Excel. Curso visual y práctico

Argentina $13,90.- // México $29.-

#01

Primeros pasos Interfaz. Antes de comenzar, conoceremos la ventana principal de Excel.

Herramientas. Veremos qué son los libros, hojas, planillas, columnas, filas y celdas.

Autosuma. Aprenderemos a calcular nuestros gastos mensuales con un simple clic.

Incluye el libro

50 Secretos prácticos

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Conceptos iniciales de Excel 2010 Presentamos un curso visual y práctico que cambiará nuestra forma de hacer operaciones de cálculo y nos ayudará a aplicar Excel 2010 de manera simple en diferentes tareas cotidianas.

C

uando pensamos en desarrollar esta colección sobre Excel 2010, nuestra principal motivación fue brindar un conocimiento de fácil acceso y aplicación para que todos los usuarios entiendan qué es este programa, para qué sirve, cómo podemos utilizarlo, y cuáles son sus secretos y potencialidades.

Porque si bien Excel integra la suite de Microsoft Off ice desde hace muchos años (la primera versión fue lanzada al mercado en 1987), esta aplicación no tiene la misma frecuencia de uso que Word y ni siquiera que PowerPoint. Por lo general, la mayoría de los usuarios que emplean el procesador de textos de manera habitual y realizan presentaciones con gran facilidad

no implementan la planilla de cálculo de igual forma en sus tareas cotidianas. Quizá tengan la idea de que es un programa complejo, específico para contadores, estadísticos y matemáticos; tal vez suceda que cuando abrimos una hoja de cálculo no sepamos por dónde empezar, o si ingresamos datos en las filas y las columnas, luego no entendamos cómo seguir. Estas son situaciones muy habituales, que vamos a superar con este curso visual y práctico.

Para empezar, es necesario saber que todos podemos implementar una planilla de cálculo, porque esta tiene una multiplicidad de aplicaciones y su uso es verdaderamente muy sencillo.

La principal ventaja es que reduciremos nuestro tiempo de trabajo, minimizaremos errores de cálculo y, si aplicamos las herramientas adecuadas, lograremos automatizar las tareas, y con solo ingresar algunos datos, Excel resolverá las cuentas por nosotros. A la vez, esta aplicación nos ayudará a presentar los datos de manera clara y sintética, para que podamos tomar decisiones con solo leer una planilla de cálculo.

Esta colección de fascículos está distribuida en veinte clases semanales, que contienen explicaciones teóricas, guías visuales para conocer las herramientas de la aplicación, procedimientos paso a paso para aprender a realizar juntos distintos tipos de operaciones,

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e n t re g a s de la colección más má completa, compl para aprender los conceptos conce teóricos cos fundamenta fun fundamentales mentales y aplicarlos en forma ma de eje ejercicios ercicios

y una gran cantidad de tips y consejos. Además, en los diferentes temas habrá referencias para acceder a más información contenida en la página web exclusiva de la colección y en los libros que entregaremos con las cuatro primeras clases.

Empezaremos por los temas básicos, por eso las primeras clases tendrán gran cantidad de información teórica, que puede resultar aburrida, pero que es esencial para asentar los conceptos fundamentales sobre el funcionamiento del programa. Luego, semana a semana, aprenderemos de manera práctica nuevas herramientas y operaciones hasta llegar a convertirnos en usuarios con un conocimiento avanzado de Excel 2010. Este camino, que quizás hoy nos parezca arduo, será simple de transitar y llegará a ser muy fructífero, porque contaremos con el apoyo de los mejores especialistas, que nos acompañarán a cada momento con sus saberes y experiencias.

Solo será cuestión de seguir atentamente este curso para poner en práctica día a día lo aprendido en cada clase. ¡Bienvenidos! www.redusers.com

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UTILIDAD DE EXCEL DESTINATARIOS USOS

Estudiantes

Resolver tareas escolares y universitarias.

Profesionales Realizar balances, proyecciones

y comparaciones.

Usuarios

Llevar gastos.

en general

Efectuar presupuestos.

Planear vacaciones.

Diseñar cronogramas.

Generar diferentes tipos de gráficos.

Y ¡muchas posibilidades más!

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El porqué de la obra Aprenderemos a manejar las herramientas adecuadas para trabajar con nuestros datos y encontrar las mejores soluciones a diversos problemas.

