Micro Revista Jurídico Contable

LA CLIENTELA: • Auditoría Contable Independiente.

• Atención.

• Tratamiento profesional: • Estudio del Caso, Planteamiento de Soluciones, Presentación de informes, y otras.

INFORMATICA EN LA CONTABILIDAD. Ciudad Guayana -abril de 2019

CONTENIDO: 7 EL PROYECTO: ............................................................................................... 22 1 CLIENTELA:....................................................................................................... 4

7.1 FASES DEL PROYECTO: .......................................................................... 22

1.1 QUE REQUIERE EL CLIENTE: .................................................................... 5

7.2 RECURSOS ASIGNADOS:........................................................................ 24

1.2

QUE DEBE OFRECERLE EL PROFESIONAL: ............................................ 6

2 DETERMINACIÓN DE LA SITUACIÓN: (EL PROYECTO) ................................... 7 2.1 LA AUDITORIA: ........................................................................................... 7 2.2 OBLIGACIONES DE UNA AUDITORÍA......................................................... 8 2.3 ¿POR QUÉ ES IMPORTANTE AUDITAR UNA EMPRESA? ......................... 9 3 PLAN DE ACCIÓN .......................................................................................... 10 3.1 LAS CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES DE UN PLAN DE ACCIÓN SON: 11 3.2 FINALIDAD:.............................................................................................. 11

4 INFORMES Y RESULTADOS FINALES .......................................................... 12 4.1 IMPORTANCIA: ........................................................................................ 13 5 COMO OPTIMIZAR LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DENTRO DE LA EMPRESA............................................................................................................. 14 5.1 IMPORTANCIA DE LA INFORMÁTICA EN LA CONTADURÍA ................... 16 6 EJEMPLO DE PLANIFICACIÓN DE AUDITORES EXTERNOS. ....................... 18 6.1 EJEMPLO DIAGRAMA DE GANTT. .......................................................... 20

8 FUENTES CONSULTADAS ............................................................................. 25

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1 CLIENTELA: Para el (Derecho Comercial) debe entenderse como el Conjunto de personas (clientes) que están en relación de negocios con el representante de una profesión liberal (abogado, oficial ministerial, médico), o con un comerciante cuya mercadería adquieren o cuyos servicios reclaman.

Para el derecho Mercantil es un término que sirve para distinguir el conjunto de personas físicas o jurídicas que mantienen con la empresa una relación estable de contenido económico, y que normalmente consiste en la demanda de bienes y servicios a cambio de precio.

Para la profesión contable la clientela esta representada por el conjunto de personas, tanto naturales o Jurídicas que requieren de sus servicios técnicos y contables, que le permitan determinar con exactitud la información financiera que han obtenido.

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1.1QUE REQUIERE EL CLIENTE: El Cliente que busca establecer algún tipo de relación con un individuo o ente por lo general de carácter comercial busca la satisfacción de una necesidad, en los casos de que esa necesidad sea de tipo de asesoría no deja de ser comercial; es decir independientemente del carácter de la asesoría, para individuos como por ejemplo y punto de referencia de este articulo como profesionales del derecho (Abogados) o profesionales contables (Contadores) o simplemente en profesionales asociados y constituidos como asociaciones civiles o compañías anónimas esta actividad será la principal y por ende revestirá de carácter comercial desde esta óptica.

Ahora bien el cliente representado bien sea por una persona natural o una persona jurídica, buscara la satisfacción de una necesidad, que podría estar representada por una incertidumbre bien sea de carácter legal o de carácter contable, ello suscitado a situaciones de su día a día y que requieren de una firme orientación dentro de los marcos exigidos por el ordenamiento jurídico o contable.

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1.2 QUE DEBE OFRECERLE EL PROFESIONAL:

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2 DETERMINACIÓN DE LA SITUACIÓN: (EL PROYECTO) La determinación de la situación de manera amplia requiere un estudio minucioso del caso planteado. En la mayoría de los casos el cliente tiene poco o casi nulo de conocimiento legal o técnico del caso, para ello el profesional deberá realizar una auditoria donde se presuma que existe la falla.

