Manual Formularios Google Docs

Crear formularios con Google Docs Ya hemos aprendido a compartir documentos con Google Docs. Hoy vamos a ver cómo con esta herramienta además podemos crear útiles formularios para -por ejemploevaluar la calidad de un servicio o recabar las opiniones de las voluntarias y los voluntarios sobre una actividad. ¡Empezamos!

Para crear un formulario, debes empezar creando una hoja de cálculo. Pulsa en el desplegable “Nuevo” y elige esa opción.

Se abrirá una nueva ventana con un documento en blanco. Pone “Hoja de cálculo sin guardar”. Pulsa ahí para ponerle un título.

Se abrirá una pequeña ventana. Escribe ahí el título del formulario y pulsa en “Aceptar”.

Ahora fíjate en las pestañas de la parte de la derecha. Elige “Compartir”.

Encontrarás tres opciones. Elige “para rellenar un formulario” y pulsa en el botón “Empieza a editar el formulario”.

Se abrirá otra ventana. En el primer campo puedes volver a modificar el título del formulario. En el siguiente campo escribe una descripción de los objetivos de ese formulario.

A continuación puedes empezar a desarrollar las preguntas que compongan el formulario. Escribe el título de la pregunta. En “texto de ayuda” puedes escribir una explicación sobre la pregunta. Aparecerá debajo de ella.

Luego en el desplegable “tipo de pregunta” puedes elegir entre varias formas de responder. La forma “texto” permitirá que quien rellene el formulario lo haga en una pequeña línea.

El tipo de pregunta “texto de párrafo” deja que quien responda lo haga más extensamente, en un campo de texto más largo.

El tipo de pregunta “tipo test” te permitirá crear varias opciones de respuesta, entre las que -quien rellene el formulario- deberá escoger. Sólo podrá escoger una de ellas.

El tipo de pregunta “Casillas de verificación” permite a quien rellene el formulario escoger entre las opciones que tú dispongas.

Por último, el tipo de pregunta creará un formulario de opciones.

Que más tarde se visualizará de formal similar al de esta imagen.

Confecciona el formulario con tantas preguntas como veas necesario. Pulsa en “Después, elige destinarios” si has acabado y quiere difundir el formulario. Si aún no quieres hacerlo, pulsa en “Guardar”.

¡Bien! En la ventana de difusión puedes elegir varias cosas. Por un lado, puedes enviar un mensaje con el formulario a varias persona. Escribe en el primer campo las direcciones separadas por una coma y un espacio y pulsa en “Invitar a gente” para que les llegue.

Fíjate en la opción “Ir al formulario en directo”. Si pulsas ahí accederás a una web que se ha creado para ese formulario. Copia la dirección web. Puedes utilizarla para difundir el formulario desde tu web o blog a modo de enlace.

A la derecha puedes ver una previsualización del mensaje que recibirán.

En la parte inferior izquierda de esta ventana puedes estudiar más opciones. Si escoges “Permitir que los usuarios vean las respuestas”, cada vez que alguien acceda a la web del formulario, en la parte inferior se visualizarán las respuestas que anteriormente se hayan recogido.

Puedes elegir que -por ejemplo- personalizar el mensaje de confirmación que aparecerá cuando se haya rellenado cada formulario.

Éste es el aspecto final del formulario de prueba que hemos realizado para este tutorial.

Si alguien lo completa y pulsa en “Enviar”, ve este mensaje. Hemos personalizado el mensaje de confirmación, tal y como explicamos anteriormente.

Si regresas a la hoja de cálculo, comprobarás que automáticamente ésta está actualizándose y en ella aparecen los envíos de la gente que rellena el formulario.

Si has escogido la opción para que toda persona que acceda al formulario vea las respuestas anteriores, éstas aparecerán bajo el formulario, tal y como ves en esta imagen.

En la hoja de cálculo debes tener presentes dos opciones importantes: ”Ir al formulari en directo” te permitirá visualizar el aspecto del formulario y “Editar o volvr a enviar formulario” te permitirá modificar el documento de nuevo una vez creado.

Esta herramienta puede ser realmente útil para realizar una escucha activa de la gente relacionada con nuestra entidad: voluntariado, gente empleada, usuarias y usuarios, familiares, vecindario, etc.

Para que tenga éxito el formulario, sé amable y no los hagas demasiado largos: pide los datos necesarios para saber lo que necesitas saber. Además, hay que cuidar los datos que se proporcionen, siguiendo las pautas de la Ley de Protección de Datos.