Q-81® HSE WEB APPLICATION by Q81® HSE Web App

Q-81® HSE WEB APP Plataforma Software

Health | Safety | Environment

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Q-81速 HSE WEB APP Plataforma Software Health | Safety | Environment

Q-81 HSE WEB APP

Ficha técnica

Indice Capítulo

pag

QUIÉNES SOMOS

QUÉ ES Q-81

PUNTOS FUERTES

3.1

Porqué utilizar Q-81 HSE WEB APPLICATION?

3.1.1

Disponible por módulos

3.1.2

Actualización continua

3.1.3

Aprendizaje On-Line

3.1.4

Importación de datos simplificada y Compatibilidad con otros sistemas IT

3.1.5

Intuitivo e inmediato

3.1.6

Más de 100 modelos de documentos

3.1.7

Sistema de Alertas

3.1.8

Usuarios ilimitados en la versión On Premise

3.1.9

Apto para Smartphone y Tablet

ARQUITECTURA Y REQUISITOS IT

10 ®

4.1 Arquitectura

4.1.1

Sistema Operativo

4.1.2

Base de Datos y Servidor Web

4.1.3

Gestión documental (opcional)

4.1.4 Seguridad

4.2

Arquitectura software

4.3 Autentificación/Autorización

4.3.1 Autentificación

4.3.2 Autorización

4.4

Requisitos mínimos para la versión On-premise

MÓDULOS Y FUNCIONALIDADES DE Q-81 HSE WEB APPLICATION

5.1

Listas de datos generales básicos (“Anagráficas”) y Gestión documental

5.2

Requisitos legales

5.3

Evaluación de Riesgos

5.4

Objetivos y Programas

5.5

Seguimiento y Mediciones

5.6

Información y Consulta

5.7 Formación

5.8

Vigilancia de la Salud

5.9

Auditorías y listas de chequeo

5.10 EPI

5.11

Mantenimiento

5.12

Coordinación de actividades empresariales

5.13

Accidentes, cuasi accidentes y Enfermedades Profesionales

5.14

Acciones y Actividades

5.15

Avisos y No Conformidades

5.16

Evaluación de Clientes y Proveedores

5.17

Gestión de Emergencias

5.18

Project & Activity

5.19

Herramienta Alert y Sincronizaciones

5.20

Cross Empresa

ESPECIAL SPA, ASESORES Y FORMADORES

6.1

Sales & Activity

6.1.1 Sales

6.1.2 Activity

FORMACIÓN, ASESORÍA Y ASISTENCIA IT

Q-81 HSE WEB APP

Ficha técnica

Quiénes somos

Notas

Capítulo

Arquitectura software, requisitos IT, funcionalidades, aprendizaje

NORD PAS nace en el 1998 como iniciativa de un grupo de consultores expertos en el sector de Prevención de Riesgos Laborales y Medio Ambiente. La sociedad se estructuró rápidamente para satisfacer las necesidades de empresas de cualquier dimensión y sostenerlas en el cumplimiento de la normativa en materia de seguridad y salud en el trabajo y tutela del medio ambiente. En todos estos años, NORD PAS ha adquirido una amplia experiencia, ofreciendo a más de 1.000 empresas sus servicios de consultoría y formación. Sobre esta sólida base, NORD PAS ha ampliado sus horizontes y su oferta, trabajando actualmente con clientes de reconocimiento nacional e internacional, tanto del sector privado como del público. El proyecto software Q-81 HSE WEB APPLICATION, destinado a ofrecer un enfoque innovador de la gestión de los temas relacionados con la seguridad y el medio ambiente, tiene como principal objetivo facilitar y agilizar la burocracia y la gestión cotidiana de las labores del Servicio de Prevención.

Q-81 HSE WEB APP

Ficha técnica

Q-81 HSE WEB APPLICATION ®

Notas

Capítulo

Arquitectura software, requisitos IT, funcionalidades, aprendizaje

1 Software as a service (S.A.A.S.) es un modelo de distribución del software en el cual un productor de software desarrolla, trabaja (directamente o con ayuda de terceros) y gestiona una aplicación web che pone a disposición de sus clientes via internet. Los clientes no pagan por adquirir el software sino por el utilizo del mismo, accediendo al software a través de API accesibles vía web, normalmente como Web Services o REST. Software as a Service (SaaS) es un conjunto de medios, servicios y competencias que permite a las empresas gestionar externamente algunos aspectos de su sistema informático y sustituir el costo de una inversión de compra con el costo de un servicio de solo funcionamiento.

