Contenido:
A TODO
Capítulo 1 Introducción a Excel 2007
COLOR
¿Qué función cumple el botón de Office? ¿Qué es la Barra de herramientas de acceso rápido? ¿Puedo personalizar la cinta de opciones? y más…
Capítulo 2 Operaciones con hojas de cálculo ¿Cómo agrego o elimino hojas? ¿Cómo oculto las hojas o todo el libro? ¿Cómo inmovilizo o bloqueo filas o columnas? ¿Puedo hacer cambios en varias hojas en forma simultánea? y más…
Capítulo 3 Ingresar y editar datos ¿Cómo ingreso símbolos o caracteres especiales que no aparecen en el teclado? ¿Cómo aplico comentarios a las celdas? ¿Puedo crear una serie que indique una progresión numérica geométrica? y más…
Capítulo 4 Mejorar la apariencia ¿Cómo aplico formatos a los datos? ¿Puedo combinar diferentes celdas formando una sola? ¿Qué son los Estilos de celda? ¿Qué es el Formato condicional? y más…
Capítulo 5 Funciones básicas ¿Puedo realizar operaciones con fechas? ¿Puedo anidar funciones? ¿Puedo hallar el valor mayor y el valor menor de un conjunto de datos? ¿Cuáles son los errores más comunes al escribir funciones? y más…
Capítulo 6 Trabajar con bases de datos ¿Cómo activo y desactivo los encabezados de una tabla? ¿Qué criterios de ordenamiento puedo utilizar? ¿Puedo calcular totales en una tabla? ¿Cómo se utiliza el Filtro personalizado? y más…
Capítulo 7 Incluir gráficos y diagramas ¿Puedo cambiar el tipo de gráfico una vez que lo realicé? ¿En qué casos me conviene utilizar un gráfico de dispersión o de líneas? ¿Cómo aplico imágenes a un gráfico? y más…
Capítulo 8 Validar y proteger los libros ¿Cómo protejo libros de Excel 2007 con contraseña? ¿Qué diferencia existe entre Proteger hoja y Proteger libro? ¿Puedo bloquear u ocultar celdas? ¿Qué hago si olvido la contraseña? y más…
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Esta obra es una guía básica que responde, en forma visual y práctica, a todas las preguntas que necesitamos plantearnos para conocer y dominar el programa de Office más utilizado en todo el mundo: Excel 2007. Cada vez más, la suite de Microsoft está presente en la vida de todas las personas y ya no alcanza simplemente con conocerla. Aprenderemos a dominarla a través de definiciones, consejos, claves y secretos, siempre representados mediante ejemplos útiles, explicados de manera clara, sencilla y didáctica. Haremos un recorrido por sus principales funciones: operaciones, apariencia y gráficos, sin dejar de lado las más complejas, como uso de tablas, validación, protección e impresión de documentos, entre otras. Un material sin desperdicio que nos ayudará a optimizar los tiempos y la calidad de nuestro trabajo, tanto en casa como en la oficina.
Autor: Virginia Caccuri
La nueva interfaz en detalle
En este sitio encontrará una gran variedad de recursos y software relacionado, que le servirán como complemento al contenido del libro. Además, tendrá la posibilidad de estar en contacto con los editores, y de participar del foro de lectores, en donde podrá intercambiar opiniones y experiencias.
Mejorar la apariencia de las planillas Ingreso y manejo de datos
Para obtener más información sobre el libro comuníquese con nuestro
Servicio de Atención al Lector: lectores@redusers.com ARGENTINA CHILE
¿Cómo configuro la impresora? ¿Cómo cambio la resolución de impresión? ¿Cómo defino el tamaño del papel? ¿Cómo ajusto la impresión de los datos a una sola hoja? y más…
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Capítulo 9 Imprimir las planillas
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Excel This book is a basic guide to respond both visually and practically to all the questions we need to answer regarding Excel 2007. Definitions, tips, examples and the secrets of the professionals explained for everyone.
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Capítulo
Introducción a Excel 2007
¿Qué es Excel? ¿Para qué puedo utilizar Excel 2007? ¿Qué elementos presenta el entorno de Excel 2007? ¿Qué función cumple el Botón de Office? ¿Qué es la Barra de herramientas de acceso rápido? ¿Qué es la Cinta de opciones y cómo está organizada? ¿Cómo creo un archivo nuevo en Excel 2007? ¿Cómo guardo un archivo en Excel 2007? ¿Cómo abro un archivo de Excel 2007? ¿Cómo guardo un archivo en Excel 2007?
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¿Qué es Excel?
Excel es el programa de planilla de cálculo de mayor uso en el mundo. Una planilla de cálculo u hoja de cálculo es un programa que permite manipular datos alfanuméricos, hacer cálculos simples o complejos, organizar la información en tablas y presentar gráficos a partir de datos numéricos. Excel trabaja con hojas de cálculo que están integradas en libros de trabajo. Un libro de trabajo es un conjunto de hojas de cálculo y otros elementos como gráficos, hojas de macros, etcétera. Sin duda, muchas de las funciones que realiza el programa pueden llevarse a cabo con una calculadora. Sin embargo, la posibilidad de desplegar la información en una hoja de trabajo en pantalla nos permite comparar y analizar datos, establecer relaciones, realizar proyecciones y estimaciones y, además, presentar en forma gráfica la información
numérica, lo que provoca no sólo un mayor impacto visual, sino también una mayor comprensión de la información (Figura 1). Otra importante diferencia, aun si lo comparamos con la más sofisticada calculadora, es que nos permite modificar los datos que ingresamos cuantas veces sea necesario, sin necesidad de volver a realizar los cálculos y las operaciones, ya que éstas se modificarán en forma automática. Hace varios años que Excel forma parte del paquete de aplicaciones integradas Office, de la compañía Microsoft. Esta suite de programas está compuesta por Word (procesador de textos), PowerPoint (presentaciones con diapositivas), Access (gestor de bases de datos), Outlook (gestor de correo electrónico) y, por supuesto, Excel, entre otras aplicaciones. El hecho de ser parte de un conjunto de aplicaciones integradas nos facilita el reconocimiento de una interfaz común a todas, y la posibilidad de compartir información entre las distintas aplicaciones.
FIGURA 1. Excel 2007 facilita la lectura y la comprensión de los datos a través de la aplicación de formatos a una planilla, y la representación visual de ellos mediante gráficos. 16
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Las características generales y las funciones básicas de Excel no han cambiado mucho desde sus primeras versiones hasta la actualidad. Sin embargo, Excel 2007 no sólo conserva la mayoría de las funcionalidades de sus versiones anteriores, sino que también las ha mejorado y, además, representa un salto cualitativo importante con relación a la interfaz de usuario, en comparación con sus versiones antecesoras (Tabla 001).
de compras, controlar los gastos realizados con la tarjeta de crédito, llevar un control de la contabilidad hogareña a través del registro de ingresos y egresos, o realizar la planificación de una fiesta. Y, sin duda, estos son sólo algunos ejemplos. Únicamente tenemos que atrevernos a descubrir sus posibilidades (Figura 2).
003 002
¿Para qué puedo utilizar Excel 2007?
Excel es uno de los programas más versátiles que ha creado Microsoft ya que, prácticamente como ningún otro, cubre las necesidades de distintos tipos de usuarios. Puede ser utilizado tanto por un estudiante que debe presentar información estadística en una investigación y necesita complementar los datos con gráficos, como por un jefe o jefa de hogar que desea llevar el control de ingresos y gastos familiares, un docente que quiere utilizarlo como herramienta didáctica para estimular el pensamiento lógico de sus alumnos, o el encargado de ventas de una empresa que debe llevar el registro de éstas. Si pensamos con más detalle los usos de Excel 2007 en el campo laboral, podemos mencionar sencillos ejemplos: la posibilidad de confeccionar una lista de precios, realizar una estimación de gastos y ganancias, llevar a cabo estadísticas de ventas, elaborar auditorías internas, hacer un control de stock, administrar la caja chica de un negocio, armar una planilla de sueldos y emitir comprobantes, entre otras cosas. En el hogar puede ser una poderosa herramienta para ayudarnos a efectuar listados
¿Qué requerimientos de sistema necesito para instalar Excel 2007?
Como todo software, Excel necesita una determinada plataforma para poder ejecutarse con toda su potencia. Antes de instalar la suite de Microsoft Office 2007 que
TABLA 001 | Historia de Excel Año 1982
1985 1987 1988 1993
2002
2003
Situación Microsoft lanza al mercado una planilla de cálculo llamada Multiplan, que es muy utilizada en grandes sistemas, pero no puede superar a su principal competidor en las computadoras personales, el Lotus 1-2-3. Primera versión de Excel para Macintosh. Microsoft produce la primera versión de Excel para Windows. Excel es líder en el mercado de planillas de cálculo: supera a Lotus 1-2-3. Microsoft incorpora a Excel a su suite de aplicaciones integradas Office. Excel 5.0 presenta 16 hojas de cálculo e incorpora el lenguaje de programación Visual Basic. La versión Excel 10.0 agrega la función Autorrecuperación, que permite guardar automáticamente el archivo de trabajo, en frecuencias determinadas por el usuario. A partir de la versión 11.0, Excel incorpora el lenguaje de programación XML. 17
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contiene Excel, debemos verificar los requerimientos del sistema, para comprobar si los recursos de nuestro equipo son los necesarios para instalar y ejecutar con comodidad y eficiencia el programa. Los recursos de nuestro equipo informático que debemos evaluar son: el microprocesador, la memoria RAM, la capacidad del disco duro, la resolución de pantalla que permite nuestro monitor, la versión de sistema operativo que disponemos, y si nuestra computadora cuenta con una unidad para CD o DVD. Para ver el
detalle de requerimientos mínimos y óptimos, podemos consultar la Tabla 002. Para verificar los recursos disponibles en nuestra computadora, podemos ir a Inicio/Equipo, seleccionar con un clic derecho el disco C:/ y acceder a través del menú contextual a la opción Propiedades. En la solapa General podremos ver la versión del sistema operativo que tenemos instalada y las características principales del hardware de nuestro equipo (tipo de
TABLA 002 | Requerimientos de sistema para Excel 2007 Recursos del sistema
Requisitos mínimos
Requisitos recomendados
(algunas características pueden no estar disponibles)
(la funcionalidad del producto puede variar de acuerdo con la configuración del sistema)
Procesador Memoria Disco duro Unidad Pantalla Sistema operativo
500 MHz o superior 1 GHz de 32 ó 64 bits 256 MB RAM 512 MB RAM 1.5 GB 2 GB CD o DVD CD o DVD Resolución de 1024x768 o superior Resolución de 1024x768 o superior Windows XP con Service Windows XP con Service Pack 2 o Windows Vista Pack 2 o Windows Vista Otros: micrófono, salida de audio, Internet Explorer 6.0 o superior, conexión a Internet.
