História Fundada em 1999, a GV2 Produções é o resultado da confluência de profissionais capacitados e com grande experiência no mercado de eventos. Com sede em Brasília (DF), a empresa atua em todo o território nacional, reunindo um portfólio robusto e consistente na organização de variados formatos de congressos, feiras, shows, palestras e reuniões corporativas. Aliando experiência de mercado à qualificação técnica de seu corpo de colaboradores, a GV2 Produções consolidou uma posição de destaque no cenário nacional no que tange ao planejamento, à promoção, à organização e à execução de eventos de instituições públicas e privadas. O reflexo desta atuação marcante pode ser traduzido e ratificado pelos quase 1.000 eventos realizados, em média, por ano, pela empresa nos últimos cinco anos, em mercados concorridos como São Paulo, Belo Horizonte e Rio de Janeiro, além Brasília. Fundamentada em valores que agregam senso de responsabilidade, compromisso com a qualidade, trabalho em parceria, dignidade da pessoa humana e responsabilidade social, a GV2 Produções tem como missão proporcionar a satisfação de seus clientes por meio da realização de eventos com o fito da qualidade e do melhor atendimento, contribuindo para o sucesso e a consecução de resultados.
Mercado de Atuação Nos últimos três anos, a GV2 Produções manteve-se atualizada em relação ao mercado, implantando processos e metodologias que permitiram maior proximidade com os seus clientes e transparência na atuação e resultados dos seus processos. Atuando diretamente no planejamento, organização, execução e controle de eventos corporativos, a empresa realizou quase três mil eventos em apenas três anos para os principais clientes, dentre os quais, estão elencados órgãos, autarquias federais e instituições públicas e privadas com diferentes estruturas, como:
Secretaria de Trabalho do Distrito Federal
Total de Eventos
Eventos
2010
2011
2012
2013
2014
Pequeno
593
502
706
801
455
Médio
154
119
179
225
141
Grande
25
17
27
21
14
Mega Evento
20
9
28
32
20
Cancelados
60
79
83
122
142
Total
852
726
1.023
1.201
772
706
593
225
801
179
154
502
119
455
Médio
Pequeno
27
25
141
28
21 17
32
20
14
20
9
Grande
Mega Evento
142 122
1.201 852
79 83 60
Cancelados
Legendas:
2010
2011
1.023 772
726
Total
2012
2013
2014
Em 2013 a empresa participou da concepção do CICB – Centro Internacional de Convenções do Brasil, um dos maiores e mais modernos espaços para eventos do Brasil, erguido com padrão mundial de versatilidade, sustentabilidade e conforto. A empresa atuou diretamente na elaboração do projeto, considerando a expertise no segmento e conhecimento profundo das principais necessidades e deficiências referentes aos serviços e espaços atualmente oferecidos. Como consequência desse processo, a GV2 Produções ganhou assento na Diretoria do CICB, e orgulha-se em poder contribuir para o desenvolvimento do país, ao planejar um espaço com qualidade inigualável e altamente versátil. Localizado próximo ao aeroporto e principais pontos turísticos de Brasília, o CICB possui mais de 67.000m2 de área construída e mais de 20.000m2 de área locável, reunindo em um único lugar centro de convenções, alojamento, alimentação e serviços. Completo, ele é composto por divisórias modulares que permitem montar, em sua totalidade, mais de 120 salas simultâneas, com o que existe de mais moderno em isolamento acústico, livres de colunas e com pés direitos entre três a 10 metros, distribuídos em três pisos; sete salas VIPs com 56m2 cada, elevador e estacionamento privativo, acesso de serviço independente e banheiros feminino e masculino em cada sala; e ainda, três pisos de estacionamento coberto com mais de 2.000 vagas. Com capacidade de atender até 10.000 participantes de todos os formatos de eventos, o Centro de Internacional de Convenções do Brasil preocupou-se com as áreas de apoio, de maneira que os clientes tenham segurança em todos os serviços, como por exemplo, o restaurante dividido em dois pavimentos, uma cozinha de 2.300 m2, elevador exclusivo de carga de A&B e serviço de 900m2, que garantem autonomia para servir até 1.000 pessoas a cada 30 minutos.
