el estilo de operación de la administración del riesgo”. Se refiere a las creencias compartidas y las actitudes que caracterizan cómo entidad, así como el modo en que las estrategias y objetivos son establecidos, las actividades de negocio son estructuradas y los riesgos son identificados, evaluados y tratados. 3.3.8.2 Definición de Objetivos Según Estupiñán (2012), dentro del contexto de la misión o visión, se establecen objetivos estratégicos, se selecciona estrategias y establece objetivos relacionados, alineados y vinculados con la estrategia de la organización, así como los relacionados con las operaciones que aportan efectividad y eficiencia de las actividades operativas.

Son aquellos propuestos por la administración, los cuales están relacionados con la razón de ser de la empresa y de aquellas acciones que conlleven a la consecución de los mismos. 3.3.8.3 Identificación de Eventos Comprende la identificación de eventos y la combinación de técnicas vinculadas con herramientas de apoyo, que permiten la identificación de eventos pasados y futuros, y a la vez dichas técnicas consideran asuntos relacionados con cambios demográficos, mercados nuevos y acciones de los competidores (Estupiñán, 2012, p.69).

Se refiere a todas aquellas herramientas utilizadas en la identificación de factores que pueden contraer eventos que afecten a la organización y que no permita el cumplimiento de sus objetivos, y que para ellos se analiza una serie de cuestiones. 3.3.8.4 Valoración de Riesgos Consiste en la combinación de técnicas cuantitativas y cualitativas para evaluar procesos, cualitativas como el riesgo de crédito de operación y liquidez a procesos como las captaciones, colocaciones, aportes de capital, donaciones, entre otros, mientras que se les aplican técnicas y cualitativos, cuando los datos no ofrecen precisión el riesgo país y de auditoría (Estupiñán, 2012).

Trata de todas aquellas técnicas, herramientas y procedimientos utilizados para la estimación de los riesgos, dentro de las cuales se usan una serie de indicadores que serán de importancia y otros medios que ayuden a la cuantificación de los riesgos. 3.3.8.5 Respuesta al Riesgo Según Estupiñán (2012), “evalúa las opciones en relación con el riesgo en la entidad, propone las acciones en respuesta a los riesgos potenciales, grado que más reporta las posibilidades de riesgo, por ende, se enfocan en evitar, reducir, compartir y aceptar el riesgo”. Son todas aquellas alternativas, enfocadas a disminuir y evitar aquellos factores potenciales que pueden afectar el normal funcionamiento de la organización y al fallido cumplimiento de los objetivos propuestos.

3.3.8.6 Actividades de Control Para Estupiñán (2012), “son todas aquellas políticas y procedimientos que tienen por objeto asegurar que la respuesta al riesgo se esté ejecutando correctamente, además de que se alinean y contribuyen a la consecución de los objetivos de la empresa”. Son acciones enfocadas a prever y mantener el control del riesgo, para que estos no puedan afectar al desarrollo de los distintos procesos y objetivos establecidos por la organización. 3.3.8.7 Información y Comunicación “Consiste en identificar, detectar, capturar y comunicar información de fuentes internas y externas, procesos en una forma y tiempo de tal forma que permite al personal de la institución llevar a cabo sus responsabilidades que desarrollan en la organización” (Estupiñan, 2012). La información y comunicación está orientada a que la misma se debe realizar en sentido amplio, y fluir por la organización en todos los sentidos (ascendente, descendente, paralelo) para el correcto funcionamiento de los procesos en la empresa. 3.3.8.8 Monitoreo (Ongoing) Estupiñán (2012), menciona que es un proceso que valora la presencia como el funcionamiento de sus componentes y la calidad de su desempeño en el tiempo. A través de Evaluaciones puntuales, realizadas por personal que no es el responsable directo de la ejecución de las actividades.

Implica monitorear que el proceso de Administración de Riesgos mantiene su efectividad a lo largo del tiempo y que todos los componentes del marco ERM funcionen adecuadamente a través de actividades de monitoreo continuo. 3.3.9

Evaluación del Sistema de Control Interno Según Bosch (2013), una herramienta para que el auditor pueda evaluar el sistema de control interno de una organización, son las llamadas pruebas de cumplimiento, las cuales estudian el

20 nivel de confiablidad existente en control interno de la empresa y su objetivo primordial es confirmar que todos, los procesos funcionan de acuerdo al diseño y se consiguen los objetivos establecidos por la organización.

La evaluación del sistema de control interno define todas aquellas fortalezas y debilidades de la organización a través de una cuantificación de sus recursos y para ello se usan las denominadas pruebas de cumplimiento que ayudan a medir la consecución de objetivos trazados por la empresa. 3.3.10 Método para evaluar el Sistema de Control Interno 3.3.10.1 Método de Cuestionario Para Estupiñán (2012), este método consiste en diseñar cuestionarios con base en preguntas de las cuales una respuesta afirmativa indique un punto óptimo y una negativa una debilidad, las cuales que deben ser contestadas por los funcionarios y personal responsable de las distintas áreas de la empresa bajo examen.

Consiste en la evaluación en base a una serie de preguntas, las cuales deben ser contestadas por parte de los responsables de las distintas áreas bajo examen. Por medio de las respuestas dadas, el auditor obtendrá evidencia que deberá constatar con procedimientos alternativos. 3.3.10.2 Método Narrativo o Descriptivo “Este método consiste en la descripción detallada de los procedimientos más importante, así como las características más relevantes del sistema de control interno para todos los procesos de la organización, mencionando los registros y formularios que intervienen en el sistema” (Estupiñán, 2012, p. 161). Se refiere a la narración detallada de los procedimientos relevantes dentro de la organización, así como las particularidades del sistema de control interno que se maneja en la empresa, en donde se clasifica por áreas, actividades, departamentos, funcionarios y empleados.

3.3.10.3 Método gráfico o Diagramas de Flujo Estupiñán (2012), menciona que este método consiste en describir objetivamente la estructura orgánica de las áreas, así como sus distintos procedimientos a través de sus departamentos y actividades, además de que es un complemento muy útil porque permite al auditor apreciar en forma panorámica los distintos procedimientos que se combinan.

También llamado de flujograma, consiste en revelar o describir la estructura orgánica las áreas en examen y de los procedimientos utilizando símbolos convencionales y explicaciones que dan una idea completa de los procedimientos de la entidad. 3.3.10.4 Simbología de los Diagramas de Flujo

SÍMBOLO

REPRESENTA Inicio o término. Indica el principio o el fin del flujo. Actividad. Describe las funciones que desempeñan las personas involucradas en el procedimiento. Documento. Representa cualquier documento en el procedimiento. Decisión o alternativa. Indica un punto dentro del flujo en donde se debe tomar una decisión entre dos o más opciones. Conector de página. Representación para la continuación del diagrama de flujo.

Figura 3: Diagrama de flujo Fuente: Benjamín, E, (2014). Organización de empresas Elaborado por: Flores, G., Paredes, J.

3.3.10.5 Combinación de Métodos Para Estupiñán (2012), los auditores externos preparan los cuestionarios con el objeto de que sean aplicables a la generalidad de la compañía, en algunas oportunidades, no es aplicable a todas sus partes, es por ello que es importante la combinación de métodos para la evaluación del control interno, el diagrama de flujo facilita la respuesta a algunas preguntas mientras que por el cuestionario se las formula y obtiene la información.

Combinar los métodos para la evaluación del control interno, depende de la astucia del auditor al evaluar los procesos de la empresa, puesto que en algunas es aplicable un método y mientras que en otras se aplica uno distinto, y es deber del auditor buscar los medios para realzar su evaluación.

3.4

Inventario

“Comprende todos aquellos artículos, materiales, suministros, productos y recursos renovables y no renovables, para ser utilizados en procesos de transformación, consumo, alquiler o venta dentro de las actividades propias del giro normal del negocio” (Rincón, Lasso, & Parrado, 2012, pág. 100). “Los inventarios representan bienes corporales destinados a la venta en el curso normal de los negocios, así como aquellos que se encuentran en proceso de producción o se utilizarán en la fabricación de otros que se van a vender” (Simisterra, Polanco, & Henao, 2011, pág. 152) Los inventarios comprenden todos aquellos artículos, suministros, bienes que posee la empresa, por lo general destinados para la venta, producción o incluso para su utilización si asi se requiere, por consiguiente, son de vital importancia para una empresa y forman un punto relevante para la presente investigación. 3.4.1 Importancia de los Inventarios Es importante tener un adecuado abastecimiento de inventarios, pues de ellos dependen las actividades primarias para las que se constituyó la organización, es decir, las operaciones de compraventa que concluirán en utilidades y proporcionarán flujos de efectivo, con lo que se reiniciará el ciclo financiero a corto plazo (Romero, 2012, pág. 224).

ELECTROHOGAR considera que los inventarios son la parte fundamental en la actividad comercial que realiza, debido a que se dedica a la comercialización de mercadería (compraventa), para lo cual debe manejarse de manera correcta porque de la venta depende su existencia en este mercado competitivo, por ende, una mejor gestión del inventario generará mejor rentabilidad y posicionamiento en el mismo.

3.4.2 Tipos de Inventarios TÍTULO

DEFINICIÓN

CITA

Inventarios de materias primas

Las materias primas y los materiales son artículos que se transforma para elaborarse bienes de consumo u otros artículos que se convertirán en productos terminados o en componentes de productos de una entidad manufacturera.

(Romero, 2012, pág. 237)

Inventarios de mercancías

Éstos incluyen los bienes adquiridos por las empresas, que van a hacer vendidos sin someterse a transformación. En este tipo de inventarios se integran todas las mercancías disponibles para la venta y deben reflejarse en una contabilidad diferenciada.

(Pérez & Bastos, 2011, p.45)

Inventarios de productos en proceso

Artículos que aún no están terminados, y en el momento de hacer inventario se encuentran fase de trasformación dentro de la cadena de producción de la empresa.

Inventarios de productos terminados

Este rubro comprende los artículos destinados a su venta dentro del curso normal de las operaciones de la entidad, y el importe reconocido debe ser el costo de producción, tratándose de industrias, y el costo de compra si se trata de comercios.

Inventarios de materiales y suministros

Están constituidos por los elementos necesarios para la elaboración de productos. Entre dichos elementos destacan: Las materias primas secundarias (...) los productos de consumo necesario para el proceso de producción (...); y por último, el material para mantenimiento, necesario para reparación y conservación de la maquinaria.

(Romero, 2012, pág. 237)

(Pérez & Bastos, 2011, p.45)

Figura 4: Tipos de inventarios Fuente: Romero, (2012) Elaborado por: Flores, G., & Paredes, J.

ELECTROHOGAR al ser una empresa comercial, el inventario que manejan es el de mercancías, ya que son bienes adquiridos para ser vendidos, sin que requieran de transformación alguna, debido a que no se dedica a la elaboración de productos no se manejan los inventarios restantes. 3.4.3 Ciclo de Inventarios 3.4.3.1 Recepción Los materiales recibidos se deben inspeccionar en cantidad y calidad. El departamento de recepción prepara un informe de recepción que se convierte en parte de la documentación necesaria antes de efectuarse el pago. Después de la inspección, el material se envía al almacén, y los documentos de recepción o notificaciones electrónicas de recepción de productos generalmente se envían al departamento de compras, al almacén y al departamento de cuentas por pagar. El control y rendición de cuentas son necesarios para todas las transferencias. (Arens, Elder, & Beasley, 2007, p.639)

En este paso, es esencial analizar el estado en que ingresa la mercadería, la empresa debe verificar que el producto llegue conforme conste con el pedido u orden de compra, además, de que el producto se encuentre en buen estado; esté es el primer paso del ciclo de inventario y en donde se debe tener mayor control. 3.4.3.2 Almacenamiento A medida que el departamento de producción termina los productos, éstos se depositan en el almacén en espera de su embarque. En compañías con buenos controles internos, los productos terminados se guardan bajo control físico en un área separada de acceso limitado (Arens, Elder, & Beasley, 2007, p.639).

Una vez inspeccionada el buen estado del producto, este debe ser ubicado de manera adecuada y ordenada, en un lugar donde no le llegue la humedad ni el polvo, con el objetivo de garantizar la calidad del mismo, para luego ser vendido. 3.4.3.3 Venta o Comercialización “El embarque de artículos terminados es parte integral del ciclo de ventas y cobranza, cualquier embarque o transferencia de productos terminados debe ser autorizado por medio de un documento de embarque debidamente aprobado”. (Arens, Elder, & Beasley, 2007, p.639). La venta es parte integral de todo negocio, debido a que de este dependen los ingresos de la empresa, con los cuales la empresa hace frente con las obligaciones de proveedores, empleados y demás acreedores. 3.4.4 Deterioro de un Activo Un activo estará contabilizado por encima de su importe recuperable cuando su importe en libros exceda del importe que se pueda recuperar del mismo a través de su utilización o de su venta. Si este fuera el caso, el activo se presentaría como deteriorado, y la Norma exige que la entidad reconozca una pérdida por deterioro del valor de ese activo. (IFRS - International Financial Reporting Standards, 2013, p.A895)

El deterioro es la pérdida de valor de un activo, debido a causas internas o externas, dicha perdida debe ser adecuadamente registrada en concordancia con lo dictado con la normativa vigente.

3.4.5 Métodos de Valuación de Inventarios 3.4.5.1 Método PEPS-FIFO Se basa en la suposición de que los primeros en artículos en entrar al almacén o a la producción son los primero en salir, por lo que las existencias al finalizar cada ejercicio quedan reconocidas a los últimos precios de adquisición o de producción, mientras que en resultados los costos de venta son los que corresponden al inventario inicial y a las primeras compras o costos de producción del ejercicio (Romero, 2012, pág. 264). Para valorar los elementos en almacén, se supone que las primeras unidades que entran son las primeras en salir (…). Según este método, las existencias finales quedan valoradas, al precio de las últimas entradas, con los cual se produce un incremento de costes indirectos que se imputan al material. Las unidades consumidas, por tanto, se valoran al precio de las entradas más antiguas (Suárez, 2012, p. 22).

Este método de valoracion de inventarios se utiliza mucho en empresas donde el producto tiene fecha de caducidad, se basa en los productos que primero ingresan, son las primeras en egresar, y las ultimas mercaderías quedan valoradas al precio de las últimas entradas. 3.4.5.2 Método Promedio Este método se estima utilizar para aquellos bienes donde el tiempo no tiene efectos negativos o cambios relevantes, pues no hay diferencia entre los productos que se adquirieron en diferentes momentos, por lo que se puede organizar y controlar indistintamente, pudiendo escoger para vender cualquiera de los productos (Rincón, Lasso, & Parrado, 2012, pág. 108) Forma de valoración utilizado por la relativa facilidad de cálculo y por considerar que se ajusta adecuadamente a la tendencia voluble del mercado, es decir, unas veces suben los precios y otras bajan, es conveniente que las mercaderías que estén en este vaivén sean valoradas al P.P. (Zapata, 2011, p. 99).

Este método es utilizado por la mayoría de empresas, esto se debe a la relativa facilidad de cálculo, se ajusta a la tendencia del mercado, debido a que los precios en algunas ocaciones suben y en otras bajan.

