Mit Erfolg mahnen
Inhalt Mit diesen Mahntexten kommen Sie schneller an Ihr Geld ............................. 3 Zahlungserinnerung, mit Hinweis auf günstige Preise .................................... 4 Humorvolle Zahlungserinnerung, nur an gute Kunden .................................... 5 Zahlungserinnerung „Wink mit dem Zaunpfahl“ ............................................. 6 Zahlungserinnerung an Geschäftskunden ........................................................ 7 Zahlungserinnerung, wenn auf der Rechnung kein Zahlungstermin stand ...... 8 Zahlungserinnerung, zurückhaltender Ton ...................................................... 9 Zahlungserinnerung mit Humor: Der „Freudensprung“ ................................ 10 Originelle Zahlungserinnerung mit einem Lied ............................................. 11 Zahlungserinnerung in humorvollem Ton, aber mit Nachdruck .................... 12 Erste Mahnung, mit Androhung von Verzugszinsen ...................................... 13 Erste Mahnung, mit Angebot zur Ratenzahlung ............................................ 14 Erste Mahnung, zurückhaltender Ton, für gute Kunden ................................ 15 Erste Mahnung: Freundliche Empfehlung ..................................................... 16 Zweite Mahnung, persönlicher Ton, für gute Kunden ................................... 17 Zweite Mahnung, mit Ankündigung eines Mahnbescheids ........................... 18 Letzte Mahnung, nachdrücklicher Ton .......................................................... 19
Impressum: Mit Erfolg mahnen: 16 Mustermahnungen, mit denen Sie garantiert schneller an Ihr Geld kommen Herausgeber: Joachim Müller, Bonn Autoren: Sabine Feuersänger, Claudia Hovermann Produktmanagement: Annika Gierenz, Bonn Herstellungsleitung: Dipl.-Ing. Monika Graf, Bonn Herstellung: Dirk Rolke, Bonn Satz: Reinhard Kruse, Wallenhorst Druck: VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG Fachverlag BWRmed!a Theodor-Heuss-Str. 2-4, 53177 Bonn Telefon: (0228) 9 55 01 60, Telefax: (0228) 3 69 6480 Internet: www.selbststaendig.com, E-Mail: info@vnr.de Eingetragen: Amtsgericht Bonn HRB 8165, Vorstand: Helmut Graf, Gudio Ems, Frederik Palm Alle Rechte vorbehalten. Nachdruck und Vervielfältigung, auch auszugsweise, nicht gestattet. Alle Angaben wurden mit äußerster Sorgfalt ermittelt und überprüft. Eine Gewähr kann jedoch nicht übernommen werden. © 2017 by VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG Bonn, Berlin, Salzburg, Zürich, Warschau, Bukarest, Moskau, London, Manchester, Madrid, Johannesburg
2
www.selbststaendig.com
Mit Erfolg mahnen
Mit diesen Mahntexten kommen Sie schneller an Ihr Geld Sie haben Ihre Leistung wie vereinbart und ordentlich erbracht, doch der Kunde zahlt nicht? Diese Situation kennt jeder Unternehmer, denn um die Zahlungsmoral ist es oft schlecht bestellt. Mahnungen gehören zu den unangenehmsten und schwierigsten Briefen des Geschäftslebens. Da ist es wichtig, den richtigen Ton zu treffen. Einerseits möchten Sie Ihre Kunden nicht unnötig verärgern oder gar verlieren, andererseits können nicht bezahlte Rechnungen Ihre wirtschaftliche Existenz stark gefährden. Mit einer ansprechenden Gestaltung nehmen Sie Einfluss darauf, ob Ihre säumigen Kunden doch noch zahlen oder Sie die Geschäftsbeziehung im Unfrieden beenden müssen. Auf den folgenden Seiten haben wir Ihnen 16 Mahnschreiben zusammengestellt, mit denen Sie garantiert schneller an Ihr Geld kommen.