Q-81 HSE WEB APPLICATION es una plataforma software capaz de gestionar cada uno de los aspectos relacionados con la Salud y la Seguridad en el trabajo y la protección ambiental. La aplicación, disponible en modalidad LICENCIA (instalación en el servidor del cliente) o S.A.A.S. Mark (basta una simple conexión a internet) es una potente herramienta adaptada a cualquier tipo de organización. Q-81 HSE WA es una plataforma multilingüe, multi-empresa, multi-usuario, completamente adaptable a la dimensión de vuestra organización, capaz además de gestionar de manera integrada los diferentes sistemas de gestión y control que la empresa posee o tiene intención de adoptar (por ejemplo: OHSAS 18001, LG UNI INAIL, UNI EN ISO 14001, MOGC 231, UNI EN ISO 9001, etc.). Q-81 HSE WA permite también la gestión de todos los aspectos principales previstos por la legislación vigente en materia de Prevención de Riesgos Laborales y viene constantemente actualizada con las variaciones normativas. 9

2.1 Tempestive, Partner Tecnológico

El desarrollo y el mantenimiento de la plataforma software Q-81® HSE WEB APPLICATION, NORD PAS los ha concedido a Tempestive S.r.l., empresa software creada en el 1997, situada en el Polo Tecnológico de Pordenone (Italia). Tempestive desde siempre se preocupa por ofrecer un servicio beneficioso para el cliente final, consiguiendo que el software sea percibido como una inversión y no como un simple gasto, velando por la mejora de los procesos empresariales, la racionalización de los costes, el correcto flujo de datos y documentos para así ahorrar tiempo y aumentar el control y a la justa adecuación entre software y hardware para evitar tener sistemas insuficientes. Hoy en día estos objetivos se alcanzan gracias a la capacidad de Tempestive para gestionar el cloud come política del software, permitiendo a cualquier empresa de utilizar un sistema a la vanguardia pagando sólo los servicios que utiliza. Tempestive cuenta además con una partnership consolidada con IBM y Microsoft, enriquecida recientemente con la colaboración con TomTom Buisiness. Tempestive es una de las cuatro empresas italianas que forman parte de ‘Azure’, el top club Microsoft para el cloud. Junto a estos prestigiosos partners, la empresa de Pordenone es además capaz de ofrecer soluciones idóneas para reorganizar los procesos empresariales, internos y externos, a precios muy competitivos.

Q-81 HSE WEB APP

Ficha técnica

Puntos fuertes

Notas

Capítulo

Arquitectura software, requisitos IT, funcionalidades, aprendizaje

3.1 ¿Porqué utilizar Q-81® HSE WEB APPLICATION?

1 Disponible por módulos 2 Actualización continua

Todo bajo control, reduce costes y riesgos, aumenta la eficiencia 1

3 Aprendizaje On-Line 4 Importación de datos simplificada 5 Intuitivo e inmediato 6 Más de 100 modelos de documentos 7 Sistema de Alarmas 8 Usuarios ilimitados 9 Apto para Smartphone y Tablet

Q-81 HSE WEB APP

3.1.1 Disponible por módulos

3.1.2 Actualización continua

3.1.3 Aprendizaje On-Line

3.1.4 Importación de datos simplificada y Compatibilidad con otros sistemas IT

3.1.5 Intuitivo e inmediato

Ficha técnica

La plataforma dispone actualmente de 15 módulos, que se pueden adquirir por separado, en diferentes momentos y añadiéndolos poco a poco en función de las necesidades. El roadmap Q-81 prevé 5 nuevos módulos antes de finales del 2013. La posibilidad de adquirir los módulos Q-81 progresivamente permite probar la plataforma con una inversión inicial mínima pudiéndola integrar con nuevas funcionalidades con el paso del tiempo.

El equipo Q-81 HSE WEB APP, formado por técnicos y juristas, controla diariamente la normativa vigente, nacional y autonómica, y registra las actualizaciones a través de diferentes sistemas telemáticos de renovación normativa. Cualquier novedad registrada se puede consultar fácilmente desde la plataforma Q-81 HSE WEB APP.

Aprender a usar la aplicación es muy fácil y rápido. La ergonomía de utilizo del sistema favorece el auto aprendizaje y con pocas sesiones formativas on-line aprenderéis a manejar vuestro Q-81 HSE WEB APP rápidamente, ahorrando considerablemente el tiempo de implementación y de formación.

Todas las “Anagráficas” de la plataforma: trabajadores, puestos de trabajo, sustancias, equipos, EPI,… disponen de un módulo importación-exportación de datos desde plantillas Excel. Esta función es muy importante porque ayuda notablemente al usuario a ahorrar de tiempo y costes en la fase inicial de alimentación de sistema. Además es posible alinear Q-81 HSE WEB APP con los ERP más conocidos y utilizados en el mercado.

La gráfica a modo de iconos y los recorridos ya predefinidos que propone el sistema permiten navegar por la plataforma de manera rápida y eficaz. El software se presenta organizado en cuatro áreas principales: PLANIFICACIÓN, ACTUACIÓN Y FUNCIONAMIENTO, CONTROLES Y ACCIONES y REVISIÓN; además, para algunas de las funcionalidades estratégicas como por ejemplo la evaluación de los riesgos, la plataforma dispone de wizard (Asistentes) que ayudan al usuario a definir los procesos.

