PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO
Dirección Académica – Escuela de Ciencias Administrativas y Contables
EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO A LA GESTIÓN DE INVENTARIOS EN LA FUNDACIÓN SALUDESA EN SANTO DOMINGO, AÑO 2016 Trabajo de Titulación previo de la obtención del Título de Ingenieras en Contabilidad y Auditoría (CPA)
Línea de Investigación:
Implementación del Control Interno
Autoras: CAMILA MARTÍNEZ ESPINOSA ELSI NOEMÍ PAREDES RAMIRES Director: PhD. MIKEL UGANDO PEÑATE
Santo Domingo- Ecuador Agosto, 2017
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO Dirección Académica – Escuela de Ciencias Administrativas y Contables
HOJA DE APROBACIÓN EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO A LA GESTIÓN DE INVENTARIOS EN LA FUNDACIÓN SALUDESA EN SANTO DOMINGO, AÑO 2016 Línea de Investigación: Implementación de Control Interno Autoras:
CAMILA MARTÍNEZ ESPINOSA ELSI NOEMÍ PAREDES RAMIRES
Mikel Ugando Peñate, PhD. DIRECTOR DE LA DISERTACIÓN DE GRADO
f.
Patricio Rodrigo Portero López, Mg. CALIFICADOR
f.
Hernán Oswaldo Maldonado Pazmiño, Mg. CALIFICADOR
f.
Doris María Celi Pinza, Mg. DIRECTORA DE LA ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
f.
Santo Domingo – Ecuador Agosto, 2017
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DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD
Nosotras, Martínez Espinosa Camila portadora de la cédula de ciudadanía Nº 1753303385 y Paredes Ramires Elsi Noemí portadora de la cédula de ciudadanía Nº 2100324587 declaramos que los resultados obtenidos en la investigación de Grado de Ingeniería en Contabilidad y Auditoría son absolutamente originales, auténticos y personales.
En tal virtud, declaramos que el contenido, las conclusiones, recomendaciones y los efectos legales y académicos que se desprenden del trabajo propuesto de investigación y luego de la redacción de este documento son y serán de nuestra exclusiva responsabilidad legal y académica.
Camila Martínez Espinosa CI. 1753303385
Elsi Noemí Paredes Ramires CI. 2100324587
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AGRADECIMIENTO
Nuestro mayor agradecimiento en primer lugar es a Dios, nuestro Padre Celestial por la vida, y por todas las bondades que nos da, día a día; por mantenernos firmes, y de no decaer a pesar de las adversidades presentadas durante nuestra carrera; y por supuesto a nuestros padres quienes con sus consejos han hecho de nosotras mujeres de bien, al servicio de nuestra familia y de la sociedad; y por último, a nuestros familiares y amigos que nos han acompañado en el transcurrir de estos años brindándonos apoyo incondicional.
A la Pontificia Universidad Católica del Ecuador-Sede Santo Domingo (PUCE-SD), por abrirnos sus puertas y brindarnos la oportunidad de crecer profesionalmente en base al conocimiento científico recibido por las cátedras de los docentes; quienes han servido de pilar fundamental para el desarrollo de este trabajo de titulación, que nos permitirá obtener el título de tercer nivel de Ingenieras en Contabilidad y Auditoría.
A nuestro estimado docente Mg. Hernán Maldonado por su gran ayuda en cada momento de asesoría y consulta que fue solicitada. A nuestro tutor de tesis PhD. Mikel Ugando Peñate por su colaboración durante el desarrollo de nuestro trabajo; y a nuestro querido “profe” Mg. Luis Eduardo Cruzat, que con sus enseñanzas y carisma nos ha ayudado a ser mejores personas, porque siempre a pesar de las dificultades estaba ahí en los momentos de aciago, plasmando una sonrisa en nuestro rostro con sus conocimientos y socrático sentido del humor.
Camila Martínez Espinosa
Elsi Noemí Paredes Ramires
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DEDICATORIA
El presente trabajo de titulación lo dedicamos especialmente a nuestros hijos, que son la prolongación de nuestra propia existencia, y que han sido nuestro motor fundamental para seguir adelante en el día a día, porque como madres con sentido de responsabilidad queremos un futuro mejor para ellos, que los respaldaremos con éste título universitario, garantizando de alguna manera una mejor calidad de vida.
De igual manera queremos dedicar este trabajo de investigación a nuestras madres, ya que por su lucha constante nos han formado para ser mejores personas, que, gracias a sus valores, consejos, motivación y apoyo incondicional, hemos logrado llegar a este punto de nuestras vidas que nos llena de satisfacción y de regocijo; y con ello ser fuente de alegría y orgullo al cumplir nuestro objetivo y alcanzar una meta deseada, como la de convertirnos en profesionales.
Finalmente es muy grato para nosotras dedicar este trabajo de investigación a nuestros queridos amigos y familiares, por ser parte fundamental de nuestras vidas y hacer de nuestros momentos libres, los más agradables, ya que, gracias a sus comentarios, consejos, risas, juegos y demás, lograron que cada momento compartido sea ameno y quede en nuestros recuerdos como los mejores.
Camila Martínez Espinosa
Elsi Noemí Paredes Ramires
vi
RESUMEN
El presente trabajo de titulación denominado “Evaluación del sistema de control interno a la gestión de inventarios en la Fundación SALUDESA en Santo Domingo, año 2016”; tiene como finalidad la mejora del control interno en el área de inventarios mediante las diferentes herramientas y procesos de auditoría, entre ellas; observación, entrevistas, cuestionarios de control interno, diagramas de flujos y narrativas.
Para fundamentar la evaluación del sistema de control interno se realizó el marco referencial relacionado con el tema de investigación, se utilizó un enfoque mixto, es decir cualitativo y cuantitativo como metodología de investigación; para el diseño de dicha investigación se aplicó el no experimental basado en observar los fenómenos como se presentan sin manipulación por parte de los investigadores; finalmente los tipos de investigación utilizados fueron los descriptivos, exploratorios y explicativos.
Por medio de las técnicas e instrumentos de recolección de datos se logró identificar las áreas críticas, mismas que fueron corroboradas al realizar los cuestionarios aplicados al personal relacionado con el área de inventarios, obteniendo un nivel de confianza medio, lo que conlleva a un nivel de riesgo medio. Lo anterior permitió realizar la propuesta que promueva la mejora del control interno en la gestión de la Fundación SALUDESA, donde se especifican aspectos como la aplicación de una nueva estructura organizacional, nuevos flujos de procesos, políticas, funciones y procedimientos para el área.
vii ABSTRACT
The present titling work titled "Evaluation of the internal control system to the management of inventories in the Foundation SALUDESA in Santo Domingo, year 2016"; Has the purpose of improving internal control in the area of inventories through different tools and audit processes, among them; observation, interviews, internal control questionnaires, flow diagrams and narratives. In order to base the evaluation of the internal control system, the reference frame was applied related to the research topic; a mixed approach was used, that is, qualitative and quantitative as research methodology; for the design of this research was applied the nonexperimental based on observing the phenomena as presented without manipulation by the researchers; Finally the types of research used were descriptive, exploratory and explanatory. Through the techniques and instruments of data collection, it was possible to identify the critical areas, which were corroborated when the questionnaires were applied to personnel related to the inventory area, obtaining a medium level of confidence, which leads to a level of medium risk. This allowed for a proposal to improve internal control in the management of the SALUDESA Foundation, which specifies aspects such as the application of a new organizational structure, new process flows, policies, functions and procedures for the area.
viii ÍNDICE DE CONTENIDOS 1. INTRODUCCIÓN ................................................................................................................. 1 2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .............................................................................. 2 2.1 Antecedentes ........................................................................................................................ 2 2.2 Problema de investigación ................................................................................................... 3 2.2.1 Formulación del problema de investigación ..................................................................... 3 2.2.2 Sistematización del problema de investigación ................................................................ 3 2.3 Justificación de la investigación .......................................................................................... 4 2.4 Objetivos de la investigación ............................................................................................... 5 2.4.1 Objetivo general ................................................................................................................ 5 2.4.2 Objetivos específicos ........................................................................................................ 5 3. MARCO REFERENCIAL ..................................................................................................... 6 3.1 Revisión de literatura ........................................................................................................... 6 3.1.1 Auditoría ........................................................................................................................... 6 3.1.1.1 Objetivo de la auditoría .................................................................................................. 6 3.1.1.2 Clases de auditoría ......................................................................................................... 7 3.1.1.3 Fases en la planificación de una auditoría ..................................................................... 8 3.1.1.4 Riesgos en la auditoría ................................................................................................... 9 3.1.1.5 Normativa de la de auditoría .......................................................................................... 9 3.1.1.5.1 Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGAS) ........................................ 9 3.1.1.5.2 Normas Internacionales de Auditoría ....................................................................... 10
ix 3.1.2 Control interno ................................................................................................................ 11 3.1.2.1 Concepto ...................................................................................................................... 11 3.1.2.2 Objetivos del control interno ....................................................................................... 12 3.1.2.3 Componentes del control interno ................................................................................. 12 3.1.2.4 Clases del control interno............................................................................................. 13 3.1.2.5 Modelo COSO ERM .................................................................................................... 13 3.1.2.5.1 Componentes del modelo COSO ERM .................................................................... 14 3.1.2.6 Evaluación del sistema de control interno ................................................................... 15 3.1.2.7 Procedimientos de evaluación del control interno ....................................................... 16 3.1.2.8 Limitaciones de control interno ................................................................................... 16 3.1.2.9 Normativa del control interno ...................................................................................... 17 3.1.3 Gestión de inventarios..................................................................................................... 18 3.1.3.1 Definición .................................................................................................................... 18 3.1.3.2 Importancia .................................................................................................................. 18 3.1.3.3 Objetivos de auditoría en el área de existencias .......................................................... 19 3.1.3.4 Ciclo y control de los inventarios ................................................................................ 19 3.1.3.5 Sistema de registro y control de inventarios ................................................................ 20 3.1.3.5.1 Sistema de cuenta múltiple o inventario periódico ................................................... 21 3.1.3.5.2 Sistema de cuenta permanente o inventario perpetuo ............................................... 21 3.1.3.6 Control de los inventarios ............................................................................................ 21 3.1.3.7 Métodos de valoración de inventarios ......................................................................... 22
x 3.1.3.8 Normativa .................................................................................................................... 23 4. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ................................................................... 25 4.1 Diseño/ Tipo de investigación ........................................................................................... 25 4.1.1 Diseño de la investigación. ............................................................................................. 25 4.1.2 Tipo de investigación. ..................................................................................................... 26 4.1.2.1 Investigación descriptiva. ............................................................................................ 26 4.1.2.2 Investigación exploratoria ............................................................................................ 26 4.1.2.3 Investigación explicativa ............................................................................................. 26 4.1.3 Enfoque de la investigación. ........................................................................................... 27 4.2 Población/ Muestra ............................................................................................................ 27 4.3 Muestra .............................................................................................................................. 28 4.4 Instrumentos de recolección de datos ................................................................................ 28 4.4.1 Observación .................................................................................................................... 29 4.4.1.1 Instrumento .................................................................................................................. 29 4.4.2 Entrevista ........................................................................................................................ 29 4.4.2.1 Instrumento .................................................................................................................. 30 4.4.3 Encuesta .......................................................................................................................... 30 4.4.3.1 Instrumento .................................................................................................................. 30 4.5 Técnicas de análisis de datos ............................................................................................. 31 4.5.1 Cuantitativa ..................................................................................................................... 31 4.5.2 Cualitativa ....................................................................................................................... 31
xi 5. RESULTADOS.................................................................................................................... 32 5.1 Discusión y análisis de resultados...................................................................................... 32 5.1.1 Entrevista ........................................................................................................................ 32 5.1.1.1 Entrevista al Dr. Diego Herrera, gerente de la Fundación SALUDESA. .................... 32 5.1.1.2 Análisis de la entrevista al gerente............................................................................... 34 5.1.2 Encuesta .......................................................................................................................... 35 5.1.2.1 Encuesta a la Ing. Nelly Ramos, contadora interna de la Fundación SALUDESA. .... 35 5.1.2.2 Análisis de la encuesta a la contadora interna ............................................................. 36 5.1.3 Encuesta a los empleados de la Fundación SALUDESA ............................................... 37 5.1.3.1 Análisis de la encuesta a los empleados de la Fundación SALUDESA ...................... 38 5.1.4 Encuesta a proveedores de la Fundación SALUDESA .................................................. 38 5.1.4.1 Análisis de la encuesta a los proveedores de la Fundación SALUDESA.................... 39 5.2 Propuesta de intervención .................................................................................................. 40 5.2.1 Antecedentes ................................................................................................................... 40 5.2.2 Objetivos ......................................................................................................................... 41 5.2.2.1 Objetivo general ........................................................................................................... 41 5.2.2.2 Objetivos específicos ................................................................................................... 41 5.3 Desarrollo de la propuesta de intervención ........................................................................ 41 5.3.1 Realizar el levantamiento de información de los procesos del área de inventarios de la Fundación……………. ............................................................................................................ 41 5.3.1.1 Conocimiento de la empresa ........................................................................................ 43
xii 5.3.1.2 Principales actividades ................................................................................................. 49 5.3.1.3 Principales políticas contables ..................................................................................... 51 5.3.1.4 Grado de confiabilidad de la información ................................................................... 52 5.3.1.5 Comprensión del sistema de informático contable ...................................................... 53 5.3.1.6 Revisión de la documentación ..................................................................................... 54 5.3.2 Identificar las áreas críticas o riesgos del sistema de inventarios. .................................. 55 5.3.2.1 Evaluación del control interno ..................................................................................... 56 5.3.2.2 Evaluación del riesgo ................................................................................................... 67 5.3.3 Proponer políticas y procedimientos que permitan mejorar el sistema de inventarios……………………………………………………………………………………74 5.3.3.1 Estructura organizacional............................................................................................. 75 5.3.3.2 Funciones de los empleados del área de inventarios ................................................... 75 5.3.3.3 Políticas para el área de inventarios ............................................................................. 82 5.3.3.4 Procedimientos propuestos para el área de inventarios ............................................... 83 5.3.4 Elaborar documentos e indicadores que determinen la incidencia de la propuesta en la mejora de la gestión de control interno en el área de inventarios. ........................................... 89 5.3.4.1 Documentos e informes ............................................................................................... 89 5.3.4.2 Indicadores de gestión.................................................................................................. 91 5.4 Conclusiones ...................................................................................................................... 93 5.5 Recomendaciones .............................................................................................................. 94 LISTA DE REFERENCIAS .................................................................................................... 95 ANEXOS. ................................................................................................................................ 96
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ÍNDICE DE TABLAS Tabla 1 Clases de auditoría ................................................................................................... 7 Tabla 2 Fases de la auditoría ................................................................................................ 8 Tabla 3 Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGAS) ................................... 10 Tabla 4 Componentes del control interno ........................................................................... 12 Tabla 5 Componentes del modelo COSO ERM ................................................................. 14 Tabla 6 Procedimientos de evaluación del control interno ................................................. 16 Tabla 7 Ciclo y control de los inventarios .......................................................................... 20 Tabla 8 Normativa de inventarios ....................................................................................... 23 Tabla 9 Población Fundación SALUDESA ....................................................................... 28 Tabla 10 Tabulación de la encuesta a empleados ............................................................... 37 Tabla 11 Tabulación de la encuesta a proveedores ............................................................. 38 Tabla 12 Programa de auditoría ......................................................................................... 42 Tabla 13 Check-list de documentos recibidos ................................................................... 45 Tabla 14 Información general ............................................................................................. 48 Tabla 15 Programa de auditoría ......................................................................................... 55 Tabla 16 Señalización de medicamentos y demas productos ............................................. 90 Tabla 17 Medicamentos y demás productos caducados...................................................... 91
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ÍNDICE DE FIGURAS Figura 1. Estructura organizacional de la Fundación SALUDESA .................................. 46 Figura 2. Cuestionario de evaluación del sistema de control interno ................................ 57 Figura 3. Valoración de los componentes del control interno ........................................... 58 Figura 4. Símbolos del flujograma ..................................................................................... 59 Figura 5. Flujo actual del proceso de compras ................................................................... 60 Figura 6. Flujo actual del proceso de almacenamiento ...................................................... 61 Figura 7. Flujo actual del proceso de ventas ...................................................................... 62 Figura 8. Flujo actual del proceso de entregas internas bodega a farmacia ....................... 63 Figura 9. Flujo actual del proceso de entregas internas farmacia a hospitalización .......... 64 Figura 10. Facturas analizadas ........................................................................................... 66 Figura 11. Matriz de recomendaciones .............................................................................. 68 Figura 12. Estructura organizacional propuesta ................................................................. 75 Figura 13. Perfil del gerente ............................................................................................... 76 Figura 14. Perfil del administrador .................................................................................... 77 Figura 15. Perfil del jefe del departamento financiero ....................................................... 78 Figura 16. Perfil del jefe del área de inventarios................................................................ 79 Figura 17. Perfil del bodeguero .......................................................................................... 80 Figura 18. Perfil del vendedor ............................................................................................ 81 Figura 19. Políticas para el área de inventarios .................................................................. 83 Figura 20. Procedimiento propuesto para el flujo de compra ............................................ 84
xv Figura 21. Procedimiento propuesto para el flujo de solicitud de cambio de producto ..... 85 Figura 22. Procedimiento propuesto para el flujo de almacenamiento .............................. 85 Figura 23. Procedimiento propuesto para el flujo de ventas .............................................. 86 Figura 24. Procedimiento propuesto para entrega interna de bodega a farmacia .............. 87 Figura 25. Procedimiento propuesto para entrega interna de farmacia a hospitalización .. 87 Figura 26. Procedimiento propuesto para la toma física de inventarios ............................ 88 Figura 27. Requisición de mercadería ................................................................................ 89 Figura 28. Entrega de mercadería ...................................................................................... 90 Figura 29. Indicadores de gestión ...................................................................................... 92
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ÍNDICE DE ANEXOS Anexo 1. Carta de autorización de información .................................................................. 96 Anexo 2. RUC de la institución .......................................................................................... 97 Anexo 3. Estado de situación financiera año 2016 ............................................................. 99 Anexo 4. Estados de Resultados de la institución año 2016 ............................................ 103 Anexo 5. Carta de impacto de la institución ..................................................................... 106
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1. INTRODUCCIÓN El presente trabajo de titulación de grado de tercer nivel está orientado a la evaluación del sistema de control interno a la gestión de inventarios de la Fundación SALUDESA, institución privada dedicada a ofrecer servicios terciarios de salud integrales y aplicación de servicios médicos basados en el paciente y en su comunidad. El control interno es sustancial dentro de las empresas, se refiere a la formulación de políticas, prácticas y cuidados que deben tenerse presentes con el fin de resguardar los activos, proporcionando seguridad al realizar los procesos, dando cumplimiento a los objetivos planteados dentro de la identidad del marco institucional, y evaluando constantemente los procedimientos, con el propósito de sortear inconvenientes que se susciten en el desarrollo institucional de la Fundación. En el proceso del desarrollo de este trabajo de titulación se estableció como parte inicial el planteamiento del problema, donde se describen los antecedentes de la Fundación, una respectiva justificación del problema de investigación en que destaca la necesidad e importancia de la realización de este plan de investigación, delimitando los objetivos a cumplirse en la culminación de este trabajo teórico-práctico. Se formuló el marco referencial, en el que se efectuó la revisión de la literatura existente, y que consiste en sustentar la fundamentación teórica de las fundamentaciones epistemológicas más importantes publicadas, detallando las referencias bibliográficas en función al tema como objeto de estudio, permitiendo de esta lograr un conocimiento más académico y sistematizado del marco teórico y marco conceptual lógico que se han aplicado a lo largo del desarrollo del presente trabajo de investigación. Posteriormente en la propuesta investigativa se desarrolló los objetivos de la investigación; el primer objetivo específico concierne a levantamiento de la información para conocer los procesos vigentes del área de inventarios; el segundo referente a identificar las áreas críticas o de riesgos del sistema de inventarios; el tercer objetivo, proponer políticas y procedimientos que permitan mejorar el sistema de inventarios, y, por último establecer la incidencia de la propuesta en el mejoramiento de la gestión de control interno en el área de inventarios basado en la aplicación de la metodología del COSO ERM.
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2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 2.1 Antecedentes La Organización No Gubernamental (ONG) “Salud y Desarrollo Andino” (SALUDESA), se inició en el Cantón Pedro Vicente Maldonado en el año 1997, debido a la carencia de servicios de salud integrales en la zona y la clara necesidad del requerimiento de una atención médica de alta calidad y de precios accesibles para su población demandante, apoyados por su espíritu de solidaridad social y con los recursos económicos que fundaciones extranjeras aportaron. En el año 2014 se inaugura su segundo hospital, esta vez situado en la ciudad de Santo Domingo, bajo el nombre de “Hospital Hesburgh”, esta nueva institución se rige bajo los parámetros y lineamientos de la Fundación SALUDESA. La Fundación SALUDESA busca la expansión de servicios médicos basados en la modalidad de hospitales rurales como eje principal para un sistema comprensivo de salud comunitaria; prima el principio de auto-sostenibilidad como resultado de un involucramiento activo de la comunidad local, y por las asociaciones dinámicas público-privado con el gobierno ecuatoriano a nivel local, cantonal provincial, regional y nacional. Actualmente la Fundación SALUDESA atiende alrededor de 120 pacientes al día, lo que significa un crecimiento económico estable en lo externo, no obstante, el control interno de inventarios presenta serias deficiencias y limitaciones que impiden su crecimiento en el mercado de prestación de servicios, e incluso podría poner en riesgo su permanencia y sustentabilidad en la ciudad de Santo Domingo; entre aquellos aspectos que se podrían mejorar en el futuro inmediato, sería la evaluación sistemática al sistema de control interno en el área de inventarios tenemos basados en:
La Fundación SALUDESA no tiene establecidas políticas administrativas, ni contables para el área de inventarios; de igual manera no cuenta con procedimientos estandarizados para el almacenaje, ingreso y posterior salida de los mismos, por lo que existe un manejo del área con procedimientos inadecuado.
Los datos que constan en los estados financieros de SALUDESA no son fiables, ya que, al realizar la toma física de inventarios, éstos no concuerdan con los saldos que refleja el sistema-base.
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La falta de normativas en SALUDESA para la recepción de inventario genera la falencia de que no se tengan registros físicos ni digitales de los proveedores de insumos y de medicamentos, lo que no permite realizar reclamos por daños, caducidad o productos en mal estado, esto se transformará en pérdida directa para la institución.
En SALUDESA falta de organización y señalización en el almacenamiento de los medicamentos y más productos tanto de la bodega como de las farmacias, lo que no permite el rápido acceso a los mismos.
SALUDESA carece de procedimientos para la toma física de inventarios de forma total y periódicos, esto no permite tener saldos reales sobre las existencias de cada uno de los stocks de medicamentos, generando pérdidas sustantivas por compras innecesarias o por no vender existentes en stock de bodega. En tal sentido, en el caso de no tener solución a corto plazo estas falencias, puede afectar la
liquidez empresarial y por ende una adecuada gestión financiera.
2.2 Problema de investigación 2.2.1 Formulación del problema de investigación ¿La evaluación del sistema de control interno coadyuvará al logro de niveles de eficiencia en la gestión de inventarios de la Fundación SALUDESA?
2.2.2 Sistematización del problema de investigación
¿Cómo conocer los procesos que la Fundación SALUDESA utiliza para el manejo y control de sus inventarios?
¿Cómo identificar áreas críticas y riesgos en la gestión de inventarios en la Fundación SALUDESA?
¿El establecimiento de políticas y procedimientos para el área de inventarios coadyuvará en la mejora de la gestión en la Fundación SALUDESA?
¿De qué manera se puede garantizar una eficiente gestión en el área de inventarios?