E

n la actualidad, Excel ha llegado a convertirse en la planilla de cálculo más difundida a nivel mundial, a pesar de que en sus orígenes competía sin grandes ventajas con otras hojas de cálculo ya instaladas en el mercado. En todo hogar, empresa u organización donde haya una computadora estará presente Excel en alguna de sus versiones. Hoy es inimaginable realizar una gran cantidad de operaciones financieras, contables y numéricas en general sin esta planilla. Sin embargo, el conocimiento avanzado de las aplicaciones de oficina aún se encuentra retrasado. Microsoft Excel 2010 presenta una amplia cantidad de herramientas

disponibles, y con solo conocer algunas en profundidad, podremos resolver casi cualquier problema. La clave será siempre la manera en la cual apliquemos cada una de ellas y el ingenio que utilicemos para resolverlo. En la mayoría de los casos, hay más de una posibilidad para llegar a una solución.

Con mayor o menor experiencia, todos hemos usado esta aplicación alguna vez y, ahora, con esta colección de fascículos, tenemos la oportunidad de aprender a manejarla en profundidad y aprovechar todas las ventajas que nos brinda para simplificar nuestras tareas de cálculo.

Conociendo en profundidad algunas de las herramientas de Excel 2010, podremos resolver una gran cantidad de problemas.

En estas veinte clases nos dedicaremos a estudiar en detalle Excel 2010, la última versión disponible en el mercado. Por eso, los contenidos desarrollados serán indispensables no solo para quienes no tienen ningún conocimiento sobre el programa, sino también para aquellos usuarios de versiones anteriores que aún no han incursionado en la actual versión. Porque Microsoft perfecciona sus herramientas en cada nueva versión de Office, y Excel 2010 no es la excepción, trae novedades, actualizaciones, mejoras y soluciones.

Cada clase de esta colección contiene 20 páginas a todo color de contenido teórico y práctico,

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Los temas Conoceremos las opciones y menús de la renovada interfaz de la aplicación.

Aprenderemos a ingresar y editar datos.

Modificaremos la estructura predeterminada de los archivos para adaptarla a nuestros requerimientos..

Realizaremos cálculos, y también utilizaremos fórmulas y funciones.

Conoceremos las ventajas de las tablas dinámicas y los filtros.

Crearemos distintas clases de gráficos según la información que necesitemos representar.

Aplicaremos formatos simples y condicionales.

Validaremos nuestros datos.

Y veremos cómo imprimir planillas y libros para presentar nuestros trabajos de manera profesional.

acompañadas con gran cantidad de imágenes que nos permitirán explicar de manera clara e ilustrativa los diferentes temas que abarcaremos.

A medida que vayamos avanzando y poniendo en práctica estos conocimientos, ganaremos confianza en el uso del programa, empezaremos a implementarlo ampliamente en nuestras tareas cotidianas y nos sorprenderemos ante la variedad de soluciones a las que podremos acceder con el uso

de las potentes herramientas que posee Excel 2010. Cada usuario podrá elegir la mejor aplicación que le dará al programa: sistematizar las cuentas de una empresa; llevar la contabilidad del hogar registrando los ingresos y los egresos, además de los ahorros; y analizar gran cantidad de datos para que estos se conviertan en información que nos ayude a tomar decisiones, entre otras muchas tareas. Al terminar estas clases, sabremos cómo aplicar soluciones efectivas para problemas muy diversos.

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Contenido adicional Presentamos un sitio web con material multimedia de aplicación práctica, y con cada una de las primeras cuatro clases entregamos un libro diferente que profundizará en los temas más complejos.

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uestro principal objetivo con esta colección es lograr un aprendizaje profundo de Excel 2010, para que este se convierta en una herramienta de uso efectiva en las diferentes áreas de nuestra vida cotidiana. Por eso, además de las 20 clases que sumarán un total de 400 páginas, con guías visuales, procedimientos paso a paso y consejos de especialistas, con los primeros fascículos entregaremos cuatro completos libros que profundizarán en los temas centrales de Excel. Y desde el inicio de la colección, tendremos un sitio online en donde los lectores podrán acceder a gran cantidad de material adicional de carácter práctico.

Los libros #01 50 Secretos prácticos Una vez sentadas las bases de Excel 2010 y ya inmersos en el uso de sus herramientas, conoceremos los trucos más interesantes para potenciar aún más las soluciones que ofrece este programa. Aprenderemos a optimizar el ingreso de datos y su protección, la apariencia de las planillas y los libros, las operaciones con fórmulas y funciones, y la creación de gráficos. Todo este saber poco común nos ayudará a convertirnos en verdaderos expertos.