3.5 Gestión de Inventarios 3.5.1 Stock “Es el conjunto de materiales y artículos que se almacenan, tanto aquellos que son necesarios para el proceso productivo como los destinados a la venta” (Suarez, 2012, pág. 42). El Stock es el nivel mínimo y máximo de mercadería que una compañía está dispuesta a tener, el alto almacenamiento de stock produce un elevado gasto por almacenamiento, mientras que un insuficiente del mismo, hace que la entidad no pueda abastecer la demanda de sus clientes. 3.5.2 Importancia de la Gestión de Stock “La importancia de la gestión de stock está relacionada con los costes que supone su tenencia y con el impacto directo que genera en los resultados de la empresa” (Suarez, 2012, pág. 46). La importancia de mantener un nivel de stock óptimo, permite que la empresa pueda satisfacer la demanda de sus clientes, captar mayor participacion de mercado y crecer economicamente, sin embargo el nivel de stock no puede ser demasiado bajo, ya que esto le puede ocacionar pérdidas de ventas. 3.5.2.1 Tipo de stock de acuerdo con el criterio operativo De acuerdo a la clasificación del autor, el criterio operativo se divide en cinco componentes, los mismos que se visualizan en la figura 5, que se detalla a continuación.

TITULO

DEFINICIÓN

CITA

Stock óptimo

Es el que compatibiliza una adecuada atención a la demanda y una rentabilidad maximizada, teniendo en cuenta los costes de almacenaje.

Stock cero

Este tipo de stock se identifica con el sistema de producción Just in (Suárez, time (JIT), que consiste en trabajar bajo demanda, es decir, solo se 2012, p.58) producirá cuando sea necesario para atender una demanda correcta.

Stock físico

Es la cantidad de artículos disponibles en un momento determinado en el almacén. Nunca puede ser negativo.

Stock neto

Es el stock físico menos la demanda no satisfecha. Esta cantidad si puede ser negativa.

Stock disponible

Es el stock físico, más los pedidos en curso del artículo a los proveedores, menos la demanda insatisfecha.

Figura 5: Stock de acuerdo con el criterio operativo Fuente: Suarez, (2012) Elaborado por: Flores, G., & Paredes, J.

3.5.2.2 Tipo de stock de acuerdo con el criterio funcional TÍTULO

DEFINICIÓN

Stock de ciclo

Es el que sirve para atender la demanda normal de los clientes. Se suelen hacer pedidos de un tamaño tal que permita atender la demanda por periodo de tiempo largo.

Stock de seguridad

Es el previsto para demandas inesperadas de clientes o retrasos en la entrega de proveedores. Funciona como un (colchón) complementario al stock de ciclo.

Stock de presentación

Es el que está en lineal para atender las ventas más inmediatas, es decir, las que están a la vista del consumidor.

Stock estacional

Su objetivo es hacer frente a aquellas ventas esperadas que se producen en una determinada estación o temporada.

Stock en tránsito

Es aquel que está circulando por las distintas etapas de proceso productivo y de comercialización. También se llama así al stock acumulado en los almacenes de transito situados entre los almacenes del comprador y vendedor.

Stock de Son artículos o productos usados, pero que pueden ser utilizados en recuperación parte o en su totalidad para otros nuevos. Figura 6: stock de acuerdo con el criterio funcional Fuente: Suarez, (2012) Elaborado por: Flores, G., & Paredes, J.

CITA

(Suarez, 2012, pág. 58)

3.5.3 Control de Existencias 3.5.3.1 Existencias Máximas “Cantidad máxima que la empresa debe mantener en stock (de cada artículo) con el fin de cubrir eventuales deficiencias en los suministros. Se determina considerando la demanda, consumo o venta máxima y el tiempo de reposición o de reemplazo” (Bravo, 2011, p. 149). La existencia maxima es el número de producto establecido por la entidad, para hacer frente a la demanda de sus clientes, en este valor se toma como referencia de un mes a otro, cuando existe mayor consumo del mismo producto. 3.5.3.2 Existencias Minima Es el nivel mínimo de stock que debe permanecer en existencia para satisfacer a los clientes en la empresa comercial o para que los procesos productivos no se interrumpan en el caso de las empresas manufactureras. Se determina considerando la demanda, consumo o venta mínima periódica y el tiempo mínimo de reposición o de reemplazo. (Bravo, 2011, p. 149)

Las existencias mínima es el número de mercadería, es establecido de acuerdo con la venta, durante el mes más bajo de venta del mismo producto, esto con el fin de evitar el desabasteciemiento de la empresa. 3.5.3.3 Existencia Critica Es el nivel más bajo al que puede llegar el stock o inventario en el caso que fallen los suministros normales de los proveedores. Si se llega a este nivel la empresa debe establecer mecanismos extraordinarios o especiales de compras para atender adecuadamente a los clientes (comercial) o para no suspender las actividades de producción (manufactura). Se determina considerando la demanda, consumo o venta mínima y el tiempo crítico de reemplazo o reposición. (Bravo, 2011, p. 149-150).

La inexistencia de mercancía durante la comercialización de la misma, ocasiona que la entidad recurra a la adquisición de la misma, sin embargo, esta operación trae consigo un “sobreprecio” debido a la urgencia en que se necesita el producto.

3.5.4 Sistema de Control de la Cuenta de Mercadería 3.5.4.1 Sistema de Cuenta Múltiple Este sistema, conocido también como juego de inventarios, es recomendable para empresas que venden gran cantidad de mercancías a precios relativamente bajos, como supermercados y otros negocios, en los cuales no es funcional determinar el costo de la mercancía cada vez que se produzca una venta, sino que es más practico esperar la culminación del periodo para conocer el costo de la mercancía vendida (Simisterra, Polanco, & Henao, 2011, pág. 152). En estas empresas cuyos productos son de alta circulación, en el momento de la venta solo se registra el valor de la venta y se espera hasta el final del ejercicio para la determinación del costo de las ventas, mediante la toma física de un inventario. (Díaz, 2011, pág. 138).

Este tipo control es recomendado para empresas que se dedican a comercializacion artículos de precios bajos, para lo cual no es comveniente realizar el registro al momento que se produzca la venta, si no que es mas comveniente realizarlo al final del periodo. 3.5.4.2 Sistema de Inventario Permanente “Este tipo de sistema, no es necesario la terminación del periodo para determinar el saldo de la cuenta de mercancías; el sistema permanente permite mantener actualizado el saldo y constituye un mecanismo eficiente de control sobre la existencias reales” (Simisterra, Polanco, & Henao, 2011, pág. 155). En este sistema, no es necesario esperar la terminación del periodo para determinar el saldo de cuenta Mercancías, pues permite llevar el control contable individual de los artículos que se compran y se venden mediante el uso de tarjetas auxiliares. Estas tarjetas permiten conocer tanto el número de artículos en existencias como su costo. (Díaz, 2011, p.146).

En referencia a los conceptos anteriores, este tipo de sistema no es necesario esperar la terminacion del periodo para el registro de las mercancias, ya que este tipo de sistema te permite tener actualizado el saldo de la cuenta cuando compran y venden para lo cual se utilizan tarjetas auxiliares.

3.5.5 NIC 2 EXISTENCIAS En la actualidad la mayoría de las empresas a nivel mundial han implementado la normativa NIC para el manejo y el registro contable según la (NIC - Normas Internacionales de Contabilidad, p.A623) menciona al respecto del objetivo y alcance de las existencias: Objetivo El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de las existencias. Un tema fundamental en la contabilidad de las existencias es la cantidad de coste que debe reconocerse como un activo, y ser diferido hasta que los correspondientes ingresos ordinarios sean reconocidos. Esta Norma suministra una guía práctica para la determinación de ese coste, así como para el posterior reconocimiento como un gasto del ejercicio, incluyendo también cualquier deterioro que rebaje el importe en libros al valor neto realizable. También suministra directrices sobre las fórmulas de coste que se utilizan para atribuir costes a las existencias.

Alcance Esta Norma será de aplicación a todas las existencias, excepto a: a)

La obra en curso, proveniente de contratos de construcción, incluyendo los contratos de servicio directamente relacionados (véase la NIC 11, Contratos de construcción);

b) Los instrumentos financieros; y c)

Los activos biológicos relacionados con la actividad agrícola y productos agrícolas en el punto de cosecha o recolección (véase la NIC 41, Agricultura).

Esta Norma no será de aplicación para la valoración de las existencias mantenidas por: a)

Productores de productos agrícolas y forestales, de productos agrícolas tras la cosecha o recolección, así como de minerales y productos minerales, siempre que sean medidos por su valor neto realizable, de acuerdo con prácticas bien consolidadas en esos sectores. En el caso de que esas existencias se midan al valor neto realizable, los cambios en este valor se reconocerán en el resultado del ejercicio en que se produzcan dichos cambios.

3.6 Estructura organizacional 3.6.1 Organigrama “Es la representación gráfica de la estructura de una organización o bien de algunas de sus áreas, muestran que unidades administrativas la integran y sus respectivas relaciones, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación, líneas de autoridad, supervisión y asesoría” (Benjamín & Fincowsky, 2014, pág. 198). En referencia a la definición anterior, es la estructura de la empresa, en la cual se muestra las líneas de autoridad, niveles jerárquicos a los cuales se debe dar información sobre la gestión o a las cuales los empleados debe de dirigirse. 3.6.2 Funciones Es la especificación de las tareas inherentes a cada una de las unidades administrativas que forman parte de la estructura orgánica, necesarias para cumplir con las atribuciones encomendadas a la organización (Benjamín & Fincowsky, 2014, pág. 199). Las funciones son tareas asignadas a cada una de las áreas o personas que conforma una organización, con el propósito de que esta se pueda manejar de una mejor manera y de que no exista duplicidad en las tareas asignadas. 3.6.3 Descripción de puestos Es la reseña del contenido básico de los puestos que componen cada unidad administrativa, y la cual incluye la información siguiente: 

Identificación del puesto (nombre, ubicación, ámbito de operación etc.)



Relaciones de autoridad, donde se indican los puestos subordinados y las facultades de decisión



Funciones generales y específicas



Responsabilidades o deberes

METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN

4.1 Enfoque / Tipo de investigación 4.1.1 Enfoque de investigación El trabajo de titulación tiene un enfoque cualitativo-cuantitativo, con tendencia cuantitativo, lo que se realizó con esta investigación fue mencionar aquellos métodos que resultaron esenciales para direccionar a la investigación, encaminada en la resolución de la problemática en cuestión; tomando en cuenta la selección apropiada de la metodología de investigación se llegó a conclusiones concretas y por ende se dio respuestas a las interrogantes. 4.1.1.1 Enfoque cualitativo Este enfoque de la investigación, fue empleado con la finalidad de refinar a las preguntas de investigación, tomando en cuenta a la información recopilada de las observaciones y entrevistas realizadas, respecto al tratamiento de inventarios en la empresa ELECTROHOGAR, que no constituyen métodos de recopilación de datos de medición numérica. 4.1.1.2 Enfoque cuantitativo Se hizo necesaria la aplicación de este enfoque para evaluar datos numéricos relacionados con la medición de los inventarios y a su vez identificar el nivel de riesgo en el control de la empresa, en la que se realizó la investigación.

4.1.2 Tipos de investigación 4.1.2.1 Investigación de campo En el desarrollo del presente trabajo, uno de los métodos de investigación empleados fue la investigación de campo, debido a que para obtener todo tipo de información relacionada al tratamiento de inventarios se vio necesario el acercamiento a las instalaciones de la empresa ELECTROHOGAR; con el objetivo de obtener información de manera directa en el área de inventarios. 4.1.2.2 Investigación exploratoria La investigación exploratoria permitió familiarizarse con el problema objeto de estudio, debido a que se logró adquirir un conocimiento más detallado de las actividades y procesos relacionados al tratamiento de los inventarios dentro de la empresa, que facilitaron la detección de problemas específicos y el planteamiento de soluciones para la problemática en cuestión. 4.1.2.3 Investigación descriptiva Esta investigación tiene como objetivo predecir acontecimientos y establecer relaciones entre las variables de la investigación; y fue empleada con la finalidad de describir los diferentes hallazgos relacionados entre el control interno aplicado en la empresa y el tratamiento que se da a los inventarios por parte del personal. 4.1.2.4 Investigación explicativa Padilla (2014), menciona que los estudios explicativos van más allá de la descripción de fenómenos o del establecimiento de relaciones entre conceptos; es decir su interés se centra en explicar por qué ocurre un fenómeno y en qué condiciones se da éste, o por qué dos o más variables están relacionadas.

Este tipo de investigación consistió en la explicación técnica de todos los resultados que se obtuvieron de la evaluación al tratamiento de los inventarios en la empresa, permitiendo establecer y explicar la relación entre el control interno y el desempeño del personal en cuanto al manejo de las existencias. 4.1.3 Métodos de investigación 4.1.3.1 Método inductivo Se hizo uso este método debido a que se obtuvo información de sucesos particulares respecto al tratamiento de los inventarios en la empresa ELECTROHOGAR a través de la observación y el análisis de los hechos, permitiéndonos obtener proposiciones generales relacionadas con el manejo de inventarios en la empresa. 4.1.3.2 Método deductivo Se utilizó este método de la investigación tomando en cuenta los datos generales aceptados como valederos respecto al manejo de los inventarios dentro de la entidad donde se lleva a cabo el estudio, con el objetivo de deducir por medio del razonamiento lógico, varias suposiciones. 4.1.3.3 Método analítico El análisis minucioso de los fenómenos relacionados con el manejo de inventarios permitió comprender el procedimiento aplicado para el registro y tratamiento de los mismos. Por tanto, el método analítico comienza con el todo de un fenómeno y lo revisa parte por parte (descomposición o separación del todo), comprendiendo su funcionamiento y su relación intrínseca, complementándose con la parte sintética.

4.1.3.4 Método sintético Luego de haber llevado a cabo un análisis exhaustivo respecto al tratamiento que se dan a los inventarios que posee la empresa, todos los aspectos simples detallados en el análisis previo se copila en un todo, permitiéndonos partir de las causas que generan inconvenientes, hacia los efectos que se producen.

4.2 Población / Muestra 4.2.1 Población El término población hace referencia al grupo de individuos que se encuentran en un área determinada y de los cuales se puede obtener información. En el caso de la empresa ELECTROHOGAR, se tomó como base el número de clientes habituales; es decir, que realizan compras al menos todos los meses (mayoristas) de la zona de Santo Domingo, además, se consideró como población a los proveedores mayoristas y regulares así como a los cinco empleados; en la siguiente tabla se muestra los resultados: Tabla 1: Población de la investigación

Clientes externos Empleados internos Proveedores Total

10 5 15 30

Fuente: Investigación propia Elaborado por: Flores. G., & Paredes. J.

4.2.2 Muestra La parte representativa de la población que permitió recopilar información relevante en cuanto al tratamiento de inventarios en la empresa ELECTROHOGAR, fue el número de servidores, clientes y proveedores, que operan y manejan información relacionada con el objeto de estudio, se consideró a toda la población como muestra, debido a que es menor a cien.

4.3 Técnica e instrumento de recolección de datos Los instrumentos de recopilación de datos constituyen herramientas claves para la obtención de información relevante del objeto de estudio, adicionalmente son un respaldo de que las actividades que se llevaron a cabo en el desarrollo de la investigación son reales, concretas y fiables. 4.3.1 Encuesta Niño (2011) menciona, que la encuesta es la técnica que permite la recolección de datos proporcionados por los individuos de una población, o más comúnmente de una muestra de ella, para identificar sus opiniones, apreciaciones, puntos de vista, etc.; por medio de cuestionarios, técnicamente diseñados para tal fin.