www.selbststaendig.com
3
Mit Erfolg mahnen
Zahlungserinnerung, mit Hinweis auf günstige Preise
Zahlungserinnerung Sehr geehrte Frau Preisig, bei uns kaufen Sie preiswert ein und das soll so bleiben. Die günstigen Konditionen können wir Ihnen aber nur garantieren, wenn wir uns auf die wesentlichen Aufgaben unseres Unternehmens konzentrieren. Erinnerungen oder Mahnungen zu schreiben gehört nicht dazu. Bitte überweisen Sie den noch offenen Betrag von ... (Summe) bis zum ... (Datum einsetzen) auf eines unserer Konten: Postbank Dortmund Kontonummer: 10584462 Bankleitzahl: 440 100 46
Sparkasse Dortmund Kontonummer: 315129513 Bankleitzahl: 440 501 99
Sie haben den Betrag bereits überwiesen? Dann werfen Sie diesen Brief bitte in den Papierkorb. Danke! Freundliche Grüße aus Dortmund Engel Baustoffhandel
Ansgar Liebold Geschäftsführer Anlage Kopie der Rechnung vom ...
4
www.selbststaendig.com
Mit Erfolg mahnen
Humorvolle Zahlungserinnerung, nur an gute Kunden Zahlungserinnerung Sehr geehrter Herr Becker, zu dem Betrag aus der Rechnung ... vom ..., der auf Ihrem Kundenkonto bei uns noch offensteht, eine kleine Bitte: ❑ Nehmen Sie einen Kugelschreiber zur Hand und machen Sie auf dem unten angehängten Coupon ein Kreuz bei der zutreffenden Antwort. ❑ Dann trennen Sie den Coupon ab und stecken ihn in einen an uns adressierten Umschlag oder faxen ihn uns einfach zurück. Noch einfacher wäre es allerdings, Sie würden statt des Coupons ein Überweisungsformular zur Hand nehmen und uns den offenen Betrag von ... (Betrag) gleich überweisen auf Konto ... (Nummer) bei der ... (Bank, BLZ). Viele herzliche Grüße Heidhausen Büroservice GmbH
Vera Habicht Geschäftsführerin -------------------------------------------------------------------------------COUPON ❑ Schluss damit! Der Betrag wird noch vor dem Wochenende überwiesen. ❑ Sie hätten sich den Schrieb sparen können. Der Betrag ging gestern raus. ❑ Na, so angespannt sind wir finanziell noch nicht: Wir überweisen Ihnen heute noch einen Teilbetrag von ____ €. Der Rest folgt am _____. ❑ Wir zahlen erst, wenn Sie uns verklagen.
www.selbststaendig.com
5
Mit Erfolg mahnen
Zahlungserinnerung „Wink mit dem Zaunpfahl“ Unsere Rechnung vom ... Sie können etwas für uns tun!
Sehr geehrter Herr Schmidt, erinnern Sie sich noch? Wir haben etwas für Sie getan, und Sie wollten etwas für uns tun. Ja, ist schon richtig: Wir denken an die offene Rechnung. Schauen Sie doch einmal in den Kalender. Sehen Sie: Das Geld sollte bereits vor 4 Wochen bei uns eingehen. Womit doch alles klar wäre, oder? Mit freundlichen Grüßen Hinninger Möbel GmbH
Jakob Hinninger Schreinermeister PS: Bitte überweisen Sie uns den Betrag von ... noch heute.