FIGURA 2. En los capítulos sucesivos descubriremos todo el potencial de Excel 2007 cuando aprendamos a incorporar elementos y a realizar cálculos más complejos. 18
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procesador, memoria RAM). Desde aquí también podemos observar el espacio utilizado y el espacio disponible en el disco. Es importante verificar estos datos antes de comenzar el proceso de instalación de Microsoft Office 2007, para luego poder realizarlo sin problemas.
ATENCIÓN
Antes de adquirir la suite de Microsoft Office es importante conocer que existen distintas versiones que se adaptan a diferentes tipos de necesidades. La diferencia entre ellas radica en la cantidad de aplicaciones que incluyen. Contamos con: Microsoft Office Basic 2007, Microsoft Office Estándar 2007, Microsoft
004
Office Hogar y Estudiantes 2007, Microsoft
¿Tengo instalado Excel 2007 en mi computadora?
Muchas veces sucede que la configuración de nuestra computadora y la instalación de programas queda a cargo de un técnico, un amigo o algún hijo adolescente. Esto hace que no estemos seguros acerca de los programas que tenemos instalados, sobre todo si antes no se nos presentó la necesidad de utilizarlos. ¿Cómo verificamos si Excel está instalado en nuestra computadora? Podemos intentar con alguna de las siguientes acciones: buscar un acceso directo en el Escritorio de Windows o verificar la lista de programas que tenemos instalados en nuestra computadora, a través del menú Inicio. En el Escritorio de Windows (la pantalla inicial que vemos al comenzar una sesión de
FIGURA 3. Una forma rápida de encontrar un programa instalado en nuestra computadora es localizar el acceso directo en el Escritorio..
Office Small Business 2007, Microsoft Office Professional 2007, Microsoft Office Professional Plus 2007, Microsoft Office Enterprise 2007 y Microsoft Office Ultimate 2007. No siempre la versión más completa tiene que ser la más adecuada para nosotros. Para obtener mayor información sobre los productos de Office, podemos visitar el sitio oficial de Microsoft en español http://office.microsoft.com/es.
trabajo con la computadora) aparecen iconos que actúan como accesos directos a programas y carpetas. Si allí vemos un icono como el de la Figura 3, significa que Excel ya está instalado en nuestra computadora. No todos los programas que tenemos instalados en la computadora tienen un acceso directo desde el Escritorio de Windows. Generalmente, creamos accesos directos a los programas que más utilizamos, por lo que si nunca antes abrimos Excel, es probable que no tengamos creado un acceso a él, pero que de todos modos el programa esté 19
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instalado en nuestro equipo: ¿cómo lo verificamos? Desplegamos el menú Inicio y, en primer lugar, chequeamos si aparece en la lista; si alguien ha utilizado Excel 2007 con
ATENCIÓN
Una vez instalado el paquete Office 2007 en nuestra computadora, debemos proceder a la activación del producto. Debido a la piratería informática y a la cantidad de copias ilegales de
anterioridad en ese equipo, es muy probable que veamos el acceso a Microsoft Office Excel 2007 y, si no aparece en este menú, podemos intentar el siguiente recorrido: Inicio/Todos los programas/ Microsoft Office/Microsoft Office Excel 2007 (Figura 4).
Si el resultado de cualquiera de las acciones anteriores fue positivo, significa que teníamos instalado el programa en nuestra computadora, aunque hasta ahora no lo habíamos descubierto.
software, Microsoft ha incluido en sus productos, desde el año 2000, una instancia de activación, que permite confirmar que la clave de identificación del producto es válida y corresponde al uso individual en un solo equipo. La primera vez que ejecutemos Excel 2007 (o cualquier otro programa de la suite Office 2007 que hayamos instalado) deberemos activar el producto a través
005
¿Cómo instalo Excel 2007 en mi computadora?
de la dirección de Internet de Microsoft (http:// office.microsoft.com/es). Si no activamos el producto en esa instancia, podremos utilizar Office 2007 veinticinco veces. Pasado ese período de gracia, los programas de la suite Office 2007 se ejecutarán con una funcionalidad reducida. Por ejemplo, no podremos crear nuevos libros de trabajo ni guardar modificaciones en nuestros
Si no tenemos instalado Excel en nuestra computadora, éste es el momento de hacerlo. El proceso es muy sencillo y podremos realizarlo fácilmente si seguimos las indicaciones que aparecerán en pantalla al ejecutarse el programa de instalación. Recordemos que Excel es un programa que
libros existentes, pero no perderemos los archivos que ya teníamos guardados.
FIGURA 4. Dentro de Microsoft Office veremos
FIGURA 5. De acuerdo con las características
los otros programas que tenemos instalados de la
que deseemos incorporar, tendremos diferentes
suite, además de Excel.
opciones de instalación.
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forma parte de la suite Office. Por lo tanto, debemos adquirir la suite que, en todas sus versiones, incluye el programa Excel (Paso a Paso 001).
2
También debemos saber que para cada componente de Office 2007 que deseamos instalar, disponemos de algunas opciones que conoceremos a continuación, para poder elegir la correcta. Para acceder a éstas debemos presionar el botón Personalizar que mencionamos en el Paso 3 del procedimiento Instalar Excel 2007 ( Figura 5 ). • Ejecutar desde Mi Pc: significa que el componente se instalará y ejecutará desde la computadora, sin necesidad de colocar el CD en las sesiones posteriores.
3
PASO A PASO 001 | Instalar Excel 2007
Esta pantalla le pedirá seleccionar el tipo de instalación. Podrá optar entre: Instalar ahora, que instalará las opciones predeterminadas, o Personalizar, para elegir los componentes de Office que desea instalar.
1
Introduzca el CD de Microsoft Office 2007 en la unidad correspondiente en su computadora y automáticamente se ejecutará el programa de instalación. Lo primero que le pedirá es la Clave de identificación del producto, un código de 25 caracteres que generalmente viene adherido a la caja del CD del producto. Ingréselo en el campo correspondiente. Si lo hizo correctamente, aparecerá una tilde a la derecha del campo y se habilitará el botón Continuar, que deberá presionar.
A continuación, aparecerá el Contrato de Licencia de Productos Microsoft, que deberá aceptar para continuar el proceso. Luego, tendrá que indicar la ubicación en la que instalará el programa en su sistema de archivos y carpetas. No es necesario cambiar la ubicación que viene predeterminada, a menos que por razones de necesidad personal deba instalarlo en otra carpeta.
4
Si presionó Instalar ahora, verá la pantalla Progreso de la instalación, que le mostrará su avance. Tenga paciencia ya que puede durar varios minutos, esto depende de la capacidad de su equipo.
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recerán en el programa, pero no se instalarán hasta que intentemos utilizarlos. Cuando deseemos usar alguno de los componentes que se instalaron bajo esta opción, tendremos que colocar el CD. Es una opción poco recomendable en situaciones normales, sólo se justifica si disponemos de poco espacio en disco.
5
Si todo se realizó correctamente, aparecerá la pantalla final de instalación, que indicará que el producto se ha instalado satisfactoriamente en su equipo.
• Ejecutar todo desde Mi Pc: significa que el componente y todos sus subcomponentes se instalarán y ejecutarán desde la computadora, sin necesidad de colocar el CD en las sesiones posteriores. Esta es la opción más recomendable en la mayoría de los casos, especialmente si la instalación la realizamos en una computadora hogareña. • Instalar al usar por primera vez: significa que los componentes seleccionados apa-
• No disponible: el componente no se instalará. Más tarde podremos cambiar de opinión y volver a ejecutar la instalación para agregar los componentes no instalados (Figura 6).
006
¿Qué diferencias existen entre Excel 2007 y las versiones anteriores?
Para los que conocemos las versiones anteriores del programa, Excel 2007
FIGURA 6. La activación de Excel 2007 es un paso importante del proceso de instalación. Si no lo hicimos en ese momento, podemos activar el producto una vez instalado el programa a través de Botón de Office/Opciones de Excel/ Recursos/Activar.. 22
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representa un salto cualitativo en la interfaz de usuario. En las versiones anteriores, los comandos y las funciones del programa estaban organizados en complejos menús y barras de herramientas, mientras que ahora se han agrupado en fichas y grupos lógicos. De este modo, podemos encontrar lo que buscamos en forma casi intuitiva, ya que permanentemente se despliega
CONSEJOS
La suite Microsoft Office 2007 incluye varios programas. Si no vamos a utilizar todos o no queremos ocupar demasiado espacio en disco,
información descriptiva para orientarnos en la elección de la opción adecuada, como vemos en la Figura 7 . Otra importante diferencia son los formatos de archivo. La anterior extensión de los archivos de Excel (.xls) se ha modificado a .xlsx, correspondiente a un formato XML abierto, que permite compactar los archivos e integrar mejor los datos entre diferentes documentos. De todos modos, podemos abrir en Excel 2007 los archivos que tengamos de versiones anteriores y convertirlos al nuevo formato, o conservarlos en su formato original. Además de las mencionadas, Excel 2007 presenta una mayor variedad de extensiones de archivos (Tabla 003).
durante la instalación podemos seleccionar sólo aquellas aplicaciones que nos interesan. Si luego queremos agregar los programas que omitimos en el proceso de instalación, podemos hacerlo desde Inicio/Panel de control/Programas/ Programas y características.. Seleccionamos el programa cuyo nombre dependerá de la versión de Office que tengamos instalada (por ejemplo, Microsoft Office Enterprise 2007)) y
También encontraremos una mayor variedad de formatos, tanto en la presentación de tablas de datos como en los gráficos, y la posibilidad de crear libros más complejos y detallados a partir del mayor tamaño del área de trabajo. En los capítulos siguientes veremos en profundidad cada una de las características y funcionalidades del programa.
presionamos Cambiar..