La encuesta es una herramienta que se utilizó para recopilar información relacionada al objeto de estudio a través de la estructuración de una serie de preguntas; que permitió obtener una respuesta precisa respecto al manejo de inventarios, por parte de los empleados de la empresa “ELECTROHOGAR” que fueron encuestados. 4.3.2 Entrevista Como una técnica de recolección de datos, la entrevista proporciona al investigador una serie de ventajas; pues es aplicable a todo tipo de personas. En la empresa ELECTROHOGAR, se empleó esta técnica con la finalidad de obtener respuestas verbales por parte del personal que labora en la entidad; planteadas sobre el problema de investigación; permitiéndonos obtener una información más completa respecto al tratamiento de los inventarios.

4.3.3 Observación Es un procedimiento empírico por el cual se establece una relación concreta e intensiva entre el investigador y el hecho investigado, de los que se obtienen datos que luego se sintetizan para desarrollar la investigación. La observación que se realizó en las instalaciones de la empresa ELECTROHOGAR permitió recoger información del tratamiento que se da a los inventarios dentro de la entidad; al utilizar los sentidos para observar hechos y realidades y al personal en el desempeño normal sus actividades. 4.3.4 Cuestionario El cuestionario consistió en una serie de preguntas relacionadas directamente con la gestión de inventario de la empresa, mismas que fueron contestadas por los empleados de la institución, incluyendo el jefe y proveedores. Adicional, se realizó una encuesta en la que se identificaron las actividades inadecuadas y los puntos de control que maneja la entidad; a razón de estas técnicas, permitieron desarrollar la investigación descriptiva. 4.3.5 Ficha de observación Este instrumento es muy importante debido a que evita olvidar datos, permitiendo establecer parámetros a observar, utilizando preguntas en base al problema que se requiere investigar, de modo que no se comience a divagar o desviarse de la problemática presentada en la empresa, como lo es la gestión de inventarios.

RESULTADOS

5.1 Discusión y Análisis de los Resultados 5.1.1 Análisis de los resultados de la encuesta a los clientes 5.1.1.1 Entrevista al gerente ENTREVISTA AL GERENTE Pregunta Nº 1 ¿Existe una estructura orgánica y funcional (organigrama) en la empresa? No, no existe una estructura definida de manera formal, sino, las funciones se manejan de forma empírica, a lo que se tenga que realizar al día. Pregunta Nº 2 ¿La empresa ELECTROHOGAR cuenta con una descripción de cargos y funciones? No, no existe una guía de funciones plasmada en algún documento. Pregunta Nº 3¿Existe una persona responsable en el área de inventario? En la actualidad no hay una persona que se encargue en esa área, el inventario lo maneja la persona que en ese momento está desocupada. Pregunta Nº 4 ¿Cuál de las líneas de producto considera usted que es el producto estrella? En la actualidad las líneas de producto que más acogida tienen: es la línea café y llantas en las cuales se obtiene un buen margen de ganancia.

Pregunta Nº 5 ¿Existe en la empresa algún sistema que le permita conocer existencia de los inventarios? No existe un sistema que me permita conocer la mercadería que tengo bodega. Pregunta Nº 6 ¿Se utiliza algún modelo para el control de inventario? No se tiene establecido algún modelo para el control. Pregunta Nº 7 ¿Qué problema o inconveniente considera usted que son más comunes a la hora de controlar los inventarios? Los problemas más comunes son: no se conoce cual mercadería llegó primero, no se tiene establecido un lugar idóneo o adecuado para la mercadería, la mercadería del mismo modelo no se encuentra en el mismo sitio, esto produce en ciertas ocasiones que exista un sobreabastecimiento de mercadería. Pregunta Nº 8 ¿Cómo calificaría usted el sistema de control interno existente? Regular, debido a que no existe una persona que se encargue de esta área. Pregunta Nº 9 ¿Se registra los ingresos y salidas de la mercadería? No se registra, debido a que no existen documentos. Pregunta Nº 10 ¿Cuál es la capacidad máxima que tiene la empresa de mercadería? Al no existir un control óptimo de inventario no se puede obtener el máximo de mercadería. Pregunta Nº 11 ¿La empresa cuenta con políticas para la gestión de inventario? De manera formal no, todo se maneja de forma empírica.

Pregunta Nº 12 ¿Considera usted que la información presentada de los inventarios en los balances es confiable? En un 60%, porque a veces no se da de baja en el sistema al momento de vender, ya que existen otras personas que venden y no registra la venta. Pregunta Nº 13 ¿Conoce usted el nivel de existencia de bodega? No, porque el sistema no me refleja la cantidad de existencia de bodega. Pregunta Nº 14 ¿La información sobre inventarios ha generado desabastecimiento de mercadería en la empresa por falta de información? Sí, porque en el sistema me refleja una realidad diferente a lo que está en físico. Pregunta Nº 15 ¿Se realiza conteo físico periódicamente? No, esta actividad no se la realiza periódicamente. Pregunta Nº 16 Considera usted que un sistema de control interno coadyuvará al mejoramiento de la gestión de inventarios Si, debido a que este control de inventario me ayudará a tomar decisiones oportunas en la compra de mercadería, la misma que será reflejada en el sistema de la empresa.

5.1.1.2 Encuesta a clientes Tabla 2: Resultados de Encuesta a Clientes FICHA DE OBSERVACIÓN DE ENCUESTA A CLIENTES N. 1

PREGUNTA

Casi A siempre veces 7 0 70% 0% 4 6 40% 60%

Nunca

Cantidad Porcentaje Cantidad Porcentaje

3 30% 0 0%

Cantidad Porcentaje Cantidad Porcentaje

9 90% 0 0%

1 10% 0 0%

0 0% 10 100%

0 0% 0 0%

Cantidad

Porcentaje ¿Los productos adquiridos por usted se encontraron en buen Cantidad estado? Porcentaje

0% 9 90%

0% 1 10%

10% 0 0%

90% 0 0%

¿Visita usted con regularidad las instalaciones de ELECTROHOGAR?

¿Los empleados tienen información acerca de los productos que desea comprar?

¿Ha encontrado en la empresa el producto deseado por usted?

¿Los empleados informan con anticipación sí la empresa cuenta con nueva mercadería?

¿Al observar los estantes de la tienda, suelen estar vacíos?

Siempre

0 0% 0 0%

¿Los productos en los estantes tienen su respectiva etiqueta de precio?

Cantidad Porcentaje

0 0%

10 100%

¿El precio de los productos presenta considerables cambios en un mismo periodo?

¿Ha tenido inconvenientes, demoras o retrasos al momento de recibir algún producto?

Cantidad Porcentaje Cantidad

0 0% 0

0 0% 5

3 30% 5

7 70% 0

Porcentaje

50%

Cantidad

Porcentaje Cantidad Porcentaje Cantidad Porcentaje Cantidad Porcentaje

90% 0 0% 0 0% 0 0%

10% 1 10% 7 70% 0 0%

0% 9 90% 3 30% 3 %30

0% O O% 0 0% 7 70%

¿Considera usted que en la empresa requiere una evaluación Cantidad del control interno de la mercadería? Porcentaje

8 80%

2 20%

0 0%

¿La persona encargada de entregar el producto verifica que 10 el comprobante de pago coincida con los productos adquiridos? 11

¿Cuándo usted recibe el producto adquirido es entregado por la misma persona todas las veces?

¿La persona que realiza la facturación es la misma encargada de entregar la mercadería?

13 ¿Ha realizado usted alguna devolución del producto? 14

Fuente: Santo Domingo. Investigación de campo. Empresa “ELECTROHOGAR”. Elaborado por: Flores, G., & Paredes, J.

Análisis de la encuesta a cliente Mediante la encuesta realizada a los clientes de la empresa ELECTROHOGAR (ver anexo 4) se obtuvo como resultado en la pregunta 2 que el 60% de las personas mayoristas manifiestan que los empleados no tienen información suficiente de los productos que se comercializan, esto se debe a la falta de capacitación y al desinterés de los empleados por conocer las características de los nuevos artículos. En la pregunta 7, se tiene como resultado que el 100% menciona que los productos carecen de su respectivo precio, esto se debe a que no existe una buena organización por parte de la Empresa ELECTROHOGAR, además, las ventas son realizadas por los propietarios. En la pregunta 9, los clientes mencionan que existe demora al momento de recibir la mercadería antes adquirida, esto se debe a que como no existen funciones establecidas los empleados realizan diversas actividades. A su vez, en la pregunta 11, se obtuvo como resultado que el 90% de los clientes mencionan que al momento de la entrega-recepción de la mercadería no es la misma persona que la realiza, esto se debe a que no existe una segregación de funciones definida, de la misma forma, en la pregunta 12, la persona que realiza la factura en muchos casos es la misma en entregar la mercadería a las personas mayoristas. De esta manera, los clientes están de acuerdo en un 80% en que la Empresa ELECTROHOGAR mejore el control interno en el área de inventarios, con la finalidad de mejorar la atención y por lo tanto sentirse comprometidos con la empresa.

5.1.1.3 Análisis de los resultados de la Encuesta a Proveedores

Tabla 3: Resultados de Encuesta a Proveedores FICHA DE OBSERVACION DE ENCUESTA A PROVEEDORES

PREGUNTA

Siempre

¿Conoce usted si “ELECTROHOGAR” tiene políticas Cantidad para la adquisición de mercaderías? Porcentaje ¿Al contactarse con la empresa, la misma le exige la Cantidad proforma de los productos a adquirir? Porcentaje

Cantidad ¿Cuenta con una orden de compra para la recepción de 3 sus productos? Porcentaje ¿La persona encargada de recibir la compra verifica Cantidad 4 que la factura coincida con la respectiva orden de Porcentaje pedido? ¿La cantidad de compras que realiza la empresa Cantidad 5 “ELECTROHOGAR”, varía considerablemente de un Porcentaje pedido a otro? 6

¿Se entregan los productos solicitados en las fechas Cantidad establecidas? Porcentaje

¿La empresa realiza la correspondiente verificación del Cantidad 7 código y el estado de la mercadería al momento de la Porcentaje entrega? 8

¿La empresa ha solicitado cambios o reembolsos por Cantidad fallas en la mercadería? Porcentaje ¿Ha tenido problemas al conciliar saldos con la Cantidad empresa “ELECTROHOGAR”? Porcentaje La persona que realiza el pago, es la misma que efectúa Cantidad la compra? Porcentaje ¿Cuándo usted entrega la mercadería es recibida por la Cantidad misma persona? Porcentaje considera usted que la empresa requiere mejorar el Cantidad control interno, respecto al manejo de mercadería Porcentaje

Fuente: Santo Domingo. Investigación de campo. Empresa “ELECTROHOGAR”. Elaborado por: Flores, G., & Paredes, J.

Casi A siempre veces

Nunca

13%

27%

60%

0.20

0.27

0.53

40%

60%

27%

46%

40%

34%

26%

13%

67%

20%

27%

47%

27%

33%

60%

67%

33%

100%

40%

53%

100%

Análisis de la encuesta a proveedores En la encuesta realizada a proveedores (ver anexo 5) el 60% de las personas menciona que la empresa ELECTROHOGAR no cuenta con políticas establecidas para la adquisición de mercadería, debido a que la persona encargada de la compra la realiza en forma empírica y no se basa en documentos ni orden de requerimiento; además, al momento de realizar la compra no se exige al proveedor la cotización de los productos para realizar la comparación de los mismos. A su vez, el 60% de los proveedores encuestados menciona que ELECTROHOGAR no presenta una orden de compra, porque carece de persona encargada en el almacenamiento de la mercadería, el mismo que tiene la actividad de realizar conteos físicos de los productos y cuadrar con las unidades existentes en el sistema, además, en la pregunta 4 el 46% de las personas manifiestan que no se realiza la verificación la mercadería que recién ingresa con la orden de pedido, debido a que no se cuenta con una orden de compra porque la realiza de manera empírica. En la pregunta 11, el 53% de los proveedores señala que al momento de la entrega de la mercadería esta es recibida por diferentes empleados, esto se debe a que no existe una segregación de funciones en la empresa y esto hace que haya una rotación de personal. De esta manera, los proveedores están de acuerdo en un 100% que la Empresa ELECTROHOGAR mejore el control interno en la gestión de inventarios, con la finalidad de mejorar la entrega-recepción y por ende sentirse comprometidos con la entidad.

5.1.1.4 Análisis de los resultados de la Encuesta a Empleados Tabla 4: Resultado de la Encuesta a Empleados

FICHA DE OBSERVACION DE ENCUESTA A EMPLEADOS PREGUNTA RESPUESTA CANT.

¿Conoce usted si la empresa cuenta con un organigrama funcional?

¿Tuvo un proceso de inducción antes de comenzar sus labores?

¿Usted conoce sus obligaciones que debe realizar en el trabajo?

¿Existe personal fijo asignado exclusivamente en el manejo de inventario?

¿Ha recibido usted capacitaciones sobre el manejo de inventarios?

¿Considera usted que existe políticas de almacenamiento para productos nuevos y retirados?

SÍ

NO SÍ NO

5 0 5

100% 0% 100%

SÍ

20%

80%

SÍ

100%

SÍ NO SÍ

0 5 0

0% 100% 0%

100%

SÍ

100% 80% 20%

¿Se almacena los productos devueltos en lugares especiales?

¿Se puede distinguir la mercadería que recién se adquiere frente a la recuparada?

SÍ NO

4 1

¿Considera usted que existe un control, orden y cuidado adecuado en el almacenamiento de los inventarios?

SÍ

100%

¿Se han establecido procedimientos técnicos de control de los inventarios?

SÍ

100%

SÍ

100%

11 ¿Se registra por escrito las entradas y salidas de la mercadería? 12

¿Conoce usted si la mercadería que llega se almacena en orden cronológico?

SÍ NO

0 5

0% 100%

¿Existe un nivel mínimo de inventario para solicitar nueva mercadería?

SÍ

100%

14 ¿Se comunica oportunamente los niveles de inventario? 15

¿La empresa tiene establecidos mediante cronogramas la revisión física de inventarios?

16 ¿Cómo calificaría el proceso de gestión de inventario?

¿Considera usted que con la evaluación del control interno, mejorarán los procesos de la empresa?

Fuente: Santo Domingo. Investigación de campo. Empresa “ELECTROHOGAR”. Elaborado por: Flores, G., Paredes, J.

SÍ

NO SÍ NO

5 0 5

100% 0% 100%

EXCELENTE BUENO REGULAR MALO SÍ NO

3 2 0 0 5 0

60 % 40% 0% 0% 100% 0%

Análisis de la encuesta a empleados En la encuesta realizada a los empleados en la Empresa ELECTROHOGAR (ver anexo 6) el 100% de los trabajadores señalan que no existe un organigrama funcional, por ende, no tienen establecidas las responsabilidades y funciones, afectando al desempeño de la entidad; asimismo, carece de una persona encargada exclusivamente en el área de inventario por lo que la gestión de la misma presenta deficiencias, es decir, existen compras excesivas o escasez de mercadería. En la pregunta 5, el 100% de los empleados señala que la empresa no les ha proporcionado capacitaciones con respecto al manejo de inventarios, esto hace que los empleados no mantenga un cuidado con la misma, además, en la pregunta 6, el 100% de los empleados manifiesta que no existe políticas para el almacenamiento de la mercadería nueva con la retirada, debido a que no se destina lugares especiales para colocar la retirada. Además, en la pregunta 9, el 100% de los trabajadores mencionan que no existe un orden adecuado de los productos, debido a que la mercadería que llega es ubicada en un lugar donde haya espacio disponible; de la misma forma, el 100% de los encuestados señalan que carecen de un registro de entrada y salida de la mercadería. A su vez, en la pregunta 13 y 14, se obtuvo el 100% en la que indican que no poseen un nivel minino para la acción de compras y que no se comunican con anticipación para la adquisición de la misma. Por consiguiente, los empleados están de acuerdo en un 100% que la Empresa ELECTROHOGAR mejore el control interno en la gestión de inventarios, con la finalidad de mejorar la entrega-recepción, almacenamiento y por ende desarrollar un mejor desempeño en la empresa ELECTROHOGAR.

