Evaluación del sistema de control interno de la gestión de inventarios en AUTOSOTCA CIA. LTDA by Pontificia Universidad Católica del Ecuador sede Santo Domingo PUCE SD

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO Dirección Académica - Escuela Ciencias Administrativas y Contables

EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA GESTIÓN DE INVENTARIOS EN AUTOSOTCA CIA. LTDA., EN SANTO DOMINGO 2016

Trabajo de Titulación previo a la obtención del título de INGENIEROS EN CONTABILIDAD Y AUDITORÍA CPA

Línea de Investigación: Implementación de Control Interno

Autores: David Andrés Remache Peñafiel Paúl Andrés Sotalín Camacho

Director: Mikel Ugando Peñate Phd.

Santo Domingo – Ecuador Agosto, 2017

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO Dirección Académica - Escuela Ciencias Administrativas y Contables HOJA DE APROBACIÓN

EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA GESTIÓN DE INVENTARIOS EN AUTOSOTCA CIA. LTDA., EN SANTO DOMINGO 2016 Línea de Investigación: Implementación de Control Interno Autores: David Andrés Remache Peñafiel Paúl Andrés Sotalín Camacho

Mikel Ugando Peñate, Phd. DIRECTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN

Patricio Rodrigo Portero López, Mg. CALIFICADOR

Hernán Oswaldo Maldonado Pazmiño, Mg. CALIFICADOR

Doris María Celi Pinza, Mg. f. DIRECTOR DE LA ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES

Santo Domingo – Ecuador Agosto, 2017

iii DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD

Nosotros, David Andrés Remache Peñafiel y Paúl Andrés Sotalín Camacho portadores de las cédulas de ciudadanía N° 230012259-1 y N° 172218769-5 respectivamente, declaramos conjuntamente que los resultados obtenidos en la investigación que se presenta en el siguiente trabajo de titulación, previo a la obtención del título de Ingenieros en Contabilidad y Auditoría, son auténticos y personales. En tal virtud, declaramos que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos que se desprenden del trabajo de investigación propuesto y luego de la redacción de este documento son y serán de nuestra y exclusiva responsabilidad legal y académica.

David Andrés Remache Peñafiel C.I. 230012259-1

Paúl Andrés Sotalín Camacho C.I. 172218769-5

AGRADECIMIENTO

Agradezco a Dios por permitirme estar con salud, a mis padres por ser quienes financiaron mis estudios durante toda mi carrera, a los Mg. Hernán Maldonado, Mg. Piedad Alarcón y Mg. Ximena García por la guía y ayuda en todo momento, a la vez agradecer a la empresa AUTOSOTCA CIA. LTDA., por abrirnos las puertas y facilitarnos información para la realización del presente trabajo de titulación.

David Andrés Remache Peñafiel

AGRADECIMIENTO

Agradezco a Dios por bendiciones en

darme la fuerza

y derramar sus

toda esta etapa de vida que ha sido mi carrera

universitaria que se ve culminada en este trabajo de

titulación;

agradecer a mis padres por ese amor y apoyo incondicional en todo momento, por estar pendientes y no permitirme claudicar en el trayecto, por tener siempre las palabras adecuadas en los momentos precisos, que sepan que las preocupaciones que les genere por mis angustias de trabajos o pruebas que debía rendir no fueron en vano, en pocas palabras agradecerles por siempre creer en mí y saber desde un inicio que podía lograr esta meta propuesta. Agradezco a todas y cada una de las personas que compartieron conmigo esta maravillosa experiencia que se llama Universidad, amigos, compañeros, conocidos, docentes, gracias por los momentos vividos; a la vez agradecer a la empresa AUTOSOTCA CIA. LTDA., y a todo su personal de trabajo que siempre estuvo dispuesto a colaborar con la realización de este trabajo de titulación de manera eficiente y cordial.

Paúl Andrés Sotalín Camacho

DEDICATORIA

El presente trabajo va dedicado a Dios, mis padres Ana María Peñafiel, Galo Remache, mis hermanos y personas importantes en mi vida como Carmen Vargas que me brindaron fortaleza en todo momento para seguir adelante.

David Andrés Remache Peñafiel

vii

DEDICATORIA

Los resultados de esta disertación de grado y carrera que están por empezar se los dedico a Dios que ha siempre ha estado presente en mi vida guiando cada uno de mis pasos, a MI FAMILIA por darme el apoyo incondicional en este camino que permitirán cumplir mis sueños. A mis padres por el esfuerzo realizado por ellos para que pueda culminar cada una de las metas propuestas, por creer en mí en todo momento y enseñarme los valores necesarios para poder trascender y superar cualquier obstáculo. A mi hermano que siempre ha estado a mi lado y ha sido uno de mis pilares más importantes y motivo de seguir superándome día tras día para ser un ejemplo y ayuda para él.

Paúl Andrés Sotalín Camacho

viii

RESUMEN El presente trabajo de titulación tuvo como finalidad evaluar el sistema de control interno además de mejorar la gestión del manejo de los inventarios en las diferentes áreas de la empresa AUTOSOTCA CIA LTDA., dedicada a la venta de productos automotrices en el área de enfriamiento de motores en la ciudad de Santo Domingo de los Colorados. La investigación comenzó con el levantamiento de datos e información mediante la observación física de los inventarios, encuestas a trabajadores y entrevista al directivo responsable, donde conocimos los procesos que tiene la mercadería desde el momento que ingresa empresa, registro, almacenamiento y venta los cuales fueron representados mediante Tablas y flujogramas. Luego de esto nos enfocamos a determinar el nivel de riesgo y nivel confianza de la empresa realizada mediante cuestionarios a los involucrados en el manejo de la mercadería directamente en el área de inventarios para obtener información con mayor grado de confianza y realidad. Una vez establecidos los problemas y riesgos que tiene la empresa, se determinaron guías y estatutos que sirvan de modelos a seguir por parte de cada trabajador de la entidad en su diferente función relacionada al manejo de los inventarios dentro de la empresa, así buscando una mejor organización de las funciones realizadas. Tomando en cuenta los datos obtenidos mediante los cuestionarios se procedió a establecer políticas y procedimientos tomando como guía el COSO ERM que tienen como finalidad la mejora en el control interno de las empresas y alcanzar sus objetivos de la mejor forma posible.

ABSTRACT The present titling work was meant at evaluating the internal control system in addition to improving the management of inventory management in the different areas of the company AUTOSOTCA CIA LTDA., dedicated to the sale of automotive products in the area of engine cooling in the city of Santo Domingo de los Colorados. The research began with the gathering of data and information through physical observation of inventories, surveys of workers and interviews with the manager responsible, where we learned the processes that the merchandise has from the moment it enters the company, registration, storage and which were represented by tables and flow charts. After this we focus on determining the level of risk and confidence level of the company made through questionnaires to those involved in the management of the merchandise directly in the area of inventories to obtain information with greater degree of confidence and reality. Once established the problems and risks that the company has, guides and statutes were determined that serve as models to be followed by each employee of the entity in its different function related to the management of inventories within the company, thus seeking a better organization of the purposes performed. Taking into account the data obtained through the questionnaires, it was proceeded to establish policies and procedures taking as a guide the COSO ERM whose purpose is the improvement in the internal control of the companies and to reach their objectives in the best possible way.

x INDICE DE CONTENIDOS 1.

INTRODUCCIÓN .................................................................................................. 1

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ............................................................... 2

2.1.

Antecedentes ........................................................................................................... 2

2.2.

Problema de investigación ...................................................................................... 3

2.2.1.

Definición del problema de investigación .............................................................. 3

2.2.2.

Formulación ............................................................................................................ 3

2.2.3.

Sistematización ....................................................................................................... 3

2.3.

Justificación de la investigación ............................................................................. 4

2.4.

Objetivos de la Investigación .................................................................................. 5

2.4.1.

Objetivo General ..................................................................................................... 5

2.4.2.

Objetivos Específicos .............................................................................................. 5

MARCO REFERENCIAL ...................................................................................... 6

3.1.

Marco conceptual .................................................................................................... 6

3.1.1.

Inventarios ............................................................................................................... 6

3.1.1.1.

Definición................................................................................................................ 6

3.1.1.2.

Objetivo ................................................................................................................... 6

3.1.1.3.

Alcance.................................................................................................................... 7

3.1.1.4.

Tipos de inventarios ................................................................................................ 7

3.1.1.5.

Sistema de control de inventarios ........................................................................... 8

3.1.1.5.1. Sistema de inventario permanente .......................................................................... 8 3.1.1.6.

Métodos de valuación de inventarios ...................................................................... 8

3.1.1.6.1. Método promedio ponderado .................................................................................. 8 3.1.1.6.2. Método primeras entradas primeras salidas FIFO .................................................. 8 3.1.1.7.

Costo de inventarios ................................................................................................ 9

3.1.1.7.1. Costo de adquisición ............................................................................................... 9 3.1.1.7.2. Costos de transformación ........................................................................................ 9 3.1.1.7.3. Otros costos ........................................................................................................... 10 3.1.2.

Auditoría ............................................................................................................... 10

3.1.2.1.

Definición.............................................................................................................. 10

3.1.2.2.

Importancia de Auditoría ...................................................................................... 11

3.1.2.3.

Tipos de Auditoría ................................................................................................ 11

3.1.2.4.

Normativa de Auditoría ........................................................................................ 12

xi 3.1.2.4.1. Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas NAGA ....................................... 13 3.1.2.4.2. Normas Internacionales de Auditoría (NIA) ......................................................... 13 3.1.3.

Control interno ...................................................................................................... 13

3.1.3.1.

Definición.............................................................................................................. 13

3.1.3.2.

Procesos de control ............................................................................................... 14

3.1.3.3.

Objetivos del Control Interno ............................................................................... 14

3.1.3.4.

Clases del Control Interno..................................................................................... 15

3.1.3.5.

Modelos de Control Interno .................................................................................. 15

3.1.3.6.

Elementos del Control Interno .............................................................................. 16

3.1.3.7.

Limitaciones del Control Interno .......................................................................... 17

3.1.3.8.

Modelo COSO II – ERM ...................................................................................... 17

3.1.3.8.1. Definición.............................................................................................................. 17 3.1.3.8.2. Beneficios del COSO II E.R.M. ............................................................................ 17 3.1.3.8.3. Establecimiento de objetivos ................................................................................ 18 3.1.3.8.4. Identificación de eventos ...................................................................................... 18 3.1.3.8.5. Evaluación de riesgos............................................................................................ 19 3.1.3.8.6. Respuesta al riesgo ................................................................................................ 19 3.1.3.8.7. Actividades de control .......................................................................................... 19 3.1.3.8.8. Información y comunicación ................................................................................ 20 3.1.3.8.9. Monitoreo .............................................................................................................. 20 3.1.3.9.

Métodos de Evaluación de Control Interno .......................................................... 20

METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN .................................................... 22

4.1.

Enfoque / Tipo de investigación ........................................................................... 22

4.1.1.

Enfoque ................................................................................................................. 22

4.1.2.

Tipo de investigación ............................................................................................ 23

4.2.

Población/ Muestra ............................................................................................... 23

4.2.1.

Población ............................................................................................................... 23

4.2.2.

Muestra.................................................................................................................. 24

4.2.3.

Técnica e instrumentos de recolección de datos ................................................... 24

4.3.

Técnica de análisis de datos .................................................................................. 25

RESULTADOS ..................................................................................................... 26

5.1.

Discusión y análisis de resultados ......................................................................... 26

5.1.1.

Entrevista Gerente ................................................................................................. 26

5.1.2.

Encuesta a Proveedores ......................................................................................... 28

xii 5.1.3.

Encuesta a los Clientes .......................................................................................... 29

5.1.4.

Encuesta a los empleados ...................................................................................... 30

5.2.

Propuestas de Intervención ................................................................................... 31

5.2.1.

Antecedentes ......................................................................................................... 31

5.2.2.

Objetivos ............................................................................................................... 32

5.2.2.1.

Objetivo General ................................................................................................... 32

5.2.2.2.

Objetivos Específicos:........................................................................................... 32

5.3.

Programa de Auditoría .......................................................................................... 33

5.3.1.

Levantamiento de información ............................................................................. 33

5.3.1.1.

Programa de planificación .................................................................................... 33

5.3.1.2.

Desarrollo del programa de planificación ............................................................. 35

5.3.1.2.1. Conocimiento de la empresa ................................................................................. 35 5.3.1.3.

Identificación de áreas criticas .............................................................................. 41

5.3.1.3.1. Principales políticas y prácticas contables ............................................................ 44 5.3.1.3.2. Grado de confiabilidad de la información............................................................. 45 5.3.1.3.3. Comprensión del proceso de información contable .............................................. 46 5.3.1.3.4. Revisión de la documentación .............................................................................. 47 5.3.2.

Ejecución de la evaluación del control interno ..................................................... 55

5.3.2.1.

Flujograma de proceso de compra y almacenamiento .......................................... 56

5.3.2.2.

Flujograma del proceso de devolución de compra................................................ 57

5.3.2.3.

Flujograma del proceso de venta .......................................................................... 58

5.3.2.4.

Flujograma del proceso de cambio o devolución en venta ................................... 59

5.3.2.5.

Cuestionario de Control Interno ............................................................................ 60

5.3.2.6.

Valoración de los componentes ............................................................................ 76

5.3.2.7.

Carta a Gerencia .................................................................................................... 79

5.3.3.

Propuestas de políticas y procedimientos ............................................................. 84

5.3.3.1.

Políticas propuestas ............................................................................................... 84

5.3.3.2.

Procedimientos propuestos ................................................................................... 85

5.3.4.

Propuesta de organigrama para la empresa AUTOSOTCA.................................. 90

5.3.4.1.

Guía de funciones del Organigrama propuesto ..................................................... 90

5.3.4.2.

Instructivo para llenar el documento Guía de salida de mercadería temporal ...... 92

5.3.5.

Indicadores ............................................................................................................ 94

5.3.5.1.

Indicadores de Control Interno ............................................................................. 94

5.3.5.2.

Indicadores de Gestión .......................................................................................... 95

xiii 5.4.

CONCLUSIONES ................................................................................................ 97

5.5.

RECOMENDACIONES ....................................................................................... 98

BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................. 99

xiv ÍNDICE DE TABLAS Tabla 1. Tipos de inventarios ..................................................................................................... 7 Tabla 2. Tipos de Auditoría ..................................................................................................... 11 Tabla 3. Modelos de control interno ........................................................................................ 15 Tabla 4. Elementos del Control Interno ................................................................................... 16 Tabla 5. Métodos de Evaluación de Control Interno ............................................................... 21 Tabla 6. Población ................................................................................................................... 24 Tabla 7. Resultados encuesta proveedores............................................................................... 28 Tabla 8. Resultado encuesta a clientes ..................................................................................... 29 Tabla 9. Resultado encuesta empleados................................................................................... 30 Tabla 10. Reporte de mercadería en AUTOSOTCA ............................................................... 40 Tabla 11. Guía de observación................................................................................................. 41 Tabla 12. Ambiente de Control ................................................................................................ 60 Tabla 13. Nivel de confianza y riesgo - Ambiente de control ................................................. 61 Tabla 14. Establecimiento de Objetivos .................................................................................. 62 Tabla 15. Nivel de Confianza y de riesgo - Establecimiento de Objetivos ............................. 63 Tabla 16. Identificación de los Riesgos ................................................................................... 64 Tabla 17. Nivel de Confianza y riesgo - Identificación del Riesgo ......................................... 65 Tabla 18. Evaluación de Riesgos ............................................................................................. 66 Tabla 19. Nivel de Confianza y riesgo - Evaluación de Riesgos ............................................. 67 Tabla 20. Respuesta al Riesgo ................................................................................................. 68 Tabla 21. Nivel de Confianza y riesgo - Respuesta al Riesgo ................................................. 69 Tabla 22. Actividades de Control ............................................................................................ 70 Tabla 23. Nivel de Confianza y riesgo - Actividades de Control ............................................ 71 Tabla 24. Información y Comunicación .................................................................................. 72 Tabla 25. Nivel de Confianza y riesgo - Información y Comunicación .................................. 73 Tabla 26. Supervisión y Monitoreo ......................................................................................... 74 Tabla 27. Nivel de Confianza y riesgo - Supervisión y Monitoreo ......................................... 75

xv ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1. Programa de trabajo para la planificación de auditoría ............................................ 34 Figura 2. Check List de documentos........................................................................................ 37 Figura 3. Estructura Organizacional ........................................................................................ 38 Figura 4. Distribución de la planta ........................................................................................... 39 Figura 5. Programa de Trabajo para la Planificación de Auditoría ......................................... 55 Figura 6. Flujograma del proceso de compra y almacenamiento ............................................ 56 Figura 7. Flujograma del proceso de devolución de la compra ............................................... 57 Figura 8. Flujograma del proceso de venta al contado ............................................................ 58 Figura 9. Flujograma del proceso de cambio o devolución en venta al contado ..................... 59 Figura 10. Ponderación Ambiente de control .......................................................................... 61 Figura 11. Ponderación Establecimiento de Objetivos ............................................................ 63 Figura 12. Ponderación Identificación del Riesgo ................................................................... 65 Figura 13. Ponderación Evaluación del Riesgo ....................................................................... 67 Figura 14. Ponderación Respuesta al Riesgo ........................................................................... 69 Figura 15. Ponderación Actividades de Control ...................................................................... 71 Figura 16. Ponderación Información y Comunicación ............................................................ 73 Figura 17. Ponderación Monitoreo .......................................................................................... 75 Figura 18. Valoración de los componentes .............................................................................. 78 Figura 19. Tabla de propuesta de políticas para la evaluación del sistema de control interno de la gestión de inventarios........................................................................................................... 85 Figura 20. Flujograma de Compras Propuesto ........................................................................ 86 Figura 21. Flujograma de Devolución en Compras Propuesto ................................................ 87 Figura 22. Flujograma de Venta Propuesto ............................................................................. 88 Figura 23. Flujograma de Devolución Venta Propuesto .......................................................... 89 Figura 24. Organigrama Propuesto .......................................................................................... 90 Figura 25. Funciones del Organigrama Propuesto ................................................................... 91 Figura 26. Guía de salida de mercadería temporal .................................................................. 92 Figura 27. Indicadores de Control Interno ............................................................................... 94

1. INTRODUCCIÓN El presente trabajo de titulación se centró en evaluar el sistema de Control Interno dentro de la empresa AUTOSOTCA, dedicada a la venta de radiadores, repuestos automotrices, mangueras automotrices e hidráulicas, a la vez diferentes tipos de ventiladores para enfriamiento de motores, actualmente la empresa cuenta con un sistema de control interno con el que ha trabajado hasta la actualidad , el control presenta varias falencias en el registro de inventarios , salidas de mercadería de bodega y productos no registrada en el sistema además existe duplicidad de funciones por parte de sus trabajadores. Como segundo capítulo tenemos el “Planteamiento del Problema”, se han establecido los antecedentes por el cual se propone brindar una solución al problema de investigación; este mismo se lo ha formulado en forma de pregunta y de la misma manera se plantean más interrogantes que puedan responder a los objetivos establecidos dentro del proyecto, cubriendo tanto al objetivo general como los objetivos específicos. El tercer capítulo presenta la conceptualización de los términos referentes al problema de investigación, expuestos a través de bibliografías y fundamentos teórico brindando al lector, una mayor comprensión de los temas. En el cuarto capítulo se menciona que metodología que se utilizara para el desarrollo del presente proyecto de investigación, para ejecutarlo, fue fundamental definir el modelo y el tipo de investigación que se ejecutará, cuál va a ser la población, la muestra utilizada para la obtención de los datos que brindarán información que permitirá la recolección de datos que seguido de eso se analizará. Como último capítulo, se trata la presentación de los resultados obtenidos al dar solución al problema de investigación planteado, el mismo que fue desarrollado cumpliendo cada uno de objetivos específicos, teniendo como resultado un manual de control interno que mejore la gestión empresarial, finalizando con conclusiones y recomendaciones que aporten a una toma de decisiones eficiente dentro de la empresa AUTOSOTCA CIA LTDA.

2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 2.1. Antecedentes La empresa AUTOSOTCA CIA. LTDA., ubicada en la ciudad de Santo Domingo, en el sector Echanique Cueva, tiene una trayectoria de dos años en la venta de repuestos automotrices, conformada por cuatro socios, el primer socio es el Tlgo. José Pablo Sotalín Pillajo, sus dos hijos Paúl Andrés y Pablo Nicolás Sotalín Camacho, cada uno contando con un 30% del paquete accionario, además cuenta con un socio minoritario que el Ing. Segundo Ángel Sotalín Pillajo que cuenta con el 10% de las acciones. El giro de negocio de la empresa se centra en la venta al por mayor y menor de accesorios, partes y piezas de vehículos automotores, entre los productos más relevantes se encuentran los radiadores, ventiladores, mangueras, pastillas de freno, bandas y terminales; la fecha exacta en que la empresa inició su actividad comercial fue el 13 de enero del año 2015. La empresa AUTOSOTCA CIA. LTDA., no queda exenta de dificultades a nivel de gestión, principalmente presenta varios problemas referentes a la administración de sus inventarios, mencionando los siguientes: 

Dentro de su estructura organizacional, cuenta con el área de ventas, y no con un personal designado exclusivamente para la custodia y control de existencias, desde su compra y almacenaje, hasta la venta de las mismas, teniendo este inconveniente desde el inicio de su actividad comercial, esto genera una incertidumbre en saber si los stocks son los reales y no existe una pérdida o robo.



La empresa realiza transacciones comerciales con partes relacionadas, en este caso uno de los socios tiene otra compañía con el mismo giro del negocio, y varias actividades de compra-venta no siempre son registradas o, a su vez, se compensan con mercadería distinta, en características y costos, provocando que existan incongruencias en el informe de existencias del programa con los saldos reales físicos de la mercadería.



Falta de fijación de políticas en cuanto a la adquisición de mercadería en un periodo oportuno, por la incertidumbre que genera el hecho de no contar con saldos reales de las existencias a una fecha determinada.



No existe un análisis desde la perspectiva contable y financiera referente a los

3 inventarios de la empresa, si los saldos no son reales no se pueden establecer indicadores efectivos, limitando así la toma de decisiones en cuanto a periodos de compra y establecimiento de estrategias para las ventas. Una vez expuestos todos los problemas que presenta la empresa con respecto a la gestión de sus inventarios, se puede concluir que todos estos factores de una u otra manera llegarán al final de cada ejercicio a afectar financieramente, o directamente dificultará la toma de decisiones y el planteamiento de estrategias para la compañía.