FIGURA 7. La nueva interfaz de Excel 2007 está orientada al usuario, para que pueda manejarse en forma casi intuitiva con los comandos y herramientas del programa. 23
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¿Qué elementos presenta el entorno de Excel 2007?
Al iniciar Excel 2007 accedemos a un nuevo libro que, como todo libro, está organizado en hojas . Cada libro de Excel 2007 presenta tres hojas de trabajo, aunque podemos modificar esta cantidad: eliminar las que no necesitamos utilizar, o agregar nuevas. En el Capítulo 2 veremos cómo se realizan estas operaciones. El entorno de un libro de trabajo está formado, básicamente, por el Botón de
GUÍA VISUAL 001 | El entorno de Excel 2007 2
3
1
8
TABLA 003 | Extensiones de archivos para Excel 2007 Libro de Excel 2007 Libro de Excel 2007 habilitado para macros Libro binario de Excel 2007 Libro de Excel 97 - 2003 Libro de Excel 5.0/95 Complemento de Excel 2007 Complemento de Excel 2003 Datos XML Hoja de cálculo XML 2003 Página web Página web de un solo archivo Plantilla de Excel 2007 Plantilla de Excel 97-2003 Texto (delimitado por tabulaciones) Texto Unicode Texto con formato (delimitado por espacios) Texto Macintosh Texto MS-DOS CSV (delimitado por comas) CSV Macintosh CSV MS-DOS Formato de intercambio de datos Vínculo simbólico 24
4
1
.xlsx
7
6
5
Cinta de opciones: contiene, agrupados en
fichas y grupos lógicos, los comandos y funciones que necesitamos para manejar el programa.
.xlsm .xlsb .xls .xls .xlam .xla .xml .xml .htm o .html
2
Botón de Office: entre otras funciones,
permite acceder a los comandos para Abrir, Guardar o Imprimir nuestro libro. 3
Barra de herramientas de acceso rápido:
contiene los comandos que se utilizan en forma frecuente, tales como Guardar, Deshacer o Rehacer. Luego aprenderemos a personalizarla. 4
Barra de título: indica el nombre
del documento que tenemos abierto (si se trata de un documento de Excel que aun no
.mht o .html .xltx .xlt
hemos guardado, el nombre predeterminado será Libro1) y el nombre del programa. 5
Barra de fórmulas: permite ingresar nuestros
cálculos, visualizar el contenido de una celda,
.txt .txt
o la fórmula que le dio origen a un resultado. 6
Grupos lógicos: agrupan comandos que cumplen funciones similares.
.prn .txt .txt .csv .csv .csv .dif .slk
7
Cuadro de nombres: presenta el nombre
de la celda activa o de un conjunto de celdas seleccionado. Si hemos definido nombres específicos para designar a una celda o a un conjunto de celdas, también aparecerán aquí. 8
Fichas: son el equivalente a los menús de versiones anteriores.
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Office, la Barra de herramientas de acceso rápido, la Barra de título, la Cinta de opciones, el Cuadro de nombres y la Barra de fórmulas, como vemos en la Guía Visual 001.
En la parte inferior de la pantalla de Excel encontramos otras herramientas (Guía Visual 002) que nos permiten desplazarnos por las hojas que forman el libro de trabajo, agregar o eliminar hojas, manejar las vistas de la pantalla y el zoom.
008
nuestro libro de Excel por correo electrónico o comprobar la compatibilidad del documento con versiones anteriores del programa. También podemos ver los archivos de Excel utilizados recientemente y acceder a diferentes configuraciones (Figura 8).
¿Qué función cumple el Botón de Office?
Este botón, que aparece en casi todos los programas que integran la suite Office 2007, contiene la mayoría de los comandos que en las versiones anteriores se encontraban en el menú Archivo, tales como: Nuevo, Abrir, Guardar, Imprimir, etcétera. Además, podemos utilizar este botón para enviar
FIGURA 8. Mediante el Botón de Office también podemos acceder a los últimos archivos utilizados.
GUÍA VISUAL 002 | Parte inferior de la hoja de Excel 2007 1
1
2
3
4
Botones de desplazamiento: nos permiten
desplazarnos hacia la primera o la última hoja, o ir
3
4
6
zarnos en el ancho de la hoja de cálculo activa. 5
Vistas: nos permite cambiar los modos de vista de
la hoja de cálculo activa: Normal, Diseño de
desplazándonos de hoja en hoja. 2
5
Hojas: cada libro de Excel 2007 presenta tres hojas
página y Vista previa de salto de página
de trabajo. Esta cantidad se puede modificar (agregar
(las dos últimas son adecuadas para hacer una
o eliminar) de acuerdo con nuestras necesidades.
vista previa de la hoja antes de imprimirla).
Insertar hoja: inserta automáticamente una nueva
6
Zoom: nos indica el nivel de zoom y,
hoja de cálculo.
mediante un deslizador, podemos acercar
Barra de desplazamiento: nos permite despla-
o alejar la vista de la hoja.
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¿Qué es la Barra de herramientas de acceso rápido?
Muchas veces necesitamos tener “a mano” los comandos que utilizamos con mayor frecuencia. Para ello, Excel 2007 nos proporciona la Barra de herramientas de acceso rápido (Figura 9), que es una barra de herramientas personalizable, que muestra un conjunto de comandos independientes de la ficha con la que estemos trabajando. En forma predeterminada, presenta los comandos Guardar, Deshacer y Rehacer, pero podemos agregar todos los que necesitemos o quitar los que no utilizamos regularmente. La Barra de herramientas de acceso rápido puede resultarnos de gran ayuda si pensamos que se trata de un programa que maneja muchos comandos y herramientas. La ubicación predeterminada
es a la derecha del Botón de Office, en la Barra de título (Figura 9).
010
¿Cómo puedo personalizar la Barra de herramientas de acceso rápido?
Existen diferentes procedimientos para personalizar la Barra de herramientas de acceso rápido, y ajustarla a nuestras necesidades y preferencias. Podemos agregar o quitar comandos, o ubicarla en algún lugar que nos resulte más cómodo. Para agregar o quitar comandos, contamos con dos procedimientos: desde la misma Barra de herramientas de accesos rápido o desde la Cinta de opciones. A la derecha de la barra veremos una flecha que apunta hacia abajo, desde donde accedemos a las opciones del menú desplegable Personalizar barra de herramientas de acceso rápido (Figura 10). Del listado pode-
FIGURA 9. Esta herramienta es una novedad que incorpora Office 2007 y, como veremos, es un recurso muy interesante.
mos elegir el comando que deseamos agregar, y éste se incorporará automáticamente a la barra de herramientas. Si el comando que deseamos adicionar no aparece en la lista, podemos seleccionar Más comandos para acceder a una ventana que presenta más opciones.
FIGURA 10. Los comandos que aparecen con una tilde son los que se han incluido en la Barra de herramientas de acceso rápido.. 26
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También podemos agregar comandos desde la Cinta de opciones. Para ello, contamos con tres procedimientos: 1. Clic con el botón secundario del mouse sobre alguna de las fichas. Aparecerá un menú contextual, en el que encontraremos la opción Personalizar barra de herramientas de acceso rápido, que nos llevará al mismo menú al que accedemos por la opción Más comandos (Figura 11). 2. Clic con el botón secundario del mouse sobre el grupo que deseamos agregar. Se desplegará un menú contextual donde veremos la opción Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido. Aceptamos con un clic con el
botón principal del mouse. 3. Clic con el botón secundario del mouse sobre un comando específico que aparece en la Cinta de opciones. A través del menú contextual accedemos a la opción Agregar a la barra de herramientas de acceso rápido. Aceptamos con un clic
También podemos eliminar comandos de la Barra de herramientas de acceso rápido.
Con un clic con el botón secundario del mouse sobre el comando que deseamos eliminar, se desplegará el menú contextual en el que encontraremos la opción Eliminar de la barra de herramientas de acceso rápido. Aceptamos con un clic con el botón principal del mouse. Como dijimos, en forma predeterminada, la Barra de herramientas de acceso rápido se encuentra ubicada a la derecha del Botón de Office, pero puede ser que nos resulte más cómodo tenerla más cerca del área de trabajo. En ese caso, accedemos a las opciones por alguno de los procedimientos anteriores y elegimos Mostrar la barra de herramientas de acceso rápido por debajo de la Cinta de opciones. Si no nos resulta
favorable la nueva ubicación, podemos restaurarla a su ubicación original, accediendo mediante los procedimientos anteriores a la opción Mostrar la barra de herramientas de acceso rápido por encima de la Cinta de opciones (Figura 12).
con el botón principal del mouse.
FIGURA 11. Desde esta ventana podemos elegir un comando de la lista de la izquierda y presionar Agregar para incluirlo en la Barra de herramientas de acceso rápido.. 27
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¿Qué es la Cinta de opciones y cómo está organizada?