2.1 LA AUDITORIA: En primer lugar, vamos a definir el concepto de auditar, que es el proceso mediante el cual una empresa o profesional (auditor) independiente es contratado para recopilar información contable.

El Profesional al que se le requiera sus servicios debe ofrecerle a su cliente una asesoría integral a su situación.

Debe existir una garantía de estudio integral al caso, presentar un abanico de opciones viables si las hubiere; de igual forma deberá presentar la metodología adecuada para solventar la situación objeto de estudio.

El Profesional del derecho o contable, elaborara si le es requerido un informe preliminar de la situación, que contenga las menciones anteriormente mencionadas, además de ello iniciar el plan de solución planteado y un informe final que detalle los logros obtenidos.

Por su parte, el auditor es una persona capacitada y con la suficiente experiencia para revisar y verificar que los datos contables que la empresa auditada facilita se corresponden realmente con la actividad que ha venido desarrollando.

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El auditor tiene que redactar un informe al concluir la auditoría determinando el grado de veracidad y claridad que la organización posee contablemente.

• Revisar y verificar los distintos informes ofrecidos por la empresa sobre su actividad económica y comprobar que sea una imagen fiel de la misma.

• La auditoría y, por tanto, el auditor tiene que ser totalmente independiente. Eso es básico para legitimar el proceso y reflejar la realidad.

• Permitir conocer los problemas que la empresa está teniendo en el momento.

Es decir, si todos los movimientos contables que ha realizado la empresa se han reflejado en los libros contables (como, por ejemplo, en el libro diario) y si todo lo que aparece en los libros contables ha sido realizado por la empresa en el transcurso de su actividad.

2.2OBLIGACIONES DE UNA AUDITORÍA

2.3¿POR QUÉ ES IMPORTANTE AUDITAR UNA EMPRESA? • En primer lugar, una empresa tiene que demostrar que el uso de sus recursos es eficiente, dado que hay personas que dependen de la actividad que realiza (por ejemplo, acreedores o sus propios trabajadores).

• En segundo lugar, las empresas tienen que hacer frente a todas las regulaciones legales como el pago de impuestos (Impuesto sobre Sociedades) de una manera fiel. Por último, la auditoría implica dar confianza a futuros acreedores que la empresa pueda tener.

• Revisar las cuentas con el objetivo de ver si la empresa ha utilizado sus recursos de forma eficiente y eficaz.

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3 PLAN DE ACCIÓN

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3.1LAS CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES DE UN PLAN DE ACCIÓN SON:

Proporciona y a la vez pretende ser una herramienta que permita la implementación de las recomendaciones arrojadas por la auditoria.

El plan de acción es una herramienta de planificación empleada para la gestión y control de tareas o proyectos. Como tal, funciona como una hoja de ruta que establece la manera en que se organizará, orientará e implementará el conjunto de tareas necesarias para la consecución de objetivos y metas

Análisis: incluye un análisis de la situación y de las necesidades sobre las que se va a intervenir.

Objetivos: define cuáles son las metas específicas que pretende alcanzar.

Actividades: describe las acciones, tareas y estrategias que deben ser ejecutadas.

Responsabilidades: asigna y distribuye tareas y responsabilidades.

Recursos: determina los recursos que serán necesarios para su implementación, así como su distribución.

Plazos: tiene una duración definida, es decir, un comienzo y un término.

Indicadores: determina los indicadores de gestión que se usarán para el seguimiento y evaluación del proceso, así como para la toma de decisiones.

Ajustes: debido a que es un trabajo que está en constante desarrollo y evolución, sobre la marcha del proceso se introducirán los cambios o correcciones que fuesen necesarios.

3.2FINALIDAD: La finalidad del plan de acción, a partir de un marco de correcta planificación, es optimizar la gestión de proyectos, economizando tiempo y esfuerzo, y mejorando el rendimiento, para la consecución de los objetivos planteados.

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4 INFORMES Y RESULTADOS FINALES El informe de auditoría es la culminación del trabajo realizado por el auditor. Representa el aspecto crítico del proceso de la auditoría, porque es la representación visible en que los extraños pueden confiar.

