Preencha a sua planilha de acompanhamento dos Núcleos de Criação
Vitória 2011
TUTORIAL: montagem e atualização da Planilha de Acompanhamento dos Núcleos de Criação
A Planilha de Acompanhamento é uma ferramenta de gestão colaborativa que o Programa Rede Cultura Jovem (PRCJ) desenvolveu para otimizar o desenvolvimento dos Núcleos de Criação contemplados pelos Editais Rede Cultura Jovem (2011). Esse instrumento possibilita acompanhar o planejamento e a execução do seu projeto por meio do compartilhamento de dados e teve como referência as tecnologias colaborativas do Circuito Fora do Eixo. A partir da planilha pode-se acompanhar os indicadores e extrair diagnósticos do processo de produção ao longo da execução das propostas. O preenchimento da Planilha de Acompanhamento é simples. O documento possui seis abas para inserção de informações sobre as fases de desenvolvimento da sua proposta. É muito importante que, desde a primeira etapa do seu projeto, você preencha a Planilha com dados. Para utilizar essa ferramenta de acompanhamento, basta seguir as seguintes orientações:
Índice Apresentação Passo a passo 1 - Compartilhamento 2 - Preenchendo a sua planilha 2.1 - Dados Intitucionais 2.2 - Cronograma de atividades 2.3 - Linkeria 2.4 - Conexões 2.5 - Agenda integrada 2.6 - Aplicação de Recurso 3 - Publicação Atendimento
Passo a Passo. Para abrir a sua Planilha de acompanhamento é só clicar no link que foi enviado para o seu email. Ao abrir o documento, você perceberá que ele possui o nome do seu Núcleo de Criação.
1 - Compartilhamento No canto superior direito de sua planilha existe uma aba para o compartilhamento do documento:
Na opção “Configuração de Compartilhamento”, você pode compartilhar sua planilha com outras pessoas que fazem parte do projeto. Dessa forma, todos podem colaborar com a gestão do Núcleo de Criação. Adicione o e-mail dos integrantes do Núcleo de Criação que têm interesse em ter acesso à Planilha de Acompanhamento.
Ao inserir o endereço de e-mail de outros integrantes de Núcleo, você tem a opção de selecionar a opçãopode definir o acompanhamento para cada pessoa: se ela poderá intervir e modificar a Planilha (“poder editar”) ou apenas acessar os dados sem modificá-los (“visualizar”). Escolha a opção de acordo com a finalidade com que pessoa vai utilizar a Planilha de Acompanhamento.
2 - Preenchendo sua Planilha de Acompanhamento do Núcleo de Criação Agora podemos começar a preencher a Planilha efetivamente. Faça o preenchimento desde já! Abra e acompanhe. Sua Planilha é composta pelas seguintes abas: 2.1 - Dados institucionais: informações e dados gerais sobre o Núcleo de Criação e o projeto que vai ser desenvolvido.
# Ano: ano de execução do projeto; # Mês de atualização: último mês que a planilha foi atualizada; # Nome do Núcleo de Criação; # Responsável pelo Núcleo: nome do representante que responde pelo projeto; # Nome do Grupo ou Coletivo (em alguns casos o nome do grupo ou coletivo é o mesmo nome do Núcleo); # Nome do projeto: nome do projeto aprovado no Edital Rede Cultura Jovem 2011;
# Nº de integrantes dos Núcleos: quantidade de integrantes que fazem parte do projeto aprovado
2.2 - Cronograma de Atividades: é a detalhamento cronológico das atividades que serão realizada pelo Núcleo de Criação.. Na Planilha você deverá descrever detalhadamente as etapas de execução do projeto, indicando data de execução e o responsável por cada atividade. Lembre-se que atividades não previstas no projeto selecionado poderão ocorrer. Caso isso aconteça, o PRCJ deverá ser informado formalmente com uma justificativa a fim de que tais alterações sejam autorizadase anexadasao projeto inicial.