2.2. Problema de investigación 2.2.1. Definición del problema de investigación AUTOSOTCA CIA. LTDA., dentro de sus tareas diarias para la ejecución de su actividad económica, presenta una deficiencia en el Control Interno de sus inventarios, contando con información poco real en cuanto al volumen de existencias que maneja, lo que dificulta la toma de decisiones acertadas referente a dicha área, debido a que, si no existe una certeza total de la cantidad de mercadería existente, no se tendrá una seguridad razonable para la compra de la misma en los periodos adecuados. La definición puntual del problema de investigación se centra en una inadecuada gestión de sus inventarios, debido a que las existencias físicas no concuerdan con la información registrada en el sistema contable de la empresa, teniendo como principal inconveniente un desfase en los saldos, reflejando un volumen irreal, además no se cuenta con una persona designada para la recepción y control adecuado de la mercadería, principalmente aquella que ingresa a la compañía. 2.2.2. Formulación ¿De qué modo una evaluación al Sistema de Control Interno de la empresa AUTOSOTCA CIA. LTDA., mejorará la gestión de los inventarios? 2.2.3. Sistematización 

¿Cómo se conocerá la situación actual de la empresa en cuanto a métodos de control interno y manejo de sus inventarios?



¿Cómo se puede identificar los riesgos referentes al control interno de la gestión de

4 inventarios de la compañía? 

¿De qué manera se logrará la optimización en la gestión de inventarios?



¿Cómo se podrá evaluar el impacto de la propuesta planteada para la empresa AUTOSOTCA CIA LTDA?

2.3. Justificación de la investigación El presente trabajo de titulación tiene relación con el Plan Nacional del Buen Vivir 20132017, con 2 objetivos puntuales, el No. 8 estrategia 4 que se refiere a fortalecer la progresividad y la eficiencia del sistema tributario y con el objetivo No. 10 estrategia 5 que contempla fortalecer la economía popular y solidaria, y las micro, pequeñas y medianas empresas en la estructura. La finalidad es reducir el manejo inadecuado de los inventarios e información poca confiable en libros que incurren siempre en el aumento de costos y disminución de utilidades, esto da la necesidad de reforzar el manejo de inventarios, ayudando a la organización a manejarse de una manera más efectiva y eficaz, por lo tanto, el aporte de esta investigación permita al personal tener un mejor manejo en la ejecución de las operaciones relacionados con los inventarios. Mediante un control óptimo de los inventarios se logrará un adecuado cumplimiento de las diferentes políticas, obteniendo un grado de confiabilidad en la información y por ende el sistema contribuirá al logro de los objetivos que persiga, por lo cual es indispensable contar con un buen sistema de control interno en las organizaciones, permitiéndonos medir la eficiencia, eficacia y los resultados de la gestión. “El sistema de control interno es indispensable y esencial para AUTOSOTCA CIA LTDA. Nuestro estudio conducirá a conocer la situación real que está pasando la entidad en las diversas actividades que se ejecuta, donde determinará el grado de fortaleza que cuenta y si existe una seguridad razonable de las operaciones reflejadas en los estados financieros, nuestra motivación personal es poder ayudar al desarrollo de la empresa comercial brindando soluciones a las diferentes problemáticas que existan en su proceso interno y a la vez cumplir con nuestro trabajo de titulación ejecutando un buen trabajo.

2.4. Objetivos de la Investigación 2.4.1. Objetivo General Evaluar el Sistema de Control Interno para la mejora de la gestión de inventarios en la empresa AUTOSOTCA CIA. LTDA., mediante la aplicación de técnicas de auditoría. 2.4.2. Objetivos Específicos 1. Establecer las estrategias pertinentes para el levantamiento de la información necesaria que permita realizar la evaluación al sistema de control interno de la empresa. 2. Identificar los riesgos que presenta el control interno relacionados con la gestión de inventarios. 3. Establecer políticas y procedimientos que optimicen la gestión de inventarios. 4. Exponer la elaboración y presentación de reportes que demuestren la mejora en la gestión de inventarios.

3. MARCO REFERENCIAL 3.1. Marco conceptual 3.1.1. Inventarios 3.1.1.1. Definición Los inventarios son aquellos que son llamados como las existencias de bienes o productos que tienen la empresa, y a través de la siguiente normativa se puede definir como: Activos mantenidos para ser vendidos en el curso normal de la operación; en proceso de producción con vistas a esa venta; y en forma de materiales o suministros para ser consumidos en el proceso de producción o la prestación de servicios. (NIC 2).

La norma internacional de contabilidad expone que los inventarios son aquellos que se agrupan como bienes propios y disponibles de una empresa, que sirve para el uso de venta directa o actividades operacionales que desarrolla la entidad en un ciclo normal. Según las NIIF para las Pymes también son considerados como activos que controla una organización, como producto de un suceso pasado que se requiere obtener un beneficio económico. 3.1.1.2. Objetivo En la actualidad todas las entidades deben cumplir sus actividades de acuerdo con las normativas de contabilidad que se efectúan la forma correcta de poder determinar los costos, y a la vez como se puede registrar la compra y venta de las operaciones de la empresa. El objetivo es prescribir el tratamiento contable para inventarios bajo el sistema de costo que es reconocida como un activo y mantenida en los registros hasta que los ingresos relacionados sean reconocidos, proporciona guías prácticas sobre la determinación del costo y el reconocimiento de un gasto, incluye cualquier disminución a su valor neto de realización. (NIC, 2012)

Para tener un control en los inventarios o existencias, es importante la utilización de los métodos que están valuados las existencias y los diferentes sistemas de inventarios que se desarrollan de acuerdo la actividad operativa y comercial de la empresa y así poder determinar sus costos y diferenciar o reconocer el gasto.

7 3.1.1.3. Alcance En las normativas de contabilidad se constituye que las empresas están obligadas a aplicar absolutamente a todos sus inventarios, aunque en las siguientes operaciones no se efectúa: Excepto a: la obra en curso, proveniente de contratos de construcción, incluyendo los contratos de servicio directamente relacionados (Véase las NIC 11. Contrato de construcción); los instrumentos financieros y los activos biológicos relacionados con la actividad agrícola en el punto de cosecha o recolección. (NIC, 2012)

Cualquier cambio que se realice en el importe, es importante examinarlo en el estado de resultados del ejercicio, a la vez recordar que exista una correcta contabilización del importe que sea el valor razonable menos el valor del costo venta esto lo establece el concepto de alcance tomando como referencia la normativa internacional actual vigente en el Ecuador. 3.1.1.4. Tipos de inventarios Según el funcionamiento de operaciones de cada una de las empresas, se puede clasificar los inventarios o existencias de acuerdo a procesos, usos de materiales o el funcionamiento de los mismos, para ello se determina la siguiente clasificación. Tabla 1: Tipos de inventarios Tipo Definición Inventarios de Las materias primas y los materiales son artículos que se materias primas transforma para elaborarse bienes de consumo u otros artículos que se convertirán en productos terminados o en componentes de productos de una entidad manufacturera. Inventario de Los bienes adquiridos por las empresas, que van a hacer mercancías vendidos sin someterse a transformación. En este tipo de inventarios se integran todas las mercancías disponibles para la venta y deben reflejarse en una contabilidad diferenciada. Inventario de Artículos destinados a su venta dentro del curso normal de las productos operaciones de la entidad, y el importe reconocido debe ser el terminados costo de producción, tratándose de industrias, y el costo de compra si se trata de comercios. Inventario de Están formados por los bienes en proceso de manufactura, es productos en decir aquellos artículos que están siendo utilizados durante el proceso proceso de producción en marca. Inventarios de Por aquellos elementos necesarios para la elaboración de los materiales y productos, incluyen materias primas secundarias […], productos suministros de consumo necesarios para el proceso de producción […] y material para mantenimiento.

Citas (Romero, 2012, p. 37) (Bastos, 2010, p.47)

(Romero, 2012, p.237) (Bastos, 2010, p.47) (Bastos, 2010, p.47)

Nota. Fuente. Bastos A, (2010). “Organización en el punto de Venta” España. Ideaspropias Editorial S. Romero, J (2012). “Contabilidad Intermedia”. Elaborado por. Remache, D., Sotalín, P.

8 3.1.1.5. Sistema de control de inventarios 3.1.1.5.1. Sistema de inventario permanente El sistema de inventario permanente se diferencia del periódico, por ser un control constante de una empresa a sus existencias, ya que se desarrolla mediante el registro de cada unidad que ingresa y sale del inventario en la empresa. “La principal característica de este sistema es que todo momento se conoce el valor del costo de la mercancía vendida, lo cual facilita el ejercicio de un mejor control sobre la rentabilidad que están generando los ingresos por ventas” (Cuellar, Vargas, & Castro, 2012, p. 92) . Este sistema ayudar a una revisión contable efectiva mediante la utilización de tarjetas o documentos auxiliares, que permiten conocer el número existen de artículos y el valor de su costo de venta, y poder indentificar diferentes problemas que se presentan como robos y errores del manejo de inventarios. 3.1.1.6. Métodos de valuación de inventarios 3.1.1.6.1. Método promedio ponderado Este método establece un valor promedio, que permite totalizar los valores existentes y de los que se tienen de la nueva adquisición de inventarios, y poder realizar una operación divisoria entre la existente, por lo tanto, en la siguiente normativa menciona: El método del costo medio ponderado, el costo de cada unidad de producto se determinará a partir del promedio ponderado del coste de los artículos similares poseídos al principio del ejercicio y del coste de los mismos artículos comprados o producidos durante el ejercicio. (NIC 2)

La aplicación de este método tiene un porcentaje alto de efectividad porque provee su información correcta obteniendo el valor del costo promedio del mercado comparado con el valor de los inventarios disponibles. 3.1.1.6.2. Método primeras entradas primeras salidas FIFO Este método indica sobre los primeros artículos o productos que se compran, serán los primeros que se vendan, por lo tanto, su costo incluye el valor del costo de ventas de acuerdo al orden en que se compran, obteniendo una información actualizada sobre el valor y cantidad existente

9 Este método se basa en la suposición de que las primeras unidades en entrar al almacén serán las primeras en salir, razón por la cual al finalizar el periodo contable de las existencias quedan evaluadas a los últimos costos de adquisición, y el inventario final queda a costos actuales. (Díaz, 2011, p. 150)

Por lo tanto, este método ayuda a limitar problemas de vencimiento de los productos, ya que este factor influye negativamente en la mercancía que se almacena en la empresa. 3.1.1.7. Costo de inventarios Según las diferentes normativas de la NIC 2 y la NIIF para PYMES, para identificar el costo de los inventarios, debe incluir todos los costos de compra, los costos de conversión y otros costos que han sido incurridos en el proceso de producción, para ello se utilizará los diferentes métodos de valuación que existen en los inventarios de acuerdo al giro de negocio de cada empresa. 3.1.1.7.1. Costo de adquisición De acuerdo con las normativas de contabilidad las existencias serán valoradas por su costo, por su precio que se adquirió, que incluye el valor de la compra y otros costos incurridos. “El coste de adquisición de las existencias comprenderá el precio de compra, los aranceles de importación y otros impuestos [...], los transportes, el almacenamiento y otros costes directamente atribuibles a la adquisición de las mercaderías, los materiales o los servicios” (NIC 2).

Para determinar el coste de adquisición, siempre se considerará el valor que se factura deduciendo el descuento que las existencias posean al momento de adquirir. 3.1.1.7.2. Costos de transformación Los costos de transformación son conocidos como aquellos que la empresa incurre desde que se adquirió el producto, hasta el momento que se realiza la venta en las mejores condiciones. Los costos de conversión de inventarios incluyen costos directamente relacionados a las unidades de producción tales como la mano de obra directa [...], los gastos indirectos de producción fijos y variables que se incurren al convertir los materiales en productos terminados. (Sección 13.8, NIIF)

Este costo se caracteriza por tener una capacidad normal operacional que se quiere conseguir en el transcurso normal de la realización de sus actividades de la empresa, a través de un promedio de los ejercicios y el respetivo cálculo de las pérdidas que se producen en el proceso

10 de producción. 3.1.1.7.3. Otros costos En la determinación del cálculo del coste de las existencias, las normativas de contabilidad como la NIIF para Pymes y NIC 02, establecen que se incluirán otros costos, que se hubieran incurrido en ellos. Son ejemplos de costes excluidos del coste de las existencias, y por tanto reconocidos como gastos del ejercicio en el que se incurren, los siguientes: (a) las cantidades anormales de desperdicio de materiales, mano de obra u otros costes de producción; (b) los costes de almacenamiento, a menos que esos costes sean necesarios en el proceso productivo, previos a un proceso de elaboración ulterior; (c) los costes indirectos de administración que no hayan contribuido a dar a las existencias su condición y ubicación actuales; y (d) los costes de venta. (NIC, 2012)

Este tipo de costos, están determinados por la estimación del consumo o el desgaste que producen al momento que se realiza el proceso de producción, determinando los costos que incurren en ella. 3.1.2. Auditoría 3.1.2.1. Definición Auditoría es un examen sistemático, independiente que a través de respaldos documentos, registros, operaciones determinan y reportan si la información cumple con los principios, políticas y criterios establecidos por la entidad gubernativa y las exigencias legales o normativas. Es un examen sistemático de los estados financieros, registros y operaciones con la finalidad de determinar si están de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados, con las políticas establecidas por la dirección y con cualquier otro tipo de exigencias legales o voluntariamente adoptadas. (Madariaga, 2004, p. 13).

Por lo tanto, para analizar las operaciones financieras y administrativas se puede dar un juicio crítico profesional como factor influyente en toma de decisiones correctivas a la junta directiva. “Auditoría es un proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión que se cumplen los criterios de auditoría” (Díaz, 2011, p. 71). Al momento de ejecutar una verificación

11 de los sucesos pasados en las actividades operacionales de la empresa, que están visualizada a través de los estados financieros y otras actividades, permitiendo encontrar errores y así analizar la economía de la empresa están o no ajustados a la leyes. 3.1.2.2. Importancia de Auditoría En la actualidad la auditoría tiene una gran importancia garantizando el buen manejo en los procesos operacionales, permitiendo tener seguridad y razonabilidad en sus actividades “La importancia de la auditoría surge por la vulnerabilidad a la manipulación de la información contable para favorecer determinados intereses de una o un grupo de personas, surge la importancia de una evaluación de dicha información” (De la Peña, 2011, p. 46).

Por lo tanto, evalúa el grado de eficiencia, eficacia y efectividad con que se desarrollan las actividades mediante el cumplimiento de las normativas de auditoría, proporcionando herramientas correctas para la toma de decisiones. 3.1.2.3. Tipos de Auditoría La auditoría está establecida según el tiempo, funciones y características que opera la empresa, que permite identificar el tipo de auditoria a emplear, de acuerdo a las normativas existentes y a la vez y los objetivos a cumplir que tiene la organización. Tabla 2: Tipos de Auditoría Tipo de Auditoría Auditoría Interna

Auditoría Externa

Auditoría Financiera

Auditoría Integral

Descripción Constituye propiamente un mecanismo de control establecido en la organización, que cuenta con personal de la propia empresa designado para el desempeño de las actividades de tipo interdisciplinario enfocadas al cumplimiento de los aspectos de vigilancia y sistematización. Representan un trabajo profesional independiente que va enfocado básicamente a la evaluación; es realizado por personal ajeno a la organización, el cual presta sus servicios mediante un contrato o carta compromiso que define la actividad que habrá de desarrollarse, tiempos, honorarios así como tipo y calidad del personal que intervendrá y la fecha de terminación La auditoría financiera tiene como objetivo la revisión o examen de los estados financieros […] su finalidad es establecer su razonabilidad, dando a conocer los resultados de su examen mediante un dictamen u opinión, a fin de aumentar la utilidad que la información posee. Es el proceso de obtener y evaluar objetivamente, en un periodo determinado, […], con el propósito de informar sobre el grado de correspondencia entre la temática y los criterios o indicadores establecidos para su evaluación.

Referencia (Sotomayor, 2008, p. 8)

(Sotomayor, 2008, p. 15)

(Estupiñan 2005, p. 5)

(Blanco, 2003, p. 1)

Auditoría de gestión

Auditoría gubernativa Auditoría operacional Auditoría Administrativa Auditoría medioambiental Auditoría de Calidad

Auditoría forense

Es un examen objetivo y sistemático de evidencias con el fin de proporcionar una evaluación independiente del desempeño de una organización, programa, actividad o función que tenga por objetivo mejorar la responsabilidad ante el público y facilitar el proceso de toma de decisiones por parte de los responsables de supervisar o iniciar acciones correctivas. Es la actividad de fiscalización realizada por diversos órganos del Estado, sobre aquellos organismos de derecho público sobre los distintos procesos que afectan de una otra manera al patrimonio nacional o al bien común Es un examen completo de una unidad de operación o de una organización completa para evaluar sus sistemas, controles y desempeño, en la forma medida por los objetivos de su gerencia Es la revisión analítica total o parcial de una organización con el propósito de precisar el nivel de desempeño y perfilar oportunidades de mejora para innovar valor y lograr una ventaja competitiva sustentable Es aquella que realizan exámenes técnicos en relación al impacto industrial y de desechos sobre el medio ambiente y los recursos naturales, situación que se agrava día tras día y requiere la implementación de medidas preventivas Es el examen metódico e independiente que se realiza para determinar si las actividades y los resultados relativos a la calidad satisfacen las disposiciones previamente establecidas y para comprobar que estas disposiciones se llevan a cabo eficazmente y que son adecuadas para alcanzar los objetivos Proceso de recopilar, evaluar y acumular evidencia con la aplicación de normas, procedimientos y técnicas auditoría, finanzas y contabilidad, para la investigación de ciertos delitos

(Maldonado, 2006, p. 21)

(De la Peña, 2011, p. 5) (Whittington & Pany, 2005, p. 595) (Franklin, 2013, p. 15) (Sotomayor, 2008, p. 7) (Udaonda, 2008, p. 5)

(Chavarría, 2003, p. 5)

Nota. Fuente. Chavarria (2003). “Auditoría Forense” Sotomayor (2008). “Auditoría Administrativa, proceso y aplicación” Udaondo, M. (2008). Gestión de Calidad. Ediciones Díaz de Santos: Madrid. Elaborado por. Remache, D., Sotalín, P

3.1.2.4. Normativa de Auditoría Con respecto a las medidas establecidas en una auditoría, existen lineamientos nacionales e internacionales que debe cumplir con los principios que un buen auditor debe realizar al momento de emitir un juicio profesional. “Las normas de auditoria son los requisitos mínimos de calidad, relativos a la personalidad del auditor, al trabajo que desempeña y a la información que rinde como resultado de este trabajo” (Mendivil, 2010, p. 9). Cumplir con el reglamento y las normas, ayudan a obtener un desempeño en la auditoría y así el auditor pueda confirmar el grado de veracidad de la información auditada.

13 3.1.2.4.1. Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas NAGA Las Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas son requerimientos básicos que están limitados al cumplimiento de una auditoría, obteniendo garantía de un trabajo de calidad. “Son los principios fundamentales de auditoría a los que deben enmarcarse su desempeño los auditores durante el proceso de la auditoria. El cumplimiento de estas normas garantiza la calidad del trabajo profesional del auditor” (NAGA). A pesar de su amplitud que existe en esta normativa poseen un grado de fácil interpretación e independencia en la auditoría. 3.1.2.4.2. Normas Internacionales de Auditoría (NIA) La normativa internacional de auditoría, ayuda a tener un procedimiento veraz basada en los estados financieros y las diferentes operaciones que desarrolla la entidad, a través de procedimientos y reglamentos que se aplica en todas las áreas de la organización “Se deberán aplicar en las auditorías de los estados financieros. Las NIA contienen principios y procedimientos básicos y esenciales para el auditor. Estos deberán ser interpretados en el contexto de la aplicación en el momento de la auditoría” (NIA). La aplicación de esta normativa ayuda al auditor realizar un criterio profesional que esté regido por las normas establecidas y obtener una mayor efectividad en la auditoría. 3.1.3. Control interno 3.1.3.1. Definición El control interno es un mecanismo que se utiliza en la evaluación y monitoreo de las operaciones adoptadas en la empresa para poder cumplir con sus objetivos. “El control interno se define como un proceso, efectuado por la junta, la administración y otro personal, diseñado para proveer seguridad razonable en relación con el logro de los objetivos de la organización” (Mantilla, 2005, p.4). El Control interno provee seguridad mediante la evaluación de cada una de las actividades y la confiabilidad de sus registros económicos y financieros. El sistema de control interno determina un plan organizacional, técnicas y medidas que se desarrollan con el fin de salvaguardar y verificación de sus bienes y datos contables de la empresa.

14 El Control Interno se expreserá a través de las políticas aprobadas por los niveles de dirección y administración […] mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación de regulaciones administrativas, de manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de información y de programas de selección y capacitación personal. (Isaza, 2012, p. 32) Por lo tanto es una herramienta esencial en la evaluación del grado de eficiencia que se proporciona mediante el reglamento y la aplicación de las áreas operaciónales de una empresa. 3.1.3.2. Procesos de control El control interno se realiza para medir el grado de efectividad y eficiencia de todas las operaciones a través de la evaluación de riesgos que se realiza mediante una supervisión constante. “El proceso de control contiene un conjunto de etapas básicas por medio de las cuales se establece el mecanismo para la puesta práctica del control […] sin importar la función o actividad” (Rodríguez, 2012, p. 27). Es el establecimiento de normas, principios o requisitos sobre el cual se mide el desempeño de las operaciones, realizando una comparación de las actividades ejecutadas con la normativa. 3.1.3.3. Objetivos del Control Interno Al momento que la organización accede al implementar un control interno permite el logro de sus objetivos, que identifican el valor del riesgo que no ayudan al cumplimiento. A continuación, se menciona los siguientes objetivos: 

Proteger los activos de la organización evitando pérdida por fraudes o negligencias.



Asegurar la exactitud y veracidad de los datos contables y extracontables, los cuales son utilizados por la dirección para la toma de decisiones.



Promover la eficiencia de la explotación.



Estimular el seguimiento de las prácticas ordenadas por la gerencia.



Promover y evaluar la seguridad, la calidad y la mejora continua. (Mantilla, 2014)

Con base en esta información la empresa puede ejecutar actividades que den respuestas apropiadas las cuales incluirán el diseño del control interno.

