PROTOCOLO APOYO A VIAJES DE MIEMBROS EN REPRESENTACIÓN DE REDLAD (10/08/2015 – V3) Como plataforma de trabajo en pro del fortalecimiento del sistema democrático, la defensa de los derechos humanos, la promoción del desarrollo sostenible y la cohesión social de los habitantes de los países a nivel regional, la Red Latinoamericana y del Caribe por la Democracia realiza múltiples actividades de incidencia en escenarios de discusión internacional. Por lo tanto, Redlad se alimenta y enriquece con la diversidad de sus miembros, y promueve la participación de ellas y ellos en estos escenarios. La experiencia acumulada desde el 2007 nos ha indicado que es con la participación activa de nuestr@s miembros que podemos lograr importantes efectos en la defensa de las instituciones democráticas, de los y las activistas de la región, y en las decisiones adoptadas por diversas entidades internacionales y públicas en diferentes países para lograr nuestros propósitos. Pero, también nos ha señalado la necesidad de establecer reglas de juego clara aplicables para todas las personas, miembros de la Red, que quieran participar en eventos internacionales en representación de RedLad apoyando el trabajo del Secretariado y facilitando la visibilidad de la organización. Por eso, hemos construido este documento que sirve de guía para la aplicación a la posibilidad de apoyo monetario y técnico que brinda la Red en dichas participaciones, así como para el reporte posterior de ellas, indispensable para evaluar nuestro impacto, realizar acciones de comunicación y seguimiento posteriores, y para mantener la memoria viva y dejar que miembros presentes y futuros aprendan de las experiencias que se van acumulando. Es necesario mencionar que Redlad cuenta con recursos limitados que pueda destinar a este tipo de apoyos, por lo tanto, se dará prioridad a los/las miembros más activos y que mayor aporten a la comunidad de Redlad. 1) Contenido en un proyecto: Es necesario que la actividad este contenida en alguno de los proyectos en curso de la organización y que existan partidas específicas para estos viajes o cuenten con la aprobación previa del donante. Una vez hecha la solicitud, o a iniciativa del Secretariado, se revisará la disponibilidad presupuestaria y el ajuste de la actividad a los proyectos y presupuestos. 2) Documento Previo. Teniendo en cuenta el programa de cada evento o actividad, la persona que desea viajar para participar a un evento o actividad específica deberá entregar con el formulario de solicitud de apoyo a viajes un documento corto que incluya: a. Un breve resumen de la importancia del evento y los antecedentes de la participación de la Red en el mismo (si se trata de un evento periódico) b. El objetivo de la participación en dicho evento o actividad, qué logra con dicha participación y el valor agregado que el/la miembro puede brindar en el evento o actividad. c. El valor agregado para Redlad de la participación en el evento o actividad.
