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OFFICE 2010
CONTENIDO
Este manual contiene un material inigualable que nos permitirá aprove-
1 | INTRODUCCIÓN Las diferentes versiones de Office 2010 / Requisitos de sistema e instalación / Novedades de Office 2010 / La Barra de herramientas de acceso rápido / Vista Backstage / Guardar en formato PDF / Guardar un documento en una versión anterior 2 | EXCEL Administrar hojas de cálculo / Insertar y eliminar hojas de un libro / Personalizar las etiquetas de las hojas / Ocultar filas o columnas / Ingresar datos / Rellenar datos automáticamente / Fórmulas / Tipos de referencias / Operaciones con archivos / Guardar un archivo de Excel con otro formato / Opciones de impresión / Compartir libros por SkyDrive y SharePoint / Aplicar formatos / Formato condicional / Funciones / Utilizar Excel 2010 como un gestor de bases de datos / Validar datos / Minigráficos / Tablas y gráficos dinámicos 3 | WORD Crear documentos / Aplicar formatos / El Panel de navegación / Guardar, abrir e imprimir documentos / Gráficos y SmartArt / Ecuaciones / Combinar correspondencia / Crear referencias / Insertar tabla de contenido / Insertar notas al pie / Revisión del documento / Traducir texto y documentos
char al máximo todo el potencial del nuevo Office 2010. Haremos un recorrido por sus principales funciones y la manera de utilizar tanto sus programas más conocidos (Excel, Word, PowerPoint y Access) como los menos difundidos (SharePoint Workspace, Infopath y OneNote, entre otros). Esta versión trae novedades muy importantes relacionadas con el mundo de la Web 2.0: Office Web Apps. Aprenderemos a acceder a nuestros archivos a través de un teléfono celular, y a comentar o editar documentos en línea con un equipo de trabajo remoto. Conoceremos otras novedades, como los minigráficos en Excel, ordenar correos por conversación, y lo nuevo en el manejo de PDFs, solo por mencionar algunas de estas funciones. Una obra imperdible para quienes quieran llevar su uso de Office al próximo nivel, sin importar el grado de conocimiento que tengan de la suite.
4 | ACCESS Elementos de una base de datos / Crear tablas de datos / Vista Hoja de datos / Las relaciones / Consultas de referencias cruzadas y de acción / Formularios / Informes 5 | OUTLOOK Crear y eliminar cuentas de correo / Lista de contactos / Componer y enviar correo / Responder y reenviar mensajes / Ver conversaciones en la lista de mensajes / Listas de distribución / Utilizar el calendario / Calendario / Planificar citas 6 | POWERPOINT Crear una presentación / Insertar diapositivas / Imágenes / Gráficos / SmartArt / Sonidos / Videos 7 | PUBLISHER Tipos de publicaciones / Crear una publicación / Plantillas prediseñadas / Conectar cuadros de texto / Trabajar con gráficos y objetos / Guardar e imprimir una publicación
En este sitio encontrará una gran variedad de recursos y software relacionado, que le servirán como complemento al contenido del libro. Además, tendrá la posibilidad de estar en contacto con los editores, y de participar del foro de lectores, en donde podrá intercambiar opiniones y experiencias.
Si desea más información sobre el libro puede comunicarse con nuestro Servicio de Atención al Lector: usershop@redusers.com
8 | ONENOTE Crear un bloc de notas / Aplicar formatos / Insertar secciones y páginas / Crear notas / Personalizar OneNote 9 | OFFICE WEB APPS ¿Cómo acceder a Office Web Apps? / Crear documentos / Editar, guardar y compartir documentos en línea
NIVEL DE USUARIO PRINCIPIANTE
INTERMEDIO
AVANZADO
EXPERTO
OFFICE 2010 In this book you will find the necessary skills to master the new Office 2010 version. A complete guide aimed for those who want to improve their use of its programs and take advantage of the Web 2.0 capabilities that the new version has to offer.
por Virginia Caccuri
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Capítulo
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Introducción Microsoft Office 2010, también conocido como Office 14, es la última versión de la suite ofimática creada por Microsoft. Desde su primera aparición -1989-, ha sido el líder mundial en las aplicaciones de escritorio, porque integra las herramientas básicas que necesitamos para realizar prácticamente cualquier tipo de tarea. Esta nueva edición incorpora algunas novedades con respecto a las ediciones anteriores, entre las que se destaca la posibilidad de crear y compartir documentos en línea.