Arquitectura software, requisitos IT, funcionalidades, aprendizaje

3.1.6 Más de 100 modelos de documentos

3.1.7 Sistema de Alarmas

3.1.8 Usuarios ilimitados en la versión On Premise

3.1.9 Apto para Smartphone y Tablet

La plataforma dispone de numerosos modelos de documentos ya pre-configurados capaces de simplificar la gestión de los informes que el usuario puede visualizar e imprimir, por ejemplo: modelos de procedimientos, convocatorias, diplomas cursos, documento de evaluación de los riesgos, etc. El usuario final puede modificar y personalizar desde word todos los documentos disponibles.

El sistema de alertas de la plataforma permite, a los usuarios recibir comunicaciones y avisos desde el software. Q-81 HSE WEB APP además permite enviar notificaciones por e-mail a cualquier otro destinatario externo, no usuario del sistema. Q-81 HSE WEB APP, en su configuración inicial, está dotada de algunos sistemas de alarma como por ejemplo: cada vez que viene registrado un nuevo trabajador, cuando se realiza un cambio de función del trabajador, la baja de un trabajador,… El sistema también puede ser integrado con alertas personalizadas.

A diferencia de otras plataformas presentes en el mercado, Q-81 HSE WEB APP no se vende por usuario. Con Q-81 podréis disponer inmediatamente de usuarios ilimitados, sin preocuparos de los costes adicionales y configurando personalmente los privilegios de consulta y acceso de cada uno de los operadores del sistema.

La modalidad web ofrece la máxima libertad de acceso y uso de la plataforma Q-81 HSE WEB APP. Podréis utilizar vuestra aplicación desde una obra externa, desde un aula de formación o desde la sede donde estéis realizando una auditoría.

Q-81 HSE WEB APP

Ficha técnica

Arquitectura y Requisitos IT

Notas

Capítulo

Arquitectura software, requisitos IT, funcionalidades, aprendizaje

4.1 Arquitectura

La estructura lógica de la aplicación está representada en la imagen que se muestra a continuación. Los tres componentes (Document Manager, WebServer y Database) pueden ser instalados en equipos separados o residir en un mismo servidor.

CLIENT

DOCUMENT MANAGER

4.1.1 Sistema Operativo

4.1.2 Base de Datos y Servidor Web

WEBSERVER

DATABASE

La aplicación Q81Web funciona en ambiente Microsoft Windows. El sistema operativo de base puede ser Windows 2008 R2 o Windows 2012. El software está escrito en lenguaje .NET Framework 3.5.

La aplicación está compuesta de 2 elementos principales: • la base de datos Microsoft SQLServer en la versión Express o superior; • la aplicación Web que está instalada en Internet Information Server (versión 7 o sucesivas). Los dos elementos pueden ser instalados en servidores diferentes o en el mismo servidor, según la cantidad de datos a tratar o por una cuestión de seguridad, backup y otras

condiciones que dependen de cada cliente. Es posible utilizar configuraciones de cluster o load-balancing en los servidores, en base a las infraestructuras Microsoft y las capacidades de Network Load Balancing que el sistema operativo tenga a disposición.

4.1.3 Gestión documental (opcional)

4.1.4 Seguridad

4.2 Arquitectura software

Además de las infraestructuras descritas, es posible utilizar Microsoft Sharepoint para memorizar los documentos presentes en la aplicación. Este componente puede encontrarse ya presente en la infraestructura empresarial o puede ser instalado aparte para gestionar solo los documentos de Q-81 HSE WEB APP. La aplicación utiliza una librería de Microsoft Office Sharepoint Server para memorizar sus documentos.

Salvaguardar la seguridad física de las máquinas es tarea del cliente, sin embargo la visibilidad en internet del servicio es posible simplemente publicando el protocolo http o preferiblemente https del webserver. Se recomienda el uso de reverse proxy o de firewall capaces de limitar la exposición a ataques. La compra y la gestión de los certificados de seguridad para la publicación del protocolo https son a cargo del cliente.

La arquitectura software adoptada para realizar el sistema está estructurada según el esquema N-Tier. Según este esquema la arquitectura está subdivida en diferentes niveles (tier) y dentro de cada uno de ellos se colocan los procesos, lógicamente separados por niveles: • Presentation Tier o User Interface, que permite la interacción entre la maquina y el usuario; • Application Tier o Logic Tier o Midde Tier, que contiene la lógica del proceso; • Data Tier, destinado a memorizar y acceder a los datos. La ventaja de esta opción es que facilita el mantenimiento y permite una actualización de los niveles de forma independiente, ya sea una actualización creada por modificaciones en los requisitos o por una evolución tecnológica. Para la aplicación Q-81® HSE WEB APPLICATION tendremos por lo tanto la siguiente arquitectura: • Presentation Tier. Es la interfaz con el usuario, gira en los PC conectados o a la LAN o a Internet a través de un browser web, permite interrogar y visualizar los datos

necesarios y permite al usuario relacionarse con el sistema mediante mecanismos de comunicación que la aplicación pone a disposición. • Logic Tier, compuesto a su vez de: DbWebPart (un componente desarrollado por Tempestive que permite la creación de la lógica a aplicar), Ghostwriter para generar documentos, un gestor documental y un gestor de procesos formado por un esquema “scheduling” y una máquina de estados. • Data Tier, gestiona la memorización y el acceso a los datos. Hace más transparente la gestión de los datos en los niveles superiores.

