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Top100 | Tagungslokalitäten
6 Kriterien für die perfekte Tagungslokalität Für die erfolgreiche Durchführung von Seminaren, Tagungen und Konferenzen muss die Tagungslokalität über das passende Raumangebot, die richtige Ausstattung und natürlich über den entsprechenden Komfort verfügen. Sechs Kriterien, auf die man bei der Auswahl der perfekten Tagungslokalität unbedingt achten sollte.
Kriterium 1: Die Lage In der Stadt – oder doch lieber auf dem Land? Die geografische Lage einer Tagungslokalität ist ein ganz grundsätzlicher Punkt, mit dem man sich schon zu Beginn der Planung eines Anlasses befassen sollte. Die Stadt bietet den Vorteil der zentralen Lage – in der Regel mit guter Anbindung an den öffentlichen Verkehr. Das erleichtert die Anreise für die Teilnehmenden massgeblich. Ein Nachteil kann der Lärm sein. Ist die Lokalität gleichzeitig zentral und ruhig gelegen, ist das natürlich perfekt. Das lässt sich relativ einfach überprüfen: Öffnen Sie bei Ihrem Augenschein vor Ort ein Fenster. Bietet der Innenraum dann noch genügend Ruhe für ein konzentriertes Arbeiten? Dann passt das. Entscheiden Sie sich für eine Lokalität auf dem Land oder in den Bergen, stellt sich die Frage nach der Lärmbelastung kaum. Auf der anderen Seite kommt der Faktor Erreichbarkeit ins Spiel. Tagungslokalitäten auf dem Land, speziell in den Bergen haben die Eigenheit, mitunter zumindest leicht abseits des öffentlichen Verkehrs zu liegen. Da ist die Erreichbarkeit abzuklären. Ist die Lokalität mit dem öffentlichen Verkehr erreichbar? Und wenn nicht: Besteht ein Shuttleservice oder kann der organisiert werden? Und für den Privatverkehr: Bestehen ausreichend Parkmöglichkeiten vor Ort oder in der Nähe – ebenfalls mit einem Shuttleservice kombiniert? Der Anreise der Seminarteilnehmer ist entsprechend Aufmerksamkeit zu schenken – inklusive einer einfachen Anfahrtsbeschreibung.
Kriterium 2: Die Tagungsräume Der zweite wichtige Punkt auf der Suche nach der perfekten Tagungslokalität ist das Angebot an Seminarräumen. Dabei gilt es zuerst, sich über die Teilnehmerzahl im Klaren zu werden.
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Wichtig dabei: Gehen Sie nicht von einer durchschnittlichen Teilnehmerzahl aus, sondern von der höchstmöglichen. Zu kleine Seminarräume sind im Sinne des Lernerfolges schlicht und einfach kontraproduktiv. Wichtig ist allenfalls auch, ob neben dem Plenarraum zusätzlich separate Räume für Gruppenarbeiten oder Workshops zur Verfügung stehen. Räume, die sich flexibel abtrennen und bei Bedarf wieder öffnen lassen, sind dabei natürlich eine elegante Lösung. Die Flexibilität bezüglich des Raumangebots schafft die Voraussetzung für eine optimale Lernatmosphäre. Die Tagungsräume selber sollten über eine zeitgemässe technische Infrastruktur verfügen. Erstellen Sie diesbezüglich eine Liste Ihrer Anforderungen und gleichen Sie diese mit dem Anbieter ab. Es gibt Anlässe, bei denen Toptechnologien nicht so wichtig sind wie eine einfache Flipchart – und umgekehrt. Lassen Sie sich von technischem Schnickschnack nicht blenden und konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche, das Vorhandensein und Funktionieren der für Ihren Anlass wirklich wichtigen Technik. Letztlich gilt es auch noch zu überprüfen, ob in den Tagungsräumen passendes und vor allem auch bequemes Lern- und Konferenzmobiliar vorhanden ist. Wer unbequem sitzt, wird in seiner Konzentrationsfähigkeit mitunter massgeblich gestört. Ein kurzer Blick sollte auch noch prüfen, ob bei Bedarf auch die Möglichkeit der Raumverdunkelung gegeben ist – wobei das in aller Regel eine Selbstverständlichkeit ist. Am Rande erwähnt, aber alles andere als unwichtig: Werfen Sie auch einen Blick auf den Bereich, in dem Pausen verbracht werden können. Ein angeschlossener Zugang ins Freie wäre dabei natürlich perfekt, weil frische Luft zwischendurch die Konzentrationsfähigkeit der Teilnehmenden fördert. Zu beachten gilt
2021