# Legenda: para melhor visualização do andamento das ações, vamos utilizar legenda para identificar o status de cada ação do cronograma. As linhas recebem a cor amarela para indicar atividades concluídas, a cor vermelha para as atividades canceladas e permanecem em branco as ações estão em andamento; # Descrição da atividade: é ação que deve ser cumprida para que o projeto seja realizado; # Responsável pela execução: nome do integrante do Núcleo que executou a atividade. # Mês de Execução: mês no qual a atividade deve acontecer; # Data de Conclusão: dia em que a atividade foi concluída;
# Quantidade de horas investidas: tempo/horas que o integrante do Núcleo levou para realizar a atividade; 2.3 - Linkeria: esta aba reunirá todos os links relacionados ao desenvolvimento do Núcleo de Criação. Por exemplo: as postagens no Blog dos Núcleos de Criação, links para matérias em jornais, postagens em sites sobre o projeto, endereço do perfil dos integrantes no Portal Yah! etc.
# Conteúdo postado (título): indique o assunto ao o link informado na Planilha se refere; # Data da postagem: a data em que o link foi postado na planilha; # Link: o endereço eletrônico do conteúdo mencionado;
2.4 - Conexões: esse é o espaço para informar as suas parcerias na Rede. Nessa aba, você deverá detalhar as ações e os produtos que estão sendo desenvolvidas a partir do estabelecimento de conexões. As conexões podem surgir por meio de convites de outros Núcleos, Bolsistas e ou Agentes Cultura Jovem para participar de diversas atividades. Da mesma forma, o seu Núcleo também poderá propor ações integradas a outros participantes da Rede.
# Legenda: nesta aba também vamos utilizar a legenda para indicar as conexões que foram efetivadas, as que não aconteceram e as que estão em andamento; # Parceiro – Nome do Núcleo / Bolsita/ Instituição: nome da iniciativa que irá desenvolver ou já desenvolveu a atividade em parceria com o seu Núcleo de Criação. # Conexão Desenvolvida: de forma sucinta, informe que atividade foi ou vai ser desenvolvida a partir da parceria; # Data de execução da Conexão: data ou período em que a atividade conjunta foi ou será realizada; # Observações: espaço destinado para comentários e observações do Núcleo sobre as parcerias. Caso a conexão não tenha se concretizado, além de receber a cor vermelha, a coluna observações deve ser utilizada para justificar o cancelamento da atividade;
2.5 - Agenda Integrada: esta é a agenda do Núcleo de Criação. Aqui serão inseridos, pelo Núcleo ou pelo PRCJ, os eventos, oficinas, encontros, reuniões, visitas etc. Com a agenda todos podem visualizar a movimentação e as atividades previstas pelo do Núcleo.
# Data: agendar o dia. # Atividade: registrar reuniões, oficinas, encontros, abertura de exposições, lançamentos, ensaios, reuniões, visitas etc que envolvam o Núcleo diretamente; # Local: onde vai acontecer a atividade; # Hora: horário em que acontecerá a atividade; # Motivo: descrição da finalidade da atividade;
2.6 - Aplicação de Recurso: gerenciamento da aquisição de produtos e serviços do Núcleo de Criação.
# Item: descrição dos serviços contratados e/ou materiais adquiridos; # Valor Unitário: valor da unidade; # Quantidade: quantas unidades serão adquiridas; # Valor total: valor total da aquisição;
3 - Publicação É importante que você não se esqueça de publicar a planilha no blog dos Núcleos de Criação. Para fazer isso, basta copiar o link, ou seja, copiar o endereço da página da Planilha e colocar no espaço de postagem da página do Núcleo;
Atendimento Para entrar em contato ou tirar dúvidas, mande e-mail para: nucleos@redeculturajovem.com.br ou nucleos.prcj@gmail.com. Telefone: 27-3026-2507/ 3026-4507 Kênia Lyra – Coordenadora dos Núcleos de Criação.