15 3.1.3.4. Clases del Control Interno El control interno directamente tiene una relación con las funciones de los distintos departamentos, por lo tanto, incluyen la siguiente clasificación entre controles contables y controles administrativos que se definen a continuación: “Los controles administrativos se relacionan con las normas y los procedimientos existentes en un ente vinculados a la eficiencia operativa y al acatamiento de las políticas de la administración. Estos controles normalmente, sólo influyen indirectamente en los registros contables” (NAGAS). Mientras los controles contables mantienen una relación con el sistema de contabilización y confiabilidad de los registros financieros, mediante aplicación de métodos que ayudan al respaldo de los bienes de la organización y la documentación de la misma. 3.1.3.5. Modelos de Control Interno Existen diferentes problemáticas que se detectan en las entidades, ya sea por casos de corrupción y fraude por lo que con el tiempo se han desarrollo modelos de control aplicados en la Auditoría, a continuación, se describe los modelos del control interno. Tabla 3: Modelos de control interno Modelos del Definición Control Interno COSO 1992 Surge como una iniciativa del Committee of Sponsoring Organizations of the Tread way Commision (COSO) en Estados Unidos, en 1992, para definir una metodología con el propósito de revisar el control interno de una organización. COSO ERM Es un proceso efectuado por la junta de directores, la administración y otro personal de la entidad, aplicando la definición de la estrategia, y a través del emprendimiento, diseñado para identificar los eventos potenciales que pueden afectar la entidad. Cadbury 1992 Desarrollado en 1992 por el llamado Comité Cadbury en Inglaterra resultado de los escándalos y fraudes cometidos […] adopta una interpretación más amplia al contar con mayores especificaciones en la definición de su enfoque. COCO 1995 Surge en Canadá, 1995. Este modelo busca desarrollar un análisis más específico de los elementos de control interno que propone el informe coso, enfocándose en los siguientes elementos: propósito, comportamiento, aptitud, acción, evaluación y aprendizaje objetivo. COBIT 1996 Surge en el año 1996 y es un marco de control interno para las tecnologías de información. Su propósito fundamental se enfoca en que éstas promuevan los procesos de la organización para producir información útil en el logro de sus objetivos.

Referencia (Franklin, 2013, p. 13) (Estupiñán, p. 66)

2012,

(Franklin, 2013)

(Franklin, pág. 13).

2013,

(Franklin, pág. 14).

2013,

16 TURNBULL

AEC

SAC

KING

Kontrag

Publicado en 1999, tiene como objetivo ayudar a las compañías públicas en la atención de requerimientos sobre control interno. Fundamenta su desempeño en los siguientes elementos: mantenimiento, revisión de la efectividad y declaración del consejo de administración sobre el control interno. Se orienta a brindar una seguridad razonable para que se alcance los objetivos de control a través de la aplicación de diagnósticos del control interno. […] se involucra directamente en una función. De igual forma, juzga la efectividad del proceso de control vigente. El Sistema de Auditoría y Control (SAC), fue creado en 1991 en Estados Unidos y revisado en 1994. Este modelo ofrece asistencia a los auditores internos sobre el control y auditoría de los sistemas y tecnología informática Desarrollados en Sudáfrica, fueron tres los reportes editados: en 1994 (reporte KING), en 2002 (reporte KING II), y el último modelo, en 2009 ( reporte KING III), surgieron ante la necesidad de contar con un modelo de gobierno corporativo Tiene origen Alemán y que traduce Ley de Control y Transparencia Empresarial, simplemente corresponde a las medidas […] frente a la crisis financieras y corporativas presentadas por las compañías Transnacionales y multinacionales desde la mitad de la décadas de los 90`s.

(Franklin, pág. 14).

2013,

(Franklin, pág. 14).

2013,

(Estupiñán, 2003)

(Franklin, 2013)

Nota. Fuente. Rodriguez, J (2012). Control Interno un efectivo sistema para la empresa. Elaborado por. Remache, D., Sotalín, P.

3.1.3.6. Elementos del Control Interno El control interno proporciona una seguridad razonable y el poder lograr el cumplimiento de los objetivos que incluyen los siguientes elementos que contribuyen al control interno. Tabla 4: Elementos del Control Interno Elementos del control interno Estructura organizacional Procedimientos Personal

Vigilancia

Definición

Es un proceso encaminado a lograr un objetivo, el cual debe haber sido previamente fijado en la planeación […] para ordenar y relacionar entre sí las tareas que deben realizar y asegurar así una ejecución eficaz de las mismas. Los procedimientos indican como hacer el trabajo, que proceso utilizar y la mayoría de la información general respecto del trabajo, está orientado a las tareas. Es la estructuración e integración de las actividades humanas […] el subsistema de personal está compuesto por individuos y grupos en interacción, formado por la conducta individual y la motivación, las relaciones del status y de rol, dinámica de grupos y sistemas de influencia. La recolección, análisis y evaluación de toda formación relacionada con las actividades que se trata de administrar. […] El flujo de reportes e información formal es útil para la vigilancia

Referencia (Rodríguez, 2012, p. 57)

(Rodríguez, 2012, p. 63) (Rodríguez, 2012, p. 67)

(Rodríguez, 2012, p. 69)

Nota. Fuente. Rodríguez, J (2012). Control Interno un efectivo sistema para la empresa. Elaborado por. Remache, D., Sotalín, P.

17 3.1.3.7. Limitaciones del Control Interno El control interno posee diferentes limitaciones que impide dar seguridad absoluta sobre el logro de los objetivos de la información financiera. Las principales limitaciones incluyen: 

Los juicios humanos requeridos en cualquier sistema y las fallas humanas simples tales como errores o equivocaciones;



Elusión del control interno por la colusión de dos o más personas; y



Eludir inapropiado del control interno por parte de la administración, tal como revisar los términos de un contrato de venta o exceder el límite de crédito de un cliente. (Mantilla, 2014).

A pesar de las limitaciones, el momento de seleccionar, y desplegar los controles que sean minimizados en el tiempo establecido, ayuda a atener con una información adecuada y oportuna. 3.1.3.8. Modelo COSO II – ERM 3.1.3.8.1. Definición El COSO es de gran importancia, porque brinda un soporte y seguridad a la empresa mediante un control preventivo, y la manera de cómo mejorar la administración de riesgos que se presente Es un proceso efectuado por la junta de directores, la administración y otro personal de la entidad, aplicando en la definición de la estrategia y a través del emprendimiento, diseñado para identificar los eventos potenciales que pueden afectar la entidad, y para administrar los riesgos que se encuentran dentro de su apetito por el riesgo, para proveer seguridad razonable en relación con el logro del objetivo de la entidad. (Estupiñan, 2012, p. 66)

La aplicación de este modelo previene y evita los problemas que existan las actividades diarias de las organizaciones, aplicando estrategias que ayudan a obtener los problemas que afectan. 3.1.3.8.2. Beneficios del COSO II E.R.M. Este proceso está integrado por tácticas que ayuda a conseguir los resultados esperados tanto en rentabilidad y rendimiento operativo y administrativo. Según Estupiñan (2012) hace referencia a los beneficios que tiene este modelo de control interno:

18 

Alinear el apetito por el riesgo y la estrategia



Vincular crecimiento, riesgo, retorno.



Enriquecer las decisiones de respuesta frente al riesgo.



Minimizar sorpresas y pérdidas operacionales.



Identificar y administrar los riesgos de los impactos.



Proveer respuestas integradas para los riesgos múltiples.



Sopesar oportunidades.



Racionalizar el capital.

Los lineamientos mencionados anteriormente evitan los diferentes riesgos que se presentan en las operaciones de la empresa, reduciendo problemas que se puedan presentar o déficit económico. 3.1.3.8.3. Establecimiento de objetivos El establecimiento de los objetivos permite crear estrategias que son implementadas por los altos mandos de la empresa, mediante el cumplimiento de leyes y normas aplicables. E.R.M es una metodología orientada a lograr benchmarking o generación de valor para los dueños o accionistas y hacia la permanencia de la organización o empresa y de su imagen en el largo plazo, es decir para que la empresa sea sólida y merezca la inversión del publico/inversores, sirviendo para manejar la competencia, asignar capital necesario, prevenir fraudes y para mantener la reputación corporativa. (Estupiñan, 2005, p. 67).

La aplicación de esta metodología permite que las empresas logren ser líderes, mediante una toma de decisiones y generación de acciones correctivas que evitan que afecte en la empresa. 3.1.3.8.4. Identificación de eventos La organización debe identificar los eventos que afectan al cumplimiento de los objetivos y poder administrar los riegos y obtener una seguridad razonable. “La alta gerencia reconoce normalmente que existen incertidumbres que no se pueden conocer con certeza cuando, donde y como ocurrirá un evento, o si no ocurrirá su resultado, existiendo factores internos y externos que afectan la ocurrencia de un evento” (Estupiñan, 2012, p. 68).

Existen factores que pueden afectar a las funciones normales de la entidad, sean internos o externos, el gobierno de entidad tiene la responsabilidad de reconocer a tiempo.

19 3.1.3.8.5. Evaluación de riesgos Con respecto a la medición y diagnóstico de los riesgos, la empresa tendrá que hacer un examen crítico de los sucesos, los factores que influyeron, las causas y las medidas que se toman al respecto para poder corregir los resultados negativos que perjudican a la entidad mediante una evaluación. “La gerencia valora los eventos bajo las perspectivas de la probabilidad (la posibilidad que ocurra un evento) e impacto (su efecto debido a su ocurrencia), con base en los datos pasados internos pueden considerarse de carácter subjetivo y externos” (Estupiñan , 2012, p. 69). Después de una evaluación de riesgos y estableciendo cada uno de los parámetros la alta gerencia debe tomar decisiones correctivas a los efectos negativos causados. 3.1.3.8.6. Respuesta al riesgo En lo que se refiere al efecto que producen los riesgos luego de la respectiva evaluación del problema se decide tomar acciones correctivas en respuesta al diagnóstico, dar el debido correctivo en el momento preciso. Evalúa las opciones en relación con el apetito del riesgo en la entidad, el costo y su beneficio de la respuesta a los riesgos potenciales, y el grado que más reporta las posibilidades de riesgo. Las respuestas al riesgo caen dentro de las categorías de evitar, reducir, compartir y aceptar el riesgo. (Estupiñan, 2012, p. 70).

Una vez realizado la evaluación, las acciones correctivas permite la discontinuidad de actividades que generan riesgo, reduciendo el impacto y la probabilidad de la ocurrencia. 3.1.3.8.7. Actividades de control Está enfocado en la revisión de las actividades de control considerando la relevancia y adecuación que tiene con respecto al riesgo y el cumplimiento de los objetivos. Son las políticas y los procedimientos que ayudan asegurar que se están ejecutando de manera apropiada las respuestas al riesgo, hacen parte del proceso mediante el cual una empresa intenta lograr sus objetivos de negocio. Se clasifican en controles generales y de aplicación. (Estupiñan, 2012, p. 70). Una vez establecido las políticas y procedimientos que previenen los riesgos, la empresa aplica controles generales y específicos en las funciones administrativas y operacionales.

20 3.1.3.8.8. Información y comunicación Una comunicación eficaz debe producirse en un sentido amplio, fluyendo en todas direcciones dentro de la entidad La comunicación efectiva también ocurre en un sentido amplio, hacia abajo o a través o hacia arriba en la entidad. En todos los niveles se requieren información para identificar, valorar y responder a los riesgos, así como para operar y lograr los objetivos. (Estupiñan, 2012, p. 70)

Para toda ejecución, función o trabajo la información correcta y la comunicación son pilares para la elaboración de un trabajo apropiado, en el ámbito empresarial esto reduce la irresponsabilidad por parte de los trabajadores en sus operaciones internas, comunicándose debidamente se obtiene beneficios positivos para la empresa. 3.1.3.8.9. Monitoreo La gestión de riesgos corporativos se supervisa, realizando modificaciones oportunas cuando se necesiten. Esta supervisión se lleva a cabo mediante actividades permanentes de la dirección, evaluaciones independientes o ambas actuaciones a la vez. Es un proceso que valora tanto la presencia como el funcionamiento de sus componentes y la calidad de su desempeño en el tiempo. Se puede realizar mediante actividades ongoing o a través de evaluaciones separadas, los dos aseguran que la administración de riesgos continúa aplicándose en todos los niveles y a través de una evaluación continua y periódica que hace la gerencia de la eficacia del diseño y operación de la estructura del control interno, para lograr una adecuada identificación del riesgo de acuerdo con lo planificado, modificando los procedimientos cuando se lo requiere. (Estupiñan, 2012, p. 70).

Apoya a supervisar y controlar una actividad, Esto nos permite definir que la palabra monitoreo es la acción de monitorear, otra posible acepción se emplearía para describir a un proceso con el cual se recolecta, presencia, analiza y emplea datos obtenidos para luego poder realizar un seguimiento de un programa. 3.1.3.9. Métodos de Evaluación de Control Interno Mediante la aplicación de distintas técnicas se realizan las evaluaciones a los sistemas de Control Interno en las organizaciones, cuatro métodos serán expuestos en la siguiente tabla.

21 Tabla 5: Métodos de Evaluación de Control Interno Métodos de Definición Evaluación Cuestionarios Consiste en diseñar cuestionarios con base en preguntas que deben ser contestadas por los funcionarios y personal responsable de las distintas áreas de la empresa bajo examen. Narrativo o Es la descripción detallada de los procedimientos más descriptivo importantes y las características del sistema de control interno para las distintas áreas clasificadas por actividades, departamentos, funcionarios y empleados, mencionando los registros y formularios que intervienen en el sistema. Gráfico o Consiste en describir objetivamente la estructura orgánica de diagramas de las áreas con la auditoría, […] el auditor utiliza símbolos flujo convencionales y explicaciones que de una idea completa de los procedimientos de la empresa. Combinación Los auditores externos preparan los cuestionarios con el objeto de métodos de que sean aplicables a la generalidad de la compañía que, en algunas oportunidades, no es aplicable a todas sus partes. De existir un flujograma del circuito administrativo pertinente, el auditor podría identificar algunas debilidades del sistema susceptibles de mejoramiento.

Referencia (Estupiñán, 2004, p. 105) (Estupiñán, 2004, p. 106)

(Estupiñán, 2004, p. 106)

(Estupiñán, 2004, p. 107)

Nota. Fuente. Estupiñán, R (2004). Control Interno y Fraudes con base en los ciclos transaccionales. Elaborado por. Remache, D., Sotalín, P.

4. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN Para elaborar una propuesta de evaluación del sistema de control interno de la gestión de inventarios en AUTOSOTCA. CIA. LTDA se utilizó herramientas que nos facilite la obtención de datos, se aplicaron varios métodos que permiten obtener información de las diferentes actividades y procesos que realiza la empresa, teniendo como objetivo principal evaluarlos. El presente trabajo de disertación está elaborado con un enfoque cuantitativo – cualitativo. Cualitativo que cuenta con un aporte personal necesario, estableciendo el manual de control interno que permita reforzar la gestión empresarial. Y un enfoque cuantitativo por contener información, datos numéricos y porcentajes reflejados en la elaboración de la tabulación obtenida en las encuestas realizadas.

4.1. Enfoque / Tipo de investigación 4.1.1. Enfoque Enfoque Cuantitativo: De acuerdo a Hernández, Fernández, & Baptista, (2014) El enfoque cuantitativo es el cual “utiliza la recolección de datos para probar hipótesis con base en la medición numérica y el análisis estadístico, con el fin establecer pautas de comportamiento y probar teorías” El enfoque cuantitativo fue utilizado en la tabulación de datos obtenidos de las encuestas realizadas al personal de trabajo , clientes y proveedores de “AUTOSOTCA” para conocer el problema presente, y con la ayuda del cuestionario de control interno aplicado

a los trabajadores relacionados con el área de ventas e inventarios

estableciendo el nivel de confianza que exista y el riesgo probable. Enfoque Cualitativo: Mediante este tipo de recolección de datos se detalló las actividades que intervienen en la aplicación de los diferentes procesos y las preguntas e interrogantes que se resolverán. “Utiliza la recolección y análisis de datos para afinar las preguntas de investigación o revelar nuevas interrogantes en el proceso de interpretación” (Hernández, Fernández, & Baptista, 2014, pág. 7). En el desarrollo del trabajo de titulación se utiliza este enfoque cuando se recolecta la información referente al manejo y procedimientos de la mercadería en el área de los inventarios, en la entrevista realizada al gerente de la entidad, y en el análisis de los datos

23 revelados mediante la encuesta y los cuestionarios. 4.1.2. Tipo de investigación Para la realización del presente trabajo de titulación se utilizó tres tipos de investigación que son: Exploratorios. - Se utilizó al inicio de la realización del trabajo de titulación debido a la falta de información referente a los procesos y actividades que realiza la empresa, la búsqueda de información es un método que ayuda a conocer la forma en que se maneja los inventarios en sus diferentes etapas de ingreso y salida. Descriptiva. - Con la información obtenida de la empresa sirvió para detallar las actividades, características, limitaciones y datos importantes de las personas que estén directamente relacionadas con la problemática de estudio. El objetivo de este tipo de investigación es describir las características de un sujeto o grupo de elementos. Además, este método detallará los aspectos importantes en el manejo de mercadería por parte de los trabajadores asignados a cumplir con esta función Explicativa. - Se utilizó al inicio de la realización del trabajo de titulación debido a la falta de información referente a los procesos y actividades que realiza la empresa, la búsqueda de información es un método que ayuda a conocer la forma en que se maneja los inventarios en sus diferentes etapas de ingreso y salida. No sólo se encarga de describir o acercarse a un problema, sino que busca encontrar las causas del mismo.

4.2. Población/ Muestra 4.2.1. Población La población está compuesta por un grupo de ochenta y siete personas, incluidos: El Presidente, Gerente, Contador, Auxiliar contable, Secretaria, Vendedores, Proveedores y Clientes, presentados en la siguiente tabla:

24 Tabla 6: Población Población Presidente Gerente Contador Auxiliar contable Vendedores Proveedores Clientes Suman

Total 1 1 1 1 2 32 49 87

Nota. Fuente. Propia. Investigación de campo AUTOSOTCA (2016). Elaborado por. Remache, D., Sotalín, P.

4.2.2. Muestra Al ser una población medible y finita y en razón de que la población es inferior a 100 personas no es necesario aplicar la fórmula de la muestra y se toman en cuenta todos los factores internos y externos serán tomados en cuenta y consultados para el estudio. 4.2.3. Técnica e instrumentos de recolección de datos Entrevista. La técnica de la entrevista, ha sido necesario tener como instrumento de recolección de datos, un esquema de preguntas que sirva de base para formular interrogantes hacia los entrevistados, para que éstos a su vez, puedan brindar la mayor información posible Instrumentos 

Guía de entrevista



Libreta de apuntes



Grabadora

Encuesta Consiste en la recopilación de información y datos sobre una muestra establecida de interés a fin a la investigación, este trabajo radica en formular preguntas para conocer los aspectos relevantes que deseamos obtener, este método fue aplicado a los diferentes clientes, proveedores y trabajadores de la empresa que forman parte de la actividad económica diaria de la entidad.

25 Instrumentos 

Cuestionarios



Esferos negros



Carpetas plásticas para soporte

4.3. Técnica de análisis de datos Para el análisis de datos obtenidos mediante los diferentes instrumentos de recopilación de información se ha utilizado un análisis cuantitativo por constar con datos estadísticos con los que se realizaron gráficos que muestran los resultados obtenidos y facilitan la comprensión de la información por parte de los lectores.

5. RESULTADOS 5.1. Discusión y análisis de resultados 5.1.1. Entrevista Gerente PREGUNTA Nº1 ¿Existe un manual que describa los procesos relacionados con la recepción, registro, control y responsabilidad de los inventarios? No existe algún documento escrito que detalle los procesos, se lo realiza de una manera empírica, este proceso se va desarrollando de acuerdo a experiencias anteriores. PREGUNTA Nº2 ¿Considera usted que las personas que trabajan en AUTOSOTCA CÍA LTDA., mantiene los principios íntegros y éticos? Sí, el personal que labora fue seleccionado con una entrevista previa y además es personal que se conoce ya muchos años anteriores. PREGUNTA Nº3 ¿La empresa cuenta con una descripción de sus funciones mediante un organigrama? Sí existe un organigrama, y cada integrante de la empresa conoce cada uno de las funciones y responsabilidades dentro de la misma. PREGUNTA Nº4 Actualmente, ¿Cuántos trabajadores conforman la nómina de la empresa? Conformamos seis integrantes: dos vendedores, una auxiliar contable - secretaria, la contadora, además el presidente de la empresa. PREGUNTA Nº5 ¿Cuenta con el personal idóneo en el área de inventarios y manejo de bodega? No, los dos vendedores son los encargados de recibir la mercadería y verificar el estado del producto y además que todo esté detallado en la factura y sobre todo ver si está lo que se pidió al proveedor y una vez realizado este proceso se procede almacenar. PREGUNTA Nº6 ¿Se utiliza algún modelo para el control de inventarios? No se utiliza ningún modelo, lo que se utiliza para el control de inventarios son los reportes que genera el sistema contable, pero existe un problema, en este reporte muchas veces lo que presente no es la cantidad correcta a lo que se tiene en los productos. PREGUNTA Nº7 ¿Existe un control mínimo y máximo de existencias? No se tiene estipulado un número exacto, por los años de experiencia se conoce que algunos productos se necesitan tener una cantidad de stock más que otros, pero en sí no se tiene una política sobre este problema. PREGUNTA Nº8 ¿Utiliza AUTOSOTCA CÍA LTDA., algún método para la valuación de sus inventarios? El sistema contable, presenta el precio incluido el porcentaje de utilidad por cada producto.

27 PREGUNTA Nº9 ¿Cómo se registra la entrada y salida de mercadería en la empresa AUTOSOTCA CÍA LTDA.? Eso se realiza mediante el sistema contable. PREGUNTA Nº10 ¿Cómo evalúa el sistema de control existente de inventarios en AUTOSOTCA CÍA LTDA.? Se realiza un inventario físico cada mes de enero. PREGUNTA Nº11 ¿Cuáles son los inconvenientes más comunes que tiene AUTOSOTCA CÍA LTDA., al momento de controlar sus inventarios? Como se mencionó anteriormente muchas veces los informes que detalla sobre la cantidad de los productos no está acorde con la realidad que existe en bodega. PREGUNTA Nº12 ¿La empresa cuenta con políticas en cuanto a la recepción, almacenamiento, venta y entrega de mercaderías? No existen políticas establecidas, pero si se trata de cuidar siempre al cliente. PREGUNTA Nº13 ¿Ha existido problemas de desabastecimiento de los productos de la empresa, por falta de información de existencias? Sí, en algunos casos existe un problema de exceso en los stocks. PREGUNTA Nº14 ¿La mercadería en bodega está clasificada por códigos, categorías o secciones? La bodega si está distribuida por secciones y los productos se encuentran codificados. PREGUNTA Nº15 ¿La empresa cuenta con respaldos y registros de la información sobre los movimientos de la mercadería de AUTOSOTCA Cía. Ltda.? No, únicamente existen los reportes que genera el sistema contable PREGUNTA Nº16 ¿Se realiza un conteo físico periódico de los inventarios? No periódico, una vez al año en general. PREGUNTA Nº17 ¿Cada qué tiempo AUTOSOTCA Cía. Ltda., realiza constataciones físicas del estado de la mercadería para su uso y venta? Al momento que se recepta la mercadería se verifica y AUTOSOTCA Cía. Ltda. Trabaja con una garantía si el producto presente un fallo en el uso del mismo, este se lo cambia y el proveedor tiene que devolverlo. PREGUNTA Nº18 ¿Cuenta con una lista de proveedores? Sí se cuenta con una lista de proveedores PREGUNTA Nº19 ¿Quiénes son su mayor competencia en el mercado local? La mayor competencia del mercado para AUTOSOTCA, es FANARAD, es una empresa que cuenta con años de experiencia y la que más se asemeja con el giro del negocio.