Es una opinión formal, o renuncia de los mismos, expedido por un auditor interno o por un auditor externo independiente como resultado de una auditoría interna o externa o evaluación realizada sobre una entidad jurídica o sus subdivisiones (llamado "auditado").

El informe es presentado posteriormente aun "usuario" (por ejemplo, un individuo, un grupo de personas, una empresa, un gobierno, o incluso el público en general, entre otros) como un servicio de garantía para que el usuario pueda tomar decisiones basadas en los resultados de la auditoría. Un informe de auditoría se considera una herramienta esencial para informar a los usuarios de la información financiera, sobre todo en los negocios.

Debido a que muchos terceros usuarios prefieren, o incluso requieren información financiera certificada de un auditor externo independiente, muchos de los auditados confían en los informes

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de auditoría para certificar su información con el fin de atraer a los inversores, obtener préstamos, y mejorar la apariencia pública.

El informe de auditoría debe mostrar claramente el alcance del trabajo realizado y la responsabilidad que asume el auditor en cuanto a la razonabilidad de los estados financieros.

4.1IMPORTANCIA: El Informe final de auditoría, reviste gran Importancia, porque suministra a la administración de la empresa, información sustancial sobre su proceso administrativo, como una forma de contribuir al cumplimiento de sus metas y objetivos programados. El Informe a través de sus observaciones, conclusiones y recomendaciones, constituye el mejor medio para que las organizaciones puedan apreciar la forma como están operando

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5 COMO OPTIMIZAR LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DENTRO DE LA EMPRESA. La administración de las empresas radica principalmente en dos aspectos: EL FACTOR HUMANO: Constituido por un conjunto de individuos destinados a cumplir ciertas actividades de índole administrativos para una unidad de producción. El perfil requerido para ocupar este tipo de cargo debe ser él de un profesional, Encuestas y estudios recientes han demostrados que un personal debidamente capacitado tiende a realizar sus funciones con una mayor efectividad, que la de un personal poco preparado. Muchos tratadistas del área de la administración han determinado que la inversión realizada en el adiestramiento de personal administrativo significaría a lo largo del tiempo un ahorro de dinero puesto que ya se contaría con un personal con la suficiente capacidad para realizar los procedimientos administrativos que un personal nuevo y sin experiencia.

La tendencia actual de las empresas de renombre es invertir en la capacitación y educación de un personal, a los fines de que perduren en el cargo un determinado periodo y hacer que el proceso al cual está aplicado sea optimizado.

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EL FACTOR DE INFORMATICA: Cuando hablamos del factor informática necesariamente tendremos que referirnos históricamente a los procesos contables en periodos anteriores. Si observamos los procesos los procesos contables pasados vemos lo rudimentario de los mismos vemos a un profesional contable o contador con libros y sumergido en filas de papeles de manera interminable.

Con la llegada del computador y de software especializados vemos como esos procesos contables de la noche a la mañana se fueron aligerando, es más fácil llevar una contaduría en tiempos actuales que llevar una contaduría años atrás . El desarrollo de software especializados ha sido un salto considerable hacia el futuro vemos que estos programas ya no requieren la presencia de un profesional de la contaduría, basta con cualquiera qué tengo una breve noción de administración e informática para llevar adecuadamente el registro de las actividades económicas de una unidad de producción.

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Sin embargo doctrinarios de la administración en su mayoría acogen “que el contador o profesional contable siempre va a ser necesario a la hora te llevar los registros económicos “.

La unidad de producción o empresa al igual en el factor humano deberá realizar una inversión considerable en hardware y software especializado que le permitan aligerar los procesos contables o administrativos, que a la larga del tiempo representará un ahorro de dinero, para no recurrir auditores externos, sin dejar de mencionar que la hará un poco mas competitiva y eficiente, que son puntos clave en los mercados de producción.

