Excel 2013 - Guía Práctica para el usuario

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exCel 2013 paso, conoceremos de forma progresiva todo el potencial del software y cómo efectuar las múltiples herramientas que nos ayudarán a realizar diferentes tipos de cálculos y gráficos, en forma rápida y sencilla. También aprenderemos cuáles son las opciones de formato y visualización que nos permitirán presentar los datos de manera clara y sintética, y así poder tomar decisiones con solo leer una planilla de cálculo.

Al concluir la obra, el lector aprenderá a simplificar su trabajo, visualizando los datos de modo ordenado y convirtiéndolos rápidamente en información necesaria para la solución efectiva de los diversos problemas cotidianos.

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dad y saber aprovechar la gran cantidad de soluciones que nos brinda. A través de explicaciones teóricas, guías visuales e instructivos paso a

versión digital

Este libro está diseñado para aquellos usuarios que deseen comprender el uso básico-medio del Excel 2013, para poder utilizarlo en profundi-

Conociendo en profundidad algunas de las herramientas de excel 2013, podremos potenciar la utilidad de nuestros datos. primeros pasos en excel 2013: características sobre la utilidad y el funcionamiento básico del software, reconociendo los elementos y procedimientos. trabajo con datos y libros: clases de datos: diferentes tipos de datos, referencias y operaciones básicas. Elementos de los libros y su modo de uso. formatos, tablas y gráficos: formas de obtener datos más atractivos y profesionales. Mejorar la presentación y el uso de la información. seguridad: consejos para asegurar nuestros datos. Utilización de contraseñas de apertura y edición, métodos para bloquear y ocultar los contenidos.

Vistas y opciones avanzadas: distintas vistas que ofrece Excel 2013. Búsquedas y filtros de datos, listas personalizadas, subtotales y aplicación de macros.

Parte del contenido de este libro fue publicado previamente en los fascículos del curso visual y práctico Excel.

ficha desarrollador: creación de libros interactivos mediante controles de formulario. Recopilar y utilizar información dentro de fórmulas.

niVeL De UsUArio básico / intermedio

CAtegorÍA Microsoft - excel

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exCel 2013

en este Libro AprenDerá:

guía práCtiCa para el usuario novedades del área de trabajo ingreso y ediCión de datos formatos y estilos de Celdas diseño de gráfiCos y tablas CreaCión y apliCaCión de maCros Compartir y proteger la informaCión

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Ante cualquier consulta técnica relacionada con el libro, puede contactarse con nuestros expertos: profesor@redusers.com.

ConozCa todo el potenCial de la planilla más famosa

TÍTULO:

EXCEL 2013

COLECCIÓN:

Manuales USERS

FORMATO:

24 x 17 cm

PÁGINAS:

320

Copyright © MMXIII. Es una publicación de Fox Andina en coedición con DÁLAGA S.A. Hecho el depósito que marca la ley 11723.

Todos los derechos reservados. Esta publicación no puede ser reproducida ni en todo ni en parte, por ningún medio actual o futuro sin el permiso previo y por escrito de Fox Andina S.A. Su infracción está penada por las leyes 11723 y 25446. La editorial no asume responsabilidad alguna por cualquier consecuencia derivada de la fabricación, funcionamiento y/o utilización de los servicios y productos que se describen y/o analizan. Todas las marcas mencionadas en este libro son propiedad exclusiva de sus respectivos dueños. Impreso en Argentina. Libro de edición argentina. Primera impresión realizada en Sevagraf, Costa Rica 5226, Grand Bourg, Malvinas Argentinas, Pcia. de Buenos Aires en IV, MMXIII.

ISBN 978-987-1949-08-3

Anónimo Excel 2013 / Anónimo; coordinado por Gustavo Carballeiro. - 1a ed. - Buenos Aires: Fox Andina, 2013.

320 p.; 24 x 17 cm. - (Manual users; 250) ISBN 978-987-1949-08-3 1. Informática. I. Carballeiro, Gustavo, coord.

CDD 005.3

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PRELIMINARES

Prólogo A la hora de utilizar Microsoft Excel como herramienta para la registración y el seguimiento de la información, es de vital importancia contar con una guía que nos permita comprender el funcionamiento de los procedimientos para que, luego, podamos aplicarlos a cada caso en particular.

Sin dudas, este es el punto de partida para toda tarea que deseemos controlar a través de planillas electrónicas que permitan el cálculo (ya sea básico o complejo) y la visualización de los datos para la comprensión de lo que se desea reflejar. En este sentido, un claro análisis de las opciones que ofrece esta potente herramienta del paquete Office se vuelve indispensable, dado que, en ocasiones, el uso indebido de los recursos puede derivar en la no comprensión de los datos que se exponen o en la obtención de resultados erróneos en los cálculos.

Debido a todo esto, hemos diseñado una completa guía que acompañe a los usuarios en el camino del aprendizaje desde cero. El punto de partida de este manual tiene como objetivo brindarle al lector los conocimientos necesarios para que pueda desarrollar planillas de cálculo que se adapten a sus necesidades particulares.

Les damos la bienvenida a Microsoft Excel 2013 y esperamos que disfruten de esta obra llevándola a la práctica en todas las tareas de su vida cotidiana.

Paula Natalia Fleitas

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EXCEL 2013

Contenido

Guardar libros .......................................................28 Cerrar archivos......................................................30

Prólogo ....................................................................... 4

Abrir archivos........................................................31

El libro de un vistazo ................................................ 10

Tipos de archivos ...................................................31

Información complementaria................................... 11

Autosuma ..............................................................32

Introducción ............................................................. 12

Resumen ....................................................................33 Actividades ...........................................................34

Primeros pasos en Excel 2013

Trabajar con datos

¿Qué es Excel? ...........................................................14

Tipos de datos............................................................36

Iniciar el programa ...............................................14

Número .................................................................36

Planillas de cálculo................................................15

Texto .....................................................................37

Libros ....................................................................16

Fecha y hora .........................................................38

Conocer el entorno ....................................................17

Configuración regional ..........................................39

Barra de título y Barra de

Seleccionar celdas y rangos ......................................40

herramientas de acceso rápido ..............................17

Seleccionar una celda ...........................................40

Cinta de opciones ..................................................19

Seleccionar un rango de celdas .............................41

Barra de fórmulas .................................................20

Seleccionar columnas ............................................41

Menú Archivo ........................................................20

Seleccionar filas ....................................................42

Barra de estado.....................................................22

Seleccionar toda la hoja ........................................43 Copiar y pegar .......................................................44 Copiar y mover datos con el mouse ........................45 Atajos de teclado...................................................45 Cancelar selecciones .............................................45 Ingresar y editar datos .............................................46 Ingreso ..................................................................46 Modificar...............................................................47 Borrar ...................................................................49 Completar datos ........................................................50 Qué es el controlador de relleno ............................50 Arrastrar y generar series ....................................50

Área de trabajo ..........................................................23

Opciones de autorrelleno .......................................52

Componentes del área de trabajo ..........................23

Barra de fórmulas ......................................................53

La herramienta Zoom ...........................................25

Cuadro de nombres................................................53

Desplazarnos por las hojas de cálculo ....................26

Distribuir el espacio...............................................54

Trabajar con archivos ................................................27

Iconos de la Barra de fórmulas ..............................54

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PRELIMINARES

Espacio para datos ................................................55

Administración de rangos .........................................87

Operaciones básicas ..................................................56

Ventanas de libros .....................................................88

Ingresar fórmulas ..................................................56

Cambiar ventanas..................................................89

Editar fórmulas .....................................................57

Organizar todo.......................................................89

Ficha Fórmulas......................................................58

Ocultar y mostrar ..................................................90

Tipos de errores ....................................................61

Ver en paralelo......................................................90

Funciones básicas......................................................61

Dividir una hoja .....................................................91

Qué es una función ...............................................61

Inmovilizar paneles ...............................................92

Ventana Insertar función.......................................63

Trabajar con hojas ....................................................93

Distintas formas de insertar funciones ...................65

Insertar y eliminar hojas .......................................94

Suma, Máximo, Mínimo y Promedio .....................67

Mover y copiar hojas .............................................94 Ocultar y mostrar hojas .........................................95 Cambiar nombres de las hojas ...............................96 Colorear las pestañas ............................................96 Manejo con el teclado y el mouse ..........................97 Trabajar con filas y columnas ...................................97 Insertar columnas .................................................97 Insertar filas..........................................................98 Eliminar filas y columnas.......................................99 Con el botón derecho ............................................99 Insertar celdas ......................................................99 Ocultar y mostrar ................................................100

Referencias ................................................................72

Resumen ..................................................................101

Referencia a una celda ..........................................72

Actividades ..............................................................102

Referencias relativas .............................................73 Referencias absolutas............................................74 Referencias mixtas ................................................75 Uso de referencias relativas y absolutas ................75

Formatos

Resumen ....................................................................79

Formato de celdas ..................................................104

Actividades ................................................................80

Formato numérico por omisión ............................104 Formato de fechas ...............................................109 Formatos personalizados ....................................111

Trabajar con libros

Formato avanzado de fuentes ..............................115 Alineación avanzada ............................................117

El Portapapeles..........................................................82

Bordes y rellenos .................................................121

Copiar formato ......................................................84

Estilos de celda........................................................124

Copiar como imagen..............................................84

Aplicar estilos predefinidos..................................124

Opciones de pegado ..............................................85

Crear un estilo personalizado ..............................125

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EXCEL 2013

Modificar un estilo...............................................126

Filtrar una tabla ..................................................145

Eliminar estilos ...................................................126

Buscar datos........................................................147

Copiar un estilo a otro libro .................................126

Formato de tablas ....................................................147

Estilo nuevo.........................................................127

Aplicar formato ...................................................147

Ajustar filas y columnas ..........................................128

Crear y eliminar un nuevo estilo de tabla.............148

Modificar el ancho de las columnas .....................128

Duplicar estilo ....................................................149

Modificar la altura de las filas .............................129

Resumen ..................................................................149

Otro método para ajustar filas y columnas ..........129

Actividades ..............................................................150

Temas de documento...............................................131 Galería de temas .................................................131 Eliminar un tema ................................................133 Resumen ..................................................................133