SERVICIO DE ATENCIÓN AL LECTOR: usershop@redusers.com
Las diferentes versiones de Office 2010 Requisitos de sistema e instalación Novedades de Office 2010 Características de la interfaz integrada La Barra de herramientas de acceso rápido La Vista Backstage Previsualización de pegado Capturas de pantalla Guardar en formato PDF Recuperar documentos no guardados SharePoint Workspace e InfoPath Usar Office 2010 con ediciones anteriores Guardar un documento en una versión anterior Convertir un documento a Office 2010 Resumen Actividades
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1. INTRODUCCIÓN
LAS DIFERENTES VERSIONES DE OFFICE 2010 Microsoft Office 2010 es un conjunto de aplicaciones integradas, que incluyen un procesador de textos, una planilla de cálculo, un gestor de base de datos, un programa para realizar presentaciones, un gestor de correo electrónico, un programa para diseñar publicaciones, un block de notas y otras herramientas que nos permiten aumentar nuestra productividad y que han sido diseñadas especialmente para compartir con otros usuarios y trabajar en equipo. Entre estas nuevas herramientas se destaca Office Web Apps, creada específicamente para trabajar en línea, lo que nos deja editar un documento desde nuestra oficina, desde nuestro hogar, o desde nuestro teléfono móvil, sin necesidad de transportar el archivo en el que estamos trabajando y, además, con la posibilidad de editar y realizar modificaciones en el documento de forma compartida con otros usuarios. Microsoft Office 2010 se encuentra disponible en diferentes versiones y no todas incluyen las mismas aplicaciones. Cada una ha sido diseñada para un grupo específico de usuarios, con el propósito de poder dar respuesta a una demanda con características diversas. Por ese motivo, antes de elegir qué versión de Office 2010 instalaremos en nuestro equipo, debemos conocer qué nos ofrece cada una de ellas, para optar por la más adecuada a nuestras necesidades. Esta elección es importante por dos motivos: en primer lugar, para no ocupar innecesariamente espacio en nuestro disco con programas que tal vez no necesitaremos y no utilizaremos nunca; y, en segundo lugar, porque encontraremos diferencias de precios entre las distintas versiones, donde las más completas son, por supuesto, las más caras. En la Tabla 1 podemos ver el listado de aplicaciones que incluye cada una de las versiones de Office 2010. APLICACIONES
Word
OFFICE HOGAR
OFFICE HOGAR Y
OFFICE
OFFICE
OFFICE
Y ESTUDIANTES
PEQUEÑA
ESTÁNDAR
PROFESSIONAL
PROFESSIONAL
2010
EMPRESA 2010
2010
2010
PLUS 2010
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Excel
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PowerPoint
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Outlook Access Publisher OneNote
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InfoPath
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SharePoint Workspace
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Comunicator Office Web Apps
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Tabla 1. Aplicaciones incluidas en las distintas versiones de Microsoft Office 2010. 14
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Las diferentes versiones de Office 2010
Para elegir una u otra, podemos tener en cuenta los siguientes criterios: • Office Hogar y Estudiantes 2010: está dirigido a estudiantes y usuarios domésticos, y nos ofrece las aplicaciones tradicionales para crear documentos, hojas de cálculo, presentaciones y cuadernos de notas. Su licencia es para uso no comercial. • Office Hogar y Pequeña Empresa 2010: simplifica el conjunto de las aplicaciones básicas utilizadas por las pequeñas empresas y usuarios domésticos. Ofrece un conjunto de aplicaciones esenciales que nos permitirán llevar adelante un pequeño negocio, conectarnos con nuestros clientes y organizar las tareas del hogar, de forma eficaz. • Office Standar 2010: ofrece lo necesario para trabajar con documentos, hojas de trabajo, materiales de marketing, presentaciones, notas y correo electrónico. Esta versión solo está disponible para licencias por volumen. • Office Professional 2010: está diseñado para usuarios de negocios que necesitan todas las funcionalidades de las aplicaciones tradicionales, así como el acceso a las herramientas de gestión de datos. • Office Professional Plus 2010: es el producto indicado para usuarios de alta gama, que colaboran con otros, gestionan los datos y necesitan flexibilidad, movilidad y capacidad para ser coautores de diversos tipos de documentos. Nos permitirá una forma de trabajo rápida, sencilla e intuitiva, sin importar si estamos de viaje, en la oficina, trabajando solos o como parte de un equipo. Esta versión únicamente está disponible para licencias por volumen (desde 5 hasta miles).
Figura 1. Office 2010 se puede adquirir en caja o mediante una tarjeta con la clave del producto. El precio del primero es muy superior al del segundo, porque permite la posibilidad de instalarlo hasta en dos equipos. www.redusers.com
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1. INTRODUCCIÓN
REQUISITOS DE SISTEMA E INSTALACIÓN Antes de instalar Microsoft Office 2010, debemos conocer cuáles son los requisitos de sistema necesarios para su correcto funcionamiento, y verificar si nuestro equipo cumple con los requerimientos mínimos indispensables. Los elementos básicos con los que debemos contar para instalar Office 2010 son: • • • • • •
Procesador de 500 megahercios (MHz) o superior. Memoria 256 megabytes (MB) de RAM como mínimo. Disco duro 1,5 gigabytes (GB). Unidad de CD-ROM o DVD. Monitor con una resolución de 1024 x 768 o superior. Sistema operativo: Microsoft Windows XP con Service Pack (SP) 2 o SP3, Windows Server 2003 con SP1 o posterior, Windows Vista SP1, o Windows 7.