5.2 PROPUESTA DE INTERVENCIÓN El presente trabajo de titulación tiene como objetivo general, evaluar el control interno para el mejoramiento de la gestión de inventarios de la empresa. Para el logro de los objetivos se aplicaron técnicas de recolección de datos a los involucrados en la empresa ELECTROHOGAR como lo es: entrevista al gerente o propietario del almacén, encuestas a los empleados, proveedores y clientes de la empresa, para obtener información de los procesos y establecer los riesgos que pudieran tener en dichos procesos. 5.2.1 Levantar información de los procedimientos en el área de inventarios Generalidades de la empresa ELECTROHOGAR es una empresa que se dedica a la compra y venta de electrodomésticos de las mejores marcas tanto nacional como internacional, conjuntamente, la entidad comercial ofrece a la ciudadanía una amplia gama de motocicletas, llantas, muebles, colchones y artículos para el hogar, además, para el desarrollo de las actividades de la empresa cuenta con cinco trabajadores los cuales hacen la función de: bodeguero, vendedores y cobradores. A pesar de que ELECTROHOGAR lleva más de 15 años de vida institucional, continua operando de manera empírica, es decir, carece de una planeación estratégica, no cuenta con visión, misión, por otra lado, le hace falta una estructura organizacional definida plasmada en algún documento, lineamientos generales para la compra y almacenamiento de mercadería, así como también, de una guía de funciones en la cual establezcan las actividades y responsabilidades de los empleados.

5.2.1.1 Estructura organizacional Mediante la entrevista que se realizó al gerente de la empresa ELECTROHOGAR se confirmó la inexistencia de una estructura organizacional plasmada en algún documento, sin embargo a través de la misma, se determinó que la empresa se maneja de manera empírica y de forma centralizada, en la siguiente figura se puede visualizar algunos puestos señalados por el gerente.

Figura 7: Estructura Organizacional Fuente: Santo Domingo. Investigación de campo. Empresa “ELECTROHOGAR”. Elaborado por: Flores, G., & Paredes, J.

5.2.1.2 Descripción de los procesos Para mayor comprensión se logró obtener información y conocer los procesos que se realizan en la empresa ELECTROHOGAR respecto a la gestión de inventarios, para ello se procede a efectuar narrativas en los procesos de compra-recepción y venta; de tal manera, se pretende visualizar las acciones y procedimientos que el personal mantiene en la actualidad.

5.2.1.3 Narrativa del Procedimiento de Compra- Recepción El proceso de compra inicia, cuando llega el proveedor de una marca de productos a la Empresa ELECTROHOGAR, entonces el vendedor se sienta a dialogar con el Sr. Guillermo Cujilema con la finalidad hacerle conocer los productos, las ofertas y por ende los precios, al mismo tiempo, el Gerente de ELECTROHOGAR analiza las ofertas o promociones existentes en relación a otras marcas y/o productos; es así que, el procedimiento de compra se desarrolla de manera empírica, es decir, no existe en sí un requerimiento de compra de mercadería, sino más bien, si se conoce de un buen precio con las mejores promociones y descuentos, se solicitan las diferentes cotizaciones y es entonces cuando el gerente realiza la orden de requerimiento (verbal) al proveedor seleccionado y se formaliza la operación comercial. Luego de efectuada la operación de compra, llegan los productos a la Empresa ELECTROHOGAR, los colaboradores se encargan de hacer el espacio necesario para recibir la mercadería en la bodega, siempre y cuando ésta cumpla los parámetros establecidos, tales como: que la mercadería llegue con la respectiva factura, revisan el buen estado físico de la misma. Después de haber revisado estos detalles y todo se encuentra legalizado con documentos se procede a recibir la mercadería y a firmar la guía de remisión, luego se ingresa los datos del proveedor en el sistema, los datos de la factura y se procede a registrar en el sistema la mercadería que llegó y una vez realizado toda esta secuencia de pasos, se realiza la retención respectiva y se cancela la factura del proveedor en los tiempos establecidos y pactados por ambas partes, finalmente se documenta el pago y se archivan los documentos generados en la compra.

5.2.1.4 Flujograma de procedimiento de compras Nº 0 1 2 3 4 5 6 7

DESCRIPCIÓN

ACTIVIDAD DOCUMENTO RESPONSABLE

Inicio Llega el proveedor al almacén

Dialoga con el propietario

Comenta los precios y oferta

Acuerdan el pago

Llega la mercadería

GERENTE

EMPLEADO EMPLEADO EMPLEADO EMPLEADO

Firma la guía de remisión

Se realiza la retención

Se realiza el pago de la mercadería

Archivar la factura y con el recibo de 14 pago

GERENTE

PROVEEDOR

Se acomoda la mercadería en el espacio 10 disponible

PROVEEDOR

Realiza la orden de requerimiento

GERENTE

Se revisa el estado de la mercadería

PROVEEDOR

Analiza las ofertas o promociones

Se revisa la mercadería que llega con la 8 que está en la factura 9

DIAGRAMA

EMPLEADO EMPLEADO GERENTE EMPLEADO

Fin

Figura 8: Procedimiento de Compra Fuente: Santo Domingo. Investigación de campo. Empresa “ELECTROHOGAR”. Elaborado por: Flores, G., Paredes, J.

5.2.1.5 Narrativa del proceso de venta El proceso de venta de mercadería inicia cuando el cliente ingresa a la empresa, observa los productos que ELECTROHOGAR mantiene en exhibición y en base a una necesidad previa,

el posible cliente solicita al personal de ventas las características y especificaciones de un determinado producto, el vendedor por su parte ofrece una gama de productos de diferentes marcas-, una vez que el cliente se interesa en alguno de ellos solicita conocer el precio e incluso el descuento a obtener (si lo hubiera), posterior a ello, decide llevar o no el producto, en el caso de que acepte el producto en base a las características requeridas se concreta la venta, se procede a emitir la respectiva factura, se recibe el pago por el producto vendido y finalmente se entrega la mercadería, dependiendo del tamaño del producto y la cantidad se puede realizar la entrega en el domicilio del cliente.

Figura 9: Flujograma de procedimiento de ventas Fuente: Santo Domingo. Investigación de campo. Empresa “ELECTROHOGAR”. Elaborado por: Flores, G., Paredes, J.

5.2.1.6 Narrativa del proceso de recuperación y almacenamiento de mercadería El proceso de productos retirados se genera posterior al haber realizado una venta a crédito, por lo general son aquellos en los cuales el cliente deja de cancelar las cuotas programas al momento de realizar la compra. Este proceso inicia cuando la persona encargada de cobranzas revisa en la tarjeta de control de pagos a clientes que mantienen atrasos en los pagos, se identifica a aquellos que mantienen retrasos por más de 3 meses, el encargado de dicha cartera procede a notificar al cliente el retraso de las cuotas vencidas por medio de llamadas telefónica o visitas domiciliarias; por lo tanto, al verificar que el cliente muestra desinterés en realizar los pagos o quizás sus ingresos han disminuido por cualquier razón que éste exponga se procede a verificar el estado del artículo y se notifica nuevamente al cliente el efecto que conlleva el hecho de no realizar los pagos pendientes. Si el cliente manifiesta que no podrá realizar los pagos, se realiza el retiro del producto, independientemente del estado que se encuentre, se transporta el artículo retirado nuevamente a la empresa, el personal coloca el producto alejado de la mercadería nueva, se procede a identificar al dueño del producto retirado, se espera un lapso de 2 meses adicionales hasta conocer si el dueño anterior cancela la deuda que mantiene por dicho producto, caso contrario se procede a vender el artículo a terceras personas.

DESCRIPCIÓN

ACTIVIDAD DOCUMENTO RESPONSABLE

DIAGRAMA

Inicio Revisión de los clientes que mantienen atrasos en sus pagos

Cobranzas

Se identifican a los clientes que mantienen retrasos en más de 3 meses

Cobranzas

Se notifica al cliente del atraso

Cobranzas

¿El cliente cancela las cuotas pendientes? Se procede a verificar el estado del articulo La empresa le hace firmar un documento al cliente por el cual se le retira el articulo

Cobradores

Se retira el articulo

Cobradores

Se transporta el articulo retirado hacia la empresa

Cobradores

FIN

Figura 10: Proceso de Recuperación de Mercadería Fuente: Santo Domingo. Investigación de campo. Empresa “ELECTROHOGAR”. Elaborado por: Flores, G., & Paredes, J.

Nº

DESCRIPCIÓN

ACTIVIDAD DOCUMENTO RESPONSABLE

0 INICIO 1 El articulo llega a la bodega

Bodega

Los empleados buscan un lugar para almacenar

Bodega

Se coloca el producto retirado en otra parte de los productos nuevos

Bodega

Se identifica el nombre del dueño del producto retirado

Se esperan un tiempo de 2 meses para conocer si el dueño anterior viene a cancelar

Bodega

Ventas

6 ¿Cancela el producto? 7

Se procede a vender el articulo a otras personas

8 Fin

Figura 11: Proceso de Almacenamiento de Mercadería Retirada

DIAGRAMA

5.2.2 Evaluación del sistema de control interno para conocer los riesgos que afecta la gestión de inventarios 5.2.2.1 Cuestionario de Control Interno Encuestados:

Propietario, Empleados y Contador

Encuestadores:

Flores Gerardo y Paredes Juan

13/07/2016 Fecha de aplicación: N. PREGUNTAS 1) ENTORNO INTERNO 1 ¿Cuenta la empresa con un código de ética? 2 ¿Existe un organigrama en la empresa? 3 ¿Existe una descripción de funciones definida para cada empleado?

SI NO 0 0 0

1 1 1

4 ¿ La empresa cuenta con una persona específicamente responsable del manejo de los inventarios 5 ¿Los empleados tienen conocimiento de la estructura organizativa de la empresa? 2) DEFINICIÓN DE OBJETIVOS 6 ¿Cuenta la empresa con misión, visión y objetivos organizacionales bien definidos? 7 ¿Se establecen objetivos para cada actividad en el área de inventarios?

8 ¿Se evalúa el cumplimiento de los objetivos en cuanto al manejo y rotación de inventarios? 9 ¿Los empleados conocen las actividades y/o metas que deben cumplir en un tiempo determinado? 3) IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS 10 ¿Se identifican eventos como son alza de precios en mercadería que pueden afectar las compras y ventas de la misma? 11 ¿Se comunican y ejecutan las políticas de identificación de aquellos eventos al personal? 12 ¿Se lleva un registro de la entrada y salida de mercadería mediante un sistema contable? 13 ¿Se realiza toma física de inventarios al menos una vez al mes? 4) VALORACIÓN DE RIESGOS 14 ¿Las compras y ventas de mercadería siempre son respaldadas por su respectivo comprobante? 15 ¿Existe un archivo de los comprobantes de compra y venta de mercadería?

16 ¿Se revisa la mercadería cuando llega al almacén?

17 ¿Se ha presentado alguna vez devoluciones de mercadería al momento de ingresar al almacén? 18 ¿Se espera el tiempo establecido para volver a vender un producto recuperado? 19 ¿Existen políticas en cuanto al daño, pérdida y robo de los inventarios?

20 ¿Existe una separación de funciones al momento de realizar la venta de mercadería y la entrega respectiva al cliente?

OBSERVACIÓN

21 22

5. RESPUESTA AL RIESGO ¿Se realizan controles a la entrada y salida de inventarios? ¿Se evalúa el cumplimiento de objetivos al responsable del manejo de inventarios? ¿Se comprueba el estado y funcionamiento de la mercadería antes de la venta? ¿La dirección de la empresa muestra interés por el impacto de la obsolescencia en los inventarios? 6. ACTIVIDADES DE CONTROL ¿Se encuentran establecidos niveles máximos y mínimos de existencias de los productos en bodega? ¿Se elaboran informes en cuanto a las anomalías y daño de la mercadería?

1 0

0 1

1 0

0 1

27 ¿Existe un manual de procesos que indique como deben manejarse las actividades de bodega? 28 ¿En todos los productos recuperados y devueltos se realiza una nota de crédito? 29 ¿Existe una persona designada específicamente para el control y manejo de los inventarios? 30 ¿Cuenta la empresa con un supervisor que revise la mercadería despachada por el bodeguero o persona a cargo? 31 ¿Tiene la empresa un respaldo documentado y firmado mediante el cual se pueda verificar las existencias? 32 ¿Se asegura la entrega de productos de forma rápida y oportuna? 33 ¿Cuenta la empresa con un espacio adecuado para el almacenamiento de la mercadería? 34 ¿Existen políticas en cuanto al manejo de mercadería que no se haya podido vender? 35 ¿Existe una correcta o eficiente distribución del espacio físico disponible en el área de bodega? 7. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 36 ¿La empresa suministra información como: manuales, reglamentos y nuevas políticas del manejo de inventarios? 37 ¿Se comunica periódicamente el estado de los inventarios?

1 1

0 0

38 ¿Se realizan informes en cuanto a los niveles máximos y mínimos de los inventarios? 39 ¿La empresa comunica a los empleados los objetivos que tiene respecto a los inventarios? 40 ¿Se da a conocer el grado de cumplimientos de los objetivos?

41 ¿El personal de bodega es informado sobre las compras realizadas por el dueño? 8. MONITOREO (ONGOING) 42 ¿Se realiza la verificación de la mercadería que ingresa y sale mediante documentos de respaldo? 43 ¿La mercadería se encuentra codificada para el control y verificación de la misma? 44 ¿Se verifica que la mercadería que aparece en el sistema contable de la empresa exista en bodega? 45 ¿La empresa lleva un control de la entrada y salida de la mercadería mediante un sistema contable? 46 ¿Existe una evaluación periódica del área de inventarios?

23 24

25 26

47 ¿Las entradas y salidas de mercadería son autorizadas por la persona a cargo del manejo de inventarios? SUMAN Figura 12: Cuestionario de Control Interno Fuente: Santo Domingo. Investigación de campo. Empresa “ELECTROHOGAR”. Elaborado por: Flores, G., & Paredes, J.

Análisis del cuestionario de control interno La recolección de información es de suma importancia dentro de la evaluación de control interno es por ello que se ha utilizado como medio de recolección de datos los cuestionarios de control interno, los cuales fueron diseñados en base a los componentes del modelo COSO ERM, mismos que permitieron evaluar la eficiencia y eficacia de las operaciones en el área de inventarios y a su vez identificar los riesgos que tienen mayor impacto sobre las operaciones de la empresa “ELECTROHOGAR”. Por otra parte, este cuestionario fue aplicado tanto al gerente o propietario de la empresa como a sus empleados y contador, por ende, cuenta con información relevante y veraz respecto al control interno que mantiene la empresa, es importante mencionar que se ha considerado el modelo del COSO ERM debido al énfasis que realiza en la administración de riesgos empresariales el mismo que a la vez permite identificarlos y posteriormente plantear propuestas para el tratamiento de los mismos. Dentro de la temática de este cuestionario, se realiza la identificación de todos aquellos problemas y debilidades que posee el área de inventarios, para lo que se establece una calificación que permitirá establecer un nivel de riesgo en estos procesos, así como también un nivel de confianza dando lugar a un respectivo análisis de estos resultados.