4.3 Autentificación/ Autorización 4.3.1 Autentificación

4.3.2 Autorización

Los usuarios que se conecten a la plataforma podrán utilizar 2 mecanismos de autentificación: • en Windows Active Directory; • con usuario/contraseña memorizadas en la base de datos. Los dos sistemas de autentificación están presentes contemporáneamente, permitiendo al usuario de realizar su login de manera transparente con uno de los dos mecanismos. Las contraseñas guardadas en la base de datos vienen memorizadas como hash, garantizando así la seguridad de la información memorizada en caso de acceso directo a la base de datos.

La autorización para acceder a las funcionalidades de la aplicación se desarrolla en 3 niveles: • Funcionalidades atómicas de la aplicación • Roles aplicativos • Usuarios/Grupos Los roles aplicativos añaden grupos de funcionalidades a la aplicación. Los usuarios y grupos de personas que utilizan la aplicación pueden pertenecer a uno o más roles. La aplicación permite definir de manera autónoma nuevos roles aplicativos que añaden diferentes funcionalidades, por lo tanto permite la personalización de los accesos según la estructura empresarial.

Queremos recordar que la plataforma puede ser utilizada en

4.4 modalidad S.A.A.S., sin necesidad de instalación, pero para Requisitos mínimos aquellos que deseen instalarla en el propio servidor, a para la versión continuación indicamos los requisitos mínimos del sistema: On-premise

Requisitos mínimos y características aplicación

Hardware

Sistema Operativo Base de Datos

Application Server Browser

Autentificación

Q-81 HSE WA

CPU INTEL I3 o superior, recomendado INTEL XEON X3450, 4 GB RAM 100 GB di Disco Windows 2008 o Windows 2012 SQL Server Express 2008 o SQL Server 2008 R2 Internet Information Server 7 o sucesivos Internet Explorer 7 o sucesivos, Opera, Firefox, Chrome, Safari en sus versiones actualizadas Autentificación con Active Directory o en la Base de Datos

Q-81 HSE WEB APP

Ficha técnica

Módulos y funcionalidades ® de Q-81 HSE WEB APPLICATION 20

Notas

Capítulo

MÓDULOS 1

Listas de datos generales básicos (“Anagráficas”) y Documentos

2 Requisitos legales 3 Evaluación de Riesgos 4 Objetivos y Programas 5 Seguimiento y Mediciones 6 Información y Consulta 7 Formación 8 Vigilancia de la Salud 9 Auditorías y listas de chequeo 10 EPI 11 Mantenimiento 12 Coordinación de actividades empresariales 13 Accidentes, cuasi accidentes y enfermedades profesionales

21 10

14 Acciones y Actividades 15 Avisos y No Conformidades 16 Evaluación de Clientes y proveedores 17 Gestión de emergencias 18 Project & Activity 19 Herramienta Alert y sincronizaciones 20 Cross Empresa

5.1 “Anagráficas” y Gestión documental

Se trata del módulo base e imprescindible de la plataforma Q-81 HSE WEB APP, al cual se pueden añadir progresivamente todos los otros módulos Q-81 disponibles, en función de vuestras necesidades. A continuación enumeramos las principales “Anagráficas” del sistema:

1 Empresas 2 Personas 3 Puestos de trabajo 4 Funciones 5 Organigramas 6 Lugares de trabajo

7 Sustancias peligrosas 8 Agentes biológicos 9 Materiales y Productos 10 Equipos de trabajo 11 Documentos 12 Procesos y fases

Q-81 HSE WEB APP dispone además de un gestor documental que permite al usuario archivar, revisar y distribuir con facilidad y eficacia cualquier tipo de documento. Con Q-81 HSE WEB APP encontrar los documentos ya no será un problema, reduciendo así el estrés ante un posible control/inspección o ante una simple solicitud interna. Con Q-81 podréis disminuir progresivamente el uso y el desperdicio de papel en favor de acciones más concretas y eficaces, como requiere la normativa vigente. La aplicación ‘Documentos’ de Q-81 permite la organización, el control, la revisión y la distribución de todos los documentos de la empresa.

Definir el organigrama relativo a la Seguridad en la empresa es fácil y permite identificar rápidamente a los componentes del Servicio de Prevención y a todas las figuras implicadas en las actividades de PRL. Podrás localizar fácilmente todas las funciones que vienen realizadas también en las organizaciones multi-sede y multi-empresa, de manera que se puedan organizar las correspondientes actividades conjuntas de prevención y protección.