Además, para poder utilizar el servicio de Office Web Apps debemos contar con un navegador compatible, como Internet Explorer, Mozilla FireFox o Safari. Una vez que verificamos los requisitos de nuestro sistema, podemos instalar Office 2010. Cuando se ejecuta la instalación, aparece un asistente que nos guía en el proceso, aunque es una instalación prácticamente automática y desatendida, solo tenemos que indicar algunas opciones. En el Paso a paso 1, veremos cómo hacerlo. Instalación de Microsoft Office 2010
PASO A PASO
Introduzca el CD de Microsoft Office 2010 en la unidad correspondiente. La instalación comenzará automáticamente.
TIPOS DE LICENCIAS DE MICROSOFT Una licencia de software otorga el derecho a ejecutar un programa, con una serie de requisitos que determinan cómo podemos usarlo. Microsoft otorga tres tipos de licencias: Producto Empaquetado (Caja), Software Preinstalado en una PC Nueva (OEM) o Licencias por Volumen. Más información en: www.microsoft.com/spain/licencias/introduccion.mspx.
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Requisitos de sistema e instalación
La siguiente pantalla muestra el nuevo logo de Microsoft Office 2010. Aquí verá un mensaje pidiendo que espere mientras se preparan todos los archivos que se utilizarán durante el proceso de instalación.
Antes de continuar, aparecerá la pantalla con el contrato de licencia de Microsoft Office, es necesario que tilde la casilla de verificación llamada Acepto los términos del contrato y luego haga clic en Continuar.
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1. INTRODUCCIÓN
Haga clic en Instalar ahora para una instalación con las características predeterminadas, o en Personalizar para establecer características específicas.
Si seleccionó la opción Personalizar, verá una pantalla con tres solapas desde las cuales podrá configurar distintas opciones de instalación. Elija los programas de la suite que desea instalar, o seleccione Ejecutar todo desde mi PC para instalar todos los programas. Luego haga clic en Instalar ahora.
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Requisitos de sistema e instalación
A continuación, aparecerá una pantalla conteniendo una barra que se encarga de mostrar el progreso actual del proceso de instalación. Aquí deberá esperar hasta que se hayan completado todas las acciones necesarias.
Finalmente, aparecerá la pantalla que le indica que la instalación ha finalizado. Puede comenzar a utilizar los programas de la suite Office 2010. Haga clic en Cerrar y comience a explorar las diferentes aplicaciones.
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1. INTRODUCCIÓN
NOVEDADES DE OFFICE 2010 Tal vez muchos de nosotros conocemos y utilizamos ediciones anteriores de la suite Office y fuimos testigos de los cambios producidos por el pasaje de un sistema de comandos organizados en menús hacia la interfaz Microsoft Office Fluent, que apareció en Office System 2007, donde los comandos se organizan en fichas y grupos lógicos, en lo que conocemos como Cinta de opciones. Hasta ahora, esta Cinta de opciones solo estaba presente en algunos programas de la suite 2007. Microsoft Office 2010 introduce algunas novedades para facilitar la integración de las diferentes herramientas de productividad, en un entorno cada vez más amigable e intuitivo. A continuación, veremos en detalle algunas de las novedades más destacadas de Office 2010.
Características de la interfaz integrada Como mencionábamos anteriormente, en la edición 2007 de Microsoft Office System se introdujo la interfaz Microsoft Office Fluent, con los comandos organizados en una Cinta de opciones, a través de fichas y grupos lógicos. Sin embargo, esta interfaz no estaba incorporada en todos los programas de la suite. En la edición 2010, encontraremos la Cinta de opciones en todos los programas, lo que le ha otorgado una apariencia coherente a todas las aplicaciones. Otra importante novedad de esta interfaz es que se ha reemplazado el Botón de Office por la ficha Archivo, que es la primera ficha que aparece a la izquierda de la Cinta de opciones, en todos los programas que forman parte de Office 2010. A diferencia del Botón de Office, que despliega un menú al hacer clic sobre él, la ficha Archivo muestra un cuadro de opciones que ocupa toda la ventana y que nos permite realizar rápidamente acciones tales como seleccionar una plantilla para un nuevo documento o imprimir un archivo, sin tener que abrir nuevas ventanas y desde un entorno muy intuitivo. En el próximo apartado, veremos un poco más en detalle las características de esta interesante innovación. Pero antes de continuar, veamos los diferentes elementos que se encuentran en la interfaz Microsoft Office Fluent de Office 2010.
VERSIÓN DE PRUEBA DE OFFICE 2010 Desde
la
dirección
www.microsoft.com/office/2010/es/download-office-professional-
plus/default.aspx, podemos descargar una versión de prueba de Microsoft Office Professional Plus 2010. Esta versión de evaluación funciona hasta el 30/10/2010, y para obtener un número de serie válido es necesario tener una cuenta de Microsoft Live.