5.2.2.2 Valoración de los componentes Valoración de los componentes Tabla 5: Valoración de los componentes

NÚMERO

COMPONETES

PORCENTAJES VALORES VALORES DE NIVEL DE TOTAL POSITIVOS NEGATIVOS CONFIANZA

Entorno interno

Definición de objetivos

Identificación de eventos

50%

Valoración de riesgos

86%

Respuesta al riesgo

75%

Actividades de control

27%

Información y comunicación

Monitoreo (ONGOING)

17%

CALIFICACIÓN TOTAL Calificación Total:

Ponderación Total:

Nivel de Confianza:

31,91%

Nivel de Riesgo:

68,09% Nivel de confianza

Bajo

15% - 50%

Medio Alto

Nivel de riesgo 31.91%

Alto

50 % - 95%

51% - 75%

Medio

49% - 25%

76% - 95%

Bajo

24% - 5%

68.09%

Fuente: Santo Domingo. Investigación de campo. Empresa “ELECTROHOGAR”. Elaborado por: Flores, G., & Paredes, J.

Análisis e interpretación Luego de haber realizado la aplicación del cuestionario de control interno tanto al gerente y a los empleados de la empresa “ELECTROHOGAR ”,y por medio de la valoración de las respuestas se pudo establecer los niveles de riesgo y confianza que presenta el control interno en el área de inventarios, es por tanto que la empresa que la empresa posee un nivel de confianza bajo con un 31, 91% que a su vez genera un nivel de riesgo alto del 68,09%, evidenciando que la empresa “ELECTROHOGAR”, presenta un control interno deficiente.

Matriz de impacto COMPONENTE

ÁREA CRÍTICA IMPACTO RECOMENDACIONES Carece de una estructura Establecer una guía de funciones y estructura organizacional definida. organizativa, con el fin que los empleados tengan Falta de un manual de conocimiento de sus obligaciones y Entorno interno funciones y responsable de Alto responsabilidades. Adicional a ello, la creación de bodega un puesto de trabajo, quien será el responsable del manejo de los inventarios. Carece de misión, visión y Implantar objetivos en cuanto al manejo de objetivos organizacionales inventarios, así como realizar la respectiva Definición de Falta de establecimiento de Alto evaluación de los objetivos propuestos a fin de objetivos objetivos y evaluación de determinar el grado de cumplimiento. los mismos. Deficiencia en la Contratar una persona en el área de inventarios que identificación de eventos se encargue de analizar todos aquellos factores y mayor impacto Medio eventos que pueden afectar al desarrollo de las Identificación de de relacionados al manejo de operaciones de la empresa con el fin de disminuir eventos los inventarios como lo el impacto de los mismos. menciona la NIC 2 Falta de políticas, en Establecer políticas a fin de responder de manera Valoración de cuanto al robo, daño o rápida y oportuna a situaciones que involucren el riesgos pérdida de la mercadería. Alto robo o daño y o pérdida de los inventarios.

Respuesta al riesgo

Actividades de control

Información y comunicación

Monitoreo (ONGOING)

No se realiza una evaluación de los responsables del inventario. Inexistencia de programas que permita conocer el total de la mercadería. Falta de políticas para el área de inventarios.

Comunicación deficiente en lo que respecta a las nuevas políticas y medidas adoptadas. La mercadería no se encuentra debidamente codificada. No se lleva un control de la entrada y salida del inventario.

Alto

Evaluar las actividades de la persona o personas a cargo del manejo de la mercadería aplicando indicadores de gestión de inventarios. Ejecutar el nuevo programa que adquirió la empresa el cual permita conocer valores reales de mercadería ya sea de compra, venta o devoluciones. Establecimiento de políticas referente a máximos y mínimos de las existencias, así mismo en cuanto a la elaboración de informes periódicos de los inventarios y al tratamiento del mismo. Se recomienda la aplicación del sistema de inventario de cuenta permanente. Comunicar a todas las áreas las nuevas políticas y medidas tomadas, de tal forma que facilite la comunicación entre el área de inventarios y la administración. Implementar una codificación a la mercadería que ingresa a bodega, así como también de instalar un programa contable que lleve el control de las entradas y salidas de las existencias, el cual proporcione informes reales y actualizados de los inventarios. Realizar el conteo físico y verificar conjuntamente con el sistema a fin de mantener una igualdad en valores y mercadería.

Figura 13: Matriz de recomendaciones Fuente: Santo Domingo. Investigación de campo. Empresa “ELECTROHOGAR”. Elaborado por: Flores, G., & Paredes, J.

Análisis de la matriz de impacto Luego de determinar los niveles de riesgo y confianza se procedió a establecer la presente matriz de impacto, en la cual se plasman los ochos componentes del COSO ERM, en los que se puede se evidenciar las deficiencias que presenta el Control Interno de la empresa ELECTOHOGAR en el área de inventarios, y a su vez permite dar una serie de recomendaciones que pueden contribuir a mejorar la efectividad de las operaciones. En la matriz de impacto previamente detallada enfocado al área de inventarios, se ha considerado el área crítica para cada componente, ademas, para conocer el nivel de impacto de cada elemento del COSO ERM se hizo uso de tres niveles que son: Alto, Medio y Bajo impacto, en base a la valoración realizada. A continuación se presenta un informe de Auditoria en el cual abarca a todos el hallazgo encontrado en el desarrollo del presente trabajo de titulación:

5.2.2.3 Informe de auditoría Informe de auditoría a la gestión de inventarios 19 de julio del 2016 Sr. Guillermo Cujilema Propietario de la empresa “ELECTROHOGAR”

Se ha realizado una evaluación de las operaciones que se llevan a cabo en el área de inventarios, proceso que comprende la adquisición, almacenamiento, ventas y entrega de la mercadería, la auditoría corresponde al período que va desde abril del 2016 a marzo del 2017, los resultados de las evaluaciones, son responsabilidad de la administración de “ELECTROHOGAR”. Nuestra responsabilidad es expresar una opinión y propuestas para incrementar la eficiencia y eficacia en las operaciones del área de inventarios. La evaluación se realizó de acuerdo a las normas de auditoría generalmente aceptadas, que incluyen el examen mediante pruebas selectivas, pruebas de cumplimiento y evaluación a través de cuestionario de control interno a la gestión de inventarios. En lo que respecta, la empresa “ELECTROHOGAR”, no cuenta con una guía de funciones y de una estructura organizacional definida además de políticas en cuanto al manejo de inventarios que guíen las actividades de los empleados. En nuestra opinión, el examen especial al manejo de inventarios se encuentra razonablemente, a excepción de lo mencionado en el párrafo anterior. Por consiguiente, se recomienda a la empresa establecer una estructura organizacional, así como de un manual de funciones, además de establecer políticas en cuanto al manejo de las existencias lo cual permita mejorar las operaciones en el área de inventarios. Atentamente:

Gerardo Flores

Juan Carlos Paredes



Entorno interno

Condición encontrada La empresa no cuenta con una estructura organizacional definida, así como también de una guía de funciones, que guíe y mejore las actividades de los empleados en cada uno de los procesos de la empresa. Recomendación Implantar una estructura organizacional en donde se describa e identifique las líneas de autoridad y responsabilidad, así como también de la creación y establecimiento de una guía de funciones en donde se establezca las funciones de cada cargo. 

Definición de objetivos

Condición encontrada No se establecen objetivos a las actividades, operaciones y procesos en la empresa, por ende, tampoco existen evaluaciones para dichos objetivos lo cual conlleva a una serie de problemas con respecto al manejo de inventarios, como son la imposibilidad de tomar medidas ante estos problemas ni los motivos que los causaron. Recomendación La administración debería establecer objetivos a cada una de las actividades y procesos de la empresa, lo cual permita su evaluación y análisis a fin de determinar su grado de cumplimiento y a la vez permite tomar medidas correctivas a las causas que hace que dichos objetivos no se hayan cumplido en su totalidad.



Identificación de eventos

Condición encontrada No se realizan actividades las cuales permitan evaluar los eventos que pueden afectar las operaciones de la empresa, por ende, no mide el impacto de dichos eventos a la organización. Recomendación La administración de “ELECTROHOGAR”, debería realizar actividades que permitan identificar los eventos que puedan afectar a la empresa a fin de disminuir su impacto. 

Valoración de riesgos

Condición encontrada Falta de políticas que permitan gestionar de forma adecuada los posibles daños o pérdidas de la mercadería. Recomendación Establecer políticas de inventarios a fin de responder de forma rápida y oportuna situaciones que involucren daños y pérdidas de las existencias. 

Respuesta al riesgo

Condición encontrada No existe una persona responsable específicamente del manejo de inventarios por ende no se realiza una evaluación de los responsables de dichos bienes.

Recomendación Asignar una persona responsable del área de inventarios y a la vez realizar evaluaciones periódicas a este empleado a fin de mejorar los procesos dentro de eta área. 

Actividades de control

Condición encontrada Inexistencia de políticas en cuanto a máximos y mínimos de la mercadería, así mismo de la falta de políticas en cuanto al manejo y control de inventarios. Recomendaciones Establecer políticas referentes a máximos y mínimos a fin de mejorar el proceso de aprovisionamiento. Además de políticas de manejo e informes de la mercadería. 

Información y comunicación

Condición encontrada Deficiente comunicación entre la administración y las distintas áreas de la empresa, por ende no hay una buena comunicación con el área de inventarios, lo que hace que los empleados no tengan conocimiento de aquellas medidas y políticas adoptadas por la administración. Recomendación Comunicar todas aquellas políticas existentes en la empresa, así como también aquellas que sean creadas posteriormente.



Monitoreo (Ongoing)

Condición encontrada La mercadería no se encuentra codificada, asimismo no se lleva un control de la entrada y salida de la mercadería mediante un sistema contable que proporcione cifras reales y actualizadas del inventario. Recomendación Codificar la mercadería a fin de mejorar el control de los inventarios, así mismo de la implementación de un sistema contable que lleve el registro y control de la mercadería. 5.2.3 Establecer políticas y procedimientos para el mejoramiento de la gestión de inventarios. En el tercer objetivo específico, se plantea una propuesta para la mejora del organigrama estructural, en el que las personas que laboran dentro de la empresa ELECTROHOGAR se manejen de una mejor manera, además, de que los empleados ante cualquier inquietud conozcan hacia donde deben acudir para solucionar los mismos. Por otro lado, se estableció una guía de cargos y funciones, con la finalidad de que los empleados conozcan sus competencias a desarrollar tanto en el área de inventarios como cualquier otra área de la empresa; adicional a esto, se desarrolló políticas y procedimientos para solucionar los problemas encontrados dentro de la empresa ELECTROHOGAR.

5.2.3.1 Propuesta de un Organigrama para la Empresa ELECTROHOGAR

Figura 14: Propuesta de un Organigrama Organizacional Fuente: Flores, G & Paredes J. Investigación propia Empresa ELECTROHOGAR.

Mediante la propuesta de un organigrama funcional para la empresa ELECTROHOGAR, se puede evidenciar que los cuadros de colores verde muestra las áreas que existen en la actualidad, las misma que se manejaban de manera empírica, los cuadros de colores azules, muestra las áreas y funciones que se propone con el objetivo de mejorar la gestión de inventario de la empresa, además, estas áreas serán desempeñada por las empleados que trabajan dentro de la entidad y personas que serán contratadas. A continuación se establece una guía de funciones, con los departamentos actuales en la organización y con los nuevos departamentos que se incorporaron y se podrá visualizar en las siguientes figuras.

5.2.3.2 Guía de Funciones del Organigrama Propuesto GUIA DE FUNCIONES

ELECTROHOGAR Descripción del puesto Identificación y relaciones A) Identificación 1. Nombre del Puesto:

Gerente

2. Ubicación en el Organigrama:

Principal

B) Relaciones de autoridad 3. Jefe Inmediato:

Nadie

4. Subordinados directos:

Todo el personal

5. Comunicación:

Descendente y Externa

6. Especificaciones: Propósito del puesto Encargado de la planeación, organización, dirección, coordinación y control de las actividades de la empresa. Funciones escenciales y Responsabilidades

Competencias Control directivo Toma de decisiones Liderazgo de personas Planeación y organización Comunicación efectiva oral y escrita Elaborado por:

Figura 15: Guia de Funciones al Gerente Fuente: Enrique Benjamín.2014. Elaborado por: Flores, G., & Paredes, J.

Responsabilidad Calidad Trabajo en equipo Creatividad Negociación y manejo de conflictos Compromiso y sentido de pertenencia Revisado por:

GUIA DE FUNCIONES

ELECTROHOGAR Descripción del puesto Identificación y relaciones A) Identificación 1. Nombre del Puesto:

Jefe de Compras

2. Ubicación en el Organigrama:

Departamento Comercial

B) Relaciones de autoridad 3. Jefe Inmediato:

Gerente

4. Subordinados directos:

Bodeguero

5. Comunicación:

Ascendente y descendente

6. Especificaciones:

Experiencia en Compras y Administracion de empresas Propósito del puesto Evaluar las cotizaciones y negociar con proveedores Funciones escenciales y Responsabilidades

Recibir las cotizaciones de proveedores. Evaluar la documentación acorde a lo requerido tomando en cuenta promociones y precios. .Informar al gerente la cotización que mas se acerque a la necesidad de mercaderia. Competencias Toma de decisiones Liderazgo de personas Planeación y organización Facilidad de comunicación

Responsabilidad Trabajo en equipo Negociación Sentido de pertenencia

Elaborado por:

Figura 16: Guía de funciones al Área de Compras Fuente: Enrique Benjamín.2014. Elaborado por: Flores, G., & Paredes, J.

Revisado por:

GUIA DE FUNCIONES

ELECTROHOGAR Descripción del puesto Identificación y relaciones A) Identificación 1. Nombre del Puesto:

Bodeguero

2. Ubicación en el Organigrama:

Departamento Comercial

B) Relaciones de autoridad 3. Jefe Inmediato:

Jefe de Compras

4. Subordinados directos:

Nadie

5. Comunicación:

Ascendente

6. Especificaciones:

Experiencia en manejo y control de inventarios. Propósito del puesto

Persona encargada de controlar el abastecimiento y ubicación idonea de la mercaderia entrante y saliente. Funciones escenciales y Responsabilidades Contolar la entrada y salida de mercaderia Enviar la orden de requerimiento con las especificaciones del producto Llevar el registro de la mercadería. Informar el estado de la mercadería Despachar la mercadería Almacenar los productos de segunda mano de forma que estos sean identificables facilmente. Realizar periódicamente inventarios fisicos Informar aportunamente a su jefe inmediato, en caso de perdidas en ejercicios de sus funciones Contibuir activamente a la soluciones de problemas Competencias Excelente comunicación Responsabilidad Sentido de pertenencia Elaborado por:

Figura 17: Guía de funciones al Área de almacenamiento Fuente: Enrique Benjamín.2014. Elaborado por: Flores, G., & Paredes, J.

