NOMBRE DEL USUARIO: _______________________________________ EMPRESA /FUNDO: ___________________________________________
El presente manual es una guía práctica para el usuario del Sistema de Gestión Agrícola (SGA), bajo el esquema de desarrollar un ejercicio siguiendo las etapas administrativas del proceso, en una secuencia lógica de cómo opera el sistema.
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La parametrización se realiza como una actividad previa a la explotación del sistema, es estandarizada para toda la empresa, por tanto los usuarios no deben intervenir dichos parámetros. Participan en esta de parametrización normalmente el área contable y la de Administración de la empresa que definen los tratamientos contables, las definiciones del manejo de datos y su forma de control. Los parámetros variables en cada mes para el cálculo de los datos y/o procesos de remuneraciones (UF, UTM, Dólar, etc. ), deben ser ingresados por quien la Administración haya definido en tal funcion.
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El ingreso de un trabajador al Sistema de Remuneraciones se hace a través de lo que se denomina “FICHA DEL PERSONAL”, que requiere registrar una serie de tantos de identificaci{on, previsionales, tipo de contrato, duración, etc. El ingreso de la ficha es el requisito previo para efectuar cualquier registro o emisión de documentos en el sistema asociados al trabajador (sin ficha no existe el trabajador para ningún efecto).
Se recomienda que a cada trabajador nuevo que se contrate se le confeccione una ficha (un formato impreso) con los datos que se requieren para su registro al sistema. Un error recurrente son el número de RUT, los apellidos y nombres , fechas y datos previsionales. Es aconsejable solicitar un fotocopia del RUT y adjuntarla a la ficha, si viene la ficha firmada por el trabajador mucho mejor. Los datos previsionales se pueden verificar consultando el RUT en la página de Previred.
Para explicar cómo se llena una ficha vamos a registrar 1 trabajador y explicaremos cada uno de los campos requeridos. En este caso un trabajador a plazo fijo con sueldo mensual fijo: a) Lo primero es registrar el RUT del trabajador (el programa validará si el dígito verificador corresponde al número ingresado).
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b) Código: El primer campo de dos dígitos es el fundo y el segundo de tres dígitos en una secuencia. Este código para efectos del programa cumple la misma función de identificación que el RUT, facilitando así la digitación. c) Los “Datos personales” son obligatorios y se utilizan para la generación del contrato de trabajo.
El botón indica que para esa opción existen alternativas predefinidas y que el usuaria debe hacer un “click” en esa pestaña y se le abrirán las opciones debiendo seleccionar una de ellas. En general todas las pantallas del programa que tienen este botón operan de la misma forma.
Si el trabajador tuviese una cuenta corriente a la cual se le debe hacer el pago se registra ese dato en la ficha, lo cual servirá posteriormente para separar y generar pagos de sueldos por esa vía (esto se explicará mas en detalle en el proceso pertinente). Cuando se crea una ficha y entre la fecha de nacimiento y fecha de contratación existe menos de 16 años, el sistema mostrará un mensaje de alerta respecto a que el trabajador es menor de edad. La legislación no permite la contratación de menores de edad. En el sistema no se restringirá la contratación, sino que emitirá este aviso; de tal forma que el usuario pueda revisar si existe un error o bien si la contratación es real. El sistema tiene informes que permitirán obtener información del personal
d) Datos del contrato: “la fecha de ingreso “ el el punto de partida de la relación laboral, para mayor seguridad el programa le consulta si está seguro de crear el contrato con esa fecha, si es esa la fecha correcta haga click en “SI”, de lo contrario en “NO” y rectifique.
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e) Tipo de contrato: Elija si se trata de un contrato Transitorio o Indefinido.
f)
Faena: Elija el tipo de faena para el cual se contrata al trabajador. Si no hay una faena preestablecida elija “Sin Faena”.
g) Registre el sistema previsional del trabajador eligiendo el código de AFP correspondiente. h) Registre el sistema de salud Fonasa o Isapre. Si el trabajador estuviese en Isapre además de elegir el código correspondiente, debe indicar el tipo de plan que posee, ya sea el 7% o un plan en UF o $. Manual Práctico Sistema Gestión Agrícola (SGA)
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i)
Formato de Contrato. El programa trae prestablecido distintos formatos de contratos. Aquí debe elegir el que corresponda al trabajador que se está contratando.
j)
Atributos: Existen una serie de atributos para encasillar a el trabajador dentro de la empresa, como ser:a que jefe de cuadrilla estará asociado o pude ser que a ninguno (como en este ejemplo), el centro de costos, centro de responsabilidad, etc.
Estos campos son utilizados en el programa para generar filtros en distintos reportes o listados.
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k) Seguro de Cesantía: Por defecto para cada trabajador nuevo que se contrata el programa le marca el derecho a seguro de cesantía (“Si”). Sin embargo, puede que dependiendo de la fecha de ingreso a este trabajador no le corresponda derecho a seguro de cesantía, como es el caso cuando hacemos la carga inicial al sistema con los trabajadores de planta antiguos.
Respecto al Seguro de Cesantía, el sistema valida que no se pague seguro de Cesantía a los menores de edad y a los jubilados. Si un jubilado paga seguro de cesantía, se debe ingresar información por la celda “datos complementarios”.
l)
Cargas Familiares: Estos campos no se llenan como se muestran a continuación.