6
www.selbststaendig.com
Mit Erfolg mahnen
Zahlungserinnerung an Geschäftskunden Zahlungserinnerung – Ihr Auftrag vom 2. September 20.., unsere Rechnung vom 16. September 20.. Sehr geehrter Herr Reuter, als erfolgreicher Unternehmer wissen Sie: Mahnungen gehören zu den unangenehmsten Briefen. Dennoch muss man sie gerade in wirtschaftlich schwierigen Zeiten immer häufiger schreiben, denn Liquidität ist eine der wichtigsten Voraussetzungen für unternehmerischen Erfolg. Lange Rede – kurzer Sinn: Unsere Rechnung vom 16. September dieses Jahres ist noch offen. Sie war bereits am 26. September fällig. Bitte überweisen Sie den Betrag von 49.327 € noch heute! Mit diesem Schreiben erhalten Sie einen vorbereiteten Überweisungsträger. Sie müssen nur noch Ihre Kontoverbindung eintragen – Und ihn bitte zur Bank bringen. Oder haben Sie inzwischen überwiesen? Dann können wir uns ja beide wieder getrost um unsere unternehmerischen Angelegenheiten kümmern. Danke! Freundliche Grüße nach Herford Müllers Maschinen GmbH
Peter Müller Geschäftsführer Anlage Kopie der Rechnung Überweisungsträger
www.selbststaendig.com
7
Mit Erfolg mahnen
Zahlungserinnerung, wenn auf der Rechnung kein Zahlungstermin stand Zahlungserinnerung Sehr geehrter Herr Hortig, Ihren Auftrag über einen maßgefertigten Bauernschrank für Ihren Wohnzimmererker haben wir gern und zuverlässig ausgeführt. Genauso gern buchen wir auch termingerechte Zahlungen unserer Kunden. Bislang haben wir noch keine Zahlung von Ihnen erhalten, obwohl unsere Rechnung Nr. 3/27 bereits am 8. Oktober 20.. fällig war. Bitte überweisen Sie den Betrag von 2.980 € bis zum 25. Oktober 20... Nochmals zur Erinnerung: Unsere Bankverbindung lautet Sparkasse Ottenhöfen BLZ: _______________________ Kontonummer: _______________ Einen ausgefüllten Überweisungsträger haben wir mitgeschickt. Sollten Sie zwischenzeitlich bezahlt haben, betrachten Sie diese Mahnung bitte als gegenstandslos. Mit freundlichen Grüßen Hinninger Möbel GmbH
Jakob Hinninger Schreinermeister
8
www.selbststaendig.com
Mit Erfolg mahnen
Zahlungserinnerung, zurückhaltender Ton
Zahlungserinnerung
Sehr geehrter Herr Arnim, Sie haben Ihre Rechnung vom 17. September 20.. noch nicht bezahlt. Vorsorglich haben wir die Rechnung noch einmal als Kopie mitgeschickt und bitten um Überweisung des Betrags bis zum 9. Oktober 20.. auf das genannte Konto. Bei dieser Erinnerung haben wir Zahlungseingänge bis zum 29. September berücksichtigt. Sollten Sie zwischenzeitlich bezahlt haben, dann werfen Sie diese Zahlungserinnerung einfach in den Papierkorb. Mit freundlichen Grüßen Hortus Villae
Wigbert Schneider Landschaftsarchitekt
www.selbststaendig.com
9
Mit Erfolg mahnen
Zahlungserinnerung mit Humor: Der „Freudensprung“
Wir würden uns gern wahnsinnig freuen ...
Sehr geehrte Frau Meyer, so freuen wir uns, wenn unsere Kunden pünktlich zahlen: Unsere Rechnung vom ... war am ... fällig. Geben Sie uns doch bitte jetzt die Gelegenheit zum Freudensprung, indem Sie den Betrag von ... € noch heute auf unser Konto ... überweisen. Vielen Dank! Freundliche Grüße
Vera Habicht Raumausstattung & Design
PS: Am liebsten freuen wir uns natürlich mit Ihnen. Deshalb laden wir Sie gern am nächsten Samstag in unsere Räume auf ein Gläschen Sekt ein. Schauen Sie sich die neuen Stoffe aus dem Orient an, die gerade eingetroffen sind!