Gráficos

Actividades ..............................................................134

Introducción a los gráficos .....................................152 Crear un gráfico ..................................................152 Partes de un gráfico ............................................153

Tablas

Tipos de gráficos .....................................................155 Gráfico de columnas ............................................156

¿Qué son las tablas? ................................................136

Gráfico de líneas..................................................157

Crear una tabla ...................................................137

Gráfico circular ...................................................158

Diferentes opciones ............................................139

Gráfico de barras.................................................160 Gráficos de columnas y de barras...............................................161 Columnas.............................................................161 Barras .................................................................162 Gráficos apilados .................................................162 Gráficos de líneas.....................................................165 Ejemplo práctico .................................................165 Ejes y líneas de división ..........................................168 Los ejes ...............................................................168 Las líneas de división...........................................170

Herramientas de tabla .............................................140

Personalización de ejes y líneas...........................170

Propiedades ........................................................140

Rótulos y leyendas ...................................................171

Herramientas ......................................................141

Rótulos ................................................................171

Datos externos de tabla .......................................142

Leyenda ..............................................................172

Opciones de estilo de tabla ..................................143

Configurar la leyenda y los rótulos .......................173

Estilos de tablas ..................................................143

Diseño rápido ......................................................175

Ordenar y filtrar tablas ............................................144

Resumen ..................................................................175

Ordenar una tabla ...............................................145

Actividades ..............................................................176

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PRELIMINARES

Grupo Mostrar.....................................................222

Seguridad Archivos seguros .....................................................178

Encabezado y pie de página ....................................224 Desde la vista Diseño de página ..........................224 Desde el cuadro Configurar página ......................227

Opciones de seguridad ........................................178

Insertar números de página .................................229

Cifrar con contraseña ..........................................180

XPS Document Writer .............................................230

Proteger una hoja....................................................182

Crear XPS...........................................................231

Aplicar protección ...............................................182

Insertar símbolos y ecuaciones...............................232

Opciones adicionales............................................183

Insertar ecuaciones .............................................233

Ocultar la hoja protegida .....................................185

Insertar símbolos.................................................234

Proteger libro ..........................................................186 Por qué proteger un libro ....................................187 Qué podemos proteger.........................................187 Variantes de protección .......................................189 Compartir un libro ...................................................193 Preparar para compartir .....................................194 Compartir libro....................................................196 Opciones avanzadas .............................................197 Control de cambios .................................................200 Aspectos generales ..............................................200

Vista preliminar e impresión ...................................235

Funcionamiento...................................................201

Área de impresión ...............................................235

Hojas bien ocultas ...................................................205

Saltos de página ..................................................236

Acceder al editor de Visual Basic ........................205

Ajustar área de impresión ...................................238

Modificar la propiedad ........................................206

Títulos de filas y columnas ...................................238

Ocultar y proteger fórmulas ....................................209

Líneas de cuadrícula y encabezados ....................239

Resumen ..................................................................209

Vista previa .........................................................239

Actividades ..............................................................210

Configurar página ................................................239 Opciones especiales .............................................243 Impresión ............................................................244

Vistas e impresión

Resumen ..................................................................245 Actividades ..............................................................246

Diferentes vistas de las hojas ..................................212 Normal ................................................................212 Diseño de página .................................................213 Saltos de página ..................................................214

Opciones avanzadas

Pantalla completa ...............................................215

Filtrar y ordenar.......................................................248

Vistas personalizadas ..........................................219

Ordenar rápidamente ..........................................248

Mostrar y ocultar ....................................................222

Ordenar por más columnas ..................................249

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EXCEL 2013

Ordenar por formatos ..........................................250

Cuadro combinado...............................................296

Ordenar de izquierda a derecha...........................251

Cuadro de lista ....................................................297

Listas personalizadas ..........................................252

Etiqueta ..............................................................298

Autofiltros ...........................................................252

Cuadro de grupo ..................................................299

Buscar y reemplazar ................................................255

Controles ActiveX ................................................299

Buscar un dato ....................................................256

Resumen de los controles .......................................301

Reemplazar datos................................................258

Resumen ..................................................................303

Subtotal ...................................................................260

Actividades ..............................................................304

Insertar subtotales ..............................................260 Subtotales anidados ............................................262 Esquemas.................................................................262 Esquema de filas .................................................263 Esquema de columnas .........................................265 Aplicar formato a esquema..................................266 Texto en columnas ...................................................266 Aplicación ..........................................................267 Importar archivos de texto......................................270 Tipos de archivos de texto ...................................271 Proceso de importación.......................................271 Quitar duplicados.....................................................275 Macros .....................................................................276 Grabar una macro ...............................................277 Ejecutar una macro .............................................278 Eliminar macros ..................................................279 Resumen ..................................................................279 Actividades ..............................................................280

Excel y su relación con Internet Almacenamiento online...........................................306 Guardar en SkyDrive ...........................................306

Ficha Desarrollador

Guardar en SharePoint........................................308 Enviar libros por e-mail.......................................309

Usos de la ficha Desarrollador ................................282

Invitar a personas................................................311

Habilitar la ficha Desarrollador ...........................283

Compartir en redes sociales.................................312

Controles .................................................................284

Vínculo de uso compartido...................................312

Insertar un control ..............................................285 Casillas de verificación ........................................286 Botones de opción ...............................................290 Casillas de verificación y botones

Servicios al lector

de opción en fórmulas..........................................293

Índice temático....................................................... 314

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PRELIMINARES

El libro de un vistazo Este libro está destinado a aquellos usuarios que deseen aprender a utilizar Excel 2013 desde cero y alcanzar un nivel medio de conocimientos. Aprenderemos a realizar operaciones matemáticas, a utilizar las opciones de formato y visualización, así como también a trabajar con gráficos para analizar los datos, entre otros temas.

PRIMEROS PASOS EN EXCEL 2013

FORMATOS

Para comenzar a trabajar con esta

El formato que podemos asignarles a los datos

potente herramienta del paquete Office,

y su apariencia son una parte fundamental del

es imprescindible conocer su utilidad y

programa, destinada a facilitar la comprensión.

funcionamiento básico, reconociendo los

A lo largo de este capítulo, conoceremos los

elementos de su entorno y el procedimiento

diferentes aspectos que podemos manipular

necesario para guardar y abrir libros.

para aumentar el aspecto profesional de las planillas de cálculo y volverlas más atractivas.

TRABAJAR CON DATOS Aprenderemos a reconocer los diferentes tipos

TABLAS

de datos y referencias que podemos utilizar,

Las tablas brindan la posibilidad de ordenar y

y a realizar algunas operaciones de cálculo

filtrar datos. Debido a su importancia, en este

básicas, tales como sumar, restar, multiplicar

capítulo aprenderemos a crearlas, modificar

y dividir. Además, estudiaremos qué son las

sus propiedades en cuanto a estructura y

funciones y cómo utilizarlas.

apariencia y ordenar sus datos.

TRABAJAR CON LIBROS

GRÁFICOS

Debido a que los libros y sus hojas son la

Aprenderemos a crear gráficos y

esencia del programa, centraremos nuestra

comprenderemos su importancia para la

atención en las operaciones que podemos llevar

exposición y el análisis de la información.

a cabo con sus elementos, tales como insertar

Conoceremos los gráficos sugeridos, así

y eliminar celdas, utilizar el portapapeles para

como también todos los que se encuentran

trasladar datos, insertar y eliminar hojas, o

disponibles. Modificaremos su apariencia y el

cambiar sus nombres, entre otras.

modo de visualización de sus componentes.

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EXCEL 2013

de datos, la creación de listas personalizadas,

SEGURIDAD

la obtención de subtotales, la aplicación de

Excel permite aumentar la seguridad de la

esquemas y el uso de la herramienta para

información que almacenamos en nuestras

quitar duplicados, entre otras. Para finalizar,

planillas mediante diferentes herramientas.

conoceremos la utilidad, el proceso de

Aprenderemos a asignar contraseñas de

creación y la ejecución de macros.

apertura y edición a los libros, a bloquear el contenido de las celdas para que no puedan ser modificadas y a ocultar contenidos y hojas.

FICHA DESARROLLADOR La ficha Desarrollador permite crear libros interactivos mediante la incorporación de

VISTAS E IMPRESIÓN

controles de formulario. Conoceremos la

Veremos de qué manera aplicar las diferentes

utilidad y funcionamiento de estos elementos

vistas que ofrece Excel 2013 para visualizar las

que permiten recopilar información y utilizarla,

planillas y, también, cómo trabajar con varios

por ejemplo, dentro de fórmulas.

libros abiertos a la vez. Además, explicaremos el modo de configurar las hojas de cálculo para lograr su adecuada impresión. Explicaremos las opciones básicas y avanzadas.

EXCEL Y SU RELACIÓN CON INTERNET En la actualidad, Internet forma parte de la vida cotidiana de la mayoría de las personas.

Debido a esto, Microsoft permite enviar los

OPCIONES AVANZADAS

libros de Excel a través del correo electrónico

Analizaremos diferentes opciones de nivel

y, también, compartirlos a través de SkyDrive y

avanzado referidas a la búsqueda y el filtrado

las redes sociales, entre otras opciones.

INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA A lo largo de este manual podrá encontrar una serie de recuadros que le brindarán información complementaria: curiosidades, trucos, ideas y consejos sobre los temas tratados. Para que pueda distinguirlos en forma más sencilla, cada recuadro está identificado con diferentes iconos: CURIOSIDADES E IDEAS

ATENCIÓN

DATOS ÚTILES Y NOVEDADES

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SITIOS WEB

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PRELIMINARES

Introducción En la actualidad, el manejo de la computadora para registrar actividades cotidianas se ha vuelto una constante entre la gran mayoría de los usuarios. En este sentido, Excel 2013 aporta una importante solución para cumplir con este objetivo, ya que permite realizar el seguimiento de actividades que requieran cálculos de forma práctica y sencilla.

Sin embargo, limitar el uso de esta poderosa herramienta, que integra el paquete Office de Microsoft, a realizar operaciones básicas tales como suma, resta, multiplicación o división es no reconocer todo su potencial, ya que, partiendo de dichas operaciones, es posible obtener fórmulas que permitan generar cálculos complejos.

Además, para completar la diversidad de situaciones que podemos registrar en este programa, existen funciones específicas que pueden ser matemáticas, financieras, contables o estadísticas, entre otras. Mediante la combinación de ellas, el usuario encontrará un sinfín de opciones para la actividad que desee analizar.

Además, las diversas opciones de formato, visualización de datos y gráficos conforman un abanico inmenso de posibilidades para presentar y comprender la información. ¡Bienvenidos a Excel 2013!

Paula Natalia Fleitas

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Primeros pasos en Excel 2013 Para comenzar nuestro trabajo en Excel 2013 es importante reconocer cuál es su utilidad y cuáles son los elementos de su entorno. Por eso, haremos un recorrido por los elementos que componen la interfaz de la aplicación, así como también aprenderemos a realizar operaciones básicas con archivos, tales como guardar y abrir.

▼

¿Qué es Excel? ......................... 14

▼

Trabajar con archivos .............. 27

▼

Conocer el entorno .................. 17

▼

Resumen................................... 33

▼

Área de trabajo ........................ 23

▼

Actividades............................... 34

Servicio de atención al lector: usershop@redusers.com

14

1. PRIMEROS PASOS EN EXCEL 2013

¿Qué es Excel?

Excel 2013 es una aplicación del tipo hoja de cálculo que forma parte del paquete Microsoft Office 2013 y se utiliza para calcular, analizar y gestionar datos. A través de ella,

EXCEL 2013 ES UNA

podemos realizar diversas operaciones, desde las más sencillas, como sumar y restar, hasta otras

APLICACIÓN DE

complejas, por medio de funciones y fórmulas.

MICROSOFT OFFICE

gráficos para analizar y comprender los resultados

También permite elaborar distintos tipos de

DEL TIPO HOJA

de dichas operaciones.

DE CÁLCULO

destinadas a analizar, compartir y administrar

Proporciona herramientas y funciones eficaces datos con facilidad. Las funciones, los filtros y las tablas dinámicas nos brindarán la posibilidad

de resumir, analizar, explorar y presentar datos para, luego, tomar decisiones. Con las macros es posible optimizar los procesos rutinarios.

Iniciar el programa Para comenzar a trabajar en Microsoft Excel 2013 debemos acceder a él desde el botón Iniciar o hacer doble clic sobre el icono de acceso directo situado en el Escritorio de Windows. Al abrir el programa nos encontramos con una pantalla denominada Inicio rápido, a través de la cual debemos elegir un punto de partida para comenzar. Podemos partir de un libro en blanco o elegir una plantilla; es decir, libros con contenido predeterminado para facilitarnos algunas tareas como la creación de presupuestos, informes, listados, etc.

EXCEL WEB APP Si somos usuarios de Windows Live podemos utilizar la versión gratuita de Excel 2013 que pertenece al paquete Office Web Apps para uso personal, disponible en Internet. Esta versión de Excel, a diferencia de la versión paga, posee solamente funciones básicas, pero aptas para realizar las operaciones más comunes. Los archivos creados siempre se guardan en SkyDrive.

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15

EXCEL 2013

Figura 1. Hacemos clic sobre la plantilla Libro en blanco para crear un libro completamente vacío.

Planillas de cálculo La planilla de cálculo –también llamada hoja de cálculo– es básicamente una tabla de doble entrada en la que podemos introducir, editar y visualizar datos. Como toda tabla, está formada por filas y columnas. Las columnas se identifican por letras simples, dobles o triples, que van desde A hasta XFD. Excel 2013 cuenta con 16.384 columnas. Las filas se identifican por un número, desde 1 hasta 1.048.576. La intersección de una fila y una columna forma una celda, y un conjunto de celdas se denomina rango.

Hacemos referencia a una celda por su dirección (coordenada), que se encuentra

LA HOJA DE CÁLCULO ES UNA TABLA DE DOBLE ENTRADA FORMADA POR FILAS Y COLUMNAS

integrada por la letra de la columna seguida por el número de fila a la que pertenece; por ejemplo, la celda B7 corresponde a la intersección de la columna B y la fila 7 y la celda D15, a la intersección de la columna D y la fila 15. En estas celdas es posible ingresar diferentes tipos de datos –texto, números, fechas o fórmulas y funciones– que usen valores existentes en otras celdas para efectuar un cálculo determinado.

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16

1. PRIMEROS PASOS EN EXCEL 2013

Figura 2. Con las planillas de cálculo podemos simplificar las operaciones de cálculo que habitualmente nos demandan tiempo y esfuerzo.

Libros Un archivo de Excel está compuesto por un conjunto de hojas de cálculo; por eso estos archivos se denominan libros. En la versión 2013, cuando abrimos un nuevo libro de trabajo,

POR DEFECTO, CADA

de manera preestablecida lo hace con una sola hoja de cálculo, pero podemos añadir la cantidad

NUEVO LIBRO DE

de hojas que queramos y, luego, también eliminar

EXCEL 2013, SE

vincular una hoja de cálculo a otras para realizar

las que no sean necesarias. Además, es posible

ABRE CON UNA

diferentes tipos de cálculos. En la parte inferior

HOJA DE CÁLCULO

representa a la hoja actual.

de la ventana veremos la etiqueta Hoja1 que Desde la versión 2007, los archivos de Excel se guardan de manera predeterminada con la

extensión .XLSX. Las versiones anteriores los almacenaban con el formato .XLS. Por esta razón, si necesitamos compartir un archivo en una computadora que tenga una versión anterior a Excel 2007-2013, podemos almacenarlo con un formato compatible con estas versiones.

De este modo, podremos abrir el libro sin inconvenientes.

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Trabajar con datos Dentro de las planillas de cálculo ingresaremos los datos que serán utilizados en diversas operaciones para la obtención de resultados. Por eso, resulta fundamental conocer cuáles son los tipos de datos que Excel reconoce y cómo actúa frente a ellos. Luego, aprenderemos a realizar otra tarea indispensable para el manejo de información: seleccionar celdas y rangos.

▼

Tipos de datos.......................... 36

▼

Operaciones básicas................. 56

▼

Seleccionar celdas y rangos .... 40

▼

Funciones básicas .................... 61

▼

Ingresar y editar datos ........... 46

▼

Referencias .............................. 72

▼

Completar datos ...................... 50

▼

Resumen................................... 79

▼

Barra de fórmulas .................... 53

▼

Actividades............................... 80

Servicio de atención al lector: usershop@redusers.com

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2. TRABAJAR CON DATOS

Tipos de datos Excel nos permite trabajar con distintos tipos de datos, como números, fechas y texto, entre otros. Si bien al ingresarlos en las celdas, estos son detectados de manera automática, el programa no siempre interpreta de modo correcto lo que deseamos, y por eso es necesario saber cómo lograr que cada dato se corresponda con su tipo específico. En esta sección, centraremos nuestra atención en identificar tres tipos de datos principales: números, texto y fechas.

Número El tipo de datos numérico es el que más utilizaremos en nuestras planillas de cálculo. Al ingresar un número en una celda, el programa reconocerá el formato numérico y el valor aparecerá alineado a la derecha. Los principales aspectos que debemos tener en cuenta al ingresar números son los siguientes:

• Se admite como número a los caracteres del 0 al 9, la coma decimal (,) y el separador de miles (.). La función de estos últimos elementos podrán variar según la configuración regional del sistema operativo de la computadora en la que estemos trabajando.

• Si utilizamos el punto (.) del teclado numérico, este se tomará como separador decimal, al igual que la coma (,) del teclado alfanumérico.

•

El punto (.) que se encuentra en el teclado alfanumérico será considerado como separador de miles.

• Podemos agregar un signo monetario, como $ o €, al asignar un formato de celda monetario.

¿CÓMO INGRESAR LOS DATOS NUMÉRICOS? Como consideración general, siempre conviene ingresar los números sin ningún carácter adicional, solo con el signo menos (-) si correspondiese y la coma decimal (,) si el número tuviera decimales. Por ejemplo: 100.000,00 debe escribirse así: 100000. Luego, con los formatos de celda podremos verlo con más o menos decimales, formato monetario, contabilidad, etc.

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EXCEL 2013

• El uso de los símbolos + (más), - (menos),

EXCEL DETECTA DE

* (multiplicar) y / (dividir) junto con los números será interpretado como un cálculo válido si ingresamos el signo = (igual) o + (más)

MANERA AUTOMÁTICA LOS DIFERENTES

adelante. Por ejemplo: =100*3,5.

• Un número seguido del signo % será tomado

TIPOS DE DATOS

como porcentaje. Al ingresarlo, Excel

INGRESADOS

dividirá el valor por 100, pero mostrará el número ingresado seguido de del signo %.

Por ejemplo, si escribimos 40%, eso es lo

que veremos en la celda, aunque el valor numérico será 0,40. En cambio, si escribimos 40 y le aplicamos el singo % desde la cinta de opciones, lo que veremos es 400%. Para que se muestre 40%, debemos escribir 0,40 y luego aplicar % desde la cinta.