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2.3 Justificación de la investigación El presente trabajo de titulación está alineado al objetivo N°8 del Plan Nacional del Buen Vivir (PNBV), que garantiza la consolidación del sistema económico, social y solidario de forma sostenible; de igual manera con el objetivo N°10.5 del mismo plan gubernativo, hace referencia a Fortalecer la Economía Popular y Solidaria (EPS), y las Micro, Pequeñas y Medianas Empresas (MIPYMES) en la estructura productiva (Secretaría Nacional de Planificación y Desarrollo [SENPLADES] 2013). Adicionalmente se relaciona con el objetivo N° 2 del Plan de Desarrollo Territorial de Santo Domingo de los Tsáchilas (PDT-SD), que trata de incorporar plenamente a la provincia, con la finalidad de promover el fortalecimiento del sector empresarial, agrícola, ganadero, comercial, turístico, logístico y de servicios, alineado con los principios de equidad, justicia, responsabilidad social y ambiental. Uno de los pilares más importantes de toda institución es la eficiencia en el control de los inventarios, esto permitirá mantener el registro oportuno, de igual manera conocer al final del periodo un estado confiable de la situación económica de la Fundación SALUDESA en cuanto a su inventario; de allí la importancia de hacer una evaluación al sistema de control interno, con la finalidad de conocer cuáles son las debilidades, sus falencias o riesgos y, de esta manera, poder emitir un criterio basándose en las diferentes normativas aceptadas vigentes en el Ecuador, como son las NIC, NIA, NEA, NAGAS y NIIF. La presente investigación busca desarrollar una evaluación al sistema de control interno del área de inventarios, poniendo en práctica lo desarrollado y aprendido en el transcurso de la carrera universitaria, en la Fundación SALUDESA, dedicada a ofrecer servicios de salud integrales y aplicación de medicina basada en el paciente y en su comunidad; buscando que los resultados tangibles permitan un adecuado manejo de los recursos, y de ofrecer
una
información confiable, correcta y oportuna para la adecuada toma de decisiones. Para la evaluación, se tomó en cuenta la teoría y los conceptos básicos manejados en clase, de igual manera en la selección y aplicación de las técnicas e instrumentos de recolección de datos de información como son la observación, la entrevista y las encuestas que permitió conocer, valorar, establecer y recomendar de acuerdo con los objetivos planteados; descubrir posibles soluciones a los problemas y situaciones internas que inciden en los resultados del
5 proceso de inventarios de la Fundación SALUDESA, contribuyendo de esta forma al mejoramiento, tanto de la compra, del almacenamiento y la posterior venta de stock. Los que conforman la Fundación SALUDESA serán los involucrados y beneficiarios directos de este trabajo de investigación, ya que con la aplicación de las recomendaciones dadas permitirá agilizar los procesos y mejoramiento en la administración de los datos, así como también, la entrega y venta de medicamentos y demás productos; en definitiva, la Fundación brindará una mejor calidad y servicio a sus clientes de forma permanente. Este trabajo de investigación será un aporte importante para la escuela de Ciencias Administrativas y Contables (ECAC) de la PUCE-SD, al tener una fuente de consulta y referencia para futuras promociones y finalmente para las autoras de esta investigación quienes obtendremos un importante avance en nuestro desarrollo profesional personal y principalmente en la ampliación de conocimientos profesionales, así como el Título de Ingenieras en Contabilidad y Auditoría CPA.
2.4 Objetivos de la investigación 2.4.1 Objetivo general Evaluar el sistema del control interno y gestión de inventarios en la Fundación SALUDESA, en la ciudad de Santo Domingo, año 2016.
2.4.2 Objetivos específicos
Realizar el levantamiento de información para conocer los procesos del área de inventarios de la Fundación.
Identificar las áreas críticas o riesgos del sistema de inventarios para controlar los procesos del área.
Proponer políticas y procedimientos que permitan mejorar el sistema de inventarios.
Establecer informes que determinen la incidencia de la propuesta en la mejora de la gestión de control interno en el área de inventarios.
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3. MARCO REFERENCIAL 3.1 Revisión de literatura 3.1.1 Auditoría La auditoría es un procedimiento técnico-administrativo cuyo objetivo es recopilar información suficiente y fidedigna para analizar y evaluar la situación financiera de las fundaciones, empresas y corporaciones, y establecer una opinión independiente sobre la razonabilidad y el comportamiento de la misma. La auditoría, también denominada censura, revisión o verificación, es la última fase del proceso contable, cuyo fin es la supervisión del mismo por un profesional independiente, función que efectúa mediante el análisis selectivo de la actividad de la empresa: orgánico funcional y económico-financiero. (Sánchez & Alvarado, 2014, p.31)
Se considera a la auditoría como el último paso del proceso contable con el cual se revisa y se verifica las actividades realizadas por la institución, para al final determinar si se efectuaron razonablemente los informes contables poniendo en práctica tanto las normas como los principios vigentes.
3.1.1.1 Objetivo de la auditoría El objetivo principal de la auditoría es formular una opinión técnica sobre la razonabilidad de los estados financieros de una institución, esto mediante la aplicación de una serie de procedimientos con los cuales se logrará establecer una opinión técnica, objetiva independiente y oportuna para la institución. El principal objetivo de la auditoría es emitir una opinión razonable sobre los estados contables de la empresa auditada. Para conseguir ese objetivo el auditor lleva a cabo una serie de actuaciones, en forma de procedimientos de auditoría, que le permiten obtener pruebas que a su vez generen evidencia, en términos de certeza moral, que le posibilitan emitir dicha opinión. (Sánchez & Alvarado, 2014, p. 270)
Se puede determinar que la auditoría tiene definido su objetivo, cuya finalidad es la de verificar la fiabilidad de la información financiera y conocer si se cumple con los parámetros vigentes legalmente establecidos y con ello ayudar a la gerencia a realizar una acertada toma de decisiones dentro de la institución en pro de una gestión gerencial.
7 3.1.1.2 Clases de auditoría Según ciertos autores existen diferentes tipos de clasificaciones, por efectos de estudio se han tomado en cuenta las siguientes clases de auditoría: Tabla 1 Clases de auditoría En Función En Función del Sujeto
Clases
Concepto
Auditoría interna y auditoría externa o financiera
La auditoría interna es realizada por un experto que depende de la empresa; en cambio la auditoría externa el profesional es independiente.
Auditoría públicas y auditorías privadas
Se refiere al sujeto auditado, para las públicas intervienen los funcionarios públicos y la privada por los respectivos colegios profesionales.
Auditoría operativa
Tiene por objeto la revisión de los sistemas administrativos de la empresa, así como de los controles existentes sobre los mismos conforme a normas y procedimientos apropiados
Auditoría de cumplimiento
Es parte de la auditoría operativa y trata de evaluar la eficacia de la misma.
Auditoría de estados financieros
Corresponde a determinar si los estados contables reflejan la imagen fiel de la empresa, del valor de su patrimonio, de su situación financiera, de sus resultados y de sus flujos de efectivo.
En Función del Sector Económico
En función del tipo de empresa auditada
Dependerá de la empresa como ejemplo: los bancos, empresas eléctricas, constructoras etc.
En Función del Alcance
Auditorías totales o completas
Revisan la totalidad de las operaciones, estando referido su informe a la razonabilidad del valor del patrimonio, resultados y posición financiera de la empresa en su conjunto.
Auditorías parciales o de alcance limitado
Se centran en un área de la empresa o en una operación o conjunto de operaciones específicas.
Auditorías obligatorias
Las que tienen su origen en una norma legal, que las exige de forma imperativa.
Auditorías voluntarias
Son contratadas libremente, aunque en ocasiones sean consecuencia de lo dispuesto en los propios estatutos o de determinados acuerdos.
En Función del Objeto
En Función del Origen del Mandato
Nota. Fuente: Sánchez, J. & Alvarado, M. (2014). Teoría y práctica de la auditoría II. Madrid: Pirámide
8 3.1.1.3 Fases en la planificación de una auditoría La planificación de una auditoría radica en que el auditor determine todas las actividades de forma cronológica y ordenada, tomando en cuenta cada parámetro en el proceso de auditoría. “La planificación de la auditoría exige al auditor el desarrollo de una estrategia global en base al objetivo final y del alcance del encargo y de la forma en que se espera que responda la organización de la entidad” (Sánchez & Alvarado, 2014, p. 253). Es de vital importancia para el auditor considerar cada paso de la planificación en beneficio de todo el equipo de trabajo. De acuerdo con Pallerola & Monfort (2013, p. 36). Las fases en la planificación de una auditoría son: Tabla 2 Fases de la auditoría Fases
Concepto
Fase de Planificación
La fase de planificación es muy importante, pues su correcta asignación de recursos debe permitir llegar a unos niveles altos de eficiencia y eficacia. En esta fase se debe prever las pruebas a realizar, el número de horas máximas en que se debería realizar toda la auditoría, desde que se recibe la aceptación del cliente, hasta la lectura y entrega al cliente del informe de auditoría, así como la necesaria supervisión de todos los análisis realizados.
Fase de Ejecución del Trabajo
Una vez realizada la plasmación por escrito de la planificación, se inicia con la ejecución del trabajo, en la sede del cliente, la cual comprende con las fases de: solicitud de datos a la empresa, asignación del personal y número de horas, apertura de hojas de trabajo, determinación de los principales TICS, seguimiento de los programas de trabajo, utilización del muestreo, las pruebas de cumplimiento y analíticas, plasmación de las debilidades encontradas, evaluación de resultados y conclusiones.
Fase de Comunicación de Resultados
Una vez finalizada la fase de ejecución de los trabajos de revisión, es recomendable efectuar una primera reunión con los gestores de la empresa y todo el equipo de auditores que han intervenido. El objetivo de esta fase es contrastar unas conclusiones preliminares y conocer la opinión de la empresa para que pueda rebatir o en su caso aceptar la certeza de dichas conclusiones.
Fase de Redacción del Informe
La fase de redacción del informe es quizás la de mayor importancia, dado que representa plasmar en un documento escrito las conclusiones alcanzadas y previamente comunicadas a la empresa.
Fase de Control de Calidad
El control de calidad comprende los mecanismos de rigor y fiabilidad que ha tenido que seguir un auditor de cuentas durante todas las fases que comprende una auditoría de cuentas para poder asegurar, en caso de revisión de sus papeles de trabajo, una total consistencia de su trabajo.
Nota. Fuente: Pallerola, J & Monfort, E. (2013). Auditoría Enfoque Teórico-Práctico. Bogotá: Ediciones de la U.
9 3.1.1.4 Riesgos en la auditoría El riesgo, en la teoría general de la administración, es considerado como las eventualidades no previstas dentro de la auditoría, las cuales pueden no ser conocidas por el auditor por ello él, puede estar expuesto a emitir una opinión equivocada durante el proceso de la auditoría. El riesgo de auditoría es la probabilidad de que el auditor esté expuesto a responsabilidades negativas para sus intereses como consecuencia de emitir una opinión equivocada sobre los estados contables sometidos a auditoría, y sufrir las consecuencias en forma de demandas judiciales y sobre su imagen por la publicidad negativa subsiguiente. (Sánchez y Alvarado, 2014, p. 229)
Es de vital importancia que el auditor esté plenamente capacitado para poder detectar algún tipo de error que se presente dentro de la institución, con el fin de poder emitir propuestas de cambios preventivos o correctivos. Según Whittington, (2005, p. 119) los riesgos de auditoría son: Riesgo inherente: es la posibilidad de un error material en una afirmación antes de examinar el control interno del cliente. Riesgo de control: es el que, el control interno no impida ni detecte oportunamente un error material. Se basa enteramente en la eficacia de dicho control interno. Riesgo de detección: es el que, los auditores no descubran los errores al aplicar sus procedimientos.
3.1.1.5 Normativa de la de auditoría 3.1.1.5.1 Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGAS) Las normas de auditoría generalmente aceptadas (NAGAS) son principios básicos en el ámbito propio de la auditoría, los cuales deben considerar los auditores para lograr un desempeño pertinente en el proceso mismo de la auditoría. “Las NAGAS, incorporan los requisitos exigibles relativos a la personalidad del auditor, al trabajo que desempeña y al informe que debe elaborar como resultado de la evidencia obtenida mediante la puesta en práctica del trabajo de auditoría” (Sánchez & Alvarado, 2014, p. 161).
10 El debido cumplimiento de estas normas garantiza totalmente la calidad de la auditoría efectuada por el auditor profesional logrando emitir un informe técnico, oportuno y efectivo, conforme a esta normativa se creó el marco básico con las diez siguientes normas de auditoría generalmente aceptadas: Tabla 3 Normas de Auditoría Generalmente Aceptadas (NAGAS) Normas Generales
Normas del Trabajo
Normas de Información
1. La auditoría la realizará una persona que tenga una formación técnica adecuada y competencia como auditor.
1. El trabajo se planeará adecuadamente y los asistentes – si los hay- deben ser supervisados rigurosamente.
1. El informe indica si los estados financieros están presentados conforme a los principios de contabilidad generalmente aceptados.
2. En todos los asuntos concernientes a ella, el auditor o auditores mantendrán su independencia de actitud mental
2. Se obtendrá un conocimiento suficiente del control interno, a fin de planear la auditoría y determinar la naturaleza, el alcance y la extensión de otros procedimientos de la auditoría. 3. Se obtendrá evidencia suficiente y competente mediante la inspección, la observación y la confirmación, con el fin de tener una base razonable para emitir una opinión respecto a los estados financieros auditados.
2. El informe especificará las circunstancias en que los principios no se observaron consistentemente en el periodo actual respecto al periodo anterior.
3. Debe ejercerse el debido cuidado profesional al planear y efectuar la auditoría y al preparar el informe.
3. Las revelaciones informativas de los estados financieros se considerarán razonablemente adecuadas salvo que se explique lo contrario.
4. El informe contendrá una expresión de opinión referente a los estados financieros tomados en su conjunto o una aclaración de que no puede expresarse una opinión. Nota. Fuente: Whittington, O. & Pany, K. (2005). Principios de Auditoría. México D.F.: McGraw-Hill.
3.1.1.5.2 Normas Internacionales de Auditoría Existen diferentes Normas Internacionales de Auditoría (NIA) que deben ser aplicadas de forma obligatoria puesto que contiene los lineamientos básicos para auditar de manera efectiva a las instituciones, para ello se han considerado las más importantes dentro del ámbito global: Norma Internacional de Auditoría (NIA) 310 Conocimiento del negocio El objetivo de esta NIA es establecer normas y proporcionar lineamientos sobre lo que significa un conocimiento del negocio, porqué es importante para el auditor y los miembros
11 del personal de una auditoría que desarrollan un trabajo, porqué es relevante para todas las fases de una auditoría, y cómo obtiene y usa el auditor dicho conocimiento. Norma Internacional de Auditoría (NIA) 315 Identificación y valoración de los riesgos Su objetivo es identificar y valorar los riesgos de incorrección material, debido a fraude o error, tanto en los estados financieros como en las afirmaciones, mediante el conocimiento de la entidad y de su entorno, incluido su control interno, con la finalidad de proporcionar una base para el diseño y la implementación de respuestas a los riesgos valorados de incorrección material.
3.1.2 Control interno 3.1.2.1 Concepto Todas las instituciones deben llevar un control interno, la aplicación de este contribuye a la seguridad de los sistemas contables de la organización, al igual que a los procedimientos administrativos y financieros. Estupiñán (2012) afirma que “el control interno comprende el plan de organización y el conjunto de métodos y procedimientos que aseguren que los activos están debidamente protegidos”. Uno de los aspectos más importantes en el control interno es poder detectar a tiempo las irregularidades y errores, que alejen a la institución de sus objetivos estratégicos, y se pueda aplicar medidas para prevenir riesgos y/o corregir desviaciones que se pueden dar dentro de la institución. Son los pasos que toma una compañía para prevenir el fraude, tanto la malversación de activos como los informes financieros fraudulentos. Otros admiten su importancia en la prevención del fraude, pero creen que contribuye además a garantizar el control de la manufactura y de otros procesos. (Whittington & Pany, 2005, p. 212)
Si las irregularidades y errores se detectan a tiempo se pueden establecer soluciones factibles que permitan a los auditores hacer recomendaciones que a su vez sirvan a los directivos de las instituciones como base para la toma efectiva de decisiones.
12 3.1.2.2 Objetivos del control interno Los objetivos del control interno representan lo que la institución desea cumplir en el corto y largo plazo; en el caso del control interno si se logran identificar perfectamente cada uno de ellos, se convertirá en una fortaleza para la empresa, pues se dedicará a cumplir cada uno de ellos. Según Estupiñán (2012, p. 19) los objetivos del control interno son: Proteger los activos y salvaguardar los bienes de la institución. Verificar la razonabilidad y confiabilidad de los informes contables y administrativos. Promover la adhesión a las políticas administrativas establecidas. Lograr el cumplimiento de las metas y objetivos programados.
3.1.2.3 Componentes del control interno El control interno está constituido por cinco componentes relacionados entre sí, que se derivan al denominado estilo de gestión que tienen los administradores de una institución; estos buscan llegar a todos los ámbitos de la organización para de esta manera tener un claro conocimiento de las realidades en cada área y así poder tomar las mejores decisiones en el momento oportuno, tanto en forma eficiente como eficaz. Tabla 4 Componentes del control interno Componentes
Concepto
Ambiente de control
Es el fundamento para el control interno efectivo, previendo disciplina y estructura para la entidad. Establece el tono de la organización influyendo en el conocimiento o en la conciencia de su gente.
Valoración del riesgo
Aporta a la administración la información que necesita para determinar que riesgos de negocio/fraude deben ser administradas y las acciones (si las hay) a tomar.
Sistema de información
Consta de los procedimientos y registros establecidos para iniciar, registrar, procesar y reportar las transacciones de la entidad y para mantener la accountability por los activos, pasivos y patrimonio relacionados.
Actividades de control
Son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se ejecutan las directivas de la administración. Por ejemplo, pueden incluir los controles para asegurar que no se despachen bienes a quien tiene mal riesgo de crédito o para asegurar que solamente se hacen compras que estén autorizadas. Estos controles cubren riesgos que si no se mitigan amenazarían el logro de los objetivos de la entidad
13
Monitoreo
Valoran la efectividad del desempeño el control interno en el tempo. El objetivo es asegurar que los controles están funcionando de manera apropiada y, si no, tomar las acciones correctivas necesarias. La administración logra el monitoreo de los controles mediante actividades continuas, evaluaciones separadas o una combinación de las dos.
Nota. Fuente: Mantilla, S. (2014). Auditoría Financiera de Pymes. Bogotá: Ecoe
3.1.2.4 Clases del control interno El control interno se adapta a cada una de las instituciones puesto que su implementación está a cargo de la administración, dirección o gerencia; de esta manera afrontar los riesgos del servicio o negocio y de fraude identificados que amenazan el logro de los objetivos que se plantea, tales como la confiabilidad de la información financiera. El auditor va analizar en su informe tanto el contenido de naturaleza contable como el análisis del sistema de control interno de carácter administrativo. Ambos constituyen aspectos fundamentales para su trabajo, dado que la inexistencia del sistema de control interno o su incorrecta puesta en práctica, resta fiabilidad a la actividad realizada por la compañía y la propia documentación contable. (Sánchez & Alvarado, 2014, p. 279)
Por esto es de vital importancia para todas las instituciones que implementen un plan de control que la información que se refleja sea confiable ya que en base a esto se tomarán las decisiones que sean necesarias. Según Estupiñán, (2012, p. 7) para prevenir o detectar los riesgos potenciales, las instituciones deben establecer los siguientes controles: Control administrativo: Es el plan de organización que adopta cada empresa, con sus correspondientes procedimientos y métodos operacionales y contables, para ayudar mediante el establecimiento de un medio adecuado. Control contable: Como consecuencia del control administrativo sobre el sistema de información, surge como un instrumento, el control interno contable.
3.1.2.5 Modelo COSO ERM Se considera a este como un modelo completo y aplicable de evaluación y control interno para ser instituido a una institución, está en manos de los ejecutivos principales de las mismas y los representantes principales de sus áreas, ya que debe recabar todos los factores y
14 departamentos de la institución. “Es un proceso efectuado por la junta de directores, la administración y otro personal de la entidad, aplicando la definición de la estrategia y a través del emprendimiento, diseñado para identificar los eventos potenciales que pueden afectar la entidad” (Estupiñán, 2012, p. 66). Este modelo correctamente aplicado es un sistema que permitirá a las instituciones prever los problemas que se podrían presentar y que pongan en riesgos el normal funcionamiento y posterior crecimiento de las mismas, siendo esto un escudo protector de las inversiones, ideas y proyectos que se generan, puesto que al conocer de forma correcta cómo manejar un sistema de control se puede realizar evaluaciones antes de tomar decisiones sobre ellas.
3.1.2.5.1 Componentes del modelo COSO ERM El modelo COSO ERM, está conformado por ocho componentes que se relacionan entre sí, y que son realizados por todos los miembros de la institución, y evaluados por los altos ejecutivos, estos se encuentran directamente ligados con los objetivos del control interno y se aplica en todas las secciones, unidades o departamentos; los componentes de la administración del riesgo del emprendimiento son: Tabla 5 Componentes del modelo COSO ERM Componentes
Concepto
Ambiente interno
Comprende el tono de la organización y establece la base para como el riesgo es percibido y abordado por el personal de la entidad, incluyendo la filosofía de la administración del riesgo y el apetito por el riesgo, integridad y valores éticos, y el ambiente en el cual operan.
Establecimiento de objetivos
Los objetivos tienen que existir antes que la administración pueda identificar los eventos potenciales que afecten su logro. La administración de riesgos del emprendimientos asegura que la administración tiene en operación un proceso para establecer los objetivos y que los objetivos seleccionados respaldan y están alineados con la misión de la entidad y son consistentes con su apetito por el riesgo.
Identificación de eventos
Se tiene que identificar los eventos internos y externos que afectan el logro de los objetivos d la entidad, diferenciando entre eventos y oportunidades. Las oportunidades se canalizan hacia la estrategia de la administración hacia el proceso de establecimiento de objetivos.
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Valoración de riesgos
Los riesgos se analizan, considerando su probabilidad e impacto, como la base para determinar cómo se deben administrar. Los riesgos se valoran sobre una base inherente y sobre una base residual.
Respuesta al riesgo
La administración selecciona las respuestas del riesgo - evitar, aceptar, reducir, o compartir el riesgo - desarrollando un conjunto de acciones para alinear los riesgos con la tolerancia al riesgo y con el apetito que por el riesgo tiene la entidad.
Actividades de control
Se establecen e implantan políticas y procedimientos para ayudar a asegurar que las respuestas al riesgo se llevan a cabo de manera efectiva.
Información y comunicación
Se identifica, captura y comunica la de información relevante y el cronograma que le permita a la gente llevar a cabo sus responsabilidades. La comunicación efectiva también ocurre en un sentido amplio, fluyendo hacia abajo, a través y hacia arriba de la entidad.
Monitoreo
Se monitorea la totalidad de la administración de riesgo del emprendimiento y se realizan las modificaciones necesarias. El monitoreo se logra mediante actividades administrativas ongoing (continuas), evaluaciones independientes o ambas.
Nota. Fuente: Estupiñan, R. (2012). Control Interno y Fraudes con base en los ciclos transaccionales Análisis de Informe COSO I y COSO II. Bogotá: Ecoe ediciones.