Observe en la parte inferior derecha de la ficha el ícono “Cargas Fam.”, pinche aquí y se le desplegará la ventana para que agregue las cargas familiares al momento de registrar el trabajador, si es que así lo desea, sino lo puede hacer más tarde accediendo al Menú de Cargas Familiares”
Los datos a ingresar correspondes a los que entrega la caja de compensación correspondiente para la autorización de la carga familiar.
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m) Finalmente haga clic en “Grabar” y tendrá el registro del trabajador.
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También puede emitir e imprimir el contrato directamente desde la ficha haciendo click en el ícono “Emite Contrato”, donde se le desplegará el contrato con los datos del trabajador. El programa le consultará posteriormente si desea marcar el estado del contrato como “Emitido”. El programa tiene un menú propio para la emisión de contratos, donde se pueden hacer emisiones de contratos en forma masiva o individuales. Se ahondará más en este proceso al revisar dicho menú.
n) Existen trabajadores que pueden tener situaciones especiales como son los jubilados o aquellos que tienen subsidios del gobierno. En estos casos haga Click en el ícono “Datos comple.” Y se le desplegará la siguiente pantalla y registre lo que corresponda a ese trabajador. Finalice con “grabar” para que sus registros queden guardados.
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o) Otras ayudas: En la parte inferior de la ficha también encontrará acceso directo a algunas tablas y parámetros, esto es útil cuando no exista la opción y es necesaria crearla, de esta forma usted no necesita salir de la pantalla y no pierde sus datos, abre la tabla, crear el parámetro u opción y después va y la elige y continúa ingresando sus datos.
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TRABAJADOR CON CONTRATO TEMPORAL CON FAENA, SUELDO DIARIO Y TRATO, CON CARGA FAMILIAR.
Para ingresar la carga seleccionamos el ícono “Cargas Fam.” E ingresamos los datos, según los campos requeridos por el programa.
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TRABAJADOR CON CONTRATO TEMPORAL POR FAENA, SUELDO DIARIO Y TRATO, CON LICENCIA MEDICA POR 5 DIAS.
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TRABAJADOR CON CONTRATO TEMPORAL, CON SUELDO DIARIO.
Emisión del Contrato:
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TRABAJADOR DE PLANTA CON SUELDO MENSUAL DIARIO Y QUE TOMA VACACIONES EN EL MES
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TRABAJADOR DE PLANTA CON SUELDO DIARIO Y TRATO
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Ya vimos que podemos emitir un contrato directamente desde la ficha, esto es aplicable sólo para ese trabajador. Sin embargo podemos emitir contratos masivos por tipo de contratos para todos aquellos trabajadores que lo definimos bajo un mismo tipo de contrato en la ficha de ingreso.
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EMISION DE CONTRATO DE PLANTA
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CONTRATO DIARIO POR FAENA O TRATO
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CONTRATO DE PLANTA SUELDO MENSUAL
Aplicable para fijar tarifas por tratos, para cambios de faenas si el contrato anterior no las establecía, entre otras opciones.
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Es necesario completar este procedimiento, el que debe ser acorde con el trámite administrativo de informar en la página de la inspección del trabajo de la contratación del personal.
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Existe listados de apoyo administrativo para controlar los estados de los contratos de los trabajadores que se le han creado fichas, pudiendo usar filtros para acotar el listado en la medida que lo desee el usuario.
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Las licencias médicas se ingresan por este menú
Cada nueva licencia se ingresa haciendo click sobre el botón “Licencia”.
Se despliega la siguiente pantalla de ingreso:
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Ingrese el tipo de licencia, la fecha de inicio y la cantidad de días de licencia.
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Debemos hacer click sobre el ícono solicitud para que ingresemos un nuevo periodo de vacaciones, desplegándonos la siguiente pantalla:
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Ingresamos los datos y finalizamos con grabar.
Este comprobante lo genera con una copia
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El programa presenta un serie de listados de apoyo al usuario relacionados con datos personales del trabajador, previsionales, etc.
Podemos realizar un reajuste masivo de sueldos accediendo al siguiente menú
Aquí solo debemos poner el porcentaje de reajuste e indicar si lo aplicamos a todos o algunos centros de responsabilidad (trabajadores, de planta, administración, de temporada, etc) y sobre qué tipo de sueldo y contrato lo vamos a aplicar.
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El ingreso de tarifas puede hacerse por dos vías: 1. Cargando un archivo desde Excel, o bien 2. Ingresar las tarifas directamente a la pantalla.