5.1 IMPORTANCIA DE LA INFORMÁTICA EN LA CONTADURÍA La informática activamente significa para el contador un ahorro significativo de tiempo y de luchas interminables en el cómputo de grandes o voluminosas cantidades numerarias. El contador ya no tiene que clasificar ni registrar datos, (estas actividades se convertían en algo repetitivo y rutinario), que al final no constituyen funciones finales de la contabilidad.

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La sistematización de los procesos contables ha liberado al profesional de esta fase del proceso, lo que le permite dedicar sus destrezas en otros procesos que no estén tan desarrollados en la administración de la empresa, hoy el Contador es alguien distinto, y gracias al avance tecnológico, éste juega un papel muy importante dentro de la organización como interprete de las cifras que le ofrecen los paquetes contables y otros sistemas.

La materia de informática le brinda al contador destrezas en el uso de paquetes y programas informáticos, lo que conlleva a un análisis y síntesis de la información, capacidad de razonamiento, capacidad de percepción en las operaciones cotidianas de la empresa para lograr máxima eficiencia y cumplimiento de metas y habilidad de visualizar a la empresa como una unidad.

El desarrollo de programas contables especializados mas que aligerar la carga del contador y de acortar el tiempo que se dedicaba a la teneduría de libros, es simplemente la exactitud de la información.

La contaduría tiene como finalidad demostrar una información exacta que le permita tanto a los propietarios, accionistas, gerentes, saber y conocer la salud financiera del ente productivo, y que además le permitirá conocer a futuros inversores o entes fiscalizadores conocer lo antes mencionado.

Como se mencionó anteriormente la optimización de este sector es en la actualidad mas que una cuestión de practicidad es una verdadera necesidad que le permitirá a la empresa mantenerse competitivo en el mercado.

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6 EJEMPLO DE PLANIFICACIÓN DE AUDITORES EXTERNOS. Un plan de trabajo es una herramienta que permite ordenar y sistematizar información relevante para realizar un trabajo. Esta especie de guía propone una forma de interrelacionar los recursos humanos, financieros, materiales y tecnológicos disponibles.

Como instrumento de planificación, el plan de trabajo establece un cronograma, designa a los responsables y marca metas y objetivos.

Toda persona o empresa que decida acometer y diseñar un plan de trabajo para poder conseguir los objetivos que se ha marcado es importante que conozca el proceso necesario para establecer aquel. En concreto, los pasos que debe seguir son los siguientes: creación de una visión del plan, planteamiento de una estrategia, establecimiento del citado cronograma, determinación de las áreas que van a participar, definición de las tácticas, alienación de los distintos procesos del proyecto, asignación de las personas responsables, establecimiento de las métricas necesarias, planteamiento y consolidación de las estrategias de despliegue, y establecimiento de la estrategia de comunicación.

El DIAGRAMA DE GANTT es una herramienta gráfica cuyo objetivo es exponer el tiempo de dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total determinado (Wikipedia).

El diagrama de Gantt es una herramienta que se utiliza planificar y programar tareas a lo largo de un período determinado, gracias a una fácil y cómoda visualización de las acciones previstas, permite realizar el seguimiento y control del progreso de cada una de las etapas de un

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proyecto y, además, reproduce gráficamente las tareas, su duración y secuencia, además del calendario general del proyecto.

Desarrollado por Henry Laurence Gantt a inicios del siglo XX, el diagrama se muestra en un gráfico de barras horizontales ordenadas por actividades a realizar en secuencias de tiempo concretas.

El profesional debe hacerse valer de cualquier herramienta que le permita desarrollar de manera optima sus habilidades, esta herramienta permite una adecuada distribución de actividades y tareas, en los casos de que se desee utilizarlo como único sistema de planificación, será conveniente adaptarlo a nuestras exigencias.

En los casos de auditores externos en la materia contable, será una herramienta perfecta que no solo permitirá la distribución de tiempo, sino la aplicación de recursos (personal, material, equipos) a los fines de que se logren los objetivos. A continuación mostraremos un breve ejemplo de las implicaciones de una auditoria externa diagramada bajo los patrones del DIAGRAMA DE GANTT.

Pag 20 6.1

EJEMPLO DIAGRAMA DE GANTT.

