Bussines intelligence

INCLUYE VERSIÓN DIGITAL

GRATIS GRATIS

Destinado a usuarios que deseen crear aplicaciones profesionales con Microsoft Access enfocadas a la estrategia denominada Inteligencia de Negocios. Esta metodología consiste en tomar datos de cualquier sistema, para mediante el procedimiento denominado ETL (Extracción, Transformación y Carga de datos), crear un Data Warehouse _un repositorio inteligente_.

De este modo, con la información ordenada, mediante consultas y reportes, poder obtener conocimiento aplicable a la gestión, a la administración y al control de su empresa.

VERSIÓN DIGITAL

BUSINESS INTELLIGENCE

La inteligencia de negocios reúne y transforma los datos tanto de los sistemas transaccionales como los de la información interna y externa en información estructurada.

Business Intelligence, Data Mining y Big Data: análisis de sus conceptos y profundización en su teoría.

Tablas: definición, campos, propiedades, restricciones y vínculos entre ellas.

Soluciones específicas a problemas habituales: implementación y operación del sistema.

Sistema Cliente-Servidor: vinculación con otros sistemas de bases de datos (Tango, Bejerman), ejemplos y características de desarrollos profesionales para pymes.

Formularios e informes: personalización en la presentación.

Comandos personalizados: botones Aceptar, Cancelar, Cerrar, Registro Siguiente y otros.

SOBRE EL AUTOR Norberto Szerman es investigador y docente de Informática, con más de veinte años de experiencia en la materia.

Su actividad está asociada al desarrollo comercial de Internet, desde la aparición de los primeros sitios web. Publicó más de diez libros, una centena de fascículos, y diversos cursos interactivos sobre las aplicaciones de la suite de Microsoft en sus diferentes versiones.

NIVEL DE USUARIO Básico / Intermedio

GESTIONE Y ADMINISTRE SU EMPRESA CON ACCESS 2013

BUSINESS INTELLIGENCE

EN ESTE LIBRO APRENDERÁ:

BUSINESS INTELLIGENCE BIG DATA Y DATA MINING

SOPORTE EN LA TOMA DE DECISIONES

SEGURIDAD DEL SISTEMA SISTEMA CLIENTE-SERVIDOR

INFORMES Y REPORTES

DATA WAREHOUSE DISEÑO Y DESARROLLO DE UN SISTEMA

CATEGORÍA Empresas – Access – Office

CONSULTAS E INTERFACES

por NORBERTO SZERMAN

ISBN: 978-987-734-019-8

REDUSERS.com

PROFESOR EN LÍNEA

En nuestro sitio podrá encontrar noticias relacionadas y también participar de la comunidad de tecnología más importante de América Latina.

Ante cualquier consulta técnica relacionada con el libro, puede contactarse con nuestros expertos: profesor@redusers.com

Tapa Big Data Access.indd 1

POTENCIE EL RENDIMIENTO DE LAS BASES DE DATOS

14/04/2015 06:05:55 p.m.

TÍTULO:

Business intelligence

AUTORES:

Norberto Szerman

COLECCIÓN:

Manual

FORMATO:

24 x 17 cm

PÁGINAS:

320

Copyright © MMXV. Es una publicación de Fox Andina en coedición con DÁLAGA S.A. Hecho el depósito que marca la ley 11723.

Todos los derechos reservados. Esta publicación no puede ser reproducida ni en todo ni en parte, por ningún medio actual o futuro sin el permiso previo y por escrito de Fox Andina S.A. Su infracción está penada por las leyes 11723 y 25446. La editorial no asume responsabilidad alguna por cualquier consecuencia derivada de la fabricación, funcionamiento y/o utilización de los servicios y productos que se describen y/o analizan. Todas las marcas mencionadas en este libro son propiedad exclusiva de sus respectivos dueños. Impreso en Argentina. Libro de edición argentina. Primera impresión realizada en Sevagraf, Costa Rica 5226, Grand Bourg, Malvinas Argentinas, Pcia. de Buenos Aires en IV, MMXV.

ISBN 978-987-734-019-8

Szerman, Norberto Business Intelligence. - 1a ed. - Ciudad Autónoma de Buenos Aires : Fox Andina; Dalaga, 2015.

320 p. ; 24x17 cm. - (Manual users; 272) ISBN 978-987-734-019-8 1. Informática. I. Título.

CDD 005.3

6

PRELIMINARES

El libro de un vistazo Un libro pensado para quienes, aunque ya cuentan con algún conocimiento, no tienen todavía la experiencia suficiente para aprovechar al máximo la potencialidad de todas y cada una de las herramientas con las que cuenta esta importante aplicación de base de datos.

ESTRATEGIA DE NEGOCIOS

DESARROLLO DE UN SISTEMA

El tipo de análisis denominado inteligencia

Los datos se almacenan en Tablas. Estas tienen

de negocios se define como el conjunto de

características diferentes según la función que

metodologías que permiten reunir, depurar

deben cumplir en el sistema. Analizaremos

y transformar los datos de los sistemas

en profundidad las Tablas Cabecera, Tablas

transaccionales e información interna y externa

Detalle, Tablas Temporales, entre otras. Además,

en información estructurada. Esta información

estudiaremos los Datos y su tipología.

es la que se utiliza para dar soporte a la toma de decisiones sobre el negocio. En esta sección, veremos las características y diferencias entre Big Data y Data Mining.

CONSULTAS Estudiaremos el entorno de Access, los vínculos entre tablas y creación de Consultas, métodos de selección de datos, criterios Y, criterios

UTILIZAR ACCESS COMO DATA WAREHOUSE

O, búsqueda de tendencias y soluciones con

Analizaremos las nociones principales relativas a

automatización. Veremos el control y manejo de

la construcción de un sistema de base de datos

datos. Trabajaremos en profundidad el lenguaje

relacional, veremos en qué consiste y cómo se

estructurado para consultas (SQL Transac) y el

trabaja con Microsoft Access.

manejo de nuevos datos mediante consultas.

DISEÑO DE UN SISTEMA

INTERFACES

Aprenderemos a realizar diseños con lápiz y

Access permite crear interfaces de usuario.

papel. Cuando no se cuenta con suficiente

Formularios dependientes e independientes (Dat),

experiencia, es imprescindible planificar cómo

Emergentes, Modales, continuos, únicos, entrada

será el sistema por realizar. Estudiaremos

de datos, ocultos, cuadros de diálogo, formulario

modelado de los objetos, relaciones y

con subformularios, Panel de comando, Tablero

propiedades del conjunto de campos.

de Control, entre otros.

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7

BUSINESS INTELLIGENCE

ON WEB COMANDOS PERSONALIZADOS

REPORTES O INFORMES Dentro del sistema, los informes son los objetos

Aprenderemos sobre los botones Aceptar,

de Access destinados a volcar resultados

Cancelar, Cerrar, Registro Siguiente y otros,

impresos. Puede decirse que estos objetos

Imprimir, Cuadro combinado, Desplegado de

de la base de datos son los que exhiben las

opciones, Lista Continua, etcétera. Los formularios

respuestas. Estudiaremos secciones, grupos,

permiten ubicar diferentes comandos de

orden, superportes y etiquetas. Además,

automatización en sus secciones.

veremos semejanzas y diferencias entre formularios e informes.

ON WEB SEGURIDAD DEL SISTEMA La seguridad en un sistema de base de datos SISTEMA CLIENTE-SERVIDOR

realizado en Access 2013 hace referencia a

Analizaremos Sistemas de Control de Clientes

diferentes aspectos: seguridad de los datos

(CRM), Sistemas de Gestión (ERP), trabajo en

contenidos en las tablas, seguridad del diseño

red, vinculación con otros sistemas de bases

de los distintos objetos, seguridad del código

de datos (Tango, Bejerman). El trabajo en

VBA y seguridad de acceso a la base.

red permite mejorar el acceso simultáneo de múltiples usuarios, dentro de ciertos límites.