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Para ingresar un tarifa de trato (viene marcado por defecto) primero debemos seleccionar la labor, la que debe estar creada como labor de mano de obra, si no existe se debe crear previamente en la tabla 42 (Parámetros – Tablas Generales – Tabla 42).
a) En este caso vamos a ingresar tarifas de cosecha. b) Seleccionamos la Unidad de Control para esa labor, es decir la unidad de medida sobre la cual pagaremos (balde, bins, etc). Para nuestro ejercicio será la 2 Bins. Manual Práctico Sistema Gestión Agrícola (SGA)
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c) Indicamos el mes de proceso de la tarifa a crear. Ingresaremos la tarifa en el mes de Abril de 2013. Damos aceptar. d) Ingresamos el rango de fechas de la tarifa, el que puede ser mayor a un mes. La asignaremos por el periodo 01/04/13 al 31/05/13.
e) Seleccionamos el o los centros de costos, los que se despliegan haciendo click en la lupa al costado derecho del campo. Elegimos el o los centros de costos seleccionados haciendo click sobre la línea (desmarcamos con otro click). En nuestro ejemplo elegiremos 3 centros de costos, finalizamos dando aceptar.
f) Ingresamos el valor del trato: tarificaremos a $6.000 el bins de cosecha. g) Garantiza día. Si garantizamos el pago del día debemos dejar marcada esta opción como indica la figura. Calculamos a cuantas unidades de producción corresponde el valor mínimo diario (bins en nuestro ejemplo): $6.433 / $6.000 = 1,0722 bins, copiamos este dato en el campo CantMin=Pago día. Según esta parametrización el programa paagará como valor día hasta 1,0722 bins y el exceso lo pagará como trato. h) Cantidad desde – Hasta: Es el trato sobre el cual operará el trato, en este caso desde el valor mínimo posible hasta 99999999. Es posible agregar distintos valores por tramos, en este caso se ingresa cada nuevo trato dando los tramos mínimos y máximos para cada uno de ellos. Finalizamos dando “ Agregar tramo” .
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Aquí se observan las tarifas que acabamos de ingresar.
i)
Finalizamos con grabar, dónde el programa nos consulta si agregamos los datos a la lista, marcamos “Sí”.
Para agregar nuevas tarifas iniciamos el proceso tal como se explicó desde la letra a) anterior. Agreguemos ahora tarifas por tramos, así veremos más adelante cómo calcula. Supongamos que en este caso pagamos $6.000 hasta 2 bins de cosecha, lo aplicaremos sobre las variedades Brookfield. Terminamos el registro dando “Agregar Tramo”
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Ingresemos un segundo tramo, pagando $6.500 entre los 2,01 bins y los 4 bins.
Un tercer tramo pagando $7.000 por todo bins de cosecha sobre 5 unidades.
Así nuestra el total de tarifas de cosecha de manzanas que hemos ingresado se muestra de esta forma en la pantalla de ingreso.
Termine dando grabar y “Si” en agregar datos a la lista.
Puede generar un informe de tarifas, para ello siga el siguiente enlace:
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Complete los campos según las tarifas que desee listar, en nuestro caso veremos las tarifas que hemos ingresado. Damos vista previa para visualizar.
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Siguiendo el procedimiento, registraremos la producción diaria para nuestros trabajadores que hemos creado. Debemos contar con un medio que nos registre la producción de los huertos para ingresarla al sistema Agroprime. El programa entrega un reporte que puede utilizarse, si el cliente opta por otro medio (un cuaderno, libreta, u otros), debe contener al menos los campos que se necesitan digitar para registrar adecuadamente la producción y que son los que se muestran en la imagen adjunta.
Primero explicaremos cómo ingresar la producción manualmente para entender su funcionamiento, después revisaremos la aplicación de levantar estos datos desde una planilla en Excel.
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En
el
registro
manual
el
programa
nos
entrega
5
pantallas
de
registro.
Permite filtrar tanto por Faena como por Jefe de Cuadrilla, de acuerdo a lo registrado en la ficha del trabajador. Tiene la opción de aplicar un bono a la cuadrilla, el que será el mismo para todos los trabajadores seleccionados, también aplicar montos por desayunos, almuerzos, onces o comidas. Se deben completar los registros faltantes desplazándose hacia la derecha de cada línea.
Esta pantalla permite las mismas opciones que la Opción I, pero con la facilidad de desplegar en pantalla y visible para el usuario, todos los campos requeridos en la digitación. Manual Práctico Sistema Gestión Agrícola (SGA)
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Esta opción también nos permite filtrar por los mismos campos si lo deseamos, pero debo ir seleccionando cada trabajador y posteriormente me habilita los campos para digitar sus datos de producción. Es una pantalla útil para digitar distintas labores de trabajadores, en distintos centros de costos y formas de pago.
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Más que un ingresador de datos en una pantalla para poder visualizar por todo el periodo mensual lo tarjado a un trabajador.
Esta opción permite el registro uno a uno de los trabajadores. Si bien tiene todos los campos de registro en una sola pantalla, obliga al usuario a abrir algunas de las 3 primeras modalidades de registro de tarjas para dejar la “Valorización” como Trato o Diario, pues esta Opción V marca por defecto las dos opciones de pago, no permitiendo al usuario su modificación.
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También está la opción de copiar lo tarjado en un día anterior a un día siguiente. Esta aplicación es muy útil cuando hay labores repetitivas, lo que acelera el ingreso de datos evitando digitar los mismo de un día anterior. También usa la opción de filtros para acotar la búsqueda de trabajadores tarjados que se desea replicar. Debe ingresar la fecha que desea tarjar y por supuesto la fecha ya tarjada que desea replicar, lo que materializa dando la opción copiar.
Si bien el usuario es libre de escoger la que más le acomode, sugerimos utilizar las 3 primeras opciones.
Utilizaremos algunas de estas pantallas de ingreso de tarjas para explicarlas. Empezaremos el ejercicio usando la opción II. Esta pantalla nos permite filtrar ya sea por : Faena: En este caso nos trae todos los trabajadores que en su ficha lo tenemos asignada a la faena seleccionada.