Figura 1. Si los símbolos +, -, * y / no son precedidos por el signo = se mostrarán en forma literal sin efectuarse la operación.

Texto El tipo de datos texto abarca las cadenas de caracteres alfanuméricos, es decir, conjuntos de letras, símbolos y números. Se utiliza, principalmente, para escribir nombres, rotular información y describir características, entre otras posibilidades.

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38

2. TRABAJAR CON DATOS

Cuando ingresamos texto en una celda, Excel reconocerá de manera automática este tipo de dato y, de manera predeterminada, lo alineará a la izquierda, al igual que si ingresamos una combinación de números y letras más símbolos. Esto puede cambiar si el texto comienza con el signo igual (=) o con el signo más (+) o menos (-). El programa interpretará que lo que sigue es una fórmula de cálculo; por lo tanto, si queremos que sea interpretado como texto, debemos anteponer el carácter comilla simple (‘).

Figura 2. La inclusión de textos dentro de las planillas ayuda a interpretar los datos ingresados.

Fecha y hora Excel utiliza como elementos separadores de fecha la barra (/) y el guion (-). Al ingresar dos o tres números separados con alguno de estos caracteres, el programa los interpreta como fechas. Por ejempli, si ingresamos 3/5, aparecerá 03-may del año en curso. En el caso de que sea 25-2-13, veremos 25/02/2013.

El formato de fecha que se interpreta de modo predeterminado depende de la configuración regional establecida en el sistema operativo. La configuración regional por defecto, en la mayoría de los países de habla hispana, es dd/mm/aaaa (día/mes/año); y en los Estados Unidos es mm/dd/aaaa (mes/día/año). www.redusers.com

Trabajar con Libros Aprenderemos a utilizar el Portapapeles de Windows para copiar y mover datos dentro de las hojas de cálculo. Luego, conoceremos las opciones para trabajar y visualizar varias ventanas de libros en simultáneo. Para finalizar, explicaremos cómo mostrar y ocultar diferentes elementos del entorno de Microsoft Excel 2013.

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El Portapapeles........................ 82

▼

Administración de rangos........ 87

▼

Ventanas de libros ................... 88

▼

Trabajar con hojas .................. 93

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Trabajar con filas y columnas ............................... 97

▼

Resumen.................................101

▼

Actividades.............................102

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3. TRABAJAR CON LIBROS

El Portapapeles Dentro de la ficha Inicio de la cinta de opciones, el primer grupo que encontramos se llama Portapapeles, que contiene las herramientas Pegar, Cortar, Copiar y Copiar formato. En esta sección conoceremos su funcionamiento, ya sea para aplicarlo sobre datos o formatos.

Figura 1. Todos los programas del paquete Office 2013 cuentan con las herramientas para copiar datos y formatos.

El Portapapeles es una carpeta temporal donde se almacena la información que cortamos y copiamos en las diferentes aplicaciones de Windows. En Excel, para acceder a el, hacemos un clic en la flecha que se ubica en el vértice inferior derecho del grupo. Este se

COPIAR FORMATO DE COLUMNAS Y FILAS La opción Copiar formato permite trasladar propiedades desde una celda o un rango hacia otras. A su vez, esta herramienta también copia el formato de filas y columnas completas. Para esto, primero debemos hacer clic sobre el encabezado de la fila o la columna, luego, pulsar el botón Copiar formato y hacer clic sobre otro encabezado de fila o columna.

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EXCEL 2013

desplegará en una ventana a la izquierda de la hoja de cálculo. Posee una capacidad máxima de 24 elementos, que se van guardando y listando a medida que copiamos y cortamos contenido, ya sean datos, imágenes, gráficos, etc. Una vez que completamos los 24 elementos, empieza a sobrescribirse. Dentro de la lista, podemos seleccionar los elementos que deseemos pegar.

Figura 2. Sin importar desde qué programa de Office copiemos un elemento, este se almacenará en el Portapapeles.

La ventana del Portapapeles posee tres botones:

• Pegar todo: pegará todos los elementos de la lista.

• Borrar todo: eliminará todos los elementos de la lista.

• Opciones: despliega un menú donde podemos elegir distintas maneras de ver el Portapapeles.

INSERTAR VARIAS HOJAS A LA VEZ Cada nuevo libro de Excel 2013 posee una hoja. Podemos insertar más hojas a través del botón + situado junto al nombre de la hoja actual. Para insertar varias hojas a la vez, seleccionamos tantas pestañas como hojas deseamos insertar, hacemos un clic derecho y en el menú elegimos Insertar/Hoja de cálculo.

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3. TRABAJAR CON LIBROS

Si salimos de Excel sin borrar su contenido, este continuará almacenando los elementos copiados y podremos pegarlos en otros programas de Office o al abrir Excel nuevamente.

Copiar formato En el grupo Portapapeles encontramos el pincel Copiar formato que nos permite tomar solo el formato de una celda, rango, fila o columna, sin copiar el contenido. Es decir, si nos ubicamos sobre una celda que tiene un formato que queremos copiar (el color, el tipo de letra, los bordes), con el mouse hacemos clic sobre este icono y seleccionamos la celda a la cual queremos darle formato: se copiará el formato de origen.

Copiar como imagen Junto al botón Copiar hay una flecha que, al desplegarla, muestra la opción Copiar como imagen, que permite que el Portapapeles almacene lo que copiamos en formato de imagen, por lo que al pegarlo no se podrán editar los datos. Al elegir esta opción, Excel muestra la ventana Copiar imagen mediante la cual debemos elegir si deseamos copiar la imagen como la vemos en pantalla o como saldría impresa.

Figura 3. Luego de elegir el formato en que se copiarán los datos pulsamos el botón Aceptar. www.redusers.com

Formatos Conoceremos los formatos numéricos y de fechas predeterminados y aprenderemos a crear formatos personalizados. Veremos cómo cambiar las fuentes y las variantes de estilo para realzar la información. Modificaremos la alineación de los datos y agregaremos bordes y relleno a las celdas. Para finalizar, explicaremos cómo cambiar el tamaño de las filas y de las columnas.

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Formato de celdas .............. 104

▼

Temas de documento .......... 131

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Estilos de celda ................... 124

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Resumen ............................. 133

▼

Ajustar filas y columnas ..... 128

▼

Actividades ......................... 134

Servicio de atención al lector: usershop@redusers.com

104

4. FORMATOS

Formato de celdas La apariencia de las celdas y el modo en que Excel interpreta los datos introducidos forman parte de lo que denominamos Formato de celdas. A continuación, conoceremos los diferentes formatos de celda que podemos aplicar y las modificaciones que estos implican.

Formato numérico por omisión Cuando tenemos celdas con números, ya sean datos ingresados por nosotros o resultados de fórmulas, el formato aplicado por omisión es General. En este caso, los separadores de millar no se ven, lo que puede dificultar la lectura en números con más de cuatro dígitos. Además, solo se muestran con decimales los números que los contengan, y la cantidad de dígitos a la izquierda de la coma es variable. Para unificar la presentación de los números y lograr que esta sea clara, aplicaremos un formato numérico acorde con nuestro gusto.

Cómo aplicar un formato numérico Para aplicar formatos numéricos (y cualquier otro tipo de formato) primero debemos seleccionar las celdas que contengan los datos. Luego, sin deshacer la selección, podemos elegir alguna de estas alternativas:

• Opciones de formato rápido: se encuentran en el grupo Número de la ficha Inicio. También podemos hacer un clic derecho del mouse sobre las celdas seleccionadas, para que aparezca la Minibarra de formato. En ambos casos disponemos de cinco iconos de estilo

FUENTE PREDETERMINADA Al iniciar un nuevo libro, este posee una fuente y un tamaño predeterminados. Para elegir cuáles serán estos valores debemos desplegar el menú Archivo, ingresar en Opciones, seleccionar la categoría General y personalizar las opciones del apartado Al crear nuevos libros. De esta manera, cada nuevo libro mostrará la fuente y el tamaño configurado como predeterminado.

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EXCEL 2013

numérico muy útiles. Ellos son: Contabilidad, Porcentual, Millares, Aumentar decimales y Disminuir decimales.

• Cuadro Formato de celdas: accedemos a él haciendo clic en la flecha del grupo Número, que se encuentra en la ficha Inicio. También podemos hacer un clic derecho sobre las celdas seleccionadas y, en el menú desplegable, elegir Formato de celdas...

Figura 1. Al hacer clic derecho para acceder a Formato de celdas vemos la Minibarra de formato.

En el cuadro Formato de celdas se muestran las fichas: Número, Alineación, Fuente, Borde, Relleno y Proteger. Dentro de cada una de ellas encontramos los diferentes elementos que permiten modificar el formato de las celdas. Vamos a comenzar por analizar en detalle las opciones que ofrece la ficha Número.

Número El formato Número permite establecer la cantidad de decimales que vamos a utilizar y habilitar la opción Usar separador de miles.

Recordemos que los separadores de decimales y de miles dependen de la Configuración regional del sistema operativo.

Con respecto a los decimales, debemos saber que si tenemos un número decimal y marcamos cero posiciones decimales, el

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4. FORMATOS

número aparecerá redondeado. Este redondeo es solo a efectos de visualización, ya que para los cálculos de operaciones y fórmulas se tendrá en cuenta el valor original con decimales. También podemos elegir, dentro de este formato, la manera de presentar los números negativos: con un signo menos (-) delante, en rojo o ambos.

Figura 2. Al activar el separador de miles, cuando ingresemos números con cuatro cifras o más se mostrará la separación.

Moneda El formato Moneda adiciona al formato Número un símbolo monetario.