28 5.1.2. Encuesta a Proveedores Tabla 7: Resultados encuesta proveedores N° Pregunta 1

2 3 4 5 6

9 10

¿Mantiene usted una relación comercial con la empresa AUTOSOTCA Cía. Ltda.? ¿Realiza frecuentemente ventas de mercadería a la empresa AUTOSOTCA Cía. Ltda.? ¿La forma de pago en la venta de mercadería es a crédito? ¿La forma de pago por las ventas se realiza mediante cheque a un mes plazo? Recibe a tiempo el pago de la mercadería solicitada por parte AUTOSOTCA CIA. LTDA ¿AUTOSOTCA Cía. Ltda., realiza la correspondiente verificación del número y estado de la mercadería al momento de recibirla? ¿Al momento de la entrega de productos a la empresa AUTOSOTCA Cía. Ltda., la persona encargada de recibir la mercadería es siempre la misma? Los pedidos realizados por AUTOSOTCA Cía. Ltda., varían considerablemente de un pedido a otro. ¿La empresa realiza devoluciones de productos una vez adquiridos? ¿Ha tenido problemas con AUTOSOTCA Cía. Ltda., por motivos de calidad en los productos entregados? ¿AUTOSOTCA Cía. Ltda., le emite un comprobante de recepción de mercadería cada vez que se realiza una entrega? ¿Al momento de la entrega de mercadería, la recepción se la realiza en un lugar específico de la empresa? ¿Cada vez que realiza entregas de mercadería a la empresa AUTOSOTCA Cía. Ltda., su personal es amable, serio y responsable?

Siempre

Casi siempre

A veces

Nunca

Cantidad

Porcentajes

100%

Cantidad

Porcentajes

62%

25%

13%

Cantidad

Porcentajes Cantidad

100% 18

0% 8

0% 6

0% 0

Porcentajes

56%

25%

19%

Cantidad

Porcentajes

81%

13%

Cantidad

Porcentajes

66%

13%

21%

Cantidad

Porcentajes

47%

19%

34%

Cantidad

Porcentajes

37%

25%

19%

Cantidad

Porcentajes Cantidad

9% 0

3% 0

13% 4

75% 28

Porcentajes

13%

87%

Cantidad

Porcentajes

69%

16%

Cantidad

Porcentajes

53%

22%

25%

Cantidad

Porcentajes

81%

13%

Nota. Fuente. Santo Domingo, Investigación de campo. Empresa AUTOSOTCA Cía. Ltda. Elaborado por. Remache, D., Sotalín, P.

29 Análisis de la encuesta a Proveedores La presente encuesta aplicada a los proveedores refleja ciertos inconvenientes al momento de la entrega de mercadería a la empresa AUTOSOTCA Cía. Ltda. en lo que respecta al lugar donde se debe hacer la recepción , el encargado de bodega que recibe la carga , los tiempos de pago y los comprobantes de recepción de mercadería que deberían ser entregados a los proveedores

, mediante los resultados obtenidos de este estudio la empresa puede conocer lo

que tiene que mejorar para mantener buenas relaciones comerciales con sus proveedores y mejorar ciertas falencias en el manejo de su mercadería. 5.1.3. Encuesta a los Clientes Tabla 8: Resultado encuesta a clientes N° Pregunta 1 2 3 4 5 6 7 8 9

¿Compra sus repuestos para su automotor en AUTOSOTCA Cía. Ltda.? ¿Cuándo necesita un repuesto automotriz AUTOSOTCA Cía. Ltda., Es su primera opción? ¿Tiene una experiencia satisfactoria con los productos entregados por la empresa? ¿Las condiciones del producto que adquirió referente al empaque, estado y accesorios han sido los correctos? ¿Le parece agradable nuestra área de entrega, en respecto a limpieza orden y señalización? Al momento que adquiere los productos de la empresa, ¿la entrega por parte del personal es ágil? ¿La empresa alguna vez le ofreció una cantidad de productos con la que no contaban en bodega? ¿Considera que la empresa es profesional en su trabajo y servicio? ¿Está conforme con los conocimientos, experiencia y profesionalismo de nuestro personal de Distribución y asistencia técnica? ¿Siempre que realiza una compra en la empresa, el departamento de recaudación le entrega la factura y la orden de salida de mercadería? ¿Los productos entregados por la empresa llenaron sus expectativas y cumplieron con la función que necesitaba? ¿El personal de la empresa le hace conocer que usted cuenta con un servicio

Siempre

Casi siempre

A veces

Nunca

Cantidad Porcentajes Cantidad Porcentajes

49 100% 43 88%

0 0% 3 6%

0 0% 0 0%

Cantidad Porcentajes Cantidad Porcentajes

44 90% 46 94%

2 4% 2 4%

3 6% 1 2%

0 0% 0 0%

Cantidad Porcentajes

42 86%

4 8%

3 6%

0 0%

Cantidad Porcentajes

45 92%

3 6%

1 2%

0 0%

Cantidad Porcentajes

0 0%

1 2%

8 16%

40 82%

Cantidad Porcentajes Cantidad Porcentajes

45 92% 48 98%

3 6% 1 2%

1 2% 0 0%

0 0% 0 0%

Cantidad Porcentajes

49 100%

0 0%

Cantidad Porcentajes

45 92%

3 6%

1 2%

0 0%

Cantidad Porcentajes

43 88%

4 8%

1 2%

13 14

de garantía en sus productos si presentan fallas de fábrica? ¿Alguna vez obtuvo un producto defectuoso y tuvo que hacer uso de la garantía? ¿Recomendaría nuestros productos a sus amigos cercanos?

Cantidad Porcentajes

47 96%

2 4%

0 0%

Cantidad Porcentajes

46 94%

3 6%

0 0%

Nota. Fuente. Santo Domingo, Investigación de campo. Empresa AUTOSOTCA Cía. Ltda. Elaborado por. Remache, D., Sotalín, P.

Análisis de la encuesta a clientes En la encuesta realizada a los clientes refleja que la empresa entrega un buen servicio técnico y asesoría, en lo que respecta a la calidad de sus productos los clientes señalan que son de buena calidad, un porcentaje muy bajo dijo que tuvo problemas con sus repuestos e hicieron uso de la garantía por fallas de fábrica que brinda la compañía , en lo tributario AUTOSOTCA Cía. Ltda., está cumpliendo con sus obligaciones como lo estipula la ley entregando facturas a todos sus clientes , un aspecto a tomar en cuenta que se conoció en las encuestas es que la mayor parte de los clientes no conocían que brindaban con la opción de devolución de mercadería en caso de que presente desperfectos por daños de fábrica, AUTOSOTCA es la primera opción en el 88% de los clientes habituales. 5.1.4. Encuesta a los empleados Tabla 9: Resultado encuesta empleados N° Pregunta 1 ¿Piensa qué la falta de conocimientos de las funciones y objetivos a cumplir provoca tiempos ociosos? 2 ¿Existe personal fijo destinado al manejo de bodega? 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

¿Conoce usted si existe un manual de funciones interno para los empleados? ¿Ha recibido capacitaciones realizadas por personal externo a la empresa AUTOSOTCA? ¿Considera usted que existe un control, orden y cuidado adecuado en el almacenamiento de los inventarios? ¿Se puede identificar fácilmente cuál es la mercadería nueva y cuál es la mercadería ya perchada? ¿Existen políticas de almacenamiento para los productos nuevos? ¿Conoce usted si los inventarios se almacenan en orden cronológico? ¿Existe un nivel mínimo de inventarios para solicitar el abastecimiento? ¿Se realizan reportes sobre los niveles de inventarios existentes y que se requieren para nuevas compras? ¿Se ha encontrado diferencias entre la toma física y las mercaderías mantenidas en el sistema de inventarios? ¿Existe problemas con clientes por la entrega de la mercadería solicitada?

Respuestas SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO

Cantidad 4 1 2 3 3 2 2 3 2 3

Porcentajes 80% 20% 40% 60% 60% 40% 40% 60% 40% 60%

SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO

4 1 1 4 1 4 2 3 4 1 5 0 3 2

80% 20% 20% 80% 20% 80% 40% 60% 80% 20% 100% 0% 60% 40%

31 13 14 15

¿Cuenta con políticas para la adquisición de nueva mercadería? ¿Conoce usted cada qué tiempo se realiza pedidos de nueva mercadería? ¿Se siente cómodo trabajando para la empresa AUTOSOTCA Cía. Ltda.?

SI NO SI NO SI NO

4 1 1 4 5 0

80% 20% 20% 80% 100% 0%

Nota. Fuente. Santo Domingo, Investigación de campo. Empresa AUTOSOTCA Cía. Ltda. Elaborado por. Remache, D., Sotalín, P.

Análisis de la encuesta a los empleados La encuesta realizada a los empleados de AUTOSOTCA Cía. Ltda. Muestra que los empleados no tienen claro las funciones que tienen que realizar dentro de la empresa , el 40% desconoce que existe un manual de funciones vigente , el 80% desconoce que existen políticas a cumplir en sus funciones diarias y en el área de bodega un 20% afirma de que no existen lineamientos ni parámetros al momento de almacenar la mercadería por un orden específico ya sea por categoría o durabilidad , el 100% de los empleados de la empresa manifestaron que siempre existen faltantes de mercadería al momento que ya se realiza el inventario a fin de año, un aspecto positivo que se conoció fue que el 100% de los empleados de la entidad están cómodos y conformes dentro de las instalaciones de la empresa.

5.2. Propuestas de Intervención 5.2.1. Antecedentes La empresa AUTOSOTCA CIA. LTDA., ubicada en la ciudad de Santo Domingo, en el sector Echanique Cueva, tiene una trayectoria de dos años en la venta de repuestos automotrices, conformada por cuatro socios, el primer socio es el Tlgo. José Pablo Sotalín Pillajo, sus dos hijos Paúl Andrés y Pablo Nicolás Sotalín Camacho, cada uno contando con un 30% del paquete accionario, además cuenta con un socio minoritario que el Ing. Segundo Ángel Sotalín Pillajo que cuenta con el 10% de las acciones. El giro de negocio de la empresa se centra en la venta al por mayor y menor de accesorios, partes y piezas de vehículos automotores, entre los productos más relevantes tenemos los radiadores, ventiladores, mangueras, pastillas de freno etc.; la fecha exacta en que la empresa inició su actividad comercial fue el 13 de enero del año 2015.La empresa AUTOSOTCA CIA. LTDA., presenta varios problemas referentes a la administración de sus inventarios, mencionado los siguientes: 

Dentro de su estructura organizacional, cuenta con el área de ventas, mas no con un

32 personal designado exclusivamente para la custodia y control de existencias 



Falta de fijación de políticas en cuanto a la adquisición de mercadería en un periodo oportuno.



No existe un análisis desde la perspectiva contable y financiera referente a los inventarios de la empresa.

Una vez expuestos todos los problemas que presenta la empresa con respecto a la gestión de sus inventarios, se puede concluir que todos estos factores de una u otra manera llegarán al final de cada ejercicio a afectar financieramente, o directamente dificultará la toma de decisiones y el planteamiento de estrategias para la compañía. 5.2.2. Objetivos 5.2.2.1. Objetivo General Evaluar el Sistema de Control Interno para la mejora de la gestión de inventarios en la empresa AUTOSOTCA CIA. LTDA., mediante la aplicación de técnicas de auditoría. 5.2.2.2. Objetivos Específicos:  Establecer las estrategias pertinentes para el levantamiento de la información necesaria que permita realizar la evaluación al sistema de control interno de la empresa.  Identificar los riesgos que presenta el control interno relacionados con la gestión de inventarios.  Establecer políticas y procedimientos que optimicen la gestión de inventarios.  Proponer la elaboración y presentación de reportes que demuestren la mejora en la gestión de inventarios.

5.3. Programa de Auditoría 5.3.1. Levantamiento de información 5.3.1.1. Programa de planificación

PROGRAMA DE TRABAJO PARA LA PLANIFICACION DE AUDITORÍA CLIENTE: AUTOSOTCA CIA. LTDA. No.

PROCEDIMIENTOS

PERIODO: REF. HECHO P/TS POR: FECHA

1. CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA Agende una entrevista con el Tlgo. Pablo Sotalín, Gerente de AUTOSOTCA CIA. LTDA., para tratar los actividades que se realizaran 1.1. en el programa de auditoría y los responsables de la ejecución de las mismas.

P.1.

Dic-19

Programe una reunión con el personal de AUTOSOTCA, para informarles 1.2. el trabajo a realizar y a la vez conocer a los encargados de entregar la información pertinente para la auditoría.

P.1.1.

Dic-20

Recopile de manera ordenada el Acta de Constitución, Nómina de socios 1.3. de la empresa y documentos afines a la creación de la misma, además todos sus documentos de soporte tributario.

P.2.

Dic-21

1.4. Investigue el funcionamiento interno de AUTOSOTCA, todos los aspectos relacionados con su actividad comercial y operativa.

P.3.

Dic-22

Resuma el funcionamiento interno de AUTOSOTCA identificando el espacio físico de las instalaciones donde posee la mercadería para su actividad comercial y operativa.

P.4.

Dic-23

Solicite por medio físico y electrónico los documentos, reportes o informes que existan o que se puedan generar y que se consideren útiles para el 1.6 trabajo.

P.5.

Dic-23

1.5.

2. PRINCIPALES ACTIVIDADES: Realice un informe sobre las actividades a nivel administrativo y operativo que se ejecutan en AUTOSOTCA, describiendo los procesos realizados por 2.1. el personal concerniente al manejo de inventarios, donde se manifieste su práctica actual. Prepare un breve resumen de los mecanismos de registros, análisis y control de las actividades.

P.6. P.6.1. P.6.2 .

Dic-27 Dic-27 Dic-27 PS

P.7.

3. PRINCIPALES POLÍTICAS Y PRÁCTICAS CONTABLES: 3.1.

Identifique las principales políticas y prácticas contables que mantiene la empresa y detalle cada una de ellas. GRADO DE CONFIABILIDAD DE LA INFORMACIÓN

Dic-28

PROGRAMA DE TRABAJO PARA LA PLANIFICACION DE AUDITORÍA CLIENTE: AUTOSOTCA CIA. LTDA. No. 4. 4.1.

PERIODO: REF. HECHO P/TS POR: FECHA

PROCEDIMIENTOS

Califique a su criterio la integridad y confiabilidad de la información producida en la empresa verificando:

P.8.

Dic-28

P.9.

Ene-04

- La conformación de la estructura jerárquica de acuerdo a las áreas que intervienen en las actividades que realiza, identificando aquellas de tipo operativo, administrativo y financiero. - Determine si los responsables del área de inventarios realizan investigación, preparación y aprobación de políticas para el correcto funcionamiento de sus operaciones. 5.

COMPRENSIÓN DEL PROCESO DE INFORMACIÓN CONTABLE

Capacítese en el manejo del sistema contable (SISDATA) de AUTOSOTCA, para el control de todas las actividades de carácter 5.1. administrativo, operativo y financiero. 6. REVISIÓN DE LA DOCUMENTACION Investigue las leyes y disposiciones legales que normen todas las actividades tanto administrativas, como operativas y financieras de 6.1. AUTOSOTCA, elabore un papel de trabajo donde se mencione las obligaciones que se deben llevar a cabo e intervengan en el desarrollo de la auditoría.

P.10. (10.1– 10.7)

Ene-10 PS

Ene-10

Figura 1. Programa de trabajo para la planificación de auditoría Fuente. Santo Domingo, Investigación de campo. Empresa AUTOSOTCA Cía. Ltda. Elaborado por. Remache, D., Sotalín, P.

ELABORADO POR:

Remache & Sotalín

SUPERVISADO POR:

Phd. Mikel Ugando Peñate

35 5.3.1.2. Desarrollo del programa de planificación 5.3.1.2.1. Conocimiento de la empresa AUTOSOTCA CÍA. LTDA. Área de gestión de inventarios Al 31 Diciembre de 2016 Objetivo: Fuente:

Elaborado por: PS Fecha: 19 Diciembre 2016

Recopilar información necesaria de la empresa mediante una entrevista al gerente. - Entrevista

Santo Domingo de los Tsáchilas, 19 de diciembre del 2016 Tlgo. José Pablo Sotalín Pillajo Gerente de AUTOSOTCA CIA. LTDA Permítanos extenderle un cordial saludo, el motivo de nuestro correo es solicitar una entrevista con usted para comunicarle sobre los procedimientos y la metodología de trabajo que se aplicará en la realización del trabajo de titulación del cual usted está al tanto, se discutirá igualmente la disponibilidad de la información que necesitaremos y los tiempos (fechas y horarios) en los que se realizarán los trabajos de campo, es decir las visitas para las observaciones en la empresa. Esperamos su pronta respuesta, y sin más que comunicarles queremos agradecerle por la oportunidad, confianza y disponibilidad que se ha recibido de su parte. Atentamente,

David Andrés Remache Peñafiel

Paúl Andrés Sotalín Camacho

AUTOSOTCA CÍA. LTDA. Área de gestión de inventarios Al 31 Diciembre de 2016 Fuente:

Elaborado por: PS Fecha: 19 Diciembre 2016

P1.1

- Entrevista

El 20 de diciembre de 2016 se realiza una reunión en AUTOSOTCA en donde se informó a los integrantes de AUTOSOTCA CIA. LTDA., que David Remache y Paúl Sotalín están autorizados a pedir información e ingresar a las instalaciones de la empresa para realizar el trabajo de auditoría y proyecto de tesis, se realizó una explicación sobre la metodología de trabajo y los procedimientos a ejecutar por parte del equipo de trabajo, a la vez se hizo un consenso en las fechas y horarios para tener una mayor colaboración de parte de todo el personal. Se hizo la solicitud de los documentos que serán indispensables para el trabajo de titulación, una vez expresada la información a comunicar el Tlgo. Pablo Sotalín gerente de la empresa se dispuso a expresar unas palabras introductorias y presentar personalmente a los encargados de los procesos a auditarse y de la persona encargada de la documentación solicitada, sin más que acotar se dio por finalizada la reunión.

ELABORADO POR: Paúl Sotalín

SUPERVISADO POR: Phd. Mikel Ugando Peñate

37 Elaborado por: PS P2 Fecha: 20 Diciembre 2016 Recopilar información necesaria sobre la creación de la empresa e identificación de la entidad - Acta de constitución - Nómina de socios de la empresa - RUC de la empresa AUTOSOTCA CÍA. LTDA. Área de gestión de inventarios Al 31 Diciembre de 2016

Objetivo: Fuente:

Con los documentos recopilados se determina que la compañía AUTOSOTCA Cía. Ltda., Siendo su nombre comercial “La casa del Radiador” con su número de RUC 2390019761001., está ubicada en la ciudad de Santo Domingo, en el sector Echanique Cueva, está conformada por cuatro socios, el primer socio es el Tlgo. José Pablo Sotalín Pillajo, sus dos hijos Paúl Andrés y Pablo Nicolás Sotalín Camacho, cada uno contando con un 30% del paquete accionario, además cuenta con un socio minoritario que el Ing. Segundo Ángel Sotalín Pillajo que cuenta con el 10% de las acciones, la fecha que inició sus actividades comerciales fue el 13 de enero de 2015. DOCUMENTO

SOLICITADO

NO SOLICITADO

RECIBIDO

Acta de constitución

Nómina de socios de la empresa

RUC de la empresa

Minuta de la empresa Nómina de trabajadores de la empresa Manual de políticas y procedimientos

No posee

Figura 2. Check List de documentos Fuente. Investigación propia AUTOSOTCA Cía. Ltda. Elaborado por. Remache, D., Sotalín, P.

ELABORADO POR: Paúl Sotalín

OBSERVACIONES

SUPERVISADO POR: Phd. Mikel Ugando Peñate

38 Elaborado por: DR P3 Fecha: 20 Diciembre 2016 Recopilar información necesaria sobre el funcionamiento interno de sus actividades comerciales y operativas de AUTOSOTCA Cía. Ltda. - Acta de constitución - Nómina de socios de la empresa - RUC de la empresa AUTOSOTCA CÍA. LTDA. Área de gestión de inventarios Al 31 Diciembre de 2016

Objetivo: Fuente:

AUTOSOTCA Cía. Ltda., está dedicada al negocio de venta al por mayor y menor de accesorios, partes y piezas de vehículos automotores, según su estructura organizacional se determinan las diferentes funciones operativas de la empresa que es de forma vertical, por lo tanto, consta que el Sr. Paúl Andrés Sotalín Camacho es el presidente de la compañía, mientras que el Tlgo. José Pablo Sotalín Pillajo es el representante legal y gerente de la entidad, en el siguiente organigrama se explica la estructura organizativa de la empresa.

Figura 3. Estructura Organizacional Fuente. Investigación propia AUTOSOTCA Cía. Ltda. Elaborado por. Remache, D., Sotalín, P.

ELABORADO POR: David Remache

SUPERVISADO POR: Phd. Mikel Ugando Peñate

39 Elaborado por: DR P4 Fecha: 21 Diciembre 2016 Identificar el espacio físico de las instalaciones de AUTOSOTCA que posee la mercadería para su actividad comercial y operativa. - Distribución de planta - Contrato de Arrendamiento AUTOSOTCA CÍA. LTDA. Área de gestión de inventarios Al 31 Diciembre de 2016

Objetivo: Fuente:

La empresa AUTOSOTCA CIA. LTDA., se encuentra ubicada en la ciudad de Santo Domingo, en el sector Echanique Cueva, el sitio donde ejercen sus labores está respaldado por un contrato de arrendamiento teniendo una trayectoria de dos años en la venta de respuestos automotrices. Mediante la distribución de planta se determina que el local de la empresa AUTOSOTCA cuenta con el espacio fisico expuesto en la siguiente figura.

Figura 4. Distribución de la planta Fuente. Investigación propia AUTOSOTCA Cía. Ltda. Elaborado por. Remache, D., Sotalín, P.

ELABORADO POR: Paúl Sotalín

SUPERVISADO POR: Phd. Mikel Ugando Peñate

AUTOSOTCA CÍA. LTDA. Área de gestión de inventarios Al 31 Diciembre de 2016

Elaborado por: PS Fecha: 22 Diciembre 2016

Solicitar los documentos, reportes o informes que existan sobre las actividades comerciales y operativas de AUTOSOTCA

Objetivo:

- Reporte de mercadería registrado en el sistema contable

Fuente:

En base a la información solicitada de los reportes existentes en la empresa AUTOSOTCA, se encuentra registrado en el sistema contable SISDATA que la empresa maneja para su control y registro de inventario los siguientes productos: Tabla 10: Reporte de mercadería en AUTOSOTCA Reporte de mercadería registrada Producto

Stocks

Producto

Bandas

2.731

Manguera de radiador

Abrazaderas

2.708

Mangueras

Correas de distribución

Pastillas de freno

Destornillador

Radiador

Disco de freno

Refrigerante

Electro ventilador

Reservorio

Stocks 423 81.316 398 80 103 8

Motores

Soplador

Flautas

Tapa de radiador

394

Ventiladores

182

Kit de embrague Manguera depurador

164

Nota. Fuente: Investigación propia AUTOSOTCA Cía. Ltda. Elaborado por. Remache, D., Sotalín, P.