10
www.selbststaendig.com
Mit Erfolg mahnen
Originelle Zahlungserinnerung mit einem Lied Das traurige Lied von der unbezahlten Rechnung Nr. 24-II-20…
Sehr geehrter Herr Lippert, ist uns’re Rechnung angekommen? Noch habe ich kein Geld geseh’n. Es bliebe mir auch unbenommen, gleich zum Anwalt jetzt zu geh’n. Doch falls Sie’s schlicht vergessen haben: Zu spät zum Zahlen ist es nie. Bevor Sie nach der Rechnung graben – schick ich heut’ einfach die Kopie. Und weisen Sie schnellstens den Zahlbetrag an, ich freu mich darüber, sobald ich’s kann... Mit freundlichen Grüßen Müllers Maschinen GmbH
Peter Müller Geschäftsführer PS: Letzter Termin ist der ... (Datum) – danach stimme ich andere Töne an!
Anlage Kopie der Rechnung vom ...
www.selbststaendig.com
11
Mit Erfolg mahnen
Zahlungserinnerung in humorvollem Ton, aber mit Nachdruck Zahlungserinnerung: Aller guten Dinge sind drei! Sehr geehrter Herr Krüger, damit meinen wir nicht die üblichen drei Mahnschreiben. Sondern die drei Möglichkeiten, um dieses kleine Problem möglichst schnell und kostengünstig aus der Welt zu schaffen: 1. Sie haben unsere Rechnung vom 10. Oktober 20.. bereits bezahlt. Dann faxen Sie uns doch bitte eine Kopie des Überweisungsbelegs, denn Ihre Zahlung ist noch nicht bei uns eingegangen. Unsere Faxnummer: 089 45678-10. 2. Es gibt ein Missverständnis oder Problem, über das wir heute noch sprechen sollten. Dann ist Herr Müller genau der richtige Ansprechpartner. Sie erreichen ihn unter der Telefonnummer 089 45678-14. 3. Sie haben ganz einfach übersehen, dass unsere Rechnung noch offen ist. Dann sind Sie sicher froh, dass wir Sie daran erinnert haben, und sorgen für raschen Ausgleich. Danke! Freundliche Grüße B & E Computertechnik
Walter Michels Geschäftsführer Kundenkonto-Auszug, Stand 12. November 20..: Rechnungsnummer 43/013
12
Rechnung vom 10. Okt. 20..
Fälligkeit 20. Okt. 20..
Betrag 2.449,- €
www.selbststaendig.com
Mit Erfolg mahnen
Erste Mahnung, mit Androhung von Verzugszinsen
Mahnung Sehr geehrte Frau Preisig, unsere Preise sind knapp kalkuliert, damit Sie besonders günstig einkaufen. Dies ist aber nur möglich, weil wir ständig versuchen, unnötige Kosten zu vermeiden. Daher müssen wir Sie heute an unsere Rechnung Nr. 139-09/03 vom 12. Oktober 20.. erinnern. Der Betrag von 8.723 € war bereits am 22. Oktober fällig. Unsere Zahlungserinnerung vom 31. Oktober blieb leider unbeachtet. Bitte überweisen Sie den offenen Betrag zuzüglich einer Mahngebühr von 5 €, insgesamt also 8.728 €, sofort auf eines unserer Konten (Bankverbindungen angeben): Damit vermeiden Sie weitere Mahngebühren und Verzugszinsen nach § 288 BGB, die wir Ihnen sonst berechnen müssen. Wir freuen uns zunächst auf Ihre Zahlung – und dann natürlich auf Ihre nächste Bestellung. Freundliche Grüße Engel Baustoffhandel
Ansgar Liebold Geschäftsführer Kundenkonto-Auszug, Stand 12. November 20..: Rechnungsnummer 139-09/03
www.selbststaendig.com
Rechnung vom 12. Okt. 20..
Fälligkeit 22. Okt. 20..