Para elegir el símbolo, desplegamos el listado con los símbolos monetarios de cada país y seleccionamos el que deseamos. La ubicación del símbolo, antes o después del número, también depende

MONEDA Y CONTABILIDAD Si bien los formatos Moneda y Contabilidad se utilizan para representar valores numéricos, es importante tener en cuenta que la diferencia es meramente visual. El formato Contabilidad alinea los símbolos de la moneda y los decimales, no permite configurar la apariencia de los números negativos y cuando la celda tiene valor 0 (cero) se muestra un guión.

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Tablas Las tablas son herramientas que relacionan datos y facilitan el trabajo con ellos mediante sus opciones incorporadas.

Conoceremos sus características y las diferencias con un conjunto de datos. Utilizaremos sus herramientas para ordenar, filtrar y buscar información dentro de ellas de manera sencilla. También veremos cómo ingresar y actualizar datos en las tablas, provenientes de otras fuentes.

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¿Qué son las tablas?...............136

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Formato de tablas ..................147

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Herramientas de tabla ...........140

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Resumen.................................149

▼

Ordenar y filtrar tablas ..........144

▼

Actividades.............................150

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5. TABLAS

¿Qué son las tablas?

Las tablas relacionan los datos contenidos en una hoja de cálculo y permiten automatizar operaciones para trabajar con la información.

Están integradas por columnas denominadas campos y por filas que reciben el nombre de registros. Sin embargo, no debemos confundirlas con un conjunto de datos ubicado en filas y columnas ya que, cuando utilizamos

LAS TABLAS

esta herramienta, Excel nos permite realizar

RELACIONAN

muchas tareas de manera automática, lo cual

DATOS Y PERMITEN

Por ejemplo, podemos ordenar y filtrar los datos

nos garantiza un ahorro en el tiempo de trabajo.

AUTOMATIZAR

de manera dinámica, ya que estas opciones se

OPERACIONES

se simplifica la aplicación de funciones, porque

incluyen como parte de sus elementos. También bastará con escribir la función en una celda y presionar ENTER para que esta se copie en

el resto de la columna. Además, es posible seleccionar desde una galería distintos estilos de tabla para aplicar formato en todos sus componentes de manera rápida y fácil.

Figura 1. Al dar formato como tabla a los datos de una planilla es posible realizar diversas operaciones. www.redusers.com

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EXCEL 2013

Crear una tabla Veamos el procedimiento para crear una tabla. Es posible hacerlo de dos maneras: podemos insertar una tabla vacía y luego completar los campos, o generarla a partir de los datos que ya tenemos ingresados en la hoja de cálculo. En ambos casos, debemos ir a la ficha Insertar y, en el grupo Tablas, pulsar el botón Tabla.

Si ingresamos una tabla en blanco, aparecerá un cuadro de diálogo que nos preguntará qué rango queremos que esta ocupe: tendremos

PODEMOS GENERAR

que indicar la primera y la última celda o,

UNA TABLA VACÍA O

directamente, seleccionar el rango de celdas en la hoja de cálculo. En cambio, si insertamos una tabla a partir de datos ya existentes, al pulsar Tabla automáticamente se tomará el rango donde se ubican los datos presentes en la hoja de

CREARLA A PARTIR DE DATOS CONTENIDOS EN LA PLANILLA

cálculo y el cuadro de diálogo nos pedirá que lo confirmemos. Podemos ampliar o reducir este rango según nuestras necesidades. Además, el cuadro de diálogo muestra la opción La tabla tiene encabezados. Si la marcamos, la tabla tomará como encabezado la primera fila del rango; si no lo hacemos, Excel ingresará un nombre (Columna1, Columna2, etc.) para cada una de las columnas.

Figura 2. Es posible modificar el rango seleccionado a través del botón Seleccionar rango. www.redusers.com

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5. TABLAS

El encabezado de la tabla tendrá un color más oscuro que el resto de las filas. Además, en cada una de las celdas que lo componen se insertarán flechas. Si hacemos clic en alguna de ellas, veremos que se despliega un menú con varias opciones. Podemos filtrar los datos, ordenar alfabéticamente los campos de textos y, en el caso de los campos numéricos, ubicarlos de mayor a menor o viceversa.

Figura 3. Al desplegar el menú de un encabezado de columna podemos filtrar y ordenar los datos.

Si no tuviéramos una tabla y, simplemente, estuviésemos trabajando con un conjunto de datos ubicados en un rango de celdas, para realizar alguna de estas tareas necesitaríamos efectuar mayor cantidad de pasos y combinar diferentes herramientas para obtener los mismos resultados. De esta manera, comprobamos el potencial de las tablas, que facilitan y reducen el tiempo de nuestro trabajo.

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Gráficos En Excel, existen distintos tipos de gráficos, pero el objetivo de todos es el mismo, que quien ve el gráfico entienda de modo simple y rápido la información contenida en los valores de la tabla que le dio origen. Además de facilitar la lectura de los datos, los gráficos nos ayudan a evaluar y comparar los distintos valores de una hoja de cálculo.

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Introducción a los gráficos ...152

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Ejes y líneas de división.........168

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Tipos de gráficos....................155

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Rótulos y leyendas .................171

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Gráficos de

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Resumen.................................175

▼

Actividades.............................176

columnas y de barras .............161 ▼

Gráficos de líneas...................165

Servicio de atención al lector: usershop@redusers.com

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6. GRÁFICOS

Introducción a los gráficos Los gráficos están compuestos por diferentes elementos, que podemos modificar según nuestro gusto y necesidades a partir del modelo básico creado por Excel. Cada tipo de gráfico está relacionado con la información que deseamos representar. Por ejemplo, si queremos analizar el comportamiento del precio del dólar en los últimos meses, nos convendrá usar un gráfico de líneas.

Crear un gráfico Para crear un gráfico en una hoja de cálculo, necesitamos partir de una tabla que contenga los datos, que será la fuente de la información.

Los gráficos siempre están vinculados a datos que se ubican en las celdas, de manera que cuando cambiamos el valor de estas, el gráfico se actualizará de manera automática.

Una vez que tenemos los datos, los seleccionamos y vamos al grupo Gráficos de la ficha Insertar. Allí encontramos una variedad de tipos y subtipos de gráficos disponibles que podemos aplicar, mediante su selección, para conseguir resultados inmediatos.

Figura 1. Al desplegar el botón de gráfico accedemos a una vista de preliminar de los datos en el gráfico. www.redusers.com

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EXCEL 2013

Gráficos recomendados Una de las novedades que ofrece Excel 2013 es la inclusión de un botón denominado Gráficos recomendados. Esto significa que en base a los datos que hemos seleccionado, el programa analiza la forma más clara para exponerlos mediante un gráfico. Al pulsar este botón se abre el cuadro de diálogo Insertar gráfico que muestra la ficha Gráficos recomendados con una lista de todos los que Excel ha seleccionado y una vista previa para su comprobación.

Figura 2. Luego de seleccionar un gráfico sugerido pulsamos el botón Aceptar y este se creará sobre la hoja de cálculo.

Partes de un gráfico Los elementos que componen un gráfico pueden variar en función del tipo que usemos, pero, en general, podemos destacar los siguientes:

• Área del gráfico: es el área que se encuentra definida por el marco del gráfico y que incluye todos sus componentes.

• Serie de datos: son los valores graficados, que en la tabla de origen se ubican en las filas o en las columnas. Cada serie se diferencia por un color o un diseño distinto. Por ejemplo, si queremos graficar la campaña de ventas del primer cuatrimestre del año, la serie de datos es el conjunto de valores de la campaña de ventas.

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6. GRÁFICOS

• Categorías: es el nombre que se le da a la serie de datos. Puede existir una categoría o varias.

• Título del gráfico: es un texto que describe de manera sintética de qué se trata el gráfico, y que ubicamos, comúnmente, en la parte superior. Por ejemplo: Ventas cuatrimestrales.

• Ejes: son las líneas donde se ubican los datos y las categorías, dentro de una escala. Normalmente hay dos ejes, vertical y horizontal, y en los gráficos tridimensionales (3D) encontramos un tercer eje (Z), el de profundidad. El eje vertical (Y) contiene los datos, y el horizontal (X) posee las categorías del gráfico. Es posible modificar la escala de ambos ejes para ajustar la visualización o disminuir la dispersión de los datos.

• Área de trazado: es el área donde se encuentra dibujado el gráfico.

• Líneas de división: son líneas que dividen el gráfico, para delimitar los valores de los ejes y facilitar su lectura e interpretación. Su uso es opcional. Podemos modificar sus parámetros, como así también eliminarlas.

• Título de eje: también llamado rótulo, es el texto descriptivo que se alinea junto a cada uno de los ejes. En un gráfico de dos dimensiones, están el título del eje X, que es el nombre de los datos, ubicado en la parte inferior horizontal; y el del eje Y, ubicado en la parte izquierda vertical. Por lo general, es aquí donde se indican las unidades de medida del gráfico: años, litros, metros, etc.

• Leyenda: es la descripción de cada una de las series de datos, que ayuda a identificar los colores asignados a ellas. Puede estar relacionada con una celda o no de la tabla de origen. En general, se ubica en la parte derecha del gráfico.

Cuando seleccionamos un elemento de un gráfico, en la cinta de opciones se activan las Herramientas de gráfico, con tres fichas: Diseño,

GRÁFICOS INCRUSTADOS Es posible crear un gráfico en la misma hoja de cálculo donde se encuentran los datos de origen o en una hoja de gráficos, que también integrará el libro de trabajo. Los gráficos que se ubican en las hojas de cálculo se denominan gráficos incrustados y podemos situarlos en cualquier lugar de la hoja.

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-

Seguridad Aprenderemos a evitar que personas no autorizadas accedan a la lectura y la modificación de los datos contenidos en nuestro archivos. También explicaremos la forma de compartir libros de modo seguro y aplicar un control de cambios, para identificar las modificaciones introducidas por cada usuario. Por último, utilizaremos Visual Basic para ocultar las hojas de cálculo de manera efectiva.