ELABORADO POR: Paúl Sotalín

SUPERVISADO POR: Hernán Maldonado

41 5.3.1.3. Identificación de áreas criticas Elaborado por: PS P6 Fecha: 23 Diciembre 2016 Realizar el informe acerca de las actividades administrativas y operativas de AUTOSOTCA CIA. LTDA. - Guía de observación - Organigrama AUTOSOTCA CÍA. LTDA. Área de gestión de inventarios Al 31 Diciembre de 2016 Objetivo: Fuente: Tabla 11: Guía de observación N° 1 2 3 4 5 6 7 8 9

10 11 12 13 14

Principales actividades GUÍA DE OBSERVACIÓN Descripción Si No Observación El personal de AUTOSOTCA Cía. Ltda., X tiene bien definido las diferentes funciones de los empleados. Existe una persona encargada en solicitar X El gerente y el vendedor 1 son la mercadería a los proveedores los encargados de solicitar la mercadería La empresa cuenta con una persona X responsable sobre la recepción de la mercadería Existe una persona delegada para el X Realiza la persona que esté en almacenamiento o bodegaje de la ese momento libre mercadería. La empresa cuenta con un lineamiento X El ingreso de la información para la sistematización de inventarios solo lo realiza la auxiliar contable La empresa realiza un control de calidad X Sí, únicamente en el momento de la mercadería de recibir Existe una persona responsable que X Sí, pero no se ha realizado realiza el control de calidad de los ninguna capacitación laboral productos Los productos de la empresa están X Todo producto tiene registrado debidamente clasificados o codificados un código AUTOSOTCA Cía. Ltda. al momento de X Sí, porque a veces en el la venta verifica la mercadería existente sistema se registra una tanto en el sistema contable como cantidad diferente que físicamente físicamente no hay. Existe una persona encargada de realizar X la facturación de la mercadería Existe una verificación entre la cantidad X y precio que constan en la factura con los productos que realmente se venden. La empresa AUTOSOTCA Cía. Ltda. X No, porque se realiza una registra inmediatamente al momento que facturación general de mucha sale la mercadería mercadería que ya ha salido La comunicación entre los empleados de X la empresa es fluido y oportuno en el manejo de los inventarios Todas las salidas de inventarios o ventas X que realice la empresa están autorizados

Nota. Fuente. Investigación propia AUTOSOTCA Cía. Ltda. Elaborado por. Remache, D., Sotalín, P.

42 Elaborado por: PS P6.1 Fecha: 23 Diciembre 2016 Realizar el informe acerca de las actividades administrativas y operativas de AUTOSOTCA CIA. LTDA. - Guía de observación - Organigrama AUTOSOTCA CÍA. LTDA. Área de gestión de inventarios Al 31 Diciembre de 2016

Objetivo: Fuente:

Mediante la observación realizada en AUTOSOTCA CÍA LTDA., se ha logrado identificar los procesos que existen en la compra y venta de la mercadería, de acuerdo a las diferentes funciones de los empleados que laboran en la entidad. A continuación, se detalla cada una de las responsabilidades que desarrollan los funcionarios: Gerente -

Distribuye las actividades del personal a su cargo.

Verifica la codificación y realiza eventualmente el registro de mercancías que ingresa al almacén

Revisa, firma y consigna inventarios en el almacén

Establece métodos de trabajo, registro y control en el almacén.

Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.

Encargado de solicitar y autorizar la mercadería a los proveedores

Vendedor 1 -

Cuando no está el gerente, él es encargado de administrar el local

Encargado de recibir la mercadería

Verificar la mercadería

Sella la codificación de los productos que ingresan

Almacenar la mercadería

Realiza la venta o despacho de los productos

Periódicamente hace una constatación de los productos que son más vendidos para verificar si lo que está ingresado en el sistema, es realmente lo que existe en inventario.

Encargado de entregar la mercadería

Ayuda al Gerente a solicitar la mercadería a los proveedores.

43 Elaborado por: PS P6.2 Fecha: 23 Diciembre 2016 Realizar el informe acerca de las actividades administrativas y operativas de AUTOSOTCA CIA. LTDA. - Guía de observación - Organigrama AUTOSOTCA CÍA. LTDA. Área de gestión de inventarios Al 31 Diciembre de 2016

Objetivo: Fuente:

Vendedor 2 -

Encargado de recibir la mercadería

Almacena la mercadería

Ayuda en la codificación de los productos que ingresan

Realiza la venta de los productos

Ayuda en la constatación física de los productos

Auxiliar contable -

Archiva requisiciones de mercancías, requisiciones de compra, guías de despacho y órdenes de entrega.

Recepción de las facturas

Ingresar los productos al sistema

Emite la codificación de los productos

Realiza la factura de los productos vendidos

Si existe un problema con los proveedores, se encarga de comunicarse y solucionar.

Realiza las transacciones contables necesarias.

Además de las funciones anteriores ya mencionadas, todos los empleados de la empresa ayudan a la realización del inventario que se realiza una vez al año en el mes de enero.

ELABORADO POR: Paúl Sotalín

SUPERVISADO POR: Phd. Mikel Ugando Peñate

44 5.3.1.3.1. Principales políticas y prácticas contables Elaborado por: PS P7 Fecha: 27 Diciembre 2016 Identificar las principales políticas y prácticas contables que mantiene la empresa y detalle cada una de ellas - Registros contables - Sistema contable AUTOSOTCA CÍA. LTDA. Área de gestión de inventarios Al 31 Diciembre de 2016

Objetivo: Fuente:

AUTOSOTCA CIA. LTDA., cuenta con un sistema contable informático, SISDATA es principalmente el método de control que la empresa tiene para el manejo de los inventarios, es en el dónde se maneja todo el ciclo de inventarios es decir desde el ingreso, el almacenaje y finalmente la salida o venta del inventario. Es importante mencionar que el sistema es el encargado de generar todos los reportes necesarios así mismo todos los asientos contables. Funciones principales del sistema SISDATA: 

Ingreso de la mercadería



Generar retenciones



Aplicación de los porcentajes correspondientes para la venta



Facturación de los productos vendidos



Dar de baja el inventario una vez realizada la venta



Anulación de facturas



Generar de Notas de Crédito

ELABORADO POR: Paúl Sotalín

SUPERVISADO POR: Phd. Mikel Ugando Peñate

45 5.3.1.3.2. Grado de confiabilidad de la información AUTOSOTCA CÍA. LTDA. Área de gestión de inventarios Al 31 Diciembre de 2016 Objetivo: Fuente:

Elaborado por: DR Fecha: 28 Diciembre 2016

Calificar según criterio propio la integridad y confiabilidad de la información producida.

- Guía de observación - Papeles de trabajo

El criterio utilizado para calificar el grado de integridad y confiabilidad en la información recibida de AUTOSOTCA CIA. LTDA. ha sido mediante la realización de un análisis de lo observado que está plasmado en la guía de observación, se ha dado constancia de los procesos realizados. Con respecto a la información recibida, lo observado y consultado se puede dar constancia que AUTOSOTCA cumple con los lineamientos empíricos que presenta la empresa a los colaboradores, a la vez al no ser claros los objetivos por no presentar un manual de políticas y procedimientos se incurre en los problemas ya mencionados tales como duplicidad de funciones y descuido en el manejo del inventario como principales falencias, cabe recalcar que al no contar con un amplio personal de trabajo es complicado designar funciones.

ELABORADO POR: David Remache

SUPERVISADO POR: Phd. Mikel Ugando Peñate

46 5.3.1.3.3. Comprensión del proceso de información contable Elaborado por: PS P9 Fecha: 04 Enero 2017 Capacitarse en el manejo del sistema contable (SISDATA) de AUTOSOTCA, para el control de todas las actividades de carácter administrativo, operativo y financiero. AUTOSOTCA CÍA. LTDA. Área de gestión de inventarios Al 31 Diciembre de 2016

Objetivo: Fuente:

- Sistema Contable

Nombre del Sistema: Sistema administrativo contable SISDATA Fecha de adquisición: Diciembre del 2014 Módulos que presenta SISDATA: 

Inventario



Contabilidad



Tributación



Cuentas por cobrar



Cuentas por pagar



Cajas



Bancos

ELABORADO POR: David Remache

SUPERVISADO POR: Phd. Mikel Ugando Peñate

47 5.3.1.3.4. Revisión de la documentación Elaborado por: PS P10 Fecha: 10 Enero 2017 Identificar la base legal y disposiciones administrativas y reglamentarias que norman las actividades administrativas, operativas y financieras de AUTOSOTCA Cía. Ltda. - Reglamentos de Superintendencia de compañías - Reglamento de comprobantes de venta, retención y documentos complementarios - Ley orgánica de Solidaridad - Reglamento para la aplicación de la ley de régimen tributario interno - Código de Trabajo AUTOSOTCA CÍA. LTDA. Área de gestión de inventarios Al 31 Diciembre de 2016

Objetivo:

Fuente:

AUTOSOTCA Cía. Ltda., siendo su nombre comercial “La casa del Radiador” con su número de RUC 2390019761001., está ubicada en la ciudad de Santo Domingo, está conformada por cuatro socios, el primer socio es el Tlgo. José Pablo Sotalín Pillajo, sus dos hijos Paúl Andrés y Pablo Nicolás Sotalín Camacho, además cuenta con un socio minoritario que el Ing. Segundo Ángel Sotalín Pillajo, la fecha que inició sus actividades comerciales fue el 13 de enero de 2015. A continuación, se detallan los diferentes reglamentos y normativas que se toman en cuenta para el funcionamiento de las actividades administrativas, operativas y financieras de la empresa -

Constitución y funcionamiento empresarial de acuerdo a la Superintendencia de Compañías

Al tipo de compañía: La Compañía de Responsabilidad Limitada, es la que se contrae con un mínimo de dos personas, y pudiendo tener como máximo un número de quince. En ésta especie de compañías sus socios responden únicamente por las obligaciones sociales hasta el monto de sus aportaciones individuales, y hacen el comercio bajo su razón social o nombre de la empresa acompañado siempre de una expresión peculiar para que no pueda confundirse con otra compañía. Lo cual debe realizar una solicitud de aprobación: La presentación al Superintendente de Compañías, se la hará con tres copias certificadas de la escritura de constitución de la compañía, adjuntando la solicitud correspondiente, la misma que tiene que ser elaborada por un abogado, pidiendo la aprobación del contrato constitutivo

48 Elaborado por: PS P10.1 Fecha: 10 Enero 2017 Reglamentos de Superintendencia de compañías Reglamento de comprobantes de venta, retención y documentos complementarios Ley orgánica de Solidaridad Reglamento para la aplicación de la ley de régimen tributario interno Código de Trabajo

AUTOSOTCA CÍA. LTDA. Área de gestión de inventarios Al 31 Diciembre de 2016 Fuente:

La compañía se constituirá con dos socios, como mínimo y con un máximo de quince, y si durante su existencia jurídica llegare a exceder este número deberá transformarse en otra clase de compañía o deberá disolverse. Cabe señalar que ésta especie de compañías no puede subsistir con un solo socio. Art. 94 de la Ley de Compañías. La compañía de responsabilidad limitada podrá tener como finalidad la realización de toda clase de actos civiles o de comercio y operaciones mercantiles permitida por la Ley, excepción, hecha de operaciones de banco, segura, capitalización de ahorro. Según el Reglamento para la aplicación de la Ley de régimen tributario determina: Art. 20.- Deberes formales de las instituciones de carácter privado con fines de lucro. - A efectos de la aplicación de la Ley de Régimen Tributario Interno, se entenderán como deberes formales, los siguientes: a) Inscribirse en el Registro Único de Contribuyentes; b) Llevar contabilidad; c) Presentar la declaración anual del impuesto a la renta, en la que no conste impuesto causado si se cumplen las condiciones previstas en la Ley de Régimen Tributario Interno; d) Presentar la declaración del Impuesto al Valor Agregado en calidad de agente de percepción, cuando corresponda; e) Efectuar las retenciones en la fuente por concepto de Impuesto a la Renta e Impuesto al Valor Agregado y presentar las correspondientes declaraciones y pago de los valores retenidos; y, f) Proporcionar la información que sea requerida por la Administración Tributaria.

49 Elaborado por: PS P10.2 Fecha: 10 Enero 2017 Reglamentos de Superintendencia de compañías Reglamento de comprobantes de venta, retención y documentos complementarios Ley orgánica de Solidaridad Reglamento para la aplicación de la ley de régimen tributario interno Código de Trabajo

AUTOSOTCA CÍA. LTDA. Área de gestión de inventarios Al 31 Diciembre de 2016 Fuente:

Requisitos para obtención de RUC de la empresa El RUC corresponde a un número de identificación para todas las personas naturales y sociedades que realicen alguna actividad económica en el Ecuador, en forma permanente u ocasional o que sean titulares de bienes o derechos por los cuales deban pagar impuestos. •

Formularios RUC 01-A, que corresponden a la inscripción y actualización de la información del Registro Único de Contribuyentes, y RUC 01-B, que corresponde a la inscripción y actualización de los establecimientos de las sociedades, ambos formularios serán suscritos por el representante legal.

•

Presentar original o copia certificada del documento de constitución debidamente legalizado por el organismo de control respectivo y entregar copia simple del mismo.

•

Presentar original o copia certificada del nombramiento del representante legal inscrito en el Registro Mercantil o abalizado por el organismo de control respectivo

•

Copia de la cédula de identidad o ciudadanía o pasaporte con Visa de Inmigrante (Visa10), del representante legal, y de ser el caso, el original del certificado de votación del último proceso electoral,

•

Copia de uno de los siguientes documentos, que acrediten la dirección de la matriz y de cada uno de los establecimientos donde desarrolla su actividad económica.

50 Elaborado por: PS P10.3 Fecha: 10 Enero 2017 Reglamentos de Superintendencia de compañías Reglamento de comprobantes de venta, retención y documentos complementarios Ley orgánica de Solidaridad Reglamento para la aplicación de la ley de régimen tributario interno Código de Trabajo

AUTOSOTCA CÍA. LTDA. Área de gestión de inventarios Al 31 Diciembre de 2016 Fuente:

•

Planilla del servicio eléctrico, telefónico de agua potable o televisión por cable, a nombre del sujeto pasivo, de uno de los últimos tres meses anteriores a la fecha del registro.

•

Estado de cuenta bancaria o de tarjeta de crédito de al menos uno de los tres últimos meses anteriores a la fecha de inscripción a nombre del sujeto pasivo.

•

Comprobante del pago del impuesto predial, a nombre del sujeto pasivo, correspondiente al año en que se realiza la inscripción o del inmediato anterior.

•

Copia del contrato de arrendamiento, en el que deberá constar el RUC del arrendador, inscrito ante la respectiva oficina de Inquilinato o notariado.

•

Nombres y apellidos completos y número del RUC del contador.

Facturación y Comprobantes de venta: 

La disposición transitoria décima cuarta de la Ley orgánica de Solidaridad y de Corresponsabilidad ciudadana para la reconstrucción y reactivación de las zonas afectadas por el terremoto del 16 de abril del 2016, establece que, durante el tiempo de vigencia de la disposición transitoria Primera, en las leyes reglamentos y resoluciones generales en donde diga o se haga referencia a la tarifa 12% del IVA se deberá leer o entender que la tarifa del IVA es del 14%.



Art. 3 Registro del Monto del IVA. Sin perjuicio de lo dispuesto en el primer inciso del artículo anterior, el cálculo y registro del monto del IVA será el equivalente al 14% de la base imponible correspondiente



Art. 1. Comprobantes de venta. - Son comprobantes de venta los siguientes documentos que acreditan la transferencia de bienes o la prestación de servicios o la realización de otras transacciones gravadas con tributos: a) Facturas; b) Notas de venta - RISE; c) Liquidaciones de compra de bienes y prestación de servicios; d) Tiquetes emitidos por máquinas registradora.

51 Elaborado por: PS P10.4 Fecha: 10 Enero 2017 Reglamentos de Superintendencia de compañías Reglamento de comprobantes de venta, retención y documentos complementarios Ley orgánica de Solidaridad Reglamento para la aplicación de la ley de régimen tributario interno Código de Trabajo

AUTOSOTCA CÍA. LTDA. Área de gestión de inventarios Al 31 Diciembre de 2016 Fuente:



Art. 3. Comprobantes de retención. - Son comprobantes de retención los documentos que acreditan las retenciones de impuestos realizadas por los agentes de retención en cumplimiento de lo dispuesto en la Ley de Régimen Tributario Interno, este reglamento y las resoluciones que para el efecto emita el Director General del Servicio de Rentas Internas.



Art. 8. Obligación de emisión de comprobantes de venta y comprobantes de retención. - Están obligados a emitir y entregar comprobantes de venta todos los sujetos pasivos de impuestos, a pesar de que el adquirente no los solicite o exprese que no los requiere. […] La emisión de estos documentos será efectuada únicamente por transacciones propias del sujeto pasivo autorizado. El Servicio de Rentas Internas, mediante resolución, establecerá el monto sobre el cual las personas naturales no obligadas a llevar contabilidad y aquellas inscritas en el Régimen Impositivo Simplificado, deberán emitir comprobantes de venta.



Las sociedades y las personas naturales obligadas a llevar contabilidad deberán emitir comprobantes de venta de manera obligatoria en todas las transacciones que realicen, independientemente del monto de las mismas



Art. 11. Facturas.- Se emitirán y entregarán facturas con ocasión de la transferencia de bienes, de la prestación de servicios o la realización de otras transacciones gravadas con impuestos, considerando lo siguiente: a) Desglosando el importe de los impuestos que graven la transacción, cuando el adquirente tenga derecho al uso de crédito tributario o sea consumidor final que utilice la factura como sustento de gastos personales; b) Sin desglosar impuestos, en transacciones con consumidores finales; y, c) Cuando se realicen operaciones de exportación

Área laboral derechos y obligaciones del empleador y trabajadores 

Art. 6.- Los trabajadores tienen las siguientes obligaciones en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo:

52 Elaborado por: PS P10.5 Fecha: 10 Enero 2017 Reglamentos de Superintendencia de compañías Reglamento de comprobantes de venta, retención y documentos complementarios Ley orgánica de Solidaridad Reglamento para la aplicación de la ley de régimen tributario interno Código de Trabajo

AUTOSOTCA CÍA. LTDA. Área de gestión de inventarios Al 31 Diciembre de 2016 Fuente:

a) Cumplir con las normas, reglamentos e instrucciones de los programas de seguridad y salud en el trabajo que se apliquen en el lugar de trabajo, así como con las instrucciones que les impartan sus superiores jerárquicos directos; b) Cooperar en el cumplimiento de las obligaciones que competen al empleador; c) Usar adecuadamente los instrumentos y materiales de trabajo, así como los equipos de protección individual y colectiva; d) Operar o manipular equipos, maquinarias, herramientas u otros elementos únicamente cuando hayan sido autorizados y capacitados; e) Informar a sus superiores jerárquicos directos acerca de cualquier situación de trabajo que a su juicio entrañe, por motivos razonables, un peligro para la vida o la salud de los trabajadores 

Art. 14.- Queda totalmente prohibido a los empleadores:

a) Obligar a sus trabajadores a laborar en ambientes insalubres por presencia de sustancias tóxicas, polvo, gases, vapores, deficiencia de oxígeno y factores físicos, ergonómicos, biológicos y mecánicos, salvo que previamente se adopten las medidas preventivas necesarias para la defensa de la salud; b) Permitir a los trabajadores que realicen sus actividades en estado de embriaguez o bajo la acción de cualquier tóxico; c) Permitir al trabajador el desempeño de sus labores sin el uso de la ropa y equipo de protección personal; d) Permitir el trabajo en máquinas, equipos, herramientas o locales que no cuenten con las defensas o guardas de protección u otras seguridades que garanticen la integridad física de los trabajadores; e) Transportar a los trabajadores en vehículos inadecuados para este efecto;

53 Elaborado por: PS P10.6 Fecha: 10 Enero 2017 Reglamentos de Superintendencia de compañías Reglamento de comprobantes de venta, retención y documentos complementarios Ley orgánica de Solidaridad Reglamento para la aplicación de la ley de régimen tributario interno Código de Trabajo

AUTOSOTCA CÍA. LTDA. Área de gestión de inventarios Al 31 Diciembre de 2016 Fuente:

f) No cumplir las disposiciones que sobre prevención de riesgos emanen de la ley, reglamentos y las disposiciones del Ministerio de Trabajo y Empleo y la Dirección de Riesgos del Trabajo, del IESS Pago de empleados y beneficios sociales Art. 95.- Sueldo o salario y retribución accesoria.- Para el pago de indemnizaciones a que tiene derecho el trabajador, se entiende como remuneración todo lo que el trabajador reciba en dinero, en servicios o en especies, inclusive lo que percibiere por trabajos extraordinarios y suplementarios, a destajo, comisiones, participación en beneficios, el aporte individual al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social cuando lo asume el empleador, o cualquier otra retribución que tenga carácter normal en la industria o servicio. Art. 111.- Derecho a la decimotercera remuneración o bono navideño. - Los trabajadores tienen derecho a que sus empleadores les paguen, hasta el veinticuatro de diciembre de cada año, una remuneración equivalente a la doceava parte de las remuneraciones que hubieren percibido durante el año calendario. La remuneración a que se refiere el inciso anterior se calculará de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 95 de este Código. Art. 112.- Exclusión de la decimotercera remuneración. - El goce de la remuneración prevista en el artículo anterior no se considerará como parte de la remuneración anual para el efecto del pago de aportes al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, ni para la determinación del fondo de reserva y jubilación, ni para el pago de las indemnizaciones y vacaciones prescritas en este Código. Tampoco se tomará en cuenta para el cálculo del impuesto a la renta del trabajo.

54 Elaborado por: PS P10.7 Fecha: 10 Enero 2017 Reglamentos de Superintendencia de compañías Reglamento de comprobantes de venta, retención y documentos complementarios Ley orgánica de Solidaridad Reglamento para la aplicación de la ley de régimen tributario interno Código de Trabajo

AUTOSOTCA CÍA. LTDA. Área de gestión de inventarios Al 31 Diciembre de 2016 Fuente:

Art. 113.- Derecho a la decimocuarta remuneración. - Los trabajadores percibirán, además, sin perjuicio de todas las remuneraciones a las que actualmente tienen derecho, una bonificación adicional anual equivalente a una remuneración básica mínima unificada para los trabajadores en general

ELABORADO POR: Paúl Sotalín

SUPERVISADO POR: Phd. Mikel Ugando Peñate

55 5.3.2. Ejecución de la evaluación del control interno

PROGRAMA DE TRABAJO PARA LA PLANIFICACION DE AUDITORÍA CLIENTE: AUTOSOTCA CIA. LTDA. No. 7.