5.2 Requisitos legales aplicables

Este módulo permite recibir RSS FEED en tiempo real desde las principales bases de datos normativas existentes, crear un archivo proprio con las normas de aplicación en la organización y poder conectar este archivo con el entero sistema de relaciones Q-81 HSE WEB APP.

5.3 Evaluación de Riesgos

El módulo permite identificar, analizar, evaluar y gestionar cualquier tipo de factor de riesgo y de escenario de riesgo. La potencialidad de la herramienta es máxima ya que es posible conectar un solo factor de riesgo a todos los datos generales (“Anagraficas”) del sistema que sean necesarios: personas, equipos, lugares, puestos, etc. El usuario además puede elegir entre varios criterios de evaluación, por ejemplo: método Probabilidad x Consecuencia, método OHSAS 18001, método de puntuación numérica, etc., o incluso crear un criterio propio. Cada escenario de riesgo puede ser gestionado de manera autónoma, ser revisado y aprobado. Con un único módulo podréis efectuar todas las evaluaciones necesarias para vuestra empresa o vuestros clientes, distinguiéndolas por ámbito y por tipo de documento (por ejemplo: Evaluación de Riesgos, Análisis Ambiental, Coordinación de actividades empresariales, etc.) El software permite generar el Documento de Evaluación de los Riesgos según la Ley 31/95 y personalizar los informes a imprimir según las exigencias específicas de la empresa. El módulo para la Evaluación de los Riesgos permite implementar todo el proceso de evaluación a través de un recorrido simplificado a la vez que potente, que interrelaciona cada escenario de riesgo con: • Datos generales básicos del sistema (“Anagraficas”); • Listas de chequeo para la recogida de datos objetivos; • Medidas de prevención a adoptar; • Medidas de mejora a adoptar.

5.4 Objetivos y programas 5.5 Seguimiento y Mediciones

5.6 Información, Consulta y Relaciones

Con el objetivo de mejorar continuamente el modelo organizativo de la empresa y para poder evaluar la eficacia y eficiencia del sistema de gestión, Q-81 HSE WEB APP permite gestionar y controlar los objetivos empresariales y los diferentes indicadores utilizados para medir la evolución de las actuaciones en materia Prevención de Riesgos Laborales. Esta función permite definir objetivos coherentes con la política de seguridad aplicada en la organización y asociar a cada objetivo indicadores de medida útiles para evidenciar y dejar constancia del compromiso que tiene la empresa con la mejora de las condiciones de salud y seguridad en el trabajo. Por cada uno de los indicadores, la plataforma permite definir las responsabilidades y los recursos implicados y lo comunica a las partes interesadas.

Este módulo permite planificar y programar reuniones, activar consultas, actividades de participación, propuestas, etc. sobre las cuales podrán trabajar las partes interesadas o implicadas en cada caso. Esta función además permite relacionar entre sí todas las “Anagráficas” del sistema, útiles para calcular el gap analisys. Relacionar correctamente estos datos generales básicos es fundamental para luego desencadenar todas las alarmas disponibles en la plataforma. Las principales relaciones se pueden generar de manera sencilla, asociando por ejemplo los trabajadores a los puestos de trabajo que ocupan y a los lugares de trabajo que frecuentan.

5.7 Formación

Los aspectos de Información y Formación de los trabajadores son uno de los puntos críticos en el ámbito de la salud y seguridad en el trabajo y PRL en general. Q-81 HSE WEB APP dispone de un módulo específico dedicado a la organización, gestión y consulta de todo lo relativo a la formación de los trabajadores y de las figuras que integran el Servicio de Prevención, según lo previsto en la legislación vigente. El módulo consiente la gestión de la formación no solo en lo relativo a la seguridad en el trabajo sino también en el ámbito de la Calidad, instrucciones operativas, otras cualificaciones profesionales, etc. Podréis crear vuestro catálogo de cursos y gestionar vuestros títulos formativos relacionándolos de manera dinámica con el resto de “Anagraficas” del sistema. El módulo formativo de Q-81 HSE WEB APP proporciona al usuario recorridos guiados para ayudarlo a identificar y analizar las necesidades formativas, las competencias y la búsqueda/ consulta del gap analisys. A través de la plataforma Q-81 HSE WEB APP es posible planificar la formación de toda la empresa, empezando por un análisis del GAP formativo de los trabajadores. El GAP formativo se entiende como la diferencia entre la formación prevista y la formación ya realizada por el trabajador. Este módulo permite además gestionar en automático: • el registro de presencia a los cursos, en particular por cada una de las sesiones/lecciones; • la creación de diplomas y certificados de aprendizaje de cada participante; • el cálculo de los créditos formativos; • la gestión de los docentes y las aulas.