ON WEB APLICACI0NES WEB Profundizaremos en las alternativas web de la AUTOMATIZACIÓN Y CÓDIGO VBA

versión 2013: características especiales para

Parte de las extraordinarias soluciones para el

bases de datos en sitios web. También veremos

manejo de datos disponibles en MS Access se

las diferencias entre Macros y Módulos.

basan en la automatización de los muy diferentes procesos involucrados en la gestión.

INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA A lo largo de este manual, podrá encontrar una serie de recuadros que le brindarán información complementaria: curiosidades, trucos, ideas y consejos sobre los temas tratados. Para que pueda distinguirlos en forma más sencilla, cada recuadro está identificado con diferentes iconos: CURIOSIDADES E IDEAS

ATENCIÓN

DATOS ÚTILES Y NOVEDADES

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SITIOS WEB

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PRELIMINARES

Contenido

Primer paso: tablas básicas ...................................46 Tabla Países ..........................................................49 Tipo de vínculos entre tablas .................................50

Sobre el autor ............................................................. 4

Segundo paso: tablas operativas ............................50

Prólogo ....................................................................... 5

Otras tablas operativas ..............................................55

El libro de un vistazo .................................................. 6

HistóricoCabecera .................................................55

Información complementaria..................................... 7

HistóricoDetalle ....................................................55

Introducción ............................................................. 11

Stock .....................................................................56 Tablas específicas para empresas productoras .......56 Resumen ....................................................................57 Actividades ................................................................58

Estrategias de negocios Inteligencia de negocios............................................14 Software de inteligencia de negocios ....................19 Dashboard .............................................................21

Desarrollo de un sistema

Minería de datos ...................................................22

El entorno de Access 2013........................................60

El Big Data .................................................................26

Tipos de datos de Access ..........................................66

Resumen ....................................................................27

Propiedades de los campos .......................................68

Actividades ................................................................28

Campos calculados ................................................81 La hoja Propiedades del campo.............................83 Hoja de Propiedades de la tabla............................84 Las tablas básicas ......................................................85

Inteligencia de negocios con Microsoft Access

Crear la tabla Clientes ...............................................86

Base de datos relacional............................................30

Crear la tabla Proveedores ........................................92

Clave principal.......................................................33

Crear la tabla Productos ...........................................94

Campo externo o foráneo ......................................35

Crear la tabla Empleados ..........................................96

Índices...................................................................37

Crear las Tablas Auxiliares .........................................97

Definir un proyecto de BI ..........................................37

ID o Cód ................................................................97

Nomenclatura........................................................39 Resumen ....................................................................43 Actividades ................................................................44

Diseño de un sistema Lápiz y papel ..............................................................46 Un sistema de facturación y stock ...........................46

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Aclaraciones..........................................................91

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BUSINESS INTELLIGENCE

Crear las Tablas operativas ......................................100

Consultas de Actualización .....................................160

Resumen ..................................................................105

Consulta de Totales..................................................161

Actividades ..............................................................106

Creación de tablas ...................................................168 Importar desde Excel ..............................................169 Tablas vinculadas .....................................................174 Vincular con Excel...................................................174

Consultas

Consulta de Creación de tabla ................................177

El panel Relaciones .................................................108

Anexar los nuevos registros a la nueva tabla ..........180

Establecer el vínculo entre tablas ...........................110

Resumen ..................................................................183

Integridad referencial .........................................115

Actividades ..............................................................184

Actualización en cascada .....................................117 Eliminación en cascada .......................................117 Consultas de selección ............................................119 Consultas cabecera..................................................121 Algunas especificaciones .....................................124

Interfaces Formularios ..............................................................186 Formularios dependientes .......................................187 Ubicar, reubicar, mover y modificar .........................191 VistaFormulario ..................................................201 Formulario continuo ............................................202 Replicar formularios ................................................211 Cuadro combinado ..................................................224 Subformularios ........................................................227 Cálculo de totales ....................................................240 Primeros pasos en programación.........................243 Resumen ..................................................................249

Campos y tablas por incluir .....................................127

Actividades ..............................................................250

Consulta 1 - ConsComprasCabecera ....................128 Consulta 2 - ConsComprasDetalle .......................131 Consulta 3 - ConsVentasCabecera .......................132 Consulta 4 - ConsVentasDetalle ..........................132

Reportes o informes

Tipo de combinación ...............................................134

Informes...................................................................252

Criterios de selección ..............................................140

El menú Vista preliminar .........................................257

Algunas generalidades:........................................146

Organizar en grupos ................................................260

El generador de expresiones ...................................147

Panel Agrupar y ordenar .........................................265

La función SIINM....................................................150

Subinformes.............................................................268

Consultas de acción.................................................152

El Informe Stock .....................................................270

Anexar Datos............................................................153

Resumen ..................................................................271

Eliminar registros ....................................................157

Actividades ..............................................................272

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PRELIMINARES

ON WEB

Sistema Cliente-Servidor

Comandos personalizados

El trabajo en red ......................................................274

Casillas de selección ....................................................2

Dividir una base de datos ........................................278

Botones de opción .......................................................7

Administrar tablas vinculadas .................................281

Botones de navegación..............................................11

Restringir cambios a los usuarios ...........................283

Propiedades de las líneas ......................................12

Vincular a SQL Server .............................................284

Resumen ....................................................................12

Resumen ..................................................................293

Actividades ................................................................13

Actividades ..............................................................294

ON WEB

Seguridad del sistema Seguridad de los datos ................................................2 Seguridad del diseño ...................................................2 Deshabilitar la tecla Shift............................................4 Seguridad del código ...................................................6 Seguridad de acceso....................................................7 Resumen ......................................................................9 Actividades ................................................................10

ON WEB

Aplicaciones web Aplicaciones web .........................................................2

Automatización y código VBA

Macros .........................................................................3

Sistemas de gestión.................................................296

VBA ..............................................................................4

El panel de control ..................................................297

Resumen ......................................................................6

Opciones de Access ..............................................297

Actividades ..................................................................7

Automatizaciones del Panel de Control ...............302 Eventos ...............................................................303 Los botones .........................................................305 El botón Cerrar ...................................................310 El botón Salir ......................................................311 Tip para Backup ..................................................313 El formulario Caja diaria .........................................315 Resumen ..................................................................319 Actividades ..............................................................320

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BUSINESS INTELLIGENCE

Introducción Resulta más que oportuno el abordaje de un tema tan actual como la construcción de un repositorio de datos o Data Warehouse (DW).

Este tópico se vincula estrechamente con la inteligencia de negocios, la minería de datos y el Big Data o manejo de los grandes volúmenes de información, los que día a día dan resultados más que significativos.

En la medida en que se avanza en la lectura de este libro, parece por momentos que el desarrollo de un sistema mediante Access 2013 es la excusa para abordar los temas relacionados con la inteligencia de negocios, mientras que en otros, surge que el abordaje de estos contenidos ha sido la excusa para describir los pasos necesarios para desarrollar un DW con las nuevas herramientas de Access 2013.

Lo cierto es que ambas temáticas se amalgaman capítulo a capítulo, para lograr un óptimo resultado a la hora de tomar las decisiones estratégicas que potencien los procesos de gestión en las empresas.