Betrag 8.728,- €
13
Mit Erfolg mahnen
Erste Mahnung, mit Angebot zur Ratenzahlung Mahnung Ihre Bestellung vom 14. Oktober 20.. – unsere Rechnung vom 31. Oktober 20..
Sehr geehrte Frau Zart, wir warten darauf – mittlerweile etwas ungeduldiger –, dass Sie unsere Rechnung vom 31. Oktober 20.. bezahlen. Auf unsere Zahlungserinnerung haben wir keine Antwort erhalten. Sind Sie in Zahlungsschwierigkeiten? Dann können wir über eine Ratenzahlung reden. Zögern Sie bitte nicht, mich anzurufen. Ich helfe Ihnen gern weiter: 02645 9955. Sollten wir weiterhin nichts von Ihnen hören, müssen wir leider den Rechnungsbetrag zuzüglich Verzugszinsen und Mahngebühren durch einen gerichtlichen Mahnbescheid einfordern, für den Ihnen weitere Kosten entstehen würden. Freundliche Grüße Wollstube
Bettina Willert Inhaberin
14
www.selbststaendig.com
Mit Erfolg mahnen
Erste Mahnung, zurückhaltender Ton, für gute Kunden Mahnung – Ihr Auftrag vom 15. September 20.., unsere Rechnung vom 15. Oktober Sehr geehrter Herr Becker, haben Sie uns vergessen? Auf unser Erinnerungsschreiben vom 4. November 20.. haben Sie bis heute nicht reagiert: Auf Ihrem Kundenkonto ist immer noch ein Rückstand von 1.500,32 €. Bitte überweisen Sie diesen Betrag umgehend auf unser Konto: Genossenschaftsbank Berlin BLZ: ______________________ Kontonummer: _____________ Uns liegt viel an einer guten Zusammenarbeit. Daher haben wir bisher auf die Mahngebühren und Verzugszinsen verzichtet. Bitte honorieren Sie unsere kulante Haltung mit einer schnellen Zahlung. Vielen Dank. Heidhausen Büroservice GmbH
Vera Habicht Geschäftsführerin
Kundenkonto-Auszug, Stand 12. November 20..: Rechnungsnummer 1234
www.selbststaendig.com
Rechnung vom 24. Okt. 20..
Fälligkeit Betrag 31. Okt. 20.. 1.500,32 €
15
Mit Erfolg mahnen
Erste Mahnung: Freundliche Empfehlung Unsere Rechnung vom ... Bitte jetzt ganz ruhig bleiben!
Sehr geehrter Herr Maurer, dies ist nur eine Mahnung. Sie tut Ihnen nicht weh – nur uns. Möchten Sie das wirklich? Freundliche Empfehlung: Nehmen Sie jetzt einfach einen Kuli in die Hand, füllen Sie das beiliegende Überweisungsformular aus und geben Sie es bei Ihrer Bank ab – und damit wäre der ganze Fall auch schon erledigt. Beste Grüße
Friedhelm Böhm PC-Spezialist PS: Übrigens führen wir ab nächstem Monat neue Datenbank-Schulungen durch. Wäre das etwas für Sie? Darf ich Ihnen einen Platz reservieren? Anlage Überweisungsformular
16
www.selbststaendig.com
Mit Erfolg mahnen
Zweite Mahnung, persönlicher Ton, für gute Kunden Zweite Mahnung – Ihr Auftrag vom 14. September 20.., unsere Rechnung vom 30. September 20.. Sehr geehrter Herr Ahres, mir wäre es lieber, wenn ich diesen Brief nicht schreiben müsste. Doch der Blick auf meine Kontoauszüge lässt mir leider keine andere Wahl: Trotz meiner Zahlungserinnerung vom 17. Oktober 20.. und der 1. Mahnung vom 31. Oktober 20.. steht noch immer die Begleichung meiner Rechnung vom 30. September 