5.8 Vigilancia de la Salud

Q-81 HSE WEB APPLICATION permite planificar y gestionar la vigilancia de la salud de cada trabajador. Por parte de la empresa Gracias a la plataforma Q-81 HSE WEB APP podréis gestionar de manera sencilla y eficaz todos los aspectos relacionados con los controles y protocolos sanitarios, así como planificar y programar las revisiones médicas de los trabajadores. Gracias al modelo relacional de Q-81, podemos determinar la idoneidad del trabajador para realizar una específica función, con el análisis del GAP, ya que dicho gap evidencia inmediatamente la posible no conformidad del trabajador ante los requisitos previstos para realizar una determinada actividad profesional, ya sea a causa de una especial sensibilidad o por una limitación. Por parte del médico El médico del trabajo que lo desee puede acceder directamente a Q-81 HSE WEB APP, a un módulo del sistema reservado solo a él. En esta sección el médico podrá rellenar los documentos y gestionar las informaciones requeridas por la normativa vigente en materia.

5.9 Auditorías y listas de chequeo

Este módulo permite verificar de manera sistemática cada aspecto gestionado por la plataforma Q-81 HSE WEB APP. Este simple y continuo control, que resulta ser muy eficaz, es posible gracias a las librerías de listas de chequeo que encontraréis en el interior de la plataforma y gracias también a la posibilidad de crear vuestros propios modelos de planificación y ejecución. Con Q-81 HSE WEB APP es posible organizar y gestionar cualquier tipo de auditoría, combinando e interrelacionando las lista de chequeo creadas a medida con documentos, responsables y correspondientes acciones/medidas a adoptar.

5.10 EPI

Los EPI (Equipos de Protección Individual) son elementos para los cuales la empresa debe gestionar la entrega, caducidad e implican la realización de formación específica. Q-81 HSE WEB APP permite clasificar todos los EPI presentes en la empresa, aquellos entregados a los trabajadores y gestionar su mantenimiento o sustitución periódica. También es posible registrar todas las entregas y las no conformidades asociadas a los EPI. Es posible además determinar cuáles son los EPI que deben suministrarse a cada trabajador gracias al modelo relacional de Q-81 HSE WEB APP, que los asigna en el sistema de manera automática en el momento que viene modificado algún elemento relacionado con el trabajador, por ejemplo: los equipos que utiliza, las sustancias peligrosas que emplea, la función o puesto de trabajo que realiza,…

5.11 Mantenimiento

Máquinas, instalaciones, herramientas, son activos que inciden de manera importante en el balance empresarial. Son también un factor a tener muy en cuenta ya que normativa retiene obligatorio registrar y controlar su mantenimiento y gestionar todos los contratos de asistencia vinculados a cada uno de ellos. Q-81 HSE WEB APP permite relacionar al Servicio de Prevención con el departamento o sociedad encargada del mantenimiento y la logística. Gracias a Q-81 HSE WEB APP es posible generar todas las fichas técnicas de las infraestructuras de la empresa, incluso importándolas de otros software de gestión de activos. Con Q-81 HSE WEB APP además es posible: • planificar y programar todas las intervenciones de mantenimiento; • asociar documentos técnicos y foto a las infraestructuras; • asociar los usuarios a equipos y actividades; • crear relaciones entre los proveedores y las no conformidades derivadas del mantenimiento; • realizar estadísticas y controlar los costes de gestión; • conectar la aplicación a notificaciones, entre otras muchas funciones.

5.12 Coordinación de actividades empresariales

5.13 Accidentes, cuasi accidentes y Enfermedades Profesionales

Las contrataciones y subcontrataciones por obras y servicios son uno de los procesos más complicados de gestionar en la empresa cuando se trata de seguridad laboral e implica un elevado grado de riesgo. Q-81 HSE WEB APPLICATION permite clasificar todos los procesos de contratación y subcontratación de la empresa y gestionar las obras y servicios tanto por la parte del comitente como por la parte del contratista. La ‘Anagráfica’ clientes y proveedores del sistema permite además clasificar las empresas contratistas. El módulo ‘listas de chequeo’ relacionado a esta función, permite definir los requisitos de idoneidad de los proveedores así como de las obras y servicios y permite efectuar auditorías de verificación. Este módulo se puede interrelacionar con la evaluación de los riesgos de manera que el sistema pueda generar todos los documentos necesarios exigidos por la ley para la coordinación de las actividades empresariales. Q-81® HSE WEB APPLICATION dispone de un potente módulo que permite registrar y gestionar accidentes laborales, cuasi accidentes y enfermedades profesionales. Rellenar los datos que solicita el sistema en este módulo es muy sencillo ya que existen plantillas predefinidas. Estas plantillas permiten además asociar al accidente diferentes elementos y aspectos interesantes de analizar y gestionar, según la normativa vigente o según las exigencias de la empresa. A cada trabajador se pueden asociar los accidentes en los que ha sido implicado, analizando y clasificando las causas, las consecuentes acciones a realizar, los documentos importantes relacionados y así dejar traza de toda la gestión de la intervención. Además se pueden efectuar estadísticas y análisis de los accidentes, relacionándolos a su vez con objetivos de mejora (módulo que analiza y genera resultados estadísticos en tiempo real).