Anteriormente mencionamos que cuando iniciamos Excel 2007 vemos por encima del área de trabajo una Cinta de opciones que forma parte de la nueva interfaz de Excel y que ha sustituido a los menús tradicionales por esta franja “inteligente” que contiene fichas, grupos y comandos. Excel 2007 presenta 7 fichas: Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar y Vista. Cada una de ellas contiene las tareas básicas que se realizan en Excel 2007 y son el equivalente a los menús de las versiones anteriores, pero están organizadas en forma más intuitiva
para el usuario. Cada ficha tiene, a su vez, grupos que muestran conjuntos de elementos relacionados entre sí. Por ejemplo, uno de los grupos de la ficha Inicio es Fuente, que está formado por un conjunto de comandos que nos permiten cambiar el tipo de letra, el tamaño, el estilo, el color, etcétera. Otra cuestión que debemos tener en cuenta en el manejo de la Cinta de opciones es que muchos comandos se activan sólo cuando los empleamos. Por ejemplo, si utilizamos el comando Columna del grupo Gráficos de la ficha Insertar, aparecerá en la Cinta de opciones un nuevo grupo de comandos relacionados con las opciones de configuración de la tarea que estamos realizando (Figura 13).
FIGURA 12. Si ubicamos la Barra de herramientas de acceso rápido más cerca del área de trabajo, podremos manejar los comandos sin necesidad de desplazarnos demasiado con el mouse.
FIGURA 13. Las funciones que encontramos dentro de las Herramientas de gráficos sólo las veremos si insertamos un gráfico en nuestra planilla de cálculo.
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¿Puedo personalizar la Cinta de opciones?
La Cinta de opciones de Excel 2007 presenta una organización lógica y sencilla, que nos permite encontrar con facilidad el comando que buscamos, dentro de las fichas y los grupos. No se puede personalizar sin utilizar el lenguaje XML o un código de programación. Sin embargo, podemos realizar algunas acciones básicas, que describimos en la Tabla 004. Para minimizar la Cinta de opciones desde la Barra de herramientas de acceso rápido, accedemos al menú desplegable Personalizar barra de herramientas de acceso rápido y hacemos clic en la opción Minimizar la cinta de opciones. Para acce-
der a los diferentes comandos y grupos de cada ficha, simplemente hacemos clic en la ficha que necesitamos, y se desplegarán sus elementos correspondientes.
Minimizar la cinta de opciones nos puede servir para liberar “espacio visual” (Figura 14 ). Al realizar esta acción veremos una
porción mayor del área de trabajo, pero en forma momentánea no veremos los grupos y comandos que contiene cada una de las fichas. Para restaurar la Cinta de opciones a su versión completa, accedemos nuevamente a Personalizar barra de herramientas de acceso rápido y desde allí a la opción Minimizar la cinta de opciones (si está mini-
mizada, encontraremos una tilde a la izquierda de la opción; al volver a seleccionarla, quitamos la marca y desactivamos la función). Otro procedimiento para minimizar rápidamente la Cinta de opciones es hacer doble clic sobre la ficha activa. Automáticamente, la Cinta de opciones se minimizará. Para restaurarla a su versión completa, volvemos a hacer doble clic sobre la ficha activa. Sólo debemos tener en cuenta que al tener minimizada la Cinta de
TABLA 004 | Personalizar la Cinta de opciones Acciones que no se pueden realizar con la Cinta de opciones Agregar comandos. Reagrupar los comandos. Cambiar o quitar un comando. Agregar fichas (a menos que se utilice XML o código de programación). Cambiar a las barras de herramientas y menús correspondientes a versiones anteriores de Excel.
Acciones que se pueden realizar con la Cinta de opciones Minimizarla. Mantenerla minimizada en forma permanente. Mantenerla minimizada en forma momentánea. Restaurarla.
FIGURA 14. Cuando la Cinta de opciones está minimizada no se pueden ver los grupos o los comandos que forman parte de cada una de las fichas. 29
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opciones y al hacer clic sobre una ficha,
veremos los grupos correspondientes como si la cinta estuviera desplegada totalmente. Cuando hagamos clic fuera de la ficha, volverá a minimizarse.
DATOS ÚTILES
También podemos utilizar atajos de teclado para realizar algunos procedimientos con la Cinta de opciones.. Por ejemplo, si presionamos al mismo tiempo las teclas CTRL+F1 minimizaremos la Cinta de opciones.. Para restaurarla, volvemos a presionar la combinación CTRL+F1.. Más adelante veremos otros atajos de teclado que
013
¿Puedo manejar la Cinta de opciones desde el teclado, sin utilizar el mouse?
El mouse es un dispositivo imprescindible para el manejo de interfaces gráficas como Windows y todos los programas que se utilizan bajo esta plataforma, como es el caso de Excel 2007. Sin embargo, puede ser que, por diferentes razones, no dispongamos de un mouse o, sencillamente, nos resulte más fácil acceder a las diferentes opciones del programa desde el teclado. Si mantenemos presionada la tecla ALT, veremos que aparecen indicadores con letras o números en cada una de las opciones de control del programa (Figura 15).
nos permitirán manejar las herramientas de Excel 2007 sin emplear el mouse.
Por ejemplo, si presionamos juntas las teclas ALT+A, abriremos el menú correspondiente al
FIGURA 15. Si bien las versiones anteriores de Excel podían manejarse desde el teclado, esta modalidad de indicadores que se activan con la tecla ALT es una nueva característica que ha incorporado Excel 2007.
FIGURA 16. Si estamos acostumbrados a utilizar los atajos de teclado podremos manejar los comandos de la Cinta de opciones con mayor agilidad. 30
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Botón de Office; ALT+1 nos permite acceder al cuadro de diálogo Guardar como…; con ALT+O accedemos a la ficha Inicio. Es decir que, al presionar la tecla ALT en forma con-
junta con la letra o número que identifica a cada elemento de la interfaz de Excel 2007, podremos acceder a las diferentes fichas, grupos, o comandos, del mismo modo que lo hacemos si utilizamos el mouse. Una vez que accedimos a la ficha que deseamos, podemos continuar empleando el teclado para activar los comandos o grupos que necesitamos. Por ejemplo, con las teclas de dirección podemos desplazarnos entre las diferentes fichas. Veamos un ejemplo. Si queremos colocar en Negrita el contenido de una celda (Figura 16) usando el teclado, debemos realizar el siguiente recorrido: mantenemos presionada la tecla ALT para activar los indicadores, luego presionamos la combinación ALT+O para acceder a la ficha Inicio y, por último, ALT+1 para activar el comando Negrita sobre la selección.
014
¿Qué comandos encuentro en la ficha Inicio?
La ficha Inicio contiene los comandos que, en versiones anteriores de Excel, encontrábamos repartidos entre los menús Edición y Formato. Está organizada en 7 grupos: Portapapeles, Fuente, Alineación, Número, Estilos, Celdas y Modificar. En la Guía Visual 003 veremos algunos de los comandos principales que contiene cada uno de estos grupos.
015
¿Para qué puedo utilizar la ficha Insertar?
A través de los grupos y comandos de esta ficha podemos agregar diferentes elementos en la hoja de cálculo. La inclusión de tablas, gráficos, vínculos a otros archivos o a
CONSEJOS
A través del iniciador de cuadro de diálogo que aparece en algunos grupos, no sólo podremos acceder a algún comando que está visible, sino que también veremos los cuadros de diálogo para los diferentes comandos, tal como se presentaban en las versiones anteriores del programa. Esta forma de acceder a los comandos es ideal para quienes están haciendo un proceso de transición entre las versiones del programa. Es decir, si estamos muy acostumbrados a trabajar con las versiones anteriores de Excel, hasta que nos adaptemos a la nueva interfaz, nos conviene utilizar este recurso.
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GUÍA VISUAL 003 | La ficha Inicio
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Portapapeles: este grupo presenta los comandos
podemos disminuir o aumentar la cantidad de
Cortar, Copiar y Pegar. Este último ofrece
decimales o personalizar la forma en la que
celdas, y también contiene al comando Copiar
5
permiten aplicar un conjunto de formatos
formatos aplicados a una celda o a un rango, a
predeterminados a una celda o a un conjunto de
otras, sin necesidad de volver a seleccionar cada uno
celdas. También incluye el comando Formato
de los formatos que aplicamos.
condicional que aplicará un formato determinado si
Fuente: aquí encontramos todos los comandos que
la celda o el conjunto de celdas cumplen una
nos posibilitan cambiar el tipo, el tamaño y el color
determinada condición como, por ejemplo, mostrar
de fuente, aplicar estilos como Negrita, Cursiva o
en color rojo y en negrita todos los valores que
a las celdas. Si accedemos al cuadro de diálogo de
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representan ventas inferiores a un determinado valor. 6
Celdas: contiene los comandos para insertar o
este grupo a través del Iniciador de cuadro de
eliminar filas, columnas, o la hoja entera. También
diálogo, podemos aplicarle efectos de Tachado,
permite modificar el alto de la fila, el ancho de la
Superíndice y Subíndice al contenido de las
columna o el color de la etiqueta de hoja, entre otras
celdas. Las opciones de formato que presenta Excel
cosas. Dentro de este grupo también encontramos la
son muy similares a las que ofrecen las distintas
categoría Protección, para evitar que se realicen
aplicaciones de Microsoft Office 2007,
cambios no deseados en los datos de una hoja, o
especialmente Word.
bloquear una celda para que no se pueda modificar
Alineación: contiene las diferentes opciones de
su contenido.
alineación posibles en una celda o en un conjunto
4
Estilos: este grupo presenta comandos que nos
formato, que nos permite copiar un conjunto de
Subrayado y aplicar Bordes o Color de relleno
3
7
queremos mostrar, por ejemplo, números negativos.
diferentes opciones para pegar el contenido de las
2
6
7
Modificar: contiene un conjunto de comandos
de celdas, tanto en el eje vertical como en el
variados, entre los que encontramos aquéllos que
horizontal. También podemos combinar celdas
nos permiten insertar funciones, rellenar datos en
(formando una sola celda a partir de un rango
forma automática, borrar los formatos aplicados a
seleccionado), ajustar el texto al ancho
una celda o a un rango de celdas, ordenar texto o
predeterminado de la columna o modificar la
números en forma ascendente o descendente y
inclinación del texto en la celda.
aplicar Filtros para ver sólo un grupo de datos de
Número: aquí encontraremos los comandos que
una planilla. También contiene el comando Buscar
nos permiten aplicar diferentes formatos de número,
y seleccionar que nos posibilita, entre otras cosas,
tales como Moneda, Porcentaje, Fecha,
buscar y reemplazar una cadena de caracteres
Contabilidad, Fracción, entre otros. También
(alfabéticos, numéricos o alfanuméricos) por otra.