Características internas da empresa A empresa possui uma comunicação descentralizada, e segue padrões e procedimentos definidos pela Diretoria e Gerência Geral de Eventos. Em oito anos, a empresa cresceu mais de 300% e hoje possui a maior estrutura de empresas do segmento, no que tange aos procedimentos e qualidade dos serviços prestados.
Organograma geral
Departamentos Administrativo/Financeiro
Composto por gerente, coordenadores e analistas. yy Administrativo – Possui funções de organizar a parte de apoio (secretaria, motoboy, motorista, serviços gerais) e atividades relacionadas ao departamento de Pessoal. Está subordinado à gerência financeira. yy Financeiro – Concentra atividades inerentes à função, especificamente, prestando suporte a todos os departamentos.
Licitações
Responsável pela captação e coordenação de todas as etapas relacionadas às licitações futuras e contratos já existentes, no que diz respeito à documentação, renovação e repactuação de contratos, dentre outras atividades relacionadas à área.
Compras
Departamento composto sob demanda, já chegou a contar com 22 colaboradores. É responsável pelas cotações de todos os serviços demandados pelo departamento de produção, com quem trabalha em parceria. Visando maior celeridade às contratações, possui colaboradores direcionados especificamente à contratação de recursos humanos (recepcionista, seguranças, mestre de cerimônias e quaisquer outros necessários aos eventos). Devido ao volume de eventos, utiliza um sistema de eventos informatizado, permitindo agilidade e controle nas informações.
Produção
Dividido por “contas”, possui equipes ligadas a uma gerência geral de eventos.
Setor de Controle de Qualidade
A GV2 Produções possui em sua missão uma preocupação com a qualidade que cresce à medida do esforço de implantar ações internas e externas voltadas para a consciência desse objetivo. Por esse motivo, em 2012, criou o Setor de Controle de Qualidade, cuja atuação e os principais objetivos serão apresentados no Acordo do Nível de Serviços.
Qualificação Profissional Com o propósito de buscar a excelência de sua força operacional, a GV2 Produções administrou e conduziu ações e dinâmicas direcionadas a funcionários e colaboradores. Com esse viés, foram estabelecidas metas importantes, essenciais à garantia dos acertos necessários ao desempenho satisfatório da empresa. Instrumentos esses diagnosticados com base nos resultados de anos anteriores e que tem como foco: yy Maior Rentabilidade; yy Preparação para as auditorias; yy Atendimento; yy Manter as contas; yy Harmonia das equipes.
Para cada estrutura, a Gerência Geral de Eventos, em conjunto com as demais gerências, propuseram táticas específicas que proporcionam a participação sistemática dos departamentos. Os cinco pilares foram amplamente discutidos com os profissionais da GV2 Produções, que percorreram todos os departamentos da empresa na expectativa de que o entendimento dos colaboradores quanto ao cumprimento dessas ações surtissem de forma positiva e engajada. A consequência direta desse aperfeiçoamento foi percebida nos índices expressivos alcançados nos últimos anos, que podem ser atribuídos ao empenho dos nossos principais ativos – colaboradores – encabeçados por gestores competentes e comprometidos com os escopos indicados pela organização, preocupados com o saber técnico, desenvolvimento profissional e pessoal. Mais do que propostas e metodologias, esses dados traduzem a filosofia e o cuidado da empresa em desenvolver seus colaboradores e torná-los, a cada dia, agentes competitivos e coerentes com o mercado de trabalho.