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Novedades de Office 2010
Interfaz de Office 2010
GUÍA VISUAL
Ficha Archivo: abre la Vista Backstage, que nos permite administrar documentos y datos relacionados con éstos, como crear, guardar y enviar documentos, inspeccionar documentos para comprobar si tienen metadatos ocultos o información personal, o establecer opciones específicas. Barra de herramientas de acceso rápido: es una barra de herramientas personalizable, que contiene un conjunto de comandos independientes de la ficha de la Cinta de opciones que se muestra. Fichas: contienen grupos y comandos específicos para ejecutar determinadas acciones, reemplazan a la antigua barra de menús de versiones anteriores. Botones de control: permiten minimizar, maximizar, restaurar o cerrar la aplicación que se está ejecutando. Ayuda: abre la página de Ayuda de Microsoft Office. Botón de control de la Cinta de opciones: muestra u oculta la Cinta de opciones. Si la Cinta de opciones está oculta, solo se presentan los nombres de las fichas. Grupos lógicos: dentro de cada ficha, los grupos lógicos se organizan agrupando los comandos que tienen funciones similares o relacionadas. Comandos: ejecutan una tarea determinada. Al hacer clic sobre los comandos, algunos se ejecutan directamente, y otros, en cambio, muestran un menú desplegable con opciones. Aquí vemos el comando Alinear texto a la izquierda. Selector de cuadro de diálogo: algunos grupos tienen una pequeña flecha diagonal en la esquina inferior derecha; al hacer clic sobre él, se abre un cuadro de diálogo que nos permite ver más opciones relacionadas con este grupo.
Personalizar la Cinta de opciones Una novedad que incorpora Office 2010 es que la Cinta de opciones se puede personalizar, es decir que podemos crear fichas y grupos personalizados para que contengan los comandos que usamos con más frecuencia. La personalización de la Cinta de opciones es específica para el programa de Microsoft Office con el que estamos www.redusers.com
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1. INTRODUCCIÓN
trabajando y no afectará otras aplicaciones. También debemos tener en cuenta que, aunque podemos agregar comandos para personalizar grupos, no es posible cambiar las fichas y los grupos predeterminados ya integrados en Microsoft Office 2010. Por ejemplo, para personalizar la Cinta de opciones de Word, luego de abrir esta aplicación vamos a Archivo/Opciones y se abrirá el cuadro de diálogo Opciones de Word; en el panel izquierdo, hacemos clic en Personalizar Cinta, y en el panel derecho podemos elegir las diferentes opciones de personalización.
Figura 2. Desde el panel Personalizar la cinta y los métodos abreviados de teclado, podemos agregar comandos, cambiar el nombre a las fichas existentes o agregar nuevas fichas y grupos lógicos.
También podemos personalizar la Cinta de opciones si hacemos clic con el botón secundario del mouse sobre la Cinta de opciones y en el menú contextual elegimos la opción Personalizar la Cinta.
La Barra de herramientas de acceso rápido La Barra de herramientas de acceso rápido agrupa un conjunto de comandos que necesitamos utilizar de forma frecuente, independientes de la ficha activa en la Cinta de opciones. De forma predeterminada, aparece por encima de la Cinta de opciones, a la izquierda de la Barra de título de la aplicación de Office que estamos ejecutando, y muestra el acceso directo a los comandos Guardar, Deshacer y Rehacer, pero podemos personalizarla cambiando su ubicación o agregando y quitando comandos, 22
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de acuerdo con nuestras necesidades. Para cambiarla a una nueva ubicación, debemos desplegar la flecha que se encuentra a la derecha de esta barra –al acercar el puntero del mouse veremos la etiqueta Personalizar barra de herramientas de acceso rápido– y seleccionar la opción Mostrar debajo de la cinta de opciones. Automáticamente, esta barra de herramientas se ubicará por debajo de la Cinta de opciones, más cerca del documento en el que estamos trabajando. Para restablecerla a su ubicación original, desplegamos nuevamente la flecha que aparece a la derecha de la barra y seleccionamos la opción Mostrar encima de la cinta de opciones. Para agregar o quitar comandos de la Barra de herramientas de acceso rápido, desplegamos el menú Personalizar barra de herramientas de acceso rápido y hacemos clic para marcar o desmarcar los comandos que deseamos mostrar o quitar de esta barra.
Figura 3. En la Barra de herramientas de acceso rápido, solo se mostrarán los comandos que aparecen con una marca de verificación.
La Vista Backstage Al hacer clic en la ficha Archivo, encontraremos muchos de los mismos comandos básicos que veíamos cuando hacíamos clic en el Botón de Office o en el menú Archivo, en las ediciones anteriores de Microsoft Office, como por ejemplo, Abrir, Guardar o Imprimir. Pero ahora se despliega una ventana que ocupa toda la pantalla, denominada Vista Backstage, que además de los comandos tradicionales ofrece varias opciones diseñadas para que podamos compartir y enviar documentos u obtener información rápida y detallada sobre éstos. www.redusers.com
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1. INTRODUCCIÓN
Figura 4. Cuando desplegamos la Vista Backstage y seleccionamos algunas de sus opciones, aparece una ventana que ocupa la totalidad de la pantalla.