¿Cómo saber si su empresa necesita una solución BI? El objetivo de realizar el análisis denominado inteligencia de negocios (Business Intelligence o BI) en una compañía consiste en colocar los datos disponibles al alcance de todos los actores de la empresa, ya se trate de los propietarios, de los socios o de los responsables de cada uno de los diferentes departamentos o áreas, para tomar las decisiones relativas al negocio, que optimicen la gestión.

Este análisis es aquel que encuentra la habilidad para transformar los datos en bruto en información, para convertir luego la información en conocimiento.

Porque los datos obtenidos de los sistemas propios de la compañía o de otras múltiples fuentes posibles, por sí solos, no permiten un análisis. En general, la simple observación de estos datos genéricos (por ejemplo los valores de facturación de un determinado período), abre los ojos de los responsables del área, pero no basta esta observación aguda (la del “ojo del amo”) para producir cambios.

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12

PRELIMINARES

Es necesario contar con herramientas que permitan extraer estos datos de las diversas fuentes disponibles. Luego, conferirles un formato estándar para poder almacenarlos en un repositorio optimizado. Por último, este repositorio debe entregar la información rápida y resumida, de modo tal que haga posible un análisis muy detallado.

La pregunta es: ¿cuándo necesita una empresa realizar este tipo de análisis?

• Cuando el o los sistemas de la compañía no entregan los reportes esperados.

• Cuando no se está seguro de qué productos y clientes son los más importantes para la empresa.

• Cuando existen problemas para crear una visión clara de toda su organización.

• Cuando no se sabe si se está perdiendo cuota de mercado con respecto a la competencia.

• Cuando se han perdido oportunidades de negocios por recibir información atrasada.

• Cuando se dedican horas extras para analizar multitud de planillas creadas ad hoc, así como documentos e informes.

• Cuando estos instrumentos brindan resultados no concordantes.

• Cuando no se conoce si se dispone de alguna ventaja competitiva clara con respecto a otras empresas del sector.

• Cuando no se sabe con certeza si el personal está alcanzando los objetivos planificados.

Si al menos la mitad de las problemáticas planteadas deben considerarse afirmativas, la empresa puede encontrar soluciones satisfactorias al implementar un sistema orientado a la inteligencia de negocios (BI).

Pero estos sistemas pueden resultar muy costosos cuando se recurre a cada uno de los diferentes asesores relacionados con los muy disímiles temas planteados.

Sin embargo, mediante un sistema desarrollado en Access 2013, gracias a las innovaciones que esta versión aporta, veremos que se pueden logran los resultados esperados a costos reducidos.

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Estrategias de negocios Tras la masiva incorporación de la Tecnología Informática (IT) al ámbito corporativo y del desarrollo exponencial de Internet, surge la necesidad de elaborar nuevas estrategias de producción y de comercialización, basadas en el análisis y procesamiento de la información generada por las mismas empresas. Este análisis se denomina inteligencia

de negocios y su objetivo es encontrar claves entre los datos, mediante el desarrollo de un software específico.

En este capítulo intentaremos aclarar algunos conceptos relacionados con el manejo y control de datos, antes de pasar al desarrollo de soluciones específicas.

▼

Inteligencia de negocios.......... 14

▼

Resumen................................... 27

▼

El Big Data ............................... 26

▼

Actividades............................... 28

Servicio de atención al lector: usershop@redusers.com

14

1. ESTRATEGIAS DE NEGOCIOS

Inteligencia de negocios El concepto inteligencia de negocios se origina entre 1980 y1990 como una necesidad empresarial frente a la enorme competitividad que, en esos años, surgió a raíz del uso masivo de la informática. Es el momento del crecimiento exponencial de internet más allá de las fronteras de los países centrales, época a la que se dio en llamar de la Nueva Economía.

Facturas Planillas Reportes Correos electrónicos Contratos Certificaciones Datos de medición Videos Imágenes Archivos de audio Contizaciones Bursátiles Transacciones Financieras Redes Sociales

Datos

Información

Conocimiento

Figura 1. Los datos utilizados pueden provenir de múltiples orígenes.

Son los años en que comienza el desarrollo de las aplicaciones, de los sistemas de base de datos y del software específico para el procesamiento de la información que, aún hoy, continúa siendo el estándar de los sistemas en uso.

Figura 2. Muestra de cómo se veía la ventana DOS de la versión de Lotus 123, del año 1991. www.redusers.com

15

BUSINESS INTELLIGENCE

Fe de esta necesidad de encontrar nuevas

EL BI DEFINE

estrategias empresariales la da una serie de libros

ESTRATEGIAS A PARTIR

publicados en esa época por McGraw-Hill, escritos por Al Ries y Jack Trout.

Concretamente, se denomina inteligencia

DEL ANÁLISIS DE DATOS EXTRAÍDOS DE LA

de negocios o BI por las siglas de Business Intelligence, su nombre en inglés, al conjunto

EMPRESA

de estrategias enfocadas a la administración empresarial, a través del análisis de los datos de la propia organización.

Los datos por sí solos no brindan precisión sobre un asunto en particular. Un dato puede definirse como el menor fragmento en que es factible dividir la información. Decir, por ejemplo, que la empresa debe crecer en ventas un 5 % es un dato. La información, en cambio, sería decir que la empresa tiende a crecer un 5 % en sus ventas sobre la base de los pedidos que está procesando. Por su parte, el conocimiento es el proceso analítico que encuentra que la cantidad de pedidos que llegan a la compañía crece debido a que los productos ofrecidos, a diferencia de los que ofrece la competencia, son los que efectivamente reúnen los estándares solicitados por el mercado.

Aquí es donde la BI entra en juego, ya que con el conocimiento obtenido es posible establecer estrategias y determinar cuáles son las fortalezas y las debilidades.

El análisis de las fortalezas, las oportunidades, las debilidades y las posibles amenazas (FODA) es una de las formas en que los empresarios encaran nuevos emprendimientos. A partir del análisis de datos concretos, el BI define estos cuatro conceptos, que en inglés se conocen con las siglas SWOT, por Strengths, Weaknesses, Opportunities y Threats.

REDUSERS PREMIUM Para obtener material adicional gratuito, ingrese a la sección Publicaciones/Libros dentro de http://premium.redusers.com. Allí podrá ver todos nuestros títulos y acceder a contenido extra de cada uno, como los ejemplos utilizados por el autor, apéndices y archivos editables o de código fuente. Entre los complementos de este libro encontrará, además, tutoriales en video para mejorar la comprensión de los conceptos desarrollados en la obra.

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1. ESTRATEGIAS DE NEGOCIOS

Análisis Interno

Respecto a:

La empresa con estas...

Fortalezas

Debilidades

Servicios de posventa

Capacidades distintivas

Recursos y capacidades escasas

Antigüedad en el mercado

Ventajas objetivas

Resistencia al cambio

Maquinaria y/o Personal especializado

Recursos superiores

Problemas de motivación del personal

Análisis Externo

Oportunidades

Amenazas

Nuevas tecnologías

Posibilidad de adquirir nuevos conocimientos

Realizar inversiones no retornables

Errores en el análisis a futuro

Debilitamiento de la competencia

Riesgo ante la posibilidad de cambios en la situación política o económica

Acceso a los principales clientes del mercado

Mejora en el posicionamiento estratégico

Necesidad de un crecimiento importante en la plantilla y dificultad en dirigirla

Figura 3. Matriz que permite con simplicidad realizar un importante análisis.

La fuente de datos que utiliza la inteligencia de negocios surge de reunir, depurar y transformar los registros almacenados en los sistemas de las empresas, para poder ubicarlos en las estructuras tabulares de los sistemas de bases de datos que se utilizan para convertir esa información en conocimiento.

En general, las empresas aún no se han percatado de que toda esa información puede representar un importante activo con el que es factible evaluar y planificar su actividad comercial o productiva.