Nombre de tarea

Duración

Comienzo

Fin

Proyecto

12,38 días?

lun 25/3/19

lun 8/4/19

0 días?

lun 25/3/19

lun 25/3/19

1 día

lun 25/3/19

lun 25/3/19

0 días?

lun 25/3/19

lun 25/3/19

Recepcion de Documentos

1 día

lun 25/3/19

lun 25/3/19

Clasificacion de Documentos

2 días

lun 25/3/19

mié 27/3/19

11

Bruno Diaz;Pedro Perez;Rafael Martinez

Estudio de Documentacion

2 días

mié 27/3/19

vie 29/3/19

12

Rafael Martinez;Bruno Diaz;Pedro Perez

0 días?

lun 1/4/19

lun 1/4/19

0 días?

lun 1/4/19

lun 1/4/19

Rafael Martinez;vehiculo[Bs.S10.000,00];Bruno Diaz

Presentacion de Objeciones

1 día

lun 1/4/19

lun 1/4/19

Papeleria[1 x 100 hojas];Equipos de Computacion [Bs.S10.000,00];Consumibles (tintas)[1 x 100 hojas]

Presentacion de Soluciones

1 día

lun 1/4/19

lun 1/4/19

Consumibles (tintas)[1 x 100 hojas];Equipos de Computacion [Bs.S10.000,00];Papeleria[1 x 100 hojas]

0 días?

mar 2/4/19

mar 2/4/19

0 días?

mar 2/4/19

mar 2/4/19

Analisis y correccion

2 días

mar 2/4/19

mié 3/4/19

Elaboracion de Informes

2 días

mié 3/4/19

vie 5/4/19

0 días?

lun 8/4/19

lun 8/4/19

1 día?

lun 8/4/19

lun 8/4/19

1 día

lun 8/4/19

lun 8/4/19

1 día

lun 8/4/19

lun 8/4/19

Fase 1 Reunion con los Clientes Fase 2

Fase 3 Reunion con los Clientes

Fase 4 Inicio

Fase 5 Reunion con los Clientes Presentacion y entrega del Informe Fin

Predecesoras Nombres de los recursos

Rafael Martinez;Pedro Perez;Bruno Diaz;vehiculo[Bs.S10.000,00]

Bruno Diaz;Rafael Martinez;Pedro Perez

Rafael Martinez;Pedro Perez;Bruno Diaz 26

Bruno Diaz;Pedro Perez;Rafael Martinez;Papeleria[1 x 100 hojas];Equipos de Computacion [Bs.S10.000,00];Consumibles (tintas)[1 x 100 hojas]

Bruno Diaz;Rafael Martinez;Pedro Perez;vehiculo[Bs.S10.000,00]

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7 EL PROYECTO: El desarrollo del Proyecto versa sobre la atención de La elaboración del PROYECTO DE ANÁLISIS Y CORRECCIÓN DE ARCHIVO CONTABLES DE LA EMPRESA BLAZER,C,A, surge en función a la necesidad del cliente de verificar por medio de una auditoria contable independiente, la veracidad y confiabilidad de sus archivos contables digitales e impresos, para ello contrata a este escritorio contable jurídico a los fines de que elabore dicha auditoria.

La auditoria inicia con la contratación por parte del cliente de los servicios contables del referido escritorio jurídico contable.

7.1 FASES DEL PROYECTO: El proyecto consta de 5 Fases a saber: Fase 1: Reunión de los profesionales del Escritorio Jurídico Contable, Rafael Martinez, Pedro Perez y Bruno Diaz, con los representantes de la sociedad mercantil EMPRESA BLAZER,C,A, en esta fase se captan las inquietudes del cliente. Duración (1 día)

Fase 2: Compuesta por las actividades de: • Recepción de Documentos de la EMPRESA BLAZER,C,A, que comprende los archivos impresos, libros contables y asientos digitales contables del periodo anterior . Duración (1 día) • Clasificación de Documentos Selección y orden de la información.