5.14 Acciones y Actividades

Es uno de los módulos considerados “eje” de la plataforma. La gestión de las acciones de Q-81 HSE WEB APP permite: • crear librerías de acciones tipo y clasificarlas por ámbito de aplicación (por ejemplo: SALUD Y SEGURIDAD, MEDIO AMBIENTE, CALIDAD, SECTOR CLÍNICO, ETC.) • generar calendarios con las actividades administrativas programadas; • gestionar los Avisos; • gestionar las ‘No conformidades’; • crear acciones preventivas, correctivas y de mejora. Por lo tanto el módulo permite planificar, programar, organizar y administrar cualquier tipo de actuación, también en ámbito Clínico. El módulo ACCIONES está conectado con todo el sistema general de relaciones de la plataforma. Registro de las medidas preventivas y protectoras aplicadas El informe/registro se obtiene a partir de la lista general básica (“Anágrafica”) de medidas de prevención y protección aplicadas.

Registro de las medidas destinadas a la mejora del nivel de riesgo La gestión de las ACCIONES DE MEJORA permite obtener un ‘Planning’ de las medidas de mejora. El sistema permite determinar qué acciones realizar, fruto del análisis de la evaluación de riesgos o fruto de otras consideraciones. Las medidas de mejora, una vez realizadas, se transforman en medidas preventivas y dejan traza en el sistema de todo su recorrido así como de las actividades de mejora que la empresa ha realizado.

5.15 Avisos y No Conformidades

La plataforma dispone de una herramienta para gestionar avisos y notificaciones que, una vez creadas, pueden ser gestionadas por las partes interesadas. Los avisos se asignan a usuarios y se pueden consultar directamente desde su homepage (página de inicio). Los avisos además se pueden conectar con el sistema de gestión de NO CONFORMIDADES y relacionarse también con el módulo ACCIONES del sistema.

5.16 Evaluación de Clientes y Proveedores

Esta funcionalidad permite evaluar la satisfacción del cliente por los servicios prestados, en base a una serie de criterios establecidos por la empresa, y registrar además los resultados de dicha evaluación. El sistema permite: • definir los criterios con los cuales evaluar la satisfacción del cliente; • definir los parámetros / valores para evaluar la satisfacción del cliente; • decidir la periodicidad de la evaluación; • en las fechas previstas, realizar la evaluación y registrar los resultados; • planificar evaluaciones sucesivas; • realizar comparaciones y elaborar gráficos. Esta funcionalidad permite evaluar la idoneidad del proveedor (de materiales, obras, servicios,…) en base a una serie de criterios establecidos por la empresa, y registrar además los resultados de dicha evaluación. El sistema permite: • definir los criterios con los cuales evaluar a los proveedores; • definir los parámetros / valores para decidir si un proveedor es apto o no; • decidir la periodicidad de la evaluación; • en las fechas previstas, realizar la evaluación y registrar los resultados; • planificar, si se desea o es necesario, las evaluaciones sucesivas; • realizar comparaciones y elaborar gráficos.

5.17 Gestión de emergencias

Permite registrar y gestionar actividades y simulacros vinculados a cualquier tipo de emergencia que se pueda presentar en la empresa (incendio, catástrofe natural, robo, etc.)

5.18 Project & Activity

5.19 Herramienta Alert y sincronizaciones

5.20 Cross Empresa

Permite gestionar los proyectos y registrar las actividades relacionadas a los mismos. Es un módulo muy potente y flexible, pensado para facilitar el trabajo de los responsables de Calidad, Salud y Seguridad a la hora de planificar las actividades asociadas a un proyecto. Este módulo está conectado a las “Anagráficas” del sistema, las funciones y el módulo de los objetivos y seguimiento, permitiendo además gestionar la evolución (work-flow) de las actividades de manera sencilla, rápida e intuitiva.

El sistema Alert (alarmas) de la plataforma permite a los usuarios recibir comunicaciones y avisos desde el software. Q-81 HSE WEB APP permite también enviar notificaciones por e-mail a cualquier otro destinatario externo, no usuario del sistema. Además es posible alinear Q-81 HSE WEB APP con los ERP más frecuentes en el mercado, gracias a una herramienta específica de sincronización.

El menú y las vistas CROSS EMPRESA permiten introducir y consultar datos de manera transversal, en todos los “ambientes” de las empresas que se están gestionando con Q-81. Esta funcionalidad es ideal para la gestión del sistema en las organizaciones multi-sede. Gracias a la función CROSS la empresa puede organizar documentos, programar actividades, mantenimiento, formación, etc. por cada una de sus sedes; Luego estos datos pueden ser gestionados a un nivel central y se pueden consultar transversalmente. De este modo Q-81 facilita el diálogo entre las sedes en lo relativo a la gestión de los sistemas de Calidad, Seguridad y Ambiente, optimizando los tiempos de recopilación de la información y facilitando la organización del trabajo de los correspondientes departamentos.