La inteligencia de negocios propone tomar la información generada por los sistemas internos que posee la compañía, para consolidarla y obtener de toda ella una visión lógica e integrada.

ORACLE La base de datos relacional Oracle aparece en 1977; Lotus 1-2-3 logró una inmensa popularidad en la década del 80; SQL Server aparece en 1989; Excel para Mac es de 1985 y, para Windows, de 1987; la primera versión de Access es de 1990. PostgreSQL, base de datos de código abierto, surge en 1989. Esto contribuyó al éxito del uso de PC dentro del ambiente corporativo.

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Inteligencia de negocios con Microsoft Access Para procesar el conjunto de datos a los que se convertirá primero en información, para pasar luego a ser conocimiento, la inteligencia de negocios requiere del uso de un software específico. En este capítulo expondremos los conceptos teóricos relativos a la construcción de un sistema de base de datos relacional, orientado a la BI y aplicable a la versión 2013 de Access, una aplicación flexible y de bajo costo para desarrollar este tipo de proyectos.

▼

Base de datos relacional .......... 30

▼

Resumen................................... 43

▼

Definir un proyecto de BI ........ 37

▼

Actividades............................... 44

Servicio de atención al lector: usershop@redusers.com

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2. INTELIGENCIA DE NEGOCIOS CON MICROSOFT ACCESS

Base de datos relacional Los medios más indicados para el almacenamiento de datos a utilizar en la inteligencia de negocios son las bases de datos relacionales (BDR).

Todas las aplicaciones que permiten almacenar datos pueden definirse como base de datos, por ejemplo, una planilla de cálculo en Excel.

Pero una base de datos relacional es la que permite vincular los datos almacenados en sus tablas, precisamente a partir del método o modelo con el que se construyen: buscar la no duplicidad en la carga de datos y garantizar la integridad referencial de la información contenida en su estructura de tablas. A este proceso se lo denomina normalización.

Una de las aplicaciones BDR más utilizadas para este fin es Access, desarrollada por la firma Microsoft. La ventaja de utilizar Access, sobre todo para las pymes, está basada en la simplicidad con que se puede desarrollar un sistema completo y a la vez complejo, con todos y cada uno de los objetos necesarios para la entrada de datos y la salida de respuestas, y en su bajo costo. Los objetos a los que se hace referencia son:

UNA BASE DE DATOS RELACIONAL GARANTIZA LA INTEGRIDAD REFERENCIAL DE LA INFORMACIÓN ALOJADA

• Tablas: las bases de datos relacionales procuran tener una tabla por cada uno de los grupos de datos que resulten necesarios para el desarrollo de todo sistema. Es decir, contar con la mayor división posible para evitar la redundancia de registros, y así eludir la carga de datos más de una vez.

• Formularios: cumplen la función de interacción con el usuario. Facilitan el ingreso de los datos a las tablas así como también el manejo general del sistema. Los formularios son los

elementos de entrada (de registros).

•

Informes: son los elementos por medio de los que se exhiben los conjuntos y subconjuntos de registros que hacen a la salida de los datos.

• Consultas: estos objetos están en medio de los formularios e informes, ya que son los encargados de la selección de los conjuntos o subconjuntos de datos de entrada, que mostrarán los informes, a modo de salida.

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31

BUSINESS INTELLIGENCE

• Macros: constituyen los elementos de programación que automatizan los procesos. Las hay ya definidas, con acciones predeterminadas o bien son líneas de códigos de programación incluidos en módulos editados en el lenguaje Visual Basic para aplicaciones (VBA).

Al tratarse de una aplicación abierta (no enlatada) es óptima para modificar, ampliar y actualizar en todo momento el proyecto original.

Además, Access puede comunicarse con Excel y otras aplicaciones (fundamentalmente con SQL Server, base de datos relacional, más potente que Access, también de la empresa Microsoft, y otras aplicaciones compatibles con ODBC) para tomar datos de ellas, mediante el vínculo directo con tablas de esas otras aplicaciones, o importando esas tablas y sus datos.

Figura 1. Existen diferentes fuentes de datos: Excel, Access, HTML u otros.

INTEGRIDAD REFERENCIAL En una base de datos relacional se puede impedir (o permitir) la eliminación de un registro en una de sus tablas, cuando existen registros relacionados ubicados en otras. Por ejemplo, impedir que se elimine el registro de un cliente cuando existe facturación efectuada por este, ya que esta eliminación modificaría los registros históricos referidos al volumen de venta, entre otros.

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2. INTELIGENCIA DE NEGOCIOS CON MICROSOFT ACCESS

Un proyecto de base de datos relacional consiste en el desarrollo de más de una tabla (carecería de sentido el intento de relacionar una única tabla con ninguna otra), en las que los datos en cada una de ellas están estructurados de acuerdo con un tema específico, lo que equivale a decir: un conjunto de datos especializados (Clientes, Localidades, Provincias), en forma de filas (o registros) y columnas (o campos).

TABLA CLIENTES ▼ ID CLIENTE

▼ RAZON SOCIAL

▼ DOMICILIO CLIENTE

01

Agencia Sur

Santa Fe 2130

11

Alba Textil

Buenos Aires 18

21

Sedas BA

Lima 238

31

Baltex

Arenales 367

41

Giavanni

Lima 238

Tabla 1. Esquema de una tabla Clientes, con sus registros, campos y datos.

En la Tabla 1 puede verse el esquema previo a la construcción de una tabla Clientes, con el detalle de los nombres que se adjudicarán a los campos, en los que se han indicado algunos datos a modo de ejemplo.

TABLA LOCALIDADES ▼ ID LOCALIDAD

▼ NOMBRE LOCALIDAD

1

Vicente López

2

Domselaar

3

Bariloche

4

Tunuyán

5

Rosario

Tabla 2. Esquema de una tabla Localidades, con sus registros, campos y datos.

En las Tablas 2 y 3, de un modo similar a la anterior, se observan esquemas previos a la construcción de lo que serán las tablas Localidades y Provincias.

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Diseño de un sistema Una vez adquiridas las nociones más importantes para la construcción de una base de datos relacional, llega el momento de definir su diseño. En este capítulo veremos cómo modelar los objetos, las relaciones y las propiedades del conjunto de campos con Access 2013.

▼

Lápiz y papel ............................ 46

▼

Resumen................................... 57

▼

Un sistema de facturación

▼

Actividades............................... 58

y stock ...................................... 46 ▼

Otras tablas operativas ............ 55

Servicio de atención al lector: usershop@redusers.com

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3. DISEÑO DE UN SISTEMA

Lápiz y papel Para desarrollar un sistema es necesario definir el tipo de empresa que lo utilizará, como así también determinar el fin que se le dará.

El modelo del proyecto que desarrollaremos en este capítulo se basa en las características de una empresa que compra y vende productos o servicios. Su objetivo es controlar las ventas, las compras, las cobranzas y los pagos. Este enfoque, aunque parcial, siempre será factible de modificar o ampliar, dada la flexibilidad que posee Access 2013.

El proyecto por crear, semejante a un sistema de gestión puede definirse como la primera fase de la construcción de un sistema Data Warehouse. La segunda fase consistirá en el desarrollo (que se realizará en los próximos capítulos) de un CRM, cuyo objetivo será realizar el seguimiento de los planes de marketing, las promociones, visitas de vendedores y el control de las cobranzas, esto último basado en los datos del sistema que fue creado en esta primera parte. De este modo, con los datos acumulados en ambos desarrollos, se podrá tener la información necesaria para convertirla en conocimiento para la inteligencia de negocios.