Perfil dos líderes A Diretoria da empresa é exercida por Jamil Elias Suaiden, empresário, Administrador de empresas e ex-atleta, com vários títulos nacionais e internacionais. Com caráter empreendedor, Jamil possibilita que os demais líderes apresentem sugestões e agreguem valor à empresa, conforme suas habilidades e competências. A gerência-geral é ocupada por Andrea Brilhante, professional que reúne vasta experiência em eventos, com atuação em todas as etapas, totalizando 25 anos no exercício da função. Com formação em Administração de Empresas, com MBA em Marketing (UFRJ) e Gestão de Pessoas (FGV-BSB), ela conta ainda com especialização em Self e Business Coaching, Líder coaching e Programação Neurolinguística em Instituições renomadas, com certificações internacionais. A experiência e formação contribuíram com os treinamentos dos demais gerentes e criação de metodologias de desenvolvimento de processos. Oportunidades de crescimento estão sempre ao alcance de todos os gerentes de produção, que iniciam como produtores e coordenadores e aos poucos adquirem conhecimento de todas as etapas. Na mesma linha, com o objetivo de reforçar a qualificação, a empresa proporciona inúmeros treinamentos técnicos e comportamentais necessários à função de líder. Os demais gerentes, no caso, do departamento Administrativo-Financeiro, de Licitações e de Compras também exercem outras funções internamente antes de alcançarem as promoções. As principais competências, habilidades e atitudes desejáveis para o perfis dos líderes das áreas fins da empresa (produção e compras) são: conhecimento do mercado de eventos; atuação de pelo menos 1 ano na função; gestão de pessoas (cliente internos e externos); conhecimentos básicos de gestão de processos; organização; pontualidade; conhecimento intermediário de informática (Windows e internet); habilidade de negociação; noções de gestão do tempo; proatividade e habilidades para gerenciar riscos, mudanças e conflitos.
Perfil dos colaboradores Os colaboradores da empresa são selecionados pela Gerência Geral de Eventos e RH, em três fases: seleção de currículos, testes de conhecimento técnico e comportamental, adequados a cada cargo, e entrevista. Não há necessidade específica de nível superior, mas é desejável experiência mínima na área de eventos para o cargo de produtor. Da mesma forma, nas áreas de compras e financeiro prioriza-se normalmente os profissionais com experiência mínima na área. Para os cargos de assistente de produção e auxiliar de compras, valoriza-se a proatividade, habilidade para lidar com processos e trabalhar em equipe e facilidade de negociação. Para as funções de apoio: secretária, motorista, motoboy e copeira, verifica-se a possibilidade de adequar a experiência ao perfil exigido. Após a contratação, os colaboradores recebem um manual de competências e são integrados e acompanhados no exercício da função. As principais competências, habilidades e atitudes desejáveis para os colaboradores, variam de acordo com a função e são analisadas no processo seletivo, conforme Gestão de Cargos e Remuneração definidos pela empresa. A empresa acredita que o recurso humano é a base de transformação e crescimento de qualquer projeto, por isso os treinamentos fazem parte da estratégia da empresa e foram implantados na cultura organizacional de acordo com a aprovação do planejamento anual. Os principais assuntos abordados nesse sentido são:
Desenvolvimento da liderança – Objetivos: yy Desenvolver a capacidade de liderança, iniciando pelo autoconhecimento, utilizando técnicas de coaching; yy Aumentar a performance dos líderes e liderados; yy Conhecer ferramentas que possam otimizar os pontos fortes das equipes; yy Aprender a potencializar as habilidades e características de cada perfil comportamental; yy Integrar a equipe de gerentes, favorecendo a troca de experiências; yy Atendimento e análise de perfil individual utilizando o Coaching Assessment;
yy Gestão do tempo; yy Gestão de conflitos; yy Ampliar a percepção e condução do processo de mudança; yy Atendimento diferenciado – “não administramos recursos apenas, mas sonhos”; yy Tomada de decisões; yy Feedback; yy Liderança Situacional; yy Análises da performance das equipes; yy Inteligência Emocional; yy Redução de estresse. yy Acompanhamento pela gerência geral das metas estabelecidas.
Encontro com os colaboradores GV2 – Objetivos: yy Autoconhecimento utilizando técnicas de coaching;
yy Gestão de conflitos; yy Atendimento diferenciado – “não administramos recursos apenas, mas sonhos”;
yy Desenvolvimento e motivação das equipes;
yy Trabalho em equipe;
yy Ampliar a percepção do processo de mudança;
yy Encontro exclusivamente técnico realizado teoricamente com a presença de parceiros dos principais serviços prestados pela empresa; e a segunda parte realizada em campo;
yy Esclarecimento de dúvidas de caráter técnico e referente aos procedimentos da empresa;
yy Inteligência Emocional.