Para conocer un poco más acerca de la organización de los comandos y opciones de la ficha Archivo, analizaremos el contenido que se despliega al hacer clic en ésta. La ficha Archivo
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Grupo de comandos básicos: encontramos los comandos necesarios para Guardar, Guardar como, Abrir o Cerrar un documento. Muchos de estos comandos también se encuentran en la barra de herramientas de acceso rápido. Ficha Información: muestra diferentes comandos, propiedades y metadatos en función del estado del documento y de su ubicación de almacenamiento. Ficha Reciente: muestra el listado de los últimos documentos que hemos creado en una aplicación de Microsoft Office 2010. Podemos acceder rápidamente a cualquiera de estos documentos al hacer clic sobre él. Ficha Nuevo: nos permite crear un nuevo documento en blanco o elegir alguna de las plantillas disponibles, a partir de las cuales podremos generar nuevos documentos, personalizando las opciones. Ficha Imprimir: en la sección izquierda de esta ficha, aparecen automáticamente las propiedades de la impresora predeterminada, y nos permite configurar las opciones de impresión; en la sección derecha, se muestra automáticamente una vista previa del documento en el que estamos trabajando. Ficha Compartir: en la sección izquierda, vemos diferentes opciones para compartir el documento, como por ejemplo, Enviar por correo electrónico, Guardar en SkyDrive o Publicar como entrada de blog. Además, podemos crear un archivo PDF. Para cada una de las opciones de la sección izquierda, se abre un cuadro de configuración en la sección derecha, lo que nos permite hacer los ajustes necesarios antes de compartir el documento a través de la opción elegida. Ficha Ayuda: nos posibilita acceder rápidamente a diferentes opciones de ayuda. Complementos: muestra los complementos que tenemos instalados, para ampliar las funcionalidades de Office 2010. Por ejemplo, podemos abrir o guardar directamente desde nuestra aplicación de escritorio un documento en Office Live, para compartirlo en línea. Opciones: abre el cuadro de diálogo Opciones, desde donde podemos configurar y personalizar los programas de Office de acuerdo con nuestras preferencias. Por ejemplo, podemos configurar las opciones para la ortografía o personalizar la Cinta de opciones. Salir: nos permite cerrar la aplicación que estamos utilizando.
EDICIÓN DE IMÁGENES CON OFFICE 2010 Con Office 2010 podemos realizar retoques fotográficos y aplicar efectos espectaculares a las imágenes que agregamos a un documento. Word, Excel, PowerPoint y Publisher han incorporado nuevas herramientas de imagen, entre las que se destacan la eliminación del fondo, el ajuste de la nitidez y la aplicación de efectos artísticos.
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1. INTRODUCCIÓN
Para salir de la Vista Backstage y volver rápidamente al documento en el que estábamos trabajando, podemos hacer clic en cualquiera de las fichas de la Cinta de opciones, o presionar la tecla ESC en el teclado.
Previsualización de pegado Muchas veces necesitamos copiar datos de diferente tipo, y pegarlos en el documento en el que estamos trabajando. Estos datos pueden tener un formato diferente al que estamos utilizando. En las ediciones anteriores de Office, contamos con la opción Pegado Especial para resolver esta situación, pero en Office 2010 se ha optimizado esta función, a partir de la inclusión de una galería con Opciones de pegado que nos posibilita, al pasar el mouse por las diferentes opciones, obtener una vista previa del resultado antes de pegarlo en nuestro documento. Los contenidos de la galería Opciones de pegado son contextuales, es decir que cambian según lo que copiamos y el lugar en el que pegaremos el contenido. Por ejemplo, se producirán conjuntos de opciones de pegado distintos si copiamos datos de Excel o de un texto de Word o de Internet o una imagen. Figura A
Figura B
Figura 5. Para acceder a la galería de Opciones de pegado, podemos ir a Inicio/Portapapeles y desplegar Pegar (Figura A), o al menú contextual que aparece al hacer clic con el botón secundario del mouse (Figura B).
Capturas de pantalla Las capturas de pantalla son como fotografías instantáneas que podemos tomar del contenido de una pantalla. Son útiles para capturar información que podría cambiar o caducar, como por ejemplo, un artículo de noticias de último momento o una lista de vuelos disponibles y tarifas en un sitio web de viajes. También son 26
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necesarias para copiar texto e imágenes desde páginas web y otros orígenes, para captar rápidamente y conservar el formato original de ese contenido. En líneas generales, para realizar una captura de pantalla debemos salir de la aplicación que estamos utilizando, activar, en la ventana, la pantalla que deseamos capturar y presionar la tecla IMPR PANT (o PRTSC) desde el teclado; luego, la pegamos en el documento con alguno de los comandos o combinaciones de teclas para pegar. También podemos emplear algún programa específico para este tipo de procedimiento. Pero Office 2010 nos permite agregar rápida y fácilmente una captura de pantalla en el documento de Office en el que estamos trabajando, sin necesidad de salir del programa. Esta característica está disponible en Excel, Outlook, PowerPoint y Word y la podemos usar para tomar una fotografía de todas o parte de las ventanas que se encuentran abiertas en el sistema operativo. Para realizar una captura de pantalla desde cualquiera de los programas mencionados en el párrafo anterior, debemos ir a la ficha Insertar y, en el grupo Ilustraciones, hacer clic en Captura de pantalla; se desplegará la galería Ventanas disponibles, que muestra todas las pantallas de las aplicaciones que tenemos abiertas, y desde allí elegiremos la pantalla que deseamos capturar.