Un sistema de facturación y stock El objetivo de plantear previamente un boceto es modelar los nombres que se darán a los objetos y campos, así como también evitar olvidos y errores que hagan demorar la implementación del sistema.

El tipo de datos por utilizar para cada campo y sus propiedades se definirán en el Capítulo 4 donde abordaremos la construcción de las tablas en Access 2013.

Primer paso: tablas básicas El primer paso del desarrollo de esta fase consiste en definir, por medio de esquemas, las tablas básicas con que debe contar un sistema como el que se ha determinado.

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BUSINESS INTELLIGENCE

Clientes, Localidades y Provincias El proceso de realización de esquemas puede comenzar con la definición de los vínculos entre las tablas básicas, tal como Clientes, Localidades y Provincias.

Cliente IdCliente RazónSocialCliente DomiciolioCliente IDEmpleado IDLocalidad

Localidades IDLocalidad NombreLocalidad IDProvincia

Provincias IDProvincia NombreProvincia

Figura 1. Los campos foráneos de una tabla se vinculan con campos clave principal de otras.

Proveedores, Localidades y Provincias Como es obvio, con los Proveedores de la empresa también se debe tener en cuenta el vínculo con una tabla Localidades, la que a su vez tendrá vínculo con la tabla Provincias.

Proveedor IdCliente RazónSocialCliente DomiciolioCliente IDEmpleado IDLocalidad

Localidades IDLocalidad NombreLocalidad IDProvincia

Provincias IDProvincia NombreProvincia

Figura 2. Clientes y Proveedores tienen características similares en el vínculo con las tablas Localidades y Países.

Si bien, por ejemplo, al campo Razón Social se le agregó la palabra Proveedor, del mismo modo que a la Razón Social de la tabla Clientes, en

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3. DISEÑO DE UN SISTEMA

el caso del campo IDLocalidad no se procedió igual, ya que se utilizará la misma tabla Localidades (y Provincias) para vincular sus datos, tanto con Clientes como con Proveedores.

Empleados, Localidades y Provincias En el caso de la tabla Empleados, se ha incluido el campo IDCargo, ya que dentro del escalafón del personal habrá diferentes puestos que se relacionen con distintas tareas y responsabilidades: Administrativos, Vendedores, Oficiales de Cuenta, Supervisores, Jefes, Gerentes.

Esta misma descripción sugiere, entonces, que el sistema debe contar con una tabla Cargos.

IdCliente

RazónSocialCliente

Cliente DomiciolioCliente IDEmpleado IDLocalidad

Proveedor IDProveedor RazónSocialProveedor IDEmpleado IDLocalidad

IDCargos

Cargos Cargo

Salario

Empleados IdEmpleado NombreEmpleado DomiciolioEmpleado IDEmpleado IDLocalidad

IdEmpleado

EstadoCivil

FamiliasPersonal NombreConyugue

CantidadHijos

Figura 3. La tabla Empleados aún requiere el vínculo con la tabla Cargos.

De un modo similar, en el caso de los Vendedores o de los Oficiales de Cuenta, puede que estén asignados a un cliente en particular.

NOMENCLATURAS Observemos que el criterio utilizado para los nombres consiste en comenzar cada palabra con una letra mayúscula, sin espacios ni guiones. Este criterio puede reemplazarse por cualquier otro, mientras no viole las limitaciones que, sobre los nombres de los objetos, impone Microsoft Access.

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Desarrollo de un sistema En el Capítulo 3 se definieron, a través de esquemas, algunas de las tablas necesarias para construir, mediante una base de datos relacional (BDR), un sistema de gestión y control de stock. En este capítulo se pasará del diseño a la confección de esas tablas, pero antes se realizará un pormenorizado detalle del entorno de Access 2013 relacionado con tablas.

▼

El entorno de Access 2013 ...... 60

▼

Crear la tabla Productos.......... 94

▼

Tipos de datos de Access......... 66

▼

Crear la tabla Empleados......... 96

▼

Propiedades de los campos ..... 68

▼

Crear las tablas auxiliares ........ 97

▼

Las tablas básicas .................... 85

▼

Crear las tablas operativas ....100

▼

Crear la tabla Clientes ............. 86

▼

Resumen.................................105

▼

Crear la tabla Proveedores ...... 92

▼

Actividades.............................106

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60

4. DESARROLLO DE UN SISTEMA

El entorno de Access 2013 Para acceder a la estructura interna de esta aplicación, en la que se desarrollará la base de datos, es necesario, a diferencia de lo que ocurre, por ejemplo, en Excel, crear primero el archivo y adjudicarle un nombre. Al hacer doble clic en alguno de los iconos (accesos directos) que abre Access, como el que está en el desplegado Todos los programas (Figura 1), se abre la ventana Inicio de sesión.

Figura 1. Son varios los accesos que permiten abrir la aplicación además del que aparece en la lista de programas.

Esta ventana cuenta con plantillas que permiten crear una base de datos en blanco, así como otras predefinidas, que podemos utilizar para crear bases de datos relacionales (DBR) en la realización de otro tipo de proyectos..

EXTENSIÓN .LACCDB Al abrir archivos de Access, se crean archivos temporales con el mismo nombre de la DBR, pero con la extensión .LACCDB. Son archivos de bloqueo de registro y contienen códigos encriptados que previenen sobrescrituras o la eliminación de registros en forma inesperada, por ejemplo, ante cortes de suministro eléctrico. Al cerrar la base de datos, desaparecen automáticamente.

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61

BUSINESS INTELLIGENCE

Figura 2. Como novedad en esta versión, Access cuenta con algunas plantillas para ser utilizadas solo en sistemas DB WEB. Al hacer clic en Base de datos del escritorio en blanco, se abre la ventana que permite establecer el nombre que se dará a la base por crear; para eso, hay que reemplazar el nombre predeterminado que establece Access (Base de datos1.accdb) por el que se quiera utilizar.

Figura 3. La extensión de las bases de datos de Access, a partir de la versión 2007, es .ACCDB. Un clic en el botón Crear abre la ventana principal de la aplicación.

EXTENSIÓN DE ARCHIVOS Desde la primera versión de Access y hasta la versión 2003, la extensión de los archivos creados con esta aplicación es .MDB (siglas de Microsoft Data Base). La extensión de los archivos de bloqueo de registro en esas versiones es .LDB. Mientras que desde Access 2013 se pueden abrir los archivos .MDB, desde Access 2003 no se pueden abrir los de extensión .ACCDB.

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4. DESARROLLO DE UN SISTEMA

Figura 4. La ventana principal de Access 2013 cuenta con una barra de menús en la línea superior de la cinta de opciones, en la que se ubican los comandos específicos de cada menú.

Además de los comandos ubicados en la cinta de opciones, desde la ventana principal se dispone de los comandos ubicados en la barra de herramientas de acceso rápido. Esta puede aparecer ubicada por encima o por debajo de la cinta de opciones (como en la Figura 4).

Tanto a la cinta de opciones como a la barra de acceso rápido se las puede personalizar y agregarles aquellos comandos que resulten de mayor utilidad para el usuario.

El sector inferior de la ventana aparece dividido en dos partes:

• El navegador de objetos (a la izquierda), en donde de forma predeterminada aparece la Tabla1, como muestra de un primer objeto almacenado, a la espera de que se le asigne un nombre definitivo y se ingresen los campos.

VISUALIZAR LA EXTENSIÓN DE LOS ARCHIVOS Los sistemas operativos de Microsoft ocultan las extensiones de los archivos. Para modificar esto, desde cualquiera de las ventanas del Explorador de Windows, hacemos clic en Opciones de carpeta y búsqueda del desplegado del comando Organizar. Accedemos a la ficha Ver del cuadro Opciones de carpeta y destildamos la casilla de selección Ocultar la extensión de archivo para tipos de archivo conocidos.