Los recorridos guiados ya establecidos en la aplicación te ayudarán a localizar rápidamente la información

ACTUACIÓN Y FUNCIONAMIENTO

CONTROLES Y ACCIONES PLANIFICACIÓN Evaluación de los riesgos > Medidas de prevención y protección > Evaluación del riesgo Requisitos aplicables Objetivos y programas

No conformidades Auditorías > Listas de chequeo > Hallazgos y tratamientos Comprobación conformidad requisitos Accidentes y cuasi accidentes Acciones (AP, AC, AM) Seguimiento y mediciones

Recursos, funciones, responsabilidades > Recursos humanos > Organigramas > Clientes y proveedores > Procesos y fases > Equipos de trabajo > Lugares de trabajo > Materiales y productos > Sustancias peligrosas > Agentes biológicos Formación y competencias > Cursos > Títulos formativos > Estado de la formación Documentación Información, Participación y Consulta > Reuniones > Avisos > Sanciones disciplinarias Control operativo > Vigilancia de la salud > Mantenimiento > EPI > Emergencias > Coordinación de actividades empresariales

REVISIÓN Revisión por la dirección

PERFIL USUARIO

CONFIGURACIÓN Empresas Idiomas Privilegios

ALARMAS Y AVISOS

ACCIONES POR PRESCRIBIR/ POR REALIZAR

NAVEGAR CON LOS ICONOS

Q-81 HSE WEB APP

Ficha técnica

Especial spa, asesores y formadores 36

Notas

Capítulo

6.1 Sales & Activity

6.1.1 Sales

6.1.2 Activity

Q-81 HSE WEB APP Cloud Solution ha sido pensado para aquellos SPA y profesionales del sector que desean innovar en la gestión de su propia actividad y ofrecer a sus clientes un servicio a la vanguardia. Además de las funcionalidades previstas para las empresas, los SPA y profesionales del sector se pueden beneficiar de los módulos SALES & ACTIVITY MANAGEMENT, finalizados a la gestión comercial y técnica de su actividad interna, de manera completamente cloud, sin costes de hardware y con la máxima fiabilidad.

El módulo SALES funciona como un CRM y permite la gestión de las negociaciones comerciales con los clientes y la creación automática de documentos como pueden ser presupuestos y contratos, desde una plantilla word personalizable.

El módulo ACTIVITY permite gestionar los proyectos, es decir, asignar y distribuir las actividades a realizar, controlar la evolución técnica de las mismas, consultar del estado del proyecto, verificar la carga de trabajo asignada a cada recurso, etc.

Q-81 HSE WEB APP

Ficha técnica

Formación, asesoría y asistencia IT 38

Notas

Capítulo

Podrás aprender rápidamente a utilizar la plataforma Q-81 HSE WEB APP simplemente con sesiones formativas on-line. No obstante, estamos a vuestra disposición para realizar sesiones de formación presencial en vuestra sede, haciendo recorridos específicos por la plataforma, para optimizar y hacer más eficaz la implementación del sistema. La asesoría que te ofrecemos está orientada a hacer tu sistema de gestión lo más eficaz posible en el menor tiempo posible: • análisis de procesos, análisis de la organización; • estudio del gap analysis de vuestro sistema de seguridad, calidad, medio ambiente, en relación con Q-81 HSE WEB APP; • importación de vuestros sistemas organizativos a Q-81 HSE WEB APP. Solicítanos información sobre el servicio Q-81 HSE WEB APP llave en mano: Getting Started! Nuestra división IT está a tu completa disposición para alinear/ importar a Q-81 HSE WEB APP datos que la empresa ya posee y que considera útiles para alimentar inicialmente el sistema de manera rápida. De este modo la carga de trabajo inicial de la empresa es mucho más ligera.

Estándar de asistencia

Sistema de Gestión de la Calidad Certificado UNI EN ISO 9001:2008

Nuestros procedimientos de asistencia se rigen por lo establecido en los estándares ISO/IEC 20000 para la gestión de servicios IT e ISO 27000 para la gestión de la seguridad de la información. Trabajamos con un Sistema de Gestión interno Certificado UNI EN ISO 9001:2008.

Canon de actualización y asistencia Aquellos que deseen adquirir la plataforma Q-81 HSE WEB APP e instalarla en su servidor (versión On Premise) pueden disfrutar del canon de actualización y asistencia renovable anualmente o trienalmente (esta última modalidad con algunas ventajas). Aquellos que deseen utilizar el software con la modalidad ‘as a service’ (sin instalación, solo con acceso al servicio internet) tienen un coste de actualización y mantenimiento que está ya incluido en el canon anual.

Nord Pas 14000 srl I-33080 Porcia (Pn) via Villa Scura 34 Tel. +39 0434 924154 P.I. e C.F.: 01366370938 REA 71475 CCIAA PN Cap. Sociale Euro 110.400 di cui versato Euro 75.400

info@q81web.com www.q81web.com

Sistema de Gesti贸n de la Calidad Certificado UNI EN ISO 9001:2008