PRIMERAS ENTREGAS DEL CURSO: Entrega 1 Fascículo #01 + libro 50 Secretos prácticos Entrega 2 Fascículo #02 + libro Guía de funciones Entrega 3 Fascículo #03 + libro Programación de macros Entrega 4 Fascículo #04 + libro Planillas de cálculos online 8

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#02 Guía de funciones Las funciones suelen ser uno de los temas que presentan mayores dificultades para los usuarios, pero a la vez, son las herramientas que brindan mejores soluciones y facilidad de trabajo, ya que permiten automatizar una gran cantidad de operaciones. Aunque parecen muy complejas, si conocemos su sintaxis y funcionamiento, lograremos entenderlas de una vez y para siempre. En este libro enseñaremos a utilizar las funciones a través de ejemplos prácticos que nos ayudarán a conocer su lógica y a aplicarlas de manera sencilla. www.redusers.com

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El sitio web

Éste ícono que encontrará a lo largo de la obra, señala que podrá ver contenido extra en el sitio web.

EN LA

WEB

Como no podía faltar en esta época en que Internet se ha vuelto algo central para nuestra comunicación y el acceso a la información, ponemos a disposición de todos los lectores un completo sitio web específico de Excel. Desde él es posible descargar videotutoriales con los paso a paso y la resolución de los ejercicios incluidos en cada una de las clases, guías de preguntas frecuentes, las planillas creadas a lo largo de toda la colección, un glosario de términos especiales, y mucho más. La dirección es: http://excel.redusers.com.

#03 Programación de macros Las macros son otra de las herramientas complejas de Excel, que, al igual que las funciones, ofrecen grandes soluciones y requieren un aprendizaje más profundo y mayor atención por parte de los usuarios. Este libro, en el que desarrollaremos conceptos teóricos y ejercicios prácticos, será una guía invalorable para su entendimiento.

Aprenderemos a programar macros para automatizar tareas frecuentes y a crear funciones personalizadas. También analizaremos la inclusión de código VBA (Visual Basic para Aplicaciones) en los archivos.

#04 Planilla de cálculos online En este libro desarrollaremos dos novedosas aplicaciones que permiten utilizar hojas de cálculo online: Google Docs y Office Live. Veremos las ventajas de estas planillas y nos centraremos en la forma de trabajo colaborativa, en los diferentes roles: propietario, colaboradores y lectores.

Veremos cómo compartir archivos, enviar y recibir invitaciones, y publicar documentos, entre otros temas.

También compararemos las herramientas de estas dos aplicaciones, sus similitudes y diferencias. www.redusers.com

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Planillas de cálculo.

Con su implementación, podremos simplificar las operaciones de cálculo que habitualmente nos demandan tiempo y esfuerzo.

¿Qué es Excel?

Excel 2010 es una aplicación del tipo hoja de cálculo integrada en Microsoft Office 2010, y se utiliza para calcular, analizar y gestionar datos.

Excel 2010 es una aplicación diseñada para la elaboración de hojas de cálculo en las que podemos realizar diversos tipos de operaciones, desde las más sencillas, como sumar y restar; hasta otras complejas, por medio de funciones y fórmulas. También permite elaborar distintos tipos de gráficos para ver y comprender mejor los resultados de dichas operaciones.

Excel proporciona herramientas y funciones eficaces destinadas a analizar, compartir y administrar datos con facilidad. Las funciones, los filtros y las tablas dinámicas nos brindarán la posibilidad de resumir, analizar, explorar y presentar datos para, luego, tomar decisiones. Y con las macros, es posible optimizar los procesos rutinarios.

Veamos ahora en detalle qué es una planilla de cálculo.

FORMATOS DE ARCHIVOS Como en la versión 2007, los archivos de Excel 2010 se guardan de forma predeterminada con la extensión .XLSX. Las versiones anteriores utilizaban el formato .XLS. Para compartir un archivo con un equipo que tenga una versión anterior a Excel 20072010, lo almacenamos en un formato compatible con esa versión.

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La planilla de cálculo, también llamada hoja de cálculo, es básicamente una tabla de doble entrada en la que podemos introducir, editar y visualizar datos. Como toda tabla, está formada por filas y columnas. Las columnas se identifican por letras simples, dobles o triples, que van desde A hasta XFD. Las filas se identifican por un número, desde 1 hasta 1.048.576. La intersección de una fila y una columna forma una celda, y un conjunto de celdas se denomina rango.

Hacemos referencia a una celda por su dirección (coordenada), compuesta por la letra de la columna seguida por el número de fila a la que pertenece; por ejemplo, la celda B7 corresponde a la intersección de la columna B y la fila 7. En estas celdas es posible ingresar diferentes tipos de datos: texto, números, fechas o fórmulas, que usen valores existentes en otras celdas para efectuar un cálculo determinado.