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Archivos seguros....................178

▼

Hojas bien ocultas .................205

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Proteger una hoja ..................182

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Ocultar y proteger fórmulas ..209

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Proteger libro ........................186

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Resumen.................................209

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Compartir un libro .................193

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Actividades.............................210

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Control de cambios................200

Servicio de atención al lector: usershop@redusers.com

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7. SEGURIDAD

Archivos seguros Para evitar que nuestros libros sean abiertos y modificados por otras personas, debemos aplicarles alguna de las opciones de seguridad que brinda Excel. La seguridad es una preocupación fundamental cuando trabajamos con una computadora, por eso es necesaria la instalación de antivirus y firewalls. Pero eso no es todo, ya que debemos poner especial atención en el cuidado de los archivos. La gran cantidad de fórmulas, tablas, gráficos y la complejidad que puede tener un archivo de Excel hacen que sea preciso proteger las hojas de cálculo, para que otros usuarios no puedan alterar su contenido. Pensando en esto, Microsoft presenta una serie de opciones desarrolladas para dotar a los archivos del nivel de seguridad necesario.

Opciones de seguridad Excel propone diferentes alternativas para proteger los libros y las hojas de cálculo. Para acceder a ellas, debemos ir a la ficha Archivo y pulsar la opción Información; luego, en Permisos seleccionamos Proteger libro. Se desplegará una serie de opciones que describimos a continuación.

Figura 1. Excel 2013 ofrece diversas opciones de seguridad para la protección de los datos. www.redusers.com

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EXCEL 2013

• Marcar como final: permite configurar un libro para que se presente como de solo lectura.

EXCEL DISPONE

Un archivo de este tipo no puede ser editado

DE DIFERENTES

por los usuarios, aunque sí es posible acceder

ALTERNATIVAS PARA

a él y revisar su contenido. Si marcamos un libro de Excel como final, serán deshabilitados

PROTEGER LOS

los comandos de edición y escritura, así como

LIBROS Y LAS HOJAS

también las marcas de revisión.

• Cifrar con contraseña: con esta opción, podemos proteger un libro mediante la habilitación de una contraseña; de esta forma, cada vez que necesitemos acceder al archivo, será necesario escribir la clave correcta.

Figura 2. Al intentar abrir un libro cifrado, Excel solicitará la contraseña para su visualización.

• Proteger hoja actual: brinda la posibilidad de proteger una hoja específica de un archivo de Excel. Podemos habilitar una protección por contraseña y desactivar opciones específicas, como la aplicación de formato o la modificación de determinadas áreas de la hoja.

• Proteger estructura del libro: se trata de una interesante opción, ya que permite seleccionar una contraseña para proteger la estructura de un libro de Excel, de modo que los usuarios no podrán eliminar o agregar hojas, ni cambiar su ubicación.

• Restringir el acceso: esta opción es adecuada para limitar los permisos de edición, impresión y copia de diferentes usuarios. Para poder utilizarla, es necesario suscribirse al servicio Information Rights Management, que se encarga de verificar la autenticidad de las credenciales de los usuarios a través de un servidor.

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7. SEGURIDAD

• Agregar una firma digital: permite insertar una firma digital en nuestros libros, que puede ser tanto visible como invisible. Las firmas digitales son marcas cifradas que autentican diferente clase de información digital, como documentos, macros y correos electrónicos.

Cifrar con contraseña De todas las opciones mencionadas en los párrafos anteriores, el cifrado mediante una contraseña es la alternativa más utilizada, ya que nos permite proteger el contenido de un libro de Excel completo de manera muy simple. Esta opción nos brinda la posibilidad de establecer dos tipos de contraseña: una de apertura y otra de escritura. La primera solo evita que los usuarios que desconozcan la clave accedan a un libro, en tanto que la segunda permite abrir el libro en modalidad de solo lectura, pero evita su edición involuntaria.

Para establecer una contraseña, una vez que tenemos nuestro libro de Excel, debemos hacer clic en Guardar como. En el cuadro de diálogo que se abre, elegimos la ubicación y el nombre del archivo; luego, pulsamos la opción Herramientas, ubicada junto al botón Guardar y, en el menú que se despliega, seleccionamos Opciones generales… Se abrirá una ventana donde escribimos la contraseña de apertura y la de escritura; luego, tenemos que confirmarlas.

Figura 3. Podemos ingresar ambas claves o solo una de ellas. www.redusers.com

Vistas e impresión Aprenderemos a configurar las opciones para imprimir nuestras planillas de manera adecuada. Para comenzar, conoceremos las diferentes maneras de visualizar las hojas de cálculo en pantalla: sus elementos y características particulares. Luego, prepararemos las planillas para la impresión y configuraremos algunas opciones especiales.

Para finalizar, veremos cómo utilizar una impresora virtual.

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Diferentes vistas

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de las hojas ............................212 ▼

Mostrar y ocultar ..................222

Insertar símbolos y ecuaciones...........................232

▼

Vista preliminar e impresión.............................235

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Encabezado y pie de página ................................224

▼

Resumen.................................245

XPS Document Writer ...........230

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Actividades.............................246

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8. VISTAS E IMPRESIÓN

Diferentes vistas de las hojas En Excel 2013 podemos elegir diferentes maneras de visualizar las hojas de cálculo, cada una de las cuales será apropiada para trabajar en situaciones específicas. Antes de describir las diferentes maneras de visualizar una planilla de cálculo, definiremos a qué se llama vista.

Una vista es un conjunto de parámetros de visualización del contenido de un libro que se ajusta a diferentes opciones de presentación. Dentro del grupo Vistas de libro de la ficha Vista, encontramos las opciones disponibles. Veremos cada una de ellas en detalle.

Figura 1. Desde la ficha Vista accedemos a las diferentes opciones de visualización para el área de trabajo.

Normal La vista Normal es la que utilizamos comúnmente para realizar la mayoría de las tareas, como ingresar y editar datos, insertar gráficos, aplicar formatos, entre otras. En esta, la hoja de cálculo se presenta como un continuo, sin separación en páginas: aparecen los encabezados de filas y de columnas y las líneas de división de las celdas. Es posible ocultar o mostrar las líneas de cuadrícula, la barra de fórmulas y los encabezados empleando las opciones del grupo Mostrar. www.redusers.com

213

EXCEL 2013

Figura 2. En este ejemplo se han ocultado las líneas de cuadrícula y los encabezados de filas y columnas.

Diseño de página La vista Diseño de página es útil para preparar la información para la impresión, porque muestra la disposición general de la hoja de cálculo tal y como se imprimirá en una o más hojas de papel. En ella aparecen los márgenes, los saltos de páginas, los encabezados y pies de páginas, las reglas superior y lateral, además de los rótulos de filas y columnas, y las líneas de cuadrícula. Por eso, sabemos la cantidad de hojas que ocupa el contenido y cómo se ajusta a la página. En esta vista también es posible ingresar y editar datos, cambiar el diseño y variar el formato, como en la vista Normal.

VISTA NORMAL DESDE EL TECLADO Las diferentes formas de visualizar los libros de trabajo son accesibles desde la ficha Vista de la cinta de opciones y también a través de la utilización de los atajos de teclado. Por ejemplo, para acceder a la vista Normal podemos pulsar la combinación de teclas Alt + N L, presionando una letra a la vez. Cada usuario podrá optar por utilizar los botones del grupo Vistas de libro o los atajos de teclado, según le resulte más práctico durante el trabajo con las hojas de cálculo.

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214

8. VISTAS E IMPRESIÓN

Para ajustar los márgenes de impresión es posible emplear las reglas, haciendo un clic con el cursor sobre ellas y arrastrando hacia uno de los lados. Si queremos completar los encabezados y pies de página, podemos hacerlo directamente en la hoja o utilizar la ficha Diseño. Además, es posible ocultar o mostrar las líneas de cuadrícula, la barra de fórmulas, los títulos y la regla.

Figura 3. Esta vista muestra cómo quedarán impresas las hojas.

Saltos de página Un salto de página indica el comienzo de una nueva página al momento de la impresión. La opción Ver saltos de página presenta la hoja con líneas que marcan la división del contenido en diferentes páginas.

No se muestran los márgenes ni los encabezados y pies de página, pero sí sabremos cuántas páginas ocuparán los datos de nuestra planilla.

Como en las vistas anteriores, aparecen los títulos de filas y columnas y las líneas de cuadrícula, que podremos ocultar o mostrar.

Cuando activamos esta vista, se abre un cuadro de diálogo informándonos que es posible ajustar los saltos de página si los arrastramos con el mouse. Al modificar los saltos, cambia el tamaño de impresión del contenido de la hoja de cálculo. Desde esta vista, también es posible ingresar y editar datos, y modificar el ancho de las columnas y el alto de las filas de la planilla.

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Opciones avanzadas Aprenderemos a filtrar y ordenar datos, dos procedimientos que facilitan el análisis de la información. Veremos cómo buscar y reemplazar elementos en las planillas para modificar una gran cantidad de celdas a la vez. Utilizaremos los esquemas para agrupar y resumir contenido y obtendremos subtotales. Para terminar, veremos cómo importar texto desde otras fuentes y cómo editarlo.

▼

Filtrar y ordenar.....................248

▼

Importar archivos de texto ....270

▼

Buscar y reemplazar ..............255

▼

Quitar duplicados ...................275

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Subtotal .................................260

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Macros ...................................276

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Esquemas ...............................262

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Resumen.................................279

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Texto en columnas .................266

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Actividades.............................280

Servicio de atención al lector: usershop@redusers.com

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9. OPCIONES AVANZADAS

Filtrar y ordenar Excel proporciona gran cantidad de herramientas para ordenar los datos de una planilla y tener un mejor manejo de la información.