yy Buscar ferramentas e conhecimentos que permitam o alinhamento dos objetivos da empresa com os objetivos dos colaboradores;
yy Redução de estresse. yy Acompanhamento pelos gerentes das metas estabelecidas;
yy Gestão do tempo;
Com base em levantamentos internos, a GV2 Produções apresenta elevado crescimento do número de funcionários a partir de 2012, assim como, diminuição do percentual de turn over (entrada e saída de funcionários), justificado pela sistematização dos processos internos demandando mais recursos físicos, financeiros e de mão de obra capacitada;
Procedimentos
Cenários
2010
2013
Físico
11
34
Rede
10
36
Quantidade de colaboradores efetivados
63
99
36,5
14,6
Taxa de Rotatividade (%) Fonte: Administrativo (DP) e Controle de Qualidade
Além dos treinamentos realizados durante todo o ano, a empresa tem investido em reuniões periódicas e discursões de cunho técnico, com isso conseguiu equilibrar a rotatividade de funcionários que em 2013 alcançou o menor índice. A exigência do conhecimento técnico possibilitou à empresa melhor desempenho e envolvimento dos colaboradores, permitindo a manutenção dos negócios e a criação de novos departamentos, garantindo melhor entrega de resultados.
Melhor
y Maior rigor no acompanhamento e fechamento dos processos físicos e de rede;
y Melhor interpretação das atas e contratos vigentes; y Foco no atendimento ao cliente interno e externo; y Melhor acompanhamento dos colaboradores; y Melhora no relacionamento interpessoal.
Menor
y Processos finalizados em prazos menores; y Redução do número de anomalias nos processos internos;
y Diminuição do prazo para emissão de nota fiscal e envio ao cliente final; y Redução das emissões de glosas e devolução de recursos financeiros aos órgãos atendidos; y Redução dos ruídos de comunicação interna
O contrato celebrado com a consultora de recursos humanos Kettyplyn, em 2013, permitiu a GV2 Produções viabilizar projetos importantes à sustentação dos objetivos estabelecidos inicialmente, além de garantir a conservação das atividades desenvolvidas por todos os departamentos da empresa, tornando-as ainda mais coerentes, produtivas e condizentes com a realidade do mercado corporativo de eventos. As ações implantadas foram:
Consultoria Recursos Humanos Mapeamento de Competências
Avaliação de Desempenho
Cargos e Salários
Treinamento de Líderes
Treinamento de Colaboradores
Política de Recrutamento e Seleção
Resultados: yy Aumento da assertividade; yy Diminuição em 30% o custo com seleção; yy Aumento da percepção dos novos contratados. yy Aumento produtividade; yy Plano de crescimento e treinamento; yy Retenção dos talentos;
yy Aumento da eficácia do líder e seus recursos internos para superar desafios; yy Elevação da capacidade do líder de influenciar e de liderar pelo exemplo; yy Aumento dos resultados; yy Formação, desenvolvimento e liderança de equipe; yy Desenvolvimento das capacidades organizacionais de equipes;
yy Alinhamento dos objetivos da organização com desempenho de indivíduos;
yy Ajuste de comportamentos;
yy Melhorar pessoas – melhores cargos;
yy Maior envolvimento dos colaboradores com as ações internas.
yy Aumento de percepção de melhoria interna na empresa.