3.1.2.6 Evaluación del sistema de control interno Las evaluaciones de las empresas se las elaboran mediante el control, ya que este proporciona las bases para llevarlo a cabo; el mismo se relaciona directamente con la planeación dentro del proceso de administración. La evaluación por medio de distintos instrumentos como las pruebas sustantivas o de cumplimiento permiten al final, retroalimentar dicho proceso para superar las desviaciones de los planes y objetivos generales. La evaluación del sistema de control interno se lleva a cabo mediante las denominadas pruebas de cumplimiento, a través de las cuales el auditor se satisface: de la existencia del propio sistema de control interno; de su eficacia, es decir, de que los mecanismos de control instalados cumplen con la finalidad para las que fueron diseñados; de su continuidad, esto es, que se encuentran funcionando y que lo hacen correctamente. (De la Peña, 2011, p. 103)
La consecución de los objetivos es el mejor indicador de que el sistema de control interno fue correctamente implementado y a su vez realizado por todos los miembros de la institución u organización, lo que garantizará la prolongación del sistema de control; El control facilita las bases para llevar a cabo la evaluación de las acciones, y a su vez se ligan para que la planeación y el control dentro del proceso de administración permitan la comprobación sistemática del avance del trabajo, logrando así su propósito, que es medir la eficacia y la eficiencia administrativa.
16 3.1.2.7 Procedimientos de evaluación del control interno Los medios más utilizados para documentar adecuadamente el método de evaluación del sistema de control interno de la institución, que a la vez pueden servir para dejar constancia de haber efectuado tal evaluación, y brindar información relacionada con los diferentes procesos que se llevan a cabo en la misma, son los que se exponen a continuación: Tabla 6 Procedimientos de evaluación del control interno Procedimientos
Concepto
El cuestionario de control interno
Es uno de los métodos más extendidos, tanto entre las firmas de auditores externos como entre las de auditores internos. Consiste en una encuesta sistemática, presentada bajo la forma de preguntas referidas a aspectos básicos del sistema, en la que, por lo general, una respuesta negativa evidencia una ausencia de control.
Método descriptivo
Este método se basa en la explicación detallada de las características del sistema que se está evaluando. Normalmente, se describen procedimientos, registros, formularios, archivos, empleados y personas y departamentos que intervienen en el sistema.
Método de “flowcharts” o flujogramas
Se trata de un método destinado a simplificar la tarea de descripción de los procedimientos y técnicas mediante el uso de gráficas de movimiento de transacciones, también llamados flujogramas o diagrama de flujo.
Pruebas de cumplimiento y sustantivas
Las pruebas de cumplimiento son aquellas cuyo objetivo es obtener evidencia de que los procedimientos de control interno, en los que el auditor va a basar su confianza en el sistema, están siendo aplicados en la forma establecida; el auditor deberá realizarlas para asegurarse de su existencia, efectividad y continuidad. Las pruebas sustantivas son las que afectan a la naturaleza, alcance y momento de la aplicación de los procedimientos de auditoría.
Nota. Fuente: Pérez, M., Castrillo, L., Sánchez, I., & Sierra, G. (2012). Fundamentos teóricos de auditoría financiera. Madrid: Pirámide.
3.1.2.8 Limitaciones de control interno Todo sistema generado para controlar los procesos, pasos o formas en que se realiza una actividad, no siempre cubre al cien por ciento (100%) todos los posibles errores que se puedan cometer durante el proceso ya que siempre estará expuesto a contratiempos, “El control tiene limitaciones, por lo tanto, no es una panacea o un remedio absoluto. El control solo puede proporcionar una seguridad razonable de que los objetivos de la organización serán logrados” (Montaño, 2013, p. 68). El control interno tiene limitaciones por ello impide que se puede dar seguridad absoluta sobre el logro de los objetivos.
17 Según Mantilla, (2014) las principales limitaciones son:
Los juicios humanos requeridos en cualquier sistema y las fallas humanas simples tales como errores o equivocaciones;
Elusión del control interno por la colusión de dos o más personas; y
Eludir inapropiado del control interno por parte de la administración, tal como revisar los términos de un contrato de venta o exceder el límite de crédito de un cliente.
3.1.2.9 Normativa del control interno Dentro del país rigen ciertas normativas muy relevantes para el control interno entre ellas están: Norma Ecuatoriana de Auditoría (NEA) 10. El propósito de esta Norma Ecuatoriana sobre Auditoría (NEA) es establecer normas y de proporcionar lineamientos para obtener una comprensión de los sistemas de contabilidad y de control interno y sobre el riesgo de auditoría y sus componentes: riesgo inherente, riesgo de control y riesgo de detección. “Riesgo de auditoría” significa el riesgo de que el auditor dé una opinión de auditoría no apropiada cuando los estados financieros están elaborados en forma errónea de una manera importante. El riesgo de auditoría tiene tres componentes:
Riesgo inherente
Riesgo de control
Riesgo de detección
Norma Internacional de Auditoría (NIA) 400 Evaluación de riesgos y control interno El principal objetivo de esta norma es establecer normas y de proporcionar lineamientos para poder comprender los sistemas de contabilidad y de control interno sobre los riesgos de auditoría.
18 3.1.3 Gestión de inventarios 3.1.3.1 Definición Los inventarios representan activos para la venta; detallados, ordenados y valorados en un momento determinado, también pueden ser consumidos en el proceso de producción o en prestación de servicios; Romero (2012, p. 226) Afirma que “los inventarios son mercaderías sujetas a la compra venta y constituyen el objetivo principal de las actividades primarias y normales de cualquier entidad comercial o industrial, esto es, la obtención de utilidades” Es decir, son un conjunto de bienes tangibles y en existencia, propios y de disponibilidad inmediata para su consumo o su venta. Los inventarios son la acumulación de materias primas, productos en proceso, productos terminados o artículos en mantenimiento; que serán manejados para satisfacer la demanda. “Son activos que controla la empresa destinados a la venta en el curso normal de la explotación, transformación o utilización, directa o indirecta, en el proceso productivo o en la prestación de servicios, con un ciclo inferior a un año”. (Sánchez & Alvarado, 2014, p. 241); las existencias de éstos son un conjunto detallado, ordenado y valorado de bienes tangibles almacenados y destinados a realizar operaciones ya sea de compra, venta, de uso o transformación dentro del curso normal de la institución.
3.1.3.2 Importancia Al considerar a los inventarios como parte fundamental de la institución, es menester detallar que debe estar controlado vigilado y ordenado, pues de él depende proveer y distribuir adecuadamente los insumos para la producción o a su vez los productos listos para la venta. Los inventarios representan uno de los principales recursos de que dispone una entidad comercial o industrial. Es importante tener un adecuado abastecimiento de inventarios, pues de ellos dependen las actividades primarias para las que se constituyó la organización, es decir, las operaciones de compraventa que concluirán utilidades y proporcionarán flujos de efectivo, con lo que se reiniciará el ciclo financiero a corto plazo tanto de empresas industriales como de empresas comerciales. (Romero, 2012, p. 224)
La importancia de los inventarios radica en que estos constituyen la mayor fuente de ingresos para una institución, es decir permite cumplir con el objetivo de toda institución, que es la de obtener utilidades y beneficios económicos.
19 3.1.3.3 Objetivos de auditoría en el área de existencias Los objetivos del área de existencias buscan tener información real y a tiempo sobre todo lo relativo al tema, especialmente a saldos de los bienes, de igual manera ejercer un control sobre los procesos de manipulación, traslado, almacenamiento, registro. “El objetivo básico de esta área es determinar si los bienes existen, si los saldos de las cuentas representativas de los elementos son legítimos y razonables, si están debidamente clasificados y valorados y si corresponden a bienes” (Sánchez, 2014, p. 243). Es muy importante obtener una seguridad razonable de que el personal de la institución aplica correctamente las instrucciones establecidas para el desarrollo del inventario físico y que se cumplen todas las normas y controles al efecto. Según Romero, (2012, p. 227) Los objetivos de la valuación de inventarios son: Correcta valuación del costo de ventas, el cual se ha de enfrentar a los ingresos del periodo y aparecerá dentro del estado de resultados, disminuyendo el importe de las ventas netas, para determinar la utilidad bruta. Correcta valuación del inventario final, que se presentará dentro dela activo a corto plazo en el estado de posición financiera. De acuerdo con Suarez (2012, p. 43) los objetivos de compras en la gestión de inventarios resultan importantes ya que de estos se derivan el almacenamiento y las ventas, y estos son: Reducir al mínimo posible el nivel de existencias y asegurar el suministro del producto en el momento adecuado al área del cliente. Lograr un nivel de servicio al cliente razonablemente alto, asociado a una inversión de inventario razonablemente baja, con lo que se plantea un conflicto de disponibilidad e inventario y se torna necesario entrar un equilibrio entre estos dos factores.
3.1.3.4 Ciclo y control de los inventarios Los inventarios asumen formas diferentes, de acuerdo con la naturaleza del negocio; en los negocios de ventas al por mayor o al detalle, el inventario más importante es la mercancía disponible para su venta. Las funciones que constituyen el ciclo de inventario son:
20 Tabla 7 Ciclo y control de los inventarios Ciclos
Concepto
Función de compra de inventarios
Un buen control interno de compras requiere, ante todo, una estructura organizacional que delegue a un departamento independiente de la compañía la autoridad exclusiva de comprar todos los materiales y los servicios; debe asignarse a una persona debidamente supervisada la responsabilidad de todas las transacciones de compra.
Función de recepción
Todos los productos recibidos por la compañía- sin excepción alguna- deberían pasar por un departamento de recepción que sea independiente de las compras, de almacenamiento y embarques. El departamento de recepción se encarga de lo siguiente: determinar las cantidades de productos recibidos; detectar la mercancía dañada o defectuosa; preparar el informe de recepción y trasmitir inmediatamente al almacén todos los productos recibidos.
Función de almacenamiento
Al entregarse los productos a los almacenes, se cuentan, se inspeccionan y se emite el recibo correspondiente. El almacén notifica entonces al de contabilidad la cantidad recibida y almacenada. Al realizar esas funciones hace una importante contribución al control global de inventario.
Función de emisión
El departamento de almacén es responsable de todos los bienes bajo su control; de ahí en que insista en que se emita una requisición pre numerada de todos los artículos que pasan de sus manos que sirva de recibo firmado por el departamento que los acepta.
Función de producción
La producción global debería controlarse con un programa maestro de producción que presente las necesidades generales de producción en un periodo particular. Como se elabora a partir de los pronósticos de la demanda de los productos de la compañía, le ayuda a asegurarse de que atenderá las necesidades de los clientes, evitando al mismo tiempo saturarse con ciertos productos.
Función de embarque
El embarque de artículos terminados deberá hacerse solo después de recibir la autorización respectiva. Normalmente es una orden de ventas aprobada por el departamento de crédito, aunque la función de embarque incluye la devolución de los productos defectuosos a los proveedores. En este último caso, la autorización consistirá en el permiso de un ejecutivo del departamento de compras.
Nota. Fuente: Whittington, O. & Pany, K. (2005). Principios de Auditoría. México D.F.: McGraw-Hill.
3.1.3.5 Sistema de registro y control de inventarios Cuando se compra los productos que componen los inventarios, estos pueden ser registrados de dos formas diferentes, “los sistemas de control de inventario para la venta (mercadería) reconocidos por la Ley de régimen tributario interno, y avalado por las normas contables, son: sistema de cuenta múltiple o inventario periódico y sistema de cuenta permanente o inventario perpetuo” (Zapata, 2011, p. 90). Estos sistemas de registro pueden llevarse a cabo por medio de una cuentan única de transacciones, o por medio de una serie de cuentas que tengan relación con las mercaderías.
21 3.1.3.5.1 Sistema de cuenta múltiple o inventario periódico Este tipo de sistema se lo utiliza dentro de las instituciones que cuentan con una alta circulación de existencias, donde los precios unitarios son relativamente bajos, generalmente se utiliza en empresas comerciales tales como: ferreterías, farmacias, tienda de abarrotes y otros. Consiste en controlar el movimiento de la cuenta mercaderías en varias o múltiples cuentas que por su nombre nos indican a que se refiere a cada una de ellas, además se requiere de inventarios periódicos o extracontables que se obtienen mediante la toma o constatación física de la mercadería que existe en la empresa en un momento determinado. (Bravo, 2011, p. 107)
Este sistema necesita del manejo de varias cuentas para controlar la mercadería, cuando ocurra la venta se registra, pero si se quiere determinar el costo de ventas se deberá esperar hasta el final del ejercicio contable y es necesario realizar una toma física de los inventarios.
3.1.3.5.2 Sistema de cuenta permanente o inventario perpetuo Este sistema de inventario es utilizado por las empresas que comercializan productos con precios relativamente altos, como electrodomésticos, prendas de vestir, materiales de construcción, entre otras. “Consiste en controlar el movimiento de la cuenta mercaderías mediante la utilización de tarjetas kárdex las mismas que permiten conocer el valor y la existencia física de mercaderías en forma permanente” (Bravo, 2011, p. 115). Al utilizar este tipo de tarjetas se puede tener un control individual de los artículos, y determinar el saldo de la cuenta en cualquier momento.
3.1.3.6 Control de los inventarios Generalmente todas las empresas tienen mucho cuidado respecto al control de inventarios, pues de sus productos dependen los ingresos, por lo que “es de gran importancia el control del inventario (Mercaderías, Materias Primas, Materiales Indirectos, entre otros) de tal manera que la empresa pueda satisfacer adecuada y oportunamente sus necesidades y especialmente los requerimientos de sus clientes” (Bravo, 2011, p. 149). Este control comprende el establecimiento de tres niveles de existencias; máxima, mínima y crítica.
22
Existencia máxima: Es la cantidad máxima que la empresa debe mantener en stock con el fin de cubrir eventuales deficiencias de suministros. Se determina considerando la demanda, consumo o venta máxima y el tiempo de reposición o reemplazo.
Existencias mínimas: Es el nivel mínimo de stock que debe permanecer en existencia para satisfacer a los clientes en la empresa, para que los procesos productivos no se interrumpan en el caso de las empresas manufactureras. Se determina considerando la demanda, consumo o venta, mínima periódica y el tiempo mínimo de reposición o de reemplazo.
Existencias críticas: Es el nivel más bajo al que puede llegar el stock o inventario en el caso que fallen los suministros normales de los proveedores. Si se llega a este nivel la empresa debe establecer mecanismos extraordinarios o especiales de compras para atender adecuadamente a los clientes, consumo o venta mínima, y el tiempo crítico de reemplazo o reposición.
3.1.3.7 Métodos de valoración de inventarios Para determinar el costo de los inventarios se multiplica la cantidad de productos de sus inventarios por sus precios unitarios. “Una entidad debe utilizar el mismo método de asignación del costo para todos los inventarios con naturaleza y uso similar para ella. Tratándose con inventarios de diferente naturaleza y uso, la aplicación de esos métodos diferentes puede justificarse” (Romero, 2012, p. 248). Existen diferentes métodos de valoración, sin embargo, dependiendo el giro del negocio se elegirá la que se considere mejor. Existen varios métodos de valoración de inventarios, sin embargo, solo se considerarán los que seas más relevante. Según Suárez, (2012, p. 22) en los métodos de valoración de las salidas encontramos a: Método FIFO (First In, First Out): Para valorar los elementos en almacén, se supone que las primeras unidades en entrar son las primeras en salir, por tanto, se encontraran distintas partidas con precios de adquisición diferentes en momentos de compra distintos.
23 Método del costo promedio ponderado: Se basa en determinar un precio unitario ponderado de las materias, dividiendo el costo total de varias entradas para su cantidad total, y en aplicar este precio a las salidas.
3.1.3.8 Normativa Dentro del país rigen ciertas normativas muy relevantes para el inventario entre ellas están: Tabla 8 Normativa de inventarios Norma NEC 11
NIA 501
Objetivo
Alcance
Fuente
El objetivo de esta Norma es prescribir o señalar el tratamiento contable para inventarios bajo el sistema de costo histórico. Un tema primordial en la contabilidad de inventarios es la cantidad de costo que ha de ser reconocida como un activo y mantenida en los registros hasta que los ingresos relacionados sean reconocidos. Esta Norma proporciona guías prácticas sobre la determinación del costo y su subsecuente reconocimiento como un gasto, incluyendo cualquier disminución a su valor neto de realización. También brinda lineamientos sobre las fórmulas de costeo que se usan para asignar costos a inventarios.
1. Esta Norma debe ser aplicada por todas las empresas en los estados financieros preparados en el contexto del sistema de costo histórico en la contabilidad de inventarios que no sean: a) El trabajo en proceso que se origina bajo los contratos de construcción incluyendo contratos de servicios directamente relacionados (los que serán tratados en una Norma específica sobre contratos de construcción); b) instrumentos financieros. c) Inventarios de productores de ganado, de productos forestales y de agricultura, y depósitos de mineral en la medida que son cuantificados a su valor neto de realización de acuerdo con prácticas bien establecidas en ciertas industrias.
NEC, 2003, p. 191
El objetivo del auditor es obtener evidencia de auditoría suficiente y adecuada sobre las siguientes cuestiones: (a) la realidad y el estado de las existencias, (b) la totalidad de los litigios y reclamaciones en los que interviene la entidad; y (c) la presentación y revelación de la información por segmentos de conformidad con el marco de información financiera aplicable.
Esta Norma Internacional de Auditoría (NIA) trata de las consideraciones específicas que el auditor ha de tener en cuenta en relación con la obtención de evidencia de auditoría suficiente y adecuada, de conformidad con la NIA 330, la NIA 500 y otras NIA aplicables, con respecto a determinados aspectos de las existencias, los litigios y reclamaciones en los que interviene la entidad, así como la información por segmentos en una auditoría de estados financieros.
IAASB, 2014, p.500
24
NIC 2
El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de los inventarios, dentro del sistema de medición del costo histórico. Un tema fundamental en la contabilidad de los inventarios es la cantidad de costo que debe acumularse en un activo, para diferirlo hasta que los ingresos correspondientes sean reconocidos. Esta Norma suministra una guía práctica para la determinación de tal costo, así como para el subsecuente reconocimiento como gasto del periodo, incluyendo también cualquier deterioro que rebaje el importe en libros al valor neto realizable.
Esta Norma es de aplicación a todos los inventarios, excepto a: Las obras en curso, resultantes de contratos de construcción, incluyendo los contratos de servicios directamente relacionados (véase la NIC 11 Contratos de Construcción); Los instrumentos financieros (véase NIC 32 Instrumentos Financieros: Presentación y NIC 39 Instrumentos Financieros: Reconocimiento y Medición); y Los activos biológicos relacionados con la actividad agrícola y productos agrícolas en el punto de cosecha o recolección (véase la NIC 41 Agricultura).
IFRS, 2012, p. A582
NIIF PARA PYMES SECCIÓN 13
Esta sección establece los principios para el reconocimiento y medición de los inventarios. Inventarios son activos: (a) mantenidos para la venta en el curso normal de las operaciones; (b) en proceso de producción con vistas a esa venta; o (c) en forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de producción, o en la prestación de servicios.
Esta sección se aplica a todos los inventarios, excepto a: (a) Las obras en progreso, que surgen de contratos de construcción, incluyendo los contratos de servicios directamente relacionados (véase la Sección 23 Ingresos de Actividades Ordinarias). (b) Los instrumentos financieros (véase la Sección 11 Instrumentos Financieros Básicos y la Sección 12 Otros Temas relacionados con los Instrumentos Financieros). (c) Los activos biológicos relacionados con la actividad agrícola y productos agrícolas en el punto de cosecha o recolección (véase la Sección 34 Actividades Especiales). Esta sección no se aplica a: (a) productores de productos agrícolas y forestales, de productos agrícolas tras la cosecha o recolección y de minerales y productos minerales, en la medida en que se midan por su valor razonable menos el costo de venta con cambios en resultados, o (b) intermediarios que comercian con materias primas cotizadas, que midan sus inventarios al valor razonable menos costos de venta, con cambios en resultados.
Internationa l Financial Reporting Standars. (2013).
Nota. Fuente: Varios Autores
25
4. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN 4.1 Diseño/ Tipo de investigación 4.1.1 Diseño de la investigación El diseño de una investigación, desde el punto de vista de la metodología de la investigación debe responde a las preguntas de la investigación, cumplir los objetivos del estudio, y someter la hipótesis a las pruebas de verificación. El tipo de diseño de investigación a elegir se encuentra condicionado por el problema a investigar, el contexto que rodea a la investigación, el tipo de estudio a efectuar, y a las hipótesis formuladas. En esta investigación basada en un diseño No Experimental, se optó por la aplicación de un diseño de tipo transaccional o transversal, dado que la recolección de datos se aplicó en un mismo tiempo o momento determinado. Este tipo de diseño tiene la ventaja de que las observaciones se realizan en un momento único en el tiempo. En estos tipos de diseños No Experimentales se pueden aplicar estudios de tipo exploratorios, descriptivos, y explicativos o causales, entre otros. La Investigación No Experimental es conocida también como Investigación Expos-facto, dado que los hechos y los procesos ya ocurrieron y se observan variables y relaciones entre éstas en su contexto natural. El diseño de la investigación aplicado fue No Experimental de tipo transaccional o transversal, el cual se basa en observar fenómenos como tal y como se presentan, analizando el comportamiento y relación de los hechos sin realizar manipulación alguna por parte de los investigadores. Es en un enfoque retrospectivo. Es por ello que durante esta investigación se revisó la información de la Fundación SALUDESA, para posteriormente proceder a su análisis y determinar los niveles de riesgo que afectan el desempeño efectivo de la institución.
26 4.1.2 Tipo de investigación Desde un punto de vista epistemológico y metodológico, el tipo de investigación puede ser básica o fundamental y aplicada o activa. La primera se caracteriza principalmente por ser: conceptual, muestral, y procedimental; en cambio la segunda, se caracteriza por tener una multiplicidad de forma para su desarrollo, destacando las siguientes formas especifica: exploratoria, descriptiva y explicativa fundamentalmente. Para el desarrollo del presente trabajo de titulación se utilizaron los siguientes tipos de investigación tanto básica como aplicada.
4.1.2.1 Investigación descriptiva Este tipo de investigación permite hacer una descripción del objeto de estudio, es decir la evaluación al control interno de la gestión de inventarios; por ello se utilizó este tipo de investigación para conocer y detallar cada una de las funciones de los empleados relacionados directamente con la Fundación en el área de inventarios, a través del estudio se pudo identificar los problemas específicos y los principales objetivos de la organización.
4.1.2.2 Investigación exploratoria Para los efectos de esta investigación se aplicó este tipo de investigación con la finalidad de lograr una recolección de información precisa, y la identificación de todos los procesos que se realizan en el área de inventarios para conocer la situación actual de la institución, utilizando la observación como mecanismo principal para examinar de manera general lo cual permite tener una visión clara sobre todo lo referente a la investigación.
4.1.2.3 Investigación explicativa Este tipo de investigación tiene la ventaja que va más allá de la descripción de los conceptos, de los fenómenos o del establecimiento de relaciones entre conceptos; está dirigida a responder
27 a las causas de los eventos sociales o fenómenos. Su interés se centra en explicar por qué ocurre un fenómeno y en qué condiciones se da éste, o por qué dos o más variables están relacionadas. Mediante este tipo de investigación se dio a conocer el origen de los eventos o sucesos del problema de trabajo de titulación. Atreves de este tipo de investigación se podrán establecer las diferentes conclusiones de forma explícita y oportuna.
4.1.3 Enfoque de la investigación El presente trabajo de disertación se elaboró bajo la metodología de enfoque mixto de investigación, la cual combina el método cualitativo y cuantitativo durante el proceso de indagación en base a los preceptos establecidos en el paradigma interpretativo de la investigación. El enfoque cualitativo nos permitió llevar a cabo esta investigación como un “estudio de caso” y que se desarrolló durante el levantamiento de información sobre los procedimientos del área de inventarios, cuando se realizó la entrevista al gerente de la Fundación SALUDESA, como también en el análisis de datos obtenidos en las encuestas. El enfoque cuantitativo fue utilizado en el proceso de tabulación de los datos obtenidos de la encuesta realizada a los empleados de la Fundación SALUDESA, como también a sus distintos proveedores, y el cuestionario de control interno para el área de inventarios aplicada a la bodeguera de la institución con la finalidad de determinar el nivel de confianza y riesgo existente.