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una página web, cuadros de texto, etcétera, nos permitirán enriquecer la información contenida en nuestras hojas de cálculo. La ficha Insertar está organizada en 5 grupos: Tablas, Ilustraciones, Gráficos, Vínculos y Texto (Guía Visual 004). Además, esta ficha presenta una característica interesante y es que si insertamos un gráfico en la planilla, veremos una nueva ficha denominada Herramientas de gráficos que a su vez incluye tres fichas específicas: Diseño, Presentación y Formato. De esta manera, el programa adecua los comandos y herramientas de acuerdo con nuestras necesidades.
016
¿Qué acciones puedo realizar desde la ficha Diseño de página?
La ficha Diseño de página nos permitirá realizar las acciones para configurar nuestro espacio de trabajo, tanto para su visualización en pantalla como para su posterior impresión. Está organizada en 5 grupos: Temas, Configurar página, Ajustar área de impresión, Opciones de la hoja y Organizar (Guía Visual 005).
GUÍA VISUAL 004 | La ficha Insertar
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Tablas: este grupo contiene los comandos para
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5
Gráficos: este grupo presenta las diferentes opciones
crear una tabla o una tabla dinámica. Una tabla
de gráficos que ofrece el programa. Cada tipo permite
permite aplicar formatos a un conjunto de datos y
representar datos específicos, en forma visual y,
filtrar la información. Su función es similar a la de
a su vez, contiene subtipos que nos permitirán
un gestor de bases de datos. Por su parte, una
encontrar la forma más adecuada para representar
tabla dinámica permite agrupar y filtrar
los datos numéricos.
información proveniente de diferentes hojas de
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Vínculos: a través de los comandos de este grupo
cálculo, en una tabla–resumen.
podemos crear enlaces a un archivo, a una imagen, a
Ilustraciones: nos permite colocar en nuestra
un correo electrónico o a una dirección web. Una vez
hoja de cálculo distintos tipos de imágenes
hecho el hipervínculo, funciona como cualquier enlace
(almacenadas en nuestro disco o predeterminadas
que utilizamos en Internet. El indicador del mouse
del programa) e incluir formas de diagrama de
adopta la forma de una mano y, al hacer clic sobre él, nos llevará al destino previamente establecido.
flujo, flechas o formas geométricas. También encontramos el comando SmartArt,
5
Texto: contiene un conjunto de comandos que nos
que contiene herramientas que utilizaremos para
permiten crear un cuadro de texto, agregar un
crear gráficos más complejos, organigramas o
encabezado de página, o insertar símbolos que no
diagramas de Venn.
aparecen en el teclado.
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Los grupos Configurar página, Ajustar área de impresión y Organizar cuentan con un iniciador de cuadro de diálogo, que nos permite abrir la ventana Configurar página, propia de las versiones anteriores de Excel. De acuerdo con el grupo desde el cual inicie-
mos el cuadro de diálogo, éste se abrirá con una solapa activa diferente, pero en todos los casos podremos acceder a todas las solapas de la ventana: Página, Márgenes, Encabezado y pie de página, y Hoja (Figura 17).
017
FIGURA 17. En las versiones anteriores de Excel podíamos acceder a este cuadro de diálogo desde el menú Archivo..
¿Qué comandos encuentro en la ficha Fórmulas?
Esta ficha es, tal vez, una de las más importantes del programa, ya que contiene los comandos necesarios para manejar fórmulas y funciones. En Excel, una fórmula es una operación o una función que realiza cálculos con los valores introducidos en diferentes celdas. Desde esta ficha podemos acceder a los comandos que nos permitirán
GUÍA VISUAL 005 | La ficha Diseño de página
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Temas: un tema es un conjunto de colores,
2
porcentaje de la escala real. 4
nos permiten visualizar o imprimir las líneas de
Configurar página: desde aquí podemos modificar
división de la cuadrícula y los encabezados de filas o
trabajo a la impresión. Incluye los comandos para
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Opciones de la hoja: contiene los comandos que
predeterminadas o personalizarlas a nuestro gusto. las diferentes opciones para ajustar nuestro área de
3
5
alto y el ancho del área a imprimir, y ajustar el
tipografías y formatos que se aplica a toda nuestra hoja de cálculo. Podemos aplicar las combinaciones
4
columnas. 5
Organizar: los comandos de este grupo nos
configurar los márgenes, el tamaño y la orientación
permiten organizar diferentes objetos que hayamos
del papel, y para establecer un área de impresión.
colocado en una hoja de cálculo. Podemos
Ajustar área de impresión: si hemos definido un
agruparlos, girarlos, alinearlos, ajustarlos a la
área de impresión, desde aquí podremos modificar el
cuadrícula, etcétera.
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administrar las fórmulas que utilicemos en nuestra hoja de cálculo. En la ficha Fórmulas encontramos 4 grupos: Biblioteca de funciones, Nombres definidos, Auditoría de fórmulas y Cálculo (Guía Visual 006).
018
ver sólo determinado tipo de datos, o aplicar criterios de validación que permitan ingresar únicamente cierto tipo de datos en una celda. La ficha Datos está integrada por 5 grupos: Obtener datos externos, Conexiones, Ordenar y filtrar, Herramientas de datos y Esquema (Guía Visual 007 y Figura 18).
¿Para qué sirve la ficha Datos?
En esta ficha encontramos los comandos que nos permiten trabajar con nuestra hoja de cálculo como si fuera un gestor de base de datos. Podemos obtener datos de fuentes externas a Excel (como archivos de texto o páginas web), aplicar filtros para
019
¿Qué opciones incluye la ficha Revisar?
La ficha Revisar contiene los comandos que nos permiten realizar los ajustes necesarios para una versión final de nuestros datos.
GUÍA VISUAL 006 | La ficha Fórmulas
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Biblioteca de funciones: contiene, agrupadas por
grandes cantidades de datos numéricos y de fórmulas
categorías, las diferentes funciones que ofrece el
y, sobre todo, como sucede muchas veces, cuando en
programa (Matemáticas, Estadísticas, Lógicas,
la misma hoja de cálculo deben trabajar distintas
Financieras, etcétera). El comando Insertar
personas, pueden ocurrir errores difíciles de distinguir a
función abre un cuadro de diálogo que nos brindará
simple vista. Si utilizamos los comandos de este grupo
ayuda para localizar alguna función específica.
podemos rastrear errores en las fórmulas, comprobar
Nombres definidos: en lugar de utilizar el nombre
que el programa le asigna a cada celda (por ejemplo, A1), podemos definir nombres que nos faciliten su
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2
los errores o evaluar las fórmulas introducidas. 4
Cálculo: permite determinar preferencias para realizar
cálculos en forma automática (predeterminada) o
identificación en un proceso de cálculo. Desde este
manual. El comando Cálculo automático hace
grupo, podemos crear nombres personalizados para
referencia a la posibilidad que nos da el programa de
las celdas que utilizaremos, y administrar los nombres
recalcular automáticamente el resultado de una
definidos por el usuario (crear, editar o eliminar).
operación, si se modifican los datos asociados a ella.
Auditoría de fórmulas: una auditoría es una
Si se desactiva la opción de cálculo automático,
revisión detallada que se realiza para encontrar
deberemos volver a realizar las operaciones cada vez
errores. Cuando trabajamos con hojas de cálculo con
que modifiquemos un valor numérico.
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FIGURA 18. Al aplicar filtros podemos hacer que se muestren sólo los datos de una planilla que cumplen con un determinado criterio que especifiquemos.
GUÍA VISUAL 007 | La ficha Datos
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Obtener datos externos: podemos importar
aplicar filtros para visualizar sólo los datos que
datos desde una base de datos de Microsoft Access, desde una página web, desde archivos de texto, o
2
cumplan con los criterios que especifiquemos. 4
herramientas de análisis para manejar datos
SQL Server) y conectarnos a un origen de datos
estadísticos o técnicos complejos. Nos resultarán muy
externos a nuestra hoja de cálculo, seleccionándolos
útiles los comandos Análisis Y si, que nos permi-
desde una lista de datos usados frecuentemente.
tirán probar diferentes valores en las fórmulas y
Conexiones: desde este grupo podemos ver las
Validación, mediante el cual podremos evitar que se
hoja de cálculo y actualizarlos, si los datos de origen cambian.
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Herramientas de datos: este grupo contiene
desde otras fuentes (como por ejemplo, un servidor
conexiones a datos externos que contiene nuestra
3
5
ingresen datos erróneos en una celda. 5
Esquema: nos permite crear esquemas de hasta 8
niveles para agrupar o resumir datos de nuestra hoja
Ordenar y filtrar: nos permite establecer
de cálculo. El iniciador de cuadro de diálogo
diferentes criterios para ordenar los datos de nuestra
abrirá la ventana a través de la cual podremos
hoja de cálculo (por ejemplo, alfabéticamente), y
configurar la ubicación de los datos–resumen.
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Está organizada en 3 grupos: Revisión, Comentarios y Cambios (Guía Visual 008).
Autocorrección, que podemos usarla para corregir errores frecuentes que se cometen al escribir, como por ejemplo, lso por los.
Debemos tener en cuenta que la revisión ortográfica presenta diferentes opciones, por lo que en cada situación elegiremos la que más nos convenga. Por ejemplo, si la palabra está efectivamente mal escrita, podemos seleccionar algunas de las propuestas como sugerencias, y luego la opción Cambiar (Figura 19). Puede suceder que se trate de un término muy específico (como por ejemplo, un apellido) y que, a pesar de estar bien escrito, sea detectado como un error de ortografía por no estar incluido en el diccionario del programa. Frente a esta situación tenemos dos opciones: Omitir, si es un término que utilizamos en forma esporádica, o Agregar al diccionario, si se trata de un término que empleamos con frecuencia. Otra interesante alternativa que ofrece la revisión de ortografía es la
FIGURA 19. La opción Agregar al diccionario es útil para actualizar el diccionario de nuestra computadora.