yy Aproximação entre os colaboradores;
Cases de Sucesso
Maratoninha Em 2015, a Maratoninha comemora 14 anos de vida. A primeira edição da prova realizada na Capital Federal, em 2002, contou com a presença de 800 crianças. Hoje, mais de 48 mil atletas-mirins participam do evento a cada ano. São mais de 400 mil crianças nesses 14 anos, que conferem à Maratoninha o título de “maior circuito de corrida infantil do país”. Produto elaborado e produzido pela GV2, o Circuito de Maratoninha percorre 23 cidades brasileiras nos estados do sudeste, sul, centro-oeste, norte e nordeste. As provas são realizadas em: Cuiabá, Campo Grande, Uberlândia, Belo Horizonte, Vitória, Paulínia, Sorocaba, Joinville, Florianópolis, Aracaju, Maceió, João Pessoa, Natal, Fortaleza, Teresina, São Luís, Brasília, Goiânia, Palmas, São José do Rio Preto, Londrina, Curitiba e Criciúma. Em cada etapa, a Maratoninha emprega diretamente 420 pessoas, além de outras 800 pessoas indiretamente, totalizando 9.660 empregos diretos e 18.400 indiretos por ano. As razões do sucesso são muitas e os objetivos estabelecidos e conquistados todos os anos englobam conceitos e propostas imprescindíveis para a formação de jovens e adolescentes, como: a democratização do esporte, a formação da cidadania, a inclusão social e a promoção da saúde. Além disso, a preocupação com o meio ambiente tem se intensificado a cada ano e motivado o cumprimento, em todas as etapas, do reaproveitamento de lixo, ratificando nosso compromisso com a responsabilidade social. Outro motivo do nosso sucesso é a igualdade com que tratamos nossas crianças. Em qualquer etapa do Circuito, as regras são as mesmas. Selecionadas por idade, os “maratoninhas” disputam três categorias: de 6 a 8 anos, 9 e 10, e 11 e 12. Nestas três categorias, todos os nossos atletas cumprem sempre um percurso de 300 metros. A quarta categoria, a especial, inclui crianças de até 12 anos de idade, em um trajeto também especial, que não ultrapassa os 100 metros. Mas o grande mérito da Maratoninha é o trabalho de inclusão social que ela faz. Noventa por cento dos participantes são crianças inseridas em projetos sociais financiados pelo Estado, pela iniciativa privada ou por pessoas físicas que dão apoio a crianças de famílias carentes ou em situação de risco. Por meio da Maratoninha, elas vislumbram a oportunidade de uma vida melhor.
Treinamento e Desenvolvimento Humano Toda empresa deve ter orgulho das pessoas que nela trabalham e se empenhar para que elas sintam satisfação no que realizam. São elas que, com seu engajamento, geram as melhores respostas, constroem resultados e garantem perenidade à organização. O conhecimento passou a ser o recurso mais importante para o sucesso profissional – certamente terá mais sucesso quem souber mais. Para que os colaboradores da GV2 Produções sejam competitivos, neste mercado repleto de transformações velozes e crises constantes, é necessário investir no conhecimento. Para que eles façam as coisas acontecerem, a GV2 Produções desenvolveu um trabalho de identificar, estimular e reter os potenciais talentos. Dessa forma, consegue patrocinar o desenvolvimento dos colaboradores, investindo em treinamentos, incentivando a educação, de forma a assegurar uma melhor produtividade – e consequentemente lucratividade – que irão permitir enfrentar novos desafios.
Investimento Investir em mão de obra é a maneira mais eficaz e o caminho mais curto e seguro para o alcance dos objetivos propostos pela GV2 Produções que depende diretamente do comprometimento de seus colaboradores, por isso é imprescindível à empresa a garantia de profissionais treinados, preparados, e principalmente, motivados para a realização das tarefas.
Programas de Valorização Além da preocupação contínua com a capacitação dos colaboradores, a empresa desenvolve ações em parceria com as equipes e com os clientes:
Bem estar corporativo, corrida pela qualidade de vida!
A prática de exercícios é capaz de previnir doenças cardiovasculares e melhorar a disposição para as atividades do dia a dia. Quando se é praticado ao ar livre o resultado pode ser ainda maior. Buscar a saúde mental e física é extremamente importante para todo profissional que busca longevidade, criar um ambiente que possíbilite ao colaborador maior desempenho cognitivo ou motor e garantir a integração das equipes é o principal objetivo do programa “Correndo Juntos”. A cada 15 dias, sempre aos finais de semana (domingo) um grupo se reúne no Parque da Cidade, às 09h, para uma caminhada de quatro km (menor trecho), em busca de melhores índices de qualidade de vida.
Objetivos:
yy Estabelecer um ambiente de integração entre os colaboradores, possibilitando a diminuição da rivalidade, desavenças, desunião; yy Proporcionar o bem estar físico e mental resultando em melhor rendimento, desempenho e comprometimento com as rotinas internas da empresa;
yy Aumento da produtividade; yy Redução de estresse; yy Melhoria da qualidade de vida.