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Capataz/J. Cuadrilla: Nos trae a pantalla todos los trabajadores que en su ficha están asociados a este jefe de cuadrilla. Esta opción es muy útil cuando en los huertos o cuarteles los trabajadores están bajo un capataz o jefe de cuadrilla, normalmente realizando una misma labor, y muchas veces las tarjas diarias vienen con esa agrupación. Usaremos en nuestro caso este filtro para ingresar la producción, recuerde que los trabajadores que creamos en su ficha lo asignamos al Jefe Cuadrilla 1. Ingresaremos producción para una semana de trabajo. Empezaremos por el lunes 01 de abril. En nuestro ejercicio estamos trabajando sobre la labor cosecha, que se paga en unidad de control bins y con tarifas asignadas para algunos centros de costos dentro del mes. El programa sólo nos trae los trabajadores que cumplen con el filtro escogido. Tomamos el primer trabajador: a) b) c) d) e) f)
Ingresamos la labor a tarjar. Para nuestro caso es la Cosecha. Ingresamos el centro de costos La cantidad de producción del trabajador, para el ejemplo 1 bins. La unidad de control Las horas trabajadas en esa producción informada. Por defecto viene marcado día, en este caso es trato, entonces desmarcamos el día y marcamos trato para que el programa pague el día bajo el cálculo de la tarifa de trato ingresada para este centro de costos el 01/04/13, para la labor cosecha y por la unidad de control 2 bins.
Hacemos lo mismo con el segundo trabajador, ingresando su producción real (1,5 bins).
El trabajador 108 lo ingresamos en su ficha como tractorista, por tanto lo tarjaremos en labores propias de esta función, en nuestro ejemplo labor 6003 Aplicación Fitosanitario, C. Costo 01010504, Cant. Producción 1,43, Unidad e control 11 hectárea. Su valorización es al día, por tanto marcamos “Val. Diario”
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Se finaliza el registro con “Grabar”.
Ingresamos la siguiente producción el día 02/04/13. Para este día usaremos la opción de ingreso III. Al igual que la pantalla anterior filtramos por el Jefe de Cuadrilla 1.
Ingresamos la producción para los trabajadores 101 y 102 que están a trato. Para ello selecciones el trabajador y en la sección inferior ingrese la producción, termine con grabar.
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Ingrese el trabajador 102 con estos datos.
Aquí aparece en pantalla el trabajador 103, el cual en la ficha está contratado a contar del día 02/04/13, en la labor de rondín y valorización diaria. Este trabajador lo definimos que su sueldo es “diario” por tanto no admite el pago de tratos. Este trabajador lo vamos a tarjar en la labor de rondín en más de un centro de costos por jornada laboral, aplicaremos la distribución de su jornada en función de las hectáreas de los c. costos dónde realizó su función, en este caso usaremos estos 3 huertos (datos de há sacados desde ficha técnica del C. Costo: “Control Presupuestario – Mantención de Tablas – Mantención Ficha Técnica Centro de Costos”). En la práctica usted debe tarjar de la forma que más represente la realidad.
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% HA DIST. 1010107 2.58 49% 1010108 1.6 30% 1010109 1.11 21% TOTAL 5.29 100% Ingresamos una línea por centro de costos. Observe que la suma de la columna “Cant. Prod.” Suma 1, que es la unidad de producción “Jornada” que estamos pagando por un día para ese trabajador. De igual forma sus horas trabajadas suman 9 (las medias horas se registran como 0,3 minutos). Finalice con grabar. C.C OSTO
Ingresamos la tarja del tractorista.
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Volvamos a la opción de ingresos II. Ingresemos la siguiente producción al centro de costos 01010108 en el día 03/04/13. Al rondín tarjémoslo en un solo centro de costos y cambiemos la labor del tractorista como se muestra a continuación.
Ahora esta producción para el día 04/04/13 en el C. Costo 01010109.
Para el día 05/04/13 usaremos las tarifas con tramos que creamos para los centros de costos 01010202 y 01010203. Ingrese las producciones indicadas para cada trabajador.
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Se debe ejecutar el proceso de “Revalorización de Jornal en Control de Producción” cada vez que se ha realizado cambios en la ficha de personal que afecten el cálculo de sueldos, en especial cuando ya existen datos ya digitados que usen los datos modificados, ejemplo cambio en el valor del sueldo diario. La “Revalorización de Tarifas en Control de Producción” se debe ejecutar cada vez que existe una modificación de valor de un trato sobre el cual ya existe producción informada. No obstante lo anterior, se recomienda que estos procedimientos se ejecuten siempre antes del cierre de mes.
Este proceso lo que hace es inhibir el ingreso de nuevos datos de producción, se usa con el fin de evitar modificación de datos cuando los procesos de cierre están en otras etapas y/o en empresas con procesos de cierre centralizado.
Proceso de generar un paso previo de control antes de que las tarjas digitadas estén disponibles para cálculos y listados del sistema. Normalmente este proceso cuando se implementa está en manos del administrador del Campo o similar. Manual Práctico Sistema Gestión Agrícola (SGA)
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Revisaremos ahora el proceso de finiquito, para ello generaremos un proceso de finiquito para el trabajador código 01-103. Accedemos mediante el siguiente Menú.
