E agora? Novas obrigações acessórias provocam grandes mudanças na contabilidade e exigem adaptação das empresas Complexidade é a palavra que resume bem o trabalho da contabilidade, cada dia mais cheia de novidades trazidas pelo Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), cujo objetivo de modernizar a transmissão das obrigações acessórias pelos contribuintes possibilita todos os cruzamentos feitos pela Receita Federal. Somente em 2014, surgem quatro novas obrigações que geram impacto direto no dia a dia empresarial: e-Social (Sped Folha de Pagamento), Sped Fiscal para optantes do Simples Nacional, Sped Contábil para empresas de Lucro Presumido e Escrituração Contábil Fiscal – ECF. De acordo com o diretor da Unidade de Comércio da Rui Cadete Consultores, Daniel Carvalho, ninguém fica de fora das mudanças advindas com as exigências citadas. O e-Social, por exemplo, é obrigatório para todas as empresas, independentemente de atividade, quantidade de funcionários e forma de tributação. “Qualquer informação incorreta pode provocar sérios prejuízos, pois as divergências no cruzamento de dados acarretam autuações fiscais”, alerta o gestor. Quem não cumprir com as obrigações no tempo delimitado também está sujeito a multas.
Daniel Carvalho e Karina Dias: tecnologia é grande aliada na adaptação às novas obrigações
Como, então, se preparar para tantas alterações na contabilidade? A diretora e sócia Karina Dias destaca que os pontos mais importantes a observar são o controle das informações financeiras, a parametrização do software interno, a identificação dos valores transmitidos nas empresas e a correta escrituração
contábil deles. Na Rui Cadete, além do investimento em tecnologia e capacitação de pessoal para adequação às novas demandas, os clientes foram orientados desde 2013 a partir de treinamentos gratuitos que esclarecem as obrigações e indicam as providências para a correta adaptação.
Saiba mais sobre as novas obrigações E-Social (Sped Folha de Pagamento)
Sped Fiscal para Simples Nacional
Sped Contábil para Lucro Presumido
Escrituração Fiscal Contábil
Todas as informações da folha de pagamento devem ser transmitidas em tempo real, via online, à Receita Federal (admissão, rescisão, férias, entre outras)
As empresas optantes pelo Simples Nacional, exceto os microempreendedores individuais, devem entregar a Escrituração Fiscal Digital (EFD) e têm cinco meses de adaptação, especialmente para as atualizações de software
Todos os lançamentos contábeis devem ser transmitidos via internet à Receita Federal. Isso permite a substituição do livro diário, que passa a ser digital e possibilita diversos cruzamentos de informações
Mantém contabilidade fiscal e societária de forma separada, ou seja, as empresas terão duas escriturações
ANO IX | Nº 24 | NATAL | RN | ABRIL | 2014
Gol de placa em resultados Clientes recebem balanços de 2013 e saem na frente para a tomada de decisões em 2014 Em ano de Copa do Mundo, o verde e o amarelo tomaram conta das Unidades da Rui Cadete Consultores para motivar as equipes no fechamento dos balanços de 2013. Entre um balanço e outro, a seriedade dava lugar à folia típica do país do futebol para comemorar os resultados conquistados com fotos, adereços, gols e muita torcida para que todos fossem incentivados a fazer ainda mais. O esforço coletivo proporcionou um gol de placa no cumprimento do compromisso de entregar mais uma vez os balanços ainda no início do ano. No dia 28 de fevereiro, 91,78% dos clientes já estavam com as demonstrações contábeis em mãos e puderam entrar em campo para participar de licitações, realizar financiamento bancário, renovação dos cadastros em bancos e se planejar para o ano. “A atualização das informações é cada vez mais importante, especialmente com a chegada de outras obrigações acessórias em 2014”, frisa a diretora da Unidade de Indústria, Anna Karenina Dantas, que também cita os prazos em fevereiro da Declaração do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (DIRF) e da Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias (DI-
No clima da Copa do Mundo, equipes comemoram vitória no fechamento dos balanços
MOB), cujos dados precisam ser os mesmos dos balanços para ninguém receber cartão vermelho. A gestora afirma que o fechamento do balanço foi mais ágil neste ano por causa da maior adesão dos clientes, que conscientes da importância do trabalho têm cooperado rapidamente com a resolução de pendências. Além disso, os colaboradores tiveram auxílio da
ferramenta de Auditoria Eletrônica, desenvolvida internamente para garantir a conferência de dados e o cruzamento de informações. Outra novidade em 2014 foi o envio de relatórios com informações importantes e sugestões de melhorias para alguns clientes, que têm respondido positivamente às orientações elaboradas de acordo com as demonstrações contábeis.