4.2 Población/ Muestra Una población está formada por todos los sujetos de interés para la investigación que se quiere realizar y en este caso se trató de una población de tipo finita y que estadísticamente se le identifica con el carácter de N. Para los efectos de esta investigación, la población de la Fundación SALUDESA está compuesta por 15 personas, entre el gerente, empleados, y proveedores.
28 Tabla 9 Población Fundación SALUDESA Grupo de población
Cantidad
Gerente
1
Contador
1
Empleados
3
Proveedores
10
TOTAL
15
Nota. Fuente: Santo Domingo, Investigación de campo Fundación SALUDESA
4.3 Muestra Una Muestra es solo una parte o fracción de la población, sobre la que se realizarán las inferencias referidas a toda la población y tiene que tener la cualidad de ser representativa del universo o población. Para los efectos de esta investigación, la muestra fue clasifica como Probabilística, dado que todos los elementos que conforman la población tuvieron la misma posibilidad de ser seleccionados. Este tipo de muestra es esencial en los diseños de investigación por encuestas y entrevistas. El tipo de muestra probabilística selecciona fue de un muestreo aleatorio simple y sistemático. La muestra para nuestra investigación fue de 15 personas, siendo esta cantidad la misma que comprende a la población total, puesto que en el estudio abarcamos a todos los participantes directos en el área, adicionalmente se consideró esta cantidad de encuestas por su reducido número y que de esta forma obtendremos la opinión y el aporte de todos los participantes dentro del proceso como tal del manejo de inventarios.
4.4 Instrumentos de recolección de datos Los instrumentos son medios que permiten recolectar información requerida para el objeto de estudio, facilitando el análisis y evaluación de los componentes del COSO ERM, y para el desarrollo de la presenta investigación se aplicaron los siguientes:
29 4.4.1 Observación La Observación es un método de análisis de la realidad que se vale de la contemplación de los fenómenos, acciones, procesos, o situaciones, y su dinamismo en su marco natural, tiene la ventaja de ser sistemática, ya que no es improvisada, sino que responde a unos objetivos determinados. A través de la observación sistemática se recoge información de eventos en el momento mismo en el que se producen. Utilizando está técnica como base para la investigación, pudimos conocer la realidad que se estaba afrontando dentro de la Fundación SALUDESA y su área de inventario, siendo este un factor determinante para enmarcar la problemática real dentro de los procesos de control de inventarios y todo lo que esto conlleva y así empezar a plantear de forma muy básica las posibles soluciones.
4.4.1.1 Instrumento Dentro del proceso de investigación y recolección de datos, se utilizó la guía de observación y el diario del investigador, que permite registrar de forma manual los datos y acontecimientos más importantes y relevantes que se iban presentando durante la observación, siendo estos instrumentos sumamente importantes para evitar, omitir o distorsionar cualquier tipo de referencia.
4.4.2 Entrevista La entrevista es definida como una técnica orientada a obtener información de forma oral y personalizada sobre acontecimientos vividos y aspectos subjetivos de los informantes en relación a la situación que se está estudiando. Se añade la perspectiva interna para interpretar la realidad, la percepción del mismo sujeto expresada con sus palabras. La entrevista se realizó a la autoridad de la Fundación SALUDESA, Dr. Diego Herrera siendo el la fuente primordial para entender el entorno y el funcionamiento general de la misma, así también para comprender las falencias existentes entre los manuales de procedimientos y la ejecución final de los mismos.
30 4.4.2.1 Instrumento Los instrumentos utilizados para la entrevista fueron la guía de entrevista previamente elaborada; donde para iniciar se proporcionó al entrevistado la información sobre el propósito de la entrevista; una grabadora, para guardar las respuestas de la entrevista con exactitud y no distorsionar la información, con previa autorización del entrevistado, y finalmente el diario del investigador que permite detallar ideas necesarias para la investigación.
4.4.3 Encuesta La Encuesta es una técnica de recogida de información por medio de preguntas escritas organizadas en un cuestionario impreso. Se emplea para investigar hechos o fenómenos de forma general en una sección o unidad de trabajo al interior de una institución. De acuerdo a su estructura se aplicó una encuesta estandarizada, que según la vía para la obtención de la información es directa, es decir, que fue aplicada directamente al sujeto encuestado. Esta técnica es fundamental, basada en preguntas y respuestas entre investigador y participantes; en este caso, se utilizó para recopilar información necesaria de parte de los empleados directamente relacionados con el área de inventarios; estos fueron dos empleados encargados de las diferentes farmacias y un empleado encargado de la bodega de inventarios de la Fundación SALUDESA.
4.4.3.1 Instrumento El instrumento utilizado para la encuesta fue el cuestionario que estaba previamente establecido, partió de los objetivos de estudio descritos anteriormente; redactados de forma coherente y con secuencia lógica, que permitió obtener información confiable y válida para establecer los puntos críticos del área; su estructura fue de forma que la tabulación de los datos sea de manera rápida y eficaz
31
4.5 Técnicas de análisis de datos Corresponden a los procedimientos cuantitativos y/o cualitativos para procesar la información recolectada mediante la aplicación de: Análisis estadístico, Análisis de encuestas, Análisis de contenidos, entre otros. Para el presente trabajo de titulación de la Fundación SALUDESA, se utilizaron las siguientes técnicas de análisis de datos:
4.5.1 Cuantitativa En el análisis cuantitativo, se procedió hacer la tabulación de los datos, es decir examinar los datos obtenidos por medio de las encuestas, de forma numérica, se sintetizó la información estadística de las encuestas a los empleados y a los proveedores con la finalidad de conocer la percepción de ellos respecto al área en estudio, esto permitió determinar el desenvolvimiento de cada uno de ellos respecto al flujo de actividades.
4.5.2 Cualitativa En el análisis cualitativo, se realizaron estudios de la información obtenida por medio de la técnica de la observación, a su vez se hicieron análisis de la entrevista realizada el gerente de la Fundación SALUDESA, con la finalidad de encontrar las debilidades o puntos críticos del área de inventarios que afectan a la Fundación o algún proceso que este dificultando la toma de decisiones.
32
5. RESULTADOS 5.1 Discusión y análisis de resultados Para la discusión y análisis de resultados se aplicaron las técnicas e instrumentos propuestos para la recolección de datos, como fue la entrevista y los cuestionarios con sus respectivas respuestas y análisis; lo que permitió determinar cómo se encuentra la gestión de inventarios de la Fundación SALUDESA.
5.1.1 Entrevista 5.1.1.1 Entrevista al Dr. Diego Herrera, gerente de la Fundación SALUDESA. 1. ¿La Fundación SALUDESA cuenta con una estructura organizacional? Si, está descrita en el reglamento general 2. ¿Existe una descripción de cargos y funciones? Si existe; la organización no es lineal como en la mayoría de las organizaciones, sigue un teórico que se llama Mintzberg; (El argumento de Mintzberg es que las características de las organizaciones caen dentro de agrupamientos naturales o configuraciones. Cuando no hay acomodación o coherencia, la organización funciona mal, no logra armonía natural). No es una organización jerárquica, sino flexible. 3. ¿La Fundación cuenta con un manual de políticas y procedimientos respecto al ciclo de inventarios? No se cuenta con políticas para el área. 4. ¿Cuántos empleados se encuentran laborando en el área de inventarios? Se encuentran trabajando en Santo Domingo tres personas 5. ¿Cómo se controla el cumplimiento de cada una de sus funciones? El control es una revisión periódica e informes sobre lo que está sucediendo; es muy difícil de realizar por el alto flujo de insumos o medicamentos. 6. ¿Quién es la persona responsable del área de inventarios? La directora financiera; La Ing. Nelly Ramos.
33 7. ¿En base a qué requerimientos se elaboran las órdenes de compra? En base a los stocks mínimos y máximos; sin embargo, por los dos años de funcionamiento no se está utilizando el máximo de las áreas instaladas; y los porcentajes tienen un alto grado de error. 8. ¿Quién es el encargado de receptar los productos? La persona encargada de bodega. 9. ¿Existe un procedimiento definido para almacenar los medicamentos? Si, el que está determinado por el Ministerio de Salud Pública, como parte de la Normativa Nacional; como aire acondicionado, termómetro, humidificador entre otros. 1 10. ¿Quién entrega los medicamentos? La persona encargada de bodega, aunque en administración no debe receptar y entregar la misma persona, pero por la estructura organizacional se busca que las personas sean multifuncionales y flexibles y no caer en burocracia para que el costo operativo no sea demasiado alto; y es supervisada por la directora financiera. 11. ¿En alguna ocasión ha surgido algún inconveniente en el ciclo de inventarios (requerimiento, recepción, almacenaje, venta u entrega)? Sí, todos los días; especialmente a nivel de la micro distribución. 12. ¿Qué volumen de inventarios maneja? Stock máximo para capacidad de atender 3300 pacientes de consulta externa y un promedio de 60 y 70 hospitalizados; colchón de inventarios de $50.000.00. 13. ¿Cómo mide la rotación de inventarios? Se supone que eso debería hacer el sistema. 14. ¿Cada qué tiempo se realiza la toma física de inventarios? Los encargados de farmacia deberían hacer dos veces por semana, y la bodega general debería ser dos veces al mes; realmente se hace tres veces al año. 15. ¿Qué inconvenientes se generan en el área de inventarios? La caducidad de medicamentos, los cuadres de lo financiero con lo físico. 16. ¿Qué formas de pago utiliza para cancelar los productos o medicamentos? La primera vez en efectivo, después se establece convenio para pagar con 60 días de pago. 17. ¿Ha tenido diferencias con los proveedores en la conciliación de los saldos? Muchas veces, especialmente por el tema de las promociones.
34 18. ¿Considera usted que el valor de los inventarios en el balance es razonable? Se está realizando el inventario para determinar si es razonable. 19. ¿Cree usted que la información contable coadyuva en la eficacia y eficiencia de las operaciones de la Fundación? Si, indiscutiblemente; sin embargo, ese no es el problema de fondo; ya que existe una problemática arraigada en la ciudad determinada por la cultura equívoca de los profesionales que consideran que deben realizar únicamente las actividades relacionadas con su puesto de trabajo, o que no fomenta las actividades interdisciplinarias dentro de cualquier institución.
5.1.1.2 Análisis de la entrevista al gerente Una vez aplicado el instrumento de recolección de información como es la entrevista se pudo conocer por medio del gerente, el Dr. Diego Herrera que la Fundación SALUDESA, cuenta con una estructura organizacional en base al modelo de Henry Mintzberg; que se enfoca en que las características de las organizaciones caen dentro de agrupamientos naturales o configuraciones; es decir, lo que pretende es tener una organización no jerárquica, sino flexible; donde no predomine la burocracia. Se pudo determinar que no se cuenta con políticas establecidas para el área de inventarios y que la persona encargada de llevar el control es la directora financiera y lo hace por medio de informes de las personas encargadas de farmacias y bodega; sin embargo, por el alto flujo de medicamentos es difícil llevar dicho control, y los saldos conciliados entre lo físico y lo del sistema no son los mismos. Las mayores deficiencias se encuentran con los proveedores, ya que al no contar con datos exactos en los stocks máximos y mínimos no se elaboran eficientemente los pedidos y se accede a promociones innecesarias; lo que causa altos gastos operativos de almacenamiento, caducidad de los medicamentos, o a su vez falta de productos en determinados momentos. El Dr. Herrera hace hincapié en que la problemática de fondo no es el control como tal, sino un problema de cultura Santo domingueña, donde los profesionales solo quieren trabajar de acuerdo a sus conocimientos específicos y no ser multifuncionales; y en una organización que tiene unos roles administrativos basados en la flexibilidad de funciones se hace complejo; SALUDESA busca crear una institución sólida con valores fuertes como honradez donde los controles no deban ser tan estrictos sino tener sentido de pertenencia por las cosas.
35 5.1.2 Encuesta 5.1.2.1 Encuesta a la Ing. Nelly Ramos, contadora interna de la Fundación SALUDESA. 1. ¿La Fundación cuenta con un manual de políticas y procedimientos en el área de inventarios? SI___ NO_X_ 2. ¿Existe interés por parte de la administración para mejorar la gestión de inventarios en la Fundación? SI_X_ NO___ 3.
¿La Fundación cumple con sus objetivos respecto al área de inventarios? SI___ NO_X_
4.
¿Quiénes tienen acceso a los registros contables de la Fundación? Director _X_ Contador _X_ Empleados___ Otros______
5. ¿Considera que la información contable ayuda en la planificación de las compras de productos en forma oportuna y adecuada? SI___ NO_X_ 6.
¿Qué sistema de inventario utiliza para registrar la mercadería? Cuenta múltiple___ Cuenta permanente _X_
7.
¿Qué método de valoración de inventarios se utiliza? Método FIFO___ Método promedio _X_ Otros_____
8.
¿Cómo calificaría la gestión de inventarios realizada por la Fundación? Excelente___ Buena___ Regular___ Mala _X_
9.
¿Los proveedores de medicamentos abastecen las necesidades de la Fundación? SI_X_ NO___
10. ¿Cuenta con un sistema informático para la contabilización de los registros de entradas y salidas de medicamentos? SI_X_ NO___ 11. ¿Se realiza toma física de inventarios en Fundación SALUDESA? SI_X_ NO___ 12. ¿Ha participado usted en la toma física de inventarios? SI_X_ NO___
36 13. ¿Han existido diferencias en las tomas físicas de inventarios? SI_X_ NO___ 14. ¿Se han justificado las diferencias en la toma física de inventarios? SI___ NO_X_ 15. ¿El departamento de contabilidad corrige las deficiencias en el control interno del inventario? SI_X_ NO___ 16. ¿Considera que el sistema de inventarios de la Fundación es eficiente? SI___ NO_X_ 17. ¿Cómo calificaría la confiabilidad de los saldos correspondientes a inventarios que se encuentran en el balance? Excelente___ Buena___ Regular _X_ Mala___ 18. ¿Cree usted que la información contable coadyuva en la eficacia y eficiencia de las operaciones de la Fundación? SI_X_ NO___
5.1.2.2 Análisis de la encuesta a la contadora interna Una vez aplicado el instrumento de recolección de información como es la encuesta se pudo determinar por medio de la contadora interna, Ing. Nelly Ramos que la Fundación SALUDESA, tiene interés en mejorar la gestión de inventarios, aunque no cuente con políticas específicas establecidas para el área, lo que está provocando que la información arrojada por el sistema no sea la correcta, por lo que se están tomando decisiones poco acertadas en cuanto al proceso de compras. Aunque se realizan los inventarios físicos, estos resultados no coinciden con los que están establecidos en el sistema y posteriormente no se justifican las diferencias, por lo cual la información financiera relacionada con el área de inventarios no representa la realidad de la Fundación es decir se incumple la afirmación de veracidad en los estados financieros al no presentar los saldos reales.
37 5.1.3 Encuesta a los empleados de la Fundación SALUDESA Tabla 10 Tabulación de la encuesta a empleados N°
Preguntas
1
¿Considera que la ética constituye un principio característico de la Fundación?
2
¿La Fundación SALUDESA cuenta con una estructura organizacional?
¿Existe un manual de procedimientos que indique la descripción de funciones de los empleados? ¿Constan en la Fundación políticas definidas para el ciclo 4 de inventarios (requerimiento, recepción, almacenaje, venta u entrega)? ¿Existe una persona definida que se encargue del manejo 5 de bodega? 3
6
¿Cómo registran las entradas y salidas de medicamentos y demás productos?
7 ¿Cómo se almacenan los medicamentos del inventario?
8
¿Existe un nivel mínimo de inventario para solicitar reabastecimiento?
9
¿Existe un nivel máximo de inventarios ´para no generar costos de almacenamiento?
10 ¿Se realizan inventarios físicos?
11 ¿Cada que tiempo se realiza la toma física de inventarios?
12
¿Se han encontrado diferencias entre la toma física y los productos mantenidos en el sistema de inventarios?
13
¿Se han justificado las diferencias encontradas en la toma física con el sistema de inventarios?
14
¿Existen proveedores seleccionados para el abastecimiento de medicamentos y demás productos?
15
En caso de devolución, ¿se identifica a que proveedor corresponde cada factura?
16 ¿Se han realizado evaluaciones a la gestión de inventarios?
17
¿Cómo calificaría el funcionamiento del sistema de inventarios?
18
¿Cree usted que la información contable coadyuva en la eficacia y eficiencia de las operaciones de la Fundación?
Respuestas Si No Si No Si No Si
Cant. 2 1 2 1 1 2 3
Porcentaje 67% 33% 67% 33% 33% 67% 100%
No Si No Kárdex Otros Orden Fechas de recepción Fechas de caducidad Otros Si No Si No Si No Cada 3 meses Cada 6 meses Cada año Si No Si No Si No Si No Si No Bueno Muy bueno Excelente Si No
0 3 0 2 1 3 0 0 0 2 1 3 0 3 0 2 1 0 3 0 0 3 2 1 3 0 1 2 3 0 0 3 0
0% 100% 0% 67% 33% 100% 0% 0% 0% 67% 33% 100% 0% 100% 0% 67% 33% 0% 100% 0% 0% 100% 67% 33% 100% 0% 33% 67% 100% 0% 0% 100% 0%
Nota. Fuente: Santo Domingo, Investigación de campo Fundación SALUDESA
38 5.1.3.1 Análisis de la encuesta a los empleados de la Fundación SALUDESA Una vez aplicado el instrumento de recolección de datos a los empleados de la Fundación relacionados con el área de inventarios, que son dos encargados de farmacia y una persona encargada de la bodega se pudo determinar que la ética constituye un principio de la Fundación, sin embargo, no es practicado por todos; no todos los empleados conocen la estructura organizacional, ni tampoco la descripción de puestos y funciones. Los empleados manifiestan que, si se realizan las tomas físicas de inventario, pero que los saldos de estos no coindicen que los dados por el sistema, y no se justifican las diferencias; estos inventarios son almacenados de acuerdo a un orden previamente establecido y existe una fácil identificación de los proveedores en caso de ser necesario para la devolución o cambio de algún medicamento. En general los empleados calificaban a la gestión de inventarios como buena y que la información de esta coadyuva a la toma de decisiones.
5.1.4 Encuesta a proveedores de la Fundación SALUDESA Tabla 11 Tabulación de la encuesta a proveedores N° 1 2 3
Preguntas ¿Mantiene usted una relación comercial con la Fundación SALUDESA? ¿Usted presentó proformas durante el proceso de selección de proveedores? Las ventas realizadas a la Fundación SALUDESA son de forma:
4
Las ventas son realizadas a:
5
¿Qué tiempo se otorga para las ventas a crédito?
6
¿Qué proceso de entrega de la mercadería utilizan?
7
¿Se ha presentado alguna perdida o faltante en los envíos a Fundación SALUDESA? ¿En caso de pérdida por envío de la mercadería, su empresa cuenta con un seguro de respaldo?
8
Respuestas
Cant. 10 0 8 2 6 3 1 10 0 9 1 0 0 0 8 0 2 0 10
Porcentaje 100%
Si
10
100%
No
0
Si No Si No Frecuente Poco frecuente Rara vez Crédito Contado Mensual Trimestral Semestral Anual Ninguno Envíos En la fabrica Domicilio Si No
80% 20% 60% 30% 10% 100% 90% 10%
80% 20% 100%
39
9
10
11 12
13 14
¿Cuentan con la documentación necesaria que respalde la entrega y recepción de la mercadería? ¿Realiza una revisión de cantidad y calidad al momento de la entrega de la mercadería? ¿Ofrece su empresa garantía por daños o desperfectos de la mercadería? ¿Le ha notificado la Fundación SALUDESA de algún daño o desperfecto de las mercaderías vendidas por su empresa? ¿Ofrece su empresa el cambio o rembolso por productos vencidos? ¿Ha tenido diferencias con la Fundación en la conciliación de saldos?
Si
10
100%
No
0
Si No
10 0
100%
Si No Si
10 0 1
100%
No
9
90%
Si No Si No
9 1 1 9
90% 10% 10% 90%
10%
Nota. Fuente: Santo Domingo, Investigación de campo Fundación SALUDESA
5.1.4.1 Análisis de la encuesta a los proveedores de la Fundación SALUDESA Luego de haber aplicado el instrumento de recolección de datos a los proveedores que facilitan los medicamentos y demás productos a la Fundación SALUDESA se pudo determinar del total de los encuestados todos tienen una relación comercial con la institución, como también que el 80% de los proveedores presenta proformas antes de la respectiva compra, esto con la finalidad de cerrar la transacción mercantil. La mayoría de los proveedores venden a la Fundación SALUDESA de manera frecuente; nunca se han presentado faltantes en los envíos que se realizan a la Fundación, y de ser este el caso los proveedores aseguran tener un seguro el cual respalde tales percances. Generalmente se cuenta con todos los documentos que respalden la entrega de mercadería para evitar inconvenientes. Los proveedores manifiestan que, se realizan la revisión de cantidad al momento de la entrega de la mercadería, y además aseguran tener garantías para los daños o desperfectos que sufran los productos; existe notificación de algún daño que se presentó dentro de la Fundación SALUDESA el cual el proveedor pudo superar puesto que la empresa proveedora ofrece cambios y reembolsos de esos productos; la mayoría de proveedores no ha tenido diferencias significativas en la conciliación de saldos con respecto a la mercadería vendida.
40
5.2 Propuesta de intervención El presente trabajo de titulación tiene como objetivo, evaluar el sistema de control interno del área de gestión de inventarios de la Fundación SALUDESA, para establecer, si se está siguiendo el correcto procedimiento y, si se están cumpliendo todas las normativas que la Fundación SALUDESA dispone para llevar a cabo cada una de las etapas que dentro de este sistema comprenden y permiten un manejo adecuado de sus recursos. Para este proceso de investigación se utilizaron diferentes técnicas de investigación, principalmente como la investigación de campo, la observación y las encuestas, éstas últimas fueron realizadas a todos los participantes directos, dentro de todo lo que abarca el área de los inventarios; es decir, se incluyó al personal en general de la Fundación SALUDESA y así también a los proveedores, para de esta manera tener un enfoque total de todas las novedades que se presentan.
5.2.1 Antecedentes La Fundación SALUDESA funciona en la ciudad de Santo Domingo desde el año 2014, en este tiempo se ha ganado una buena reputación prestigio por su trabajo de ayuda social como también por su buena atención y profesionalismo médico; sustenta su visión institucional en la expansión de servicios médicos primarios basados en hospitales rurales pequeños como eje principal para un sistema comprensivo de salud comunitaria, enfatizando la prevención de enfermedades; primando el principio de auto-sostenibilidad como resultado de un involucramiento activo de la comunidad. Sin embargo, dentro de sus procesos internos, específicamente en el de inventarios que es el objeto de la presente investigación, tienen muchas deficiencias tales como: duplicidad de funciones, descuadres permanentes de inventarios, desinterés por establecer responsabilidades en los procesos. Estos aspectos que se podrían mejorar con la evaluación al sistema de control interno en el área.
41 5.2.2 Objetivos 5.2.2.1 Objetivo general Evaluar el sistema del control interno y manejo de gestión de inventarios en la Fundación SALUDESA, en la ciudad de Santo Domingo, año 2016.
5.2.2.2 Objetivos específicos Realizar el levantamiento de información para conocer los procesos del área de inventarios de la Fundación. Identificar las áreas críticas o riesgos del sistema de inventarios para controlar los procesos del área. Proponer políticas y procedimientos que permitan mejorar el sistema de inventarios. Establecer la incidencia de la propuesta en la mejora de la gestión de control interno en el área de inventarios.