Revisado por:

GUIA DE FUNCIONES

ELECTROHOGAR Descripción del puesto Identificación y relaciones A) Identificación 1. Nombre del Puesto:

Jefe de Ventas

2. Ubicación en el Organigrama:

Departamento Comercial

B) Relaciones de autoridad 3. Jefe Inmediato:

Administración

4. Subordinados directos:

Vendedores

5. Comunicación:

Ascendente y externa

6. Especificaciones:

Profesional con experiencia en ventas y marketing. Propósito del puesto Atención personalizada al cliente y entrega de reportes Funciones escenciales y Responsabilidades

Atender al cliente Comunicar acerca de precios, promociones y descuentos. Presentar informes mensuales de las ventas realizadas Solicitar los documentos para verificar en la central de riesgos la información crediticia del cliente Cerrar ventas Explicar garantia de los productos, lo que cubre las mismas. Entregar y archivar comprobantes de ventas Actuar como vinculo entre la empresa y los clientes Asistir a capacitaciones para conocer nuevas caracteristicas de productos Competencias Responsabilidad

Excelente comunicación

Trabajo en equipo

Liderazgo

Toma de decisiones

Creatividad

Sentido de pertenencia Elaborado por: Figura 18: Guía de funciones para el Área de ventas Fuente: Enrique Benjamín.2014. Elaborado por: Flores, G., & Paredes, J.

Revisado por:

GUIA DE FUNCIONES

ELECTROHOGAR Descripción del puesto Identificación y relaciones A) Identificación 1. Nombre del Puesto:

Contabilidad

2. Ubicación en el Organigrama:

Departameneto Financiero

B) Relaciones de autoridad 3. Jefe Inmediato:

Administración

4. Subordinados directos:

Nadie

5. Comunicación:

Ascendente y Externa

6. Especificaciones:

Profesional con Conocimiento en Contabilidad CPA Propósito del puesto Llevar el registro contable y elaborar estados financieros Funciones escenciales y Responsabilidades

Elaborar estados financieros Elaborar presupuestos Presentar informes acerca de la situación actual de la empresa Atender a los requerimientos de SRI Colaborar con las distintas áreas de la empresa para mantener las mejores prácticas contables Presentar informacion tributaria al SRI Competencias Responsabilidad Etica Excelente comunicación Sentido de Pertenencia Honestidad Planeación y Organización Elaborado por:

Figura 19: Guía de funciones para el Área de Contabilidad Fuente: Enrique Benjamín.2014. Elaborado por: Flores, G., & Paredes, J.

Revisado por:

GUIA DE FUNCIONES

ELECTROHOGAR Descripción del puesto Identificación y relaciones A) Identificación 1. Nombre del Puesto:

Analista de Créditos

2. Ubicación en el Organigrama:

Departamento de Créditos y Cobranzas

B) Relaciones de autoridad 3. Jefe Inmediato:

Departamento Comercial

4. Subordinados directos:

Cobranza y Recuperación de Mercaderia

5. Comunicación:

Ascendente, descendente y externa

6. Especificaciones:

Profesional con Conocimiento en Administración de Empresas y experiencia mínimo 2 años en cargos similares. Propósito del puesto

Analizar y decidir la concesión de créditos, realizar informes sobre los créditos aprobados y denegados. Funciones escenciales y Responsabilidades

Competencias Control directivo Toma de decisiones Liderazgo de personas Comunicación efectiva oral y escrita Negociación y manejo de conflictos Elaborado por:

Figura 20: Guía de funciones Analista de Crédito Fuente: Enrique Benjamín.2014.”. Elaborado por: Flores, G., & Paredes, J.

Responsabilidad Calidad Trabajo en equipo Creatividad Compromiso y sentido de pertenencia Revisado por:

GUIA DE FUNCIONES

ELECTROHOGAR Descripción del puesto Identificación y relaciones A) Identificación 1. Nombre del Puesto:

Cobradores y Recuperadores de Mercaderia

2. Ubicación en el Organigrama:

Departamento de Créditos y Cobranzas

B) Relaciones de autoridad 3. Jefe Inmediato:

Departamento Comercial

4. Subordinados directos:

Nadie

5. Comunicación:

Ascendente y externa

6. Especificaciones:

Profesional con Conocimiento en Ventas y experiencia mínimo 2 años en cargos similares. Propósito del puesto

Atención al público en general, mostrar interés por las necesidades de adquirir un producto y explicar las características del producto. Funciones escenciales y Responsabilidades

Competencias Control directivo Toma de decisiones Liderazgo de personas Planeación y organización Comunicación efectiva oral y escrita

Responsabilidad Calidad Trabajo en equipo Creatividad Negociación y manejo de conflictos Compromiso y sentido de pertenencia

Elaborado por:

Figura 21: Guía de funciones para los Cobradores Fuente: Enrique Benjamín.2014.”. Elaborado por: Flores, G., & Paredes, J.

Revisado por:

5.2.3.3 Políticas propuestas para el ciclo de inventarios Compras 

La compra será realizada únicamente con la orden de requerimiento proporcionado por el encargado de almacenamiento de la misma.



Solicitar al menos tres cotizaciones de los artículos antes de la adquisición de mercadería.



Analizar las cotizaciones y elegir la que sea más conveniente, en referencia al precio, garantía del producto y entrega del mismo.



Se debe informar al propietario cuando se requiera un nuevo pedido.



Se debe utilizar los mínimos y máximos para determinar el requerimiento de nueva mercadería.



Se receptará la mercadería con la correspondiente guía de remisión y orden de pedido firmada por el jefe de compras.



Se receptará únicamente la mercadería que se encuentre con la factura y con la debida orden de pedido.

Almacenamiento 

Colocar la mercadería en un sitio fresco donde no haya humedad.



Registrar en documentos físicos la entrada y salida de mercadería de bodega.



Entregar la mercadería que llega primero (valoración de mercadería método FIFO).



Se utilizará el método de sistema de inventario permanente.



La mercadería debe ser colocada a fin de evitar daño, robo y de facilitar el acceso al personal autorizado.



La mercadería que es destinada para exhibición debe tener nombre y firma de quién retira de bodega.



Notificar a los proveedores en el caso de que un producto llegue con imperfectos físicos o daños internos del mismo.



No se receptará mercadería con imperfecciones.



La mercadería debe ser codificada cronológicamente.



El bodeguero debe ser informado de las compras realizadas.



Solo personal autorizado debe acceder a bodega.

Ventas 

Se despachará la mercadería solamente con la respectiva factura de venta.



Mantener actualizada la lista de precios que comercializa la empresa y mantener informado a los empleados de los cambios que se presenten.



Los clientes que van a solicitar crédito deben cancelar el 20% del total de compra como entrada para poder llevar el artículo.



Solo se receptara las devoluciones que estén por daños de fábrica y esta a su vez estén dentro de garantía.



No se otorgará garantías que se deriven del mal uso de los clientes.



La transportación correrá por cuenta propia de la empresa ELECTROHOGAR dentro y fuera de los perímetros de la ciudad.



La mercadería que se recupera se venderá cuando el cliente informa que no la puede pagar, en un lapso de 2 meses.

5.2.4 Narrativas y Flujogramas Propuestos 5.2.4.1 Narrativa Propuesta para el Procedimiento de Compra-Recepción El procedimiento de compra propuesto para la empresa ELECTROHOGAR inicia cuando el personal encargado de Bodega emite una orden de compra acerca de los productos en los cuales se están agotando las existencias; el personal de compras recepta la orden previamente emitida por Bodega, posteriormente analiza la orden en base al cálculo de las cantidades mínimas y máximas en existencias para finalmente aprobar o no dicha orden de compra. Se procede a contactar con los proveedores, mismos que se llegan al almacén y comentan en base al producto deseado las ofertas y precios actuales del mercado; dicha acción es realizada con al menos 3 proveedores diferentes, la finalidad es analizar las proformas emitidas por los proveedores para que el área de compras escoja la que más este acorde a lo que se necesita, una vez tomada la decisión, se contacta con el proveedor para realizar la orden de pedido. Llega la mercadería a la empresa, el personal encargado del área de almacenamiento debe: revisar el estado en el que llega la mercadería, verificar que la factura contenga los datos de la empresa y a su vez que la misma tenga validez; una vez revisado lo anteriormente mencionado y que se encuentre correcto, se procederá a recibir la mercadería y a su vez, establecer el espacio disponible para la nueva mercadería, se acomoda la mercadería. Posteriormente, el personal de almacenamiento firma la guía de remisión junto a la respectiva factura, misma que también ingresara la mercadería en bodega mediante formatos de entradas y salidas. El auxiliar contable será quien se encargue de ingresar la mercadería al sistema de la empresa en el cual constara además del producto adquirido, los datos del proveedor y se adjuntara la respectiva factura en el sistema; adicional a ello, se realizara el comprobante de retención, y el gerente será quien

efectué el pago al proveedor, finalmente, el auxiliar contable archivará los documentos con su respectivo comprobante de pago. 5.2.4.2 Flujograma Propuesto para el Procedimiento de Compra-Recepción PROCEDIMIENTO DE COMPRAS PROPUESTO DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD DOCUMENTO RESPONSABLE DIAGRAMA

Nº 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

Inicio Emite una orden de compra del producto que hace falta en bodega Recepta lo orden de compra emitida de Bodega Se analiza la orden de compra

Bodega X

Compras

¿Se aprueba la orden de compra? Llega los proveedores al almacén Comentan de los productos, precios y ofertas Se recepta las proformas de diferentes proveedores EL encargado de compras analiza las proformas Se escoge la proforma la cual este más acorde a lo que se necesita Se contacta con el Proveedor para realizar la orden de pedido Llega la mercaderia a la empresa Se revisa el estado en que llega la mercaderia Se revisa que la factura contenga los datos de la empresa y tenga validez Se recibe la mercaderia continua

Compras

Compras X

PROVEEDOR

PROVEEDOR X

Compras Compras Compras

X X X X X

Compras Almacenamiento Almacenamiento Almacenamiento Almacenamiento

16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26

viene Se establece el espacio disponible para la mercaderia Se acomoda la mercadería en el espacio disponible

X X

Se firma la guia de remisión y factura se ingresa la mercaderia en bodega mediante formatos de entradas y salidas Se ingresa la mercaderia al sistema de la empresa se ingresa los datos y factura del proveedor

Almacenamiento Almacenamiento X

Almacenamiento

Auxiliar contable

Se realiza el comprobante de retención

Se realiza el pago al proveedor

Se archiva los documentos con sus respectivo comprobante de pago

Almacenamiento

Auxiliar contable Gerente Auxiliar contable

Fin

Figura 22: Flujograma Propuesto de Compra-Recepción Fuente: Santo Domingo. Investigación de campo. Empresa “ELECTROHOGAR”. Elaborado por: Flores, G., & Paredes, J.

5.2.4.3 Narrativas Propuesta para el Procedimiento de Venta El proceso de venta propuesto para la empresa ELECTROHOGAR inicia al momento en el que ingresa la persona a la empresa, esta persona es considerada para la empresa como un posible cliente, quien observa entre una gran variedad de productos ofertados el que satisfaga sus necesidades requeridas. El cliente pregunta por las características de un determinado artículo al vendedor, el personal de ventas atiende cordialmente al cliente, quien a su vez, ofrece otras marcas y modelos similares al requerido; al ver y comparar el mismo producto entre todo lo mostrado por el vendedor, el cliente solicita el precio, en base a las características mencionadas el vendedor debe comunicar al cliente acerca de los descuentos en las diferentes formas de pago y promociones existentes por la empresa, para que con toda la información proporcionada el cliente decida si lleva o no dicho producto.

Posteriormente, se concreta la venta, el vendedor emite la respectiva factura y al mismo instante recibe el pago por el artículo vendido, el área de almacenamiento emite una orden de salida de mercadería y la envía al área de bodega para que se encarguen de mostrar al cliente el estado actual del producto y el manejo del mismo. El cliente se encarga de verificar el producto adquirido de acuerdo a la serie que consta en la factura emitida por la empresa, una vez que se comprueba que todo está perfectamente el cliente acepta la mercadería y procede a llevarla. Adicional al proceso antes descrito, se debe mencionar que la empresa realiza la entrega de la mercadería en el domicilio del cliente sin un recargo adicional, esto dependerá del volumen de productos y de la cantidad vendida. 5.2.4.4 Flujograma Propuesto para el Procedimiento de Venta PROCESO PROPUESTO DE VENTA Nº

DESCRIPCIÓN

ACTIVIDAD

Inicio

Ingresa la persona a la empresa

Observa el producto

Pide caracteristicas del producto

Atencion al cliente

Se ofrece otras marcas de productos

El cliente solicita el precio

Se comunica al cliente los descuentos que tiene el producto

¿El cliente decide llevar el producto?

Se concreta la venta

Continua

DOCUMENTO RESPONSABLE DIAGRAMA

CLIENTE CLIENTE CLIENTE VENDEDOR VENDEDOR CLIENTE VENDEDOR

VENDEDOR

Viene

Emite la factura

Se recibe el pago por el producto

Se emite una orden de salida a bodega

Se recepta el orden de salida

Se entrega la mercaderia al cliente

Se muestra el estado del producto

El cliente conoce que todo esta perfectamente

El cliente lleva la mercaderia

FIN

X X

VENDEDOR VENDEDOR

ALMACEN BODEGA BODEGA BODEGA CLIENTE CLIENTE

Figura 23: Flujograma Propuesto de Venta Fuente: Santo Domingo. Investigación de campo. Empresa “ELECTROHOGAR”. Elaborado por: Flores, G., & Paredes, J.

5.2.4.5 Narrativa Propuesta para el Procedimiento de Recuperación y Almacenamiento de Mercadería El flujograma propuesto para la recuperación de mercadería retirada y almacenamiento, inicia con la revisión de las tarjetas de control de pagos que mantiene la empresa, se verifican a los clientes que mantienen atrasos en sus pagos y se identifican a aquellos clientes que tienen retrasos en más de tres meses, de acuerdo al número de clientes identificados, se procede a notificar por medio de llamadas, mensajes o visitas domiciliarias sobre el atraso que mantiene en los pagos, la finalidad es lograr que el cliente pueda efectuar el respectivo pago. El área encargada de cobranzas al conocer que el cliente no ha efectuado la cancelación en el plazo previamente pactado, procederá a notificar al cliente sobre el retiro del artículo, se

verifica el estado del artículo y el cobrador procede a realizar el retiro del producto y se encarga de transportar el artículo retirado hacia la empresa. En la empresa, el personal de Bodega es el encargado de establecer un lugar para almacenar dicha mercadería, el mismo que debe estar separado de los productos nuevos y se procede a registrar el nombre del cliente a quien se le efectuó el retiro. El auxiliar contable ingresa al sistema la mercadería retirada, realiza el cálculo del valor actual del producto y actualiza el precio. El área de ventas tiene como política esperar un lapso de tiempo de dos meses para conocer si el dueño anterior se acerca a cancelar la deuda, caso contrario se dispone para la venta el producto retirado. PROCESO PROPUESTO PARA LA RECUPERACIÓN DE MERCADERIA RETIRADA Nº

DESCRIPCIÓN

ACTIVIDAD DOCUMENTO RESPONSABLE

Inicio

Revisión de los clientes que mantienen atrasos en sus pagos

Cobradores

Se identifican a los clientes que mantienen retrasos en más de 3 meses

Cobradores

Se notifica al cliente del atraso

Cobradores

Solicitar el pago de las cuotas atrasadas

Cobradores

Envió de notificación de retiro al cliente

¿El cliente cancela las cuotas pendientes?