PERIODO: REF. HECHO P/TS POR: FECHA

PROCEDIMIENTOS EVALUACIÓN CONTROL INTERNO

Evalúe el sistema de control interno de AUTOSOTCA en el área a realizar el trabajo de auditoría (inventarios), maneje el método de evaluación 7.1. mediante flujogramas para detallar los procesos que se ejecutan y para conocer a los responsables de su realización.

P.11. (11.111.5)

Ene-14

Elabore un papel de trabajo donde se analice detalladamente el sistema de control interno, tiene que constar las deficiencias y falencias si estas existen, 7.3. a la vez deben estar plasmadas las posibles recomendaciones que se comunicaran al gerente para que tomen acciones correctivas en forma inmediata.

P.12

Ene-30

Ene-14

8. EVALUACIÓN DEL RIESGO 8.1.

Prepare una matriz en la que conste la calificación de los riesgos por Unidades de Cuenta significativos donde contenga: - Unidades analizadas - Riesgo y su calificación - Enfoque esperado de la auditoría - Instrucciones para la ejecución de la auditoría

Feb-01

Figura 5. Programa de Trabajo para la Planificación de Auditoría Fuente. Santo Domingo, Investigación de campo. Empresa AUTOSOTCA Cía. Ltda. Elaborado por. Remache, D., Sotalín, P.

ELABORADO POR:

Remache & Sotalín

SUPERVISADO POR:

Phd. Mikel Ugando Peñate

56 5.3.2.1. Flujograma de proceso de compra y almacenamiento Elaborado por: PS P11 Fecha: 14 Enero 2017 Evaluar el sistema de control interno de AUTOSOTCA CIA. LTDA. para el área de inventarios mediante método de flujogramas - Papel de trabajo 6 - Organigrama AUTOSOTCA CÍA. LTDA. Área de gestión de inventarios Al 31 Diciembre de 2016

Objetivo: Fuente: Nº

DESCRIPCIÓN

ACTIVIDAD DOCUMENTO RESPONSABLE

GRÁFICO INIC IO

1 Revisión del nivel de stock en el sistema contable

Vendedor 1

2 Determina el volumen de existencias que deberán adquirirse

Vendedor 1

Envío de informe al Gerente sobre la mercadería que es requerida para inventario

Vendedor 1

4 Aprueba el informe

Gerente

5 Contacta con el proveedor

Gerente / Vendedor 1

6 Acuerdo de precios de compra y condiciones de pago

Gerente

7 Realiza el pedido de la mercadería

8 Recepción de la mercadería solicitada

10 Entrega de la factura de compra al auxiliar contable

11 Ingreso de la compra de mercadería al sistema contable

Auxiliar contable

Verifica del estado, condiciones y volumen de la mercadería recibida en concordancia con la factura.

12 Emite etiqueta codificadora para cada producto ingresado 13 Etiquetado de la mercadería ingresada

14 Almacenaje de los productos

Gerente / Vendedor 1 Gerente / Vendedor 1 / Vendedor 2 Gerente / Vendedor 1 / Vendedor 2 Gerente / Vendedor 1 / Vendedor 2

Vendedor 1 / Vendedor 2 Vendedor 1 / Vendedor 2 FIN

Figura 6. Flujograma del proceso de compra y almacenamiento Fuente. Investigación propia AUTOSOTCA Cía. Ltda. Elaborado por. Remache, D., Sotalín, P.

57 5.3.2.2. Flujograma del proceso de devolución de compra AUTOSOTCA CÍA. LTDA. Área de gestión de inventarios Al 31 Diciembre de 2016

P11.1

- Papel de trabajo 6 - Organigrama

Fuente: Nº

Elaborado por: PS Fecha: 14 Enero 2017

DESCRIPCIÓN

ACTIVIDAD DOCUMENTO RESPONSABLE

GRÁFICO INIC IO

Revisión del nivel de stock en el sistema contable

Vendedor 1

Determina el volumen de existencias que deberán adquirirse

Vendedor 1

Envío de informe al Gerente sobre la mercadería que es requerida para inventario

Vendedor 1

Aprueba el informe

Gerente

Contacta con el proveedor

Acuerdo de precios de compra y condiciones de pago

Gerente / Vendedor 1 Gerente

Realiza el pedido de la mercadería

Recepción de la mercadería solicitada

Verifica del estado, condiciones y volumen de la mercadería recibida en concordancia con la factura

Si existe alguna inconsistencia, en calidad, cantidad o tipo de mercadería, se informa al auxiliar contable y se entrega la factura

Gerente / Vendedor 1 Gerente / Vendedor 1 / Vendedor 2 Gerente / Vendedor 1 / Vendedor 2 Gerente / Vendedor 1 / Vendedor 2

Contacto con el proveedor para comunicar la mercadería a ser 11 devuelta, y las soluciones que éste proporcionará al requerimiento de la empresa

Auxiliar contable

12 Envío de la mercadería al proveedor

Vendedor 1 / Vendedor 2

13 Respuesta y envío de nota de crédito por la devolución efectuada

Proveedor

14 Ingreso de nota de crédito al sistema de la empresa

Auxiliar contable FIN

Figura 7. Flujograma del proceso de devolución de la compra Fuente. Investigación propia AUTOSOTCA Cía. Ltda. Elaborado por. Remache, D., Sotalín, P.

58 5.3.2.3. Flujograma del proceso de venta Elaborado por: PS Fecha: 14 Enero 2017

AUTOSOTCA CÍA. LTDA. Área de gestión de inventarios Al 31 Diciembre de 2016 - Papel de trabajo 6 - Organigrama

Fuente: Nº

P11.2

DESCRIPCIÓN

ACTIVIDAD

DOCUMENTO

RESPONSABLE

GRÁFICO INICIO

Acercamiento del cliente a la empresa

Cliente

Pedido de la mercadería

Cliente

Atención, constatación y muestra de la mercadería solicitada

Vendedor 1 / Vendedor 2

Decide si realiza la compra

Cliente

Informa al auxiliar contable los artículos a facturar

Solicita información al cliente para la facturación

Auxiliar contable

Cobra la venta / Pago al contado

Auxiliar contable

Verifica la mercadería vendida con la factura realizada por el auxiliar contable

Entrega del pedido al cliente

10 Recibe el pedido

Vendedor 1 / Vendedor 2

Vendedor 1 / Vendedor 2 Vendedor 1 / Vendedor 2 Cliente FIN

Figura 8. Flujograma del proceso de venta al contado Fuente. Investigación propia AUTOSOTCA Cía. Ltda. Elaborado por. Remache, D., Sotalín, P.

59 5.3.2.4. Flujograma del proceso de cambio o devolución en venta Elaborado por: PS Fecha: 14 Enero 2017

AUTOSOTCA CÍA. LTDA. Área de gestión de inventarios Al 31 Diciembre de 2016 - Papel de trabajo 6 - Organigrama

Fuente:

DESCRIPCIÓN

Nº

P11.3

ACTIVIDAD

DOCUMENTO

RESPONSABLE

GRÁFICO INIC IO

Acercamiento del cliente a la empresa

Informa sobre condiciones por la mercadería objeto de devolución o cambio presentando la factura original

Atención y constatación de los aspectos mencionados por el cliente

4 5 6 7 8 9 10 11

Se procede a hacer cambio de artículo o devolución de dinero En caso de devolución de mercadería, se informa al auxiliar contable. Anulación de la factura emitida originalmente Devolución del dinero equivalente al artículo pagado por el cliente En caso de cambio de artículo, se procede a la búsqueda de la mercadería solicitada Informa al auxiliar contable los artículos a facturar Procede a anular la factura original y emitir una factura nueva Verifica la mercadería vendida con la factura realizada por el auxiliar contable

Cliente Cliente

Vendedor 1 / Vendedor 2 Vendedor 1 / Vendedor 2 Vendedor 1 / Vendedor 2

X X

Auxiliar contable Vendedor 1 / Vendedor 2 Vendedor 1 / Vendedor 2 Vendedor 1 / Vendedor 2

X X X X

Auxiliar contable

Vendedor 1 / Vendedor 2

Entrega del pedido al cliente

Vendedor 1 / Vendedor 2

Recibe el pedido

Cliente FIN

Figura 9. Flujograma del proceso de cambio o devolución en venta al contado Fuente. Investigación propia AUTOSOTCA Cía. Ltda. Elaborado por. Remache, D., Sotalín, P.

ELABORADO POR: Paúl Sotalín

SUPERVISADO POR: Phd. Mikel Ugando Peñate

60 5.3.2.5. Cuestionario de Control Interno Elaborado por: PS P12 Fecha: 14 Enero 2017 Evaluar el sistema de control interno de AUTOSOTCA CIA. LTDA. mediante el cuestionario COSO ERM - Papel de trabajo 6 - Organigrama AUTOSOTCA CÍA. LTDA. Área de gestión de inventarios Al 31 Diciembre de 2016

Objetivo: Fuente:

Tabla 12: Ambiente de Control Ambiente de Control Actividades Si No Posit. Negat. Observ. 1 ¿La empresa cuenta con una manual de ética? x 1 2 ¿Considera usted que las personas que laboran en x 1 AUTOSOTCA S.A. mantienen principios de integridad y ética? 3 ¿La empresa AUTOSOTCA posee una estructura x 1 organizacional? 4 ¿La empresa AUTOSOTCA S.A. realiza un x 1 proceso con la selección de personal? 5 ¿El personal de la empresa desarrolla sus x 1 actividades de acuerdo con su profesión y habilidades competentes? 6 ¿La empresa posee disposiciones escritas sobre las x 1 funciones y objetivos que debe cumplir cada empleado en el área de inventarios? 7 ¿La administración cuenta con políticas, objetivos x 1 y estrategias de compra y venta? 8 ¿La empresa realiza constantes capacitaciones a los x 1 empleados para un mejor desarrollo de sus actividades? 9 ¿La empresa AUTOSOTCA S.A. cuenta con un x 1 personal responsable sobre las en el área de inventarios? 10 ¿Tiene la empresa un proceso de rendición de x 1 cuentas internas en el área de inventarios? TOTAL 4 6 Elaborador por: Remache David, Sotalín Paúl Supervisado por: Phd. Mikel Ugando Peñate Fecha: Fecha: Fuente: Investigación Propia AUTOSOTCA CÍA LTDA.

N°

Nota. Fuente. Investigación propia AUTOSOTCA Cía. Ltda. Elaborado por. Remache, D., Sotalín, P.

61 Tabla 13: Nivel de confianza y riesgo - Ambiente de control Total de respuestas Total de respuestas positivas Calificación ponderada Nivel de confianza NC= RESP POSITIVAS/ CALIF. POND X 100 Nivel de riesgo: 100% - NC% Elaborado por: Remache David, Sotalín Paúl Fecha:

10 4 10 40% 60% Supervisado por: Phd. Mikel Ugando Peñate Fecha:

Nota. Fuente. Investigación propia AUTOSOTCA Cía. Ltda. Elaborado por. Remache, D., Sotalín, P.

AMBIENTE DE CONTROL 60% 40%

Nivel de confianza

Nivel de riesgo

Figura 10. Ponderación Ambiente de control Fuente. Investigación propia AUTOSOTCA Cía. Ltda. Elaborado por. Remache, D., Sotalín, P.

Tabla 14: Establecimiento de Objetivos Establecimiento de objetivos Actividades Si No Posit. Negat. Observ. ¿La empresa cuenta con misión, visón y x 1 objetivos organizacionales bien definidos? 2 ¿Existe un manual que describa los procesos x 1 de relacionados con la recepción, registro, control y responsabilidad de los inventarios para el cumplimiento de objetivos de la empresa? 3 ¿Existen estrategias para el aumento de x 1 rotación de inventarios? 4 ¿Se controla periódicamente el cumplimiento x 1 de los objetivos de la empresa con respecto al manejo de los inventarios? 5 ¿La empresa ha establecido un nivel de riesgo x 1 para los daños o pérdidas que existan en inventarios? 6 ¿Los empleados conocen cada una de las x 1 actividades y objetivos que deben cumplir en un tiempo definido? 7 ¿La empresa AUTOSOTCA utiliza x 1 indicadores para evaluar el desempeño y manejo en el área de inventarios? TOTAL 3 4 Elaborador por: Remache David, Sotalín Paúl Supervisado por: Phd. Mikel Ugando Peñate Fecha: Fecha: Fuente de información: Investigación Propia N° 1

Nota. Fuente. Investigación propia AUTOSOTCA Cía. Ltda. Elaborado por. Remache, D., Sotalín, P.

Tabla 15: Nivel de Confianza y de riesgo - Establecimiento de Objetivos Total de respuestas Total de respuestas positivas Calificación ponderada Nivel de confianza NC= RESP POSITIVAS/ CALIF. POND X 100 Nivel de riesgo: 100% - NC% Elaborado por: Supervisado por: Remache David, Sotalín Paúl Phd. Mikel Ugando Peñate Fecha: Fecha:

7 3 7 43% 57%

Nota. Fuente. Investigación propia AUTOSOTCA Cía. Ltda. Elaborado por. Remache, D., Sotalín, P.

E s t a b l e c i mi e n t o d e o b j e t i v o s

43%

NIVEL DE CONFIANZA

57%

NIVEL DE RIESGO

Figura 11. Ponderación Establecimiento de Objetivos Fuente. Investigación propia AUTOSOTCA Cía. Ltda. Elaborado por. Remache, D., Sotalín, P.

64 Tabla 16: Identificación de los Riesgos Identificación de los riesgos Actividades Si No Posit. Negat. Observ. ¿La empresa cuenta con una programación para x 1 identificar cambios que afecten a la adquisición de los productos? 2 ¿AUTOSOTCA sabe identificar eventos de riesgos x 1 que afectan a la compra y venta de la mercadería? 3 ¿La realización de los pedidos del producto se x 1 efectúa por escrito y son autorizados por una persona responsable y cercana a la empresa de AUTOSOTCA? 4 La gerencia da un seguimiento a la consecución de x 1 los objetivos que se establecen en la empresa 5 ¿Se registran las fallas o defectos en el inventario al x 1 realizar la contabilidad en la compañía? 6 ¿En la empresa existe una coordinación entre el x 1 plan de ventas con la gestión de cartera? 7 Se controla con regularidad el desarrollo de las x 1 ventas de productos, facturación y cobranzas del mismo TOTAL 4 3 Elaborador por: Remache David, Sotalín Paúl Supervisado por: Phd. Mikel Ugando Peñate Fecha: Fecha: Fuente de información: Investigación Propia N° 1

Nota. Fuente. Investigación propia AUTOSOTCA Cía. Ltda. Elaborado por. Remache, D., Sotalín, P.

65 Tabla 17: Nivel de Confianza y riesgo - Identificación del Riesgo Total de respuestas Total de respuestas positivas Calificación ponderada Nivel de confianza NC= RESP POSITIVAS/ CALIF. POND X 100 Nivel de riesgo: 100% - NC% Elaborado por: Remache David, Sotalín Paúl Fecha:

7 4 7 57% 43% Supervisado por: Phd. Mikel Ugando Peñate Fecha:

Nota. Fuente. Investigación propia AUTOSOTCA Cía. Ltda. Elaborado por. Remache, D., Sotalín, P.

Id en ti f i caci ón d el ri esgo

57%

NIVEL DE CONFIANZA

43%

NIVEL DE RIESGO

Figura 12. Ponderación Identificación del Riesgo Fuente. Investigación propia AUTOSOTCA Cía. Ltda. Elaborado por. Remache, D., Sotalín, P.

66 Tabla 18: Evaluación de Riesgos Evaluación de riesgos Actividades Si No Posit. Negat. Observ. ¿Existe un nivel mínimo de inventarios para x 1 solicitar el abastecimiento? 2 ¿La empresa realiza registro de la entrada y x 1 salida de mercadería mediante un sistema contable? 3 ¿El manejo de inventarios es realizado y X 1 autorizado por personas competentes? 4 ¿Se realiza de manera física un control de x 1 inventarios? 5 ¿Existe codificación para la identificación de x 1 la mercadería existente? 6 ¿Se cuenta con políticas de almacenamiento x 1 Empíricamente para los productos? 7 ¿Existe personal fijo destinado para el manejo X 1 de bodega y ventas de los mismos? 8 ¿La empresa siempre revisa frecuentemente X 1 reportes sobre los productos existentes, dañados e inutilizables? 9 ¿Existen respaldos de las notas de requisición X 1 de la mercadería y son aprobadas por una persona autorizada? 10 ¿Se emplean órdenes de compra para las X 1 operaciones de la empresa? 11 Se realizan procesos de control que permitan X 1 el cambio dentro de la compañía AUTOSOTCA Cía. Ltda. 13 ¿Existen medidas para la protección de los X 1 inventarios de la empresa en caso de robo, pérdida o daño de los productos? TOTAL 5 7 Elaborador por: Remache David, Sotalín Paúl Supervisado por: Phd. Mikel Ugando Peñate Fecha: Fecha: Fuente de información: Investigación Propia N° 1

Nota. Fuente. Investigación propia AUTOSOTCA Cía. Ltda. Elaborado por. Remache, D., Sotalín, P.

67 Tabla 19: Nivel de Confianza y riesgo - Evaluación de Riesgos

Total de respuestas Total de respuestas positivas Calificación ponderada Nivel de confianza NC= RESP POSITIVAS/ CALIF. POND X 100 Nivel de riesgo: 100% - NC% Elaborado por: Remache David, Sotalín Paúl Fecha:

12 5 12 42% 58% Supervisado por: Phd. Mikel Ugando Peñate Fecha:

Nota. Fuente. Investigación propia AUTOSOTCA Cía. Ltda. Elaborado por. Remache, D., Sotalín, P.

E VAL UACIÓN DE L RIE S GO

58% 42%

NIVEL DE CONFIANZA

NIVEL DE RIESGO

Figura 13. Ponderación Evaluación del Riesgo Fuente. Investigación propia AUTOSOTCA Cía. Ltda. Elaborado por. Remache, D., Sotalín, P.

68 Tabla 20: Respuesta al Riesgo Respuesta al riesgo Actividades Si No Posit. Negat. Observ. ¿La empresa AUTOSOTCA Cía. Ltda., realiza un x 1 control previo antes de adquirir y vender la mercadería? 2 ¿Cuenta con restricciones de acceso físico en el área x 1 de bodega a personas no autorizadas? 3 ¿Las personas que integran la empresa muestran x 1 interés por el impacto de la obsolescencia en los inventarios? 4 ¿Existe un control de las demoras o retrasos al x 1 momento de adquirir o vender algún producto en la empresa? 5 ¿AUTOSOTCA Cía. Ltda., verifica la x 1 documentación de las cantidades despachadas con los pedidos y las facturadas? 6 ¿La empresa almacena de manera cronológica los x 1 productos de la empresa? 7 ¿Existen problemas en la adquisición de la x 1 mercadería solicitada? 8 ¿Se aplica métodos de valuación de inventarios? x 1 9 ¿Las condiciones físicas en las que se mantiene los x 1 documentos que respaldan las compras y ventas de productos son adecuadas? 10 ¿Se realiza periódicamente los registros de x 1 inventarios de la empresa y otros datos para determinar las existencias que tienen poco movimiento o son obsoletas? TOTAL 7 3 Elaborador por: Remache David, Sotalín Paúl Supervisado por: Phd. Mikel Ugando Peñate Fecha: Fecha: Fuente de información: Investigación Propia N° 1

Nota. Fuente. Investigación propia AUTOSOTCA Cía. Ltda. Elaborado por. Remache, D., Sotalín, P

69 Tabla 21: Nivel de Confianza y riesgo - Respuesta al Riesgo Total de respuestas Total de respuestas positivas Calificación ponderada Nivel de confianza NC= RESP POSITIVAS/ CALIF. POND X 100 Nivel de riesgo: 100% - NC% Elaborado por: Remache David, Sotalín Paúl Fecha:

10 7 10 70% 30% Supervisado por: Phd. Mikel Ugando Peñate Fecha:

Nota. Fuente. Investigación propia AUTOSOTCA Cía. Ltda. Elaborado por. Remache, D., Sotalín, P

RESPUESTA AL RIESGO

70% 30%

NIVEL DE CONFIANZA

NIVEL DE RIESGO

Figura 14. Ponderación Respuesta al Riesgo Fuente. Investigación propia AUTOSOTCA Cía. Ltda. Elaborado por. Remache, D., Sotalín, P.

70 Tabla 22: Actividades de Control Actividades de control Actividades Si No Posit. Negat. Observ. ¿La empresa tiene una buena distribución del x 1 espacio físico? 2 ¿Se verifica que los documentos sean llenados x 1 adecuadamente por una persona eficiente y competente de acuerdo a las operaciones que se realiza en los inventarios? 3 ¿En la empresa AUTOSOTCA S.A ha x 1 establecido un sistema de doble revisión de las anotaciones del inventario, con respecto al detalle y sus cantidades? 4 ¿La administración de la compañía se ha x 1 designado por un personal específico para el control de las ventas de los productos? 5 ¿Se registra a tiempo las compras y x 1 transferencias del inventario de mercadería en el sistema? 6 ¿Se entrega los pedidos de la mercadería dentro x 1 de las fechas estables o acordadas con los clientes? 7 ¿Se verifica el estado de las mercadería esté x 1 correctamente en buen estado al momento de adquirir con los proveedores al igual en la venta de los mismos? 8 ¿Se verifica constantemente si se ha generado en x 1 la empresa compras inusuales y costosas en mercadería? 9 ¿Se realiza reportes internos de ingresos x 1 previamente enumerados y rendición de cuenta de los mismos? 10 ¿Se establece personas responsables para la x 1 seguridad y cuidado de la mercadería de la empresa? 11 ¿La empresa AUTOSOTCA Cía. Ltda. Tiene x 1 escrito las políticas para el ciclo del inventarios? 12 Realiza recuento físico de los stock necesarios y x 1 existentes en el almacén frecuentemente 13 ¿La empresa confecciona instrucciones x 1 definidas y adecuadas para poder realizar los inventarios físicos? TOTAL 5 8 Elaborador por: Remache David, Sotalín Paúl Supervisado por: Phd. Mikel Ugando Peñate Fecha: Fecha: N° 1

Nota. Fuente. Investigación propia AUTOSOTCA Cía. Ltda. Elaborado por. Remache, D., Sotalín, P

71 Tabla 23: Nivel de Confianza y riesgo - Actividades de Control Total de respuestas 13 Total de respuestas positivas 5 Calificación ponderada 13 Nivel de confianza 38% NC= RESP POSITIVAS/ CALIF. POND X 100 Nivel de riesgo: 100% - NC% 62% Elaborado por: Supervisado por: Remache David, Sotalín Paúl Phd. Mikel Ugando Peñate Fecha: Fecha: Nota. Fuente. Investigación propia AUTOSOTCA Cía. Ltda. Elaborado por. Remache, D., Sotalín, P

ACTIVIDADES DE CONTROL

62% 38%

NIVEL DE CONFIANZA

NIVEL DE RIESGO

Figura 15. Ponderación Actividades de Control Fuente. Investigación propia AUTOSOTCA Cía. Ltda. Elaborado por. Remache, D., Sotalín, P.