Lo primero que haremos es ingresar que personal vamos a finiquitar. Explicaremos el llenado de la pantalla: a) Nro. Proceso: La aplicación tiene hasta 8 procesos de finiquitos para el mes de proceso (el número 9 que aparece es el consolidado). Como es nuestro primer proceso elegimos el 1. b) Podemos ajustar la base de cálculo del Feriado Proporcional de acuerdo a los criterios usados por nuestra empresa, en ese caso accedemos haciendo click en el ícono con ese nombre.
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c) Podemos, al igual que la lógica de casi todos los listados y pantallas, filtrar los registros por diversos criterios: C. Responsabilidad, Faena, Jefe Cuadrilla. d) Debemos ingresar la fecha en que se va a generar el finiquito, la que será aplicable a los trabajadores seleccionados. e) Causal Finiquito: Campo obligatorio y que corresponde a las causales legales vigentes. f) RUT Trabajador: Aquí podemos seleccionar un trabajador específico o damos enter y consideramos a todos los que coincidan con el filtro dado, pudiendo ordenarlos por RUT o Nombre. En nuestro ejercicio seleccionamos el trabajador indicado anteriormente. g) Damos Aceptar y la aplicación nos despliega en pantalla el o los trabajadores, pudiendo en esta opción desmarcar algunos del proceso. h) Observe que en cada línea del trabajador se muestra el campo “Mat. Cargo $”, aquí se desplegaría el monto que estuviese pendiente de devolver por materiales que se hubiesen entregado bajo cargo a este trabajador, situación que se explicará en el Módulo Insumos.
i)
Damos “Procesar” y nos incorpora el o los trabajadores al proceso de finiquito 1.
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Tenemos la opción de emitir un Informe del Personal a Finiquitar. También de generar un reporte para la Solicitud de certificado de cotizaciones pagadas.
Es parte del procedimiento de finiquito que se emita la carta conductora a la Inspección del Trabajo, lo que se hace en el siguiente menú:
El reporte se genera por cada proceso de finiquito (1 al 8) y lo podemos acotar usando los filtros que aparecen en pantalla, completados los datos damos “Procesar” y se despliegan el o los trabajadores que cumplen con los requisitos ingresados.
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Siguiendo nuestro ejercicio hacemos el proceso para el trabajador que estamos finiquitando. Damos “Vista Previa” y elegimos “Si” cuando nos consulta si generamos el correlativo para las cartas.
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Se nos genera el siguiente reporte que muestra la Carta a la Inspección. Este procedimiento actualmente se hace directamente en la Página Web de la Inspección del Trabajo, pero es necesario hacer este procedimiento en el programa para que se marque el cambio de status del trabajador.
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Para emitir la carta aviso al trabajador debemos generarla en el siguiente submenú, pero habiendo terminado los pasos anteriores.
Generamos la carta completando los campos de la pantalla siguiente:
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a) Ingrese al menú b) Seleccione el proceso de finiquito (1 en nuestro ejercicio). c) Aplique los filtros que necesite para acotar su listado. Escogeremos directamente el trabajador que estamos finiquitando. d) Damos “Procesar” para que se nos desplieguen los trabajadores. e) Elija “Genera Archivo”. f) Ahora marque “Si” para generar el archivo para la AFC.
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g)
Este es el nombre del archivo y la ruta donde queda grabado, de ahí lo debe rescatar y subir a la página de la AFC.
También puede emitir informes por Causal de Finiquitos o un informe de Mano de obra Valorizado, el mismo que revisamos en el proceso de registro de tarjas de mano de obra.
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También podemos hacer el registro de haberes y descuentos al personal finiquitado por esta opción. a) Aquí ingresaremos aquellos haberes que no hemos registrado en la tarja de mano de obra, como bonos, aguinaldos y otros haberes mensuales. b) Todos los descuentos que correspondan al trabajador, exceptuando los previsionales que se generan por la parametrización propia del programa y de la ficha de cada trabajador. Es decir, ingresaremos los préstamos, anticipos y otros descuentos.
Para ellos elegimos el haber o descuento a ingresar, en este ejemplo le adicionaremos un “Bono Cuidador” por $5.000, el que agregamos dando “Graba”.
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Teniendo todos los haberes y descuentos ingresados estamos en condiciones de Calcular los finiquitos.
El cálculo lo hacemos por proceso de finiquito, estamos ejecutando el proceso 1. Debemos elegir “Traspasa movimientos de Mano de Obra Diara” para que lo tarjado pase como dato al cálculo del finiquito. Terminamos con “Aceptar”. Manual Práctico Sistema Gestión Agrícola (SGA)
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Finalizado el cálculo nos da el siguiente mensaje, donde el usuario si lo desea puede revisar que trabajadores quedaron bajo el Sueldo Mínimo. Esto es útil para agregar un haber y cumplir con la normativa legal del sueldo mínimo.
Terminado el cálculo podemos ver el resultado del proceso, es decir revisar cada finiquito, accedemos al siguiente menú:
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Aquí puede elegir si imprime por Centro de Responsabilidad o lo emite por empleado, también si separa o no la liquidación del finiquito, lo mismo si imprime o no detalle de los tratos realizados. Debe escoger el proceso de finiquito a listar, estamos revisando el proceso 1. Finalmente genere el listado dando Vista Previa.