GUÍA VISUAL 008 | La ficha Revisar
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Revisión: a través de este grupo accedemos a los
cartel indicador que aparecerá al pasar el mouse por
comandos para comprobar la ortografía, cambiar
encima de la celda o quedará siempre visible, de
palabras por sus sinónimos e, incluso, traducirlas a
acuerdo con cómo lo configuremos. Los comentarios
otro idioma del listado disponible. Si tenemos
son muy útiles para hacer aclaraciones sobre el
palabras mal escritas, podemos seleccionar la celda o las celdas que contienen los textos que
2
contenido de una celda. 3
Cambios: este grupo contiene los comandos que nos
deseamos modificar y luego solicitar que se realice
permitirán proteger con contraseñas las hojas que
la revisión ortográfica.
deseemos, o el libro completo. También podemos
Comentarios: desde los comandos de este grupo
compartir el libro, guardándolo en una carpeta
podemos agregar o eliminar comentarios a las celdas
compartida, si el equipo en el que trabajamos con
que seleccionemos para ese fin. Un comentario es un
Excel 2007 se encuentra conectado a una red.
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de trabajo. Se encuentra organizada en 5 grupos: Vistas de libro, Mostrar u ocultar, Zoom, Ventana y Macros ( Figura 20 y Guía Visual 009 ).
¿Qué acciones puedo realizar desde la ficha Vista?
Desde la ficha Vista podemos manejar las distintas opciones de visualización del área
En el grupo Vistas de libro encontraremos la vista Normal, que es la habitual de trabajo, en la que aparecen los encabezados de
FIGURA 20. Con la vista Diseño de página vemos nuestra planilla en su versión para imprimir.
GUÍA VISUAL 009 | La Ficha Vista
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4
Vistas de libro: permite intercambiar entre
nos posibilita fijar columnas o filas, mientras se puede
distintas formas de visualización de la hoja de cálculo
desplazar el resto de la hoja de cálculo. Este comando
y del área de trabajo.
es muy útil en hojas de cálculo que contienen una
Mostrar u ocultar: permite mostrar u ocultar la
gran cantidad de datos ya que podemos acercar entre
regla, la Barra de fórmulas, las líneas de
sí columnas o filas que quedan muy distantes, para
cuadrícula y los encabezados de columnas y filas. 3
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Zoom: permite administrar los distintos niveles de
facilitar su lectura o comparación. 5
Macros: una macro es una acción o un conjunto de
zoom para visualizar el libro en un rango
acciones que se definen a través de un lenguaje de
comprendido entre 10 y 400%.
Visual Basic) y que permiten programación (V
Ventana: permite organizar la forma en que se
automatizar la ejecución de tareas repetitivas. A través
verán varios libros abiertos. Un comando interesante
de los comandos de este grupo se puede grabar una
dentro de este grupo es Inmovilizar paneles, que
macro o ver la lista de macros programadas.
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filas y columnas. Desde ahí sólo podemos visualizar la parte de la hoja de cálculo que entra en pantalla. En cambio, desde la vista Pantalla completa podemos obtener una vista ampliada de la hoja de cálculo. En este caso, se ocultan el Botón de Office, la Barra de herramientas de acceso rápido, la Cinta de opciones y la Barra de fórmulas. Para salir de la opción Pantalla completa, debemos hacer clic con el botón secundario del mouse sobre cualquier parte de la hoja de cálculo y seleccionar la opción Cerrar pantalla completa. Otra forma más rápida de cerrar la vista Pantalla completa es presionar la tecla Esc ( Figura 21).
021
¿Puedo abrir archivos de versiones anteriores en Excel 2007?
Si ya veníamos trabajando con Excel, es probable que tengamos archivos guardados con formatos correspondientes a versiones
anteriores, pero que podemos abrirlos en Excel 2007 en el Modo de compatibilidad. Esta función permitirá abrir un archivo de cualquier versión anterior de Excel y guardarlo en su versión original, o convertirlo a Excel 2007. No obstante, debemos tener en cuenta que un archivo con formato de Excel 2007, es decir con extensión .xlsx, no será reconocido por las versiones anteriores del programa. Para abrir un archivo de Excel 2007 en una versión anterior de la planilla de cálculo, debemos guardarlo con el formato correspondiente a las versiones anteriores (.xls). En la Pregunta 028 veremos cómo realizar esta acción (Figura 22).
022
¿Puede haber incompatibilidades con archivos de versiones anteriores a Excel 2007?
Es probable que cuando abramos un archivo de una versión anterior a Excel 2007
FIGURA 21. Cuando trabajamos con varios libros abiertos en forma simultánea, podemos organizar la forma de tenerlos presentes en la pantalla y poder, así, alternar fácilmente entre cada uno de ellos. 39
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encontremos que algunas características no funcionan. En la última versión del programa se han agregado funciones nuevas y se han quitado otras, por considerarlas de uso poco frecuente. Una de las principales incompatibilidades que puede presentarse es que el área de trabajo de Excel 2007 es mucho más amplia que en las versiones anteriores. También pueden existir incompatibilidades entre formatos, especialmente en el uso del comando Formato condicional. Otra consideración es que se pueden presentar incompatibilidades con gráficos y algunos formatos de
archivos. De cualquier modo, cuando el programa detecte errores que tal vez impliquen una pérdida de fidelidad de los datos, nos mostrará la pantalla Comprobador de compatibilidad, que nos permitirá corregir los errores detectados (Figura 23).
023
¿Cómo creo un archivo nuevo en Excel 2007?
Al iniciar Excel 2007 estamos abriendo un nuevo libro de trabajo, en blanco. Si una vez abierto el programa deseamos abrir otro libro nuevo, podemos hacerlo desde el Botón de Office o desde la Barra de herramientas de acceso rápido.
DATOS ÚTILES FIGURA 22. Cuando en Excel 2007 abrimos un archivo de una versión anterior del programa, la Barra de título nos indica que se está ejecutando en [Modo de compatibilidad]..
Cuando intentemos guardar un archivo de Excel 2007 en una versión anterior, en ocasiones aparecerá una ventana de Error de compatibilidad.. Cuando el programa detecta errores de compatibilidad entre versiones, aparece el cuadro Comprobador de compatibilidad,, que nos informa sobre el error detectado, y nos ofrece ayuda para solucionar el problema. Las opciones que tenemos son: Cancelar,, que cancela la acción de guardar el archivo en un formato correspondiente a una versión anterior y nos permite guardarlo en el formato de Excel 2007, Continuar,, que ignora el problema y guarda el archivo en la versión anterior, pero se puede ocasionar una pérdida de datos o de funcionalidades de la hoja de cálculo, y Copiar en hoja nueva,, que genera
FIGURA 23. Con las opciones del Comprobador de
una nueva hoja de cálculo con un informe de
compatibilidad podemos, por ejemplo, crear una
los problemas encontrados y la cantidad de
nueva hoja con los informes de errores detectados,
veces que aparecen.
a través del comando Copiar en hoja nueva. 40
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Como mencionamos, el Botón de Office contiene los comandos básicos de administración de archivos, que en las versiones anteriores de Excel se encontraban en el menú Archivo. De esta manera, para abrir un libro nuevo en blanco, vamos a Botón de Office y hacemos clic en el comando Nuevo. En el sector del medio seleccionamos Libro en blanco y hacemos clic sobre el botón Crear o, simplemente, doble clic sobre el icono correspondiente a Libro en blanco. Como vimos, la Barra de herramientas de acceso rápido presenta el acceso a tres comandos predeterminados: Guardar, Deshacer y Rehacer. Pero, tal como explicamos, podemos agregar allí los comandos que queremos tener “a mano”, de acuerdo con nuestras preferencias o necesidades. Si hemos personalizado esta barra y agregamos el comando Nuevo, cada vez que necesitemos abrir un nuevo libro de Excel simplemente hacemos clic sobre el icono correspondiente. Una tercera opción sería utilizar el atajo de teclado ALT+A+N, que es lo mismo que hacer clic en Botón de Office/Nuevo ( Figura 24).
024
¿Qué plantillas predeterminadas me ofrece Excel 2007?
Una plantilla es un modelo o patrón que nos permite crear nuevas hojas de cálculo en base a un conjunto de elementos predeterminados. Pueden resultar muy útiles para simplificarnos el trabajo de crear hojas similares y estandarizar, así, nuestro trabajo. Excel 2007 ofrece una gran cantidad de plantillas predeterminadas que podemos utilizar para crear nuevos libros de trabajo. Desde el Botón de Office, accedemos a la opción Nuevo, que nos mostrará las Plantillas instaladas que nos ofrece el programa: Extractos de facturación, Detector de presión sanguínea, Informes de gastos, Amortización de préstamo, Presupuesto mensual personal, Informe de ventas y Hoja de asistencia ( Figura 25). Además, desde la categoría Microsoft Office Online podemos acceder a otros modelos que se ajusten mejor a nuestras necesidades. Por ejemplo, podemos crear Facturas,
FIGURA 24. Cuando empleamos el comando Nuevo,, no agregamos hojas al libro que ya tenemos abierto, sino que estamos abriendo un nuevo libro de trabajo, totalmente distinto e independiente del anterior. 41
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Calendarios, Horarios, Informes, Presupuestos, Agendas, Inventarios, Órdenes de compra, Recibos, Hojas de balance, Libros de contabilidad, y hasta crear Tarjetas de identificación, entre otros modelos (Figura 26).
025
¿Cómo abro un archivo de Excel 2007?
Para abrir un archivo existente de Excel, es decir, un archivo que ya fue elaborado y almacenado en algún soporte físico de almacenamiento, como el disco duro, un disquete,
FIGURA 25. Cuando seleccionamos alguno de los modelos de plantillas de Excel 2007, en el panel derecho podemos observar una vista previa del modelo elegido.