20.. aus. Ich bitte Sie hiermit ein letztes Mal, die Gesamtsumme von 2.100 € für meine Leistungen zuzüglich Mahnkosten von 10 € noch heute zu überweisen. Bisher habe ich Ihnen weder Verzugszinsen nach § 288 BGB berechnet noch einen gerichtlichen Mahnbescheid auf den Weg gebracht. Das werde ich aber nicht mehr länger hinauszögern können. Herr Ahres, es liegt in Ihrer Hand, jetzt zu handeln. Meine Möglichkeiten, Ihnen entgegenzukommen, sind erschöpft. Sollten Sie in Zahlungsschwierigkeiten sein, rufen Sie mich bitte persönlich unter Telefon 05543 16482354 an. Ansonsten rechne ich mit der sofortigen Überweisung des Betrags. Mit freundlichen Grüßen Antonius Druckerei GmbH
Gerd Odinger Druckermeister Anlage: Kopie Rechnung Überweisungsträger
www.selbststaendig.com
17
Mit Erfolg mahnen
Zweite Mahnung, mit Ankündigung eines Mahnbescheids Zweite Mahnung – unsere Rechnung vom 15. März 20.. Sehr geehrter Herr Saaler, auf Ihrem Kundenkonto bestand am 14. April 20.. ein Rückstand in Höhe von 24.985 €. Bis heute haben Sie weder auf unser Erinnerungsschreiben vom 4. Mai noch auf die 1. Mahnung vom 18. Mai 20.. reagiert. Daher werden wir beim Amtsgericht einen Mahnbescheid beantragen, wenn Sie die offene Forderung zuzüglich Mahngebühren und Verzugszinsen, insgesamt also 25.357,76 €, nicht bis zum 18. Juni auf eines unserer Konten überwiesen haben. Bei Fragen und für weitere Informationen ist Ihnen unser Prokurist, Claus Meier, gern behilflich: Tel.-Nr.: 040 3322-12. Freundliche Grüße Müllers Maschinen GmbH
Peter Müller Geschäftsführer
Forderungsaufstellung, Stand 11. Juni 20..: Rechnung Vom: fällig am: Betrag: VerzugsNr.: zinsen: 345/2 15. März 20.. 14. April 20.. 24.985 € 165,73 €
18
Mahn- Gesamtkosten betrag: 10 € 25.357,76 €
www.selbststaendig.com
Mit Erfolg mahnen
Letzte Mahnung, nachdrücklicher Ton Zweite und letzte Mahnung Unsere Rechnung 27-B-09/20.. Sehr geehrte Frau Schönhuber, wir haben jetzt 3 Monate Großzügigkeit und Geduld bewiesen. Trotz unserer Zahlungserinnerung vom 30. März und der ersten Mahnung vom 14. Mai 20.. ist unsere Forderung über 3.800 € immer noch offen. Leider liegt uns auch keine schriftliche oder mündliche Stellungnahme von Ihnen vor. Wenn auch diese letzte Mahnung nicht den gewünschten Erfolg bringt, werden wir gerichtliche Schritte einleiten. Das ist mit weiteren Kosten und vielen Unannehmlichkeiten verbunden. Möchten Sie das wirklich? Angesichts der bisher guten Geschäftsbeziehungen warten wir noch bis zum 30. Mai 20.. auf die Überweisung von: Rechnungsbetrag plus Verzugszinsen plus Mahngebühren Summe
3.800,00 € 37,41 € (= 5,37 % für 51 Tage) 10,00 € 3.847,41 €
Freundliche Grüße Hinninger Möbel GmbH
Jakob Hinninger Schreinermeister Anlage Kopie Rechnung vom ... (Datum) Überweisungsträger
www.selbststaendig.com
19
Mit Erfolg mahnen – 16 Mustermahnungen, mit denen Sie garantiert schneller an Ihr Geld kommen
© 2017 by VNR Verlag für die Deutsche Wirtschaft AG