5.3 Desarrollo de la propuesta de intervención En el presente trabajo de titulación se plantea el desarrollo de una propuesta para la evaluación y el mejoramiento del sistema de control interno dentro del área de inventarios para la Fundación SALUDESA, en la ciudad de Santo Domingo, año 2016.
5.3.1 Realizar el levantamiento de información de los procesos del área de inventarios de la Fundación. Se presenta de forma detallada cada uno de los procesos que se realizan con el inventario de medicamentos y de más productos en la Fundación SALUDESA, seguidamente se realizó la narrativa de los procesos como también sus respectivos flujogramas donde se describe las actividades, documentos y responsables de ejecutar cada actividad en el proceso.
42 A continuación, se presenta el programa de auditoría que se llevará a cabo en la presente evaluación al sistema de control interno del área de inventarios de la Fundación SALUDESA. Tabla 12 Programa de auditoría
N°. 1. 1.1.
1.2.
1.3.
1.4.
1.5. 2. 2.1. 3. 3.1 4. 4.1.
5. 5.1. 6. 6.1.
PROGRAMA DE AUDITORÍA PARA LA FASE DE PLANIFICACIÓN CLIENTE PERIODO PROCEDIMIENTOS REF. HECHO FECHA P POR: CONOCIMIENTO DE LA EMPRESA P.1 C.M. Oct/2016 Solicitar entrevista con el gerente Dr. Diego Herrera Manifestar los motivos y procedimientos para llevar a cabo la auditoría Precisar a las personas que colaborarán en la obtención de datos y entrega de documentación requerida Solicitar documentos necesarios como: estatutos, leyes, decretos, reglamentos acuerdos resoluciones, disposiciones y demás. Organizar y analizar los documentos obtenidos
P.2
E.P.
Obtener información sobre la estructura organizacional de la Fundación.
P.3
E.P.
P.4
C.M.
P.5
E.P.
P.6
C.M.
Nov/2016
P.7
E.P.
Nov/2016
P.8
E.P.
Nov- /2016
P.9
C.M.
P.10
C.M.
Identificar la estructura organizativa del área de inventarios o Instalaciones disponibles del área o Personal a cargo o Funciones del personal Realizar un cuadro resumen de las personas del área con datos de interés como números telefónicos, correos electrónicos, horarios de trabajo, disponibilidad de horarios entre otros. PRINCIPALES ACTIVIDADES Elaborar un flujo de procesos en base a las actividades que realiza el área de inventarios en la Fundación. PRINCIPALES POLÍTICAS Y PRACTICAS CONTABLES Detallar las principales políticas y prácticas contables que mantiene la Fundación y detallarlas. GRADO DE CONFIABILIDAD DE LA INFORMACIÓN Calificar el grado de confiabilidad de la información, tomando en cuenta los siguientes criterios: o Independencia de los niveles jerárquicos del área o Claridad en la definición de funciones y responsabilidades del personal del área o Responsabilidad por parte de los encargados del área en cuanto a realización y aprobación de políticas y normas para la Fundación. COMPRENSIÓN DEL SISTEMA INFORMÁTICO CONTABLE Analizar y comprender el sistema de información financiera. REVISIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN Examinar con atención la base legal y todas las disposiciones administrativas y reglamentarias que norma las actividades de la Fundación especialmente las relacionadas con el área de inventarios.
Nota. Fuente: Santo Domingo, Investigación de campo Fundación SALUDESA
Nov/2016
Nov/2016
Nov/2016
Nov/2016
Nov- /2016
Dic/2016
43 5.3.1.1 Conocimiento de la empresa FUNDACIÓN SALUDESA Área de inventarios Al 31 de diciembre del 2016
Objetivo:
Elaborado por: P. 1 C.M. FECHA: OCTUBRE /2016 Solicitar entrevista con el gerente Dr. Diego Herrera, para manifestar los motivos y procedimientos para llevar a cabo la auditoría; además precisar a las personas que colaborarán en la obtención de datos y entrega de documentación requerida Entrevista al gerente, Dr. Diego Herrera
Fuente:
Siendo las 9:00 am del día 28 de octubre del 2015, en la Parroquia Pedro Vicente Maldonado se llevó a cabo la entrevista con el Dr. Diego Herrera; teniendo como principales motivos, la carencia de sentido de pertenencia con la filosofía empresarial de la Fundación, la falta de normativa para el ciclo de inventarios, un registro único para acceder a la información oportuna de los proveedores, la potestad total que tiene la bodeguera para comprar productos a su disposición, no tener una persona directamente responsable para el área de inventarios.
El Dr. Herrera informó acerca de las personas encargadas del área; Ing. Nelly Ramos, Srtas. Gaby Méndez, Gaby Jurado y Joselyn Hernández, las cuales estarán a disposición de ayudar con la información y entregar los documentos que sean necesarios; así también se elaboró informes de las funciones y actividades que permita establecer las responsabilidades que cada miembro de la organización tiene dentro de este proceso.
________________________ Elaborado por: Srta. Camila Martínez
_________________________ Supervisado por: PhD. Mikel Ugando Peñate
44 FUNDACIÓN SALUDESA Área de inventarios Al 31 de diciembre del 2016
Objetivo:
Fuente:
Elaborado por: P. 2 E.P. FECHA: NOVIEMBRE /2016 Solicitar los documentos necesarios como: estatutos, leyes, decretos, reglamentos acuerdos resoluciones, disposiciones y demás, para organizar y analizar los documentos obtenidos. Fundación SALUDESA, Compendio de documentos, leyes estatutos y relacionados. Santo Domingo, 20 de diciembre del 2016
Dr. Diego Herrera Gerente Fundación SALUDESA De nuestras consideraciones. Reciba un cordial saludo por parte de las estudiantes de la Pontificia Universidad Católica del Ecuador, Sede Santo Domingo. Como es de su conocimiento nos encontramos trabajando en el Proyecto de Disertación de Grado titulado Evaluación del sistema de control interno a la gestión de inventarios en la Fundación SALUDESA en Santo Domingo, año 2016; por tal motivo, para fines académicos solicitamos de la manera más comedida se nos facilite la siguiente documentación: Registro Único del Contribuyente, manual de políticas y procedimientos, estructura organizacional, manual de funciones, manual de control interno y disposiciones de carácter obligatorio. Con la seguridad de su gentil atención, agradecemos de manera anticipada y, renovamos a usted las consideraciones más distinguidas de estima y singular aprecio. Atentamente,
_____________________ Srta. Camila Martínez Espinosa CI. 1753303385
________________________ Elaborado por: Srta. Elsi Paredes
__________________ Srta. Elsi Noemí Paredes Ramires CI. 2100324587
_________________________ Supervisado por: PhD. Mikel Ugando Peñate
45
FUNDACIÓN SALUDESA Área de inventarios Al 31 de diciembre del 2016
Objetivo:
Fuente:
Elaborado por: P. E.P. 2.1 FECHA: NOVIEMBRE /2016 Solicitar los documentos necesarios como: estatutos, leyes, decretos, reglamentos acuerdos resoluciones, disposiciones y demás, para organizar y analizar los documentos obtenidos. Fundación SALUDESA, Compendio de documentos, leyes estatutos y relacionados.
Tabla 13 Check-list de documentos recibidos Documentos Registro Único del Contribuyente
Recibidos X
Manual de políticas y procedimientos Estructura organizacional
X X
Manual de funciones Manual de control interno
Sin recibir
X X
Disposiciones de carácter obligatorio
X
Nota. Fuente: Santo Domingo, Investigación de campo Fundación SALUDESA
________________________ Elaborado por: Srta. Elsi Paredes
_________________________ Supervisado por: PhD. Mikel Ugando Peñate
46 FUNDACIÓN SALUDESA Área de inventarios Al 31 de diciembre del 2016
Elaborado por: P. 3 E.P. FECHA: NOVIEMBRE /2016 Obtener información sobre la estructura organizacional de la Fundación. Objetivo: Fundación SALUDESA, estructura organizacional de la Fundación. Fuente: La estructura organizacional de la Fundación SALUDESA, se basa en el teórico del argumento de Henry Mintzberg; cuyos principales componentes son: cumbre estratégica, línea media, núcleo operativo, tecno estructura y estructura de apoyo; busca que las empresas no tengan procedimientos burocráticos sino flexibles que permitan la armonía natural, acomodación y coherencia entre todos sus miembros. A continuación, la estructura organizacional de la Fundación SALUDESA
Figura 1. Estructura organizacional de la Fundación SALUDESA Fuente: Fundación SALUDESA
________________________ Elaborado por: Srta. Elsi Paredes
_________________________ Supervisado por: PhD. Mikel Ugando Peñate
47 FUNDACIÓN SALUDESA Área de inventarios Al 31 de diciembre del 2016
Objetivo:
Elaborado por: C.M. FECHA: NOVIEMBRE /2016 Identificar la estructura organizativa del área de inventarios o Instalaciones disponibles del área o Personal a cargo o Funciones del personal
P. 4
Fundación SALUDESA, estructura organizativa en el área de inventarios Fuente:
La Fundación SALUDESA cuenta con espacio físico amplio para su funcionamiento, pero la utilización para ciertas áreas aún no es óptima. Al momento de realizar el organigrama funcional de la Fundación SALUDESA, no se estableció claramente el área de inventarios, por ello al momento de solicitar al personal que proporcionen una respuesta clara de la ocurrencia dentro del ciclo de inventarios, no se contó con el mismo. Las funciones de cada uno de los empleados de la Fundación SALUDESA se encuentran establecidas en el contrato de trabajo respectivo, sin embargo, según el reglamento interno de trabajo la gerencia podrá realizar cambios necesarios, según estime conveniente.
De una manera verbal se le asigno las funciones de jefa del departamento de inventarios a la contadora, que a su vez es la jefa del departamento financiero, siendo ella la encargada de reflejar los diferentes problemas que se presentan en su departamento, apoyándose en la bodeguera, quien es la persona que actualmente tiene el manejo y custodio de los saldos físicos de los productos con los que cuenta la Fundación; sin embargo el tiempo de permanencia de esta persona ha sido por un semestre, por lo cual no puede facilitar información de todo el año laboral.
________________________ Elaborado por: Srta. Camila Martínez
_________________________ Supervisado por: PhD. Mikel Ugando Peñate
48 FUNDACIÓN SALUDESA Área de inventarios Al 31 de diciembre del 2016
Objetivo:
Fuente:
Elaborado por: P. 5 E.P. FECHA: NOVIEMBRE /2016 Realizar un cuadro resumen de las personas del área con datos de interés como números telefónicos, correos electrónicos, horarios de trabajo, disponibilidad de horarios entre otros. Fundación SALUDESA, información general encargadas del área de inventarios
La responsable directa del área de inventarios es la Ing. Nelly Ramos que a su vez es la directora del departamento financiero de la Fundación; ella cuenta con la Srta. Gabriela Jurado, que es la encargada de bodega y las Srtas. Gabriela Méndez y Joselyn Hernández que son las encargadas de las dos farmacias que maneja la Fundación SALUDESA; también se involucra a la Ing. Diana Moina que es la responsable del área administrativa en ausencia del Dr. Diego Herrera, Gerente de la Fundación. A continuación, un cuadro resumen: Tabla 14 Información general Nombre
Cargo
Contacto
Gabriela Jurado
Encargada de bodega
02-3790-651 / Ext.322
Gabriela Méndez
Encargada de Farmacia 1
02-3790-651 / Ext.323
Joselyn Hernández
Encargada de Farmacia 2
02-3790-651 / Ext.340
Ing. Nelly Ramos
Contadora Interna
02-3790-651 / Ext.324
Ing. Diana Moina
Responsable del área administrativa en
02-3790-651/Ext.325
ausencia del Dr. Diego Herrera, Gerente de
Talentohumano@saludesa.org.ec
la Fundación Nota. Fuente: Santo Domingo, Investigación de campo Fundación SALUDESA
________________________ Elaborado por: Srta. Elsi Paredes
_________________________ Supervisado por: PhD. Mikel Ugando Peñate
49 5.3.1.2 Principales actividades FUNDACIÓN SALUDESA Área de inventarios Al 31 de diciembre del 2016
Objetivo:
Fuente:
Elaborado por: P. 6 C.M. FECHA: NOVIEMBRE /2016 Elaborar la narrativa que corresponde a los procesos del ciclo de inventarios de la Fundación Bodeguera y vendedoras
Narrativa del Flujo actual del proceso de compra Para efectuar el proceso de compra la Fundación inicia con la revisión del sistema “SophiCon”, ya que este determina los stocks máximos y mínimos con que debe contar la Fundación; una vez determinado el valor mínimo se revisa físicamente que los productos establecidos estén por agotarse, se hace la respectiva notificación al comité de compras, y se pide la autorización al gerente; si no se autoriza se cancela el proceso de compra; si se autoriza se contacta a los proveedores con la solicitud de las proformas y se hace el respectivo pedido. Al momento de recibir los medicamentos con su factura pertinente se hace la constatación que los productos recibidos concuerden con los facturados, se realiza la verificación de la calidad de los productos y que la fecha de vencimiento no sea menor a la establecida. Si los productos no se encuentran de acuerdo a los requerimientos de la Fundación se solicita el cambio al proveedor de manera inmediata; caso contrario los productos ingresan al sistema y se almacenan. Se envía la factura al departamento contable de esta forma finaliza el proceso de compras. Narrativa del Flujo actual del proceso de almacenamiento Para el proceso de almacenamiento, primero se reciben los productos con su respectiva factura, se procede a verificar la calidad y las fechas de caducidad de cada uno de los productos, se ingresan las cantidades al sistema “SophiCon”, luego se marca los precios de cada uno de los productos; se perchan en sus respectivos lugares de acuerdo con lo previamente establecido por la Fundación y estará listo para su despacho.
50 FUNDACIÓN SALUDESA Área de inventarios Al 31 de diciembre del 2016
Objetivo:
Fuente:
Elaborado por: P. 6.1 C.M. FECHA: NOVIEMBRE /2016 Elaborar la narrativa que corresponde a los procesos del ciclo de inventarios de la Fundación Bodeguera y vendedoras
Narrativa del Flujo actual del proceso de ventas Para iniciar el proceso de ventas se atiende al cliente para conocer sus necesidades y requerimientos por medio de la receta médica, se verifica la existencia del producto en el sistema “SophiCon” y luego se da a conocer el precio al cliente y este decide si compra el medicamento; si el cliente no lleva el producto finaliza el proceso de venta, caso contrario se procederá a ingresar la venta en el sistema para emitir la factura correspondiente, se recibirá el pago y de esta manera se procederá a entregar el medicamento.
Narrativa del Flujo actual del proceso entregas internas de bodega a farmacia Para las entregas internas desde bodega a las farmacias inicia el proceso con la necesidad del producto en la farmacia, y se procede a solicitar de manera verbal a bodega, se entrega los productos, por último, se da de baja en el sistema.
Narrativa del Flujo actual del proceso entregas internas de farmacia a hospitalización Para las entregas internas que realiza desde farmacia a hospitalización se inicia el proceso con la recepción de solicitud del médico, y se procede a la verificación de la existencia de dichos productos en el sistema “SophiCon”; se entregan los medicamentos a la persona encargada y se hace firmar como constancia de entrega el respectivo documento de transferencia, finalmente se da de baja en el sistema y finaliza el proceso.
________________________ Elaborado por: Srta. Camila Martínez
_________________________ Supervisado por: PhD. Mikel Ugando Peñate
51 5.3.1.3 Principales políticas contables FUNDACIÓN SALUDESA Área de inventarios Al 31 de diciembre del 2016
Objetivo:
Elaborado por: P. 7 E.P. FECHA: NOVIEMBRE /2016 Detallar las principales políticas y prácticas contables que mantiene la Fundación y detallarlas.
Fuente:
Fundación SALUDESA, políticas y prácticas contables.
La Fundación SALUDESA es una organización privada, autónoma y sin fines de lucro, con pertinencia jurídica; trabaja bajo las normas establecidas por la ley ecuatoriana, cumpliendo con todos los requisitos establecidos por la misma; concertando la realidad laboral con la normativa legal vigente, en aplicación a lo dispuesto al Código del Trabajo. Cuenta con un reglamento interno de trabajo, que permite mantener de manera exitosa las relaciones internas de la institución con los trabajadores. Los trabajadores de la Fundación SALUDESA se rigen en el reglamento interno de trabajo, mismo que determina ciertos puntos deficientes en el área como lo son: Art. 14º. La Fundación no se obliga a mantener ocupados los cargos o funciones establecidos en su estructura de forma permanente. Art. 36 º Obligaciones del trabajador: literal 1. Ejecutar personalmente el trabajo en los términos del contrato, con la eficiencia y responsabilidad, en forma, tiempo y lugar convenido. Art. 36 º Obligaciones del trabajador: literal 3. El trabajador que por negligencia perdiere o extraviare herramientas, equipos u otros bienes entregados a su custodia, responderá por el valor de tales bienes a precio de reposición, siempre que se determine su responsabilidad.
________________________ Elaborado por: Srta. Elsi Paredes
_________________________ Supervisado por: PhD. Mikel Ugando Peñate
52 5.3.1.4 Grado de confiabilidad de la información FUNDACIÓN SALUDESA Área de inventarios Al 31 de diciembre del 2016
Objetivo:
Fuente:
Elaborado por: P. 8 E.P. FECHA: NOVIEMBRE /2016 Calificar el grado de confiabilidad de la información, tomando en cuenta los siguientes criterios: o Independencia de los niveles jerárquicos del área o Claridad en la definición de funciones y responsabilidades del personal del área o Responsabilidad por parte de los encargados del área en cuanto a realización y aprobación de políticas y normas para la Fundación. Fundación SALUDESA, grado de confiabilidad de la información.
Una vez obtenida toda la información se pudo evidenciar que existen ciertas falencias, empezando por la estructura organizacional que está definida tomando el modelo elaborado por Mizbert, que dentro de los principales factores menciona el apoyo constante entre los departamentos; al aplicar este modelo la encargada del área de inventarios cumple con varias funciones ya que es la jefa del departamento financiero y del departamento de inventario. Uno de los puntos críticos encontrado es la inexistencia de un manual de funciones por escrito para el área de inventarios, debido a esto existe la duplicidad de funciones dentro de los diferentes espacios de trabajo, y es así que no se puede ver una clara independencia por parte de los colaboradores, esto conlleva a no tener definidas sus funciones de una manera formal sino más bien de tipo verbal, como lo establece el Reglamento Interno de Trabajo Art. 3º; cada uno de los procesos es y fue aprendido por los empleados de forma vivencial, es decir se los fue realizando y mejorando una vez que se presentaban los contratiempos. Debido a que desde el inicio los procesos no fueron claros y no se dieron directrices exactas de cada uno de las funciones que los colaboradores tiene dentro de la Fundación SALUDESA, existe un total desinterés por los resultados que se obtengan, esto se agrava al momento de establecer responsabilidades y determinar los causales de los diferentes problemas, puesto que no existe una figura clara dentro de los procesos que realice los trabajos de control y soporte.
________________________ Elaborado por: Srta. Elsi Paredes
_________________________ Supervisado por: PhD. Mikel Ugando Peñate
53 5.3.1.5 Comprensión del sistema de informático contable FUNDACIÓN SALUDESA Área de inventarios Al 31 de diciembre del 2016
Elaborado por: C.M. FECHA: NOVIEMBRE /2016 Analizar y comprender el sistema informático contable
P. 9
Objetivo: Fuente:
Fundación SALUDESA, comprensión del sistema de información contable.
En la Fundación SALUDESA se utiliza un sistema contable denominado “SophiCon” el cual es muy importante ya que presenta varias facilidades para el acceso e ingreso de la información, además cumple con ciertas funciones como son: el registro diario de todas las actividades financieras, la clasificación de la información, una de sus ventajas del sistema es que la información que brinda se la puede obtener de forma oportuna. Dentro del sistema se manejan plataformas independientes que se entrelazan con los diferentes departamentos que se utilizan en la Fundación SALUDESA; facilitando así una comunicación óptima entre los colaboradores, sin embargo, se puede considerar que uno de los problemas de este sistema es que las personas que lo manejan en algunas ocasiones no lo hacen de manera eficiente. Finalmente se puede decir que el sistema “SophiCon” representa una fortaleza para la Fundación SALUDESA ya que permite al área de inventarios un manejo eficaz del mismo, sin embargo, como todo sistema tiene sus debilidades que deben ser tratadas con atención para que los resultados puedan mejorar, y así se puedan obtener los objetivos propuestos por dicho departamento.
________________________ Elaborado por: Srta. Camila Martínez
_________________________ Supervisado por: PhD. Mikel Ugando Peñate
54 5.3.1.6 Revisión de la documentación FUNDACIÓN SALUDESA Área de inventarios Al 31 de diciembre del 2016
Objetivo:
Fuente:
Elaborado por: P. 10 C.M. FECHA: DICIEMBRE /2016 Examinar con atención la base legal y todas las disposiciones administrativas y reglamentarias que norman las actividades de la Fundación especialmente las relacionadas con el área de inventarios. Fundación SALUDESA, revisión de la documentación
El control de inventario para una organización de salud está regido por el Ministerio de Salud Pública del Ecuador (MSP), este es el que dicta la forma y condiciones en que deben ser almacenados los medicamentos, dependiendo de su morfología y lo delicado de sus componentes, siendo así que se especifica la necesidad de refrigeración, número de cajas que se pueden apilar y demás factores. Dentro del tema contable, tenemos la NIC 2 que está dedicada exclusivamente a tratar y estudiar todos los parámetros que puedan presentarse dentro del análisis, registro, valoración y posterior venta de los inventarios, siendo este el que regularía al departamento de contabilidad y finanzas para sus registros cotidianos, es decir una herramienta netamente contable y de control financiero. Al considerarse este tema fundamental, es casi inadmisible saber que en la Fundación no existe ningún capítulo o lineamiento que dicte el control o manejo de inventarios dentro del manual de control interno; esto deja ver otra de las razones por las que se cuenta con tantas inconsistencias dentro del manejo de éstos; solo se cuenta con el Art. 3 del reglamento interno de trabajo que dice “Los trabajadores y empleados de la Fundación se ceñirán a las instrucciones verbales o por escrito legítimas que reciban de sus jefes inmediatos y supervisores en el ejercicio de sus labores…”
________________________ Elaborado por: Srta. Camila Martínez
_________________________ Supervisado por: PhD. Mikel Ugando Peñate
55 5.3.2 Identificar las áreas críticas o riesgos del sistema de inventarios. Para identificar las áreas críticas también denominadas riesgos, del control interno del sistema de inventarios, se elaboran los cuestionarios que fueron aplicados al personal involucrado en el área para determinar los niveles de confianza y riesgo de los controles. Se presenta el programa para llevar a cabo la ejecución de la evaluación a continuación: Tabla 15 Programa de auditoría PROGRAMA DE AUDITORÍA PARA LA FASE DE PLANIFICACIÓN CLIENTE N°.
PROCEDIMIENTOS
PERIODO REF. E.
7
7.2.
7.3.
7.4
8. 8.1.
FECHA
EVALUACIÓN CONTROL INTERNO Aplicar cuestionario de control interno en la Fundación
7.1.
HECHO POR:
E. 1
E.P.
Dic/2016
E. 2
C.M.
Ene/2017
E.3
E.P.
Ene/2017
E.4
C.M.
Ene/2017
E.5
E.P.
Ene/2017
y realizar la valoración de los componentes Establecer simbología; esta deberá ser clara y sencilla que permita una rápida comprensión. Valorar el grado de aplicación de las normas vigentes, utilizando el flujo de procesos del ciclo de inventarios establecidos con sus respectivos responsables. Seleccionar transacciones al azar, analizarlas y comprobar si se cumplen las disposiciones descritas para las mismas; si no se cumplen, establecer los puntos críticos del proceso donde se debe prestar mayor atención.