72 Tabla 24: Información y Comunicación Información y comunicación Actividades Si No Posit. Negat. Observ. ¿AUTOSOTCA Cía. Ltda., existen políticas x 1 empresariales relacionados con la información y comunicación? 2 ¿La comunicación interna de AUTOSOTCA, la x 1 administración y el área de inventarios es fluida y oportuna? 3 ¿La empresa realiza informes y se comunica x 1 oportunamente sobre los niveles de existencia en los inventarios? 4 ¿La empresa da a conocer el grado de eficiencia x 1 para el cumplimiento de los objetivos? 5 ¿El personal de bodega es informado sobre las x 1 compras realizadas oportunamente? 6 ¿La información que se imparte dentro de la x 1 empresa es confiable al igual que los registros de sus operaciones en el área de inventarios? 7 El sistema que utiliza la empresa, reporta informes x 1 actualizados y acordes a los saldos reales de los productos. TOTAL 2 5 Elaborador por: Remache David, Sotalín Paúl Supervisado por: Phd. Mikel Ugando Peñate Fecha: Fecha: Fuente de información: Investigación Propia N° 1

Nota. Fuente. Investigación propia AUTOSOTCA Cía. Ltda. Elaborado por. Remache, D., Sotalín, P

73 Tabla 25: Nivel de Confianza y riesgo - Información y Comunicación Total de respuestas 12 Total de respuestas positivas 5 Calificación ponderada 12 Nivel de confianza 42% NC= RESP POSITIVAS/ CALIF. POND X 100 Nivel de riesgo: 100% - NC% 58% Elaborado por: Supervisado por: Remache David, Sotalín Paúl Phd. Mikel Ugando Peñate Fecha: Fecha: Nota. Fuente. Investigación propia AUTOSOTCA Cía. Ltda. Elaborado por. Remache, D., Sotalín, P

I NFO RMACI Ó N Y CO MUNI CACI Ó N

58%

42%

NIVEL DE CONFIANZA

NIVEL DE RIESGO

Figura 16. Ponderación Información y Comunicación Fuente. Investigación propia AUTOSOTCA Cía. Ltda. Elaborado por. Remache, D., Sotalín, P.

74 Tabla 26: Supervisión y Monitoreo Supervisión y monitoreo Actividades Si No Posit. Negat. Observ. Existe un cronograma de control para las actividades X 1 que se ejecutan en AUTOSOTCA CÍA LTDA. 2 ¿Se realiza la verificación oportuna de los diferentes x 1 registros contables de los inventarios? 3 La mercadería que consta en el sistema contable x 1 concuerda con el que existe en bodega 4 La empresa posee planes acciones correctivos x 1 5 ¿Existen mecanismos para la detección de x 1 deficiencias en el control interno de gestión de inventarios? 6 ¿La empresa analiza mensualmente la rotación de x 1 inventarios? 7 ¿AUTOSOTCA CÍA LTDA., realiza auditorías x 1 internas? TOTAL 2 5 Elaborador por: Remache David, Sotalín Paúl Supervisado por: Phd. Mikel Ugando Peñate Fecha: Fecha: Fuente de información: Investigación Propia N° 1

Nota. Fuente. Investigación propia AUTOSOTCA Cía. Ltda. Elaborado por. Remache, D., Sotalín, P

75 Tabla 27: Nivel de Confianza y riesgo - Supervisión y Monitoreo

7 2 7 29% 71% Supervisado por: Phd. Mikel Ugando Peñate Fecha:

Nota. Fuente. Investigación propia AUTOSOTCA Cía. Ltda. Elaborado por. Remache, D., Sotalín, P

MONITOREO

71% 29%

NIVEL DE CONFIANZA

NIVEL DE RIESGO

Figura 17. Ponderación Monitoreo Fuente. Investigación propia AUTOSOTCA Cía. Ltda. Elaborado por. Remache, D., Sotalín, P.

La elaboración del cuestionario de control interno, es una herramienta de recolección de información de datos que permite realizar una evaluación sobre el control interno en la gestión de los inventarios, por lo cual están diseñados bajo el modelo de los componentes del COSO ERM, que ayudan a medir el nivel de eficacia y eficiencia en la gestión de los inventarios identificando también el nivel de riesgo que poseen de acuerdo al impacto a las operaciones que realiza la empresa AUTOSOTCA Cía. Ltda., de acuerdo a las actividades en el área de inventarios Por lo tanto, el presente documento está aplicado al gerente de la empresa y a la vez a las personas que laboran dentro de la empresa, contando una información relevante y veraz referente al manejo de los inventarios que mantiene la empresa, identificando las diferentes problemáticas o debilidad que la empresa presente en la gestión de los inventarios.

76 5.3.2.6. Valoración de los componentes N°

Componente

Ambiente de control

Área crítica

Impacto

AUTOSOTCA no tiene un manual de ética o un reglamento interno formalmente establecido y no posee disposiciones escritas sobre las funciones, estrategias y objetivos que debe cumplir cada empleado en el área de inventarios a través de políticas internas Medio: Nivel de riesgo alto de No se realiza rendiciones de 60% cuentas de cada una de las operaciones que se ejecutan dentro del área de inventarios

En el área de inventarios no existe un personal responsable La empresa no posee un plan estratégico que ayude a la dirección al cumplimiento de sus objetivos organizacionales, por la falta de una misión y visión establecida en AUTOSOTCA S.A

Carece de un mapa de Establecimiento procesos que direccionen de objetivos cada una de sus actividades

Identificación de los riesgos

La empresa no cuenta con un plan de ventas que ayude a

Desarrollar un manual de ética y establecimiento de la estructura organizacional y sus respectivas funciones bien definidas y establecidas en algún documento para su debido cumplimiento

Establecer dentro del cronograma del plan de operaciones de la empresa la rendición de cuentas ya sea mensual o trimestral para un mejor control en los inventarios y a la vez analizar el desempeño de cada una de las partes involucradas Establecer un jefe en el área de inventarios para un control claro y preciso de las entradas y salidas de la mercancía del almacén al igual que el estado que tengan las mismas Realizar un plan de direccionamiento estratégico, elaboración de misión, visión y valores institucionales, al igual objetivos claros y concisos que la empresa cumpla en determinado tiempo

Medio: El nivel de riesgo detectado es el 57%

AUTOSOTCA S.A no realiza una evaluación frecuente de los inventarios aunque a pesar de ello, la empresa establece un nivel de riesgo para daños o pérdidas que existan en el área de inventarios La empresa sabe identificar eventos de riesgos que afectan en sus inventarios, pero le falta controlar más el desarrollo de los registros de los mismos

Recomendaciones

Medio: El nivel de riesgo es del 43%

Diseñar un mapa de procesos para la identificación como se realiza los trabajos dentro de la empresa, permitiendo reducir el ciclo de tiempo y aumentado la calidad de cada una de sus operaciones, a la vez ayuda analizar la estructura organizativa de la empresa Realizar evaluaciones sobre el estado de la mercadería, a la vez la persona encargada de los custodios de las existencias que se encuentran almacenadas tienen que tener un acta de responsabilidad que permitan una garantía del control y recuperación que existe en casos de los deterioros o faltantes que existan. Desarrollar políticas que mejoren la ejecución de los procesos evitando tener riesgos, a la vez más establecer un cronograma o planificación para un control exhaustivo sobre las transacciones que se realizan en los inventarios y comparabilidad entre sus existencias real con las del sistema Aplicar políticas de ventas que ayuden a maximizar el beneficio o incremento de las

Evaluación de Riesgos

coordinar con la gestión de su cartera La empresa no cuenta con un control periódico sobre las facturación y cobranzas que se realiza con respecto a los inventarios El área de inventarios tiene políticas definidas empíricamente, a la vez no existe una persona que se dedique exclusivamente al manejo y custodia del bodegaje y la venta del Alto: El nivel de mismo riesgo detectado La empresa no revisa es del 58% frecuentemente los productos dañados e inutilizables

Actividades de control

Información y comunicación

La empresa realiza verificaciones de la documentación de los Bajo: La empresa movimientos de inventarios, mantiene un 30% pero su control no es de nivel de riesgo periódico por lo tanto se puede presentar retrasos de adquirir vender productos La empresa no realiza un sistema de doble revisión de anotaciones de inventarios, por lo tanto se pueden registrar a destiempo compras y transferencias. Alto: el nivel de riesgo es del 62% No existe un control o verificación de compras y ventas inusuales y costosas de mercadería. Falta de sugerencias y quejas, a la vez su comunicación no es oportuna sobre los niveles de existencia en los inventarios en todas las áreas, afectando el grado de eficiencia en el cumplimiento de los objetivos El sistema contable a veces no concuerda con el registro contable comparando con lo que existe realmente en bodega, produciendo un problema ya sea en la venta por falta de carencia, o

Se requiere aplicar políticas internas para un mejor manejo de los inventarios a la vez se recomienda contratar un personal que se dedique exclusivamente al reguardo de los inventarios y que también permita identificar el estado de los mismos

Es necesario mitigar los riesgos por pérdidas o defectos que puede sucederle a la mercadería, se debe contratar un seguro que cubra estas eventualidades.

La empresa no cuenta con medidas de protección de los productos

Respuesta al Riesgo

ventas comparadas al año anterior, a través de proyecciones de ventas periódicas Establecer evaluaciones de cada uno de los registros de compra y venta de los inventarios que realice la empresa, a la vez el control de sus registros de contabilización del mismo

Medio: Se obtuvo un nivel de riesgo del 58%

Establecer políticas de supervisión y control permanente de cada uno de los movimientos que se tiene en el inventario de la empresa

Realizar un manual instructivo que se defina sobre las actividades y la manera de realizar los inventarios físicos, a la vez establecer políticas que ayuden a un mejor control, y movimiento en el ciclo de los inventarios, y definición de una persona responsable de los registros y también el cuidado de las existencias de la empresa, a través de realización de reportes internos que sean vistos dentro de rendiciones de cuentas que la empresa debe realizar frecuentemente Las existencias deben estar codificadas, y localizadas según su tipo o uso Establecer de métodos para la generación de información en todos las áreas y un mejor desarrollo de políticas y estrategias para los procesos de comunicación de la empresa

Realizar actualizaciones permanentes sobre las entradas y salidas de los productos, y comunicar oportunamente

78 comprando de más la mercadería, ya que el reporte que brinda no es actualizado Falta de un cronograma de seguimiento y control de cada una de las actividades en el área de inventario, y falta de evaluación constante que identifique detección de deficiencias en la gestión de inventarios

Monitoreo

La empresa no realiza evaluaciones internas

Los planes de acciones correctivos que la empresa aplica son empíricamente, No cuenta con un sistema de custodio adecuado

Realizar evaluaciones de cada uno de los procesos en la gestión de inventarios, como también utilización de indicadores que ayuden a evaluar, y aplicación de políticas y estrategias para una mejor ejecución de las actividades de la empresa, todo esto debe estar programado en el plan de operaciones de AUTOSOTCA. S.A Realizar inventarios periódicamente para un control exacto para evitar pérdidas, Alto: Nivel de robos, faltantes o compras innecesarias, a riesgo es del 71% la vez estableciendo un sistema de mínimo y máximo en los inventarios Tener un plan de dotación de elementos de seguridad, al igual que revisión y mantenimiento de las existencias de la empresa Tener firmas de responsabilidad por parte del gerente y jefe de inventarios cada vez que exista entrada y salida de inventarios sin requerir facturación

Figura 18. Valoración de los componentes Fuente. Investigación propia AUTOSOTCA Cía. Ltda. Elaborado por. Remache, D., Sotalín, P.

ELABORADO POR: Paúl Sotalín

SUPERVISADO POR: Phd. Mikel Ugando Peñate

79 5.3.2.7. Carta a Gerencia Santo Domingo, 25 de marzo de 2017 Tnlgo. José Pablo Sotalín P. Gerente de AUTOSOTCA SOTALÍN CAMACHO CIA. LTDA. Con relación al trabajo de auditoría para AUTOSOTCA SOTALÍN CAMACHO CIA. LTDA., al 31 de diciembre del 2016, efectuamos un estudio y evaluación del sistema de control interno de la Compañía para el ciclo de inventarios, en la extensión que consideramos necesaria para evaluar dicho sistema como lo requieren las Normas Internacionales de Auditoria y Aseguramiento. Dichos estudios y evaluaciones tuvieron como propósito establecer la naturaleza, extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoría necesarios para el mejoramiento del manejo de inventarios. La Administración de AUTOSOTCA SOTALÍN CAMACHO CIA. LTDA., es la única responsable por el diseño y operación del sistema de control interno. En cumplimiento de esta responsabilidad, la Administración realiza estimaciones y formula juicios para determinar los beneficios esperados de los procedimientos de control interno y los costos correspondientes. El objetivo del sistema de control interno es proporcionar a la Administración una razonable (no absoluta) seguridad de que los activos están salvaguardados contra pérdidas por uso o disposición no autorizadas, y que las transacciones han sido efectuadas de acuerdo con las autorizaciones de la Administración y registradas adecuadamente para permitir la preparación de los estados financieros de acuerdo con Normas Internacionales de Información Financiera. En vista de las limitaciones inherentes a cualquier sistema de control interno, es posible que existan errores e irregularidades no detectados. Igualmente, la proyección de cualquier evaluación del sistema hacia periodos futuros está sujeta al riesgo de que los procedimientos se tornen inadecuados por cambios en las condiciones o que el grado de cumplimiento de los mismos se deteriore. Nuestro estudio y evaluación, realizados con el exclusivo propósito descrito en el primer párrafo, no necesariamente tienen que haber revelado todas las debilidades significativas en el sistema de control relacionado con los aspectos administrativos, contables, tributarios y de

80 procedimientos. Basados en nuestra revisión del ciclo de inventarios, hemos redactado ciertas recomendaciones tendientes a mejorar el sistema de control interno. Dichas recomendaciones no incluyen todas las posibles mejoras que un examen pormenorizado podría haber revelado, sino las de aquellas áreas que requieren mejoramiento potencial y que llamaron nuestra atención durante nuestras visitas.

Atentamente,

Remache & Sotalín Company Auditores

81 Informe de hallazgos del Sistema de Control Interno En el siguiente informe se detallan los problemas encontrados por el equipo de trabajo dentro de la evaluación al ciclo de inventarios de AUTOSOTCA SOTALÍN CAMACHO CIA. LTDA., identificando cada hallazgo, su conclusión y recomendación, respectivamente: 1. Existe un deficiente control interno en el área de inventarios AUTOSOTCA carece de un reglamento interno formalmente establecido, escasez de disposiciones escritas sobre funciones, estrategias y objetivos que debe cumplir cada empleado en el área de inventarios a través de políticas internas, además no cuenta con un responsable dentro de dicha área. Finalmente, no se realiza rendición de cuentas de las operaciones que se ejecutan. Recomendación Se propone el desarrollo de un reglamento y establecer una estructura organizacional y sus respectivas funciones bien definidas de manera formal, para su debido cumplimiento y un posterior seguimiento. También es importante fijar dentro del cronograma del plan de operaciones de la empresa la rendición de cuentas periódicamente para un mejor control en los inventarios y a la vez analizar el desempeño de cada una de las partes involucradas. 2. Falta de cumplimientos de objetivos organizacionales La empresa no posee un plan estratégico que ayude a la dirección al cumplimiento de sus objetivos, además de la falta de una misión y visión establecida en la compañía, también carece de un mapa de procesos que direccionen cada una de sus actividades. AUTOSOTCA CIA. LTDA. no realiza una evaluación frecuente de los inventarios, aunque a pesar de ello, la empresa establece un nivel de riesgo para daños o pérdidas que existan en el área. Recomendación Se debería realizar un plan de direccionamiento estratégico, elaboración de misión, visión, valores institucionales y objetivos claros a cumplir. También ejecutar el diseño de un mapa de procesos permitiendo reducir tiempos y aumentar la calidad de cada una de sus operaciones. Por último, realizar evaluaciones sobre el estado de la mercadería, garantizando el control y recuperación en casos de deterioro o faltantes que existan. 3. Poca gestión para recuperación de cartera La empresa no cuenta con un plan de ventas que ayude a coordinar con la gestión de su cartera. Además, no realiza un control periódico sobre la facturación y cobranzas que se realiza con respecto a los inventarios. Recomendación Se recomienda la aplicación de políticas de ventas con el fin de maximizar el beneficio económico a través del incremento de las ventas, tomando como referencia un periodo anterior. También es importante fijar evaluaciones de cada uno de los registros de

82 compra y venta de los inventarios que realice la empresa, a la vez el control de sus registros de contabilización del mismo. 4. Definición empírica de políticas relacionadas al manejo de inventarios El área de inventarios tiene políticas definidas empíricamente, a la vez no existe una persona que se dedique exclusivamente al manejo y custodia del bodegaje y la venta del mismo. La empresa no revisa frecuentemente los productos dañados e inutilizables y no cuenta con medidas de protección de los productos. Recomendación Se requiere aplicar políticas internas para un mejor manejo de los inventarios a la vez se recomienda contratar personal dedicado exclusivamente al resguardo de los inventarios para así conocer permanentemente el estado de los mismos. Se deben establecer parámetros necesarios para determinar el deterioro que sufren los inventarios, siendo posible su contabilización. 5. No existe control periódico de la rotación de inventarios Si bien la compañía realiza verificaciones de la documentación de los movimientos de inventarios, su control no es óptimo y constante, razón por la cual se presentan retrasos en la adquisición e incluso venta de mercadería. Recomendación Se recomienda establecer políticas de supervisión permanente, para un ideal control del ciclo de inventarios, y así evitar problemas de stock y ventas, respectivamente; incluyendo un responsable, codificación optima de mercadería, elaboración de reportes internos y evaluaciones constantes al ciclo. 6. Inconsistencias entre el inventario físico y reportes del sistema contable Debido a fallas por registros tardíos u omisiones de contabilización en cuanto a la mercadería vendida, devoluciones o cambios, la empresa no cuenta con información real en el sistema contable, acerca de la cantidad y condiciones del inventario físico que mantiene, generando problemas para abastecerse en mercadería adecuadamente. Recomendación Todas las transacciones deben registrarse en el momento en el que ocurren para evitar futuras omisiones e inconsistencias entre el inventario que en realidad existe; además es importante dar seguimiento y mantenimiento al sistema contable a fin de que todas las operaciones se registren y contabilicen correctamente. 7. Inadecuado control y seguimiento de las operaciones relacionadas al manejo de inventarios Falta de un cronograma de seguimiento y control de actividades en el área de inventario, y poca evaluación que identifique detección de deficiencias en la gestión de inventarios. La empresa no realiza evaluaciones internas, e incluso los planes de acción correctivos

83 que la empresa aplica empíricamente, significan un problema para el ciclo de inventarios dentro de AUTOSOTCA CIA. LTDA. Recomendación Se deben realizar evaluaciones de cada uno de los procesos en la gestión de inventarios, además de la utilización de indicadores que ayuden a evaluarla, gestionar la aplicación de políticas y estrategias para una mejor ejecución de las actividades de la empresa, todo esto debe estar programado en el plan de operaciones de AUTOSOTCA CIA. LTDA. Finalmente, se recomienda realizar una toma física de inventarios periódicamente para un control exacto, evitar pérdidas, robos, faltantes o compras innecesarias, a través de la fijación de un estándar de cantidades mínimas y máximas en los inventarios.

ELABORADO POR:

Remache & Sotalín

SUPERVISADO POR:

Phd. Mikel Ugando Peñate

84 5.3.3. Propuestas de políticas y procedimientos 5.3.3.1. Políticas propuestas AUTOSOTCA CÍA. LTDA. PROPUESTA DE POLÍTICAS PARA LA EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA GESTIÓN DE INVENTARIOS OBJETIVO Diseñar políticas que permitan mejorar el control de mercaderías en el área de inventarios de la empresa. 1) AMBIENTE DE CONTROL El manual de funciones exclusivamente será para cada puesto de trabajo previamente revisado y autorizado, acoplado a las actividades y necesidades que desempeña la empresa, además estableciendo sus alcances y limitaciones. El establecimiento del estatuto interno así como las sanciones y multas se aplican al mal desempeño o acciones ilegales que puedan cometer los trabajadores, previamente aprobado por la junta de accionistas de AUTOSOTCA CIA LTDA, reduciendo riesgos de mal entendidos o juicios laborales. 2) ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS Se debe tener la meta clara de la empresa, previniendo los riesgos que pueden suceder en las actividades cotidianas fruto de factores internos o externos que afectarían a la entidad. La declaración de la: misión, visión, y valores institucionales de la empresa existen para que los trabajadores conozcan los objetivos a lograr en un futuro, como lo quieren lograr, y a su vez incentivar el espíritu de pertinencia de parte de los colaboradores. Los Informes a los accionistas de la empresa serán realizados mediante junta ordinaria, exponiendo las acciones a tomar en caso de suceder un evento negativo y lo que se debe tener en cuenta respecto a las decisiones y lo que conlleva a un riesgo. La guía de evaluación de riesgos se creó con el fin de dar una clara respuesta a los sucesos inesperados que podrían sucederle a la empresa. 3) IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS El establecimiento del plan de reacción en caso de un suceso inesperado negativo fruto de factores externos, detallará las acciones que se realizaran para enfrentar lo sucedido y reducir el impacto. La realización de simulacros con los trabajadores de la entidad, ayudará a simular un desastre natural que afecte a los inventarios físicos de la empresa, para así saber cómo actuar, que decisiones tomar y como cuidar la mercadería que se encuentre en riesgo de ser afectada. La verificación del cumplimiento de la señalética en las instalaciones de la entidad servirá para prevenir multas con las entidades reguladoras de riesgos naturales y a su vez asignar un trabajador específico que se encargue de esta evaluación mensualmente y reportándolo a la presidencia mediante informe detallado. 4) EVALUACIÓN DEL RIESGOS El establecimiento de un formato de evaluación de riesgos elaborado por el encargado de mercaderías y aprobado por los accionistas servirá como reporte físico de los resultados obtenidos referentes al mismo. Se tiene que evaluar los riesgos que pueden suceder en la empresa, como por ejemplo los cambios en la normativa tributaria o desastres naturales que pueden afectar a la infraestructura del local mediante dos perspectivas: Probabilidad e impacto. El encargado autorizado de la empresa tendrá que realizar la evaluación de los riesgos mediante una metodología cualitativa y cuantitativa. 5) RESPUESTA AL RIESGO

85 La adecuación de sistemas de cámaras de seguridad y equipos anti fuego en caso de robos o corto circuitos fruto de descuidos del personal de bodega u otros externos ayudarán a reducir la amenaza de pérdidas de mercadería. La implementación del sistema de Kárdex físicas de los inventarios de mercadería para mejorar el almacenamiento, y así evitar, reducir, compartir y aceptar el impacto en los saldos reflejados en el sistema. La capacitación anual a los accionistas de la empresa sobre asuntos de riesgos, toma de decisiones y evaluación , se realizará con el fin de reducir perdidas en las utilidades. 6) ACTIVIDADES DE CONTROL El manejo de tarjetas Kárdex por parte del encargado de bodega será un registro físico de las entradas y salidas de mercadería en caso de que el sistema contable computarizado falle o exista perdida de información. El documento de control de salida de mercadería temporal tendrá un tiempo máximo de 3 días en caso que se necesite trasladar productos a otro local asociado a la empresa. La ejecución de procedimientos preventivos y detectivos, por parte de la gerencia a las actividades de la empresa serán esenciales. 7) INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Se utilizarán canales de comunicación para transmitir eventualidades por parte de los trabajadores y encargado de bodega hacia la junta de accionistas de la empresa, para así agilitar el procedimiento. Se tienen que llenar documentos de sustento referente a los informes de actividades, eventualidades y controles de los inventarios con el fin dar a conocer el estado físico de los productos. Se debe utilizar el correo interno empresarial con dirección personal de cada empleado, para agilitar los requerimientos y decisiones en las actividades cotidianas, a la vez tener sustento de los procesos por fecha. 8) SUPERVISIÓN Y MONITOREO El supervisor encargado de los inventarios tiene que cumplir con eficiencia su trabajo referente al control interno dentro de los trabajadores y asignar un veedor de la junta de accionistas que lo confirme. El Control de la cantidad de stock de cada producto en el área de bodega servirá para decidir cuándo y cuánto comprar al momento de la adquisición de mercadería a los proveedores La Evaluación del programa contable de la empresa, comprobará si existen errores informáticos y revisará que la información reflejada esta correcta con los documentos físicos entregados por el encargado de bodega sea correctos. Figura 19. Tabla de propuesta de políticas para la evaluación del sistema de control interno de la gestión de inventarios Fuente. Investigación propia AUTOSOTCA Cía. Ltda. Elaborado por. Remache, D., Sotalín, P.