Desenvolvimento consciente Transmissão online de documentos facilita comunicação e reduz consumo de papel O e-Doc, nova plataforma que estreita a relação entre cliente e empresa, está implantado na Rui Cadete Consultores para a transmissão de documentos de maneira fácil e prática via internet. “O sistema é um canal de comunicação privilegiado, com agilidade e segurança no trâmite, bem como a guarda dos documentos e a garantia do registro permanente das informações”, comemora Delma Dantas, assessora de Recursos Humanos e Assuntos Estratégicos. Para a diretora Liane Cadete, o e-Doc representa mais um passo para alavancar a tendência do tratamento eletrônico dos dados, o que reforça o compromisso inovador da empresa na preservação do
02
meio ambiente diante do consumo de papel. “Fazemos a nossa parte equilibrando o desenvolvimento tecnológico com a consciência ambiental e o desenvolvimento profissional”, declara. Além dos benefícios citados, o sistema ainda promove a minimização de erros por digitação e/ ou redigitação e a eliminação de transporte de documentos e seus riscos. Os clientes da Rui Cadete Consultores já estão treinados para acessar o e-Doc e aproveitar todos os seus recursos e, em caso de dúvidas, podem entrar em contato com os colaboradores da empresa ou através do e-mail edoc@ruicadete.com.br.
NATAL | RN
Serviços para todas as empresas Capacitação e tecnologia proporcionam atendimento de qualidade para atender aos mais variados clientes Dos mais de 400 clientes atendidos pela Rui Cadete Consultores, 80% são micro, pequenas e médias empresas de diversos segmentos como prestadores de serviços, imobiliárias e estabelecimentos comerciais. De acordo com a sócia e diretora comercial Karina Dias, o atendimento eficiente a clientes de todos os tamanhos é resultado dos investimentos feitos em capacitação e tecnologia, que proporcionam vantagem competitiva. “Com o processo otimizado, oferecemos serviços acessíveis aos vários tipos de negócios, independentemente do porte da empresa”, destaca Karina, que adiciona também como pontos fortes que atraem o empresariado: a equipe altamente atualizada com as mudanças da legislação, os controles eletrônicos de acompanhamento da entrega das obrigações acessórias, e a entrega dos balancetes mensalmente aos clientes. A Rui Cadete Consultores também possui uma equipe exclusiva para atender empresas do ramo de energia e presta outros serviços especializados mais complexos, que
Equipe é preparada para esclarecer todas as dúvidas dos clientes de maneira eficaz e coerente com a legislação
requerem conhecimentos elevados e específicos. Confira alguns: - Planejamento tributário: estudos específicos da legislação tributária buscando as formas mais eficientes de recolher os tributos de modo justo. - Estruturação societária: Hol-
Folha de pagamento dos empregados domésticos Após a aprovação da PEC das Domésticas em 2013, vários empregadores buscaram meios de garantir os novos benefícios adquiridos pelos trabalhadores que atuam em casas de famílias. A complexidade das mudanças fez muitos procurarem auxílio do contador para organizar a remuneração de seus empregados, a exemplo dos novos clientes conquistados pela Rui Cadete Consultores desde junho do ano passado a fim de ter a folha de pagamento com observância a todas as exigências legais. A diretora e sócia Karina Dias explica que a folha de pagamento proporciona segurança e transparência na relação entre empregado e empregador, além de menos riscos de problemas com a justiça
ABRIL | 2014
do trabalho. “O serviço permite o controle dos pagamentos de todos os direitos dos trabalhadores domésticos, como férias, 13º salário, horas extras, recolhimento previdenciário e do FGTS, além de fornecer orientações e tirar dúvidas de ambas as partes”, cita a gestora. A partir de 2014, o empregador também terá uma nova obrigação, denominada e-Social, que deverá ser transmitida à Receita Federal mensalmente em relação a cada empregado doméstico. Portanto, se antecipe e procure a Rui Cadete Consultores para dispor de uma consultoria especializada com a finalidade de evitar os erros e as penalidades (multas) decorrentes do não envio.
ding e planejamento sucessório, que prepara os herdeiros e a empresa para o futuro. A equipe da Rui Cadete também é especializada em cisão, fusão e incorporação de empresas; - Auditorias em geral: áreas fiscal, financeira, pessoal e de declarações federais.
Você Sabia?
?
Na Rui Cadete a média de atendimento é de 3 clientes para cada colaborador, isso nos permite oferecer um atendimento personalizado e próximo aos clientes.