EVALUACIÓN DEL RIESGO Desarrollar una matriz que contenga las debilidades del control interno, su impacto y recomendaciones
Nota. Fuente: Santo Domingo, Investigación de campo Fundación SALUDESA
56 5.3.2.1 Evaluación del control interno FUNDACIÓN SALUDESA Área de inventarios Al 31 de diciembre del 2016 Objetivo: Fuente:
Elaborado por: E.P. FECHA: DICIEMBRE /2016
E.1
Aplicar cuestionario de control interno en la Fundación y realizar la valoración de los componentes Colaboradores de la Fundación
CUESTIONARIO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO A LA GESTIÓN DE INVENTARIOS N° PREGUNTAS
Si
No Observación
1) ENTORNO INTERNO 1 ¿La Fundación cuenta con una estructura organizacional? ¿Se tiene definido por escrito los principios y valores éticos como parte de 2 la cultura empresarial? ¿Existe una descripción de cargos y funciones en el área de inventarios en la 3 Fundación? 4 ¿Existe el cumplimiento de las funciones de los empleados? ¿La Fundación cuenta con una persona designada como jefe en el área de 5 inventarios?
X X X X X
2) DEFINICIÓN DE OBJETIVOS 6 ¿Cuenta la Fundación con una respectiva planeación estratégica?
X
7 ¿Los objetivos de la Fundación ayudan alcanzar su visión? ¿Existe interés por parte de la administración para mejorar la gestión de 8 inventarios en la Fundación? ¿Considera que se han alcanzado los objetivos establecidos por la Fundación 9 ?
X X X
10 ¿ La fundación evalúan los objetivos respecto a la rotación de inventarios?
X
11 ¿Las actividades en el área de inventarios son eficientes? ¿Considera que la información proyectada por el sistema “SophiCon” ayuda 12 en la planificación de las compras de productos en forma oportuna y adecuada?
X X
3) IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS ¿Los empleados participan activamente en las diferentes capacitaciones impartidas dentro de la Fundación? ¿La Fundación cuenta con una infraestructura adecuada para el área de 14 inventarios? 15 ¿ Se realiza la toma física de inventarios permanente? 13
X X X
16 ¿Han existido diferencias en la toma física de los inventarios? ¿La empresa tiene un manual de políticas y procedimientos en el área de 17 inventarios? 18 ¿Existen un registro de entregas interna de medicamentos?
X
19 ¿Se realizan respaldos contables de las compras?
X
20 ¿Existe un archivo físico adecuado para los documentos contables? ¿Existen proveedores seleccionados para el abastecimiento de 21 medicamentos? ¿La información contable coadyuva en la eficacia y eficiencia de las 22 operaciones?
X
X X
X X
57 FUNDACIÓN SALUDESA Área de inventarios Al 31 de diciembre del 2016 Objetivo: Fuente:
Elaborado por: E.P. FECHA: DICIEMBRE /2016
Aplicar cuestionario de control interno en la Fundación y realizar la valoración de los componentes. Colaboradores de la Fundación 4) VALORACIÓN DEL RIESGO
23 24 25 26
¿Existe una adecuada organización y clasificación en el almacenamiento de los medicamentos y más productos? ¿Se registran las transferencias tanto desde la bodega a las farmacias como de las farmacias a hospitalización? ¿Existe una persona responsable de la bodega de la empresa? ¿La cantidad de productos que s e despachan de bodega van directamente a farmacia?
X X X X
5) RESPUESTA AL RIESGO 27 ¿La Fundación posee un plan de protección para los inventarios? ¿Se ha tratado de mejorar los mecanismo de compra, almacenamiento y 28 venta? ¿La Fundación ha tomado medidas para contar con stock necesario de 29 productos? 30 ¿Los proveedores cambian los productos en caso de caducidad? ¿La Fundación cuenta con respaldo de información en caso de daños en el 31 sistema? 32 ¿Existe un plan de contingencia para el inventarios?
X X X X X X
6) ACTIVIDADES DE CONTROL ¿Se revisa de manera detallada los medicamentos y demás productos al momento de la recepción de los mismos? ¿La Fundación tiene determinado de manera escrita políticas para controlar el 34 ciclo de inventarios? 35 ¿Se realizan los pedidos de compras con previo autorización del gerente? 33
36 ¿Existe un mínimo y máximos de stock de inventarios? ¿Existe un control sobre los productos que s e entrega de manera interna en la 37 Fundación? ¿La Fundación realiza presupuesto para las compras y ventas de 38 medicamentos y mas productos? ¿ La fundación emite documentos que detallen los productos que estén 39 cerca a la caducidad?
X X X X X X X
7) INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN 40 41 42 43
E.1.1
¿Los datos históricos del inventario sirven para realizar un análisis comparativo y posterior toma de decisiones? ¿Se conoce de manera oportuna la rotación de personal en el área de inventarios? ¿La información contable de la cuenta de inventarios s e encuentra debidamente organizada? ¿Dentro de la Fundación s e tiene un conocimiento exacto respecto a las funciones que debe cumplir cada colaborador?
X X X X
8) MONITOREO 44 ¿Se revisan los medicamentos antes de ser debidamente almacenados? ¿Se supervisan las actividades realizadas por los colaboradores del área de 45 inventarios? ¿Se realizan seguimiento de los medicamentos y demás productos que van a 46 hospitalización? ¿Se autoriza las salidas de medicamentos y mas productos desde la bodega a 47 las farmacia? TOTAL
Figura 2. Cuestionario de evaluación del sistema de control interno Fuente: Santo Domingo, Investigación de campo Fundación SALUDESA
X X X X 29
18
58 FUNDACIÓN SALUDESA Área de inventarios Al 31 de diciembre del 2016 Objetivo: Fuente:
N°
Elaborado por: E.P. FECHA: DICIEMBRE /2016
E.1.2
Aplicar cuestionario de control interno en la Fundación y realizar la valoración de los componentes Colaboradores de la Fundación
CO MPO NENTES CO SO ERM
PREGUNTAS
Entorno interno 5 Definición de objetivos 7 Identificación de eventos 10 Valoración del riesgo 4 Respuesta al riesgo 6 Actividades de control 7 Información y comunicación 4 Monitoreo 4 TOTAL 47 Calificación total 29 Ponderación total 47 Nivel de Confianza Bajo 15%-50% Medio 51%-75% Alto 76%-95% 1 2 3 4 5 6 7 8
RESULTADO S NIVEL DE RESULTADO S PO SITIVO S CO NFIANZA NEGATIVO S
2 5 8 2 4 4 2 2 29 Nivel de Confianza Nivel de Riesgo
61,70
40% 71% 80% 50% 67% 57% 50% 50%
Alto Medio Bajo
3 2 2 2 2 3 2 2 18
NIVEL DE RIESGO
60% 29% 20% 50% 33% 43% 50% 50%
61,70 38,30 Nivel de Riesgo 15%-50% 51%-75% 38,30 76%-95%
Figura 3. Valoración de los componentes del control interno Fuente: Santo Domingo, Investigación de campo Fundación SALUDESA
Una vez aplicado el cuestionario de control interno en el área de inventarios de la Fundación SALUDESA, se obtuvo que el nivel de confianza de la información obtenida es medio, lo que conlleva a un nivel de riesgo medio, este grado de confiabilidad está dado por no existir los responsables directos del departamento y el poco control que se le presta al inventario físico. Así también se resalta que el desconocimiento de los procedimientos del manejo de inventarios por parte de las personas que lo realizan hace que la información no sea clara y precisa, al igual que el constante cambio de puestos del área, son factores que hacen que el grado de confianza de la información entregada por la Fundación sea tan solo del 61,70%., lo que genera un nivel de riesgo del 38.30%.
________________________ Elaborado por: Srta. Elsi Paredes
_________________________ Supervisado por: PhD. Mikel Ugando Peñate
59 FUNDACIÓN SALUDESA Área de inventarios Al 31 de diciembre del 2016
Objetivo:
Elaborado por: E.2 C.M. FECHA: ENERO /2017 Establecer simbología; esta deberá ser clara y sencilla que permita una rápida comprensión.
Fuente:
Estudiantes de Auditoria
GRÁFICO
REPRESENTA Inicio – Fin Actividad Documento Condición
A
Pasa – Viene
Figura 4. Símbolos del flujograma Fuente: Investigación propia
________________________ Elaborado por: Srta. Camila Martínez
_________________________ Supervisado por: PhD. Mikel Ugando Peñate
60 FUNDACIÓN SALUDESA Área de inventarios Al 31 de diciembre del 2016
Objetivo:
Fuente:
Elaborado por: E.3 E.P. FECHA: ENERO /2017 Valorar el grado de aplicación de las normas vigentes, utilizando el flujo de procesos del ciclo de inventarios establecidos con sus respectivos responsables. Bodeguera
FLUJO ACTUAL DEL PROCESO DE COMPRA N° DESCRIPCIÓN
ACT.
DOC.
RESPONSABLE
GRÁFICO
1. Inicio Revisa el sistema “SophiCon” para conocer los stock máximos y mínimos Comprueba físicamente que los productos 3. están por agotarse 2.
X
Bodeguera
X
Vendedoras Bodeguera
4. Notifica al comité de compras
X
Bodeguera
5. ¿Autorización del pedido?
X
Gerente
6. Contacta a los proveedores
X
Bodeguera
7. Solicita proformas 8. Realiza el pedido Recepción de los productos con su respectiva factura Constatación que los productos recibidos 10. concuerden con la factura Verificación de la calidad de los productos y 11. fechas de vencimiento ¿Los productos se encuentran de acuerdo a los 12. requerimientos de la Fundación? 9.
X
Comité de compras
X
Bodeguera
X
Bodeguera
X
Bodeguera
X
Bodeguera X
Bodeguera
14. Solicitud de cambio de producto al proveedor
X
Bodeguera
15. Envió de factura al departamento contable
X
Bodeguera
Figura 5. Flujo actual del proceso de compras Fuente: Fundación SALUDESA
No Si
Bodeguera
X
13. Ingreso al sistema y almacenamiento
16. Fin
-
No Si
61 FUNDACIÓN SALUDESA Área de inventarios Al 31 de diciembre del 2016
Objetivo:
Fuente:
Elaborado por: E.3.1 E.P. FECHA: ENERO /2017 Valorar el grado de aplicación de las normas vigentes, utilizando el flujo de procesos del ciclo de inventarios establecidos con sus respectivos responsables. Bodeguera
FLUJO ACTUAL DEL PROCESO DE ALMACENAMIENTO N°
DESCRIPCIÓN
ACT.
DOC.
RESPONSABLE
1. Inicio 2. Recepción de los productos con factura
X
Bodeguera
X
Bodeguera
4. Ingreso al sistema “SophiCon”
X
Bodeguera
5. Marcado de precios de los productos
X
Bodeguera
6. Perchado en su respectivo lugar
X
Bodeguera
3.
Verificación de la calidad y las fechas de caducidad
7. Fin
Figura 6. Flujo actual del proceso de almacenamiento Fuente: Fundación SALUDESA
GRÁFICO
62 FUNDACIÓN SALUDESA Área de inventarios Al 31 de diciembre del 2016
Objetivo:
Fuente:
Elaborado por: E.3.2 E.P. FECHA: ENERO /2017 Valorar el grado de aplicación de las normas vigentes, utilizando el flujo de procesos del ciclo de inventarios establecidos con sus respectivos responsables. Vendedoras
FLUJO ACTUAL DEL PROCESO DE VENTAS N° DESCRIPCIÓN
ACT.
DOC.
RESPONSABLE
GRÁFICO
1. Inicio 2. Atención al cliente y sus requerimientos
X
Vendedora
3. Solicitud de receta médica
X
Vendedora
X
Vendedora
X
Vendedora
4.
Verificación de la existencia en el sistema “SophiCon” y ver precios.
5. Dá a conocer el precio al cliente
No
6. ¿El cliente decide llevar el producto?
Si
7. Ingresa la venta en el sistema y emite la factura
X
Vendedora
8. Recibe el pago del cliente
X
Vendedora
9. Entrega el producto
X
Vendedora
10. Fin
Figura 7. Flujo actual del proceso de ventas Fuente: Fundación SALUDESA
63 FUNDACIÓN SALUDESA Área de inventarios Al 31 de diciembre del 2016
Objetivo:
Fuente:
Elaborado por: E.3.3 E.P. FECHA: ENERO /2017 Valorar el grado de aplicación de las normas vigentes, utilizando el flujo de procesos del ciclo de inventarios establecidos con sus respectivos responsables. Bodeguera y Vendedoras
FLUJO ACTUAL DEL PROCESO DE ENTREGAS INTERNAS BODEGA A FARMACIA N° DESCRIPCIÓN
ACT.
DOC.
RESPONSABLE
1. Inicio 2. Necesidad del producto en farmacia
X
Vendedora
3. Solicitud verbal a bodega
X
Vendedora
4. Entrega de los productos
X
Bodeguera
6. Transferencia en el sistema “SophiCon”
X
Bodeguera
7. Fin
Figura 8. Flujo actual del proceso de entregas internas bodega a farmacia Fuente: Fundación SALUDESA
GRÁFICO
64 FUNDACIÓN SALUDESA Área de inventarios Al 31 de diciembre del 2016
Objetivo:
Fuente:
Elaborado por: E.3.4 E.P. FECHA: ENERO /2017 Valorar el grado de aplicación de las normas vigentes, utilizando el flujo de procesos del ciclo de inventarios establecidos con sus respectivos responsables. Vendedoras
FLUJO ACTUAL DEL PROCESO DE ENTREGAS INTERNAS FARMACIA A HOSPITALIZACIÓN N° DESCRIPCIÓN
ACT.
DOC.
RESPONSABLE
GRÁFICO
1. Inicio 2. Recepción de solicitud del médico 3.
Verificación de “SophiCon”
existencia
en
X el sistema
4. Entrega de los medicamentos
X
Vendedora
X
Vendedora
5. Firma respaldo de trasferencia 6. Transferencia en el sistema “SophiCon”
Vendedora
X X
Vendedora Vendedora
7. Fin
Figura 9. Flujo actual del proceso de entregas internas farmacia a hospitalización Fuente: Fundación SALUDESA
________________________ Elaborado por: Srta. Elsi Paredes
_________________________ Supervisado por: PhD. Mikel Ugando Peñate
65 FUNDACIÓN SALUDESA Área de inventarios Al 31 de diciembre del 2016
Objetivo:
Fuente:
Elaborado por: E.4 C.M. FECHA: ENERO /2017 Seleccionar transacciones al azar, analizarlas y comprobar si se cumplen las disposiciones descritas para las mismas; si no se cumplen, establecer los puntos críticos del proceso donde se debe prestar mayor atención. Facturas de la Fundación COMPRAS
N ° N° FACTURA
PROVEEDOR
RUC
FECHA VALOR
1 003-001-71
Pharma
1002645701001 13/10/16
2 001-001-95546
Ingelab
1708549801001 28/09/16
3 001-001-12388
Equip-Medic
4 001-001-28219
Insumed
905075859001 12/12/16 1701626697001 12/12/16
5 001-001-120084 Estrella Sango Miguel 1705687430001 12/12/16 6 001-001-12388
Equip-Medic
7 001-001-74
Duran Alexander
905075859001 12/12/16
DETALLE
Equipo de suero, $222,05 microgotero, otros Chroma t4, chroma $475,82 fob, otros Agujas, anestécico, $217,00 otros Cloruro de sodio, $336,29 cefazolina, otros Agujas, tubo $341,46 plastico, otros aguja, colto dent, $217,00 otros
$311,66 Insumos de cirujia Derivación, equipo, 8 001-001-966 Refrigeación Demetrio 1718288119001 16/12/16 $1.026,00 otros Medicola, tiras de 9 001-001-114053 Estrella Sango Miguel 1705687430001 17/07/16 $2.862,00 orina, otros Gasa con alcohol, 10 001-001-114312 Estrella Sango Miguel 1705687430001 17/09/16 $933,87 agujas, otros 11 001-007-374561 Aenlace 12 001-001-12055 13 001-001-119 14 003-001-682 15 003-001-37431
Equip-Medic Casañola Juan Gualberto Euro Medic Zurita & Zurita Laboratorios
16 369-020-204001 Difare
1756560072001 21/10/16
1791984722001 19/08/16
$152,00 Cloruro de sodio
905075859001 16/09/16
$222,30 Papel sony upp Insumos de $200,76 traumología
1756321988001 30/12/16 502393598001 08/08/16 1753387798001 10/08/16
$493,05 Clavo de teen Insumos de $117,74 laboratorio Hemovit, vagil,
990858322001 21/09/16
$965,60 otros Testosterone, 17 001-001-114566 Estrella Sango Miguel 1705687430001 01/10/16 $2.392,96 cortisol, otros 18 004-007-147400 Heras Cevallos Norma 800264749001 01/05/16 Arango Ordoñez 19 001-001-86 Tatiana 1104489677001 31/10/16 20 001-001-49
Matheu Gladys
960069169001 23/12/16
$28,03 Super Insumos de $17,78 laboratorio Insumos de $232,40 neumología
66 FUNDACIÓN SALUDESA Área de inventarios Al 31 de diciembre del 2016
Objetivo:
Fuente:
Elaborado por: E.4.1 C.M. FECHA: ENERO /2017 Seleccionar transacciones al azar, analizarlas y comprobar si se cumplen las disposiciones descritas para las mismas; si no se cumplen, establecer los puntos críticos del proceso donde se debe prestar mayor atención. Facturas de la Fundación VENTAS
N° N° FACTURA
PROVEEDOR
RUC
FECHA VALOR Camapana DETALLE de 12/10/16 $29,95 drenaje Paracetamol, 09/10/16 $97,57 cettriaxona, otros Cánula, cloruro de 25/08/16 $38,09 sodio, otros Cloruro de sodio, 03/09/16 $100,13 clindamicina, otros Jeringa, algodón, 02/09/16 $352,81 otros Cloruro de sodio, 26/10/16 $164,50 jeringa, otros Cloruro de potasio, 19/11/16 $24,84 metamizol, otros Ibuprofeno, 07/11/16 $70,70 diclofenaco, otros Creatinina, 08/11/16 $66,23 especulo, otros Procalcitonina, pcr 04/10/16 $35,83 cuantitativo Azitromicina, 11/10/16 $19,77 Paracetamol, Chlamydia, otros ciprofloxacino, 02/09/16 $153,25 otros Ceftriaxona, jeringa, 02/10/16 $55,42 otros Canula, jeringa,
21 001-004-11787
Consumidor Final
22 001-004-11694
Miguel Ramos
23 001-004-9963
Yánez Teresa
1706696414
24 001-004-10402
1311687519
25 001-004-10267
Pita Alexandra Hospital Pedro Vicente Maldonado
1791790537001
26 001-004-12238
Solorzano Luisa
1304606696001
27 001-004-12720
Jara Helga
28 001-001-55910
Yaguano Matilde
1706105713
29 001-001-56119
Mantilla Amparo
1706418930001
30 001-001-54282
Herrera Carolina
2350313348
31 001-001-54700
Hernandez Carmen
1717402042
32 001-004-10401
Pita Alexandra
1311687519
33 001-004-11448
Elizalde María
34 001-004-11489
Totacguano Marlon
35 001-004-11000
Valdez José
2351290529 22/09/16
36 001-004-11021
Realpe Rigoberto
1702225416 23/09/16
37 001-004-11043
Seguro Ana
1708799972 21/09/16
38 001-002-19116
Sosa Fernando
600315194 26/11/16
39 01-002-18994
Delgado Karol
1719610640 28/11/16
40 001-001-53920
Cedeño Jacinta
1710764960 28/09/16
1600258881001
801227208
1103159330
1718882655001 24/09/16
$25,34 otros Ondasetron, $31,74 pedialyte, otros Betaestradiol, $56,23 electrolitos, otros Paracetamol, $110,31 furosemida, otros Espirolactona, $17,57 atenolol, otros Anticuerpos, cpk, $44,01 otros Cloruro de sodio, $68,18 paracetamol, otros
Figura 10. Facturas analizadas Fuente: Santo Domingo, Investigación de campo Fundación SALUDESA
________________________ Elaborado por: Srta. Camila Martínez
_________________________ Supervisado por: PhD. Mikel Ugando Peñate
67 5.3.2.2 Evaluación del riesgo FUNDACIÓN SALUDESA Área de inventarios Al 31 de diciembre del 2016
Elaborado por: E.5 E.P. FECHA: ENERO /2017 Desarrollar una matriz de recomendaciones que contenga las debilidades del control interno, su impacto y recomendaciones. Estudiantes de Auditoría
Objetivo: Fuente: N°
COMPONENTES FACTORES CRÍTICOS
IMPACTO RECOMENDACIONES Diseñar un documento en el cual conste por escrito los principios y valores éticos para que sean puestos en práctica por cada uno de los empleados.
Falta de un documento detallando principios y valores éticos.
1
2
3
Entorno Interno
Inexistencia de una descripción de cargos y funciones en el área de inventarios
Se debe asignar a una persona exclusiva con autonomía y responsabilidad, para el manejo del área de inventarios.
Deficiencia de las actividades dentro del área de inventarios
Capacitar frecuentemente a todos los colaboradores para lograr el desarrollo de actividades de manera eficiente.
Definición de Objetivos
Alto Falta de evaluación de objetivos respecto a la rotación de inventarios
Realizar evaluaciones constantes para determinar si se están alcanzando los objeticos respecto a la rotación de inventarios..
Falta de la toma física inventarios permanente
Realizar el inventario físico semestral, para corroborar que los saldos coincidan con los saldos establecidos en el sistema "SophiCon"
de
Identificación de Eventos
Alto
Falta de organización y clasificación en los medicamentos y mas productos. Valoración riesgo
La Fundación requiere de un manual de funciones para los empleados responsable en el manejo de inventarios.
Ausencia de una persona designada como jefe en el área de inventarios
Inexistencia de un manual de políticas y procedimientos en el área de inventarios
4
Alto
del Falta de documentos de respaldo de las transferencias de producto tanto desde la bodega a las farmacias como de las farmacias a hospitalización.
Aplicar el manual de políticas y procedimientos propuesto para el adecuado manejo de los inventarios. Implementar una adecuada organización y clasificación para los medicamentos y mas productos. Llevar una adecuada documentación para respaldar transferencias de producto tanto desde la bodega a las farmacias como de las farmacias a hospitalización.
68 FUNDACIÓN SALUDESA Área de inventarios Al 31 de diciembre del 2016
Objetivo: Fuente:
Elaborado por: E.5.1 E.P. FECHA: ENERO /2017 Desarrollar una matriz de recomendaciones que contenga las debilidades del control interno, su impacto y recomendaciones. Estudiantes de Auditoría Inexistencia de respaldo de información oportuna en caso de daños en el sistema.
5
6
7
8
Respuesta al Riesgo
Actividades de Control
Información y Comunicación
Realizar respaldo de información oportuna en caso de daños en el sistema. Alto
Inexistencia de un plan de contingencia para los inventarios.
Elaborar un plan de contingencia que permita a la Fundación actuar de manera correcta en determinada situación de riesgo.
Falta de políticas para controlar el ciclo de inventario.
Aplicar las políticas propuestas para el ciclo de inventarios que permitan un eficiente control en el tratamiento de los inventarios.
Inexistencia de presupuesto para las compras y ventas de medicamentos y mas productos.
Realizar presupuesto anual en base a los datos históricos como también basándose en la información del sistema.
Alto
Falta de documento que detalle los productos que estén cerca a la caducidad.
Elaborar documentos que detallen los productos que estén cerca de caducar, con el fin de que se solicite a los proveedores el respectivo cambio.
Falta de comunicación oportuna por de la rotación de personal en el área de inventarios.