5.3.3.2. Procedimientos propuestos Tomando en cuenta la reestructuración presentada en el organigrama con las nuevas funciones propuestas al igual que las políticas se ha procedido a incluir nuevos procesos en el ciclo de inventarios, al haber escogido como método de evaluación los flujogramas en estos se presentarán las modificaciones efectuadas en donde se constarán los cambios realizados, para una fácil identificación las modificaciones han sido resaltadas.

86 Flujograma de Compras Propuesto Nº

DESCRIPCIÓN

ACTIVIDAD DOCUMENTO RESPONSABLE

GRÁFICO INIC IO

Revisión del nivel de stock en el sistema contable

Revisión de Kárdex

Determina el volumen de existencias que deberán adquirirse

Envío de informe al Gerente sobre la mercadería que es requerida para inventario

Vendedor

Aprueba el informe

Gerente

Elaboración de orden de pedido como archivo interno

Gerente

Contacta con el proveedor

Gerente

Acuerdo de precios de compra y condiciones de pago

Gerente

Realiza el pedido de la mercadería

Gerente

10 Recepción de la mercadería solicitada

Bodeguero

12 Entrega de la factura de compra al auxiliar contable

Bodeguero

13 Ingreso de la compra de mercadería al sistema contable

Auxiliar contable

14 Elaboración de Kárdex sobre la mercadería ingresada

Bodeguero

Auxiliar contable

Verifica del estado, condiciones y volumen de la mercadería recibida en concordancia con la factura.

15 Emite etiqueta codificadora para cada producto ingresado

Vendedor X

Vendedor Vendedor

16 Etiquetado de la mercadería ingresada

Bodeguero

17 Almacenaje de los productos

Bodeguero FIN

Figura 20. Flujograma de Compras Propuesto Fuente. Investigación propia AUTOSOTCA Cía. Ltda. Elaborado por. Remache, D., Sotalín, P.

El flujograma presentado señala y expone en color amarillo los cambios propuestos por parte del equipo de trabajo en cuanto a las actividades que se realizan actualmente en AUTOSOTCA CIA. LTDA., se busca que, a través de dichos cambios, se logre mejorar el sistema de control interno separando e identificando las tareas que cada responsable tendrá, para el cumplimiento óptimo del proceso de compras. Se propone que el cargo de vendedor sea ocupado por una sola persona mientras que se designe un bodeguero, en donde exista segregación de funciones de acuerdo a cada cargo. Además, se propone un incremento de actividades dentro del proceso que incluya: una comparación entre la información generada desde el sistema contable y la obtenida mediante una toma física del inventario, elaboración de una orden de pedido para archivo interno que

87 ayudará a ratificar que la mercadería recibida concuerde con lo solicitado en primera instancia, y finalmente la continuidad de la elaboración de la Kardex registrada por el bodeguero y que, del mismo modo, se constatará con la información generada desde el sistema. Flujograma de Devolución en Compras Propuesto Nº

DESCRIPCIÓN

ACTIVIDAD DOCUMENTO RESPONSABLE

GRÁFICO INIC IO

Revisión del nivel de stock en el sistema contable

Revisión de las Kardex

Determina el volumen de existencias que deberán adquirirse

Envío de informe al Gerente sobre la mercadería que es requerida para inventario

Vendedor

Aprueba el informe

Gerente

Contacta con el proveedor

Gerente

Acuerdo de precios de compra y condiciones de pago

Gerente

Realiza el pedido de la mercadería

Gerente

Elaboración de orden de pedido como archivo interno

Gerente

Bodeguero

10 Recepción de la mercadería solicitada

Vendedor X

Vendedor Vendedor

Verifica del estado, condiciones y volumen de la mercadería recibida en concordancia con la factura

Bodeguero

Si existe alguna inconsistencia, en calidad, cantidad o tipo de mercadería, se informa al auxiliar contable y se entrega la factura

Bodeguero

Contacto con el proveedor para comunicar la mercadería a ser 13 devuelta, y las soluciones que éste proporcionará al requerimiento de la empresa

Gerente

14 Envío de la mercadería al proveedor

Bodeguero

15 Respuesta y envío de nota de crédito por la devolución efectuada

Proveedor

16 Ingreso de nota de crédito al sistema de la empresa

Auxiliar contable FIN

Figura 21. Flujograma de Devolución en Compras Propuesto Fuente. Investigación propia AUTOSOTCA Cía. Ltda. Elaborado por. Remache, D., Sotalín, P.

Dentro del proceso de devolución en compras se propone un Kardex o registro manual por parte del bodeguero, de todas las entradas y salidas de mercadería a fin de llevar un control óptimo de la misma, y que a su vez sea representación fiel de la información contenida en el sistema contable de AUTOSOTCA CIA. LTDA.

88 Flujograma de Venta Propuesto Nº

DESCRIPCIÓN

ACTIVIDAD

DOCUMENTO

RESPONSABLE

GRÁFICO INIC IO

Acercamiento del cliente a la empresa

Cliente

Pedido de la mercadería

Cliente

Atención y revisión de la mercadería solicitada en el sistema

Vendedor

Pedidode la mercadería a bodega para que el cliente observe

Vendedor

Muestra de la mercadería solicitada

Bodeguero

Decide si realiza la compra

Cliente

Informa al auxiliar contable los artículos a facturar

Solicita información al cliente para la facturación

Auxiliar contable

Cobra la venta / Pago al contado

Auxiliar contable

Verifica la mercadería vendida con la factura realizada por el auxiliar contable

Bodeguero

Entrega del pedido al cliente

Bodeguero

Recibe el pedido

Cliente

Ingreso en la Kardex fisica de la salida de mercadería

Vendedor

Bodeguero FIN

Figura 22. Flujograma de Venta Propuesto Fuente. Investigación propia AUTOSOTCA Cía. Ltda. Elaborado por. Remache, D., Sotalín, P.

Para el proceso de venta a contado se propone un flujograma con actividades adicionales que permitan mejorar el sistema de control interno separando e identificando las tareas que cada responsable tendrá, para el cumplimiento óptimo de dicho proceso; es así que se separan funciones donde solo el bodeguero tiene responsabilidad directa en cuanto a salidas de mercadería para realizar ventas; y de igual manera lleva un control manual a través de una Kardex que no tendrá diferencias en cuanto a la información que consta en el sistema de la empresa.

89 Flujograma de Devolución Venta Propuesto Nº

DESCRIPCIÓN

ACTIVIDAD

DOCUMENTO

RESPONSABLE

GRÁFICO INIC IO

Acercamiento del cliente a la empresa

Informa sobre condiciones por la mercadería objeto de devolución o cambio presentando la factura original

Cliente X

Cliente Vendedor

Atención y constatación de los aspectos mencionados por el cliente

Se procede a hacer cambio de artículo o devolución de dinero

En caso de devolución de mercadería, se informa al auxiliar contable.

Anulación de la factura emitida originalmente

Devolución del dinero equivalente al artículo pagado por el cliente

Auxiliar contable

En caso de cambio de artículo, se procede a la búsqueda de la mercadería solicitada

Bodeguero

Muestra del nuevo producto

Bodeguero

Informa al auxiliar contable los artículos a facturar

Procede a anular la factura original y emitir una factura nueva

Verifica la mercadería vendida con la factura realizada por el auxiliar contable

Bodeguero

Entrega del pedido al cliente

Bodeguero

Recibe el pedido

Cliente

Ingreso en la Kardex fisica del ingreso y salida de mercadería

Vendedor Vendedor

Auxiliar contable

Vendedor

Auxiliar contable

Bodeguero FIN

Figura 23. Flujograma de Devolución Venta Propuesto Fuente. Investigación propia AUTOSOTCA Cía. Ltda. Elaborado por. Remache, D., Sotalín, P.

En el proceso de devolución en ventas se propone la distinción de las actividades o funciones que tendrán cada trabajador de la empresa en la Kárdex o registro manual que elaborara el bodeguero se registrarán las entradas y salidas de mercadería a fin de llevar un control óptimo de la misma, y que a su vez sea representación fiel de la información contenida en el sistema contable de AUTOSOTCA CIA. LTDA.

90 5.3.4. Propuesta de organigrama para la empresa AUTOSOTCA

JUNTA DE SOCIOS PAÚL ANDRÉS SOTALÍN CAMACHO PRESIDENTE JOSÉ PABLO SOTALÍN PILLAJO GERENTE EVELIN TATIANA CABEZAS CONTADORA

EDGAR GUALPA

LADY CABEZAS

VENDEDOR

AUXILIAR CONTABLE BRYAN SOTO BODEGUERO

Figura 24. Organigrama Propuesto Fuente. Investigación propia AUTOSOTCA Cía. Ltda. Elaborado por. Remache, D., Sotalín, P.

Después de analizar la información recopilada se ha procedido a presentar una estructura organizacional para AUTOSOTCA CIA. LTDA., basada en las necesidades que presenta la empresa, guiándose en los procesos que actualmente se realizan e intervienen en el ciclo de inventarios, se ha procedido a eliminar el puesto de vendedor y crear el puesto de bodeguero que desarrollará ocupaciones diferentes al vendedor, dichas funciones serán expuestas en la siguiente guía. 5.3.4.1. Guía de funciones del Organigrama propuesto Con el nuevo organigrama propuesto existen variaciones en las funciones del personal que labora en la empresa e interviene en el ciclo de inventarios que corresponde desde la compra, pasando por el almacenamiento y terminando en la venta del mismo, en algunos casos se ha efectuado a cambiar a los responsables en la ejecución de los procesos, a continuación, se presentan las nuevas ocupaciones que presentan el gerente, el vendedor, el bodeguero y la auxiliar contable.

GERENTE Distribuye las actividades del personal a su cargo.

BODEGUERO Recepción de mercadería proveniente de los proveedores.

Verifica la codificación y realiza eventualmente el registro Verificación del estado, condición y volumen de la de mercancías que ingresa al almacén. mercadería recibida. Revisa, firma y consigna inventarios en el almacén.

Comprobación de que exista concordancia en los productos con la factura emitida por el proveedor.

Establece métodos de trabajo, registro y control en el Elaboración de Kardex físicas como sistema de control. almacén. Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando Etiquetado de la mercadería. cualquier anomalía. Encargado de solicitar y autorizar la mercadería a los Constatación de la mercadería en el caso de devoluciones. proveedores. Realiza la negociación tanto de precios como las Almacenamiento de la mercadería. condiciones de pago con los proveedores. Elabora registros de los pedidos efectuados a los Verificación y entrega de los productos vendidos . proveedores.

AUXILIAR CONTABLE

Contacto con los proveedores.

VENDEDOR

Archiva requisiciones de mercancías, requisiciones de compra, guías de despacho y órdenes de entrega.

Revisa los niveles de stock de la mercadería tanto en el sistema como en las Kardex que servirán como reportes de Recepción e ingreso delas facturas al sistema. compras. Realización de informes al gerente para requerimiento de Ingresar los productos al sistema. mercadería. Atención al cliente.

Emisión de las etiquetas codificadoras de los productos.

Realiza la venta de los productos

Cobro de la venta.

Ayuda en la constatación física de los productos.

Facturación.

Figura 25. Funciones del Organigrama Propuesto Fuente. Investigación propia AUTOSOTCA Cía. Ltda. Elaborado por. Remache, D., Sotalín, P.

92 5.3.4.2. Instructivo para llenar el documento Guía de salida de mercadería temporal

GUIA DE SALIDA DE MERCADERIA TEMPORAL ARTICULO: CÓDIGO: RESPONSABLE: DESTINO:

FECHA: CANTIDAD:

OBSERVACIONES LAPSO DE TIEMPO AUTORIZADO: AUTORIZADO POR: Figura 26. Guía de salida de mercadería temporal Fuente. Investigación propia AUTOSOTCA Cía. Ltda. Elaborado por. Remache, D., Sotalín, P.

Este documento será utilizado para registrar salidas de mercadería por un tiempo determinado que no exceda los 2 días hábiles, la siguiente guía tiene la finalidad de llevar un control en el movimiento de inventarios, en casos especiales donde la empresa tenga la necesidad de mostrar un producto fuera de las instalaciones de AUTOSOTCA CIA. LTDA. o en caso que un local afiliado a la compañía como “La casa del radiador” requiera ofertarlo con una posibilidad de compra o devolución a bodega. Instrucciones: Artículo: Especificar el nombre del producto que se va a trasladar temporalmente. Fecha: Indicar la fecha exacta en que se realizara el traslado del producto (Día/Mes/Año) Código: Indicar el código del producto registrado en el sistema contable de la empresa. Cantidad: Especificar la cantidad de mercadería que va a ser trasladada temporalmente. Responsable: Nombre de la persona que va a trasladar la mercadería, quien será responsable económicamente de los productos en caso de pérdida o robo. Destino: Especificar el nombre del lugar de destino de la mercadería trasladada, de preferencia colocar las calles y un lugar de referencia cercano.

93 Observaciones: Detallar si los productos salientes son Frágiles, Inflamables u otra característica importante. Lapso de tiempo autorizado: Especificar el tiempo que la mercadería va a estar fuera de la bodega (Máximo 3 días Hábiles) en caso de no cumplir esto, el responsable tendrá que sostenerse a sanciones económicas. Autorizado por: Colocar el nombre de la persona que autoriza la salida de mercadería.

94 5.3.5. Indicadores 5.3.5.1. Indicadores de Control Interno INDICADORES DE CONTROL

% INDICADOR % INDICADOR ANTERIOR ACTUAL

ENTORNO EMPRESARIAL

DIFERENCIA

(+)

(-)

60%

(+)

(-)

57%

(+)

(-)

43%

(+)

(-)

58%

(+)

(-)

30%

(+)

(-)

62%

(+)

(-)

58%

(+)

(-)

71%

(+)

(-)

COMPRAS

(+)

(-)

Ambiente de control

32%

(+)

(-)

28%

(+)

(-)

20%

(+)

(-)

26%

(+)

(-)

17%

(+)

(-)

35%

(+)

(-)

32%

(+)

(-)

40%

(+)

(-)

(+)

(-)

36%

(+)

(-)

16%

(+)

(-)

17%

(+)

(-)

28%

(+)

(-)

24%

(+)

(-)

40%

(+)

(-)

34%

(+)

(-)

32%

(+)

(-)

(+)

(-)

55%

(+)

(-)

52%

(+)

(-)

38%

(+)

(-)

53%

(+)

(-)

25%

(+)

(-)

57%

(+)

(-)

53%

(+)

(-)

66%

(+)

(-)

Ambiente de control Establecimiento de objetivos Identificación de los riesgos Evaluación de riesgos Respuesta al riesgo Actividades de control Información y comunicación Monitoreo

Establecimiento de objetivos Identificación de los riesgos Evaluación de riesgos Respuesta al riesgo Actividades de control Información y comunicación Monitoreo VENTAS Ambiente de control Establecimiento de objetivos Identificación de los riesgos Evaluación de riesgos Respuesta al riesgo Actividades de control Información y comunicación Monitoreo CONTROL DE INVENTARIOS Ambiente de control Establecimiento de objetivos Identificación de los riesgos Evaluación de riesgos Respuesta al riesgo Actividades de control Información y comunicación Monitoreo

Figura 27. Indicadores de Control Interno Fuente. Investigación propia AUTOSOTCA Cía. Ltda. Elaborado por. Remache, D., Sotalín, P.

ACCIONES A TOMAR

95 5.3.5.2. Indicadores de Gestión 

Rotación de inventarios

La aplicación de este indicador nos refleja el número de veces en que el inventario gira o se vende dentro de un tiempo establecido en la empresa, el cálculo se lo realiza de la siguiente manera. Costo de la mercadería vendida Inventario promedio Análisis: El resultado del indicador de rotación de inventario refleja cuantas veces la mercadería rota al año, esto significa que conoceremos cada cuanto mes el inventario se transforma en dinero y además que tiempo la mercadería permaneció en bodega durante ese mismo periodo antes de ser despachada al cliente. 

Duración del inventario

Permite determinar cuántos días dura el inventario dentro de las instalaciones en una entidad. Inventario final Ventas promedios

30 días

Análisis: El presente indicador nos ayuda a conocer si poseemos niveles elevados en los recursos empleados en los inventarios que no permiten tener una realización inmediata y que corren el riesgo de pasar a ser obsoletos o inclusive sufrir daños. 

Antigüedad del inventario

Muestra el porcentaje de mercadería en el inventario que no se encuentra disponible para su respectiva venta por razón de estar dañada, obsoleta, descontinuada o deteriorada, etc. Unidades dañadas + deterioradas + obsoletas Unidades disponibles en inventario Análisis: la información que este indicador proporciona es de vital importancia para la entidad comercial por la razón de suministrar a la empresa la cantidad de mercadería que se debería

96 dar de baja por razones como la obsolescencia, deterioro entre otros factores negativos que enfrentan los inventarios al pasar del tiempo, conociendo esto los encargados de bodega e inventarios pueden tomar acciones inmediatas. 

Exactitud del inventario

Este es el porcentaje de diferencia que existe entre el inventario físico de la mercadería y los datos que se encuentran en el servidor del sistema de la empresa. ( $) Valor de la diferencia Valor total del inventario

X 100

Análisis: El presente indicador refleja el porcentaje de la toma física de la mercadería en relación con al registro que mantiene la empresa sobre sus productos. Este porcentaje obtenido indica el nivel de confianza de los datos del inventario presentes en el sistema interno.

5.4. CONCLUSIONES AUTOSOTCA CIA. LTDA., es una empresa que se dedica a la comercialización de radiadores, mangueras y repuestos para enfriamiento vehicular, y dicha actividad económica se fundamenta principalmente en los procesos ejecutados dentro del ciclo de inventarios, presentando deficiencias en el sistema de control interno de esta área. El levantamiento de información se desarrolló a través de la aplicación de entrevistas, solicitud de documentación y observación directa, es así que se obtuvieron los resultados necesarios para constatar el problema de investigación y por consiguiente verificar la idea a defender, dando lugar al desarrollo de la propuesta de intervención. Mediante la evaluación al control interno al ciclo de inventarios de la compañía se identificaron los riesgos relacionados a dicho ciclo, la observación e información sobre los procesos que se realizan en esta área ayudaron a conocer las prácticas empíricas que se ejecutan, determinando si son totalmente adecuadas y cómo podría mejorarse su cumplimiento. Una vez evaluado el sistema de control interno y analizado sus componentes, el equipo de trabajo identifica los puntos de mejora para la gestión de inventarios en AUTOSOTCA CIA. LTDA., siendo la base de la propuesta de intervención. Con los resultados obtenidos de la evaluación al sistema de control interno de la compañía, se elaboró la carta a gerencia y el informe de hallazgos del sistema de control interno, donde se define de manera clara y concisa los problemas encontrados dentro del ciclo de inventarios y las recomendaciones a seguir para la corrección de éstos. La presentación de los fundamentos teóricos es la base primordial para la comprensión de todos los conceptos aplicados durante el desarrollo del trabajo de titulación y por ende relacionados a la evaluación del sistema de control interno para la gestión de inventarios en AUTOSOTCA CIA. LTDA. En cuanto a la metodología de investigación, se utilizó un enfoque mixto, cuantitativo y cualitativo; investigación de tipo exploratoria, descriptiva y explicativa; determinación de población y muestra; y herramientas empleadas y expuestas para el levantamiento de información.

5.5. RECOMENDACIONES Se pone en consideración la aplicación de la propuesta planteada, Evaluación del Sistema de Control Interno de la gestión de inventarios en AUTOSOTCA CIA. LDA., en Santo Domingo 2016, siguiendo los lineamientos desarrollados en el presente trabajo de titulación. Se recomienda, cada vez que se identifique alguna falla dentro de las áreas de la empresa, que se empleen diversas herramientas como entrevistas y encuestas que ayuden a identificar causas, consecuencias, medir niveles de satisfacción, entre otras posibles situaciones que pudieran presentarse. A través de la identificación de las áreas críticas y los problemas que se presentaron, se proponen soluciones efectivas que contribuyan a optimizar la ejecución de todos los procesos dentro del ciclo de inventarios, por cual se recomienda la aplicación e implementación formal de políticas y procedimientos para la mejora de la gestión de inventarios de AUTOSOTCA CIA. LTDA. Se recomienda el análisis y seguimiento de los puntos expresados en el informe de hallazgos a fin de generar soluciones a los problemas detectados a raíz de la evaluación al sistema de control interno, con la implementación de los mismos se logrará el mejoramiento en la gestión de inventarios en la empresa y a su vez se prevé un crecimiento organizacional. Se considera importante realizar una revisión exhaustiva de los fundamentos teóricos detallados en el presente documento, con esto se tendrá una mayor y mejor comprensión de todos los conceptos aplicados durante su desarrollo en cuanto a la evaluación del sistema de control interno para la gestión de inventarios en AUTOSOTCA CIA. LTDA.

6. BIBLIOGRAFÍA

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