Duración (2 día)

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• Estudio de Documentación de la información suministrada por la EMPRESA BLAZER,C,A, con la finalidad de verificar si existe algún error involuntario o inexactitudes en los archivos. Duración (2 día) Fase 3: La comprende una reunión con los representantes de la EMPRESA BLAZER,C,A, con la intención de presentarles los resultados preliminares que arrojo el estudio, donde se presentan : Objeciones: sobre la información o métodos contables aplicados. Soluciones: se le presenta al cliente una gama de posibles soluciones o formas de abordar la situación y que sea corregida de manera efectiva y que los estados financieros de la referida sociedad sean confiables y eficientes para la toma de decisiones de inversionistas y accionistas. Duración (1 día)

Fase 4: En esta fase del proyecto, para que queda claro es el proyecto propiamente dicho, y donde se inicia la fase técnico contable y jurídica de la situación y se aplican los procedimientos contables respectivos a los fines de realizar las enmiendas a la situación financiera de la empresa, en ella se establecen dos actividades a saber: Análisis y Corrección: que consiste en la determinación minuciosa y exhaustiva de los procesos contables y resultados obtenidos en el periodo contable anterior y un proceso de corrección y ajuste de información; Duración (2 día). La segunda actividad es la Elaboración de Informes, que engloba los ajustes realizados y la presentación de documentación que indique la correcion u ajuste y la aplicación de un método contable utilizado; Duración (2 día).

Fase 5 Consta de la actividad de reunión con los presentantes de la EMPRESA BLAZER,C,A, a los fines de presentar ajustes contables escritos y exposición de los métodos de ajustes aplicados, resultados obtenidos y atención de inquietudes; Duración (1 día)

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7.2 RECURSOS ASIGNADOS: El presente proyecto como se ha mencionado líneas arriba inicia a solicitud de los representantes de la sociedad mercantil EMPRESA BLAZER,C,A, y en función a la necesidad del cliente de verificar por medio de una auditoria contable independiente, la veracidad y confiabilidad de sus archivos contables digitales e impresos.

Para el desarrollo de este proyecto por tratarse de una actividad meramente documental, administrativa consistente en una auditoria destinaremos recurso humano, tiempo, trasporte, papelería, consumibles de oficina, equipos de oficina destinados única y exclusivamente para realizarlo.

El desarrollo del proyecto se realizara de la sede de la sociedad mercantil EMPRESA BLAZER,C,A, sitio donde se ubica la información objeto de estudio y corrección y la sede del Escritorio Jurídico contable donde se realizara el análisis y ajustes en concreto, para ello es indispensable el traslado del capital humano destinado para su elaboración.

El capital humano esta integrado por los profesionales contables y jurídicos Rafael Martinez, Pedro Pérez, y Bruno Díaz, especialistas en la materia y licenciado en contaduría publica, quienes destinaran el 100% de sus capacidades humanas y de tiempo para el estudio y ajustes.

El tiempo presupuestado para el desarrollo integro del proyecto es de doce 12 dias hábiles calendario, que iniciaran los días lunes y finiquitaran los viernes de cada semana; Es decir iniciara el día 25 de marzo de 2019 y culminara el viernes 08 de abril del 2019, aproximadamente si en el transcurso de tiempo previsto para el desarrollo de este proyecto surgiera otra eventualidad detectada cuya corrección o ajuste sea necesaria se destinara un adicional de tiempo

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8 FUENTES CONSULTADAS Documentales: • Trabajo y Proyecto Diagrama de Gantt, Rafael Martinez, 2019.

Ciudad Guayana, Venezuela Web. • Auditoría Externa y sus implicaciones . https://www.emprendepyme.net/auditoria-externa.html.

• Revista Digital escuelas clásicas de la administración. https://issuu.com/raf_27_1/docs/el_enfoque_t__pico_de_la_ escuela_de.

• Diagrama de Gantt.(WIKIPEDIA) https://es.wikipedia.org/wiki/Diagrama_de_Gantt.

• Importancia de la Informática. https://es.slideshare.net/yosifranco16/importancia-de-lainformatica-en-la-contabilidad.

• Modelo de Diagrama de Gantt .