Cuando ingresamos datos en una hoja de cálculo, comúnmente lo hacemos en forma desordenada. Entonces, muchas veces resulta difícil tener una visión clara de su contenido, en especial, cuando hay una gran cantidad de elementos. Lo más conveniente sería ordenarlos según algún criterio. Podemos ordenar una lista de datos basándonos en valores de texto o números, color de la celda, color de la fuente e iconos de la celda. A continuación, veremos las diferentes opciones.

Ordenar rápidamente Es posible hacer una ordenación rápida de los datos de una manera muy simple. Para esto, seleccionamos un rango de datos, una columna o una celda de la columna que queremos ordenar y luego vamos al grupo Ordenar y Filtrar de la ficha Datos. Encontraremos dos botones: Ordenar de A a Z y Ordenar de Z a A. El primero ubicará los valores de menor a mayor y el segundo lo hará a la inversa.

Figura 1. Mediante los botones A-Z y Z-A ordenamos un listado de menor a mayor o a la inversa. www.redusers.com

249

EXCEL 2013

Con este procedimiento, Excel ordena la lista por columna. En caso de haber seleccionado un rango, lo hará por la primera columna.

Ordenar por más columnas También podemos ordenar los datos por más de un criterio.

Supongamos que tenemos un listado de alumnos que incluye apellido, nombre y las notas de cada trimestre, y deseamos ordenarlo primero por apellido en forma ascendente y, luego, por nombre. Para esto, seleccionamos el rango que contiene los datos, vamos al grupo Ordenar y Filtrar de la ficha Datos y pulsamos Ordenar. Aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar, en el cual debemos especificar las columnas por las que queremos ordenar los datos. Si nuestra lista posee encabezado, marcamos la opción Mis datos tienen encabezados; de este modo no se incluirán los títulos de

PARA ORDENAR

los campos de ordenación. En la lista Ordenar por, seleccionamos la primera columna; en nuestro caso, Apellido; y en Criterio de ordenación,

LOS DATOS POR MÁS DE UN CRITERIO

elegimos el tipo de ordenación: ascendente o descendente. Para agregar una columna adicional,

TENEMOS QUE

presionamos el botón Agregar nivel y, otra vez,

AGREGAR NIVELES

definimos los valores para cada una de las listas.

Siguiendo nuestro ejemplo, en la lista Ordenar por, seleccionamos la columna Nombre y en la lista Criterio de ordenación elegimos el tipo ascendente.

Al presionar el botón Aceptar, se aplicará el orden que indicamos para cada una de las columnas. Los datos se ordenarán, primero, por el primer nivel de la lista, y sucesivamente por los demás niveles en orden descendente. En Excel 2013 es posible ordenar hasta 64 columnas.

ORDEN DE DATOS Las posibilidades de ordenar datos sobre la base del color de la celda, del color de la fuente y de los iconos de las celdas aparecieron en la versión 2007 del programa. Por eso, si pasamos a Excel 2013 desde una versión anterior a 2007, estas opciones serán una interesante novedad. Como podemos ver, disponemos de diversas maneras de ordenar rangos en una hoja de cálculo.

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250

9. OPCIONES AVANZADAS

Figura 2. El botón Agregar nivel permite añadir más criterios para ordenar un listado.

Ordenar por formatos También podemos ordenar valores de acuerdo con algunos criterios de formato de celda: color de celda, color de fuente e iconos de celda.

Figura 3. Luego de elegir el color debemos indicar su posición: al comienzo o al final de la lista. www.redusers.com

Ficha Desarrollador La ficha Desarrollador es una sección especial donde se agrupa una serie de controles necesarios para trabajar con formularios, macros y otras tareas similares. En pocas palabras, gracias a las opciones que encontraremos en ella, podremos crear documentos inteligentes utilizando los controles de formularios disponibles.

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Usos de la ficha

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Resumen.................................303

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Actividades.............................304

Desarrollador..........................282 ▼

Controles................................284

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Resumen de los controles .....301

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282

10. FICHA DESARROLLADOR

Usos de la ficha Desarrollador La ficha Desarrollador agrupa diversos grupos y controles que han sido diseñados para apoyarnos en tareas específicas de uso no frecuente. Por lo tanto, solo necesitaremos utilizarla en casos precisos; veamos cuáles son las posibilidades:

• Crear formularios con controles dentro de Excel.

• Escribir nuestras propias macros (acciones grabadas con el objetivo de automatizar tareas) para ejecutar acciones dentro de un libro de Excel u otra aplicación de la suite.

• Ejecutar una macro que hayamos creado y grabado en forma previa.

• Utilizar comandos XML (código en lenguaje XML) o controles ActiveX (los veremos al final de este capítulo) en los archivos.

• Crear una aplicación específicamente desarrollada para funcionar integrada con alguna aplicación de Microsoft Office.

• Crear símbolos o trabajar con ShapeSheet en Microsoft Visio (utilizar una hoja de cálculo dentro de Microsoft Visio).

Figura 1. La ficha Desarrollador está presente en los programas de Microsoft Office. www.redusers.com

283

EXCEL 2013

Habilitar la ficha Desarrollador Es posible que no veamos esta ficha, porque se encuentra oculta en forma predeterminada. Para habilitarla en Excel 2013 deberemos seguir las indicaciones que detallamos a continuación.

En primer lugar, nos dirigimos a la ficha Archivo, que se encuentra en la parte superior izquierda de la interfaz de la aplicación.

Posteriormente, presionamos sobre el botón Opciones y, en la ventana que se abre, hacemos clic sobre Personalizar cinta de opciones. Ubicamos la sección denominada Pestañas principales, en el costado derecho de la ventana. Allí veremos los nombres de cada ficha de la cinta de opciones y, junto a ellos, una casilla de verificación mediante la cual podremos indicar si deseamos hacerla visible. Marcamos la casilla que corresponde a la ficha Desarrollador y presionamos Aceptar.

Figura 2. Luego de hacer clic sobre el botón Aceptar se mostrará la ficha en la cinta de opciones.

CUADROS DE LISTA Excel 2013 reconoce tres tipos de cuadros de lista: de selección única (permite solamente activar una opción), de selección múltiple (permite una elección o elecciones adyacentes) y de selección extendida (permite una elección, elecciones y no contiguas). Nuestra elección dependerá del uso que queramos darle al control.

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284

10. FICHA DESARROLLADOR

Controles Dentro de la ficha que acabamos de activar encontramos diversas secciones, tales como Código o Complementos, que nos permiten escribir en forma directa código VBA (Visual Basic para Aplicaciones) y administrar los complementos, respectivamente.

Pero el grupo que nos interesa en esta ocasión es el llamado Controles, ya que en él se incluyen las opciones que nos permitirán agregar controles especiales a los archivos de Excel; por ejemplo, casillas de verificación, cuadros de lista y botones de opción, entre otros. Gracias a ellos, podremos ampliar las funciones ofrecidas por Excel.

Estos elementos son objetos que corresponden a la interfaz gráfica y nos permiten controlar ciertas acciones determinadas e interactuar con los usuarios. En general, pueden usarse al trabajar con macros (Visual Basic for Applications o VBA), pero esto no queda aquí, ya que también es posible aprovechar sus características en otro tipo de archivos (que no incluyan macros), sin que sea necesario tener conocimientos avanzados sobre programación VBA. Un aspecto muy importante que debemos tener en cuenta es que, dentro del icono Insertar de este grupo, los controles están divididos en dos secciones: los Controles de formulario y los Controles ActiveX, pero nos dedicaremos a estudiar solo los primeros.

Si bien en ambos grupos encontraremos las casillas de verificación, en esta sección solo nos dedicaremos a analizar los controles de formulario. A continuación, los veremos en detalle.

Figura 3. Los controles de formulario permiten interactuar con el usuario. www.redusers.com

Excel y su relación con Internet El desarrollo de servicios en línea ha superado el concepto tradicional de almacenamiento y acceso a los archivos. Hoy podemos acceder a estos desde cualquier dispositivo que tenga conexión a Internet, editarlos en línea e, incluso, compartirlos con otros usuarios aunque no tengan instalado Excel en sus propios equipos o la misma versión que nosotros utilizamos para crear el libro.

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Almacenamiento online .........306

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Resumen.................................312

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306

APÉNDICE. EXCEL Y SU RELACIÓN CON INTERNET

Almacenamiento online En Excel 2013 existen herramientas que nos permiten almacenar y acceder a la información que necesitamos tener disponible en cualquier momento y en cualquier lugar. Estas herramientas, además, nos permitirán trabajar en forma colaborativa con otros usuarios.

A continuación, veremos cada una de ellas.

Guardar en SkyDrive SkyDrive es un servicio en línea de Microsoft que nos permite subir archivos desde una computadora y almacenarlos en la nube, además de compartirlos con otros usuarios, ya que ofrece la posibilidad de otorgar permisos de acceso, tanto para ver como para editar el documento.

Figura 1. Al acceder desde Excel Web App de SkyDrive podemos modificar el libro.

Cuando subimos un archivo, este se almacena en una ubicación central a la que podemos tener acceso desde casi cualquier lugar, simplemente, a través de una conexión a Internet.

En este espacio podemos guardar cualquier formato de archivo, y también nos ofrece la posibilidad de crear y editar en línea documentos

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307

EXCEL 2013

de Word, Excel, PowerPoint y OneNote, a través de la plataforma Office Web Apps. El servicio es gratuito, pero para acceder a estas herramientas se requiere tener una cuenta de Windows Live.

Figura 2. Hacemos clic en Iniciar sesión para introducir nuestros datos de acceso.