Un archivo de Excel está compuesto por un conjunto de hojas de cálculo; por eso estos archivos se denominan libros. Cuando abrimos un nuevo libro de trabajo, de manera preestablecida lo hace con tres hojas de cálculo. En la parte inferior de la ventana, veremos tres etiquetas: Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Esta cantidad puede modificarse añadiendo más hojas o borrando las que no necesitamos. También es posible vincular una hoja de cálculo a otra para realizar diferentes operaciones. www.redusers.com

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GUÍA VISUAL

Elementos de Excel

#01

Los libros de Excel contienen hojas, organizadas en cuadrillas de celdas con filas y columnas, donde podemos trabajar con distintos tipos de datos, cálculos y fórmulas.

ESTRUCTURA DE UNA CELDA www.redusers.com

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El concepto más importante que deberemos comprender en esta etapa es que cada contenido esta inserto en un rango definido por una Columna y un número de Fila. Por ejemplo, “A1”.

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GUÍA VISUAL

La interfaz de Excel en detalle Excel 2010 presenta una interfaz similar a su versión anterior del año 2007. Se ha conservado la Cinta de opciones, que contiene las fichas donde se agrupan las diferentes herramientas para trabajar con una planilla. Cada ficha es específica, y está relacionada con un tipo de actividad, acción o elemento; algunas solo aparecen cuando tenemos seleccionado un determinado objeto. Por ejemplo, si seleccionamos una imagen, se activará la ficha [Herramientas

Barra de herramientas de acceso rápido: contiene las herramientas que usamos con mayor frecuencia, como [Guardar], [Deshacer] y [Rehacer]. Podemos personalizarla agregando más comandos.

Ficha [Archivo]: abre la Vista Backstage, para administrar documentos y datos relacionados con ellos, como guardar o imprimir un libro.

de imagen]. Podemos personalizar la Cinta de opciones agregando fichas y grupos propios, creados por nosotros, como así también cambiarles el nombre o el orden a las fichas y los grupos constituidos en ellas. Una novedad de Excel 2010 es que se reemplazó el [Botón de

Encabezado de columna: las columnas se identifican con una letra, desde la A hasta la XFD.

Office] de la versión 2007 y el menú [Archivo] de las versiones 2003 y anteriores por la ficha [Archivo], en la que encontraremos los comandos básicos, como [Abrir], [Guardar]

Celda activa: es la celda seleccionada.

o [Imprimir] un archivo.En esta guía visual conoceremos los elementos de esta interfaz.

ACCEDER CON EL TECLADO Empleando los métodos abreviados de teclado, podemos acceder a las fichas de la Cinta de opciones. Esta alternativa combina distintas letras con la tecla <ALT>. Para conocer qué letras debemos usar, presionamos <ALT>; aparecerá sobre cada ficha la letra correspondiente. Entonces, cada vez que necesitamos ir a un ficha, presionamos la combinación de teclas elegida.

Por ejemplo, con <ALT + B> activamos la ficha

Encabezado de fila: las filas se identifican con números desde 1 hasta 1.048.576. Área de trabajo: está formada por filas y columnas.

Aquí ingresamos los datos y vemos el resultado de las operaciones.

Pestaña de hojas: a través de las pestañas podemos movernos por las hojas que componen el libro de trabajo. Por defecto, Excel muestra tres hojas.

[Insertar], y con <CTRL + F1> minimizamos o maximizamos la Cinta de opciones.

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Conoceremos el entorno de trabajo de Microsoft Excel 2010, los distintos elementos que hay en una ventana y para qué sirve cada uno de ellos.

Fichas: cada ficha contiene los comandos de una cierta categoría, agrupados en subcategorías.

Barra de título: muestra el nombre del libro abierto.

Cinta de opciones: se compone de ocho fichas: [Archivo], [Inicio], [Insertar], [Diseño de página], [Fórmulas], [Datos], [Revisar] y [Vista]. Cada una agrupa los comandos que antes se encontraban en los menús y las barras de herramientas.

Barra de fórmulas: muestra el contenido de la celda activa.

Tiene dos sectores: a la izquierda, el cuadro de nombres, que presenta la dirección de la celda activa; y a la derecha, el cuadro de fórmulas, donde insertamos y modificamos tanto las fórmulas como el contenido de la celda.

[+] Botón de control de la cinta de opciones: muestra y oculta la Cinta de opciones.

Ayuda: abre la ayuda de Excel.

Botones de control del libro activo: permiten minimizar, maximizar y cerrar el libro actual.

Vistas: tiene tres iconos destinados a cambiar los modos de vista de la hoja de cálculo, [Normal], [Diseño de página] y [Vista previa de salto de página].