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Consultas Una vez que se han definido y construido las tablas necesarias para el desarrollo del sistema, corresponde establecer los vínculos entre estas. En este capítulo se verán los diferentes elementos que conforman el entorno de Access en lo que respecta a establecer relaciones entre tablas y la creación de Consultas.

▼

El panel Relaciones...................108

▼

Eliminar registros .....................157

▼

Establecer el vínculo entre tablas ...............................110

▼

Consultas de actualización .......160

▼

Consulta de totales ...................161

▼

Consultas de selección .............119 ▼

Creación de tablas ....................168

▼

Consultas cabecera ...................121 ▼

Importar desde Excel ...............169

▼

Campos y tablas por incluir ......127 ▼

Tablas vinculadas ......................174

▼

Tipo de combinación ................134 ▼

Vincular con Excel ....................174

▼

Criterios de selección ...............140 ▼

Consulta de creación de tabla ...177

▼

El generador de expresiones ....147 ▼

▼

La función SIINM .....................150

Anexar los nuevos registros a la nueva tabla .........................180

▼

Consultas de acción ..................152

▼

Resumen....................................183

▼

Anexar datos .............................153

▼

Actividades................................184

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108

5. CONSULTAS

El panel Relaciones El vínculo entre tablas se realiza normalmente entre el campo definido como Clave principal de una tabla y el campo Clave foránea de otra u otras.

Este tipo de vínculo no es el único posible. Puede vincularse más de un campo de una tabla con otros de otra u otras tablas.

Para hacer más complejo el tema de los vínculos, también es posible relacionar tablas con consultas o consultas entre sí.

Además, no siempre, o no necesariamente, esos campos que intervienen en el vínculo deben ser los definidos como Clave principal y Clave foránea. También pueden vincularse tablas entre sí a partir de campos que hayan sido definidos como Índice, Sin duplicados.

Debe quedar claro, eso sí, que el tipo de dato de los campos por vincular debe ser el mismo, salvo en el caso de los campos Autonumeración, que pueden vincularse con campos definidos como Número.

Respecto de los nombres de los campos por vincular, aunque no es una exigencia que sean iguales, en general, es preferible que así sea.

Los vínculos se pueden establecer, con preferencia, en el panel Relaciones, o bien

ES PREFERIBLE QUE

en la Vista Diseño de las consultas.

LOS NOMBRES DE LOS

Relaciones reside en que, desde su estructura,

CAMPOS A VINCULAR

es posible definir tres parámetros fundamentales

SEAN IGUALES EN UNA

para toda base de datos relacional:

Y OTRA TABLA

• Exigir integridad referencial.

• Actualizar en cascada los campos relacionados.

• Eliminar en cascada los registros relacionados.

La importancia de establecerlos en el panel

Para abrir este panel, acceda al menú Herramientas de base de datos (Figura 1).

Al hacer clic en el comando Relaciones, se abre el panel con el cuadro de diálogo Mostrar tabla en primer plano. En caso de que este comando se haya cerrado (o de que no aparezca en pantalla), el comando que lo despliega está en el menú Herramientas de relaciones/ Diseño, menú y ficha que solo se exhiben desde el panel Relaciones.

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109

BUSINESS INTELLIGENCE

Figura 1. Los diferentes comandos del menú Herramientas de base de datos son importantes para el control de la base de datos.

Figura 2. El cuadro Mostrar tabla contiene una lista tanto de las tablas (ficha Tablas) como de las consultas (ficha Consultas) ya creadas.

Mediante la inclusión de cada una de las tablas (o consultas), o también con la selección simultánea de todas, al hacer clic sobre el botón Agregar, los esquemas de los objetos seleccionados se expanden sobre el panel. En la Figura 3 pueden verse los 19 esquemas correspondientes a las 19 tablas que fueron creadas, según los criterios establecidos en el Capítulo 4.

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5. CONSULTAS

Sin embargo, no siempre es necesario que todas las tablas del sistema sean ubicadas en este panel, ya que puede realizarse el vínculo en la estructura de las consultas, aunque allí no se podrá establecer la exigencia de integridad referencial.

Figura 3. Si bien no aparecen en forma tan prolija como en la figura, estos esquemas se pueden acomodar a criterio del desarrollador.

No solo desde el cuadro Mostrar tabla se puede elegir qué tabla o consulta agregar al panel, los objetos por vincular pueden arrastrarse hacia el panel directamente desde el Explorador de objetos.

Establecer el vínculo entre tablas En la Figura 4 podemos ver cómo se ha realizado el vínculo entre una parte de las tablas previamente creadas.

El vínculo queda indicado mediante la línea que une los campos: se denomina de Uno a Varios cuando aparece el símbolo infinito (∞) y el número 1 en los extremos de las líneas, y de 1 a 1 cuando en cada extremo de una línea aparece un 1, como es el caso de la tabla Empleados con la tabla Familias.

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Interfaces Access cuenta con herramientas para crear interfaces de un modo práctico y ágil. Estas interfaces, denominadas formularios, facilitan, entre otras cosas, el ingreso de datos y la organización de los registros y evitan la proliferación de errores. En este capítulo, se verán los diversos tipos de formularios, sus funciones y funcionalidades.

▼

Formularios ............................186

▼

Subformularios ......................227

▼

Formularios dependientes .....187

▼

Cálculo de totales ..................240

▼

Ubicar, reubicar, mover

▼

Resumen.................................249

▼

Actividades.............................250

y modificar .............................191 ▼

Replicar formularios ..............211

▼

Cuadro combinado.................224

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6. INTERFACES

Formularios La importancia que tiene el desarrollo de estas interfaces en los sistemas de bases de datos en general, para lograr el manejo y control de la información almacenada en sus tablas, hace que sean muchos los aspectos relacionados con formularios que pueden exponerse.

No todas las aplicaciones de bases de datos permiten crear formularios desde sus propias estructuras. Importantes sistemas de bases de datos, tales como Oracle o SQL Server, requieren la asistencia de otros programas y lenguajes de programación para construir formularios que interactúen con sus tablas.

Las herramientas disponibles en Access no solo crean distintos tipos de formularios, sino que además, por medio de un editor de programación (VBA) incorporado, automatizan los diferentes procesos.

Básicamente son dos los tipos de formularios que se pueden crear, y cada uno presenta características particulares: los dependientes o independientes.

Un formulario dependiente puede asemejarse a una máscara que se implanta delante de la hoja de datos de una tabla o de una consulta; es decir, los datos que exhiben tienen un origen que los hace dependientes. El objetivo de anteponer un formulario a modo de máscara es ordenar los registros, facilitar el ingreso de datos y permitir o impedir su modificación.

Un formulario independiente es el que carece de un origen de datos y, por lo tanto, no exhibe registros. Estos formularios se utilizan para interactuar con el sistema, ya sea para acceder a otros formularios, exponer resultados, desplegar informes en pantalla, enviarlos a la impresora o exportarlos a otras aplicaciones. Estas últimas funcionalidades también pueden ser realizadas desde formularios dependientes.

VISUAL BASIC PARA APLICACIONES Algunas de las propiedades que se pueden establecer en los formularios ya aparecen predefinidas en las diferentes fichas de la Hoja de propiedades. Muchas de ellas pueden modificarse tanto en estas fichas como en el editor de Visual Basic para Aplicaciones (VBA), por medio de sentencias de código.

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187

BUSINESS INTELLIGENCE

En ambos tipos de formularios se pueden incorporar diversos comandos u objetos tales como subformularios, se pueden personalizar con colores o hacer que incluyan textos explicativos, entre otras muchas características.