Todos los programas de la suite Office 2013, Excel entre ellos, nos ofrecen la posibilidad de guardar copias de nuestros archivos en este servicio de almacenamiento en línea. Para guardar un libro de Excel en SkyDrive debemos abrirlo en la aplicación de escritorio y, luego, ir a la ficha Archivo y hacer clic en Guardar como. En el panel izquierdo de la Vista Backstage seleccionamos la opción SkyDrive y en el panel derecho veremos que se busca nuestra cuenta de Windows Live.

La primera vez que usamos esta función nos pedirá que ingresemos un nombre de usuario y contraseña. Luego de verificar estos datos,

EXCEL WEB APP Excel Web App permite crear, ver y editar libros de Microsoft Excel en un navegador (explorador web).

Para usar este servicio es necesario guardar el libro en línea o abrir un archivo adjunto en el correo electrónico basado en la Web, como, por ejemplo, Outlook Web App.

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308

APÉNDICE. EXCEL Y SU RELACIÓN CON INTERNET

desde el panel derecho configuramos las opciones para que una copia del libro se guarde en esta ubicación; por ejemplo, seleccionar una carpeta específica –personal o compartida– o crear una nueva. Luego, pulsamos Guardar como para completar el proceso de almacenamiento.

Desde SkyDrive podremos ver o editar el libro en línea, otorgar permisos a otros usuarios y descargarlo en una aplicación de escritorio.

Figura 3. Desde la Vista Backstage podemos configurar las opciones para guardar en SkyDrive.

Guardar en SharePoint Microsoft SharePoint Server 2013 es un servicio compartido que nos permite guardar libros de Excel 2013 para que otros usuarios puedan obtener acceso a todo el libro o a algunas de sus partes desde un

SERVICIOS DE EXCEL Servicios de Excel es una aplicación que permite trabajar con libros de Excel en Microsoft SharePoint Server 2013, para compartirlos en una biblioteca de documentos o en un sitio web de SharePoint Server.

Incluye una interfaz de usuario basada en la Web, que permite ver las hojas de cálculo en un navegador de Internet, y una interfaz de servicios web para acceder mediante programación.

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Servicios al lector En esta sección incluimos un completo índice temático para encontrar, de manera sencilla, los conceptos fundamentales que están presentes en el libro.

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Índice temático ......................314

Servicio de atención al lector: usershop@redusers.com

314

SERVICIOS AL LECTOR

Índice temático

A

B

C

ActiveX............................................32, 282 Administrador de nombres....................... 88

C

Cinta de opciones .................................... 19 Color de etiqueta .................................... 96

Alineación ............................................ 117

Columna ................................................. 15

Anclar archivos .................................21, 22

Columna calculada ................................ 139

Área de escritura/edición ........................ 55

Comodín ............................................... 259

Área del gráfico .................................... 153

Compartir libro ..................................... 196

Área de impresión ..........................235, 243

Compatibilidad ........................................ 30

Área de trabajo ..................................23, 91

Comprobar accesibilidad ....................... 195

Argumento .............................................. 61

Comprobar compatibilidad..................... 196

Asistente de funciones ............................. 54

Configuración regional ......... 36, 38, 39, 108

Atajos de teclado .............................45, 101

Configurar página...........................227, 239

Autofiltros............................................. 252

Contabilidad ......................................... 107

Autosuma ............................................... 32

Contraseña ....................................186, 205 Control ..............................................42, 43

Barra de desplazamiento ....................... 290

Control de cambios................................ 200

Barra de estado ...................................... 22

Control de texto .................................... 120

Barra de fórmulas .................. 20, 46, 48, 53

Controlador de relleno ............................ 50

Barra de herramientas

Controles ActiveX ..................284, 299, 302

de acceso rápido ..................................... 17

Controles de formulario ..................284, 285

Barra de título ........................................ 17

Convertir en rango ................................ 148

Barra espaciadora ................................... 36

Copiar como imagen................................ 84

Barras de desplazamiento ....................... 26

Copiar formato........................................ 84

Biblioteca de funciones ......................58, 63

Crear documento PDF/XPS..................... 32

Borde ................................................... 122

Crear una copia....................................... 95

Borrar comentarios ................................. 49

Cuadro combinado................................. 296

Borrar contenido ..................................... 49

Cuadro de fórmulas ................................. 20

Borrar formato ....................................... 49

Cuadro de grupo.................................... 299

Botón de opción .................................... 290

Cuadro de lista ...................................... 297

Buscar ...................................256, 257, 258

Cuadro de nombres ................ 20, 53, 54, 87

Cadena de caracteres alfanuméricos ........ 37 Cambiar ventanas ................................... 89

D

Dar formato como tabla .................147, 148 Desproteger hoja................................... 185

Campo .................................................. 136

Diseño de página ..............................22, 213

Casilla de verificación ........................... 286

Dividir una hoja....................................... 91

Celda ...................................................... 15

Documentos ............................................ 28

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315

EXCEL 2013

E

Ecuación ............................................... 233 Editor de Visual Basic ........................... 205

G

Ejes ..............................................154, 168 Encabezado de la tabla ......................... 138 Entorno de trabajo .................................. 17 Equipo ...............................................28, 31

Guía táctil ............................................... 27

H

Herramientas de ecuación ..................... 233 Herramientas de encabezado y pie de página ...................................... 224

Especial ................................................ 108

Herramientas de gráfico .................154, 173

Esquema ............................................... 262

Herramientas de tabla ...................139, 140

Estilos de celda ..................................... 124

Historial de cambios.............................. 201

Etiqueta ............................................... 298

Hoja de cálculo ..................................15, 17

Examinar ...........................................28, 31

Hoja de gráfico ..............................166, 168

Excel Web App .................................14, 307

Hoja1 ................................................16, 27

Exportar ............................................... 142

I

Information Rights Management ........... 179 Inicio rápido ........................................... 14

Fecha corta............................................. 39

Inmovilizar paneles ................................. 92

Fecha larga ............................................. 39

Insertar celdas ........................................ 99

Fecha y hora ........................................... 38

Insertar columnas ................................... 97

Fichas ..................................................... 19

Insertar filas ........................................... 99

Ficha Archivo .......................................... 20

Insertar función .................................54, 63

Ficha Desarrollador........................205, 282

Inspeccionar documento ........................ 194

Ficha Fórmulas ..................................56, 58

Inspeccionar libro ................................. 194

Ficha Vista .......................................25, 222

Introducir ..........................................22, 46

Fila ......................................................... 15

Ir ............................................................ 26

Filtro personalizado .............................. 146 Formato de celdas ................................. 105 Formato de control................................ 285

G

Gráficos recomendados.......................... 153

Errores ................................................... 61

Explorador de proyectos........................ 206

F

Gráficos incrustados .............................. 154

L

Leyenda .........................................154, 172 Libro .................................................16, 17

Formato personalizado .......................... 113

Libro de Excel 97-2003 .......................... 30

Fracción................................................ 108

Libro en blanco ....................................... 27

Fuente .................................................. 116

Libros recientes ...................................... 21 Líneas de cuadrícula ............................. 222

Gráficos apilados ................................... 162

Líneas de división.................................. 170

Gráficos 100% apilados ........................ 164

Listas personalizadas ............................ 252

Gráfico circular ..................................... 158 Gráfico de barras ...........................160, 162 Gráfico de columnas .......................156, 161 Gráfico de líneas ............................157, 165

M

Macro ....................................276, 277, 278 Máximo .................................................. 67 Minibarra de formato ............................ 104

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316

M N O

P

SERVICIOS AL LECTOR

Minigráficos .......................................... 158 Mínimo ................................................... 67

Referencias............................................. 72 Referencias absolutas.............................. 74

Moneda ................................................ 106

Referencias mixtas.................................. 75 Referencias relativas............................... 73

Nombre de archivo .................................. 28

Registro ................................................ 136

Normal ............................................22, 212

Regla .................................................... 223

Número .................................................. 36

Relleno ................................................. 123

Número de página ................................. 229

Rótulo................................................... 171

Office Open XML .................................... 32 Opciones de autorrelleno ......................... 51

S

Saltos de página.............................214, 236 Separador de miles ............................36, 39

Opciones de pegado ................................. 85

Serie de datos ....................................... 153

Opciones de presentación

SharePoint.....................................142, 308

de la cinta de opciones ............................ 19

Shift ....................................................... 41

Ordenar y filtrar .....................248, 249, 251

Signo igual ........................................37, 38

Organizar ventanas ................................. 89

Símbolo ................................................ 234

Orientación ........................................... 121

Sintaxis .................................................. 61 SkyDrive ..........................................14, 306

Panel de control...................................... 39

Subtotal................................................ 259

Pantalla completa ................................. 215

Suma ...................................................... 67

Personalizar cinta de opciones .......206, 283 Phishing................................................ 204

T

Tabla .................................................... 136 Tem a .................................................... 131

Porcentaje ............................................ 107

Texto en columnas..........................266, 268

Portapapeles......................................44, 82

Título del gráfico ................................... 154

Promedio ................................................ 67

Título de eje ......................................... 154

Proteger hoja.................................182, 183 Proteger libro ................................178, 181 Proteger y compartir libro..................... 188

R

Reemplazar .......................................... 258

Modificar ................................................ 22

Personalizar barra de estado ................... 22

Q

R

V

Ver en paralelo ....................................... 90 Ver saltos de página .............................. 214 Vincular con la celda ............................. 296

Quitar duplicados .................................. 275

Visibilidad............................................. 100

Quitar filtro ........................................... 147

Visor de XPS ........................................ 230

Quitar salto de página ........................... 237

Vista..................................................... 212 Vista Backstage ...................................... 20

Rango ..........................................15, 41, 87

Vista previa de salto de página ................ 22

Rango de entrada .................................. 296

Vista protegida ..................................... 221

Recientes ................................................ 31

Vistas personalizadas ............................ 219

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