FIGURA 26. Los modelos que nos ofrece la categoría Plantillas de Microsoft Office Online amplían nuestras posibilidades de crear documentos muy versátiles, de alta calidad y en forma muy sencilla. 42
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Introducción a Excel 2007
un pendrive o un CD-ROM, disponemos de distintos procedimientos (Figura 27). Si el archivo que buscamos no se encuentra entre los últimos empleados, desde el Botón de Office seleccionamos el comando Abrir,
a través del cual accederemos al cuadro de diálogo Abrir (Figura 28), que nos permitirá buscar el archivo en las diferentes unidades de almacenamiento y carpetas que tengamos disponibles en nuestro equipo. Si hemos personalizado la barra de acceso rápido agregándole el comando Abrir, cada vez que necesitemos abrir un libro de Excel simplemente haremos clic sobre el icono correspondiente. Una última alternativa es usar el atajo de teclado ALT+A+A.
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FIGURA 27. En el sector derecho del menú del Botón de Office,, veremos los últimos archivos utilizados en Excel 2007. Si el que buscamos se encuentra en el listado, simplemente hacemos clic sobre él para abrirlo.
¿Cómo guardo un archivo en Excel 2007?
Guardar un archivo significa almacenar en un soporte físico y en forma permanente la información que temporalmente se encuentra “en memoria”, mientras estamos trabajando. Para guardar un archivo en Excel 2007 (ver el Paso a paso 002) podemos
FIGURA 28. Desde las opciones del sector izquierdo de la ventana Abrir o desde la lista desplegable superior podemos localizar la unidad o carpeta en la que se encuentra el archivo de Excel que deseamos abrir. 43
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PASO A PASO 002 | G u a r d a r u n l i b r o e n E x c e l 2 0 0 7
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Desde el Botón de Office acceda al comando Guardar como. En la ventana que aparece, elija la ubicación en la que desea guardar el libro de Excel. Puede hacerlo tanto desde las opciones que aparecen a la izquierda, como desde la lista desplegable superior.
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En la parte inferior de la ventana, en Nombre de archivo ,
en forma predeterminada encontrará Libro1.xlsx . Bórrelo y escriba el nombre que desea. En la línea correspondiente a Guardar como tipo , aparecerá el formato de archivo predeterminado, en este caso, Libro de Excel (*.xlsx) .
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Una vez cumplidos los pasos anteriores, seleccione el botón Guardar para aplicar los cambios, o Cancelar, para descartarlos. Luego, para acceder al archivo que almacenó deberá ir a Botón de Office/Abrir.
utilizar procedimientos tan sencillos como los anteriores, pero es importante, si no queremos encontrarnos con la desagradable sorpresa de perder nuestro trabajo, que entendamos bien algunos conceptos básicos. Si hacemos clic en Botón de Office/Guardar veremos un submenú con varias alternativas, que analizamos en la
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Guía Visual 010. Como vimos, al desplegar la lista de comandos del Botón de Office, encontraremos dos opciones para guardar: Guardar y Guardar como. Si bien ambas cumplen con la función de almacenar nuestro archivo, existe una importante diferencia que debemos tener en cuenta. Si es la primera vez que vamos a guardar el archivo de Excel, tanto una como otra opción nos llevarán al cuadro de diálogo Guardar como, que nos permite indicar en qué unidad o carpeta guardaremos el archivo, y colocar un nombre para identificarlo, entre otras cosas.
Pero si estuvimos trabajando con un archivo de Excel existente y deseamos guardar las modificaciones, se nos pueden presentar dos situaciones: una, que deseemos guardar el archivo en su ubicación original y con el mismo nombre; otra, que necesitemos guardar el archivo en una nueva ubicación o que debamos conservar sus diferentes versiones. En el primer caso, debemos utilizar el comando Guardar, mientras que en el segundo, debemos usar Guardar como, ¿por qué? Porque en la segunda situación Guardar y Guardar como no cumplen la misma función. El
GUÍA VISUAL 010 | Formatos de archivo de Excel 2007
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Libro de Excel: guarda el libro de trabajo con el
Buscar complementos para otros formatos de archivo: podemos instalar complementos para
Libro de Excel habilitado para macros: guarda el
agregar otros formatos. Por ejemplo, si queremos
libro de trabajo con el formato de archivo habilitado
guardar nuestro libro en un formato que sea sencillo
para macros. Una macro es una combinación de teclas
de leer e imprimir, pero difícil de modificar, tenemos
que permiten ejecutar en forma automática una tarea
la posibilidad de agregar el complemento para
determinada. En Excel 2007 las macros se pueden
guardar como PDF, que es el formato de archivo que
programar a través de lenguaje XML.
utiliza el programa Acrobat Reader, ideal para
Libro binario de Excel: es un formato de archivo
que permite abrir y guardar en forma rápida. 4
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formato de archivo predeterminado para Excel 2007.
convertir archivos para sólo lectura. 6
Otros formatos: nos permite acceder al cuadro de
Libro de Excel 97-2003: permite guardar
diálogo Guardar como. A través de la opción
el libro de trabajo en el formato de versiones
Guardar como tipo, podemos elegir otros formatos
anteriores de Excel.
de archivo que no aparecen en este listado.
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comando Guardar conservará la ubicación y el nombre originales del archivo, sobrescribiendo las modificaciones realizadas. Es decir, la versión original del archivo no existirá más como la habíamos guardado la primera vez, sino que presentará los cambios realizados. Pero si necesitamos conservar ambos archivos (el original y el modificado) debemos utilizar la opción Guardar como, que nos permitirá definir una nueva ubicación, nombre o tipo de archivo. Si queremos guardar nuestro libro como plantilla debemos seguir el procedimiento que detallamos a continuación: vamos a Botón de Office/Guardar como/Libro de Excel y en Guardar como tipo de la ventana Guardar como seleccionamos Plantilla de Excel (*.xltx) o Plantilla de Excel habilitada para macros (*.xltm).
Como vimos anteriormente, los comandos Guardar y Guardar como cumplen funciones
ATENCIÓN
Al guardar un libro de Excel, debemos i d e n t i f i c a r l o c o n u n nombre . P o r t r a t a r s e d e un programa que se ejecuta bajo entorno Windows, los nombres de los archivos deben cumplir ciertas reglas que establece el sistema operativo. Generalmente, Windows limita los nombres de archivo a 260 caracteres . Sin embargo, éste debe ser realmente más corto, puesto que en la ruta completa (como C:\Documentos\nombrearchivo.xlsx)) se incluye este número de caracteres. Además, en el nombre de un archivo no se pueden utilizar ninguno de los siguientes caracteres: \ / ? : * " > < |, pero podemos dejar espacios o separar las palabras con los guiones medio (–)) o bajo (_)).
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diferentes. Cuando queremos guardar las modificaciones o las actualizaciones que realizamos en un archivo de Excel 2007 (al que ya habíamos guardado y especificado su ubicación y su nombre) sin cambiar el nombre o la ubicación del archivo, simplemente utilizamos el comando Guardar. En otras palabras, cada vez que lo empleemos, estaremos sobrescribiendo el mismo archivo, aunque hayamos modificado por completo su contenido. Para usar este comando disponemos de dos formas: desde el Botón de Office/Guardar, o desde la Barra de herramientas de acceso rápido, con un clic sobre el icono correspondiente.
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¿Puedo evitar que se pierdan los cambios que hice en un archivo si no lo guardo?
Mientras estamos trabajando en un archivo, es decir, mientras lo tenemos en pantalla, la información se almacena en la memoria RAM de nuestra computadora (es la memoria que disponemos para ejecutar programas o archivos). Si tenemos alguna dificultad técnica con nuestro equipo (por ejemplo, se cuelga) o se produce un corte de la energía eléctrica, todo lo que se estaba almacenando en forma temporal en la memoria RAM se borrará. Para paliar, en parte, esta situación (tan indeseable como frecuente), casi todos los programas de la suite Office, Excel entre ellos, cuentan con una función de recuperación del archivo. La función Autorrecuperación permite que se guarde en forma automática una copia del archivo en el que estamos trabajando, con una frecuencia que podemos ajustar a
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nuestras necesidades y preferencias. Para configurarla, vamos a Botón de Office y hacemos clic en el botón Opciones de Excel. En la lista de categorías que se despliega a la izquierda, seleccionamos Guardar. En la parte derecha del cuadro, verificamos que se encuentre tildada la opción Guardar información de Autorrecuperación cada x minutos (Figura 29). Escribimos la cantidad
de minutos que deseamos establecer para guardar automáticamente una copia de nuestro archivo de trabajo (podemos utilizar un número entero comprendido entre 1 y 120) y presionamos Aceptar.
archivo de Excel 2007 pueda ser abierto en una versión anterior del programa, debemos guardarlo en un formato que sea reconocido por éstas, como .doc. Como mencionamos, Excel 2007 permite guardar archivos para las versiones 97 – 2003, e incluso en versiones más antiguas como 5.0 / 95. Entonces, si queremos guardar nuestro archivo para poder abrirlo en cualquiera de las versiones
CONSEJOS
Un hábito “saludable” (por lo menos para nuestros nervios) es guardar periódicamente el archivo en el que estamos trabajando. Podemos definir el nombre, el tipo y la ubicación
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¿Puedo abrir un libro de Excel 2007 en una versión anterior del programa?
mediante el comando Guardar como al comienzo de nuestro trabajo y, luego, simplemente hacemos clic periódicamente en el icono Guardar de la barra de acceso rápido, o presionamos CTRL+G.. De esta forma, si sucediera alguno de los eventos que podría ocasionar que no pudiéramos guardar
Como vimos en la Pregunta 021, Excel 2007 nos permite abrir un archivo de cualquier versión anterior, en Modo de compatibilidad. Sin embargo, para que un
debidamente nuestro trabajo una vez finalizado, sería menor la cantidad de información perdida.