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Para visualizar y/o imprimir la liquidación de sueldo del finiquito vaya al siguiente submenú y escoja la opción que desea. Revisaremos nuestro trabajador finiquitado, haremos “Vista Previa”.
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Aquí aparece nuestra liquidación. Observe que además de lo ingresado en la tarja nos calcula la gratificación de acuerdo a los parámetros establecidos más el Bono Cuidador que ingresamos adicionalmente como haber.
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Generamos el libro de remuneraciones por los finiquitos mediante la siguiente opción:
Este reporte lo podemos visualizar en forma previa o llevar a Excel bajo varias opciones.
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Observe que estos datos coinciden con la liquidación de sueldos del trabajador finiquitado.
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Veamos ahora como generamos los sueldos del personal. Recordemos que tenemos ingresado haberes a través de las tarjas diarias, por lo tanto nos falta ingresar otros haberes que no van por esa vía y los otros descuentos distintos de los previsionales.
Aquí tenemos varias opciones para ingresar haberes y descuentos, revisemos cada una de ellas.
Este Menú permite hacer una carga masiva de haberes y descuentos desde Excel, para ello se debe crear en Excel el listado con los campos requeridos, grabarlo en formato ¿?? Y grabarlo en la siguiente dirección …. Con el nombre …
Ingrese el código del Descuento y haga click en “Importar”, elija “Si” en la pregunta si está seguro de importar los datos.
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Este Submenú permite ingresar ya se aun Haber o un Descuento para un solo trabajador. Para ello Seleccione el código, el trabajador y posteriormente ingrese el monto. Finalice con Grabar. En nuestro ejercicio ingresaremos un anticipo normal al trabajador con el RUT 3.333.333-1 por $20.000
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Esta pantalla nos permite seleccionar un Haber y Descuento y aplicarlo a múltiples trabajadores, donde podemos ordenar en pantalla a éstos por el Código, el Rut o Nombre. Ingresamos el monto y damos “Graba” para registrarlo, como sólo se muestran 15 trabajadores por pantalla usamos la opción “Av. Pag./Graba”, con lo cual la aplicación nos graba lo ingresado en esta pantalla y avanza a la siguiente para mostrar más registros.
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También podemos usar la opción retroceder página para grabar estos datos y/o modificar los existentes (Re.pag./Graba). En esta misma pantalla podemos ingresar descuentos masivos, como son los anticipos, operando de la misma forma que se explicó anteriormente. Siguiendo con nuestro ejercicio ingrese los siguientes anticipos.
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Aplicación que nos permite ingresar el haber y también el descuento del aguinaldo, dada la operatoria en que se entrega normalmente este beneficio. Para ello elija los códigos del haber y del descuento en que se registrará el aguinaldo. Puede filtrar a los trabajadores por centro de responsabilidad (útil cuando este beneficio no es extensivo a todos o su monto es diferenciado). Elija la opción si el monto a entregar es bruto o si es líquido. En este último caso el valor bruto será calculado para cada trabajador en función de su situación previsional. Aplique el cálculo y finalice con grabar.
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Tenemos la opción de generar listados con los haberes y descuentos ingresados.
Para generar un informe de los haberes y descuentos tenemos la opción de sacarlo por un trabajador o todos, también el tipo de haber o descuento para el mes de proceso.
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Si hacemos vista previa vemos el informe.
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Reporte que genera un listado con los trabajadores para pago de anticipos. Debe elegir el tipo de anticipo y el tipo de pago. El reporte lo puede imprimir, visualizar o llevar a Excel.
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Con esto generamos un reporte para entrega de los anticipos por todos los anticipos ingresados como descuentos y que corresponden a los trabajadores que definimos en su ficha de ingreso que su medio de pago de sueldos es en efectivo.
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En este caso nos genera el pago de anticipo para el trabajador que lo tenemos ingresado en su ficha con forma de pago electrónico.
El nombre del archivo para subir al banco es el siguiente, pudiendo subir más de un archivo al banco, seleccionados los archivos deseados y dando aceptar.
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Si se desea, también podemos emitir recibos de anticipos para ser firmados por los trabajadores.
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Podemos generar reportes de préstamos del personal, a fin de revisar y controlar el status de préstamos por descontar.
El precierre de Haberes y descuentos tiene por finalidad inhibir el ingreso de nuevos haberes y/o descuentos cuando se está en proceso de cálculo de remuneraciones. Este proceso es útil y aplicable cuando los movimientos por trabajador se ingresan en un lugar distinto de dónde se realiza el proceso de cálculo de remuneraciones, por ejemplo los datos se ingresan en los campos y el proceso de cálculo se efectúa en forma centralizada.
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Veamos ahora cómo calculamos las remuneraciones mensuales. Accedemos por el siguiente menú:
Ya habíamos revisado los parámetros del mes al revisar el menú “Mantención de Tablas”, sin embargo está esta segunda ayuda al usuario de “mantención de Parámetros del Mes” que le ayuda a no omitir este parte del procedimiento de cálculo mensual.