La empresa le hace firmar un documento al cliente por el cual se le retira el articulo

Se procede a verificar el estado del articulo

Cobradores

Se retira el articulo

Cobradores

Se transporta el articulo retirado hacia la empresa

Cobradores

FIN

Figura 24: Flujograma Propuesto de Procedimiento de Mercadería Retirada

Cobradores

DIAGRAMA

PROCESO PROPUESTO PARA ALMACENAMIENTO DE LA MERCADERIA RETIRADA Nº

DESCRIPCIÓN

ACTIVIDAD DOCUMENTO RESPONSABLE

INICIO

El articulo llega a la bodega

Cobradores

Los empleados buscan un lugar para almacenar

Bodega

Se coloca el producto retirado en otra parte de los productos nuevos

Bodega

Se identifica el nombre del dueño del producto retirado

Se ingresa la mercaderia retirada en el sistema

Auxiliar contable

Se esperan un tiempo de 2 meses para conocer si el dueño anterior viene a cancelar

Auxiliar contable

¿Cancela el producto?

Disponer del producto retirado para la venta

ventas

FIN

Ventas

DIAGRAMA

Bodega

Figura 25: Flujograma Propuesto del Procedimiento de Almacenamiento de Mercadería Retirada Fuente: Santo Domingo. Investigación de campo. Empresa “ELECTROHOGAR”. Elaborado por: Flores, G., & Paredes, J.

5.2.5 Diseñar documentos e indicadores que ayuden al control y gestión del manejo de los inventarios El cuarto objetivo del presente trabajo de titulación consiste en el diseño de documentos que permitan a la empresa ELECTROHOGAR ejercer un mayor control con la gestión de mercadería (compra, almacenamiento, venta), debido a que la empresa carece de documentos que respalden la toma de decisiones de la organización. Por otra parte, la utilización de indicadores permitirán medir la gestión de desempeño en la adquisición y manejo de mercadería, el nivel óptimo de la entidad, esto ayudará a que la empresa pueda tomar decisiones más acertadas en cuanto al manejo y tratamiento de los inventarios.

5.2.5.1 Formato de Orden de Compra La orden de compra es un documento que emite el comprador para adquirir mercadería al vendedor, el cual indica cantidades, marca, modelos entre otras cosas. Este documento facilitara a la empresa en la adquisición de mercadería, en la siguiente figura se propone un formato de orden de compra.

ELECTROHOGAR Ruc: 0602484404001 CUJILEMA CUJILEMA GUILLERMO Dir: Urb. UCOM #1- Av. T sáhila y Rio Vinces Telefax: 2767 668/e-mail: electrohogarmc@hotmail.com Santo Domingo-Ecuador

Proveedor: Dirección: Fecha de envio: Cant.

Ruc:

Detalle

Marca

ORDEN DE COMPRA

Modelo

Nº: P.Unit.

P. Total

TOTAL Autorizado por:

Recibido por:

Figura 26: Formato de Orden de Compra Fuente: Santo Domingo. Investigación de campo. Empresa “ELECTROHOGAR”. Elaborado por: Flores, G., & Paredes, J.

Además la orden de compra deberá contener las siguientes características: 

La razón social de la empresa (nombre, dirección, teléfonos y RUC de ELECTROHOGAR



La numeración de la orden a fin de ejercer un mayor control



Datos de Proveedor



Fecha de envió de la orden de compra



La cantidad, detalle del producto, marca, modelo, y precios de los artículos, y,



Firmas de las personas responsables (de la persona que realiza la orden de compra y la persona que recibió la misma.

5.2.5.2 Formato de Requisición de Compra La requisición de compra es un documento que se utiliza internamente en una empresa, con la finalidad de abastecerse de bienes, ésta a su vez es aprobado por el departamento de compra de la organización; este documento es emitido por cualquier departamento, sin embargo la requisición de compra la emitirá la persona encargada de bodega una vez que vea la necesidad de adquirir nuevos artículos, en la siguiente figura se plantea un formato para de requisición de compra.

ELECTROHOGAR Ruc: 0602484404001 CUJILEMA CUJILEMA GUILLERMO Dir: Urb. UCOM #1- Av. T sáhila y Rio Vinces Telefax: 2767 668/e-mail: electrohogarmc@hotmail.com Santo Domingo-Ecuador

Nombre del Solicitante: Fecha de envio: Cant.

REQUISICIÓN DE COMPRA Fecha de Entrega: Detalle

Observación:

Solicitante

Autorizacion

Figura 27: Formato de Requisición de Compra Fuente: Santo Domingo. Investigación de campo. Empresa “ELECTROHOGAR”. Elaborado por: Flores, G., & Paredes, J.

Nº: Marca

Modelo

Además, deberá contener lo siguiente: 

Razón social de la empresa



Nombre del solicitante (bodeguero en este caso)



Fecha de envió y entrega



Cantidad, detalle, marca y modelo de la mercadería que falta en stock



Observación, en este caso informar porque se requiere los productos



Firmas del solicitante y de la persona que autoriza

5.2.5.3 Formato de entrada y salida de bodega Este formato ha sido creado con la finalidad de tener un mayor control en las entradas y salida de la mercadería y es de carácter interno, en la siguiente figura se muestra un formato de entrada y salida de bodega.

ELECTROHOGAR Ruc: 0602484404001 CUJILEMA CUJILEMA GUILLERMO Dir: Urb. UCOM #1- Av. T sáhila y Rio Vinces Telefax: 2767 668/e-mail: electrohogarmc@hotmail.com Santo Domingo-Ecuador

ENTRADA Y SALIDA DE BODEGA Nº Fecha

Cantidad

Articulo

Marca

Modelo

RESPONSABLE DE BODEGA: Figura 28: Formato de Entrada y salida de Bodega Fuente: Santo Domingo. Investigación de campo. Empresa “ELECTROHOGAR”. Elaborado por: Flores, G., & Paredes, J.

Observación

Firma de Responsabilidad

Este formato deberĂĄ contener: ď&#x201A;ˇ

Numero de documento

ď&#x201A;ˇ

Fecha, cantidad, articulo, marca, modelo, observaciones y firma de las entradas o salidas de la mercaderĂa.

ď&#x201A;ˇ

Firma del responsable de bodega.

5.2.6 Indicadores Financieros Para medir el grado de eficiencia con el cual la empresa maneja sus recursos y recuperaciĂłn de los mismos, dentro del presente trabajo se ha desarrollado indicadores que ayudan a evaluar la gestiĂłn de sus procesos, de tal forma que permita conocer la situaciĂłn actual de la entidad y por ende tomar medidas correctivas.

đ??&#x2018;đ??&#x161;đ??łĂłđ??§ đ??&#x153;đ??¨đ??Ťđ??Ťđ??˘đ??&#x17E;đ??§đ??đ??&#x17E; =

Activo Corriente Pasivo Corriente

đ??&#x2018;đ??&#x161;đ??łĂłđ??§ đ??&#x153;đ??¨đ??Ťđ??Ťđ??˘đ??&#x17E;đ??§đ??đ??&#x17E; =

114575.62 88090.81

đ??&#x2018;đ??&#x161;đ??łĂłđ??§ đ??&#x153;đ??¨đ??Ťđ??Ťđ??˘đ??&#x17E;đ??§đ??đ??&#x17E; = 1.30 La Empresa ELECTROHOGAR, por cada dĂłlar de pasivo corriente, cuenta con $ 1.30 para cubrir sus deudas en el corto plazo.

đ???đ??Ťđ??Žđ??&#x17E;đ??&#x203A;đ??&#x161; ĂĄđ??&#x153;đ??˘đ???đ??&#x161; =

Activo Corriente â&#x2C6;&#x2019; Inventarios Pasivo Corriente

đ???đ??Ťđ??Žđ??&#x17E;đ??&#x203A;đ??&#x161; ĂĄđ??&#x153;đ??˘đ???đ??&#x161; =

114575062 â&#x2C6;&#x2019; 59453.26 88090.81

đ???đ??Ťđ??Žđ??&#x17E;đ??&#x203A;đ??&#x161; ĂĄđ??&#x153;đ??˘đ???đ??&#x161;= 0.63 Sin tomar en cuenta los inventarios, la empresa por cada dĂłlar de pasivo corriente, cuenta con $ 0.63 para enfrentar sus deudas a corto plazo.

Valor del Inventario â&#x2C6;&#x2014; 360 Costo de Ventas

đ???Ăşđ??Śđ??&#x17E;đ??Ťđ??¨ đ???đ??&#x17E; đ???Ăđ??&#x161;đ??Ź đ???đ??&#x17E; đ??&#x2C6;đ??§đ??Żđ??&#x17E;đ??§đ??đ??&#x161;đ??Ťđ??˘đ??¨ đ??&#x161; đ??Śđ??&#x161;đ??§đ??¨= 59453.26*360/ 238020.02 = 89.92 La Empresa demora en convertir sus inventarios ya sea en cuentas por cobrar o en efectivo 89.92 dĂas en el aĂąo.

đ??&#x2018;đ??¨đ??đ??&#x161;đ??&#x153;đ??˘Ăłđ??§ đ???đ??&#x17E; đ??˘đ??§đ??Żđ??&#x17E;đ??§đ??đ??&#x161;đ??Ťđ??˘đ??¨đ??Ź =

360 NĂşmero de dĂas de Inventario a man

đ??&#x2018;đ??¨đ??đ??&#x161;đ??&#x153;đ??˘Ăłđ??§ đ???đ??&#x17E; đ??˘đ??§đ??Żđ??&#x17E;đ??§đ??đ??&#x161;đ??Ťđ??˘đ??¨đ??Ź =

360 89.92

đ??&#x2018;đ??¨đ??đ??&#x161;đ??&#x153;đ??˘Ăłđ??§ đ???đ??&#x17E; đ??˘đ??§đ??Żđ??&#x17E;đ??§đ??đ??&#x161;đ??Ťđ??˘đ??¨đ??Ź = 4 Los inventarios de la Empresa rotan 4 veces en el aĂąo. Matriz de evaluaciĂłn de la GestiĂłn de Inventarios Nombre del indicador

Resultado actual

Acciones correctivas

Entre mĂĄs alto (mayor a 1) sea el resultado, mĂĄs solvente es la empresa, tiene mayor capacidad de hacer frente a sus obligaciones a corto plazo RazĂłn corriente y mejorar su capacidad operativa si fuere necesario, en este caso la 1.30 empresa debe mantener o incluso mejorar la capacidad para hacer frente a sus obligaciones. Este indicador permite determinar la capacidad de pago de la empresa sin la necesidad de realizar sus inventarios, es decir que la empresa no puede estar esperanzada a la venta de los mismos para pagar sus Prueba ĂĄcida 0.63 deudas, si el resultado es inferior a 1, la entidad deberĂĄ de recurrir a un prĂŠstamo o tambiĂŠn a incrementar las ventas lo cual genere mĂĄs efectivo y menos inventarios en bodega. Este indicador se centra en que entre menor sea el tiempo de estancia de las mercancĂas en bodega, menor serĂĄ el capital de trabajo invertido NĂşmero de dĂas de 89.92 en los inventarios, por lo cual si las existencias se mantienen en bodega inventario a mano por un tiempo prolongado mayor se deben incrementar los esfuerzos en las ventas de las mismas. Determina el tiempo en que tarde en venderse los inventarios, ademĂĄs la rotaciĂłn de inventarios serĂĄ mĂĄs adecuada entre mĂĄs se aleje de 1 y RotaciĂłn de rote al menos 12 veces en el aĂąo, por tanto si el resultado esperado es 4 inventarios menor, se deben proponer nuevas acciones que mejoren la venta de los mismos y por ende la gestiĂłn de las existencias. Figura 29: EvaluaciĂłn de la GestiĂłn de Inventarios Fuente: InvestigaciĂłn propia Elaborado por: Flores, G. & Paredes, J.

5.2.7 Indicadores de Gestión En el desarrollo de indicadores se deben identificar necesidades propias del área involucrada, es por ello que en el presente trabajo de titulación, también se ha desarrollado indicadores de gestión en base a los componentes del COSO ERM, los cuales contribuyan a evaluar el manejo y cumplimiento de los procesos dentro de la misma, de tal forma que permitan identificar las deficiencias del control interno y debilidades dentro de los procesos de la entidad. Entorno interno Asignación de funciones =

Número de empleados con cargo y función asiganada ∗ 100% Total de empleados

En base a este indicador, se obtendrá el porcentaje de empleados que tienen un conocimiento claro de su cargo y funciones a desempeñar dentro de la entidad, así como también el porcentaje de aquellos que no lo tengan, de tal forma que permita evaluar las acciones planteadas. Definición de objetivos Cumplimiento de objetivos =

Objetivos realizados ∗ 100% Objetivos planificados

Cumplimiento de estrategias =

Tiempo del objetivo realizado ∗ 100% Tiempo programado del objetivo

Mediante la aplicación de los indicadores propuestos, se podrá conocer el nivel de cumplimiento de los objetivos así como también evaluar si se han desarrollado en el tiempo planificado. Identificación de eventos Identificación de eventos =

Eventos de importancia para la empresa ∗ 100% Total de eventos identificados

Políticas de identificación de eventos =

Políticas para la identificación de eventos ∗ 100% Total de políticas establecidas

El resultado de estos indicadores permitirá identificar el número de eventos que tengan gran impacto sobre el transcurso normal de sus operaciones, así como también el porcentaje de políticas implementadas para la identificación de los mismos. Valoración de riesgos

Inspección de la mercadería =

Productos con defectos o daños ∗ 100% Total de productos recibidos

Este indicador permite identificar la cantidad de mercadería con algún tipo de daño o defecto, así como también de poder proponer medidas correctivas ante la posibilidad de encontrar mercadería defectuosa.. Respuesta al riesgo

Políticas de manejo de mercadería =

Políticas de manejo de las existencias ∗ 100% Total de políticas propuestas

El resultado del presente indicador permitirá conocer el porcentaje de políticas planteadas para hacer frente a situaciones que se puedan dar en el manejo de las existencias. Actividades de control

Utilización de documentos =

Procesos respaldados por documentos ∗ 100% Total de procesos en el manejo de mercaderías

A través de este indicador se puede conocer el porcentaje de utilización de documentos de respaldo que ayuden al control, tratamiento y manejo de los inventarios adquiridos por la empresa.

Verificación de controles =

Controles realizados a la mercadería ∗ 100% Total de controles planeados

Mediante este indicador se puede conocer el nivel de cumplimiento de controles realizados en el manejo de los inventarios.

Distribución de la mercadería =

Productos distribuidos según modelo ∗ 100% Total de productos en bodega

El resultado de este indicador, permite conocer la correcta distribución y almacenaje de los productos en bodega expresado en términos porcentuales. Información y comunicación Conocimiento de políticas =

Empleados que conocen las políticas ∗ 100% Total de empleados

Control de informes periódicos de inventarios =

Informes presentados ∗ 100% Total de informes planeados

Mediante estos indicadores, se puede establecer el porcentaje de empleados que tienen conocimiento de las políticas en los procesos dentro de la organización, así como también de los informes que se deben presentar en cuanto al manejo y estado de las existencias. Monitoreo (Ongoing) Control de evaluaciones periódicas al área de inventarios =

Evaluaciones realizadas ∗ 100% Total de evaluaciones planeadas

A través del presente indicador se puede constatar el porcentaje de cumplimiento a las evaluaciones planificadas para el área de inventarios.