FIGURA 29. Además de definir la cantidad de minutos que deseamos para el guardado automático de nuestro libro de trabajo, también podemos especificar una ubicación en nuestro equipo para guardar los archivos de Autorrecuperación.. 47
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anteriores, sólo debemos ir a Botón de Office/Guardar como y asegurarnos de elegir el formato correcto: Libro de Excel 97-2003 (*.xls) o Libro de Microsoft Excel 5.0/95.xls. De esta manera, podremos utilizarlo tanto en Excel 2007 como en una versión anterior de la planilla de cálculo. Sólo debemos tener en cuenta un detalle, desde el Botón de Office/Guardar como podemos acceder directamente a la
opción Libro de Excel 97 – 2003, pero si queremos guardar el archivo en una versión para Excel 5.0 / 95, debemos elegir Libro de Excel y luego, en el menú desplegable Guardar como tipo de la ventana Guardar como, seleccionamos la opción Libro de Microsoft Excel 5.0/95 (*.xls) ( Figura 30).
FIGURA 30. La elección del formato correcto nos asegura que el libro de trabajo creado en Excel 2007 luego pueda ser abierto en una versión anterior del programa.
FIGURA 31. Una vez pegado el elemento, en este caso un texto creado en otra aplicación, podemos elegir entre las distintas opciones para conservar los formatos de origen o adaptar el formato al docum ento de destino. 48
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¿Puedo intercambiar datos entre Excel 2007 y otros programas?
Excel 2007 forma parte del paquete integrado de aplicaciones Office 2007. Un paquete integrado (también conocido como suite) es un conjunto de programas o aplicaciones cuya principal ventaja es la de permitir el fácil intercambio de datos entre los diferentes componentes que forman parte de la suite. De este modo, podemos Copiar y Pegar en la hoja de cálculo una tabla realizada en Word, o Copiar y Pegar en Word un gráfico realizado en Excel. Y lo mismo sucede con el intercambio de datos entre Excel y PowerPoint, o con cualquier programa que forma parte de la suite. También podemos enviar nuestro libro de trabajo por correo electrónico a través de Outlook.
Copiar y Pegar Copiar un texto, un gráfico o cualquier elemento incluido en un archivo es una interesante facilidad que nos ofrecen las computadoras para no tener que volver a repetir mecánicamente algo que ya realizamos. Cuando pegamos el elemento, descargamos de la memoria de la computadora lo que había quedado almacenado temporalmente en el Portapapeles. Pero existen diferentes opciones que debemos tener en cuenta a la hora de pegar elementos en nuestra hoja de cálculo. Como vimos anteriormente, en la ficha Inicio encontramos el grupo Portapapeles, que contiene el comando Pegar. Este comando ofrece algunas opciones que pueden resultarnos de gran utilidad cuando necesitamos colocar en nuestra hoja de cálculo elementos traídos desde otros programas. Estas opciones son:
• Pegar (CTRL+V): pega el contenido del Portapapeles. Al lado de la celda que contenga el elemento pegado, aparecerá el indicador Opciones de pegado. Si desplegamos el menú, podemos optar entre diferentes opciones, de acuerdo con el tipo de elemento que hayamos pegado. Si se trata de un texto, las opciones serán: Mantener el formato de origen o Coincidir con el formato de destino; en el caso de una imagen, podemos elegir entre Mantener formato de origen o Mantener tema de destino (Figura 31). • Pegar vínculos: esta opción nos permite pegar el elemento de modo tal que si es modificado en el archivo de origen, se actualiza también en nuestra hoja de cálculo. • Pegado especial: incluye diferentes opciones, que cambian si se trata de Copiar y Pegar texto, tablas, o imágenes. En el caso de texto o tablas creadas en otros programas, como por ejemplo Microsoft Word, encontramos: a. Pegar como Objeto: el elemento pegado puede ser modificado con el programa de origen con el que fue creado. b. Pegar como imagen: el elemento pegado se transforma en una imagen (aunque se trate de un texto o números). c. Pegar como HTML: inserta el contenido del portapapeles con formato HTML, que es el lenguaje de programación que utilizan las páginas de Internet. d. Pegar como texto Unicode: el elemento pegado se convierte al formato Unicode, un código universal que permite estandarizar el texto producido en otras aplicaciones. 49
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e. Pegar como texto: el elemento pegado es tratado por Excel como texto sin formato. En el caso de una tabla, se pegará sólo su contenido. Si deseamos conservar los formatos de tabla creados en el programa de origen, debemos utilizar las opciones Pegar o Pegar como objeto. f. Pegar como hipervínculo: el elemento pegado actuará como enlace a su archivo de origen.
DEFINICIONES
Para el pegado de imágenes creadas en otros programas, el comando Pegado especial nos ofrecerá diferentes formatos de imagen para aplicar al elemento que deseamos incluir en nuestra hoja de cálculo. En todos los casos, debemos tener en cuenta que cuando pegamos un elemento de otro programa, estamos incrustando un objeto en nuestra hoja de cálculo. Una vez que el objeto se ha incrustado (pegado), pasa a ser parte del archivo de destino (en este caso, la hoja de cálculo de Microsoft Excel 2007) y todas las modificaciones que apliquemos al objeto sólo afectarán el archivo de destino, y no el origen.
El Portapapeles es una herramienta que ofrece el sistema operativo Windows para almacenar en forma temporal todo tipo de datos como
Objetos OLE
gráficos, textos, imágenes, etcétera, para su recuperación posterior en una nueva ubicación. Esta función nos permite intercambiar datos en el mismo programa o entre distintas aplicaciones. Los datos se envían al Portapapeles a través de los comandos Copiar y Cortar,, y luego se recuperan mediante alguna de las opciones del comando Pegar..
OLE es una tecnología que utiliza la suite Microsoft Office para intercambiar información entre los distintos programas que la integran. Esta tecnología nos permite vincular objetos en nuestra hoja de cálculo. La principal diferencia entre incrustar y vincular un objeto es que el primero, una vez incrustado, forma parte
FIGURA 32. A través del comando Insertar objeto podemos crear un vínculo a archivos de otros programas, como una presentación con diapositivas, un archivo PDF,, un código de barras, entre otros formatos. 50
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del archivo de destino y no se modifica aunque se cambie el archivo de origen. Por el contrario, un objeto vinculado a nuestra hoja de cálculo puede actualizarse cada vez que modifiquemos el archivo de origen.
CURIOSIDADES
VisiCalc fue la primera hoja de cálculo de la historia de la Informática. Muchos consideran que provocó una verdadera revolución en este campo,
Para vincular un objeto de otro programa en Excel 2007 debemos utilizar el comando Insertar objeto, que encontramos en la ficha Insertar, dentro del grupo Texto. En la ventana Objeto (Figura 32) veremos el listado completo de los tipos de archivo que podemos vincular en Excel 2007. Desde las solapas superiores, podemos definir si queremos crear un archivo nuevo o seleccionar uno existente, a partir del tipo de archivo seleccionado previamente. Una vez creado o seleccionado el archivo que deseamos vincular, podemos optar entre mostrarlo en forma completa o colocarlo como icono (Figura 33).
al acercar el mundo de la informática al mundo de las personas comunes, dando origen a las aplicaciones (programas informáticos diseñados para cumplir funciones específicas, sin necesidad de poseer conocimientos de programación). Fue desarrollada por Dan Bricklin en el año 1979, y cuenta la historia que para su desarrollo se inspiró al mirar a un profesor de la Universidad de Harvard mientras creaba un complejo modelo financiero en una pizarra. Cada vez que se equivocaba, tenía que borrar, volver a escribir los datos de la entrada y recalcular los resultados. Bricklin tomó este procedimiento y diseñó el primer modelo de planilla de cálculo que se conoció entonces.
FIGURA 33. Si activamos la opción Mostrar como icono,, el objeto incrustado se mostrará como un icono en nuestra hoja de cálculo. 51
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¿Incrustar o vincular? Si no deseamos actualizar los datos que copiamos en nuestra hoja de cálculo cada vez que los modifiquemos en el archivo de origen, nos conviene utilizar un objeto incrustado, es decir, transferir el objeto a la hoja de cálculo a través del uso de los comandos Copiar, Cortar y Pegar. No obstante, el objeto incrustado puede ser modificado en su archivo de origen, a través de Excel 2007, con un doble clic en él. Eso sí, debemos tener en cuenta que los objetos incrustados aumentan el tamaño del archivo de Excel 2007. Si, en cambio, deseamos que el objeto que incluimos en nuestra hoja de cálculo se actualice cada vez que modificamos la información del archivo de origen, es conveniente que utilicemos la vinculación OLE, a través del comando Insertar objeto. Esto es posible porque la hoja de cálculo actuará sólo como contenedora de la representación de la información que hemos creado a partir de la vinculación, es decir, la información del objeto permanecerá almacenada en su archivo de origen.
LO QUE VIENE
Los usuarios de iPhone podrán emplear sus documentos de Excel en su dispositivo móvil. El Mariner Calc es un software desarrollado por la empresa Mariner, que soporta múltiples hojas por documento, gráficos, objetos y un máximo de 1 millón de filas y 32.000 columnas. También permite editar las hojas de cálculo desde el teléfono.
A MÍ ME PASÓ
Muchas veces podemos notar que la ejecución de Excel 2007 es muy lenta y provoca un cierto retardo en la ejecución de algunos procesos. En seguida pensamos que el programa está funcionando mal o que tiene algún tipo de error. En realidad, es un problema de capacidad de nuestro sistema informático. La combinación Excel 2007 con Windows Vista consume muchos recursos de nuestra
Excel 2007 sólo almacenará la ubicación de los datos para localizarlos en el archivo de origen. Si lo eliminamos, se romperá el vínculo creado.
computadora, especialmente, memoria RAM (Random Access Memory), que es una de las memorias principales de nuestra computadora, ya que es la que nos permite ejecutar los programas y los archivos. Si nuestro equipo posee una capacidad adecuada de memoria RAM, podremos ejecutar el programa sin problemas (Tabla 002).
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