Formularios dependientes Son varias las formas de comenzar a crear un formulario en Access. Se puede recurrir a la ayuda del asistente o acceder a comandos de creación de formularios en blanco o con algunas características ya predefinidas.

Pero, entre las diferentes formas que permiten crear formularios, es conveniente comenzar por la más sencilla:

Figura 1. Son varios los comandos de la cinta de opciones que permiten crear un formulario.

Al hacer clic en el comando Diseño del formulario del menú Crear, se expande en pantalla la estructura de un formulario en la vista Diseño.

En forma predeterminada, Access no nos muestra todas las secciones con las que cuenta la estructura de un formulario,dado que estas no son necesarias en todos los casos.

Para desplegarlas, debemos acceder al menú contextual desde el centro de la estructura (Figura 2).

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6. INTERFACES

Figura 2. La estructura de un formulario tiene varias secciones, que se pueden desplegar desde el menú contextual.

Al hacer clic en el comando Encabezado o pie del formulario, surgen las secciones que completan la estructura, cuyo detalle es el siguiente:

• Encabezado del formulario:en el área superior,

ORACLE O SQL SERVER CARECEN DE ELEMENTOS PROPIOS PARA CREAR FORMULARIOS

permite ubicar una etiqueta con la función para la que se ha creado el formulario, la fecha corriente y una descripción o el período de los registros exhibidos.

• Detalle: es el área en la que se ubican los registros, los subformularios (si el formulario los requiere), botones de opción, casillas de selección, desplegados de lista o de opción, entre otros comandos posibles.

• Pie del formulario: se utiliza para mostrar campos calculados de cantidad o de totales, botones para cerrar, navegar entre registros o abrir formularios relacionados, desplegar informes en pantalla o enviarlos a la impresora o a otras aplicaciones.

Los formularios, como todos los objetos dentro de Access, tienen una vista Diseño y una serie de propiedades por definir o modificar desde esta vista para lograr la personalización que cada proceso

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Reportes o informes Los informes, en muchos aspectos, comparten ciertas funcionalidades con los formularios. Dentro del sistema orientado a la inteligencia de negocios, los informes son los objetos de Access destinados a volcar resultados impresos. Puede decirse que estos objetos de la base de datos son los que exhiben las respuestas, que serán el tema este capítulo.

▼

Informes .................................252

▼

Subinformes ...........................268

▼

El menú Vista preliminar .......257

▼

El informe Stock....................270

▼

Organizar en grupos...............260

▼

Resumen.................................271

▼

Panel Agrupar y ordenar .......265

▼

Actividades.............................272

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7. REPORTES O INFORMES

Informes Al igual que lo que ocurre con los formularios, para crear un informe se puede recurrir a la ayuda del Asistente o acceder a los comandos de creación de informes en blanco o con algunas características predefinidas. Entre las diferentes formas posibles, comenzar con la ayuda del Asistente resulta la más sencilla.

En el panel de navegación, seleccionamos la tabla o consulta que contiene los registros para el informe. Por ejemplo, seleccionamos la tabla Clientes. En la pestaña Crear, hacemos clic en el comando Informe.

Figura 1. El comando Informes contiene las opciones para desarrollar los reportes del sistema.

Cuando el informe tiene varios campos, puede aparecer extendido en ancho más allá de la página. Es necesario entonces pasar a la vista Diseño para cambiar el tamaño de las columnas, modificar el ancho de los controles, o bien eliminar los campos innecesarios, como en este caso puede ser el correspondiente a la Fecha de Baja.

SEMEJANZA DE CARACTERÍSTICAS Algunas de las semejanzas que hay entre informes y formularios son: la propiedad de ser dependientes de los registros de una tabla o de una consulta, contener cuadros de texto para realizar cálculos en sus secciones, incluir subinformes y poder ser independientes.

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BUSINESS INTELLIGENCE

Figura 2. Access crea un informe tabular (modelo equivalente a un formulario continuo) sencillo y lo muestra en la vista Presentación.

Figura 3. Desde el menú contextual desplegado desde la solapa del informe, se accede al comando vista Diseño.

Figura 4. Cuando el ancho del informe es mayor que el tamaño de la hoja predeterminada (en general A4), aparece en la vista Diseño, en el vértice superior izquierdo, una etiqueta inteligente de color verde que lo advierte. www.redusers.com

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7. REPORTES O INFORMES

SI UN INFORME TIENE VARIOS CAMPOS, PUEDE SUPERAR EL ANCHO DE LA PÁGINA

Para un informe que se imprimirá en una hoja de tamaño A4, el ancho no debe ser mayor a 18,5 cm, medida que se puede establecer en la hoja de propiedades del informe, visible en la regla horizontal desde la vista Diseño.

También pueden modificarse los márgenes predeterminados, a fin de adecuar el ancho del informe al tamaño del papel.

Para modificar el ancho de las columnas, procedemos de igual modo que para cambiar el tamaño de las etiquetas y los cuadros

de texto de los formularios: seleccionamos el control por reducir (o por ensanchar) y, mediante el puntero del mouse, lo llevamos hacia la izquierda (o hacia la derecha).

Figura 5. El Asistente enlaza los controles en una estructura de tabla, por lo que modificar el ancho de un control produce la modificación del resto de los ubicados en una misma columna.

Mientras los controles estén nucleados en la estructura de tabla, solo mostrarán dos de sus controladores de tamaño. Cuando se requiere reubicar campos o etiquetas en forma diferente a como lo hace el Asistente, es posible quitar el diseño de tabla seleccionando cualquiera de los controles. Luego, hacemos clic en el comando Seleccionar todo del menú Organizar, y otro clic en el comando Quitar diseño.

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Sistema Cliente-Servidor En este capítulo veremos cómo convertir el sistema descripto (el que fue desarrollado en un único archivo de base de datos, lo que implica una limitación en el acceso por múltiples usuarios) en un sistema adaptado al funcionamiento en red, basándonos en la hipótesis de que la empresa cuenta con un servidor del que el resto de los equipos dependen.

▼

El trabajo en red ....................274

▼

Vincular a SQL Server ...........284

▼

Dividir una base de datos ......278

▼

Resumen.................................293

▼

Administrar tablas

▼

Actividades.............................294

vinculadas ..............................281 ▼

Restringir cambios a los usuarios .........................283

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8. SISTEMA CLIENTE-SERVIDOR

El trabajo en red El sistema desarrollado en Access 2013 para trabajar en red consiste en dividir una base de datos en dos archivos: uno, al que se denomina back-end, que contiene únicamente las tablas, y el otro, llamado front-end, que incluye el resto de los objetos: consultas, formularios, informes, macros y los módulos de código escritos en el editor de VBA. El archivo que contiene las tablas se ubica en el servidor o en un equipo que hace las veces de servidor y, en cada una de las máquinas de la red que estén habilitadas para acceder al back-end, se aloja (se distribuye) una copia del archivo que contiene el resto de los objetos.

Figura 1. Si es una única máquina la que aloja el archivo de base de datos con todos los objetos, se dificulta el acceso desde otros equipos.

Una tabla vinculada es una representación virtual alojada en el archivo front-end, una conexión a la tabla que contiene los datos.

Cuando ambos archivos son de Access o cuando las aplicaciones con las que Access se comunica tienen estructura de base de datos (SQL Server), la comunicación es bidireccional. Esto significa que los datos de la tabla base se pueden modificar desde el archivo cliente o desde el archivo del servidor. En el Capítulo 5, hemos visto que, con versiones 2013 de planillas de Excel, el vínculo no es bidireccional: los datos pueden modificarse desde Excel, pero, en la tabla vinculada alojada en un archivo de Access, los registros son de solo lectura.