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Barras de desplazamiento: una horizontal y otra vertical, que nos permiten desplazarnos por la hoja de trabajo.

Zoom: permite acercar o alejar la visión del área de trabajo mediante un deslizador.

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PASO A PASO

Nuestra primera planilla En este paso a paso aplicaremos todos los contenidos explicados a lo largo de esta segunda clase.

Llegó el momento de poner en práctica lo que hemos aprendido. Las herramientas y procedimientos que aquí veremos son los que utilizaremos con mayor frecuencia cuando trabajemos con una planilla de cálculo. Ya sea en tareas simples o complejas, es importante aprender a usarlos de manera adecuada desde el principio.

Además, si ya conocemos alguna otra aplicación de Microsoft Office, notaremos que existen bastantes similitudes con Excel, ya que todos los programas de la suite se basan en la Cinta de opciones. A continuación, vamos a generar un listado de países con su cantidad de habitantes y trabajaremos con él para utilizar diversas herramientas.

#1

Para comenzar, abrimos un nuevo libro de Excel, en la celda [A1] ingresamos el título,

luego pulsamos la flecha derecha del teclado, y en [B1] escribimos Habitantes y presionamos <ENTER>. Como ingresamos texto, los datos se alinean a la izquierda.

#2

En el rango [A2:B10] ingresaremos los datos. Hacemos un clic en [A2], escribimos

y presionamos <ENTER>. Repetimos esto para cada

#3

Vamos a aplicar formato a los datos del rango [B2:B10]. Hacemos clic en

la celda [B2], mantenemos presionado el botón

país. Luego, hacemos clic en [B2], ingresamos los

y arrastramos hasta la celda [B10]. Con el rango

habitantes de Chile —solo el número, sin puntos ni

seleccionado, vamos a la ficha [Inicio] y, en el grupo

comas— y pulsamos <ENTER>. Completamos los

[Número], seleccionamos [000], que es la

datos para cada país.

opción de millares.

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#4

Como los valores quedaron con dos decimales y estos son innecesarios

#5

Mediante una sencilla fórmula, realizaremos una suma para obtener el total de habi-

en el caso de la cantidad de habitantes, vamos a

tantes. Hacemos un clic en la celda [B11] y, en el grupo

quitarlos. Con el rango seleccionado, volvemos al

[Biblioteca de funciones] de la ficha [Fórmulas],

grupo [Número] y pulsamos dos veces [Disminuir

pulsamos [Autosuma] y, luego, <ENTER>.

decimales], una vez por cada dígito decimal.

#6

Como nos dimos cuenta de que la cantidad de habitantes

de Uruguay es errónea, necesitamos corregir el valor. Nos ubicamos con el cursor en la celda [B4], vamos a la Barra de fórmulas, hacemos un clic antes del [5], pulsamos [BACKSPACE] para borrar el número [2] y luego pulsamos <ENTER>.

En la celda [B4] veremos el número [[3.308.534]], y en [B11], el resultado actualizado de la suma.

#7

Ahora vamos a agregar la superficie de cada país antes de la cantidad de

#8

Hacemos clic en la celda [C1] y, en el grupo [Portapapeles], presionamos

habitantes. Para hacerlo, tenemos que mover los

[Pegar]. Veremos que la cantidad de habitantes se

datos de la columna [B] a la [C]. Seleccionamos el

ha trasladado al rango [C1:C11].

rango [B1:B11], como lo hicimos anteriormente.

Vamos a la ficha [Inicio] y, en el grupo [Portapapeles], seleccionamos [Cortar]. www.redusers.com

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TRUCOS DE LOS EXPERTOS

Guía de consejos A lo largo de las primeras clases, aprendimos los procesos básicos para manejar Excel. Ya es hora de nutrirnos con los consejos de los máximos expertos para hacer las tareas frecuentes de manera más simple.

*1

Si somos usuarios de

utilizar la versión gratuita

*2

de Excel 2010 de Office Web

Excel para smartphones. Se

sobre una celda o un rango,

Apps, disponible en Internet.

descarga de www.microsoft.

se abrirá un pequeño menú

Solo posee funciones básicas,

com y nos permite abrir,

con opciones tendientes

pero permite realizar las

editar, guardar y compartir

a realizar operaciones de

operaciones más comunes.

hojas de cálculo desde un

uso frecuente, como copiar,

teléfono móvil.

pegar y dar formato.