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Una vez que hemos ingresado todos los datos necesarios para el cálculo de remuneraciones (ajustados los parámetros, ingresados los haberes y descuentos de los trabajadores) procedemos a ejecutar el proceso de cálculo de liquidaciones. Los pasos son: a) b) c) d) e) f)
La fecha de liquidación por defecto se direcciona al último día del mes en proceso. Podemos elegir el tipo de sueldo que queremos calcular (mensual, diario o todos). También tenemos la opción de procesar alguno, un rango o todos los centros de responsabilidad. Para que nos traspase la digitación diaria a los sueldos debemos marcar con “S” esta opción. La ejecución de la revalorización viene marcada por defecto. Se recomienda ejecutarla para asegurarse que todas las modificaciones de tarifas de tratos queden incluidas en el cálculo. Los campos con feriados los lee de la tabla “Calendario” (Menú: mantención de tablas – Calendario), si no aparecen feriados aquí y efectivamente hay feriados en ese mes es porque esa tabla no está actualizada, en ese caso salga de este menú, corrija los feriados y vuelva a este punto.
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Finalizado el cálculo tenemos la opción de ver si tenemos trabajadores bajo el sueldo mínimo, ello con el fin de corregir los haberes de esos trabajadores para cumplir con la normativa legal. Lo puede solucionar agregando un haber por la diferencia de sueldo faltante.
En esta pantalla usted puede elegir si desea ordenar sus liquidaciones de sueldo por Centro de Responsabilidad o por Empleado, en este último caso debe digitar o seleccionar ese trabajador. También elegir si imprime o no los tratos como dato adjunto a la liquidación. Si eligió por Centro de responsabilidad puede considerarlo todos o un rango de ellos, puede filtrar por sexo, ordenar sus listados por nombre o por código de trabajador, por tipo de pago. Visualice su listado o imprímalo directamente. Tiene otras opciones como liquidación en formato sobre o imprimir el anexo de la tarja en la liquidación.
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Trabajador 01-0101 JAVIERA BRAVO TAPIA
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Si necesita un desglose de pago en efectivo lo obtiene mediante el siguiente submenú:
También puede generar planillas de pago.
Para efectuar el pago de remuneraciones vía depósitos en cuenta corrientes y/o cuentas vistas, acceda desde la siguiente opción:
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a) Indique la fecha en que pagará los sueldos. b) Si paga un finiquito indique el número de proceso, puede generar varios proceso de pago si ha generado más de un proceso de finiquito. Debe ingresar cero si es el pago de fin de mes. c) Indique la forma de pago y el banco. d) Indique que tipo de sueldos pagará. e) Dando aceptar el programa le mostrará el siguiente mensaje:
Finalmente tiene la opción de seleccionar uno más archivos con el proceso de pago. Finaliza dando aceptar.
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Este proceso lo que hace es inhabilitar que se vuelva a recalcular los sueldos cuando ya se está en proceso del pago de los mismos o de calcular cotizaciones previsionales, ello a fin de evitar modificaciones que alteren las liquidaciones de sueldos que se aprobaron como definitivas. Naturalmente se puede volver atrás el proceso de cálculo, pero previa autorización de una jefatura superior, dónde el usuario que tiene el perfil desmarca la opción de bloqueo. Si no se hace el bloqueo no tiene ningún efecto en los procesos, es decir, es cómo si esa aplicación no existiese en el menú.
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Terminado el proceso de cálculo podemos generar una serie de reportes mensuales mediante la siguiente opción
Este libro de remuneraciones consolida a todo el personal de la empresa, tanto el personal vigente como el personal finiquitado en el mes.
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Los trabajadores finiquitados aparecen marcados con **
También se puede generar un Libro se Remuneraciones Centralizado, es decir multifundos.
Para revisar los cálculos de cotizaciones previsionales genere los siguientes listados.
Seleccione las opciones de listado que correspondan.
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Dando vista previa puede ver los listados y revisar.
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Si la empresa paga las cotizaciones vía pago electrónico, ya sea en la Caja de Compensación o Previred, el usuario lo debe hacer mediante estos menú. Es requisito previo que se haya parametrizado correctamente la homologación de códigos de instituciones de previsión en Agroprime con los códigos usados en la institución receptora de las cotizaciones (Mano de Obra - Mantención de tablas).
El usuario tiene disponible diversos listados de descuentos para revisar. Revisaremos algunos de ellos:
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Informe resumen de haberes y descuentos
Este listado nos muestra el total mensual por código de haberes y descuentos. Con la ayuda de este listado podemos calcular el costo empresa de la mano de obra, proceso útil para validar el costo mensual de remuneraciones.
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El listado de Personal afecto a impuesto Unico nos sirve para validar el Libro de Remuneraciones en la columna Impuesto a la Renta y en forma especial para respaldar el pago de este impuesto en la declaración de IVA del mes.
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En este caso no tenemos trabajadores afectos al pago de Impuesto Unico por sus remuneraciones del mes en proceso
Otro listado que puede ser útil para el usuario es el Informe Resumen de Haberes y Descuentos AFP/Isapre.
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Este proceso lo que hace es calcular el costo empresa de cada una de las labores de mano de obra digitada en el mes. Es decir, el total haberes de los trabajadores más los recargos legales al empleador, los cuales son parte de los costos mensuales de remuneraciones.