Realizar reuniones constantes que permitan mantener informados a los colaboradores de manera oportuna, con el propósito de lograr objetivos propuestos en área de inventarios.
Bajo Falta de conocimiento exacto respecto a las funciones que debe cumplir cada colaborador
Dar a conocer los perfiles para que cada uno de los colaboradores tengan conocimiento exacto.
Falta de supervisión a actividades realizadas por colaboradores del área inventarios
Supervisar las actividades realizadas en el área de inventarios con el propósito de regular y mantener un control en las actividades diarias.
las los de
Monitoreo
Alto Falta de autorización para las salidas de medicamentos y mas productos desde la bodega a las farmacia
Aplicación de la nueva estructura organizacional y los perfiles donde se detallan a la persona encargada de las supervisiones del área.
Figura 11. Matriz de recomendaciones Fuente: Investigación propia
________________________ Elaborado por: Srta. Elsi Paredes
_________________________ Supervisado por: PhD. Mikel Ugando Peñate
69 INFORME DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Santo Domingo, 01 agosto de 2017
Dr. Diego Herrera Gerente de la Fundación SALUDESA Se ha procedido a evaluar el sistema de control interno a la gestión de inventarios de la Fundación SALUDESA año 2016, la gerencia y el departamento financiero fueron los responsables de la elaboración, integridad y presentación de la información interna y externa, por ende, de mantener una estructura efectiva de control interno para el logro de los objetivos de la Fundación. Cumpliendo a cabalidad con el programa establecido al inicio del trabajo de investigación, es necesario expresar conclusiones sobre cada uno de los temas de la evaluación del control interno, en base a los procedimientos que se consideran necesarios para la obtención de la evidencia suficiente, apropiada y oportuna, con el objetivo de obtener una seguridad razonable de las mismas. Para llevar a cabo la evaluación de control interno se tomó en cuenta, el COSO ERM, que es la administración del riesgo de la empresa; se consideraron cada uno de sus componentes, en relación a los procedimientos establecidos en la Fundación. El control interno como otras estructuras, tiene ciertas limitaciones, lo que conlleva a que puedan ocurrir ciertos errores o irregularidades que pueden ser, o no detectadas. La investigación tuvo como objetivo evaluar el control interno del área, con lo que se logró conocer los puntos críticos, que sirvieron de base para realizar una propuesta de una nueva estructura organizacional, perfiles, políticas y nuevos procedimientos que tienden a fortalecer la gestión de inventarios, y que, al ser implementados, permitirán a la Fundación ser más eficiente en el mercado Santodomingueño. No necesariamente se revelan todas las debilidades significativas del proceso, consecuentemente no expresamos una opinión sobre el sistema de control interno de la Fundación, sino exclusivamente del área de inventarios. A continuación, en nuestras conclusiones que se detallan varias deficiencias encontradas durante la evaluación de inventario.
Atentamente,
___________________________ Srta. Camila Martínez Espinosa CI. 1753303385
__________________________ Srta. Elsi Noemí Paredes Ramires CI. 2100324587
70 HALLAZGOS
TOMA DE INVENTARIOS Al solicitar a la Fundación el saldo físico de los inventarios se manifestó que estos no se
realizaron durante el año 2016, debido a la inexistencia de un manual de políticas y procedimientos que exijan la realización del mismo. Conclusión No se obtuvieron valores de los bienes del área de inventarios, ya que no se realizó la toma física al final del año. Recomendación Realizar el inventario físico semestral, para corroborar que los saldos coincidan con los saldos establecidos en el sistema “SophiCon”; de igual manera aplicar los procedimientos propuestos para la toma física de inventarios.
ADQUISICIÓN DE MERCADERÍA Se procedió a realizar pruebas de recorrido para lo cual se escogió veinte facturas de
compras y se comprobó de acuerdo con el flujo establecido por la empresa, y así verificar el cumplimiento de las políticas y los procedimientos. Conclusión No se siguen los procedimientos establecidos, ya que no se contactan a diferentes proveedores, ni se piden las proformas correspondientes; esto debido a que la encargada de hacer el pedido, la bodeguera, considera que al ser un proveedor permanente no necesita las proformas Recomendación Aplicar los procedimientos propuesto para el flujo de compras
71
ALMACENAMIENTO DE MERCADERÍA Se procedió a realizar pruebas de recorrido para lo cual se escogió veinte facturas de
compras y veinte facturas de venta y se comprobó de acuerdo con el flujo establecido por la empresa, y así verificar el cumplimiento de las políticas y los procedimientos. Conclusión Se pudo observar que, si se cumplen con todos los procesos, que inicia con la recepción de los productos con factura, luego procedieron a verificar que los medicamentos estuvieran en buena calidad y que las fechas de caducidad no excedieran a las permitidas; se ingresaron los datos de los productos al programa “SophiCon”, y marcan los productos con sus respectivos precios, finalmente perchan las medicinas en los lugares correspondientes. Recomendación Aunque la Fundación cumpla con el flujo que tienen establecido, se recomienda aplicar los procedimientos propuestos para el flujo de almacenamiento, ya que se incluyen nuevos actividades y documentos que se consideran necesarios para el buen funcionamiento del área.
VENTA DE MERCADERÍA Se procedió a realizar pruebas de recorrido para lo cual se escogió veinte facturas de ventas
y se comprobó, de acuerdo con el flujo establecido por la empresa, y así verificar el cumplimiento de las políticas y los procedimientos. Conclusión Se pudo determinar que no se cumple con el flujo establecido, ya que el paso 3, la solicitud de la receta médica no fue considerada, y es necesario cumplir con todos los pasos establecidos en el flujo. Otro factor a considerar es que no se sabe cuál de las dos farmacias vendió el producto, debido a que en la factura no se establece ningún dato de referencia de la misma.
72 Recomendación Aplicar los procedimientos propuesto para el flujo de ventas.
OBSERVACIONES DE CONTROL INTERNO DEFICIENTE ESTRUCTORA ORGANIZACIONAL Y OPERACIONAL Condición encontrada Se evidenció que la Fundación se rige bajo los parámetros de la estructura organizacional de Henry Mintzberg; que no permite una buena delegación de funciones, ni claridad en cada uno de los puestos de trabajo. Recomendación Dejar de utilizar la estructura organizacional de Henry Mintzberg, y aplicar la estructura organizacional lineal propuesta, donde se puede ver claramente las líneas de autoridad, y así evitar conflictos de responsabilidad en cada una de las actividades de los trabajadores.
DUPLICIDAD DE FUNCIONES Condición encontrada Al indagar a los colaboradores de la Fundación acerca de algunos eventos en fechas determinadas, supieron manifestar que no tenían conocimiento debido a que en ese tiempo no estaban a cargo, es decir existió rotación de personal, y no existe una persona designada como jefe en el área de inventarios; de igual manera los colaboradores manifestaron que no tienen claro sus funciones dentro del área. Recomendación En base a los perfiles propuestos en el presente trabajo de investigación se sugiere elaborar un manual de funciones para que los empleados tengan claro cada una de las actividades a
73 realizar, como también designar a una persona exclusiva con autonomía y responsabilidad dentro del área de inventarios.
INEXISTENCIA DE POLÍTICAS Y CÓDIGO DE ÉTICA
Condición encontrada A través de la entrevista con el gerente general, y el análisis de los documentos solicitados, se pudo constatar que la fundación no cuenta con políticas para el área de inventario, ni de un documento donde conste por escrito los principios y valores éticos. Recomendación Aplicar las políticas propuestas y diseñar un documento en el cual conste por escrito los principios y valores éticos para que sean puestos en práctica por cada uno de los empleados de la Fundación.
AUSENCIA DE DOCUMENTOS DE RESPALDO
Condición encontrada Durante las pruebas de recorrido al solicitar documentos de requisición y entrega para respaldar las transferencias de los productos de bodega a farmacia como de farmacia a hospitalización, se manifestó que estos documentos no se realizaban. Recomendación Se recomienda llevar una apropiada documentación para respaldar las transferencias desde los diferentes puntos de recepción y entrega, entre ellos recomendamos la requisición de productos y la respectiva entrega de productos.
74 INADECUADA ORGANIZACIÓN Y SEÑALIZACIÓN EN LA MERCADERÍA Condición encontrada Mediante la técnica de la observación se pudo identificar que la Fundación cuenta con una infraestructura amplia, sin embargo, la organización y señalización en los medicamentos y demás productos no es la adecuada debido a la falta de una clasificación. Recomendación Implementar una adecuada organización y señalización, clasificando cada uno de los medicamentos y demás productos llevados a bodega y farmacias para facilitar el acceso a los productos de manera eficiente.
PRODUCTOS CADUCADOS
Condición encontrada Al solicitar información acerca de los productos caducados se informó que no existían; es decir no se elaboran informes que permitan evidenciar productos que estén cerca a la caducidad, y de esa manera se pueda solicitar el cambio al proveedor. Recomendación Realizar documentos que permitan determinar que medicamentos y demás productos están cerca de su caducidad para el respectivo cambio con el proveedor.
5.3.3 Proponer políticas y procedimientos que permitan mejorar el sistema de inventarios. Para que el área de inventarios de la Fundación SALUDESA desempeñe adecuadamente sus actividades es necesario que se implementen políticas, funciones y procedimientos que permitan a los trabajadores realizar su trabajo de forma adecuada, aportando así al cumplimiento de los objetivos propuestos por la Fundación SALUDESA.
75 5.3.3.1 Estructura organizacional Se propone el siguiente organigrama para la Fundación SALUDESA, ya que, con el que cuenta actualmente carece de un detalle para el área de inventarios.
Gerente General Secretaria Administrador
Dep. de Recursos Humanos
Dep. Financiero
Contabilidad
Dep. Dirección de Salud
Dep. Servicios Generales
Jefe de Inventario
Farmacia 1
Farmacia 2
Bodega
Figura 12. Estructura organizacional propuesta Fuente: Investigación propia
Se propone una estructura lineal para la Fundación SALUDESA, ya que esta permite detallar líneas directas y únicas de autoridad y responsabilidad, permitiendo tener claras las funciones de cada uno de los empleados; actualmente la Fundación cuenta con una estructura americana basada en la flexibilidad pero que no ha dado resultados, por lo cual se presenta la propuesta de una alternativa más acoplada a la realidad local y nacional.
5.3.3.2 Funciones de los empleados del área de inventarios Funciones de los empleados del área de inventarios Es importante que los trabajadores de la Fundación SALUDESA tengan claro su posición dentro de la misma, al igual que las diferentes funciones que debe cumplir cada uno de ellos, por lo anterior se mencionarán las diferentes acciones que deben poner en práctica, según cada puesto de trabajo relacionado con el área de inventarios.
76 Perfil del gerente relacionado al área de inventario FUNDACIÓN SALUDESA Perfil de puestos para el área de inventarios 1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1.1. Nombre del cargo:
Gerente
1.2. Departamento:
Gerencia
1.3. Reporta a:
Propietario
1.4. Supervisa a:
Conjunto de departamentos de la Fundación
2. REQUISITOS 2.1. Nivel de estudios:
Superior
2.2. Carrera:
Administración de empresas
2.3. Tiempo de experiencia laboral: 3 años 3. OBJETIVO DEL CARGO Velar por el correcto funcionamiento de la Fundación, establecer los objetivos, metas y estrategias para tomar las mejores decisiones acerca de la administración y el control de los recursos; buscar y seleccionar el personal y representar legalmente a la organización. 4. FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL CARGO EN RELACIÓN AL ÁREA DE INVENTARIOS Plantear estrategias que permitan el cumplimiento de los objetivos del área Aprobar el presupuesto del área de inventarios Autorizar la contratación de nuevo personal junto con el jefe de Talento Humano Establecer criterios e desempeño índices para medir el del personal Revisa informes de cobranzas, ventas y garantías Autorizar y firmar los cheques emitidos por la empresa Autorizar pedidos a Jefe Financiero Representar legalmente la empresa Firma de responsabilidad 5. COMPETENCIAS Y HABILIDADES Saber escuchar y ser creativo Capacidad para trabajar con personas, comprender sus actitudes y motivaciones Ética y responsabilidad social Facilidad de negociación Estimular el compromiso, la participación y el compañerismo en los trabajadores Liderazgo y condición de grupos de trabajo Conocimiento del marco legal vigentes Tolerancia a trabajar bajo presión Velocidad de reacción ante sucesos imprevistos Capacidad para resolver conflictos Comunicación eficaz con todas las áreas de la empresa
Figura 13. Perfil del gerente Fuente: Investigación propia
77 Perfil del administrador relacionado al área de inventario FUNDACIÓN SALUDESA Perfil de puestos para el área de inventarios 1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1.1. Nombre del cargo:
Administrador
1.2. Departamento:
Gerencia
1.3. Reporta a:
Gerencia
1.4. Supervisa a:
Conjunto de departamentos de la Fundación
2. REQUISITOS 2.1. Nivel de estudios:
Superior
2.2. Carrera:
Administración de empresas
2.3. Tiempo de experiencia laboral: 3 años 3. OBJETIVO DEL CARGO Velar por el correcto funcionamiento de la Fundación, integrando los procesos gerenciales, de administración, de innovación y las estrategias de dirección para la competitividad y productividad de las organizaciones 4. FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL CARGO EN RELACIÓN AL ÁREA DE INVENTARIOS Realizar todas las funciones del área de dirección en ausencia del gerente Plantear estrategias que permitan el cumplimiento de los objetivos del área Autorizar la contratación de nuevo personal junto con el jefe de Talento Humano Seleccionar nuevas líneas de productos para comprar Establecer criterios e índices para medir el desempeño del personal Revisa informes de cobranzas, ventas y garantías Autorizar pedidos a Jefe Financiero 5. COMPETENCIAS Y HABILIDADES Saber escuchar y ser creativo Capacidad para trabajar con personas, comprender sus actitudes y motivaciones Ética y responsabilidad social Facilidad de negociación Estimular el compromiso, la participación y el compañerismo en los trabajadores Liderazgo y condición de grupos de trabajo Conocimiento del marco legal vigente Tolerancia a trabajar bajo presión Velocidad de reacción ante sucesos imprevistos Capacidad para resolver conflictos Comunicación eficaz con todas las áreas de la empresa Figura 14. Perfil del administrador Fuente: Investigación propia
78 Perfil del jefe del departamento financiero FUNDACIÓN SALUDESA Perfil de puestos para el área de inventarios 1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1.1. Nombre del cargo:
Jefe del departamento financiero
1.2. Departamento:
Financiero
1.3. Reporta a:
Administrador
1.4. Supervisa a:
Jefe de inventario - Contabilidad
2. REQUISITOS 2.1. Nivel de estudios:
Superior
2.2. Carrera:
Administración de empresas - Finanzas
2.3. Tiempo de experiencia laboral: 3 años 3. OBJETIVO DEL CARGO Maximizar el valor de la Fundación administrando eficientemente los recursos, e implementando estrategias que permitan aumentar la rentabilidad, garantizando fuentes de financiación y herramientas de gestión que permitan el de control. 4. FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL CARGO EN RELACIÓN AL ÁREA DE INVENTARIOS Plantear estrategias que permitan el cumplimiento de los objetivos del área Participa en la elaboración presupuesto del área de inventarios Revisa y autoriza informes de contabilidad Busca fuentes de financiamiento Autoriza pedidos a Jefe de inventario Asigna presupuesto al área de inventarios Firma de responsabilidad 5. COMPETENCIAS Y HABILIDADES Saber escuchar y ser creativo Capacidad para trabajar con personas, comprender sus actitudes y motivaciones Ética y responsabilidad social Facilidad de negociación Estimular el compromiso, la participación y el compañerismo en los trabajadores Liderazgo y condición de grupos de trabajo Conocimiento del marco legal vigentes Tolerancia a trabajar bajo presión Velocidad de reacción ante sucesos imprevistos Capacidad para resolver conflictos Comunicación eficaz con todas las áreas de la empresa Figura 15. Perfil del jefe del departamento financiero Fuente: Investigación propia
79 Perfil del jefe del área de inventarios FUNDACIÓN SALUDESA Perfil de puestos para el área de inventarios 1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1.1. Nombre del cargo:
Jefe del área de inventarios
1.2. Departamento:
Dep. Financiero
1.3. Reporta a:
Administrador
1.4. Supervisa a:
Farmacias y Bodega
2. REQUISITOS 2.1. Nivel de estudios:
Superior
2.2. Carrera:
Administración de empresas Contabilidad y Auditoría
2.3. Tiempo de experiencia laboral: 2 años 3. OBJETIVO DEL CARGO Cumplir con las metas establecidas en las ventas, a través de la eficiente administración del departamento, brindando un oportuno servicio de compra, almacenamiento, venta, y entrega de medicamentos y demás productos. 4. FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL CARGO EN RELACIÓN AL ÁREA DE INVENTARIOS Organizar y dirigir al equipo de trabajo conformado por la administración Contactar proveedores Solicitar proformas a proveedores Elegir nuevas líneas de productos. Realizar visitas y contactos telefónicos con los proveedores para medir el cumplimiento Supervisión de tareas operativas Ejecuta y controla los planes referentes de ventas Evaluar el desempeño de los trabajadores del área Realizar requisiciones de medicamentos Preparar planes y presupuestos de ventas junto al administrador y gerente Cumplir con las políticas y normas de la empresa Participar de la toma física de inventarios Elaborar documentación de respaldo Elaborar presupusto para el área Autorizar las debidas transferencias de medicamentos y mas productos Revisarar los documentos contables correspondientes a inventarios. 5. COMPETENCIAS Y HABILIDADES Manejo de sistemas informáticos y contables - Comunicación eficaz en el área Resolver conflictos individuales y colectivos - Capacidad para resolver conflictos Ética y responsabilidad social - Velocidad de reacción ante sucesos imprevistos Facilidad para la comunicación escrita y verbal - Tolerancia a trabajar bajo presión Capacidad de liderazgo - Conocimiento del marco legal vigente Manejar relaciones interpersonales - Liderazgo y condición de grupos de trabajo Figura 16. Perfil del jefe del área de inventarios Fuente: Investigación propia
80 Bodeguero (a) FUNDACIÓN SALUDESA Perfil de puestos para el área de inventarios 1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1.1. Nombre del cargo:
Bodeguero (a)
1.2. Departamento:
Dep. Financiero
1.3. Reporta a:
Jefe del área de inventarios
1.4. Supervisa a:
-
2. REQUISITOS 2.1. Nivel de estudios:
Mínimo dos años de Universidad
2.2. Carrera:
Ing. Comercial o afines
2.3. Tiempo de experiencia laboral: 2 años 3. OBJETIVO DEL CARGO Resguardar y velar por el correcto almacenaje de los productos adquiridos para los fines propios de la Fundación. 4. FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL CARGO EN RELACIÓN AL ÁREA DE INVENTARIOS Recibir la mercadería adquirida Tomar registro de los bienes que ingresan a la bodega Constatar que la mercadería recibida coincida con facturas Efectuar salidas de bodega conforme los requerimientos de las autoridades superiores Perchar de manera correcta los productos recibidos Velar por la conservación física de los productos Actualización constante del programa SHOPI Informar al jefe de inventarios cuando el programa “SOPHICON” emita existencias mínimas para realizar las compras correspondientes Verificación de la calidad de los productos y fecha de vencimiento Enviar los productos a proveedor cuando la fecha de caducidad sea menos a 3 meses para el respectivo cambio Informar oportunamente al jefe inmediato en caso de alguna anomalía en el área Firmar las respectivas facturas Organizar y clasificar los productos ingresados a la bodega Marcar los precios de los productos Notificar a tiempo las necesidades del área Enviar facturas al departamento contable Participar de la toma física de inventarios Realizar documentos que respalden las transferencias de los productos. 5. COMPETENCIAS Y HABILIDADES Manejo de programas informáticos necesarios Ética y responsabilidad social Organización y control Facilidad en manejo de productos - Trabajo en equipo Responsabilidad - Compromiso con la empresa Esfuerzo físico - Communicación eficaz
Figura 17. Perfil del bodeguero Fuente: Investigación propia
81 Ventas (farmacias) FUNDACIÓN SALUDESA Perfil de puestos para el área de inventarios 1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO 1.1. Nombre del cargo:
Ventas (farmacias)
1.2. Departamento:
Dep. Financiero
1.3. Reporta a:
Jefe del área de inventarios
1.4. Supervisa a:
-
2. REQUISITOS 2.1. Nivel de estudios:
Mínimo dos años de Universidad
2.2. Carrera:
Ing. En Marketing o afines
2.3. Tiempo de experiencia laboral: 2 años 3. OBJETIVO DEL CARGO Cumplir con las tareas establecidas en ventas, brindando la mejor atención al cliente y entrega interna a través de la eficiencia en administración del departamento. 4. FUNCIONES ESPECÍFICAS DEL CARGO EN RELACIÓN AL ÁREA DE INVENTARIOS Brindar atención personal al cliente Atender a los requerimientos de los doctores Recepción de las solicitudes médicas Recibir los requerimientos de los clientes y doctores Brindar información relacionada con precios y demás de los productos Verificación de la calidad de los productos y fecha de vencimiento Receptar e ingresar toda la información del cliente previo a la facturación Realización de facturas Enviar facturas al departamento contable Verificar existencia física de los productos Entrega de medicamentos Realizar informes de ventas Entregar los documentos y reportes al departamento contable Salvaguardar los bienes de propiedad de la Fundación que estén bajo su cuidado Tener debidamente perchados y ordenados los productos de su área Recibir el pago por los productos vendidos Actualización constante del programa “SOPHICON” Entregar los productos de transferencia con debido documento Participar de la toma física de inventarios Realizar documentos que respalden las transferencias de los productos. 5. COMPETENCIAS Y HABILIDADES Manejo de programas informáticos necesarios Ética y responsabilidad social - Facilidad para la comunicación escrita y oral Velocidad de reacción ante sucesos imprevistos - Manejar relaciones interpersonales Capacidad para atender al cliente y comprender sus motivaciones - Responsabilidad Adecuado manejo de recursos económicos - Comunicación Eficaz
Figura 18. Perfil del vendedor Fuente: Investigación propia
82 5.3.3.3 Políticas para el área de inventarios En base al COSO ERM se establecen las siguientes políticas para la Fundación SALUDESA con la finalidad que se implanten para el buen desempeño y manejo de la gestión de inventarios.
PROPUESTA DE POLÍTICAS PARA LA EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE LA GESTIÓN DE INVENTARIOS 1) ENTORNO INTERNO Los empleados de la Fundación deberán someterse a lo establecido en el código de ética. La contratación de personal para el área de inventarios lo realizará el Gerente junto con el jefe de Talento Humano. Los colaboradores deben cumplir a cabalidad con las obligaciones mantenidas en el área de inventarios. Los vendedores deben brindar una excelente atención personal a los clientes de la Fundación. 2) DEFINICIÓN DE OBJETIVOS Los colaboradores deben cumplir con las estrategias que permitan el logro de los objetivos del área de inventarios. Los empleados deben estar siempre motivados para poder alcanzar las metas y la excelencia. El jefe de área de inventarios debe dirigir de manera efectiva a todo su equipo de trabajo. Todos los empleados deberán ser capacitados cada determinado periodo de tiempo. Todos los empleados deben someterse a evaluaciones necesarias para alcanzar los objetivos propuestos. Se debe verificar la rotación del inventario para conocer qué productos se necesita adquirir con mayor frecuencia. 3) IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS Todos los colaboradores deben llegar de manera puntual a su área de trabajo. De no poder asistir al área de trabajo se debe comunicar de manera oportuna al jefe de Talento Humano. Si se ausenta el bodeguero(a) la jefe del área de inventarios designara a la persona responsable de asumir su cargo. Los colaboradores del área inventario deberán participar en la toma física de los mismos. El jefe de área de inventarios realizará la constatación que los productos recibidos concuerden con la factura y con lo pedido por el Mail. Los colaboradores del área inventario deberán aplicar las políticas y procedimientos propuestos. El bodeguero velará por la buena conservación física del inventario 4) VALORACIÓN DEL RIESGO El jefe de área de inventarios deberá seleccionar nuevas líneas de productos según las necesidades de la Fundación. El acceso a la bodega es restringida para personal no autorizado Los medicamentos y más productos deberán ser organizados y clasificados de manera eficiente. Los colaboradores del área de inventarios deberán realizar una adecuada documentación de las transferencias que se realicen de manera interna.