*4

*5

Windows Live, podemos

*3

Excel Mobile 2010 es una versión de

Desde la ficha [Archivo], opción

Haciendo un clic derecho del mouse

Para abrir, editar y guardar

[Nuevo], es posible acceder

documentos .XLSX en Excel

a distintas plantillas,

2003 y anteriores, debemos

que son hojas de cálculo

descargar el archivo

prediseñadas para

[FileFormatConverters.exe],

completar y modificar según

desde www.microsoft.com/

nuestras necesidades.

downloads, y luego instalarlo con un doble clic.

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Al acercar el puntero a diferentes iconos,

algunos mostrarán el método abreviado con el cual es posible ejecutar la tarea; no todos los iconos tienen método abreviado.

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Trabajo con hojas Aprenderemos a agregar, eliminar, copiar, mover, ocultar, mostrar y renombrar hojas según nuestras necesidades.

Insertar hojas Para insertar una nueva hoja de cálculo, debemos hacer clic en el icono que se encuentra a la derecha de las solapas, en la parte inferior izquierda de la pantalla. Una alternativa es pulsar el botón derecho del mouse sobre cualquiera de las solapas para desplegar un menú, en el cual seleccionamos [insertar...]. Al hacerlo, se abre un cuadro de diálogo con opciones para insertar distintos elementos; seleccionamos Hoja de cálculo y aceptamos. Otra posibilidad es utilizar las teclas <SHIFT + F11>.

Menú desplegable. Este menú es de gran ayuda no solo para la edición de las pestañas.

Eliminar hojas Haciendo clic derecho sobre cualquiera de las solapas, dentro del menú, encontraremos la opción [Eliminar]. Antes de borrar una hoja con contenido, aparecerá un cuadro de advertencia que nos pedirá la confirmación o cancelación de la operación.

Mover hojas Si queremos mover una hoja de lugar, hacemos un clic sobre su pestaña, lo mantenemos presionado y arrastramos la hoja al lugar que deseamos. También podemos hacer clic derecho sobre la pestaña y, en el menú contextual, seleccionar [Mover o copiar...]. Se abrirá un cuadro de diálogo donde debemos elegir a qué libro queremos mover la hoja y la hoja delante de la cual queremos ubicarla.

Copiar hojas Si queremos copiar una hoja, dentro de la misma opción [Mover o copiar...] del menú, marcamos [Crear una copia]. Esta tendrá el mismo nombre que la original, y llevará el número 2 entre paréntesis. Por ejemplo: de la [Hoja1], la copia será [Hoja1 (2)].

Ocultar y mostrar hojas Para esconder una hoja, hacemos un clic con el botón derecho del mouse sobre su pestaña y en el menú seleccionamos [Ocultar]. Si queremos volver a mostrarla, hacemos clic derecho sobre la pestaña de

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alguna de las hojas visibles, y pulsamos [Mostrar...].

Si tenemos más de una hoja oculta, elegimos cuál queremos ver y luego presionamos [Aceptar].

Cambiar nombres de las hojas Para modificar el nombre de las hojas, dentro del menú seleccionamos [Cambiar nombre] o, simplemente, hacemos doble clic sobre el nombre de la hoja y, luego, escribimos uno nuevo.

Colorear las pestañas En el menú de cualquiera de las pestañas, también encontraremos la opción desplegable [Color de etiqueta], desde donde podremos asignarle un color a cada pestaña para distinguir una hoja a simple vista.

MANEJO DEL TECLADO Y EL MOUSE Las teclas de acceso rápido agilizan el tiempo de trabajo dentro de un libro de Excel. <CTRL + AVPÁG> nos permite movernos a la hoja siguiente y <CTRL + REPÁG> nos lleva a la hoja anterior. El botón derecho del mouse, en ocasiones, nos evita tener que ir hasta la Cinta de opciones de Excel, al mostrarnos un pequeño menú desplegable dependiendo de dónde situemos el cursor o puntero.

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PASO A PASO

Mejorar la apariencia de nuestra planilla Aplicaremos las herramientas de formato de Excel, para dar un aspecto profesional a nuestro trabajo fácilmente.

Ya conocimos algunas de las opciones básicas de formato que podemos aplicar en las hojas de cálculo. Ahora llegó el momento de implementarlas de manera práctica. Veremos que su aplicación es muy sencilla y de gran utilidad.

El cambio de apariencia entre una planilla sin formato y el mismo trabajo con formato es muy grande. Porque una adecuada presentación de la información mejorará su entendimiento. Vamos a generar una planilla con las notas de los alumnos de un curso de inglés y le daremos un formato adecuado. Veamos cómo lograrlo.

#1

En [A1] escribimos el título Notas de los alumnos de inglés. En el rango [A3:D3]

ingresamos los encabezamientos de las columnas: [Apellido], [Nombre], [1º trimestre] y [2º trimestre].