d. Si necesario, recomendaciones sobre la postura que debería tomar la Red en el evento. e. Un recuento de las acciones recientes que ha realizado el/la aplicante como miembro de la Red: participación en actividades, inicio de discusiones o debates, envío de información, diligenciamiento de encuestas o consultas, son algunos de los ejemplos. Este documento deberá ser revisado y comentado por al menos dos personas del grupo coordinador y secretariado. Para efectos de revisión, el documento deberá ser presentado con por lo menos 15 días hábiles antes del viaje. 3) Imagen de la Redlad. En los eventos, de ser posible, el registro del participante se haga a nombre de la Red. Con excepción de aquellos casos en que pueda reflejar algún peligro para el/la aplicante, en las intervenciones públicas se deberá mencione la Red, incluyendo una breve descripción de su trabajo. Es muy importante, además, que de ser posible se visibilice el logo de la red, según lineamientos del manual de estilo que hace parte de este protocolo. Para el caso de declaraciones o de posiciones específicas a nombre de la Redlad se debe contar con autorización previa del Secretariado. 4) Declaraciones públicas ante medios de comunicación: En actividades en las que el/la aplicante viaje como representante oficial de Redlad, si se presenta posibilidad de hacer declaraciones ante medios de comunicación deben concordar con la postura oficial que se ha presentado en el documento preparatorio, y deberán presentarse visibilizando el nombre y trabajo de la Red. De lo contrario, debe aclararse que las posturas son personales o institucionales (según el tipo de membresía que se tenga). En caso que viaje más de un miembro de la Red, se deberá acordar cuál de los miembros servirá de vocero principal. Es fundamental que, al menos una vez cada día de participación, se envíen un par de frases que pueda enviar la Red en sus redes sociales, anunciando y reportando sobre la participación en el evento o actividad. De utilizar activamente las redes, es indispensable que se mencione siempre a la Red. 5) Informe posterior. Al menos diez (10) días calendario después del evento o actividad, la persona que ha viajado en representación de la Red deberá presentar un documento corto de informe de su participación en el evento o actividad. En caso que varias personas viajen al mismo evento, la Dirección Ejecutiva enviará un documento base sobre el cual construir el reporte conjunto. El documento deberá incluir: a. Resumen general de la actividad o evento b. Descripción de la participación realizada. c. Resumen detallado de las acciones realizadas para el alcance del objetivo del viaje, incluyendo un análisis sobre los principales logros alcanzados. d. Descripción de la visibilidad lograda por la Red en el evento o actividad e. Recomendaciones a tener en cuenta, incluyendo contactos realizados a los que se deba hacer seguimiento, posibles nuevos miembros identificados, y posible articulación necesaria para alianzas o financiamientos. f. Fotos, artículos de prensa y otras fuentes de verificación. g. Posibles estrategias de seguimiento.
6) Aspectos logísticos y financieros. Los siguientes son compromisos que adquiere la persona o personas que van a viajar en representación de la Redlad. a. Las solicitudes de apoyo deberán ser enviadas con al menos dos meses de anticipación. b. La persona encargada de la coordinación logística del viaje coordinará con la persona que viaja los itinerarios más adecuados. Si la persona que viaja requiere cambios en sus tiquetes, sin causa justificada y avalada por el Secretariado, los gastos que esto genere deberán ser asumidos en su totalidad por dicha persona. Si la persona cancela el viaje, sin causa justificada y avalada por el Secretariado, deberá reembolsar la totalidad del tiquete emitido. Cada caso será analizado de forma individual por el Secretariado y al menos un miembro del equipo coordinador. c. Para efectos de legalización de gastos ante los donantes y financiadores, con el informe del viaje se deberá enviar escaneado el/los Boarding Pass o tiquete electrónico, así como los recibos de otros gastos que son pagados directamente por el Secretariado de la Red, de forma electrónica. No se pagaran ningún gasto de bebidas alcohólicas, llamadas telefónicas, propinas, lavandería u otros consumos personales. d. El Secretariado podrá ofrecer pagar solamente parcialmente los tiquetes, o solamente alguna parte de los gastos del viaje. Si eso es el caso el participante deberá conseguir la diferencia. En todo caso se deben procurar alianzas posibles para la eficiencia en el uso de los recursos de Redlad. e. Si se requiere reembolso de gastos, es necesario:
Enviar una relación de gastos (utilizando el formato proporcionado para dicho propósito) Adjuntar documentos escaneados de facturas o recibos que soporten los gastos reportados Identificar los datos de una cuenta (preferiblemente si es en Estados Unidos) para el reembolso Identificar los gastos que son financiados por Redlad y los que no lo son y la fuente de los demás financiamientos.
Sin estos requisitos, ningún reembolso será realizado. En todo caso, es necesario conservar los originales y guardarlos para ser entregados a la persona que se encuentre en el cargo de la Dirección Ejecutiva, o asistencia de Dirección. Si no es posible entregar los documentos originales dos meses después del evento, deberán ser enviados por correo a la dirección indicada por la persona que se encuentre en el cargo de la Asistencia de Dirección.