Figura 6. Desde Insertar/Ilustraciones/Captura de pantalla, también podemos tomar solo una parte de la pantalla que deseamos capturar, con un clic en la opción Recorte de pantalla.
Debemos tener en cuenta que las capturas de pantalla son imágenes estáticas; es decir que si la información original cambia, no se actualizará la captura de pantalla. www.redusers.com
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1. INTRODUCCIÓN
Guardar en formato PDF En muchas ocasiones, necesitamos guardar archivos de forma tal que no puedan ser modificados, conservando su formato original, y que sean fáciles de compartir e imprimir. El formato PDF (portable documemt format, por sus siglas en inglés, o formato de documento portátil) es un formato de compresión de datos –ocupa menos espacio que el documento original– que conserva la apariencia del documento y los datos de ese archivo no se pueden cambiar fácilmente. Estas características lo convierten en un formato ideal para compartir archivos. Algunos de los programas que forman parte de la suite Office 2010, tales como Word, Excel, Access, PowerPoint, Publisher y OneNote, nos permiten convertir archivos a formato PDF sin necesidad de utilizar un software adicional u otro tipo de complementos distribuidos por terceros. Para guardar un archivo en formato PDF, debemos ir a la ficha Archivo y seleccionar el comando Guardar como; en el cuadro de diálogo Guardar como, completaremos los datos correspondientes a la ubicación en la que deseamos guardar el archivo y el nombre con el que lo identificaremos. Luego, desplegamos el cuadro llamado Guardar como tipo y hacemos clic en PDF (*.PDF). Automáticamente aparecerán algunas opciones que tenemos que seleccionar antes de guardar el archivo: • Abrir archivo tras publicación: debemos tildar esta opción si deseamos abrir el archivo en el formato seleccionado después de guardarlo. • Estándar (publicación en línea e impresión): tildaremos esta opción si necesitamos obtener una alta calidad de impresión. • Tamaño mínimo (publicación en línea): si el tamaño del archivo es más importante que la calidad de impresión y necesitamos comprimirlo para su envío por mail o para su publicación en línea, debemos tildar esta opción.
Figura 7. Luego de completar las diferentes opciones, hacemos clic en Guardar y obtendremos una versión PDF de nuestro documento. 28
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Otra forma de convertir un documento de Office en formato PDF es desde la opción Archivo/Compartir; en el panel izquierdo de la Vista Backstage, hacemos clic en Crear documento PDF/XPS y, en el panel derecho, presionamos sobre la opción Crear un PDF/XPS, para acceder al cuadro de diálogo Publicar como PDF o XPS, que es similar al cuadro de diálogo llamado Guardar como.
Figura 8. Para ver un archivo PDF, debemos tener un lector de archivos PDF instalado en el equipo, como Acrobat Reader de Adobe Systems.
Recuperar documentos no guardados Una nueva y muy útil función que se ha incorporado en la suite Office 2010 es la posibilidad de recuperar los documentos que intencional o accidentalmente no hemos guardado mientras estamos trabajando con Word, Excel o PowerPoint. Si cerramos sin guardar un archivo de cualquiera de los programas mencionados en el
FORMATO XPS El formato XPS es un formato de documento electrónico desarrollado por Microsoft, que tiene características similares al formato PDF, es decir, conserva el formato de un documento, no se puede modificar fácilmente y permite compartir archivos. También ofrece una imagen más precisa y una mejor representación de color en el equipo del destinatario que el formato PDF.
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1. INTRODUCCIÓN
párrafo anterior, éste se guardará temporalmente y podremos recuperarlo al volver a abrir la aplicación. Para ello, abrimos nuevamente las aplicación de Office 2010 que estábamos utilizando y vamos a Archivo/Reciente; en la Vista Backstage, hacemos clic en Recuperar documentos no guardados (Word 2010), Recuperar libros no guardados (Excel 2010) o Recuperar presentaciones no guardadas (PowerPoint 2010). Se abrirá la carpeta de borradores guardados, donde seleccionamos el archivo y, a continuación, hacemos clic en Abrir.
Figura 9. La carpeta de borradores no guardados muestra la lista de archivos que hemos cerrado sin guardar.
Para usar esta funcionalidad de Office 2010, debemos tener habilitadas las opciones Guardar información de Autorrecuperación y Conservar la última versión autoguardada cuando se cierra sin guardar. Para ello, vamos a Archivo/Opciones y, en el panel de la izquierda, seleccionamos la opción Guardar; en el panel derecho, tildamos la casilla de verificación Guardar información de Autorrecuperación cada x minutos y establecemos el tiempo de autoguardado de nuestra preferencia (de forma predeterminada, aparecerá cada 10 minutos, pero podemos modificar este tiempo). Luego tildamos la casilla de verificación llamada Conservar la última versión autoguardada cuando se cierra sin guardar. Una vez que configuramos estas opciones, hacemos clic en Aceptar.