En [A4:D9] introducimos los datos.

#2

Le daremos formato al título de la planilla.

Vamos a la ficha [Inicio], seleccionamos

[A1:D1] y, en el grupo [Alineación], hacemos clic en [Combinar y centrar]. El título se centrará en el rango.

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#3

Vamos al grupo [Fuente] para aplicar un [Color

de relleno] al título. Hacemos clic en la flecha para ver los colores disponibles. Al pasar el mouse por la paleta, Excel aplicará los colores a las celdas seleccionadas. Elegimos [Azul] y hacemos un clic en él.

#4

Cambiaremos el formato de la letra del título. Vamos a [Color de fuente],

#5

Ahora le daremos formato a la tabla de datos. Seleccionamos el rango [A3:D9] y

hacemos clic en la flecha y, en la paleta desplegable,

vamos al grupo [Fuente]. Le pondremos bordes a la

seleccionamos [Blanco]. Luego, en el menú

tabla. Desplegamos el menú de [Bordes] y hacemos

desplegable de [Fuente] elegimos [Arial] y en el

clic en [Todos los bordes].

menú [Tamaño de fuente] seleccionamos [11].

#6

Modificaremos la apariencia de los encabezados de la tabla. Seleccionamos

el rango [A3:D3]. En el grupo [Fuente], elegimos

#7

Para terminar, seleccionamos [C4:C9] y, en [Color de relleno], elegimos [Azul,

claro 80%]. Luego tomamos [D4:D9] y, en [Color

el [Color de relleno], [Anaranjado, claro 40%] y,

de relleno], indicamos [Anaranjado, claro 80%].

luego, hacemos clic en [Negrita].

Seleccionamos el rango [C4:D9] y en el grupo [Alineación] señalamos [Centrar].

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El Portapapeles Aprenderemos a utilizar el [Portapapeles] para luego lograr un mejor manejo de las opciones de pegado que brinda Excel.

En la clase 2, mediante un paso a paso, aprendimos a copiar y pegar datos. En esta clase conoceremos qué es el [Portapapeles] y cómo funciona.

Como vimos anteriormente, dentro de la ficha [Inicio] de la cinta de opciones, el primer grupo que encontramos se llama [Portapapeles]. En este se ubican las herramientas [Pegar], [Cortar], [Copiar] y [Copiar formato].

elementos copiados y podremos pegarlos en otros programas de Off ice o al abrir Excel nuevamente.

Volviendo al grupo [Portapapeles] de la ficha [Inicio], hallamos una herramienta que aún no conocemos: el pincel de [Copiar formato]. Este pincel nos permite tomar solo el formato de alguna celda, rango, fila o columna, sin copiar el contenido. Es decir, si nos ubicamos sobre una celda que tiene un formato que queremos copiar (como el color, el tipo y tamaño de letra, los bordes y todo tipo de formato que posea), con el mouse hacemos clic sobre este icono y luego nos colocamos en la celda a la cual queremos dar el formato; se copiará tal cual el formato de la celda de origen sin modificar el contenido.

Grupo [Portapapeles]. Este grupo nos permite copiar y mover datos.

Como concepto general, el [Portapapeles] es una carpeta temporal donde se almacena la información que cortamos y copiamos en las diferentes aplicaciones de Windows. En Excel, para acceder a él, hacemos un clic en la flecha que se ubica en el vértice inferior derecho del grupo. El [Portapapeles] se desplegará en una ventana a la izquierda de la hoja de cálculo. Posee una capacidad máxima de 24 elementos, que se van almacenando y listando a medida que copiamos y cortamos contenido, ya sean datos, imágenes, gráficos, etcétera. Una vez que completamos los 24 elementos, empieza a sobrescribirse. Dentro de la lista, podemos seleccionar los elementos que deseemos pegar.

La ventana del [Portapapeles] posee tres botones: [Pegar todo] pegará todos los elementos de la lista en el lugar que seleccionemos.

[Borrar todo] eliminará los elementos de la lista.

[Opciones] despliega un menú donde podemos elegir distintas maneras de ver el [Portapapeles].

Si salimos de Excel sin borrar el contenido del [Portapapeles], este continuará almacenando los 10

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Portapapeles. Sin importar desde qué programa de Off ice copiemos un elemento, este se almacenará en el [Portapapeles].