83
5) RESPUESTA AL RIESGO De no cumplir los proveedores con lo propuesto en la oferta de compra no se realizaran las transacciones comerciales. Se debe considerar la información emitida por el sistema sobre el área de inventarios para realizar las compras de productos. Se devolverán los productos a los proveedores cuando la fecha de caducidad sea menos a 3 meses para el respectivo cambio o cumplimiento de garantías. El jefe de área de inventarios deberá contar con un respaldo de información. Todos los colaboradores deben conocer el plan de contingencia y aplicarlo de ser necesario. 6) ACTIVIDADES DE CONTROL El gerente es la única persona autorizada para firmar los cheques emitidos por la Fundación. El bodeguero debe corroborar físicamente los mínimos que refleja el sistema “SophiCon” para informar al jefe de inventarios, y proyectar las próximas adquisiciones. Los empleados deberán salvaguardar los bienes de propiedad de la Fundación que estén bajo su custodia. El departamento financiero será el encargado de realizar el presupuesto para el área de inventarios conjunto con el jefe del área. El bodeguero deberán emitir un informe al jefe de inventarios para dar a conocer los productos que estén próximos a caducase. 7) INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Los colaboradores deberán participar obligatoriamente de las reuniones que realice la Fundación. Todos los colaboradores deberán tener conocimiento oportuno de sus funciones dentro de la Fundación. El jefe de área de inventarios informara de los planes y presupuestos de ventas junto al jefe financiero al gerente. El bodeguero debe informar al jefe de inventarios las posibles inconsistencias que se presenten en el manejo del sistema “SophiCon”. Los vendedores brindarán la información relacionada con precios y demás características de los productos Los vendedores están obligados a dar asesoría a los clientes de ser necesario. 8) MONITOREO El jefe de inventarios deberá autorizar las salidas de los medicamentos y más productos de la bodega. El jefe financiero debe evaluar cada seis meses los presupuestos para inventarios. El jefe financiero conjunto al jefe de inventario revisará los documentos contables correspondientes a inventarios semestralmente para conocer la realidad financiera. Figura 19. Políticas para el área de inventarios Fuente: Investigación propia
5.3.3.4 Procedimientos propuestos para el área de inventarios Una vez analizados los flujos con los que actualmente cuenta la Fundación SALUDESA, y determinado los puntos críticos de los mismos, establecemos los nuevos flujos que recomendamos poner en práctica para que la gestión del ciclo de inventarios sea más eficiente.
84 Los pasos propuestos se señalaron con letra de color rojo, para mayor identificación de la actividad o documento. PROCEDIMIENTO PROPUESTO PARA EL FLUJO DE COMPRA N° DESCRIPCIÓN
ACT.
DOC.
RESPONSABLE
GRÁFICO
1. Inicio Revisa el sistema “SophiCon” para conocer los stock mínimos
2.
X
3. Notifica al jefe de inventarios
X
4. ¿Autorización del pedido?
X
Impresión del documento de Stock mínimo del sistema "SophiCon"
5.
6. Contacta proveedores
X
Elige la cotización conveniente
proveedor
más
X
9. Realiza el pedido por medio de Mail Recepción de los productos con su respectiva factura Constatación que los productos concuerden 11. con la factura y con lo pedido por el Mail Verificación de la calidad de los productos y 12. fechas de vencimiento ¿Los productos se encuentran de acuerdo con 13. los requerimientos de la Fundación? 10.
Si
No
Si
Bodeguera Jefe. Financiero
X del
No
Bodeguera Gerente
X
7. Solicita proformas 8.
Bodeguera
Jefe Financiero Jefe Financiero
X
Jefe Financiero
X
Bodeguera
X
Bodeguera
X
Bodeguera
X
Bodeguera
14. Ingreso de datos al sistema
X
Bodeguera
15. Almacenamiento
X
Bodeguera
16. envío factura al departamento contable
X
Bodeguera
No Si
17. Fin
Figura 20. Procedimiento propuesto para el flujo de compra Fuente: Investigación propia
Para la propuesta del nuevo flujo de compras se consideró que se debe imprimir documento de stock mínimo del programa “SophiCon”, que servirá como respaldo para la realización del pedido correspondiente; una vez solicitadas las proformas se debe elegir la cotización del proveedor más conveniente e inmediatamente hacer el pedido por e-mail para que quede constancia, y se tenga un punto de referencia para finalmente hacer la constatación que los productos recibidos concuerden con la factura y con lo pedido por el e-mail.
85
PROCEDIMIENTO PROPUESTO PARA EL FLUJO DE SOLICITUD DE CAMBIO DE PRODUCTOS N° DESCRIPCIÓN
ACT.
DOC. RESPONSABLE
X
Bodeguera
X
Bodeguera
GRÁFICO
1. Inicio Recepción de los productos con su respectiva factura Los productos satisfacen las expectativas en 3. calidad y fecha de vencimiento 2.
4. Solicitud de cambio al proveedor
X
Bodeguera
5. Elaboración de nota de crédito
X
Bodeguera
6.
Si No
Fin
Figura 21. Procedimiento propuesto para el flujo de solicitud de cambio de producto Fuente: Investigación propia
Se propone un flujo para la solicitud de cambio de productos, ya que actualmente la Fundación no considera ciertos pasos que se debe tomar cuenta, como es al momento de llegar el producto se debe verificar su calidad y fecha de vencimiento si estos no son de acuerdo a lo requerido u aceptado por la empresa, se deberá hacer una nota de crédito de dicho producto.
PROCEDIMIENTO PROPUESTO PARA EL FLUJO DE ALMACENAMIENTO N°
DESCRIPCIÓN
ACT.
DOC.
RESPONSABLE
GRÁFICO
1. Inicio 2. Recepción de los productos con factura 3. Se cumple con la calidad y las fechas de caducidad
X X
4. Registro de fechas de caducidad de los productos
Bodeguera Bodeguera
X
Bodeguera
5. Traslado de los productos a la bodega
X
Bodeguera
6. Organización de los productos recibidos
X
Bodeguera
7. Ingreso al sistema “SophiCon”
X
Bodeguera
8. Marca los precios de los productos
X
Bodeguera
9. Ubica los productos en su respectivo lugar
X
Bodeguera
10. Fin
Figura 22. Procedimiento propuesto para el flujo de almacenamiento Fuente: Investigación propia
No Si
86 Para la elaboración del flujo propuesto de almacenamiento se consideró como cuarto paso el registro de las fechas de caducidad de los productos, seguidamente se llevará los respectivos productos a la bodega, de esta forma puedan ser organizados de manera correcta y sean ingresados en el sistema.
PROCEDIMIENTO PROPUESTO PARA EL FLUJO DE VENTAS N° DESCRIPCIÓN
ACT.
DOC.
RESPONSABLE
GRÁFICO
1. Inicio 2. Atención al cliente y sus requerimientos
X
Vendedora
3. Solicitud de receta médica
X
Vendedora
X
Vendedora
X
Vendedora
X
Vendedora
7. Ofrece medicamento genérico
X
Vendedora
8. ¿El cliente decide llevar el producto?
X
Cliente
9. Descarga de los productos del sistema
X
Vendedora
Verificación de la existencia en “SophiCon” y ver precios.
4.
el sistema
5. Da a conocer el precio al cliente Verificación productos
6.
de la existencia
física
de los
10. Emisión de la factura desde el sistema contable 11. Recibe el pago del cliente
X X
Entrega el producto y la factura correspondiente Envío de dos copias de la factura al 13. departamento financiero 12.
No
Si
No Si
Vendedora Vendedora
X
Vendedora
X
Vendedora
14. Fin
Figura 23. Procedimiento propuesto para el flujo de ventas Fuente: Investigación propia
Se propone en el sexto paso, verificar de manera física la existencia de los productos esto debido a que el sistema “SophiCon” ciertas veces no arroja información confiable hasta que esté debidamente actualizado; como séptimo paso ofrecer un producto genérico; en el noveno paso se propone descargar de inmediatamente los productos vendidos, de no hacerlo se ocasiona un descuadre en el inventario; como décimo paso esta emitir la factura desde el sistema contable para que exista un respaldo de venta; en el siguiente paso se hace referencia a la entrega tanto del producto como de la factura, y por ultimo enviar las dos copias de las facturas al departamento financiero.
87 PROCEDIMIENTO PROPUESTO PARA EL FLUJO DE ENTREGA INTERNA DE BODEGA A FARAMACIA N° DESCRIPCIÓN
ACT.
DOC.
RESPONSABLE
GRÁFICO
1. Inicio 2. Necesidad del producto en farmacia
X
3. Emisión de orden de requisición
Vendedora X
Verificación de la existencia en el sistema “SophiCon” Verificación de la existencia física de los 5. productos 4.
6. Entrega de los productos
X
Bodeguera
X
Bodeguera
X
Bodeguera
7. Firma acta de entrega de productos
X
9. Transferencia en el sistema
Vendedora
X
No Si
Bodeguera Bodeguera
10. Fin
Figura 24. Procedimiento propuesto para entrega interna de bodega a farmacia Fuente: Investigación propia
Para el procedimiento de entrega interna de bodega a farmacia se propone emitir una orden de requisición por parte de la vendedora, se sugiere la verificación de las existencias en el sistema “SophiCon” como también de manera física, seguidamente se firma el acta de entrega de productos.
PROCEDIMIENTO PROPUESTO PARA EL FLUJO DE ENTREGA INTERNA DE FARMACIA A HOSPITALIZACIÓN N° DESCRIPCIÓN
ACT.
DOC.
RESPONSABLE
GRÁFICO
1. Inicio 2.
El médico determina medicamento
la
neces idad
del
X
3. Recepción de s olicitud del médico Verificación de exis tencia en el 4. “SophiCon” Verificación de la exis tencia fís ica 5. productos 6. Entrega de los medicamentos
Médico de turno X
s is tema de
los
Vendedora
X
Vendedora
X
Vendedora
X
Vendedora
7. Firma res paldo de tras ferencia
X
Vendedora Enfermera
8. Impres ión del reporte de la trans ferencia
X
Vendedora
9. Trans ferencia en el s is tema
X
Vendedora
10. Fin
Figura 25. Procedimiento propuesto para entrega interna de farmacia a hospitalización Fuente: Investigación propia
No Si
88 En el procedimiento de entrega interna se propone en segundo lugar identificar la necesidad del medicamento por parte de médico de turno; además se propone la verificación de manera física la existencia de los productos y medicamentos esto debido a que el sistema “SophiCon” ciertas veces no arroja información confiable hasta que esté debidamente actualizado; por último, se propone imprimir el reporte de transferencia con la finalidad de que exista un documento de respaldo de entrega de medicamentos.
PROCEDIMIENTO PROPUESTO PARA LA TOMA FÍSICA DE INVENTARIOS N° DESCRIPCIÓN
ACT.
DOC. RESPONSABLE
GRÁFICO
1. Inicio Planeación de la toma física (lugar, fecha e involucrados) Comprobar que todas las compras y ventas se 3. hayan registrado
2.
X
Jefe de inventarios
4. Corte de los saldos del sistema
X
Jefe de inventarios
Conteo de las existencias físicas de todos los productos Comprrobación y actualización de las fechas de 6. caducidad de cada uno de los productos Elaboración de un reporte de los saldos físicos 7. de los productos Existen diferencias de lo real con lo establecido 8. en el sistema "SophiCon"? 5.
X
Informes que determinen el porqué de las diferencias
12. Elaboración de los ajustes correspondientes Realización de las establecidos
actas
Bodeguera
X
Bodeguera Jefe de Inventarios
X
10. Seguimiento del porqué de las diferencias
13.
X
X
9. Reconteo de los productos
11.
Bodeguera
con
los
saldos
Jefe de Inventarios
No
Si No Si
Jefe de Inventarios y bodeguera
X X
Jefe de Inventarios
X
Jefe de Inventarios
X
Jefe de Inventarios
14. Fin
Figura 26. Procedimiento propuesto para la toma física de inventarios Fuente: Investigación propia
En función de que en el año 2016 no se realizó la toma física inventarios se propone el presente flujo, el cual inicia con la planeación es decir especificar la fecha, el lugar y los responsables del mismo; seguidamente se debe comprobar que todas las compras se hayan
89 realizado, luego realizar un corte en el sistema para determinar los saldos a la fecha, de esta manera se procede hacer el conteo físico de todos los productos, a su vez realizar comprobación y actualización de las fechas de caducidad de cada uno de los productos, luego se elaborara un reporte que contenga los saldos actualizados; se establecen cuáles fueron las diferencias, y si es necesario se hace un reconteo físico, y un seguimiento del porqué de las diferencias, con su respectivo informe; se procede hacer los ajusten correspondientes, para finalizar se realizan las actas que determinan que se ha concluido con el proceso.
5.3.4 Elaborar documentos e indicadores que determinen la incidencia de la propuesta en la mejora de la gestión de control interno en el área de inventarios. 5.3.4.1 Documentos e informes Los siguientes documentos e informes han sido diseñados con la finalidad de contribuir a la mejora del control interno en el área de inventarios, manteniendo respaldos documentados delos debidos procesos realizados. Elaborar documentos de respaldo de transferencia de medicamentos y demás productos como son: requisición de mercadería y entrega de mercadería Modelo SALUDESA RUC: 1791368975001 Coop. Brisas del Colorado Calle E N°60 REQUISICIÓN DE MERCADERÍA Solicita: Fecha de pedido: Fecha de entrega: Cantidad
N° Unidad
Descipción
Observación:
Solicita
Figura 27. Requisición de mercadería Fuente: Investigación propia
Recibe
90 SALUDESA RUC: 1791368975001 Coop. Brisas del Colorado Calle E N°60 ENTREGA DE MERCADERÍA Solicita: Fecha de pedido: Fecha de entrega: Cantidad
N° Unidad
Descipción
Observación:
Solicita
Recibe
Figura 28. Entrega de mercadería Fuente: Investigación propia
Elaborar una señalización para mantener una adecuada organización de los medicamentos y demás productos llevados a bodega y farmacias para facilitar el acceso a los productos de manera eficiente. Modelo Tabla 16 Señalización de medicamentos y demás productos ÁREAS
COLOR
SECCIÓN
Área de Recepción
Verde
A
Área de revisión
Rojo
B
Área de almacenamiento
Amarillo
C
Área de cuarentena N °1
Naranja
D
Área de cuarentena N °2
Negra
E
Área de medicamentos de control
Violeta
F
Área de reciclaje
Verde claro
G
Área de cadena de frio
Azul
H
Nota. Fuente: Investigación propia
Realizar informes pertinentes y oportunos que permitan la reposición de los productos caducados.
91 Modelo MEMORANDUM N° 001 De: Bodeguera A: Ing. Nelly Ramos Cargo: Jefe del área de inventarios de la Fundación SALUDESA Motivo: Informe de reposición de medicamentos Fecha: 03/07/2016 El presente informe tiene la finalidad de dar a conocer el listado de los productos cuya fecha de caducidad está próxima a cumplirse. Por ello se solicita emitir el informe al proveedor para que haga los respectivos cambios de productos. Tabla 17 Medicamentos y demás productos caducados Cantidad 50 25
Producto Cloruro de sodio Micro gotero
Fecha de caducidad 15-oct-16 15- ago- 16
Provedor Insumed Pharma
N° factura 001-001-28219 003-001-71
Nota. Fuente: Investigación propia
Atentamente, Bodeguera.
5.3.4.2 Indicadores de gestión Los indicadores de gestión reflejan el comportamiento de acciones que fueron tomadas por la organización en el pasado; en este caso, los resultados obtenidos de los indicadores aplicados a la Fundación SALUDESA servirán como referencia para tomar medidas en el presente y en el futuro; también para hacer un análisis comparativo una vez implementada la propuesta y determinar si con esta, se obtienen mejores resultados que permitan el logro de los objetivos de la Fundación SALUDESA. A continuación, se presenta los indicadores aplicados en la Fundación en el área de inventarios.
92 Indicador
Rotación de Inventario
Fórmula
Resp.
Costo de Ventas Inventario Promedio
1.23
87.081.95 70.608.28
Análisis El resultado indica que el inventario rota 1.23 veces al año, lo que significa que permanece demasiado tiempo en la bodega o farmacia, lo cual genera gastos de mantenimiento. Mientras más alto es la rotación de inventarios es mejor, ya que significa que la gestión de la Organización es buena.
Valor Diferencia en Inventario x 100 Valor Total Inventario
El resultado de esta fórmula indica cuantas veces dura el inventario en la organización, si su nivel es alto muestra que existen exceso de recursos empleados en el inventario, y que, esto podría generar pérdidas económicas. Los resultados de esta fórmula señalan el grado de confianza de los saldos físicos en contraste con los que el sistema proyecta.
Rotación de personal del área de inventarios
Personal encargado del área Empleados Promedio
Este indicador mide la rotación de personal que ha existido dentro del área de inventario.
Productos caducados
Productos recibidos Productos caducados
Duración de inventarios
Exactitud del inventario
Inventario Final x 30 días Ventas Promedio
Este indicador nos permite conocer los productos caducados de manera oportuna.
Actividad
Mantener actividad Revisión actividad
Mantener actividad Revisión actividad Mantener actividad Revisión actividad Mantener actividad Revisión actividad Mantener actividad Revisión actividad
Figura 29. Indicadores de gestión Fuente: Investigación propia
La fundación no realizó la toma física de los inventarios por ello no fue posible la aplicación de dos de los indicadores que se presentan en la tabla anterior, pero se deja en constancia cuales pueden ser utilizados durante la evaluación del inventario, los cuales son de vital importancia para una buena toma de decisiones en cuanto a la cuenta de inventarios. Se recomienda utilizar esta tabla después de la aplicación del trabajo de titulación en todas sus fases para que se pueda evaluar lo sucedido y lo que acontecerá después. Identificar si es que se mejora el nivel del indicador, mantener el procedimiento, y si se tienen resultados negativos hacer un monitoreo a las políticas, estrategias y procedimientos presentadas para identificar donde esta dada la desviación.
93
5.4 Conclusiones La Fundación SALUDESA sustenta su vida institucional en la expansión de servicios médicos, con un crecimiento constante en cada una de sus áreas, sin embargo, enfrenta diferentes problemas por deficiencias en sus procesos de control interno, especialmente en lo que está relacionado al manejo de inventarios generales. En el marco teórico explica los diferentes términos técnicos propios de la auditoría, control interno e inventarios, de esta manera los lectores del presente trabajo de investigación tengan un mayor grado de entendimiento y aprendizaje, pudiendo familiarizarse e involucrarse en las teorías y técnicas que se estudiaron. Se ha utilizado el enfoque mixto de investigación, combinando técnicas de recolección tanto cuantitativa y cualitativa, que permitieron la observación y utilización de cuestionarios y entrevistas a las personas que inciden directamente en el proceso de inventarios, logrando así, abarcar los diferentes puntos de la problemática que se presentaron. Se realizó la evaluación del control interno a la gestión de inventarios, donde se pudo determinar que no existe ningún parámetro de control por escrito, que sirva de guía para saber su manejo, sin embargo, existe un flujograma de procesos para el área, que busca organizar sus actividades, sin embargo mantiene algunas carencias en la aplicación por parte de los que participan dentro del proceso de inventarios. Una vez establecidos los puntos críticos o riesgos, se establecieron políticas y procedimientos para mejorar el sistema de inventarios, se plantearon nuevos flujos de procedimientos, una nueva estructura organizacional y los perfiles de los puestos de trabajo; buscando que la Fundación pueda desempeñar sus actividades de forma adecuada y se puedan cumplir con los objetivos propuestos por la misma. Finalmente se elaboraron los informes respectivos en los que se determinó la incidencia de la propuesta de mejora de gestión de control interno en el área de inventarios, se elaboraron los indicadores de gestión que permiten a la administración de la Fundación poder hacer análisis del impacto una vez aplicado la propuesta sugerida; y así poder tomar decisiones acertadas en cuanto al manejo de los inventarios.
94
5.5 Recomendaciones Aplicar la propuesta entregada en la Fundación SALUDESA, para mejorar la eficiencia y la eficacia de los procedimientos del control interno en el área de inventarios. Emplear el flujo de procesos propuestos para el ciclo de inventarios ya que de esta manera se logrará mejorar la productividad en las operaciones del área, y con ello mayores niveles de eficiencia en los procedimientos. Emplear cada una de las recomendaciones establecidas en la evaluación del sistema del control interno en base a los componentes del COSO ERM, para mejorar el desempeño y la productividad del área de inventarios. Hacer evaluaciones del sistema de control interno de manera constante, para determinar los puntos críticos y riesgos que no permitan la efectividad en el ciclo de inventarios. Aplicar los indicadores establecidos con el fin de hacer análisis comparativos, y medir el nivel de mejora una vez aplicada la propuesta.
95
LISTA DE REFERENCIAS
Bravo, M. (2011). Contabilidad General. Quito: Escobar Corporación de Estudios y Publicitaciones, (2003). Normas Ecuatorianas de Contabilidad – NEC. Quito: Talleres de la Corporación de Estudios y Publicitaciones Corporación de Estudios y Publicitaciones, (2005). Normas Ecuatorianas de Auditoría– NEA. Quito: Talleres de la Corporación de Estudios y Publicitaciones De la Peña, A. (2011). Auditoría un enfoque práctico. Ediciones Paraninfo: Madrid. Estupiñán, R. (2012). Control Interno y Fraudes. Bogotá: Ecoe International Financial Reporting Standars. (2013). Normas Internacionales de Información Financiera. México: Instituto Mexicano de Contadores Públicos IAASB, (2014). Normas Internacionales de Auditoría y Control de Calidad. México: CeMpro. IFRS, (2012). Normas Internacionales de Información Financiera. London:IFRS Foundation Mantilla, S. (2014). Auditoría Financiera de Pymes. Bogotá: Ecoe Montaño, E. (2013). Control Interno, Auditoría y Aseguramiento Revisoría Fiscal y Gobierno Corporativo. Cali: Universidad del Valle Pallerola, J. & Monfort, E. (2013). Auditoría Enfoque Teórico – Práctico. Madrid: StarBook. Pérez, M., Castrillo, L., Sánchez, I., & Sierra, G. (2012). Fundamentos Teóricos de Auditoría Financiera. Madrid: Pirámide. Romero, A. (2012). Contabilidad Intermedia. México: McGraw-Hill Sánchez, J. & Alvarado, M. (2014). Teoría y práctica de la Auditoría I. Madrid: Pirámide. Sánchez, J. & Alvarado, M. (2014). Teoría y práctica de la auditoría II. Madrid: Pirámide Suárez, M. (2012). Gestión de Inventarios. Bogotá: Ediciones de la U Whittington, O. & Pany, K. (2005). Principios de Auditoría. México D.F.: McGraw-Hill. Zapata, A. (2011). Contabilidad general. Bogotá: Mc Graw Hill.
96
ANEXOS Anexo 1. Carta de autorizaciรณn de informaciรณn
97 Anexo 2. RUC de la instituciรณn
98
99 Anexo 3. Estado de situaciĂłn financiera aĂąo 2016
100
101
102
103 Anexo 4. Estados de Resultados de la instituciĂłn aĂąo 2016
104
105
106 Anexo 5. Carta de impacto de la instituciรณn