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6 Kriterien für die perfekte Tagungslokalität
Für die erfolgreiche Durchführung von Seminaren, Tagungen und Konferenzen muss die Tagungslokalität über das passende Raumangebot, die richtige Ausstattung und natürlich über den entsprechenden Komfort verfügen. Sechs Kriterien, auf die man bei der Auswahl der perfekten Tagungslokalität unbedingt achten sollte.
Kriterium 1: Die Lage
In der Stadt – oder doch lieber auf dem Land? Die geografische Lage einer Tagungslokalität ist ein ganz grundsätzlicher Punkt, mit dem man sich schon zu Beginn der Planung eines Anlasses befassen sollte. Die Stadt bietet den Vorteil der zentralen Lage – in der Regel mit guter Anbindung an den öffentlichen Verkehr. Das erleichtert die Anreise für die Teilnehmenden massgeblich. Ein Nachteil kann der Lärm sein. Ist die Lokalität gleichzeitig zentral und ruhig gelegen, ist das natürlich perfekt. Das lässt sich relativ einfach überprüfen: Öffnen Sie bei Ihrem Augenschein vor Ort ein Fenster. Bietet der Innenraum dann noch genügend Ruhe für ein konzentriertes Arbeiten? Dann passt das.
Entscheiden Sie sich für eine Lokalität auf dem Land oder in den Bergen, stellt sich die Frage nach der Lärmbelastung kaum. Auf der anderen Seite kommt der Faktor Erreichbarkeit ins Spiel. Tagungslokalitäten auf dem Land, speziell in den Bergen haben die Eigenheit, mitunter zumindest leicht abseits des öffentlichen Verkehrs zu liegen. Da ist die Erreichbarkeit abzuklären. Ist die Lokalität mit dem öffentlichen Verkehr erreichbar? Und wenn nicht: Besteht ein Shuttleservice oder kann der organisiert werden? Und für den Privatverkehr: Bestehen ausreichend Parkmöglichkeiten vor Ort oder in der Nähe – ebenfalls mit einem Shuttleservice kombiniert? Der Anreise der Seminarteilnehmer ist entsprechend Aufmerksamkeit zu schenken – inklusive einer einfachen Anfahrtsbeschreibung.
Kriterium 2: Die Tagungsräume
Der zweite wichtige Punkt auf der Suche nach der perfekten Tagungslokalität ist das Angebot an Seminarräumen. Dabei gilt es zuerst, sich über die Teilnehmerzahl im Klaren zu werden. Wichtig dabei: Gehen Sie nicht von einer durchschnittlichen Teilnehmerzahl aus, sondern von der höchstmöglichen. Zu kleine Seminarräume sind im Sinne des Lernerfolges schlicht und einfach kontraproduktiv. Wichtig ist allenfalls auch, ob neben dem Plenarraum zusätzlich separate Räume für Gruppenarbeiten oder Workshops zur Verfügung stehen. Räume, die sich flexibel abtrennen und bei Bedarf wieder öffnen lassen, sind dabei natürlich eine elegante Lösung. Die Flexibilität bezüglich des Raumangebots schafft die Voraussetzung für eine optimale Lernatmosphäre.
Die Tagungsräume selber sollten über eine zeitgemässe technische Infrastruktur verfügen. Erstellen Sie diesbezüglich eine Liste Ihrer Anforderungen und gleichen Sie diese mit dem Anbieter ab. Es gibt Anlässe, bei denen Toptechnologien nicht so wichtig sind wie eine einfache Flipchart – und umgekehrt. Lassen Sie sich von technischem Schnickschnack nicht blenden und konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche, das Vorhandensein und Funktionieren der für Ihren Anlass wirklich wichtigen Technik.
Letztlich gilt es auch noch zu überprüfen, ob in den Tagungsräumen passendes und vor allem auch bequemes Lern- und Konferenzmobiliar vorhanden ist. Wer unbequem sitzt, wird in seiner Konzentrationsfähigkeit mitunter massgeblich gestört. Ein kurzer Blick sollte auch noch prüfen, ob bei Bedarf auch die Möglichkeit der Raumverdunkelung gegeben ist – wobei das in aller Regel eine Selbstverständlichkeit ist.
Die Flexibilität bezüglich des Raumangebots schafft die Voraussetzung für eine optimale Lernatmosphäre.
Am Rande erwähnt, aber alles andere als unwichtig: Werfen Sie auch einen Blick auf den Bereich, in dem Pausen verbracht werden können. Ein angeschlossener Zugang ins Freie wäre dabei natürlich perfekt, weil frische Luft zwischendurch die Konzentrationsfähigkeit der Teilnehmenden fördert. Zu beachten gilt es auch, ob die Teilnehmenden dabei unter sich bleiben, oder eine Durchmischung mit allfällig anderen Gästen der Tagungslokalität stattfindet. Beides kann dienlich, beides kann hinderlich sein.
Kriterium 3: Die Zimmer
Je nach Anlass muss den Teilnehmenden auch die Möglichkeit zur Übernachtung angeboten werden. Dabei gilt es, den Zimmerbedarf frühzeitig abzuklären. Nichts ist schlimmer, als fehlende Zimmer! Dabei ist es gegebenenfalls wichtig, den Teilnehmenden, die bei Ihrer Anmeldung auf ein Zimmer verzichten, deutlich zu bestätigen, dass sie sich allenfalls nicht kurzfristig umentscheiden können. Natürlich entfällt diese Bestätigung, wenn die Lokalität notfalls über genügend freie Zimmer verfügt. Ebenso wichtig ist es, im Sinn der nicht übernachtenden Teilnehmer das Ende der Veranstaltung so festzusetzen, dass ihre Abreise mit öffentlichem Verkehr sichergestellt ist – allenfalls inklusive Shuttleservice.