El primer paso es el ingreso de Personal Mensual a Distribuir, es decir, trabajadores que los tenemos en su ficha como trabajador mensual (sin tarja diaria), pero que queremos dejar esas remuneraciones como parte de un centro de costo distinto a dónde está asignando en su ficha o bien distribuir esa remuneración a varios centros de costos.
El siguiente trabajador que lo tenemos en la ficha como sueldo fijo mensual, contratado como Control de Calidad, lo podemos distribuir en varios centros de costos, según dónde haya trabajador ese mes. Supongamos esa distribución porcentual de su sueldo y en la labor Control de Calidad Cosecha.
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También podemos ingresas otros valores a prorratear en que la base que queremos usar es la mano de obra.
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Terminado el proceso de prorrateo podemos generar diversos listados de validación y control.
Cuando le aparece lo anterior “No Existe Labor” se debe a que tenemos sueldos mensuales que el sistema de prorrateo no ha podido llevarlo a nivel de labores de mano de obra por cuando no tenemos digitación diaria para esos trabajadores. Podemos detectar que trabajadores son mediante el siguiente listado. Si revisamos la ficha veremos que esta trabajadora la contratamos con sueldo mensual y en la labor de secretaria.
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Lo corregimos mediante la opción “Ingreso de Personal Mensual a Distribuir” que ya vimos anteriormente. Corrijamos de la siguiente forma esta situación, dejándola en el centro de costos administración y en una labor atingente a su función:
Ahora tenemos que volver a prorratear para que este cambio se vea reflejado.
Generamos de nuevo el Informe
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Observe ahora el sueldo de la secretaria nos figura en el centro de costos de administración en la labor 5000 que elegimos.
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Este informe nos muestra los datos totales por centro de costos.
Este reporte nos muestra que trabajadores y en que labor o función trabajaron en cada centro de costos.
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También podemos en esta misma opción generar un reporte valorizado sobre las labores de mano de obra, indicando en que centros de costos se ejecutaron y que trabajadores las hicieron. Al hacer click sobre el botón “Informe Labor Personal” nos abre una segunda pantalla, dónde debemos completar los datos que necesitamos generar.
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El reporte ordena de la labor por código en forma ascendente. Nuevamente observe que el total del listado coincide con el costo total visto en los otros reportes.
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Observe en este listado el prorrateo que hicimos del trabajador con sueldo mensual contratado como control de calidad, dónde aparece ahora asignado a los distintos centros de costos que le asignamos.
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Se debe generar este reporte para validar que el proceso de prorrateo no presenta diferencias importantes respecto del total haberes del proceso de remuneraciones, es posible que se generen diferencias muy menores por la aproximación de decimales en el cálculo de cada trabajador. De existir diferencias importantes el programa muestra el listado de trabajadores con diferencias a revisar. En nuestro caso el prorrateo está correcto.
El traspaso al módulo de Presupuesto tiene por finalidad dejar los datos reales del mes en el módulo dónde se controla la gestión y se compara con el presupuesto de la temporada. Acceda al menú señalado.
Dé aceptar a esta opción.
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Verifique que el traspaso se ejecutó correctamente ingresando al Módulo de Control Presupuestario, pudiendo ir a ver rápidamente en la siguiente opción:
Tome todos los centros de costos, ingrese el mes de proceso a revisar, la moneda ($ en este caso) y si lo quiere ver en Jornadas u horas. Termine con Vista Previa.
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Observe que el Total de la columna “REAL” es M$1.683,63 que es el mismo monto que generamos en el prorrateo mensual (expresado en miles de pesos para efectos de gestión).
Para generar el traspaso al sistema contable, es decir generar el voucher o comprobante de remuneraciones, accedemos mediante el siguiente submenú:
Aquí tenemos también la opción de generar el Egreso por pago de remuneraciones, aplicación válida si el pago de remuneraciones se hace en un solo acto y por el total de los sueldos del mes, ello a fin de reflejar el movimiento de tesorería correctamente. Complete los campos requeridos en la siguiente pantalla y finalice con Aceptar. Manual Práctico Sistema Gestión Agrícola (SGA)
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Para generar el comprobante de gasto en remuneraciones lo hacemos mediante los siguientes pasos: 1. Primero generamos el Traspaso Contable
En esta pantalla ingresamos la fecha de Liquidación o del comprobante y el tipo de cambio dólar, damos Aceptar.
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2. Imprimimos el comprobante a fin de tenerlo de respaldo.
Este comprobante contable naturalmente reflejará los movimientos de mano de obra en las cuentas que parametrizamos en cada una de sus tablas. Para corregir alguna imputación contable se debe modificar la tabla respectiva y colocar la cuenta correcta según el plan de cuentas.
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3. Traspasamos el comprobante al sistema contable. Debemos asignarle un número de Folio al comprobante.
Nos muestra el siguiente aviso para saber qué número de comprobante es el que debemos rescatar en el módulo contable.
4. Finalmente hacemos el cierre de mes
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Con esto termina nuestro proceso mensual, quedando el sistema con sus librerías direccionado al mes de proceso siguiente.
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También tenemos la posibilidad de acceder a información histórica y generar ciertos reportes, como consultar una liquidación, libro de remuneraciones de meses anteriores al del proceso. Si el usuario lo desea puede emitir por esta vía los Certificados de Rentas anuales por trabajador.
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