A Rui Cadete possui larga experiência na análise e execução da Declaração de Imposto de Renda Pessoa Física. Damos garantia de 5 anos após a transmissão. Sabia que toda empresa/negócio precisa ter sua contabilidade registrada anualmente? E que para isso é importante o empresário receber o balancete mensalmente? Por esse motivo, a Rui Cadete Consultores trabalha para que todos os clientes tenham seus balancetes em mãos até o mês seguinte.
03
Novos treinamentos em 2014 Temas relevantes são abordados durante o ano para auxiliar os clientes na gestão de suas empresas
Cronograma 2014
Treinamentos aprofundam conhecimentos dos clientes
Os treinamentos gratuitos para clientes da Rui Cadete Consultores chegam ao terceiro ano consecutivo, sempre com a abordagem de diversos assuntos de interesse das empresas nas áreas contábil, tributária, pessoal, financeira e de gestão. Somente em 2013, mais de 200 pessoas par-
ticiparam dos treinamentos promovidos mensalmente, que apresentaram temas atuais como e-Social, Acordo de Quotistas, Holding Familiar, Sped Fiscal, entre outros. O cronograma de 2014 já está pronto e promete repetir o sucesso dos anos anteriores.
Abril • ECD – Escrituração Contábil Digital - SPED Contábil (Empresas optantes do Lucro Presumido) • E-Social Maio • SPED para empresas do SIMPLES • ECF – Escrituração Contábil Fiscal (Empresas optantes do Lucro Presumido e Real) Julho • Demonstrações Contábeis Agosto • TI - Entendimento e uso dos arquivos PDF, XML, CSV, XLS e XLSX Setembro • Holding Familiar – Proteção Patrimonial e Planejamento Sucessório Outubro • Entendendo um Balancete Contábil
Declaração de Imposto de Renda: é hora de se organizar Os contribuintes com a soma dos rendimentos tributáveis de 2013 superior a R$ 25.661,70 devem ficar atentos aos prazos e alterações da declaração de Imposto de Renda da Pessoa Física 2014. A obrigação deve ser entregue até 30 de abril e tem como principal novidade a declaração pré-preenchida, disponível para quem possui o certificado digital – assinatura eletrônica para autenticar dados enviados pela internet. Em relação às deduções, também há mudanças. A concernente aos dependentes, possível apenas por meio da declaração completa, chega a até R$ 2.063,64 em 2014. Nas despesas com educação – ensino infantil, fundamental, médio, técnico e superior, o que inclui graduação e pós-graduação –, o limite individual de dedução sobe para até R$ 3.230,46.
As deduções para despesas médicas continuam sem limite máximo e englobam pagamentos a médicos, dentistas, psicólogos, fisioterapeutas, terapeutas ocupacionais, fonoaudiólogos, hospitais, além de exames laboratoriais, serviços radiológicos, aparelhos ortopédicos e próteses ortopédicas e dentárias. Com a chegada da declaração, especialistas dão dicas importantes que evitam a inclusão da declaração na malha fina. A sócia e diretora comercial da Rui Cadete Consultores, Karina Dias, afirma que a organização é a melhor maneira de evitar erros no preenchimento. “Ao longo do ano, é importante manter guardados e separados os documentos necessários para a entrega da declaração, dessa forma o contribuinte evita problemas e atrasos”, alerta.
Organize seus documentos Informe de rendimentos dos bancos; Informe de rendimentos do empregador; Recibos e notas fiscais de serviços médicos/odontológicos (e informe do plano de saúde); Recibos, notas fiscais ou boletos pagos de despesas com educação do contribuinte e dependentes; Comprovantes de contribuição previdenciária para empregados domésticos; Recibos, notas fiscais ou boletos pagos de transações patrimoniais, como a locação, compra ou venda de imóveis ou veículos Cópia da declaração do Imposto de Renda do ano anterior (para comparação e checagem de informações).
Informativo Rui Cadete é uma publicação da Rui Cadete Consultores e Auditores Associados Ltda - Tel.: (84) 3616-5500 / Fax: (84) 3616-5541 ruicadete@ruicadete.com.br - comercial@ruicadete.com.br - www.ruicadete.com.br - Presidente do Conselho de Administração: Rui Cadete - Diretora Geral: Liane Cadete Diretores Executivos: Karina Dias, Lenize Alves, Anna Karenina Dantas, Ethel Mesquita, Daniel Carvalho e Fátima Marques - Ouvidora: Maria Cele Fernandes - Editoria: Letra A Comunicação - Edição: Ângela Bezerra - Reportagem: Marina Gadelha - E-mail: letraa@letraa.com.br - Projeto Gráfico: MK Design - Diagramação: Firenzze- Making Apps - Fotos: Luciano Azevedo
04
@RuiCadete_
facebook.com/ruicadetecaa
instagram.com/ruicadetecaa
youtube.com/ruicadetevideos