EVOLUCIÓN DE LAS APLICACIONES DE ESCRITORIO Las características de Office 2010 ponen de manifiesto los esfuerzos de Microsoft para mantenerse firme dentro de un proceso de cambio en la industria. En esta evolución, se está pasando de programas almacenados en las computadoras hacia otros gratuitos, a los que se puede ingresar desde cualquier computadora conectada a Internet.
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Novedades de Office 2010
SharePoint Workspace e InfoPath Si instalamos la versión Profesional Plus de Office 2010, encontraremos dos aplicaciones muy interesantes: SharePoint Workspace e Infopath. SharePoint Workspace se denominaba Groove en las ediciones anteriores de Office, y es un programa que nos permite crear un área de trabajo virtual, que es un espacio virtual en el que podemos descargar y sincronizar contenido para reunir toda la información de un equipo de trabajo que se desempeña en lugares dispersos geográficamente y en distintos horarios. Es decir que con este programa podremos crear un espacio de trabajo para compartir con otros usuarios, donde todos los miembros pueden descargar y modificar archivos, mantener discusiones virtuales en tiempo real, enviar y responder mensajes y realizar un seguimiento de las tareas.
Figura 10. Cada área de trabajo es una ventana individual (derecha) que se abre y se cierra desde la Barra de inicio (izquierda). Podemos crear diferentes áreas de trabajo, para diferentes proyectos y personas.
Si ya empleamos ediciones anteriores de Office, tal vez tuvimos la oportunidad de conocer InfoPath, la aplicación creada para diseñar y editar formularios. Office 2010, en su versión Profesional Plus, ha incorporado dos aplicaciones relacionadas: InfoPath Designer e InfoPath Filler. InfoPath Designer sirve para diseñar formularios atractivos con galerías de controles, estilos y diseños. Nos permite utilizar diseños de página y sección como punto de partida y después agregarle controles, esquemas de colores y estilos de textos coherentes. Con InfoPath Filler podemos rellenar los formularios creados www.redusers.com
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1. INTRODUCCIÓN
en InfoPath Designer, a través de una interfaz de usuario más limpia, que nos facilita y simplifica el proceso de creación de formularios.
Figura 11. Las características de diseño de InfoPath Designer 2010 nos permiten crear formularios sofisticados de forma rápida y sencilla.
USAR OFFICE 2010 CON EDICIONES ANTERIORES Office 2010 ha incorporado nuevas características y funciones en cada uno de sus programas, que son específicos y solo están disponibles para esta edición. Sin embargo, muchas veces tenemos que utilizar documentos que creamos en Office 2010 en equipos que tienen instalada una edición anterior o debemos abrir en Office 2010 documentos que fueron creados en ediciones anteriores.
GUARDAR UN ARCHIVO DE OFFICE 2010 PARA OFFICE 2007 Los archivos de Microsoft Office 2010 tienen el mismo formato que los archivos de Microsoft Office 2007. Por lo tanto, podemos guardarlos con el formato de Office 2010 y abrirlos directamente desde Office 2007. No obstante, debemos tener en cuenta que algunas características incorporadas a la versión 2010 pueden perderse.
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Usar Office 2010 con ediciones anteriores
Guardar un documento en una versión anterior Si creamos un documento en cualquier programa de Office 2010, que debe ser utilizado en otro equipo que tenga instalada una edición anterior de la suite, debemos guardarlo en un formato compatible con esa edición, para que pueda ser abierto en ella. Para esto, vamos a Archivo/Guardar como para abrir el cuadro de diálogo Guardar como; luego de completar la información correspondiente a la ubicación en la que guardaremos el archivo y su nombre, desplegamos Guardar como tipo, para elegir la opción que corresponda a las diferentes aplicaciones. Por ejemplo: • • • •
En Word, seleccionamos Documento de Word 97-2003 (*.doc). En Excel, seleccionamos Libro de Excel 97-2003 (*.xls). En PowerPoint, seleccionamos Presentación de PowerPoint 97-2003 (*.ppt). En Publisher, seleccionamos Archivos de Publisher 98 (*.pub) o Archivos de Publisher 2000 (*.pub).
Finalmente, hacemos clic en Guardar y el documento se guardará en un formato que puede ser reconocido y utilizado desde las ediciones anteriores de Office. Sin embargo, debemos tener en cuenta que algunas características y funciones específicas de los programas de Office 2010 pueden perderse al guardar el documento en un formato compatible con ediciones anteriores.
Figura 12. Cuando guardamos un documento en un formato anterior, vemos un Cuadro de compatibilidad que nos muestra las características que se perderán o modificarán.
PAINT Y WORDPAD TAMBIÉN UTILIZAN LA CINTA DE OPCIONES A partir del lanzamiento de Windows 7, algunas de sus aplicaciones también incorporan la Cinta de opciones, propuesta por primera vez en Microsoft Office 2007, de esta forma se reemplazan los tradicionales menús y se facilita aún más el uso de estos populares programas, ya que de este modo se ofrece al usuario un entorno integrado.