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BUSINESS INTELLIGENCE

Figura 2. El sistema para trabajar en red consiste en dividir una base de datos en dos archivos.

Figura 3. Cada m谩quina cliente se conecta con el servidor, tanto para enviar datos como para recibirlos, mediante tablas virtuales a las que se denomina tablas vinculadas.

Access utiliza iconos diferentes en el Explorador de objetos para diferenciar las tablas locales respecto de las tablas vinculadas.

Por otra parte, el icono que presentan estas tablas virtuales es diferente de acuerdo a la aplicaci贸n con la cual se haya establecido la conexi贸n.

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8. SISTEMA CLIENTE-SERVIDOR

Figura 4. Los diferentes iconos y la flecha lateral indican que se trata de tablas vinculadas: con Excel, con SQL Server y con otra base de datos de Access.

En caso de eliminar una de estas tablas virtuales, solo se elimina el vínculo con la tabla externa, pero no la tabla ni los registros que esta contiene. Obviamente, las consultas, formularios o informes que tienen esa tabla vinculada como origen del registro pierden su funcionalidad.

Es posible desarrollar un sistema consistente en un único archivo en el que residan todos los objetos de la base de datos. En este esquema, los usuarios pueden ingresar de forma remota si cuentan con Access en sus máquinas. Pero esto produce lentitud en los procesos y puede congestionar la red, debido a que, además de los datos, viaja a través de las máquinas todo el peso de la apertura de los propios objetos de la base de datos (tablas, consultas, informes, macros y módulos).

Las ventajas de operar con el sistema repartido dentro de una red son las siguientes:

SISTEMA DE ARCHIVOS NTFS De manera predeterminada, el sistema operativo Windows, a partir de la versión XP y Windows Server 2003, utilizan el sistema de archivos NTFS (New Technology File System), propio de Windows NT, que resulta el más adecuado para las particiones de gran tamaño requeridas en servidores y en estaciones de trabajo de alto rendimiento .

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Automatización y código VBA Una vez que la empresa define la necesidad de contar con un sistema cliente-servidor, resulta necesario planificar un diseño con características y funcionalidades que estén de acuerdo con los diferentes requisitos. En este capítulo, se desarrollarán ejemplos de automatizaciones mediante el uso de código VBA y de personalizaciones con las Opciones de Access.

▼

Sistemas de gestión ...............296

▼

Resumen.................................319

▼

El panel de control ................297

▼

Actividades.............................320

▼

El formulario Caja diaria .......315

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9. AUTOMATIZACIÓN Y CÓDIGO VBA

Sistemas de gestión Un sistema desarrollado para trabajar en red, orientado a la gestión, debe reflejar la realidad del movimiento de la empresa y automatizar muchas de las prácticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de esta.

Producción

Servicios Stock

Ventas

Compras Tesorería

Cobranzas

Pagos Contabilidad

RRHH

Plan de cuentas

Sueldos

Figura 1. Esquema de una empresa ejemplo.

Las soluciones propuestas deben ser sencillas de manejar, incluso para el personal que no posee entrenamiento en el uso de las herramientas informáticas. Igual de simple debe ser la implementación.

Al seguir un desarrollo de acuerdo a estas pocas pero importantes premisas, se podrán ahorrar muchas horas de planificación, tiempo de capacitación y dinero. En un esquema de estas características resulta importante el Panel de Control.

CARACTERÍSTICAS DE UN SISTEMA EN RED Se debe disponer de una base de datos centralizada, aunque los datos que esta reúna provengan de diversas fuentes, y contar con una estructura modular que contemple la necesidad de las diferentes áreas en las que la compañía está organizada: administración, tesorería, contaduría, producción y recursos humanos, entre otras.

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BUSINESS INTELLIGENCE

El panel de control La primera de las personalizaciones necesarias para cumplir con estos objetivos, es contar con un panel de control.

Figura 2. De acuerdo al esquema de funcionamiento de una empresa genérica, este tablero de control da acceso a algunas de las funcionalidades del sistema.

Cada uno de los comandos del tablero de control de la Figura 2 nos lleva a las diferentes interfaces que contiene el sistema.

Las automatizaciones y el detalle del código aplicado responden al siguiente detalle.

Opciones de Access Por de pronto, para que el panel de control sea el formulario que se abra automáticamente al acceder al sistema, se tiene que

RESPETO DE LAS FORMAS Todo sistema bien diseñado e implementado es aquel que se adecua perfectamente a los procedimientos habituales y a los circuitos que forman parte del funcionamiento cotidiano de la empresa. Nunca debe ocurrir lo contrario, es decir, que la empresa tenga que adecuar sus rutinas y circuitos al sistema.

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9. AUTOMATIZACIÓN Y CÓDIGO VBA

establecer esa alternativa en el cuadro Opciones de Access, al que se accede desde Archivo/Opciones/Base de datos actual.

Figura 3. El formulario indicado es el que se exhibirá al abrir el sistema.

Otras indicaciones para tener en cuenta en este cuadro son:

• Establecer el título de la aplicación (Figura 3) que representará el nombre que se le quiere dar al sistema.

Como indica el último de los comandos citados antes, estas personalizaciones se aplicarán solo a la base de datos actual.

• Para que el Panel de navegación (también denominado Explorador de objetos) quede oculto, en el mismo cuadro Opciones de Access, se debe quitar la tilde correspondiente.

Cuando se ha quitado la tilde de la casilla Mostrar el panel de navegación, al abrir mientras se mantiene pulsada la tecla SHIFT,

UN ICONO Puede establecerse un icono para que sea la característica distintiva del sistema. Este aparecerá en cada uno de los formularios a modo de cuadro de control (icono que se verá en el ángulo superior izquierdo de todo formulario) cuando esta propiedad esté establecida en Sí, y en el botón que aparece en la Barra de tareas, cuando el sistema está abierto.

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INCLUYE VERSIÓN DIGITAL

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Destinado a usuarios que deseen crear aplicaciones profesionales con Microsoft Access enfocadas a la estrategia denominada Inteligencia de Negocios. Esta metodología consiste en tomar datos de cualquier sistema, para mediante el procedimiento denominado ETL (Extracción, Transformación y Carga de datos), crear un Data Warehouse _un repositorio inteligente_.

De este modo, con la información ordenada, mediante consultas y reportes, poder obtener conocimiento aplicable a la gestión, a la administración y al control de su empresa.

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La inteligencia de negocios reúne y transforma los datos tanto de los sistemas transaccionales como los de la información interna y externa en información estructurada.

Business Intelligence, Data Mining y Big Data: análisis de sus conceptos y profundización en su teoría.

Tablas: definición, campos, propiedades, restricciones y vínculos entre ellas.

Soluciones específicas a problemas habituales: implementación y operación del sistema.

Sistema Cliente-Servidor: vinculación con otros sistemas de bases de datos (Tango, Bejerman), ejemplos y características de desarrollos profesionales para pymes.

Formularios e informes: personalización en la presentación.

Comandos personalizados: botones Aceptar, Cancelar, Cerrar, Registro Siguiente y otros.

SOBRE EL AUTOR Norberto Szerman es investigador y docente de Informática, con más de veinte años de experiencia en la materia.

Su actividad está asociada al desarrollo comercial de Internet, desde la aparición de los primeros sitios web. Publicó más de diez libros, una centena de fascículos, y diversos cursos interactivos sobre las aplicaciones de la suite de Microsoft en sus diferentes versiones.

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por NORBERTO SZERMAN

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Ante cualquier consulta técnica relacionada con el libro, puede contactarse con nuestros expertos: profesor@redusers.com

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POTENCIE EL RENDIMIENTO DE LAS BASES DE DATOS

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