Carta de impacto Luego que se han desarrollado los objetivos y la propuesta para mejorar la gestión de los inventarios así como la eficiencia del sistema de control interno, está fue presentada en forma digital al sr. Guillermo Cujilema propietario de la empresa “ELECTROHOGAR”, quién recalcó los beneficios que tiene implementar dicha propuesta, debido a que contribuye positivamente tanto a clientes internos y externos de la entidad, por lo que hizo la entrega del documento denominado “carta de impacto”, el cual se lo adjunta en el anexo.

CONCLUSIONES A través del levantamiento de información de todas las actividades que se llevan a cabo dentro del área de inventarios de la empresa “ELECTROHOGAR”, se pudo determinar que dichos procesos y actividades se realizan de forma empírica por la administración, además de la falta de una estructura organizativa enfocada al área de inventarios y de una descripción de funciones adecuada. Mediante

aplicación

cuestionario

control

interno

empresa

“ELECTROHOGAR”, se determinó que la entidad cuenta con un nivel de confianza bajo y por ende un nivel de riesgo alto en las actividades y procesos dentro del área de inventarios. La inexistencia de políticas y procedimientos en el manejo de inventarios genera inconvenientes revelando saldos desactualizados e irreales, los mismos que repercuten en el manejo, venta y entrega de la mercadería. Actualmente la empresa carece de documentos que respalden la mercadería y se lleve una adecuada gestión, además, la falta de indicadores no permite evaluar los procesos relacionados al manejo y tratamiento de las existencias.

RECOMENDACIONES Aplicar la propuesta entregada en cuanto a estructura organizacional y descripción de cargos y funciones, en donde se detallan sus principales funciones y líneas jerárquicas de los trabajadores en la organización. Desarrollar las recomendaciones propuestas en la matriz de impacto en donde se detallan las acciones a realizarse para cada componente, lo que permitirá aumentar la eficiencia en las actividades de la empresa logrando aumentar la confianza y a su vez disminuir el riesgo en cada una de estas; adicional a ello, es ideal para las empresas comerciales evaluar el sistema de control interno a fin de mejorar y ser competitivos en el mercado. Tomar en cuenta las políticas y procedimientos planteados en el presente trabajo de titulación, así como de la comunicación de las mismas en el área y el personal, de tal forma que dichas acciones contribuyan a mejorar la gestión de los inventarios. Considerar la elaboración y uso de los formatos propuestos en el presente trabajo de titulación, de tal forma que permitan mejorar el manejo de las existencias y por ende llevar un control eficiente a la entrada y salida de los mismos. Utilizar el presente trabajo de titulación como futura fuente de consulta, de tal forma que colabore para el desarrollo de posteriores investigaciones en lo que respecta a la evaluación del control interno en el manejo de inventarios.

LISTA DE REFERENCIA Bibliografia Arens, A., Elder, R., & Beasley, M. (2007). Auditoría un enfoque integral. México: Pearson Education. Benjamín, E., & Fincowsky, F. (2014). Organización de Empresas. Mexico: McGraw-Hill. Blanco, Y. (2012). Auditoría Integral: normas y procedimientos (Segunda ed.). Bogotá, Colombia: ECOE EDICIONES. Bosch, M. (2013). Planificación de la auditoría. España: IC Editorial. Bravo, M. (2011). Contabilidad General (Décima ed.). Quito: ESCOBAR. Córdoba, M. (2013). Gestión Financiera. Bogotá: Ecoe Ediciones . De la Peña, A. (2011). Auditoría un efoque práctico. España: Ediciones Paraninfo S.A. Díaz, H. (2011). Contabilidad General Enfoque práctico con aplicaciones informáticas (Tercera ed.). Bogotá, Colombia: PEARSON. Estupiñan, R. (2012). Control interno y fraudes con base en los cilcos transaccionales, análisis de informe COSO I y II (Segunda ed.). Bogotá: Ecoediciones. Estupiñán, R. (2012). Control Interno y Fraudes: con base en los ciclos transaccionales. Análisis de Informe COSO I y II (Segunda ed.). Bogotá, Colombia: ECOE. Fierro, Á. (2011). Contabilidad general (Cuarta ed.). Bogotá, Colombia : ECOE. Franklin, E. (2013). Auditoría administrativa: Evaluación y diagnóstico empresarial (Tercera ed.). México: Pearson.

Franklin, E. (2013). Auditoría administrativa: Evaluación y diagnóstico empresarial (Tercera ed.). México: Pearson. Instituto Mexicano de Contadores Públicos. (2013). Auditoría de Estados Financieros y su Documentación. México: Came. Mantilla, S. (2012). Control Interno. Informe Coso. Colombia: Ecoe Ediciones. Mantilla, S. (2013). Auditoría del control interno (Tercera ed.). Bogotá: Ecoediciones. Mendívil, V. (2010). Elementos de auditoría (Sexta ed.). México: Cengage. Monfort, E. (2012). Auditroría. Madrid: Stabook Editorial, SA. Montero, S., Castillo, E., & López, R. (2011). Auditoría de la LOPD. España : IC . Orta, M., Castrillo, L., Sanchez, I., & Sierra, G. (2012). Fundamentos Teóricos de Auditoria Financiera. Madrid: Ediciones Piramide. Pérez, M., Castrillo, L., Sánchez, I., Herrero, M., & Sierra, G. (2012). Fundamentos teóricos de auditoría financiera. España: Pirámide. Rincón, C., Lasso, G., & Parrado, A. (2012). Contabilidad Siglo XXI (Segunda ed.). Bogota: Ecoe Ediciones. Romero, J. (2012). Contabilidad Intermedia (Tercera ed.). Mexico: McGraw Hill. Sampieri, R., Fernández, C., & Baptista, P. (2010). Metodología de la investigación (Quinta ed.). México: McGrawHill. Sánchez, J., & Alvarado, M. (2014). Teoría y práctica de la auditoría II: Análisis de áreas y casos prácticos (Quinta ed.). Madrid, España: Pirámide.

Simisterra, G., Polanco, L., & Henao, H. (2011). Contabilidad: Sistema de Informacion para las Organizaciones (Sexta ed.). Bogota: McGrawHill. Suarez, M. (2012). Gestion de inventarios (Primera ed.). Bogota: Ediciones de la U. Tamayo, E., & Escobar, L. (2013). Contabilidad Administración y Gestión. Getafe, España: EDITEX S.A. Van Horne, J., & Wachowicz, J. (2010). Fundamentos de Administración Financiera (Décimotercera ed.). México: Pearson. Zapata, P. (2011). Contabilidad general con base en las Normas Internacionales de Información FInanciera (NIIF) (Séptima ed.). Bogotá, Colombia: McGrawHill.

GLOSARIO Control: El control es el proceso de verificar el desempeño de distintas áreas o funciones de una organización. Descripción: Es explicar, de forma detallada y ordenada, cómo son las personas, los lugares o los objetos. Eficiencia: Es el logro de las metas con la menor cantidad de recursos. Eficacia: Se define como hacer las cosas correctas, es decir; las actividades de trabajo con las que la organización alcanza sus objetivos. Enfoque: Manera de valorar o considerar una cosa. Gestión: Correcto manejo de los recursos de los que dispone una determinada organización. Instrumento: Es por lo tanto un medio o recurso, para arribar a lo que se desea conseguir. Método: Medio utilizado para llegar a un fin. Metodología: Conjunto de métodos que se siguen en una investigación científica, un estudio o una exposición doctrinal. Modelo: Son un medio para simplificar y analizar situaciones o sistemas complejos. NIC: Norma Internacional de contabilidad. NIIF: Normas Internacional de información financiera. NAGA: Normas de auditoría generalmente aceptadas. NIA: Normas Internacionales de Auditoría. Propuesta: Proyecto o idea que se presenta a una persona para que lo acepte y dé su

conformidad para realizarlo. Riesgo: Situación en que puede darse esa posibilidad. Reestructuración: Modificación de la manera en que está estructurada u organizada cierta cosa. Técnica: Conjunto de procedimientos o recursos que se usan en un arte, en una ciencia o en una actividad determinada, en especial cuando se adquieren por medio de su práctica y requieren habilidad.

ANEXOS ANEXO 1: Ă rbol de problemas

99 ANEXO 2: Oficio de solicitud de Convenio

100 ANEXO 3: Oficio de contestaciรณn para solicitud de informaciรณn

101

ANEXO 4: Entrevista aplicada al Gerente

Reciba un cordial saludo, por favor concédame unos minutos para completar esta entrevista; la información que se proporcione, nos permitirá evaluar el control interno de la empresa en el área de inventario, misma que será manejada de manera confidencial ENTREVISTA AL GERENTE 1 ¿Existe una estructura orgánica y funcional (organigrama) en la empresa? 2 ¿La empresa ELECTROHOGAR cuenta con una descripción de cargos y funciones? 3 ¿Existe una persona responsable en el área de inventario? 4 ¿Cuál es el procedimiento que se debe seguir para realizar una compra? 5 ¿Cuál es el procedimiento que se debe seguir para realizar una venta? 6 ¿Cuál de las líneas de producto considera usted que es el producto estrella? 7 ¿Existe en la empresa algún sistema que le permita conocer existencia de los inventarios? 8 ¿Se utiliza algún modelo para el control de inventario? 9

¿Qué problema o inconveniente considera usted que son más comunes a la hora de controlar los inventarios?

10 ¿ELECTROHOGAR cómo evalúa el sistema de control interno existente? 11 ¿Se registra los ingresos y salidas de la mercadería? 12 ¿Cuál es la capacidad máxima que tiene la empresa de mercadería? 13 ¿La empresa cuenta con algún método para la valuación de los inventarios? 14 ¿la empresa cuenta con políticas para la gestión de inventario? 15

¿considera usted que la información presentada de los inventarios en los balances es confiable?

16 ¿conoce usted el nivel de existencia de bodega? 17 ¿ha existido desabastecimiento de mercadería en la empresa por falta de información? 18 ¿se realiza conteo físico periódicamente?

102 ANEXO 5: Encuesta aplicada a Clientes

Encuesta a clientes Reciba un cordial saludo, por favor concédame unos minutos para completar esta encuesta; la información que se proporcione, nos permitirá evaluar el control interno de la empresa en el área de inventario, misma que será manejada de manera confidencial N°

Pregunta

1 ¿Visita usted con regularidad las instalaciones de Electrohogar?

¿Los empleados tienen información acerca de los productos 2 que desea comprar? 3 ¿Ha encontrado en la empresa el producto deseado por usted?

¿Los empleados le comunica con anticipación sí la empresa 4 cuenta con nueva mercadería? ¿Al observar los estantes de la tienda, éstos suelen estar 5 vacíos? ¿Los productos adquiridos por usted se encontraron en buen 6 estado? ¿Los productos en los estantes tienen su respectiva etiqueta de 7 precio?

¿El precio de los productos presenta considerables cambios en 8 un mismo periodo? ¿Ha tenido inconvenientes, demoras o retrasos al momento de 9 recibir algún producto?

¿La persona encargada de entregar el producto verifica que el comprobante de pago coincida con los productos adquiridos?

¿Cuándo usted recibe el producto adquirido es entregado por 11 la misma persona todas las veces? ¿La persona que realiza la facturación es la misma encargada 12 de entregar la mercadería? 13 ¿Ha realizado usted alguna devolución del producto?

¿Considera usted que en la empresa requiere una evaluación 14 delcontrol interno de la mercaderia?

Siempr Casi A veces Nunca e Siempre

103 ANEXO 6: Encuesta aplicada a Proveedores

Encuesta a Proveedores Reciba un cordial saludo, por favor concédame unos minutos para completar esta encuesta; la información que se proporcione, nos permitirá evaluar el control interno de la empresa en el área de inventario, misma que será manejada de manera confidencial Pregunta

N°

¿Conoce usted si “Electrohogar” tiene políticas para la 1 adquisición de mercaderías? ¿Al contactarse con la empresa, la misma le exige la proforma de 2 los productos a adquirir?

¿Cuenta con una orden de compra para la entrega de sus 3 productos? ¿La persona encargada de recibir la compra verifica que la 4 factura coincida con la respectiva orden de compra? ¿La cantidad de compras que realiza la empresa “Electrohogar”, 5 varía considerablemente de un pedido a otro? ¿Se entregan los productos solicitados en las fechas 6 establecidas? ¿La empresa realiza la correspondiente verificación del código y 7 el estado de la mercadería al momento de la entrega? ¿La empresa ha solicitado cambios o reembolsos por fallas en la 8 mercadería? ¿Ha tenido problemas al conciliar saldos con la empresa 9 “Electrohogar”? La persona que realiza el pago, es la misma que efectua la 10 compra? ¿Cuándo usted entrega la mercaderia es recibida por la misma 11 persona? considera usted que la empresa requiere mejorar el control 12 interno, respecto al menejo de mercaderia

Siempre

Casi A Nunca Siempre veces

104 ANEXO 7: Encuesta aplicada a Empleados ENCUESTA A EMPLEADOS Reciba un cordial saludo, por favor concédame unos minutos para completar esta encuesta; la información que se proporcione, nos permitirá evaluar el control interno de la empresa en el área de inventario, misma que será manejada de manera confidencial 1 ¿Conoce usted si la empresa cuenta con un organigrama funcional? SI (

)

NO (

)

2 ¿Tuvo un proceso de inducción antes de comenzar sus labores? SI (

)

NO (

)

3 ¿Usted conoce sus obligaciones que debe realizar en el trabajo? SI (

)

NO (

)

4 ¿Existe personal fijo asignado exclusivamente en el manejo de inventario? SI (

)

NO (

)

5 ¿Ha recibido usted capacitaciones sobre el manejo de inventarios? SI (

)

NO (

)

¿Considera usted que existe políticas de almacenamiento para productos nuevos y 6 retirados? SI ( ) NO ( ) 7 ¿Se almacena los productos devueltos en lugares especiales? SI (

)

NO (

)

8 ¿Se puede identificar la mercadería que recién ingresa con la retirada? SI ( 9

)

NO (

)

¿Considera usted que existe un control, orden y cuidado adecuado en el almacenamiento de los inventarios? SI ( ) NO ( )

10 ¿Se han establecido procedimientos técnicos de control de los inventarios? SI (

)

NO (

)

9 ¿Se registra por escrito las entradas y salidas de la mercadería? SI (

)

NO (

)

10 ¿Conoce usted si la mercadería que llega se almacena en orden cronológico? SI (

)

NO (

)

11 ¿Existe un nivel mínimo de inventario para solicitar nueva mercadería? SI (

)

NO (

)

12 ¿Se comunica oportunamente los niveles de inventario? SI ( ) NO ( ) ¿La empresa tiene establecidos mediante cronogramas la revisión física de 13 inventarios? SI (

)

NO (

)

14 ¿Cómo calificaría el proceso de gestión de inventario? Deficiente

( )

Bueno

( )

Regular

( )

Excelente

( )

¿Considera usted que con la evaluación del control interno, mejorarán los procesos de 15 la empresa? SI (

)

NO (

) Gracias por su colaboración.

105 ANEXO 8: Ruc de la empresa

106

107

ANEXO 9: Productos del AlmacĂŠn

108 ANEXO 10: Bodega

109 ANEXO 11: Carta de Impacto