Mit der Anzahl der gewünschten Zimmer geht es nun darum, diese zu reservieren. Das kann im Idealfall in der Tagungslokalität selber sein, aber auch externe Zimmer sind bei guter Erreichbarkeit denkbar. Die Zimmerausstattung sollte primär über bequeme Betten verfügen. Je nachdem kann es aber auch wichtig sein, dass sie über einen Internetanschluss und zumindest über einen kleinen Schreibtisch verfügen, damit auch auf den Zimmern gearbeitet werden kann. Insgesamt sollten die Zimmer einen freundlichen Eindruck machen, damit sich die Gäste auch hier so richtig wohlfühlen.
Kriterium 4: Die Verpflegung
Nicht nur die Liebe, auch die gute Laune geht durch den Magen! Messen Sie also der Verpflegung durchaus Bedeutung zu. Dabei geht es tagsüber nicht um ein opulentes Mahl. Vor allem nicht in den Pausen eines Anlasses. Da sollten leichte Speisen angeboten werden, damit die Fortsetzung der Tagung nicht unnötig
In den Pausen sollte die Verpflegung leicht sein, um die Fortsetzung der Tagung nicht unnötig zu belasten.
belastet wird. Aber das weiss man in professionell geführten Küchen und Catering-Services. Deshalb: Schauen Sie bei der Evaluation einer Tagungslokalität genau hin, wer für die Verpflegung sorgt. Im gestandenen Seminarhotel ist das wohl kaum ein Problem. Wenn aber ein externer Catering-Service beigezogen wird, lohnt sich ein zweiter Blick, um mitunter die gewünschten Akzente setzen zu können. Dabei kann im Zweifelsfall ein Probeessen durchaus Sinn machen.
Vergessen Sie nicht: Beim Essen lässt sich erfahrungsgemäss viel einsparen, weil eine gute Verpflegung während einer Tagung nicht unbedingt die kulinarischen Highlights eines Sterne-Restaurants bieten muss – was aber natürlich immer vom Anlass abhängig ist.
Am Abend darf es dann etwas opulenter sein. Dabei kann der urchige Fondue- oder Raclette-Plausch bei ausländischen Gästen durchaus punkten. Umgekehrt kann bei einheimischen Gästen eine fremdländisches Motto für Begeisterung sorgen. Wichtig dabei ist so oder so: Das Timing muss stimmen! Zur vereinbarten Zeit sollten Essen und Getränke bereitstehen. Ansonsten funktioniert das nicht mit der guten Laune. Sorgen Sie mit klar definierten und vereinbarten Zeiten dafür.
Kriterium 5: Das Rahmenprogramm
Nach einer intensiven Weiterbildungs-Sitzung gilt es, den Kopf durchzulüften, sich zu entspannen und abzulenken, um wieder frische Energie zu tanken. Dabei kann ein geeignetes Rahmenprogramm ideale Dienste leisten. Welche Möglichkeiten bietet das Umfeld der Tagungslokalität? Ein Wellnessangebot ist schon mal gut. Ein Ausflug zu einer Sehenswürdigkeit in der Region auch. So attraktiv ein individuelles Entspannungsangebot sein kann, so wertvoll kann es auch sein, das Gruppengefühl mit einer gemeinsamen Unternehmung zu stärken. Stichwort Teambuilding.
Von der Sightseeing-Tour bis zum Besuch eines nahegelegenen Handwerkbetriebs oder eines Naturreservats – vieles ist möglich. Wichtig ist dabei, dass möglichst alle Tagungsteilnehmenden uneingeschränkt dabei sein können – und wollen. So kann beispielsweise der Besuch eines Klettergartens für die Sportlichen durchaus spannend sein, für andere aber mehr eine belastende Herausforderung, der man aus dem Weg gehen möchte. Und das gilt es zu vermeiden. Dazu braucht es bei der Organisation etwas Fingerspitzengefühl und das Gespür für die ganze Gruppe der Tagungsteilnehmenden. Bei der Wahl eines geeigneten Rahmenprogramms, bei dessen Organisation und Durchführung kann das kompetente Fachpersonal einer Tagungslokalität mit seiner Erfahrung wertvolle Hilfe bieten – auch das ein wichtiges Kriterium.
Kriterium 6: Der Preis
Man kann es drehen und wenden wie man will: Am Preis führt keine Entscheidung vorbei. Dabei fährt in den meisten Fällen günstiger, wer eine Pauschale pro Teilnehmerin und Teilnehmer vereinbart. Die Pauschale eines renommierten Tagungshotels kann mitunter erschrecken, aber auf der anderen Seite kann sich die mietgünstige Alphütte als Kostenfresser entpuppen, wenn man die dabei notwendigen externen Zulieferkosten einbezieht.
Entsprechend gilt es, sorgfältig abzuwägen, in Pauschalen das Kleingedruckte nicht zu übersehen und auch bei mietgünstigen Anbietern allfällige Zusatzkosten – vom Materialbedarf bis zum Catering – seriös einzuberechnen. Dabei macht es Sinn, zwei, besser drei Angebote von potenziell geeigneten Tagungslokalitäten einzuholen, punktgenau zu vergleichen und dann mit den gewonnenen Argumenten den offerierten Preis zu verhandeln.