Programa de Reconhecimento por tempo de casa
Em consideração à valiosa contribuição dos colaboradores, o Programa Tempo de Casa visa presentear os profissionais que completam aniversário por tempo de trabalho. São premiados os funcionários que completam 01, 05, 10, 15 e 20 anos de trabalho na empresa. A ideia é valorizar a dedicação dos colaboradores que durante todo esse tempo trabalharam para o desenvolvimento da empresa.
Objetivos:
yy Valorizar e reconhecer a dedicação e empenho dos colaboradores por todos os anos trabalhados, além de celebrar o relacionamento de longo prazo estabelecido entre a empresa e os colaboradores.
Biblioteca Corporativa A vida corrida muitas vezes não deixa tempo para que possamos ir a bibliotecas ou até mesmo caminhar com tranquilidade por livrarias à procura de novas leituras. Talvez por esse motivo, acabamos deixando de lado um hábito tão importante à manutenção do nosso intelecto: a prática da leitura. Com a proposta de incentivar essa prática, a GV2 Produções lançou em 2013 o Programa “Biblioteca Corporativa”, que disponibiliza livros, revistas, dvd’s dentro do ambiente corporativo, possibilitando o acesso a informações. Objetivos do programa: yy Gerar diferencial com perspectivas de aumento da autoestima e, principalmente, a integração de colaboradores; yy Despertar o interesse na leitura, consequentemente na produtividade; yy Acesso a novas culturas que poderão ser utilizadas em determinados contextos; yy Desenvolvimento do intelecto resultando em formação de pensamentos, opiniões, além de possibilitar melhoria na forma correta da escrita (educação continuada); yy Ampliação do saber técnico; yy Amenizar possíveis competitividades internas, “fofocas de corredor”, discórdia, desunião; yy Disseminar mensagens positivas.
Workshop com clientes Construção de modelos inovadores em parceria com os clientes, visando melhor entendimento das partes e transparência contratual.
Programas de responsabilidade social yy “GV2 Solidária” - Participação em ações de apoio à Creche Renascer yy (ver fotos no pen drive) yy Ação “Mãe GV2” – Considerando o percentual de mais de 80% colaboradores do sexo feminino, a empresa criou uma ação para as gestantes da empresa. Após o sexto mês, elas possuem a oportunidade de escolher um presente até um valor pré-definido. yy Reciclagem do lixo e utilização de materiais descartáveis.
Endomarketing Para disseminar informações tempestivas e de credibilidade, o departamento da gerência geral busca estabelecer diálogo franco e aberto com o corpo funcional. Sua disposição de ouvir os anseios e as expectativas dos funcionários está alinhada às premissas definidas na missão e nos valores da Empresa. Em 2013, o departamento promoveu inúmeros momentos para buscar o engajamento e a integração de todos, além de reforçar o vínculo da GV2 Produções com os seus colaboradores, em consonância com os valores instituídos pela empresa.
Dia Internacional da Mulher • 8 de Março
Representando 70% do quadro funcional da GV2 Produções, as mulheres estão à frente dos principais departamentos da instituição, ausentes apenas, na diretoria da empresa. Gerentes, coordenadoras, produtoras, assistentes, auxiliares e copeiras. Este público, principal imagem da empresa, é responsável pela grandiosa quantidade de atividades que circula diariamente nos corredores da empresa. Banner – Ação Interna
Coaching Integral Sistêmico
Em parceria com a Federação Brasileira de Coaching Integral Sistêmico – FEBRACIS – foram disponibilizadas 04 vagas aos colaboradores (gerentes) para participarem do curso, destinado às pessoas que buscam o autodesenvolvimento e o amadurecimento pessoal e profissional.
Resultado Para continuar crescendo com qualidade, os investimentos efetuados pela GV2 Produções em capital humano seguem no ritmo da evolução da empresa. É notório, no entanto, que, ao longo dos anos, as ações implantadas foram determinantes para o sucesso e o progresso da empresa frente ao mercado de eventos. Com essa visão, a empresa pretende manter atuações direcionadas à estruturação das competências profissionais individuais, visando o crescimento individual e coletivo, além de identificar e amenizar lacunas existentes entre os profissionais, empresa e mercado. Desta forma, a GV2 Produções trilha a construção de uma empresa cada vez mais sólida, com estruturas bem definidas e profissionais melhor capacitados.