Para avanzar un poco más, dentro de la herramienta [Pegar], si hacemos un clic en la flecha inferior, se desplegarán cuatro grupos de opciones de pegado con diferentes posibilidades, según el contenido que hayamos copiado o cortado. Estas son: [Pegar], [Pegar valores], [Otras opciones de pegado] y [Pegado especial]. Veremos algunas de ellas detalladamente en la guía visual y el paso a paso que vienen a continuación. www.redusers.com

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#03

GUÍA VISUAL

Opciones de pegado

Copiar, cortar y pegar son acciones que realizamos con frecuencia al trabajar con Excel para evitar la reiteración de tareas. Existen diferentes opciones de pegado, y para acceder a ellas, hacemos clic en la flecha del botón [Pegar] que se encuentra en el grupo [Portapapeles] de la ficha [Inicio].

Pegar: pega todo lo que contiene la celda de origen, incluidos fórmulas y formato.

Sin bordes: pega lo que contenga la celda seleccionada exceptuando los bordes.

Fórmulas: solo pega la fórmula que contiene la celda, no el formato.

Formato de fórmulas y números: pega la fórmula y el formato de la celda seleccionada.

Mantener ancho de columnas de origen: pega todo el contenido de la celda de origen y, también, el ancho de columna.

Valores: solo pega los valores. Si copiamos una celda donde hay una fórmula o una función, solo nos llevaremos el resultado.

Trasponer: invierte filas y columnas. Las celdas de las filas de origen pasan a estar como columnas y las columnas, como filas.

Formato de valores y números: pega los resultados de una fórmula o función y cualquier formato que tenga aplicada la celda de origen (no solo de números). No se pegan las fórmulas ni las funciones.

Formato: solo pega el formato de las celdas, pero no su contenido, al igual que el pincel.

[Copiar formato].

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Pegar vínculo: crea una referencia o un vínculo hacia la celda de origen, de manera que si hacemos un cambio en la celda de origen, también se hará en la celda vinculada.

Mantener formato de origen: pega el contenido y el formato de la celda de origen.

Formato de valores y origen: pega los valores y el formato de número.

No se pegan las fórmulas ni las funciones.

Pegado especial...: agrupa todas las opciones en un cuadro de diálogo y algunas adicionales, que podemos probar seleccionándolas y haciendo un clic en [Aceptar].

Imagen: pega una imagen que hayamos copiado desde otra celda.

Imagen vinculada: pega una imagen que se encuentre vinculada a la celda de donde la hayamos copiado.

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La obra más completa sobre Excel, con todos los conocimientos teóricos para convertirse en un usuario experto. Ejercicios de evaluación, proyectos desarrollados por completo y ¡mucho más!

#01

Primeros pasos

Tablas dinámicas

#07 Gráficos

#13

Aprenderemos a hacer distintos tipos de gráficos y a modificarlos

Veremos cómo crear y modificar tablas dinámicas, con distintos niveles de análisis.

#08 Filtrar y ordenar

#14

Aprenderemos a ingresar datos y a trabajar con ellos en una planilla.

Veremos las herramientas de base de datos como búsquedas, filtros y subtotales.

Aplicaremos todo lo aprendido hasta el momento en dos proyectos especiales.

#03

y formatos #09 Cálculos #15 condicionales

Veremos para qué sirve Excel y conoceremos la interfaz del programa.

#02

Nuestra primera planilla

Herramientas fundamentales

Veremos cómo utilizar fórmulas, administrar hojas y pegar utilizando el portapapeles.

#04

Diseño y formato

Estudiaremos cómo mejorar el aspecto de una planilla con varias herramientas.

#05

Funciones básicas

Conoceremos cómo aplicar estilos y cálculos si se cumplen ciertas reglas.

#10

Funciones especiales

Aprenderemos algunas funciones financieras y a controlar errores en las fórmulas.

#11

Controles y diálogos

Ejercicios prácticos

Gráficos avanzados

Veremos el uso de gráficos dinámicos y usaremos ilustraciones en las columnas.

#16

Análisis y escenarios

Evaluaremos diferentes alternativas y haremos análisis de sensibilidad de variables.

#17

Validación de datos

Explicaremos qué son las funciones, qué tipos existen y cómo aplicarlas.

Listas, barras de desplazamiento, botones y casillas de verificación en nuestras planillas.

Validaremos datos por relación de mayor, menor o igual, por fecha y por fórmulas.

#06 Funciones avanzadas

#12

#18

Veremos funciones para trabajar con fechas, horas, texto y condiciones.

Aprenderemos a crear tablas, a usar filtros y opciones para ordenarlas.

Tablas

Herramientas de análisis

Haremos análisis de inversiones, mediremos rentabilidad y compararemos resultados.

#19

Manejo de archivos y seguridad

Veremos cómo proteger un archivo con contraseña de apertura y de edición.

#20 Secretos de la impresión Aprenderemos a configurar y personalizar las características de la impresión.

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