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1. INTRODUCCIÓN
Convertir un documento a Office 2010 Desde cualquier programa de Office 2010, podemos abrir un archivo creado en una edición anterior, sin problemas. Pero debemos tener en cuenta que podemos elegir entre dos opciones: una de ellas es trabajar en el modo de compatibilidad y la otra es convertir nuestro documento al formato de archivos que utiliza Office 2010, según el programa que estamos usando. Si mantenemos el archivo en el modo de compatibilidad, trabajaremos en el documento desde Office 2010, pero sin aplicarle las nuevas funcionalidades de esta edición. En cambio, si convertimos el documento al nuevo formato, podremos tener acceso a todas las funciones propias de la última edición.
Figura 13. Cuando abrimos desde un programa de Office 2010 un documento creado en una versión anterior, podemos observar la leyenda [Modo de compatibilidad] en la Barra de título.
El modo de compatibilidad garantiza que el documento en el que estamos trabajando no se vea afectado por las nuevas funcionalidades de los programas de la suite Office 2010; de este modo, podrá ser abierto, editado y modificado en sus ediciones originales. En cambio, el comando Convertir borra las opciones de compatibilidad, de forma que el diseño del documento aparece como si lo hubiéramos creado en una aplicación de Office 2010. Para convertir un archivo creado en una edición anterior al formato de Office 2010 sin guardar la copia realizada en la edición anterior, vamos a Archivo/Información y hacemos clic en Convertir. Con este procedimiento obtendremos un solo archivo, 34
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Usar Office 2010 con ediciones anteriores
ahora en el formato correspondiente a Office 2010. En cambio, si deseamos guardar las dos versiones del documento, debemos ir a Archivo/Guardar como y luego de escribir un nuevo nombre para el archivo y especificar la ubicación en la que lo guardaremos, desplegamos Guardar como tipo para seleccionar la opción Documento de Word en la lista. Gracias a este sencillo procedimiento, obtendremos dos copias del documento, una en el formato correspondiente a la edición anterior y otra con el nuevo formato, propio de Microsoft Office 2010.
Figura 14. Siguiendo esta indicación no tendremos problemas para obtener nuestro documento en dos formatos distintos, para versiones anteriores y para Office 2010.
… RESUMEN En este capítulo, vimos las novedades que la nueva edición de la suite Microsoft Office ha incorporado en su edición 2010. Además, nos informamos acerca de las diferentes versiones en las que se presenta, adecuadas para dar respuesta a distintos tipos de necesidades, y conocimos cuáles son los requisitos de sistema que necesitamos para su instalación. También hicimos un recorrido por las principales características de esta nueva suite de aplicaciones integradas, entre las que se destacan las capturas de pantalla, las previsualizaciones de pegado y la posibilidad de guardar documentos directamente en formato PDF.
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ACTIVIDADES TEST DE AUTOEVALUACIÓN
EJERCICIOS PRÁCTICOS
1 ¿Cuáles son los requerimientos de sistema para poder instalar Office 2010?
1 Luego de instalar Office 2010, acceda a una de las aplicaciones, como por ejemplo, Word, y personalice la Barra de herramien-
2 ¿Cómo se accede a la Vista Backstage?
tas de acceso rápido agregando los comandos Nuevo, Abrir e Impresión rápida.
3 ¿Qué es la Cinta de opciones y qué elemen2 Inicie Excel 2010 y vaya a Archivo/Opcio-
tos contiene?
nes/Personalizar cinta. Explore las dife4 ¿Es posible agregar comandos, fichas o
rentes opciones para crear, dentro de la
grupos lógicos a la Cinta de opciones en
ficha Insertar, un nuevo grupo con el nom-
Office 2010?
bre Insertar, en el que agregará los comandos Insertar celdas, Insertar colum-
5 ¿Cuáles son los comandos que, de forma
nas de hoja e Insertar filas de hoja.
predeterminada, muestra la Barra de 3 Inicie Word 2010, escriba un breve texto y
herramientas de acceso rápido?
salga del programa sin guardarlo. Vuelva a 6 ¿Qué tecla se debe presionar para salir de la Vista Backstage y volver rápidamente al
iniciar Word e intente recuperar el documento que no guardó.
documento en el que se está trabajando? 4 Acceda a un sitio de Internet de su prefe7 ¿Cómo se puede obtener una previsualiza-
rencia, seleccione un texto de esa página y
ción de pegado, antes de pegar un bloque
cópielo (puede utilizar las combinaciones
de texto o una imagen en un documento?
de teclas CTRL+C o hacer clic con el botón secundario del mouse sobre la selección y
8 ¿Qué función cumple la herramienta Captura de pantalla?
en
el
menú
contextual
seleccionar
Copiar). Luego, abra Word 2010 y despliegue las Opciones de pegado desde el
9 ¿Es necesario tener instalado un software adicional para convertir un documento de
comando Pegar y haga clic en la opción Mantener solo texto.
Office 2010 a formato PDF? 5 Inicie Word 2010 y escriba un breve texto. 10 ¿Qué procedimiento se debe utilizar para
Guárdelo en formato PDF.
guardar un documento de Office 2010 en una versión anterior?
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